(57)【要約】【課題】オフィス内の印字枚数を低減させることを目的とする。【解決手段】印刷データと、記憶装置に記憶されている印刷データの履歴に係る複数の履歴データと、を照合し、印刷データに一致する履歴データが存在するか否かを判定する判定手段と、判定手段により印刷データに一致する履歴データが存在すると判定された場合、履歴データに係る印刷データの送信者へ文書共有依頼を通知する共有依頼通知手段と、送信者より文書共有の許諾を受け取ると、印刷データに係る印刷データの送信元へ文書共有の許諾の通知を行う共有許諾通知手段と、を有することによって課題を解決する。【選択図】図３
2015047796.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷ジョブに係る印刷データと、記憶装置に記憶されている印刷ジョブの履歴に係る複数の履歴データと、を照合し、前記印刷データに一致する履歴データが存在するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により前記印刷データに一致する履歴データが存在すると判定された場合、前記履歴データに係る印刷ジョブの送信者へ文書共有依頼を通知する共有依頼通知手段と、
前記送信者より前記文書共有の許諾を受け取ると、前記印刷データに係る印刷ジョブの送信元へ前記文書共有の許諾の通知を行う共有許諾通知手段と、
を有する画像処理装置。
【請求項２】
前記印刷データを削除する削除手段を更に有する請求項１記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記共有依頼通知手段は、前記送信者へ前記文書共有依頼を通知する際に、前記履歴データを表わす提示用データを添付する請求項１又は２記載の画像処理装置。
【請求項４】
文書共有を行うか否かを設定する設定画面を表示する表示手段を更に有し、
前記判定手段は、前記表示手段により表示されている前記設定画面を介して文書共有を行うと設定された場合、印刷ジョブに係る印刷データと、前記記憶装置に記憶されている前記複数の履歴データと、を照合し、前記印刷データに一致する履歴データが存在するか否かを判定する請求項１乃至３何れか１項記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記判定手段は、前記印刷データに一致する履歴データが複数存在した場合、前記設定画面を介して設定された選択条件に応じて前記一致した複数の履歴データから一の履歴データを選択し、
前記共有依頼通知手段は、前記選択された履歴データに係る印刷ジョブの送信者へ文書共有依頼を通知する請求項４記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記判定手段は、前記印刷データに一致する履歴データが複数存在した場合、前記設定画面を介して設定された選択条件に応じて、前記履歴データのうち最も新しい履歴データ、又は最も古い履歴データを前記一の履歴データとして選択する請求項５記載の画像処理装置。
【請求項７】
前記判定手段は、前記印刷データに一致する履歴データが複数存在した場合、前記設定画面を介して設定された選択条件に応じて、前記履歴データのうち最も近い場所にいるユーザーの履歴データを前記一の履歴データとして選択する請求項５記載の画像処理装置。
【請求項８】
前記判定手段は、前記印刷ジョブに係る印刷データのラスタライズデータと、記憶装置に記憶されている印刷ジョブの履歴に係る複数の履歴データと、を照合し、前記ラスタライズデータに一致する履歴データが存在するか否かを判定する請求項１乃至７何れか１項記載の画像処理装置。
【請求項９】
画像処理装置が実行する情報処理方法であって、
印刷ジョブに係る印刷データと、記憶装置に記憶されている印刷ジョブの履歴に係る複数の履歴データと、を照合し、前記印刷データに一致する履歴データが存在するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより前記印刷データに一致する履歴データが存在すると判定された場合、前記履歴データに係る印刷ジョブの送信者へ文書共有依頼を通知する共有依頼通知ステップと、
前記送信者より前記文書共有の許諾を受け取ると、前記印刷データに係る印刷ジョブの送信元へ前記文書共有の許諾の通知を行う共有許諾通知ステップと、
を含む情報処理方法。
【請求項１０】
コンピュータを、請求項１乃至８何れか１項記載の画像処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
市場では、資源の節約等の観点から用紙の削減等が大きく叫ばれている。しかしその中で、出力から短時間で廃却されてしまう印字が逆に多くなっていることが問題となっている。これはノート／タブレットＰＣの普及に伴い、これらの画面が小さいことから、データ参照用の印字物を出力、それを参照しながら入力作業を行うケースが増加したこと等を背景としている。この場合、データ参照用の印字物は、データ入力作業等に伴う参照が終了したと同時に廃棄されてしまう。従来では、こういった文書は、不要文書の印字として、ユーザー同士での声掛け等によって避けられていた。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１１−１７６５５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、オフィスが大規模化していくに連れて、声掛け等は行われなくなり、それら不要文書は、参照／使用が終わった後、所持していることを特に周囲へ周知はせず廃棄されてしまっていた。こういった状況は、オフィス内の印字枚数低減が進まない理由となっていた。
【０００５】
本発明は、オフィス内の印字枚数を低減させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
そこで、本発明は、画像処理装置であって、印刷データと、記憶装置に記憶されている印刷データの履歴に係る複数の履歴データと、を照合し、前記印刷データに一致する履歴データが存在するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記印刷データに一致する履歴データが存在すると判定された場合、前記履歴データに係る印刷データの送信者へ文書共有依頼を通知する共有依頼通知手段と、前記送信者より前記文書共有の許諾を受け取ると、前記印刷データに係る印刷データの送信元へ前記文書共有の許諾の通知を行う共有許諾通知手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、オフィス内の印字枚数を低減させることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】画像形成システムのシステム構成等の一例を示す図である。
【図２】画像形成装置の情報処理を説明する図である。
【図３】画像形成装置における情報処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】文書共有設定画面の一例を示す図である。
【図５】Ｓ３００４における比較処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】Ｓ３００５におけるメッセージの送信処理の詳細を示すフローチャートである。
【図７】Ｓ４０１５における最適設定を適用した抽出処理の詳細を示すフローチャートである。
【図８】文書提供依頼画面の一例を示す図である。
【図９】文書提供依頼メールの一例を示す図である。
【図１０】文書提供許諾通知画面の一例を示す図である。
【図１１】文書提供許諾通知メールの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【００１０】
＜実施形態１＞
実施形態１では、画像形成装置が、印刷データをジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブと比較（又は照合）すると共に、前記印刷データを含むアーカイブが存在した場合に、前記アーカイブの出力者へ文書の提供依頼を提示する処理を説明する。
ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブは、印刷データの履歴に係る複数の履歴データの一例である。画像形成装置は、画像処理装置の一例である。
（画像形成システムの全体構成の説明）
図１は、画像形成システムのシステム構成等の一例を示す図である。
情報処理装置（以下、ＰＣという）１００１は、印刷ジョブを送信する。ＰＣ１００１は、画像形成装置とはケーブルでネットワーク接続されている。ネットワークとしては、例えば、イーサネット（登録商標）があげられる。
情報処理装置１００１から送られたデータは受信バッファ１００２に一時蓄えられる。
【００１１】
ＲＯＭ１００３には、画像形成装置のプログラムが格納されている。
ＲＯＭ１００３に格納されているプログラムに基づきＣＰＵ１０１５が処理を実行することによって、１００４〜１０３２で表わされるソフトウェア構成や後述するフローチャートに係る処理が実現される。尚、図１では簡略化のため、ＲＯＭ１００３がソフトウェア構成（１００４〜１０３２で表わされる各部）を記憶しているものとして図示してある。
コマンド解析部１００４は、ＰＤＬコマンドを解析する。
中間データオブジェクト作成部１００５は、描画処理を行いＲＡＭ１０１６上にあるＰＤＬデータメモリ１０１７に格納されているＰＤＬデータより中間データ描画オブジェクトを作成する。そして、中間データオブジェクト作成部１００５は、生成した中間データ描画オブジェクトをＲＡＭ１０１６上にある中間データ描画オブジェクトメモリ１０１８に格納する。
レンダリングデータ作成部１００６は、中間データ描画オブジェクトをレンダリング処理することでレンダリングデータ（ビットマップデータ）にしてレンダリングデータメモリ１０１９に格納する。
【００１２】
スキャナ画像／ＦＡＸ送受信処理部１００７は、スキャナデータを解析する。
描画オブジェクト属性／描画順序制御部１００８は、描画オブジェクトの属性と描画順序との情報を制御する。
画像縮小レイアウト部１００９は、縮小して複数頁を１ページにレイアウトして記録表示する。
ＰＤＦ作成部１０１０は、スキャン時においてＰＤＦを作成する。
画像判定部１０１１は、スキャン時に読み取り画像上の情報を判定する。
ネットワーク制御部１０１２は、ネットワーク制御を行う。
パネルｉ／ｆ制御部１０１３は、パネルインタフェースの制御を行う。
デバイスｉ／ｆ制御部１０１４は、スキャナ部１０３０とのインタフェースの制御を行う。
画像情報処理部１０３２は、印刷データとアーカイブとを比較する。画像情報処理部１０３２は、ラスタライズデータを、アーカイブと同じ状態へ画像変換すると共に、前記比較の処理を行うものとする。
【００１３】
ＣＰＵ１０１５は、画像形成装置全体を制御する。
ＲＡＭ１０１６は、ＣＰＵ１０１５がプログラムを実行する際等に使用される。
また、ＲＡＭ１０１６は、以下の各メモリを格納している。
ＰＤＬデータメモリ１０１７には、コマンド解析部１００４で解析されたコマンド解析データが格納される。
中間データ描画オブジェクトメモリ１０１８には、ＰＤＬデータメモリ１０１７に格納されているＰＤＬデータから中間データオブジェクト作成部１００５により作成された中間データ描画オブジェクトが格納される。
レンダリングデータメモリ１０１９には、中間データ描画オブジェクトメモリ１０１８に格納されている中間描画オブジェクトからレンダリングデータ作成部１００６により作成されたレンダリングデータが格納される。
【００１４】
スキャナデータ解析メモリ１０２０は、スキャナデータを解析するときに使用されるメモリである。
ＦＡＸ送受信処理メモリ１０２１は、ＦＡＸデータを送受信する際に使用されるメモリである。
中間頁情報格納メモリ１０２２には、レンダリング処理中、中間頁作成時に中間頁情報が格納される。
印刷画像情報格納メモリ１０２３には、印刷データとアーカイブとを比較した場合の一致情報が格納される。
パネル表示用メモリ１０２４には、パネル部１０２９に表示する内容が格納される。
【００１５】
エンジン転送部１０２５は、エンジン部１０２８にビットマップ情報を転送する。
パネルｉ／ｆ部１０２６は、パネル部１０２９にパネル情報を転送する。
デバイスｉ／ｆ部１０２７は、スキャナ部１０３０との通信を行う。
エンジン部１０２８は、紙出力を行う。
パネル部１０２９は、情報を表示したり、ユーザー操作に応じて情報を入力したりする。
スキャナ部１０３０は、紙を読み取り、スキャナデータを生成する。
ＨＤＤ１０３１は、データやプログラム等を記憶する。
ジョブ履歴保持部１０３３には、アーカイブ（又はジョブ履歴）が保持されている。ここに保持されているアーカイブは、プリント出力されたラスタライズデータを格納したものである。また、文書共有設定や、アーカイブ情報１０３５もジョブ履歴保持部１０３３に保存される。
【００１６】
アーカイブ情報１０３５は、ジョブ履歴保持部１０３３に保存されるアーカイブのそれぞれの情報を有している。より具体的には、印刷データの送信元のＰＣ１００１の情報としてコンピュータ名、送信元ネットワーク情報、出力者名、印刷時間情報（以下、タイムスタンプという）である。送信元ネットワーク情報は、送信元のＰＣ１００１のＩＰアドレスである。尚、格納されているアーカイブ情報は、画像形成システムの構成等に伴い、構成内容を変更してもよい。
アドレス一覧１０３６には、画像形成装置を利用するユーザーのユーザー名、メールアドレス、ユーザーの在席時場所等の情報が含まれている。ユーザー名は、アーカイブ情報１０３５内に格納されている出力者名と一致するように登録されている。ユーザーの在席時場所は、３次元の座標情報として格納されている。これによりユーザー２名の在籍時場所間の直線距離を算出することが可能となっている。
【００１７】
ユーティリティ１０３４はＰＣ１００１上に常駐するユーティリティである。このユーティリティ１０３４は、ＣＰＵ１０１５が送信した文書提供用メッセージをＰＣ画面上に表示する。
ＰＣ１００１もＣＰＵやメモリを有し、ＰＣ１００１のＣＰＵがＰＣ１００１のメモリに記憶されているプログラムに基づき処理を実行することによってＰＣ１００１の機能（例えば、ユーティリティ１０３４等）が実現される。
【００１８】
（画像形成処理の説明）
次に、上述したシステム構成での印刷動作について以下に説明する。
ＰＣ１００１は、ユーザーからの指定により印刷の実行が指定されると、制御コード、印刷データを、ネットワークケーブルを介して送信する。
画像形成装置は、受信バッファ１００２を経由して受信した上記データを、コマンド解析部１００４にてコマンド解析し、ＰＤＬデータメモリ１０１７に蓄える。
その後、中間データオブジェクト作成部１００５は、データの処理を行い、図形や文字、イメージデータ等、１つ１つについての中間データ描画オブジェクトを生成する。
１ページ内の全ての画像描画オブジェクトについての中間データ描画オブジェクトが生成された後、レンダリングデータ作成部１００６は、レンダリングデータ（ビットマップデータ）に展開する。
展開されたビットマップデータは、エンジン転送部１０２５を介してエンジン部１０２８に送られ、転写材に印刷され、指定された給紙口より給紙を行い、指定された排紙口より排紙されることになる。
【００１９】
（画像形成装置における情報処理の説明）
次に、画像形成装置の情報処理を図１、図２に従って説明する。
画像形成装置２００４は、ユーザー２００１が出力した印刷データ２００２を、入力２００３として受信する。その際、画像形成装置２００４内の画像情報処理部１０３２は、印刷データ２００２のラスタライズデータをアーカイブ形式へ変換する。また画像情報処理部１０３２は、前記変換処理と共に、アーカイブ２００７をＨＤＤ１０３１内のジョブ履歴保持部１０３３へ、処理２００５を以って格納する。
次に、画像形成装置２００４は、ユーザー２００８が出力した印刷データ２００９を、入力２０１０として受信する。その際、画像情報処理部１０３２は、印刷データ２００９のラスタライズデータ２０１１をＨＤＤ２００６内に格納されているアーカイブと画像比較する処理２０１２を行う。この場合、画像情報処理部１０３２は、ラスタライズデータ２０１１を、アーカイブ形式に変換し、その上でアーカイブ２００７と比較を行う。
前記比較の結果、画像情報処理部１０３２がラスタライズデータ２０１１とアーカイブ２００７とが一致と判断した場合、ＣＰＵ１０１５は、アーカイブ２００７を出力したユーザー２００１へ文書提供依頼２０１３を送信する。
その後、画像形成装置２００４内のＣＰＵ１０１５は、ユーザー２００１からの文書提供許諾を受ける。次いでＣＰＵ１０１５は、ユーザー２００８の出力データのラスタライズデータ２０１１を削除すると共に、印刷データを提供可能なユーザー２００１の情報と所望文書の入手を促すメッセージとを、ユーザー２００８へ送信する。
【００２０】
次に画像形成システムの処理フローを、図３、図４を用いて説明する。
まず、図３について説明する。
画像形成装置２００４内のＣＰＵ１０１５が、デバイスｉ／ｆ部１０２７を通じて、印刷ジョブに係る印刷データを受信し、レンダリングデータ作成部１００６により、印刷データのラスタライズを開始する（Ｓ３００１）。
次にＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３に格納されている文書共有設定画面５００１を確認する。より具体的には、ＣＰＵ１０１５は、共有設定Ｏｎ／Ｏｆｆ設定５００２のプルダウンメニュー５００３の設定を確認する。ここでＣＰＵ１０１５は、文書共有設定＝Ｏｎであれば処理をＳ３００３へ、文書共有＝Ｏｆｆであれば処理をＳ３０１２へ進める（Ｓ３００２）。
Ｓ３００２において共有設定＝Ｏｎである場合、画像情報処理部１０３２は、印刷データのライスタライズデータとジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブとの比較を行う（Ｓ３００３）。
【００２１】
Ｓ３００３での比較の結果、画像情報処理部１０３２が印刷データのライスタライズデータを含むアーカイブを発見した場合、ＣＰＵ１０１５は処理をＳ３００５へ、発見しなかった場合、ＣＰＵ１０１５は処理をＳ３０１２へ進める（Ｓ３００４）。Ｓ３００４における比較処理の詳細は、後述する図５に示す。
Ｓ３００４において、該当するアーカイブを発見した場合、ＣＰＵ１０１５は、前記アーカイブを出力したユーザー２００１へ、文書提供依頼の許諾確認メッセージを送信する（Ｓ３００５）。ここで使用される許諾メッセージ等は、予めＨＤＤ１０３１へ作成／格納しておいてもよいし、Ｓ３００５においてＣＰＵ１０１５が作成してもよい。Ｓ３００５におけるメッセージの送信処理の詳細は、後述する図６に示す。
ここで、文書提供依頼の許諾確認メッセージは、文書共有依頼の一例である。また、Ｓ３００５の処理は、共有依頼通知の処理の一例である。
次いて、ＣＰＵ１０１５は、Ｓ３００５において送信した文書提供依頼の回答が来るまで待機する（Ｓ３００６）。ＣＰＵ１０１５は、回答が来るまで文書共有設定画面５００１内のＴｉｍｅｏｕｔ設定５０１２で設定された５０１３の時間の間、待機を行う（Ｓ３０１０）。ＣＰＵ１０１５は、回答を受信するか、５０１３のＴｉｍｅｏｕｔ設定時間を満たすまで、Ｓ３００６とＳ３０１０との処理を続ける。
【００２２】
Ｓ３００６において回答を受信した場合、ＣＰＵ１０１５は、回答が提供許諾か拒否かを確認する（Ｓ３００７）。ここで提供許諾の回答を受信した場合、ＣＰＵ１０１５は、印刷データの印字を要求したユーザーへ文書を提供するため、処理をＳ３００８へ、提供拒否の場合は、処理をＳ３０１１へ進める。
Ｓ３００７において提供許諾の回答を受信した場合、ＣＰＵ１０１５は、印刷データを送信したユーザー２００８へ、文書を提供したユーザー２００１の情報と文書提供許諾の意思とを通知する（Ｓ３００８）。より具体的には、ＣＰＵ１０１５は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９の設定の手段を通じて通知する。ＣＰＵ１０１５は、メール設定５０１０が設定されている場合は後述する図１１の１１００１を、ユーティリティ設定５０１１が設定されている場合は後述する図１０の１０００１を、それぞれ通知する。
ここで、Ｓ３００８の処理は、共有許諾通知の処理の一例である。
次いでＣＰＵ１０１５は、レンダリングデータメモリ１０１９に保持されているラスタライズデータを削除する（Ｓ３００９）。
Ｓ３０１０において回答待ちがタイムアウトした場合、若しくはＳ３００７において文書提供拒否の回答を受信した場合、ＣＰＵ１０１５は、印刷データを印刷する（Ｓ３０１１）。
Ｓ３００２において文書共有設定＝Ｏｆｆだった場合、若しくはＳ３００４において印刷データを含むアーカイブを発見出来なかった場合、ＣＰＵ１０１５は、印刷データを印刷する（Ｓ３０１２）。
【００２３】
図４は、文書共有設定画面の一例を示す図である。この文書共有設定画面５００１は、パネル部１０２９等に表示される。文書共有設定画面５００１は、共有Ｏｎ／Ｏｆｆ設定５００２、共有最適設定５００４、通知手段設定５００９、Ｔｉｍｅｏｕｔ設定５０１２を含む。各設定項目について、より具体的に説明する。
共有Ｏｎ／Ｏｆｆ設定５００２では、ユーザーは文章共有機能を使用するかどうかを設定することができる。本実施形態では、プルダウンメニュー５００３で構成され、Ｏｎ／Ｏｆｆを設定することが可能である。
共有最適設定５００４では、ユーザーはＣＰＵ１０１５がラスタライズデータとアーカイブとを比較した結果、複数のアーカイブを発見（一致するアーカイブが複数存在）した場合、ユーザー２００８へ提示するアーカイブを選択する基準を設定することができる。項目としては、Ｔｉｍｅ５００５、距離５００８がある。更にＴｉｍｅ５００５においては、ユーザーは、最古設定５００６、最新設定５００７を設定することができる。本実施形態においては、Ｔｉｍｅ５００５と距離５００８とを排他設定として扱うと同時に、共有設定Ｏｎ／Ｏｆｆ設定５００２を設定した場合は、必ずどちらかを設定する必要があるものとする。
Ｔｉｍｅ５００５が選択された場合は、複数の該当アーカイブから、アーカイブファイルのタイムスタンプを元に優先順位を設定することを意味している。最古設定５００６が選択された場合は最も古いアーカイブを、最新設定５００７が選択された場合は最も新しいアーカイブを、ＣＰＵ１０１５は、選出する。
【００２４】
距離５００８が選択された場合は、ＣＰＵ１０１５は、印刷データを出力したユーザー２００８に対して最も近い場所に居るユーザーのアーカイブを選出する。
通知手段設定５００９では、文書提供依頼と、文書提供許諾と、の通知を印刷データ送信元へ行う場合の通知手段を設定することができる。本実施形態では、メールによる通知設定（メール設定５０１０）と印刷データを送信したＰＣ１００１上のユーティリティ１０３４を利用した通知設定（ユーティリティ設定５０１１）とがある。ここでメール設定５０１０が選択された場合、通知はメール定型文によるものになると同時に、回答もメールにより受け取る。尚、ここで通知に使用するメール定型文は、予めジョブ履歴保持部１０３３に登録しておくこと、またそれをカスタマイズすることが可能である。ユーティリティ設定５０１１の場合は、画像形成装置からＰＣ１００１上のユーティリティ１０３４に通知が行われる。そして、ユーティリティ１０３４のポップアップ表示により、使用許諾の確認、文書を提供したユーザー２００１の情報表示等が行われる。
Ｔｉｍｅｏｕｔ設定５０１２は、文書提供許諾の回答待ち時間を設定する項目である。設定時間は、本実施形態では分単位として、５０１３の場所に設定される。５０１３へ３０分と入力されている場合、ＣＰＵ１０１５は、文書提供依頼を送信した後、３０分間回答を待ち続け、タイムカウントが３０分を超えた時点で、印刷データの印字を開始する。
【００２５】
図５は、Ｓ３００４における比較処理の詳細を示すフローチャートである。
ＣＰＵ１０１５は、
ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブの全ファイル数＝Ｋ
と設定し、印刷画像情報格納メモリ１０２３に格納する（Ｓ４００１）。
次に画像情報処理部１０３２は、ラスタライズデータとアーカイブとを比較するため、ラスタライズデータを、アーカイブの形式へ変換する（Ｓ４００２）。ここで画像情報処理部１０３２の変換方式は、個々のアーカイブ方式に準ずるものである。
次にＣＰＵ１０１５は、
印刷データの全ページ数＝Ｐ
アーカイブ全数＝ｍ
と設定し、印刷画像情報格納メモリ１０２３に格納する（Ｓ４００３）。ここで設定する代数ｍは、アーカイブのファイル参照順番を示すものである。
【００２６】
次にＣＰＵ１０１５は、代数として
Ｌ＝１
をそれぞれ設定し、印刷画像情報格納メモリ１０２３に格納する（Ｓ４００４）。代数Ｌは、ラスタライズデータのページ数を示すものである。
次にＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブから、Ｎｏ．ｍのファイルを、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ移動する（Ｓ４００５）。
ＣＰＵ１０１５は、アーカイブ形式へ変換されたラスタライズデータのＬページ目を、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ移動する（Ｓ４００６）。
その後、画像情報処理部１０３２は、前記処理により印刷画像情報格納メモリ１０２３上へ移動したアーカイブとラスタライズデータとの画像比較を行う（Ｓ４００７）。より具体的には、画像情報処理部１０３２は、アーカイブＮｏ．ｍの全ページと、印刷データのＬページ目と、を比較する。
Ｓ４００７での比較結果、ＣＰＵ１０１５は、印刷データの比較対象ページＬがＮｏ．ｍのアーカイブ内のページと一致した場合、処理をＳ４００９へ、一致しなかった場合、処理をＳ４０１０へ進める（Ｓ４００８）。
Ｓ４００８において、印刷データのＬページ目と一致するページがアーカイブに存在した場合、ＣＰＵ１０１５は、その履歴を印刷画像情報格納メモリ１０２３へ保管する（Ｓ４００９）。
【００２７】
次にＣＰＵ１０１５は、
アーカイブＮｏ．ｍ  ≠  アーカイブの全数Ｋ
の判定を行う。ＣＰＵ１０１５は、結果が≠の場合は、処理をＳ４０１１へ、結果が＝の場合は処理をＳ４０１４へ進める（Ｓ４０１０）。
次にＣＰＵ１０１５は、
印刷データの比較対象ページ数Ｌ  ＝  Ｌ  ＋  １
を行い、印刷画像情報格納メモリ１０２３の印刷データの比較対象ページを更新する（Ｓ４０１１）。
次にＣＰＵ１０１５は、
印刷データの全ページ数Ｐ  ＞  印刷データの比較対象ページ数Ｌ
の判定を行う。ＣＰＵ１０１５は、Ｐ＞Ｌの場合は処理をＳ４００６へ、Ｐ≦Ｌの場合は処理をＳ４０１３へ進める（Ｓ４０１２）。
次にＣＰＵ１０１５は、印刷データ比較対象ページＮｏ．ｍに対して、
比較アーカイブＮｏ．ｍ  ＝  ｍ  ＋  １
を行い、比較対象のアーカイブＮｏ．を更新する（Ｓ４０１３）。
【００２８】
Ｓ４０１０においてｍ＝Ｋで有った場合、ＣＰＵ１０１５は、処理をＳ４０１４へ進めると同時に、印刷画像情報格納メモリ１０２３に格納された一致記録を検証し、アーカイブ内に印刷データの全ページが一致したものがあるか確認する（Ｓ４０１４）。ここでＣＰＵ１０１５は、全ページ一致したアーカイブが存在した場合、処理をＳ４０１５へ、そうでない場合、処理をＳ３０１２へ進める。
Ｓ４０１４において全ページ一致したアーカイブが存在した場合、ＣＰＵ１０１５は、文書共有設定画面５００１内の共有最適設定５００４の設定（共有最適設定５００４の選択条件）に従い、提供するアーカイブを選出する（Ｓ４０１５）。Ｓ４０１５における最適設定を適用した抽出処理の詳細は、後述する図７に示す。
【００２９】
図６は、Ｓ３００５におけるメッセージの送信処理の詳細を示すフローチャートである。
画像情報処理部１０３２は、文書提供依頼に添付する提示用画像を作成する（Ｓ６００１）。より具体的には、画像情報処理部１０３２は、選出されたアーカイブを印刷画像情報格納メモリ１０２３より読み込み、アーカイブの１ページ目をイメージデータへ変換する。ここでは、イメージデータは、７２ｄｐｉ、Ｂ５サイズ、Ｊｐｅｇ形式とする。尚、Ｓ６００１において作成されるイメージファイルの解像度、サイズ、形式は、画像形成装置の構成により変更してもよい。また、本実施形態では１ページ目をイメージデータとして変換しているが、画像形成装置の構成によっては、アーカイブ全ページ、若しくは任意ページをイメージデータとしてもよい。
その後、ＣＰＵ１０１５は、作成されたイメージデータを印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する。
次にＣＰＵ１０１５は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９を確認する（Ｓ６００２）。
【００３０】
ＣＰＵ１０１５は、通知手段設定５００９を確認した結果、メール設定５０１０であればＳ６００４へ、ユーティリティ設定５０１１であればＳ６００６へ、処理を進める（Ｓ６００３）。
Ｓ６００３においてメール設定であった場合、ＣＰＵ１０１５は、アーカイブの印刷データ送信者のメールアドレスを、ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブと紐付いたアーカイブ送信者情報より抽出する。より具体的には、ＣＰＵ１０１５は、アーカイブ情報から出力者名を抽出した後、アドレス一覧１０３６内のユーザー名内の前記出力者名と一致する記録を確認し、紐付いたメールアドレスを抽出する（Ｓ６００４）。
次いでＣＰＵ１０１５は、Ｓ６００４において抽出したメールアドレスへ、例えば、予め用意されたＨＤＤ１０３１内の文書提供依頼メッセージを送信する（Ｓ６００５）。
Ｓ６００３においてユーティリティ設定で有った場合、ＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブ情報から、印刷データ送信者のＰＣ１００１のネットワーク情報を抽出する。その後、ＣＰＵ１０１５は、前記ネットワーク情報を基に、ＰＣ１００１上のユーティリティ１０３４と通信を行う（Ｓ６００６）。尚、Ｓ６００６を経由してＳ６００５の処理を行う場合、ＣＰＵ１０１５は、アーカイブ送信ユーザーのＰＣ１００１上におけるユーティリティ１０３４を通じて、文書提供依頼ポップアップ画面を表示させる。
【００３１】
図７は、Ｓ４０１５における最適設定を適用した抽出処理の詳細を示すフローチャートである。
Ｓ４００８においてＹｅｓと判定した場合、Ｓ７００１の処理に進む。
即ち、Ｓ４００８において一致アーカイブが存在した場合、ＣＰＵ１０１５は、そのアーカイブが複数かどうかを確認する（Ｓ７００１）。確認の結果、ＣＰＵ１０１５は、一致アーカイブが単数の場合は、処理をＳ７０１０へ、複数の場合は、処理をＳ７００２へ進める。
Ｓ７００１において一致アーカイブが複数の場合、ＣＰＵ１０１５は、文書共有設定画面５００１内の共有最適設定５００４を確認する（Ｓ７００２）。
ＣＰＵ１０１５は、共有最適設定５００４を確認した結果、共有最適設定がＴｉｍｅで有った場合、処理をＳ７００４へ進め、共有最適設定が距離で有った場合、処理をＳ７００７へ進める（Ｓ７００３）。
【００３２】
Ｓ７００３において共有最適設定がＴｉｍｅで有った場合、ＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３を確認し、現在選出されているアーカイブのタイプスタンプ情報を抽出し、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７００４）。
次いでＣＰＵ１０１５は、共有最適設定５００４内のＴｉｍｅ５００５設定を確認する（Ｓ７００５）。ＣＰＵ１０１５は、確認した設定が最古設定５００６で有った場合、処理をＳ７００９へ、最新設定５００７で有った場合、処理をＳ７００６へ進める。
Ｓ７００５において設定が最新設定５００７で有った場合、ＣＰＵ１０１５は、選出されている複数のアーカイブの中から、最新のタイムスタンプのアーカイブを最適文書として抽出し、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７００６）。
Ｓ７００３において、ＣＰＵ１０１５は、共有最適サイズがＴｉｍｅではない場合、排他設定である距離５００８が設定されていると判断し、選出したアーカイブのデータ送信者の場所情報を抽出する。ＣＰＵ１０１５は、抽出したデータを印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７００７）。
【００３３】
次にＣＰＵ１０１５は、抽出した場所情報を基に、印刷データを送信したユーザー２００８との距離を算出する。ここでは、ＣＰＵ１０１５は、予めＨＤＤ１０３１に登録されているユーザー情報から、アーカイブのデータ送信者と印刷データを送信したユーザー２００８との直線距離を算出する。その後、ＣＰＵ１０１５は、印刷データを送信したユーザー２００８と最も近い場所にいるユーザーによるアーカイブを最適文書として抽出し、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７００８）。本実施形態では、ＣＰＵ１０１５は、各ユーザーのＧＰＳ情報を基に距離を算出する。尚、ＣＰＵ１０１５は、各ユーザー間の距離を、ＧＰＳ以外の情報を用いて算出してもよい。
Ｓ７００５において設定が最古設定５００６で有った場合、ＣＰＵ１０１５は、選出されている複数のアーカイブの中から、最も古いタイムスタンプのアーカイブを最適文書として抽出し、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７００９）。
Ｓ７００１において一致アーカイブが単数であると確認した場合、ＣＰＵ１０１５は、一致したアーカイブを最適文書として抽出し、印刷画像情報格納メモリ１０２３へ格納する（Ｓ７０１０）。
【００３４】
図８は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９において、ユーティリティ１０３４が選択された場合に表示する、文書提供依頼画面の一例を示す図である。この画面は、画像形成装置のＣＰＵ１０１５が、ユーザーのＰＣ１００１上におけるユーティリティ１０３４を通じて、ＰＣ１００１の画面上にポップアップとして表示するものである。
画面８００１は、ユーティリティ１０３４が表示するポップアップ画面本体である。
メッセージ８００２は、ポップアップ画面に表示する、文書提供用メッセージである。
ＯＫボタン８００３は、文書提供許諾＝ＯＫの意思表示となるボタンである。ＯＫボタン８００３の押下の受信に伴い、ＣＰＵ１０１５は、文書提供許諾と判定する。
ＮＯボタン８００４は、文書提供許諾＝ＮＧの意思表示となるボタンである。ＮＯボタン８００４の押下の受信に伴い、ＣＰＵ１０１５は、文書提供拒否と判定する。
添付ボタン８００５は、提供を求められている文書の１ページ目のイメージ画像を表示するためのボタンである。ＣＰＵ１０１５は、ユーザーが添付ボタン８００５を押下したことを検知した場合、印刷画像情報格納メモリ１０２３に格納されている提示用データをＰＣ１００１へ送信し、ユーティリティ１０３４上で表示する。
【００３５】
図９は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９において、メールが選択された場合に送信する文書提供依頼メールの一例を示す図である。
メール本文９００１は、ＣＰＵ１０１５が送信する文書提供依頼のメール本体である。
Ｓｕｂｊｅｃｔ９００２は、文書提供用メールのＳｕｂｊｅｃｔある。文書提供許諾の場合はＯＫを、文書提供拒否の場合はＮＯをＳｕｂｊｅｃｔに残して返信されることで、ＣＰＵ１０１５は、アーカイブ送信ユーザーによる文書提供の判断を受信する。
メッセージ９００３は、文書提供を依頼するメールのメッセージ（本文）である。
提示用データ９００４は、文書提供を依頼するメールに添付されている、アーカイブの１ページ目をイメージデータ化した提示用データである。
【００３６】
図１０は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９において、ユーティリティ１０３４が選択された場合に表示する、文書提供許諾通知画面の一例を示す図である。この画面は、画像形成装置のＣＰＵ１０１５が、ユーザーのＰＣ１００１上におけるユーティリティ１０３４を通じて、ＰＣ１００１の画面上にポップアップとして表示するものである。
画面１０００１は、ユーティリティ１０３４が表示するポップアップ画面本体である。
メッセージ１０００２は、ポップアップ画面に表示する、文書提供依頼が許諾を伝えるメッセージである。このメッセージでは、文書提供者となるアーカイブのデータ送信者情報が表示されている。より具体的には、ユーザー名、ユーザーの場所、内線等の連絡先である。ＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブに紐付いたユーザー情報をデータ送信者情報として表示している。
ＯＫボタン１０００３は、ユーティリティ１０３４のポップアップ画面を閉じるためのボタンである。
【００３７】
図１１は、文書共有設定画面５００１内の通知手段設定５００９において、メールが選択された場合に送信する文書提供許諾通知メールの一例を示す図である。
メール本文１１００１は、ＣＰＵ１０１５が送信する文書提供依頼のメール本体である。
Ｓｕｂｊｅｃｔ１１００２は、文書提供用メールのＳｕｂｊｅｃｔある。文書提供が許諾されたことを示す文面が記載されている。
メッセージ１１００３は、文書提供を依頼するメールのメッセージ（本文）である。このメッセージでは、文書提供者となるアーカイブのデータ送信者情報が表示されている。より具体的には、ユーザー名、ユーザーの場所、内線等の連絡先である。ＣＰＵ１０１５は、ジョブ履歴保持部１０３３内のアーカイブに紐付いたユーザー情報をデータ送信者情報として表示している。
【００３８】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【００３９】
以上、上述した各実施形態によれば、廃棄前文書の共有許諾を事前に行うことができる。また、印字することなく文書を入手することができる。また、参照の為だけの同様文書の出力が減少することで、オフィス内の印字枚数を低減させることができる。また、消耗品を削減することができる。
【００４０】
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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