(57)【要約】【課題】一元管理する紙文書の版数と電子文書の版数を照合できるシステムを提供する。【解決手段】文書管理システム１は，紙文書２０を管理する紙文書管理システム２と，電子文書３０を管理する電子文書管理システム３と，紙文書２０と電子文書３０を一元管理する一元管理装置４とから構成される。紙文書管理システム２には，タグリーダ２３を用いて，書架２２に保管されている紙文書２０に付与されたＲＦＩＤタグ２０ａからタグ情報を読み取り，前回から追加されたタグ情報を一元管理装置４へ送信する紙文書管理装置２１が含まれる。一元管理装置４は，紙文書管理装置２１からタグ情報を受信すると，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報を用いて紙文書保管リスト４１を更新した後，電子文書保管リスト４０を参照し，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報の版数と，このタグ情報と同じ文書名を有するプロパティ情報の版数を照合する。【選択図】図２
2015007939.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
タグＩＤ，文書名および版数を含むタグ情報を記憶したＲＦＩＤタグを付与した紙文書を管理する紙文書管理システムと，文書名および版数を含むプロパティ情報を付与した電子文書を管理する電子文書管理システムと，前記紙文書と前記電子文書を一元管理する一元管理装置とから少なくとも構成されるシステムであって，
前記紙文書管理システムは，前記紙文書を保管する書架と，前記書架の内部にある前記紙文書に付与された前記ＲＦＩＤタグから前記タグ情報を読み取るタグリーダと，前記書架が利用されたことを検知すると，前記タグリーダを用いて前記タグ情報を読み取り，読み取った前記タグ情報を記した保管ログを記憶した後，少なくとも前回の前記保管ログにない前記タグ情報を前記一元管理装置へ送信する紙文書管理装置を含み，
前記一元管理装置は，前記紙文書管理システムで管理している前記紙文書の前記タグ情報を記した紙文書保管リストと，前記電子文書管理システムで管理している前記電子文書の前記プロパティ情報を記した電子文書保管リストを有し，前記紙文書管理装置から前記タグ情報を受信すると，前記紙文書管理装置から受信した前記タグ情報を用いて前記紙文書保管リストを更新した後，前記電子文書保管リストを参照し，前記紙文書管理装置から受信した前記タグ情報の版数と，この前記タグ情報と同じ文書名を有する前記プロパティ情報の版数を照合する，
ことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記電子文書管理システムは，前記電子文書を保管する電子文書データベースと，前記電子文書を前記電子文書データベースに新規登録または前記電子文書データベースに保管された前記電子文書を更新する操作がなされると，新規登録または更新された前記電子文書に付与された前記プロパティ情報を前記一元管理装置へ送信する電子文書管理装置を含み，
前記一元管理装置は，前記電子文書管理装置から前記プロパティ情報を受信すると，前記電子文書管理装置から受信した前記プロパティ情報を用いて前記電子文書保管リストを更新した後，前記紙文書保管リストを参照し，前記電子文書管理装置から受信した前記プロパティ情報の版数と，この前記プロパティ情報と同じ文書名を有する前記タグ情報の版数を照合する，
ことを特徴とする，請求項１に記載した文書管理システム。
【請求項３】
前記一元管理装置は，版数の照合に失敗すると，版数の照合に失敗したことを所定の装置へ通知することを特徴とする，請求項１または請求項２に記載した文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は，紙文書と電子文書を一元管理するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業情報漏洩防止の観点から，企業で取り扱う文書を厳密に管理することが企業側に求められている。コンピュータ技術やネットワーク技術の発展に伴い，企業で取り扱う文書は，文書を電子化した電子文書が多くなったが，捺印を必要とする文書も多いため，企業で取り扱う文書の中には紙文書も依然として多い。
【０００３】
紙文書と電子文書を一元管理するシステムは既に開示されており，例えば，特許文献１では，ＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）タグを利用して，紙文書と電子文書を一元管理する文書管理システムが開示されている。
【０００４】
特許文献１で開示されている文書管理システムでは，ＲＦＩＤタグを付与した紙文書を書架に，この紙文書と対になる電子文書をサーバに保管し，電子文書を利用して紙文書を検索できるように構成されている。特許文献１で開示されている文書管理システムのサーバは，ＲＦＩＤタグを付与した紙文書が書架に保管されると，書架の内部または書架の近傍に設置したタグリーダを用いて，書架に保管されている紙文書に付与されているＲＦＩＤタグのＩＤと紙文書が保管されている位置情報を取得し，電子文書を利用して紙文書を検索する際，検索した紙文書の位置情報を提示する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００３−２４２１５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし，企業で取り扱う文書には，品質マネージメントシステム（例えば，ＩＳＯ９００１）に係る文書など，版数の管理が要求される文書もあるが，従来の技術では，紙文書の版数と電子文書の版数を照合することはできなかった。
【０００７】
そこで，本発明は，一元管理する紙文書の版数と電子文書の版数を照合できるシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上述した課題を解決する第１の発明は，タグＩＤ，文書名および版数を含むタグ情報を記憶したＲＦＩＤタグを付与した紙文書を管理する紙文書管理システムと，文書名および版数を含むプロパティ情報を付与した電子文書を管理する電子文書管理システムと，前記紙文書と前記電子文書を一元管理する一元管理装置とから少なくとも構成されるシステムである。
【０００９】
第１の発明に係る前記紙文書管理システムは，前記紙文書を保管する書架と，前記書架の内部にある前記紙文書に付与された前記ＲＦＩＤタグから前記タグ情報を読み取るタグリーダと，前記書架が利用されたことを検知すると，前記タグリーダを用いて前記タグ情報を読み取り，読み取った前記タグ情報を記した保管ログを記憶した後，少なくとも前回の前記保管ログにない前記タグ情報を前記一元管理装置へ送信する紙文書管理装置を含む。
【００１０】
また，第１の発明に係る前記一元管理装置は，前記書架に保管している前記紙文書の版数とこの前記紙文書に対応する前記電子文書の版数を照合できるように，前記紙文書管理システムで管理している前記紙文書の前記タグ情報を記した紙文書保管リストと，前記電子文書管理システムで管理している前記電子文書の前記プロパティ情報を記した電子文書保管リストを有し，前記紙文書管理装置から前記タグ情報を受信すると，前記紙文書管理装置から受信した前記タグ情報を用いて前記紙文書保管リストを更新した後，前記電子文書保管リストを参照し，前記紙文書管理装置から受信した前記タグ情報の版数と，この前記タグ情報と同じ文書名を有する前記プロパティ情報の版数を照合する。
【００１１】
更に，第２の発明は，第１の発明に記載した文書管理システムにおいて，前記電子文書管理システムは，前記電子文書を保管する電子文書データベースと，前記電子文書を前記電子文書データベースに新規登録または前記電子文書データベースに保管された前記電子文書を更新する操作がなされると，新規登録または更新された前記電子文書に付与された前記プロパティ情報を前記一元管理装置へ送信する電子文書管理装置を含む。
【００１２】
また，第２の発明に係る前記一元管理装置は，前記電子文書データベースに保管している前記電子文書の版数とこの前記電子文書に対応する前記紙文書の版数を照合できるように，前記電子文書管理装置から前記プロパティ情報を受信すると，前記電子文書管理装置から受信した前記プロパティ情報を用いて前記電子文書保管リストを更新した後，前記紙文書保管リストを参照し，前記電子文書管理装置から受信した前記プロパティ情報の版数と，この前記プロパティ情報と同じ文書名を有する前記タグ情報の版数を照合することを特徴とする。
【００１３】
更に，第３の発明は，第１の発明または第２の発明に記載した文書管理システムにおいて，前記一元管理装置は，版数の照合に失敗すると，版数の照合に失敗したことを所定の装置へ通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
このように，本発明によれば，一元管理する紙文書の版数と電子文書の版数を照合できるシステムを提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】文書管理システムの構成を説明する図。
【図２】文書管理システムのブロック図。
【図３】紙文書管理装置の動作を説明する図。
【図４】タグ情報を受信した時の一元管理装置の動作を説明する図。
【図５】プロパティ情報を受信した時の一元管理装置の動作を説明する図。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
ここから，本発明の好適な実施形態を記載する。なお，以下の記載は本発明の範囲を束縛するものでなく，理解を助けるために記述するものである。
【００１７】
図１は，本実施形態に係る文書管理システム１の構成を説明する図で，図２は，本実施形態に係る文書管理システム１のブロック図である。
【００１８】
図１に図示したように，本実施形態に係る文書管理システム１は，プリンタなどで印刷された紙文書２０を管理する紙文書管理システム２と，ワードプロセッサなどで作成された電子文書３０を管理する電子文書管理システム３と，電子文書３０と紙文書２０を一元管理する一元管理装置４とから少なくとも構成され，それぞれの装置はネットワーク６を介して接続している。なお，図１では，文書管理システム１のユーザが操作する端末装置５を図示している。
【００１９】
まず，文書管理システム１に含まれる紙文書管理システム２について説明する。図１および図２に図示したように，本実施形態に係る紙文書管理システム２は，ＲＦＩＤタグ２０ａが付与された紙文書２０を保管する書架２２と，書架２２に保管されている紙文書２０に付与されたＲＦＩＤタグ２０ａからタグ情報を読み取るためのタグリーダ２３と，書架２２の扉２２ａの施錠を管理する電子錠２４と，書架２２で保管している紙文書２０を管理する紙文書管理装置２１を含む。
【００２０】
書架２２で保管する紙文書２０について説明する。紙文書２０の具体的な形態として，複数枚の紙が綴じられた形態，複数枚の紙がバインダーやフォルダに格納された形態など，様々な形態が想定できる。文書名が同一の紙文書２０と電子文書３０の版数を自動で検証するためには，機械が読み取れる形態で文書名と版数を紙文書２０に付与させることが必要になる。紙文書２０においては，単に文書名と版数を印刷しただけでは装置で読み取ることが困難なため，本実施形態では，文書名と版数などのタグ情報を記憶したＲＦＩＤタグ２０ａを紙文書２０に付与している。
【００２１】
本実施形態に係るＲＦＩＤタグ２０ａは，タグＩＤを記憶するための９６ｂｉｔ程度のメモリに加え、数Ｋバイトのユーザメモリを有するもので，このユーザメモリに文書名と版数などの情報を記憶している。文書名とは，文書を識別するための情報で，文書のタイトル名でもよいが，文書のＩＤ番号であってもよい。また，版数とは，版数を示す数字や記号である。なお，本実施形態において，ＲＦＩＤタグ２０ａのユーザメモリに文書名と版数を記憶させているが，ＲＦＩＤタグ２０ａのユーザメモリに記憶するタグ情報には，他の情報，例えば，作者や作成日時を含ませることができる。
【００２２】
次に，ＲＦＩＤタグ２０ａを付与した紙文書２０を保管する書架２２について説明する。書架２２とは，紙文書２０をセキュアに保管できるように設計されたもので，図１では，書架２２をラックの形態で図示しているが，書架２２は引出しや金庫など本棚以外の形態であってもよい。
【００２３】
タグリーダ２３は，書架２２の内部または近傍に設置される。タグリーダ２３の数は一つでもよいが，本実施形態において書架２２は複数の段を有しているため，図１に図示したように，地板と各棚板にタグリーダ２３のアンテナ２３ａを設け，書架２２の段毎にタグリーダ２３を設置している。
【００２４】
書架２２の扉２２ａの施錠を管理する電子錠２４は，書架２２内に保管されている紙文書２０を閲覧できるユーザを制限するために設けられている。書架２２の扉２２ａの施錠を管理する電子錠２４は，ここでは，ＩＣカード２４ａ（例えば，ＩＣカード社員証）を利用して扉２２ａの施錠を管理する装置としている。予め許可したユーザのみが電子錠２４を開錠できるようにすると，書架２２内に保管されている紙文書２０を閲覧できる人物を制限することができるし，また，紙文書２０を持ち出した人物も特定できるようになる。
【００２５】
紙文書管理装置２１は，ＣＰＵやメモリを有するコンピュータを利用して実現される装置である。図３は，紙文書管理装置２１の動作を説明する図である。
【００２６】
紙文書管理装置２１は，書架２２が利用されたことを検知すると（Ｓ１），紙文書管理装置２１が備えるタグリーダ２３を作動させて，紙文書保管庫内に保管されている紙文書２０に付与されたＲＦＩＤタグ２０ａからタグ情報（ここでは，タグＩＤ，文書名と版数）を取得し（Ｓ２），タグリーダ２３が読み取ったタグ情報を記した紙文書２０の保管ログをメモリに記憶する（Ｓ３）。
【００２７】
本実施形態では，書架２２は電子錠２４を備えているため，電子錠２４が開錠された後に施錠されると，紙文書管理装置２１は，書架２２が利用されたと判断する。なお，電子錠２４を備えていない書架２２の場合は，扉２２ａの開閉を検知するセンサや，書架２２を利用するユーザを検知するセンサを用いて，書架２２が利用されたと判断するとよい。
【００２８】
本実施形態では，タグリーダ２３を書架２２の段毎に設けているため，紙文書管理装置２１は，タグ情報をタグリーダ２３毎に取得することになり，紙文書２０が保管されている場所（ここでは，段）を示す情報として，タグ情報を読み取ったタグリーダ２３を識別するリーダＩＤをタグ情報に含ませる。なお，紙文書管理装置２１が記憶する紙文書２０の保管ログには，タグ情報以外に，電子錠２４を開錠したユーザのＩＤや電子錠２４の開錠または施錠日時を含ませることができる。
【００２９】
紙文書管理装置２１は，紙文書２０の保管ログをメモリに記憶すると，今回の保管ログと前回の保管ログとの差分を取る（Ｓ４）。持ち出されていた紙文書２０が返却されたり，新規の紙文書２０が保管されると，前回のログにはないタグ情報が今回のログに含まれることになる。また，紙文書２０が持ち出されると，持ち出された紙文書２０に対応するタグ情報が今回のログにはないことになる。
【００３０】
紙文書管理装置２１は，今回のログと前回のログとの差分がない場合，この手順を終了し，今回のログと前回のログとの差分がある場合，今回のログと前回のログとの差分となったタグ情報を一元管理装置４へ送信して（Ｓ５），この手順を終了する。なお，このタグ情報には，紙文書２０を管理する管理フラグが付与される。前回のログから追加されていたタグ情報については，管理フラグは保管を示す値になり，前回のログから削除されていたタグ情報については，管理フラグは持ち出しを示す値になる。
【００３１】
次に，文書管理システム１に含まれる電子文書管理システム３について説明する。図１および図２に図示したように，電子文書管理システム３は，電子文書３０を保管する電子文書ＤＢ３２（Data Base）と，電子文書３０を管理する電子文書管理装置３１を含む。
【００３２】
電子文書ＤＢ３２で保管する電子文書３０とは，文書を電子化したデータで，ワードプロセッサで作成されたデータや紙文書２０をスキャナで読み取ったデータである。文書名が同一の紙文書２０と電子文書３０の版数を自動で検証するためには，紙文書２０と同様に，機械が読み取れる形態で文書名と版数を電子文書３０に付与させることが必要になり，電子文書３０の場合は，電子文書３０のメタとなるプロパティ情報に文書名と版数が含まれることになる。なお，このプロパティ情報は，文書作成ソフトウェア（例えば，ワードプロセッサ用のソフトウェア）を用いて，作成者が電子文書３０に設定する。
【００３３】
電子文書管理装置３１は，汎用のサーバを利用して実現される装置で，電子文書３０の新規登録，更新，削除および閲覧を管理する汎用的な文書管理の機能を有する。電子文書管理装置３１は，電子文書３０を電子文書ＤＢ３２に新規登録する操作，電子文書ＤＢ３２に保管された電子文書３０を更新する操作，または，電子文書ＤＢ３２に保管された電子文書３０を削除する操作がなされると，それぞれの操作に対応する管理フラグを関連付けて，操作された電子文書３０のプロパティ情報を一元管理装置４へ送信する。
【００３４】
次に，文書管理システム１に含まれる一元管理装置４について説明する。一元管理装置４は，汎用のサーバを利用して実現される装置で，紙文書２０を管理するために，書架２２に保管されている紙文書２０のタグ情報に持ち出しフラグを関連付けて記憶した紙文書保管リスト４１と，電子文書３０を管理するために，電子文書ＤＢ３２に保管されている電子文書３０のプロパティ情報を記した電子文書保管リスト４０を有している。
【００３５】
図４は，紙文書管理装置２１からタグ情報を受信した時の一元管理装置４の動作を説明する図である。一元管理装置４は，紙文書管理装置２１からタグ情報を受信すると（Ｓ１０），紙文書管理装置２１から受信したタグ情報に付加された管理フラグを確認する（Ｓ１１）。
【００３６】
紙文書管理装置２１から受信したタグ情報に付加された管理フラグによって削除が示される場合，このタグ情報に対応する紙文書２０は持ち出されたと判断できるため，一元管理装置４は，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報の文書名を検索キーとして，紙文書保管リスト４１からタグ情報を検索し（Ｓ１２ａ），検索したタグ情報の持ち出しフラグをＯＮにして（Ｓ１２ｂ），この手順を終了する。
【００３７】
また，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報に付加された管理フラグによって保管が示される場合，持ち出されていた紙文書２０が書架２２に返却されたり，新規の紙文書２０が書架２２に保管されたと判断できるため，一元管理装置４は，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報の文書名を検索キーとして，紙文書保管リスト４１からタグ情報を検索し，検索結果を確認する（Ｓ１３）。
【００３８】
タグ情報を検索できなかった時，新規の紙文書２０が書架２２に保管されたと判断できるため，一元管理装置４は，持ち出しフラグはＯＦＦにして，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報を紙文書保管リスト４１に追加して（Ｓ１４），Ｓ１６に進む。また，タグ情報を検索できた時，持ち出されていた紙文書２０が書架２２に返却されたと判断できるため，一元管理装置４は，持ち出しフラグはＯＦＦにし，検索したタグ情報を紙文書管理装置２１から受信したタグ情報に更新して（Ｓ１５），Ｓ１６に進む。
【００３９】
Ｓ１６において，一元管理装置４は，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報の文書名を検索キーとして，電子文書保管リスト４０からプロパティ情報を検索する。そして，一元管理装置４は，紙文書管理装置２１から受信したタグ情報の版数と電子文書保管リスト４０から検索したプロパティ情報の版数を照合し（Ｓ１７）， 版数が一致する場合，この手順を終了し，版数が一致しない場合，電子メールなどを利用して，版数が一致しないことを端末装置５へ通知して（Ｓ１８），この手順を終了する。
【００４０】
図５は，電子文書管理装置３１からプロパティ情報を受信した時の一元管理装置４の動作を説明する図である。一元管理装置４は，電子文書管理装置３１からプロパティ情報を受信すると（Ｓ２０），電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報に付加された管理フラグを確認する（Ｓ２１）。
【００４１】
一元管理装置４は，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報に付加された管理フラグによって削除が示される場合，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報の文書名を検索キーとして，電子文書保管リスト４０からプロパティ情報を検索し（Ｓ２２ａ），検索したプロパティ情報を削除して（Ｓ２２ｂ），この手順を終了する。
【００４２】
また，一元管理装置４は，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報に付加された管理フラグによって新規登録が示される場合，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報を電子文書保管リスト４０を追加して（Ｓ２３），Ｓ２５へ進む。
【００４３】
また，一元管理装置４は，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報に付加された管理フラグによって更新が示される場合，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報の文書名を検索キーとして，電子文書保管リスト４０からプロパティ情報を検索し（Ｓ２４ａ），検索したプロパティ情報を電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報に更新して（Ｓ２４ｂ），Ｓ２５へ進む。
【００４４】
Ｓ２５において，一元管理装置４は，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報の文書名を検索キーとして，紙文書保管リスト４１からタグ情報を検索する。そして，一元管理装置４は，電子文書管理装置３１から受信したプロパティ情報の版数と紙文書保管リスト４１から検索したタグ情報の版数を照合し（Ｓ２６）， 版数が一致する場合，この手順を終了し，版数が一致しない場合，電子メールなどを利用して，版数が一致しないことを端末装置５へ通知して（Ｓ２７），この手順を終了する。
【符号の説明】
【００４５】
１    文書管理システム
２    紙文書管理システム
２０  紙文書
２０ａ  ＲＦＩＤタグ
２１  紙文書管理装置
２２  書架
２３  タグリーダ
２４  電子錠
３    電子文書管理システム
３０  電子文書
３１  電子文書管理装置
３２  電子文書ＤＢ
４    一元管理装置
５    端末装置
６    ネットワーク
【図１】
2015007939.tif 000003
【図２】
2015007939.tif 000004
【図３】
2015007939.tif 000005
【図４】
2015007939.tif 000006
【図５】
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