(57)【要約】【課題】  特定のＩＤを有するメールを複数回受信したプロジェクト管理装置が、複数回受信したメールに関連するタスクを自動的に要確認タスクとして表示することを可能とする。【解決手段】  本発明は、識別情報を有するメールを受信し、受信したメールのメール情報を記憶する記憶手段と、受信したメールのメール情報からプロジェクトのタスク管理を行うプロジェクト管理装置であって、受信した第１のメールの有する識別情報と同じ識別情報を有するメールが記憶手段に含まれるかを判断し、同じ識別情報を有するメールが記憶手段に含まれる場合に、受信した第１のメールのメール情報と、第１のメールと同じ識別情報を有する第２のメールのメール情報とを表示することを特徴とする。【選択図】図１
2015153010.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
識別情報を有するメールを受信する受信手段と、
前記受信手段により受信したメールのメール情報を記憶する記憶手段と、
前記受信したメールのメール情報からプロジェクトのタスク管理を行うプロジェクト管理装置であって、
前記受信手段で受信した第１のメールの有する識別情報と同じ識別情報を有するメールが前記記憶手段に含まれるかを判断する判断手段と、
前記判断手段により前記記憶手段に記憶されたメールの有する識別情報が前記受信手段で受信したメールの有する識別情報と同じであると判断される場合に、前記受信手段で受信した第１のメールのメール情報と、前記第１のメールと同じ識別情報を有する第２のメールのメール情報とを表示する表示手段とを有することを特徴とするプロジェクト管理装置。
【請求項２】
前記判断手段により判断された前記第１のメールと前記第２のメールとを、前記受信手段により受信した他のメールとは別のフォルダで管理するメール管理手段とを有することを特徴とする請求項１に記載のプロジェクト管理装置。
【請求項３】
前記プロジェクト管理装置は、
外部からの入力を受け付ける入力制御手段を有し、
前記表示手段は、前記入力制御手段により受け付けた入力により、前記第１のメールのメール情報と前記第２のメールのメール情報とを表示することを特徴とする請求項１又は２に記載のプロジェクト管理装置。
【請求項４】
識別情報を有するメールを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより受信したメールのメール情報を記憶手段に登録する登録ステップと、
前記受信したメールのメール情報からプロジェクトのタスク管理を行うプロジェクト管理方法であって、
前記受信ステップで受信した第１のメールの有する識別情報と同じ識別情報を有するメールが前記記憶手段に含まれるかを判断する判断ステップと、
前記判断ステップにより前記記憶手段に記憶されたメールの有する識別情報が前記受信ステップで受信したメールの有する識別情報と同じであると判断される場合に、前記受信ステップで受信した第１のメールのメール情報と、前記第１のメールと同じ識別情報を有する第２のメールのメール情報とを表示する表示ステップとを有することを特徴とするプロジェクト管理装置。
【請求項５】
請求項４に記載された情報処理方法を実行するためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プロジェクトマネジメントで利用されるＷＢＳ（Ｗｏｒｋ  Ｂｒｅａｋｄｏｗｎ  Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）の運用に使用される技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
プロジェクトマネジメントで計画を立てる際に用いられるＷＢＳ（Ｗｏｒｋ  Ｂｒｅａｋｄｏｗｎ  Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）は、プロジェクト全体を各工程の各担当者の作業レベルまで展開してツリー構造でまとめられ、その後プロジェクトの進捗を管理するために各自からの進捗状況の入力を受け付ける。
【０００３】
このプロジェクトマネジメントのツールとして、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔなどがあるが、安価なバージョンのＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔ  Ｓｔａｎｄｅｒｄでは、スタンドアロン環境でしか使用できないため、プロジェクトのように複数の担当者が作業を行う場合、１台のＰＣに進捗状況を入力しなければ運用できない。また、仮に高価なバージョンのＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔ  Ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ以上の製品を導入しても、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔアプリケーションの使用方法を各担当者が学ばなければならず、運用が煩わしい。
【０００４】
このＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔのアプリケーションのように、アプリケーションは安価なバージョンではスタンドアロンでしか利用できない場合が多く、中小企業などでは安価なバージョンのＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔ  Ｓｔａｎｄｅｒｄなどを利用してプロジェクトマネジメントを行っていることがある。
【０００５】
その場合、たとえば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔ  Ｓｔａｎｄａｒｄを運用しているＰＣを管理する管理者（プロジェクトリーダ）は、各担当者からの進捗報告のメールを受信後、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｐｒｏｊｅｃｔへ進捗状況を入力して、全体の進捗管理を行っている。
【０００６】
プロジェクトリーダが受信する進捗報告のメールの数は、ＷＢＳが細かければ細かいほど多くなり、そのたびにプロジェクトリーダはそれまでの作業を止めて進捗状況を入力する作業をしなければならなかった。
【０００７】
この進捗状況を入力する処理を自動化する技術が、特許文献１に記載されている。すなわち、特許文献１には、管理者へ送信するメールの件名に特定文字列を入力されたメールを受信すると、本文中にある特定のＩＤを基にメール情報を解析して、解析したメール情報から文書データを作成し、ケース記録情報に取り込み管理装置が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００６−９２２４９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、特許文献１では、同じ特定のＩＤが複数来た場合の処理が考慮されていない。たとえば、担当者が誤って進捗終了のメールを送った後で、訂正するメールを再送したとしても、一旦進捗が終了したと入力したタスクを自動的に復活させて進捗状況などを再設定することはできない。
【００１０】
本発明の目的は、特定のＩＤを有するメールを複数回受信したプロジェクト管理装置が、複数回受信したメールに関連するタスクを自動的に要確認タスクとして表示することができるプロジェクト管理装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、識別情報を有するメールを受信する受信手段と、前記受信手段により受信したメールのメール情報を記憶する記憶手段と、前記受信したメールのメール情報からプロジェクトのタスク管理を行うプロジェクト管理装置であって、前記受信手段で受信した第１のメールの有する識別情報と同じ識別情報を有するメールが前記記憶手段に含まれるかを判断する判断手段と、前記判断手段により前記記憶手段に記憶されたメールの有する識別情報が前記受信手段で受信したメールの有する識別情報と同じであると判断される場合に、前記受信手段で受信した第１のメールのメール情報と、前記第１のメールと同じ識別情報を有する第２のメールのメール情報とを表示する表示手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は、特定のＩＤを有するメールを複数回受信した情報処理装置が、複数回受信したメールに関連するタスクを自動的に要確認タスクとして表示することができる効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明に係る位置情報検知システムのシステム構成を示すブロック図である。
【図２】本発明に係るプロジェクト管理装置１００のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明に係るプロジェクト管理装置１００の外部メモリ２１１が記憶しているＷＢＳ進捗データの一例である。
【図４】本発明に係るプロジェクト管理装置１００のディスプレイ２１０に表示される画面イメージの一例である。
【図５】本発明に係る進捗報告メールに入力されたデータの一例である。
【図６】本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるメール受信後のメール振り分け処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるメール受信後のメール振り分け処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるメールから該当タスクを選択する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるタスクの選択から該当のメールを表示する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明に係るＷＢＳ進捗メールの更新ログデータの一例である。
【図１１】本発明に係るプロジェクト管理装置１００に表示されるメールクライアントソフトの表示画面イメージを示した模式図である。
【図１２】本発明に係るプロジェクト管理装置１００に表示されるメールクライアントソフトのメール本文及びヘッダー部分を表示した画面イメージの模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
＜第１の実施形態＞
【００１５】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態の一例を説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態におけるプロジェクト管理システムに適用可能なシステムの構成図である。
【００１７】
図１の１００はプロジェクト管理装置であり、プロジェクトリーダなどがこの装置を使用してプロジェクトを管理する。１１０ａ，ｂはクライアント端末であり、プロジェクトタスクの実行者がこれらのクライアント端末を利用して、タスクの開始時終了時に、プロジェクト管理装置１００宛、もしくはプロジェクトリーダ宛にメールを送信する。
【００１８】
クライアント１１０により送信されたメールは、ネットワーク１３０を介してメールサーバ１２０に送信され、メールサーバ１２０は、プロジェクト管理装置１００からの要求により、プロジェクト管理装置１００宛もしくはプロジェクトリーダ宛のメールをプロジェクト管理装置１００へ送信する。
【００１９】
なお、プロジェクト管理装置１００へのメールでの通知は必ずしもメールである必要はなく、たとえばクライアント端末１１０とプロジェクト管理装置１００との間で直接情報を通信するメッセンジャの機能を有するシステムを利用しても良い。
【００２０】
以上が、本発明のプロジェクト管理システムのシステム構成の一例の説明である。
【００２１】
次に、図２を参照して、図１のプロジェクト管理装置１００、クライアント装置１１０、メールサーバ１２０に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。
【００２２】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、プロジェクト管理装置１００、クライアント装置１１０、メールサーバ１２０が実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２３】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで後述する各種動作を実現するものである。
【００２４】
また、２０５は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置２０９からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ装置２１０等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
【００２５】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２６】
２０８は通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したネットワーク１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２７】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２８】
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。また、さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２９】
次に、図３を参照して、本発明により生成されるＷＢＳ進捗データを説明する。
【００３０】
図３の３００のテーブルは、本発明におけるＷＢＳ進捗データの一例を示すデータであり、このテーブルのようなデータがプロジェクト管理装置１００の外部メモリ２１１などに記憶している。
【００３１】
保存されているＷＢＳ進捗データ３００は、次に述べる項目から構成されている。
【００３２】
ＷＢＳ−ＩＤ３０１は、それぞれのタスクにユニークに割り振られた番号であり、各タスク担当者から送られてくるメールに記載しているＷＢＳ−ＩＤと同じ番号となる。各タスク担当者からのメールの例は後述する。
【００３３】
担当システム３０２は、各タスク担当者が作業する担当のシステムを示し、タスク名３０３は、プロジェクト開発におけるタスク（作業）の名前である。
【００３４】
期間３０４は、対応するタスク名３０３のタスクを完了するのに必要な作業時間であり、予定開始日３０５は、対応するタスク名３０３のタスクを開始する予定の日時、予定終了日３０６は、該タスクを終了する予定の日時である。
【００３５】
実績開始日３０７は、実際に担当システム３０２のタスク名３０３のタスクを開始した日時であり、実績終了日とは、該タスクを終了させた日時である。実績開始日と実績終了日は各タスク担当者から送られてくるメールに記載されている日時をプロジェクト管理装置１００が読み込み、自動で入力する。
【００３６】
先行タスク欄３０９は、該当タスクの前に処理されるべきタスクを示す。たとえば、ＷＢＳ−ＩＤ３０１が「１０」のタスクは、担当システム３０２が「会計」であり、タスク名３０３は「アプリケーション利用権限」であるが、このタスクの先行タスクは、ＷＢＳ−ＩＤが「２」の担当システム３０２が「会計」、タスク名３０３が「メニューセットアップ」のタスクである。そのため、ＷＢＳ−ＩＤが「１０」のタスクが開始された時刻をＷＢＳ−ＩＤが「２」のタスクが終了した時間とすることができる。逆に、ＷＢＳ−ＩＤが「２」のタスクが終了しないとＷＢＳ−ＩＤが「１０」のタスクは開始できないこともできる。
【００３７】
なお、ＷＢＳ進捗データ３００の実績開始日３０７と実績終了日３０８以外の項目は、プロジェクトリーダやプロジェクト管理者により予め入力されており、本発明で受信するメールの内容から自動的に入力される項目は、実績開始日と実績終了日である。
【００３８】
図３のデータをプロジェクト管理ソフトウェアで表示した例が図４である。
【００３９】
図４は、プロジェクト管理装置１００のディスプレイ２１０に表示されたプロジェクト管理ソフトウェアの画面イメージである。
【００４０】
次に、図５を参照して、プロジェクト管理装置１００が受信する進捗報告メールを説明する。
【００４１】
図５は、本発明に係る進捗報告メールに入力されたデータの一例である。
【００４２】
５００は、進捗報告メールの一例であり、各タスク担当者は、タスクを開始した時、又は終了した時に、このフォーマットのメールを送信する。５０１には、［ＷＢＳ−ＩＤ］が記載されており、このメールの例ではＷＢＳ−ＩＤが「２」のタスクに関する結果が記載されている。
【００４３】
５０２には、［タスク名］が記載されており、各タスク担当者のタスク名３０３が記載されている。５０３の［開始日時］は、このタスクの開始日時であり、５０４の［終了日時］は、このタスクの終了日時を示している。
【００４４】
このメールに記載している項目はこのフォーマットどおりに記載されていなくても良く、たとえば、５０１の［ＷＢＳ−ＩＤ］が入力されていれば、５０２の［タスク名］は必須ではなく、また５０３の［開始日時］は、先行タスクの［終了日時］を自動的に［開始日時］としても良い。
【００４５】
次に、図６と図７のフローチャートを参照して、プロジェクト管理装置１００が進捗報告メールを受信した後でなされる処理の手順について説明する。
【００４６】
図６と図７は、本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるメール受信後のメール振り分け処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したプロジェクト管理装置１００のＣＰＵ（図２の２０１）の制御の下、処理が実行される。なお、Ｓ６０１〜Ｓ６２７は各処理ステップを示す。
【００４７】
図６のフローチャートは、プロジェクト管理装置１００が進捗報告メールを受信すると開始される。
【００４８】
まず、ステップＳ６０１において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、プロジェクト管理装置もしくはプロジェクトリーダに送られてきたメールを受信する。
【００４９】
プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、メールを受信すると、次のステップＳ６０２において、受信したメールがプロジェクト管理に関するメールかどうかによってメールを振り分ける。その振り分けは、たとえば、メールの件名に「ＷＢＳ進捗」という単語が含まれているかどうかで判断する。本実施例では、メールの件名に「ＷＢＳ進捗」という言葉が入っていれば、プロジェクト管理に関するメールと判断することとする。
【００５０】
ステップＳ６０２でプロジェクト管理に関するメールと判断された場合は、ＷＢＳ未読フォルダ（ＷＢＳ用の未処理メールを記憶するフォルダ）にメールを転送し、プロジェクト管理に関するメールでないと判断された場合は、通常のメールフォルダに記憶する。
【００５１】
次に、ステップＳ６０３において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受信したメールがステップＳ６０２でＷＢＳ未読フォルダに振り分けられたかどうかを判断する。ステップＳ６０２でＷＢＳ未読フォルダに振り分けられた場合は、ステップＳ６０４へと処理を移行し、一方、ステップＳ６０２でＷＢＳ未読フォルダに振り分けられなかった場合は、この発明の一連の処理を終える。
【００５２】
次に、ステップＳ６０４において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ未読フォルダに振り分けられたメールの内容を解析する。メールの内容解析は、たとえば、図５のフォーマットのように、［ＷＢＳ−ＩＤ］５０１が入力されているか、［終了日時］５０４が入力されているかなどである。
【００５３】
次に、ステップＳ６０５において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０４でＷＢＳ未読フォルダに振り分けられたメールに必要な記載項目がある場合とない場合とで、以後の処理を分ける。ＷＢＳ未読フォルダに振り分けられたメールに［ＷＢＳ−ＩＤ］や［終了日時］などの必要情報が入力されている場合は、ステップＳ６０６へと処理を移行し、［ＷＢＳ−ＩＤ］や［終了日時］などの必要情報が入力されていない場合は、図７のステップＳ６２６へと処理を移行する。
【００５４】
ステップＳ６０６へと処理を移行すると、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、外部メモリ２１１に記憶しているＷＢＳ進捗データ（ＷＢＳ進捗ファイル）３００をオープンし、ＷＢＳ進捗データを読み込む。
【００５５】
次に、ステップＳ６０７において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０６で読み込んだＷＢＳ進捗データから、ステップＳ６０４で解析したＷＢＳ−ＩＤの番号を検索する処理を行う。以降の処理は、図７を参照して説明する。
【００５６】
次に、図７のステップＳ６０９において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤの番号、すなわちメール本文中のＷＢＳ−ＩＤの値がＷＢＳ進捗データに存在するかにより処理を分ける。ＷＢＳ進捗データにステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤの番号のデータが存在する場合は、ステップＳ６１０へと処理を移行し、ＷＢＳ進捗データにステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤの番号のデータが存在しない場合は、ステップＳ６２６へと処理を移行する。
【００５７】
ステップＳ６１０へと処理を移行すると、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤの番号のメールを既に受信していないかを確認する準備として、メールデータのログ情報を登録する処理を行う。メールデータのログ情報の例を図１０を参照して説明する。
【００５８】
図１０は、本発明に係るメールデータのログ情報およびＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）の一例であり、外部メモリ２１１に記憶しているデータの例である。
【００５９】
図１０の１０００は、受信メールのメールデータのログ情報であり、１００１には、各メールにユニークに割り振られたメッセージＩＤが記憶されている。
【００６０】
１００２は各メールの受信日時であり、１００３はメールの差出人である。１００４は、ＷＢＳ−ＩＤ欄であり、図５のメール本文中に記載されているようなメールを受信した際に、「ＷＢＳ−ＩＤ」欄５０１の値を１００４欄に登録する。また、同様にタスク名１００５欄は図５のメール本文中の「タスク名」欄５０２の値を登録する。同様に開始日時欄１００６、終了日時欄１００７も図５のメール本文中に記載されているような「開始日時」欄５０３と［終了日時］欄５０４の値をそれぞれ登録する。
【００６１】
これらのメールデータから、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０を作成する。詳細はステップＳ６１３、Ｓ６２１，Ｓ６２２，Ｓ６２６で後述する。
【００６２】
ステップＳ６１０では、メールデータのログ情報を登録する処理を行うとともに、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤの番号のメールを既に受信していないかの検索を行う。この検索処理は、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤと同じ値を有するＷＢＳ−ＩＤが、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０のＷＢＳ−ＩＤ欄１０１１にあるかどうかで判断する。
【００６３】
次に、ステップＳ６１１において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、同じＷＢＳ−ＩＤのメールを一度受信しているかどうかにより、次の処理を分ける。具体的には、ステップＳ６１０で検索した結果、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）のＷＢＳ−ＩＤ欄１０１１に、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤ、すなわちメール本文のＷＢＳ−ＩＤ欄５０１に記載されているＷＢＳ−ＩＤと同じ値があるかどうかによって、処理を分ける。
【００６４】
ステップＳ６１１において、同じＷＢＳ−ＩＤのメールを受信していない場合、すなわち新規のＷＢＳ−ＩＤであった場合はステップＳ６１２へと処理を移行し、同じＷＢＳ−ＩＤのメールを既に受信している場合、すなわち既にＷＢＳ進捗データの入力が済んでいるＷＢＳ−ＩＤの場合、ステップＳ６２１へと処理を移行する。
【００６５】
ステップＳ６１２へと処理が移行すると、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データ３００のデータを更新する。例えば、図５のようなメール本文のデータを受信した場合、図３のＷＢＳ−ＩＤ欄３０１が「２」の行の実績開始日欄３０７と実績終了日欄３０８に、図５の開始日時欄５０３の値と終了日時欄５０４の値とをそれぞれ入力する。入力された結果の図が、図３で示されている。同様にＷＢＳ−ＩＤ欄３０１が「３」、「４」、「１０」のタスクに関しても、それぞれの開始日時や終了日時が入力されている。
【００６６】
上記のように、各担当システムの進捗状況をメールが受信された段階で実績終了日欄３０８に入力されるので、プロジェクトリーダは、進捗メールを受信するたびに、それまでの作業を中断してＷＢＳ進捗データに入力する手間が省けるという効果を有する。
【００６７】
次に、ステップＳ６１３において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受信したメールの結果をＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に反映させる。具体的な記載例を、図１０の１０１０を参照して説明する。
【００６８】
図１０のＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０には、たとえば図５のメール本文のようなメールを受信した際、ＷＢＳ−ＩＤ１０１１が「２」の１０１４の行の値が入力され、ＳＴＡＴＵＳ欄１０１３が「更新済」との値が入力されている。このＳＴＡＴＵＳ欄１０１３が「更新済」となっているＭｅｓｓａｇｅＩＤのメールは、ＷＢＳ進捗データに反映済みであることを意味している。
【００６９】
次に、ステップＳ６１４において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データの画面表示結果の該当タスクの欄のフォントをたとえば赤字に変えて表示し、プロジェクトリーダに、メールから自動的ＷＢＳ進捗データが入力されたことを明示する。
【００７０】
次に、ステップＳ６１５において、ＷＢＳ未読フォルダに格納されていた当該メールを、ＷＢＳ更新済フォルダに移動し、次のステップＳ６１６へと処理を移行するする。このステップＳ６１５の処理により、ＷＢＳ更新済フォルダに移動されたメールは、プロジェクトリーダが再度確認する重要性が低いメールとなり、後述するＷＢＳ未処理フォルダのメールやＷＢＳ再確認フォルダのメールのように優先的に確認する必要があるフォルダとを識別可能とする効果を有する。
【００７１】
一方、ステップＳ６１１において、同じＷＢＳ−ＩＤのメールを既に受信していると判断された場合、ステップＳ６２１の処理へと移行し、ステップＳ６２１において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受信したメールの結果をＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に反映させる。既に受信しているＷＢＳ−ＩＤと同じＷＢＳ−ＩＤのメールを受信する具体的な受信例を図１１、図１２を参照して説明する。
【００７２】
図１１は、本発明に係るプロジェクト管理装置１００に表示されるメールクライアントソフトの表示画面イメージを示した模式図であり、プロジェクト管理装置１００のディスプレイ装置２１０に表示される画面の一例である。
【００７３】
図１１の１１００が具体的なメールクライアントソフトの画面イメージであり、ＷＢＳ未読フォルダ１１０１には、まだＷＢＳ未処理フォルダ１１０２やＷＢＳ更新済フォルダ１１０３、ＷＢＳ再確認フォルダ１１０４に移動されていないメールが保存されている。
【００７４】
ＷＢＳ未読フォルダの中には、１１０７でリストアップされたメールが保存されている。これらのメールは、ステップＳ６１５や後述するステップＳ６２４、Ｓ６２５、Ｓ６２７により自動的にそれぞれのフォルダに移動されるが、この実施例では便宜上ＷＢＳ未読フォルダにあるとして表示したまま説明する。
【００７５】
ステップＳ６２１の処理へと移行する場合は、同じＷＢＳ−ＩＤのメールを既に受信している場合であり、１１００では、１１０５のメールを受信した後で、１１０６のメールを受信した場合が該当する。１１０５のメールと１１０６のメールの記載例を図１２を参照して説明する。
【００７６】
図１２は、本発明に係るプロジェクト管理装置１００に表示されるメールクライアントソフトのメール本文及びヘッダー部分を示した模式図である。
【００７７】
図１２の１２００が図１１の１１０５のメールに該当し、１２１０が２回目のメール１１０６に該当する。
【００７８】
当初、差出人である佐藤智美氏が、１０：４８の段階でＷＢＳ−ＩＤ１２０１が「２」のタスクを終了したと考え、作業完了報告メール１２００を送信した。しかし、プロジェクト管理装置１００に伝えるタスクのＷＢＳ−ＩＤを間違えていたのか、送信ミスをしたため、再度２回目の作業完了報告メール１２１０を送信してＷＢＳ進捗データの更新をお願いする場合が、ステップＳ６２１への処理へと流れる場合である。その場合、２回目の作業完了報告メール１２１０のＷＢＳ−ＩＤは、最初の作業完了報告メール１２１０のＷＢＳ−ＩＤと同じ「２」である。
【００７９】
この２回目の作業完了報告メール１２１０を受信した時を例として、図７のステップＳ６２１以降の処理を説明する。図７のフローチャートの説明に戻る。
【００８０】
図６のステップＳ６０１において、図１２の１２１０のようなメールを受信すると、図７のステップＳ６２１では、まず、２回目の作業完了報告メール１２１０の内容を、図１０のＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に、更新する。２回目の作業完了報告メール１２１０の内容は、ＷＢＳ−ＩＤ欄１２１１が「２」であり、終了日時欄１２１２が「２０１３／０４／０７」である。それらの値をＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に１０１５行のように更新する。また、同じＷＢＳ−ＩＤが複数あるため、更新したＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０の状態欄（ＳＴＡＴＵＳ欄）１０１３には、「再確認」と入力しておき、プロジェクトリーダに進捗完了報告メールの内容を再確認してもらうためのフラグとする。
【００８１】
次に、ステップＳ６２２において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６１０で検索したメール本文のＷＢＳ−ＩＤ欄５０１に記載されているＷＢＳ−ＩＤと同じ値を持つログ情報をコピーして、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に反映する。メール本文のＷＢＳ−ＩＤ欄５０１に記載されているＷＢＳ−ＩＤと同じ値を持つログ情報の例として、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０の１０１６行を示す。１０１６行は、過去に１０１４行の欄で登録されたＷＢＳ−ＩＤが「２」のログ情報がコピーされた例である。そのため、ＷＢＳ−ＩＤ欄１０１１やＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ欄１００１などは１０１４行と同じ内容となる。ただし、状態欄（ＳＴＡＴＵＳ欄）１０１３の値は「再確認」と入力しておき、プロジェクトリーダに進捗完了報告メールの内容を再確認してもらうためのフラグとする。
【００８２】
次に、ステップＳ６２３において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データの画面表示結果の該当タスクの欄のフォントをたとえば青字に変えて表示し、プロジェクトリーダに、当該ＷＢＳ−ＩＤの進捗状況に疑義が生じていることを示す。
【００８３】
次に、ステップＳ６２４において、ＷＢＳ未読フォルダに格納されていたステップＳ６０１で受信したメールを、ＷＢＳ要確認フォルダに移動する。この処理により、移動されたメールが入ったＷＢＳ要確認フォルダは、プロジェクトリーダが優先的に確認する必要があるメールが保管されたフォルダとなる。
【００８４】
次に、ステップＳ６２５において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０７で検索したＷＢＳ−ＩＤと同じＷＢＳ−ＩＤを有するメールをＷＢＳ更新済フォルダから検索し、検索されたメールをＷＢＳ再確認フォルダに移動する。その後、ステップＳ６１６へと処理を移行する。このステップＳ６２５の処理により、移動されたメールが入ったＷＢＳ要確認フォルダは、プロジェクトリーダが優先的に確認すべきメールが保存されたフォルダであり、ＷＢＳ要確認フォルダに移動されたメールは、ＷＢＳ更新済フォルダに入っているメールと区別可能に表示することが可能となる。
【００８５】
また、ステップＳ６０５において、メール本文にＷＢＳ更新に必要な情報が無かった場合、もしくは、ステップＳ６０９において、ＷＢＳ進捗データにメール本文中のＷＢＳ−ＩＤが存在しない値だった場合は、ステップＳ６２６へと処理を移行する。ステップＳ６２６では、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受信したメールの結果をＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０に反映させる。その後、ステップＳ６２７において、該当のメールをＷＢＳ未読フォルダから、ＷＢＳ未処理フォルダへ移行し、ステップＳ６１６へと処理を移行する。
【００８６】
ステップＳ６２６では、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０にメール本文に記載の結果を反映させ、また、ＳＴＡＴＵＳ欄１０１３には、「未処理」との値が入力される（図示していない）。このＳＴＡＴＵＳ欄１０１３が「未処理」となっているＭｅｓｓａｇｅＩＤのメールは、ログ情報（更新ログ）１０１０には反映されるが、ＷＢＳ進捗データ３００には反映されない（未処理である）ことを意味している。
【００８７】
次のステップＳ６２７では、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受信した該当のメールを図１１のＷＢＳ未処理フォルダ１１０２へと移動する。この処理により、プロジェクトリーダは、ＷＢＳ更新済フォルダ１１０３内のメールよりも、ＷＢＳ未処理フォルダ１１０２内のメールを優先的に確認させるために区別して保管している。
【００８８】
以上の、ステップＳ６１５、Ｓ６２５、Ｓ６２７の処理が終了すると、プロジェクト管理装置１００は、次にステップＳ６１６へと処理を進める。
【００８９】
ステップＳ６１６において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データ（ＷＢＳ進捗ファイル）を保存し、ステップＳ６１７でＷＢＳ進捗データ（ＷＢＳ進捗ファイル）を閉じる処理を行う。
【００９０】
その後、ステップＳ６１８において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データ３００およびＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０への入力処理が終了したことをステップＳ６０１で送信してきたタスク担当者に知らせるために、タスク担当者にメールを送信して、一連の処理を終える。
【００９１】
以上の処理により、プロジェクトリーダは、プロジェクト管理ソフトウェア（図４の４００）上で、自動的にＷＢＳ進捗データに反映されたものか、要確認のデータとして登録されたのかを容易に判断することができる。
【００９２】
また、図１１のようにＷＢＳ進捗データへの処理結果によりメールボックスを分けて保管することによって、ユーザが優先的に確認する必要があるメールを容易に区別して確認することができる効果を有する。
【００９３】
次に、図８を参照して、プロジェクトリーダがクライアント装置などのメールソフトから、プロジェクトの進捗を確認するときの処理の流れを説明する。
【００９４】
図８は、本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるメールから該当タスクを選択する処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したプロジェクト管理装置１００のＣＰＵ（図２の２０１）の制御の下、処理が実行される。なお、Ｓ８０１〜Ｓ８０４は各処理ステップを示す。
【００９５】
図８のフローチャートは、クライアント装置１１０のメールソフトからプロジェクト管理装置１００が、ＷＢＳ進捗データを確認するためのメールのメッセージＩＤを受信すると開始される処理フローチャートである。
【００９６】
まず、ステップＳ８０１において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１１０のメールソフトから、ＷＢＳ進捗データと関連があるメールのメッセージＩＤを取得する。
【００９７】
メールのメッセージＩＤを取得すると、ステップＳ８０２へと処理を移行し、ステップＳ８０２において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、プロジェクト管理装置１００が有するＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）から、該当のタスクを検索し、ＷＢＳ−ＩＤを取得する。
【００９８】
次に、ステップＳ８０３において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データ（ＷＢＳ進捗ファイル）をオープンし、次のステップＳ８０４において、ＷＢＳ−ＩＤが同じＷＢＳ進捗データ３００の行のそれぞれの値を取得する。この取得によって、プロジェクトリーダはメールを選択するだけで、そのメールで指定されたタスクの進捗状況を容易に把握することができる。
【００９９】
次に、図９を参照して、プロジェクト管理ソフトウェアから対応するメールを表示する処理を説明する。
【０１００】
図９は、本発明に係るプロジェクト管理装置１００におけるタスクの選択から該当のメールを表示する処理手順の一例を示すフローチャートであり、図２に示したプロジェクト管理装置１００のＣＰＵ（図２の２０１）の制御の下、処理が実行される。なお、Ｓ９０１〜Ｓ９０７は各処理ステップを示す。
【０１０１】
図９のフローチャートは、クライアント装置１１０もしくはプロジェクト管理装置１００のプロジェクト管理ソフトウェアにおいて、ＷＢＳ進捗データ表示画面（図４）において、プロジェクトリーダが確認したいＷＢＳ−ＩＤの列をたとえばダブルクリックするなどして選択した際に開始される。
【０１０２】
図９のフローチャートが開始されると、まず、ステップＳ９０１において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、選択されたＷＢＳ−ＩＤの値を取得する。
【０１０３】
次に、ステップＳ９０２において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、プロジェクト管理装置１００の外部メモリ２１１が有するＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）を読み込み、ステップＳ９０１で取得したＷＢＳ−ＩＤと同じ値を有するメール情報を取得する。たとえば、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）が図１０の１０１０のようなデータであった場合に、ＷＢＳ−ＩＤとして２が指定された場合を想定すると、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０のうち、ＷＢＳ−ＩＤが２の１０１４行、１０１５行、１０１６行の値を取得する。
【０１０４】
次に、ステップＳ９０３において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１の命令がクライアント装置１１０から送信されており、クライアント装置１１０でメールソフトが起動されていなければ、クライアント装置１１０でメールソフトを起動する。また、ステップＳ９０１の命令がプロジェクト管理装置１００自身から送信されており、プロジェクト管理装置１００でメールソフトが起動されていなければ、プロジェクト管理装置１００上でメールソフトを起動する。
【０１０５】
次に、ステップＳ９０４において、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０２で取得したメール情報が複数あるかどうかを判断する。
【０１０６】
ステップＳ９０４で複数のメール情報がある場合は、ステップＳ９０６へと処理を移行し、複数のメール情報がない場合は、ステップＳ９０５へと処理を移行する。たとえば、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）が図１０の１０１０のようなデータであった場合に、ＷＢＳ−ＩＤとして２が指定された場合を想定すると、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０のうち、ＷＢＳ−ＩＤが２の１０１４行、１０１５行、１０１６行の３行の値を取得しているため、ステップＳ９０６へと処理を移行する。
【０１０７】
ステップＳ９０５へと処理を移行すると、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、メールソフト内のＷＢＳ更新済フォルダ内の該当するＷＢＳ−ＩＤのメールを検索して表示し、一連の処理を終える。
【０１０８】
一方、ステップＳ９０６へと処理を移行した場合、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）から取得した複数行の数だけ、ステップＳ９０７の処理を繰り返す。ステップＳ９０７の処理を繰り返す際に、ＷＢＳ進捗データのログ情報（更新ログ）１０１０のＳＴＡＴＵ欄１０１３が「再確認」となっている更新ログの回数分繰り返す。
【０１０９】
ステップＳ９０７では、プロジェクト管理装置１００のＣＰＵ２０１は、メールソフト内のＷＢＳ再確認フォルダ内の該当するＷＢＳ−ＩＤのメールを検索して表示する。具体例を図１２を参照して説明する。
【０１１０】
図１２の２つのメールは、ＷＢＳ−ＩＤが１２０１と１２１１のように同じ「２」であるメールであり、それぞれは異なる時間に届いているメールである。
【０１１１】
このように、ステップＳ９０７の処理をＳＴＡＴＵＳ欄１０１３が「再確認」となっている更新ログを回数分繰り返すことにより、ＷＢＳ−ＩＤのタスクに複数のメールが来ている再確認すべき場合でも、それぞれのメールを開いて確認することなく、１回の操作（この場合、ダブルクリックなど）により、複数のメールを同時に表示し、どちらのメールが正しい内容なのかを確認することを容易にすることができるという効果を有する。
【０１１２】
以上の処理により、本発明は、特定のＷＢＳ−ＩＤを有するメールを複数回受信した情報処理装置が、複数回受信したメールに関連するタスクを自動的に要確認タスクとして表示することができる効果を有する。
【０１１３】
上記実施形態では、複数のクライアント装置やプロジェクト管理装置に適用する場合を説明したが、１台で動作するプロジェクト管理装置、ネットワーク上の複数のサーバと情報処理装置とで処理主体を分けてもよい。またネットワーク上のサーバに差分ファイル記憶部を有していて、サーバから差分ファイル情報などを取得してもよい。
【０１１４】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバ−ジョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１１５】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インスト−ルするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１１６】
本実施形態における図６〜図９に示す機能が外部からインスト−ルされるプログラムによって、遂行されていてもよい。そして、その場合、記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１１７】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコ−ドを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ−タ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコ−ドを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１１８】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコ−ド自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコ−ドを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１１９】
プログラムコ−ドを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テ−プ，不揮発性のメモリカ−ド，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１２０】
また、コンピュ−タが読み出したプログラムコ−ドを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコ−ドの指示に基づき、コンピュ−タ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１２１】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコ−ドが、コンピュ−タに挿入された機能拡張ボ−ドやコンピュ−タに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコ−ドの指示に基づき、その機能拡張ボ−ドや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１２２】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１２３】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベ−ス等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１２４】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１２５】
１００  プロジェクト管理装置
１１０  クライアント装置
１２０  メールサーバ
１３０  ネットワーク
【図１】
2015153010.tif 000003
【図２】
2015153010.tif 000004
【図３】
2015153010.tif 000005
【図４】
2015153010.tif 000006
【図５】
2015153010.tif 000007
【図６】
2015153010.tif 000008
【図７】
2015153010.tif 000009
【図８】
2015153010.tif 000010
【図９】
2015153010.tif 000011
【図１０】
2015153010.tif 000012
【図１１】
2015153010.tif 000013
【図１２】
2015153010.tif 000014