(57)【要約】【課題】  業務の生産性向上を支援する業務管理装置を提供する【解決手段】  業務管理装置は、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付部と、前記計画受付部により業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成部とを有する。また、前記業務計画ファイルには、成果物として登録すべき成果ファイルを定義する定義情報が含まれており、前記フォルダ生成部により生成された業務フォルダに前記成果ファイルが登録されたことを条件として、この業務のフォルダについてフォルダ整理処理を開始するフォルダ整理部をさらに有する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付部と、
前記計画受付部により業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成部と
を有する業務管理装置。
【請求項２】
前記業務計画ファイルには、成果物として登録すべき成果ファイルを定義する定義情報が含まれており、
前記フォルダ生成部により生成された業務フォルダに前記成果ファイルが登録されたことを条件として、この業務のフォルダについてフォルダ整理処理を開始するフォルダ整理部
をさらに有する請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項３】
前記フォルダ整理部は、前記業務フォルダから、既定の管理ルールに従って文書ファイルを管理する文書管理システムに、前記成果ファイルを移動させたことを条件として、前記業務フォルダ内のサブフォルダの一部を削除し、
前記文書管理システムに登録された成果ファイルへのリンクファイルを、前記業務フォルダに登録するリンクファイル登録部
をさらに有する請求項２に記載の業務管理装置。
【請求項４】
前記フォルダ整理部は、業務が完了したことを承認するためのワークフローシステムにおいて、業務完了が承認されたことをさらなる条件として、業務フォルダ内のサブフォルダの一部を削除する
請求項３に記載の業務管理装置。
【請求項５】
前記業務計画ファイルには、成果物として登録すべき成果ファイルと、業務遂行の途中で登録すべき中間ファイルとを定義する定義情報が含まれており、
前記フォルダ整理部は、前記成果ファイル及び前記中間ファイルが前記業務フォルダに登録されたことを条件として、業務フォルダの整理を開始する
請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項６】
前記フォルダ生成部は、業務計画を承認するためのワークフローシステムにおいて、前記業務計画ファイルが承認されたことをさらなる条件として、前記業務フォルダを生成する
請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項７】
ユーザにより指定された業務の種類に応じて、成果物の種類を提示する計画支援部
をさらに有する請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項８】
登録された業務計画ファイルに基づいて、前記フォルダ生成部により生成された業務フォルダ内のデータファイルの保存期間を設定する保存期間設定部
をさらに有する請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項９】
前記業務計画ファイルには、業務のスケジュールを示す情報が含まれており、
前記業務計画ファイルに含まれているスケジュールに従って、成果ファイルの登録を促す進捗管理部
をさらに有する請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項１０】
登録された業務計画ファイルを索引に関連付けて格納する計画データベースと、
前記計画データベースから、ユーザが入力した索引に対応する業務計画ファイルを検索して提供する計画提供部と
をさらに有する請求項１に記載の業務管理装置。
【請求項１１】
コンピュータが、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付ステップと、
コンピュータが、前記計画受付ステップにより業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成ステップと
を有する業務管理方法。
【請求項１２】
業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付ステップと、
前記計画受付ステップにより業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成ステップと
をコンピュータに実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、業務管理装置、業務管理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、特許文献１には、プロジェクトの遂行時に作成される成果物を管理する文書管理データベースと、プロジェクトの進捗状況を管理するプロジェクト情報管理データベースを備え、プロジェクトの計画時に、プロジェクトの各工程で作成すべき成果物の空の実体を前記文書管理データベースへ登録し、この登録した空の実体へのリンク情報を前記プロジェクト情報管理データベースへ前記工程と関連付けて登録するようにして、各工程で作成すべき文書群を標準化するとともに、プロジェクトを実施中にはどのような文書が作成され、その進行状態がどのようになっているかを担当者および閲覧者が把握することができるプロジェクト管理システムが開示されている。
【０００３】
また、特許文献２には、特定のプロジェクトなどの成果物としての文書ファイルを一括保管する指定フォルダの配下に、如何なる文書ファイルが保管されるべきかを規定文書名として記憶させ、クライアントからユーザの操作により、文書ファイルの保管状況を確認するための指定フォルダを受け付け、規定文書名と保管されている文書ファイルの名称を比較することにより、保管されている文書とされていない文書を、ユーザに識別可能な形式で保管文書状況確認ファイルに出力させる文書管理サーバが開示されている。
また、特許文献３には、企業のファイルサーバ中の文書数増加を軽減するファイルサーバ運用支援技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−１０８７３５
【特許文献２】特開２０１４−２３５５００
【特許文献３】特開２０１０−２３７７２５
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
業務の生産性向上を支援する業務管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る業務管理装置は、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付部と、前記計画受付部により業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成部とを有する。
【０００７】
好適には、前記業務計画ファイルには、成果物として登録すべき成果ファイルを定義する定義情報が含まれており、前記フォルダ生成部により生成された業務フォルダに前記成果ファイルが登録されたことを条件として、この業務のフォルダについてフォルダ整理処理を開始するフォルダ整理部をさらに有する。
【０００８】
好適には、前記フォルダ整理部は、前記業務フォルダから、既定の管理ルールに従って文書ファイルを管理する文書管理システムに、前記成果ファイルを移動させたことを条件として、前記業務フォルダ内のサブフォルダの一部を削除し、前記文書管理システムに登録された成果ファイルへのリンクファイルを、前記業務フォルダに登録するリンクファイル登録部をさらに有する。
【０００９】
好適には、前記フォルダ整理部は、業務が完了したことを承認するためのワークフローシステムにおいて、業務完了が承認されたことをさらなる条件として、業務フォルダ内のサブフォルダの一部を削除する。
【００１０】
好適には、前記業務計画ファイルには、成果物として登録すべき成果ファイルと、業務遂行の途中で登録すべき中間ファイルとを定義する定義情報が含まれており、前記フォルダ整理部は、前記成果ファイル及び前記中間ファイルが前記業務フォルダに登録されたことを条件として、業務フォルダの整理を開始する。
【００１１】
好適には、前記フォルダ生成部は、業務計画を承認するためのワークフローシステムにおいて、前記業務計画ファイルが承認されたことをさらなる条件として、前記業務フォルダを生成する。
【００１２】
好適には、ユーザにより指定された業務の種類に応じて、成果物の種類を提示する計画支援部をさらに有する。
【００１３】
好適には、登録された業務計画ファイルに基づいて、前記フォルダ生成部により生成された業務フォルダ内のデータファイルの保存期間を設定する保存期間設定部をさらに有する。
【００１４】
好適には、前記業務計画ファイルには、業務のスケジュールを示す情報が含まれており、前記業務計画ファイルに含まれているスケジュールに従って、成果ファイルの登録を促す進捗管理部をさらに有する。
【００１５】
好適には、登録された業務計画ファイルを索引に関連付けて格納する計画データベースと、前記計画データベースから、ユーザが入力した索引に対応する業務計画ファイルを検索して提供する計画提供部とをさらに有する。
【００１６】
また、本発明に係る業務管理方法は、コンピュータが、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付ステップと、コンピュータが、前記計画受付ステップにより業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成ステップとを有する。
【００１７】
また、本発明に係るプログラムは、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける計画受付ステップと、前記計画受付ステップにより業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、前記業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成するフォルダ生成ステップとをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１８】
業務の生産性向上を支援することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】業務の生産性と、成果物又はゴールとの関係を説明する図である。
【図２】業務生産性向上システム１の全体構成を例示する図である。
【図３】業務生産性向上システム１におけるデータや処理の流れを概観する図である。
【図４】業務管理装置３のハードウェア構成を例示する図である。
【図５】業務管理装置３の機能構成を例示する図である。
【図６】業務生産性向上システム１における計画作成処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
【図７】業務生産性向上システム１における計画変更処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
【図８】業務生産性向上システム１における成果物保存処理（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。
【図９】業務生産性向上システム１における進捗管理処理（Ｓ４０）を説明するフローチャートである。
【図１０】業務生産性向上システム１における不要ファイル通知処理（Ｓ５０）を説明するフローチャートである。
【図１１】業務生産性向上システム１における業務完了処理（Ｓ６０）を説明するフローチャートである。
【図１２】業務管理ポータルの画面を例示する図である。
【図１３】計画作成処理における入力画面を例示する図である。
【図１４】業務の種類等に関連付けて、業務の成果物と、業務に関するデータファイルの保存年限と、業務のゴールの状態とが登録されたテーブルを例示する図である。
【図１５】業務計画情報メインテーブル及び業務計画情報サブテーブルを例示する図である。
【図１６】業務フォルダのフォルダ名を付与するルールを例示する図である。
【図１７】計画変更処理における入力画面を例示する図である。
【図１８】業務情報ＤＢ２６０に登録される履歴情報を例示する図である。
【図１９】文書種類等に関連付けて保存年限が登録された保存年限テーブルを例示する図である。
【図２０】業務フォルダのフォルダ構成を例示する図である。
【図２１】成果物保存処理における画面遷移を例示する図である。
【図２２】業務完了処理における画面遷移を例示する図である。
【図２３】業務完了前後のフォルダ構成を例示する図である。
【図２４】成果物保存処理における入力画面を例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
［背景］
本発明がなされた背景を説明する。
働き方改革によるホワイトカラーの生産性向上が提唱されはじめ、ホワイトカラーの業務成果である「文書」や「データ（文書以外の動画、写真、プログラムなど）」は、適切に管理ができることが求められている。
しかし、多くの会社では共有ファイルサーバにフォルダを作成して「文書」や 「データ」を保存している。共有ファイルサーバには、作りかけて止めた文書やデータも多数溜まりがちで、レコードマネジメントの観点では、このような共有ファイルサーバで文書やデータを置くことは保存行為（公式文書化）ではなく、仕掛状態のままであると認識される。
企業の資産であるこの成果物を正しく保存し、共有・流用することで十分に生産性向上を図ることができると考えるが、ファイルサーバのセキュリティ問題や、フォルダ作成階層の自由な作成容認（ルール無し）、ファイル名検索の低い利便性などから、共有・流用は実施されていない状況である。
このことから、成果物（文書とデータ）を、以下のようにできる仕組みが求められている。
（１）文書管理システムに保存
（２）フォルダ作成時に成果物を定義し、不要な文書やデータを取り除く
（３）成果物（文書やデータ）を容易に共有・流用
フォルダ作成は、業務を計画（成果物を明確化）することであり、これにより働き方を変えていくことも可能となると思われる。
【００２１】
すなわち、図１に示すように、「Ｂさん」のように、業務の成果物が不明確であったり、中間点が定義されていないと、手戻り等が発生して、業務のゴールに到達するまでに時間がかかってしまう。一方、「Ａさん」のように、業務開始時から、成果物を明確に定義し、かつ、成果物を得るためのやり方を決めることができれば、業務のゴールにより早く到達でき、高い生産性が期待できる。
【００２２】
そこで、本実施形態の業務生産性向上システム１では、業務開始時に、業務の成果物が定義された業務計画書（業務計画ファイル）を作成させ、業務計画ファイルが登録されたことを条件として、この業務の遂行に用いる業務フォルダの生成を許可する。これにより、成果物やゴールを明確に定義してから、業務が開始されることが期待できる。
また、業務計画書の作成時には、その業務の種類や分類、区分と言ったものから、以前に行った業務を探し出し、今回行う業務に近いものを参考にして計画を立てることができる。換言すると、他の業務の進め方を真似ることである。すなわち、業務の種類や分類、区分を決めることで、過去に実施した業務の進め方の履歴を提供する。この履歴を基に成果物や業務のゴール状態に関して詳細内容（時期、内容、状態、など）を決めて行き、業務の進め方も決めていく。ゴールの状態としては、単に成果物を保存することができているだけではなく、業務完了の条件に報告会の開催や振返り会と言った文書以外の内容も設定できる。
業務計画書は、最終的には業務完了時に振返りを行い、必要事項（業務をどのように進めてきたか、業務の勘所など）を記載することで報告書として保存するため、次回以降の業務を行う人が参照できるようにしている。これにより、新しく始める業務でも徐々に進め方が確立（成長）されていく。
業務を開始する際、組織として実施するための業務計画の立案を支援する。この仕組みに必要な情報を保有するためのフォルダ構成や業務の成果物、ゴールの状態など、必要な項目や条件を選択することで自動的に業務計画書を生成できる。自動生成された業務計画書に則って業務を行うことで、業務が効率的に進められる。さらに、不要な情報を業務中でも置き続けない、業務完了時に不要な情報が保存されない、等も期待できる。
また、業務計画書を上長が承認しないと「業務フォルダ」が作成できないため、無駄なフォルダは作成されない。さらに、業務計画外に自由に作成されたフォルダは、業務以外のものとして見分けやすく、容量増加を低減できる。
また、業務進行中は、業務計画書で設定した内容に従い、システムで業務進捗や保存すべき情報が期日までに保存されたかの監視を行い、設定内容と異なる状態になると警告通知する。この警告通知は、毎日１回などの定周期と、本仕組み起動時に行われるものとする。
【００２３】
本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図２は、業務生産性向上システム１の全体構成を例示する図である。
図２に例示するように、業務生産性向上システム１は、クライアント端末２、業務管理装置３、ファイル管理装置４、及び、ファイルサーバ５を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
クライアント端末２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書（業務計画書又は成果物など）のファイルをクライアント端末２が業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録する。また、クライアント端末２は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録することもできる。
【００２４】
業務管理装置３は、業務計画ファイルの作成支援、業務フォルダの管理、業務の進捗管理、及び、業務完了処理を行うコンピュータ端末である。本例では、業務管理装置３は、業務計画ファイルが登録され、かつ、承認ワークフローシステムにより承認されたことを条件として、ファイルサーバ５に業務フォルダを生成する。さらに、本例の業務管理装置３は、業務計画ファイルにより定義された成果物が業務フォルダに登録され、かつ、承認ワークフローシステムにより業務完了が承認されたことを条件として、成果物をファイルサーバ５からファイル管理装置４に移動させて、文書管理の対象とする。成果物には、業務の最終的な成果物であるデータファイルに加えて、業務遂行中に制作された中間的な成果物（中間ファイル）が含まれうる。
【００２５】
ファイル管理装置４は、文書管理システムとしての機能を提供するコンピュータ端末である。本例のファイル管理装置４は、電子文書の原本性担保のために、読み取り専用に設定された記録領域に電子文書を保存し、保存された電子文書の検索機能を提供するサーバ装置である。
ファイルサーバ５は、複数のユーザで共用されるファイルサーバである。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。
【００２６】
図３は、業務生産性向上システム１におけるデータや処理の流れを概観する図である。
図３に例示するように、業務管理装置３には、業務情報ＤＢ２６０が構築されており、業務計画情報メインテーブル、業務計画情報サブテーブル、成果物保存年限テーブル、及び、業務計画履歴テーブルなどが保存されており、業務管理装置３が、業務計画ファイルの新規作成及び変更を支援し、業務の完了処理を実行する。
また、ファイル管理装置４は、業務計画ファイル及び成果物のファイルを管理文書として管理する。
ファイルサーバ５には、業務管理装置３からの指示により、業務の遂行に利用される業務フォルダが生成される。業務フォルダには、業務の成果物を登録する成果物フォルダと、自由に写真等のデータファイルを登録するためのフォルダと、仕掛り中のデータファイルを登録するための仕掛フォルダとがサブフォルダとして設けられる。成果物フォルダには、ファイル管理装置４に登録された成果物にアクセスするためのリンクファイルが配置されている。
いずれかの業務が完了すると、ファイルサーバ５の別のデータ保存領域（新ファイルサーバ）に、業務フォルダが移動し、元の業務フォルダには、移動先にアクセスするためのリンクファイルが配置される。
【００２７】
図４は、業務管理装置３のハードウェア構成を例示する図である。
図４に例示するように、業務管理装置３は、ＣＰＵ３００、メモリ３０２、ＨＤＤ３０４、ネットワークインタフェース３０６（ネットワークＩＦ３０６）、表示装置３０８、及び入力装置３１０を有し、これらの構成はバス３１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ３００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ３０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ３０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図５の業務管理プログラム２２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ３０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置３０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置３１０は、例えば、キーボード及びマウスである。
【００２８】
図５は、業務管理装置３の機能構成を例示する図である。
図５に例示するように、業務管理装置３には、業務管理プログラム２２がインストールされ、業務情報データベース２６０（業務情報ＤＢ２６０）が構成されている。業務管理プログラム２２は、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、業務管理装置３にインストールされる。
なお、業務管理プログラム２２の一部又は全部は、ＡＳＩＣなどのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能を一部借用して実現されてもよい。また、このプログラム全体が一台のコンピュータ端末にインストールされてもよいし、クラウド上の仮想マシンにインストールされてもよい。
【００２９】
業務管理プログラム２２は、計画支援部２２０と、計画例提供部２２２と、保存期間設定部２２４と、計画受付部２２６と、業務フォルダ生成部２２８と、計画承認判定部２３０と、業務計画登録部２３２と、承認ワークフロー部２３４と、進捗管理部２３６と、フォルダ整理部２３８と、リンク登録部２４０と、成果物登録部２４２と、完了判定部２４４とを有する。
【００３０】
業務管理プログラム２２において、計画支援部２２０は、ユーザにより指定された業務の種類に応じて、成果物の種類を提示し、業務計画書の作成を支援する。本例では、図１４に例示するように、業務の種類、業務の分類、及び業務の区分に関連付けて、少なくとも１つの成果物と、保存年限と、ゴールの状態とが登録されており、計画支援部２２０は、図１３に例示するように、業務の種類等がユーザにより選択されると、選択された業務種類に関連付けられた成果物等を初期値として定義した業務計画ファイルを提示する。
【００３１】
計画例提供部２２２は、業務計画ファイルを索引に関連付けて格納する計画データベースから、ユーザが入力した索引に対応する業務計画ファイルを検索して提供する。本例では、過去に作成された業務計画ファイルが管理文書として索引に関連付けてファイル管理装置４に登録されており、計画例提供部２２２は、管理文書から、ユーザが入力した索引に対応する業務計画ファイルを参考として提示する。すなわち、本例では、ファイル管理装置４が、計画データベースの一例であるが、これに限定されるものではなく、例えば、業務情報ＤＢ２６０が計画データベースとして機能してもよい。
【００３２】
保存期間設定部２２４は、業務計画ファイルに基づいて、業務フォルダ生成部２２８により生成された業務フォルダ内のデータファイルの保存期間を設定する。本例では、図１４に例示するように、業務の成果物に対して保存年限の初期値が設定されており、保存年限設定部２２４は、ユーザによる入力、又は、初期値に基づいて、成果物の保存年限を設定する。
【００３３】
計画受付部２２６は、業務の完了条件が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける。本例の計画受付部２２６は、業務のゴールの状態、及び、業務遂行中に登録すべき成果物が定義された業務計画ファイルの登録を受け付ける。
【００３４】
業務フォルダ生成部２２８は、計画受付部２２６により業務計画ファイルの登録が受け付けられたことを条件として、業務の遂行中に製作された業務ファイルを登録するための業務フォルダを生成する。より具体的には、業務フォルダ生成部２２８は、計画受付部２２６により業務計画ファイルの登録が受け付けられたこと、及び、業務計画を承認するためのワークフローシステムにおいて、この業務計画ファイルが承認されたことを条件として、業務フォルダを生成する。本例の業務フォルダ生成部２２８は、計画承認判定部２３０により業務計画ファイルが承認されたと判定された場合に、この業務計画ファイルで定義された業務で用いる業務フォルダをファイルサーバ５内に生成する。
【００３５】
計画承認判定部２３０は、計画受付部２２６により業務計画ファイルの登録が受け付けられ、かつ、この業務計画ファイルが承認ワークフロー部２３４により承認された場合に、この業務計画ファイルが承認されたものと判定する。
【００３６】
業務計画登録部２３２は、計画受付部２２６により受け付けた業務計画ファイルを、既定の管理ルールに従って文書ファイルを管理する文書管理システムに登録する。本例の業務計画登録部２３２は、計画承認判定部２３０により業務計画ファイルが承認されたものと判定された場合に、この業務計画ファイルを管理文書としてファイル管理装置４に登録する。
【００３７】
承認ワークフロー部２３４は、電子的に承認手続きを行うワークフローシステムである。本例の承認ワークフロー部２３４は、業務計画ファイルの承認手続き、又は、業務完了の承認手続きをウェブベースで実行する。
【００３８】
進捗管理部２３６は、業務計画ファイルに含まれているスケジュールに従って、成果ファイルの登録を促す。本例の進捗管理部２３６は、業務計画ファイルにより定義されている業務の完了日（「業務完了日」）又は成果物の保存実行予定日に従って、成果物ファイルの登録を促すリマインダーを、業務の担当者に送信する。
【００３９】
フォルダ整理部２３８は、業務フォルダ生成部２２８により生成された業務フォルダに、業務計画ファイルで定義された成果ファイルが登録されたことを条件として、この業務フォルダについてフォルダ整理処理を開始する。より具体的には、フォルダ整理部２３８は、業務計画ファイルで定義された成果ファイルが管理文書としてファイル管理装置４に登録され、登録された成果ファイルへのリンクファイルが業務フォルダに登録されたこと、及び、業務が完了したことを承認するためのワークフローシステムにおいて、業務完了が承認されたことを条件として、この業務フォルダに含まれるサブフォルダの一部を削除する。本例のフォルダ整理部２３８は、完了判定部２４４により業務が完了したと判定された場合に、この業務の業務フォルダ内の仕掛フォルダを削除する。
【００４０】
リンク登録部２４０は、文書管理システム（本例では、ファイル管理装置４）に登録された成果ファイルへのリンクファイルを、業務フォルダに登録する。また、リンク登録部２４０は、業務の完了によって、業務フォルダの少なくとも一部が移動した場合に、移動先にアクセスするためのリンクファイルを移動元に配置する。
【００４１】
成果物登録部２４２は、ユーザの操作に応じて、業務計画ファイルにより定義された成果物のデータファイル（成果ファイル）を業務フォルダ内の成果物フォルダに登録する。より具体的には、成果物登録部２４２は、ユーザの操作に応じて、業務計画ファイルにより定義された成果物のデータファイル（成果ファイル）をファイル管理装置４に登録し、ファイル管理装置４内の成果ファイルにアクセスするためのリンクファイルを業務フォルダ内の成果物フォルダに登録する。
【００４２】
完了判定部２４４は、業務計画ファイルに基づいて、業務が完了したか否かを判定する。本例の完了判定部２４４は、業務計画ファイルにより定義された成果ファイルが成果物登録部２４２により全て登録され、かつ、承認ワークフロー部２３４により業務完了が承認された場合に、業務が完了したと判定する。
【００４３】
図６は、業務生産性向上システム１における計画作成処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図６に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、業務計画を申請するユーザが、クライアント端末２を操作して、業務管理装置３にアクセスすると、図１２に例示する業務情報管理ポータルが表示される。
業務情報管理ポータルにおいて「新規作成」が選択されると、業務管理装置３の計画支援部２２０は、図１３に例示する業務種類等の選択画面を表示させ、選択された業務種類、業務分類及び業務区分に対応する業務計画情報が表示された業務計画情報入力画面を表示させる。
計画支援部２２０は、業務計画情報入力画面で、ユーザの入力を受け付け、入力完了後に、承認依頼のボタンがクリックされると、入力された業務計画情報の承認を開始する。
【００４４】
ステップ１０５（Ｓ１０５）において、計画承認判定部２３０は、計画支援部２２０により入力を受け付けた業務計画情報をチェックし、入力不備（例えば、業務期間が上限値を超えているか等）の有無を判断する。
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、業務管理プログラム２２は、入力不備が無かった場合に、Ｓ１１５の処理に移行し、入力不備が存在した場合に、不備をユーザに指摘して、Ｓ１００の処理に戻る。
【００４５】
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、計画受付部２２６は、入力された業務計画情報を、図１５に例示するように、未承認のステータスで業務情報ＤＢ２６０に登録する。図１５に例示するように、業務計画情報には、業務の名称、業務の経緯・概要、業務計画の作成者氏名、保存するサイト、業務の種類、業務の分類、業務の区分、ゴールの状態、業務の開始日時及び終了日時、及び、成果物等が含まれており、公開期限、承認ステータス、業務完了状態、及び、チェック状態等に関連付けられ、業務情報メインテーブルとして業務情報ＤＢ２６０に登録される。業務計画情報及び成果物は、保存実行予定日、文書種類、文書の大分類、文書の中分類、文書の細分類、及び、登録状態に関連付けられて、業務情報サブテーブルとして業務情報ＤＢ２６０に登録される。
保存期間設定部２２４は、業務計画書及び成果物などのデータファイルに関して、文書の種類、大分類、及び中分類が登録されると、図１９に例示する保存年限テーブルに従って、各データファイルに対して保存年限を自動的に設定する。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、承認ワークフロー部２３４は、計画支援部２２０により登録された未承認の業務計画について、承認者に承認依頼を通知する。
【００４６】
ステップ１２５（Ｓ１２５）において、承認ワークフロー部２３４は、承認者から、業務計画に対する承認の可否に対する入力を受け付ける。
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４により業務計画が承認された場合に、Ｓ１４０の処理に移行し、業務計画が承認されなかった場合に、Ｓ１３５の処理に移行する。
【００４７】
ステップ１３５（Ｓ１３５）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４に、業務計画が承認却下されたことを申請者に通知させて、Ｓ１００の処理に戻る。
ステップ１４０（Ｓ１４０）において、計画承認判定部２３０は、承認ワークフロー部２３４により業務計画が承認されたことを検知すると、業務情報ＤＢ２６０の業務計画情報メインテーブル（図１５）において、承認済みのステータスに変更する。
【００４８】
ステップ１４５（Ｓ１４５）において、計画受付部２２６は、承認された業務計画情報に基づいて、業務計画書である業務計画ファイルを作成する。
ステップ１５０（Ｓ１５０）において、業務計画登録部２３２は、計画受付部２２６により作成された業務計画ファイルを管理文書としてファイル管理装置４に登録する。
【００４９】
ステップ１５５（Ｓ１５５）において、業務フォルダ生成部２２８は、登録された業務計画ファイルに関して、ファイルサーバ５内に業務フォルダを生成する。生成される業務フォルダには、図２０に例示するように、成果ファイルが置かれる成果物フォルダと、仕掛り中の情報が置かれる仕掛フォルダと、写真等のデータファイルが置かれるデータフォルダとがサブフォルダとして生成される。また、業務フォルダのフォルダ名は、図１６に例示するように、既定のルールに従って、業務計画ファイルに含まれる情報に基づいて自動付与される。
【００５０】
ステップ１６０（Ｓ１６０）において、業務フォルダ生成部２２８は、業務フォルダの生成が完了すると、その旨を業務情報ＤＢ２６０に登録する。
ステップ１６５（Ｓ１６５）において、承認ワークフロー部２３４は、業務計画が承認された旨を申請者に通知する。
計画承認判定部２３０は、図１８に例示するように、業務計画の承認履歴を業務情報ＤＢ２６０に登録する。
【００５１】
このように、業務生産性向上システム１は、業務計画の作成を支援し、業務のゴールや成果物を明確に定義した業務計画ファイルを作成する。さらに、業務生産性向上システム１は、業務計画ファイルの作成及び承認を条件として、業務フォルダを作成する。
これにより、業務計画をしっかりと作り込んだ状態で、業務をスタートすることが期待できる。
【００５２】
図７は、業務生産性向上システム１における計画変更処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
図７に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、業務計画を変更するユーザが、クライアント端末２を操作して、業務管理装置３にアクセスし、図１７に例示する仕掛業務一覧画面において、計画変更する業務の業務フォルダを選択し、業務計画変更ボタンをクリックすると、計画支援部２２０は、業務計画変更画面を表示させる。
計画支援部２２０は、業務計画変更画面で、ユーザの編集操作を受け付け、入力完了後に、承認依頼のボタンがクリックされると、変更された業務計画情報の承認を開始する。
【００５３】
ステップ２０５（Ｓ２０５）において、計画承認判定部２３０は、計画支援部２２０により変更された業務計画情報をチェックし、入力不備（例えば、業務期間が上限値を超えているか等）の有無を判断する。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、業務管理プログラム２２は、入力不備が無かった場合に、Ｓ２１５の処理に移行し、入力不備が存在した場合に、不備をユーザに指摘して、Ｓ２００の処理に戻る。
【００５４】
ステップ２１５（Ｓ２１５）において、計画受付部２２６は、変更された業務計画情報を、業務情報ＤＢ２６０の変更申請中テーブルに登録する。
ステップ２２０（Ｓ２２０）において、承認ワークフロー部２３４は、計画支援部２２０により登録された変更申請中の業務計画について、承認者に承認依頼を通知する。
【００５５】
ステップ２２５（Ｓ２２５）において、承認ワークフロー部２３４は、承認者から、計画変更に対する承認の可否に対する入力を受け付ける。
ステップ２３０（Ｓ２３０）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４により計画変更が承認された場合に、Ｓ２４０の処理に移行し、計画変更が承認されなかった場合に、Ｓ２３５の処理に移行する。
【００５６】
ステップ２３５（Ｓ２３５）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４に、計画変更が承認却下されたことを申請者に通知させて、Ｓ２００の処理に戻る。
ステップ２４０（Ｓ２４０）において、計画承認判定部２３０は、承認ワークフロー部２３４により計画変更が承認されたことを検知すると、業務情報ＤＢ２６０の変更申請中の業務計画情報で置き換える。
【００５７】
ステップ２４５（Ｓ２４５）において、計画受付部２２６は、承認された業務計画情報（変更申請中）に基づいて、業務計画ファイルを作成する。
ステップ２５０（Ｓ２５０）において、業務計画登録部２３２は、計画受付部２２６により作成された業務計画ファイル（変更）を、変更前の業務計画ファイルに上書きして、ファイル管理装置４に登録する。
【００５８】
ステップ２５５（Ｓ２５５）において、承認ワークフロー部２３４は、計画変更が承認された旨を申請者に通知する。
計画承認判定部２３０は、変更された業務計画の承認履歴を業務情報ＤＢ２６０に登録する。
【００５９】
図８は、業務生産性向上システム１における成果物保存処理（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。
図８に例示するように、ステップ３００（Ｓ３００）において、成果物を登録申請するユーザは、ファイルサーバ５の業務フォルダ内の仕掛フォルダから、図２４に例示するように、成果物として登録するデータファイルを指定して、成果物登録の承認依頼を行う。
ステップ３０５（Ｓ３０５）において、成果物登録部２４２は、図２１に例示するように、選択された業務フォルダに対応する業務計画ファイルを業務情報ＤＢ２６０から取得し、業務計画情報を表示する。
【００６０】
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、成果物登録部２４２は、業務計画情報により定義された成果物を一覧表示し、図２４に例示するように、ユーザに登録する成果物を選択させる。
ステップ３１５（Ｓ３１５）において、承認ワークフロー部２３４は、選択された成果物について、承認者に成果物登録申請の承認依頼を通知する。
【００６１】
ステップ３２０（Ｓ３２０）において、承認ワークフロー部２３４は、承認者から、成果物登録申請に対する承認の可否に対する入力を受け付ける。
ステップ３２５（Ｓ３２５）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４により成果物登録申請が承認された場合に、Ｓ３３５の処理に移行し、成果物登録申請が承認されなかった場合に、Ｓ３３０の処理に移行する。
【００６２】
ステップ３３０（Ｓ３３０）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４に、成果物登録申請が承認却下されたことを申請者に通知させて、成果物保存処理を終了する。
ステップ３３５（Ｓ３３５）において、成果物登録部２４２は、仕掛フォルダ内の指定されたデータファイルを、選択された成果物として、定義（保存先の索引及び公開メンバー）に従って保存する。保存されたデータファイルは、ファイル管理装置４に移動することになる。
【００６３】
ステップ３４０（Ｓ３４０）において、成果物登録部２４２は、成果物の保存先にアクセスするためのリンクファイルを生成し、生成されたリンクファイルを移動元の業務フォルダ内の成果物フォルダに配置する。
ステップ３４５（Ｓ３４５）において、承認ワークフロー部２３４は、成果物登録申請が承認された旨を申請者に通知する。
成果物登録部２４２は、成果物が登録された旨を業務情報ＤＢ２６０に登録する。
【００６４】
このように、業務の成果物は、承認ワークフローシステムによる承認手続きを経て、公式文書としてファイル管理装置４に登録される。また、図２３に例示するように、業務完了前であっても、成果物フォルダには、完成した成果物のリンクファイルが順次登録されていく。これにより、進捗を把握することができる。
【００６５】
図９は、業務生産性向上システム１における進捗管理処理（Ｓ４０）を説明するフローチャートである。
図９に例示するように、ステップ４００（Ｓ４００）において、進捗管理部２３６は、定期的に起動して、業務情報ＤＢ２６０にアクセスし、進捗管理処理が未処理である業務計画情報を１件取得する。
ステップ４０５（Ｓ４０５）において、進捗管理部２３６は、取得した業務計画情報で定義された保存実行予定日と、今日の日付とを比較して、リマインダーの要否を判定する。例えば、今日の日付が、保存実行予定日を基準として既定の範囲に入っている場合に、リマインダーが必要であると判定され、既定の範囲外である場合に、リマインダーが不要であると判定される。
【００６６】
ステップ４１０（Ｓ４１０）において、進捗管理部２３６は、リマインダーが必要であると判断した場合（すなわち、「進捗ＯＫ」では無い場合）に、Ｓ４１５の処理に移行し、リマインダーが不要であると判断した場合（すなわち、「進捗ＯＫ」である場合）に、Ｓ４２０の処理に移行する。
ステップ４１５（Ｓ４１５）において、進捗管理部２３６は、成果物の登録を促すリマインダーを、業務計画で定義された担当者に送信する。
【００６７】
ステップ４２０（Ｓ４２０）において、進捗管理部２３６は、業務計画情報を進捗管理処理の処理済みに更新する。
ステップ４２５（Ｓ４２５）において、進捗管理部２３６は、進捗管理処理の未処理である業務計画が存在するか否かを判定し、未処理の業務計画が存在する場合に、Ｓ４００の処理に戻り、未処理の業務計画が存在しない場合に、Ｓ４３０の処理に移行する。
ステップ４３０（Ｓ４３０）において、進捗管理部２３６は、完了していない業務計画を全て未処理に設定して、処理を終了する。
【００６８】
図１０は、業務生産性向上システム１における不要ファイル通知処理（Ｓ５０）を説明するフローチャートである。
図１０に例示するように、ステップ５００（Ｓ５００）において、フォルダ整理部２３８は、定期的に起動して、業務情報ＤＢ２６０にアクセスし、不要ファイル通知処理が未処理である業務計画情報を１件取得する。
ステップ５０５（Ｓ５０５）において、フォルダ整理部２３８は、取得した業務計画情報の業務フォルダにアクセスして、サブフォルダをチェックする。
【００６９】
ステップ５１０（Ｓ５１０）において、フォルダ整理部２３８は、業務フォルダ内のサブフォルダが、予め指定されたサブフォルダ（本例では、成果物フォルダ、仕掛フォルダ、及びデータフォルダ）のみであるか否かを判断し、指定されたサブフォルダのみであると判断された場合に、Ｓ５２０の処理に移行し、指定されたサブフォルダ以外のサブフォルダが存在すると判断された場合に、Ｓ５１５の処理に移行する。
ステップ５１５（Ｓ５１５）において、フォルダ整理部２３８は、成果物フォルダ、仕掛フォルダ、及びデータフォルダ以外のサブフォルダが、業務完了時に削除される旨を業務計画担当者に通知する。
【００７０】
ステップ５２０（Ｓ５２０）において、フォルダ整理部２３８は、業務計画情報を不要ファイル通知処理の処理済みに更新する。
ステップ５２５（Ｓ５２５）において、フォルダ整理部２３８は、不要ファイル通知処理の未処理である業務計画が存在するか否かを判定し、未処理の業務計画が存在する場合に、Ｓ５００の処理に戻り、未処理の業務計画が存在しない場合に、完了していない業務計画を全て未処理に設定して、処理を終了する。
【００７１】
図１１は、業務生産性向上システム１における業務完了処理（Ｓ６０）を説明するフローチャートである。
図１１に例示するように、ステップ６００（Ｓ６００）において、業務の完了申請を行うユーザは、クライアント端末２を操作して、業務管理装置３にアクセスし、図２２に例示する仕掛業務一覧画面において、業務完了申請を行う業務の業務フォルダを選択し、業務完了承認依頼ボタンをクリックする。
完了判定部２４４は、業務完了承認依頼ボタンのクリックを検知すると、業務完了の判定処理を開始する。
【００７２】
ステップ６０５（Ｓ６０５）において、完了判定部２４４は、業務情報ＤＢ２６０から、指定された業務フォルダのパス、及び、成果物の登録状況の情報を取得する。
ステップ６１０（Ｓ６１０）において、完了判定部２４４は、成果物の登録状況をチェックし、業務計画ファイルで定義された成果物が全て登録されている場合に、Ｓ６２０の処理に移行し、未登録の成果物が存在する場合に、Ｓ６１５の処理に移行する。
【００７３】
ステップ６１５（Ｓ６１５）において、完了判定部２４４は、未登録の成果物が存在することを申請者に通知して、業務完了処理を終了する。
ステップ６２０（Ｓ６２０）において、完了判定部２４４は、フォルダ整理部２３８に業務フォルダの整理を指示する。
フォルダ整理部２３８は、業務フォルダ内のサブフォルダをチェックする。
【００７４】
ステップ６２５（Ｓ６２５）において、フォルダ整理部２３８は、業務フォルダ内のサブフォルダが、指定されたフォルダ（成果物フォルダ、仕掛フォルダ及びデータフォルダ）のみであるか否かを判断し、指定されたサブフォルダ以外のサブフォルダが存在する場合に、Ｓ６３０の処理に移行し、指定されたサブフォルダのみである場合に、Ｓ６４５の処理に移行する。
ステップ６３０（Ｓ６３０）において、フォルダ整理部２３８は、図２２に例示するように、指定されたフォルダ以外のサブフォルダを削除可能であるか否かを業務計画の担当者に問い合わせる。
【００７５】
ステップ６３５（Ｓ６３５）において、フォルダ整理部２３８は、指定されたフォルダ以外のサブフォルダを削除可能であると回答された場合に、Ｓ６４０の処理に移行し、削除不可能であると回答された場合に、業務完了処理を終了する。
【００７６】
ステップ６４５（Ｓ６４５）において、完了判定部２４４は、承認ワークフロー部２３４に対して、業務完了の承認手続きを依頼する。
承認ワークフロー部２３４は、選択された業務フォルダに対応する業務について、承認者に完了承認依頼を通知する。
【００７７】
ステップ６５０（Ｓ６５０）において、承認ワークフロー部２３４は、承認者から、完了承認申請に対する承認の可否に対する入力を受け付ける。
ステップ６５５（Ｓ６５５）において、業務管理プログラム２２は、承認ワークフロー部２３４により完了承認申請が承認された場合に、Ｓ６６５の処理に移行し、完了承認申請が承認されなかった場合に、Ｓ６６０の処理に移行する。
【００７８】
ステップ６６０（Ｓ６６０）において、承認ワークフロー部２３４は、完了承認申請が承認却下されたことを申請者に通知して、業務完了処理を終了する。
ステップ６６５（Ｓ６６５）において、完了判定部２４４は、ファイルサーバ５に、図３に例示するように業務フォルダを、他のデータ保存領域に移動させる。
【００７９】
ステップ６６７（Ｓ６６７）において、フォルダ整理部２３８は、図２３に例示するように、指定されたフォルダ以外のサブフォルダと、仕掛フォルダとを業務フォルダから削除する。
ステップ６７０（Ｓ６７０）において、承認ワークフロー部２３４は、完了承認申請が承認された旨を申請者に通知する。
完了判定部２４４は、選択された業務フォルダに対応する業務が完了した旨を業務情報ＤＢ２６０に登録し、ファイル管理装置４に登録されている業務計画ファイルを更新する。
【００８０】
以上説明したように、本実施形態の業務生産性向上システム１によれば、業務フォルダを生成するための条件として、業務計画ファイルの登録を義務付けることにより、成果物やゴールを明確にした状態で業務をスタートさせることができる。
また、本業務生産性向上システム１によれば、業務計画ファイルを管理文書としてファイル管理装置４に登録することにより、業務計画書を公式文書として公開し再利用させることができる。
また、本業務生産性向上システム１によれば、成果物の登録状況を監視しながら、業務の進捗を管理することができる。また、本業務生産性向上システム１によれば、業務フォルダ内のサブフォルダを監視して、不要なサブフォルダを削除し、業務に要するデータ領域を抑制することができる。
【符号の説明】
【００８１】
１…業務生産性向上システム
３…業務管理装置
４…ファイル管理装置
５…ファイルサーバ
２２…業務管理プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
2019164395.tif 000017
【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
2019164395.tif 000021
【図２０】
2019164395.tif 000022
【図２１】
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【図２２】
2019164395.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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