(57)【要約】【課題】一連の作業を複数のファイルに対して順次繰り返し行う場合における、ファイル名の変更保存および次に作業するファイルを探して開き作業を開始するための煩雑な操作を自動で行って、ユーザの手間を大幅に簡略化すること。【解決手段】情報処理装置１００の文書管理アプリケーションＵＩ部２０１は、「保存して移動して開く」ボタン４０２に対応するファイルの保存ファイル名の命名規則を予め設定しておき（図５）、「保存して移動して開く」ボタン４０２が押下された場合に、保存対象のファイルのファイル名を前記命名規則に従って変更して保存し（Ｓ１００２〜Ｓ１００６）、前記命名規則に基づくファイルの抽出条件に従って、該ファイルの次に作業するファイルを抽出し（Ｓ１００７〜Ｓ１００９）、前記抽出手段により抽出されたファイルを開く（Ｓ１００１）。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルを管理する情報処理装置であって、
所定のファイル保存指示に応じたファイルの保存ファイル名の命名規則を設定する設定手段と、
前記ファイル保存指示がなされた場合に、保存対象のファイルのファイル名を前記命名規則に従って変更して保存する保存手段と、
前記命名規則に基づくファイルの抽出条件に従って、該ファイルの次に作業するファイルを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたファイルを開く起動手段と、
を備えたことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記抽出条件は、前記設定手段によりユーザ名をファイル名に含める命名規則が設定されている場合に、該ユーザ名をファイル名に含まないファイルを抽出する抽出条件であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記設定手段により、ユーザ名をファイル名に含めない命名規則が設定されている場合、前記抽出手段によるファイルの抽出及び前記起動手段によるファイルの起動を行わないことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記抽出条件は、前記設定手段によりユーザ名をファイル名に含めない命名規則が設定されている場合に、該ユーザ名をファイル名に含むファイルを抽出する抽出条件であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記設定手段により、ユーザ名をファイル名に含める命名規則が設定されている場合、前記抽出手段によるファイルの抽出及び前記起動手段によるファイルの起動を行わないことを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記抽出条件は、前記設定手段により特定の文字列をファイル名に含める命名規則が設定されている場合に、該特定の文字列をファイル名に含まないファイルを抽出する抽出条件、又は、該特定の文字列をファイル名に含むファイルを抽出する抽出条件であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記設定手段により、特定の文字列をファイル名に含める命名規則が設定されていない場合、前記抽出手段によるファイルの抽出及び前記起動手段によるファイルの起動を行わないことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記設定手段は、前記ファイル保存指示に応じたファイルの保存先を設定可能であり、
前記保存手段は、保存対象のファイルを前記保存先に移動させて保存することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記抽出手段は、前記保存手段により移動したファイルの移動前の保存場所から、次に作業するファイルを抽出することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
ファイルを管理する情報処理装置の制御方法であって、
所定のファイル保存指示に応じたファイルの保存ファイル名の命名規則を設定する設定ステップと、
前記ファイル保存指示がなされた場合に、保存対象のファイルのファイル名を前記命名規則に従って変更して保存する保存ステップと、
前記命名規則に基づくファイルの抽出条件に従って、該ファイルの次に作業するファイルを抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップにより抽出されたファイルを開く起動ステップと、
を備えたことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１１】
コンピュータを、請求項１乃至９のいずれか１項に記載の手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイルを管理する情報処理装置の制御に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＦＡＸ受注による業務プロセスでは、例えば、以下のような流れで業務が行われていた。
（１）ＦＡＸを電子ファイルとして受信フォルダへ受信。
（２）作業員が受信フォルダから自身の作業フォルダへファイルを移動。
（３）作業員は作業フォルダに移動したファイルを参照し、ファイルに記載されている発注品を基幹システムに入力。基幹システムから発注ＩＤが発行されるので、この発注ＩＤと作業員の担当名をページ内に追記。
（４）作業員は担当名と発注ＩＤをファイル名に付与（リネーム）して、チェックフォルダへ移動。
（５）編集済みのファイルをチェックするチェック者は、入力作業済みのファイルを自身の作業用フォルダに移動後、ファイルを参照して発注内容に不備がないか確認。
（６）確認後、チェック者の名前をファイル名に追加（リネーム）して、保管フォルダへ移動。
【０００３】
しかし、上記業務プロセスでは、定常的に繰り返される複数の工程（ファイルを参照し、作業後にファイルをリネームし、任意のフォルダへ移動させ、次にチェックするファイルを参照する）が長いことが原因で、ユーザの作業効率が悪いという問題があった。
【０００４】
特許文献１には、ファイルをリネーム後、任意のフォルダへファイルを移動することを自動で可能とし、複数の工程を簡略化する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００５−１０９７６０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上記業務プロセスに対し、特許文献１に記載の技術を活用したとしても、それでも、未だ複数の工程が長いという課題があった。何故なら、特許文献１に記載の技術は、単に、記憶装置に記憶させてあるデータにおけるファイル名をリネームし、任意のフォルダに移動する技術である。このため、特許文献１の技術を用いても、繰り返される複数の工程において、次にチェックする必要があるファイルを自動で見つけ出して参照可能にすることができない。
【０００７】
例えば、上記業務プロセスにおいては、チェック者はチェックするファイルがなくなるまで、（ａ）チェックすべきファイルを探して開いてファイルを参照する。（ｂ）ファイルチェック後にファイルをリネームする。（ｃ）ファイルを任意のフォルダに移動する。（ｄ）次にチェックするファイルを探して参照し、（ｂ）へ。という作業を繰り返すという手間があり、煩雑な作業を強いられていた。
【０００８】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたものである。本発明の目的は、一連の作業を複数のファイルに対して順次繰り返し行う場合における、ファイル名の変更保存および次に作業するファイルを探して開き作業を開始するための煩雑な操作を自動で行うことができ、ユーザの手間を大幅に簡略化することができる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、ファイルを管理する情報処理装置であって、所定のファイル保存指示に応じたファイルの保存ファイル名の命名規則を設定する設定手段と、前記ファイル保存指示がなされた場合に、保存対象のファイルのファイル名を前記命名規則に従って変更して保存する保存手段と、前記命名規則に基づくファイルの抽出条件に従って、該ファイルの次に作業するファイルを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出されたファイルを開く起動手段と、を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、一連の作業を複数のファイルに対して順次繰り返し行う場合における、ファイル名の変更保存および次に作業するファイルを探して開き作業を開始するための煩雑な操作を自動化でき、ユーザの手間を大幅に簡略化することができる。
従って、作業するファイルがなくなるまでユーザが手動で行っていた操作（例えば、ファイル名を変更して保存し、次に作業するファイルを探し、作業フォルダに移動させ、ファイルを開く等の一連の操作）を自動化できる。よって、ユーザの手動操作の手間を大幅に減らすことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本実施例を示す情報処理装置のハードウェア構成を例示する図
【図２】情報処理装置のソフトウェアの構成を例示する図
【図３】文書管理アプリケーションＵＩ部が提供するＵＩを例示する図
【図４】文書編集アプリケーションＵＩ部が提供するＵＩを例示する図
【図５】ファイル保存の設定画面を例示する図
【図６】ファイル保存の設定のデータ形式を例示する図
【図７】実施例１におけるファイルの保存処理を例示するフローチャート
【図８】実施例２におけるファイルの保存処理を例示するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。
【実施例１】
【００１３】
図１は、本発明の一実施例を示す情報処理装置のハードウェア構成を例示する図である。
図１において、１００は本実施例を示す情報処理装置である。情報処理装置１００は、ユーザが使用するコンピュータである。なお、情報処理装置１００には、所定のオペレーティングシステム（ＯＳ）がインストールされ、かつ、特定の機能処理を実行する各種のアプリケーションもインストールされている。
【００１４】
ここで、特定の機能処理とは、文書処理、表計算処理、プレゼンテーション処理、画像処理、図形処理等が含まれ、各アプリケーションはそれぞれ扱うアプリケーションファイルのデータ構造（ファイル構造）が異なり、ファイル毎に異なる識別子を持つ。さらに、ＯＳは、あるファイルに対して印刷指示が行われた場合に、印刷対象のファイルの識別子を判別し、判別された識別子を扱う（識別子に対応付けられている）アプリケーションに対して、印刷指示を行える構成になっている。
【００１５】
また、情報処理装置１００には、デスクトップ上の様々な機能を統合して管理する統合アプリケーションがインストールされている。統合アプリケーションは、情報を統合管理する機能、印刷コストを削減する機能、ファクス業務を改善する機能処理、紙の電子化業務を改善する機能、電子文書による承認業務のための機能、社内の情報を共有する機能を備えている。
【００１６】
１０１はＣＰＵであり、ＲＯＭ１０４やＨＤＤ１０７に格納されたプログラムを読み出して実行することにより、情報処理装置１００全体を制御する。なお、上述したＯＳや各種アプリケーション等のプログラムは、例えばＨＤＤ１０７に記憶されており、ＣＰＵ１０１が読み出して実行することにより、上述した各種機能を実現することができる。
【００１７】
情報処理装置１００には、本実施例における各種プログラムや実行情報を保管するＲＡＭ１０３、ＲＯＭ１０４、ＨＤＤ（ハードディスク）１０７が設けられる。また、情報処理装置１００には、ＣＤに記録されたデータやプログラムを読み出すためのＣＤ−ＲＯＭドライブ１０８も設ける。さらに又はＨＤＤ１０７の代わりに、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）等の他の記憶装置を設けてもよい。
【００１８】
また、ＲＡＭ１０３は、ＣＰＵ１０１によりＯＳや本発明を実現するための制御プログラムを含むその他の制御プログラムがロードされ実行される。また、ＲＡＭ１０３は、制御プログラムを実行するために用いられる各種作業領域、一時待避領域として機能する。ＲＯＭ１０４は、ＣＰＵ１０１の各種制御を実行する各種制御プログラムを記憶している。
【００１９】
さらに、情報処理装置１００は、ユーザ操作入力を受信する入力デバイスであるキーボード１０５と、ポインティングデバイス１０６が設けられている（タッチパネル等であってもよい）。さらに、情報処理装置１００は、ユーザに視覚的な出力情報フィードバックを与える表示部１０２（例えば液晶ディスプレイ）を備える。また、情報処理装置１００は、外部機器との通信を行うインターフェイスデバイスＩ／Ｏ１０９（例えばＵＳＢインタフェース）を備える。なお、周辺機器との接続形態は有線／無線を問わない。
【００２０】
図２は、情報処理装置１００のソフトウェアの構成を例示する図である。
統合アプリケーション２００は、上述した各種の機能処理を実行するための各種のユーザインタフェース（ＵＩ）を提供し、該ＵＩを介してユーザからの要求を受け付けて、各機能処理の実行を総括的に管理するソフトウェア（アプリケーションプログラム）である。統合アプリケーション２００は、ＨＤＤ１０７に保持され、ＣＰＵ１０１がこれを読み出して実行することにより、以下に示す各種機能を実現する。なお、実行情報や一時データはＲＡＭ１０３等に記憶される。統合アプリケーション２００を構成するコンポーネントを２０１〜２０５で示す。以下、詳細に説明する。
【００２１】
文書管理アプリケーションＵＩ部２０１は、統合アプリケーション２００において、電子文書の管理機能を担う。文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、統合アプリケーション２００において、電子文書の編集や印刷機能を担う。また、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１、及び、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ユーザインタフェースの構築やユーザからの各種入力操作の受け付けを処理する。さらに、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１、及び、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ファイル操作や保存時における情報の設定、取得に関する処理も担う。
【００２２】
操作解析部２０５は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１と文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が受けつけた操作を解析する。
【００２３】
ライブラリ管理部２０３は、統合アプリケーション２００で文書管理をするための保存領域（以下、ライブラリ）へのアクセスや、各種ファイル操作を統括的に処理する。なお、ライブラリは、ＨＤＤ１０７に保存される。ライブラリ管理部２０３は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１と文書編集アプリケーションＵＩ部２０２で受け付けた各種入力操作を基に、入力操作と対応した動作を実行する。
【００２４】
ファイル検索部２０４は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１で受け付けた情報を基にライブラリ管理部２０３で管理しているファイルの検索処理を行う。ファイル検索部２０４は、後述する図５に示すＵＩで設定する情報を基に、ファイル検索を行う。
【００２５】
図３は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１が提供するユーザインタフェースの一例を示す図である。
ナビゲーションペイン３０１には、統合アプリケーション２００がライブラリ管理部２０３で管理しているフォルダの一覧が表示される。ファイルリストビューペイン３０２には、ナビゲーションペイン３０１で選択されているフォルダ内に含まれるファイルやフォルダの一覧が表示される。
【００２６】
編集ボタン３０３は、ファイルリストビューペイン３０２で選択されているファイルを編集ための画面（文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が提供する例えば図４に示すような画面）を表示するためのボタンである。即ち、ファイルリストビューペイン３０２でファイルが選択され、編集ボタン３０３が押下された場合に、該選択されているファイルを編集ための画面（例えば図４の画面４００）が表示される。
【００２７】
なお、ファイルリストビューペイン３０２で複数のファイルを選択して編集ボタン３０３を押下することで、それぞれのファイルを１つのファイルにまとめて文書編集アプリケーションに取り込むことができる。また、複数のファイルは、ファイル名の名前順に取り込むことが可能である。なお、前述の取り込み順序は一例であり、ファイルの取り込み順序は、ファイルの選択順やファイルの日付、昇順、または、降順であってもよいし、ユーザが設定した順序であってもよい。
【００２８】
図４は、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が提供するユーザインタフェースの一例を示す図である。なお、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が提供するユーザインタフェースでは、ファイルをウインドウに表示し、編集や保存という操作が可能である。
【００２９】
文書編集領域４０３は、図３の画面３００で選択されたファイルを表示し、編集等するための領域である。ファイル保存設定ボタン４０１は、ボタンが押下された場合に、ファイル保存時の設定をするためのファイル保存の設定画面（例えば図５の画面５００）が表示される。「保存して移動して開く」ボタン４０２は、このボタンが押下された場合に、ファイル保存設定ボタン４０１にて設定したファイル保存時の設定に従って、文書編集領域４０３に表示されているファイルが保存される。
【００３０】
図５は、ファイル保存の設定画面の一例を示す図である。
ファイル保存の設定画面５００は、図４の「保存して移動して開く」ボタン４０２を押下した際に表示され、ファイル保存時の様々な設定（５０１〜５０６）をＨＤＤ１０７に保存することができる。また、ファイル保存の設定画面５００は、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２を介して動作する。
【００３１】
送信先フォルダ５０１は、ファイル保存時のファイル移動先のフォルダを指定するためのものである。ファイル名の設定５０２では、ファイル保存時に「ファイル名を変更する」、または、「ファイル名を変更しない」の何れかが選択が可能である。「ファイル名を変更する」を選択した場合、ファイル保存時のファイル名を定義することができる。ファイル名の定義には、元のファイル名やＯＳのユーザ名、ユーザ指定文字列、日付、文字の区切りなどの項目を用いることができ、各項目の順序を変更することも可能である。また、文字の区切り、および、ユーザ指定文字列は、ユーザが任意に指定することができる。
【００３２】
例えば、ファイル名の設定を（i）元のファイル名、（ii）ユーザ名（ＵｓｅｒＮａｍｅ）、（iii）ユーザ指定文字列の順序で設定し、文字の区切りを「＿」、ユーザ指定文字列を「Ｐｒｅ」と指定した場合、ファイル保存時のファイル名は「元のファイル名＿ＵｓｅｒＮａｍｅ＿Ｐｒｅ」となる。
【００３３】
また、「ファイル名を変更する」を選択した場合、以下の５０３及び５０４の設定を行うことができる。
ファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く設定５０３は、ファイル保存時に保存したファイルと同じフォルダに保存されているファイルを開くか否かを設定するためのものである。実施例１では、ファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く設定５０３をＯＮにした場合、同フォルダ内で「日付が新しい順」５０５に、ファイル名の設定５０２で指定した「ユーザ名を含まないファイル」５０４を続けて開くファイルとする。即ち、実施例１では、５０５で「日付が新しい順」が選択され、５０４で「ユーザ名を含まないファイル」が選択されるケースについて説明し、他のケースについては、後述する実施例２で説明するものとする。
【００３４】
ここで、「ユーザ名を含まないファイル」を続けて開く理由について説明する。
本実施例では、次のようなＦＡＸ受注の業務プロセスを想定している。
（I）ファイルを編集する作業員と編集済みファイルをチェックするチェック者が別々の人物である。
（II）一人の人物がファイルの編集、ファイルのチェックの両方を行う場合がある。ただし、一人の人物が同じファイルに対して編集、チェックを行わない。
（III）作業者はファイルを編集、または、チェックした場合、自身の名前をファイルに付与（リネーム）して保存する。
上記（I）〜（III）より、チェック者は自身が編集していないファイルをチェックする必要があることから、ファイル名に自身の名前を含まないファイルをチェックすることになる。故に、実施例１では、「ユーザ名を含まないファイル」を続けて開くファイルの対象とする。このため、実施例１では、５０２で設定された送信ファイル名の命名規則に、ユーザ名が含まれていない場合には、ファイルを続けて開く処理を実行しない構成とする。
【００３５】
ボタン名５０６は、「保存して移動して開く」ボタン４０２のボタン名を任意の名称に変更するためのものである。ＯＫボタン５０７、このボタンが押下された際に５０１〜５０６で設定した情報をまとめて、ファイル保存の設定データ６００（例えば図６のような）として、ＨＤＤ１０７に保存する。また、ＯＫボタン５０７の押下により、ファイル保存の設定データ６００を基に文書編集アプリケーションの画面４００に、「保存して移動して開く」ボタン４０２が作成される。
なお、ファイル保存の設定画面５００で設定できる情報は、前述の設定項目５０１〜５０６に限定されるものではなく、他の設定項目を含んでいてもよい。
【００３６】
以上のように、ファイル保存の設定画面５００において、「保存して移動して開く」ボタン４０２に対応するファイル保存指示に応じたファイルの保存先、保存ファイル名の命名規則、ファイルの抽出条件等を設定可能である。
【００３７】
図６は、ファイル保存の設定データを例示する図である。
ファイル保存の設定データ６００は、ファイル保存の設定画面５００にて設定した情報５０１〜５０６を１つの形式にまとめたデータである。また、ファイル保存の設定データ６００は、「保存して移動して開く」ボタン４０２が押下されたことを契機に、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２より読み込まれ、ファイル保存時の処理に使用される。なお、ファイル保存時の処理については、後述するフローチャートにて説明する。
【００３８】
以上が本実施例に適応可能な、アプリケーションとファイル保存時の設定である。次に本実施例の特徴である、ファイル保存処理について説明する。
【００３９】
＜実施例１のファイル保存処理＞
図７は、実施例１における文書管理アプリケーションＵＩ２０１及び文書編集アプリケーションＵＩ２０２によるファイル保存処理のフローチャートを示している。本フローチャートに示す処理は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１がファイル編集を示す操作を受け付けたことにより開始される。
【００４０】
Ｓ１００１において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ライブラリ管理部２０３を介し、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１にてファイル編集を示す操作を受けたファイルをＨＤＤ１０７から取得し、表示する（開く）。
【００４１】
次に、Ｓ１００２において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、「保存して移動して開く」ボタン４０２が押下されたことを示す操作を受け付けたことにより、Ｓ１００３へ処理を進める。Ｓ１００３では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ライブラリ管理部２０３を介し、上記Ｓ１００１で開いたファイル（保存対象のファイル）を上書き保存し、ファイルを閉じる。
【００４２】
次に、Ｓ１００４において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ＨＤＤ１０７に保存されているファイル保存の設定データ６００を取得する。
Ｓ１００５において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、ファイル名を変更するどうかを判断する。
【００４３】
そして、上記Ｓ１００５において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ファイルを変更する設定がＯＦＦであると判断した場合、ファイル保存時にファイル名を変更しないと判断し（Ｓ１００５でＮｏと判断し）、Ｓ１０１０へ処理を進める。
Ｓ１０１０では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ライブラリ管理部２０３を介し、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００に設定されている送信先フォルダへ、上記ファイルを移動する。そして、本フローチャートの処理を終了する。
【００４４】
一方、上記Ｓ１００５において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ファイル名を変更する設定がＯＮであると判断した場合、ファイル保存時にファイル名を変更すると判断し（Ｓ１００５でＹｅｓと判断し）、Ｓ１００６へ処理を進める。
Ｓ１００６では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００に設定されている命名規則に従って、上記ファイル名を変更する。その後、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ライブラリ管理部２０３を介し、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００に設定されている送信先フォルダへ、上記ファイルを移動する。そして、Ｓ１００７に処理を進める。
【００４５】
Ｓ１００７では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイルを続けて開くどうかを判断する。なお、前記の続けて開く対象となるファイルは、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２にて開くことが可能なファイルに限定して処理を行うものとする。
【００４６】
上記Ｓ１００７において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイルを続けて開く設定がＯＦＦと判断した場合、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイル名を続けて開かないと判断し（Ｓ１００７でＮｏと判断し）、本フローチャートの処理を終了する。
【００４７】
一方、上記Ｓ１００７において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイルを続けて開く設定がＯＮと判断した場合、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイル名を続けて開くと判断し（Ｓ１００７でＹｅｓと判断し）、Ｓ１００８へ処理を進める。
【００４８】
Ｓ１００８では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、送信ファイル名の命名規則にユーザ名が含まれているかどうか否かを判断する。
そして、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則にユーザ名が含まれていないと判断した場合（Ｓ１００８でＮｏの場合）、ファイル保存時に同じフォルダ内のファイルを続けて開けないと判断する。そして、本フローチャートの処理を終了する。
【００４９】
一方、上記Ｓ１００８において、上記Ｓ１００７において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則にユーザ名が含まれていると判断した場合（Ｓ１００８でＹｅｓの場合）、Ｓ１００９へ処理を進める。
なお、実施例１では、図５の５０４の設定項目で「ユーザ名を含まないファイルを開く」が設定されている場合に限定し、送信ファイルの命名規則にユーザ名が含まれていないかどうかを判断基準とする場合について説明した。しかし、本発明は、これに限定されるものではない。図５の５０４で他の設定項目が選択される場合については、実施例２にて説明する。
【００５０】
Ｓ１００９では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、ライブラリ管理部２０３を介し、上記Ｓ１００６にて移動したファイルの移動前と同じフォルダ（即ち移動前の保存場所）からユーザ名を含まないファイルを抽出できるかどうかを判断する。
【００５１】
そして、ファイルの移動前と同じフォルダからユーザ名を含まないファイルを抽出できると判定した場合（Ｓ１００９でＹｅｓの場合）、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、次に処理するファイルが存在すると判断し、Ｓ１００１へ移行する。Ｓ１００１では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が、ライブラリ管理部２０３を介し、Ｓ１００９で抽出したファイルを、次に作業するファイルとして取得して、開く。なお、ファイルを抽出する際は、上記Ｓ１００４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、日付が新しい順に行う。本実施例では、日付が新しい順にファイルを抽出するとしたが、ファイルを抽出する際の手法は前述の設定項目に限ったものとしない。他の設定項目については、実施例２にて説明する。
【００５２】
一方、上記Ｓ１００９において、ファイルの移動前と同じフォルダからユーザ名を含まないファイルを抽出できないと判断した場合（Ｓ１００９でＮｏの場合）、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、次に処理するファイルが存在しないと判断する。そして、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、本フローチャートの処理を終了する。
【００５３】
以上のように、実施例１では、ユーザが文書編集アプリケーションＵＩ部２０２からファイルを保存したことを契機に、該ユーザのユーザ名をファイル名に含まないファイルを自動で抽出し、文書編集アプリケーションにて自動で開くことが可能となる。即ち、ユーザが所望する次のファイルを自動で抽出し、文書編集アプリケーションにて自動で開くことが可能となり、ユーザの手間を大幅に削減することができる。
【実施例２】
【００５４】
前述の実施例１では、図５の５０４の設定項目で「ユーザ名を含まないファイルを開く」が設定されている場合が設定され、ユーザ名を含まないファイルを条件に次に開くファイルを抽出する場合を説明した。実施例２では、前述の条件を更に拡張し、次に開くファイルを抽出する構成について説明する。なお、実施例２の説明では、システム構成やアプリケーションのＵＩなど、実施例１と同様の説明は割愛する。
【００５５】
まず、図５を用いて、実施例２におけるファイル保存の設定画面の一例を示す。
実施例２において、ファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く設定５０３をＯＮに設定した場合に有効になる設定５０４、５０５について説明する。
【００５６】
ファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く場合のファイルの抽出設定５０４は、「ユーザ名を含むファイルを開く」、「ユーザ名を含まないファイルを開く」、「ユーザ名に関係なくファイルを開く」から選択できる。なお、ここでは、ファイルの抽出設定５０４を、「ユーザ名」に基づくものとしているが、「ユーザ指定文字列」や「日付」など他の要因をファイルに基づいてファイルを抽出する設定としてもよい。
【００５７】
例えば、ファイルの抽出設定５０４の選択肢を、「ユーザ指定文字列を含むファイルを開く」、「ユーザ指定文字列を含まないファイルを開く」、「ユーザ指定文字列に関係なくファイルを開く」等にしてもよい。また、ファイルの抽出設定５０４の選択肢を、「更新日付がユーザ指定日付（以降）のファイルを開く」、「更新日付がユーザ指定日付（以降）でないファイルを開く」、「更新日付に関係なくファイルを開く」等にしてもよい。
【００５８】
また、ファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く際のファイルの決定順序設定５０５は、「日付の新しい順」、「日付の古い順」、「ファイル名の昇順」、「ファイル名の降順」から選択できる。なお、５０５の設定項目は、この例に限定されるものではなく、他の項目であってもよい。例えば、「ファイルサイズの大きい順」、「ファイルサイズの小さい順」等を含んでいてもよい。
【００５９】
＜実施例２のファイル保存処理＞
図８は、実施例２における文書管理アプリケーションＵＩ２０１及び文書編集アプリケーションＵＩ２０２によるファイル保存処理のフローチャートを示している。本フローチャートに示す処理は、文書管理アプリケーションＵＩ部２０１がファイル編集を示す操作を受け付けたことにより開始される。なお、図８の１１０１〜１１０７、１１０９、１１１０は、図７の１００１〜１００７、１００９、１０１０にそれぞれ対応するステップであり、処理内容が同一であるため説明は割愛する。
【００６０】
Ｓ１１０８では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、Ｓ１１０４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、送信ファイル名の命名規則がファイルの抽出設定に対応しているか否かを判断する。ここで、ファイルの抽出設定とは、図５のファイル保存時に同フォルダのファイルを続けて開く際の設定５０４で設定した「ユーザ名を含むファイルを開く」、「ユーザ名を含まないファイルを開く」、「ユーザ名に関係なくファイルを開く」の何れかを指す。
【００６１】
次の３つの条件の何れかに該当する場合、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則がファイルの抽出設定に対応していると判断し、一方、次の３つの条件の何れにも該当しない場合、対応していないと判断する。
（α）ファイルの抽出設定が「ユーザ名を含むファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ名が含まれていない場合。
（β）ファイルの抽出設定が「ユーザ名を含まないファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ名が含まれている場合。
（γ）ファイルの抽出設定が「ユーザ名に関係なくファイルを開く」である場合。「ユーザ名に関係なくファイルを開く」という条件は、送信ファイル名の命名規則にユーザ名が含む、含まないに関わらずファイルを開くという意味を示す。
【００６２】
上記Ｓ１１０８において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則設定がファイルの抽出設定に対応していないと判断した場合（Ｓ１１０８でＮｏの場合）、ファイルを続けて開けないと判断する。そして、本フローチャートの処理を終了する。
【００６３】
一方、上記Ｓ１１０８において、上記Ｓ１００７において、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則設定がファイルの抽出設定に対応していると判断した場合（Ｓ１１０８でＹｅｓの場合）、Ｓ１１０９へ処理を進める。
【００６４】
Ｓ１１０９では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、Ｓ１１０６にて移動したファイルの移動前と同じフォルダから、Ｓ１１０４で取得したファイルの抽出設定に応じたファイルを抽出できるかどうかを判断する。
【００６５】
そして、ファイルの移動前と同じフォルダからファイルの抽出設定に応じたファイルを抽出できると判定した場合（Ｓ１１０９でＹｅｓの場合）、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、次に処理するファイルが存在すると判断し、Ｓ１１０１へ移行する。Ｓ１１０１では、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２が、ライブラリ管理部２０３を介し、Ｓ１１０９で抽出したファイルを取得する。なお、ファイルを抽出する際は、Ｓ１１０４で取得したファイル保存の設定データ６００を基に、ファイルの決定順序設定５０５に従う順に行う。実施例２では、「日付の新しい順」、「日付の古い順」、「ファイル名の昇順」、「ファイル名の降順」のいずれかである。
【００６６】
一方、上記Ｓ１１０９において、ファイルの移動前と同じフォルダからファイルの抽出設定に応じたファイルを抽出できないと判断した場合（Ｓ１１０９でＮｏの場合）、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、次に処理するファイルが存在しないと判断する。そして、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、本フローチャートの処理を終了する。
【００６７】
以上のように、実施例２によれば、ユーザが文書編集アプリケーションＵＩ部２０２からファイルを保存したことを契機に、ファイルの抽出設定５０４に対応するファイルを自動で抽出し、文書編集アプリケーションにて自動で開くことが可能となる。即ち、ユーザが所望する次のファイルを自動で抽出し、文書編集アプリケーションにて自動で開くことが可能となり、ユーザの手間を大幅に削減することができる。
これにより、チェックするファイルがなくなるまで手動で行っていた操作（次に処理するファイルを探し、作業フォルダに移動させ、ファイルを開く）を自動で行うことができ、ユーザの手動操作の手間を大幅に減らすことが可能となる。
以上のように、繰り返される複数の工程を更に簡略化するための、ファイルをリネームし、任意のフォルダに移動した後、次に参照するファイルを開く操作を自動で行うことができる優れたファイル操作環境を提供することができる。
【００６８】
なお、上記（α）の「ファイルの抽出設定が「ユーザ名を含むファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ名が含まれていない場合。」を、「ファイルの抽出設定が「ユーザ名を含むファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ名が含まれている場合。」とすることも可能である。
【００６９】
さらに、ファイルの抽出設定５０４の選択肢を、「ユーザ指定文字列を含むファイルを開く」、「ユーザ指定文字列を含まないファイルを開く」、「ユーザ指定文字列に関係なくファイルを開く」とした場合について説明する。
この構成の場合、次の３つの条件の何れかに該当する場合、文書編集アプリケーションＵＩ部２０２は、送信ファイル名の命名規則がファイルの抽出設定に対応していると判断し、Ｓ１１０９に処理を進める。一方、次の３つの条件の何れにも該当しない場合、対応していないと判断し、処理を終了する。
【００７０】
（ｘ）ファイルの抽出設定が「ユーザ指定文字列を含むファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ指定文字列が含まれている場合。
（ｙ）ファイルの抽出設定が「ユーザ指定文字列を含まないファイルを開く」であり、かつ、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ指定文字列が含まれている場合。
（ｚ）ファイルの抽出設定が「ユーザ指定文字列に関係なくファイルを開く」である場合。
【００７１】
即ち、「ユーザ指定文字列を含むファイルを開く」又は「ユーザ指定文字列を含まないファイルを開く」の場合、送信ファイル名の命名規則設定にユーザ指定文字列が含まれていない場合、次に参照するファイルの抽出及び起動は行われない。
なお、ユーザ指定文字列は、ユーザ名として使用可能な任意の文字列であり、特定の文字列に限定されるものではない。もちろん、ユーザ指定文字列はユーザ名に該当する文字列であってもよい。
【００７２】
以上示したように、本発明によれば、一連の作業を複数のファイルに対して順次繰り返し行う場合における、ファイル名の変更保存および次に作業するファイルを探して開き作業を開始するための煩雑な操作を自動化でき、ユーザの手間を大幅に簡略化することができる。
従って、作業するファイルがなくなるまでユーザが手動で行っていた操作（ファイル名を変更して保存し、次に作業するファイルを探し、作業フォルダに移動させ、ファイルを開く等の操作）を自動化でき、ユーザの手動操作の手間を大幅に減らすことが可能となる。
【００７３】
例えば、背景技術に示したＦＡＸ受注による業務プロセスを例にすると、チェック者がチェックするファイルがなくなるまで、（ａ）チェックすべきファイルを探し開いて参照する。（ｂ）ファイルチェック後にファイルをリネームする。（ｃ）ファイルを任意のフォルダに移動する。（ｄ）次にチェックするファイルを探して参照し、（ｂ）へ。という作業を繰り返すという煩雑な手動操作の手間を大幅に減らすことができる。
【００７４】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
また、上記各実施例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【００７５】
（他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施例の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。即ち、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００７６】
１００    情報処理装置
２０１    文書管理アプリケーションＵＩ部
２０２    文書編集アプリケーションＵＩ部
２０３    ライブラリ管理部
２０４    ファイル検索部
２０５    操作解析部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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