(57)【要約】【課題】ＩＴ関連のサービス等の提供に係わる文書の作成支援に関して、顧客の要求等に応じた好適な文書を少ない労力で迅速に作成できる技術を提供する。【解決手段】文書作成支援システム１のサーバ１０は、ユーザの端末５に画面を提供するＧＵＩ部１１と、画面でのユーザの操作に基づいて、文書を事例情報としてＤＢ２０に登録し、案件の製品の構成に係わる項目の情報を管理する維持管理部１２と、顧客による製品の要求仕様や重視事項を含む条件を入力してＤＢ２０の事例情報を検索し、条件に適合する事例情報を抽出し、検索結果情報を表示する事例検索部１３と、選択された事例情報の文書をドラフト文書として編集可能とする文書管理部１４とを有する。重視事項は、費用、受注実績、または品質のうち少なくとも１つを含む。【選択図】図２
2015184723.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のユーザの端末での文書の作成を支援するサーバ装置を備え、
前記文書は、顧客へのＩＴ関連のサービスまたはシステムの製品の提供の案件に係わる、提案書、仕様書、見積書、設計書、または手順書の少なくとも１つを含み、
前記サーバ装置は、
前記ユーザの端末に画面を提供する画面提供部と、
前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書のデータ及び情報を、事例情報としてＤＢに登録し、当該事例情報の更新を含む維持管理を行う事例管理部と、
前記案件の製品の構成に係わる項目の情報を管理する製品管理部と、
前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書の作成のための前記事例情報を検索するための条件として、前記顧客による製品の要求仕様、構成アイテム、または重視事項を含む情報を入力し、当該条件の情報を用いて前記ＤＢの事例情報を検索し、当該条件に適合する度合いが高い事例情報を抽出し、抽出された事例情報を含む検索結果情報を前記ユーザの端末の画面に表示する検索部と、
前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記検索結果情報から選択された事例情報の文書をドラフト文書とし、当該ドラフト文書の編集により作成された最終版文書を前記ＤＢに保存する文書管理部と、
を有し、
前記重視事項は、費用、受注実績、または品質のうち少なくとも１つを含む、文書作成支援システム。
【請求項２】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記事例管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書の構成要素であるテンプレート、記載文面、または素材の少なくとも１つを含むデータ及び情報を、前記事例情報としてＤＢに登録し、当該事例情報の更新を含む維持管理を行い、
前記検索部は、前記条件の情報を用いて前記ＤＢの事例情報を検索し、前記条件に適合する度合いが高い事例情報として前記構成要素を抽出し、抽出された構成要素の組合せによる事例文書を生成し、生成された事例文書の情報を含む検索結果情報を前記ユーザの端末の画面に表示し、
前記文書管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記ＤＢの事例情報から前記構成要素のデータを参照し、前記ドラフト文書の編集に利用可能にする、文書作成支援システム。
【請求項３】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記検索部は、前記事例情報の文書毎に、前記条件の重視事項毎の適合の度合いを表す指標値を算出し、前記抽出された複数の事例情報の文書を当該指標値が高い順序で並べたリストを作成し、当該リストを含む検索結果情報を前記ユーザの端末の画面に表示する、文書作成支援システム。
【請求項４】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記事例管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記最終版文書または当該最終版文書の編集により作成された文書を前記事例情報として前記ＤＢに登録する、文書作成支援システム。
【請求項５】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記文書管理部は、前記複数のユーザにより作成される、前記案件毎の複数の種別の複数の文書のデータ及び情報を前記ＤＢに登録して管理し、
前記文書管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記ドラフト文書の編集による最終版文書の作成の際、前記案件毎の複数の種別の複数の文書のデータ及び情報を前記ＤＢから参照または検索して表示する、文書作成支援システム。
【請求項６】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記サーバ装置は、ステータス管理部を有し、
前記ステータス管理部は、前記案件の文書毎に、前記顧客への製品の提案、受注、導入、または稼動の状況や経過を含むステータスの情報を管理し、
前記検索部は、前記文書のステータスの情報を用いて、前記条件に適合する度合いが高い事例情報を抽出する、文書作成支援システム。
【請求項７】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記製品管理部は、前記製品の費用の情報を管理し、
前記検索部は、前記条件の重視事項として費用が指定された場合、相対的に費用が低い製品に係わる文書を抽出して推奨する、文書作成支援システム。
【請求項８】
請求項６記載の文書作成支援システムにおいて、
前記ステータス管理部は、前記顧客への製品の提案、受注、導入、または稼動の実績の情報を管理し、
前記検索部は、前記条件の重視事項として前記提案、受注、導入、または稼動に係わる実績が指定された場合、相対的に実績が多い製品に係わる文書を抽出して推奨する、文書作成支援システム。
【請求項９】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記製品管理部は、前記製品の品質の情報として、データ可用性、セキュリティ、または処理性能の品質に係わる、ハードウェア及びソフトウェアによる機能の有無を含む情報を管理し、
前記検索部は、前記条件の重視事項として品質が指定された場合、前記機能の有無に応じた相対的に品質が高い製品に係わる文書を抽出して推奨する、文書作成支援システム。
【請求項１０】
請求項１記載の文書作成支援システムにおいて、
前記事例管理部は、前記事例情報として、前記文書の種別の情報、前記顧客の業種を含む情報、前記製品の構成の情報、及びキーワードを登録し、
前記製品管理部は、前記製品の構成の項目の情報として、提供形態、運用項目、機能、規模、及び費用を含む情報を管理し、
前記検索部は、前記条件として、前記文書の種別の情報、前記顧客の業種を含む情報、前記製品の構成の情報、キーワード、及び前記重視事項を指定可能である、文書作成支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理の技術に関する。また本発明は、文書の作成及びその支援の技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
システムインテグレータやデータセンタ等の事業者は、ＩＴサービスマネジメントやＩＴ運用管理等に関するサービスやシステム等の製品ないしビジネスを企業等の顧客に提供する。事業者は、顧客に対するサービス等の製品の提案や受け入れ導入にあたり、当該製品に関する提案書、仕様書、見積書、運用等の設計書及び手順書等の各種の文書（ドキュメントともいう）を作成して提供する。
【０００３】
上記文書の作成及びその支援に係わる先行技術例としては、特開平７−１２９６９１号公報（特許文献１）が挙げられる。特許文献１は、提案書作成装置として、作成した提案書を一元的に管理し、既存のデータの流用、見積りの自動化を目的とし、文書や図表の入力、編集、見積り、及び提案書の印刷を支援することが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平７−１２９６９１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来、上記事業者のサービス等の運用者や設計者、または営業員等の人は、ＰＣ等の情報処理端末及び各種のアプリケーションを用いて、提案書等の文書を作成する。しかし文書作成者は、当該文書の作成のために、多大な労力及び時間を費やしている。
【０００６】
各々の顧客は、要求仕様や重視する事項がある。重視する事項は、例えば費用の安さ、データ可用性等の品質の高さ、複数企業での導入の実績等がある。事業者側の文書作成者は、顧客の要求仕様等を考慮した好適な内容の提案書等の文書を作成し提供することが望ましい。しかし文書作成者は、要求仕様等に応じて、製品の構成、文書の記載文面等を検討しなければならない。このため、文書作成者は、文書作成にスキル等が要求され、作業の手間が大きく、時間がかかる。
【０００７】
また事業者は、１つの案件に関して、多くの場合は複数の人により、提案書や仕様書等を含む複数の文書を作成する。しかし各人によって経験知識やスキル等が異なり、文書の作成のレベルや品質にバラツキがある。また複数人での文書作成の連携も不十分である。
【０００８】
事業者は、製品の提案等の文書に関して、顧客の要求等に応じた十分で効果的な提案や説明を含む好適な文書を迅速に作成して顧客に提供することができていない場合があり、即ち案件の受注等につながっていない場合がある。
【０００９】
本発明の目的は、上記ＩＴ関連のサービス等の提供に係わる文書の作成を支援する技術に関して、顧客の要求等に応じた好適な文書を少ない労力で迅速に作成することができる技術を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明のうち代表的な実施の形態は、事業者による顧客に対するＩＴ関連のサービス等の製品の提供に係わる文書を作成する支援の情報処理を行う文書作成支援システムであって、以下に示す構成を有することを特徴とする。
【００１１】
（１）  一実施の形態の文書作成支援システムは、複数のユーザの端末での文書の作成を支援するサーバ装置を備え、前記文書は、顧客へのＩＴ関連のサービスまたはシステムの製品の提供の案件に係わる、提案書、仕様書、見積書、設計書、または手順書の少なくとも１つを含み、前記サーバ装置は、前記ユーザの端末に画面を提供する画面提供部と、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書のデータ及び情報を、事例情報としてＤＢに登録し、当該事例情報の更新を含む維持管理を行う事例管理部と、前記案件の製品の構成に係わる項目の情報を管理する製品管理部と、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書の作成のための前記事例情報を検索するための条件として、前記顧客による製品の要求仕様、構成アイテム、または重視事項を含む情報を入力し、当該条件の情報を用いて前記ＤＢの事例情報を検索し、当該条件に適合する度合いが高い事例情報を抽出し、抽出された事例情報を含む検索結果情報を前記ユーザの端末の画面に表示する検索部と、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記検索結果情報から選択された事例情報の文書をドラフト文書とし、当該ドラフト文書の編集により作成された最終版文書を前記ＤＢに保存する文書管理部と、を有し、前記重視事項は、費用、受注実績、または品質のうち少なくとも１つを含む。
【００１２】
（２）  前記事例管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記文書の構成要素であるテンプレート、記載文面、または素材の少なくとも１つを含むデータ及び情報を、前記事例情報としてＤＢに登録し、当該事例情報の更新を含む維持管理を行い、前記検索部は、前記条件の情報を用いて前記ＤＢの事例情報を検索し、前記条件に適合する度合いが高い事例情報として前記構成要素を抽出し、抽出された構成要素の組合せによる事例文書を生成し、生成された事例文書の情報を含む検索結果情報を前記ユーザの端末の画面に表示し、前記文書管理部は、前記画面でのユーザの操作に基づいて、前記ＤＢの事例情報から前記構成要素のデータを参照し、前記ドラフト文書の編集に利用可能にする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明のうち代表的な実施の形態によれば、上記ＩＴ関連のサービス等の提供に係わる文書の作成を支援する技術に関して、顧客の要求等に応じた好適な文書を少ない労力で迅速に作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の一実施の形態の文書作成支援システムに係わる関係者を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態１の文書作成支援システムの構成を示す図である。
【図３】実施の形態１における概略的な作業や処理を示す図である。
【図４】実施の形態１における各処理部の処理を示す図である。
【図５】実施の形態１における文書に係わる管理情報の例を示す図である。
【図６】実施の形態１の文書作成支援システムの文書検索処理のフローを示す図である。
【図７】実施の形態１における複数ユーザによる文書作成及び維持管理の例を示す図である。
【図８】実施の形態１の事例情報表の構成例を示す図である。
【図９】実施の形態１の文書管理表の構成例を示す図である。
【図１０】実施の形態１の項目表の構成例を示す図である。
【図１１】実施の形態１の項目詳細表の構成例を示す図である。
【図１２】実施の形態１の提案受注管理表の構成例を示す図である。
【図１３】実施の形態１の文書ステータス管理表の構成例を示す図である。
【図１４】実施の形態１の顧客重視項目管理表の構成例を示す図である。
【図１５】実施の形態１の重視項目評価定義表の構成例を示す図である。
【図１６】実施の形態１の維持管理画面の構成例を示す図である。
【図１７】実施の形態１の文書検索画面の構成例を示す図である。
【図１８】実施の形態１の文書編集画面の構成例を示す図である。
【図１９】本発明の実施の形態２の文書作成支援システムの構成を示す図である。
【図２０】実施の形態２の文書作成支援システムの文書検索処理のフローを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお実施の形態を説明するための全図において同一部には原則として同一符号を付しその繰り返しの説明は省略する。
【００１６】
本実施の形態の文書作成支援システムは、事業者による顧客に提供する提案書等の文書の作成を支援する情報処理を行う。本文書作成支援システムは、各ユーザにより文書に関する事例情報をＤＢに登録して維持管理する。本文書作成支援システムは、ユーザによる文書作成時に、顧客の要求仕様や重視項目等の条件の入力に基づいて、ＤＢの事例情報を検索する。本文書作成支援システムは、条件に適合する好適な事例情報をユーザの端末の画面に表示し、ユーザにより選択された事例情報の文書をドラフト文書として編集ができる。複数のユーザは、顧客の要求等を反映した好適な内容の文書を少ない労力で迅速に作成して顧客に提供できる。
【００１７】
＜実施の形態１＞
図１〜図１８を用いて、本発明の実施の形態１の文書作成支援システムについて説明する。図２等に示される実施の形態１の文書作成支援システム１は、事例情報を文書ファイル単位で事例文書として登録し、事例文書の検索により、重視項目の評価に応じた事例文書の候補リストを作成してユーザに提示する。
【００１８】
［関係者］
図１は、実施の形態１の文書作成支援システム１に係わる関係者や利用ケースを示す。関係者は、サービス利用者１０１である一般企業等の顧客と、事業者として、サービス設計運用者１０２及びサービス提供者１０３とを含む。またサービス利用者１０１とサービス設計運用者１０２との間に営業１０４があってもよい。顧客は、業種毎の顧客であり、業務等のための情報システムを構築及び運用する。事業者は、顧客の業務に応じたサービスやシステムや機器等の製品を提案、設計し、運用管理等を行う。
【００１９】
サービス設計運用者１０２は、業種毎のサービス等の製品に関する運用や設計を行う会社や部門等である。サービス設計運用者１０２は、文書作成者であるユーザとして、運用者や設計者がいる。ユーザは、ＰＣ等の端末５を使用して文書を作成する。ユーザは、提案書等の文書を作成して顧客に提供する。製品は、顧客の情報システム自体、または情報システム上で利用するサービス等である。サービス設計運用者１０２は、サービス提供者１０３に対し、サービス等の運用をアウトソーシングする。サービス設計運用者１０２のユーザは、文書作成支援システム１を利用する。
【００２０】
サービス提供者１０３は、データセンタ等の会社や部門であり、サーバやストレージ等の設備を用いて、サービス利用者１０１である顧客及び情報システムに対して、所定のサービスを提供する。サービス提供者１０３に対し、サービス設計運用者１０２は内部顧客、サービス利用者１０１は外部顧客である。サービス提供者１０３は、文書作成支援システム１を提供及び管理する。
【００２１】
営業１０４は、営業員等を含み、顧客と対話してサービス等の製品の販促営業、顧客要求等のヒアリング、ケア等を行う。営業１０４は、顧客及び情報システムの所に出向いて運用保守等のサポートを行う人でもよい。営業１０４は、顧客からヒアリングした情報を、自分の端末または事業者側のサーバや端末に入力する。運用者等のユーザは、顧客または営業員等から、要求仕様や重視事項を含む各種の情報を聞き、取得する。
【００２２】
本実施の形態では、文書作成者であるユーザは、運用者や設計者とするが、これに限らず、データセンタの人でもよいし、営業員やサポート部門等の人でもよい。また本実施の形態では、顧客側の担当者等の人は、文書作成支援システム１にはアクセスしないが、顧客側の人が端末から文書作成支援システム１にアクセスして要求仕様等の一部の情報を画面で入力する形態としてもよい。
【００２３】
文書作成支援システム１は、サービス設計運用者１０２等のユーザの端末５からアクセス可能なインターネット等の通信網上に構成される。文書作成システム１は、主に備える機能として、事例管理機能、事例検索機能、文書管理機能、文書ステータス管理機能がある。事例管理機能は、文書の事例情報をＤＢに登録し維持管理する。事例検索機能は、ＤＢから事例情報を検索する。文書管理機能は、複数のユーザによる連携での複数の文書の作成を支援し、案件に係わる各種別の文書のドラフトや最終版を管理する。文書ステータス管理機能は、文書に係わる受注実績等のステータスを継続的に管理する。
【００２４】
［システム］
図２は、実施の形態１の文書作成支援システム１の構成を示す。実施の形態１の文書作成支援システム１は、サーバ１０と、ＤＢ２０と、受注管理システム２とを備える。受注管理システム２は、サーバ７１と受注管理ＤＢ７２とを含む。なおサーバ１０とサーバ７１とが統合された形態や、ＤＢ２０と受注管理ＤＢ７２とが統合された形態でもよい。サーバ１０は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等の公知の要素を備え、それらによるソフトウェアプログラム処理により各処理部を実現する。ＤＢ（データベース）は、ストレージやＤＢサーバ等により実現される。
【００２５】
サーバ１０は、ＧＵＩ部１１、維持管理部１２、事例検索部１３、文書管理部１４、ステータス管理部１５、等を有する。ＤＢ２０は、事例情報ＤＢ２１、文書管理ＤＢ２２、顧客重視項目管理表６１、重視項目評価定義表６２、及び文書ステータス管理表６３、等を格納する。事例情報ＤＢ２１は、事例情報表３１、事例文書５１、項目表３２、及び項目詳細表３３、等を格納する。文書管理ＤＢ２２は、文書管理表４１、ドラフト文書５２、最終版文書５３、等を格納する。
【００２６】
ＧＵＩ部１１は、サーバ１０にアクセスしてきたユーザの端末５に対し、ＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）として、ＷｅｂサーバによるＷｅｂページ等の画面を提供する。画面は、維持管理画面Ｇ１、文書検索画面Ｇ２、文書編集画面Ｇ３、等がある。維持管理画面Ｇ１は、事例情報を登録して維持管理ができる。文書検索画面Ｇ２は、顧客の条件を入力して事例情報の文書を検索することができる。文書編集画面Ｇ３は、文書の編集ができる。なお文書編集画面Ｇ３は、ユーザの端末５に備えるワープロ等のアプリケーションによる画面でもよい。
【００２７】
維持管理部１２は、維持管理画面Ｇ１を通じて、事例情報ＤＢ２１に、事例情報である文書のデータを事例文書５１として登録し、事例情報表３１に、事例情報である事例文書５１の管理用の情報を記載する。維持管理部１２は、登録された事例情報の内容を更新管理する。事例情報ＤＢ２１は、標準事例情報を含む事例情報を格納する。また維持管理部１２は、サービス等の製品の情報を項目表３２及び項目詳細表３３に管理する。当該製品の情報は、当該製品に係わる運用者や設計者等のユーザにより適宜登録及び更新される。
【００２８】
事例検索部１３は、文書検索画面Ｇ２を通じて、ユーザにより入力される顧客の条件の情報を用いて、事例情報ＤＢ２１の事例情報を検索し、検索結果情報を表示する。事例検索部１３は、検索の際、事例情報表３１の情報を参照し、該当する事例文書５１のデータを読み出す。事例検索部１３は、入力の条件の情報である重視事項等の情報を、顧客重視項目管理表６１に記憶する。事例検索部１３は、検索の際、顧客重視項目管理表６１を参照して、入力の条件の情報である重視事項等の情報を得てもよい。
【００２９】
事例検索部１３は、検索の際、重視項目評価定義表６２の定義情報に基づいて、重視項目に関する文書の適合の度合いを評価し、指標値である評価値として算出する。事例検索部１３は、評価値を用いて、条件に適合する事例文書５１を候補として抽出し、評価値の順序で複数の事例文書を並べたリストを作成し、検索結果情報とする。
【００３０】
文書管理部１４は、各案件に係わる複数のユーザによる複数の文書の作成を支援し、事例文書を用いて各ユーザが作成するドラフト文書５２や最終版文書５３を文書管理ＤＢ２２内に保存及び管理する。文書管理部１４は、案件に係わるドラフト文書５２や最終版文書５３の管理用の情報を文書管理表４１に記載する。ドラフト文書５２は、作成中の下書き、たたき台の文書である。最終版文書５３は、顧客提出用の文書である。
【００３１】
ステータス管理部１５は、文書及び重視項目に係わるステータスの情報を管理する。ステータス管理部１５は、受注管理システム２の受注管理ＤＢ７２の提案受注管理表７３から、提案や受注の状況や実績の情報を取得し、重視項目の観点で受注実績等を集計し、文書ステータス管理表６３に記載する。事例検索部１３は、検索の際、文書ステータス管理表６３の文書ステータス情報を用いて文書の評価値を算出する。
【００３２】
受注管理システム２は、文書作成支援システム１の構成要素として特有の処理を行うサブシステムである。受注管理システム２は、ユーザによる文書を用いた、顧客への製品の提案、受け入れ導入、受注、運用保守、稼動、アフターケア等を含む状況や経過の登録及び管理を行う。サーバ７１は、主な機能として、案件顧客管理機能、提案受注管理機能を有する。サーバ７１は、ユーザの端末５に対し、受注管理画面Ｇ４を提供する。なお受注管理画面Ｇ４と維持管理画面Ｇ３とを統合した形態でもよい。サーバ７１の案件顧客管理機能は、画面でのユーザの操作に基づいて、受注管理ＤＢ７２に、案件及び顧客の情報を登録し管理する。案件の情報は、案件に係わる各種の文書の情報を含む。顧客の情報は、顧客の担当者等の連絡先等の情報や、情報システムの構成の情報を含む。サーバ７１の提案受注管理機能は、画面でのユーザの操作に基づいて、受注管理ＤＢ７２の提案受注管理表７３に、文書による提案や受注等の状況や経過を含む情報を登録し、提案や受注や稼動等の実績の情報を管理する。
【００３３】
なお製品の構成に係わる項目の情報を管理する処理部を維持管理部１２から分離して設ける形態等、各機能を分離や統合した形態が可能である。
【００３４】
［作業概要］
図３は、実施の形態１の文書作成支援システム１における概略的な作業や処理を示す。Ｓ１等はステップを示す。
【００３５】
（Ｓ１）  文書作成者である各ユーザは、適宜、端末５から文書作成支援システム１を利用し、維持管理画面Ｇ１で、事例情報として、文書をＤＢ２０に登録する。文書は、例えばサービス提案書等の運用関連ドキュメントである。事例情報ＤＢ２１は、事例文書５１のデータが格納され、事例情報表３１に事例文書５１の管理用の情報が登録される。また各ユーザは、適宜、維持管理画面Ｇ１で、製品の情報を入力する。項目表３２及び項目詳細表３３は、製品の情報が登録される。事例情報は、各ユーザによる文書の作成のための事例として蓄積し利用する情報を指す。特に標準事例情報とは、複数のユーザの間で標準事例として利用する情報を指す。
【００３６】
（Ｓ２）  ユーザは、端末５で顧客への製品の提案書等の文書を作成する際、文書作成支援システム１を利用し、文書検索画面Ｇ２にアクセスする。ユーザは、文書検索画面Ｇ２で、文書作成のための事例情報を得るために、顧客による製品に関する要求仕様、構成アイテム、重視事項、等の情報を条件として入力し、検索を実行する。
【００３７】
例えば製品の運用項目として、ジョブ運用、バックアップ運用等があり、運用項目毎の入力画面や入力欄が提供される。ユーザは、顧客の要求仕様の１つが例えばジョブ運用である場合、対応する入力画面で、ジョブ運用に関する構成アイテムであるソフトウェアや機能等の情報を、リストボックスの選択肢の選択や、フォームへのテキスト等により入力する。またユーザは、当該画面で、顧客が最も重要視する事項の情報を、リストボックスの選択肢の選択等により入力する。重視事項の選択肢は、費用、受注実績、データ可用性等の品質、等がある。
【００３８】
（Ｓ３）  文書作成支援システム１のサーバ１０は、上記文書検索画面Ｇ２での入力情報である顧客の要求仕様や重視事項の情報を、検索条件情報として、ＤＢ２０の事例情報を検索する。サーバ１０の処理は、入力の条件の要求仕様や重視事項等の組合せに適合する、最適な事例情報である事例文書を検索し抽出する。この検索処理では、要求仕様や重視事項等の内容に合っている度合いを表す指標値である評価値が算出され、評価値が高い事例文書が候補として抽出される。
【００３９】
文書作成支援システム１は、検索で抽出した複数の事例文書を、要求仕様や重視事項等に適合する度合いを表す評価値に応じた順序で並び替えた、事例文書の候補リストを作成し、検索結果情報として出力する。この順序は、ドラフト文書の作成のための候補として推奨するランキングに相当する。
【００４０】
（Ｓ４）  ユーザは、端末５で文書検索画面Ｇ２の検索結果情報である事例文書の候補リストを閲覧する。事例文書の候補リストは、重視項目等の評価値の情報と共に、当該評価値に応じた順序で１つ以上の事例文書の情報が挙げられている。ユーザは、候補リストの中から、一番上にあるもの等、所望の事例文書を選択し、当該選択された事例文書をドラフト文書とすることができる。
【００４１】
（Ｓ５）  ユーザは、端末５の文書編集画面Ｇ３で、上記候補リストから選択した事例文書をドラフト文書として編集し、自分の提案書等を作成することができる。またユーザは、選択した事例文書の内容を見て、他の事例文書を参考にしたい場合は、候補リストに戻り、他の事例文書を選択することもできる。またユーザは、候補リストから必要に応じて複数の事例文書を選択し、事例文書の内容である記載文面や画像等の素材を利用して、自分の提案書等を作成することができる。
【００４２】
ユーザは、選択した事例文書によるドラフト文書５２をＤＢ２０に保存し、ドラフト文書５２の内容である記載文面や画像等を編集して顧客提出用の最終版文書５３を作成し、最終版文書５３をＤＢ２０に保存する。文書管理ＤＢ２２は、事例、ドラフト、最終版、等の関係及び履歴を含めて各文書を管理する。
【００４３】
（Ｓ６）  ユーザは、適宜、上記作成した最終版文書５３を、維持管理画面Ｇ１で事例文書としてＤＢ２０に登録することができる。またユーザは、上記作成した最終版文書５３を用いて、顧客に応じた詳細情報を削除する等の編集を行って、事例文書を作成し、維持管理画面Ｇ１でＤＢ２０に登録することができる。またユーザは、適宜、維持管理画面Ｇ１で、ＤＢ２０に登録済みの事例文書の内容を確認及び修正する等して更新できる。
【００４４】
ユーザは、適宜、上記作成した最終版文書５３を含む案件の文書に関する、提案や受注等の状況や経過を表すステータス情報を、文書作成システム１に対して入力する。文書ステータス管理表６３は、当該文書のステータス情報が記載される。例えば提案書を用いた受注が決定した場合、ユーザは、受注管理システム２の受注管理画面Ｇ４（維持管理画面Ｇ１でも可能である）で、当該受注の情報を入力する。これにより、当該文書に係わる受注実績を含むステータス情報が更新される。当該文書のステータス情報は、Ｓ３の文書検索処理の際、重視事項の評価に反映される。
【００４５】
上記Ｓ１〜Ｓ６のようにして、複数のユーザを含む事業者は、事例情報の維持管理を含むＰＤＣＡ（Plan Do Check Act）のサイクルをまわし、事例文書の蓄積、評価、及び改善が繰り返される。これにより、複数のユーザによるドラフト文書５２及び最終版文書５３の作成が容易化され、迅速化され、文書の品質が高まる。ユーザ間の品質のバラツキも低減され、スキル等が低いユーザであっても文書の作成がしやすい。
【００４６】
ユーザによる標準事例情報の維持管理の例としては、新規のサービス等の提供や設計変更の際、適宜、事例情報が登録及び更新される。ユーザは、ソリューション、ＩＴＩＬ、ＩＳＯ２００００等のＩＴサービスマネジメントの視点に基づいて、製品に係わる事例や項目の情報の収集、レビュー、評価、改善、更新等に関するＰＤＣＡのサイクルをまわす。これにより、ＤＢ２０の事例や項目の情報の精度を継続的に向上させる。
【００４７】
［処理概要］
図４は、実施の形態１の文書作成支援システム１におけるサーバ１０の各処理部の処理概要を示す。ＧＵＩ部１１は、ユーザの端末２からのアクセスに応じて、当該ユーザのＩＤや属性に基づいて、認証を行い、当該ＩＤや属性に応じて、維持管理画面Ｇ１等の画面を提供する。ユーザは、画面で、メニューから維持管理や文書検索等を指定し、専用の画面へ移ることもできる。
【００４８】
維持管理部１２は、事例情報表３１や文書管理表４１を管理し、維持管理画面Ｇ１で入力された、事例文書４０１のデータ及び情報、製品の情報、文書のステータス情報等を、ＤＢ２０に登録する。実施の形態１では、事例情報の管理は、文書ファイル単位の管理である。入力の事例文書４０１は、事例文書５１のデータファイルとして登録される。事例情報表３１や文書管理表４１には、入力の事例文書４０１の情報が記載される。
【００４９】
また維持管理部１２は、ユーザにより入力される製品の情報を、項目表３２及び項目詳細表３３に記載する。維持管理部１２は、ユーザにより入力される文書のステータス情報を、文書ステータス管理表６３等に記載する。
【００５０】
事例検索部１３は、文書検索画面Ｇ２での入力情報である要求仕様や重視項目等の条件の情報を、顧客重視項目管理表６１等に記載し、事例情報表３１や文書管理表４１を参照し、事例文書５１のデータ及び情報を検索する。事例検索部１３は、予め設定された重視項目評価定義表６２による重視項目毎の評価の定義情報に従い、検索による抽出文書である事例文書５１毎に、評価値を算出する。この評価値は、文書の内容や属性が、顧客の重視項目等に適合しているかどうかの度合いに関する指標値である。事例検索部１３は、算出した評価値を用いて、複数の事例文書を順位付けし、当該順序による候補リストを作成し、検索結果情報４０３とする。
【００５１】
ＧＵＩ部１１は、文書検索画面Ｇ２内に検索結果情報４０３を表示する。ユーザは、検索結果情報４０３の事例文書候補リストから所望の事例文書を選択し、文書編集画面Ｇ３へ遷移する。ユーザは、文書編集画面Ｇ３で、４０４のように、事例文書をドラフト文書として編集し、最終版文書を作成することができる。文書管理部１４は、ユーザにより作成されたドラフト文書５２や最終版文書５３のデータファイルを文書管理ＤＢ２２内に格納し、当該文書の管理用の情報を文書管理表４１に記載する。
【００５２】
またユーザは、文書編集画面Ｇ３でドラフト文書５２及び最終版文書５３を編集及び作成する際、参考のために、ＤＢ２０に登録されている既存の事例文書５１や最終版文書５３を読み出して参照でき、また当該読み出した文書を編集に利用できる。この場合、ユーザは、文書編集画面Ｇ３または文書検索画面Ｇ２で、関連の文書を参照または検索する指示操作を行う。例えば、案件、顧客、製品等の指定により、指定された情報に関連する文書が検索できる。ユーザは例えば同じ案件における関連する複数の種別の文書の事例や最終版を閲覧できる。また過去の同じ種別（例えば提案書）の文書の事例や最終版を閲覧できる。ユーザは、他の文書作成者による文書を参考として参照でき、また当該文書の内容を自分の文書作成のための部品として使用できる。文書管理部１４は、案件毎の複数の種別の文書を管理し、複数のユーザの連携による複数の文書の編集を支援する。
【００５３】
ステータス管理部１５は、最終版文書５３を含む文書に関して、継続的に、重視項目等に係わる、文書の状況や経過に関するステータス情報を取得または入力し、文書ステータス管理表６３に記載する。ステータス管理部１５は、例えば定期的に、受注管理ＤＢ７２内の提案受注管理表７３から提案や受注の実績情報を取得し、文書単位での受注実績等を集計し、文書ステータス管理表６３の情報を更新する。ユーザは、維持管理画面Ｇ３や受注管理画面Ｇ４で、上記文書のステータス情報を入力し登録できる。
【００５４】
［文書に係わる管理情報］
図５は、文書作成支援システム１で扱う文書に係わる管理情報の例を示す。文書作成支援システム１は、ＤＢ２０に、これらの情報を管理する。
【００５５】
文書のプロパティとしては、一般的なファイルシステムで扱うプロパティと同様に、ファイル名、ファイル種類、アドレス、作成者、サイズ、日時、権限、等がある。ファイル種類は、ワープロ、図面作成、プレゼン、表計算、等の各種のソフトウェアに対応した拡張子がある。アドレスはファイル格納場所、権限は読み書き等の権限である。
【００５６】
文書構成要素（コンテンツともいう）の情報としては、テンプレート、記載文面、素材、周辺情報、等がある。テンプレートは、定型的な書式や定型的な記載文面が含まれたファイル、画面での見え方を規定したスタイルシート等のファイルがある。記載文面は、文書内に記載される個別具体的な文面のテキストのデータ及び情報である。素材は、文書内に配置される画像、図面、表、グラフ、等の各種の素材のデータ及び情報である。後述の実施の形態２では、文書構成要素情報の単位で事例情報を管理する。
【００５７】
文書の対象の分野は、ＩＴ運用管理、ＩＴサービスマネジメント等である。文書の種別は、案件及び製品に係わる種別であり、提案書、仕様書、見積書、設計書、手順書、等がある。文書の状況や経過は、提案前、提案中、受注、設計中、稼働中、等がある。文書の管理用の区分としては、事例、ドラフト、最終版、等がある。ドラフトは、作成中の版を示し、最終版は、完成した顧客提出用の版を示す。
【００５８】
文書の対象顧客の情報として、顧客名、業種、顧客側の担当者名、規模、予算、等がある。文書の対象製品の情報として、製品名、業種、事業者側の担当者名、規模、価格、等がある。製品名は、提供するサービスやシステムや機器等の名称または識別情報である。事業者側の担当者は、運用部署や設計部署等のユーザを含む。
【００５９】
顧客要求仕様項目は、顧客による対象製品に関する要求仕様の項目であり、例えば提供形態、構成アイテム、運用項目、機能、規模、予算、等がある。規模は、機器数、エンドユーザ数、ストレージ容量、等が挙げられる。予算は、金額の上限下限等の範囲が挙げられる。
【００６０】
顧客重視項目は、顧客による重視する事項の情報であり、本実施の形態では、費用が安いこと、実績が多いこと、品質が高いこと、等がある。費用は、導入コストや運用コスト等がある。実績は、受注実績や稼働実績等がある。品質は、データ可用性やセキュリティレベルや処理性能等がある。データ可用性は、例えば機器の二重化等の冗長化の構成、データバックアップやディザスタリカバリ等の機能による可用性が挙げられる。セキュリティレベルは、例えば脆弱性への攻撃に対する耐性、情報漏洩対策等が挙げられる。処理性能は、例えばＣＰＵ性能、同時アクセス処理数等が挙げられる。
【００６１】
［文書検索処理］
図６は、実施の形態１の文書作成支援システム１の文書検索処理のフローを示す。
【００６２】
（Ｓ１１）  Ｓ１１では、ユーザは、文書検索画面Ｇ２（後述の図１７）で、文書種別、カテゴリ、顧客の業種、規模、費用等の条件の値を入力する。サーバ１０の事例検索部１３は、入力情報の条件の値により、ＤＢ２０の事例情報表３１、文書ステータス管理表６３、提案受注管理表７３等を検索し、条件に該当する文書の情報を抽出する。
【００６３】
（Ｓ１２）  Ｓ１２で、Ｓ１１による該当文書が０の場合（Ｓ１２−Ｎ）は終了し、１つ以上ある場合（Ｓ１２−Ｙ）はＳ１３へ進む。
【００６４】
（Ｓ１３）  更にＳ１３では、サーバ１０の事例検索部１３は、Ｓ１１で抽出された該当文書に関して、ユーザにより文書検索画面Ｇ２で指定及び入力された詳細情報である、利用ソフトウェア、管理者、登録者、キーワード等の値を用いて、該当文書を抽出する。
【００６５】
（Ｓ１４）  Ｓ１４で、Ｓ１３による該当文書が０の場合（Ｓ１４−Ｎ）は終了し、１つ以上ある場合（Ｓ１４−Ｙ）はＳ１５へ進む。
【００６６】
（Ｓ１５）  Ｓ１５では、サーバ１０は、ユーザにより文書検索画面Ｇ２で入力及び指定された、顧客の要求仕様や重視項目の情報を取得する。重視項目は、１つ以上が取得される。サーバ１０は、顧客重視項目管理表６１に登録されている重視項目の情報を取得してもよい。またサーバ１０は、文書ステータス管理表６３から、重視項目に係わる文書ステータス情報として受注実績情報等を取得する。
【００６７】
（Ｓ１６）  Ｓ１６〜Ｓ１８は、ユーザ指定された重視項目毎に、及び重視順に、同様の処理の繰り返しのステップである。サーバ１０は、重視順に複数の重視項目が指定されている場合、その重視順で重視項目を１つずつ選び、当該重視項目に応じた内容でＳ１７の処理を行う。
【００６８】
（Ｓ１７）  Ｓ１７では、サーバ１０の事例検索部１３は、Ｓ１５までで抽出された該当文書である事例文書に関して、重視項目評価定義表６２に基づいて、重視項目に応じて、文書毎に評価値を算出する。事例検索部１３は、評価値の高い順で複数の文書を並び替えることにより、事例文書の候補リストを作成する。重視項目に応じて異なる処理内容は以下である。
【００６９】
（Ｓ１７Ａ）  重視項目が費用である場合、事例検索部１３は、提案受注管理表７３等に記載の製品の金額の値を参照する。事例検索部１３は、図１５の重視項目評価定義表６２の重視項目が費用の行に記載の定義情報に従い、金額の値から、評価値を算出する。例えば、金額の値が顧客の指定する予算の値に完全一致する場合、評価値を一番高い値であるＡ（◎）とする。金額の値が、顧客の指定する予算の範囲内である場合、評価値を二番目に高い値であるＢ（○）とする。金額の値が、顧客の指定する予算の範囲外であり、その範囲外である度合いが±１０％に収まっている場合、評価値を三番目に高い値であるＣ（△）とする。金額の値が、顧客の指定する予算の範囲外であり、その範囲外である度合いが±１０％に収まっていない場合、評価値を一番低い値であるＤ（×）とする。
【００７０】
（Ｓ１７Ｂ）  重視項目が受注実績である場合、事例検索部１３は、文書ステータス管理表６３の当該文書に関する顧客規模毎の受注実績の値を参照する。事例検索部１３は、重視項目評価定義表６２の重視項目が受注実績の行に記載の定義情報に従い、評価値を算出する。例えば、受注実績の件数が０の場合は評価値＝Ｄ、１以上で５未満の場合は評価値＝Ｃ、５以上で１０未満の場合は評価値＝Ｂ、１０以上の場合は評価値＝Ａ、となる。
【００７１】
（Ｓ１７Ｃ）  重視項目が品質（特にデータ可用性）である場合、サーバ１０は、提案受注管理表７３の当該文書及び対象製品に関する機能の値を参照する。事例検索部１３は、重視項目評価定義表６２の重視項目が品質（特にデータ可用性）の行に記載の定義情報に従い、評価値を算出する。事例検索部１３は、例えば各機能の有無に応じて評価値を対応付ける。例えばＤＲ機能と二重化機能との両方が有る場合は評価値＝Ａ、ＤＲ機能のみ有る場合は評価値＝Ｂ、二重化機能のみ有る場合は評価値＝Ｃ、いずれの機能も無い場合は評価値＝Ｄ、となる。
【００７２】
評価値の算出の定義は、上記に限らず設定可能である。事業者のユーザは、定義情報を重視項目評価定義表６２に設定する。本例では評価値がＡ〜Ｄの４種類のレベル値であるが、これに限らず、重視項目毎に異なるレベルや数値等で規定されてもよい。
【００７３】
（Ｓ１９）  Ｓ１９では、サーバ１０の事例検索部１３は、Ｓ１７で作成された事例文書の候補リストを含む検索結果情報を文書検索画面Ｇ２内に表示する。文書検索画面Ｇ２でユーザにより候補リストから事例文書が選択された場合、当該事例文書の文書編集画面Ｇ３へ遷移する。更に、関連文書を参照する場合、ユーザにより文書検索画面Ｇ２等で関連文書の検索を実行してもよい。またサーバ１０が自動的に関連文書のリストを作成して画面内に情報を表示してもよい。例えばサーバ１０は、事例文書の候補リストの表示や、事例文書の選択に応じて、ＤＢ２０の情報を参照し、当該事例文書に係わる案件の各種別の文書のリストを作成し自動的に表示する。
【００７４】
［複数のユーザによる文書作成及び維持管理］
図７は、実施の形態１における複数のユーザによる複数の文書の作成及び維持管理のＰＤＣＡサイクルの例を示す。例として、ある業種Ａの顧客Ａに対するサービスＡの提供の案件Ａの場合で、第１のユーザＵ１は、当該案件ＡのサービスＡに関する提案書Ａである文書Ａを作成する。ユーザＵ１は、文書作成支援システム１に対し、顧客の重視事項等の情報を入力して事例文書を検索する。これにより、重視項目（例えば費用の安さ）に合う度合いが高い事例文書が抽出され、候補リストが提示される。
【００７５】
ユーザＵ１は、候補リストから事例文書を選択して、文書Ａに関するドラフト文書Ａとし、この内容を顧客に応じた内容に調整する等、編集することで、最終版文書Ａを作成し、保存する。ユーザＵ１は、当該最終版文書Ａである提案書Ａを用いて顧客にサービスＡを提案し、その提案や受注等の状況や経過、帰結等のステータス情報を、適宜、受注管理システム２に入力する。当該ステータス情報は、提案受注管理表７３や文書ステータス管理表６３に反映される。
【００７６】
ユーザＵ１は、上記顧客に提案した最終版文書Ａを用いて、事例文書Ａを作成し、事例文書Ａを事例情報として事例情報ＤＢ２１に登録する。またユーザＵ１は、最終版文書Ａを用いて、既存の事例文書の内容の修正や置き換え、削除等、より良い内容へ更新することもできる。
【００７７】
次に、例として、同じ業種Ａの異なる顧客Ｂに対するサービスＢの提供の案件Ｂの場合で、第２のユーザＵ２は、当該案件ＢのサービスＢに関する提案書Ｂである文書Ｂを作成する。ユーザＵ２は、文書作成支援システム１に対し、顧客の重視事項等の情報を入力して事例文書を検索する。これにより、重視項目（例えば受注実績の多さ）に合う度合いが高い事例文書が抽出され、候補リストが提示される。例えば事例文書Ａを含む候補リストが提示される。
【００７８】
ユーザＵ２は、候補リストから例えば事例文書Ａを選択して、文書Ｂに関するドラフト文書Ｂとし、この内容を顧客に応じた内容に調整する等、編集することで、最終版文書Ｂを作成し、保存する。またユーザＵ２は、文書Ｂの作成のために、参考として、関連文書を参照する。ユーザＵ２は、関連文書として、例えば、同じ案件Ｂに関する提案書Ｂ以外の各種の文書（ドラフトや最終版を含む）を参照でき、また過去の関連（例えば対象の業種や顧客が同じである等）の案件Ａの各種の文書（最終版を含む）を参照できる。
【００７９】
ユーザＵ２は、最終版文書Ｂである提案書Ｂを用いて顧客にサービスＢを提案し、そのステータス情報を、適宜、受注管理システム２に入力する。ユーザＵ２は、同様に、上記顧客に提案した最終版文書Ｂを用いて、事例文書Ｂを作成し、事例文書Ｂを事例情報として事例情報ＤＢ２１に登録してもよい。
【００８０】
上記のように、ユーザが作成し事例として登録した文書が蓄積され、知識資産として活用される。複数の各々のユーザは、他ユーザによる事例文書をドラフト文書として自分の文書を作成でき、他ユーザによる最終版文書を参考にして文書を作成できる。よって各ユーザは、少ない手間で顧客の重視事項等に応じた好適な内容の提案書等の文書を作成できる。複数の各ユーザは、ＤＢ２０の情報を共有し、ＰＤＣＡサイクルで連携でき、スキル等に違いがあっても作成文書のレベルや品質を近付けることができる。
【００８１】
［事例情報表］
図８は、事例情報ＤＢ２１の事例情報表３１の構成例を示す。図８の事例情報表３１は、管理項目として、文書番号、文書種別、カテゴリ、ソフトウェア、管理者、登録者、キーワード等がある。文書番号は、文書である事例文書の識別情報である。文書種別は、前述の提案書等の種別の情報である。カテゴリは、前述の製品のカテゴリの情報である。ソフトウェアは、構成アイテムであるソフトウェアの識別情報である。管理者は、前述の運用の管理者の情報である。登録者は、前述の運用の登録者の情報である。キーワードは、ユーザによる任意のキーワードの登録情報である。
【００８２】
［文書管理表］
図９は、文書管理ＤＢ２２の文書管理表４１の構成例を示す。図９の文書管理表４１は、管理項目として、文書番号、案件番号、ファイル名、アドレス、作成者、区分、文書種別、日時、等がある。案件番号は、文書が属する案件の識別情報である。ファイル名は、文書のファイル名である。アドレスは、文書の格納のアドレスである。作成者は、文書の作成者であるユーザやその部署である。区分は、事例、ドラフト、最終版、等の区分を示す。日時は、文書の作成や更新の日時である。
【００８３】
［項目表及び項目詳細表］
図１０は、項目表３２の構成例を示す。項目表３２は、顧客、製品、要求仕様、構成アイテム等に係わる各項目の管理情報を含む。項目表３２と項目詳細表３３は、関連付けて管理される。項目表３２は、製品の概略的な項目の情報を管理する。項目詳細表３３は、項目表３２の項目毎の詳細情報を管理する。項目表３２及び項目詳細表３３に管理される製品の情報は、文書の内容を構成する情報として使用される。なお項目表３２と項目詳細表３３を統合して管理する形態も可能である。
【００８４】
図１０の項目表３２は、管理項目として、業種、製品、提供形態、運用項目、機能、顧客規模、顧客予算、等がある。
【００８５】
業種は、製造、流通、金融、小売といった業界の分類や識別の情報である。製品は、ＩＴ関連のサービスやシステム等の製品ないしビジネスの識別情報や分類情報であり、運用サービス、システム構築、等がある。
【００８６】
提供形態は、運用サービス等の製品の提供形態の分類や識別の情報である。提供形態は、ハウジング、リソース・オン・デマンド（ＲＯＤ）、プライベートクラウド、等の各種がある。ハウジングは、顧客企業の自社サーバ等の機器をデータセンタ内に設置して利用する形態であり、電力やセキュリティの利点がある。ＲＯＤは、データセンタに用意したＩＴリソース（例えば仮想マシン単位のサーバリソース）を、顧客の需要に応じて、即ち必要な時に必要な量を提供するクラウドコンピューティングサービスの形態である。
【００８７】
運用項目は、製品が運用サービスである場合の製品のカテゴリであり、ジョブ運用、バックアップ運用、障害時運用、監視運用、等がある。機能は、サービス等を構成する標準やオプション等の機能であり、例えば二重化等の冗長化の構成、ディザスタリカバリ（ＤＲ）等の各種の機能がある。
【００８８】
顧客規模は、顧客または顧客の情報システムや運用サービスの規模を表す情報であり、例えば機器数、エンドユーザ数（顧客の情報システムや運用サービスにアクセスするエンドユーザの数）、等がある。規模は、例えば大／中／小等のレベルで規定されてもよい。顧客予算は、顧客がかけられる予算の情報であり、例えば０〜１０万円といった金額範囲で規定されてもよい。
【００８９】
図１１は、項目詳細表３３の構成例を示す。図１１の項目詳細表３３は、例えば図１０の運用項目に関する詳細情報を示す。ジョブ運用の詳細情報として、利用ハードウェア、利用ソフトウェア、ジョブ運用の構成管理者、ジョブ運用のジョブ登録者、ジョブ運用のスケジュール登録者、等がある。利用ハードウェアは、指定無し、機器Ａ、機器Ｂといった選択肢がある。利用ソフトウェアは、指定無し、ソフトＡ、ソフトＢといった選択肢がある。ジョブ運用の構成管理者は、ジョブ運用の構成管理者として設定される人を示し、顧客（顧客の情報システムの管理者等）、設計部署のユーザ、運用部署のユーザ、等の選択肢がある。ジョブ登録者やスケジュール登録者等も同様に選択できる。同様に、バックアップ運用の詳細情報として、利用ハードウェア、利用ソフトウェア、バックアップ運用の構成管理者等がある。
【００９０】
［提案受注管理表］
図１２は、受注管理ＤＢ７２の提案受注管理表７３の構成例を示す。図１２の提案受注管理表７３は、管理項目として、案件番号、文書番号、顧客名、業種、提案カテゴリ、金額、受注状況、提案回数、提供形態、顧客規模、機能、メモ等がある。
【００９１】
提案カテゴリは、ジョブ運用、バックアップ運用といった運用項目に対応した、当該文書による提案の製品のカテゴリを示す。金額は、当該文書による提案の製品の費用の情報を示す。受注状況は、当該文書による受注の状況を示し、例えば“受注”や“他決”の値がある。提案回数は、当該文書による提案の状況として回数を示す。
【００９２】
提供形態、顧客規模、及び機能等は、前述の製品の構成の情報である。なお製品の構成の情報は、別途、別の表でＩＤ付きで定義及び管理されてもよい。その場合は、当該製品のＩＤにより製品の構成の情報を参照すればよい。メモは、ユーザにより入力及び登録される任意のメモの情報である。例えばユーザは、当該文書による受注等に係わる状況や経過、帰結の情報をメモとして登録できる。例えばユーザは、顧客からのヒアリングや相談の情報をメモに登録してもよい。
【００９３】
［文書ステータス管理表］
図１３は、文書ステータス管理表６３の構成例を示す。文書ステータス管理表６３は、実績情報を含む文書ステータス情報を管理する。なお提案受注管理表７２と文書ステータス管理表６３を統合して管理する形態も可能である。
【００９４】
図１３の文書ステータス管理表６３は、管理項目として、文書番号、受注実績、提案回数、メモ等がある。受注実績は、本例では顧客規模毎の件数の情報であり、規模の値である小／中／大の３つのレベルに応じた項目である。メモは、提案受注管理表７３のメモ項目と同じく、ユーザにより入力及び登録される任意のメモの情報である。メモは、例えば、顧客から費用や機能追加の相談を受けたこと、費用や機能の説明が不足していたこと、等が登録できる。また受注後のサービス等の稼動の状況として、順調に稼動していること、等が登録できる。
【００９５】
［顧客重視項目管理情報］
図１４は、顧客重視項目管理表６１の構成例を示す。図１４の顧客重視項目管理表６１は、管理項目として、顧客名、案件番号、カテゴリ、重視項目＃１〜重視項目＃３等がある。顧客重視項目管理表６１は、顧客や案件毎に、１つ以上の重視項目を登録できる。重視項目＃１等の複数の項目は、重視順として規定される。
【００９６】
例えば顧客であるＡ社は、重視項目が１つであり、費用である。Ｂ社は、重視項目が２つであり、第１の重視項目が費用、第２の重視項目が受注実績である。Ｃ社は、重視項目が２つであり、第１の重視項目が品質、第２の重視項目が受注実績である。
【００９７】
［重視項目評価定義表］
図１５は、重視項目評価定義表６２の構成例を示す。図１５の重視項目評価定義表６２は、重視項目毎の行で、評価値の算出の定義が規定されており、前述の図６のＳ１７で説明した内容に対応した定義の例を示す。なお重視項目として、費用、受注実績、品質の他に、顧客規模を示している。顧客の要求仕様の項目についても同様に評価の定義が設定できる。
【００９８】
［維持管理画面＿文書登録画面］
図１６は、維持管理画面Ｇ１のうちの事例文書登録の場合の画面の構成例を示す。本画面は、文書名、文書種別、カテゴリ、詳細設定、等の入力欄がある。詳細設定の入力欄は、案件番号、ソフトウェア、管理者、登録者、キーワード等の入力欄を含む。ソフトウェアは、対象製品の構成アイテムの１つである。管理者や登録者は、当該文書の管理者や登録者として、運用部署や設計部署等から選択できる。キーワードは、ユーザにより任意のテキストによるキーワードを設定できる。ユーザは、各入力欄で、テキスト入力やリストボックスからの選択肢の選択等により、情報を入力でき、ＯＫボタンにより登録できる。
【００９９】
［文書検索画面］
図１７は、文書検索画面Ｇ２の構成例を示す。本画面は、検索条件の入力欄１７１と、検索結果の表示欄１７２とを含む。検索条件の入力欄１７１は、ユーザにより事例文書の検索条件とする値を入力できる。検索条件の入力欄１７１は、文書種別、カテゴリ（運用項目）、費用（顧客予算）、詳細設定、等の項目を含む。詳細設定の項目は、業種、顧客規模、利用ソフトウェア、管理者、登録者、キーワード、及び重視項目、等の入力欄を含む。費用の入力欄は、顧客予算の金額範囲を指定できる。顧客規模の入力欄は、機器数等による大／中／小等のレベルを指定できる。キーワードの入力欄は、任意のキーワードを指定できる。
【０１００】
重視項目の入力欄は、顧客が重視する事項を１つ以上、選択入力でき、入力された１つ以上の重視項目が＃１，＃２，＃３のように表示され確認できる。複数の重視項目を指定する場合、＃１，＃２，＃３のように重視の順序を設定できる。ユーザは、検索条件の入力欄１７１で条件を入力して検索実行ボタンを押す。
【０１０１】
検索結果の表示欄１７２は、検索結果情報である事例文書の候補リストを表示する。候補リストの表は、ランキング、ドキュメント名、重視項目毎の評価値、選択、等の項目を有する。ランキングは、文書毎に、総合的に評価値の高い順序を示す。重視項目毎の評価値の項目は、前述の重視項目毎の評価値を表示する。本例では、費用、受注実績、品質の３つの評価値を示す。複数の重視項目は、指定された１つ以上の重視項目の順序で並べて表示してもよい。また表示欄１７２は、文書単位の総合的な評価値を表示する項目を設けてもよい。総合的な評価値は、例えば複数の重視項目の評価値を加算や乗算する演算等により算出できる。またその演算では、重視項目毎の重視順に応じた重み付けの値を係数として各評価値に乗算するようにしてもよい。
【０１０２】
ユーザは、候補リストの事例文書の評価値を含む情報を見て、その中から所望の事例文書を選択してドラフト文書の作成へ遷移することができる。ユーザは、例えば候補リストの一番上の行にある総合的に評価値が一番高い事例文書を、選択項目のチェックにより選択し、ドラフト作成ボタンを押す。これにより、当該事例文書をドラフト文書として、文書編集画面Ｇ３へ遷移できる。
【０１０３】
［文書編集画面］
図１８は、文書編集画面Ｇ３及び文書の構成例を示す。本画面は、一般的なワープロ等のアプリケーションソフトウェアによる画面と同じである。ユーザは、文書編集画面Ｇ３で、ドラフト文書等の内容を表示し、顧客や製品の詳細情報を追加や修正する等、編集し、最終版文書を作成し、保存する。
【０１０４】
１８１は、文書のテンプレートの情報に基づく定型的な書式及び文面の配置の情報を示す。テンプレートは、表紙、目次、ページ構成、といった情報も設定される。１８２は、テンプレートの情報に基づくレイアウト領域及び当該領域に配置される記載文面の例を示す。１８３は、テンプレートの情報に基づくレイアウト領域及び当該領域に配置される素材の例を示す。１８４は、当該文書の管理用の区分の情報を表示するラベルを示す。１８４は、標準事例、ドラフト、最終版といった情報をラベルとして表示する。これによりユーザによる文書の識別がしやすい。１８５は、記載文面の例として、顧客重視項目の情報を記載する例を示す。１８６は、１８２の領域に、記載文面情報であるテキストを貼り付けること等を示す。１８７は、１８３の領域に、素材である画像等を貼り付けること等を示す。
【０１０５】
文書作成支援システム１により提供する他の画面として、受注管理、維持管理、または文書編集等の画面では、複数の案件のリストの情報や、案件毎の複数の文書のリストの情報を表示してもよい。本画面は、当該リストから所望の案件や文書がユーザにより選択されると、その詳細情報を表示する。
【０１０６】
［効果等］
以上説明したように、実施の形態１の文書作成支援システム１によれば、ユーザによる顧客へのＩＴ関連のサービス等の提供に係わる案件の各種の文書の作成を支援する機能を提供し、顧客の要求等に応じた好適な文書を少ない労力で迅速に作成することができる。即ち、十分で効果的な提案書等を迅速に作成して顧客へ提供することが実現しやすく、案件の受注等につなげやすい。顧客にとっては、要求仕様及び重視事項が考慮された好適な提案書等の文書が早期に得られるので、当該サービスの導入の判断等がしやすい。
【０１０７】
事業者は、経験知識やスキル等が異なる複数の人により複数の文書を作成する場合にも、文書の作成のレベルや品質のバラツキを抑えることができ、好適な内容の提案書等を作成しやすい。例えば経験が多くスキルが高い人は、質の高い最終版文書を作成し、当該最終版文書または当該文書から不要な情報を削除した文書またはその構成要素情報を、標準事例情報としてＤＢ２０に登録できる。経験が少ないスキルが低い人は、ＤＢ２０の標準事例情報から質の高いドラフト文書が得られるので質の高い最終版文書を作成しやすい。
【０１０８】
＜実施の形態２＞
次に図１９，図２０を用いて、本発明の実施の形態２の文書作成支援システム１について説明する。実施の形態２は、実施の形態１の構成に対して、機能が追加された構成である。以下、実施の形態２における実施の形態１とは異なる構成部分について説明する。
【０１０９】
実施の形態２の文書作成支援システム１は、事例文書の登録及び管理だけでなく、文書構成要素の単位で事例情報として登録及び管理する機能を提供する。そして実施の形態２は、事例情報である文書構成要素情報の検索により、候補である事例文書を生成し、その候補リストを提示する。
【０１１０】
［システム（２）］
図１９は、実施の形態２の文書作成支援システム１の構成を示す。実施の形態２の文書作成支援システム１は、事例情報ＤＢ２１において、事例情報として、文書単位ではなく、文書の構成要素の単位の情報を登録する。維持管理部１２は、維持管理画面Ｇ１でのユーザによる事例情報の登録の操作に基づいて、事例情報表３１に、事例文書の構成要素の管理用の情報を記載し、事例情報ＤＢ２１または文書管理ＤＢ２２内に、構成要素のデータファイル等を格納する。管理用の情報は、構成要素の種類や識別の情報を含む。構成要素のデータとして、テンプレートファイル８１、記載文面情報８２、画像等の素材情報８３等がある。テンプレートファイル８１は、文書を構成する雛形情報、パターン情報である。テンプレートは、個別具体的な記載文面のテキストや素材の画像等を含まない。
【０１１１】
事例検索部１３は、文書検索画面Ｇ２でユーザにより指定された要求仕様及び重視項目等の条件の情報を用いてＤＢ２０の事例情報表３１等を検索し、重視項目等の組合せに適合する文書構成要素情報を抽出する。
【０１１２】
サーバ１０は、文書生成部１７を備える。文書生成部１７は、事例検索部１３による検索で抽出された文書構成要素情報を用いて、その組合せにより、候補である事例文書（組合せ文書ともいう）を生成する処理を行う。文書生成部１７は、生成した組合せ文書である事例文書５１をＤＢ２０内（例えば文書管理ＤＢ２２）に保存してもよい。この組合せ文書は、少なくとも一定期間保持される。
【０１１３】
事例検索部１３は、文書生成部１７で生成した複数の組合せ文書について、重視項目毎の評価値を算出し、総合的な評価値が高い順に並び替えることにより、事例文書の候補リストを実施の形態１と同様に作成する。
【０１１４】
維持管理部１２及び文書管理部１４は、ＤＢ２０に登録されている構成要素情報の参照及び検索が可能である。
【０１１５】
［文書検索処理（２）］
図２０は、実施の形態２の文書作成支援システム１における文書検索処理を示す。
【０１１６】
（Ｓ２１）  Ｓ２１では、ユーザは、文書検索画面Ｇ２で、事例文書の検索のための条件の値を入力する。サーバ１０の事例検索部１３は、入力情報の条件の値により、ＤＢ２０の事例情報表３１、文書ステータス管理表６３、提案受注管理表７２等を検索し、条件に該当する構成要素情報を抽出する。
【０１１７】
（Ｓ２２）  Ｓ２２で、Ｓ２１による該当文書が０の場合（Ｓ２２−Ｎ）は終了し、１つ以上ある場合（Ｓ２２−Ｙ）はＳ２３へ進む。
【０１１８】
（Ｓ２３）  Ｓ２３で、文書生成部１７は、Ｓ２１で抽出された構成要素情報を用いた組合せによる事例文書を生成する。
【０１１９】
例は以下である。ＤＢ２０に、構成要素情報として、提案書に関するテンプレートＡ，テンプレートＢ，記載文面のテキストＡ，テキストＢ、素材の画像Ａ，画像Ｂ、等が登録されているとする。Ｓ２３の生成処理では、それらの可能な組合せによる事例文書として、以下の例のような事例文書を生成する。｛テンプレートＡ，テキストＡ，画像Ａ｝による事例文書ａ、｛テンプレートＢ，テキストＡ，画像Ａ｝による事例文書ｂ、｛テンプレートＡ，テキストＢ，画像Ａ｝による事例文書ｃ、｛テンプレートＡ，テキストＡ，画像Ｂ｝による事例文書ｄ等。
【０１２０】
なお例えば事例情報表３１は、構成要素毎に他の構成要素との組合せが可能なものや不可能なものの情報が記載される。文書生成部１７は、事例情報表３１の記載に従い、組合せが可能な構成要素を選んで事例文書を生成する。
【０１２１】
（Ｓ２４）  Ｓ２４で、Ｓ２３により生成される組合せ文書が０の場合（Ｓ２４−Ｎ）は終了し、１つ以上ある場合（Ｓ２４−Ｙ）はＳ２５へ進む。
【０１２２】
（Ｓ２５）  Ｓ２５で、サーバ１０は、ユーザにより文書検索画面Ｇ２で入力及び指定された、顧客の要求仕様や重視項目の情報を取得する。またサーバ１０は、文書ステータス管理表６３から、重視項目に係わる文書ステータス情報として受注実績情報等を取得する。
【０１２３】
（Ｓ２６）  Ｓ２６〜Ｓ２８は、前述の実施の形態１のフローと同様であり、重視項目毎に、及び重視順に、同様の処理の繰り返しのステップである。
【０１２４】
（Ｓ２９）  Ｓ２９では、事例検索部１３は、Ｓ２７で作成された事例文書の候補リストを含む検索結果情報を文書検索画面Ｇ２内に表示する。文書検索画面Ｇ２でユーザにより候補リストから事例文書が選択された場合、文書編集画面Ｇ３へ遷移する。ユーザは、文書編集画面Ｇ３で、当該事例文書をドラフト文書として編集し、最終版文書を作成できる。
【０１２５】
更に、サーバ１０は自動的に事例文書の構成要素情報のリストを作成して文書編集画面Ｇ３等の画面内に表示してもよい。ユーザは当該画面の構成要素情報のリストから所望の構成要素情報を選択し、サーバ１０は、選択された構成要素情報のデータをＤＢ２０から読み出して表示する。またサーバ１０は構成要素情報を検索及び参照するための画面や欄を提供してもよい。ユーザは、例えばドラフト文書の編集の際、上記画面の欄に構成要素情報を検索するための情報を入力し検索を実行する。サーバ１０は、ＤＢ２０から構成要素情報を検索し、画面に表示する。ユーザは、検索された構成要素情報のデータを、例えばドラフト文書内に貼り付ける等、編集に利用できる。
【０１２６】
上記のように、実施の形態２では、事例情報として登録された構成要素情報により生成される事例文書を、選択してドラフト文書とすることができる。ユーザは、図１８と同様に文書編集画面Ｇ３でドラフト文書における構成要素情報を編集し、最終版文書を作成することができる。各ユーザは、構成要素情報及びその組合せによる文書を事例として登録し維持管理ができる。
【０１２７】
［効果等］
上記のように、実施の形態２の文書作成支援システム１によれば、実施の形態１と同様に、顧客の要求等に応じた好適な文書を少ない労力で迅速に作成することができる。特に実施の形態２では、個別の文書構成要素情報を事例情報として登録でき、ユーザは、文書の作成の際、個別の文書構成要素情報を、編集に利用できる。
【０１２８】
以上、本発明は前記実施の形態に限定されず、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。
【産業上の利用可能性】
【０１２９】
本発明は、ＩＴ関連のサービス等を提供する事業者における情報処理システムやソフトウェアとして利用可能である。
【符号の説明】
【０１３０】
１…文書作成支援システム、２…受注管理システム、５…端末、１０…サーバ、１１…ＧＵＩ部、１２…維持管理部、１３…事例検索部、１４…文書管理部、１５…ステータス管理部、２０…ＤＢ、２１…事例情報ＤＢ、２２…文書管理ＤＢ、３１…事例情報表、３２…項目表、３３…項目詳細表、４１…文書管理表、５１…事例文書、５２…ドラフト文書、５３…最終版文書、６１…顧客重視項目管理表、６２…重視項目評価定義表、６３…文書ステータス管理表、７１…サーバ、７２…受注管理ＤＢ、７３…提案受注管理表、Ｇ１…維持管理画面、Ｇ２…文書検索画面、Ｇ３…文書編集画面、Ｇ４…受注管理画面。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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