(57)【要約】【課題】検索効率を向上させることのできる文書管理システムを得る。【解決手段】レベル決定部３は、検索に関連する要素に対応したレベルデータ１０３を生成する。検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、レベル取得部４は、これら検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定してそのレベルをレベルデータ１０３から取得する。検索手順特定部５は、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブル１０４を用いて、レベルに対応した検索手順を特定する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書情報を格納するデータベースを検索する際の当該検索に関連する要素を、前記データベースに対するデータ量の抽出対象要素として特定する抽出対象特定部と、
前記データベースから前記抽出対象要素のデータ量を取得するデータ量取得部と、
前記検索に関連する要素とデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブルを用いて、前記データ量取得部で取得した前記抽出対象要素のデータ量のレベルを決定し、前記検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成するレベル決定部と、
前記データベースに対する検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、当該検索キーワードと前記検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定し、当該検索に関連する要素のデータ量に対応したレベルを前記レベルデータから取得するレベル取得部と、
前記レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、前記レベル取得部で取得したレベルに対応した検索手順を特定する検索手順特定部と、
前記特定された検索手順で、前記検索キーワードと前記検索条件による前記データベースの検索を行うデータベース検索部とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記検索手順テーブルは、前記レベルを行とし、前記検索手順を列としたマトリクスのテーブルであることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記データ量テーブルは、前記レベルに対応したデータ量の閾値を示し、前記レベル決定部は、当該閾値との比較によって前記抽出対象要素のデータ量のレベルを決定することを特徴とする請求項１または請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記レベル決定部は、前記抽出対象要素が複数で、かつ、当該複数の抽出対象要素のレベルが異なる場合にどのレベルとするかをルールとして示すルールデータを用いて、前記抽出対象要素のデータ量のレベルを決定することを特徴とする請求項１から請求項３のうちのいずれか１項記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記抽出対象特定部と前記データ量取得部と前記レベル決定部は、前記レベル取得部と前記検索手順特定部と前記データベース検索部の動作とは独立して、設定された周期で動作を繰り返すことを特徴とする請求項１から請求項４のうちのいずれか１項記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文字情報や画像情報等の文書を格納するデータベースを管理する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
階層構造で管理される電子データを一つまたは複数単位のまとまった情報として登録した文書をユーザが検索する場合、ユーザは端末より検索条件を選択し、検索の実行を指示する。指示を受けた文書管理システムは、データベースに登録された情報から文書を検索するため、指示された検索条件に合致したクエリを実行する。このとき、クエリは、検索キーワードや検索条件に応じてユーザが指定可能な任意の条件をパラメータとして設定して実行できる。
従来、このような文書管理システムとして、予め用意したスキーマ情報を用いて、問い合わせクエリに応じた最終プラン候補を生成し、この最終プラン候補の実行過程で修得した新たなスキーマ情報を用いて変更するようにしたものがあった（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−２４３０７５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、検索毎に検索時間を見積もり、その結果を反映させるようにしていることから、検索毎に最終プラン候補を生成する必要があり、必ずしも検索効率の向上に寄与するものでは無かった。
【０００５】
この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、検索効率を向上させることのできる文書管理システムを得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明に係る文書管理システムは、文書情報を格納するデータベースを検索する際の検索に関連する要素を、データベースに対するデータ量の抽出対象要素として特定する抽出対象特定部と、データベースから抽出対象要素のデータ量を取得するデータ量取得部と、検索に関連する要素とデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブルを用いて、データ量取得部で取得した抽出対象要素のデータ量のレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成するレベル決定部と、データベースに対する検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定し、検索に関連する要素のデータ量に対応したレベルをレベルデータから取得するレベル取得部と、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベル取得部で取得したレベルに対応した検索手順を特定する検索手順特定部と、特定された検索手順で、検索キーワードと検索条件によるデータベースの検索を行うデータベース検索部とを備えたものである。
【発明の効果】
【０００７】
この発明の文書管理システムは、レベル決定部で検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成し、検索キーワードと検索条件とが与えられた場合に、これら検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定してそのレベルをレベルデータから取得し、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベルに対応した検索手順を特定するようにしたので、効率的に検索を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】この発明の実施の形態１による文書管理システムを示す構成図である。
【図２】この発明の実施の形態１による文書管理システムのデータベース登録情報と検索に関連する要素との関係を示す説明図である。
【図３】図３Ａは、この発明の実施の形態１による文書管理システムのデータ量テーブルを示す説明図、図３Ｂは、ルールデータを示す説明図である。
【図４】図４Ａは、この発明の実施の形態１による文書管理システムの検索手順テーブルを示す説明図、図４Ｂはパターン番号と検索条件との関係を示す説明図、図４Ｃはマトリクス番号と検索手順との関係を示す説明図である。
【図５】この発明の実施の形態１による文書管理システムのハードウェア構成図である。
【図６】この発明の実施の形態１による文書管理システムのレベルデータ生成処理を示すフローチャートである。
【図７】この発明の実施の形態１による文書管理システムの文書検索処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
実施の形態１．
図１は、この発明の実施の形態１による文書管理システムを示す構成図である。
図１に示す文書管理システムは、抽出対象特定部１、データ量取得部２、レベル決定部３、レベル取得部４、検索手順特定部５、データベース検索部６を備えている。抽出対象特定部１は、データベース１００を検索する際の、その検索に関連する要素を、データベース１００からの抽出対象要素として特定する処理部である。ここで、データベース１００は、各種の電子データを文書として格納するデータベースである。
【００１０】
図２は、データベース１００の登録情報と、検索に関連する要素との関係を示す説明図である。データベース１００の登録情報としては、例えば、ユーザ情報、アクセス権情報、文書情報、アクセスログといった情報である。ここで、ユーザ情報とは、文書管理システムとして管理するユーザの識別情報であり、例えば、アクセスＩＤ、ユーザ名称、メールアドレス等の情報であり、これらの情報はアクセスＩＤ単位で管理されている。なお、実際には一人のユーザが複数のアクセスＩＤを有する場合や、複数のユーザが一つのアクセスＩＤである場合もある。また、アクセス権情報とは、データベース１００のそれぞれの登録情報へのアクセスの可否や文書管理システムへのアクセス可否を示す情報である。さらに文書情報とは、電子データを一つまたは複数まとめて管理する１単位毎の識別情報であり、次のような情報を含んでいる。すなわち、文書の属性情報（登録者、更新者、更新日、公開日、文書状態（作業中文書であるか等）、文書番号、文書名称等）、拡張属性情報（属性情報以外に汎用的に管理指定）、回覧情報（いつ、誰が、誰に回覧、誰がいつ承認、確認の有無等）、文書間関連情報、履歴情報（同一文書番号内の版、リビジョン管理）といった情報である。また、アクセスログとは、ユーザが文書管理システムで扱う情報にアクセスしたログ情報である。なお、データベース１００に格納されている文書は一般的な階層構造で管理されている。
【００１１】
また、アクセス権情報で示すように、文書管理システムにアクセス可能な管理者としてのユーザは予め定められており、この管理者は、登録情報の中から検索に関連する要素を抽出する。図示例では、検索に関連する要素として「ユーザ情報」と「文書情報」が選択された例を示している。
【００１２】
データ量取得部２は、データベース１００を参照し、抽出対象特定部１で特定された各抽出対象要素のデータ量（データ件数）を取得する処理部である。レベル決定部３は、検索に関連する要素と、検索に関連する要素毎のデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブル１０１を用いて、データ量取得部２で取得した抽出対象要素のデータ量に応じたレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータ１０３を生成する処理部である。また、レベル決定部３は、抽出対象要素が複数でかつ各抽出対象要素のレベルが異なる場合にどのレベルとするかをルールとして示すルールデータ１０２を用いて、レベルを決定するよう構成されている。
【００１３】
図３Ａはデータ量テーブル１０１を示し、図３Ｂはルールデータ１０２を示す。図３Ａに示すデータ量テーブル１０１は、Ａ〜Ｄの各レベルに対応した検索に関連する要素の閾値を示すテーブルである。例えば、図示例では検索に関連する要素として「ユーザ情報」と「文書情報」が示されている。ここで、例えば、ユーザ情報が「１００以下」とは、データベース１００に登録されているユーザ情報（アクセスＩＤの値）が１００以下であることを意味し、文書情報が「１００００以下」とは、データベース１００に登録されている文書情報（文書の識別情報の値）が１００００以下であることを示している。また、レベルＡ〜Ｄは、Ａが最もレベルが低く、Ｄが最も高いレベルであるとする。
図３Ｂに示すルールデータ１０２は、検索に関連する要素が複数あり、かつ、複数の要素のレベルが異なった場合にどのレベルにするかを示すデータであり、例えばルール番号ａは、複数の要素のレベルが異なった場合、全ての要素のレベルのうち一番下位のレベルに決定することを示している。また、文書管理システムとしてどのルール番号を選択するかは管理者によって設定される。
【００１４】
レベル取得部４は、データベース１００に対する検索キーワードと検索条件とが任意のユーザから与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した抽出対象要素を特定し、この抽出対象要素のデータ量に応じたレベルをレベルデータ１０３から取得する処理部である。検索手順特定部５は、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブル１０４を用いて、レベル取得部４で取得したレベルに対応した検索手順を特定する処理部である。
図４は検索手順テーブル１０４を示す説明図である。図４Ａは検索手順テーブル１０４を示し、図４Ｂは検索手順テーブル１０４におけるパターン番号と検索条件との関係を示すデータ、図４Ｃはマトリクス番号と検索手順との関係を示すデータである。図４Ａ及び図４Ｂに示すように、検索手順テーブル１０４は、各行がレベルに対応し、各列が検索条件に対応したマトリクスになっている。また、図４Ｃに示す検索手順としての手順式１，手順式２，…は、クエリまたはクエリの集合である。例えば、データ量が少ない時にはアクセス権の情報と文書情報はJoinしてから検索条件でSelectした方がよいが、データ量が多い場合には、アクセス権情報をユーザ情報で絞込み、文書情報も検索条件で絞り込んだ後にJoinしてアクセス権のあるものを抽出した方がよいといったことになる等、レベルすなわち検索に関連する要素のデータ量と検索条件とに対応して、異なる検索手順を用意している。
【００１５】
図１に戻り、データベース検索部６は、検索手順特定部５で特定された検索手順に従って、データベース１００に対し、与えられた検索キーワードと検索条件に対応した検索を行い、その検索結果を出力する処理部である。
【００１６】
図５は、本実施の形態の文書管理システムを実現するためのハードウェア構成を示すブロック図である。
文書管理システムは、プロセッサ１１、メモリ１２、通信Ｉ／Ｆ（通信インタフェース）１３、ストレージ１４、出力装置１５、バス１６を備える。プロセッサ１１は文書管理システムの機能を実現するためのプロセッサである。メモリ１２は、抽出対象特定部１〜データベース検索部６の機能に対応した各種プログラムを記憶するプログラムメモリ、プロセッサ１１がデータ処理を行う際に使用するワークメモリ等として使用するＲＯＭ及びＲＡＭ等の記憶部である。通信Ｉ／Ｆ１３は、外部との通信インタフェースである。ストレージ１４は、各種データやプログラムを蓄積するための記憶装置である。出力装置１５は、外部へ処理結果を出力するための装置である。バス１６は、プロセッサ１１〜出力装置１５を相互に接続するための通信路である。
【００１７】
図１における抽出対象特定部１〜データベース検索部６が行う処理は、メモリ１２に記憶されたプログラムをプロセッサ１１が読み出して実行する。データベース１００及びデータ量テーブル１０１〜検索手順テーブル１０４は、外部に設けられ、通信Ｉ／Ｆ１３を介してアクセスするか、ストレージ１４に格納されている。また、文書管理システムの処理結果は、必要に応じてメモリ１２、またはストレージ１４、またはデータベース１００に格納し、出力装置１５にて外部に出力される。
【００１８】
次に、実施の形態１の文書管理システムの動作について説明する。
先ず、抽出対象特定部１〜レベル決定部３によるレベルデータの生成処理は、１日に１回または１時間に１回といったように予め設定された周期で行われる。なお、この周期については、データベース１００の更新状況等によって適宜選択する。
図６は、レベルデータの生成処理を示すフローチャートである。
先ず、データ量テーブル１０１からデータベース１００に対する検索に関連する要素が選択され、その情報を抽出対象特定部１が取得する。これにより、抽出対象特定部１は、レベル決定のための抽出対象要素を特定する（ステップＳＴ１）。次に、データ量取得部２は、データベース１００にアクセスし、抽出対象特定部１によって特定された抽出対象要素のデータ量を取得する（ステップＳＴ２）。レベル決定部３は、データ量取得部２によって取得された抽出対象要素のデータ量に基づき、抽出対象要素のレベルを決定する（ステップＳＴ３）。
【００１９】
例えば、ユーザ情報が３００、文書情報が５００００であった場合、データ量テーブル１０１により、レベル設定は「Ｂ」となる。また、ユーザ情報は３００、文書情報は５０００００であった場合、ユーザ情報はレベル「Ｂ」、文書情報はレベル「Ｃ」であり、ここで、ルールデータ１０２としてルール番号ａが設定されていた場合、一番下位のレベルとなり、この場合のレベルは「Ｂ」となる。なお、この場合は抽出対象要素が２個だけであるため、ルール番号ａとルール番号ｃの結果は同一である。また、例えば、ルール番号ｃまたはルール番号ｄが設定されており、検索に関連する要素が六つで、レベルが、「Ａ」が３個、「Ｂ」が２個、「Ｃ」が１個であった場合、一番多いレベルは「Ａ」であるため、結果は「Ａ」となる。また、レベルが、「Ａ」が２個、「Ｂ」が２個、「Ｃ」が１個、「Ｄ」が１個であった場合、一番多いレベルは「Ａ」と「Ｂ」で同位であるため、ルール番号がｃの場合、結果は「Ａ」となり、ルール番号がｄの場合、結果は「Ｂ」となる。
【００２０】
レベル決定部３は、このようにして決定した検索に関連する要素のレベルの情報をレベルデータ１０３として出力する（ステップＳＴ４）。
【００２１】
次に、レベルデータ１０３を用いた検索動作について説明する。
図７は、文書管理システムにおける検索動作を示すフローチャートである。
先ず、文書管理システムに対して、任意のユーザから、検索キーワードと検索条件が指定され、これをレベル取得部４が取得する。レベル取得部４は、検索キーワードと検索条件からデータベース１００の検索に関連する要素を抽出する（ステップＳＴ１１）。例えば、検索キーワードが「ユーザＩＤ＝Ｘ」、検索条件が「作業中文書一覧」であった場合、検索に関連する要素は「ユーザ情報」と「文書情報」であるため、レベル取得部４は、レベルデータ１０３を参照して、そのレベルを取得する（ステップＳＴ１２）。レベル取得部４が取得したレベルが「Ａ」であった場合、検索手順特定部５は、このレベル「Ａ」に基づき、検索手順テーブル１０４を参照して検索手順を特定する（ステップＳＴ１３）。ここでは、検索条件に対応したパターン番号は「１」でレベルは「Ａ」であるため、図４Ａと図４Ｂに示すマトリクスから、対応するマトリクス番号が（１）であり、図４Ｃから検索手順は手順式１であることが特定される。この結果に基づいて、データベース検索部６はデータベース１００をアクセスし、「ユーザＩＤ＝Ｘの作業中文書」を検索する（ステップＳＴ１４）。そして、データベース検索部６は、文書名の一覧といった検索結果を出力する（ステップＳＴ１５）。
【００２２】
以上説明したように、実施の形態１の文書管理システムによれば、文書情報を格納するデータベースを検索する際の検索に関連する要素を、データベースに対するデータ量の抽出対象要素として特定する抽出対象特定部と、データベースから抽出対象要素のデータ量を取得するデータ量取得部と、検索に関連する要素とデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブルを用いて、データ量取得部で取得した抽出対象要素のデータ量のレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成するレベル決定部と、データベースに対する検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定し、検索に関連する要素のデータ量に対応したレベルをレベルデータから取得するレベル取得部と、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベル取得部で取得したレベルに対応した検索手順を特定する検索手順特定部と、特定された検索手順で、検索キーワードと検索条件によるデータベースの検索を行うデータベース検索部とを備えたので、データベースのデータ量に応じた検索手順を用いることができ、効率的に検索を行うことができる。また、データ量テーブル１０１、ルールデータ１０２、検索手順テーブル１０４は、管理者により外部定義値の変更が可能である。そのため、抽出対象要素やレベル、または検索手順等を変更することで、文書管理システムが稼働するリソースの影響による調整や検索機能の追加、変更にも容易に対応することができる。
【００２３】
また、実施の形態１の文書管理システムによれば、検索手順テーブルは、レベルを行とし、検索手順を列としたマトリクスのテーブルであるようにしたので、レベルの変更や検索手順の変更に柔軟に対応することができる。
【００２４】
また、実施の形態１の文書管理システムによれば、データ量テーブルは、レベルに対応したデータ量の閾値を示し、レベル決定部は、閾値との比較によって抽出対象要素のデータ量のレベルを決定するようにしたので、抽出対象要素のデータ量のレベルを容易に判定することができる。
【００２５】
また、実施の形態１の文書管理システムによれば、レベル決定部は、抽出対象要素が複数で、かつ、複数の抽出対象要素のレベルが異なる場合にどのレベルとするかをルールとして示すルールデータを用いて、抽出対象要素のデータ量のレベルを決定するようにしたので、抽出対象要素のレベルを用意かつ確実に決定することができる。
【００２６】
また、実施の形態１の文書管理システムによれば、抽出対象特定部とデータ量取得部とレベル決定部は、レベル取得部と検索手順特定部とデータベース検索部の動作とは独立して、設定された周期で動作を繰り返すようにしたので、検索処理とは独立してレベルデータの更新処理が行われるため、効率的かつ精度の高い検索処理を行うことができる。
【００２７】
なお、本願発明はその発明の範囲内において、実施の形態の任意の構成要素の変形、もしくは実施の形態の任意の構成要素の省略が可能である。
【符号の説明】
【００２８】
１  抽出対象特定部、２  データ量取得部、３  レベル決定部、４  レベル取得部、５  検索手順特定部、６  データベース検索部、１０１  データ量テーブル、１０２  ルールデータ、１０３  レベルデータ、１０４  検索手順テーブル。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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