(57)【要約】【課題】回付書類の承認状況の確認を容易にし、かつかつ少ないメモリ容量でデータ保管を行う。【解決手段】スキャンファイル保管装置は、スキャナ１００から読み取られた、回付書類Ｐの画像ファイルＦを管理キーと対応付けて画像ファイルメモリ２４に記憶するもので、スキャナ１００から読み取られた画像ファイルＦと同一の管理キーを有する画像ファイルＦが画像ファイルメモリに既に記憶されているか否かを判断する管理キー照合部２０３と、同一の管理キーを有する画像ファイルが画像ファイルメモリ２４に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する新旧判定部２０４及び保管処理部２０５とを備えた。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを管理キーと対応付けて記憶部に記憶するスキャンファイル保管装置において、
前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段と、
同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段とを備えたスキャンファイル保管装置。
【請求項２】
ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、
前記回付履歴情報は、各回付先の承認者による前記回付書類への承認記録であり、
前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記回付履歴情報に記録された最初の承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とする請求項１記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項３】
スキャン操作を行うユーザを識別するユーザ識別手段を備え、
前記通信手段は、前記ユーザ識別手段によって識別された前記ユーザが前記回付履歴情報に記録された最初の承認者であった場合、前記最初の承認者の端末への更新の案内の送信を停止する請求項２に記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項４】
ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、
前記回付履歴情報は、各回付先の承認者による前記回付書類への承認記録であり、
前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記回付履歴情報に記録された全ての承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とする請求項１に記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項５】
スキャン時にユーザ認証を行うユーザ認証手段と、
ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、
前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記ユーザ認証手段によって既に認証済みのユーザの端末に更新の案内を送信することを特徴とする請求項１記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項６】
前記スキャナに設けられた報知部を備え、
前記スキャナから読み取られた画像ファイルが最新の画像ファイルでない場合、前記報知部にその旨の出力する報知処理手段を備えた請求項１〜５のいずれかに記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項７】
前記スキャナに設けられた報知部と、
前記スキャナに設けられ、ユーザによって操作される操作部と、
予め作成された、回付部門の各人を特定する個人情報記憶部と、
前記回付履歴情報からでは前記更新の案内をすべき承認者が特定できない場合、前記個人情報記憶部から候補者を前記報知部に読み出し、前記操作部を介して選択可能に報知する特定支援手段とを備えたことを特徴とする請求項４に記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項８】
前記特定支援手段は、前記個人情報記憶部からでは前記更新の案内をすべき承認者が特定できない場合、特定依頼を前記操作部を介して指示可能に前記報知部に報知し、
前記通信手段は、前記特定依頼が指示された場合、前記特定依頼情報を前記最初の承認者の端末に送信すると共に、当該最初の承認者の端末から前記特定依頼情報に対する特定情報を含む返答情報を受信した場合、前記返答情報に含まれる前記特定情報で特定される承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とする請求項７に記載のスキャンファイル保管装置。
【請求項９】
少なくとも１台のスキャナと、
いずれかのスキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを管理キーと対応付けて記憶部に記憶する管理サーバとを備え、
前記管理サーバは、前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段と、
同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段とを備えたスキャンファイル保管システム。
【請求項１０】
ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、
前記回付履歴情報は、各回付先の承認者による前記回付書類への承認記録であり、
前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記回付履歴情報に記録された最初の承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とする請求項９記載のスキャンファイル保管システム。
【請求項１１】
スキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを、コンピュータによって管理キーと対応付けて記憶部に記憶し、管理するスキャンファイル保管プログラムであって、
前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段、
同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段、として前記コンピュータを機能させるスキャンファイル保管プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、スキャナで読み取った、書類の画像ファイルを管理キーと対応付けて記憶部に記憶し、管理するスキャンファイルの保管技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、帳票類その他の回付書類を紙媒体で保管すると共に、あるいは紙媒体での保管に代えて、電子的な形態で保管する情報管理システムが構築されている。特許文献１には、契約書等の文書書類を電子的な形態で保管するシステムが記載されている。この特許文献１に記載の発明は、回付（回覧）のルートに沿って、文書書類を被承認者、承認者及び最終承認者の各段階でスキャンして、蓄積サーバの承認前データ記憶部に書き込むもので、最終承認後に、被承認者、承認者及び最終承認者の各段階でスキャンして得られた文書画像データに対して、回付のルートの各段階での前後のスキャン文書画像データを比較することによって不正の有無を検出し、不正がなければ、これら一連のスキャン文書画像データを承認済データ記憶部に長期保存するようにしたものである。これによって、後の閲覧者は、必要に応じて承認過程におけるログや関連した書類画像データを、所期の信頼性の下で閲覧することが可能になる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００６−２２７７４９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載された発明では、被承認者、承認者及び最終承認者というルートの各過程でスキャンされた複数のスキャン文書画像データが存在しているため、特に承認済みデータ記憶部への格納前においては、いずれが最新のデータかという時系列な面で判りにくいという利用上の問題がある。また、ログや関連データの閲覧等を考慮して全ての画像ファイルを記憶するものであるため、大容量のストーレッジを必要としている。
【０００５】
本発明は、上記に鑑みてなされたもので、最新の画像ファイルを自動抽出し、抽出した最新の画像ファイルのみを保管することで、回付書類の承認状況の確認を容易にし、かつ少ないメモリ容量でデータ保管を可能にするスキャンファイル保管装置、スキャンファイル保管システム、及びスキャンファイル保管プログラムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、スキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを管理キーと対応付けて記憶部に記憶するスキャンファイル保管装置において、前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段と、同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段とを備えたものである。
【０００７】
また、本発明に係るスキャンファイル保管システムは、少なくとも１台のスキャナと、
いずれかのスキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを管理キーと対応付けて記憶部に記憶する管理サーバとを備え、前記管理サーバは、前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段と、同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段とを備えたものである。
【０００８】
また、本発明は、スキャナから読み取られた、回付書類の画像ファイルを、コンピュータによって管理キーと対応付けて記憶部に記憶し、管理するスキャンファイル保管プログラムであって、前記スキャナから読み取られた画像ファイルと同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されているか否かを判断する判断手段、同一の管理キーを有する画像ファイルが前記記憶部に既に記憶されている場合、両画像ファイルの回付履歴情報を照合して最新の画像ファイルに更新する保管処理手段、として前記コンピュータを機能させるものである。
【０００９】
これらの発明によれば、回付書類がスキャナで読み取られると、この読み取られた画像ファイルについて、同一の管理キーを有する画像ファイルが記憶部に既に記憶されているか否かが判断される。同一の管理キーを有する画像ファイルが記憶部に既に記憶されている場合、今回読み取られた画像ファイルと記憶部に記憶されている画像ファイルとが、それらの回付履歴情報を照合して、例えば承認印の印影の個数の多少が比較される。そして、最新となる方の画像ファイルが記憶部に保存される。このように、回付書類のスキャン操作が実行されると、最新の画像ファイルが自動的に抽出され、抽出された最新の画像ファイルのみが保存されるので、回付書類の承認状況の確認が容易となり、かつ少ないメモリ容量でのデータ保管が可能となる。
【００１０】
また、本発明は、ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、前記回付履歴情報は、各回付先の承認者による前記回付書類への承認記録であり、前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記回付履歴情報に記録された最初の承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とするものである。この構成によれば、画像ファイルが更新された場合、回付履歴情報に記録された最初の承認者の端末に更新の案内が送信されるので、最初の承認者は、回付状況等の認識が可能となる。
【００１１】
また、本発明は、スキャン操作を行うユーザを識別するユーザ識別手段を備え、前記通信手段は、前記ユーザ識別手段によって識別された前記ユーザが前記回付履歴情報に記録された最初の承認者であった場合、前記最初の承認者の端末への更新の案内の送信を停止するものである。この構成によれば、スキャン操作するユーザが回付履歴情報に記録された最初の承認者と同一人であった場合、不要な更新の案内を省くことができる。
【００１２】
また、本発明は、ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、前記回付履歴情報は、各回付先の承認者による前記回付書類への承認記録であり、前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記回付履歴情報に記録された全ての承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とするものである。この構成によれば、画像ファイルが更新された場合、回付履歴情報に記録された全ての承認者の端末に更新の案内が送信されるので、各承認者は、回付状況等の認識が可能となる。
【００１３】
また、本発明は、スキャン時にユーザ認証を行うユーザ認証手段と、ネットワークを介して端末に情報を送信する通信手段を備え、前記通信手段は、前記保管処理手段によって画像ファイルが更新された場合、前記ユーザ認証手段によって既に認証済みのユーザの端末に更新の案内を送信することを特徴とするものである。この構成によれば、画像ファイルが更新された場合、旧い画像ファイルをスキャン操作した、ユーザ認証を受けたユーザの端末に更新の案内が送信されるので、前のユーザは、更新状況等の認識が可能となる。
【００１４】
また、本発明は、前記スキャナに設けられた報知部を備え、前記スキャナから読み取られた画像ファイルが最新の画像ファイルでない場合、前記報知部にその旨の出力する報知処理手段を備えたものである。この構成によれば、スキャナ操作をしたユーザは、読み取られた画像ファイルの新旧を直ちに知ることが可能となる。
【００１５】
また、本発明は、前記スキャナに設けられた報知部と、前記スキャナに設けられ、ユーザによって操作される操作部と、予め作成された、回付部門の各人を特定する個人情報記憶部と、前記回付履歴情報からでは前記更新の案内をすべき承認者が特定できない場合、前記個人情報記憶部から候補者を前記報知部に読み出し、前記操作部を介して選択可能に報知する特定支援手段とを備えたことを特徴とするものである。この構成によれば、更新の旨の通知先である承認者が回付履歴情報からでは自動的に特定できない場合、スキャン操作したユーザに候補者を提示して選択を促すようにすることで、承認者の特定をより確実なものとすることが可能となる。
【００１６】
また、本発明は、前記特定支援手段は、前記個人情報記憶部からでは前記更新の案内をすべき承認者が特定できない場合、特定依頼を前記操作部を介して指示可能に前記報知部に報知し、前記通信手段は、前記特定依頼が指示された場合、前記特定依頼情報を前記最初の承認者の端末に送信すると共に、当該最初の承認者の端末から前記特定依頼情報に対する特定情報を含む返答情報を受信した場合、前記返答情報に含まれる前記特定情報で特定される承認者の端末に更新の案内を送信することを特徴とするものである。この構成によれば、更新の旨の通知先である承認者が回付履歴情報からでは自動的に特定できず、かつスキャン操作したユーザでも特定できない場合、本回付書類の条状を熟知している最初の承認者の端末に候補者を提示した特定依頼情報を送信するようにしたので、承認者の特定を、さらにより確実なものとすることが可能となる。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、回付書類の承認状況の確認を容易にし、かつ少ないメモリ容量でデータ保管が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の第１の実施形態に係るスキャンファイル保管システムにおける処理の流れの概要を説明する説明図である。
【図２】複合機の一実施形態を示す概略構成図である。
【図３】管理サーバの構成例を示す構成図である。
【図４】個人情報テーブルの一例を示すメモリマップである。
【図５】スキャナの表示部への表示例を示す画面図ある。
【図６】スキャンファイル保管処理Ｉの手順を示すフローチャートである。
【図７】スキャンファイル保管処理IIの手順を示すフローチャートである。
【図８】スキャンファイル保管処理IIIの手順を示すフローチャートである。
【図９】スキャンファイル保管処理IVの手順を示すフローチャートである。
【図１０】スキャンファイル保管処理Ｖの手順における表示部への表示例を示す画面図である。
【図１１】スキャンファイル保管処理Ｖの手順を示すフローチャートである。
【図１２】スキャンファイル保管処理Ｖの手順における端末の表示面への表示例を示す画面図である。
【図１３】スキャンファイル保管処理VIの手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
まず、図１を用いて、本発明の第１の実施形態に係るスキャンファイル保管システムにおける処理の流れの概要を説明する。回付書類としては種々考えられるが、ここでは帳票類を例にして説明する。以下、単に書類Ｐ１として説明する。書類Ｐ１は所定サイズを有し、必要枚数からなる。書類Ｐ１は、所定のフォームを有することが好ましい。図１の例では、左上に、書類Ｐ１を識別するための管理キーとなる発行情報、例えば発行番号ＴＥ００１が表記されている。なお、書類Ｐ１が２頁以上であっても一括してスキャン処理されるため、先頭ページの発行番号のみで書類の識別が可能になる。発行番号の直ぐ下段には、回付先を示す部門名と、当該部門における承認欄が形成されている。図１では、起案側の部門αと部門βとが関連部門とされ、ここでは、それぞれ３人の承認欄が準備されている。そして、承認欄からその下方略全域（破線で囲った領域）に、必要な帳票情報の記載欄が準備されている。
【００２０】
書類Ｐ１は、起案側の部門αの担当者「Ａ」によって作成され、最初の承認欄に担当者「Ａ］の承認印が押されている。図１では、承認印「Ａ］の印影が見えている。この時点で、書類Ｐ１は担当者「Ａ」によって複合機１１のスキャナ１１０で読み取られる。読み取られた書類Ｐ１の画像ファイルＦ１は管理サーバ２に送信されて、画像ファイルメモリ２４（図３参照）に記憶される。
【００２１】
書類Ｐ１自体は、スキャン後、部門αを回付され、承認者「Ｂ」、さらに承認者「Ｃ」を経て、それらの承認印が押された書類Ｐ２になっている。部門αでの承認が終了した時点で、必要に応じて、担当者「Ｇ」によって書類Ｐ２は、例えば複合機１２のスキャナ１２０で読み取られる。読み取られた書類Ｐ２の画像ファイルＦ２は管理サーバ２に送信される。
【００２２】
さらに、書類Ｐ２は、部門βに回付され、承認者「Ｄ」、承認者「Ｅ」、さらに承認者「Ｆ」を経て、それらの承認印が押された書類Ｐ３になっている。部門βでの承認が終了した時点で、必要に応じて、担当者「Ｈ」によって書類Ｐ３は、例えば複合機１３のスキャナ１３０で読み取られる。読み取られた書類Ｐ３の画像ファイルＦ３は管理サーバ２に送信される。
【００２３】
また、書類のスキャンは、上記以外の場合にも、図１の最下段に示すように、必要に応じてスキャンされることが想定される。例えば、承認者「Ｂ」が自己の控えとしてコピー等で取得しておいたコピー書類Ｐ４を、既に画像ファイルＦ２あるいは画像ファイルＦ３が存在している状況下で、いずれかの複合機のスキャナから画像ファイルＦ４として読み取られることがあり得る。なお、以下、書類、画像ファイルを総称して指すときは、単に書類Ｐ、画像ファイルＦと呼ぶ。また、複合機、スキャナを総称して指すときは、単に複合機１０、スキャナ１００と呼ぶ。
【００２４】
画像ファイルＦは、Ｆ１〜Ｆ４のように種々のタイミングで作成され得るが、管理サーバ２の画像ファイルメモリ２４に保管されるのは、回付順に従う最新の画像ファイルＦである。最新の画像ファイルＦの抽出は、例えば以下のようにして行う。承認者の承認印の印影の個数によって新旧を判断する方法が考えられる。例えば、画像ファイルＦ１が保管されている状況で、画像ファイルＦ２が読み取られた場合、画像ファイルＦ１の承認印の個数が１個であるのに対し、画像ファイルＦ２の方は承認印の個数が３個であるから、画像ファイルＦ２の方が新しいということになり、画像ファイルＦ２が画像ファイルメモリ２４に更新的に保存される。
【００２５】
画像ファイルＦ１とＦ２との関連性の照合は種々の方法が考えられるが、ここでは、発行番号の一致の有無で判定する。すなわち、管理サーバ２は、読み取った画像ファイルＦの中から、公知の文字認識技術等を採用して発行番号をテキストデータとして解読する。あるいは、発行番号のイメージデータを最初に読み取ったイメージデータを参照用として、あるいは予め準備している参照用パターンと比較する公知のパターン認識技術で異同を判断する方法でもよい。以下では、この発行番号を、画像ファイルＦを特定する管理キーとして用いる。管理キーは、画像ファイルＦと対応付けられて画像ファイルメモリ２４に保存される。
【００２６】
また、後述するように、画像ファイルメモリ２４に対する更新処理が行われる場合、例えば、画像ファイルＦ１から画像ファイルＦ２に更新される場合、最初の承認者「Ａ」の端末４に、更新した旨の確認通知が、例えば電子メールで行われる。この場合、承認者「Ａ」の識別は、例えば承認欄の印影を文字認識技術を利用してテキストデータに変換し、あるいは上述したようなパターン認識技術を利用する等して承認者「Ａ」を特定すればよい。承認者情報は、画像ファイルＦと対応付けられて画像ファイルメモリ２４に保存される態様でもよいが、必要時に印影から承認者を特定する態様でもよい。
【００２７】
複合機１１，１２，１３は、同一構成でよく、以下では、図２に示すように複合機１１を代表して構成の説明を行う。なお、複合機１０の台数は、１台でも複数台でもよく、それぞれ管理サーバ２と通信可能に接続されている。管理サーバ２は、図３に示すように、画像ファイルメモリ２４の他、後述するように必要な構成を備えている。また、管理サーバ２は、ＩＰアドレス等を有し、インターネット等に代表されるネットワーク３に接続されて各端末４と通信可能にされている。各端末４は、回付対象書類Ｐに対して承認を行う予定者（管理者など）、乃至は関連部門に亘る一部又は全員の携帯電話あるいは各自に割り当てられた、通信機能を備えたパーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。管理サーバ２は、各端末４のアドレス（ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス）と各自の情報（姓名）、所属等との照合テーブルメモリ２５を備え、その一例を図４に示す。図４に示すように、各自はフルネーム（例えば印影の名字「Ａ」に対して、「Ａａ」をフルネームとして表している。）で記録されており、これによって後述するように、印影の名字のみだけで特定できない場合に参照される。なお、ネットワーク３は、インターネットに代えて、ＬＡＮ（Local Area Network）でもよい。
【００２８】
続いて、図２を用いて複合機１１について説明する。複合機１１は、画像形成装置を構成すると共に、１１０及び必要に応じてファクシミリ、プリンタ等としての機能部を備える。スキャナ１１０は、公知のように、書類載置部（図略）上に載置した書類の表面を光学的に走査することで、所要の高精細な画像データとして読み取るものである。通信部１１１は、有線あるいは無線で管理サーバ２と接続され、情報の授受を行うものである。操作パネル部１１２は、表示部１１３及び操作部１１４を備えている。表示部１１３は、液晶パネル等で構成され、画像を表示するものである。操作部１１４は、ユーザの指示操作を受け付けるもので、機械的なキーボタン、各種の機能ボタンの他、画面に表示されるボタンと表示部１１３の表示面に積層された透明なタッチパネルとを備える。
【００２９】
管理サーバ２は、図３に示すように、マイクロコンピュタで構成され、ＣＰＵ（Central Processing Unit）からなる制御部２０を備える。制御部２０には、各複合機１１，…との間、及びネットワーク３を介して各端末４との間での通信を行う通信部２１、画像ファイルの保管のための制御プログラムや必要なデータ類を格納するＲＯＭ（ReadOnly Memory）２２、処理データを一時的に格納するＲＡＭ（Random Access Memory）２３、及びスキャナ１１０，…から読み取った画像ファイルの内の最新のデータを保管する画像ファイルメモリ２４が接続されている。
【００３０】
また、制御部２０は、制御プログラムがＲＡＭ２３に読み出されて実行されることで、ユーザ識別処理部２０１、個別情報特定処理部２０２、管理キー照合部２０３、新旧判定部２０４、保管処理部２０５、報知処理部２０６、及び通信処理部２０７として機能する。
【００３１】
ユーザ識別処理部２０１は、認証カード等を用いると共にパスワードの入力を介してユーザ認証を行う公知の本人認証技術によるものや、複合機１１の操作部１１４からの本人特定情報の入力を受け付けてユーザ識別を行うものである。
【００３２】
個別情報特定処理部２０２は、書類Ｐ１，…の所定のフォーマットに対して設定された発行番号の表記欄を抜き出し、当該発行番号の表記欄内のバイナリデータを読み取って、テキストデータに変換する公知の文字認識処理を行う。また、個別情報特定処理部２０２は、印影の表記欄を抜き出し、印影の表記欄内のバイナリデータを読み取って、テキストデータに変換する公知の文字認識処理を行う。
【００３３】
管理キー照合部２０３は、複合機１１，１２，１３のいずれかから入力された画像ファイルＦの発行番号の表記欄から、個別情報特定処理部２０２によって特定された発行番号の情報と、画像ファイルメモリ２４に既に格納されている画像ファイルＦに対応する発行番号とを照合し、画像ファイルメモリ２４内に同一の発行番号を有する画像ファイルＦが存在するか否かを判断する。
【００３４】
新旧判定部２０４は、同一の発行番号を有する画像ファイルＦが画像ファイルメモリ２４に存在することが管理キー照合部２０３による照合処理によって判明した場合、今回新たに読み取った画像ファイルＦと画像ファイルメモリ２４に保管されている画像ファイルＦとの新旧判断を、印影個数の多少で行う。
【００３５】
保管処理部２０５は、新旧判定部２０４によって、今回読み取った画像ファイルＦの方の印影個数が多いと判定された場合、当該今回読み取った画像ファイルＦの方が新しいとして、画像ファイルメモリ２４を更新する。この場合、画像ファイルメモリ２４に保存されていた旧い方（すなわち直前）の画像ファイルＦは消去される。一方、保管処理部２０５は、今回読み取った画像ファイルＦの方の印影個数が同数か少ないと判定された場合、画像ファイルメモリ２４に対する更新処理を行わない。これによって、画像ファイルメモリ２４には、最新の画像ファイルＦが存在することになる。
【００３６】
報知処理部２０６は、ユーザに情報を報知するべく、表示部１１３に必要な事項を表示する。なお、報知の方法は、画像表示に代えて音声ガイドであってもよい。報知は、複合機１０から入力されてきた画像ファイルＦが、既に画像ファイルメモリ２４に保管されている画像ファイルＦに比して新しい場合、表示部１１３にその旨、例えば図５に示す「登録完了しました。関係者に通知します。」の報知を行わせる。一方、報知処理部２０６は、複合機１０から入力されてきた画像ファイルＦが、既に画像ファイルメモリ２４に保管されている画像ファイルＦに比して同一か旧い場合、表示部１１３にその旨、例えば図５に示す「既に登録済みです。」の報知を行わせる。
【００３７】
通信処理部２０７は、ある画像ファイルＦが更新される場合、当該画像ファイルを最初に承認した者、あるいは全ての承認者に対して更新の旨を、確認的に送信（通知）する。送信先は、各承認者の端末４であり、図４の照合テーブルメモリ２５を参照して行われる。
【００３８】
ところで、印影から認識可能なデータは一般的に「名字」であるから、承認者の所属する部門乃至は回付部門に同姓の者が存在する場合、通信処理部２０７は、「名字」のみからは、いずれの者に更新の旨を通知すべきか不明となる。そこで、報知処理部２０６は、印影から得た名字から、照合テーブルメモリ２５を参照して通知対象者のアドレスを設定する場合に、同姓が複数存在すると、照合テーブルメモリ２５から同姓の候補者を抽出して、表示部１１３にリスト表示する。例えば、図１０では、名字が同一の「日本一郎」と「日本太郎」とが候補者としてボタン表示されている。すなわち、報知処理部２０６は、画像ファイルＦのスキャン操作中のユーザに対して、候補者から１名を選択する操作を促すためのガイド画像を表示する。選択は、タッチパネルが設けられている態様では、いずれかのボタンを押下する操作とすればよい。報知処理部２０６は、ユーザからの選択操作を受け付けて、選択された１人の候補者を正規の承認者として特定して通信処理部２０７に伝送すると共に、表示部１１３に通知の完了をガイドする。
【００３９】
また、複数の候補者のいずれが正規者かが、画像ファイルＦのスキャン操作中のユーザであっても、不明な場合があることを想定して、通信処理部２０７は、この場合、承認者のうちの特定の者、好ましくは最初の承認者、図１の例では、承認者「Ａ」に対して図１２に示す依頼メールを送信する。なお、画像ファイルＦのスキャン操作中のユーザに選択操作を促すための図１０に示すガイド画面内に、さらに「帳票記帳者（最初の承認者）に通知先を特定させる。」のようなガイドボタンを追加で設けておき、報知処理部２０６は、当該ガイドボタンが選択された場合に、通信処理部２０７を経由して前記依頼メールの送信処理を実行する。
【００４０】
依頼メールの内容の一例は、図１２の（ａ）に示すもので、本文はリンク設定されている。最初の承認者の端末４には、図１２の（ａ）の文書が表示され、リンク先をクリック操作すると、図１２（ｂ）に示すガイド画面が表示される。この状態で、いずれかの候補者を選択すると、選択結果を含む返答情報が管理サーバ２に返信される。この選択結果を受けて、通信処理部２０７は更新の案内を送信する。なお、依頼メールは、図１２（ａ）、（ｂ）を同時に含んだ態様としてもよい。
【００４１】
次に、図６以降のフローチャート等を用いて、スキャンファイル保管処理Ｉ〜VIを説明する。なお、各図において共通する処理の部分は説明を省略する。まず、図６におけるスキャンファイル保管処理Ｉにおいて、管理サーバ２は、各複合機１０をモニタしており、いずれかの複合機１０のスキャナ１００で書類Ｐのスキャン処理が実行され、画像ファイルＦが入力されてくると（ステップＳ１）、入力された画像ファイルＦに対して個別情報特定処理を実行して（ステップＳ３）、発行番号（管理キー）及び各承認者の特定を行う。新たに認識された発行番号と画像ファイルメモリ２４内の各画像ファイルＦに対応している発行番号との照合が行われ、新たに認識された発行番号（管理キー）が新規か否かが判断される（ステップＳ５）。発行番号が新規である場合、今回入力された画像ファイルＦは、管理サーバ２の画像ファイルメモリ２４に発行番号（管理キー）及び各承認者と対応付けて保存される（ステップＳ７）。
【００４２】
一方、発行番号が新規でなければ、今回入力された画像ファイルＦと既に画像ファイルメモリ２４内に取り込まれている画像ファイルＦとの新旧が、承認者の印影個数の多少を比較して行われる（ステップＳ９）。今回入力された画像ファイルＦの方が新しい場合（ステップＳ９でＹｅｓ）、管理サーバ２内の画像ファイルＦが削除され、今回スキャンした画像ファイルＦが更新的に保存される（ステップＳ１１）。次いで、旧い画像ファイルＦをスキャンした担当者（ここでは最初の承認者）（の端末４）に対して、更新の旨を通知するメール送信が行われる（ステップＳ１３、図５参照）。
【００４３】
ステップＳ９で、今回入力された画像ファイルＦが、管理サーバ２内の画像ファイルＦに対して同一か又は旧い場合、画像ファイルメモリ２４の更新処理は実行されず（ステップＳ１５）、次いで、今回スキャンした担当者に、既に同じか新しい画像ファイルＦが管理サーバ２に存在している旨の報知が、表示部１１３を介して行われる（ステップＳ１７、図５参照）。
【００４４】
図７におけるスキャンファイル保管処理IIは、スキャンファイル保管処理Ｉと比べてステップＳ３３のみが相違する。ステップＳ２９で、今回入力された画像ファイルＦの方が新しい場合、管理サーバ２内の画像ファイルＦが削除され、今回スキャンした画像ファイルＦが更新的に保存される（ステップＳ３１）。次いで、ステップＳ３３で、既に承認している承認者全員（の端末４）に対して、更新の旨を通知するメール送信が行われる（ステップＳ３３、図５参照）。
【００４５】
図８におけるスキャンファイル保管処理IIIは、スキャンファイル保管処理Ｉと比べてステップＳ５３，Ｓ５５，５７が相違する。ステップＳ４９で、今回入力された画像ファイルＦの方が新しい場合、管理サーバ２内の画像ファイルＦが削除され、今回スキャンした画像ファイルＦが更新的に保存され（ステップＳ５１）、次いで、ステップＳ５３に進む。ステップＳ５３では、旧い画像ファイルＦのスキャン担当者（最初の承認者）と、ユーザ識別処理部２０１によって得られた、新しい画像ファイルＦのスキャン担当者の異同が判断される。担当者が同一であれば、担当者（の端末４）への通知は行われず（ステップＳ５５）、一方、担当者が異なる場合、旧い画像ファイルＦをスキャンした担当者（の端末４に）、更新した旨の通知がメール送信される（ステップＳ５７）。
【００４６】
図９におけるスキャンファイル保管処理IVは、スキャンファイル保管処理Ｉと比べてステップＳ７１，Ｓ８５が相違する。ステップＳ７１では、ユーザ識別処理部２０１によって、スキャン処理を行うユーザの認証が行われる。また、ステップＳ８５では、ステップＳ８１で、今回入力された画像ファイルＦの方が新しいと判断されて、ステップＳ８３の処理が行われた後、ユーザ認証が実施されて、旧い画像ファイルＦをスキャンした担当者（最初の承認者）（の端末４）に対して更新の旨を通知するメール送信が行われる。なお、ユーザ認証を実施することで、仮に、最初の承認者と同姓の者が複数人存在する場合であっても、ユーザ認証を介して特定することで、照合テーブルメモリ２を参照して、適正な者（の端末４）へのメール送信が可能となる。
【００４７】
図１１におけるスキャンファイル保管処理Ｖは、スキャンファイル保管処理Ｉと比べてステップＳ１１３〜Ｓ１１７を備える点で相違する。ステップＳ１０９で、今回入力された画像ファイルＦの方が新しい場合、ステップＳ１１１を経て、同一部門に同姓の者がいる担当者が承認しているか否かが判断される（ステップＳ１１３）。同姓の者がいる担当者が承認していない場合、担当者は特定できているので、既に承認した承認者全員（の端末４）に更新の旨の通知がメール送信される（ステップＳ１１７）。一方、同姓の者がいる担当者が承認している場合、表示部１１３に候補者の氏名をリスト的にボタン表示等する（図１０参照）ことで、スキャン実施者に正規の通知先を特定する操作を促し（ステップＳ１１５）、特定操作を受け付けると、承認者全員（の端末４）に更新の旨の通知がメール送信される（ステップＳ１１７）。
【００４８】
図１３におけるスキャンファイル保管処理VIは、スキャンファイル保管処理Ｖと比べてステップＳ１４５〜Ｓ１４９が相違する。ステップＳ１３９で、今回入力された画像ファイルＦの方が新しい場合、ステップＳ１４１を経て、同一部門に同姓の者がいる担当者が承認しているか否かが判断される（ステップＳ１４３）。同姓の者がいる担当者が承認していない場合、担当者は特定できているので、既に承認した承認者全員（の端末４）に更新の旨の通知がメール送信される（ステップＳ１５１）。
【００４９】
一方、同姓の者がいる担当者が承認している場合、スキャン実施者が正規通知先の特定が可能かどうか判断される（ステップＳ１４５）。すなわち、図１０の表示部１１３の画面に示すように、通知先の候補者氏名リストと、本書類Ｐの回付履歴等を熟知していると思われる帳票記帳者（最初の承認者）に正規通知先を特定させるための選択ボタンとが表示され、いずれかの選択を促す。ここで、スキャン実施者から通知先を特定する操作を受け付けた場合（ステップＳ１４５でＹｅｓ）、承認者全員（の端末４）に更新の旨の通知がメール送信される（ステップＳ１１７）。一方、「帳票記帳者に通知先を特定させる」ボタンが選択された場合、図１２のメールが最初の承認者（の端末４）に送信され、当該送信先から選択結果を含む返信情報が受信されると、ステップＳ１５１に移行する。この場合、通知先が特定している承認者については、選択結果を待つことなく、早期に通知処理を実行してもよい。
【００５０】
スキャナ１００は複合機１０に搭載されたものに限定されず、第２の実施形態として、少なくとも表示部、操作部及び通信部を有するスキャナ単体であってもよい。
【００５１】
また、承認印に代えて、第３の実施形態として、承認者の署名（サイン）をパターン認識技術で照合する態様を採用してもよい。
【００５２】
第１の実施形態では、新旧判断方法として印影の個数の多少を採用したが、第４の実施形態として、承認した旨を示すチェックマークの個数の多少、あるいは書類内への書込の有無乃至は増加をイメージデータ内のビット数の変化で判断する態様でもよい。ここに、書類内への書込は、図１の書類Ｐ２，Ｐ３に見られる、承認者「Ｂ」あるいは「Ｃ」によってメモ書きされた文字列Ｍ１である。画像ファイルＦを２ビット表現した場合の、データ量の多少で判断可能となる。承認者が日付を記入する態様では、この日付に新旧で判断することも可能となる。
【００５３】
第１の実施形態では、少なくとも１台の複合機側と管理サーバとを別体とした構成をスキャンファイル保管装置乃至はシステムとしたが、第５の実施形態として、複合機あるいはスキャナに、管理サーバの機能である制御機能部、メモリ機能部及び必要な通信機能部を備えた装置としてもよい。
【００５４】
また、上述の実施形態の説明は、すべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上述の実施形態ではなく、特許請求の範囲によって示される。さらに、本発明の範囲には、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【００５５】
１０，１１，１２，１３  複合機
１００，１１０，１２０，１３０  スキャナ
１１３  表示部（報知部）
１１４  操作部（操作部）
２  管理サーバ
２０  制御部
２０１  ユーザ識別処理部（ユーザ識別手段、ユーザ認証手段）
２０２  個別情報特定処理部
２０３  管理キー照合部（判断手段）
２０４  新旧判定部（保管処理手段）
２０５  保管処理部（保管処理手段）
２０６  報知処理部（報知処理手段、特定支援手段）
２０７  通信処理部（通信手段）
２４  画像ファイルメモリ（記憶部）
２５  照合テーブルメモリ（個人情報記憶部）
３  ネットワーク
４  各端末
Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３，Ｐ４  書類
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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