(57)【要約】【課題】  データベースに登録される電子ファイルの管理を効率化するファイル管理システムを提供する。【解決手段】  ファイル管理システムは、電子ファイルが登録されるデータベースと、ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルを前記データベースに登録する個別登録部と、ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録部と、前記個別登録部及び前記一括登録部により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理部とを有する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルが登録されるデータベースと、
ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルを前記データベースに登録する個別登録部と、
ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録部と、
前記個別登録部及び前記一括登録部により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理部と
を有するファイル管理装置。
【請求項２】
前記個別登録部は、
ユーザの指示に応じて、既定のプロパティのセットを選択し、選択されたプロパティのセットに関連付けて、電子ファイルを前記データベースに登録するプロパティセット登録部と、
ユーザの指示に応じて、個別にプロパティを選択し、選択された少なくとも１つのプロパティに関連付けて、電子ファイルを前記データベースに登録する個別プロパティ登録部と
を含む
請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項３】
前記一括登録部により複数の電子ファイルが前記データベースに登録される前に、これらの電子ファイルについて、同一のプロパティが一括付与された状態で提示するプロパティ提示部と、
ユーザの指示に応じて、前記複数の電子ファイルのいずれかについて、前記プロパティ提示部により提示されたプロパティを編集するプロパティ編集部と
をさらに有し、
前記一括登録部は、前記プロパティ提示部により提示されたプロパティ、又は、前記プロパティ編集部により編集されたプロパティに関連付けて、前記複数の電子ファイルを前記データベースに登録する
請求項２に記載のファイル管理装置。
【請求項４】
前記プロパティ管理部により管理されているプロパティの中から、複数の候補を表示する候補表示部
をさらに有し、
前記個別登録部又は前記一括登録部は、前記候補表示部により表示された候補のうち、ユーザにより選択されたプロパティに関連付けて、電子ファイルを登録する
請求項３に記載のファイル管理装置。
【請求項５】
前記プロパティ管理部は、予め用意されたデフォルトプロパティと、前記データベースに登録されたプロパティとを管理し、
前記候補表示部は、前記デフォルトプロパティを候補として表示する場合に、前記データベース上で利用されているデフォルトプロパティと、前記データベース上で未利用のデフォルトプロパティとを、互いに異なる表示態様で表示する
請求項４に記載のファイル管理装置。
【請求項６】
前記候補表示部は、複数の候補を表示する場合に、前記データベースにおける各プロファイルの利用頻度、利用日時、又は、表現の類似度に従った順序で、プロパティの候補を表示する
請求項５に記載のファイル管理装置。
【請求項７】
前記プロパティ管理部は、
前記データベースにおける各プロパティの利用状況に応じて、管理対象となるプロパティを管理対象外とするプロパティ削除部
を含む
請求項１に記載のファイル管理装置。
【請求項８】
前記データベースに登録される電子ファイルは、文書の電子ファイルであり、
前記データベースに登録された文書の保存年限に従って、文書の電子ファイルを前記データベースから自動的に削除するファイル削除部
をさらに有し、
前記プロパティ削除部は、前記ファイル削除部による電子ファイルの削除をトリガーとして、管理対象外とするプロパティの探索を開始する
請求項７に記載のファイル管理装置。
【請求項９】
電子ファイルが登録されるデータベースと、
ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルを前記データベースに登録する個別登録部と、
ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録部と、
前記個別登録部及び前記一括登録部により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理部と
を有するファイル管理システム。
【請求項１０】
ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルをデータベースに登録する個別登録ステップと、
ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録ステップと、
前記個別登録ステップ及び前記一括登録ステップにおいて登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理ステップと
を有するファイル管理方法。
【請求項１１】
ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルをデータベースに登録する個別登録機能と、
ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録機能と、
前記個別登録機能及び前記一括登録機能により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理機能と
をコンピュータに実現させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理システム、ファイル管理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、入力手段により入力されたキーワードの集合からなるキーワードリストと、該キーワードリストからキーワードを選択する選択手段と、前記入力手段により入力されたキーワードが前記キーワードリストに存在しない場合は当該キーワードリストに当該キーワードを追加し、キーワードリストに存在する場合は追加を行わない追加制御手段を具備する文書情報管理装置が開示されている。
【０００３】
また、特許文献２には、オペレータの手動により複数の電子化文書の一つ一つに対して登録処理を実行させるインタラクティブ処理モードＭ１と、複数の電子化文書に対して登録処理を一括して実行するバッチ処理モードＭ２とを実行可能な登録処理手段と、インタラクティブ処理モードＭ１とバッチ処理モードＭ２とを相互に切替可能とする第１切替手段と、バッチ処理モードＭ２の実行中に、バッチ処理対象になっている複数の電子化文書の中の特定の電子化文書に対してオペレータの手動による処理を加える必要が生じた場合に、インタラクティブ処理モードＭ３を並行して立ち上げ、特定の電子化文書に対するオペレータの手動による処理を実行させる第２切替手段とを備える登録用アプリケーションソフトウェアが開示されている。
【０００４】
また、特許文献３には、クライアントが、登録すべき複数の文書を一覧表示する登録リストＬを表示し、登録リストＬに一覧表示された複数の文書の一括登録が指示されると、ネットワークを介して複数の文書をサーバへ送信し、サーバ１が、クライアントからネットワークを介して送信された複数の文書を受信し、受信した複数の文書を一括して文書データベースへ登録する文書管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平８−３５１７９９
【特許文献２】特開２００９−０２０８６９
【特許文献３】特開２００５−２７５８０７
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
データベースに登録される電子ファイルの管理を効率化するファイル管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明に係るファイル管理装置は、電子ファイルが登録されるデータベースと、ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルを前記データベースに登録する個別登録部と、ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録部と、前記個別登録部及び前記一括登録部により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理部とを有する。
【０００８】
好適には、前記個別登録部は、ユーザの指示に応じて、既定のプロパティのセットを選択し、選択されたプロパティのセットに関連付けて、電子ファイルを前記データベースに登録するプロパティセット登録部と、ユーザの指示に応じて、個別にプロパティを選択し、選択された少なくとも１つのプロパティに関連付けて、電子ファイルを前記データベースに登録する個別プロパティ登録部とを含む。
【０００９】
好適には、前記一括登録部により複数の電子ファイルが前記データベースに登録される前に、これらの電子ファイルについて、同一のプロパティが一括付与された状態で提示するプロパティ提示部と、ユーザの指示に応じて、前記複数の電子ファイルのいずれかについて、前記プロパティ提示部により提示されたプロパティを編集するプロパティ編集部とをさらに有し、前記一括登録部は、前記プロパティ提示部により提示されたプロパティ、又は、前記プロパティ編集部により編集されたプロパティに関連付けて、前記複数の電子ファイルを前記データベースに登録する。
好適には、前記プロパティ管理部により管理されているプロパティの中から、複数の候補を表示する候補表示部をさらに有し、前記個別登録部又は前記一括登録部は、前記候補表示部により表示された候補のうち、ユーザにより選択されたプロパティに関連付けて、電子ファイルを登録する。
【００１０】
好適には、前記プロパティ管理部は、予め用意されたデフォルトプロパティと、前記データベースに登録されたプロパティとを管理し、前記候補表示部は、前記デフォルトプロパティを候補として表示する場合に、前記データベース上で利用されているデフォルトプロパティと、前記データベース上で未利用のデフォルトプロパティとを、互いに異なる表示態様で表示する。
【００１１】
好適には、前記候補表示部は、複数の候補を表示する場合に、前記データベースにおける各プロファイルの利用頻度、利用日時、又は、表現の類似度に従った順序で、プロパティの候補を表示する。
【００１２】
好適には、前記プロパティ管理部は、前記データベースにおける各プロパティの利用状況に応じて、管理対象となるプロパティを管理対象外とするプロパティ削除部を含む。
【００１３】
好適には、前記データベースに登録される電子ファイルは、文書の電子ファイルであり、前記データベースに登録された文書の保存年限に従って、文書の電子ファイルを前記データベースから自動的に削除するファイル削除部をさらに有し、前記プロパティ削除部は、前記ファイル削除部による電子ファイルの削除をトリガーとして、管理対象外とするプロパティの探索を開始する。
【００１４】
また、本発明に係るファイル管理システムは、電子ファイルが登録されるデータベースと、ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルを前記データベースに登録する個別登録部と、ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録部と、前記個別登録部及び前記一括登録部により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理部とを有する。
【００１５】
また、本発明に係るファイル管理方法は、ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルをデータベースに登録する個別登録ステップと、ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録ステップと、前記個別登録ステップ及び前記一括登録ステップにおいて登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理ステップとを有する。
【００１６】
また、本発明に係るプログラムは、ユーザの指示に応じて、一つの電子ファイルをデータベースに登録する個別登録機能と、ユーザの指示に応じて、複数の電子ファイルを前記データベースに一括登録する一括登録機能と、前記個別登録機能及び前記一括登録機能により登録される電子ファイルのプロパティを管理するプロパティ管理機能とをコンピュータに実現させる。
【発明の効果】
【００１７】
データベースに登録される電子ファイルの管理を効率化できる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】文書管理システム１の全体構成を例示する図である。
【図２】文書管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
【図３】文書データベース３に登録される情報を例示する図である。
【図４】文書管理装置２の機能構成を例示する図である。
【図５】文書管理装置２によるリスト更新処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
【図６】（Ａ）は、プロパティリストを例示し、（Ｂ）は、デフォルトプロパティのリストを例示する図である。
【図７】（Ａ）は、超過リストを例示し、（Ｂ）は、未超過リストを例示し、（Ｃ）は、超過リストのみにあるプロパティを例示する図である。
【図８】（Ａ）は、プロパティ候補が表示された一括登録画面９００を例示し、（Ｂ）は、一括登録画面９００におけるプロパティセットがコピーされた場面を例示する図である。
【図９】個別登録画面９０２を例示する図である。
【図１０】個別登録画面９０２におけるプロパティ候補の表示を例示する図である。
【図１１】順次入力個別登録画面９０４を例示する図である。
【図１２】変形例１におけるプロパティ候補の表示画面を例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
［背景］
本発明がなされた背景を説明する。
文書管理システムを運用するには、文書管理規程を定め、文書保存時に規程に沿ってプロパティを付与する必要がある。システム導入当初は、プロパティを直接付与しながら１件ずつ文書保存できる機能を提供したが、プロジェクト完了後の文書保存等で複数文書を一括で保存するシーンがあり、プロパティを付与しながら一括で複数文書を保存する機能が求められていた。また、文書管理規程の通りにプロパティを直接付与することはユーザの負担が大きいため、あらかじめプロパティ条件を設定したもの（定義）を利用して文書保存ができる機能を提供する必要があった。
また、保存済み文書を正確に検索させるには、プロパティ内容に統一性が必要であるため、保存済みの文書に付帯するプロパティを参照し、再利用できる仕組みが３つの保存機能から共通して利用できることが求められていた。
【００２０】
本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図１は、文書管理システム１の全体構成を例示する図である。なお、本例の文書管理システム１は、本発明に係るファイル管理システムの一例である。本例では、電子ファイルの一例として、文書ファイルを文書データベースに登録する場合を具体例として説明するが、これに限定されるものではなく、例えば、電子ファイルは、画像ファイル、音声ファイル、動画像ファイル等であってもよい。
図１に例示するように、文書管理システム１は、文書管理装置２、文書データベース３、及び、クライアント端末８を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
文書管理装置２は、少なくとも、電子ファイルのプロパティを管理するコンピュータ端末である。本例の文書管理装置２は、文書データベース３への文書ファイルの登録処理及び削除処理と、これらの文書ファイルに付されるプロパティの管理とを行う。本例の文書管理装置２は、本発明に係るファイル管理装置の一例である。ここで、電子ファイルのプロパティとは、電子ファイルの属性を示す情報であるが、これに限定されるものではなく、電子ファイルの検索又は絞り込みに用いることができる種々の情報を包含する概念である。本例のプロパティは、文書ファイルを検索するための索引としても機能する。
文書データベース３は、電子ファイルが登録されるコンピュータ端末であり、電子ファイルのデータベースとして機能とする。本例の文書データベース３は、クライアント端末８から登録された文書ファイルを、既定の保存年限まで格納する。
【００２１】
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。
クライアント端末８は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末８Ｃには、スキャナ８００が接続されており、このスキャナ８００によりスキャンされた文書のファイルをクライアント端末８が文書データベース３に登録する。また、クライアント端末８は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を文書データベース３に登録することもできる。
【００２２】
図２は、文書管理装置２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、文書管理装置２は、ＣＰＵ２００、揮発性メモリ２０２、不揮発性メモリ２０４、ネットワークインタフェース２０６（ネットワークＩＦ２０６）、表示装置２０８、及び入力装置２１０を有し、これらの構成はバス２１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ２００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ２０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ２０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図４のファイル管理プログラム２２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ２０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置２０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置２１０は、例えば、キーボード及びマウスである。
【００２３】
図３は、文書データベース３に登録される情報を例示する図である。
図３に例示するように、本例の文書データベース３には、文書ファイルが格納される保存済み文書の格納領域３００と、文書ファイルに関連付けられた索引（すなわち、プロパティ）が格納される索引の格納領域３０２と、これらの文書ファイルに関するプロパティのリストが格納されるプロパティリストの格納領域３０４とが、文書保存グループ毎に用意されている。ここで、文書保存グループとは、文書ファイルを共有するユーザの範囲を示す。すなわち、ある文書保存グループに属するユーザは、この文書保存グループの保存済み文書の格納領域３００にアクセスして、文書ファイルの登録、閲覧及び削除を行うことができる。
また、プロパティリストも文書保存グループ毎に作成され、その文書保存グループに属するユーザに対しては、この文書保存グループのプロパティリストの中から、プロパティの候補（プロパティ候補）が提示される。
なお、文書データベース３のハードウェア構成は、例えば、図２に例示した文書管理装置２と実質的に同一である。
【００２４】
図４は、文書管理装置２の機能構成を例示する図である。
図４に例示するように、本例の文書管理装置２には、ファイル管理プログラム２２がインストールされている。ファイル管理プログラム２２は、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、文書管理装置２にインストールされる。
ファイル管理プログラム２２は、個別登録部２２０、一括登録部２２６、ファイル削除部２２８、グループ管理部２３０、ファイル移転部２３２、プロパティ提示部２３４、プロパティ編集部２３６、候補表示部２３８、及び、プロパティ管理部２４０を有する。
なお、ファイル管理プログラム２２の一部又は全部は、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Operating System）の機能を一部借用して実現されてもよい。または、クライアント端末側で一部の機能を実現してもよい。
【００２５】
ファイル管理プログラム２２において、個別登録部２２０は、クライアント端末８からの指示に応じて、一つの文書ファイルを文書データベース３に登録する。本例の個別登録部２２０は、プロパティセット登録部２２２と、個別プロパティ登録部２２４とを含む。
プロパティセット登録部２２２は、クライアント端末８からの指示に応じて、既定のプロパティのセットを選択し、選択されたプロパティのセットに関連付けて、文書ファイルを文書データベース３に登録する。プロパティのセットとは、複数のプロパティの組合せであり、文書ファイルの全部又は一部のプロパティとして関連付けられる。
個別プロパティ登録部２２４は、クライアント端末８からの指示に応じて、個別にプロパティを選択し、選択された少なくとも１つのプロパティに関連付けて、文書ファイルを文書データベース３に登録する。例えば、個別プロパティ登録部２２４は、プロパティの項目毎に、文書ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付ける。プロパティの入力は、キーボード入力でもよいし、選択肢から選択入力でもよい。
【００２６】
一括登録部２２６は、クライアント端末８からの指示に応じて、複数の文書ファイルを文書データベース３に一括登録する。例えば、一括登録部２２６は、ユーザがフォルダを指定して文書データベース３への登録を指示した場合に、このフォルダに含まれる複数の文書ファイルを、一括で文書データベース３に登録する。また、一括登録部２２６は、ユーザが複数の文書ファイルを同時に選択した状態で文書データベース３への登録を指示した場合に、選択された複数の文書ファイルを、一括で文書データベース３に登録してもよい。
【００２７】
ファイル削除部２２８は、文書ファイルに設定された保存年限に従って、文書データベース３から、登録されている文書ファイルを削除する。本例のファイル削除部２２８は、文書ファイルの保存年限日まで既定期間（例えば、３０日前）となった場合に、文書ファイルを登録したユーザに対して、文書ファイル削除の事前通知を行い、保存年限日に当該文書ファイルを文書データベース３から自動的に削除する。
【００２８】
グループ管理部２３０は、文書保存グループに従って、文書データベース３に対するユーザのアクセス権限を管理する。例えば、グループ管理部２３０は、文書保存グループの新規作成、グループメンバーの削除、文書保存グループの合併等を実行する。
【００２９】
ファイル移転部２３２は、グループ管理部２３０により文書保存グループの合併が実行された場合に、合併された文書保存グループの文書ファイルを１つの文書保存グループのファイルとして統合する。
【００３０】
プロパティ提示部２３４は、一括登録部２２６により複数の文書ファイルが文書データベース３に登録される前に、これらの文書ファイルについて、同一のプロパティが一括付与された状態で提示する。本例のプロパティ提示部２３４は、図８（Ｂ）に例示するように、ユーザにより一つの文書ファイルに対して指定されたプロパティセットを、他の文書ファイルに対してコピーして提示する。
【００３１】
プロパティ編集部２３６は、クライアント端末８からの指示に応じて、一括登録される複数の電子ファイルのいずれかについて、プロパティ提示部２３４により提示されたプロパティを編集する。すなわち、コピーされたプロパティセットは、編集可能な状態であり、プロパティ編集部２３６は、ユーザの指示に応じて、個別に編集することができる。
【００３２】
候補表示部２３８は、ユーザが文書ファイルのプロパティを指定するとき、プロパティ管理部２４０により管理されているプロパティの中から、複数の候補（プロパティ候補）を表示する。本例の候補表示部２３８は、プロパティ管理部２４０により生成されたプロパティリストの中から、プロパティの候補を選択し、選択されたプロパティ候補をクライアント端末８に表示させる。
【００３３】
プロパティ管理部２４０は、個別登録部２２０又は一括登録部２２６により文書データベース３に登録された文書ファイルのプロパティを管理する。より具体的には、プロパティ管理部２４０は、文書データベース３で実際に使用されているプロパティ（文書ファイルに関連付けて登録されているプロファイル）に加えて、予め用意されたデフォルトプロパティを管理する。プロパティ管理部２４０は、候補表示部２３８と協働し、予め用意されたデフォルトプロパティを選択肢として提示することにより、文書ファイルのプロパティ入力を、キーボードによる自由入力よりも、プロパティ候補からの選択入力を優先するようユーザに促すことができ、プロパティ表現の分散化を抑制できる。
本例のプロパティ管理部２４０は、管理対象であるプロパティのリスト（プロパティリスト）を作成して、プロパティリストに登録されている各プロパティの利用状況を管理する。
【００３４】
本例のプロパティ管理部２４０は、新規登録部２４２、削除部２４４、及び移転部２４６を含む。
新規登録部２４２は、文書データベース３におけるプロパティの利用状況に応じて、プロパティ管理部２４０の管理対象となるプロパティを追加する。例えば、新規登録部２４２は、文書データベース３において、管理対象外のプロパティが既定回数以上文書ファイルに関連付けて登録された場合（すなわち、プロパティリストに登録されていないプロパティが既定回数以上利用された場合）に、このプロパティをプロパティリスト（プロパティ管理部２４０の管理対象）に追加する。なお、本例では、１回以上登録されたプロパティがプロパティリストに追加される。
【００３５】
削除部２４４は、データベースにおける各プロパティの利用状況に応じて、管理対象となるプロパティを管理対象外とする。例えば、削除部２４４は、文書データベース３において、管理対象のプロパティが既定回数以上文書ファイルに関連付けて登録されていない場合（すなわち、プロパティリストに登録されているプロパティが既定回数以上利用されていない場合）に、このプロパティをプロパティリスト（プロパティ管理部２４０の管理対象）から削除する。なお、本例では、１回以上利用されていないプロパティ（すなわち、データベース上で利用されていないプロパティ）がプロパティリストから削除される。
【００３６】
移転部２４６は、グループ管理部２３０により文書保存グループの合併が実行された場合に、これらの文書保存グループのプロパティリストを統合する。例えば、文書保存グループＡが文書保存グループＢに統合される場合、移転部２４６は、文書保存グループＡのプロパティリスト３０４Ａを、文書保存グループＢのプロパティリスト３０４Ｂに移動させる。
【００３７】
図５は、文書管理装置２によるリスト更新処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。なお、本フローチャートに表されたリスト更新処理（Ｓ１０）は、例えば、タイマによって既定の時間間隔で実行される。またリスト更新処理（Ｓ１０）は文書保存グループ毎に実行されるが、本例では、文書保存グループＡについてリスト更新処理を実行する場合を具体例として説明する。
図５に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、文書管理装置２のプロパティ管理部２４０は、文書データベース３から、図６（Ａ）に例示するプロパティリスト３０４Ａを読み出す。プロパティリスト３０４Ａには、図６（Ｂ）に例示するデフォルトプロパティと、使用状況に応じて追加されたプロパティとが含まれている。
【００３８】
ステップ１０５（Ｓ１０５）において、プロパティ管理部２４０は、文書データベース３の保存済み文書３００Ａの索引３０２Ａ（プロパティ）を１件ずつ順に取得する。
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、プロパティ管理部２４０は、取得したプロパティが関連付けられた文書ファイルの保存年限を確認し、保存年限が超過しているか否かを判定する。ファイル管理プログラム２２は、文書ファイルの保存年限が超過していると判定された場合に、Ｓ１１５の処理に移行し、文書ファイルの保存年限が超過していないと判定された場合に、Ｓ１２０の処理に移行する。
【００３９】
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、プロパティ管理部２４０は、取得されたプロパティを、図７（Ａ）に例示する超過リスト（保存年限を超過した文書ファイルのプロパティのリスト）に追加する。
【００４０】
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、プロパティ管理部２４０は、取得されたプロパティを、図７（Ｂ）に例示する未超過リスト（保存年限を超過していない文書ファイルのプロパティのリスト）に追加する。
【００４１】
ステップ１２５（Ｓ１２５）において、プロパティ管理部２４０は、文書データベース３の保存済み文書３００Ａの全文書ファイルについてＳ１０５からＳ１２０の処理が終了したか否かを判定し、未処理の文書ファイルが存在する場合に、Ｓ１０５の処理に戻り、全ての文書ファイルについて処理が終了した場合に、Ｓ１３０の処理に移行する。
【００４２】
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、プロパティ管理部２４０は、超過リストのプロパティと、未超過リストのプロパティとを比較して、超過リストのみに載っているプロパティを削除候補として抽出する。
【００４３】
ステップ１３５（Ｓ１３５）において、プロパティ管理部２４０は、削除候補のプロパティが現時点のプロパティリスト３０４Ａに存在するか否かを判定し、現時点のプロパティリスト３０４Ａに存在する場合に、Ｓ１４０の処理に移行し、現時点のプロパティリスト３０４Ａに存在しない場合に、Ｓ１４５の処理に移行する。
【００４４】
ステップ１４０（Ｓ１４０）において、削除部２４４は、削除候補として抽出されたプロパティを、プロパティリスト３０４Ａから削除する。
ステップ１４５（Ｓ１４５）において、新規登録部２４２は、未超過リストに基づいて、プロパティリスト３０４Ａに新規プロパティを追加する。
【００４５】
ステップ１５０（Ｓ１５０）において、プロパティ管理部２４０は、未超過リストに基づいて、プロパティリスト（図６（Ａ））の使用中フラグを更新する。
ステップ１５５（Ｓ１５５）において、プロパティ管理部２４０は、プロパティリストの中から、互いに表現が類似するプロパティを抽出し、抽出された類似表現のプロパティに同一のＩＤ（名寄せＩＤ）を付与する。
ステップ１６０（Ｓ１６０）において、プロパティ管理部２４０は、更新されたプロパティリストを、文書保存グループＡのプロパティリスト３０４Ａとして確定させ、リスト更新処理（Ｓ１０）を終了する。
【００４６】
このように、文書管理装置２は、文書データベース３におけるプロパティの利用状況に応じて、プロパティリストを更新することにより、プロパティリストを必要十分な状態にメンテナンスすることができる。
【００４７】
図６（Ａ）は、プロパティリストを例示し、図６（Ｂ）は、デフォルトプロパティのリストを例示する図である。
図６（Ａ）に例示するように、本例のプロパティリストには、図６（Ｂ）のデフォルトプロパティと、利用状況に応じて追加されたプロパティとが含まれている。本例のプロパティリストでは、これらのプロパティに関連付けて、最新の更新日時を示す「最新更新日時」と、文書データベース３内で使用された累積使用数を示す「使用数」と、名寄せの対象を示す「名寄せＩＤ」と、現時点において文書データベース３内で使用されているか否かを示す「使用中フラグ」とが登録されている。
【００４８】
図７（Ａ）は、超過リストを例示し、図７（Ｂ）は、未超過リストを例示し、図７（Ｃ）は、超過リストのみにあるプロパティを例示する図である。
本例のプロパティ管理部２４０は、文書データベース３に登録されている全文書フィルについて、保存年限を超過しているか否かを判定し、保存年限を超過した文書ファイルのプロパティを超過リスト（図７（Ａ））に登録し、保存年限を超過していない文書ファイルのプロパティを未超過リスト（図７（Ｂ））に登録する。続いて、プロパティ管理部２４０は、超過リストと未超過リストを比較して、超過リストのみに登録されているプロパティ（すなわち、保存年限を超過した文書ファイルのみに使用されているプロパティ）を抽出し、削除候補とする。
【００４９】
図８（Ａ）は、プロパティ候補が表示された一括登録画面９００を例示し、図８（Ｂ）は、一括登録画面９００におけるプロパティセットがコピーされた場面を例示する図である。
ユーザがフォルダ又は複数の文書ファイルを選択して一括登録を指示すると、一括登録部２２６は、図８（Ａ）に例示するように、一括登録画面９００をクライアント端末８上に表示させる。一括登録画面９００の左下領域には、一括登録される複数の文書ファイルのファイル名等がリスト表示される。一括登録画面９００の右上領域には、登録される文書ファイルの分類（大分類及び中分類）がプロパティの一部として表示される。本例では、一括登録の場合、文書ファイルの大分類及び中分類まで共通となり、細分類について、文書ファイル毎に異なる値を設定できる。
候補表示部２３８は、ユーザが一括登録画面９００においてプロパティの入力欄の右端部をクリック等すると、このプロパティの候補を複数表示させる。ユーザがいずれかのプロパティ候補を選択して登録ボタンをクリックすると、一括登録部２２６は、候補表示部２３８により表示させた複数のプロパティ候補のうち、ユーザが選択したプロパティに関連付けて、文書ファイルを文書データベース３に登録する。
【００５０】
図８（Ｂ）に例示するように、本例のプロパティ提示部２３４は、一括登録画面９００において、ユーザにより一つの文書ファイルに対して指定されたプロパティセット（本例では、ユーザが指定した行に表示されたプロファイル群）を、他の文書ファイルに対してコピーして提示する。さらに、ユーザは、コピーされたプロパティの一部を編集することができる。すなわち、プロパティ編集部２３６は、一括登録画面９００において、一括登録される複数の電子ファイルについてコピーされたプロパティのいずれかについて、ユーザの指示に応じて編集する。
【００５１】
図９は、個別登録画面９０２を例示する図である。
ユーザが一つの文書ファイルを選択して登録を指示すると、個別プロパティ登録部２２４は、図９に例示するように、選択された一つの文書ファイルについて、プロパティの入力を受け付ける個別登録画面９０２をクライアント端末８上に表示させる。個別登録画面９０２には、登録対象となる文書ファイルのファイル名が表示され、その下方に、複数のプロパティの項目が表示されている。個別プロパティ登録部２２４は、プロパティの項目毎に、文書ファイルに関連付けるプロパティの入力を受け付け、入力されたプロパティと文書ファイルとを互いに関連付けて文書データベース３に登録する。
【００５２】
図１０は、個別登録画面９０２におけるプロパティ候補の表示を例示する図である。図１０（Ａ）に例示するように、登録する文書ファイルの「中分類」において「製品カタログ」が選択された場合に、候補表示部２３８は、「中分類」の「製品カタログ」に基づいて絞り込まれたプロパティ候補「マニュアル」を表示する。また、図１０（Ｂ）に例示するように、登録する文書ファイルの「中分類」において「商談提案」が選択された場合に、候補表示部２３８は、「中分類」の「商談提案」に基づいて絞り込まれたプロパティ候補「見積書」及び「納品書」を表示する。このように、本例の候補表示部２３８は、ユーザが指定した一つの項目のプロパティに基づいて、他の項目のプロパティ候補を絞り込んで提示する。
【００５３】
図１１は、順次入力個別登録画面９０４を例示する図である。
図１１に例示するように、個別登録部２２０は、順次入力個別登録画面９０４を順次遷移させながら、各項目のプロパティの入力を受け付けることができる。プロパティの項目は、例えば、細分類、会議、プロジェクト、取引先であり、これらを入力するための順次入力個別登録画面９０４が順に表示される。プロパティは、キーボード入力により入力されてもよいし、候補表示部２３８により表示されたプロパティ候補の中から選択入力してもよい。
【００５４】
以上説明したように、本実施形態の文書管理システム１によれば、文書ファイルの登録に際し、複数の登録方法（一括登録及び個別登録）が用意されているため、ユーザが場面に応じた登録方法で効率的に文書ファイルを文書データベース３に登録することができる。例えば、一括登録は、プロジェクト完了時にプロジェクトに関連する複数の文書を登録する画面で利用される。そのため、これらの文書のプロパティを共通にして一旦提示し、必要に応じて文書毎に編集することにより、文書の登録を効率化できる。
加えて、複数の登録方法が用意されている場合、登録される文書ファイルのプロパティが不必要に多様化してしまう虞があるが、本文書管理システム１によれば、単一のプロパティ管理部２４０が統一的にプロパティを管理するため、プロパティの表現等の分散化を抑えることができる。
【００５５】
［変形例１］
次に、上記実施形態の変形例を説明する。
図１２は、変形例１におけるプロパティ候補の表示画面を例示する図である。
図１２に例示するように、変形例１の候補表示部２３８は、複数のプロパティ候補を表示する場合に、文書データベース３における各プロファイルの利用頻度、利用日時、又は、表現の類似度に従った順序で、プロパティ候補を表示する。すなわち、並べ替えメニューにおいて「よく使われている」がユーザにより選択された場合、候補表示部２３８は、文書データベース３における各プロファイルの利用頻度の順に並べて、プロパティ候補を表示する。同様に、並べ替えメニューにおいて「最近利用された」がユーザにより選択された場合、候補表示部２３８は、文書データベース３における各プロファイルの利用日時の順に並べて、プロパティ候補を表示する。プロパティで用いる表現も時代とともに変化していくため、利用日時に従って並べかえることは有効である。
【００５６】
また、変形例１の候補表示部２３８は、複数のプロパティの表現が互いに類似している場合に、これらのプロパティの候補を互に隣接させ、まとめて表示する。これにより、ユーザは登録済みのプロパティを修正することができ、プロパティの表現のブレを抑制することができる。例えば、全角／半角の違い、大文字／小文字の違い、スペースやアンダーバーの有無による違いによって、複数のプロパティが別物としてプロパティリストに登録される可能性があるが、互いに隣接させて表示することにより、ユーザにプロパティの修正を促すことができる。
また、変形例１の候補表示部２３８は、図１２に例示するように、デフォルトプロパティを候補として表示する場合に、文書データベース３上で利用されているデフォルトプロパティと、文書データベース３上で未利用のデフォルトプロパティとを、互いに異なる表示態様で表示する。例えば、候補表示部２３８は、文書データベース３上で利用されているデフォルトプロパティと、文書データベース３上で未利用のデフォルトプロパティとを、互いに異なる色で表示する。これにより、ユーザは、他のユーザの利用実績を参考にして、プロパティを選択することができ、プロパティ表現の集約化が期待できる。
【００５７】
［その他の変形例］
削除部２４４は、ファイル削除部２８８による文書ファイルの削除をトリガーとして、削除するプロパティの探索を開始してもよい。これにより、文書ファイルの削除によって不要となったプロパティをタイムリーに整理できる。
また、上記実施形態では、文書管理装置２と文書データベース３が別体である場合を具体例として説明したが、文書管理装置２の中に、文書ファイルを格納した文書データベースが構築されてもよい。
【符号の説明】
【００５８】
１…文書管理システム
２…文書管理装置
３…文書データベース
２２…ファイル管理プログラム
２２０…個別登録部
２２２…プロパティセット登録部
２２４…個別プロパティ登録部
２２６…一括登録部
２２８…ファイル削除部
２３０…グループ管理部
２３２…ファイル移転部
２３４…プロパティ提示部
２３６…プロパティ編集部
２３８…候補表示部
２４０…プロパティ管理部
２４２…新規登録部
２４４…削除部
２４６…移転部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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