(57)【要約】      （修正有）【課題】送信側装置のユーザーの利便性を向上させる。【解決手段】送信側装置１Ａは、ファイルにアクセスするためのリンク情報を含む電子メールを送信する。受信側装置１Ｂは、電子メールを受信した後、ファイルにアクセスしてファイルを表示すると、電子メールを受領した受領ユーザーを示す情報を含む確認通知を送信側装置に送信するか否かをユーザーから受け付ける。送信側装置は、電子メールを送信して以降、確認通知を受信したか否かの判断を行い、確認通知を受信したと判断した場合にはファイルのダウンロードを許可し、確認通知を受信しなかったと判断した場合にはファイルのダウンロードを禁止する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信側装置と、
前記送信側装置と通信可能に接続される受信側装置と、を備え、
前記送信側装置は、ユーザー指定の保存先に保存したファイルにアクセスするためのリンク情報を含む電子メールを前記受信側装置に送信し、
前記受信側装置は、前記送信側装置から前記電子メールを受信した後、前記ファイルにアクセスして前記ファイルを表示すると、前記電子メールを受領した受領ユーザーを示す情報を含む確認通知を前記送信側装置に送信するか否かをユーザーから受け付け、
前記送信側装置は、前記受信側装置に前記電子メールを送信して以降、前記受信側装置から前記確認通知を受信したか否かの判断を行い、前記確認通知を受信したと判断した場合には前記受信側装置への前記ファイルのダウンロードを許可し、前記確認通知を受信しなかったと判断した場合には前記受信側装置への前記ファイルのダウンロードを禁止することを特徴とする通信システム。
【請求項２】
前記受信側装置は、前記電子メールを受信した後、前記ファイルへのアクセス指示をユーザーから受け付けると、前記ファイルへのアクセスに用いるアクセス情報の入力をユーザーから受け付け、当該入力を受け付けた前記アクセス情報を用いて前記ファイルへのアクセスを試みることを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項３】
前記受信側装置は、前記送信側装置への前記確認通知の送信を拒否する旨を受け付けると、前記送信側装置に拒否通知を送信し、
前記送信側装置は、前記受信側装置から前記拒否通知を受信すると、前記確認通知を受信しなかったと判断することを特徴とする請求項１または２に記載の通信システム。
【請求項４】
前記送信側装置は、前記拒否通知を受信すると、前記受信側装置から前記ファイルへのアクセスを禁止することを特徴とする請求項３に記載の通信システム。
【請求項５】
前記送信側装置は、前記拒否通知を受信すると、前記電子メールを暗号化するための暗号化情報を前記受信側装置に送信し、
前記受信側装置は、前記送信側装置から受信した前記暗号化情報を用いて前記電子メールを暗号化することを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項６】
前記送信側装置は、前記確認通知を受信して以降、前記受信側装置への前記ファイルのダウンロードを禁止しないことを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の通信システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、通信システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールを送信する送信側装置と電子メールを受信する受信側装置とを備える通信システムが知られている。このような通信システムは、たとえば、特許文献１に開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−２５１３６２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
たとえば、送信側装置から受信側装置に対して、リンク情報を含む電子メールが送信される場合がある。この場合、受信側装置で電子メールを開き、リンク情報に対する操作（たとえば、リンク情報にポインタを合わせてクリックする操作）を行うことにより、リンク情報で示される保存先に保存されたファイル（ここでは、対象ファイルと称する）にアクセスすることができ、対象ファイルをダウンロード（保存）することができるようになる。
【０００５】
ここで、送信側装置のユーザーによっては、対象ファイルをダウンロードしたユーザーを把握しておきたい場合がある。しかし、対象ファイルをダウンロードしたユーザーを把握するには、受信側装置のユーザーに対象ファイルをダウンロードしたか否かを確認する作業を行わなければならない。当該作業を行わなければならないのは、送信側装置のユーザーにとっては、煩わしく利便性が悪い。
【０００６】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、送信側装置のユーザーの利便性を向上させることが可能な通信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明の通信システムは、送信側装置と、送信側装置と通信可能に接続される受信側装置と、を備える。送信側装置は、ユーザー指定の保存先に保存したファイルにアクセスするためのリンク情報を含む電子メールを受信側装置に送信する。受信側装置は、送信側装置から電子メールを受信した後、ファイルにアクセスしてファイルを表示すると、電子メールを受領した受領ユーザーを示す情報を含む確認通知を送信側装置に送信するか否かをユーザーから受け付ける。送信側装置は、受信側装置に電子メールを送信して以降、受信側装置から確認通知を受信したか否かの判断を行い、確認通知を受信したと判断した場合には受信側装置へのファイルのダウンロードを許可し、確認通知を受信しなかったと判断した場合には受信側装置へのファイルのダウンロードを禁止する。
【０００８】
本発明の構成では、送信側装置が受信側装置から確認通知を受信しなければ、リンク情報で示される保存先に保存されたファイル（ここでは、対象ファイルと称する）を受信側装置にダウンロードすることができない。すなわち、電子メールを受領した受領ユーザーが受信側装置に対象ファイルをダウンロードする場合には、必ず、受信側装置から送信側装置に確認通知が送信される。これにより、受信側装置のユーザーに対象ファイルをダウンロードしたか否かを確認しなくても、対象ファイルをダウンロードしたユーザーを把握することができるので、送信側装置のユーザーの利便性が向上する。
【発明の効果】
【０００９】
本発明の構成では、送信側装置のユーザーの利便性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の一実施形態による通信システムの構成を示すブロック図
【図２】本発明の一実施形態による通信システムで送受信される電子メールのメール本文の一例を示す図
【図３】本発明の一実施形態による通信システムで行われるダウンロード制限処理の概略について説明するための図
【図４】本発明の一実施形態による通信システムの送信側装置が行うダウンロード制限処理の流れを示すフローチャート
【図５】本発明の一実施形態による通信システムの送信側装置が受信する確認通知の一例を示す図
【図６】本発明の一実施形態による通信システムの受信側装置が行うダウンロード制限処理の流れを示すフローチャート
【図７】本発明の一実施形態による通信システムの受信側装置がアクセス情報の入力を受け付けるときに表示する画面を示す図
【図８】本発明の一実施形態による通信システムの受信側装置が確認通知を送信するか否かを受け付けるときに表示する画面を示す図
【図９】本発明の一実施形態による通信システムの受信側装置が受信した電子メールの暗号化について説明するための図
【発明を実施するための形態】
【００１１】
＜通信システムの構成＞
図１に示すように、本実施形態の通信システムＳは、複数の通信装置１を備える。複数の通信装置１は、ＬＡＮやインターネットなどのネットワークＮＷを介して互いに通信可能に接続される。複数の通信装置１は、それぞれ、他の通信装置１との間で電子メールを送受信することができる。すなわち、複数の通信装置１は、それぞれ、電子メールの送信元にもなり得るし、電子メールの送信先にもなり得る。なお、通信システムＳにサーバーＳＶを含めてもよい。
【００１２】
ここで、通信装置１の種類は特に限定されず、通信機能を有する情報処理装置であればよい。通信機能を有する情報処理装置としては、たとえば、複合機（画像形成装置）、ＰＣ（パーソナルコンピューター）、スマートフォンおよびタブレットコンピューターなどがある。
【００１３】
以下、複数の通信装置１の中に複合機を含む通信システムＳを例にとって説明する。以下の説明では、複数の通信装置１のうち、複合機である通信装置１に符号２を付し、複合機２と称する。また、複合機２と通信可能に接続される通信装置１に符号３を付す。
【００１４】
複合機２は、画像読取部２０１および印刷部２０２を備える。画像読取部２０１は、原稿を読み取って原稿の画像データを生成する。印刷部２０２は、画像を形成して用紙に印刷する。
【００１５】
また、複合機２は、制御部２１を備える。制御部２１は、ＣＰＵを含む。制御部２１（ＣＰＵ）は、制御用のプログラムおよびデータに基づき、複合機２を制御するための処理を行う。
【００１６】
画像読取部２０１および印刷部２０２は、制御部２１に接続される。制御部２１は、画像読取部２０１の読取動作を制御するとともに、印刷部２０２の印刷動作を制御する。
【００１７】
また、複合機２は、記憶部２２を備える。記憶部２２は、ＲＯＭやＲＡＭ、ＨＤＤなどの記憶デバイスを含む。記憶部２２は、制御用のプログラムおよびデータを記憶する。記憶部２２は、制御部２１に接続される。制御部２１は、記憶部２２からの情報の読み出しおよび記憶部２２への情報の書き込みを行う。
【００１８】
また、複合機２は、通信部２３を備える。通信部２３は、複合機２をネットワークＮＷに接続するためのインターフェースであり、通信用の回路やメモリー、ネットワークケーブルを接続するためのコネクターなどを含む。
【００１９】
通信部２３は、制御部２１に接続される。制御部２１は、通信部２３を用いて、通信装置３との間でデータを送受信する。複合機２と通信装置３との間では、電子メールの送受信が可能である。
【００２０】
なお、通信部２３には、複合機２のユーザーにより使用されるユーザー端末２００が接続される。たとえば、ユーザー端末２００はＰＣである。制御部２１は、通信部２３を用いて、ユーザー端末２００との間で通信を行う。
【００２１】
また、複合機２は、操作パネル２４を備える。操作パネル２４は、タッチスクリーンおよびハードウェアボタンを含む。タッチスクリーンは、ソフトウェアボタンを配した画面を表示し、ソフトウェアボタンに対する操作をユーザーから受け付ける。ハードウェアボタンは、操作パネル２４に複数設けられる。ハードウェアボタンとしては、ジョブの実行指示をユーザーから受け付けるためのスタートボタンなどがある。
【００２２】
操作パネル２４は、制御部２１に接続される。制御部２１は、操作パネル２４の表示動作を制御する。また、制御部２１は、操作パネル２４に対して行われた操作を検知する。
【００２３】
ここで、複合機２には、電子メール機能が搭載される。電子メール機能を利用することにより、複合機２から電子メールを送信することができる。なお、複合機２は、電子メールを受信することもできる。
【００２４】
制御部２１は、複合機２の主電源が投入されたときや、複合機２がスリープモード（消費電力を抑制するモード）から通常モードに復帰したとき、複合機２に搭載された複数種の機能（電子メール機能を含む）のうち使用機能の選択をユーザーから受け付けるためのホーム画面（図示せず）を操作パネル２４に表示させる。このとき、使用機能として電子メール機能を選択することにより、複合機２から電子メールを送信することができるようになる。
【００２５】
制御部２１は、使用機能として電子メール機能が選択されると、電子メール機能に関する設定（電子メール設定）の受け付けを操作パネル２４に行わせる。操作パネル２４は、電子メール設定をユーザーから受け付けるとき、電子メール設定画面（図示せず）を表示する。そして、操作パネル２４は、電子メールの送信先アドレスの入力をユーザーから受け付ける。また、操作パネル２４は、電子メールのメール本文の入力をユーザーから受け付ける。
【００２６】
送信先アドレスおよびメール本文を入力すると、ジョブの実行指示の受け付けが操作パネル２４により行われる。このときに実行指示の受け付けが行われるジョブは、電子メール機能を使用する電子メールジョブである。複合機２から通信装置３に電子メールを送信したい場合には、通信装置３のアドレスを送信先アドレスとして入力すればよい。
【００２７】
制御部２１は、操作パネル２４のスタートボタンに対する操作を検知すると、操作パネル２４がユーザーから電子メールジョブの実行指示を受け付けたと判断し、電子メールジョブを実行する。このとき、制御部２１は、通信部２３を用いて、操作パネル２４に入力された送信先アドレスに対し、操作パネル２４に入力されたメール本文を含む電子メールを送信する。
【００２８】
通信装置３は、たとえば、ＰＣである。なお、通信装置３がスマートフォンやタブレットコンピューターであってもよい。また、通信装置３が複合機２と同様の複合機（電子メール機能が搭載された複合機）であってもよい。
【００２９】
通信装置３は、操作表示部３０を備える。操作表示部３０は、表示装置および入力装置を含む。表示装置は、たとえば、ＬＣＤである。入力装置は、たとえば、ハードウェアキーボードやポインティングデバイスである。操作表示部３０は、画面を表示し、ユーザーから操作を受け付ける。なお、通信装置３にタッチスクリーンが設置される場合には、タッチスクリーンが操作表示部３０として機能する。
【００３０】
また、通信装置３は、制御部３１、記憶部３２および通信部３３を備える。
【００３１】
制御部３１は、ＣＰＵを含む。制御部３１（ＣＰＵ）は、制御用のプログラムおよびデータに基づき、通信装置３を制御するための処理を行う。制御部３１には、操作表示部３０が接続される。制御部３１は、操作表示部３０の表示動作を制御する。また、制御部３１は、操作表示部３０が受け付けた操作を検知する。
【００３２】
記憶部３２は、ＲＯＭやＲＡＭ、ＨＤＤを含む。記憶部３２は、制御用のプログラムおよびデータを記憶する。記憶部３２は、制御部３１に接続される。制御部３１は、記憶部３２からの情報の読み出しおよび記憶部３２への情報の書き込みを行う。
【００３３】
通信部３３は、通信装置３をネットワークＮＷに接続するためのインターフェースであり、通信用の回路やメモリー、ネットワークケーブルを接続するためのコネクターなどを含む。通信部３３は、制御部３１に接続される。制御部３１は、通信部３３を用いて、複合機２との間でデータを送受信する。
【００３４】
＜リンク情報＞
或る通信装置１から他の通信装置１に電子メールを送信するときには、メール本文にリンク情報を含めることができる。リンク情報を含む電子メールの一例を図２に示す。図２では、メール本文の「ａａａａ」がリンク情報に相当する。以下の説明では、リンク情報に符号ＬＫを付し、リンク情報を含む電子メールに符号ＥＭを付す。
【００３５】
リンク情報ＬＫは、通信システムＳ内の記憶デバイスに保存されたファイルにアクセスするための情報である。言い換えると、リンク情報ＬＫは、通信システムＳ内の記憶デバイスに保存されたファイルの保存先を示す情報である。
【００３６】
＜ダウンロード制限処理＞
図３に示すように、複数の通信装置１のうち、或る通信装置１から電子メールＥＭが送信され、或る通信装置１からの電子メールＥＭを他の通信装置１が受信したとする。この場合、電子メールＥＭを送信した通信装置１が「送信側装置」に相当し、電子メールＥＭを受信した通信装置１が「受信側装置」に相当する。以下の説明では、送信側装置に符号１Ａを付し、受信側装置に符号１Ｂを付す。
【００３７】
電子メールＥＭの送受信後、送信側装置１Ａおよび受信側装置１Ｂにおいてダウンロード制限処理が行われる。ダウンロード制限処理が行われることにより、リンク情報ＬＫで示される保存先に保存されたファイルの受信側装置１Ｂへのダウンロード（保存）が制限される。
【００３８】
送信側装置１Ａは、ダウンロード制限処理の一処理として、受信側装置１Ｂへのファイルのダウンロードを許可するか否かを判断する処理を行う。受信側装置１Ｂは、ダウンロード制限処理の一処理として、確認通知または拒否通知を送信側装置１Ａに送信する処理を行う。確認通知および拒否通知については後に詳細に説明する。送信側装置１Ａは、受信側装置１Ｂからの通知に基づき、受信側装置１Ｂへのファイルのダウンロードを許可するか否かを判断する。
【００３９】
送信側装置１Ａは、受信側装置１Ｂから確認通知を受信した場合、受信側装置１Ｂへのファイルのダウンロードを許可する。一方で、送信側装置１Ａは、受信側装置１Ｂから確認通知を受信しなかった場合（受信側装置１Ｂから拒否通知を受信した場合）、受信側装置１Ｂへのファイルのダウンロードを禁止する。
【００４０】
たとえば、複合機２から電子メールＥＭが送信され、複合機２からの電子メールＥＭを通信装置３が受信した場合に、複合機２および通信装置３においてダウンロード制限処理が行われる。すなわち、通信装置２が送信側装置１Ａであり、通信装置３が受信側装置１Ｂである場合に、通信装置３へのファイルのダウンロードが制限される。
【００４１】
以下に、ダウンロード制限処理について具体的に説明する。
【００４２】
まず、図４に示すフローチャートを参照し、複合機２の制御部２１が行うダウンロード制限処理の流れについて説明する。図４に示すフローチャートは、リンク情報ＬＫを含む電子メールＥＭが複合機２から通信装置３に送信されたときにスタートする。以下の説明では、リンク情報ＬＫで示される保存先に保存されたファイルを対象ファイルと称する。
【００４３】
なお、電子メールＥＭの送信元が複合機２である場合には、複合機２で読み取った原稿の画像データを対象ファイルに含めることができる。ユーザー端末２００で作成したドキュメントデータを対象ファイルに含めることもできる。また、電子メールＥＭの送信元が複合機２である場合には、複合機２の記憶部２２に対象ファイルを保存することもできるし、サーバーＳＶに対象ファイルを保存することもできる。対象ファイルの保存先は複合機２のユーザーにより指定される。
【００４４】
ステップＳ１において、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードを禁止する。サーバーＳＶに対象ファイルが保存されている場合、複合機２の制御部２１は、サーバーＳＶに対し、禁止命令を送信する。サーバーＳＶは、禁止命令を受信すると、通信装置３への対象ファイルのダウンロードを禁止する。
【００４５】
なお、この時点では、通信装置３への対象ファイルのダウンロードについては禁止されているが、通信装置３から対象ファイルへのアクセスについては禁止されていない。したがって、通信装置３に対象ファイルを表示させること（対象ファイルを開くこと）はできる。ただし、後述するが、通信装置３に対象ファイルを表示させるには、対象ファイルへのアクセスに用いるアクセス情報を通信装置３に入力する必要がある。
【００４６】
ステップＳ２において、複合機２の制御部２１は、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが有ったか否かを判断する。サーバーＳＶに対象ファイルが保存されている場合には、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが有ると、アクセス有り通知がサーバーＳＶから複合機２に送信される。したがって、サーバーＳＶに対象ファイルが保存されている場合、複合機２の制御部２１は、サーバーＳＶからアクセス有り通知を受信したか否かに基づき、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが有ったか否かを判断する。
【００４７】
ステップＳ２において、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが未だ無いと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ３に移行する。ステップＳ３に移行すると、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードの禁止を維持する（通信装置３から対象ファイルへのアクセスについては禁止されない）。そして、ステップＳ２に移行する。なお、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが未だ無いということは、通信装置３では対象ファイルが開かれていないということであり、通信装置３のユーザーが対象ファイルの内容を確認していないということである。
【００４８】
ステップＳ２において、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが有ったと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ４に移行する。通信装置３から対象ファイルへのアクセスが有ったということは、通信装置３で対象ファイルが開かれたということであり、通信装置３のユーザーが対象ファイルの内容を確認したということである。
【００４９】
ステップＳ４に移行すると、複合機２の制御部２１は、電子メールＥＭを受領した受領ユーザーを示す受領ユーザー情報（たとえば、受領ユーザーの名前）を含む確認通知を通信装置３から受信したか否かを判断する。その結果、確認通知を受信したと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ５に移行する。
【００５０】
ここで、複合機２が通信装置３から確認通知を受信した場合には、図５に示すように、操作パネル２４に確認通知を表示させることができる。図５では、「ｘｘｘ」に受領ユーザーの名前が挿入される。なお、複合機２からユーザー端末２００に確認通知が転送されてもよい。この場合には、ユーザー端末２００に確認通知を表示させることができる。
【００５１】
図４に戻り、ステップＳ５に移行すると、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードの禁止を解除する。すなわち、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードを許可する。これ以降、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードを禁止しない。また、複合機２の制御部２１は、通信装置３から対象ファイルへのアクセスも禁止しない（通信装置３で対象ファイルを開くことができる）。
【００５２】
ステップＳ４において、通信装置３から確認通知を受信していないと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ６に移行する。ステップＳ６に移行すると、複合機２の制御部２１は、通信装置３から拒否通知を受信したか否かを判断する。その結果、拒否通知を受信したと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ７に移行し、拒否通知を受信していないと複合機２の制御部２１が判断した場合には、ステップＳ４に移行する。後述するが、通信装置３のユーザーが複合機２への確認通知の送信を拒否すると、通信装置３から複合機２に対し、確認通知の代わりに拒否通知が送信される。
【００５３】
ステップＳ７に移行すると、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードの禁止を維持する。これ以降、複合機２の制御部２１は、通信装置３への対象ファイルのダウンロードの禁止を解除しない。また、複合機２の制御部２１は、通信装置３から対象ファイルへのアクセスも禁止する（通信装置３で対象ファイルを開くことができない）。
【００５４】
次に、図６に示すフローチャートを参照し、通信装置３の制御部３１が行うダウンロード制限処理の流れについて説明する。図６に示すフローチャートは、リンク情報ＬＫを含む電子メールＥＭを通信装置３が複合機２から受信し、通信装置３が電子メールＥＭを開いた後（リンク情報ＬＫを含むメール本文を表示した後）、通信装置３が対象ファイルへのアクセス指示をユーザーから受け付けたときにスタートする。なお、通信装置３の制御部３１は、リンク情報ＬＫに対する操作（たとえば、リンク情報ＬＫにポインタを合わせてクリックする操作）を検知すると、アクセス指示を受け付けたと判断する。以下の説明では、引き続き、リンク情報ＬＫで示される保存先に保存されたファイルを対象ファイルと称する。
【００５５】
ステップＳ１１において、通信装置３の制御部３１は、対象ファイルへのアクセスに用いるアクセス情報の入力の受け付けを操作表示部３０に行わせる。たとえば、複合機２にログインするための情報（ユーザー名およびパスワード）がアクセス情報とされる。このとき、操作表示部３０は、図７に示すようなダイアログボックス３１０を表示し、アクセス情報の入力をユーザーから受け付ける。
【００５６】
通信装置３の制御部３１は、入力欄３１１に入力されたユーザー名を対象ユーザー名と認識し、入力欄３１２に入力されたパスワードを対象パスワードと認識する。ここで、入力欄３１１および３１２に対する入力は、電子メールＥＭを受領した受領ユーザー（通信装置３で対象ファイルを開こうとしているユーザー）により行われる。したがって、入力欄３１１には受領ユーザーのユーザー名が入力され、当該入力されたユーザー名が対象ユーザー名として認識される。また、入力欄３１２には受領ユーザーのパスワードが入力され、当該入力されたパスワードが対象パスワードとして認識される。
【００５７】
図６に戻り、ステップＳ１２において、通信装置３の制御部３１は、ステップＳ１１で入力されたアクセス情報を用いて、対象ファイルへのアクセスを試みる。そして、通信装置３の制御部３１は、対象ファイルへのアクセスに成功したか否かを判断する。
【００５８】
ステップＳ１２において、対象ファイルへのアクセスに失敗したと通信装置３の制御部３１が判断した場合には、本フローは終了する。なお、ステップＳ１１で入力されたアクセス情報が正しくなければ、対象ファイルにアクセスできない。この場合に、対象ファイルへのアクセスに失敗したと通信装置３の制御部３１が判断する。対象ファイルへのアクセスに失敗した場合には、通信装置３で対象ファイルを開くことはできない。
【００５９】
ステップＳ１２において、対象ファイルへのアクセスに成功したと通信装置３の制御部３１が判断した場合には、ステップＳ１３に移行する。ステップＳ１３に移行すると、通信装置３の制御部３１は、対象ファイルを開く（対象ファイルを表示する）。すなわち、通信装置３の制御部３１は、対象ファイルに含まれるデータ（複合機２が読み取った原稿の画像データやユーザー端末２００で作成されたドキュメントデータなど）を操作表示部３０に表示させる。
【００６０】
ステップＳ１４において、通信装置３の制御部３１は、電子メールＥＭを受領した受領ユーザーを示す受領ユーザー情報を含む確認通知を複合機２に送信するか否かの受け付けを操作表示部３０に行わせる。
【００６１】
たとえば、通信装置３の制御部３１は、対象ファイルのダウンロードの実行指示を操作表示部３０がユーザーから受け付けたとき、複合機２に確認通知を送信するか否かの受け付けを操作表示部３０に行わせる。対象ファイルのダウンロードの実行指示を操作表示部３０がユーザーから受け付けることなく、対象ファイルを閉じる旨の指示を操作表示部３０がユーザーから受け付けた場合、対象ファイルを閉じるとき、通信装置３の制御部３１は、複合機２に確認通知を送信するか否かの受け付けを操作表示部３０に行わせる。
【００６２】
操作表示部３０は、複合機２に確認通知を送信するか否かをユーザーから受け付けるとき、たとえば、図８に示すようなダイアログボックス３２０を表示する。ダイアログボックス３２０には、送信ボタン３２１および拒否ボタン３２２が配される。
【００６３】
通信装置３の制御部３１は、送信ボタン３２１に対する操作を検知すると、複合機２に確認通知を送信する旨をユーザーから受け付けたと判断する。一方で、通信装置３の制御部３１は、拒否ボタン３２２に対する操作を検知すると、複合機２への確認通知の送信を拒否する旨（複合機２に拒否通知を送信する旨）をユーザーから受け付けたと判断する。
【００６４】
図６に戻り、ステップＳ１４において、複合機２に確認通知を送信する旨を受け付けたと通信装置３の制御部３１が判断した場合には、ステップＳ１５に移行する。ステップＳ１５に移行すると、通信装置３の制御部３１は、ステップＳ１１で入力された対象ユーザー名（受領ユーザーの名前）を示す受領ユーザー情報を含む確認通知を送信する。これにより、通信装置３への対象ファイルのダウンロードが許可される。
【００６５】
ステップＳ１４において、複合機２への確認通知の送信を拒否する旨（複合機２に拒否通知を送信する旨）を受け付けたと通信装置３の制御部３１が判断した場合には、ステップＳ１６に移行する。ステップＳ１６に移行すると、通信装置３の制御部３１は、複合機２に拒否通知を送信する。これにより、通信装置３への対象ファイルのダウンロードの禁止が維持される。これ以降、通信装置３への対象ファイルのダウンロードは行えない。
【００６６】
たとえば、通信装置３から複合機２に拒否通知が送信され、通信装置３からの拒否通知を複合機２が受信した場合、複合機２の制御部２１は、データ（電子メールＥＭのメール本文）を暗号化するための暗号化情報を通信装置３に送信する。通信装置３の制御部３１は、複合機２からの暗号化情報を用いて、電子メールＥＭのメール本文を暗号化する（図９参照）。
【００６７】
図９に示すように、電子メールＥＭが暗号化されると、リンク情報ＬＫを操作することができない。したがって、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが禁止された状態となる。また、対象ファイルにアクセスできないので、対象ファイルをダウンロードすることもできない。すなわち、通信装置３への対象ファイルのダウンロードも禁止された状態となる。図９では、暗号化前の電子メールＥＭを上図に示し、暗号化後の電子メールＥＭを下図に示す。
【００６８】
電子メールＥＭの暗号化後、対象ファイルを開きたい場合（対象ファイルをダウンロードしたい場合）には、電子メールＥＭの送信先ユーザーは電子メールＥＭの送信元ユーザーに対し、電子メールＥＭの復号を依頼する必要がある。当該依頼を受けたユーザーは複合機２を用いて、暗号化情報に基づき暗号化されたデータを復号するための復号情報を通信装置３に送信する。復号情報は複合機２にて自動的に生成される。通信装置３は、複合機２から復号情報を受信すると、当該受信した復号情報を用いて電子メールＥＭを復号する。
【００６９】
これにより、通信装置３から対象ファイルへのアクセスが可能となる（リンク情報ＬＫに対する操作が可能となる）。そして、対象ファイルを開いた後、通信装置３から複合機２に対して確認通知を送信すると、通信装置３への対象ファイルのダウンロードも可能となる。
【００７０】
本実施形態の通信システムＳは、送信側装置１Ａ（複合機２）と、送信側装置１Ａと通信可能に接続される受信側装置１Ｂ（通信装置３）とを備える。送信側装置１Ａは、ユーザー指定の保存先に保存した対象ファイルにアクセスするためのリンク情報ＬＫを含む電子メールＥＭを受信側装置１Ｂに送信する。受信側装置１Ｂは、送信側装置１Ａから電子メールＥＭを受信した後、対象ファイルにアクセスして対象ファイルを表示する（対象ファイルを開く）と、電子メールＥＭを受領した受領ユーザーを示す情報を含む確認通知を送信側装置１Ａに送信するか否かをユーザーから受け付ける。送信側装置１Ａは、受信側装置１Ｂに電子メールＥＭを送信して以降、受信側装置１Ｂから確認通知を受信したか否かの判断を行い、確認通知を受信したと判断した場合には受信側装置１Ｂへの対象ファイルのダウンロードを許可し、確認通知を受信しなかったと判断した場合には受信側装置１Ｂへの対象ファイルのダウンロードを禁止する。
【００７１】
本実施形態の構成では、送信側装置１Ａが受信側装置１Ｂから確認通知を受信しなければ、受信側装置１Ｂに対象ファイルをダウンロードすることができない。すなわち、電子メールを受領した受領ユーザーが受信側装置１Ｂに対象ファイルをダウンロードする場合には、必ず、受信側装置１Ｂから送信側装置１Ａに確認通知が送信される。これにより、受信側装置１Ｂのユーザーに対象ファイルをダウンロードしたか否かを確認しなくても、対象ファイルをダウンロードしたユーザーを把握することができるので、送信側装置１Ａのユーザーの利便性が向上する。
【００７２】
また、本実施形態では、上記のように、受信側装置１Ｂは、電子メールＥＭを受信した後、対象ファイルへのアクセス指示をユーザーから受け付けると、対象ファイルへのアクセスに用いるアクセス情報（ユーザー名およびパスワード）の入力をユーザーから受け付け、当該入力を受け付けたアクセス情報を用いて対象ファイルへのアクセスを試みる。これにより、受信側装置１Ｂに入力されたアクセス情報が間違っていれば、受信側装置１Ｂから対象ファイルへのアクセスに失敗する。したがって、第３者（正しいアクセス情報を知らない者）によって対象ファイルが不正にダウンロードされることはない。また、第３者は対象ファイルを閲覧することもできない。その結果、対象ファイルの内容が漏洩するのを抑制することができる。
【００７３】
また、本実施形態では、上記のように、受信側装置１Ｂは、送信側装置１Ａへの確認通知の送信を拒否する旨を受け付けると、送信側装置１Ａに拒否通知を送信する。送信側装置１Ａは、受信側装置１Ｂから拒否通知を受信すると、確認通知を受信しなかったと判断する。これにより、容易に、確認通知を受信したか否かの判断を送信側装置１Ａに行わせることができる。
【００７４】
また、本実施形態では、上記のように、送信側装置１Ａは、拒否通知を受信すると、受信側装置１Ｂから対象ファイルへのアクセスを禁止する。ここで、受信側装置１Ｂのユーザーが送信側装置１Ａへの確認通知の送信を拒否したということは、受信側装置１Ｂのユーザーにとっては対象ファイルが不要であるということである。したがって、この場合には、受信側装置１Ｂから対象ファイルへのアクセスを禁止するのが好ましい。受信側装置１Ｂから対象ファイルへのアクセスが禁止されると、受信側装置１Ｂでの対象ファイルの表示や受信側装置１Ｂへの対象ファイルのダウンロードができなくなる。
【００７５】
また、本実施形態では、上記のように、送信側装置１Ａは、確認通知を受信して以降、受信側装置１Ｂへの対象ファイルのダウンロードを禁止しない。なお、受信側装置１Ｂへの対象ファイルのダウンロードが禁止されていないということは、受信側装置１Ｂから対象ファイルへのアクセスが禁止されていない（受信側装置１Ｂに対象ファイルを表示させることができる）ということである。これにより、受信側装置１Ｂのユーザーからすると、何回でも、対象ファイルを閲覧したり、対象ファイルをダウンロードしたりすることができるので、利便性が良い。
【００７６】
今回開示された実施形態は、すべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上記実施形態の説明ではなく特許請求の範囲によって示され、さらに、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれる。
【００７７】
たとえば、上記実施形態では、送信側装置１Ａが複合機２である場合について説明したが、本発明はこれに限らない。ＰＣ、スマートフォンおよびタブレットコンピューターなどが送信側装置１Ａである場合にも、送信側装置１Ａが複合機２である場合と同様のダウンロード制限処理が行われてもよい。
【符号の説明】
【００７８】
１Ａ  送信側装置
１Ｂ  受信側装置
ＥＭ  電子メール
ＬＫ  リンク情報
Ｓ  通信システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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