(57)【要約】【課題】  複数の利用者がそれぞれに文書を出力し、それぞれに文書を参照する場合でも、文書の参照箇所について容易に認識を共有できるようにする。【解決手段】  文書を所定の記憶手段に会議ＩＤと対応付けて登録し、上記会議ＩＤのいずれかを指定した出力指示を受け付け（Ｓ２１）、その受け付けた出力指示に従い、上記記憶手段に登録されている文書のうち、指定された会議ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力する（Ｓ２５）。このとき、指定された会議ＩＤと対応付けられている文書に、通しのページ番号を付して（Ｓ２４）、用紙に画像形成出力するとよい。【選択図】        図８
2015195016.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を所定の記憶手段に識別用ＩＤと対応付けて登録する文書登録手段と、
前記識別用ＩＤのいずれかを指定した出力指示を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた出力指示に従い、前記記憶手段に登録されている文書のうち、該出力指示で指定された識別用ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力する出力手段とを備えることを特徴とする文書出力システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書出力システムであって、
前記出力手段は、該出力指示で指定された識別用ＩＤと対応付けられている文書に、通しのページ番号を付して用紙に画像形成出力することを特徴とする文書出力システム。
【請求項３】
請求項２に記載の文書出力システムであって、
前記受付手段は、前記識別用ＩＤと、その識別用ＩＤと対応付けられている文書のうち出力すべき文書とを指定した出力指示を受け付ける手段であり、
前記出力手段は、前記出力指示で指定された文書を、前記識別用ＩＤの指定に応じて前記一連の文書の一部として該指定された文書を出力する場合と同じページ番号を付して、用紙に画像形成出力することを特徴とする文書出力システム。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれか一項に記載の文書出力システムであって、
前記出力手段は、前記記憶手段に出力形態の指定がされた状態で登録されている文書は、その出力形態の変更を許可せずに指定通りの出力形態で出力を行うことを特徴とする文書出力システム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか一項に記載の文書出力システムであって、
前記識別用ＩＤと対応付けて、文書の出力回数を設定する設定手段と、
前記記憶手段に登録されている文書を、その文書と対応する識別用ＩＤについて設定されている出力回数だけ出力した場合に、その文書を前記記憶手段から削除する第１削除手段を備えることを特徴とする文書出力システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか一項に記載の文書出力システムであって、
前記識別用ＩＤと対応付けて、文書の削除時刻を設定する設定手段と、
ある識別用ＩＤについて設定された削除時刻を過ぎた場合に、その識別用ＩＤと対応付けて前記記憶手段に登録されている文書を前記記憶手段から削除する第２削除手段を備えることを特徴とする文書出力システム。
【請求項７】
請求項５又６に記載の文書出力システムであって、
前記第１削除手段及び／又は前記第２削除手段の機能の有効と無効を切り替える切替手段を備えることを特徴とする文書出力システム。
【請求項８】
文書を所定の記憶手段に識別用ＩＤと対応付けて登録する文書登録手段と、
前記識別用ＩＤのいずれかを指定した出力指示を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた出力指示に従い、前記記憶手段に登録されている文書のうち、該出力指示で指定された識別用ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力する出力手段とを備えることを特徴とする文書出力装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書出力システム及び文書出力装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、会議等で使用する資料を予め文書管理システムに登録しておき、必要に応じてその文書管理システムから文書を読み出して印刷することが行われている。
このような文書管理システムに関連する技術としては、例えば特許文献１に記載のものが挙げられる。特許文献１には、文書管理サーバ内の文書の印刷操作を容易にするため、文書に設定されている印刷設定のうち実現可能なものとそうでないものをアイコンで識別できるようにする技術が提案されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、従来の技術では、例えば会議等で複数の文書を資料として用いる場合に、各人が別々に資料を印刷すると、出力形態がまちまちとなり、認識共有の妨げとなる可能性があるという問題があった。例えば、出力者によって出力順がまちまちであると、次にどの資料を見るのか、資料の名称等で随時確認しないと、各々が見ている資料が異なるといったことが容易に起こり得る。
このような問題は、印刷以外の方法で文書を出力する場合にも、同様に発生し得るものである。
【０００４】
この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、複数の利用者がそれぞれに文書を出力し、それぞれに文書を参照する場合でも、文書の参照箇所について容易に認識を共有できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の目的を達成するため、この発明の文書出力システムは、文書を所定の記憶手段に識別用ＩＤと対応付けて登録する文書登録手段と、上記識別用ＩＤのいずれかを指定した出力指示を受け付ける受付手段と、上記受付手段が受け付けた出力指示に従い、上記記憶手段に登録されている文書のうち、その出力指示で指定された識別用ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力する出力手段とを設けたものである。
【発明の効果】
【０００６】
この発明によれば、複数の利用者がそれぞれに文書を出力し、それぞれに文書を参照する場合でも、文書の参照箇所について容易に認識を共有することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】この発明の文書出力システムの一実施形態である画像処理システムの構成を示す図である。
【図２】図１に示したＭＦＰのハードウェア構成を示す図である。
【図３】図１に示したＭＦＰ１００ａ，１００ｂとＰＣ２００の機能構成を示すブロック図である。
【図４】会議情報テーブルの例を示す図である。
【図５】文書情報テーブルの例を示す図である。
【図６】図１に示したＭＦＰが実行する、文書の登録に関する処理のフローチャートである。
【図７】登録する文書と対応づける会議の選択を受け付ける画面の例を示す図である。
【図８】ＭＦＰが実行する、文書の出力に関する処理のフローチャートである。
【図９】出力する文書の選択を受け付ける画面の例を示す図である。
【図１０】ＭＦＰが実行する、文書の自動消去に関する処理のフローチャートである。
【図１１】ＭＦＰが実行する、文書の自動消去に関する別の処理のフローチャートである。
【図１２】文書の自動消去に関する処理の別の例を示す、図９と対応するフローチャートである。
【図１３】画像処理システムの別の構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、この発明を実施するための形態について、具体的に説明する。
まず図１に、この発明の文書出力システムの一実施形態である画像処理システムの構成を示す。
図１に示すように、この画像処理システムは文書出力装置の一実施形態でもあり、複数のＭＦＰ（デジタル複合機）１００ａ〜１００ｃ及びＰＣ２００を、ネットワーク３００を介して通信可能に接続して構成したものである。
【０００９】
ＭＦＰ１００ａ〜１００ｃはそれぞれ、スキャン、プリント、コピー、ファクシミリ送信等の複数の機能をユーザに提供可能な画像処理装置である。ただし、全ての装置が同じハードウェアを備えている必要はないし、装置によって提供可能な機能が異なっていてもよい。
【００１０】
図１の例では、ＭＦＰ１００ａを、各装置（ＭＦＰ１００ａ自身も含む）から入力された文書の登録先の記憶手段として用いることとし、その意味で「親機」と呼ぶことにする。他のＭＦＰ１００ｂとＭＦＰ１００ｃは、ＭＦＰ１００ａに登録されている文書のデータをＭＦＰ１００ａから取得して、印刷により用紙に画像形成して出力することができる。このような文書の登録先とならない装置については、「親機」に対して「子機」と呼ぶことにする。
ただし、文書の登録先として機能するか否かという点以外においては、ＭＦＰ１００ａ〜１００ｃの機能に、以下に説明する処理の範囲では特段の違いはないので、個体を特定する必要がない場合には、ＭＦＰ１００の符号を用いる。
【００１１】
ＰＣ２００は、ＭＦＰ１００を外部から操作するための情報処理装置である。ＭＦＰ１００ａに対して文書のデータを送信して登録させたり、文書の出力を指示したりすることができる。ＰＣ２００は、文書をＰＤＦ(Portable  Document  Format)形式等の閲覧可能なデータとしてＭＦＰ１００ａに出力させ、そのデータを取得することもできる。これも、登録した文書の出力の一形態である。
ネットワーク３００は、有線無線を問わず、任意の形態のものを利用可能である。遠隔地にある装置がインターネットを介して接続されていてもよい。
【００１２】
次に、図２にＭＦＰ１００のハードウェア構成を示す。
ＭＦＰ１００は、図２に示すように、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０４、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）１０５、表示部１０６、操作部１０７及びエンジンＩ／Ｆ１０８を備えている。そして、それらをシステムバス１１０により接続して構成されている。また、エンジン部１０９がエンジンＩ／Ｆ１０８に接続されている。
【００１３】
そして、ＣＰＵ１０１が、ＲＡＭ１０３をワークエリアとしてＲＯＭ１０２又はＨＤＤ１０４に記憶されたプログラムを実行することにより、ＭＦＰ１００全体を制御し、種々の機能を実現する。
ＨＤＤ１０４は、不揮発性記憶媒体（記憶手段）であり、ＣＰＵ１０１が実行する各種プログラムや後述する各種データを格納している。ＭＦＰ１００ａにおいては、各装置から登録を依頼された文書のデータもここに格納する。
通信Ｉ／Ｆ１０５は、ネットワーク３００を介して他のＭＦＰをはじめとする外部装置と通信するためのインタフェースである。
【００１４】
表示部１０６は、ユーザに情報を提示するためのディスプレイ等の表示手段である。
操作部１０７は、ユーザから操作を受け付けるための各種キー、ボタン、タッチパネル等の操作手段である。
なお、表示部１０６や操作部１０７が外付けであったり、ＭＦＰ１００がネットワークを介して外部の端末装置から操作を受け付けることができるようにしたりしてもよい。
【００１５】
エンジンＩ／Ｆ１０８は、エンジン部１０９をシステムバス１１０に接続してＣＰＵ１０１から制御可能とするためのインタフェースである。
エンジン部１０９は、用紙に画像を形成するための画像形成部、用紙の画像を読み取るための画像読取部、画像形成に供する用紙を載置して給紙する給紙部、用紙を搬送する搬送部など、通信及び情報処理以外の各種動作を行うための機構である。上述の通り、装置の個体によって備える機能が異なっていてもよい。
図１におけるＰＣ２００は、ハードウェアについては、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備える一般的なコンピュータである。
【００１６】
次に、図３を用いてこの実施形態の各装置の機能を説明する。ここで文書登録機能を有する機器であるＭＦＰ１００ａと、登録された文書を利用する機器であるＭＦＰ１００ｂについてそれぞれ説明する。以下の説明では、ＭＦＰ１００ａの各機能部を説明するにあたって、図２に示した各構成のうち、ＭＦＰ１００ａの各機能部を実現させるための主な構成との関係も説明する。
まず、ＭＦＰ１００ａは、記憶部１１、登録部１２、受付部１３、計時部１４、出力部１５、カウント部１６、設定部１７、削除部１８、切替部１９、および通信部２０を備えている。
【００１７】
記憶部１１は、ＲＯＭ１０２やＲＡＭ１０３、ＨＤＤ１０４等により実現される。この記憶部１１は、文書（文書データや画像データ等の電子データ）等の種々のデータや、各種情報（情報テーブル等を含む）を記憶する。記憶部１１以外の各部は図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ１０２やＨＤＤ１０４等に記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ１０１からの命令によって動作することによって実現される機能である。
【００１８】
登録部１２は、記憶部１１に文書や文書に関するデータ等を登録する。受付部１３は、ユーザからの入力や選択、あるいは指示を受け付ける。計時部１４は、時刻を計時する。出力部１５は、記憶部１１に記憶された文書等を出力する。この出力には、文書の画像を記録媒体に形成して出力することや、他の装置に文書を送信することが含まれる。カウント部１６は、出力部１５によって出力された回数をカウントする。
【００１９】
設定部１７は、記憶部１１に記憶された文書を削除するための出力回数や時刻等の条件を設定する。削除部１８は、設定部１７で設定された条件が満たされたとき、記憶部１１に記憶された文書を削除する。切替部１９は、設定部１７で設定された文書を削除するための条件を切り替えたり、設定部１７で設定された条件の有効と無効を切り替えたりする。通信部２０は、外部装置とデータや情報の送受信を行う。
これらの各機能部において、記憶部１１、登録部１２、受付部１３、出力部１５、設定部１７、および削除部１８が、それぞれこの発明における記憶手段、文書登録手段、受付手段、出力手段、設定手段、および第１、第２の削除手段に相当する。
【００２０】
次に、ＭＦＰ１００ｂは、通信部２１、出力部２２、受付部２３、および登録部２４を有する。
通信部２１は、外部装置とデータや情報の送受信を行う。出力部２２は、ＭＦＰ１００ａの記憶部１１に記憶された文書等を出力する。この出力には、文書の画像を記録媒体に形成して出力することや、他の装置に文書を送信することが含まれる。受付部２３は、ユーザからの入力や選択、あるいは指示を受け付ける。登録部２４は、ＭＦＰ１００ａの記憶部１１に文書や文書に関するデータ等を登録する。
これらの各機能部において、受付部２３、登録部２４、および出力部２２が、それぞれこの発明における受付手段、文書登録手段、および出力手段に相当する。
なお、ＭＦＰ１００ｃもこのＭＦＰ１００ｂと同様な各機能部を有する。
【００２１】
次に、ＰＣ２００は、通信部３１、表示部３２、受付部３３、登録部３４を有する。
通信部３１は、外部装置とデータや情報の送受信を行う。表示部３２は、ＭＦＰ１００ａの記憶部１１に記憶された文書等の画像を表示する。受付部３３は、ユーザからの入力や選択、あるいは指示を受け付ける。登録部３４は、ＭＦＰ１００ａの記憶部１１に文書や文書に関するデータ等を登録する。
これらの各機能部において、受付部３３および登録部３４が、それぞれこの発明における受付手段および文書登録手段に相当する。
【００２２】
この画像処理システムにおいて、特徴的な点の一つは、文書の登録及び出力に関する機能である。以下、この点について説明する。
まず、図４及び図５を用いて、ＭＦＰ１００ａにおける登録文書の管理方式について説明する。ＭＦＰ１００ａにおいては、登録された文書を、図４に示す会議情報テーブルと、図５に示す文書情報テーブルとを用いて、会議と対応付けて管理している。
図４に示す会議情報テーブルは、会議の情報を登録するテーブルである。この会議情報テーブルには、会議ＩＤ、開催日付、会議名、備考、参加者及び出力回数を登録する。
【００２３】
このうち会議ＩＤは、会議を特定するための識別情報である。なお、会議ＩＤにより特定されるものは、会議以外のイベントでも構わない。登録する文書の利用目的毎にこのような識別用ＩＤを割り当てればよい。
開催日付は、会議を開催する日付である。後述のように、登録した文書は、対応する会議の開催日付を過ぎると自動で削除されるようにすることができる。開催日付は、この削除を行う削除時刻の基準として用いる日付である。なお、ここでは日単位で設定しているが、より細かい単位で設定可能としてもよい。
【００２４】
会議名及び備考は、会議の内容を示す文字列であり、ユーザから会議の選択を受け付ける際に表示するための情報である。
参加者は、会議の参加人数である。後述のように、登録した文書は、参加人数分の回数だけ出力されると自動で削除されるようにすることができる。参加人数は、この削除の基準となる出力回数として用いる数値である。
出力回数は、該当の会議に関する資料が何度出力されたかを示す数値である。ユーザが会議を指定して文書を出力した際に自動で更新される。
【００２５】
以上の会議情報テーブルの内容は、出力回数を除き、ユーザが任意に編集することができる。会議自体を追加したり削除したりすることもできる。また、ＭＦＰ１００ａを直接操作するだけでなく、ＭＦＰ１００ｂ，ＭＦＰ１００ｃやＰＣ２００からＭＦＰ１００ａにアクセスして編集することも可能である。
以上の編集に関与する機能は、それぞれ識別用ＩＤと対応付けて、文書の出力回数を設定する設定手段と、文書の削除時刻を設定する設定手段とに相当する。
【００２６】
図５に示す文書情報テーブルは、ＭＦＰ１００ａに登録されている文書の情報を登録するテーブルである。この文書情報テーブルには、文書ＩＤ、会議ＩＤ、文書名、登録日時、および出力形態を登録する。
このうち文書ＩＤは、文書を特定するための識別情報である。
会議ＩＤは、該当の文書と対応する会議を示す識別情報である。なお、文書を会議毎に設けられたフォルダに登録することにより、フォルダの識別情報を、この会議ＩＤと同様な識別情報として用いることができる。
【００２７】
文書名は、文書の名称を示す表示用の文字列である。
登録日時は、文書を登録した日時である。文書を出力する際には、１つの会議ＩＤと対応づけられた文書を、登録日時に従って古いものから順に整列して出力する。
【００２８】
出力形態は、文書を出力する際に用いる、カラー／モノクロ、両面、集約及びステープル処理に関する設定を示す。これらの全項目について設定の情報を含めることは必須ではない。また、設定の情報を登録されている項目については、出力の際にその内容を変更せずに出力するようにする。また、設定の情報を登録可能であるにも関わらず登録がない項目については、出力の際にその項目の値を任意に設定して出力することができる。
以上の文書情報テーブルには、文書を登録した際に該当文書に関する情報が自動で作成され、その後ユーザによる編集は基本的に許可しない。登録した文書を削除する際には、文書情報テーブルからも、その文書の情報を削除する。
【００２９】
次に、図６に、ＭＦＰ１００が実行する文書の登録に関する処理のフローチャートを示す。この処理は、図２に示したＣＰＵ１０１が、文書の蓄積指示を検出した場合に実行するものである。
図６の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、登録する文書と対応付ける会議ＩＤの指定を受け付ける（Ｓ１１）。この受付は、図７のような画面を表示して、文書と対応づける会議を選択させることにより行うことができる。この画面において、新規に会議を作成できるようにしてもよい。
【００３０】
次に、ＣＰＵ１０１は、文書を出力する際の出力形態の設定を受け付ける（Ｓ１２）。このとき、必要に応じて文書名の設定も受け付ける。この受付は、一般的なＭＦＰの印刷設定用ＵＩ（ユーザインタフェース）を用いて受け付けることができる。ただし、「形式を設定しない」旨の設定を可能とする場合には、その設定を受け付けるためのＵＩを用意する。
【００３１】
そして、ＣＰＵ１０１は、読取開始指示を検出するまで、ステップＳ１２とＳ１３を繰り返す。ステップＳ１３で読取開始指示を検出すると、原稿台に載置された原稿の画像をスキャナによって読み取り、その画像データを取得する（Ｓ１４）。
その後、ＣＰＵ１０１は、読み取りで得た画像データと、ステップＳ１１で指定された会議ＩＤと、ステップＳ１２で指定された出力形態とを対応付けて登録して蓄積することを、登録先であるＭＦＰ１００ａに依頼して（Ｓ１５）、処理を終了する。
ＣＰＵ１０１によるこの機能が、文書を所定の記憶手段に識別用ＩＤと対応付けて登録する文書登録手段に相当する。
【００３２】
ＭＦＰ１００ａは、この依頼に応じて、画像データを保存すると共に、その情報を文書情報テーブルに登録する。
ＰＣ２００から文書の登録を行う場合も、登録すべき文書のデータを、読み取りではなく、ＨＤＤからの読み出しや、印刷用データの生成等により取得する点が異なるのみであり、基本的な処理の流れは同じである。
【００３３】
次に、図８に、ＭＦＰ１００が実行する、文書の出力に関する処理のフローチャートを示す。この処理は、図２に示したＣＰＵ１０１が、文書の出力指示を検出した場合に実行するものである。
図８の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、どの会議と対応して登録されている文書の出力を行うかを示す会議ＩＤの指定を受け付ける（Ｓ２１）。この指定受付のために必要な場合は、ＭＦＰ１００ａから図４に示した会議情報テーブルのデータを取得する。
【００３４】
次に、ＣＰＵ１０１は、指定された会議と対応する文書の中で出力する文書を指定する希望があるか否か判断する（Ｓ２２）。この希望がなければ、該当する全文書の出力を行うが、希望があった場合、指定された会議ＩＤと対応する文書のうち、出力する文書の指定を受け付ける。この指定受付のために必要な場合は、ＭＦＰ１００ａから図４に示した会議情報テーブルや図５に示した文書情報テーブルのデータを取得する。
【００３５】
また、ステップＳ２３の指定は、例えば図９に示す画面で受け付けることができる。ユーザはこの画面において出力したい文書を任意の数指定することができる。後から資料が追加された場合や、会議に途中参加して既に一部の資料が参照済みである場合など、全ての文書を出力するのは無駄なケースもあるので、そのような場合に文書の指定を行うとよい。
【００３６】
いずれの場合も、ＣＰＵ１０１は次にステップＳ２４で、ステップＳ２１で指定された会議ＩＤと対応する全文書のデータを取得し、その各文書に通しで連番のページを付す。これは、ステップＳ２３で文書の指定があった場合でもなかった場合でも同様である。また、対象の文書が複数ある場合、例えば登録日時を基準に古い順に並べる。他の基準でもよいが、出力する度に順番が変わるようなことがないようにする。資料が追加された場合でも、以前の資料の並びに影響を与えないアルゴリズムが望ましい。この処理は、指定された会議ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力するために行うものである。また、出力形態の指定により、用紙の１面に形成する画像のページ数が変わる場合（集約設定がある場合など）は、その出力形態を反映させた状態で、用紙の１面に１つのページ番号がつくようにページを付すとよい。
【００３７】
その後、ＣＰＵ１０１はステップＳ２５で、ステップＳ２３での指定に従って出力すべき文書（指定がない場合には全文書）を、各文書について登録されている出力形態で印刷出力する。一部の文書のみ出力する場合は、出力された文書におけるページ番号は連番にならないが、既に出力済みの他の文書と合わせれば、全文書を一度に出力した場合と同じく通しで連番のページ番号が付された出力結果を得られる。
【００３８】
その後、ＣＰＵ１０１はステップＳ２６で、ステップＳ２１で指定された会議ＩＤについて出力回数を、今回の出力部数分だけ増加させる更新を行うようＭＦＰ１００ａに指示して、処理を終了する。
なお、ステップＳ２４の処理は、文書を登録した際あるいは適当なタイミングで、文書を登録するＭＦＰ１００ａが行っておいてもよい。この場合、文書を出力する側のＭＦＰ１００は、指定に従って出力すべき文書のデータだけを取得すればよいことになる。
ＣＰＵ１０１によるこの機能が、識別用ＩＤのいずれかを指定した出力指示を受け付ける受付手段に相当する。また、その受付手段が受け付けた出力指示に従い、記憶手段に登録されている文書のうち、該出力指示で指定された識別用ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力する出力手段にも相当する。
【００３９】
以上の図８の処理によれば、ユーザの出力指示に従い、登録されている文書のうち、指定された会議ＩＤと対応付けられている文書を、一連の文書として出力することができる。従って、複数の利用者がそれぞれに文書を出力し、それぞれに文書を参照する場合でも、同じ一連の文書として出力することができる。従って、これを持ち寄った利用者は、文書の参照箇所について容易に認識を共有できるようにすることができる。
【００４０】
また、指定された会議ＩＤと対応付けられている文書に通しのページ番号を付して用紙に画像形成出力するので、出力する文書の数が多い場合でも、資料の何ページ目といった簡単な指示で、資料の参照箇所を特定することができる。特に、別々の文書を交互に参照するような場合に、どの資料のどの部分を見たらよいのか、指示する側とされる側で容易に認識の共有が可能である。
【００４１】
また、出力する文書を指定した場合でも、会議ＩＤと対応する全文書をまとめて出力した場合と同じページ番号を付すので、一部の文書を後から出力したり、文書を途中から出力したりする場合でも、ページ番号が他の利用者と食い違うことがない。
また、出力形態の指定がされた状態で登録されている文書は、その出力形態の変更を許可せずに指定通りの出力形態で出力を行う。このため、全ての利用者が同じ外観やページ数の資料を入手でき、人によって同じ情報が記載されたページの番号や外観が違うといった事態を防止できる。この点も、文書の参照箇所について容易に認識を共有できるようにすることに資する。
【００４２】
次に、ＭＦＰ１００ａが実行する文書の自動消去の処理について説明する。
ＭＦＰ１００ａのＣＰＵ１０１は、随時図１０及び図１１の処理を実行する。
図１０の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、図４の会議情報テーブル中に出力回数が参加人数に達した会議があるか否か判断する（Ｓ３１）。もしあれば、その会議の会議ＩＤと対応付けて登録されている文書を全て削除して（Ｓ３２）、処理を終了する。ステップＳ３１でＮｏであれば、ステップＳ３２はスキップして処理を終了する。
【００４３】
以上の処理により、登録されている文書を、その文書と対応する会議ＩＤについて設定されている出力回数だけ出力した場合に、削除することができる。会議用に登録された資料の場合、会議の参加者が全員出力を行えば、以後はその資料の出力は不要であると考えられる。そこで、この場合に自動で資料の登録を削除することにより、ユーザの手を煩わせずに記憶領域を解放することができる。
ＣＰＵ１０１によるこの機能が、記憶手段に登録されている文書を、その文書と対応する識別用ＩＤについて設定されている出力回数だけ出力した場合に、その文書を上記記憶手段から削除する第１削除手段に相当する。
【００４４】
また、図１１の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、図４の会議情報テーブル中に開催日を過ぎた会議があるか否か判断する（Ｓ４１）。もしあれば、その会議の会議ＩＤと対応付けて登録されている文書を全て削除して（Ｓ４２）、処理を終了する。ステップＳ４１でＮｏであれば、ステップＳ４２はスキップして処理を終了する。
【００４５】
以上の処理により、ある会議ＩＤについて設定された削除時刻を過ぎた場合に、その会議ＩＤと対応付けて登録されている文書を削除することができる。会議用に登録された資料の場合、会議が終了すれば、以後はその資料の出力は不要であると考えられる。そこで、この場合に自動で資料の登録を削除することにより、ユーザの手を煩わせずに記憶領域を解放することができる。また、開催日を基準にすれば、参加人数が増減した場合でも問題なく対応可能である。
ＣＰＵ１０１によるこの機能が、ある識別用ＩＤについて設定された削除時刻を過ぎた場合に、その識別用ＩＤと対応付けて記憶手段に登録されている文書をその記憶手段から削除する第２削除手段に相当する。
【００４６】
なお、図１０の処理に代えて、図１２の処理を実行してもよい。
図１２の処理において、ＣＰＵ１０１はまず、自動消去が有効に設定されているか否か判断する（Ｓ５１）。そして、有効に設定されている場合、図１０の場合と同様に、出力回数が参加人数に達した会議の会議ＩＤと対応付けて登録されている文書を削除する（Ｓ５２，Ｓ５３）。ステップＳ５１で無効に設定されている場合、以後の処理は行わずに処理を終了する。このステップＳ５１の機能が、第１削除手段の機能の有効と無効を切り替える切替手段に相当する。
以上の処理により、印刷回数に応じて文書を自動で削除する機能の有効と無効を切り替えることができる。このような自動消去の設定を行う場合に、ＣＰＵ１０１が切替手段として機能する。
【００４７】
また、図１１の処理においても、ＣＰＵ１０１はまず、自動消去が有効に設定されているか否か判断し、有効に設定されている場合にだけステップＳ４１，Ｓ４２の処理を実行して、開催日を過ぎた会議の会議ＩＤと対応付けて登録されている文書を削除してもよい。
その場合は、第２削除手段の機能の有効と無効を切り替える切替手段の機能を設けたことになる。
これにより、会議が終了しても資料を消したくない場合や、会議の開催日が変更になった場合などに対応でき、より柔軟な使い方が可能となる。このような自動消去の設定を行う場合も、ＣＰＵ１０１が切替手段として機能する。
【００４８】
以上で実施形態の説明を終了するが、この発明において、各部の具体的な構成や処理の手順、取り扱うデータの構成及び形式、装置の台数や機能分担等は、実施形態で説明したものに限られない。
例えば、上述した実施形態では文書を登録する機能を親機として機能するＭＦＰ１００ａに設けたが、図１３に示すシステム構成例のように、ＭＦＰと別に文書蓄積サーバ４００を設け、文書蓄積サーバ４００に文書を登録するようにしてもよい。
【００４９】
また、上述した実施形態におけるＭＦＰ１００及びＰＣ２００の機能は、複数の情報処理装置に分散して設け、それらの装置が協働してＭＦＰ１００やＰＣ２００と同様な機能を実現するようにしてもよい。この協働する複数の装置は、この発明の文書出力システムを構成する。図１３に示した文書蓄積サーバ４００が文書出力システムに含まれていてもよい。逆に、ＰＣ２００が含まれることは必須ではない。その他、どのような装置を文書出力システムに含めるかは任意である。
また、以上説明してきた実施形態及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。逆に、実施形態及び変形例の特徴点は、具体的に記載した組み合わせだけでなく、個別にも実施可能である。
【符号の説明】
【００５０】
１００，１００ａ，１００ｂ，１００ｃ：ＭＦＰ    １０１：ＣＰＵ    １０２：ＲＯＭ    １０３：ＲＡＭ    １０４：ＨＤＤ    １０５：通信Ｉ／Ｆ    １０６：表示部    
１０７：操作部    １０８：エンジンＩ／Ｆ    １０９：エンジン部    １１０：システムバス    ２００：ＰＣ    ３００：ネットワーク    ４００：文書蓄積サーバ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００５１】
【特許文献１】特許第４５３３０２７号公報
【図１】
2015195016.tif 000003
【図２】
2015195016.tif 000004
【図３】
2015195016.tif 000005
【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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