(57)【要約】【課題】作成者が希望する態様で、保護された（他人の使用が禁じられた）データを作成者以外の者が一時的に使用できるようにする。【解決手段】画像形成システムは、第１通信装置、第２通信装置、画像形成装置を含む。第１通信装置は、参照キーを含む権限付与情報を第２通信装置に送信する。第２通信装置は受信した権限付与情報を画像形成装置に送信する。画像形成装置は権限付与情報を受信した場合、特定保護データを呼び出す。画像形成装置は、特定保護データに基づくジョブの実行指示を受け付ける。実行指示を受けつけたとき、画像形成装置は、特定保護データに基づくジョブを実行する。【選択図】図８
2019096997.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
付与操作を受け付ける第１通信装置と、
前記第１通信装置と通信する第２通信装置と、
前記第２通信装置と通信する画像形成装置を含み、
前記付与操作は、参照キーが付された保護データを選択する操作と、選択した前記保護データの使用権限を付与する前記第２通信装置を選択する操作を含み、
前記第１通信装置は、
前記付与操作を受け付けたとき、前記参照キーを含む権限付与情報を前記付与操作で設定された前記第２通信装置に送信し、
前記第２通信装置は、
受信した前記権限付与情報を記憶し、
受信した前記権限付与情報を前記画像形成装置に送信し、
前記画像形成装置は、
前記第２通信装置から送信された前記権限付与情報を受信した場合、受信した前記権限付与情報に含まれる前記参照キーが付された前記保護データである特定保護データを呼び出し、
呼び出した前記特定保護データに基づくジョブの実行指示を受け付け、
前記実行指示を受けつけたとき、前記特定保護データに基づくジョブを実行することを特徴とする画像形成システム。
【請求項２】
前記第１通信装置は、
前記権限付与情報の有効期間の設定を受け付け、
設定された前記有効期間を含む前記権限付与情報を、前記付与操作で設定された前記第２通信装置に送信し、
前記画像形成装置は、
受信した前記権限付与情報の前記有効期間が過ぎていないとき、前記特定保護データに基づくジョブを実行し
受信した前記権限付与情報の前記有効期間が過ぎているとき、前記特定保護データに基づくジョブを実行しないことを特徴とする請求項１に記載の画像形成システム。
【請求項３】
前記画像形成装置は、前記有効期間が切れている前記権限付与情報に含まれる前記参照キーが付された前記保護データを消去することを特徴とする請求項２に記載の画像形成システム。
【請求項４】
前記第１通信装置は、
前記特定保護データの使用可能回数の設定を受け付け、
前記使用可能回数を含む前記権限付与情報を、前記付与操作で設定された前記第２通信装置に送信し、
前記第２通信装置は、
記憶する前記権限付与情報ごとに、ジョブで前記特定保護データが使用された回数を記憶し、
前記使用された回数が前記使用可能回数未満の前記特定保護データに対応する前記権限付与情報を前記画像形成装置に送信し、
前記使用された回数が前記使用可能回数となっている前記特定保護データに対応する前記権限付与情報を前記画像形成装置に送信しないことを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の画像形成システム。
【請求項５】
前記画像形成装置は、前記使用された回数が前記使用可能回数となった前記保護データを消去することを特徴とする請求項４に記載の画像形成システム。
【請求項６】
前記特定保護データに基づくジョブを実行したとき、
前記画像形成装置又は前記第２通信装置は、ジョブで用いられた前記特定保護データの前記使用権限を付与した前記第１通信装置に、前記特定保護データに基づくジョブが行われたことを通知することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の画像形成システム。
【請求項７】
前記第１通信装置と前記画像形成装置と通信するデータ記憶装置を含み、
前記第１通信装置は、
文書データを前記保護データとして記憶させる操作である保護操作を受け付け、
前記保護操作がなされた前記文書データを前記データ記憶装置に送信し、
前記データ記憶装置は、
前記保護操作がなされた前記文書データを受信したとき、前記参照キーを生成し、
生成した前記参照キーを付した前記文書データを前記保護データとして記憶し、
前記保護データを記憶したとき、前記参照キーを含む保護データ情報を前記第１通信装置に送信し、
前記第１通信装置は、受信した前記保護データ情報を記憶することを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載の画像形成システム。
【請求項８】
前記第１通信装置は、
前記文書データの送信先として、前記画像形成装置を選択する操作を受け付け、
前記画像形成装置が前記送信先として選択されたとき、前記保護操作がなされた前記文書データを前記画像形成装置に送信し、
前記画像形成装置は、前記保護操作がなされた前記文書データを受信したとき、前記文書データと送信元アドレスを前記データ記憶装置に送信し、
前記送信元アドレスは前記文書データを送信した前記第１通信装置のアドレスであり、
前記データ記憶装置は、
前記画像形成装置から送信された前記文書データと前記送信元アドレスを受信したとき、前記参照キーを生成し、
生成した前記参照キーを付した前記文書データを前記保護データとして記憶し、
前記保護データを記憶したとき前記保護データ情報を前記送信元アドレスに送信し、
前記第１通信装置は、受信した前記保護データ情報を記憶することを特徴とする請求項７に記載の画像形成システム。
【請求項９】
前記画像形成装置は、
前記第２通信装置から送信された前記権限付与情報を受信した場合、前記特定保護データを記憶していないとき、前記データ記憶装置から前記特定保護データを取得し、
取得した前記特定保護データを記憶することを特徴とする請求項７又は８に記載の画像形成システム。
【請求項１０】
前記第２通信装置は、
前記権限付与情報を受信したとき、前記特定保護データの使用権限の付与を受けるか否かの選択を受け付け、
付与を受ける選択がなされたとき、受諾回答を前記第１通信装置に送信し、
付与を受けない選択がなされたとき、拒絶回答を前記第１通信装置に送信することを特徴とする請求項１乃至９の何れか１項に記載の画像形成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、保護（使用制限）しているデータの利用に関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンター、複合機、複写機、ファクシミリ装置のような画像形成装置がある。画像形成装置を使いやすくするため、画像形成装置と他の装置を連携させることがある。例えば、画像形成装置と携帯端末を連携させることがある。画像形成装置と、これに連携する携帯端末の情報セキュリティを確保するための技術の一例が特許文献１に記載されている。
【０００３】
具体的に、特許文献１には、ユーザーの生体情報が記憶された個人情報記憶装置と通信して生体情報を取得し、ユーザーの人体から生体情報を読み取り、取得した生体情報と読み取って得られた生体情報と、画像形成装置本体および画像形成装置がアクセス可能なサーバーのうち少なくとも一方に予め登録された生体情報とを比較してユーザーの認証を行う画像形成装置が記載されている。この構成により、画像形成装置と個人情報記憶装置との認証を容易にしようとする（特許文献１：請求項１、段落［００１４］等参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１０−１８３３０６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
データを画像形成装置に記憶させることがある。例えば、印刷に用いるファイルを画像形成装置に記憶させることがある。そして、他人に見られたくないデータを画像形成装置に記憶させたい場合がある。他人に見られたくないデータは、例えば、機密情報を含むデータである。他人に見られたくないデータを共有領域に保存することはできない。
【０００６】
そこで、個人専用の記憶領域を画像形成装置に設けることがある。個人の記憶領域に記憶されたデータは、記憶させた当人（データの作成者）のみが閲覧、使用できる。他人のデータの使用（アクセス）が制限される。使用制限により、資格のないユーザーによるデータの閲覧、使用を防ぐことができる。しかし、使用制限をかけたデータを他人に利用させたい場合があるという問題がある。例えば、外出中に、使用制限したファイルを特定の者に印刷させたい場合がある。言い換えると、他人の使用を禁止する保護をかけたデータを一時的に他人に使用させたい場合がある。
【０００７】
特許文献１記載の技術は個人の認証に関する。しかし、特許文献１記載の技術では、保護をかけたデータを一時的に他人に使用させることはできない。従って、特許文献１記載の技術では、上記の問題を解決することはできない。
【０００８】
本発明は上記従来技術の問題点に鑑み、作成者が希望する態様で、保護された（他人の使用が禁じられた）データを作成者以外の者が一時的に使用できるようにする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明に係る画像形成システムは、第１通信装置、第２通信装置、画像形成装置を含む。前記第１通信装置は付与操作を受け付ける。前記第２通信装置は前記第１通信装置と通信する。前記画像形成装置は、前記第２通信装置と通信する。前記付与操作は、参照キーが付された保護データを選択する操作を含む。また、前記付与操作は、選択した前記保護データの使用権限を付与する前記第２通信装置を選択する操作を含む。前記第１通信装置は、前記付与操作を受け付けたとき、前記参照キーを含む権限付与情報を前記付与操作で設定された前記第２通信装置に送信する。前記第２通信装置は、受信した前記権限付与情報を記憶する。前記第２通信装置は、受信した前記権限付与情報を前記画像形成装置に送信する。前記画像形成装置は、前記第２通信装置から送信された前記権限付与情報を受信した場合、受信した前記権限付与情報に含まれる前記参照キーが付された前記保護データである特定保護データを呼び出す。前記画像形成装置は、呼び出した前記特定保護データに基づくジョブの実行指示を受け付ける。前記実行指示を受けつけたとき、前記画像形成装置は、前記特定保護データに基づくジョブを実行する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、データの作成者が希望する態様で、保護データ（他人の使用を禁止したデータ）を、作成者以外の者に一時的に使用させることができる。保護データの使用を許可でき、使い勝手のよい画像形成システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施形態に係る画像形成システムの一例を示す図である。
【図２】実施形態に係る第１通信装置の一例を示す図である。
【図３】実施形態に係る第２通信装置の一例を示す図である。
【図４】実施形態に係る画像形成装置の一例を示す図である。
【図５】実施形態に係るデータ記憶装置の一例を示す図である。
【図６】実施形態に係る画像形成システムでの保護データの登録の流れの一例を示す図である。
【図７】実施形態に係る保護データの一例を示す図である。
【図８】実施形態に係る画像形成システムでの使用権限の付与の流れの一例を示す図である。
【図９】実施形態に係る権限付与設定画面の一例を示す図である。
【図１０】実施形態に係る権限付与情報の一例を示す図である。
【図１１】実施形態に係る使用権限に基づく保護データの使用の一例を示す図である。
【図１２】実施形態に係る使用権限に基づく保護データの使用の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、図１〜図１２を用いて本発明の実施形態を説明する。以下の本実施の形態に記載されている構成、配置等の各要素は、発明の範囲を限定せず、単なる説明例にすぎない。
【００１３】
（画像形成システム１００）
図１を用いて、実施形態に係る画像形成システム１００の一例を説明する。図１は、実施形態に係る画像形成システム１００の一例を示す図である。
【００１４】
図１に示すように、画像形成システム１００は、第１通信装置１、第２通信装置２、画像形成装置３、データ記憶装置４を含む。第１通信装置１、第２通信装置２、画像形成装置３、データ記憶装置４はそれぞれ複数台でもよい。便宜上、図１では、各装置をそれぞれ１台ずつ図示している。第１通信装置１、第２通信装置２、画像形成装置３、データ記憶装置４は、互いに通信できる。
【００１５】
第１通信装置１は、例えば、コンピューターである。第１通信装置１には、ＰＣを用いることができる。また、第１通信装置１は携帯通信機器でもよい。携帯通信機器は、例えば、スマートフォンやタブレットコンピューターである。第１通信装置１は付与操作を受け付ける。付与操作は、参照キー６が付された保護データ５の使用権限を第２通信装置２に付与するための操作である。第２通信装置２は携帯通信機器である。第２通信装置２は、例えば、スマートフォンやタブレットコンピューターである。第２通信装置２はノート型ＰＣでもよい。
【００１６】
画像形成装置３は、第１通信装置１、第２通信装置２、データ記憶装置４と通信できる。画像形成装置３は、例えば、複合機である。複合機以外の画像形成装置３が用いられてもよい。データ記憶装置４は、例えば、サーバーである。データ記憶装置４はサーバー以外のコンピューターでもよい。また、データ記憶装置４は画像形成装置３に内蔵されてもよい。データ記憶装置４は、受信したデータを記憶する。
【００１７】
（第１通信装置１）
次に、図２を用いて、実施形態に係る第１通信装置１の一例を説明する。図２は、実施形態に係る第１通信装置１の一例を示す図である。
【００１８】
第１通信装置１は、第１制御部１０、第１記憶部１１、第１ディスプレイ１２、第１入力デバイス１３、第１通信部１４を含む。
【００１９】
第１制御部１０は複数の回路、素子を含む電子回路基板である。第１制御部１０は、例えば、ＣＰＵや画像処理用の回路を含む。第１記憶部１１はＯＳ、データ、プログラム、ソフトウェア１５を不揮発的に記憶する。第１記憶部１１は、例えば、フラッシュＲＯＭやＨＤＤである。第１制御部１０は、ＯＳ、データ、プログラム、ソフトウェア１５に基づき、第１通信装置１の動作を制御する。第１制御部１０は、第１記憶部１１の記憶内容に従って、第１通信装置１の各部を制御する。
【００２０】
第１制御部１０は、各種情報を第１ディスプレイ１２に表示させる。第１ディスプレイ１２は、例えば、液晶パネル又は有機ＥＬパネルを含む。第１入力デバイス１３は、使用者の操作を受け付ける。第１入力デバイス１３は、例えば、キーボードやマウスである。第１入力デバイス１３はタッチパネルでもよい。第１入力デバイス１３の出力に基づき、第１制御部１０は操作内容を認識する。第１通信部１４は通信回路、通信用ソフトウェアを含む。第１通信部１４は第１制御部１０の指示に応じて第２通信装置２、画像形成装置３、データ記憶装置４と通信する。第１通信部１４は無線、又は、有線により、各装置と通信できる。
【００２１】
第１通信装置１の第１記憶部１１には、ソフトウェア１５がインストールされる。例えば、ワープロソフト、表計算ソフト、画像データ編集ソフトがインストールされる。使用者はソフトウェア１５を起動させる。使用者は第１入力デバイス１３を用いて文書データ１８の作成、編集を行う。文書データ１８は、例えば、ソフトウェア１５を用いて作成されたファイルである。第１入力デバイス１３は使用者のコマンド入力を受け付ける。第１制御部１０は、入力されたコマンドに応じた処理を行う。
【００２２】
第１通信装置１の第１記憶部１１には保護登録用ソフトウェア１６がインストールされる。第１通信装置１の所持者は、保護登録用ソフトウェア１６を用いて、文書データ１８を保護データ５として登録（保存）する。保護データ５の登録先はデータ記憶装置４である（詳細は後述）。保護登録用ソフトウェア１６は、アプリケーションとして提供されてもよい。また、保護登録用ソフトウェア１６は、プラグインの形態で提供されてもよい。
【００２３】
第１通信装置１の第１記憶部１１には権限付与用ソフトウェア１７もインストールされる。第１通信装置１の使用者は、権限付与用ソフトウェア１７を用いて、権限付与情報８を第２通信装置２に送信する。権限付与情報８は、保護データ５の使用権限を付与するための情報である。権限付与情報８を受信した第２通信装置２の所持者は、第１通信装置１の所持者が登録した保護データ５を使用できる（詳細は後述）。
【００２４】
（第２通信装置２）
次に、図３を用いて、実施形態に係る第２通信装置２の一例を説明する。図３は、実施形態に係る第２通信装置２の一例を示す図である。
【００２５】
第２通信装置２は、第２制御部２０、第２記憶部２１、第２ディスプレイ２２、第２入力デバイス２３、第２通信部２４を含む。
【００２６】
第２制御部２０は複数の回路、素子を含む電子回路基板である。第２制御部２０は、例えば、ＣＰＵや画像処理用の回路を含む。第２記憶部２１はＯＳ、データ、プログラム、ソフトウェアを不揮発的に記憶する。第２記憶部２１は、例えば、フラッシュＲＯＭである。第２制御部２０は、ＯＳ、データ、プログラム、ソフトウェアに基づき、第２通信装置２の動作を制御する。第２制御部２０は、第２記憶部２１の記憶内容に従って、第２通信装置２の各部を制御する。
【００２７】
第２制御部２０は、各種情報を第２ディスプレイ２２に表示させる。第２ディスプレイ２２は、例えば、液晶パネル又は有機ＥＬパネルを含む。第２入力デバイス２３は、使用者の操作を受け付ける。第２入力デバイス２３はタッチパネルである。第２入力デバイス２３はキーボードやマウスでもよい。第２入力デバイス２３の出力に基づき、第２制御部２０は操作内容を認識する。第２通信部２４は通信回路、通信用ソフトウェアを含む。第２通信部２４は無線通信可能である。第２通信部２４は第２制御部２０の指示に応じて第１通信装置１、画像形成装置３、データ記憶装置４と通信する。第２通信部２４は無線やネットワークを介して、各装置と通信できる。
【００２８】
権限付与用ソフトウェア２５を第２通信装置２の第２記憶部２１にインストールしてもよい。この場合、第２通信装置２を第１通信装置１として用いることができる。また、第２記憶部２１には、アクセス用ソフトウェア２６がインストールされる。第２通信装置２の所持者は、アクセス用ソフトウェア２６を用いて、使用権限が付与された保護データ５を使用する。
【００２９】
（画像形成装置３）
図４を用いて、実施形態に係る画像形成装置３の一例を説明する。図４は、実施形態に係る画像形成装置３の一例を示す図である。
【００３０】
図２に示すように、画像形成装置３は第３制御部３０、第３記憶部３１、画像読取部３２、操作パネル３３、印刷部３４、第３通信部３５を含む。第３制御部３０は画像形成装置３の動作を制御する。第３制御部３０はＣＰＵや画像処理回路を含む基板である。ＣＰＵは画像形成装置３に関する制御、演算を行う。ＣＰＵは第３記憶部３１に記憶されるプログラム、データに基づき画像形成装置３の各部の制御、各種の演算処理を行う。第３記憶部３１はＲＯＭ、ＲＡＭ、ストレージ（ＨＤＤ）を含む。第３記憶部３１は、画像形成装置３の制御用の設定データ、画像データ、制御用のプログラム、ファイルを記憶する。
【００３１】
複写ジョブのような原稿読み取りを伴うジョブのとき、第３制御部３０は画像読取部３２に原稿の読み取りを行わせる。画像読取部３２は原稿の画像データを生成する。原稿読み取りと画像データの生成のため、画像読取部３２は、光源（ランプ）、レンズ、イメージセンサー（ラインセンサー）、Ａ／Ｄ変換回路を含む。
【００３２】
操作パネル３３は、表示パネル３３ａ、タッチパネル３３ｂ、ハードキー３３ｃを含む。表示パネル３３ａは、画面、画像を表示する。第３制御部３０は表示パネル３３ａの表示を制御する。第３制御部３０は、ジョブの設定に用いる操作画像を表示パネル３３ａに表示させる。操作画像は、例えば、ボタンやキーである。タッチパネル３３ｂは、使用者の操作を受け付ける。タッチパネル３３ｂは、表示パネル３３ａの上面に設けられる。タッチパネル３３ｂはタッチ位置を認識する。タッチパネル３３ｂの出力に基づき、第３制御部３０は、操作された操作画像を認識する。操作された操作画像に基づき、第３制御部３０は、使用者の操作内容を認識する。ハードキー３３ｃも使用者の操作を受け付ける。
【００３３】
印刷部３４は、給紙部３４ａ、用紙搬送部３４ｂ、画像形成部３４ｃ、定着部３４ｄを含む。第３制御部３０はこれらの部分の動作を制御する。第３制御部３０は、給紙、用紙搬送、トナー像の形成、転写、定着を制御する。印刷ジョブのとき、第３制御部３０は用紙を１枚ずつ給紙部３４ａに供給させる。第３制御部３０は、供給された用紙を用紙搬送部３４ｂに搬送させる。第３制御部３０は、印刷用画像データに基づくトナー像を画像形成部３４ｃに形成させる。第３制御部３０は、搬送される用紙へのトナー像の転写を画像形成部３４ｃに行わせる。第３制御部３０は用紙に転写されたトナー像を定着部３４ｄに定着させる。第３制御部３０は、用紙搬送部３４ｂに定着後の用紙を機外に排出させる。
【００３４】
第３通信部３５はネットワークと通信可能に接続される。第３通信部３５は有線通信用のハードウェア（各種ソケット、通信用回路）と有線通信用ソフトウェアを備える。通信部は、ネットワークを介し、データ記憶装置４と通信できる。また、第３通信部３５は、無線により、第１通信部１４（第１通信装置１）や第２通信部２４（第２通信装置２）と通信できる。第３通信部３５は、無線通信用のハードウェア（アンテナ、通信用回路）と無線通信用ソフトウェアを備える。第３通信部３５は、第１通信装置１、第２通信装置２と通信できる。
【００３５】
（データ記憶装置４）
次に、図５を用いて、実施形態に係るデータ記憶装置４の一例を説明する。図５は、実施形態に係るデータ記憶装置４の一例を示す図である。
【００３６】
データ記憶装置４は、第４制御部４０、第４記憶部３１、第４通信部３２を含む。第４制御部４０はＣＰＵを備える。第４制御部４０は演算、処理を行う。第４制御部４０はデータ記憶装置４の動作を制御する。第４記憶部３１は、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ストレージを含む。第４記憶部３１はデータを不揮発的に記憶できる。第４通信部３２は、ネットワークを介し、画像形成装置３や第１通信装置１と通信する。第４制御部４０は、第４通信部３２が第１通信装置１から受信したデータを第４記憶部３１に記憶させる。第４制御部４０は、第３通信部３５（画像形成装置３）や第１通信部１４（第１通信装置１）にデータ、情報を送信する。
【００３７】
（保護データ５の登録）
次に、図６、図７を用いて、実施形態に係る画像形成システム１００での保護データ５の登録の流れの一例を説明する。図６は、実施形態に係る画像形成システム１００での保護データ５の登録の流れの一例を示す図である。図７は、実施形態に係る保護データ５の一例を示す図である。
【００３８】
保護データ５は、他人の使用が原則禁止されたデータである。保護データ５の登録者のみが保護データ５を使用することができる。登録者でない者は、使用権限の付与を受けたとき、他人が登録した保護データ５を使用できる。図６のスタートは、保護データ５の登録のため、保護登録用ソフトウェア１６が第１通信装置１で起動された時点である。なお、保護登録用ソフトウェア１６のロックを解除してから、第１通信装置１の使用者は、保護登録用ソフトウェア１６を起動できる。ロック解除には認証が必要である。ロック解除に指紋認証やパスワードを用いることができる。
【００３９】
指紋認証を行う場合、第１通信装置１は指紋読取センサーを含む。また、第１記憶部１１は第１通信装置１の使用可能者（所持者）の指紋データを記憶する。指紋読取センサーは当該センサーに触れた指の指紋を読み取る。指紋を読み取った指紋読取センサーは、指紋読み取りデータを出力する。第１制御部１０は、記憶している指紋データと指紋読み取りデータを比較する。比較に基づき、第１制御部１０は、指紋読取センサーに触れた者が使用可能者か否かを判定する。使用可能者と判定したとき、第１制御部１０は、保護登録用ソフトウェア１６のロックを解除する。これにより、保護登録用ソフトウェア１６を起動できる。使用可能者と判定できなかったとき、第１制御部１０はロックを解除しない。ロック状態のとき、第１制御部１０は、保護登録用ソフトウェア１６を起動しない。
【００４０】
パスワードによる認証を行う場合、第１記憶部１１は、第１通信装置１の所持者（使用可能者）のパスワードを記憶する。第１タッチパネルはパスワードの入力を受け付ける。第１制御部１０は、記憶しているパスワードと入力されたパスワードが一致するか否かを確認する。この確認に基づき、第１制御部１０は、パスワードの入力者が使用可能者か否かを判定する。一致したとき、第１制御部１０は、パスワードの入力者を使用可能者と判定する。一致しないとき、第１制御部１０は、パスワードの入力者は使用可能者ではない判定する。使用可能者と判定したとき、第１制御部１０は、保護登録用ソフトウェア１６のロックを解除する。使用可能者と判定できなかったとき、第１制御部１０は保護登録用ソフトウェア１６のロックを解除しない。
【００４１】
使用者の認証後、第１入力デバイス１３は、保護登録用ソフトウェア１６の起動指示を受け付ける。これにより、第１制御部１０（第１通信装置１）は、保護登録用ソフトウェア１６を起動する。保護登録用ソフトウェア１６の起動後、第１入力デバイス１３は、保護操作を受け付ける（ステップ♯１１）。保護操作は、文書データ１８を保護データ５として記憶させるための操作である。保護操作には、保護データ５として登録する文書データ１８（ファイル）を選択する操作が含まれる。例えば、保護登録用ソフトウェア１６に基づき、第１制御部１０は、第１記憶部１１に記憶される文書データ１８の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。使用者は、第１入力デバイス１３を用いてこれから登録する文書データ１８を選択する。第１入力デバイス１３の出力に基づき、第１制御部１０は、選択された文書データ１８を認識する。
【００４２】
第１通信装置１で編集、作成した文書データ１８を選択することができる。また、第１通信装置１が記憶する画像データを文書データ１８として選択することもできる。画像形成装置３の読み取りで得られた画像データであって、画像形成装置３が第１通信装置１に転送した読取画像データを文書データ１８として選択することもできる。また、選択できる文書データ１８は、第１通信装置１が記憶するデータに限られない。画像形成装置３に記憶されている読取画像データを文書データ１８として選択することもできる。クラウドに記憶されている文書データ１８を選択することもできる。
【００４３】
また、保護操作には、選択された文書データ１８の送信先を選択する操作が含まれる。保護する文書データ１８の選択後、第１制御部１０は、文書データ１８の送信先の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。使用者は文書データ１８の送信先を選択する。画像形成装置３が送信先の一覧に含まれてもよい。また、データ記憶装置４が送信先の一覧に含まれてもよい。使用者は、第１入力デバイス１３を用いて、送信先を選択する。第１入力デバイス１３の出力に基づき、第１制御部１０は送信先を認識する。
【００４４】
画像形成装置３が文書データ１８の送信先として選択されたとき（ステップ♯１２のＹｅｓ）、第１制御部１０は、第３通信部３５（画像形成装置３）に向けて、保護操作がなされた文書データ１８と第１通信装置１のアドレスを第１通信部１４に送信させる（ステップ♯１３）。例えば、第１通信装置１は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）による無線通信により、データやアドレスを送信してもよい。保護登録用ソフトウェア１６では、第１入力デバイス１３を用いて、第１通信装置１のアドレスを予め設定することができる。アドレスは、例えば、電子メールアドレスである。電子メールアドレス以外のアドレスが設定されてもよい。設定されたアドレスは、第１記憶部１１に不揮発的に記憶される。文書データ１８を送信するとき、第１制御部１０は、予め設定されているアドレスを文書データ１８に付す。これにより、第１通信装置１のアドレスと選択された文書データ１８が画像形成装置３に送信される。以下、第１通信装置１のアドレスを送信元アドレス５１と称する。
【００４５】
文書データ１８を受信したとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、受信した文書データ１８と送信元アドレス５１を第３記憶部３１に記憶させる（ステップ♯１４）。さらに、第３制御部３０は、第４通信部３２（データ記憶装置４）に向けて、受信した文書データ１８と送信元アドレス５１を第３通信部３５に送信させる（ステップ♯１５）。例えば、画像形成装置３は、ネットワークを介して文書データ１８や送信元アドレス５１を送信する。
【００４６】
保護データ５として登録する文書データ１８の送信先が画像形成装置３ではなく、データ記憶装置４が選択されたとき（ステップ♯１２のＮｏ）、第１制御部１０は、第４通信部３２（データ記憶装置４）に向けて、保護操作がなされた文書データ１８と送信元アドレス５１を第１通信部１４に送信させる（ステップ♯１６）。
【００４７】
ステップ♯１５、ステップ♯１６により、文書データ１８と送信元アドレス５１を受信したとき、第４制御部４０（データ記憶装置４）は、参照キー６を生成する（ステップ♯１７）。参照キー６は、使用権限が付与された保護データ５の検索に用いられる（詳細は後述）。第４制御部４０は、ユニークな参照キー６を生成する（図９参照）。参照キー６は、複数の文字、複数の数字、又は、複数の数字と文字を含みあわせである。例えば、参照キー６は、数個〜数十個の文字列、数字列又は、文字と数字の組み合わせである。第４制御部４０は、以前に記憶した保護データ５に使用された参照キー６と異なる値を生成する。第４記憶部３１は、参照キー６の生成アルゴリズムを記憶する。例えば、生成アルゴリズムは、文書データ１８の受信日付、時刻に基づき、参照キー６を生成する。
【００４８】
第４制御部４０（データ記憶装置４）は、生成した参照キー６を付した文書データ１８を保護データ５として第４記憶部３１に不揮発的に記憶させる（ステップ♯１８）。図８は、第４記憶部３１に記憶される保護データ５の一例を示す図である。第４制御部４０は、関連情報５０を保護データ５（文書データ１８）付す。関連情報５０は保護データ５に関連する情報である。関連情報５０は、例えば、参照キー６、送信元アドレス５１、登録日時５２、データ名５３を含む。参照キー６、送信元アドレス５１は、受信したものである。第４制御部４０は日時を計る時計回路を含む。第４制御部４０は登録日時５２を保護データ５に付す。また、第４制御部４０は文書データ１８（ファイル）の名前をデータ名５３として保護データ５に付す。
【００４９】
保護データ５を記憶したとき、第４制御部４０（データ記憶装置４）は、第１通信装置１に向けて、保護データ情報１９を第４通信部３２に送信させる（ステップ♯１９）。保護データ情報１９は、参照キー６を含む。具体的に、第４制御部４０は、関連情報５０を保護データ情報１９として送信する。
【００５０】
保護データ情報１９を受信したとき、第１制御部１０（第１通信装置１）は、保護データ情報１９を第１記憶部１１に不揮発的に記憶させる（ステップ♯１１０）。これにより、第１通信装置１は、自己の保護データ５に付された参照キー６を認識できる。そして、本フローは終了する（エンド）。保護データ５の登録が完了する。
【００５１】
（使用権限の付与）
次に、図８〜図１０を用いて、実施形態に係る画像形成システム１００での使用権限の付与の流れの一例を説明する。図８は、実施形態に係る画像形成システム１００での使用権限の付与の流れの一例を示す図である。図９は実施形態に係る権限付与設定画面７の一例を示す図である。図１０は実施形態に係る権限付与情報８の一例を示す図である。
【００５２】
図８のスタートは、保護データ５の使用権限の付与のため、権限付与用ソフトウェア１７が第１通信装置１で起動された時点である。権限付与用ソフトウェア１７のロックを解除してから、第１通信装置１の使用者は、権限付与用ソフトウェア１７を起動できる。ロック解除には認証が必要である。ロック解除に指紋認証やパスワードを用いることができる。ロック解除の手法は、図６の場合と同様である。これにより、第１通信装置１を使用する権限を有しない者による保護データ５の使用権限の不正付与を防ぐことができる。
【００５３】
使用者の認証後、第１入力デバイス１３は、権限付与用ソフトウェア１７の起動指示を受け付ける。これにより、第１制御部１０（第１通信装置１）は、権限付与用ソフトウェア１７を起動する。権限付与用ソフトウェア１７の起動後、第１制御部１０は、権限付与設定画面７を第１ディスプレイ１２に表示させる（ステップ♯２１）。そして、第１入力デバイス１３（第１通信装置１）は、付与操作を受け付ける（ステップ♯２２）。付与操作は、使用権限を付与する保護データ５を選択する操作と、使用権限を付与する第２通信装置２を選択する操作を含む。
【００５４】
図９は権限付与設定画面７の一例を示す。図９に示すように、権限付与設定画面７には、第１入力欄７１、第２入力欄７２、第３入力欄７３、第４入力欄７４、第５入力欄７５、第１チェックボックスＣ１、第２チェックボックスＣ２が設けられる。
【００５５】
保護データ５の使用権限を付与しようとする者は、第１入力デバイス１３を用いて、第１入力欄７１〜第５入力欄７５に数や文字を入力する。第３入力欄７３〜第５入力欄７５は任意の入力欄である。任意の入力欄には、数字や文字を入力しなくてもよい。
【００５６】
第１入力欄７１は使用権限を付与する保護データ５を選択するための欄である。例えば、第１入力欄７１は、プルダウンメニュー型の入力欄である。第１入力欄７１の右端が操作されたとき、第１制御部１０は、第１通信装置１を用いて、登録した保護データ５のデータ名５３の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。具体的に、第１制御部１０は、第１記憶部１１が記憶している保護データ情報１９を抽出する。第１制御部１０は、抽出したそれぞれの保護データ情報１９に含まれるデータ名５３の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。
【００５７】
第２入力欄７２は選択した保護データ５の使用権限を付与する第２通信装置２を選択するための欄である。例えば、第２入力欄７２はプルダウンメニュー型の入力欄である。第２入力欄７２の右端が操作されたとき、第１制御部１０は、第１通信装置１と通信可能な第２通信装置２の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。例えば、第１制御部１０は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈにより通信可能な第２通信装置２の一覧を第１ディスプレイ１２に表示させる。あるいは、第１制御部１０は、第１通信装置１に記憶されるアドレス帳に含まれるアドレスの一覧を第１ディスプレイ１２に表示させてもよい。また、第２入力欄７２は、プルダウンメニュー型ではなくてもよい。第２入力欄７２は、第２通信装置２のアドレスを直接入力するための欄でもよい。
【００５８】
第３入力欄７３と第４入力欄７４は、使用権限（権限付与情報８）の有効期間８３を設定するための欄である。第３入力欄７３には日数が入力される。第４入力欄７４には最終期限が入力される。第１入力デバイス１３は、第３入力欄７３又は第４入力欄７４への入力を受け付ける。第１チェックボックスＣ１と第２チェックボックスＣ２は、第３入力欄７３に入力された値と第４入力欄７４に入力された値のうち、何れを用いるかを選択するためのチェックボックスである。なお、第３入力欄７３と第４入力欄７４に日数又は期限が入力されないとき、第１制御部１０は使用権限の有効期間８３は制限なし（無限）と認識する。
【００５９】
第５入力欄７５は、使用権限が付与された保護データ５の使用可能回数８４を設定するための欄である。第５入力欄７５には、回数（数字）が入力される。第１入力デバイス１３は、第５入力欄７５への数字入力を受け付ける。なお、第５入力欄７５に使用可能回数８４が入力されないとき、第１制御部１０は、使用回数の制限なしと認識する。
【００６０】
権限付与設定画面７での設定が完了したとき（権限付与設定画面７のＯＫボタンＢ１が操作されたとき）、第１制御部１０（第１通信装置１）は権限付与情報８を生成する（ステップ♯２３）。そして、第１制御部１０は権限付与情報８を第１通信部１４に送信させる（ステップ♯２４）。第１制御部１０は、権限付与設定画面７で設定された第２通信部２４（第２通信装置２）に権限付与情報８を送信する。第１制御部１０は権限付与情報８を暗号化してもよい。
【００６１】
図１０は、権限付与情報８の一例を示す。権限付与情報８は参照キー６、付与日時８１、保護データ名８２、有効期間８３、使用可能回数８４、付与元アドレス８５を含む。参照キー６は、権限付与設定画面７で設定された保護データ５に付されている参照キー６である。付与日時８１は、権限付与情報８の生成日時である。第１制御部１０は日時を計る時計回路を含む。第１制御部１０は付与日時８１を権限付与情報８データに含める。保護データ名８２は、権限付与設定画面７で設定された保護データ５の名前である。有効期間８３は、権限付与設定画面７で設定された使用権限（権限付与情報８）の有効期間８３である。使用可能回数８４は、権限付与設定画面７で設定された保護データ５を用いてジョブを実行できる回数である。付与元アドレス８５は第１通信装置１のアドレスである。付与元アドレス８５は、例えば、電子メールアドレスである。付与元アドレス８５は、電子メールアドレス以外のアドレスでもよい。
【００６２】
権限付与情報８を受信したとき、第２制御部２０（第２通信装置２）は受諾選択画面を第２ディスプレイ２２に表示させる（ステップ♯２５）。受諾選択画面は、保護データ５の使用権限の付与を受けるか否かを選択するための画面である。受諾選択画面は、例えば、ＹｅｓボタンとＮｏボタンを含む。使用権限の付与を受けるとき、使用者はＹｅｓボタンを操作する。使用権限の付与を受けないとき、使用者はＮｏボタンを操作する。第２入力デバイス２３は、保護データ５の使用権限の付与を受けるか否かの選択を受け付ける。
【００６３】
第２制御部２０（第２通信装置２）は、使用権限の付与を受ける操作がなされたか否かを確認する（ステップ♯２６）。使用権限の付与を拒絶する操作がなされたとき（Ｎｏボタンが操作されたとき、ステップ♯２６のＮｏ）、第２制御部２０は、第１通信部１４（第１通信装置１）に向けて、拒絶回答を送信する（ステップ♯２７）。そして、本フローは終了する（エンド）。拒絶回答を送信したとき、第２制御部２０は、受信した権限付与情報８を第２記憶部２１に記憶させない。拒絶回答を受信したとき、第１制御部１０（第１通信装置１）は、権限付与の拒絶を第１ディスプレイ１２に表示させてもよい。これにより、第１通信装置１の使用者は、使用権限の拒絶を認識できる。
【００６４】
使用権限の付与を受諾する操作がなされたとき（Ｙｅｓボタンが操作されたとき、ステップ♯２６のＹｅｓ）、第２制御部２０は、第１通信部１４（第１通信装置１）に向けて、受諾回答を送信する（ステップ♯２８）。受諾回答を受信したとき、第１制御部１０（第１通信装置１）は、権限付与の受諾を第１ディスプレイ１２に表示させる。これにより、第１通信装置１の使用者は、使用権限の受諾を認識できる。
【００６５】
受諾回答を送信したとき、第２制御部２０（第２通信装置２）は、受信した権限付与情報８を第２記憶部２１に記憶させる（ステップ♯２９、図３参照）。そして、本フローは終了する（エンド）。受信した権限付与情報８が暗号化されているとき、第２制御部２０は、暗号化された権限付与情報８を第２記憶部２１に記憶させてもよい。また、第２制御部２０は、復号した権限付与情報８を第２記憶部２１に記憶させてもよい。
【００６６】
（使用権限に基づく保護データ５の使用）
次に、図１１、図１２を用いて、実施形態に係る使用権限に基づく保護データ５の使用の一例を説明する。図１１、図１２は、実施形態に係る使用権限に基づく保護データ５の使用の一例を示す図である。
【００６７】
図１１のスタートは、アクセス用ソフトウェア２６が第２通信装置２で起動された時点である。アクセス用ソフトウェア２６は、付与された使用権限に基づき、他人の保護データ５を使用するためのソフトウェアである。なお、アクセス用ソフトウェア２６のロックを解除してから、第２通信装置２の使用者は、アクセス用ソフトウェア２６を起動できる。ロック解除には認証が必要である。ロック解除に指紋認証やパスワードを用いることができる。ロック解除の手法は、図６の場合と同様である。これにより、第２通信装置２を使用する権限を有しない者による保護データ５の不正使用を防ぐことができる。
【００６８】
使用者の認証後、第２入力デバイス２３は、アクセス用ソフトウェア２６の起動指示を受け付ける。これにより、第２制御部２０（第２通信装置２）は、アクセス用ソフトウェア２６を起動する。アクセス用ソフトウェア２６の起動後、第２入力デバイス２３は、選択操作を受け付ける（ステップ♯３１）。選択操作は、受信した権限付与情報８（付与された使用権限）のうち、用いる権限付与情報８（使用権限）を選択する操作である。例えば、第２制御部２０は、記憶している権限付与情報８の内容の一覧を第２ディスプレイ２２に表示させる。使用者は、第２入力デバイス２３を用いて権限付与情報８を選択する。第２入力デバイス２３の出力に基づき、第２制御部２０は、選択された権限付与情報８を認識する。なお、記憶している権限付与情報８が１つのみのとき、ステップ♯３１はスキップされる。記憶している権限付与情報８がないとき、第２制御部２０は、アクセス用ソフトウェア２６を終了させる。
【００６９】
権限付与情報８が選択されたとき、第２制御部２０（第２通信装置２）は、特定保護データがジョブで使用された回数が、設定された使用可能回数８４となっているか否かを確認する（ステップ♯３２）。特定保護データは、選択された権限付与情報８に含まれる参照キー６が付された保護データ５である。以下の説明では、受信し、選択された権限付与情報８に含まれる参照キー６が付された保護データ５を特定保護データと称する。
【００７０】
第２制御部２０は、各特定保護データ（使用権限が付与された保護データ５）がジョブで使用された回数を、第２記憶部２１に記憶させる。第２制御部２０は、特定保護データがジョブで使用された回数を管理する。第２制御部２０は回数データ２７を第２記憶部２１に記憶させる（詳細は後述）。回数データ２７は、特定保護データがジョブで使用された回数を示すデータである。回数データ２７に基づき、第２制御部２０は、選択した権限付与情報８に対応する特定保護データがジョブで使用された回数を認識する。
【００７１】
選択された権限付与情報８に対応する特定保護データの使用回数が設定された使用可能回数８４未満のとき（ステップ♯３２のＮｏ）、第２制御部２０（第２通信装置２）は、第３通信部３５（画像形成装置３）に向けて、選択された権限付与情報８を第２通信部２４に送信させる（ステップ♯３３）。権限付与情報８の送信先の画像形成装置３は、保護データ５の登録に用いた画像形成装置３と異っていてもよい。権限付与情報８を受信する画像形成装置３は、データ記憶装置４と通信可能な画像形成装置３であればよい。
【００７２】
ジョブを実行するとき、操作パネル３３（画像形成装置３）で設定と実行指示を行う必要がある。そこで、第２通信装置２は、近距離無線通信により、選択された権限付与情報８を画像形成装置３に送信する。例えば、第２通信装置２は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈの無線通信により、権限付与情報８を画像形成装置３に送信する。受信した権限付与情報８が暗号化されているとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、暗号化された権限付与情報８を復号する。
【００７３】
権限付与情報８を受信したとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、権限付与情報８に含まれる有効期間８３を確認する。第３制御部３０は、受信した権限付与情報８は有効期間内か否かを確認する（ステップ♯３４）。期限切れのとき（ステップ♯３４のＮｏ）、第３制御部３０（画像形成装置３）は、受信した権限付与情報８に対応する特定保護データが第３記憶部３１に記憶されているか否かを確認する（ステップ♯３５）。記憶していないとき（ステップ♯３５のＮｏ）、本フローは終了する（エンド）。記憶しているとき（ステップ♯３５のＹｅｓ）、第３制御部３０は、受信した権限付与情報８に対応する特定保護データを第３記憶部３１に消去させる（ステップ♯３６）。そして、本フローは終了する（エンド）。使用権限の有効期間８３が切れているとき、第４制御部４０（画像形成装置３）は、保護データ５特定保護データに基づくジョブを実行しない。
【００７４】
権限付与情報８（使用権限）の有効期間８３が切れていないとき（ステップ♯３４のＹｅｓ）、第３制御部３０は、第３制御部３０（画像形成装置３）は、受信した権限付与情報８に対応する特定保護データを記憶しているか否かを確認する（ステップ♯３７）。
【００７５】
記憶していないとき（ステップ♯３７のＮｏ）、第３制御部３０（画像形成装置３）は、特定保護データを呼び出す（ステップ♯３８）。具体的に、第３制御部３０は、第４通信部３２（データ記憶装置４）と通信を確立する。そして、第３制御部３０は、第４通信部３２に向けて、受信した権限付与情報８の参照キー６を第３通信部３５に送信させる。第４制御部４０は、第３通信部３５に向けて、受信した参照キー６が付された保護データ５（特定保護データ）を第４通信部３２に送信させる。第３制御部３０（画像形成装置３）は、データ記憶装置４から特定保護データを第３通信部３５に取得させる。そして、第３制御部３０は、取得した特定保護データを不揮発的に第３記憶部３１に記憶させる（ステップ♯３９）。
【００７６】
ステップ♯３７のＹｅｓの場合、又は、ステップ♯３９の後、使用者は、ジョブに関する設定を操作パネル３３に入力する。例えば、使用者は特定保護データに基づくプリントジョブの設定を行う。設定完了後、使用者はジョブの実行を指示する。操作パネル３３はジョブの実行指示を受け付ける。実行指示があったとき、制御部は、呼び出した特定保護データに基づくジョブを開始する（ステップ♯３１０）。
【００７７】
ジョブを実行するとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、特定保護データに基づき、ジョブに用いる画像データ（ビットマップデータ）を生成する。例えば、印刷するとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、特定保護データに基づく印刷用の画像データを生成する。第３制御部３０は、生成した画像データに基づく印刷を印刷部３４に行わせる。最後のページまで処理が完了すると、ジョブが完了する（ステップ♯３１１）。
【００７８】
ジョブが完了したとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、第２通信部２４（第２通信装置２）に向けて、ジョブ完了通知を第３通信部３５に送信させる（ステップ♯３１２）。第３制御部３０は、ジョブ完了通知に、少なくとも参照キー６を含める。第３制御部３０は、実行したジョブに用いた特定保護データの参照キー６をジョブ完了通知に付す。第３制御部３０は、ジョブに用いた特定保護データに対応する権限付与情報８をジョブ完了通知に付してもよい。
【００７９】
ジョブ完了通知を受信したとき、第２制御部２０（第２通信装置２）は、特定保護データがジョブで使用された回数の値をカウントアップする（ステップ♯３１３）。例えば、第２制御部２０は、受信した参照キー６と使用された回数を関連付けたデータを回数データ２７として第２記憶部２１に記憶させる。特定保護データがジョブで初めて使用されたとき、第２制御部２０は、新たな回数データ２７を第２記憶部２１に新たに記憶させる。この回数データ２７での使用された回数の値は１となる。以前にジョブで使用されている特定保護データについては、第２制御部２０は、受信した参照キー６と同じ参照キー６を含む回数データ２７を抽出する。そして、第２制御部２０は、抽出した回数データ２７の使用された回数の値に１を加算する。
【００８０】
そして、第２制御部２０（第２通信装置２）は、使用通知を第２通信部２４に送信させる（ステップ♯３１４）。第２制御部２０は、ジョブで用いられた特定保護データの使用権限を付与した第１通信部１４（第１通信装置１）に向けて使用通知を送信させる。使用権限を付与した第１通信装置１のアドレス（付与元アドレス８５）は、権限付与情報８に含まれている。なお、画像形成装置３（第３制御部３０）が使用権限を付与した第１通信装置１に使用通知を送信してもよい。第２制御部２０又は第３制御部３０は、使用通知に参照キー６を付す。
【００８１】
使用通知を受信したとき、第１制御部１０（第１通信装置１）は、使用された特定保護データの情報を第１ディスプレイ１２に表示させる（ステップ♯３１５）。例えば、第１制御部１０は、参照キー６が一致する保護データ情報１９の内容を第１ディスプレイ１２に表示させる。自己の保護データ５がジョブに使用されたことを、使用権限を付与した者に知らせることができる。そして、本フローは終了する（エンド）。
【００８２】
一方、選択された権限付与情報８に対応する特定保護データの使用回数が設定された使用可能回数８４となっているとき（ステップ♯３２のＹｅｓ）、第２制御部２０（第２通信装置２）は、第３通信部３５（画像形成装置３）に向けて、消去指示を第２通信部２４に送信させる（ステップ♯３１６）。例えば、第２制御部２０は、選択された権限付与情報８の参照キー６を消去指示に含める。消去指示の送信後、第２制御部２０は、選択された権限付与情報８を第２記憶部２１に消去させる（ステップ♯３１７）。
【００８３】
消去指示を受信したとき、第３制御部３０（画像形成装置３）は、受信した参照キー６を含む保護データ５が第３記憶部３１に記憶されているか否かを確認する（ステップ♯３１８）。記憶していないとき（ステップ♯３１８のＮｏ）、本フローは終了する（エンド）。記憶しているとき（ステップ♯３１８のＹｅｓ）、第３制御部３０は、受信した消去指示に付された参照キー６を含む保護データ５を第３記憶部３１に消去させる（ステップ♯３１９）。そして、本フローは終了する（エンド）。つまり、第３制御部３０（画像形成装置３）は、使用回数が上限に達した保護データ５に基づくジョブを実行しない。
【００８４】
このようにして、実施形態に係る画像形成システム１００は、第１通信装置１、第２通信装置２、画像形成装置３を含む。第１通信装置１は付与操作を受け付ける。第２通信装置２は第１通信装置１と通信する。画像形成装置３は、第２通信装置２と通信する。付与操作は、参照キー６が付された保護データ５を選択する操作を含む。また、付与操作は、選択した保護データ５の使用権限を付与する第２通信装置２を選択する操作を含む。第１通信装置１は、付与操作を受け付けたとき、参照キー６を含む権限付与情報８を付与操作で設定された第２通信装置２に送信する。第２通信装置２は、受信した権限付与情報８を記憶する。第２通信装置２は、受信した権限付与情報８を画像形成装置３に送信する。画像形成装置３は、第２通信装置２から送信された権限付与情報８を受信した場合、受信した権限付与情報８に含まれる参照キー６が付された保護データ５である特定保護データを呼び出す。画像形成装置３は、呼び出した特定保護データに基づくジョブの実行指示を受け付ける。実行指示を受けつけたとき、画像形成装置３は、特定保護データに基づくジョブを実行する。これにより、第２通信装置２の所持者に特定保護データを使用させることができる。保護データ５の作成者が希望する者に、特定保護データを用いたジョブを行わせることができる。
【００８５】
第１通信装置１は、権限付与情報８の有効期間８３の設定を受け付ける。第１通信装置１は、設定された有効期間８３を含む権限付与情報８を、付与操作で設定された第２通信装置２に送信する。画像形成装置３は、受信した権限付与情報８の有効期間８３が過ぎていないとき、特定保護データに基づくジョブを実行する。画像形成装置３は、受信した権限付与情報８の有効期間８３が過ぎているとき、特定保護データに基づくジョブを実行しない。これにより、保護データ５の登録者（作成者）が希望する期間内だけ、第２通信装置２の所持者に特定保護データを使用させることができる。登録者が許可しない期間での保護データ５を用いたジョブを禁止することができる。
【００８６】
画像形成装置３は、有効期間８３が切れている権限付与情報８に含まれる参照キー６が付された保護データ５を消去する。これにより、第２通信装置２の所持者が使用できなくなった保護データ５を自動的に消去することができる。画像形成装置３の記憶領域が使用できない保護データ５で圧迫されることを防ぐことができる。
【００８７】
第１通信装置１は、特定保護データの使用可能回数８４の設定を受け付ける。第１通信装置１は、使用可能回数８４を含む権限付与情報８を、付与操作で設定された第２通信装置２に送信する。第２通信装置２は、記憶する権限付与情報８ごとに、ジョブで特定保護データが使用された回数を記憶する。第２通信装置２は、使用された回数が使用可能回数８４未満の特定保護データに対応する権限付与情報８を画像形成装置３に送信する。第２通信装置２は、使用された回数が使用可能回数８４となっている特定保護データに対応する権限付与情報８を画像形成装置３に送信しない。これにより、データの作成者が希望する回数だけ、第２通信装置２の所持者に特定保護データを使用させることができる。特定保護データを用いたジョブの回数を、特定保護データの作成者が許可する回数までとすることができる。
【００８８】
画像形成装置３は、使用された回数が使用可能回数８４となった保護データ５を消去する。これにより、第２通信装置２の所持者が使用できなくなった保護データ５を自動的に消去することができる。画像形成装置３の記憶領域が使用されない保護データ５で圧迫されることを防ぐことができる。
【００８９】
特定保護データに基づくジョブを実行したとき、画像形成装置３又は第２通信装置２は、ジョブで用いられた特定保護データの使用権限を付与した第１通信装置１に、特定保護データに基づくジョブが行われたことを通知する。これにより、特定保護データの登録者（作成者）に、特定保護データに基づくジョブが行われたことを通知することができる。想定外のタイミングで通知が来た場合、作成者は、特定保護データに基づく不正なジョブが行われたことに気付ける。
【００９０】
画像形成システム１００は第１通信装置１と画像形成装置３と通信するデータ記憶装置４を含む。第１通信装置１は、文書データ１８を保護データ５として記憶させる操作である保護操作を受け付ける。第１通信装置１は、保護操作がなされた文書データ１８をデータ記憶装置４に送信する。データ記憶装置４は、保護操作がなされた文書データ１８を受信したとき、参照キー６を生成する。データ記憶装置４は、生成した参照キー６を付した文書データ１８を保護データ５として記憶する。保護データ５を記憶したとき、データ記憶装置４は、参照キー６を含む保護データ情報１９を第１通信装置１に送信する。第１通信装置１は、受信した保護データ情報１９を記憶する。これにより、参照キー６を付した文書データ１８を保護データ５として登録することができる。画像形成装置３はデータ記憶装置４と通信する。従って、データ記憶装置４と通信可能な画像形成装置３であれば、第２通信装置２の所持者は、どの画像形成装置３を用いても特定保護データに基づくジョブを実行できる。
【００９１】
第１通信装置１は、文書データ１８の送信先として、画像形成装置３を選択する操作を受け付ける。画像形成装置３が送信先として選択されたとき、第１通信装置１は、保護操作がなされた文書データ１８を画像形成装置３に送信する。保護操作がなされた文書データ１８を受信したとき、画像形成装置３は、文書データ１８と送信元アドレス５１をデータ記憶装置４に送信する。送信元アドレス５１は文書データ１８を送信した第１通信装置１のアドレスである。画像形成装置３から送信された文書データ１８と送信元アドレス５１を受信したとき、データ記憶装置４は、参照キー６を生成する。データ記憶装置４は、生成した参照キー６を付した文書データ１８を保護データ５として記憶する。データ記憶装置４は、保護データ５を記憶したとき保護データ情報１９を送信元アドレス５１に送信する。第１通信装置１は受信した保護データ情報１９を記憶する。これにより、画像形成装置３に文書データ１８を送信しても、文書データ１８を保護データ５として記憶（登録）することができる。データ記憶装置４は、画像形成装置３と自動的に同期し、保護データ５を記憶する。
【００９２】
第２通信装置２から送信された権限付与情報８を受信した場合特定保護データを記憶していないとき、画像形成装置３は、データ記憶装置４から特定保護データを取得する。画像形成装置３は、取得した特定保護データを記憶する。これにより、ジョブに用いられる可能性が高い保護データ５（特定保護データ）を画像形成装置３に蓄えることができる。
【００９３】
権限付与情報８を受信したとき、第２通信装置２は、特定保護データの使用権限の付与を受けるか否かの選択を受け付ける。付与を受ける選択がなされたとき、第２通信装置２は、受諾回答を第１通信装置１に送信する。付与を受けない選択がなされたとき、第２通信装置２は、拒絶回答を第１通信装置１に送信する。これにより、第２通信装置２の所持者が特定保護データの使用権限の付与を受け入れたか否かを、第１通信装置１の所持者に通知することができる。
【００９４】
本発明の実施形態を説明したが、本発明の範囲はこれに限定されるものではなく、発明の主旨を逸脱しない範囲で種々の変更を加えて実施することができる。
【産業上の利用可能性】
【００９５】
本発明は、情報処理装置と画像形成装置を含む画像形成システムに使用可能である。
【符号の説明】
【００９６】
１００  画像形成システム                １      第１通信装置
２      第２通信装置                    ３      画像形成装置
４      データ記憶装置                  ５      保護データ
５１    送信元アドレス                  ６      参照キー
８      権限付与情報                    ８３    有効期間
８４    使用可能回数
【図１】
2019096997.tif 000003
【図２】
2019096997.tif 000004
【図３】
2019096997.tif 000005
【図４】
2019096997.tif 000006
【図５】
2019096997.tif 000007
【図６】
2019096997.tif 000008
【図７】
2019096997.tif 000009
【図８】
2019096997.tif 000010
【図９】
2019096997.tif 000011
【図１０】
2019096997.tif 000012
【図１１】
2019096997.tif 000013
【図１２】
2019096997.tif 000014