(57)【要約】【課題】画像処理装置に格納された不要なデータを確実に削除できる画像処理装置を提供する。【解決手段】画像処理装置としての複合機１０３はＨＤＤ３０４を有し、ＨＤＤ３０４は複合機１０３に蓄積されている文書データについての文書情報５１３を含む文書管理テーブル５００を格納し、文書情報５１３は削除対象情報５０４を有し、ＨＤＤ３０４に蓄積された文書のうち或る文書の削除に失敗した場合は、当該削除に失敗した文書の文書情報５１３における削除対象情報５０４に削除フラグを記録する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷する文書データを蓄積する蓄積手段と、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定手段と、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積手段に蓄積されているか否かを判別する判別手段と、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積手段に蓄積されているときに、前記期間が経過した文書データを削除する削除手段とを有し、
前記削除手段は、前記期間を経過した文書データに対して操作が行われていることによって前記文書データの削除が失敗した場合、当該文書データに対する操作の終了に伴って当該文書データを削除することを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記文書データの削除を失敗したときに、前記文書データに削除対象情報を記録する記録手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記操作は文書データのプレビュー表示であることを特徴とする請求項１又は２記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記操作は文書データの印刷であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記期間を変更する変更手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記判別手段は、前記期間を経過した文書データが前記蓄積手段に蓄積されているか否かを定期的なタイミングで判別することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項７】
印刷する文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定ステップと、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積ステップにおいて蓄積されているか否かを判別する判別ステップと、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積ステップにおいて蓄積されているときに、前記期間が経過した文書データを削除する削除ステップとを有し、
前記削除ステップは、前記期間を経過した文書データを削除するときに当該文書データに対して操作され、当該文書データの削除を失敗した場合、当該文書データに対する操作の終了に伴って当該文書データを削除することを特徴とする画像処理装置の制御方法。
【請求項８】
画像処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記画像処理装置の制御方法は、
印刷する文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定ステップと、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積ステップにおいて蓄積されているか否かを判別する判別ステップと、
前記期間を経過した文書データが前記蓄積ステップにおいて蓄積されているときに、前記期間が経過した文書データを削除する削除ステップとを有し、
前記削除ステップは、前記期間を経過した文書データを削除するときに当該文書データに対して操作され、当該文書データの削除を失敗した場合、当該文書データに対する操作の終了に伴って当該文書データを削除することを特徴とするプログラム。
【請求項９】
印刷する文書データを蓄積する蓄積手段と、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定手段と、
前記設定された期間を経過した文書データを特定する特定手段と、
前記期間を経過したと特定された文書データを削除する削除手段と、
前記文書データの削除が成功したか否かを判別する判別手段と、
前記文書データの削除が失敗したときに前記文書データが削除されるべきであることを示す削除対象情報を前記文書データに記録する記録手段とを有することを特徴とする画像処理装置。
【請求項１０】
前記判別手段は、前記文書データの削除を失敗した原因が解消されたか否かを判別する他の判別手段を備え、
前記削除手段は、前記原因が解消された時点で前記削除対象情報が記録されている文書データを削除することを特徴とする請求項９記載の画像処理装置。
【請求項１１】
前記文書データをプレビュー表示する表示手段を更に有し、
前記原因は前記文書データをプレビュー表示したことであることを特徴とする請求項１０記載の画像処理装置。
【請求項１２】
前記画像処理装置を使用するユーザを認証するユーザ認証手段を更に有し、
前記原因が前記ユーザの認証中に生じた場合は、前記認証が解除されるときに前記削除対象情報が記録されている文書データを削除することを特徴とする請求項１０又は１１記載の画像処理装置。
【請求項１３】
前記設定手段によって設定された期間を変更できる変更手段を更に有することを特徴とする請求項９乃至１２のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１４】
前記変更された期間を経過していないと判別されたときに、前記文書データに記録された削除対象情報を削除する他の削除手段とを更に有することを特徴とする請求項１３記載の画像処理装置。
【請求項１５】
印刷する文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定ステップと、
前記設定された期間を経過した文書データを特定する特定ステップと、
前記期間を経過したと特定された文書データを削除する削除ステップと、
前記文書データの削除が成功したか否かを判別する判別ステップと、
前記文書データの削除が失敗したときに前記文書データが削除されるべきであることを示す削除対象情報を前記文書データに記録する記録ステップとを有することを特徴とする画像処理装置の制御方法。
【請求項１６】
画像処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
前記画像処理装置の制御方法は、
印刷する文書データを蓄積する蓄積ステップと、
前記文書データを蓄積する期間を設定する設定ステップと、
前記設定された期間を経過した文書データを特定する特定ステップと、
前記期間を経過したと特定された文書データを削除する削除ステップと、
前記文書データの削除が成功したか否かを判別する判別ステップと、
前記文書データの削除が失敗したときに前記文書データが削除されるべきであることを示す削除対象情報を前記文書データに記録する記録ステップとを有することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置及びその制御方法、並びにプログラムに関し、特に、画像処理装置に格納されたデータを削除する画像処理装置及びその制御方法、並びにプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の画像処理装置としての複合機は、ＨＤＤ等の記憶装置を内蔵し、原稿をスキャナで読み取って得られる画像データやネットワークで接続されたＰＣから受信した印刷データを、記憶装置に格納し、必要なときにこれらのデータの印刷や電子メールによる送信を行うボックス機能を有する。また、複合機は、ネットワークで接続されたＰＣから受信した印刷ジョブを記憶装置に格納して複合機の操作部から印刷する留め置き印刷機能を有する。
【０００３】
これらの機能を有する複合機は、不要なデータが記憶装置に格納され続けるデータの蓄積を防止するために、定期的に或いは特定のタイミングで不要なデータを削除する自動削除機能を更に有する。
【０００４】
一方、データを削除するときに削除エラーが発生してデータの削除に失敗する場合がある。この場合、削除エラーからデータの削除に失敗した原因を特定し、当該原因を解消した後に改めてデータを削除する期限を決定し、決定された期限を経過した後にデータの削除を再度実行する文書管理装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１２−８４０３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上述の文書管理装置が削除エラーの原因の特定を間違える場合がある。この場合、特定された削除エラーの原因を解消しても、本来の削除エラーの原因は解消していないことがあるので、データの削除を再度実行してもデータは削除されないことがある。また、上述の文書管理装置が特定した削除エラーの原因が正しい場合であっても、決定された期限を経過したときに、文書管理装置が省電力モードに移行されていればデータは削除されない。すなわち、文書管理装置に格納された不要なデータを確実に削除できないという問題がある。
【０００７】
本発明の目的は、画像処理装置に格納された不要なデータを確実に削除できる画像処理装置及びその制御方法、並びにプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明の画像処理装置は、印刷データを印刷する印刷手段と、前記印刷データを蓄積する蓄積手段と、前記印刷データを蓄積する期限を設定する設定手段と、前記設定された期限を経過した印刷データを特定する特定手段と、前記期限を経過したと特定された印刷データを削除する削除手段と、前記印刷データの削除が成功したか否かを判別する判別手段と、前記印刷データの削除を失敗したときに前記印刷データが削除されるべきであることを示す削除対象情報を前記印刷データに記録する記録手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、画像処理装置に格納された不要なデータを確実に削除できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施の形態に係る画像処理装置としての複合機を有する画像処理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【図２】図１におけるＰＣの内部構成を示すブロック図である。
【図３】図１における複合機の内部構成を示すブロック図である。
【図４】図３におけるＣＰＵによって実行されるファームウェアの構成を概略的に示すブロック図である。
【図５】図４における文書管理部によってＨＤＤに格納される文書管理テーブルを説明するのに用いられる図である。
【図６】図５における文書データの夫々に保存期間を設定する保存期間設定画面を説明するのに用いられる図である。
【図７】図３の複合機によって実行される自動削除処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】図３の複合機によって実行されるプレビュー処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】図８のステップＳ８０９で実行される文書データ削除処理を示すフローチャートである。
【図１０】図３の複合機によって実行される他のプレビュー処理の手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳述する。
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態に係る画像処理装置としての複合機１０３を有する画像処理システムの構成を概略的に示すブロック図である。
【００１３】
図１の画像処理システムは、ネットワーク１０１を介して互いに接続された情報処理装置としてのＰＣ１０２及び画像処理装置としての複合機１０３によって構成される。複合機１０３はＰＣ１０２から送信された文書データ（印刷データ）を印刷し、当該文書データを格納し、又はネットワーク１０１を介してネットワーク上の外部機器と相互にデータの入出力を行う。
【００１４】
図２は、図１におけるＰＣ１０２の内部構成を示すブロック図である。
【００１５】
図２のＰＣ１０２は、ＣＰＵ２０２、ＲＡＭ２０３、補助記憶装置２０５、入力装置２０６、画像表示装置２０７、及びネットワークＩ／Ｆ２０８を有し、これらはメインバス２０１を介して互いに接続されている。ネットワークＩ／Ｆ２０８にはネットワーク１０１が接続されている。
【００１６】
図２において、ＣＰＵ２０２はシステム全体の制御を行う。ＲＡＭ２０３はＣＰＵ２０２を動作させるためのシステムワークメモリである。補助記憶装置２０５は、ＰＣの制御プログラムを格納し、例えば、ＨＤＤである。入力装置２０６は、例えば、マウスやキーボード等であり、ユーザが複合機１０３に指示するときに使用される。画像表示装置２０７は、例えば、ＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイであり、ユーザへのメッセージ等を表示する。
【００１７】
図３は、図１における複合機１０３の内部構成を示すブロック図である。
【００１８】
図３の複合機１０３は、コントローラユニット３００、操作部３０６、スキャナ部３０８、及びプリンタ部３０９を有し、これらは互いに接続されている。また、コントローラユニット３００は、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３，ＨＤＤ３０４，操作部Ｉ／Ｆ３０５、デバイスＩ／Ｆ３０７、及びネットワークＩ／Ｆ３１０を有し、これらは、システムバス３１１を介して互いに接続されている。ネットワークＩ／Ｆ３１０にはネットワーク１０１が接続されている。
【００１９】
ＣＰＵ３０１は情報処理装置１００全体の制御を行う。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１の作業領域を提供するための読み書き可能なメモリであり、オペレーティングシステム、システムソフトウェア、又はアプリケーションソフトウェア等のプログラムやデータを格納する。ＲＯＭ３０３は、ブートＲＯＭであり、情報処理システムのブートプログラム、システムプログラム、又はアプリケーションプログラムを格納する。ＨＤＤ３０４は、不揮発性データの記憶装置であり、画像データ、システムデータ、及びユーザデータ等の各種データを格納する。ＨＤＤ３０４の代わりに、ＳＳＤ（Solid State Disk）を用いてもよい。
【００２０】
操作部Ｉ／Ｆ３０５は、操作部３０６に対して表示すべき画像データを出力すると共にユーザが操作部３０６を介して入力した情報をＣＰＵ２０１に伝送するためのインタフェースである。デバイスＩ／Ｆ３０７は、スキャナ部３０８及びプリンタ部３０９とコントローラユニット３００とを接続するインタフェースである。スキャナ部３０８からデバイスＩ／Ｆ３０７を介して入力される画像データ又はプリンタ部３０９にデバイスＩ／Ｆ３０７を介して出力される画像データは、ＲＡＭ３０２やＨＤＤ３０４に格納され、必要に応じてＲＡＭ３０２に格納されたアプリケーションプログラムが実行される際に画像処理が施される。
【００２１】
図４は、図３におけるＣＰＵ３０１によって実行されるファームウェアの構成を概略的に示すブロック図である。
【００２２】
図４において、ファームウェアは、リアルタイムオペレーティングシステム（以下、「リアルタイムＯＳ」という）４０１、コントローラプラットフォーム４０２、システムサービス４０７、アプリケーションプラットフォーム４０８、システムアプリケーション４０９、及びアプリケーション４１３から構成される。
【００２３】
コントローラプラットフォーム４０２は、ファイルシステム４０３、ジョブ・デバイス制御４０４、カウンタ４０５、及びログ４０６から構成され、システムアプリケーション４０９は、認証サービス４１０、ジョブ管理部４１１、及び文書管理部４１２から構成される。
【００２４】
リアルタイムＯＳ４０１は、指示されたジョブを設定された時間通りに実行するリアルタイムシステムのためのオペレーティングシステムであって、例えば、特定の機能を実現するためのシステムである組み込みシステムを制御するために最適化された各種資源管理のサービスと取り決めをリアルタイムＯＳ４０１上で動作するソフトウェアに提供する。リアルタイムＯＳ４０１が提供する各種資源管理のサービスと取り決めには、例えば、ＣＰＵ３０１が処理を実行する際のコンテクストを複数管理して複数の処理を実質的に並行して実行するマルチタスク管理、タスク間の同期やデータ交換を実行するタスク間通信があり、さらに、メモリ管理、割り込み管理、各種のデバイスドライバ、ローカルインタフェース、ネットワークや通信等の各種プロトコルの処理を実装したプロトコルスタックが該当する。
【００２５】
ファイルシステム４０３は、ＨＤＤ３０４やＲＡＭ３０２等の記憶装置に格納されたデータを管理するシステムであり、コントローラユニット３００が扱うジョブをスプールするために用いられる。また、ファイルシステム４０３は、データに関連する情報であるメタ情報、フォルダ構成に関する情報、アプリケーション４１３を制御するのに必要なキャッシュデータを記憶装置に格納するために用いられる。ジョブ・デバイス制御４０４は、ＨＤＤ３０４を制御し、ＨＤＤ３０４に格納されているジョブであって、プリント、スキャン、通信、又は画像変換等の基本機能を利用するジョブを制御する。カウンタ４０５は、アプリケーションの有効期限、並びにスキャナ部３０８及びプリンタ部３０９のカウンタ情報を管理する。スキャナ部３０８及びプリンタ部３０９のカウンタ情報とは、例えば、スキャナ部３０８が取得した画像データの数やプリンタ部３０９が印刷したときに使用した記録紙の枚数の情報である。スキャナ部３０８及びプリンタ部３０９のカウンタ情報は、ユーザ毎又は企業における部門等のようなグループ毎に管理され、例えば、ユーザ一人当たりに許可されるカラー印刷の枚数の上限管理や印刷に料金を課す場合の課金管理に使用される。ログ４０６は、ジョブを実行したときの履歴情報又はファイルシステム４０３に格納されているデータの操作履歴を、ジョブを実行したユーザ及びユーザが属するグループの情報と共に管理する。
【００２６】
システムサービス４０７は、複合機１０３の稼働状況をモニタリングし、又はネットワーク１０１を介して外部装置からソフトウェアやそのライセンス情報をダウンロードする。アプリケーションプラットフォーム４０８は、ミドルウェアであり、リアルタイムＯＳ４０１及びコントローラプラットフォーム４０２を後述するシステムアプリケーション４０９やアプリケーション４１３において利用できるようにする。
【００２７】
認証サービス４１０は、操作部３０６又はネットワークを介して入力されたユーザ名及びパスワードと、ＨＤＤ３０４に格納される複合機１０３のユーザに関するデータベースとに基づいてユーザ認証を行う。ユーザ認証は、ＨＤＤ３０４に格納されるデータベース以外の外部認証サーバ、例えば、ActiveDirectory（登録商標）によって行われてもよい。ジョブ管理部４１１は、ネットワーク１０１を介して受信された文書データや操作部３０６を介して受信されたジョブをＨＤＤ３０４に格納されたジョブ管理テーブル（不図示）を利用してユーザ別に管理する。文書管理部４１２は、ネットワーク１０１を介して取得される文書データ、スキャナ部３０８を介して取得される原稿の画像データ、又は後述する図５の文書管理テーブル５００等をＨＤＤ３０４に格納して管理する。
【００２８】
アプリケーション４１３は、操作部３０６への複合機１０３のメニューを表示すると共に、複合機１０３の各種機能をユーザに提供する。アプリケーション４１３には、例えば、留め置きされた文書データの一覧表示、文書データ受信時の留め置き判断、及び印刷出力処理を行う留め置きプリントアプリケーション４１４が該当する。
【００２９】
図５は、図４における文書管理部４１２によってＨＤＤ３０４に格納される文書管理テーブル５００を説明するのに用いられる図である。
【００３０】
図５の文書管理テーブル５００は、複合機１０３に格納されている文書データのデータベースであり、文書データ５０５〜５１２の夫々について文書情報５１３、例えば、文書名５０１、所有者５０２、作成日時５０３、及び削除対象情報５０４を記録する。
【００３１】
文書名５０１は文書データ５０５〜５１２の各文書名を示し、所有者５０２は文書データ５０５〜５１２を所有しているユーザ名を示し、作成日時５０３は文書データ５０５〜５１２が作成された日時を示す。削除対象情報５０４は、文書データ５０５〜５１２の複合機１０３からの削除の可否を示し、削除してもよいことを示す「ＴＲＵＥ」フラグ（以下、「削除フラグ」という）と、直ちに削除する必要はないことを示す「ＦＡＬＳＥ」フラグ（以下、「維持フラグ」という）のいずれか一方からなる。
【００３２】
図６は、図５における文書データ５０５〜５１２の夫々に保存期間を設定する保存期間設定画面６００を説明するのに用いられる図である。
【００３３】
図６の保存期間設定画面６００は複合機１０３が受信した文書データに保存期間を設定する場合や一度設定された文書データの保存期間を変更する場合に用いられる。
【００３４】
図６において、保存期間設定画面６００は、保存期間選択欄６０１、ＯＫボタン６０２、及びキャンセルボタン６０３を表示する。
【００３５】
保存期間設定画面６００は、文書管理部４１２によって操作部Ｉ／Ｆ３０５を介して操作部３０６に表示される。保存期間選択欄６０１は文書データの保存期間として複数の保存期間の候補を表示し、ユーザは表示された保存期間のうちいずれか１つを選択する。ＯＫボタン６０２は保存期間選択欄６０１でユーザが選択した保存期間を確定する場合に押下され、キャンセルボタン６０３は、文書データの保存期間の設定操作を中止する場合に押下される。ＯＫボタン６０２が押下されたとき、操作部３０６はユーザが選択した保存期間を操作部Ｉ／Ｆ３０５を介して文書管理部４１２に通知し、文書管理部４１２は当該保存期間をＨＤＤ３０４に格納する。
【００３６】
本実施の形態では、図６の保存期間設定画面６００を介して文書データの保存期間が設定されると、後述する図７の自動削除処理によって保存期間が経過した文書データから削除されていく。これにより、複合機１０３において文書データを格納するＨＤＤ３０４の容量に空きがない状況を回避することができる。また、他人に見られたくないような機密性の高い文書データの削除を忘れても保存期間が経過した文書データは自動的に削除されるので、ユーザは当該機密性の高い文書データの放置に関してさほど注意を払う必要がない。
【００３７】
図７は、図３の複合機１０３によって実行される自動削除処理の手順を示すフローチャートである。
【００３８】
図７において、予め複合機１０３に設定された時間になるまで文書管理部４１２を待機させる（ステップＳ７０１）。ここで、文書管理部４１２の待機時間は、予め複合機１０３に設定された時間の他にユーザが指定した時間であってもよい。
【００３９】
次に、ＨＤＤ３０４に蓄積された全ての文書を文書管理部４１２によって取得させ（ステップＳ７０２）、保存期間設定画面６００（図６）を介して設定された保存期間を取得し（ステップＳ７０３）、ＨＤＤ３０４に蓄積された文書のうち或る文書（以下、「文書Ｍ」とする）の文書情報５１３を取得し（ステップＳ７０４）、現在の時刻及び取得された文書情報５１３における作成日時５０３からステップＳ７０３において設定された保存期間が経過しているか否かを判別する（ステップＳ７０５）。
【００４０】
ステップＳ７０５の判別の結果、保存期間が経過しているときは、文書Ｍを削除する（ステップＳ７０６）。文書Ｍの保存期間が経過しているか否かの判別を行うタイミングは特に限定されないが、ユーザが保存期間の経過している文書Ｍをできるだけ早く削除したい場合があるので、短い周期、例えば、１時間毎に当該判別が行われることが好ましい。次いで、文書Ｍの削除が成功したか否かを判別する（ステップＳ７０７）。
【００４１】
ステップＳ７０７の判別の結果、例えば、文書Ｍがプレビュー表示されていることによって文書Ｍがロックされ、文書Ｍの削除に失敗した場合は、文書Ｍの文書情報５１３における削除対象情報５０４に削除フラグを記録し（ステップＳ７０８）、複合機１０３のシャットダウンに伴う処理停止要求を受信したか否かを判別する（ステップＳ７０９）。
【００４２】
一方、ステップＳ７０５の判別の結果、保存期間が経過していない場合、又はステップＳ７０７の判別の結果、文書の削除に成功した場合はステップＳ７０９へ進む。
【００４３】
ステップＳ７０９の判別の結果、処理停止要求を受信した場合は、直ちに本処理を終了し、一方、処理停止要求を受信していない場合は、文書Ｍの他にＨＤＤ３０４に蓄積された文書が存在するか否かを判別する（ステップＳ７１０）。
【００４４】
ステップＳ７１０の判別の結果、文書Ｍの他にＨＤＤ３０４に蓄積された文書が存在する場合は、他の文書についてステップＳ７０４以降の処理を実行し、文書Ｍの他にＨＤＤ３０４に蓄積された文書が存在しない場合は、ステップＳ７０１に戻る。
【００４５】
図７の処理によれば、文書Ｍの削除に失敗した場合（ステップＳ７０７でＮＯ）は、文書Ｍの文書情報５１３における削除対象情報５０４に削除フラグを記録する（ステップＳ７０８）ので、複合機１０３は削除に失敗した文書Ｍが削除してもよい文書データであると認識でき、これにより、例えば、後述する図８の処理に示すように、削除を失敗した原因（例えば、プレビュー表示）が解消された時点で文書Ｍを削除できる。
【００４６】
なお、削除フラグを記録するタイミングについて、図７では文書Ｍの削除に失敗したときが記録するタイミングである事例を説明したが、ユーザが文書データを複合機１０３に送信するときに削除フラグを記録してもよい。これにより、複合機１０３は、当該文書データを受信したときから削除してもよい文書データと認識することができ、早いタイミング、例えば、文書Ｍの印刷が終了した時点で直ちに文書Ｍを削除できる。
【００４７】
図８は、図３の複合機１０３によって実行されるプレビュー処理の手順を示すフローチャートである。
【００４８】
図８において、ユーザによって操作部３０６を介して入力された情報に基づいて文書情報５１３及びプレビュー要求を受信し（ステップＳ８０１）、プレビュー要求がされた文書（以下、「対象文書」という）に対して、例えば、削除指示を受け付けないようにロックし（ステップＳ８０２）、対象文書のプレビュー画像を生成して操作部３０６に表示し（ステップＳ８０３）、ユーザからの要求を受信するまで待機し（ステップＳ８０４）、受信したユーザの要求がプレビュー要求を終了する終了要求であるか否かを判別する（ステップＳ８０５）。
【００４９】
ステップＳ８０５の判別の結果、受信したユーザの要求が終了要求でない場合は、ステップＳ８０３に戻る。一方、ステップＳ８０５の判別の結果、受信したユーザの要求が終了要求である場合は、対象文書の文書情報５１３を取得し（ステップＳ８０７）、対象文書の削除対象情報５０４に削除フラグが記録されているか否かを判別する（ステップＳ８０８）。
【００５０】
ステップＳ８０８の判別の結果、対象文書の削除対象情報５０４に削除フラグが記録されている場合は、後述する図９の文書データ削除処理を実行して削除対象情報５０４に削除フラグが記録されていると共に保存期間を経過している対象文書を削除し（ステップＳ８０９）、対象文書が削除されたか否かを判別する（ステップＳ８１０）。
【００５１】
ステップＳ８１０の判別の結果、対象文書が削除された場合は、本処理を終了する。一方、ステップＳ８０８の判別の結果、対象文書の削除対象情報５０４に削除フラグが記録されていない場合、又はステップＳ８１０の判別の結果、対象文書が削除されていない場合は、ステップＳ８０２で設定されたロックを解除して、本処理を終了する。
【００５２】
図８の処理によれば、プレビュー要求がされた文書（以下、「対象文書」という）（ステップＳ８０１）のプレビュー要求が終了した後（ステップＳ８０５でＹＥＳ）に取得した対象文書の文書情報５１３における削除対象情報５０４に削除フラグが記録されているか否かを判別する（ステップＳ８０８）ので、ＣＰＵ３０１は、対象文書がロックされる原因となったプレビュー要求が終了した時点で対象文書を削除することができる。
【００５３】
なお、図８では、プレビュー要求が終了した時点で対象文書を削除する事例を説明したが、プレビュー要求以外の要求、例えば、印刷処理の実行要求やネットワーク１０１を介してＰＣ１０２から文書の書き込み処理を実行する要求によって対象文書がロックされる場合であっても、図８の処理と同様の手順により、対象文書がロックされる原因が解消した時点で対象文書を削除してもよい。
【００５４】
図９は、図８のステップＳ８０９で実行される文書データ削除処理を示すフローチャートである。
【００５５】
図９において、保存期間設定画面６００で選択された保存期間に関する情報を取得し（ステップＳ９０１）、対象文書の文書情報５１３を取得し（ステップＳ９０２）、取現在の時刻及び得された文書情報５１３における作成日時５０３から対象文書の保存期間が経過しているか否かを判別する（ステップＳ９０３）。
【００５６】
ステップＳ９０３の判別の結果、保存期間が経過している場合は、対象文書を削除して（ステップＳ９０４）、本処理を終了する。一方、ステップＳ９０３の判別の結果、保存期間が経過していない場合は、削除対象情報５０４に維持フラグを記録して（ステップＳ９０５）、本処理を終了する。
【００５７】
なお、維持フラグを記録するタイミングについて、図９では対象文書の保存期間が経過していないときが記録するタイミングである事例を説明したが、ユーザが図６の保存期間設定画面６００を介して一度設定された文書データの保存期間を延長するタイミングで維持フラグを記録してもよい。この場合、直ちに削除する必要のない文書データ又は直ちに削除したくない文書データの保存期間を延長するタイミングで簡単に維持フラグを記録することができるので、ユーザが文書データの削除タイミングをコントロールすることができる。
【００５８】
図１０は、図３の複合機１０３によって実行される他のプレビュー処理の手順を示すフローチャートである。
【００５９】
図１０において、ユーザからの認証情報の入力を待機し（ステップ１００１）、入力された認証情報を受信し（ステップＳ１００２）、受信した認証情報に基づいて認証処理を行い、ユーザが認証されたか否かを判別する（ステップＳ１００３）。
【００６０】
ステップＳ１００３の判別の結果、認証されなかった場合はステップ１００１に戻り、認証された場合は、ユーザからの要求の受信を待機し（ステップ１００４）、受信した要求がプレビュー要求か否かを判別する（ステップＳ１００５）。
【００６１】
ステップＳ１００５の判別の結果、プレビュー要求を受信した場合は、図８のステップＳ８０２〜Ｓ８０５の処理を実行し、ステップＳ８０５の判別の結果、終了要求がされた場合は、対象文書のロックを解除して（ステップＳ１０１１）、ステップＳ１００４に戻る。
【００６２】
一方、ステップＳ１００５の判別の結果、ログアウト要求を受信した場合は、図８のステップＳ８０７〜Ｓ８０８の処理を実行する。さらに、ステップＳ８０８の判別の結果、対象文書の削除対象情報５０４に削除フラグが記録されている場合は、図９の文書データ削除処理を実行して（ステップＳ８０９）本処理を終了する。一方、ステップＳ８０８の判別の結果、対象文書の削除対象情報５０４に削除フラグが記録されていない場合は、直ちに本処理を終了する。
【００６３】
図１０の処理によれば、ユーザは認証処理を経て複合機１０３を使用している（ステップＳ１００３）ので、ユーザの認証中に対象文書の削除が失敗し、対象文書に削除フラグが記録されれば、ユーザの認証が対象文書の削除に失敗した原因であると判断できることから、ＣＰＵ３０１はユーザの認証を解除するとき（ログアウト時）に当該対象文書を削除することができる。
【００６４】
なお、図１０においてログアウト時に対象文書を削除する事例を説明したが、この他の任意のタイミング、例えば、ユーザが操作部３０６が備えるリセットキー（不図示）を押下するタイミングやタイマー機能によって予め設定した時間に複合機１０３の有する文書データを削除するオートクリア機能が作動するタイミングで対象文書の削除を行ってもよい。
【００６５】
また、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）をネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理において、そのプログラム、及び該プログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は本発明を構成する。
【符号の説明】
【００６６】
４１２  文書管理部
４１４  留め置きプリントアプリケーション
５０３  作成日時
５０４  削除対象情報
６００  保存期間設定画面
６０１  保存期間選択欄
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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