(57)【要約】【課題】３６協定等の労使協定の届出書をネットワークを介して効率的に作成及び更新することを支援するシステムを提供する。【解決手段】労使協定届出書の作成及び更新を支援するシステムにおいて、システムサーバが、顧客情報をデータベースに登録する手段と、顧客端末からの要求に応じて労使協定届出書作成画面を送信し、顧客端末により入力された作成情報を受信する手段と、受信した作成情報を、予めデータベースに格納されている労使協定届出書のひな形に嵌め込むことにより労使協定届出書ファイルを作成する手段と、作成した労使協定届出書ファイルを識別番号と関係付けてデータベースに登録する手段と、顧客端末からの要求に応じて識別番号を基に労使協定届出書ファイルを抽出し、顧客端末にダウンロードする手段とを備え、顧客端末は、ダウンロードした労使協定届出書ファイルを印刷する手段を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客が利用する顧客端末とネットワークを介して通信可能であるシステムサーバを備え、労使協定届出書の作成及び更新を支援するシステムにおいて、
前記システムサーバが、
（ａ）新規登録時に顧客情報を前記顧客端末から受信し、固有の識別番号を割り当ててその顧客情報をデータベースに登録する手段と、
（ｂ）前記顧客端末からの要求に応じて労使協定届出書作成画面を送信し、前記顧客端末により入力された作成情報を受信する手段と、
（ｃ）受信した前記作成情報を、予めデータベースに格納されている労使協定届出書のひな形に嵌め込むことにより労使協定届出書ファイルを作成する手段と、
（ｄ）作成した前記労使協定届出書ファイルを前記識別番号と関係付けてデータベースに登録する手段と、
（ｅ）前記顧客端末からの要求に応じて前記識別番号を基に前記労使協定届出書ファイルを抽出し、前記顧客端末にダウンロードする手段とを備え、
前記顧客端末は、ダウンロードした前記労使協定届出書ファイルを印刷する手段を備えることを特徴とする労使協定届出書作成更新支援システム。
【請求項２】
前記データベースに登録された顧客情報として労使協定届出書の更新日が含まれており、かつ前記システムサーバがさらに、社労士が利用する社労士端末とネットワークを介して通信可能であり、
前記更新日より所定の期間先行する第１の時点に、更新通知メール送信機能を起動させると共に、データベースに格納されたステータス情報を"未対応"に設定する手段と、
前記社労士端末から受信した指示に応じて、前記第１の時点より後であって前記更新日より所定の期間先行する第２の時点に、前記顧客端末に更新通知メールを送信すると共に、前記ステータス情報を"対応中"に設定する手段と、
前記第２の時点より後に前記顧客端末より届出報告を受信すると共に、前記ステータス情報を"対応済"に設定する手段とを備えたことを特徴とする請求項１に記載の労使協定届出書作成更新支援システム。
【請求項３】
前記システムサーバがさらに、
前記第２の時点より後であって前記更新日より所定の期間先行する第３の時点に、前記ステータス情報が"対応中"であるか"対応済"であるかを確認する手段と、
前記ステータス情報が"対応中"である場合は、前記顧客端末に２回目の更新通知メールを送信する手段と、
前記ステータス情報の確認とそれに応じた前記更新通知メールの再送を繰り返す手段とを備えたことを特徴とする請求項２に記載の労使協定届出書作成更新支援システム。
【請求項４】
前記労使協定届出書が３６協定届出書であることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の労使協定届出書作成更新支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、労使協定に関する届出書の作成及び更新を支援するシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
労働基準監督署に届出の義務がある労使協定については、所定の様式の届出書を作成して提出を行うと共に、協定の有効期間が満了すると更新する必要がある。このような労使協定としては、時間外労働休日労働に関する労使協定（いわゆる３６協定）の他、変形労働時間制や裁量労働制に関する労使協定がある。
【０００３】
省庁へ提出する書類の作成支援システムとしては、例えば特許文献１、２等が知られている。特許文献１には、マイナンバーが記載された税務申告等の電子文書を関係省庁に送信できる態様で作成するシステムが開示されている。特許文献２には、法改正に応じて電子フォームを修正する作業を効率化するシステムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特許第５９９８２４９号公報号
【特許文献２】特開２００６−２２１３０７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、３６協定等の労使協定の届出書については、所定の様式に正確に記入して届け出る必要があり、また、更新時期を的確に管理して遅滞なく更新を行う必要がある。現状では、それらの届出書の作成及び更新については、各企業内で別個に処理及び管理されており、効率的に作成及び更新を支援するシステムが未だ提示されていない。
【０００６】
以上の現状に鑑み、本発明の目的は、３６協定等の労使協定の届出書を効率的に作成及び更新することをネットワークを介して支援するシステムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の目的を達成するべく、本発明は、以下の構成を提供する。
・  本発明の態様は、顧客が利用する顧客端末とネットワークを介して通信可能であるシステムサーバを備え、労使協定届出書の作成及び更新を支援するシステムにおいて、
前記システムサーバが、
（ａ）新規登録時に顧客情報を前記顧客端末から受信し、固有の識別番号を割り当ててその顧客情報をデータベースに登録する手段と、
（ｂ）前記顧客端末からの要求に応じて労使協定届出書作成画面を送信し、前記顧客端末により入力された作成情報を受信する手段と、
（ｃ）受信した前記作成情報を、予めデータベースに格納されている労使協定届出書のひな形に嵌め込むことにより労使協定届出書ファイルを作成する手段と、
（ｄ）作成した前記労使協定届出書ファイルを前記識別番号と関係付けてデータベースに登録する手段と、
（ｅ）前記顧客端末からの要求に応じて前記識別番号を基に前記労使協定届出書ファイルを抽出し、前記顧客端末にダウンロードする手段とを備え、
前記顧客端末は、ダウンロードした前記労使協定届出書ファイルを印刷する手段を備えることを特徴とする。
・  上記態様において、前記データベースに登録された顧客情報として労使協定届出書の更新日が含まれており、かつ前記システムサーバがさらに、社労士が利用する社労士端末とネットワークを介して通信可能であり、
前記更新日より所定の期間先行する第１の時点に、更新通知メール送信機能を起動させると共に、データベースに格納されたステータス情報を"未対応"に設定する手段と、
前記社労士端末から受信した指示に応じて、前記第１の時点より後であって前記更新日より所定の期間先行する第２の時点に、前記顧客端末に更新通知メールを送信すると共に、前記ステータス情報を"対応中"に設定する手段と、
前記第２の時点より後に前記顧客端末より届出報告を受信すると共に、前記ステータス情報を"対応済"に設定する手段とを備えたことが、好適である。
・  上記態様において、前記システムサーバがさらに、
前記第２の時点より後であって前記更新日より所定の期間先行する第３の時点に、前記ステータス情報が"対応中"であるか"対応済"であるかを確認する手段と、
前記ステータス情報が"対応中"である場合は、前記顧客端末に２回目の更新通知メールを送信する手段と、
前記ステータス情報の確認とそれに応じた前記更新通知メールの再送を繰り返す手段とを備えたことが、好適である。
・  上記態様において、前記労使協定届出書が３６協定届出書であることが、好適である。
【発明の効果】
【０００８】
本発明の労使協定届出書作成更新支援システムでは、ウェブページに必要情報を入力することにより所定の様式の届出書を容易に作成することができる。また、更新日に先立って通知を受けることができるので、企業内での期限管理の負担が軽減され、期限徒過することを回避できる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明に係る労使協定届出書作成更新支援システムの概略構成図である。
【図２】システムサーバに接続されたＤＢのデータ構成の一例を示す図である。
【図３】顧客情報登録フローの一例を概略的に示したフロー図である。
【図４】図３の登録フローにおける入力画面例である。
【図５】３６協定等の届出書の更新フローの一例を概略的に示したフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の労使協定届出書作成更新支援システムの実施例を示した図面を参照して実施形態を説明する。以下では、労使協定のうち３６協定の届出書を適用例として説明する。しかしながら、本システムは、更新を必要とする３６協定以外の労使協定の届出についても適用することができる。
【００１１】
図１は、本発明に係る労使協定届出書作成更新支援システムの概略構成図である。本発明の労使協定届出書作成更新支援システム（以下「本システム」と略称）は、システム運営者により設置されるシステムサーバ１を備える。システムサーバ１は、顧客が利用する顧客端末２と適宜のネットワーク４を介して接続され、互いに通信可能である。システムサーバ１は、社労士が利用する社労士端末３ともネットワーク４を介して接続され、互いに通信可能である。ネットワーク４は、例えばインターネット及び／又は社内ネットワークである。
【００１２】
顧客は、労使協定届出書を作成して労働基準監督署に届け出る各企業であり、図１では１つのみ示しているが実際は多数存在する。社労士は、通常、システム運営者側の立場で顧客をサポートする要員であり、人数は限定されない。
【００１３】
システムサーバ１は、コンピュータに、本システムの各機能を担う処理部１Ａ〜１Ｆを実現するサーバプログラムを導入することにより実現される。コンピュータのＣＰＵが、適宜の記憶装置に格納されたサーバプログラムをメモリに読み込み実行することにより本システムとして機能する。データベース１Ｊも適宜の記憶装置に格納されており、システムサーバ１により管理される。
【００１４】
システムサーバ１の機能として、インターネットであるネットワーク４を介して通信を行うウェブサーバ機能が含まれる。例えば、顧客端末２からアクセスされる顧客ウェブページは顧客ウェブページ処理部１Ａが管理する。また例えば、社労士端末３からアクセスされる社労士ウェブページは社労士ウェブページ処理部１Ｅが管理する。図１には、システムサーバ１の機能のうち主要な処理部のみを記載している。
【００１５】
顧客登録処理部１Ｂは、顧客端末２から顧客情報を受信し、固有の識別番号を割り当ててその顧客情報をデータベース１Ｊに登録する機能を有する。
【００１６】
３６協定届出書作成処理部１Ｃは、顧客端末２から、届出書の作成に必要な作成情報と共に作成要求を受信し、データベース１Ｊに格納されている３６協定届出書ひな形ファイルに顧客端末２から受信した作成情報を嵌め込むことにより、３６協定届出書ファイルを作成し、顧客端末２にダウンロードする機能を有する。また、作成された３６協定届出書ファイルはデータベース１Ｊに登録される。
【００１７】
届出完了処理部１Ｄは、顧客端末２から届出が完了した届出報告を受信し、データベース１Ｊの記録を更新する機能を有する。
【００１８】
更新通知メール処理部１Ｆは、届出書の更新日が近づくと顧客端末２に対して注意を喚起する更新通知メールを送信する機能を有する。
【００１９】
顧客端末２は、ブラウザソフト２Ａを搭載されたパーソナルコンピュータ等であり、システムサーバ１とネットワーク４を介して通信可能である。顧客端末２は、入出力部２Ｂの入力装置から入力した顧客情報をシステムサーバ１に送信し、システムサーバ１から届出書ファイルをダウンロードする。入出力部２Ｂの印刷装置により、書面の３６協定届出書を印刷することができる。顧客である企業は、その後、３６協定届出書を労働基準監督署に届け出る。
【００２０】
社労士端末３は、ブラウザソフト３Ａを搭載されたパーソナルコンピュータ等であり、システムサーバ１とネットワーク４を介して通信可能である。この場合、ネットワーク４は、システム運営者の社内ネットワークでもよい。社労士端末３は、入出力部３Ｂの表示装置を用いて顧客の届出書ファイルの内容、更新日及び届出報告をチェックしたり、入力装置を用いて更新通知メールの送信の指示をシステムサーバ１に送信したりする。
【００２１】
図２は、システムサーバ１に接続され管理されるデータベース１Ｊのデータ構成の一例を示す図である。データベース１Ｊに格納される各テーブルの構成はこの例に限られず、多様に構成することができる。
【００２２】
顧客登録情報テーブル１Ｊ１は、顧客が新規登録する際に新たな顧客ＩＤが割り当てられ、新たなレコードが作成される。例えば、「顧客ＩＤ」１０１、「顧客名」１０２、「事業所名」１０３、「メールアドレス」１０４、「担当社労士１０５」等のデータ項目が設けられている。顧客ＩＤは、顧客固有の識別情報であり、データベース１Ｊの各テーブルのレコードを特定するために用いられ、またデータベース１Ｊのテーブル同士のリンクのために用いられる。
【００２３】
３６協定届出書登録情報テーブル１Ｊ２は、新たな３６協定届出書ファイルが作成された際に登録される。例えば、「顧客ＩＤ」２０１、「更新日」２０２、「届出書ファイル名」２０３、「ファイル格納場所」２０４等のデータ項目が設けられている。
【００２４】
カテゴリ情報テーブル１Ｊ３は、例えば、新規登録時又は３６協定届出書ファイル作成時に作成される。３６協定届出、その他の届出との関係、更新通知メールの一斉送信の可否等に関する情報が含まれる。例えば「顧客ＩＤ」３０１、「個別対応要否」３０２、「変形労働時間制空欄有無」３０３、「変形労働時間制１年単位有無」３０４、「一斉送信可否」３０５等のデータ項目が設けられている。
【００２５】
ステータス情報テーブル１Ｊ４は、更新通知メール処理の進捗状況を管理するために作成される。例えば「顧客ＩＤ」４０１、「ステータス」４０２、「メール送信日」４０３、４０４、４０５等のデータ項目が設けられている。ステータスは、例えば"未対応"、"対応中"、"対応済"のいずれか格納される。更新通知メールは複数回送信されることがあるので、複数のメール送信日を記録できるように構成されている。
【００２６】
図３を参照して、本システムにより実行される新規顧客登録及び３６協定届出書作成フローの一例を説明する。
【００２７】
本システムの提供するサービスを新規利用しようとする顧客は、顧客端末から顧客ウェブページにアクセスし、新規登録を行う。顧客ウェブページの新規登録画面から所定の情報を入力する（ステップＳ１１）。例えば、名称、住所、連絡先、業務種類等である。
【００２８】
システムサーバは、新規登録の顧客情報を受信し、顧客ＩＤを割り当て、データベース（図２の顧客登録情報テーブル１Ｊ１）に新たなレコードを作成する（ステップＳ１２）。
【００２９】
図２の例では、新規登録に続いて３６協定届出書の作成を行う。顧客端末において３６協定届出書作成画面を開く（ステップＳ１３）。図４は、３６協定届出書作成画面の入力画面の一例である。画面に従って３６協定届出書の作成に必要な項目を入力していく。入力完了後、作成情報をアップロードする。
【００３０】
システムサーバは、アップロードされた作成情報を、データベース内の３６協定届出書ひな形に嵌め込み、３６協定届出書ファイルを作成する（ステップＳ１４）。作成された３６協定届出書ファイルにファイル名を付けて、所定の格納場所に格納する。さらに、データベース(図２の３６協定届出書登録情報テーブル１Ｊ２)に、顧客ＩＤと紐付けて更新日、協定書ファイル名、ファイル格納場所を記録する。
【００３１】
一方、担当社労士は、社労士端末から社労士ウェブページにアクセスし、新たに作成された３６協定届出書をチェックすることができる（ステップＳ１５）。その内容によって、３６協定届出書に関して更新の対応が必要か否かを判断し、データベースに対応の要否を入力する。システムサーバは、入力された対応の要否をデータベース（図２のカテゴリ情報テーブル１Ｊ３）に記録する。
【００３２】
３６協定届出書ファイルが作成されたならば、顧客端末は、顧客ウェブページを介してこれをダウンロードすることが可能となる（ステップＳ１７）。顧客端末においてダウンロードした３６協定届出書ファイルを印刷することにより、書面の３６協定届出書を得る。その後、顧客は３６協定届出書を労働基準監督署に届け出る。
【００３３】
届出完了した後、顧客端末から顧客ウェブページを介して届出が完了した旨を報告する届出報告を送信する（ステップＳ１８）。システムサーバは、届出報告を受信し、データベース（図２のステータス情報テーブル１Ｊ４）に"対応済"を記録する。新規登録に続いて３６協定届出書を作成する場合は、後述する更新通知を行う処理とは一部異なる。
【００３４】
図５は、３６協定届出書の更新時のフローの一例を示す。具体的なフローはこれに限られない。
【００３５】
システムサーバは、データベース（３６協定届出書登録情報テーブル）を定期的に検索することにより、更新日の例えば４か月前（「第１の時点」の一例）に達した件を抽出する。さらにその中で対応を要する件について、更新タスクを起動させる（ステップＳ２１）。
【００３６】
次に、図２のカテゴリー情報テーブル１Ｊ３を参照し、現在の３６協定届出書の変形労働時間制が１つでも空欄か否かを判断する（ステップＳ２２）。"Ｙ"の場合は、モニタリングしている社労士端末において、面談対応の旨を手動入力する（ステップＳ２３）。"Ｎ"の場合は、現在の３６協定届出書の変形労働時間制が１つでも１年単位か否かを判断する（ステップＳ２４）。"Ｎ"の場合は、図２のステータス情報テーブル１Ｊ４のステータスを"未対応"とし（ステップＳ２５）、社労士端末において届出書の内容をチェックされる（ステップＳ２６）。その後、社労士端末から送信指示が入力されることに応じて、図２のカテゴリ情報テーブル１Ｊ３の一斉メール送信可否が"可"の顧客の顧客端末に「年変形更新のお知らせ」の更新通知メールを送信する（ステップＳ２７）。更新通知メールの１回目の送信は、例えば更新日の２か月前頃（「第２の時点」の一例）に行われる。
【００３７】
ステップＳ２４において"Ｙ"の場合も、図２のステータス情報テーブル１Ｊ４のステータスを"未対応"とし（ステップＳ２８）、社労士端末において届出書の内容をチェックされる（ステップＳ２９）。その後、社労士端末から送信指示が入力されることに応じて、図２のカテゴリ情報テーブル１Ｊ３の一斉メール送信可否が"可"の顧客の顧客端末に「３６協定更新のお知らせ」の更新通知メールを送信する（ステップＳ３０）。更新通知メールの１回目の送信は、例えば更新日の２か月前頃（「第２の時点」の一例）に行われる。
【００３８】
ステップＳ２７及びステップＳ３０の後、図２のステータス情報テーブル１Ｊ４のステータスを"対応中"とする（ステップＳ３１）。
【００３９】
一方、顧客端末においては、更新通知メールを受信すると、３６協定届出書等のフィルをダウンロードし、印刷する（ステップＳ３２）。その後、労働基準監督署への届出を完了する。届出の完了後、顧客端末から届出報告を送信する（ステップＳ３３）。
【００４０】
システムサーバは、顧客端末から届出報告を受信したならば、図２のステータス情報テーブル１Ｊ４のステータスを"対応済"とする（ステップＳ３４）。
【００４１】
システムサーバは、１回目の更新通知メールの送信後であって、更新日より１か月前（「第３の時点」の一例）でステータスを確認することにより、届出報告の有無をチェックする。届出報告が無い場合は、再度、更新通知メールを送信する。届出報告がその後も無い場合は、所定の回数これを繰り返す。
【符号の説明】
【００４２】
１  システムサーバ
２  顧客端末
３  社労士端末
４  ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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