(57)【要約】【課題】宛先に関連する誤りを自動的に検出することにより、誤った宛先に送信される危険性を低減できる電子メールの送信制御技術を提供する。【解決手段】電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶部22と、メールクライアント部26から電子メールが送信された際に、送信メールサーバ30への送信を暫定的に停止させる送信制御部14と、この電子メールから要確認事項を抽出すると共に、警告メッセージ及び警告アイコンを備えた確認画面34をディスプレイに表示させ、確認画面34中の個々の警告アイコンをクリックする確認入力がなされた場合には送信画面90をディスプレイに表示させ、送信ボタン91が押下された場合に電子メールを送信メールサーバ30に送信させる送信確認処理部16を備えた電子メールの送信制御システム10。送信確認処理部16は、宛先に指定されたメールアドレスの関連情報が本文中の宛名記述領域に含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
クライアント端末から送信される電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段と、
クライアント端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、
この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段と、
この要確認事項の存在またはこの要確認事項に対応する電子メールの内容の全部もしくは一部を示す確認画面を生成し、上記クライアント端末のディスプレイに表示させる手段と、
上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段を備えた電子メールの送信制御システムであって、
さらに上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールの本文中の宛名記述領域と、電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの関連情報とを比較し、この関連情報が上記宛名記述領域に含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴とする電子メールの送信制御システム。
【請求項２】
上記確認画面は、少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを有すると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、
上記電子メールの本文の宛名記述領域に上記関連情報が含まれていないことに係る要確認事項が抽出された場合に、上記宛先の確認ページには、本文中の宛名記述領域と、宛先として指定したメールアドレスの一覧が併記されることを特徴とする請求項１に記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項３】
上記要確認事項抽出手段は、電子メールの本文中の宛名記述領域に電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの表示名が含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴とする請求項１または２に記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項４】
上記設定値記憶手段には、予めメールアドレスのドメイン名と組織名との対応関係が格納されており、
上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先として指定されたメールアドレス中からドメイン名を抽出すると共に、上記設定値記憶手段を参照し、当該ドメイン名に関連付けられた組織名が格納されている場合にはこれを取得し、電子メールの本文中の宛名記述領域に上記組織名が含まれていない場合または上記設定値記憶手段に組織名が格納されていない場合には、これを要確認事項として抽出することを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項５】
上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールのBccに複数のメールアドレスが指定されているにもかかわらず、当該電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された対複数形式の宛名が含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項６】
上記要確認事項抽出手段は、当該電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された対複数形式の宛名が含まれているにもかかわらず、上記電子メールのToまたはCcに複数のメールアドレスが指定されている場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴とする請求項１〜５の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項７】
上記要確認事項抽出部は、電子メールの本文の先頭行から予め設定された行までの領域を宛名記述領域と認定することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項８】
上記設定値記憶手段には、予め特定のドメイン名を社内ドメインとする設定が格納されており、
上記要確認事項抽出部は、電子メールの宛先として、上記社内ドメイン以外のドメイン名を含むメールアドレスが指定されている場合にのみ、上記した要確認事項の抽出処理を実行することを特徴とする請求項１〜７の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【請求項９】
クライアント端末を、
電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段、
上記クライアント端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段、
この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段、
この要確認事項の存在またはこの要確認事項に対応する電子メールの内容の全部もしくは一部を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段、
上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段として機能させるプログラムであって、
さらに上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールの本文中の宛名記述領域と、電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの関連情報とを比較し、この関連情報が上記宛名記述領域に含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴とする電子メールの送信制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は電子メールの送信制御システム及びプログラムに係り、特に、クライアント端末からメールサーバに電子メールが送信される前に当該電子メールの適否を判定し、その結果をディスプレイに表示させることにより、ユーザに電子メールの送信が誤りでないことを確認する機会を付与する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、企業間の通信手段として電子メールの利用が定着し、契約書や見積書といった機密性の高い重要書類も、電子メールの添付ファイルとして頻繁に送受信されている。このため、電子メールの誤送信に伴う情報流出の防止が、各企業において切迫した課題として認識されている。
【０００３】
この電子メールの誤送信を低減するための方策として、特許文献１及び非特許文献１に示すように、社員のクライアント端末とメールサーバとの間にプロキシサーバを設置し、このプロキシサーバにおいて送信先やメールの内容について適否をチェックし、その結果をクライアント端末に返すものが実用化されている。
【０００４】
例えば、非特許文献１のサービスにあっては、電子メールの宛先（To、Cc）に社外のアドレスが含まれている場合に、図１２に示すように、送信確認画面100中に当該電子メールの送信種別、メールアドレス、宛先の一覧表を表示してチェックを入れさせることにより、送信者の注意を促す機能を備えている。
【特許文献１】特開２００７−０８７３２７
【非特許文献１】CipherCraft／Mail   インターネットURL：http://www.ntts.co.jp/products/ccraftmail/index.html?ppc=g&sol=s  検索日：２０１３年５月７日
【非特許文献２】ビジネスメール実体調査2012（平成24年）  インターネットURL：http://www.sc-p.jp/news/12/001014.html  検索日：２０１３年５月７日
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上記のように送信確認画面中で送信種別、メールアドレス、宛先を表示して再考の機会を付与するだけではユーザの思い込みを覆すには不十分であり、「宛先をすべてチェック」の包括的なチェックボックスにチェックが入れられた上で、誤った宛先に漫然と送信されてしまう危険性が高かった。
【０００６】
非特許文献２のビジネスメール実体調査2012（平成24年）において、「Ｑ24（その失敗はどのようなものですか）」の質問に対し宛先に関連する失敗を回答しているケースが合計で40％強存在している事実からも、宛先に係る誤りを低減することが極めて重要であることが理解できる。
・宛先（メールアドレス）間違い・・・22.61％
・名前の間違い                ・・・11.06％
・敬称（様、さん）の付け忘れ  ・・・ 5.45％
・敬称（様、さん）の間違い    ・・・ 1.82％
【０００７】
また、ビジネスの現場では、「宛先の一種であるBccに複数のメールアドレスを指定した場合、各受信者には他の受信者のメールアドレスが知られない」という電子メールシステムの特性を活かして、Bccにおける宛先指定を同一内容の電子メールを一斉に送信する同報メールとして利用するケースが多い。
ところが、このBccを用いた同報メールに関しては様々なトラブルが発生しているにもかかわらず、既存の誤送信防止サービスでは、このような同報メールに纏わるミスを炙り出すような仕組みは用意されていない。
【０００８】
この発明は、このような従来の課題を解決するために案出されたものであり、宛先に関連する誤りをシステム側で自動的に検出し、ユーザに対して具体的に提示することにより、電子メールが誤った宛先に送信されてしまう危険性を低減できる技術の提供を第１の目的としている。
また、Bccを用いた同報メールに関する様々なトラブルを未然に防止するための技術の提供を第２の目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記の目的を達成するため、請求項１に記載した電子メールの送信制御システムは、クライアント端末から送信される電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段と、クライアント端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段と、この要確認事項の存在またはこの要確認事項に対応する電子メールの内容の全部もしくは一部を示す確認画面を生成し、上記クライアント端末のディスプレイに表示させる手段と、上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段を備えた電子メールの送信制御システムであって、さらに上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールの本文中の宛名記述領域と、電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの関連情報とを比較し、この関連情報が上記宛名記述領域に含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【００１０】
請求項２に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１のシステムを前提とし、さらに、上記確認画面は少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを有すると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、上記電子メールの本文の宛名記述領域に上記関連情報が含まれていないことに係る要確認事項が抽出された場合に、上記宛先の確認ページには、本文中の宛名記述領域と、宛先として指定したメールアドレスの一覧が併記されることを特徴としている。
【００１１】
請求項３に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１または２のシステムを前提とし、さらに上記要確認事項抽出手段は、電子メールの本文中の宛名記述領域に電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの表示名が含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【００１２】
請求項４に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１〜３のシステムを前提とし、さらに上記設定値記憶手段には、予めメールアドレスのドメイン名と組織名との対応関係が格納されており、上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先として指定されたメールアドレス中からドメイン名を抽出すると共に、上記設定値記憶手段を参照して当該ドメイン名に関連付けられた組織名を取得し、電子メールの本文中の宛名記述領域に上記組織名が含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【００１３】
請求項５に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１〜４のシステムを前提とし、さらに上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールのBccに複数のメールアドレスが指定されているにもかかわらず、当該電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された対複数形式の宛名が含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【００１４】
請求項６に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１〜５のシステムを前提とし、さらに上記要確認事項抽出手段は、当該電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された対複数形式の宛名が含まれているにもかかわらず、上記電子メールのToまたはCcに複数のメールアドレスが指定されている場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【００１５】
請求項７に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１〜６のシステムを前提とし、さらに上記要確認事項抽出部は、電子メールの本文の先頭行から予め設定された行までの領域を宛名記述領域と認定することを特徴としている。
【００１６】
請求項８に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項１〜７のシステムを前提とし、さらに上記設定値記憶手段には、予め特定のドメイン名を社内ドメインとする設定が格納されており、上記要確認事項抽出部は、電子メールの宛先として、上記社内ドメイン以外のドメイン名を含むメールアドレスが指定されている場合にのみ、上記した要確認事項の抽出処理を実行することを特徴とする請求項１〜７の何れかに記載の電子メールの送信制御システム。
【００１７】
請求項９に記載した電子メールの送信制御プログラムは、クライアント端末を、電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段、上記クライアント端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段、この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段、この要確認事項の存在またはこの要確認事項に対応する電子メールの内容の全部もしくは一部を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段、上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段として機能させるプログラムであって、さらに上記要確認事項抽出手段は、上記電子メールの本文中の宛名記述領域と、電子メールの宛先として指定されたメールアドレスの関連情報とを比較し、この関連情報が上記宛名記述領域に含まれていない場合に、これを要確認事項として抽出することを特徴としている。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１に記載の電子メールの送信制御システム及び請求項９に記載の電子メールの送信制御プログラムの場合、電子メールの本文中の宛名と、宛先に指定されたメールアドレス間の矛盾が自動的に抽出され、確認画面を介してユーザに提示されるため、ユーザの思い込みによるミスを未然に防止することができる。
【００１９】
請求項２に記載の電子メールの送信制御システムの場合、ディスプレイに表示される確認画面が、電子メールの主要な構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを綴じ込んだ構成を備えており、タブの選択によって前面に表示される確認ページが切り替えられる仕組みを備えているため、ユーザは電子メールの構成要素単位で注意を集中させることが可能となる。
また、確認画面に一度に表示される要確認事項の項目数が限定される結果、個々の項目に割り当てられるスペースが相対的に広くなり、視認性が向上する利点も生じる。
さらに、電子メールの本文中の宛名と、宛先に指定されたメールアドレスとの間に矛盾が存在する場合には、宛先の確認ページに、本文における宛名記述部と宛先として指定したメールアドレスの一覧とが併記されるため、両者間の比較を同一の確認ページ中で済ますことができる。
【００２０】
請求項５に記載の電子メールの送信制御システムは、電子メールのBccに複数のメールアドレスが指定されている場合にこれを同報メールとみなし、当該電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された「関係者各位」等の対複数形式の宛名が含まれていないときにはこれを要確認事項として抽出する機能を備えているため、同報メールの宛先として特定の個人名を記述してしまうといった間違いを事前に確認する機会をユーザに提供することができる。
【００２１】
請求項６に記載の電子メールの送信制御システムは、電子メールの本文中の宛名記述領域に予め設定された「関係者各位」等の対複数形式の宛名が含まれており、同報メールの可能性が高いにもかかわらず、Bcc以外の宛先に複数のメールアドレスが指定されている場合にはこれを要確認事項として抽出する機能を備えているため、宛先種別の間違いを事前に確認する機会をユーザに提供することができる。
【００２２】
請求項８に記載の電子メールの送信制御システムによれば、より危険性の高い社外ドメインが電子メールの宛先として指定されている場合にのみ、要確認事項の抽出処理が実行されるため、危険性の少ない社内ドメインのみを宛先として指定している場合にまで要確認事項が提示される煩わしさを排除することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
図１は、クライアント端末10の内部に設けられた、電子メールの送信制御システム12の機能構成を示すブロック図であり、送信制御部14と、送信確認処理部16と、ファイル送信部18と、制御項目設定処理部20と、設定値記憶部22と、送信履歴記憶部24とを備えている。
【００２４】
クライアント端末10はPCよりなり、上記の送信制御部14、送信確認処理部16、ファイル送信部18及び制御項目設定処理部20は、PCのCPUがOS及び専用のアプリケーションプログラムに従って所定の処理を実行することにより、実現される。また、設定値記憶部22及び送信履歴記憶部24は、PCの外部記憶装置内に設けられる。
【００２５】
クライアント端末10には、汎用の電子メールプログラム（メーラ）によって実現される、メールクライアント部26も設けられている。
ユーザは、このメールクライアント部26を介して新規の電子メールを作成し、受信者の電子メールアドレス宛に送信することができる。
【００２６】
まずユーザは、この電子メールの送信制御システム12を実現するためのアプリケーションプログラムをクライアント端末10にセットアップした後、誤送信確認処理の動作を制御するための諸設定を行う。
すなわち、ユーザが上記プログラムのメニューから「制御項目の設定」を選択すると、制御項目設定処理部20によって制御項目設定画面28が生成され、クライアント端末10のディスプレイに表示される（図示省略）。
【００２７】
ユーザは、この制御項目設定画面28を通じて、例えば以下の設定を行う。
(1) 大量アドレス入力時の警告表示の要否
(2) ポップアップ対象外の宛先リスト
(3) ローカルアドレス入力時のポップアップの要否
(4) 添付ファイル有りの場合での強制ポップアップの要否
(5) 検知キーワードのリスト
(6)「ドメイン名⇔組織名」の変換リスト及び社内ドメインの定義
(7) 言語の切り替え（日本語、英語、中国語）
(8) 最終確認ボタンの表示の有無
(9) 添付ファイル中に設定されたセキュリティラベルの抽出の要否
(10) クリプト便の利用の有無、利用する場合にはIDとパスワード
(11) 宛先・宛名マッチング関連
(12) Bccによる同報メール関連
【００２８】
上記(1)の設定は、宛先欄（To、Cc）に大量のアドレスを入力した場合に警告メッセージを表示するか否かを選択するものである。また、「大量」と判定するアドレス数（閾値）も設定することができる。
【００２９】
上記(2)の設定は、ポップアップによる警告メッセージの表示対象としない宛先を、ドメイン名やメールアドレスで指定するものであり、「*（任意の数の文字）」や「?（任意の１文字）」によるワイルドカード指定もできる。
【００３０】
上記(3)の設定は、ローカルアドレス（＠以降の無いアドレス）は社内宛と考え、ポップアップによる警告メッセージの表示対象外とする場合に指定する。
【００３１】
上記(4)の設定は、上記(2)または(3)の設定においてポップアップ対象外に設定された宛先が入力された場合でも、添付ファイルがあれば強制的にポップアップさせるか否かを規定する項目である。
【００３２】
上記(5)の設定は、添付ファイルのタイトルや本文のテキスト中から検出すべきキーワードのリストを入力するものである。例えば、「見積書」や「決算書」、「極秘」等の文字列が検知キーワードに該当する
【００３３】
上記(6)の「ドメイン名⇔組織名」の変換リストの設定は、組織名変換（詳細は後述）で使用するドメイン名と組織名の対応リストを入力するものである。また、「社内ドメインの定義」は、「ドメイン名⇔組織名」の変換リストを設定する際に、特定のドメイン名について「社内」を定義しておくことを意味する。このように社内ドメイン名を予め定義しておくことで、それ以外のドメイン名を含むメールアドレスを「社外アドレス」とみなし、社内アドレスとは異なった取扱を行うことが可能となる（詳細は後述）。
【００３４】
上記(7)の設定は、ポップアップ及び送信確認画面等で表示される言語を切り替えるためのものである。
【００３５】
上記(8)の設定は、送信ボタンを表示する前に、最終確認ボタンを表示させるか否かを選択するものである（詳細は後述）。
【００３６】
上記(9)の設定は、添付ファイル中に「極秘」や「関係者限」等のセキュリティラベルが貼付されている場合に、これを検知するか否かを指定するものである（詳細は後述）。また、検知すべきラベルの種類を指定することもできる。
【００３７】
上記(10)の設定は、Webベースでファイルのセキュアな配信を実現するサービスの一種である「クリプト便」の利用に関するものである。すなわち、このクリプト便を利用する場合には、設定画面中の「クリプト便を利用する」にチェックを入れると共に、ユーザIDとパスワードを入力しておく。
※クリプト便：http://www.nri-secure.co.jp/service/crypto/index.html
【００３８】
上記(11)の設定は、電子メールの宛先（To／Cc／Bcc）に指定されたメールアドレスの表示名や組織名と、本文冒頭の宛名記述領域に記述された宛名（氏名や組織名）を比較し、両者間に矛盾がある場合に警告表示を行う機能に関するものである（詳細は後述）。
【００３９】
上記(12)の設定は、電子メールの宛先の一種である「Bcc」に複数のメールアドレスを指定した同報メールに対する警告表示機能に関するものである（詳細は後述）。
【００４０】
制御項目設定画面28を介した設定の入力を完了したユーザが、同画面中の「登録」ボタンを押下すると、制御項目設定処理部20によって設定データが設定値記憶部22に格納される。
【００４１】
以下、図２及び図３のフローチャートに従い、このシステム12の処理内容を説明する。
まず、送信制御部14はメールクライアント部26と送信メールサーバ30間の通信状況を常時監視しており、メールクライアント部26から送信メールサーバ30に向けて電子メールが送信されたことを検知すると、この電子メールデータを捕捉してインターネット32上に送出されることを一時的に阻止すると共に（Ｓ10）、電子メールデータのコピーを送信確認処理部16に渡す。
【００４２】
送信確認処理部16は、この電子メールデータの内容を解析し、その適否を判定する（Ｓ12）。この適否の判定に際し、送信確認処理部16は設定値記憶部22に格納された設定値を参照する。
つぎに送信確認処理部16は、上記の判定結果を反映させた送信確認画面34を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ14）。
図４〜図９は、この送信確認画面34の具体例を示すものであり、「添付ファイル」、「宛先」、「本文」の３つの切り替えタブが設けられている。
【００４３】
図４の場合には添付ファイルタブ36が選択されているため、添付ファイル確認ページ38のみが前面に表示されている。この添付ファイル確認ページ38は、ヘッダ領域40とファイル一覧領域42を備えている。
【００４４】
ここで、ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、上から２件目の「決算書.xlsx」については、「！」の警告アイコン44と、「ファイルを開いて確認してください。キーワードにマッチしています。」の警告メッセージが記述されたポップアップ46が付加されている。
この警告表示は、添付ファイルのファイル名に検知キーワードの一つである「決算書」が含まれていたため、送信確認処理部16によって要確認事項と認定され、ファイル一覧領域42中に挿入されたものである。
【００４５】
また、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40にも、「キーワードがマッチしています。／添付ファイルをダブルクリックして確認してください。」の警告メッセージが表示されると共に、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36中にも、「！」の警告アイコン50が表示されており、添付ファイル確認ページ38に要確認事項が存在していることが明示されている。
【００４６】
ここでユーザが問題の「決算書.xlsx」をクリックすると、当該ファイルの拡張子に対応付けられたアプリケーションプログラムが起動し、添付ファイルが表示される。
この添付ファイルの内容をチェックし、特に問題ないと確信したユーザは、当該ファイルを閉じると共に、ファイル一覧領域42に表示された警告アイコン44をクリックする。
【００４７】
この警告アイコン44に対する確認入力を受け付けた送信確認処理部16は（Ｓ16）、当該警告アイコン44を消滅させると共に、「ok」の確認済みアイコン52を表示させる（Ｓ18）。また、これによりファイル一覧領域42中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、ヘッダ領域40の警告アイコン48及び添付ファイルタブ36の警告アイコン50も「ok」の確認済みアイコンに差し替えられる。
【００４８】
これに対し、ユーザが添付ファイルの内容を確認した結果、問題があると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、送信制御部14が保持している電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ30への送信自体が中止される。
この後ユーザは、正しいファイルを添付させた電子メールをメールクライアント部26上で再度作成し、送信処理を行うことになる。
【００４９】
図５は、添付ファイルに問題がある別のパターンを示しており、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40には、「キーワードがマッチしています。／送信が禁止されているラベルがあります。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36にも、「！」の警告アイコン50が表示されている。
【００５０】
ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、１件目の「決算書.xlsx」について「！」の警告アイコン44及び「極秘」のセキュリティラベル56が貼付されている。
また、３件目の「議事録.doc」については、「！」の警告アイコン44及び「社内限」のセキュリティラベル56が貼付されると共に、「宛先とラベルを再確認してください。」の警告メッセージが記述されたポップアップ46が付加されている。
【００５１】
添付ファイル中に何らかのセキュリティラベルが埋設されている場合、当該ファイルのプロパティとして対応のラベルIDが設定されているため、これを検知した送信確認処理部16が、当該ラベルIDに関連付けられたセキュリティラベルの画像をファイル一覧領域42中に挿入することにより、セキュリティラベル56の貼付が実現される。
因みに、このセキュリティラベルが設定されたファイルを、ワープロや表計算等の対応プログラムで開くと、各ページのヘッダ部分に「極秘」等のラベル画像が表示される。
【００５２】
この添付ファイル確認ページ38をチェックした結果、送信しても問題ないと判断したユーザは、ファイル一覧領域42に表示された添付ファイルの警告アイコン44をクリックする。
この結果、当該警告アイコン44が「ok」の確認済みアイコン52に差し替えられると同時に、ヘッダ領域40及び添付ファイルタブ36中の警告アイコンも消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。
これに対し、ユーザが問題ありと判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックし、当該電子メールの送信を中止する。
【００５３】
図６の場合には宛先タブ58が選択されているため、宛先確認ページ60が送信確認画面34の前面に表示されている。
ここでは、多数の宛先（例えば７件以上）がToやCc欄に指定されていると共に、宛先として設定された電子メールアドレスの中に、送信履歴記憶部24に過去の送信履歴情報が残されていないものが混入していたため、宛先確認ページ60のヘッダ領域62に「大量の宛先が設定されています。Bccの使用をご検討ください。／送信履歴に存在しない宛先があります。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン64が表示されている。
また、宛先タブ58にも、「！」の警告アイコン66が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。
【００５４】
宛先確認ページ60の宛先一覧領域68においては、「nris-dev.co.jp」や「nris-dev. jp」のようにドメイン単位で電子メールアドレスがまとめられ、リスト表示されている。
また、設定値記憶部22に予め「ドメイン名⇔組織名」の変換情報が設定されている場合には、ドメイン名の代わりに組織名が表示される。
例えば、「abcbank.co.jp⇔東京ABC銀行」の変換情報が設定値記憶部22に格納されていたため、「[To]山田 五郎 <goro_yamada@abcbank.co.jp >」の電子メールアドレスに関しては「東京ABC銀行」の組織名が冠されている。
【００５５】
さらに、宛先として設定された電子メールアドレスの中に、送信履歴記憶部24に過去の送信履歴情報が残されていないものが混入していた場合には、当該電子メールアドレスについて「！」の警告アイコン69が付記されると共に、「送信履歴に存在しない宛先です」の警告メッセージが記述されたポップアップ70が表示される。
【００５６】
初めて電子メールを送信する相手の場合、電子メールアドレスに入力ミスがある可能性が高いため、ユーザの注意を喚起しているのであるが、アドレスの記述に問題ないことを確認したユーザが警告アイコン69をクリックすると、警告アイコン69は「ok」の確認済みアイコン71に差し替えられる。
【００５７】
また、宛先の件数が多いことについても特に問題ないことを確認したユーザは、ヘッダ領域62に表示された警告アイコン64をクリックし、確認の入力を行う。
この結果、当該警告アイコン64は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。また、これにより宛先確認ページ60中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、宛先タブ58の警告アイコン66も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。
【００５８】
これに対し、ユーザが宛先中に間違いがあると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、この電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ30への送信自体が中止される。
この後ユーザは、メールクライアント部26上で正しい宛先を指定した電子メールを再度作成し、送信処理を行うことになる。
【００５９】
図７は、宛先に問題がある別のパターンを示しており、宛先確認ページ60のヘッダ領域62には、「本文中の宛名と宛先（To／Cc）が一致しません。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン64が表示されている。
また、宛先タブ58にも、「！」の警告アイコン66が表示されている。
【００６０】
さらに、宛先確認ページ60中に「本文中の宛名」の項目が設けられており、当該電子メールの本文の宛名記述領域（例えば「本文の上から２行目まで」のように、予めユーザが設定しておいた本文中の領域）に記載された文字列が表示されている。
また、「宛先」の項目には、当該電子メールの宛先に指定されたメールアドレスが、ドメイン単位で列記されている。
【００６１】
この例では、本文の宛名記述領域に「サンプル株式会社」の「山田様」と宛名が記述されているにもかかわらず、宛先（To）に「表示名＝山本様」のメールアドレスが指定されており、表示名が宛名記述領域に含まれていないため、「宛先と宛名の矛盾」が生じている。
このため、宛先の項目において「山本」の部分に文字列強調処理（赤色化及び下線付加）が施され、要注意箇所であることが明示されている。
なお、宛先（To）に指定されたメールアドレスのドメイン名（sample.com）に関連付けられた組織名は「サンプル株式会社」であり、これは本文の宛名記述領域に記述された組織名「サンプル株式会社」と一致しているため、メールアドレスについては一切の強調表示がなされていない。
【００６２】
また、宛先（Cc）に記述されたメールアドレスのドメイン名である「sample-japan.co.jp」に関連付けられた組織名は「Sample Japan株式会社」であり、これは本文の宛名記述領域に含まれていないため、やはり宛先の項目において「sample-japan.co.jp」部分に上記と同様の文字列強調処理が施され、要注意箇所であることが明示されている。
これは、宛先（Cc）に別組織の人間が記述されている場合、機密漏洩の問題が生じる可能性があるため、ユーザに確認の機会を付与する趣旨である。
【００６３】
宛名とのマッチングを行う宛先の範囲については、予め設定値記憶部22に設定されている。以下に、設定の選択肢を例示する。
(1) 「To」に社外アドレスが設定されている場合のみ
(2) 「To, Cc」に社外アドレスが設定されている場合のみ
(3) 「To, Cc, Bcc」に社外アドレスが設定されている場合のみ
(4) 「To, Cc, Bcc」の全て
【００６４】
このように、システムの側で本文の宛名記述領域の記述とメールアドレスの関連情報（表示名や組織名）とのマッチングを行い、両者間の矛盾を自動検出する機能を備えているため、ユーザの判断のみに任せている場合に比べ、思い込みを覆すことが可能となる。
【００６５】
また、宛先の確認ページ60中において、宛先の電子メールアドレスのみならず、本文の宛名記述領域に記述された文字列（通常は組織名及び宛名が記述される）が表示されるため、ユーザは一々電子メールの本文を開いてみるまでもなく、宛先指定あるいは宛名記述の誤りに即座に気が付くことができる。
【００６６】
図８の場合には本文タブ75が選択されているため、本文確認ページ76が送信確認画面34の前面に表示されている。ここでいう「本文」には、狭義の「本文」の他に「件名（タイトル）」も含まれる。
まず、ページのヘッダ領域77には「件名・本文にキーワードが含まれています。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン78が表示されている。また、本文タブ75にも「！」の警告アイコン79が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。
【００６７】
件名領域80においては、「弊社の株価状況に関しまして」の件名が表示されているが、この中「株価」の部分が設定値記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、着色（赤字）の文字列強調表示が施されている。
また、本文領域81においては、「山田様／お世話になります。NRIセキュアの吉田でございます。／さて、先般より懸案となっております極秘事項についてのご相談…」の文章が表示されているが、この中「極秘事項」の部分が設定値記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、上記と同様の文字列強調表示が施されている。
なお、上記した文字列強調表示は一例であり、他の文字列強調表示（フォント拡大、太字化、下線付与等）を施すこともできる。
【００６８】
これに対しユーザは、強調表示された文字列を検討し、特に問題ないことを確認した場合は、ヘッダ領域77に表示された警告アイコン78をクリックし、確認入力を行う。
この結果、当該警告アイコン78は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。同時に、本文タブの警告アイコン79も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。
【００６９】
図９は、本文に問題がある別のパターンを示しており、本文確認ページ76のヘッダ領域77には、「宛名の敬称が対複数の形式になっていません。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン78が表示されている。
また、本文タブ75にも、「！」の警告アイコン79が表示されている。
また、本文領域81においては、宛名記述領域（「サンプル株式会社／山田 様」の宛名を含む上から２行部分）に文字列強調表示（ハイライト表示）が施されている。
さらに、本文領域81のタイトル部分の右横には、「Bcc社外アドレス数：20」の確認メッセージ82が表示されている。
【００７０】
これらは、宛先（Bcc）に複数の社外メールアドレスを設定することによって、複数の受信者に対して同報メールを送信する場合を想定した警告パターンである。
すなわち、「Bcc」はブラインド・カーボン・コピーの略であることからもわかるように、複数のメールアドレスを設定しても各受信者には他の受信者の存在（メールアドレス）が認識されない仕組みであるため、この特性を活かして同一内容の電子メールを複数の顧客宛に一斉送信することが、ビジネスの現場ではよく行われている。
【００７１】
このようなBccを利用して同報メールを送信する場合、本文の宛名として通常は「関係者各位」や「顧客の皆様へ」などといった複数形の抽象的な敬称が用いられ、具体的な組織名や個人名の表記は避けられる。
【００７２】
このため送信確認処理部16は、Bccに複数の社外メールアドレスが含まれている場合、まず宛名記述領域全体を強調表示することで、確認を促す。
また、「対複数の敬称」が設定値記憶部22に登録されている場合、送信確認処理部16は、宛先（Bcc）に複数のメールアドレスが設定されているにもかかわらず、本文の宛名記述領域にこれが記述されていないときには、「宛名の敬称が対複数の形式になっていません。」の警告メッセージをヘッダ領域78に表示する。
【００７３】
もちろん、Bccに複数のメールアドレスが指定されているからといって、必ずしも同報メールとは限らない。このような場合、ユーザは警告アイコン78をクリックし、確認の入力を行えばよい。
これに対し、同報メールであるにもかかわらず、対複数の敬称の代わりに誤って特定の組織名や個人名を本文中に記載していた場合、ユーザはキャンセルボタン54をクリックして電子メールを作成し直す。
【００７４】
上記のように、本文領域81のタイトル部分に「Bcc社外アドレス数：20」の確認メッセージ82が明示されているため、ユーザに当該メールが同報メールか否かを確認する機会を与えることができる。
【００７５】
図示は省略したが、同報メールに関しては他の警告パターンを設定しておくこともできる。
例えば、本文の宛名記述領域に登録済みの対複数形式の敬称（例えば「関係者各位」）が記述されているにもかかわらず、宛先（To）や宛先（Cc）に社外組織のメールアドレスが設定されている場合、宛先種別を間違えている可能性があるため、「同報メールであれば、宛先はBccに設定して下さい。」といった警告メッセージをヘッダ領域77に表示することが該当する。
【００７６】
また、同報メールを送信する場合には、ユーザが日常業務で用いている社員個人としてのメールアドレスではなく、業務グループ単位のメールアドレス（例えば「ヘルプデスク」としてのメールアドレス）を用いて送信すべきと社内で規定されていることが多い。
このような場合、ユーザはメールクライアント部26上で送信メールアドレスを通常の社員個人のメールアドレスから業務グループ単位のメールアドレスに切り替えた上で送信することになるが、本文の末尾に自動挿入される署名が社員個人のままとなっているケースがまま見受けられる。
【００７７】
そこで、電子メールの送信メールアドレスが予め登録された社員個人のものでない場合に、送信確認処理部16は「署名を確認してください（要スクロール）」の警告メッセージと「！」の警告アイコン78をヘッダ領域77に表示させる。
この場合、ユーザは本文領域81の縦スクロールバーをドラッグして本文末尾の署名を表示させた上で警告アイコン78をクリックしなければ、確認入力があったものとは認定されない。
【００７８】
なお、同報メールを送信する場合、通常は宛先（To）に送信者自身のメールアドレスが指定される。このことから、Bccに複数の社外メールアドレスが含まれており、かつ「From＝To」の場合のみ、同報メールとしてのチェックが実行されるように、予め設定値記憶部22に設定しておくこともできる。
このようにすれば、たまたまBccに複数の社外組織のメールアドレスを設定しただけで同報メールではない場合にまで、上記の警告メッセージが発せられる煩わしさを回避することができる。
【００７９】
各確認ページ中の警告アイコンについて確認入力がなされ、全ての警告アイコンが確認済みアイコンに変更された場合（Ｓ20／Ｙ）、送信確認処理部16は、図１０に示すように、OKサインがデザインされた最終確認ボタン86を送信確認画面34の下部に表示させる（Ｓ22）。
【００８０】
これに対しユーザは、タブを切り替えて各確認ページの最終チェックを行い、全体を通して問題ないと判断した場合には、最終確認ボタン86をクリックする。
この最終確認の入力を受け付けた送信確認処理部16は（Ｓ24／Ｙ）、図１１に示すように、送信確認画面34の下部に送信ボタン91及びクリプト便ボタン92（ファイル配信ボタン）を表示させる（Ｓ26）。この段階に至り、初めて電子メールの送信が可能な状態となる。
【００８１】
ここでユーザが送信ボタン91をクリックすると（Ｓ28／送信）、送信確認処理部16から送信制御部14に送信許可通知が出力され、送信制御部14は差し止めていた電子メールを送信メールサーバ30に送信する（Ｓ30）。
この電子メールαは、送信メールサーバ30から受信メールサーバ93に転送され、受信者のクライアント端末94に送信される。
送信確認処理部16は、当該電子メールの宛先に記述された電子メールアドレスを、送信履歴情報として送信履歴記憶部24に登録する（Ｓ32）。
【００８２】
ユーザが送信ボタン91の代わりにクリプト便ボタン92をクリックすると（Ｓ28／クリプト便）、送信確認処理部16からファイル送信部18に対して、添付ファイルの送信依頼が出力される。この際、ファイル送信部18は送信確認処理部16より、電子メールの宛先に設定された電子メールアドレス、電子メールの本文及び添付ファイルを受け取る。また設定値記憶部22を参照し、当該ユーザのクリプト便のID及びパスワードを取得する。
【００８３】
つぎにファイル送信部18は、インターネット32経由でクリプト便のサービスを提供するファイル配信サーバ95にアクセスし、クリプト便のID及びパスワードを入力してログインする。
つぎにファイル送信部18は、送信確認処理部16より受け取った添付ファイル、電子メールのアドレス（送信者のアドレス及び受信者のアドレス）、本文（件名を含む）を、ファイル配信サーバ95に送信する（Ｓ34）。
【００８４】
これを受け取ったファイル配信サーバ95は、添付ファイルβを外部記憶装置内の所定のディレクトリに格納すると共に、受信者宛の案内用電子メールγを生成し、受信メールサーバ93に送信する。
この電子メールγには、少なくとも添付ファイルの格納先を示すURLと、送信者の電子メールアドレス、送信者が記述した電子メールの件名及び本文が記述されている。
【００８５】
受信者がクライアント端末94上でこの電子メールγ中のURLをクリックすると、Webブラウザが起動し、ファイル配信サーバ95から送信されたダウンロードページが表示される（図示省略）。
つぎに受信者が、このダウンロードページに設けられた「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ファイル配信サーバ95から添付ファイルβが送信され、クライアント端末94の外部記憶装置内に格納される。
【００８６】
添付ファイルのサイズが大きい場合、電子メールの形式で送信すると送信メールサーバ30側の送信容量制限によって送信が拒絶される可能性があるため、ファイル配信サーバ95を介して添付ファイルを受信者のクライアント端末94にダウンロードさせることが望ましい。
【００８７】
ユーザがクリプト便による送信を選択した場合、送信制御部14は保持していた電子メールデータを破棄する（Ｓ36）。この場合でも、送信確認処理部16は、電子メールの宛先に指定された電子メールアドレスを、送信履歴記憶部24に格納する（Ｓ32）。
【００８８】
なお、ユーザが制御項目設定画面28において「クリプト便の利用」を選択していない場合には、送信確認画面34にクリプト便ボタン92が表示されることはない。
同様に、ユーザが制御項目設定画面28において「最終確認ボタンの表示」を選択していない場合には、送信確認画面34に最終確認ボタン86が表示されることなく、全ての要確認事項について確認入力が完了した時点で、直ちに送信ボタン91が送信確認画面34に表示されることとなる。
【００８９】
上記した電子メールの要確認事項はあくまでも一例であり、送信確認処理部16は、設定値記憶部22に格納された設定値や予めプログラミングされた判定ルールに従い、他の要確認事項を抽出可能であることはいうまでもない。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】この発明に係る電子メールの送信制御システムの機能構成を示すブロック図である。
【図２】上記システムの処理内容を示すフローチャートである。
【図３】上記システムの処理内容を示すフローチャートである。
【図４】送信確認画面中の添付ファイル確認ページの表示例を示す図である。
【図５】送信確認画面中の添付ファイル確認ページの他の表示例を示す図である。
【図６】送信確認画面中の宛先確認ページの表示例を示す図である。
【図７】送信確認画面中の宛先確認ページの他の表示例を示す図である。
【図８】送信確認画面中の本文確認ページの表示例を示す図である。
【図９】送信確認画面中の本文確認ページの他の表示例を示す図である。
【図１０】送信確認画面に最終確認ボタンが表示された例を示す図である。
【図１１】送信確認画面に送信ボタン及びクリプト便ボタンが表示された例を示す図である。
【図１２】従来の送信制御システムにおける確認画面を示す図である。
【符号の説明】
【００９１】
10    送信者のクライアント端末
12    電子メールの送信制御システム
14    送信制御部
16    送信確認処理部
18    ファイル送信部
20    制御項目設定処理部
22    設定値記憶部
24    送信履歴記憶部
24    送信確認画面
24    送信履歴記憶部
26    メールクライアント部
28    制御項目設定画面
30    送信メールサーバ
32    インターネット
34    送信確認画面
36    添付ファイルタブ
38    添付ファイル確認ページ
40    ヘッダ領域
42    ファイル一覧領域
44    警告アイコン
46    ポップアップ
48    警告アイコン
50    警告アイコン
52    確認済みアイコン
54    キャンセルボタン
56    セキュリティラベル
58    宛先タブ
60    宛先確認ページ
62    ヘッダ領域
64    警告アイコン
66    警告アイコン
68    宛先一覧領域
69    警告アイコン
70    ポップアップ
71    確認済みアイコン
72    フレーム
75    本文タブ
76    本文確認ページ
77    ヘッダ領域
78    警告アイコン
79    警告アイコン
80    件名領域
81    本文領域
82    確認メッセージ
86    最終確認ボタン
91    送信ボタン
92    クリプト便ボタン
93    受信メールサーバ
94    受信者のクライアント端末
95    ファイル配信サーバ
α    電子メール
β    添付ファイル
γ    ダウンロード案内用の電子メール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2015001854.tif 000009
【図８】
2015001854.tif 000010
【図９】
2015001854.tif 000011
【図１０】
2015001854.tif 000012
【図１１】
2015001854.tif 000013
【図１２】
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