(57)【要約】【課題】他のジョブ実行のパフォーマンスを低下させることなく、設定情報を登録するための記憶容量を確保するためのデータ削除処理を行うことを目的とする。【解決手段】操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理手段と、ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する記憶手段と、記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、未ログイン状態からログイン状態に移行したタイミングにおいて、記憶手段に記憶されている設定情報を削除し、記憶手段に閾値以上の空き容量を確保するデータ管理手段とを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理手段と、
ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理手段と
を有する画像形成装置。
【請求項２】
前記操作者の設定情報が前記記憶手段に登録されているか否かを確認する登録確認手段をさらに有し、
前記データ管理手段は、前記記憶手段に前記操作者の前記設定情報が登録されていない場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に登録されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に、前記閾値以上の空き容量として、前記操作者の設定情報の新規登録に必要な新規登録サイズを確保する請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、前記設定情報に対応付けて、最終利用日時をさらに記憶し、
前記データ管理手段は、前記閾値以上の空き容量サイズが確保できるまで、最終利用日時が古い順に、１又は２以上の前記設定情報を削除する請求項１又は２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記データ管理手段は、前記設定情報を、ユーザ単位で削除する請求項１乃至３何れか１項に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記記憶手段は、個人及びグループをユーザとし、個人設定情報及びグループ設定情報を前記設定情報として記憶し、
前記データ管理手段は、前記記憶手段に登録されている前記個人設定情報の数が個人閾値以上である場合に、前記個人設定情報を削除することにより、前記個人設定情報の新規登録に必要な新規登録サイズを確保する請求項２乃至４何れか１項に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記データ管理手段は、前記記憶手段に登録されている前記個人設定情報の数が個人閾値以上であり、かつ自動削除機能がオンに設定されている場合に、前記個人設定情報を削除することにより、前記個人設定情報に係る新規登録サイズを確保し、前記自動削除機能がオフに設定されている場合には、前記個人設定情報の新規登録を禁止する請求項５に記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記データ管理手段は、前記記憶手段に登録されている前記グループ設定情報の数がグループ閾値以上である場合に、前記グループ設定情報を削除することにより、前記グループ設定情報の新規登録に必要な新規登録サイズを確保する請求項５又は６に記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記データ管理手段は、前記記憶手段に登録されている前記グループ設定情報の数がグループ閾値以上であり、かつ自動削除機能がオンに設定されている場合に、前記グループ設定情報を削除することにより、前記グループ設定情報に係る新規登録サイズを確保し、前記自動削除機能がオフに設定されている場合には、前記グループ設定情報の新規登録を禁止する請求項７に記載の画像形成装置。
【請求項９】
複数の画像形成装置と、前記画像形成装置を管理するサーバ装置とを備える画像形成システムであって、
前記サーバ装置は、
ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する第１の記憶手段と、
前記画像形成装置に、前記設定情報を送信する送信手段と
を有し、
前記画像形成装置は、
前記サーバ装置から前記設定情報を受信する受信手段と、
操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理手段と、
前記受信手段が受信した前記設定情報を第２の記憶手段に登録し、前記第２の記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記第２の記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記第２の記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理手段と
を有する画像形成システム。
【請求項１０】
前記画像形成装置における前記設定情報の登録、更新又は削除が行われた場合に、前記設定情報の変更指示を前記サーバ装置に送信する送信手段と、
前記データ管理手段による前記閾値以上の空き容量を確保するための設定情報の削除が行われた場合には、削除に対応する前記設定情報の変更指示の前記サーバ装置への送信を禁止する更新制御手段と
を有する請求項９に記載の画像形成システム。
【請求項１１】
画像形成装置が実行するデータ管理方法であって、
操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理ステップと、
ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理ステップと
を含むデータ管理方法。
【請求項１２】
複数の画像形成装置と、前記画像形成装置を管理するサーバ装置とを備える画像形成システムが実行するデータ管理方法であって、
前記サーバ装置が、ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を、前記画像形成装置に送信する送信ステップと、
前記画像形成装置が、前記サーバ装置から前記設定情報を受信する受信ステップと、
前記画像形成装置が、操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理ステップと、
前記画像形成装置が、前記受信ステップにおいて受信した前記設定情報を記憶手段に登録し、前記記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理ステップと
を含むデータ管理方法。
【請求項１３】
コンピュータを、
操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理手段と、
ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理手段と
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置、データ管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、画像形成装置は様々な機能を備え、ユーザが行う操作内容も複雑化している。一般的に画像形成装置は、複数のユーザで共有することが多いため、設定を変更した後、次のユーザが気付かずに使用してしまわないように一定時間後に自動的に設定値をクリアするオートクリア機能が利用されている。このような利用形態においては、ユーザは画像形成装置の初期メニューから所望の設定画面をその都度選択する必要があった。このため、個々のユーザが普段使う設定値が決まっていたとしても、ユーザは同じ設定を毎回行わなければならない煩わしさがある。例えば、コピー機能のジョブ設定の初期値が、レイアウト設定が「１ｉｎ１」で、仕上げ設定が「仕上げ無し」だとする。あるユーザはコピー機能を使用する際に、レイアウト設定を「２ｉｎ１」とし、仕上げ設定を「ステイプル右上」に変更して利用する。
また別の例として、表示言語が日本語に設定された画像形成装置の場合、表示言語を英語で利用したいユーザＡは、ユーザ設定において、表示言語設定を英語に設定しておく。これにより、ユーザＡが画像形成装置にログインすると、画像形成装置は、各機能を英語で表示する。このように、画像形成装置は、個人毎の設定を保存して、個々のユーザが利用しやすい環境を提供することができる。
このような画像形成装置が多数のユーザに利用される場合、１台の画像形成装置に対し、多数の個人設定が登録されることとなる。しかしながら、画像形成装置の記憶容量のリソースは限られており、利用されなくなったユーザの設定値を削除する必要がある。管理者の手間を省くため、不要な設定値を自動的に削除することが求められている。不要なデータを削除する技術として、特許文献１には、データを保存するときに、十分な記憶容量がない場合に、除去可能なデータを削除する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１０−１４３９１０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、画像形成装置では、コピー等のジョブの実行中に、新たな設定情報を追加するためのデータ削除処理が実行されると、ジョブ実行のパフォーマンスに影響を与えてしまう。また、管理者が手動で必要なサイズを確保するためにデータ削除処理を実行するのは、管理者の手間になる。
【０００５】
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、他のジョブ実行のパフォーマンスを低下させることなく、設定情報を登録するための記憶容量を確保するためのデータ削除処理を行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本発明は、画像形成装置であって、操作者が正当ユーザである場合に、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理手段と、ユーザにより設定された、画像形成に関する設定情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段の空き容量が閾値未満である場合に、前記未ログイン状態から前記ログイン状態に移行したタイミングにおいて、前記記憶手段に記憶されている前記設定情報を削除し、前記記憶手段に前記閾値以上の空き容量を確保するデータ管理手段とを有する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、他のジョブ実行のパフォーマンスを低下させることなく、設定情報を登録するための記憶容量を確保するためのデータ削除処理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。
【図２】ＭＦＰのソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図３】設定ＤＢのデータ構成の一例を示す図である。
【図４】表示言語設定について説明するための図である。
【図５】管理テーブルＤＢのデータ構成を示す図である。
【図６Ａ】ログイン処理を示すフローチャートである。
【図６Ｂ】ログイン処理を示すフローチャートである。
【図７】ログイン画面の一例を示す図である。
【図８】ログアウト処理を示すフローチャートである。
【図９】画像形成システムを示す図である。
【図１０】第２の実施形態にかかるＭＦＰのソフトウェア構成の一例を示す図である。
【図１１】マスタ設定ＤＢ更新処理を示すシーケンス図である。
【図１２】設定ＤＢ更新処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【００１０】
（第１の実施形態）
図１は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１０１は、画像形成装置の一例である。システムバス１１０に対してＣＰＵ１１１、ＲＡＭ１１２、ＲＯＭ１１３、入力制御Ｉ／Ｆ１１４、表示制御Ｉ／Ｆ１１５、記憶装置Ｉ／Ｆ１１６、通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７が接続されている。また、システムバス１１０に対しては、スキャナ１２１やプリンタ１２２も接続されている。システムバス１１０に接続される各部は、システムバス１１０を介して互いにデータのやりとりを行うことができるように構成されている。
【００１１】
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１１１は、各装置の制御やデータの計算・加工を行う装置である。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１１２は、揮発性のメモリであり、ＣＰＵ１１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１１３は、不揮発性のメモリであり、画像データやその他のデータ、ＣＰＵ１１１が動作するための各種プログラム等が、それぞれ所定の領域に格納されている。ＣＰＵ１１１は、例えばＲＯＭ１１３に格納されるプログラムに従い、ＲＡＭ１１２をワークメモリとして用いて、ＭＦＰ１０１の各部を制御する。尚、ＣＰＵ１１１が動作するためのプログラムは、ＲＯＭ１１３に格納されるのに限られず、記憶装置１２０に記憶されていてもよい。ＣＰＵ１１１がプログラムに基づき処理を実行することによって、後述するＭＦＰ１０１のソフトウェアの構成及びフローチャートの処理が実現される。
【００１２】
入力制御Ｉ／Ｆ１１４は、ユーザ操作を受け付け、操作に応じた制御信号を生成し、ＣＰＵ１１１に供給する。例えば、入力制御Ｉ／Ｆ１１４は、ユーザ操作を受け付ける入力デバイスとして、不図示のキーボードといった文字情報入力デバイスや数値などを直接入力するためのハードキーやタッチパネル１１８等のポインティングデバイス等と接続される。なお、タッチパネル１１８は、例えば平面的に構成された入力部に対して接触された位置に応じた座標情報が出力されるようにされている入力デバイスである。以下、本実施形態においては、タッチパネルでの操作をユーザ操作として説明しているが、ユーザ操作はタッチパネルでの操作に限定されるものではない。ＣＰＵ１１１は、入力デバイスに対してなされたユーザ操作に応じて入力制御Ｉ／Ｆ１１４で生成され供給される制御信号に基づき、プログラムに従いＭＦＰ１０１の各部を制御する。これにより、ユーザ操作に応じた動作をＭＦＰ１０１に行わせることができる。
表示制御Ｉ／Ｆ１１５は、ディスプレイ１１９に対して画像を表示させるための表示信号を出力する。例えば、ＣＰＵ１１１は、プログラムに従い、生成した表示制御信号を表示制御Ｉ／Ｆ１１５に対して供給する。表示制御Ｉ／Ｆ１１５は、この表示制御信号に基づき表示信号を生成してディスプレイ１１９に対して出力する。例えば、表示制御Ｉ／Ｆ１１５は、ＣＰＵ１１１が生成する表示制御信号に基づき、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ  Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を構成するＧＵＩ画面をディスプレイ１１９に表示させる。また、タッチパネル１１８は、ディスプレイ１１９と一体的に構成されていてもよい。例えば、タッチパネル１１８は光の透過率がディスプレイ１１９の表示を妨げないように構成され、ディスプレイ１１９の表示面の上層に取り付けられる。そして、タッチパネル１１８における入力座標と、ディスプレイ１１９上の表示座標と、が対応付けられる。これにより、あたかもユーザがディスプレイ１１９上に表示された画面を直接的に操作可能であるかのようなＧＵＩを構成することができる。
【００１３】
記憶装置Ｉ／Ｆ１１６には、例えば、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）、フラッシュメモリ、メモリーカード等の記憶装置１２０が装着可能になっている。記憶装置Ｉ／Ｆ１１６は、ＣＰＵ１１１の制御に基づき、装着された記憶装置１２０からのデータの読み出しや、記憶装置１２０に対するデータの書き込みを行う。構成によっては、ＣＰＵ１１１は、記憶装置１２０をＲＯＭ１１３の代わりに使用することもあり得る。通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７は、ＣＰＵ１１１の制御に基づき、例えばＬＡＮやインターネット、有線、無線等の各種ネットワークに対する通信を行う。ネットワーク１０２には、ＰＣや他のＭＦＰ、プリンタ、サーバ等、様々な装置がＭＦＰ１０１と通信可能に接続される。
スキャナ１２１は、ＣＰＵ１１１の制御に基づき、原稿を読み取り、画像データを生成する。例えば、ＣＰＵ１１１は、入力制御Ｉ／Ｆ１１４を介して入力されたユーザの指示により、スキャナ１２１に対してスキャン処理を実施させる。スキャナ１２１は、原稿台やＡＤＦ（Ａｕｔｏ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｅｅｄｅｒ）に置かれた原稿を読み取り、デジタルデータ化し、画像データを生成する。そして、スキャナ１２１は、生成した画像データを記憶装置Ｉ／Ｆ１１６を介して記憶装置１２０に格納する。プリンタ１２２は、ＣＰＵ１１１の制御に基づき、記憶装置１２０に保存された画像データを印刷処理する。例えば、ＣＰＵ１１１は、入力制御Ｉ／Ｆ１１４を介して入力されたユーザの指示や、通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７を介して外部装置から入力されたコマンドの指示によりプリンタ１２２に対して印刷処理を実施させる。プリンタ１２２は、記憶装置１２０から画像データを読出し、印刷可能なデータ形式に変換し、紙原稿に印字する。
【００１４】
ＭＦＰ１０１のソフトウェアの構成について、図２を用いて説明する。なお、図２に示すＭＦＰ１０１のソフトウェア構成は、本実施形態の説明のための一例を示したものであり、図２に示す構成に加え他の構成要素を含んだり、あるいは、本実施例と同様の効果のある異なる構成であったりしてもよい。図２の各制御部に対応するプログラムは、ＲＯＭ１１３に記憶されており、起動時や機能利用時等、必要に応じてＲＡＭ１１２へ展開され、ＣＰＵ１１１により実行される。これにより、図２に示す各制御部が実現される。
ＭＦＰ１０１は、例えば、表示操作制御部２０１、認証制御部２０２、設定値制御部２０３等の各制御部を有している。ＭＦＰ１０１は、一つ以上の機能（以下、Ｆｕｎｃｔｉｏｎという）を備えている。それぞれのＦｕｎｃｔｉｏｎ毎に制御部がある。図２には、一例としてコピー制御部２１０、スキャン制御部２１１、送信制御部２１２を示している。当然ながら、ＭＦＰ１０１が、図２記載のＦｕｎｃｔｉｏｎ以外のＭＦＰ１０１の処理に関わる各Ｆｕｎｃｔｉｏｎを有し、それぞれの制御部を有してもよい。
【００１５】
表示操作制御部２０１は、入力制御Ｉ／Ｆ１１４や表示制御Ｉ／Ｆ１１５を制御する。例えば、表示操作制御部２０１は、他の制御部からの指示に基づいて表示制御Ｉ／Ｆ１１５を介してディスプレイ１１９への表示を行ったり、入力制御Ｉ／Ｆ１１４を介してタッチパネル１１８にユーザが入力した情報を取得したりする処理を行う。尚、表示操作制御部２０１は、取得した情報を、各制御部へ通知する。
【００１６】
認証情報ＤＢ３２０は、記憶装置１２０に記録されている。認証情報ＤＢ３２０は、個人を登録者、すなわちＭＦＰ１０１の正当ユーザとし、登録者の認証情報を記憶している。認証情報は、登録者を示すユーザ名、パスワード及び個人識別子を含む。すなわち、認証情報ＤＢ３２０は、ユーザ名、パスワード及び個人識別子を対応付けて記憶している。さらに、各個人は、グループに所属することができる。ここで、グループは、複数の人物をメンバーとする集まりである。なお、１人の人物が複数のグループに所属することもできる。そして、認証情報ＤＢ３２０は、各グループに所属する個人ユーザを示す情報も記憶している。
【００１７】
認証制御部２０２は、認証処理を行い、ＭＦＰ１０１の操作者がＭＦＰ１０１の正当ユーザか否かの判断を行う。具体的には、操作者は、個人名及びパスワードを入力する。そして、認証制御部２０２は、入力を受け付けたユーザ名及びパスワードと、認証情報ＤＢ３２０に記憶されているユーザ名及びパスワードの組が一致する場合に、操作者が正当ユーザであると判断する。認証制御部２０２は、操作者が正当なユーザの場合に、セッションを開始する。認証制御部２０２はまた、操作者がＭＦＰ１０１の利用を終了した場合に、セッションを終了する。以下、正当ユーザであると判断し、セッションを開始することをログインと称し、セッションを終了することをログアウトと称することとする。ログイン、ログアウト処理については、後で説明する。認証制御部２０２はまた、認証情報ＤＢ３２０を制御する。
認証制御部２０２は、個人の登録や削除、及び個人認証情報の更新等の機能を提供する。さらに認証制御部２０２は、ある人物をグループに所属させる、ある人物をグループから脱退させるなどといった機能も提供する。
なお、他の例としては、認証制御部２０２は、通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７を介して、外部の認証サーバ（不図示）に接続し、認証サーバの認証結果を利用してもよい。外部の認証サーバとの認証情報のやり取りには、公知の技術を用いることができる。
【００１８】
設定ＤＢ４００は、記憶装置１２０に記録されている。設定ＤＢ４００は、共用設定情報、個人設定情報及びグループ設定情報を記憶している。ここで、共用設定情報は、未ログイン状態において、操作者が参照、利用可能な情報である。個人設定情報は、登録者としての個人ユーザのみが参照、利用可能な情報である。グループ設定情報は、グループに所属するグループメンバーのみが参照、利用可能な情報である。また各設定情報（共用設定情報、個人設定情報及びグループ設定情報）は、設定項目と、設定項目に対してされている設定値とを含んでいる。なお、以下の説明においては、共用設定情報、個人設定情報及びグループ設定情報を、適宜、設定情報と総称する。設定値制御部２０３は、タッチパネル１１８へのユーザ操作に応じて、表示操作制御部２０１から取得した指示情報に基づいて、設定ＤＢ４００への共用設定情報、個人設定情報及びグループ設定情報の登録、変更及び削除を行う。
【００１９】
管理テーブルＤＢ５００は、記憶装置１２０に記録されている。管理テーブルＤＢ５００は、設定ＤＢ４００に設定されている設定情報の数及びデータサイズ等の情報を記憶している。設定値制御部２０３は、設定ＤＢ４００の更新に伴い、管理テーブルＤＢ５００を更新する。さらに、設定値制御部２０３は、管理テーブルＤＢ５００を参照し、適宜、設定ＤＢ４００に登録されているデータ（設定情報）の自動削除を実行する。なお、自動削除については後述する。
【００２０】
図３は、設定ＤＢ４００のデータ構成の一例を示す図である。設定ＤＢ４００は、設定項目を特定するキーと、設定値と、を組とする設定情報を記憶する。設定ＤＢ４００は、階層構造で表現される。第一階層は、対象４０１の情報を含む。対象４０１とは、設定情報の利用対象であり、共用、個人及びグループを特定し各個人及び各グループを識別する識別情報である。個人の対象４０１には、個人であることを示し、かつ各個人を識別する個人識別子が用いられる。グループの対象４０１には、グループであることを示し、かつ各グループを識別するグループ識別子が用いられる。図３に示す例においては、共用を特定する情報として「共用」、個人ユーザＡ、Ｂの個人識別子としてそれぞれ「ユーザＡ」、「ユーザＢ」、グループユーザ１のグループ識別子として「グループ１」が設定されている。対象４０１とキー（設定項目）４０２の組み合わせにより対応する設定値４０３が決定される。
図５の例では、対象「ユーザＡ」でキー「表示言語」に対する設定値は「日本語」となる。対象「ユーザＢ」でキー「表示言語」に対する設定値は「中国語」となる。また、対象「ユーザＢ」で、キー「個人アドレス帳−個人アドレス１」に対する設定値は「ｃｃｃ＠ａｂｃ．ｃｏｍ」となる。個人設定情報が個人ユーザ数分保存されるのに対し、共用設定情報はＭＦＰ１０１内で唯一の設定値となる。図５の例の場合、キー「共用−表示言語」に対する設定値は「英語」となる。対象「グループ１」でキー「グループアドレス帳−グループアドレス１」に対する設定値は「ｇ１＠ａｂｃ．ｃｏｍ」となる。
また、例えばグループユーザ１に個人ユーザＡと個人ユーザＢが所属しているとする。この場合、個人ユーザＡと個人ユーザＢは、グループアドレス１を参照することができるが、所属していない個人ユーザＣは、グループアドレス１を参照することができない。
【００２１】
設定ＤＢ４００の設定情報の中には、個人設定情報と共用設定情報とで同じキーを持つものと、持たないものと、がある。同じキーを持つ場合、共用設定情報の設定値（共用設定値）は個人設定情報の設定値（個人設定値）が登録されていない場合の初期値として扱われることもある。図５を例にすると、ユーザＣは個人設定情報が登録されていないとする。この場合、ユーザＣの表示言語には、共用設定値である「英語」が適用される。また、個人設定情報と共用設定情報とで同じキーを持たない場合、個人設定情報は登録されていない、又は登録が０件として扱われる。例えば、キー「個人アドレス帳」は対象が「個人」の設定情報のみ存在するキーである（アドレス帳については後述する）。逆に「共用アドレス帳」は、対象が「共用」に対してのみ存在するキーである。図５の例では、個人ユーザＣの個人アドレス帳は０件となるが、共用設定情報が存在するので、個人ユーザＣは、共用アドレス帳の共用アドレス１、共用アドレス２、共用アドレス３を参照することができる。
【００２２】
設定値制御部２０３は、ログイン時に設定ＤＢ４００内の個人設定値を読み込み、ＭＦＰ１０１の各設定情報に反映させる。そのため、操作者は、自身が登録した個人設定情報に合わせてカスタマイズされたＭＦＰ１０１を利用することができる。また、設定値制御部２０３は、ログアウト時に設定ＤＢ４００内の共用設定情報の設定値（共用設定値）を読み込み、ＭＦＰ１０１の各設定情報に反映する。そのため、未ログイン状態で使用できる機能は、共用設定値にて利用することができる。
【００２３】
個人設定の例として、図４を参照しつつ、表示言語設定について説明する。設定ＤＢ４００には、図３に示す設定情報が記憶されているものとする。図４は、ユーザＡがログインして、画面がログイン画面４１１からログイン後のメインメニュー画面４１２に遷移する様子を示している。図３に示すように、共用設定の表示言語設定は、対象「共用」、キー「表示言語」の設定値が「英語」である。一方、ユーザＡの表示言語は対象「ユーザＡ」、キー「表示言語」の設定値が「日本語」である。
ログイン画面４１１は、未ログイン状態で表示される画面である。したがって、ログイン画面４１１においては、共用設定情報が利用され、ログイン画面４１１の文字は、表示言語の設定値「英語」で表示されている。
【００２４】
メインメニュー画面４１２は、ログイン処理により認証に成功し、未ログイン状態からログイン状態への移行後に表示される画面である。したがって、メインメニュー画面４１２においては、ユーザＡの個人設定情報が利用され、メインメニュー画面４１２の文字は、表示言語の設定値「日本語」で表示されている。
なお、図３に示す設定項目は一例であり、設定項目としては、これ以外にキーボード設定、アクセシビリティ設定、ログイン後に表示するＦｕｎｃｔｉｏｎ等が挙げられ、これらの設定項目を個人設定としてカスタマイズできる。また、個人設定情報は、個人毎のアドレス帳などのような各Ｆｕｎｃｔｉｏｎ毎の個人データを含んでもよい。個人設定情報が、これ以外のＭＦＰ１０１の個人毎の設定を含んでもよいことは言うまでもない。
【００２５】
図５は、管理テーブルＤＢ５００のデータ構成を示す図である。管理テーブルＤＢ５００は、上限テーブル５０１と、個人管理テーブル５０２と、グループ管理テーブル５０３と、削除管理テーブル５０４とを有している。図５（ａ）に示すように、上限テーブル５０１は、最大個人ユーザ数、最大グループユーザ数、１個人ユーザの最大データサイズ、１グループユーザの最大データサイズ、全記憶容量を記憶している。ここで、最大ユーザ数及び最大グループ数は、それぞれ、設定ＤＢ４００に登録可能な個人設定情報及びグループ設定情報の数である。また、１個人ユーザの最大データサイズ及び１グループユーザの最大データサイズは、それぞれ１個人ユーザ又は１グループユーザの設定情報として記録可能な最大データサイズである。全記憶容量は、設定情報を記憶するための全記憶容量のサイズである。上限テーブル５０１の各値は、予め設定されているものとする。
なお、図５（ａ）に示す上限テーブル５０１においては、最大個人ユーザ数に５、最大グループユーザ数に３、１個人ユーザの最大データサイズに１ＭＢ、１グループユーザの最大データサイズに２ＭＢ、全記憶容量に１０ＭＢが設定されている。
【００２６】
図５（ｂ）に示すように、個人管理テーブル５０２は、登録済み個人ユーザ数を記憶している。ここで、登録済み個人ユーザ数とは、設定ＤＢ４００に設定情報が登録されている個人ユーザの人数である。個人管理テーブル５０２はまた、登録済みの個人ユーザの個人識別子と、実際に使用中の記憶容量サイズと、個人ユーザが対応する個人設定情報中の設定値を利用した最終利用日時と、を対応付けて記憶している。なお、個人管理テーブル５０２の各情報は、設定値制御部２０３により管理される。すなわち、設定値制御部２０３は、個人管理テーブル５０２の各情報の登録、更新及び削除を行う。
図５（ｂ）に示す個人管理テーブル５０２においては、登録済み個人ユーザ数に５が設定され、ユーザＡの使用量に５０ＫＢ、最終利用日時に２０１３年１１月７日が設定されている。個人管理テーブル５０２において、ユーザＢ、Ｃ、Ｄ、Ｅについても、同様にそれぞれの使用量と最終利用日時が設定されている。
【００２７】
図５（ｃ）に示すように、グループ管理テーブル５０３は、登録済みグループユーザ数を記憶している。ここで、登録済みグループユーザ数とは、設定ＤＢ４００に設定情報が登録されているグループユーザの数、すなわちグループ数である。個人管理テーブル５０２はまた、登録済みのグループユーザのグループ識別子と、実際に使用中の記憶容量サイズと、グループユーザが対応するグループ設定情報中の設定値を利用した最終利用日時とを対応付けて記憶している。なお、グループ管理テーブル５０３の各情報は、設定値制御部２０３により管理される。すなわち、設定値制御部２０３は、グループ管理テーブル５０３の各情報の登録、更新及び削除を行う。
図５（ｃ）に示すグループ管理テーブル５０３においては、登録済みグループ数に２が設定され、グループ１の使用量に４７０ＫＢ、最終利用日時に２０１３年１１月７日が設定されている。
【００２８】
図５（ｄ）に示すように、削除管理テーブル５０４は、使用記憶容量と、個人の自動削除と、グループの自動削除とを記憶している。ここで、使用記憶容量とは、各個人ユーザ、各グループユーザが設定情報を記憶するために使用中の記憶容量の総サイズである。個人の自動削除とは、個人設定情報の自動削除機能のオンオフを示す情報である。グループの自動削除とは、グループ設定情報の自動削除機能のオンオフを示す情報である。図５（ｄ）に示す削除管理テーブル５０４においては、使用記憶容量には、８ＭＢ、ユーザの自動削除及びグループの自動削除には、共にオンが設定されている。
【００２９】
ここで、自動削除について説明する。ＭＦＰ１０１で設定情報を管理できる個人ユーザ数及びグループユーザ数には、上限が設けられている。具体的には、図５（ａ）の上限テーブル５０１において、個人ユーザ数及びグループユーザ数の上限値として、最大個人ユーザ数及び最大グループユーザ数が設定されている。そのため、それ以上の数の個人ユーザやグループユーザが設定情報を登録しようとした場合、エラーとなり、新規ユーザは、設定情報を登録することができない。
これに対し、本実施形態にかかるＭＦＰ１０１は、設定ＤＢ４００に記憶されている設定情報を自動的に削除する自動削除機能を有する。ここで、自動削除機能とは、設定値制御部２０３が、設定ＤＢ４００に記憶されている設定情報を自動的に削除する機能である。なおこのとき、設定値制御部２０３は、設定情報を設定値単位ではなく、ユーザ単位、すなわち設定情報単位で削除する。これは、個々のＦｕｎｃｔｉｏｎに対する複数の設定値が連動して動作する場合があり、このような場合に、設定値単位で削除すると、連携先の設定値が存在しないなど中途半端な状態になり得るためである。
【００３０】
さらに、設定値制御部２０３は、未ログイン状態からログイン状態に移行したタイミングにおいて、に最終利用日時が古い設定情報を自動的に削除する。これにより、ＭＦＰ１０１は、管理者の手間を煩わすことなく、登録されている設定情報の数が上限に達している状況においても、新規ユーザのログイン時に、新規ユーザの設定情報を登録可能なサイズの空き容量を確保することができる。
また、設定値制御部２０３は、最も古い個人設定情報又はグループ設定情報のみを削除するのではなく、設定ＤＢ４００に新規登録サイズの空き容量が確保されるまで最も古い個人設定情報等を削除する処理を繰り返す。ここで、新規登録サイズとは、設定ＤＢ４００に設定情報が登録されていない新規ユーザ（操作者）の設定情報の登録に必要な、記憶部としての設定ＤＢ４００の空き容量である。本実施形態においては、１個人ユーザ又は１グループユーザの最大データサイズを新規登録サイズとする。さらに、設定値制御部２０３は、図５（ｄ）に示す削除管理テーブル５０４において、自動削除がオンに設定されている場合にのみ、自動削除機能を実行する。
【００３１】
以下、管理テーブルＤＢ５００に図５に示す各情報が記憶されている場合を例に具体的に説明する。図５（ａ）に示す上限テーブル５０１において、最大個人ユーザ数が５に設定され、図５（ｂ）に示す個人管理テーブル５０２において、登録済み個人ユーザ数に５が設定されている。したがって、既に個人設定情報を登録可能なユーザ数の上限に達している。また、図５（ｄ）に示す削除管理テーブル５０４において、個人の自動削除にオンが設定されている。
したがって、この状態において、新規ユーザがログインした場合には、設定値制御部２０３は、図５（ｂ）に示す個人管理テーブル５０２を参照し、最も古い最終利用日時に対応する個人ユーザを特定する。そして、設定値制御部２０３は、特定した個人ユーザのレコード（個人識別子、使用量及び最終利用日時）を個人管理テーブル５０２から削除し、さらに特定した個人ユーザの個人設定情報を設定ＤＢ４００から削除する。
【００３２】
具体的には、設定値制御部２０３は、まず最終利用日時が最も古いユーザＣに対応するレコード及び個人設定情報を削除する。ユーザＣの設定ＤＢ４００における使用量は、１３０ＫＢであり、１ＭＢに満たない。そこで、設定値制御部２０３は、さらに、最終利用日時がユーザＣに次いで古いユーザＢに対応するレコード及び個人情報を削除する。これにより、削除されたデータサイズは、１３０ＫＢ＋１ＭＢ（１０２４ＫＢ）＝１１５４ＫＢとなり、１ユーザの最大データサイズ１ＭＢ（１０２４ＫＢ）より大きくなる。
以上のように、設定値制御部２０３は、新規ユーザがログインしたときに、１ユーザの最大データサイズ分が確保できるまで、複数のユーザの設定情報を削除する。なお、複数の個人ユーザの削除について説明したが、グループユーザについても同様である。
ログイン中は、コピー処理等負荷の高い処理（ジョブ）が実行されることが多いが、本実施形態にかかるＭＦＰ１０１においては、ログイン状態への移行時に既に設定情報の削除処理が完了しているため、ログイン中に設定情報の削除が実行されることはない。したがって、ログイン中の動作のパフォーマンスを低下させるのを防ぐことができる。
【００３３】
ＭＦＰ１０１はまた、設定ＤＢ４００において、設定情報を記憶するための容量が無くなった場合にも自動削除を行う。具体的には、ＭＦＰ１０１は、図５（ａ）の全記憶容量から１個人ユーザの最大データサイズ又は１グループユーザの最大データサイズを減算した値を使用容量閾値とする。そして、ＭＦＰ１０１は、図５（ｄ）の削除管理テーブル５０４の使用記憶容量が使用容量閾値以上の場合に、自動削除を行う。すなわち、ＭＦＰ１０１は、設定ＤＢ４００の空き容量が空き容量閾値未満の場合に自動削除を行う。
図５の例においては、全記憶容量が１０ＭＢ、１個人ユーザの最大データサイズ及び１グループユーザの最大データサイズがそれぞれ１ＭＢ及び２ＭＢである。したがって、使用容量閾値は、７ＭＢ（１０ＭＢ−１ＭＢ−２ＭＢ）となる。なお、使用容量閾値は、実施形態に限定されるものではない。なお、容量閾値との比較結果に応じた自動削除も、削除管理テーブル５０４において、個人の自動削除及びグループの自動削除がオンの対象についてのみ実行される。
【００３４】
図６Ａ及び図６Ｂは、ログイン処理を示すフローチャートである。認証制御部２０２は、操作者がログインを指示した場合に、ログイン処理を開始する。前述した通り、認証制御部２０２の処理は、ＲＯＭ１１３に記憶されたプログラムがＣＰＵ１１１によって制御されることにより実行される。認証制御部２０２は、以下のフローを実行するための要求を各制御部に要求する。以下においては、ＭＦＰ１０１で認証を実施する場合について述べているが、外部サーバで認証するようにしても構わない。
表示操作制御部２０１は、ディスプレイ１１９にログイン画面７００を表示する（Ｓ４０００）。図７は、ログイン画面７００の一例を示す図である。ログイン画面７００は、ユーザ名入力フォーム７０１と、パスワード入力フォーム７０２と、ログイン先選択ボタン７０３と、ログインボタン７０４を含んでいる。操作者は、ユーザ名入力フォーム７０１にユーザ名を入力し、パスワード入力フォーム７０２に対応するパスワードを入力する。ログイン先選択ボタン７０３は、認証先を選択するためのものである。ＭＦＰ１０１内の認証情報ＤＢ３２０で認証する場合は、図示したように「このデバイス」を選択する。外部認証サーバで認証する場合は、操作者は、ログイン先選択ボタン７０３で、外部の認証サーバの名称を選択して、選択された認証サーバで認証を行う。
【００３５】
図６Ａに戻り、表示操作制御部２０１は、操作者によりタッチパネル１１８に入力処理が実行されると、ユーザ名入力フォーム７０１からユーザ名を、パスワード入力フォーム７０２からパスワードを、表示制御Ｉ／Ｆ１１５を介して受け付ける（Ｓ４００１）。認証制御部２０２は、Ｓ４００１で入力されたユーザ名及びパスワードを表示操作制御部２０１から受け取り、受け取ったユーザ名及びパスワードとユーザ情報ＤＢ３１０内のユーザ名及びパスワードが一致するか照合する（Ｓ４００２）。
外部の認証サーバによって認証を実施する場合、Ｓ４００２において、認証制御部２０２は、通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７を介して、入力されたユーザ名、パスワードに関する暗号化、あるいは難読化する。そして、認証制御部２０２は、暗号化、難読化された情報を外部の認証サーバに認証依頼し、認証結果を受け取る。
認証制御部２０２は、Ｓ４００２において、照合が一致しなかった場合（Ｓ４００２でＮｏ）処理をＳ４００３へ進める。そして、認証制御部２０２は、ログインが失敗したと判断し、表示操作制御部２０１を介してユーザにログインが失敗した旨を通知した後（Ｓ４００３）、処理をＳ４０００のログイン受付処理に進める。
【００３６】
認証制御部２０２は、Ｓ４００２において、照合が一致した場合（Ｓ４００２でＹｅｓ）、認証成功、すなわち操作者は正当ユーザであると判断し、処理をＳ４００４へ進める。そして、認証制御部２０２は、認証状態を未ログイン状態からログイン状態に変更し、操作者を一意に特定するための個人識別子を発行する（Ｓ４００４）。ここで、Ｓ４００４の処理は、操作者が正当ユーザである場合に、認証情報を未ログイン状態からログイン状態に切り替える状態管理処理の一例である。次に、Ｓ４００５において、認証制御部２０２がＳ４００４で発行された個人識別子が所属するグループに対するグループ識別子を発行する。
Ｓ４００６において、設定値制御部２０３は、操作者が新規個人ユーザか否かを確認する。具体的には、設定値制御部２０３は、Ｓ４００４で発行された個人識別子が管理テーブルＤＢ５００の個人管理テーブル５０２（図５（ｂ）参照）に記憶されていない場合に、操作者は新規個人ユーザであると判断する。設定値制御部２０３は、操作者が新規個人ユーザであると判断した場合には（Ｓ４００６でＹｅｓ）、処理をＳ４００７へ進める。設定値制御部２０３は、操作者が新規個人ユーザでないと判断した場合には（Ｓ４００６でＮｏ）、処理をＳ４０１４へ進める。ここで、Ｓ４００６の処理は、操作者の個人設定情報が記憶部としての設定ＤＢ４００に登録されているか否かを確認する登録確認処理の一例である。
【００３７】
Ｓ４００７において、設定値制御部２０３は、管理テーブルＤＢ５００の個人管理テーブル５０２の登録済み個人ユーザ数が上限（個人閾値）に達しているか否かを確認する。ここでは、上限は、管理テーブルＤＢ５００の上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）の最大個人ユーザ数である。すなわち、設定値制御部２０３は、個人管理テーブル５０２の登録済み個人ユーザ数が上限テーブル５０１の最大個人ユーザ数に一致する場合、すなわち個人閾値以上である場合に、登録済み個人ユーザ数が上限に達していると判断する。設定値制御部２０３は、登録済み個人ユーザ数が上限に達していると判断した場合には（Ｓ４００７でＹｅｓ）、処理をＳ４００８へ進める。設定値制御部２０３は、登録済み個人ユーザ数が上限に達していないと判断した場合には（Ｓ４００７でＮｏ）、処理をＳ４０１４へ進める。
Ｓ４００８において、設定値制御部２０３は、管理テーブルＤＢ５００の削除管理テーブル５０４（図５（ｄ）参照）の個人の自動削除がオンか否かを確認する。設定値制御部２０３は、個人の自動削除がオンの場合には（Ｓ４００８でＹｅｓ）、処理をＳ４０１０へ進める。設定値制御部２０３は、個人の自動削除がオフの場合には（Ｓ４００８でＮｏ）、処理をＳ４００９へ進める。Ｓ４００９において、設定値制御部２０３は、Ｓ４００４で取得した個別識別子に対して、個人設定情報の登録を禁止する。具体的には、設定値制御部２０３は、個人設定情報の保存禁止を示す個人設定保存フラグ（不図示）に保存不可を設定し、処理をＳ４０１４へ進める。なお、個人設定保存フラグには、デフォルト値として、保存可能が設定されている。アプリケーション等が個人設定情報を保存した場合に、個人設定保存フラグに保存不可が設定されている場合には、設定値制御部２０３は、エラーを返す。
【００３８】
Ｓ４０１０において、設定値制御部２０３は、上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）から１個人ユーザが保存できる最大のデータサイズを取得する。次に、Ｓ４０１１において、設定値制御部２０３は、個人管理テーブル５０２において最終利用日時が一番古い個人識別子を特定し、これに対応する個人ユーザを選択する。次に、Ｓ４０１２において、設定値制御部２０３は、Ｓ４０１１において選択した個人識別子に対応するレコードを個人管理テーブル５０２から削除し、選択した個人識別子に対応する個人設定情報を設定ＤＢ４００から削除する。さらに、設定値制御部２０３は、削除した個人設定情報のデータサイズに応じて、管理テーブルＤＢ５００の削除管理テーブル５０４の使用記憶容量を更新する。
次に、Ｓ４０１３において、設定値制御部２０３は、個人ユーザの新規登録サイズを確保できたか否かを確認する。ここで、新規登録サイズは、１個人ユーザの最大データサイズである。具体的には、設定値制御部２０３は、上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）の全記憶容量から削除管理テーブル５０４（図５（ｄ）参照）の使用記憶容量を減じた値（空き容量）と、上限テーブル５０１の１個人ユーザの最大データサイズと、を比較する。そして、設定値制御部２０３は、空き容量が１個人ユーザの最大データサイズ以上である場合に、新規登録サイズを確保できたと判断する。
設定値制御部２０３は、新規登録サイズを確保できた場合には（Ｓ４０１３でＹｅｓ）、処理をＳ４０１４へ進める。設定値制御部２０３は、新規登録サイズを確保できなかった場合には（Ｓ４０１３でＮｏ）、処理をＳ４０１０へ進め、削除処理を繰り返す。ここで、Ｓ４０１０〜４０１３の処理は、記憶部としての設定ＤＢ４００に登録されている１又は２以上の個人設定情報を削除し、操作者の個人設定情報の登録に必要な新規登録サイズを確保するデータ管理処理の一例である。
【００３９】
Ｓ４０１４において、設定値制御部２０３は、操作者が新規グループユーザか否かを確認する。具体的には、設定値制御部２０３は、Ｓ４００５で発行されたグループ識別子が管理テーブルＤＢ５００のグループ管理テーブル５０３（図５（ｃ）参照）に記憶されていない場合に、操作者は新規グループユーザであると判断する。設定値制御部２０３は、操作者が新規グループユーザであると判断した場合には（Ｓ４０１４でＹｅｓ）、処理をＳ４０１５へ進める。
設定値制御部２０３は、操作者が新規グループユーザでないと判断した場合には（Ｓ４０１４でＮｏ）、処理をＳ４０２２へ進める。ここで、Ｓ４０１４の処理は、操作者のグループ設定情報が記憶部としての設定ＤＢ４００に登録されているか否かを確認する登録確認処理の一例である。
【００４０】
Ｓ４０１５において、設定値制御部２０３は、管理テーブルＤＢ５００のグループ管理テーブル５０３の登録済みグループユーザ数が上限（グループ閾値）に達しているか否かを確認する。ここでは、上限は、管理テーブルＤＢ５００の上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）の最大グループユーザ数である。すなわち、設定値制御部２０３は、グループ管理テーブル５０３の登録済みグループユーザ数が上限テーブル５０１の最大グループユーザ数に一致する場合、すなわちグループ閾値以上である場合に、登録済みグループユーザ数が上限に達していると判断する。
設定値制御部２０３は、登録済みグループユーザ数が上限に達していると判断した場合には（Ｓ４０１５でＹｅｓ）、処理をＳ４０１６へ進める。設定値制御部２０３は、登録済みグループユーザ数が上限に達していないと判断した場合には（Ｓ４０１５でＮｏ）、処理をＳ４０２２へ進める。
【００４１】
Ｓ４０１６において、設定値制御部２０３は、管理テーブルＤＢ５００の削除管理テーブル５０４（図５（ｄ）参照）のグループの自動削除がオンか否かを確認する。設定値制御部２０３は、グループの自動削除がオンの場合には（Ｓ４０１６でＹｅｓ）、処理をＳ４０１８へ進める。設定値制御部２０３は、グループの自動削除がオフの場合には（Ｓ４０１６でＮｏ）、処理をＳ４０１７へ進める。Ｓ４０１７において、設定値制御部２０３は、Ｓ４００５で取得したグループ識別子に対して、グループ設定情報の登録を禁止する。具体的には、設定値制御部２０３は、グループ設定情報の保存禁止を示すグループ設定保存フラグ（不図示）に保存不可を設定し、処理をＳ４０２２へ進める。なお、グループ設定保存フラグには、デフォルト値として、保存可能が設定されている。アプリケーション等がグループ設定情報を保存した場合に、グループ設定保存フラグに保存不可が設定されている場合には、設定値制御部２０３は、エラーを返す。
Ｓ４０１８において、設定値制御部２０３は、上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）から１グループユーザが保存できる最大のデータサイズを取得する。次に、Ｓ４０１９において、設定値制御部２０３は、グループ管理テーブル５０３において、最も古い最終利用日時を特定し、これに対応するグループユーザを選択する。次に、Ｓ４０２０において、設定値制御部２０３は、Ｓ４０１９において選択したグループ識別子に対応するレコードをグループ管理テーブル５０３から削除し、選択したグループ識別子に対応するグループ設定情報を設定ＤＢ４００から削除する。さらに、設定値制御部２０３は、削除したグループ設定情報のデータサイズに応じて、管理テーブルＤＢ５００の削除管理テーブル５０４の使用記憶容量を更新する。
【００４２】
次に、Ｓ４０２１において、設定値制御部２０３は、グループユーザの新規登録サイズを確保できたか否かを確認する。ここで、新規登録サイズは、１グループユーザの最大データサイズである。具体的には、設定値制御部２０３は、上限テーブル５０１（図５（ａ）参照）の全記憶容量から削除管理テーブル５０４（図５（ｄ）参照）の使用記憶容量を減じた値（空き容量）と、上限テーブル５０１の１グループユーザの最大データサイズと、を比較する。そして、設定値制御部２０３は、空き容量が１グループユーザの最大データサイズ以上である場合に、新規登録サイズを確保できたと判断する。
設定値制御部２０３は、新規登録サイズを確保できた場合には（Ｓ４０２１でＹｅｓ）、処理をＳ４０２２へ進める。設定値制御部２０３は、新規登録サイズを確保できなかった場合には（Ｓ４０２１でＮｏ）、処理をＳ４０１８へ進め、削除処理を繰り返す。ここで、Ｓ４０１８〜Ｓ４０２１の処理は、記憶部としての設定ＤＢ４００に登録されている１又は２以上のグループ設定情報を削除し、操作者のグループ設定情報の登録に必要な新規登録サイズを確保するデータ管理処理の一例である。
【００４３】
Ｓ４０２２において、設定値制御部２０３は、削除管理テーブル５０４の使用記憶容量と使用容量閾値とを比較する。設定値制御部２０３は、使用記憶容量が使用容量閾値以上である場合には（Ｓ４０２２でＹｅｓ）、処理をＳ４０２３へ進める。設定値制御部２０３は、使用記憶容量が使用容量閾値未満の場合には（Ｓ４０２２でＮｏ）、処理をＳ４０２８へ進める。Ｓ４０２３において、設定値制御部２０３は、個人の自動削除及びグループの自動削除がオンか否かを確認する。設定値制御部２０３は、個人の自動削除及びグループの自動削除のうち、少なくとも何れか一方にオンが設定されている場合には（Ｓ４０２３でＹｅｓ）、処理をＳ４０２５へ進める。設定値制御部２０３は、個人の自動削除及びグループの自動削除のいずれもオフの場合には（Ｓ４０２３でＮｏ）、処理をＳ４０２４へ進める。
Ｓ４０２４において、設定値制御部２０３は、Ｓ４００４で取得した個人識別子、Ｓ４００５で取得したグループ識別子に対し、不図示の個人設定保存フラグ、グループ設定保存フラグに保存不可を設定する。これにより、操作者による個人設定情報及びグループ設定情報の登録は行えない状態となる。その後、設定値制御部２０３は、処理をＳ４０２８へ進める。
【００４４】
Ｓ４０２５において、設定値制御部２０３は、Ｓ４０２３において確認した個人の自動削除及びグループの自動削除に基づいて、最終利用日時が一番古い個人識別子又はグループ識別子を選択する。具体的には、設定値制御部２０３は、個人の自動削除とグループの自動削除の両方がオンに設定されている場合には、個人管理テーブル５０２（図５（ｂ）参照）と、グループ管理テーブル５０３（図５（ｃ）参照）の両方のテーブルを参照する。そして、設定値制御部２０３は、これらの中から最も古い最終利用日時に対応付けられている個人識別子又はグループ識別子を選択する。
また、設定値制御部２０３は、個人の自動削除のみがオンに設定されている場合には、
個人管理テーブル５０２を参照し、最も古い最終利用日時に対応付けられている個人識別子を選択する。同様に設定値制御部２０３は、グループの自動削除のみがオンに設定されている場合には、グループ管理テーブル５０３を参照し、最も古い最終利用日時に対応付けられているグループ識別子を選択する。
【００４５】
Ｓ４０２６において、設定値制御部２０３は、Ｓ４０２５で選択した個人識別子又はグループ識別子に対応するレコードを削除し、さらに選択した個人識別子又はグループ識別子に対応する設定情報を削除する。具体的には、設定値制御部２０３は、Ｓ４０２５において個人識別子を選択した場合には、選択した個人識別子に対応するレコードを個人管理テーブル５０２から削除する。さらに、設定値制御部２０３は、選択した個人識別子に対応する個人設定情報を設定ＤＢ４００から削除する。
また、設定値制御部２０３は、Ｓ４０２５においてグループ識別子を選択した場合には、選択したグループ識別子に対応するレコードをグループ管理テーブル５０３から削除する。さらに、設定値制御部２０３は、選択したグループ識別子に対応するグループ設定情報を設定ＤＢ４００から削除する。さらに、設定値制御部２０３は、削除した個人設定情報又はグループ設定情報のデータサイズに応じて、管理テーブルＤＢ５００の削除管理テーブル５０４の使用記憶容量を更新する。
【００４６】
Ｓ４０２７において、設定値制御部２０３は、使用記憶容量が使用容量閾値以上か否かを確認する。設定値制御部２０３は、使用記憶容量が使用容量閾値以上である場合には（Ｓ４０２７でＹｅｓ）、設定ＤＢ４００に新たな設定情報を登録するために十分な空き容量がないため、処理をＳ４０２５へ進め、削除処理を繰り返す。設定値制御部２０３は、使用記憶容量が使用容量閾値未満の場合には（Ｓ４０２７でＮｏ）、処理をＳ４０２８へ進める。ここで、Ｓ４０２２〜Ｓ４０２７の処理は、記憶部としての設定ＤＢ４００の空き容量が閾値未満である場合に、１又は２以上の設定情報を削除し、操作者の設定情報の登録に必要な新規登録サイズを確保するデータ管理処理の一例である。
Ｓ４０２８において、認証制御部２０２は、個人設定の反映処理を行う。次に、Ｓ２０２９において、認証制御部２０２は、表示操作制御部２０１を介して、操作者にログインに成功した旨を通知し、ログイン処理を終了する。認証方法は、この限りでなく、非接触型のＩＣカードなど他の認証方法でもよい。
【００４７】
図８は、ログアウト処理を示すフローチャートである。表示操作制御部２０１は、ユーザによるタッチパネル１１８からのログアウト要求を受け付けると、認証状態をログイン状態から未ログイン状態へ変更する（Ｓ４１００）。認証制御部２０２は、設定の反映処理を実施する（Ｓ４１０１）。認証制御部２０２は、表示操作制御部２０１を介してユーザにログアウトが成功した旨を通知して（Ｓ４００３）、ログアウト処理を終了する。
【００４８】
以上のように、本実施形態にかかるＭＦＰ１０１は、登録可能な個人ユーザ数又はグループユーザ数の上限に達している場合には、操作者のログイン時に、自動的に設定ＤＢ４００のデータ削除を行う。したがって、ＭＦＰ１０１は、新規ユーザの設定情報を登録するための記憶容量を確保することができる。また、削除するデータサイズは、１ユーザの設定情報を登録するのに十分なサイズである。したがって、ログイン後、データ削除処理を行った後は、データ削除が行われることがない。したがって、ログイン中のジョブ実行のパフォーマンスが低下するのを防ぐことができる。さらに、ＭＦＰ１０１は、個人設定情報とグループ設定情報に対し、独立してデータ削除を行うので、登録されているグループ設定情報の数が、上限を超えた場合であっても、個人設定情報が削除されることはない。
【００４９】
第１の実施形態にかかるＭＦＰ１０１の変更例としては、設定ＤＢ４００に登録可能な個人ユーザ数及びグループユーザ数の上限は、実施形態に限定されるものではない。上限は、例えば、予め設定された固定値であってもよく、また、最大個人ユーザ数又は最大グループユーザ数に対し一定の縮小率を乗じた値であってもよい。
また、第２の変更例としては、図６Ｂに示すＳ４０２２において、使用記憶容量が使用容量閾値以上であると判断した場合に確保すべきメモリサイズは実施形態に限定されるものではない。例えば、操作者が登録済み個人ユーザである場合には（Ｓ４００６でＮｏ、Ｓ４０１４でＮｏ）、ＭＦＰ１０１は、１個人ユーザの最大データサイズと既に使用しているデータサイズの差分を算出する。そして、ＭＦＰ１０１は、算出された差分を確保すべきメモリサイズとして設定してもよい。このように、ＭＦＰ１０１は、記憶部としての設定ＤＢ４００の空き容量が閾値未満である場合に、未ログイン状態からログイン状態に移行したタイミングにおいて閾値以上の空き容量を確保することができる。
【００５０】
（第２の実施形態）
図９は、第２の実施形態にかかる画像形成システムを示す図である。画像形成システムは、設定サーバ装置１０００と、２つのＭＦＰ１００１，１００２と、マスタ設定ＤＢ１０１０とを有している。第２の実施形態にかかる画像形成システムにおいては、複数のＭＦＰ１００１，１００２の間で、個人設定情報及びグループ設定情報を同期して管理する。
図９に示す画像形成システムの構成は、一例であり、画像形成システムは、他の構成要素を含んでもよく、また、図９に示す構成と同様の効果のある他の構成を有してもよい。また、設定サーバ装置１０００の構成は、ＭＦＰ１００１又はＭＦＰ１００２が兼ねていてもよい。マスタ設定ＤＢ１０１０は、共用設定情報、個人設定情報、グループ設定情報を記憶している。設定サーバ装置１０００は、マスタ設定ＤＢ１０１０を管理する。
【００５１】
図９に示すように、ＭＦＰ１００１とＭＦＰ１００２が、ネットワーク１０２を介して、設定サーバ装置１０００に接続されている。ユーザがＭＦＰ１００１において設定情報を変更すると、変更内容が設定サーバ装置１０００に通知される。一方、ＭＦＰ１００２は、設定サーバ装置１０００に対して、設定変更があるか問合せを行い、設定変更があった場合、設定サーバ装置１０００より設定情報を取得する。これにより、ＭＦＰ１００１における設定変更の内容が、ＭＦＰ１００２に反映されることになる。
なお、ＭＦＰ１００１及びＭＦＰ１００２のハードウェア構成は、第１の実施形態におけるＭＦＰ１０１と同様である。ＭＦＰ１００１及びＭＦＰ１００２のソフトウェア構成及び処理については、第１の実施形態にかかるＭＦＰ１０１と異なる点について、以下に説明する。
【００５２】
図１０は、第２の実施形態にかかるＭＦＰ１００１，１００２のソフトウェア構成を示す図である。第２の実施形態にかかるＭＦＰ１００１，１００２は、第１の実施形態にかかるＭＦＰ１０１のソフトウェア構成に加えて、同期制御部２０５を有している。同期制御部２０５は、通信Ｉ／Ｆコントローラ１１７を介して、設定サーバ装置１０００と通信を行う。そして、同期制御部２０５は、設定ＤＢ４００に記憶されている設定値と、設定サーバ装置１０００上のマスタ設定ＤＢ１０１０に記憶されている設定値とを同期するための制御を行う。
なお、ＭＦＰ１００１，１００２は、第１の実施形態にかかるＭＦＰ１０１と同様に、ログイン処理（図６Ａ及び図６Ｂ参照）を行う。すなわち、ＭＦＰ１００１，１００２は、個人の自動削除及びグループの自動削除のうち少なくとも一方がオンに設定されている場合には、未ログイン状態からログイン状態への移行タイミングにおいて、設定情報の自動削除処理を行う。
【００５３】
図１１は、画像形成システムによる、マスタ設定ＤＢ更新処理を示すシーケンス図である。マスタ設定ＤＢ更新処理において、ＭＦＰ１０１は、設定ＤＢ４００の設定情報が変更（登録、更新又は削除）された場合に、変更内容を設定サーバ装置１０００に通知する。そして、設定サーバ装置１０００は、変更内容に応じてマスタ設定ＤＢ１０１０の設定情報を変更する。これにより、ＭＦＰ１００１の設定ＤＢ４００とマスタ設定ＤＢ１０１０とを同期させることができる。なお、設定変更は、操作者の指示に応じて、コピー制御部２１０、スキャン制御部２１１、送信制御部２１２、または不図示のＦｕｎｃｔｉｏｎを含む各Ｆｕｎｃｔｉｏｎ制御部のいずれかによって実行される。
各Ｆｕｎｃｔｉｏｎ制御部から設定情報の変更内容を受け付けると、設定値制御部２０３は、変更内容に従い、設定ＤＢ４００を更新する（Ｓ１００１）。設定値制御部２０３は、設定変更に失敗した場合（Ｓ１００２でＮｏ）、処理をＳ１００３へ進める。そして、各Ｆｕｎｃｔｉｏｎ制御部は、操作者に対して設定変更が失敗した旨を通知する（Ｓ１００３）。設定値制御部２０３は、設定変更に成功した場合（Ｓ１００２でＹｅｓ）、設定変更の内容を設定サーバ装置１０００に通知するように、同期制御部２０５に要求する。そして、同期制御部２０５は、ネットワーク１０２を介して設定変更の内容を含む変更指示を設定サーバ装置１０００に送信する（Ｓ１００４）。ここで、Ｓ１００４の処理は、変更指示を送信する送信処理の一例である。
【００５４】
同期制御部２０５は、設定サーバ装置１０００との通信に成功した場合には（Ｓ１００５でＹｅｓ）、処理をＳ１００８へ進める。同期制御部２０５は、設定サーバ装置１０００との通信に失敗した場合には（Ｓ１００５でＮｏ）、処理をＳ１００４へ進め、設定サーバ装置１０００との通信をリトライする。
設定サーバ装置１０００は、変更指示を受信すると、設定変更の内容に応じて、マスタ設定ＤＢ１０１０を更新する（Ｓ１００６）。そして、設定サーバ装置１０００は、マスタ設定ＤＢ１０１０の更新に成功したことを示す成功通知をＭＦＰ１０１に送信する（Ｓ１００７）。
ＭＦＰ１０１は、Ｓ１００８において、成功通知を受信するまで待機する。そして、ＭＦＰ１０１の各Ｆｕｎｃｔｉｏｎ制御部は、成功通知を受信すると（Ｓ１００８でＹｅｓ）、操作者に対して設定変更に成功した旨を通知する（Ｓ１００９）。以上で、設定変更通知処理が終了する。
【００５５】
図１２は、ＭＦＰ１００２による、設定ＤＢ更新処理を示すフローチャートである。なお、ＭＦＰ１００２は、ＭＦＰ１００２への操作者のログイン時、ログアウト時に、設定ＤＢ更新処理を実行するものとする。なお、設定ＤＢ更新処理の実行タイミングは、実施形態に限定されるものではない。ＭＦＰ１００２は例えば、定期的に設定ＤＢ更新処理を実行してもよい。また、他の例としては、ＭＦＰ１００２は、予め設定された指定時刻に設定ＤＢ更新処理を実行してもよい。
ここでは、ＭＦＰ１０１における設定情報の変更に応じて更新されたマスタ設定ＤＢ１０１０に応じてＭＦＰ１００２の設定ＤＢ４００を更新する場合を例に説明する。ＭＦＰ１００２の設定値制御部２０３は、同期処理の開始要求を同期制御部２０５に送る。同期制御部２０５は、同期要求に従い、設定サーバ装置１０００に対し、最終同期時刻を送信する（Ｓ１１０１）。同期制御部２０５は、設定サーバ装置１０００との通信が失敗した場合（Ｓ１１０２でＮｏ）、処理をＳ１１０７へ進める。Ｓ１１０７において、同期制御部２０５は、リトライ可能か判定する。同期制御部２０５は、リトライ可能な場合（Ｓ１１０７でＹｅｓ）、処理をＳ１１０１へ進める。同期制御部２０５は、リトライ不可能な場合には（Ｓ１１０７でＮｏ）、設定ＤＢ更新処理を終了する。
【００５６】
同期制御部２０５は、Ｓ１１０１において設定サーバ装置１０００との通信に成功した場合には（Ｓ１１０２でＹｅｓ）、処理をＳ１１０３へ進める。そして、同期制御部２０５は、設定サーバ装置１０００に対して最終同期時刻以降に設定変更された差分の設定情報を要求する（Ｓ１１０３）。同期制御部２０５は、Ｓ１１０１において、設定サーバ装置１０００との通信に失敗した場合には（Ｓ１１０２でＮｏ）、処理をＳ１１０７へ進める。
同期制御部２０５は、Ｓ１１０３において、設定サーバ装置１０００との通信に成功した場合には（Ｓ１１０４でＹｅｓ）、設定サーバ装置１０００から差分の設定情報を受信する。そして、設定値制御部２０３は、差分の設定情報に基づいて、設定ＤＢ４００を更新する（Ｓ１１０５）。同期制御部２０５は、Ｓ１１０３において、設定サーバ装置１０００との通信に失敗した場合には（Ｓ１１０４でＮｏ）、処理をＳ１１０７へ進める。
【００５７】
設定値制御部２０３は、Ｓ１１０５において設定ＤＢ４００への反映に失敗した場合（Ｓ１１０６でＮｏ）、処理をＳ１１０７へ進める。設定値制御部２０３は、Ｓ１１０５において設定ＤＢ４００への反映に成功した場合（Ｓ１１０６でＹｅｓ）、設定ＤＢ更新処理を終了する。
なお、ＭＦＰ１００２は、共用設定情報、個人設定情報及びグループ設定情報に対し、それぞれ独立に（別のタイミングにおいて）、設定ＤＢ更新処理を行ってもよい。また、特定の設定情報についてのみ、同期開始タイミングを異ならせてもよい。
以上のように、本実施形態にかかる画像形成システムにおいては、ＭＦＰの外部に設けられた設定サーバ装置１０００を利用することにより、複数のＭＦＰ間で、設定情報を共有することができる。
【００５８】
画像形成システムにおいては、設定サーバ装置１０００のマスタ設定ＤＢ１０１０に記憶される設定情報をマスタデータ、各ＭＦＰの設定ＤＢ４００に記憶される設定情報をキャッシュとして捉えることができる。すなわち、各ＭＦＰの個人設定情報やグループ設定情報が削除された場合であっても、設定サーバ装置１０００のマスタデータが存在していれば、各ＭＦＰは、設定ＤＢ更新処理（図１２参照）において、マスタデータを取得することができる。
一方、マスタ設定ＤＢ更新処理において、ＭＦＰにおける自動削除に応じてマスタ設定ＤＢ１０１０を更新することとした場合、マスタデータまで削除されることとなる。このため、自動削除が行われていないＭＦＰにおいても、自動削除された設定情報を利用できなくなってしまう。
【００５９】
以下、より具体的に説明する。前提として、図９に示す画像形成システムの構成において、操作者ＡがＭＦＰ１００１及びＭＦＰ１００２両方を利用しているものとする。ＭＦＰ１００１の設定ＤＢ４００においては、操作者Ａの利用日時が一番古く、個人ユーザ数の上限に達しているものとする。ＭＦＰ１００１において、個人の自動削除がオンに設定されているものとする。また、設定サーバ装置１０００には、操作者Ａの個人設定情報が格納されているものとする。
この状態において、新規の操作者ＸがＭＦＰ１００１にログインした場合、一番古い操作者Ａの個人設定情報は削除される。この削除に応じた変更指示が設定サーバ装置１０００へ送信され、マスタ設定ＤＢ１０１０が更新されることとした場合には、マスタ設定ＤＢ１０１０に記憶されている操作者Ａの個人設定情報が削除されてしまう。
【００６０】
このような状況を避けるべく、本実施形態にかかるＭＦＰは、設定サーバ装置１０００と連携する指示が同期制御部２０５に対して行われた場合に、設定値制御部２０３は、個人の自動削除及びグループの自動削除に、強制的にオンを設定する。そして、ＭＦＰは、個人及びグループの自動削除の設定は、同期制御部２０５に対し、設定サーバ装置１０００との連携を解消する指示が行われるまで変更不可とする。
さらに、ＭＦＰは、第１の実施形態において図６Ａ及び図６Ｂを参照しつつ説明したＳ４０１２，Ｓ４０２０，Ｓ４０２６において、個人設定情報の削除やグループ設定情報の削除が行われた場合には、マスタ設定ＤＢ更新処理（図１１）を行わないこととする。すなわち、設定値制御部２０３は、新規登録サイズを確保するための、設定情報の自動削除処理が行われた場合には、削除に対応する設定情報の変更指示の設定サーバ装置１０００への送信を禁止する（更新制御処理）。
【００６１】
以上のように、本実施形態にかかる画像形成システムにおいては、ＭＦＰが設定サーバ装置１０００との設定情報の同期を行う場合には、設定情報の自動削除を強制的に有効にすることとする。これにより、管理者が自動削除の設定を失念した場合であっても、個人及びグループの設定情報の管理を効率的に行うことができる。また、画像形成システムは、ＭＦＰにおける自動削除処理による設定情報の削除に応じたマスタ設定ＤＢ１０１０の更新を行わない。したがって、一のＭＦＰにおいてあるユーザの設定情報が削除された場合に、他のＭＦＰにおいても、この設定情報が削除されることはない。
【００６２】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【００６３】
以上、上述した各実施形態によれば、他のジョブ実行のパフォーマンスを低下させることなく、設定情報を登録するための記憶容量を確保するためのデータ削除処理を行うことができる。
【００６４】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【符号の説明】
【００６５】
１０１  ＭＦＰ、１１１  ＣＰＵ、１１２  ＲＯＭ，１１３  ＲＡＭ、２０２  認証制御部、２０３  設定値制御部、３２０  ユーザ情報ＤＢ、４００  設定ＤＢ、５００  管理テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６Ａ】
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【図６Ｂ】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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