(57)【要約】【課題】属性情報の登録によるユーザ負担の軽減を可能とし、且つ、属性情報のデータ量の増大を抑制可能とする。【解決手段】検索条件が指定された場合に、データ記録部１２から当該検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報を抽出する文書検索部２２と、文書検索部２２で用いられた検索条件を含む検索履歴情報をデータ記録部１２に記録する履歴記録部２３と、指定日時に、データ記録部１２から抽出条件を満たす検索条件を抽出する検索条件抽出部２５と、ファイルシステム１１から、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する全文検索部２６と、データ記録部１２に対し、全文検索部２６により抽出された文書の属性情報に、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件であるキーワードを記録するキーワード登録部２７とを備えた。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
１つ以上のキーワードである検索条件が指定された場合に、ファイルシステムに記録されているファイルに紐づく文書の属性情報を記録しているデータ記録部から、当該検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報を抽出する文書検索部と、
前記文書検索部で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、前記データ記録部に記録する履歴記録部と、
指定された日時に、前記データ記録部から、抽出条件を満たす検索条件を抽出する検索条件抽出部と、
前記ファイルシステムから、前記検索条件抽出部により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する全文検索部と、
前記データ記録部に対し、前記全文検索部により抽出された文書の属性情報に、前記検索条件抽出部により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録するキーワード登録部と
を備えた文書管理装置。
【請求項２】
前記検索条件抽出部は、外部からの要求に応じ、抽出条件に含まれる実行条件が上書きを示している場合に、前記日時に、前記データ記録部に記録されている属性情報から、前回実施したキーワードの自動登録において、優先順位が高い順に抽出する検索条件の件数である対象件数に該当していない検索条件に対応する拡張キーワードを全て削除する
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記抽出条件はユーザにより設定される
ことを特徴とする請求項１又は請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書検索部は、１つ以上のキーワードである検索条件が指定された場合に、ファイルシステムに記録されているファイルに紐づく文書の属性情報を記録しているデータ記録部から、当該検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報を抽出し、
履歴記録部は、前記文書検索部で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、前記データ記録部に記録し、
検索条件抽出部は、指定された日時に、前記データ記録部から、抽出条件を満たす検索条件を抽出し、
全文検索部は、前記ファイルシステムから、前記検索条件抽出部により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出し、
キーワード登録部は、前記データ記録部に対し、前記全文検索部により抽出された文書の属性情報に、前記検索条件抽出部により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録する
ことを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、文書を管理する文書管理装置及び文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文字を示す電子データ（ファイル）を管理することで、文書を管理する文書管理装置が知られている。なお、文書は、１つ又は複数のファイルから構成される。
この文書管理装置では、キーワードを用いた文書検索を可能とするため、ユーザが、文書登録の際に、文書の属性情報を登録する必要がある。この際、より検索性を高めるためには、ユーザが十分な属性情報を登録する必要があり、ユーザ負担が増大する。
【０００３】
これに対し、属性情報の登録の手間を軽減するため、文書管理装置が、文書登録の際に、その文書の内容からキーワードを自動で抽出し、その抽出したキーワードを属性情報として登録するものが知られている（例えば特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平９−１９８３９５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に開示されるような従来の文書管理装置では、使用頻度の少ない不要なキーワードであっても属性情報として登録される可能性が高く、属性情報のデータ量が増大するという課題がある。
【０００６】
この発明は、上記のような課題を解決するためになされたもので、属性情報の登録によるユーザ負担の軽減が可能であり、且つ、属性情報のデータ量の増大を抑制可能な文書管理装置を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
この発明に係る文書管理装置は、１つ以上のキーワードである検索条件が指定された場合に、ファイルシステムに記録されているファイルに紐づく文書の属性情報を記録しているデータ記録部から、当該検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報を抽出する文書検索部と、文書検索部で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、データ記録部に記録する履歴記録部と、指定された日時に、データ記録部から、抽出条件を満たす検索条件を抽出する検索条件抽出部と、ファイルシステムから、検索条件抽出部により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する全文検索部と、データ記録部に対し、全文検索部により抽出された文書の属性情報に、検索条件抽出部により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録するキーワード登録部とを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
この発明によれば、上記のように構成したので、属性情報の登録によるユーザ負担の軽減が可能であり、且つ、属性情報のデータ量の増大を抑制可能である。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】この発明の実施の形態１に係る文書管理装置の構成例を示す図である。
【図２】この発明の実施の形態１におけるデータ記録部に記録される属性情報の項目の一例を示す図である。
【図３】この発明の実施の形態１におけるデータ記録部に記録される検索履歴テーブルの一例を示す図である。
【図４】この発明の実施の形態１におけるデータ記録部に記録される抽出条件情報の項目の一例を示す図である。
【図５】この発明の実施の形態１に係る文書管理装置による文書登録の動作例を示すフローチャートである。
【図６】この発明の実施の形態１に係る文書管理装置によるファイル変更の動作例を示すフローチャートである。
【図７】この発明の実施の形態１に係る文書管理装置によるキーワード検索の動作例を示すフローチャートである。
【図８】この発明の実施の形態１に係る文書管理装置によるキーワード登録の動作例を示すフローチャートである。
【図９】図９Ａ、図９Ｂは、この発明の実施の形態１における処理部のハードウェア構成例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、この発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１に係る文書管理装置の構成例を示す図である。
文書管理装置は、文字を示す電子データ（ファイル）を管理することで、文書を管理する。なお、文書は１つ以上のファイルから成る。また以下では、文書管理装置が有する機能のうち、キーワードを用いた文書検索に関する機能について示す。この文書管理装置は、図１に示すように、管理部１及び処理部２を備えている。管理部１は、ファイルシステム１１、データ記録部１２及びインデックス部１３を有している。処理部２は、文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７を有している。なお、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５及びキーワード登録部２７は、管理処理部２８を構成する。
【００１１】
ファイルシステム１１は、ファイルを記録する。
データ記録部１２は、属性情報を含む文書情報、検索履歴情報を有する検索履歴テーブル、及び、抽出条件情報を記録する。属性情報は、ファイルシステム１１に記録されているファイルに紐づく文書の属性を示す情報である。検索履歴情報は、文書管理装置でキーワードを用いた文書検索が行われた際の履歴を示す情報である。抽出条件情報は、文書管理装置で属性情報としてキーワードの自動登録を行う際に候補とするキーワードの抽出条件、及び、キーワードの自動登録の方法を示す情報である。
【００１２】
属性情報には、例えば図２に示すように、文書名称、文書番号、登録日、更新日、登録者、更新者、格納先、キーワード、ファイル名称、及び、拡張キーワード等、を示す情報が含まれている。
文書名称は、文書の名称である。文書番号は、文書を識別する番号（副版）である。登録日は、文書が文書管理装置に登録された日である。更新日は、文書の最終更新日である。登録者は、文書を登録したユーザの名称である。更新者は、文書の最終更新をしたユーザの名称である。記録先は、文書を構成するファイルの記録先を示す階層である。キーワードは、文書登録の際に、ユーザにより登録された文書検索のためのキーワードである。ファイル名称は、文書を構成するファイル毎の名称である。ファイル備考は、ファイル毎の説明文である。拡張キーワードは、文書管理装置がファイル毎に自動で抽出する文書検索のためのキーワードである。
【００１３】
検索履歴情報には、例えば図３に示すように、検索条件、最終更新日時、実施回数、ヒット件数、及び、前回対象、を示す情報が含まれる。
検索条件は、文書検索で用いられた１つ以上のキーワードである。最終更新日時は、検索条件が用いられた最終日時である。実施回数は、検索条件を用いて文書検索を行った回数である。ヒット件数は、検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報の件数である。前回対象は、前回実施したキーワードの自動登録において、検索条件抽出部２５が対象件数の条件で検索条件の抽出を行った結果、対象となったか否かを示し、図３の例では、前回のキーワードの自動登録で対象となった場合を１とし、それ以外を０としている。
【００１４】
抽出条件情報には、例えば図４に示すように、対象件数、対象ヒット件数、対象更新日時、対象実施回数、及び、実行条件、を示す情報が含まれる。
対象件数は、検索履歴テーブルに含まれる検索条件のうち、検索条件抽出部２５が優先順位の高い順に抽出する検索条件の件数である。なお、検索条件の優先順位は、例えば、最終更新日が新しく且つ実施回数が多い順等のように、適宜設定される。対象ヒット件数は、検索履歴テーブルに含まれる検索条件のうち、検索条件抽出部２５が抽出する検索条件のヒット件数の範囲である。対象更新日時は、検索履歴テーブルに含まれる検索条件のうち、検索条件抽出部２５が抽出する検索条件の最終更新日時の範囲である。対象実施回数は、検索履歴テーブルに含まれる検索条件のうち、検索条件抽出部２５が抽出する検索条件の実施回数の範囲である。実行条件は、文書管理装置でキーワードの自動登録を行う際に、属性情報の拡張キーワードにキーワードを追加するか上書きするかを指定する項目である。
【００１５】
インデックス部１３は、ファイルシステム１１に記録されたファイルからインデックスを抽出し、そのインデックスを記録する。このインデックス部１３によるインデックスの生成及び記録は定期的に実施される。
【００１６】
ファイルシステム１１、データ記録部１２及びインデックス部１３としては、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、フラッシュメモリ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  ＥＰＲＯＭ）等の不揮発性又は揮発性の半導体メモリ、磁気ディスク、フレキシブルディスク、光ディスク、コンパクトディスク、ミニディスク、又は、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ）等が用いられる。
【００１７】
なお図１では、文書管理装置の内部に管理部１が設けられた場合を示している。しかしながら、これに限らず、文書管理装置の外部に管理部１が設けられてもよい。
【００１８】
文書登録部２１は、外部からファイルが転送されて文書の登録が要求された場合に、ファイルシステム１１に当該ファイルを記録させ、また、当該ファイルの情報を含めユーザにより設定された文書の属性情報を、データ記録部１２に記録する。
また、文書登録部２１は、登録済みの文書に対して外部からファイルの変更が要求された場合に、ファイルシステム１１に記録されている当該ファイルを変更する。また、文書登録部２１は、データ記録部１２に記録されている上記ファイルの情報を含めユーザにより変更された文書の属性情報を変更する。この際、文書登録部２１は、上記属性情報のうち、上記ファイルに紐づく拡張キーワードについては削除する。
【００１９】
文書検索部２２は、外部から検索条件が指定されて文書検索が要求された場合に、データ記録部１２から当該検索条件と一致するキーワードが含まれる文書の属性情報を抽出する。この文書検索部２２により抽出された属性情報は外部に通知される。
【００２０】
履歴記録部２３は、文書検索部２２で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、データ記録部１２に記録する。
【００２１】
抽出条件設定部２４は、外部からの要求に応じ、データ記録部１２で記録される抽出条件情報の設定及び確認を行う。
【００２２】
検索条件抽出部２５は、外部又は内部スケジューラにより指定された日時に、データ記録部１２から、抽出条件情報が示す抽出条件を満たす検索条件を抽出する。この検索条件抽出部２５により抽出された検索条件を示す情報は全文検索部２６に通知される。また、検索条件抽出部２５は、抽出条件情報に含まれる実行条件が上書きを示している場合には、上記日時に、データ記録部１２に記録されている属性情報から、検索履歴テーブルの前回対象が０である検索条件に対応する拡張キーワードを全て削除する。
【００２３】
全文検索部２６は、ファイルシステム１１から、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する。図１の例では、全文検索部２６は、インデックス部１３に記録されているインデックスからキーワードが一致するファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する。この全文検索部２６により抽出されたファイル及び文書を示す情報はキーワード登録部２７に通知される。
【００２４】
キーワード登録部２７は、データ記録部１２に対し、全文検索部２６により抽出された文書の属性情報に、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録する。
【００２５】
次に、文書管理装置の動作例について、図５〜８を参照しながら説明する。
まず、文書管理装置による文書登録の動作例について、図５を参照しながら説明する。
文書管理装置による文書登録では、外部からファイルが転送されて文書の登録が要求されると、図５に示すように、まず、文書登録部２１は、ファイルシステム１１に当該ファイルを記録する（ステップＳＴ５０１）。なお、文書登録部２１は、１つの文書に複数の異なるファイルを登録することもできる。
また、文書登録部２１は、上記ファイルの情報を含めユーザにより設定された文書の属性情報を、データ記録部１２に記録する（ステップＳＴ５０２）。
【００２６】
次に、文書管理装置によるファイル変更の動作例について、図６を参照しながら説明する。
文書管理装置によるファイル変更では、登録済みの文書に対して外部からファイルの変更が要求されると、図６に示すように、まず、文書登録部２１は、ファイルシステム１１に記録されている当該ファイルを変更する（ステップＳＴ６０１）。
また、文書登録部２１は、データ記録部１２に記録されている属性情報をユーザにより設定された内容に変更する（ステップＳＴ６０２）。
また、文書登録部２１は、上記属性情報のうち、文書管理装置が自動で登録する属性情報である拡張キーワードについては変更したファイルのものは削除する（ステップＳＴ６０３）。
【００２７】
次に、文書管理装置によるキーワードを用いた文書検索の動作例について、図７を参照しながら説明する。
文書管理装置によるキーワードを用いた文書検索では、外部から検索条件が指定されて文書検索が要求されると、図７に示すように、まず、文書検索部２２は、データ記録部１２から当該検索条件と一致するキーワードが含まれる文書の属性情報を抽出する（ステップＳＴ７０１）。この文書検索部２２により抽出された属性情報は外部に通知される。
【００２８】
次いで、履歴記録部２３は、文書検索部２２で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、データ記録部１２に記録する（ステップＳＴ７０２）。履歴記録部２３は、例えば、データ記録部１２に対し、文書検索部２２で用いられた検索条件及び当該検索条件でのヒット件数を記録し、また、当該検索条件を用いた最終更新日及び実施回数の更新を行う。
【００２９】
次に、文書管理装置によるキーワードの自動登録の動作例について、図８を参照しながら説明する。なお以下では、抽出条件情報に、対象件数、対象ヒット件数、対象更新日時、対象実施回数、及び、実行条件、を示す情報が含まれているものとする。
文書管理装置によるキーワードの自動登録では、図８に示すように、検索条件抽出部２５は、外部又は内部スケジューラにより指定された日時になったかを判定する（ステップＳＴ８０１）。
このステップＳＴ８０１において、検索条件抽出部２５が上記日時にはなっていないと判定した場合には、シーケンスはステップＳＴ８０１に戻る。
なお、指定日時による実行は、シーケンスによる判定に限らず、タイマ機能による割込み処理又は外部スケジュールによるイベント起動等でもよく、その方法は問わない。
【００３０】
一方、ステップＳＴ８０１において、検索条件抽出部２５は、上記日時になったと判定した場合には、抽出条件情報に含まれる実行条件が上書きを示しているかを判定する（ステップＳＴ８０２）。
このステップＳＴ８０２において、検索条件抽出部２５は、実行条件が上書きを示していると判定した場合に、データ記録部１２に記録されている属性情報から、検索履歴テーブルの前回対象が０である検索条件に対応する拡張キーワードを全て削除する（ステップＳＴ８０３）。
【００３１】
一方、ステップＳＴ８０２において、検索条件抽出部２５は、実行条件が上書きを示していないと判定した場合、すなわち実行条件が追加を示している場合には、ステップＳＴ８０３はスキップされ、シーケンスはステップＳＴ８０４へ移行する。
【００３２】
次いで、検索条件抽出部２５は、データ記録部１２に記録されている検索履歴テーブルに対し、抽出条件に含まれる対象件数に該当する検索条件の前回対象を１とし、それ以外の検索条件の前回対象を０とする（ステップＳＴ８０４）。
【００３３】
次いで、検索条件抽出部２５は、データ記録部１２に記録されている検索履歴テーブルのうち、抽出条件情報に含まれる対象件数に該当する検索条件が有るかを判定する（ステップＳＴ８０５）。
【００３４】
このステップＳＴ８０５において、検索条件抽出部２５は、対象件数に該当する検索条件が有ると判定した場合に、当該検索条件のうち、抽出条件情報に含まれる対象ヒット件数、対象更新日時及び対象実施回数に該当する検索条件が有るかを判定する（ステップＳＴ８０６）。
このステップＳＴ８０６において、検索条件抽出部２５は、上記各条件に該当する検索条件が有ると判定した場合には、シーケンスはステップＳＴ８０７へ移行する。
一方、検索条件抽出部２５は、ステップＳＴ８０５において対象件数に該当する検索条件が無いと判定した場合、又は、ステップＳＴ８０６において上記各条件に該当する検索条件が無いと判定した場合には、その後の処理はスキップされ、シーケンスは終了する。
【００３５】
ステップＳＴ８０１〜ＳＴ８０６の処理により、検索条件抽出部２５は、データ記録部１２から、抽出条件情報が示す抽出条件を満たす検索条件を抽出することができる。
なお、キーワードの自動登録を行うことで、前回も今回も対象件数の条件には該当するが、ヒット件数の条件が今回は範囲外となる検索条件が発生する可能性がある。そこで、検索履歴情報に前回対象を示す情報を含めることで、上記のようなケースで検索条件が対象となったりならなかったりすることを繰り返さないようにする。
【００３６】
次いで、全文検索部２６は、ファイルシステム１１から、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する（ステップＳＴ８０７）。図１の例では、全文検索部２６は、インデックス部１３に記録されているインデックスからキーワードが一致するファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する。
【００３７】
次いで、キーワード登録部２７は、データ記録部１２に対し、全文検索部２６により抽出された文書の属性情報に、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録する（ステップＳＴ８０８）。その後、シーケンスは終了する。
【００３８】
このように、実施の形態１に係る文書管理装置では、キーワードを用いた文書検索が実施される度にその履歴を記録している。そして、文書管理装置は、キーワードの自動登録の際に、上記履歴のうちの抽出条件に合致する検索条件のみを抽出して全文検索を行い、全文検索により得られた検索条件を対応するファイルに紐づく文書の属性情報として拡張キーワードを自動登録している。これにより、属性情報の登録によるユーザ負担の軽減が可能であり、また、有効な拡張キーワードのみを登録可能であるため、属性情報のデータ量の増大を抑制可能である。
【００３９】
また、文書管理装置は、キーワードの自動登録方法として、キーワードの上書きを行うことで、自動登録した拡張キーワードのデータ量の増大を抑制できる。
また、文書管理装置は、文書登録の際にユーザが指定したキーワードと、文書管理装置が自動登録した拡張キーワードとを分けて管理することで、実行条件の変更、又は、ファイルの変更又は削除といった操作と連動して拡張キーワードを自動的に削除可能となる。
また、ヒット件数を抽出条件とすることで検索結果の期待度が高い半面、結果の少ないキーワードに絞って、自動的に検出することができる。すなわち、ヒット件数の条件は、ある検索条件でヒットした属性情報の件数が多い場合（例えば１０００件）に、文書管理装置が自動で当該検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして登録しないようにするためのものである。このヒット件数は、よく検索されるのにあまりヒットしない検索条件を拡張キーワードとして登録することでユーザが探したいものを自動で検索可能とし、既に多くの検索結果がでているものについては除外することを目的としている。
【００４０】
なお、検索履歴テーブルにおける検索条件の登録可能数を制限してもよい。これによっても、属性情報のデータ量の増大を抑制できる。
【００４１】
以上のように、この実施の形態１によれば、１つ以上のキーワードである検索条件が指定された場合に、ファイルシステム１１に記録されているファイルと紐づく文書の属性情報を記録しているデータ記録部１２から、当該検索条件と一致するキーワードが含まれる属性情報を抽出する文書検索部２２と、文書検索部２２で用いられた検索条件を含む検索履歴情報を、データ記録部１２に記録する履歴記録部２３と、指定された日時に、データ記録部１２から、抽出条件を満たす検索条件を抽出する検索条件抽出部２５と、ファイルシステム１１から、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件と一致するキーワードが含まれるファイルを抽出し、当該ファイルに紐づく文書を抽出する全文検索部２６と、データ記録部１２に対し、全文検索部２６により抽出された文書の属性情報に、検索条件抽出部２５により抽出された検索条件であるキーワードを拡張キーワードとして記録するキーワード登録部２７とを備えたので、属性情報の登録によるユーザ負担の軽減が可能であり、且つ、属性情報のデータ量の増大を抑制可能である。
【００４２】
最後に、図９を参照して、実施の形態１における処理部２のハードウェア構成例を説明する。
処理部２における文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７の各機能は、処理回路５１により実現される。処理回路５１は、図９Ａに示すように、専用のハードウェアであってもよいし、図９Ｂに示すように、メモリ５３に記録されるプログラムを実行するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ、中央処理装置、処理装置、演算装置、マイクロプロセッサ、マイクロコンピュータ、プロセッサ、又はＤＳＰ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｓｉｇｎａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｏｒ）ともいう）５２であってもよい。
【００４３】
処理回路５１が専用のハードウェアである場合、処理回路５１は、例えば、単一回路、複合回路、プログラム化したプロセッサ、並列プログラム化したプロセッサ、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｇａｔｅ  Ａｒｒａｙ）、又はこれらを組み合わせたものが該当する。文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７の各部の機能それぞれを処理回路５１で実現してもよいし、各部の機能をまとめて処理回路５１で実現してもよい。
【００４４】
処理回路５１がＣＰＵ５２の場合、文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７の機能は、ソフトウェア、ファームウェア、又はソフトウェアとファームウェアとの組み合わせにより実現される。ソフトウェア及びファームウェアはプログラムとして記述され、メモリ５３に記録される。処理回路５１は、メモリ５３に記録されたプログラムを読み出して実行することにより、各部の機能を実現する。すなわち、処理部２は、処理回路５１により実行されるときに、例えば図５〜８に示した各ステップが結果的に実行されることになるプログラムを記録するためのメモリ５３を備える。また、これらのプログラムは、文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７の手順及び方法をコンピュータに実行させるものであるともいえる。ここで、メモリ５３としては、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、フラッシュメモリ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ  Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ  ＥＰＲＯＭ）等の不揮発性又は揮発性の半導体メモリ、磁気ディスク、フレキシブルディスク、光ディスク、コンパクトディスク、ミニディスク、又はＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ）等が該当する。
【００４５】
なお、文書登録部２１、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７の各機能について、一部を専用のハードウェアで実現し、一部をソフトウェア又はファームウェアで実現するようにしてもよい。例えば、文書登録部２１については専用のハードウェアとしての処理回路５１でその機能を実現し、文書検索部２２、履歴記録部２３、抽出条件設定部２４、検索条件抽出部２５、全文検索部２６及びキーワード登録部２７については処理回路５１がメモリ５３に記録されたプログラムを読み出して実行することによってその機能を実現することが可能である。
【００４６】
このように、処理回路５１は、ハードウェア、ソフトウェア、ファームウェア、又はこれらの組み合わせによって、上述の各機能を実現することができる。
【００４７】
なお、本願発明はその発明の範囲内において、実施の形態の任意の構成要素の変形、もしくは実施の形態の任意の構成要素の省略が可能である。
【符号の説明】
【００４８】
１  管理部、２  処理部、１１  ファイルシステム、１２  データ記録部、１３  インデックス部、２１  文書登録部、２２  文書検索部、２３  履歴記録部、２４  抽出条件設定部、２５  検索条件抽出部、２６  全文検索部、２７  キーワード登録部、２８  管理処理部、５１  処理回路、５２  ＣＰＵ、５３  メモリ。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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