(57)【要約】【課題】電子メールの誤送信を確実に防止すること。【解決手段】電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止装置において、送信済の複数の電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得手段（電子メール取得部１０１）と、取得手段によって取得された所定の情報を格納する格納手段（データベース構築部１０２およびデータベース１０３）と、新たな電子メールが作成される場合、新たな電子メールに含まれる情報と、格納手段に格納されている所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定手段（送信メール監視部１０４）と、判定手段によって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告手段（警告部１０５）と、を有することを特徴とする。【選択図】図４
2019012373.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止装置において、
送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納する格納手段と、
新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納手段に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定手段と、
前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告手段と、
を有することを特徴とする電子メール誤送信防止装置。
【請求項２】
前記取得手段は、前記送信済の複数の前記電子メールに含まれる、宛先メールアドレスを取得するとともに、カーボンコピー（ＣＣ）のメールアドレスおよびブラインドカーボンコピー（ＢＣＣ）のメールアドレスを前記所定の情報として取得し、
前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納し、
前記判定手段は、前記宛先メールアドレスと同じ前記宛先メールアドレスを有する前記送信済の前記電子メールを前記格納手段から検索し、検索によって見つかった前記送信済の前記電子メールの前記カーボンコピーのメールアドレスおよびブラインドカーボンコピーの少なくとも一方が、前記新たな前記電子メールに含まれるこれらの情報と異なる場合に誤送信の可能性があると判定することを特徴とする請求項１に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項３】
前記取得手段は、前記送信済の複数の前記電子メールに含まれる、本文の冒頭の数行分の情報を前記所定の情報としてさらに取得し、
前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納し、
前記判定手段は、前記宛先メールアドレスと同じ前記宛先メールアドレスを有する前記送信済の前記電子メールを前記格納手段から検索し、検索によって発見された前記送信済の前記電子メールの前記本文の冒頭の数行分の情報と、前記新たな前記電子メールに含まれるこれらの情報とが異なる場合に誤送信の可能性があると判定することを特徴とする請求項２に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項４】
前記取得手段は、前記送信済の前記電子メールを最新のものから所定の件数を対象として前記所定の情報を取得し、
前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の件数の前記送信済の前記電子メールから取得した前記所定の情報を格納する、
ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項５】
前記取得手段は、前記判定手段によって誤送信の可能性がないと判定された後に送信された前記電子メールを最新の前記電子メールとして前記所定の情報を取得し、
前記格納手段は、前記取得手段によって誤送信の可能性がないと判定された後に送信された前記電子メールから取得された前記所定の情報を最新の情報として格納する、
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項６】
新たな前記電子メールを作成する際に、前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定された入力中の情報については、前記格納手段に格納されている対応する情報に基づいて選択候補を提示する提示手段をさらに有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の電子メール誤送信防止装置。
【請求項７】
電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止方法において、
送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得された前記所定の情報を格納装置に格納する格納ステップと、
新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納装置に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定ステップと、
前記判定ステップによって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告ステップと、
を有することを特徴とする電子メール誤送信防止方法。
【請求項８】
電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止処理をコンピュータに実行させるコンピュータ読み取り可能なプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得手段、
前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納する格納手段、
新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納手段に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定手段、
前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告手段、
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、および、プログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メールの誤送信を防止する技術としては、例えば、特許文献１に開示された技術がある。この技術では、自機のメールアドレスと、宛先のメールアドレスのドメインが一致しない場合には、宛先が社外であるとして送信を拒否する。
【０００３】
また、特許文献２には、画像データを電子メールで送信する場合、画像データが表示されている表示部に送信先のメールアドレスが表示され、メールアドレスを使用者が可視的に確認した後、画像データが添付された電子メールが送信される技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−０４４４０２号公報
【特許文献１】特開２００４−３１２５２５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１に開示された技術では、社外へ電子メールを送信することができないという問題点がある。
【０００６】
また、特許文献２に開示された技術では、メールアドレスが単に表示されるだけであるので、表示を見誤った場合等には、誤送信が発生するという問題点がある。
【０００７】
本発明は、電子メールの誤送信を確実に防止することが可能な電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、および、プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するために、本発明は、電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止装置において、送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納する格納手段と、新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納手段に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定手段と、前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告手段と、を有することを特徴とする。
このような構成によれば、電子メールの誤送信を確実に防止することが可能となる。
【０００９】
また、本発明は、前記取得手段は、前記送信済の複数の前記電子メールに含まれる、宛先メールアドレスを取得するとともに、カーボンコピー（ＣＣ）のメールアドレスおよびブラインドカーボンコピー（ＢＣＣ）のメールアドレスを前記所定の情報として取得し、前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納し、前記判定手段は、前記宛先メールアドレスと同じ前記宛先メールアドレスを有する前記送信済の前記電子メールを前記格納手段から検索し、検索によって見つかった前記送信済の前記電子メールの前記カーボンコピーのメールアドレスおよびブラインドカーボンコピーの少なくとも一方が、前記新たな前記電子メールに含まれるこれらの情報と異なる場合に誤送信の可能性があると判定することを特徴とする。
このような構成によれば、カーボンコピー（ＣＣ）およびブラインドカーボンコピー（ＢＣＣ）の間違いによる誤送信を確実に防止することができる。
【００１０】
また、本発明は、前記取得手段は、前記送信済の複数の前記電子メールに含まれる、本文の冒頭の数行分の情報を前記所定の情報としてさらに取得し、前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納し、前記判定手段は、前記宛先メールアドレスと同じ前記宛先メールアドレスを有する前記送信済の前記電子メールを前記格納手段から検索し、検索によって発見された前記送信済の前記電子メールの前記本文の冒頭の数行分の情報と、前記新たな前記電子メールに含まれるこれらの情報とが異なる場合に誤送信の可能性があると判定することを特徴とする。
このような構成によれば、本文に記載内容の間違いを確実に防止することができる。
【００１１】
また、本発明は、前記取得手段は、前記送信済の前記電子メールを最新のものから所定の件数を対象として前記所定の情報を取得し、前記格納手段は、前記取得手段によって取得された前記所定の件数の前記送信済の前記電子メールから取得した前記所定の情報を格納する、ことを特徴とする。
このような構成によれば、最新の事例に基づいて、誤送信を効率良く、確実に防ぐことができる。
【００１２】
また、本発明は、前記取得手段は、前記判定手段によって誤送信の可能性がないと判定された後に送信された前記電子メールを最新の前記電子メールとして前記所定の情報を取得し、前記格納手段は、前記取得手段によって誤送信の可能性がないと判定された後に送信された前記電子メールから取得された前記所定の情報を最新の情報として格納する、ことを特徴とする。
このような構成によれば、情報を効率良く取得することができる。
【００１３】
また、本発明は、新たな前記電子メールを作成する際に、前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定された入力中の情報については、前記格納手段に格納されている対応する情報に基づいて選択候補を提示する提示手段をさらに有することを特徴とする。
このような構成によれば、間違いの修正を簡易化することができる。
【００１４】
また、本発明は、電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止方法において、送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得ステップと、前記取得ステップにおいて取得された前記所定の情報を格納装置に格納する格納ステップと、新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納装置に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定ステップと、前記判定ステップによって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告ステップと、を有することを特徴とする。
このような方法によれば、電子メールの誤送信を確実に防止することが可能となる。
【００１５】
また、本発明は、電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止処理をコンピュータに実行させるコンピュータ読み取り可能なプログラムにおいて、前記コンピュータを、送信済の複数の前記電子メールに含まれる所定の情報を取得する取得手段、前記取得手段によって取得された前記所定の情報を格納する格納手段、新たな前記電子メールが作成される場合、前記新たな前記電子メールに含まれる情報と、前記格納手段に格納されている前記所定の情報とを照合し、誤送信の可能性の有無を判定する判定手段、前記判定手段によって誤送信の可能性があると判定した場合には、警告を行う警告手段、として機能させることを特徴とする。
このようなプログラムによれば、電子メールの誤送信を確実に防止することが可能となる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子メールの誤送信を確実に防止することが可能な電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、および、プログラムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の実施形態に係る電子メール誤送信防止装置の構成例を示す図である。
【図２】図１に示すＰＣの詳細な構成例を示す図である。
【図３】図２に示すメールサーバおよび処理サーバの構成例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係る電子メール誤送信防止装置の詳細な構成例を示す図である。
【図５】電子メールの作成画面の一例を示す図である。
【図６】図４に示すデータベースに格納される情報の一例を示す図である。
【図７】宛先が適正でない場合に表示されるポップアップウィンドウの一例である。
【図８】ＣＣが適正でない場合に表示されるポップアップウィンドウの一例である。
【図９】添付ファイルが添付されている場合に表示されるポップアップウィンドウの一例である。
【図１０】本文が適正でない場合に表示されるポップアップウィンドウの一例である。
【図１１】ユーザの登録時に図４に示す実施形態において実行される処理の一例を示す図である。
【図１２】電子メール作成時に図４に示す実施形態において実行される処理の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
次に、本発明の実施形態について説明する。
【００１９】
（Ａ）本発明の実施形態の構成の説明
図１は、本発明の実施形態に係る電子メール誤送信防止装置を有するメールシステムの構成例を示す図である。図１に示す構成では、メールシステム１は、ＰＣ（Personal Computer）１０−１〜１０−３、ＬＡＮ（Local Area Network）２０、ゲートウェイ３０、インターネット４０、メールサーバ５０、および、処理サーバ６０を有している。
【００２０】
ここで、ＰＣ１０−１〜１０−３、ＬＡＮ２０、および、ゲートウェイ３０は、例えば、企業内に配置されるローカルなネットワークシステムである。ＰＣ１０−１〜１０−３は、企業の社員等のユーザが使用するコンピュータであり、社員はＰＣ１０−１〜１０−３を用いることで社内または社外の相手に対して電子メールを送信することができる。なお、図１では、一例として３台のＰＣ１０−１〜１０−３を示しているが、３台未満または４台以上のＰＣを有するようにしてもよい。
【００２１】
ＬＡＮ２０は、企業内に張り巡らされたローカルなネットワークであり、ＰＣ１０−１〜１０−３、および、ゲートウェイ３０を相互に接続し、これらの間で情報の授受を可能とする。
【００２２】
ゲートウェイ３０は、ＬＡＮ２０とインターネット４０とを相互に接続し、これらの間で情報の授受を可能とするための接続装置である。
【００２３】
インターネット４０は、共通の通信仕様を用いて全世界のコンピュータや通信機器を相互に繋いだグローバルなコンピュータネットワークである。
【００２４】
メールサーバ５０は、電子メールを送受信するためのソフトウエアを有するサーバコンピュータである。メール送受信プロトコルとしては、例えば、ＰＯＰ（Post Office Protocol）、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、および、ＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）等を用いることができる。もちろん、これら以外のプロトコルを用いてもよい。また、図１では、メールサーバ５０は、インターネット４０に接続された形態としているが、社内に配置され、ＬＡＮ２０に接続される形態としてもよい。
【００２５】
処理サーバ６０は、電子メールの誤送信を防止するサーバソフトウェアを有するサーバコンピュータであり、インターネット４０を介して、例えば、ＰＣ１０−１〜１０−３にサービスを提供することができる。
【００２６】
図２は、図１に示すＰＣ１０−１〜１０−３の構成例を示す図である。なお、ＰＣ１０−１〜１０−３は同様の構成とされているので、以下ではこれらをＰＣ１０として説明する。
【００２７】
ＰＣ１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４、ＧＰＵ（Graphical Processor Unit）１５、Ｉ／Ｆ（Interface）１６、バス１７、および、表示装置１８を有している。
【００２８】
ここで、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２およびＨＤＤ１４に格納されているプログラムに基づいて処理を実行し、例えば、電子メールの作成、送信、および、受信等の動作を行うことができる。
【００２９】
ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１が実行する基本的なプログラムやデータを格納する半導体記憶装置である。
【００３０】
ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が実行するプログラムや演算途中のデータを一時的に格納するための半導体記憶装置である。
【００３１】
ＨＤＤ１４は、ＣＰＵ１１が実行するプログラムやデータを格納する磁気記憶装置である。
【００３２】
ＧＰＵ１５は、ＣＰＵ１１から供給される描画命令に応じて描画処理を実行し、得られた画像および映像等を表示装置１８に供給して表示させる。
【００３３】
Ｉ／Ｆ１６は、例えば、図示しないキーボード等の入力デバイスからの情報を入力するとともに、ＬＡＮ２０との間で情報を授受するインターフェースである。
【００３４】
バス１７は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、ＨＤＤ１４、ＧＰＵ１５、および、Ｉ／Ｆ１６を相互に接続し、これらの間で情報の授受を可能にするための信号線群である。
【００３５】
表示装置１８は、例えば、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等によって構成され、ＧＰＵ１５から供給される画像および映像等を表示部に表示する。
【００３６】
図３は、図１に示すメールサーバ５０および処理サーバ６０の構成例を示す図である。図３に示すように、メールサーバ５０は、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、ＨＤＤ５４、および、Ｉ／Ｆ５５を有している。また、処理サーバ６０は、ＣＰＵ６１、ＲＯＭ６２、ＲＡＭ６３、ＨＤＤ６４、および、Ｉ／Ｆ６５を有している。なお、図３に示すＣＰＵ５１，６１、ＲＯＭ５２，６２、ＲＡＭ５３，６３、ＨＤＤ５４，６４、および、Ｉ／Ｆ５５，６５は、図２に示すＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、ＨＤＤ１４、および、Ｉ／Ｆ１６と機能は同様であるのでその説明は省略する。
【００３７】
図４は、本発明の実施形態に係る電子メール誤送信防止装置の構成例を示す図である。図４に示すように、本発明の実施形態に係る電子メール誤送信防止装置は、電子メール取得部１０１、データベース構築部１０２、データベース１０３、送信メール監視部１０４、および、警告部１０５を有している。
【００３８】
ここで、電子メール取得部１０１は、管理対象となる社員等のユーザが送信した電子メールを、メールサーバ５０から所定の件数取得するともに、所定の情報を抽出する機能を有する。
【００３９】
データベース構築部１０２は、電子メール取得部１０１によって取得された所定の件数の電子メールから抽出された所定の情報に基づいて、管理対象となるユーザ毎のデータベースを構築する機能を有する。
【００４０】
データベース１０３は、データベース構築部１０２から供給される情報を、管理対象となるユーザ毎にデータベースとして格納する。
【００４１】
送信メール監視部１０４は、管理対象となるユーザが新たな電子メール（送信メール）を作成する場合に、電子メールに記載される情報を監視し、誤送信が発生する可能性がある場合には、警告部１０５を介して警告を発するとともに、正しい情報の候補を提示する機能を有する。
【００４２】
警告部１０５は、送信メール監視部１０４による監視により、誤送信の可能性がある場合には、ユーザに対して警告を発する機能を有する。
【００４３】
なお、図４に示す各部は、図１に示すメールサーバ５０および処理サーバ６０のいずれか一方に全て実装されるようにすることができる。あるいは、管理対象となるユーザが使用するＰＣ１０−１〜１０−３に対して全て実装することができる。あるいは、図４に示す構成を、ＰＣ１０−１〜１０−３、メールサーバ５０、および、処理サーバ６０に適宜分散して実装するようにしてもよい。例えば、電子メール取得部１０１、データベース構築部１０２、および、データベース１０３を処理サーバ６０に実装し、送信メール監視部１０４および警告部１０５をＰＣ１０−１〜１０−３に実装するようにしてもよい。もちろん、これ以外の態様で実装してもよい。
【００４４】
（Ｂ）本発明の実施形態の動作の説明
つぎに、本発明の実施形態の動作について説明する。なお、以下では、図４に示す電子メール取得部１０１、データベース構築部１０２、および、データベース１０３が処理サーバ６０に実装され、送信メール監視部１０４および警告部１０５がＰＣ１０−１〜ＰＣ１０−３にそれぞれ実装されている場合を例に挙げて説明する。
【００４５】
電子メール誤送信防止サービスを受けるためには、管理対象となるユーザが、メールサーバ５０を利用する際に必要な情報、例えば、メールアドレス、送受信サーバ名、送受信サーバの種類、および、パスワード等を処理サーバ６０に登録する。なお、ＰＣ１０−１〜１０−３において実行される処理は同様であるので、以下では、ＰＣ１０−１を例に挙げて説明する。ＰＣ１０−１を使用するユーザのメールアドレス、送受信サーバ名、送受信サーバの種類、および、パスワード等は、暗号化された後、処理サーバ６０のＨＤＤ６４に格納される。
【００４６】
管理対象となるユーザがメールサーバ５０を利用する際に必要な情報の登録が完了すると、処理サーバ６０のＣＰＵ６１は、ＨＤＤ６４に格納されている所定のソフトウエアを読み出して実行する。この結果、ハードウエアとソフトウエアの協働によって図４に示す電子メール取得部１０１、データベース構築部１０２、および、データベース１０３が実現される。電子メール取得部１０１は、新たに登録がされたユーザに関する、メールサーバ５０を利用する際に必要な情報をＨＤＤ６４から取得し、これらの情報を用いてメールサーバ５０にアクセスする。そして、管理対象となるユーザ（いまの例では、ＰＣ１０−１のユーザ）の送信済メールを、最新のものから新しい順に所定の件数（例えば、１００件）だけ取得する。
【００４７】
図５は、ＰＣ１０−１において生成される電子メールの一例を示している。図５の例では、電子メール作成ウィンドウ１２０は、タイトル１２１、宛先１２２、ＣＣ（Carbon Copy）１２３、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）１２４、添付ファイル１２５、本文１２６、送信ボタン１２７、および、キャンセルボタン１２８を有している。
【００４８】
ここで、タイトル１２１は、電子メールのタイトルであり、図５の例では「お問い合わせの件」が入力されている。宛先１２２は、当該電子メールを送信する主たる相手のメールアドレスを示し、図５の例では「x@abc.com」が入力されている。ＣＣ１２３は、当該電子メールを明示的に共有する相手のメールアドレスを示し、図５の例では「y@abc.com」が入力されている。ＢＣ１２４は、当該電子メールを非明示的に共有する相手のメールアドレスを示し、図５の例では「z@abc.com」が入力されている。添付ファイル１２５は、電子メールに添付して送信するファイルを示し、図５の例では、「Estimate.pdf」が添付されている。本文１２６は、電子メールの本文であり、図５の例では「〇〇株式会社  技術開発部  ××様  お世話になっております。お問い合わせの件ですが、・・・・」が改行を伴って入力されている。なお、送信ボタン１２７は、当該メールを相手に対して送信する際に操作されるボタンであり、キャンセルボタン１２８は、当該メールの送信をキャンセルする場合に操作されるボタンである。送信ボタン１２７が操作されると、ＰＣ１０−１において生成された電子メールは、メールサーバ５０を介して、宛先１２２、ＣＣ１２３、および、ＢＣＣ１２４に記載された相手（図１では不図示）に対して送信される。
【００４９】
電子メール取得部１０１は、送信済メール（図５と同様の電子メール）から、宛先１２２、ＣＣ１２３、ＢＣＣ１２４、添付ファイル１２５、および、本文１２６の一部を取得する。図５の例では、宛先１２２として「x@abc.com」、ＣＣ１２３として「y@abc.com」、ＢＣＣ１２４として「z@abc.com」、添付ファイル１２５として「Estimate.pdf」、および、本文１２６として、例えば、冒頭の５行分である「〇〇株式会社  技術開発部  ××様  お世話になっております。」を取得する。また、電子メール取得部１０１は、電子メールの送信日時と、添付ファイル１２５の暗号化の有無に関する情報についても取得する。なお、メールサーバ５０と処理サーバ６０とは、暗号化通信によって通信を実行するので、これらの間で授受される情報は外部に漏洩することはない。
【００５０】
つぎに、データベース構築部１０２は、電子メール取得部１０１によって取得された情報に基づいて、ユーザ毎にデータベース１０３を構築する。図６は、データベース構築部１０２によって構築されたデータベースの一例を示している。図６の例では、送信日時が新しいものから１００件の送信済メールに関する情報が登録されている。ここで、「Ｎｏ」は送信済メールの項番を示し、「送信日時」は送信済メールの送信日時を示し、「宛先」、「ＣＣ」、および、「ＢＣＣ」は、図５に示す宛先１２２、ＣＣ１２３、および、ＢＣＣ１２４に入力された情報を示し、「本文」は図５に示す本文１２６に入力された情報の一部（例えば、冒頭の５行）を示している。また、「ファイル」は、添付ファイル１２５の有無を示し、「暗号化」は、添付ファイル１２５の暗号化の有無を示している。なお、図６に示す例は、例えば、ＰＣ１０−１のユーザに関する情報を示しており、図６に示すようなデータベースは、ユーザ毎に構築される。
【００５１】
以上の処理により、初期登録処理が完了する。
【００５２】
つぎに、初期登録処理が完了した後に、ユーザが新たな電子メールを作成する場合の動作について説明する。
【００５３】
ユーザが、ＰＣ１０−１に対して新たな電子メールを作成する操作を行った場合、ＣＰＵ１１はこれを検出し、ＨＤＤ１４に格納されているプログラムを読み出して実行する。この結果、ハードウエアとソフトウエアの協働によって図４に示す送信メール監視部１０４と警告部１０５が実現される。
【００５４】
ユーザが、新たな電子メール作成ウィンドウにおいて、タイトルを入力するとともに、宛先を入力したとする。このとき、宛先として、「x@abc.com」と入力すべきところを、誤って「w@abc.com」と入力したとする。送信メール監視部１０４は、宛先１２２に対して入力されたメールアドレスを取得し、処理サーバ６０に対して問い合わせを行う。なお、このとき送信メール監視部１０４は、当該ユーザを特定するためのユーザＩＤ（Identification）と、ユーザの正当性を確認するためのパスワードとを合わせて送信する。ユーザＩＤとパスワードを受け取った処理サーバ６０は、問い合わせを行ったユーザに対応するデータベース１０３を特定するとともに、ユーザの正当性を確認する。
【００５５】
この結果、該当するデータベース１０３が特定される。そして、ユーザの正当性が確認された場合は、処理サーバ６０は、宛先のメールアドレスである「w@abc.com」がデータベース１０３に登録されているか判定する。この結果、宛先のメールアドレスである「w@abc.com」が既に登録されている場合（過去に同じ宛先の電子メールを送っている場合）には、処理サーバ６０は、登録されていることから宛先が妥当である旨の回答を行う。一方、登録されていない場合には宛先が妥当でない旨の回答を行うとともに、例えば、入力されたドメイン（いまの例では「abc.com」）と同じドメインを含む宛先のメールアドレス（いまの例では、例えば、「x@abc.com」、「a@abc.com」、「b@abc.com」）をデータベース１０３から取得して送信する。
【００５６】
送信メール監視部１０４は、処理サーバ６０から受け取った回答が「宛先が妥当でない」である場合、警告部１０５に対して警告を発するように指示をする。この結果、警告部１０５は、図７に示すようなポップアップウィンドウ１３０を表示装置１８に表示させる。図７の例では、宛先１２２として「w@abc.com」が入力されており、当該宛先のメールアドレスがデータベース１０３に登録されていないことから、警告を示すポップアップウィンドウ１３０が表示されている。ポップアップウィンドウ１３０の上部にはメッセージ「！！  警告  ！！」が表示され、その下にはメッセージ「宛先の指定が間違っている可能性があります。」が表示され、その下には正しい候補として「正しい候補：x@abc.com」、「正しい候補：a@abc.com」、および、「正しい候補：b@abc.com」が表示されるとともに、選択ボタンがその右隣にそれぞれ表示されている。なお、処理サーバ６０から受け取った回答が「宛先が妥当である」の場合、ポップアップウィンドウ１３０は表示されない。
【００５７】
ユーザは、ポップアップウィンドウ１３０を参照することで、宛先が誤っている可能性があることを知るとともに、選択ボタンを操作することで、正しい宛先を選択することができる。例えば、図７の例では、「正しい候補：x@abc.com」の右隣の選択ボタンを操作することで、正しい宛先である「x@abc.com」を選択する。
【００５８】
つぎに、ユーザは、ＣＣ１２３を入力する。このとき、ＣＣ１２３として、「y@abc.com」と入力すべきところを、誤って「s@ghi.com」と入力したとする。送信メール監視部１０４は、ＣＣ１２３として入力されたメールアドレスを取得し、処理サーバ６０に対して問い合わせを行う。
【００５９】
処理サーバ６０は、ＰＣ１０−１から送信されたＣＣ１２３に関するメールアドレスを取得し、先に受信した宛先１２２に関するメールアドレスと、ＣＣ１２３に関するメールアドレスの双方を含むエントリを検索し、該当するエントリが存在する場合には処理サーバ６０はＣＣが妥当である旨の回答を行う。一方、該当するエントリが存在しない場合にはＣＣが妥当でない旨の回答を行うとともに、同じ宛先のメールアドレスが含まれるエントリを取得し、当該エントリに含まれるＣＣを取得して送信する。例えば、図７の例では、宛先のメールアドレスである「x@abc.com」を宛先として含むエントリを検索し、見つかったエントリに含まれているＣＣ（一例として、「y@abc.com」、「a@abc.com」、および、「b@abc.com」、）を取得して送信する。
【００６０】
送信メール監視部１０４は、処理サーバ６０から受け取った回答が「ＣＣが妥当でない」である場合、警告部１０５に対して警告を発するように指示をする。この結果、警告部１０５は、図８に示すようなポップアップウィンドウ１３１を表示装置１８に表示させる。図８の例では、ＣＣ１２３として「s@ghi.com」が入力されており、当該ＣＣと前述した宛先とを含むエントリがデータベース１０３に登録されていないことから、警告を示すポップアップウィンドウ１３１が表示されている。ポップアップウィンドウ１３１の上部にはメッセージ「！！  警告  ！！」が表示され、その下にはメッセージ「ＣＣの指定が間違っている可能性があります。」が表示され、その下には正しい候補として「正しい候補：y@abc.com」、「正しい候補：a@abc.com」、および、「正しい候補：b@abc.com」が表示されるとともに、選択ボタンがその右隣にそれぞれ表示されている。なお、処理サーバ６０から受け取った回答が「ＣＣが妥当である」の場合、ポップアップウィンドウ１３０は表示されない。
【００６１】
ユーザは、ポップアップウィンドウ１３１を参照することで、ＣＣが誤っている可能性があることを知るとともに、選択ボタンを操作することで、正しいＣＣを選択することができる。例えば、図８の例では、「正しい候補：y@abc.com」の右隣の選択ボタンを操作することで、正しいＣＣである「y@abc.com」を選択する。
【００６２】
つぎに、ユーザが、添付ファイル１２５として所定のファイルを選択する操作をＰＣ１０−１に対して行ったとすると、送信メール監視部１０４は、この操作を検出し、警告部１０５に対して警告を行うように指示する。この結果、警告部１０５は、表示装置１８に対して、図９に示すようなポップアップウィンドウ１３２を表示させる。図９に示すポップアップウィンドウ１３２の上部にはメッセージ「！！  警告  ！！」が表示され、その下にはメッセージ「添付ファイルチェックを行って下さい。」が表示され、その下にはメッセージ「添付ファイルは正しい？」、「個人情報ではない？」、および、「暗号化済み？」が表示され、それぞれのメッセージの左隣にはチェックボックスが表示されている。また、ポップアップウィンドウ１３２の最下部には確認ボタン１３３およびキャンセルボタン１３４が表示されている。
【００６３】
このようなポップアップウィンドウ１３２が表示されると、ユーザは、まず、添付ファイルを開封して内容を確認することを求められる。図９の例では添付ファイルとして「Estimate.pdf」が添付されているので、ユーザは、当該添付ファイルを開封し、その内容を確認した後に、メッセージ「添付ファイルは正しい？」の左隣のチェックボックスをチェックする。なお、添付メールを開封しないと、「添付ファイルは正しい？」の左隣のチェックボックスにチェックできないか、確認ボタン１３３が操作できないようにすることで、内容の確認を担保するようにしてもよい。また、ユーザは、添付ファイルが個人情報ではないことを確認した後に、メッセージ「個人情報ではない？」の左隣のチェックボックスにチェックする。さらに、ユーザは、添付ファイルが暗号化されていることを確認した後に、メッセージ「暗号化済み？」の左隣のチェックボックスにチェックする。なお、図９に示すポップアップウィンドウ１３２は一例であって、これ以外のメッセージおよびチェック項目を表示したポップアップウィンドウを表示するようにしてもよい。
【００６４】
ユーザが図９に示すポップアップウィンドウ１３２において全てのチェックボックスにチェックを行った後に、確認ボタン１３３が操作されると、送信メール監視部１０４は、添付メールは問題ないと判定する。
【００６５】
つぎに、ユーザは、ＰＣ１０−１を操作して、本文１２６を入力する。このとき、本文１２６として、「〇〇株式会社  技術開発部」と入力すべきところを、「〇〇株式会社  研究開発部」と誤って入力したとする。送信メール監視部１０４は、宛先１２２を取得し、これに該当する本文を送信するように処理サーバ６０に対して要求する。なお、宛先１２２だけでなく、ＣＣ１２３およびＢＣＣ１２４の少なくとも一方も宛先１２２と合わせて送信し、これらに対応する本文を送信するように処理サーバ６０に対して要求してもよい。
【００６６】
処理サーバ６０は、ＰＣ１０−１から先に送信された宛先１２２に対応するエントリをデータベース１０３から検索し、該当するエントリに含まれる本文の内容をＰＣ１０−１に対して送信する。
【００６７】
ＰＣ１０−１の送信メール監視部１０４は、処理サーバ６０から受信した本文の内容と、入力された本文１２６の内容とを比較し、これらが一致しない場合には、警告部１０５に警告を発するように指示をする。
【００６８】
この結果、警告部１０５は、表示装置１８に対して、図１０に示すようなポップアップウィンドウ１３５を表示させる。図１０に示すポップアップウィンドウ１３５の上部にはメッセージ「！！  警告  ！！」が表示され、その下にはメッセージ「本文が間違っている可能性があります。」が表示され、その下にはメッセージ「正しい候補：技術開発部」、「正しい候補：知的財産部」、および、「正しい候補：営業本部」が表示され、それぞれのメッセージの右隣にはチェックボックスが表示されている。なお、候補を表示する方法としては、宛先１２２に入力されているメールアドレスと同じメールアドレスを有するエントリに格納されている本文を取得し、取得した本文に含まれる情報を表示するようにすればよい。
【００６９】
図１０に示すポップアップウィンドウ１３５において該当する選択ボタンをユーザが操作すると、送信メール監視部１０４は、選択された候補に対応する情報によって、本文１２６の内容を書き換える。例えば、図１０の例では、「研究開発部」が「技術開発部」に書き換えられる。
【００７０】
以上の動作により、宛先１２２、ＣＣ１２３、および、ＢＣＣ１２４が正しいか否かが判定される。また、添付ファイル１２５が適正であるか否かが判定されるとともに、本文１２６の記載内容が検証される。
【００７１】
以上の動作によって、作成された電子メールの内容が正しいと判定された場合には、ユーザが送信ボタン１２７を操作することで、当該電子メールが送信される。
【００７２】
つぎに、図１１および図１２を参照して、図１に示す実施形態において実行される処理の流れについて説明する。
【００７３】
まず、図１１は、新たなユーザに対してサービスを開始する際に実行される処理の一例を説明するフローチャートである。図１１に示すフローチャートが開始されると、以下のステップが実行される。
【００７４】
ステップＳ１０では、電子メール取得部１０１は、新たなユーザのメールアドレス、送受信サーバ名、送受信サーバの種類、および、パスワード等の情報を用いて、メールサーバ５０にログインする。
【００７５】
ステップＳ１１では、電子メール取得部１０１は、送信済の電子メールを１つ選択する。より詳細には、電子メール取得部１０１は、送信済の電子メールの中から送信日時が新しいものを選択する。
【００７６】
ステップＳ１２では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールの日時情報を取得する。この結果、例えば、「２０１７／６／９  ９：２１」のような情報が取得される。
【００７７】
ステップＳ１３では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールの宛先情報を取得する。この結果、例えば、「x@abc.com」のような情報が取得される。
【００７８】
ステップＳ１４では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールのＣＣ情報を取得する。この結果、例えば、「y@abc.com」のような情報が取得される。
【００７９】
ステップＳ１５では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールのＢＣＣ情報を取得する。この結果、例えば、「z@abc.com」のような情報が取得される。
【００８０】
ステップＳ１６では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールの添付ファイル情報を取得する。この結果、例えば、「Estimate.pdf」のような情報が取得される。
【００８１】
ステップＳ１７では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１１で選択した電子メールの本文情報を取得する。なお、本文の全てを取得するのではなく、本文の冒頭の数行（例えば、５行程度）を取得する。この結果、例えば、「〇〇株式会社  技術開発部  ××様  お世話になっております。お問い合わせの件ですが、・・・・」のような情報が、改行を伴って取得される。
【００８２】
ステップＳ１８では、電子メール取得部１０１は、ステップＳ１２〜ステップＳ１７で取得した送信済の電子メールの情報をデータベース１０３に格納する。この結果、例えば、図６に示す「Ｎｏ１」に示す情報が登録される。なお、添付ファイルについては、添付ファイルの有無と、添付ファイルが存在する場合には暗号化の有無に関する情報を登録することができる。
【００８３】
ステップＳ１９では、電子メール取得部１０１は、所定数（例えば、１００件）の送信済電子メールを取得したか否かを判定し、所定数の送信済電子メールを取得したと判定した場合（ステップＳ１９：Ｙ）には処理を終了し、それ以外の場合（ステップＳ１９：Ｎ）にはステップＳ１１に戻って、前述の場合と同様の処理を繰り返す。なお、電子メールを取得する件数については、例えば、ユーザまたはユーザの上長等が、管理画面において設定できるようにしてもよい。
【００８４】
図１１に示す処理によれば、図６に示すような、新たなユーザに関するデータベース１０３を生成することができる。
【００８５】
つぎに、図１２を参照して、ＰＣ１０−１〜１０−３において、新たな電子メールを作成する際に実行される処理について説明する。図１２に示すフローチャートが開始されると、以下のステップが実行される。
【００８６】
ステップＳ３０では、送信メール監視部１０４は、新たな送信メールの作成が開始されたか否かを判定し、新たな送信メールの作成が開始されたと判定した場合（ステップＳ３０：Ｙ）にはステップＳ３１に進み、それ以外の場合（ステップＳ３０：Ｎ）には処理を終了する。例えば、ユーザが、ＰＣ１０−１のキーボードを操作して、新たなメールを作成する操作を行った場合には、Ｙと判定してステップＳ３１に進む。
【００８７】
ステップＳ３１では、送信メール監視部１０４は、例えば、図５等に示す電子メール作成ウィンドウ１２０に宛先１２２が入力されたか否かを判定し、入力されたと判定した場合（ステップＳ３１：Ｙ）にはステップＳ３２に進み、それ以外の場合（ステップＳ３１：Ｎ）には同様の処理を繰り返す。例えば、宛先１２２として「x@abc.com」が入力された場合にはＹと判定してステップＳ３２に進む。
【００８８】
ステップＳ３２では、送信メール監視部１０４は、ステップＳ３１で取得した宛先を有する電子メールが存在するか否かについてデータベース１０３に照合を依頼する。例えば、いまの例では、宛先１２２として「x@abc.com」を有する電子メールがデータベース１０３に登録されているかの照合を依頼する。
【００８９】
ステップＳ３３では、送信メール監視部１０４は、ステップＳ３２における照合の結果、該当する電子メールが存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合（ステップＳ３３：Ｙ）にはステップＳ３４に進み、それ以外の場合（ステップＳ３３：Ｎ）にはステップＳ４６に進む。いまの例では、宛先「x@abc.com」を有する電子メールがデータベース１０３に登録されている場合にはＹと判定してステップＳ３４に進む。
【００９０】
ステップＳ３４では、送信メール監視部１０４は、ステップＳ３２における照合の結果として得られた電子メールのＣＣ、ＢＣＣ、および、本文をデータベース１０３から取得する。例えば、ＣＣとして「y@abc.com」が、ＢＣＣとして「z@abc.com」が、本文として「〇〇株式会社  技術開発部  ××様  お世話になっております。お問い合わせの件ですが、・・・・」が取得される。なお、複数の電子メールの情報を取得するようにしてもよい。あるいは、電子メールの情報を取得するのではなく、前述したように、処理サーバ６０に対してその都度問い合わせを行うようにしてもよい。
【００９１】
ステップＳ３５では、送信メール監視部１０４は、ユーザの操作により、電子メール作成ウィンドウ１２０にＣＣ１２３が入力されたか否かを判定し、ＣＣ１２３が入力されたと判定した場合（ステップＳ３５：Ｙ）にはステップＳ３６に進み、それ以外の場合（ステップＳ３５：Ｎ）には同様の処理を繰り返す。
【００９２】
ステップＳ３６では、入力されたＣＣ１２３が適正か否かを判定し、適正と判定した場合（ステップＳ３６：Ｙ）にはステップＳ３７に進み、それ以外の場合（ステップＳ３６：Ｎ）にはステップＳ４６に進む。例えば、ステップＳ３４においてデータベース１０３から受信したＣＣ（例えば、y@abc.com）と入力されたＣＣ１２３（例えば、y@abc.com）が一致する場合にはＹと判定してステップＳ３６に進む。
【００９３】
ステップＳ３７では、送信メール監視部１０４は、ユーザの操作により、電子メール作成ウィンドウ１２０にＢＣＣ１２４が入力されたか否かを判定し、ＢＣＣ１２４が入力されたと判定した場合（ステップＳ３７：Ｙ）にはステップＳ３８に進み、それ以外の場合（ステップＳ３７：Ｎ）には同様の処理を繰り返す。
【００９４】
ステップＳ３８では、入力されたＢＣＣ１２４が適正か否かを判定し、適正と判定した場合（ステップＳ３８：Ｙ）にはステップＳ３９に進み、それ以外の場合（ステップＳ３８：Ｎ）にはステップＳ４６に進む。例えば、ステップＳ３４においてデータベース１０３から受信したＢＣＣ（例えば、z@abc.com）と入力されたＢＣＣ１２４（例えば、z@abc.com）が一致する場合にはＹと判定してステップＳ３９に進む。
【００９５】
ステップＳ３９では、送信メール監視部１０４は、ユーザの操作により、電子メール作成ウィンドウ１２０に対して添付ファイル１２５が添付されたか否かを判定し、添付ファイル１２５が添付されたと判定した場合（ステップＳ３９：Ｙ）にはステップＳ４０に進み、それ以外の場合（ステップＳ３９：Ｎ）にはステップＳ４１に進む。
【００９６】
ステップＳ４０では、添付された添付ファイル１２５が適正か否かを判定し、適正と判定した場合（ステップＳ４０：Ｙ）にはステップＳ４１に進み、それ以外の場合（ステップＳ４０：Ｎ）にはステップＳ４６に進む。例えば、図９に示すポップアップウィンドウ１３２の全てのチェックボックスにチェックがされた場合にはＹと判定してステップＳ４１に進む。
【００９７】
ステップＳ４１では、送信メール監視部１０４は、ユーザの操作により、電子メール作成ウィンドウ１２０に本文１２６が入力されたか否かを判定し、本文１２６が入力されたと判定した場合（ステップＳ４１：Ｙ）にはステップＳ４２に進み、それ以外の場合（ステップＳ４１：Ｎ）には同様の処理を繰り返す。
【００９８】
ステップＳ４２では、入力された本文１２６が適正か否かを判定し、適正と判定した場合（ステップＳ４２：Ｙ）にはステップＳ４３に進み、それ以外の場合（ステップＳ４２：Ｎ）にはステップＳ４６に進む。例えば、例えば、ステップＳ３４においてデータベース１０３から受信した本文と入力された本文１２６が一致する場合にはＹと判定してステップＳ４３に進む。
【００９９】
ステップＳ４３では、送信メール監視部１０４は、図１０に示す送信ボタン１２７が操作されたか否かを判定し、送信ボタン１２７が操作されたと判定した場合（ステップＳ４３：Ｙ）にはステップＳ４４に進み、それ以外の場合（ステップＳ４３：Ｎ）には同様の処理を繰り返す。なお、キャンセルボタン１２８が操作された場合には、作成中の電子メールを破棄して処理を終了するようにしてもよい。
【０１００】
ステップＳ４４では、送信メール監視部１０４は、作成された電子メールの送信処理を実行する。この結果、作成された電子メールは、ＬＡＮ２０、ゲートウェイ３０、および、インターネット４０を介してメールサーバ５０に伝送され、メールサーバ５０を介して、宛先１２２、ＣＣ１２３、および、ＢＣＣ１２４に記載されたメールアドレスに送信される。
【０１０１】
ステップＳ４５では、送信メール監視部１０４は、送信処理が完了した送信メールの送信日時、宛先１２２、ＣＣ１２３、ＢＣＣ１２４、添付ファイル１２５、および、本文１２６を取得し、処理サーバ６０に送信する。この結果、処理サーバでは、電子メール取得部１０１がこれらの情報を取得してデータベース構築部１０２に供給する。データベース構築部１０２は、図６に示すデータベースに対して、最新の情報（図６に示す項番１の情報）として登録する処理を実行するとともに、最も古い登録情報（図６に示す項番１００の情報）を削除する。なお、より詳細には、最も古い登録情報を削除した後に項番を繰り下げる処理を実行し、最新の情報として登録する。
【０１０２】
ステップＳ４６では、警告部１０５は、警告処理を実行する。例えば、図７〜図９に示すポップアップウィンドウ１３１〜１３２，１３５を表示させ、警告を行う。なお、図１２に示す処理では警告処理後には処理を終了するようにしているが、警告処理を実行した後に、適正な情報が入力された場合には、つぎの情報入力処理に進むようにしてもよい。
【０１０３】
図１２に示すフローチャートによれば、データベース１０３に格納された過去に送信した電子メールと照合することで、電子メールの誤送信を防ぐようにしたので、簡単な処理によって誤送信を防ぐことができる。
【０１０４】
（Ｃ）変形実施形態の説明
以上の各実施形態は一例であって、本発明が上述したような場合のみに限定されるものでないことはいうまでもない。例えば、以上の例では、図４に示す電子メール取得部１０１、データベース構築部１０２、および、データベース１０３が処理サーバ６０に実装され、送信メール監視部１０４および警告部１０５をＰＣ１０−１〜１０−３に実装するようにしたが、これら全てを処理サーバ６０に実装したり、あるいは、これら全てをＰＣ１０−１〜１０−３に実装したりしてもよい。また、図４に示す機能を、処理サーバ６０とＰＣ１０−１〜１０−３に分散して実装するようにしたり、メールサーバ５０、処理サーバ６０、および、ＰＣ１０−１〜１０−３に適宜分散して実装するようにしたりしてもよい。
【０１０５】
また、以上の実施形態では、電子メールを作成および送受信するメールソフトがＰＣ１０−１〜１０−３に実装される場合を例に挙げて説明したが、メールサーバ５０または処理サーバ６０によって電子メールを作成および送受信するようにしてもよい。そのような場合には、図４に示す機能を、メールサーバ５０または処理サーバ６０に実装することができる。
【０１０６】
また、以上の実施形態では、宛先１２２に入力されたメールアドレスに対応するエントリをデータベース１０３から検索するようにしたが、宛先１２２が入力される前に、他の情報、例えば、本文１２６等が入力された場合には、警告部１０５が宛先１２２の入力を促し、入力された宛先１２２に基づいてデータベース１０３から該当するエントリを検索するようにしてもよい。あるいは、宛先１２２が入力された段階で、データベース１０３に照合を行うようにしてもよい。
【０１０７】
また、以上の実施形態では、宛先、ＣＣ、ＢＣＣのメールアドレスが完全に一致しない場合に警告を発するようにしたが、例えば、メールアドレスのローカルパートは無視し、ドメインが一致しない場合に警告を発するようにしてもよい。例えば、入力された宛先等のメールアドレスが「x@abc.com」である場合にデータベース１０３に登録されているエントリの宛先のアドレスが「y@abc.com」であるときは警告せず、データベース１０３に登録されているエントリの宛先のアドレスが「a@def.com」であるときは警告をするようにしてもよい。なお、ＣＣおよびＢＣＣについても同様である。
【０１０８】
また、以上の実施形態では、宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣは、それぞれ１件だけメールアドレスを有するようにしたが、これらが複数のメールアドレスを有するようにしてもよい。なお、その場合には、新たに入力された宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣに関するメールアドレスが、データベース１０３に登録されているこれらのメールアドレスに包含される関係を有する場合には、問題がないとして警告を行わないようにしたり、全てが一致する場合にのみ警告を行わないようにしたりすることができる。もちろん、これ以外の方法でもよい。
【０１０９】
また、過去に送信したことがないドメインを含むメールアドレスに対して、電子メールを送信する（宛先だけでなく、ＣＣ、ＢＣＣに送信する場合も含む）際には、警告を発するだけでなく、例えば、上長の承認を得なければ送信できないようにしてもよい。
【０１１０】
また、以上の実施形態では、１人のユーザに対して１つのデータベース１０３を構築するようにしたが、例えば、複数のユーザに対して１つのデータベース１０３を構築するようにしてもよい。あるいは、１人のユーザに対して１つのデータベース１０３を構築し、例えば、同じ部署に所属している全てのユーザのデータベース１０３と照合するようにしてもよい。また、データベース１０３に格納する送信済メールの件数は、前述した例では１００件としたが、これ以外の件数（１００件未満または１０１件以上）としてもよい。もちろん、データベース１０３に格納する送信済メールの件数をユーザまたは管理者が設定可能としてもよい。あるいは、件数ではなく、例えば、過去１ヶ月分等のように、日数で管理するようにしてもよい。
【０１１１】
また、以上の実施形態では、ポップアップウィンドウで候補を表示する際に、同一のメールアドレスを有する電子メールをデータベース１０３から検索し、そこに含まれるＣＣ、ＢＣＣを候補として表示するようにしたが、例えば、同一のメールアドレスではなく、同じドメインのメールアドレスを有する電子メールをデータベース１０３から検索し、そこに含まれるＣＣ、ＢＣＣを候補として表示するようにしてもよい。
【０１１２】
また、以上の実施形態では、本文については、例えば、冒頭から５行を抽出してデータベース１０３に格納するとともに、照合の対象とするようにしたが、例えば、対象とする行数を任意に設定可能としてもよい。あるいは、挨拶文（例えば、「お世話になっております」等）よりも１行前までをデータベース１０３の格納対象とするとともに、照合の対象としてもよい。また、本文全体を照合対象としてもよい。具体的には、例えば、本文全体に対して形態素解析処理を実行して単語を抽出し、単語の中に不適切なものが含まれている場合には警告を発するようにしてもよい。
【０１１３】
また、以上の実施形態では、新たな電子メールを作成する場合を例に挙げて説明したが、例えば、受信メールに対して返信する場合には、宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣを間違う可能性は低い。しかしながら、返信メールを作成する際に、宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣを追加する場合には、誤送信が生じる可能性が高まる。このため、返信メールを作成する際に、宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣが追加された場合には、厳しくチェックを行うようにしてもよい。また、受信メールを転送する際には、宛先を新たに入力する必要があることから、誤送信の可能性が高まる。このため、転送する際には、宛先、ＣＣ、および、ＢＣＣを厳しくチェックするようにしてもよい。なお、厳しくチェックするとは、例えば、入力終了後に、送信ボタン１２７が操作された際に、チェック項目を表示して再確認を行うようにしたり、送信完了後にチェック項目を表示して再確認を行い、間違いがあった場合には送信を取り消したりすることである。
【０１１４】
また、過去に誤送信が生じた場合には、当該誤送信に係る電子メールを教師データとしてデータベース１０３に格納しておき、この教師データに基づいて、例えば、ベイジアンフィルタによって、誤送信の可能性を判定するようにしてもよい。具体的には、教師データとなる過去における誤送信の電子メールを解析し、送信された日時（例えば、曜日および時間帯）、形式（例えば、新たに作成された電子メール、返信された電子メール、または、転送された電子メール）、内容（例えば、カスタマーサポートメール、顧客開拓メール、打ち合わせメール、情報共有メール等）、および、添付ファイルの内容（例えば、多数の人物の氏名を含む、技術情報を含む、クレジットカード情報を含む等）を得る。そして、それぞれの項目毎に判定用スコア（例えば、新たに作成された電子メールの判定用スコア＞転送された電子メールの判定用スコア＞返信された電子メールの判定用スコア）を付与した分類辞書を作成する。そして、送信しようとする電子メールが誤送信の可能性があるか否かを判定する場合には、対象となる電子メールに含まれている前述した情報を取得し、分類辞書と照合し、判定用スコアを累積加算する。そして、誤送信の可能性を判定するための閾値と比較し、累積加算された判定用スコアが所定の閾値を超える場合には、誤送信の可能性があると判断して警告するようにすればよい。
【０１１５】
なお、図１１および図１２に示すフローチャートは一例であって、本発明が図１１および図１２に示すフローチャートに限定されるものではない。
【０１１６】
また、以上の実施形態では、ＰＣ１０−１〜１０−３から電子メールを送る場合を例に挙げて説明したが、これ以外にも、例えば、移動体端末（例えば、携帯電話端末、スマートフォン端末、または、タブレット端末等）から電子メールを送信する場合に、本発明を適用するようにしてもよい。なお、その場合、移動体端末は、無線通信によってＬＡＮ２０との間で情報を授受するようにしてもよいし、あるいは、図示しない基地局を介してインターネット４０との間で情報を授受するようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１１７】
１  メールシステム
１１  ＣＰＵ
１２  ＲＯＭ
１３  ＲＡＭ
１４  ＨＤＤ
１６  Ｉ／Ｆ
１７  バス
１８  表示装置
３０  ゲートウェイ
４０  インターネット
５０  メールサーバ
５１，６１  ＣＰＵ
５２，６２  ＲＯＭ
５３，６３  ＲＡＭ
５４，６４  ＨＤＤ
５５，６５  Ｉ／Ｆ
６０  処理サーバ
１０１  電子メール取得部（取得手段）
１０２  データベース構築部（格納手段）
１０３  データベース（格納手段）
１０４  送信メール監視部（判定手段、提示手段）
１０５  警告部（警告手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
2019012373.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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