(57)【要約】      （修正有）【課題】ユーザが所望する会議資料の検索精度が向上し、資料検索の時間コストが低減する会議資料検索システムを提供する。【解決手段】会議で使用した資料を検索する際に、会議の開催日、開催場所、参加者の情報を検索条件として、会議資料を管理している会議資料管理ストレージ内を検索する。また、会議資料を参照した参照履歴に対しても会議の情報を検索条件として検索する。会議資料管理ストレージに対する検索結果と、会議の参照履歴に対する検索結果とを比較し、両方に含まれている会議資料を最終的な検索結果とする。【選択図】図１１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
オフィスで行われる会議を管理する会議システムであって、
会議のスケジュールを管理する会議スケジュール管理手段（３０８）と、
前記会議で使用される会議資料を管理する会議資料管理手段（４０１）と、
前記会議資料を、前記会議システムを介して参照する参照手段（４０３、４０４）と、
前記参照手段によって参照された際の参照履歴を記録する参照履歴記録手段（５０１）と、
前記会議システムは、会議資料を検索するための検索条件を設定する検索条件設定手段（図１０、図２８）を有し、
前記会議資料管理手段によって管理されている会議資料に対して、前記会議スケジュール管理手段で管理している会議スケジュールの情報と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件から、会議資料を検索する第一の検索手段（６０４、９０３）と、
前記会議資料管理手段によって管理されている会議資料に対して、前記参照履歴管理手段で管理している参照履歴の情報を用いて、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件から、会議資料を検索する第二の検索手段（図２６）を備え、
前記第一の検索手段の検索結果と前記第二の検索手段の検索結果を比較し、両方に含まれる会議資料を絞り込むことを特徴とする会議システム。
【請求項２】
前記会議スケジュール管理手段（３０８）において、管理する情報は、会議の日時、会議の開催場所、会議の名称、会議に参加する会議システム使用者の情報、会議資料の情報であることを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
【請求項３】
前記会議スケジュール管理手段（３０８）と前記会議資料管理手段（４０１）において、管理する会議資料の情報は会議資料のＩＤ、会議資料の名称、会議資料を前記会議システムへ登録した会議システム使用者の情報であることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の会議システム。
【請求項４】
前記参照手段（４０３、４０４）において、前記会議資料は、会議システム使用者のクライアントＰＣ（１０１）、画像形成装置（１０２）、画像表示装置（１０３）、画像投影装置（１０４）へ参照させることが可能であることを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項５】
前記参照履歴記録手段（５０１）は、前記会議システムを用いて前記会議資料を参照した日時、会議資料を参照した会議資料の名称、会議資料を参照した装置の名称、会議資料を参照した装置の設置場所、会議資料を参照した会議システム使用者の情報を記録することを特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項６】
前記検索条件設定手段は、会議システム使用者が会議資料の検索条件を設定可能である検索条件設定手段（６０１、６０２、６０３）を有し、前記検索条件設定手段は、会議資料が使用された会議の開催日、会議資料が使用された会議の開催場所、会議資料が使用された会議に参加した会議システム使用者の情報を検索条件として設定することを特徴とする請求項１乃至請求項５の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項７】
前記検索条件設定手段は、会議時に撮影した画像を会議システム使用者が指定できる会議画像指定手段（９０２）と、その会議画像から、会議画像の撮影日時、会議画像の撮影場所、会議画像を指定したユーザ情報を取得する会議画像情報取得手段（Ｓ６００２）を有し、前記会議画像情報取得手段によって取得した会議画像の撮影日時を会議資料が使用された会議の開催日へ、会議画像の撮影場所を会議資料が使用された会議の開催場所へ、会議画像を指定した会議システム使用者の情報を会議資料が使用された会議に参加した会議システム使用者の情報へ、検索条件として設定することを特徴とする請求項１乃至請求項６の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項８】
前記第一の検索手段（６０４、９０３）は、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の開催日より以前である会議を前記会議スケジュール管理手段によって管理されている会議から選択する会議開催日検索手段（Ｓ３００５）と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の開催場所で開催される会議を、前記会議スケジュール管理手段によって管理されている会議から選択する会議開催場所検索手段（Ｓ３００８）と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の会議に参加した会議システム使用者の情報が含まれる会議を、前記会議スケジュール管理手段によって管理されている会議から選択する会議参加者検索手段（Ｓ３０１１）と、を有し、前記会議開催日検索手段、会議開催場所検索手段、会議参加者検索手段によって選択された会議で使用された会議資料を検索結果として設定することを特徴とする請求項１乃至請求項７の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項９】
前記第二の検索手段（図２６）は、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の開催日より以前である参照履歴情報を、前記参照履歴記録手段によって管理されている参照履歴から選択する参照日検索手段（Ｓ４０１２）と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の開催場所付近で参照された参照履歴情報を、前記参照履歴記録手段によって管理されている参照履歴から選択する参照場所検索手段（Ｓ４０１８）と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件の会議に参加した会議システム使用者の情報が含まれる参照履歴情報を、前記参照履歴記録手段によって管理されている参照履歴から選択する参照使用者検索手段（Ｓ４００６）と、を有し、前記参照日検索手段、参照場所検索手段、参照使用者検索手段によって選択された参照履歴に含まれる参照した会議資料を検索結果として設定することを特徴とする請求項１乃至請求項８の何れか一項に記載の会議システム。
【請求項１０】
前記会議スケジュール管理手段（３０８）と前記会議資料管理手段（４０１）において、管理する会議システム使用者の情報は、会議システム使用者の名称、会議システム使用者のＩＤであることを特徴とする請求項１乃至請求項９の何れか一項に記載の会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、クラウドシステム上などで実現される、オフィスシステムにおいて、会議で使われた資料を会議の後から検索する技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、オフィスにて実施されている会議では、議論を行うために数種類の会議資料を伴った会議が行われることが多い。オフィス環境は情報化が進み、ペーパーレス化が進んでいるが、依然として多くの人々が様々な理由から紙媒体へ出力した資料を会議資料として使用している。また、スライド資料として、会議で議論する内容をまとめたものをプロジェクタで投影して使用する場合も多い。
【０００３】
しかし、このような複数の会議資料は会議が終わった後、再度参照したい場合に、議事録などの会議の記録からオリジナルデータの保存してある場所を探すことは難しく、資料検索には、時間コストがかかっていた。
【０００４】
会議で使用された資料検索に関する従来技術としては、特許文献１があげられる。特許文献１では、出力された会議資料に対して資料を識別する識別画像が可視画像に付加される。ユーザは後からこの識別画像を画像識別装置で読み取り、会議資料に対応するデータベース内の様々な情報を取り出すことで、オリジナルデータを検索することが出来る。
【０００５】
しかしながら、この技術では、ユーザの手元に会議資料が保管されていることが前提となっており、手元にない場合は画像識別装置で識別画像を読取ることができず、オリジナルデータを検索することができない。
【０００６】
また、特許文献２では、会議室などの特定の空間内で発生するイベント情報を検知し、そのタイミングで会議資料に対して、検索用のインデックスを付与する。会議資料と検索用インデックスは会議データベースに記録される。ユーザは上記イベント情報を検索用の情報として会議データベースへ検索要求時に送信し、所望の検索結果を得ることができる。会議中の特定のイベントで使用していた資料を検索する場合はこの技術で会議資料を効率的に検索することが出来る。
【０００７】
しかしながら、この技術では事前に会議資料に対してイベント情報を検知した時に検索用インデックス情報を会議資料自体に付与する必要がある。また、会議室などの特定の空間で発生するイベント情報を検知するイベント情報検知装置も必要であり、導入コスト、保守コストがかかるという問題がある。
【０００８】
特許文献３では、会議で使用する資料の電子データを特定の記憶装置（共有で使用できるＨＤＤ装置など）に記憶しておく。会議は会議スケジュール管理サーバーによって管理されており、会議室の入退室者の情報も入退室管理サーバーによって管理されている。会議スケジュール管理サーバーからの会議スケジュール情報と入退室管理情報から会議の出席者を認識する。会議出席者として認識された場合は、会議出席者の情報は、上記記憶装置に電子データとして記録されている会議資料に対して閲覧履歴情報として対応付けして記録される。会議出席者はこの閲覧履歴情報を用いて、会議後からでも該会議で使用された会議資料を検索することが可能となり、所望の会議資料の電子データを得ることが可能となる。
【０００９】
しかしながら、この技術でも、会議参加者が会議に参加したかどうかを管理する入退室管理サーバーが必要であることが前提となっており、会議資料に対して閲覧履歴情報として事前に情報を付与する必要がある。また、この技術では会議スケジュール管理サーバーに登録されていない場合は、閲覧履歴に登録されないため、該会議で使用された会議資料を後から検索・参照することが出来ない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特開２００９−２６８１０３号公報
【特許文献２】特表２００７−５２５６６号公報
【特許文献３】特開２００８−２９９６２６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
特許文献１では会議資料の識別画像を有したオリジナルデータを保有している必要がある。特許文献２では会議時の空間情報（参加者やイベント情報）を検知する会議システムが必要であり、導入・保守コストがかかる。特許文献３では、会議に参加していないユーザは会議資料を検索・参照することができないという課題があった。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決するための本発明に係る印刷データ処理装置は、以下に示す構成を備える。
オフィスで行われる会議を管理する会議システムであって、会議のスケジュールを管理する会議スケジュール管理手段と、前記会議で使用される会議資料を管理する会議資料管理手段と、前記会議資料を、前記会議システムを介して参照する参照手段と、前記参照手段によって参照された際の参照履歴を記録する参照履歴記録手段と、前記会議システムは、所望する会議資料を検索するための検索条件を設定する検索条件設定手段を有し、前記会議資料管理手段によって管理されている会議資料に対して、前記会議スケジュール管理手段で管理している会議スケジュールの情報と、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件から、所望の会議資料を検索する第一の検索手段と、前記会議資料管理手段によって管理されている会議資料に対して、前記参照履歴管理手段で管理している参照履歴の情報を用いて、前記検索条件設定手段によって設定された検索条件から、所望の会議資料を検索する第二の検索手段を備え、前記第一の検索手段の検索結果と前記第二の検索手段の検索結果を比較し、両方に含まれる会議資料を絞り込むことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、オリジナルデータを保有しておらず、かつ、会議に参加していなくても、会議の後からでも会議で使用した会議資料を検索することが容易になる。また、本発明では会議時の空間情報を検知するような特別な会議システムを必要としない。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】会議システムの構成図
【図２】会議システムの初期画面
【図３】会議システムのメニュー画面
【図４】会議システムの会議スケジュール入力画面
【図５】会議システムの会議スケジュール一覧画面
【図６】会議システムの管理ファイル一覧の画面（ファイル一覧）
【図７】会議システムの管理ファイル一覧の画面（ディレクトリ一覧）
【図８】会議システムの履歴一覧画面（プリンタ画面）
【図９】会議システムの履歴一覧画面（プロジェクタ画面）
【図１０】会議システムのファイル検索画面
【図１１】会議システムの検索結果画面
【図１２】会議システムの検索結果画面（絞り込み検索）
【図１３】会議システムの認証画面
【図１４】デバイス管理テーブル
【図１５】ユーザ情報管理テーブル
【図１６】会議スケジュール管理テーブル
【図１７】ジョブ履歴管理テーブル
【図１８】検索条件リスト
【図１９】会議スケジュール管理テーブルに対する検索結果リスト
【図２０】ジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果リスト（日付）
【図２１】ジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果リスト（参加者）
【図２２】ジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果リスト（参加者と日付）
【図２３】参照・印刷処理のフローチャート
【図２４】印刷処理のフローチャート
【図２５】会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理のフローチャート
【図２６】ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のフローチャート
【図２７】絞り込み処理のフローチャート
【図２８】会議システムのファイル検索画面（会議画像指定）
【図２９】会議システムのファイル検索画面（会議画像情報）
【図３０】会議画像が送信された際のファイル検索処理のフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。まず本発明における、会議システムの構成の一例を図１を用いて説明する。
【００１６】
本実施例に係る会議システムは、クライアントＰＣ１０１、画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４、クラウドシステム１０５、ストレージ１０６を有する。クライアントＰＣ１０１と画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４は、クラウドシステム１０５を介して通信可能に接続されている。
【００１７】
クライアントＰＣ１０１は、クラウドシステム１０５へアクセスし、会議システムを利用することができる。クライアントＰＣ１０１は会議システムを利用して、会議資料を画像形成装置１０２への印刷指示、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４への表示指示を行うことができる。
【００１８】
画像形成装置１０２は、スキャン、プリント、コピーなどの様々な機能を有する。画像表示装置１０３は、ユーザのディスプレイへの接触を検知できるタッチセンサーディスプレイを備え、ユーザのディスプレイへの接触（タッチ）操作により、アプリケーションファイルで作成された電子データの参照、編集が可能である。会議システムで管理している会議資料へはクライアントＰＣ１０１から受信でき、また画像表示装置がクライアントとして会議システムへ参照しに行くこともできる。
【００１９】
画像投影装置１０４は投影用スクリーンに対して、会議システムが管理している会議資料を投影することができる。会議資料はクライアントＰＣ１０１から受信することもあれば、クライアントとして会議システムへ参照しに行くこともできる。
【００２０】
尚、クライアントＰＣ１０１、画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４は複数台クラウドシステム１０５へ接続されており、それぞれ個別に会議システムへのアクセス、動作指示の受信が可能である。
【００２１】
クラウドシステム１０５はネットワーク上で実現されるコンピューティングシステムである。本発明の実施例では会議システムはクラウドシステム１０５上で実行されるものとするが、特にクラウドシステム上で実現される構成形態に限定されるものではない。
【００２２】
ストレージ１０６はクラウドシステム上で実現される会議システムのデータを記憶する記憶領域である。本実施ではストレージ１０６は会議システムで使用されるデータのみを記憶し、暗号化セキュリティで保護されており、クラウドシステム上の会議システム以外からは参照できない。ストレージ１０６は会議システムで使用される会議資料の電子データを一元管理する他、本発明を実施する上で使用されるオフィスの地図、ジョブ履歴、ユーザ情報、デバイス情報、会議スケジュール情報などを保持する。
【００２３】
図２は図１のクライアントＰＣ１０１の画面に表示される会議システムのメイン画面である。本実施例ではクライアントＰＣ１０３上に表示される画面として説明を行うが、同様の機能を備えた画面には、画像形成装置１０２のＵＩパネルや、画像表示装置１０３の画面、画像投影装置１０４のＵＩパネルからもアクセス、操作が可能である。本実施例で説明する会議システムは初期画面でユーザＩＤとパスワードの入力を要求し、ユーザ認証を行う形態をとる。図１の画面はこのユーザ認証を行う画面である。
【００２４】
入力フォーム２０１はユーザＩＤを入力する入力フォームである。ユーザはこのフォームに会議システムに登録している自分のユーザＩＤを入力する。本実施例では入力フォーム２０１で入力する内容はユーザＩＤとしているが、ユーザの氏名でもよいし、社員ＩＤでもよい。
【００２５】
入力フォーム２０２はパスワードを入力する入力フォームである。ユーザはこのフォームに会議システムに登録している自分のユーザＩＤと対応するパスワードを入力する。
【００２６】
ボタン２０３はユーザが入力フォーム２０１、２０２にユーザＩＤとパスワードを入力した後に、クラウドシステム１０５へユーザ認証の問い合わせを行う際に使用するボタンである。ユーザが入力フォーム２０１、２０２への入力が終わり、ボタン２０３を選択すると、クラウドシステム１０５は、受信したユーザＩＤとパスワードが会議システムに登録されているユーザＩＤとパスワードの組み合わせと一致するか判断する。一致する場合は、図３のメニュー画面に進む、一致しない場合は、ユーザＩＤ、またはパスワードが正しくないことをユーザに通知し、初期画面へ戻る。
【００２７】
ボタン２０４、２０５、２０６は図２から図１３の全ての画面に含まれるが、ユーザから選択された時の動作は同じである。ボタン２０４は、ユーザが選択すると、現在表示している画面を一時的に隠す。ボタン２０５は、ユーザが選択すると、画面のサイズを変更する事ができる。ボタン２０６は、ユーザが選択すると、現在表示している画面を閉じる事ができる。ボタン２０６が選択された場合は、たとえユーザ認証が完了した状態でも、強制的に会議システムを終了し、画面を閉じる事ができる。再び会議システムを利用する場合はユーザＩＤとパスワードを入力し、ユーザ認証を行う必要がある。
【００２８】
図３は図２の会議システムの初期画面からユーザ認証を行った後に移動する、メニュー画面である。メニュー画面では会議システムで使用できる、会議スケジュール管理、会議資料の参照・印刷、会議資料の検索の３項目の機能を選択することができる。
【００２９】
ボタン２０７は図４、図５で示される、会議スケジュールの管理画面へ移動するためのボタンである。会議スケジュール画面では、会議システムで管理している会議スケジュールの情報を登録・確認することができる。
【００３０】
ボタン２０８は図６から図７で示される、管理ファイル一覧画面へ移動するためのボタンである。管理ファイル一覧画面では、会議システムが管理している電子データの参照・印刷が可能である。
【００３１】
ボタン２０９は履歴一覧画面へ移動するためのボタンである。履歴一覧画面では、ユーザが、会議システムを介して、画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４で管理ファイルを参照、印刷した際の参照・印刷履歴を確認することができる。
【００３２】
ボタン２１０はファイル検索画面へ移動するためのボタンである。ファイル検索画面では、ストレージ１０６に保存されている、会議システムで管理している会議資料を検索することができる。
【００３３】
また、ボタン２１１を選択すると、会議システムから抜けて、図２に示されるメイン画面へ戻ることができる。ボタン２１１を選択した場合はユーザ認証を解除するため、再度会議システムを使う場合は、図２のメイン画面にてユーザＩＤとパスワードを入力しなおす必要がある。尚、このボタン２１１は以降の項で説明する図４から図１２に示される画面にも含まれており、ユーザから選択された場合の動作は同じである。
【００３４】
図４と図５は、図３のボタン２０７から移動できる、会議スケジュール画面を示す図である。会議スケジュール画面では、会議スケジュール入力画面と、会議スケジュール一覧画面の２つの画面を移動できる。画面の移動は図４に示されるボタン３０１によって移動できる。ボタン３０１は図４に示される会議スケジュール入力画面と、図５に示される会議スケジュール一覧画面を切り替えるボタンである。ボタン３０１が選択されると、プルダウン形式で会議スケジュール入力の項目と、会議スケジュール一覧の項目が表示される。ユーザは所望する画面の項目を選択し、画面を移動することができる。
【００３５】
図４に示される会議スケジュール入力画面では、会議システムで管理する会議スケジュールに、新しく会議スケジュールを登録することができる。
【００３６】
会議スケジュール入力図面は入力フォーム３０２、３０３、３０４、３０５の４つの入力項目を有している。入力フォーム３０２は会議の開催日時を入力する入力フォームである。入力フォーム３０３は会議名を入力する入力フォームである。入力フォーム３０４は会議の開催場所を入力する入力フォームである。入力フォーム３０５は会議に参加する参加者の情報を入力する入力フォームである。ここでいう参加者の情報とは、参加者の氏名でもよいし、社員ＩＤ、ユーザＩＤでもよい。以降の項でユーザ情報としているものも同様である。また、複数の参加者を登録することもできる。各入力フォームへは会議の情報を必ず入力しなければならないわけではなく、入力できる項目のみ、入力すればよい。
【００３７】
ボタン３０６は会議で使用する会議資料を登録するためのボタンである。ボタン３０６が選択されると、会議資料の電子データの参照元を指定する事ができる。会議資料の電子データは、ユーザが使用しているクライアントＰＣ１０１に保存してある電子データを指定しても良いし、会議システムが管理しているストレージ１０６に保存してある電子データを指定しても良い。また、指定できる会議資料は複数指定しても良い。尚、ここで指定した会議資料は、ボタン３０７を選択した時に会議システムへ登録されるが、その際に自動的に、会議資料に対して会議システム上で会議資料を識別するためのファイルＮｏが付与される。また、この会議資料をクライアントＰＣ１０１または、ストレージ１０６にて最後に作成・編集したユーザ情報もファイル情報として付与される。
【００３８】
ボタン３０７を選択すると、入力フォーム３０２、３０３、３０４、３０５に入力された各種会議の情報と、ボタン３０６を選択することで登録された会議資料の情報が会議システムに登録される。ここで登録された会議スケジュールの情報は、図５に示される会議スケジュール一覧で確認することができる。
【００３９】
図５は会議システムで管理している会議スケジュールの一覧を確認することができる会議スケジュール一覧画面を示している。会議スケジュール一覧に含まれる会議情報は、前述した図４の会議スケジュール入力画面にて登録されたものである。会議スケジュール一覧画面にはリスト形式でリスト３０８のように会議情報が表示される。
【００４０】
リスト３０８は、会議日時、会議場所、会議名、会議参加者、会議資料の情報を持っている。リスト３０８が表示している会議情報が画面に収まりきらない場合は、スライドバー３０９をスライドすることによって、画面をスライドして会議情報全てを確認する事ができる。
【００４１】
ボタン３１０は、図５から図１２に含まれているが、ユーザから選択された場合の動作は同じである。ユーザから選択されると、図３に示されるメニュー画面に戻る。ユーザが現在表示されている画面からメニュー画面へ戻りたい場合は、このボタンを選択することでメニュー画面へ戻ることができる。
【００４２】
次に図６および図７を用いて管理ファイル一覧画面について説明する。管理ファイル一覧画面へは、図３のボタン２０８を選択することにより、移動する事ができる。管理ファイル一覧では、リスト形式で示された会議資料の中から、所望の会議資料を選択し、選択した会議資料を画像形成装置１０２への印刷指示、クライアントＰＣ１０１または画像表示装置１０３への表示指示、画像投影装置１０４への投影指示ができる。
【００４３】
また、管理ファイル一覧画面は、会議システムで管理している会議資料が、図６に示されるようなファイル一覧がリスト形式で表示される画面と、図７に示されるようなフォルダ別に分けて表示される画面が存在する。画面の移動は後述する、図６に示されるボタン４０５によって移動できる。
【００４４】
リスト４０１は、ファイルＮｏ、ファイル名、ユーザ情報のファイル情報を持っている。このファイル情報は前述の図４のボタン３０６を選択した際に、会議システムによって自動的に取得・設定される。
【００４５】
チェックボックス４０２はリスト４０１に含まれる会議資料を選択するためのチェックボックスである。チェックボックス４０２で選択された会議資料は、後述するボタン４０３、４０４を選択することによって画像形成装置１０２への印刷指示、クライアントＰＣ１０１または画像表示装置１０３への表示指示、画像投影装置１０４への投影指示ができる。
【００４６】
ボタン４０３はチェックボックス４０２で選択された会議資料を、クライアントＰＣ１０１または画像表示装置１０３への表示指示、画像投影装置１０４への投影指示をするためのボタンである。ボタン４０３が選択されると、チェックボックス４０２で選択された会議資料を参照し、任意の装置の画面へ表示・投影することができる。
【００４７】
ボタン４０４はチェックボックス４０２で選択された会議資料を、画像形成装置１０２への印刷指示をするためのボタンである。ボタン４０４が選択されると、チェックボックス４０２で選択された会議資料を参照し、ユーザの座席付近に設置されている画像形成装置１０２へ印刷することができる。出力先となる画像形成装置１０２は会議システムによって自動的に選択されるが、この処理については後ほど図２４を用いて説明する。
【００４８】
尚、ボタン４０３、４０４が選択された際に、チェックボックス４０２で選択された会議資料のユーザ情報が、図２の入力フォーム２０１で入力されたユーザ情報と一致しない場合は、表示・投影・印刷するための認証処理が必要となる。この認証処理については後ほど図２３を用いて説明する。
【００４９】
また、ボタン４０３、４０４が選択され、会議資料を参照・印刷した際は、自動的に参照・印刷した際の日時、ファイル名、出力デバイス、ユーザ情報が取得され、履歴としてストレージ１０６に保存される。
【００５０】
ボタン４０５は図６に示されるリスト形式の管理ファイル一覧画面と、図７に示されるフォルダ形式の管理ファイル一覧画面を切り替えるボタンである。ボタン４０５が選択されると、プルダウン形式でファイルリストの項目と、ファイルディレクトリの項目が表示される。ユーザは所望する画面の項目を選択し、画面を移動することができる。
【００５１】
ディレクトリ４０６は会議システムで管理している会議資料をディレクトリ別に分けて表示している。ディレクトリ４０６は会議スケジュールで登録されている会議毎にそれぞれ作成され、その会議で使用される会議資料を保持している。ユーザは所望する会議のディレクトリを選択することで、その会議で使用される会議資料を確認することができる。
【００５２】
次に、図８と図９を用いて、履歴一覧画面について説明する。履歴一覧画面では、会議システムで管理している会議資料への参照・印刷履歴を確認することができる。クライアントＰＣ１０１、画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４は、それぞれ個別に会議システムへアクセス可能であり、図６に示される管理ファイル一覧画面から、会議資料を参照・印刷指示することができる。履歴画面一覧は参照・印刷したデバイスごとに履歴画面が分けられており、確認することができる。図８は画像形成装置１０２で印刷した履歴一覧を示している。図９は画像投影装置１０４を用いて会議資料を参照した履歴一覧を示している。図示していないが、クライアントＰＣ１０１、画像表示装置１０３の参照履歴も同様の画面構成で履歴一覧を確認することができる。
【００５３】
リスト５０１は会議システムを用いて会議資料を参照・印刷した際の履歴のリストである。リスト５０１は参照・印刷した際の日時、ファイル名、出力デバイス名、ユーザ情報を持っている。この情報はユーザが会議システムを用いて会議資料を参照・印刷した際に会議システムによって自動的に取得され、ストレージ１０６に保存される。
【００５４】
ボタン５０２は図８に示される画像形成装置１０２の履歴一覧画面と、図９に示される画像投影装置１０４の履歴一覧画面、また図示していないが、クライアントＰＣ１０１、画像表示装置１０３の履歴一覧画面を切り替えるボタンである。ボタン５０２が選択されると、プルダウン形式でプリンタの項目と、プロジェクタ、ディスプレイ、ＰＣの項目が表示される。ユーザは所望する履歴一覧画面の項目を選択し、画面を移動することができる。
【００５５】
次に、図１０を用いて、ファイル検索画面について説明する。ファイル検索画面へは、図３のボタン２１０を選択することにより、移動する事ができる。ファイル検索画面では、ストレージ１０６に保存されている、会議システムで管理している会議資料を検索することができる。ファイル検索画面では、ユーザが検索情報を入力し、検索を行うが、入力した検索情報が少ない場合は、ストレージ１０６に保存それている多数の会議資料が該当してしまうことがある。こういった場合に対し、本発明では、前述の図８、図１０で説明した参照・印刷履歴の情報を使用し、検索結果をより絞り込むことで、検索精度を向上する。
【００５６】
本実施例において、ファイル検索では会議情報を検索情報として使用して検索を行う。ファイル検索画面には、入力フォーム６０１、６０２、６０３の３つの入力項目がある。入力フォーム６０１は、会議の開催日を入力する入力フォームである。入力フォーム６０２は会議に参加したユーザ情報を入力する入力フォームである。入力フォーム６０２には、複数の参加者のユーザ情報を入力しても良い。入力フォーム６０３は会議の開催場所の入力フォームである。各入力フォームへは会議の情報を必ず入力しなければならないわけではなく、入力できる項目のみ、入力すればよい。
【００５７】
ボタン６０４を選択すると、入力フォーム６０１、６０２、６０３に入力した会議情報を検索条件として、会議資料の検索が行われる。具体的な検索処理については図２５のフローチャートを用いて後述する。
【００５８】
図１１と図１２は検索結果画面を示している。検索結果画面は、図１０のボタン６０４を選択した際に行われる検索処理を行った結果をリスト７０１のようなリスト形式で表示する。
【００５９】
リスト７０１はファイルＮｏ、ユーザ情報、ファイル名の情報を持っている。また、このユーザ情報は図４に示される会議スケジュール入力画面で、ボタン３０６を選択し、会議資料を登録した際に取得されたユーザ情報を参照している。
【００６０】
チェックボックス４０２はリスト７０１に含まれる会議資料を選択するためのチェックボックスである。チェックボックス７０２で選択された会議資料は、後述するボタン７０３、７０４を選択することによって画像形成装置１０２への印刷指示、クライアントＰＣ１０１または画像表示装置１０３への表示指示、画像投影装置１０４への投影指示ができる。
【００６１】
ボタン７０３はチェックボックス７０２で選択された会議資料を、クライアントＰＣ１０１または画像表示装置１０３への表示指示、画像投影装置１０４への投影指示をするためのボタンである。ボタン７０３が選択されると、チェックボックス７０２で選択された会議資料を参照し、任意の装置の画面へ表示・投影することができる。
【００６２】
ボタン７０４はチェックボックス７０２で選択された会議資料を、画像形成装置１０２への印刷指示をするためのボタンである。ボタン７０４が選択されると、チェックボックス７０２で選択された会議資料を参照し、ユーザの座席付近に設置されている画像形成装置１０２へ印刷することができる。出力先となる画像形成装置１０２は会議システムによって自動的に選択されるが、この処理については後ほど図２４を用いて説明する。
【００６３】
尚、ボタン７０３、７０４が選択された際に、チェックボックス７０２で選択された会議資料のユーザ情報が、図２の入力フォームで入力されたユーザ情報と一致しない場合は、表示・投影・印刷するための認証処理が必要となる。この認証処理については後ほど図２３を用いて説明する。
【００６４】
また、ボタン７０３、７０４が選択され、会議資料を参照・印刷した際は、自動的に参照・印刷した際の日時、ファイル名、出力デバイス、ユーザ情報が取得され、履歴としてストレージ１０６に保存される。
【００６５】
ボタン７０５、７０６、７０７は絞り込み検索のための条件を設定するためのボタンである。ボタン７０５は図１０の入力フォーム６０１に入力された日付の情報を絞り込みの検索条件として設定する。ボタン７０６は図１０の入力フォーム６０２に入力された参加者のユーザ情報を絞り込みの検索条件として設定する。ボタン７０７は図１０の入力フォーム６０３に入力された場所の情報を絞り込みの検索条件として設定する。ボタン７０５、７０６、７０７は図１０において入力フォーム６０１、６０２、６０３にそれぞれ会議情報が入力されている場所に選択可能となる。入力フォーム６０１に会議の開催日の情報が入力されていれば、ボタン７０５は選択可能となる。入力フォーム６０２に参加者のユーザ情報が入力されていればボタン７０６は選択可能となる。入力フォーム６０３に場所の情報が入力されていれば、ボタン７０７は選択可能である。逆に入力フォーム６０１、６０２、６０３にそれぞれ会議情報が入力されていない場合は、そのフォームに対応するボタン７０５、７０６、７０７は選択できない。
【００６６】
また、ボタン７０５、７０６、７０７同時に選択可能であり、絞り込みの検索条件として複数設定することができる。例えば、図１２では、ボタン７０５とボタン７０６を絞り込みの検索条件として設定している。その結果、リスト７０１に表示されていた検索結果が絞り込まれる。
【００６７】
図１３は、会議資料のユーザ情報に登録されているユーザのクライアントＰＣ１０１へ通知される認証画面である。図６と図１１、図１２から参照・印刷指示が選択された場合で、参照・印刷対象として選択された会議資料のユーザ情報が、図２の入力フォーム２０１で入力されたユーザ情報と一致しない場合は参照・印刷のための認証処理が必要となる。図１３はその際に会議資料のユーザ情報に登録されているユーザへ、参照・印刷してよいか、認証を得る必要がある。
【００６８】
図１３に示す認証画面は、印刷指示が出された場合の認証画面を示している。認証画面には、印刷要求がある旨を通知する文章と、印刷要求元のユーザ情報、印刷対象のファイル名が通知される。ボタン８０１を選択すると、印刷要求元のユーザは印刷対象のファイルを印刷することができる。ボタン８０２を選択すると、ユーザは印刷対象のファイルを印刷することができない。
【００６９】
この認証画面で参照・印刷のための認証処理を行うことで、会議資料を知らないユーザが勝手に参照し、情報漏洩しないようにすることができる。
【００７０】
図１４はストレージ１０６に格納される、会議システムが管理しているデバイス管理テーブルの例を示した図である。デバイス管理テーブルの管理対象は、会議システムと接続するクライアントＰＣ１０１、画像形成装置１０２、画像表示装置１０３、画像投影装置１０４である。
【００７１】
デバイス管理テーブルは、デバイスＩＤ、デバイス名、設置場所の項目を持っている。デバイスＩＤは会議システムによって一意に決められる、該デバイスの識別情報である。デバイス名は該デバイスの名称である。設置場所は、該デバイスが設置されている場所の情報である。
【００７２】
本実施例では、ユーザが会議システムから会議資料を参照・印刷する際に、このデバイス管理テーブルを用いる。
【００７３】
図１５はストレージ１０６に格納される、会議システムが管理しているユーザ情報管理テーブルの例を示している。ユーザ情報管理テーブルは、会議システムに登録されているユーザ情報を管理している。
【００７４】
ユーザ情報管理テーブルは、ユーザＩＤ、ユーザ名、座席場所の項目を持っている。ユーザＩＤは会議システムによって一意に決められる、該ユーザの識別情報である。ユーザ名はユーザの名称である。座席場所はユーザのオフィスにおける座席場所の情報である。
【００７５】
本実施例では、このユーザ情報管理テーブルと、図１４で説明した、デバイス管理テーブルを用いて、会議システムから会議資料の参照・印刷処理を行う。この２つの管理テーブルを用いた検索・印刷処理については、後ほど図２３、図２４を用いて説明する。
【００７６】
図１６はストレージ１０６に格納される、会議システムが管理している会議スケジュール管理テーブルの例を示したものである。会議スケジュール管理テーブルは、図４で説明した、会議スケジュール入力画面にて入力され、会議システムに登録されている、会議のスケジュール情報を持っている。
【００７７】
会議スケジュール管理テーブルは、会議ＩＤ、会議名、会議場所、日時、参加者、会議資料の項目を持っている。会議ＩＤは会議システムによって一意に決められる、該会議の識別情報である。会議名は会議の名称である。会議場所は会議が行われる会議室の情報である。日時は会議の開催日時の情報である。参加者は会議に参加する参加者の情報である。会議資料は会議で使用される資料の情報である。
【００７８】
本実施例では、会議システムは、この会議スケジュール管理テーブルを用いて、会議スケジュールを管理する。
【００７９】
図１７はストレージ１０６に格納される、会議システムで管理しているジョブ履歴管理テーブルである。ジョブ履歴管理テーブルは会議システムを介して行った会議資料の参照・印刷処理の情報を履歴として持っている。
【００８０】
ジョブ履歴管理テーブルは、ジョブＩＤ、日時、データ名、出力デバイス、ユーザ名、出力場所の項目を持っている。ジョブＩＤは会議システムによって一意に決められる、該ジョブの識別情報である。日時は該ジョブが実行された日時の情報である。データ名は参照・印刷された会議資料の電子データ名である。出力デバイスは、該ジョブが実行されたデバイスの情報である。ユーザ名は該ジョブを実行したユーザ情報である。出力場所は、該ジョブが出力された場所の情報である。
【００８１】
本実施例では、このジョブ履歴管理テーブルを用いて、絞り込み検索を行う。絞り込み検索処理の詳細は図２６、図２７のフローチャートを用いて、後ほど詳しく説明する。
【００８２】
図１８は図１０のファイル検索画面において、検索情報を入力した際に作成される、検索条件リストの一例である。検索条件リストは会議システムが管理している会議資料から、ユーザの所望する会議資料を検索する際に、検索条件として使用される。
【００８３】
検索条件リストは開催日、開催場所、参加者の項目を持っている。開催日は図１０の入力フォーム６０１に入力された日時の情報である。開催場所は図１０の入力フォーム６０３に入力された場所の情報である。参加者は図１０の入力フォーム６０２に入力された、ユーザの情報である。参加者の項目は複数のユーザ情報を保持しても良い。
【００８４】
本実施例では、図１０において、入力フォーム６０１、６０２、６０３の各項目への入力は必須ではないため、検索条件リストの項目の中には情報を持たない場合もある。図１８では、開催場所の情報は入力されていない例を示している。
【００８５】
図１９は図１０のファイル検索画面のボタン６０４が選択され、会議システムによって会議資料の検索処理を行った際の検索結果を示す検索結果リストを示している。本実施例において、検索処理は図１６に示される会議スケジュール管理テーブルから、図１８に示される検索条件リストの各項目に該当する会議資料を検索する。具体的な検索処理については、図２５のフローチャートを用いて後ほど詳しく説明する。
【００８６】
検索結果リストはデータＩＤ、データ名、日付、場所、参加者、会議名の項目を持っている。データＩＤは会議システムによって一意に決められる該データの識別情報である。データ名は該データの名称である。日付は該データが使用された会議の日付情報である。場所は、該データが使用された場所の情報である。参加者は該データを使用した会議に参加していた参加者の情報である。会議名は該データを使用した会議の名称である。
【００８７】
会議スケジュール管理テーブルから、検索条件に該当する会議資料を検索するため、検索結果には会議資料が使われた会議の情報が含まれる。
【００８８】
本発明では、図１９に示される検索結果リストに対して、より精度の高い検索結果を得るため、ジョブ履歴管理テーブルを用いた絞り込み検索を行う。絞り込み検索は図１１のボタン７０５、７０６、７０７が選択された際に実行される。
【００８９】
絞り込み検索は、まず図１９で説明した、会議スケジュール管理テーブルの情報を用いた検索処理によって作成された検索結果とは別に、ジョブ履歴管理テーブルの情報を用いて検索処理を行い、検索結果を得る。そして、このジョブ履歴管理テーブルから得られた検索結果と、会議スケジュール管理テーブルから得られた検索結果を比較し、どちらの検索結果にも含まれる資料を選択することで絞り込みを行う。
【００９０】
絞り込み検索を行う際は、まずは図１７に示されるジョブ履歴管理テーブルに対して、図１８の検索条件リストの検索条件を用いて検索処理を行う。その際、検索条件リストから検索条件として使用される項目数は、図１１のボタン７０５、７０６、７０７が選択されているかどうかで変化する。ボタン７０５が選択されている場合は、検索条件リストの開催日の項目が検索条件として使用される。ボタン７０６が選択されている場合は、検索条件リストの参加者の項目が検索条件として使用される。ボタン７０７が選択されている場合は、検索条件リストの開催場所の項目が検索条件として使用される。ボタン７０５、７０６、７０７は同時に選択することが可能であるため、検索条件リストの各項目が複数の検索条件として使用されることもある。
【００９１】
例えば図２０は、図１１のボタン７０５が選択され、検索条件リストの開催日の項目が検索条件として使用された場合のジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果を示している。検索条件リストの開催日の項目が検索条件として使用される場合、ジョブ履歴管理テーブルから、開催日の日付より以前に実行されたジョブが選択される。これは、会議資料は、会議開催当日より以前に作成され、参照、印刷されることが多いからである。開催日以降に会議資料を参照、印刷されることは少ないため、開催日が検索条件として選択された場合は、検索結果からは削られる。
【００９２】
また、図２１は、図１１のボタン７０６が選択され、検索条件リストの参加者の項目が検索条件として使用された場合のジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果を示している。検索条件リストの参加者の項目が検索条件として使用される場合、ジョブ履歴管理テーブルからは、ジョブを実行したユーザ情報が参加者と同一であるジョブが選択される。これは、会議資料の参照、印刷するユーザは会議の参加者である場合が多いためである。会議に参加していないユーザが会議資料を参照、編集、印刷することは少ないため、参加者が検索条件として選択された場合は、検索結果からは削られる。
【００９３】
また、図示していないが、図１１のボタン７０７が選択され、検索条件リストの開催場所の項目が検索条件として使用される場合は、ジョブ履歴管理テーブルからは、出力場所が開催場所に近いジョブが選択される。これは、会議資料は会議が行われた会議室付近のデバイスで参照、印刷されることが多いためである。情報漏えいの観点からも、会議室より遠い場所で参照、印刷されることは少ないため、開催場所の項目が検索条件として使用される場合は、検索結果からは削られる。
【００９４】
前述したとおり、ジョブ履歴管理テーブルへの検索処理は複数の検索条件を設定することができる。例えば図２２は図１１のボタン７０５と７０６が同時に選択され、検索条件リストの開催日と参加者の項目が検索条件として使用された場合のジョブ履歴管理テーブルに対する検索結果を示している。この場合は、ジョブ履歴管理テーブルからは、開催日の日付より以前に実行され、かつ、実行したユーザ情報が参加者と同一であるジョブが選択される。複数の検索条件を設定するため、検索結果をより絞り込むことができる。
【００９５】
ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理が終わると、図１９の会議スケジュール管理テーブルからの検索結果の絞り込み検索を行う。具体的には、会議スケジュールの検索結果に含まれる会議資料に対して、図２０、図２１、図２２で説明したジョブ履歴管理テーブルからの検索結果に含まれる会議資料を選択する。
【００９６】
以上説明したように、本発明では会議スケジュール情報からの検索結果と、ジョブ履歴情報からの検索結果を用いて絞り込み検索を行う。この処理により、会議スケジュール情報からの検索結果に多くの会議資料が該当した場合などに、ジョブ履歴の情報を用いることで、ユーザが所望する会議で使用された会議資料の検索精度が向上する。
【００９７】
次に本実施例における図６のボタン４０３、４０４、図１１のボタン７０３、７０４のいずれかのボタンを選択した際に処理される参照・印刷処理について、図２３のフローチャートを用いて説明する。
【００９８】
まず、ユーザが図６のボタン４０３、４０４、図１１のボタン７０３、７０４のいずれかのボタンを選択し、参照・印刷処理が開始されると、Ｓ１００１では、クラウドシステム１０５がユーザからの参照・印刷指示を受信する。
【００９９】
次に、Ｓ１００２において、クラウドシステム１０５が参照・印刷指示を送信しているユーザ情報を受信する。
【０１００】
次に、Ｓ１００３において、クラウドシステム１０５は図１５に示されるユーザ情報管理テーブルを参照する。ここでクラウドシステム１０５は、Ｓ１００２において取得したユーザ情報から、ユーザの座席場所を特定する。
【０１０１】
次にＳ１００４において、クラウドシステム１０５は図６の管理ファイル一覧画面に表示されているような、管理ファイル一覧を参照する。ここでクラウドシステム１０５は、ユーザが要求している会議資料を特定する。また、この会議資料を図４の会議スケジュール入力画面にて、ボタン３０６を選択して会議資料を登録したユーザの情報も取得する。
【０１０２】
次にＳ１００５において、クラウドシステム１０５は参照・印刷要求されている会議資料を登録したユーザの情報と、Ｓ１００２において取得したユーザ情報が一致するか判断する。一致した場合はＳ１００８へ進む。一致しない場合は、Ｓ１００６へ進む。
Ｓ１００６では、クラウドシステム１０５は参照・印刷要求の対象となっている会議資料を登録したユーザに、他のユーザから参照・印刷要求があることを通知する。図１３で示している印刷要求画面はこのステップにおける、印刷要求の場合の通知画面である。
【０１０３】
Ｓ１００７では、クラウドシステム１０５は参照・印刷要求の対象となっている会議資料を登録したユーザから、参照・印刷が承認されたか判定する。参照・印刷要求が承認された場合は、Ｓ１００８へ進む、参照・印刷要求が承認されなかった場合は参照・印刷処理を終了する。
【０１０４】
Ｓ１００８では、クラウドシステム１０５は受信した参照・印刷要求が印刷要求かどうか判断する。印刷要求であった場合は、Ｓ１００９へ進む。印刷要求でない場合は、Ｓ１０１０へ進む。
【０１０５】
Ｓ１００９では、クラウドシステム１０５は印刷処理を行う。印刷処理については、図２４にて後述する。
【０１０６】
Ｓ１０１０では、ユーザから受信した要求は参照要求だったことになるので、クラウドシステム１０５はＳ１００４にて特定した会議資料の電子データをユーザへ送信する。
【０１０７】
Ｓ１０１１では、クラウドシステム１０５は図１７に示すジョブ管理テーブルを更新する。
【０１０８】
以上の処理により、クラウドシステム１０５上の会議システムを介した参照・印刷処理が行われる。
【０１０９】
次に、図２３のＳ１００９に該当する、会議システムを介した印刷処理について図２４のフローチャートを用いて説明する。本実施例における会議システムを介した印刷処理は、会議システムがストレージ１０６上に保持しているユーザ情報管理テーブルの情報を参照し、ユーザの座席場所を特定する。そして、デバイス情報管理テーブルの設置場所の肛門から、ユーザに一番近い位置に設置されている画像形成装置１０２を自動的に検索し、その画像形成装置１０２へ会議資料を送信する。
【０１１０】
印刷処理が開始されると、Ｓ２００１において、クラウドシステム１０５は図１４に示されるデバイス管理テーブルを参照する。ここでクラウドシステム１０５はデバイス管理テーブルに含まれる各デバイスの設置場所の情報を取得する。
【０１１１】
そして、Ｓ２００２において、クラウドシステム１０５は、図２２のＳ１００３において特定した、ユーザの座席場所の情報と、Ｓ２００１にて取得したデバイスの設置場所の情報から、ユーザに一番近い場所に設置されている画像形成装置１０２を特定する。
そして、Ｓ２００３において、クラウドシステム１０５はＳ２００２にて特定したユーザの座席位置に一番近い画像形成装置１０２へ会議資料の印刷ジョブを送信し、本印刷処理を終了する。
【０１１２】
以上の処理により、クラウドシステム１０５上の会議システムによる印刷処理が行われる。
【０１１３】
次に、本実施例における図１０のファイル検索画面から実行されるファイル検索処理について、図２５のフローチャートを用いて説明する。ここで説明するファイル検索処理は、会議スケジュール管理テーブルに対して、ユーザが設定した検索条件に当てはまる会議を検索し、その会議で使用した会議資料を抜き出している。なお、図２５のフローチャートにおいて、Ｍは会議ＩＤへのインデックスである。
【０１１４】
ファイル検索処理が開始されると、Ｓ３００１において、クラウドシステム１０５は図１０ファイル検索画面に含まれる入力フォーム６０１、６０２、６０３に入力された検索情報から、図１８に示す検索条件リストを作成する。
【０１１５】
Ｓ３００２では、クラウドシステム１０５は図１６に示される会議スケジュール管理テーブルを参照する。
【０１１６】
次に、Ｓ３００３にて、クラウドシステム１０５は会議ＩＤへのインデックスであるＭに１を代入し、初期化する。
【０１１７】
次に、Ｓ３００４にて、クラウドシステム１０５はＳ３００１にて作成した検索条件リストに開催日の項目が設定されているか判断する。検索条件リストに開催日の項目が設定されている場合は、Ｓ３００５へ進む。検索条件リストに開催日の項目が設定されていない場合は、Ｓ３００７へ進む。
【０１１８】
Ｓ３００５では、クラウドシステム１０５は会議スケジュール管理テーブルの会議ＩＤがＭの会議の日付が、検索条件リストの開催日の日付より後日かどうか判断する。後日である場合は、Ｓ３００７へ進む。会議ＩＤがＭの会議の日付が、検索条件リストの開催日の日付よりも後日ではない場合は、Ｓ３００６へ進む。
【０１１９】
Ｓ３００６では、クラウドシステム１０５は検索結果リストを作成し、会議ＩＤがＭの会議で使用される会議資料を検索結果リストへ追加する。
【０１２０】
Ｓ３００７では、クラウドシステム１０５は検索条件リストに開催場所の項目が設定されているか判断する。検索条件リストに開催場所の項目が設定されている場合は、Ｓ３００８へ進む、検索条件リストに開催場所の項目が設定されていない場合は、Ｓ３０１０へ進む。
【０１２１】
次に、Ｓ３００８にて、クラウドシステム１０５は、会議ＩＤがＭの会議の開催場所が検索条件リストの開催場所と一致するか判断する。会議ＩＤがＭの会議の開催場所が検索条件リストの開催場所と一致する場合は、Ｓ３００９へ進む。会議ＩＤがＭの会議の開催場所が検索条件リストの開催場所と一致しない場合は、Ｓ３０１０へ進む。
【０１２２】
Ｓ３００９では、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、会議ＩＤがＭの会議で使用される会議資料が検索結果リストにない場合は、その会議資料を検索結果リストへ追記し、更新する。すでにＳ３００６にて追加されている会議資料である場合は、検索結果リストへは追加しない。
【０１２３】
Ｓ３０１０では、クラウドシステム１０５は検索条件リストに参加者の項目が設定されているか判定する。検索条件リストに参加者の項目が設定されている場合は、Ｓ３０１１へ進む。検索条件リストに参加者の項目が設定されていない場合は、Ｓ３０１３へ進む。
【０１２４】
Ｓ３０１１では、クラウドシステム１０５は会議ＩＤがＭの会議の参加者に、検索条件リストの参加者が含まれているか判断する。会議ＩＤがＭの会議の参加者に、検索条件リストの参加者が含まれている場合は、Ｓ３０１２へ進む。会議ＩＤがＭの会議の参加者に、検索条件リストの参加者が含まれていない場合は、Ｓ３０１３へ進む。
【０１２５】
Ｓ３０１２では、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、会議ＩＤがＭの会議で使用される会議資料が検索結果リストにない場合は、その会議資料を検索結果リストへ追加、更新する。すでにＳ３００６、Ｓ３００９にて追加されている会議資料である場合は、検索結果リストへは追加しない。
【０１２６】
Ｓ３０１３では、クラウドシステム１０５は会議ＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１２７】
次にＳ３０１４において、クラウドシステム１０５は会議ＩＤがＭの会議が会議スケジュール管理テーブルに存在するか判断する。会議ＩＤがＭの会議が会議スケジュール管理テーブルに存在する場合は、Ｓ３００４へ戻り、処理を繰り返す。会議ＩＤがＭの会議が会議スケジュール管理テーブルに存在しない場合は、Ｓ３０１５へ進む。
【０１２８】
Ｓ３０１５では、クラウドシステム１０５は、図１１に示す検索結果画面を表示し、Ｓ３００６、Ｓ３００９、Ｓ３０１２にて追加、更新した検索結果をユーザへ通知し、処理を終了する。
【０１２９】
以上の処理により、会議スケジュール管理テーブルを対象とした、会議資料の検索処理が実行される。
【０１３０】
次に、図１１のボタン７０５、７０６、７０７が選択された際に実行される絞り込み検索処理について、図２６、図２７のフローチャートを用いて説明する。
【０１３１】
絞り込み検索処理は、まずジョブ履歴管理テーブルに対して、検索条件リストの項目に設定されている情報を用いて検索処理を行う。その後、ジョブ履歴管理テーブルから得られた検索結果と、会議スケジュール管理テーブルから得られた検索結果を比較し、どちらの検索結果にも含まれる資料を選択する絞り込み処理を行う。
【０１３２】
図２６は、絞り込み検索処理における、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のフローチャートを示している。
【０１３３】
図２７は、絞り込み検索処理における、ジョブ履歴管理テーブルから得られた検索結果と、会議スケジュール管理テーブルから得られた検索結果とを比較し、どちらの検索結果にも含まれる資料を選択する絞り込み処理のフローチャートを示している。
【０１３４】
なお、図２６、図２７のフローチャートにおいて、ＭはそれぞれジョブＩＤ、データＩＤへのインデックスである。それぞれ、詳細に説明していく。
【０１３５】
図２６において、絞り込み検索処理が開始されると、Ｓ４００１において、クラウドシステム１０５はＳ３００１にて作成された検索条件リストを参照する。
【０１３６】
次にＳ４００２において、クラウドシステム１０５は図１７に示されるジョブ履歴管理テーブルを参照する。
【０１３７】
次にＳ４００３において、クラウドシステム１０５は検索結果リストを初期化し、Ｓ４００２において参照したジョブ管理テーブルに含まれる履歴情報を全て検索結果リストへコピーする。
【０１３８】
次にＳ４００４では、クラウドシステム１０５は、図１１のボタン７０６が選択されたか判断する。図１１のボタン７０６は絞り込み条件に参加者の情報を使用するためのボタンであるため、ここでは、絞り込み条件に参加者の情報を使用するのか判断している。ボタン７０６が選択されている場合は、Ｓ４０１０へ進む。ボタン７０６が選択されていない場合は、Ｓ４００５へ進む。
【０１３９】
次にＳ４００５において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を代入し、初期化する。
【０１４０】
次にＳ４００６において、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭであるジョブのユーザ情報が、検索条件リストに設定されているユーザ情報に含まれているか判断する。ジョブＩＤがＭであるジョブのユーザ情報が、検索条件リストに設定されているユーザ情報に含まれている場合は、Ｓ４００８へ進む。ジョブＩＤがＭであるジョブのユーザ情報が、検索条件リストに設定されているユーザ情報に含まれていない場合は、Ｓ４００７へ進む。
【０１４１】
Ｓ４００７では、クラウドシステム１０５検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭのジョブで使用された会議資料の情報を削除する。ここでは、Ｓ４００３において作成された検索結果リストに対して、参加者の条件を加えて判定した結果、対象外となった会議資料を検索結果リストから削除している。
【０１４２】
Ｓ４００８では、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１４３】
次にＳ４００９において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在するか判断する。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在する場合は、Ｓ４００６へ戻り、処理を繰り返す。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在しない場合は、Ｓ４０１５へ進む。
【０１４４】
Ｓ４０１０では、クラウドシステム１０５は図１１のボタン７０５が選択されたか判断する。図１１のボタン７０５は絞り込み条件に日付の情報を使用するためのボタンであるため、ここでは、絞り込み条件に日付の情報を使用するのか判断している。ボタン７０５が選択されている場合は、Ｓ４０１１へ進む。ボタン７０５が選択されていない場合は、Ｓ４０１６へ進む。
【０１４５】
次に、Ｓ４０１１において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を代入し、初期化する。
【０１４６】
次にＳ４０１２において、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭであるジョブの日付が、検索条件リストに設定されている日付よりも前の日付か判断する。検索結果リストのジョブＩＤがＭであるジョブの日付が、検索条件リストに設定されている日付よりも前の日付である場合は、Ｓ４０１４へ進む。検索結果リストのジョブＩＤがＭであるジョブの日付が、検索条件リストに設定されている日付よりも前の日付でない場合は、Ｓ４０１３へ進む。
【０１４７】
Ｓ４０１３では、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭのジョブで使用された会議資料の情報を削除する。ここでは、Ｓ４００３において作成された検索結果リストに対して、日付の条件を加えて判定した結果、対象外となった会議資料を検索結果リストから削除している。
【０１４８】
Ｓ４０１４では、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１４９】
次にＳ４０１５において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在するか判断する。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在する場合は、Ｓ４０１２へ戻り、処理を繰り返す。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在しない場合は、Ｓ４０１６へ進む。
【０１５０】
Ｓ４０１６では、クラウドシステム１０５は図１１のボタン７０７が選択されたか判断する。図１１のボタン７０７は絞り込み条件に場所の情報を使用するためのボタンであるため、ここでは、絞り込み条件に場所の情報を使用するのか判断している。ボタン７０７が選択されている場合は、Ｓ４０１７へ進む。ボタン７０５が選択されていない場合は処理を終了する。
【０１５１】
次に、Ｓ４０１７において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を代入し、初期化する。
【０１５２】
次にＳ４０１８において、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭであるジョブの出力場所が、検索条件リストに設定されている開催場所の付近か判断する。検索結果リストのジョブＩＤがＭであるジョブの出力場所が、検索条件リストに設定されている開催場所の付近である場合は、Ｓ４０２０へ進む。検索結果リストのジョブＩＤがＭであるジョブの出力場所が、検索条件リストに設定されている開催場所の付近でない場合は、Ｓ４０１９へ進む。
【０１５３】
Ｓ４０１９では、クラウドシステム１０５は検索結果リストを参照し、ジョブＩＤがＭのジョブで使用された会議資料の情報を削除する。ここでは、Ｓ４００３において作成・編集された検索結果リストに対して、場所の条件を加えて判定した結果、対象外となった会議資料を検索結果リストから削除している。
【０１５４】
Ｓ４０２０では、クラウドシステム１０５はジョブＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１５５】
次にＳ４０２１において、クラウドシステム１０５はジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在するか判断する。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在する場合は、Ｓ４０１８へ戻り、処理を繰り返す。ジョブＩＤがＭのジョブが検索結果リストに存在しない場合は処理を終了する。
【０１５６】
以上の処理により、ジョブ履歴管理テーブルに対する、検索条件リストを用いた検索処理を行うことができる。
【０１５７】
図２７において、絞り込み処理が開始されると、Ｓ５００１において、クラウドシステム１０５は、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理と、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理によって作成された２つの検索結果リストを参照する。
【０１５８】
次にＳ５００２において、クラウドシステム１０５はデータＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１５９】
次にＳ５００３において、クラウドシステム１０５はデータＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のそれぞれによって作成された検索結果リストの両方に含まれているか判断する。データＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理によって作成された検索結果リストの両方に含まれている場合は、Ｓ５００４へ進む。データＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理によって作成された検索結果リストの両方に含まれていない場合は、Ｓ５００５へ進む。
【０１６０】
Ｓ５００４では、クラウドシステム１０５は絞り込みリストを作成し、データＩＤがＭの会議資料の情報を追加する。
【０１６１】
次にＳ５００５では、クラウドシステム１０５はデータＩＤへのインデックスであるＭに１を加算し、インデックスを進める。
【０１６２】
Ｓ５００６では、クラウドシステム１０５はデータＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のそれぞれによって作成された検索結果リストの両方に存在するか判断する。データＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のそれぞれによって作成された検索結果リストの両方に存在する場合は、Ｓ５００３に戻り、処理を繰り返す。データＩＤがＭである会議資料が、会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理、ジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理のそれぞれによって作成された検索結果リストの両方に存在しない場合は処理を終了する。
【０１６３】
以上の処理により、図２５の会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理によって作成された検索結果リストと、図２６のジョブ履歴管理テーブルに対する検索処理によって作成された検索結果リストとを使用した絞り込み処理が実現される。
【０１６４】
本実施例では、検索条件の設定は、図１０のファイル検索画面で説明したように、ユーザによって入力されるものとした。しかし、その他の実施例として、会議時に撮影した画像をクラウドシステム１０５へ送信することで検索条件を設定する実施例も考えられる。
【０１６５】
図２８は会議時に撮影した画像をクラウドシステム１０５へ送信して検索条件を設定する際のファイル検索画面である。ボタン９０１を選択すると、ユーザは会議時に撮影した画像を指定することができる。会議時に撮影した画像は、会議の様子を撮影した画像、ホワイトボード画像など会議の内容を撮影した画像、会議の参加者の集合写真などが考えられる。画像を撮影するデバイスによっては、撮影時の場所、時間、参加者の情報も付加した状態で画像が保存されることもあるため、この付加情報も画像に含めることができる。ユーザによってボタン９０２が選択されると、会議画像をクラウドシステム１０５へ送信することができる。
【０１６６】
図２９はボタン９０２が選択された際に表示される会議画像情報画面である。送信された会議画像を解析し、撮影日時、撮影場所、画像タイトルを表示している。また、画像を受信した時点で、画像を送信したユーザ情報も取得している。ボタン９０３が選択されると、撮影日時は会議の開催日に、撮影場所は会議の開催場所に、送信したユーザ情報は参加者の情報としてそれぞれ検索条件に設定され、この検索条件から、ファイル検索処理が行われる。ボタン９０４が選択されると、図２８のファイル検索画像へ戻る。
【０１６７】
図３０は図２８のファイル検索画面で会議時に撮影した画像を指定し、ボタン９０２によって会議画像が送信された際のファイル検索処理のフローチャートを示している。
【０１６８】
ユーザが図２８のファイル検索画面で、ボタン９０２を選択し、会議画像が送信されると、Ｓ６００１において、クラウドシステム１０５は、会議画像を受信する。
【０１６９】
次に、Ｓ６００２において、クラウドシステム１０５は会議画像に付加されている情報を解析する。この実施例では、撮影日時、撮影場所、送信したユーザ情報を取得している。
【０１７０】
次に、Ｓ６００３において、クラウドシステム１０５は、Ｓ６００２にて解析した会議画像の付加情報を、図２９に示すように画面に表示する。
【０１７１】
Ｓ６００４において、クラウドシステム１０５は、ユーザによって図２９のボタン９０３、９０４が選択されることによる、検索指示があったか判断する。ボタン９０３が選択され、検索指示があった場合は、Ｓ６００５へ進む。ボタン９０４が選択され、検索指示がなかった場合は処理を終了する。
【０１７２】
Ｓ６００５において、クラウドシステム１０５は、Ｓ６００２において取得した付加情報を検索条件として設定し、図２５にて説明した会議スケジュール管理テーブルに対する検索処理を実行する。なお、ここで設定した検索条件は図２６、図２７で説明した絞り込み検索処理にも使用することができる。
【０１７３】
以上の処理で、会議画像の情報を使用した会議資料検索が可能となる。
【符号の説明】
【０１７４】
１０１  クライアントＰＣ、１０２  画像形成装置、１０３  画像表示装置、
１０４  画像投影装置、１０５  クラウドシステム、１０６  ストレージ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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【図２６】
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【図２７】
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【図２８】
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【図２９】
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【図３０】
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