(57)【要約】【課題】会議等のイベントで使用される資料の印刷部数を算出する手間を低減できる情報処理装置、記憶装置、印刷支援システム、及び印刷支援方法を提供する。【解決手段】情報処理装置２は、会議が開催される会議室において、会議への参加者が自己のモバイル端末７を利用可能か、プロジェクターが設置されているか否かを判定し、その判定結果に基づいて会議資料の印刷部数を算出する。プリンター６は、情報処理装置が算出した印刷部数に基づいて会議資料を印刷する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記イベントで使用される資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出手段と
を備える、情報処理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理装置と組み合わせて用いられる記憶装置であって、
前記イベントの開催場所及び前記参加者名を含むイベント情報を記憶するイベント情報記憶手段と、
前記参加者のモバイル端末の保有情報及び前記モバイル端末の電子ネットワークへの接続方法を含むモバイル端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、
前記開催場所における前記モバイル端末の前記電子ネットワークへの接続環境情報を含む設備情報を記憶する設備情報記憶手段と
を備える、記憶装置。
【請求項３】
イベントで使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援システムであって、
情報処理装置と、
記憶装置と
を備え、
前記情報処理装置は、
前記イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出手段と
を備え、
前記記憶装置は、
前記イベントの開催場所及び前記参加者名を含むイベント情報を記憶するイベント情報記憶手段と、
前記参加者のモバイル端末の保有情報及び前記モバイル端末の電子ネットワークへの接続方法を含むモバイル端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、
前記開催場所における前記モバイル端末の前記電子ネットワークへの接続環境情報を含む設備情報を記憶する設備情報記憶手段と
を備え、
前記判定手段は、前記イベント情報、前記端末情報、及び前記設備情報を参照して、前記参加者が、前記開催場所において、前記モバイル端末に前記資料を表示可能か否かを判定する、
印刷支援システム。
【請求項４】
イベントで使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援方法であって、
前記イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップの判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出ステップと
を備える、印刷支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議等のイベントで使用される資料の印刷部数を算出する情報処理装置、記憶装置、印刷支援システム、及び印刷支援方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、会議等のイベントで使用される資料を印刷する印刷システムが開示されている。この印刷システムは、情報管理サーバーと、プリンターと、クライアントコンピューターとを備えており、これらの機器はネットワークを介して相互に接続されている。
【０００３】
クライアントコンピューターからイベントのスケジュール情報が入力されると、当該スケジュール情報が情報管理サーバーのスケジュール管理用データベースに記憶される。また、イベントで使用される資料の印刷ジョブ情報（資料のファイル名、印刷形式、及び印刷部数等）がクライアントコンピューターから入力されると、情報管理サーバーは印刷スケジュールを設定し、印刷スケジュール管理用データベースに記憶させる。なお、印刷スケジュールとは、イベントのスケジュールに間に合うように印刷物の印刷を実行するスケジュールである。そして、プリンターは、印刷スケジュール管理用データベースに記憶された印刷スケジュールを監視し、期限が到来した印刷ジョブを実行する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−７２４７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
近年、企業等において、BYOD（Bring Your Own Device）が増加している。BYODとは、従業員が自己の保有するモバイル端末を職場に持ち込んで業務に使用することをいう。BYODを導入している企業等では、モバイル端末を保有する従業員が、会議室でモバイル端末を社内ネットワークに接続してモバイル端末で会議資料を閲覧する場合がある。その場合、モバイル端末を保有する従業員には、印刷した会議資料を渡す必要がない。
【０００６】
特許文献１のシステムでは、ユーザーが、会議資料の印刷部数を入力しなければならない。したがって、ユーザーが会議の参加者のモバイル端末保有状況を逐次確認して会議資料の印刷部数を算出する必要があり、手間がかかるという問題があった。
【０００７】
本発明は上記事情に鑑みて創案されたものであり、その目的は、会議等のイベントで使用される資料の印刷部数を算出する手間を低減できる情報処理装置、記憶装置、印刷支援システム、及び印刷支援方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明による第１の態様は、イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記イベントで使用される資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出手段とを備える情報処理装置である。
【０００９】
本発明による第２の態様は、第１の態様の情報処理装置と組み合わせて用いられる記憶装置であって、前記イベントの開催場所及び前記参加者名を含むイベント情報を記憶するイベント情報記憶手段と、前記参加者のモバイル端末の保有情報及び前記モバイル端末の電子ネットワークへの接続方法を含むモバイル端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、前記開催場所における前記モバイル端末の前記電子ネットワークへの接続環境情報を含む設備情報を記憶する設備情報記憶手段とを備える。
【００１０】
本発明による第３の態様は、イベントで使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援システムであって、情報処理装置と、記憶装置とを備え、前記情報処理装置は、前記イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出手段とを備え、前記記憶装置は、前記イベントの開催場所及び前記参加者名を含むイベント情報を記憶するイベント情報記憶手段と、前記参加者のモバイル端末の保有情報及び前記モバイル端末の電子ネットワークへの接続方法を含むモバイル端末情報を記憶する端末情報記憶手段と、前記開催場所における前記モバイル端末の前記電子ネットワークへの接続環境情報を含む設備情報を記憶する設備情報記憶手段とを備え、前記判定手段は、前記イベント情報、前記端末情報、及び前記設備情報を参照して、前記参加者が、前記開催場所において、前記モバイル端末に前記資料を表示可能か否かを判定する。
【００１１】
本発明による第４の態様は、イベントで使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援方法であって、前記イベントへの参加者が、前記イベントの開催場所において、前記資料を表示する表示機器を利用可能か否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップの判定結果に基づいて前記資料の印刷部数を算出する印刷部数算出ステップとを備える。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、会議等のイベントで使用される資料の印刷部数を算出する手間を低減できる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷支援システムを示す概略構成図である。
【図２】図１に示される印刷支援システムのスケジュール管理データベースに記憶される会議情報の一例を示す図である。
【図３】図１に示される印刷支援システムのユーザー管理データベースに記憶されるモバイル端末情報の一例を示す図である。
【図４】図１に示される印刷支援システムの会議室管理データベースに記憶される設備情報の一例を示す図である。
【図５】図１に示される印刷支援システムを用いて会議資料を印刷する手順を示すフローチャートである。
【図６】図１に示される印刷支援システムにログインしたユーザーの端末装置に表示される情報の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、図面を参照して本発明による実施形態を説明する。図１は本発明の実施形態に係る印刷支援システムを示す概略構成図である。
【００１５】
図１に示すように、本実施形態の印刷支援システム１は、情報処理装置２と、イベント情報記憶手段としてのスケジュール管理データベース３と、端末情報記憶手段としてのユーザー管理データベース４と、設備情報記憶手段としての会議室管理データベース５とを備える。スケジュール管理データベース３とユーザー管理データベース４と会議室管理データベース５とは、本発明の記憶装置として機能する。
【００１６】
情報処理装置２は、例えばサーバーコンピューターにより構成され、電子ネットワークとしての社内ネットワークを介して、スケジュール管理データベース３、ユーザー管理データベース４、会議室管理データベース５、プリンター６、及び複数のユーザーのモバイル端末７に接続されている。情報処理装置２は、判定手段及び印刷部数算出手段としての制御手段を備える。当該制御手段は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、及びＲＯＭ等を含むマイクロコンピューターにより構成される。
【００１７】
図２はスケジュール管理データベース３に記憶されるイベント情報としての会議情報の一例を示す図である。図２に示すように、スケジュール管理データベース３に記憶される会議情報は、会議ＩＤ、会議の主催者名、会議の開催場所を示す会議室番号、会議の開催日時、会議の参加者名、会議資料の電子データ（又はそのリンク先）等を含む。なお、スケジュール管理データベース３は、ある会議の開始の所定時間前に、その会議の参加者に会議開催通知メールを送信する機能を有していてもよい。
【００１８】
図３はユーザー管理データベース４に記憶されるモバイル端末情報の一例を示す図である。図３に示すように、ユーザー管理データベース４に記憶されるモバイル端末情報は、ユーザー名、ユーザーが所有するモバイル端末７の種別、モバイル端末７の社内ネットワークへの接続方法等を含む。
【００１９】
図４は会議室管理データベース５に記憶される設備情報の一例を示す図である。図４に示すように、会議室管理データベース５に記憶される設備情報は、会議室番号及び会議室の設備情報を含む。設備情報には、モバイル端末７の社内ネットワークへの接続環境情報（無線WiFi及び有線LANの有無）、プロジェクターの有無等が含まれる。
【００２０】
プリンター６は印刷手段を備える。印刷手段は、情報処理装置２が算出した会議資料の印刷部数に基づいて会議資料を印刷する。印刷手段としては、例えば、電子写真方式で被記録媒体に画像形成を行うものや、インクジェット方式で被記録媒体に画像形成を行うものが用いられる。
【００２１】
モバイル端末７は、例えば、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットパソコン等である。
【００２２】
次に、印刷支援システム１を用いて会議資料を印刷する手順を説明する。図５は印刷支援システム１を用いて会議資料を印刷する手順を示すフローチャートである。
【００２３】
ある会議の主催者が会議資料の印刷を行う場合、その主催者は、まず、自己の端末装置（例えば、モバイル端末７やデスクトップパソコン）から自己の認証情報（ユーザーＩＤ、パスワード等）を入力して印刷支援システム１にログインする。
【００２４】
ログインが終了すると、ユーザーの端末装置の表示部に会議ＩＤを入力する画面が表示されるので、ユーザーは会議ＩＤを入力する。図５のステップＳ１０に示すように、情報処理装置２は、ユーザーが入力した会議ＩＤの会議情報をスケジュール管理データベース３から取得する。また、図５のステップＳ２０に示すように、情報処理装置２は、情報処理装置２の記憶装置に記憶された印刷条件を取得する。
【００２５】
図６は印刷支援システム１にログインしたユーザーの端末装置に表示される情報の一例を示す図である。図６に示すように、ユーザーの端末装置の画面には、ユーザーが入力した会議ＩＤの会議情報と、その会議で配布される会議資料の印刷条件とが表示される。印刷条件は、前回ユーザーが会議資料の印刷を行った際に設定した条件が表示される。ユーザーは、その印刷条件を適宜変更することができる。
【００２６】
なお、既に資料を印刷済みの場合には、その旨が表示されるようにしてもよい。また、どの参加者の資料が印刷済みかを印刷支援システム１に記憶させておき、「参加者のうち、資料を印刷していない参加者の分のみを印刷する。」という選択肢が印刷条件の中に含まれるようにしてもよい。このようにすると、資料の無駄な印刷を抑制できる。
【００２７】
また、資料の印刷後、会議情報が更新された場合（参加者の増減、会議の開催場所の変更がなされた場合等）には、会議の主催者の端末装置に、その旨を通知するメールを送信するようにしてもよい。このようにすると、会議の参加者に渡す資料の過不足が生じるのを抑制できる。
【００２８】
また、ユーザーの端末装置に表示される会議情報は、ユーザーが主催者の会議の会議情報だけでなく、ユーザーが主催者ではないがユーザーが参加する会議の会議情報も含まれるようにしてもよい。その場合、「自分の資料のみを印刷する。」という選択肢が印刷条件の中に含まれるようにしてもよい。
【００２９】
図６に示される印刷条件の選択肢から、ユーザーが「ネットワーク接続できるモバイルを保持する参加者には印刷しない。」を選択すると、図５のステップＳ３０に示すように、情報処理装置２は、会議室管理データベース５から、その会議室の設備情報を取得する。また、図５のステップＳ４０に示すように、情報処理装置２は、ユーザー管理データベース４から、その会議の参加者のモバイル端末情報を取得する。
【００３０】
次に、図５のステップＳ５０に示すように、情報処理装置２は、その会議で使用される会議資料の印刷部数を算出する。情報処理装置２は、会議の参加者が、会議室において、資料を表示する表示機器としてのモバイル端末７やプロジェクターが利用可能かを判定し、その判定結果に基づいて資料の印刷部数を算出する。
【００３１】
例えば、会議が行われる会議室が社内ネットワークへの接続環境を備えている場合には、会議の参加者の中に社内ネットワークへ接続可能なモバイル端末７を保有する人物が存在するか否かを調べる。当該人物が存在する場合には、当該人物はモバイル端末７によって資料を閲覧することができるので、当該人物には印刷した資料を渡す必要がない。したがって、当該人物を除く他の人物の人数を会議資料の印刷部数とする。
【００３２】
また、会議が行われる会議室にプロジェクターが設置されている場合には、全ての参加者がプロジェクターで資料を閲覧することができるので、全ての参加者に印刷した資料を渡す必要がない。したがって、会議資料の印刷部数を０とする。ステップＳ５０は、本発明の判定ステップ及び印刷部数算出ステップとして機能する。
【００３３】
次に、図５のステップＳ６０に示すように、情報処理装置２は、その会議で使用される会議資料の資料データをスケジュール管理データベース３から取得する。そして、図５のステップＳ７０に示すように、情報処理装置２は、ステップＳ５０で算出した印刷部数に基づいて会議資料を印刷する。ステップＳ７０は、本発明の印刷ステップとして機能する。最後に、図５のステップＳ８０に示すように、情報処理装置２は、今回ユーザーが設定した印刷条件を情報処理装置２の記憶装置に保存する。
【００３４】
印刷支援システム１によれば、ユーザーが会議の参加者のモバイル端末７の保有状況や会議室のプロジェクターの設置状況を確認する必要がなく、会議資料の印刷部数が自動的に算出されるので、ユーザーの手間が低減する。
【００３５】
また、印刷支援システム１は、既存の会議管理システムにハードウェアを追加する必要がなく、ソフトウェアを開発するのみでよいので、安価に構成することができる。
【００３６】
以上、本発明の具体的な実施形態を説明したが、本発明は図１〜図６に示される実施形態に限定されるものではなく、本実施形態に種々の改変を施すことができる。
【００３７】
例えば、本実施形態では、会議で使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援システムに本発明を適用した場合について説明したが、会議以外のイベント（例えば、社内リクレーション）で使用される資料の印刷部数を算出する印刷支援システムにも本発明を適用し得る。
【００３８】
また、本実施形態では、判定手段及び印刷部数算出手段を情報処理装置に設けた場合について説明したが、判定手段及び印刷部数算出手段をプリンターやユーザーの端末装置に設けてもよい。また、イベント情報記憶手段、端末情報記憶手段、及び設備情報記憶手段もプリンターやユーザーの端末装置に設けてもよい。
【００３９】
また、判定手段及び印刷部数算出手段をプリンター以外の画像形成装置に設けてもよい。すなわち、印刷部数算出手段が算出した印刷部数に基づいて資料を印刷する印刷手段を備えている画像形成装置であれば、いかなる画像形成装置（例えば、複合機）でもよい。また、イベント情報記憶手段、端末情報記憶手段、及び設備情報記憶手段も画像形成装置に設けることができる。
【００４０】
その他にも、本発明の要旨を逸脱しない範囲で本実施形態に種々の改変を施すことができる。
【符号の説明】
【００４１】
１  印刷支援システム
２  情報処理装置
３  スケジュール管理データベース（イベント情報記憶手段、記憶装置）
４  ユーザー管理データベース（端末情報記憶手段、記憶装置）
５  会議室管理データベース（設備情報記憶手段、記憶装置）
６  プリンター
７  モバイル端末（表示機器）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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