(57)【要約】【課題】一方の拠点の通信端末が接続する接続先の通信端末を切り替えることが可能な通信システムを提供すること。【解決手段】通信を行う通信端末３０であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置１０と、該端末装置とネットワークを介して情報処理装置５０とが通信する通信システム１であって、  前記情報処理装置は、前記通信端末が配置された拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段５７と、前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段５４，５８と、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段５３と、を有する。【選択図】図１
2019161421.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信を行う通信端末であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置と、該端末装置とネットワークを介して情報処理装置とが通信する通信システムであって、
前記情報処理装置は、
前記通信端末が配置された拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、
を有する通信システム。
【請求項２】
前記端末装置は、
前記拠点の利用開始要求を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が受け付けた前記拠点の利用開始要求を前記情報処理装置に送信する第１の通信手段と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記拠点の利用開始要求を前記端末装置から受信する第２の通信手段と、
前記第２の通信手段が前記利用開始要求を受信した場合、前記利用開始要求を送信した前記拠点の前記予約情報に前記拠点の利用開始を登録する予約管理手段と、を有し、
一方の拠点の前記予約情報及び前記他の通信端末が配置されている他の拠点の前記予約情報のいずれにおいても前記拠点の利用開始が登録された場合、前記接続要求通知手段は、前記接続要求を前記一方の拠点の前記端末装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項３】
前記端末装置の前記第１の通信手段は、前記利用開始要求を受け付ける前に前記端末装置が設置された前記拠点の予約に関する前記予約情報の予約識別情報を前記情報処理装置から取得しており、
前記拠点の利用開始要求を受け付けた場合、前記予約識別情報を前記情報処理装置に送信し、
前記予約管理手段は、前記予約識別情報により特定される前記予約情報に前記拠点の利用開始を登録することを特徴とする請求項２に記載の通信システム。
【請求項４】
前記予約情報には前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は前記予約情報に含まれる前記通信端末の識別情報に基づいて、一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の通信システム。
【請求項５】
１つの前記拠点の予約に関する前記予約情報には、前記一方の拠点の前記通信端末の識別情報と、前記他の通信端末の識別情報とが含まれており、
前記通信端末特定手段は、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先として、前記他の通信端末の識別情報を前記予約情報から取得することを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項６】
前記一方の拠点の前記予約情報には前記他の通信端末の識別情報が含まれており、前記他の通信端末が配置された他方の拠点の前記予約情報には前記一方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先として、前記他方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報を前記一方の拠点の前記予約情報から取得することを特徴とする請求項４に記載の通信システム。
【請求項７】
前記予約情報は前記通信端末を利用するユーザが設定されるユーザ欄を有し、前記通信端末の識別情報は前記ユーザ欄に設定されていることを特徴とする請求項５又は６に記載の通信システム。
【請求項８】
一方の拠点の前記予約情報には前記一方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、前記他の通信端末が配置された他方の拠点の前記予約情報には前記他方の拠点に配置された前記通信端末の識別情報が含まれており、
前記通信端末特定手段は前記一方の前記予約情報と、同じ情報を含む前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項１に記載の通信システム。
【請求項９】
前記予約情報は前記通信端末を利用するユーザが設定されるユーザ欄を有し、
前記通信端末特定手段は前記一方の拠点の前記予約情報と、同じ時間帯に他方の拠点を予約し、かつ、前記ユーザ欄のユーザが１人以上で重複する前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項８に記載の通信システム。
【請求項１０】
前記予約情報は前記予約情報のタイトルが設定されるタイトル欄を有し、
前記通信端末特定手段は前記一方の拠点の前記予約情報と、同じ時間帯に他方の拠点を予約し、かつ、前記タイトルが同じ前記予約情報を特定することで、前記一方の拠点に配置されている前記通信端末の接続先となる前記他方の拠点の前記通信端末を特定することを特徴とする請求項８に記載の通信システム。
【請求項１１】
通信を行う通信端末であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置と、該端末装置とネットワークを介して情報処理装置であって、
前記通信端末が配置された拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、
を有する情報処理装置。
【請求項１２】
通信を行う通信端末であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置と、該端末装置とネットワークを介して情報処理装置を、
前記通信端末が配置された拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段を参照し、
前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、
前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、通信システム、情報処理装置、及び、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の参加者が集まって会議を行う会議室は事前に予約して使用される場合がある。近年では、スケジュール管理システム等を使って参加者が会議室を予約しておくことが可能になっている。
【０００３】
ところで、会議室にある遠隔会議装置等の通信端末を利用して参加者が遠隔地にある会議室の参加者と遠隔会議を行う場合がある。参加者は、遠隔地の会議室にある遠隔会議装置を呼び出すための接続先情報を会議室にある遠隔会議装置に入力して、遠隔地にある会議室に設置された遠隔会議装置と接続して遠隔会議を開始する。
【０００４】
このように、従来は、遠隔地に離れた２つの会議室の少なくともどちらかの参加者が遠隔地の会議室にある遠隔会議装置を呼び出すための何らかの操作が必要である。
【０００５】
このような不都合に対し、遠隔会議を開始する際の参加者の操作を低減する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、予め予約されていた会議開始時刻に応じて２つの会議室に存在する遠隔会議装置を接続させるテレビ会議システムについて開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来の技術では、遠隔会議装置が接続する接続先の遠隔会議装置を切り替えることが困難であるという問題がある。すなわち、従来技術のように、遠隔会議を行う２つの会議室が固定的であれば双方の会議室の遠隔会議装置を会議開始時刻に応じて接続させることも可能となる。しかし、一般に企業内には複数の会議室があることも多く、どの会議室とどの会議室が遠隔会議を行うかは遠隔会議ごとに変わりうるため、遠隔会議ごとに遠隔会議装置が接続する接続先の遠隔会議装置を動的に切り替える仕組みがあることが望ましい。
【０００７】
本発明は、上記課題に鑑み、一方の拠点の通信端末が接続する接続先の通信端末を切り替えることが可能な通信システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題に鑑み、本発明は、通信を行う通信端末であって他の通信端末とネットワークを介して情報の送受信を相互に行う前記通信端末と接続する端末装置と、該端末装置とネットワークを介して情報処理装置とが通信する通信システムであって、前記情報処理装置は、前記通信端末が配置された拠点の予約に関する予約情報が記憶された予約情報記憶手段と、前記予約情報に基づいて、前記通信端末の接続先となる前記他の通信端末を特定する通信端末特定手段と、前記通信端末を、前記通信端末特定手段が特定した前記他の通信端末に接続させる接続要求を前記端末装置に送信する接続要求通知手段と、を有する。
【発明の効果】
【０００９】
一方の拠点の通信端末が接続する接続先の通信端末を切り替えることが可能な通信システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】遠隔会議装置同士が通信するまでの処理を説明する図の一例である。
【図２】通信システムの概略構成図の一例である。
【図３】遠隔会議装置のハードウェア構成図の一例である。
【図４】本実施形態に係るコンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。
【図５】端末装置、会議予約システム、及び、遠隔会議装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【図６】予約者が操作するＰＣに表示される予約画面の一例を示す図である。
【図７】予約情報の一例を示す図である。
【図８】端末装置が表示する待受画面の一例を示す図である。
【図９】ステータスの更新例を示す図である。
【図１０】予約者が会議室を予約し、端末装置が予約情報を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図１１】遠隔会議を行う一方の遠隔会議装置が他方の遠隔会議装置に接続する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図１２】会議予約システムが遠隔会議開始通知を各端末装置に送信する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図１３】予約情報の別の一例を示す図である。
【図１４】参加者に接続先情報が設定された予約画面の一例を示す図である。
【図１５】予約画面における接続先情報の設定例を示す図である。
【図１６】予約画面の一例を示す図である。
【図１７】遠隔会議装置が遠隔会議を開始するまでの概略を説明する図の一例である。
【図１８】端末装置、会議予約システム、及び、遠隔会議装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例２）。
【図１９】予約情報の一例を示す図である（実施例２）。
【図２０】予約情報の一例を示す図である（実施例２）。
【図２１】遠隔会議を行う一方の遠隔会議装置が他方の遠隔会議装置に接続する手順を示すシーケンス図の一例である。
【図２２】予約情報比較部が予約情報を比較する手順を示すフローチャート図の一例である。
【図２３】端末装置が表示するチェックイン確認画面の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら説明する。
【実施例１】
【００１２】
＜本実施形態の概略＞
本実施形態の通信システムは、会議室の予約情報に基づいて遠隔会議で使用される複数の遠隔会議装置を特定する。
【００１３】
図１は、遠隔会議装置同士が通信するまでの処理を説明する図の一例である。図１に示すように、会議予約システム５０には、会議開始時刻、会議終了時刻、及び、参加者を含む予約情報が登録されている。本実施例では、会議室や遠隔会議装置３０も参加者として扱われることができるが、このような登録方法は一例に過ぎない。図１では、遠隔会議を行う２拠点の従業員（Ａ〜Ｄ）、会議室Ａ，Ｂ、及び、遠隔会議装置Ａ，Ｂが１つの予約情報の参加者として管理されている。
【００１４】
以下では、遠隔会議装置３０Ａ、３０Ｂのうち任意の遠隔会議装置を遠隔会議装置３０といい、端末装置１０Ａ、１０Ｂのうち任意の端末装置を端末装置１０という。なお、予約情報内では遠隔会議装置の符号３０を省略する。
（１）参加者Ａが会議室Ａの端末装置１０Ａを操作して会議室Ａにチェックインする。端末装置１０Ａはチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
（２）会議予約システム５０は、会議室Ａのチェックインを受け付け、図示する予約情報を参照して、会議室Ａで遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０Ａ，３０Ｂを特定する。
（３）会議予約システム５０は、チェックインが検出された会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａを起動させる起動要求を、端末装置１０Ａを介して遠隔会議装置３０に送信する。なお、遠隔会議装置３０Ａがすでに起動している場合、起動処理は不要である。
（４）参加者Ｂが会議室Ｂの端末装置１０Ｂを操作して会議室Ｂにチェックインする。端末装置１０Ｂはチェックイン要求を会議予約システム５０に送信する。
（５）会議予約システム５０は、会議室Ｂのチェックインを受け付け、予約情報を参照して、会議室Ｂで遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０Ａ，３０Ｂを特定する。
る。
（６）会議予約システム５０は、チェックインが検出された会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂを起動させる起動要求を、端末装置１０Ｂを介して遠隔会議装置３０に送信する。なお、遠隔会議装置３０Ｂがすでに起動している場合、起動処理は不要である。
（７）会議予約システム５０はどちらの会議室もチェックイン済みとなったため、遠隔会議装置３０Ａに接続するための接続先情報を遠隔会議装置３０Ｂに通知して、遠隔会議を開始させる。遠隔会議装置３０Ｂに接続するための接続先情報を遠隔会議装置３０Ａに通知してもよい。
（８）遠隔会議装置３０Ｂは接続先情報で遠隔会議装置３０Ａを指定して、遠隔会議を開始する。
【００１５】
このように、本実施形態の通信システム１は、会議室の予約に関する予約情報を利用して、遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０Ａ，Ｂを特定することができる。また、遠隔会議を行うそれぞれの会議室への参加者のチェックインを待って、遠隔会議を行うので誰もいない会議室と遠隔会議を行うこともない。また、参加者は会議室Ａを利用するためのチェックイン操作を端末装置１０に入力すればよく、手動による遠隔会議の接続先情報の入力などを省くことができる。
【００１６】
なお、接続先の遠隔会議装置がある場所には端末装置１０がなくてもよい。例えば、会議室でなく空きスペースや外出先に参加者が遠隔会議装置を持ち運んでいる場合でも、接続元の遠隔会議装置が配置された会議室の端末装置１０がチェックインを受け付ければ、接続先に端末装置１０がなくても遠隔会議装置同士が接続できる。つまり、接続先の遠隔会議装置が会議室に設置されていない場合、会議室が予約されてない場合がある。接続先の遠隔会議装置が配置されている場所には必ずしも端末装置１０は必要ない。
【００１７】
＜用語について＞
拠点とは端末装置１０と遠隔会議装置３０が設置された場所をいう。拠点はこのように概念的には場所を示すが、拠点は端末装置１０又は遠隔会議装置３０そのものを示す場合がある。また、拠点は場所だけでなく拠点の参加者を表す場合がある。拠点の具体例として、会議室、支店、企業、企業内の部署名、出張所等が挙げられるが、参加者がいる場所が拠点である。
【００１８】
２つ以上の拠点がある場合、拠点同士は遠隔地にある必要はなく、同一企業内の２つ以上の会議室も２つ以上の拠点である。
【００１９】
通信端末とは、拠点で使用可能な物（装置、機器、システム等）をいう。例えば、ある拠点と別の拠点の参加者のコミュニケーションを可能にする設備をいう。本実施形態では遠隔会議装置という用語で説明する。
【００２０】
拠点の利用開始とは、予約されている拠点の利用を予約により利用できる者が開始したことをいう。本実施形態ではチェックインという用語で説明する。利用開始の登録を、本実施形態ではチェックイン済みという用語で説明する。利用開始要求をチェックイン要求という用語で説明する。
【００２１】
予約情報は、通信端末の予約の管理に必要な事項が含まれる情報である。詳細は後述される。
【００２２】
接続要求は、一方の通信端末を他方の通信端末と接続させる要求をいう。接続を、通信開始、会議開始、セッションの確立、呼び出しなどと称してもよい。
【００２３】
＜システム構成例＞
図２は、通信システム１の概略構成図の一例を示す。通信システム１は、インターネットｉを介して接続された会議予約システム５０と２つの社内ネットワークＮＡ、ＮＢとを有する。会議予約システム５０はデータセンターなどに構築され、スケジュール管理システム６０と連携している。社内ネットワークＮＡ、ＮＢはそれぞれファイアウォールなどでインターネットｉに対する通信制御が行われる企業内ネットワーク（例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。ただし、会議予約システム５０は社内ネットワークＮＡ、ＮＢ以外の例えば携帯電話網等からも接続可能である。
【００２４】
同じ会議室Ａに設置された端末装置１０Ａと遠隔会議装置３０Ａは例えば相互に通信可能なＬＡＮ上に存在し、予め設定されたＩＰアドレスなどで通信可能である。端末装置１０と遠隔会議装置３０は通信を仲介するサーバなどを介して通信してもよい。会議室Ａ、Ｂは別の企業等にそれぞれ存在することが想定されるが、会議室Ａ，Ｂは同一の企業内の社内ネットワークに接続されていてもよいし、インターネットを介して通信してもよい。
【００２５】
スケジュール管理システム６０は、例えばクラウド上で任意のユーザのスケジュールを管理する１つ以上の情報処理装置である。このスケジュールの管理の１つに会議室の予約の管理が含まれる。なお、スケジュール管理システム６０としてはGoogleカレンダー（登録商標）、Office365（登録商標）などが知られている。技術的仕様を満たすものであればスケジュール管理システム６０はどのようなものでもよい。
【００２６】
会議予約システム５０は会議室の利用や予約情報を管理する１つ以上の情報処理装置である。まず、会議予約システム５０はスケジュール管理システム６０に予約された会議室の予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。会議予約システム５０は外部のスケジュール管理システム６０を利用する必要はなく、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０を兼用してもよい。本実施形態で外部のスケジュール管理システム６０が利用されるのは、外部のスケジュール管理システム６０を利用することで開発コストを抑制できることが理由の１つである。
【００２７】
会議予約システム５０は、各会議室に配置された１つ以上の端末装置１０と通信し、例えば当日の予約情報を送信する。予約情報は定期的に更新され、会議ごとにステータスを管理する。例えば、チェックインからチェックアウトまでを管理する。
【００２８】
社内ネットワークＮＡには端末装置１０Ａ及び遠隔会議装置３０Ａが配置され、社内ネットワークＮＢには端末装置１０Ｂ及び遠隔会議装置３０Ｂが配置されている。端末装置１０Ａ，１０Ｂは各会議室において、ユーザと会議予約システム５０のユーザインタフェースとなる情報処理装置である。例えば、端末装置１０Ａ，１０Ｂは自身の管理している会議室Ａ，Ｂの識別情報などを送信することで会議室Ａ，Ｂの予約に関する予約情報を会議予約システム５０から取得し、当日の予約状況を表示する。端末装置１０に対し会議予約システム５０はＷｅｂサーバの機能を有し、端末装置１０はアプリケーションやブラウザソフトなどの機能によりＷｅｂサーバから送信された情報を表示装置に表示する。端末装置１０は社内ネットワークＮＡ、ＮＢを介して遠隔会議装置３０と無線又は有線で通信することができる。
【００２９】
また、端末装置１０Ａ，１０Ｂは参加者による会議室へのチェックイン操作を受け付け、参加者を会議室にチェックインさせる機能を有する。参加者がチェックインのための操作を行うと会議予約システム５０にチェックイン要求を通知する。会議予約システム５０はチェックイン要求を認証して、認証が成立するとチェックインが認められる。
【００３０】
また、会議予約システム５０は２拠点以上で開催される会議に対し、その複数の会議室の両方でチェックインされたことを検出すると、端末装置１０Ａ，１０Ｂの少なくともどちらかに上記の接続先情報を含む遠隔会議開始通知を送信する。
【００３１】
遠隔会議開始通知を取得した端末装置１０は同じ会議室の遠隔会議装置３０に遠隔会議開始通知を送信する。このように、会議予約システム５０が拠点間の遠隔会議装置３０の接続を統括して指示することで、各拠点が遠隔会議を可能になった状態で円滑に会議を開始できる。
【００３２】
端末装置１０は、例えば、スマートフォン、タブレット装置、ノートＰＣ（Personal Computer）、など一般的な情報処理装置である。通信機能、表示機能及び入力機能を有する情報処理装置であればよい。
【００３３】
遠隔会議装置３０は、テレビ会議端末の機能を有する装置である。会議室Ａと会議室Ｂの遠隔会議装置３０は、画像データと音声データを相互に送受信して、画像データを表示装置に表示し音声データをスピーカから出力することで、遠隔地のユーザが会議などの遠隔コミュニケーションを行うことを可能とする。通信システム１は、会議以外にも２拠点以上のユーザのコミュニケーションシステム、又はデータ通信システムにも適用される。また、通信システム１には、サーバを介して一方の遠隔会議装置３０から複数の遠隔会議装置３０に一方向で画像データ又は音声データを送信するデータ提供システムが含まれる。なお、テレビ会議はビデオ会議と呼ばれることがある。
【００３４】
遠隔会議装置３０はテレビ会議端末そのものでもよいが、テレビ会議端末の機能を有する別の装置でもよい。例えば、電子黒板がテレビ会議端末の機能を有する場合がある。電子黒板は、電子ペンや指先で画面をなぞるように動かして入力された画面における電子ペンや指先の座標（位置）をタッチパネルで取得し、この座標を連結したストロークをタッチパネルと一体のディスプレイに表示するいわゆる電子機器である。タッチパネルの方式はどのようなものでもよい。電子黒板は、電子ホワイトボード、電子情報ボード、など商品によって呼称が異なっていてよい。また、電子黒板はコンピュータの機能を有するため、情報処理装置とよばれてもよい。タッチパネルを備えたタブレット端末も電子黒板として使用される場合がある。
【００３５】
他の拠点と通信することが可能な電子黒板は、それぞれユーザによって描画された内容である描画像のデータを送受信することができる。描画像データは１つ以上のストロークを有する画像データである。そのため、一方の電子黒板で描画された内容は他方の電子黒板でも表示され、逆に、他方の電子黒板で描画された内容は一方の電子黒板でも表示される。
【００３６】
＜ハードウェア構成例＞
次に、本実施形態の通信システム１における遠隔会議装置３０、端末装置１０、及び、会議予約システム５０のハードウェア構成について説明する。
【００３７】
＜＜遠隔会議装置のハードウェア構成例＞＞＞
図３は、遠隔会議装置３０のハードウェア構成図の一例を示す。遠隔会議装置３０は、図３に示すように、遠隔会議装置３０全体の動作を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０１、ＩＰＬ（Ｉｎｉｔｉａｌ  Ｐｒｏｇｒａｍ  Ｌｏａｄｅｒ）等のＣＰＵ１０１の駆動に用いられるプログラムを記憶したＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０２を備える。また、ＣＰＵ１０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３、遠隔会議装置用プログラム、画像データ、及び音声データ等の各種データを記憶するフラッシュメモリ１０４を備える。また、ＣＰＵ１０１の制御にしたがってフラッシュメモリ１０４に対する各種データの読み出しや書き込みを制御するＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）１０５、フラッシュメモリ等の記録メディア１０６に対するデータの読み出しや書き込み（記憶）を制御するメディアドライブ１０７を備える。また、通信相手となる他の遠隔会議装置３０を選択する場合などに操作される操作ボタン１０８、遠隔会議装置３０の電源のオン／オフを切り換えるための電源スイッチ１０９、インターネットｉ等を利用してデータ伝送をするためのネットワークＩ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）１１１を備えている。
【００３８】
また、遠隔会議装置３０は、ＣＰＵ１０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型のカメラ１１２、このカメラ１１２の駆動を制御する撮像素子Ｉ／Ｆ１１３、音声を入力する内蔵型のマイク１１４、音声を出力する内蔵型のスピーカ１１５を備える。また、ＣＰＵ１０１の制御にしたがってマイク１１４及びスピーカ１１５との間で音声信号の入出力を処理する音声入出力Ｉ／Ｆ１１６を備える。また、ＣＰＵ１０１の制御にしたがってディスプレイ１２０に表示映像のデータを伝送するディスプレイＩ／Ｆ１１７、各種の外部機器を接続するための外部機器接続Ｉ／Ｆ１１８、遠隔会議装置３０の各種機能の異常を知らせるアラームランプ１１９、及び上記各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等のバスライン１１０を備えている。
【００３９】
なお、カメラ１１２、マイク１１４、スピーカ１１５は、必ずしも遠隔会議装置３０に内蔵されている必要はなく、外付けされる構成であってもよい。また、ディスプレイ１２０は、遠隔会議装置３０に内蔵された構成であってもよい。また、ディスプレイ１２０は、液晶パネル等の表示装置を想定するが、これに限らず、プロジェクタ等の投影装置であってもよい。図３に示す遠隔会議装置３０のハードウェア構成はあくまで一例であり、上記以外の他のハードウェアが追加されていてもよい。
【００４０】
上記したプログラム提供サーバから提供される遠隔会議装置用プログラムは、例えばフラッシュメモリ１０４に格納され、ＣＰＵ１０１の制御によりＲＡＭ１０３上に読み出されて実行される。
【００４１】
＜＜会議予約システム、端末装置のハードウェア構成例＞＞＞
会議予約システム５０及び端末装置１０は、例えば図４に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図４は本実施形態に係るコンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。
【００４２】
図４に示したコンピュータシステム１００は、入力装置２０１、表示装置２０２、外部Ｉ／Ｆ２０３、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０４、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０５、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０６、通信Ｉ／Ｆ２０７、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）２０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。
【００４３】
入力装置２０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置２０２はディスプレイなどを含み、コンピュータシステム１００による処理結果を表示する。
【００４４】
通信Ｉ／Ｆ２０７はコンピュータシステム１００を社内ネットワークＮＡ又はＮＢに接続するインタフェースである。これにより、コンピュータシステム１００は通信Ｉ／Ｆ２０７を介してデータ通信を行うことができる。
【００４５】
ＨＤＤ２０８はプログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、例えばコンピュータシステム１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）や、ＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェアなどがある。ＨＤＤ２０８は格納しているプログラムやデータ
を所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（データベース）により管理している。
【００４６】
外部Ｉ／Ｆ２０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体２０３ａなどがある。これにより、コンピュータシステム１００は外部Ｉ／Ｆ２０３を介して記録媒体２０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ（Compact Disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤメモリカード（SD Memory card）、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus memo
y）などがある。
【００４７】
ＲＯＭ２０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ２０５には、コンピュータシステム１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ２０４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。
【００４８】
ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０５やＨＤＤ２０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ２０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータシステム１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。
【００４９】
＜機能について＞
次に、図５を用いて端末装置１０、会議予約システム５０、及び、遠隔会議装置３０の機能について説明する。図５は、端末装置１０、会議予約システム５０、及び、遠隔会議装置３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
【００５０】
＜＜会議予約システムの機能＞＞
会議予約システム５０は、予約管理部５１、第２通信部５２、遠隔会議開始通知部５３、接続先特定部５４、及び、予約情報取得部５５を有する。会議予約システム５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。また、会議予約システム５０はＨＤＤ２０８又はＲＡＭ２０４等に保持される予約情報ＤＢ５７と接続先情報ＤＢ５６を有している。
【００５１】
第２通信部５２は、社内ネットワークＮＡ，ＮＢとインターネットｉを介して端末装置１０と各種のデータを送受信する。本実施形態では、少なくとも当日の予約情報を端末装置１０に送信し、端末装置１０からチェックイン要求を受信する。また、起動要求、待機通知、及び、遠隔会議開始通知を端末装置１０に送信する。
【００５２】
予約情報取得部５５は、予約情報をスケジュール管理システム６０から取得する。スケジュール管理システム６０には各企業の予約情報が登録されているため、予約情報取得部５５は企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０のアカウント（ユーザ名とパスワード）を指定してログインし、このアカウントが含むドメインを有するアカウントに対応付けて登録されている予約情報を取得する。例えば、企業ごとに予め登録されているスケジュール管理システム６０におけるアカウントのユーザ名が「a@xfood.com」の場合、「xxx@xfood.com」というアカウント（xxxは任意）で登録されている予約情報を取得する。
【００５３】
なお、予約情報取得部５５は、新たな予約情報がスケジュール管理システム６０に登録されたタイミングで通知を受けて、スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行く。あるいは、予約情報取得部５５は、定期的に（例えば、１時間に１回等）スケジュール管理システム６０に予約情報を取りに行ってもよい。
【００５４】
予約情報取得部５５が取得した予約情報は予約情報ＤＢ５７に記憶される。予約情報については図７にて説明する。
【００５５】
予約管理部５１は、端末装置１０からチェックインなどの通知を取得して、参加者を後述するコード番号などで認証することでチェックインできるか否かを判断する。チェックインできると判断すると、予約情報ＤＢ５７の予約情報のステータスをチェックイン済みに更新する。ステータスは、例えば、チェックイン不可、チェックイン可能、チェックイン済み、及び、会議開始済みの状態を取る。
【００５６】
接続先特定部５４は予約情報に基づいて遠隔会議を行う他方の会議室もチェックイン済みかどうかを判断する。他方の会議室もチェックイン済みである場合は、予約情報に基づいて遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０を特定する。この複数の遠隔会議装置３０の全てのうち、チェックイン済みに更新された直後の遠隔会議装置３０から見て他の遠隔会議装置３０を接続先と判断する。
【００５７】
遠隔会議開始通知部５３は、チェックイン済みに更新された予約情報が検出されると、第２通信部５２を介してこの会議室の遠隔会議装置３０の起動要求を端末装置１０に送信する。また、遠隔会議開始通知部５３は、接続先特定部５４が特定した接続先の遠隔会議装置３０を接続先情報とする遠隔会議開始通知を、チェックイン済みに更新された会議室の遠隔会議装置３０に送信する。なお、接続されるまで待機する遠隔会議装置３０に対しては、第２通信部５２を介して待機通知を送信する。
【００５８】
このように、遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０が自分を除く全ての遠隔会議装置３０に遠隔会議開始通知を送信することで、複数の遠隔会議装置３０が確実に接続を開始することができる。
【００５９】
【表１】
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表１は接続先情報ＤＢ５６に記憶された情報を模式的に示す。接続先情報ＤＢ５６には各会議室にある遠隔会議装置３０の接続先情報が登録されている。したがって、参加者として遠隔会議装置３０が登録されていれば接続先情報が特定される。この接続先情報とは接続先の遠隔会議装置を識別する情報であって、接続先情報を用いて遠隔会議装置同士での接続を行う。接続先情報は接続先を特定できる情報であればよく、遠隔会議装置自体の識別情報でもよいし、ＩＰアドレス等、遠隔会議装置自体のネットワーク上の識別情報でもよいし、ユーザＩＤ等、遠隔会議装置を使用するユーザに紐づけられた識別情報でもよい。
【００６０】
また、参加者として会議室が登録されている場合、この会議室が遠隔会議装置３０と対応付けられていれば、遠隔会議装置３０の接続先情報を特定できる。なお、会議室に固定されていない遠隔会議装置３０には、会議室が対応付けられていない。
【００６１】
＜＜端末装置の機能＞＞
端末装置１０は第１通信部１１、予約情報受信部１２、チェックイン受付部１３、予約情報表示部１４、遠隔会議開始通知受信部１５、及び、遠隔会議装置通信部１６を有する。端末装置１０が有するこれらの機能は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤＤ２０８からＲＡＭ２０４に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０６からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【００６２】
第１通信部１１は、社内ネットワークＮＡ（又はＮＢ）とインターネットｉを介して会議予約システム５０と各種のデータを送受信する。本実施形態では、会議室の識別情報（例えば、会議室Ａ、Ｂ等）を指定して、会議予約システム５０から例えば当日の予約情報を取得し、参加者の操作に応じてチェックイン要求を送信する。また、起動要求、待機通知、及び、遠隔会議開始通知を会議予約システム５０から受信する。
【００６３】
予約情報受信部１２は、第１通信部１１を介して会議予約システム５０と通信し、端末装置１０が設置されている会議室の識別情報などを送信して、端末装置１０が設置されている会議室の予約情報を取得する。取得するタイミングは例えば１分間に１回など、定期的に取得しても良いし、参加者の操作に応じて取得してもよい。また、端末装置１０の起動時に取得してもよい。少なくとも１日１回は予約情報を取得することが好ましい。
【００６４】
また、取得する予約情報は、少なくとも当日の予約情報を含むことが好ましいが、前日までに予約情報を取得しておいてもよい。１日分の予約情報を必ずしも一度に取得する必要もなく、１件ずつ異なるタイミングに取得してもよい。このタイミングとは例えばそれぞれの会議の１時間前、３０分前等である。
【００６５】
また、予約情報取得部５５はプル方式で予約情報を取得する他、プッシュ方式で予約情報を取得してもよい。更に、会議予約システム５０から取得している例えば当日の予約情報が更新された旨を予約情報取得部５５が受信した場合に、プル方式で取得してもよい。
【００６６】
予約情報表示部１４は、取得された予約情報を端末装置１０の画面（表示装置）に表示する。予約情報表示部１４は当日の予約情報のリストを常に表示する。ただし、省エネのため一定時間の操作がない場合に端末装置１０が表示装置だけの電源をオフにすることに連動して予約情報のリストが不可視となってもよい。ただ、この場合も端末装置１０は起動状態である。端末装置１０は、参加者の操作に応じて予約情報を表示してもよいし、参加者の会議室への入室に連動して表示してもよい。
【００６７】
チェックイン受付部１３は、例えば予め参加者に通知されているコード番号の入力を受け付けたり、予め参加者に通知されている上記のコード番号を含むバーコード（又は二次元コード）を撮像したりして、コード番号の入力を受け付ける。チェックイン受付部１３はこのコード番号と共にチェックイン要求を会議予約システム５０に送信してチェックインが許可されたか否かを取得する。なお、端末装置１０が予約情報と共にコード番号を取得しておき、端末側でコード番号を認証してもよい。
【００６８】
チェックイン後、遠隔会議開始通知受信部１５は会議予約システム５０から遠隔会議装置３０の起動要求を受信する。また、会議予約システム５０において遠隔会議を行う２つの会議室のチェックインが検出された場合、遠隔会議開始通知受信部１５は接続先情報を含む遠隔会議開始通知を受信する。
【００６９】
遠隔会議装置通信部１６は、端末装置１０と同じ会議室にある遠隔会議装置３０に起動要求を送信する。また、遠隔会議装置通信部１６は、接続先情報が含まれる遠隔会議開始通知を遠隔会議装置３０に送信する。また、遠隔会議装置通信部１６は、会議予約システム５０から待機通知を取得した場合は、遠隔会議装置３０を起動状態に維持すればよい。この場合、遠隔会議を行う他方の会議室の遠隔会議装置３０から呼び出されるまで同じ会議室の遠隔会議装置３０を待機させる。つまり、待機通知に対しては何もしなくてよい場合がある。
【００７０】
図５では、遠隔会議装置通信部１６と遠隔会議装置３０とが直接、接続されているが、端末装置１０と遠隔会議装置３０は第１通信部１１を介してＬＡＮなどの社内ネットワークＮＡ，ＮＢを介して通信する。この場合、遠隔会議装置通信部１６は遠隔会議装置３０が提供するＷｅｂ ＡＰＩを介してＨＴＴＰ通信などで起動要求等を送信する。Ｗｅｂ ＡＰＩとは、ネットワークを経由して何らかのプログラムを呼び出すための手順や規則である。なお、端末装置１０と遠隔会議装置３０は、ＵＳＢケーブルなどの通信ケーブルで接続されていてもよい。
【００７１】
＜＜遠隔会議装置の機能＞＞
遠隔会議装置３０は、遠隔会議機能部３１、第３通信部３２、遠隔通信部３３、及び、起動部３４、を有する。遠隔会議装置３０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＳＳＤ１０５からＲＡＭ１０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ１０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
【００７２】
第３通信部３２は、端末装置１０から社内ネットワークＮＡ，ＮＢ又は通信ケーブルを介して、起動要求、待機通知、及び、遠隔会議開始通知を取得する（これらの全てを取得するとは限らない）。起動要求を取得すると、第３通信部３２は起動部３４に起動要求を送出し、遠隔会議開始通知又は待機通知を取得すると第３通信部３２は遠隔通信部３３に遠隔会議開始通知又は待機通知を送出する。
【００７３】
起動部３４は遠隔会議装置３０を起動させる。遠隔会議開始前の遠隔会議装置３０はスリープ状態であり、少なくとも通信機能が動作している。遠隔会議装置３０は起動要求により全ての機能を使用できる状態に起動する。
【００７４】
遠隔通信部３３は、接続先情報を使って別の会議室の遠隔会議装置３０とセッション（接続）を確立する。セッションの確立方法として、例えばインターネット上の管理システムに接続先情報を送信し、管理システムが接続先の遠隔会議装置３０を呼び出す方法がある。接続先の遠隔会議装置３０は待機状態（起動状態）になっているので、接続を開始できる。なお、接続方法はこれらに限られず、２つの遠隔会議装置３０が通信できればよいものとする。この他、遠隔通信部３３は、接続先の遠隔会議装置３０を画像データ、音声データ、及び、資料データを送受信する。
【００７５】
遠隔会議機能部３１は、遠隔会議装置３０が遠隔会議を行うための基本的な機能を提供する。すなわち、カメラにより周囲を撮像して画像データを生成し、マイクから音声を取得して音声データを生成し、これらを遠隔通信部３３に送出する。また、遠隔通信部３３が受信した画像データをディスプレイ１２０に表示し、音声データをスピーカ１１５から出力する。
【００７６】
＜予約画面＞
次に、図６を用いて参加者が会議室を予約する操作について説明する。図６は、予約者が操作するＰＣ（Personal Computer）に表示される予約画面５０１の一例を示す。予約者は会議の参加者の一人であることが想定されるが、誰が予約してもよい。予約者はＰＣをスケジュール管理システム６０と通信させ、スケジュール管理システム６０から発行された予約者が所属する企業向けのアカウントでログインする。したがって、アカウントが含むドメインで同じ企業の参加者が特定される。
【００７７】
予約画面５０１は、タイトル欄５０２、会議室欄５０３、遠隔会議装置欄５０４、会議開始日時欄５０５、会議終了日時欄５０６、メモ欄５０７、及び、参加者欄５０８などを有する。
・タイトル欄５０２は会議の議題などのタイトルが入力される欄である。
・会議室欄５０３は参加者が予約する会議室が設定される欄である。予めこの企業で選択可能な会議室がスケジュール管理システム６０に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから会議室を選択できる。なお、会議室欄５０３には、遠隔会議を行う複数の会議室が設定され得る。
・遠隔会議装置欄５０４は参加者が使用する遠隔会議装置３０が設定される欄である。予めこの企業で選択可能な遠隔会議装置３０がスケジュール管理システム６０に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから会議室を選択できる。会議室とは独立に設定されるのは、会議室に固定でない（移動型の）遠隔会議装置３０があるためである。会議室に固定の遠隔会議装置３０については、どの会議室に固定されている遠隔会議装置３０であるか判断できるように接続先情報ＤＢ５６と同様の情報をスケジュール管理システム６０が有することが好ましい。あるいは、会議室の選択に応じて自動的に遠隔会議装置３０も設定される。
・会議開始日時欄５０５は、会議が開催される日にちと開始される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・会議終了日時欄５０６は、会議が開催される日にちと終了される時刻が設定される欄である。日にちと時刻はプルダウンメニューなどから選択可能である。
・メモ欄５０７は、会議に関する任意の情報が設定される欄である。
・参加者欄５０８は、参加者の設定に使用されると共に、設定された参加者が表示される欄である。会議室と遠隔会議装置３０は会議室のリソースであるが、本実施形態ではこれらも参加者の一人として扱われる。なお、参加者は会議室のユーザともいえ参加者欄５０８はユーザ欄の一例である。図６では、三人の従業員、２つの会議室、及び、２つの遠隔会議装置３０が参加者として登録されている。なお、予めこの企業で選択可能な参加者がスケジュール管理システム６０に登録されており、予約者はポップアップメニューやプルダウンメニューなどから参加者を選択できる。
【００７８】
予約者が会議室欄５０３で設定した会議室は参加者欄５０８にも反映され、遠隔会議装置欄５０４で設定した遠隔会議装置３０は参加者欄５０８にも反映される。逆に、予約者が、参加者欄５０８で設定した会議室は会議室欄５０３にも反映され、参加者欄５０８で設定した遠隔会議装置３０は遠隔会議装置欄５０４にも反映される。
【００７９】
＜予約情報の一例＞
図６のような予約画面５０１で設定された予約情報はスケジュール管理システム６０に送信され、スケジュール管理システム６０に登録される。そして、会議予約システム５０が適宜、スケジュール管理システム６０から予約情報を取得して予約情報ＤＢ５７で管理する。
【００８０】
図７を用いて予約情報について説明する。図７は予約情報の一例を示す。予約情報は予約ＩＤ、タイトル、場所とステータス、会議開始日時、会議終了日時、参加者、及び、コード番号の各項目を有する。補足すると、予約ＩＤは各予約情報を識別するための予約識別情報の一例である。予約ＩＤは会議予約システム５０により採番されるが、スケジュール管理システム６０が採番してもよい。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。
【００８１】
タイトル〜参加者については図６にて説明した。このうち、場所とは会議室を意味し、ステータスは会議室又は遠隔会議装置がどのような状態かを表す。ステータスの詳細は図９にて説明する。コード番号は会議室に参加者がチェックインする際に入力する認証情報となる。コード番号は予約時、又は、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０から予約情報を取得した時などに、予約者に通知されている。
【００８２】
図７では、複数の会議室Ａ，Ｂが１つの予約情報に登録されている。実際には、例えば会議室Ａの参加者が「Ａさん、Ｂさん」、会議室Ｂの参加者は「Ｃさん」の予定である（どの参加者がどの会議室に赴くかは任意である。）。また、会議室Ａで遠隔会議装置３０Ａが使用され、会議室Ｂで遠隔会議装置３０Ｂが使用される。このように図７の予約情報では、予約者が異なる会議室を１つの予約情報により登録したため、遠隔会議を行う会議室Ａと会議室Ｂ、及び、遠隔会議装置３０Ａと遠隔会議装置３０Ｂが対応づけられている。
【００８３】
こうすることで、会議予約システム５０の接続先特定部５４は、遠隔会議を行う複数の会議室及び遠隔会議装置３０を容易に特定できる。
【００８４】
なお、図７では、参加者は氏名（Ａさん等）で記載されているが、会議予約システム５０はアカウントに含まれるユーザ名（例：name.aaa@xfood.com等）により一意に区別される。
【００８５】
＜端末装置の画面例＞
図８は、端末装置１０が表示する待受画面５１１の一例を示す。待受画面５１１は、会議と会議の間に端末装置１０が表示する画面である。待受画面５１１には、現在時刻からみて次の会議の時間帯５１２が表示されている。また、待受画面５１１にはこの次の会議のステータス５１３が表示される。ステータス５１３は端末装置１０が定期的に予約情報を会議予約システム５０から取得することで更新される。参加者はこのステータスが「チェックイン可能」となった場合にチェックインすることができる。
【００８６】
待受画面５１１はチェックインボタン５１５を有し、チェックインボタン５１５が押下されるとチェックインが開始される。
【００８７】
＜予約情報のステータスの更新＞
次に、図９を用いて予約情報のステータスの更新について説明する。図９はチェックインの検出に基づくステータスの更新例を示す図である。図９（ａ）では会議室Ａ，Ｂのステータスは「チェックイン不可」である。チェックイン不可は、参加者が会議室をまだ利用できないことを意味する。
【００８８】
この状態で、会議予約システム５０の予約管理部５１は、会議開始日時の所定時間前になるとステータスをチェックイン可能に変更する。図９（ｂ）はチェックイン可能に変更されたステータスを示す。チェックイン可能は、参加者が会議室を利用できることを意味する。
【００８９】
なお、所定時間は適宜設定可能であるが、例えば１０分などである。このステータスは端末装置１０が予約情報を取得することで待受画面５１１に反映され、参加者がチェックイン可能になる。
【００９０】
次に、参加者が会議室に赴き予め通知されているコード番号を端末装置１０から入力して、端末装置１０がコード番号と予約ＩＤを会議予約システム５０に送信する。予約ＩＤは、チェックイン可能となった会議室の予約情報に含まれている。コード番号の認証が成立すると、予約管理部５１がステータスをチェックイン済みに変更する。なお、予約ＩＤがコード番号を兼用してもよい。この場合、参加者は予約ＩＤを端末装置１０から入力する。
【００９１】
図９（ｃ）はチェックイン済みに変更されたステータスを示す。会議室Ａにチェックインされた場合、会議室Ａのステータスが「チェックイン済み」となる。同様に、会議室Ｂに参加者がチェックインした場合、会議室Ｂのステータスが「チェックイン済み」となる。チェックイン済みは、参加者が会議室にチェックインしたこと（会議室を予約した者であることがコード番号により認証できたこと）を意味する。これにより、会議室Ａ，Ｂのステータスがチェックイン済みになると、会議予約システム５０は遠隔会議装置３０に遠隔会議を開始させる。
【００９２】
会議室Ａ，Ｂが２つともチェックイン済みになると、会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂから会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａに接続する。接続元と接続先は、例えば、チェックインが早い方が接続元であり、チェックインが遅い方が接続先である。ただし、会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａから会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂに接続してもよい。
【００９３】
これにより、会議室Ｂのステータスは「会議開始済み」に更新される。図９（ｄ）は、会議開始済みに更新されたステータスを示す。会議室Ａのステータスも「会議開始済み」に更新される。遠隔会議開始済み、自拠点の通信端末と他の拠点の通信端末とが接続済み（通信中、遠隔会議中）であることを意味する。
【００９４】
＜動作手順＞
以下、図１０、図１１のシーケンス図を用いて通信システム１の動作を説明する。図１０は、予約者が会議室を予約し、端末装置１０が予約情報を取得する手順を示すシーケンス図の一例である。
【００９５】
S1：予約者は図６に示した予約画面５０１から会議室を予約する。
【００９６】
S1.1：スケジュール管理システム６０は予約を受け付けて予約情報を生成する。
【００９７】
S1.1.1：スケジュール管理システム６０は予約情報が追加又は変更されたことを会議予約システム５０に通知する。上記のように、会議予約システム５０を使用する企業のドメインがスケジュール管理システム６０に登録されているため、予約情報を登録した予約者のアカウントから企業（会議予約システム５０）が特定される。
【００９８】
S2：端末装置１０の予約情報表示部１４は繰り返し待受画面５１１を更新する処理を行う。
【００９９】
S2.1：この処理の中で予約情報受信部１２は会議予約システム５０から予約情報を取得する。なお、待受画面５１１の更新の繰り返しは例えば１分ごとなどの定期的に行われるが、不定期に行われてもよい。これにより、会議室が新たに予約され、この会議が時間的に次の会議であれば待受画面５１１に表示される。また、ステータスも適宜更新される。
【０１００】
図１１は、遠隔会議を行う一方の遠隔会議装置３０が他方の遠隔会議装置３０に接続する手順を示すシーケンス図の一例である。
【０１０１】
S1：まず、参加者Ａが端末装置１０Ａを操作して会議室Ａにチェックインする。
【０１０２】
S2：端末装置１０Ａのチェックイン受付部１３はチェックインを受け付け、予約ＩＤとコード番号を含むチェックイン要求を、第１通信部１１を介して会議予約システム５０に送信する。
【０１０３】
S3：会議予約システム５０の第２通信部５２はチェックイン要求を取得し、予約管理部５１がチェックインを受け付ける。本実施形態ではコード番号による認証が成立しチェックインが認められたものとする。予約管理部５１は予約ＩＤで特定される予約情報のステータスをチェックイン済みに変更する。接続先特定部５４は予約情報により会議室Ａにある遠隔会議装置３０Ａと接続先の会議室Ｂにある遠隔会議装置３０Ｂを特定する。ステップＳ３の処理については図１２で詳細に説明する。
【０１０４】
なお、図１１では予約ＩＤで予約情報が特定されているが、会議室の識別情報と時間帯で予約情報が特定されてもよいし、会議室の識別情報とコード番号で予約情報が特定されてもよい。また、参加者が携帯するＩＣカードを端末装置１０にタッチすることで参加者が特定される場合、この参加者のアカウントが対応付けられた予約情報とコード番号から予約情報が特定されてもよい。また、現在時刻で予約情報を絞り込んでもよい。
【０１０５】
S4：会議予約システム５０の遠隔会議開始通知部５３は、会議室Ａが遠隔会議を行う会議室Ｂがチェックイン済みでないので、端末装置１０Ａに待機要求を送信する。なお、図１１では起動要求については省略した。
【０１０６】
S5：次に、参加者Ｂが端末装置１０Ｂを操作して会議室Ｂにチェックインする。
【０１０７】
S6：端末装置１０Ｂのチェックイン受付部１３はチェックインを受け付け、予約ＩＤとコード番号を含むチェックイン要求を、第１通信部１１を介して会議予約システム５０に送信する。
【０１０８】
S7：会議予約システム５０の第２通信部５２はチェックイン要求を取得し、予約管理部５１がチェックインを受け付ける。本実施形態ではコード番号による認証が成立しチェックインが認められたものとする。予約管理部５１は予約ＩＤで指定される会議室Ｂの予約情報のステータスをチェックイン済みに変更する。接続先特定部５４は予約情報により会議室Ｂにある遠隔会議装置３０Ｂと接続先の会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａを特定する。ステップＳ７の処理については図１２で詳細に説明する。
【０１０９】
S8：会議室Ａ、Ｂのステータスがチェックイン済みに変更されたので、会議予約システム５０の遠隔会議開始通知部５３は、接続先特定部５４が特定した遠隔会議装置３０の接続先情報を接続先情報ＤＢ５６から取得してこの接続先情報を含む遠隔会議開始通知を端末装置１０Ｂに送信する。なお、図１１では起動要求については省略した。
【０１１０】
S9：端末装置１０Ｂの遠隔会議開始通知受信部１５は第１通信部１１を介して遠隔会議開始通知を受信し、遠隔会議装置通信部１６が遠隔会議開始通知を遠隔会議装置３０Ｂに送信することで接続要求する。
【０１１１】
S10：遠隔会議装置３０Ｂの第３通信部３２は遠隔会議開始通知を受信し、遠隔通信部３３が接続先情報を用いて遠隔会議装置３０Ａと接続する。また、遠隔会議装置同士による映像や音声等の送受信は、ネットワークを介して遠隔会議装置同士が直接送受信を行ってもよいし、遠隔会議システムのサーバ等の装置を介して送受信を行ってもよい。
【０１１２】
S11：遠隔会議装置３０Ｂの第３通信部３２は遠隔会議開始通知を正常に受信した旨を示す開始ＯＫを端末装置１０Ｂに送信する。開始ＯＫは、遠隔会議装置３０が正常であるという前提では単なる受信確認（ＨＴＴＰのレスポンスの２００）でよいが、好ましくは遠隔会議装置３０Ａと接続できたことを意味するとなおよい。
【０１１３】
S12：端末装置１０Ｂの遠隔会議装置通信部１６は開始ＯＫを受信し、第１通信部１１が予約ＩＤと共に開始ＯＫを会議予約システム５０に送信する。これにより、会議予約システム５０の予約管理部５１は予約ＩＤで特定される予約情報の会議室Ｂのステータスを「会議開始済み」に変更できる。また、会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａも、遠隔会議装置３０Ｂと接続できたことを、端末装置１０Ｂを介して会議予約システム５０に送信する。予約管理部５１は予約ＩＤで特定される予約情報の会議室Ａのステータスを「会議開始済み」に変更できる。
【０１１４】
なお、３つ以上の拠点で遠隔会議が行われる場合、端末装置１０Ｂは残りの端末装置（例えば、端末装置１０Ｃ）に対しても接続要求する場合がある。接続要求が必要かどうかは遠隔会議装置の仕様による部分がある。例えば、端末装置１０Ｃが端末装置１０Ａとすでに遠隔会議中の場合、端末装置１０Ｂは端末装置１０Ｃに対して接続要求する必要がない場合がある。
【０１１５】
また、本実施形態では、遠隔会議を開始するためには、２つの遠隔会議装置３０Ａ，Ｂのどちらか一方が相手に接続を行えばよいという接続方式が前提となっている。このため、遠隔会議装置３０Ａ又は遠隔会議装置３０Ｂのどちらか一方が相手に接続を行えばよい。遠隔会議装置３０Ａ及び遠隔会議装置３０Ｂが相互に相手に接続する必要がある場合は、端末装置１０Ａが端末装置１０Ｂに対して接続要求する。
【０１１６】
このように、会議予約システム５０は予約情報に基づいて遠隔会議を行う遠隔会議装置３０を特定し、動的に接続先を切り替えて、遠隔会議を開始することができる。
【０１１７】
図１２は、会議予約システム５０が遠隔会議開始通知を各端末装置１０に送信する手順を示すフローチャート図の一例である。図１２の処理は、会議室のステータスがチェックイン済みに変更されるとスタートする。
【０１１８】
接続先特定部５４はステータスがチェックイン済みに変更された予約情報を参照し、２つ以上の会議室でチェックイン済みか否かを判断する（Ｓ１０１）。１つの会議室しかチェックイン済みでない場合、一方の遠隔会議装置３０が他方の遠隔会議装置３０に接続すべきでないので、遠隔会議開始通知部５３はチェックイン済みの会議室の端末装置１０に待機通知を送信する（Ｓ１０９）。
【０１１９】
２つ以上の会議室でチェックイン済みの場合（Ｓ１０１のＹｅｓ）、接続先特定部５４は予約情報からチェックイン済みの会議室にある遠隔会議装置３０を全て取得する（Ｓ１０２）。例えば図７のような予約情報が記憶されている場合、参加者に含まれる遠隔会議装置の名称を予め保持している遠隔会議装置の名称と照合し、更に、接続先情報ＤＢ５６を参照し、遠隔会議装置の名称に対応付けられた接続先情報を特定することにより、接続対象となる遠隔会議装置を特定する。すでにステータスが会議接続済みの遠隔会議装置３０は除いてよい。
【０１２０】
次に、接続先特定部５４は接続先となる遠隔会議装置（これを接続先遠隔会議装置という）をステップＳ１０２で特定したものから１つずつ決定する（Ｓ１０３）。決定する順番は任意でよい。例えば、予約情報のステータスがチェックイン済みになったのが遠隔会議装置３０Ａ、Ｂがあれば、遠隔会議装置３０Ａ、Ｂのどちらかを決定する。
【０１２１】
次に、接続先特定部５４は、接続先遠隔会議装置と、遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置３０が同じか否かを判断する（Ｓ１０４）。遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置３０とは、ステータスがチェックイン済みに変更された会議室にある遠隔会議装置３０である。つまり、図１２の処理の契機となった端末装置１０に接続された遠隔会議装置３０である。
【０１２２】
ステップＳ１０４の判断がＹｅｓの場合、例えば、接続先遠隔会議装置が遠隔会議装置３０Ａで遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置が遠隔会議装置３０Ａということになるので、自分自身に接続できないため、処理はステップＳ１０６に進む。
【０１２３】
ステップＳ１０４の判断がＮｏの場合、遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置３０を接続先遠隔会議装置に接続させるため、接続先特定部５４は遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置３０に対し、接続先遠隔会議装置の接続先情報を送信すると判断する。これにより、遠隔会議開始通知部５３は遠隔会議開始通知の送信先の遠隔会議装置３０に遠隔会議開始通知（接続先情報）を送信する（Ｓ１０５）。
【０１２４】
次に、接続先特定部５４は全ての接続先遠隔会議装置について処理が終了したか否かを判断する（Ｓ１０６）。ステップＳ１０６の判断がＮｏの場合、処理はステップＳ１０３に戻る。ステップＳ１０６の判断がＹｅｓの場合、図１２の処理は終了する。
【０１２５】
このような処理により、会議予約システム５０は、チェックイン済みの会議室にある遠隔会議装置３０を他の全ての遠隔会議装置３０に接続させることができる。
【０１２６】
また、図１１，図１２の説明ではチェックインを契機に、会議予約システム５０が遠隔会議開始通知を端末装置１０に送信している。しかし、接続先の決定は、会議予約システム５０がスケジュール管理システム６０から予約情報を取得した以降であれば可能である。例えば、図１０のステップＳ２．１に続いて接続先が決定されてよい。ただし、遠隔会議開始通知の送信は、２つの拠点の会議室がチェックイン済みとなってからであることが好ましい。しかし、遠隔会議開始通知に含まれる接続先情報だけを遠隔会議開始通知に先立って送信してもよい。図１０のステップＳ２．１の時点では、チェックイン済みの会議室はないので、図１２の処理では、予約情報のステータスがチェックイン済みかどうかに関係なく、ステップＳ１０２で遠隔会議を行う全ての遠隔会議装置を取得すればよい。
【０１２７】
また、図１２の処理は会議予約システム５０が行うと説明したが、端末装置１０が行うことができる。端末装置１０は接続先情報ＤＢ５６を有しており、図１２の処理を行って、接続先の遠隔会議装置３０を同じ会議室にある遠隔会議装置３０に通知する。また、図１２の処理を遠隔会議装置３０が行ってもよい。
【０１２８】
＜予約情報が会議室ごとに分かれている場合＞
図７に示した予約情報では、遠隔会議を行う２つの会議室が１つの予約情報で登録されていた。しかし、予約者によっては、会議室ごとに予約する場合もある。
【０１２９】
図１３は、予約情報の別の一例を示す。図１３では会議室Ａ、Ｂが別々に予約されており、図１３（ａ）は会議室Ａの予約情報を示し、図１３（ｂ）は会議室Ｂの予約情報を示す。この２つの予約情報で予約される会議が遠隔会議を行うことは予約者にとっては既知である。
【０１３０】
予約情報Ａの参加者はＡさん、Ｂさん、会議室Ａ、及び、遠隔会議装置３０Ｂである。つまり、予約者は会議室Ａと遠隔会議を行う会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂを予約情報の参加者に設定する。同様に、予約情報Ｂの参加者はＣさん、会議室Ｂ、及び、遠隔会議装置３０Ａである。予約者は会議室Ｂと遠隔会議を行う会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａを予約情報の参加者に設定する。
【０１３１】
予約者は会議室ＡとＢが遠隔会議を行うという情報を参加者や別の予約者などから知っており、会議室Ｂで使用される遠隔会議装置３０Ｂ、及び、会議室Ａで使用される遠隔会議装置３０Ａを参加者に設定する。
【０１３２】
このような予約情報の場合、接続先特定部５４は、参加者である遠隔会議装置３０Ａ，３０Ｂに基づいて、接続先の遠隔会議装置３０を特定できる。例えば、同じ時間帯に開催される会議の予約情報を抽出し、一方の予約情報の参加者に遠隔会議装置３０が設定されている場合、この遠隔会議装置３０が接続先であると判断できる。
【０１３３】
遠隔会議装置３０により遠隔会議を行うと判断された図１３（ａ）（ｂ）のような予約情報の参加者を接続先特定部５４はマージして図７のように１つの参加者として扱う。すなわち、参加者の重複を排除して１つの予約情報の参加者として扱う。これより、図１２のような処理で、接続先情報を送信する遠隔会議装置３０を特定できる。
【０１３４】
なお、図１３（ａ）（ｂ）の予約情報の参加者を必ずしもマージする必要はなく、互いにチェックイン済みに変更されたら、図１３（ａ）の予約情報の参加者である遠隔会議装置３０Ａを接続先情報として遠隔会議開始通知部５３が遠隔会議開始通知を会議室Ｂ（チェックインの遅い方）の端末装置１０に送信すればよい。
【０１３５】
このように、会議室ごとに予約情報が登録されても、会議予約システム５０は予約情報に含まれる遠隔会議装置３０に基づいて、一方の遠隔会議装置３０が接続する他方の遠隔会議装置３０を動的に切り替えることができる。
【０１３６】
＜会議室と遠隔会議装置が対応付けられていない場合＞
表１に示したように接続先情報ＤＢ５６があり、会議室と遠隔会議装置３０が対応付けられていれば、会議予約システム５０は会議室から遠隔会議装置３０を特定し、遠隔会議装置３０から会議室を特定できる。
【０１３７】
しかし、接続先情報ＤＢ５６がない場合、予約情報に会議室だけが設定されても、会議予約システム５０は接続先を特定できない。このような場合には、予約者が接続先情報そのものを参加者等に設定する。
【０１３８】
図１４は、参加者に接続先情報が設定された予約画面５０１の一例である。図１４では、参加者に２つの接続先情報５０９が登録されている。どの会議室にどの遠隔会議装置３０が設定されているかというリストは、電子メール、紙などで予約者に配布されている。予約者は遠隔会議を行う会議室で使用するはずの遠隔会議装置３０の接続先情報を参加者に設定する。
【０１３９】
また、図１５に示すように接続先情報は、参加者欄５０８以外に設定してもよい。図１５は予約画面における接続先情報の設定例を示す図である。図１５（ａ）はタイトル欄５０２に設定された接続先情報を示す。タイトル欄５０２には、タイトルにスペースを空けて「ＩＤ：接続先情報」の形式で接続先情報が設定されている。なお、この接続先情報は、遠隔会議の宛先の接続先情報である。この場合、図１２のステップＳ１０２では予約情報のタイトル欄やメモ欄に基づいて接続先の遠隔会議装置を特定する。また、この場合、接続先情報ＤＢ５６を参照せずに接続先の遠隔会議装置を特定することができる。
【０１４０】
図１５（ａ）では１つだが、予約者は「ＩＤ：接続先情報」をスペース等で区切ることで、複数の接続先情報を設定できる。同様に図１５（ｂ）に示すように、メモ欄５０７に接続先情報が設定されてもよく、予約情報に接続先情報が含まれていればよい。
【０１４１】
＜遠隔会議装置の利用を明示する場合＞
接続先情報ＤＢ５６に示すように会議室と遠隔会議装置３０が対応付けられている場合、予約者が参加者欄５０８に会議室を設定すれば、接続先特定部５４は接続先情報ＤＢ５６を参照して、一方の遠隔会議装置３０が接続する他方の遠隔会議装置３０を特定することができる。しかし、予約者が一方の遠隔会議装置３０を他方の遠隔会議装置３０に接続させたくない場合も存在する。このような場合に備えて、予約者が遠隔会議装置３０を使用することを明示的に予約情報に設定することもできる。
【０１４２】
図１６は予約画面５０１の一例を示す。図１６の予約画面５０１では参加者欄５０８に遠隔会議装置３０が設定されていない。しかし、メモ欄５０７に２つの遠隔会議装置３０Ａ，Ｂが登録されている。会議予約システム５０は接続先情報ＤＢ５６を有しているが、参加者欄５０８の会議室からは遠隔会議装置３０を使用するとは判断しない。メモ欄５０７に遠隔会議装置３０が登録されている場合にだけ、遠隔会議装置３０を使用すると判断する。
【０１４３】
こうすることで、予約者は遠隔会議装置３０を使用したい場合にだけ、一方の遠隔会議装置３０を他方の遠隔会議装置３０に接続させることができる。なお、メモ欄５０７に記載したのは一例であって、参加者欄５０８を含む予約情報のどこに遠隔会議装置３０が設定されてもよい。予約情報に遠隔会議装置３０が設定されていれば予約者が遠隔会議装置３０を使用する明示的な意志であると判断される。例えば、チェックボックスを設けて、遠隔会議装置３０を使用するか否かを予約者が設定してもよい。
【０１４４】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施例の通信システム１は、会議室の予約に関する予約情報を利用して、遠隔会議を行う複数の遠隔会議装置３０Ａ，Ｂを特定することができる。また、遠隔会議を行う両方の会議室への参加者のチェックインを待って、遠隔会議を行うので誰もいない会議室と遠隔会議を行うこともない。また、参加者は会議室を利用するためのチェックイン操作を端末装置１０に入力すればよく、手動による遠隔会議の接続先情報の入力などを省くことができる。
【実施例２】
【０１４５】
本実施例では、遠隔会議を行うことが予約情報から直接、判断できない場合も、遠隔会議が行われる会議室に関する予約情報から特定して、一方の遠隔会議装置３０を他方の遠隔会議装置３０に動的に接続させる通信システム１について説明する。
【０１４６】
＜本実施例の通信システムの概略＞
本実施形態の通信システム１は、同じ時間帯に複数の会議室が予約されている場合、会議室の予約情報を比較して、遠隔会議を行う複数の会議室を特定する。
【０１４７】
図１７は、遠隔会議装置３０が遠隔会議を開始するまでの概略を説明する図の一例である。
（１）参加者Ｂが会議室Ｂの端末装置１０Ｂを操作して会議室Ｂにチェックインする。参加者Ａはすでに会議室Ａにチェックイン済みである。
（２）会議予約システム５０は、会議室Ｂと同じ時間帯に予約されている会議室Ａの予約情報を特定する。
（３）会議予約システム５０は会議室Ａ，Ｂの２つの予約情報を比較して、遠隔会議を行うか否かを判断する。例えば、参加者が重複していれば会議室Ａ，Ｂが遠隔会議を行うと判断する。図１７では参加者Ａさん、Ｂさん、Ｃさんが重複している。
（４）会議予約システム５０は会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａを接続先とする遠隔会議開始通知を会議室Ｂの端末装置１０Ｂに送信する。
（５）遠隔会議装置３０Ｂは接続先情報で遠隔会議装置３０Ａを指定して、遠隔会議を開始する。
【０１４８】
このように、本実施形態の通信システム１は、実施例１の効果に加え、予約情報に接続先情報や遠隔会議装置が設定されていなくても、会議室の予約情報を利用して、一方の会議室の遠隔会議装置３０を他方の会議室の遠隔会議装置３０と動的に接続させることができる。
【０１４９】
なお、本実施例において、図２〜４において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。
【０１５０】
＜機能について＞
次に、図１８を用いて端末装置１０、会議予約システム５０、及び、遠隔会議装置３０の機能について説明する。なお、図１８の説明では主に図５との相違を説明する。端末装置１０と遠隔会議装置３０の機能は図５と同様でよい。また、会議予約システム５０は予約情報比較部５８を有する点で図５と異なっている。
【０１５１】
予約情報比較部５８は、予約情報の会議の時間帯を取得し、これと同じ時間帯の予約情報を予約情報ＤＢ５７から取得して、予約情報を比較する。例えば、参加者とタイトルの少なくとも一方を比較する。これにより、遠隔会議を行う複数の会議室の予約情報を検出する。遠隔会議を行う複数の会議室の予約情報に遠隔会議装置３０が含まれているため、予約情報比較部５８は一方の遠隔会議装置３０が接続する接続先の他方の遠隔会議装置３０を特定することができる。したがって、接続先の他方の遠隔会議装置３０を特定するという点では接続先特定部５４と同じ機能を有する。
【０１５２】
＜予約情報の一例＞
実施例１と同様に予約画面５０１で設定された予約情報はスケジュール管理システム６０に送信され、しかし、本実施例では、一方の会議室の参加者等に他方の会議室の遠隔会議装置３０が登録されない。
【０１５３】
図１９を用いて予約情報について説明する。図１９は本実施例の予約情報の一例を示す。図１９（ａ）は会議室Ａの予約情報１とし、図１９（ｂ）は会議室Ｂの予約情報２とする。本実施例では遠隔会議予約情報の項目があるがこれについては後述する。
【０１５４】
予約情報１，２では異なる会議室が予約されているが、この２つの会議室で遠隔会議が行われる予定である。２つの会議室で遠隔会議が行われる可能性があることは、会議の時間帯が同じことから推定できる。しかしながら、同じ時間帯に開催される会議が全て遠隔会議を行うわけではない。
【０１５５】
２つの会議室で遠隔会議が行われる場合、参加者が共通することが考えられる。予約者が会議室の予約時に設定する参加者としては以下の３通りが考えられる。
(i) 各会議室に赴いて会議に参加する参加者だけを予約情報に設定する。
(ii) どの会議室に赴いて会議に参加するかに関係なく、全ての参加者を２つの予約情報に設定する。
(iii) １人以上の参加者を重複させるが、どの各会議室に赴いて会議に参加するかはあまり考慮せず参加者を予約情報に設定する。
【０１５６】
したがって、(i)の設定方法でなければ、２つの予約情報の参加者に重複する参加者が１人以上存在する。
【０１５７】
例えば、予約情報１の参加者は「Ａさん、Ｂさん」であり、予約情報２の参加者は「Ｂさん、Ｃさん」である。会議予約システム５０の予約情報比較部５８は、参加者に同じ「Ｂさん」が含まれることで、会議を遠隔で行う２つの会議室の予約情報を検出できる。
【０１５８】
しかし、上記(i)のように、２つの予約情報の参加者が全く重複しない場合、会議を遠隔で行うことを検出できない可能性がある。そこで、図２０（ａ）（ｂ）に示すように、タイトルに基づいて、会議を遠隔で行うか否かを判断することが有効である。
【０１５９】
予約情報３の参加者は「Ａさん、Ｂさん」であり、予約情報４の参加者は「Ｃさん、Ｄさん」である。したがって、参加者は一人も共通していない。しかし、予約情報３，４はどちらもタイトルが「Ａプロダクト特許検討会」である。したがって、会議予約システム５０の予約情報比較部５８は、タイトルが同じである場合、会議が遠隔で行われることを検出できる。こうすることで、参加者が一切共通していなくても遠隔会議が行われる会議室の予約情報を特定できる。
【０１６０】
会議が遠隔で行われる会議室の予約情報が検出されると、予約情報比較部５８は一方の予約情報の遠隔会議予約情報に他方の予約情報の予約ＩＤを設定する。同様に、予約情報比較部５８は他方の予約情報の遠隔会議予約情報に一方の予約情報の予約ＩＤを設定する。こうすることで、遠隔会議を行うために設定された２つの予約情報を対応付けることができる。
【０１６１】
このように、同じ会議を遠隔で行うことが検出されると、同じ会議を遠隔で行う互いの予約情報の遠隔会議予約情報に予約ＩＤが設置されるため、チェックインが遅い方の会議室に参加者がチェックインした場合、会議予約システム５０は同じ会議を遠隔で行う予約情報を検出する必要がない。
【０１６２】
＜動作手順＞
以下、図２１のシーケンス図を用いて通信システム１の動作を説明する。なお、予約者が会議室を予約し、端末装置１０が予約情報を取得する手順は実施例１の図１０と同様でよいため説明を省略する。
【０１６３】
図２１は、遠隔会議を行う一方の遠隔会議装置３０が他方の遠隔会議装置３０に接続する手順を示すシーケンス図の一例である。
【０１６４】
S21：まず、参加者Ａが端末装置１０Ａを操作して会議室Ａにチェックインする。
【０１６５】
S22：端末装置１０Ａのチェックイン受付部１３はチェックインを受け付け、予約ＩＤとコード番号を含むチェックイン要求を、第１通信部１１を介して会議予約システム５０に送信する。
【０１６６】
S23：会議予約システム５０の第２通信部５２はチェックイン要求を取得し、予約管理部５１がチェックインを受け付ける。本実施形態ではコード番号による認証が成立しチェックインが認められたものとする。予約管理部５１は予約情報のステータスをチェックイン済みに変更する。これにより、予約情報比較部５８が会議室Ａの予約情報と同じ時間帯の予約情報を比較することで、遠隔会議を行う他方の会議室があればこの予約情報を特定する。予約情報比較部５８はそれぞれの予約情報の遠隔会議予約情報に予約ＩＤを設定する。
【０１６７】
S24：遠隔会議を行う他方の会議室の予約情報が特定された。しかし、会議室Ａが遠隔会議を行う会議室Ｂがチェックイン済みでないので、会議予約システム５０の遠隔会議開始通知部５３は端末装置１０Ａに待機通知を送信する。なお、図２１では起動要求については省略した。
【０１６８】
S25：次に、参加者Ｂが端末装置１０Ｂを操作して会議室Ｂにチェックインする。
【０１６９】
S26：端末装置１０Ｂのチェックイン受付部１３はチェックインを受け付け、予約ＩＤとコード番号を含むチェックイン要求を、第１通信部１１を介して会議予約システム５０に送信する。
【０１７０】
S27：会議予約システム５０の第２通信部５２はチェックイン要求を取得し、予約管理部５１がチェックインを受け付ける。本実施形態ではコード番号による認証が成立しチェックインが認められたものとする。予約管理部５１は会議室Ｂの予約情報のステータスをチェックイン済みに変更する。予約情報比較部５８は会議室Ｂの予約情報を参照するとすでに遠隔会議予約情報に予約ＩＤが設定されているので、予約情報の比較の必要がないと判断する。
【０１７１】
S28：会議室Ａ、Ｂの予約情報のステータスがチェックイン済みに変更されたので、会議予約システム５０の遠隔会議開始通知部５３は、会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａの接続先情報を接続先情報ＤＢ５６から取得することで遠隔会議装置３０Ａを特定し、この接続先情報を含む遠隔会議開始通知を端末装置１０Ｂに送信する。例えば図１９，２０のような予約情報が記憶されている場合、予約情報の参加者に含まれる遠隔会議装置の名称を予め保持している遠隔会議装置の名称と照合し、更に、接続先情報ＤＢ５６を参照し、遠隔会議装置の名称に対応付けられた接続先情報を特定することにより、接続対象となる遠隔会議装置を特定する。なお、起動要求については省略した。
【０１７２】
S29：端末装置１０Ｂの遠隔会議開始通知受信部１５は第１通信部１１を介して遠隔会議開始通知を受信し、遠隔会議装置通信部１６が遠隔会議開始通知を遠隔会議装置３０Ｂに送信することで接続要求する。
【０１７３】
S30：遠隔会議装置３０Ｂの第３通信部３２は遠隔会議開始通知を受信し、遠隔通信部３３が接続先情報を用いて遠隔会議装置３０Ａと接続する。
【０１７４】
S31：遠隔会議装置３０Ｂの第３通信部３２は遠隔会議開始通知を正常に受信した旨を示す開始ＯＫを端末装置１０Ｂに送信する。
【０１７５】
S32：端末装置１０Ｂの遠隔会議装置通信部１６は開始ＯＫを受信し、第１通信部１１が予約ＩＤと共に開始ＯＫを会議予約システム５０に送信する。これにより、会議予約システム５０の予約管理部５１は予約情報のステータスを「会議開始済み」に変更できる。
【０１７６】
なお、図２１では、２つの遠隔会議装置３０のうち一方が接続すれば、他方は接続が不要な接続方式であるとして、会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂのみが会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａに接続を行っている。しかし、会議室Ａの遠隔会議装置３０Ａのみが会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂに接続を行ってもよいし、遠隔会議装置３０Ａ，Ｂの両方が接続を行ってもよい。
【０１７７】
また、予約情報の比較は、予約情報が登録された後であれば可能である。本実施例においもて、接続先情報が遠隔会議開始通知よりも前に端末装置１０に送信されてもよい。
【０１７８】
＜＜予約情報の比較＞＞
図２２を用いて、予約情報の比較の詳細について説明する。図２２は、予約情報比較部５８が予約情報を比較する手順を示すフローチャート図の一例である。図２２の処理は、例えば、新たな予約情報が取得されたタイミング、又は、予約情報のステータスがチェックイン済みに更新されたタイミングで行うことができる。
【０１７９】
図２２の処理は、ステータスがチェックイン済みに更新された１つの予約情報に着目して行われる。この予約情報を比較元の予約情報という。予約情報比較部５８は比較元の予約情報の参加者に遠隔会議装置３０があるか否かを判断する（Ｓ２０１）。
【０１８０】
ステップＳ２０１の判断がＮｏの場合、そもそも遠隔会議が行われないので図２２の処理は終了する。
【０１８１】
ステップＳ２０１の判断がＹｅｓの場合、予約情報比較部５８は比較元の予約情報と同じ時間帯の別の予約情報があるか否かを判断する（Ｓ２０２）。同じ時間帯とは、完全に同じ時間に開催されるものの他、時間帯が閾値以上重複するものをふくんでよい。また、一部でも時間帯が重複するものをふくんでよい。なお、比較元の予約情報と同じ時間帯の別の予約情報を比較対象の予約情報という。
【０１８２】
ステップＳ２０２の判断がＮｏの場合、比較元の予約情報で特定される会議と遠隔会議する会議の予約情報が見つからないので、遠隔会議開始通知部５３は待機通知を比較元の予約情報に含まれる遠隔会議装置３０に端末装置１０を介して送信する（Ｓ２０７）。
【０１８３】
ステップＳ２０３の判断がＹｅｓの場合、予約情報比較部５８は比較対象の予約情報の参加者に遠隔会議装置３０があるか否かを判断する（Ｓ２０３）。
【０１８４】
ステップＳ２０３の判断がＮｏの場合、遠隔会議が行われないので処理はステップＳ２０２に戻り、次の比較対象の予約情報を判断対象とする。
【０１８５】
ステップＳ２０３の判断がＹｅｓの場合、予約情報比較部５８は、比較元と比較対象の予約情報の参加者が少なくとも一部で一致するか否かを判断する（Ｓ２０４）。
【０１８６】
ステップＳ２０４の判断がＮｏの場合、遠隔会議が行われないので処理はステップＳ２０２に戻り、次の比較対象の予約情報を判断対象とする。
【０１８７】
ステップＳ２０４の判断がＹｅｓの場合、予約情報比較部５８は、比較対象の予約情報のステータスがチェックイン済みか否かを判断する（Ｓ２０５）。
【０１８８】
ステップＳ２０５の判断がＮｏの場合、比較対象の予約情報に含まれる遠隔会議装置３０と接続すべきでないので、処理はステップＳ２０２に戻り、次の比較対象の予約情報を判断対象とする。ステップＳ２０３、Ｓ２０４、Ｓ２０５で処理がステップＳ２０２に戻った場合、比較対象がなくなった時点で遠隔会議開始通知部５３が待機通知を比較元の予約情報に含まれる遠隔会議装置３０に端末装置１０を介して送信する（Ｓ２０７）。
【０１８９】
ステップＳ２０５の判断がＹｅｓの場合、比較元の予約情報に含まれる遠隔会議装置３０が比較対象の予約情報に含まれる遠隔会議装置３０に接続できるので、遠隔会議開始通知部５３は比較対象を接続先とする遠隔会議開始通知を、比較元の遠隔会議装置３０に端末装置１０を介して送信する（Ｓ２０６）。
【０１９０】
以上のようにして、会議予約システム５０は、予約情報から遠隔会議を行う２つの会議室を特定して、この２つの会議室で使われる一方の遠隔会議装置３０から他方の遠隔会議装置３０に接続させることができる。
【０１９１】
なお、予約情報のタイトルに基づいて判断する場合、ステップＳ２０４でタイトルを比較すればよい。参加者と共にタイトルを比較してもよい。
【０１９２】
＜端末装置が表示する画面例＞
図２３を用いて、遠隔会議を開始する際に端末装置１０が表示する画面例について説明する。図２３（ａ）は、チェックイン後に会議室Ａの端末装置１０Ａが表示するチェックイン確認画面５３１の一例を示す。図２３（ａ）のチェックイン確認画面５３１は、図２１のステップ２４で表示される。チェックイン確認画面５３１は「チェックインしました。」というメッセージ５３２と、「遠隔会議の開始は会議室Ｂのチェックインが済むまでお待ち下さい。」というメッセージ５３３を表示する。このようなメッセージは会議予約システム５０から送信される。参加者はメッセージを読んで会議室Ｂでチェックインが済んでいないことを把握できる。
【０１９３】
図２３（ｂ）は、チェックイン後に会議室Ｂの端末装置１０Ｂが表示するチェックイン確認画面５３１の一例を示す。図２３（ｂ）のチェックイン確認画面５３１は、図２１のステップＳ２８で表示される。チェックイン確認画面は「チェックインしました。」というメッセージ５３２と、遠隔会議を行ってよいか否かを確認するメッセージ５３４を表示する。このようなメッセージは会議予約システム５０から送信される。参加者はメッセージを読んで遠隔会議を行うか否かを判断してから、遠隔会議を開始できる。
【０１９４】
なお、図２３（ｂ）のようなメッセージを表示することなく、会議室Ｂの遠隔会議装置３０Ｂが自動的に遠隔会議装置３０Ａと接続してもよい。
【０１９５】
＜まとめ＞
以上説明したように、本実施形態の通信システム１は、実施例１の効果に加え、予約情報に接続先情報や遠隔会議装置が設定されていなくても、会議室の予約情報を利用して、一方の会議室の遠隔会議装置３０を他方の会議室の遠隔会議装置３０と動的に接続させることができる。
【０１９６】
＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
【０１９７】
例えば、接続先情報は、各遠隔会議装置３０に割り当てられた重複しない数字であるが、遠隔会議装置３０を特定すること又は識別することができれば、接続先情報の機能を果たす。例えば、電子メールアドレス、又は電話番号でもよい。また、接続先情報にアルファベットや記号が含まれてもよい。
【０１９８】
また、図５などの構成例は、端末装置１０，会議予約システム５０，及び、遠隔会議装置３０処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。端末装置１０，会議予約システム５０，及び、遠隔会議装置３０は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
【０１９９】
また、通信システム１は複数の会議予約システム５０を有していてもよいし、１つの会議予約システム５０の機能が複数のサーバ装置に分散されていてもよい。
【０２００】
なお、予約情報ＤＢ５７は予約情報記憶手段の一例であり、接続先特定部５４又は予約情報比較部５８は通信端末特定手段の一例であり、遠隔会議開始通知部５３は接続要求通知手段の一例であり、チェックイン受付部１３は受付手段の一例であり、第１通信部１１は第１の通信手段の一例であり、第２通信部５２は第２の通信手段の一例であり、予約管理部５１は予約管理手段の一例であり、接続先情報ＤＢ５６は対応情報記憶手段の一例である。
【符号の説明】
【０２０１】
１        通信システム
１０      端末装置
３０      遠隔会議装置
５０      会議予約システム
６０      スケジュール管理システム
【先行技術文献】
【特許文献】
【０２０２】
【特許文献１】特開２０１０−０５６９７９号公報
【図１】
2019161421.tif 000004
【図２】
2019161421.tif 000005
【図３】
2019161421.tif 000006
【図４】
2019161421.tif 000007
【図５】
2019161421.tif 000008
【図６】
2019161421.tif 000009
【図７】
2019161421.tif 000010
【図８】
2019161421.tif 000011
【図９】
2019161421.tif 000012
【図１０】
2019161421.tif 000013
【図１１】
2019161421.tif 000014
【図１２】
2019161421.tif 000015
【図１３】
2019161421.tif 000016
【図１４】
2019161421.tif 000017
【図１５】
2019161421.tif 000018
【図１６】
2019161421.tif 000019
【図１７】
2019161421.tif 000020
【図１８】
2019161421.tif 000021
【図１９】
2019161421.tif 000022
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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