(57)【要約】【課題】文書管理を目的としたスキャンデータのメール配布において、電子メールの転送といった操作を行った場合に、配布先の追加を可能にする。【解決手段】情報処理装置１０は、画像データを入力するスキャナ部１３と、文書の配布先のメールアドレスを設定する操作表示部１７と、電子メールを送信するメール制御部１５と、文書配布の管理を行う文書管理部１６と、前記文書配布の管理情報を記憶する記憶装置２０と、を備えている。文書管理部１６は、メール制御部１５が送信した電子メールの応答により、管理情報に配布先を追加する。メール制御部１５は、例えば、文書管理部１６の配布先追加により、対応する文書の配布先に対して電子メールの追加送信を行う。【選択図】図１
2015041215.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを入力する入力手段と、
文書の配布先のメールアドレスを設定するアドレス設定手段と、
電子メールを送信するメール送信手段と、
文書配布の管理を行う文書管理手段と、
前記文書配布の管理情報を記憶する記憶手段と、を備え、
前記文書管理手段は、前記メール送信手段が送信した前記電子メールの応答により前記管理情報に前記配布先を追加することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記メール送信手段は、
前記文書管理手段の配布先追加により、対応する前記文書の前記配布先に対して前記電子メールの追加送信を行うことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、
前記文書管理手段の前記配布先追加により、対応する前記文書の前記管理情報を更新することを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記文書管理手段は、
前記配布先からの要求識別をＵＲＬへのアクセスにて行うことを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
【請求項５】
請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理装置と、
ネットワークを介して前記情報処理装置に接続された情報端末装置と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項６】
画像データを入力する入力手段、及び文書の配布先の設定手段を有し、ネットワークに接続された情報処理装置と、
前記ネットワークを介して前記情報処理装置に接続された文書管理装置と、を備え、
前記文書管理装置は、
電子メールを送信するメール送信手段と、
文書配布の管理を行う文書管理手段と、
前記文書配布の管理情報を記憶する記憶手段と、を有し、
前記文書管理手段は、前記メール送信手段が送信した前記電子メールの応答により、前記管理情報に配布先を追加することを特徴とする情報処理システム。
【請求項７】
前記メール送信手段は、
前記文書管理手段の前記配布先追加により、対応する前記文書の前記配布先に対して前記電子メールの追加送信を行うことを特徴とする請求項６記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記記憶手段は、
前記文書管理手段の前記配布先追加により、対応する前記文書の前記管理情報を更新することを特徴とする請求項７記載の情報処理システム。
【請求項９】
前記文書管理手段は、
前記配布先からの要求識別をＵＲＬへのアクセスにて行うことを特徴とする請求項８記載の情報処理システム。
【請求項１０】
前記情報管理装置は、情報サーバであることを特徴とする請求項６〜９のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項１１】
前記情報管理装置は、クラウドコンピューティング上のサーバであることを特徴とする請求項６〜９のいずれか１項に記載の情報処理システム。
【請求項１２】
前記文書管理手段は、クラウドサービスを利用して前記文書配布の管理を行うことを特徴とする請求項１１記載の情報処理システム。
【請求項１３】
請求項６〜１２のいずれか１項に記載の情報処理システムは、更に、
前記ネットワークを介して前記情報処理装置及び前記文書管理装置に接続された情報端末装置を備えることを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及び情報処理システムに係り、特に、電子メール（以下単に「メール」という。）で情報を送信する情報処理装置と、この情報処理装置を備える情報処理システムと、に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の情報処理装置は、例えば、特許文献１に記載されているように、コピー、ファクシミリ（以下「ファクス」という。）、プリンタ及びスキャナの各種機能からなるプリンタ複合機が用いられている。このようなプリンタ複合機には、各機能を実現させるために、コピーユニット、ファクスユニット、プリンタユニット及びスキャナユニットが設けられている。
【０００３】
例えば、スキャナユニットを利用してスキャン（走査）した画像データをメールにて送信を行う場合、ユーザ（使用者）は、設定画面の操作にて送付宛先としてのメールアドレスを入力した後、スキャナユニットにセットされた原稿をスキャンしてこの原稿から画像や文章等を読み取り、送信用の画像データを作成する。そして、入力したメールアドレスに基づいて、ヘッダ情報等と共に通信回線を介して外部へ送信する。メール受信者は、情報処理装置から送信されたメールに添付された画像データが閲覧可能である。更に、従来の情報処理装置にてスキャンした画像データを用いて文書配布を行う場合、例えば、画像データを情報処理装置に保存し、メールには画像データを添付する代わりにＵＲＬ（Uniform  Resource  Locator）等の参照のための識別子を添付し、これを送信することで配布を行う。ここで、ＵＲＬとは、インターネット上の情報資源の場所とその属性を指定する記述方式である。
【０００４】
メール受信者は、識別子の情報を基に、情報処理装置に保存された画像データをＵＲＬから参照することで、閲覧が可能であり、更に、文書管理としては、ＵＲＬを配布先毎にユニーク（ｕｎｉｑｕｅ、一意）とすることで、その参照の管理を行うことが可能である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−７９０９２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来の情報処理装置では、文書配布のリストは、スキャンを行うメール送信者が最初に設定することによって固定化される。そのため、メール受信者が文書配布の拡大目的としてメールを転送することでは、情報処理装置の文書配布のリストに追加ができない。その結果、転送メール受信者を含めた保管管理を行うことができないという課題があった。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明のうちの第１発明の情報処理装置は、画像データを入力する入力手段と、文書の配布先のメールアドレスを設定するアドレス設定手段と、メールを送信するメール送信手段と、文書配布の管理を行う文書管理手段と、前記文書配布の管理情報を記憶する記憶手段と、を備え、前記文書管理手段は、前記メール送信手段が送信した前記メールの応答により前記管理情報に前記配布先を追加することを特徴とする。
【０００８】
第２発明の情報処理システムは、第１発明の前記情報処理装置と、ネットワークを介して前記情報処理装置に接続された情報端末装置と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
第３発明の情報処理システムは、画像データを入力する入力手段、及び文書の配布先の設定手段を有し、ネットワークに接続された情報処理装置と、前記ネットワークを介して前記情報処理装置に接続された文書管理装置と、を備え、前記文書管理装置は、メールを送信するメール送信手段と、文書配布の管理を行う文書管理手段と、前記文書配布の管理情報を記憶する記憶手段と、を有し、前記文書管理手段は、前記メール送信手段が送信した前記メールの応答により、前記管理情報に配布先を追加することを特徴とする。
【００１０】
第４発明の情報処理システムは、前記第３発明の情報処理システムと、前記ネットワークを介して前記情報処理装置及び前記文書管理装置に接続された情報端末装置と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
第１発明及び第２発明によれば、文書管理を目的としたデータのメール配布において、メールの転送といった操作を行った場合に、配布先の追加が可能である。
【００１２】
第３発明及び第４発明によれば、第１発明及び第２発明と同様の効果が期待できる。更に、情報処理装置が直接接続されていないネットワーク上での文書管理への適用、及び複数の情報処理装置での適用が期待できる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】図１は本発明の実施例１における情報処理システムを示す概略の構成図である。
【図２】図２は実施例１における文書管理情報の例を示す図である。
【図３】図３は実施例１におけるメールの表示例を示す図である。
【図４】図４は図１の転送動作例を示す図である。
【図５】図５は本発明の実施例２における情報処理システムを示す概略の構成図である。
【図６】図６は実施例２における文書管理情報の例を示す図である。
【図７】図７は実施例２におけるメールの表示例を示す図である。
【図８】図８は図５の転送動作例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
本発明を実施するための形態は、以下の好ましい実施例の説明を添付図面と照らし合わせて読むと、明らかになるであろう。但し、図面はもっぱら解説のためのものであって、本発明の範囲を限定するものではない。
【実施例１】
【００１５】
（実施例１の構成）
図１は、本発明の実施例１における情報処理システムを示す概略の構成図である。
【００１６】
この情報処理システムは、情報処理装置１０と、ネットワーク３０を介してその情報処理装置１０に接続された複数台の情報端末装置（例えば、パーソナルコンピュータ、以下「ＰＣ」という。）４０−１〜４０−Ｎと、を備えている。
【００１７】
情報処理装置１０は、例えば、プリンタ複合機であり、システムバス１１を有している。システムバス１１には、中央処理装置（以下「ＣＰＵ」という。）１２、画像データを入力する入力手段としてのスキャナ部１３、画像処理部１４、メールを送信するメール送信手段としてのメール制御部１５、文書管理手段としての文書管理部１６、文書の配布先のメールアドレスを設定するアドレス設定手段を有する操作表示部１７、プリント部１８、メモリ部１９、文書配布の管理情報を記憶（格納）する記憶手段としての記憶装置２０、及びネットワークインタフェース２１等が相互に接続されている。
【００１８】
ＣＰＵ１２は、情報処理装置１０内の各部のコントロール（制御）、及び演算処理等を行う装置である。スキャナ部１３は、原稿２２上の画像を光電的に読み取って画像データを生成する装置である。画像処理部１４は、印刷もしくはスキャンのための画像データの画像処理（例えば、画像データをＰＤＦ（Portable  Document  Format）形式、ＪＰＥＧ（Joint  Photographic  Experts  Group）形式、ＴＩＦＦ（Tagged  Image  File  Format）形式等のフォーマットのファイルに変換）する機能を有している。ＴＩＦＦ形式とＪＰＥＧ形式は、画像の保存形式であり、ＰＤＦは文書の保存形式である。
【００１９】
メール制御部１５は、スキャナ部１３でスキャンされた画像データを基に、文書の配布を通知するメールを、操作表示部１７で設定された送信先メールアドレスに送信する機能を有している。文書管理部１６は、記憶装置２０に格納された文書管理情報を基に、文書情報の追加、更新、削除等の管理を行うものである。文書管理情報としては、識別子として画像データに対しての文書番号、ファイル名、配布先、有効期間と配布のステータスを示す識別子と、削除可能かを判断するフラグ等を有している。
【００２０】
操作表示部１７は、情報処理装置１０への処理指示を行う入力を行う他、各種の情報を表示するものである。プリント部１８は、スキャナ部１３にて読み取られた画像データや、ＰＣ４０−１〜４０−Ｎ等から送信されてきた画像データの画像を、用紙等の記録媒体に印刷（プリント）するものである。メモリ部１９は、印刷のための画像データの一時保存や、ＣＰＵ１２で実行されるプログラムを格納するものである。
【００２１】
記憶装置２０は、メモリ部１９の補助のためのデータ保存、文書管理のための保管文書の画像データ、文書管理情報等を格納するものである。ネットワークインタフェース２１は、ネットワーク３０を介して情報処理装置外部のＰＣ４０−１〜４０−Ｎ等に接続されている。ＰＣ４０−１〜４０−Ｎは、一般的な構成であり、情報処理装置１０からの配布用データをメールとして受信し、管理対象文書を印刷もしくはダウンロードを指示する目的で使用される。
【００２２】
図２は、実施例１における文書管理情報の例を示す図である。
実施例１における文書管理情報５０は、スキャナ部１３にて原稿２２を読み取ると同時に文書配布のための入力データに基づいて作成された文書の情報である。この文書管理情報５０は、文書番号（Ａ１００１，・・・）、スキャン者（Ｐ３３７，・・・）、スキャン日（２０１２／４／１，・・・）、ファイル名（ａｂｃ．ｐｄｆ，・・・）、配布者の配布先（Ａ＠ｘｘ．ｊｐ，・・・）、及び、有効期間（２０１２／４／３０，・・・）から構成されている。又、文書管理情報５０は、文書の保存、廃棄のための管理情報として、ステータス６０を有している。ステータス６０は、配布者の配布先からのアクセス状況によって配布状況（配布済み）、参照状況（ダウンロード済み、未参照、不要）、再送（不要、必要）、及び、削除判定（ＯＫ、ＮＧ）から構成され、廃棄のための条件として削除判定に使用される。
【００２３】
図３は、実施例１におけるメールの表示例を示す図である。
この図３には、文書配布先に送信メールとして送信される文書配布の操作メニュー画面７０の例が示されている。操作メニュー画面７０は、例えば、配布文書の情報として配布元（プリンタＡ）、配布文書名（ａｂｃ２．ｐｄｆ）、配布日時（２０１２／４／１４  ８：３０）、及び、配布期間（２０１２／５／１３）が表示されると共に、メニューが表示される。メニューとしては、ダウンロード、不要、期間延長、及び、転送が選択可能である。このメニューを押下することで、文書配布元である情報処理装置１０に対してのリクエストを送信する。
【００２４】
（実施例１の文書管理の動作）
図１の情報処理装置１０において、文書配布を目的として操作表示部１７を操作し、スキャナ部１３にて原稿２２を読み取る動作指示を行った場合、ＣＰＵ１２の制御により、スキャナ部１３が原稿２２を読み取る。原稿読み取りの結果、スキャナ部１３にて画像データが得られ、画像処理部１４にて配布を目的としたＰＤＦ等のファイルヘ変換される。変換されたＰＤＦ等のファイルは、ＣＰＵ１２の制御により、記憶装置２０に格納される。更に、操作表示部１７にて、配布先としてのメールの送信先メールアドレスを入力すると共に、文書管理のための有効期間等の入力も行う。この文書管理の入力により、図２に示されるような文書管理情報５０は、記憶装置２０に格納される他、その文書管理情報５０の一覧として、操作表示部１７に表示可能である。
【００２５】
その後、メール制御部１５は、メールとして、識別記号、ダウンロードのためのユニークなＵＲＬ、メニューを記載したフォーマットのデータ等を、ネットワークインタフェース２１、及びネットワーク３０を介して、例えば、配布先のＰＣ４０−１へ送付する。配布時点での図２の文書管理情報５０のステータス６０は、配布状況が「配付済み」、参照状況が「未参照」、再送が「不要」、削除判定が「ＮＧ」となる。ＵＲＬを、配布先情報を含めたユニークな形態とすることで、ダウンロード要求等による配布先からの要求を識別し、情報の更新に使用する。
【００２６】
ＰＣ４０−１では、メールを受領した場合、図３の表示例の形態の操作メニュー画面７０を操作することにより、配布文書入手、不要あるいは転送等の操作が可能である。ＰＣ４０−１の操作メニュー画面７０により、「ダウンロード」を操作した場合、このＰＣ４０−１からネットワーク３０を介して情報処理装置１０へ配布要求が送信される。
【００２７】
情報処理装置１０内の文書管理部１６では、配布要求のＵＲＬから要求者の識別を行い、配布先リストにおいて配布可能と符合する場合のみ、記憶装置２０から対象の画像データを読み出し、ネットワークインタフェース２１及びネットワーク３０を介して、ＰＣ４０−１へ送信することで、文書配布を行う。
【００２８】
この際、文書管理部１６では、該当の図２の文書管理情報５０のステータス６０を更新する。操作メニュー画面７０のＵＲＬは、各配布先毎にユニークであることがアクセスの有無の認識上望ましい。又、文書管理情報５０のステータス６０の更新においては、例えば、ＰＣ４０−１からのリクエストが「ダウンロード」であれば、ステータス６０の参照状況を「ダウンロード済み」と更新し、不要の通知であれば、参照状況が「不要」と更新される。更に、ステータス６０が更新されると同時に、削除判定が行われる。削除判定は、例えば、管理文書１ファイルに対し、すべての配布先が「ダウンロード済み」もしくは「不要」となった場合に、削除判定がすべて「ＯＫ」となり、記憶装置２０に格納された画像データ及び文書管理情報５０を削除可能とする等の判定処理で行う。
【００２９】
図２における文書管理情報５０の例においては、文書番号Ａ１００１が削除可能と判断される。文書番号Ａ１００２に関しては、「未参照」の配布先が存在するため、保存継続となる。又、文書番号Ａ１００３に関しては、有効期間が迫っている場合、参照状況の内容に従って、ダウンロードを催促するメールを送る等の処理も可能である。
【００３０】
（実施例１の文書配布の転送動作）
図４は、図１の情報処理装置１０とＰＣ４０−１〜４０−４との文書管理のデータ及び要求関係の転送動作例を示す図であり、図１中の要素と共通する要素には共通の符号が付されている。
【００３１】
情報処理装置１０には、ネットワーク３０を介して、４台のＰＣ４０−１〜４０−４が接続されている。ＰＣ４０−１は、ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐが操作している。同様に、ＰＣ４０−２は、ユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐが、ＰＣ４０−３は、ユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐが、更に、ＰＣ４０−４は、ユーザＨ＠ｘｘ．ｊｐが、それぞれ操作している。原稿２２は、文書管理の対象となる原稿例を示し、スキャン時に情報処理装置１０に入力される文書管理情報の入力データ２３の例により、図２の文書管理情報５０が作成され、記憶装置２０に格納されている。同時に、原稿２２によって作成された画像データによる管理ファイル８０も、記憶装置２０に格納されており、文書管理の参照先としてのＵＲＬに対応するリンクとしての管理ファイル８１，８２，８３が管理されている。文書ファイル８１ａは、配布先の配布要求に従って、情報処理装置１０から送付された管理ファイル８１のコピーである。
【００３２】
操作メニュー７０−１，７０−２，７０−３は、図３の操作メニュー画面７０に該当する文書配布の送信メール画面であり、配布先として指定されたユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｅ＠ｘｘ．ｊｐに対して配信されている。操作メニュー７０−１〜７０−３にて「ウンロード」として参照できるＵＲＬは、ユーザ毎に一意に決定されており、管理ファイル８１，８２，８３とそれぞれ対応する。又、対応する管理ファイル８１，８２，８３は、指定されたユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｅ＠ｘｘ．ｊｐと、管理者のみがアクセスが可能である。
【００３３】
図４において、情報処理装置１０を用いて文書配布を行う場合、配布開始時、配布先としてユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ、及びユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐが、スキャナ部１３による原稿スキャン時に、操作表示部１７により、入力データ２３として指定される。この指定により、画像処理部１４は、原稿２２によって作成された画像データによる管理ファイル８０を、記憶装置２０に格納し、文書管理の参照先として管理ファイル８１，８２を作成する。次に、配布先としてユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ及びユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐに対し、配布情報を記載した操作メニュー７０−１，７０−２を、ネットワークインタフェース２１及びネットワーク３０を介して、メールとしてそれぞれに送付する。管理ファイル８１，８２は、操作メニュー７０−１，７０−２内に記載されたＵＲＬ（＝ａｂｃｄ／ｅｆｇ￥ａｂｃ＿ｃ．ｐｄｆ，ａｂｃｄ／ｅｆｇ￥ａｂｃ＿ｄ．ｐｄｆ）にユニーク対応し、参照先として使用される。
【００３４】
ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ及びユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐは、使用するＰＣ４０−１，４０−２にて、メールを受け取る。一方、ユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐは、転送を行うため、操作メニュー７０−２にて「転送」を選択し、転送先としてユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐをプルダウンメニューから選択する。この選択操作により、ＰＣ４０−２から、ネットワーク３０を介して情報処理装置１０へ転送要求が送られる。
【００３５】
情報処理装置１０では、転送要求を受け取ると、文書配布の追加を行う。文書配布の追加においては、ユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐに対しての管理ファイル８３の追加、及び文書管理情報５０へのユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐの情報追加を行い、更に、操作メニュー７０−３を新たに作成し、メールとしてネットワーク３０を介してユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐへ送付等を行う。ユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐは、情報処理装置１０からメールとして操作メニュー７０−３を受け取ることにより、ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ及びユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐと同様の文書配布の操作が可能となる。
【００３６】
情報処理装置１０における転送操作完了後の文書管理方法は、更新された文書管理情報５０等に基づき、前記と同様に行われる。文書管理情報５０は、前記の転送要求処理によるユーザＥ＠ｘｘ．ｊｐの追加、及びユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐからのダウンロード要求が完了したときのステータス６０を示している。
【００３７】
（実施例１の効果）
本実施例１によれば、文書管理を目的としたスキャンデータのメール配布において、メールの転送といった操作を行った場合に、配布先の追加が可能である。
【実施例２】
【００３８】
（実施例２の構成）
図５は、本発明の実施例２における情報処理システムを示す概略の構成図であり、実施例１を示す図１中の要素と共通の要素には共通の符号が付されている。
【００３９】
本実施例２の情報処理システムでは、実施例１の情報処理装置１０とは異なる構成の情報処理装置１０Ａを備えている。情報処理装置１０Ａは、例えば、プリンタ複合機である。この情報処理装置１０Ａには、ネットワーク３０を介して、複数台のＰＣ４０−１，４０−２・・・が接続されている。ネットワーク３０には、新たに、ルータ３１を介して、情報管理装置としてサーバ９０が接続されると共に、ルータ３２を介して、他のネットワーク３３が接続されている。更に、ネットワーク３３には、他の複数台のＰＣ４０−１０，４０−１１・・・が接続されている。
【００４０】
情報処理装置１０Ａは、実施例１と同様のシステムバス１１、ＣＰＵ１２、スキャナ部１３、画像処理部１４、操作表示部１７、プリント部１８、メモリ部１９、及びネットワークインタフェース２１を有している。各ＰＣ４０−１，４０−２は、一般的な構成であり、情報処理装置１０Ａからの配布用データをメールとして受信し、管理対象文書を印刷もしくはダウンロードを指示する目的で使用される。
【００４１】
サーバ９０は、システム上の情報サーバであり、一般的な構成の機能の他、内部に、実施例１のメール制御部１５、文書管理部１６及び記憶装置２０と同様の機能を有するメール制御部１５Ａ、文書管理部１６Ａ及び記憶装置２０Ａを有している。これらのメール制御部１５Ａ、文書管理部１６Ａ及び記憶装置２０Ａは、独立した機能モジュールとして構成されるか、あるいは、サーバ９０内でのプログラム等により構成されても良い。
【００４２】
他の各ＰＣ４０−１０，４０−１１も、各ＰＣ４０−１，４０−２と同様のものである。しかし、ＰＣ４０−１，４０−２と他のＰＣ４０−１０，４０−１１とは、ネットワーク３０，３３のセグメントが別である。そのため、ＰＣ４０−１，４０−２及び情報処理装置１０ＡとＰＣ４０−１０，４０−２との通信は、直接にはできない。
【００４３】
図６は、実施例２における文書管理情報の例を示す図であり、実施例１の図２に対応している。
【００４４】
本実施例２における文書管理情報５０Ａは、情報処理装置１０Ａ内のスキャナ部１３にて原稿２２を読み取ると同時に文書配布のための入力データに基づいて、サーバ９０にて作成された文書の情報である。この文書管理情報５０Ａは、実施例１の文書管理情報５０と同様に、文書番号（Ａ１００１，・・・）、スキャン者（Ｐ３３７，・・・）、スキャン日（２０１２／４／１，・・・）、ファイル名（ａｂｃ．ｐｄｆ，・・・）、配布者の配布先（Ａ＠ｘｘ．ｊｐ，・・・）、及び、有効期間（２０１２／４／３０，・・・）から構成されている。又、文書管理情報５０Ａは、文書の保存、廃棄のための管理情報として、実施例１と同様に、ステータス６０Ａを有している。ステータス６０Ａは、実施例１のステータス６０と同様に、配布者の配布先からのアクセス状況によって配布状況（配布済み）、参照状況（ダウンロード済み、未参照、不要）、再送（不要、必要）、及び、削除判定（ＯＫ、ＮＧ）から構成され、廃棄のための条件として削除判定に使用される。
【００４５】
図７は、実施例２におけるメールの表示例を示す図であり、実施例１の図３に対応している。
【００４６】
この図７には、文書配布先に送信メールとして送信される文書配布の操作メニュー画面７０Ａの例が示されている。操作メニュー画面７０Ａは、実施例１の操作メニュー画面７０と同様に、例えば、配布文書の情報として配布元（プリンタＡ）、配布文書名（ａｂｃ２．ｐｄｆ）、配布日時（２０１２／４／１４  ８：３０）、及び、配布期間（２０１２／５／１３）が表示されると共に、メニューが表示される。メニューとしては、ダウンロード、不要、期間延長、及び、転送が選択可能である。このメニューを押下することで、文書配布元であるサーバ９０に対してのリクエストを送信する。
【００４７】
（実施例２の文書管理の動作）
図５の情報処理装置１０Ａにおいて、文書配布を目的として操作表示部１７を操作し、スキャナ部１３にて原稿２２を読み取る動作指示を行った場合、ＣＰＵ１２の制御により、スキャナ部１３が原稿２２を読み取る。原稿読み取りの結果、スキャナ部１３にて画像データが得られ、画像処理部１４にて配布を目的としたＰＤＦ等のファイルヘ変換される。更に、操作表示部１７にて、配布先としてのメールの送信先メールアドレスの入力の他、文書管理のための有効期間等の入力も行う。このような文書管理の入力により、図６に示されるような文書管理情報５０Ａのデータは、ＰＤＦ等のファイルと共に、ネットワーク３０及びルータ３１を介して、サーバ９０へ送付される。
【００４８】
サーバ９０では、文書管理情報５０ＡのデータとＰＤＦ等のファイルとを受け取ると、これらを記憶装置２０Ａに格納する。その後、サーバ９０では、メールとして、識別記号、ダウンロードのためのユニークなＵＲＬ、メニューを記載したフォーマットのデータ等を、ＰＣ４０−１，４０−２、４０−１０，４０−１１の内、配布先として指定されたＰＣへ送付する。配布時点での図６の文書管理情報５０Ａのステータス６０Ａは、参照状況が「未参照」、再送が「不要」、及び、削除判定が「ＮＧ」となる。ＵＲＬを配布先情報を含めたユニークな形態とすることで、ダウンロード要求等による配布先からの要求を識別し、情報の更新に使用する。
【００４９】
ＰＣ４０−１，４０−２，４０−１，４０−２では、メールを受領した場合、図７の操作メニュー画面７０Ａを操作することにより、配布文書入手、不要あるいは転送等の操作が可能である。操作メニュー画面７０Ａの「ダウンロード」を操作した場合、ＰＣ４０−１，４０−２，４０−１，４０−２からサーバ９０へ、配布要求が送信される。
【００５０】
サーバ９０内の文書管理部１６Ａでは、配布要求のＵＲＬから要求者の識別を行い、配布先リストにおいて配布可能と符合する場合のみ、記憶装置２０Ａから読み出した対象の画像データを、要求元ＰＣ４０−１，４０−２、４０−１０，４０−１１へ送信することで、文書配布を行う。この際、文書管理部１６Ａでは、該当の文書管理情報５０Ａのステータス６０Ａを更新する。操作メニュー画面７０Ａ中の「ＵＲＬ」は、各配布先毎にユニークであることが、アクセスの有無の認識上望ましい。
【００５１】
文書管理情報５０Ａのステータス６０Ａの更新においては、例えば、ＰＣ４０−１，４０−２、４０−１０，４０−１１からのリクエストが「ダウンロード」であれば、参照状況が「ダウンロード済み」と更新され、「不要」の通知であれば、参照状況が「不要」と更新される。ステータス６０Ａが更新されると同時に、削除判定が行われる。削除判定は、例えば、管理文書１ファイルに対し、すべての配布先が「ダウンロード済み」もしくは「不要」となった場合に、削除判定がすべて「ＯＫ」となり、記憶装置２０Ａ内の画像データ及び文書管理情報５０Ａを削除可能とする等の判定処理で行われる。
【００５２】
図６の文書管理情報５０Ａにおいては、文書番号Ａ１００１が削除可能と判断される。文書番号Ａ１００２に関しては、「未参照」の配布先が存在するため、保存継続となる。又、文書番号Ａ１００３は、有効期間が迫っている場合、参照状況の内容に従って、ダウンロードを催促するメールを送る等の処理も可能である。
【００５３】
（実施例２の文書配布の転送動作）
図８は、図５の情報処理装置１０Ａ及びサーバ９０とＰＣ４０−１，４０−２，４０−１０，４０−１１との文書管理のデータ及び要求関係の転送動作例を示す図であり、図５中の要素と共通する要素には共通の符号が付されている。
【００５４】
ＰＣ４０−１は、ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐが操作している。同様に、ＰＣ４０−２は、ユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐが、ＰＣ４０−１０は、ユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐが、更に、ＰＣ４０−１１は、ユーザＨ＠ｚｚ．ｊｐが、それぞれ操作している。原稿２２は、文書管理の対象となる原稿例を示し、スキャナ部１３によるスキャン時に、情報処理装置１０Ａに入力される文書管理の入力データ２３Ａにより、文書管理情報５０Ａが作成され、サーバ９０内の記憶装置２０Ａに格納されている。同時に、原稿２２によりスキャナ部１３で作成された画像データから、画像処理部１４にて作成された管理ファイル８０Ａも、記憶装置２０Ａに格納されている。サーバ９０内の文書管理部１６Ａにより、文書管理の参照先としてのＵＲＬに対応するリンクとしての管理ファイル８１Ａ，８２Ａ，８３Ａが管理されている。
【００５５】
操作メニュー７０−１Ａ，７０−２Ａ，７０−３Ａは、図７の操作メニュー画面７０Ａに該当する文書配布の送信メール画面であり、配布先として指定されたユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｅ＠ｚｚ．ｊｐに対して配信されている。操作メニュー７０−１Ａ，７０−２Ａ，７０−３Ａにて「ダウンロード」として参照できるＵＲＬ（ａｂｃｄ／ｅｆｇ￥ａｂｃ＿ｃ．ｐｄｆ，ａｂｃｄ／ｅｆｇ￥ａｂｃ＿ｄ．ｐｄｆ，ａｂｃｄ／ｅｆｇ￥ａｂｃ＿ｅ．ｐｄｆ）は、ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｅ＠ｚｚ．ｊｐ毎に一意に決定されており、管理ファイル８１Ａ，８２Ａ，８３Ａとそれぞれ対応する。対応する管理ファイル８１Ａ，８２Ａ，８３Ａは、指定されたユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｅ＠ｚｚ．ｊｐと管理者のみがアクセスが可能である。
【００５６】
図８において、情報処理装置１０Ａを用いて文書配布を行う場合、配布開始時、配布先としてユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ、及びユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐが、情報処理装置１０Ａ内のスキャン部１３による原稿スキャン時に、操作表示部１７により、入力データ２３Ａとして指定される。この指定により、情報処理装置１０Ａは、原稿２２によってスキャナ部１３で作成された画像データと、入力データ２３Ａと、をネットワーク３０及びルータ３１を介して、サーバ９０へ送付する。
【００５７】
サーバ９０では、管理ファイル８０Ａを記憶装置２０Ａに格納し、文書管理部１６Ａにより、文書管理の参照先として管理ファイル８１Ａ，８２Ａを作成する。次に、配布先としてのユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐに対し、配布情報を記載した操作メニュー７０−１Ａ，７０−２Ａを、メールとしてそれぞれに送付する。管理ファイル８１Ａ，８２Ａは、操作メニュー７０−１Ａ，７０−２Ａ内に記載された「ＵＲＬ」にユニーク対応し、参照先として使用される。
【００５８】
ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐは、使用するＰＣ４０−１，４０−２にてメールを受け取る。一方、ユーザＤ＠ｘｘ．ｊｐは、転送を行うため、操作メニュー７０−２Ａにて「転送」を選択し、転送者として「ユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐ」をプルダウンメニューから選択する。
【００５９】
この選択操作により、ＰＣ４０−２から、ネットワーク３０及びルータ３１を介してサーバ９０へ転送要求が送られる。サーバ９０では、転送要求を受け取ると、文書配布の追加を行う。文書配布の追加においては、ユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐに対しての管理ファイル８３Ａの追加、及び、文書管理情報５０ＡへのユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐの情報追加を行い、更に、操作メニュー７０−３Ａを新たに作成し、メールとしてユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐへ送付等を行う。ユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐは、サーバ９０からメールとして操作メニュー７０−３Ａを受け取ることにより、ユーザＣ＠ｘｘ．ｊｐ，Ｄ＠ｘｘ．ｊｐと同様の文書配布の操作が可能となる。
【００６０】
サーバ９０における転送操作完了後の文書管理方法は、更新された文書管理情報５０Ａ等に基づき、前記と同様に行われる。文書管理情報５０Ａは、前記の転送要求処理によるユーザＥ＠ｚｚ．ｊｐの追加が完了したときのステータス６０Ａを示している。
【００６１】
なお、サーバ９０は、クラウドコンピューティング上のサーバであっても良く、文書管理部１６Ａの機能は、クラウドサービスを利用しても良い。
【００６２】
（実施例２の効果）
本実施例２によれば、実施例１と同様の効果が期待できる。更に、情報処理装置１０Ａが直接接続されていないネットワーク３３上での文書管理への適用、及び複数台の情報処理装置での適用が期待できる。
【００６３】
（変形例）
本発明は、上記実施例１、２に限定されず、その他の種々の利用形態や変形が可能である。この利用形態や変形例としては、例えば、次の（ａ）〜（ｃ）のようなものがある。
【００６４】
（ａ）  実施例１、２では、一旦記憶装置２０，２０Ａに格納した画像データの転送要求に伴う配布先指定による画像転送として記載したが、その格納した画像データの送信先宛先追加による送信要求等に適用することも可能である。
【００６５】
（ｂ）  実施例２では、情報処理装置１０Ａが１台での適用の例を説明したが、複数台での適用も可能である。
【００６６】
（ｃ）  実施例１、２では、情報処理装置１０，１０Ａとしてのプリンタ複合機を適用した例を説明したが、スキャナ単体、デジタルカメラ及びスマートフォン等での適用も可能である。
【符号の説明】
【００６７】
１０，１０Ａ      情報処理装置
１２      ＣＰＵ
１３      スキャナ部
１４      画像処理部
１５，１５Ａ      メール制御部
１６，１６Ａ      文書管理部
１７      操作表示部
１８      プリント部
２０，２０Ａ      記憶装置
３０，３３      ネットワーク
４０−１，４０−２，４０−１０，４０−１１、４０−Ｎ      ＰＣ
９０      サーバ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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