(57)【要約】【課題】ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールを送信しようとしていることの、ユーザへの注意を促すことができるプログラム等を提供する。【解決手段】ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する。【選択図】図３
2015075958.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
処理をコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項２】
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記判定する処理は、参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記出力する処理は、前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
請求項１に記載のプログラム。
【請求項３】
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応づけて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が参照した保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
請求項２に記載のプログラム。
【請求項４】
ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報、受け付けた保存先及び保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する
請求項２又は請求項３に記載のプログラム。
【請求項５】
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記フラグを参照し、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記最終アクセス日時を取得する
請求項３に記載のプログラム。
【請求項６】
前記各識別情報、保存先及び保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先、保存日時及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
請求項４に記載のプログラム。
【請求項７】
前記電子メールに添付されたファイルがオープンされた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶されたフラグをオープン済みに更新する
請求項５又は請求項６に記載のプログラム。
【請求項８】
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報及び該ファイルを複製した複製ファイルの保存先が対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの保存日時と、該複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時とを取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が前記保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
請求項２に記載のプログラム。
【請求項９】
記憶部にアクセス可能なコンピュータによりファイルが添付された電子メールを転送する転送方法において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
電子メールに添付されたファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報が対応付けて予め記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
転送方法。
【請求項１０】
ファイルが添付された電子メールを転送する転送装置において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
該受付部が前記電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部が夫々抽出した各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記抽出部が抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を備える転送装置。
【請求項１１】
ファイルが添付された電子メールの転送指示を送信する端末装置及び該端末装置から受信した転送指示に応じて該ファイルが添付された該電子メールを転送するウェブメールサーバを備えるウェブメールシステムにおいて、
前記ウェブメールサーバは、
受信した電子メールから該電子メールの識別情報及び該電子メールに添付されたファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部により抽出された各識別情報が含まれた画面情報を前記端末装置へ送信する送信部と
を有し、
前記端末装置は、
前記ウェブメールサーバから各識別情報が含まれた前記画面情報を受信する受信部と、
該受信部が受信した前記画面情報に含まれる一の識別情報に対応するファイルが添付され、かつ他の識別情報に対応する電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
前記各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記受付部が受け付けた転送指示に係る前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、該ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルにアクセス済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がアクセス済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を有する
ウェブメールシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本願は、ファイルが添付された電子メールを転送するプログラム、転送方法、転送装置及びウェブメールシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
資料を配布するために、資料を電子化したファイルが電子メールに添付される。当該ファイルが添付された電子メールを受信したユーザは、自身が所属するグループ内で情報の共有化を図るために、当該電子メールをグループメンバに転送する場合がある。
【０００３】
しかし、誤って不適切な添付ファイルがグループメンバに配布される可能性がある。そこで、ファイルが添付された電子メールを送信する場合、警告メッセージを表示して、ユーザに操作続行の可否の確認を促す機器がある（例えば、特許文献１）。当該機器は、ユーザから送信ＯＫの応答を受け付けた場合、ファイルが添付された電子メールを送信する。また、添付ファイルとしてデータが添付された受信メールに対し、添付ファイルの内容が確認されたか否かについての判別を容易に行うことができる電子機器がある（例えば、特許文献２）。当該電子機器は、電子メール本文及び添付ファイルの内容が確認されたか否かを判定し、判定結果を表示する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】国際公開第２００８／１２９９１５号パンフレット
【特許文献２】特開２００９−２３０５４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本願の目的の１つは、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールを送信しようとしていることの、ユーザへの注意を促すことができるプログラム等を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本願の一観点は、ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する。
【発明の効果】
【０００７】
本願の一観点によれば、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールを送信しようとしていることの、ユーザへの注意を促すことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】社内電子メールシステムの構成の一例を示す説明図である。
【図２】端末装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】端末装置の機能構成例を示す機能ブロック図である。
【図４】添付ファイル管理データのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。
【図５】転送画面の画面レイアウトの一例を示す説明図である。
【図６】警告画面の画面レイアウトの一例を示す説明図である。
【図７】添付ファイル表示画面の画面レイアウトの一例を示す説明図である。
【図８】電子メールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】メール閲覧処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】メール閲覧処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】警告処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】警告処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】新規メール作成処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１４】送信処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図１５】ウェブメールシステムの構成の一例を示す説明図である。
【図１６】ウェブメールサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図１７】端末装置及びウェブメールサーバの機能構成例を示す機能ブロック図である。
【図１８】添付ファイル送信管理データのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。
【図１９】ウェブメールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２０】ウェブメールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２１】添付ファイル表示処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２２】添付ファイルダウンロード処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２３】メール転送処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２４】メール転送処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【図２５】メール転送処理の手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
本実施の形態をその図面に基づいて説明する。
【００１０】
実施の形態１
実施の形態１は、電子化された会議資料を、電子メールを用いて社内グループのメンバに配布することにより、情報の共有化を図る社内電子メールシステムに関する。
【００１１】
図１は、社内電子メールシステム１０の構成の一例を示す説明図である。社内電子メールシステム１０は、複合機２０、メールサーバ３０及び端末装置４０を含む。複合機２０、メールサーバ３０及び端末装置４０は、ネットワーク１Ｎに接続されている。ネットワーク１Ｎは、例えば社内のＬＡＮ（Local Area Network）又はＷＡＮ（Wide Area Network）である。なお、ネットワーク１Ｎは、図示しないファイアウォールを介してインターネット１０Ｎに接続されてもよい。
【００１２】
複合機２０は、紙資料を画像データ化するスキャナ機能、スキャナ機能により生成した画像データのファイルが添付された電子メールを、メールサーバ３０を介して、予め登録されたメールアドレス又は指定されたメールアドレスへ送信する送信機能を有している。また、複合機２０は、紙資料を紙に複写する複写機能及び端末装置４０から受け付けた情報を紙に印刷する印刷機能を更に有していてもよい。
【００１３】
メールサーバ３０は、例えば汎用コンピュータ、ワークステーション、デスクトップ型ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等である。メールサーバ３０には、電子メールを配送するソフトウェアがインストールされている。メールサーバ３０は、インターネット１０Ｎにも接続されており、社外のメールサーバと電子メールの送受信をすることが可能である。
【００１４】
端末装置４０は、例えばデスクトップ型ＰＣ、ノートブック型ＰＣ、タブレット型ＰＣ、スマートフォン等である。以下では、端末装置４０は、デスクトップ型ＰＣであるものとする。複数人からなる各従業員に少なくとも１台の端末装置４０が与えられている。そのため、端末装置４０は、複数台である。
【００１５】
図２は、端末装置４０のハードウェア構成例を示すブロック図である。端末装置４０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）４１を含む。また、端末装置４０は、ＲＯＭ（Read Only Memory）４２及びＲＡＭ（Random Access Memory）４３を含む。更に、端末装置４０は、ハードディスク４４、ディスクドライブ４５、表示部４６、操作部４７、タイマ４８及び通信部４９を含む。
なお、端末装置４０は、コンピュータ及び転送装置に対応する。
【００１６】
ＣＰＵ４１は、ソフトウェアプログラムに記述された命令セットを実行するためのプロセッサである。ＣＰＵ４１は、端末装置４０の各構成部を制御する。ＣＰＵ４１は、ハードディスク４４に記憶されたプログラム４ＰをＲＡＭ４３に読み出し、ＲＡＭ４３に読み出したプログラム４Ｐを実行する。
なお、ＣＰＵ４１は、抽出部、参照部、判定部、出力部、取得部、複製部、保存部、記憶制御部及び更新部に対応する。
【００１７】
ＲＯＭ４２は、読み出し専用記憶媒体であり、例えば不揮発性の半導体メモリである。ＲＯＭ４２は、端末装置４０の起動時にＣＰＵ４１が実行するＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ファームウェア等を記憶している。
【００１８】
ＲＡＭ４３は、主記憶装置である。ＲＡＭ４３は、例えばＳＲＡＭ又はＤＲＡＭであり、ＣＰＵ４１が実行する処理の過程で必要な作業変数、データ等を一時的に記憶する。なお、ＲＡＭ４３の代わりにフラッシュメモリ、メモリカード等が用いられてもよい。
【００１９】
ハードディスク４４は、補助記憶装置である。ハードディスク４４は、大容量の情報の記憶が可能なフラッシュメモリ又はＣＤ（Compact Disc）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＢＤ（Blu-ray（登録商標） Disc）等の光ディスク１ｄで代替されてもよい。ハードディスク４４は、端末装置４０の内部に取り付けられるものであっても、端末装置４０の外部に置かれるものであってもよい。
【００２０】
ハードディスク４４は、ＣＰＵ４１が実行するＯＳ（Operating System）プログラム４ＯＳＰ、プログラム４Ｐ及び添付ファイル管理データ４Ｔを記憶している。
なお、ハードディスク４４は記憶部に、ＯＳプログラム４ＯＳＰは他のプログラムに対応する。
【００２１】
ＯＳプログラム４ＯＳＰは、ハードウェアを抽象化したインターフェースをアプリケーションソフトウェアに提供するソフトウェアである。ＯＳプログラム４ＯＳＰは、多くのアプリケーションソフトウェアから共通して利用される基本的な機能を提供し、コンピュータシステム全体を管理する。ＯＳプログラム４ＯＳＰは、例えばファイルを管理するファイルシステムを含む。
【００２２】
プログラム４Ｐは、電子メールソフト（メーラー）のプログラム及び電子メールソフトのアドオンソフトを含む。
添付ファイル管理データ４Ｔは、電子メールに添付されたファイルを管理するための情報を格納するデータである。また、１の添付ファイル管理データ４Ｔは、１の受信者のメールアドレスと対応付けられているものとする。添付ファイル管理データ４Ｔの詳細については、後述する。
また、ハードディスク４４には、記憶領域であるメールボックス４Ｂが格納されている。ここでのメールボックス４Ｂは、端末装置４０が受信した電信メールと、端末装置４０が送信した送信済みの電子メールとを保存する記憶領域である。メールボックス４Ｂは、ハードディスク４４上の予め決められたパスに所在する。
【００２３】
ディスクドライブ４５は、外部の記憶媒体であるＣＤ、ＤＶＤ、ＢＤ等の光ディスク１ｄから情報を読み出し、光ディスク１ｄに情報を記録する。
【００２４】
表示部４６は、画像を表示する表示装置である。表示部４６は、例えば液晶ディスプレイ、有機ＥＬ（Electro Luminescence）ディスプレイ、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイ等の画面を有し、ＣＰＵ４１からの指示に従って、プログラム４Ｐに係る各種情報を当該画面に表示する。なお、表示部４６は、図示しないスピーカを含む。
【００２５】
操作部４７は、ユーザからの各種の入力を受け付けるキーボード、マウス、タッチパネル、電源スイッチ等の入力デバイスである。操作部４７は、ユーザによる操作に基づいて入力信号を生成する。生成された入力信号は、バス４ｂを介してＣＰＵ４１に出力される。
なお、操作部４７は、受付部、保存先受付部及び要求受付部に対応する。
【００２６】
タイマ４８は、クロックを数えることで一定時間の経過を計時する装置である。タイマ４８は、計時した結果をＣＰＵ４１に出力する。
【００２７】
通信部４９は、有線又は無線通信のモデム、ＬＡＮカード、ルータ、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）端子、接続コネクタ等である。通信部４９は、ネットワーク１Ｎと接続されている。
【００２８】
なお、ＣＰＵ４１は、ディスクドライブ４５を介して、プログラム４Ｐを光ディスク１ｄなどの可搬記憶媒体から読み込んでもよい。ＣＰＵ４１は、通信部４９を介して、プログラム４Ｐを他の情報処理装置又は記憶装置から読み込んでもよい。さらに、プログラム４Ｐを記憶したフラッシュメモリ等の半導体メモリ１ｍが、端末装置４０内に実装されていてもよい。
【００２９】
次に、端末装置４０の機能について説明する。
図３は、端末装置４０の機能構成例を示す機能ブロック図である。端末装置４０の各機能部は、ハードディスク４４に記憶されたプログラム４Ｐと、ＣＰＵ４１、ＲＡＭ４３、ハードディスク４４等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。端末装置４０は、通信部４０１、オープン部４０２、複製部４０３、保存先受付部４０４、保存部４０５、転送受付部４０６、抽出部４０７、記憶制御部４０８、取得部４０９、判定部４１０、出力部４１１及びファイル管理部４１２の各機能部を含む。
【００３０】
通信部４０１は、ハードウェアの通信部４９に対応する機能部である。通信部４０１は、メールサーバ３０から電子メールを受信し、受信した電子メールを該電子メールの受信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス４Ｂに保存する。通信部４０１は、メールサーバ３０へ電子メールを送信し、送信した送信済み電子メールを該電子メールの送信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス４Ｂに保存する。
【００３１】
オープン部４０２は、電子メール又は電子メールに添付されたファイル（以下、添付ファイルと呼ぶ）をオープンする機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
【００３２】
複製部４０３は、添付ファイルを複製する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。以下、添付ファイルを複製したファイルを複製ファイルと呼ぶ。
【００３３】
保存先受付部４０４は、ハードウェアのＣＰＵ４１及び操作部４７に対応する機能部である。保存先受付部４０４は、ハードディスク４４におけるメールボックス４Ｂ以外の記憶領域に複製ファイルを保存する場合、複製ファイルの保存先の情報、すなわちパスを受け付ける。
【００３４】
ここでは、ユーザは自身が管理する端末装置４０のハードディスク４４に複製ファイルを保存するものとする。ただし、複製ファイルの保存先は、ユーザが管理する端末装置４０のハードディスク４４に限る必要はなく、ユーザが任意に指定した保存先にすることができる。例えば、複製ファイルの保存先は、ディスクドライブ４５にセットされた光ディスク１ｄ又は端末装置４０内に実装された半導体メモリ１ｍでもよい。あるいは、複製ファイルの保存先は、ユーザが管理する他の端末装置４０又は他者が管理する端末装置４０のハードディスク４４でもよい。更には、複製ファイルの保存先は、ネットワーク１Ｎ又はインターネット１０Ｎに接続されたＰＣ、ファイルサーバ、データベースサーバ等でもよい。
【００３５】
保存部４０５は、複製部４０３が生成した複製ファイルを、保存先受付部４０４が受け付けた保存先に保存する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
【００３６】
転送受付部４０６は、ハードウェアのＣＰＵ４１及び操作部４７に対応する機能部である。転送受付部４０６は、受信した電子メールの転送先及び転送指示を受け付ける。
【００３７】
抽出部４０７は、メールボックス４Ｂに保存されている電子メールの識別情報を抽出する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。また、抽出部４０７は、電子メールにファイルが添付されている場合、添付ファイルの識別情報も抽出する機能部である。ここでの電子メールの識別情報は、例えば電子メールのヘッダ情報に含まれるメッセージＩＤである。ここでの添付ファイルの識別情報は、例えば電子メールのヘッダ情報に含まれる添付ファイルの名称である。
【００３８】
記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔに対して、新規レコードの挿入、レコード検索、レコード更新、レコード削除等を実行する機能部である。記憶制御部４０８は、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
なお、記憶制御部４０８は、参照部に対応する。
【００３９】
図４は、添付ファイル管理データ４Ｔのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。図４の例では、テーブル形式のデータとして説明しているが、添付ファイル管理データ４Ｔは、管理されている各項目のデータを対応可能に関連付けて記憶することができる場合、どのような形式でデータを格納してもかまわない。
【００４０】
添付ファイル管理データ４Ｔは、メッセージＩＤ、添付ファイル名、保存先パス、保存日時及びオープン有無の各列を含む。メッセージＩＤの項目には、少なくともメールボックス４Ｂに格納されているメールデータの中で各電子メールを一意に識別可能な情報が格納される。添付ファイル名の項目には、添付ファイルが添付された電子メール毎に、すなわち、少なくとも１つのメッセージＩＤに対応するデータの中で一意に識別可能な情報として、例えば添付ファイルの名称が格納される。保存先パスは、複製ファイルを保存する場合における保存場所への経路である。保存先パスは、絶対パスでもよいし、相対パスでもよい。複製ファイルが保存されない場合、保存先パスは空欄である。保存日時の項目には、複製ファイルを指定された保存先パスに保存した日時の情報が格納される。複製ファイルが保存されない場合、保存日時は空欄である。
【００４１】
オープン有無の項目には、添付ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが格納される。添付ファイル管理データ４Ｔに新規レコードが挿入される場合、オープン有無には「無」が格納される。添付ファイルが一度でもオープンされた場合、オープン有無は「有」に更新される。
添付ファイル管理データ４Ｔのデータは、メッセージＩＤ及び添付ファイル名をキーとし、メッセージＩＤ及び添付ファイル別に管理される。そのため、電子メールにおける添付ファイルの数が例えば１つの場合、添付ファイル管理データ４Ｔに登録されるレコードの数は１件である。電子メールにおける添付ファイルの数が例えば２つの場合、添付ファイル管理データ４Ｔに登録されるレコードの数は２件である。
【００４２】
図３に戻り、端末装置４０における機能について説明を続ける。
取得部４０９は、添付ファイルや複製ファイルのプロパティを、オペレーティングシステムが有するファイルシステムから取得する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。複製ファイルのプロパティは、作成日時、更新日時及びアクセス日時を含む。作成日時は、複製ファイルがハードディスク４４に新規保存された日時である。すなわち、作成日時は、例えばユーザが添付ファイルを保存先へコピー＆ペーストした保存日時と同一である。また、作成日時は、添付ファイルが複製されていない場合、該添付ファイルが添付された電子メールをユーザが受信した日時である。
【００４３】
更新日時は、複製ファイルを最後に書き換えた日時である。複製ファイルの新規保存時において、更新日時は作成日時と同じである。アクセス日時は、添付ファイルや複製ファイルを最後にオープンした日時である。アクセス日時は、最終アクセス日時と呼んでもよい。アクセス日時は、ユーザが添付ファイルや複製ファイルをオープンした場合、更新される。すなわち、複製ファイルを編集しなくても更新される。
【００４４】
判定部４１０は、添付ファイルや複製ファイルがオープン済か否かを判定する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。添付ファイルが受信されてから一度もオープンされていない場合、アクセス日時は受信日時と等しい。また、複製ファイルがハードディスク４４に保存されてから一度もオープンされていない場合、アクセス日時は保存日時と等しい。他方、添付ファイルが受信されてから一度でもオープンされた場合、アクセス日時はオペレーティングシステムが有するファイルシステムにより更新されるため、受信日時よりも新しい。また、複製ファイルがハードディスク４４に保存されてから一度でもオープンされた場合、アクセス日時はオペレーティングシステムが有するファイルシステムにより更新されるため、保存日時よりも新しい。
【００４５】
そこで、判定部４１０は、取得部４０９が取得したアクセス日時が記憶制御部４０８により添付ファイル管理データ４Ｔから検索された保存日時よりも新しい場合、複製ファイルはオープン済みと判定する。判定部４１０は、取得部４０９が取得したアクセス日時が記憶制御部４０８により添付ファイル管理データ４Ｔから検索された保存日時よりも新しくない場合、複製ファイルはオープン済みでないと判定する。
【００４６】
なお、判定部４１０は、取得部４０９が取得した作成日時及びアクセス日時を用いて、アクセス日時が作成日時よりも新しい場合、複製ファイルはオープン済みと判定してもよい。また、判定部４１０は、取得部４０９が取得した作成日時及びアクセス日時を用いて、アクセス日時が作成日時よりも新しくない場合、複製ファイルはオープン済みでないと判定してもよい。かかる場合、添付ファイル管理データ４Ｔは、保存日時を含まなくてもよい。
【００４７】
出力部４１１は、添付ファイル管理データ４Ｔの保存先パスが空欄であり、かつ添付ファイル管理データ４Ｔのオープン有無が「無」である場合、添付ファイルのオープンを促す警告情報を表示部４６に出力する機能部である。また、出力部４１１は、添付ファイル管理データ４Ｔのオープン有無が「無」であり、かつ判定部４１０が複製ファイルはオープン済みでないと判定した場合、添付ファイルのオープンを促す警告情報を表示部４６に出力する機能部である。すなわち、出力部４１１は、複製ファイルが存在しないときに添付ファイルがオープン済みでない場合、又は添付ファイルが存在し、かつ添付ファイル及び複製ファイルの両者がオープン済みでない場合に、添付ファイルのオープンを促す警告情報を画像情報として表示部４６に出力する。出力部４１１は、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
なお、出力部４１１は、警告情報を音声情報としてスピーカに出力してもよい。
【００４８】
なお、出力部４１１は、表示部４６に各種画面に対応する情報を出力する機能部である。ここでの各種画面は、例えば電子メールの本文、添付ファイルの内容等を表示する画面である。
【００４９】
表示部４６は、ハードウェアの表示部４６と同一であり、出力部４１１が出力した警告情報に基づいて、添付ファイルのオープンを促す警告文言を含む画面を表示する。また、表示部４６は、出力部４１１が出力した警告情報に基づいて、添付ファイルを開くか否かを選択する選択画面を表示する。ここでの警告文言を含む画面と選択画面とは、別々の画面であってもよいし、同一の画面であってもよい。以下では、警告文言を含む画面と選択画面とは同一画面であるものとする。
【００５０】
ファイル管理部４１２は、ハードディスク４４に記憶された各種ファイルの属性を管理する機能部である。ファイル管理部４１２は、オペレーティングシステムが有するファイルシステムに対応し、各種ファイルに対する操作に基づいて、当該各種ファイルの属性を更新する。ファイル管理部４１２は、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
【００５１】
次に、端末装置４０の動作について説明する。まず、端末装置４０の動作の概要を、具体的な操作画面を参照して説明する。
社内グループのメンバが集まり、業務に関する会議を開いたものとする。ここで、メンバの一人であるユーザが、会議を欠席したメンバに、会議の資料を配布する場合を考える。
【００５２】
ユーザは、会議の紙資料を複合機２０でスキャンし、紙資料に対応する画像のファイルを複合機２０に生成させる。ユーザは、ファイルが添付された電子メールを自身が管理する端末装置４０に対応するメールアドレスへ、複合機２０に送信させる。端末装置４０は、メールサーバ３０を介して、複合機２０からファイルが添付された電子メールを受信する。端末装置４０は、ユーザによる操作に応じて添付ファイルを複製し、ユーザにより指定された保存先に複製ファイルを保存する。
【００５３】
端末装置４０は、複合機２０から受信した電子メールの転送指示を受け付けた場合、添付ファイル及び複製ファイルがオープン済みか否かを、添付ファイル管理データ４Ｔ及びオペレーティングシステムが有するファイルシステムを参照して調べる。端末装置４０は、添付ファイル及び複製ファイルが一度もオープンされていない場合、添付ファイルの内容の確認を促す警告画面を表示部４６に表示する。
【００５４】
図５は、転送画面１ｆの画面レイアウトの一例を示す説明図である。転送画面１ｆは、ユーザが端末装置４０においてプログラム４Ｐを起動し、受信した電子メールを転送するための操作をした場合、表示部４６に表示される。
転送画面１ｆは、差出人ラベル１１ｌｂｌ、宛先ボタン１１ｂｔｎ、宛先テキストボックス１１ｔｘｔ、添付ファイルラベル１２ｌｂｌ、件名テキストボックス１２ｔｘｔ、電子メール閲覧画面１０ｆ及び送信ボタン１２ｂｔｎを含む。
【００５５】
差出人ラベル１１ｌｂｌは、転送者の名称を表示する画面部品である。宛先ボタン１１ｂｔｎは、電子メールの送信先を選択するダイアログボックスを表示させるための画面部品である。宛先テキストボックス１１ｔｘｔは、電子メールの送信先を特定可能な情報を表示又は入力するための画面部品である。ユーザは、宛先ボタン１１ｂｔｎ又は宛先テキストボックス１１ｔｘｔを利用して、会議に欠席したメンバに対応するメールアドレスを選択又は入力する。
【００５６】
添付ファイルラベル１２ｌｂｌは、添付ファイルの名称を表示する画面部品である。添付ファイルラベル１２ｌｂｌが例えばダブルクリックされた場合、添付ファイルを指定し直すためのダイアログボックスが表示される。これにより、ユーザは、添付ファイルが意図するものと異なる場合、添付ファイルを意図するものに変更することができる。
【００５７】
件名テキストボックス１２ｔｘｔは、転送する電子メールの件名を表示又は入力するための画面部品である。電子メール閲覧画面１０ｆは、転送する電子メールの本文を表示する子画面である。送信ボタン１２ｂｔｎは、受信した電子メールの転送を実行するための画面部品である。
【００５８】
図６は、警告画面２ｆの画面レイアウトの一例を示す説明図である。警告画面２ｆは、転送画面１ｆにおいて送信ボタン１２ｂｔｎが押下された場合、転送画面１ｆの前面に例えばポップアップ画面として表示される。警告画面２ｆは、警告ラベル２１ｌｂｌ、開くボタン２１ｂｔｎ及び開かないボタン２２ｂｔｎを含む。
【００５９】
警告ラベル２１ｌｂｌは、ユーザに添付ファイルの確認を促す文字列を表示する画面部品である。当該文字列は、例えば「添付ファイルを開いて確認したほうがいいですよ」である。警告ラベル２１ｌｂｌから添付ファイルに関する注意喚起を促されたユーザは、開くボタン２１ｂｔｎ又は開かないボタン２２ｂｔｎを選択して押下する。
【００６０】
開くボタン２１ｂｔｎは、添付ファイルをオープンするための画面部品である。開かないボタン２２ｂｔｎは、添付ファイルをオープンせずに、警告画面２ｆをクローズする画面部品である。
【００６１】
図７は、添付ファイル表示画面３ｆの画面レイアウトの一例を示す説明図である。添付ファイル表示画面３ｆは、警告画面２ｆにおいて開くボタン２１ｂｔｎが押下された場合、転送画面１ｆの前面に例えばポップアップ画面として表示される。添付ファイル表示画面３ｆには、添付ファイルの内容が表示される。これにより、ユーザは添付ファイルの内容を確認することができる。例えば、ユーザは、複合機２０で紙資料をスキャンする場合、紙資料の縦横の向きや表裏を間違えたり、スキャンすべき箇所を間違えることがある。また、スキャン時における紙資料のブレ等で画像として取り込まれた文字が潰れることがある。かかる場合、添付ファイルの内容が表示されることで、ユーザは、紙資料のスキャニングをやり直すべきと判定することができる。
【００６２】
また、添付ファイルの内容自体は適切であっても、ユーザは添付ファイルを配布すべきメンバを間違えることがある。例えば、メンバ毎に配布する資料の種類が異なり、スキャンした紙資料の種類が多い場合、ユーザは宛先の選択又は入力の誤りを犯しやすい。しかし、ユーザは、宛先と添付ファイルの内容とを確認することにより、宛先の選択又は入力をやり直す機会を得ることができる。
【００６３】
警告画面２ｆにおける開かないボタン２２ｂｔｎが押下され、警告画面２ｆがクローズされた場合、転送画面１ｆが表示される（図５）。
【００６４】
ユーザは、宛先と添付ファイルとが適切であると確信した場合、送信ボタン１２ｂｔｎを押下し、転送処理を終了する。これにより、ユーザは短時間で業務を遂行することができる。
一方、ユーザは、宛先及び／又は添付ファイルが不適切であると認識した場合、複合機２０を利用したスキャニング操作や、宛先の選択又は入力等、不適切な点を解消するために、必要な操作をやり直す。これにより、端末装置４０は、ユーザによる不適切な添付ファイルの配布を防止することができる。
【００６５】
端末装置４０の動作の詳細について説明する。なお、電子メールの受信処理は、プログラム４Ｐが起動している場合、一定時間間隔にてバックグラウンドで実行される。
図８は、電子メールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。電子メールメイン処理は、４つのサブルーチン処理を含む。
【００６６】
オープン部４０２は、受信した電子メールの閲覧指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１）。オープン部４０２は、受信した電子メールの閲覧指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ１：ＹＥＳ）、メール閲覧処理を実行し（ステップＳ２）、ステップＳ３へ処理を進める。メール閲覧処理は、受信した電子メールの本文を転送画面１ｆに表示する処理であり、添付ファイルのコピー＆ペースト並びに添付ファイル管理データ４Ｔへのレコード挿入及びレコード更新を含む。
【００６７】
オープン部４０２が受信した電子メールの閲覧指示を受け付けていないと判定した場合（ステップＳ１：ＮＯ）、転送受付部４０６は受信した電子メールの転送指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ３）。転送受付部４０６が受信した電子メールの転送指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ３：ＹＥＳ）、出力部４１１は警告処理を実行する（ステップＳ４）。警告処理は、添付ファイル及び複製ファイルが一度もオープンされていない場合、警告画面２ｆを表示する処理である。
【００６８】
転送受付部４０６が受信した電子メールの転送指示を受け付けていないと判定した場合（ステップＳ３：ＮＯ）、ＣＰＵ４１は新規メールを作成する指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ５）。ＣＰＵ４１は、新規メールを作成する指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ５：ＹＥＳ）、新規メール作成処理を実行する（ステップＳ６）。新規メール作成処理は、新規メールを作成する画面を表示し、作成された電子メールを一時保存する処理である。
【００６９】
通信部４０１は、警告処理又は新規メール作成処理が実行された後に（ステップＳ４、Ｓ６）、送信処理を実行する（ステップＳ７）。送信処理は、電子メールを送信又は転送する処理である。ＣＰＵ４１は、送信処理を実行した場合（ステップＳ７）、処理をステップＳ１へ戻す。
【００７０】
図９及び図１０は、メール閲覧処理の手順の一例を示すフローチャートである。
オープン部４０２は、ステップＳ１で閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されているか否かを判定する（ステップＳ２０１）。オープン部４０２は、閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されていないと判定した場合（ステップＳ２０１：ＮＯ）、ステップＳ２１３に処理を進める。オープン部４０２により閲覧が指示された電子メールに添付ファイルが添付されていると判定された場合（ステップＳ２０１：ＹＥＳ）、抽出部４０７は閲覧が指示された電子メールのヘッダからメッセージＩＤ及び添付ファイル名を抽出する（ステップＳ２０２）。なお、ステップＳ２０２において、抽出部４０７は、抽出したメッセージＩＤ及び添付ファイル名をＲＡＭ４３に記憶する。ＣＰＵ４１は、以降のステップにおいて、メッセージＩＤ及び添付ファイル名を参照する必要が生じた場合、ＲＡＭ４３からメッセージＩＤ及び添付ファイル名を取得する。
【００７１】
記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔに、ステップ２０２で取得したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが記録されているか否かを判定する（ステップＳ２０３）。記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔにレコードが記録されていると判定した場合（ステップＳ２０３：ＹＥＳ）、ステップＳ２０５へ処理を進める。記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔにレコードが記録されていないと判定した場合（ステップＳ２０３：ＮＯ）、添付ファイル管理データ４Ｔに、取得したメッセージＩＤ及び添付ファイルの値を有する新規レコードを挿入する（ステップＳ２０４）。なお、ステップＳ２０４において、記憶制御部４０８は、新規レコードにおけるオープン有無の値に「無」を設定し、保存先パス及び保存日時に値を設定しない。
【００７２】
保存先受付部４０４は、添付ファイルの保存指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ２０５）。ステップＳ２０５において、保存先受付部４０４は、添付ファイルを保存するか否かを選択するためのダイアログボックスを表示部４６に表示し、表示したダイアログボックスに対するユーザからの応答に応じて判定処理を実行する。保存先受付部４０４は、添付ファイルの保存指示を受け付けていないと判定した場合（ステップＳ２０５：ＮＯ）、ステップＳ２１０へ処理を進める。保存先受付部４０４は、添付ファイルの保存指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ２０５：ＹＥＳ）、添付ファイルを保存する保存先パスを受け付ける（ステップＳ２０６）。ステップＳ２０６において、出力部４１１は、保存先を指定してファイルを保存するダイアログボックスを表示部４６に表示し、表示したダイアログボックスを介して、保存先パスを受け付ける。
【００７３】
複製部４０３は、添付ファイルを複製し、複製した複製ファイルをステップＳ２０６で受け付けた保存先に保存する（ステップＳ２０７）。記憶制御部４０８は、タイマ４８の計時に基づいて、複製ファイルを保存した時の日時を保存日時として取得する（ステップＳ２０８）。記憶制御部４０８は、ステップＳ２０２で取得したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル管理データ４Ｔのレコードに、受け付けた保存先パスと、取得した保存日時とを設定し、当該レコードを更新する（ステップＳ２０９）。
【００７４】
オープン部４０２は、添付ファイルの内容を表示する指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ２１０）。ステップＳ２１０において、出力部４１１は添付ファイルの内容を表示するか否かを選択するためのダイアログボックスを表示部４６に表示し、表示したダイアログボックスに対するユーザからの応答に応じて判定処理を実行する。オープン部４０２は、添付ファイルの内容を表示する指示を受け付けていないと判定した場合（ステップＳ２１０：ＮＯ）、ステップＳ２１３へ処理を進める。オープン部４０２は、添付ファイルの内容を表示する指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ２１０：ＹＥＳ）、添付ファイルをオープンする（ステップＳ２１１）。ステップＳ２１１において、出力部４１１は、オープンした添付ファイルの内容を図７に示した添付ファイル表示画面３ｆと同様の画面に表示する。
【００７５】
記憶制御部４０８は、ステップＳ２０２で取得したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル管理データ４Ｔのレコードに、オープン有無の値に「有」を設定し、当該レコードを更新する（ステップＳ２１２）。出力部４１１は、ステップＳ１で閲覧が指示された電子メールの本文を、図５に示した転送画面１ｆにおける電子メール閲覧画面１０ｆと同様の画面に表示し（ステップＳ２１３）、処理を終了する。
【００７６】
なお、上述の例では、メール閲覧処理は、受信したメールの閲覧指示を受け付けた場合に実行された。しかし、メール閲覧処理の大部分を占める処理、すなわち添付ファイル管理データ４Ｔへの新規レコード挿入と、レコード更新とに関する処理は、端末装置４０が電子メールを受信する都度、実行されてよい。
【００７７】
図１１及び図１２は、警告処理の手順の一例を示すフローチャートである。
出力部４１１は、ステップＳ３で転送指示を受け付けた電子メールを転送するための転送画面１ｆを表示部４６に表示する（ステップＳ４０１）。オープン部４０２は、転送指示を受け付けた電子メールに添付ファイルが添付されているか否かを判定する（ステップＳ４０２）。オープン部４０２は、転送指示を受け付けた電子メールに添付ファイルが添付されていないと判定した場合（ステップＳ４０２：ＮＯ）、処理を終了する。
【００７８】
オープン部４０２が転送指示を受け付けた電子メールに添付ファイルが添付されていると判定した場合（ステップＳ４０２：ＹＥＳ）、抽出部４０７は転送指示を受け付けた電子メールのヘッダからメッセージＩＤ及び添付ファイル名を抽出する（ステップＳ４０３）。記憶制御部４０８は、ステップＳ４０３で抽出部４０７が抽出したメッセージＩＤ及び添付ファイル名をキーにして、添付ファイル管理データ４Ｔからレコードを検索する（ステップＳ４０４）。判定部４１０は、ステップＳ４０４で検索したレコードのオープン有無の値が「有」か否かを判定する（ステップＳ４０５）。
【００７９】
判定部４１０は、ステップＳ４０４で検索したレコードのオープン有無が「有」であると判定した場合（ステップ４０５：ＹＥＳ）、処理を終了する。判定部４１０は、ステップＳ４０４で検索したレコードのオープン有無が「有」でないと判定した場合（ステップＳ４０５：ＮＯ）、当該レコードの保存先パス及び保存日時に値が夫々設定されているか否かを判定する（ステップＳ４０６）。判定部４１０は、ステップＳ４０４で検索したレコードの保存先パス及び保存日時に値が夫々設定されていないと判定した場合（ステップＳ４０６：ＮＯ）、ステップＳ４１０へ処理を進める。
【００８０】
取得部４０９は、判定部４１０がステップＳ４０４で検索したレコードの保存先パス及び保存日時に値が夫々設定されていると判定した場合（ステップＳ４０６：ＹＥＳ）、保存先に保存されている複製ファイルのプロパティを取得する（ステップＳ４０７）。ステップＳ４０７において、取得部４０９は、オペレーティングシステムに含まれるファイルシステムから複製ファイルのプロパティを取得する。ここで、複製ファイルのプロパティは、作成日時、更新日時及び最終アクセス日時を含む。なお、端末装置４０に予め既存のファイル管理アプリケーションをインストールしておき、取得部４０９は当該ファイル管理アプリケーションから複製ファイルのプロパティを取得してもよい。
【００８１】
取得部４０９は、ステップＳ４０７で取得した複製ファイルのプロパティから、複製ファイルの最終アクセス日時を抽出する（ステップＳ４０８）。判定部４１０は、ステップＳ４０８で抽出した複製ファイルの最終アクセス日時がステップＳ４０４で検索したレコードの保存日時よりも新しいか否かを判定する（ステップＳ４０９）。判定部４１０は、ステップＳ４０８で抽出した複製ファイルの最終アクセス日時がステップＳ４０４で検索したレコードの保存日時よりも新しいと判定した場合（ステップＳ４０９：ＹＥＳ）、処理を終了する。
【００８２】
判定部４１０がステップＳ４０８で抽出した複製ファイルの最終アクセス日時がステップＳ４０４で検索したレコードの保存日時よりも新しくないと判定した場合（ステップＳ４０９：ＮＯ）、出力部４１１は警告画面２ｆを表示部４６に表示する（ステップＳ４１０）。オープン部４０２は、警告画面２ｆの開くボタン２１ｂｔｎが押下されたか否かを判定する（ステップＳ４１１）。オープン部４０２は、警告画面２ｆの開くボタン２１ｂｔｎが押下されていないと判定した場合（ステップＳ４１１：ＮＯ）、すなわち警告画面２ｆの開かないボタン２２ｂｔｎが押下されたと判定した場合、処理を終了する。
【００８３】
オープン部４０２は、警告画面２ｆの開くボタン２１ｂｔｎが押下されたと判定した場合（ステップＳ４１１：ＹＥＳ）、添付ファイルをオープンし（ステップＳ４１２）、処理を終了する。ステップＳ４１２において、出力部４１１は、オープンした添付ファイルの内容を図７に示した添付ファイル表示画面３ｆに表示する。ステップＳ４１２以降、ユーザは添付ファイル表示画面３ｆをクローズし、転送画面１ｆの送信ボタン１２ｂｔｎを押下するか、転送画面１ｆをクローズする操作をする。
なお、ステップＳ４０５で、レコードのオープン有無が「有」でないと判定した場合、ステップＳ４０６〜Ｓ４０９の処理を実行せずに、すなわち、複製ファイルに対するオープンの有無を考慮せずに、ステップＳ４１０の処理を実行することも考えられる。
【００８４】
図１３は、新規メール作成処理の手順の一例を示すフローチャートである。
ＣＰＵ４１は、新規メールを作成するための新規作成画面（図示せず）を表示する（ステップＳ６１）。当該新規作成画面は、新規メールを保存するための保存ボタン、宛先を指定するための画面部品、新規メールを送信するための送信ボタン、ファイルを添付するための画面部品等を含む。ＣＰＵ４１は、一定時間間隔で新規作成画面に入力された本文、宛先等をハードディスク４４に一時的に保存する（ステップＳ６２）。
【００８５】
ＣＰＵ４１は、保存ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ６３）。ＣＰＵは、保存ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ６３：ＮＯ）、ステップＳ６３へ処理を戻す。ＣＰＵ４１は、保存ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ６３：ＹＥＳ）、新規メールを保存し（ステップＳ６４）、処理を終了する。
なお、ＣＰＵ４１は、新規メールにてファイルが添付された場合、当該ファイル名もハードディスク４４に保存する。
ステップＳ６４以降、ユーザは新規作成画面の送信ボタンを押下するか、新規作成画面をクローズする操作をする。
【００８６】
図１４は、送信処理の手順の一例を示すフローチャートである。
通信部４０１は、転送画面１ｆの送信ボタン１２ｂｔｎ又は新規作成画面の送信ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ７１）。通信部４０１は、転送画面１ｆの送信ボタン１２ｂｔｎ及び新規作成画面の送信ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ７１：ＮＯ）、処理を終了する。通信部４０１は、転送画面１ｆの送信ボタン１２ｂｔｎ又は新規作成画面の送信ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ７１：ＹＥＳ）、選択された電子メールの送信又は転送を実行する（ステップＳ７２）。通信部４０１は、送信した送信済み電子メールを送信元のメールアドレスに対応するメールボックス４Ｂに保存し（ステップＳ７３）、処理を終了する。
【００８７】
上述の例では、複合機２０で生成した画像のファイルを社内グループに配布して、情報の共有化を図る例を挙げた。しかし、電子メールに添付して一定のグループメンバに配布するファイルは、画像ファイルに限らないことは勿論である。例えば、添付ファイルは、テキストファイル、ワードプロセッサで作成されたファイル、表計算ソフトのファイル、映像ファイル、音声ファイル等でもよい。
【００８８】
上述の例では、社内の複合機２０から端末装置４０が受信した電子メールを、ネットワーク１Ｎに接続された他の端末装置４０へ転送する場合を例に挙げた。しかし、端末装置４０が転送する電子メールは、例えばインターネットメールでもよく、転送先は社内に限らない。
【００８９】
上述の例では、社内グループメンバ間での情報の共有化を扱った。しかし、ファイルが添付された電子メールを転送することにより、情報の共有化が図られるグループは、社内グループに限らない。添付ファイルを介して情報の共有化が図られるグループは、例えば企業から製品情報の提供を受ける顧客グループ、教育機関から学校運営情報の提供を受ける保護者グループ、行政機関から市民サービス情報の提供を受ける市民グループ等でもよい。
【００９０】
上述の例では、１つの電子メールに１つのファイルが添付されている場合を扱った。しかし、１つの電子メールに複数のファイルが添付されていてもよいことは勿論である。かかる場合、ＣＰＵ４１は、添付ファイル管理データ４Ｔに対して、添付ファイルの数だけ、同一の処理を繰り返す。また、ＣＰＵ４１は、添付ファイルの数だけ、電子メール転送前のチェック処理を繰り返す。
【００９１】
端末装置４０によれば、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
ユーザは、受信した電子メールにファイルが添付されている場合、当該ファイルを自身が管理するＰＣの作業フォルダ、自身に割り当てられたファイルサーバのフォルダ等にコピー＆ペーストする場合がある。それは、添付ファイルをファイル毎に分類して管理したり、複製・保存したファイルを編集したりするためである。その後、ユーザは、添付ファイルそのもの又はコピー＆ペーストした複製ファイルをオープンすることもあれば、オープンしないこともある。ユーザは、他者と情報を共有化するために、受信した電子メールを他者へ転送する場合、電子メールに添付されているファイルと、コピー＆ペーストした複製ファイルとのどちらについても、その内容を確認せずに転送することがある。その場合、不適切なファイルが添付された電子メールが誤って送信される虞がある。本実施の形態１によれば、端末装置４０は、添付ファイル及び複製ファイルのいずれもがオープンされていない場合、ユーザに警告を発することで、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
【００９２】
ユーザが電子メールに添付されたファイルをわざわざ自身が管理するＰＣ等の記憶領域にコピー＆ペーストするのは、そのファイルがユーザにとって重要度が高いからである。しかし、ユーザが複製ファイルをオープンしていない場合、ユーザはメールボックス４Ｂに保存されている添付ファイルもオープンしていない可能性が高い。そのため、添付ファイルそのもののオープン有無と独立して、複製ファイルがオープンされていない場合、ユーザに添付ファイルに関する注意を喚起するだけでも、適切な情報共有化、情報漏洩防止等に資する。そのため、端末装置４０は、複製ファイルがオープン済みか否かだけを判定して、警告画面２ｆを表示してもよい。
【００９３】
実施の形態２
実施の形態２は、ウェブメールサーバが受信した電子メールに添付されたファイルを、電子メールを介して友人グループに配布することにより、情報の共有化を図るウェブメールシステムに関する。
なお、実施の形態２において、実施の形態１と同様である構成要素には同一の参照番号を付してその詳細な説明を省略する。
【００９４】
図１５は、ウェブメールシステム１００の構成の一例を示す説明図である。ウェブメールシステム１００は、ウェブメールサーバ５０、他のウェブメールサーバ６０、メールサーバ７０、端末装置４０及びＰＣ８０を含む。ウェブメールサーバ５０、他のウェブメールサーバ６０、メールサーバ７０、端末装置４０及びＰＣ８０は、インターネット１０Ｎに接続されている。
【００９５】
ウェブメールサーバ５０は、例えば汎用コンピュータ、ワークステーション、デスクトップ型ＰＣ等である。ウェブメールサーバ５０には、ウェブメールソフトウェアがインストールされている。
ウェブメールサーバ５０は、他のウェブメールサーバ６０及びメールサーバ７０と電子メールの送受信を行う。
【００９６】
他のウェブメールサーバ６０及びメールサーバ７０は、夫々例えば汎用コンピュータ、ワークステーション、デスクトップ型ＰＣ等である。図１５には、他のウェブメールサーバ６０及びメールサーバ７０が夫々１台ずつ描かれているが、他のウェブメールサーバ６０及びメールサーバ７０各々は複数台であってもよい。
他のウェブメールサーバ６０は、ウェブメールサーバ５０及びメールサーバ７０と電子メールの送受信を行う。メールサーバ７０は、ウェブメールサーバ５０及び他のウェブメールサーバ６０と電子メールの送受信を行う。
【００９７】
端末装置４０のハードウェア構成は、実施の形態１に係る端末装置４０と同じである。ただし、端末装置４０のハードディスク４４には、プログラム４０Ｐ及びブラウザプログラム４００Ｐがインストールされている。プログラム４０Ｐは、実施の形態１に係るプログラム４Ｐをブラウザのアドオンソフトに改変したものである。図１５には１台の端末装置４０が描かれているが、端末装置４０の台数は複数台でもよい。
端末装置４０は、ウェブメールサーバ５０と情報の送受信を行う。ファイルが添付された電子メールを友人グループに転送するユーザは、端末装置４０の使用者である。
【００９８】
ＰＣ８０は、例えばデスクトップ型ＰＣ、ノートブック型ＰＣ、タブレット型ＰＣ、スマートフォン等である。ＰＣ８０には、電子メールソフト及びブラウザがインストールされている。図１５には、２台のＰＣ８０が描かれているが、ＰＣ８０の数は３台以上又は１台でもよい。
ＰＣ８０は、ウェブメールサーバ５０、他のウェブメールサーバ６０又はメールサーバ７０と情報の送受信を行う。ユーザが転送した電子メールを受け取る友人グループのメンバは、ＰＣ８０の使用者である。
【００９９】
図１６は、ウェブメールサーバ５０のハードウェア構成例を示すブロック図である。ウェブメールサーバ５０は、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２及びＲＡＭ５３を含む。また、ウェブメールサーバ５０は、ハードディスク５４、ディスクドライブ５５、表示部５６、操作部５７、タイマ５８及び通信部５９を含む。
【０１００】
ＣＰＵ５１は、ソフトウェアプログラムに記述された命令セットを実行するためのプロセッサである。ＣＰＵ５１は、ウェブメールサーバ５０の各構成部を制御する。ＣＰＵ５１は、ハードディスク５４に記憶されたプログラム５ＰをＲＡＭ５３に読み出し、ＲＡＭ５３に読み出したプログラム５Ｐを実行する。
なお、ＣＰＵ５１は、抽出部及び複製部に対応する。
【０１０１】
ＲＯＭ５２は、読み出し専用記憶媒体であり、例えば不揮発性の半導体メモリである。ＲＯＭ５２は、ウェブメールサーバ５０の起動時にＣＰＵ５１が実行するＢＩＯＳ、ファームウェア等を記憶している。
【０１０２】
ＲＡＭ５３は、主記憶装置である。ＲＡＭ５３は、例えばＳＲＡＭ又はＤＲＡＭであり、ＣＰＵ５１が実行する処理の過程で必要な作業変数、データ等を一時的に記憶する。
【０１０３】
ハードディスク５４は、補助記憶装置である。ハードディスク５４は、ウェブメールサーバ５０の内部に取り付けられるものであっても、ウェブメールサーバ５０の外部に置かれるものであってもよい。
【０１０４】
ハードディスク５４は、ＣＰＵ５１が実行するプログラム５Ｐ及び添付ファイル送信管理データ５Ｔを記憶している。
プログラム５Ｐは、ウェブメールソフトウェアを含む。
添付ファイル送信管理データ５Ｔは、電子メールに添付されたファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を端末装置４０へ送信したか否かを管理するデータである。１の添付ファイル送信管理データ５Ｔは、１のユーザのメールアドレスと対応付けられているものとする。添付ファイル送信管理データ５Ｔの詳細については、後述する。
ハードディスク５４には、記憶領域であるメールボックス５Ｂが格納されている。ここでのメールボックス５Ｂは、ユーザのメールアドレスと対応付けた状態で、受信した電信メールと、送信済みの電子メールとを保存する記憶領域である。メールボックス５Ｂは、ハードディスク５４上の予め決められたパスに所在する。
【０１０５】
ディスクドライブ５５は、外部の記憶媒体であるＣＤ、ＤＶＤ、ＢＤ等の光ディスク１ｄから情報を読み出し、光ディスク１ｄに情報を記録する。
【０１０６】
表示部５６は、画像を表示する表示装置である。表示部５６は、例えば液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ等の画面を有し、ＣＰＵ５１からの指示に従って、プログラム５Ｐに係る各種情報を当該画面に表示する。
【０１０７】
操作部５７は、ユーザからの各種の入力を受け付けるキーボード、マウス、電源スイッチ等の入力デバイスである。操作部５７は、ユーザによる操作に基づいて入力信号を生成する。生成された入力信号は、バス５ｂを介してＣＰＵ５１に出力される。
【０１０８】
タイマ５８は、クロックを数えることで一定時間の経過を計時する装置である。タイマ５８は、計時した結果をＣＰＵ５１に出力する。
【０１０９】
通信部５９は、有線又は無線通信のモデム、ＬＡＮカード、ルータ、ＵＳＢ端子、接続コネクタ等である。通信部５９は、インターネット１０Ｎに接続されている。
なお、通信部５９は、送信部及び受信部に対応する。
【０１１０】
なお、ＣＰＵ５１は、ディスクドライブ５５を介して、プログラム５Ｐを光ディスク１ｄなどの可搬記憶媒体から読み込んでもよい。ＣＰＵ５１は、通信部５９を介して、プログラム５Ｐを他の情報処理装置又は記憶装置から読み込んでもよい。さらに、プログラム５Ｐを記憶したフラッシュメモリ等の半導体メモリ１ｍが、ウェブメールサーバ５０内に実装されていてもよい。
【０１１１】
次に、端末装置４０及びウェブメールサーバ５０の機能について説明する。
図１７は、端末装置４０及びウェブメールサーバ５０の機能構成例を示す機能ブロック図である。端末装置４０の各機能部は、ハードディスク４４に記憶されたプログラム４Ｐと、ＣＰＵ４１、ＲＡＭ４３、ハードディスク４４等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。ウェブメールサーバ５０の各機能部は、ハードディスク５４に記憶されたプログラム５Ｐと、ＣＰＵ５１、ＲＡＭ５３、ハードディスク５４等のハードウェア資源とが協働して動作することにより実現される。
【０１１２】
端末装置４０は、通信部４０１、保存先受付部４０４、保存部４０５、転送受付部４０６、記憶制御部４０８、取得部４０９、判定部４１０、出力部４１１及びファイル管理部４１２の各機能部を含む。これらの機能部は、実施の形態１に係る端末装置の各機能部と同じである。
端末装置４０は、表示制御部４１３及び要求受付部４１４を含む。表示制御部４１３は、ハードウェアのＣＰＵ４１及びソフトウェアのブラウザプログラム４００Ｐに対応する。表示制御部４１３は、通信部４０１がウェブメールサーバ５０から受信した画面情報に対応する画面を表示部４６に表示する。要求受付部４１４は、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応し、添付ファイルの複製ファイルをウェブメールサーバ５０から端末装置４０へダウンロードする要求を受け付ける機能部である。
【０１１３】
ウェブメールサーバ５０は、通信部５０１、生成部５０２、抽出部５０３、記憶制御部５０４及び複製部５０５を含む。
通信部５０１は、ハードウェアのＣＰＵ５１及び通信部５９に対応する機能部である。通信部５０１は、他のウェブメールサーバ６０及びメールサーバ７０から電子メールを受信し、受信した電子メールを該電子メールの受信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス５Ｂに保存する。通信部５０１は、他のウェブメールサーバ６０又はメールサーバ７０へ電子メールを送信し、送信した送信済み電子メールを該電子メールの送信者のメールアドレスと対応付けられているメールボックス５Ｂに保存する。
【０１１４】
生成部５０２は、ブラウザが表示する画面に対応する画面情報を生成する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ５１に対応する。生成部５０２が生成する画面情報に対応する画面は、受信した電子メールの内容を表示する画面、添付ファイルの内容を表示する画面及び各種情報を通知する画面を含む。
なお、ブラウザが表示する画面に対応する画面情報は、例えばＨＴＭＬファイルである。しかし、ブラウザが表示する画面に対応する画面情報は、静止画像ファイル、動画像ファイル、テキストファイル、ワードプロセッサ用のファイル、表計算ソフト用のファイル等も含む。端末装置４０のブラウザプログラム４００Ｐは、これらのファイルをウェブメールサーバ５０からダウンロードすることができるが、ダウンロードしたこれらのファイルをオープンして、その内容をブラウザの画面に表示することもできる。端末装置４０がウェブメールサーバ５０からダウンロードしたファイルの内容を表示部４６に表示する場合、生成部５０２が生成する画面情報には、当該ファイルも含まれる。
【０１１５】
抽出部５０３は、メールボックス５Ｂに保存されている電子メールのヘッダ情報から当該電子メールの識別情報を抽出する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ５１に対応する。また、抽出部５０３は、電子メールにファイルが添付されている場合、電子メールのヘッダ情報から添付ファイルの識別情報も抽出する機能部である。
【０１１６】
記憶制御部５０４は、添付ファイル送信管理データ５Ｔに対して、新規レコードの挿入、レコード検索、レコード更新、レコード削除を実行する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ４１に対応する。
【０１１７】
複製部５０５は、ウェブメールサーバ５０が端末装置４０から添付ファイルのダウンロード要求を受信した場合、添付ファイルを複製する機能部であり、ハードウェアのＣＰＵ５１に対応する。
【０１１８】
図１８は、添付ファイル送信管理データ５Ｔのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。添付ファイル送信管理データ５Ｔは、メッセージＩＤ、添付ファイル名及び送信有無の各列を含む。メッセージＩＤの項目には、少なくともメールボックス５Ｂに格納されているメールデータの中で各電子メールを一意に識別可能な情報が格納される。添付ファイル名の項目には、添付ファイルが添付された電子メール毎に、すなわち、少なくとも１のメッセージＩＤに対応するデータの中で一意に識別可能な情報として、例えば添付ファイルの名称が格納される。送信有無の項目には、添付ファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報が端末装置４０へ送信済みか否かを示すフラグが格納される。当該画面情報が未送信である場合、送信有無に「無」が格納される。当該画面情報が送信済みである場合、送信有無に「有」が格納される。
添付ファイル送信管理データ５Ｔのデータは、メッセージＩＤ及び添付ファイル名をキーとし、メッセージＩＤ及び添付ファイル別に管理される。そのため、電子メールにおける添付ファイルの数が例えば１つの場合、添付ファイル送信管理データ５Ｔに登録されるレコードの数は１件である。電子メールにおける添付ファイルの数が例えば２つの場合、添付ファイル送信管理データ５Ｔに登録されるレコードの数は２件である。
【０１１９】
次に、端末装置４０及びウェブメールサーバ５０の動作について説明する。
図１９及び図２０は、ウェブメールメイン処理の手順の一例を示すフローチャートである。ウェブメールメイン処理は、ウェブメールサーバ５０が受信した電子メールの内容を端末装置４０の表示部４６に表示する処理である。ウェブメールメイン処理は、３つのサブルーチン処理を含む。第一のサブルーチン処理は、添付ファイルの内容を端末装置４０の表示部４６に表示する添付ファイル表示処理である。第二のサブルーチン処理は、端末装置４０がウェブメールサーバ５０から添付ファイルをダウンロードする添付ファイルダウンロード処理である。第三のサブルーチン処理は、電子メールを転送するメール転送処理である。
【０１２０】
ウェブメールメイン処理の開始前に、端末装置４０におけるブラウザの画面には、ウェブメールサーバ５０が受信したユーザ宛の電子メールの一覧画面が表示されているものとする。一覧画面に表示される各電子メールには、電子メールの識別情報であるメッセージＩＤが一覧画面に表示されない隠しデータとして関連付けられている。電子メールの一覧画面は、選択された電子メールの閲覧要求をメッセージＩＤと共にウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンを含む。ユーザは、電子メールを閲覧する場合、閲覧を希望する電子メールを選択し、当該送信ボタンを押下する。当該送信ボタンが押下された場合、ＣＰＵ４１は、ウェブメールメイン処理を開始する。
【０１２１】
端末装置４０の通信部４０１は、電子メールの閲覧指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ８０１）。通信部４０１は、電子メールの閲覧指示を受け付けていないと判定した場合（ステップＳ８０１：ＮＯ）、ステップＳ８０１へ処理を戻す。通信部４０１は、電子メールの閲覧指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ８０１：ＹＥＳ）、メッセージＩＤと共に電子メールの閲覧要求をウェブメールサーバ５０へ送信する（ステップＳ８０２）。
【０１２２】
ウェブメールサーバ５０の通信部５０１は、端末装置４０からメッセージＩＤと共に電子メールの閲覧要求を受信する（ステップＳ８０３）。抽出部５０３は、受信したメッセージＩＤに対応する電子メールをメールボックス５Ｂから抽出する（ステップＳ８０４）。抽出部５０３は、抽出した電子メールにファイルが添付されているか否かを判定する（ステップＳ８０５）。抽出部５０３は、抽出した電子メールにファイルが添付されていないと判定した場合（ステップＳ８０５：ＮＯ）、ステップＳ８０９へ処理を進める。
【０１２３】
抽出部５０３は、抽出した電子メールにファイルが添付されていると判定した場合（ステップＳ８０５：ＹＥＳ）、抽出した電子メールのヘッダから添付ファイル名を抽出する（ステップＳ８０６）。記憶制御部５０４は、添付ファイル送信管理データ５Ｔに、ステップ８０３で通信部５０１が受信したメッセージＩＤ及びステップＳ８０６で抽出部５０３が抽出した添付ファイル名に対応するレコードが記録されているか否かを判定する（ステップＳ８０７）。記憶制御部５０４は、レコードが記録されていると判定した場合（ステップＳ８０７：ＹＥＳ）、ステップＳ８０９へ処理を進める。
【０１２４】
記憶制御部５０４は、レコードが記録されていないと判定した場合（ステップＳ８０７：ＮＯ）、添付ファイル送信管理データ５Ｔに、受信したメッセージＩＤ及び抽出した添付ファイル名を値とする新規レコードを挿入する（ステップＳ８０８）。なお、ステップＳ８０８において、記憶制御部５０４は、新規レコードにおける送信有無の値に「無」を設定する。生成部５０２は、抽出した電子メールのヘッダ情報及び本文情報に基づいて、電子メールの閲覧画面に対応する画面情報を生成する（ステップＳ８０９）。
【０１２５】
ステップＳ８０９において、生成部５０２が生成する画面情報に対応する閲覧画面は、例えば図５に示した転送画面１ｆと類似の画面であり、電子メールのメッセージＩＤ及び添付ファイル名が含まれている。また、生成部５０２が生成する画面情報に対応する閲覧画面には、３つの送信ボタンが含まれている。第一の送信ボタンは、添付ファイルの表示要求をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンである。第二の送信ボタンは、添付ファイルのダウンロード要求をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンである。第三の送信ボタンは、電子メールの転送指示をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンである。通信部５０１は、ステップＳ８０９で生成部５０２が生成した画面情報を端末装置４０へ送信する（ステップＳ８１０）。
【０１２６】
端末装置４０の通信部４０１は、ウェブメールサーバ５０から画面情報を受信する（ステップＳ８１１）。表示制御部４１３は、受信した画面情報に対応する閲覧画面を表示部４６に表示する（ステップＳ８１２）。ステップＳ８１２において、ＣＰＵ４１は、受信した画面情報に含まれるメッセージＩＤ及び添付ファイル名をＲＡＭ４３に記憶する。ＣＰＵ４１は、以降の処理においてメッセージＩＤ及び添付ファイル名が必要になった場合、適宜ＲＡＭ４３からメッセージＩＤ及び添付ファイル名を読み出すものとする。なお、電子メールにファイルが添付されていない場合、添付ファイル名はウェブメールサーバから送信されないため、ＣＰＵ４１は、メッセージＩＤのみをＲＡＭ４３に記憶する。
【０１２７】
ＣＰＵ４１は、閲覧画面にて添付ファイルの表示要求をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ８１３）。ＣＰＵ４１が添付ファイルの表示要求を送信する送信ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ８１３：ＮＯ）、要求受付部４１４は添付ファイルのダウンロード要求をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ８１４）。
【０１２８】
要求受付部４１４が添付ファイルのダウンロード要求を送信する送信ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ８１４：ＮＯ）、転送受付部４０６は電子メールの転送指示をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ８１５）。転送受付部４０６は、電子メールの転送指示をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ８１５：ＮＯ）、ステップＳ８１３へ処理を戻す。
【０１２９】
ＣＰＵ４１は、添付ファイルの表示要求を送信する送信ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ８１３：ＹＥＳ）、添付ファイル表示処理を実行し（ステップＳ９）、処理を終了する。ＣＰＵ４１は、要求受付部４１４が添付ファイルのダウンロード要求を送信する送信ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ８１４：ＹＥＳ）、添付ファイルダウンロード処理を実行し（ステップＳ１０）、処理を終了する。ＣＰＵ４１は、転送受付部４０６が電子メールの転送指示をウェブメールサーバ５０へ送信する送信ボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ８１５：ＹＥＳ）、メール転送処理（Ｓ１１）を実行し、処理を終了する。
【０１３０】
図２１は、添付ファイル表示処理の手順の一例を示すフローチャートである。
端末装置４０の通信部４０１は、電子メールのメッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に、添付ファイルの表示要求をウェブメールサーバ５０へ送信する（ステップＳ９０１）。
ウェブメールサーバ５０の通信部５０１は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に、添付ファイルの表示要求を端末装置４０から受信する（ステップＳ９０２）。記憶制御部５０４は、受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル送信管理データ５Ｔのレコードに、送信有無の値として「有」を設定し、当該レコードを更新する（ステップＳ９０３）。
【０１３１】
生成部５０２は、ステップＳ９０２で受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に基づいて、該当する添付ファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を生成する（ステップＳ９０４）。ステップＳ９０４において生成部５０２が生成する画面情報には、メッセージＩＤ及び添付ファイル名が含まれている。通信部５０１は、生成した画面情報を端末装置４０へ送信する（ステップＳ９０５）。
【０１３２】
端末装置４０の通信部４０１は、ウェブメールサーバ５０から画面情報を受信する（ステップＳ９０６）。表示制御部４１３は、受信した画面情報に対応する添付ファイルの内容に係る画面を表示部４６に表示する（ステップＳ９０７）。記憶制御部４０８は、受信した画面情報に含まれるメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが添付ファイル管理データ４Ｔに記録されているか否かを判定する（ステップＳ９０８）。なお、ステップＳ９０８において、記憶制御部４０８は、ＲＡＭ４３に記憶したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に基づいて、判定処理を実行してもよい。
【０１３３】
記憶制御部４０８は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが添付ファイル管理データ４Ｔに記録されていないと判定した場合（ステップＳ９０８：ＮＯ）、次の処理を実行する。すなわち、記憶制御部４０８は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名の値を有する新規レコードを添付ファイル管理データ４Ｔに挿入し（ステップＳ９０９）、処理を終了する。なお、ステップＳ９０９において、記憶制御部４０８は、新規レコードにおけるオープン有無の値に「有」を設定し、保存先パス及び保存日時を設定しない。
【０１３４】
記憶制御部４０８は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが添付ファイル管理データ４Ｔに記録されていると判定した場合（ステップＳ９０８：ＹＥＳ）、次の処理を実行する。すなわち、記憶制御部４０８は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードのオープン有無の値に「有」を設定して、当該レコードを更新し（ステップＳ９１０）、処理を終了する。
【０１３５】
図２２は、添付ファイルダウンロード処理の手順の一例を示すフローチャートである。
ＣＰＵ４１は、電子メールのメッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に、添付ファイルのダウンロード要求をウェブメールサーバ５０へ送信する（ステップＳ１００１）。
【０１３６】
ウェブメールサーバ５０の通信部５０１は、電子メールのメッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に、添付ファイルのダウンロード要求を端末装置４０から受信する（ステップＳ１００２）。複製部５０５は、メールボックス５Ｂから受信したメッセージＩＤに対応する電子メールを抽出し、抽出した電子メールに添付され、かつ受信した添付ファイル名に対応するファイルを複製する（ステップＳ１００３）。通信部５０１は、電子メールのメッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に、生成した複製ファイルを端末装置４０へ送信する（ステップＳ１００４）。
【０１３７】
端末装置４０の通信部４０１は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名と共に複製ファイルをウェブメールサーバ５０から受信する（ステップＳ１００５）。記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔに、受信した受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが記録されているか否かを判定する（ステップＳ１００６）。なお、ステップＳ１００６において、記憶制御部４０８は、ＲＡＭ４３に記憶されたメッセージＩＤ及び添付ファイル名に基づいて、判定処理を実行してもよい。記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔに、受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応するレコードが記録されていると判定した場合（ステップＳ１００６：ＹＥＳ）、ステップＳ１００８へ処理を進める。
【０１３８】
記憶制御部４０８は、添付ファイル管理データ４Ｔに、受信したメッセージＩＤ及び複製ファイル名に対応するレコードが記録されていないと判定した場合（ステップＳ１００６：ＮＯ）、次の処理を実行する。すなわち、記憶制御部４０８は、受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名の値を有する新規レコードを添付ファイル管理データ４Ｔに挿入する（ステップＳ１００７）。なお、ステップＳ１００７において、記憶制御部４０８は、新規レコードにおけるオープン有無の値に「無」を設定し、保存先パス及び保存日時を設定しない。
【０１３９】
保存先受付部４０４は、保存先を指定してファイルを保存するダイアログボックスを表示する（ステップＳ１００８）。保存部４０５は、ダイアログボックスから指定された保存先パスに、ステップＳ１００５で受信した複製ファイルを保存する（ステップＳ１００９）。記憶制御部４０８は、受信したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル管理データ４Ｔのレコードに、指定された保存先パスと、複製ファイルを保存した保存日時とを設定して、当該レコードを更新し（ステップＳ１０１０）、処理を終了する。
【０１４０】
図２３、図２４及び図２５は、メール転送処理の手順の一例を示すフローチャートである。
端末装置４０のＣＰＵ４１は、受け付けた転送指示の対象である電子メールにファイルが添付されているか否かを判定する（ステップＳ１１０１）。ステップＳ１１０１において、ＣＰＵ４１は、ステップＳ８１２でＲＡＭ４３に記憶したメッセージＩＤと添付ファイル名とを参照することにより、ファイルが添付されているか否かを判定する。ＣＰＵ４１は、ＲＡＭ４３にメッセージＩＤのみが記憶されている場合、電子メールにファイルは添付されていないと判定する。ＣＰＵ４１は、ＲＡＭ４３にメッセージＩＤ及び添付ファイル名が記憶されている場合、電子メールにファイルが添付されていると判定する。
【０１４１】
ＣＰＵ４１は、受け付けた転送指示の対象である電子メールにファイルが添付されていないと判定した場合（ステップＳ１１０１：ＮＯ）、ステップＳ１１１２へ処理を進める。ＣＰＵ４１が受け付けた転送指示の対象である電子メールにファイルが添付されていると判定した場合（ステップＳ１１０１：ＹＥＳ）、記憶制御部４０８はＲＡＭ４３から読み出したメッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル管理データ４Ｔのレコードを検索する（ステップＳ１１０２）。記憶制御部４０８は、検索したレコードのオープン有無の値が「有」か否かを判定する（ステップＳ１１０３）。
【０１４２】
記憶制御部４０８は、検索したレコードのオープン有無の値が「有」であると判定した場合（ステップＳ１１０３：ＹＥＳ）、ステップＳ１１１２へ処理を進める。記憶制御部４０８が検索したレコードのオープン有無の値が「有」でないと判定した場合（ステップＳ１１０３：ＮＯ）、取得部４０９はステップＳ１１０２で検索したレコードの保存先パスに保存されている複製ファイルのプロパティを取得する（ステップＳ１１０４）。取得部４０９は、取得した複製ファイルのプロパティから最終アクセス日時を抽出する（ステップＳ１１０５）。判定部４１０は、ステップＳ１１０５で抽出した最終アクセス日時がステップＳ１１０２で検索したレコードの保存日時よりも新しいか否かを判定する（ステップＳ１１０６）。
【０１４３】
判定部４１０は、ステップＳ１１０５で抽出した最終アクセス日時がステップＳ１１０２で検索したレコードの保存日時よりも新しいと判定した場合（ステップＳ１１０６：ＹＥＳ）、ステップＳ１１１２へ処理を進める。判定部４１０により、ステップＳ１１０５で抽出した最終アクセス日時がステップＳ１１０２で検索したレコードの保存日時よりも新しくないと判定された場合（ステップＳ１１０６：ＮＯ）、出力部４１１は警告画面を表示部４６に表示する（ステップＳ１１０７）。
【０１４４】
ここでの警告画面は、図６に示した警告画面２ｆに類似し、例えば「添付ファイルを開いて確認したほうがいいですよ」という文字列を含んでいる。また、ここでの警告画面は、図６に示した警告画面２ｆに類似し、添付ファイルを開くボタンと、添付ファイルを開かないボタンとを含んでいる。なお、上記の添付ファイルは、ユーザが保存先に保存した添付ファイルの複製ファイルである。
【０１４５】
ＣＰＵ４１は、警告画面にて開くボタンが押下されたか否かを判定する（ステップＳ１１０８）。ＣＰＵ４１は、警告画面にて開くボタンが押下されていないと判定した場合（ステップＳ１１０８：ＮＯ）、すなわち開かないボタンが押下されたと判定した場合、警告画面をクローズして、ステップＳ１１１１へ処理を進める。ＣＰＵ４１は、警告画面にて開くボタンが押下されたと判定した場合（ステップＳ１１０８：ＹＥＳ）、保存先の複製ファイルをオープンする（ステップＳ１１０９）。記憶制御部４０８は、メッセージＩＤ及び添付ファイル名に対応する添付ファイル管理データ４Ｔにおけるオープン有無の値に「有」を設定して、当該レコードを更新する（ステップＳ１１１０）。
【０１４６】
転送受付部４０６は、電子メールを転送するか否かを選択するダイアログボックスを表示部４６に表示し、電子メールの転送指示を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１１１１）。ここでの転送指示には、宛先のメールアドレスが含まれている。転送受付部４０６は、電子メールの転送指示を受け付けなかったと判定した場合（ステップＳ１１１１：ＮＯ）、処理を終了する。転送受付部４０６が電子メールの転送指示を受け付けたと判定した場合（ステップＳ１１１１：ＹＥＳ）、通信部４０１は電子メールのメッセージＩＤと共に転送指示をウェブメールサーバ５０へ送信する（ステップＳ１１１２）。
【０１４７】
ウェブメールサーバ５０の通信部５０１は、電子メールのメッセージＩＤと共に転送指示を端末装置４０から受信する（ステップＳ１１１３）。抽出部５０３は、転送指示を受けた電子メールにファイルが添付されているか否かを判定する（ステップＳ１１１４）。ステップＳ１１１４において、抽出部５０３は、受信したメッセージＩＤに対応するレコードが添付ファイル送信テーブル５Ｔに記憶されている場合、転送指示を受けた電子メールにファイルが添付されていると判定する。あるいは、抽出部５０３は、受信したメッセージＩＤに対応する電子メールをメールボックス５Ｂから読み出し、当該電子メールのヘッダに添付ファイル名が記載されている場合、転送指示を受けた電子メールにファイルが添付されていると判定してもよい。
【０１４８】
抽出部５０３により、転送指示を受けた電子メールにファイルが添付されていると判定された場合（ステップＳ１１１４：ＹＥＳ）、記憶制御部５０４は添付ファイル送信管理データ５Ｔの送信有無の値が「無」か否かを判定する（ステップＳ１１１５）。記憶制御部５０４は、添付ファイル送信管理データ５Ｔの送信有無の値が「無」である場合（ステップＳ１１１５：ＹＥＳ）、ステップＳ１１１７に処理を進める。
【０１４９】
抽出部５０３が転送指示を受けた電子メールにファイルが添付されていないと判定した場合（ステップＳ１１１４：ＮＯ）、通信部５０１は受信したメッセージＩＤに対応する電子メールを転送する処理を実行する（ステップＳ１１１６）。また、抽出部５０３が添付ファイル送信管理データ５Ｔの送信有無の値が「無」でないと判定した場合も（ステップＳ１１１５：ＮＯ）、通信部５０１は受信したメッセージＩＤに対応する電子メールを転送する処理を実行する（ステップＳ１１１６）。
【０１５０】
生成部５０２は、転送処理に係る情報を通知する転送通知画面に対応する画面情報を生成する（ステップＳ１１１７）。ステップＳ１１１７における転送通知画面は、転送を実行した場合（ステップＳ１１１６）、転送時間、宛先、転送者、件名等の書誌事項を表示する画面である。ステップＳ１１１７における転送通知画面は、転送を実行しなかった場合（ステップＳ１１１４：ＹＥＳ、ステップＳ１１１５：ＹＥＳ）、添付ファイルを表示していないので、表示して確認した方がよい旨のメッセージを表示する画面である。
通信部５０１は、生成した画面情報を端末装置４０へ送信する（ステップＳ１１１８）。
【０１５１】
端末装置４０の通信部４０１は、ウェブメールサーバ５０から画面情報を受信する（ステップＳ１１１９）。表示制御部４１３は、受信した画面情報に対応する転送通知画面を表示部４６に表示し（ステップＳ１１２０）、処理を終了する。
【０１５２】
上述の例では、ウェブメールサーバ５０の記憶制御部５０４は、通信部５０１が添付ファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を端末装置４０へ送信する場合、添付ファイル送信管理データ５Ｔの送信有無を「有」に更新した（ステップＳ９０３）。しかし、記憶制御部５０４は、通信部５０１に添付ファイルを端末装置４０にダウンロードさせる場合にも、添付ファイル送信管理データ５Ｔの送信有無を「有」に更新してもよい。端末装置４０に添付ファイルをダウンロードさせる限り、ユーザは添付ファイルの複製ファイルをオープンせずに、電子メールの転送指示をする可能性がある。端末装置４０に何らかの不具合が生じて、端末装置４０の側での転送チェック処理が失敗した場合でも、ウェブメールサーバ５０の側でのチェックにより、不適切なファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
【０１５３】
上述の例では、友人グループメンバ間での情報の共有化を扱った。しかし、ファイルが添付された電子メールを転送することにより、情報の共有化が図られるグループは、友人グループに限らない。添付ファイルを介して情報の共有化が図られるグループは、例えば交通機関から乗り物の運行情報の提供を受ける交通機関利用者グループ、店舗から商品情報又はサービス情報の提供を受ける消費者グループ、学会から開催されるミーティング情報の提供を受ける学会会員グループ等でもよい。
【０１５４】
ウェブメールシステム１００によれば、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
ユーザは、ウェブメールサーバ５０から添付ファイルの複製ファイルをダウンロードし、ダウンロードした複製ファイルを自身が管理するＰＣの作業フォルダ、自身に割り当てられたファイルサーバのフォルダ等に保存する場合がある。しかし、ユーザは、ダウンロードした複製ファイルの内容を確認せずに、受信した電子メールを転送する虞がある。しかし、ウェブメールシステム１００は、複製ファイルがオープンされていない場合、ユーザに警告を発することで、ユーザによる確認がなされていないファイルが添付された電子メールの転送を防止することができる。
【０１５５】
さて、上述の実施の形態１、実施の形態２においては、添付ファイルもしくは添付ファイルが複製された複製ファイルが、どのユーザによってオープンされたかについて確認しない場合について記載した。しかし、実施の形態はこれに限る必要はなく、オープンを実行したユーザの情報を利用してもよい。
その場合、添付ファイルもしくは複製ファイルをオープンもしくはアクセスしたユーザの識別情報を、添付ファイル管理データ４Ｔで添付ファイル毎に格納してもよい。もしくは、取得部４０９は、複製ファイルのプロパティ情報と併せて、複製ファイルにアクセスしたユーザの識別情報を取得してもよい。そして、添付ファイル又は複製ファイルに対するオープンが「有」である場合、さらに、「有」と対応づけられているファイルをオープンしたユーザの識別情報を特定し、特定したユーザの識別情報に示されるユーザが、メールの転送処理を行おうとしている転送元アドレスに示されるユーザと同一であるかを確認してもよい。ここで、ファイルをオープンしたユーザと、メールの転送処理を行おうとしているユーザとを同一とみなすことができる場合、転送処理を継続し、同一とみなすことができない場合、警告画面２ｆを出力することが考えられる。
【０１５６】
開示された実施の形態は、全ての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上述の説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内での全ての変更が含まれることが意図される。
【０１５７】
各実施の形態で記載されている技術的特徴（構成要件）はお互いに組合せ可能であり、組み合わせすることにより、新しい技術的特徴を形成することができる。
【０１５８】
以上の実施の形態に関し、更に以下の付記を開示する。
【０１５９】
（付記１）
ファイルが添付された電子メールを転送する処理を、記憶部にアクセス可能なコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報が対応付けて記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
処理をコンピュータに実行させるプログラム。
【０１６０】
（付記２）
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記判定する処理は、参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記出力する処理は、前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記１記載のプログラム。
【０１６１】
（付記３）
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応づけて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が参照した保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記２に記載のプログラム。
【０１６２】
（付記４）
ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報、受け付けた保存先及び保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する
付記２又は付記３に記載のプログラム。
【０１６３】
（付記５）
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記フラグを参照し、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記最終アクセス日時を取得する
付記３に記載のプログラム。
【０１６４】
（付記６）
前記各識別情報、保存先及び保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先、保存日時及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
付記４に記載のプログラム。
【０１６５】
（付記７）
前記電子メールに添付されたファイルがオープンされた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部に記憶されたフラグをオープン済みに更新する
付記５又は付記６に記載のプログラム。
【０１６６】
（付記８）
前記記憶部には、前記複製ファイルの属性が記憶されており、
前記最終アクセス日時を取得する処理は、前記コンピュータに前記複製ファイルに対する操作に基づいて、該複製ファイルの属性を更新する処理を実行させる他のプログラムを介して、前記記憶部から前記最終アクセス日時を取得する
付記３から付記７までのいずれか一つに記載のプログラム。
【０１６７】
（付記９）
前記コンピュータは、
画像を表示する表示部と、
入力操作を受け付ける操作部と、
を備え、
前記情報を出力する処理は、前記電子メールに添付されたファイルをオープンするか否かに係る選択画面情報を前記表示部に出力し、
前記操作部により前記ファイルのオープンが選択された場合、該ファイルをオープンする
付記１から付記８までのいずれか一つに記載のプログラム。
【０１６８】
（付記１０）
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報及び該ファイルを複製した複製ファイルの保存先が対応付けて予め記憶されており、
前記記憶部の内容を参照する処理は、抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルの保存先を参照し、
参照した保存先における複製ファイルの保存日時と、該複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時とを取得し、
前記判定する処理は、取得した前記最終アクセス日時が前記保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記２に記載のプログラム。
【０１６９】
（付記１１）
ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製し、
複製した複製ファイルの保存先を受け付け、
複製した複製ファイルを受け付けた保存先に保存し、
抽出した各識別情報及び受け付けた保存先を対応付けて前記記憶部に記憶する
付記１０に記載のプログラム。
【０１７０】
（付記１２）
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先及び前記ファイルがオープン済みか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記保存先を参照する処理は、抽出した各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記フラグを参照し、
前記保存日時及び最終アクセス日時を取得する処理は、参照した前記フラグがオープン済みでないことを示す場合、前記保存日時及び最終アクセス日時を取得する
付記１０又は付記１１に記載のプログラム。
【０１７１】
（付記１３）
前記各識別情報及び保存先を対応付けて前記記憶部に記憶する処理は、ファイルが添付された電子メールを受信した場合又はファイルが添付された電子メールのオープン指示を受け付けた場合、前記各識別情報、保存先及び該ファイルがオープン済みでないことを示すフラグを対応付けて前記記憶部に記憶する
付記１１に記載のプログラム。
【０１７２】
（付記１４）
記憶部にアクセス可能なコンピュータによりファイルが添付された電子メールを転送する転送方法において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及びファイルの識別情報を夫々抽出し、
電子メールに添付されたファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報、前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報が対応付けて予め記憶された前記記憶部の内容を、抽出した前記電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報に基づいて参照し、
参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定し、
前記ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
転送方法。
【０１７３】
（付記１５）
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照し、
参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記１４に記載の転送方法。
【０１７４】
（付記１６）
ファイルが添付された電子メールを転送する転送装置において、
ファイルが添付された電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
該受付部が前記電子メールの転送指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メールの識別情報及び前記ファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部が夫々抽出した各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記抽出部が抽出した前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルがオープン済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を備える転送装置。
【０１７５】
（付記１７）
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記抽出部が抽出した前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記判定部は、前記参照部が参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記出力部は、前記判定部が前記ファイルと前記複製ファイルとのいずれもがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記１６記載の転送装置。
【０１７６】
（付記１８）
前記記憶部には、更に、前記電子メールの識別情報、前記ファイルの識別情報並びに該ファイルを複製した複製ファイルの保存先及び保存日時が対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記抽出部が抽出した前記各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記複製ファイルの保存先及び保存日時を参照し、
前記参照部が参照した保存先における複製ファイルの、前記アクセスされたことを示す情報である最終アクセス日時を取得する取得部を備え、
前記判定部は、前記取得部が取得した前記最終アクセス日時が前記参照部により参照された保存日時よりも新しくない場合、前記複製ファイルはオープン済みでないと判定する
付記１７に記載の転送装置。
【０１７７】
（付記１９）
前記抽出部は、ファイルが添付された電子メールに対する、該ファイルの複製の指示を受け付けた場合、該電子メールから該電子メール及びファイルの各識別情報を夫々抽出し、
前記ファイルを複製する複製部と、
該複製部が複製した複製ファイルを保存する保存先を受け付ける保存先受付部と、
前記複製部が複製した複製ファイルを前記保存先受付部が受け付けた保存先に保存する保存部と、
前記抽出部が抽出した各識別情報、前記保存先受付部が受け付けた保存先及び前記保存部が複製ファイルを保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する記憶制御部と
を更に備える
付記１６から付記１８までのいずれか一つに記載の転送装置。
【０１７８】
（付記２０）
ファイルが添付された電子メールの転送指示を送信する端末装置及び該端末装置から受信した転送指示に応じて該ファイルが添付された該電子メールを転送するウェブメールサーバを備えるウェブメールシステムにおいて、
前記ウェブメールサーバは、
受信した電子メールから該電子メールの識別情報及び該電子メールに添付されたファイルの識別情報を夫々抽出する抽出部と、
該抽出部により抽出された各識別情報が含まれた画面情報を前記端末装置へ送信する送信部と
を有し、
前記端末装置は、
前記ウェブメールサーバから各識別情報が含まれた前記画面情報を受信する受信部と、
該受信部が受信した前記画面情報に含まれる一の識別情報に対応するファイルが添付され、かつ他の識別情報に対応する電子メールの転送指示を受け付ける受付部と、
前記各識別情報及び前記ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報が対応付けて予め記憶された記憶部と、
前記受付部が受け付けた転送指示に係る前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報に基づいて、該ファイルについてユーザによりアクセスされたことを示す情報を前記記憶部から参照する参照部と、
該参照部が参照した前記ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該ファイルにアクセス済みか否かを判定する判定部と、
該判定部がアクセス済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する出力部と
を有する
ウェブメールシステム。
【０１７９】
（付記２１）
前記記憶部には、前記ファイルが複製された複製ファイルについて、ユーザによりアクセスされたことを示す情報も、前記電子メールの識別情報及びファイルの識別情報と対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記各識別情報に基づいて、前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報を参照し、
前記端末装置の判定部は、前記参照部が参照した前記複製ファイルについてのアクセスされたことを示す情報に基づいて、該複製ファイルがオープン済みか否かも判定し、
前記端末装置の出力部は、前記判定部が前記ファイルにアクセス済みでなく、かつ前記複製ファイルがオープン済みでないと判定した場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記２０に記載のウェブメールシステム。
【０１８０】
（付記２２）
前記端末装置は、
前記ファイルを複製した複製ファイルのダウンロード要求を受け付ける要求受付部と、
該要求受付部がダウンロード要求を受け付けた場合、該ダウンロード要求を前記ウェブメールサーバへ送信する送信部と
を有し、
前記ウェブメールサーバは、
前記ダウンロード要求を前記端末装置から受信する受信部と、
該受信部が前記ダウンロード要求を受信した場合、前記ファイルを複製する複製部と
を有し、
前記ウェブメールサーバの送信部は前記複製部が複製した複製ファイルを前記端末装置へ送信し、
前記端末装置の受信部は前記複製ファイルを前記ウェブメールサーバから受信し、
前記端末装置は、
前記受信部が受信した複製ファイルを保存する保存先を受け付ける保存先受付部と、
前記受信部が受信した複製ファイルを前記保存先受付部が受け付けた保存先に保存する保存部と、
前記各識別情報、前記保存先受付部が受け付けた保存先及び前記保存部が保存した保存日時を対応付けて前記記憶部に記憶する記憶制御部と
を更に有する
付記２０又は付記２１に記載のウェブメールシステム。
【０１８１】
（付記２３）
前記記憶部には、前記各識別情報、保存先、保存日時及び前記ファイルの内容を表示する画面に対応する画面情報を前記ウェブメールサーバから受信したか否かを示すフラグが対応付けて予め記憶されており、
前記参照部は、前記各識別情報に基づいて、前記記憶部から前記フラグを参照し、
前記出力部は、前記参照部が参照したフラグが未受信を示し、かつ前記判定部により前記複製ファイルがオープン済みでないと判定された場合、前記ファイルに係る情報を出力する
付記２０から付記２２までのいずれか一つに記載のウェブメールシステム。
【符号の説明】
【０１８２】
１０      社内電子メールシステム
２０      複合機
３０      メールサーバ
４０      端末装置
４１      ＣＰＵ
４３      ＲＡＭ
４４      ハードディスク
４６      表示部
４７      操作部
４８      タイマ
４９      通信部
５０      ウェブメールサーバ
５１      ＣＰＵ
５３      ＲＡＭ
５４      ハードディスク
５９      通信部
１００    ウェブメールシステム
４Ｐ      プログラム
４ＯＳＰ  ＯＳプログラム
４０Ｐ    プログラム
４００Ｐ  ブラウザプログラム
４Ｔ      添付ファイル管理データ
５Ｐ      プログラム
５Ｔ      添付ファイル送信管理データ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
2015075958.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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