(57)【要約】 【課題】会議の参加者が複数の事業所にまたがっている場合であっても適切に会議スケジュールを設定する。【解決手段】本発明の情報処理システムは受付部と取得部と決定部と提示部とを備える。受付部は、予定時間情報と参加者情報とを少なくとも含む予約情報を受け付ける。取得部は、複数のユーザ情報ごとに、ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた第１対応情報と、複数のユーザ情報ごとに、ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた第２対応情報と、複数の設備情報ごとに、設備が設置される事業所を示す情報および設備の予約状況を示す情報を対応付けた第３対応情報と、を少なくとも取得する。決定部は、予約情報、第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを決定する。提示部は、決定部により決定された情報を提示する。【選択図】図３
2015169967.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の予定時間を示す予定時間情報と、会議に参加する複数のユーザを示す参加者情報とを少なくとも含む予約情報を受け付ける受付部と、
それぞれが前記ユーザを識別する複数のユーザ情報ごとに、前記ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた第１対応情報と、複数の前記ユーザ情報ごとに、前記ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた第２対応情報と、それぞれが会議に用いられる設備を識別する複数の設備情報ごとに、前記設備が設置される前記事業所を示す情報および前記設備の予約状況を示す情報を対応付けた第３対応情報と、を少なくとも取得する取得部と、
前記予約情報、前記第１対応情報、前記第２対応情報および前記第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを決定する決定部と、
前記決定部により決定された情報を提示する提示部と、を備える、
情報処理システム。
【請求項２】
前記決定部は、前記予約情報の中に、会議の開催方法として、何れかの前記事業所で会議を開催する方法を示す現地開催を指定する情報が含まれている場合、前記予約情報に含まれる前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが最も多く所属する前記事業所を、会議の開催場所として決定する、
請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記決定部は、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが参加可能であり、かつ、会議の開催場所として決定した前記事業所の前記設備を使用可能な期間を、前記会議開催期間として決定する、
請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記決定部は、前記予約情報の中に、前記現地開催を指定する情報が含まれており、かつ、参加が必須となる前記ユーザを示す必須参加者を指定する情報が含まれている場合、
前記必須参加者が参加可能であり、かつ、会議の開催場所として決定した前記事業所の前記設備を使用可能な期間を、前記会議開催期間として決定する、
請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記決定部は、決定した前記会議開催期間において前記設備を使用するための予約を実行する、
請求項１乃至４のうちの何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記設備は、遠隔会議システムを利用するための端末を含み、
前記決定部は、
前記予約情報の中に、会議の開催方法として、前記遠隔会議システムを利用して会議を開催する方法を示す遠隔会議を指定する情報が含まれている場合、会議の開催方法として前記遠隔会議を決定するとともに、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが参加可能であり、かつ、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが所属する複数の前記事業所の各々に設置された前記端末を使用可能な期間を、前記会議開催期間として決定する、
請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記設備は、遠隔会議システムに用いられる端末を含み、
前記決定部は、
前記予約情報の中に、会議の開催方法として、前記遠隔会議システムを利用して会議を開催する方法を示す遠隔会議を指定する情報が含まれており、かつ、参加が必須となる前記ユーザを示す必須参加者を指定する情報が含まれている場合、前記必須参加者が参加可能であり、かつ、少なくとも前記必須参加者が所属する前記事業所に設置された前記端末を使用可能な期間を、前記会議開催期間として決定する、
請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記決定部は、
前記予約情報の中に、会議の開催方法を指定する情報が含まれておらず、かつ、前記予約情報に含まれる前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが所属する複数の前記事業所の各々に前記端末が設置されている場合、会議の開催方法として前記遠隔会議を決定するとともに、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが参加可能であり、かつ、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザが所属する複数の前記事業所の各々に設置された前記端末を使用可能な期間を、前記会議開催期間として決定する、
請求項６または請求項７に記載の情報処理システム。
【請求項９】
前記決定部は、決定した前記会議開催期間において前記端末を使用するための予約を実行する、
請求項６乃至８のうちの何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項１０】
前記取得部は、
それぞれが複数の前記事業所を識別する複数の事業所情報ごとに、前記事業所の位置を示す情報と、他の前記事業所へ移動するための推奨経路およびコストを示す情報とを対応付けた第４対応情報を取得し、
前記決定部は、
前記予約情報の中に、会議の開催方法として、何れかの前記事業所で会議を開催する方法を示す現地開催を指定する情報が含まれており、かつ、前記予約情報に含まれる前記参加者情報が示す複数の前記ユーザの各々の前記コストの合計を最小とすることを指定する情報が含まれている場合、会議の開催方法として前記現地開催を決定するとともに、前記第４対応情報に基づいて、前記参加者情報が示す複数の前記ユーザの各々の前記コストの合計が最小となる前記事業所を、会議の開催場所として決定する、
請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項１１】
会議の予定時間を示す予定時間情報と、会議に参加する複数のユーザを示す参加者情報とを少なくとも含む予約情報を受け付ける受付ステップと、
それぞれが前記ユーザを識別する複数のユーザ情報ごとに、前記ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた第１対応情報と、複数の前記ユーザ情報ごとに、前記ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた第２対応情報と、それぞれが会議に用いられる設備を識別する複数の設備情報ごとに、前記設備が設置される前記事業所を示す情報および前記設備の予約状況を示す情報を対応付けた第３対応情報と、を少なくとも取得する取得ステップと、
前記予約情報、前記第１対応情報、前記第２対応情報および前記第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを決定する決定ステップと、
前記決定ステップで決定した情報を提示する提示ステップと、を含む、
情報処理方法。
【請求項１２】
コンピュータを、
会議の予定時間を示す予定時間情報と、会議に参加する複数のユーザを示す参加者情報とを少なくとも含む予約情報を受け付ける受付手段と、
それぞれが前記ユーザを識別する複数のユーザ情報ごとに、前記ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた第１対応情報と、複数の前記ユーザ情報ごとに、前記ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた第２対応情報と、それぞれが会議に用いられる設備を識別する複数の設備情報ごとに、前記設備が設置される前記事業所を示す情報および前記設備の予約状況を示す情報を対応付けた第３対応情報と、を少なくとも取得する取得手段と、
前記予約情報、前記第１対応情報、前記第２対応情報および前記第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを含む会議開催情報を決定する決定手段と、
前記決定手段により決定された情報を提示する提示手段として機能させる、
プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム、情報処理方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議の主催者による入力に応じて、会議の参加者の共通の空き時間帯と、使用可能な会議室とを自動的に決定して、会議開催日時と会議室を各参加者に通知することができるシステムが知られている（例えば特許文献１参照）。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、従来技術においては、会議の参加者が複数の事業所にまたがっているようなケースは一切想定していない。すなわち、従来においては、会議の参加者が複数の事業所にまたがっている場合であっても、適切に会議スケジュール（会議を開催する期間や場所等）を設定するための仕組みは存在しなかった。
【０００４】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、会議の参加者が複数の事業所にまたがっている場合であっても、適切に会議スケジュールを設定することが可能な情報処理システム、情報処理方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、会議の予定時間を示す予定時間情報と、会議に参加する複数のユーザを示す参加者情報とを少なくとも含む予約情報を受け付ける受付部と、それぞれが前記ユーザを識別する複数のユーザ情報ごとに、前記ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた第１対応情報と、複数の前記ユーザ情報ごとに、前記ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた第２対応情報と、それぞれが会議に用いられる設備を識別する複数の設備情報ごとに、前記設備が設置される前記事業所を示す情報および前記設備の予約状況を示す情報を対応付けた第３対応情報と、を少なくとも取得する取得部と、前記予約情報、前記第１対応情報、前記第２対応情報および前記第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを決定する決定部と、前記決定部により決定された情報を、前記予約情報を提示する提示部とを備える。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、会議の参加者が複数の事業所にまたがっている場合であっても、適切に会議スケジュールを設定することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】図１は、実施形態の自動予約システムの概略構成例を示す図である。
【図２】図２は、第１記憶部、第２記憶部、第３記憶部および第４記憶部の各々に記憶される情報を説明するための図である。
【図３】図３は、サーバの機能構成の一例を示す図である。
【図４】図４は、自動予約システムの動作例を示すフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理システム、情報処理方法およびプログラムの実施形態を詳細に説明する。
【０００９】
図１は、本実施形態の自動予約システム１の概略構成例を示すブロック図である。図１に示すように、自動予約システム１は、サーバ１０と、第１記憶部２０と、第２記憶部３０と、第３記憶部４０と、第４記憶部５０と、ユーザが使用するＰＣ６０とを備える。
【００１０】
サーバ１０は、第１記憶部２０、第２記憶部３０、第３記憶部４０および第４記憶部５０の各々に記憶された後述の情報と、会議の主催者であるユーザが使用するＰＣ６０を介して入力される後述の予約情報とに基づいて会議スケジュールを設定し、設定した会議スケジュールを、主催者に提示する。そして、提示した会議スケジュールが採用された場合、その会議スケジュールを、会議に参加する他のユーザへ通知することもできる。また、サーバ１０は、遠隔会議システムや、「駅すぱぁと」などの路線情報検索システムなどと連携することもできる。
【００１１】
サーバ１０の具体的な内容を説明する前に、第１記憶部２０、第２記憶部３０、第３記憶部４０、および、第４記憶部５０の各々に記憶される情報について説明する。第１記憶部２０は、第１対応情報を記憶する。第１対応情報は、それぞれがユーザを識別するユーザ情報ごとに、ユーザが所属する事業所を示す情報を対応付けた情報を表す。この例では、図２に示すように、第１記憶部２０は、社員（ユーザ）の氏名と、社員を識別する社員番号と、所属事業所を示す情報とを対応付けて記憶している。この例では、上記ユーザ情報の一例として、社員の氏名と社員番号との組み合わせを用いている。
【００１２】
第２記憶部３０は、第２対応情報を記憶する。第２対応情報は、複数のユーザ情報ごとに、ユーザのスケジュールを示す情報を対応付けた情報を表す。この例では、図２に示すように、第２記憶部３０は、複数のユーザ情報（図２では図示を省略しているが、例えば社員の氏名と社員番号とを組み合わせたものであってもよい）ごとに、当該ユーザ情報で識別されるユーザが参加する予定の会議の日時と、当該会議を実施する場所とを対応付けて記憶している。
【００１３】
第３記憶部４０は、第３対応情報を記憶する。第３対応情報は、それぞれが会議に用いられる設備を識別する複数の設備情報ごとに、設備が設置される事業所を示す情報および設備の予約状況を示す情報を対応付けた情報を表す。ここでは、「設備」には、遠隔会議システム（典型的には遠隔ＴＶ会議システム）で用いられる端末（以下の説明では、「専用端末」と称する場合がある）が含まれる。この例では、図２に示すように、第３記憶部４０は、設備情報ごとに、設置されている事業所を示す情報と、予約日時を示す情報と、予約者を示す情報とを対応付けて記憶している。
【００１４】
第４記憶部５０は、第４対応情報を記憶する。第４対応情報は、それぞれが複数の事業所を識別する複数の事業所情報ごとに、事業所の位置を示す情報と、他の事業所へ移動するための推奨経路およびコストを示す情報とを対応付けた情報を表す。この例では、図２に示すように、第４記憶部５０は、事業所名（上記事業所情報の一例）ごとに、事業所の場所（位置）を示す情報と、他の事業所への推奨ルートと移動に係るコスト（時間、料金を含む）を示す情報とを対応付けて記憶している。
【００１５】
以上を前提として、サーバ１０の具体的な内容を説明する。図３は、サーバ１０の機能構成の一例を示す図である。図３に示すように、サーバ１０は、受付部１１と、取得部１２と、決定部１３と、提示部１４とを備える。
【００１６】
受付部１１は、会議の予定時間を示す予定時間情報と、会議に参加する複数のユーザを示す参加者情報（この例では、会議に参加する各ユーザは、社員氏名と社員番号との組み合わせにより識別される）とを少なくとも含む予約情報を受け付ける。この例では、会議の主催者となるユーザは、自身が使用するＰＣ６０を操作して予約情報の入力を行い、ＰＣ６０は、ユーザによって入力された予約情報をサーバ１０へ送信する。そして、受付部１１は、会議の主催者となるユーザが使用するＰＣ６０から送られてくる予約情報を受け付けるという具合である。本実施形態では、会議の開催者は、上述の予定時間情報および参加者情報に加えて、会議の開催方法として、何れかの事業所で会議を開催する方法を示す「現地開催」を指定する情報（以下の説明では、「第１指定情報」と称する場合がある）、または、遠隔会議システムを利用して会議を開催する方法を示す「遠隔会議」を指定する情報（以下の説明では、「第２指定情報」と称する場合がある）を入力することもできる。つまり、上記予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報の他、第１指定情報または第２指定情報が含まれる場合がある。
【００１７】
取得部１２は、上述の第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報を少なくとも取得する。以下の説明では、取得部１２は、第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報（第４対応情報以外の情報）を取得する場合を例に挙げて説明するが、これに限られるものではない。取得部１２は、第１記憶部２０から第１対応情報を取得し、第２記憶部３０から第２対応情報を取得し、第３記憶部４０から第３対応情報を取得する。
【００１８】
決定部１３は、受付部１１で受け付けた予約情報、取得部１２により取得された第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報に基づいて、会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議を開催可能な期間を示す会議開催期間とを決定する。
【００１９】
例えば受付部１１で受け付けた予約情報の中に、上述の第１指定情報が含まれている場合、決定部１３は、当該予約情報に含まれている参加者情報が示す複数のユーザが最も多く所属する事業所を、会議の開催場所として決定することができる。また、決定部１３は、当該参加者情報が示す複数のユーザが参加可能であり、かつ、会議の開催場所として決定した事業所の設備（会議室やプロジェクターなどの会議に用いられる設備）を使用可能な期間を、会議開催期間として決定することができる。さらに、決定部１３は、決定した会議開催期間において設備を使用するための予約（設備予約）を実行することもできる。
【００２０】
また、この例では、会議の主催者は、上述の第１指定情報と合わせて、参加が必須となるユーザを示す必須参加者を指定する情報（以下の説明では、「第３指定情報」と称する場合がある）を入力することもできる。つまり、上述の予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報の他、第１指定情報と第３指定情報とが含まれている場合がある。例えば受付部１１で受け付けた予約情報の中に、上述の第１指定情報と第３指定情報とが含まれている場合、決定部１３は、必須参加者が参加可能であり、かつ、会議の開催場所として決定した事業所の設備を使用可能な期間を、会議開催期間として決定することができる。
【００２１】
また、例えば受付部１１で受け付けた予約情報の中に、上述の第２指定情報が含まれている場合、決定部１３は、会議の開催方法として遠隔会議を決定するとともに、参加者情報が示す複数のユーザが参加可能であり、かつ、当該参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に設置された専用端末を使用可能な期間を、会議開催期間として決定することができる。また、例えば受付部１１で受け付けた予約情報の中に、上述の第２指定情報と第３指定情報とが含まれている場合、決定部１３は、必須参加者が参加可能であり、かつ、少なくとも必須参加者が所属する事業所に設置された専用端末を使用可能な期間を、会議開催期間として決定することができる。
【００２２】
また、本実施形態では、例えば受付部１１で受け付けた予約情報の中に、会議の開催方法を指定する情報（上述の第１指定情報、第２指定情報、第３指定情報）が含まれておらず、かつ、当該予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に専用端末が設置されている場合、会議の開催方法として遠隔会議を決定するとともに、当該参加者情報が示す複数のユーザが参加可能であり、かつ、当該参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に設置された専用端末を使用可能な期間を、会議開催期間として決定することができる。
【００２３】
決定部１３は、以上のようにして決定した会議開催期間において専用端末を使用するための予約（設備予約）を実行することもできる。
【００２４】
図３に示す提示部１４は、決定部１３により決定された情報を、予約情報を入力したユーザ（主催者）へ提示する。この例では、提示部１４は、決定部１３により決定された情報（会議の開催方法および会議の開催場所のうちの少なくとも一方と、会議開催期間とを含む情報、以下の説明では「会議開催情報」と称する場合がある）を、主催者が使用するＰＣ６０へ送信する機能を有する。
【００２５】
本実施形態では、以上に説明したサーバ１０は、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭ等の記憶装置、通信Ｉ／Ｆを含むコンピュータ装置で構成され、上述したサーバ１０の各部の機能（受付部１１、取得部１２、決定部１３および提示部１４）は、ＣＰＵが記憶装置に格納されたプログラムを実行することにより実現される。なお、これに限らず、例えば上述したサーバ１０の各部の機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（例えば半導体集積回路等）で実現されてもよい。
【００２６】
また、例えば上述したサーバ１０の各部の機能（受付部１１、取得部１２、決定部１３および提示部１４）が、複数の装置に分散されて搭載される形態であってもよい。要するに、本発明に係る情報処理システムは、上述の受付部１１に対応する機能と、取得部１２に対応する機能と、決定部１３に対応する機能と、提示部１４に対応する機能とを備える形態であればよく、これらの機能は、一つの装置に搭載されてもよいし、複数の装置に分散されて搭載されてもよい。
【００２７】
次に、図４を参照しながら、本実施形態の自動予約システム１の動作例を説明する。まず、会議の主催者が、ＰＣ６０を介して、上述の予約情報を入力すると（ステップＳ１）、サーバ１０の受付部１１は、その入力された予約情報を受け付ける（ステップＳ２）。ここでは、ステップＳ２で受け付けた予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報に加えて、上述の第１指定情報が含まれている場合を例に挙げて説明する。
【００２８】
次に、取得部１２は、上述の第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報を取得し、決定部１３は、取得部１１により取得された第２対応情報と、ステップＳ２で受け付けた予約情報とを参照して、当該予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザの各々のスケジュールを確認する（ステップＳ３）。そして、各ユーザのスケジュールと、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる予定時間情報とから、参加者全員が会議に参加可能な期間が存在するか否かを確認する。参加者全員が参加可能な期間が存在する場合、決定部１３は、その期間を会議開催期間として仮決定し、次のステップへ進む。一方、参加者全員が参加可能な期間が存在しない場合は、決定部１３は、予約情報の再入力が必要であることを示す情報を、会議の主催者のＰＣ６０へ送信する。
【００２９】
上述のステップＳ３の後のステップＳ４において、決定部１３は、会議の開催方法を決定する。より具体的には、決定部１３は、ステップＳ２で受け付けた予約情報の中に、会議の開催方法を指定する情報が含まれているか否かを確認する。上述したように、この例では、予約情報の中に上述の第１指定情報が含まれているので、決定部１３は、会議の開催方法として「現地開催」を決定する。また、決定部１３は、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる参加者情報と、取得部１２により取得された第１対応情報とから、参加者情報が示す複数のユーザが最も多く所属する事業所を、会議の開催場所として決定する。
【００３０】
次に、決定部１３は、設備予約を実行する（ステップＳ５）。この例では、まず決定部１３は、取得部１２により取得された第３対応情報を参照しながら、会議の開催場所として決定した事業所の設備を、仮決定した会議開催期間において使用できるか否か（予約済みでないか否か）を確認する。会議の開催場所として決定した事業所の設備を、仮決定した会議開催期間において使用できる場合、決定部１３は、設備の予約を実行して会議開催期間を確定する。一方、会議の開催場所として決定した事業所の設備を、仮決定した会議開催期間において使用できない場合、決定部１３は、予約情報の再入力が必要であることを示す情報を、会議の主催者のＰＣ６０へ送信する。
【００３１】
以上のようにして、決定部１３は、会議の開催方法、会議の開催場所および会議開催期間を決定し、その決定した情報を示す会議開催情報を、会議の主催者に対して提示する（ステップＳ６）。この例では、決定部１３は、会議開催情報を主催者のＰＣ６０へ送信し、ＰＣ６０は、サーバ１０から受信した会議開催情報を、会議の主催者に報知する（例えば会議開催情報をディスプレイの画面上に表示する）。会議の主催者が、サーバ１０から提示された会議開催情報を採用して、会議を実施することを決定した場合（ステップＳ７：Ｙｅｓ）、会議スケジュールが確定し（ステップＳ８）、例えばサーバ１０を経由して、会議の案内を他の参加者へ通知することもできる。一方、会議の主催者が、サーバ１０から提示された会議開催情報を採用しないことを決定した場合（ステップＳ７：Ｎｏ）、会議の主催者は、予約情報の再入力を行うことになる（ステップＳ１）。
【００３２】
次に、上述のステップＳ２で受け付けた予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報に加えて、上述の第１指定情報および第３指定情報が含まれている場合を例に挙げて説明する。上述のステップＳ３において、決定部１３は、各ユーザのスケジュールと、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる予定時間情報とから、参加者全員が会議に参加可能な期間が存在するか否かを確認する。ここでは、参加者全員が参加可能な期間が存在しない場合を例に挙げて説明する。この場合、決定部１３は、予約情報に含まれる第３指定情報により指定されたユーザ（必須参加者）が参加可能な期間が存在するか否かを確認する。必須参加者が参加可能な期間が存在する場合、決定部１３は、その期間を、会議開催期間として仮決定し、次のステップＳ４へ進む。以降の処理の内容は、上述した内容と同様である。
【００３３】
次に、上述のステップＳ２で受け付けた予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報に加えて、上述の第２指定情報が含まれている場合を例に挙げて説明する。ステップＳ２の後のステップＳ３の内容は、予約情報の中に第１指定情報が含まれている場合と同様であるので、説明は省略する。ステップＳ３の後のステップＳ４において、決定部１３は、会議の開催方法を決定する。より具体的には、決定部１３は、ステップＳ２で受け付けた予約情報の中に、会議の開催方法を指定する情報が含まれているか否かを確認する。上述したように、この例では、予約情報の中に上述の第２指定情報が含まれているので、決定部１３は、会議の開催方法として「遠隔会議」を決定する。また、「現地開催」の場合とは異なり、会議の開催場所の決定は不要である。
【００３４】
次に、決定部１３は、設備予約を実行する（ステップＳ５）。この例では、まず決定部１３は、取得部１２により取得された第３対応情報を参照しながら、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できるか否か（予約済みでないか否か）を確認する。予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できる場合、決定部１３は、設備の予約を実行して会議開催期間を確定する。一方、予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザが所属する複数の事業所の各々に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できない場合、決定部１３は、予約情報の再入力が必要であることを示す情報を、会議の主催者のＰＣ６０へ送信する。以降の処理の内容は、上述した内容と同様である。
【００３５】
次に、上述のステップＳ２で受け付けた予約情報の中には、上述の予定時間情報および参加者情報に加えて、上述の第２指定情報および第３指定情報が含まれている場合を例に挙げて説明する。上述のステップＳ３において、決定部１３は、各ユーザのスケジュールと、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる予定時間情報とから、参加者全員が会議に参加可能な期間が存在するか否かを確認する。ここでは、参加者全員が参加可能な期間が存在しない場合を例に挙げて説明する。この場合、決定部１３は、予約情報に含まれる第３指定情報により指定されたユーザ（必須参加者）が参加可能な期間が存在するか否かを確認する。必須参加者が参加可能な期間が存在する場合、決定部１３は、その期間を、会議開催期間として仮決定し、次のステップＳ４へ進む。一方、必須参加者が参加可能な期間が存在しない場合、決定部１３は、予約情報の再入力が必要であることを示す情報を、会議の主催者のＰＣ６０へ送信する。
【００３６】
上述のステップＳ３の後のステップＳ４において、決定部１３は、会議の開催方法を決定する。より具体的には、決定部１３は、ステップＳ２で受け付けた予約情報の中に、会議の開催方法を指定する情報が含まれているか否かを確認する。上述したように、この例では、予約情報の中に上述の第２指定情報が含まれているので、決定部１３は、会議の開催方法として「遠隔会議」を決定する。また、「現地開催」の場合とは異なり、会議の開催場所の決定は不要である。
【００３７】
次に、決定部１３は、設備予約を実行する（ステップＳ５）。この例では、まず決定部１３は、取得部１２により取得された第３対応情報を参照しながら、少なくとも、ステップＳ２で受け付けた予約情報に含まれる第３指定情報により指定された必須参加者が所属する事業所に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できるか否か（予約済みでないか否か）を確認する。必須参加者が所属する事業所に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できる場合、決定部１３は、設備の予約を実行して会議開催期間を確定する。一方、必須参加者が所属する事業所に設置された専用端末を、仮決定した会議開催期間において使用できない場合、決定部１３は、予約情報の再入力が必要であることを示す情報を、会議の主催者のＰＣ６０へ送信する。以降の処理の内容は、上述した内容と同様である。
【００３８】
以上のように、本実施形態によれば、会議の参加者が複数の事業所にまたがっていたとしても、適切に会議スケジュールを設定することができるという有利な効果を奏する。
【００３９】
以上、本発明に係る実施形態について説明したが、本発明は、上述の実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上述の実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。
【００４０】
例えば、取得部１２は、上述の第１対応情報、第２対応情報および第３対応情報に加えて上述の第４対応情報を取得し、会議の主催者は、上述の予定時間情報、参加者情報および第１指定情報に加えて、会議に参加する複数のユーザ（参加者情報が示す複数のユーザ）の各々のコストの合計を最小とすることを指定する情報（以下の説明では、「第４指定情報」と称する場合がある）を入力する形態であってもよい。この形態では、決定部１３は、受付部１１で受け付けた予約情報の中に、上述の予定時間情報および参加者情報の他に、上述の第１指定情報と第４指定情報とが含まれている場合は、会議の開催方法として「現地開催」を決定するとともに、取得部１２により取得された第４対応情報に基づいて、予約情報に含まれる参加者情報が示す複数のユーザの各々のストの合計が最小となる事業所を、会議の開催場所として決定することができる。
【００４１】
（プログラム）
なお、上述の自動予約システム１で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。さらに、上述の自動予約システム１で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、上述の自動予約システム１で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
【符号の説明】
【００４２】
１    自動予約システム
１０  サーバ
１１  受付部
１２  取得部
１３  決定部
１４  提示部
２０  第１記憶部
３０  第２記憶部
４０  第３記憶部
５０  第４記憶部
６０  ＰＣ
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４３】
【特許文献１】特開平０９−１２０４１９号公報
【図１】
2015169967.tif 000003
【図２】
2015169967.tif 000004
【図３】
2015169967.tif 000005
【図４】
2015169967.tif 000006