(57)【要約】【課題】効率的かつ容易に会議の設定を行うことが可能な会議設定システムを提供すること。【解決手段】一例の会議設定システムは、特定の会議に参加する参加者を登録する参加者登録手段と、この参加者登録手段により参加者を登録した後に、前記会議に用いる資料を登録する会議資料登録手段と、を有する。【選択図】図１
2015132985.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定の会議に参加する参加者を登録する参加者登録手段と、
この参加者登録手段により参加者を登録した後に、前記会議に用いる資料を登録する会議資料登録手段と、
を有することを特徴とする会議設定システム。
【請求項２】
前記会議参加者登録手段により参加者を登録した後に、前記会議を行う会議室を登録する会議室登録手段を更に有することを特徴とする請求項１記載の会議設定システム。
【請求項３】
前記参加者登録手段により参加者を登録する前に前記会議の概要を決める会議名登録手段を更に有することを特徴とする請求項１又は２記載の会議設定システム。
【請求項４】
前記会議に用いる会議資料は、外部に有するリソースサーバに資料データデータベースからコピーして前記資料登録手段により登録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の会議設定システム。
【請求項５】
前記会議資料登録手段により前記会議資料を登録した後、前記参加者登録手段により前記会議に参加する参加者を登録、更新することが可能な請求項１乃至４のいずれかに記載の会議設定システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明の実施形態は、複数人で会議を行う場合の会議設定システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、複数人で会議を行う場合に会議の設定、資料配布、会議参加者の特定などを電子的に行う電子会議システムが普及してきている。更に、会議資料にメモ書きを重ねて、参加者の端末に表示すること等、使い勝手の良い電子会議システムが考えられてきている。
【０００３】
しかし、安易に資料を配布できてしまうなど、セキュリティを高めることが容易ではなかった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１２−１３３４９３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
この発明の課題は、効率的かつ容易にセキュリティを高めることが可能な会議設定システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
一例の会議設定システムは、特定の会議に参加する参加者を登録する参加者登録手段と、この参加者登録手段により参加者を登録した後に、前記会議に用いる資料を登録する会議資料登録手段と、を有する。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】一実施形態の会議設定システムの構成例を示す図である。
【図２】図１に示す実施形態の個別会議サーバの構成例を示す図である。
【図３】図１に示す実施形態の参加者端末の構成例を示す図である。
【図４】実施形態の動作を説明する為のフローチャートを示す図である。
【図５】実施形態におけるログインの画面例を示す図である。
【図６】実施形態における会議一覧の画面例を示す図である。
【図７】実施形態における会議の再利用の画面例を示す図である。
【図８】実施形態における会議の削除の画面例を示す図である。
【図９】実施形態における参加者登録の画面例を示す図である。
【図１０】実施形態における参加者の登録の画面例を示す図である。
【図１１】実施形態における目次・閲覧文書登録の画面例を示す図である。
【図１２】実施形態における目次、編集／閲覧文書登録の画面例を示す図である。
【図１３】実施形態における閲覧文書選択の画面例を示す図である。
【図１４】実施形態における文書プレビューの画面例を示す図である。
【図１５】実施形態における文書管理の画面例を示す図である。
【図１６】実施形態における文書名変更の画面例を示す図である。
【図１７】実施形態における会議詳細設定の画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。この発明の一実施形態の全体構成例を図１に示す。
【０００９】
この会議設定システムは、人員、資料、会議室など各種のリソースを記憶するリソースサーバ５と、このリソースサーバ５に記憶されているリソースの一部を取り出して、１つの会議のデータを作成し、設定する個別会議サーバ６と、この個別会議サーバ６にアクセスし、１つの会議の設定を行う会議設定端末７と、会議に参加する人が用いる参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃと、を有し、これらはネットワーク９により接続されている。参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃは、会議に参加する参加者が使用する端末であり、通常、携帯が容易で表示内容も見やすいモバイル端末例えば、パソコンや、タブレット端末である。ここでは３台示しているが、勿論２台または４台以上でもよく、会議が開催されると参加者が１台ずつ使用する。
【００１０】
リソースサーバ５は、会議に用いる可能性のある資料などを記憶する資料データデータベース（ＤＢ）１１と、会議に参加する可能性のある人員を予め登録してある人員データＤＢ１２と、各会議を行うことができる会議室を登録してある会議室ＤＢ１３と、を有する。
【００１１】
個別会議サーバ６は、特定の具体的な会議に関する情報を記憶するサーバであり、会議設定端末７により制御指示されてリソースサーバ５から各種データをコピーして記憶するものが多い。
【００１２】
個別会議サーバ６は、特定の会議用の会議資料を記憶する会議資料記憶部１５と、参加者を記憶する参加者記憶部１６と、各参加者の権限を付与する参加者権限付与部１７と、過去の会議のデータを記憶する会議履歴記憶部１８と、特定の会議のフレームワークを作成する会議フレーム作成部１９と、を有する。
【００１３】
会議設定端末７は、個別会議サーバ６の会議フレーム作成部１９が作成する会議設定画面等を表示させる表示部２３と、この表示部２３により表示させた画面上で入力を行う操作入力部２４と、リソースサーバ５及び個別会議サーバ６とデータの送受信を行うデータ送受信部２５とを有する。
【００１４】
個別会議サーバ６の主要部のハード的な構成例を図２に示す。個別会議サーバ６は、コントローラであるＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３を含む制御部３０と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３５等の記憶部及び通信インターフェース（ＩＦ）３６はバスライン３７を介して互いに接続している。
【００１５】
制御部３０は、コンピュータとして機能し、ＣＰＵ３１はＲＯＭ３２に記憶したプログラムを読み込んで実行することにより、個別会議サーバの全体を制御し、様々な機能を実現する。ＲＡＭ３３は、ＣＰＵ３１の制御の下で各種の可変データや画像データを所定の領域に一時的に記憶する。
【００１６】
ＨＤＤ３５はＲＡＭ３３に比して容量が大きく、ＲＡＭ３３に一時的に記憶されたデータ等を記憶する。上述の会議資料記憶部１５、参加者記憶部１６、参加者へ権限を付与する権限付与部１７、会議履歴記憶部１８、会議フレーム作成部１９に記憶、作成されるデータの多くは、ＨＤＤ３５に記憶される。
【００１７】
通信ＩＦ３６は、リソースサーバ５や会議設定端末７とデータの送受信を行うところである。具体的には例えば、会議設定端末７の操作入力部２４から入力した指示に基づいて、会議フレーム作成部１９で１つの会議を作成、構築していく。このとき、それらの制御信号データを会議設定端末７のデータ送受信部２５から受信し、リソースサーバ５の資料データＤＢ１１、人員データＤＢ１２、会議室ＤＢ１３からそれらのデータを受信し、一旦ＲＡＭに記憶してＨＤＤ３５に記憶し、あるいは直接、ＨＤＤ３５に記憶する。個別会議サーバ６の通信ＩＦ３６におけるこれらのデータ送受信も、ＣＰＵ３１が制御する。
【００１８】
参加者端末８ａのハード的な構成例を図３に示す。他の参加者端末８ｂ，８ｃも同様な構成を有し、例えばスマートフォンにより構成される。この参加者端末８ａは、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３を含む制御部４０と、表示パネル４４と、通信ＩＦ４８とが、バスライン４９により接続されて成る。表示パネル４４は操作入力部４５及び表示部４６から成り、実際には操作入力部４５と表示部４６は重畳構造をしたタッチパネルにより構成されており、表示部４６の画面上を操作者が例えば手指によってタッチすることにより操作入力がなされる。
【００１９】
参加者が参加者端末８ａの表示部４６に表示される、会議概要など各種の項目にタッチして操作入力部４５から入力することになる。会議参加者（操作者）が表示部４６に表示される資料にタッチする。すると個別会議サーバ６の会議資料記憶部１５から、通信ＩＦ４８を介してその会議で使用される当該資料をダウンロードしＲＡＭ４３に記憶し、表示部４６に表示させる。これらのデータの転送など制御はすべてＣＰＵ４１が行う。
【００２０】
なお、この実施形態では、特定の端末である会議設定端末７により会議の設定を行うが、上記参加者端末により会議の設定を行うようにしてもよい。
【００２１】
ところで、上述の実施形態において、会議設定端末７と個別会議サーバ６の参加者記憶部１６、参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃと個別会議サーバ６の参加者記憶部１６は、特定の会議に参加する参加者を登録する参加者登録手段を構成し、会議設定端末７と個別会議サーバ６の会議資料記憶部１５、参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃと個別会議サーバ６の会議資料記憶部１５は、参加者登録手段により参加者を登録した後に、前記会議に用いる資料を登録する会議資料登録手段を構成する。
【００２２】
次に、図４に示すフローチャート及び図５以下の各段階の表示入力画面に基づいてこの実施形態の動作を説明する。
【００２３】
まず、アクトＡ４０１で、予めリソースサーバ５に、各種のリソース、例えば会議に使う可能性のある資料、人員、会議室などのデータを登録しておく。これらのリソースは広い範囲で集めてプールしておく。例えば資料等は会議に用いるものばかりでなく、センターファイルする資料などを一括して記憶させておく。これらの資料は、会議のときだけでなく、各人が見たいときに、参加者端末以外の機器でも閲覧可能にすることができる。
【００２４】
次に会議室設定端末７を用いて会議設定ツールを呼び出して入る。図５に会議設定ツールに入る時のログイン画面の例を示す。「ユーザ名、パスワード、ドメインを入力してください」と表示され、その下にユーザ名、パスワード、ドメインの入力欄が表示される。これらの入力欄にユーザ名、パスワード、ドメインを入力し、最下段にあるログインアイコン５４をクリックすると、会議設定ツールに入ることができる。次に特定の会議の設定を開始する。
【００２５】
まずこのアクトＡ４０２で、会議フレームを呼び出し、表示部２３の画面上に会議一覧のリストを表示させる。これは、個別会議サーバ６の会議フレーム作成部１９にアクセスし、その画面を会議設定端末７に送ることによりなされる。
【００２６】
アクトＡ４０３で、表示された画面に会議名を入力する。図６に入力された会議名の一覧を表示させた画面例を示す。画面６１の上段には、会議設定の流れが左側から矢印で表示される。例えば、会議一覧、参加者登録、目次・閲覧文書登録、会議詳細登録を示す矢印（アイコン）６２ａ，６２ｂ，６２ｃ，６２ｄが表示される。これらの表示は各段階で入力されると順に例えば、文字の表示が白黒反転し、会議設定がどこまで進んでいるか容易に理解できるように表示される。
【００２７】
これらの進行程度は、現在の段階を例えば赤にするなど色の変化により表示することも可能である。その右側には、後述する「参加者登録へ」アイコン６３が表示されている。
【００２８】
なお、以降の、会議一覧表示画面などにおいて入力され決められていく会議の内容は、個別会議サーバ６の会議フレーム作成部１９により作成される。
【００２９】
その下の左には、会議一覧と表示され、その下に「会議を新規に作成するか、リストから選択して編集ください」と表示される。その下に「新規」「概要編集」「再利用」「削除」のアイコン６４ａ，６４ｂ，６４ｃ，６４ｄが各々左から右に表示される。これらのどれか１つをクリックして、会議の設定を開始する。その下に会議リストが表示される。
【００３０】
会議リストには、例えば「会議概要情報」６６ａの欄と、「会議詳細情報」６６ｂの欄が表示される。「会議概要情報」の欄には、会議毎に、例えば「会議名」「開催日時」「会議室」「備考」を書き入れることが可能に表示され、「会議詳細情報」の欄には、例えば「目次数」「閲覧文書登録数」「参加者総登録数」が書き入れることが可能に、表示されるようになっている。なお下段には、後述する「サーバ内文書管理」のアイコン６７が表示されている。会議リストは複数の会議が設定できるように複数行で示される。
【００３１】
例えば、アイコン６４ａをクリックすると、会議室概要情報、会議室詳細情報の各項目が空欄の会議リストが表示され、各項目に入力していくことが可能である。また、アイコン６４ｃをクリックすれば、以前開催されて今回再利用される会議の情報、詳細情報が会議履歴記憶部１８から呼び出されて表示される。
【００３２】
会議の再利用の場合の表示画面の一例を図７に示す。この例では、以前設定された会議のデータを会議名、開催日時を特定して呼び出す。この画面例では、会議名、開催日時が必須とされ、その下に時間、会議室、備考が入力可能となっている。
【００３３】
この画面の左下には、「キャンセル」アイコン７５と「ＯＫ」アイコン７６が表示されており、「ＯＫ」アイコン７６をクリックすると、この過去の会議データが採用されて、図６に示す会議一覧画面に戻り該当会議欄に当該データが入力されている。アイコン６４ｂをクリックすれば、既に入力した会議の概要を編集できる。会議室一覧を表示させているときには表示６２ａが白黒反転表示なっており、他は黒字で表示されている。
【００３４】
また特定の会議を選択して「削除」アイコン６４ｄをクリックすればその会議を削除することができる。選択された会議の削除画面の一例を図８に示す。例えば図６に示した会議一覧画面に重畳して会議の削除画面が表示され、「選択された会議を削除します」などと削除に対する注意喚起の表示がなされ、その下欄右側に「キャンセル」アイコン８５と「ＯＫ」アイコン８６が表示される。
【００３５】
会議を選択して、参加者登録のアイコン６３をクリックすると、アクトＡ４０４から参加者の登録画面に移行する（アクトＡ４０５）。この参加者登録画面の一例を図９に示す。この参加者登録画面では、会議設定進行のアイコンの白黒反転表示が「会議一覧」から「参加者登録」に移り、参加者登録モードになったことを示す。アクトＡ４０４で参加者登録のアイコン６３が押されるまでは、アクトＡ４０２に戻り、会議リストの画面を表示し続ける。
【００３６】
アクトＡ４０５では、図１０に示すような参加可能者リストを表示する。アクトＡ４０６では、会議の主催者、発表者を登録し、アクトＡ４０７では会議の参加者を登録する。アクトＡ４０８ではその特定の会議への参加（予定）者がすべて登録されたかをチェックし、一部参加者の登録が抜けていたら、アクトＡ４０７に戻って参加者の登録を追加する。アクトＡ４０８ですべての参加者が登録されていることが確認できたら、アクトＡ４０９に移行する。
【００３７】
ところでこれら登録された参加者は、図１に示す個別会議サーバ６の参加者記憶部１６に記憶される。更に具体的には、図２に示すＣＰＵ３１の制御に基づいてＲＡＭ３３に一時記憶され、最終的にはＨＤＤ３５に記憶される。
【００３８】
図９に示す参加者登録画面では、左上に参加者登録と表示され、その下に例えば「（注意）参加者を変更できるのは主催者のみです」と表示される。その下には、参加者を入力する会議が表示される。図９は途中まで会議参加者を登録した例であり、閲覧者、部署、主催者権限、発表者権限が表示される。
【００３９】
参加者登録表示の右側には「戻る」アイコン９５と「次へ」アイコン９６が表示される。画面中央左側には、「参加者登録」アイコン９７が表示される。画面の下部に「参加者引用」アイコン９８が表示されている。「参加者引用」アイコン９８をクリックすると、他の会議から参加者を流用することができる。
【００４０】
「参加者登録」アイコン９７をクリックすると、実際の参加者登録画面が表示される。この参加者登録画面の一例を図１０に示す。
【００４１】
図１０に示す画面の左側には、個人検索ができるように、ユーザＩＤ，氏名、部署の入力欄１０１ａ，１０１ｂ，１０１ｃがありその下に「検索」と「クリア」のアイコン１０２ａ，１０２ｂが表示されている。
【００４２】
画面の右側には、検索結果が表示される欄があり、その下には「キャンセル」と「ＯＫ」のアイコン１０３ａ，１０３ｂが表示されている。
【００４３】
ユーザＩＤ，氏名、部署のどれかの欄に入力し、「検索」アイコン１０２ａをクリックすると、リソースサーバ５の人員データＤＢ１２から条件に該当するデータがその右側の検索結果の欄に表示される。
【００４４】
例えば氏名の欄に氏名を入力し検索すると、リソースサーバ５の人員データＤＢ１２から該当者が検索され別画面で氏名とその部署が表示される。同名の人がいる場合には複数人が表示され、その中から選択する。選択が完了して再び図９に戻ると選択された該当者が一行に表示される。
【００４５】
なお、会議設定者は主催者として図９に示す会議参加者のリストに表示されている。主催者権限の欄をクリックすることにより会議主催者を変更することができる。該当会議の発表者については発表者権限の該当欄をクリックする。会議主催者及び発表者は少なくとも一人がなる必要がある。この例では、主催者は山口一郎であり、発表者は小倉一泰と東京太郎の２人である。
【００４６】
発表者は会議に用いる文書を編集する権限があり、主催者も文書を編集する権限がある。主催者はこの後に続く文書を登録する権限もある。これらの権限は参加者権限付与部１７において与えられる。
【００４７】
アクトＡ４０６において、会議設定端末７により主催者と発表者を登録すると、次にアクトＡ４０７で参加者を特定し登録する。最初に決まる主催者を除いて、主催者、発表者及び参加者はいずれも参加者引用アイコン９８をクリックし、リソースサーバ５の人員データＤＢ１２で検索して選択肢を表示させ選択することにより登録する。図１０に示す画面で、「ＯＫ」アイコン１０３ｂがクリックされると、図９に示す画面に戻る。
【００４８】
主催者、発表者を含む、会議毎の参加者はすべて参加者記憶部１６に記憶される。アクトＡ４０８で参加者のすべてが登録されたか否かをチェックする。まだ登録していない参加者がいれば、アクトＡ４０７に戻って参加者登録を継続する。
【００４９】
参加者のすべてが登録されると、アクトＡ４０８からアクトＡ４０９に移り、図９に示す参加者登録の画面で、「次へ」アイコン９６がクリックされたかどうかを検知する。
【００５０】
「次へ」アイコン９６がクリックされると、図１１に示す、目次・閲覧文書登録画面が会議設定端末７の表示部２３の別画面で表示される（Ａ４１０）。このとき、上段の目次・閲覧文書登録６２ｃが白黒反転表示となる。この画面では、画面中央左側に「編集／文書登録」アイコン１１４、「削除」アイコン１１５が表示される。
【００５１】
その下に、登録文書にリストが表示される。各登録文書は、整理番号、目次、登録済閲覧文書、閲覧文書登録者の順に、１行で表示される。
【００５２】
この画面で「編集／文書登録」アイコン１１４をクリックすると、例えば図１２に示す目次、編集／閲覧文書登録画面が、会議設定端末７の表示部２３の画面上に表示される。
【００５３】
この目次、編集／閲覧文書登録画面には登録閲覧文書が一覧リストとして表示され、中央付近に「閲覧文書選択」アイコン１２４が表示される。この「閲覧文書選択」アイコン１２４をクリックすると、図１３に一例として示す閲覧文書選択画面が表示される。
【００５４】
この画面で、文書を選択しその内容を見たいならば、右下にある「プレビュー」アイコン１３４をクリックする。すると、図１４に一例として示す選択された文書（例えばリーガルサイズの大きさの文書）の内容が文書プレビューの表示画面として、会議設定端末７の表示部２３の画面上に表示される。該当文書の内容を確認できたら画面上右下にある「閉じる」アイコン１４４をクリックすることにより、図１３に示す閲覧文書選択画面に戻ることができる。
【００５５】
当該文書を選択し登録することが必要であれば、この閲覧文書選択画面で、「更新」アイコン１３６をクリックして、図１２に示す目次、編集／閲覧文書登録の画面に戻る。このようにして該当文書を登録することができる。
【００５６】
図１２に示す目次、編集／閲覧文書登録画面において、右下に表示されている「ＯＫ」アイコン１２６をクリックして、図１１に示す目次・閲覧文書登録画面に戻ると先に登録された文書が文書リスト中に表示されている。
【００５７】
図１１に示す目次・閲覧文書登録画面の左下に表示されている「文書管理」アイコン１１７をクリックして、文書管理画面を表示させることができる。文書管理画面の一例を図１５に示す。この画面でも右側に「プレビュー」アイコン１５４があり、このアイコンをクリックすることにより、上述の図１４に示した文書プレビュー画面で、文書の内容を確認することができる。
【００５８】
また、図１５の文書管理画面の左下には「削除」アイコン１５５と「名称変更」アイコン１５６が設けられている。「削除」アイコン１５５をクリックすることにより、該当文書を削除することができる。また「名称変更」アイコン１５６をクリックすることにより、該当文書の文書名を変更することができる。
【００５９】
「名称変更」アイコン１５６をクリックした場合の文書名変更画面の一例を図１６に示す。図１６においては、現在つけられている文書名が文書名表示欄１６３に表示されており、この文書名を書き換えて、その下の「変更」アイコン１６６をクリックすることにより、文書名を変更することが可能である。文書変更が終了すると再び図１５の文書管理画面に戻る。
【００６０】
このようにして、図１１に示す画面の左下にある「文書管理」アイコン１１７をクリックすると、個別会議サーバ６内にある会議資料記憶部１５に記憶されている会議資料及びリソースサーバ５内の資料データＤＢ１１に記憶されている文書の新規記憶、削除、編集等を行うことができる。
【００６１】
ところで、これらの記憶、削除、編集等される情報（データ）は、図１に示す個別会議サーバ６の会議資料記憶部１５に記憶される。更に具体的には、図２に示すＣＰＵ３１の制御に基づいて通信ＩＦ３６を介してデータの送受を行い、受信したデータはＲＡＭ３３に一時記憶され、最終的にはＨＤＤ３５に記憶される。
【００６２】
図１５の文書管理画面で、文書に関連する語句を入力して検索すると、リソースサーバ５の資料データＤＢ１１が検索され条件に該当する文書名がリストアップされる。その中から該当する文書を選択し、「更新」アイコン１５８をクリックすることにより図１１の閲覧文書画面に文書として表示される。このとき文書を資料データＤＢ１１に登録した登録者も表示される（アクトＡ４１１）。
【００６３】
アクトＡ１１の閲覧文書の登録、編集文書名変更、削除などは図１２〜図１５に示した画面においてなされる。図１５、図１６の画面では、リソースサーバ５内の資料データＤＢ１１に記憶されている文書（資料）の編集、文書名変更、削除も行っている。
【００６４】
もとになる文書は、資料データＤＢ１１に記憶されており、その中から特定の会議に必要な文書のコピーは個別会議サーバ６の会議資料記憶部１５に記憶される。
【００６５】
アクトＡ４１２において、文書の登録が完了したか否かが検知される。まだ会議に使用する全部の文書が登録されていない場合には、アクトＡ４１１に戻って文書登録を継続する。
【００６６】
会議に使用する全部の文書の登録が完了した場合には、アクトＡ４１２からアクトＡ４１３に移って会議の詳細情報を登録する。このとき、登録画面上では上段の会議詳細設定６２ｄが白黒反転表示される。この会議詳細設定画面の一例を図１７に示す。
【００６７】
画面の上方右側に、「戻る」アイコン１７３と「完了」アイコン１７４が表示されている。この「完了」アイコン１７４をクリックすることにより、一連の会議の設定手続が完了する。「戻る」アイコン１７３をクリックすることにより、前段の手続に戻ることも可能である。
【００６８】
会議詳細情報は会議を運営するに際しての留意事項などであり、例えば、会議資料の持ち出し制限、参加者の権限付与の有無、閲覧者の権限付与の有無、閲覧有効期限などである。会議詳細情報の詳しい登録方法の説明はここでは省略する。
【００６９】
なお、会議詳細情報設定画面で詳細情報の設定を行っていて、目次・閲覧文書登録６２ｃ、参加者登録６２ｂ、会議一覧６２ａをクリックすることによりその前の段階に戻ることができるようにすることも可能である。このように各表示をクリックすることにより前段階に戻ることができるようにすれば、後で登録したい文書を思いついた場合や参加者を増減したい場合などにも、遡って柔軟に会議の設定を行うことができる利点がある。
【００７０】
このようにして、１つの会議の設定を完了することができる。このシステムで設定された会議を実際に開催するときには、各参加者が参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃを用いて資料を見ながら発表者の説明を聞くことができる。参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃは会議室に設置したパソコン等ネットワーク９を有線で構成してもよい。また、例えばこれらの端末を持ち運び可能なモバイル端末、例えばタブレット端末やスマートフォンとし、ネットワーク９を無線により構成することも可能である。参加者は各々、会議資料記憶部に登録されている資料をダウンロードして、見るようにすることができる。
【００７１】
上記実施形態では、各会議の出席者、資料などを、多くにリソースを有するリソースサーバとは別に、会議に関係するリソースのみを保管管理する。したがって、参加者はこの個別会議サーバの会議資料記憶部からダウンロードなどして取得することができ、簡単かつ短時間に会議資料を見ることが可能となる。
【００７２】
また、会議に参加する参加者を、リソースサーバの人員データＤＢとは別に個別会議サーバの参加者記憶部に記憶している。したがって、例えば参加者にメールで会議開催案内を出す場合や直前に注意喚起のメールを出すような場合にも容易にメール作成を行うことができる。
【００７３】
上記実施形態では、会議を設定するために他の参加者端末とは異なる、専用端末である会議設定端末７を設けた場合について説明した。しかし、この会議設定端末７は参加者端末８ａ，８ｂ，８ｃと同じ機能を有する端末として、主催者がその１つの端末から会議の設定を行えるようにすることもできる。このような場合には主催者のみ知らされたパスワードなどにより会議に参加者の登録などが行えるようにしておくことが望ましい。
【００７４】
上記実施形態では、会議名（会議の概要）を最初に決めた後、当該会議に参加する者をまず決定し、その後、会議に必要な資料の登録など詳細を決めていく。従来のシステムは、会議の参加者を限定しないものが多く、セキュリティ的に問題があった。また閲覧範囲が限定された資料の登録を先に行い、会議参加者を後から決定する流れだと、閲覧権限の少ない参加者を追加する度に先に登録した資料の閲覧範囲の確認、または必要に応じた削除作業が発生することとなる。
【００７５】
これに対して、この実施形態のように先に出席者を決めると、資料登録の際に会議参加者と照らし合わせながら、配布可能かどうかの確認を随時行なうことができ、セキュリティの高い会議運営が行える。
【００７６】
本発明のいくつかの実施形態を説明したがこれらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。
【符号の説明】
【００７７】
５・・・・リソースサーバ
６・・・・個別会議サーバ
７・・・・会議設定端末
８ａ，８ｂ，８ｃ・・・・参加者端末
１１・・・・資料データデータベース（ＤＢ）
１２・・・・人員データＤＢ
１３・・・・会議室ＤＢ
１５・・・・会議資料記憶部
１６・・・・参加者記憶部
１７・・・・参加者権限付与部
１８・・・・会議履歴記憶部
１９・・・・会議フレーム作成部
２３，４６・・・・表示部
２４，４５・・・・操作入力部
２５・・・・データ送受信部
４４・・・・表示パネル
【図１】
2015132985.tif 000003
【図２】
2015132985.tif 000004
【図３】
2015132985.tif 000005
【図４】
2015132985.tif 000006
【図５】
2015132985.tif 000007
【図６】
2015132985.tif 000008
【図７】
2015132985.tif 000009
【図８】
2015132985.tif 000010
【図９】
2015132985.tif 000011
【図１０】
2015132985.tif 000012
【図１１】
2015132985.tif 000013
【図１２】
2015132985.tif 000014
【図１３】
2015132985.tif 000015
【図１４】
2015132985.tif 000016
【図１５】
2015132985.tif 000017
【図１６】
2015132985.tif 000018
【図１７】
2015132985.tif 000019