(57)【要約】【課題】保管義務期間が会計年度によって決められている会計書類情報について、保管義務期間が経過したかどうかを会計年度によって判断できる会計書類情報管理装置を提供する。【解決手段】会計書類情報管理装置１は、複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部１１、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部１２、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部１３、会計書類情報に関して、会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断部１４、会計書類情報に対する処理を行う処理部１５とを備える。処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、
会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、
会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部と、
前記会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、当該会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、当該会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、前記会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断部と、
前記会計書類情報に対する処理を行う処理部と、を備え、
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと前記判断部によって判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、会計書類情報管理装置。
【請求項２】
前記保管義務期間記憶部では、会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応付けられて、当該種類識別子で識別される種類の会計書類情報の保管義務期間が記憶されており、
前記判断部は、判断対象の会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応する保管義務期間を用いて前記判断を行う、請求項１記載の会計書類情報管理装置。
【請求項３】
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと前記判断部によって判断された会計書類情報とを視覚的に区別可能に表示する、請求項１または請求項２記載の会計書類情報管理装置。
【請求項４】
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報を削除するか、または、削除可能に管理し、保管義務期間が経過していないと前記判断部によって判断された会計書類情報は削除しない、請求項１または請求項２記載の会計書類情報管理装置。
【請求項５】
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報をデータ圧縮し、保管義務期間が経過していないと前記判断部によって判断された会計書類情報はデータ圧縮しない、請求項１から請求項３のいずれか記載の会計書類情報管理装置。
【請求項６】
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報については表示のみを行う、請求項５記載の会計書類情報管理装置。
【請求項７】
会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部と、判断部と、処理部とを用いて処理される会計情報管理方法であって、
前記判断部が、前記会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、当該会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、当該会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、前記会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断ステップと、
前記処理部が、前記会計書類情報に対する処理を行う処理ステップと、を備え、
前記処理ステップでは、保管義務期間が経過したと前記判断ステップにおいて判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと前記判断ステップにおいて判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、会計書類情報管理方法。
【請求項８】
会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部とにアクセス可能なコンピュータを、
前記会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、当該会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、当該会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、前記会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断部、
前記会計書類情報に対する処理を行う処理部として機能させ、
前記処理部は、保管義務期間が経過したと前記判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと前記判断部によって判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会計に関する書類の情報である会計書類情報を管理している会計書類情報管理装置等に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、保管義務の設定されている文書について、文書の閲覧時からあらかじめ決められた期間が経過したと判断された場合に、その文書を削除することが行われていた（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１５−２１９５５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、会計書類に関しては、保管義務期間が会計年度によって決められていることがある。そのような場合には、上記のように、文書の閲覧時からあらかじめ決められた期間が経過したかどうかによって、保管義務の期間が経過したかどうかを判断することができない、という問題があった。
【０００５】
本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、会計年度によって保管義務期間の定められている会計書類情報についても、保管義務期間が経過したかどうかを判断することができる会計書類情報管理装置等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明による会計書類情報管理装置は、会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部と、会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断部と、会計書類情報に対する処理を行う処理部と、を備え、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断部によって判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、ものである。
このような構成により、保管義務期間が会計年度によって決められている会計書類情報について、保管義務期間が経過したかどうかを会計年度によって判断することができる。また、保管義務期間が経過したかどうかに応じて、異なる処理を行うことができることによって、ユーザの利便性を高めることができうる。
【０００７】
また、本発明による会計書類情報管理装置では、保管義務期間記憶部では、会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応付けられて、種類識別子で識別される種類の会計書類情報の保管義務期間が記憶されており、判断部は、判断対象の会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応する保管義務期間を用いて判断を行ってもよい。
このような構成により、会計書類情報の種類に応じて、異なる保管義務期間を設定することができるようになる。
【０００８】
また、本発明による会計書類情報管理装置では、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断部によって判断された会計書類情報とを視覚的に区別可能に表示してもよい。
このような構成により、会計書類情報にアクセスしたユーザが、その会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを容易に知ることができるようになる。したがって，そのユーザは、例えば、保管義務期間の経過していない会計書類情報を削除しないように注意したり、保管義務期間の経過した会計書類情報を削除したりすることができる。
【０００９】
また、本発明による会計書類情報管理装置では、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報を削除するか、または、削除可能に管理し、保管義務期間が経過していないと判断部によって判断された会計書類情報は削除しなくてもよい。
このような構成により、保管義務期間の経過していない会計書類情報は削除されないで適切に保管されるようにすることができる。一方、保管義務期間の経過している会計書類情報については、自動的にまたは手動で削除することができるようになる。
【００１０】
また、本発明による会計書類情報管理装置では、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報をデータ圧縮し、保管義務期間が経過していないと判断部によって判断された会計書類情報はデータ圧縮しなくてもよい。
このような構成により、保管義務期間の経過した会計書類情報については、データ圧縮することによって、保管のためのデータ容量を削減することができるようになる。例えば、保管義務期間においては、解像度が所定の値以上であることが要求されている会計書類情報であっても、保管義務期間が経過した場合には、その要求を満たさない程度にまで解像度を低減させることによって、保管のためのデータ容量を削減することができる。
【００１１】
また、本発明による会計書類情報管理装置では、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報については表示のみを行ってもよい。
このような構成により、保管義務期間が経過した会計書類情報についても、閲覧はできるようになる。そのため、保管のためのデータ容量を削減しながらも、過去の会計書類情報の内容を提示できることになる。
【００１２】
また、本発明による会計書類情報管理方法は、会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部と、判断部と、処理部とを用いて処理される会計情報管理方法であって、判断部が、会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断ステップと、処理部が、会計書類情報に対する処理を行う処理ステップと、を備え、処理ステップでは、保管義務期間が経過したと判断ステップにおいて判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断ステップにおいて判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、ものである。
【発明の効果】
【００１３】
本発明による会計書類情報管理装置等によれば、保管義務期間が会計年度によって決められている会計書類情報について、保管義務期間が経過したかどうかを会計年度によって判断することができるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施の形態による会計書類情報管理装置を含む通信システムの構成を示す図
【図２】同実施の形態による会計書類情報管理装置の動作を示すフローチャート
【図３】同実施の形態における種類識別子と保管義務期間との対応の一例を示す図
【図４】同実施の形態における種類識別子と会計書類の名称との対応の一例を示す図
【図５】同実施の形態における会計書類情報の一例を示す図
【図６】同実施の形態における会計書類情報の一例を示す図
【図７】同実施の形態における会計書類情報の表示の一例を示す図
【図８】同実施の形態における会計書類情報の表示の一例を示す図
【図９】同実施の形態におけるコンピュータシステムの外観一例を示す模式図
【図１０】同実施の形態におけるコンピュータシステムの構成の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明による会計書類情報管理装置について、実施の形態を用いて説明する。なお、以下の実施の形態において、同じ符号を付した構成要素及びステップは同一または相当するものであり、再度の説明を省略することがある。本実施の形態による会計書類情報管理装置は、会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、会計年度によって判断するものである。
【００１６】
図１は、本実施の形態による会計書類情報管理装置１を含む通信システムの構成を示す図である。その通信システムは、会計書類情報管理装置１と、複数の情報処理端末２とを備える。会計書類情報管理装置１と、情報処理端末２とは、有線または無線の通信回線５００によって通信可能に接続されている。なお、通信回線５００は、例えば、インターネット、イントラネット、または、公有電話回線網等であってもよい。情報処理端末２は、会計書類情報管理装置１で管理されている会計書類情報にアクセスする際にユーザが操作する端末であり、例えば、パーソナル・コンピュータであってもよく、スマートフォンやタブレット端末等の携帯可能な端末であってもよい。ユーザは、情報処理端末２を操作することによって、会計書類情報管理装置１で管理されている会計書類情報にアクセスするものとする。
【００１７】
図１において、本実施の形態による会計書類情報管理装置１は、会計書類情報記憶部１１と、保管義務期間記憶部１２と、会計年度情報記憶部１３と、判断部１４と、処理部１５と、通信部１６とを備える。
【００１８】
会計書類情報記憶部１１では、複数の会計書類情報が記憶される。会計書類情報は、会計に関する書類の情報である。会計に関する書類（以下、「会計書類」と呼ぶこともある。）は、例えば、証憑書類、帳簿、計算書類等であってもよい。本実施の形態では、会計書類の種類が、証憑書類、帳簿、計算書類の３種類である場合について主に説明する。証憑書類は、特に限定されないが、例えば、領収書、請求書、契約書、納品書等であってもよい。その証憑書類は、受領した証憑書類と、作成または発行した証憑書類とがある。前者の場合には原本を持っていることになり、後者の場合には、控えを持っていることになる。受領した証憑書類と、作成または発行した証憑書類とは、別の種類の会計書類に分類されてもよく、または、そうでなくてもよい。また、帳簿は、特に限定されないが、例えば、総勘定元帳、仕訳帳等であってもよい。また、計算書類は、特に限定されないが、例えば、決算報告書であってもよい。なお、会計書類情報には、保管義務期間が設定されているものとする。その保管義務期間は、通常、会計年度を用いて決められるものであるが、会計書類情報には、会計年度を用いないで決められた保管義務期間の設定されているものが含まれていてもよい。保管義務期間が会計年度を用いて決められるとは、その保管義務期間が経過したかどうかの判断に会計年度が用いられることであってもよい。
【００１９】
会計書類情報は、例えば、画像データであってもよく、または、数値等の文字列のコードを含むデータであってもよく、両者を含むデータであってもよい。画像データは、特に限定されないが、例えば、ＪＰＥＧやＰＤＦ等のデータであってもよい。画像データは、例えば、紙の会計書類がスキャナやデジタルカメラによって電子化されたものであってもよい。なお、紙の会計書類が電子化された画像データは、あらかじめ決められた要件を満たしているものであってもよい。その要件は、例えば、解像度に関する要件（例えば、２００ｄｐｉ以上など）であってもよく、画像のモードに関する要件（例えば、２４ビットカラー、８ビットグレースケールなど）であってもよく、サイズに関する要件（例えば、Ａ４以下など）であってもよく、その他の要件であってもよく、または、それらの任意の２以上の組み合わせであってもよい。その画像データに関するあらかじめ決められた要件は、法定のものであってもよく、または、そうでなくてもよい。文字列のコードを含むデータは、特に限定されないが、例えば、テキスト形式のデータやスプレッドシート形式のデータ、会計ソフトウェアの独自形式のデータ、ＰＤＦのデータ等であってもよい。文字列のコードを含むデータは、例えば、会計ソフトウェアやスプレッドシート等のアプリケーションを用いて作成されたものであってもよい。画像と文字列のコードとの両方を含むデータは、例えば、テキストデータの埋め込まれた画像を含むＰＤＦのデータ等であってもよい。
【００２０】
会計書類情報は、年月日が対応付けられた書類の情報である。その年月日は、例えば、会計書類情報に含まれていてもよく、または、会計書類情報とは別に管理されていてもよい。年月日が会計書類情報に含まれているとは、例えば、年月日を示す文字列のコードが会計書類情報に含まれていることであってもよく、年月日の画像が会計書類情報に含まれていることであってもよい。後者の場合には、例えば、文字認識等を行うことによって、年月日を取得することができる。また、年月日が会計書類情報とは別に管理されている場合には、例えば、会計書類情報の識別子と、その識別子によって識別される会計書類情報の年月日とを対応付ける情報が別途、管理されていてもよい。その情報は、例えば、会計書類情報記憶部１１で記憶されていてもよい。また、会計書類情報に対応付けられている年月日は、通常、会計書類情報に対応する会計書類の年月日である。会計書類の年月日は、例えば、会計書類の発行された年月日であってもよく、会計書類の作成された年月日であってもよく、会計書類に含まれる取引等の項目に対応する年月日であってもよく、会計書類に関連するその他の年月日であってもよい。
【００２１】
会計書類が証憑書類である場合には、通常、会計書類情報は画像データであるため、画像によって年月日が示されることになる。したがって、証憑書類の情報である会計書類情報に対応付けられている年月日は、例えば、その会計書類情報に含まれている画像の年月日であってもよい。また、通常、仕訳帳などの帳簿において、証憑書類と、その証憑書類に対応する年月日等の情報とが紐付けられている。したがって、証憑書類の情報である会計書類情報に対応付けられている年月日は、例えば、会計書類情報記憶部１１で記憶されている帳簿等の情報である会計書類情報によって、その証憑書類の情報である会計書類情報と紐付けられている年月日であってもよい。
【００２２】
会計書類が帳簿である場合には、通常、会計書類情報は文字列のコードを含むデータであるため、文字列のコードによって年月日が示されることになる。したがって、帳簿の情報である会計書類情報に対応付けられている年月日は、例えば、その会計書類情報に含まれている取引等の項目の年月日であってもよい。その場合には、会計書類情報に複数の年月日が対応付けられていてもよい。例えば、仕訳帳である会計書類には、通常、日付順に日々の仕訳の情報が含まれている。したがって、その日付である複数の年月日が仕訳帳に存在することになる。また、例えば、総勘定元帳である会計書類には、通常、勘定科目ごとに取引の情報が含まれている。その取引の情報には日付が含まれるため、総勘定元帳にも、通常、その日付である複数の年月日が存在することになる。そのように、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿に対応する会計書類情報には、複数の取引等にそれぞれ対応した複数の年月日が含まれているが、通常、それらは１つの会計期間に含まれる年月日である。したがって、帳簿の情報である会計書類情報に対応付けられている年月日は、例えば、その会計書類情報に含まれている任意の１つの年月日であってもよい。
【００２３】
会計書類が計算書類である場合には、通常、会計書類情報は文字列のコードを含むデータであるため、文字列のコードによって年月日が示されることになる。したがって、計算書類の情報である会計書類情報に対応付けられている年月日は、例えば、その会計書類情報に含まれている所定の年月日であってもよい。その所定の年月日は、計算書類の作成日であってもよい。
このように、会計書類情報の種類ごとに、会計書類情報に年月日がどのように対応付けられているのか、すなわち会計書類情報と年月日との対応関係が異なっていてもよい。
【００２４】
保管義務期間記憶部１２では、会計書類情報の保管義務期間が記憶される。保管義務期間記憶部１２で記憶される保管義務期間は、時間的な長さを示す情報である。保管義務期間は、通常、「７年」、「１０年」などのように、年単位で示されることが多いが、そうでなくてもよい。また、保管義務期間記憶部１２では、会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応付けられて、その種類識別子で識別される種類の会計書類情報の保管義務期間が記憶されてもよい。会計書類の種類に応じて保管義務期間が異なる場合には、そのようになっていることが好適である。会計書類情報の種類は、上記のように、例えば、「証憑書類」や「帳簿」、「計算書類」等であってもよい。その種類を識別する種類識別子は、種類の名称、例えば、「証憑書類」等であってもよい。本実施の形態では、種類識別子が、会計書類情報の種類の名称である場合について主に説明する。また、会計書類情報の種類に応じて、保管義務期間の起算日が異なることもある。そのため、保管義務期間記憶部１２では、会計書類情報の種類識別子に対応付けられて、その種類識別子で識別される種類の会計書類情報に関する保管義務期間の起算日を示す起算日情報が記憶されてもよい。その起算日情報とは、起算日を特定するために用いられる情報であり、例えば、「対応する会計年度の末日の翌日」などであってもよい。起算日とは、保管義務期間の第一日のことである。なお、その起算日情報は、例えば、数式等によって示されてもよい。本実施の形態では、保管義務期間記憶部１２において、種類識別子と、その種類識別子で識別される種類の会計書類情報の保管義務期間と、その種類識別子で識別される種類の会計書類情報に関する保管義務期間の起算日を示す起算日情報とが対応付けられている場合について主に説明する。保管義務期間が種類識別子に対応付けられて記憶されている場合には、通常、保管義務期間記憶部１２では、種類識別子と保管義務期間等との２以上の対応関係が記憶されることになる。
【００２５】
会計年度情報記憶部１３では、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される。その会計年度情報は、会計期間の期首や期末を知ることができる情報であると考えてもよい。会計年度情報は、例えば、３月３１日、１２月３１日等の期末日を示す情報であってもよく、４月１日、１月１日等の期首日を示す情報であってもよい。期末日（決算日）が月末であるという前提がある場合には、会計年度情報は、例えば、３月、１２月等の決算月を示す情報であってもよく、４月、１月等の期首月を示す情報であってもよい。
【００２６】
なお、会計書類情報記憶部１１、保管義務期間記憶部１２、会計年度情報記憶部１３に情報が記憶される過程は問わない。例えば、記録媒体を介して情報が会計書類情報記憶部１１等で記憶されるようになってもよく、通信回線等を介して送信された情報が会計書類情報記憶部１１等で記憶されるようになってもよく、または、入力デバイスを介して入力された情報が会計書類情報記憶部１１等で記憶されるようになってもよい。また、会計書類情報記憶部１１、保管義務期間記憶部１２、会計年度情報記憶部１３での記憶は、ＲＡＭ等における一時的な記憶でもよく、または、長期的な記憶でもよい。会計書類情報記憶部１１、保管義務期間記憶部１２、会計年度情報記憶部１３は、所定の記録媒体（例えば、半導体メモリや磁気ディスク、光ディスクなど）によって実現されうる。
【００２７】
また、会計書類情報記憶部１１と、保管義務期間記憶部１２と、会計年度情報記憶部１３とのうち、任意の２以上の記憶部は、同一の記録媒体によって実現されてもよく、または、別々の記録媒体によって実現されてもよい。前者の場合には、例えば、会計書類情報を記憶している領域が会計書類情報記憶部１１となり、保管義務期間等を記憶している領域が保管義務期間記憶部１２となる。
【００２８】
判断部１４は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている会計書類情報に関して、その会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、その会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、会計年度情報に応じた会計年度によって判断する。保管義務期間が経過しているとは、保管義務期間が終了したことである。したがって、保管義務期間が経過した会計書類情報は、保管義務がないことになり、保管義務期間が経過していない会計書類情報は、保管義務があることになる。判断部１４は、例えば、図示しないカレンダー部から現在（すなわち、判断時点）の年月日を取得し、ある会計書類情報について、起算日から算出した保管義務期間の最終日が、現在の年月日より前である場合に、保管義務期間が経過したと判断し、その保管義務期間の最終日が、現在の年月日であるか、または、現在の年月日より後である場合に、保管義務期間が経過していないと判断してもよい。
【００２９】
判断部１４は、会計書類情報に対応付けられている年月日を、その会計書類情報から取得してもよく、または、その会計書類情報と紐付けられている情報などを用いて取得してもよい。会計書類情報に対応付けられている年月日を、その会計書類情報から取得する場合には、判断部１４は、例えば、画像データである会計書類情報に文字認識を行い、その文字認識結果から年月日を取得してもよい。また、会計書類情報に対応付けられている年月日を、その会計書類情報から取得する場合には、判断部１４は、例えば、文字列のコードを含む会計書類情報から年月日を取得してもよい。なお、その年月日が、作成日などのように特定の年月日である場合には、判断部１４は、例えば、会計書類情報において「作成日」などを検索キーとして検索を行い、ヒットした箇所の近傍に存在する年月日を取得してもよい。また、会計書類情報に対応付けられている年月日を、別の情報から取得する場合には、判断部１４は、例えば、その会計書類情報の識別子やファイル名などを検索キーとして検索を行い、ヒットした識別子等の取引の情報に含まれている年月日を取得してもよい。また、会計書類情報の種類ごとに、会計書類情報と年月日との対応関係が異なっている場合には、判断部１４は、会計書類情報に対応付けられている年月日を、その会計書類情報の書類に応じた方法によって取得してもよい。その場合には、例えば、保管義務期間記憶部１２において、種類識別子に対応付けられて、その種類識別子で識別される種類の会計書類情報に関する年月日の取得方法が記憶されてもよい。
【００３０】
判断部１４は、判断対象の会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応する保管義務期間を用いて、その判断を行ってもよい。そのように、種類識別子を用いて保管義務期間を特定する場合には、まず、判断対象の会計書類情報の種類識別子を特定する必要がある。その種類識別子は、例えば、会計書類情報に含まれていてもよく、または、会計書類情報と別に管理されていてもよい。判断対象の会計書類情報の種類識別子が会計書類情報と別に管理されている場合には、例えば、会計書類情報と、その会計書類情報の種類識別子とを対応付ける情報が別途、存在してもよく、会計書類情報の示す会計書類の名称と、その会計書類の種類識別子とを対応付ける情報が別途、存在してもよい。後者の場合には、判断部１４は、会計書類情報から、会計書類の名称を取得し、会計書類の名称と種類識別子とを対応付ける情報を用いて、その会計書類の名称に対応する種類識別子を取得してもよい。
【００３１】
判断部１４は、保管義務期間が経過したかどうかを、起算日情報を用いて判断してもよい。判断部１４は、例えば、判断対象の会計書類情報の種類を識別する種類識別子に対応する起算日情報と、その種類識別子に対応する保管義務期間とを用いて、その起算日情報によって示される起算日を第一日とする保管義務期間の最終日を特定し、その最終日と現在の年月日とを比較することによって、上記のように、保管義務期間が経過しているかどうかを判断してもよい。なお、保管義務期間の最終日を特定する場合などのように、ある情報を特定するとは、その特定対象の情報をメモリ等に格納することであってもよく、特定対象の情報に対応付けて、特定された旨を示すフラグ等を設定することであってもよい。
【００３２】
判断部１４が、判断対象の会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを、会計年度によって判断するとは、会計年度に応じた保管義務期間を用いて判断することであってもよく、会計年度に応じた起算日を用いて判断することであってもよい。例えば、２０１０年５月１０日付けの会計書類情報の保管義務期間に関する判断を行う際に、保管義務期間が７年分の連続した会計期間となっており、決算日が５月３１日である場合には、判断部１４は、２０１０年５月１０日の属する会計年度の次の会計年度の期首日である起算日「２０１０年６月１日」を特定し、その起算日と保管義務期間とを用いて、保管義務期間の最終日「２０１７年５月３１日」を特定することができる。また、例えば、２０１０年５月１０日付けの会計書類情報の保管義務期間に関する判断を行う際に、保管義務期間が７年であり、起算日が会計年度の末日の翌日であり、決算日が５月３１日である場合には、判断部１４は、２０１０年５月１０日の属する会計年度の末日の翌日である起算日「２０１０年６月１日」を特定し、その起算日と保管義務期間とを用いて、保管義務期間の最終日「２０１７年５月３１日」を特定することができる。なお、判断部１４は、そのようにして特定した保管義務期間の最終日が、現在の年月日より前であるかどうかに応じて、保管義務期間が経過しているかどうかを判断することになる。
【００３３】
なお、会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを、判断部１４が会計年度によらないで判断する会計書類情報が存在してもよい。例えば、判断対象の会計書類情報の保管義務期間、及びその保管義務期間の起算日に会計年度が用いられていない場合には、判断部１４は、その判断対象の会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを会計年度によらないで判断することになる。ただし、判断部１４は、少なくとも、会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを、会計年度情報によって判断する処理を行うものとする。
【００３４】
判断部１４が、この判断を行うタイミングは問わない。例えば、判断部１４は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている複数の会計書類情報について、定期的にまたは不定期で、保管義務期間が経過したかどうかを判断してもよい。この場合には、複数の会計書類情報について、バッチ処理として保管義務期間に関する判断が行われることになる。また、判断部１４は、処理部１５が会計書類情報に対する処理を行う際に、その処理対象の会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを判断してもよい。この場合には、処理対象の会計書類情報についてのみ、リアルタイム処理として保管義務期間に関する判断が行われることになる。
【００３５】
処理部１５は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている会計書類情報に対する処理を行う。また、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断部１４によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断部１４によって判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う。その処理は、どのような処理であってもよい。また、その処理は、ユーザからの指示に応じて行われてもよく、ユーザからの指示なしに行われてもよい。
【００３６】
例えば、処理部１５は、会計書類情報を表示してもよい。その表示は、ローカルでの表示、すなわち会計書類情報管理装置１における表示であってもよく、通信回線５００を介した送信先（例えば、情報処理端末２）での表示であってもよい。後者の場合には、処理部１５が会計書類情報を表示するとは、その会計書類情報の表示に必要な情報を送信することであってもよい。会計書類情報の表示に必要な情報は、例えば、会計書類情報そのものであってもよく、または、会計書類情報を表示するための、マークアップ言語（例えば、ＨＴＭＬ等）で記述された情報であってもよい。後者の場合には、処理部１５は、会計書類情報から、そのマークアップ言語で記述された情報を生成してもよい。会計書類情報を表示する場合に、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断部１４によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断部１４によって判断された会計書類情報とを視覚的に区別可能に表示してもよい。その視覚的な区別は、例えば、色の区別であってもよく、濃度（濃淡）の区別であってもよく、形や図形の区別であってもよく、表示方法（例えば、点滅や回転の有無や、点滅の間隔、回転の向き・速さの違いなど）の区別であってもよく、その他の区別であってもよい。視覚的な区別が色の区別である場合には、処理部１５は、例えば、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を青色のウィンドウや枠で表示し、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報を赤色のウィンドウや枠で表示してもよい。また、視覚的な区別が濃度の区別である場合には、処理部１５は、例えば、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を灰色の文字や数字で表示し、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報を黒色の文字や数字で表示してもよい。視覚的な区別が形や図形の区別である場合には、処理部１５は、例えば、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を、図形を添付することなく表示し、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報を、「保管期間中」を示す図形を添付して表示してもよい。そのように、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報とが視覚的に区別可能に表示されることによって、会計書類情報を閲覧するユーザは、保管義務期間が経過しているかどうかを容易に把握することができるようになる。なお、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報とを視覚的に区別可能に表示する場合に、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報について、保管義務期間が経過していないことに関する注意喚起を行うような形態（例えば、赤色での表示や、「保管期間中」を示す図形を添付した表示等）で表示してもよい。
【００３７】
また、例えば、処理部１５は、会計書類情報の管理に関する処理を行ってもよい。管理に関する処理とは、例えば、会計書類情報の削除や、会計書類情報の保護であってもよい。会計書類情報の保護は、会計書類情報を削除から保護することであってもよい。会計書類情報の管理に関する処理を行う場合に、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断部１４によって判断された会計書類情報を削除するか、または、削除可能に管理し、保管義務期間が経過していないと判断部１４によって判断された会計書類情報は削除しないようにしてもよい。処理部１５が、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を削除する場合には、保管義務のない会計書類情報が会計書類情報記憶部１１で記憶されないようになるため、会計書類情報記憶部１１の記憶容量を保管義務期間の経過していない会計書類情報のために有効利用することができるようになる。また、会計書類情報を削除可能に管理するとは、削除指示が受け付けられた場合には、その会計書類情報を削除指示に応じて削除するが、削除指示が受け付けられない場合には、その会計書類情報を削除しないことであってもよい。また、会計書類情報を削除しないとは、結果として、その会計書類情報が削除されないように管理することであり、削除指示が受け付けられても、受け付けられなくても、その会計書類情報を削除しないことであってもよい。会計書類情報を削除しないとは、その会計書類情報を削除不可能に管理することであると考えてもよい。
【００３８】
また、例えば、処理部１５は、会計書類情報のデータ圧縮を行ってもよい。データ圧縮とは、情報量を保ったまま（可逆圧縮）、または、情報量を減らしながら（非可逆圧縮）、データ量を削減することである。データ圧縮を行う場合に、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断部１４によって判断された会計書類情報をデータ圧縮し、保管義務期間が経過していないと判断部１４によって判断された会計書類情報はデータ圧縮しなくてもよい。そのデータ圧縮を画像データである会計書類情報に対して行う場合には、処理部１５は、例えば、圧縮対象の画像データが、あらかじめ決められた要件（例えば、上記した解像度等の要件）を満たさなくなるほどデータ圧縮を行ってもよい。例えば、あらかじめ決められた要件が２００ｄｐｉ以上であることである場合に、一律に５０％の解像度となるようにデータ圧縮を行うとすると、２００ｄｐｉの画像データは、１００ｄｐｉの画像データに圧縮され、その要件を満たさなくなるが、６００ｄｐｉの画像データは、３００ｄｐｉの画像データに圧縮され、その要件を満たしていることになる。圧縮後にも要件を満たしている場合には、保管義務期間の経過した会計書類情報を過剰な品質で保管していることになるため、そのように一律に解像度を減らすデータ圧縮ではなく、画像データである会計書類情報についてあらかじめ決められた要件を満たさなくなるデータ圧縮を行うことが好適である。また、処理部１５は、画像データである会計書類情報についてのみ、データ圧縮を行ってもよい。例えば、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断された、画像データである会計書類情報をデータ圧縮し、保管義務期間が経過したと判断された、画像データではない会計書類情報、及び保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報はデータ圧縮しなくてもよい。文字列のコードで記述された会計書類情報は、画像データと比較してデータ量が少なく、またデータ圧縮を行っても、その圧縮によって削減されるデータの程度が画像データと比較して少ないからである。また、例えば、処理部１５が会計書類情報の表示も行う場合には、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断部１４によって判断された会計書類情報については表示のみを行ってもよい。その場合には、データ圧縮は、表示用の解像度（例えば、７２ｄｐｉ等）となるように画像データを変換することであってもよい。なお、処理部１５が会計書類情報の表示のみを行うとは、会計書類情報をユーザに提示または渡す方法として、表示のみを行うことであると考えてもよい。表示以外の方法によって会計書類情報をユーザに提示または渡す方法としては、例えば、印刷や送信、データの書き出し（例えば、ＵＳＢメモリへの書き出しなど）等がある。処理部１５が、保管義務期間が経過している会計書類情報の表示のみを行う場合には、その表示対象の会計書類情報については、データの書き出しや、データの送信等を行うことができなくてもよい。また、画像データである会計書類情報についてのみ、データ圧縮が行われる場合であっても、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報については、データ圧縮の有無に関わらず、表示のみを行ってもよい。
【００３９】
また、処理部１５は、ユーザが情報処理端末２を操作して入力した指示、例えば、会計書類情報の閲覧、変更等に関する指示に応じた処理を行ってもよい。具体的には、処理部１５は、その指示に応じて会計書類情報を情報処理端末２に送信したり、会計書類情報が情報処理端末２で表示されるようにしたりしてもよい。
なお、処理部１５が、通信回線５００を介した通信を伴う処理（例えば、送信先における会計書類情報の表示等）を行う場合には、処理部１５は、通信部１６を介して情報の送受信を行ってもよい。
【００４０】
通信部１６は、送信先に情報を送信し、送信された情報を受信するものである。その情報の送受信は、処理部１５による処理のために行われてもよく、その他の目的のために行われてもよい。なお、通信部１６は、通信を行うための有線または無線の通信デバイス（例えば、モデムやネットワークカードなど）を含んでもよく、または含まなくてもよい。また、通信部１６は、ハードウェアによって実現されてもよく、または通信デバイスを駆動するドライバ等のソフトウェアによって実現されてもよい。
【００４１】
次に、会計書類情報管理装置１の動作について図２のフローチャートを用いて説明する。なお、図２のフローチャートでは、バッチ処理として保管義務期間に関する判断が行われる場合について示している。また、図２のフローチャートにおいて、保管義務期間は、年数によって示されるものとする。
【００４２】
（ステップＳ１０１）判断部１４は、保管義務期間に関する判断処理を行うかどうか判断する。そして、判断処理を行う場合には、ステップＳ１０２に進み、そうでない場合には、判断処理を行うと判断するまで、ステップＳ１０１の処理を繰り返す。なお、判断部１４は、例えば、判断処理を行うと１か月に１回判断してもよく、判断処理を行うとその他のタイミングで判断してもよい。
【００４３】
（ステップＳ１０２）判断部１４は、判断対象の会計書類情報に対応する保管義務期間の年数を特定する。具体的には、判断部１４は、判断対象の会計書類情報に対応した種類識別子を特定し、その種類識別子に対応付けられている保管義務期間を特定してもよい。
【００４４】
（ステップＳ１０３）判断部１４は、判断対象の会計書類情報に関して、ステップＳ１０２で特定した保管義務期間のカレンダー上（暦上）での最終日を特定する。具体的には、判断部１４は、判断対象の会計書類情報に対応した種類識別子に対応付けられている起算日情報によって示される起算日を特定し、その特定した起算日を第一日とする保管義務期間の最終日を特定してもよい。その起算日の特定や、保管義務期間の最終日の特定のために、判断部１４は、会計年度情報記憶部１３で記憶されている会計年度情報を用いてもよい。
【００４５】
（ステップＳ１０４）判断部１４は、図示しないカレンダー部から現在の年月日を取得し、その現在の年月日と、ステップＳ１０３で特定した保管義務期間の最終日とを比較することによって、保管義務期間が経過したかどうかを判断する。そして、保管義務期間が経過した場合には、ステップＳ１０５に進み、そうでない場合には、ステップＳ１０６に進む。
【００４６】
（ステップＳ１０５）処理部１５は、判断部１４によって保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報について、保管義務期間の経過した書類に対する処理を行う。その処理は、例えば、会計書類情報を削除する処理であってもよく、会計書類情報を削除可能に管理する処理であってもよく、会計書類情報をデータ圧縮する処理であってもよい。
【００４７】
（ステップＳ１０６）判断部１４は、次の判断対象の会計書類情報が存在するかどうか判断する。そして、次の判断対象の会計書類情報が存在する場合には、ステップＳ１０２に戻り、そうでない場合、すなわち、すべての会計書類情報について判断が終了した場合には、ステップＳ１０１に戻る。なお、ステップＳ１０２に戻った場合には、まだ判断のなされていない会計書類情報について、ステップＳ１０２以降の処理が行われるものとする。
【００４８】
なお、図２のフローチャートにおいて、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報については、その判断結果が分かるように管理し、それ以降の判断処理における判断対象としないようにしてもよい。通常、保管義務期間が経過したと一度判断された会計書類情報に関する判断結果が変わることはないからである。
【００４９】
また、図２のフローチャートでは、上記のように、バッチ処理として保管義務期間に関する判断が行われる場合について説明したが、リアルタイム処理として保管義務期間に関する判断が行われる場合には、判断対象の会計書類情報について、ステップＳ１０２〜Ｓ１０４に関する処理を行い、そのステップＳ１０４における判断結果に応じた処理を行うようにしてもよい。
【００５０】
また、処理部１５が、情報処理端末２から送信された指示に応じた処理を行う場合には、図２のフローチャートで示される処理とは別に、処理部１５がその指示に応じた処理を行ってもよい。
また、図２のフローチャートにおける処理の順序は一例であり、同様の結果を得られるのであれば、各ステップの順序を変更してもよい。また、図２のフローチャートにおいて、電源オフや処理終了の割り込みにより処理は終了する。
【００５１】
次に、本実施の形態による会計書類情報管理装置１の動作について、具体例を用いて説明する。
この具体例において、会計書類情報記憶部１１では、複数の会計書類情報が記憶されているものとする。また、この具体例において、保管義務期間記憶部１２では、図３で示されるように、種類識別子と、起算日情報と、保管義務期間とが対応付けられて記憶されているものとする。例えば、種類識別子「証憑書類」によって識別される種類の会計書類情報の保管義務期間は７年であり、また、その会計書類情報の保管義務期間の起算日は、その会計書類情報に対応する会計年度（すなわち、その会計書類情報に対応付けられている年月日の属する会計年度）の末日の翌日から２か月を経過した日となることが示されている。保管義務期間は、例えば、各種の法律によって定められるものである。例えば、法人税法によって、証憑書類の保管義務期間は７年と定められており、また、帳簿の保管義務期間は１０年と定められている。また、消費税法によって、受領した証憑書類の保管義務期間は７年と定めされており、帳簿の保管義務期間は１０年と定められている。また、会社法によって、帳簿の保管義務期間は１０年と定められており、計算書類の保管義務期間は１０年と定められている。そのように、各種の法律によって定められている保管義務期間のうち、最も長い期間が保管義務期間記憶部１２に設定されているものとする。
【００５２】
また、この具体例において、図４で示される、種類識別子と、会計書類の名称とを対応付ける対応情報が、会計書類情報記憶部１１で記憶されているものとする。図４において、会計書類の名称「領収書」、「請求書」、「納品書」等が種類識別子「証憑書類」に対応付けられていることにより、会計書類「領収書」、「請求書」、「納品書」等に対応する会計書類情報の種類識別子が「証憑書類」であることが示されている。
【００５３】
また、この具体例では、種類識別子「証憑書類」で識別される会計書類情報については、帳簿の情報である会計書類情報において、その種類識別子「証憑書類」で識別される会計書類情報に紐付けられている年月日が判断処理に用いられるものとする。また、種類識別子「帳簿」で識別される会計書類情報については、その会計書類情報に含まれる任意の年月日が判断処理に用いられるものとする。また、種類識別子「計算書類」で識別される会計書類情報については、その会計書類情報に含まれる作成日の年月日が判断処理に用いられるものとする。
【００５４】
また、この具体例では、会計年度情報記憶部１３において、決算日「４月３０日」が記憶されているものとする。また、この具体例では、毎月１日の午前２時に、保管義務期間が経過したかどうかに関する判断処理を行うものとする。また、この具体例では、保管義務期間の経過した会計書類情報を削除し、保管義務期間の経過していない会計書類情報を削除しないものとする。
【００５５】
図５，図６は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている領収書と納品書との会計書類情報の一例を示す図である。図５で示される領収書の会計書類情報は、ファイル名が「領収書００１．ｐｄｆ」であり、画像データであるとする。また、図６で示される納品書の会計書類情報は、ファイル名が「納品書００１．ｐｄｆ」であり、画像データであるとする。この具体例では、会計書類情報のファイル名の先頭に、会計書類の名称、例えば、「領収書」、「納品書」等が含まれているものとする。
【００５６】
まず、２０１７年７月１日の午前２時になると、判断部１４は、保管義務期間に関する判断処理を行うと判断する（ステップＳ１０１）。そして、判断部１４は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている１個目の会計書類情報である図５の会計書類情報を読み出し、その会計書類情報のファイル名「領収書００１．ｐｄｆ」から、会計書類の名称「領収書」を取得する。また、判断部１４は、図４で示される情報を参照し、会計書類の名称「領収書」に対応する種類識別子「証憑書類」を特定する。次に、判断部１４は、図３で示される情報を参照し、特定した種類識別子「証憑書類」に対応する起算日情報「対応する会計年度の末日の翌日から２か月を経過した日」と、保管義務期間「７年」とを読み出す（ステップＳ１０２）。また、判断部１４は、特定した種類識別子「証憑書類」に対応する取得方法によって、１個目の会計書類情報に対応付けられている年月日を取得する。すなわち、判断部１４は、会計書類情報記憶部１１で記憶されている、帳簿の情報である会計書類情報を参照し、その帳簿の情報である会計書類情報において１個目の会計書類情報に対応付けられている年月日「２０１７年６月２０日」を取得する。その年月日を用いて、判断部１４は、起算日を特定する。具体的には、１個目の会計書類情報に対応する年月日「２０１７年６月２０日」と、会計年度情報記憶部１３で記憶されている会計年度情報「４月３０日」と、起算日情報「対応する会計年度の末日の翌日から２か月を経過した日」とを用いることによって、判断部１４は、１個目の会計書類情報に対応する会計年度の末日である２０１８年４月３０日を特定し、その翌日である２０１８年５月１日から２か月を経過した起算日「２０１８年７月１日」を特定する。また、判断部１４は、その起算日を第一日とする保管義務期間「７年」の最終日「２０２５年６月３０日」を特定する（ステップＳ１０３）。そして、判断部１４は、図示しないカレンダー部から現在の年月日である２０１７年７月１日を取得し、その現在の年月日が保管義務期間の最終日より前であるため、保管義務期間が経過していないと判断する（ステップＳ１０４）。したがって、その１個目の会計書類情報は、削除されないことになる。
【００５７】
次に、判断部１４は、２個目の会計書類情報である図６の会計書類情報を読み出し、１個目の会計書類情報と同様にして、会計書類の名称「納品書」を取得し、その名称に対応する種類識別子「証憑書類」を特定し、また、その種類識別子に対応する起算日情報や保管義務期間を読み出す（ステップＳ１０６，Ｓ１０２）。また、判断部１４は、２個目の会計書類情報に対応付けられている年月日「２０１０年３月１５日」を、会計書類情報記憶部１１で記憶されている会計書類情報から取得する。その年月日と、会計年度情報と、起算日情報とを用いて、判断部１４は、起算日「２０１０年７月１日」を特定し、その起算日を第一日とする保管義務期間「７年」の最終日「２０１７年６月３０日」を特定する（ステップＳ１０３）。そして、判断部１４は、現在の年月日「２０１７年７月１日」が保管義務期間の最終日より後であるため、保管義務期間が経過していると判断し（ステップＳ１０４）、その旨を処理部１５に渡す。すると、処理部１５は、その２個目の会計書類情報「納品書００１．ｐｄｆ」を会計書類情報記憶部１１から削除する（ステップＳ１０５）。このようにして、各会計書類情報に関する判断や処理が順次、行われることになる。
【００５８】
ここで、判断対象の会計書類情報に対応する種類識別子が「帳簿」である場合について簡単に説明する。その場合には、判断部１４は、判断対象の会計書類情報に含まれる取引の年月日を取得する。その年月日は、任意の取引に対応するものであってもよい。例えば、その年月日が「２０１７年４月２０日」である場合には、判断部１４は、その年月日を用いて起算日を特定する。具体的には、種類識別子「帳簿」に対応する起算日情報は、「対応する会計年度の末日の翌日」であるため、「２０１７年４月２０日」の属する会計年度の末日の翌日である２０１７年５月１日が起算日として特定される。その後の判断処理は、証憑書類と同様であり、その説明を省略する。
【００５９】
次に、判断対象の会計書類情報に対応する種類識別子が「計算書類」である場合について簡単に説明する。その場合には、判断部１４は、判断対象の会計書類情報に含まれる作成日を取得する。そして、その作成日が起算日となる。その後の判断処理は、証憑書類と同様であり、その説明を省略する。なお、この計算書類の情報である会計書類情報に関する判断においては、会計年度情報は用いられないことになる。
【００６０】
また、この具体例では、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を削除する場合について説明したが、そうでなくてもよい。例えば、処理部１５は、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報とを視覚的に区別可能に表示してもよい。その場合には、処理部１５は、例えば、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報を、図７で示されるように、ウィンドウのタイトルバー１０１が赤色となるように情報処理端末２において表示してもよい。なお、ウィンドウのタイトルバーの通常の色は、赤色以外で表示されるものとする。また、処理部１５は、例えば、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報を、図８で示されるように、ウィンドウのタイトルバー１０２が通常の色（例えば、青色など）となるように情報処理端末２において表示してもよい。このようにすることで、情報処理端末２において会計書類情報を閲覧しているユーザは、閲覧対象の会計書類情報の保管義務期間が経過しているのかどうかを容易に把握することができるようになる。
【００６１】
この具体例において、３つの種類の会計書類情報について、起算日や保管義務期間を具体的に説明したが、それらの起算日や保管義務期間は、法改正等によって変更されうるものである。なお、そのように変更された場合であっても、図３で示される対応関係と同様の情報を用いることによって、各会計書類情報の保管義務期間の最終日を特定することができ、保管義務期間が経過したかどうかを判断することができる。
【００６２】
以上のように、本実施の形態による会計書類情報管理装置１によれば、証憑書類や帳簿などのように、保管義務期間が会計年度によって決められている会計書類情報、すなわち保管義務期間の最終日を特定するために会計年度を用いる必要のある会計書類情報について、保管義務期間が経過したかどうかを判断することができる。また、その判断結果に応じて、処理部１５が行う処理が異なるようにすることができる。具体的には、処理部１５が、保管義務期間が経過しているかどうかに応じて視覚的に区別可能に表示した場合には、会計書類情報を閲覧しているユーザは、閲覧対象の会計書類情報の保管義務期間が経過しているかどうかを容易に把握することができるようになる。そのため、例えば、保管義務期間の経過していない会計書類情報を誤って削除するような事態を防止することができる。また、処理部１５が、保管義務期間が経過した会計書類情報を削除するか、または、削除可能に管理し、保管義務期間が経過していない会計書類情報を削除しない場合には、保管義務のある会計書類情報を適切に保管することができるようになる。一方、保管義務のない会計書類情報については削除したり、削除可能としたりすることによって、会計書類情報記憶部１１の記憶容量を、保管義務期間の経過していない会計書類情報のために有効利用することができるようになる。また、処理部１５が、保管義務期間の経過した会計書類情報をデータ圧縮し、保管義務期間の経過していない会計書類情報をデータ圧縮しない場合には、そのデータ圧縮によって、保管義務のない会計書類情報のために用いられる記憶容量を削減することができ、会計書類情報記憶部１１の記憶容量を、保管義務期間の経過していない会計書類情報のために有効利用することができるようになる。一方、保管義務のない会計書類情報もデータ圧縮された状態で保存されているため、例えば、過去の情報を参照したいような場合に、その会計書類情報を参照することができるようになる。このように、保管義務のない会計書類情報をデータ圧縮して保存することによって、記憶容量の確保と、過去の会計書類情報を参照できるようにすることとを両立することができるようになる。また、データ圧縮された会計書類情報は、印刷するとデータ圧縮していることが分かるが、表示であれば、通常、データ圧縮していることが分かり難いことになる。したがって、保管義務期間が経過してデータ圧縮された会計書類情報については、表示のみを行うようにすることにより、データ圧縮していることについて、ユーザに違和感を与えないで、会計書類情報をユーザに提示することができるようになる。
【００６３】
なお、本実施の形態では、保管義務期間が経過したと判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断された会計書類情報とについて、処理部１５が、表示の処理や、削除の処理、データ圧縮の処理等に関して異なる処理を行う場合について説明したが、処理部１５は、両会計書類情報について、それら以外の異なる処理を行ってもよい。
【００６４】
また、本実施の形態では、保管義務期間記憶部１２において、種類識別子と、起算日情報と、保管義務期間とが対応付けられている場合について主に説明したが、そうでなくてもよい。例えば、種類識別子によって識別される各種類の会計書類情報について、同じ起算日が用いられる場合には、種類識別子に起算日情報が対応付けられていなくてもよい。また、例えば、種類識別子によって識別される各種類の会計書類情報について、同じ保管義務期間が設定されている場合には、種類識別子に保管義務期間が対応付けられていなくてもよい。すべての会計書類情報について起算日と保管義務期間とが同じである場合には、例えば、保管義務期間記憶部１２において、１個の保管義務期間のみが記憶されていてもよい。
【００６５】
また、上記実施の形態では、会計書類情報管理装置１がサーバ・クライアントシステムにおけるサーバ装置である場合について説明したが、会計書類情報管理装置１は、スタンドアロンの装置であってもよい。その場合には、会計書類情報管理装置１は、通信部１６を備えていなくてもよい。また、スタンドアロンの装置である会計書類情報管理装置１は、例えば、ユーザからの入力を受け付ける受付部や、ユーザに情報を表示する表示部等を備えていてもよい。
【００６６】
また、上記実施の形態において、各処理または各機能は、単一の装置または単一のシステムによって集中処理されることによって実現されてもよく、または、複数の装置または複数のシステムによって分散処理されることによって実現されてもよい。
【００６７】
また、上記実施の形態において、各構成要素間で行われる情報の受け渡しは、例えば、その情報の受け渡しを行う２個の構成要素が物理的に異なるものである場合には、一方の構成要素による情報の出力と、他方の構成要素による情報の受け付けとによって行われてもよく、または、その情報の受け渡しを行う２個の構成要素が物理的に同じものである場合には、一方の構成要素に対応する処理のフェーズから、他方の構成要素に対応する処理のフェーズに移ることによって行われてもよい。
【００６８】
また、上記実施の形態において、各構成要素が実行する処理に関係する情報、例えば、各構成要素が受け付けたり、取得したり、選択したり、生成したり、送信したり、受信したりした情報や、各構成要素が処理で用いる閾値や数式、アドレス等の情報等は、上記説明で明記していなくても、図示しない記録媒体において、一時的に、または長期にわたって保持されていてもよい。また、その図示しない記録媒体への情報の蓄積を、各構成要素、または、図示しない蓄積部が行ってもよい。また、その図示しない記録媒体からの情報の読み出しを、各構成要素、または、図示しない読み出し部が行ってもよい。
【００６９】
また、上記実施の形態において、各構成要素等で用いられる情報、例えば、各構成要素が処理で用いる閾値やアドレス、各種の設定値等の情報がユーザによって変更されてもよい場合には、上記説明で明記していなくても、ユーザが適宜、それらの情報を変更できるようにしてもよく、または、そうでなくてもよい。それらの情報をユーザが変更可能な場合には、その変更は、例えば、ユーザからの変更指示を受け付ける図示しない受付部と、その変更指示に応じて情報を変更する図示しない変更部とによって実現されてもよい。その図示しない受付部による変更指示の受け付けは、例えば、入力デバイスからの受け付けでもよく、通信回線を介して送信された情報の受信でもよく、所定の記録媒体から読み出された情報の受け付けでもよい。
【００７０】
また、上記実施の形態において、会計書類情報管理装置１に含まれる２以上の構成要素が通信デバイスや入力デバイス等を有する場合に、２以上の構成要素が物理的に単一のデバイスを有してもよく、または、別々のデバイスを有してもよい。
【００７１】
また、上記実施の形態において、各構成要素は専用のハードウェアにより構成されてもよく、または、ソフトウェアにより実現可能な構成要素については、プログラムを実行することによって実現されてもよい。例えば、ハードディスクや半導体メモリ等の記録媒体に記録されたソフトウェア・プログラムをＣＰＵ等のプログラム実行部が読み出して実行することによって、各構成要素が実現され得る。その実行時に、プログラム実行部は、記憶部や記録媒体にアクセスしながらプログラムを実行してもよい。なお、上記実施の形態における会計書類情報管理装置１を実現するソフトウェアは、以下のようなプログラムである。つまり、このプログラムは、会計に関する書類の情報であり、年月日が対応付けられた書類の情報である複数の会計書類情報が記憶される会計書類情報記憶部と、会計書類情報の保管義務期間が記憶される保管義務期間記憶部と、会計年度の区切りを示す会計年度情報が記憶される会計年度情報記憶部とにアクセス可能なコンピュータを、会計書類情報記憶部で記憶されている会計書類情報に関して、会計書類情報の保管義務期間が経過したかどうかを、会計書類情報に対応付けられている年月日を用いて、会計年度情報に応じた会計年度によって判断する判断部、会計書類情報に対する処理を行う処理部として機能させ、処理部は、保管義務期間が経過したと判断部によって判断された会計書類情報と、保管義務期間が経過していないと判断部によって判断された会計書類情報とについて異なる処理を行う、プログラムである。
【００７２】
なお、上記プログラムにおいて、上記プログラムが実現する機能には、ハードウェアでしか実現できない機能は含まれない。例えば、情報を取得する取得部や、情報を出力する出力部、情報を送受信する通信部などにおけるモデムやインターフェースカードなどのハードウェアでしか実現できない機能は、上記プログラムが実現する機能には少なくとも含まれない。
【００７３】
また、このプログラムは、サーバなどからダウンロードされることによって実行されてもよく、所定の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭなどの光ディスクや磁気ディスク、半導体メモリなど）に記録されたプログラムが読み出されることによって実行されてもよい。また、このプログラムは、プログラムプロダクトを構成するプログラムとして用いられてもよい。
【００７４】
また、このプログラムを実行するコンピュータは、単数であってもよく、複数であってもよい。すなわち、集中処理を行ってもよく、または分散処理を行ってもよい。
【００７５】
図９は、上記プログラムを実行して、上記実施の形態による会計書類情報管理装置１を実現するコンピュータの外観の一例を示す模式図である。上記実施の形態は、コンピュータハードウェア及びその上で実行されるコンピュータプログラムによって実現されうる。
【００７６】
図９において、コンピュータシステム９００は、ＣＤ−ＲＯＭドライブ９０５を含むコンピュータ９０１と、キーボード９０２と、マウス９０３と、モニタ９０４とを備える。
【００７７】
図１０は、コンピュータシステム９００の内部構成を示す図である。図１０において、コンピュータ９０１は、ＣＤ−ＲＯＭドライブ９０５に加えて、ＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）９１１と、ブートアッププログラム等のプログラムを記憶するためのＲＯＭ９１２と、ＭＰＵ９１１に接続され、アプリケーションプログラムの命令を一時的に記憶すると共に、一時記憶空間を提供するＲＡＭ９１３と、アプリケーションプログラム、システムプログラム、及びデータを記憶するハードディスク９１４と、ＭＰＵ９１１、ＲＯＭ９１２等を相互に接続するバス９１５とを備える。なお、コンピュータ９０１は、ＬＡＮやＷＡＮ等への接続を提供する図示しないネットワークカードを含んでいてもよい。
【００７８】
コンピュータシステム９００に、上記実施の形態による会計書類情報管理装置１の機能を実行させるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ９２１に記憶されて、ＣＤ−ＲＯＭドライブ９０５に挿入され、ハードディスク９１４に転送されてもよい。これに代えて、そのプログラムは、図示しないネットワークを介してコンピュータ９０１に送信され、ハードディスク９１４に記憶されてもよい。プログラムは実行の際にＲＡＭ９１３にロードされる。なお、プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ９２１、またはネットワークから直接、ロードされてもよい。また、ＣＤ−ＲＯＭ９２１に代えて他の記録媒体（例えば、ＤＶＤ等）を介して、プログラムがコンピュータシステム９００に読み込まれてもよい。
【００７９】
プログラムは、コンピュータ９０１に、上記実施の形態による会計書類情報管理装置１の機能を実行させるオペレーティングシステム（ＯＳ）、またはサードパーティプログラム等を必ずしも含んでいなくてもよい。プログラムは、制御された態様で適切な機能やモジュールを呼び出し、所望の結果が得られるようにする命令の部分のみを含んでいてもよい。コンピュータシステム９００がどのように動作するのかについては周知であり、詳細な説明は省略する。
【００８０】
また、本発明は、以上の実施の形態に限定されることなく、種々の変更が可能であり、それらも本発明の範囲内に包含されるものであることは言うまでもない。
【産業上の利用可能性】
【００８１】
以上より、本発明による会計書類情報管理装置等によれば、保管義務期間が会計年度によって決められている会計書類情報について、保管義務期間が経過したかどうかを会計年度によって判断することができるという効果が得られ、会計書類情報を管理する装置等として有用である。
【符号の説明】
【００８２】
１  会計書類情報管理装置
１１  会計書類情報記憶部
１２  保管義務期間記憶部
１３  会計年度情報記憶部
１４  判断部
１５  処理部
１６  通信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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