(57)【要約】【課題】  印刷許可が必要な共有文書を円滑に印刷することができるようにする。【解決手段】  文書管理サーバー４は、（ａ）特定ユーザーの閲覧可だが印刷不許可の文書データファイル７２をその特定ユーザーのユーザー端末装置３へ送信し、（ｂ）特定ユーザーによる文書データファイル７２の印刷許可を文書データファイル７２の登録者から受け付けて文書管理データ７１に登録し、（ｃ）特定ユーザーがログイン中の画像形成装置１から文書データファイル７２の送信要求を受信すると、文書管理データ７１が印刷許可を示している場合には、その文書データファイル７２を印刷が許可された状態で送信する。他方、画像形成装置１は、特定ユーザーによる文書データファイル７２の印刷要求を受け付けると、上述の送信要求を送信し、印刷が許可された状態の文書データファイル７２を受信して共有文書を印刷する。【選択図】  図１
2019032794.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
特定ユーザーのユーザー端末装置と、
前記特定ユーザーに対して閲覧は許可されるが印刷は許可されてない文書データファイルを前記ユーザー端末装置へ送信する文書管理サーバーと、
画像形成装置とを備え、
前記文書管理サーバーは、（ａ）前記文書データファイルの登録者から、前記特定ユーザーによる前記文書データファイルの印刷許可を受け付けると、前記文書データファイルの印刷許可を文書管理データに登録し、（ｂ）前記特定ユーザーがログイン中の前記画像形成装置から、前記文書データファイルの送信要求を受信すると、前記文書管理データが前記印刷許可を示している場合には、前記文書データファイルを印刷が許可された状態で前記画像形成装置へ送信し、
前記画像形成装置は、（ａ）前記特定ユーザーがログイン中に、前記文書データファイルの印刷要求を受け付けた場合に、前記送信要求を前記文書管理サーバーへ送信し、（ｂ）印刷が許可された状態の前記文書データファイルを前記文書管理サーバーから受信すると、前記文書データファイルに基づく共有文書を印刷すること、
を特徴とする画像形成システム。
【請求項２】
登録者端末装置をさらに備え、
前記文書管理サーバーは、（ｃ）前記ユーザー端末装置から前記文書データファイルの印刷許可要求を受信すると、前記印刷許可要求を前記文書管理データに登録するとともに、前記印刷許可要求を受け付けたことを前記登録者に報知し、（ｄ）前記登録者端末装置からの要求に応じて前記印刷許可要求を前記登録者端末装置へ送信し、前記印刷許可要求に対応する前記印刷許可を前記登録者端末装置から受信すると、前記文書管理データに登録し、
前記印刷許可要求は、印刷許可期間、印刷部数、および所定の複数の印刷許可理由から前記特定ユーザーにより選択された印刷許可理由を含むこと、
を特徴とする請求項１記載の画像形成システム。
【請求項３】
前記文書データファイルは、所定グループで共有される共有文書の文書データファイルであり、
前記登録者は、前記所定グループのリーダーであり、
前記文書管理サーバーは、前記文書管理データが前記印刷許可を示しているときに前記文書データファイルが更新された場合に、前記印刷許可を削除すること、
を特徴とする請求項１または請求項２記載の画像形成システム。
【請求項４】
前記文書管理サーバーは、前記文書管理データが前記印刷許可を示しているときに前記文書データファイルが更新された場合に、前記印刷許可を削除したことを前記特定ユーザーに報知することを特徴とする請求項３記載の画像形成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
あるシステムでは、画像形成装置は、端末装置からの印刷指示を受け付けると、印刷指示を発行した者と印刷対象のファイルの作成者とが一致しない場合、印刷許可要求メールを作成者の端末装置へ送信し、作成者の操作に基づいて、その作成者の端末装置から返答メールを受信すると、返答メールが印刷許可を示していれば、印刷を実行する（例えば特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００６−１１０９１１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述のシステムでは、ユーザーが印刷要求を行った後に、作成者の許可を得るようにしているため、作成者が不在の場合には、ユーザーは、印刷要求を行ったにも拘わらず、いつ印刷が行われるかわからず、不便である。
【０００５】
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、印刷許可が必要な共有文書を円滑に印刷することができる画像形成システムを得ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る画像形成システムは、特定ユーザーのユーザー端末装置と、前記特定ユーザーに対して閲覧は許可されるが印刷は許可されてない文書データファイルを前記ユーザー端末装置へ送信する文書管理サーバーと、画像形成装置とを備える。そして、前記文書管理サーバーは、（ａ）前記文書データファイルの登録者から、前記特定ユーザーによる前記文書データファイルの印刷許可を受け付けると、前記文書データファイルの印刷許可を文書管理データに登録し、（ｂ）前記特定ユーザーがログイン中の前記画像形成装置から、前記文書データファイルの送信要求を受信すると、前記文書管理データが前記印刷許可を示している場合には、前記文書データファイルを印刷が許可された状態で前記画像形成装置へ送信する。前記画像形成装置は、（ａ）前記特定ユーザーがログイン中に、前記文書データファイルの印刷要求を受け付けた場合に、前記送信要求を前記文書管理サーバーへ送信し、（ｂ）印刷が許可された状態の前記文書データファイルを前記文書管理サーバーから受信すると、前記文書データファイルに基づく共有文書を印刷する。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、印刷許可が必要な共有文書を円滑に印刷することができる画像形成システムが得られる。
【０００８】
本発明の上記又は他の目的、特徴および優位性は、添付の図面とともに以下の詳細な説明から更に明らかになる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図２は、図１における画像形成装置１の構成を示すブロック図である。
【図３】図３は、図１におけるユーザー端末装置３の構成を示すブロック図である。
【図４】図４は、図１における文書管理サーバー４の構成を示すブロック図である。
【図５】図５は、図４における文書管理データ７１のデータ構造の一例を示す図である。
【図６】図６は、実施の形態１に係る画像形成システムの動作について説明するシーケンス図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。
【００１１】
実施の形態１．
【００１２】
図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システムの構成を示すブロック図である。図１に示すシステムでは、画像形成装置１が、ネットワーク２に接続され、そのネットワーク２にユーザー端末装置３，３ａが接続されている。さらに、ネットワーク２には文書管理サーバー４が接続されている。画像形成装置１は、複合機であるが、プリンターなどの印刷機能を有する他の装置でもよい。ネットワーク２は、社内ＬＡＮ（Local Area Network）などのローカルエリアネットワークでもよいし、インターネットなどのＷＡＮ（Wide Area Network）でもよい。
【００１３】
ユーザー端末装置３，３ａは、それぞれ、特定ユーザーの操作する端末装置である。
【００１４】
文書管理サーバー４は、複数のユーザーにより共有される共有文書の文書データファイルを管理する。文書データファイルは、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）ファイルなどであり、セキュリティ設定を含む。セキュリティ設定では、印刷の可否、編集の可否などが設定される。セキュリティ設定で印刷不可が設定されている場合、画像形成装置１などでその文書データファイルの印刷が拒否される。文書管理サーバー４は、さらに、ユーザーに応じたセキュリティ設定を文書データファイルに適用する。
【００１５】
文書管理サーバー４は、要求に応じて、例えば、特定ユーザーに対して閲覧は許可されるが印刷は許可されてない文書データファイルを、その特定ユーザーのユーザー端末装置３へ送信する。
【００１６】
ここで、画像形成装置１、ユーザー端末装置３，３ａ、および管理サーバー４の構成について説明する。
【００１７】
図２は、図１における画像形成装置１の構成を示すブロック図である。図２に示すように、画像形成装置１は、印刷装置１１、操作パネル１２、記憶装置１３、通信装置１４、およびコントローラー１５を有する。
【００１８】
印刷装置１１は、印刷用画像データに基づいて１ページずつ画像を印刷用紙に電子写真方式で印刷する内部装置である。
【００１９】
また、操作パネル１２は、画像形成装置１の筐体表面に配置され、ユーザーに対して各種情報を表示する表示装置と、ユーザー操作を検出する入力装置とを有する。表示装置としては例えば液晶ディスプレイが使用される。入力装置としては、キースイッチ、タッチパネルなどが使用される。
【００２０】
また、記憶装置１３は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置１３としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。
【００２１】
また、通信装置１４は、例えば、ネットワーク２に接続されるネットワークインターフェイスであって、ネットワーク２に接続された他の装置（ユーザー端末装置３，３ａ、文書管理サーバー４など）とデータ通信を行う回路である。
【００２２】
また、コントローラー１５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを有し、ＲＯＭや記憶装置１３などからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として動作する。この実施の形態では、コントローラー１５は、ログイン処理部２１、文書取得部２２、および印刷処理部２３として動作する。
【００２３】
ログイン処理部２１は、操作パネル１２に対するユーザー操作に基づいて、操作中のユーザーのユーザーＩＤを特定してそのユーザーのログインを許可し、そのユーザーによる当該画像形成装置１の利用をログアウト操作があるまで許可する。
【００２４】
文書取得部２２は、ネットワーク２を介して、ログイン中のユーザーにより指定された文書データファイルを文書管理サーバー４から取得する。
【００２５】
印刷処理部２３は、取得された文書データファイルに対して各種画像処理を実行することで印刷用画像データを生成して印刷装置１１に供給し、文書データファイルの印刷を実行させる。
【００２６】
図３は、図１におけるユーザー端末装置３の構成を示すブロック図である。なお、ユーザー端末装置３ａは、ユーザー端末装置３と同様の構成を有する。ユーザー端末装置３は、例えば、オペレーティングシステム、アプリケーションプログラムなどをインストールされた、ネットワーク通信機能を有するパーソナルコンピューターである。各ユーザー端末装置３は、通信装置３１と、表示装置３２と、入力装置３３と、記憶装置３４と、演算処理装置３５を備える。
【００２７】
通信装置３１は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して他の装置（画像形成装置１、文書管理サーバー４など）と所定の通信プロトコルでデータ通信を行う装置である。通信装置３１としては、ネットワークインターフェイス、モデムなどが使用される。表示装置３２は、ユーザー端末装置３のユーザーに対して各種画面を表示する、液晶ディスプレイなどといった装置である。入力装置３３は、ユーザーによるユーザー操作を検出する、キーボード、マウスなどといった装置である。
【００２８】
また、記憶装置３４は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置３４としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。
【００２９】
また、演算処理装置３５は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを有するコンピューターであり、記憶装置３４、ＲＯＭなどからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として動作する。
【００３０】
ユーザー端末装置３の起動後に、各種プログラムが演算処理装置３５により適宜実行され、演算処理装置３５は、図示せぬオペレーティングシステム、通信処理部５１、文書閲覧部５２などの処理部として動作する。
【００３１】
通信処理部５１は、通信装置３１を制御してデータ通信を、所定の通信プロトコルで実行する。
【００３２】
文書閲覧部５２は、ウェブブラウザーや専用アプリケーションであって、文書管理サーバー４にアクセスし、文書管理サーバー４に登録されている文書データファイルを取得し、文書データファイルに基づく共有文書を表示装置３２に表示する。
【００３３】
図４は、図１における文書管理サーバー４の構成を示すブロック図である。文書管理サーバー４は、例えば、オペレーティングシステム、サーバープログラムなどをインストールされたネットワーク通信機能を有するサーバーコンピューターである。
【００３４】
文書管理サーバー４は、通信装置６１と、記憶装置６２と、演算処理装置６３を備える。
【００３５】
通信装置６１は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して他の装置（画像形成装置１、ユーザー端末装置３，３ａなど）と所定の通信プロトコルでデータ通信を行う装置である。通信装置６１としては、ネットワークインターフェイス、モデムなどが使用される。
【００３６】
また、記憶装置６２は、各種データやプログラムを格納可能な装置である。記憶装置６２としては、不揮発性メモリー、ハードディスクドライブなどの不揮発性の大容量記憶媒体が使用される。記憶装置６２には、文書管理データ７１および文書データファイル７２が格納される。文書データファイル７２は、登録者によって登録された文書データファイルであり、文書管理データ７１は、文書データファイル７２の管理のためのデータである。
【００３７】
また、演算処理装置６３は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを有するコンピューターであり、記憶装置６２、ＲＯＭなどからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として動作する。
【００３８】
文書管理サーバー４の起動後に、各種プログラムが演算処理装置６３により適宜実行され、演算処理装置６３は、図示せぬオペレーティングシステム、通信処理部８１、文書管理部８２などの処理部として動作する。
【００３９】
通信処理部８１は、通信装置６１を制御してデータ通信を、所定の通信プロトコルで実行する。
【００４０】
文書管理部８２は、文書データファイル７２の登録、更新、削除などを行うとともに、要求に応じて文書データファイル７２を送信する。
【００４１】
文書管理部８２は、通信処理部８１を使用して、（ａ）文書データファイル７２の登録者から、特定ユーザーによる文書データファイル７２の印刷許可を受け付けると、文書データファイル７２の印刷許可を文書管理データ７１に登録し、（ｂ）特定ユーザーがログイン中の画像形成装置１から、文書データファイル７２の送信要求を受信すると、その文書データファイル７２についての文書管理データ７１が印刷許可を示している場合には、その文書データファイル７２を印刷が許可された状態で画像形成装置１へ送信する。
【００４２】
画像形成装置１では、特定ユーザーがログイン中に、文書データファイル７２の印刷要求を受け付けた場合に、文書取得部２２が、通信装置１４を使用して、上述の送信要求を文書管理サーバー４へ送信し、印刷が許可された状態の文書データファイル７２を文書管理サーバー４から受信すると、印刷処理部２３は、ただちに、文書データファイル７２に基づく文書を印刷する。
【００４３】
また、文書管理部８２は、通信処理部８１を使用して、ユーザー端末装置３から文書データファイル７２の印刷許可要求を受信すると、印刷許可要求を文書管理データ７１に登録するとともに、印刷許可要求を受け付けたことを、その文書データファイル７２の登録者に報知する。その後、文書管理部８２は、登録者のユーザー端末装置３ａからの要求に応じて印刷許可要求をそのユーザー端末装置３ａへ送信し、印刷許可要求に対応する印刷許可をそのユーザー端末装置３ａから受信すると、文書管理データ７１に登録する。
【００４４】
例えば、この印刷許可要求は、印刷許可期間、印刷部数、および所定の複数の印刷許可理由から特定ユーザーにより選択された印刷許可理由を含む。したがって、登録者は、その印刷許可期間、印刷部数、および印刷許可理由を確認した後に、印刷許可を与えるか否かを決定できる。
【００４５】
図５は、図４における文書管理データ７１のデータ構造の一例を示す図である。
【００４６】
例えば図５に示すように、文書管理データ７１は、登録されている各文書データファイル７２に対応するレコード９１と、文書データファイル７２に対して受け付けられた各印刷許可要求に対応するレコード９２とを含む。
【００４７】
レコード９１は、登録されている各文書データファイル７２に固有の文書ＩＤ９１ａ、文書データファイル７２の格納場所を示す文書ファイルパス９１ｂ、登録者のユーザーＩＤといった登録者ＩＤ９１ｃ、特定ユーザーに対する編集可否および印刷可否などを示すアクセス権基本設定９１ｄ、および印刷許可要求リスト９１ｅを含む。印刷許可要求リスト９１ｅは、このレコード９１の文書データファイル７２に対して受け付けられた印刷許可要求のリストであり、具体的には、レコード９２へのリンクのリストである。
【００４８】
レコード９２は、印刷許可要求に固有の要求ＩＤ９２ａ、印刷許可要求を送信したユーザーのユーザーＩＤといった要求者ＩＤ９２ｂ、および印刷許可要求の状態９２ｃを含む。印刷許可要求の状態９２ｃは、未回答、回答済（印刷許可）、回答済（印刷不許可）などの値を取る。
【００４９】
次に、実施の形態１に係る画像形成システムの動作について説明する。図６は、実施の形態１に係る画像形成システムの動作について説明するシーケンス図である。
【００５０】
あるユーザーは、ユーザー端末装置３を操作して、文書管理サーバー４に登録されている文書データファイル７２を閲覧する。
【００５１】
このとき、ユーザー端末装置３の文書閲覧部５２は、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、ネットワーク２を介して、例えば、登録されている文書データファイル７２のリストをダウンロードして表示装置３２に表示し、そのリストから選択された文書データファイル７２について、そのユーザーのユーザーＩＤ、および文書データファイル７２の文書ＩＤまたは文書ファイルパスを指定した文書閲覧要求を文書管理サーバー４に送信する（ステップＳ１）。
【００５２】
文書管理サーバー４の文書管理部８２は、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、その文書閲覧要求を受信すると、文書管理データ７１に基づいて、その文書閲覧要求において指定されているユーザーに対して、その文書閲覧要求において指定されている文書データファイル７２の印刷が許可されているか否かを判定する（ステップＳ２）。
【００５３】
そして、そのユーザーに対してその文書データファイル７２の印刷が許可されていない場合、文書管理部８２は、その文書データファイル７２内のセキュリティ設定を印刷禁止にセットし、その後、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、ネットワーク２を介して、その文書データファイル７２を、文書閲覧要求の応答として、ユーザー端末装置３に送信する（ステップＳ３）。
【００５４】
ユーザー端末装置３の文書閲覧部５２は、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、その文書データファイル７２を受信し、その文書データファイル７２に基づく共有文書を表示装置３２に表示する（ステップＳ４）。このとき、その共有文書の印刷が禁止されていることが併せて表示される。
【００５５】
このとき、文書データファイル７２内のセキュリティ設定が印刷禁止にセットされているため、ユーザーは、文書データファイル７２に基づく共有文書を画像形成装置１などに印刷させることはできない。
【００５６】
そして、ユーザーは、共有文書の印刷を行いたい場合、ユーザー端末装置３を操作して印刷許可要求を発行する。このとき、ユーザー端末装置３の文書閲覧部５２は、通信処理部５１および通信装置３１を使用して、ネットワーク２を介して、そのユーザーのユーザーＩＤ、および文書データファイル７２の文書ＩＤまたは文書ファイルパスを指定した印刷許可要求を文書管理サーバー４に送信する（ステップＳ５）。
【００５７】
文書管理サーバー４の文書管理部８２は、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、その印刷許可要求を受信すると、その印刷許可要求を文書管理データ７１に登録し（つまり、その印刷許可要求のレコード９２を生成し、そのレコード９２を、指定された文書データファイル７２のレコード９１に関連付け）、また、文書管理データ７１に基づいて、印刷許可要求により指定された登録者を特定し、その登録者に対して、印刷許可要求が登録されたことを、例えば電子メールなどで通知する（ステップＳ６）。その際、印刷許可要求の内容も通知されるようにしてもよいし、登録者は、ユーザー端末装置３ａを操作して、文書管理サーバー４にアクセスし、印刷許可要求の内容を確認するようにしてもよい。
【００５８】
その後、登録者は、ユーザー端末装置３ａを操作して、文書管理サーバー４にアクセスし、印刷許可要求に対する回答を登録する。このとき、ユーザー端末装置３ａは、登録者の操作に従って、印刷許可または印刷不許可を示す回答登録要求を文書管理サーバー４へ送信する（ステップＳ７）。
【００５９】
文書管理サーバー４の文書管理部８２は、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、その回答登録要求を受信すると、その回答登録要求により示される印刷許可または印刷不許可を、その文書管理データ７１に登録する（ステップＳ８）。
【００６０】
印刷許可要求が文書管理サーバー４へ送信された後、ユーザーは、ステップＳ１〜Ｓ４のようにして、再度、文書データファイル７２を閲覧し、印刷が許可されていることを確認する。その後、ユーザーは、画像形成装置１の設置場所へ向かい、画像形成装置１を操作して、その文書データファイル７２の印刷を実行する。
【００６１】
そのとき、画像形成装置１では、ログイン処理部２１は、操作パネル１２に対するユーザー操作に基づいて、そのユーザーのログイン処理を行い（ステップＳ９）、文書取得部２２は、ログイン後のユーザー操作に基づいて、ネットワーク２を介して、例えば、登録されている文書データファイル７２のリストをダウンロードして操作パネル１２に表示し、そのリストから選択された文書データファイル７２について、上述の文書データファイル７２の文書送信要求を文書管理サーバー４へ送信する（ステップＳ１０）。
【００６２】
文書管理サーバー４の文書管理部８２は、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、その文書送信要求を受信すると、文書管理データ７１のアクセス権基本設定９１ｄに基づいて、その文書送信要求において指定されている文書データファイル７２の印刷が許可されているか否かを判定する（ステップＳ１１）。
【００６３】
そして、アクセス権基本設定９１ｄに基づいて、そのユーザーに対してその文書データファイル７２の印刷が許可されていない場合には、文書管理部８２は、文書管理データ７１（レコード９２）に基づいて、その文書送信要求により指定された文書データファイル７２の印刷許可が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１２）。
【００６４】
指定された文書データファイル７２の印刷許可が登録されている場合には、文書管理部８２は、指定された文書データファイル７２内のセキュリティ設定を印刷可にセットし、その後、通信処理部８１および通信装置６１を使用して、ネットワーク２を介して、その文書データファイル７２を、文書送信要求の応答として、画像形成装置１に送信する（ステップＳ１３）。このとき、印刷許可要求で印刷条件（上述の印刷部数、印刷許可期間など）が指定されている場合には、セキュリティ設定に、その印刷条件もセットされる。
【００６５】
画像形成装置１では、文書取得部２２が、その文書データファイル７２を受信すると、その文書データファイル７２内のセキュリティ設定が印刷可にセットされているので、印刷処理部２３は、印刷装置１１を使用して、その文書データファイル７２に基づく共有文書を印刷する（ステップＳ１４）。
【００６６】
なお、文書データファイル７２内のセキュリティ設定が印刷可にセットされていない場合には、印刷処理部２３は、その文書データファイル７２に基づく共有文書の印刷を実行しない。また、セキュリティ設定における上述の印刷条件が成立していない場合にも、印刷処理部２３は、その文書データファイル７２に基づく共有文書の印刷を実行しない。
【００６７】
以上のように、上記実施の形態１によれば、文書管理サーバー４は、特定ユーザーに対して閲覧は許可されるが印刷は許可されてない文書データファイル７２を、その特定ユーザーのユーザー端末装置３へ送信する。また、文書管理サーバー４は、（ａ）文書データファイル７２の登録者から、特定ユーザーによる文書データファイル７２の印刷許可を受け付けると、文書データファイル７２の印刷許可を文書管理データ７１に登録し、（ｂ）特定ユーザーがログイン中の画像形成装置１から、文書データファイル７２の送信要求を受信すると、文書管理データ７１が印刷許可を示している場合には、その文書データファイル７２を印刷が許可された状態で画像形成装置１へ送信する。他方、画像形成装置１は、（ａ）特定ユーザーがログイン中に、文書データファイル７２の印刷要求を受け付けた場合に、上述の送信要求を文書管理サーバー４へ送信し、（ｂ）印刷が許可された状態の文書データファイル７２を文書管理サーバー４から受信すると、その文書データファイル７２に基づく共有文書を印刷する。
【００６８】
これにより、上述のような印刷許可が必要な共有文書を印刷したいユーザーは、文書管理サーバー４を経由して登録者から印刷許可を事前に取得することができ、その後、画像形成装置１の操作中に印刷許可を待つことなく、印刷許可が必要な共有文書をただちに画像形成装置１に印刷させることができる。したがって、これにより、印刷許可が必要な共有文書を円滑に印刷することができる。
【００６９】
実施の形態２．
【００７０】
実施の形態２では、上述の文書データファイル７２は、所定グループで共有される共有文書の文書データファイルとされる。例えば、製品開発のプロジェクトの開発チームが、この所定グループとされ、文書データファイル７２は、製品の設計書や仕様書などといった開発チーム内で共有される文書の文書データファイルとされる。また、そのような開発チームのリーダーが、上述の登録者とされる。
【００７１】
このような設計書や仕様書は、開発段階に応じて更新されることがある。そのため、そのような共有文書が更新された場合には、リーダー（つまり、登録者）によって、更新後の共有文書の文書データファイルで、文書管理サーバー４に登録されている文書データファイル７２が更新される。
【００７２】
例えば、文書データファイル７２の登録者は、ユーザー端末装置３ａを操作して、更新後の文書データファイルを文書管理サーバー４に送信することで、文書管理サーバー４内の文書データファイル７２を更新する。このとき、ユーザー端末装置３ａは、登録者のユーザー操作に従って、ネットワーク２を介して、更新後の文書データファイルを文書管理サーバー４へ送信する。
【００７３】
実施の形態２では、文書管理サーバー４は、文書管理データ７１を使用して、登録されている文書データファイル７２のバージョン管理を行い、レコード９１内に、登録されている文書データファイル７２のバージョンを含む。
【００７４】
そして、実施の形態２では、文書管理サーバー４は、ある文書データファイル７２について文書管理データ７１が印刷許可を示しているときにその文書データファイル７２が更新された場合には、その文書データファイル７２の印刷許可を削除する。つまり、古いバージョンの文書データファイル７２が印刷されて配布などされると、製品開発に支障を来す可能性があるため、一旦、古いバージョンの文書データファイル７２の印刷許可が取り消される。また、その際、文書管理サーバー４は、印刷許可を削除したことを、印刷許可を与えられた特定ユーザーに、例えば電子メールなどで報知するようにしてもよい。
【００７５】
なお、実施の形態２に係る画像形成システムのその他の構成および動作については、実施の形態１と同様であるので、その説明を省略する。
【００７６】
なお、上述の実施の形態に対する様々な変更および修正については、当業者には明らかである。そのような変更および修正は、その主題の趣旨および範囲から離れることなく、かつ、意図された利点を弱めることなく行われてもよい。つまり、そのような変更および修正が請求の範囲に含まれることを意図している。
【００７７】
例えば、上記実施の形態において、登録者により登録されている印刷許可は、文書データファイル７２の一部のみの印刷許可であってもよい。例えば、その場合、文書データファイル７２の登録者により指定されたページのみ、印刷が許可される。
【産業上の利用可能性】
【００７８】
本発明は、例えば、画像形成装置を含むシステムに適用可能である。
【符号の説明】
【００７９】
１  画像形成装置
３  ユーザー端末装置
３ａ  ユーザー端末装置（登録者端末装置の一例）
４  文書管理サーバー
７１  文書管理データ
７２  文書データファイル  
【図１】
2019032794.tif 000003
【図２】
2019032794.tif 000004
【図３】
2019032794.tif 000005
【図４】
2019032794.tif 000006
【図５】
2019032794.tif 000007
【図６】
2019032794.tif 000008