(57)【要約】      （修正有）【課題】効率的にワークフローを定義できるファイル処理システムを提供する。【解決手段】管理サーバーと、管理サーバーとネットワークにより接続可能な画像形成装置とを備えたファイル処理システムであって、管理サーバーは、第１のイベントをトリガーとして実行される、ファイルに対する第１の処理が定義された第１のワークフローを記憶する第１の記憶部と、第１のワークフローに基づいて第１のイベントを監視し第１のイベントが発生したときに定義された第１の処理を実行する第１の制御部とを有し、画像形成装置は、第１のイベントとは異なる第２のイベントをトリガーとして実行され、最後の処理が第１のイベントを発生させる処理でありファイルに対する第２の処理が定義された第２のワークフローを記憶する第２の記憶部と、第２のワークフローに基づいて第２のイベントを監視し第２のイベントが発生したときに第２の処理を実行する第２の制御部とを有する。【選択図】図１０
2015139076.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理サーバーと、前記管理サーバーとネットワークにより接続可能な１以上の画像形成装置とを備え、
前記管理サーバーは、
第１のイベントをトリガーとして実行される、ファイルに対する第１の処理が定義された第１のワークフローを記憶する第１の記憶部と、
前記第１のワークフローに基づいて、前記第１のイベントを監視し、前記第１のイベントが発生したときに、定義された前記第１の処理を実行する第１の制御部と
を有し、
前記画像形成装置は、
前記第１のイベントとは異なる第２のイベントをトリガーとして実行され、最後の処理が前記第１のイベントを発生させる処理であり、前記ファイルに対する第２の処理が定義された第２のワークフローを記憶する第２の記憶部と、
前記第２のワークフローに基づいて、前記第２のイベントを監視し、前記第２のイベントが発生したときに、前記第２の処理を実行する第２の制御部と
を有する
ファイル処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載のファイル処理システムであって、
前記第１のイベントは、ファイルが予め定められた場所に置かれることである
ファイル処理システム。
【請求項３】
請求項２に記載のファイル処理システムであって、
前記予め定められた場所は、前記第２の記憶部内の特定の領域である
ファイル処理システム。
【請求項４】
請求項１から３のうちいずれか１つに記載のファイル処理システムであって、
前記第１のワークフローは、複数のユーザーが行う処理のうち、共通して行われる部分を定義したワークフローであり、
前記第２のワークフローは、複数のユーザーが行う処理のうち、ユーザー個別に行われる部分を定義されたワークフローである
ファイル処理システム。
【請求項５】
請求項１から４のうちいずれか１つに記載のファイル処理システムであって、
前記第１のワークフローは、前記ファイル処理システムを管理するための権限を有する管理者により設定されるワークフローであり、
前記第２のワークフローは、前記ファイル処理システムのユーザーとしての権限を有する一般ユーザーにより設定されるワークフローである
ファイル管理システム。
【請求項６】
管理サーバーと、前記管理サーバーとネットワークにより接続可能な１以上の画像形成装置とをファイル処理システムとして機能させるためのファイル処理プログラムであって、
前記管理サーバーのコンピューターを
第１のイベントをトリガーとして実行される、ファイルに対する第１の処理が定義された第１のワークフローに基づいて、前記第１のイベントを監視し、前記第１のイベントが発生したときに、定義された前記第１の処理を実行する第１の制御部として、
前記画像形成装置のコンピューターを
前記第１のイベントとは異なる第２のイベントをトリガーとして実行され、最後の処理が前記第１のイベントを発生させる処理であり、前記ファイルに対する第２の処理が定義された第２のワークフローに基づいて、前記第２のイベントを監視し、前記第２のイベントが発生したときに、前記第２の処理を実行する第２の制御部として
機能させるためのファイル処理プログラム。
ファイル処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローにより文書を処理するファイル処理システムおよびファイル処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年画像形成装置において文書や画像などのファイルを予め決められた手順に従い処理するワークフローにより処理することが行われてきた。
【０００３】
そして、ユーザーの要求に柔軟に対応するために、ワークフローに対する多くの工夫がなされてきた。
【０００４】
例えば、特許文献１では、ファイルの種類に応じてワークフローを選択し実行するワークフロー処理装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１３−０２０３２６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、これまで、ユーザーは、あるファイルに対し単純な処理を複数組み合わせた複雑な処理を行うためにワークフローを定義する場合、それらの処理を１つのワークフローの中で全て定義しなければならなかった。
【０００７】
つまり、例えば、処理Ａ、処理Ｂ、および処理Ｃからなるワークフロー１がある場合、処理Ａの代わりに処理Ａ２を行わせたり、処理Ａ３を行わせたりする場合、処理Ａの部分だけが異なる複数の似たようなワークフローを数多く定義する必要があった。例えば、ワークフロー１に加えて、処理Ａ２、Ｂ、Ｃからなるワークフロー２、そして処理Ａ３、Ｂ、Ｃからなるワークフロー３という具合である。
【０００８】
以上のような事情に鑑み、本発明の目的は、効率的にワークフローを定義できるファイル処理システムおよびファイル処理プログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理システムは、管理サーバーと、前記管理サーバーとネットワークにより接続可能な１以上の画像形成装置とを備え、前記管理サーバーは、第１のイベントをトリガーとして実行される、ファイルに対する第１の処理が定義された第１のワークフローを記憶する第１の記憶部と、前記第１のワークフローに基づいて、前記第１のイベントを監視し、前記第１のイベントが発生したときに、定義された前記第１の処理を実行する第１の制御部とを有し、前記画像形成装置は、前記第１のイベントとは異なる第２のイベントをトリガーとして実行され、最後の処理が前記第１のイベントを発生させる処理であり、前記ファイルに対する第２の処理が定義された第２のワークフローを記憶する第２の記憶部と、前記第２のワークフローに基づいて、前記第２のイベントを監視し、前記第２のイベントが発生したときに、前記第２の処理を実行する第２の制御部とを有する。
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理システムでは、前記第１のイベントは、ファイルが予め定められた場所に置かれることであってもよい。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理システムでは、前記予め定められた場所は、前記第２の記憶部内の特定の領域であってもよい。
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理システムでは、前記第１のワークフローは、複数のユーザーが行う処理のうち、共通して行われる部分を定義したワークフローであり、前記第２のワークフローは、複数のユーザーが行う処理のうち、ユーザー個別に行われる部分を定義されたワークフローであってもよい。
【００１３】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理システムでは、前記第１のワークフローは、前記ファイル処理システムを管理するための権限を有する管理者により設定されるワークフローであり、前記第２のワークフローは、前記ファイル処理システムのユーザーとしての権限を有する一般ユーザーにより設定されるワークフローであてもよい。
【００１４】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係るファイル処理プログラムは、管理サーバーと、前記管理サーバーとネットワークにより接続可能な１以上の画像形成装置とをファイル処理システムとして機能させるためのファイル処理プログラムであって、前記管理サーバーのコンピューターを第１のイベントをトリガーとして実行される、ファイルに対する第１の処理が定義された第１のワークフローに基づいて、前記第１のイベントを監視し、前記第１のイベントが発生したときに、定義された前記第１の処理を実行する第１の制御部として、前記画像形成装置のコンピューターを前記第１のイベントとは異なる第２のイベントをトリガーとして実行され、最後の処理が前記第１のイベントを発生させる処理であり、前記ファイルに対する第２の処理が定義された第２のワークフローに基づいて、前記第２のイベントを監視し、前記第２のイベントが発生したときに、前記第２の処理を実行する第２の制御部として機能させる。
【発明の効果】
【００１５】
以上のように、本発明によれば、効率的にワークフローを定義することが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施形態に係るファイル処理システムの概要を示す図である。
【図２】ワークフロー管理サーバー１０として、一般的なコンピューターを用いた場合のブロック図である。
【図３】画像形成装置２０の構成を概略的に示すブロック図である。
【図４】画像形成装置２０の記憶部３１内に設けられた文書ボックスの様子を示す図である。
【図５】ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａを設定・登録する処理について説明するための図である。
【図６】直接、ワークフロー管理サーバー１０において、共有ワークフロー１７ａを設定し、登録する処理を示す図である。
【図７】ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａが登録された後の状態を示す図である。
【図８】画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａを設定・登録する処理について説明するための図である。
【図９】画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａが登録された後の状態を示す図である。
【図１０】共有ワークフロー１７ａおよび個別ワークフロー３１ａを連携させることにより、ユーザーが所望する、ある文書ファイルに対する一連の処理を行わせる例を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。
【００１８】
［ファイル処理システムの概要］
まず、ファイル処理システムの概要について説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るファイル処理システムの概要を示す図である。
【００１９】
図１から分かるように、ファイル処理システム１は、ワークフロー管理サーバー（管理サーバー）１０および１以上の画像形成装置２０を含んでいる。なお、ここでは３台の画像形成装置２０を図示しているが、機能としては同じなので、以下の説明では１台のみを取り上げて説明する。
【００２０】
そして、ワークフロー管理サーバー１０および画像形成装置２０の間は、ネットワーク、具体的にはＬＡＮ（Local Area Network）により接続されている。また、ファイル処理システム１の外部にあるシステムやサービス３０ともネットワーク、具体的には、ＬＡＮやＷＡＮ（Wide Area Network）により接続されていてもよい。
【００２１】
ワークフロー管理サーバー１０は、ファイル処理システム１内にある画像形成装置２０において共通に用いられる処理、共有して用いられる処理を定義した共有ワークフローを管理するサーバーである。画像形成装置２０により生成されたファイルは、ワークフロー管理サーバー１０を経由して外部システムや外部サービス３０へ送信することが出来る。ワークフロー管理サーバー１０の構成について、詳細は後述する。
【００２２】
画像形成装置２０は、文書や写真をスキャンして取り込みファイルを生成したり、スキャンにより生成したファイルやネットワーク経由で取得したファイルの内容を印刷したり、ＦＡＸしたりすることが出来る。画像形成装置２０の詳細は、後述する。
【００２３】
外部システムや外部サービス３０は、具体的には、ｉＤＣ（Internet Data Center）やＦａｃｅｂｏｏｋ、Ｆｌｉｃｋｒなどのクラウドサービスである。
【００２４】
以上、ファイル処理システムの概要について説明した。なお上記の説明では、ワークフロー管理サーバー１０と画像形成装置２０とを別のものとして説明したが、例えば、ＬＡＮに接続された画像形成装置２０が１台のみの場合などは、画像形成装置２０にワークフロー管理サーバー１０の機能を担わせ、画像形成装置２０のみでファイル処理システム１を構成してもよい。
【００２５】
［ワークフローについて］
ここでは、ワークフローについて簡単に説明する。本実施形態でいうワークフローとは、「ファイルの内容を印刷する」処理や「ファイルの形式を変換する」処理など特定の処理を「タスク」として、１以上のタスクをユーザーがファイルに対して行いたい一連の処理に合わせて実行順序を定めて記述したものである。
【００２６】
ワークフローは、トリガーとなるイベントを検知することにより、処理が開始される。トリガーとなるイベントの例としては、「ある場所にファイルが置かれた」、「ファイルを印刷した」、「ファイルをある場所から削除した」などが挙げられる。
【００２７】
そして、各種のイベントに対するタスクとして、例えば、「ファイルを印刷した」というイベントに対しては、「イメージログを送信する」という処理を定義したり、「ファイルをある場所から削除した」というイベントに対しては、「バックアップを取る」という処理を定義したり出来る。
【００２８】
また、ファイルの種類に応じてタスクの内容を切り替えることも出来る。例えば、ファイルが文書である場合、文書をＰＤＦ（Portable Document Format）に変換したり、ＰＤＦファイルをテキストファイルに変換したり、文書の要約を作ったり、文書を翻訳したりすることが考えられる。
【００２９】
また、ファイルが写真やイメージである場合、イメージを回転させたり、注釈テキストを付加したり、地図やロゴを付加したり、エフェクトをかけたり、サイズを縮小したりすることが考えられる。
【００３０】
さらに、その他のタスクとして、ファイルをメールしたり、圧縮したり、ファイル名を変更したり、他のシステムへ転送したり、暗号化や復号化したり、短文投稿サイトに投稿したりすることも考えられる。
【００３１】
以上、ワークフローについて簡単に説明した。
【００３２】
［ワークフロー管理サーバー１０の構成］
次に、ワークフロー管理サーバー１０の構成について説明する。図２は、ワークフロー管理サーバー１０として、一般的なコンピューターを用いた場合のブロック図である。
【００３３】
図２に示すように、ワークフロー管理サーバー１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１（第１の制御部）、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、操作入力部１４、ネットワークインターフェイス部１５、表示部１６、および記憶部１７（第１の記憶部）を有し、これら各ブロックがバス１８を介して接続されている。
【００３４】
ＲＯＭ１２は、各種の処理を実行するためのファームウェア等の複数のプログラムやデータを固定的に記憶する。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１の作業用領域として用いられ、ＯＳ（Operating System）、実行中の各種アプリケーション、処理中の各種データを一時的に記憶する。
【００３５】
記憶部１７は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、フラッシュメモリー、その他の不揮発性メモリーである。記憶部１７には、ＯＳや各種アプリケーション、各種データに加え、後述する共有ワークフロー１７ａが記憶される。
【００３６】
ネットワークインターフェイス部１５は、画像形成装置２０や外部システム３０と情報のやりとりを行う為のネットワークと結ばれており、画像形成装置２０から情報を収集したり、画像形成装置２０に収集した情報を提供したり、外部システムや外部サービス３０を情報の遣り取りをしたりする。
【００３７】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や記憶部１７に記憶された複数のプログラムのうち、操作入力部１４から与えられる命令に対応するプログラムをＲＡＭ１３に展開し、この展開されたプログラムにしたがって、表示部１６及び記憶部１７を適宜制御する。
【００３８】
また、ＣＰＵ１１は、ネットワークおよびネットワークインターフェイス部１５を介して画像形成装置２０から収集した情報に基づき、共有ワークフロー１７ａを更新する。
【００３９】
操作入力部１４は、例えばマウス等のポインティングデバイス、キーボード、タッチパネル、その他の操作装置である。
【００４０】
表示部１６は、例えば液晶ディスプレイ、ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ、プラズマディスプレイ、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイ等である。表示部１６は、ワークフロー管理サーバー１０に内蔵されていてもよいし、外部接続されていてもよい。
【００４１】
以上、ワークフロー管理サーバー１０の構成について説明した。
【００４２】
［画像形成装置２０の構成］
次に、画像形成装置２０の構成を説明する。図３は、画像形成装置２０の構成を概略的に示すブロック図である。なお、画像形成装置２０は、典型的には、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）である。
【００４３】
画像形成装置２０は、制御部２１（第２の制御部）を備える。制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、および専用のハードウェア回路等から構成され、画像形成装置２０の全体的な動作制御を司る。
【００４４】
制御部２１は、画像読取部２２、画像処理部２４、画像メモリー２５、画像形成部２６、操作部２７、ファクシミリ通信部２８、ネットワークインターフェイス部２９、記憶部３１（第２の記憶部）等と接続されている。制御部２１は、接続されている上記各部の動作制御や、各部との間での信号又はデータの送受信を行う。
【００４５】
制御部２１は、ユーザーから、操作部２７またはネッワーク接続されたＰＣ（Personal Computer）等を通じて入力されるジョブの実行指示に従って、スキャナ機能、印刷機能、コピー機能、およびファクシミリ送受信機能などの各機能についての動作制御を実行するために必要な機構の駆動及び処理を制御する。
【００４６】
また、制御部２１は、イベント検知部２１ａおよびワークフロー実行部２１ｂを有している。イベント検知部２１ａおよびワークフロー実行部２１ｂは、ＲＯＭなどからＲＡＭにロードされたプログラムがＣＰＵにより実行されることで実現される機能ブロックである。
【００４７】
イベント検知部２１ａは、ワークフローを開始するためのイベントの発生を監視する。イベント検知部２１ａは、ワークフローに定められたイベントの発生を検知すると、ワークフロー実行部２１ｂに通知し、検知したイベントに紐付けられた特定のワークフローを開始させる。
【００４８】
ワークフロー実行部２１ｂは、イベント検知部２１ａからの特定のイベントが発生したことの通知に基づき、そのイベントがトリガーとして定義されているワークフローを記憶部３１から読み込み、そのワークフローを開始する。
【００４９】
画像読取部２２は、原稿から画像を読み取る。
【００５０】
画像処理部２４は、画像読取部２２で読み取られた画像の画像データを必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部２４は、画像読取部２２により読み取られた画像が画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の画像処理を行う。
【００５１】
画像メモリー２５は、画像読取部２２による読み取りで得られた原稿画像のデータを一時的に記憶したり、画像形成部２６での印刷対象となるデータを一時的に記憶したりする領域である。
【００５２】
画像形成部２６は、画像読取部２２で読み取られた画像データ等の画像形成を行う。
【００５３】
操作部２７は、画像形成装置２０が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付けるタッチパネル部および操作キー部を備える。タッチパネル部は、タッチパネルが設けられたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示部２７ａを備えている。
【００５４】
ファクシミリ通信部２８は、図示しない符号化／復号化部、変復調部、およびＮＣＵ（Network Control Unit）を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送信を行う。
【００５５】
ネットワークインターフェイス部２９は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、ネットワークインターフェイス部２９に接続されたＬＡＮ等を介して、ワークフロー管理サーバー１０やＰＣなど、ローカルエリアネットワーク内の装置と種々のデータの送受信を行う。
【００５６】
記憶部３１は、画像読取部２２によって読み取られた原稿画像等を記憶する、ＨＤＤなどの大容量の記憶装置である。なお、記憶部３１には、ユーザーごとに定義されたワークフローである個別ワークフローが記憶される。
【００５７】
また、記憶部３１には、ワークフローによりファイルを処理する際の作業領域や、複数のワークフロー間でファイルを受け渡しする際の受け渡し領域として用いられる、文書ボックスが設けられている。文書ボックスの詳細については後述する。
【００５８】
以上、画像形成装置２０の構成について説明した。
【００５９】
［文書ボックスについて］
次に、文書ボックスについて説明する。図４は、画像形成装置２０の記憶部３１内に設けられた文書ボックスの様子を示す図である。
【００６０】
文書ボックスには、ユーザーごとに定義された個別ワークフローの処理において用いられる個人用ボックスと、ユーザー間で共有して用いられる共有ワークフローの処理において用いられる共有ボックスがある。
【００６１】
図４では、１つの共有ボックスに加えて、ユーザーが２人いるとして、個人用ボックス１および個人用ボックス２の２つの個人用ボックスがある。
【００６２】
なお、共有ボックスが２つ以上あっても構わない。
【００６３】
以上、文書ボックスについて説明した。
【００６４】
［共有ワークフローの設定・登録処理について］
ワークフローによりファイルを処理するためには、最初に、ワークフロー管理サーバー１０や画像形成装置２０に対して、ワークフローを設定し、登録しなければならない。
【００６５】
ここでは、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフローを設定・登録する処理について説明する。図５は、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａを設定・登録する処理について説明するための図である。
【００６６】
まず、ファイル処理システム１の管理者が、共有ワークフロー１７ａを画像形成装置２０を用いて設定する。
【００６７】
次に、画像形成装置２０が、設定された共有ワークフロー１７ａをワークフロー管理サーバー１０に登録する。
【００６８】
登録された共有ワークフロー１７ａは、ワークフロー管理サーバー１０の記憶部１７に記憶される。
【００６９】
なお、ここでは、共有ワークフロー１７ａの内容として、例えば、「共有ボックスにファイルが置かれるというイベント（第１のイベント）が発生したら、置かれたファイルを外部システム３０に登録するというタスクを行う」（第１の処理）という定義がなされているものとする。
【００７０】
なお、上記の説明では、共有ワークフロー１７ａを一旦画像形成装置２０に設定した後、ワークフロー管理サーバー１０に登録する構成を説明したが、これに限らず、例えば、直接、ワークフロー管理サーバー１０において、共有ワークフロー１７ａを設定し、登録する構成でもよい。図６は、直接、ワークフロー管理サーバー１０において、共有ワークフロー１７ａを設定し、登録する処理を示す図である。
【００７１】
以上、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフローを設定・登録する処理について説明した。
【００７２】
［共有ワークフロー登録後の状態について］
次に、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａが登録された後の状態について説明する。図７は、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａが登録された後の状態を示す図である。
【００７３】
図７から分かるように、ワークフロー管理サーバー１０は、共有ワークフロー１７ａにおいて定義された「共有ボックスにファイルが置かれる」というイベントの発生を検知するために、画像形成装置２０の記憶部３１内の共有ボックスの監視を開始する。
【００７４】
以上、ワークフロー管理サーバー１０に共有ワークフロー１７ａを登録した後の状態について説明した。
【００７５】
［個別ワークフローの設定・登録処理について］
次に、画像形成装置２０に個別ワークフローを設定・登録する処理について説明する。図８は、画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａを設定・登録する処理について説明するための図である。
【００７６】
まず、画像形成装置２０の一般ユーザーが、個別ワークフロー３１ａを画像形成装置２０に設定する。
【００７７】
次に、画像形成装置２０は、設定された個別ワークフロー３１ａを記憶部３１に記憶し、登録処理を完了する。
【００７８】
なお、ここでは、個別ワークフロー３１ａの内容として、例えば、「個人用ボックス１に文書が置かれるというイベント（第２のイベント）が発生したら、置かれた文書を高圧縮ＰＤＦに変換するというタスクと、高圧縮ＰＤＦに変換された文書を共有ボックスに置くというタスクをこの順に実行する」（第２の処理）という定義がなされているものとする。
【００７９】
以上、画像形成装置２０に個別ワークフローを設定・登録する処理について説明した。
【００８０】
［個別ワークフロー登録後の状態について］
次に、画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａが登録された後の状態について説明する。図９は、画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａが登録された後の状態を示す図である。
【００８１】
図９から分かるように、画像形成装置２０のイベント検知部２１ａは、個別ワークフロー３１ａにおいて定義された「個人用ボックス１に文書が置かれる」というイベントの発生を検知するために、記憶部３１内の個人用ボックス１の監視を開始する。
【００８２】
以上、画像形成装置２０に個別ワークフロー３１ａが登録された後の状態について説明した。
【００８３】
［複数のワークフローの連携による処理の流れについて］
次に、上述した共有ワークフロー１７ａおよび個別ワークフロー３１ａを連携させることにより、ユーザーが所望する、ある文書ファイルに対する一連の処理を行わせる例を説明する。図１０は、共有ワークフロー１７ａおよび個別ワークフロー３１ａを連携させることにより、ユーザーが所望する、ある文書ファイルに対する一連の処理を行わせる例を説明するための図である。
【００８４】
なお、図１０に示すワークフローの連携の前提として、共有ワークフロー１７ａおよび個別ワークフロー３１ａが、それぞれワークフロー管理サーバー１０および画像形成装置２０に設定・登録され、共有ボックスおよび個人用ボックス１がそれぞれ監視されているものとする。
【００８５】
（１）まず、一般ユーザーが文書を個人用ボックス１に登録する。具体的には、文書を個人用ボックス１内に置く。
【００８６】
（２）次に、個人用ボックス１を監視していた、画像形成装置２０のイベント検知部２１ａが、個人用ボックス１に文書が置かれたことを検知する。
【００８７】
（３）個人用ボックス１に文書が置かれるというイベントが発生したことにより、個別ワークフロー３１ａが開始される。そして、個別ワークフロー３１ａに記述されている最初のタスクである「文書を高圧縮ＰＤＦに変換する」という処理がワークフロー実行部２１ｂにより行われる。さらに、個別ワークフロー３１ａに記述されている２番目のタスクである「変換した文書を共有ボックスに置く」という処理がワークフロー実行部２１ｂにより行われる。
【００８８】
（４）共有ボックスに文書が置かれたことにより、共有ボックスを監視していたワークフロー管理サーバー１０が、「共有ボックスにファイルが置かれる」というイベントが発生した事を検知する。なお、ここでいう文書は、幾つかあるファイルの種類のうちの１つなので、正常にイベントが検知される。
【００８９】
（５）共有ボックスに文書が置かれるというイベントが発生したことにより、共有ワークフロー１７ａが開始される。そして共有ワークフロー１７ａに記述されているタスクである「置かれたファイルを外部システム３０に登録する」という処理が、ワークフロー管理サーバー１０により実行される。
【００９０】
以上述べたように、一般ユーザーは、ファイルを共有ボックスに置くまでの処理を記述した個別ワークフローを登録し、個人用ボックス１に文書を置くだけで、個別ワークフロー３１ａに連動して共有ワークフロー１７ａが実行され、ファイルの外部システム３０への登録までを行わせることが出来る。
【００９１】
また、最初に実行されるワークフローの最後のタスクとして、次に実行したいワークフローを実行させるためのイベントを発生させる処理を定義することにより、幾つでもワークフローを連携・連動させることが出来る。
【００９２】
以上、共有ワークフロー１７ａおよび個別ワークフロー３１ａを連携させることにより、ユーザーが所望する、ある文書ファイルに対する一連の処理を行わせる例を説明した。
【００９３】
［効果］
（１）本実施形態に係るファイル処理システムでは、複数のワークフローを組み合わせて一連の処理を行わせることが出来る。そのため、ユーザーは、一連の処理のうち、共有される処理の部分を除いて、個別の部分だけを定義するだけでよい。一部の処理だけが異なった数多くのワークフローを定義する必要が無いので、本実施形態に係るファイル処理システムでは、ワークフローを定義する手間を軽減させ、効率化させることが出来る。
【００９４】
（２）ワークフローを分割して定義することが出来るので、ワークフローごとに細かく実行するための権限や登録するための権限を設定でき、ワークフローに関する権限を柔軟に設定することが出来る。例えば、ファイル処理システム１内部でのファイルの加工などは、一般ユーザーに自由に定義させ、ファイルを外部システム３０に出すようなセキュリティに関する処理では、管理者だけが処理内容を定義可能なようにすることが出来る。
【００９５】
［補足事項］
その他、本技術は、上述の実施形態にのみ限定されるものではなく、本技術の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【符号の説明】
【００９６】
１  …  ファイル処理システム
１０  …  ワークフロー管理サーバー
１１  …  ＣＰＵ
１２  …  ＲＯＭ
１３  …  ＲＡＭ
１４  …  操作入力部
１５  …  ネットワークインターフェイス部
１６  …  表示部
１７  …  記憶部
１７ａ…  共有ワークフロー
１８  …  バス
２０  …  画像形成装置
２１  …  制御部
２１ａ…  イベント検知部
２１ｂ…  ワークフロー実行部
２２  …  画像読取部
２４  …  画像処理部
２５  …  画像メモリー
２６  …  画像形成部
２７  …  操作部
２８  …  ファクシミリ通信部
２９  …  ネットワークインターフェイス部
３０  …  外部システム
３１  …  記憶部
３１ａ…  個別ワークフロー
【図１】
2015139076.tif 000003
【図２】
2015139076.tif 000004
【図３】
2015139076.tif 000005
【図４】
2015139076.tif 000006
【図５】
2015139076.tif 000007
【図６】
2015139076.tif 000008
【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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