(57)【要約】【課題】会議等のイベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能なイベントの案内用ページにアップロードする手間を低減する。【解決手段】データアップロードシステム１は、イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能なイベントの案内用ページにアップロードする。データアップロードシステムは、モバイル端末６と、モバイル端末と通信可能な情報処理装置２とを備える。モバイル端末は、イベントの識別情報を入力する入力手段を備える。情報処理装置は、スケジュール管理データベース３に記憶されたイベント情報を参照して、識別情報に対応するイベントを検索する検索手段と、検索されたイベントの案内用ページに電子データをアップロードするアップロード手段とを備える。【選択図】図１
2015031968.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能な前記イベントの案内用ページにアップロードするデータアップロードシステムであって、
通信装置と、
前記通信装置と通信可能な情報処理装置と
を備え、
前記通信装置は、
前記イベントの識別情報を入力する入力手段を備え、
前記情報処理装置は、
データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記識別情報に対応する前記イベントを検索する検索手段と、
前記検索されたイベントの前記案内用ページに前記電子データをアップロードするアップロード手段と
を備える、データアップロードシステム。
【請求項２】
前記情報処理装置は、前記入力された識別情報に対応する少なくとも１つの前記イベント情報を前記通信装置の表示装置に表示させる表示制御手段をさらに備え、
前記通信装置は、前記表示されたイベント情報のうち、任意のイベント情報をユーザーが選択可能な選択手段をさらに備える、請求項１に記載のデータアップロードシステム。
【請求項３】
通信装置と通信可能な情報処理装置であって、
データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記通信装置から入力された識別情報に対応するイベントを検索する検索手段と、
前記検索されたイベントの案内用ページに前記イベントで使用される資料の電子データをアップロードするアップロード手段と
を備える、情報処理装置。
【請求項４】
前記検索手段は、前記資料のスキャンデータの内容を読み取って前記案内用ページを検索する、請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
請求項３又は請求項４に記載の情報処理装置と通信可能な通信装置であって、
前記識別情報を前記情報処理装置に入力する入力手段を備える、通信装置。
【請求項６】
イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能な前記イベントの案内用ページにアップロードするデータアップロード方法であって、
前記イベントの識別情報を入力する入力ステップと、
データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記識別情報に対応する前記イベントを検索する検索ステップと、
前記検索されたイベントの前記案内用ページに前記電子データをアップロードするアップロードステップと
を包含する、データアップロード方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能なイベントの案内用ページにアップロードするデータアップロードシステム、情報処理装置、通信装置、及びデータアップロード方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、会議等のイベントで使用される資料を印刷する印刷システムが開示されている。この印刷システムは、情報管理サーバーと、複合機と、クライアントコンピューターとを備えており、これらの機器はネットワークを介して相互に接続されている。
【０００３】
クライアントコンピューターからイベントのスケジュール情報が入力されると、当該スケジュール情報が情報管理サーバーのスケジュール管理用データベースに記憶される。また、イベントで使用される資料の印刷ジョブ情報（資料のファイル名、印刷形式、及び印刷部数等）がクライアントコンピューターから入力されると、情報管理サーバーは印刷スケジュールを設定して印刷スケジュール管理用データベースに記憶させる。なお、印刷スケジュールとは、イベントのスケジュールに間に合うように印刷物の印刷を実行するスケジュールである。そして、複合機は、印刷スケジュール管理用データベースに記憶された印刷スケジュールを監視して、期限が到来した印刷ジョブを実行する。
【０００４】
近年、企業等において、BYOD（Bring Your Own Device）が増加している。BYODとは、従業員が自己の保有するモバイル端末を職場に持ち込んで業務に使用することをいう。BYODを導入している企業等では、モバイル端末を保有する従業員が、自己のモバイル端末に会議資料をダウンロードして会議室で閲覧する場合がある。その場合、モバイル端末を保有する従業員には、印刷した会議資料を渡す必要がない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００６−７２４７０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記の場合、会議の主催者や参加者は、会議の前にモバイル端末を保有する従業員に会議資料の電子データを提供しなければならないため、手間がかかるという問題がある。
【０００７】
すなわち、会議の主催者や参加者は、例えば、(1)会議資料の電子データをメール等によって当該従業員に提供するか、(2)ネットワーク上で閲覧可能な会議の案内用ページに会議資料の電子データをアップロードする必要がある。
【０００８】
特に、上記(2)の場合には、会議の主催者は、データベースに記憶された複数の会議情報を参照して対象となる会議を検索し、検索した会議の案内用ページに会議資料の電子データをアップロードしなければならないため、手間がかかり、煩雑であった。
【０００９】
本発明は上記課題に鑑みて創案されたものであり、その目的は、会議等のイベントで使用される資料の電子データをイベントの案内用ページにアップロードする手間を低減することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明による第１の態様は、イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能な前記イベントの案内用ページにアップロードするデータアップロードシステムである。前記データアップロードシステムは、通信装置と、前記通信装置と通信可能な情報処理装置とを備える。前記通信装置は、前記イベントの識別情報を入力する入力手段を備える。前記情報処理装置は、データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記識別情報に対応する前記イベントを検索する検索手段と、前記検索されたイベントの前記案内用ページに前記電子データをアップロードするアップロード手段とを備える。
【００１１】
本発明による第２の態様は、通信装置と通信可能な情報処理装置である。前記情報処理装置は、データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記通信装置から入力された識別情報に対応するイベントを検索する検索手段と、前記検索されたイベントの案内用ページに前記イベントで使用される資料の電子データをアップロードするアップロード手段とを備える。
【００１２】
本発明による第３の態様は、第２の態様の情報処理装置と通信可能な通信装置である。前記通信装置は、前記識別情報を前記情報処理装置に入力する入力手段を備える。
【００１３】
本発明による第４の態様は、イベントで使用される資料の電子データをネットワーク上で閲覧可能な前記イベントの案内用ページにアップロードするデータアップロード方法である。前記データアップロード方法は、前記イベントの識別情報を入力する入力ステップと、データベースに記憶されたイベント情報を参照して、前記識別情報に対応する前記イベントを検索する検索ステップと、前記検索されたイベントの前記案内用ページに前記電子データをアップロードするアップロードステップとを包含する。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、会議等のイベントで使用される資料の電子データをイベントの案内用ページにアップロードする手間を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施形態に係るデータアップロードシステムを示す概略構成図である。
【図２】図１に示されるデータアップロードシステムのスケジュール管理データベースに記憶される会議情報を示す図である。
【図３】図１に示されるデータアップロードシステムのユーザー管理データベースに記憶されるモバイル端末情報を示す図である。
【図４】第１実施形態のデータアップロードシステムを用いて会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする手順を示すフローチャートである。
【図５】図１に示されるデータアップロードシステムにログインしたユーザーの端末装置に表示される情報を示す図である。
【図６】第２実施形態のデータアップロードシステムを用いて会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照して本発明による実施形態を説明する。図１は本発明の実施形態に係るデータアップロードシステムを示す概略構成図である。
【００１７】
図１に示すように、本実施形態のデータアップロードシステム１は、情報処理装置２と、スケジュール管理データベース３と、ユーザー管理データベース４と、画像形成装置としての複合機５と、複数のモバイル端末６とを備える。
【００１８】
情報処理装置２は、例えばサーバーコンピューターにより構成される。情報処理装置２は、社内ＬＡＮ等のネットワークを介して、スケジュール管理データベース３、ユーザー管理データベース４、複合機５、及びモバイル端末６と通信可能に接続されている。情報処理装置２は、本発明の検索手段、アップロード手段、及び表示制御手段として機能する制御部を備える。当該制御部は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、及びＲＯＭ等を含むマイクロコンピューターにより構成される。なお、情報処理装置２は、モバイル端末６から受信した写真データを会議の案内用ページに添付することができる。
【００１９】
図２はスケジュール管理データベース３に記憶されるイベント情報としての会議情報を示す図である。図２に示すように、スケジュール管理データベース３に記憶される会議情報は、会議ＩＤ、会議の主催者名、会議の開催場所である会議室番号、会議の開催日時、会議の参加者名、会議資料の電子データ（又はそのリンク先）等を含む。なお、データアップロードシステム１は、ある会議の開始の所定時間前に、その会議の参加者に会議開催通知メールを送信する機能を有していてもよい。
【００２０】
図３はユーザー管理データベース４に記憶されるモバイル端末情報を示す図である。図３に示すように、ユーザー管理データベース４に記憶されるモバイル端末情報は、ユーザー名、ユーザーが所有するモバイル端末６の識別情報、及びモバイル端末６の認証情報等を含む。
【００２１】
複合機５は、プリンターとスキャナーとファクシミリの機能を有する。プリンターは、例えば、電子写真方式やインクジェット方式で被記録媒体に画像形成を行う。スキャナーは、会議資料等の文書をスキャンしてスキャンデータを作製する。
【００２２】
モバイル端末６は、例えば、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットパソコン、デジタルカメラ等である。モバイル端末６は、本発明の通信装置として機能する。また、モバイル端末６は、本発明の入力手段及び選択手段として機能する制御部を備える。当該制御部は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、及びＲＯＭ等を含むマイクロコンピューターにより構成される。モバイル端末６は、表示装置としての液晶ディスプレー７を有する
次に、データアップロードシステム１を用いて会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする手順を説明する。図４は第１実施形態のデータアップロードシステム１を用いて会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする手順を示すフローチャートであり、図５はデータアップロードシステム１にログインしたユーザーの端末装置に表示される情報を示す図である。
【００２３】
ユーザーが会議案内用ページに会議資料のスキャンデータをアップロードする場合、まず、ステップＳ１０に示すように、ユーザーは、自己のモバイル端末６やデスクトップパソコン等の端末装置から識別情報としてのユーザーＩＤ、パスワード等の認証情報を入力してデータアップロードシステム１にログインする。すなわち、図５（ａ）に示すように、モバイル端末６の液晶ディスプレー７に表示された画面のＩＤ入力欄８にユーザーＩＤを入力し、パスワード入力欄９にパスワードを入力し、ログインボタン１０をクリックする。ステップＳ１０は本発明の入力ステップとして機能する。
【００２４】
次に、ステップＳ２０に示すように、情報処理装置２は、スケジュール管理データベース３に記憶された複数の会議情報を参照して、入力されたユーザーＩＤの人物が参加する会議の会議情報を検索し、モバイル端末６の液晶ディスプレー７に表示させる。すなわち、図５（ｂ）に示すように、モバイル端末６の液晶ディスプレー７には、複数の会議情報１１が表示される。会議情報１１には、会議資料のリンク先、会議室番号、会議開催日時、及び会議参加人数等が含まれる。なお、入力されたユーザーＩＤの人物が主催者である会議情報が液晶ディスプレー７に表示されるようにしてもよい。ステップＳ２０は本発明の検索ステップとして機能する。
【００２５】
次に、ステップＳ３０に示すように、ユーザーは、会議資料を複合機５によってスキャンする。そのスキャンデータは、情報処理装置２に送信され、メモリーに記憶される。次に、ステップＳ４０に示すように、ユーザーは、液晶ディスプレー７に表示された会議情報のうち、対象となる会議情報を選択する。すなわち、対象となる会議情報のスキャンデータ添付ボタン１２をクリックする。その結果、情報処理装置２のメモリーに記憶された会議資料のスキャンデータが、選択された会議情報に添付される。
【００２６】
そして、ステップＳ５０に示すように、情報処理装置２は、会議情報に添付された会議資料のスキャンデータを、当該会議情報に対応する会議の会議案内用ページにアップロードする。当該会議の参加者は、会議案内用ページにアップロードされた会議資料のスキャンデータを自己のモバイル端末６にダウンロードするか、プリントアウトして会議に持参する。ステップＳ５０は本発明のアップロードステップとして機能する。
【００２７】
以上のように、データアップロードシステム１によれば、ユーザーＩＤを入力すると、そのユーザーが参加する会議情報が自動的に表示される。そして、ユーザーが対象となる会議の会議情報を選択すると、当該会議情報の会議案内用ページに会議資料のスキャンデータが自動的にアップロードされる。したがって、従来のように、ユーザーがデータベースに記憶された複数の会議情報を参照して対象となる会議を検索し、検索した会議の案内用ページに会議資料の電子データをアップロードするという作業が不要となる。その結果、会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする作業の手間が低減する。
【００２８】
また、モバイル端末６を保有するユーザーは、会議資料のスキャンデータを自己のモバイル端末６にダウンロードして会議に持参することで、会議資料の印刷が不要となる。その結果、会議資料の印刷コストが低減する。
【００２９】
なお、ユーザーがスキャンデータを会議案内用ページにアップロードしようとする際に、既にスキャンデータが会議案内用ページにアップロードされている場合には、その旨が会議情報や会議案内用ページに表示されるようにしてもよいし、スキャンデータをアップロード済みの会議情報は液晶ディスプレー７に表示されないようにしてもよい。このようにすると、無駄なアップロード作業を抑制できる。
【００３０】
また、スキャンデータが会議案内用ページにアップロードされた場合には、会議の参加者の端末装置に、その旨を通知するメールが送信されるようにしてもよい。このようにすると、会議の参加者がスキャンデータのダウンロードやプリントアウトをし忘れて会議に出席することを抑制できる。
【００３１】
次に、本発明の第２実施形態を説明する。図６は第２実施形態のデータアップロードシステムを用いて会議資料のスキャンデータを会議案内用ページにアップロードする手順を示すフローチャートである。なお、本実施形態において、第１実施形態と対応する部分には同一の符号を使用し、重複する説明は省略する。
【００３２】
本実施形態では、情報処理装置２が、会議資料のスキャンデータの内容を読み取って会議案内用ページを検索するように構成されている。すなわち、情報処理装置２は、ＯＣＲ（Optical Character Recognition、光学的文字認識）方式の読取装置を備えている。この読取装置は、会議資料のスキャンデータの内容を読み取り、文字データとして情報処理装置２の制御部に入力する。情報処理装置２の制御部は、読取装置から入力される文字データのうち、会議の識別情報となる情報（例えば、会議名、会議開催日時、議題）を抽出し、当該情報に基づいて会議情報を絞り込む。読取装置及び制御部は本発明の検索手段として機能する。
【００３３】
図６のステップＳ１１０に示すように、ユーザーが自己のモバイル端末６にユーザーＩＤを入力すると、ステップＳ１２０に示すように、そのユーザーが参加する会議の会議情報がモバイル端末６の液晶ディスプレー７に表示される（図５（ｂ）参照）。
【００３４】
次に、ステップＳ１３０に示すように、ユーザーが会議資料を複合機５でスキャンすると、当該会議資料のスキャンデータが情報処理装置２に送信され、メモリーに記憶される。情報処理装置２の読取装置は、メモリーに記憶されたスキャンデータの内容を読み取り、文字データを情報処理装置２の制御部に入力する。
【００３５】
次に、ユーザーが液晶ディスプレー７に表示されたデータ絞り込みボタン１３（図５（ｂ）参照）をクリックすると、ステップＳ１４０に示すように、情報処理装置２の制御部は、読取装置から入力された文字データから会議の識別情報を抽出し、液晶ディスプレー７に表示された会議情報を当該識別情報に基づいて絞り込む。
【００３６】
次に、ステップＳ１５０に示すように、ユーザーは、液晶ディスプレー７に表示された絞り込み後の会議情報のうち、対象となる会議（会議資料のスキャンデータを使用する会議）の会議情報を選択する。すなわち、対象となる会議の会議情報のスキャンデータ添付ボタン１２（図５（ｂ）参照）をクリックすると、情報処理装置２のメモリーに記憶された会議資料のスキャンデータが、選択された会議情報に添付される。
【００３７】
そして、ステップＳ１６０に示すように、情報処理装置２は、会議情報に添付された会議資料のスキャンデータを当該会議情報に対応する会議案内用ページにアップロードする。当該会議の参加者は、会議案内用ページにアップロードされた会議資料のスキャンデータを自己のモバイル端末６にダウンロードするかプリントアウトして会議に持参する。
【００３８】
本実施形態では、情報処理装置２がスキャンデータの内容を読み取って会議情報を絞り込むため、スキャンデータに対応する会議情報を第１実施形態よりも確実に検索することができ、ユーザーがスキャンデータを他の会議の会議用案内ページに誤ってアップロードする虞が低減する。また、本実施形態では、液晶ディスプレー７に表示される会議情報の数を第１実施形態よりも少なくすることができるため、ユーザーの会議情報の選択が第１実施形態よりも容易である。
【００３９】
なお、情報処理装置２が、ユーザーＩＤでの会議情報の検索をせずに、スキャンデータの内容のみに基づいて会議情報を検索するように構成してもよい。
【００４０】
以上、本発明の具体的な実施形態を説明したが、本発明は図１〜図６に示される実施形態に限定されるものではなく、本実施形態に種々の改変を施すことができる。
【００４１】
例えば、本実施形態では、会議資料を会議案内用ページにアップロードするデータアップロードシステムに本発明を適用した場合について説明したが、会議以外のイベント（例えば、社内リクレーション）に使用される資料をイベント案内用ページにアップロードするデータアップロードシステムにも本発明を適用し得る。
【００４２】
また、本実施形態では、データアップロードシステムを画像形成装置やユーザーの端末装置とは別に設けた場合について説明したが、画像形成装置やユーザーの端末装置がデータアップロードシステムを備えていてもよい。
【００４３】
また、データアップロードシステムを備える画像形成装置は、複合機以外の画像形成装置（例えば、スキャナー専用機）であってもよい。
【００４４】
また、本実施形態では、イベント案内用ページにアップロードされる資料の電子データがスキャンデータである場合について説明したが、スキャンデータ以外の電子データ（例えば、テキストデータ）をイベント案内用ページにアップロードするようにしてもよい。
【００４５】
また、本実施形態では、イベント情報を検索するための識別情報として、ユーザーのＩＤを用いた場合について説明したが、その他の識別情報（例えば、イベントの識別コード）を用いてよい。
【００４６】
その他にも、本発明の要旨を逸脱しない範囲で本実施形態に種々の改変を施すことができる。
【符号の説明】
【００４７】
１  データアップロードシステム
２  情報処理装置
３  スケジュール管理データベース
４  ユーザー管理データベース
５  複合機
６  モバイル端末
７  液晶表示部
【図１】
2015031968.tif 000003
【図２】
2015031968.tif 000004
【図３】
2015031968.tif 000005
【図４】
2015031968.tif 000006
【図５】
2015031968.tif 000007
【図６】
2015031968.tif 000008