(57)【要約】      （修正有）【課題】申請者の申請にかかる手間を省力化することが可能な情報処理装置、システム、制御方法及びプログラムを提供する。【解決手段】クライアント端末において申請画面をワークフローサーバへ要求すると、ワークフローサーバは、ワークフローシステムにおける処理を一意に特定するためのトークンを生成し、案件の申請情報が表示される申請画面をクライアント端末へ送信する。クライアント端末では、申請画面のファイル添付領域のスキャンボタンが押下されたことを検知すると、スキャン画面を文書管理サーバへ要求し、スキャン開始ボタンが押下されると画像処理装置に対してスキャン指示がなされて用紙等をスキャンして得られたスキャンデータを取得する。そして、トークンと行番号とから、申請画面のファイル添付領域の該当する行にスキャンデータを付与する。【選択図】図３
2019012956.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像処理装置によりスキャンして得られたスキャンデータを管理する文書管理システムを提供する文書管理装置と、申請に対して承認を行うワークフローシステムを提供するワークフロー装置と、がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、
前記ワークフロー装置は、
画像処理装置に対して入力画面に備えられた指示部が選択されたことを受付ける受付手段と、
前記受付手段によって受付けた指示部に対応するスキャンデータを付する位置にかかる情報を送信する第１の送信手段と、
前記文書管理装置の第２の送信手段によって送信されたスキャンデータと位置にかかる情報とを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段によって受信した位置にかかる情報に基づいて、前記入力画面にスキャンデータを付する付帯手段と、
を備え、
前記文書管理装置は、
前記第１の送信手段によって前記位置にかかる情報を受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段によって位置にかかる情報受信した後、前記画像処理装置に対してスキャンを要求する要求手段と、
前記要求手段によって要求されたスキャンに対するスキャンデータと前記受信手段による位置にかかる情報を前記ワークフロー装置へ送信する第２の送信手段と、
を備えたことを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記付帯手段は、前記受付手段によって選択を受付けた指示部に対応する位置にスキャンデータが付されている場合、当該スキャンデータと新たなスキャンデータとを差し替えて付することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
画像処理装置によりスキャンして得られたスキャンデータを管理する文書管理システムを提供する文書管理装置と、申請に対して承認を行うワークフローシステムを提供するワークフロー装置と、がネットワークを介して接続された情報処理システムにおいて、
前記ワークフロー装置は、
画像処理装置に対して入力画面に備えられた指示部が選択されたことを受付ける受付ステップと、
前記受付ステップによって受付けた指示部に対応するスキャンデータを付する位置にかかる情報を送信する第１の送信ステップと、
前記文書管理装置の第２の送信ステップによって送信されたスキャンデータと位置にかかる情報とを受信する第１の受信ステップと、
前記第１の受信ステップによって受信した位置にかかる情報に基づいて、前記入力画面にスキャンデータを付する付帯ステップと、
を実行し、
前記文書管理装置は、
前記第１の送信ステップによって前記位置にかかる情報を受信する第２の受信ステップと、
前記第２の受信ステップによって位置にかかる情報受信した後、前記画像処理装置に対してスキャンを要求する要求ステップと、
前記要求ステップによって要求されたスキャンに対するスキャンデータと前記受信ステップによる位置にかかる情報を前記ワークフロー装置へ送信する第２の送信ステップと、
を実行することを特徴とする情報処理システムの制御方法。
【請求項４】
画像処理装置によりスキャンして得られたスキャンデータを管理する文書管理システムを提供する文書管理装置と、申請に対して承認を行うワークフローシステムを提供するワークフロー装置と、がネットワークを介して接続された情報処理システムにおいて、
前記ワークフロー装置を、
画像処理装置に対して入力画面に備えられた指示部が選択されたことを受付ける受付手段と、
前記受付手段によって受付けた指示部に対応するスキャンデータを付する位置にかかる情報を送信する第１の送信手段と、
前記文書管理装置の第２の送信手段によって送信されたスキャンデータと位置にかかる情報とを受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段によって受信した位置にかかる情報に基づいて、前記入力画面にスキャンデータを付する付帯手段と、
して機能させ、
前記文書管理装置を、
前記第１の送信手段によって前記位置にかかる情報を受信する第２の受信手段と、
前記第２の受信手段によって位置にかかる情報受信した後、前記画像処理装置に対してスキャンを要求する要求手段と、
前記要求手段によって要求されたスキャンに対するスキャンデータと前記受信手段による位置にかかる情報を前記ワークフロー装置へ送信する第２の送信手段と、
して機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置で読取り得られたデータを扱う技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、ワークフローシステムにおいては、承認者へ承認を要する申請情報を申請画面に対して入力した後、申請がなされると、承認者は、申請者によって入力された申請情報が表示された承認画面に対して承認行為を行う。
【０００３】
このようなワークフローシステムでは、承認者が申請情報を参照しただけでは、承認を行うにあたり、情報として不足するような場合、補足情報が入力されたファイルを申請画面へ添付して申請が行われている。
【０００４】
しかしながら、添付の対象となるファイルは、申請者が利用しているＰＣ内にあるファイルに関わらず、画像処理装置でスキャンして得られたデータを含むファイルを添付することが行われている。
【０００５】
この場合、画像処理装置によって取得したファイルを、当該画像処理装置から申請者のＰＣの所定のフォルダ等に対して送信し、申請者は、このフォルダ等に保管されたファイルを申請画面へ添付して申請を行っている。
【０００６】
このような運用を行った場合、画像処理装置によるスキャンと、ワークフローシステムにおける申請とが連動していないことから、申請者の作業の手間がかかるという問題が生じている。
【０００７】
そこで、申請者がＰＣで申請を行う際に、この申請に紐つくスキャンチケット（画像処理装置でスキャンを行うための設定情報等を含む）を発行しておき、申請者は、画像処理装置に一覧表示されたスキャンチケットから所望のスキャンチケットを選択して対象物をスキャンすると、スキャンして得られたファイルと申請とを紐付けて、申請がなされるという技術が存在する（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２０１３−１３５４５８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、特許文献１に記載された発明は、申請者が申請画面を用いて申請ボタンを押下すると、申請に対してスキャンチケットを生成するものの、申請者は、申請画面に対して、何れのファイルが添付されているかの確認を行うことが難しいという問題がある。
【００１０】
申請者は、申請画面に表示されている申請情報を確認しながら、この申請情報に対して、添付したいファイルを確認しながら、申請を行うことで、申請者の申請にかかる手間を省くことができる。
【００１１】
よって、本発明では、申請者の申請にかかる手間を省力化することが可能な情報処理システム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記課題を解決するための発明は、画像処理装置によりスキャンして得られたスキャンデータを管理する文書管理システムを提供する文書管理装置と、申請に対して承認を行うワークフローシステムを提供するワークフロー装置と、がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、前記ワークフロー装置は、画像処理装置に対して入力画面に備えられた指示部が選択されたことを受付ける受付手段と、前記受付手段によって受付けた指示部に対応するスキャンデータを付する位置にかかる情報を送信する第１の送信手段と、前記文書管理装置の第２の送信手段によって送信されたスキャンデータと位置にかかる情報とを受信する第１の受信手段と、前記第一の受信手段によって受信した位置にかかる情報に基づいて、前記入力画面にスキャンデータを付する付帯手段と、を備え、前記文書管理装置は、前記第１の送信手段によって前記位置にかかる情報を受信する第２の受信手段と、前記第２の受信手段によって位置にかかる情報受信した後、前記画像処理装置に対してスキャンを要求する要求手段と、前記要求手段によって要求されたスキャンに対するスキャンデータと前記受信手段による位置にかかる情報を前記ワークフロー装置へ送信する第２の送信手段と、を備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
そこで、本発明は、申請者の申請にかかる手間を省力化することができる、という効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】情報処理システムの構成図である。
【図２】クライアント端末、ワークフローサーバ、及び文書管理サーバに適用可能な情報処理装置のハードウェア構成図である。
【図３】申請処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】申請処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】申請画面の構成を示す構成図である。
【図６】スキャン画面の構成を示す構成図である。
【図７】スキャン結果画面の構成を示す構成図である。
【図８】申請画面の構成を示す構成図である。
【図９】ワークフローサーバにおける各テーブルの構成を示す構成図である。
【図１０】文書管理サーバにおける各テーブルの構成を示す構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照して本発明の実施形態を説明する。
【００１６】
図１は、本発明の情報処理システムの構成の一例を示すシステム構成図である。
【００１７】
情報処理システム１００は、クライアント端末１０２、画像処理装置１０４、ワークフローサーバ１０６、及び文書管理サーバ１０８を備えた構成を有しており、クライアント端末１０２及び画像処理装置１０４は、ネットワーク１１０を介して接続され、さらに、クライアント端末１０２、ワークフローサーバ１０６及び文書管理サーバ１０８は、ネットワーク１１２を介して接続されている。
【００１８】
クライアント端末１０２は、画像処理装置１０４に対して、書類等の用紙のスキャン指示や、ワークフローサーバ１０６に導入されているワークフローシステムで提供される申請機能を利用したり、画像処理装置１０４において書類等の用紙がスキャンされて得られたスキャンデータを文書管理サーバ１０８から取得して表示することが可能である。
【００１９】
画像処理装置１０４は、トレーに給紙された書類等の用紙を検知すると、用紙を引き込んでスキャンを行うことによって、当該書類等に関するスキャンデータを生成する。
【００２０】
ワークフローサーバ１０６は、ワークフローシステムにおける申請案件の申請情報や申請状況、申請情報に紐つくスキャンデータにかかる情報等を管理する。
【００２１】
文書管理サーバ１０８は、クライアント端末１０２を介してスキャン指示がなされると、画像処理装置１０４からスキャンデータを受付けて記憶管理する文書管理システムを実現する。
【００２２】
本発明では、このワークフローシステムと文書管理システムとを連携することで、業務の処理効率を図ることが可能となる。
【００２３】
以下、図２を用いて、図１に示したクライアント端末１０２、ワークフローサーバ１０６、及び文書管理サーバ１０８に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
【００２４】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００２５】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２６】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。
【００２７】
尚、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２８】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２９】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したネットワーク１１０、１１２）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００３０】
尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３１】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
【００３２】
さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００３３】
次に、図３に示すフローチャートを用いて申請処理の流れについて説明する。
【００３４】
ステップＳ１００では、クライアント端末１０２は、案件情報の一覧を表示する案件一覧画面（不図示）から申請対象となる案件が選定されたことを受付けると、案件の申請を行うための申請画面３００（図５参照）をワークフローサーバ１０６へ要求する。
【００３５】
ステップＳ１０２では、ワークフローサーバ１０６は、ステップＳ１００におけるクライアント端末１０２からの申請画面３００の要求を受付ける。
【００３６】
図５には、申請画面３００の構成が示されており、申請画面３００は、案件を一意に特定するための案件ＩＤ、案件名、案件を申請した申請者が所属する会社名、申請者、申請日時、申請種別を含む申請情報を表示する申請情報表示領域３０２、及び申請情報に対してスキャンデータを付するためのファイル添付領域３０４を備えている。
【００３７】
ファイル添付領域３０４は、表形式の構成を備えており、最上段から昇順に連番が振られるＮＯ３０６（行番号）、スキャンデータを一意に特定するための文書コード３０８、スキャンデータのファイル名を示す文書名３１０、文書管理サーバ１０８に記憶管理されているスキャンデータをダウンロードして参照するための参照ボタン３１２、及び画像処理装置１０４によってスキャンして得られたスキャンデータを付する際に押下するためのスキャンボタン３１４を備えている。
【００３８】
これらの各項目は、申請種別によって、添付可能なスキャンデータの上限数が決められているため、この上限数分の行が表示される。
【００３９】
また、申請画面３００は、申請を行う際に押下するための申請ボタン３１６と、申請画面３００を閉じる際に押下するための戻るボタン３１８とを備えている。
【００４０】
さらに、申請画面３００は、添付可能なスキャンデータの上限数分、画像処理装置１０４によって一括してスキャンを行うことで得られたスキャンデータをファイル添付領域３０４へ付する際に押下するための一括スキャンボタン３２０を備えている。
【００４１】
ステップＳ１０４では、ワークフローサーバ１０６は、ワークフローシステムで実行される処理を一意に識別するためのトークンを生成し、ステップ１００で選定された案件の申請情報を申請情報テーブル５００、及び申請文書テーブル６００（何れも図９参照）から取得する。
【００４２】
このトークンは、同じ案件であっても、別々のクライアント端末１０２から申請画面３００で表示して、同時期に処理を行うことがある。
【００４３】
この場合、何れのクライアント端末１０２からの処理依頼であるかが定かでなくなることから、それぞれの処理に対して一意となるＩＤを生成して割り当てている。
【００４４】
図９には、申請情報テーブル５００の構成が示されており、申請情報テーブル５００は、案件ＩＤ、案件名、案件を申請した申請者が所属する会社名、申請者、申請日時、及び申請種別を含む構成を備えている。
【００４５】
また、図９には、申請文書テーブル６００の構成が示されており、案件ＩＤ、１つの案件に複数のスキャンデータに関するレコードを備えることから、これらを一意にするための連番（行番号に対応する。）、文書コード、及び文書名を含む構成を備えている。
【００４６】
つまり、本ステップでは、ステップ１００で選定された案件の案件ＩＤを有するレコードを申請情報テーブル５００、及び申請文書テーブル６００から申請情報として取得する。
【００４７】
そして、申請情報テーブル５００から取得した申請種別を有するレコードの添付上限数（後述）を申請種別テーブル７００（図９参照）から取得する。
【００４８】
図９には、申請種別テーブル７００の構成が示されており、申請種別、申請種別名、申請種別によって申請画面３００のファイル添付領域３０４に添付可能なスキャンデータの上限数を定めることが可能であることから、この上限数を示す添付上限数を備えている。尚、添付上限数も含めて、申請情報として扱う。
【００４９】
そして、本ステップにおいて発行したトークンと取得した申請情報とを文書連携情報として申請ワークテーブル８００、及び申請文書ワークテーブル９００（何れも図９参照）に記憶する。
【００５０】
申請ワークテーブル８００は、トークンと案件ＩＤとを含んで構成される。
【００５１】
申請文書ワークテーブル９００は、トークン、１つのトークンに対して複数のスキャンデータに関するレコードを備えることから、これらを一意にするための連番（行番号に対応）、文書コード、及び文書名、文書管理サーバ１０８に対するスキャンデータの登録状況を示す状態区分、及びスキャンデータが差し替えられたときに、元々付されていたスキャンデータは削除されることから、このスキャンデータの文書コードを示す削除文書コードを含んで構成される。
【００５２】
本ステップでは、申請ワークテーブル８００には、発行したトークンと取得した申請情報に含まれる案件ＩＤとを記憶する。
【００５３】
そして、申請文書ワークテーブル９００には、取得した申請情報の添付上限数分のレコードを生成し、それぞれに対して連番を昇順に割り当て、連番の小さいレコードから順に、申請情報に含まれる文書コード、及び文書名を記憶し、状態区分及び削除文書コードはブランクのままとする。
【００５４】
例えば、添付上限数が、５の場合、申請文書ワークテーブル９００には、同じトークンの値を備えたレコードが５件作成され、１から５の連番が記憶される。
【００５５】
ステップＳ１０６では、ワークフローサーバ１０６は、トークン及び申請情報と共に申請画面３００をクライアント端末１０２へ送信する。
【００５６】
ステップＳ１０８では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１０６において送信されたトークン及び申請情報と共に申請画面３００を受信する。
【００５７】
ステップＳ１１０では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１０８において受信した申請情報に関する情報が表示された申請画面３００を表示する。
【００５８】
ステップＳ１１２では、クライアント端末１０２は、申請画面３００のスキャンボタン３１４が押下された行の行番号（ＮＯ３０６）と、ステップＳ１０８において受信したトークンと合わせて、スキャン画面４００（図６参照）の要求を文書管理サーバ１０８に対して行う。
【００５９】
ステップＳ１１４では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１１２において要求された行番号、トークン、及びスキャン画面４００の要求を受付ける。
【００６０】
ステップＳ１１６では、文書管理サーバ１０８は、スキャン画面４００をクライアント端末１０２へ送信する。
【００６１】
ステップＳ１１８では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１１６において送信されたスキャン画面４００を受信し、ステップＳ１２０では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１１８において受信したスキャン画面４００を表示する。
【００６２】
図６には、スキャン画面４００の構成が示されており、スキャン画面４００は、スキャンを行う際の設定を行うための取込条件４０２、画像処理装置１０４に対してスキャンの開始指示を行う際に押下するためのスキャン開始ボタン４０４、及びスキャン画面４００を閉じる際に押下するためのスキャン終了ボタン４０６を含んで構成されている。
【００６３】
ステップＳ１２２では、クライアント端末１０２は、スキャン開始ボタン４０４が押下されたことを検知すると、画像処理装置１０４に対してスキャン指示を行う。
【００６４】
すると、画像処理装置１０４は、クライアント端末１０２からのスキャン指示を受付けると、自身に給紙された用紙をスキャンして得られたスキャンデータをクライアント端末１０２へ送信する。
【００６５】
そして、ステップＳ１２４では、クライアント端末１０２は、スキャン結果画面４２０（図７参照）を文書管理サーバ１０８に対して要求する。この際、画像処理装置１０４によって得られたスキャンデータも合わせて文書管理サーバ１０８へ送信する。
【００６６】
ステップＳ１２６では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１２４においてクライアント端末１０２から送信されたスキャン結果画面４２０の要求を受付けると、ステップＳ１２８では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１２４において合わせて送信されたスキャンデータに関する情報を表示するスキャン結果画面４２０をクライアント端末１０２へ送信する。
【００６７】
ステップＳ１３０では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１２８において送信されたスキャン結果画面４２０を受信する。
【００６８】
ステップＳ１３２では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１３０において受信したスキャン結果画面４２０を表示する。
【００６９】
図７には、スキャン結果画面４２０の構成が示されており、スキャン結果画面４２０は、スキャンデータのイメージやファイル名等を表示するためのスキャン結果表示領域４２２、スキャン結果表示領域４２２に表示されているスキャンデータを文書管理サーバ１０８へ登録する際に押下するための登録ボタン４２４、及び当該スキャンデータを登録せずに、スキャン結果画面４２０を閉じる際に押下するための削除ボタン４２６を備えている。
【００７０】
ステップＳ１３６では、クライアント端末１０２は、スキャン結果の登録要求を文書管理サーバ１０８に対して行う。
【００７１】
ステップＳ１３８では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１３６においてクライアント端末１０２からスキャン結果の登録要求を受付ける。
【００７２】
ステップＳ１４０では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１２４において受信したスキャンデータを所定の記憶領域に記憶し、当該スキャンデータに対して、文書コードを生成し、スキャンデータのファイル名を文書名として生成して、登録文書テーブル１０００（図１０参照）に登録する。
【００７３】
図１０には、登録文書テーブル１０００の構成が示されており、登録文書テーブル１０００は、スキャンデータを一意に特定するための文書コード、及びスキャンデータのファイル名を示す文書名、スキャンデータの登録状況を示す状態区分、及びスキャンデータを記憶した所定領域にかかるファイルパスを含む構成を備えている。
【００７４】
つまり、本ステップでは、登録文書テーブル１０００における文書コードが一意となるように当該文書コードを生成し、スキャンデータのファイル名と、状態区分を未確定とし、スキャンデータを記憶したファイルパスを登録文書テーブル１０００に対して登録する。
【００７５】
ステップＳ１４２では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１１４において受信したトークン及び行番号と、ステップＳ１４０において登録した文書コード及び文書名を含む文書情報とをワークフローサーバ１０６に対して送信する。
【００７６】
ステップＳ１４４では、ワークフローサーバ１０６は、ステップＳ１４２において文書管理サーバ１０８から送信されたトークン、行番号、及び文書情報を受信する。
【００７７】
ステップＳ１４６では、ワークフローサーバ１０６は、ステップＳ１４４において受信したトークン、行番号、及び文書情報によって文書連携情報を更新する。
【００７８】
具体的には、申請文書ワークテーブル９００に記憶されている情報を更新するが、トークン及び行番号に該当する申請文書ワークテーブル９００のトークン及び連番を有するレコードの更新を行う。
【００７９】
当該レコードに既に文書コード、文書名、及び状態区分等が登録されている場合は、スキャンデータが差し替えられたとして、削除文書コードに対して、元々登録されていた文書コードを登録し、文書コード及び文書名には、ステップＳ１４４において受信した文書情報の文書コード及び文書名を登録し、状態区分には追加を登録する。
【００８０】
その例として、図９の申請文書ワークテーブル９０２に示されるように、申請文書ワークテーブル９００における最上段から２行目のレコード、トークンが１３４５２９８２０４９５７４９であり、連番が２、文書コードが０００００２４９２、文書名が０００００２４９２.pdfのレコードに関しては、申請画面３００のファイル添付領域３０４の最上段から２行目に表示され、このスキャンデータを、文書コードが０００００２７１３、文書名が０００００２７１３.pdfのスキャンデータに差替えられたことが示されている。
【００８１】
一方、当該レコードに既に文書コード、文書名、及び状態区分等が登録されていない場合は、新たにスキャンデータが付されたものとして、文書コード及び文書名には、ステップＳ１４４において受信した文書情報の文書コード及び文書名を登録し、状態区分には追加を登録する。
【００８２】
ステップＳ１４８では、文書管理サーバ１０８は、クライアント端末１０２に対して、スキャンが完了したことを示すスキャン完了画面（不図示）を送信する。
【００８３】
ステップＳ１５０では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１４８において文書管理サーバ１０８から送信されたスキャン完了画面を受信する。
【００８４】
ステップＳ１５２では、クライアント端末１０２は、ステップＳ１５０において受信したスキャン完了画面を表示する。
【００８５】
ステップＳ１５４では、クライアント端末１０２は、スキャン完了画面を表示してから所定時間経過した後、スキャン完了画面を閉じて、申請文書ワークテーブル９０２から該当のトークン（ステップＳ１０８において受信したトークン）に関するレコードを取得して、図８に示すように申請画面３００のファイル添付領域３０４の表示内容を更新する。
【００８６】
ステップＳ１５６では、クライアント端末１０２は、申請画面３００の申請ボタン３１６が押下されたことを検知すると、申請画面３００に表示されている案件のトークンと申請情報とをワークフローサーバ１０６に対して送信する。
【００８７】
ステップＳ１５８では、ワークフローサーバ１０６は、ステップＳ１５６において送信されたトークン及び申請情報を受信する。
【００８８】
ステップＳ１６０では、ワークフローサーバ１０６は、ステップＳ１５８において受信した申請情報によって申請情報と文書連携情報とを更新する。
【００８９】
具体的には、受信した申請情報の案件ＩＤを有する申請情報テーブル５００のレコードの申請日時に現在の日時を記憶する。
【００９０】
例えば、申請情報テーブル５００及び申請文書テーブル６００に対して更新がなされた後の状態を申請情報テーブル５０２及び申請文書テーブル６０２として示している。
【００９１】
受信した申請情報に含まれる案件ＩＤがＡ０００００２９３１を有する申請情報テーブル５００のレコードの申請日時はブランクであったものが、申請情報テーブル５０２では、現在の日時が設定されている。
【００９２】
さらに、ステップＳ１５８において受信したトークンを有するレコードを申請文書ワークテーブル９０２から取得して、このトークンに対応する案件ＩＤを申請ワークテーブル８００から取得する。
【００９３】
そして、取得した案件ＩＤを有する申請文書テーブル６００のレコードを申請文書ワークテーブル９０２から取得した文書コード及び文書名で更新する。
【００９４】
例えば、受信したトークンが１３４５２９８２０４９５７４９である場合、案件ＩＤは、申請ワークテーブル８００によりＡ０００００２９３１であることが分かる。
【００９５】
そして、案件ＩＤがＡ０００００２９３１を有する申請文書テーブル６００のレコードとして、案件ＩＤがＡ０００００２９３１、連番が１、文書コードが０００００２４９１、文書名が０００００２４９１.pdfのレコードと、案件ＩＤがＡ０００００２９３１、連番が２、文書コードが０００００２４９２、文書名が０００００２４９２.pdfのレコードとが記憶されている。
【００９６】
この２つのレコードに対して、申請文書ワークテーブル９０２に記憶されるトークンが１３４５２９８２０４９５７４９のレコード、つまり、文書コードが０００００２４９１及び文書名が０００００２４９１.pdfのレコードと、文書コードが０００００２７１３及び文書名が０００００２７１３.pdfのレコードと、を用いて、前述した申請文書テーブル６００のレコードを更新する。
【００９７】
すると、申請文書テーブル６０２に示されるように、案件ＩＤがＡ０００００２９３１、連番が１、文書コードが０００００２４９１、文書名が０００００２４９１.pdfのレコードと、案件ＩＤがＡ０００００２９３１、連番が２、文書コードが０００００２７１３、文書名が０００００２７１３.pdfのレコードと、が記憶される。
【００９８】
ステップＳ１６２では、ワークフローサーバ１０６は、申請文書ワークテーブル９０２の削除文書コードに登録されている文書コードを取得して、当該文書コードのスキャンデータの登録を削除する要求を文書管理サーバ１０８に対して送信する。
【００９９】
ステップＳ１６４では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１６２において送信されたスキャンデータの登録を削除する要求を受付ける。
【０１００】
ステップＳ１６６では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１６４において受付けた要求による削除文書コードに該当する登録文書テーブル１０００の文書コードを有するレコードの状態区分を削除として登録する。
【０１０１】
ステップＳ１６８では、ワークフローサーバ１０６は、追加対象となるスキャンデータに関するレコード（状態区分が追加である文書コード及び文書名）を申請文書ワークテーブル９０２から取得して、当該文書コード及び文書名と合わせてスキャンデータの登録を行う要求を文書管理サーバ１０８に対して送信する。
【０１０２】
ステップＳ１７０では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１６８において送信されたスキャンデータの登録を行う要求を受付ける。
【０１０３】
ステップＳ１７２では、文書管理サーバ１０８は、ステップＳ１７０において受付けた要求による文書コードに該当する登録文書テーブル１０００の文書コードを有するレコードの状態区分を有効として登録する。
【０１０４】
ステップＳ１７４では、ワークフローサーバ１０６は、案件の申請情報の承認依頼を承認者へ行う。
【０１０５】
この際に、申請ワークテーブル、申請文書ワークテーブルに登録された当該申請に案件にかかるデータをクリアする。
【０１０６】
この添付ファイルの差替えの処理の流れとして、例えば、図１０に示す登録文書テーブル１０００が記憶されている状態で、最上段から２行目の文書コードが０００００２４９２、文書名が０００００２４９２.pdfのレコードにかかるスキャンデータが、文書コードが０００００２７１３、文書名が０００００２７１３.pdfのレコードにかかるスキャンデータで差し替えられたとすると、ステップＳ１４０において、図１０に示す登録文書テーブル１００２の最下段のレコードのように、記憶がなされる。
【０１０７】
そして、ステップＳ１６６では、文書コードが０００００２４９２、文書名が０００００２４９２.pdfのレコードが削除されるため、図１０に示す登録文書テーブル１００４の最上段から２行目のレコードのように記憶される。
【０１０８】
さらに、ステップＳ１７２では、文書コードが０００００２７１３、文書名が０００００２７１３.pdfのレコードが有効になるため、図１０に示す登録文書テーブル１００４の最下段のレコードのように記憶される。
【０１０９】
尚、本発明によれば、申請者の申請にかかる手間を省力化することができる。
【０１１０】
尚、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１１１】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能である。
【０１１２】
また、本発明におけるプログラムは、図３及び図４に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムである。
【０１１３】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１１４】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１１５】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１１６】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１１８】
また、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１１９】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１２０】
尚、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１２１】
１００    情報処理システム
１０２    クライアント端末
１０４    画像処理装置
１０６    ワークフローサーバ
１０８    文書管理サーバ
２０１    ＣＰＵ
２０２    ＲＯＭ
２０３    ＲＡＭ
２０４    システムバス
２０５    入力コントローラ
２０６    ビデオコントローラ
２０７    メモリコントローラ
２０８    通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９    ＫＢ
２１０    ＣＲＴ
２１１    外部メモリ（ＨＤ／ＦＤ）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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