(57)【要約】【課題】文書管理サーバーで共有可能に管理されている文書データを印刷したユーザーが、印刷した範囲について事後的に行われる更新の内容を容易に確認可能な情報処理装置、画像形成装置、文書管理システム、及び文書管理方法を提供すること。【解決手段】情報処理装置は、文書管理サーバーから文書データの更新の通知を受けた場合に（Ｓ４１のＹｅｓ）、通知に係る文書データについて過去に印刷処理が実行されており（Ｓ４２のＹｅｓ）、更新後の文書データと印刷時の文書データとに基づいて検出される印刷時の文書データの印刷範囲の内容変更が予め設定された報知条件を満たす場合に（Ｓ４５のＹｅｓ）、文書データの変更を報知する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる印刷制御部と、
前記印刷制御部による前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる記憶制御部と、
前記履歴情報に基づいて前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する変更判断部と、
前記変更判断部により前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとに基づいて前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する内容判断部と、
前記内容判断部により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知可能な報知部と、
を備える情報処理装置。
【請求項２】
前記報知部が、前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の変更内容が予め設定された報知条件を満たす場合に報知する請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記報知条件が、見出し、図表、文字色、又は文字サイズが変更されたことを含む請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記報知条件が、変更された文字数が予め設定された閾値以上であることを含む請求項２又は３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
予め定められた設定操作に応じて前記報知条件の内容を設定可能な条件設定部を更に備える請求項２〜４のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記内容判断部が、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとを前記第１記憶部から取得して前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する請求項１〜５のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記変更判断部が、前記文書データに付されているバージョン情報が更新された場合に前記文書データが変更されたと判断する請求項１〜６のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項８】
請求項１〜７のいずれかに記載の情報処理装置と、画像データに基づいて前記印刷処理を実行可能な画像形成部とを備える画像形成装置。
【請求項９】
文書管理サーバーと情報処理装置とを備える文書管理システムであって、
ネットワークに接続される第１記憶部と、
前記第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる印刷制御部と、
前記印刷制御部による前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる記憶制御部と、
前記履歴情報に基づいて前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する変更判断部と、
前記変更判断部により前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとに基づいて前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する内容判断部と、
前記内容判断部により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知可能な報知部と、
を備える文書管理システム。
【請求項１０】
情報処理装置で実行される文書管理方法であって、
ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる第１ステップと、
前記第１ステップによる前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる第２ステップと、
前記履歴情報に基づいて前記第１ステップで印刷された前記文書データの変更の有無を判断する第３ステップと、
前記第３ステップにより前記第１ステップで印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記第１ステップによる印刷時の前記文書データとに基づいて前記第１ステップによる印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する第４ステップと、
前記第４ステップにより前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知する第５ステップと、
を含む文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークに接続される記憶部の文書データを使用可能な情報処理装置及び画像形成装置、並びに前記文書データを管理する文書管理システム及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、ネットワークにおいて文書データを共有可能に管理する文書管理サーバーが知られている。この種の文書管理サーバーと通信可能に接続されたパーソナルコンピューターのような情報処理装置において、ユーザーは文書管理サーバーで管理される文書データについて、閲覧及び編集等を行うことが可能である。
【０００３】
ここで、文書管理サーバーに対して文書データに対する編集要求が競合した場合に、後から編集要求をした情報処理装置に対して、先に編集要求をして編集が許可された情報処理装置での編集の終了を通知する構成が知られている（例えば、特許文献１参照）。また、文書管理システムにおいて文書データのバージョンを管理可能な構成が知られている（例えば、特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−１５４９４０号公報
【特許文献２】特開２００９−２９５１６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ところで、文書管理サーバーで管理される文書データが情報処理装置のユーザーによって印刷された後に、印刷された文書データの内容が他のユーザーの編集作業によって変更されることがある。この場合、文書データの印刷を行ったユーザーは、印刷した範囲についての事後の更新内容に強い関心を有することが多いと考えられる。しかしながら、ユーザーは自分が印刷した文書データの事後の更新内容を確認するために、文書管理サーバーに管理されている文書データの更新状況を逐一確認する必要があった。
【０００６】
本発明の目的は、文書管理サーバーで共有可能に管理されている文書データを印刷したユーザーが、印刷した範囲について事後的に行われる更新の内容を容易に確認可能な情報処理装置、画像形成装置、文書管理システム、及び文書管理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一の局面に係る情報処理装置は、印刷制御部と、記憶制御部と、変更判断部と、内容判断部と、報知部とを備える。前記印刷制御部は、ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる。前記記憶制御部は、前記印刷制御部による前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる。前記変更判断部は、前記履歴情報に基づいて前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する。前記内容判断部は、前記変更判断部により前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとに基づいて前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。前記報知部は、前記内容判断部により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知可能である。
【０００８】
本発明の他の局面に係る画像形成装置は、情報処理装置と、画像形成部とを備える。前記情報処理装置は、印刷制御部と、記憶制御部と、変更判断部と、内容判断部と、報知部とを備える。前記印刷制御部は、ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる。前記記憶制御部は、前記印刷制御部による前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる。前記変更判断部は、前記履歴情報に基づいて前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する。前記内容判断部は、前記変更判断部により前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとに基づいて前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。前記報知部は、前記内容判断部により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知可能である。一方、前記画像形成部は、画像データに基づいて前記印刷処理を実行可能である。
【０００９】
本発明の他の局面に係る文書管理システムは、文書管理サーバーと情報処理装置とを備える文書管理システムであって、第１記憶部と、印刷制御部と、記憶制御部と、変更判断部と、内容判断部と、報知部とを備える。前記第１記憶部は、ネットワークに接続される。前記印刷制御部は、ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる。前記記憶制御部は、前記印刷制御部による前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる。前記変更判断部は、前記履歴情報に基づいて前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する。前記内容判断部は、前記変更判断部により前記印刷制御部で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記印刷制御部による印刷時の前記文書データとに基づいて前記印刷制御部による印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。前記報知部は、前記内容判断部により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知可能である。
【００１０】
本発明の他の局面に係る文書管理方法は、情報処理装置で実行される文書管理方法であって、以下の第１ステップから第５ステップまでを含む。前記第１ステップは、ネットワークを介して接続される第１記憶部に記憶されている文書データの印刷処理を実行させる。前記第２ステップは、前記第１ステップによる前記文書データの印刷に関する履歴情報を第２記憶部に記憶させる。前記第３ステップは、前記履歴情報に基づいて前記第１ステップで印刷された前記文書データの変更の有無を判断する。前記第４ステップは、前記第３ステップにより前記第１ステップで印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記第１ステップによる印刷時の前記文書データとに基づいて前記第１ステップによる印刷時の前記文書データの印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。前記第５ステップは、前記第４ステップにより前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に前記文書データの変更を報知する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、文書管理サーバーで共有可能に管理されている文書データを印刷したユーザーが、印刷した範囲について事後的に行われる更新の内容を容易に確認可能な情報処理装置、画像形成装置、文書管理システム、及び文書管理方法が実現される。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの画像形成装置の構成を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの通信装置で実行される印刷ジョブ送信処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの画像形成装置で実行される印刷ジョブ実行処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの文書管理サーバーで実行される文書更新処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの画像形成装置で実行される報知処理の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、添付図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明し、本発明の理解に供する。なお、以下の実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。
【００１４】
［文書管理システム１００］
本発明の実施の形態に係る文書管理システム１００は、図１に示すように、文書管理サーバー１０と、一又は複数の通信装置２０と、画像形成装置３０とを備える。前記文書管理サーバー１０、一又は複数の前記通信装置２０、及び前記画像形成装置３０は、インターネット又はＬＡＮなどの通信ネットワーク４０を介して接続可能である。
【００１５】
［文書管理サーバー１０］
前記文書管理サーバー１０は、図１に示すように、制御部１１、操作表示部１２、通信部１３、及び記憶部１４を備えるサーバーである。
【００１６】
前記制御部１１は、不図示のＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及びＥＥＰＲＯＭなどの制御機器を備える。前記ＣＰＵは、各種の演算処理を実行するプロセッサーである。前記ＲＯＭは、前記ＣＰＵに各種の処理を実行させるための制御プログラムなどの情報が予め記憶される不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭは揮発性の記憶部であり、前記ＥＥＰＲＯＭは不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭ及び前記ＥＥＰＲＯＭは、前記ＣＰＵが実行する各種の処理の一時記憶メモリー（作業領域）として使用される。そして、前記制御部１１は、前記ＲＯＭ又は前記記憶部１４に予め記憶された各種の制御プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより前記文書管理サーバー１０を統括的に制御する。なお、前記制御部１１は、集積回路（ＡＳＩＣ）などの電子回路であってもよい。
【００１７】
前記操作表示部１２は、前記制御部１１からの制御指示に基づいて各種の情報を表示する液晶ディスプレーなどの表示部と、ユーザーによる各種の入力操作を受け付けるキーボード及びマウスなどの操作部とを備える。
【００１８】
前記通信部１３は、前記通信装置２０及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器との間で、前記通信ネットワーク４０を介して有線又は無線によるデータ通信を実行する。
【００１９】
前記記憶部１４は、ＳＳＤ（ソリッドステートドライブ）又はＨＤＤ（ハードディスクドライブ）などの記憶部であり、前記制御部１１によるデータの読み書きが可能である。また、前記記憶部１４には、前記ネットワーク４０上で共有される文書データが記憶される。具体的に、前記ネットワーク４０に接続される前記通信装置２０及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器は、前記文書管理サーバー１０にアクセスすることで、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データを使用可能である。なお、前記制御部１１が、予め登録された外部通信機器に対してのみ、前記記憶部１４に記憶された前記文書データの利用を許可してもよい。ここに、前記記憶部１４が本発明における第１記憶部の一例である。
【００２０】
ここで、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データの内容が、前記ネットワーク４０に接続される前記通信装置２０及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器によって変更されることがある。これに対し、前記文書管理サーバー１０では、前記文書データの内容が変更された場合に、前記文書データに付加されたバージョン情報が更新されることで、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データの更新状況が管理されている。
【００２１】
具体的に、前記記憶部１４には、前記制御部１１に後述の文書更新処理（図５のフローチャート参照）を実行させるための文書更新プログラムが予め記憶されている。なお、前記文書更新プログラムは、ＣＤ、ＤＶＤ、フラッシュメモリーなどのコンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されており、前記記録媒体から前記記憶部１４などの記憶部にインストールされてもよい。
【００２２】
そして、前記制御部１１は、図１に示すように、編集許可部１１１、文書更新部１１２、及び更新通知部１１３を含む。前記制御部１１は、前記記憶部１４に記憶された前記文書更新プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより、前記編集許可部１１１、前記文書更新部１１２、及び前記更新通知部１１３として機能する。
【００２３】
前記編集許可部１１１は、前記ネットワーク４０に接続される前記通信装置２０及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器からの要求に応じて、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データの編集を許可する。具体的に、前記編集許可部１１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器から編集の要求があった前記文書データについて、他の外部通信機器に編集を許可している場合には、要求を行った外部通信機器に対して前記文書データの閲覧を許可する。前記編集許可部１１１により前記文書データの閲覧を許可された外部通信機器は、前記文書データの内容の閲覧及び印刷が可能である。
【００２４】
一方、前記編集許可部１１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器から編集の要求があった前記文書データについて、いずれの外部通信機器に対しても編集を許可していなければ、要求を行った外部通信機器に対して前記文書データの編集を許可する。前記編集許可部１１１により前記文書データの編集を許可された外部通信機器は、前記文書データの閲覧及び印刷に加えて、前記文書データの内容を変更して、内容変更後の前記文書データを前記記憶部１４に記憶させることが可能である。
【００２５】
前記文書更新部１１２は、前記編集許可部１１１によって編集を許可された前記通信装置２０などの外部通信機器により内容変更後の前記文書データが前記記憶部１４に記憶される場合に、前記文書データに付加された前記バージョン情報を更新する。例えば、前記文書更新部１１２は、前記バージョン情報が数字である場合には、インクリメントにより前記バージョン情報を更新する。また、前記バージョン情報は、アルファベット等の文字又は記号であってもよい。なお、前記文書更新部１１２が、前記編集許可部１１１による前記文書データの編集の許可があった場合に、前記バージョン情報を更新することも考えられる。
【００２６】
ここで、前記文書更新部１１２は、前記バージョン情報が更新された内容変更後の前記文書データを、内容変更前の前記文書データに上書きせずに別のファイルとして前記記憶部１４に記憶させる。即ち、前記文書管理サーバー１０の前記記憶部１４には、最新のバージョンの前記文書データに加えて、古いバージョンの前記文書データが蓄積して記憶される。なお、前記文書更新部１１２が、前記文書データを前記記憶部１４に記憶させてから予め設定された期間経過後に前記文書データを削除することも考えられる。
【００２７】
前記更新通知部１１３は、前記文書更新部１１２によって前記文書データが更新された場合に、前記ネットワーク４０に接続されている前記通信装置２０などの外部通信機器に対して、前記文書データの更新を通知する。なお、前記制御部１１が予め登録された外部通信機器に対してのみ前記文書データの利用を許可する場合には、前記更新通知部１１３が、前記文書データの利用を許可された外部通信機器に対してのみ前記文書データの更新を通知することが考えられる。
【００２８】
［通信装置２０］
前記通信装置２０は、図１に示すように、制御部２１、操作表示部２２、通信部２３、及び記憶部２４を備えるパーソナルコンピューターなどである。なお、前記通信装置２０は、スマートフォン、携帯電話、タブレット端末、又はＰＤＡ等であってもよい。
【００２９】
前記制御部２１は、不図示のＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及びＥＥＰＲＯＭなどの制御機器を備える。前記ＣＰＵは、各種の演算処理を実行するプロセッサーである。前記ＲＯＭは、前記ＣＰＵに各種の処理を実行させるための制御プログラムなどの情報が予め記憶される不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭは揮発性の記憶部であり、前記ＥＥＰＲＯＭは不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭ及び前記ＥＥＰＲＯＭは、前記ＣＰＵが実行する各種の処理の一時記憶メモリー（作業領域）として使用される。そして、前記制御部２１は、前記ＲＯＭ又は前記記憶部２４に予め記憶された各種の制御プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより前記通信装置２０を統括的に制御する。なお、前記制御部２１は、集積回路（ＡＳＩＣ）などの電子回路であってもよい。
【００３０】
前記操作表示部２２は、前記制御部２１からの制御指示に基づいて各種の情報を表示する液晶ディスプレーなどの表示部と、ユーザーによる各種の入力操作を受け付けるキーボード及びマウスなどの操作部とを備える。
【００３１】
前記通信部２３は、前記文書管理サーバー１０、他の前記通信装置２０、及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器との間で、前記通信ネットワーク４０を介して有線又は無線によるデータ通信を実行する。
【００３２】
前記記憶部２４は、ＳＳＤ又はＨＤＤなどの記憶部であり、前記制御部２１によるデータの読み書きが可能である。なお、前記記憶部２４には、前記文書管理サーバー１０の前記記憶部１４から取得される前記文書データが記憶されてもよい。即ち、この場合における前記制御部２１は、前記文書管理サーバー１０にアクセスして前記記憶部１４から前記文書データを取得し、前記記憶部２４に記憶させることが可能である。
【００３３】
ここで、前記通信装置２０では、前記文書管理サーバー１０にアクセスして前記記憶部１４に記憶されている前記文書データについて閲覧又は編集を行うことが可能である。更に、前記通信装置２０では、前記画像形成装置３０に対して印刷ジョブ情報を送信することにより、閲覧中の前記文書データについて前記画像形成装置３０に印刷処理を実行させることが可能である。
【００３４】
具体的に、前記記憶部２４には、前記制御部２１に後述の印刷ジョブ送信処理（図３のフローチャート参照）を実行させるための印刷ジョブ送信プログラムが予め記憶されている。なお、前記印刷ジョブ送信プログラムは、ＣＤ、ＤＶＤ、フラッシュメモリーなどのコンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されており、前記記録媒体から前記記憶部２４などの記憶部にインストールされてもよい。
【００３５】
そして、前記制御部２１は、図１に示すように、設定受付部２１１、ジョブ生成部２１２、及びジョブ送信部２１３を含む。前記制御部２１は、前記記憶部２４に記憶された前記印刷ジョブ送信プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより、前記設定受付部２１１、前記ジョブ生成部２１２、及び前記ジョブ送信部２１３として機能する。
【００３６】
前記設定受付部２１１は、前記画像形成装置３０で実行される前記印刷処理について、ユーザーによる印刷条件の設定操作を受け付ける。具体的に、前記設定受付部２１１は、ユーザーにより閲覧中の前記文書データについて前記画像形成装置３０での印刷を指示する旨の操作入力が前記操作表示部２２に対して行われた場合に、前記印刷条件を設定するための設定画面を前記操作表示部２２に表示させる。例えば、前記印刷条件には、印刷範囲、印刷枚数、印刷用紙のサイズ、拡大縮小の有無、及び両面印刷の有無などが含まれる。
【００３７】
前記ジョブ生成部２１２は、前記設定受付部２１１で受け付けた前記印刷条件に基づいて、前記画像形成装置３０に前記印刷処理を実行させるための印刷ジョブ情報を生成する。例えば、前記ジョブ生成部２１２は、前記印刷処理の対象となる前記文書データを特定するための特定情報及び前記印刷条件を示す情報に基づいて、前記印刷ジョブ情報を生成する。ここで、前記特定情報には、前記文書データの名称、前記文書データの現在のバージョン情報、前記文書管理サーバー１０における前記文書データの所在情報などが含まれる。
【００３８】
なお、前記通信装置２０が、前記文書管理サーバー１０から前記文書データを取得して、取得した前記文書データに基づいて前記印刷ジョブ情報を生成することも考えられる。この場合、前記ジョブ生成部２１２は、前記文書管理サーバー１０から取得されて前記記憶部２４に記憶されている前記文書データのデータ形式を、ＰＤＬ（page description language）形式又はビットマップ形式などの前記画像形成装置３０での前記印刷処理に適したデータ形式に変換する。そして、前記ジョブ生成部２１２は、データ形式が変換された前記文書データに前記印刷条件を示す情報を付加することで、前記印刷ジョブ情報を生成する。
【００３９】
前記ジョブ送信部２１３は、前記ジョブ生成部２１２により生成された前記印刷ジョブ情報を、前記画像形成装置３０に送信する。
【００４０】
［画像形成装置３０］
前記画像形成装置３０は、図１及び図２に示すように、ＡＤＦ３１、画像読取部３２、画像形成部３３、給紙部３４、制御部３５、操作表示部３６、通信部３７、及び記憶部３８を備える。前記画像形成装置３０は、画像データに基づいて画像を形成するプリンター機能と共に、スキャン機能、ファクシミリー機能、又はコピー機能などの複数の機能を有する複合機である。ここで、前記制御部３５及び前記記憶部３８を含む装置が、本発明における情報処理装置の一例である。なお、前記画像形成装置３０は、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報に基づいて前記印刷処理を実行可能なプリンターなどの画像形成装置であってもよい。
【００４１】
前記ＡＤＦ３１は、図２に示すように、原稿セット部３１１、複数の搬送ローラー３１２、原稿押さえ３１３、及び排紙部３１４を備える自動原稿搬送装置である。そして、前記ＡＤＦ３１では、前記搬送ローラー３１２各々が不図示のモーターで駆動されることにより、前記原稿セット部３１１に載置された原稿が前記画像読取部３２による画像データの読取位置を通過して前記排紙部３１４まで搬送される。これにより、前記画像読取部３２は、前記ＡＤＦ３１により搬送される原稿から画像データを読み取ることが可能である。
【００４２】
前記画像読取部３２は、図２に示すように、原稿台３２１、読取ユニット３２２、ミラー３２３、ミラー３２４、光学レンズ３２５、及びＣＣＤ（Charge Coupled Device）３２６を備える。前記原稿台３２１は、前記画像読取部３２の上面に設けられた原稿の載置部である。前記読取ユニット３２２は、ＬＥＤ光源及びミラーを備え、不図示のモーターによって副走査方向（図２における左右方向）へ移動可能である。前記ＬＥＤ光源は、主走査方向（図２における奥行方向）に沿って配列された多数の白色ＬＥＤを備える。前記ミラーは、前記ＬＥＤ光源から照射されて前記原稿台３２１上の読取位置にある原稿の表面で反射した後の光を前記ミラー３２３に向けて反射させる。そして、前記読取ユニット３２２の前記ミラーで反射した光は、前記ミラー３２３、ミラー３２４によって前記光学レンズ３２５に導かれる。前記光学レンズ３２５は、入射した光を集光して前記ＣＣＤ３２６に入射させる。前記ＣＣＤ３２６は、前記光学レンズ３２５から入射される光の受光量に応じた電気信号を前記原稿の画像データとして前記制御部３５に入力する光電変換素子などを有する。
【００４３】
前記画像形成部３３は、前記画像読取部３２で読み取られた画像データに基づいて画像を形成する画像形成処理（前記印刷処理）を実行することが可能な電子写真方式の画像形成部である。また、前記画像形成部３３は、前記通信装置２０などの外部通信機器から入力された画像データに基づいて前記印刷処理を実行することも可能である。
【００４４】
具体的に、前記画像形成部３３は、図２に示すように、感光体ドラム３３１、帯電装置３３２、光走査装置（ＬＳＵ）３３３、現像装置３３４、転写ローラー３３５、クリーニング装置３３６、定着ローラー３３７、加圧ローラー３３８、及び排紙トレイ３３９を備える。そして、前記画像形成部３３では、前記給紙部３４に着脱可能な給紙カセット３４１から供給されるシートに以下の手順で画像が形成され、画像形成後のシートが前記排紙トレイ３３９に排出される。なお、前記シートは、紙、コート紙、ハガキ、封筒、及びＯＨＰシートなどのシート材料である。
【００４５】
まず、前記帯電装置３３２によって前記感光体ドラム３３１が所定の電位に一様に帯電される。次に、前記光走査装置３３３により前記感光体ドラム３３１の表面に画像データに基づく光が照射される。これにより、前記感光体ドラム３３１の表面に画像データに対応する静電潜像が形成される。そして、前記感光体ドラム３３１上の静電潜像は前記現像装置３３４によってトナー像として現像（可視像化）される。なお、前記現像装置３３４には、前記画像形成部３３に着脱可能なトナーコンテナ３３４Ａからトナー（現像剤）が補給される。続いて、前記感光体ドラム３３１に形成されたトナー像は前記転写ローラー３３５によってシートに転写される。その後、シートに転写されたトナー像は、そのシートが前記定着ローラー３３７及び前記加圧ローラー３３８の間を通過する際に前記定着ローラー３３７で加熱されて溶融定着する。なお、前記感光体ドラム３３１の表面に残存したトナーは前記クリーニング装置３３６で除去される。
【００４６】
前記制御部３５は、不図示のＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、及びＥＥＰＲＯＭなどの制御機器を備える。前記ＣＰＵは、各種の演算処理を実行するプロセッサーである。前記ＲＯＭは、前記ＣＰＵに各種の処理を実行させるための制御プログラムなどの情報が予め記憶される不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭは揮発性の記憶部であり、前記ＥＥＰＲＯＭは不揮発性の記憶部である。前記ＲＡＭ及び前記ＥＥＰＲＯＭは、前記ＣＰＵが実行する各種の処理の一時記憶メモリー（作業領域）として使用される。そして、前記制御部３５は、前記ＲＯＭに予め記憶された各種の制御プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより前記画像形成装置３０を統括的に制御する。なお、前記制御部３５は、集積回路（ＡＳＩＣ）などの電子回路であってもよく、前記画像形成装置３０を統括的に制御するメイン制御部とは別に設けられた制御部であってもよい。
【００４７】
前記操作表示部３６は、前記制御部３５からの制御指示に応じて各種の情報を表示する液晶パネルなどの表示部、及びユーザーの操作に応じて前記制御部３５に各種の情報を入力する操作キー又はタッチパネルなどの操作部を有する。
【００４８】
前記通信部３７は、前記文書管理サーバー１０及び前記通信装置２０などの外部通信機器との間で、前記通信ネットワーク４０を介して有線又は無線によるデータ通信を実行する。
【００４９】
前記記憶部３８は、ＳＳＤ又はＨＤＤなどの記憶部である。前記記憶部３８には、前記画像読取部３２で読み取られた画像データが記憶される。また、前記記憶部３８には、前記文書管理サーバー１０の前記記憶部１４から取得される前記文書データが記憶される。具体的に、前記制御部３５は、前記文書管理サーバー１０にアクセスして前記記憶部１４から前記文書データを取得し、前記記憶部３８に記憶させることが可能である。
【００５０】
ところで、前記文書管理サーバー１０のような文書管理サーバーで管理される文書データが前記通信装置２０のような情報処理装置のユーザーによって印刷された後に、印刷された文書データの内容が他のユーザーの編集作業によって変更されることがある。この場合、文書データの印刷を行ったユーザーは、印刷した範囲についての事後の更新内容に強い関心を有することが多いと考えられる。しかしながら、ユーザーは自分が印刷した文書データの事後の更新内容を確認するために、文書管理サーバーに管理されている文書データの更新状況を逐一確認する必要があった。
【００５１】
これに対し、前記文書管理システム１００では、前記画像形成装置３０が以下に説明する機能を備えることで、前記文書管理サーバー１０で共有可能に管理されている前記文書データを印刷したユーザーが、印刷した範囲について事後的に行われる更新の内容を容易に確認することが可能である。
【００５２】
具体的に、前記記憶部３８には、前記制御部３５の前記ＣＰＵに後述の印刷ジョブ実行処理（図４のフローチャート参照）及び報知処理（図６のフローチャート参照）を実行させるための印刷ジョブ実行プログラム及び報知プログラムが予め記憶されている。なお、前記印刷ジョブ実行プログラム及び報知プログラムは、ＣＤ、ＤＶＤ、フラッシュメモリーなどのコンピューター読み取り可能な記録媒体に記録されており、前記記録媒体から前記記憶部３８などの記憶部にインストールされてもよい。
【００５３】
そして、前記制御部３５は、図１に示すように、ジョブ実行部３５１、記憶制御部３５２、変更判断部３５３、内容判断部３５４、報知部３５５、及び条件設定部３５６を含む。前記制御部３５は、前記記憶部３８に記憶された前記印刷ジョブ実行プログラム及び前記報知プログラムを前記ＣＰＵを用いて実行することにより、前記ジョブ実行部３５１、前記記憶制御部３５２、前記変更判断部３５３、前記内容判断部３５４、前記報知部３５５、及び前記条件設定部３５６として機能する。ここに、前記ジョブ実行部３５１として機能するときの前記制御部３５が、本発明における印刷制御部の一例である。
【００５４】
前記ジョブ実行部３５１は、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報に基づいて、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。具体的に、前記ジョブ実行部３５１は、前記印刷ジョブ情報に含まれる前記特定情報に基づいて前記文書管理サーバー１０から前記文書データを取得する。そして、前記ジョブ実行部３５１は、取得した前記文書データのデータ形式をビットマップ形式などの前記印刷処理に適したデータ形式に変換した後に、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。また、前記ジョブ実行部３５１は、前記印刷ジョブ情報で示される前記印刷条件に従って、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。
【００５５】
なお、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報に前記文書データが含まれている場合には、前記ジョブ実行部３５１は、前記文書データのデータ形式をビットマップ形式などの前記印刷処理に適したデータ形式に変換した後に、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。
【００５６】
前記記憶制御部３５２は、前記ジョブ実行部３５１による前記文書データの印刷に関する履歴情報を前記記憶部３８に記憶させる。例えば、前記履歴情報には、前記特定情報、前記印刷処理における前記印刷範囲、及び前記印刷ジョブ情報を送信した前記通信装置２０の識別情報などが含まれる。ここに、前記履歴情報が記憶される前記記憶部３８が、本発明における第２記憶部の一例である。
【００５７】
前記変更判断部３５３は、前記記憶部３８に記憶されている前記履歴情報に基づいて、前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データの変更の有無を判断する。具体的に、前記変更判断部３５３は、前記文書管理サーバー１０から前記文書管理サーバー１０で管理されるいずれかの前記文書データの更新通知を受けた場合に、更新された前記文書データが前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データであるか否かを前記履歴情報に含まれる前記文書データの名称に基づいて判断する。そして、更新された前記文書データが前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データであると判断された場合に、前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データの変更があったと判断する。即ち、前記変更判断部３５３は、前記文書管理サーバー１０で前記文書データに付加された前記バージョン情報が更新された場合に、前記文書データの変更があったと判断する。
【００５８】
なお、前記変更判断部３５３が、定期的に前記文書管理サーバー１０における前記文書データの更新状況を確認することによって、前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データの変更の有無を判断してもよい。また、前記文書管理サーバー１０において、前記バージョン情報による前記文書データの更新状況の管理が行われていないことも考えられる。この場合、前記変更判断部３５３は、前記バージョン情報に替えて、前記文書管理サーバー１０において前記文書データに付加される最終保存日時又は最終更新日時などを示す管理情報を用いることにより、前記文書データの変更の有無を判断することが可能である。
【００５９】
前記内容判断部３５４は、前記変更判断部３５３により前記ジョブ実行部３５１で印刷された前記文書データの変更があったと判断された場合に、変更後の前記文書データと前記ジョブ実行部３５１による印刷時の前記文書データとに基づいて、前記ジョブ実行部３５１による印刷時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。
【００６０】
具体的に、前記内容判断部３５４は、変更後の前記文書データを前記文書管理サーバー１０から取得する。また、前記内容判断部３５４は、前記履歴情報に含まれる前記バージョン情報に基づいて、前記印刷ジョブ実行部３５１による印刷時のバージョンの前記文書データを前記文書管理サーバー１０から取得する。そして、前記内容判断部３５４は、前記履歴情報に含まれる前記印刷範囲内で取得した二つの前記文書データを比較することによって、前記印刷ジョブ実行部３５１による印刷時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。
【００６１】
なお、前記記憶制御部３５２が、前記印刷ジョブ実行部３５１によって印刷された前記文書データを前記履歴情報と共に前記記憶部３８に記憶させることが他の実施形態として考えられる。この場合、前記内容判断部３５４は、更新後の前記文書データのみ前記文書管理サーバー１０から取得すればよい。更に、前記文書管理サーバー１０の前記更新通知部１１３が、前記ネットワークに接続されている前記通信装置２０などの外部通信機器に対して、前記文書データの更新の通知と共に、更新に係る前記文書データを送信することも考えられる。この場合には、前記内容判断部３５４は、前記文書管理サーバー１０から前記文書データを取得する必要がなくなるため、前記画像形成装置３０での処理を簡素化することが可能である。
【００６２】
ここで、前記文書データの前記印刷範囲がページ単位で指定されたものである場合には、前記内容判断部３５４は、二つの前記文書データについてページ単位で内容を比較することで、内容変更の有無を判断する。一方、前記文書データの前記印刷範囲が行単位で指定されることも考えられる。この場合、前記内容判断部３５４は、変更後の前記文書データ全体を検索範囲とし、印刷時に指定された行の文章を検索対象とする文字列検索をかけることにより、内容変更の有無を判断することが考えられる。これにより、変更後の前記文書データにおいて、印刷時に指定された行の文章に対応する文章が、編集による行数の増加、減少などによって印刷時に指定された行に存在しない場合であっても、印刷時に指定された行の文章についての内容変更の有無を判断可能である。
【００６３】
前記報知部３５５は、前記内容判断部３５４により前記印刷範囲の内容が変更されたと判断された場合に、前記文書データの変更を報知可能である。具体的に、前記報知部３５５は、前記印刷ジョブ実行部３５１による印刷時の前記文書データの前記印刷範囲の変更内容が予め設定された報知条件を満たす場合に報知する。例えば、前記報知条件には、章及び節等の見出し、図表、文字色、又は文字サイズが変更されたことが含まれる。ここで、前記報知部３５５は、図表について、前記印刷範囲に含まれる図表データのデータ形式を適宜変換して比較することにより変更の有無を判断することが考えられる。また、前記報知条件には、変更された文字数が予め設定された閾値以上であることが含まれる。例えば、前記閾値は、前記印刷範囲において変更された文字の割合として設定される。
【００６４】
そして、前記報知部３５５は、前記報知条件を満たすと判断した場合に、前記履歴情報に含まれる前記通信装置２０の前記識別情報に基づいて、前記印刷ジョブ情報の送信元である前記通信装置２０を特定する。その後、前記報知部３５５は、特定された前記通信装置２０に対して電子メールなどの通知手段を用いて前記文書データの変更を報知する。なお、前記報知部３５５は、予め登録された前記通信装置２０に対応する携帯端末などの通信機器に対して、前記文書データの変更を報知してもよい。
【００６５】
前記条件設定部３５６は、予め定められた設定操作に応じて前記報知条件の内容を設定可能である。具体的に、前記条件設定部３５６は、ユーザーによって前記報知条件の内容を設定する旨の入力操作が前記操作表示部３６に対して行われた場合に、前記報知条件の内容を設定するための設定画面を前記操作表示部３６に表示させる。例えば、ユーザーは、前記報知条件の内容を設定するための設定画面において、前記印刷範囲内で見出しが変更された場合にのみ前記文書データの変更を報知する旨設定することが可能である。また、前記印刷範囲内で見出しが変更され、または前記印刷範囲内で３割以上の文字が変更された場合に、前記文書データの変更を報知する旨設定することも可能である。
【００６６】
以下、前記文書管理システム１００において、前記文書管理サーバー１０で実行される文書更新処理、前記通信装置２０で実行される印刷ジョブ送信処理、並びに前記画像形成装置３０で実行される印刷ジョブ実行処理及び報知処理について説明する。
【００６７】
［印刷ジョブ送信処理］
まず、図３を参照しつつ、前記通信装置２０において前記制御部２１により実行される前記印刷ジョブ送信処理の手順の一例について説明する。ここで、ステップＳ１１、Ｓ１２・・・は、前記制御部２１により実行される処理手順（ステップ）の番号を表している。なお、前記制御部２１は、前記通信装置２０のユーザーにより、前記文書管理装置１０にアクセスして閲覧中の前記文書データについて前記画像形成装置３０での印刷を指示する旨の操作入力が前記操作表示部２２に対して行われた場合に、前記印刷ジョブ送信処理を実行する。
【００６８】
なお、前記通信装置２０において、編集中で未だ前記バージョン情報が更新されていない前記文書データについて前記画像形成装置３０での印刷を指示する旨の操作入力が前記操作表示部２２に対して行われた場合には、前記印刷処理の対象となる前記文書データは編集前の内容のものとなる。そこで、前記文書管理サーバー１０の前記制御部１１が、前記画像形成装置３０から編集許可状態にある前記文書データの取得要求があった場合に、前記通信装置２０に編集前の前記文書データが印刷される旨通知して、前記通信装置２０において前記印刷処理の続行又は中止を選択可能とすることが考えられる。
【００６９】
＜ステップＳ１１＞
まず、ステップＳ１１において、前記制御部２１は、前記文書データについての前記印刷条件を設定するための設定画面を前記操作表示部２２に対して表示させる。前記印刷条件を設定するための設定画面において、ユーザーは、前記印刷範囲、印刷枚数、印刷用紙のサイズ、拡大縮小の有無、及び両面印刷の有無などの前記印刷条件の入力操作を行うことが可能である。ここに、前記ステップＳ１１の処理は、前記制御部２１の前記設定受付部２１１により実行される。
【００７０】
＜ステップＳ１２＞
ステップＳ１２において、前記制御部２１は、前記ステップＳ１１で前記操作表示部２２に表示された設定画面において、ユーザーによる前記印刷条件の入力操作が完了したか否かを判断する。例えば、前記制御部２１は、ユーザーにより前記印刷ジョブ情報の送信を指示する旨の操作入力が前記操作表示部２２に対して行われた場合に、ユーザーによる前記印刷条件の入力操作が完了したと判断する。
【００７１】
ここで、前記制御部２１は、ユーザーによる前記印刷条件の入力操作が完了したと判断すると（Ｓ１２のＹｅｓ側）、処理をステップＳ１３に移行させる。また、ユーザーによる前記印刷条件の入力操作が完了していなければ（Ｓ１２のＮｏ側）、前記制御部２１は、前記ステップＳ１２でユーザーによる前記印刷条件の入力操作が完了するのを待ち受ける。
【００７２】
＜ステップＳ１３＞
ステップＳ１３において、前記制御部２１は、前記ステップＳ１１で表示された設定画面において設定された前記印刷条件に基づいて、前記印刷ジョブ情報を生成する。例えば、前記制御部２１は、前記特定情報及び前記印刷条件を示す情報に基づいて、前記印刷ジョブ情報を生成する。ここに、前記ステップＳ１３の処理は、前記制御部２１の前記ジョブ生成部２１２により実行される。
【００７３】
＜ステップＳ１４＞
ステップＳ１４において、前記制御部２１は、前記ステップＳ１３で生成された前記印刷ジョブ情報を、前記画像形成装置３０に送信する。ここに、前記ステップＳ１４の処理は、前記制御部２１の前記ジョブ送信部２１３により実行される。
【００７４】
［印刷ジョブ実行処理］
次に、図４を参照しつつ、前記画像形成装置３０において前記制御部３５により実行される前記印刷ジョブ実行処理の手順の一例について説明する。
【００７５】
＜ステップＳ２１＞
まず、ステップＳ２１において、前記制御部３５は、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報を受信したか否かを判断する。
【００７６】
ここで、前記制御部３５は、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報を受信したと判断すると（Ｓ２１のＹｅｓ側）、処理をステップＳ２２に移行させる。また、前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報を受信していなければ（Ｓ２１のＮｏ側）、前記制御部３５は、前記ステップＳ２１で前記通信装置２０から送信される前記印刷ジョブ情報を受信するのを待ち受ける。
【００７７】
＜ステップＳ２２＞
ステップＳ２２において、前記制御部３５は、前記ステップＳ２１で受信した前記印刷ジョブ情報に基づいて、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。具体的に、前記制御部３５は、前記印刷ジョブ情報に含まれる前記特定情報に基づいて前記文書管理サーバー１０から前記文書データを取得する。そして、前記制御部３５は、取得した前記文書データのデータ形式をビットマップ形式などの前記印刷処理に適したデータ形式に変換した後に、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。また、前記制御部３５は、前記印刷ジョブ情報で示される前記印刷条件に従って、前記画像形成部３３に前記印刷処理を実行させる。ここに、前記ステップＳ２２の処理が、本発明における第１ステップの一例であって、前記制御部３５の前記ジョブ実行部３５１により実行される。
【００７８】
＜ステップＳ２３＞
ステップＳ２３において、前記制御部３５は、前記ステップＳ２２による前記文書データの印刷に関して、前記特定情報、前記印刷範囲、及び前記印刷ジョブ情報を送信した前記通信装置２０の前記識別情報などを含む前記履歴情報を前記記憶部３８に記憶させる。ここに、前記ステップＳ２３の処理が、本発明における第２ステップの一例であって、前記制御部３５の前記記憶制御部３５２により実行される。
【００７９】
［文書更新処理］
次に、図５を参照しつつ、前記文書管理サーバー１０において前記制御部１１により実行される前記文書更新処理の手順の一例について説明する。
【００８０】
＜ステップＳ３１＞
まず、ステップＳ３１において、前記制御部１１は、前記ネットワーク４０に接続される前記通信装置２０及び前記画像形成装置３０などの外部通信機器から、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データについて編集の要求があったか否かを判断する。
【００８１】
ここで、前記制御部１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器から前記文書データについて編集の要求があったと判断すると（Ｓ３１のＹｅｓ側）、処理をステップＳ３２に移行させる。また、外部通信機器から前記文書データについて編集の要求がなければ（Ｓ３１のＮｏ側）、前記制御部１１は、前記ステップＳ３１で外部通信機器からの前記文書データについての編集の要求を待ち受ける。
【００８２】
＜ステップＳ３２＞
ステップＳ３２において、前記制御部１１は、前記ステップＳ３１で編集の要求があったと判断された前記文書データについて、他の外部通信機器に編集を許可しているか否かを判断する。
【００８３】
ここで、前記制御部１１は、編集の要求があった前記文書データについて他の外部通信機器に編集を許可していると判断すると（Ｓ３２のＹｅｓ側）、編集の要求を行った前記通信装置２０などの外部通信機器に対して前記文書データの閲覧を許可して、前記文書更新処理を終了させる。この場合、前記制御部１１により前記文書データの閲覧を許可された外部通信機器は、前記文書データの内容の閲覧及び印刷が可能である。また、編集の要求があった前記文書データについて他の外部通信機器に編集を許可していなければ（Ｓ３２のＮｏ側）、前記制御部１１は、処理をステップＳ３３に移行させる。
【００８４】
＜ステップＳ３３＞
ステップＳ３３において、前記制御部１１は、前記文書データの編集の要求を行った前記通信装置２０などの外部通信機器に対して、前記文書データの編集を許可する。この場合、前記編集許可部１１１により前記文書データの編集を許可された外部通信機器は、前記文書データの閲覧及び印刷に加えて、前記文書データの内容を変更して、内容変更後の前記文書データを前記記憶部１４に記憶させることが可能である。ここに、前記ステップＳ３１から前記ステップＳ３３までの処理は、前記制御部１１の前記編集許可部１１１により実行される。
【００８５】
＜ステップＳ３４＞
ステップＳ３４において、前記制御部１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器による前記文書データの編集が終了したか否かを判断する。例えば、前記制御部１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器から、編集中の前記文書データについての前記記憶部１４への記憶が指示された場合に、前記文書データの編集が終了したと判断する。
【００８６】
ここで、前記制御部１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器による前記文書データの編集が終了したと判断すると（Ｓ３４のＹｅｓ側）、前記文書データについての編集の許可を解除して、処理をステップＳ３５に移行させる。また、前記通信装置２０などの外部通信機器による前記文書データの編集が終了していなければ（Ｓ３４のＮｏ側）、前記制御部１１は、前記ステップＳ３４で前記文書データの編集の終了を待ち受ける。
【００８７】
＜ステップＳ３５＞
ステップＳ３５において、前記制御部１１は、前記ステップＳ３３によって前記文書データの編集を許可された前記通信装置２０などの外部通信機器によって、前記文書データの内容が変更されたか否かを判断する。
【００８８】
ここで、前記制御部１１は、前記通信装置２０などの外部通信機器によって前記文書データの内容が変更されたと判断すると（Ｓ３５のＹｅｓ側）、処理をステップＳ３６に移行させる。また、外部通信機器によって前記文書データの内容が変更されていなければ（Ｓ３５のＮｏ側）、前記制御部１１は、前記文書更新処理を終了させる。
【００８９】
＜ステップＳ３６＞
ステップＳ３６において、前記制御部１１は、前記ステップＳ３５で内容が変更されたと判断された前記文書データの前記バージョン情報を更新した後、前記文書データを前記記憶部１４に記憶する。例えば、前記制御部１１は、前記バージョン情報が数字である場合には、インクリメントにより前記バージョン情報を更新する。そして、前記制御部１１は、更新後の前記文書データを更新前の前記文書データとは別に前記記憶部１４に記憶させる。これにより、前記文書管理サーバー１０にアクセスする前記通信装置２０などの外部通信機器は、古いバージョンの前記文書データの内容を参照することが可能である。ここに、前記ステップＳ３５及び前記ステップＳ３６の処理は、前記制御部１１の前記文書更新部１１２により実行される。
【００９０】
＜ステップＳ３７＞
ステップＳ３７において、前記制御部１１は、前記ネットワーク４０に接続されている前記通信装置２０などの外部通信機器に対して、前記ステップＳ３６で前記バージョン情報が更新された前記文書データについて、前記文書データの更新を通知する。ここで、前記制御部１１が、前記文書データの内容を変更した前記通信装置２０などの外部通信機器を、前記文書データの更新通知の対象から除外することが考えられる。これにより、前記文書データの内容を変更したユーザーに、重ねて前記文書データの更新が通知されることが回避される。
【００９１】
このように、前記文書更新処理では、既に他の外部通信機器に対して編集が許可された前記文書データについて前記通信装置２０などの外部通信機器から編集要求が行われた場合に、編集要求を行った外部通信機器に対して前記文書データの編集は許可されず、閲覧が許可される。これにより、前記記憶部１４に記憶されている前記文書データについて、複数の外部通信機器によって同時に内容が変更されることが回避される。
【００９２】
また、前記文書更新処理が実行される前記文書管理サーバー１０では、前記バージョン情報によって前記文書データの更新状況が管理される。これにより、前記文書管理サーバー１０で管理される前記文書データを利用するユーザーは、前記文書データの更新状況を容易に把握することが可能である。
【００９３】
［報知処理］
次に、図６を参照しつつ、前記画像形成装置３０において前記制御部３５により実行される前記報知処理の手順の一例について説明する。
【００９４】
＜ステップＳ４１＞
ステップＳ４１において、前記制御部３５は、前記文書管理サーバー１０から前記文書データの更新が通知されたか否かを判断する。
【００９５】
ここで、前記制御部３５は、前記文書管理サーバー１０から前記文書データの更新が通知されたと判断すると（Ｓ４１のＹｅｓ側）、処理をステップＳ４２に移行させる。また、前記文書管理サーバー１０から前記文書データの更新が通知されていなければ（Ｓ４１のＮｏ側）、前記制御部３５は、前記ステップＳ４１で前記文書管理サーバー１０からの前記文書データの更新の通知を待ち受ける。
【００９６】
＜ステップＳ４２＞
ステップＳ４２において、前記制御部３５は、前記ステップＳ４１で更新が通知された前記文書データについて、前記記憶部３８に記憶されている前記履歴情報に含まれる前記文書データの名称に基づいて、過去に前記印刷処理で印刷されたか否かを判断する。ここに、前記ステップＳ４２の処理が本発明における第３ステップの一例であって、前記制御部３５の前記変更判断部３５３により実行される。
【００９７】
ここで、前記制御部３５は、更新が通知された前記文書データについて過去に前記印刷処理が実行されたと判断すると（Ｓ４２のＹｅｓ側）、処理をステップＳ４３に移行させる。また、更新が通知された前記文書データについて過去に前記印刷処理が実行されていなければ（Ｓ４２のＮｏ側）、前記制御部３５は、前記報知処理を終了させる。
【００９８】
＜ステップＳ４３＞
ステップＳ４３において、前記制御部３５は、前記ステップＳ４１で更新が通知された前記文書データ及び前記印刷処理実行時のバージョンの前記文書データを前記文書管理サーバー１０から取得する。このように、前記報知処理では、更新が通知された前記文書データに加えて、前記印刷処理実行時のバージョンの前記文書データも前記文書サーバー１０から取得される。そのため、前記画像形成装置３０の前記記憶部３８において、前記印刷処理実行時のバージョンの前記文書データを記憶するための記憶容量を確保する必要がない。
【００９９】
＜ステップＳ４４＞
ステップＳ４４において、前記制御部３５は、前記ステップＳ４３で取得された二つの前記文書データを前記履歴情報に含まれる前記印刷範囲内で比較することによって、前記印刷処理実行時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されたか否かを判断する。例えば、前記制御部３５は、前記文書データの前記印刷範囲がページ単位で指定されたものである場合には、二つの前記文書データについてページ単位で内容を比較することにより、内容変更の有無を判断する。また、前記制御部３５は、前記文書データの前記印刷範囲が行単位で指定されたものである場合には、変更後の前記文書データ全体を検索範囲とし、印刷された文章を検索対象とする文字列検索をかけることにより、内容変更の有無を判断する。ここに、前記ステップＳ４３及び前記ステップＳ４４の処理が、本発明における第４ステップの一例であって、前記制御部３５の前記内容判断部３５４により実行される。
【０１００】
ここで、前記制御部３５は、前記印刷処理実行時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されたと判断すると（Ｓ４４のＹｅｓ側）、処理をステップＳ４５に移行させる。また、前記印刷処理実行時の前記文書データの前記印刷範囲の内容が変更されていなければ（Ｓ４４のＮｏ側）、前記制御部３５は、前記報知処理を終了させる。
【０１０１】
＜ステップＳ４５＞
ステップＳ４５において、前記制御部３５は、前記ステップＳ４４で変更されたと判断された内容が前記報知条件を満たすか否かを判断する。例えば、前記制御部３５は、前記報知条件が見出しの変更又は前記印刷範囲内での３割以上の文字の変更と定められている場合には、前記ステップＳ４４で変更されたと判断された内容がこれらの条件を満たすか否かを判断する。これにより、前記文書データのうち比較的重要な項目が変更された場合、又は内容に大幅な変更があった場合にのみ、文書データの変更を報知することが可能である。
【０１０２】
ここで、前記制御部３５は、変更された内容が前記報知条件を満たすと判断すると（Ｓ４５のＹｅｓ側）、処理をステップＳ４６に移行させる。また、変更された内容が前記報知条件を満たさなければ（Ｓ４５のＮｏ側）、前記制御部３５は、前記報知処理を終了させる。
【０１０３】
なお、前記画像形成装置３０において、前記報知条件の内容はユーザーによって任意に設定可能である。具体的に、前記画像形成装置３０では、ユーザーによって前記報知条件の内容を設定する旨の入力操作が前記操作表示部３６に対して行われた場合に、前記制御部３５が前記報知条件の内容を設定するための設定画面を前記操作表示部３６に表示させる。これにより、ユーザーは前記報知条件の内容を設定することで、自らの意に反する報知を回避可能である。ここに、前記報知条件の内容を設定するための設定画面を表示させる処理は、前記制御部３５の前記条件設定部３５６により実行される。
【０１０４】
＜ステップＳ４６＞
ステップＳ４６において、前記制御部３５は、変更された前記文書データについて過去に前記印刷ジョブ情報を送信して前記画像形成装置３０に前記印刷処理を実行させた前記通信装置２０に対して、前記文書データの変更を報知する。例えば、前記制御部３５は、前記履歴情報に含まれる前記通信装置２０の前記識別情報に基づいて前記印刷ジョブ情報を送信した前記通信装置２０を特定し、特定された前記通信装置２０に対して電子メールを送信することで、前記文書データの変更を報知する。ここに、前記ステップＳ４６の処理が、本発明における第５ステップの一例であって、前記制御部３５の前記報知部３５５により実行される。
【０１０５】
このように、前記報知処理では、前記画像形成装置３０で前記印刷処理が実行された前記文書データについて、前記文書管理サーバー１０から更新の通知があった場合に、更新によって前記印刷処理における印刷範囲内の内容が変更された場合にのみ、前記文書データの内容の変更が報知される。そのため、前記文書管理サーバー１０で管理されている前記文書データを印刷したユーザーは、印刷した範囲について事後的に行われる更新の内容を容易に確認することが可能である。
【０１０６】
［その他の実施形態］
なお、以上に説明した前記文書管理システム１００において、前記画像形成装置３０の前記制御部３５に替えて、前記文書管理サーバー１０の前記制御部１１が、前記記憶制御部３５２、前記変更判断部３５３、前記内容判断部３５４、前記報知部３５５、及び前記条件設定部３５６に相当する構成を備えることが他の実施形態として考えられる。これにより、前記画像形成装置３０の構成を簡素化させることが可能である。
【０１０７】
また、前記文書管理システム１００において、前記画像形成装置３０の前記制御部３５に替えて、前記通信装置２０の前記制御部２１が、前記記憶制御部３５２、前記変更判断部３５３、前記内容判断部３５４、前記報知部３５５、及び前記条件設定部３５６に相当する構成を備えることも考えられる。この場合、前記制御部２１及び前記記憶部２４（第２記憶部の他の例）を備える前記通信装置２０が、本発明における情報処理装置の他の例である。また、前記制御部２１の前記ジョブ送信部２１３が、本発明における印刷制御部の他の例である。このような構成であっても、前記画像形成装置３０の構成を簡素化させることが可能である。また、前記文書管理サーバー１０が前記記憶制御部３５２等を備える構成と比較して、前記文書管理サーバー１０にかかる処理負担を分散させることが可能である。
【符号の説明】
【０１０８】
１０：文書管理サーバー
１１：制御部
１１１：編集許可部
１１２：文書更新部
１１３：更新通知部
１４：記憶部（第１記憶部）
２０：通信装置
２１：制御部
２１１：設定受付部
２１２：ジョブ生成部
２１３：ジョブ送信部
３０：画像形成装置
３３：画像形成部
３５：制御部
３５１：ジョブ実行部
３５２：記憶制御部
３５３：変更判断部
３５４：内容判断部
３５５：報知部
３５６：条件設定部
３８：記憶部（第２記憶部）
４０：ネットワーク
１００：文書管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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