(57)【要約】      （修正有）【課題】画像形成装置において印刷出力された印刷データを、関連性を有するものどうしで１つに纏めて統合できるようにする。【解決手段】印刷データ統合装置２は、画像形成装置において印刷出力が行われた印刷データ５を取得する印刷データ取得部２１と、印刷データ取得部２１によって取得される印刷データ５を記憶する記憶部１２と、印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定部２３と、抽出タイミング判定部２３によって抽出タイミングであると判定された場合に、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出部２４と、印刷データ抽出部２４によって抽出される関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイル６を生成する統合ファイル生成部２５と、を備える。【選択図】図３
2019125223.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置と通信を行うことが可能な印刷データ統合装置であって、
前記画像形成装置において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得手段と、
前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶手段と、
印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定手段と、
前記抽出タイミング判定手段によって抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出手段と、
前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成手段と、
を備えることを特徴とする印刷データ統合装置。
【請求項２】
前記印刷データ取得手段は、複数の画像形成装置と通信可能であり、前記複数の画像形成装置のそれぞれにおいて印刷出力が行われることに伴って印刷データを取得し、
前記記憶手段は、前記複数の画像形成装置のそれぞれにおいて印刷出力が行われた印刷データを蓄積し、
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に蓄積されている全ての印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１に記載の印刷データ統合装置。
【請求項３】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、印刷出力が行われたタイミングに基づいて前記関連印刷データ群を抽出することを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷データ統合装置。
【請求項４】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、所定期間内に印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項３に記載の印刷データ統合装置。
【請求項５】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、所定のタイミングで印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項３に記載の印刷データ統合装置。  
【請求項６】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのそれぞれのファイル形式に基づいて前記関連印刷データ群を抽出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項７】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記統合ファイル生成手段によって過去に前記統合ファイルが生成された印刷データを抽出対象から除外することを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項８】
前記統合ファイル生成手段によって前記統合ファイルとして生成された印刷データを前記記憶手段から削除する印刷データ削除手段、
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項９】
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちにファイル名が同一の印刷データが複数存在する場合、ファイル名が同一の複数の印刷データのうち、前記記憶手段に最後に記憶された印刷データのみを抽出対象とすることを特徴とする請求項１乃至８のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１０】
前記印刷データ抽出手段は、予め指定される抽出条件に基づいて前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから前記抽出条件に適合する印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１乃至９のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１１】
前記抽出条件には、ユーザーが指定されており、
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定されたユーザーによって印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１０に記載の印刷データ統合装置。
【請求項１２】
前記抽出条件には、複数のユーザーを含むグループが指定されており、
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定されたグループに属するユーザーによって印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１０又は１１に記載の印刷データ統合装置。
【請求項１３】
前記抽出条件には、出力期間が指定されており、
前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定された出力期間内に印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１０乃至１２のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１４】
印刷データに対して文字認識処理を行うことにより印刷データに含まれる文字列を抽出し、前記文字列を付属情報として印刷データに関連付ける印刷データ解析手段を更に備え、
前記印刷データ抽出手段は、前記付属情報に含まれる文字列が前記抽出条件に含まれる文字列に適合する場合は当該印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１５】
前記印刷データ抽出手段は、前記関連印刷データ群を抽出した場合に、前記関連印刷データ群に含まれる印刷データを表示し、前記関連印刷データ群に含めるか否かのユーザーの操作を受け付け、ユーザーの操作に基づいて前記関連印刷データを確定させることを特徴とする請求項１乃至１４のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１６】
前記統合ファイル生成手段は、前記関連印刷データ群のうちに複数の同一印刷データが含まれる場合に、前記複数の同一印刷データのうち１つの印刷データのみを使用して統合ファイルを生成することを特徴とする請求項１乃至１５のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１７】
前記統合ファイル生成手段は、前記統合ファイルを生成することに伴い、前記統合ファイルを指定された出力先に出力することを特徴とする請求項１乃至１６のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１８】
前記印刷データ取得手段によって取得される印刷データのフォーマットを前記統合ファイルと同一のフォーマットに変換するデータ変換手段、
を更に備え、
前記記憶手段は、前記データ変換手段によってフォーマットが変換された印刷データを記憶することを特徴とする請求項１乃至１７のいずれかに記載の印刷データ統合装置。
【請求項１９】
請求項１乃至１８のいずれかに記載の印刷データ統合装置と、
印刷データに基づいて印刷出力を行う印刷手段と、
前記印刷手段によって印刷出力が行われた印刷データを前記印刷データ統合装置へ出力する印刷データ出力手段と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２０】
複数の画像形成装置と、前記複数の画像形成装置と通信可能な印刷データ統合装置とを備えるシステムであって、
前記複数の画像形成装置のそれぞれは、
印刷データに基づき印刷出力を行う印刷手段を備え、
前記印刷データ統合装置は、
前記複数の画像形成装置のそれぞれの前記印刷手段において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得手段と、
前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶手段と、
印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定手段と、
前記抽出タイミング判定手段によって抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出手段と、
前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成手段と、
を備えることを特徴とする印刷データ統合システム。
【請求項２１】
画像形成装置と通信可能な印刷データ統合装置において実行されるプログラムであって、
前記印刷データ統合装置に、
前記画像形成装置において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得ステップと、
前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶ステップと、
印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定ステップと、
前記抽出タイミング判定ステップにおいて抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出ステップと、
前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成ステップと、
を実行可能とさせることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷データ統合装置、画像形成装置、印刷データ統合システム及びプログラムに関し、特に画像形成装置によって印刷出力された印刷データを統合するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、製本印刷可能な画像形成装置において、本身用紙（用紙束）に表紙用紙を付けて冊子を形成することを指定した印刷ジョブが実行されると、本身と表紙の出力履歴情報を印刷ジョブに付与して記憶手段に記憶しておくようにした技術が知られている（例えば特許文献１）。この従来技術では、記憶手段に記憶されている印刷ジョブから表紙の出力履歴情報が付与されている画像データを分離させ、他の印刷ジョブと結合させて新たな印刷ジョブを作成することが可能である。
【０００３】
ところで、ＭＦＰ（Multifunction Peripherals）などの画像形成装置は、ユーザーによって指定された印刷ジョブに含まれる印刷データに基づいて印刷出力を行うことにより、様々な印刷物を出力する。企業などにおいては、様々な文書や画像などが印刷されるため、画像形成装置において実行される印刷ジョブに含まれる印刷データも多種多様である。画像形成装置が印刷データに基づいて出力する印刷物の中には、他の印刷データに基づいて出力される印刷物と関連性を有するものが存在することもある。例えば、同一人物が会議で使用するための複数の資料のそれぞれを印刷データに含む複数の印刷ジョブを画像形成装置において実行させた場合、画像形成装置から出力される複数の印刷物は、それぞれ別の印刷物として出力されるものの、それぞれ同一の会議に使用される資料であるという点で相互に関連している。
【０００４】
しかし、上述した従来技術では、画像形成装置において出力された複数の印刷データのうち、相互に関連性を有する印刷データを纏めて記憶しておくものではない。そのため、同一の会議で使用した図面、会議資料、報告書などの相互に関連する印刷データであっても、これらを纏めて管理しようとすると、ユーザーが手動で纏める必要があり、手間が生じていた。また、ユーザーがこれらを再度印刷出力しようとする場合にも、個別に印刷データを探し出して印刷出力しなければならず、手間が生じていた。
【０００５】
特に企業などにおいてユーザーが使用可能な画像形成装置は１台とは限らず、複数の画像形成装置を使用可能な場合もある。そのような場合、ユーザーは同一の会議で使用する複数の資料を異なる画像形成装置を用いて印刷出力することもある。そのため、複数の画像形成装置において印刷出力される複数の印刷データのうち、相互に関連性を有する印刷データを纏めることができれば、利便性を向上させることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−６８４７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、上述した従来の問題点を改善すべく、画像形成装置又はサーバーに保存された相互に関連する複数の印刷データを関連付けて纏めることができるようにした印刷データ統合装置、画像形成装置、印刷データ統合システム及びプログラムを提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、画像形成装置と通信を行うことが可能な印刷データ統合装置であって、前記画像形成装置において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得手段と、前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶手段と、印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定手段と、前記抽出タイミング判定手段によって抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出手段と、前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成手段と、を備えることを特徴としている。
【０００９】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ取得手段は、複数の画像形成装置と通信可能であり、前記複数の画像形成装置のそれぞれにおいて印刷出力が行われることに伴って印刷データを取得し、前記記憶手段は、前記複数の画像形成装置のそれぞれにおいて印刷出力が行われた印刷データを蓄積し、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に蓄積されている全ての印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００１０】
請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、印刷出力が行われたタイミングに基づいて前記関連印刷データ群を抽出することを特徴としている。
【００１１】
請求項４に係る発明は、請求項３に記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、所定期間内に印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００１２】
請求項５に係る発明は、請求項３に記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、所定のタイミングで印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００１３】
請求項６に係る発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのそれぞれのファイル形式に基づいて前記関連印刷データ群を抽出することを特徴としている。
【００１４】
請求項７に係る発明は、請求項１乃至６のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記統合ファイル生成手段によって過去に前記統合ファイルが生成された印刷データを抽出対象から除外することを特徴としている。
【００１５】
請求項８に係る発明は、請求項１乃至６のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記統合ファイル生成手段によって前記統合ファイルとして生成された印刷データを前記記憶手段から削除する印刷データ削除手段、を更に備えることを特徴としている。
【００１６】
請求項９に係る発明は、請求項１乃至８のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちにファイル名が同一の印刷データが複数存在する場合、ファイル名が同一の複数の印刷データのうち、前記記憶手段に最後に記憶された印刷データのみを抽出対象とすることを特徴としている。
【００１７】
請求項１０に係る発明は、請求項１乃至９のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、予め指定される抽出条件に基づいて前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから前記抽出条件に適合する印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００１８】
請求項１１に係る発明は、請求項１０に記載の印刷データ統合装置において、前記抽出条件には、ユーザーが指定されており、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定されたユーザーによって印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００１９】
請求項１２に係る発明は、請求項１０又は１１に記載の印刷データ統合装置において、前記抽出条件には、複数のユーザーを含むグループが指定されており、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定されたグループに属するユーザーによって印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００２０】
請求項１３に係る発明は、請求項１０乃至１２のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記抽出条件には、出力期間が指定されており、前記印刷データ抽出手段は、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうち、前記抽出条件において指定された出力期間内に印刷出力が行われた印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００２１】
請求項１４に係る発明は、請求項１０乃至１３のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、印刷データに対して文字認識処理を行うことにより印刷データに含まれる文字列を抽出し、前記文字列を付属情報として印刷データに関連付ける印刷データ解析手段を更に備え、前記印刷データ抽出手段は、前記付属情報に含まれる文字列が前記抽出条件に含まれる文字列に適合する場合は当該印刷データを前記関連印刷データ群として抽出することを特徴としている。
【００２２】
請求項１５に係る発明は、請求項１乃至１４のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ抽出手段は、前記関連印刷データ群を抽出した場合に、前記関連印刷データ群に含まれる印刷データを表示し、前記関連印刷データ群に含めるか否かのユーザーの操作を受け付け、ユーザーの操作に基づいて前記関連印刷データを確定させることを特徴としている。
【００２３】
請求項１６に係る発明は、請求項１乃至１５のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記統合ファイル生成手段は、前記関連印刷データ群のうちに複数の同一印刷データが含まれる場合に、前記複数の同一印刷データのうち１つの印刷データのみを使用して統合ファイルを生成することを特徴としている。
【００２４】
請求項１７に係る発明は、請求項１乃至１６のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記統合ファイル生成手段は、前記統合ファイルを生成することに伴い、前記統合ファイルを指定された出力先に出力することを特徴としている。
【００２５】
請求項１８に係る発明は、請求項１乃至１７のいずれかに記載の印刷データ統合装置において、前記印刷データ取得手段によって取得される印刷データのフォーマットを前記統合ファイルと同一のフォーマットに変換するデータ変換手段、を更に備え、前記記憶手段は、前記データ変換手段によってフォーマットが変換された印刷データを記憶することを特徴としている。
【００２６】
請求項１９に係る発明は、画像形成装置であって、請求項１乃至１８のいずれかに記載の印刷データ統合装置と、印刷データに基づいて印刷出力を行う印刷手段と、前記印刷手段によって印刷出力が行われた印刷データを前記印刷データ統合装置へ出力する印刷データ出力手段と、を備えることを特徴としている。
【００２７】
請求項２０に係る発明は、複数の画像形成装置と、前記複数の画像形成装置と通信可能な印刷データ統合装置とを備える印刷データ統合システムであって、前記複数の画像形成装置のそれぞれは、印刷データに基づき印刷出力を行う印刷手段を備え、前記印刷データ統合装置は、前記複数の画像形成装置のそれぞれの前記印刷手段において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得手段と、前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶手段と、印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定手段と、前記抽出タイミング判定手段によって抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出手段と、前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成手段と、を備えることを特徴としている。
【００２８】
請求項２１に係る発明は、画像形成装置と通信可能な印刷データ統合装置において実行されるプログラムであって、前記印刷データ統合装置に、前記画像形成装置において印刷出力が行われた印刷データを取得する印刷データ取得ステップと、前記印刷データ取得手段によって取得された印刷データを記憶する記憶ステップと、印刷データの抽出タイミングであるか否かを判断する抽出タイミング判定ステップと、前記抽出タイミング判定ステップにおいて抽出タイミングであると判定された場合に、前記記憶手段に記憶されている複数の印刷データのうちから相互に関連する少なくとも１つの印刷データを関連印刷データ群として抽出する印刷データ抽出ステップと、前記印刷データ抽出手段によって抽出される前記関連印刷データ群を１つに纏めて統合し、統合ファイルを生成する統合ファイル生成ステップと、を実行可能とさせることを特徴としている。
【発明の効果】
【００２９】
本発明によれば、画像形成装置又はサーバーに保存された相互に関連する複数の印刷データを自動的に関連付けて纏めることが可能である。そのため、相互に関連する複数の印刷データの管理及び再出力が従来と比べて容易となる。
【図面の簡単な説明】
【００３０】
【図１】印刷データ統合システムの構成概念を示す図である。
【図２】統合ファイル生成の一例を示す図である。
【図３】印刷データ統合装置のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。
【図４】抽出条件情報の一例を示す図である。
【図５】抽出条件設定画面の一例を示す図である。
【図６】（ａ）記憶部に記憶された印刷データのリストの一例である。（ｂ）関連印刷データ群の一例である。（ｃ）記憶部に記憶された印刷データのリストの一例である。
【図７】抽出条件情報の他の例を示す図である。
【図８】（ａ）〜（ｃ）確認画面の一例である。
【図９】画像形成装置のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。
【図１０】印刷データ統合装置及び複数の画像形成装置で行われる動作プロセスを示す図である。
【図１１】印刷データ統合装置で行われる処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】印刷データ統合装置のハードウェア構成及び機能構成の他の例を示す図である。
【図１３】印刷データ統合装置として機能する画像形成装置のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００３１】
以下、本発明の好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下において参照する各図面では互いに共通する要素に同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００３２】
（第１実施形態）
図１は、本発明の一実施形態である印刷データ統合システム１の構成例を示す図である。印刷データ統合システム１は、ＭＦＰなどで構成される複数の画像形成装置３と、サーバーや画像形成装置などで構成される印刷データ統合装置２を備えており、それらがＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネットなどのネットワーク４を介して通信を行うことができる構成である。尚、ネットワーク４には、図示を省略するパーソナルコンピュータなどで構成される情報処理装置なども接続されている。
【００３３】
印刷データ統合装置２は、記憶機能を備えており、画像形成装置３が印刷出力を行った印刷データ５を画像形成装置３から取得し保存する。印刷データ統合装置２は所定のタイミングで所定の条件に基づいて、保存した複数の印刷データ５のうち、相互に関連する複数の印刷データ５を抽出し統合する。
【００３４】
画像形成装置３は、例えばコピー機能やスキャン機能、プリント機能、ＦＡＸ機能、ＢＯＸ機能などの複数の機能を備えており、ユーザーによって選択された機能を動作させてジョブを実行する。尚、ＢＯＸ機能とは、印刷データ５などを記憶しておくストレージ機能である。
【００３５】
画像形成装置３は、ネットワーク４を介して情報処理装置などから送信される印刷ジョブを受信すると、その印刷ジョブに含まれる印刷データ５に基づいて印刷出力を行う。また画像形成装置３は、コピー機能によるコピージョブを実行する場合、まずスキャン機能を動作させて原稿の画像を読み取ることによって印刷データ５を生成し、その後、プリント機能を動作させて印刷データ５に基づく印刷出力を行う。画像形成装置３は、印刷データ５に基づく印刷出力を行うことに伴い、その印刷データ５を記憶しておき、所定のタイミングで記憶している印刷データ５を印刷データ統合装置２に出力する。尚、画像形成装置３は、コピージョブや印刷ジョブを実行したタイミングで、印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信するようにしても良いし、印刷データ統合装置２から印刷データ５の送信要求を受けたタイミングで、印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信するようにしても良い。
【００３６】
印刷データ統合装置２には、ユーザーによって予め設定される抽出条件を定義した抽出条件情報を記憶している。印刷データ統合装置２は、その抽出条件情報に基づき、複数の画像形成装置３のそれぞれから収集して蓄積している複数の印刷データ５のうちから、相互に関連する印刷データ５を抽出し、統合する。
【００３７】
図２は、３つの画像形成装置３ａ〜３ｃによって印刷出力された印刷データ５ａ〜５ｄが、印刷データ統合装置２によって統合される一例を示している。商品の売れ行きについて報告するための報告書５ａ及び商品の売れ行きを纏めるための表５ｂが画像形成装置３ａによって印刷出力されている。また、商品の外観を表した図面５ｃは、画像形成装置３ｂによって印刷出力され、商品の売れ行きについての発表資料５ｄは、画像形成装置３ｃによって印刷出力されている。これらの印刷データ５ａ〜５ｄは、元のファイル形式も、印刷出力した画像形成装置３も様々であるが、同一商品の売れ行きに関する内容の印刷データ５であり、関連性を有するものであり、纏めて管理されることが望ましい。そこで、印刷データ統合装置２は、これら複数の印刷データ５ａ〜５ｄのそれぞれを相互に関連する印刷データとして抽出できるように予め定義された抽出条件情報を保持している。そして印刷データ統合装置２は、３つの画像形成装置３ａ〜３ｃのそれぞれから取得して記憶している複数の印刷データ５のうちから、抽出条件情報に定められている抽出条件に合致する印刷データを抽出することにより、上述した印刷データ５ａ〜５ｄを互いに関連する関連印刷データ群として抽出する。そして印刷データ統合装置２は、関連印刷データ群として抽出した印刷データ５ａ〜５ｄを１つに纏めて統合した統合ファイル６を生成する。したがって、ユーザーが、関連性を有する複数の印刷データ５ａ〜５ｄを手動で纏めて管理する必要がない。
【００３８】
抽出条件情報に定められている抽出条件に合致する印刷データ５が１つしか存在しない場合、印刷データ統合装置２は、その１つの印刷データ５を用いて統合ファイル６を生成する。したがって、印刷データ統合装置２において生成される統合ファイル６には、少なくとも１つの印刷データ５が含まれる。
【００３９】
図３は、印刷データ統合装置２のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。印刷データ統合装置２は、ネットワークインタフェース１０と、無線通信部１１と、記憶部１２と、制御部１３とを備えている。
【００４０】
ネットワークインタフェース１０は、印刷データ統合装置２を有線ＬＡＮなどの有線ネットワークに接続するためのインタフェースである。無線通信部１１は印刷データ統合装置２を無線ＬＡＮなどの無線ネットワークに接続するためのインタフェースである。印刷データ統合装置２は、これらのインタフェースを介して、画像形成装置３において印刷出力が行われた印刷データ５を取得する。
【００４１】
記憶部１２は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などによって構成される不揮発性の記憶装置である。記憶部１２には、例えば制御部１３の図示しないＣＰＵによって実行されるプログラム２０が予めインストールされている。また記憶部１２には、画像形成装置３から取得する印刷データ５や、相互に関連する少なくとも１つの印刷データ５を統合して生成される統合ファイル６が記憶される。さらに記憶部１２には、ユーザーによって予め設定される抽出条件を定義した抽出条件情報７も記憶される。
【００４２】
記憶部１２に記憶される印刷データ５には、「ファイル名」、「印刷日時」、「印刷出力をしたユーザー名」、「印刷出力をしたグループ名」、「元のファイル形式」などの付属情報が関連付けられている。ここで、「グループ名」とは、例えば所属部署などの各ユーザーが所属しているグループの名称である。グループのメンバー構成などは、予め印刷データ統合装置２又は画像形成装置３に登録されている。また、「元のファイル形式」とは、印刷出力された印刷データ５の元となったデータのファイル形式である。例えば、文書作成ソフトのファイル形式、表計算ソフトのファイル形式、図面描写ソフトのファイル形式などである。
【００４３】
図４は、抽出条件情報７の一例を示す図である。図４に示すように、抽出条件情報７には、複数の抽出条件７ａ〜７ｆを設定することが可能である。図４の例では、６つの抽出条件７ａ，７ｂ，７ｃ，７ｄ，７ｅ，７ｆを例示している。各抽出条件７ａ〜７ｆには、抽出タイミング７１、抽出対象ユーザー７２、抽出対象グループ７３、印刷出力タイミング７４、ファイル名７５等の複数の項目があり、それら複数の項目のそれぞれに対して詳細条件を設定することができる。例えば複数の項目のうちの抽出タイミング７１の項目は、各抽出条件７ａ〜７ｆにおいて必須の設定項目となっており、印刷データ統合装置２が互いに関連する印刷データ５を抽出するための抽出処理を開始するタイミングを定めたものである。また抽出タイミング７１以外の他の項目は、互いに関連する印刷データ５を定義する設定項目である。
【００４４】
例えば抽出条件７ａでは、抽出タイミング７１の項目に「毎週金曜２２：００」が設定されている。そのため、抽出条件７ａに基づく抽出処理は、毎週金曜の２２：００に開始される。また抽出条件７ａでは、抽出対象ユーザー７２の項目に「田中」が設定されており、その他の設定項目が未設定の空欄となっている。そのため、印刷データ統合装置２が毎週金曜の２２：００のタイミングで抽出条件７ａに基づく抽出処理を行うとき、ユーザー「田中」がそれまでに印刷出力した全ての印刷データ５を、互いに関連する関連印刷データ群として抽出することになる。このように抽出対象ユーザー７２の項目にユーザー名を設定すれば、そのユーザー名に対応するユーザーが印刷出力した全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができる。したがって、各ユーザーは、自身が過去に印刷出力した印刷データ５を手動操作で纏める必要がなくなる。
【００４５】
また抽出条件７ｂでは、抽出タイミング７１の項目に「最後の印刷出力から１時間経過後」が設定されている。そのため、抽出条件７ｂに基づく抽出処理は、印刷データ統合装置２に蓄積されている複数の印刷データ５のうち、最後に印刷出力がなされた印刷データ５の出力時間から１時間が経過したタイミングで開始される。また抽出条件７ｂでは、印刷出力タイミング７４の項目に印刷出力間隔が１時間以内の印刷出力を抽出対象とすることが設定されており、その他の設定項目が未設定の空欄となっている。したがって、印刷データ統合装置２が記憶している複数の印刷データ５のうちの最後に印刷出力された印刷データ５の出力時間から１時間が経過したタイミングで抽出条件７ｂに基づく抽出処理を行うとき、最後に印刷出力された印刷データ５の出力時間から１時間以内に印刷出力された全ての印刷データ５が互いに関連する関連印刷データ群として抽出されることになる。このように印刷出力タイミング７４の項目に印刷出力が行われた時刻や期間などを設定することにより、その時刻や期間に印刷出力された全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができる。したがって、ユーザーは、ある一定の時刻或いは期間において印刷出力された印刷データ５を手動操作で纏める必要がなくなる。
【００４６】
また抽出条件７ｃでは、抽出タイミング７１の項目に「毎月１日０８：００」が設定されている。そのため、抽出条件７ｃに基づく抽出処理は、毎月１日の０８：００に開始される。また抽出条件７ｃでは、抽出対象グループ７３の項目に「開発１課」が設定されており、その他の設定項目が未設定の空欄となっている。そのため、印刷データ統合装置２が毎月１日の０８：００のタイミングで抽出条件７ｃに基づく抽出処理を行うとき、グループ「開発１課」に所属するユーザーがそれまでに印刷出力した全ての印刷データ５を、互いに関連する関連印刷データ群として抽出することになる。このように抽出対象グループ７３の項目にグループ名を設定すれば、そのグループに所属するユーザーが印刷出力した全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができる。したがって、各ユーザーは、グループの構成メンバーが過去に印刷出力した印刷データ５を手動操作で纏める必要がなくなる。
【００４７】
また抽出条件７ｄでは、抽出タイミング７１の項目に「毎週金曜１８：００」が設定されている。そのため、抽出条件７ｄに基づく抽出処理は、毎週金曜の１８：００に開始される。また抽出条件７ｄでは、ファイル名７５の項目に「ｒｅｐｏｒｔ」が設定されており、その他の設定項目が未設定の空欄となっている。そのため、印刷データ統合装置２が毎週金曜の１８：００のタイミングで抽出条件７ｄに基づく抽出処理を行うとき、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうち、元のファイル名に「ｒｅｐｏｒｔ」の文字列を含む全ての印刷データ５を、互いに関連する関連印刷データ群として抽出することになる。このようにファイル名７５の項目に文字列を設定すれば、元のファイル名にその文字列を含む全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができる。したがって、各ユーザーは、元のファイル名をキーにした検索作業を自身で行う必要がなくなる。
【００４８】
以上のように、ファイル名７５の項目に文字列を設定すれば、元のファイル名にその文字列を含む全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができる。ここで、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちに、元のファイル名が同一である複数の印刷データ５が存在する場合には、元のファイル名が同一である複数の印刷データ５の全てが関連印刷データ群として抽出されることになる。例えば、元のファイル名が同一である複数の印刷データ５は、ユーザーが印刷物の内容修正と印刷出力とを繰り返したことによって記憶部１２に記憶された複数の印刷データ５である。このような場合、ユーザーが統合ファイル６に纏めて保存しておきたいものは最後に修正された印刷データ５であって、それ以前に記憶部１２に記憶された印刷データ５は必要でないことが多い。このような複数の印刷データ５の全てを纏めて統合ファイル６を生成しても、ユーザーに必要ない印刷データ５によって、統合ファイル６の容量が大きくなり統合ファイル６を印刷出力する際には出力枚数が多くなるだけである。そこで、元のファイル名が同一である複数の印刷データ５が記憶部１２に存在する場合には、記憶部１２に最後に記憶された印刷データ５のみを関連印刷データ群として抽出するようにしてもよい。こうすることにより、関連印刷データ群として抽出する必要のない元のファイル名が同一の複数の印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することを防ぐことができる。
【００４９】
また抽出条件７ｅでは、抽出タイミング７１の項目に「毎日１７：４５」が設定されている。そのため、抽出条件７ｅに基づく抽出処理は、毎日１７：４５に開始される。また抽出条件７ｅでは、印刷出力タイミング７４の項目に「１７：００〜１７：３０」が設定されており、その他の設定項目が未設定の空欄となっている。そのため、印刷データ統合装置２が毎日１７：４５のタイミングで抽出条件７ｅに基づく抽出処理を行うとき、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちから、その日の１７：００〜１７：３０の期間に印刷出力された全ての印刷データ５を、互いに関連する関連印刷データ群として抽出することになる。抽出条件７ｂにおける抽出タイミングが、ある印刷データ５の印刷出力のタイミングを基準にした所定期間であり、変動し得る期間であるのに対して、抽出条件７ｅにおける印刷出力タイミングは、絶対的な日時を指定しているため、変動し得ない出力期間を指定したものである。例えば、企業などにおいて、毎日１７：００〜１７：３０の時間帯に日報を印刷して提出することを全ての従業員に義務づけている場合、抽出条件７ｅを適用することにより、各従業員が印刷出力した日報だけを関連印刷データ群として抽出することができる。また企業などにおいて毎日１７：３０から定例の会議を開催している場合に、その会議の直前に各ユーザーが印刷出力した会議資料だけを関連印刷データ群として抽出することができる。つまり、各ユーザーが毎回決まったタイミングで定期的に印刷出力している印刷データ５だけを集めた関連印刷データ群を抽出することができるのである。
【００５０】
また抽出条件７ｆでは、抽出タイミング７１の項目に「毎週月曜１２：００」が設定されている。そのため、抽出条件７ｆに基づく抽出処理は、毎週月曜の１２：００に開始される。また抽出条件７ｆでは、抽出対象グループ７３の項目に「開発２課」が設定されると共に、ファイル名７５の項目に「ｐｒｏｄｕｃｔ」が設定されている。その他の設定項目は、未設定の空欄である。そのため、印刷データ統合装置２が毎週月曜の１２：００のタイミングで抽出条件７ｆに基づく抽出処理を行うとき、グループ「開発２課」に所属するユーザーがそれまでに印刷出力した印刷データ５であって、元のファイル名に「ｐｒｏｄｕｃｔ」の文字列を含む印刷データ５を、互いに関連する関連印刷データ群として抽出することになる。このように複数の設定項目に対して条件を設定することにより、それら複数の条件の全てを満たす印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することができるようになる。そのため、互いに関連する印刷データ５を抽出する際の抽出条件をきめ細かに設定することができる。
【００５１】
抽出条件情報７には、上述した抽出条件７ａ〜７ｆ以外の抽出条件が含まれていても良い。また詳細条件を設定する項目には、上述した抽出タイミング７１、抽出対象ユーザー７２、抽出対象グループ７３、印刷出力タイミング７４及びファイル名７５の項目以外の設定項目が含まれていても良い。
【００５２】
制御部１３は、図示を省略するＣＰＵやメモリなどを備えて構成され、印刷データ５の取得、統合ファイル６の生成などの処理を実行する。このような制御部１３は、ＣＰＵがプログラム２０を実行することにより、印刷データ取得部２１、印刷データ変換部２２、抽出タイミング判定部２３、印刷データ抽出部２４、統合ファイル生成部２５、及び、印刷データ削除部２６として機能する。
【００５３】
印刷データ取得部２１は、画像形成装置３が印刷出力した印刷データ５を取得する処理部である。具体的には、ネットワークインタフェース１０又は無線通信部１１を介して、画像形成装置３が印刷出力した印刷データ５を取得する。例えば、各画像形成装置３は、ユーザーの指示に基づいて印刷出力を行うと、その印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信する。そのため、印刷データ取得部２１は、各画像形成装置３において印刷出力が行われたタイミングで印刷データ５を取得することができる。
【００５４】
また印刷データ取得部２１は、抽出条件情報７に含まれる複数の抽出条件７ａ〜７ｆのうちのいずれかの抽出条件において定められている抽出タイミング７１となったときに、複数の画像形成装置３のそれぞれに対して印刷データ５を要求することにより、印刷データ５を取得するようにしても良い。この場合、印刷データ取得部２１が複数の画像形成装置３のそれぞれに対して印刷データ５を要求したときに画像形成装置３がスリープ状態となっていることがある。そのため、印刷データ取得部２１は、スリープ状態の画像形成装置３が存在すれば、その画像形成装置３をスリープ状態から通常稼働状態に復帰させ、通常稼働状態に復帰したことを確認した後に印刷データ５を要求するようにしても良い。
【００５５】
また印刷データ取得部２１は、抽出タイミングであるか否かにかかわらず、定期的に複数の画像形成装置３のそれぞれに対して印刷データ５を要求することにより、印刷データ５を取得するようにしても良い。この場合も上記と同様に、印刷データ取得部２１は、スリープ状態の画像形成装置３が存在すれば、その画像形成装置３をスリープ状態から通常稼働状態に復帰させ、通常稼働状態に復帰したことを確認した後に印刷データ５を要求するようにしても良い。また、強制的に通常稼働状態に復帰させることができないディープスリープ状態の画像形成装置３が存在する場合、印刷データ取得部２１は、その画像形成装置３が通常稼働状態に復帰するのを待ってから印刷データ５を要求するようにしても良い。
【００５６】
印刷データ取得部２１は、複数の画像形成装置３のそれぞれから印刷データ５を取得すると、その印刷データ５を記憶部１２に保存する。
【００５７】
印刷データ変換部２２は、印刷データ取得部２１によって取得される印刷データ５の保存フォーマットを、統合ファイル６の保存フォーマットと同一の保存フォーマットに変換する処理部である。例えば、統合ファイル６の保存フォーマットがＰＤＦ（Portable Document Format）形式である場合、印刷データ変換部２２は、記憶部１２に保存する印刷データ５の保存フォーマットを予めＰＤＦ形式に変換する。予め印刷データ５の保存フォーマットを、統合ファイル６の保存フォーマットと同一の保存フォーマットに変換しておくことで、後述する統合処理の負担を減らすことが可能となる。
【００５８】
抽出タイミング判定部２３は、記憶部１２に記憶されている抽出条件情報７を管理しており、現在時刻が抽出条件情報７に含まれる複数の抽出条件７ａ〜７ｆのそれぞれに定められている抽出タイミングとなった場合に、関連印刷データ群を抽出するタイミングであると判定する。抽出タイミング判定部２３は、関連印刷データ群の抽出タイミングであると判定すると、印刷データ抽出部２４を機能させる。
【００５９】
また抽出タイミング判定部２３は、ユーザーの指示操作に基づいて、抽出条件情報７に対して新たな抽出条件を登録したり、既に抽出条件情報７に登録されている抽出条件を変更したりすることができる。具体的に説明すると、ユーザーが情報処理装置を操作して印刷データ統合装置２にアクセスすると、抽出タイミング判定部２３は、情報処理装置に対し、抽出条件情報７の抽出条件を設定するための抽出条件設定画面を送信し、情報処理装置において抽出条件設定画面を表示させる。
【００６０】
図５は、その抽出条件設定画面の一例を示す図である。ユーザーは、図５に示すような抽出条件設定画面を操作することにより、抽出条件ごとに抽出タイミングを設定することができると共に、関連印刷データ群として抽出するための詳細な条件を各設定項目に設定することができる。例えば、ユーザーが抽出タイミングとして「毎週金曜の２２：００」を設定すると（図５参照）、毎週金曜の２２：００に関連印刷データ群が抽出される抽出条件を登録することができる。さらにユーザーは、関連印刷データ群として抽出するための抽出条件として、抽出対象ユーザー７２の項目に「田中」を設定登録することもできる。その結果、抽出条件情報７には、図４に示した抽出条件７ａが登録される。またユーザーは、抽出条件設定画面に対する操作を繰り返すことにより、抽出条件情報７に対して複数の抽出条件７ａ〜７ｆを登録することも可能である。つまり、ユーザーは、抽出条件設定画面に対する操作を行うことで、自身の意向に沿った抽出条件を印刷データ統合装置２に設定することが可能である。そのため、ユーザーが纏めて管理したい相互に関連する複数の印刷データ５を抽出することができるようになる。
【００６１】
抽出タイミング判定部２３は、現在時刻が抽出条件情報７に登録されている複数の抽出条件７ａ〜７ｆのうちのいずれか１つの抽出条件に定められた抽出タイミング７１であると判定すると、印刷データ抽出部２４に対して詳細条件を通知する。例えば、現在時刻が抽出条件７ａの抽出タイミング７１の項目に定められているタイミングに一致すると判定した場合、抽出タイミング判定部２３は、印刷データ抽出部２４に対し、抽出条件７ａに基づく抽出タイミングであることを通知する。これにより、印刷データ抽出部２４は、複数の抽出条件７ａ〜７ｆのうちのどの抽出条件に基づいて印刷データ５を抽出すれば良いかを特定することができる。
【００６２】
印刷データ抽出部２４は、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちから、関連印刷データ群を抽出する処理部である。印刷データ抽出部２４は、抽出タイミング判定部２３によって抽出タイミングであると判定され、抽出タイミング判定部２３から抽出条件が通知されると、その抽出条件に基づいて関連印刷データ群を抽出する。
【００６３】
図６（ａ）は、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のリストの例を示す図である。例えば、抽出タイミング判定部２３により、現在時刻が図４に示した抽出条件７ａの抽出タイミング７１となったことが検知されると、印刷データ抽出部２４は、抽出条件７ａの各設定項目に基づいて関連印刷データ群を抽出するための条件を特定する。抽出条件７ａでは抽出対象ユーザー７２の項目に「田中」が設定されているため、印刷データ抽出部２４は、ユーザー「田中」が印刷出力した全ての印刷データ５を、関連印刷データ群として、記憶部１２から抽出する。図６（ｂ）は、図６（ａ）に示す状態から、ユーザー「田中」が印刷出力を指示した複数の印刷データ５を抽出した関連印刷データ群のリストを示している。このように印刷データ抽出部２４は、自動的に、抽出条件に合致する少なくとも１つの印刷データ５を抽出して関連印刷データ群を形成するのである。
【００６４】
また印刷データ抽出部２４は、抽出タイミング判定部２３によって別の抽出条件７ｂ〜７ｆに定められた抽出タイミングであると判定された場合には、その抽出条件７ｂ〜７ｆに定められている条件に基づいて少なくとも１つの印刷データ５を抽出し、関連印刷データ群を形成する。
【００６５】
印刷データ抽出部２４は、抽出条件に適合する印刷データ５を抽出して関連印刷データ群を形成すると、統合ファイル生成部２５を機能させる。ただし、印刷データ抽出部２４は、抽出条件７ａ〜７ｆに基づく抽出処理を行ったとしても印刷データ５を抽出することができないこともある。そのような場合、印刷データ抽出部２４は、関連印刷データ群を形成することができない。そのため、統合ファイル生成部２５を機能させる必要はない。
【００６６】
統合ファイル生成部２５は、印刷データ抽出部２４によって抽出される関連印刷データ群に含まれる印刷データ５を纏めて１つのファイルに統合して統合ファイル６を生成する処理部である。例えば、統合ファイル生成部２５は、関連印刷データ群に複数の印刷データ５が含まれる場合、それら複数の印刷データ５を１つのファイルに統合した統合ファイル６を生成する。このとき、関連印刷データ群に含まれる複数の印刷データ５の中に、ＰＤＦ形式などの保存フォーマットとは異なるファイル形式の印刷データ５が存在する場合、統合ファイル生成部２５は、印刷データ変換部２２を機能させ、印刷データ５のファイル形式をＰＤＦ形式などの所定の保存フォーマットに統一させる。そして統合ファイル生成部２５は、所定の保存フォーマットに統一された複数の印刷データ５を１つに統合して統合ファイル６を生成する。また統合ファイル生成部２５は、関連印刷データ群に１つの印刷データ５のみが含まれている場合、その１つの印刷データ５から統合ファイル６を生成する。このときも、統合ファイル生成部２５は、必要に応じて印刷データ５のファイル形式を所定の保存フォーマットに変換してから統合ファイル６を生成する。尚、統合ファイル生成部２５は、関連印刷データ群を１つのファイルに統合して統合ファイル６を生成する代わりに、統合フォルダを作成し、その統合フォルダに関連印刷データ群を格納するものとしてもよい。この場合の統合フォルダは、実質的に上述した統合ファイル６と同じである。
【００６７】
統合ファイル生成部２５は、統合ファイル６を生成すると、その統合ファイル６を予め指定された記憶デバイスに出力して保存する。この記憶デバイスは、記憶部１２であっても良いし、ネットワーク４に接続されている他のサーバーであっても良い。また記憶デバイスは、画像形成装置３の記憶装置であっても良い。統合ファイル生成部２５が統合ファイル６を出力する記憶デバイスは、抽出条件７ａ〜７ｆごとに設定することが可能である。そのため、抽出条件７ａ〜７ｆごとに異なる記憶デバイスに統合ファイル６を保存することもできる。このように統合ファイル６を所定の記憶デバイスに保存しておくことにより、ユーザーは、統合ファイル６に含まれる印刷データ５を再利用することができるようになる。
【００６８】
また統合ファイル生成部２５は、統合ファイル６を予め指定された記憶デバイスに保存することに伴い、その統合ファイル６に含まれる印刷データ５の印刷出力を指示したユーザー又はグループのメンバーに対して保存先を通知するようにしても良い。この場合、統合ファイル生成部２５は、例えば本文に記憶デバイスへのアクセス情報を記載した電子メールをユーザー又はグループのメンバーに送信する。ただし、保存先を通知する手段は、必ずしも電子メールに限られず、他の通信手段を利用しても良い。また統合ファイル６の保存先の通知は、画像形成装置３の管理者に対して行うものであっても良い。統合ファイル生成部２５が統合ファイル６を生成したことをユーザー等に通知することで、ユーザー等は互いに関連する少なくとも１つの印刷データ５が統合されたことを知ることができる。また統合ファイル生成部２５は、統合ファイル６そのものを、ユーザーやグループのメンバー、画像形成装置３の管理者に対して送信するようにしても良い。
【００６９】
また印刷データ抽出部２４によって抽出される関連印刷データ群には、同じ印刷データ５が含まれることがある。例えば同一グループに所属する複数のメンバーのそれぞれが会議の直前に同じ会議資料を印刷出力した場合、印刷データ抽出部２４は、そのグループのメンバーが印刷出力した全ての印刷データ５を関連印刷データ群として抽出することがある。このような場合、関連印刷データ群には同じ印刷データ５が複数含まれることになる。そこで統合ファイル生成部２５は、関連印刷データ群に含まれる印刷データ５を解析することにより、重複している印刷データ５を統合対象から除外するようにしても良い。すなわち、統合ファイル生成部２５は、複数の同一印刷データのうちの１つの印刷データのみを使用して統合ファイル６を生成するのである。これにより、統合ファイル６には重複する印刷データ５が含まれないことになるため、ユーザーが統合ファイル６の中から所望の印刷データ５を探し出す際の手間を省くことができるようになり、より利便性が向上する。
【００７０】
統合ファイル生成部２５によって統合ファイル６が生成されると、印刷データ抽出部２４は、統合ファイル６に組み込まれた印刷データ５を、次回以降の抽出対象から除外する。統合ファイル６の生成時に統合ファイル生成部２５によって重複する印刷データ５が統合対象から除外された場合、印刷データ抽出部２４は、その除外された印刷データ５についても次回以降の抽出対象から除外する。これにより、画像形成装置３において印刷出力された印刷データ５は、印刷データ統合装置２によって生成される複数の統合ファイル６のうちのいずれか１つの統合ファイル６に統合されることになる。
【００７１】
印刷データ削除部２６は、統合ファイル生成部２５によって関連印刷データ群を統合した統合ファイル６が生成された場合に、その関連印刷データ群に含まれる印刷データ５を削除する処理部である。例えば、記憶部１２の状態が図６（ａ）に示す状態である場合に、印刷データ抽出部２４によって図６（ｂ）に示す関連印刷データ群が抽出され、統合ファイル生成部２５によって統合ファイル６が生成されたとする。この場合、印刷データ削除部２６は記憶部１２に記憶される複数の印刷データ５のうちから、関連印刷データ群として抽出された複数の印刷データ５を削除する。その結果、記憶部１２に記憶されている印刷データ５のリストは図６（ｃ）に示すものとなる。印刷データ削除部２６が存在することによって、統合ファイル６の生成元となった複数の印刷データ５が削除され、記憶部１２に記憶されるデータ容量を低減することが可能である。
【００７２】
また印刷データ削除部２６が印刷データ５を削除するタイミングは、統合ファイル生成部２５によって統合ファイル６が生成された直後のタイミングとしても良い。この場合、その後に印刷データ抽出部２４による抽出処理が行われるときには既に統合ファイル６に統合された印刷データ５が記憶部１２から削除されているため、次回以降の抽出処理において抽出対象から除外することができる。
【００７３】
また印刷データ削除部２６が印刷データ５を削除するタイミングは、統合ファイル生成部２５によって統合ファイル６が生成された後、一定期間が経過したタイミングとしても良い。この場合、統合ファイル６が生成された後でも一定期間は印刷データ５を記憶部１２に残しておくことができるため、その印刷データ５を別の統合ファイル６にも組み込むことができるようになる。ただし、この場合、印刷データ抽出部２４において統合ファイル６に組み込まれた印刷データ５を次回以降の抽出対象から除外する設定をオフにしておくことが必要である。
【００７４】
ところで、抽出条件情報７には、印刷データ抽出部２４が抽出処理を行う際の除外条件を設定するようにしても良い。図７は、除外条件７９を含む抽出条件情報７の例を示す図である。図７に示す抽出条件情報７には、除外条件７９の項目が設けられている。ユーザーは、この除外条件７９の項目に抽出対象から除外する印刷データ５の条件を設定することができる。
【００７５】
例えば、図７に示す抽出条件７ａには、除外条件７９の項目に「ファイル名：ｒｅｐｏｒｔ」が設定されている。そのため、印刷データ抽出部２４は、図７に示す抽出条件７ａに基づいて互いに関連する印刷データ５を抽出するとき、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちから元のファイル名に「ｒｅｐｏｒｔ」の文字列を含む印刷データ５を抽出対象から除外する。そして印刷データ抽出部２４は、元のファイル名に「ｒｅｐｏｒｔ」の文字列を含まない印刷データ５のうちから関連印刷データ群を抽出する。
【００７６】
また図７に示す抽出条件７ｂには、除外条件７９の項目に「印刷出力タイミング：１７：００〜１７：３０」が設定されている。そのため、印刷データ抽出部２４は、図７に示す抽出条件７ｂに基づいて互いに関連する印刷データ５を抽出するとき、記憶部１２に記憶されている複数の印刷データ５のうちから、除外条件７９に定められた時間帯（１７：００〜１７：３０）に印刷出力された印刷データ５を抽出対象から除外する。そして印刷データ抽出部２４は、除外条件７９に定められた時間帯に印刷出力されていない印刷データ５のうちから関連印刷データ群を抽出する。
【００７７】
このように抽出条件情報７に除外条件７９の項目を設けることにより、関連印刷データ群に不要な印刷データ５が含まれてしまうことを未然に防止することができる。例えば、各ユーザーが会議の直前に印刷出力した会議資料だけを纏めたい場合に、他のユーザーがその時間帯に印刷出力した印刷データ５を除いて、必要な印刷データ５だけを関連印刷データ群として抽出することが可能である。そのため、ユーザーの意図に沿った統合ファイル６を高精度に生成することが可能である。
【００７８】
また印刷データ抽出部２４は、複数の抽出条件７ａ〜７ｆのいずれかの抽出条件に基づいて関連印刷データ群を抽出した場合に、関連印刷データ群に含まれる印刷データを表示し、ユーザーによる確認操作を受け付けるようにしても良い。この場合、印刷データ抽出部２４は、ユーザーの操作に基づいて関連印刷データを確定させる。
【００７９】
例えば印刷データ抽出部２４は、関連印刷データ群に含まれる印刷データ５の印刷出力を指示したユーザーを特定し、そのユーザーに対して電子メールを送信することにより、関連印刷データ群の確認要求を行う。この確認要求を受信すると、ユーザーは、自身の情報処理装置を操作して印刷データ統合装置２にアクセスする。印刷データ抽出部２４は、ユーザーが使用する情報処理装置からのアクセスを検知すると、その情報処理装置に対して関連印刷データ群に含まれる印刷データを表示するための画面情報を送信することにより、情報処理装置において確認画面を表示させる。尚、印刷データ統合装置２が画像形成装置３に組み込まれている場合には、画像形成装置３の操作パネルに確認画面を表示するようにしても良い。
【００８０】
図８は、印刷データ抽出部２４によって表示される確認画面の一例を示す図である。図８（ａ）は、印刷データ抽出部２４によって抽出された関連印刷データ群に含まれる印刷データ５のリストを表示する確認画面を示している。この確認画面には、ユーザーが関連印刷データ群を確定させるためのボタン５０と、ユーザーが関連印刷データ群に含まれる印刷データ５を編集するためのボタン５１とが含まれる。ユーザーがボタン５０を操作した場合、印刷データ抽出部２４は、抽出条件７ａ〜７ｆに基づいて抽出した関連印刷データ群を確定させる。またユーザーがボタン５１を操作した場合、印刷データ抽出部２４は、画面を図８（ｂ）に示す画面に遷移させる。図８（ｂ）の画面では、ユーザーが関連印刷データ群に含まれる複数の印刷データ５のうちから不要な印刷データ５を選択することが可能である。また図８（ｂ）の画面には、除外ボタン５２と、確定ボタン５３と、終了ボタン５４とが含まれる。ユーザーによって不要な印刷データ５が選択された状態で除外ボタン５２が操作されると、印刷データ抽出部２４は、関連印刷データ群からユーザーによって選択された印刷データ５を削除する。これにより、図８（ｂ）の画面は、図８（ｃ）に示す画面に遷移する。図８（ｃ）の画面では、ユーザーによって選択された印刷データ５が削除されている。そのため、ユーザーは、不要な印刷データ５が削除されたことを画面上で確認することができる。その後、ユーザーによって確定ボタン５３が操作されると、印刷データ抽出部２４は、不要な印刷データ５を削除した状態で関連印刷データ群を確定させる。このように印刷データ抽出部２４は、ユーザーによる確認操作を受け付けることにより、ユーザーの意図に沿った統合ファイル６を生成することができる。
【００８１】
尚、上記のような確認画面を表示するとき、印刷データ抽出部２４は、上述した除外条件７９に該当して関連印刷データ群から除外した印刷データ５を表示する用にしても良い。これにより、ユーザーは、除外条件７９に該当して関連印刷データ群から除外された印刷データ５がどのような印刷データ５であるかを確認することができる。そして確認した結果、除外条件７９に該当して除外された印刷データ５が関連印刷データ群に含めるべき印刷データ５である場合、ユーザーは、確認画面に対する操作を行うことで、関連印刷データ群に含めることも可能である。
【００８２】
尚、上記において、印刷データ抽出部２４は、抽出タイミング判定部２３によって現在時刻が抽出タイミングであると判定された場合に、抽出処理を開始する場合を例示した。しかし、これに限られるものではなく、ユーザーは、情報処理装置を操作することによって印刷データ統合装置２にアクセスし、複数の抽出条件７ａ〜７ｆを指定したうえで抽出処理の開始を行うことも可能である。この場合、印刷データ抽出部２４は、ユーザーによって指定されたタイミングで抽出処理を開始する。
【００８３】
次に画像形成装置３について説明する。図９は、画像形成装置３のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。画像形成装置３は、操作パネル３０と、ネットワークインタフェース３３と、無線通信部３４と、記憶部３５と、制御部３６と、スキャナ部３７と、プリンタ部３８と、ＦＡＸ部３９と、電源制御部４３とを備えている。
【００８４】
操作パネル３０は、表示部３１と、操作部３２とを備えている。表示部３１は、例えばカラー液晶ディスプレイなどで構成され、ユーザーが操作可能な各種画面を表示する。操作部３２は、例えば表示部３１の表示画面上に配置されるタッチパネルキーと、表示部３１の表示画面の周囲に配置される押しボタンキーとを備えて構成され、ユーザーによる操作を受け付ける。
【００８５】
ネットワークインタフェース３３は、画像形成装置３を有線ＬＡＮ（Local Area Network）などの有線ネットワークに接続するためのインタフェースである。無線通信部３４は、画像形成装置３を無線ＬＡＮなどの無線ネットワークに接続するためのインタフェースである。画像形成装置３はこれらのインタフェースを介して、画像形成装置３が印刷出力を行った印刷データ５を、印刷データ統合装置２に送信する。
【００８６】
記憶部３５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などによって構成される不揮発性の記憶装置である。この記憶部３５は、様々なプログラムやデータなどを記憶しておくものである。例えば記憶部３５には、図９に示すように画像形成装置３において実行されるプログラム４０と、画像形成装置３が印刷出力を行った印刷データ５が記憶されている。画像形成装置３は、記憶部３５に記憶している印刷データ５を印刷データ統合装置２に送信した後、記憶部３５から印刷データ５を削除するようにしても良い。
【００８７】
スキャナ部３７は、ユーザーによってコピー機能、スキャン機能、ＦＡＸ送信機能などが選択された場合に動作し、ユーザーによってセットされた原稿の画像を光学的に読み取って画像データを生成するものである。プリンタ部３８は、ユーザーによってコピー機能又はプリント機能が選択された場合、或いは、ＦＡＸ部３９が公衆電話回線からＦＡＸデータを受信した場合に動作し、入力する画像データに基づいて印刷用紙などに画像形成を行って印刷出力するものである。ＦＡＸ部３９は、公衆電話回線を介してＦＡＸデータの送受信を行うものである。
【００８８】
制御部３６は、図示を省略するＣＰＵやメモリなどを備えて構成され、各部の動作を制御する。例えばＣＰＵがプログラム４０を読み出して実行することにより、制御部３６は、ジョブ制御部４１及び印刷データ出力部４２として機能する。
【００８９】
ジョブ制御部４１は、画像形成装置３におけるジョブの実行を制御する処理部である。ジョブ制御部４１は、ユーザーによって指定されたジョブの実行開始を指示するものである場合に機能し、スキャナ部３７、プリンタ部３８及びＦＡＸ部３９のそれぞれを駆動し、ユーザーによって指定されたジョブの実行を制御する。例えば、ユーザーによって指定されたジョブが印刷ジョブである場合、ジョブ制御部４１は、印刷ジョブに含まれる印刷データ５に基づいてプリンタ部３８を駆動させることにより印刷データ５に応じた印刷出力を行わせる。ジョブ制御部４１は、プリンタ部３８による印刷出力が完了すると、その印刷データ５を記憶部３５へ一時的に保存する。
【００９０】
印刷データ出力部４２は、プリンタ部３８によって印刷出力がなされた印刷データ５を印刷データ統合装置２に送信する処理部である。例えば印刷データ出力部４２は、記憶部３５に印刷データ５が保存されたタイミングで機能し、記憶部３５からその印刷データ５を読み出して印刷データ統合装置２へ送信する。また印刷データ出力部４２は、印刷データ統合装置２から印刷データ５の要求を受信したタイミングで機能し、その時点で記憶部３５に記憶されている印刷データ５を全て読み出し、印刷データ統合装置２へ送信するものであっても構わない。
【００９１】
また印刷データ出力部４２は、まず記憶部３５に記憶されている印刷データ５のリストだけを印刷データ統合装置２へ送信し、その後に印刷データ統合装置２からそのリストに含まれる印刷データ５の送信要求を受けた場合に印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信するものであっても構わない。
【００９２】
印刷データ出力部４２は、印刷データ統合装置２へ印刷データ５を送信した後、記憶部３５に記憶されている印刷データ５を削除する。これにより、記憶部３５の記憶領域が長期間に亘り印刷データ５によって占有されることを防止することができる。
【００９３】
電源制御部４３は、画像形成装置３の電力供給状態を制御するものである。画像形成装置３の電力供給状態には、例えば通常稼働状態と、スリープ状態と、ディープスリープ状態との３つの状態がある。通常稼働状態は、上述した各部に対して正常に電力が供給されている状態であり、ジョブを実行可能な状態である。スリープ状態は、操作パネル３０、ネットワークインタフェース３３及び無線通信部３４を除き、各部への電力供給を停止した状態であり、ジョブを実行することができない状態である。ただし、スリープ状態において操作パネル３０がユーザーの操作を検知すると、操作パネル３０は、その旨を電源制御部４３へ通知する。またスリープ状態においてネットワークインタフェース３３又は無線通信部３４がネットワーク４を介して制御部３６を動作させる必要のある情報を受信すると、ネットワークインタフェース３３又は無線通信部３４は、その旨を電源制御部４３へ通知する。これにより、電源制御部４３は、電力供給状態をスリープ状態から通常稼働状態へ復帰させる。ディープスリープ状態は、操作パネル３０を除き、上述した各部への電力供給を全て停止した状態であり、ジョブを実行することができない状態である。ディープスリープ状態において操作パネル３０がユーザーの操作を検知すると、操作パネル３０は、その旨を電源制御部４３へ通知する。これにより、電源制御部４３は、電力供給状態をディープスリープ状態から通常稼働状態へ復帰させる。
【００９４】
印刷データ出力部４２は、スリープ状態又はディープスリープ状態であるとき、印刷データ統合装置２から印刷データ５の要求を受信したとしても、印刷データ５を送信することができない。この場合、電源制御部４３は、印刷データ統合装置２からの要求に基づき、電力供給状態をスリープ状態から通常稼働状態へ復帰させることにより、印刷データ出力部４２が印刷データ５を送信できる状態にすることができる。ただし、ディープスリープ状態のときにはネットワークインタフェース３３及び無線通信部３４の双方が通信機能を停止させているため、電源制御部４３は、印刷データ統合装置２からの要求に基づき通常稼働状態へ復帰させることができない。そのため、印刷データ出力部４２は、通常稼働状態へ復帰した後に印刷データ５を送信することになる。
【００９５】
印刷データ統合装置２がディープスリープ状態の画像形成装置３に対して印刷データ５の要求を送信した場合、印刷データ統合装置２は、画像形成装置３が通常稼働状態などに復帰するまで印刷データ５を待つ必要がある。そうすると抽出条件において設定された抽出タイミングで印刷データ統合装置２が関連印刷データ群を抽出できないといった問題が起こり得る。このような問題が起こらないようにするために、電源制御部４３は、画像形成装置３の電力供給状態を通常稼働状態又はスリープ状態からディープスリープ状態に移行させる際に、印刷データ出力部４２に対してその旨を通知するものとしてもよい。この場合、電源制御部４３からの通知を受けた印刷データ出力部４２は、その時点で記憶部３５に記憶されている印刷データ５を全て読み出し、印刷データ５と、画像形成装置３がこれからディープスリープ状態に移行する旨の通知とを印刷データ統合装置２へ送信する。次に印刷データ出力部４２は、印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信したことを電源制御部４３に通知する。電源制御部４３は、印刷データ出力部からの通知を受けると、画像形成装置３の状態を通常稼働状態又はスリープ状態からディープスリープ状態へ移行させる。こうすることにより、印刷データ出力部４２はディープスリープ状態に移行する直前に、その時点で記憶部３５に記憶されている印刷データ５を全て印刷データ統合装置２に送信することができる。すなわち、印刷データ統合装置２は、画像形成装置３がディープスリープ状態に移行する直前に印刷データ５と画像形成装置３がこれからディープスリープ状態に移行する旨の通知とを取得することができる。次に、画像形成装置３から印刷データ５とディープスリープ状態に移行する旨の通知とを送信された印刷データ統合装置２の動作について説明する。抽出条件において設定された抽出タイミングに、印刷データ統合装置２が画像形成装置３に対して印刷データ５の要求を送信する。このとき、画像形成装置３からの返信が所定時間なければ、印刷データ統合装置２は画像形成装置３がディープスリープ状態であると判断する。画像形成装置３がディープスリープ状態であると判断した印刷データ統合装置２は、関連印刷データ群の抽出を開始する。画像形成装置３がディープスリープ状態に移行する直前に画像形成装置３から印刷データ５が送信されており、印刷データ統合装置２は関連印刷データ群の抽出に必要な印刷データ５は全て記憶しているため、関連印刷データ群の抽出を開始しても問題ないのである。そのため、印刷データ統合装置２がディープスリープ状態の画像形成装置３に印刷データ５の送信要求を行った場合でも、印刷データ統合装置２は、画像形成装置３がディープスリープ状態から復帰するのを待って印刷データ５を取得する必要がなくなるのである。
【００９６】
次に、上記のような印刷データ統合システム１で行われる動作について説明する。図１０は、印刷データ統合装置２及び画像形成装置３ａ，３ｂ，３ｃで行われる動作プロセスを示す図である。まず画像形成装置３ａは、ユーザーによって指定されたジョブを実行することに伴い、印刷出力を行う（プロセスＰ１）。画像形成装置３ａは、印刷出力を行った後、その印刷出力に用いた印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信する（プロセスＰ２）。印刷データ統合装置２は、画像形成装置３ａから受信する印刷データ５を記憶部１２へ保存する。次に画像形成装置３ｂは、ユーザーによって指定されたジョブの実行に伴って印刷出力を行い（プロセスＰ３）、印刷出力後に印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信する（プロセスＰ４）。印刷データ統合装置２は、画像形成装置３ｂから受信する印刷データ５も記憶部１２へ保存する。次に画像形成装置３ｃは、ユーザーによって指定されたジョブの実行に伴って印刷出力を行い（プロセスＰ５）、印刷出力後に印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信する（プロセスＰ６）。印刷データ統合装置２は、画像形成装置３ｃから受信する印刷データ５も記憶部１２へ保存する。さらにその後、画像形成装置３ａは、再びユーザーによって指定されたジョブの実行に伴って印刷出力を行い（プロセスＰ７）、印刷出力後に印刷データ５を印刷データ統合装置２へ送信する（プロセスＰ８）。印刷データ統合装置２は、再び画像形成装置３ａから受信する印刷データ５も記憶部１２へ保存する。このようにして印刷データ統合装置２には、複数の画像形成装置３ａ，３ｂ，３ｃのそれぞれで印刷出力された印刷データ５が蓄積される。尚、印刷データ統合装置２は、複数の画像形成装置３ａ，３ｂ，３ｃのそれぞれに対して定期的に印刷データ５を要求することにより、各画像形成装置３ａ，３ｂ，３ｃから印刷データ５を取得するものであっても良い。
【００９７】
その後、印刷データ統合装置２は、抽出タイミングであると判定すると（プロセスＰ９）、抽出条件に基づく抽出処理を行い、互いに関連する少なくとも１つの印刷データ５を関連印刷データ群として抽出する（プロセスＰ１０）。そして印刷データ統合装置２は、関連印刷データ群に含まれる印刷データ５を１つに纏めた統合ファイル６を生成する（プロセスＰ１１）。統合ファイル６を生成すると、印刷データ統合装置２は、その統合ファイル６を予め指定された出力先に出力する（プロセスＰ１２）。これに伴い、印刷データ統合装置２は、ユーザーに統合ファイル６を生成した旨を通知する。
【００９８】
上記のような統合プロセスは、印刷データ統合装置２において自動的に進行する。そのため、ユーザーは、印刷データ統合装置２に予め抽出条件を設定しておくだけで良いため、利便性が高い。
【００９９】
次に印刷データ統合装置２における具体的な処理手順について説明する。図１１は、印刷データ統合装置２において行われる処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、制御部１３のＣＰＵが上述したプログラム２０を実行することによって開始される処理であり、制御部１３において一定時間ごとに繰り返し実行される処理である。印刷データ統合装置２は、この処理を開始すると、まず画像形成装置３から印刷データ５を受信したか否かを判断する（ステップＳ１０）。印刷データ５を受信している場合（ステップＳ１０でＹＥＳ）、印刷データ統合装置２は、受信した印刷データ５を記憶部１２に保存する（ステップＳ１１）。尚、印刷データ５を受信していない場合（ステップＳ１０でＮＯ）、ステップＳ１１の処理はスキップする。
【０１００】
次に印刷データ統合装置２は、現在時刻を確認し（ステップＳ１２）、現在時刻が抽出条件情報７に含まれる複数の抽出条件７ａ〜７ｆのうちのいずれかの抽出タイミング７１に一致するか否かを判断する（ステップＳ１３）。その結果、抽出タイミング７１に一致しない場合（ステップＳ１３でＮＯ）、印刷データ統合装置２は、さらにユーザーによって抽出処理の実行が指示されたか否かを判断する（ステップＳ１４）。ユーザーによる抽出処理の実行指示もない場合（ステップＳ１４でＮＯ）、この処理は終了する。
【０１０１】
現在時刻が抽出タイミングである場合（ステップＳ１３でＹＥＳ）、或いは、ユーザーによって抽出処理の実行が指示された場合（ステップＳ１４でＹＥＳ）、印刷データ統合装置２は、複数の抽出条件７ａ〜７ｆのうちから抽出条件を特定する（ステップＳ１５）。すなわち、現在時刻が抽出タイミングである場合には、その抽出タイミングが定義されている抽出条件を特定する。また、ユーザーによって抽出処理の実行が指示された場合には、ユーザーによって指定された抽出条件を特定する。
【０１０２】
続いて印刷データ統合装置２は、複数の画像形成装置３のそれぞれに対して印刷データ５を要求する（ステップＳ１６）。その後、印刷データ統合装置２は、画像形成装置３から印刷データ５を受信したか否かを判断し（ステップＳ１７）、受信していれば（ステップＳ１７でＹＥＳ）、その受信した印刷データ５を記憶部１２に保存する（ステップＳ１８）。このように印刷データ統合装置２は、抽出処理を開始する直前に各画像形成装置３に対して印刷データ５を要求することにより、各画像形成装置３において直近に印刷出力された印刷データ５を確実に取得することができる。
【０１０３】
次に印刷データ統合装置２は、記憶部１２に印刷データ５が保存されているか否かを判断する（ステップＳ１９）。記憶部１２に印刷データ５が保存されていない場合（ステップＳ１９でＮＯ）、抽出処理を行うことができないため、この処理は終了する。これに対し、記憶部１２に印刷データ５が保存されている場合（ステップＳ１９でＹＥＳ）、印刷データ統合装置２は、ステップＳ１５で特定した抽出条件に基づく抽出処理を実行する（ステップＳ２０）。記憶部１２の中に、抽出条件に合致する印刷データ５が少なくとも１つ存在すれば、その印刷データ５が抽出処理において抽出される。また抽出条件に除外条件が含まれている場合、印刷データ統合装置２は、除外条件に該当する印刷データ５を抽出対象から除外したうえで抽出処理を実行する。印刷データ統合装置２は、抽出処理が終了すると、その抽出処理によって印刷データ５を抽出することができたか否かを判断する（ステップＳ２１）。その結果、印刷データ５を抽出できなかった場合（ステップＳ２１でＮＯ）、この処理は終了する。これに対し、印刷データ５を抽出することができた場合（ステップＳ２１でＹＥＳ）、印刷データ統合装置２は、ユーザーによる確認操作を受け付けるための確認設定がオンであるか否かを判断する（ステップＳ２２）。確認設定がオンである場合（ステップＳ２２でＹＥＳ）、印刷データ統合装置２は、図８（ａ）に示したような確認画面を表示してユーザーによる確認操作を受け付けるためのユーザー確認処理を実行する（ステップＳ２３）。これに対し、確認設定がオフの場合（ステップＳ２２でＮＯ）、ステップＳ２３の処理はスキップする。
【０１０４】
続いて印刷データ統合装置２は、関連印刷データ群を生成する（ステップＳ２４）。すなわち、ユーザー確認処理（ステップＳ２３）が実行された場合には、ユーザーによる操作に基づいて確定された関連印刷データ群が生成される。またユーザー確認処理（ステップＳ２３）が実行されなかった場合には、抽出処理（ステップＳ２０）で抽出された全ての印刷データ５を含む関連印刷データ群が生成される。
【０１０５】
関連印刷データ群を生成すると、印刷データ統合装置２は、統合ファイル６を生成する（ステップＳ２５）。すなわち、関連印刷データ群に含まれる全ての印刷データ５を１つに纏めた統合ファイル６を生成するのである。このとき、印刷データ統合装置２は、統合ファイル６のファイル形式を所定の保存フォーマットとして生成することが好ましい。統合ファイル６を生成すると、印刷データ統合装置２は、その統合ファイル６を予め指定された出力先（例えば記憶デバイスなど）に出力する（ステップＳ２６）。これに伴い、印刷データ統合装置２は、統合ファイル６に含まれる印刷データ５を記憶部１２から削除するようにしても良い。その後、印刷データ統合装置２は、ユーザーや管理者に対して統合ファイル６を出力したことを通知する（ステップＳ２７）。以上で、印刷データ統合装置２による処理が終了する。上述した処理が印刷データ統合装置２において一定時間ごとに繰り返し行われることにより、複数の抽出条件７ａ〜７ｆのそれぞれに基づいて抽出処理が実行されることになる。
【０１０６】
以上のように本実施形態の印刷データ統合システム１では、印刷データ統合装置２は、複数の画像形成装置３のそれぞれよって印刷出力された印刷データ５のうちから一定の関連性を有する印刷データ５を関連印刷データ群として抽出し、統合ファイル６を生成する構成である。この構成によれば、関連性を有する印刷データ５を自動的に纏めることができるため、従来のシステムと比較してユーザーの利便性が向上している。
【０１０７】
（第２実施形態）
次に本発明の第２実施形態について説明する。本実施形態では、印刷データ統合装置２が印刷データ５を解析して互いに関連する印刷データ５を抽出できるようにした一形態について説明する。本実施形態における印刷データ統合システム１の構成例、画像形成装置３のハードウェア構成及び機能構成は第１実施形態と同様である。図１２は、本実施形態における印刷データ統合装置２のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。本実施形態における印刷データ統合装置２が第１実施形態における印刷データ統合装置２と異なる点は、制御部１３が印刷データ解析部２７として機能する点である。また本実施形態では、抽出条件情報７において、例えば印刷データ５の中身に特定の文字列が含まれていることを抽出条件に設定することができる。
【０１０８】
印刷データ解析部２７は、印刷データ５に対してＯＣＲ（Optical Character Recognition）などの文字認識処理を行うことによって印刷データ５を解析し、印刷データ５に含まれる文字列を抽出する。印刷データ解析部２７は抽出した文字列を印刷データ５の付属情報として関連付ける。印刷データ解析部２７により印刷データ５に関連付けられた付属情報は、印刷データ抽出部２４による抽出処理が行われる際に参照される。例えば、印刷データ５に特定の文字列が含まれていれば、その特定の文字列が付属情報として印刷データ５に関連付けられる。そして印刷データ抽出部２４が、ある抽出条件に基づいて抽出処理を行うとき、その抽出条件に、印刷データ５に特定の文字列が含まれていることが定義されていれば、付属情報を参照することにより特定の文字列を含む印刷データ５を抽出することができる。
【０１０９】
印刷データ解析部２７が印刷データ５を解析するタイミングは、例えば画像形成装置３から印刷データ５を受信したタイミングである。ただし、これに限られるものではなく、例えば抽出タイミング判定部２３によって抽出タイミングである判定された場合、印刷データ抽出部２４による抽出処理が開始される前に、印刷データ解析部２７が印刷データ５を解析して各印刷データ５に付属情報を関連付けるものであっても良い。
【０１１０】
したがって、本実施形態の印刷データ統合装置２は、複数の印刷データ５の中身を解析して互いに関連する印刷データ５どうしを１つに纏めることが可能である。これにより、統合ファイル６の纏め方がより一層多彩なものとなるため、より一層利便性が高くなる。
【０１１１】
例えば不動産業界では、物件の仕分け時に家賃の価格帯や物件の部屋数、所在地などに応じた仕分けが行われることが多い。このような場合、印刷データ解析部２７は、印刷データ５を解析することにより家賃価格や部屋数、所在地などを自動的に読み取って印刷データ５に付属情報として関連付けておくのである。その後、印刷データ抽出部２４が抽出処理を行うとき、例えば抽出条件に「家賃：１５０，０００円〜１８０，０００円」が設定されていれば、印刷データ抽出部２４は、付属情報に含まれる家賃価格を参照することにより、抽出条件に合致する印刷データ５を抽出することができる。そして印刷データ統合装置２は、抽出条件に設定されている家賃の価格帯に合致する全ての印刷データ５を１つに纏めた統合ファイル６を生成することができるのである。
【０１１２】
（第３実施形態）
次に本発明の第３実施形態について説明する。本実施形態では、画像形成装置３が上述した印刷データ統合装置２としての機能を有する一形態について説明する。
【０１１３】
図１３は、本実施形態における画像形成装置３のハードウェア構成及び機能構成の一例を示す図である。本実施形態の制御部３６は、図示を省略するＣＰＵやメモリなどを備えて構成され、ＣＰＵがプログラム４０を読み出して実行することにより、ジョブ制御部４１、印刷データ出力部４２、印刷データ取得部２１、印刷データ変換部２２、抽出タイミング判定部２３、印刷データ抽出部２４、統合ファイル生成部２５及び印刷データ削除部２６として機能する。ここで、印刷データ取得部２１、印刷データ変換部２２、抽出タイミング判定部２３、印刷データ抽出部２４、統合ファイル生成部２５及び印刷データ削除部２６は、第１実施形態において説明した印刷データ統合装置２と同様の機能を実現するものである。また第２実施形態で説明したように、制御部３６は、さらに印刷データ解析部２７として機能するものであっても良い。
【０１１４】
図１３に示す画像形成装置３は、自機で印刷出力した印刷データ５だけでなく、ネットワーク４に接続されている他の画像形成装置３からも印刷データ５を取得して統合ファイル６を生成することができる。例えば、画像形成装置３において印刷出力が終了すると、印刷データ出力部４２が印刷データ取得部２１に対して印刷データ５を出力する。これにより、印刷データ取得部２１は、自機で印刷出力された印刷データ５を取得し、記憶部３５へ保存することができる。尚、他の画像形成装置３で印刷出力された印刷データ５を取得する態様は、第１実施形態で説明したものと同様である。
【０１１５】
このような構成を有する画像形成装置３は、第１及び第２実施形態で説明した印刷データ統合装置２による作用効果と同様の作用効果を奏するものである。さらに本実施形態では、サーバーなどで構成される印刷データ統合装置２をネットワーク４に設ける必要がなくなるという利点がある。
【０１１６】
また図１に示したようにネットワーク４に複数の画像形成装置３が接続される場合、それら複数の画像形成装置３のうちの少なくとも１つの画像形成装置３が図１３に示す構成を有するものであれば良い。またこれに限らず、複数の画像形成装置３のそれぞれが図１３に示す構成を有するものであっても良い。この場合、複数の画像形成装置３のうち、比較的負荷が軽い状態にある画像形成装置３が他の装置よりも優先的に抽出処理や統合ファイル６の生成処理を行うようにすれば良い。
【０１１７】
（変形例）
以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態で説明した内容のものに限定されるものではなく、種々の変形例を適用することが可能である。
【０１１８】
例えば上記実施形態では、画像形成装置３がコピー機能やスキャン機能、プリント機能、ＦＡＸ機能、ＢＯＸ機能などの複数の機能を備えるＭＦＰである場合を例示したが、画像形成装置３は必ずしもＭＦＰに限られない。すなわち、画像形成装置３は、プリント機能、を備え、印刷出力した印刷データ５を印刷データ統合装置２に送信することができる構成であればよい。尚、画像形成装置３が印刷データ５を記憶することが出来ない場合は、印刷出力をおこなった直後に印刷データ５を印刷データ統合装置２に送信する必要がある。
【符号の説明】
【０１１９】
１  印刷データ統合システム
２  印刷データ統合装置
３  画像形成装置（印刷データ統合装置）
５  印刷データ
６  統合ファイル
１２  記憶部（記憶手段）
２１  印刷データ取得部（印刷データ取得手段）
２２  印刷データ変換部（データ変換手段）
２３  抽出タイミング判定部（抽出タイミング判定手段）
２４  印刷データ抽出部（印刷データ抽出手段）
２５  統合ファイル生成部（統合ファイル生成手段）
２６  印刷データ削除部（印刷データ削除手段）
２７  印刷データ解析部
３８  プリンタ部（印刷手段）
４２  印刷データ出力部（印刷データ出力手段）  
【図１】
2019125223.tif 000003
【図２】
2019125223.tif 000004
【図３】
2019125223.tif 000005
【図４】
2019125223.tif 000006
【図５】
2019125223.tif 000007
【図６】
2019125223.tif 000008
【図７】
2019125223.tif 000009
【図８】
2019125223.tif 000010
【図９】
2019125223.tif 000011
【図１０】
2019125223.tif 000012
【図１１】
2019125223.tif 000013
【図１２】
2019125223.tif 000014
【図１３】
2019125223.tif 000015