(57)【要約】      （修正有）【課題】自動登録処理における大量のエラー通知を抑制することができ、サーバの負荷軽減や、管理者の業務効率を改善する。【解決手段】文書管理システムは、文書データを保存する階層情報とともに保持する文書データ保持手段と、文書を取得する共有フォルダ情報と文書を格納する階層情報とエラー時のメール送信情報を保持する自動登録設定データ保持手段と、文書登録時の処理エラーの通知状態を保持するエラー通知データ保持手段と、自動登録設定データ保持手段により保持された自動登録設定データにより共有フォルダから文書ファイルを文書データ保持手段により登録する自動文書登録手段で構成され、自動文書登録手段は、発生するエラーに対して通知を行った場合、自動登録設定データの単位で同様のエラーが連続して発生した場合にはエラー通知を行わない機能と、自動登録設定データの単位でエラーの発生がなくなった場合にエラー通知を再開する機能を有する。【選択図】図３
2015023311.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
共有フォルダからの文書自動登録機能を有した文書管理システム（１０１）であって、
文書データを保存する階層情報とともに保持する文書データ保持手段（３０１，３０４）と、
文書を取得する共有フォルダ情報（４２３〜４２５）と文書を格納する階層情報（４２６）とエラー時のメール送信情報（４２７，７２８）を保持する自動登録設定データ保持手段（３０２，３０６）と、
文書登録時の処理エラーの通知状態を保持するエラー通知データ保持手段（３０３）と、
自動登録設定データ保持手段（３０６）により保持された自動登録設定データ（３０２）により共有フォルダから文書ファイルを文書データ保持手段（３０６）により登録する自動文書登録手段（３０５）とで構成され、
自動文書登録手段（３０５）は、発生するエラーに対して通知を行った場合、自動登録設定データの単位で同様のエラーが連続して発生した場合にはエラー通知を行わない機能（Ｓ９１６〜Ｓ９１８）と、
自動登録設定データの単位でエラーの発生がなくなった場合にエラー通知を再開する機能（Ｓ９１９）を有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理システムは、更に、発生するエラーの種類（Ｓ８０９、Ｓ９１３、Ｓ９１８）によりエラー通知を行うタイミングを変更する機能を自動文書登録手段（３０５）に有することを特徴とした請求項１に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、任意のコンピュータから共有フォルダを介して文書ファイルの自動登録を行うために実行される文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
あらかじめ共有設定を行ったフォルダを用意し、その共有エリアを利用してコンピュータや各種デバイス間でデータの授受を行うことが一般的に知られている。
【０００３】
文書管理システムにおいても、あらかじめシステムに設定した共有フォルダを監視して、他の機器からその共有フォルダに格納された文書ファイルを定期的に文書管理システムに取り込むことが提案されている。ここでは、登録するフォルダごとにエラー処理をカスタマイズし、通知する内容を変更することができる（特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−１５４９３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、共有フォルダの設定や、文書管理システム側の自動登録設定などに問題があった場合には、登録処理が全体的にエラーになってしまう。
【０００６】
自動登録の場合には、ユーザーを介さずプログラムが定期的に実行を行っているため、上記のような状態の場合には、大量のエラー通知が管理者等に送られてしまうことになるという問題があった。
【０００７】
この通知手段がメール通知である場合には、メールサーバの負荷増大に伴うサービスレベルの低下をもたらす、もしくは管理者に同様のメールが大量に送信されることにより他の重要なメールが埋もれてしまうといった問題となりえる。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
共有フォルダからの文書自動登録機能を有した文書管理システム（１０１）であって、
文書データを保存する階層情報とともに保持する文書データ保持手段（３０１，３０４）と、
文書を取得する共有フォルダ情報（４２３〜４２５）と文書を格納する階層情報（４２６）とエラー時のメール送信情報（４２７，７２８）を保持する自動登録設定データ保持手段（３０２，３０６）と、
文書登録時の処理エラーの通知状態を保持するエラー通知データ保持手段（３０３）と、
自動登録設定データ保持手段（３０６）により保持された自動登録設定データ（３０２）により共有フォルダから文書ファイルを文書データ保持手段（３０６）により登録する自動文書登録手段（３０５）とで構成され、
自動文書登録手段（３０５）は、発生するエラーに対して通知を行った場合、自動登録設定データの単位で同様のエラーが連続して発生した場合にはエラー通知を行わない機能（Ｓ９１６〜Ｓ９１８）と、
自動登録設定データの単位でエラーの発生がなくなった場合にエラー通知を再開する機能（Ｓ９１９）を有することを特徴とする文書管理システム。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によって、自動登録処理における大量のエラー通知を抑制することができ、サーバの負荷軽減や、管理者の業務効率改善が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】システム全体構成を示す図である。
【図２】ハードウェア構成を示す図である。
【図３】サーバソフトウェア構成を示す図である。
【図４（ａ）】データ構造を示す図である（その１）。
【図４（ｂ）】データ構造を示す図である（その２）。
【図４（ｃ）】データ構造を示す図である（その３）。
【図４（ｄ）】データ構造を示す図である（その４）。
【図５】文書管理構造概念図である。
【図６】文書自動格納設定画面を示す図である。
【図７】自動登録処理の全体シーケンスを示す図である。
【図８】登録監視処理フローチャートを示す図である。
【図９】文書登録処理フローチャートを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１２】
＜システムの構成＞
図１は、本発明の実施形態に係るシステムの構成を示す。
【００１３】
本実施形態は、文書管理サーバ１０１と、ファイルサーバ１０２と、クライアント１０３と、メールサーバ１０４で構成され、それぞれは、ネットワーク１０５を介して接続される。
【００１４】
文書管理サーバ１０１は、文書コンテンツを管理する文書管理機能を持っており、文書に関する各種サービスをクライアントなどに対して提供するものである。
【００１５】
ファイルサーバ１０２は、自身のもつストレージエリアをネットワークに接続された機器と共有するための機能を持つものであり、複数の共有設定を管理することができるものである。
【００１６】
本実施例では、説明の構成上ファイルサーバを独立した機器として記載するが、この機能はネットワーク上の他の機器（たとえば前述の文書管理サーバ１０１）上で提供される構成となっていてもよい。
【００１７】
クライアント１０３は、ネットワークを通じて文書管理サーバ１０１やファイルサーバ１０２へアクセスを行うためのものである。
【００１８】
本実施例では、このクライアント１０３は、ファイルサーバ１０２の共有フォルダに対して文書ファイルを格納することもできるものであればよい。
【００１９】
これには、一般的なＰＣに加えて、紙原稿から生成した画像データを外部機器に送信する機能（ＳＥＮＤ機能）を有するデジタル複合機（ＭＦＰ）などを含むものとする。
【００２０】
メールサーバ１０４は、一般的なメールの送受信を行うための機能を有するサーバであり、ＳＭＴＰ、ＰＯＰ、ＩＭＡＰ等のプロトコルを有しているものである。
【００２１】
本実施形態においては、このメールサーバ１０４を介して、文書管理サーバ１０１とクライアント１０３はメールの授受を行える環境であるとする。
【００２２】
＜コンピュータの構成＞
図２は、本発明の実施形態に係る文書管理サーバ１０１、ファイルサーバ１０２、クライアント１０３、メールサーバ１０４のハードウェア構成図を示す。
【００２３】
このコンピュータは、一般的な情報処理装置（ＰＣ）のハードウェアで構成することができる。
【００２４】
図２において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３内のプログラム用ＲＯＭに記憶されたプログラムや、ハードディスク２１０からＲＡＭ２０２にロードされたＯＳ（オペレーションシステム）やアプリケーション等のプログラムを実行する。
【００２５】
すなわち、コンピュータ（ＣＰＵ）が、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納された該プログラムを実行することにより、後述する各フローチャートの処理を実行する各処理制御部として機能する。
【００２６】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリであり、ワークエリア等として機能する。
【００２７】
キーボードコントローラ２０４は、マウス２０８や図示しないキーボードやポインティングデバイス（タッチパッド、タッチパネル、トラックボールなど）からの操作入力を制御する。
【００２８】
ディスプレイコントローラ２０５は、ディスプレイ２０９の表示を制御する。
【００２９】
ディスクコントローラ２０６は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２１０へのデータアクセスを制御する。
【００３０】
ネットワークコントローラ（ＮＣ）２０７はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００３１】
図３、図４は、図１の文書管理サーバ１０１が提供する各処理制御部の機能構成、および保持するデータについて示したものである。
【００３２】
文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１がプログラムを実行することにより、文書管理サーバ１０１の各処理制御部３０４〜３０７が機能する。
【００３３】
なお、情報は、３０１〜３０３の形で外部メモリ２１０に保持され、必要な時に文書管理サーバ１０１のＲＡＭ２０２にロードして処理に使用する。
【００３４】
この情報については、ＤＢやファイルなどで管理されていてもよく、特にその形態を限定するものではない。
【００３５】
文書情報３０１は、文書管理サーバ１０１に格納する文書情報、文書ファイル自体、およびその階層情報を表しており、文書情報処理制御部３０４を介して各処理制御部に提供される情報である。
【００３６】
この文書情報３０１は、文書を格納する階層情報を表す図４（ａ）と文書情報を表す図４（ｂ）とで構成する。
【００３７】
図４（ａ）の階層情報は、４０１〜４０３で示す項目で構成する。
【００３８】
階層ＩＤ４０１は、文書管理システム内で後述の文書を格納しておくための階層を一意に表す情報である。
【００３９】
階層名称４０２は、階層ＩＤ４０１を視覚的に表現する際に使用する表示名称を表す情報である。
【００４０】
親階層ＩＤ４０３は、階層ＩＤ４０１の上位階層に位置する階層ＩＤを表す情報である。
【００４１】
この親階層ＩＤ４０３には、最上位階層の階層情報に「ｎｕｌｌ」を設定する以外は、必ず階層ＩＤ４０１に登録されている階層ＩＤを設定する必要がある。
【００４２】
４０４は、上記３項目で構成する階層情報の実際のデータ例を示している。
【００４３】
図４（ａ）に記載したデータ例を可視化した状態にすると、図５の文書管理構造概念図となる。
【００４４】
ここでは、ＲＯＯＴ５０１の下位に階層ＩＤ「Ｆ００１」５０２が、更にその下位に階層ＩＤ「Ｆ０１１」５０４、「Ｆ０１２」５０５があるといった構造になることを表している。
【００４５】
ＲＯＯＴ５０１については、図４（ａ）にはないが、親階層ＩＤに「ｎｕｌｌ」を持つ最上位階層を仮想的にまとめた表示上の概念を表す。
【００４６】
図４（ｂ）の文書情報は、４１１〜４１４で示す項目で構成する。
【００４７】
文書ＩＤ４１１は、文書管理サーバ１０１に格納するファイルを一意に表す情報である。
【００４８】
文書名称４１２は、文書ＩＤ４１１の文書のファイル名称を表す情報である。
格納先ＩＤ４１３は、文書ＩＤ４１１が表す文書を格納する階層ＩＤ４０１を表す情報である。
【００４９】
文書データ４１４は、文書ＩＤ４１１が示す文書ファイルの実体をバイナリデータとして格納する場所である。
【００５０】
４１５は、上記４項目で構成する文書情報の実際のデータ例を示している。
【００５１】
自動登録設定情報３０２は、共有フォルダから文書管理サーバ１０１に自動登録処理を行うために必要な設定情報である。
【００５２】
この自動登録設定情報３０２は、図４（ｃ）の４２１〜４２８が表す項目で構成する。      
【００５３】
設定ＩＤ４２１は、自動登録設定情報を一意に表す情報である。
【００５４】
設定名称４２２は、設定ＩＤ４２１を表示する際に使用する名称を表す情報である。
【００５５】
登録元パス４２３は、文書を取り込むファイルサーバ１０２上の共有フォルダへのパス文字列を表す情報である。
【００５６】
ここに格納するパス文字列は、文書管理サーバ１０１が解釈できるパス形式であれば、その形式は問わない。
【００５７】
登録元アカウント４２４は、登録元パス４２３が示すファイルサーバ１０２の共有フォルダへアクセスをする際に認証で使用するアカウント文字列を表す情報である。
【００５８】
登録元パスワード４２５は、登録元パス４２３が示すファイルサーバ１０２の共有フォルダへアクセスをする際に認証で使用する登録元アカウント４２４が表すアカウントのパスワード文字列を表す情報である。
【００５９】
登録先階層ＩＤ４２６は、共有フォルダから取得した文書ファイルを登録する文書管理サーバ１０１の階層ＩＤを表す情報である。
【００６０】
ここに登録される情報は、実在する文書管理サーバ１０１上の階層でなければならないため、階層ＩＤ４０１のいずれかが必ず指定される必要がある。
【００６１】
メール送信フラグ４２７は、エラーが発生した際にメールを送信するかどうかの設定を表す情報である。
【００６２】
「ＯＮ」が設定されている場合にはメールを送信する、「ＯＦＦ」が設定されている場合にはメールを送信しない、という事を表している。
【００６３】
メールアドレス４２８は、メール送信フラグ４２７が「ＯＮ」に設定されている場合に、実際に送信するメールアドレスを設定するところである。
【００６４】
メールアドレスは複数指定が可能であり、本実施例ではメールアドレスの区切り文字として「，」を使用する。
【００６５】
４２９は、上記８項目で構成する自動登録設定情報の実際のデータ例を示している。
【００６６】
エラー通知情報３０３は、自動登録処理制御部３０５で登録処理を行った際に発生したエラーの通知状態を管理するための情報である。
【００６７】
このエラー通知情報３０３は、図４（ｄ）の４３１〜４３４で表す項目で構成する。
状態ＩＤ４３１は、エラー通知情報を一意に表す情報である。
【００６８】
状態４３２は、状態ＩＤ４３１が表す通知状態を表す情報である。
【００６９】
保持できる状態としては、「Ｎｏｒｍａｌ」（正常）「Ｅｒｒｏｒ」（エラー発生）「Ｎｏｔｉｃｅｄ」（通知済み）の３種類とする。
【００７０】
管理単位４３３は、エラーの通知をまとめる単位であり、図４（ａ）の階層ＩＤ４０１を保持する。
【００７１】
これは、図５の文書管理構造概念図に基づいた階層であり、指定した階層以下をまとめて通知単位とする。
【００７２】
そのため、「Ａ」５０２が指定されている場合には、その下位（本実施例では階層名称「Ａ−１」「Ａ−２」「Ａ−３」）もステータス管理範囲となる。
【００７３】
メッセージ４３４は、発生したエラーの内容を保持しておく場所である。
状態４３２が、「Ｎｏｒｍａｌ」の場合には、通知するメッセージが存在しない正常な状態であるため、「Ｎｕｌｌ」が設定される。
【００７４】
それ以外の状態のときには、管理者に通知するエラーの内容等のメッセージ文字列が格納される。
【００７５】
４３５は、上記３項目で構成するエラー通知情報の実際のデータ例を示している。
【００７６】
本実施例では、図４（ｄ）に示したように、階層「Ｆ００１」「Ｆ００２」（つまり、階層名称「Ａ」「Ｂ」）の単位でエラー通知を管理するものとして以降の説明を行う。
【００７７】
文書情報処理制御部３０４は、各処理制御部からの要求に応じて文書情報３０１の登録、更新、取得、削除等の処理を提供する機能を持つ。
【００７８】
自動登録処理制御部３０５は、文書管理サーバ１０１が行う自動登録処理を制御するところであり、共有フォルダからの文書取得や文書情報の登録処理を提供する機能を持つ。
【００７９】
自動登録設定処理制御部３０６は、自動登録設定情報３０２の登録、更新、取得、削除等の処理を提供する機能を持つ。
【００８０】
実際には、ユーザーは、後述の図６を用いて設定値の指定を行う事となり、その裏で設定などの処理を行うことを担っている。
【００８１】
画面表示処理制御部３０７は、後述の図６の画面を表示用に生成したり、入力値／設定値を処理制御部に渡したりする機能を提供する。
【００８２】
＜自動登録設定画面＞
図６は、前述の図３の自動登録設定情報３０２に格納する情報の値を入力する自動登録設定画面６０１を表している。
【００８３】
自動登録設定画面６０１は、大きく分けて、設定する情報の入力欄（６０２〜６０８）と情報の操作欄（６０９〜６１０）で構成する。
【００８４】
入力欄は、それぞれ以下の要素を持つ。
【００８５】
設定名６０２は、設定を識別するための名称を入力する場所であり、登録時には設定名称４２２に登録される。
【００８６】
登録元共有フォルダ情報は、共有場所の情報を記載するところであり、以下の要素を持つ。
【００８７】
フォルダパス６０３は、ファイルサーバ１０２の共有フォルダへのパス情報を入力する場所であり、登録時には登録元パス４２３に登録される。
【００８８】
ユーザー名６０４は、フォルダパス６０３に指定された共有フォルダへのアクセスを行うアカウント名を入力する場所であり、登録時には登録元アカウント４２４に登録される。
【００８９】
パスワード６０５は、フォルダパス６０３に指定された共有フォルダへのアクセスを行うアカウントのパスワードを入力する場所であり、登録時には登録元パスワード４２５に登録される。
【００９０】
登録先文書管理フォルダ６０６は、共有フォルダから取得した文書ファイルを登録する階層情報を入力する場所であり、文書管理システム上の図５が表す一意な階層がわかる形で入力するところである。
【００９１】
ここでは、名称を用いた階層構造の文字列をユーザーが入力する形式となる。ただし、階層情報をツリー構造で表示し、そこから登録先階層を指定するような別途画面を設けることを制限するものではない。
【００９２】
ここで入力したフォルダ階層情報は、登録処理時に図４（ａ）の階層情報と照らしあわされ、指定した最下層の階層ＩＤ４０１が登録先階層ＩＤ４２６に登録される。
【００９３】
メール通知６０７は、エラー発生時のメールを送付するかどうかを設定するチェックボックスであり、チェックを入れた場合にはメール送信フラグ４２７に「ＯＮ」を、チェックを入れない場合にはメール送信フラグ４２７に「ＯＦＦ」を設定する。
【００９４】
メールアドレス６０８は、エラー発生時の送信先メールアドレスを入力する場所であり、登録時にはメールアドレス４２８に登録される。
【００９５】
次に、操作欄は、以下の２つの要素を持つ。
【００９６】
キャンセルボタン６０９は、押下されることで、それまで入力した画面上の内容（６０２〜６０８）を破棄する。
【００９７】
登録ボタン６１０は、押下されることで、画面上の入力内容をチェックした上で、自動登録設定処理制御部３０６を使用して、設定ＩＤ４２１を発行の上、前述のようにそれぞれ図４（ｃ）の各項目にマッピングして自動登録設定情報３０２に追加する。
【００９８】
＜自動登録処理の全体シーケンス＞
図７は、自動登録処理の全体のシーケンス順について表している。
【００９９】
自動登録監視７０１、および登録処理７０２が、文書管理サーバ１０１で実行される処理の流れを表している。
【０１００】
これらの処理は、それぞれ、後述の図８、および図９を用いて詳細に説明を行う。
【０１０１】
共有フォルダ７０３はファイルサーバ１０２上で共有設定されているフォルダを表しており、ファイルの存在確認や登録ファイルの取得を行うために、記載している。
【０１０２】
文書情報７０４は、前述の文書情報３０１を表しており、文書の登録先として記載している。
【０１０３】
メールサーバ７０５は、前述のメールサーバ１０４を表しており、登録時にエラーが発生した際のメールの送信先サーバとして記載している。
【０１０４】
自動登録監視７０１は、文書管理サーバ１０１上のサービスとしてＯＳの起動と共に実行されるような常駐プログラムである。
【０１０５】
そのため、ＯＳからの終了イベントが届くまでは、一定間隔で自動登録設定情報３０２を取得し、その設定ごとに登録処理を繰り返すことを行う。
【０１０６】
その繰り返し行う処理の中で、各設定処理の文書登録処理を行うのが、登録処理７０２である。
【０１０７】
登録処理７０２は、自動登録監視７０１から適宜起動され、自動登録設定情報に従った処理を終えて終了するプログラムである。
【０１０８】
この登録処理７０２が、共有フォルダ７０３、文書情報７０４、メールサーバ７０５に対して適宜アクセスを行う。
【０１０９】
＜自動登録監視処理＞
前述の全体シーケンスの自動登録監視７０１の処理手順について、図８を用いて説明する。
【０１１０】
図８は、文書管理サーバ１０１のＯＳが起動されたタイミングで処理を開始し、ＯＳからの終了イベントを受け取って処理を終了するまでの処理を表している。
【０１１１】
本フローチャートに記載している処理は、特に明記していない場合には、文書管理サーバ１０１の自動登録処理制御部３０５で行う処理である。
【０１１２】
ステップＳ８０１において、ＯＳからの終了イベントが届いているかどうかを確認する。
【０１１３】
この時点で終了イベントが届いていた場合には、本処理フローを終了する。
【０１１４】
終了イベントが届いていない場合には、処理を継続するために次のステップＳ８０２に進む。
【０１１５】
ステップＳ８０２において、自動登録設定処理制御部３０６に対して、現在登録されている自動登録設定情報３０２を全て取得するように要求する。
【０１１６】
取得した自動登録設定情報リストをすべて文書管理サーバ１０１上のＲＡＭ２０２に一時的に保存して、次のステップＳ８０３に進む。
【０１１７】
ステップＳ８０３において、前述のＲＡＭ２０２上に保存した自動登録設定情報リストの情報がまだ存在しているかどうかを確認する。
【０１１８】
存在しない場合には、すべての自動登録設定情報の処理が終了したという判断を行い、ステップＳ８０７に進む。
【０１１９】
存在する場合には、次のステップＳ８０４に進む。
【０１２０】
ステップＳ８０４において、前述のＲＡＭ２０２上に保存した自動登録設定情報リストから１件の自動登録設定情報を取得し、ステップＳ８０５に進む。
【０１２１】
ステップＳ８０５において、前述のステップＳ８０４で取得したその自動登録設定情報をパラメータとして後述する図９の文書登録処理を実行（起動）する。
【０１２２】
文書登録処理が終了したら、次のステップＳ８０６に進む。
【０１２３】
ステップＳ８０６において、ステップＳ８０４で取得した自動登録設定情報を、ＲＡＭ２０２上に保存した自動登録設定情報リストから削除し、ステップＳ８０３に戻る。
【０１２４】
ステップＳ８０７において、エラー通知情報３０３から状態４３２が「Ｅｒｒｏｒ」を表しているエラー通知情報を全て取得し、ＲＡＭ２０２にラー通知情報リストとして一時的に保存して、次のステップＳ８０８に進む。
【０１２５】
ステップＳ８０８において、ＲＡＭ２０２上にエラー通知情報リストに１件でも存在した場合には、通知が必要な情報があると判断し、次のステップＳ８０９に進む。
【０１２６】
エラー通知情報リストに１件も存在しない場合には、エラー通知処理を行う必要がないため、ステップＳ８０１に戻る。
【０１２７】
ステップＳ８０９において、ＯＳのログ出力場所（Ｗｉｎｄｏｗｓ(登録商標）でいうとイベントログ）にＲＡＭ２０２上に保存したエラー通知情報リストの各情報（状態ＩＤ４３１、状態４３２、管理単位４３３、メッセージ４３４）を出力する。
【０１２８】
複数のエラー通知情報が存在する場合には、それらすべてが出力対象となる。
【０１２９】
ログの出力が終了したら、ステップＳ８１０に進む。
【０１３０】
ステップＳ８１０において、ＲＡＭ２０２上に保存したエラー通知情報リストの状態ＩＤ４３１に合致するエラー通知情報３０３の状態４３２を「Ｎｏｔｉｃｅｄ」に変更し、更新する。
【０１３１】
状態４３２の更新が終了したら、ＲＡＭ２０２上に保存したエラー通知情報リストを削除し、ステップＳ８０１に戻る。
【０１３２】
＜文書登録処理＞
前述の全体シーケンスの登録処理７０２の処理手順について、図９を用いて説明する。
【０１３３】
この処理は、具体的には、前述の図８のステップＳ８０５のタイミングで起動されるものである。
【０１３４】
本フローチャートに記載している処理は、特に明記していない場合には、文書管理サーバ１０１の自動登録処理制御部３０５で行う処理である。
【０１３５】
本処理は、起動時にパラメータとして、自動登録設定情報３０２の設定情報が渡されているものとする。
【０１３６】
ステップＳ９０１において、起動時にパラメータで渡された自動登録設定情報を、ＲＡＭ２０２上に一時的に保存する。
【０１３７】
また、文書登録処理の内部ステータスを「Ｎｏｒｍａｌ」でＲＡＭ２０２に保存する。
保存が終了したら、次のステップＳ９０２に進む。
【０１３８】
ステップＳ９０２において、ＲＡＭ２０２に保存した自動登録設定情報から、登録元パス４２３、登録元アカウント４２４、登録元パスワード４２５を取得する。
【０１３９】
これらの情報を使用して、登録元パス４２３に接続し、接続元アカウント４２４と登録元パスワード４２５を用いてログインする。
【０１４０】
接続処理が終了したら、次のステップＳ９０３に進む。
【０１４１】
ステップＳ９０３において、ステップＳ９０２での接続処理の結果がエラーである場合には、パスかアカウント情報が間違っていることになるため、接続エラーと判断し、ステップＳ９１５に進む。
【０１４２】
共有フォルダ７０３への接続が正常に行われた場合には、文書登録処理を続けるため、次のステップＳ９０４に進む。
【０１４３】
ステップＳ９０４において、ＲＡＭ２０２に保存した自動登録設定情報から、登録先階層ＩＤ４２６を取得する。
【０１４４】
この登録先階層ＩＤを文書情報処理制御部３０４に渡して、文書情報３０１の階層ＩＤ４０１に合致する情報を取得する。
【０１４５】
情報の取得が終了したら、次のステップＳ９０５に進む。
【０１４６】
ステップＳ９０５において、ステップＳ９０４で取得した文書情報が存在しない場合には、登録先へ接続できなかったと判断し、ステップＳ９１５に進む。
【０１４７】
文書情報が取得できた場合には、登録先が存在するため、文書登録処理を続けるため、次のステップＳ９０６に進む。
【０１４８】
本実施形態では、文書情報３０１へのアクセス権限の制御等は含んでいないが、アクセス権限の設定を行える構造にして、本登録処理の実行ユーザーが登録先階層ＩＤの場所にアクセス権限を持っているかどうかを確認することも可能である。
【０１４９】
その場合には、ステップＳ９０４、ステップＳ９０５でアクセス権限をチェックし、処理可能かどうかの判定に加えることになる。
【０１５０】
ステップＳ９０６において、ステップＳ９０２で接続した共有フォルダ７０３に存在するファイル名称の一覧を取得する。
【０１５１】
取得したファイル名称の一覧は、ＲＡＭ２０２上に一時的にファイル名称リストとして保存し、次のステップＳ９０７に進む。
【０１５２】
ステップＳ９０７において、ＲＡＭ２０２に保存したファイル名称リストが存在しない場合には、登録対象が存在しないと判断し、ステップＳ９１６に進む。
【０１５３】
ファイル名称リストにファイル名称が存在する場合には、登録処理を継続するため、次のステップＳ９０８に進む。
【０１５４】
ステップＳ９０８において、ＲＡＭ２０２上のファイル名称リストから１件のファイル名称を取得し、そのファイルを共有フォルダ７０３から処理フォルダであるテンポラリフォルダに移動する。
【０１５５】
移動処理が終わったら、その判定を行うため、次のステップＳ９０９に進む。
【０１５６】
ステップＳ９０９において、ステップＳ９０８で行ったファイル移動の処理結果の判定を行う。
【０１５７】
移動ができている場合には、ステップＳ９１１に進む。
【０１５８】
移動できない場合には、権限不足やパス長の制限等々全般的なエラーと判定し、次のステップＳ９１０に進む。
【０１５９】
ステップＳ９１０において、処理フォルダであるテンポラリフォルダへの移動ができないため、エラー通知情報を更新する。
【０１６０】
本処理は、以下の処理を行う。
【０１６１】
ＲＡＭ２０２上の自動登録設定情報から登録先階層ＩＤ４２６を取得し、文書情報処理制御部３０４に取得したＩＤ値の親階層となる階層ＩＤ全てを取得する。
【０１６２】
この取得した階層ＩＤ４０１の中でエラー通知情報３０３の管理単位４３３に設定されている情報の中から階層の最も上位の階層を表すエラー通知情報を取得する。
【０１６３】
このエラー通知情報３０３の状態４３２の値が、「Ｎｏｒｍａｌ」を示す場合には、以下の情報でエラー通知情報３０３を更新する。
【０１６４】
状態ＩＤ４３１：取得したエラー通知情報の値
状態４３２：「Ｅｒｒｏｒ」
メッセージ４３４：ステップＳ９０８で発生したエラーを表す文字列（「共有フォルダに移動権限がない」など）
そのほかの状態４３２の値である場合には、情報の更新は行わない。
【０１６５】
また、ＲＡＭ２０２上の内部ステータス値を「Ｅｒｒｏｒ」に更新する。
【０１６６】
エラー通知情報の更新処理が終了したら、ステップＳ９１４に進む。
【０１６７】
ステップＳ９１１において、ステップＳ９０８で処理フォルダに移動したファイルを、ＲＡＭ２０２上に保存した登録先階層ＩＤ４２６のフォルダの下に、文書情報処理制御部３０４を使って文書情報３０１に文書情報の登録を行う。
【０１６８】
この文書登録では、文書除法処理制御部３０４が、新規に文書ＩＤ４１１を発行し、ファイル名を文書名に設定して登録処理を行う。
【０１６９】
登録処理が終了したら、次のステップＳ９１２に進む。
【０１７０】
ステップＳ９１２において、登録処理が成功したかどうかを判定する。
【０１７１】
登録処理が正常に終了しなかった場合には、次のステップＳ９１３に進む。
【０１７２】
正常終了していた場合には、ステップＳ９１４に進む。
【０１７３】
ステップＳ９１３において、文書情報処理制御部３０４での処理時のチェック等で文書に依存したエラーであるため、文書でエラーが発生した旨のエラーメールを送信先メールアドレスに送信する。
【０１７４】
そして、ＲＡＭ２０２上の内部ステータス値を「Ｅｒｒｏｒ」に更新する。
処理が終了したら、次のステップＳ９１４に進む。
【０１７５】
ステップＳ９１４において、ステップＳ９０８で取得したファイル名称を、ＲＡＭ２０２上に保存したファイル名称リストから削除する。削除が終了したら、ステップＳ９０７に戻る。
【０１７６】
ステップＳ９１５において、共有フォルダ７０３、もしくは文書管理システムへの接続に失敗しているため、エラー通知情報を更新する。
【０１７７】
ここでのエラー通知情報の設定処理のロジックは、前述のステップＳ９１０とほぼ同じとなる。
【０１７８】
異なるのは、メッセージ４３４に設定する内容のみであり、実際に発生したエラーの内容を表す文字列が更新時に設定される点である。
【０１７９】
エラー通知情報の更新処理が終了したら、ステップＳ９１６に進む。
【０１８０】
ステップＳ９１６において、現在のエラー通知情報を取得する。
【０１８１】
本処理は、以下の処理を行う。
【０１８２】
ＲＡＭ２０２上の自動登録設定情報から登録先階層ＩＤ４２６を取得し、文書情報処理制御部３０４に取得したＩＤ値の親階層となる階層ＩＤ全てを取得する。
【０１８３】
この取得した階層ＩＤ４０１の中でエラー通知情報３０３の管理単位４３３に設定されている情報の中から階層の最も上位の階層を表すエラー通知情報を取得する。
【０１８４】
エラー通知情報が取得できたら、次のステップＳ９１７に進む。
【０１８５】
ステップＳ９１７において、ステップＳ９１６で取得したエラー通知情報の状態４３２の値を確認する。
【０１８６】
「Ｅｒｒｏｒ」である場合には、エラーメールを送信するため、次のステップＳ９１８に進む。
【０１８７】
「Ｅｒｒｏｒ」以外の場合には、ステップＳ９１９に進む。
【０１８８】
ステップＳ９１８において、ステップＳ９１６で取得したエラー通知情報の内容をメール送信する。
【０１８９】
具体的には、ステップＳ９０１でＲＡＭ２０２に保存した自動登録設定情報の中から、メール送信フラグ４２７が「ＯＮ」になっているかどうかを確認し、「ＯＮ」の場合には、メールアドレス４２８のメールアドレスを宛先に設定する。
【０１９０】
メールの本文には、ステップＳ９１６で取得したエラー通知情報の内容を含む。
【０１９１】
メールを作成したら、メールサーバ７０５にメールを送信する。
【０１９２】
メールの送信が終わったら、次のステップＳ９１９に進む。
【０１９３】
ステップＳ９１９において、エラー通知情報を更新する。
【０１９４】
ステップＳ９１６で取得したエラー通知情報の状態４３２の値を「Ｎｏｔｉｃｅｄ」に更新する。
【０１９５】
更新が終了したら、ＲＡＭ２０２に一時保存していた情報を削除し、本処理フローは終了する。
【０１９６】
ステップＳ９２０において、全文書の処理が終了した処理結果に合わせて、エラー通知情報のメンテナンスを行う。
【０１９７】
ＲＡＭ２０２に保存している内部ステータス値が「Ｎｏｒｍａｌ」となっており全文書の処理が正常に終了した場合には、エラー通知すべき情報がないため、ステップＳ９１６で取得したエラー通知情報の状態４３２の値を「Ｎｏｒｍａｌ」に更新する。
【０１９８】
更新が終了したら、ＲＡＭ２０２に一時保存していた情報を削除し、本処理フローは終了する。
【符号の説明】
【０１９９】
１０１  文書管理サーバ
１０２  ファイルサーバ
３０２  自動登録設定情報
３０３  エラー通知情報
３０５  自動登録処理制御部
４３２  状態
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４（ａ）】
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【図４（ｂ）】
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【図４（ｃ）】
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【図４（ｄ）】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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