(57)【要約】      （修正有）【課題】全ての添付書類が揃う前にワークフロー申請を行いたい場合や、全ての書類確認に時間がかかり承認者の書類確認が短時間で実行できない可能性がある場合に、一部の書類を先に添付してワークフローを開始するワークフローサーバ、情報処理方法及びプログラムを提供する。【解決手段】ユーザからの操作を受け付けるクライアントＰＣと通信可能なワークフローサーバであって、申請者クライアントＰＣから、添付ファイルが付与されるワークフロー申請を受け付け、受け付けたワークフロー申請に、未添付のファイルを添付する予約を行う。予約されているされている未添付のファイル以外の添付ファイルを承認者クライアントＰＣで閲覧させ、添付を予約された未添付のファイルの添付を受け付け、未添付のファイルが添付されると、ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力を受け付ける。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザからの操作を受け付けるクライアントＰＣと通信可能なワークフローサーバであって、
申請者クライアントＰＣから、添付ファイルが付与されるワークフロー申請を受け付けるワークフロー申請受付手段と、
ワークフロー申請受付手段で受け付けるワークフロー申請に、未添付のファイルを添付する予約を行う添付ファイル予約手段と、
前記添付ファイル予約手段で予約されているされている未添付のファイル以外の添付ファイルを承認者クライアントＰＣで閲覧させるワークフロー添付ファイル閲覧手段と、
前記添付ファイル予約手段により添付を予約された未添付のファイルの添付を受け付ける予約添付ファイル受付手段と、
前記予約添付ファイル受付手段により、未添付のファイルが添付されると、前記ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力を受け付けるワークフロー承認手段と
を有することを特徴とするワークフローサーバ。
【請求項２】
前記ワークフロー承認手段は、前記添付ファイル予約手段で添付を予約された未添付のファイルで、前記予約添付ファイル受付手段により受け付けられていないファイルがあると、前記ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力をできないことを特徴とする請求項１に記載のワークフローサーバ。
【請求項３】
前記ワークフロー添付ファイル閲覧手段は、前記ワークフロー申請に複数の添付のファイルがある場合、添付ファイル毎に承認／否認することができることを特徴とする請求項１又は２に記載のワークフローサーバ。
【請求項４】
前記添付ファイル予約手段は、未添付のファイルの書誌事項の登録を受け付ける書誌事項受付手段を有し、
前記書誌事項受付手段により受け付けられる書誌事項を承認者クライアントＰＣに送信する未添付ファイル書誌事項送信手段を有する請求項１乃至３に記載のワークフローサーバ。
【請求項５】
前記書誌事項受付手段により書誌事項を受け付ける際、前記ワークフロー申請の期限を設定し、
前記書誌事項受付手段により設定された前記ワークフロー申請の期限を過ぎている場合、前記添付ファイル予約手段により添付を予約された未添付のファイルがなくても、前記ワークフロー承認手段を実行可能とする請求項４に記載のワークフローサーバ。
【請求項６】
前記書誌事項受付手段により書誌事項を受け付ける際、前記添付ファイル予約手段で添付する未添付のファイルを受け付ける追加予定日を設定し、
前記書誌事項受付手段により設定された前記追加予定日を過ぎている場合、前記申請者クライアントＰＣに未添付のファイルの添付を促す報知を行う、予約添付ファイル申請報知手段と
を有することを特徴とする請求項４又は５に記載のワークフローサーバ。
【請求項７】
ユーザからの操作を受け付けるクライアントＰＣと通信可能なワークフローサーバにおける情報処理方法であって、
申請者クライアントＰＣから、添付ファイルが付与されるワークフロー申請を受け付けるワークフロー申請受付工程と、
ワークフロー申請受付工程で受け付けるワークフロー申請に、未添付のファイルを添付する予約を行う添付ファイル予約工程と、
前記添付ファイル予約工程で予約されているされている未添付のファイル以外の添付ファイルを承認者クライアントＰＣで閲覧させるワークフロー添付ファイル閲覧工程と、
前記添付ファイル予約工程により添付を予約された未添付のファイルの添付を受け付ける予約添付ファイル受付工程と、
前記予約添付ファイル受付工程により、未添付のファイルが添付されると、前記ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力を受け付けるワークフロー承認工程と
を有することを特徴とする情報処理方法。
【請求項８】
ユーザからの操作を受け付けるクライアントＰＣと通信可能なワークフローサーバを動作させるプログラムであって、
前記プログラムは、
申請者クライアントＰＣから、添付ファイルが付与されるワークフロー申請を受け付けるワークフロー申請受付手段と、
ワークフロー申請受付手段で受け付けるワークフロー申請に、未添付のファイルを添付する予約を行う添付ファイル予約手段と、
前記添付ファイル予約手段で予約されているされている未添付のファイル以外の添付ファイルを承認者クライアントＰＣで閲覧させるワークフロー添付ファイル閲覧手段と、
前記添付ファイル予約手段により添付を予約された未添付のファイルの添付を受け付ける予約添付ファイル受付手段と、
前記予約添付ファイル受付手段により、未添付のファイルが添付されると、前記ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力を受け付けるワークフロー承認手段と
して動作させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローシステムにおける添付ファイルを管理するワークフローサーバ、ワークフロー処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ワークフローシステムにおいて、申請書類以外の添付ファイルを申請書類に付けて、添付ファイルも参照して一緒に承認するシステムがある。
【０００３】
添付した書類の内容に問題がなければ、回覧者や承認者によってワークフローが先に進められるが、もし不備があった場合はワークフローの申請者に差し戻しが行われる場合がある。または、申請者本人が申請後に添付書類の不備があることに気づき、ワークフローを中止して不備のあった書類を編集する場合がある。
【０００４】
特許文献１には、ワークフローシステムで回覧中の文書に対して、書類の不備や誤りなどの理由により、書類の回覧を一時的に停止して文書を更新できるようにする技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平９−１３８８２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載の技術では、回覧の停止中は回覧者が添付書類の内容やワークフローを表示して確認することができないという課題がある。
【０００７】
そのため、申請者によってワークフローの回覧が停止中であっても、回覧者がワークフローを参照できることが望まれる。
【０００８】
さらに、特許文献１のシステムではワークフローに添付される文書を後から追加することができない。
【０００９】
承認ワークフローにおいて、書類が複数かつ膨大にある場合、すべての書類が作成完了してから、申請者が書類をまとめてワークフローを申請すると、ワークフローに期限が設けられているような場合に承認者が膨大な量の文書を短期間でレビューせざるを得ない状況となる恐れがある。
そのため、申請者が作成完了した一部の文書から承認者が先行してレビューできることが望まれる。このとき、一部の完成された文書ごとにワークフローをその都度申請することなく処理できることも望まれる。
【００１０】
具体例を２つ例示する。１つ目は、開発プロジェクトにおいて、作成した設計書のレビューをリーダーに依頼するシーン。このとき、レビュー対象文書が膨大にある場合に、先行してレビュー可能な文書は随時レビューできるようにすることが望まれる。
【００１１】
２つ目は、生命保険業の新規契約業務において、保険契約者が新たに保険の申し込みを行うシーン。このとき、迅速に契約業務を進めるために必要書類がすべて出揃っていない段階であっても一部の書類については先行して上長へのレビュー依頼を可能とすることが望まれる。
【００１２】
以上のように、全ての添付書類が揃う前にワークフロー申請を行いたい場合や、全ての書類確認に時間がかかり承認者の書類確認が短時間で実行できない可能性がある場合に、一部の書類を先に添付してワークフローを開始することをできるようにする。その上で、承認者がワークフローを確認中であっても、ワークフローを中止することなく、申請者が後から書類をワークフローに添付できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、ユーザからの操作を受け付けるクライアントＰＣと通信可能なワークフローサーバであって、申請者クライアントＰＣから、添付ファイルが付与されるワークフロー申請を受け付けるワークフロー申請受付手段と、ワークフロー申請受付手段で受け付けるワークフロー申請に、未添付のファイルを添付する予約を行う添付ファイル予約手段と、前記添付ファイル予約手段で予約されているされている未添付のファイル以外の添付ファイルを承認者クライアントＰＣで閲覧させるワークフロー添付ファイル閲覧手段と、前記添付ファイル予約手段により添付を予約された未添付のファイルの添付を受け付ける予約添付ファイル受付手段と、前記予約添付ファイル受付手段により、未添付のファイルが添付されると、前記ワークフロー申請の承認／否認／差戻しの入力を受け付けるワークフロー承認手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、承認された伝票から一括承認のルールをユーザが容易に登録できる仕組みを提供すること、及び伝票一覧から一括承認対象となる伝票を判断しやすくすることを可能とする。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の実施形態における、システム構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態における、情報処理装置に適応されるハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と申請者クライアントＰＣ１０１とのデータの処理の流れを示す第１のフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と承認者クライアントＰＣ１０２とのデータの処理の流れを示す第２のフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と申請者クライアントＰＣ１０１とのデータの処理の流れを示す第３のフローチャートである。
【図６】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第４のフローチャートである。
【図７】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第５のフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第６のフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態における、ワークフローの申請・承認処理の流れを示すワークフロー遷移図である。
【図１０】本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの申請画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１１】本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１２】本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１３】本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローサーバのメール通知設定画面のイメージの一例を示す模式図である。
【図１４】本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示される未添付のファイルリストを示す画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１５】本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示される添付ファイル追加画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１６】本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１７】本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１８】本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２に表示される、ワークフローサーバ２００内のフォルダ構成画面イメージの一例を示す模式図である。
【図１９】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００に管理されるデータテーブル群の一例を示す模式図である。
【図２０】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００が承認者クライアントＰＣ１０２に送信するメールの一例を示す模式図である。
【図２１】本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００が申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２に送信するメールの一例を示す模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１７】
図１は、本発明の実施形態における、システム構成の一例を示すブロック図である。
【００１８】
図１の申請者クライアントＰＣ１０１は、申請者ユーザがワークフローシステムへの申請操作を行うための端末であり、ネットワーク３００によりワークフローサーバ２００と接続されている。なお、ワークフローの申請の際に添付するファイルを作成するアプリケーションなどがインストールされていても良い。
【００１９】
承認者クライアントＰＣ１０２は、承認者ユーザがワークフローシステムへの承認操作を行うための端末であり、ネットワーク３００によりワークフローサーバ２００と接続されている。
【００２０】
ワークフローサーバ２００は、申請者クライアントＰＣ１０１から申請された書類やファイルを記憶し、承認者クライアントＰＣ１０２に承認を依頼するワークフロー処理を実行するサーバである。ワークフローサーバ２００は、申請書類や添付ファイルの他に図１９で示すような本発明を実施するために必要なデータ類も記憶している。図１９のデータテーブルに関しては後述する。
【００２１】
ワークフローサーバ２００は、申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２からの依頼により各クライアントＰＣに表示させる画面イメージの情報を生成し、申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２に送信する。
【００２２】
申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２は、ワークフローサーバ２００から受信した情報を画面イメージとして後述するディスプレイ２１０に表示し、各ユーザの操作を受け付ける。
【００２３】
図２は、本発明の実施形態におけるクライアントＰＣ１００、ワークフローサーバ２００などに適応される情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２４】
図２に示すように、情報処理装置は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、よび通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
【００２５】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２６】
ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２７】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２８】
入力コントローラ２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力装置からの入力を制御する。入力装置がタッチパネルの場合、ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができることとする。
【００２９】
また、タッチパネルは、マルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
【００３０】
ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作を受け付け可能な装置については、入力装置も提供する。
【００３１】
なおビデオコントローラ２０６は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
【００３２】
メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。
【００３３】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。
【００３４】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３５】
ハードウェア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００３６】
なお、全ての装置がこれらの構成を備えているわけではなく、必要なものを夫々備えていればよい。
【００３７】
次に、図３のフローチャートを参照して、本発明の実施形態におけるワークフローの起票処理について説明する。
【００３８】
図３は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と申請者クライアントＰＣ１０１とのデータの処理の流れを示す第１のフローチャートであり、図中のＳ３０１〜Ｓ３１０は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【００３９】
図３のフローチャートは、申請者クライアントＰＣ１０１において、申請者ユーザが申請書類を申請しようとする際に開始される処理の流れである。
【００４０】
まず、ステップＳ３０１において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザからのログイン処理を受け付ける。ログイン処理としては、クライアントＰＣ上でユーザＩＤやパスワード等の認証処理を行っても良いし、ワークフローサーバ２００へ情報を送信して認証処理を行っても良い。認証処理については、既知の技術であるため説明を省略する。
【００４１】
次に、ステップＳ３０２において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザが申請する書類を作成するための画面をディスプレイ装置２１０に表示する（ワークフロー申請受付部）。表示する画面イメージは、申請者クライアントＰＣ１０１で生成しても良いし、ワークフローサーバ２００で生成した情報を受信して表示しても良い。ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージを図１０を参照して説明する。
【００４２】
図１０は、本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの申請画面イメージの一例を示す模式図である。
【００４３】
図１０の１０００が、ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージであり、件名入力欄１０００ａとコメント入力欄１０００ｂがある。上記２つの項目にワークフローに申請する案件の題名や案件の骨子などを申請者ユーザが入力する。本発明ではこの２項目を狭義での申請書類と呼ぶ。図３のフローチャートの説明に戻る。
【００４４】
ステップＳ３０２において、ディスプレイ装置２１０に表示した１０００の画面に申請者ユーザが承認を依頼する事項を入力すると、次のステップＳ３０３へと処理を遷移する。
【００４５】
ステップＳ３０３において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザから添付文書（添付ファイル）の追加を受け付ける。添付ファイルを受け付ける処理を図１０を参照して説明する。
【００４６】
図１０の１０００において、申請者ユーザは、１０００ｃ欄に添付するファイルのＵＲＩを入力するか、もしくは［参照］ボタン１０００ｄを押下し、ファイル構成図から入力するファイルを選択する。選択され、登録された添付ファイルは、１０００ｆ〜ｉにリスト形式で表示されている。また、このリストには、リスト形式で登録されたファイルの中から削除（１０００ｋボタン）や再度のダウンロード（１０００ｊボタン）をするファイルを選択するためのチェックボックス１０００ｅを有している。１０００ｆ〜ｉのリストのように登録された添付ファイルが、後述するステップＳ３０６において、ワークフローサーバ２００のデータとして、１９２０のように登録される。なお、図示していないが、ワークフローの申請期限日を入力する欄があっても良い（書誌事項受付部）。このワークフローの申請期限日を超えると、申請書類や添付ファイルが揃っていなくても、ワークフローを先に進める処理を行う。詳細は図７を参照して後述する。図３のフローチャートの説明に戻る。
【００４７】
次に、ステップＳ３０４において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ワークフロー申請後に申請者ユーザから後刻添付される予定のファイルの登録を受け付ける（添付ファイル予約部）。これらのファイルは、ワークフロー申請する際に、添付ファイルの生成が間に合わない場合などでも申請手続きだけを優先して行う場合や、添付ファイルの確認（承認者のレビュー）に時間がかかる書類をまとめて送付しないようにするために申請書類と別に後刻送付する添付ファイルである。本明細書では、ワークフロー申請後に添付される残りのファイルを後送文書（後送ファイル）と定義する。後送書類（後送ファイル）を受け付ける処理を図１０を参照して説明する。
【００４８】
図１０の１０００において、申請ユーザは、追加ボタン１０００ｑを押下して、ワークフロー申請時に後日添付するファイルの名前をドキュメント名欄１０００ｎに、前記ファイルを追加する予定日の日として追加予定日欄１０００ｏに日付を入力する（書誌事項受付部）。１０００ｎ、ｏのリストのように登録されたファイル名や追加予定日が、後述するステップＳ３０６において、ワークフローサーバ２００のデータとして、１９３０のように登録される。なお、ドキュメント名１０００ｎは暫定のものでもよく、また追加予定日１０００ｏは、当日を過ぎると、図８のフローチャートで説明するように申請者に添付ファイルの申請を促す処理を実行する。詳細は後述する。
【００４９】
図３のステップＳ３０４の処理が終わると、次に、ステップＳ３０５へと処理を進め、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ワークフローの申請を受け付ける。ワークフローの申請を受け付ける処理を図１０を参照して説明する。
【００５０】
図１０の１０００ａ〜１０００ｏそれぞれの入力項目に値が入力された後で、ユーザが申請ボタン１０００ｔを押下すると、１０００ａの件名で申請されたワークフローはワークフローサーバ２００に送信され、ワークフローが申請される。
【００５１】
ステップＳ３０５において、ワークフローの申請を受け付けると、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、申請されたワークフローのデータをワークフローサーバ２００に送信する。
【００５２】
次のステップＳ３０６において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、送信されたワークフロー申請データを受信し、そのデータをデータベースに登録する。登録されるデータの例を図１９を参照して説明する。
【００５３】
図１９はワークフローサーバ２００に保存されるデータベースのデータテーブルの例であり、案件管理テーブル１９００、フォルダ・テーブル１９１０、添付書類テーブル１９２０、後送文書テーブル１９３０の４つのテーブルがステップＳ３０６において登録される。
【００５４】
案件管理テーブル１９００は、ワークフロー申請を識別するデータテーブルである。たとえば、１行目の案件ＩＤが「ＷＦＩＤ００１」のワークフロー申請は、申請者が「田中一郎氏」で、申請日が「２０１７年９月１８日」、案件タイトルやコメント欄は、図１０のそれぞれ１０００ａ、１０００ｂに入力された文言である。ワークフロー期限については、図１０の１０００ｆ〜ｉの説明で記載した、図示しないワークフローの申請期限日の入力結果であり、１行目の場合、「２０１７年９月２５日」を超えると、申請書類や添付ファイルが揃っていなくても、ワークフローを先に進めることとなる。詳細は図７を参照して後述する。文書単位の承認可否欄は、複数ある添付ファイルの内、一部の文書だけを承認できるか否かを設定するフラグであり、このフラグは申請者が設定できても良いし、ワークフローの種類によって承認できるか否かを設定しておいても良い。
【００５５】
フォルダ・テーブル１９１０は、ワークフローに添付されるファイルを管理するフォルダの状況を参照するためのデータテーブルである。たとえば、案件ＩＤが「ＷＦＩＤ００１」である１行目のデータのフォルダＩＤ「ＦＩＤ００１」であり、このフォルダは申請者であるロック者の「田中一郎氏」が「２０１７年９月１８日」に「ロック済」であることが登録されている。フォルダの「ロック済」とは、ロック者（申請者）以外は当該フォルダを編集できないように排他制御する処理で、ワークフローの申請に必要な添付ファイルが全て揃った段階、すなわち図１０の１０００ｎで追加されたファイルが全て揃うか、ワークフロー申請期限日を過ぎても添付ファイルが添付されなかった場合に「ロック済」状態が解除され、「アンロック」状態となる。
【００５６】
添付書類テーブル１９２０は、ワークフロー申請時に添付されたファイルや、後送文書（後送ファイル）で追加された添付ファイルを管理するテーブルである。フォルダＩＤに登録されているフォルダに、登録されている。登録されているフォルダ構成の例を図１８を参照して説明する。
【００５７】
図１８は、本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２に表示される、ワークフローサーバ２００内のフォルダ構成画面イメージの一例を示す模式図である。
【００５８】
図１８の１８００のツリー構造部分のように、ワークフローサーバ２００内のフォルダ構成が左側に表示されており、右側にはフォルダ内のファイルのリストが表示されている。１８００の右側にはフォルダ名が「ＷＦＩＤ００１＿添付」のフォルダ内のファイル一覧が表示されている。なお、ファイル名「機能Ａ＿別紙．ｘｌｓ」と「機能Ａ＿補足資料．ｘｌｓ」のファイルは、後送文書（後送ファイル）であり、まだファイル自体がないので、グレーアウトされて表示されている。ワークフローサーバ２００に登録されるデータの例の説明に戻る。
【００５９】
後送文書テーブル１９３０は、ワークフロー申請後に申請者ユーザから後刻添付されるファイルのリスト、すなわち後送文書（後送ファイル）のリストを登録している。１９３０の例では、「機能Ａ＿画面項目定義書．ｘｌｓ」と、「機能Ａ＿別紙．ｘｌｓ」、「機能Ａ＿補足資料．ｘｌｓ」が登録されており、３つのファイルの内、「機能Ａ＿画面項目定義書．ｘｌｓ」は、ステータス項目が「済」になっており、ドキュメントＩＤや追加日なども値が入力されているので、既に添付ファイルとしてワークフロー申請後に追加で添付されていることを示す。図３のフローチャートの説明に戻る。
【００６０】
ステップＳ３０６の案件情報のデータベースへの登録処理が終わると、ステップＳ３０７において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、承認者に承認を依頼するための送信メールを作成する。作成される送信メールの例を図２１の２１２０を参照して説明する。
【００６１】
図２１は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００が申請者クライアントＰＣ１０１または承認者クライアントＰＣ１０２に送信するメールの一例を示す模式図である。
【００６２】
図２１の２１２０のＵＲＬが記載されている前半部分までが、ステップＳ３０７において作成され、記載されているＵＲＬにアクセスすると、後述する図１１や図１２の画面に遷移する。図１１や図１２の画面で承認者が承認処理や差戻し処理などを実行する。図３のフローチャートの説明に戻る。
【００６３】
ステップＳ３０７において、承認者に送信するメールを作成すると、次のステップＳ３０８において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、該当のワークフロー申請に後送文書（後送ファイル）があるかどうかを判断する。後送ファイルが有る場合は、ステップＳ３０７で作成した承認者へのメールに後送文書（後送ファイル）がある旨を付け加えるための処理を実行する。
【００６４】
ステップＳ３０８において、後送文書がある、すなわち承認者への送信メールを作成したワークフロー申請の案件ＩＤと同じ案件ＩＤが後送文書（後送ファイル）があると判断された場合は、ステップＳ３０９へと処理を遷移する。後送文書（後送ファイル）が無い場合は、ステップＳ３１０へと処理を遷移する。
【００６５】
ステップＳ３０９へと処理を遷移すると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、後送文書（後送ファイル）がある旨を承認者に通知するための文書をメール本文に追加する。メール本文に追加する例を図２１の２１２０を参照して説明する。
【００６６】
図２１の２１２０に記載のメール本文のＵＲＬ以降の段落が、ステップＳ３０９で追加された文書であり、後から追加される添付ファイルについての記載が追記されている。このメールへの追記により、承認者は該当のワークフロー申請に後送文書（後送ファイル）があることを理解し、後刻、追加の添付ファイルが来ることを理解できるので、必要な書類が揃っていない書類不備等の理由で差戻すことなどがなくなり、申請者や承認者の負担を減らすことができる。図３のフローチャートの説明に戻る。
【００６７】
ステップＳ３０９により、メール本文に後送文書（後送ファイル）有りの追記がされると、次のステップＳ３１０において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０７で作成し、ステップＳ３０９で追記されたメールを承認者クライアントＰＣ１０２に送信する。
【００６８】
以上の処理のように、申請者がワークフローを申請する際に、申請時に間に合わない添付ファイルなどを添付する予約をしておき、後刻添付できるように設定しておくことにより、ワークフロー申請に必要な添付ファイルが揃うまで待つことなくワークフローを申請でき、申請者や承認者も添付ファイルを十分検討する時間を確保する余裕ができる効果が生じる。
【００６９】
次に、ワークフローの承認者が申請書類や添付ファイルを閲覧・承認する処理について、図４を参照して説明する。
【００７０】
図４は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と承認者クライアントＰＣ１０２とのデータの処理の流れを示す第２のフローチャートであり、図中のＳ４０１〜Ｓ４０９は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【００７１】
図４のフローチャートは、承認者クライアントＰＣ１０２において、承認者ユーザが図２１の２１２０のメール本文のＵＲＬを図示しないマウスなどでクリックすると開始される処理の流れである。
【００７２】
まず、ステップＳ４０１において、承認者クライアントＰＣ１０２のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザからのログイン処理を受け付ける。ログイン処理としては、クライアントＰＣ上でユーザＩＤやパスワード等の認証処理を行っても良いし、ワークフローサーバ２００へ情報を送信して認証処理を行っても良い。認証処理については、既知の技術であるため説明を省略する。
【００７３】
次に、ステップＳ４０２において、承認者クライアントＰＣ１０２のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザが申請する書類を作成するための画面情報をワークフローサーバ２００から受信し、ディスプレイ装置２１０に表示する（ワークフロー添付ファイル閲覧部）。ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージを図１１を参照して説明する。
【００７４】
図１１は、本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【００７５】
図１１の１１００が、ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージであり、件名欄１１００ａやコメント欄１１００ｂには、ワークフロー申請の題名や案件の骨子などの狭義の申請書類が記載されている。中断の「文書一覧」欄には、既に添付されているファイルのリストが表示されており、１１００ｄ〜ｇのリストから、承認者が閲覧するファイルをチェックボックス１１００ｃから選択する。その後、ダウンロードボタン１１００ｈを押下することにより、選択された添付ファイルが承認者クライアントＰＣ１０２にダウンロードされ、承認者ユーザは、ダウンロードされたファイルを閲覧することができる（ワークフロー添付ファイル閲覧部）。なお、案件文書単位で承認可否ができる承認画面のイメージは、ステップＳ４０５（図１２）で説明する。下段にある「後送文書一覧」欄には、後刻送付される添付ファイルのリストが表示されている。図４のフローチャートの説明に戻る。
【００７６】
ステップＳ４０２で承認者クライアントＰＣ１０２が承認画面を表示すると、次のステップＳ４０３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザが表示した閲覧・承認するワークフローの内、添付ファイルを文書単位で承認できるものがあるか判断する。文書単位で承認できるファイルがある場合は、図１１の「文書一覧」表示欄に承認ボタン、否認ボタンを表示させる処理を行うため、次のステップＳ４０４へと処理を遷移する。文書単位で承認できるファイルがない場合は、ステップＳ４０６へと処理を遷移する。
【００７７】
ステップＳ４０４へと処理を遷移すると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、文書単位で承認できるファイルの中で未だ承認されていないファイルが有るかどうかを判断する。未承認のファイルが有る（ステップＳ４０４において、有へ進む）場合、ステップＳ４０５へと処理を遷移し、未承認のファイルが無い（ステップＳ４０４において、無へ進む）場合、ステップＳ４０６へと処理を遷移する。未承認ファイルが有るかどうかを判断するデータの例として、図１９の１９５０を参照して説明する。
【００７８】
図１９のステップ履歴テーブル１９５０は、文書単位で承認／否認が可能なワークフロー申請におけるワークフローの各ステップ毎の文書単位の承認／否認が登録されたデータテーブルである。ステップＩＤが「ＳＩＤ００１」のＩＤが、ワークフローの流れを説明した図９の９００の流れのレビューステップ１に該当し、ステップＩＤが「ＳＩＤ００２」のＩＤが、図９の９００の流れのレビューステップ２に該当する。それぞれの承認／否認の判断は判断欄に「承認／否認」が登録されている。たとえば、図１９の１９５０と１９２０の例では、１９５０の１行目のデータは、ドキュメントＩＤが「ＤＯＣＩＤ００１」である「機能Ａ＿画面一覧．ｘｌｓ」がレビューアである「木村三郎氏」により承認されていることを示している。１９５０の例では、承認／否認の判断がなされていない未承認ファイルは、３行目のデータであるステップＩＤが「ＳＩＤ００２」でドキュメントＩＤが「ＤＯＣＩＤ００３」のファイルのみである。図４のフローチャートの説明に戻る。
【００７９】
ステップＳ４０４において、未承認のファイルが有ると判断されると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、作成する承認画面を図１２のように変更する処理を行う。図１２を参照して、承認者クライアントＰＣ１０２に表示する承認画面イメージを説明する。
【００８０】
図１２は、本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【００８１】
図１２の１２００が、ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージであり、「文書一覧」欄の右側に表示されたキャンセルボタン１２００ａ、否認ボタン１２００ｂ、承認ボタン１２００ｃ以外は図１１と同じ表示項目である。承認ボタン１２００ｃや否認ボタン１２００ｂを有することにより、承認者ユーザはワークフロー申請の添付ファイルが全て揃っていなくても、添付ファイル毎に承認を行うことができ、全添付ファイルを承認前に全て確認する手間を省くことができる。図４のフローチャートの説明に戻る。
【００８２】
ステップＳ４０４において、未承認のファイルが有ると判断され図１２のような承認画面を作成すると、次にステップＳ４０５へと処理を遷移し、承認者クライアントＰＣ１０２のＣＰＵ２０１は、作成された図１２のような承認画面イメージを承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示する。図１２の承認ボタン１２００ｃや否認ボタン１２００ｂが承認者ユーザにより押下されると、１９５０のデータテーブルのそれぞれのステップＩＤのドキュメントＩＤの判断欄が入力される。
【００８３】
次に、ステップＳ４０６へと処理を遷移し、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、後送文書（後送ファイル）があるどうかにより処理を分ける。後送文書（後送ファイル）があるかどうかは、図１９の１９３０のデータテーブルに該当する案件ＩＤのリストがあるかどうかで判断する。
【００８４】
後送文書（後送ファイル）があると判断された場合は、ステップＳ４０７へと処理を遷移し、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、図１９の１９１０のデータテーブルから該当する案件ＩＤのフォルダのロックステータスを取得して、該当フォルダのロックステータスがロック済かアンロック状態かを判断する。フォルダのロックステータスがロック済状態ということは、未だに申請者（ロック者）により添付ファイルの手直しや追加がされている可能性があることを示している。また、アンロック状態とは、申請者（ロック者）による添付ファイルの修正や添付ファイルの追加が終了していることを意味する。すなわち、アンロック状態は申請者からのワークフローの申請手続きが終了していることを示している。
【００８５】
ステップＳ４０７において、該当フォルダのロックステータスがロック済の場合、すなわち、申請者がまだ添付ファイルを付与することが設定されている場合、ステップＳ４０８へと処理を遷移し、ステップＳ４０８において、承認者クライアントＰＣ１０２のＣＰＵ２０１は、承認画面イメージである図１１や図１２の案件単位の承認ボタンを非アクティブ（グレーアウト）化して表示する。図１１の１１００の例では、承認ボタン１１００ｏをグレーアウトにして表示し、承認ボタン１１００ｏが押下できないようにして表示する。この表示により、申請者ユーザがまだ全ての添付ファイルを添付していない場合には、承認者ユーザはワークフローの申請自体の承認は出来ないように制御している。
【００８６】
なお、ステップＳ４０８の段階で、図１３のようなメール通知設定画面によるメール通知の入力を受け付けても良い。図１３を参照して、メール通知の設定イメージを説明する。
【００８７】
図１３は、本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローサーバのメール通知設定画面のイメージの一例を示す模式図である。
【００８８】
図１３の１３００が、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージである。１３００ａの「通知オフ」チェックボックスは、文書追加に関するメール通知は行わない設定にする際にチェックされる。また、１３００ｂの「文書が追加されたとき」チェックボックスは、文書が追加された際に承認者ユーザにメールを通知する設定にする際にチェックされる。１３００ｃの「すべての文書が追加されたとき」チェックボックスは、予約されている後送文書（後送ファイル）の全てが追加された際に承認者ユーザにメールを通知する設定にする際にチェックされる。１３００ｄの「追加予定日を超過したとき」チェックボックスは、後送文書（後送ファイル）の追加予定日（後送文書テーブル１９３０の追加予定日）を過ぎた場合に、申請者ユーザに追加予定日を超えたことを報知する場合などのためにメールを通知する設定にする際にチェックされる。これらのメール設定通知データは、ワークフローサーバ２００のデータベースに記憶される。記憶されているデータテーブルの例を図１９を参照して説明する。
【００８９】
図１９の１９４０が、メール通知設定データテーブルの一例であり、ユーザＩＤ欄には、設定した承認者ユーザのユーザＩＤが登録されている。１９４０のそれぞれの項目は、図１３の画面イメージを設定項目で設定された値が登録されている。以降の処理では、特別な記載がなければ、全ての通知を実行すると設定されているとして説明する。図４のフローチャートの説明に戻る。
【００９０】
ステップＳ４０６において、後送文書（後送ファイル）がないと判断された場合、または、ステップＳ４０７におけるフォルダのロックステータスがアンロックであった場合、もしくは、ステップＳ４０８の処理を終了すると、ステップＳ４０９の処理へと遷移する。ステップＳ４０９において、承認者クライアントＰＣ１０２のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザから案件単位（ワークフロー申請単位）の承認を受け付けるか、文書単位の承認（図１２の１２００ｃなど）を受け付けるなどの処理を行い、ワークフロー申請の閲覧や承認を終了する（ワークフロー承認部）。
【００９１】
以上の処理により、添付文書（添付ファイル）を文書単位で承認できることで、承認者ユーザはワークフロー申請の添付ファイルが全て揃っていなくても、添付ファイル毎に承認を行うことができ、全添付ファイルを承認前に全て確認する手間を省くことができる。また、申請者ユーザがまだ全ての添付ファイルを添付していない場合には、承認者ユーザはワークフローの申請自体の承認は出来ないように制御している。
【００９２】
次に、申請者ユーザが後送文書（後送ファイル）を追加する処理を図５を参照して説明する。
【００９３】
図５は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００と申請者クライアントＰＣ１０１とのデータの処理の流れを示す第３のフローチャートであり、図中のＳ５０１〜Ｓ５０７は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【００９４】
図５のフローチャートは、申請者クライアントＰＣ１０１において、申請者ユーザが過去に申請したワークフロー申請に追加で添付ファイルを追加しようとする際に開始される処理の流れである。
【００９５】
まず、ステップＳ５０１において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザからのログイン処理を受け付ける。ログイン処理としては、クライアントＰＣ上でユーザＩＤやパスワード等の認証処理を行っても良いし、ワークフローサーバ２００へ情報を送信して認証処理を行っても良い。認証処理については、既知の技術であるため説明を省略する。
【００９６】
次に、ステップＳ３０２において、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ワークフローサーバ２００から、現在添付ファイルの申請待ちになっているファイルのリストを取得し、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示する。表示するデータは、ワークフローサーバ２００が有する後送文書テーブル１９３０から取得する。表示される画面イメージを図１４を参照して説明する。
【００９７】
図１４は、本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示される未添付のファイルリストを示す画面イメージの一例を示す模式図である。
【００９８】
図１４の１４００が、ディスプレイ装置２１０に表示される画面イメージであり、ステップＳ５０１でログインしたユーザの該当する申請者欄１４００ｃがあるかどうか、申請者ユーザはこのリスト表示で確認することができる。図５のフローチャートの説明に戻る。
【００９９】
次にステップＳ５０３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０１でログインしたユーザの該当する後送文書（後送ファイル）があるかどうかを判断する。後送文書（後送ファイル）がある場合は、ステップＳ５０４へと処理を遷移し、後送文書（後送ファイル）が無い場合は、このフローチャートの処理を終了する。
【０１００】
ステップＳ５０４へと処理を遷移すると、申請者クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、後送文書（後送ファイル）追加画面を表示する。後送文書追加画面イメージの例を図１５を参照して説明する。
【０１０１】
図１５は、本発明の実施形態における、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示される添付ファイル追加画面イメージの一例を示す模式図である。
【０１０２】
図１５の１５００が、申請者クライアントＰＣ１０１のディスプレイ装置２１０に表示される後送文書追加画面のイメージである。１５００の後送文書一覧１５００ｅの追加ボタン、もしくは１５００ｅ内のドキュメント名欄のファイル名を図示しないマウスなどでクリックすると、追加で添付しようとするファイルを選択可能な画面（不図示）が起動され、添付ファイルが追加される（ステップＳ５０５）（予約添付ファイル受付部）。
【０１０３】
次に、ステップＳ５０６において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５で添付されたファイルをデータとしてフォルダ・テーブル１９１０で指定されたフォルダに格納し、添付書類テーブル１９２０と後送文書テーブル１９３０のデータを更新する。具体的には、添付書類テーブル１９２０には、追加された添付ファイルのデータを登録し、後送文書テーブル１９３０には、追加された添付ファイルを追加したユーザや追加日、ドキュメントＩＤなどを更新し、ステータスを「済」に変更する。
【０１０４】
次に、ステップＳ５０７において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、後送文書の追加後の処理を行う。後送文書の追加後の処理の詳細を図６を参照して説明する。
【０１０５】
図６は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第４のフローチャートであり、図中のＳ６０１〜Ｓ６０５は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【０１０６】
図６のフローチャートは、ワークフローサーバ２００において、後送文書が追加された際に開始される処理の流れである。
【０１０７】
まず、ステップＳ６０１において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、追加予定の後送文書（後送ファイル）のリスト（図１９の後送文書テーブル１９３０）を取得する。
【０１０８】
次に、ステップＳ６０２において、該当の案件ＩＤの後送文書が全て登録されたかどうかを判断する。全て登録されている場合は、添付ファイルを格納しているフォルダのアクセス権限をアンロック状態にする必要があるため、ステップＳ６０４へと処理を遷移する。一方、後送文書全てが登録されていない場合は、添付ファイルを格納しているフォルダのアクセス権限は申請者（ロック者）により引き続きロックされているロック済状態で保つため、ステップＳ６０３へと処理を遷移する。
【０１０９】
ステップＳ６０３へ処理を遷移すると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザに送るメールを作成し、承認者クライアントＰＣ１０２に作成したメールを送信する。送信するメールの一例を図２０を参照して説明する。
【０１１０】
図２０は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００が承認者クライアントＰＣ１０２に送信するメールの一例を示す模式図である。
【０１１１】
図２０の２０００は、後送文書（後送ファイル）が追加されたが、全ての後送文書（後送ファイル）は追加されていない場合のメール文面である（未添付ファイル書誌事項送信部）。３行目に文書が追加された旨が記載されており、ただし、最後の段落に残りの添付ファイルのリストが表示されている。
【０１１２】
ステップＳ６０３の処理の後、メールを受信した承認者ユーザが承認者クライアントＰＣ１０２において、２０００に記載しているＵＲＬを図示しないマウスなどでクリックすると、再び図４のフローチャートを開始する。ステップＳ４０５で表示される画面イメージは、当初は図１２の１２００のイメージだったが、ファイルが追加された後の画面イメージは図１６のようなイメージとなる。図１６を参照して、ファイル追加後の承認画面の例を説明する。
【０１１３】
図１６は、本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【０１１４】
図１６の１６００では、図１２の１２００とは異なり、「文書一覧」に１６００ａ行に追加されたファイルが登録されている。それに従って、「後送文書一覧」に登録されていた「機能詳細Ａ．ｘｌｓ」が１６００ｂから削除されている。
【０１１５】
以上の処理により、追加で添付されたファイルが全てではない場合は、ワークフロー申請自体の承認ボタンは表示しないことにより、添付ファイルが不十分の際には承認者ユーザが承認できないように制御している。図６のフローチャートの説明に戻る。
【０１１６】
ステップＳ６０２において、後送文書の全てが登録されている場合はステップＳ６０４へと処理を遷移し、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０４において、承認者ユーザに送るメールを作成し、承認者クライアントＰＣ１０２に作成したメールを送信する。送信するメールの一例を図２０を参照して説明する。
【０１１７】
図２０の２０１０は、後送文書（後送ファイル）が追加され、全ての後送文書（後送ファイル）が追加されている場合のメール文面である（未添付ファイル書誌事項送信部）。３行目に全ての文書が追加された記載されている。
【０１１８】
次のステップＳ６０５において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、案件フォルダの申請者（ロック者）のロックを解除する処理を行い、承認者が案件フォルダを編集できるように変更する。案件フォルダの権限を変更した例をフォルダ・テーブル１９１０を参照して説明する。
【０１１９】
図１９のフォルダ・テーブル１９１０に登録されている２行目ののデータは、ロックステータスがアンロックになっており、このフォルダの申請、すなわち案件ＩＤが「ＷＦＩＤ００２」のワークフロー申請は、全ての添付ファイルが追加されている状態であることを示す。１９１０のようなフォルダ・テーブルのロックステータスを変更すると、図６のフローチャートの処理を終える。
【０１２０】
ステップＳ６０４の処理の後、メールを受信した承認者ユーザが承認者クライアントＰＣ１０２において、２０１０に記載しているＵＲＬを図示しないマウスなどでクリックすると、再び図４のフローチャートを開始する。ステップＳ４０５で表示される画面イメージは、当初は図１２の１２００のイメージだったが、ファイルが全て追加された後の画面イメージは図１７のようなイメージとなる。図１７を参照して、全てのファイル追加後の承認画面の例を説明する。
【０１２１】
図１７は、本発明の実施形態における、承認者クライアントＰＣ１０２のディスプレイ装置２１０に表示されるワークフローの承認画面イメージの一例を示す模式図である。
【０１２２】
図１７の１７００では、図１２の１２００とは異なり、「文書一覧」に１７００ａ行に追加されたファイルが登録されている。それに従って、「後送文書一覧」に登録されていた「機能詳細Ａ．ｘｌｓ」、「機能詳細Ｂ．ｘｌｓ」、「機能詳細Ｃ．ｘｌｓ」は削除されている。また、図１２には表示されていなかったワークフロー申請自体の承認ボタン１７００ｄや差戻しボタン１７００ｃが表示されており、ワークフロー申請自体の承認処理や差戻し処理も実行できる画面となっている。
【０１２３】
以上の処理により、追加で添付されたファイルが全て登録されている場合は、ワークフロー申請自体の承認ボタンも表示し、ワークフローの承認処理を続けることが可能にしている。
【０１２４】
次に図７を参照して、ワークフローの申請期限が切れたワークフロー申請に対する処理を説明する。
【０１２５】
図７は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第５のフローチャートであり、図中のＳ７０１〜Ｓ７０３は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【０１２６】
図７のフローチャートは、ワークフローサーバ２００に記憶されている案件管理テーブル１９００の「ワークフロー期限」を超過した場合にワークフローサーバ２００で開始される処理の流れである。この処理は、ワークフローの申請期限を超えてしまったため、現在添付されている添付ファイルのみでワークフロー申請を回し、不都合がある場合は差戻しなどを行うことができるように、承認者や申請者にメールを送信する処理となる。
【０１２７】
まず、ステップＳ７０１において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、「ワークフロー期限」を超過しているワークフロー申請を案件管理テーブル１９００から検索する。検索の結果、「ワークフロー期限」を超えている案件がある場合は、その案件ＩＤのフォルダ・テーブル１９１０のデータを取得し、ロックステータスが「ロック済」であった場合は、該当する案件ＩＤのロックステータスを解除する。
【０１２８】
次に、ステップＳ７０２において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、承認者ユーザに送るメールを作成し、承認者クライアントＰＣ１０２に作成したメールを送信する。送信するメールの一例を図２０を参照して説明する。
【０１２９】
図２０の２０２０は、ワークフロー申請期限を過ぎて、後送文書の添付がキャンセルされる場合のメールの文面であり、３行目に残りの文書の追加がキャンセルされた旨のコメントが入力されている（未添付ファイル書誌事項送信部）。また、キャンセルされた文書は最後の段落に入力されている。承認者ユーザはこれまでに届いたファイルで十分承認できるかを判断し、図１１の承認画面における承認ボタン１１００ｏか、差戻しボタン１１００ｎボタンの押下を促す。図７のフローチャートの説明に戻る。
【０１３０】
次のステップＳ７０３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザに送るメールを作成し、申請者クライアントＰＣ１０１に作成したメールを送信する。送信するメールの一例を図２１を参照して説明する。
【０１３１】
図２１の２１００は、ワークフロー申請期限を過ぎて、後送文書の添付がキャンセルされる場合の申請者に送信されるメールの文面であり、３行目にワークフローの期限切れのため、後送文書（後送ファイル）の追加がキャンセルされた旨のコメントが入力されている。
【０１３２】
以上の処理により、ワークフロー申請の期限が切れた場合は、ファイルの追加をキャンセルしてワークフローを先に進めることにより、ワークフローの滞りを防ぐことができる。
【０１３３】
次に、図８を参照して、申請者ユーザが指定した後送文書（後送ファイル）の追加予定日を経過した時の処理を説明する。
【０１３４】
図８は、本発明の実施形態における、ワークフローサーバ２００の処理の流れを示す第６のフローチャートであり、図中のＳ８０１〜Ｓ８０２は各ステップを示す。各ステップの処理は、それぞれのシステムの外部メモリ２１１に格納されたアプリケーションプログラムを、それぞれのシステムのＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３上にロードして実行することにより実現される。
【０１３５】
図８のフローチャートは、ワークフローサーバ２００に記憶されている後送文書テーブル１９３０の「追加予定日」を超過した場合にワークフローサーバ２００で開始される処理の流れである。
【０１３６】
まず、ステップＳ８０１において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、メール通知設定１９４０を参照し、該当する申請者ユーザもしくは承認者ユーザが「追加予定日超過通知」を送信する設定（「ＴＲＵＥ」）になっているかを判断する。「追加予定日超過通知」が「ＴＲＵＥ」の場合、ステップＳ８０１のＯＮへと処理を遷移し、ステップＳ８０２へと処理をすすめる。一方、「追加予定日超過通知」が「ＦＡＬＳＥ」の場合、本フローチャートの処理を終える。
【０１３７】
「追加予定日超過通知」が「ＴＲＵＥ」の場合、ステップＳ８０２へと処理を遷移し、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ２０１は、申請者ユーザに送るメールを作成し、申請者クライアントＰＣ１０１に作成したメールを送信する。送信するメールの一例を図２１を参照して説明する。
【０１３８】
図２１の２１１０は、後送文書（後送ファイル）の追加予定日を超えている場合の申請者に送信されるメールの文面であり、３行目に後送文書（後送ファイル）の追加予定日を超えていることを示す旨のコメントが入力されている（予約添付ファイル申請報知部）。また、追加予定日を過ぎた後送文書（後送ファイル）は最後の段落に入力されている。
【０１３９】
以上の処理により、後送文書（後送ファイル）の追加予定日を過ぎた添付ファイルがある場合は、申請者ユーザや承認者ユーザに後送文書（後送ファイル）の早めの添付を促すことができる。ファイルの追加をキャンセルしてワークフローを先に進めることにより、ワークフローの滞りを防ぐことができる。
【０１４０】
以上の説明のように、本発明により、ワークフロー申請の際に全ての添付書類が添付されていない場合や、全ての書類確認に時間がかかり承認者の書類確認が短時間で実行できない可能性がある場合に、一部の書類を先に添付してワークフローを開始することをできるようにする効果を有する。また、承認者がワークフローを確認中であっても、ワークフローを中止することなく、申請者が後から書類をワークフローに添付できることも可能となる。
【０１４１】
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１４２】
また、本発明におけるプログラムは、図３〜８の処理をコンピュータに実行させるプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは、図３〜８の各処理ごとのプログラムであってもよい。
【０１４３】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４４】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【０１４６】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４８】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。例えば、申請者クライアントＰＣ１０１と承認者クライアントＰＣ１０２とが一つの筐体であっても良いし、承認者クライアントＰＣ１０２とワークフローサーバ２００が一つの筐体出会っても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１４９】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１５０】
１０１  申請者クライアントＰＣ
１０２  承認者クライアントＰＣ
２００  ワークフローサーバ
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４  システムバス
２０５  入力コントローラ
２０６  ビデオコントローラ
２０７  メモリコントローラ
２０８  通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）コントローラ
２０９  入力装置
２１０  ディスプレイ装置
２１１  外部メモリ
３００  イントラネット
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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