(57)【要約】【課題】文書ボックスの使い勝手を向上させる画像形成装置を提供する。【解決手段】  画像形成装置１は、ユーザー毎の文書データ３１０を保存する文書データ保存部１１０を備えている。付属情報付加部１２０は、文書データ保存部１１０に保存された文書データ３１０に、ユーザーにより指定された付属情報３２０を付加する。文書情報報知部１３０は、文書データ３１０に、付属情報付加部１２０により付加された付属情報３２０が存在することを、文書データ３１０のサムネイル画像と共に操作パネル部１６の表示部等に表示させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置において、
前記文書データ保存手段に保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加する付属情報付加手段と、
該付属情報付加手段により付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示させる文書情報報知手段とを備える
ことを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記付属情報は、ユーザーへ通知する文字情報、通知条件、及び宛先情報を含み、
前記通知条件を満たした場合に、前記宛先情報に含まれる宛先に前記文字情報を通知するユーザー通知手段を備える
ことを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記通知条件は、ユーザーに指定された時刻に通知を行う時刻指定通知の条件、又は所定の時刻までに前記文書データが閲覧されない場合に通知する未閲覧時刻通知の条件である
ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置による画像形成方法において、前記画像形成装置は、
前記文書データ保存手段により保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加し、
付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示する
ことを特徴とする画像形成方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置及び画像形成方法に係り、特に文書ボックス機能を備える画像形成装置及び画像形成方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書や画像を印刷可能な複合機（Multifunctional Peripheral, MFP）等の画像形成装置が存在する。
これらの画像形成装置は、文書ボックスと呼ばれる機能を備えるものが存在する。この文書ボックス機能により、ユーザーが画像形成装置の記憶部内に文書データを保存することが可能となる。ユーザーは、文書ボックスの領域内の各文書データを選択して、印刷や送信等の文書操作を行うことができる。
【０００３】
特許文献１を参照すると、ユーザー情報を有し、コンピュータネットワークを介してユーザー認証を行う認証サーバー装置と、認証サーバー装置にアクセスしユーザーの認証処理を行う認証手段と、ユーザーの操作に基づき画像形成処理により生成された文書データを格納するとともに、その認証サーバー装置の有するユーザー情報の属性項目を有する文書属性情報をその文書データに関連付けて格納するデータ格納装置とを有する画像形成装置とを備える画像形成システムが記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００９−２５２１２４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に係るシステムは、文書ボックス内に重要な文書データ等が存在しても、その存在をユーザーに示すことは困難であった。
【０００６】
本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであって、上述の問題点を解消する画像形成装置を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の画像形成装置は、ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置において、前記文書データ保存手段に保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加する付属情報付加手段と、該付属情報付加手段により付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示させる文書情報報知手段とを備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記付属情報が、ユーザーへ通知する文字情報、通知条件、及び宛先情報を含み、前記通知条件を満たした場合に、前記宛先情報に含まれる宛先に前記文字情報を通知するユーザー通知手段を備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記通知条件が、ユーザーに指定された時刻に通知を行う時刻指定通知の条件、又は所定の時刻までに前記文書データが閲覧されない場合に通知する未閲覧時刻通知の条件であることを特徴とする。
本発明の画像形成方法は、ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置による画像形成方法において、前記画像形成装置は、前記文書データ保存手段により保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加し、付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、文書データに付属情報が存在することをサムネイル画像と共に表示させることで、ユーザーに付属情報が存在する重要な文書データであることを報知する画像形成装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の画像形成装置の実施の形態に係るシステム構成図である。
【図２】図１に示す付属情報の詳細を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態に係る文書データ付属情報付加処理のフローチャートである。
【図４】図４に示す付属情報付加処理の画面例である。
【図５】本発明の実施の形態に係るメッセージ通知処理のフローチャートである。
【図６】本発明の画像形成装置の実施の形態に係る全体の構成を示すブロック図である。
【図７】本発明の画像形成装置実施の形態に係る概略図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
＜実施の形態＞
〔画像形成装置１の全体の構成〕
まず、図６を参照して、画像形成装置１の全体の構成について説明する。
【００１１】
画像形成装置１は、画像処理部１１、原稿読取部１２、原稿給送部１３、搬送部（給紙ローラー４２ｂ、搬送ローラー４４、排出ローラー４５）、ネットワーク送受信部１５、操作パネル部１６、ＦＡＸ送受信部１８、記憶部１９、及び画像形成部１７（画像形成手段）等が制御部１０に接続されている。各部は、制御部１０によって動作制御される。
【００１２】
制御部１０は、ＧＰＰ（General Purpose Processor）、ＣＰＵ（Central Processing Unit、中央処理装置）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Processor、特定用途向けプロセッサー）等の情報処理手段である。
制御部１０は、記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤに記憶されている制御プログラムを読み出して、この制御プログラムをＲＡＭに展開させて実行することで、後述する機能ブロックの各手段として動作させられる。また、制御部１０は、図示しない外部の端末や操作パネル部１６から入力された所定の指示情報に応じて、装置全体の制御を行う。
【００１３】
画像処理部１１は、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）やＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等の制御演算手段である。画像処理部１１は、画像データに対して所定の画像処理を行う手段であり、例えば、拡大縮小処理、濃度調整、階調調整、画像改善処理等の各種画像処理を行う。
画像処理部１１は、原稿読取部１２で読み取られた画像を、記憶部１９に印刷データとして記憶する。この際、画像処理部１１は、印刷データをＰＤＦやＴＩＦＦ等のフォーマットのファイル単位に変換することも可能である。
【００１４】
原稿読取部１２は、セットされた原稿を読み取る（スキャン）手段である。
原稿給送部１３は、原稿読取部１２で読み取られる原稿を搬送する手段である。
画像形成部１７は、ユーザーの出力指示により、記憶部１９に記憶され、原稿読取部１２で読み取られ、又は外部の端末から取得されたデータから記録紙への画像形成を行わせる手段である。
搬送部は、給紙カセット４２ａ（図７）から記録紙を搬送し、画像形成部１７で画像形成させ、その後にスタックトレイ５０へ搬送する。
なお、原稿読取部１２、原稿給送部１３、搬送部、画像形成部１７の動作については後述する。
【００１５】
ネットワーク送受信部１５は、ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、ＷＡＮ、携帯電話網等であるネットワーク５に接続するためのＬＡＮボードや無線送受信機等を含むネットワーク接続手段である。
ネットワーク送受信部１５は、データ通信用の回線ではデータを送受信し、音声電話回線では音声信号を送受信する。
【００１６】
また、画像形成装置１は、ネットワーク送受信部１５からネットワーク５を介して、端末２と接続されている。
端末２は、一般的なＰＣ／ＡＴ互換機等のＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話、ファクシミリ端末等であり、ＣＰＵ等の制御手段と、ＨＤＤやＳＳＤやＲＯＭやＲＡＭ等の記憶手段と、ネットワーク５と接続するためのネットワーク接続手段と、キーボードやマウスやタッチパネル等の入力手段と、ＬＣＤディスプレイや有機ＥＬディスプレイ等の表示手段とを備えている。
【００１７】
操作パネル部１６は、ＬＣＤや有機ＥＬディスプレイ等の表示部と、テンキー、スタート、キャンセル、複写やＦＡＸ送信やスキャナー等の動作モードの切り換えのボタン、選択された文書の印刷や送信や保存や記録等に関するジョブの実行に係る指示を行うためのボタンやタッチパネル等の入力部とを備えている。
操作パネル部１６は、ユーザーによる画像形成装置１の各種ジョブの指示を取得する。また、操作パネル部１６から取得したユーザーの指示により、文書ボックスの各種操作や各ユーザーの情報の入力又は変更をすることも可能である
【００１８】
ＦＡＸ送受信部１８は、ファクシミリの送受信を行う部位であり、通常の電話回線やＩＳＤＮ回線等と接続されている。
また、ＦＡＸ送受信部１８は、受信したファクシミリ画像を、記憶部１９に記憶する。また、ＦＡＸ送受信部１８は、記憶部１９に記憶された画像データを、画像形成部１７で記録する代わりにファクシミリ送信してもよい。
【００１９】
記憶部１９は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記録媒体を用いた記憶手段である。
記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤには画像形成装置１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。これに加えて、記憶部１９は、ユーザーのアカウント設定も記憶している。このアカウント設定には、ユーザー認証用のユーザーのＩＤとパスワード等の設定が含まれている。
【００２０】
なお、画像形成装置１において、制御部１０及び画像処理部１１は、ＧＰＵ内蔵ＣＰＵ等やチップ・オン・モジュールパッケージのように、一体的に形成されていてもよい。
また、制御部１０及び画像処理部１１は、ＲＡＭやＲＯＭやフラッシュメモリー等を内蔵していてもよい。
【００２１】
〔画像形成装置１の動作〕
次に、図７を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１の動作について説明する。
原稿読取部１２は、本体部１４の上部に配設され、原稿給送部１３は、原稿読取部１２の上部に配設されている。スタックトレイ５０は、本体部１４に形成された記録紙の排出口４１側に配設され、また、操作パネル部１６は、画像形成装置１のフロント側に配設されている。
【００２２】
原稿読取部１２は、スキャナー１２ａと、プラテンガラス１２ｂと、原稿読取スリット１２ｃとを備えている。スキャナー１２ａは、露光ランプ、及びＣＣＤ（Charge Coupled Device）やＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）撮像センサー等から構成され、原稿給送部１３による原稿の搬送方向に移動可能に構成されている。
プラテンガラス１２ｂは、ガラス等の透明部材により構成された原稿台である。原稿読取スリット１２ｃは、原稿給送部１３による原稿の搬送方向と直交方向に形成されたスリットを有する。
【００２３】
プラテンガラス１２ｂに載置された原稿を読み取る場合には、スキャナー１２ａは、プラテンガラス１２ｂに対向する位置に移動され、プラテンガラス１２ｂに載置された原稿を走査しながら原稿を読み取って画像データを取得して、取得した画像データを本体部１４に出力する。
また、原稿給送部１３により搬送された原稿を読み取る場合には、スキャナー１２ａは、原稿読取スリット１２ｃと対向する位置に移動され、原稿読取スリット１２ｃを介し、原稿給送部１３による原稿の搬送動作と同期して原稿を読み取って画像データを取得し、取得した画像データを本体部１４に出力する。
【００２４】
原稿給送部１３は、原稿載置部１３ａと、原稿排出部１３ｂと、原稿搬送機構１３ｃとを備えている。原稿載置部１３ａに載置された原稿は、原稿搬送機構１３ｃによって、１枚ずつ順に繰り出されて原稿読取スリット１２ｃに対向する位置へ搬送され、その後、原稿排出部１３ｂに排出される。
なお、原稿給送部１３は、可倒式に構成され、原稿給送部１３を上方に持ち上げることで、プラテンガラス１２ｂの上面を開放させることができる。
【００２５】
本体部１４は、画像形成部１７を備えると共に、給紙部４２と、用紙搬送路４３と、搬送ローラー４４と、排出ローラー４５とを備えている。給紙部４２は、それぞれサイズ又は向きが異なる記録紙を収納する複数の給紙カセット４２ａと、給紙カセット４２ａから記録紙を１枚ずつ用紙搬送路４３に繰り出す給紙ローラー４２ｂとを備えている。給紙ローラー４２ｂ、搬送ローラー４４、及び排出ローラー４５は、搬送部として機能する。記録紙は、この搬送部により搬送される。
給紙ローラー４２ｂによって用紙搬送路４３に繰り出された記録紙は、搬送ローラー４４によって画像形成部１７に搬送される。そして、画像形成部１７によって記録が施された記録紙は、排出ローラー４５によってスタックトレイ５０に排出される。
【００２６】
画像形成部１７は、感光体ドラム１７ａと、露光部１７ｂと、現像部１７ｃと、転写部１７ｄと、定着部１７ｅとを備えている。露光部１７ｂは、レーザー装置やミラーやレンズやＬＥＤアレイ等を備えた光学ユニットであり、画像データに基づいて光等を出力して感光体ドラム１７ａを露光し、感光体ドラム１７ａの表面に静電潜像を形成する。現像部１７ｃは、トナーを用いて感光体ドラム１７ａに形成された静電潜像を現像する現像ユニットであり、静電潜像に基づいたトナー像を感光体ドラム１７ａ上に形成させる。転写部１７ｄは、現像部１７ｃによって感光体ドラム１７ａ上に形成されたトナー像を記録紙に転写させる。定着部１７ｅは、転写部１７ｄによってトナー像が転写された記録紙を加熱してトナー像を記録紙に定着させる。
【００２７】
〔画像形成装置１のシステム構成〕
図１を参照し、画像形成装置１のシステム構成について説明する。
画像形成装置１は、文書データ取得部１００（文書データ取得手段）、文書データ保存部１１０（文書データ保存手段）、付属情報付加部１２０（付属情報付加手段）文書情報報知部１３０（文書情報報知手段）、及びユーザー通知部１４０（ユーザー通知手段）を備えている。
【００２８】
文書データ取得部１００は、文書データ３１０を端末２（図６）、ＦＡＸ送受信部１８、外部の記録媒体等から取得する。
【００２９】
文書データ保存部１１０は、複数の文書データ３１０及び当該文書データ３１０に付加された付属情報３２０を保存する記憶部１９の保存フォルダー等の領域である。文書データ保存部１１０は、ユーザー毎の文書ボックスの領域や、端末２（図６）やＦＡＸ送受信部１８からの受信／送信ファイルを保存するＦＡＸボックスの領域として構成されていてもよい。
文書データ３１０は、取得された文書のデータである。文書データ３１０は、端末２から取得されたＰＤＬ（Page Description Language）の印刷データ、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の電子文書フォーマットのデータ、ｊｐｇやＧＩＦやビットマップ等の画像データであってもよい。また、文書データ３１０は、文字データや各種設定データを含んでいてもよい。また、文書データ３１０は、ファイル名、ファイルの種類、作成時刻、更新時刻、閲覧時刻等のプロパティ情報も含んでいてもよい。
付属情報３２０は、文書データ３１０に対応付けられた各種データである。付属情報３２０の詳細については後述する。
【００３０】
付属情報付加部１２０は、文書データ保存部１１０に保存された文書データ３１０に、ユーザーにより指定された付属情報３２０を付加する。
付属情報付加部１２０は、記憶部１９に記憶されたＯＳを実行し、グラフィカル・ユーザーインターフェイスにより、操作パネル部１６や端末２によるユーザーの指示を取得して、後述する文字情報３２１、通知条件３２２、宛先情報３２３等を取得して付属情報３２０に加えて保存する。また、付属情報付加部１２０は、例えば、文書データ３１０の最初のページを所定の大きさの縮小画像として描画して、サムネイル画像を作成し、付属情報３２０に含める。
【００３１】
文書情報報知部１３０は、付属情報付加部１２０により付加された付属情報３２０が存在することを、文書データ３１０のサムネイル画像と共に、操作パネル部１６の表示部又は端末２等に表示させる。文書情報報知部１３０は、付属情報３２０が存在することを、例えば、文書データ３１０のサムネイルの上にマーク等として表示して示す。
【００３２】
ユーザー通知部１４０は、通知条件３２２を満たした場合に、付属情報３２０の宛先情報３２３（図２）に含まれる宛先に、付属情報３２０の文字情報３２１を通知する。
ユーザー通知部１４０は、この通知を電子メールやメッセンジャー等のメッセージによりネットワーク５を解して送信する。
【００３３】
ここで、画像形成装置１の制御部１０は、記憶部１９に記憶された制御プログラムを実行することで、文書データ取得部１００、付属情報付加部１２０、文書情報報知部１３０、ユーザー通知部１４０として機能する。
また、上述の画像形成装置１の各部は、本発明の画像形成方法を実行するハードウェア資源となる。
【００３４】
次に、図２を参照して、付属情報３２０の詳細について説明する。
付属情報３２０は、ユーザーへ通知する文字情報３２１、通知条件３２２、及び宛先情報３２３を含んでいる。
【００３５】
文字情報３２１は、ユーザーへ通知する文書データ３１０のタイトルや説明等のメッセージを含んでいる。
【００３６】
通知条件３２２は、時刻指定通知の条件又は未閲覧時刻通知の条件の設定を含んでいる。時刻指定通知の条件は、ユーザーに指定された時刻に通知を行う設定である。未閲覧時刻通知は、所定の時刻までに文書データ３１０が閲覧されない場合に通知する設定である。
【００３７】
宛先情報３２３は、電子メールアドレス、メッセンジャー等のアドレス、端末２のＩＰアドレス等の情報である。宛先情報３２３は、文字情報３２１等を、電子メールやメッセンジャーやデバイスドライバーを介した情報の通信等（以下、「メール等」という。）によりユーザーに通知する際に使用される。
なお、記憶部１９に記憶されたアカウント設定に記憶されたユーザーのアドレスを宛先情報３２３として使用してもよい。
【００３８】
この他にも、付属情報３２０は、文書データ３１０のファイル名とは別に文書ボックスの表示時に表示される文書名、サムネイル画像の画像データ等を含んでいてもよい。
【００３９】
〔画像形成装置１による文書データ付属情報付加処理〕
次に、図３〜図４を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による文書データ付属情報付加処理の説明を行う。
文書データ付属情報付加処理では、文書データ３１０の取得と保存の際、又は保存後に任意のタイミングで、文書データ保存部１１０に保存された文書データ３１０に付属情報３２０を付加する処理を行う。
本実施形態の文書データ付属情報付加処理は、主に制御部１０が、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図３のフローチャートを参照して、処理の詳細をステップ毎に説明する。
【００４０】
（ステップＳ１０１）
まず、制御部１０は、文書データ取得部１００により、文書データ取得処理を行う。
制御部１０は、端末２（図６）の各種アプリケーションソフトウェアからデバイスドライバーにより出力された文書データ３１０を、ネットワーク５を解してネットワーク送受信部１５にて受信し、文書データ保存部１１０に保存する。
また、制御部１０は、原稿給送部１３にセットされた原稿を原稿読取部１２に読み取らせ、この画像データを文書データ３１０として取得し、文書データ保存部１１０に保存してもよい。
また、制御部１０は、ＦＡＸ送受信部１８からファクシミリ受信した原稿等の画像データを文書データ３１０として取得してもよい。
また、制御部１０は、接続された記録媒体（図示せず）から文書データ３１０を取得して、記憶部１９の文書データ保存部１１０に保存してもよい。
また、制御部１０は、端末２や他の端末やサーバーの文書ボックス（図示せず）から、既に存在するファイルを文書データ３１０として取得し、記憶部１９の文書データ保存部１１０に記憶してもよい。
なお、制御部１０は、操作パネル部１６の入力部や端末２からユーザーにユーザーＩＤとパスワードを入力させてこれを取得し、ユーザー認証を行ってもよい。また、ＩＣカード等によるユーザー認証を行ってもよい。
【００４１】
（ステップＳ１０２）
次に、制御部１０は、付属情報付加部１２０及び文書情報報知部１３０により、付属情報付加処理を行う。
制御部１０は、文書データ３１０の取得後、操作パネル部１６や端末２の入力手段からＧＵＩにてユーザーの指示を取得し、指定された文書データ３１０に付属情報３２０を付加する。
また、制御部１０は、操作パネル部１６や端末２により当該ユーザーの文書ボックスやＦＡＸボックスから、保存された文書データ３１０を選択し、後から付属情報３２０を付加することも可能である。
この付属情報付加処理により、文書データ３１０に関連する情報を付加することができる。
【００４２】
図４を参照して、この付属情報付加処理の詳細について説明する。
図４（ａ）は、制御部１０が、操作パネル部１６や端末２の表示部に表示させる文書ボックスの閲覧と各種指示のための表示例を示す。図４（ａ）では、ユーザーＡの文書ボックスの画面例５００を示している。
表示欄７００には、文書データ保存部１１０に保存された各文書データ３１０の内容を示すサムネイル画像が表示される。この例では、文書ｂ、文書ｃのサムネイル上に、付属情報３２０が付加されていることを示すマーク８００が表示されている。
ボタン６１０は、選択された文書データ３１０を画像形成部１７により印刷させる指示のためのボタンである。
ボタン６２０は、選択された文書データ３１０をＦＡＸ送受信部１８や端末２や他のサーバー等（図示せず）へ送信する指示のためのボタンである。
ボタン６３０は、新たな文書データ３１０を端末２や外部の記録媒体等から取得して保存する指示のためのボタンである。
ボタン６４０は、選択された文書データ３１０を削除する指示を行うためのボタンである。
ボタン６５０は、選択された文書データ３１０に対する付属情報３２０を設定／表示する指示のためのボタンである。ユーザーは、文書データ３１０の保存後、付属情報３２０のボタン６５０を押下することで、下記で説明するように文書データ３１０に付属情報３２０を付加したり確認したりすることが可能となる。
ボタン６６０は、選択された文書データ３１０を、プレビュー表示するボタンである。ボタン６６０の押下により、制御部１０は、選択された文書データ３１０を描画して、表示部に例えば縮小画像として表示する。
ボタン６７０は、選択された文書データ３１０の詳細を表示する指示のボタンである。ボタン６６０の押下により、制御部１０は、文書データ３１０のプロパティ情報を読み出して、文書データ３１０のファイル名、ファイルの種類、作成時刻、更新時刻、閲覧時刻や作成したユーザーの情報等を表示させる。また、制御部１０は、出力のログ等を表示させてもよい。
【００４３】
図４（ｂ）は、制御部１０が、操作パネル部１６や端末２の表示部に表示させる、付属情報３２０の付加のための画面例５１０を示している。図４（ｂ）では、図４（ａ）の文書ｂの付属情報３２０の設定、表示画面を示している。
【００４４】
ボタン６５１は、選択された文書データ３１０に対応する文書名を設定し、付属情報３２０に含めるためのボタンである。ここでは、実際の文書データ３１０のファイル名とは別に、文書ボックスの閲覧と各種指示の表示時の文書名を設定可能である。図４（ａ）（（ｂ）の画面例５００、５１０では、「文書ｂ」のような文書名を指定している。
ボタン６５２は、通知条件３２２による通知を行うか否かの設定を行い、付属情報３２０に含めるためのボタンである。付属情報３２０に通知条件３２２の設定を設けることにより、条件に合致したタイミングで使用者にメールにて通知することが可能となる。通知条件３２２の設定では、「通知なし」又は「通知あり」の設定を選択可能である。また、この通知条件３２２の設定では、通知時に文書データ３１０本体を添付ファイル等として送信するか否かについても選択可能である。
ボタン６５３は、通知条件３２２の詳細についての設定を行い、付属情報３２０に含めるためのボタンである。通知条件３２２の設定としては、 時刻指定通知の条件、又は未閲覧時刻通知の条件を設定可能である。時刻指定通知の条件は、年月時分等により期日となる時刻を指定し、その時刻を超えた場合に、指定された宛先にメール等により通知を行うための条件である。未閲覧時刻通知の場合、同様に期日となる時刻を指定し、その時刻までに対応付けされた文書データ３１０が閲覧や出力等の文書操作がされなかった場合、指定された宛先にメール等により通知を行うための条件である。図４（ｂ）では、文書ｂの文書データ３１０が契約書であり、時刻指定通知の条件を設定し、契約有効期限の１ヶ月前を期日の時刻として指定し、通知あり設定で保存している例を示している。
ボタン６５４は、文字情報３２１のタイトルを入力して付属情報３２０に含めるためのボタンである。このタイトルは、任意にユーザーが指定可能である。
ボタン６５５は、文字情報３２１のメッセージを入力して付属情報３２０に含めるためのボタンである。このメッセージとして、例えば、文書データ３１０に対して、ユーザーが指定された時刻に何を実行すべきなのかを記載してもよい。
ボタン６５６は、文書ボックスの閲覧と各種指示の表示時に、各文書データ３１０のサムネイル画像として表示される画像データを指定し、付属情報３２０に含めるためのボタンである。このサムネイル画像の画像データは、指定されない場合は、既定のサムネイル画像として、文書データ３１０の一ページ目のプレビューの画像やファイルの種類を示すアイコン等の画像を制御部１０が作成してもよい。
ボタン６５７は、ユーザーへのメール等による通知のための宛先を指定するためのボタンである。画面例５１０では、ユーザーＡとは異なるユーザーＢへのメールアドレスを指定している。つまり、文書ボックスのユーザーの他に、当該ユーザーとは異なるユーザーにメッセージを送信するための宛先を指定してもよい。また、複数のユーザーへの宛先を指定することも可能である。
ボタン６５８は、付加情報の閲覧又は設定が終了した場合に押下するためのボタンである。なお、情報を「元に戻す」等のボタンを他に備えていてもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係る文書データ付属情報付加処理を終了する。
【００４５】
なお、文書データ３１０への付属情報３２０の付加は、端末２のデバイスドライバーで設定してもよい。
この場合、制御部１０は、文書データ３１０の取得の際に、この文書データ３１０に対応付けられた付属情報３２０を端末２から取得できる。
【００４６】
〔画像形成装置１によるメッセージ通知処理〕
次に、図５を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による通知処理の説明を行う。
この通知処理では、上述の文書データ付属情報付加処理により、付属情報３２０の通知条件３２２について「通知あり」と設定された各文書データ３１０について、指定された通知条件３２２になったらメール等にてユーザーに通知を行う。
本実施形態のメッセージ通知処理は、主に制御部１０が、ユーザー通知部１４０により、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図５のフローチャートを参照して、メッセージ通知処理の詳細をステップ毎に説明する。
【００４７】
（ステップＳ２０１）
まず、制御部１０は、通知条件確認処理を行う。
制御部１０は、文書データ３１０に通知条件３２２が付属情報３２０に設定されている場合、この通知条件３２２になったか否かを確認する。制御部１０は、内蔵されたリアルタイムタイマー等により現在時刻を取得して、付属情報３２０の通知条件３２２に設定された時刻と比較する。
【００４８】
（ステップＳ２０２）
次に、制御部１０は、通知時刻になったか否かを判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に設定された時刻を超えた場合、Ｙｅｓと判定する。制御部１０はそれ以外の場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０３に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０１に戻して、通知条件３２２の時刻になるまで待つ。
【００４９】
（ステップＳ２０３）
設定された時刻を超えた場合、制御部１０は、通知条件３２２が時刻指定通知の設定であったか否かを判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に時刻指定通知の条件と設定されていた場合、Ｙｅｓと判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に未閲覧時刻通知の条件が設定されていた場合は、Ｎｏと判定する。制御部１０は、それ以外の場合にも、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０５に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０４に進める。
【００５０】
（ステップＳ２０４）
通知条件３２２が時刻指定通知の条件ではなく、未閲覧時刻通知の条件であった場合、制御部１０は、ユーザーが当該文書データ３１０を閲覧や出力等の文書操作したか否かについて判定する。制御部１０は、文書データ３１０を文書操作した場合に、Ｙｅｓと判定する。制御部１０は、それ以外の場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０６に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０５に進める。
【００５１】
（ステップＳ２０５）
通知条件３２２が時刻指定通知で指定された時刻を越えた場合、又は未閲覧時刻通知で指定された時刻を越えても文書操作されなかった場合、制御部１０は、通知条件３２２を満たしたとして、ユーザー通知処理を行う。
制御部１０は、付属情報３２０で指定された宛先にメール等を送信し、ユーザーに文書データ３１０に対応付けられたメッセージ等を通知することができる。この際、制御部１０は、付属情報３２０の文字情報３２１で指定されたタイトルをメール等のタイトルとして、メール等の本文を文字情報３２１のメッセージとしたメールを作成し、ネットワーク送受信部１５からネットワーク５を解して、指定された宛先に送信する。
図４（ｂ）の例では、時刻指定通知の条件で契約有効期限の１ヶ月前を期日の時刻として指定されていた場合、ユーザーは契約有効期限の１ヶ月前に通知メールを受信することで、契約書の期限管理を行うことが可能となる。
【００５２】
また、制御部１０は、送信するメール等に文書データ３１０そのものを添付することも可能である。
また、制御部１０は、メールではなくＦＡＸ送受信部１８からメール等の代わりにファクシミリ送信してもよい。この場合も、制御部１０は、文書データ３１０の本文も同様にファクシミリ送信してもよい。
また、制御部１０は、付属情報３２０の宛先と、文書ボックスのユーザーのメールアドレス等が異なっていた場合、アカウント設定に記憶された当該文書ボックスのユーザーのアドレス宛に別途通知してもよい。
【００５３】
（ステップＳ２０６）
ここで、通知条件３２２を満たさなくなったか、又はメール等で通知を行ったかした場合、制御部１０は、通知条件終了処理を行う。
制御部１０は、当該文書データ３１０の付属情報３２０から通知条件３２２を削除して記録部１９のログ等に記録する。また、制御部１０は、文書データ３１０自体を削除してもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係るメッセージ通知処理を終了する。
【００５４】
以上のように構成することで、以下のような効果を得ることができる。
従来の画像形成装置では、重要な文書等が存在しても、その存在をユーザーに示すことが困難であった。
これに対して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、ユーザー毎の文書データ３１０を保存する文書データ保存部１１０と、文書データ保存部１１０により保存された文書データ３１０に、ユーザーにより指定された付属情報３２０を付加する付属情報付加部１２０と、付属情報付加部１２０により付加された付属情報３２０が存在することを、文書データ３１０のサムネイル画像と共に表示させる文書情報報知部１３０とを備えることを特徴とする。
このように構成することで、付属情報３２０が存在する文書データ３１０であることをユーザーに報知し、その文書データ３１０の重要性等を用意にユーザーに把握させることができる。
【００５５】
また、従来、文書ボックス機能を用いて文書を保存した場合、画像形成装置の操作部から、保存文書データの最初のページをサムネイル画像にすることも可能であった。しかしながら、このような表示では、文書データの中身はわかるものの、その文書の重要性等を把握することができなかった。
これに対して、本実施形態の画像形成装置１は、文書ボックスに保存された文書データ３１０にユーザーにより指定された付加情報を持たせることで、サムネイル画像以外の情報についても管理することが可能となる。
つまり、付属情報３２０にユーザーの任意のメッセージを保持させることで、保存された文書データ３１０の重要性等を把握させ、有効活用させることができる。
【００５６】
また、本実施形態の画像形成装置１は、付属情報３２０に、ユーザーへ通知する文字情報３２１、通知条件３２２、及び宛先情報３２３を含まれ、通知条件３２２を満たした場合に、宛先情報３２３に含まれる宛先に文字情報３２１を通知するユーザー通知部１４０を備えることを特徴とする。
このように構成することで、付属情報３２０にメッセージを含む文字情報３２１を保持し、これを通知条件３２２に従って宛先のユーザーへ、メール等で通知することが可能となる。これにより、文書ボックスの利便性を向上させることができる。
【００５７】
また、本実施形態の画像形成装置１は、通知条件３２２が、ユーザーに指定された時刻に通知を行う時刻指定通知の条件、又は所定の時刻までに文書データ３１０が閲覧されない場合に通知する未閲覧時刻通知の条件であることを特徴とする。
このように構成することにより、文書データ３１０に付属情報３２０を付与することで文書を保存するだけでなく、文書の有効期限等についても有効に活用することが可能となる。
たとえば、保存された文書データ３１０が契約書であった場合、契約の有効期限のような期日を付属情報３２０として持たせ、その有効期限をユーザーに通知することが可能となる。
また、付加情報の通知条件３２２の設定を有効にし、通知条件３２２を時刻指定通知の条件とすることにより、文書の期日管理を容易にすることが可能となる。
さらに、付加情報の通知条件３２２設定を未閲覧時刻通知の条件とすることにより、文書の放置を抑制することが可能となる。
【００５８】
なお、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、文書データ保存部１１０の文書ボックスは、通常のユーザーの文書ボックスだけではなく、ＦＡＸ送受信部１８のファックス受信画像を蓄積するＦＡＸボックスに適用することも可能である。
ファックス受信した文書データ３１０がＦＡＸボックスに蓄積すると、その文書データ３１０が存在しているにも関わらず、ユーザーに気づかれない場合も多い。このため、文書データ３１０を送信したユーザーが付属情報３２０を設定することで、当該文書データ３１０を使用するユーザーが所定期間受信画像を確認せずに放置してしまうことを抑制することが可能となる。このため、当該文書データ３１０の期限管理等を確実に行うことが可能となる。
このような構成においては、画像形成装置１に光学文字図形認識手段を備えることが好適である。つまり、ファクシミリ送信者は、付属情報３２０として、所定の文字情報や二次元バーコード等をファクシミリ送信される文書データ３１０の画像に付加して送信してもよい。この付属情報３２０は、ネットワークＦＡＸ送信の場合には、デバイスドライバーにて付加してもよい。
画像形成装置１は、受信したファクシミリ画像から、画像データに含まれる文字情報や二次元バーコード等を光学文字図形認識手段により取得して、付属情報３２０として受信されたファクシミリ画像の文書データ３１０の付属情報３２０として対応付けて保存することが可能となる。このように構成することで、ファクシミリ送信したユーザーが画像形成装置１にてわざわざ付属情報３２０を付加する必要がなくなり、利便性を向上させることができる。
【００５９】
また、本発明は、画像形成装置以外の情報処理装置にも適用できる。つまり、ネットワークスキャナー、スキャナーをＵＳＢ等で別途接続したサーバー等を用いる構成であってもよい。
また、本発明の文書データ保存部１１０は、画像形成装置に内蔵された記憶媒体以外に領域が確保されていてもよい。たとえば、外部のサーバーや端末２自体の文書データ保存部１１０を用いてもよい。また、メール等の情報が保存される保存フォルダー等を文書データ保存部１１０として用いてもよい。
【００６０】
また、上記実施の形態の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更して実行することができることは言うまでもない。
【符号の説明】
【００６１】
１  画像形成装置
２  端末
５  ネットワーク
１０  制御部
１１  画像処理部
１２  原稿読取部
１２ａ  スキャナー
１２ｂ  プラテンガラス
１２ｃ  原稿読取スリット
１３  原稿給送部
１３ａ  原稿載置部
１３ｂ  原稿排出部
１３ｃ  原稿搬送機構
１４  本体部
１５  ネットワーク送受信部
１６  操作パネル部
１７  画像形成部
１７ａ  感光体ドラム
１７ｂ  露光部
１７ｃ  現像部
１７ｄ  転写部
１７ｅ  定着部
１８  ＦＡＸ送受信部
１９  記憶部
４１  排出口
４２  給紙部
４２ａ  給紙カセット
４２ｂ  給紙ローラー
４３  用紙搬送路
４４  搬送ローラー
４５  排出ローラー
５０  スタックトレイ
１００  文書データ取得部
１１０  文書データ保存部
１２０  付属情報付加部
１３０  文書情報報知部
１４０  ユーザー通知部
３１０  文書データ
３２０  付属情報
３２１  文字情報
３２２  通知条件
３２３  宛先情報
５００、５１０  画面例
６１０、６２０、６３０、６４０、６５０、６５１、６５２、６５３、６５４、６５５、６５６、６５７、６５８、６６０、６７０  ボタン
７００  表示欄
８００  マーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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