(57)【要約】【課題】文書の閲覧制限を詳細に設定できる文書ファイルを得る。【解決手段】閲覧条件記憶部３０２は、文書の閲覧権限が認められるユーザ及び組織の少なくともいずれかが示される閲覧条件を記憶する。認証情報取得部３０１は、電子錠が施錠されている状態で、ＩＣカードから読み取られた認証情報を取得し、認証情報を認証部３０３に渡す。認証部３０３は、認証情報と閲覧条件記憶部３０２の閲覧条件とを照合し、認証情報が閲覧条件に合致する場合に、電子錠を開錠する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を格納する文書ファイルであって、
施錠により前記文書の閲覧を制限する電子錠と、
前記文書の閲覧権限が認められるユーザ属性及び前記文書の閲覧権限が認められる組織属性の少なくともいずれかを閲覧権限属性として記憶する閲覧権限属性記憶部と、
前記電子錠が施錠されている状態で、ユーザ属性及び組織属性の少なくともいずれかが認証属性として含まれる認証情報を取得する認証情報取得部と、
前記認証情報に含まれる前記認証属性と前記閲覧権限属性とを照合し、前記認証属性と前記閲覧権限属性とが一致する場合に、前記電子錠を開錠する認証部とを有することを特徴とする文書ファイル。
【請求項２】
前記認証情報取得部は、
ユーザの識別子が含まれる認証情報を取得し、
前記文書ファイルは、更に、
前記認証部により前記閲覧権限属性と照合された認証属性とともに前記認証情報に含まれていたユーザの識別子と、前記認証部により前記認証属性と前記閲覧権限属性との照合が行われた時刻とが示される照合履歴情報を生成する照合履歴情報生成部と、
前記照合履歴情報生成部により生成された照合履歴情報を記憶する照合履歴情報記憶部とを有することを特徴とする請求項１に記載の文書ファイル。
【請求項３】
前記照合履歴情報生成部は、
前記認証部による認証結果が示される照合履歴情報を生成することを特徴とする請求項２に記載の文書ファイル。
【請求項４】
前記文書ファイルは、更に、
前記照合履歴情報記憶部に記憶されている照合履歴情報を出力する出力部を有することを特徴とする請求項２に記載の文書ファイル。
【請求項５】
文書を格納する文書ファイルであって、
施錠により前記文書の閲覧を制限する電子錠と、
前記文書の閲覧権限が認められるユーザ属性及び前記文書の閲覧権限が認められる組織属性の少なくともいずれかを閲覧権限属性として記憶する閲覧権限属性記憶部と、
前記電子錠が施錠されている状態で、ユーザ属性及び組織属性の少なくともいずれかが認証属性として含まれる認証情報を取得する認証情報取得部と、
前記認証情報に含まれる前記認証属性と前記閲覧権限属性とを照合し、前記認証属性と前記閲覧権限属性とが一致する場合に、前記電子錠を開錠する認証部とを有する文書ファイルと、
前記閲覧権限属性を前記閲覧権限属性記憶部に書き込む情報処理装置とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
前記文書ファイルにおいて、
前記認証情報取得部は、
ユーザの識別子が含まれる認証情報を取得し、
前記文書ファイルは、更に、
前記認証部により前記閲覧権限属性と照合された認証属性とともに前記認証情報に含まれていたユーザの識別子と、前記認証部により前記認証属性と前記閲覧権限属性との照合が行われた時刻とが示される照合履歴情報を生成する照合履歴情報生成部と、
前記照合履歴情報生成部により生成された照合履歴情報を記憶する照合履歴情報記憶部と、
前記照合履歴情報記憶部に記憶されている照合履歴情報を出力する出力部とを有し、
前記情報処理装置は、
前記出力部から出力された照合履歴情報を取得し、取得した照合履歴情報を記憶することを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記情報処理装置は、
前記出力部から取得した照合履歴情報を表示することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を格納する文書ファイルに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１では、施錠が可能な文書ファイルが開示されている。
特許文献１の文書ファイルにおける施錠装置は、南京錠、ダイヤル錠、あるいはスライド錠等である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−００８０６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１の文書ファイルでは、施錠装置が南京錠、ダイヤル錠、スライド錠等であるため、大量の文書ファイルについて、文書ファイルごとに、文書の閲覧制限を詳細に設定することができないという課題がある。
例えば、施錠装置が南京錠やスライド錠である場合は、閲覧制限のパターン別に鍵が必要となる。
例えば、組織Ａに属する人物が閲覧可能な文書ファイルは鍵Ａで施錠・開錠し、組織Ａの管理者のみが閲覧可能な文書ファイルは鍵Ｂで施錠・開錠し、組織Ａの管理者及び社員Ｂのみが閲覧可能な文書ファイルは鍵Ｃで施錠・開錠する、といった運用が必要になる。
また、施錠装置がダイヤル錠である場合は、閲覧制限のパターン別に暗証番号を変える必要がある。
例えば、組織Ａに属する人物が閲覧可能な文書ファイルの暗証番号を［１１１１］とし、組織Ａの管理者のみが閲覧可能な文書ファイルの暗証番号を［２２２２］とし、組織Ａの管理者及び社員Ｂのみが閲覧可能な文書ファイルの暗証番号を［３３３３］とする、といった運用が必要である。
このように、特許文献１の文書ファイルでは、文書の閲覧制限を詳細に設定できないという課題があった。
【０００５】
この発明は、上記のような課題を解決することを主な目的の一つとしており、文書の閲覧制限を詳細に設定できる文書ファイルを得ることを主な目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る文書ファイルは、
文書を格納する文書ファイルであって、
施錠により前記文書の閲覧を制限する電子錠と、
前記文書の閲覧権限が認められるユーザ属性及び前記文書の閲覧権限が認められる組織属性の少なくともいずれかを閲覧権限属性として記憶する閲覧権限属性記憶部と、
前記電子錠が施錠されている状態で、ユーザ属性及び組織属性の少なくともいずれかが認証属性として含まれる認証情報を取得する認証情報取得部と、
前記認証情報に含まれる前記認証属性と前記閲覧権限属性とを照合し、前記認証属性と前記閲覧権限属性とが一致する場合に、前記電子錠を開錠する認証部とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明に係る文書ファイルは、閲覧権限属性を記憶する閲覧権限属性記憶部を有するため、文書の性質によって閲覧権限属性を変えることができ、文書ごとに閲覧制限を詳細に設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】実施の形態１に係る文書ファイルの構成例を示す図。
【図２】実施の形態１に係るカードリーダの構成例を示す図。
【図３】実施の形態１に係る文書管理システムにおける動作の流れを示す図。
【図４】実施の形態１に係るＰＣにおける閲覧条件の生成処理の例を示す図。
【図５】実施の形態１に係る閲覧条件の例を示す図。
【図６】実施の形態１に係る文書ファイルへの閲覧条件の設定処理の例を示す図。
【図７】実施の形態１に係る文書ファイルにおける認証、開錠、照合履歴記録処理の例を示す図。
【図８】実施の形態１に係る文書ファイルからＰＣへの照合履歴情報の送信処理の例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
実施の形態１．
図１は、本実施の形態に係る文書ファイル１００の構成例を示す。
本実施の形態に係る文書ファイル１００は、ＩＣ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）カード認証による施錠式文書ファイルである。
【００１０】
図１において、電子錠の差込口１０１は、電子錠の突起１０２を差し込む（突起１０２と結合する）開口部分である。
なお、突起１０２収納のため、差込口１０１の部分は１ｃｍほど膨らむ。
【００１１】
電子錠の突起１０２は、電子錠の差込口１０１に差し込まされて施錠する。
開錠されている状態（文書ファイル１００が開いている状態）で、突起１０２を差込口１０１に押し付けると、突起１０２が持ち上がり、突起１０２が差込口に入り、結合（施錠）される。
施錠されている状態（文書ファイル１００が閉じている状態）で、ＩＣカード認証が行われると、電子錠本体のモーターが動き、突起１０２が持ち上がり、開錠される。
【００１２】
カードリーダ１０３には、ＩＣカード読取部１０４と、入出力端子１０５と、バッテリ交換口１０６が設けられている。
【００１３】
ＩＣカード読取部１０４は、ＩＣカードより認証情報を取得する。
ＩＣカードは、例えば、ＩＳＯ−１４４４３／ＩＳＯ−１８０９２、及びそれに類する非接触型ＩＣカードである。
【００１４】
入出力端子１０５は、情報入出力のための端子である。
入出力端子１０５に接続ケーブルのソケットを差し込み、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等と接続する。
入出力端子１０５は、出力部の例に相当する。
【００１５】
バッテリ交換口１０６は、カードリーダ１０３を動作させるための蓄電池（例：コイン型リチウム電池等）を交換するための部位である
バッテリ交換口１０６を開くことで、カードリーダ１０３内に配置されている蓄電池を交換することができる。
なお、カードリーダ１０３は、入出力端子１０５を介した充電も可能である。
【００１６】
図２は、カードリーダ１０３の構成例を示す。
【００１７】
カードリーダ１０３は、インタフェース部２００と内部処理部３００とに大別される。
インタフェース部２００は、ユーザ又はＰＣとのインタフェースとなる部位であり、図１に示したＩＣカード読取部１０４、入出力端子１０５、バッテリ交換口１０６が配置される。
【００１８】
内部処理部３００は、認証情報取得部３０１、閲覧条件記憶部３０２、認証部３０３、電子錠制御部３０４、照合履歴情報記憶部３０５、照合履歴情報生成部３０６、時計３０７、文書管理ＩＤ記憶部３０８で構成される。
【００１９】
認証情報取得部３０１は、ＩＣカード読取部１０４から、ＩＣカード読取部１０４が読み取った認証情報を取得する。
認証情報には、ＩＣカードを所持するユーザのユーザ属性（例えば、役職、社員ＩＤ）又はＩＣカードを所持するユーザの所属組織の組織属性（例えば、組織名）が含まれる。
【００２０】
閲覧条件記憶部３０２は、電子錠を開錠する条件、すなわち文書の閲覧権限が認められるユーザのユーザ属性や文書の閲覧権限が認められるユーザの所属組織の組織属性を閲覧条件として記憶する。
閲覧条件記憶部３０２は、閲覧権限属性記憶部の例に相当する。
【００２１】
認証部３０３は、認証情報取得部３０１により取得されたユーザ属性又は組織属性と、閲覧条件記憶部３０２に記憶されているユーザ属性又は組織属性とを照合する。
そして、認証部３０３は、両者が一致する場合に、電子錠制御部３０４を用いて電気錠を開錠する。
【００２２】
電子錠制御部３０４は、認証部３０３からの指示に基づき、電気錠を開錠する。
つまり、電子錠制御部３０４は、モーターを駆動し、モーターにより電子錠の突起１０２を動かして電子錠を開錠する。
【００２３】
照合履歴情報生成部３０６は、認証部３０３による照合の履歴を示す照合履歴情報を生成する。
より具体的には、照合履歴情報生成部３０６は、認証部３０３による照合の対象となった社員ＩＤ、照合が実施された時刻、認証部３０３による認証結果（認証成功、認証失敗）等が示される照合履歴情報を生成する。
【００２４】
時計３０７は、照合履歴情報生成部３０６に時刻（認証部３０３が照合を実施した時刻）を通知する。
【００２５】
照合履歴情報記憶部３０５は、照合履歴情報生成部３０６により生成された照合履歴情報を記憶する。
また、照合履歴情報記憶部３０５は、ＰＣから照合履歴情報の出力が指示された場合に、照合履歴情報を入出力端子１０５からＰＣに出力する。
【００２６】
文書管理ＩＤ記憶部３０８は、文書ファイル１００が格納する文書の識別子（文書管理ＩＤ）を記憶している。
【００２７】
文書ファイル１００の内部処理部３００の認証情報取得部３０１、認証部３０３、電子錠制御部３０４、照合履歴情報生成部３０６は例えばプログラムにより実現される。
これらの機能のプログラムは、例えば、カードリーダ１０３内のマイクロコンピュータにより実行される。
また、内部処理部３００において、閲覧条件記憶部３０２、照合履歴情報記憶部３０５、文書管理ＩＤ記憶部３０８は例えばＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）又はＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）により実現される。
【００２８】
このように、本実施の形態に係る文書ファイル１００では、カードリーダ１０３による認証式としているので、文書の閲覧条件を細かく設定できる。
また、本実施の形態に係る文書ファイル１００では、カードリーダ１０３が照合履歴を記録するため、誰が、いつ、文書の閲覧を試行したか（更には、閲覧したか、閲覧できなかったか）を正確に把握することができる。
特許文献１に示す文書ファイルでは、閲覧履歴を取得する機能がないため、誰がいつ文書の閲覧したかのチェックができない。
また、特許文献１に示す文書ファイルを用いた場合でも、鍵の貸し出し台帳などでの管理はできるが、改竄・記入モレなどの可能性がある。
本実施の形態に係る文書ファイル１００では、鍵の貸し出し台帳による管理に比べて、正確に文書の閲覧履歴を残すことができる。
【００２９】
次に、図１の文書ファイル１００を用いた文書管理システムの処理フローを説明する。
図１の文書ファイル１００を既存の認証管理システム（社員証をＩＣカードとし、入退場管理などを行うシステムなど）と組み合わせることで文書管理システムを構築することができる。
【００３０】
図３は、文書管理システムにおける動作の概要を示すフローチャートである。
【００３１】
まず、ＰＣ上で閲覧条件が作成される（Ｓ１０１）。
次に、ＰＣから文書ファイル１００にＳ１０１で作成された閲覧条件が設定される（Ｓ１０２）。
この時点で、文書ファイル１００に文書が格納され、文書ファイル１００の電子錠が施錠され、例えばファイルキャビネットに文書ファイル１００が配置される。
【００３２】
次に、社員がＩＣカード（例えば、社員証）を文書ファイル１００のカードリーダ１０３にかざすことにより、文書ファイル１００内で閲覧条件との照合による認証を行い、認証に成功した場合は電子錠を開錠し、更に、照合履歴情報を記録する（Ｓ１０３）。
また、定期的又は不定期に、文書ファイル１００からＰＣに照合履歴情報を送信し、例えばＰＣ上でオペレータが照合履歴情報を確認する（Ｓ１０４）。
【００３３】
次に、図３に示したＳ１０１〜Ｓ１０４の各処理の詳細を説明する。
【００３４】
図４は、図３のＳ１０１の処理の詳細を示す。
図４では、ＰＣ５００の内部処理を示している。
【００３５】
図４において、組織情報記憶部５０１は、対象となる組織（例えば、企業）における組織構成（例えば、経理部の下位に経理第１課、経理第２課が存在するといった組織構成）が示される組織情報を記憶する。
また、社員情報記憶部５０２は、社員ごとに、社員ＩＤ、所属組織、役職などが示される社員情報を記憶する。
閲覧条件作成機能５０３は、組織情報、社員情報を用いて、文書ごとに、文書を閲覧可能な条件（閲覧条件）を作成する。
閲覧条件記憶部５０４は、閲覧条件作成機能５０３により作成された閲覧条件を記憶する。
【００３６】
図４に示すように、ＰＣ５００では、組織情報と社員情報から閲覧条件を生成する。
閲覧条件は、例えば、図５に示す情報である。
閲覧条件では、文書ごとに、閲覧権限が認められるユーザ、組織が定義される。
例えば、文書Ａでは、組織Ａに所属するユーザに閲覧権限が認められ、文書Ｂでは、組織Ａ又は組織Ｂに所属し、役職が管理者であるユーザにのみ閲覧権限が認められる。
また、文書Ｃでは、社員Ｃにのみ閲覧権限が認められる。
【００３７】
図６は、図３のＳ１０２の処理の詳細を示す。
【００３８】
まず、ＰＣ５００からの指示に基づいて、文書ファイル１００の入出力端子１０５が、文書管理ＩＤ記憶部３０８内の文書管理ＩＤをＰＣ５００に送信する（Ｓ１０２１）。
【００３９】
次に、ＰＣ５００の閲覧条件抽出機能（図４には不図示）が、Ｓ１０２１で文書ファイル１００から送信された文書管理ＩＤに合致する閲覧条件を閲覧条件記憶部５０４から抽出する（Ｓ１０２２）。
【００４０】
次に、ＰＣ５００の閲覧条件送信機能（図４には不図示）が、Ｓ１０２２で取得した閲覧条件を入出力端子１０５から文書ファイル１００に送信する（Ｓ１０２３）。
【００４１】
文書ファイル１００では、入出力端子１０５がＳ１０２３で送信された閲覧条件を受信する（Ｓ１０２４）。
【００４２】
次に、閲覧条件記憶部３０２が、それまで閲覧条件記憶部３０２に記憶されていた閲覧条件を上書きして、Ｓ１０２４で受信した閲覧条件を記憶する（Ｓ１０２５）。
閲覧条件記憶部３０２に初めて閲覧条件を書き込む場合は、上書きは不要である。
【００４３】
図７は、図３のＳ１０３の処理の詳細を示す。
【００４４】
文書ファイル１００では、電気錠が施錠されている状態で、カードリーダ１０３のＩＣカード読取部１０４がＩＣカードから認証情報（社員ＩＤ、所属組織名、役職）を読み取る。
そして、ＩＣカード読取部１０４は、読み取った認証情報を認証情報取得部３０１に渡し、更に認証情報取得部３０１が認証情報を認証部３０３に渡す。
認証部３０３は、閲覧条件記憶部３０２から閲覧条件を読み出し、閲覧条件と認証情報（社員ＩＤ、所属組織名、役職）とを照合し、認証する（Ｓ１０３１）。
【００４５】
照合の結果、認証に失敗した場合（認証ＮＧの場合）は、処理を終了する。
認証に成功した場合（認証ＯＫの場合）は、認証部３０３は電子錠制御部３０４に電子錠の開錠を指示し、電子錠制御部３０４がモーターを用いて電子錠の突起１０２を持ち上げて電子錠を開錠する（Ｓ１０３２）。
また、並行して、認証部３０３は、時計３０７に現在時刻を照合履歴情報生成部３０６に通知するよう指示する。
【００４６】
次に、認証部３０３は、Ｓ１０３１の認証の対象となった社員ＩＤを照合履歴情報生成部３０６に通知し、照合履歴情報生成部３０６が、社員ＩＤ、照合の日時（時計３０７から通知された時刻）が示される照合履歴情報を生成する（Ｓ１０３３）。
【００４７】
次に、照合履歴情報生成部３０６は、Ｓ１０３３で生成した照合履歴情報を照合歴情報記憶部３０５に格納する（Ｓ１０３４）。
【００４８】
図７の例では、Ｓ１０３１で認証ＮＧの場合は、そのまま処理を終了することとしたが、照合履歴情報生成部３０６が、認証ＮＧの旨を示す照合履歴情報を生成するようにしてもよい。
この場合は、照合履歴情報生成部３０６は、社員ＩＤと照合の日時と認証結果（認証成功か認証失敗か）が示される照合履歴情報を生成する。
【００４９】
図８は、図３のＳ１０４の処理の詳細を示す。
【００５０】
例えば、ＰＣ５００からの指示に基づいて、文書ファイル１００の入出力端子１０５が照合履歴情報記憶部３０５内の照合履歴情報をＰＣ５００に送信する（Ｓ１０４１）。
【００５１】
次に、ＰＣ５００の照合履歴情報取得機能（図４に不図示）が、照合履歴情報を取得し、ＰＣ５００内の照合履歴情報記憶部（図４に不図示）に格納する（Ｓ１０４２）。
【００５２】
次に、ＰＣ５００の照合履歴記憶部が照合履歴情報を保持する（Ｓ１０４３）。
【００５３】
最後に、ＰＣ５００が、照合履歴照会画面において、照合履歴情報情報の照会を受付け、照合履歴情報を表示する（Ｓ１０４４）。
【００５４】
このように、本実施の形態に係る文書ファイル及び文書管理システムでは、閲覧制限の詳細化を図ることができる。
つまり、認証情報と閲覧条件をコンピュータ管理することができるため、大量の文書ファイルに対して、個々の文書ファイルを、個人単位で、閲覧制限することが容易となる。
物理的なダイヤル錠や南京錠では、大量の文書に対して、きめ細かく閲覧制限することは多大な負荷であり、現実的ではなかった。
また、本実施の形態に係る文書ファイル及び文書管理システムでは、閲覧履歴管理など、アクセス管理機能の強化を図ることができる。
つまり、いつ、誰が文書ファイルを開錠したかの情報を収集・管理することが可能となる。
従来では、書庫・キャビネットの台帳管理など、自動的な記録ではないため、改竄・モレが発生する可能性があったが、本実施の形態に係る文書管理システムでは、このような問題が生じない。
【符号の説明】
【００５５】
１００  文書ファイル、１０１  電子錠の差込口、１０２  電子錠の突起、１０３  カードリーダ、１０４  ＩＣカード読取部、１０５  入出力端子、１０６  バッテリ交換口、２００  インタフェース部、３００  内部処理部、３０１  認証情報取得部、３０２  閲覧条件記憶部、３０３  認証部、３０４  電子錠制御部、３０５  照合履歴情報記憶部、３０６  照合履歴情報生成部、３０７  時計、３０８  文書管理ＩＤ記憶部、５００  ＰＣ、５０１  組織情報記憶部、５０２  社員情報記憶部、５０３  閲覧条件作成機能、５０４  閲覧条件記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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