(57)【要約】【課題】ファイルを添付した電子メールを送信してファイルの内容を印刷させる際に、ユーザーが送付状を簡単に印刷することができる印刷制御装置を提供する。【解決手段】テンプレート送信部１１は、ユーザー端末６０に対して、送付状のテンプレート２２を送信する。電子メール受信部１２は、ユーザー端末６０から送付対象情報と前記テンプレートに基づく送付状情報とを含む電子メール４０を受信する。印刷データ生成部１３は、送付対象情報に基づく本文の印刷データと送付状情報に基づく送付状の印刷データとを生成する。印刷データ送信部１４は、本文の印刷データと送付状の印刷データとをマージした印刷ジョブ４１を、印刷装置５０に送信する。【選択図】図１
2019125176.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザー端末及び印刷装置との間で通信を行う印刷制御装置であって、
前記ユーザー端末に対して、送付状のテンプレートを送信するテンプレート送信部と、
前記ユーザー端末から、送付対象情報と前記テンプレートに基づく送付状情報とを含む電子メールを受信する電子メール受信部と、
前記送付対象情報に基づく本文の印刷データと前記送付状情報に基づく送付状の印刷データとを生成する印刷データ生成部と、
前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとを、前記印刷装置に送信する印刷データ送信部と
を備えていることを特徴とする印刷制御装置。
【請求項２】
前記テンプレートに含まれる所定入力事項と、前記所定入力事項に置き換えるべき情報を示す規定入力事項とを対応付けた対応情報を記憶する記憶部を備え、
前記印刷データ生成部は前記送付状情報に含まれる前記所定入力事項に対応する情報を、該所定入力事項に対応する前記規定入力事項の情報に置き換える処理を行い、置き換え後の前記送付状情報に基づいて、前記送付状の印刷データを生成することを特徴とする請求項１に記載の印刷制御装置。
【請求項３】
前記印刷データ生成部は、前記対応情報を参照することによって、前記電子メールに含まれる情報から前記所定入力事項を探索することを特徴とする請求項２に記載の印刷制御装置。
【請求項４】
前記印刷データ送信部は、前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとをマージして一つの印刷ジョブを生成し、該印刷ジョブを前記印刷装置に送信することを特徴とする請求項１から請求項３のうちいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項５】
前記印刷データ送信部は、前記印刷装置の仕様に応じて、前記送付状が１ページ目となり、続いて前記本文がページ順に重なった状態で印刷が完了するように、前記印刷ジョブを生成することを特徴とする請求項４に記載の印刷制御装置。
【請求項６】
ユーザー端末及び印刷装置との間で通信を行う印刷制御装置で実行される印刷制御方法であって、
前記ユーザー端末に対して、送付状のテンプレートを送信するテンプレート送信ステップと、
前記ユーザー端末から、送付対象情報と前記テンプレートに基づく送付状情報とを含む電子メールを受信する電子メール受信ステップと、
前記送付対象情報に基づく本文の印刷データと前記送付状情報に基づく送付状の印刷データとを生成する印刷データ生成ステップと、
前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとを、前記印刷装置に送信する印刷データ送信ステップと
を含んでいることを特徴とする印刷制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ファクシミリの送信にかかる送信者の負担を軽減するために、送信者に対して送付状を発行して、送付状を再利用できるようにしたファクシミリシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。また、プリンター宛に電子メールを送信することによって、電子メールの本文と添付ファイルの内容が印刷されるようにした印刷システムが提案されている（例えば、特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１０−５０７４７号公報
【特許文献２】特開２０１２−１５９９１４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献２に記載された印刷システムにおいて、ユーザーが、送付状を付けて添付ファイルの内容を印刷させようとした場合、ユーザー自身が、送付状ファイルを作成しなければならず、煩わしくなることがあった。
【０００５】
本発明はかかる背景に鑑みてなされたものであり、ファイルを添付した電子メールを送信してファイルの内容を印刷させる際に、ユーザーが送付状を簡単に印刷することができる印刷制御装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決するため、本発明の印刷制御装置は、ユーザー端末及び印刷装置との間で通信を行う印刷制御装置であって、前記ユーザー端末に対して、送付状のテンプレートを送信するテンプレート送信部と、前記ユーザー端末から、送付対象情報と前記テンプレートに基づく送付状情報とを含む電子メールを受信する電子メール受信部と、前記送付対象情報に基づく本文の印刷データと前記送付状情報に基づく送付状の印刷データとを生成する印刷データ生成部と、前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとを、前記印刷装置に送信する印刷データ送信部とを備えていることを特徴とする。
かかる本発明によれば、ユーザーは、印刷制御装置からユーザー端末に送信される送付状のテンプレートに基づいて送付状を作成し、送付状情報を送付対象情報と共に電子メールにより送信して、送付状付きの本文を印刷装置から印刷させることができる。このため、ユーザーは、送付状を簡単に印刷することができる。ここで、本発明においては、電子メールの語を電子データを送受信する手段を表す用語として使用している。そのため、電子メールは、一般的な電子メールに加えて、ＳＮＳ（Social Networking Service）におけるチャットやショートメール等の電子データの送受信手段も含んでいる。また、送付対象情報には、電子メールの本文及び添付ファイルの内容が含まれる。
【０００７】
また、前記テンプレートに含まれる所定入力事項と、前記所定入力事項に置き換えるべき情報を示す規定入力事項とを対応付けた対応情報を記憶する記憶部を備え、前記印刷データ生成部は前記送付状情報に含まれる前記所定入力事項に対応する情報を、該所定入力事項に対応する前記規定入力事項の情報に置き換える処理を行い、置き換え後の前記送付状情報に基づいて、前記送付状の印刷データを生成する。
この構成によれば、ユーザーによる所定入力事項の入力操作を省略することができるため、ユーザーは、送付状をさらに簡単に印刷することができる。
【０００８】
また、前記印刷データ生成部は、前記対応情報を参照することによって、前記電子メールに含まれる情報から前記所定入力事項を探索する。
この構成によれば、送付状のテンプレートの所定入力事項と電子メールの規定入力事項との対応関係と予め設定しておくことにより、所定入力事項の探索を容易にすることができる。
【０００９】
また、前記印刷データ送信部は、前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとをマージして一つの印刷ジョブを生成し、該印刷ジョブを前記印刷装置に送信する。
この構成によれば、印刷装置において、送付状と本文とに間に、他の印刷ジョブによる印刷物が混入することを回避することができる。
【００１０】
また、前記印刷データ送信部は、前記印刷装置の仕様に応じて、前記送付状が１ページ目となり、続いて前記本文がページ順に重なった状態で印刷が完了するように、前記印刷ジョブを生成する。
この構成によれば、印刷装置において、送付状を先頭として本文が続く状態で印刷物を提供することができる。
【００１１】
次に、本発明の印刷制御方法は、ユーザー端末及び印刷装置との間で通信を行う印刷制御装置で実行される印刷制御方法であって、前記ユーザー端末に対して、送付状のテンプレートを送信するテンプレート送信ステップと、前記ユーザー端末から、送付対象情報と前記テンプレートに基づく送付状情報とを含む電子メールを受信する電子メール受信ステップと、前記送付対象情報に基づく本文の印刷データと前記送付状情報に基づく送付状の印刷データとを生成する印刷データ生成ステップと、前記本文の印刷データと前記送付状の印刷データとを、前記印刷装置に送信する印刷データ送信ステップとを含んでいることを特徴とする。
かかる本発明の印刷制御方法を印刷制御装置により実行することより、ユーザーは、印刷制御装置からユーザー端末に送信される送付状のテンプレートに基づいて送付状を作成し、容易に作成することができる。そして、ユーザーは、送付状情報を本文情報と共に電子メールにより送信して、送付状付きの本文を印刷装置から印刷させることができる。そのため、ユーザーによる送付状の準備を容易にすることができる。ここで、本発明においては、電子メールの語を電子データを送受信する手段を表す用語として使用している。そのため、電子メールは、一般的な電子メールに加えて、ＳＮＳ（Social Networking Service）におけるチャットやショートメール等の電子データの送受信手段も含んでいる。また、送付対象情報には、電子メールの本文及び添付ファイルの内容が含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】印刷制御装置の構成と、印刷制御装置とユーザー端末及び印刷装置との接続態様を示した説明図。
【図２】印刷制御装置とユーザー端末及び印刷装置との間の処理の説明図。
【図３】送付状テンプレートの説明図。
【図４】テンプレートの入力事項と電子メールの規定入力事項との対応テーブルの説明図。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明の好適な実施形態について、図面を用いて詳細に説明する。なお、以下に説明する実施形態は、特許請求の範囲に記載された本発明の内容を限定するものではない。また、以下で説明される構成の全てが本発明の必須構成要件であるとは限らない。
【００１４】
［１．実施形態における印刷制御装置の構成］
図１は、本実施形態の印刷制御装置の構成と、印刷制御装置とユーザー端末及び印刷装置との接続態様を示した説明図である。図１を参照して、印刷制御装置１は、通信ネットワーク１００を経由して、印刷装置５０及びユーザー端末６０と有線又は無線により通信可能に接続されている。
【００１５】
印刷制御装置１は、ユーザーＰ１（送信者）がユーザー端末６０により作成した電子メール４０を受信したときに、電子メールの本文及び添付ファイルを印刷データに変換し、印刷データに基づく印刷ジョブ４１を印刷装置５０に送信する。印刷ジョブ４１を受信した印刷装置５０は、印刷ジョブ４１の設定に従って印刷を行う。図１では、送付状７０と本文７１〜７３からなる文書を印刷した場合を示しており、受信者Ｐ２は、印刷された文書を確認することができる。
【００１６】
印刷制御装置１は、印刷装置５０及びユーザー端末６０との間でデータの送受信を行う通信部３０と、ＣＰＵ１０と、メモリー２０（本発明の記憶部に相当する）とを備えている。ＣＰＵ１０は、メモリー２０に保存された印刷制御装置１の制御用プログラム２１を読み込んで実行することにより、テンプレート送信部１１、電子メール受信部１２、印刷データ生成部１３、及び印刷データ送信部１４として機能する。なお、これらの機能構成は、１つのＣＰＵに限られることなく、複数のＣＰＵやＡＳＩＣ等のハードウェア回路により処理を行う構成としてもよいし、ＣＰＵとハードウェア回路とが協働して処理を行うことにより機能してもよい。また、印刷制御装置１は、１のサーバー装置により構成されていてもよいし、複数のサーバー装置により構成されていてもよい。
【００１７】
テンプレート送信部１１は、ユーザー端末６０に対して、送付状のテンプレート２２を送信する。図３は、送付状のテンプレート２２の説明図である。ユーザーＰ１は、ユーザー端末６０のディスプレイに表示される送付状のテンプレート２２のアットマーク（＠）が付された項目以外の入力を行って、送付状を作成する。図３の例では、日付、担当者、メールアドレス、件名、添付書類の枚数、及び送付内容の各属性の項目に、アットマーク付きの、属性を示す特定文字列が予め指定されている。図３の例では、「＠ＤＡＴＥ」、「＠ＳＥＮＤＥＲ」、「＠ＦＲＯＭ」、「＠ＳＵＢＪＥＣＴ」、「＠ＰＡＧＥＣＯＵＮＴ」、「＠ＡＴＴＡＣＨＩＭＥＮＴ」が予め指定されている。
【００１８】
この場合、ユーザーＰ１は、アットマーク付きの項目については入力する必要がなく、アットマークが付されていない項目のみを入力すればよい。そのため、送付状の準備に要するユーザーＰ１の負担が軽減される。ユーザーＰ１は、このようにして作成した送付状ファイル４０ａと添付ファイル４０ｂを添付した電子メール４０を、ユーザー端末６０から印刷制御装置１に送信する。ここで、送付状ファイル４０ａにより示される情報は、本発明の送付状情報に相当する。また、添付ファイル４０ｂにより示される情報は、本発明の送付対象情報に相当する。
【００１９】
電子メール受信部１２は、ユーザー端末６０から、電子メール４０を受信する。印刷データ生成部１３は、ユーザー端末６０から受信した電子メール４０に添付された送付状ファイル４０ａについて、メモリー２０に保存された対応テーブル２３（本発明の対応情報に相当する）を参照して、送付状の印刷データを生成する。図４は、テンプレート２２の入力事項と電子メールの規定入力事項とが対応付けられた対応テーブル２３の説明図である。
【００２０】
図４に示したように、対応テーブル２３は、送付状のテンプレート２２においてアットマークが付された各特定文字列に対応する電子メール４０の規定入力事項を設定している。印刷データ生成部１３は、送付状ファイルからアットマークが付された特定文字列を抽出し、抽出した文字列が対応テーブル２３に含まれているときには、抽出した文字列を対応する電子メール４０の規定入力事項に対応する文字列に置き換える。
【００２１】
例えば、「＠ＤＡＴＥ」が抽出された場合、印刷データ生成部１３は、対応テーブル２３を参照して、「＠ＤＡＴＥ］を電子メール４０に含まれる送信日の日付に置き換える。これにより、送付状テンプレートの「＠ＤＡＴＡ］の箇所が、電子メールの送信部の日付になる。同様にして、印刷データ生成部１３は、アットマークが付された他の入力事項についても、対応テーブル２３を参照して、電子メール４０の対応する規定入力事項に対応する文字列に置き換えて、送付状の印刷ファイルを生成する。また、印刷データ生成部１３は、電子メールの本文及び添付ファイル４０ｂを本文の印刷データに変換する。なお、電子メールの本文を印刷対象にしない場合には、添付ファイル４０ｂのみを本文の印刷データに変換する。
【００２２】
印刷データ送信部１４は、送付状の印刷データと本文の印刷データをマージして、一つの印刷ジョブ４１を生成する。そして、印刷データ送信部１４は、印刷ジョブ４１を印刷装置５０に送信する。このように、送付状の印刷データと本文の印刷データをマージして一つの印刷ジョブとすることにより、送付状の印刷と本文の印刷と間に他の印刷ジョブによる印刷が実行されて、他の印刷物が混入することを防止することができる。
【００２３】
［２．印刷実行に伴う一連の処理］
次に、図２は、印刷制御装置とユーザー端末及び印刷装置との間の処理の説明図である。以下、図２を参照して、ユーザーＰ１が、ユーザー端末６０を操作して、送付状を付けた本文を印刷装置５０から印刷させる際に、ユーザー端末６０、印刷制御装置１、及び印刷装置５０により実行される一連の処理について説明する。
【００２４】
ユーザー端末６０は、ステップＳ１０で、ユーザーＰ１による操作に応じて、通信ネットワーク１００を介して印刷制御装置１にアクセスし、送付状のテンプレートの送信を要求する。この要求に応じて、印刷制御装置１のテンプレート送信部１１は、ステップＳ２０で、図３を参照して上述した送付状のテンプレート２２をユーザー端末６０に送信する。ステップＳ２０の処理は、本発明の印刷制御方法におけるテンプレート送信ステップに相当する。
【００２５】
上述した、印刷制御装置１からユーザー端末６０への送付状のテンプレート２２の送信は、テンプレート２２のデータを添付した電子メールの送信により実行される。或いは、印刷制御装置１が提供するウェブページからのテンプレート２２のデータのダウンロード等により実行される。
【００２６】
ユーザー端末６０は、ステップＳ１１で送付状のテンプレート２２を受信すると、続くステップＳ１２で、ユーザーＰ１による操作に応じて、送付状のテンプレート２２を編集する。具体的には、ユーザー端末６０は、ディスプレイに図３に示した送付状のテンプレート２２を表示して、アットマークが付された事項以外について、ユーザーＰ１による入力を促す。
【００２７】
そして、ユーザー端末６０は、ユーザーＰ１により入力された「送付先社名」、「送付先部署」等のアットマークが付されていない事項を書き込んだ送付状をデータ化して送付状ファイル４０ａを生成する。続くステップＳ１３で、ユーザー端末６０は、送付状ファイル４０ａ、及び添付ファイル４０ｂを添付した電子メール４０を、印刷制御装置１に送信する。
【００２８】
印刷制御装置１は、ステップＳ２１で、ユーザー端末６０から送信された電子メール４０を受信する。ステップＳ２１による処理は、本発明の印刷制御方法における電子メール受信ステップに相当する。続くステップＳ２２で、印刷制御装置１の印刷データ生成部１３は、送付状ファイル４０ａに含まれるアットマーク付きの文字列を、対応テーブル２３に従って、規定入力事項に対応する文字列に置き換えて、送付状の印刷データを生成する。さらに、次のステップＳ２３で、印刷データ生成部１３は、電子メールの本文または添付ファイル４０ｂに基づいて、本文の印刷データを生成する。ステップＳ２２、Ｓ２３による処理は、本発明の印刷制御方法における印刷データ生成ステップに相当する。
【００２９】
続くステップＳ２４で、印刷制御装置１の印刷データ送信部１４は、送付状の印刷データと本文の印刷データとをマージして、一つの印刷ジョブ４１（図１参照）のデータを生成する。そして、印刷データ送信部１４は、ステップＳ２５で、印刷ジョブ４１を印刷装置５０に送信する。ステップＳ２５による処理は、本発明の印刷制御方法における印刷データ送信ステップに相当する。
【００３０】
ここで、印刷データ送信部１４は、印刷装置５０における印刷物の排出仕様に応じて、送付状が１ページ目となり、２ページ目以降に本文が続く状態で印刷が完了するように、印刷ジョブを生成する。図１に示した印刷装置５０は、排出時の印刷物の印刷面が上面となっているので、先に本文をページ順と逆順（４／４ページ→４／３ページ→２／４ページの順）に印刷し、続いて送付状（１／４ページ）を印刷する内容の印刷ジョブとなる。なお、排出時の印刷物の印刷面が下面となる場合には、最初に送付状を印刷し、続いて本文をページ順に印刷する内容の印刷ジョブとなる。
【００３１】
印刷装置５０は、ステップＳ３０で、印刷制御装置１から印刷ジョブ４１を受信すると、続くステップＳ３１で、印刷ジョブ４１に従って、送付状及び本文を、送付状が１ページ目となり、続いて本文がページ順に重なった状態となるように印刷する。これにより、図１に示したように、受信者Ｐ２は、送付状７０が最上面となり、続いて本文７１〜７３がページ順に重ねられた印刷物を受け取ることができる。
【００３２】
［３．他の実施形態］
上記実施形態では、印刷データ生成部１３は、対応テーブル２３を参照して、送付状ファイルに含まれる特定文字列（アットマーク付きの文字列）を、電子メールの規定入力事項で置き換えることにより、送付状の印刷データを生成した。対応テーブル２３を用いない構成として、送付状のテンプレート２２の所定入力事項に関連するキーワードを、電子メール中から探索して所定入力事項に組み込む構成としてもよい。例えば、送付状のテンプレートの「日付」について、電子メールから「年、月、日」をキーワードとして探索した文字列を組み込んでもよい。
【００３３】
或いは、文字列ではなく、送付状のテンプレートの記入項目と電子メールの記入項目の対応テーブルを用意して、送付状のテンプレートの記入項目を、対応する電子メールの記入項目で置き換える構成としてもよい。
【００３４】
上記実施形態では、印刷データ送信部１４により、送付状の印刷データと本文の印刷データとをマージして、一つの印刷ジョブを生成したが、この生成を行わない場合であっても、本発明の効果を得ることができる。
【００３５】
上記実施形態では、印刷データ送信部１４により、印刷装置５０から、送付状が１ページ目となり、続いて本文がページ順に続いた状態で印刷が完了するように、印刷ジョブを生成したが、この生成を行わない場合であっても、本発明の効果を得ることができる。
【符号の説明】
【００３６】
１…印刷制御装置、１０…ＣＰＵ、１１…テンプレート送信部、１２…電子メール受信部、１３…印刷データ生成部、１４…印刷データ送信部、２０…メモリー、２１…制御用プログラム、２２…送付状のテンプレート、２３…対応テーブル、３０…通信部、４０…電子メール、４１…印刷ジョブ、５０…印刷装置、６０…ユーザー端末。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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