(57)【要約】【課題】電子メールの発信の承認のスキップ条件を承認者毎に調整できる電子メール発信承認装置を提供する。【解決手段】電子メール発信承認装置２０は、電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを電子メールの発信の承認者毎に記憶する記憶部２１と、入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを記憶されているルールと入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定部２２とを備える。【選択図】図１３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを前記電子メールの発信の承認者毎に記憶する記憶部と、
入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを記憶されているルールと前記入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定部とを備える
ことを特徴とする電子メール発信承認装置。
【請求項２】
所定の条件は、ルールに基づいて電子メールの発信の承認がスキップされた回数が所定値以下であることである
請求項１記載の電子メール発信承認装置。
【請求項３】
所定の条件は、電子メールの発信が承認された最新の日時から所定期間以内であることである
請求項１または請求項２記載の電子メール発信承認装置。
【請求項４】
承認がスキップされると判定された電子メールを前記電子メールの宛先に配送する配送部を備える
請求項１から請求項３のうちのいずれか１項に記載の電子メール発信承認装置。
【請求項５】
配送部は、承認がスキップされないと判定された電子メールの発信の承認の依頼を示す電子メールである依頼メールを前記判定された電子メールの発信の承認者が操作する端末に配送する
請求項４記載の電子メール発信承認装置。
【請求項６】
配送部は、依頼メールが配送される端末を操作する承認者が発信の承認を担当している電子メールのうち承認がスキップされた電子メールの内容を前記依頼メールに記載する
請求項５記載の電子メール発信承認装置。
【請求項７】
配送部は、依頼メールが配送された端末を操作する承認者により発信が承認された電子メールを前記電子メールの宛先に配送する
請求項５または請求項６記載の電子メール発信承認装置。
【請求項８】
依頼メールが配送された端末を操作する承認者が発信を承認した電子メールの内容に基づいてルールを生成する生成部を備える
請求項５から請求項７のうちのいずれか１項に記載の電子メール発信承認装置。
【請求項９】
電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを前記電子メールの発信の承認者毎に記憶部に記憶させ、
入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを、前記記憶部に記憶されているルールと前記入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する
ことを特徴とする電子メール発信承認方法。
【請求項１０】
コンピュータに、
電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを前記電子メールの発信の承認者毎に記憶部に記憶させる記憶処理、および
入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを、前記記憶部に記憶されているルールと前記入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定処理
を実行させるための電子メール発信承認プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール発信承認装置、電子メール発信承認方法および電子メール発信承認プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般的な電子メール（以下、単にメールとも呼ぶ。）発信承認システムは、発信の承認が求められる一意の条件を満たす全てのメールを承認依頼の対象のメールとみなす。電子メール発信承認システムは、対象のメールに関して発信の承認を依頼する承認依頼メールを承認者に送信する。よって、承認者には、多くの承認依頼メールが届く。
【０００３】
特許文献１には、メールの送信を一時保留するか否かを条件を用いて判断し、条件を満たすメールを保留した上で承認依頼メールを送る電子メール保留システムが記載されている。
【０００４】
特許文献１に記載されている電子メール保留システムは、承認者がメールの内容を確認するためではなく、送信者が送信した内容に誤りが含まれるメールが外部へ流出する前に削除されるようにするために、メールを保留する。なお、保留されているメールは、所定時間の経過後に自動で削除される。
【０００５】
また、特許文献２には、電子メールを一時保留し、承認者により承認された電子メールを送信する電子メール送信制御装置が記載されている。
【０００６】
また、特許文献３には、承認対象の送信メールの抽出に適用されるルールを自動調整する適用ルール調整装置が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２０１１−１０１３３７号公報
【特許文献２】特開２００９−１６３３６０号公報
【特許文献３】特開２０１０−２６６９８４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
承認機能を有する電子メール発信承認システムが使用された場合にメール発信時のセキュリティレベルが高められると、より多くの承認依頼メールが承認者に届く。すなわち、承認者の負荷が増大するという問題がある。
【０００９】
届いた多くの承認依頼メールの内容を全て承認者が確認した上でメール発信の承認または否認を行う作業は、煩雑な作業である。よって、上記の電子メール発信承認システムが使用された際、承認者が承認依頼メールの内容の一部を確認しないままメール発信の承認を行う恐れが生じる可能性があると考えられる。承認依頼メールの内容の一部が確認されないままのメール発信の承認は、セキュリティリスクに該当する。
【００１０】
上記のセキュリティリスクを発生させない対応策として、承認者の負荷を低減させることが考えられる。承認者の負荷を低減させる方法として、例えば、特許文献２には、承認行為を自動化する方法が記載されている。しかし、特許文献２に記載されている方法が使用されると、管理者が電子メール発信承認システムに設定した全てのメールに一意の条件が用いられて自動的に承認がスキップされるため、承認者毎の判断基準が条件に反映されないという課題がある。
【００１１】
また、電子メール発信承認システムによる承認のスキップ結果を承認者が把握できないため、メール発信の承認がどのように行われたのかを承認者が後から追跡できないという課題もある。
【００１２】
また、特許文献１に記載されている電子メール保留システムは、保留されているメールの一覧を表示する画面を用いてメールを削除することはできるが、メールの保留を解除することはできない。すなわち、特許文献１に記載されている電子メール保留システムは、メール発信の承認をスキップできない。
【００１３】
また、特許文献３に記載されている適用ルール調整装置は、処理に応じて承認者の承認可能数を変更することによって、承認者の負荷を低減している。しかし、特許文献３に記載されている適用ルール調整装置では、承認のスキップ条件を承認者毎に調整することが想定されていない。
【００１４】
［発明の目的］
そこで、本発明は、上述した課題を解決する、電子メールの発信の承認のスキップ条件を承認者毎に調整できる電子メール発信承認装置、電子メール発信承認方法および電子メール発信承認プログラムを提供することを１つの目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
本発明による電子メール発信承認装置は、電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを電子メールの発信の承認者毎に記憶する記憶部と、入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを記憶されているルールと入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定部とを備えることを特徴とする。
【００１６】
本発明による電子メール発信承認方法は、電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを電子メールの発信の承認者毎に記憶部に記憶させ、入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを、記憶部に記憶されているルールと入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定することを特徴とする。
【００１７】
本発明による電子メール発信承認プログラムは、コンピュータに、電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを電子メールの発信の承認者毎に記憶部に記憶させる記憶処理、および入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを、記憶部に記憶されているルールと入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定処理を実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、電子メールの発信の承認のスキップ条件を承認者毎に調整できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明による電子メール発信承認システムの第１の実施形態の構成例を示すブロック図である。
【図２】承認画面表示部１６０が表示する承認画面の例を示す説明図である。
【図３】承認SKIP設定部２３０が表示する設定画面の例を示す説明図である。
【図４】条件DB２５０に登録される条件の例を示す説明図である。
【図５】ルールDB２４０に登録されるルールの例を示す説明図である。
【図６】条件DB２５０に登録される条件の他の例を示す説明図である。
【図７】ルールDB２４０に登録されるルールの他の例を示す説明図である。
【図８】承認SKIP設定部２３０が表示する承認強調設定画面の例を示す説明図である。
【図９】承認画面表示部１６０が表示する承認画面の他の例を示す説明図である。
【図１０】第１の実施形態の電子メール発信承認システム１０による承認依頼処理の動作を示すフローチャートである。
【図１１】第１の実施形態の電子メール発信承認システム１０によるメール配送処理の動作を示すフローチャートである。
【図１２】本発明による電子メール発信承認システムのハードウェア構成例を示す説明図である。
【図１３】本発明による電子メール発信承認装置の概要を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
実施形態１．
［構成の説明］
以下、本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。図１は、本発明による電子メール発信承認システムの第１の実施形態の構成例を示すブロック図である。
【００２１】
図１に示す電子メール発信承認システム１０は、指定されたルールに基づいて、多くの承認対象のメールに対する承認行為をスキップさせることができるシステムである。
【００２２】
また、電子メール発信承認システム１０は、承認者毎に指定されたルールに基づいて、承認者に承認操作または否認操作を実行させる。すなわち、電子メール発信承認システム１０は、システムで一意の条件ではなく承認者毎に適切な条件に沿って、承認操作または否認操作を実行させる。
【００２３】
また、電子メール発信承認システム１０は、承認者の承認状況または否認状況を示す操作結果を用いてルールを生成する機能を有する。すなわち、電子メール発信承認システム１０は、承認者毎のルールの生成を支援できる。
【００２４】
また、電子メール発信承認システム１０は、承認者が承認操作または否認操作を実行する際に参照する承認画面に承認が求められるメールと共に、承認がスキップされたメールも表示する機能を有する。すなわち、承認者は、承認画面を参照してメール発信の承認がどのように行われたのかを後から追跡できる。
【００２５】
図１に示すように、本実施形態の電子メール発信承認システム１０は、メール受信部１１０と、メール保留部１２０と、保留メール管理部１３０と、承認依頼メール生成部１４０と、メール配送部１５０と、承認画面表示部１６０と、承認部１７０と、メール保留解除部１８０と、承認SKIP装置２００とを含む。
【００２６】
メール受信部１１０は、電子メール発信承認システム１０の外部に存在するSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)サーバからメールを受信する機能を有する。
【００２７】
メール保留部１２０は、受信されたメールのうち、上司承認、または自己承認のために発信が保留されるメールを判定する機能を有する。また、保留メール管理部１３０は、メール保留部１２０により保留されるメールに判定された保留メールを管理する機能を有する。
【００２８】
承認依頼メール生成部１４０は、メール保留部１２０が判定した保留メールに対する承認依頼を示すメールである承認依頼メールを生成する機能を有する。承認依頼メールには、保留メールが添付されている。また、メール配送部１５０は、承認依頼メール等のメールを宛先に配送する機能を有する。
【００２９】
承認画面表示部１６０は、保留メールの発信の承認操作または否認操作を受け付ける承認画面を表示する機能を有する。図２は、承認画面表示部１６０が表示する承認画面の例を示す説明図である。
【００３０】
図２に示す承認画面の各列項目は、チェックボックス、「承認」、「From」、「To」、「Subject」、「添付有無」である。また、各列項目は、ソート可能である。
【００３１】
「承認」は、メールの承認状況を示す。例えば、図２に示すように「承認」には、承認済み、未承認、承認SKIPのいずれかが記載される。また、「From」、「To」、「Subject」は、それぞれ電子メールのヘッダに記載されているFrom、To、Subjectである。また、「添付有無」は、メールの添付ファイルの有無を示す。
【００３２】
承認者は、「From」、「To」、「Subject」、および「添付有無」の各情報を基に、承認しても問題ないメールであるか否かを判断する。また、メールに応じて、承認者は、メールの内容を確認するか否かを判断する。
【００３３】
承認画面は、承認依頼メールに記載されているURL(Uniform Resource Locator)がクリックされると表示される。承認が依頼された保留メールに対応する行は、強調されて表示される。図２に示す例では、保留メールに対応する行は、二重枠で囲われている。
【００３４】
また、承認がスキップされたメールに対応する行は、他の行と異なる方法で表示される。図２に示す例では、承認がスキップされたメールに対応する行は、黒色で表示されている。すなわち、承認者は、予め設定された承認SKIP設定により承認がスキップされたメールを承認画面で確認できる。
【００３５】
承認者は、承認しても問題がないメールに対応する行のチェックボックス全てにチェックを入れ、「承認」ボタンを押すことによって発信を承認する。また、承認者は、承認すると問題があるメールに対応する行のチェックボックス全てにチェックを入れ、「否認」ボタンを押すことによって発信を否認する。
【００３６】
また、「From」、「To」、「Subject」、および「添付有無」の各情報だけでは承認可能であるか否かを判断できない場合、承認者は、承認依頼メールに添付されているメールの内容を確認した上で、改めて承認可能であるか否かを判断する。
【００３７】
なお、承認画面に表示されたメールのうち次回以降承認をスキップしたいメールに関して、承認者は、承認画面を介してルールDB２４０にメールに関するルールを登録できる。承認者は、次回以降承認をスキップしたいメールに対応する行のチェックボックスにチェックを入れ、「ルールに登録」ボタンを押すことによってルールを登録できる。
【００３８】
また、承認画面は、図２に示す例に限定されない。例えば、承認画面は、メールのスレッドをまとめて表示してもよいし、メールの重要度に応じて対応する各行の表示方法を変更してもよい。また、承認画面は、承認が推奨されるメール、または否認が推奨されるメールであることが分かるように対応する各行を表示してもよい。また、承認画面に表示される内容が、承認依頼メールに直接記載されていてもよい。
【００３９】
承認部１７０は、承認画面を介して保留メールの発信が承認されたか否かを判断する機能を有する。
【００４０】
メール保留解除部１８０は、承認部１７０による判断結果を基に、保留メール管理部１３０で管理されている保留メールの発信の保留を解除する機能を有する。
【００４１】
また、図１に示すように、承認SKIP装置２００は、承認SKIP判定部２１０と、承認SKIP管理部２２０と、承認SKIP設定部２３０と、ルールDB２４０と、条件DB２５０と、ルール生成部２６０と、承認状況取得部２７０とを有する。
【００４２】
承認SKIP判定部２１０は、メール保留部１２０が判定した保留メールに対する承認をスキップするか否かを判定する機能を有する。
【００４３】
承認SKIP管理部２２０は、承認SKIP判定部２１０が判定に利用するルールと条件を管理する機能を有する。また、承認SKIP設定部２３０は、承認SKIP判定部２１０が判定に利用するルールと条件の設定画面を表示する機能を有する。
【００４４】
図３は、承認SKIP設定部２３０が表示する設定画面の例を示す説明図である。図３に示す承認SKIP設定画面には、条件リストと、ルールリストとが示されている。承認者は、承認SKIP設定画面内の条件リストとルールリストに、設定を要求する条件の内容、およびルールの内容をそれぞれ入力する。
【００４５】
入力した後、承認者は、「登録」ボタンを押すことによって、入力内容を登録する。また、入力内容を消去したい時、承認者は、「キャンセル」ボタンを押す。
【００４６】
承認SKIP設定部２３０が表示した設定画面を介して承認者が操作することによって、条件DB２５０に条件が、ルールDB２４０にルールがそれぞれ登録される。承認者が操作した時、承認SKIP管理部２２０が、条件DB２５０に条件を、ルールDB２４０にルールをそれぞれ登録する。
【００４７】
ルールDB２４０は、承認のスキップの判定に利用されるルールを管理するデータベースである。また、条件DB２５０は、承認がスキップされる条件を管理するデータベースである。
【００４８】
図４は、条件DB２５０に登録される条件の例を示す説明図である。条件DB２５０に登録される条件は、条件項目と、値とで構成されている。なお、図４に示す「No.」は、登録されている条件を一意に識別する条件番号である。また、図４に示す内容は、図３に示す条件リストに対応している。
【００４９】
図４に示すように、条件項目は、「FROM/TOペア」、「キーワード」、「添付ファイル有無」等である。条件項目がFROM/TOペアである場合、条件の値は、図４に示すように送信者のメールアドレスと受信者のメールアドレスとの組になる。
【００５０】
また、条件項目がキーワードである場合、条件の値は、図４に示すようにメールの本文等に記載されている「“承認済み”」等の任意の用語になる。また、条件項目が添付ファイル有無である場合、条件の値は、図４に示すように「有り」か「無し」のいずれかになる。
【００５１】
図５は、ルールDB２４０に登録されるルールの例を示す説明図である。ルールDB２４０に登録されるルールは、条件番号と、最終承認日時と、承認SKIP期限とで構成されている。なお、図５に示す「No.」は、登録されているルールを一意に識別するルール番号である。また、図５に示す内容は、図３に示すルールリストに対応している。
【００５２】
図５に示す条件番号には、条件DB２５０に登録されている条件の条件番号が記載される。また、図５に示すように、１つのルールに複数の条件番号が記載されてもよい。複数の条件番号が記載される場合、ルールに合致するメールは、全ての条件を満たすメールである。
【００５３】
図５に示す最終承認日時は、ルールに合致するメールの発信が最後に承認された日時を示す。また、図５に示す承認SKIP期限は、最終承認日時に所定の時間が加算された日時である。図５に示す例では、承認SKIP期限には、最終承認日時から２４時間後の日時が設定されている。
【００５４】
ルールDB２４０に登録されているルールに合致したメールは、承認SKIP期限が過ぎるまでの間、発信の承認がスキップされる。承認SKIP期限が過ぎると、ルールに合致しているメールの発信に、再度承認が求められる。
【００５５】
また、承認SKIP管理部２２０は、各電子メールの発信の承認者も管理している。承認SKIP管理部２２０は、承認者毎にルールDB２４０に登録されているルールを管理する。
【００５６】
承認SKIP判定部２１０は、電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを、承認SKIP管理部２２０が管理しているルールと電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する。
【００５７】
承認SKIP判定部２１０は、電子メールの発信の承認者を示す情報を電子メールから取得してもよいし、承認SKIP管理部２２０から取得してもよい。また、承認SKIP判定部２１０は、電子メールの発信の承認者を示す情報を予め保持してもよい。
【００５８】
なお、承認SKIP管理部２２０が管理するルールDB２４０に登録されているルールに、承認がスキップされた回数が追加されてもよい。図６は、条件DB２５０に登録される条件の他の例を示す説明図である。図６に示すように、条件C5の条件項目は「SKIP回数上限」であり、値は「１０回」である。
【００５９】
図７は、ルールDB２４０に登録されるルールの他の例を示す説明図である。図７に示すルールには、承認SKIP回数が含まれている。
【００６０】
例えば、図７に示すルールR3では、条件C5が指定されている。すなわち、承認SKIP回数が１０回までであれば、ルールR3に合致するメールの承認はスキップされる。承認SKIP回数が１０回を超えると、ルールR3に合致するメールの承認が再度求められる。
【００６１】
ルール生成部２６０は、承認のスキップの判定に利用されるルールを生成する機能を有する。また、承認状況取得部２７０は、承認画面表示部１６０が表示した承認画面を介して承認操作または否認操作が行われた後の承認状況を示す操作結果を取得する機能を有する。
【００６２】
例えば、ルール生成部２６０は、承認状況取得部２７０により取得された操作結果が示す承認状況と否認状況を蓄積し、蓄積された情報において共通する条件と条件の数を用いてルールを生成する。ルール生成部２６０は、生成されるルールの有効性を、承認状況と否認状況を示すデータを統計的に処理することによって定義する。なお、ルールの有効性は、ルールが利用されるか否かを示す情報である。
【００６３】
ルールの有効性の定義には、単純に頻度、またはベイズ推定等が利用される。なお、ルールの有効性を定義する方法は、特に限定されない。
【００６４】
なお、本実施形態のルール生成部２６０は、ニューラルネットワーク等の学習器に置き換えられてもよい。学習器は、承認状況取得部２７０から入力されるデータを用いて、ルールを生成する代わりにルールを学習してもよい。
【００６５】
なお、本実施形態の承認SKIP設定部２３０は、承認SKIP設定画面と併せて、承認強調設定画面を表示してもよい。承認強調設定画面は、承認者が特に注意して確認したいメールに対応する行が承認画面において強調されて表示されるために使用されるキーワードが事前に設定される画面である。
【００６６】
図８は、承認SKIP設定部２３０が表示する承認強調設定画面の例を示す説明図である。図８に示す承認強調設定画面には、キーワードリストが表示されている。キーワードは、対象項目と、値とで構成されている。なお、図８に示す「No.」は、キーワードを一意に識別するキーワード番号である。
【００６７】
対象項目は、キーワードの値が合致するか否かが判定されるメールの要素である。対象項目は、例えば、メールのFrom、To、Subject、または本文である。
【００６８】
図９は、承認画面表示部１６０が表示する承認画面の他の例を示す説明図である。指定された対象項目がキーワードの値と合致したメールに対応する行は、強調されて表示される。図９に示す例では、Subjectが「ZZZ」を含むメールに対応する上から３番目の行に、下線が記されている。
【００６９】
すなわち、行が示すメールが図８に示すキーワードK1と合致したため、図９に示す上から３番目の行が、強調されて表示されている。強調されて表示された行が示すメールは、例えば、他のメールと一括して処理されず、メールの内容が承認者により重点的に確認される。
【００７０】
［動作の説明］
以下、本実施形態の電子メール発信承認システム１０がメールを受信し、承認依頼メールを承認者に配送するまでの動作を図１０を参照して説明する。図１０は、第１の実施形態の電子メール発信承認システム１０による承認依頼処理の動作を示すフローチャートである。
【００７１】
最初に、メール受信部１１０は、外部に存在するSMTPサーバからメールを受信する（ステップS101）。メール受信部１１０は、受信されたメールを承認SKIP判定部２１０に入力する。
【００７２】
次いで、承認SKIP判定部２１０は、承認SKIP管理部２２０が管理しているデータを確認し、入力されたメールの発信の承認が必要であるか否かを判定する（ステップS102）。
【００７３】
承認が不要であると判定した場合（ステップS103におけるNo）、承認SKIP判定部２１０は、入力されたメールをメール受信部１１０に返却する。次いで、メール受信部１１０は、返却されたメールをメール配送部１５０に入力する。
【００７４】
次いで、メール配送部１５０は、入力されたメールを宛先に配送する（ステップS105）。メールが配送された後、電子メール発信承認システム１０は、承認依頼処理を終了する。
【００７５】
なお、図７に示すルールが使用されている場合、承認SKIP判定部２１０は、ステップS105で承認SKIP管理部２２０が管理するルールDB２４０に登録されているルール中の該当する承認SKIP回数をカウントアップする処理を追加で行う。
【００７６】
承認が必要であると判定した場合（ステップS103におけるYes）、承認SKIP判定部２１０は、入力されたメールをメール保留部１２０に入力する。次いで、メール保留部１２０は、入力されたメールが保留メールであると判定し、保留メール管理部１３０に保留メールを入力する。保留メール管理部１３０は、入力された保留メールを管理する（ステップS104）。
【００７７】
次いで、メール保留部１２０は、判定された保留メールに関する承認依頼メールの生成を承認依頼メール生成部１４０に指示する。指示を受けた承認依頼メール生成部１４０は、承認依頼メールを生成する（ステップS106）。
【００７８】
次いで、承認依頼メール生成部１４０は、生成された承認依頼メールをメール配送部１５０に入力する。次いで、メール配送部１５０は、入力された承認依頼メールを承認者に配送する（ステップS107）。承認依頼メールが配送された後、電子メール発信承認システム１０は、承認依頼処理を終了する。
【００７９】
次に、承認者がメールの発信を承認し、本実施形態の電子メール発信承認システム１０が承認されたメールを配送するまでの動作を図１１を参照して説明する。図１１は、第１の実施形態の電子メール発信承認システム１０によるメール配送処理の動作を示すフローチャートである。
【００８０】
承認者は、受信された承認依頼メールに記載されているURLをクリックする（ステップS201）。
【００８１】
次いで、承認画面表示部１６０は、承認者が操作する承認依頼メールが配送されたコンピュータにおいて稼働するWebブラウザに承認画面を表示する（ステップS202）。
【００８２】
次いで、承認者は、表示された承認画面を参照して、保留メールに対応する行のチェックボックスにチェックを入れた上で「承認」ボタンを押す（ステップS203）。すなわち、承認者は、保留メールの発信を承認する。
【００８３】
次いで、承認状況取得部２７０は、承認者によりメールの発信が承認されたことを確認する。承認状況取得部２７０は、発信が承認されたメールの承認日時、FROM/TOのペア、承認状態を承認画面表示部１６０から取得する。
【００８４】
次いで、承認状況取得部２７０は、取得された情報をルール生成部２６０に入力する。次いで、ルール生成部２６０は、入力された情報をルールDB２４０に登録されているルールに反映する（ステップS204）。
【００８５】
次いで、承認部１７０は、承認者により発信が承認されたことを確認し、発信が承認された保留メールをメール保留解除部１８０に通知する。次いで、メール保留解除部１８０は、保留メール管理部１３０で管理されている通知された保留メールの保留を解除する。
【００８６】
次いで、メール保留解除部１８０は、保留が解除されたメールを保留メール管理部１３０から取得し、メール配送部１５０に入力する。次いで、メール配送部１５０は、入力されたメールを宛先に配送する（ステップS205）。メールが配送された後、電子メール発信承認システム１０は、メール配送処理を終了する。
【００８７】
［効果の説明］
本実施形態の電子メール発信承認システム１０が使用されると、メール発信の承認がスキップされる条件が管理者により一意に設定されず、各承認者自身それぞれにより設定される。また、設定された条件は、承認SKIP管理部２２０により承認者毎に管理される。すなわち、各承認者により適切なスキップ条件が設定可能になる。
【００８８】
システムで一意に設定された条件を満たすメールであっても、承認者毎に内容がよく確認されなければならないメールと、内容が確認されなくてもよいメールがある。本実施形態の電子メール発信承認システム１０は、承認者毎に内容がよく確認されなければならないメールに関して承認者毎にスキップ条件を設定可能であるため、より多くの種類のスキップ条件を設定できる。
【００８９】
また、内容がよく確認された上で承認操作が実行されることが求められるメールに対して、承認者は、承認画面を参照して適切に内容を確認できる。すなわち、承認者は、指定されたルールに基づいた多くの承認依頼メールに対して負荷をかけずに承認できる。
【００９０】
特許文献２に記載されている電子メール送信制御装置には、承認のスキップ条件を管理者しか設定できない、および承認がスキップされたことを承認者が確認できないという課題がある。本実施形態の電子メール発信承認システム１０が使用されると、上記の課題が解決される。
【００９１】
本発明は、セキュリティ対策のために上司承認または自己承認を求める承認依頼メールを送信し、承認されたメールを送信する機能を提供するメールサーバまたはフィルタリング製品に好適に利用される。
【００９２】
以下、本実施形態の電子メール発信承認システム１０のハードウェア構成の具体例を説明する。図１２は、本発明による電子メール発信承認システムのハードウェア構成例を示す説明図である。
【００９３】
図１２に示す電子メール発信承認システム１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１と、主記憶部１０２と、通信部１０３と、補助記憶部１０４とを備える。また、ユーザが操作するための入力部１０５や、ユーザに処理結果または処理内容の経過を提示するための出力部１０６を備えてもよい。
【００９４】
主記憶部１０２は、データの作業領域やデータの一時退避領域として用いられる。主記憶部１０２は、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）である。
【００９５】
通信部１０３は、有線のネットワークまたは無線のネットワーク（情報通信ネットワーク）を介して、周辺機器との間でデータを入力および出力する機能を有する。
【００９６】
補助記憶部１０４は、一時的でない有形の記憶媒体である。一時的でない有形の記憶媒体として、例えば磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk Read Only Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disk Read Only Memory）、半導体メモリが挙げられる。
【００９７】
入力部１０５は、データや処理命令を入力する機能を有する。入力部１０５は、例えばキーボードやマウス等の入力デバイスである。
【００９８】
出力部１０６は、データを出力する機能を有する。出力部１０６は、例えば液晶ディスプレイ装置等の表示装置、またはプリンタ等の印刷装置である。
【００９９】
また、図１２に示すように、システム更新装置１００において、各構成要素は、システムバス１０７に接続されている。
【０１００】
補助記憶部１０４は、例えば、図１に示すメール受信部１１０、メール保留部１２０、保留メール管理部１３０、承認依頼メール生成部１４０、メール配送部１５０、承認画面表示部１６０、承認部１７０、メール保留解除部１８０、承認SKIP判定部２１０、承認SKIP管理部２２０、承認SKIP設定部２３０、ルール生成部２６０、および承認状況取得部２７０を実現するためのプログラムを記憶している。
【０１０１】
また、主記憶部１０２は、例えば、ルールDB２４０の記憶領域、および条件DB２５０の記憶領域として利用される。また、メール受信部１１０、メール配送部１５０、および承認画面表示部１６０は、通信部１０３を介して通信処理を実行してもよい。
【０１０２】
なお、電子メール発信承認システム１０は、ハードウェアにより実現されてもよい。例えば、電子メール発信承認システム１０は、内部に図１に示すような機能を実現するプログラムが組み込まれたＬＳＩ（Large Scale Integration）等のハードウェア部品が含まれる回路が実装されてもよい。
【０１０３】
また、電子メール発信承認システム１０は、図１２に示すＣＰＵ１０１が図１に示す各構成要素が有する機能を提供するプログラムを実行することによって、ソフトウェアにより実現されてもよい。
【０１０４】
ソフトウェアにより実現される場合、ＣＰＵ１０１が補助記憶部１０４に格納されているプログラムを、主記憶部１０２にロードして実行し、電子メール発信承認システム１０の動作を制御することによって、各機能がソフトウェアにより実現される。
【０１０５】
また、各構成要素の一部または全部は、汎用の回路（circuitry）または専用の回路、プロセッサ等やこれらの組み合わせによって実現されてもよい。これらは、単一のチップによって構成されてもよいし、バスを介して接続される複数のチップによって構成されてもよい。各構成要素の一部または全部は、上述した回路等とプログラムとの組み合わせによって実現されてもよい。
【０１０６】
各構成要素の一部または全部が複数の情報処理装置や回路等により実現される場合には、複数の情報処理装置や回路等は集中配置されてもよいし、分散配置されてもよい。例えば、情報処理装置や回路等は、クライアントアンドサーバシステム、クラウドコンピューティングシステム等、各々が通信ネットワークを介して接続される形態として実現されてもよい。
【０１０７】
次に、本発明の概要を説明する。図１３は、本発明による電子メール発信承認装置の概要を示すブロック図である。本発明による電子メール発信承認装置２０は、電子メールの発信の承認が所定の条件が満たされている間スキップされることが定義されている複数のルールを電子メールの発信の承認者毎に記憶する記憶部２１（例えば、ルールDB２４０）と、入力された電子メールの発信の承認がスキップされるか否かを記憶されているルールと入力された電子メールの発信の承認者を示す情報とに基づいて判定する判定部２２（例えば、承認SKIP判定部２１０）とを備える。
【０１０８】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、電子メールの発信の承認のスキップ条件を承認者毎に調整できる。
【０１０９】
また、所定の条件は、ルールに基づいて電子メールの発信の承認がスキップされた回数が所定値以下であることでもよい。
【０１１０】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、電子メールの発信の承認をスキップ可能な回数を設定できる。
【０１１１】
また、所定の条件は、電子メールの発信が承認された最新の日時から所定期間以内であることでもよい。
【０１１２】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、電子メールの発信の承認をスキップ可能な期間を設定できる。
【０１１３】
また、電子メール発信承認装置２０は、承認がスキップされると判定された電子メールを電子メールの宛先に配送する配送部（例えば、メール配送部１５０）を備えてもよい。
【０１１４】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、発信の承認がスキップされた電子メールを配送できる。
【０１１５】
また、配送部は、承認がスキップされないと判定された電子メールの発信の承認の依頼を示す電子メールである依頼メールを判定された電子メールの発信の承認者が操作する端末に配送してもよい。
【０１１６】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、発信の承認がスキップされなかった電子メールの発信の承認を承認者に依頼できる。
【０１１７】
また、配送部は、依頼メールが配送される端末を操作する承認者が発信の承認を担当している電子メールのうち承認がスキップされた電子メールの内容を依頼メールに記載してもよい。
【０１１８】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、発信の承認がスキップされた電子メールを承認者に通知できる。
【０１１９】
また、配送部は、依頼メール内に電子メールの発信の承認を依頼する内容を電子メールに応じた表記方法で記載してもよい。
【０１２０】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、特に承認に注意が求められる電子メールに関して強調して承認者に通知できる。
【０１２１】
また、配送部は、依頼メールが配送された端末を操作する承認者により発信が承認された電子メールを電子メールの宛先に配送してもよい。
【０１２２】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、発信の承認がスキップされなかった電子メールを配送できる。
【０１２３】
また、依頼メールが配送された端末を操作する承認者が発信を承認した電子メールの内容に基づいてルールを生成する生成部（例えば、ルール生成部２６０）を備えてもよい。
【０１２４】
そのような構成により、電子メール発信承認装置は、承認状況に応じたルールを生成できる。
【符号の説明】
【０１２５】
１０  電子メール発信承認システム
２０  電子メール発信承認装置
２１  記憶部
２２  判定部
１０１  ＣＰＵ
１０２  主記憶部
１０３  通信部
１０４  補助記憶部
１０５  入力部
１０６  出力部
１０７  システムバス
１１０  メール受信部
１２０  メール保留部
１３０  保留メール管理部
１４０  承認依頼メール生成部
１５０  メール配送部
１６０  承認画面表示部
１７０  承認部
１８０  メール保留解除部
２００  承認SKIP装置
２１０  承認SKIP判定部
２２０  承認SKIP管理部
２３０  承認SKIP設定部
２４０  ルールDB
２５０  条件DB
２６０  ルール生成部
２７０  承認状況取得部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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