(57)【要約】【課題】  文書を別の場所に持ち出す場合、文書の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減する仕組みを提供する。【解決手段】  画像形成装置と、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとを含む管理システムであって、画像形成装置は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付け、ユーザが持ち出す文書の持出先の入力を受け付け、画像形成装置の位置情報と持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信し、管理サーバは、受信した入退制限設定に従って、ユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置と、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとを含む管理システムであって、
前記画像形成装置は、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段で選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付手段と、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する入退制限設定送信手段とを備え、
前記管理サーバは、
前記入退制限設定を受信する入退制限設定受信手段と、
前記入退制限設定受信手段で受信した入退制限設定に従って、
前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する入退制限設定変更手段とを備えることを特徴とする管理システム。
【請求項２】
前記画像形成装置は、
前記文書選択手段で選択された文書を出力する出力手段と、
前記出力手段で文書を出力した画像形成装置の位置情報と、前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報とに従って、前記入退制限設定を決定する決定手段とを備えることを特徴とする請求項１に記載の管理システム。
【請求項３】
前記画像形成装置は、
前記入退制限設定と入退位置を示す入退位置を示すためのレイアウトに従って、入退経路を示す情報を出力する経路出力手段を備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の管理システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、
前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報を用いて、
当該ユーザ識別情報に対して、入退制限を行っているか否かを判定する判定手段と、
入退制限を行っている場合に、前記管理サーバに対して、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更するべく、前記入退制限設定の解除を指示する入退制限設定解除指示手段とを更に備え、
前記入退制限設定変更手段は、入退制限設定解除指示手段で指示された解除指示を受けた場合に、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の管理システム。
【請求項５】
前記画像形成装置は、
前記文書選択手段で選択された文書を識別するための文書識別情報を記憶する記憶手段と、
前記文書識別情報を受け付ける文書識別情報受付手段を更に備え、
前記入退制限設定解除指示手段は、前記記憶手段で記憶した文書識別情報と前記文書識別情報受付手段で受け付けた文書識別情報が一致した場合に、前記管理サーバに対して前記入退制限設定の解除を指示することを特徴とする請求項４に記載の管理システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、
前記文書をスキャンするスキャン手段を更に備え、
前記文書識別情報は、スキャン手段により読み取ることにより得られた情報であって、
前記入退制限設定解除指示手段は、前記記憶手段で記憶した文書識別情報と前記スキャン手段で読み取ることにより得られた文書識別情報が一致した場合に、前記管理サーバに対して前記入退制限設定の解除を指示することを特徴とする請求項５に記載の管理システム。
【請求項７】
前記管理サーバは、
前記ユーザの現在位置情報を取得する現在位置取得手段を更に備え、
前記入退制限設定変更手段は、前記現在位置取得手段で前記ユーザの現在位置が前記持出先に対応する位置情報であると判定された場合に、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更することを特徴とする請求項４に記載の管理システム。
【請求項８】
画像形成装置から受信した、入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定に従って、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとネットワークを介して通信可能な画像形成装置であって、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段で選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付手段と、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された前記入退制限設定を送信する入退制限設定送信手段とを備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項９】
画像形成装置と、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとを含む管理方法であって、
前記画像形成装置が、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付ステップと、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択ステップと、
前記文書選択ステップで選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付ステップと、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付ステップで受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する入退制限設定送信ステップとを実行し、
前記管理サーバが、
前記入退制限設定を受信する入退制限設定受信ステップと、
前記入退制限設定受信ステップで受信した入退制限設定に従って、
前記ユーザ識別情報受付ステップで受け付けたユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する入退制限設定変更ステップとを実行することを特徴とする管理方法。
【請求項１０】
画像形成装置から受信した、入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定に従って、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとネットワークを介して通信可能な画像形成装置における管理方法であって、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付ステップと、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択ステップと、
前記文書選択ステップで選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付ステップと、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付ステップで受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された前記入退制限設定を送信する入退制限設定送信ステップとを実行することを特徴とする管理方法。
【請求項１１】
画像形成装置と、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとを含む管理システムで実行されるプログラムであって、
前記画像形成装置を、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段で選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付手段と、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する入退制限設定送信手段として機能させ、
前記管理サーバを、
前記入退制限設定を受信する入退制限設定受信手段と、
前記入退制限設定受信手段で受信した入退制限設定に従って、
前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する入退制限設定変更手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【請求項１２】
画像形成装置から受信した、入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定に従って、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとネットワークを介して通信可能な画像形成装置で実行されるプログラムであって、
ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択手段と、
前記文書選択手段で選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付手段と、
当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された前記入退制限設定を送信する入退制限設定送信手段として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理システム、画像形成装置、管理方法、及びそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、画像形成装置からの出力指示に従って、文書管理サーバに保管されている機密文書を印刷することができる文書管理システムがある。
【０００３】
このような文書管理システムにおいて、持ち出し不可の機密文書が印刷された場合、機密文書が不正に持ち出されていないか管理するための様々なセキュリティ手法が考えられている。
【０００４】
特許文献１には、印刷された機密文書の不正な持ち出しを防止するための仕組みが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−４６８８６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１における画像出力管理システムは、機密文書などの持出しを制限する必要のある文書などセキュリティ管理を要する文書の画像出力と、出力結果物の持出しを管理する仕組みが開示されている。
【０００７】
しかしながら、特許文献１のシステムでは、機密文書持出によりセキュリティゲートの入退が制限されてしまうため、入退できなくなったユーザが混乱してしまうことがある。
【０００８】
実際には、企業内において機密文書を持ち出す場合には、自分の居室から他の居室あるいは会議室に持って行く場合がある。このように機密文書を持って移動する場合には、関係のない場所への立ち寄りによって機密文書の紛失や、立ち寄った場所で機密文書を一時的に置いたことによる機密情報の漏洩が考えられる。そのため、機密文書を持ち出す際には、ユーザの移動を制限することが求められる。
【０００９】
そこで、本発明は、文書を別の場所に持ち出す場合、文書の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減する仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明の目的を達成するための、画像形成装置と、ユーザの入退を制限することが可能な管理サーバとを含む管理システムであって、前記画像形成装置は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、前記ユーザが持ち出す文書を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段で選択された文書の持出先の入力を受け付ける入力受付手段と、当該画像形成装置の位置情報と前記入力受付手段で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する入退制限設定送信手段とを備え、前記管理サーバは、前記入退制限設定を受信する入退制限設定受信手段と、前記入退制限設定受信手段で受信した入退制限設定に従って、前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する入退制限設定変更手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書を別の場所に持ち出す場合、文書の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明に係る管理システム１の構成の一例を示す図
【図２】図１における認証サーバ１０２、入退管理サーバ１０３、文書管理サーバ１０６のハードウエア構成の一例を示すブロック図
【図３】複合機１００のハードウエア構成の一例を示すブロック図
【図４】複合機１００と入退管理サーバ１０３の機能構成の一例を示すブロック図
【図５】フロアレイアウト５００の一例を示す図
【図６】文書持出処理の一例を示すフローチャート
【図７】複合機１００の操作部３３０に表示される文書持出画面の一例を示す図
【図８】印刷した経路図の一例を示す図
【図９】持ち帰りスキャン処理の一例を示すフローチャート
【図１０】複合機１００の操作部３３０に表示される持ち帰りスキャン画面の一例を示す図
【図１１】ＩＣカード１１００の一例を示す図
【図１２】認証ＤＢ１２００の一例を示す図
【図１３】ゲート設定情報１３００の一例を示す図
【図１４】複合機設定情報１４００の一例を示す図
【図１５】入退管理ＤＢ１５００の一例を示す図
【図１６】文書ＤＢ１６００の一例を示す図
【図１７】経路ＤＢ１７００の一例を示す図
【図１８】入退制限ファイル１８００の一例を示す図
【図１９】持ち帰らない場合の処理一例を示すフローチャート
【図２０】入退管理情報１５０１の推移の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る管理システム１の好適な実施形態について詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明に係る管理システム１の構成の一例を示す図である。
【００１５】
図１に示すように、例えば、オフィスの居室毎に設置する１又は複数の複合機１００、１又は複数の認証サーバ１０２（例えば拠点毎に設置）、１又は複数の入退管理サーバ１０３（例えば拠点毎に設置）、１又は複数の入退カードリーダ１０４（例えば居室毎に設置）、１又は複数の文書管理サーバ１０６（例えば拠点毎に設置）がＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ)１１０を介して接続される。また、複合機１００には、複合機カードリーダ１０１が接続される。
【００１６】
複合機１００は、プリンタ、スキャナ、コピー、ファクシミリ等の機能を有する画像形成装置であり、複合機カードリーダ１０１で読み取られたカードＩＤ１１０１に応じた利用権限に従って、プリンタ、スキャナ、コピー、ファクシミリの各機能のユーザ利用を制限（許可、不許可）することが可能である。
【００１７】
認証サーバ１０２は、複合機１００がユーザ認証を行うためのサーバである。カードＩＤ１１０１に紐づくユーザ名、メールアドレス、利用権限等のデータをユーザ情報として記憶している。認証サーバ１０２は、複合機１００からの問い合わせに対して、該当するユーザ情報が存在する場合は、そのユーザ情報を返答する機能を有する。認証サーバ１０２は、１つのサーバで構成しても良い。
【００１８】
また、認証サーバ１０２は、プライマリおよびセカンダリの２つのサーバによって構成しても良い。また、認証サーバ１０２は、３つ以上のサーバによって構成しても良い。
【００１９】
入退管理サーバ１０３は、ユーザのフロア入退情報を管理するためのサーバである。カードＩＤ１１０１に紐づくユーザ名、メールアドレス、利用権限等のデータを持っている。
【００２０】
入退管理サーバ１０３は、入退カードリーダ１０４からの問い合わせに対して、ユーザの有無と、ユーザが存在する場合は、そのユーザ情報を返答する機能を有する。入退管理サーバ１０３は、１つのサーバで構成しても良い。また、入退管理サーバ１０３は、プライマリおよびセカンダリの２つのサーバによって構成しても良い。また、入退管理サーバ１０３は、３つ以上のサーバによって構成しても良い。
【００２１】
入退カードリーダ１０４は、ＬＡＮ１１０または無線ＬＡＮまたは専用線などのネットワークを介して入退管理サーバ１０３と接続される。入退カードリーダ１０４は、ＩＣカード１１００（例えば、ソニー（登録商標）社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））がかざされるとカード内部の情報を読み取り、入退管理サーバ１０３に通知する。
【００２２】
また、入退カードリーダ１０４にＩＣカード１１００をかざすことでフロアのドアを解錠することが可能になる。具体的には、ユーザがフロアに入室するときに入退カードリーダ１０４にＩＣカード１１００をかざすと、入退管理サーバ１０３と通信を行い、ユーザ認証を行う。認証が成功すると、入退カードリーダ１０４と接続されている電子錠コントローラを介して、不図示の電子錠が取り付けられたドアを一時的に解錠する。また、退室時にも同様の処理を行い、ドアを解錠することができる。
【００２３】
これによりあらかじめ許可されたユーザ以外の入退を制限することが可能となる。
【００２４】
なお、本実施形態では、ＩＣカード１１００を用いて説明するが、指紋や静脈などの生体情報を用いる場合には、入退カードリーダ１０４を各生体情報の読み取りが可能な生体情報リーダに置き換えることで実現可能である。
【００２５】
クライアントＰＣ１０５は、複合機１００の設定を行うＰＣで、ネットワークを介してＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ  Ｔｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で複合機１００と通信することができる（例えば、マイクロソフト社のＩｎｔｅｒｎｅｔ  Ｅｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標））機能を搭載したＰＣである。また、ユーザから印刷ジョブを投入するためのＰＣでもあり、ユーザがアプリケーションからプリンタドライバを介して印刷ジョブを生成し、プリンタドライバがＬＰＲ（Ｌｉｎｅ  ＰＲｉｎｔｅｒ  Ｄａｅｍｏｎ）やその他の印刷プロトコルを用いて、印刷ジョブを複合機１００や文書管理サーバ１０６に送信することができる。
【００２６】
文書管理サーバ１０６は、文書データや表計算データなどのファイルを蓄積するためのファイルサーバであり、複合機１００またはクライアントＰＣ１０５からの要求に応じてファイルを取得し、複合機１００またはクライアントＰＣ１０５に対してファイル名・機密フラグ等のファイル情報やファイルデータを送信する機能も持つサーバである。
【００２７】
複合機カードリーダ１０１は、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）ケーブル（不図示）を介して複合機１００に接続される。複合機カードリーダ１０１は、ＩＣカード１１００（例えば、ソニー（登録商標）社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））がかざされるとカード内部の情報を読み取り、複合機１００に通知する。
【００２８】
なお、本実施形態では、ＩＣカード１１００を用いて説明するが、指紋や静脈などの生体情報を用いる場合には、複合機カードリーダ１０１を各生体情報の読取が可能な生体情報リーダに置き換えることで実現可能である。
【００２９】
次に、図２、図３を参照しながら、認証サーバ１０２、入退管理サーバ１０３、クライアントＰＣ１０５、文書管理サーバ１０６、複合機１００について説明する。
【００３０】
図２は、認証サーバ１０２、入退管理サーバ１０３、クライアントＰＣ１０５、文書管理サーバ１０６のハードウエア構成を示す図、図３は、複合機１００のハードウエア構成を示すブロック図である。
【００３１】
図２に示すように、認証サーバ１０２、入退管理サーバ１０３、クライアントＰＣ１０５、文書管理サーバ１０６では、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
【００３２】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００３３】
ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する各種プログラム等を保持している。
【００３４】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００３５】
入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９やマウス（不図示）等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。
【００３６】
ビデオコントローラ２０６は、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ  Ｒａｙ  Ｔｕｂｅ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴに限らず、液晶ディスプレイ等の他の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。
【００３７】
メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ  Ｍｅｍｏｒｙ  Ｃａｒｄ  Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００３８】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ＬＡＮ１１０のようなネットワークを介して外部機器と接続・通信し、ネットワーク上での通信制御処理を実行する。通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ＵＤＰ（Ｕｓｅｒ  Ｄａｔａｇｒａｍ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。
【００３９】
ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上のマウスカーソル（不図示）等によるユーザ指示を可能とする。
【００４０】
認証サーバ１０２、入退管理サーバ１０３、クライアントＰＣ１０５、文書管理サーバ１０６のハードウエア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされ、ＣＰＵ２０１により実行される。プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル（図１２、図１４、図１５、図１６、図１７、図１８）等は、外部メモリ２１１に格納されている。
次に、複合機１００のハードウエア構成について説明する。
【００４１】
図３は、複合機１００のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【００４２】
図３に示すように、複合機１００は、コントローラユニット３２０と、操作部３３０と、複合機カードリーダ１０１と、プリンタ３５０と、スキャナ３６０の各ハードウエア構成を有して構成されている。
【００４３】
また、コントローラユニット３２０は、ＣＰＵ３０１と、ＲＡＭ３０２と、ＲＯＭ３０３と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０４と、ネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ）３０５と、モデム（ＭＯＤＥＭ）３０６と、操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７と、イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ）３０８と、外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３０９と、システムバス３１０と、ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１１と、プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１２と、スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３と、画像処理部３１４と、画像バス３１５の各ハードウエア構成を有して構成されている。
【００４４】
コントローラユニット３２０は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３６０や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ３５０と接続する一方、ＬＡＮ１１０や、例えばＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）またはＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｓｅｒｖｉｃｅｓ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の公衆回線網（ＷＡＮ）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
【００４５】
ＣＰＵ３０１は、システムバス３１０及び画像バス３１５に接続される各デバイスを統括的に制御するプロセッサである。
【００４６】
ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１が動作するためのワークメモリであり、また、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリの機能も有する。例えば、複合機カードリーダ１０１で読み取ったカードＩＤ１１０１などが記憶される。
【００４７】
ＲＯＭ３０３は、システムのブートプログラムや各種の制御プログラムが格納されている。ＨＤＤ３０４は、システムを制御するための各種のプログラム及び画像データ等を格納する。なお、ＲＯＭ３０３またはＨＤＤ３０４には、図１４の複合機設定情報１４００、図１７の経路ＤＢ１７００、図１８の入退制限ファイル１８００が格納されている。
【００４８】
Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉ／Ｆ３０５は、ＬＡＮ１１０に接続し、データ入出力を行う。ＭＯＤＥＭ３０６は、公衆回線網に接続し、ＦＡＸにおける送受信等のデータの入出力を行う。
【００４９】
操作部Ｉ／Ｆ３０７は、ユーザインタフェース（ＵＩ）である操作部３３０におけるインタフェースであり、操作部３３０に表示する画像データを操作部３３０に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、本システムのユーザが操作部３３０から入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。なお、操作部３３０は、キーボードに相当するタッチパネルを有する表示部を備え、当該表示部に表示されたキーボードのボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができる。
【００５０】
ＩＭＡＧＥ  ＢＵＳ  Ｉ／Ｆ３０８は、システムバス３１０と、画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００５１】
外部Ｉ／Ｆ３０９は、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるインタフェースである。本実施形態においては、外部Ｉ／Ｆ３０９には、ＩＣカード認証で必要となるＩＣカード１１００の情報を読み取るための複合機カードリーダ１０１が接続されている。
【００５２】
そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３０９を介して複合機カードリーダ１０１によるＩＣカード１１００からの情報の読み取りを制御し、当該ＩＣカード１１００から読み取られた情報を取得可能となっている。なお、本実施形態では、ＩＣカード１１００を用いて説明するが、指紋や静脈などの生体情報を用いる場合には、複合機カードリーダ１０１を各生体情報を読み取ることが可能な生体情報リーダに置き換えることで実現可能である。
【００５３】
以上の３０１〜３０９に示すデバイスがシステムバス３１０上に配置され、相互に通信可能となっている。
【００５４】
ＲＩＰ３１１は、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。
【００５５】
プリンタＩ／Ｆ３１２は、プリンタ３５０とコントローラユニット３２０とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００５６】
スキャナＩ／Ｆ３１３は、スキャナ３６０とコントローラユニット３２０とを接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。
【００５７】
画像処理部３１４は、入力画像データに対して、補正処理、加工処理、編集処理を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正処理、解像度変換処理等を行ったりする。また、画像処理部３１４は、これらの処理に加えて、画像データの回転処理や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データに対してはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。
【００５８】
以上の３０８、３１１〜３１４に示すデバイスが画像バス３１５上に配置され、相互に通信可能となっている。画像バス３１５は、例えば、ＰＣＩ（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ  Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ  Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ）バスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成されている。
【００５９】
操作部３３０は、具体的に、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）表示部を有し、当該ＬＣＤ表示部上にタッチパネルシートが貼られており、本システムの操作画面を表示するとともに、表示した操作画面のキー（ボタン）が押されると、その位置情報が操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝えられる。また、操作部３３０は、各種の操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等のキーボード機能を備える。
【００６０】
ここで、操作部３３０のスタートキーは、例えば、原稿画像の読み取り動作を開始する際などに操作される。このスタートキーの中央部には、例えば、緑と赤の２色のＬＥＤ（Ｌｉｇｈｔ  Ｅｍｉｔｔｉｎｇ  Ｄｉｏｄｅ）があり、その各色の発光によってスタートキーが使える状態にあるかどうかが示される。また、操作部３３０のストップキーは、例えば、稼働中の動作を止める際などに操作される。また、操作部３３０のＩＤキーは、例えば、ユーザ（使用者）のユーザＩＤを入力する際などに操作される。また、操作部３３０のリセットキーは、例えば、操作部３３０による設定を初期化する際などに操作される。
【００６１】
複合機カードリーダ１０１は、ＣＰＵ３０１からの制御により、認証カードに相当するＩＣカード１１００（例えば、ソニー（登録商標）社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））内に記憶されているユーザ識別情報を読み取るものである。複合機カードリーダ１０１で読み取られたユーザ識別情報は、外部Ｉ／Ｆ３０９を介してＣＰＵ３０１へ通知される。
【００６２】
プリンタ３５０は、例えば、ラスタイメージデータを用紙上に画像として変換するものである。その変換方式としては、感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式や、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの変換方式を用いても構わない。プリンタ３５０のプリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始される。なお、プリンタ３５０には、異なる用紙のサイズまたは異なる用紙の向きを選択できるように複数の給紙段が構成されており、それぞれの給紙段に対応した用紙カセットが設けられている。
【００６３】
スキャナ３６０は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤ（Ｃｈａｒｇｅ  Ｃｏｕｐｌｅｄ  Ｄｅｖｉｃｅ）ラインセンサを用いて原稿を走査することで、原稿の画像をラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットされ、複合機１００のユーザが操作部３３０から読み取り起動指示を行うことにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３６０に指示を与え、フィーダは、原稿用紙を１枚ずつフィードして原稿の画像の読み取り動作を行う。
【００６４】
以上のような構成によって、複合機１００は、スキャナ３６０から読み込んだ画像データをＬＡＮ１１０上に送信したり、ＬＡＮ１１０から受信した印刷データをプリンタ３５０で印刷出力したりすることができる。また、複合機１００は、スキャナ３６０から読み込んだ画像データをＭＯＤＥＭ３０６から公衆回線網上にＦＡＸ送信したり、公衆回線網からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ３５０で印刷出力したりすることができる。
【００６５】
図４は、複合機１００と入退管理サーバ１０３の機能構成の一例を示すブロック図である。
【００６６】
ユーザ識別情報受付部４０１は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付ける機能部である。
【００６７】
文書選択部４０２は、ユーザが持ち出す文書を選択する機能部である。
【００６８】
入力受付部４０３は、文書選択部４０２で選択された文書の持出先の入力を受け付ける機能部である。
【００６９】
入退制限設定送信部４０４は、複合機１００の位置情報と入力受付部４０３で受け付けた持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する機能部である。
【００７０】
入退制限設定受信部４０５は、前記入退制限設定を受信する機能部である。
【００７１】
入退制限設定変更部４０６は、入退制限設定受信部４０５で受信した入退制限設定に従って、ユーザ識別情報受付部４０１で受け付けたユーザ識別情報に対応する入退制限設定を変更する機能部である。
【００７２】
文書出力部４０７は、文書選択部４０２で選択された文書を出力する機能部である。
【００７３】
決定部４０８は、文書出力部４０７で文書を出力した複合機１００の位置情報と、入力受付部４０３で受け付けた持出先に対応する位置情報とに従って、前記入退制限設定を決定する機能部である。
【００７４】
経路出力部４０９は、前記入退制限設定と入退位置を示す入退位置を示すためのレイアウトに従って、経路入退経路を示す情報を出力する機能部である。
【００７５】
判定部４１０は、ユーザ識別情報受付部４０１で受け付けたユーザ識別情報を用いて、当該ユーザ識別情報に対して、入退制限を行っているか否かを判定する機能部である。
【００７６】
入退制限設定解除指示部４１１は、入退制限を行っている場合に、入退管理サーバ１０３に対して、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更するべく、前記入退制限設定の解除を指示する機能部である。
【００７７】
また、入退制限設定変更部４０６は、入退制限設定解除指示部４１１で指示された解除指示を受けた場合に、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更する機能部である。
【００７８】
記憶部４１２は、文書選択部４０２で選択された文書を識別するための文書識別情報を記憶する機能部である。
【００７９】
文書識別情報受付部４１３は、前記文書識別情報を受け付ける機能部である。
【００８０】
また、入退制限設定解除指示部４１１は、記憶部４１２で記憶した文書識別情報と文書識別情報受付部４１３で受け付けた文書識別情報が一致した場合に、入退管理サーバ１０３に対して前記入退制限設定の解除を指示する機能部である。
スキャン部４１４は、前記文書をスキャン機能部である。
【００８１】
また、前記文書識別情報は、スキャン部４１４で読み取ることにより得られた情報であって、入退制限設定解除指示部４１１は、記憶部４１２で記憶した文書識別情報とスキャン部４１４で読み取ることにより得られた文書識別情報が一致した場合に、入退管理サーバ１０３に対して前記入退制限設定の変更解除を指示する機能部である。
【００８２】
現在位置取得部４１５は、前記ユーザの現在位置情報を取得する機能部である。
【００８３】
また、入退制限設定変更部４０６は、現在位置取得部４１５で前記ユーザの現在位置が前記持出先に対応する位置情報であると判定された場合に、前記ユーザ識別情報に予め設定されていた入退制限設定に変更する機能部である。
【００８４】
図５は、当管理システムが設置されているフロアレイアウト５００の一例を示す図である。
【００８５】
居室Ａ〜Ｄは通常のオフィスフロアであり、ＬＡＮ１１０で接続された複合機１００やクライアントＰＣ１０５が設置されている。会議室Ｘ・Ｙは会議室であり、複合機１００やクライアントＰＣ１０５は設置されていないものとする。これ以降は、居室Ａに設置されている複合機１００を操作するものとして説明する。居室Ａ〜Ｄおよび会議室Ｘ・Ｙは、それぞれゲートａ５０１〜ゲートｄ５０４およびゲートｘ５０７・ゲートｙ５０８で施錠されており、ゲートにある入退カードリーダ１０４にＩＣカード１１００をかざし入退管理サーバ１０３で認証されることでそれぞれのゲートが解錠される。また、通路と通路の間はゲートｇ５０５・ゲートｈ５０６で施錠されており、同様にＩＣカード１１００をかざすことで解錠される。
【００８６】
次に、図６、図７、図８、図１１、図１２、図１３、図１４、図１５、図１６、図１７、図１８を参照しながら、管理システム１の文書持出処理について説明する。
【００８７】
図６は文書持出処理の一例を示すフローチャート、図７は複合機１００の操作部３３０に表示される文書持出画面の一例を示す図、図８は印刷した経路図の一例を示す図、図１１はＩＣカード１１００の一例を示す図、図１２は認証ＤＢ１２００の一例を示す図、図１３はゲート設定情報１３００の一例を示す図、図１４は複合機設定情報１４００の一例を示す図、図１５は入退管理ＤＢ１５００の一例を示す図、図１６は文書ＤＢ１６００の一例を示す図、図１７は経路ＤＢ１７００の一例を示す図、図１８は入退制限ファイル１８００の一例を示す図である。
【００８８】
なお、以下で説明する処理は、各装置のＣＰＵが実行するものとする。
【００８９】
複合機カードリーダ１０１は、ＩＣカード１１００を検知して（ステップＳ６０１）、内部に記憶されているカードＩＤ１１０１を読み取る（ステップＳ６０２）。複合機カードリーダ１０１は、読み取ったカードＩＤ１１０１を複合機１００に送信する（ステップＳ６０３）。
【００９０】
複合機１００は、複合機カードリーダ１０１で読み取ったカードＩＤ１１０１を受け付ける（ステップＳ６０４）。すなわちステップＳ６０４は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付ける処理の一例を示すステップである。
【００９１】
複合機１００は、認証サーバ１０２にユーザ情報検索指示を行う（ステップＳ６０５）。具体的には、複合機１００は、認証サーバ１０２に複合機カードリーダ１０１から受け取ったカードＩＤ１１０１を送信する。
【００９２】
認証サーバ１０２は、複合機１００からカードＩＤ１１０１の検索指示を受け取る（ステップＳ６０６）。
【００９３】
認証サーバ１０２は、カードＩＤ１１０１を検索キーとして認証ＤＢ１２００を検索し、該当するユーザ情報１２０１を取得する（ステップＳ６０７）。認証ＤＢ１２００  
【００９４】
認証サーバ１０２は、複合機１００に取得したユーザ情報１２０１を通知する（ステップＳ６０８）。
【００９５】
複合機１００は、認証サーバ１０２からユーザ情報１２０１を受信し（ステップＳ６０９）、受信したユーザ情報１２０１に含まれるユーザＩＤ１２０３を用いて複合機１００へログイン処理を行う（ステップＳ６１０）。なお、受信したユーザ情報１２０１が空の場合、認証エラーとして、本処理は終了する。
【００９６】
なお、本実施形態では、カードＩＤから得られたユーザＩＤをユーザ識別情報としているが、カードＩＤ、複合機のキーボードから入力されたユーザＩＤ、ＩＣカードにユーザＩＤが記憶されている場合にはこのユーザＩＤ、これらをユーザ識別情報とすることも可能である。
【００９７】
複合機１００へのログイン処理を行った後、ログインユーザの入退を制限している入退制限ファイル１８００がＨＤＤ３０４に存在するか否かを判定し（ステップＳ６１１）、存在した場合はステップＳ９０１（図９の説明として後述する）に進み、存在しなかった場合はステップＳ６１２に進む。具体的には、ファイル名１８０１がユーザＩＤ１２０３で始まり、かつ、制限解除日時１８０９がＮＵＬＬの入退制限ファイル１８００がＨＤＤ３０４に存在するか否かを判定する。すなわち、ステップＳ６１１は、ログインしたユーザに対して入退制限を行っているか否かを判定する処理の一例を示すステップである。
【００９８】
ステップＳ６１１において存在しなかった場合、複合機１００は操作部３３０にメニュー画面７００を表示し、文書持出ボタン７０１が押下されたことを受け付ける（ステップＳ６１２）。
【００９９】
複合機１００は、文書管理サーバ１０６に一覧要求を行う（ステップＳ６１３）。このとき、複合機１００に設定されたログインユーザのユーザＩＤ１２０３を一覧要求に含める。
【０１００】
文書管理サーバ１０６は、複合機１００から文書一覧要求とユーザＩＤ１２０３を受け付け（ステップＳ６１４）、文書ＤＢ１６００からユーザＩＤ１２０３を検索キーとして文書情報１６０１を検索し、ユーザが閲覧可能な文書の一覧情報を作成する（ステップＳ６１５）。文書管理サーバ１０６は、作成した文書一覧情報を複合機１００に送信する（ステップＳ６１６）。文書一覧情報には、文書ＩＤ１６０２、文書名１６０３、総ページ数１６０４、機密フラグ１６０５などが含まれる。
【０１０１】
複合機１００は、文書管理サーバ１０６から文書一覧情報を受け付け（ステップＳ６１７）、操作部３３０の文書選択画面７１０に文書一覧を表示する（ステップＳ６１８）。このとき文書情報１６０１に含まれる文書名１６０３と機密フラグ１６０５を一覧に表示する。機密フラグ１６０５には、「機密」「通常」の２種類があり、「機密」の文書の場合は、鍵アイコン７１５を表示し機密文書であることを示す。なお、機密フラグ１６０５は２種類でなくてもよい。例えば、「最重要機密」「機密」「通常」のように３種類設けて、「最重要機密」文書は持ち出し不可のように、機密フラグに応じて持ち出し範囲を限定してもよい。
【０１０２】
複合機１００は、ユーザからの印刷指示を待ち受ける（ステップＳ６１９）。具体的には、ユーザは文書選択画面７１０上で、印刷したい文書のチェックボックス７１４を選択し、印刷ボタン７１６を押下する。複合機１００はこの印刷ボタン７１６が押下されるのを待ち受け、印刷ボタン７１６が押下された場合、次のステップに進む。すなわち、ステップＳ６１９は、ユーザが持ち出す文書を選択する処理の一例を示すステップである。
【０１０３】
複合機１００は、選択された文書の文書ＩＤ１６０２をＨＤＤ３０４に記憶し、機密フラグ１６０５を判定する（ステップＳ６２０）。すなわち、ステップＳ６２０は、選択された文書を識別するための文書識別情報を受け付ける処理および受け付けた文書識別情報を記憶する処理の一例を示すステップである。
【０１０４】
ステップＳ６２０で、印刷を指示された文書の機密フラグ１６０５が「通常」であると判定された場合、ステップＳ６３６に進む。印刷を指示された文書の機密フラグ１６０５が「機密」であると判定された場合、ステップＳ６２１に進む。
【０１０５】
複合機１００は、事前に作成されＨＤＤ３０４に記憶されている複合機設定情報１４００を読み取り、複合機１００が設置されている居室名（エリア）を取得する（ステップＳ６２１）。具体的には、複合機設定情報１４００の居室ＩＤ１４０２がＡから、複合機１００が設置されている居室名（居室Ａ）を取得する。なお、ここでは居室名としたが、複合機１００の位置情報が特定できればよいため、緯度・経度の情報を用いる構成であってもよい。
【０１０６】
複合機１００は、操作部３３０に持出先入力画面７２０を表示し、持出情報の入力を受け付ける（ステップＳ６２２）。すなわち、ステップＳ６２２は、文書の持出先の入力を受け付ける処理の一例を示すステップである。具体的には、持出先入力画面７２０に持出文書名７２１、鍵アイコン７１５、現在地７２２等の情報を表示し、持出先セレクトボックス７２３で持出先について、文書利用終了時刻セレクトボックス７２４で持ち出す文書の利用終了時刻について、持ち帰りラジオボタン７２５で文書を持ち帰るか否かについて、ユーザの選択を受け付け（ステップＳ６２２）、次へボタン７２６が押下されると、次のステップに進む。
【０１０７】
ユーザによって、次へボタン７２６が押下されると、持出先セレクトボックス７２３で選択された持出先を取得する（ステップＳ６２３）。ここでは、会議室Ｘが選択されたとする。
【０１０８】
複合機１００は、事前に作成されＨＤＤ３０４に記憶されている経路ＤＢ１７００を、ステップＳ６２１で取得した現在地と、ステップＳ６２３で取得した持出先とで検索し、機密文書の持出経路すなわち入退可能ゲートを決定する（ステップＳ６２４）。
【０１０９】
具体的には、現在地が「居室Ａ」、持出先が「居室Ｂ」であった場合、経路ＤＢ１７００のレコード１７０４が該当するため、入退可能ゲートをａ・ｂにする。また、現在地が「居室Ａ」、持出先が「会議室Ｘ」であった場合、経路ＤＢ１７００のレコード１７０５が該当するため、入退可能ゲートをａ・ｈ・ｘにする。なお、ここでは、入退可能ゲートを決定したが、入退不可能ゲートを決定してもよい。
【０１１０】
次に複合機１００は、操作部３３０に経路表示画面７３０を表示し、ユーザに機密文書の持出経路を提示する（ステップＳ６２５）。すなわち、ステップＳ６２５は、入退制限設定と入退位置を示す入退位置を示すためのレイアウトに従って、入退経路を示す情報を出力する処理の一例を示すステップである。
【０１１１】
ここで表示する経路図画像７３１は、経路ＤＢ１７００に登録されているすべてのレコードに対応する経路図画像７３１をＨＤＤ３０４に記憶しておき、現在地と持出先に対応する経路図画像７３１を選択し、経路表示画面７３０に表示する。居室や会議室の数が多い場合は、フロアレイアウト５００の画像をＨＤＤ３０４に記憶しておき、現在地と持出先を結ぶ通路に矢印を重ね合わせて合成し、経路図画像７３１を持出経路として提示するタイミングで作成する構成であってもよい。この場合、すべてのレコードに対応する経路図画像７３１を用意する必要がないため、経路図画像７３１によるＨＤＤ３０４容量の圧迫を防ぐことができる。
【０１１２】
複合機１００は、ユーザのボタン押下を受け付ける（ステップＳ６２６）。
【０１１３】
ステップＳ６２６で戻るボタン７３２が押下された場合、ステップＳ６２２に戻る。
【０１１４】
ステップＳ６２６でキャンセルボタン７３３が押下された場合、文書持出処理を終了する。
【０１１５】
ステップＳ６２６で経路図印刷ボタン７３４が押下された場合、ＨＤＤ３０４からステップＳ６２５で経路表示画面７３０に表示した経路図画像７３１を取得し、また印刷日時・注意文と共に、予め記憶されているフォームにデータを挿入（例えばフォームオーバレイ処理）して経路図を生成する。この生成された経路図を印刷する（ステップＳ６２７）。すなわち、ステップＳ６２７は、入退制限設定と入退位置を示す入退位置を示すためのレイアウトに従って、入退経路を示す情報を出力する処理の一例を示すステップである。経路図を印刷後、ステップＳ６２６に戻る。
【０１１６】
ステップＳ６２６で文書持出ボタン７３５が押下された場合、ステップＳ６２８に進む。
【０１１７】
複合機１００は、入退管理サーバ１０３に入退制限更新の指示を行う（ステップＳ６２８）。具体的には、入退管理サーバ１０３に入退を制限するユーザのカードＩＤ１１０１と入退制限後の入退可能ゲート（ａ・ｈ・ｘ）と制限解除トリガーゲート１８０５（文書を持ち帰る場合はＮＵＬＬ、持ち帰らない場合は目的地のゲートＩＤ）を送信する。すなわち、ステップＳ６２８は、持出先に対応する位置情報によって決定された入退可能位置又は入退不可能位置を含む入退を制限するための入退制限設定を送信する処理の一例を示すステップである。
【０１１８】
入退管理サーバ１０３は、入退制限更新の指示を受け付ける（ステップＳ６２９）。具体的には、入退管理サーバ１０３は入退を制限するユーザのカードＩＤ１１０１と入退可能ゲート（ａ・ｈ・ｘ）と制限解除トリガーゲート１８０５（文書を持ち帰る場合はＮＵＬＬ、持ち帰らない場合は目的地のゲートＩＤ）を受信する。すなわち、ステップＳ６２９は、入退制限設定を受信する処理の一例を示すステップである。
【０１１９】
入退管理サーバ１０３は、入退管理ＤＢ１５００における受信したカードＩＤ１１０１に対応する入退管理情報１５０１の入退可能ゲート１５０３を入退可能ゲート（ａ・ｈ・ｘ）の値で、制限解除トリガーゲート１５０６を制限解除トリガーゲート１８０５の値（文書を持ち帰る場合はＮＵＬＬ、持ち帰らない場合は目的地のゲートＩＤ）で更新する（ステップＳ６３０）。その際、入退制限解除時に、制限前の入退可能ゲートに戻すことができるよう、制限前入退可能ゲート１５０７を更新前つまり入退制限前の入退可能ゲート１５０３の値で更新し退避させておく。すなわち、ステップＳ６３０は、入退制限設定に従って入退制限設定を変更する処理の一例を示すステップである。
【０１２０】
入退管理サーバ１０３は、複合機１００にカードＩＤ１１０１の入退制限更新完了を通知する（ステップＳ６３１）。
【０１２１】
複合機１００は、カードＩＤ１１０１の入退制限更新完了の通知を受け付ける（ステップＳ６３２）。
【０１２２】
複合機１００は、入退制限ファイル１８００を作成し、ＨＤＤ３０４に記憶する（ステップＳ６３３）。具体的には、ファイル名１８０１にはユーザＩＤ１２０３とカードＩＤ１１０１と現在時刻を用いて、文書ＩＤ１８０２には選択した機密文書の文書ＩＤ１６０２を、文書名１８０３には選択した機密文書の文書名１６０３を、利用終了時刻１８０４には持出先入力画面７２０でユーザが選択した文書利用終了時刻セレクトボックス７２４の値を、制限解除トリガーゲート１８０５には持出先入力画面７２０でユーザが選択した持ち帰りラジオボタン７２５が「持ち帰る」場合はＮＵＬＬを、「持ち帰らない」場合は入退可能ゲート１５０３の末尾（ａ・ｈ・ｘの場合ｘ）つまり目的地のゲートＩＤの値を、印刷方法１８０７には「片面」「両面」などの印刷方法を、印刷ページ数１８０６には選択した機密文書の印刷ページ数を、制限適用日時１８０８には現在時刻を、それぞれ記録する。なお、この段階では、制限解除日時１８０９はＮＵＬＬである。
【０１２３】
なお、この実施形態では、経路ＤＢ１７００に入退可能ゲート１７０３を、入退管理情報１５０１に入退可能ゲート１５０３および制限前入退可能ゲート１５０７を定義したが、入退可能ゲートではなく入退不可能ゲートを定義してもよい。これにより、ユーザがゲートの入退カードリーダ１０４にＩＣカード１１００をかざすと、入退管理サーバ１０３と通信を行い、ゲートが入退可能ゲート１５０３に含まれている場合または入退不可能ゲートに含まれていない場合、入退カードリーダ１０４と接続されている電子錠コントローラを介して、電子錠が取り付けられたドアを一時的に解錠する。
【０１２４】
以上により、文書持出時の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減することができる。
【０１２５】
複合機１００は、文書管理サーバ１０６に持ち出す機密文書の文書ＩＤ１６０２を送信して文書データを要求する（ステップＳ６３４）。
【０１２６】
文書管理サーバ１０６は、文書ＩＤ１６０２を受信して持ち出す機密文書の文書データの要求を受け付ける（ステップＳ６３５）。
【０１２７】
文書管理サーバ１０６は、文書管理サーバ１０６のＨＤＤ３０４から、文書ＩＤ１６０２の文書データを取得する（ステップＳ６３６）。
【０１２８】
文書管理サーバ１０６は、複合機１００に文書ＩＤ１６０２の文書データを送信する（ステップＳ６３７）。
【０１２９】
複合機１００は、文書管理サーバ１０６から文書ＩＤ１６０２の文書データを受信する（ステップＳ６３８）。
【０１３０】
複合機１００は、文書ＩＤ１６０２の文書データを印刷する（ステップＳ６３９）。すなわち、ステップＳ６３９は、選択された文書を出力する処理の一例を示すステップである。文書データの印刷時には、表紙ページや印刷用紙のヘッダー・フッター部などの端に、スキャンした際に読み取ることができるよう文書ＩＤを印刷する。具体的には、文書ＩＤを文字列として印字する方法、文書ＩＤをバーコード・ＱＲコード（登録商標）に置換して印刷する方法、印刷用紙に組み込まれたＩＣタグに文書ＩＤを記録する方法などがある。
【０１３１】
なお、本実施形態では、選択された文書を文書管理サーバ１０６に記憶する構成としたが、複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶する構成であってもよい。この場合、複合機１００に記憶されている文書を取得して出力するものとする。
【０１３２】
次に、図９、図１０を参照しながら、持ち帰りスキャン処理について説明する。
【０１３３】
図９は持ち帰りスキャン処理の一例を示すフローチャート、図１０は複合機１００の操作部３３０に表示される持ち帰りスキャン画面の一例を示す図である。
【０１３４】
図６のステップＳ６１１において、ログインユーザの入退を制限している入退制限ファイル１８００がＨＤＤ３０４に存在した場合、図９のステップＳ９０１に進む。
【０１３５】
複合機１００は、ＨＤＤ３０４に存在したログインユーザの入退を制限している入退制限ファイル１８００を取得し、文書ＩＤ１８０２〜制限適用日時１８０８を読み取り、外部メモリ２１１に記憶する（ステップＳ９０１）。
【０１３６】
複合機１００は、読み取った制限解除トリガーゲート１８０５の値がＮＵＬＬか否かを判定する（ステップＳ９０２）。
【０１３７】
ＮＯＴ  ＮＵＬＬ（持ち帰らない）の場合、持ち帰りスキャン処理を終了する。
【０１３８】
ＮＵＬＬ（持ち帰る）の場合、複合機１００は、操作部３３０に持ち帰りスキャン画面１０００を表示する（ステップＳ９０３）。具体的には、操作部３３０に、持ち出した機密文書の文書名として文書名１８０３を、印刷したページ数として印刷ページ数１８０６を表示し、持ち帰った機密文書をスキャンするボタン１００１を表示する。
【０１３９】
複合機１００は、持ち帰った機密文書をスキャンするボタン１００１の押下を検知すると、スキャン実行画面１０１０を表示し、機密文書を原稿台にセットしスタートキーを押すことをユーザに促す。複合機１００は、操作部３３０のスタートキーの押下を検知すると、スキャンを実行する（ステップＳ９０４）。すなわち、ステップＳ９０４は、スキャン処理の一例を示すステップである。
【０１４０】
複合機１００は、スキャンした情報に含まれる文書ＩＤの文字列・バーコード・ＱＲコード（登録商標）、または複合機１００に接続された読取機（不図示）で読み取ったＩＣタグから文書ＩＤを読み取る。（ステップＳ９０５）。
【０１４１】
複合機１００は、入退制限ファイル１８００に記録されている持ち出した文書の情報とスキャン内容が一致するか判定する（ステップＳ９０６）。具体的には、入退制限ファイル１８００に記録されている文書ＩＤ１８０２とステップＳ９０５で読み取った文書ＩＤが一致した場合は、ステップＳ９０７へ進む。一致しなかった場合は、ステップＳ９０７へ進む。なお、ここでは、文書ＩＤのみを判定条件としたが、印刷ページ数１８０６とスキャンしたページ数が一致することを判定基準に加えてもよい。ページ数を判定条件に加えることにより、文書の一部が抜き取られていた場合もエラーとして判定できるため、情報の漏洩リスクをより軽減することができる。
【０１４２】
文書ＩＤが一致しなかった場合、複合機１００は、操作部３３０にスキャンエラー画面１０２０として、スキャン文書名１０２１、スキャンページ数１０２２、スキャンが正しく行われなかった旨のメッセージを表示し（ステップＳ９０７）、スキャンやり直しボタンが押下されることにより、ステップＳ９０４に戻る。
【０１４３】
具体的には、入退制限ファイル１８００に記録されている文書ＩＤ１８０２とスキャンした文書から読み取った文書ＩＤが一致しなかった場合、スキャンエラー画面１０２０のスキャン文書名１０２１には、「不明」や「エラー」などの文言を表示し、ユーザに誤った文書がスキャンされたことを通知する。また、入退制限ファイル１８００に記録されている印刷ページ数１８０６とスキャンしたページ数が一致しなかった場合、スキャンエラー画面１０２０のスキャンページ数１０２２には、印刷ページ数１８０６とスキャンしたページ数を表示し、ページ数が異なること通知する。
【０１４４】
文書ＩＤおよびページ数のいずれかが一致しなかった場合、複合機１００は、入退管理サーバ１０３にカードＩＤ１１０１を送信し、入退制限の解除指示を行う（ステップＳ９０８）。すなわち、ステップＳ９０８は、入退制限を行っている場合に、管理サーバに対して、対象ユーザに予め設定されていた入退制限設定に変更するべく、入退制限設定の解除を指示する処理の一例を示すステップである。
【０１４５】
入退管理サーバ１０３は、カードＩＤ１１０１を受信し、入退制限の解除指示を受け付ける（ステップＳ９０９）。
【０１４６】
入退管理サーバ１０３は、入退管理ＤＢ１５００を受信したカードＩＤ１１０１で検索し、取得した入退管理情報１５０１の入退可能ゲート１５０３を制限前入退可能ゲート１５０７で更新する（ステップＳ９１０）。すなわち、ステップＳ９１０は、対象ユーザに予め設定されていた入退制限設定に変更する処理の一例を示すステップである。
【０１４７】
入退管理サーバ１０３は、複合機１００に入退制限の解除が完了したことを送信する（ステップＳ９１１）。
【０１４８】
複合機１００は、入退制限の解除が完了したことを受信し、入退制限ファイル１８００の制限解除日時１８０９に現在日時を記録し、スキャン完了画面１０３０を表示する（ステップＳ９１２）。ユーザがOKボタン１０３１を押下することで持ち帰りスキャン処理が終了する。
以上で、持ち帰りスキャン処理の説明を終了する。
【０１４９】
次に、図１９を参照しながら、文書を持ち帰らない場合の入退制限の解除について説明する。図１９は、持ち帰らない場合の処理一例を示すフローチャートである。
【０１５０】
持出先入力画面７２０において、持ち帰りラジオボタン７２５で「持ち帰らない」を選択した場合、図９・図１０の持ち帰りスキャン処理を行わないため、持出先に到着した時点で入退制限の解除を行う。
【０１５１】
入退カードリーダ１０４は、ユーザが提示したＩＣカード１１００を検知して（ステップＳ１９０１）、内部に記憶されているカードＩＤ１１０１を読み取る（ステップＳ１９０２）。入退カードリーダ１０４は、ＲＯＭに記憶されているゲート設定情報１３００のゲートＩＤ１３０３を取得し、読み取ったカードＩＤ１１０１とともに入退管理サーバ１０３に送信する（ステップＳ１９０３）。
【０１５２】
入退管理サーバ１０３は、ゲートＩＤ１３０３とカードＩＤ１１０１を受け付け、ＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１９０４）。これにより、ユーザが現在どこにいるのかがわかる。すなわち、ステップＳ１９０４は、ユーザの現在位置情報を取得する処理の一例を示すステップである。
【０１５３】
入退管理サーバ１０３は、カードＩＤ１１０１を検索キーとして入退管理ＤＢ１５００を検索し、該当する入退管理情報１５０１を取得する（ステップＳ１９０５）。入退管理サーバ１０３は、該当する入退管理情報１５０１が取得できたか否かを判定する（ステップＳ１９０６）。
【０１５４】
該当する入退管理情報１５０１が取得できなかった場合、認証失敗として入退カードリーダ１０４に通知し、入退カードリーダ１０４は認証失敗の通知を行い（ステップＳ１９０９）、本処理を終了する。具体的には、エラー用のビープ音を鳴らしたり、表示部（不図示）にエラーメッセージを表示したりする。このときゲートの解錠は行わないため、入退管理サーバ１０３で管理されていないユーザの入場を制限できる。またＩＣカード１１００を所持していないユーザの入場も制限できる。このように第三者による許可されていないエリア内への入場を制限できるため、エリア内のセキュリティを高めることができる。
【０１５５】
該当する入退管理情報１５０１が取得できた場合、ステップＳ１９０７に進む。
【０１５６】
入退管理サーバ１０３は、取得した入退管理情報１５０１のカードＩＤ１５０２〜制限前入退可能ゲート１５０７を読み取り、外部メモリ２１１に記憶する（ステップＳ１９０７）。
【０１５７】
入退管理サーバ１０３は、ゲートＩＤ１３０３がステップＳ１９０７で取得した入退可能ゲート１５０３に含まれるか否かを判定する（ステップＳ１９０８）。
【０１５８】
含まれなかった場合、認証失敗として入退カードリーダ１０４に通知し、入退カードリーダ１０４は認証失敗の通知を行い（ステップＳ１９０９）、本処理を終了する。
【０１５９】
含まれた場合、入退管理情報１５０１を更新する（ステップＳ１９１０）。具体的には、入退管理情報１５０１の最新入退ゲート１５０４をゲートＩＤ１３０３に、ゲートＩＤ１３０３から居室内に入った場合は入退フラグ１５０５を「入」に、ゲートＩＤ１３０３から居室外に出た場合は入退フラグ１５０５を「出」に、それぞれ更新して入退管理ＤＢ１５００に記憶させる。
【０１６０】
入退管理サーバ１０３は、ゲートＩＤ１３０３がステップＳ１９０７で取得した制限解除トリガーゲート１５０６と一致するか否かを判定する（ステップＳ１９１１）。
一致しなかった場合は、ステップＳ１９１８に進む。
【０１６１】
一致した場合は、入退管理サーバ１０３は、入退制限を解除する（ステップＳ１９１２）。具体的には、入退管理情報１５０１の入退可能ゲート１５０３を制限前入退可能ゲート１５０７の値に、制限解除トリガーゲート１５０６と制限前入退可能ゲート１５０７の値をＮＵＬＬに、それぞれ更新して入退管理ＤＢ１５００に記憶させる。
【０１６２】
入退管理サーバ１０３は、複合機１００にカードＩＤ１１０１を送信し、入退制限解除の記録を指示する（ステップＳ１９１３）。本実施形態はステップＳ１９１３以降、複合機１００に処理を移すとしたが、複合機１００からの返答を待たずに、ステップＳ１９１２を終えた後、ステップＳ１９１９の入退カードリーダ１０４へ処理を移すとしてもよい。
【０１６３】
複合機１００は、カードＩＤ１１０１を受信し、入退制限解除の記録指示を受け付ける（ステップＳ１９１４）。
【０１６４】
複合機１００は、カードＩＤ１１０１に対応する入退制限解除の記録を行う（ステップＳ１９１５）。具体的には、複合機１００は、ファイル名１８０１にカードＩＤ１１０１を含み、かつ、制限解除日時１８０９がＮＵＬＬの入退制限ファイル１８００がＨＤＤ３０４に存在した場合、該当する入退制限ファイル１８００の制限解除日時１８０９に現在日時を記録する。
【０１６５】
複合機１００は、入退管理サーバ１０３に入退制限解除の記録が完了したことを返答する（ステップＳ１９１６）。
【０１６６】
入退管理サーバ１０３は、複合機１００から入退制限解除の記録が完了したことを受け付け、認証成功として入退カードリーダ１０４に通知する（ステップＳ１９１７）。
【０１６７】
入退カードリーダ１０４は、認証成功の通知を行う（ステップＳ１９１８）。具体的には、認証成功のビープ音を鳴らしたり、表示部（不図示）に認証成功メッセージを表示したりする。
【０１６８】
入退カードリーダ１０４は、ゲートを所定時間解錠し、ユーザの通過を許可する。所定時間を過ぎると入退カードリーダ１０４は施錠し、許可されていないユーザの通過を制限する（ステップＳ１９１９）。
【０１６９】
以上で、文書を持ち帰らない場合の入退制限の解除について説明を終了する。
【０１７０】
なお、本実施形態では、印刷した文書を持ち出す形態としたが、他の実施形態として物理的なキャビネットに格納されている文書やファイルを持ち出す形態でもよい。その場合、文書に付されているバーコード・ＱＲコード（登録商標）・ＩＣタグを複合機１００または複合機１００の原稿読取台での読取、または複合機１００に接続されたバーコードリーダなどの読取機（不図示）で読み取り、持ち出す文書の文書ＩＤを特定する構成であってもよい。その場合、ステップＳ６１２〜Ｓ６１９は行わず、代わりに「バーコード・ＱＲコード（登録商標）・ＩＣタグの読み取り」「文書ＩＤ特定」の処理が複合機１００および文書管理サーバ１０６で行われる。また、ステップＳ６３４〜Ｓ６３９の印刷処理も行わない。これにより、文書管理サーバ１０６に記憶されている文書だけでなく、既にキャビネットに格納されている文書についても、別の場所に持ち出す場合、文書の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減することができる。
【０１７１】
ここまでで、文書持出処理による入退制限、持ち帰りスキャン処理による入退制限の解除、および、文書を持ち帰らない場合の入退制限の解除について、説明を完了する。
【０１７２】
最後に、図２０を参照しながら、ここまで説明した、文書持出処理による入退制限、持ち帰りスキャン処理による入退制限の解除、および、文書を持ち帰らない場合の入退制限の解除における、入退管理情報１５０１の推移について説明する。図２０は、入退管理情報１５０１の推移の一例を示す図である。
【０１７３】
通常時（＝入退制限前）に、入退可能ゲート１５０３が「ｇ、ａ、ｂ」のユーザがいたとする（図２０の２００１・２００６）。文書持出処理によって、居室Ａの複合機１００から会議室Ｘに文書を持ち出すとした場合、入退制限により入退可能ゲート１５０３を「ａ、ｂ、ｘ」に制限する（図２０の２００２・２００７）。その際、入退制限解除時に、制限前の入退可能ゲートに戻すことができるよう、制限前入退可能ゲート１５０７を更新前つまり入退制限前の入退可能ゲート１５０３の値で更新し退避させておく。また、文書を持ち帰らない場合は、制限解除トリガーゲート１５０６の値を目的地のゲートＩＤ（ｘ）で更新しておく。
【０１７４】
持出先（会議室Ｘ）に到着時、文書を持ち帰らない場合は、ゲートＩＤ（ｘ）が制限解除トリガーゲート１５０６と一致するため、入退可能ゲート１５０３を制限前入退可能ゲート１５０７の値に、制限解除トリガーゲート１５０６と制限前入退可能ゲート１５０７の値をＮＵＬＬに、それぞれ更新する（図２０の２００８）。
【０１７５】
文書を持ち帰る場合は、持出先（会議室Ｘ）に到着時（図２０の２００３）、居室Ａに持ち帰った時（図２０の２００４）、のどちらも変わらず入退制限されたまま（ａ、ｂ、ｘ）であって、持ち帰りスキャンをした時（図２０の２００５）に、入退制限を解除する。つまり、入退可能ゲート１５０３を制限前入退可能ゲート１５０７の値に更新する。
【０１７６】
以上により、文書持出時の持出先指定に従い、ユーザの入退を制限し、機密文書の漏洩リスクを軽減することができる。
【０１７７】
また、入退経路を出力することで、ユーザに対してセキュリティの意識を高めたり、機密文書を持ち出すときの移動経路をユーザに認識させることに繋がるため漏洩リスクを軽減できたり、目的地に移動する際に入退制限によるユーザの混乱を防ぐことができる。
【０１７８】
また、持ち帰りスキャンをする場合、持ち出した文書のスキャンに従って入退制限を解除することで、機密文書の持ち出しだけでなく、持ち帰りについてもユーザに注意を促すため、情報の漏洩リスクをより軽減できる。
【０１７９】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１８０】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１８１】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１８２】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１８３】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１８４】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１８５】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【０１８６】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１８７】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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