(57)【要約】【課題】電子文書に対して実行するべきではない操作を防ぐことが可能な文書管理装置を提供する。【解決手段】操作者から電子文書に対する操作要求を受け付ける受付手段４０と、操作要求に関する操作情報を抽出する操作情報抽出手段４２と、過去に電子文書に対してされた過去操作要求に関する操作情報である過去操作情報を蓄積した操作履歴情報を記憶する記憶手段２２と、記憶手段２２から操作履歴情報を読み出し、操作情報と操作履歴情報とに基づいて、操作要求に係る操作の実行可否を判定する実行可否判定手段４４と、実行可否判定手段４４が実行可と判定した場合に、操作要求に係る操作を実行する操作実行手段４６と、を備える。【選択図】図５
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
操作者から電子文書に対する操作要求を受け付ける受付手段と、
前記操作要求に関する操作情報を抽出する操作情報抽出手段と、
過去に電子文書に対してされた過去操作要求に関する操作情報である過去操作情報を蓄積した操作履歴情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段から前記操作履歴情報を読み出し、前記操作情報と前記操作履歴情報とに基づいて、前記操作要求に係る操作の実行可否を判定する実行可否判定手段と、
前記実行可否判定手段が実行可と判定した場合に、前記操作要求に係る操作を実行する操作実行手段と、
を備える文書管理装置。
【請求項２】
前記操作情報抽出手段により抽出された前記操作情報を、前記過去操作情報として前記操作履歴情報に含ませる操作履歴取得手段、をさらに備える、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作内容を示す情報、及び操作対象となる電子文書を示す情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作情報における操作内容と前記過去操作情報における操作内容が一致し、かつ前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が一致又は類似する前記過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者を示す情報、及び操作対象となる電子文書を示す情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作情報における操作者と前記過去操作情報における操作者が一致し、かつ前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が一致又は類似する前記過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記電子文書は画像情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書、及び前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から、それぞれ前記画像情報を抽出して解析し、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した画像情報と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した画像情報が類似であると判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、
ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
前記画像情報は顔画像を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した画像情報に含まれる顔画像と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した画像情報に含まれる顔画像とが同一人物の顔画像である判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、
ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記電子文書は声を含む音声情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書、及び前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から、それぞれ前記音声情報を抽出して解析し、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した音声情報に含まれる声と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した音声情報に含まれる声とが同一人物により発せられた声であると判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、
ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理装置。
【請求項８】
前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作時刻を示す情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作履歴情報から、前記過去操作情報が有する操作時刻のうち、１日において最も早い操作時刻及び１日において最も遅い操作時刻を抽出し、前記操作情報における前記操作時刻が、前記最も早い操作時刻と前記最も遅い時刻との間である場合に実行可と判定する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項９】
前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者が利用する端末のＩＰアドレスを示す情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作情報におけるＩＰアドレスと前記過去操作情報におけるＩＰアドレスが一致する過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項１０】
前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者が利用するクライアントを示す情報を含み、
前記実行可否判定手段は、前記操作情報におけるクライアントと前記過去操作情報におけるクライアントが一致する過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、
ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項１１】
コンピュータを、
操作者から電子文書に対する操作要求を受け付ける受付手段と、
前記操作要求に関する操作情報を抽出する操作情報抽出手段と、
過去に電子文書に対してされた過去操作要求に関する操作情報である過去操作情報を蓄積した操作履歴情報を記憶する記憶手段と、
前記記憶手段から前記操作履歴情報を読み出し、前記操作情報と前記操作履歴情報とに基づいて、前記操作要求に係る操作の実行可否を判定する実行可否判定手段と、
前記実行可否判定手段が実行可と判定した場合に、前記操作要求に係る操作を実行する操作実行手段と、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、文書入力手段により入力された第２の文書を、文書登録手段に登録されている第１の文書と照合して、第２の文書に一致又は類似する第１の文書が存在する場合に、第２の文書に対して所定の処理をおこなうこと、及び文書から画像を抽出し、画像の特徴量に基づいて文書の類似非類似を判別すること、が開示されている。
【０００３】
特許文献２には、文書データの種類ごとに当該文書データの開示が許される送信先の範囲を設定すること、及び文書データの開示が許される送信先の範囲に含まれない送信先に当該文書データを送信する要求を受けた場合に、当該文書データの送信を停止すること、が開示されている。
【０００４】
特許文献３には、予め設定されている文字列がファイル内に含まれているか否かを探査し、設定されている文字列が含まれている場合に、当該ファイルにフラグを設定すること、及びフラグが設定されたファイルを外部に書き出すことを禁止すること、が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８−０４２６３６号公報
【特許文献２】特開２０１０−２２４９４７号公報
【特許文献３】特開２００６−２９３６７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、電子文書に対して実行するべきではない操作を防ぐことが可能な文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に係る発明は、操作者から電子文書に対する操作要求を受け付ける受付手段と、前記操作要求に関する操作情報を抽出する操作情報抽出手段と、過去に電子文書に対してされた過去操作要求に関する操作情報である過去操作情報を蓄積した操作履歴情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記操作履歴情報を読み出し、前記操作情報と前記操作履歴情報とに基づいて、前記操作要求に係る操作の実行可否を判定する実行可否判定手段と、前記実行可否判定手段が実行可と判定した場合に、前記操作要求に係る操作を実行する操作実行手段と、を備える文書管理装置である。
【０００８】
請求項２に係る発明は、前記操作情報抽出手段により抽出された前記操作情報を、前記過去操作情報として前記操作履歴情報に含ませる操作履歴取得手段、をさらに備える、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【０００９】
請求項３に係る発明は、前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作内容を示す情報、及び操作対象となる電子文書を示す情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作情報における操作内容と前記過去操作情報における操作内容が一致し、かつ前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が一致又は類似する前記過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【００１０】
請求項４に係る発明は、前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者を示す情報、及び操作対象となる電子文書を示す情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作情報における操作者と前記過去操作情報における操作者が一致し、かつ前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が一致又は類似する前記過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【００１１】
請求項５に係る発明は、前記電子文書は画像情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書、及び前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から、それぞれ前記画像情報を抽出して解析し、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した画像情報と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した画像情報が類似であると判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理装置である。
【００１２】
請求項６に係る発明は、前記画像情報は顔画像を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した画像情報に含まれる顔画像と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した画像情報に含まれる顔画像とが同一人物の顔画像である判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置である。
【００１３】
請求項７に係る発明は、前記電子文書は声を含む音声情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作要求の操作対象となる電子文書、及び前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から、それぞれ前記音声情報を抽出して解析し、前記操作要求の操作対象となる電子文書から抽出した音声情報に含まれる声と前記過去操作要求の操作対象となった電子文書から抽出した音声情報に含まれる声とが同一人物により発せられた声であると判定した場合に、前記操作情報における前記操作対象と前記過去操作情報における前記操作対象が類似する、と判定する、ことを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理装置である。
【００１４】
請求項８に係る発明は、前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作時刻を示す情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作履歴情報から、前記過去操作情報が有する操作時刻のうち、１日において最も早い操作時刻及び１日において最も遅い操作時刻を抽出し、前記操作情報における前記操作時刻が、前記最も早い操作時刻と前記最も遅い時刻との間である場合に実行可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【００１５】
請求項９に係る発明は、前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者が利用する端末のＩＰアドレスを示す情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作情報におけるＩＰアドレスと前記過去操作情報におけるＩＰアドレスが一致する過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【００１６】
請求項１０に係る発明は、前記操作情報及び前記過去操作情報は、操作者が利用するクライアントを示す情報を含み、前記実行可否判定手段は、前記操作情報におけるクライアントと前記過去操作情報におけるクライアントが一致する過去操作情報が前記操作履歴情報に含まれている場合に実行可と判定する、ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理装置である。
【００１７】
請求項１１に係る発明は、コンピュータを、操作者から電子文書に対する操作要求を受け付ける受付手段と、前記操作要求に関する操作情報を抽出する操作情報抽出手段と、過去に電子文書に対してされた過去操作要求に関する操作情報である過去操作情報を蓄積した操作履歴情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段から前記操作履歴情報を読み出し、前記操作情報と前記操作履歴情報とに基づいて、前記操作要求に係る操作の実行可否を判定する実行可否判定手段と、前記実行可否判定手段が実行可と判定した場合に、前記操作要求に係る操作を実行する操作実行手段と、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１又は１１に係る発明によれば、電子文書に対して実行するべきではない操作を防ぐことができる。
【００１９】
請求項２に係る発明によれば、抽出された操作情報を操作履歴情報に残すことができる。
【００２０】
請求項３に係る発明によれば、操作内容及び操作対象となる電子文書の種類に基づいて電子文書に対する操作の可否を判定することができる。
【００２１】
請求項４に係る発明によれば、操作者及び操作対象となる電子文書の種類に基づいて電子文書に対する操作の可否を判定することができる。
【００２２】
請求項５又は６に係る発明によれば、電子文書に含まれる画像情報に基づいて、電子文書の種類の類否を判定することができる。
【００２３】
請求項７に係る発明によれば、電子文書に含まれる音声情報に基づいて、電子文書の種類の類否を判定することができる。
【００２４】
請求項８に係る発明によれば、時刻情報に基づいて電子文書に対する操作の可否を判定することができる。
【００２５】
請求項９に係る発明によれば、ＩＰアドレスに基づいて電子文書に対する操作の可否を判定することができる。
【００２６】
請求項１０に係る発明によれば、操作者が利用するクライアントに基づいて電子文書に対する操作の可否を判定することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２７】
【図１】本実施形態に係る文書管理システム１の構成概略図を示す図である。
【図２】操作履歴情報のデータ構造を示す図である。
【図３】操作情報抽出手段４２が抽出した操作情報のデータ構造を示す図である。
【図４】第１実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】ステップＳ１４の処理の詳細を示すフローチャートである。
【図６】操作要求に係る操作の実行可否判定の結果を操作者に通知するための画像を示す図である。
【図７】文書管理装置３’に対する操作要求に関する操作情報のデータ構造を示す図である。
【図８】電子文書の移動先となる文書管理装置３におけるユーザＩＤ及びパスワードの入力を促す画像を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２８】
以下、本発明に係る文書管理装置の実施形態について説明する。なお、本発明は以下の実施形態に限定されるものではない。
【００２９】
＜第１実施形態＞
図１は、本実施形態に係る文書管理システム１の構成概略図を示す図である。文書管理システム１は、クライアント端末２、文書管理装置３、及びクライアント端末２と文書管理装置３を接続するネットワーク４を含んで構成されている。本実施形態は、文書管理装置３がサーバであり、文書管理システム１がサーバ・クライアントシステムを構成している例を説明するが、文書管理装置３は、例えば複合機のようにネットワーク４を介さずに直接操作者が操作できるような装置であっても良い。
【００３０】
クライアント端末２は、例えばパーソナルコンピュータやモバイル端末であり、ＣＰＵ等の制御手段１０、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク等の記憶手段１２、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力手段１４、ＬＡＮカード等でありネットワーク４に接続するための通信手段１６、モニタ等の表示手段１８を含んで構成されている。また、クライアント端末２は複合機等であっても良い。文書管理システム１は、複数のクライアント端末２を備えていても良い。本実施形態においては、文書管理装置３へ対して電子文書に対する操作要求等を行うクライアントとしてクライアント端末２が利用されているが、クライアントとしては、端末に限らずアプリケーションであっても良い。例えば、クライアントはクラウドサービス等で提供されるアプリケーションであっても良く、当該アプリケーションから文書管理装置３に対して電子文書に対する操作要求等を行っても良い。
【００３１】
文書管理装置３は、制御手段２０、記憶手段２２、通信手段２６、及び認証手段２８を含んで構成されている。文書管理装置３が複合機等である場合には、さらに、文書管理装置３の処理内容等を表示するための表示手段３０、及び文書管理装置３に対して利用者が命令を入力するための入力手段３２を含んでいても良い。文書管理システム１は、複数の文書管理装置３を備えていても良い。文書管理装置３’の構成は文書管理装置３と同様である。
【００３２】
制御手段２０は、文書管理装置３のＣＰＵであり、受付手段４０、操作情報抽出手段４２、実行可否判定手段４４、操作実行手段４６、操作履歴取得手段４８、及び通知手段５０を含んでいる。
【００３３】
記憶手段２２は、例えばＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクであり、文書管理装置３において処理されるデータ等を記憶する。記憶手段２２には、文書管理装置３であるサーバを、文書管理装置３に含まれる各手段として機能させるためのプログラムが記憶されている。また、記憶手段２２は、文書管理装置３により管理される電子文書を記憶する文書記憶部２４を含んでいる。
【００３４】
記憶手段２２には、過去に電子文書に対して行われた操作要求に関する操作情報である過去操作情報が蓄積されている。本明細書において、過去に電子文書に対して行われた１回の操作要求に関する操作情報を過去操作情報と、過去操作情報の集合を操作履歴情報と記載する。
【００３５】
図２は、操作履歴情報のデータ構造を示す図である。操作履歴情報は、操作日時列６０、操作者列６２、ＩＰアドレス列６４、クライアント列６６、操作内容列６８、及び操作対象列７０を含むテーブルで示される。例えば、過去操作情報７２は、文書管理装置３に対して、「２０１３年３月４日１８時３７分」に「藤田花子」によってＩＰアドレスが「ｙｙｙ．ｙｙ．ｙｙ．ｙｙ」の端末の「Ｗｅｂブラウザ」から、電子文書である「Ｃ社計画書」を「ダウンロード」する操作要求が発せられたことを示している。
【００３６】
文書記憶部２４は、複数のフォルダを有しており、それぞれのフォルダに電子文書が記憶されている。例えば、電子文書を文書記憶部２４に記憶させようとする者は、電子文書の機密レベルや電子文書の閲覧者の範囲等に応じて電子文書を記憶させるフォルダを指定する。本実施形態においては、文書記憶部２４内のフォルダ全てが操作の実行可否判定の対象となっているわけではなく、例えば機密レベルの高い電子文書が登録される一部のフォルダに電子文書を記憶させようとした場合、或いは、当該フォルダに記憶されている電子文書に対して操作しようとした場合のみ、文書管理装置３が操作の実行可否判定を行うこととしている。
【００３７】
通信手段２６は、例えばＬＡＮカードであり、ネットワーク４を介してクライアント端末２や他の文書管理装置３’等と通信するための手段である。
【００３８】
認証手段２８は、文書管理装置３の利用者を認証する手段である。例えば、クライアント端末２から文書管理装置３への接続要求があった場合に、認証手段２８は、クライアント端末２に対してユーザＩＤとパスワードの入力を促す画像データを送信する。そして、利用者によりクライアント端末２の入力手段１４を用いて入力されたユーザＩＤとパスワードに基づいて利用者を認証する。
【００３９】
受付手段４０は、クライアント端末２や他の文書管理装置３’からの、文書管理装置３への電子文書に対する操作要求を受け付ける。電子文書の操作要求は、操作要求の対象となる電子文書、及び当該電子文書に対する操作内容を指定する情報を含む。また、操作内容が電子文書の移動やアップロード等である場合には、電子文書の移動先或いは記憶先である文書記憶部２４内のフォルダを指定する情報を含む。
【００４０】
操作情報抽出手段４２は、受付手段４０が受け付けた操作要求に関する操作情報を抽出する。図３は、操作情報抽出手段４２が抽出した操作情報のデータ構造を示す図である。操作情報の内容は、図２に示す操作履歴情報が有する情報と同様であり、操作日時列６０、操作者列６２、ＩＰアドレス列６４、クライアント列６６、操作内容列６８、及び操作対象列７０を含むテーブルで示される。
【００４１】
ここで、操作者列には操作者の氏名が記憶されているが、操作者の氏名は認証手段２８が取得したユーザＩＤに基づいて操作者の氏名を特定している。すなわち、記憶手段２２には、ユーザＩＤとユーザ名が関連付けられたユーザ情報が記憶されており、操作情報抽出手段４２は、認証手段２８から取得したユーザＩＤと記憶手段２２から読み出したユーザ情報とに基づいて、操作者名を特定している。なお、認証手段２８が取得したユーザＩＤをそのまま操作者列６２に記憶するようにしても良い。
【００４２】
操作情報のうち、操作日時、ＩＰアドレス、クライアント、操作内容、及び操作対象については、操作要求自体が有する情報に基づいて取得する。例えば、操作日時、ＩＰアドレス及びクライアントについては、操作要求のヘッダ等に付されているクライアント端末２や他の文書管理装置３’等の送信元の情報に基づいて取得し、操作内容及び操作対象については、操作要求のペイロード部分から取得する。
【００４３】
図２に示す操作履歴情報及び図３に示す操作情報において、操作対象列７０には操作対象の電子文書のファイル名のみが記憶されている。また、操作対象の電子文書のファイル名に加えて、ファイル拡張子を共に記憶させるようにしても良い。
【００４４】
実行可否判定手段４４は、操作情報抽出手段４２が抽出した操作情報と、記憶手段２２に記憶された操作履歴情報とに基づいて、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る操作の実行可否を判定する。操作の実行可否の判定の詳細な処理については、フローチャートを用いて後述する。
【００４５】
操作実行手段４６は、実行可否判定手段４４が実行可と判定した場合に、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る操作を実行する。
【００４６】
操作履歴取得手段４８は、操作情報抽出手段４２が抽出した操作情報を、過去操作情報として操作履歴情報に含ませ、記憶手段２２に記憶させる。
【００４７】
通知手段５０は、操作要求に係る操作の実行可否判定の結果をクライアント端末２へ通知する。例えば、通知手段５０は、操作要求に係る操作が実行可、或いは実行不可と判定されたことを示す画像データをクライアント端末２へ送信する。また、文書管理装置３が複合機等である場合には、文書管理装置３の表示手段３０に操作要求に係る操作が実行可、或いは実行不可と判断されたことを示す情報を表示しても良い。
【００４８】
以下、本実施形態に係る文書管理装置３の処理の流れを説明する。図４は、第１実施形態の処理の流れを示すフローチャートである。
【００４９】
ステップＳ１０において、受付手段４０は、文書管理装置３への電子文書に対する操作要求を受け付けたか否かを判定する。操作要求を受け付けた場合はステップＳ１２に進み、操作要求を受け付けていない場合は再度操作要求を受け付けたか否かを判定する（すなわち操作要求の待機状態となる）。
【００５０】
ステップＳ１２において、制御手段２０は、ステップＳ１０で受け付けた操作要求が、登録監視対象フォルダに関する操作要求であるか否かを判定する。すなわち、操作要求において記憶先のフォルダとして指定されている文書記憶部２４内のフォルダが登録監視対象フォルダであるか否か、或いは操作要求の対象となった電子文書が記憶されているフォルダが登録監視対象フォルダであるか否か、を判定する。操作要求が登録監視対象フォルダに関する操作要求である場合はステップＳ１４に進み、操作要求が登録監視対象フォルダに関する操作要求でない場合はステップＳ１８に進む。
【００５１】
ステップＳ１４において、実行可否判定手段４８は、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る操作の実行可否判定を行う。図５は、ステップＳ１４の処理の詳細を示すフローチャートである。
【００５２】
ステップＳ３０において、操作情報抽出手段４２は、受付手段４０が受け付けた操作要求から操作情報を抽出する。本実施形態においては、操作情報として図３に示される情報を取得する。
【００５３】
ステップＳ３２において、実行可否判定手段４４は、記憶手段２２から操作履歴情報を読み出す。本実施形態においては、操作履歴情報として図２に示される情報を読み出す。
【００５４】
ステップＳ３４において、実行可否判定手段４４は、操作情報抽出手段４２が抽出した操作情報と、記憶手段２２から読み出した操作履歴情報とを照合して、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る操作の実行可否を判定する。
【００５５】
本実施形態においては、操作情報及び過去操作情報が有する情報のうち、操作内容及び操作対象に基づいて操作の実行可否を判定する。具体的には、実行可否判定手段４４は、図３に示す操作情報から操作内容「移動」及び操作対象「Ｃ社計画書」を取得し、図２に示す操作履歴情報に、操作内容が「移動」であり操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報が含まれているか否かを判定する。なお、操作内容の「移動」とは、例えば、電子文書を文書記憶部２４の１つのフォルダから他のフォルダへ移動させることである。
【００５６】
図２が示すように、操作履歴情報には操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報７２、７４、及び７６が存在しているが、過去操作情報７２、７４、及び７６の操作内容はいずれも「ダウンロード」である。したがって、操作履歴情報には、操作内容が「移動」であり、操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報を含まない、ということになる。この場合、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行不可である、と判定する。
【００５７】
一方、操作履歴情報に、操作内容が「移動」であり、操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報が含まれる場合には、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行可である、と判定する。
【００５８】
上述の例においては、操作情報と過去操作情報との間において、操作対象のファイル名が完全一致している場合に操作実行可と判定しているが、操作情報と過去操作情報との間において、操作対象が類似であると判定された場合にも、実行可否判定手段４４が操作実行可と判定するようにしても良い。
【００５９】
例えば、操作情報及び過去操作情報の操作対象として、ファイル名と共に拡張子を記憶しておき、操作情報と過去操作情報との間において操作対象の拡張子が同じであれば、２つの操作対象が類似である、と判定しても良い。また、ファイル名において英字の大文字・小文字の違い、全角・半角の違いのみがある場合や、２つのファイル名に包含関係がある場合にも類似と判定しても良い。ファイル名の包含関係とは、一方のファイル名の全部が他方のファイル名に含まれる場合である。例えば、一方のファイル名が「Ｃ社見積書」であって他方のファイル名が「Ｃ社見積書Ｖｅｒ０．１」という場合は、両ファイルは類似である、と判定する。
【００６０】
操作対象となる電子文書に画像情報が含まれる場合には、当該画像情報に基づいて操作対象の類否を判定しても良い。この場合、実行可否判定手段４４は、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る電子文書を複製して記憶手段２２に記憶させ、複製した電子文書から抽出した画像情報に対しフーリエ変換を施してフーリエスペクトルを取得する。過去操作情報の操作対象である電子文書についても同様の処理を行う。そして、操作情報の操作対象から抽出した画像のフーリエスペクトルと過去操作情報の操作対象から抽出した画像のフーリエスペクトルとの間における相関係数を算出し、算出された相関係数が所定値以上であった場合に、２つの操作対象が類似である、と判定する。
【００６１】
また、画像情報として人の顔が含まれている場合には、画像情報に含まれる人の顔に基づいて操作対象の類否を判定しても良い。この場合、実行可否判定手段４４は、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る電子文書から画像情報を抽出し、既存の顔認識技術により人の顔を検出する。過去操作情報の操作対象である電子文書についても同様の処理を行う。そして、操作情報の操作対象から抽出した画像に含まれる人の顔と過去操作情報の操作対象から抽出した画像に含まれる人の顔とが同一人物であると判定された場合に、２つの操作対象が類似である、と判定する。
【００６２】
電子文書に画像情報が含まれていない場合であっても、電子文書を画像化した上で上述の処理を行って類否判定を行っても良い。この場合は、より正確な類否判定を行うために、電子文書の画像化の前に、電子文書に付されているアノテーション（メモ書きやコメント）を削除した上で電子文書を画像化するのが好適である。
【００６３】
操作対象となる電子文書が、会議の議事録を録音した音声ファイル等、声を含む音声情報を含む場合には、当該音声情報に含まれる声に基づいて操作対象の類否を判定しても良い。この場合、実行可否判定手段４４は、受付手段４０が受け付けた操作要求に係る電子文書から音声情報を抽出し、音声情報に含まれる声の周波数スペクトルを分析する。過去操作情報の操作対象である電子文書についても同様の処理を行う。そして、操作情報の操作対象から抽出した音声情報に含まれる声の周波数スペクトルと過去操作情報の操作対象から抽出した音声情報に含まれる声の周波数スペクトルとの間における相関係数を算出し、算出された相関係数が所定値以上であった場合に、２つの操作対象が類似である、と判定する。
【００６４】
ステップＳ３４における操作情報と操作履歴情報との照合が終了すると、図４のステップＳ１６に進む。
【００６５】
ステップＳ１６において、実行可否判定手段４８は、操作要求に係る操作の実行可否判定の結果を参照する。実行可であった場合はステップＳ１８に進み、実行不可であった場合はステップＳ２０に進む。
【００６６】
ステップＳ１８において、操作実行手段４８は、受付手段４０が受け付けた操作要求にしたがって、電子文書に対して操作を実行する。本実施形態においては、電子文書「Ｃ社計画書」を、文書記憶部２４内の指定されたフォルダへ移動させる。
【００６７】
ステップＳ２０において、通知手段５４は、操作要求に係る操作の実行可否判定の結果をクライアント端末２へ通知する。図６は、操作要求に係る操作の実行可否判定の結果を操作者に通知するための画像を示す図である。通知手段５４は、例えば、図６に示すようなポップアップ９０を含む画像を表示手段１８に表示させ、操作者に対して操作要求に係る操作の実行可否判定の結果を通知する。図６に示す例は実行不可と判定された場合の例であるが、実行可と判定された操作が実行された場合にはポップアップ９０に代えて、例えば「Ｃ社計画書をｘｘｘフォルダへ移動させました」と表示するポップアップを表示する。
【００６８】
＜第２実施形態＞
第２実施形態においては、操作者と操作対象とに基づいて、操作要求に係る操作の実行可否を判定する。第２実施形態以下、下記の複数の実施形態は、文書管理システム１の構成概略は第１実施形態と同様である。また、処理内容も第１実施形態と比べステップＳ３４の処理が異なるのみで、その他のステップの処理は同一である。したがって、既に説明した内容については説明を省略する。
【００６９】
ステップＳ３４において、実行可否判定手段４４は、図３に示す操作情報から操作者「富士太郎」及び操作対象「Ｃ社計画書」を取得し、図２に示す操作履歴情報に、操作者が「富士太郎」であり操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報が含まれているか否かを判定する。
【００７０】
図２が示すように、操作履歴情報には操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報７２、７４、及び７６が存在しているが、過去操作情報７２、７４、及び７６の操作者はいずれも「藤田花子」である。したがって、操作履歴情報には、操作者が「富士太郎」であり、操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報を含まない、ということになる。この場合、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行不可である、と判定する。
【００７１】
一方、操作履歴情報に、操作者が「富士太郎」であり、操作対象が「Ｃ社計画書」である過去操作情報が含まれる場合には、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行可である、と判定する。
【００７２】
第２実施形態においても、第１実施形態同様、操作情報と過去操作情報との間において、操作対象が類似であると判定された場合にも、実行可否判定手段４４が操作実行可と判定するようにしても良い。
【００７３】
第２実施形態においては、操作対象となる電子文書に人の顔を含む画像情報が含まれる場合に、画像情報に含まれる人の顔に基づいて、操作情報と過去操作情報との間において操作者が一致すると擬制しても良い。例えば、操作履歴情報として操作者「藤田花子」、操作対象「議事録２０１２０２０１．ｍｐｇ」を含む過去操作情報のみが存在する場合に、操作者「富士太郎」が操作対象「議事録２０１３０４０１．ｍｐｇ」に関する操作要求をした場合を考える。
【００７４】
この場合、操作情報の操作対象「議事録２０１３０４０１．ｍｐｇ」のファイル拡張子と過去操作情報の操作対象「議事録２０１２０２０１．ｍｐｇ」のファイル拡張子が同じであるので、操作対象は類似と判定し得るが、操作者が異なるため、通常であれば操作は実行不可と判定される。
【００７５】
しかし、操作対象「議事録２０１３０４０１．ｍｐｇ」に過去操作情報の操作者である「藤田花子」の顔が含まれると判定された場合、当該操作を実行しても問題ないと捉え、操作情報と過去操作情報の間における操作者がデータ上異なっていても、操作情報と過去操作情報との間において操作者が一致すると擬制し、要求操作に係る操作を実行可と判定しても良い。
【００７６】
なお、上述の処理を行う場合は、予め記憶手段２２に利用者と当該利用者の顔データが関連付けられた顔情報が記憶されており、実行可否判定手段４４は、操作対象から抽出された画像に含まれる顔データと、記憶手段２２から読み出した顔情報とを照合し、操作対象から抽出された画像情報に顔データが含まれる者を特定する。
【００７７】
操作対象となる電子文書に声を含む音声情報を含む場合も同様に、音声情報に含まれる声に基づいて操作者が一致すると擬制しても良い。例えば、操作履歴情報として操作者「藤田花子」、操作対象「議事録２０１２０２０１．ｍｐ３」を含む過去操作情報のみが存在する場合に、操作対象「議事録２０１３０４０１．ｍｐ３」に過去操作情報の操作者である「藤田花子」の声が含まれると判定された場合、当該操作を実行しても問題ないと捉え、操作情報と過去操作情報の間における操作者がデータ上異なっていても、操作情報と過去操作情報との間において操作者が一致すると擬制し、要求操作に係る操作を実行可と判定しても良い。
【００７８】
この場合も、予め記憶手段２２に利用者と当該利用者の声データ（例えば周波数スペクトル）が関連付けられた声情報が記憶されており、実行可否判定手段４４は、操作対象から抽出された音声情報に含まれる声と、記憶手段２２から読み出した声情報とを照合し、操作対象から抽出された音声情報に声データが含まれる者を特定する。
【００７９】
文書管理システム１が複数の文書管理装置３、３’を含む場合に、各文書管理装置において保持しているユーザ情報がそれぞれ異なり、同一の操作者であってもデータ上異なる操作者であると判定されてしまう虞がある。
【００８０】
図７は、文書管理装置３’に対する操作要求に関する操作情報のデータ構造を示す図である。文書管理装置３に記憶されているユーザ情報においてユーザ名が「富士太郎」である者が、文書管理装置３’に記憶されているユーザ情報においてユーザ名が「富士太郎３」と登録されているとすると、当該操作者が文書管理装置３’に認証された場合、文書管理装置３’においては、データ上操作者は「富士太郎３」となる。そして、図７の操作情報が示すように、文書管理装置３’に記憶されている電子文書を、文書管理装置３’から文書管理装置３へ移動させる操作要求があった場合、当該操作要求の操作者が「富士太郎３」である操作情報と文書管理装置３に記憶されている操作履歴情報とに基づいて、操作要求に係る操作の実行可否判定がされることになる。
【００８１】
しかし、図２に示す文書管理装置３の記憶手段２２に記憶されている操作履歴情報には、操作者が「富士太郎３」である過去操作情報は含まれないため、操作者が実質的に同一であるにも関わらず、当該操作要求に係る操作は実行不可と判断されてしまうことになる。
【００８２】
本実施形態では、これを防止するため、文書管理装置３の記憶手段２２に、複数の文書管理装置間におけるユーザ情報のマッピング情報を記憶しておき、実行可否判定手段４４は、マッピング情報に基づいて操作者の一致を判定する。マッピング情報は、例えば、文書管理装置３におけるユーザ名と、文書管理装置３’におけるユーザ名とが関連付けられた情報である。また、異なる文書管理装置間で電子文書の移動等を行う場合には、電子文書の移動先となる文書管理装置３におけるユーザＩＤ及びパスワードをクライアント端末２において操作者に入力させ、これに基づいて操作者の一致を判定するようにしても良い。
【００８３】
図８は、電子文書の移動先となる文書管理装置３におけるユーザＩＤ及びパスワードの入力を促す画像を示す図である。文書管理装置３’は、他の文書管理装置である文書管理装置３へ例えば電子文書を移動させる操作要求を受けた場合に、図８に示す画像をクライアント端末２の表示手段１８に表示させ、操作者に対して移動先である文書管理装置３におけるユーザＩＤ及びパスワードの入力を促す。
【００８４】
＜第３実施形態＞
第３実施形態においては、操作日時に基づいて、操作要求に係る操作の実行可否を判定する。
【００８５】
ステップＳ３４において、実行可否判定手段４４は、操作履歴情報に含まれる全ての過去操作情報の操作日時を参照し、１日において最も早い操作時刻及び１日において最も遅い操作時刻を取得する。図２が示す操作履歴情報のうち、１日において最も早い操作時刻は、過去操作情報７６が有する「０８：２６」であり、１日において最も遅い操作時刻は、過去操作情報７２が有する「１８：３７」であるから、実行可否判定手段４４は、当該２つの操作時刻を取得する。
【００８６】
そして、図３に示す操作情報の操作時刻である「２２：００」が、「０８：２６」と「１８：３７」の間の時刻であるか否かを判定する。本実施形態では、「２２：００」が、「０８：２６」と「１８：３７」の間の時刻ではないため、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行不可である、と判定する。
【００８７】
一方、操作履歴情報に、操作情報の操作時刻が、操作履歴情報から取得された１日において最も早い操作時刻と１日において最も遅い操作時刻との間である場合には、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行可である、と判定する。
【００８８】
＜第４実施形態＞
第４実施形態においては、ＩＰアドレスに基づいて、操作要求に係る操作の実行可否を判定する。操作情報及び過去操作情報として記憶されているＩＰアドレスは、操作者が利用するクライアント端末２のＩＰアドレスであるが、他の文書管理装置３’を経由した場合は、文書管理装置３’のＩＰアドレスとしても良い。
【００８９】
ステップＳ３４において、実行可否判定手段４４は、図３に示す操作情報からＩＰアドレス「ａａａ．ａａ．ａａ．ａａ」を取得し、図２に示す操作履歴情報に、ＩＰアドレスが「ａａａ．ａａ．ａａ．ａａ」である過去操作情報が含まれているか否かを判定する。
【００９０】
図２が示すように、操作履歴情報にはＩＰアドレスが「ａａａ．ａａ．ａａ．ａａ」である過去操作情報は含まれない。したがって、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行不可である、と判定する。
【００９１】
一方、操作履歴情報に、操作履歴情報にＩＰアドレスが「ａａａ．ａａ．ａａ．ａａ」である過去操作情報が含まれる場合には、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行可である、と判定する。
【００９２】
＜第５実施形態＞
第５実施形態においては、クライアントに基づいて、操作要求に係る操作の実行可否を判定する。操作情報及び過去操作情報として記憶されているクライアントとは、操作者が操作をした際に利用した操作クライアントであり、例えばクライアント端末２においてＷｅｂブラウザから操作要求を送信した場合は、当該操作要求のクライアントは「Ｗｅｂブラウザ」となる。また、クライアント端末２が複合機である場合に、複合機から操作要求を送信した場合は、当該操作要求のクライアントは「複合機」となる。その他、モバイル端末から操作要求を送信した場合は「タブレット」がクライアントとして記憶され、クライアント端末上で動作するソフトウェアであって文書管理装置３へ操作要求を送信可能なソフトウェアを利用して操作要求した場合は、当該ソフトウェア名がクライアントとして記憶される。また、クラウドサービスを用いて文書管理装置３へ操作要求を送信した場合は、当該クラウドサービス名がクライアントとして記憶される。
【００９３】
ステップＳ３４において、実行可否判定手段４４は、図３に示す操作情報からクライアント「タブレット」を取得し、図２に示す操作履歴情報に、クライアントが「タブレット」である過去操作情報が含まれているか否かを判定する。
【００９４】
図２が示すように、操作履歴情報にはクライアントが「タブレット」である過去操作情報は含まれない。したがって、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行不可である、と判定する。
【００９５】
一方、操作履歴情報に、操作履歴情報にクライアントが「タブレット」である過去操作情報が含まれる場合には、実行可否判定手段４４は、操作要求に係る操作は実行可である、と判定する。
【符号の説明】
【００９６】
１  文書管理システム、２  クライアント端末、３  文書管理装置、４  ネットワーク、１０，２０  制御手段、１２，２２  記憶手段、１４，３２  入力手段、１６，２６  通信手段、１８，３０  表示手段、２４  文書記憶部、２８  認証手段、４０  受付手段、４２  操作情報抽出手段、４４  実行可否判定手段、４６  操作実行手段、４８  操作履歴取得手段、５０  通知手段、６０  操作日時列、６２  操作者列、６４  ＩＰアドレス列、６６  クライアント列、６８  操作内容列、７０  操作対象列、７２，７４，７６  過去操作情報、９０  ポップアップ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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