(57)【要約】【課題】複数のユーザが電子文書の受け渡しを行なう際に、複数の受け渡しの順の履歴に基づいて電子文書を管理することができる電子文書管理装置等を提供できる。【解決手段】電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部５１０と、複数の履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成部５３０と、を備える電子文書管理装置。【選択図】図５
2019020796.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成部と、
を備える電子文書管理装置。
【請求項２】
新たに作成された前記履歴と前記順序情報との一致度である順序一致度を算出する比較部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項３】
新たに作成された前記履歴の中の予め定められた段数に対し、既に作成されている当該履歴と前段が一致する個数および後段が逸脱する個数を基に、前記順序一致度を算出するときに使用する前記順序情報を選択する順序情報選択部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
【請求項４】
前記順序情報選択部は、前記順序情報を複数選択した場合、前記順序一致度を算出する際に使用される当該順序情報の優先順序を決めることを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理装置。
【請求項５】
電子文書の受け渡しの順が前記順序情報から逸脱したことを通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
【請求項６】
前記通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しかったときは、前記順序情報作成部は、逸脱した順による新たな順序情報を作成することを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理装置。
【請求項７】
電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻す差し戻し部をさらに備え、
前記通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しくなかったときは、前記差し戻し部は、通知したユーザが電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻すことを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理装置。
【請求項８】
前記順序情報を基に、ユーザに対し次の処理の内容を案内する通知を行なう案内部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
【請求項９】
前記案内部は、電子文書の受け渡しの順が前記順序情報と途中まで類似していた場合に、当該順序情報に従い次の処理の内容を案内する通知を行なうことを特徴とする請求項８に記載の電子文書管理装置。
【請求項１０】
ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう情報処理装置と、
複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する電子文書管理装置と、
を備え、
前記電子文書管理装置は、
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成部と、
電子文書の受け渡しの順と前記順序情報とを比較する比較部と、
を備える情報処理システム。
【請求項１１】
コンピュータに、
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得機能と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置、情報処理システム、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書を複数のユーザ間で受け渡す際に、電子文書をどの順序でユーザに受け渡していくかの流れを意味するワークフローを管理し、これにより業務を支援する従来技術が存在する。
この場合、例えば、電子文書を管理する電子文書管理サーバ等の電子文書管理装置が、ユーザが使用する端末装置間で受け渡される電子文書の流れ（ワークフロー）を管理する。
【０００３】
特許文献１には、個々のタスクと文書との関係が文書−タスク関係モデルデータベースで記憶および管理されており、その関係を利用することによりワークフロー自動生成、修正フローのチェック、文書差し戻し時の例外処理、およびタスク削除処理が、ワークフロー自動生成部、修正フローチェック部、例外処理部によってそれぞれ実行される業務支援システムが開示されている。ワークフローの生成では、同一文書であってもタスクによってその意味が異なり、例えば申請書などの文書は申請者による起票タスクでは「作成」文書、上長などによる承認タスクでは「参照」（「承認」）文書となることに着目し、各文書は「作成」、「参照」という順番でタスクの順序関係が決定され、ワークフローが生成される。
また特許文献２には、次の業務管理支援装置が開示されている。つまり履歴ツリー取得部は、操作結果の文書の管理ＩＤとその文書の操作前の管理ＩＤである親ＩＤとする文書の操作の履歴の派生関係を記憶した文書管理サーバから、派生関係群が表す木構造である履歴ツリーを取得する。履歴ツリー統合部は、複数の履歴ツリーに含まれる各文書のノードのうち、その属性情報の少なくとも一部が同一であるノード同士を統合することで、業務における各工程の流れを表すグラフ構造を生成する。ワークフロー処理部の分岐・結合検出部は、履歴ツリー統合部が生成したグラフ構造における分岐点を検出する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−２７２０３号公報
【特許文献２】特開２０１０−１９１７０９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら従来技術では、初期に業務の内容を電子文書管理装置に認識させる必要がある場合がある。即ち、初期のワークフローを予め作成しておく必要がある。また端末装置を操作するユーザが、ワークフローの起動処理や終了処理を行なう必要があるなど、ユーザがワークフローを意識して電子文書の受け渡しを行なわなければならない場合がある。このような場合、ユーザにとってはワークフローを意識して業務を行なうことになり、ユーザの負担が大きくなることがあった。
本発明は、複数のユーザが電子文書の受け渡しを行なう際に、複数の受け渡しの順の履歴に基づいて電子文書を管理することができる電子文書管理装置等を提供することができる。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成部と、を備える電子文書管理装置である。
請求項２に記載の発明は、新たに作成された前記履歴と前記順序情報との一致度である順序一致度を算出する比較部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置である。
請求項３に記載の発明は、新たに作成された前記履歴の中の予め定められた段数に対し、既に作成されている当該履歴と前段が一致する個数および後段が逸脱する個数を基に、前記順序一致度を算出するときに使用する前記順序情報を選択する順序情報選択部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記順序情報選択部は、前記順序情報を複数選択した場合、前記順序一致度を算出する際に使用される当該順序情報の優先順序を決めることを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理装置である。
請求項５に記載の発明は、電子文書の受け渡しの順が前記順序情報から逸脱したことを通知する通知部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しかったときは、前記順序情報作成部は、逸脱した順による新たな順序情報を作成することを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理装置である。
請求項７に記載の発明は、電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻す差し戻し部をさらに備え、前記通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しくなかったときは、前記差し戻し部は、通知したユーザが電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻すことを特徴とする請求項５に記載の電子文書管理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記順序情報を基に、ユーザに対し次の処理の内容を案内する通知を行なう案内部をさらに備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記案内部は、電子文書の受け渡しの順が前記順序情報と途中まで類似していた場合に、当該順序情報に従い次の処理の内容を案内する通知を行なうことを特徴とする請求項８に記載の電子文書管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう情報処理装置と、複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する電子文書管理装置と、を備え、前記電子文書管理装置は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成部と、電子文書の受け渡しの順と前記順序情報とを比較する比較部と、を備える情報処理システムである。
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得機能と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報を作成する順序情報作成機能と、を実現させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１の発明によれば、複数のユーザが電子文書の受け渡しを行なう際に、複数の受け渡しの順の履歴に基づいて電子文書を管理することができる電子文書管理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、新たに作成された履歴と順序情報とがどの程度一致するかを把握することができる。
請求項３の発明によれば、新たに作成された履歴と比較する順序情報を予め決めておくことができる。
請求項４の発明によれば、新たに作成された履歴と順序情報とを比較する際に、一致する確度がより高いものから比較をすることができる。
請求項５の発明によれば、順序情報を使用して、電子文書の受け渡しの順が逸脱したことを検出することができる。
請求項６の発明によれば、電子文書の受け渡しの順が逸脱したことが正しいとされたときは、新たな順序情報を作成することができる。
請求項７の発明によれば、電子文書の受け渡しの順が逸脱したことが正しいとされなかったときは、正しい順に修正することができる。
請求項８の発明によれば、順序情報を使用して、ユーザに対しガイド通知を行なうことができる。
請求項９の発明によれば、ユーザに対しガイド通知を行なう判断が容易になる。
請求項１０の発明によれば、初期のワークフローを予め作成しておく必要はなく、また端末装置を操作するユーザが、ワークフローを意識して業務を行なう必要もない情報処理システムを提供することができる。
請求項１１の発明によれば、複数のユーザが電子文書の受け渡しを行なう際に、複数の受け渡しの順の履歴に基づいて電子文書を管理することができる機能をコンピュータにより実現できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。
【図２】端末装置のハードウェア構成例を示した図である。
【図３】情報処理システムの動作について示した図である。
【図４】（ａ）〜（ｅ）は、情報処理システムの動作について示した図である。
【図５】端末装置および文書管理サーバの機能構成例について示したブロック図である。
【図６】作業フローの一例を示した図である。
【図７】順序情報作成部が、新たに作成された作業フローと既に作成された作業フローとを比較する場合を示した図である。
【図８】比較対象として使用する順序情報（ルール）を選択する方法を示した図である。
【図９】比較部が、順序一致度を算出する方法を示した図である。
【図１０】逸脱検出部が電子文書の受け渡しの順が逸脱したことを検出する方法を示した図である。
【図１１】（ａ）は、逸脱通知の例を示した図である。（ｂ）〜（ｃ）は、逸脱通知の他の例を示した図である。
【図１２】案内部が、ガイド通知を行なう場合を示した図である。
【図１３】（ａ）は、ガイド通知の例を示した図である。（ｂ）〜（ｃ）は、ガイド通知の他の例を示した図である。
【図１４】端末装置および文書管理サーバの動作について説明したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
＜情報処理システムの全体構成の説明＞
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
図１は、本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。
図示する情報処理システム１は、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄがネットワーク９０に接続されている。また、ネットワーク９０には、文書管理サーバ５０が接続されている。
【００１０】
なお、図では、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄを示したが、これらを区別する必要がない場合は、端末装置１０と称する。また、図には、４つの端末装置１０を示したが、端末装置１０は複数であれば、その数はいくつでもよい。
【００１１】
端末装置１０は、情報処理装置の一例である。詳しくは後述するが、本実施の形態では、端末装置１０間で電子文書の受け渡しを行なう。これにより端末装置１０は、ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう。また図１では、一例として、端末装置１０ａ、端末装置１０ｂ、端末装置１０ｃ、端末装置１０ｄは、それぞれ受注部門、製造部門、検査部門、出荷部門にあり、これらの各部門のユーザ間で電子文書の受け渡しが行なわれることを示している。
端末装置１０としては、ＰＣ（Personal Computer）、携帯端末、携帯電話等のコンピュータ装置を用いるとよい。
【００１２】
文書管理サーバ５０は、電子文書管理装置の一例である。詳しくは後述するが、文書管理サーバ５０は、複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する。そして文書管理サーバ５０は、この受け渡しの文書操作ログを基に、電子文書をどの順序で受け渡していくかの流れを意味する履歴（作業フロー）を作成する。そして文書管理サーバ５０は、履歴（作業フロー）を基に、電子文書の受け渡しの順として、実施される頻度が高いものを抽出した順序情報（ルール）を作成する。さらに文書管理サーバ５０は、順序情報（ルール）を基にユーザに対し、予め定められた通知や案内を行なう。
【００１３】
ネットワーク９０は、各端末装置１０間、あるいは端末装置１０と文書管理サーバ５０との間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。またこれに限られるものではなく、例えば、インターネットであってもよい。
【００１４】
次に、端末装置１０のハードウェア構成について説明する。
図２は、端末装置１０のハードウェア構成例を示した図である。
図示するように、端末装置１０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、記憶手段であるメインメモリ１２及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）１３とを備える。ここで、ＣＰＵ１１は、ＯＳ（Operating System、基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリ１２は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤ１３は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
更に、端末装置１０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）１４と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構１５と、キーボードやマウス等の入力デバイス１６とを備える。
【００１５】
なお図２は、文書管理サーバ５０のハードウェア構成例を示した図として捉えることもできる。
【００１６】
図３および図４（ａ）〜（ｅ）は、情報処理システム１の動作について示した図である。
このうち図３は、端末装置１０間で電子文書が受け渡される例を示した図である。
また図４（ａ）〜（ｅ）は、端末装置１０間で電子文書が受け渡される際に、端末装置１０の表示機構１５（図２参照）に表示される画面について示した図である。
【００１７】
ここでは図３に示すように、端末装置１０ａを使用する受注部門のユーザＡ→端末装置１０ｂを使用する製造部門のユーザＢ→端末装置１０ｃを使用する検査部門のユーザＣ→端末装置１０ｄを使用する出荷部門のユーザＤの順で電子文書が受け渡される例を示している。本実施の形態では、電子文書の出し入れをする仮想的なトレイを介して電子文書が受け渡される。ここでは、受注部門のトレイＴａ、製造部門のトレイＴｂ、検査部門のトレイＴｃ、出荷部門のトレイＴｄを介して電子文書が受け渡されることを示している。
【００１８】
そして例えば、受注部門のユーザＡが端末装置１０ａを使用して、トレイＴｂに電子文書を挿入する操作を行なうと、この電子文書が製造部門のユーザＢに届く。そしてユーザＢが端末装置１０ｂを使用して、トレイＴｂから電子文書を取り出す操作を行なうと、この電子文書を閲覧することができる。
【００１９】
このとき例えば、端末装置１０ｂを使用するユーザＢが行なう操作は、以下のようになる。
図４（ａ）に示すように、例えば、端末装置１０ｂの表示機構１５には、受注部門のトレイＴａ、製造部門のトレイＴｂ、検査部門のトレイＴｃ、出荷部門のトレイＴｄが表示される。このトレイＴａ、Ｔｂ、Ｔｃ、Ｔｄは、例えば、共有フォルダである。端末装置１０を操作するユーザＡ，Ｂ、Ｃ、Ｄは、このトレイＴａ、Ｔｂ、Ｔｃ、Ｔｄから電子文書を取り出したり挿入したりすることで、電子文書の受け渡しを行なう。
【００２０】
受注部門のユーザＡから製造部門のユーザＢに電子文書が届いた（電子文書を受けた）ときは、図４（ａ）に示すように、製造部門のトレイＴｂに、「Ｎｅｗ」の文字とともに未読の電子文書の数が表示される。ここでは未読の電子文書の数は、「４」である。またこのときポップアップ表示や音により、電子文書が届いた旨をユーザＢに通知してもよい。
【００２１】
そしてユーザＢが、入力デバイス１６（図２参照）を使用し、このトレイＴｂに対しダブルクリック等の操作を行なう。その結果、図４（ｂ）に示すように、トレイの内容を示すトレイウィンドウが開き、届いた電子文書のサムネイルＳが表示される。
【００２２】
さらにユーザＢが何れかのサムネイルＳに対しダブルクリック等の操作を行なうと、図４（ｃ）に示すように、そのサムネイルＳに対応した電子文書が開き、ユーザＢは、電子文書を閲覧することができる。これは電子文書をトレイＴｂから取り出す操作となる。
【００２３】
この状態から例えば、ユーザＢは、図４（ｄ）に示すように、次に電子文書を渡す検査部門のユーザＣへのリクエストや指示を記載した指示書（ここでは、「製造指示書」として図示）等を作成し、添付することができる。
【００２４】
そして図４（ｅ）に示すように、ユーザＢが、ユーザＣに電子文書を渡すために、検査部門のトレイＴｃに電子文書のサムネイルＳをドラッグ＆ドロップすると、ユーザＣに電子文書が渡される。これは電子文書をトレイＴｃに挿入する操作となる。
端末装置１０ｃの表示機構１５には、図４（ａ）と同様の画面において、検査部門のトレイＴｃに電子文書が届いた旨の表示がされる。
以上のことを繰り返すことで図３に示すように電子文書が受け渡されていく。なお上述した例では、電子文書をトレイＴｂから取り出したユーザ、指示書等を作成するユーザ、および電子文書をトレイＴｃに挿入したユーザは、全てユーザＢが行なっていたが、同一のユーザが行なう必要はなく、異なるユーザが行ってもよい。
【００２５】
＜端末装置１０、文書管理サーバ５０の説明＞
次に本実施の形態の端末装置１０および文書管理サーバ５０について詳述する。
図５は、端末装置１０および文書管理サーバ５０の機能構成例について示したブロック図である。なおここでは端末装置１０や文書管理サーバ５０が有する種々の機能のうち本実施の形態に関するものを選択して図示している。
【００２６】
図示する端末装置１０は、文書操作ログ生成部１１０と、通知表示部１２０とを備える。
また図示する文書管理サーバ５０は、履歴取得部５１０と、履歴保存部５２０と、順序情報作成部５３０と、順序情報保存部５４０と、順序情報選択部５５０と、比較部５６０と、逸脱検出部５７０と、差し戻し部５８０と、案内部５９０とを備える。
【００２７】
文書操作ログ生成部１１０は、図３および図４で示したような電子文書の取り出しや挿入が行われたときは、操作内容を記録した文書操作ログを生成し、文書管理サーバ５０の履歴取得部５１０に送信する。
文書操作ログは、例えば、文書名、操作者（ユーザ）名、トレイの名称、操作の内容（取り出しや挿入など）、操作日時、操作を行なった端末装置１０のＩＰアドレスなどである。ここで文書操作ログは、電子文書をトレイから取り出す場合と、電子文書をトレイに挿入する場合とでそれぞれ別々に記録される。
【００２８】
通知表示部１２０は、詳しくは後述するが、文書管理サーバ５０から送られた通知を表示機構１５に表示する。
【００２９】
履歴取得部５１０は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴（作業フロー）を取得する。この履歴取得部５１０は、文書操作ログ生成部１１０から送られた文書操作ログを基に、作業フローを取得することができる。なお「履歴（作業フロー）」とは、ある電子文書を追跡したときの、追跡ログの集まりのことである。
図６は、作業フローの一例を示した図である。
図６では、受け渡しの順として、１→２→３→４→５→６の６段で表される作業フローが取得された場合を示している。
このうち「１」は、図示するように、電子文書の文書名が「ＦＡＸ受注案件」であり、操作者（ユーザ）名が「斎藤」、トレイの名称が「受注案件ＢＯＸ」、操作の内容が「挿入」であったことを示す。そして「２」以降についても、同じ電子文書「ＦＡＸ受注案件」について、操作者（ユーザ）名、トレイの名称、操作の内容を同様に含む。
【００３０】
つまりここで「受け渡しの順」とは、例えば、図３で上述した端末装置１０ａから端末装置１０ｂに受け渡されるような場合に限らず、同じ端末装置１０ｂにおいて、同じ電子文書に対し行なったそれぞれの操作についても考慮したものとなる。つまり図４で上述したようにユーザＢが、電子文書をトレイＴｂから取り出す操作を行なった場合と、電子文書をトレイＴｃに挿入する操作を行なった場合とは、ここでは区別され、前者の後に後者が行われたとする作業フローが作成される。
【００３１】
なお本実施の形態では、作業フローの取得の終了条件を設定しないため、この後も同じ電子文書「ＦＡＸ受注案件」について操作が行われたときは、作業フローは「６」以降に追加され、引き続き伸びていくことになる。
【００３２】
履歴保存部５２０は、履歴取得部５１０で作成された履歴（作業フロー）を保存する。
【００３３】
順序情報作成部５３０は、複数の履歴（作業フロー）を基に、電子文書の受け渡しの順に関する順序情報（ルール）を作成する。
順序情報作成部５３０は、新たに作成された作業フローと既に作成された作業フローとを比較し、一致の程度を判断する。そして一致の程度が高い場合、この作業フローの一部または全部を「順序情報（ルール）」として定義する。つまり複数の作業フローを比較して一致の程度が高い場合、この電子文書の受け渡しの順は、使用される頻度が高いものであると言うことができる。本実施の形態では、これを、一致の程度が高い順の情報である順序情報（ルール）として抽出する。また順序情報（ルール）は、複数の作業フローの中で実施の程度がより高いものを抽出したパターンであると言うこともできる。
【００３４】
また本実施の形態では、順序情報作成部５３０は、新たに作成された作業フローが予め定められた段数に達したときに、一致の程度を判断する。この段数は、例えば、６段である。なおここで「作業フローの段数」とは、図６で例示したような作業フローにおいて最初から数えて何個目であるかの数を意味する。
【００３５】
図７は、順序情報作成部５３０が、新たに作成された作業フローと既に作成された作業フローとを比較する場合を示した図である。
図７で示す作業フローは、電子文書ａ〜電子文書ｆについてのものである。このうち電子文書ａは、図６で示した「ＦＡＸ受注案件」であり、「１→２→３→４→５→６」の６段で表される作業フローが新たに作成された場合を示している。そして順序情報作成部５３０は、既に作成された作業フローとして、電子文書ｂ〜電子文書ｆの作業フローとの比較を行なう。この場合、文書ｂおよび文書ｃについて、「１→２→３→４→５→６」の作業フローが存在する。よって新たに作成された作業フロー「１→２→３→４→５→６」は、文書ｂおよび文書ｃの作業フローの一部と一致する箇所がある。また文書ｆは、「１→２→３→２４→５→６」の作業フローを有し、１つを除いて一致する。
【００３６】
この場合、順序情報作成部５３０は、新たに作成された作業フローと既に作成された作業フローとを比較し、一致度が高い箇所として、作業フロー「１→２→３→４→５→６」を抽出し、これを順序情報（ルール）として抽出する。ここではこれがルールαとされた場合を示している。
なおここで作業フロー同士の一致度を判断するのに、図９で後述する比較部５６０が、順序一致度を算出し、この順序一致度により判断する手法を用いてもよい。
【００３７】
順序情報保存部５４０は、順序情報作成部５３０で作成された順序情報（ルール）を保存する。
【００３８】
順序情報選択部５５０は、既に作成された順序情報（ルール）の中から、次の比較部５６０で比較対象として使用する順序情報（ルール）を選択する。
具体的には、順序情報選択部５５０は、新たに作成された履歴（作業フロー）の中の予め定められた段数に対し、既に作成されている履歴（作業フロー）と前段が一致する個数および後段が逸脱する個数を基に、比較対象として使用する順序情報（ルール）を選択する。なおここで「前段」とは、予め定められた段数を設定したときのこの段数より前の全ての段数のことである。また「後段」とは、予め定められた段数以降の全ての段数のことである。例えば、予め定められた段数として、３段目を設定したときは、前段は、１段目〜２段目であり、後段は、３段目以降である。
【００３９】
図８は、比較対象として使用する順序情報（ルール）を選択する方法を示した図である。
ここでは、ルールＡ、ルールＢおよびルールＣの中から比較対象として使用する順序情報を選択する場合を示している。ここではルールＡ、ルールＢおよびルールＣのそれぞれのルールと過去に既に作成された作業フローとを比較し、前段が一致する作業フローの個数が３５個、１３個、７個であったことを示している。また後段が逸脱した作業フローの個数が６個、５個、１個であったことを示している。そして下記式により、「ルール優先度」を算出する。
【００４０】
（ルール優先度）＝（前段が一致する作業フローの個数）×２−（後段が逸脱した作業フローの個数）
【００４１】
ここではルールＡ、ルールＢおよびルールＣについて、ルール優先度がそれぞれ６４、２１、１３だったことを示している。そして順序情報選択部５５０は、ルール優先度が予め定められた閾値以上のものを比較対象として使用する順序情報（ルール）とする。予め定められた閾値は、例えば、４９である。その結果、順序情報選択部５５０は、ルールＡを選択する。この場合、ルール優先度がより大きい順序情報（ルール）ほど、過去により高い頻度で実施されているものと考えられる。対してルール優先度がより小さい順序情報（ルール）ほど、過去に実施されている頻度がより低いものと考えることができる。
【００４２】
なおルール優先度が、予め定められた閾値（例えば、４９）未満の場合、比較対象として使用する順序情報（ルール）として選択しないことが好ましい。
【００４３】
ルール優先度が予め定められた閾値以上であったものが複数あった場合、順序情報選択部５５０は、複数の順序情報（ルール）を選択する。詳しくは後述するが、ここで選択された順序情報は、次の比較部５６０で順序一致度を算出するときに使用される。そして順序情報選択部５５０が、順序情報（ルール）を複数選択した場合、順序一致度を算出する際に使用される順序情報（ルール）の優先順序は、このルール優先度が大きいものほど高い。
【００４４】
比較部５６０は、新たに作成された履歴（作業フロー）と順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）とを比較する。そして比較部５６０は、新たに作成された作業フローと順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）とがどの程度一致するかを判断する。
本実施の形態では、これを判断するのに、比較部５６０は、新たに作成された履歴（作業フロー）と順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）との一致度である順序一致度を算出する。
【００４５】
比較部５６０は、以下の方法で順序一致度を算出する。
図９は、比較部５６０が、順序一致度を算出する方法を示した図である。
ここでは、順序一致度を算出するのに、新たに作成された作業フローとして電子文書ａの作業フローと、順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）としてルールＡとを比較する場合を示している。
そして図示するように、項目として、トレイの名称、文書名、操作の内容として取り出し／挿入、操作者（ユーザ）名、曜日・時間帯、部署を設定する。さらにこれらの項目毎にウエイトおよびスコアを設定する。
【００４６】
比較部５６０は、双方の各項目の内容が一致するか否かを判断し、一致した項目について、ウエイト×スコアの総計を算出する。そして比較部５６０は、総計を１００で除算した数値（Σ（一致した項目のウエイト×スコア）／１００）を順序一致度（一致スコア）とする。
【００４７】
逸脱検出部５７０は、比較部５６０の結果を基に、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱したことを検出する。
つまり順序一致度（一致スコア）を基に、新たに作成された作業フローが、順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）からどの程度逸脱しているのかを判断し、このことから電子文書の受け渡しの順が逸脱したことを検出する。
【００４８】
図１０は、逸脱検出部５７０が電子文書の受け渡しの順が逸脱したことを検出する方法を示した図である。
図示する例は、比較部５６０が、電子文書ａの作業フローとルールＡとを比較し、順序一致度（一致スコア）を算出した場合を示している。そして１段目の順序一致度（一致スコア）が７５、２段目の順序一致度（一致スコア）が８８だったことを示している。また３段目の順序一致度（一致スコア）が３６と大きく減少したことを示している。これは３段目においてトレイの名称が異なった結果である。
【００４９】
逸脱検出部５７０は、順序一致度（一致スコア）が、予め定められた閾値（例えば、５０）未満の場合に、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱したと判断する。そのためこの場合、３段目において、逸脱検出部５７０は、電子文書ａの受け渡しの順がルールＡから逸脱したと判断する。
【００５０】
なおルールＡから逸脱したと判断されても、順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）が複数だったときは、逸脱検出部５７０は、ルール優先度が大きいものから順に順序一致度（一致スコア）を算出していく。そしてルール優先度が大きい順序情報（ルール）に対して逸脱したことを検出した場合には、次に優先度が大きい他のルールとの比較が行われる。そしてこれをくり返し、順序情報選択部５５０で選択された複数の順序情報（ルール）の全ての順序一致度（一致スコア）が、予め定められた閾値未満だった場合に、逸脱検出部５７０は、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱したと判断する。対して１つでも順序一致度（一致スコア）が、予め定められた閾値以上のものがあったときは、逸脱検出部５７０は、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱したと判断しない。
【００５１】
また逸脱検出部５７０は、逸脱したと判断した場合、逸脱したユーザに対し逸脱した旨の通知（逸脱通知）を行なう。よって逸脱検出部５７０は、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱したことを通知する通知部の一例であると捉えることもできる。
【００５２】
図１１（ａ）は、逸脱通知の例を示した図である。
この通知は、逸脱検出部５７０から端末装置１０の通知表示部１２０に送られ、通知表示部１２０は、表示機構１５にこの通知を表示する。ここでは、「『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』は、次は［田中作業中トレイ］に挿入されるはずですが、あなたは［山田作業中トレイ］に挿入しました。この操作は正しいですか？」の通知がなされた場合を示している。
そして通知を受けたユーザが、「はい、正しい操作です。」のボタンを押下すると、このユーザの操作は正しいものであるとの確認が取れる。そして順序情報作成部５３０が、この作業フローに基づき新たな順序情報（ルール）を作成する。つまり通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しかったときは、順序情報作成部５３０は、逸脱した順による新たな順序情報（ルール）を作成する。即ち、派生の順序情報（ルール）が作成される。
一方、通知を受けたユーザが、「いいえ、誤った操作です。文書を差し戻します。」のボタンを押下すると、このユーザの操作は誤ったものであるとの確認が取れる。そして差し戻し部５８０が、次に説明する差し戻し処理を行なう。
【００５３】
差し戻し部５８０は、電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻す。つまり上記通知の結果、電子文書の受け渡しの順が正しくなかったときは、差し戻し部５８０は、通知したユーザが電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻す。
なお該当の電子文書が渡したユーザのトレイに残っている場合は、差し戻し部５８０は、トレイから電子文書を取り出し、逸脱したユーザのトレイに返却する。一方、該当の電子文書が、トレイから取り出されてしまっていた場合は、取り出したユーザに対し、「あなたが取り出した文書は、田中さんが誤って挿入した文書です。文書の差し戻しをお願いします。」等の通知を行なう。
【００５４】
なお逸脱通知は、図１１（ａ）の形態に限られるものではない。
図１１（ｂ）〜（ｃ）は、逸脱通知の他の例を示した図である。
図１１（ｂ）は、本来は別のユーザにより電子文書の挿入がなされると予想される場合に表示される通知である。ここでは、「『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』は、次は山田さんが［山田作業中トレイ］に挿入するはずですが、あなたが挿入しました。この操作は正しいですか？」の通知がなされた場合を示している。
また図１１（ｃ）は、本来は別のユーザにより電子文書の取り出しがなされると予想される場合に表示される通知である。ここでは、「『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』は、次は山田さんが取り出しをするはずですが、あなたが取り出しをしました。この操作は正しいですか？」の通知がなされた場合を示している。
【００５５】
案内部５９０は、順序情報（ルール）を基に、ユーザに対し次の処理の内容を案内する通知（ガイド通知）を行なう。具体的には、案内部５９０は、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）と途中まで類似していた場合に、順序情報に従い次の処理の内容を案内する通知（ガイド通知）を行なう。
【００５６】
図１２は、案内部５９０が、ガイド通知を行なう場合を示した図である。
図示する例は、比較部５６０が、電子文書ａの作業フローとルールＡとを比較し、順序一致度（一致スコア）を算出した場合を示している。そして１段目の順序一致度（一致スコア）が７５であり、２段目の順序一致度（一致スコア）が８８だったことを示している。この場合、電子文書ａの作業フローとルールＡとの類似度は、高いということが言える。実際には、順序一致度（一致スコア）に閾値を定め、順序一致度（一致スコア）が、予め定められた閾値以上の場合に、案内部５９０は、類似度が高いと判断する。
このような場合、次にルールＡの３段目の処理が実行される可能性が高い。よって案内部５９０は、ルールＡの３段目の操作の内容を２段目のユーザに対して知らせるガイド通知を行なう。
【００５７】
図１３（ａ）は、ガイド通知の例を示した図である。
この通知は、案内部５９０から端末装置１０の通知表示部１２０に送られ、通知表示部１２０は、表示機構１５にこの通知を表示する。ここでは、「『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』は、作業が完了次第、［田中作業中トレイ］に挿入してください。」の通知がなされた場合を示している。
【００５８】
図１３（ｂ）〜（ｃ）は、ガイド通知の他の例を示した図である。
図１３（ｂ）は、次の処理が、電子文書の取り出しであると予測される場合に表示される通知である。ここでは、「［田中作業中トレイ］に『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』が挿入されました。取り出してください。」の通知がなされた場合を示している。
また図１３（ｃ）は、次の処理が、別のユーザによる操作であると予測される場合である。ここでは、「『ＦＡＸ受注案件＿20170208.docx』は、作業が完了次第、山田さんに［作業完了トレイ］に挿入してもらってください。」の通知がなされた場合を示している。
【００５９】
＜端末装置１０および文書管理サーバ５０の動作の説明＞
次に端末装置１０および文書管理サーバ５０の動作の説明を行う。
図１４は、端末装置１０および文書管理サーバ５０の動作について説明したフローチャートである。
まず端末装置１０の文書操作ログ生成部１１０が、電子文書の取り出しや挿入が行われたときは、操作内容を記録した文書操作ログを生成する（ステップ１０１）。
【００６０】
この文書操作ログは、文書管理サーバ５０に送られ、履歴取得部５１０は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順についての履歴（作業フロー）を取得し（ステップ１０２）、履歴保存部５２０に保存する（ステップ１０３）。この作業フローは、例えば、図６で示したようなものになる。
【００６１】
次に順序情報選択部５５０が、図８で説明したような方法で、既に作成された順序情報（ルール）の中から、比較部５６０で比較対象として使用する順序情報（ルール）を選択する（ステップ１０４）。
【００６２】
そして比較部５６０が、新たに作成された作業フローと順序情報選択部５５０で選択された順序情報（ルール）とを比較する。このときまず比較部５６０は、図９で説明したような方法で、これらがどの程度一致するかを表す順序一致度を算出する（ステップ１０５）。
【００６３】
そして比較部５６０は、順序一致度が予め定められた閾値以上となる順序情報（ルール）があるか否か（マッチする順序情報（ルール）があるか否か）を判断する（ステップ１０６）。
その結果、順序一致度が予め定められた閾値以上となる順序情報（ルール）がなかった（マッチする順序情報（ルール）がなかった）場合（ステップ１０６でＮｏ）、順序情報作成部５３０が、図７で説明したような方法で、順序情報（ルール）を作成することができるか否かを判断する（ステップ１０７）。
【００６４】
そして順序情報作成部５３０が、順序情報（ルール）を作成することができると判断した場合（ステップ１０７でＹｅｓ）、新たな順序情報（ルール）を作成し、順序情報保存部５４０に保存する（ステップ１０８）。
対して順序情報作成部５３０が、順序情報（ルール）を作成することができないと判断した場合（ステップ１０７でＮｏ）、処理を終了する。
【００６５】
またステップ１０６で、順序一致度が予め定められた閾値以上となる順序情報（ルール）があった（マッチする順序情報（ルール）があった）場合（ステップ１０６でＹｅｓ）、逸脱検出部５７０が、図１０で説明したように、順序一致度から、電子文書の受け渡しの順が順序情報（ルール）から逸脱しているか否かを検出する（ステップ１０９）。
つまり本実施の形態では、ステップ１０６において、マッチする順序情報（ルール）がない場合は、ステップ１０８で順序情報作成部５３０が新たな順序情報（ルール）を作成し、順序情報（ルール）が蓄積される。対してマッチする順序情報（ルール）がある場合は、新たな順序情報（ルール）を作成する必要はなく、逸脱検出部５７０が逸脱の検出を行なう。
その結果、逸脱していることを検出した場合（ステップ１０９でＹｅｓ）、図１１で説明したような方法で、この操作を行なったユーザに対し、逸脱通知を行なう（ステップ１１０）。
【００６６】
そして逸脱検出部５７０は、通知の結果を受けたユーザの操作により、電子文書の受け渡しの順が正しいとされたか否かを判断する（ステップ１１１）。
そして電子文書の受け渡しの順が正しいとされた場合（ステップ１１１でＹｅｓ）、順序情報作成部５３０は、逸脱した順による新たな順序情報（ルール）を作成し、順序情報保存部５４０に保存する（ステップ１１２）。
対して電子文書の受け渡しの順が正しいとされなかった場合（ステップ１１１でＮｏ）、差し戻し部５８０が、電子文書を渡したユーザから電子文書を差し戻す（ステップ１１３）。
【００６７】
またステップ１０９で逸脱検出部５７０が、逸脱していることを検出しなかった場合（ステップ１０９でＮｏ）、案内部５９０が、図１２で説明したように、順序一致度から、ユーザに対し次の処理の内容を案内する通知（ガイド通知）を行なうか否かを判断する（ステップ１１４）。
その結果、通知（ガイド通知）を行なうと判断した場合（ステップ１１４でＹｅｓ）、図１３で説明したような方法で、ガイド通知を行なう（ステップ１１５）。
対して通知（ガイド通知）を行なわないと判断した場合（ステップ１１４でＮｏ）、一連の処理を終了する。
【００６８】
以上詳述した文書管理サーバ５０によれば、複数のユーザが電子文書の受け渡しを行なう際に、複数の受け渡しの順の履歴（作業フロー）に基づいて電子文書を管理することができる。ここでは、順序情報（ルール）がワークフローの役割を果たし、これは文書管理サーバ５０が見付け出し作成する。つまり本実施の形態では、初期のワークフローを予め作成しておく必要はなく、また端末装置１０を操作するユーザが、ワークフローを意識して業務を行なう必要もない。
【００６９】
さらにこの順序情報（ルール）は、固定されたものではなく、新たな順序情報（ルール）がフレキシブルに作成される。これによってより多様な順序情報（ルール）が抽出されるとともに、精度も向上する。またユーザが異動などにより変更されたとしてもこれに対応した新たな順序情報（ルール）が作成されるので、業務内容の変更などにもフレキシブルに対応できる。
【００７０】
また以上詳述した文書管理サーバ５０によれば、この順序情報（ルール）を使用して、電子文書の受け渡しの順が逸脱したことを検出する。そしてこの検出結果が正しいか否かをユーザに対し確認することができる。さらに以上詳述した文書管理サーバ５０によれば、この順序情報（ルール）を使用して、ユーザに対しガイド通知を行なうことができる。
よって順序情報（ルール）を使用することで、ユーザに対し、電子文書の受け渡しに関するサポートを行なうことができる。
【００７１】
＜プログラムの説明＞
なお文書管理サーバ５０が行う処理は、文書管理サーバ５０のＣＰＵ１１が各種ソフトウェアを実行することで実現される。
よって文書管理サーバ５０が行う処理は、コンピュータに、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴（作業フロー）を取得する履歴取得機能と、複数の履歴（作業フロー）を基に、電子文書の受け渡しの順を表し、一致の程度が高い順の情報に関する順序情報を作成する順序情報作成機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。
【符号の説明】
【００７２】
１…情報処理システム、１０…端末装置、５０…文書管理サーバ、１１０…文書操作ログ生成部、１２０…通知表示部、５１０…履歴取得部、５２０…履歴保存部、５３０…順序情報作成部、５４０…順序情報保存部、５５０…順序情報選択部、５６０…比較部、５７０…逸脱検出部、５８０…差し戻し部、５９０…案内部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2019020796.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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