(57)【要約】【課題】徴収対象者及び徴収対象者に代わって納付する義務のある代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信し、当該電子メールに対する返信情報を管理する。【解決手段】徴収対象者、徴収額及び納付期限を含む徴収対象者情報と、前記徴収対象者に対応付けられた徴収対象者に代わって納付する代理納付者の情報を含む代理納付者情報とを記憶する記憶装置と、徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、徴収対象者または代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、を備え、前記通知部は、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知し、前記徴収対象者または代理納付者から納付があったことを前記収納管理部が検知した場合に、前記徴収対象者または前記代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
徴収対象者、徴収額及び納付期限を含む徴収対象者情報と、前記徴収対象者に対応付けられた徴収対象者に代わって納付する代理納付者の情報を含む代理納付者情報とを記憶する記憶装置と、
徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、
徴収対象者または代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、
を備え、
前記通知部は、
決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知し、
前記徴収対象者または代理納付者から納付があったことを前記収納管理部が検知した場合に、前記徴収対象者または前記代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知する
ことを特徴とする、徴収業務管理システム。
【請求項２】
前記通知部は、
前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該入力があった旨またはその内容を、前記メッセージ入力を行った者以外の前記徴収対象者または前記代理納付者に通知する
ことを特徴とする、請求項１に記載の徴収業務管理システム。
【請求項３】
前記通知部は、
前記納付期限をもとに前記徴収対象者または前記代理納付者に督促を通知し、
前記督促を通知した後に前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該督促の通知の要否、またはその内容を、前記入力されたメッセージに基づいて変更する
ことを特徴とする、請求項２に記載の徴収業務管理システム。
【請求項４】
徴収対象者、徴収額及び納付期限を含む徴収対象者情報と、前記徴収対象者に対応付けられた徴収対象者に代わって納付する代理納付者の情報を含む代理納付者情報とを記憶する記憶装置と、徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、前記徴収対象者または前記代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、を備えた徴収業務管理システムにおける徴収業務管理方法において、
前記通知部が、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知するステップと、
前記収納管理部が前記徴収対象者または前記代理納付者から納付があったことを検知するステップと、
前記通知部が、前記徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知するステップと、
を含むことを特徴とする、徴収業務管理方法。
【請求項５】
前記通知部が、前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該入力があった旨またはその内容を、前記メッセージ入力を行った者以外の前記徴収対象者または前記代理納付者に通知するステップ
を含むことを特徴とする、請求項４に記載の徴収業務管理方法。
【請求項６】
前記通知部が、前記納付期限をもとに前記徴収対象者または前記代理納付者に督促を通知するステップと、
前記通知部が、前記督促を通知した後に前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該督促の通知の要否、またはその内容を、前記入力されたメッセージに基づいて変更するステップと、
を含むことを特徴とする、請求項５に記載の徴収業務管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法に関し、徴収対象者及び徴収対象者に代わって納付する代理納付者に徴収業務の徴収情報を電子メールで通知する徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法に適用して好適なるものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、自治体の税金や保険料などの徴収業務において、納付書を徴収対象者に送付して徴収する方法がある。この場合、徴収対象者の支払い忘れなどにより徴収率が悪化することがあるため、徴収率の向上が課題となっている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、電子メールを利用して、徴収対象者に納付期限を通知したり、滞納者に督促通知を送信したりする技術が開示されている。当該技術では、納税者データベースに格納されている納税者のうち、未納や滞納をしている納税者に対して、納税通知や督促を電子メールで送信することが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１６２２８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記特許文献１では、電子メールを利用して、納付期限の通知や滞納者への督促を送信することにより、少ない費用で保険料の徴収を促進できる仕組みが記載されているが、徴収対象者が電子メールを見落とした場合などには徴収率の向上が見込めないという問題があった。
本発明は以上の点を考慮してなされたもので、徴収対象者及び徴収対象者に代わって納付する義務のある代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信し、当該電子メールに対する返信情報を管理することが可能な徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法を提案しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
かかる課題を解決するために本発明においては、徴収対象者、徴収額及び納付期限を含む徴収対象者情報と、前記徴収対象者に対応付けられた徴収対象者に代わって納付する代理納付者の情報を含む代理納付者情報とを記憶する記憶装置と、徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、徴収対象者または代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、を備え、前記通知部は、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知し、前記徴収対象者または代理納付者から納付があったことを前記収納管理部が検知した場合に、前記徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知することを特徴とする、徴収業務管理システムが提供される。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、徴収対象者本人だけではなく、徴収対象者や代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信することができ、当該電子メールに対する返信情報を管理することにより、徴収対象者や代理納付者の納付の意思を管理することができるため、徴収率を向上させて円滑な徴収業務を実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の実施形態に係る徴収業務管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】同実施形態にかかる徴収業務管理処理の詳細を示すフローチャートである。
【図３Ａ】同実施形態にかかる徴収対象者テーブルの一例を示す図表である。
【図３Ｂ】同実施形態にかかる宛先テーブルの一例を示す図表である。
【図３Ｃ】同実施形態にかかる代理宛先テーブルの一例を示す図表である。
【図４Ａ】同実施形態にかかる送信メッセージテーブルの一例を示す図表である。
【図４Ｂ】同実施形態にかかる受信メッセージテーブルの一例を示す図表である。
【図４Ｃ】同実施形態にかかる事前連絡ファイルの一例を示す図表である。
【図５】同実施形態にかかる送信メッセージの一例を説明する概念図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下図面について、本発明の一実施の形態を詳述する。
【００１０】
（１）本実施の形態の概要
従来から自治体の徴収業務において徴収率を向上させることが課題となっている。そこで、本実施の形態では、保険料などの徴収対象者のみではなく、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者（以下、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者を代理納付者と称して説明する場合もある。）にも、電子メールを利用して、納付期限の通知や徴収情報の通知を行い、電子メールで、納付期限を超過した滞納者にも督促できるようにしている。また、徴収対象者や代理納付者から納付に関する電子メールの返信を受け取った場合に、徴収の意思があることを把握して不要な督促を防ぎ、徴収対象者や徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者からの電子メールの返信が無い場合にのみ督促を通知するようにしている。
【００１１】
（２）徴収業務管理システムの構成
まず、図１を参照して、本実施の形態にかかる徴収業務管理システムの構成について説明する。以下では、徴収業務として、例えば、自治体の税金や保険料などの徴収業務を例示して説明するが、かかる例に限定されず、徴収対象者に納付期限を通知したり、滞納者に督促通知を送信したりする業務全般に本発明を適用することができる。
【００１２】
図１に示すように、徴収業務管理システムは、サーバ１０と、徴収対象者携帯端末６００および代理徴収対象者携帯端末７００とが、ネットワーク５００を介して接続されている。
【００１３】
サーバ１０は、徴収業務を管理する情報処理装置であって、記憶装置１００、収納管理システム２００、ＣＰＵ３００及びメール送受信システム４００などから構成される。
【００１４】
記憶装置１００は、例えば、フラッシュメモリに代表されるＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable Programmable Read-Only Memory）などの不揮発性半導体メモリや、ハードディスクおよび円盤型磁性体ディスクなどの磁気ディスクなどから構成され、徴収対象者テーブル１１、宛先テーブル１２、代理宛先テーブル１３、送信メッセージテーブル１４、受信メッセージテーブル１５及び事前連絡ファイル６を含む。各テーブルの内容は、後で詳細に説明する。
【００１５】
ＣＰＵ３００は、演算処理装置および制御装置として機能し、各種プログラムに従ってサーバ１０内の動作全般を制御する。
【００１６】
また、ＣＰＵ３００は、本発明の通知部として機能する。通知部は、電子メールを作成してメール送受信システム４００に提供したり、作成した電子メールを、メール送受信システム４００を介して徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００に送信したり、徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００からの電子メールを受信したりする機能を有する。
【００１７】
また、通知部による通知は、メール送受信システム４００を介した電子メールによる通知だけでなく、ＷＥＢサイト上での通知であってもよい。また、通知として、紙媒体に通知する内容を印刷して郵送してもよい。また、代理納付者には電子メールで督促等を通知し、徴収対象者には通常通り紙媒体で通知するようにしてもよい。この場合、徴収業務管理システムがプリンタを用いて紙媒体に印刷したときに、通知を行ったとシステムに認識させてもよい。また、電子メールのメッセージの内容としては、入力された内容を反映させてもよいし、予め設定された定型文から業務に適した内容のメッセージを選択させるようにしてもよい。
【００１８】
収納管理システム２００は、徴収対象者の収納状況を管理するプログラムであって、徴収対象者の収納状況の情報をＣＰＵ３００に提供する。徴収対象者から納付があった場合、当該納付を受け付けた銀行やコンビニエンスストアなどの情報システムから収納管理システム２００に通知があり、収納管理システム２００は、この通知を基に収納状況の情報を管理している。
【００１９】
メール送受信システム４００は、ＣＰＵ３００で作成された電子メールのメッセージを、ネットワーク５００を介して徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００に送信したり、徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００からの電子メールを受信してＰＣＵ３００に提供したりする。
【００２０】
徴収対象者携帯端末６００は、徴収対象者が有する携帯端末である。また、代理徴収対象者携帯端末７００は、代理納付者が有する携帯端末である。
【００２１】
以上説明した構成を有する徴収業務管理システムでは、例えば、収納管理システム２００から提供された徴収対象者の情報を記憶装置１００の各種テーブルで管理して、納付期限の通知や滞納の督促が必要な徴収対象者及び／または代理納付者に対して電子メールでメッセージを送信する。そして、徴収対象者または代理納付者から当該電子メールに対する返信情報を記憶装置１００に記憶して管理する。
【００２２】
（３）各種テーブルの内容
次に、図３Ａ〜図３Ｃ及び図４Ａ〜図４Ｃを参照して、記憶装置１００の各種テーブルの内容について説明する。
【００２３】
徴収対象者テーブル１１は、自治体の税金や保険料などの徴収対象者を管理するテーブルである。図３Ａに示すように、徴収対象者テーブル１１には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号１０１と、納付期限を示す納付期限年月日１０２と、保険料等が収納された日付を示す収納年月日１０３と、徴収対象者に督促などのメッセージを送信するか否かを決定するメッセージ送信要否フラグ１０４と、保険料等の徴収額を示す徴収額１０５と、保険料等が実際に収納された金額を示す収納額１０６とが関連付けられている。
【００２４】
例えば、図３Ａでは、徴収対象者番号「00000001」で識別される徴収対象者の保険料等の納付期限は２０ＸＸ年１０月３１日であり、保険料等が徴収対象者から収納された日が２０ＸＸ年１０月２０日であり、保険料等の徴収額が２０００円、収納額が２０００円であることがわかる。また、徴収対象者番号「00000002」の納付期限２０ＸＸ年１１月３０日の納付は期限を過ぎており、メッセージ送信要否フラグを「１」となっているため、徴収対象者に督促などのメッセージを送信する必要があることがわかる。
【００２５】
宛先テーブル１２は、徴収対象者の電子メールアドレスや電話番号などの連絡先を管理するテーブルである。図３Ｂに示すように、宛先テーブル１２には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号２０１と、徴収対象者の氏名を示す徴収対象者氏名２０２と、徴収対象者の電子メールアドレスを示す徴収対象者メールアドレス２０３と、徴収対象者に最後にメッセージを送信した日付を示す最終送信年月日２０４と、メッセージが何らかの理由で送信できなかったことを示す送信エラーフラグ２０５と、徴収対象者の連絡先を示す徴収対象者電話番号２０６とが関連付けられている。
【００２６】
例えば、図３Ｂでは、徴収者対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の氏名が「徴収太郎」であり、メールアドレスが「chousyu1@XXX.CO.XX」であり、徴収対象者に最後にメッセージを送信した日が２０ＸＸ年１１月２３日であり、電話番号が「0X222222222」であることがわかる。また、徴収対象者番号「00000001」に対応する送信エラーフラグは「１」となっているので、何らかの理由により電子メールでメッセージが送信できなかったことがわかる。
【００２７】
代理宛先テーブル１３は、徴収対象者に代わって納付する義務がある代理納付者の情報を管理するテーブルである。図３Ｃに示すように、代理宛先テーブル１３には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号３０１と、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある代理納付者の氏名を示す代理徴収対象者氏名３０２と、代理納付者の電子メールアドレスを示す代理徴収対象者メールアドレス３０３と、代理納付者に最後にメッセージを送信した日付を示す最終送信年月日３０４と、メッセージが何らかの理由で送信できなかったことを示す送信エラーフラグ３０５と、代理納付者の連絡先を示す代理徴収対象者電話番号３０６とが関連付けられている。
【００２８】
例えば、図３Ｃでは、徴収対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の代理納付者の氏名が「代理太郎」、代理納付者のメールアドレスが「dairi2@XXX.CO.XX」であり、代理納付者に最後にメッセージを送信したのは２０ＸＸ年１１月２３日であり、代理納付者の電話番号が「0X000002222」であることがわかる。
【００２９】
送信メッセージテーブル４は、徴収対象者または代理納付者に送信する送信メッセージを管理するテーブルであって、図４Ａに示すように、メッセージを特定するメッセージＩＤ４０１と、電子メールで送信するメッセージの内容を示すメッセージ４０２とが対応付けられている。
【００３０】
例えば、メッセージＩＤ「MSG0001」で識別されるメッセージは、対象となる徴収対象者または代理納付者に納付期限前に納付期限が迫っていることを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0002」で識別されるメッセージは、対象となる徴収対象者または代理納付者に納付期限後に納付期限が過ぎていることを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0003」で識別されるメッセージは、口座振替のお知らせを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0004」で識別されるメッセージは、徴収対象者または代理納付者から保険料等が納付されたことを通知する内容を示す。
【００３１】
受信メッセージテーブル１５は、徴収者対象者または代理納付者から受信したメッセージを管理するテーブルである。図４Ｂに示すように、徴収対象者を識別する徴収対象者番号５０１と、納付代理者からメッセージを受信したことを示す代理人フラグ５０２と、受信したメッセージの内容を示すメッセージ５０３と、メッセージを受信した日付を示す受信年月日５０４とが関連付けられている。
【００３２】
例えば、図４Ｂでは、代理人フラグ５０２のフラグが「１」であるため、徴収対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の納付代理者からのメッセージを２０ＸＸ年１１月２４日に受信したことがわかる。
【００３３】
事前連絡ファイル６は、電子メールで送信するメッセージの送信日を管理するファイルであって、図４Ｃに示すように、納期限年月日の何日後にメッセージを送信したいかを示す日数６０１と、どのメッセージを送信するかを示すメッセージＩＤ６０２とが対応付けられている。
【００３４】
（４）徴収業務管理処理の詳細
次に、図２を参照して、徴収業務管理処理の詳細について説明する。図２では、納付期限が迫っている徴収対象者の確定から、納付確認メール送信までの処理の流れを示す。なお、図２に示す処理を説明するに際し、適宜図１の構成及び図３及び図４のテーブルを参照する。
【００３５】
なお、以下においては、各種処理の処理主体をサーバ１０のＣＰＵ３００として説明するが、実際には、記憶装置１００に記憶されている各種プログラムが、ＣＰＵ３００の制御のもと各処理を実行することは言うまでもない。
【００３６】
図２に示すように、ＣＰＵ３００は、期限前請求確定１０にて、保険料等の納付を管理する自治体の職員などによって指定された日数後に納付期限に達する徴収額未納付の徴収対象者を確定する期限前請求確定処理を行う（Ｓ１０１）。
【００３７】
予め、自治体の職員などにより、納付期限の何日前に電子メールを送信したいか、どのようなメッセージを送信するかなどが入力されて、事前連絡ファイル１６の日数６０１が設定され、該当するメッセージのメッセージＩＤがメッセージＩＤ６０２に設定される。どのようなメッセージを送信するかは、送信メッセージテーブル１４に設定されたメッセージ４０２から選択され、選択されたメッセージに対応するメッセージＩＤ４０１がメッセージＩＤ６０２に設定される。
【００３８】
ステップＳ１０１の期限前請求確定処理では、ＣＰＵ３００が、事前連絡ファイル１６を参照し、事前連絡ファイル１６の納付期限年月日と、事前連絡ファイル６の日数６０１に設定された日数後の年月日とを比較して、事前連絡ファイル６の日数６０１に設定された日数後に納付期限が迫っている徴収対象者を、徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、検索した徴収対象者の徴収対象者番号１０１に対応するメッセージ送信要否フラグ１０４がスペースの場合、当該徴収対象者番号１０１を期限前請求送信対象者として確定する。
【００３９】
続いて、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０１の期限前請求確定処理により確定された徴収対象者本人と代理納付者に対して、納付期限が迫っていることを電子メールで連絡する期限前請求送信処理を行う（Ｓ１０２）。
【００４０】
ステップＳ１０２の期限前請求送信処理では、ステップＳ１０１で確定した徴収対象者番号１０１をキーにして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
【００４１】
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、事前連絡ファイル６のメッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージを送信する。例えば、ステップＳ１０２では、メッセージＩＤ４０１が「MSG001」の納付期限が迫っていることを示す内容を含むメッセージが徴収対象者及び代理納付者に送信される。
【００４２】
なお、メッセージの送信については、ＣＰＵ３００が、メッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージＩＤを送信メッセージテーブルのメッセージＩＤ４０１から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、該当するメッセージ４０２を、徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
【００４３】
ＣＰＵ３００は、収納管理システム２００から徴収額の納付が行われたことを通知されたかを判定する（Ｓ１０３）。
【００４４】
ステップＳ１０３において、徴収額の納付が行われたと判定された場合には、ＣＰＵ３００は、徴収対象者本人及び代理納付者に、徴収額の納付が行われた旨の電子メールを送信する（Ｓ１０４）。例えば、ステップＳ１０４では、送信メッセージテーブル１４のメッセージＩＤ４０１が「MSG004」の納付されたことを示す内容を含むメッセージが徴収対象者及び代理納付者に送信される。
【００４５】
また、ステップＳ１０４では、徴収額を納付した徴収対象者の情報が収納管理システム２００からＣＰＵ３００に通知される。具体的に、収納管理システム２００は、徴収対象者の情報として、納付があった納付日、徴収対象者の徴収対象者番号、納付額の情報がＣＰＵ３００に通知される。
【００４６】
上記ステップＳ１０４では、徴収額の納付が行われたことを徴収対象者本人及び代理納付者に通知しているが、納付者以外の者に通知をするようにしてもよい。ステップＳ１０４で、納付者だけでなく、納付者以外の者徴収額が納付されたことを電子メールで通知することにより、ステップＳ１０２の期限前請求送信処理において納付期限が迫っていることを通知された徴収対象者または代理納付者が、納付されたことを知らずに納付して二重払いとなることを防ぐことができる。
【００４７】
そして、ＣＰＵ３００は、収納管理システム２００から通知された徴収対象者の情報をもとに、徴収対象者テーブル１１の収納年月日１０３及び収納額１０６の情報を更新する。さらに、納付があった徴収対象者の徴収対象者番号１０１をキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
【００４８】
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、ＣＰＵ３００は、該当レコードの徴収対象者メールアドレス２０３、代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、納付が行われた旨電子メールを送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
【００４９】
電子メールで送信する内容は、あらかじめ、送信メッセージテーブル１４に納付があった場合に送信するメッセージを登録されている。ＣＰＵ３００は、送信メッセージテーブル１４から該当メッセージを選択してメール送受信システム４００を介して送信する。メッセージの送信は、収納管理システム２００から徴収額の納付の通知がある都度実施される。
【００５０】
そして、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０２の期限前請求送信処理後、徴収額の納付が行われていないが、徴収対象者本人または代理納付者からの電子メールが送信されたかを判定する（Ｓ１０５）。
【００５１】
ステップＳ１０５において、徴収対象者本人または代理納付者から電子メールが送信されたと判定された場合には、ＣＰＵ３００は、メール送受信システム４００により受信されたメッセージの内容を受信メッセージテーブル１５に登録し、誰からどのような内容のメッセージを受信したかを当該メッセージの送信者及び関係者に電子メールで通知する（Ｓ１０６）。ここで、メッセージの送信者及び関係者とは、メッセージの送信者である徴収対象者本人または代理納付者である。
【００５２】
ステップＳ１０６では、メール送受信システム４００で受信した電子メールの情報がＣＰＵ３００に通知される。電子メールの情報とは、電子メールを受信した日時、電子メールの内容及び電子メールの送信者である徴収対象者本人または代理納付者に対応する徴収対象番号などの情報である。
【００５３】
そして、ＣＰＵ３００は、メール送受信システム４００から通知された電子メールの情報をもとに、受信メッセージテーブル２５の徴収対象者番号５０１、代理人フラグ５０２、メッセージ５０３及び受信年月日５０４を更新する。
【００５４】
具体的に、徴収対象者番号５０１の更新は、受信した電子メールアドレスをキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３を検索する。そして、該当するレコードが存在した場合に、同レコードの徴収対象者番号２０１、または徴収対象者番号３０１を抽出して受信メッセージテーブル１５の徴収対象者番号５０１を更新する。
【００５５】
また、代理人フラグ５０２は、受信した電子メールが代理納付者から送信された電子メールである場合は、代理人フラグ５０２を１で更新し、徴収対象者本人から送信された電子メールである場合は代理人フラグ５０２をスペースで更新する。
【００５６】
また、誰からどのようなメッセージを自治体側で受信したかを送信者及び関係者に連絡するため、ＣＰＵ３００は、受信メッセージテーブル１５の徴収対象者番号で、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１及び代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１を検索する。
【００５７】
そして、該当するレコードが存在した場合には、図５に示すように、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、誰から送られたメッセージか、メッセージ５０３に登録されたメッセージ及び受信年月日５０４を電子メールにて送信する。
【００５８】
ＣＰＵ３００は、誰から送られたメッセージかを識別するため、宛先テーブル１２または代理宛先テーブル１３を検索する。具体的に、ＣＰＵ３００は、代理人フラグ５０２がスペースの場合、徴収対象者番号５０１をキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１を検索し、同レコードの徴収対象者氏名２０２を抽出する。
【００５９】
また、ＣＰＵ３００は、代理人フラグ５０２が１の場合、徴収対象者番号５０１をキーとして、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１を検索し、同レコードの代理徴収対象者氏名３０２を抽出する。メッセージ確認メール送信は、メール送受信システム４００から情報を提供される都度実施される。
【００６０】
続いて、ＣＰＵ３００は、予め設定された事前連絡ファイル１６の納付期限に該当する徴収対象者が存在するかを判定する（Ｓ１０７）。ステップＳ１０７の判定は、例えば月に１回定期的に実施されるようにしてもよい。
【００６１】
自治体の職員などにより、処理当日であることを示す入力と、どのようなメッセージを送信するかが入力されて、事前連絡ファイル１６の日数６０１に処理当日を示す０が設定され、該当するメッセージのメッセージＩＤがメッセージＩＤ６０２に設定される。どのようなメッセージを送信するかは、送信メッセージテーブル１４に設定されたメッセージ４０２から選択され、選択されたメッセージに対応するメッセージＩＤ４０１がメッセージＩＤ６０２に設定される。
【００６２】
ステップＳ１０７では、ＣＰＵ３００は、事前連絡ファイル１６で設定された納付期限と徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２とを比較して、納付期限に達した徴収額未納附の徴収対象者１０１を、徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、検索した徴収対象者１０１のメッセージ送信要否フラグ１０４がスペースの場合、該当する徴収対象者の徴収対象者番号１０１を期限後請求送信対象者として確定する（Ｓ１０８）。
【００６３】
続いて、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０７の期限後請求確定処理により確定された徴収対象者本人と代理納付者に対して、納付期限に達しても納付されていないことを電子メールで連絡する期限後請求送信処理を行う（Ｓ１０９）。
【００６４】
ステップＳ１０９の期限後請求送信処理では、ステップＳ１０８で確定した徴収対象者番号１０１をキーにして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
【００６５】
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、事前連絡ファイル６のメッセージＩＤ６０２に設定したメッセージを送信する。
【００６６】
なお、メッセージの送信については、ＣＰＵ３００が、メッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージＩＤを送信メッセージテーブルのメッセージＩＤ４０１から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、該当するメッセージ４０２を、徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
【００６７】
ステップＳ１０２の期限前請求送信処理またはステップＳ１０９の期限後請求送信処理において、電子メールを送信しない対象者がいる場合には、ステップＳ１０１の期限前請求確定処理やステップＳ１０２の期限後請求確定時に、受信メッセージテーブル１５のメッセージ５０３を確認して、徴収対象者テーブル１１のメッセージ送信要否フラグ１０４に１を設定することにより、不要な電子メールの送信を抑止することが可能となる。
【００６８】
例えば、受信メッセージテーブル１５のメッセージ５０３として、「納付期限に間に合いません。翌月２日までに支払います。」とのメッセージが設定されていた場合には、ステップＳ１０８の期限後請求確定処理でメッセージ送信要否フラグ１０４に「１」を設定して、ステップＳ１０９での送信する督促を通知しないようにしてもよい。
【００６９】
また、「翌月２日」を過ぎても納付されない場合には、メッセージ送信要否フラグ１０４を「スペース」で更新して、徴収対象者または代理納付者に督促を通知するようにしてもよい。
また、「納付できません。」と徴収対象者がメッセージに記入した場合に、代理納付者に支払いの督促を通知するようにしてもよい。
このように、徴収対象者または代理納付者から送信されたメッセージの内容に基づいて、督促の通知の要否や、督促の内容を変更することができる。
【００７０】
（４）本実施の形態の効果
以上、本実施の形態によれば、ＣＰＵ３００は、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、徴収対象者及び代理納付者に通知し、収納管理システム２００により徴収対象者または代理納付者から納付があったことが検知された場合に、徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知することができる。これにより、徴収対象者本人だけではなく、徴収対象者や代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信することができ、当該電子メールに対する返信情報を管理することにより、徴収対象者や代理納付者の納付の意思を管理することができるため、徴収率を向上させて円滑な徴収業務を実施することができる。
【符号の説明】
【００７１】
１０      サーバ
１００    記憶装置
２００    収納管理システム
３００    ＣＰＵ
４００    メール送受信システム
５００    ネットワーク
６００    徴収対象者携帯端末
７００    代理徴収対象者携帯端末
【図１】
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【図２】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図３Ｃ】
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【図４Ａ】
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【図４Ｂ】
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【図４Ｃ】
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【図５】
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