(57)【要約】      （修正有）【課題】企業等の各種組織におけるユーザの負担を軽減するとともに、業務効率を向上させることが可能なタスク管理サーバシステムなどを提供する。【解決手段】タスク管理サーバ装置３０は、メール解析処理を実行して会議に参加すべき遂行ユーザ及び相手方によって指定された会議の開催依頼日程の範囲と、を特定し、会議の開催依頼日程の範囲内であって、各遂行ユーザが参加可能であり、かつ、オフィスエリアＯ内に利用可能な会議室が存在する開催日程を自動的に特定し、特定下調整した日程と、特定した依頼タスクの内容を含むタスク通知メッセージを閲覧可能に参加対象の遂行ユーザＡ、Ｂの通信端末装置１０−１、１０−２に送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の組織に属するユーザが利用する通信端末装置と通信をしつつ、前記組織におけるユーザのタスクを管理するタスク管理サーバシステムであって、
前記組織外の第１ユーザから前記組織内の第２ユーザ宛に送信されるメッセージであって、当該第２ユーザに対するタスクの遂行依頼を示すタスク情報を含む、メッセージをメッセージデータとして、取得する取得手段と、
前記取得されたメッセージデータのメッセージを解析し、当該メッセージから前記タスクを、当該タスクの遂行すべき日時の範囲を含めて特定するタスク特定手段と、
前記第２ユーザ毎に、当該第２ユーザの前記組織上のスケジュールを示すスケジュール情報が記録される第１記録手段を管理する第１データ管理手段と、
前記特定されたタスクを遂行する遂行ユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応して記録されている前記スケジュール情報と、前記日時の範囲と、に基づき、少なくとも１以上の開催日程の候補を推定し、所与の処理に基づいて当該候補日程の中から開催日程を決定する日程決定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応する前記スケジュール情報に対して、前記決定された日程及び前記特定されたタスクの内容を追加し、当該各ユーザのスケジュール情報を改変するスケジュール管理手段と、
を備えることを特徴とするタスク管理サーバシステム。
【請求項２】
請求項１に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記タスク特定手段が、
前記メッセージを、当該メッセージを構成する行毎に解析しつつ、２以上の前記行に前記タスクに関する同一又は類似のキーワードを検出した場合には、当該タスクを、前記第１ユーザから依頼されたタスクとして、特定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項３】
請求項２に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記タスク特定手段が、
２以上の前記行に連続して前記タスクに関する同一又は類似するキーワードを検出した場合には、当該タスクを、前記第１ユーザから依頼されたタスクとして、特定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項４】
請求項１〜３の何れか１項に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記ユーザの前記タスクに関する履歴をタスク履歴情報として管理する業務履歴管理手段をさらに備え、
前記日程決定手段が、
前記所与の処理として、前記タスク履歴情報から前記遂行ユーザの業務遂行上の前記特定されたタスクと同種のタスクを実行する日時の傾向を遂行ユーザの傾向として特定し、当該特定した遂行ユーザの傾向に基づき、前記候補日程の中から前記開催日程を決定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項５】
請求項１〜３の何れか１項に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記組織における前記各ユーザ間の業務上の関係性を示す関係性情報が記録される第２記録手段を管理する第２データ管理手段をさらに備え、
前記日程決定手段が、
前記所与の処理として、前記関係性情報に基づき、前記候補日程の中から前記開催日程を決定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項６】
請求項１〜３の何れか１項に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記日程決定手段が、
前記所与の処理として、前記推定された日程の候補を、前記第１ユーザ及び前記第２ユーザの少なくとも一方に通知し、当該通知された日程候補の中から当該通知されたユーザに選択させることよって、前記開催日程を決定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項７】
請求項１〜３の何れか１項に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記ユーザが利用可能な施設又はスペースの利用状況を管理する施設利用状況管理手段をさらに備え、
前記日程決定手段が、
前記所与の処理として、前記推定された日程候補の中から前記施設又は前記スペースが利用されていない時間帯に対応する開催日程を決定し、
前記施設利用状況管理手段が、
前記決定された開催日程にて、前記施設又はスペースの利用予約を行う、タスク管理サーバシステム。
【請求項８】
請求項１〜７の何れか１項に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記開催日程が決定された場合に、当該決定された開催日程と、前記遂行すべきタスクの内容と、タスク通知情報として、を対応するユーザの前記通信端末装置に通知する通知制御手段をさらに備える、タスク管理サーバシステム。
【請求項９】
請求項８に記載のタスク管理サーバシステムにおいて、
前記スケジュール管理手段が、
前記タスク通知情報に従って、当該タスクの実行がユーザによって承諾したことを示す通知を受信すると、前記各ユーザのスケジュール情報を改変する、タスク管理サーバシステム。
【請求項１０】
請求項１〜９の何れか１項に記載のタスク管理サーバ装置において、
前記取得手段が、
前記第１ユーザによって指定された前記遂行ユーザ及び日時範囲を少なくとも含む前記タスク情報を含む前記メッセージデータを取得し、
前記日程決定手段が、
前記特定された遂行ユーザに対応するスケジュール情報と、前記取得されたメッセージデータに含まれる日時範囲内であって前記第２ユーザによって選択された少なくとも１以上の開催日程の候補と、に基づいて、前記所与の処理に基づいて、当該候補日程の中から１の開催日程を決定する、タスク管理サーバシステム。
【請求項１１】
所定の組織に属する従業者としてのユーザが利用する通信端末と、
前記ユーザの前記組織におけるユーザのタスクを管理するタスク管理装置と、
を有するタスク管理システムであって、
前記タスク管理装置が、
前記組織外の第１ユーザから前記組織内の第２ユーザ宛に送信されるメッセージであって、当該第２ユーザに対するタスクの遂行依頼を示すタスク情報を含む、メッセージをメッセージデータとして、取得する取得手段と、
前記取得されたメッセージデータのメッセージを解析し、当該メッセージから前記タスクを、当該タスクの遂行すべき日時の範囲を含めて特定するタスク特定手段と、
前記第２ユーザ毎に、当該第２ユーザの前記組織上のスケジュールを示すスケジュール情報が記録される第１記録手段を管理する第１データ管理手段と、
前記特定されたタスクを遂行する遂行ユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応して記録されている前記スケジュール情報と、前記日時範囲と、に基づき、少なくとも１以上の開催日程の候補を推定し、所与の処理に基づいて当該候補日程の中から開催日程を決定する日程決定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応する前記スケジュール情報に対して、前記決定された日程及び前記特定されたタスクの内容を追加し、当該各ユーザのスケジュール情報を改変するスケジュール管理手段と、
を備えることを特徴とするタスク管理システム。
【請求項１２】
所定の組織に属するユーザが利用する通信端末装置と通信を行いつつ、前記組織におけるタスクを管理するタスク管理サーバ装置として機能するコンピュータシステムを、
前記組織外の第１ユーザから前記組織内の第２ユーザ宛に送信されるメッセージであって、当該第２ユーザに対するタスクの遂行依頼を示すタスク情報を含む、メッセージをメッセージデータとして、取得する取得手段、
前記取得されたメッセージデータのメッセージを解析し、当該メッセージから前記タスクを、当該タスクの遂行すべき日時の範囲を含めて特定するタスク特定手段、
前記第２ユーザ毎に、当該第２ユーザの前記組織上のスケジュールを示すスケジュール情報が記録される第１記録手段を管理する第１データ管理手段、
前記特定されたタスクを遂行する遂行ユーザを特定するユーザ特定手段、
前記特定された遂行ユーザに対応して記録されている前記スケジュール情報と、前記日時範囲と、に基づき、少なくとも１以上の開催日程の候補を推定し、所与の処理に基づいて当該候補日程の中から開催日程を決定する日程決定手段、及び、
前記特定された遂行ユーザに対応する前記スケジュール情報に対して、前記決定された日程及び前記特定されたタスクの内容を追加し、当該各ユーザのスケジュール情報を改変するスケジュール管理手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数のユーザから構成される組織内のタスクを管理するタスク管理サーバシステムなどに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等の組織における働き方改革が推進され、業務効率を向上させることが非常に重要になっている。このような状況の下、ユーザのスケジュール管理を容易化するためのシステムが提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
この特許文献１に記載のシステムにおいては、ユーザ間において送受信される電子メール本文に記載された文章からスケジュールに関連するキーワードを抽出して、当該抽出したキーワードに基づき、自動的に、ユーザのスケジュール情報を生成する構成が採用されている。
【０００４】
また、イベントの開催日時やイベントに対するユーザの参加予定及び予定変更等に基づいて、イベントに参加するユーザのスケジュール情報を生成するシステムも提案されている（例えば、特許文献２）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１３−１０９５２５号公報
【特許文献２】特開２０１３−００３８７７特号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、上記特許文献１に記載のシステムにあっては、電子メールに記述された文言から単純にユーザのスケジュール情報を生成する方法を採用しているため、例えば、複数人が参加する会議の予定調整のように、ユーザ間のスケジュール調整を行う必要があるタスクに、そのまま適用することができず、組織における業務効率を十分に向上させることが難しい。
【０００７】
また、上記特許文献２に記載のシステムであっては、ユーザが自身の参加予定等を入力する必要があるため、ユーザの負担を十分に軽減することが難しい。
【０００８】
本発明は、上述した課題に鑑みたものであり、企業等の各種組織におけるユーザの負担を軽減するとともに、業務効率を向上させることが可能なタスク管理サーバシステムなどを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上述した課題を解決するため、本発明は、
所定の組織に属するユーザが利用する通信端末装置と通信をしつつ、前記組織におけるユーザのタスクを管理するタスク管理サーバシステムであって、
前記組織外の第１ユーザから前記組織内の第２ユーザ宛に送信されるメッセージであって、当該第２ユーザに対するタスクの遂行依頼を示すタスク情報を含む、メッセージをメッセージデータとして、取得する取得手段と、
前記取得されたメッセージデータのメッセージを解析し、当該メッセージから前記タスクを、当該タスクの遂行すべき日時の範囲を含めて特定するタスク特定手段と、
前記第２ユーザ毎に、当該第２ユーザの前記組織上のスケジュールを示すスケジュール情報が記録される第１記録手段を管理する第１データ管理手段と、
前記特定されたタスクを遂行する遂行ユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応して記録されている前記スケジュール情報と、前記日時範囲と、に基づき、少なくとも１以上の開催日程の候補を推定し、所与の処理に基づいて当該候補日程の中から開催日程を決定する日程決定手段と、
前記特定された遂行ユーザに対応する前記スケジュール情報に対して、前記決定された日程及び前記特定されたタスクの内容を追加し、当該各ユーザのスケジュール情報を改変するスケジュール管理手段と、
を備える構成を有している。
【発明の効果】
【００１０】
この構成により、本発明は、電子メール等のメッセージを取得すれば、当該メッセージに含まれるタスクの内容、当該タスクを遂行すべき日程の範囲及び当該タスクを遂行する遂行ユーザを特定し、かつ、遂行ユーザのスケジュールが空いている日程（すなわち、全員参加可能な日程）に、タスクの開催日程を特定することができるとともに、各遂行ユーザのスケジュール情報を自動的に改変することができる。
【００１１】
したがって、本発明は、例えば、複数人の参加する会議のようなタスクを遂行する場合においても、各人のスケジュールの調整といった煩雑な作業を低減させて、ユーザの負担を軽減させることができるので、その結果、組織内における業務効率を十分に向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本発明の第１実施形態におけるタスク管理システムの構成を示すシステム構成図である。
【図２】第１実施形態におけるタスク管理システムの動作原理を示す概念図である。
【図３】第１実施形態におけるタスク管理サーバ装置の構成例を示す図である。
【図４】第１実施形態のタスク管理サーバ装置に設けられるユーザ管理データベースに記憶されるデータの一例を示す図である。
【図５】第１実施形態のユーザ管理データベースに記憶されるタスク通知メッセージデータの一例を示す図である。
【図６】第１実施形態のタスク管理サーバ装置に設けられるスケジュール管理データベースに記憶されるデータの一例を示す図である。
【図７】第１実施形態のタスク管理サーバ装置に設けられる会議室管理データベースに記憶されるデータの一例を示す図である。
【図８】第１実施形態のタスク管理サーバ装置に設けられる組織管理データベースに記憶されるデータの一例を示す図である。
【図９】第１実施形態のタスク管理サーバ装置において実行されるメイン処理の動作を示すフローチャート（その１）である。
【図１０】第１実施形態のタスク管理サーバ装置において実行されるメイン処理の動作を示すフローチャート（その２）である。
【図１１】第１実施形態の通信端末装置に表示されるタスク通知メッセージ、予定調整の通知、及び調整結果報告メールの通知一例を示す図である。
【図１２】第１実施形態のタスク管理サーバ装置において実行されるメール解析処理の動作を示すフローチャートである。
【図１３】第１実施形態のタスク管理サーバ装置において実行される予定調整処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本実施形態について説明する。なお、以下の実施形態は、ユーザによって所持される通信端末装置と、当該通信端末装置とネットワークを介して接続されるタスク管理用のサーバ装置と、を有する通信システムに対し、本発明に係るタスク管理サーバシステム、タスク管理システム及びプログラム適用した場合の実施形態である。ただし、以下に説明する実施形態は、特許請求の範囲に記載された本発明の内容を不当に限定するものではなく、本実施形態で説明される構成の全てが、本発明の必須構成要件であるとは限らない。
【００１４】
［１］タスク管理システムの構成及び概要
まず、図１を用いて本実施形態におけるタスク管理システム１の構成及び概要について説明する。
【００１５】
なお、図１は、第１実施形態のタスク管理システム１の構成例を示すシステム構成図であり、図１においては、図が煩雑になることを防止するために一部のユーザ及び通信端末装置のみを示している。すなわち、実際のタスク管理システム１においては、表示するよりも多数のユーザ及び通信端末装置が存在している。
【００１６】
また、本実施形態においては、説明を具体化するため、組織毎にタスク管理システム１が設けられており、各組織に対応する複数のタスク管理システム１が、図示せぬインターネット等の公衆ネットワークを介して相互接続されているものとして説明を行う。ただし、１台のタスク管理サーバ装置３０によって、複数の組織に属するユーザのタスクを一元管理することも可能である。
【００１７】
本実施形態のタスク管理システム１は、企業の従業者などの各種の組織に属するユーザが利用する複数の通信端末装置１０と、アクセスポイントＡＰやネットワークＮを介して各通信端末装置１０に通信接続され、ユーザの業務上のタスク（以下、単に「タスク」ともいう。）の管理を含む各種の処理を実行するタスク管理サーバ装置３０と、を備え、各種組織において、ユーザの業務をサポートするためのシステムである。
【００１８】
特に、本実施形態のタスク管理システム１は、当該タスク管理システム１に対応する組織（以下、「自組織」ともいう。）に所属するユーザ（以下、「自組織ユーザ」ともいう。）宛に、自組織以外の組織（以下、「外部組織」ともいう。）に属するユーザ（以下、「外部ユーザ」ともいう。）からタスクの遂行を依頼する電子メール（以下、「タスク遂行依頼メール」ともいう。）が送信されてきた場合に、当該タスク遂行依頼メールに基づき、タスク管理機能、及び、予定調整機能を含む各種の処理を実行する構成を有している。
【００１９】
そして、本実施形態のタスク管理システム１は、これらの機能と連動し、外部ユーザから自組織ユーザ宛の電子メール等のメッセージを取得すれば、当該メッセージに含まれるタスクの内容、当該タスクを遂行すべき日程の範囲及び当該タスクを遂行する遂行ユーザを特定し、かつ、遂行ユーザのスケジュールが空いている日程（すなわち、全員参加可能な日程）に、タスクの開催日程を特定することができるとともに、各遂行ユーザのスケジュール情報を自動的に改変することが可能な構成を有している。
【００２０】
なお、ネットワークＮは、組織のオフィスエリアＯ内に敷設されるイントラネットとして機能するとともに、有線又は無線によって通信端末装置１０及びタスク管理サーバ装置３０を接続する。そして、アクセスポイントＡＰは、オフィスエリアＯ内に設置されており、通信端末装置１０とネットワークＮとを無線通信によって接続する機能を有している。ただし、ネットワークＮは、インターネットなどの公衆ネットワークや電話公衆網などによって構築されていてもよいし、通信端末装置１０は、アクセスポイントＡＰを介することなく有線によってネットワークＮと接続されてもよい。
【００２１】
各通信端末装置１０は、ユーザによって使用される、ラップトップＰＣ、タブレット型情報通信端末装置、スマートフォン等の通信端末装置であり、ネットワークＮに接続された無線ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）のアクセスポイントＡＰを介して、ネットワークＮと、通信接続される。
【００２２】
また、各通信端末装置１０は、主に、液晶パネル、有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ  Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）パネルにより構成される表示機能と、当該表示部上に設置されたタッチパネル、テンキー、ＱＷＥＲＴＹキー、タッチパッド等により構成され、ユーザの入力操作を受け付ける操作機能と、を有している。
【００２３】
そして、各通信端末装置１０は、インストール（搭載）されたアプリケーションプログラム（以下、「アプリ」ともいう。）によって、各種の機能を実現する。
【００２４】
具体的には、各通信端末装置１０は、
（１）ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）等のマークアップ言語によって記述されたデータをユーザが閲覧可能な形式にて表示するためのＷｅｂブラウザ、
（２）タスク遂行依頼メールを含む各種電子メールの送受信を行うためのメールアプリ（いわゆる、メーラ）と、
（３）自機を使用するユーザに対応する業務上のスケジュールを管理するためのスケジュールアプリ（いわゆる、スケジューラ）と、
（４）新たなタスクがスケジュールされた場合に当該タスクをユーザに通知する通知メッセージ（以下、「タスク通知メッセージ」という。）を受信して表示すること、及び、受信した各タスク通知メッセージを管理するタスク通知アプリと、
を搭載し、Ｗｅｂブラウザ機能、メール機能、スケジュール機能及びタスク通知機能を実現する。
【００２５】
特に、各通信端末装置１０は、スケジュールアプリに基づいて、表示機能、操作機能及びＷｅｂブラウザ機能と連動して、操作指示に基づくユーザ自身のスケジュールデータの生成やその更新、及び、当該生成又は更新されたスケジュールデータの閲覧を実行する構成を有している。
【００２６】
また、各通信端末装置１０は、タスク通知アプリに基づいて、表示機能、操作機能及びＷｅｂブラウザ機能と連動して、タスク通知メッセージの確認及び管理を実行する構成を有している。
【００２７】
なお、本実施家形態においては、スケジュールアプリ及びタスク通知アプリの機能に関しては、タスク管理サーバ装置３０に搭載し、通信端末装置１０は、Ｗｅｂブラウザ上において、操作指示の入力及び閲覧を実行する構成を有していてもよい。
【００２８】
また、スケジュールデータは、所定のタイミング（例えば、予めスケジューリングされた時間等）にて、通信端末装置１０からタスク管理サーバ装置３０にアップロードされ、タスク管理サーバ装置３０において管理されるようになっている。
【００２９】
さらに、ユーザに対するタスクの通知方法は、任意であり、例えば、タスク内容等を記述した電子メールを送信して、ユーザに通知してもよいし、ユーザ毎にタスク管理サーバ装置３０内に予め設けられたタスク通知メッセージ専用のデータ領域（以下、「受信ボックス」又は「タスクボックス」という。）と連動して、当該ユーザに通知してもよい。
【００３０】
タスク管理サーバ装置３０は、各種のデータベース（以下、「ＤＢ」ともいう。）を有しており、自機に対応する組織（すなわち、自組織）に属するユーザのスケジュールを管理することによって、各ユーザのタスクを管理し、ユーザの業務をサポートする機能を実現するサーバ装置である。
【００３１】
また、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０は、上記のタスク管理機能及び予定調整機能の他に、外部ユーザから送信されたタスク遂行依頼メールのデータ（すなわち、タスク遂行依頼メールデータ）を取得し、当該タスク遂行依頼メールデータに対してタスクの内容、遂行ユーザの特定及び当該タスクを遂行すべき日程範囲を特定するためのメール解析処理を実行するための構成を有している。
【００３２】
特に、タスク管理サーバ装置３０は、タスク管理機能としては、例えば、商品の見積依頼、納品依頼又は打ち合わせ依頼など、自組織内において外部ユーザから送信されたタスクの遂行依頼を含むタスク遂行依頼メールを自組織ユーザによって受信した場合には、外部ユーザが依頼したタスク（以下、「依頼タスク」ともいう。）の内容を、遂行依頼メールに記述された文章から特定して、タスク遂行依頼メールの宛先となっているユーザを少なくとも含むユーザ又はユーザ群（具体的には、ユーザが所有する通信端末装置１０）に通知する構成を有している。
【００３３】
具体的には、タスク管理サーバ装置３０は、日常の業務においては、毎日送受信された膨大な量の電子メールにおいて、顧客等から受信した重要なタスク遂行依頼メールを見落とさないように、タスク遂行依頼メールに対してメール解析処理を施すことによって、当該タスク遂行依頼メールに含まれる依頼タスクの内容と、依頼タスクの開催日程（期限や開催日時）を特定するようになっている。
【００３４】
そして、タスク管理サーバ装置３０は、当該特定された依頼タスクの内容及び開催日程を対応するユーザに通知することによって、依頼タスクに関するコンテキストアウェアネスを実現し、依頼タスクの失念等を防止し、業務の円滑化と、業務効率の向上を実現する構成を有している。
【００３５】
また、タスク管理サーバ装置３０は、当該タスク管理機能としては、予定調整機能と連携して、依頼タスクが打ち合わせの場合などの日程調整の場合には、希望する日程範囲及び依頼タスクの内容にて、自動的にユーザのスケジュールを確保する機能も実現する構成を有している。
【００３６】
さらに、タスク管理サーバ装置３０は、該当する通信端末装置１０（タスク通知アプリ）と連動して、各ユーザに依頼タスクの内容などの通知を実行する。
【００３７】
一方、タスク管理サーバ装置３０は、予定調整機能としては、例えば、外部ユーザから打ち合わせなどの複数人におけるスケジュールを調整しなければならないタスクが依頼された場合に、自動的に依頼タスク（例えば、会議）の遂行予定（例えば、開催日程）を調整して、各遂行ユーザのスケジュール及びタスク遂行に必要な施設やスペース（例えば、会議の開催場所）を確保する構成を有している。
【００３８】
すなわち、タスク管理サーバ装置３０は、例えば、複数人の参加を要する会議の日程調整依頼など、特定のユーザによって当該会議に参加する必要性のある他の遂行ユーザと交渉をして全てのユーザが参加可能な日程を調整した上で、当該会議に利用可能な会議室などのスペースを予約する煩雑な作業を低減させるため、これらの作業を自動的に実行する構成を有している。
【００３９】
具体的には、タスク管理サーバ装置３０は、
（Ａ）メール解析処理を実行して会議に参加すべき遂行ユーザ（例えば、タスク遂行依頼メールに設定されている宛先ユーザ及びＣＣ（ｃａｒｂｏｎ  ｃｏｐｙ  ｔｏ）に指定されているユーザ（以下、「ＣＣユーザ」ともいう。））と、相手方（すなわち、タスク遂行依頼メールの送信者）によって指定された会議の開催依頼日程の範囲と、を特定し、
（Ｂ）会議の開催依頼日程の範囲内であって、各遂行ユーザが参加可能であり、かつ、オフィスエリアＯ内に利用可能な会議室が存在する開催日程を自動的に特定し、
（Ｃ）特定下調整した日程と、特定した依頼タスクの内容（例えば、図２に例示する場合には、「Ｘプロジェクト中間報告会議」）を含むタスク通知メッセージを閲覧可能に参加対象の遂行ユーザの通信端末装置１０に送信する、
構成を有している。
【００４０】
このような構成を有することによって、本実施形態のタスク管理システム１は、例えば、複数人の参加するような依頼タスクを遂行する場合においても、各人のスケジュールの調整といった煩雑な作業を低減させて、ユーザの負担を軽減させることができるので、その結果、組織内における業務効率を十分に向上させることができるようになっている。
【００４１】
また、本実施形態のタスク管理システム１は、スケジュール管理外の他の組織のユーザや個人などの外部ユーザを含んでタスクにおける日程調整を行う場合であっても、電子メールなどによって当該外部ユーザにおける希望する日程が含まれる文章（すなわち、テキスト）があれば、当該日程を調整することができるので、外部ユーザの詳細なスケジュールを把握することなく最適な日程を決定することができるようになっている。
【００４２】
なお、本実施形態においては、依頼タスクの遂行に必要な施設やスペースとして、オフィスエリアＯに形成されている「会議室」を用いて場合について説明する。また、依頼タスクについては電子メールを用いて説明するが、電子メールに限らず、チャットなどのテキスト送信可能なツールが使用可能であればよい。
【００４３】
［２］タスク管理システムの動作原理
次に、図２を用いて、本発明の第１実施形態におけるタスク管理システム１の動作原理について説明する。
【００４４】
なお、図２は、第１実施形態のタスク管理システム１の動作原理を示す概念図であり、図２においては、図１と同様に、図が煩雑になることを防止するために一部のユーザ及び通信端末装置のみを示している。すなわち、実際のタスク管理システム１においては、表示するよりも多数のユーザ及び通信端末装置が存在している。
【００４５】
本動作原理は、外部ユーザ（例えば、外部組織「企業Ａ」に属する外部ユーザ「ユーザＸ」）から宛先のユーザ（例えば、自組織「企業Ｂ」に属する「ユーザＹ」）を含む複数人のユーザにおける打ち合わせを依頼タスクとして調整する場合を用いて説明する。
【００４６】
まず、タスク管理サーバ装置３０は、外部ユーザ（図２に例示する場合における「ユーザＸ：○○太郎」）から、自組織ユーザ（図２に例示する場合における「ユーザＹ：△花子」）宛てのタスク遂行依頼メールを取得すると（図２ステップａ）、当該取得したタスク遂行依頼メールに対して、本文のテキストを抽出（図２ステップｂ）し、依頼タスクの内容特定及び日程特定を含む依頼タスクを特定（図２ステップｃ）し、メールのカテゴリを判別する判別（図２ステップｄ）と、の各処理を含むメール解析処理を実行する。
【００４７】
例えば、図２に例示するように、外部ユーザである「○○太郎」からスケジュール管理下にある自組織ユーザである「△花子」宛てに、件名「Ｘプロジェクト会議の件」、本文「Ｘプロジェクトの中間報告会を開催したいのですが、６月４日〜６日の間でミーティングのスケジュール調整をお願いできますでしょうか？…」というタスク遂行依頼メールに送信され、ＣＣに「×次郎」が入っているケースを想定する。
【００４８】
この場合に、タスク管理サーバ装置３０は、当該タスク遂行依頼メールに基づき、参加ユーザとして「△花子」及び「×次郎」を特定するとともに、依頼タスク内容「Ｘプロジェクト中間報告会議」を特定する。
【００４９】
また、例えば、「６月３０日までに見積を作成して頂けますか？」という文章を含むタスク遂行依頼メールが外部ユーザから自組織のユーザ宛に送信されてきた場合には、タスク管理サーバ装置３０は、タスク内容として「見積作成依頼」及び開催日程として「６月３０日」を特定し、当該タスク遂行依頼メールの宛先ユーザ及びＣＣユーザの通信端末装置１０に対して「６月３０期限の見積依頼があります」等のタスク通知メッセージを送信しつつ、当該ユーザのタスクボックス内に該当するタスク通知メッセージを残す。
【００５０】
なお、タスク管理サーバ装置３０がタスク遂行依頼メールを取得する方法は任意である。例えば、タスク管理サーバ装置３０にＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ機能やＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ機能等のメールサーバ機能を設け、タスク管理サーバ装置３０は、送信者の利用するＰＣ（パーソナルコンピュータ）、スマートフォン等の通信端末装置１０から送信されたメールを受信することによって、タスク遂行依頼メールを取得してもよいし、図示しないメールサーバ装置からタスク遂行依頼メールを取得してもよい。
【００５１】
また、タスク管理サーバ装置３０に、ゲートウェイ装置機能を持たせ、インターネット等の外部ネットワーク上に存在するＰＯＰサーバ、ＩＭＡＰサーバから自組織のユーザに対応する通信端末装置１０宛に送信されるメールを中継する際に、タスク遂行依頼メールを取得するようにしてもよい。
【００５２】
さらに、メールカテゴリとは、取得された依頼タスク遂行依頼メールに対して、上記のタスク管理機能及び予定調整機能の何れかの機能を適用すべきなのかを特定するための電子メールのカテゴリであり、上記機能に合わせて、タスク通知カテゴリと、及び、予定調整カテゴリの２カテゴリが設けられている。
【００５３】
そして、メールカテゴリの判別においては、特定された依頼タスクの内容に応じて、当該タスク遂行依頼メールが、上記タスク通知カテゴリ又は予定調整カテゴリの何れかに分類される。
【００５４】
次いで、タスク管理サーバ装置３０は、メール解析処理の結果に応じて、通信端末装置１０と連動しつつ、対応するユーザ（図２の例の場合には「ユーザＹ：△花子」及び「ＣＣユーザ：×次郎」）に対する依頼タスクを通知しつつ、日程調整処理を実行する（図２ステップｅ）。
【００５５】
このとき、タスク管理サーバ装置３０は、タスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに分類された場合には、タスク遂行依頼メール送信者によって指定された日程範囲内（図２に例示する場合には「６月４日〜６日」）において、全参加ユーザが参加可能であり、かつ、オフィスエリアＯ内の会議室に空きがある少なくとも１以上の日程を候補日程として抽出する。
【００５６】
次いで、タスク管理サーバ装置３０は、当該抽出された候補日程において、ユーザの通知及び当該ユーザ指示などによって１の候補日程を依頼タスクの開催日程（すなわち、会議の開催日程）として決定し（図２ステップｆ）、日程調整の結果を示す電子メール（以下、「調整結果報告メール」ともいう。）を自動的に生成して、当該タスク遂行依頼メールの送信者（図２の場合には、「ユーザＸ」）に返信する（図２ステップｇ）。
【００５７】
このとき、タスク管理サーバ装置３０は、依頼タスクの遂行ユーザ（すなわち、会議の参加対象ユーザ）の通信端末装置１０に対して、調整によって決定された日程と、依頼タスクの内容を含むタスク通知メッセージを送信して、ユーザに依頼タスクを通知する。
【００５８】
例えば、上述の場合には、タスク管理サーバ装置３０は、「６月４日〜６日」の間で「△花子」及び「×太郎」が参加可能であり、かつ、利用可能な会議室の存在する１の日程を決定し、依頼タスクの内容と、決定した日時を記述したタスク通知メッセージデータを「△花子」と、「×次郎」の通信端末装置１０に送信しつつ、タスク通知メッセージデータを対応するタスク管理データに追加する。
【００５９】
［３］タスク管理サーバ装置
次に、図３〜図８を用いて本実施形態のタスク管理サーバ装置３０について説明する。
【００６０】
なお、図３は、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０の一構成例を示す図であり、図４は、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０に設けられるユーザ管理ＤＢ３３１に記憶されるデータの一例を示す図である。
【００６１】
また、図５は、本実施形態のユーザ管理ＤＢに記憶されるタスク通知メッセージデータの一例を示す図であり、図６〜図８は、それぞれ、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０に設けられるスケジュール管理ＤＢ３３２、会議室管理ＤＢ３３３、及び、組織管理ＤＢ３３４に記憶されるデータの一例を示す図である。
【００６２】
本実施形態のタスク管理サーバ装置３０は、図３に示すように、ネットワークＮに通信接続される通信制御部３１０と、各種のメモリとして機能するＲＯＭ／ＲＡＭ３２０と、各種のＤＢを有する記録装置３３０と、装置全体を制御する管理制御部３４０と、メール解析処理及び日程調整処理を含む各種の処理を実行することにより、上記のタスク管理機能及び予定調整機能を実現するデータ処理部３５０と、現在日時を特定するタイマ３６０と、を有する。
【００６３】
なお、上記の各部は、バスによって相互に接続され、各構成要素間におけるデータの転送が実行される。また、タスク管理サーバ装置３０は、図３の各部を全て含む必要はなく、その一部を省略し、又は、他の構成要素を追加した構成としてもよい。
【００６４】
通信制御部３１０は、所定のネットワークインターフェースであり、ネットワークＮを介して、通信端末装置１０に通信接続され、各種データの授受を行う。
【００６５】
ＲＯＭ／ＲＡＭ３２０には、タスク管理サーバ装置３０の駆動に必要な各種のプログラムが記録されている。また、ＲＯＭ／ＲＡＭ３２０は、各種の処理が実行される際のワークエリアとして用いられる。
【００６６】
記録装置３３０は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）、又は、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）により構成される。
【００６７】
そして、記録装置３３０には、ユーザ管理ＤＢ３３１と、スケジュール管理ＤＢ３３２と、会議室管理ＤＢ３３３と、組織管理ＤＢ３３４と、が構築されるとともに、その記憶領域内に、辞書データ記録部３３５と、カレンダーデータ記録部３３６と、が設けられている。
【００６８】
なお、例えば、本実施形態のスケジュール管理ＤＢ３３２は、本発明の第１記録手段を構成し、ユーザ管理ＤＢ３３１及び組織管理ＤＢ３３４は、本発明の第２記録手段を構成する。
【００６９】
ユーザ管理ＤＢ３３１は、各ユーザを管理するための情報がデータとして記憶されるデータベースである。ユーザ管理ＤＢ３３１には、図４に例示するように、各ユーザを識別するためのユーザＩＤに対応付けて、当該ユーザの属性を示すユーザ情報が記憶される。
【００７０】
特に、ユーザ情報には、
（１）当該ユーザの氏名と、
（２）所属部門名と、
（３）当該ユーザの役職と、
（４）担当プロジェクト名と、
（５）上記のタスク管理機能及び予定調整機能に対応するサービスにログインする際のアカウント名と、
（６）ログインパスワード（以下、「パス」ともいう。）と、
（７）メールアドレスと、
（８）タスク管理データと、
（９）勤務履歴データと、
が含まれている。
【００７１】
特に、タスク管理データは、対応するユーザのデータ領域（すなわち、データフォルダを示すタスクボックス）に記憶されて管理され、例えば、図５に例示するように、
（８Ａ）当該ユーザに通知されたタスク通知メッセージを識別するためのメッセージＩＤと、
（８Ｂ）タスク通知メッセージデータと、
が対応付けられた構成されている。
【００７２】
また、タスク通知メッセージデータは、タスク通知メッセージを通信端末装置１０において表示させるためのデータであり、例えば、
（８Ｂ−１）依頼タスクの内容と、
（８Ｂ−２）依頼タスクを遂行する日程（日時）又は期限と、
（８Ｂ−３）依頼タスクの遂行場所と、
の各情報を含む。
【００７３】
なお、各タスク通知メッセージデータは、メール解析処理においてタスク遂行依頼メールを分析して得られるデータであり、タスク管理サーバ装置３０においてタスク遂行依頼メールが取得され、タスク通知メッセージが通信端末装置１０に送信される度に、対応するユーザのタスク通知メッセージデータに追加される。
【００７４】
各タスク通知メッセージデータは、自分自身のタスクボックス内を自由に確認及び閲覧することによってユーザに通知されるだけでなく、該当する宛先ユーザだけでなく、当該宛先ユーザのなどの上司のタスクボックス又は電子メールにも通知される構成を有していてもよい。
【００７５】
勤務履歴データは、対応するユーザの勤務履歴を管理するためのデータであり、例えば、出退勤時間及び有給消化率などの出退勤に関して算出可能な特徴量の他に、「会議が夕方に開催される傾向がある（参加した会議全部の５０％以上が１５：００以降）」、「水曜日に休む傾向がある（水曜日の出社率が７５%以下）」、「金曜日は残業しない（金曜日の残業時間が全体の１０５以下）」等の該当するユーザの勤務上の嗜好を示す情報（すなわち、嗜好情報）を含む。
【００７６】
なお、業務上の嗜好情報を生成する方法は、任意であり、例えば、ユーザに事前登録させるようにしてもよいが、ユーザに負担を与える可能性があるため、過去のスケジュールデータに基づいて、ユーザがどの時間帯に何をしているのかを特定し、上述のような演算を実行することによって嗜好情報が算出され、当該算出された嗜好情報が記憶されることが好ましい。
【００７７】
スケジュール管理ＤＢ３３２は、各ユーザのスケジュールデータが記憶されるデータベースである。例えば、スケジュール管理ＤＢ３３２には、図６に示すように、各ユーザのユーザＩＤと対応付けて、スケジュールデータが記憶される。
【００７８】
会議室管理ＤＢ３３３は、オフィスエリアＯ内に設けられた各会議室の利用予約及び使用状況を管理するためのデータ（以下、「会議室利用状況データ」ともいう。）が記憶されるＤＢである。
【００７９】
例えば、会議室管理ＤＢ３３３には、図７に示すように、会議室利用状況データとして、予約の対象となる会議室名（会議室ＩＤ）と対応付けて、予約情報が記憶される。
【００８０】
特に、予約情報には、図７に例示するように、例えば、
（１）会議室を利用する予定の時間帯に関する情報と、
（２）時間帯に会議室にて会議を開催する部署名と、
（３）会議の参加者、及び、
（４）会議名に関する情報
が含まれる。
【００８１】
例えば、図７には、「会議室Ａ」において、「１０：００〜１１：３０」の時間帯に「Ｕ００１」に対応する「△花子」と、「Ｕ００２」に対応する「×次郎」と、社外のユーザ１名が参加する「〇開発一課」の「Ｘプロジェクト」に関する会議が開催予定である場合の予約情報の一例が示されている。
【００８２】
なお、予約情報は、少なくとも、時間帯と、少なくとも１人の参加者に関する情報を含めばよく、他の情報を含むことは、必須ではない。
【００８３】
また、予約情報は、会議室予約用のページ上でユーザが行った入力操作に応じて、生成され、又は、上記の予定調整機能により自動的に生成されて、会議室管理ＤＢ３３３に記憶される。
【００８４】
組織管理ＤＢ３３４は、自組織を管理するためのデータが記憶されるデータベースである。例えば、組織管理ＤＢ３３４には、図８に例示するように、自組織内における部署名を含む組織情報と、当該組織に所属する所属ユーザに対応するユーザＩＤが記憶される。
【００８５】
辞書データ記録部３３５は、メール解析処理において、依頼タスクの内容と、日程範囲（日時範囲）又は期日を、タスク遂行依頼メールに記述された内容に基づき特定する際に利用される辞書データが記録される。
【００８６】
この辞書データ記録部３３５に記録される辞書データは、依頼タスクの内容と、日程を特定可能な語彙（キーワード）を特定可能なものであれば、どのような構成としてもよい。
【００８７】
例えば、「会議」、「ミーティング」、「報告会」、「商品」、「見積」、「プロトタイプ」、「プロジェクト」、「注文」、「発注」、「納品」及び「提出」などの依頼タスク内容を特定するために必要な各種キーワードと、ローマ数字、漢数字、ギリシャ数字の他に、「日」、「今日」、「明日」、「明後日」、「週」「今週」、「来週」、「再来週」、「月」、「今月」、「来月」、「再来月」、「初旬」、「中旬」、「下旬」、「頭」、「末」「曜日」「月曜」、「火曜」、「水曜」、「木曜」、「金曜」、「土曜」及び「日曜」などの日程や日時を特定するためのキーワードを含む構成の辞書データが記憶される。
【００８８】
なお、辞書データには、「て」、「に」、「を」及び「は」の他に、「弊社」、「当社」、「御社」及び「貴社」などの一般的な名詞、接続詞、助詞、助動詞及び活用語尾などの語彙を含んでもよい。
【００８９】
カレンダーデータ記録部３３６は、日付、時刻及び曜日を特定するためのカレンダーデータが記録される。なお、カレンダーデータ自体は、従来と同様である。
【００９０】
管理制御部３４０は、主に中央演算処理装置（ＣＰＵ）によって構成され、プログラムを実行することによって、タスク管理サーバ装置３０の各部を統合制御する。
【００９１】
データ処理部３５０は、独立した中央演算処理装置（ＣＰＵ）によって構成され、又は、管理制御部３４０の中央演算処理装置（ＣＰＵ）を用いて構成される。
【００９２】
そして、データ処理部３５０は、管理制御部３４０による制御の下、プログラムを実行することにより、各データベースを管理するＤＢ管理部３５１と、メール管理部３５２と、タスク特定部３５３と、遂行ユーザ特定部３５４と、スケジュール管理部３５５と、会議室管理部３５６と、タスク管理部３５７と、を実現する。
【００９３】
なお、例えば、本実施形態のＤＢ管理部３５１は、本発明の第１データ管理手段、第２データ管理手段及び業務履歴管理手段を構成し、メール管理部３５２は、例えば、本発明の取得手段を構成する。
【００９４】
また、例えば、本実施形態のタスク特定部３５３は、例えば、本発明のタスク特定手段を構成し、スケジュール管理部３５５は、本発明の日程決定手段及びスケジュール管理手段を構成する。
【００９５】
さらに、例えば、本実施形態の会議室管理部３５６は、本発明の施設利用状況管理手段を構成し、タスク管理部３５７は、本発明の通知制御手段を構成する。
【００９６】
ＤＢ管理部３５１は、ユーザ管理ＤＢ３３１、スケジュール管理ＤＢ３３２、会議室管理ＤＢ３３３、及び、組織管理ＤＢ３３４を管理し、それぞれのデータベースへのデータの読み出し及び書き込みを制御する。
【００９７】
具体的には、ＤＢ管理部３５１は、通信端末装置１０からスケジュールデータが送信されると、対応するユーザのユーザＩＤと対応付けつつ、当該スケジュールデータをスケジュール管理ＤＢ３３２に記録（更新含む。）するとともに、通信端末装置１０からの要求に応じて、当該要求されたスケジュールデータを対応する通信端末装置１０に提供する。
【００９８】
なお、スケジュールデータの開示範囲は、自組織内のユーザ間において任意に設定可能であり、例えば、プライバシー保護のため、自身に対応するもののみ取得可能な構成としてもよいし、組織内においては、自分の部下や上司、同僚のスケジュールを確認したい場合が多いため、同一組織内や同一部署内において、他のユーザと共有してもよい。
【００９９】
また、ＤＢ管理部３５１は、通信端末装置１０と連動し、会議室予約用ページ上におけるユーザの入力操作に応じて予約情報を生成するとともに、会議室管理ＤＢ３３３に当該生成した予約情報を記憶（更新含む。）する。なお、予約情報の生成方法及び会議室予約の方法については、従来の会議室予約システムと同様であるため、その説明を省略する。
【０１００】
さらに、ＤＢ管理部３５１は、データ処理部３５０の各部と連動して、ユーザ管理ＤＢ３３１にタスクボックスによってユーザ毎に記憶されているタスク通知メッセージデータを登録し、又は、更新する。
【０１０１】
一方、ＤＢ管理部３５１は、過去に実行されたユーザの遂行タスクや依頼タスクを含む、各ユーザにおける過去のスケジュールデータを、タスク履歴情報として管理する。
【０１０２】
具体的には、ＤＢ管理部３５１は、予め定められたタイミングに、参加した会議の開始時間の集計など所定の演算を実行し、当該演算によって算出された値、及び、会議をした外部組織名や担当者（外部ユーザ）などの該当する所定の情報を、勤務履歴データとしてユーザ情報に記憶する。
【０１０３】
メール管理部３５２は、例えば、メールサーバ機能に基づいて、又は、図示しないメールサーバ装置から、外部組織に属するユーザ（すなわち、外部ユーザ）によって送信されたタスク遂行依頼メールを取得する。
【０１０４】
特に、メール管理部３５２は、外部のメールサーバ装置（図示しない）から送信された全ての電子メールを、実際に依頼タスクの依頼のメールであるか否かに関係なく、タスク遂行依頼メールとして取得する。
【０１０５】
タスク特定部３５３は、取得されたタスク遂行依頼メール毎に、メール解析処理を実行し、各タスク遂行依頼メールに含まれるヘッダー部及び本文部から、依頼タスクの有無及び依頼タスクが含まれる場合には、当該タスク遂行依頼メールによって依頼される依頼タスクの内容を特定する。
【０１０６】
具体的には、タスク特定部３５３は、タスク遂行依頼メールのヘッダー部に含まれる件名と、当該タスク遂行依頼メールの本文部に記述された文章に対して、形態素解析を施して、件名及び本文に含まれる文章を複数の形態素に分割する。
【０１０７】
そして、タスク特定部３５３は、各形態素を辞書データと比較しつつ、依頼タスクの内容を示すキーワード、及び、日程範囲又は期日に関連するキーワード（すなわち、タスク情報）を検索し、当該キーワードの検出の有無を判定する。
【０１０８】
このとき、タスク特定部３５３は、依頼タスクの内容及び日程範囲を含むキーワードを検出した場合には、各形態素を辞書データと比較して、当該検出したキーワードに基づいて、依頼タスクの内容と日程範囲又は期日とを特定するとともに、当該特定した依頼タスクを予定調整カテゴリに分類する。
【０１０９】
例えば、図２に示す依頼タスクの内容を有するタスク依頼メータを取得された場合には、タスク特定部３５３は、「Ｘプロジェクト」、「中間報告会」、「開催」、「ミーティング」、「スケジュール」、「調整」というキーワードを抽出して、依頼タスクの内容が「Ｘプロジェクトの中間報告会議を開催するための予定調整」であると特定するとともに、「６月４日〜６日」という日程範囲を特定する。
【０１１０】
一方、タスク特定部３５３は、依頼タスクの内容を検出する一方で日程範囲を含むキーワードを検出しない場合には、タスク遂行依頼メールにおけるスケジュールの改変を伴う依頼タスクが無いと判断し、各形態素を辞書データと比較して、当該検出したキーワードに基づいて、依頼タスクの内容を特定しつつ、当該特定した依頼タスクをタスク通知カテゴリに分類する。
【０１１１】
また、タスク特定部３５３は、依頼タスクの内容を含むキーワードを検出しない場合には、タスク遂行依頼メールではなく、依頼された依頼タスクが無いと判断し、当該電子メールを当該タスク遂行依頼メールではないと分類する。
【０１１２】
なお、タスク特定部３５３において、カテゴリを分類する際の具体的な処理については、任意であり、依頼タスクに関連するキーワード毎に所定のベクトルを設定しておき、抽出された各形態素に対応するキーワードのベクトルを、サポートベクターマシンを用いて演算し、当該演算結果からカテゴリ分類を行うようにしてもよい。
【０１１３】
遂行ユーザ特定部３５４は、タスク特定部３５３においてタスク通知カテゴリ又は予定調整カテゴリに分類されたタスク遂行依頼メールにおいて、宛先及びＣＣとして指定されているメールアドレスを特定し、当該メールアドレスに対応付けられているユーザを、タスク遂行依頼メールによって依頼された依頼タスクを遂行すべき遂行ユーザとして特定する。
【０１１４】
特に、遂行ユーザ特定部３５４は、ＤＢ管理部３５１と連動して、特定したメールアドレスを検索キーとしつつ、ユーザ管理ＤＢ３３１を検索して、遂行ユーザを特定する。
【０１１５】
例えば、図２に示す依頼タスクの内容を有するタスク依頼メータを取得された場合には、遂行ユーザ特定部３５４は、宛先アドレス及びＣＣとして指定されているアドレスに基づき、宛先ユーザである「△花子」と、ＣＣユーザである「×次郎」を遂行ユーザとして特定する。
【０１１６】
また、このとき、当該タスク遂行依頼メールが、予定調整カテゴリに分類されている場合には、遂行ユーザ特定部３５４は、タスク遂行依頼メールの送信元である「○○太郎」についても、外部参加者として特定する。
【０１１７】
なお、外部ユーザである「○○太郎」に関しては、ユーザ管理ＤＢ３３１にユーザ情報が記憶されていないため、送信者名、又は、通信端末装置１０のアドレス帳からユーザを特定するようにしてもよく、送信者名が設定されていない場合には、単に「外部ユーザ１名」と特定するようにすればよい。
【０１１８】
スケジュール管理部３５５は、処理対象のタスク遂行依頼メールが、予定調整カテゴリに分類された場合に、ＤＢ管理部３５１、会議室管理部３５６と連動しつつ、上記の日程調整処理を実行して、タスク特定部３５３によって特定された日程範囲において、全遂行ユーザが参加可能であり、かつ、利用可能な会議室が存在する、少なくとも１以上の日程の候補を推定し、当該候補日程の中から１の日程を決定する。
【０１１９】
また、スケジュール管理部３５５は、タスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに分類された場合であって、会議室管理部３５６によって所定の会議室における予約がされた場合、又は、当該タスク遂行依頼メールがタスク通知カテゴリに分類された場合に、遂行ユーザのスケジュールデータを改変する処理を実行する。
【０１２０】
特に、スケジュール管理部３５５は、
（Ａ）タスク遂行依頼メールがタスク通知カテゴリに分類されている場合には、タスク特定部３５３によって特定された日程を依頼タスクの開催日程としつつ、タスク特定部３５３によって特定された依頼タスクの内容を含むスケジュールをスケジュールデータに追記する改変を実行し、
（Ｂ）タスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに分類された場合には、スケジュール管理部３５５によって決定された日程と、タスク特定部３５３によって特定された依頼タスクの内容を含むスケジュールをスケジュールデータに追記する改変を実行する。
【０１２１】
すなわち、スケジュール管理部３５５は、遂行ユーザのスケジュールデータとして、スケジュール管理部３５５によって決定された日程でタスク遂行依頼メールにて依頼された依頼タスクに対応するスケジュールを登録する。
【０１２２】
なお、当該スケジュールが登録されると、以降の日程調整処理が実行される場合には、当該日程に対応する日程で新規のスケジューリングが禁止されることになり、ユーザは、改変後のスケジュールデータによって自身のスケジュールを管理することが可能となる。
【０１２３】
会議室管理部３５６は、タスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに分類された場合に、遂行ユーザ特定部３５４によって特定された遂行ユーザと、当該ユーザの所属部署名と、タスク特定部３５３によって特定された依頼タスクの内容に基づき予約情報を生成するとともに、ＤＢ管理部３５１と連動して、スケジュール管理部３５５によって決定された日程にて、予約情報を生成して、会議室管理ＤＢ３３３に当該予約情報を記憶させる。
【０１２４】
なお、会議室管理部３５６は、利用可能な会議室が２つ以上存在する場合に、スペースの広さや参加人数によって適した会議室（参加人数が着席可能な座席数のある会議室）を特定してもよいし、宛先ユーザの嗜好情報によって会議室の利用が多い会議室（利用回数が最大の会議室）に特定してもよい。
【０１２５】
タスク管理部３５７は、ＤＢ管理部３５１、タスク特定部３５３、スケジュール管理部３５５及びタスク管理部３５７と連動して、ユーザ管理ＤＢ３３１に記憶されている各ユーザのタスク通知メッセージデータの管理及び更新をし、かつ、通信端末装置１０からの要求に応じて、当該通信端末装置１０にタスク通知メッセージデータを提供する。
【０１２６】
具体的には、タスク管理部３５７は、ユーザ毎に、期限や日程も含めた特定された各依頼タスクを通知するタスク通知メッセージをデータフォルダ（タスクボックス）によって管理し、該当する通信端末装置１０に提供することによって、又は、通信端末装置１０に閲覧可能に表示するための制御を実行する。
【０１２７】
また、タスク管理部３５７は、タスク遂行依頼メールによって依頼された依頼タスクを該当するタスク通知メッセージデータを生成して、通信端末装置１０に提供（送信）する。
【０１２８】
特に、タスク管理部３５７は、タスク通知カテゴリに分類されたタスク遂行依頼メールについては、タスク特定部３５３によって特定された依頼タスクの内容及び日程を記述したタスク通知メッセージを生成し、当該生成したタスク通知メッセージを、ユーザ管理ＤＢ３３１における宛先ユーザ及びＣＣユーザのタスクボックスに登録するとともに、宛先ユーザ及びＣＣユーザの通信端末装置１０に送信する。
【０１２９】
一方、タスク管理部３５７は、予定調整カテゴリに分類されたタスク遂行依頼メールについては、タスク特定部３５３によって特定された依頼タスクの内容と、スケジュール管理部３５５によって決定された日程と、を記述したタスク通知メッセージデータを生成し、当該生成したタスク通知メッセージを、ユーザ管理ＤＢ３３１における宛先ユーザ及びＣＣユーザのタスクボックスに登録するとともに、宛先ユーザ及びＣＣユーザの通信端末装置１０に送信する。
【０１３０】
［４］タスク管理システムの動作
次いで、図９〜図１４を用いて、本実施形態のタスク管理システム１の動作について説明する。
【０１３１】
［４．１］メイン処理
まず、図９及び図１０を用いて本実施形態のタスク管理サーバ装置３０において実行される処理であって、タスク遂行依頼メールの取得に基づくスケジュール調整を行う処理（メイン処理）について説明する。
【０１３２】
なお、図９及び図１０は、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０において実行されるタスク遂行依頼メールの取得に基づくスケジュール調整を行う処理（メイン処理）の動作を示すフローチャートである。また、図１１は、本実施形態の通信端末装置１０に表示されるタスク通知メッセージ及び日程選択画面の一例を示す図、並びに、タスク遂行依頼メールの送信者宛に返信される調整結果報告メールの一例を示す図である。
【０１３３】
本動作は、ユーザ管理ＤＢ３３１、スケジュール管理ＤＢ３３２、会議室管理ＤＢ３３３、及び、組織管理ＤＢ３３４には、メイン処理の各処理に必要な各種のデータが予め記憶されているものとする。
【０１３４】
特に、スケジュール管理ＤＢ３３２には、各ユーザにおけるスケジュールが登録されており、会議室管理ＤＢ３３３には、既に予約済の会議室予約に対応する予約情報が記憶されているものとする。
【０１３５】
また、本動作においては、各ユーザの通信端末装置１０は、スケジュールデータやタスク通知メッセージのデータなど種々のデータの送受信が可能な状態（すなわち、タスク管理システム１の提供するサービスにログインしている状態）になっているものとする。
【０１３６】
まず、メール管理部３５２が、外部組織の外部ユーザによって送信された自組織のユーザ宛のタスク遂行依頼メールを取得すると（ステップＳ１０１）、タスク特定部３５３は、メール解析処理を実行し（ステップＳ１０２）、当該取得したメールがタスク遂行依頼メールであるか否かを判定する（ステップＳ１０３）。
【０１３７】
このとき、タスク特定部３５３は、取得したメールがタスク遂行依頼メールでないと判定した場合には、本動作を終了させ、当該取得したメールがタスク遂行依頼メールであると判定した場合には、ステップＳ１０４の処理に移行する。
【０１３８】
なお、タスク特定部３５３は、メール解析処理としては、依頼タスクの内容や日程に関するキーワードの検出を実行し、依頼タスクの内容に関するキーワードを検出した場合には、遂行ユーザの抽出及び特定、依頼タスクの内容の特定、外部ユーザが指定した依頼タスクの日程範囲の検出、並びに、タスク遂行依頼メールの分類を実行する。なお、本動作におけるメール解析処理の詳細については後述する。
【０１３９】
また、タスク特定部３５３は、メール解析処理において、依頼タスクの内容を示すキーワードのいずれも検出できなかった場合に、取得したメールを、タスク遂行依頼メールではないと判定する。
【０１４０】
次いで、タスク特定部３５３は、取得されたメールがタスク遂行依頼メールであると判定した場合には、当該タスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに属するか否か（すなわち、予定調整カテゴリか、タスク通知カテゴリか）を判定する（ステップＳ１０４）。
【０１４１】
このとき、遂行ユーザ特定部３５４は、タスク通知カテゴリに分類されていると判定した場合には、タスク特定部３５３及びタスク管理部３５７と連動しつつ、メール解析処理において特定された依頼タスクの内容と日程範囲を含むタスク通知メッセージを生成する（ステップＳ１０５）。
【０１４２】
次いで、遂行ユーザ特定部３５４は、特定した宛先ユーザ及びＣＣユーザの通信端末装置１０に対して生成したタスク通知メッセージを送信して依頼タスクの内容及び遂行期限を通知するとともに、ＤＢ管理部３５１にユーザ管理ＤＢ３３１の該当するフォルダー（タスクボックス）に記憶された宛先ユーザ及びＣＣユーザに対応するタスク通知メッセージデータを追加して更新させる（ステップＳ１０６）。
【０１４３】
次いで、スケジュール管理部３５５は、タスク特定部３５３によって特定された日程及び依頼タスクの内容に対応するスケジュールを、宛先ユーザとＣＣユーザのスケジュールデータに追加してスケジュールデータを改変し（ステップＳ１０７）、本動作を終了させる。
【０１４４】
一方、タスク特定部３５３によってタスク遂行依頼メールが予定調整カテゴリに分類されていると判定された場合には、タスク管理部３５７は、例えば、図１１（Ａ）に示すタスク通知メッセージを表示させるためのタスク通知メッセージデータを生成して、宛先ユーザの通信端末装置１０に送信し、通信端末装置１０から確認通知を受信するのを待機する状態に移行する（ステップＳ１１０）。
【０１４５】
このとき、タスク管理部３５７は、遂行ユーザ特定部３５４と連動しつつ、宛先ユーザ、ＣＣユーザ及び送信者を、遂行ユーザとして、特定させ、宛先ユーザに閲覧可能に、該当する通信端末装置１０にタスク通知メッセージを送信する。
【０１４６】
なお、確認通知とは、閲覧されたタスク通知メッセージに従って、図１１（Ａ）に例示する「確認」ボタンがユーザによって選択された場合に、通信端末装置１０からタスク管理サーバ装置３０に返信される通知である。
【０１４７】
次いで、スケジュール管理部３５５は、該当する通信端末装置１０から確認通知を受信すると（ステップＳ１１１）、宛先ユーザ及びＣＣユーザにおけるスケジュールデータと、各会議室のスケジュールと、を参照して日程調整処理を実行し（ステップＳ１１２）、当該日程調整処理によって日程調整が成功したか否かを判定する（ステップＳ１１３）。
【０１４８】
このとき、スケジュール管理部３５５は、日程調整処理によってタスク特定部３５３によって特定された日程範囲内に遂行ユーザ全員が参加可能な日程が存在しない場合や会議室に空きが無い場合など、日程調整に失敗したと判定した場合には、外部ユーザ及び宛先ユーザにその旨と、再度の日程調整を依頼する旨を通知して（ステップＳ１１４）本動作を終了させる。
【０１４９】
特に、スケジュール管理部３５５は、例えば、日程再調整依頼メールに対する返信として、「ご指定の日程範囲では、弊社担当者のスケジュールを調整できませんでした。再度、他の日程範囲を指定して、タスク遂行依頼をお願いします」などの定型文を記述した日程再調整依頼メールを、タスク遂行依頼メールの送信者宛に送信する。
【０１５０】
一方、スケジュール管理部３５５は、日程調整に成功したと判定した場合には、宛先ユーザに選択させるため、図１１（Ｂ）に例示する日程調整処理によって抽出された候補日程及び会議室の組み合わせを示す日程選択画面に対応するデータ（以下、「日程選択表示データ」という。）を生成し、タスク管理部３５７と連動しつつ、宛先ユーザの通信端末装置１０に送信し、ユーザ指示の受信を待機する（ステップＳ１１５）。
【０１５１】
例えば、スケジュール管理部３５５は、図１１（Ｂ）示すような、タスク遂行依頼メールのメール解析処理及び日程調整処理によって（１）６月６日１５：００〜１６：００、（２）６月５日９：００〜１０：００及び（３）６月６日１６：００〜１７：００の３つの候補日程が抽出され、当該日程にて利用可能な会議室として、「会議室Ａ」が特定されたことを通信端末装置１０に表示するためのデータを生成する。
【０１５２】
次いで、スケジュール管理部３５５は、通信端末装置１０から送信されたデータに基づいて、当該通信端末装置１０に表示された日程選択画面に従って提示された日程の中から、１の日程の選択を受け付けると（例えば、図１１（Ｂ）のに例示する日程選択画面において、「６月６日１６：００〜１７：００、会議室Ａ」の選択肢の選択を受け付けると（ステップＳ１１６））、スケジュール管理部３５５と連動して宛先ユーザ及びＣＣユーザのスケジュールデータを改変する（ステップＳ１１７）。
【０１５３】
このとき、スケジュール管理部３５５は、宛先ユーザとＣＣユーザのスケジュールデータにおいて、日程選択画面において選択された日程で、メール解析処理において特定された内容の依頼タスクを遂行することを規定するスケジュールを追加することにより、スケジュールデータを改変する。
【０１５４】
次いで、タスク管理部３５７は、タスク管理部３５７と連動しつつ、選択された日程、会議室名、及び会議の内容を含むタスク通知メッセージデータを生成して、宛先ユーザ及びＣＣユーザの通信端末装置１０に送信するとともに、当該タスク通知メッセージデータをタスク通知メッセージデータに追加することで、該当するユーザのユーザ管理ＤＢ３３１に記憶されているタスク通知メッセージデータを更新する（ステップＳ１１８）。
【０１５５】
最後に、会議室管理部３５６は、メール解析処理にて特定された依頼タスクの内容と、遂行ユーザと、遂行ユーザの所属部署名と、日程選択画面でユーザが選択した日程と、に基づき、予約情報を生成し、日程選択画面において選択された会議室名に対応するフィールドに、当該生成した予約情報を記憶し、会議室管理ＤＢ３３３を更新して（ステップＳ１１９）、本動作を終了させる。
【０１５６】
例えば、タスク管理部３５７は、図１１（Ｃ）に示すように、ユーザによって、選択された日程及び開催場所を記述した調整結果報告メールを自動的に生成して、タスク遂行依頼メールの送信元であるユーザ（図２に例示する場合には、「○○太郎」）に返信して、処理を終了する。
【０１５７】
なお、本動作においては、スケジュール管理部３５５は、通信端末装置１０から送信されたデータに基づいて、候補日程の中から１の日程を開催日程として決定しているが、最先の候補日程や最大の会議室で開催可能な日程など、予め定めた条件に従って自動的に１の日程を開催日程に決定してもよい。
【０１５８】
［４．２］メール解析処理
まず、図１２を用いて本実施形態のタスク管理サーバ装置３０のメイン処理中に実行されるメール解析処理について説明する。なお、図１２は、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０のメイン処理中に実行されるメール解析処理の動作を示すフローチャートである。
【０１５９】
本動作は、ステップＳ１０２において実行されるメール解析処理であって、タスク特定部３５３が、ＤＢ管理部３５１及び遂行ユーザ特定部３５４と連動することにより実現される処理である。
【０１６０】
まず、タスク特定部３５３は、メール管理部３５２によるタスク遂行依頼メールの取得が検出されると（ステップＳ１０１）、当該取得されたタスク遂行依頼メールをヘッダー部と本文部に分離し（ステップＳ２０１）、ヘッダー部から、件名を抽出する（ステップＳ２０２）。
【０１６１】
次いで、タスク特定部３５３は、抽出した件名とヘッダーから分離した本文部の本文に対して、形態素解析を施して、件名及び本文を複数の形態素に分割し、辞書データに基づいて、件名及び本文中に含まれる依頼タスクに関連する日程（日時）を含むキーワードを抽出する（ステップＳ２０３）。
【０１６２】
次いで、タスク特定部３５３は、抽出したキーワードからタスク遂行依頼メールによって依頼された依頼タスクの内容を特定し（ステップＳ２０４）、当該特定された依頼タスクの内容に応じて、当該タスク遂行依頼メールをタスク通知カテゴリか予定調整カテゴリかに分類して分類結果をＲＯＭ／ＲＡＭ３２０に記憶する（ステップＳ２０５）。
【０１６３】
次いで、タスク特定部３５３は、抽出したキーワードから、タスク遂行依頼メールの送信者が指定した日程又は日程範囲を特定してその日程又は日程を示す情報をＲＯＭ／ＲＡＭ３２０に記憶する（ステップＳ２０６）。
【０１６４】
次いで、タスク特定部３５３は、遂行ユーザ特定部３５４と連動して、ヘッダー部から宛先及びＣＣに指定されたメールアドレスを抽出するとともに、当該抽出したメールアドレスを検索キーとしてユーザ管理ＤＢ３３１を検索して検索によってヒットしたユーザを遂行ユーザに特定し（ステップＳ２０７）、本動作を終了させる。
【０１６５】
なお、タスク特定部３５３は、特定した遂行ユーザのユーザＩＤをＲＯＭ／ＲＡＭ３２０に記憶する。
【０１６６】
［４．３］日程調整処理
まず、図１３を用いて本実施形態のタスク管理サーバ装置３０のメイン処理中に実行される日程調整処理について説明する。なお、図１３は、本実施形態のタスク管理サーバ装置３０のメイン処理中に実行される日程調整処理の動作を示すフローチャートである。
【０１６７】
本動作は、ステップＳ１１２において実行される日程調整処理であって、スケジュール管理部３５５タが、ＤＢ管理部３５１と連動することにより実現される処理である。
【０１６８】
まず、スケジュール管理部３５５は、該当する通信端末装置１０から確認通知を受信すると（ステップＳ１１１）、メール解析処理によって特定された全ての遂行ユーザのユーザＩＤに基づき、スケジュール管理ＤＢ３３２を検索し、各遂行ユーザに対応するスケジュールデータを取得する（ステップＳ３０１）。
【０１６９】
次いで、スケジュール管理部３５５は、ＤＢ管理部３５１と連動し、メール解析処理において特定された（ＲＯＭ／ＲＡＭ３２０に一時記憶されている）日程範囲を読み出し、当該日程範囲内において、全ての遂行ユーザが参加可能な日程（すなわち、全遂行ユーザのスケジュールが空いている日程）が存在するか否かを判定する（ステップＳ３０２）。
【０１７０】
このとき、スケジュール管理部３５５は、日程範囲内に全遂行ユーザが参加可能な日程が存在しないと判定した場合には、依頼された日程範囲では、タスクの日程調整が不可であると決定して（ステップＳ３０３）本動作を終了させる。
【０１７１】
一方、スケジュール管理部３５５は、特定した日程範囲内に、全遂行ユーザが参加可能な日程が存在すると判定した場合に、当該日程を候補日程として抽出するとともに（ステップＳ３０４）、ＤＢ管理部３５１と連動しつつ、当該抽出された日程を検索キーとして、会議室管理ＤＢ３３３を検索し（ステップＳ３０５）、当該候補日程において利用可能な会議室が存在するか否かを判定する（ステップＳ３０６）。
【０１７２】
このとき、スケジュール管理部３５５は、抽出した候補日程について利用可能な会議室がないと判定した場合には、上述と同様に、依頼タスクの日程調整が不可であると決定して（ステップＳ３０３）本動作を終了させる。
【０１７３】
他方、スケジュール管理部３５５は、抽出した候補日程中に利用可能な会議室が存在すると判定した場合には、利用可能な会議室が存在する候補日程における利用可能な会議室名を、会議の開催場所候補として決定してＲＯＭ／ＲＡＭ３２０に一時記憶させて（ステップＳ３０７）本動作を終了させる。
【０１７４】
以上のように、本実施形態のタスク管理システム１は、電子メール等のメッセージを取得すれば、当該メッセージに含まれる依頼タスクの内容、当該依頼タスクを遂行すべき日程の範囲及び当該依頼タスクを遂行する遂行ユーザを特定し、かつ、遂行ユーザのスケジュールが空いている日程（すなわち、全員参加可能な日程）に、依頼タスクの開催日程を特定することができるとともに、各遂行ユーザのスケジュール情報を自動的に改変することができる。
【０１７５】
したがって、本実施形態のタスク管理システム１は、例えば、複数人の参加する会議のような依頼タスクを遂行する場合においても、各人のスケジュールの調整といった煩雑な作業を低減させて、ユーザの負担を軽減させることができるので、その結果、組織内における業務効率を十分に向上させることができる。
【０１７６】
［５］変形例
［５．１］変形例１
本実施形態のタスク管理システムは、外部ユーザから具体的な日程が示されたタスク遂行依頼メールに基づいてスケジュール調整を実行しているが、具体的な日程の提示がないタスク遂行依頼メールに基づいてスケジュール調整を実行してもよい。
【０１７７】
例えば、本実施形態のタスク管理システム１において、「次回のミーティングのスケジュール調整をお願いできますでしょうか？」など、タスク遂行依頼メールにおいて、外部ユーザである送信者によって具体的な日程を指定しない場合、又は、「来週中」、「次の期限までに」や「来月初旬」などの抽象的な日程指定を行った場合において、予定調整機能を実現してもよい。
【０１７８】
この場合には、タスク特定部３５３は、メール解析処理において、具体的な日程（日時）が指定されていない場合には、１週間以内などの予め定められた日程範囲を特定し、抽象的な日程（日時）指定の場合には、当該抽象的な日程のキーワードを検出し、現在時刻に基づいて、日程調整処理に用いる依頼タスクの日程範囲（すなわち、調整範囲）を特定する。
【０１７９】
［５．２］変形例２
本実施形態のタスク管理システム１は、外部ユーザからのタスク遂行依頼メールに基づいて会議などのスケジュール調整をしているが、組織内のユーザから外部ユーザへのタスク遂行依頼メールに基づいて会議などのスケジュール調整を実行することも可能である。
【０１８０】
この場合には、タスク特定部３５３は、例えば、「来週中に打ち合わせをお願いします」などの組織内ユーザが送信したタスク遂行依頼メールに対して、「火曜日か木曜日でどうですか」などの外部ユーザから送信されたメールを、当該タスク遂行依頼メールとともにメール解析処理を実行して開催日程の候補を特定する。
【０１８１】
なお、上記に代えて
（１）スケジュール管理部３５５が、タスク遂行依頼メールの生成時に、タスクの依頼を行う組織内ユーザ、及び、会議に参加する組織内ユーザのスケジュールと、会議室管理ＤＢ３３３に記憶されている予約情報と、に基づいて、予め定められた日程範囲内の１又は２以上の依頼タスクの開催日程候補を決定し、
（２）メール管理部３５２が、当該決定した開催日程候補を含めてタスク遂行依頼メールを生成して外部ユーザに送信し、
（３）タスク特定部３５３が、当該タスク遂行依頼メールに対して外部ユーザから送信されたメールを、当該タスク遂行依頼メールとともにメール解析処理を実行して開催日程の候補を特定してもよい。
【０１８２】
また、スケジュール管理部３５５は、会議に参加する組織内ユーザとしては、タスク遂行依頼メールにおける件名や本文中のプロジェクト名などのキーワードやＣＣユーザに設定されたユーザなどに基づいて特定する。
【０１８３】
［５．３］変形例３
本実施形態のタスク特定部３５３は、メール解析処理を実行することにより、件名及び本文から抽出したキーワードに基づきタスク遂行依頼メールの送信者が依頼した依頼タスクの内容を特定しているが、依頼タスクのいずれかと関連があると考えられるキーワードのタスク遂行依頼メール内の登場回数によって、当該タスク遂行依頼メールの送信者が依頼したタスクの内容を特定してもよい。
【０１８４】
すなわち、本実施形態のタスク特定部３５３は、タスク遂行依頼メールにおいて、例えば、一度しか出現していないキーワードに基づいて、依頼タスクの内容を特定した場合には、依頼タスクの内容を確実に抽出できる一方、当該１度の出現では、当該依頼タスクの内容がタスク遂行依頼メールにおけるタスクでない可能性も生じる。
【０１８５】
例えば、タスク遂行依頼メールに「Ｘプロジェクトに関するプロトタイプ見積のご相談」等の文章が記述されていた場合に、送信者が、相談のためのミーティングを設定したいのかプロトタイプの見積を依頼したいのか、明確に特定できなくなる可能性がある。
【０１８６】
そこで、本変形例においては、タスク特定部３５３は、タスク遂行依頼メールの件名及び本文部をライン（行）毎に解析し、少なくとも、２以上のラインから同一又は類似するタスクに対応するキーワードが抽出された場合に、予定調整依頼か又は見積作成依頼かなどのアクション依頼かを含めて当該キーワードが示すタスクを、送信者によって依頼されたタスクであると特定してもよい。
【０１８７】
この場合には、タスク特定部３５３は、例えば、タスク遂行依頼メールにおける各行の特徴語ベクトル（ＢＯＷ：Ｂａｇ  Ｏｆ  Ｗｏｒｄｓ）に基づくサポートベクターマシンを利用した教師データ有りの機械学習を実行し、受信したタスク遂行依頼メールの各行を解析する。
【０１８８】
特に、タスク特定部３５３は、
（１）予め用意された教師データとしてのタスク遂行依頼メールを用いて事前にモデルを生成するモデル生成処理と、
（２）生成したモデルに基づいて、受信したタスク遂行依頼メールの各行を解析するとともに、解析した受信したタスク遂行依頼メールの各行において、少なくとも、２以上のラインから同一又は類似するタスクに対応するキーワードが抽出された場合に、当該キーワードが示すタスクを、送信者によって依頼されたタスクであると特定するタスク特定処理と、
を実行する。
【０１８９】
具体的には、タスク特定部３５３は、モデル生成処理としては、
（１Ａ）教師データについて、予め定めた予定調整要素を示す単語を含む行を「正例」とし、それ以外の行を「負例」として登録し、
（１Ｂ）予定調整要素の単語の中から、タスク遂行依頼メールのカテゴリを特徴づける単語（以下、「特徴語」という。）をｎ個（例えば２０００語）選定し、
（１Ｃ）教師データを構成するメールの各行において、特徴語が含まれている場合には「１」を設定し、当該特徴語が含まれていない場合には「０」を設定して、ｎ次元のＢＯＷベクトル（例えば、２０００次元のベクトル）を行毎に生成し、
（１Ｄ）タスク遂行依頼メールのカテゴリ毎に、タスク遂行依頼メールの各行におけるｎ次元ベクトル（すなわち、２０００次元のベクトル）の教師データの「正例」と「負例」を正しく出力する関数を判別モデルとしてモデル化する。
【０１９０】
そして、タスク特定部３５３は、タスク特定処理としては、
（２Ａ）受信したタスク遂行依頼メールの行毎に、ＢＯＷベクトルを生成し、
（２Ｂ）生成した各行のＢＯＷベクトルでトレーニングされたＳＶＭモデルを判別モデルとし、これにより行ごとのＢＯＷベクトルを該判別モデルに入力して、正例と類似する場合には、正例として判定し、一致しない場合には、負例として判定し、
（２Ｃ）受信したタスク遂行依頼メールの２以上の行（すなわち、ライン）において、同一のカテゴリにおける正例と判定された場合には、当該受信したタスク遂行依頼メールの依頼タスクを、当該カテゴリ示す依頼タスク（具体的には、予定調整のカテゴリの依頼タスク）であると特定する。
【０１９１】
なお、タスクに関するキーワードが含まれるライン数の閾値を上げるほど、タスク遂行依頼メールに基づいて特定されるタスクの内容の確度は高くなるものの、タスク遂行依頼メールに基づいて特定されるタスクの内容の抽出が難しくなり、両者は、トレードオフの関係にある。
【０１９２】
例えば、閾値を３行以上に設定した場合には、相互に同一又は類似するキーワードである「報告会」と、「ミーティング」という、「会議」に関連する２つのキーワードが含まれているような場合であっても、これらのキーワードが、２行にしか出現していない場合には、タスク遂行依頼メールのタスクの内容から「会議」というタスクが抽出されなくなる。
【０１９３】
この点、出願人が、独自にシミュレーションを行った結果、２ラインに同一又は類似するキーワードが含まれている場合に、当該キーワードに対応するタスクを依頼している可能性が極めて高く、さらにタスクの拾い落としも生じ難いことが分かった。
【０１９４】
特に、この２行が、連続する場合には、タスクの特定の確度を上げることが分かった。
【０１９５】
具体的には、この場合には、上記のタスク特定処理の（２Ｃ）の処理としては、受信したタスク遂行依頼メールの２以上の連続した行において、同一のカテゴリにおける正例と判定された場合には、当該受信したタスク遂行依頼メールの依頼タスクを、当該カテゴリを示す依頼タスクであると特定する。
【０１９６】
そこで、本変形例においては、キーワードを含むラインの閾値を、２行とし、かつ、当該２行が連続した場合に、当該キーワードに対応するタスクを依頼されたものと特定することが好ましい。
【０１９７】
なお、類似するキーワードとは、辞書データにおいて、各キーワードにおいて類似するキーワードであるとして予め対応付けられているキーワードを示す。
【０１９８】
［５．４］変形例４
本実施形態において、遂行ユーザとして特定されたユーザのスケジュールと、指定された日程範囲と、会議室の予約状況と、ともに、ユーザの業務遂行上の嗜好を加味しつつ、候補日程を抽出してもよい。
【０１９９】
具体的には、ユーザ管理ＤＢ３３１に記憶されるユーザ情報の勤務履歴データとして、例えば、上述のように、
（１）出退勤時間及び有給消化率などの出退勤に関して算出可能な特徴量、
（２）会議が夕方に開催される傾向がある（参加した会議全部の５０％以上が１５：００以降）、
（３）水曜日に休む傾向がある（水曜日の出社率が７５%以下）、及び、
（４）金曜日は残業しない（金曜日の残業時間が全体の１０％以下）
などの該当するユーザの勤務上の嗜好を示す情報（すなわち、嗜好情報）が予め記憶される。
【０２００】
そして、スケジュール管理部３５５は、遂行ユーザとして特定されたユーザのスケジュールと、指定された日程範囲と、会議室の予約状況と、ともに、当該特定されたユーザの嗜好に基づき、候補日程を決定する。
【０２０１】
例えば、スケジュール管理部３５５は、（２）の嗜好を有する遂行ユーザが含まれる場合であって、複数の開催日程の候補がある場合には、当該複数の開催日程候補の中から、１５：００以降に設定可能な開催日程に、タスクの日程を決定する。
【０２０２】
また、スケジュール管理部３５５は、嗜好情報を取り入れるユーザとして、高位の役職に就いているユーザの嗜好情報を優先して候補日程を決定してもよい。
【０２０３】
［５．５］変形例５
本実施形態においては、タスク遂行依頼メールが取得された場合に、上記タスク管理機能により、宛先ユーザ及びＣＣユーザに対してタスク通知メッセージを送信する構成を有しているが、例えば、宛先ユーザの上司、又は、宛先ユーザと同一の部署に所属する他のユーザについても、同時に通知してもよい。
【０２０４】
この場合には、遂行ユーザ特定部３５４は、重要なタスクが未遂に終わることを確実に防止しつつ、ユーザの負担を軽減して、業務効率を向上させるため、ユーザ管理ＤＢ３３１及び組織管理ＤＢ３３４に記憶されたデータに基づいて、通知対象となるユーザを決定するようにすればよい。
【０２０５】
［５．６］変形例６
本実施形態においては、宛先ユーザ及びＣＣユーザを、遂行ユーザとして特定する点に加えて、各ユーザのユーザ情報を用いてメール解析処理によって特定されたタスクの内容に関連するユーザを遂行ユーザとして特定してもよい。
【０２０６】
例えば、タスク特定部３５３は、図２に例示するようなタスク遂行依頼メールが取得され、タスクの内容として、「Ｘプロジェクトの中間報告会議」が特定された場合には、当該タスクの内容によってユーザ管理ＤＢ３３１を検索して、「Ｘプロジェクト」に関わっている全てのユーザを遂行ユーザとして特定する。
【０２０７】
そして、スケジュール管理部３５５は、日程調整処理においては、当該特定された全ての遂行ユーザが参加可能な候補日程を抽出する。
【０２０８】
また、スケジュール管理部３５５は、候補日程から１の開催日程が決定されると、全ての遂行ユーザに対応するスケジュールデータを改変する。
【０２０９】
なお、タスク特定部３５３は、図示せぬ顧客管理データ用のデータベース又は営業支援用のデータベースからプロジェクトに関わるユーザ（例えば、プロジェクト名に対応付けられたユーザ）のユーザ情報を取得し、遂行ユーザを特定するようにしてもよい。
【０２１０】
また、タスク特定部３５３は、スケジュール管理ＤＢ３３２に記憶されている各種会議に対する各ユーザの過去の参加履歴（すなわち、各ユーザの過去のスケジュールデータ）を検索し、特定されたタスク（例えば、図２における「Ｘプロジェクト中間報告会議」）に関連するタスク（例えば、「Ｘプロジェクト」関連の各種会議等）に関わった経緯を持つ全ユーザを遂行ユーザとして特定するようにしてもよい。
【０２１１】
また、例えば、タスク特定部３５３は、ＣＣユーザに秘書などの特定のユーザにおけるスケジュール管理を行う担当者や特定されたプロジェクトの管理を行う担当者のメールアドレスが含まれている場合には、当該担当者の日程調整処理におけるスケジュール調整の対象から除き、又は、スケジュールの調整に関する通知だけでなく、当該ユーザに各種資料の準備を指示するタスク通知メッセージを自動的に配信することを実行してもよい。
【０２１２】
［５．７］変形例７
本実施形態において、遂行ユーザと、開催場所となる会議室と、開催日程と、が決定した時点で、該当する各ユーザのスケジュールを改変しつつ、会議室管理ＤＢ３３３における会議室の予約情報を更新する点に代えて、候補日程及び会場の候補が抽出された時点で、遂行ユーザのスケジュールのスケジュールを「仮」として改変し、及び、会議室の予約情報を「仮」として更新し、遂行ユーザによるタスクの開催が承認された時点で、正式にスケジュールを改変し、かつ、会議室の予約情報を更新してもよい。
【０２１３】
例えば、日程調整処理によって各遂行ユーザの日程が調整されて候補日程が特定されたとしても、最終的に開催日程が確定するまでの期間が長くなると、その間に開催場所になる予定の会議室が予約され、または、遂行ユーザのスケジュールが埋まってしまう可能性もある。
【０２１４】
そこで、本変形例においては、スケジュール管理部３５５は、このような事態を防止するため、候補日程及び会場の候補が抽出された時点で、遂行ユーザのスケジュールと会議室を仮予約する処理を実行し、開催日程が確定するまでの期間において遂行ユーザのスケジュールが埋まってしまう事態や会議室が利用できなくなる事態の発生を防止することができるようになっている。
【０２１５】
なお、この場合には、メイン処理において、例えば、全遂行ユーザに対して、先にタスク通知メッセージを送信してユーザによる承諾が得られた後に、スケジュールデータを改変し、会議室管理ＤＢ３３３を更新してもよい。
【０２１６】
［５．８］変形例８
本実施形態において、例えば１０段階などの各タスクに対して重要度を予め設定する構成を備え、当該重要度に基づいてスケジュールの日程調整処理を実行してもよい。
【０２１７】
すなわち、スケジュール管理部３５５は、日程調整処理において、タスク特定部３５３によって特定されたタスクの重要度と、スケジュールデータに含まれる各スケジュールに対応するタスクの重要度を比較して、重要度の高いタスクを優先しつつ、候補日程を抽出してもよい。
【０２１８】
具体的には、スケジュール管理部３５５は、日程調整処理において、全ての遂行ユーザにおける調整可能な候補日程を検索するが、当該調整可能な日程がない場合には、重要度を比較し、日程調整の対象となっているタスクより低い重要度のタスク（以下、「日程変更対象タスク」という。）における開催日程のキャンセルを前提に、全ての遂行ユーザにおける調整可能な候補日程を検索する。
【０２１９】
そして、スケジュール管理部３５５は、日程変更対象タスクの日程を含めて全ての遂行ユーザにおける調整可能な候補日程が存在した場合には、当該候補日と重複する日程変更対象タスクをキャンセルし、日程調整中のタスクの日程を優先的に特定する。
【０２２０】
また、この場合には、タスク管理部３５７は、キャンセルされた日程変更対象タスクについては、その旨を該当する遂行ユーザに通知するとともに、スケジュール管理部３５５は、キャンセルされた日程変更対象タスクについて、当該日程変更対象タスクの全遂行ユーザのスケジュール及び会議室の予約情報に基づいて、開催日程を再調整する。
【０２２１】
［５．９］変形例９
本実施形態において、会議室の予約情報に、例えば、「調整可能」の情報を付加させることによって、当該付加情報を参照して日程調整処理が実行されてもよい。
【０２２２】
具体的には、スケジュール管理部３５５は、重要度が高い又は、緊急度が高いタスクの遂行タスク遂行依頼メールを受信した場合に、「調整可能」の付加情報を有する予約情報によって示される日程を含めて利用可能な会議室が存在するか否かを判定する。
【０２２３】
そして、スケジュール管理部３５５は、「調整可能」の付加情報を有する予約情報の開催日程に候補日程が決定された場合には、当該「調整可能」の付加情報を有する予約情報をキャンセルして該当するタスクの日程調整処理を再度実行しつつ、タスク管理部３５７は、当該タスクを遂行するユーザに何らかのインセンティブを付与する。
【０２２４】
例えば、タスク管理部３５７は、インセンティブとして、所定のポイントを付与して当該ユーザ情報に記憶し、組織内で使用可能な金銭的な価値又は組織の施設を使用する際の優先利用するための権利として他のシステムと連携してもよい。
【０２２５】
［５．１０］変形例１０
本実施形態においては、外部組織のユーザから自組織のユーザ宛にタスク遂行依頼メールが送信された場合について説明したが、自組織に属するユーザ間においてタスク遂行依頼メールを送受信する場合についても、同様の処理を実行することにより、上記のタスク管理機能及び予定調整機能を適用することができる。
【０２２６】
この場合には、タスク遂行依頼メールの送信元が自組織のユーザの通信端末装置１０となる以外は、同様の構成及び処理によって、上記各機能を実現することが可能である。
【０２２７】
［５．１１］変形例１１
上記の変形例３においては、例えば、モデル生成処理及びタスク特定処理を含む各処理を実行してタスク遂行依頼メールの各行を解析することによって、送信者が依頼したタスクの内容を特定しているが、タスク遂行依頼メールの全体を解析することによって送信者が依頼したタスクの内容を特定してもよい。
【０２２８】
この場合には、特に、タスク特定部３５３は、モデル生成処理としては
（１Ａ）予め用意された教師データとしてのメッセージに対して、例えば、Ｗｏｒｄ２Ｖｅｃのような予め特定した単語の分散表現すなわち特徴ベクトルを生成する処理を実行し、当該教師データのメッセージに含まれる単語の特徴ベクトルの平均を算出し、算出したベクトルの平均を当該教師データのメッセージの代表ベクトルとして扱い、
（１Ｂ）当該教師データにおいて、予め定めたタスク遂行依頼メールのカテゴリを毎に、「正例」又は「負例」と登録し、
（１Ｃ）サポートベクターマシンを用いて、教師データにおける予め定めたタスク遂行依頼メールのカテゴリを正しく出力する関数を、判別モデルとしてモデル化する。
【０２２９】
そして、タスク特定部３５３は、タスク特定処理としては、
（２Ａ）受信したタスク遂行依頼メールについて代表ベクトルを算出し、
（２Ｂ）算出した代表ベクトルを、予め構築した判別モデルに入力することで、判別モデルの出力として、受信したタスク遂行依頼メールのタスクのカテゴリを特定する。
【符号の説明】
【０２３０】
１          ：タスク管理システム
１０        ：通信端末装置
３０        ：タスク管理サーバ装置
３１０      ：通信制御部
３２０      ：ＲＡＭ
３３０      ：記録装置
３３１      ：ユーザ管理ＤＢ
３３２      ：スケジュール管理ＤＢ
３３３      ：会議室管理ＤＢ
３３４      ：組織管理ＤＢ
３３５      ：辞書データ記録部
３３６      ：カレンダーデータ記録部
３４０      ：管理制御部
３５０      ：データ処理部
３５１      ：ＤＢ管理部
３５２      ：メール管理部
３５３      ：タスク特定部
３５４      ：遂行ユーザ特定部
３５５      ：スケジュール管理部
３５６      ：会議室管理部
３５７      ：タスク管理部
３６０      ：タイマ
【図１】
2019133475.tif 000003
【図２】
2019133475.tif 000004
【図３】
2019133475.tif 000005
【図４】
2019133475.tif 000006
【図５】
2019133475.tif 000007
【図６】
2019133475.tif 000008
【図７】
2019133475.tif 000009
【図８】
2019133475.tif 000010
【図９】
2019133475.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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