(57)【要約】【課題】宛先及び所属を誤った電子メール送信を低減すること。【解決手段】メールシステム情報手段１０のメール送受信履歴ＤＢ１１に格納した送受信履歴情報を参照して宛先を選択したとき、選択した宛先がメールシステム宛先リストＤＢ１３に格納されているか否かの判定と、メール作成日がメールシステム宛先リストＤＢ１３に格納した所属変更日より遅いか否かの判定と、作成した電子メールの宛先が初回送信か否かの判定と、所属変更日が電子メールの作成日より所定期間以上経過しているか否かを判定し、宛先又は所属が異なる可能性の場合に警告する電子メールシステム。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの送受信履歴情報と宛先情報とメールシステム宛先リスト情報を格納するメールシステム情報手段と、メールシステム管理者が前記宛先情報を入力するための宛先直接入力手段と、前記メールシステム情報手段に格納した前記宛先情報をメールシステム管理者が更新するための更新手段と、電子メールの誤送信を防止するメール誤送信防止手段と、電子メール作成者が宛先を指定した電子メールを作成するためのメール本文作成手段と、該メール本文作成手段による作成した電子メールを指定された宛先に送信するメール送受信手段と、
を備える電子メールシステムであって、
前記メールシステム情報手段が、
送受信されたメールの送受信履歴情報を格納するメール送受信履歴データベースと、複数のメール送信者毎の複数の前記宛先情報を格納する個人宛先リストデータベースと、メールシステム管理者が設定した複数の宛先毎の所属及び所属変更日を含む前記宛先情報を格納するメールシステム宛先リストデータベースと、該メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記宛先情報を前記メール送受信履歴データベースに格納した送受信履歴に反映させると共に前記個人宛先リストデータベースに格納した宛先に反映させる反映部と、を有し、
前記メール誤送信防止手段が、
宛先別のメール送信回数情報を格納する宛先別送信回数管理データベースと、前記メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記宛先情報の宛先個人名毎の所属状態及び送信回数を確認する所属状態及び送信回数確認部と、所属状態及び送信回数確認部を参照し、該確認した所属状態及び送信回数を表示する確認結果表示・メール送信設定部と、を有し、
前記電子メール作成者が前記メール本文作成手段を用いてメール作成日に電子メールを作成し、前記メールシステム情報手段の前記メール送受信履歴データベースに格納した送受信履歴情報を参照して宛先を選択したとき、
該選択した宛先が前記メールシステム宛先リストデータベースに格納されているか否かの判定を行う第１工程と、
該第１工程において選択した宛先が前記メールシステム宛先リストデータベースに格納されていないと判定したとき、宛先の所属が不明であることをメール作成者に警告する第２工程と、
を実行する電子メールシステム。
【請求項２】
前記メール誤送信防止手段が、
前記メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記所属変更日が前記メール作成日より早いか否かを判定する第３工程と、
該第３工程において前記所属変更日が前記メール作成日より早いと判定したとき、宛先の所属が変更されたことをメール作成者に警告する第４工程と、
を実行する請求項１に記載の電子メールシステム。
【請求項３】
前記メール誤送信防止手段が、
前記第１工程において選択した宛先のメール送信回数情報が前記メール誤送信防止手段の宛先別送信回数管理データベースに格納されているか否かを判定する第５工程と、
該第５工程において前記メール送信回数情報が前記メール誤送信防止手段の宛先別送信回数管理データベースに格納されていないと判定したとき、前記選択した宛先が初回送信であることをメール作成者に警告する第６工程と、
を実行する請求項１又は２に記載の電子メールシステム。
【請求項４】
前記メール誤送信防止手段が、
前記第１工程において選択した宛先の前記メール作成日と前記メールシステム宛先リストデータベースの所属変更日とを比較し、前記所属変更日から該メール作成日との間の期間が所定期間以上経過しているか否かを判定する第７工程と、
該第７工程において前記所属変更日から該メール作成日との間の期間が所定期間以上経過していると判定したとき、所属確認をメール作成者に警告する第８工程と、
を実行する請求項１から３の何れか１項に記載の電子メールシステム。
【請求項５】
電子メールの送受信履歴情報と宛先情報とメールシステム宛先リスト情報を格納するメールシステム情報手段と、メールシステム管理者が前記宛先情報を入力するための宛先直接入力手段と、前記メールシステム情報手段に格納した前記宛先情報をメールシステム管理者が更新するための更新手段と、電子メールの誤送信を防止するメール誤送信防止手段と、電子メール作成者が宛先を指定した電子メールを作成するためのメール本文作成手段と、該メール本文作成手段により作成した電子メールを指定された宛先に送信するメール送受信手段と、を備え、
前記メールシステム情報手段が、
送受信されたメールの送受信履歴情報を格納するメール送受信履歴データベースと、複数のメール送信者毎の複数の前記宛先情報を格納する個人宛先リストデータベースと、メールシステム管理者が設定した複数の宛先毎の所属及び所属変更日を含む前記宛先情報を格納するメールシステム宛先リストデータベースと、該メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記宛先情報を前記メール送受信履歴データベースに格納した送受信履歴に反映させると共に前記個人宛先リストデータベースに格納した宛先に反映させる反映部と、を有し、
前記メール誤送信防止手段が、
宛先別のメール送信回数情報を格納する宛先別送信回数管理データベースと、前記メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記宛先情報の宛先個人名毎の所属状態及び送信回数を確認する所属状態及び送信回数確認部と、所属状態及び送信回数確認部を参照し、該確認した所属状態及び送信回数を表示する確認結果表示・メール送信設定部とを有するコンピュータシステムのメール誤送信防止方法であって、
前記メール誤送信防止手段に、
前記電子メール作成者が前記メール本文作成手段を用いてメール作成日に電子メールが作成され、前記メールシステム情報手段の前記メール送受信履歴データベースに格納した送受信履歴情報を参照して宛先が選択されたとき、
該選択した宛先が前記メールシステム宛先リストデータベースに格納されているか否かの判定を行う第１工程と、
該第１工程において選択した宛先が前記メールシステム宛先リストデータベースに格納されていないと判定したとき、宛先の所属が不明であることをメール作成者に警告する第２工程と、
を実行させるメール誤送信防止方法。
【請求項６】
前記メール誤送信防止手段に、
前記メールシステム宛先リストデータベースに格納した前記所属変更日が前記メール作成日より早いか否かを判定する第３工程と、
該第３工程において前記所属変更日が前記メール作成日より早いと判定したとき、宛先の所属が変更されたことをメール作成者に警告する第４工程と、
を実行させる請求項５に記載のメール誤送信防止方法。
【請求項７】
前記メール誤送信防止手段に、
前記第１工程において選択した宛先のメール送信回数情報が前記メール誤送信防止手段の宛先別送信回数管理データベースに格納されているか否かを判定する第５工程と、
該第５工程において前記メール送信回数情報が前記メール誤送信防止手段の宛先別送信回数管理データベースに格納されていないと判定したとき、前記選択した宛先が初回送信であることをメール作成者に警告する第６工程と、
を実行させる請求項５又は６に記載のメール誤送信防止方法。
【請求項８】
前記メール誤送信防止手段に、
前記第１工程において選択した宛先の前記メール作成日と前記メールシステム宛先リストデータベースの所属変更日とを比較し、前記所属変更日から該メール作成日との間の期間が所定期間以上経過しているか否かを判定する第７工程と、
該第７工程において前記所属変更日から該メール作成日との間の期間が所定期間以上経過していると判定したとき、所属確認をメール作成者に警告する第８工程と、
を実行させる請求項５から７の何れか１項に記載のメール誤送信防止方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール送信時の誤送信を低減することができる電子メールシステム及びメール誤送信防止方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータシステムのインターネット回線を使用した電子メールが普及していることに伴って送信相手先の指定を誤り、意図しない第三者等に電子メールを誤送信することがある。また、企業担当者にメールを送信する場合にメール送信宛先の所属が変更されて誤った所属先名で誤送信することや、初めての宛先にメール送信する場合にメールアドレスを誤って送信不能になることがある。また、長期間の未送付の宛先にメールする場合の宛先の所属確認は重要である。
【０００３】
なお、電子メールの誤送信を防止する技術が記載された文献としては下記の特許文献が挙げられる。特許文献１には、「メールの宛先と宛名との組み合わせを用いて、送信者の操作負担および慣れによる確認項目の注意喚起力低下を軽減する」という記載がある。特許文献２には、「送信履歴取得手段によって当該送信先アドレスへの送信履歴が取得できなかった場合、当該送信先アドレスへの送信が初めてである旨を通知する」という記載がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１６−１９２１３４号公報
【特許文献２】特開２０１６−１２６５４６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述の特許文献１に記載された技術は、電子メールの送信前に宛先や宛名を履歴情報との対比により評価し、誤指定の可能性があれば警告することができる効果に留まる。特許文献２に記載された技術は、誤送信を防止するための注意喚起をより効率的に行える効果に留まる。
【０００６】
本発明は、メールの宛先を指定した際に、宛先の所属が変更されたこと、初めての宛先への送付、長期間送付していない宛先などの情報を通知し、宛先の所属確認をすることにより、メール誤送信を低減する電子メールシステム及びメール誤送信防止方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明による電子メールシステム及びメール誤送信防止方法は、電子メール作成者がメールシステム情報手段のメール送受信履歴データベースに格納した送受信履歴情報を参照して宛先を選択したとき、選択した宛先がメールシステム宛先リストデータベースに格納されているか否かの判定と、メールシステム宛先リストデータベースに格納した所属変更日が電子メール作成日より早いか否かの判定と、電子メールの宛先が初回送信か否かの判定と、所属変更日が電子メール作成日より所定期間以上経過しているか否かを判定し、宛先又は所属が異なる可能性の場合に警告する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明による電子メールシステム及びメール誤送信防止方法は、メールの宛先を指定した際に、宛先の所属が変更されたこと、初めての宛先への送付、長期間送付していない宛先などの情報を通知し、宛先の所属確認をすることにより、メール誤送信を低減することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施例による電子メールシステムの全体構成を示す図である。
【図２】本実施例による宛先別送信回数管理ＤＢの構造例を示す図である。
【図３】本実施例によるメール宛先一覧画面及びメール宛先詳細画面例を示す図である。
【図４】本実施例によるメール誤送信防止の処理フローを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
［構成］
本発明の実施例によるメール誤送信防止方法を実現する電子メールシステム１は、メールシステム管理者６による管理下において複数のメール送信者５が作成した電子メールを指定された宛先（メール受信者）７に送信するものであって、次の要素により構成される。なお、本出願においては「電子メール」を「メール」と略して称することもある。
【００１１】
（Ａ）メールシステム情報手段１０：
このメールシステム情報手段１０は、本システムにおける電子メールに関する各種情報を格納するものであって、次の要素により構成される。
（１）送受信されたメールの送受信履歴（送受信メールのＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ，タイトル，本文，添付ファイル他）を格納するメール送受信履歴ＤＢ（データベース）１１。
（２）複数のメール送信者５毎の複数の宛先（ＴＯ）を格納する個人宛先リストＤＢ（データベース）１２。
【００１２】
（３）メールシステム管理者６が設定した複数の宛先毎の所属及び所属変更日を含む宛先情報を格納するメールシステム宛先リストＤＢ（データベース）１３。
（４）該メールシステム宛先リストＤＢ１３に格納した宛先情報を前記メール送受信履歴ＤＢ１１に格納した送受信履歴に反映させると共に前記個人宛先リストＤＢ１２に格納した宛先に反映させる反映部１５。
【００１３】
（Ｂ）本文作成手段３０：
この本文作成手段３０は、メール送信者の操作によってメールの本文をメール作成日に作成するためのキーボード等の入力手段である。
【００１４】
（Ｃ）メール送受信手段４０：
このメール送受信手段４０は、本文作成手段３０により作成されたメールを指定された宛先に送信する手段である。
【００１５】
（Ｄ）メール誤送信防止手段２０：
このメール誤送信防止手段２０は、宛先別のメール送信回数情報を格納する宛先別送信回数管理ＤＢ（データベース）１３０と、前記メールシステム宛先リストＤＢ１３に格納した宛先情報の宛先個人名毎の所属状態及び送信回数を確認する所属状態及び送信回数確認部１１０と、所属状態及び送信回数確認部１１０を参照し、該確認した所属状態及び送信回数を警告表示する確認結果表示・メール送信設定部１２０とを備える。
【００１６】
前記宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に格納する宛先別のメール送信回数情報は、図２に示す如く、個人毎の宛先（個人名）に対して、該個人の所属（例えば会社内の部課等の所属）と、該個人に対するメールの送信回数と、該個人に対する最新送信日の各項目情報とから成る。
【００１７】
確認結果表示・メール送信設定部１２０は、図１に示す如く、メール宛先の詳細画面情報であるメール宛先詳細画面１２２及びメール宛先一覧情報であるメール宛先一覧画面１２１を表示し、これら詳細画面情報及び宛先一覧情報をメール送受信手段４０に送信するメール送信指示部１２３を備える。
【００１８】
前記確認結果表示・メール送信設定部１２０にて警告のために表示するメール宛先一覧画面１２１の表示例としては、図３の左方に示す如く、確認項目であるＴＯ及びＢＣＣをフォントの強調表示したメール宛先表示画面例３１１や、確認項目であるＴＯ及びＢＣＣの所属（〜所、〜長）並びに初めての宛先（初）を表示したメール宛先表示画面例３１２や、確認項目であるＴＯ及びＢＣＣをフォントの着色表示（図では斜体で表す）したメール宛先表示画面例３１３が挙げられる。このようにメール宛先一覧画面１２１において、送信者が誤送信を防止するために特に確認する文字列を強調表示／宛先の所属を表示／色づけ表示することによって、メール送信者に注意を促すことができる。
【００１９】
前記メール宛先詳細画面１２２は、図３の右方に示す如く、確認項目であるＴＯ及びＢＣＣをフォントを強調表示すると共に、確認が必要な項目を表示（例えば、確認項目として「・所属変更  ｙｙｙｙ／ｍｍ／ｄｄ他）を表示するメール宛先明細画面例３２１が挙げられる。
【００２０】
（Ｅ）更新手段５０：
この更新手段５０は、前記メールシステム宛先リストＤＢ１３に格納した宛先情報をメールシステム管理者６が更新するためのキーボード等の入力手段である。
【００２１】
（Ｆ）宛先直接入力手段：
この宛先直接入力手段６０は、前記メールシステム管理者６が前記メール誤送信防止手段２０を用いてメールアドレスを入力するためのキーボード等の入力手段である。
【００２２】
このように構成された本実施例による電子メールシステム１は、宛先の所属変更を管理し、宛先を指定した時点で、宛先の所属変更の宛先、初めての宛先、長期間時未送付の宛先といった所属を確認する必要のある宛先かを判断し、所属確認が必要な場合には宛先一覧および宛先明細で確認を行うことによりメール誤送信を防止する。
【００２３】
［動作］
このように構成された本実施例による電子メールシステム１は、次に述べる図４に示す各ステップを実行することによって、メール送信者５が宛先を指定した時点で、所属変更された宛先と、初めての宛先と、長期間時未送付の宛先といった所属を確認する必要のある宛先かを判定し、所属確認が必要な場合には宛先一覧および宛先明細で確認を促し、メール誤送信を防止する。
【００２４】
［履歴から宛先を指定時の基本動作］
（１）メール誤送信防止手段２０により指定された宛先指定元情報の確認を行い、各個別処理へ分岐させるステップＳ４１０。この個別処理とは、メール送受信履歴から宛先を指定する場合、個人宛先リストから宛先を指定する場合、メールシステム宛先リストから宛先を指定する場合、宛先を直接入力して指定する場合であり、これはメール送信者により選択される。
【００２５】
（２）該ステップＳ４１０により宛先指定元情報を過去のメール送受信履歴から指定すると判定したとき、確認日として過去のメール送受信日を設定するステップＳ４２１。
（３）該ステップＳ４２１に続き、指定宛先がメールシステム宛先リストＤＢ１３に存在するか否かの確認を行うステップＳ４３０。
【００２６】
（４）該ステップＳ４３０において指定宛先がメールシステム宛先リストＤＢ１３に存在すると判定したとき、前記ステップＳ４２１及びステップＳ４２２で設定した確認日とメールシステム宛先リストＤＢ１３の所属変更日の比較を行い、確認日が所属変更日以前か否かを判定するステップＳ４４０。
【００２７】
（５）該ステップＳ４４０において確認日が所属変更日以前であると（ＹＥＳ）と判定したとき、宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に選択した宛先が存在するか否か（初めての送受信か否か）及び存在しても所属が異なるか否か（変更されているか否か）を判定するステップＳ４５０。
【００２８】
（６）該ステップＳ４５０において宛先が存在すると判定したとき、確認日がメールシステム宛先リストＤＢ１３の所属変更日と比較して所定期間以上経過（例えば１年以上）しているか否かを判定するステップＳ４６０。このステップＳ４６０は所属変更確認日から長期間経過している場合、所属が変更されている可能性が大きく、この長期間経過の際に所属を確認させるための処理である。
【００２９】
（７）該ステップＳ４６０において所属変更日から一定期間経過せず且つ所属を変更していないと判定したとき、メール宛先一覧画面１２１及びメール宛先詳細画面１２２に前述の処理により確認した所属変更・初回送付・所属変更後初回および長期間未送付の場合、確認が必要なことを認識させる表示を行い、メール送信を行って良い場合にメール送信設定を行うステップＳ４７０。
【００３０】
以上の各ステップの流れが、過去の送信履歴から選択した宛先が、メールシステム宛先リストＤＢ１３に存在する確認と、過去の送受信日が所属変更日以前であることの確認と、宛先が宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に登録済みであることの確認と、所属確認から所定期間経過していない確認とを行い、いずれの確認項目をクリアした場合の処理工程である。
【００３１】
［個人宛先リストから宛先指定時の当初動作］
（８）前記ステップＳ４１０により個人宛先リストから宛先を指定する個別処理が指定されていると判定した場合、確認日に個人宛先リスト作成日を設定して前記ステップＳ４３０に移行するステップＳ４２２。
【００３２】
［宛先を直接入力時の当初動作］
（９）前記ステップＳ４１０により直接入力により宛先を指定する個別処理が指定されていると判定した場合、宛先の直接入力を受け付けると共に入力日を確認日に設定するステップＳ４２３。
【００３３】
（１０）該ステップＳ４２３により入力した宛先が存在するか否かを判定するステップＳ４２５。
（１１）該ステップＳ４２５により存在すると判定したとき、過去の送受信日から一定期間経過しているか否かを判定し、一定期間経過していると判定したとき、前記ステップＳ４５０に移行するステップＳ４４１。
【００３４】
［宛先をメールシステム宛先リストＤＢ１３から選択時の当初動作］
（１２）前記ステップＳ４１０によりメールシステム宛先リストＤＢ１３から指定する個別処理が指定されていると判定した場合、メールシステム宛先リストＤＢ１３から宛先を選択すると共に選択日を確認日に設定し、前記ステップＳ４４１に移行するステップＳ４２４。
【００３５】
［所属状態判定処理］
（１３）前記ステップＳ４４０において確認日が所属変更日以降であると（ＮＯ）と判定したとき、又は、前記ステップＳ４４１において一定期間経過していないと判定したとき、所属状態として「所属変更」を設定し、前記ステップＳ４５０に移行するステップＳ４２２。
【００３６】
（１４）前記ステップＳ４３０又はステップＳ４２５において宛先がメールシステム宛先リストＤＢ１３に存在しないと判定したとき、所属状態として「所属不明」を設定し、前記ステップＳ４６０に移行するステップＳ４４３。
【００３７】
［最初の送受信処理］
（１５）前記ステップＳ４５０において宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に宛先が存在しない（初めての送受信）と判定したとき、当該宛先の初回送信を設定するステップＳ４５１。
（１６）該ステップＳ４５１において初回設定した宛先の送信情報を宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に登録し、前記ステップＳ４６０に移行するステップＳ４５２。
【００３８】
［所属変更後初回の送受信処理］
【００３９】
（１７）前記ステップＳ４５０において宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に登録した所属が異なる（変更されている）と判定したとき、所属変更後の初回であることを設定するステップＳ４５３。
（１８）該ステップＳ４５３において所属変更後初回の設定した宛先の送信情報を宛先別送信回数管理ＤＢ１３０に登録し、前記ステップＳ４６０に移行するステップＳ４５４。
【００４０】
［長期間未送付判定処理］
【００４１】
前記ステップＳ４６０において確認日がメールシステム宛先リストＤＢ１３の所属変更日と比較して一定期間経過していると判定したとき、長期間未送付を設定し、前記ステップＳ４７０に移行するステップＳ４６１。
【００４２】
本実施例による電子メールシステム及びメール誤送信防止方法は、従来では宛先の所属変更時やメールアドレス変更時には対応できなかったものであるのに対し、メールの宛先を指定した際に、宛先の所属が変更されたこと、初回宛先送付、長期間送付していない宛先などの情報を通知し、宛先の所属確認を実行することにより、メール誤送信を低減することができる。
【００４３】
すなわち、従来技術においては、宛先の所属が変更されたことが認識できず、個人名での検索による宛先指定、過去の送受信メールを流用しての宛先指定、個人の宛先リストなどから宛先指定などにより、宛先の所属の確認が行われないことが多い。また、初めてメールを送信する宛先や長期間メールを送付していない宛先についても、指定誤りの可能性が高く、宛先の所属の確認漏れによるメール誤送信が発生する。
【００４４】
これに対して本実施例は、メールの宛先を指定した際に、メール作成者に対して宛先の所属が変更されたこと、初回宛先であること、長期間送付していない宛先などの情報を通知し、宛先の所属確認を実行することにより、メール誤送信を低減することができる。
【符号の説明】
【００４５】
１  電子メールシステム、５  メール送信者、６  メールシステム管理者、
７  宛先（メール受信者）、１０  メールシステム情報手段、
１１  メール送受信履歴ＤＢ、１２  個人宛先リストＤＢ
１３  メールシステム宛先リストＤＢ、１３０  宛先別送信回数管理ＤＢ、
１５  反映部、２０  メール誤送信防止手段、３０  本文作成手段、
４０  メール送受信手段、５０  更新手段、６０  宛先直接入力手段、
１１０  所属状態および送信回数確認部、１２０  確認結果表示・メール送信設定部、
１２１  メール宛先一覧画面、１２２  メール宛先詳細画面、
１２３  メール送信指示部、３１１〜３１３  メール宛先表示画面例、
３２１  メール宛先明細画面例
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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