(57)【要約】      （修正有）【課題】クライアントPC側に長期間秘密情報であるファイル文書を散在して保存することを防止できる文書閲覧管理サーバを提供する。【解決手段】文書閲覧管理サーバは、入力インターフェースとメモリとコントローラおよび出力インターフェースを備える。入力インターフェースは、外部からファイル送信要求を受け付ける。メモリは、送信依頼を受けたファイル文書と有効期限情報を対にして記憶させるとともに送信先のファイル文書状況を記憶する。コントローラは、入力インターフェースから受け取った要求ファイル文書を特定し、要求ファイル文書に紐付してメモリの記憶している有効期限情報と同じ有効期限情報を付加し、メモリ内に記憶されている有効期限を超えたことを判断したならば、メモリのファイル文書状況を削除の状態に変更する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部からファイル送信要求を受け付ける入力インターフェースと、
送信依頼を受けたファイル文書と有効期限情報を対にして記憶させるとともに送信先のファイル文書状況を記憶するメモリと、
前記入力インターフェースから受け取った要求ファイル文書を特定し、前記要求ファイル文書に紐付して前記メモリの記憶している有効期限情報と同じ有効期限情報を付加し、前記メモリ内に記憶されている有効期限を超えたことを判断したならば、前記メモリのファイル文書状況を削除の状態に変更するコントローラと、有効期限情報が紐付された、送信依頼を受けたファイル文書を送信する出力インターフェースとを備えることを特徴とする文書管理サーバ。
【請求項２】
コントローラは、前記入力インターフェースから有効期限前に特定のファイル文書を積極的に削除した旨の情報を受けた際に、前記メモリのファイル文書状況を削除に変更することを特徴にする請求項１記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
コントローラは、ステータスレポートの要求に基づいて前記メモリのレポートを作成し、出力することを特徴とする請求項１または２の文書管理サーバ。
【請求項４】
コンピュータに
外部からファイル送信要求を受け付ける入力インターフェースから受け取った要求ファイル文書を特定する機能と、
前記要求ファイル文書に紐付して送信依頼を受けたファイル文書と有効期限情報を対にして記憶させる機能と、
送信先のファイル文書状況を記憶するメモリに記憶している有効期限情報と同じ有効期限情報を前記要求ファイルに付加する機能と、
前記メモリのファイル文書状況を削除の状態に変更する機能と、
有効期限情報が紐付された、送信依頼を受けたファイル文書を送信する機能を実現させるための文書閲覧管理プログラム。
【請求項５】
コンピュータに
外部から有効期限が付されたファイル文書を受信する機能と、
前記ファイル文書を表示させる機能と、
前記ファイル文書がメモリ内の保存の有効期限が過ぎたか否かを判断する機能と、
前記有効期限が過ぎていた場合に、前記メモリから削除する機能を実現座せるための文書閲覧管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明の実施形態は、文書閲覧管理サーバ及び文書閲覧管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、保護のためにファイル文書にパスワードを付加して、クライアントPCにファイル文書を送信することがある。受け取ったクライアントPC側ではファイル文書を開く際にパスワードを入力し、双方のパスワードが一致した場合に保護されているファイル文書を開くことができるものである。ファイル文書にパスワードを付けて保護するのは秘密情報等のセキュリティの観点である。しかしながら、これには、ファイル文書を開くまでのセキュリティを確保はできるものの、クライアントPC側に長期間 秘密情報であるファイル文書を散在して保存しているのは、セキュリティの観点から好ましくない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１１―１３８３６９公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の実施形態が解決しようとする課題は、クライアントPC側に長期間 秘密情報であるファイル文書を散在して保存することを防止できる文書閲覧管理サーバ及び文書閲覧管理プログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するために、本発明の実施形態における文書閲覧管理サーバは、入力インターフェースとメモリとコントローラおよび出力インターフェースを備える。入力インターフェースは、外部からファイル送信要求を受け付ける。メモリは、送信依頼を受けたファイル文書と有効期限情報を対にして記憶させるとともに送信先のファイル文書状況を記憶する。コントローラは、前記入力インターフェースから受け取った要求ファイル文書を特定し、前記要求ファイル文書に紐付して前記メモリの記憶している有効期限情報と同じ有効期限情報を付加し、前記メモリ内に記憶されている有効期限を超えたことを判断したならば、前記メモリのファイル文書状況を削除の状態に変更する。
【図面の簡単な説明】
【０００６】
【図１】電子会議システムに対応するシステムである。
【図２】電子会議システムにおいて用いられるファイル文書管理サーバの内部ブロック図である。
【図３】クライアントPCであるタブレットの内部ブロック図である。
【図４】ファイル文書管理サーバの内部に記憶されている文書ファイルの割り付けを示す図である。
【図５】ファイル文書管理サーバから送信されたファイル文書とそのステータスを示す図である。
【図６】本発明の実施の形態の一例を示すファイル文書管理サーバのコントローラの作用を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態の一例を示すタブレットのコントローラの作用を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態の一例を示すファイル文書管理サーバのコントローラの作用を示すフローチャートである。
【図９】ファイル文書管理サーバから送信されたファイル文書とそのステータスを示す図である。
【図１０】ファイル文書管理サーバから送信されたファイル文書とそのステータスを示す図である。
【図１１】本発明の実施の形態の一例を示すファイル文書管理サーバのコントローラがステータスレポートを作成する作用を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００７】
図１を参照して説明をする。この電子会議システムは、文書管理サーバであるファイル文書管理サーバ１と、ファイル文書管理サーバ１へファイル文書を送信するコンピュータ２と、ファイル文書管理サーバ１からファイル文書を受信する複数のタブレット３と、タブレット３を繋ぐアンテナ４を有している。ファイル文書管理サーバ１は管理データベース(ＤＢ)とコンピュータ２からファイル文書を記憶させておくDBとが一体の場合について説明をするが、これが異なる装置で構成されてもよい。
【０００８】
図２を参照して説明をする。図２は、ファイル文書管理サーバ１の内部を示すブロック図である。ファイル文書管理サーバ１は、サーバ全体をコントロールするコントローラであるＣＰＵ１１と、プログラム等が記憶されているＲＯＭ１２と、一時的なデータを記憶するＲＡＭ１３と、外部からのファイル文書や情報を入力する入力インターフェース（入力Ｉ/Ｆ）１４と、外部へファイル文書や情報を出力する出力インターフェース(出力Ｉ/Ｆ)１５を備える。また、ファイル文書管理サーバ１は、現在の日時時刻を示すタイマー１６と、外部から入力されたファイル文書を保存しておくＨＤＤ１８などが備えている。ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、入力Ｉ/Ｆ１４、出力Ｉ/Ｆ１５、タイマー１６、ＨＤＤ１８がバス１０を介して接続している。
【０００９】
図３を参照して説明をする。図３は、タブレット３の内部を示すブロック図である。図３は、タブレット全体をコントロールするコントローラであるＣＰＵ３１と、プログラム等が記憶されているＲＯＭ３２と、一時的なデータを記憶するＲＡＭ３３と、外部からのファイル文書や情報を入力する入力インターフェース（入力Ｉ/Ｆ）３４と、外部へファイル文書や情報を出力する出力インターフェース(出力Ｉ/Ｆ)３５を備える。また、図３は、現在の日時時刻を示すタイマー３６と、表示器・オペパネ制御回路３７と、表示器３８と、オペパネ３９を備えている。ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、入力Ｉ/Ｆ３４、出力Ｉ/Ｆ３５、タイマー３６、表示器・オペパネ制御回路３７がバス３０を介して接続している。ファイル文書管理サーバ１及びタブレット３の入力Ｉ/Ｆ及び出力Ｉ/Ｆは共通化して外部Ｉ/Ｆとしても良い。
【００１０】
次にＨＤＤ内部に記憶されているファイル文書について説明をする。コンピュータ２からファイル文書の電子データがファイル文書管理サーバ１送られてくると、ファイル文章の電子データは、ＨＤＤ１８の内部に記憶される。図４は、ＨＤＤ１８の内部に記憶されるファイル情報を示している図であり、ＨＤＤ１８の所定の領域に割り当てられている。会議名「２０１３１２０１ＡM５０１会」で使用される４つのファイル文書が記憶されている状態を示している。使用される会議名を１８０ａ列に示されている。会議名は日付日時会議室名で示しているが、一意に特定できる名称であればどの様な形でもよい。その会議で使用されるファイル文書名が１８０b列に示されている。また、該当するファイル文書名の電子データの記憶先のアドレスが１８０c列に示されている。
【００１１】
図５は、タブレット３に送信したファイル文書の情報を示す図であり、RＡM１３の所定の領域に割り当てられている。このタブレット３に送信したファイル文書の情報を示すメモリと、図４に示したコンピュータから送られてきたファイル文書の情報を示すメモリは、共通化しても別にしても良い。会議名「２０１３１２０１ＡM５０１会」で使用される４つのファイル文書を３つのタブレットに送信したことを示している。
【００１２】
利用される会議名を会議名１３１ａに、その会議で利用されるファイル文書がファイル名１３１bに、送信したデバイス（タブレット３）を特定する情報が送信先１３１cに記憶されている。送信したデバイス名も一意に特定できるIPアドレス、社内管理番号等どの様なものを用いても良い。図５では、「Ａ１２３４５６７０」「Ａ１２３４５６７３」「Ａ１２３４５６７７」で特定できるタブレット３に送信されていることが解る。有効期限列１３１dに送信先タブレット３で閲覧可能期限日を示している。図５では２０１３年１２月３１日まで有効としている。有効期限列は、図５のようにカレンダの日にちにしているが、送信からのに数であっても良い。ステータス例１３１e列には送信先のタブレット３に該当ファイルが保存されているか否かを示すフラグである。原則有効期限列１３１dに示している情報より前であれば「有」を示している。また、有効期限列１３１dに示している情報より後の日であれば「無」になっている。
【００１３】
次に、図６を用いてＣＰＵ１１の処理について説明をする。コンピュータ２より会議に用いられるファイルが送信されてきたならばこのフローが開始される。ＣＰＵ１１は、入力I/F１４を介してファイル文書が送信されて来たら、ＨＤＤ１８の所定の領域に記憶させる（Ａ１１）。入力Ｉ/Ｆ１４から入力される際のファイル文書は、使用される会議名情報とともに入力されてくる。ＣＰＵ１１は、タブレット３からファイルの送信要求が来ているか否かを判断する（Ａ１２）。タブレット３から送信されてくる要求は会議名情報である。送信要求が来ていると判断したならば（Ａ１２のＹ）、ＣＰＵ１１は、会議名情報に基づき送信すべきファイル文書を特定し、当該ファイル文書に関する情報を図５に示した一覧表に必要事項を記憶する（Ａ１３）。必要事項とは、「会議名」「送信すべきファイル文書名」「送信先情報」「有効期限」であり、送信すべきファイル文書の単位で記憶する、本実施の形態の例では、一つの会議で４つのファイル文書が必要であるので、４つになる。１２月１日開催の会議に対して１１月３０日に送信要求がされたとして、有効期限を翌月末の１２月３１日に設定しており、図５のような情報になる。次にＣＰＵ１１は、各ファイル文書のステータスについて「有」である旨を所定の領域に記憶する（Ａ１４）。ＣＰＵ１１は、送信すべき文書ファイルに有効期限情報を付加する（Ａ１５）。ＣＰＵ１１は、送信すべき複数のファイル文書を一つのフォルダに纏め、送信要求を送信してきたタブレット３でフォルダに纏められたファイル文書を送信する（Ａ１６）。Ａ１３は、ファイル文書特定手段及びファイル文書書誌事項記憶手段である。また、Ａ１４  は第１のステータス記憶手段である。Ａ１５は有効期限付加手段である。Ａ１６は、ファイル文書出力手段である。
【００１４】
次に、図７を用いてタブレット３のＣＰＵ３１の処理について説明をする。ユーザによって送信要求の指示があったことを検知したならば、図７のフローが開始される。ＣＰＵ３１は、所望の会議に使われるファイル文書の送信要求をファイル文書管理サーバ１に要求をする（Ａ２１）。オペレータ（会議参加者）は、オペパネ３８に設けられているボタンなどから必要な情報を入力して指示しているものとする。ＣＰＵ３１は、ファイル文書管理サーバ１から該当する会議のファイル文書を受信する（Ａ２２）。この時、受信するファイル文書には、有効期限情報が付加されている。また、Ａ２２においてＣＰＵ３１は、ＲＡＭ３３の所定の領域に受信されたファイル文書を記憶させる。有効期限情報はファイル文書と対にしてＲＡＭ３３の所望の領域に記憶する。ＣＰＵ３１は、オペレータのオープン指示に基づき受信したファイル文書を開き、表示器３９に表示させる（Ａ２３）。Ａ２２は、ファイル文書受信手段であり、Ａ２３はファイル文書表示手段である。
【００１５】
ＣＰＵ３１は、オペレータによってオペパネから受信され、そのタブレット３内に記憶されている文書ファイル情報を積極的に削除する旨の指示があったか否かを判断する（Ａ２４）。積極的に削除する指示を受けたと判断したならば（Ａ２４のＹ）、ＣＰＵ３１は、当該ファイル文書をＲＡＭ３３の所定の領域から削除をする（Ａ２５）。この時、会議単位のすべてのファイル文書の削除でも、個々のファイル文書単位の削除でもよい。ＣＰＵ３１は、ファイル文書管理サーバ１に自身のタブレット３から特定のファイル文書が削除された旨を送信する（Ａ２６）。
【００１６】
一方、積極的に削除する指示を受けたと判断しないならば（Ａ２４のＮ）、ＣＰＵ３１は、ファイル文書管理サーバ１からファイル文書が送られてきたときに付与されている有効期限とタイマー３６の現在の時刻（日時）と比較をし、期限を超過しているか否かを判断する（Ａ２７）。期限を超過していると判断をしたならば（Ａ２７のＹ）、ＣＰＵ３１は、当該ファイル文書をＲＡＭ３３の所定の領域から削除をする（Ａ２８）。期限を超過していないと判断をしたならば（Ａ２７のＮ）、ＣＰＵ３１は、Ａ２４の処理に戻る。Ａ２８において当該ファイル文書を削除した旨をファイル文書管理サーバ１にしても良い。また、ファイル文書の削除の処理は、タイマーに基づき、タブレットの立ち上げ時または毎日深夜０時に行っても良い。Ａ２５及びＡ２８は、ファイル文書削除手段であり、Ａ２７は、期限超過判断手段である。
【００１７】
Ａ２４の判断は常時でなく予め決められたタイミングで実行させても良い。また、積極的な削除処理と期限超過の期限処理を一つのフローの内部で行わず別のフォローの処理としても良い。また、ファイル文書の表示処理までと、ファイル文書の表示より後の処理を別のフローでおこなっても良い。
【００１８】
次に図８を用いて、ファイル文書管理サーバ１の送信されたファイル文書の管理について説明をする。
【００１９】
ＣＰＵ１１は、特定のタブレット３から、積極的な削除を行った旨の連絡を受信したか否かを判断する（Ａ３１）。積極的な削除を行った旨の連絡を受信した判断したならば（Ａ３１のＹ）、ＲＡＭ１３のステータス欄１３１ｅの「有」から「無」にフラグを変更する（Ａ３２）。例えば、特定のタブレット３である識別記号（送信先情報）Ａ１２３４５６７７が１２月１日に行った会議の資料総てを１２月２０日に諸般の理由によって積極的に削除された場合について図９を用いて説明をする。識別記号Ａ１２３４５６７７からすべてのファイル文書が積極的に削除された旨をＣＰＵ１１が受信したので、Ａ１２３４５６７７に関するステータス欄１３１e総てが「無」に変更されている。しかし、そのほかの識別記号のタブレットから積極的な削除をした旨の連絡を受けていないので、ステータス欄１３１ｅ欄のステータスは「有」になっている。この状態が、積極的な削除を受信した後有効期限まで続く。
【００２０】
積極的な削除を行った旨の連絡を受信していないと判断したならば（Ａ３１のＮ）、ＣＰＵ１１は、有効期限を超過しているファイル文書があるか否かを判断する（Ａ３３）。有効期限を超過しているファイルが無いと判断したならば（Ａ３３のＮ）、ＣＰＵ１１は、Ａ３１の処理に戻る。有効期限を超過しているファイルがあると判断したならば（Ａ３３のＹ）、ＣＰＵ１１は、当該ファイル文書のステータスを「無」に変更をする（Ａ３４）。例えば、図１０に２０１４年１月１０日のＲＡＭ１３の状態を示す。有効期限を総て過ぎているので、積極的な削除連絡の有無にかかわらず総て「無」になっており、送信されたファイル文書について総て送信先のタブレット３から削除されていることが解る。また、ＣＰＵ１１は、Ａ３３の処理時にタブレット３へ当該ファイル文書を削除すべき指示を出すようにしても良い。Ａ３２及びＡ３４は、第２のステータス記憶手段であり、Ａ３３は、記憶期間期限超過手段である。
【００２１】
図８のフローの処理は、積極的な削除の情報を受けた時と毎日の深夜０時にスタートする。毎日深夜０時にスタートした際には、有効期限がその前日の日付であるステータスを「有」から「無」に変更する。
【００２２】
次に、図１１を用いて、ファイル文書管理サーバ１が送信したファイル文書のステータスレポート作成の処理について説明をする。図１１は、ステータスレポート作成の指示を受けた時に処理が開始される。その時点でステータス欄１３１ｅに「有」のものがあるものをピックアップする（Ａ４１）。この時、図９等に示した一覧表の行についてファイル名と送信先タブレットを紐付した情報としてピックアップする。ＣＰＵ１１は、
【００２３】
ピックアップされた個々のファイル名とタブレット情報を関連付けて一覧表を作成をする（Ａ４２）。ＣＰＵ１１は出力Ｉ/Ｆ１５を介して外部装置に一覧表を送信する。この時の外部装置はコンピュータ２であっても良いし、図示していないプリンタに送信してもよい。
【００２４】
この様に、送信したファイル文書を送信を行ったファイル文書管理サーバ１自信で管理し、送信先のファイル文書状態を把握することができる。
【００２５】
本実施の形態では会議のシーンを例示して説明を行ったがこれに限定されず、講習会や教育等のケースの場合に適用しても良い。また、本実施の形態では、会議名をタブレット３からのファイル文書送信要求を送信し、ファイル文書管理サーバ１で該当する会議名から該当ファイル文書を特定し、該当ファイル文書を送信するようにしたが、タブレット３から直接送信要求情報として該当ファイル文書名を指定するようにしても良い。また、送信されるファイル文書の有効期限を会議単位で共通期限としたが、個々のファイルに異なる有効期限を設定してもよい。また、有効期限を日にち単位ではなく、時刻単位に設定しても良い。
【００２６】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【００２７】
いくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々省略、置き換え、変更を行うことができる。これらの実施形態やその変形は、発明の範囲は要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【００２８】
１    …  ファイル文書サーバ
２    …  クライアントＰＣ
３    …  タブレット
４    …  アンテナ
５    …  プリンタ
１１  …  ＣＰＵ
１２  …  ＲＯＭ
１３  …  ＲＡＭ
１４  …  入力インターフェース
１５  …  出力インターフェース
３１  …  ＣＰＵ
３４  …  入力インターフェース
３９  …  表示器
Ａ１３…  ファイル文書特定手段
Ａ１４…  第１のステータス記憶手段
Ａ１５…  有効期限付加手段
Ａ２２…  ファイル文書受信手段
Ａ２３…  ファイル文書表示手段
Ａ２７…  期限超過判断手段
Ａ２８…  ファイル文書削除手段
Ａ３３…  第２のステータス記憶手段
【図１】
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【図２】
2015153056.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2015153056.tif 000009
【図８】
2015153056.tif 000010
【図９】
2015153056.tif 000011
【図１０】
2015153056.tif 000012
【図１１】
2015153056.tif 000013