(57)【要約】【課題】ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する電子情報処理装置等を提供する。【解決手段】過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、この履歴の最大数を、電子情報毎に変更する変更部２５０と、変更部２５０が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部２６０と、を備える電子情報処理装置。【選択図】図７
2019079139.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更部と、
前記変更部が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、
を備える電子情報処理装置。
【請求項２】
前記変更制御部は、変更後の最大数が前記電子情報の前記履歴の数以上であるときには、変更を許可することを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置。
【請求項３】
前記変更制御部は、ユーザが、変更後の最大数まで前記履歴を削除したときには、最大数の変更を許可することを特徴とする請求項２に記載の電子情報処理装置。
【請求項４】
前記変更制御部が変更を制限するときに、ユーザに対し制限の内容を通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置。
【請求項５】
前記通知部は、ユーザに最大数が変更できない旨を通知することを特徴とする請求項４に記載の電子情報処理装置。
【請求項６】
前記通知部は、ユーザに前記履歴の一部が削除される旨を通知することを特徴とする請求項４に記載の電子情報処理装置。
【請求項７】
前記変更部は、前記電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数をさらに変更することを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置。
【請求項８】
前記変更部が初期最大数を変更した後に前記フォルダ内に作成される前記電子情報に対し、変更後の初期最大数が履歴の最大値として適用されることを特徴とする請求項７に記載の電子情報処理装置。
【請求項９】
前記変更部が、初期最大数を変更したときに、既に前記フォルダに格納されている前記電子情報の最大数は、変更しないことを特徴とする請求項８に記載の電子情報処理装置。
【請求項１０】
前記変更制限部は、前記変更部が初期最大数を変更するときに、変更後の初期最大数が前記フォルダ内に格納されている前記電子情報の前記履歴の数より少ないときに、変更を制限することを特徴とする請求項７に記載の電子情報処理装置。
【請求項１１】
過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する電子情報管理部と、
前記電子情報毎に設定され、保存することができる前記履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付部と、
前記最大数受付部が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、
を備える電子情報管理装置。
【請求項１２】
前記最大数受付部は、前記電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数が変更された際に、変更後の初期最大数を受け付けることを特徴とする請求項１１に記載の電子情報管理装置。
【請求項１３】
電子情報を管理する電子情報管理装置と、
前記電子情報を保存するときに、保存する当該電子情報を前記電子情報管理装置に送出する電子情報処理装置と、
を備え、
前記電子情報管理装置または前記電子情報処理装置は、
過去に保存した前記電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更部と、
前記変更部が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、
を備える電子情報処理システム。
【請求項１４】
コンピュータに、
過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更機能と、
前記変更機能が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、
を実現させるためのプログラム。
【請求項１５】
コンピュータに、
過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する電子情報管理機能と、
前記電子情報毎に設定され、保存することができる前記履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付機能と、
前記最大数受付機能が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子情報処理装置、電子情報管理装置、電子情報処理システム、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子情報を保存する際に、過去に保存された電子情報を併せ、履歴として保存できる機能を備える電子情報処理装置が存在する。
【０００３】
特許文献１には、ファイル“ａ”はバージョン（ｎ）から（ｎ−ｍ１＋１）までｍ１個のバージョンが格納されている。新たにバージョン（ｎ＋１）を追加する際、それまで保存されているｍ１のバージョンから最も古いバージョンである（ｎ−ｍ１＋１）を圧縮し、アーカイブファイル“ａ．ｄａｔ＿ａｒｃ”に格納しておく。その状態から逆にファイルを削除する際には、削除されて１つファイルが減ったために、アーカイブファイルからその中で最新のファイル“ａ；ｎ−ｍ１＋１”を復元して、通常のファイルとして格納しておくことが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平５−１１３９２０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
この場合、さらにユーザが、電子情報毎に履歴の数を変更できる機能を備えることがある。
しかしながら、ユーザが履歴として保存できる数を小さくする場合は、既に保存されている履歴が削除されてしまうことがある。
本発明は、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する電子情報処理装置等を提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更部と、前記変更部が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、を備える電子情報処理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記変更制御部は、変更後の最大数が前記電子情報の前記履歴の数以上であるときには、変更を許可することを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記変更制御部は、ユーザが、変更後の最大数まで前記履歴を削除したときには、最大数の変更を許可することを特徴とする請求項２に記載の電子情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記変更制御部が変更を制限するときに、ユーザに対し制限の内容を通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記通知部は、ユーザに最大数が変更できない旨を通知することを特徴とする請求項４に記載の電子情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記通知部は、ユーザに前記履歴の一部が削除される旨を通知することを特徴とする請求項４に記載の電子情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記変更部は、前記電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数をさらに変更することを特徴とする請求項１に記載の電子情報処理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記変更部が初期最大数を変更した後に前記フォルダ内に作成される前記電子情報に対し、変更後の初期最大数が履歴の最大値として適用されることを特徴とする請求項７に記載の電子情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記変更部が、初期最大数を変更したときに、既に前記フォルダに格納されている前記電子情報の最大数は、変更しないことを特徴とする請求項８に記載の電子情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記変更制限部は、前記変更部が初期最大数を変更するときに、変更後の初期最大数が前記フォルダ内に格納されている前記電子情報の前記履歴の数より少ないときに、変更を制限することを特徴とする請求項７に記載の電子情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する電子情報管理部と、前記電子情報毎に設定され、保存することができる前記履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付部と、前記最大数受付部が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、を備える電子情報管理装置である。
請求項１２に記載の発明は、前記最大数受付部は、前記電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数が変更された際に、変更後の初期最大数を受け付けることを特徴とする請求項１１に記載の電子情報管理装置である。
請求項１３に記載の発明は、電子情報を管理する電子情報管理装置と、前記電子情報を保存するときに、保存する当該電子情報を前記電子情報管理装置に送出する電子情報処理装置と、を備え、前記電子情報管理装置または前記電子情報処理装置は、過去に保存した前記電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更部と、前記変更部が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限部と、を備える電子情報処理システムである。
請求項１４に記載の発明は、コンピュータに、過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、当該履歴の最大数を、当該電子情報毎に変更する変更機能と、前記変更機能が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、を実現させるためのプログラムである。
請求項１５に記載の発明は、コンピュータに、過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する電子情報管理機能と、前記電子情報毎に設定され、保存することができる前記履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付機能と、前記最大数受付機能が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、前記電子情報について既に保存されている前記履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、を実現させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１の発明によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する電子情報処理装置を提供できる。
請求項２の発明によれば、既に保存されている履歴が削除されることがない場合は、最大数の変更を制限しないようにすることができる。
請求項３の発明によれば、既に保存されている履歴が削除されることがなくなった場合は、最大数の変更を制限しないようにすることができる。
請求項４の発明によれば、最大数の変更に制限があることを、ユーザが認識することができる。
請求項５の発明によれば、制限の内容をユーザが認識することができる。
請求項６の発明によれば、制限の内容をユーザが認識することができる。
請求項７の発明によれば、電子情報毎に履歴の最大数を設定する必要がなくなる。
請求項８の発明によれば、フォルダ毎に設定される最大数が変更されたときに、変更を行なったフォルダ内で、以後作成される電子情報の履歴の最大数を一括して設定することができる。
請求項９の発明によれば、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制することができる。
請求項１０の発明によれば、制限の内容をユーザが認識することができる。
請求項１１の発明によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する電子情報管理装置を提供できる。
請求項１２の発明によれば、電子情報毎に履歴の最大数を設定する必要がなくなる。
請求項１３の発明によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する電子情報処理システムを提供できる。
請求項１４の発明によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する機能をコンピュータにより実現できる。
請求項１５の発明によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制する機能をコンピュータにより実現できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施の形態における電子情報処理システムの構成例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成例を示した図である。
【図３】（ａ）は、電子情報処理システムの概略動作の第１の例について示した図である。（ｂ）は、電子情報処理システムの概略動作の第２の例について示した図である。
【図４】管理サーバに電子情報を格納する際の階層構造について示した図である。
【図５−１】端末装置から、管理サーバに保存されている電子情報を確認するときに、端末装置の表示機構に表示される画面について示した図である。
【図５−２】端末装置から、管理サーバに保存されている電子情報を確認するときに、端末装置の表示機構に表示される画面について示した図である。
【図６】最大数を超えた数を保存した場合に表示される履歴の内容を示した図である。
【図７】電子情報処理システムの第１の実施形態について説明した機能構成図である。
【図８】第１の実施形態における電子情報処理システムの動作の第１の例について説明したフローチャートである。
【図９】第１の実施形態における電子情報処理システムの動作の第２の例について説明したフローチャートである。
【図１０】最大数を変更するためのダイアログを表示した場合を示している。
【図１１】（ａ）は、最大数の変更を認めない場合に、表示部に表示される通知の例を示した図である。（ｂ）は、既に保存された履歴の一部をユーザが削除する場合に、表示部２３０に表示される画面の例を示した図である。
【図１２】ユーザに履歴の一部が削除されること許容するか否かを確認する場合に、表示部に表示される通知の例を示した図である。
【図１３】第１の実施形態における電子情報処理システムの動作の第３の例について説明したフローチャートである。
【図１４】初期最大数を変更するためのダイアログを表示した場合を示している。
【図１５】電子情報処理システムの第２の実施形態について説明した機能構成図である。
【図１６】第２の実施形態における電子情報処理システムの動作の第２の例について説明したフローチャートである。
【図１７】第２の実施形態における電子情報処理システムの動作の第３の例について説明したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
【００１０】
＜電子情報処理システム全体の説明＞
図１は、本実施の形態における電子情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示するように本実施の形態の電子情報処理システム１は、画像形成装置１０と、端末装置２０と、端末装置３０と、管理サーバ４０とが、ネットワーク７０、ネットワーク８０、アクセスポイント９０を介して接続されることにより構成されている。詳しくは後述するが、管理サーバ４０は、電子情報を管理する電子情報管理装置の一例である。また画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、電子情報を保存するときに、保存する電子情報を管理サーバ４０に送出する電子情報処理装置の一例である。
なおここで、「電子情報」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子情報」は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、管理サーバ４０のそれぞれで扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子情報」としては、例えば、文字情報、画像情報等の電子文書、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。
【００１１】
なお図１では、画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０は、それぞれ１つずつしか示していないが、それぞれを複数設けてもよい。
【００１２】
画像形成装置１０は、紙等の記録媒体に画像を形成し、印刷媒体として出力する装置である。画像形成装置１０は、プリンタ機能を備えるが、これに加えて例えば、スキャナ機能、ファクシミリ機能等の他の画像処理機能を備えている。
図２は、画像形成装置１０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、画像形成装置１０は、ＣＰＵ１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４と、操作パネル１５と、画像読み取り部１６と、画像形成部１７と、通信Ｉ／Ｆ１８とを備える。そしてこれらがバスＢを介して必要なデータのやりとりを行なう。
【００１３】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３等に記憶された各種プログラムをＲＡＭ１２にロードして実行することにより、後述する各機能を実現する。
【００１４】
ＲＡＭ１２は、ＣＰＵ１１の作業用メモリ等として用いられるメモリである。
ＲＯＭ１３は、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラム等を記憶するメモリである。
ＨＤＤ１４は、画像読み取り部１６が読み取った画像情報や画像形成部１７における画像形成にて用いる画像情報等を記憶する例えば磁気ディスク装置である。
操作パネル１５は、各種情報の表示やユーザからの操作入力の受付を行なう例えばタッチパネルである。そのため表示機構は、予め定められた領域でコンテンツ（情報内容）を画像として表示する液晶パネル等の表示部を備えるとともに、液晶パネルに人の指、スタイラスペンに代表される接触物が接触したときに、接触物が液晶パネルに接触した位置を検知する機能を備えている。本実施の形態においてタッチパネルは、特に限定されるものではなく、抵抗膜方式や静電容量方式など種々の方式のものを使用することができる。
【００１５】
画像読み取り部１６は、原稿に記録された画像を読み取る。ここで、画像読み取り部１６は、例えばスキャナであり、光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式や、ＬＥＤ光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のものを用いるとよい。
【００１６】
画像形成部１７は、記録媒体に画像を形成する印刷機構の一例である。ここで、画像形成部１７は、例えばプリンタであり、感光体に付着させたトナーを用紙等の記録媒体に転写して像を形成する電子写真方式や、インクを記録媒体上に吐出して像を形成するインクジェット方式のものを用いるとよい。
通信Ｉ／Ｆ１８は、ネットワークを介して他の装置との間で各種情報の送受信を行なう。
【００１７】
また本実施の形態では、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、およびＲＯＭ１３で、自装置である画像形成装置１０の各機構部の制御を行なう制御部１００を構成する。
【００１８】
端末装置２０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）である。そして、画像形成装置１０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、電子情報の作成等が行われるようになっている。
【００１９】
端末装置３０は、例えば、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のモバイル端末である。端末装置３０は、無線通信を行う端末装置３０を接続するアクセスポイント９０を介して、有線で通信を行うネットワーク７０に接続する。
【００２０】
管理サーバ４０は、電子情報処理システム１の全体の管理をするサーバコンピュータである。管理サーバ４０は、例えば、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０のユーザの認証を行ない、電子情報を画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０に対し送信する。また画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０から電子情報を受信し、受信した電子情報を保存する。
【００２１】
端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）とを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（Operating System、基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボードやマウス等の入力デバイスとを備える。
【００２２】
ネットワーク７０は、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、インターネットである。
ネットワーク８０も、ネットワーク７０と同様に、画像形成装置１０、端末装置２０、端末装置３０、および管理サーバ４０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。
【００２３】
＜電子情報処理システム１の動作の概略説明＞
図３（ａ）は、電子情報処理システム１の概略動作の第１の例について示した図である。
なおこの例では、画像形成装置１０がファクシミリの受信を行ない、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０に送られ、さらに端末装置３０を操作するユーザＡが、その電子情報を閲覧する場合を例として説明を行なう。
【００２４】
まず画像形成装置１０が、外部からファクシミリの受信を行なう（１Ａ）。
そして画像形成装置１０は、受信したファクシミリの画像情報を作成し、これを管理サーバ４０に対しアップロードする（１Ｂ）。この画像情報は、電子情報の一例であり、端末装置３０が受信できるデータ形式（フォーマット）により作成される。
画像情報を受信した管理サーバ４０は、この画像情報を上述したＨＤＤ等に保存する（１Ｃ）。また管理サーバ４０は、このファクシミリに関係するユーザが予めわかっている場合には、このユーザに対し、電子メール等により通知を行なってもよい（１Ｄ）。
そしてユーザＡは、端末装置３０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証を行なう。その結果、ユーザＡは、管理サーバ４０に保存されているファクシミリの画像情報をダウンロードし、ファクシミリの内容を閲覧することができる（１Ｅ）。
【００２５】
図３（ｂ）は、電子情報処理システム１の概略動作の第２の例について示した図である。
なおこの例では、ユーザＢが端末装置２０で、資料を作成し、その結果、生成された電子情報が、管理サーバ４０に送られ、さらに端末装置３０を操作するユーザＣが、その電子情報を閲覧する場合を例として説明を行なう。
【００２６】
まずユーザＢは、端末装置２０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証を行なう。その結果、ユーザＢは、管理サーバ４０に対し、資料のデータをアップロードする（２Ａ）。この資料の情報は、文書作成ソフトウェア等により作成されたデータであり、電子情報の一例である。
資料の情報を受信した管理サーバ４０は、これを上述したＨＤＤ等に保存する（２Ｂ）。
そしてユーザＣは、端末装置３０で動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証を行なう。その結果、ユーザＣは、管理サーバ４０に保存されている資料の情報をダウンロードし、資料の内容を閲覧することができる（２Ｃ）。
【００２７】
これにより、例えば、ユーザＡやユーザＣは、外出先等でも電子情報を閲覧し、その内容を確認することができる。
【００２８】
次に、画像形成装置１０、端末装置２０および端末装置３０から、管理サーバ４０に保存されている電子情報を確認するときに、ユーザインタフェースについて説明を行なう。なおここでは、端末装置２０を利用して管理サーバ４０に保存されている電子情報を確認するときのユーザインタフェースについて代表して説明を行なうが、画像形成装置１０や端末装置３０のユーザインタフェースについては、以下に説明する画面のレイアウトやデザイン等が異なること以外は、ほぼ同様となる。
【００２９】
図４は、管理サーバ４０に電子情報を格納する際の階層構造について示した図である。
図示する階層構造は、上位１層目〜２層目の２層がフォルダであり、最下層の３層目に電子情報Ｄｊが格納されていることを示している。
【００３０】
このうち最も上位のフォルダＨ１は、例えば、管理サーバ４０を使用するユーザの契約単位毎に設定されるフォルダである。このフォルダＨ１は、ユーザが会社である場合、例えば、会社毎に設定される。また例えば、１つの会社の部署毎に設定される。またここでは、フォルダＨ１の名称が、「ＡＡＡ」であることを示している。
【００３１】
次に上位の２層目のフォルダＨ２は、フォルダＨ１をさらに細分化して設定されるフォルダである。このフォルダＨ２は、例えば、フォルダＨ１が、会社毎に設定された場合、１つの会社の部署毎に設定することもできる。また例えば、１つの会社のアクセス権毎に設定することができる。さらに例えば、ユーザが使用できる機能毎に設定することもできる。この機能毎に設定する例としては、アップロードおよびダウンロードが両方可能である場合と、アップロードは可能であるがダウンロードは不可である場合とで分けるような使い方である。またここでは、フォルダＨ２は、３つ設定され、それぞれの名称が、「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」であることを示している。
【００３２】
そしてここでは、２層目のフォルダＨ２の下位の３層目に、電子情報Ｄｊが格納される。この場合、電子情報Ｄｊは、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが格納される。同様に、名称が、「ＣＣＣ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＨＨＨ」、「ＩＩＩ」の電子情報Ｄｊが格納され、名称が、「ＤＤＤ」のフォルダＨ２の下位に、名称が、「ＪＪＪ」、「ＫＫＫ」の電子情報Ｄｊが格納される。
【００３３】
なお２層目のフォルダＨ２のさらに下位の３層目に、さらにフォルダを設け、このフォルダ中に電子情報Ｄｊを格納することもできる。
【００３４】
図５−１および図５−２は、端末装置２０から、管理サーバ４０に保存されている電子情報を確認するときに、端末装置２０の表示機構に表示される画面について示した図である。
図示する画面は、管理サーバ４０に保存されている電子情報の一覧を見るためのソフトウェアを起動したときに、表示機構２１に表示される画面を示している。このソフトウェアは、上述したようにブラウザ等である。
【００３５】
このうち図５−１は、表示機構２１の左側エリアＲＬには、図４で説明したフォルダの階層構造を表示した場合を示している。
つまりまず最上位のフォルダＨ１と、その名称である「ＡＡＡ」とが表示される。またフォルダＨ１の１つ下位の階層に設定されたフォルダＨ２が、フォルダＨ１の下に表示される。この場合、３つのフォルダＨ２と、これらの名称である「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、「ＤＤＤ」とが表示される。
【００３６】
そしてユーザが、何れかのフォルダＨ２を選択すると、そのフォルダＨ２に格納されている電子情報Ｄｊの一覧が、表示機構２１の右側エリアＲＲに表示される。この選択は、例えば、ユーザがマウス等の入力デバイスを用いて、選択したいフォルダＨ２をクリックすることで行なうことができる。
ここでは、ユーザが、名称が、「ＢＢＢ」のフォルダＨ２を選択した場合を示す。そしてその結果、名称が、「ＥＥＥ」、「ＦＦＦ」、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊが、右側エリアＲＲに表示された場合を示している。
【００３７】
また右側エリアＲＲに表示される電子情報Ｄｊの一覧としては、電子情報Ｄｊの名称、電子情報Ｄｊの作成者、電子情報Ｄｊの更新日時、電子情報Ｄｊのサイズが表示される。そしてさらに電子情報Ｄｊ毎に、右端に表示されるアイコン２１ａを選択すると、この電子情報Ｄｊに対応したメニュー２１ｂを表示することができる。ここでは、電子情報Ｄｊとして、アイコン２１ａを選択し、メニュー２１ｂを表示した場合を示している。そしてこのメニュー２１ｂから、「バージョン」を選択すると、名称が、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊに対応した履歴を表示することができる。
【００３８】
図５−２は、表示機構２１に履歴を、ウィンドウＷ１として表示した場合を示している。
ここで「履歴」とは、電子情報Ｄｊを保存する際に、新たに保存する電子情報Ｄｊと過去に保存されたこの電子情報Ｄｊとを併せたものである。つまりこの履歴は、過去に保存した電子情報Ｄｊを時系的にまとめたものであり、過去に保存した電子情報Ｄｊをバージョン管理して、一連のファイル群としたものである。
ただし履歴として保存される数には、最大数が設定されている。この最大数は、例えば、１０である。つまりこの場合、最も最近に保存した１つの電子情報Ｄｊの他に、それより過去に保存した電子情報Ｄｊを９つまで保存することができる。これは、電子情報Ｄｊのバージョンを１０まで保存できる、と言うこともできる。なおこのバージョンは、最初に保存した電子情報Ｄｊに対し、バージョン１が付与され、以後、保存する毎に、バージョン数は１ずつ増加する。
【００３９】
図５−２の例では、ウィンドウＷ１に、名称が、「ＧＧＧ」の電子情報Ｄｊの履歴が表示される。この電子情報Ｄｊは、履歴の数が２であり、電子情報ＤｊのバージョンＶｒとして、最新の「２」と、それより過去に保存した「１」とが表示されている。さらにそれぞれのバージョンＶｒ毎に、作成者、サイズが表示される。またバージョンＶｒ毎に、右端に表示されるダウンロードボタン２１ｃを選択すると、このバージョンの電子情報Ｄｊがダウンロードされる。
【００４０】
なお最大数である１０を超えた数を保存しようとした場合は、最も過去に保存したバージョンの電子情報Ｄｊが消去され、その代わりに最新の電子情報Ｄｊが保存される。
【００４１】
図６は、最大数を超えた数を保存した場合に表示される履歴の内容を示した図である。
図示する例では、最も過去に保存したバージョンであるバージョン１の電子情報Ｄｊが消去され、バージョン１１の電子情報Ｄｊが新たに保存された場合を示している。その結果、バージョン２〜バージョン１１の電子情報Ｄｊが、保存され、ウィンドウＷ１に履歴として表示される状態となる。そしてさらに電子情報Ｄｊを保存しようとするときは、この処理が繰り返され、履歴の数は、１０のまま維持される。
【００４２】
また本実施の形態では、最大数を電子情報Ｄｊ毎に変更することができる。つまり、電子情報Ｄｊにより、保存したいバージョン数が異なる場合があるため、これに応じてユーザが最大数を電子情報Ｄｊ毎に変更する。この数としては、例えば、１〜１００の整数値を自由に設定することができる。
【００４３】
ユーザが最大数を増やしたい場合としては、例えば、電子情報Ｄｊが仕様書であるような場合が挙げられる。つまりユーザがどのタイミングで仕様が変更されたのかを把握するために、以前のバージョンの電子情報Ｄｊを確認したい場合がある。このとき、最大数が小さいと、確認したいバージョンの電子情報Ｄｊが失われているときがある。そのためこれを抑制するには、最大数を増やす必要がある。
【００４４】
一方、ユーザが最大数を減らしたい場合としては、最新版の電子情報Ｄｊがあれば足りる場合が挙げられる。最大数が大きいと、保存するためにより大きな容量が必要になるため、例えば、管理サーバ４０の契約容量を超える場合が生じる。よってこれを抑制するには、最大数を減らす必要がある。
【００４５】
しかしながらユーザが最大数を減らす場合に問題が生じることがある。
つまり変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ない場合、履歴の一部が、自動的に削除されてしまう。
そこで本実施の形態では、これを抑制するため、電子情報処理システム１の機能構成を以下のようにし、最大数の変更を行なう際に制限を行なうようにする。
【００４６】
＜電子情報処理システム１の機能構成の説明＞
［第１の実施形態］
まず電子情報処理システム１の第１の実施形態について説明する。第１の実施形態では、以下に説明する変更制限部２６０を、端末装置２０に設け、最大数の変更の制限を行なう。
図７は、電子情報処理システム１の第１の実施形態について説明した機能構成図である。
なおここでは、電子情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。
【００４７】
図示する管理サーバ４０は、電子情報を保存する保存部４１０と、電子情報を管理する電子情報管理部４２０と、電子情報の送受信を行う入出力部４３０とを備える。
【００４８】
保存部４１０は、電子情報を保存する。このとき保存部４１０は、上述したように、電子情報を保存する際に、新たに保存する電子情報と過去に保存された電子情報とを併せ履歴として保存する。また保存部４１０は、電子情報毎に履歴の最大数を保存する。
【００４９】
電子情報管理部４２０は、電子情報の管理を行なう。
電子情報管理部４２０は、電子情報の管理として、電子情報の入出力管理を行なう。具体的には、端末装置２０からのユーザの認証の要求があったときは、ユーザを認証するか否かの決定を行なう。またユーザの認証後に、端末装置２０から電子情報の取得の要求があったときは、電子情報管理部４２０は、保存部４１０から電子情報を取得し、入出力部４３０を介して、要求された電子情報を端末装置２０に対し、送信する。また端末装置２０から電子情報の保存の要求があったときは、電子情報管理部４２０は、入出力部４３０を介して、端末装置２０から保存する電子情報を受信し、保存部４１０に保存する。
また電子情報管理部４２０は、電子情報の管理として、過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する。
【００５０】
入出力部４３０は、端末装置２０と電子情報管理部４２０との間で、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報や、電子情報等のやりとりを仲介する。
【００５１】
また端末装置２０は、電子情報の送受信を行う送受信部２１０と、電子情報の編集を行なう編集部２２０と、ユーザに対し、電子情報の内容の表示や種々の通知を行なう表示部２３０と、ユーザからの指示を受け付けるユーザ指示受付部２４０と、上述した最大数の変更を行なう変更部２５０と、最大数の変更の制限を行なう変更制限部２６０とを備える。
【００５２】
送受信部２１０は、管理サーバ４０に対し、ユーザの認証の要求を行ない、ユーザの認証に必要なユーザＩＤ、パスワード等の情報を送信する。また管理サーバ４０との間で電子情報の取得や送信を行なう。
【００５３】
編集部２２０は、管理サーバ４０から取得した電子情報に対し、ユーザの操作により編集を行なう。この場合、「編集」とは、電子情報に対し何らかの変更を行なうことを意味する。編集としては、例えば、電子文書の変更が該当する。また例えば、画像情報に対し画像処理を行なうことが該当する。またプログラムをアップデートすることが該当する。
そして編集部２２０は、編集後の電子情報を保存するときは、送受信部２１０を介して管理サーバ４０に対し、保存する電子情報を送信する。なお保存する電子情報は、管理サーバ４０から取得したものに限られるものではなく、端末装置２０で新規に作成したり、外部から取得したものであってもよい。
【００５４】
表示部２３０は、表示機構であり、文書作成ソフトウェアや画像処理ソフトウェアを使用して、電子情報の内容を表示する。これによりユーザは、この内容を確認しつつ、電子情報の編集を行なうことができる。
【００５５】
ユーザ指示受付部２４０は、ユーザ指示を受け付ける。ユーザ指示としては、例えば、編集部２２０で行なう編集の指示である。また例えば、電子情報の取得や保存の要求の指示である。さらに例えば、ユーザが、上記最大数を変更しようとするときの指示である。
【００５６】
変更部２５０は、過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、履歴の最大数を、電子情報毎に変更する。
【００５７】
変更制限部２６０は、変更部２５０が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに変更を制限する。対して、変更制限部２６０は、変更後の最大数が電子情報の履歴の数以上であるときには、変更を許可する。
【００５８】
次に図７に示した電子情報処理システム１の動作の説明を行なう。
【００５９】
図８は、第１の実施形態における電子情報処理システム１の動作の第１の例について説明したフローチャートである。なお図８では、ユーザの認証後において、端末装置２０が、管理サーバ４０から電子情報を取得し、この電子情報を編集後に、管理サーバ４０に保存する場合について説明する。
【００６０】
まずユーザ指示受付部２４０が、ユーザが必要とする電子情報を取得する旨のユーザ指示を受け付ける（ステップ１０１）。これは、例えば、図５−２で示した画面から、ユーザが、必要な電子情報のダウンロードボタン２１ｃを、クリック等により選択することで行なうことができる。
【００６１】
電子情報の取得の要求は、送受信部２１０および入出力部４３０を介して、電子情報管理部４２０に送信される（ステップ１０２）。
要求を受けた電子情報管理部４２０は、保存部４１０から該当する電子情報を取得し、入出力部４３０および送受信部２１０を介して、編集部２２０に送る（ステップ１０３）。
【００６２】
そして編集部２２０は、電子情報を受け取り、表示部２３０が電子情報の内容を表示する（ステップ１０４）。
そして編集部２２０は、ユーザ指示により電子情報の編集を行なう（ステップ１０５）。このユーザ指示は、ユーザ指示受付部２４０が、受け付け、編集部２２０に送られる。
そして電子情報の編集が終了し、ユーザが編集後の電子情報を保存したい場合、ユーザ指示受付部２４０が、電子情報を保存する旨のユーザ指示を受け付ける（ステップ１０６）。これは、例えば、ブラウザ等のメニューから保存を選択することで行なうことができる。
【００６３】
電子情報の保存の要求および編集後の電子情報は、送受信部２１０および入出力部４３０を介して、電子情報管理部４２０に送信される（ステップ１０７）。
要求を受けた電子情報管理部４２０は、この電子情報に対し、既に保存した履歴の数が、最大数に達しているか否かを判断する（ステップ１０８）。
その結果、達していなかった場合（ステップ１０８でＮｏ）、電子情報管理部４２０は、保存の要求を受けた電子情報を、最も新しいバージョンとして保存部４１０に保存する（ステップ１０９）。
対して達していた場合（ステップ１０８でＹｅｓ）、電子情報管理部４２０は、履歴の中から最も古いバージョンのものを削除する（ステップ１１０）。以後は、ステップ１０９に移行し、保存の要求を受けた電子情報を最も新しいバージョンとして保存部４１０に保存する。
【００６４】
図９は、第１の実施形態における電子情報処理システム１の動作の第２の例について説明したフローチャートである。なお図９では、端末装置２０で、電子文書毎に最大数を変更する場合について説明する。
【００６５】
まずユーザ指示受付部２４０が、最大数を変更する旨のユーザ指示を受け付ける（ステップ２０１）。これは、例えば、図５−２で示した画面から、ユーザが、設定変更ボタン２１ｆを、クリック等により選択することで行なうことができる。
【００６６】
図１０は、最大数を変更するためのダイアログＤ１を表示した場合を示している。
図示するダイアログＤ１は、設定変更ボタン２１ｆを選択すると表示される。ダイアログＤ１は、図５−２で示したウィンドウＷ１上に重畳して表示される。そしてこのダイアログＤ１の保存バージョン数の欄２１ｇに、ユーザが変更後の最大数を、数値として入力する。図示する例では、数値として１が入力されたことを示している。そしてＯＫボタン２１ｈをクリック等により選択すると、ユーザ指示受付部２４０が、入力された数値を、変更後の最大数として受け付ける。
【００６７】
図９に戻り、変更制限部２６０は、受け付けた変更後の最大数と、変更の対象となる電子情報について、既に保存されている履歴の数とを比較する。そして変更制限部２６０は、最大数が既に保存されている履歴の数より少ないか否かを判断する（ステップ２０２）。
その結果、変更後の最大数が、既に保存されている履歴の数より少なくなかった場合、即ち、変更後の最大数が、既に保存されている履歴の数以上である場合（ステップ２０２でＮｏ）、変更制限部２６０は、変更を許可する（ステップ２０３）。そしてこれに基づき、変更部２５０は、最大数を変更する（ステップ２０４）。
【００６８】
変更された最大数は、送受信部２１０および入出力部４３０を介して、電子情報管理部４２０に送信される（ステップ２０５）。
そして電子情報管理部４２０は、変更された最大数を保存部４１０に保存する（ステップ２０６）。以後、履歴の最大数は、変更後の最大数が適用される。
【００６９】
対して変更後の最大数が、既に保存されている履歴の数より少なかった場合（ステップ２０２でＹｅｓ）、変更制限部２６０は、変更を制限する（ステップ２０７）。図１０に示した場合は、既に保存されている履歴の数は２であり、変更後の最大数として、保存バージョン数の欄２１ｇに１を入力しているため、ステップ２０７に該当する。
また変更制限部２６０が変更を制限するときには、ユーザに対し制限の内容を通知する。この場合、「通知」とは、ユーザに対し予め定められた内容を伝達することを言う。「通知」として用いられる手段としては、画像による通知、音による通知が挙げられる。画像による通知は、例えば、ユーザに対し警告や注意を意味する画面を表示することで行なうことができる。また音による通知は、例えば、音声案内を行なったり、警告音を発することで行なうことができる。
本実施の形態では、この通知は、表示部２３０に表示することで行なう。よって表示部２３０は、ユーザに対し制限の内容を通知する通知部の一例として捉えることができる。
変更制限部２６０が行なう変更の制限の例として、最大数の変更を認めないようにすることができる。
【００７０】
図１１（ａ）は、最大数の変更を認めない場合に、表示部２３０に表示される通知の例を示した図である。
ここでは、図１０で示したダイアログＤ１のＯＫボタン２１ｈを選択したときに、ウィンドウＷ１上に重畳して、ダイアログＤ２が表示された場合を示している。ダイアログＤ２は、いわゆるエラーメッセージである。そしてユーザに対し、最大数の変更を認めないメッセージとして、「エラー！  既に保存されたバージョンが削除されるため、保存バージョン数の変更はできません。」の表示がされる。即ち、この場合、制限の内容として、ユーザに最大数が変更できない旨を通知する。
【００７１】
ただし、変更制限部２６０は、ユーザが、変更後の最大数まで履歴を削除したときには、最大数の変更を許可する。つまりこの場合は、既に保存された履歴が削除されることはないため、ユーザの意図に反して、自動的に履歴が削除される心配はない。そのため変更制限部２６０は、変更を許可する。
【００７２】
図１１（ｂ）は、既に保存された履歴の一部をユーザが削除する場合に、表示部２３０に表示される画面の例を示した図である。
この場合、図１０で示したウィンドウＷ１上に重畳して、ダイアログＤ３が表示される。ダイアログＤ３は、図５−２で示したチェックボックス２１ｄをクリック等により選択することで、チェックマークを入力し、さらに削除ボタン２１ｅをクリック等により選択すると、表示される。この場合、ダイアログＤ３には、ユーザに対し、既に保存された履歴の一部が削除されることを警告するメッセージが表示される。具体的には、この場合、バージョン１に対するチェックボックス２１ｄが選択されているため、バージョン１が削除される。そのため、「バージョン１を削除しますか？  削除したバージョンは復元できません。」のメッセージが表示されている。そしてダイアログＤ３において、はいボタン２１ｉを選択した場合、バージョン１が削除される。
【００７３】
よって本実施の形態では、図９において、変更制限部２６０は、ユーザが、変更後の最大数まで履歴を削除したか否かの判断をする（ステップ２０８）。
そしてユーザが、最大数まで履歴を削除した場合（ステップ２０８でＹｅｓ）、変更制限部２６０は、最大数の変更を許可し（ステップ２０３）、変更部２５０は、最大数を変更する（ステップ２０４）。
【００７４】
対して、ユーザが、最大数まで履歴を削除しなかった場合（ステップ２０８でＮｏ）、最大数の変更は、行なわれず（ステップ２０９）、一連の処理を終了する。
【００７５】
また変更制限部２６０が行なう変更の制限の他の例として、ユーザに履歴の一部が削除されること許容するか否かを確認するようにしてもよい。
【００７６】
図１２は、ユーザに履歴の一部が削除されることを許容するか否かを確認する場合に、表示部２３０に表示される通知の例を示した図である。
ここでは、図１０で示したダイアログＤ１のＯＫボタン２１ｈを選択したときに、ダイアログＤ１上に重畳して、ダイアログＤ４が表示された場合を示している。この場合、ダイアログＤ４には、ユーザに対し、履歴の一部が削除されることを警告するメッセージが表示される。具体的には、「一部のバージョンが削除されます。  削除してもよいですか？」のメッセージが表示されている。即ち、この場合、制限の内容として、ユーザに履歴の一部が削除される旨を通知する。
そしてダイアログＤ４において、はいボタン２１ｊを選択した場合、バージョンの一部が削除される。
【００７７】
図１３は、第１の実施形態における電子情報処理システム１の動作の第３の例について説明したフローチャートである。なお図１３では、端末装置２０で、電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数を変更する場合について説明する。つまりこの場合、電子情報が格納されるフォルダ毎に、履歴の最大数の初期値を設定することができる。よって以後、フォルダ毎に設定される履歴の最大数を「初期最大数」と言うことがある。「初期最大数」が設定されるフォルダは、特に限られるものではない。例えば、図４で説明した、電子情報Ｄｊを格納するフォルダＨ２に対し設定することができる。また図４で説明した最上位のフォルダＨ１であってもよい。
【００７８】
まずユーザ指示受付部２４０が、初期最大数を変更する旨のユーザ指示を受け付ける（ステップ３０１）。これは、例えば、ブラウザ等の設定メニューから、ユーザが、フォルダの設定を選択することで行なうことができる。
【００７９】
図１４は、初期最大数を変更するためのダイアログＤ５を表示した場合を示している。
この場合、図示するダイアログＤ５は、初期最大数である保存バージョン数の初期値の欄２１ｋに、ユーザが変更後の初期最大数を、数値として入力する。図示する例では、数値として１０が入力されたことを示している。そしてＯＫボタン２１ｌをクリック等により選択すると、ユーザ指示受付部２４０が、入力された数値を、変更後の初期最大数として受け付ける。
【００８０】
図１３に戻り、変更部２５０は、受け付けた数値に基づき、初期最大数を変更する（ステップ３０２）。これは、変更部２５０は、電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数を変更する、と言うこともできる。
【００８１】
次に、送受信部２１０は、変更された初期最大数を、入出力部４３０を介して、電子情報管理部４２０に送信する（ステップ３０３）。
そして電子情報管理部４２０は、変更された初期最大数を保存部４１０に保存する（ステップ３０４）。そして変更部４４０が初期最大数が変更した後にこのフォルダ内に作成される電子情報に対し、変更後の初期最大数が、履歴の最大数として適用される。このようにフォルダ毎に履歴の最大数（初期最大数）を設定することで、電子情報毎に最大数を設定する必要がなくなり、ユーザの利便性が向上する。
【００８２】
一方、変更部２５０が、初期最大数を変更したときに、既にこのフォルダに格納されている電子情報の最大数は、変更しない。つまり既にフィルダ内に存在する電子情報の履歴の最大数は変化しない。これによりユーザの意図に反して、自動的に履歴が削除されることはない。
【００８３】
なお、初期最大数の変更後でも、図９で説明したような方法で、電子情報毎に最大数が変更可能であるのはもちろんである。
【００８４】
なお変更制限部２６０は、変更部２５０が初期最大数を変更するときに、変更後の初期最大数がフォルダ内に格納されている電子情報の履歴の数より少ないときに、変更を制限するようにしてもよい。
【００８５】
このとき変更制限部２６０が行なう変更の制限の例としては、例えば、フォルダ内に既に存在する電子情報の履歴の最大数に対し、変更後の初期最大数が小さかったときは、その旨を通知することが挙げられる。即ち、既に運用されている最大数を下回る数値を初期最大数としてよいか否かをユーザに確認する。また変更後の初期最大数が、予め定められた数値より小さかったときは、ユーザに対し確認するようにしてもよい。即ち、変更以後、保存される電子情報について、履歴の最大数は、変更後の初期最大数が適用されるため、最大数が小さすぎないかをユーザに対し確認する。
【００８６】
［第２の実施形態］
次に、電子情報処理システム１の第２の実施形態について説明する。第２の実施形態では、管理サーバ４０側に、以下に述べる変更部４４０および変更制限部４５０を設け、最大数の変更および変更の制限を行なう。
【００８７】
図１５は、電子情報処理システム１の第２の実施形態について説明した機能構成図である。
図１５で示した第２の実施形態における電子情報処理システム１は、図７に示した第２の実施形態における電子情報処理システム１に比較して、端末装置２０側に変更部２５０、および変更制限部２６０がなく、管理サーバ４０側に変更部４４０および変更制限部４５０が加わる点で異なる。
【００８８】
以下、第２の実施形態について、第１の実施形態と異なる点を中心に説明する。
ユーザ指示受付部２４０が、ユーザから最大数を変更しようとするときの指示を受け付けた場合、送受信部２１０を介し、入出力部４３０が、この指示を受け付ける。つまりこの場合、入出力部４３０は、電子情報毎に設定され、保存することができる履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付部として機能する。また入出力部４３０は、電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数として初期最大数が変更された際に、変更後の初期最大数を受け付ける。
【００８９】
変更部４４０および変更制限部４５０は、第１の実施形態で説明した変更部２５０および変更制限部２６０のそれぞれと同様の機能を有する。
つまり変更部４４０は、過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、履歴の最大数を、電子情報毎に変更する。さらに変更部４４０は、電子情報が格納されるフォルダ毎に設定される履歴の最大数である初期最大数を変更する。
さらに変更制限部４５０は、変更部４４０が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに、変更を制限する。またこれは、入出力部４３０が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに、変更を制限する、と言い換えることもできる。一方、変更制限部４５０は、変更後の最大数が電子情報の履歴の数以上であるときには、変更を許可する。
【００９０】
次に図１５に示した電子情報処理システム１の動作の説明を行なう。
まず第１の実施形態で説明した電子情報処理システム１の動作の第１の例については、第２の実施形態の第１の例として、そのまま適用できる。
【００９１】
図１６は、第２の実施形態における電子情報処理システム１の動作の第２の例について説明したフローチャートである。なお図１６では、管理サーバ４０で、最大数を変更する場合について説明する。
【００９２】
まずステップ４０１については、図９のステップ２０１と同様である。
次に、送受信部２１０は、受け付けた変更後の最大数を、入出力部４３０を介して、変更部４４０に送る（ステップ４０２）。
【００９３】
そして変更制限部４５０は、最大数が既に保存されている履歴の数より少ないか否かを判断する（ステップ４０３）。
その結果、変更後の最大数が、既に保存されている履歴の数以上である場合（ステップ４０３でＮｏ）、変更制限部４５０は、変更を許可する（ステップ４０４）。そしてこれに基づき、変更部４４０は、最大数を変更する（ステップ４０５）。
【００９４】
そして電子情報管理部４２０は、変更された最大数を保存部４１０に保存する（ステップ４０６）。以後、履歴の最大数は、変更後の最大数が適用される。
【００９５】
対して変更後の最大数が、既に保存されている履歴の数より少なかった場合（ステップ４０３でＹｅｓ）、変更制限部４５０は、変更を制限する（ステップ４０７）。変更制限部４５０が変更を制限する方法については、第１の実施形態と同様である。また変更制限部４５０が変更を制限するときには、ユーザに対し制限の内容を通知するのも、第１の実施形態と同様である。
【００９６】
次に、変更制限部４５０は、ユーザが、変更後の最大数まで履歴を削除したか否かの判断をする（ステップ４０８）。
そしてユーザが、最大数まで履歴を削除した場合（ステップ４０８でＹｅｓ）、変更制限部４５０は、変更を許可し（ステップ４０４）、変更部４４０は、最大数を変更する（ステップ４０５）。
【００９７】
対して、ユーザが、最大数まで履歴を削除しなかった場合（ステップ４０８でＮｏ）、最大数の変更は、行なわれず（ステップ４０９）、一連の処理を終了する。
【００９８】
図１７は、第２の実施形態における電子情報処理システム１の動作の第３の例について説明したフローチャートである。なお図１７では、管理サーバ４０で、初期最大数を変更する場合について説明する。
【００９９】
まずステップ５０１については、図１３のステップ３０１と同様である。
次に、送受信部２１０は、受け付けた変更後の初期最大数を、入出力部４３０を介して、変更部４４０に送信する（ステップ５０２）。
【０１００】
変更部４４０は、初期最大数を変更する（ステップ５０３）。
そして電子情報管理部４２０は、変更された初期最大数を保存部４１０に保存する（ステップ５０４）。そして初期最大数が変更されたフォルダ内で、これ以後、保存される電子情報は、変更後の初期最大数が、履歴の最大数として適用される。
【０１０１】
以上説明した形態によれば、ユーザが履歴として保存できる数を小さくするように変更する場合でも、既に保存されている履歴がユーザの意図に反して削除されることを抑制することができる。
【０１０２】
なお以上説明した例では、電子情報処理システムにより電子情報を送受信する場合に、履歴を保存する場合について説明を行なったが、これに限られるものではない。電子情報を履歴として保存する機能を有する装置であれば、適用が可能である。
【０１０３】
＜プログラムの説明＞
ここで以上説明を行った本実施の形態における端末装置２０や管理サーバ４０が行なう処理は、例えば、アプリケーションソフトウェア等のプログラムとして用意される。そして端末装置２０や管理サーバ４０が行なう処理は、ソフトウェアとハードウェア資源とが協働することにより実現される。即ち、端末装置２０や管理サーバ４０に設けられた制御用コンピュータ内部の図示しないＣＰＵが、端末装置２０や管理サーバ４０の各機能を実現するプログラムを実行し、これらの各機能を実現させる。
【０１０４】
よって本実施の形態で、端末装置２０が行なう処理は、コンピュータに、過去に保存した電子情報の内容を履歴として残すときの、履歴の最大数を、電子情報毎に変更する変更機能と、変更機能が最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。
【０１０５】
さらに本実施の形態で、管理サーバ４０が行なう処理は、コンピュータに、過去に保存した電子情報の内容を履歴として管理する電子情報管理機能と、電子情報毎に設定され、保存することができる履歴の最大数を変更しようとする際に、変更後の最大数を受け付ける最大数受付機能と、最大数受付機能が最大数の変更を受け付けた際に、変更後の最大数が、電子情報について既に保存されている履歴の数より少ないときに変更を制限する変更制限機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。
【０１０６】
なお、本実施の形態を実現するプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。
【０１０７】
以上、本実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更または改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。
【符号の説明】
【０１０８】
１…電子情報処理システム、１０…画像形成装置、２０、３０…端末装置、４０…管理サーバ、２１０…送受信部、２２０…編集部、２３０…表示部、２４０…ユーザ指示受付部、２５０、４４０…変更部、２６０、４５０…変更制限部、４１０…保存部、４２０…電子情報管理部、４３０…入出力部
【図１】
2019079139.tif 000003
【図２】
2019079139.tif 000004
【図３】
2019079139.tif 000005
【図４】
2019079139.tif 000006
【図５−１】
2019079139.tif 000007
【図５−２】
2019079139.tif 000008
【図６】
2019079139.tif 000009
【図７】
2019079139.tif 000010
【図８】
2019079139.tif 000011
【図９】
2019079139.tif 000012
【図１０】
2019079139.tif 000013
【図１１】
2019079139.tif 000014
【図１２】
2019079139.tif 000015
【図１３】
2019079139.tif 000016
【図１４】
2019079139.tif 000017
【図１５】
2019079139.tif 000018
【図１６】
2019079139.tif 000019
【図１７】
2019079139.tif 000020