(57)【要約】【課題】電子データを保存する場合において、保存の必要なデータとそうでないデータとを容易かつ適切に区別できるようにすること。【解決手段】ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を条件管理部３０１が管理し、ユーザ認証部３０３がユーザから識別情報の入力を受け付けて認証を行い、条件取得部３０４が、その認証したユーザの識別情報に基づいて、そのユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を条件管理部３０１から取得し、保存制御部３０６が、上記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、条件取得部３０４が取得した保存条件に従って、上記保存指示に係る電子データを保存するようにした。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手段と、
前記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手段と、
前記認証手段が認証したユーザの識別情報に基づいて、該ユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を前記管理手段から取得する条件取得手段と、
前記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、前記条件取得手段が取得した保存条件に従って、前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
前記保存条件は、前記電子データの保存期間及び保存許容容量を含むことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記属性情報が前記ユーザが所属するプロジェクトの情報を含むことを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
前記保存制御手段が、前記ユーザが複数のプロジェクトに所属しており、かつ、時間によって従事するプロジェクトが決められている場合において、前記保存指示があった時刻における前記ユーザが従事しているプロジェクトに関連付けられた保存条件に従って前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存することを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
前記保存制御手段は、前記電子データを、保存指示を行ったユーザの属性情報と関連付けて保存し、
前記データ保存手段に保存されている電子データに現に設定されている保存条件と、該保存されている電子データに関連付けられている属性情報に前記管理手段において関連付けられている保存条件とが一致しないことを検出したときに、該保存されている電子データの保存条件を、前記管理手段において該属性情報に関連付けられている保存条件に変更する変更手段を備えたことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項６】
前記保存制御手段は、前記電子データを、保存指示を行ったユーザの識別情報及び属性情報と関連付けて保存し、
前記データ保存手段に保存されている電子データに関連付けられた識別情報及び属性情報について、前記管理手段において該属性情報に該識別情報が関連付けられていないことを検出したときに、前記データ保存手段から前記保存されている電子データを削除する変更手段を備えたことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項７】
前記保存制御手段は、前記電子データを、保存指示を行ったユーザの識別情報及び属性情報と関連付けて保存し、
前記データ保存手段に保存されている電子データに関連付けられた識別情報及び属性情報である第１の識別情報及び第１の属性情報について、前記管理手段において前記第１の属性情報に前記第１の識別情報が関連付けられていないことを検出したときに、前記第１の識別情報を、前記管理手段において前記第１の属性情報に関連付けられているいずれかの識別情報に、所定の優先順位に従って書き換える変更手段を備えたことを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項８】
前記条件取得手段が、前記認証したユーザの前記識別情報と関連付けられたプロジェクト情報を前記管理手段から取得するとともに、
前記保存制御手段が、前記取得したプロジェクト情報が設定されているすべての電子データを前記データ保存手段を検索して抽出し、前記ユーザに対して閲覧可能に表示することを特徴とする請求項３に記載のデータ管理システム。
【請求項９】
データ管理システムが、
ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手順と、
前記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手順と、
前記入力された識別情報に基づいて、前記認証手順で認証したユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を取得する条件取得手順と、
前記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、前記条件取得手順で取得した保存条件に従って、前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手順と、
を実行することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１０】
ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手段と、
前記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手段と、
前記入力された識別情報に基づいて、前記認証手段が認証したユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を前記管理手段から取得する条件取得手段と、
前記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、前記条件取得手段が取得した保存条件に従って、前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手段と、
を備えたことを特徴とするデータ管理装置。
【請求項１１】
データ管理装置が、
ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手順と、
前記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手順と、
前記入力された識別情報に基づいて、前記認証手順で認証したユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を取得する条件取得手順と、
前記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、前記条件取得手順で取得した保存条件に従って、前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手順と、
を実行することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１２】
コンピュータを、
ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手段と、
前記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手段と、
前記入力された識別情報に基づいて、前記認証手段が認証したユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を前記管理手段から取得する条件取得手段と、
前記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、前記条件取得手段が取得した保存条件に従って、前記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手段と、
して機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ管理システム、データ管理方法、データ管理装置及びそのプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、コピー実行時やＦＡＸ受信時に形成されるスキャンデータを後の用途に供するために、専用のローカルストレージに蓄積することができる、所謂、ドキュメントボックスという機能を搭載したＭＦＰ（Multi  Function  Peripheral）に関する技術が知られている。
しかし、今までのドキュメントボックス機能は、通常の場合、許容容量及び保存期間等は一律に決められており、無駄なデータが長い間入ったまま放置されているという問題があった。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
これに対して、新しい文書を登録するに当たり、保存義務のある文書と保存義務のない一般的な文書に分ける属性を持たせることによって両者を区別する手段と、保存義務のある文書を高度の保護が必要な文書としてセキュリティ機能を持たせて保存する保存ユニットと、一般的な文書を保存する保存ユニットとを備えたことを特徴とする文書管理システムが開示されている（特許文献１参照）。
また、特許文献１には、新しい文書を登録するに当たり、保存期限を各文書に設定する手段と、保存期限ごとに分散して保存する保存ユニットと備えたことを特徴とする文書管理システムも開示されている。
【０００４】
特許文献１に記載の文書管理システムは、文書の属性（保存義務の有無、保護の要否）や保存期限ごとに保存する装置（保存ユニット）を変えるので、個々の文書について保存期限を管理する必要がない。
しかしながら、文書の属性や保存期限ごとに保存ユニットを設けることは、コストアップにつながるとともに、使い勝手が悪くなるという問題が生じる。
【０００５】
かかる問題は、ＭＦＰに限らず、一般的な情報処理装置に用いられる記憶装置にデータを保存し管理する場合にも生ずるものである。
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、電子データを保存する場合において、保存の必要なデータとそうでないデータとを容易かつ適切に区別できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明に係るデータ管理システムは、ユーザの識別情報、該ユーザの属性情報及び該属性情報と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する管理手段と、上記ユーザからの識別情報の入力を受け付けて認証を行う認証手段と、上記認証手段が認証したユーザの識別情報に基づいて、そのユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を上記管理手段から取得する条件取得手段と、上記認証したユーザから電子データの保存指示があった場合に、上記条件取得手段が取得した保存条件に従って、上記保存指示に係る電子データをデータ保存手段に保存する保存制御手段とを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
上記の構成によれば、電子データを保存する場合において、保存の必要なデータとそうでないデータとを容易かつ適切に区別できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明のデータ管理システムの構成を示す図である。
【図２】図１に示した情報処理装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】図１に示した出力装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図４】図１に示した情報処理装置１０及び出力装置２０の機能構成を示すブロック図である。
【図５】ユーザ認証画面の一例を示すものである。
【図６】ユーザＩＤ（及びパスワード）とそれと関連付けられたユーザの属性情報のテーブルの一例を示すものである。
【図７】ユーザの属性情報（社員種別）と関連付けられた保存条件を示すテーブルの一例である。
【図８】ユーザの属性情報として設定可能なプロジェクトの情報を示すテーブルの一例である。
【図９】この発明のデータ管理システムの実施例１における処理の流れを示すフローチャートである。
【図１０】情報処理装置１０に通知されたユーザごとの使用容量を許容容量と関連付けて登録するテーブルの例を示す図である。
【図１１】この発明のデータ管理システムの実施例２における処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】情報処理装置１０に通知された使用容量をプロジェクト単位で集計し、プロジェクト全体の許容容量と関連付けて登録するテーブルの例を示す図である。
【図１３】この発明のデータ管理システムの実施例３における処理の流れを示すフローチャートである。
【図１４】ユーザが従事するプロジェクトの時間割のテーブルの一例を示す図である。
【図１５】情報処理装置１０に通知されたユーザごとの使用容量を許容容量と関連付けて登録するためのテーブルの一例を示す図である。
【図１６】情報処理装置１０に通知された使用容量をプロジェクト単位で集計し、プロジェクト全体の許容容量と関連付けて登録するテーブルの例を示す図である。
【図１７】この発明のデータ管理システムの実施例４における処理の流れを示すフローチャートである。
【図１８】各プロジェクトの属性（期間、規模）と、データ保存許容容量及びデータ保存期限とを関連付けて設定したテーブルの一例である。
【図１９】この発明のデータ管理システムの実施例５における処理の流れを示すフローチャートである。
【図２０】プロジェクトに所属するメンバの構成を示すテーブルの一例である。
【図２１】この発明のデータ管理システムの実施例６における処理の流れを示すフローチャートである。
【図２２】プロジェクトからのメンバが離脱した場合の、保存データの移管先候補の優先順位を登録するテーブルの例を示す図である。
【図２３】この発明のデータ管理システムの実施例７における処理の流れを示すフローチャートである。
【図２４】データ閲覧操作画面の一例を示すものである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、この発明を実施するための形態について、図面を用いて詳細に説明する。
【００１０】
図１は、情報処理装置１０と出力装置２０とを含む本発明のデータ管理システムの一実施形態の構成について説明する図である。図１に示すデータ管理システムは、情報処理装置１０と出力装置２０がネットワーク３０を介して相互に通信可能に接続されている。
【００１１】
情報処理装置１０は、出力装置２０が出力するための電子データをデータ保存手段に保存する場合の保存条件を管理、記憶している装置であり、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）が利用可能である。
出力装置２０は、プリンタ、ファクシミリ、複写装置、これらの複合機（ＭＦＰ）等のデータ出力処理に用いられる装置とすることが考えられる。しかし、これらのほか、映像を投影出力するプロジェクタ等の投影装置や表示出力するモニタ等の表示装置であってもよい。ここでは、プリント、スキャン、コピー、ファクシミリ通信、ネットワーク通信、データ保存等の機能を備えたデジタル複合機（ＭＦＰ）であるとする。
【００１２】
ネットワーク３０は、ＬＡＮ（Local  Area  Network）やＷＡＮ（Wide  Area  Network）が利用可能である。利用する通信規格は任意であるし、有線／無線の別を問わない。ネットワーク３０がインターネットであり、情報処理装置１０は、いわゆるクラウド環境に設けられたファイルサーバであってもよい。
【００１３】
図２は、情報処理装置１０のハードウェア構成を示すブロック図である。情報処理装置１０は、図２に示すように、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、通信Ｉ／Ｆ１０４、ＨＤＤ１０５及びＵＩ部１０６をシステムバス１０７により接続した構成とすることができる。
そして、ＣＰＵ１０１がＲＡＭ１０３をワークエリアとしてＲＯＭ１０２あるいはＨＤＤ１０５に記憶されたアプリケーションやその他のプログラムを実行することにより、情報処理装置１０の動作を制御し、種々の機能を実現することができる。
【００１４】
通信Ｉ／Ｆ１０４は、ＬＡＮ等のネットワーク３０を介して、他の装置と通信するためのインタフェースであり、ＬＡＮ端子、モデム、無線ＬＡＮを実現するためのアンテナおよび送受信機を含むことができる。
ＵＩ部１０６は、ユーザの操作を受け付けるための操作部や、ユーザに情報を提示するための表示部を含む操作受付手段である。外付けの操作部や表示部を用いてもよいことはもちろんである。
【００１５】
操作部は、例えば、文字や数字を入力するためのキーボード、画面に表示されるカーソルの移動、アイコン等の選択等を実現するためのマウス等を備える。また、上述の表示部としては、液晶ディスプレイやＣＲＴ等を採用することができる。
さらに、ＨＤＤ１０５のほかに、外部記憶デバイスとしてのメモリカード、ＣＤやＤＶＤ等の光ディスクのＲ／Ｗ装置を備えることができる。
【００１６】
図３は、出力装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
例えば、図３に示すように、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、通信Ｉ／Ｆ２０４、ＨＤＤ２０５、エンジンＩ／Ｆ（インタフェース）２０６、ＵＩ（ユーザインタフェース）部Ｉ／Ｆ２０７をシステムバス２０８により接続した構成とすることができる。また、エンジンＩ／Ｆ２０６にはエンジン部２０９を、ＵＩ部Ｉ／Ｆ２０７にはＵＩ部２１０をそれぞれ接続する。
【００１７】
そして、ＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３をワークエリアとしてＲＯＭ２０２あるいはＨＤＤ２０５に記憶されたプログラムを実行することにより、出力装置２０全体の動作を制御し、印刷を始めとする種々の出力機能や、後述の各機能を実現することができる。
通信Ｉ／Ｆ２０４は、ＬＡＮ等のネットワーク３０を介して、情報処理装置１０と通信するためのインタフェースである。
【００１８】
エンジン部２０９は、画像形成エンジン等の、外部に対して通信及び表示以外の物理的な出力（例えば、印刷等）を行う手段を示す。エンジンＩ／Ｆ２０６は、エンジン部２０９とＣＰＵ２０１とを接続してエンジン部２０９をＣＰＵ２０１から制御可能とするためのインタフェースである。
ＵＩ部Ｉ／Ｆ２０７は、ＵＩ部２１０とＣＰＵ２０１とを接続してＵＩ部２１０をＣＰＵ２０１から制御可能とするためのインタフェースである。
【００１９】
ＵＩ部２１０は、ユーザの操作を受付けるための操作部や、ユーザに情報を提示するための表示部を含む操作受付手段である。操作部は、例えば、文字や数字を入力するためのキーボードを表示し、指での入力が可能なタッチパネルを採用することができる。
この実施形態では、ＨＤＤ２０５が本発明のデータ保存手段として機能するが、これに限定はされず、例えば、情報処理装置１０内のＨＤＤ１０５をデータ保存手段として利用してもよい。
【００２０】
図４は、情報処理装置１０及び出力装置２０の各機能構成と、それらの関係を示すブロック図である。図４には、この実施形態の特徴に関連する機能を示している。
図４に示す情報処理装置１０は、条件管理部３０１及び記憶部３０２を備える。また、出力装置２０は、ユーザ認証部３０３、条件取得部３０４、データ保存部３０５、保存制御部３０６及び条件変更部３０７の各機能を備える。情報処理装置１０と出力装置２０は、ネットワーク３０を介して互いに通信可能に接続されている。
【００２１】
このうち、条件管理部３０１は、ユーザの識別情報（ユーザＩＤ）、ユーザの属性情報及び、その属性情報の取り得る各値と関連付けられて設定された電子データの保存条件を管理する機能を備え、管理手段として機能する。また、条件管理部３０１が実行する識別情報、属性情報及び保存条件の管理の処理が、管理手順の処理に該当する。なお、電子データの保存条件とは、保存制御部３０６が電子データをデータ保存部３０５に保存する際の条件をいい、例えば、電子データの保存期間（又は保存期限）及び保存許容容量等を指す。
また、記憶部３０２は、条件管理部３０１が管理する保存条件を記憶する機能を備える。この機能は、上述のＨＤＤ１０５をＣＰＵ１０１が所定のプログラムによって制御することによって実現する。
【００２２】
ユーザ認証部３０３は、出力装置２０を利用するユーザを識別し認証を行う機能を備え、認証手段として機能する。また、ユーザ認証部３０３が実行する認証の処理が、認証手順の処理に該当する。
認証の方法は、例えば、ユーザＩＤを記憶したＩＤカードを用いる方法があるが、これには限らず、ユーザＩＤ及びパスワードを入力して行う認証や、カメラを用いた顔認識などの方法を用いてもよい。
【００２３】
図５は、ＵＩ部２１０に表示されるユーザ認証画面の一例を示すものである。図５（Ａ）は、ユーザ認証画面の初期画面であり、ここでユーザは図示しないキーボードからユーザＩＤとパスワードを入力するか、社員カード（ＩＤカード）を挿入することにより、ユーザＩＤ及びパスワードを自動入力する。
図５（Ｂ）はユーザＩＤ及びパスワードが入力された後のユーザ認証画面を示すものであり、ユーザがこの画面において「ＯＫ」ボタンを押下することにより、認証が行われる。
【００２４】
図４に戻り、条件取得部３０４は、ユーザ認証部３０３が認証したユーザのユーザＩＤに基づいて、そのユーザの属性情報と関連付けられた保存条件を条件管理部３０１から取得する機能を備え、条件取得手段として機能する。また、条件取得部３０４が実行する保存条件の取得の処理が、条件取得手順の処理に該当する。
また、データ保存部３０５は、ユーザ認証部３０３が認証したユーザが保存指示した電子データを保存しておく機能を備え、データ保存手段として機能する。
保存制御部３０６は、ユーザから電子データの保存指示があった場合に、条件取得部３０４が取得した保存条件に従って、保存指示に係る電子データをデータ保存部３０５に保存する機能を備え、保存制御手段として機能する。また、保存制御部３０６が実行する電子データの保存の処理が、保存制御手順の処理に該当する。
【００２５】
条件変更部３０７は、現に保存されている電子データの保存条件を、条件管理部３０１においてユーザの属性情報に関連付けられて設定され、記憶部３０２に記憶されている保存条件に変更する変更手段として機能する。一旦電子データを保存した後で、条件管理部３０１が管理する保存条件や保存したユーザの属性が変化した場合に、保存済み電子データの保存条件等を変化後の条件に合うように調整する趣旨である。
データ保存部３０５においてある電子データに現に設定されている保存条件と、記憶部３０２に記憶されている保存条件とが一致しないことを検出したときに、データ保存部３０５に設定されている保存条件を、記憶部３０２に記憶されている保存条件に変更する等である。なお、条件変更部３０７の動作の具体例は、後述の実施例の中で説明する。
【００２６】
図６は、条件管理部３０１において管理（設定／更新）され、記憶部３０２に記憶されているユーザＩＤ（及びパスワード）とそれと関連付けられたユーザの属性情報のテーブルの一例を示すものである。
図６のテーブルにおいて、ユーザ名は、ユーザの氏名である。
ＩＤは、ユーザの識別情報として用いるＩＤである。
パスワードは、ユーザの認証に用いる認証情報である。
社員種別は、ユーザの身分を示す情報である。
所属プロジェクトは、ユーザが社内で関与しているプロジェクトを示す情報である。
【００２７】
これらのうち社員種別と所属プロジェクトは、ユーザの属性情報であり、後述の図７及び図８のテーブルにより、出力装置２０への電子データの保存条件と対応付けられている。また、図７及び図８のテーブルに登録されている候補から選択して図６のテーブルに設定する。
この図６のテーブルは、後述の図７及び図８に示すテーブルとともに、例えば、リレーショナルデータベース（Relational  Database）等のデータベースを構成する。
図６のテーブルにより、例えば、ユーザＡは部署内社員であり、仕事Ａというプロジェクトに属していることが分かる。
【００２８】
図７は、ユーザの属性情報（社員種別）と関連付けられた保存条件を示すテーブルの一例である。
図７のテーブルにおいて、社員種別は、図６の社員種別の項目に登録する属性情報の選択肢である。
他の、許容容量及び保存期間はそれぞれ、該当する属性情報と対応する電子データの保存条件である。
使用中容量は、該当の社員種別を持つユーザによる保存済みデータ容量の合計である。
【００２９】
このテーブルにより、例えば、部署内社員のデータ保存の許容容量が５０Ｍバイトであり、保存期間が１０日であることが分かる。また、部署内社員は全員合わせて３０Ｍバイトのデータを保存していることがわかる。
条件取得部３０４は、認証されたユーザのユーザＩＤをキーとして図６のテーブルから社員種別を割り出し、割り出した社員種別（部署内社員）から、図７のテーブルを参照して、許容容量、保存期間等の保存条件を取得することができる。保存制御部３０６は、ユーザから電子データの保存指示があった場合に、条件取得部３０４が取得したこの保存条件に従って、電子データをデータ保存部３０５に保存する。
【００３０】
図８は、ユーザの属性情報として設定可能なプロジェクトの情報を示すテーブルの一例である。
図８のテーブルにおいて、プロジェクト名は、プロジェクトを識別するための名称であり、ユーザの属性情報として図６の所属プロジェクトの項目にこの情報を登録する。
プロジェクト期間及びプロジェクト規模は、それぞれプロジェクトを実行する期間及び規模を示す、プロジェクト自体の内容に関する情報である。
【００３１】
データ保存許容容量及びデータ保存期限は、プロジェクトに対応する電子データの保存条件である。データ保存許容容量は、所属メンバー１人当たりの容量と、所属メンバー合計の容量をそれぞれ設定可能である。データ保存期限は、これを過ぎると図７に示した保存期間が残っていてもデータを削除するという期限を示す。例えばプロジェクトの終期をこの期限とすることができる。
【実施例１】
【００３２】
図９は、この発明のデータ管理システムの実施例１における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例１は、ユーザの属性情報の１つである社員種別によって、データ保存の保存条件（許容容量および保存期間）を設定する例である。
この処理は、ユーザ認証部３０３がユーザからの認証要求を受付け、認証に成功した時にスタートする。
【００３３】
以下、この発明のデータ管理システムの実施例１における処理の流れを、図９に基づいて説明する。まず、ＣＰＵ２０１は、認証に成功したユーザ（ユーザＡとする。）の社員種別と関連付けられた保存条件を情報処理装置１０から取得し、一時記憶する（Ｓ１）。これは、条件取得部３０４の機能と対応する処理である。
ＣＰＵ２０１は、ユーザＡのユーザＩＤ（213001）に基づいて、図６に示すテーブルを検索し、ユーザＡの社員種別が「部署内社員」であることを検出し、さらに図７のテーブルによって関連付けられている「部署内社員」の保存期間を保存条件として取得する。許容容量については、後述の図１０のようなテーブルを用意しておき、ここからユーザと対応する現在の許容容量を取得する。
【００３４】
次に、ＣＰＵ２０１はデータ保存操作画面（不図示）において、ユーザからのデータ保存指示を受け付けると（Ｓ２）、保存するデータ（保存データ）のファイルサイズが、一時記憶している保存条件（許容容量）以下であるかを調べる。保存データのファイルサイズが許容容量を超えている場合（Ｓ３のＮ）、ＣＰＵ２０１は、表示部に「容量オーバー」のエラー表示をして、Ｓ２に戻って処理のやり直し行うようにユーザに促す（Ｓ４）。
【００３５】
一方、保存データのファイルサイズが許容容量内である場合（Ｓ３のＹ）、ＣＰＵ２０１はデータをデータ保存部３０５に保存するとともに、保存データに対して、一時記憶している保存条件（保存期間）を設定する（Ｓ５）。次に、保存データに対して、データの保存を指示したユーザのユーザＩＤを設定する（Ｓ６）。ここでは、ユーザＡのユーザＩＤ（213001）を設定する。
【００３６】
そして、ＣＰＵ２０１は、ユーザＡが今回データ保存に使用した容量を情報処理装置１０へ通知する（Ｓ７）。通知を受けた情報処理装置１０は記憶部３０２に、ユーザＡのユーザＩＤと関連付けてこれを記憶する。Ｓ３〜Ｓ７は、保存制御部３０６の機能と対応する処理である。
また、図１０は、図９のステップＳ７において情報処理装置１０に通知されたユーザごとの使用容量を許容容量と関連付けて登録するためのテーブルの一例であり、記憶部３０２に記憶されているものである。
【００３７】
このテーブルの「データ保存許容容量（一人当たり）」は、ユーザの社員種別に従い、図７のデータに基づいて決定する。「使用中の容量」は、図９のステップＳ７で通知された容量に基づき更新する。詳細の説明は省略するが、データ保存部３０５からデータが削除された場合も、同様に更新する。
そして、この「データ保存許容容量（一人当たり）」から「使用中の容量」を引いた分が、次回のステップＳ３における判定に使用される許容容量である。すなわち、ユーザＡは次回は２０Ｍバイトを超えるデータは保存できないということを意味する。
【００３８】
本実施例による処理により、ユーザの社員種別に対応して、データ保存期間が自動的に設定されるため、不要なデータがデータ保存部３０５に残存することがなくなる。
なお、出力装置２０は、不図示の処理により定期的に、データ保存部３０５において保存期間の過ぎたデータを検索し、発見した場合にはこれを削除する。
【実施例２】
【００３９】
図１１は、この発明のデータ管理システムの実施例２における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例２は、ユーザの属性情報の１つである所属プロジェクトによって、データ保存の保存条件（許容容量および保存期間）を設定する例である。
この処理は、ユーザ認証部３０３がユーザからの認証要求を受付け、認証に成功した時にスタートする。
【００４０】
以下、この発明のデータ管理システムの実施例２における処理の流れを、図１１に基づいて説明する。
まず、ＣＰＵ２０１は、認証に成功したユーザ（ユーザＡとする。）の所属プロジェクトと関連付けられた保存条件を情報処理装置１０から取得し、一時記憶する（Ｓ１１）。これは、条件取得部３０４の機能と対応する処理である。
【００４１】
ＣＰＵ２０１は、ユーザＡのユーザＩＤ（213001）に基づいて、図６に示すテーブルを検索し、ユーザＡの所属プロジェクトが「仕事Ａ」であることを検出する。そして図８のテーブルによって関連付けられている「仕事Ａ」の保存期限を保存条件として取得する。許容容量については、前述の図１０のようなテーブル及び後述の図１２のようなテーブルを用意しておき、ここからユーザ及び所属プロジェクトと対応する現在の許容容量を取得する。
【００４２】
次に、ＣＰＵ２０１はデータ保存操作画面（不図示）において、ユーザからのデータ保存指示を受け付けると（Ｓ１２）、保存するデータのファイルサイズが、一時記憶している保存条件（許容容量）以下であるかを調べる。保存データのファイルサイズが許容容量を超えている場合（Ｓ１３のＮ）、ＣＰＵ２０１は、表示部に「容量オーバー」のエラー表示をして、Ｓ１２に戻って処理のやり直し行うようにユーザに促す（Ｓ１４）。
【００４３】
一方、保存データのファイルサイズが許容容量内である場合（Ｓ１３のＹ）、ＣＰＵ２０１はデータをデータ保存部３０５に保存するとともに、保存データに対して、一時記憶している保存条件（保存期限）を設定する（Ｓ１５）。次に、保存データに対して、データの保存を指示したユーザのユーザＩＤ及び、属性情報を設定する（Ｓ１６）。ただし、全ての情報を登録する必要は無く、後で参照するもののみ設定すればよい。ここでは、ユーザＡのユーザＩＤ及び、属性情報（所属プロジェクト）である「仕事Ａ」を設定する。
そして、ユーザＡが今回データ保存に使用した容量を情報処理装置１０へ通知する（Ｓ１７）。通知を受けた情報処理装置１０は記憶部３０２に、ユーザＡのユーザＩＤと関連付けてこれを記憶する。Ｓ１３〜Ｓ１７は、保存制御部３０６の機能と対応する処理である。
【００４４】
図１２は、ステップＳ１７において情報処理装置１０に通知された使用容量をプロジェクト単位で集計し、プロジェクト全体の許容容量と関連付けて登録するためのテーブルの一例であり、記憶部３０２に記憶されているものである。
このテーブルの「データ保存許容容量（プロジェクト全体）」は、図８のデータに基づいて決定する。「使用中の容量」は、図１１のステップＳ１７で通知された容量に基づき更新する。ユーザＩＤが通知されれば、そのユーザの所属プロジェクトは図６のデータから把握できる。詳細の説明は省略するが、データ保存部３０５からデータが削除された場合も、同様に更新する。
【００４５】
このテーブルの「データ保存許容容量（プロジェクト全体）」から「使用中の容量」を引いた分が、次回のステップＳ１３における判定に使用される許容容量である。すなわち、仕事Ａについては、全体として次回は５０Ｍバイトを超えるデータは保存できないということを意味する。
なお、図１０と図１２の双方の許容容量を適用すると、結果的に、ステップＳ１３では、これらのうち容量が少ない方の基準に従って保存可否を判断することになる。また、実施例２においては、図１０のユーザ毎の許容容量は、ユーザの所属プロジェクトに従い、図８の一人当たりデータ保存許容容量のデータを設定する。
【００４６】
本実施例による処理により、保存条件がプロジェクトの規模や期間に対応して設定されるので、データ保存部の記憶容量を適切に配分することができる。なお、ステップＳ１５において、図９のステップＳ５の場合と同様な、ユーザの社員種別に応じて保存期間を合わせて設定するようにしてもよい。
【実施例３】
【００４７】
図１３は、この発明のデータ管理システムの実施例３における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。この処理は、ユーザ認証部３０３がユーザからの認証要求を受付け、認証に成功した時にスタートする。
この実施例３は、ユーザが複数のプロジェクトに所属しており、かつ、従事している仕事の時間割が決められている場合に、データの保存条件（許容容量および保存期限）を、ユーザが保存指示を行った時間帯に従事しているプロジェクトに対応して変える例である。
【００４８】
図１４は、ユーザが従事するプロジェクトの時間割のテーブルの一例を示す図である。このテーブルには、各時間帯において、図６のテーブルに登録されているユーザがどのプロジェクトに従事しているかを記載している。例えば、ユーザＡについては、9:00〜12:00は仕事Ａ、13:00〜15:00は仕事Ｂ、15:00〜17:00は仕事Ｃに従事している旨が登録されている。このテーブルの内容も、ユーザの属性情報である。このテーブルを用いる場合、図６のテーブルにおいて、「所属プロジェクト」の項目は不要である。
【００４９】
以下、この発明のデータ管理システムの実施例３における処理の流れを、図１３に基づいて説明する。
まず、ＣＰＵ２０１は、認証に成功したユーザ（ユーザＡとする。）の現在時刻において従事する仕事と関連付けられた保存条件を情報処理装置１０から取得し、一時記憶する（Ｓ２１）。これは、条件取得部３０４の機能と対応する処理である。
すなわち、ＣＰＵ２０１は、現在時刻（例えば、10:15）におけるユーザＡの仕事を、図１４のテーブルを参照して割り出す（図１４から、仕事Ａが該当する。）。さらに、図８のテーブルによって「仕事Ａ」に関連付けられている保存期限を保存条件として取得する。許容容量については、後述の図１５及び図１６のようなテーブルを用意しておき、ここからユーザ及び従事中のプロジェクトと対応する現在の許容容量を取得する。
【００５０】
次に、ＣＰＵ２０１は、データ保存操作画面（不図示）において、ユーザＡからのデータ保存指示を受け付けると（Ｓ２２）、保存するデータのファイルサイズが一時記憶している保存条件（許容容量）以下であるかを調べる。保存データのファイルサイズが許容容量を超えている場合（Ｓ２３のＮ）、ＣＰＵ２０１は、表示部に「容量オーバー」のエラー表示をして、Ｓ２２に戻って処理のやり直し行うようにユーザに促す（Ｓ２４）。
【００５１】
一方、保存データのファイルサイズが許容容量内である場合（Ｓ２３のＹ）、ＣＰＵ２０１は、データをデータ保存部３０５に保存するとともに、保存データに対して、一時記憶している保存条件（保存期限）を設定する（Ｓ２５）。次に、保存データに対して、図１１のステップＳ１６の場合と同様に、データの保存を指示したユーザのユーザＩＤ及び、属性情報を設定する（Ｓ２６）。ここでは、ユーザＡのユーザＩＤ及び、処理時刻におけるユーザＡの属性情報（所属プロジェクト）である「仕事Ａ」を設定する。
そして、ユーザＡが今回のデータ保存のために使用した容量を情報処理装置１０へ通知する（Ｓ２７）。通知を受けた情報処理装置１０は、記憶部３０２に、ユーザＡのユーザＩＤと関連付けてこれを記憶する。Ｓ２３〜Ｓ２７は、保存制御部３０６の機能と対応する処理である。
【００５２】
図１５は、ステップＳ２７において情報処理装置１０に通知されたユーザごとの使用容量を許容容量と関連付けて登録するためのテーブルの一例であり、記憶部３０２に記憶されるものである。
このテーブルの「データ保存許容容量（一人当たり）」は、ユーザの従事するプロジェクトに従い、図８の一人当たりデータ保存許容容量のデータを設定する。図７のデータに基づいて決定する。「使用中の容量」は、図１１のステップＳ１７で通知された容量に基づき更新する。複数のプロジェクトに従事するユーザは、プロジェクト毎に、データ保存許容容量及び使用中容量を集計する。詳細の説明は省略するが、データ保存部３０５からデータが削除された場合も、同様に更新する。
【００５３】
このテーブルの「データ保存許容容量（一人当たり）」から「使用中の容量」を引いた分が、次回のステップＳ２３における判定に使用される許容容量である。すなわち、ユーザＡは仕事Ａに関しては、次回は２０Ｍバイトを超えるデータは保存できないということを意味する。
【００５４】
また、図１６は、ステップＳ２７において情報処理装置１０に通知された使用容量をプロジェクト単位で集計し、プロジェクト全体の許容容量と関連付けて登録するためのテーブルの一例であり、記憶部３０２に記憶されるものである。このテーブルは、図１２と同趣旨である。
図１５と図１６の双方の許容容量を適用すると、結果的に、ステップＳ２３では、これらのうち容量が少ない方の基準に従って保存可否を判断することになる。
本実施例による処理により、一人のユーザが複数のプロジェクトに従事している場合に、時刻に応じてそのとき従事しているプロジェクトに応じた保存条件を自動的に設定するので、さらにきめの細かいデータ管理が可能となる。
【実施例４】
【００５５】
図１７は、この発明のデータ管理システムの実施例４における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例４は、プロジェクトの計画変更（期間の変更）に伴い、それと連動して保存済みデータの保存条件（保存期限）を自動変更する例である。
実施例４による変更処理の対象となるのは、図１１のＳ１６あるいは図１３のＳ２６において、ユーザの所属プロジェクト情報が設定された保存データである。
以下、この発明のデータ管理システムの実施例４における処理の流れを、図１７に基づいて説明する。
【００５６】
この処理は、ＣＰＵ２０１が、定期的に開始するものである。しかし、プロジェクトの情報を変更した場合、ユーザからの指示があった場合、認証要求を受け付けた場合等、何らかのイベントの検出に応じて実行することも妨げられない。
【００５７】
図１７の処理において、まずＣＰＵ２０１は、データ保存部３０５に保存されている保存データの１つを処理対象とする（Ｓ３１）。
その処理対象の保存データにプロジェクト情報が設定されていない場合（Ｓ３２のＮ）、その保存データはプロジェクトに関する変更の影響を受けないため、処理対象の保存データに関する処理を終了する。そして、他に保存されたデータがあれば（Ｓ３６のＹ）、ステップＳ３１に戻り、次の保存データを処理対象として処理を続ける。
一方、処理対象の保存データにプロジェクト情報が設定されている場合（Ｓ３２のＹ）、その保存データに設定されているプロジェクト情報が示すプロジェクトの保存条件（保存期限）を、情報処理装置１０から取得する（Ｓ３３）。
【００５８】
ステップＳ３３での取得は、図８に示したテーブルから行う。ここでは、保存データの保存時には図８の内容であったテーブルが、図１７の処理時には図１８のように変更されていたとする。すなわち、「仕事Ａ」についてプロジェクト期間とデータ保存期限が変更されているとする。
図１７に戻り、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ３３で取得した保存条件（保存期限）と、保存データに現に設定されている保存条件が一致するか否かをチェックする。ここで一致した場合、すなわち、保存条件に変更がない場合は（Ｓ３４のＹ）、データの変更は必要ないため、Ｓ３６に移行する。
【００５９】
一方、取得した保存条件（保存期限）と、保存データに現に設定されている保存条件が一致しない場合、すなわち、図１７のようにプロジェクトと対応する保存条件が変更されている場合は（Ｓ３４のＮ）、変更の必要がある。そこで、処理対象の保存データの保存条件を、ステップＳ３３で取得した保存条件に変更する処理を行う（Ｓ３５）。以上の処理を、保存されているすべてのデータに対して行う。
【００６０】
すなわち、他に保存されたデータがある場合は（Ｓ３６のＹ）、Ｓ３１に戻って同じ処理を行い、他に保存されたデータがない場合は（Ｓ３６のＮ）、処理を終了する。Ｓ３４〜Ｓ３５は、条件変更部３０７の機能と対応する処理である。
本実施例による処理により、プロジェクトの期間変更に伴うデータ保存期限の変更が自動的に行われるため、プロジェクトの期間が途中で変更になった場合でも、プロジェクト終了後に無駄なデータが残ることを防止することができる。
【実施例５】
【００６１】
図１９は、この発明のデータ管理システムの実施例５における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例５は、異動等により、プロジェクトからメンバ（ユーザ）が離脱したときに、そのユーザが保存したそのプロジェクトに関するデータを自動削除する場合の処理である。
実施例５による削除処理の対象となるのは、図１１のＳ１６あるいは図１３のＳ２６において、ユーザのＩＤ及び所属プロジェクト情報が設定された保存データである。
【００６２】
以下、この発明のデータ管理システムの実施例５における処理の流れを、図１９に基づいて説明する。
この処理は、ＣＰＵ２０１が、定期的に開始するものである。しかし、プロジェクトの情報を変更した場合、ユーザからの指示があった場合、認証要求を受け付けた場合等、何らかのイベントの検出に応じて実行することも妨げられない。
【００６３】
図１９の処理において、まずＣＰＵ２０１は、データ保存部３０５に保存されている保存データの１つを処理対象とする（Ｓ４１）。
その処理対象の保存データにユーザＩＤ又はプロジェクト情報が設定されていない場合（Ｓ４２のＮ）、その保存データはプロジェクトのメンバ変更に関する確認ができないため、処理対象の保存データに関する処理を終了する。そして、他に保存されたデータがあれば（Ｓ４６のＹ）、ステップＳ４１に戻り、次の保存データを処理対象として処理を続ける。
一方、処理対象の保存データにユーザＩＤとプロジェクト情報の両方が設定されている場合（Ｓ４２のＹ）、処理対象の保存データに設定されているプロジェクト情報が示すプロジェクトに関連付けられているユーザＩＤを情報処理装置１０から取得する（Ｓ４３）。
【００６４】
次に、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ４３で取得したユーザＩＤのいずれかと、保存データに現に設定されているユーザＩＤが一致するか否かを判定する（Ｓ４４）。ここで一致すれば、処理対象の保存データを保存したユーザは、現時点でも保存時と同じプロジェクトに所属又は従事していることがわかるため、処理対象の保存データに変更を加える必要がないことがわかる。そこで、そのままステップＳ４６へ進む。
一方、ステップＳ４４でいずれも一致しない場合、処理対象の保存データを保存したユーザは、保存時に所属又は従事していたプロジェクトを既に離脱していることがわかる。そこで、ＣＰＵ２０１は、処理対象の保存データは残しておくべきでないと判断し、削除する（Ｓ４５）。
【００６５】
以上の処理を、保存されているすべてのデータに対して行う。すなわち、他に保存されたデータがある場合は（Ｓ４６のＹ）、Ｓ４１に戻って同じ処理を行い、他に保存されたデータがない場合は（Ｓ４６のＮ）、処理を終了する。Ｓ４４〜Ｓ４５は、条件変更部３０７の機能と対応する処理である。
【００６６】
これを図２０を参照しつつ、具体的に説明する。図２０は、プロジェクトに所属するメンバのテーブルの一例を示す図であり、記憶部３０２に格納されている。このテーブルは、図８に示したテーブルの一部としてもよい。
図２０（Ａ）は、Ｓ４３の処理がなされた時点において記憶部３０２に格納されているテーブルであり、「仕事Ａ」のメンバはユーザＡ及びユーザＢの二人である。これに対して、図２０（Ｂ）は、変更される前（処理対象の保存データの登録時）のメンバ構成を示すテーブルであり、「仕事Ａ」のメンバは、ユーザＡ、ユーザＢ及びユーザＣの三人である。
すなわち、図１９の処理がなされる時点において、ユーザＣは「仕事Ａ］のプロジェクトから離脱していることがわかる。
【００６７】
ここで、処理対象の保存データに設定されているプロジェクト情報が「仕事Ａ」で、設定されているユーザＩＤが「ユーザＣ」のものであるとする。この場合、ＣＰＵ２０１がステップＳ４３で取得するユーザＩＤはユーザＡ及びユーザＢのものであり、保存データに現に設定されているユーザＩＤはユーザＣのものであるから、ステップＳ４４での判断結果は、いずれも一致しないこととなる。
そこで、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ４５で処理対象の保存データを削除する。
【００６８】
一方、処理対象の保存データに設定されているプロジェクト情報が「仕事Ａ」で、設定されているユーザＩＤがユーザＡのものであるとする。
この場合保存データに現に設定されているユーザＩＤが、ＣＰＵ２０１がステップＳ４３で取得するユーザＩＤ（ユーザＡ及びユーザＢ）の一方と一致する。従って、データを削除せずにＳ４６に移る。
以上の本実施例による処理により、プロジェクトのメンバ離脱に伴う保存データの削除が自動的に行われるため、プロジェクトから離脱したメンバのデータが残留するのを防止することができる。
【実施例６】
【００６９】
図２１は、この発明のデータ管理システムの実施例６における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例６は、異動等により、プロジェクトからメンバ（ユーザ）が離脱したときに、そのユーザが保存したそのプロジェクトに関するデータを、所定の優先順位に従って同じプロジェクトに属する他のメンバのユーザＩＤに書き換えて残す処理を行うものである。
【００７０】
実施例６による書き換え処理の対象となるのは、図１１のＳ１６あるいは図１３のＳ２６において、ユーザのＩＤ及び所属プロジェクト情報が設定された保存データである。
以下、この発明のデータ管理システムの実施例６における処理の流れを、図２１に基づいて説明する。
この処理は、ＣＰＵ２０１が、定期的に開始するものである。しかし、プロジェクトの情報を変更した場合、ユーザからの指示があった場合、認証要求を受け付けた場合等、何らかのイベントの検出に応じて実行することも妨げられない。
【００７１】
図２１のＳ５１〜Ｓ５４は、図１９のＳ４１〜４４と同一であるので、説明は省略する。実施例５と異なるのは、プロジェクトから離脱したユーザが保存した当該プロジェクトに関するデータの扱いのみである。
実施例５ではそのデータを削除するのに対して、実施例６では所定の優先順位に従って、同じプロジェクトに属する他のメンバのユーザＩＤに書き換えて残す処理を行う点が異なる。
【００７２】
すなわち、ステップＳ５５では、図１９のステップＳ４５と異なり、処理対象の保存データに設定されているユーザＩＤを、ステップＳ５３で取得したユーザＩＤのいずれかに、所定の優先順位に従って書き換える。ステップＳ５３で取得したユーザＩＤとは、処理対象の保存データに設定されているプロジェクト情報に関連付けられているユーザＩＤ、すなわち、保存を指示したユーザが保存時に所属していたプロジェクトに、現在所属しているユーザのユーザＩＤである。
以上の処理を、保存されているすべてのデータに対して行う。すなわち、ステップＳ５４でＹの場合、またはステップＳ５５の後、他に保存されたデータがある場合は（Ｓ５６のＹ）、Ｓ５１に戻って同じ処理を行い、他に保存されたデータがない場合は（Ｓ５６のＮ）、処理を終了する。Ｓ５４〜Ｓ５５は、条件変更部３０７の機能と対応する処理である。
【００７３】
これを図２２を参照しつつ、具体的に説明する。図２２は、プロジェクトからメンバが離脱した場合の、保存データの移管先候補の優先順位を登録するテーブルの一例である。
図２２には、プロジェクト毎に、図２０のテーブルにおいてプロジェクトに所属している旨が登録されている各ユーザについて、そのユーザがプロジェクトから離脱した場合の、そのユーザのデータの移管先とするユーザを、優先順位をつけて登録している。離脱メンバの項が、プロジェクトから離脱するユーザであり、移管先候補メンバが、移管先候補のユーザである。
【００７４】
図２１の処理において、ステップＳ５２乃至Ｓ５４で、実施例５で説明した例と同様に、「仕事Ａ」についてユーザＣが保存したデータを、ユーザＣの離脱後に発見した場合を考える。この場合ＣＰＵ２０１は、ステップＳ５５において、図２２のテーブルを参照して、「仕事Ａ」についてユーザＣが離脱した場合の第一優先順位の移管先がユーザＡであることを確認し、処理対象の保存データについて設定するユーザＩＤを、ユーザＣからユーザＡのユーザＩＤに書き換える処理を行う。
このとき、容量オーバー等でユーザＡに保存データを追加することができない場合には、次の優先順位のユーザＢに変更すればよい。
【００７５】
以上の本実施例による処理により、プロジェクトのメンバ離脱に伴う保存データのユーザＩＤ設定を、他のメンバのユーザＩＤに書き換えて引き継ぐため、そのプロジェクトに関するデータの継続利用が図られる。
【実施例７】
【００７６】
図２３は、この発明のデータ管理システムの実施例７における処理の流れを示すフローチャートである。各ステップにおける処理は、出力装置２０のＣＰＵ２０１が所定のプログラムに基づいて行うものである。
この実施例７は、プロジェクトが共通するユーザ全員に対して、そのプロジェクトに関連するすべてのデータの閲覧を可能とするための処理を行うものである。
以下、この発明のデータ管理システムの実施例７における処理の流れを、図２３に基づいて説明する。
【００７７】
図２３の処理は、ＣＰＵ２０１が、ユーザからの認証要求を受付け、認証に成功した時にスタートするものである。
図２３の処理においては、まずＣＰＵ２０１が、データ閲覧操作画面で、認証に成功したユーザ（たとえばユーザＡ）からのデータ閲覧要求を受け付ける（Ｓ６１）。
【００７８】
次に、ＣＰＵ２０１は、そのユーザ（ユーザＡ）のユーザＩＤと関連付けられたプロジェクト情報（仕事Ａ）を情報処理装置から取得する（Ｓ６２）。
次に、ＣＰＵ２０１は、取得したプロジェクト情報（仕事Ａ）が設定されているすべての保存データを検索し、検索結果を一覧表示する（Ｓ６３）。
【００７９】
図２４は、データ閲覧操作画面の一例を示すものであり、ユーザＡがデータ閲覧要求を行い、Ｓ６３の処理によって、仕事Ａに関するすべてのデータが、出力装置２０の操作画面に表示された状態を示す。ユーザＡは、閲覧を希望するデータを選択し、図示しない表示部にデータの内容を表示させることにより閲覧することができる。
【００８０】
上記の説明において、保存データに対して保存期間（期限）やユーザ属性情報を設定するようにしているが、保存データ毎にデータ保存部３０５に設けられたファイルフォルダに対して保存期間（期限）やユーザ属性情報を設定するようにしてもよい。
【００８１】
以上で実施形態の説明は終了するが、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の主旨を損なわない範囲で変更することが可能である。特に、装置の構成、データの構成、処理の具体的な手順等は、上述した形態のものに限られない。
ユーザの属性情報の項目は、上述したもの以外でも、ユーザの属性を特定するための任意の情報を利用可能である。保存条件については、保存期間及び保存許容容量以外の条件を登録可能としてもよい。
【００８２】
また、上述した情報処理装置１０及び出力装置２０の機能を１台の装置に持たせてもよい。あるいは、情報処理装置１０及び出力装置２０の機能を、複数の装置に分散して持たせ、これらの装置を協働させて情報処理装置１０及び出力装置２０の機能を実現させてもよい。さらに、上述した実施形態における機能は、情報処理装置１０及び出力装置２０に任意に振り分けて持たせても構わない。
【００８３】
また、出力装置２０がＭＦＰである例について説明したが、ハードウェアとしては、情報処理機能を備えた任意の装置であって構わない。
さらに、以上説明した各実施形態、動作の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることはもちろんである。
【符号の説明】
【００８４】
１０：情報処理装置、２０：出力装置、３０：ネットワーク、１０１：ＣＰＵ、１０２：ＲＯＭ、１０３：ＲＡＭ、１０５：ＨＤＤ、２０１：ＣＰＵ、２０２：ＲＯＭ，２０３：ＲＡＭ、２０５：ＨＤＤ、３０１：条件管理部、３０２：記憶部、３０３：ユーザ認証部、３０４：条件取得部、３０５：データ保存部、３０６：保存制御部、３０７：条件変更部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８５】
【特許文献１】特開２００３−３１６７７４号公報
【図１】
2015049778.tif 000003
【図２】
2015049778.tif 000004
【図３】
2015049778.tif 000005
【図４】
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【図５】
2015049778.tif 000007
【図６】
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【図７】
2015049778.tif 000009
【図８】
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【図９】
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【図１０】
2015049778.tif 000012
【図１１】
2015049778.tif 000013
【図１２】
2015049778.tif 000014
【図１３】
2015049778.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
2015049778.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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