(57)【要約】【課題】  電子メール・メッセージ内で言及されたアクションが実施されていないことを知らせる通知を提供すること。【解決手段】  添付ファイル・リマインダ・システムであって、所定の単語又は単語列を格納するためのメモリと、メモリと通信するプロセッサとを含み、このリマインダ・システムは、所定の単語又は単語列をメモリ内に格納することと、表示された内容テキストを、所定の単語又は単語列、及び、単語又は単語列によって識別されるファイルについてスキャンすることと、表示された内容テキストがスキャンされるときに、これを格納された所定の単語又は単語列との一致について比較することと、プロセッサがアクセス可能なファイル・ストアを、識別されるファイルについて検索することと、非テキスト内容が探し当てられた場合に、インジケータを選択的に生成することと、を含む方法を実施することができる。【選択図】      図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイル・リマインダ・システムであって、
所定の単語又は単語列を格納するためのメモリと、
前記メモリと通信するプロセッサと、を含み、前記リマインダ・システムは、
所定の単語又は単語列を前記メモリ内に格納することと、
表示された内容テキストを、前記所定の単語又は単語列、及び、前記単語又は単語列によって識別されるファイルについてスキャンすることと、
前記表示された内容テキストがスキャンされたときに、これを前記格納された所定の単語又は単語列との一致について比較することと、
前記プロセッサがアクセス可能なファイル・ストアを、前記識別されるファイルについて検索することと、
非テキスト内容が探し当てられた場合に、インジケータを選択的に生成することと、
を含む方法を実施することができる、システム。
【請求項２】
前記表示された内容テキストが、電子メール・メッセージ、テキスト・メッセージ又はインスタントメッセージの本文内の内容テキストを含む、請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
前記生成されるインジケータが、下線付き及び／又は太字のテキストを含む、請求項２に記載のシステム。
【請求項４】
前記非テキスト内容が探し当てられなかった場合には、前記インジケータは生成されない、請求項２に記載のシステム。
【請求項５】
前記識別されるファイルが探し当てられたときに、前記下線付き及び／又は太字のテキストを生成することをさらに含む、請求項３に記載のシステム。
【請求項６】
前記識別されるファイルが前記電子メールに添付されたときに、前記下線付き及び／又は太字のテキストの生成を終了することをさらに含む、請求項５に記載のシステム。
【請求項７】
前記テキストが下線付き及び／又は太字である間は、前記電子メールが前記システムに結合されたサーバ・デバイスによって送信されることを防止することをさらに含む、請求項５に記載のシステム。
【請求項８】
前記生成されるインジケータが、「すべき事」リストをさらに含む、請求項１に記載のシステム。
【請求項９】
前記生成されるインジケータが、フォローアップ・アクティビティを行うことのリマインダとしてのカレンダー・エントリをさらに含む、請求項１に記載のシステム。
【請求項１０】
添付ファイル・リマインダ方法であって、
所定の単語又は単語列をメモリ内に格納することと、
表示された内容テキストを、前記所定の単語又は単語列、及び、前記単語又は単語列によって識別されるファイルについてスキャンすることと、
前記表示された内容テキストがスキャンされたときに、これを前記格納された所定の単語又は単語列との一致について比較することと、
前記識別されるファイルについて、ファイル・ストアを検索することと、
非テキスト内容が探し当てられた場合に、インジケータを選択的に生成することと、
を含む、方法。
【請求項１１】
前記表示された内容テキストが、電子メール・メッセージ、テキスト・メッセージ又はインスタントメッセージの本文内の内容テキストを含む、請求項１０に記載の方法。
【請求項１２】
前記生成されるインジケータが、下線付き及び／又は太字のテキストを含む、請求項１１に記載の方法。
【請求項１３】
前記非テキスト内容が探し当てられなかった場合には、前記インジケータは生成されない、請求項１１に記載の方法。
【請求項１４】
前記識別されるファイルが探し当てられたときに、前記下線付き及び／又は太字のテキストを生成することをさらに含む、請求項１２に記載の方法。
【請求項１５】
前記識別されるファイルが前記電子メールに添付されたときに、前記下線付き及び／又は太字のテキストの生成を終了することをさらに含む、請求項１４に記載の方法。
【請求項１６】
前記テキストが下線付き及び／又は太字である間は、前記電子メールが前記システムに結合されたサーバ・デバイスによって送信されることを防止することをさらに含む、請求項１４に記載の方法。
【請求項１７】
前記生成されるインジケータが、「すべき事」リストをさらに含む、請求項１０に記載の方法。
【請求項１８】
前記生成されるインジケータが、フォローアップ・アクティビティを行うことのリマインダとしてのカレンダー・エントリをさらに含む、請求項１０に記載の方法。
【請求項１９】
コンピュータ・システム内にロードされ、その上で実行されたときに、前記コンピュータに請求項１０乃至請求項１８のいずれかに記載の方法のステップを実施させるコンピュータ・プログラム・コードを含む、コンピュータ・プログラム要素。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、一般に、電子メッセージ通信（例えば、電子メール、テキスト又はインスタントメッセージ通信）に関し、より具体的には、メッセージ内で言及されたアクションが実施されていないことを知らせる通知を提供することに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理における重要な問題は、図面、契約書、許可証、貸借契約書など、通常、電子メール又は同様の電子メッセージ通信の添付ファイルとして受信者に送信される文書を、適切な時期に送付すること及び受け取ることである。
【０００３】
ユーザが種々のフィールドを用いて文書を識別することを可能にする多くの文書管理システムが当該技術分野において知られており、これらのフィールドは、データベース内に保存されており、ユーザが特定の事項に関係する文書にアクセスするため及びこれを電子メールに添付するために取り出そうとするときに、検索することができる。しかし、これらのシステムに付随する問題は、これらシステムが文書にアクセスするのに外部の機能を必要とする点である。従来の技術を用いるには、処理予定管理（ｄｏｃｋｅｔｉｎｇ）システム又はカレンダー・システム内に関連情報が入力されることを必要とする。添付ファイルとして、電子メールに情報を入力するステップは、時間がかかり、組織内の従業員に対してかなりの労力を強いることになりかねない。しかも、単調なデータ入力は冗長になることがあり、人為ミスを引き起こしかねない。例えば、図面を含むことができる添付ファイルを有する電子的に送付されるテキスト・メッセージが、実際には、送信者による電子メール、テキスト又はＩＭメッセージの添付ファイルとして含まれていないという状況が生じることがある。従って、電子メール若しくはメッセージ通信が送信される前か、又は電子メール若しくは文書による通信（ｗｒｉｔｔｅｎ  ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ）が送信された後の指定された時点の、どちらかの時点で、その電子メールが、必要とされる添付ファイルなしで送信されたことを知らせるリマインダを提供することは有益であり得る。
【０００４】
リマインダを生成し、ユーザを促し、リマインダへの対応（もしあれば）を追跡し、文書についての有意義な情報を与え、そしてその全てをせいぜい数秒以内に実行する簡単で効果的な手段を提供するために、ユーザの既存の電子メール、テキスト又はインスタントメッセージ通信システムと他のソフトウェアとをシームレスにインターフェースするシステムを提供することもまた有益であり得る。
【０００５】
さらに、添付ファイルについての検索を必要とすることなく、添付ファイル自体への迅速なアクセスを与えるシステムを提供することは有益であり得る。さらに、自動的に添付ファイルを識別するだけでなく、ユーザの記憶を新たにするための関連情報を与えるか、又はその添付ファイルが電子メール内に含まれることのきっかけとなった添付ファイル内の部分を指し示すシステムを得ることもまた望ましいはずである。添付ファイルに直接接続されたリマインダを得ることで、ユーザは、迅速且つ容易に適切なアクションを取ることが可能になる。例えば、契約は、その契約の期間が満了するのに先立つ所定の期間内に更新の通知が送信されなければならないことを指定することができる。添付ファイル自体にリンクすることで、広い範囲を見直す必要がなくなる。
【０００６】
電子メール・メッセージは、会合をスケジュール設定するため、及び会合の参加者にとって有用であり得る資料を配布するためにしばしば用いられ、この場合には、配布される資料が電子メール・メッセージの添付ファイルである。例えば、電子メールは、遠隔会議、テレビ会議などの地理的に散らばった参加者に対して、文書を１つ又は複数の添付ファイルとして送付するための効率的な手法であり得る。しばしば、そして電子メールが１つより多くの添付ファイルを有する場合には特に、添付ファイルの必ずしも全てが添付されていない状態で電子メールが送信されることになる可能性がある。
【０００７】
電子メール及び文書は、単なるテキスト・ベースのものではなくなる方向に発展し続けている。これらは、テキスト、写真、映像、音声、及びリンクが混在したものである。例えば、ユーザは、フォーマットが整えられたテキスト、画像、及び動画を含むパワーポイント（Ｐｏｗｅｒ−Ｐｏｉｎｔ）添付ファイルが添付された電子メール・メッセージを送信することができる。ほとんどのインターフェースで、この情報を文書内に添付ファイルとして入れるための技術は媒体毎に異なるものであり得るので、その結果として、添付ファイルが電子メール又は文書による通信／メッセージの一部にならないことがある。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、上記で示された問題の影響に対処することに向けられる。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の１つの態様において、電子メールのテキスト内で言及されているアクションが実際には実施されていないことを知らせる通知を、電子メールが入力されている間又は入力が終わって送信される前に受動的又は能動的に提供するために、電子メール内のテキスト内容を用いる方法が開示される。具体的には、これは、添付ファイルが言及されているが、まだ添付されていない場合とすることができる。
【００１０】
本発明の別の態様において、電子メールのテキスト内で言及されている文書がシステム内に存在しており、添付ファイルとして電子メールに付加することが可能であることを知らせる通知を提供するために、準備中の電子メール内のテキスト内容を用いる方法が開示される。
【００１１】
本発明の別の態様において、テキスト内容に関連する資料がシステム内に存在しており、添付ファイルとして電子メールに付加されていることを知らせる通知を提供するために、電子メール内のテキスト内容を用いる方法が開示される。
【００１２】
本発明の別の態様において、電子メール内で言及されている文書が電子メールに含まれていないこと、又は電子メールの添付ファイルではないことを知らせる通知を提供するために、電子メール内のテキスト内容を用いる方法が開示される。
【００１３】
本発明の別の態様において、電子メールのテキスト内容内に含まれるフォローアップ・アクティビティが実施されたことを確認する方法が開示される。
【００１４】
本発明の好ましい実施形態が、例示のみを目的として、添付の図面を参照して説明される。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の１つ又は複数の実施形態を実施するためのシステムを示す。
【図２】電子メール管理モジュールによって格納することができる電子メールの１つの実施形態を示す。
【図３】本発明の１つ又は複数の実施形態を実装することができるシステムの代替的な実施形態を示す。
【図４】添付ファイルが電子メール又は同様の電子メッセージ通信に添付されていないことを知らせる通知を提供するための方法の実施形態を示す。
【図５】添付ファイルが電子メールに添付されていないことを知らせる通知を提供するための方法の別の実施形態を示す。
【図６】本発明の原理による方法を実装するように構成されたプロセッサ・ベースのデバイスのブロック図を示す。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下で詳細に説明されるように、本発明は、メッセージ内で言及されているアクションが実施されていないこと、例えば電子メール内で参照されている添付ファイルが添付されていないことなどを知らせる通知を提供するために、電子メール、テキスト又はインスタントメッセージなどのようなメッセージ内のテキスト内容にアクセスすることを規定する。
【００１７】
例えば、本発明の１つの実施形態において、電子メールの本文のテキスト内容は、文書、図面などのようなファイルがその電子メールの添付ファイルであることを示す１つ又は複数の単語についてチェックされ、その電子メールにそれが添付されていることを確認する。添付ファイルを確認することができなかった場合には、その電子メールが添付ファイルを必要とすることをユーザに警告するためのインジケータが生成される。代替的な実施形態において、将来のある時点において、例えば、１時間以内、業務の完了時などに、添付ファイルが電子メールに添付されることになっている場合には、指定の期間内にその電子メールに添付ファイルが添付されたことの確認を提供することができる。
【００１８】
図１を参照すると、本発明の１つ又は複数の実施形態を実施するためのシステム１００が示される。特に、図１は、ネットワーク１１５によってサーバ１１０に結合された複数のプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）を含む実施形態を示す。プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１）は、デスクトップ型コンピュータであり、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（２）は、ラップトップ型コンピュータであるが、他の実施形態においては、これらのプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）は、任意の所望のタイプのコンピュータ、普及型デジタル・デバイス（例えば、ＰＤＡ）、携帯電話などとすることができる。
【００１９】
サーバ１１０は、ネットワーク１１５を介してアクセスすることができるプロセッサ・ベースのデバイスの１つの形態とすることができる。サーバ１１０は、電子メールを受信すること、待ち行列に入れること、格納すること、及び／又は１つ又は複数のユーザに配信することといったタスクを実施することができるものとすることができ、例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ（登録商標）Ｅｘｃｈａｎｇｅ  Ｓｅｒｖｅｒなどのような従来の電子メール・サーバとすることができる。これらのデバイス及び／又は特徴は当業者には周知であるので、サーバ１１０の機能は詳細には説明しない。
【００２０】
図１に示された実施形態において、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）及びサーバ１１０は、１つ又は複数の通信リンク１２０（１−３）を介してネットワーク１１５に通信可能に結合される。種々の代替的な実施形態において、リンク１２０（１−３）は、赤外線リンク、無線ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）リンク、イーサネット接続などの有線ＬＡＮ接続、セルラー・ネットワーク・リンク、回路基板トレース、電線、ケーブル、無線周波数リンク、衛星リンクなどのうちの１つ又は複数とすることができる。さらに、ネットワーク１１５を介したプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）とサーバ１１０との間の通信には、任意の所望のプロトコルを使用することができる。例えば、転送制御プロトコル／インターネット・プロトコル（ＴＣＰ／ＩＰ）、ユーザ・データグラム・プロトコル／インターネット・プロトコル（ＵＤＰ／ＩＰ）、ファイル転送プロトコル又はトリビアル・ファイル転送プロトコル（ＦＴＰ／ＴＦＴＰ）などを使用することができる。
【００２１】
サーバ１１０は、１つ又は複数の電子メール・メッセージ（以後、電子メールと称する）を当該技術分野の通常の慣行に従い処理（例えば、受信、待ち行列に入れる、格納、及び／又は配信）することができる、電子メール管理モジュール１２５を含むことができる。電子メール管理モジュール１２５によって処理することができる電子メール２００の１つの形態が、図２において示される。電子メール２００は、ヘッダ２１０、本文２２０、及び１つ又は複数の添付ファイル２３０を含むことができる。ヘッダ２１０は、一般に、電子メールの１つ又は複数の指定された受信者（即ち、ｐｅｒｓｏｎ１＠ｉｂｍ．ｃｏｍ）、送信者又は配信者（即ち、ｐｅｒｓｏｎ２＠ｉｂｍ．ｃｏｍ）、及び電子メールの題名（即ち、遠隔会議）を示す情報を含む。本文２２０は、一般に、伝達されるメッセージを含む。例えば、電子メール２００において、本文は、「当グループの遠隔会議を行います」という文字列を含む。
【００２２】
図２に示される電子メール２００は、テキスト文書２４０（１）、画像ファイル２４０（２）、及び音声ファイル２４０（３）を含むことができる、添付ファイル２４０（１−３）も含む。しかしながら、当業者であれば、電子メール２００には、任意の所望の数のファイル、及び任意の所望の種類及び／又は形式のファイルを添付することができることを理解するであろう。さらに、図２に図示された電子メール２００は本質的に例示であり、より多数の、より少数の、又は異なる種類の添付ファイルを含むことができることを理解されたい。
【００２３】
電子メール２００は、電子メール２００に関連付けられた時刻の表示を含む、関連付けられた時刻フィールド２４５を有する。図示されるように、フィールド２４５は、例えばスケジュール設定された会議の曜日及び時刻に対応することができる、曜日（火曜日）及び時刻（午後１時）を含む。代替的な実施形態において、フィールド２４５のために任意の望ましい形式を用いることができ、電子メール２００は、電子メール２００に関連付けられたイベント、例えば、図２の例示的な電子メール２００において示された遠隔会議の表示を含むことができる。
【００２４】
図１に戻ると、電子メール２００は、１つ又は複数のカレンダー１３３（１−２）及びカレンダー管理モジュール１３７に関連付けることができる。例えば、ヘッダ１４１、本文１４２、及び添付ファイル１４３を、１つ又は複数のカレンダー１３３（１−２）内のエントリ、及びカレンダー管理モジュール１３７に関連付けることができる。カレンダー１３３（１−２）及びモジュール１３７は、それぞれのプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）上で維持されるカレンダー１３３（１−２）、及び／又はサーバ１１０上で維持されるカレンダー管理モジュール１３７とすることができる。例えば、カレンダー１３３（１−２）は、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）上で実行されるＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋ（登録商標）のコピーにより提供することができる。しかし、任意の所望のスケジュール設定ツール及び／又はカレンダー・ツールを用いることができる。
【００２５】
サーバ１１０上の電子メール管理モジュール１２５は、電子メール２００、又は選択された部分を、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）のユーザであると想定される１つ又は複数の指定された受信者に提供することができる。従って、電子メール管理モジュール１２５は、電子メール２００の少なくとも選択された部分をプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）に提供する。しかしながら、任意の所望のプロセッサ・ベースのシステムの任意の数のユーザを受信者として指定することができ、これらのユーザは、電子メール管理モジュール１２５によって提供される電子メール２００の部分を受信することができる。各々のプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１）及び１０５（２）のユーザに送付された電子メール２００の部分は、これ以降、図１においては、それぞれ参照符号１４０（１）及び１４０（２）で指示される。
【００２６】
電子メール管理モジュール１２５は、種々の通信経路１３０（１−２）を経由して電子メール２００を提供することができる。電子メール管理モジュール１２５は、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１）に対して、電子メール２００の選択された部分（参照符号１４０（１）により示される）を、リンク１２０（３）、ネットワーク１１５、及びリンク１２０（１）を含むことができる通信経路１３０（１）に沿って送付することができる。電子メール管理モジュール１２５はまた、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（２）に対して、電子メール２００の選択された部分（参照符号１４０（２）により示される）を、リンク１２０（３）、ネットワーク１１５、及びリンク１２０（２）を含むことができる通信経路１３０（２）に沿って送付することができる。通信経路１３０（１−２）は、１つ又は複数の中間のゲートウェイ（図示せず）、ルータ（図示せず）などを含むことができる。
【００２７】
通信経路１３０（１−２）に沿ったデータ転送速度は、数桁にわたって変化することがある。例えば、通信経路１３０（１）は、毎秒４０メガビットという高速の転送速度でデータを提供することができる専用Ｔ−３接続から構成されるものとすることができる。従って、電子メール２００に添付された添付ファイル２４０（１−３）が大容量、例えば１００ＭＢであっても、コピー１４０（１）を転送するのに要する合計時間は、比較的短い時間にとどめることができ、例えば１００ＭＢの添付ファイル２４０（１−３）の場合には、数秒程度である。対照的に、通信経路１３０（２）は、はるかに低い速度でデータを転送し得る、リンク１２０（２）などのダイヤルアップ接続を含むものとすることができる。従って、ユーザは、１００ＭＢの添付ファイル２４０（１−３）が通信経路１３０（２）を経由して転送されるまでに、数時間待たなければならない場合がある。この長い転送時間は、特に、ユーザが、添付ファイル２４０（１−３）は閲覧したくないが、その後でサーバ１１０から転送されてくるかもしれない１つ又は複数の電子メールを閲覧したい場合には、そのユーザにとって不都合なものであり得る。
【００２８】
図２は、ヘッダ２６０及び本文２７０を含む、簡約（ｒｅｄｕｃｅｄ）コピー２５０の実施形態を示す。ヘッダ２６０は、電子メールの受信者（即ち、ｐｅｒｓｏｎ１＠ｉｂｍ．ｃｏｍ）、送信者（即ち、ｐｅｒｓｏｎ２＠ｉｂｍ．ｃｏｍ）、及び電子メール２００の題名（即ち、遠隔会議−簡約コピー）を示す情報を含む。本文２７０は、「当グループの遠隔会議を行います」という文字列を含む。加えて、本文２７０は、添付ファイル２４０（１−３）の内容を示す付加的な文字列２８０を含むこともできる。付加的な文字列２８０は、「テキスト＿添付ファイル」、「画像＿添付ファイル」、及び「音声＿添付ファイル」の文字列を含む。図２には示されていないが、付加的な文字列２８０は、添付ファイル２４０（１−３）の推定サイズ、電子メール２００全体の、及び／又は添付ファイル２４０（１−３）の推定転送時間など、その他の情報を含むことができる。
【００２９】
図１に戻ると、電子メール管理モジュール１２５は、電子メール２００を待ち行列に入れるか又は格納することができる。例えば、簡約コピー１４０（２）がプロセッサ・ベースのデバイス１０５（２）に送付された場合には、電子メール２００を、より高速な接続が利用可能になるまで待ち行列に入れる及び／又は格納しておくことができる。電子メール管理モジュール１２５はまた、意図した受信者に電子メール２００の添付ファイル部分がまだ配信されていないことを知らせる通知を送信者に提供することもできる。
【００３０】
図３は、本発明の１つ又は複数の代替的な実施形態を実装することができるシステム３００を示す。図３において、プロセッサ・ベースのデバイス３０１は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）３１０及びネットワーク３１５により、サーバ３０５と通信可能に結合される。従って、プロセッサ・ベースのデバイス３０１からサーバ３０５への電子メールの送付は、図３に示される代替的な実施形態において実装することができる。種々の代替的な実施形態において、プロセッサ・ベースのデバイス３０１は、１つ又は複数のユーザが電子メール３３０の作成及び／又は送信をすることを可能にさせるものでもよく、又は、プロセッサ・ベースのデバイス３０１は、電子メール３３０を作成及び／又は送信することができる自動化されたメール・サーバとすることもできる。電子メール３３０は、関連付けられた時刻、例えば、図２に示される関連付けられた時刻フィールド２４５内に示される関連付けられた時刻を有することができる。上記のように、電子メール３３０は、関連付けられた時刻を用いて、カレンダー３３５に関連付けることができる。
【００３１】
図４は、電子メール内のテキスト内容が、その電子メールが添付ファイルを有することを示す少なくとも１つの単語を含むかどうかを判断し、次いで、適切なアクションを取るための方法４００の実施形態を示す。最初に、電子メールのテキスト内容を、非テキスト内容又はテキスト内容のいずれかについてチェックし、ここではテキスト内容は、その電子メールが添付ファイルを有することを示す少なくとも１つの単語とすることができる。チェックは電子メールが入力されている間に実時間で実施することもでき、又は電子メール文書の準備の最終段階の間に実施することもできる。チェックする方法は、電子メールにまだ添付ファイルが添付されていないことを知らせる通知が、電子メールが入力されている間に提供されるという点で、スペルチェッカーと類似の方法とすることができる。電子メールが添付ファイルに言及していることを示す識別子は、下線付き及び／又は太字体を用いることによる受動的なもの、又はダイアログ・ボックスを生成することによる能動的なもののいずれかとすることができる。
【００３２】
例えば、電子メール文書は、「含まれる」、「以下の図面」、「以下に示す」などといった鍵となる語句の単語についてスキャンされ、添付ファイルが実際に存在することを確認する。鍵となる語句の単語が見つからない場合、又は電子メールが添付ファイルを有する場合には、識別子は生成されない。しかしながら、鍵となる単語又は語句が探し当てられた場合には、受動的又は能動的なインジケータが生成される。インジケータは、電子メール内の語句の単語を強調すること、又はポップアップ・ウィンドウとすることができ、このポップアップ・ウィンドウは、ポップアップ・ウィンドウ上をクリックするか、又は識別された文書を電子メールに添付することによる、能動的な消去を必要とするものとすることができる。別の選択肢として、ユーザに対して、その電子メールが添付を必要とすることを思い出させるリマインダとして、電子メール内にフラグを自動的に挿入することができる。その後、ユーザは、電子メールへの添付ファイルとして直ちに文書を添付するか、又は電子メールを送信する前のある時点で文書を添付するか、又は電子メールを送信する前のいずれかの時点でインジケータを削除することを決めることができる。
【００３３】
図４を参照すると、４０２において、電子メールが入力されている間に電子メールの内容テキストがスキャンされる。スキャンされた電子メールのテキストは、４０４において、４０６に位置するテキスト語句のライブラリと相互参照される。ライブラリはまた、関連付けられたアクションも含んでおり、そのアクションのうちの幾つかは、スキャンされたテキストがライブラリ内の単語又は語句と一致する単語又は語句を含んでいた場合に実装され、その他のアクションは、一致がない場合に実装される。４０８において、電子メールのテキストとライブラリ内の内容とが比較される。一致が見つからない場合には、４１０において、アクションを取らないという決定が為され、４１２において、通知インジケータは生成されない。入力されたテキストとライブラリ内の内容とが比較される４０８に戻ると、一致が見つかった場合（４１４）には、ステップ４１６において、その単語又は語句に関連する文書、画像、録音などの少なくとも１つのファイルについての検索が行われる。このような検索は、例えば、ディスク及びファイル・システムを含む、コンピュータ・システムに関連付けられた不揮発性ストレージのようなファイル・ストアにおいて行うことができる。検索が成功した場合には、見つかった文書は入力中の電子メールの添付ファイルになり、４１２において通知インジケータは生成されない。しかしながら、検索が成功せず、少なくとも１つの文書も見つからない場合には、４１８において、通知インジケータが生成される。通知インジケータは、電子メール内のテキストを下線付きにすること若しくは強調すること、又はフラグの生成とすることができる。
【００３４】
電子メールへのファイルの自動添付、又はファイルが見つからなかったこと若しくは入力中の電子メールに添付されていないことを示すインジケータの生成は、電子メールに限定されない。電子メールに加えて、本発明は、文書、テキスト・メッセージなどと共に用いることができ、添付ファイル、埋め込み画像、動的リンクなどを探すために用いることができる。
【００３５】
本発明は、単一の電子メールと共に動作するように構成することも可能であり、又は、関連付けられた資料を参照する及び／又は探し当てる任意のシステムと共に動作するように構成することも可能である。電子メールが「私から、後ほど関連情報・・・をお送りします」のような語句を含む実施形態においては、電子メールが送信された後で、ユーザが追加情報を発送及び／又は提供することを引き続き遂行すること支援するインターフェースを出現させることができる。文書又は電子メールのテキストが以前の電子メールへの参照を含む実施形態においては、本システムは、以前の電子メールが存在するかどうかをチェックし、その以前の電子メールを添付ファイルにすることができる。
【００３６】
電子メールが「添付物を参照のこと」のような語句又はそれに類似の語句を含む更に別の実施形態においては、本システムは、表示することができ、且つ、電子メールに添付することができる、ダイアログ・ボックスを生成することができる。更に別の実施形態においては、本システムは、ユーザがそのダイアログ・ボックスに関して何らかのアクションを取るまで、電子メールの送信を許可しないようにする。
【００３７】
別の実施形態において、本システムは、二次的アクティビティをトリガし、一時的なアクティビティ又は制限を作成する。例えば、システムは、設定した時間フレーム内で、例えば、１時間以内に、業務の完了時などに、フォローアップ・アクティビティが完了したことを確認することができる。別の実施形態において、システムは、フォローアップ・アクティビティを行うためのリマインダとして、カレンダー・エントリを作成する。別の実施形態において、システムは、電子メール内又は文書内のテキストに基づき、「すべき事（ｔｏ  ｄｏ）」アイテム又はリストを作成する。別の実施形態において、システムは、アクションの単語について文書をスキャンし、次にこれらを用いて「すべき事」リストを動的に作成し、及び/又は「すべき事」リストに代入する。
【００３８】
例えば、電子メールのテキストが、「私が、会合をスケジュール設定します・・・」という語句を含んでいるとする。システムは、上述のような１つ又は複数のダイアログ・ボックスを生成すること、所定の時間フレーム内に電子メールの受信者と会合が設定されていない場合にはプロンプトとして時間制限のあるリマインダを作成すること、及び／又は「すべき事」リマインダを作成すること、のいずれかを行うことができる。
【００３９】
図５は、電子メール内のテキスト内容が、その電子メールが添付ファイルを有することを示す少なくとも１つの単語を含むかどうか判断し、次いで、電子メールが添付ファイルを有さない場合に適切なアクションを取るための方法５００の別の実施形態を示す。最初に、電子メールのテキスト内容を、非テキスト内容又はテキスト内容のいずれかについてチェックし、ここではテキスト内容は、その電子メールが添付ファイルを有することを示す少なくとも１つの単語とすることができる。チェックは実時間で実施することもでき、又は電子メールの準備の最終段階の間に実施することもでき、チェックする方法は、電子メールにまだ添付ファイルが添付されていないことを知らせる通知を提供するための、スペルチェッカーと類似の方法とすることができる。電子メールが添付ファイルに言及していることを示す識別子は、下線付き及び／又は太字体を用いることによる受動的なもの、又はダイアログ・ボックスを生成することによる能動的なもののいずれかとすることができる。５０２において、電子メールが入力されている間に電子メールの内容テキストがスキャンされる。スキャンされた電子メールのテキストは、５０４において、５０６に位置するテキスト語句のライブラリと相互参照される。ライブラリはまた、関連付けられたアクションも含んでおり、そのアクションのうちの幾つかは、スキャンされたテキストがライブラリ内の語句の単語と一致する単語又は語句を含んでいた場合に実装され、その他のアクションは、一致がない場合に実装される。５０８において、電子メール内の入力されたテキストとライブラリ内の内容とが比較される。一致が見つからない場合には、５１０において、アクションを取らないという決定が為され、５１２において、通知インジケータは生成されない。入力されたテキストとライブラリ内の内容とが比較される５０８に戻ると、一致が見つかった場合（５１４）には、５１６において、その単語又は語句により識別される文書、画像、電子メール、録音などの少なくとも１つのファイルについての検索が行われる。このような検索は、例えば、ディスク及びファイル・システムを含む、コンピュータ・システムに関連付けられた不揮発性ストレージのようなファイル・ストアにおいて行うことができる。検索が成功した場合には、見つかったファイルは入力中の電子メールの添付ファイルになることができ、５１２において通知インジケータは生成されない。しかしながら、検索が成功せず、少なくとも１つのファイルも見つからない場合、又はファイルを探し当てたが、それがまだ電子メールに添付されていない場合には、５１８において、電子メールに添付されるべき探し当てられた文書に対して時間が設定される。指定された時間内にファイルが電子メールに添付された場合には、５１２において通知インジケータは生成されない。しかしながら、添付を行うように指定された時間が、添付が行われる前に時間切れになった場合（５２０）には、５２２において通知インジケータが生成される。通知インジケータは、テキストを下線付きにすること、強調すること、又はフラグの生成とすることができる。
【００４０】
図３を参照すると、プロセッサ・ベースのデバイス３０１は、電子メール３３０のコピーをサーバ３０５に提供することができる電子メール管理モジュール３２０を含む。例えば、電子メール管理モジュール３２０は、サーバ３０５に対して、電子メール３３０の少なくとも一部を、リンク３４５、公衆交換電話網３１０、リンク３５０、ネットワーク３１５、及びリンク３５５を含むことができる通信経路３４０に沿って送付することができる。上述のように、通信経路３４０に沿ったデータ転送速度は、数桁にわたって変化することがある。例えば、プロセッサ・ベースのデバイス３０１が公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）３１０に１４．４ＫＢモデム（図示せず）を経由してリンクされている場合、１００ＭＢの添付ファイル（図示せず）をサーバ３０５に送付することは望ましくないかもしれない。そのため、電子メール管理モジュール３２０は、電子メール３３０の一部だけを通信経路３４０に沿って送付することができる。
【００４１】
電子メール３３０の一部を通信経路３４０に沿って送付した後で、電子メール管理モジュール３２０は、より高速な接続が利用可能になるまで、電子メール３３０を待ち行列に入れ、及び／又は格納することができる。例えば、ユーザは、プロセッサ・ベースのデバイス３０１を、後でイーサネットなどのより高速な接続を経由してネットワーク３１５に接続することができ、次いで、電子メール管理モジュール３２０は、このより高速な接続を用いて、電子メール３３０を送付することができる。電子メール管理モジュール３２０は、意図した受信者、即ちサーバ３０５に電子メール３３０の一部がまだ配信されていないことを示す通知を提供することもできる。例えば、電子メール管理モジュール３２０は、現在時刻が、関連付けられた時刻２４５、即ちスケジュール設定された遠隔会議の時刻に近づいていることを判断することができる。現在時刻が関連付けられた時刻２４５にどの程度近いかに応じて、電子メール管理モジュール３２０は、より頻繁に、且つ、より高い緊急度で通知を提供することができる。
【００４２】
通知に応答して、未配信の電子メール３３０をサーバ３０５にアップロードすることができる。通知は、ユーザに電子メール３３０をアップロードする選択肢を与えることを含むことができ、ユーザは、通知に応答して、電子メール３３０をアップロードすることを要求することができる。電子メール管理モジュール３２０は、電子メール３３０の実質的に全てをサーバ３０５にアップロードすることができる。
【００４３】
１つ又は複数の電子メール、又はその一部を、時刻に、及び／又はスケジュール設定されたイベントに関連付けることができる。例えば、ユーザは、ある１つの電子メール内で会合をスケジュール設定し、且つ、会合の参加者に資料を配布することができ、この電子メールは、１つ又は複数の添付ファイルを含むことができる。会合の通知は、会合に参加するかもしれないユーザにも提供することができる。しかし、電子メール及び／又は添付ファイルの全てがユーザに提供されるとは限らない。そのため、ユーザは、関連付けられた電子メール・メッセージの未配信の部分、例えば、待ち行列に入っているかもしれない、及び／又はサーバ及び／又は他のプロセッサ・ベースのデバイス上に格納されているかもしれない部分を、関連付けられた時刻及び／又はイベントの前に転送して欲しいと所望することがあり得る。
【００４４】
図６は、本発明の１つの実施形態によるプロセッサ・ベースのデバイス１１００のブロック図を示す。プロセッサ・ベースのデバイス１１００は、プロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）、３０１、及び／又はサーバ１１０、３０５の一部を表すことができる。デバイス１１００は、具体的な実装に応じて、図１の電子メール管理モジュール１２５又は電子メール・モジュール１６０（１−２）を含む適切なソフトウェア構成を伴って、又は、図３のシステム３００内の電子メール管理モジュール３２０を伴って、構成される。
【００４５】
デバイス１１００は、制御ユニット１１１０を含み、これはストレージ・ユニット１１２０に通信可能に結合されたプロセッサとすることができる。ストレージ・ユニット１１２０内にインストールされるソフトウェアは、デバイス１１００により実施される特徴に依存し得る。例えば、デバイス１１００がプロセッサ・ベースのデバイス１０５（１−２）、１１０、３０１、３０５のうちの１つを表す場合には、ストレージ・ユニット１１２０は、電子メール管理モジュール１２５、３２０、並びに電子メール・モジュール１６０（１−２）を含むことができる。電子メール管理モジュール１２５、３２０及び電子メール・モジュール１６０（１−２）は、制御ユニット１１１０により操作することができるものとすることができる。図示されていないが、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、Ｄｉｓｋ  Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）、ＯＳ／２（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、ＭＡＣ  ＯＳ（登録商標）などのようなオペレーティング・システムをストレージ・ユニット１１２０上に格納することができ、これは、制御ユニット１１１０により操作することができるものとすることができることを、理解されたい。ストレージ・ユニット１１２０は、デバイス１１００の種々のハードウェア・コンポーネントのためのデバイス・ドライバを含むこともできる。
【００４６】
デバイス１１００は、表示インターフェース１１３０を含み、これは、該表示インターフェース１１３０を介して表示デバイス１１３５上に情報を表示することができる。ユーザは、キーボード１１４０及び／又はマウス１１４５などの入力デバイスを用いて、入力インターフェース１１５０を通じて情報を入力することができる。制御ユニット１１１０は、ネットワーク・インターフェース１１６０に結合し、ネットワーク・インターフェース１１６０は、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク・カードを受け入れるように適合することができる。ネットワーク・インターフェース１１６０は、ユニバーサル・シリアル・バス・インターフェース又は無線通信用インターフェースとすることができる。デバイス１１００は、ネットワーク・インターフェース１１６０を通じて他のデバイスと通信する。図示されていないが、ネットワーク・インターフェース１１６０と関連付けられて、ネットワーク・プロトコル・スタックが存在することができ、その一例はＵＤＰ／ＩＰ又はＴＣＰ／ＩＰスタックであり、受信パケット及び送信パケットは両方とも、ネットワーク・インターフェース１１６０及びネットワーク・プロトコル・スタックを通じて受け渡すことができる。
【００４７】
図６のデバイス１１００のブロック図は、本質的に例示であること、そして、代替的な実施形態において、本発明の範囲から逸脱することなく、付加的なコンポーネント、より少数のコンポーネント、又は異なるコンポーネントを使用することができることを理解されたい。例えば、デバイス１１００がコンピュータである場合には、デバイス１１００は、システム・バス又はＩ／Ｏバスなどの付加的なコンポーネントを含むことができる。他の実施形態において、デバイス１１００の種々の要素は、種々のバス及びコントローラを用いて相互接続することができる。同様に、実装に応じて、デバイス１１００は、本発明の範囲から逸脱することなく、他の望ましいバリエーションを伴って構築することができる。
【００４８】
種々のシステム・レイヤー、ルーチン、又はモジュールは、制御ユニット上、例えば、制御ユニット１１１０上で動作可能である。制御ユニット１１１０は、マイクロプロセッサ、マイクロコントローラ、デジタル信号プロセッサ、プロセッサ・カード（１つ又は複数のマイクロプロセッサ又はコントローラを含む）、又は他の制御デバイス若しくはコンピュータ・デバイスを含むことができる。言及されたストレージ・デバイスは、データ及び命令を格納するための１つ又は複数の機械可読ストレージ媒体を含むことができる。ストレージ媒体は、動的又は静的ランダム・アクセス・メモリ（ＤＲＡＭ又はＳＲＡＭ）、消去可能プログラム可能読み出し専用メモリ（ＥＰＲＯＭ）、電気的消去可能プログラム可能読み出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、及びフラッシュ・メモリなどの半導体メモリ・デバイス、固定又は取り外し可能ディスクなどの磁気ディスク、テープを含む他の磁気媒体、並びに、コンパクトディスク（ＣＤ）又はデジタル・ビデオ・ディスク（ＤＶＤ）などの光媒体を含む、様々な形態のメモリを含むことができる。種々のシステムにおいて種々のソフトウェア・レイヤー、ルーチン、又はモジュールを構成する命令は、それぞれのストレージ媒体内に格納することができる。命令は、それぞれの制御ユニット１１１０により起動されると、対応するシステムに、プログラムされた動作を実行させる。
【００４９】
上記で開示された種々の実施形態は、本明細書における教示の利益を享受する当業者には明らかな、異なるが均等の方式で修正すること及び実施することができる。さらに、本明細書において示される構造又は設計の詳細に対して、以下の特許請求の範囲に記載されている以外の限定は意図されていない。従って、上記で開示された実施形態は変更又は修正することができること、及び、そうした全てのバリエーションが本発明の範囲内にあると考えられることは、明らかである。
【符号の説明】
【００５０】
１００、３００：システム
１０５、３０１、１１００：プロセッサ・ベースのデバイス
１１０、３０５：サーバ
１２０、３４５、３５０、３５５：通信リンク
１２５、３２０：電子メール管理モジュール
１３０、３４０：通信経路
１３３、３３５：カレンダー
１４０：ユーザに送付された電子メールの部分
１４１、２１０、２６０：ヘッダ
１４２、２２０、２７０：本文
１４３、２３０：添付ファイル
１６０：電子メール・モジュール
２００、３３０：電子メール
２４０（１）：テキスト文書
２４０（２）：画像ファイル
２４０（３）：音声ファイル
２４５：時刻フィールド
２５０：簡約コピー
２８０：付加的な文字列
【図１】
2013546058.tif 000003
【図２】
2013546058.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【手続補正書】
【提出日】平成25年5月10日(2013.5.10)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
添付ファイル・リマインダ・システムであって、
所定の単語又は単語列を格納するためのメモリと、
前記メモリと通信するプロセッサと、を含み、前記リマインダ・システムは、
所定の単語又は単語列を前記メモリ内に格納することと、
表示された内容テキストを、前記所定の単語又は単語列、及び、前記単語又は単語列によって識別されるファイルについてスキャンすることと、
前記表示された内容テキストがスキャンされたときに、これを前記格納された所定の単語又は単語列との一致について比較することと、
前記プロセッサがアクセス可能なファイル・ストアを、前記識別されるファイルについて検索することと、
非テキスト内容が探し当てられた場合に、インジケータを選択的に生成することと、
を含む方法を実施することができる、システム。
【請求項２】
前記テキストが下線付き及び／又は太字である間は、前記電子メールが前記システムに結合されたサーバ・デバイスによって送信されることを防止することをさらに含む、請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
メモリを含むコンピュータによる、添付ファイル・リマインダ方法であって、
所定の単語又は単語列を前記メモリ内に格納することと、
表示された内容テキストを、前記所定の単語又は単語列、及び、前記単語又は単語列によって識別されるファイルについてスキャンすることと、
前記表示された内容テキストがスキャンされたときに、これを前記格納された所定の単語又は単語列との一致について比較することと、
前記識別されるファイルについて、ファイル・ストアを検索することと、
非テキスト内容が探し当てられた場合に、インジケータを選択的に生成することと、
を含む、方法。
【請求項４】
前記表示された内容テキストが、電子メール・メッセージ、テキスト・メッセージ又はインスタントメッセージの本文内の内容テキストを含む、請求項３に記載の方法。
【請求項５】
前記生成されるインジケータが、下線付き及び／又は太字のテキストを含む、請求項３又は４に記載の方法。
【請求項６】
前記非テキスト内容が探し当てられなかったことに応答して、前記インジケータは生成されない、請求項３乃至５のいずれかに記載の方法。
【請求項７】
前記識別されるファイルが探し当てられたことに応答して、前記下線付き及び／又は太字のテキストを生成することをさらに含む、請求項３乃至６のいずれかに記載の方法。
【請求項８】
前記識別されるファイルが前記電子メールに添付されたことに応答して、前記下線付き及び／又は太字のテキストの生成を終了することをさらに含む、請求項７に記載の方法。
【請求項９】
前記テキストが下線付き及び／又は太字である間は、前記電子メールが前記システムに結合されたサーバ・デバイスによって送信されることを防止することをさらに含む、請求項７又は８に記載の方法。
【請求項１０】
前記生成されるインジケータが、「すべき事」リストをさらに含む、請求項３乃至９のいずれかに記載の方法。
【請求項１１】
前記生成されるインジケータが、フォローアップ・アクティビティを行うことのリマインダとしてのカレンダー・エントリをさらに含む、請求項３乃至１０のいずれかに記載の方法。
【請求項１２】
コンピュータ・システム内にロードされ、その上で実行されたときに、前記コンピュータに請求項３乃至請求項１１のいずれかに記載の方法のステップを実施させる、コンピュータ・プログラム。
【国際調査報告】
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