(57)【要約】【課題】  画像形成装置において読み取った記録媒体を文書データとして登録する過程における実施結果を、実施したユーザのユーザ識別情報を取得できない場合においても、実施した可能性のあるユーザを特定して通知する仕組みを提供する【解決手段】  記録媒体の読取を行った画像形成装置の識別情報を読取って加工した画像ファイルから取得し、画像形成装置識別情報と画像形成装置を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶しておき、文書データが登録できなかった場合、記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を画像ファイルから取得できた場合は当該ユーザへ、画像ファイルから記録媒体の登録を要求したユーザを特定できなかった場合は画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザへ、文書データが登録できなかったことを通知する。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
読取った記録媒体を画像ファイルに加工して情報処理装置に送信する画像形成装置と、前記画像形成装置から受信した前記画像ファイルを用いて作成した文書データを登録する前記情報処理装置とを含む文書管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記記録媒体の読取を行った画像形成装置の画像形成装置識別情報を前記画像ファイルから取得する画像形成装置識別情報取得手段と、
前記画像形成装置識別情報と当該画像形成装置を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶する記憶手段と、
前記文書データが登録できなかった場合であって、前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を前記画像ファイルから取得できた場合は、当該ユーザへ前記文書データが登録できなかったことを通知し、前記画像ファイルから前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、前記記憶手段により、前記画像形成装置識別情報取得手段により取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、前記文書データが登録できなかったことを通知する通知手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記情報処理装置は、
前記通知手段による通知を受けたユーザによる指示に応じて、前記文書データの読取を再実行することなく、前記文書データの文書管理システムへの登録を実施することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
前記指示によって実施される文書データの文書管理システムへの登録を中断した場合、中断を指示したユーザにのみ中断を抑止する要求を通知することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
読取った記録媒体を画像ファイルに加工して情報処理装置に送信する画像形成装置と、前記画像形成装置から受信した前記画像ファイルを用いて作成した文書データを登録する前記情報処理装置とを含む文書管理システムにおける処理方法であって、
前記情報処理装置が、
前記記録媒体の読取を行った画像形成装置の画像形成装置識別情報を前記画像ファイルから取得する画像形成装置識別情報取得ステップと、
前記画像形成装置識別情報と当該画像形成装置を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶する記憶ステップと、
前記文書データが登録できなかった場合であって、前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を前記画像ファイルから取得できた場合は、当該ユーザへ前記文書データが登録できなかったことを通知し、前記画像ファイルから前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、前記記憶ステップにより、前記画像形成装置識別情報取得ステップにより取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、前記文書データが登録できなかったことを通知する通知ステップと
を実行することを特徴とする処理方法。
【請求項５】
読取った記録媒体を画像ファイルに加工して情報処理装置に送信する画像形成装置と、前記画像形成装置から受信した前記画像ファイルを用いて作成した文書データを登録する前記情報処理装置とを含む文書管理システムで実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記記録媒体の読取を行った画像形成装置の画像形成装置識別情報を前記画像ファイルから取得する画像形成装置識別情報取得手段と、
前記画像形成装置識別情報と当該画像形成装置を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶する記憶手段と、
前記文書データが登録できなかった場合であって、前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を前記画像ファイルから取得できた場合は、当該ユーザへ前記文書データが登録できなかったことを通知し、前記画像ファイルから前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、前記記憶手段により、前記画像形成装置識別情報取得手段により取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、前記文書データが登録できなかったことを通知する通知手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、帳票システム、情報処理装置と、その処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、画像形成装置において読み取った紙などの記録媒体を文書データとして管理する文書管理システムが存在する。
【０００３】
特許文献１には、ユーザが画像形成装置においてスキャンした画像データのＯＣＲ処理の実施結果をユーザに通知することを可能にするシステムの技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００４−１０２８５４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、実際には、文書管理システムの制約やスキャン処理等におけるエラーによっては、実施結果の通知先であるユーザを特定できない場合がある。その場合、ユーザは、エラーが発生したことを知らないため、文書管理システムにアクセスして初めて、スキャンした文書が文書管理システムに登録されていないことを知り、再度スキャン処理をやり直すことになる。また、エラーの原因がわからないため、同じエラーによって文書管理システムへの登録が再度失敗することも多く、ユーザにとって大変不便である。
【０００６】
最初に、この課題を含む文書管理システムについて説明する。
【０００７】
図４、図６、図１３、および図１５を用いて、紙文書が文書管理サーバ１０４に登録されるまでの処理について説明する。
【０００８】
図４は、文書管理システム１００の画面遷移図の一例を示す図であり、紙文書が文書管理サーバ１０４に登録されるまでの画面遷移図である。
【０００９】
図６は、文書管理システム１００のデータ構造を示す図である。前述の課題を含む文書管理システムにおいては、図６に記載のテーブルのうち、グループ管理テーブル６２０および文書テーブル６５０が存在する。エラー管理テーブル６１０、ユーザ表示履歴テーブル６３０、および複合機管理テーブル６４０は、課題を解決するために使用するテーブルであるため、課題を含む文書管理システムにおいては存在しない。
【００１０】
図１３は、課題を含む文書管理システム１００の全体的な処理フローの概要を示す図である。
【００１１】
図１５は、外部記憶装置１０２におけるフォルダ構造の一例を示す図である。
【００１２】
ステップＳ１３０１において、ユーザが使用する情報処理装置１０５から文書管理システム１００にアクセスされると、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、文書管理システム１００が管理するフォルダ画面４０１を表示する。フォルダ画面４０１上の紙文書登録ボタン４０２がユーザによって押下されると、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、フォルダ画面４０１に表示されているフォルダに文書データを登録するための登録シートの作成を行う、登録シート作成画面４０３を表示する。ユーザによって登録文書情報入力欄４０４に文書名が入力され、追加ボタン４０５が押下されると、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、登録シート出力画面４０７を表示する。
【００１３】
ユーザによって登録シート出力ボタン４０８が押下されると、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、「ユーザＩＤ」「文書ＩＤ」「文書名」「保存フォルダ」の情報を持つＱＲコード（登録商標）を含む登録シート４１２を作成し、画像形成装置１０１から印刷する。なお、「文書ＩＤ」は、文書管理システム１００が管理する通し番号であり、文書テーブル６５０の主キーである。
【００１４】
ユーザによって登録シート出力画面４０７の完了ボタン４０９が押下されると、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書管理ＤＢの文書テーブル６５０に「文書ＩＤ」「文書名」「ユーザＩＤ」「保存フォルダ」の情報を持つ文書レコードを新規登録する。ただし、この時点では、文書管理システム１００に登録する紙文書の文書データ自体はまだ登録されていないため、この文書レコードにおける「ファイル登録日」はｎｕｌｌのままである。ステップＳ１３０２〜ステップＳ１３０９の処理によって、紙文書を文書データ化し文書管理ＤＢへの登録を行う。
【００１５】
情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、「文書名」が文書管理システム１００の文書管理ＤＢに文書データが登録されたことをフォルダ画面４１０に表示する。（図４の４１１）
【００１６】
ステップＳ１３０２において、画像形成装置１０１から登録シート４１２と文書管理システム１００に登録する紙文書のスキャンが行われると（図４の４１３）、画像形成装置１０１のＣＰＵ２０１は、スキャンデータを外部記憶装置１０２のｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１に格納する。この時、ｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１に格納するスキャンデータのファイル名は、「複合機を利用するグループのグループＩＤ」＋「スキャン日時」としている。なお、「複合機を利用するグループのグループＩＤ」は、複合機において文書管理システム管理者が設定できる値であり、ここでは、複合機を利用するグループのグループＩＤを設定しておく。また、上記スキャンデータには、登録シート４１２のスキャン画像と紙文書のスキャン画像の両方が含まれる。
【００１７】
ステップＳ１３０３において、ＯＣＲ処理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、前記ｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１を定期的に監視する。
【００１８】
ＯＣＲ処理サーバ１０３のＣＰＵ２０１が、前記ｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１に新たなスキャンデータが格納されたと判定した場合、ステップＳ１３０４において、ＯＣＲ処理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ＯＣＲ処理サーバ１０３の作業フォルダに前記スキャンデータをコピーする。
【００１９】
ステップＳ１３０５において、ＯＣＲ処理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、前記スキャンデータについてＯＣＲ処理を行う。このＯＣＲ処理によって、登録シート４１２に表示されているＱＲコードの読み取りも行われ、ＯＣＲ処理サーバ１０３は、スキャンデータについての情報「ユーザＩＤ」「文書ＩＤ」「文書名」「保存フォルダ」を認識することができる。
【００２０】
前記ＯＣＲ処理においてエラーが発生した場合（例えば、スキャンデータが登録シート４１２のスキャン画像のみで文書のスキャン画像が無かった、または文書スキャン画像のＯＣＲ処理においてエラーが発生した）、ステップＳ１３０６において、ＯＣＲ処理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、前記ｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１からＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２に前記スキャンデータを移動する。その際、登録シート４１２のスキャン画像に含まれるＱＲコードから「文書ＩＤ」「ユーザＩＤ」を読み取り、スキャンデータのファイル名を「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」に変更する。
【００２１】
なお、前述の課題を含むこの文書管理システム１００においては、ＯＣＲ処理においてエラーが発生した場合、ＱＲコードからユーザＩＤを特定できているにも関わらず、ユーザにエラーを通知する手段が無いため、ユーザはエラーが発生したことを知らず、文書管理システムにアクセスして初めて、スキャンした文書が文書管理システムに登録されていないことを知り、再度スキャン処理をやり直すことになる。
【００２２】
一方、前記ＯＣＲ処理が正常に行われた場合、ＯＣＲ処理サーバ１０３は、ステップＳ１３０７において、外部記憶装置１０２のｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３にＯＣＲ処理済の文書データ４１１を格納する。その際、文書データ４１１にはスキャンデータから登録シート４１２のスキャン画像を含めず、紙文書のスキャン画像に含まれる文字列を文字データに変換した文書データ４１１を作成する。文書データ４１１のファイル名は、登録シート４１２のスキャン画像に含まれるＱＲコードから「文書ＩＤ」「ユーザＩＤ」を読み取り、「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」とする。
【００２３】
なお、スキャンデータが文書のスキャン画像のみで登録シート４１２のスキャン画像が無かったなどの理由により、ＱＲコードの読み取りができなかった場合は、紙文書のスキャン画像に含まれる文字列を文字データに変換した文書データ４１１を作成し、ファイル名はスキャンデータファイルと同じ、［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆとし、外部記憶装置１０２のｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３にＯＣＲ処理済の文書データ４１１を格納する。
【００２４】
ステップＳ１３０８において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、前記ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３を監視する。
【００２５】
文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１が、前記ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３に新たなＯＣＲ処理済データが格納されたと判定した場合、ステップＳ１３０９において、文書管理サーバ１０４は、ＯＣＲ処理済データのファイル名の先頭から「文書ＩＤ」を読み取り、文書テーブル６５０を「文書ＩＤ」で検索して文書レコードを取得し、文書レコードに含まれる「保存フォルダ」に該当する文書管理サーバ１０４の記憶領域に前記ＯＣＲ処理済データを格納することによって、ＯＣＲ処理済データ登録処理を行う。
【００２６】
前記ＯＣＲ処理済データ登録処理において正常にＯＣＲ処理済データの登録ができた場合、ステップＳ１３０１において文書テーブル６５０に作成した文書レコードを主キー「文書ＩＤ」を条件に「ファイル登録日」の値をシステム日時に更新する。
【００２７】
前記ＯＣＲ処理済データ登録処理においてエラーが発生した場合（例えば、スキャンデータが文書のスキャン画像のみで登録シート４１２のスキャン画像が無かった、ステップＳ１３０１において文書テーブル６５０に作成した文書レコードが見つからなかった、等）、ステップＳ１３１０において、文書管理サーバ１０４は、ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３からゴミ箱フォルダに前記ＯＣＲ処理済データを移動する。
【００２８】
つまり、ゴミ箱フォルダには、スキャンデータが文書のスキャン画像のみで登録シート４１２のスキャン画像が無かった場合にはファイル名が［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆでＯＣＲ処理済みの文書データ４１１、ステップＳ１３０１において文書テーブル６５０に作成した文書レコードが見つからなかった場合にはファイル名が［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆのファイル、の２種類のファイルが格納されることになる。
【００２９】
ただし、どちらのファイルについても、ユーザにエラーを通知する手段が無いため、ユーザはエラーが発生したことを知らず、文書管理システムにアクセスして初めて、スキャンした文書が文書管理システムに登録されていないことを知り、再度スキャン処理をやり直すことになる。また、文書管理システムにおいてスキャンした文書を確認しなれば、登録されていないことが認識できないため、気づかない可能性もある。
【００３０】
以上、図１３のステップＳ１３０１からステップＳ１３１０までの処理が、前記課題を含む処理である。つまり、ＯＣＲ処理またはＯＣＲ処理済データの登録処理においてエラーが発生した場合、スキャンを実行したユーザは、処理に時間が掛かっているのか、エラー発生により処理が行われなかったのかを判断できない。よって、本来待っていれば登録されるケースに対し、不要なスキャンを実施してしまうということがある。また、エラー発生の場合も、エラー原因が分からずに再スキャンを行うため、再度エラーとなり、不要な業務が増えてしまう。
【００３１】
そこで、本発明は、画像形成装置において読み取った記録媒体を文書データとして登録する過程における実施結果を、実施したユーザのユーザ識別情報を取得できない場合においても、実施した可能性のあるユーザを特定して通知する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００３２】
読取った記録媒体を画像ファイルに加工して情報処理装置に送信する画像形成装置と、前記画像形成装置から受信した前記画像ファイルを用いて作成した文書データを登録する前記情報処理装置とを含む文書管理システムであって、前記情報処理装置は、前記記録媒体の読取を行った画像形成装置の画像形成装置識別情報を前記画像ファイルから取得する画像形成装置識別情報取得手段と、前記画像形成装置識別情報と当該画像形成装置を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶する記憶手段と、前記文書データが登録できなかった場合であって、前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を前記画像ファイルから取得できた場合は、当該ユーザへ前記文書データが登録できなかったことを通知し、前記画像ファイルから前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、前記記憶手段により、前記画像形成装置識別情報取得手段により取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、前記文書データが登録できなかったことを通知する通知手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。
【発明の効果】
【００３３】
本発明によれば、帳票フォームと帳票データを用いて生成された帳票をブラウザで編集可能にすることで、帳票の編集および閲覧を効率的にする仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３４】
【図１】本発明の文書管理システム１００の構成の一例を示す図
【図２】情報処理装置１０５のハードウエア構成の一例を示す図
【図３】情報処理装置１０５の一例を示すブロック図の一例を示す図
【図４】文書管理システム１００の画面遷移図の一例を示す図
【図５】文書管理システム１００におけるエラー発生時のユーザ通知画面の一例を示す図
【図６】文書管理システム１００におけるデータ構造の一例を示す図
【図７】情報処理装置１０５と文書管理サーバ１０４における通知処理フローの一例を示す図
【図８】エラー通知画面を判定する処理フローの一例を示す図
【図９】エラー通知画面でスキップボタンまたはＯＫボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図
【図１０】エラー通知画面で中止ボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図
【図１１】エラー通知画面にて続行ボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図
【図１２Ａ】発生したエラー事象についてエラー判定を行う処理フローの一例を示す図（前半）
【図１２Ｂ】発生したエラー事象についてエラー判定を行う処理フローの一例を示す図（後半）
【図１３】課題を含む文書管理システム１００の全体的な処理フローの概要を示す図
【図１４】課題を解決した文書管理システム１００の全体的な処理フローの概要を示す図
【図１５】外部記憶装置１０２におけるフォルダ構造の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００３５】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００３６】
図１は、本発明の文書管理システム１００の構成の一例を示すシステム構成図である。
【００３７】
図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システム１００は、画像形成装置１０１、外部記憶装置１０２（例えば、ＮＡＳ）、ＯＣＲ処理サーバ１０３、文書管理サーバ１０４、および情報処理装置１０５が、ネットワーク１０６により通信可能に接続された構成をとる。
【００３８】
まず、ユーザによって、画像形成装置１０１から紙文書がスキャンされ、画像形成装置１０１におけるスキャンによって作成された紙文書のＰＤＦファイルを、外部記憶装置１０２のｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１に移動する。ＯＣＲ処理サーバ１０３は、ｍｏｎｉｔｏｒフォルダ１５０１を監視し、ファイルが存在する場合、ＯＣＲ処理サーバ１０３の作業フォルダへ保存する。
【００３９】
ＯＣＲ処理サーバ１０３は、保存された紙文書ＰＤＦファイルをＯＣＲ変換し文書データ４１１として、外部記憶装置１０２のｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３へ保存する。文書管理サーバ１０４は、ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３のファイルを文書管理サーバ１０４が取り込み、文書管理ＤＢへ保存する。
【００４０】
なお、この実施形態においては、外部記憶装置１０２が、画像形成装置１０１、ＯＣＲ処理サーバ１０３、文書管理サーバ１０４および情報処理装置１０５、と別の機器としたが、これらがひとつの機器から成る装置としても良い。つまり、外部記憶装置１０２は、画像形成装置１０１に内蔵される記憶装置であっても、同様にＯＣＲ処理サーバ１０３、文書管理サーバ１０４および情報処理装置１０５に内蔵される記憶装置であってもよい。
【００４１】
なお、ＯＣＲ変換処理でエラーが発生した場合は、紙文書ＰＤＦファイルを外部記憶装置１０２のＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２へ保存する。
【００４２】
ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３から文書管理サーバ１０４への取り込みでエラーが発生した場合は、文書データ４１１をＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４へ保存する。
【００４３】
以下、図２を用いて、図１に示した情報処理装置１０５に適用可能なハードウエア構成の一例について説明する。
【００４４】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
【００４５】
２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００４６】
また、２０５は入力コントローラで、入力装置２０９等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ装置２１０への表示を制御する。なお、ディスプレイ装置は、液晶ディスプレイに限られず、ＣＲＴディスプレイなどであっても良い。これらは必要に応じてクライアントが使用するものである。
【００４７】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００４８】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ＬＡＮ１０６を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００４９】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００５０】
ハードウエア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００５１】
なお、全ての装置がこれらの構成を備えているわけではなく、必要なものを夫々備えていればよい。
【００５２】
図３は、情報処理装置１０５の一例を示すブロック図の一例を示す図である。
【００５３】
読取った記録媒体を画像ファイルに加工して情報処理装置１０５に送信する画像形成装置１０１と、前記画像形成装置１０１から受信した前記画像ファイルを用いて作成した文書データを登録する前記情報処理装置１０５とを含む文書管理システム１００であって、前記文書管理システム１００における前記情報処理装置１０５の画像形成装置識別情報取得部３０１は、前記記録媒体の読取を行った画像形成装置１０１の画像形成装置識別情報を前記画像ファイルから取得する機能部である。
【００５４】
記憶部３０２は、前記画像形成装置識別情報と当該画像形成装置１０１を使用するユーザのユーザ識別情報を対応づけて記憶する機能部である。
【００５５】
通知部３０３は、前記文書データが登録できなかった場合であって、前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を前記画像ファイルから取得できた場合は、当該ユーザへ前記文書データが登録できなかったことを通知し、前記画像ファイルから前記記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、前記記憶部３０２により、前記画像形成装置識別情報取得部３０１により取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、前記文書データが登録できなかったことを通知する機能部である。
【００５６】
また、前記情報処理装置１０５は、前記通知部３０３による通知を受けたユーザによる指示に応じて、前記文書データの読取を再実行することなく、前記文書データの文書管理システムへの登録を実施する。
【００５７】
また、前記情報処理装置１０５は、前記指示によって実施される文書データの文書管理システムへの登録を中断した場合、中断を指示したユーザにのみ中断を抑止する要求を通知する。
【００５８】
図４は、文書管理システム１００の画面遷移図の一例を示す図であり、紙文書が文書管理サーバ１０４に登録されるまでの画面遷移図である。なお、図４はの画面遷移図は、課題を含む文書管理システムと課題を解決した文書管理システムとの違いは無いため、説明を省略する。
【００５９】
図１２Ａ・図１２Ｂは、発生したエラー事象についてエラーの切り分け判定を行う処理フローの一例を示す図である。
【００６０】
以下、図１２Ａ・図１２Ｂを用いて、画像形成装置１０１でスキャンした紙文書が文書データ４１１として文書管理システム１００に登録されるまでに発生したエラー事象の切り分け判定の処理について説明する。
【００６１】
ステップＳ１２０１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２と、ＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４内に存在するファイルの一覧を取得する。
【００６２】
ステップＳ１２０２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２にファイルが存在するか否かを判定する。
【００６３】
ステップＳ１２０２が「存在する」場合、ステップＳ１２０３において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、エラー管理テーブル６１０の「ファイル名」が、ステップＳ１２０１で取得したファイル名と一致するかを判定する。
【００６４】
ステップＳ１２０３が「存在しない」（登録シート４１２のみの文書データ４１１、またはＯＣＲ処理でエラーが発生した文書データ４１１）場合、ステップＳ１２０４において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ファイルの１ページ目に登録シート４１２が存在するか否かを判定する。
【００６５】
ステップＳ１２０４が「存在する」（登録シート４１２のみの文書データ４１１、またはＯＣＲ処理でエラーが発生した登録シート４１２付き文書データ４１１）の場合、ステップＳ１２０５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ファイル１ページ目の登録シート４１２のＱＲコードを解析して「ユーザＩＤ」を取得する。
【００６６】
ステップＳ１２０４が「存在しない」（登録シート４１２なしのＯＣＲ処理エラーファイル）の場合、ステップＳ１２０６において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ファイル名（［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ）から「複合機ＩＤ」を取得する。
【００６７】
ステップＳ１２０７において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、複合機管理テーブル６４０の「複合機ＩＤ」が、ステップＳ１２０６で取得した「複合機ＩＤ」と等しいレコードを検索し、ヒットしたレコードの「グループＩＤ」を取得する。
【００６８】
ステップＳ１２０８において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、エラー管理テーブル６１０に、「管理番号」（連番）、ステップＳ１２０１で取得した「ファイル名」、ステップＳ１２０５またはステップＳ１２０７で取得した「ユーザＩＤ」または「グループＩＤ」、「エラー種別」＝３、「排他チェック」＝０の新規レコードを登録する。
【００６９】
ステップＳ１２０３が「存在する」場合、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０２〜ステップＳ１２０８を、繰り返し処理する。
【００７０】
ステップＳ１２０２が「存在しない」場合、ステップＳ１２０９において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４にファイルが存在するか否かを判定する。
【００７１】
ステップＳ１２０９が「存在する」場合、ステップＳ１２１０において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、エラー管理テーブル６１０の「ファイル名」が、ステップＳ１２０１で取得したファイル名と一致するかを判定する。
【００７２】
ステップＳ１２１０が「存在しない」場合、エラー管理テーブル６１０に未登録のエラーファイルが見つかったと捉え、ステップＳ１２１１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ファイル名（「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」  または  「［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」）の先頭部分が、複合機管理テーブル６４０の「複合機ＩＤ」と一致するか否かを判定する。
【００７３】
、ステップＳ１２１１が「一致しない」（文書ＩＤが文書管理ＤＢから削除されている）場合、ステップＳ１２１２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、エラー管理テーブル６１０に、「管理番号」（連番）、ステップＳ１２０１で取得した「ファイル名」、ステップＳ１２０１で取得した「ファイル名」（「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」）から「ユーザＩＤ」、「エラー種別」＝２、「排他チェック」＝０の新規レコードを登録する。
【００７４】
ステップＳ１２１１が「一致する」（登録シート４１２なしのファイル）場合、ステップＳ１２１３において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ファイル名（［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ）から、「複合機ＩＤ」を取得する。
【００７５】
ステップＳ１２１４において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、複合機管理テーブル６４０の「複合機ＩＤ」が、ステップＳ１２１３で取得した「複合機ＩＤ」と対応づけられている「グループＩＤ」を取得する。
【００７６】
ステップＳ１２１５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、エラー管理テーブル６１０に、「管理番号」（連番）、ステップＳ１２０１で取得した「ファイル名」、ステップＳ１２１４で取得した「グループＩＤ」、「エラー種別」＝１、「排他チェック」＝０の新規レコードを登録する。
【００７７】
ステップＳ１２１０が「存在する」場合、エラー管理テーブル６１０に未登録のエラーファイルは見つからなかったと捉え、以降、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１２０９〜ステップＳ１２１５を、繰り返し処理する。
【００７８】
以上の図１２Ａ・図１２Ｂのエラー事象切り分け判定処理によって、画像形成装置１０１でスキャンした紙文書が文書データ４１１として文書管理システム１００に登録されるまでに発生した３種類のエラー事象が、エラー管理テーブル６１０のレコードとして管理できるようになる。これにより、ユーザによって文書管理システム１００にログインされた際に、エラー管理テーブル６１０の検索処理を行うことによって、当該ユーザの関係するエラー事象について通知することが可能になる。通知処理の詳細については、後述する。
【００７９】
以上で、図１２Ａ・図１２Ｂを用いたエラー事象の切り分け判定処理についての説明を終了する。
【００８０】
図５は、文書管理システム１００におけるエラー発生時のユーザ通知画面の一例を示す図である。
【００８１】
以下、図５を用いて、画像形成装置１０１でスキャンした紙文書が文書データ４１１として文書管理サーバ１０４に反映されるまでに、エラーが発生した場合のエラー通知画面について説明する。
【００８２】
情報処理装置１０５から文書管理システム１００にアクセスされると、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、ログイン画面５０１を表示する。ログイン画面５０１にてログインボタン５０２がユーザによって押下される。
【００８３】
ＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４にて、自身のグループが使用している複合機から取り込まれたファイルがスキャン時点と同じファイル名（「［複合機ＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」）で存在した場合、取り込み時に登録シート４１２が無かったと判定し、エラー画面５０３（エラー種別＝１）を表示する。
【００８４】
ユーザは、自身が取り込みを行った文書データ４１１であると判断し、この文書データの取り込みを行わない場合には、中止ボタン５０４を押下する。
【００８５】
ユーザは、表示されたエラー内容に心当たりがないと判断した場合には、スキップボタン５０５を押下する。
【００８６】
ユーザは、自身が取り込みを行った文書データ４１１であると判断し、この文書データの取り込みを継続する場合には、続行ボタン５０６を押下する。
【００８７】
ＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４にファイル（ファイル名「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」）が存在した場合、対応する文書ＩＤが文書テーブル６５０に存在しないなどのＤＢ不整合のエラーと判定し、エラー画面５０７（エラー種別＝２）を表示する。
【００８８】
ユーザは、この文書データの取り込みを中止する場合には、中止ボタン５０８を押下する。
【００８９】
ユーザは、この文書データの取り込みを継続する場合には、続行ボタン５０９を押下する。
【００９０】
ＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２にファイルが存在した場合、「登録シート４１２のみで、登録すべき紙文書が存在しない」または、「ＯＣＲ処理アプリケーションの変換中にエラーが発生した」と判定し、エラー画面５１０（エラー種別＝３）を表示する。
【００９１】
本画面は、エラー通知のみであるため、表示された内容を確認し、ＯＫボタン５１１を押下する。
【００９２】
図６は、文書管理システム１００におけるデータ構造の一例を示す図である。図７は、情報処理装置１０５と文書管理サーバ１０４における通知処理フローの一例を示す図である。図８は、エラー通知画面を判定する処理フローの一例を示す図である。図９は、エラー通知画面でスキップボタンまたはＯＫボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図である。図１０は、エラー通知画面で中止ボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図である。図１１は、エラー通知画面にて続行ボタンが押下された場合の処理フローの一例を示す図である。以下、図６〜図１１を用いて、エラー通知処理の全体像を説明する。
【００９３】
図７のステップＳ７０１において、情報処理装置１０５は、ユーザの操作によって、文書管理サーバ１０４へアクセスし、文書管理システム１００のログイン画面５０１を表示し、ユーザによるログインを受け付ける。
【００９４】
ステップＳ７０２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ログインしたユーザの「ユーザＩＤ」を受信し、ログイン処理を行う。
【００９５】
ステップＳ７０３において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」を用いて、以下に説明する画面判定処理（図８）を行う。
【００９６】
ステップＳ８０１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図７のステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」でグループ管理テーブル６２０を検索し、該当するレコードの「グループＩＤ」を取得する。これにより、ログインしたユーザがどのグループに属すかが分かる。
【００９７】
ステップＳ８０２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図７のステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」およびステップＳ８０１で取得した「グループＩＤ」で、エラー管理テーブル６１０の「ユーザ／グループＩＤ」を検索する。該当するレコードの「管理番号」「ユーザ／グループＩＤ」「排他チェック」を取得する。
【００９８】
ステップＳ８０３において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０２で取得した「管理番号」と、図７のステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」の組み合わせでユーザ表示履歴テーブル６３０を検索し、該当するレコードが存在するか否かを判定する。
【００９９】
ステップＳ８０３で該当するレコードが存在する場合、当該エラーについて当該ユーザに「通知済」と捉え、この画面判定処理を終了する。
【０１００】
該当するレコードが存在しない場合、当該エラーについて当該ユーザに「未通知」と捉え、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０４において、ステップＳ８０２で取得したレコードのうち、排他チェック＝０（現在、自身が属すグループの別ユーザがエラー画面参照を行っていない）のレコードが存在するか否かを判定する。
【０１０１】
ステップＳ８０５において、ステップＳ８０４が「存在する」場合、現在、自身が属すグループの別ユーザがエラー画面参照を行っていないと捉え、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、該当レコードの内、「管理番号」が最小のレコードの排他チェックを「１」（現在、エラー画面参照中である）に更新する。
【０１０２】
ステップＳ８０６において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０５で更新したレコードの情報を取得する。
【０１０３】
以上で、画面判定処理は終了する。この画面判定処理により、文書管理システム１００にログインした直後に、情報処理装置１０５がどの画面を表示するかについて決定したことになる。
【０１０４】
この後、図７のステップＳ７０４に処理が移るが、ステップＳ８０６において取得したユーザ表示履歴レコードの「エラー種別」の値によって、それぞれ処理が分岐する。
【０１０５】
ステップＳ７０４において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図８のステップＳ８０６で取得した「エラー種別」の値に従って、表示するエラー画面を決定する。これにより、エラー内容に応じてユーザへ通知することができるため、エラー原因を知ることができ、エラー原因が分からずに再スキャンを行うことがなくなり、不要な業務が増えることを抑止できる。
【０１０６】
なお、「エラー種別」の値１〜３に応じて、エラー画面がそれぞれ１つずつ用意されており、そのエラー画面において押下されるボタンに応じて、次の４つの処理パターンに分けることができる。
【０１０７】
＜パターン１  ：  エラー種別＝「１」  →  エラー画面５０３  →  スキップボタン５０５が押下された場合＞
【０１０８】
ステップＳ７０５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０４で「エラー種別」を「１」と判定した場合、登録シート４１２が無いことが原因でエラーが発生したと捉え、情報処理装置１０５に対してエラー画面５０３（エラー種別＝１）の表示を指示する。
【０１０９】
ステップＳ７０８において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、図５のエラー画面５０３のボタンが押下されたか否かの判定を行う。
【０１１０】
ステップＳ７０８でスキップボタン５０５が押下されたと判定した場合、ステップＳ７０９において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０４に「スキップ／ＯＫ処理（図９）」の実行を指示する。
【０１１１】
ステップＳ９０１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ユーザ表示履歴テーブル６３０に、図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」、図８で取得した「グループＩＤ」、図７のステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」を用いたレコードを追加する。これにより、当該ユーザが当該管理番号のエラーを確認したということになる。
【０１１２】
ステップＳ９０２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、グループ管理テーブル６２０の「グループＩＤ」が、図８のステップＳ８０１で取得した「グループＩＤ」と等しいレコードの「ユーザＩＤ」一覧を取得する。
【０１１３】
ステップＳ９０３において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ユーザ表示履歴テーブル６３０の「管理番号」が、図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」であり、かつ、グループＩＤが図８のステップＳ８０１で取得した「グループＩＤ」を満たしている「ユーザＩＤ」一覧を取得する。
【０１１４】
ステップＳ９０４において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０２で取得した「ユーザＩＤ」一覧と、ステップＳ９０３で取得した「ユーザＩＤ」一覧が一致する（自身が属すグループのユーザが全員エラー画面を確認した）か否かを判定する。
【０１１５】
ステップＳ９０４が「一致しない」場合、当該エラーについて可能性のあるユーザ全員への通知が完了していない捉え、ステップＳ９０５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図８のステップＳ８０６で取得したレコードの「排他チェック」を「０」に更新し、「スキップ／ＯＫ処理（図９）」を終了する。
【０１１６】
ステップＳ９０４が「一致する」場合、当該エラーについて可能性のあるユーザ全員への通知が完了したと捉え、ステップＳ９０６において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ユーザ表示履歴テーブル６３０の「管理番号」が、図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」と一致するレコードをすべて削除する。
【０１１７】
ステップＳ９０７において、図８のステップＳ８０６で取得したレコードを削除する。
【０１１８】
以上で、図９の「スキップ／ＯＫ処理」を終了し、図７のステップＳ７１６に処理を移す。
【０１１９】
ステップＳ７１６において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図８のステップＳ８０６で取得した「エラー種別」＝ＮＵＬＬ（確認対象のエラー通知画面がない）か判定する。
【０１２０】
ステップＳ７１６がＮＵＬＬの場合、ステップＳ７１６において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、確認対象のエラー通知画面はないと判定し、フォルダ画面４０１を表示する。
【０１２１】
ステップＳ７１６がＮＵＬＬでない場合、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、確認対象のエラー通知画面があるとして、ステップＳ７０３以降の処理を繰り返し行う。
以上で、パターン１の説明を終了する。
【０１２２】
＜パターン２Ａ  ：  エラー種別＝「２」  →  エラー画面５０７  →  中止ボタン５０８が押下された場合＞
【０１２３】
ステップＳ７０５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０４で「エラー種別」を「２」と判定した場合、対応する文書ＩＤが文書テーブル６５０に存在しないなどの不整合エラーと捉え、情報処理装置１０５に対してエラー画面５０７（エラー種別＝２）の表示を指示する。
【０１２４】
ステップＳ７０８において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、図５のエラー画面５０７のどのボタンが押下されたかを判定する。
【０１２５】
ステップＳ７０８で中止ボタン５０８が押下されたと判定した場合、ステップＳ７１０において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０４に「中止処理（図１０）」の実行を指示する。
【０１２６】
ステップＳ１００１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ユーザ表示履歴テーブル６３０の「管理番号」が図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」と一致するレコードをすべて削除する。
【０１２７】
ステップＳ１００２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、図８のステップＳ８０６で取得したレコードを削除する。
【０１２８】
この中止処理においては、当該エラーについて、当該ユーザが認識をし、かつ処理を中止したため、当該エラーについて更なる通知は不要と捉え、以上の処理でエラー通知に関するレコードの削除を行う。
【０１２９】
以上で、図１０の「中止処理」を終了し、図７のステップＳ７１６に処理を移す。
【０１３０】
ステップＳ７１６〜ステップＳ７１７については、パターン１と同様であるため、説明を省略する。
以上で、パターン２Ａの説明を終了する。
【０１３１】
＜パターン２Ｂ  ：  エラー種別＝「２」  →  エラー画面５０７  →  続行ボタン５０９が押下された場合＞
【０１３２】
ステップＳ７０８で続行ボタン５０９が押下されたと判定した場合、当該ユーザが当該取込エラーを発生させたユーザであると捉え、ステップＳ７１１において、エラー管理テーブル６１０において、「管理番号」が図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」と一致するレコードの「ユーザ／グループID」を当該ユーザＩＤに更新する。
【０１３３】
これにより、この後のステップＳ７１３において、仮に「キャンセル」ボタンが押下され、再登録処理を中断したとしても、当該ユーザ以外へ通知することなく、当該ユーザのみに再登録処理の再開（中断の抑止）を通知することが可能になる。すなわち、ステップＳ７１１は、エラー通知を受けたユーザによる指示に応じて、実施される文書データ４１１の文書管理システムへの登録を中断した場合、中断を指示したユーザにのみ中断を抑止する要求を通知する処理の一例を示すステップである。
【０１３４】
ステップＳ７１２において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、情報処理装置１０５に対して登録シート作成画面４０３の表示を指示する。
【０１３５】
ステップＳ７１３において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、登録シート作成画面４０３のどのボタンが押下されたかを判定する。
【０１３６】
ステップＳ７１３でキャンセルボタン４０６が押下されたと判定した場合、ステップＳ７０４へ戻る。
【０１３７】
ステップＳ７１３で追加ボタン４０５が押下されたと判定した場合、ステップＳ７１４において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、登録シート作成画面４０３において、ユーザによって入力された「文書名」「保存フォルダ」の値を文書管理サーバ１０４に送信し、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、それらの値を受信する。
【０１３８】
ステップＳ７１５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、「ファイル登録継続処理（図１１）」を行う。
【０１３９】
ステップＳ１１０１において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書テーブル６５０に、新たに採番した「文書ＩＤ」と、ステップＳ７１４で受信した「文書名」「保存フォルダ」と、ステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」を用いて、新規レコードを登録する。
【０１４０】
ステップＳ１１０２において、ステップＳ８０６で取得した「ファイル名」で、ＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４を検索する。
【０１４１】
ステップＳ１１０３において、ステップＳ１１０２で取得したファイルのファイル名を「［文書ＩＤ］＿［ユーザＩＤ］＿［処理日時］．ｐｄｆ」の形式に変更する。（「文書ＩＤ」はステップＳ１１０１で取得した「文書ＩＤ」、「ユーザＩＤ」は図７のステップＳ７０２で取得した「ユーザＩＤ」、「処理日時」はシステム日時を使用）
【０１４２】
ステップＳ１１０４において、ステップＳ１１０２で取得したファイルをｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３にファイル移動する。文書管理サーバ１０４は、ｓｃａｎｏｕｔフォルダ１５０３を監視しているため、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、配置されたファイルを文書管理ＤＢへ保存する。すなわち、ステップＳ１１０２は、エラー通知を受けたユーザによる指示に応じて、文書データ４１１の読取を再実行することなく、文書データ４１１の文書管理システムへの登録を実施する処理の一例を示すステップである。
【０１４３】
次にステップＳ１１０５において、ユーザ表示履歴テーブル６３０から、「管理番号」が図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」と一致するレコードをすべて削除する。
【０１４４】
ステップＳ１１０６において、エラー管理テーブル６１０から、「管理番号」が図８のステップＳ８０６で取得した「管理番号」と一致するレコードをすべて削除する。
【０１４５】
この「ファイル登録継続処理」において、当該エラーについて、当該ユーザがファイル登録継続処理を行ったため、以上のようにして当該エラー通知に関するレコードの削除を行う。
【０１４６】
以上で、図１１の「ファイル登録継続処理」を終了し、図７のステップＳ７１６に処理を移す。
【０１４７】
ステップＳ７１６〜ステップＳ７１７については、パターン１と同様であるため、説明を省略する。
以上で、パターン２Ｂの説明を終了する。
【０１４８】
＜パターン３  ：  エラー種別＝「３」  →  エラー画面５１０  →  ＯＫボタン５１１が押下された場合＞
【０１４９】
ステップＳ７０５において、文書管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０４で「エラー種別」を「３」と判定した場合、「登録シート４１２のみで、登録すべき紙文書が存在しない」、または「ＯＣＲ処理アプリケーションの変換中にエラーが発生した」と捉え、情報処理装置１０５に対してエラー画面５１０（エラー種別＝３）の表示を指示する。
【０１５０】
ステップＳ７０８において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、図５のエラー画面５１０のボタンが押下されたか否かの判定を行う。
【０１５１】
ステップＳ７０８でＯＫボタン５１１が押下されたと判定した場合、ステップＳ７０９において、情報処理装置１０５のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０４に「スキップ／ＯＫ処理（図９）」の実行を指示する。
【０１５２】
ステップＳ９０１〜ステップＳ９０７については、パターン１と同様であるため、説明を省略する。
【０１５３】
以上で、図９の「スキップ／ＯＫ処理」を終了し、図７のステップＳ７１６に処理を移す。
【０１５４】
ステップＳ７１６〜ステップＳ７１７については、パターン１と同様であるため、説明を省略する。
以上で、パターン３の説明を終了する。
【０１５５】
以上の図６〜図１１によるエラー通知によって、画像形成装置１０１でスキャンした紙文書が文書データ４１１として文書管理システム１００に登録されるまでに発生したエラー事象が、スキャンを行ったユーザへ通知されるようになる。すなわち、ステップＳ７０５〜ステップＳ７０７は、文書データ４１１が登録できなかった場合であって、記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を画像ファイルから取得できた場合は、ユーザへ文書データ４１１が登録できなかったことを通知し、画像ファイルから記録媒体の登録を要求したユーザの識別情報を取得できなかった場合は、画像形成装置識別情報取得手段により取得した画像形成装置識別情報と対応づけられているユーザ識別情報のユーザへ、文書データ４１１が登録できなかったことを通知する処理の一例を示すステップである。
【０１５６】
以上で、図６〜図１１を用いたエラー通知処理の全体像についての説明を終了する。
【０１５７】
最後に、図１３と図１４を用いて、今回の課題を含む文書管理システム１００と課題を解決した文書管理システム１００の違いについて、説明する。図１３は、課題を含む文書管理システム１００の全体的な処理フローの概要を示す図である。図１４は、課題を解決した文書管理システム１００の全体的な処理フローの概要を示す図である。
【０１５８】
図１３と図１４の差異は、図１４におけるステップＳ１４０１、ステップＳ１４０２、およびＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４の計３箇所である。
【０１５９】
具体的には、ステップＳ１４０１、ステップＳ１４０２のエラー通知処理は、図１２Ａ・図１２Ｂのエラー事象切り分け判定処理により、ＯＣＲｅｒｒｏｒフォルダ１５０２とＤＢｅｒｒｏｒフォルダ１５０４にファイルが存在する場合、エラー管理テーブル６１０にて管理して、図７のステップＳ７０４〜ステップＳ７０７で、文書管理システム１００にログインしたユーザが該当する取込処理を実施した可能性がある場合、エラー内容を通知することを意味する。
【０１６０】
図１４の課題を解決した文書管理システム１００によって、画像形成装置において読み取った記録媒体を文書データ４１１として登録する過程における実施結果を、実施したユーザのユーザ識別情報を取得できない場合においても、実施した可能性のあるユーザを特定して通知する仕組みを提供することができるようになる。
【０１６１】
これにより、ＯＣＲ処理またはＯＣＲ処理済データの登録処理においてエラーが発生した場合、スキャンを実行したユーザは、文書管理システムにログインすることでエラーの発生に気づくことができ、エラー原因についても理解することができるため、正しく登録できているかについての確認作業や、スキャンを再実施することによる同一エラーの発生が無くなり、不要な業務を削減することができる。
【０１６２】
また、実施形態においては、データ構造を「複合機：グループ：ユーザ」という３階層によって実現したが、「複合機：ユーザ」の２階層でも実現可能である。その場合、グループ管理テーブル６２０は不要となり、エラー管理テーブル６１０の「ユーザ／グループＩＤ」を「ユーザＩＤ」に、ユーザ表示履歴テーブル６３０の「グループＩＤ」を「複合機ＩＤ」に変更し、複合機管理テーブル６４０の「グループＩＤ」を「ユーザＩＤ」に、変更する。つまり、「複合機ＩＤ」が分かればその複合機を使用する「ユーザＩＤ」が特定できる実施形態であってもよい。
【０１６３】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１６４】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１６５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１６６】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１６７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１６８】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１６９】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【０１７０】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１７１】
１００  文書管理システム
１０１  画像形成装置
１０２  外部記憶装置
１０３  ＯＣＲ処理サーバ
１０４  文書管理サーバ
１０５  情報処理装置
１０６  ネットワーク
【図１】
2015198286.tif 000003
【図２】
2015198286.tif 000004
【図３】
2015198286.tif 000005
【図４】
2015198286.tif 000006
【図５】
2015198286.tif 000007
【図６】
2015198286.tif 000008
【図７】
2015198286.tif 000009
【図８】
2015198286.tif 000010
【図９】
2015198286.tif 000011
【図１０】
2015198286.tif 000012
【図１１】
2015198286.tif 000013
【図１２Ａ】
2015198286.tif 000014
【図１２Ｂ】
2015198286.tif 000015
【図１３】
2015198286.tif 000016
【図１４】
2015198286.tif 000017
【図１５】
2015198286.tif 000018