(57)【要約】【課題】メールを用いて交通費申請を行うことの可能な仕組みを提供すること。【解決手段】情報処理装置１０１から交通費申請に必要な情報を含めた交通費申請メールをメールサーバ装置１０３に送信する。そして、サーバ装置１０２は、メールサーバ装置１０３に送信された交通費申請メールを取得し、交通費申請に必要な情報を読み取る。そして、当該情報に含まれる移動元や移動先、申請金額や添付ファイル等の情報に基づいて、交通費申請に必要なデータを生成し、交通費申請を処理する。【選択図】図１
2015114921.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
交通費申請を受け付ける情報処理装置と、前記交通費申請を処理するサーバ装置とを含む情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段で生成されたメールを前記サーバ装置に送信するメール送信手段と
を備え、
前記サーバ装置は、
前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信手段と、
前記メール受信手段で受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理手段と
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記申請情報は、移動元と移動先と申請金額とを示す情報を含み、
前記サーバ装置は、
前記申請情報に含まれる移動元と移動先とに基づいて、最安値の経路を検索する検索手段を更に備え、
前記交通費申請処理手段は、前記申請情報に含まれる申請金額が前記検索手段で検索した最安値よりも高い場合に、当該申請金額を当該最安値に置換して交通費申請を処理することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記申請情報は、交通費の金額が記載された領収書の画像データと申請金額とを含み、
前記サーバ装置は、
前記申請情報に含まれる画像データから交通費の金額を読み取る読取手段を更に備え、
前記交通費申請処理手段は、前記申請情報に含まれる申請金額が前記読取手段で読み取った金額よりも高い場合に、当該申請金額を当該読み取った金額に置換して交通費申請を処理することを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記サーバ装置は、前記交通費申請処理手段で申請金額を置換した場合に、当該申請を行ったユーザに確認のメールを送信する確認メール送信手段を更に備えることを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理システム。
【請求項５】
交通費申請を受け付ける情報処理装置と、前記交通費申請を処理するサーバ装置とを含む情報処理システムの制御方法であって、
前記情報処理装置のメール生成手段が、前記交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成ステップと、
前記情報処理装置のメール送信手段が、前記メール生成ステップで生成されたメールを前記サーバ装置に送信するメール送信ステップと、
前記サーバ装置のメール受信手段が、前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信ステップと、
前記サーバ装置の取得手段が、前記メール受信ステップで受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得ステップと、
前記サーバ装置の交通費申請処理手段が、前記取得ステップで取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理ステップと
を備えることを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項６】
交通費申請を受け付ける情報処理装置と、前記交通費申請を処理するサーバ装置とを含む情報処理システムの制御方法を実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、
前記メール生成手段で生成されたメールを前記サーバ装置に送信するメール送信手段
として機能させ、
前記サーバ装置を、
前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信手段と、
前記メール受信手段で受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項７】
交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、前記メール生成手段で生成されたメールをサーバ装置に送信するメール送信手段とを備える情報処理装置と通信可能に接続されたサーバ装置であって、
前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信手段と、
前記メール受信手段で受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理手段と
を備えることを特徴とするサーバ装置。
【請求項８】
交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、前記メール生成手段で生成されたメールをサーバ装置に送信するメール送信手段とを備える情報処理装置と通信可能に接続されたサーバ装置の制御方法であって、
前記サーバ装置のメール受信手段が、前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信ステップと、
前記サーバ装置の取得手段が、前記メール受信ステップで受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得ステップと、
前記サーバ装置の交通費申請処理手段が、前記取得ステップで取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理ステップと
を備えることを特徴とするサーバ装置の制御方法。
【請求項９】
交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、前記メール生成手段で生成されたメールをサーバ装置に送信するメール送信手段とを備える情報処理装置と通信可能に接続されたサーバ装置の制御方法を実行可能なプログラムであって、
前記サーバ装置を、
前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信手段と、
前記メール受信手段で受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールを用いて経費申請を行う仕組みにおいて、適切な経費で申請を行うことの可能な情報処理システム、その制御方法、及びプログラム、並びに情報処理装置、その制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、企業においては従業員が立て替えた交通費等の経費申請を受け付ける仕組みが存在する。特に、ワークフローシステムを用いて、申請者から申請された内容を受け付けて、必要な承認者から承認をもらい、最終承認が完了したら自動的に経費としてデータが登録されている。
【０００３】
このような仕組みの一例として、下記の引用文献１では、携帯端末から送信される経費精算申請メッセージに対して、データ管理サーバ及び各端末装置が順次データ処理を行うことにより経費の精算を行う仕組みが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２２５９５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、従来の経費申請の仕組みでは承認者が承認してしまえばどのような金額であっても申請者に支払われてしまう問題があった。承認後に経理部門が怪しい金額について監査することは可能であるが、交通費の場合には申請される量が多く、すべてを監査することができない。
【０００６】
また、従来の経費申請の仕組みはワークフローシステムが前提となっているため、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）等の画面から入力して申請する必要があった。しかしながら、すべての従業員がＰＣを所持していない場合には、所定台数のＰＣを複数人で共有しなければならない問題もあった。
【０００７】
そこで本発明は、メールを用いて交通費申請を行うことの可能な仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の目的を達成するために、本発明の情報処理システムは、交通費申請を受け付ける情報処理装置と、前記交通費申請を処理するサーバ装置とを含む情報処理システムであって、前記情報処理装置は、前記交通費申請に必要な情報である申請情報を含むメールを生成するメール生成手段と、前記申請メール生成手段で生成されたメールを前記サーバ装置に送信するメール送信手段とを備え、前記サーバ装置は、前記情報処理装置から送信されたメールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段で受信したメールに含まれる前記申請情報を取得する取得手段と、前記取得手段で取得した情報に基づいて、交通費申請を処理する交通費申請処理手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、メールを用いて交通費申請を行うことの可能な効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】情報処理装置１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】情報処理装置１０１、サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３の機能構成の一例を示す図である。
【図５】交通費申請メールを送信する処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】交通費申請メールを取得し交通費申請を行う処理の流れを示すフローチャートである。
【図７】各種テーブルやデータのテーブル構成、データ構成の一例を示す図である。
【図８】図６に続き、交通費申請メールを取得し交通費申請を行う処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】図８に続き、交通費申請メールを取得し交通費申請を行う処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】図６に続き、交通費申請メールを取得し交通費申請を行う処理の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
【００１２】
図１は、本発明の情報処理システムのシステム構成の一例を示す図である。本発明の情報処理システムは、情報処理装置１０１、サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１０４を介して相互にデータ通信可能に接続されている。図１のネットワーク１０４上に接続される各種端末あるいはサーバの構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００１３】
情報処理装置１０１は、いわゆるスマートフォンのような携帯端末である。情報処理装置１０１にはメールアプリケーションがインストールされており、このメールアプリケーションを用いて交通費申請のためのメール（以下、交通費申請メール）を生成する。尚、本実施形態においては交通費申請を前提として説明を行うが、経費申請であれば交通費申請に限らない。
【００１４】
サーバ装置１０２は、会計アプリケーションがインストールされており、交通費等の経費申請処理を実行可能な装置である。特に本実施形態においては、メールサーバ装置１０３から交通費申請メールを受信し、当該交通費申請メールに基づいて交通費申請を処理する。
【００１５】
メールサーバ装置１０３は、情報処理装置１０１から送信された交通費申請メールを受信し、サーバ装置１０２からの要求に応じて、当該交通費申請メールを送信するメールサーバである。
【００１６】
図２は、情報処理装置１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００１７】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００１８】
また、ＲＯＭ２０２あるいはフラッシュメモリ２１４（記憶手段）には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、当該情報処理装置１０１が実行する機能を実現するために必要な、後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００１９】
ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２０】
また、入力コントローラ２０５は、タッチパネル２１０、マイク２１１、カメラ２１２からの入力を制御する。タッチパネル２１０からはユーザのタッチ操作に関する入力を制御し、マイク２１１からは音声の入力を制御し、更にカメラ２１２（撮像装置）からは撮影された静止画、動画の入力を制御する。出力コントローラ２０６は、タッチパネル２１０、スピーカ２１３への出力を制御する。
【００２１】
タッチパネル２１０は、ユーザからのタッチ操作を検知すると共に、前述した出力コントローラ２０６から送られた映像を表示する。タッチパネル２１０は、表示器と位置入力装置とが一体となった部品である。複数の箇所に対するタッチ操作（以下、マルチタッチ）も検知可能である。
【００２２】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するフラッシュメモリ２１４へのアクセスを制御する。本実施形態においては、フラッシュメモリとして説明を行うが、ハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の記憶媒体であってもよい。
【００２３】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０９は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００２４】
センサコントローラ２０８は、情報処理装置１０１が備えるセンサ２１５からの入力を制御する。情報処理装置１０１のセンサ２１５には様々なセンサが存在し、例えば方位センサ、加速度センサ等である。
【００２５】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、タッチパネル２１０上での表示を可能としている。
【００２６】
本発明の情報処理装置１０１が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等はフラッシュメモリ２１４に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルはフラッシュメモリ２１４に格納されている。
【００２７】
図３は、サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。
【００２８】
ＣＰＵ３０１は、システムバス３０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２９】
また、ＲＯＭ３０２あるいは外部メモリ３１１（記憶手段）には、ＣＰＵ３０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ３０３は、ＣＰＵ３０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
【００３０】
ＣＰＵ３０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ３０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００３１】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）３０５は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力デバイス３０９からの入力を制御する。
【００３２】
ビデオコントローラ（ＶＣ）３０６は、ディスプレイ３１０等の表示器への表示を制御する。表示器の種類はＣＲＴや、液晶ディスプレイを想定するが、これに限らない。
【００３３】
メモリコントローラ（ＭＣ）３０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ３１１へのアクセスを制御する。
【００３４】
通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）３０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００３５】
尚、ＣＰＵ３０１は、例えばＲＡＭ３０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ３１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ３０１は、ディスプレイ３１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３６】
本発明のサーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ３１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ３０３にロードされることによりＣＰＵ３０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ３１１に格納されている。
【００３７】
次に、情報処理装置１０１、サーバ装置１０２、メールサーバ装置１０３の機能構成を示す機能構成図について、図４を用いて説明する。尚、図４の機能構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００３８】
情報処理装置１０１は、送受信制御部４１１、表示制御部４１２、メール作成部４１３、撮影制御部４１４、画像データ生成部４１５を備える。
【００３９】
送受信制御部４１１は、サーバ装置１０２やメールサーバ装置１０３との情報の送受信を行う機能を有する。表示制御部４１２は、情報処理装置１０１のフラッシュメモリ２１４に記憶されている各種情報や、サーバ装置１０２やメールサーバ装置１０３から送信された情報をタッチパネル２１０に表示するための機能を有する。
【００４０】
メール作成部４１３は、メールを作成する機能を有する。本実施形態では特に、交通費申請メールの作成を行う。撮影制御部４１４は、情報処理装置１０１のカメラ２１２を制御して撮影を行う機能を有する。本実施形態では特に、交通費の領収書を撮影する。画像データ生成部４１５は、撮影制御部４１４で撮影されたＲＡＭデータをＪＰＥＧ等の画像データに変換する機能を有する。
【００４１】
サーバ装置１０２は、送受信制御部４２１、メール解析部４２２、経路検索部４２３、交通費算出部４２４、画像データ解析部４２５、交通費申請部４２６を備える。
【００４２】
送受信制御部４２１は、情報処理装置１０１やメールサーバ装置１０３との情報の送受信を行う機能を有する。メール解析部４２２は、メールサーバ装置１０３から送信された交通費申請メールを解析し、移動元や移動先、金額等の情報を抽出する機能を有する。
【００４３】
経路検索部４２３は、メール解析部４２２で解析した移動元と移動先と経由とに基づいて、移動経路を検索する機能を有する。交通費算出部４２４は、経路検索部４２３で算出された移動経路を使った場合にかかる交通費を算出する機能を有する。
【００４４】
画像データ解析部４２５は、交通費申請メールの添付ファイル（領収書の画像データ）を解析し、交通費の金額を抽出する機能を有する。交通費申請部４２６は、サーバ装置１０２の会計アプリケーションに交通費を申請する機能を有する。
【００４５】
メールサーバ装置１０３は、メール管理部４３１、メール送受信部４３２を備える。メール管理部４３１は、受信したメールをメールアカウントごとに管理する機能を有する。メール送受信部４３２は、情報処理装置１０１やサーバ装置１０２とメールの送受信を行う機能を有する。
【００４６】
次に、交通費申請メールを送信する処理について、図５に示すフローチャートを用いて説明する。
【００４７】
まず、ステップＳ５０１では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザからの指示に応じて交通費申請メールを作成する（メール生成手段）。本実施形態において交通費申請メールは、メールの送信先がサーバ装置１０２のアカウントに対応するメールアドレスであり、件名が「交通費申請メール」、メール本文が「移動元  移動先  経由  移動手段  金額」となっている必要がある（申請情報）。これは、サーバ装置１０２が交通費申請メールを解析するために、所定のフォーマットになっていないと、解析しにくいからである。サーバ装置１０２で交通費申請メールを解析可能な形態であれば、これに限らない。また、交通費申請メールには、領収書を撮影することで生成された画像データを添付ファイルとして付すことができる。企業によっては、新幹線や飛行機といった比較的高額の交通機関を利用した場合には、領収書の提出を求める場合がある。こういった場合には、交通費申請メールを作成し、領収書の画像データを添付する。
【００４８】
ステップＳ５０２では、情報処理装置１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０１で作成された交通費申請メールをメールサーバ装置１０３に送信する（メール送信手段）。
【００４９】
ステップＳ５０３では、メールサーバ装置１０３のＣＰＵ３０１は、情報処理装置１０１から送信された交通費申請メールを受信し（メール受信手段）、ステップＳ５０４では、当該交通費申請メールの送信先に応じたメールボックスに当該交通費申請メールを格納する。
【００５０】
次に、交通費申請メールを取得し交通費申請を行う処理について、図６、８、９、１０に示すフローチャートを用いて説明する。
【００５１】
まず、図６のステップＳ６０１から説明を行う。ステップＳ６０１では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、メールサーバ装置１０３に対して交通費申請メールの取得要求を送信する。
【００５２】
ステップＳ６０２では、メールサーバ装置１０３のＣＰＵ３０１は、サーバ装置１０２から送信された交通費申請メールの取得要求を受信する。そして、ステップＳ６０３では、メールサーバ装置１０３のＣＰＵ３０１は、サーバ装置１０２のアカウントに対応するメールボックスから交通費申請メールを取得し、ステップＳ６０４では、取得した交通費申請メールをサーバ装置１０２に送信する。
【００５３】
ステップＳ６０５では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、メールサーバ装置１０３から送信された交通費申請メールを受信する。そして、ステップＳ６０６では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、受信した交通費申請メールの件名に申請ＩＤが含まれているか否かを判定する。申請ＩＤは、交通費申請を行うごとにサーバ装置１０２で割り振られる識別情報である。この情報が交通費申請メールの件名に含まれているということは、後述するステップＳ９０７で送信される、確認メールに対する返信だということがわかる。ステップＳ９０７、及び確認メールの詳細は後述する。交通費申請メールの件名に申請ＩＤが含まれていると判定した場合には、図１０のステップＳ１００１に処理を進める。交通費申請メールの件名に申請ＩＤが含まれていない、つまり確認メールでないと判定した場合には、ステップＳ６０７に処理を進める。
【００５４】
ステップＳ６０７では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、サーバ装置１０２の外部メモリ３１１等に記憶された図７に示すようなレコード定義ファイル７００を読み込む。レコード定義ファイルは、交通費申請メールを解析するために必要となる定義ファイルである。
【００５５】
ステップＳ６０８では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０５で受信した交通費申請メールのメール本文７１０（図７参照）を読み込む（取得手段）。そして、ステップＳ６０９では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０８で読み込んだメール本文７１０を、ステップＳ６０７で読み込んだレコード定義ファイル７００にマッピングし、レコード項目マップ７２０を生成する。つまり、メール本文に記載されている文字列がどのような意味をもつのかを定義づける。
【００５６】
ステップＳ６１０では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、外部メモリ３１１等に記憶されたデータ項目テンプレートファイル７３０（図７参照）を読み込む。このデータ項目テンプレートファイル７３０は、交通費申請を会計アプリケーションが受け付けるためのテンプレートである。
【００５７】
ステップＳ６１１では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０５で受信した交通費申請メールに添付ファイルが存在するか否かを判定する。つまり、領収書の画像データが添付されているか否かを判定する。添付ファイルが存在すると判定した場合には、ステップＳ６１２に処理を進める。添付ファイルが存在しないと判定した場合には、ステップＳ６１４に処理を進める。
【００５８】
ステップＳ６１２では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０９でマッピングしたレコード項目マップ７２０の添付フラグ（＜ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ＞）を「１」にする。つまり、添付ファイルがある旨を記録する。そして、ステップＳ６１３では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０９で受信した交通費申請メールの添付ファイルをＲＡＭ２０３等に一時保存する。
【００５９】
一方、ステップＳ６１４では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０９でマッピングしたレコード項目マップ７２０の添付フラグ（＜ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ＞）を「０」にする。つまり、添付ファイルがない旨を記録する。
【００６０】
ステップＳ６１５では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６１０で読み込んだデータ項目テンプレートファイル７３０にレコード項目マップ７２０を流し込み、申請ファイル７４０を生成する。データ項目テンプレートファイル７３０のプレースホルダに対応するレコード項目マップ７２０の各項目を流し込むことで、図７の申請ファイル７４０に示すファイルを生成する。
【００６１】
図８に説明を移す。ステップＳ８０１では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ６０５で受信した交通費申請メールに添付ファイルが存在するか否かを判定する。添付ファイルが存在すると判定した場合には、ステップＳ８０２に処理を進める。添付ファイルが存在しないと判定した場合には、図９のステップＳ９０１に処理を進める。
【００６２】
ステップＳ８０２では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ＲＡＭ２０３等に一時保存された添付ファイルを読み出し、添付ファイルである領収書の画像データを解析することにより、金額を読み取る（読取手段）。
【００６３】
ステップＳ８０３では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ８０２で実行された金額の読み取りが成功したか否かを判定する。金額の読み取りが成功したと判定した場合には、ステップＳ８０５に処理を進める。金額の読み取りが失敗したと判定した場合には、ステップＳ８０４に処理を進め、申請者に当該読み取りが失敗した旨を通知して、一連の処理を終了する。
【００６４】
ステップＳ８０５では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ８０２で読み取った金額と申請金額とを比較する。申請金額は、申請ファイル７４０の金額が示す値である。そして、ステップＳ８０６では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、読み取った添付ファイルの金額（以下、添付金額）が申請金額よりも小さいか否かを判定する。添付金額が申請金額よりも小さい場合には、ステップＳ８０７に処理を進める。添付金額が申請金額よりも小さくない場合には、ステップＳ８０８に処理を進める。
【００６５】
ステップＳ８０７では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０の金額を、添付金額に置き換える。すなわち、ユーザが領収書の金額よりも高い金額を申請してきたことになるので、領収書の金額に置き換えてしまう。こうすることで、不正な申請を防止する。
【００６６】
ステップＳ８０８では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０に基づいて、会計アプリケーションで取り扱える連携データを生成する。そして、ステップＳ８０９では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、生成した連携データを会計アプリケーションに渡して、交通費の申請を行う（交通費申請処理手段）。
【００６７】
ステップＳ８０１で交通費申請メールに添付ファイルが存在しない場合の続きの処理について、図９を用いて説明する。
【００６８】
ステップＳ９０１では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０の移動手段では、添付ファイル（領収書）が不要か否かを判定する。あらかじめ領収書が必要な移動手段を決めておき、この移動手段に合致するか否かを判定すればよい。例えば、新幹線と飛行機とタクシーとが領収書の必要な移動手段であると決めておいた場合に、図７に示す申請ファイル７４０の移動手段を見ると、「新幹線」とあるため領収書が必要であると判定する。添付ファイルが不要であると判定した場合には、ステップＳ９０３に処理を進める。添付ファイルが必要であると判定した場合には、ステップＳ９０２に処理を進め、申請者に領収書が必要な旨を通知して、一連の処理を終了する。
【００６９】
ステップＳ９０３では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０から移動元と移動先とを取得する。そして、ステップＳ９０４では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ９０２で取得した移動元と移動先の情報とを用いて移動経路を検索し、最も安い金額を特定する（検索手段）。つまり、ユーザから申請された移動元から移動先に移動するための最安値で移動できる移動手段を検索する。
【００７０】
ステップＳ９０５では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ９０４で検索した最安値よりも申請金額のほうが高いか否かを判定する。つまり、ユーザが申請してきた金額よりも安い経路が存在した場合には、最安値よりも申請金額のほうが高いと判定することになる。最安値よりも申請金額のほうが高いと判定した場合には、ステップＳ９０６に処理を進める。最安値よりも申請金額のほうが安いと判定した場合には、前述した図８のステップＳ８０８に処理を進める。
【００７１】
ステップＳ９０６では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０の金額をステップＳ９０４で検索した最安値に置き換える。こうすることで、不正な金額で申請することを防止する。そして、ステップＳ９０７では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、申請ファイル７４０の申請ＩＤを件名に含み、ステップＳ９０５の実行内容をメール本文に含めた確認メールを生成し、申請者のアカウントに対応するメールアドレスを送信先に設定して、メールサーバ装置１０３に当該確認メールを送信する（確認メール送信手段）。前述したステップＳ９０５において金額を置換してしまったため、ユーザに対して置換してしまってよいかどうかの確認をする必要がある。そこで、この確認メールを用いて、ユーザに対して確認を行う。ユーザは、当該確認メールを受信するとステップＳ９０５の実行結果を確認し、メール本文の１行目に「ＯＫ」か「ＮＧ」を入力して、メールを返信する。つまり、件名は変更しない。こうすることで件名に申請ＩＤが含まれたままであるので、前述したステップＳ６０６でこの申請ＩＤを検知し、確認メールであると判定できる。ステップＳ９０７が完了したら、本一連の処理を終了する。
【００７２】
次にステップＳ６０６で受信した交通費申請メールの件名に申請ＩＤが含まれていると判定した場合の処理について、図１０を用いて説明する。
【００７３】
まず、ステップＳ１００１では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、受信した確認メールのメール本文を読み取る。そして、ステップＳ１００２では、サーバ装置１０２のＣＰＵ３０１は、ステップＳ１００１で読み取ったメール本文の１行目にある文字列が「ＯＫ」であるのか「ＮＧ」であるのか、それとも他の文字列が入力されているのかを判定する。「ＯＫ」であると判定した場合には、当該確認メールの件名に含まれる申請ＩＤに対応する申請ファイル７４０を用いて、ステップＳ８０８の処理を実行する。「ＮＧ」であると判定した場合には、ステップＳ１００３において、当該確認メールの件名に含まれる申請ＩＤに対応する申請ファイル７４０を削除する。そして、その他の文字列が入力されていた場合には、ステップＳ１００４において、申請者に対して誤った文字列が入力されている旨を通知する。
【００７４】
以上説明したように、本実施形態によれば、メールを用いて交通費申請を行うことの可能な効果を奏する。
【００７５】
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００７６】
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００７７】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００７８】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００７９】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００８０】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００８１】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００８２】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００８３】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００８４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００８５】
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【符号の説明】
【００８６】
１０１  情報処理装置
１０２  サーバ装置
１０３  メールサーバ装置
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  出力コントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  センサコントローラ
２０９  通信Ｉ／Ｆコントローラ
２１０  タッチパネル
２１１  マイク
２１２  カメラ
２１３  スピーカ
２１４  フラッシュメモリ
２１５  センサ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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