(57)【要約】【課題】メール送信を利用した処理についての正しい処理結果を記録することができる情報処理システム、サービス提供システム及び処理結果記録方法を提供することを課題とする。【解決手段】電子機器と、電子機器からの依頼に基づきメール送信を利用した処理を行うサービス提供システムとを有する情報処理システムであって、電子機器からの依頼を受け付ける処理受付手段と、依頼を一意に識別できる識別情報を電子メールに付与し、返信先にサービス提供システムのアドレスを設定して電子メールを送信する手段と、電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの受信を検知し、返信メールに付与されている識別情報に基づき電子機器からの依頼を識別する手段と、依頼を電子機器から受け付けた処理受付手段に依頼の処理結果として失敗を通知する手段とを有し、処理受付手段は依頼の処理結果として失敗を記録することにより、上記課題を解決する。【選択図】  図４
2015080044.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子機器と、前記電子機器からの依頼に基づきメール送信を利用した処理を行うサービス提供システムと、を有する情報処理システムであって、
前記電子機器からの依頼を受け付ける処理受付手段と、
前記電子機器からの依頼を一意に識別できる識別情報を電子メールに付与し、前記識別情報が付与された電子メールの返信先に前記サービス提供システムのアドレスを設定して前記電子メールを送信するメール送信手段と、
前記電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの受信を検知し、前記返信メールに付与されている前記識別情報に基づき前記電子機器からの依頼を識別する監視手段と、
前記依頼を電子機器から受け付けた前記処理受付手段に前記依頼の処理結果として失敗を通知する通知手段と、
を有し、
前記処理受付手段は、前記依頼の処理結果として失敗を記録すること
を特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記処理受付手段は、前記依頼の処理結果として一旦成功を記録しておき、前記依頼の処理結果として失敗が通知されると、前記依頼の処理結果として失敗に更新すること
を特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記電子機器からの依頼に基づき、前記電子機器から送信された電子データの形式を変換する変換手段、を更に有し、
前記メール送信手段は、形式を変換した前記電子データを前記電子メールに添付して送信すること
を特徴とする請求項１又は２記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記処理受付手段は、前記依頼の処理結果として失敗を通知されると、前記依頼と紐付けられて設定されている通知先に前記依頼の処理結果が失敗であることを通知すること
を特徴とする請求項１乃至３何れか一項記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記メール送信手段は、メールヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤに前記識別情報を付加すること
を特徴とする請求項１乃至４何れか一項記載の情報処理システム。
【請求項６】
電子機器からの依頼に基づきメール送信を利用した処理を行うサービス提供システムであって、
前記電子機器からの依頼を受け付ける処理受付手段と、
前記電子機器からの依頼を一意に識別できる識別情報を電子メールに付与し、前記識別情報が付与された電子メールの返信先に前記サービス提供システムのアドレスを設定して前記電子メールを送信するメール送信手段と、
前記電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの受信を検知し、前記返信メールに付与されている前記識別情報に基づき前記電子機器からの依頼を識別する監視手段と、
前記依頼を電子機器から受け付けた前記処理受付手段に前記依頼の処理結果として失敗を通知する通知手段と、
を有し、
前記処理受付手段は、前記依頼の処理結果として失敗を記録すること
を特徴とするサービス提供システム。
【請求項７】
電子機器と、前記電子機器からの依頼に基づきメール送信を利用した処理を行うサービス提供システムと、を有する情報処理システムが実行する処理結果記録方法であって、
前記電子機器からの依頼を処理受付手段が受け付ける処理受付ステップと、
前記電子機器からの依頼を一意に識別できる識別情報を電子メールに付与し、前記識別情報が付与された電子メールの返信先に前記サービス提供システムのアドレスを設定して前記電子メールを送信するメール送信ステップと、
前記電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの受信を検知し、前記返信メールに付与されている前記識別情報に基づき前記電子機器からの依頼を識別する監視ステップと、
前記依頼を電子機器から受け付けた前記処理受付手段に前記依頼の処理結果として失敗を通知する通知ステップと、
前記処理受付手段が、前記依頼の処理結果として失敗を記録する記録ステップ
を有することを特徴とする処理結果記録方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は情報処理システム、サービス提供システム及び処理結果記録方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナからの画像データを電子メールの添付ファイルとして送信する電子メール送信機能を有する画像形成装置は従来から知られている。従来の画像形成装置はメールサーバから配信不能返信メールが帰ってきた場合に、送信者のアドレスに配信不能返信メールを転送していた（例えば特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
スキャンされた画像データを電子メールの添付ファイルとして送信する電子メール送信機能は、クラウドサービスに代表されるようなＷｅｂアプリケーションやサーバ側のアプリケーションの機能（サービス）として提供される場合がある。
【０００４】
例えば画像形成装置においてスキャンされた画像データを電子メールの添付ファイルとして宛先に送信するアプリケーションはメールサーバを利用し、画像データを添付した電子メールの送信を行う。また、アプリケーションは画像データが添付された電子メールの送信結果（成功／エラー）を記録する必要のある場合がある。
【０００５】
しかしながら、宛先の間違いなどにより電子メールが宛先に届かなかった場合、アプリケーションは、送信不能を検知できない場合があった。例えば画像データを添付する電子メールに返信先アドレス（Ｒｅｔｕｒｎ−Ｐａｔｈ）が設定されている場合、宛先の間違いなどにより返信されるエラーメールなどが返信先に転送されてしまい、アプリケーションは電子メールの送信不能を検知できない。したがって、アプリケーションは画像データが添付された電子メールの正しい送信結果を記録できないという問題があった。
【０００６】
本発明の実施の形態は、上記の点に鑑みなされたもので、メール送信を利用した処理についての正しい処理結果を記録することができる情報処理システム、サービス提供システム及び処理結果記録方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために本願請求項１は、電子機器と、前記電子機器からの依頼に基づきメール送信を利用した処理を行うサービス提供システムと、を有する情報処理システムであって、前記電子機器からの依頼を受け付ける処理受付手段と、前記電子機器からの依頼を一意に識別できる識別情報を電子メールに付与し、前記識別情報が付与された電子メールの返信先に前記サービス提供システムのアドレスを設定して前記電子メールを送信するメール送信手段と、前記電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの受信を検知し、前記返信メールに付与されている前記識別情報に基づき前記電子機器からの依頼を識別する監視手段と、前記依頼を電子機器から受け付けた前記処理受付手段に前記依頼の処理結果として失敗を通知する通知手段と、を有し、前記処理受付手段は、前記依頼の処理結果として失敗を記録することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の実施の形態によれば、メール送信を利用した処理についての正しい処理結果を記録することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】第１の実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。
【図２】コンピュータの一例のハードウェア構成図である。
【図３】本実施形態に係る画像形成装置の一例のハードウェア構成図である。
【図４】第１の実施形態に係るサービス提供システムの一例の処理ブロック図である。
【図５】ジョブログの一例の構成図である。
【図６】スキャン設定管理記憶部により管理されるテーブルの一例の構成図である。
【図７】企業管理記憶部により管理されるテーブルの一例の構成図である。
【図８】ジョブ情報の一例の構成図である。
【図９】処理全体の一例を表したシーケンス図である。
【図１０】スキャン設定処理の一例のシーケンス図である。
【図１１】プロファイル設定画面の一例のイメージ図である。
【図１２】グループ設定画面の一例のイメージ図である。
【図１３】プロジェクト設定画面の一例のイメージ図である。
【図１４】プロファイル割付画面の一例のイメージ図である。
【図１５】スキャン実行前までの処理の一例のシーケンス図である。
【図１６】サービス提供システムへジョブを登録する処理の一例のシーケンス図である。
【図１７】非同期変換処理部によるファイル形式の変換処理の一例のシーケンス図である。
【図１８】非同期変換処理部によるメール送信処理の一例のシーケンス図である。
【図１９】エラーメール検知による処理結果更新処理の一例のシーケンス図である。
【図２０】ジョブログ確認画面の一例のイメージ図である。
【図２１】ジョブログ確認画面の他の例のイメージ図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態について図面を参照しながら説明する。
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は第１の実施形態に係る情報処理システムの一例の構成図である。図１の情報処理システム１は、例えばユーザ環境のネットワークＮ１と、クラウドサービスに代表されるサービス提供システムのネットワークＮ２と、インターネットなどのネットワークＮ３とを有する。
【００１１】
ネットワークＮ１には、１台以上の画像形成装置１１、クライアント端末１２が接続されている。なお、ネットワークＮ１とネットワークＮ３との間には不正なアクセスを検出及び遮断するファイヤウォールなどの機器を設置してもよい。
【００１２】
画像形成装置１１は複合機などの画像形成機能を有する装置（電子機器）である。画像形成装置１１は、無線による通信の手段または有線による通信の手段を有する。画像形成装置１１は、複合機やスキャナなど、原稿からのスキャン（読み取り）を実行する装置である。
【００１３】
クライアント端末１２は例えば一般的なＯＳなどが搭載された情報処理装置によって実現できる。クライアント端末１２は無線による通信の手段または有線による通信の手段を有する。クライアント端末１２は、タブレットＰＣ、ノートＰＣ、スマートフォンや携帯電話など、ユーザが操作可能な端末である。
【００１４】
また、ネットワークＮ２には、スキャンアプリサーバ装置２１、コールバックサーバ装置２２、非同期変換処理サーバ装置２３、メールサーバ装置２４、企業管理ＤＢ（データベース）３１、ジョブログ管理ＤＢ３２、スキャン設定管理ＤＢ３３、共有ファイルストレージ３４が接続されている。なお、ネットワークＮ２とネットワークＮ３との間には不正なアクセスを検出及び遮断するアクセス制御装置などの装置を設置してもよい。
【００１５】
スキャンアプリサーバ装置２１は画像形成装置１１やクライアント端末１２とＷｅｂＡＰＩ経由でやり取りを行う。スキャンアプリサーバ装置２１はジョブの内容に従って非同期変換処理サーバ装置２３等に処理を依頼する。
【００１６】
コールバックサーバ装置２２はメールサーバ装置２４を監視し、エラーメールの受信を検知する。コールバックサーバ装置２２は受信を検知したエラーメールに紐付くジョブを特定し、ジョブを依頼したスキャンアプリサーバ装置２１へ結果通知（コールバック）を行う。なお、エラーメールは電子メールの送信が失敗したときに返信される返信メールの一例である。
【００１７】
非同期変換処理サーバ装置２３はスキャンアプリサーバ装置２１等から依頼された変換処理やメール送信を非同期で行う。メールサーバ装置２４は非同期変換処理サーバ装置２３から依頼された電子メールを宛先に送信する処理やエラーメールを受信する処理などを行う。なお、メールサーバ装置２４は電子メールの他、Ｗｅｂメールの送受信を行うようにしてもよい。
【００１８】
企業管理ＤＢ３１は、サービス提供システムを利用する企業やユーザなどの情報を管理する。ジョブログ管理ＤＢ３２はユーザが実行したジョブのログを管理する。スキャン設定管理ＤＢ３３は画像形成装置１１で行うスキャンやメール送信を行うための設定を管理する。また、共有ファイルストレージ３４はサービス提供システム内で使用されるファイル（スキャンされた画像ファイルやＯＣＲ後のテキストファイル等）を格納しておくストレージである。
【００１９】
スキャンアプリサーバ装置２１、コールバックサーバ装置２２、非同期変換処理サーバ装置２３及びメールサーバ装置２４は、一台以上の情報処理装置によって実現される。スキャンアプリサーバ装置２１、コールバックサーバ装置２２、非同期変換処理サーバ装置２３及びメールサーバ装置２４は、一台の情報処理装置に統合して実現してもよいし、複数の情報処理装置に分散して実現してもよい。
【００２０】
同様に、企業管理ＤＢ３１、ジョブログ管理ＤＢ３２、スキャン設定管理ＤＢ３３及び共有ファイルストレージ３４も、一台以上の情報処理装置により実現される。企業管理ＤＢ３１、ジョブログ管理ＤＢ３２、スキャン設定管理ＤＢ３３、共有ファイルストレージ３４は一台の情報処理装置に統合して実現してもよいし、複数の情報処理装置に分散して実現してもよい。
【００２１】
なお、サービス提供システムに含まれる各種サーバ装置及びＤＢの一部はネットワークＮ２以外にあってもよい。また、サービス提供システムに含まれる各種ＤＢはオンラインストレージなど、ベンダーにより提供されるファイル保存用の装置であってもよい。図１のサービス提供システムの構成は一例であって、他の構成であってもよい。
【００２２】
＜ハードウェア構成＞
図１のクライアント端末１２、スキャンアプリサーバ装置２１、コールバックサーバ装置２２、非同期変換処理サーバ装置２３、メールサーバ装置２４は例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータにより実現される。また、企業管理ＤＢ３１、ジョブログ管理ＤＢ３２、スキャン設定管理ＤＢ３３、共有ファイルストレージ３４も、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータにより実現される。
【００２３】
図２はコンピュータの一例のハードウェア構成図である。図２のコンピュータ１００は入力装置１０１、表示装置１０２、外部Ｉ／Ｆ１０３、ＲＡＭ１０４、ＲＯＭ１０５、ＣＰＵ１０６、通信Ｉ／Ｆ１０７、及びＨＤＤ１０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。なお、入力装置１０１及び表示装置１０２は必要なときに接続して利用する形態であってもよい。
【００２４】
入力装置１０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置１０２はディスプレイ等を含み、コンピュータ１００による処理結果を表示する。
【００２５】
通信Ｉ／Ｆ１０７はコンピュータ１００をネットワークＮ１、Ｎ２に接続するためのインタフェースである。これによりコンピュータ１００は通信Ｉ／Ｆ１０７を介してデータ通信を行うことができる。
【００２６】
ＨＤＤ１０８はプログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには例えばコンピュータ１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳや、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェアなどがある。なお、ＨＤＤ１０８は格納しているプログラムやデータを所定のファイルシステム及び／又はＤＢにより管理している。
【００２７】
外部Ｉ／Ｆ１０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１０３ａなどがある。これにより、コンピュータ１００は外部Ｉ／Ｆ１０３を介して記録媒体１０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体１０３ａはフレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリなどである。
【００２８】
ＲＯＭ１０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ１０５には、コンピュータ１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ、ＯＳ設定、ネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ１０４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。
【００２９】
ＣＰＵ１０６は、ＲＯＭ１０５やＨＤＤ１０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。
【００３０】
図１のクライアント端末１２、スキャンアプリサーバ装置２１、コールバックサーバ装置２２、非同期変換処理サーバ装置２３、メールサーバ装置２４は例えば図２に示すコンピュータ１００のハードウェア構成により、後述するような各種処理を実現できる。
【００３１】
図１の画像形成装置１１は、例えば図３に示すようなハードウェア構成のコンピュータにより実現される。図３は本実施形態に係る画像形成装置の一例のハードウェア構成図である。図３に示した画像形成装置１１は、コントローラ２０１、操作パネル２０２、外部Ｉ／Ｆ２０３、通信Ｉ／Ｆ２０４、プリンタ２０５及びスキャナ２０６などを備える。
【００３２】
コントローラ２０１はＣＰＵ２１１、ＲＡＭ２１２、ＲＯＭ２１３、ＮＶＲＡＭ２１４及びＨＤＤ２１５などを備える。ＲＯＭ２１３は、各種プログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ２１２はプログラムやデータを一時保持する。ＮＶＲＡＭ２１４は、例えば設定情報等が格納されている。また、ＨＤＤ２１５は各種プログラムやデータが格納されている。
【００３３】
ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１３やＮＶＲＡＭ２１４、ＨＤＤ２１５などからプログラムやデータ、設定情報等をＲＡＭ２１２上に読み出し、処理を実行することで、画像形成装置１１全体の制御や機能を実現する。
【００３４】
操作パネル２０２はユーザからの入力を受け付ける入力部と、表示を行う表示部とを備えている。外部Ｉ／Ｆ２０３は外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０３ａなどがある。これにより、画像形成装置１１は外部Ｉ／Ｆ２０３を介して記録媒体２０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０３ａにはＩＣカード、フレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリ等がある。
【００３５】
通信Ｉ／Ｆ２０４は、画像形成装置１１をネットワークＮ１に接続するインタフェースである。これにより、画像形成装置１１は通信Ｉ／Ｆ２０４を介してデータ通信を行うことができる。プリンタ２０５は、印刷データを用紙に印刷するための印刷装置である。スキャナ２０６は原稿から画像データ（電子データ）を読み取るための読取装置である。
【００３６】
＜ソフトウェア構成＞
《サービス提供システム》
第１の実施形態に係るサービス提供システム５０は例えば図４に示すようなモジュール及び記憶部を含む処理ブロックにより実現される。図４は第１の実施形態に係るサービス提供システムの一例の処理ブロック図である。
【００３７】
サービス提供システム５０はプログラムを実行することにより、スキャンサーバアプリ５１、非同期変換処理部５６、メール送受信部５７、コールバック処理部５８、ＷｅｂＡＰＩ（Application Programming Interface）５９ａ及び５９ｂを実現している。
【００３８】
また、サービス提供システム５０はプログラムを実行することにより、ジョブログ管理記憶部５２、スキャン設定管理記憶部５３、企業管理記憶部５４、共有ファイル記憶部５５を実現している。
【００３９】
非同期変換処理部５６にはデータ変換要求管理部６１、メッセージキュー６２、１つ以上の変換部６３、メール送信部６４、ジョブ情報管理記憶部６５が含まれている。コールバック処理部５８にはメール送受信部監視部６６が含まれている。
【００４０】
スキャンサーバアプリ５１は画像形成装置１１の組み込みアプリ７１とＷｅｂＡＰＩ５９ｂ経由でやり取りを行い、各モジュールを繋ぐことを責務に持つ。画像形成装置１１の組み込みアプリ７１はスキャンサーバアプリ５１と通信し、スキャン設定の取得やジョブ登録を行う。スキャンサーバアプリ５１はジョブの内容に従って例えば非同期変換処理部５６に処理を依頼する。
【００４１】
ジョブログ管理記憶部５２は、ユーザが実行したジョブのログを管理している記憶部である。ジョブログ管理記憶部５２は管理者やユーザがジョブの実行（処理）結果履歴を参照するときなどに利用される。
【００４２】
スキャン設定管理記憶部５３は、画像形成装置１１でのスキャンやメール送信を行うための設定を管理する記憶部である。企業管理記憶部５４は、サービス提供システム５０を利用している企業やユーザの情報を管理する記憶部であり、各モジュールからの問い合わせに応じて情報を提供する。共有ファイル記憶部５５は、サービス提供システム５０で使用されるファイル等を記憶しておく記憶部である。
【００４３】
非同期変換処理部５６はスキャンサーバアプリ５１等から依頼された処理を非同期で行う処理部である。非同期変換処理部５６のデータ変換要求管理部６１はスキャンサーバアプリ５１等から依頼された変換処理やメール送信などのジョブの内容に従って、処理の依頼をメッセージキューに送信する。メッセージキュー６２はデータ変換要求管理部６１から受信した処理の依頼を蓄積する。
【００４４】
変換部６３、メール送信部６４はメッセージキュー６２に蓄積される処理の依頼を監視しており、対象の処理の依頼が蓄積されていれば、対象の処理を行う。変換部６３は変換処理を行う手段である。例えば変換部６３は、ｔｉｆｆファイルに対してＯＣＲ処理を実行し、テキスト付きＰＤＦファイルを生成する等の処理を行う。
【００４５】
メール送信部６４はメール送信を行う手段である。メール送信部６４はメール送受信部５７に対してメールを送信する。ジョブ情報管理記憶部６５は、非同期変換処理部５６がスキャンサーバアプリ５１などから依頼されたジョブのジョブ情報を管理している記憶部である。
【００４６】
メール送受信部５７はメール送信部６４等から依頼された電子メールを宛先に送信する処理やエラーメールを受信する処理などを行う。コールバック処理部５８のメール送受信部監視部６６はメール送受信部５７を監視し、メール送受信部５７によるエラーメールの受信を検知する。コールバック処理部５８はメール送受信部監視部６６が受信を検知したエラーメールに紐付くジョブを特定し、そのジョブを依頼したスキャンサーバアプリ５１等へ結果通知（コールバック）を行う。
【００４７】
ＷｅｂＡＰＩ５９ａ、５９ｂは、要求を受信するために設けられた予め定義されたインタフェースであり、例えば関数やクラス等により構成される。画像形成装置１１及びクライアント端末１２等はＷｅｂＡＰＩ５９ｂによって公開されている範囲においてスキャンサーバアプリ５１の機能を利用可能である。また、スキャンサーバアプリ５１はＷｅｂＡＰＩ５９ａによって公開されている範囲において非同期変換処理部５６等の機能を利用可能である。なお、図４に示したサービス提供システム５０の処理ブロックの分類形態は一例である。サービス提供システム５０は図４に示されるように分類されていることが必須ではない。第１の実施形態に係るサービス提供システム５０の処理を実施できるのであれば図４に示される分類は特定のものに限定されない。
【００４８】
＜データ構成＞
図５はジョブログの一例の構成図である。ジョブログはデータ項目としてジョブログＩＤ、作成日時、変換ジョブＩＤ、企業ＩＤ、機器ＩＤ、実行ユーザ、プロジェクトＩＤ、画像ＩＤ、送信先、送信元アドレス、返信先アドレス、送信先（宛先）アドレス、ファイル形式、エラー通知先、状態などを有する。
【００４９】
ジョブログＩＤはジョブログを特定する情報である。作成日時はジョブログが作成された日時である。変換ジョブＩＤは非同期変換処理部５６のジョブ情報管理記憶部６５により管理されているジョブ情報を特定する情報である。企業ＩＤは企業、部署などの組織やグループを特定する情報である。なお、企業ＩＤは企業という言語に限定されるものではない。機器ＩＤはジョブ登録を行った画像形成装置１１等を特定する情報である。
【００５０】
実行ユーザは画像形成装置１１等を操作してジョブ登録を行ったユーザを特定する情報である。プロジェクトＩＤは後述のプロジェクトを特定する情報である。画像ＩＤは処理の対象である画像ファイル等のファイルを特定する情報である。送信先はファイルを送信する手段としてメール又はＳＭＢ（Server Message Block）を表している。
【００５１】
送信元アドレスは送信する電子メールに設定される送信元アドレスである。返信先アドレスは送信する電子メールに設定される返信先アドレスである。また、送信先アドレスは電子メールに設定される宛先アドレスである。ファイル形式は電子メールの添付ファイルのファイル形式である。エラー通知先は電子メールの送信不能をユーザに通知する通知先のアドレスである。状態は、ジョブの処理結果（処理中／成功／エラー（失敗）など）である。
【００５２】
図６はスキャン設定管理記憶部により管理されるテーブルの一例の構成図である。図６にはプロファイルテーブル、グループテーブル、プロジェクトテーブル、機器設定テーブルが含まれる。
【００５３】
プロジェクトテーブルはユーザが画像形成装置１１から実行可能なジョブの内容をプロジェクトとして設定するものである。プロジェクトはスキャンを実行し、スキャンした画像データを実行ユーザや他のユーザのメールアドレス宛に送信するジョブ、スキャンを実行し、ローカルサーバに送信するジョブ等である。
【００５４】
図６のプロジェクトテーブルはデータ項目として例えばプロジェクトＩＤ、名前、所属グループ、送信先、送信先アドレス、ファイル形式、エラー通知先等を有する。なお、送信先、送信先アドレス、ファイル形式、エラー通知先は図５のジョブログと同様であるため説明を省略する。
【００５５】
プロジェクトＩＤはプロジェクトを特定する情報である。名前はユーザがプロジェクトを特定するための情報の一例である。所属グループはプロジェクトが所属するグループのグループＩＤである。グループは１つ以上のプロジェクトを所属させることができる。
【００５６】
グループテーブルはグループを設定するものである。図６のグループテーブルはデータ項目として例えばグループＩＤ、名前、所属プロファイル、順序等を有する。
【００５７】
グループＩＤはグループを特定する情報である。名前はユーザがグループを特定するための情報の一例である。所属プロファイルはグループが所属するプロファイルのプロファイルＩＤである。順序はプロファイルにおいてグループが表示される順番を表しているものである。プロファイルは１つ以上のグループを所属させることができる。
【００５８】
プロファイルテーブルはプロファイルを設定するものである。プロファイルテーブルはデータ項目として例えばプロファイルＩＤ、名前、企業ＩＤ等を有する。プロファイルＩＤはプロファイルを特定する情報である。名前はユーザがプロファイルを特定するための情報の一例である。なお、企業ＩＤは図５のジョブログと同様である。画像形成装置１１などの機器は１つのプロファイルと紐付けることができる。
【００５９】
機器設定テーブルはプロファイルと機器とを紐付けるものである。機器設定テーブルはデータ項目としてプロファイルＩＤ、機器ＩＤ等を有する。機器設定テーブルにより画像形成装置１１などの機器は１つのプロファイルと紐付けられる。
【００６０】
図７は企業管理記憶部により管理されるテーブルの一例の構成図である。図７には企業テーブル、ユーザテーブル、機器テーブルが含まれる。
【００６１】
企業テーブルはデータ項目として企業ＩＤ、企業名等を有する。企業名はユーザが企業等を特定するための情報の一例である。企業テーブルにより、企業ＩＤは企業名と紐付けられる。
【００６２】
ユーザテーブルはデータ項目としてユーザＩＤ、企業ＩＤ、名前、メールアドレス、認証トークン等を有する。ユーザＩＤ及び名前はユーザを特定する情報である。メールアドレスはユーザのメールアドレスである。認証トークンはログインに成功したユーザに提供する認証トークンである。ユーザテーブルにより、ユーザは企業と紐付けられる。
【００６３】
機器テーブルはデータ項目として機器ＩＤ、企業ＩＤ、機体番号等を有する。機体番号は画像形成装置１１等の機器から取得可能である一意な情報の一例である。機器テーブルにより画像形成装置１１等の機器は企業と紐付けられる。
【００６４】
図８はジョブ情報の一例の構成図である。ジョブ情報はデータ項目として変換ジョブＩＤ、作成日時、企業ＩＤ、実行ユーザ、ファイルＵＲＩ、送信先、送信元アドレス、送信先アドレス、返信先アドレス、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、ファイル形式、状態などを有している。
【００６５】
作成日時はジョブ情報が作成された日時である。ファイルＵＲＩは処理の対象である画像ファイル等のファイルが記憶されている場所を示す情報の一例である。また、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤはエラーメールとジョブ情報とを後述のように紐付けるための情報の一例である。なお、その他のデータ項目は図５のジョブログと同様であるため説明を省略する。
【００６６】
＜処理の詳細＞
《全体シーケンス》
図９は処理全体の一例を表したシーケンス図である。ステップＳ１において、管理者はサービス提供システム５０に対して、各スキャン実行ユーザが画像形成装置１１から実行するスキャンの設定を事前に行う。管理者により設定されたスキャン設定はスキャン設定管理記憶部５３により管理される。ステップＳ２において、画像形成装置１１は電源投入直後など任意のタイミングで、サービス提供システム５０のスキャン設定管理記憶部５３が管理するスキャン設定と同期させる。
【００６７】
ステップＳ３において、スキャン実行ユーザはサービス提供システム５０と同期されたスキャン設定を用いて、画像形成装置１１でスキャンを実行する。また、ステップＳ４において画像形成装置１１はスキャンした画像データ（スキャン画像）と共に、スキャン実行ユーザにより用いられたスキャン設定をサービス提供システム５０に送信し、処理を依頼する。
【００６８】
ステップＳ５において、サービス提供システム５０はスキャン設定をもとにファイル変換などの処理を実行する。ステップＳ６において、サービス提供システム５０は一意な識別子であるＵＵＩＤ（Universally Unique IDentifier）を採番し、ステップＳ４で依頼された処理と紐付けておく。ＵＵＩＤは依頼された処理を一意に識別できる識別情報の一例である。
【００６９】
ステップＳ７において、サービス提供システム５０はスキャン設定をもとに、宛先に指定されたメールアドレスに電子メールを送信する。ステップＳ７において送信される電子メールにはステップＳ５の処理により生成されたファイルが添付されると共に、ステップＳ６において採番されたＵＵＩＤが付与される。送信完了後、サービス提供システム５０はステップＳ８において、図５のジョブログや図８のジョブ情報の状態に示されるジョブの処理結果を成功とする。
【００７０】
宛先の間違いなどにより電子メールが宛先に届かなかった場合、サービス提供システム５０にはエラーメールが返却される。ここではエラーメールが返却された場合の処理について説明する。ステップＳ９において、サービス提供システム５０にはエラーメールが返却される。返却されたエラーメールには、ステップＳ７で電子メールに付与したＵＵＩＤが付与されている。
【００７１】
ステップＳ１０において、サービス提供システム５０は返却されたエラーメールに付与されているＵＵＩＤからステップＳ４で依頼された処理を特定する。ステップＳ１１において、サービス提供システム５０はＵＵＩＤから特定した処理に対応する図５のジョブログや図８のジョブ情報の状態に示されるジョブの処理結果をエラーとする。
【００７２】
ステップＳ１２において、サービス提供システム５０は特定された図５のジョブログのエラー通知先を参照し、エラー通知先が設定されていれば、実行ユーザへエラー内容が記載されたエラーメールを送信する。
【００７３】
このように、図９のシーケンス図で示した処理では、サービス提供システム５０が送信するエラーメールにユニークなＩＤであるＵＵＩＤを付与すると共に、サービス提供システム５０においてジョブとＵＵＩＤとを紐付けておく。エラーメールが返却された場合はエラーメールに付与されているＵＵＩＤからジョブを特定し、そのジョブの処理結果としてエラーを記録できる。
【００７４】
したがって、本実施形態のサービス提供システム５０ではメール送信を利用するジョブについての正しい処理結果を記録でき、実行ユーザや管理者に正しい処理結果を認識させることができる。また、本実施形態のサービス提供システム５０ではメール送信を利用するジョブについての正しい処理結果を記録できるので、実行ユーザや管理者に電子メールを利用したエラー通知を行うこともできる。
【００７５】
《スキャン設定》
ステップＳ１に示したスキャンの設定処理は例えば図１０に示すように行われる。図１０はスキャン設定処理の一例のシーケンス図である。図１０のスキャン設定処理は管理者がブラウザを操作して実施する例を示している。
【００７６】
図１０のスキャン設定処理を行うことにより、図６のスキャン設定管理記憶部５３のプロファイルテーブル、グループテーブル、プロジェクトテーブル、機器設定テーブルに値が格納される。
【００７７】
ステップＳ２１において、管理者は図１１に示すプロファイル設定画面からプロファイルの作成を要求する。図１１はプロファイル設定画面の一例のイメージ図である。管理者はプロファイル設定画面からプロファイルの名前、ユーザ認証をする／しない、を設定してプロファイルの作成をスキャンサーバアプリ５１に要求できる。なお、プロファイル設定画面から設定するユーザ認証は、そのプロファイルを画像形成装置１１等で利用するときのユーザ認証である。
【００７８】
ステップＳ２２において、スキャンサーバアプリ５１は管理者から作成を要求されたプロファイルの内容のプロファイルテーブルへの保存を、スキャン設定管理記憶部５３に要求する。スキャン設定管理記憶部５３はプロファイルＩＤを採番し、そのプロファイルＩＤと紐付けてプロファイルの内容をプロファイルテーブルに保存する。スキャン設定管理記憶部５３は採番したプロファイルＩＤをスキャンサーバアプリ５１に返し、ユーザにプロファイルＩＤを通知する。
【００７９】
ステップＳ２３において、管理者は通知されたプロファイルＩＤのプロファイルに所属するグループの作成を、図１２に示すグループ設定画面から要求する。図１２はグループ設定画面の一例のイメージ図である。管理者は、グループ設定画面からグループの名前を設定して、プロファイルに所属するグループの作成をスキャンサーバアプリ５１に要求できる。
【００８０】
また、ステップＳ２４において、スキャンサーバアプリ５１は管理者から作成を要求されたグループの内容のグループテーブルへの保存を、スキャン設定管理記憶部５３に要求する。スキャン設定管理記憶部５３はグループＩＤを採番し、そのグループＩＤと紐付けてグループの内容（所属プロファイルを含む）をグループテーブルに保存する。スキャン設定管理記憶部５３は採番したグループＩＤをスキャンサーバアプリ５１に返し、ユーザにグループＩＤを通知する。
【００８１】
ステップＳ２５において、管理者は通知されたグループＩＤのグループに所属するプロジェクトの作成を、図１３に示すようなプロジェクト設定画面から要求する。図１３はプロジェクト設定画面の一例のイメージ図である。管理者は、プロジェクト設定画面からプロジェクトの名前、所属グループ、配信先、送信元アドレス、宛先アドレス、エラー通知先、ファイル形式を設定して、プロジェクトの作成をスキャンサーバアプリ５１に要求できる。
【００８２】
ステップＳ２６において、スキャンサーバアプリ５１は管理者から作成を要求されたプロジェクトの内容のプロジェクトテーブルへの保存を、スキャン設定管理記憶部５３に要求する。スキャン設定管理記憶部５３はプロジェクトＩＤを採番し、そのプロジェクトＩＤと紐付けてプロジェクトの内容をプロジェクトテーブルに保存する。スキャン設定管理記憶部５３は採番したプロジェクトＩＤをスキャンサーバアプリ５１に返し、ユーザにプロジェクトＩＤを通知する。
【００８３】
ステップＳ２７において、管理者は画像形成装置１１などの機器にプロファイルを割り付けるためのプロファイル割付画面の表示に必要な、企業ＩＤに紐付く機器一覧の取得を要求する。ステップＳ２８において、スキャンサーバアプリ５１は要求された企業ＩＤに紐付く機器一覧を企業管理記憶部５４の機器テーブルから取得する。スキャンサーバアプリ５１は取得した機器一覧を含む図１４に示すようなプロファイル割付画面を表示することで、管理者からプロファイルＩＤと機器ＩＤとの紐付けを受け付ける。
【００８４】
図１４はプロファイル割付画面の一例のイメージ図である。管理者はプロファイル割付画面を利用して画像形成装置１１などの機器とプロファイルとを紐付けられる。ステップＳ２９において、管理者はファイル割付画面から機器ＩＤとプロファイルＩＤとの紐付けをスキャンサーバアプリ５１に要求する。
【００８５】
ステップＳ３０において、スキャンサーバアプリ５１は管理者から紐付けを要求された機器ＩＤとプロファイルＩＤとの機器設定テーブルへの保存を、スキャン設定管理記憶部５３に要求する。スキャン設定管理記憶部５３は、管理者から保存を要求された機器ＩＤとプロファイルＩＤとを紐付けて、スキャン設定管理記憶部５３の機器設定テーブルに保存する。
【００８６】
このように、本実施形態のサービス提供システム５０はスキャン設定処理により図６のスキャン設定管理記憶部５３のプロファイルテーブル、グループテーブル、プロジェクトテーブル、機器設定テーブルに値を格納できる。
【００８７】
《スキャン実行前まで》
画像形成装置１１においてスキャンを実行する前に例えば図１５に示すような処理が行われる。図１５はスキャン実行前までの処理の一例のシーケンス図である。ステップＳ４１において画像形成装置１１の組み込みアプリ７１は機器ＩＤを指定してスキャン設定の取得をサービス提供システム５０のスキャンサーバアプリ５１に要求する。
【００８８】
ステップＳ４２においてスキャンサーバアプリ５１はスキャン設定管理記憶部５３から機器ＩＤに紐付くスキャン設定を取得し、画像形成装置１１の組み込みアプリ７１に提供する。このように、画像形成装置１１はポーリングなどでサービス提供システム５０からスキャン設定を取り込むことで、サービス提供システム５０に保存されているスキャン設定と同期させている。
【００８９】
その後、実行ユーザの一例であるスキャン実行ユーザは任意のタイミングで画像形成装置１１を利用する。ステップＳ４３において、スキャン実行ユーザは企業ＩＤ、ユーザＩＤ、パスワードなどの認証情報によるログインを組み込みアプリ７１に要求する。組み込みアプリ７１はステップＳ４４においてサービス提供システム５０のスキャンサーバアプリ５１にログインを要求する。
【００９０】
ステップＳ４５において、スキャンサーバアプリ５１はログインに利用された認証情報の照合を企業管理記憶部５４に要求する。企業管理記憶部５４はログインに利用された認証情報と一致するユーザの情報が保存されていれば、そのユーザの情報と紐付けられている認証トークンをスキャンサーバアプリ５１に送信する。スキャンサーバアプリ５１は受信した認証トークンを画像形成装置１１の組み込みアプリ７１に送信する。
【００９１】
ステップＳ４６において、スキャン実行ユーザは組み込みアプリ７１を操作し、実行したいジョブの内容に対応するプロジェクトを選択する。スキャン実行ユーザは選択したプロジェクトの設定を確認できる。
【００９２】
《サービス提供システムへのジョブの登録》
スキャンを実行してからサービス提供システム５０へジョブを登録するまでに例えば図１６に示すような処理が行われる。図１６はサービス提供システムへジョブを登録する処理の一例のシーケンス図である。
【００９３】
ステップＳ５１において、スキャン実行ユーザは画像形成装置１１の組み込みアプリ７１にスキャン実行を要求する。ステップＳ５２において、組み込みアプリ７１は原稿をスキャン実行ユーザが選択したプロジェクトの設定によりスキャンして、画像データを取得する。その後、組み込みアプリ７１はスキャン実行ユーザに完了を通知する。
【００９４】
ステップＳ５３において、組み込みアプリ７１は認証トークンと画像データとをサービス提供システム５０のスキャンサーバアプリ５１に送信し、登録を要求する。ステップＳ５４において、スキャンサーバアプリ５１は画像データの保存を共有ファイル記憶部５５に要求する。共有ファイル記憶部５５は画像データを保存し、その画像データの画像ＩＤを採番する。共有ファイル記憶部５５は保存した画像データの画像ＩＤをスキャンサーバアプリ５１に通知する。また、スキャンサーバアプリ５１は共有ファイル記憶部５５に保存された画像データの画像ＩＤを組み込みアプリ７１に通知する。
【００９５】
ステップＳ５５において、組み込みアプリ７１は認証トークンと、スキャン実行ユーザが選択したプロジェクトの設定に対応するジョブ情報と、通知された画像ＩＤとをサービス提供システム５０のスキャンサーバアプリ５１に送信し、登録を要求する。ステップＳ５６においてスキャンサーバアプリ５１は受信した認証トークンを利用して企業管理記憶部５４からスキャン実行ユーザのメールアドレスを取得する。スキャンサーバアプリ５１は取得したメールアドレスでジョブ情報のメール設定を更新する。
【００９６】
スキャンサーバアプリ５１はジョブ情報の送信先アドレスに例えば＜ｍｅ＞が設定されている場合、取得したメールアドレスで送信先アドレスを更新する。スキャンサーバアプリ５１はエラーになった電子メールをスキャンサーバアプリ５１で検知するため、返信先アドレスにサービス提供システム５０のメールアドレスを指定する。
【００９７】
ステップＳ５７において、スキャンサーバアプリ５１はジョブ情報と画像ＩＤとを非同期変換処理部５６のデータ変換要求管理部６１に送信し、登録を要求する。ステップＳ５８において、データ変換要求管理部６１はジョブ情報管理記憶部６５にジョブ情報と画像ＩＤとを送信し、保存を要求する。ジョブ情報管理記憶部６５はジョブ情報と画像ＩＤとを保存し、変換ジョブＩＤを採番する。ジョブ情報管理記憶部６５は採番した変換ジョブＩＤをデータ変換要求管理部６１に通知する。また、ステップＳ５９においてデータ変換要求管理部６１はジョブ情報からタスクを確認し、ステップＳ６０においてタスク種別と変換ジョブＩＤとを指定したメッセージ（要求）をメッセージキュー６２に登録する。
【００９８】
例えばジョブ情報から確認されたタスクにファイル形式の変換が含まれている場合にはメール送信する前にファイル形式の変換が必要であるため、タスク種別にファイル形式の変換を表すキーワードを指定し、メッセージキュー６２に登録する。
【００９９】
例えばメール送信する前に必要なファイル形式の変換の例としてはＴＩＦＦファイルからテキスト付きＰＤＦやアプリケーションファイルへの変換などがある。また、タスク種別に指定するファイル形式の変換を表すキーワードの例としては「ｉｍｇ２ｐｄｆ」などがある。
【０１００】
ステップＳ６１において、データ変換要求管理部６１はステップＳ５７の登録の要求に対する応答として、変換ジョブＩＤ、ジョブ情報、画像ＩＤ、状態「処理中」をスキャンサーバアプリ５１に返す。ステップＳ６２において、スキャンサーバアプリ５１は非同期変換処理部５６から返された変換ジョブＩＤ、ジョブ情報、画像ＩＤ、状態「処理中」をジョブログとしてジョブログ管理記憶部５２に保存させる。ジョブログ管理記憶部５２はジョブログＩＤを採番し、スキャンサーバアプリ５１を介して画像形成装置１１の組み込みアプリ７１にジョブログＩＤを通知する。
【０１０１】
なお、図１６では画像データを登録するステップＳ５３の処理とジョブ情報を登録するステップＳ５５の処理とを分けているが、１つの処理にしてもよい。図１６ではローカル配信などを考慮し、ステップＳ５３の処理とステップＳ５５の処理とを分けている。
【０１０２】
《非同期変換処理部によるファイル形式の変換》
非同期変換処理部５６は例えば図１７に示すように処理を行う。図１７は非同期変換処理部によるファイル形式の変換処理の一例のシーケンス図である。ファイル形式の変換のメッセージキュー６２にメッセージが蓄積されている場合、メッセージキュー６２を監視している例えば変換部６３はステップＳ７１の処理を行う。
【０１０３】
ステップＳ７１において、変換部６３は監視しているメッセージキュー６２からタスク種別と変換ジョブＩＤとが指定されたメッセージを取得する。ステップＳ７２において変換部６３は取得したメッセージの変換ジョブＩＤを指定して、ジョブ情報管理記憶部６５からジョブ情報と画像ＩＤとを取得する。
【０１０４】
ステップＳ７３において、変換部６３は取得した画像ＩＤを指定して、共有ファイル記憶部５５から画像データを取得する。ステップＳ７４において、変換部６３は取得した画像データのファイル形式をメッセージのタスク種別に従って変換する。ステップＳ７５において、変換部６３はジョブ情報を参照し、続くタスクがあるか確認する。ここでは続くタスクとしてメール送信があるものとして説明を続ける。
【０１０５】
ステップＳ７６において、変換部６３はファイル形式を変換した変換済みファイルの保存を共有ファイル記憶部５５に要求する。共有ファイル記憶部５５は変換済みファイルを保存し、その変換済みファイルの画像ＩＤ＿２を採番する。共有ファイル記憶部５５は保存した変換済みファイルの画像ＩＤ＿２を変換部６３に通知する。
【０１０６】
ステップＳ７７において、変換部６３は変換ジョブＩＤ、ジョブ情報、画像ＩＤ＿２及び状態「処理中」をジョブ情報管理記憶部６５に送信し、ジョブ情報管理記憶部６５が保存する情報を更新させる。ステップＳ７８において、変換部６３はメール送信のタスク種別と変換ジョブＩＤとを指定したメッセージをメッセージキュー６２に登録する。
【０１０７】
《非同期変換処理部によるメール送信》
また、非同期変換処理部５６は例えば図１８に示すように処理を行う。図１８は非同期変換処理部によるメール送信処理の一例のシーケンス図である。メール送信のメッセージキュー６２にメッセージが蓄積されている場合、メッセージキュー６２を監視している例えばメール送信部６４はステップＳ８１の処理を行う。
【０１０８】
ステップＳ８１において、メール送信部６４は監視しているメッセージキュー６２からタスク種別と変換ジョブＩＤとが指定されたメッセージを取得する。ステップＳ８２においてメール送信部６４は取得したメッセージの変換ジョブＩＤを指定して、ジョブ情報管理記憶部６５からジョブ情報と画像ＩＤ＿２とを取得する。
【０１０９】
ステップＳ８３において、メール送信部６４は取得した画像ＩＤ＿２を指定して、共有ファイル記憶部５５から変換済みファイルを取得する。ステップＳ８４において、メール送信部６４はジョブ情報管理記憶部６５から取得したジョブ情報から送信先アドレスなどのメール設定を読み出す。また、ステップＳ８５において、メール送信部６４はＵＵＩＤを生成する。
【０１１０】
ステップＳ８６において、メール送信部６４はジョブ情報から読み出したメール設定の電子メールを生成し、その電子メールに変換済みファイルを添付する。また、メール送信部６４はＵＵＩＤをメールヘッダのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤに付加する。なお、ＵＵＩＤはメールヘッダのＣｏｍｍｅｎｔや本文に付加してもよい。
【０１１１】
そして、メール送信部６４はメール送受信部５７にメール送信を依頼する。メール送受信部５７はステップＳ８７においてメール送信部６４からメール送信を依頼された電子メールを送信する。
【０１１２】
メール送受信部５７へのメール送信の依頼が成功すると、メール送信部６４はステップＳ８８において、ジョブ情報を参照し、続くタスクがあるか確認する。ここでは続くタスクがないものとして説明を続ける。ステップＳ８９において、メール送信部６４は変換ジョブＩＤ、ジョブ情報、画像ＩＤ＿２及び状態「成功」をジョブ情報管理記憶部６５に送信し、ジョブ情報管理記憶部６５が保存する情報を更新させる。
【０１１３】
ステップＳ９０において、メール送信部６４はジョブＩＤ及び状態「成功」をスキャンサーバアプリ５１に処理結果として通知する。ステップＳ９１において、スキャンサーバアプリ５１は、変換ジョブＩＤ及び状態「成功」をジョブログ管理記憶部５２に送信してジョブログ管理記憶部５２が保存する情報を更新させる。
【０１１４】
《エラーメール検知による処理結果の更新》
宛先の間違いなどにより電子メールが宛先に届かなかった場合はエラーメールが返却される。本実施形態のサービス提供システム５０は送信する電子メールの返信先アドレスにサービス提供システム５０のメールアドレスを指定しているため、エラーメールがメール送受信部５７に返却される。エラーメールが返却された場合、サービス提供システム５０は図１９に示すように処理を行う。図１９はエラーメール検知による処理結果更新処理の一例のシーケンス図である。
【０１１５】
ステップＳ１０１において、メール送受信部５７は宛先の間違いなどにより電子メールが届かなかった場合にエラーメールを受信し、受信したエラーメールを保存する。メール送受信部監視部６６はメール送受信部５７を監視しており、メール送受信部５７によるエラーメールの受信を検知する。
【０１１６】
ステップＳ１０２において、メール送受信部監視部６６はメール送受信部５７が受信したエラーメールに付与されているＵＵＩＤと状態「エラー」とをメール送受信部５７から取得する。
【０１１７】
ステップＳ１０３において、メール送受信部監視部６６はＵＵＩＤを指定して非同期変換処理部５６のジョブ情報管理記憶部６５からＵＵＩＤ（Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）に紐付く変換ジョブＩＤを取得する。ステップＳ１０４において、メール送受信部監視部６６は変換ジョブＩＤと状態「エラー」とをコールバック処理部５８に通知する。ステップＳ１０５において、コールバック処理部５８は変換ジョブＩＤと状態「エラー」とを処理結果としてスキャンサーバアプリ５１に通知する。
【０１１８】
ステップＳ１０６において、スキャンサーバアプリ５１は変換ジョブＩＤ及び状態「エラー」をジョブログ管理記憶部５２に送信してジョブログ管理記憶部５２が保存する情報を更新させる。このように、ジョブログ管理記憶部５２が管理するジョブログのジョブの処理結果は正しく更新される。
【０１１９】
なお、スキャンサーバアプリ５１は図５のジョブログのエラー通知先が設定されていればステップＳ１０７以降の処理を行う。ステップＳ１０７において、スキャンサーバアプリ５１はエラー通知先へのエラー内容が記載されたエラーメールの送信をメール送受信部５７に依頼する。ステップＳ１０８において、メール送受信部５７はステップＳ１０７においてスキャンサーバアプリ５１からメール送信を依頼されたエラーメールをエラー通知先であるスキャン実行ユーザに送信する。なお、スキャンサーバアプリ５１がエラー通知先に送信するエラーメールはエラーとなったジョブの詳細を記載することができ、ＭＡＩＬＥＲ−ＤＥＡＭＯＮからのエラーメールより詳細にエラーの原因をスキャン実行ユーザに通知できる。
【０１２０】
管理者やスキャン実行ユーザがジョブログを参照する場合、スキャンサーバアプリ５１は図２０のようなジョブログ確認画面を画像形成装置１１やクライアント端末１２などに表示させることができる。図２０はジョブログ確認画面の一例のイメージ図である。図２０のジョブログ確認画面は、処理したジョブの処理結果（状態）がステータスとして表されている。ジョブログ確認画面のステータスはジョブログ管理記憶部５２が管理しているジョブログの状態に基づき表示される。
【０１２１】
したがって、ジョブログを参照する管理者やスキャン実行ユーザはジョブログ確認画面から正しく更新されたジョブの処理結果を参照できる。また、ジョブログ管理記憶部５２が管理するジョブログにおいて、エラーメールが返却された外部のエラーや電子メールを送信する前に生じた内部のエラーを分けて状態に記録しておくことで、ジョブログ確認画面は内部／外部のエラーを区別して表示できる。なお、ジョブログ確認画面は図２１に示すように、内部／外部のエラーを区別して表示する他、エラーの詳細も表示するようにしてもよい。この場合、ジョブログ管理記憶部５２はジョブログのデータ項目にエラーの詳細を追加して管理する。
【０１２２】
（まとめ）
本実施形態に係るサービス提供システム５０によれば、ジョブの実行により送信される電子メールごとにＵＵＩＤを付与し、また、ＵＵＩＤをジョブと紐付けてサービス提供システム５０に保存しておく。また、サービス提供システム５０はメール送信が実行された時点でジョブの状態を「成功」として記録する。
【０１２３】
その後、サービス提供システム５０のメール送受信部５７が宛先の間違いなどによるエラーメールを受信すると、メール送受信部監視部６６はエラーメールが受信されたことを検知する。メール送受信部監視部６６はエラーメールからＵＵＩＤを取得し、ＵＵＩＤに紐付くジョブを特定できる。
【０１２４】
コールバック処理部５８は特定したジョブがエラーになったことをスキャンサーバアプリ５１に通知する。スキャンサーバアプリ５１はジョブの状態を「エラー」に更新（記録し直すことが）できる。
【０１２５】
本実施形態に係るサービス提供システム５０はスキャン実行ユーザや管理者が正しく更新されたジョブの処理結果を参照できる。また、本実施形態に係るサービス提供システム５０はジョブの状態を正しく更新できるので、エラー通知機能によりスキャン実行ユーザなどにエラーメールが返却される機会を損なうこともない。
【０１２６】
以上、本実施形態に係るサービス提供システム５０によれば、コールバック処理部５８及びメール送受信部監視部６６を導入したことにより、処理の最終工程で非同期に行われるメール送信に対するエラーメールを検知できる。また、エラーメールに紐付くジョブを特定し、スキャンサーバアプリ５１に通知できる。したがって、スキャンサーバアプリ５１はジョブの正しい処理結果をジョブログに反映させることができる。
【０１２７】
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。なお、特許請求の範囲に記載した処理受付手段はスキャンサーバアプリ５１等に相当する。メール送信手段はメール送信部６４等に相当する。監視手段はメール送受信部監視部６６等に相当する。通知手段はコールバック処理部５８等に相当する。変換手段は変換部６３等に相当する。
【符号の説明】
【０１２８】
１    情報処理システム
１１    画像形成装置
１２    クライアント端末
２１    スキャンアプリサーバ装置
２２    コールバックサーバ装置
２３    非同期変換処理サーバ装置
２４    メールサーバ装置
３１    企業管理ＤＢ（データベース）
３２    ジョブログ管理ＤＢ
３３    スキャン設定管理ＤＢ
３４    共有ファイルストレージ
５０    サービス提供システム
５１    スキャンサーバアプリ
５２    ジョブログ管理記憶部
５３    スキャン設定管理記憶部
５４    企業管理記憶部
５５    共有ファイル記憶部
５６    非同期変換処理部
５７    メール送受信部
５８    コールバック処理部
５９ａ、５９ｂ    ＷｅｂＡＰＩ（Application Programming Interface）
６１    データ変換要求管理部
６２    メッセージキュー
６３    変換部
６４    メール送信部
６５    ジョブ情報管理記憶部
６６    メール送受信部監視部
１００    コンピュータ
１０１    入力装置
１０２    表示装置
１０３    外部Ｉ／Ｆ
１０３ａ    記録媒体
１０４    ＲＡＭ
１０５    ＲＯＭ
１０６    ＣＰＵ
１０７    通信Ｉ／Ｆ
１０８    ＨＤＤ
２０１    コントローラ
２０２    操作パネル
２０３    外部Ｉ／Ｆ
２０３ａ    記録媒体
２０４    通信Ｉ／Ｆ
２０５    プリンタ
２０６    スキャナ
２１１    ＣＰＵ
２１２    ＲＡＭ
２１３    ＲＯＭ
２１４    ＮＶＲＡＭ
２１５    ＨＤＤ
Ｂ    バス
Ｎ１〜Ｎ３    ネットワーク
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１２９】
【特許文献１】特開２００６−１６４１１０号公報
【図１】
2015080044.tif 000003
【図２】
2015080044.tif 000004
【図３】
2015080044.tif 000005
【図４】
2015080044.tif 000006
【図５】
2015080044.tif 000007
【図６】
2015080044.tif 000008
【図７】
2015080044.tif 000009
【図８】
2015080044.tif 000010
【図９】
2015080044.tif 000011
【図１０】
2015080044.tif 000012
【図１１】
2015080044.tif 000013
【図１２】
2015080044.tif 000014
【図１３】
2015080044.tif 000015
【図１４】
2015080044.tif 000016
【図１５】
2015080044.tif 000017
【図１６】
2015080044.tif 000018
【図１７】
2015080044.tif 000019
【図１８】
2015080044.tif 000020
【図１９】
2015080044.tif 000021
【図２０】
2015080044.tif 000022
【図２１】
2015080044.tif 000023