(57)【要約】【課題】文書管理サーバーにおいてシステム連携に必要なメタデータが変更された場合に、画像処理サーバーの管理者宛に送信される変更通知の量を制御する。【解決手段】画像処理サーバー２は、文書データ３３１から特定のメタデータの属性３３２を取得して、文書データ３３１と共に送信する。文書管理サーバー３は、画像処理サーバー２から送信された特定のメタデータの属性３３２に基づいて文書データ３３１を管理する。また、文書管理サーバー３は、特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部３２２と、メタデータ設定受付部３２２により変更を受け付けられた特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部３２３と、特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を通知優先度に基づく送信タイミングで、画像処理サーバー２の管理者宛に送信する変更通知部３２４とを備えている。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データから特定のメタデータの属性を取得して、前記文書データと共に送信する画像処理サーバーと、前記画像処理サーバーから送信された前記特定のメタデータの属性に基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムであって、
前記文書管理サーバーは、
前記特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部と、
前記メタデータ設定受付部により変更を受け付けられた前記特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部と、
前記特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を前記通知優先度に基づく送信タイミングで、前記画像処理サーバーの管理者宛に送信する変更通知部と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記変更通知部は、
変更された前記特定のメタデータに付加された前記通知優先度が高いほど、前記変更通知の送信タイミングを早め、変更された前記特定のメタデータに付加された前記通知優先度が低いほど、前記変更通知の送信タイミングを遅らせる
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記変更通知には、
前記文書管理サーバーに確認済通知を送信するための確認ボタンが設けられ、
前記変更通知部は、
前記確認済通知が送信されるまで、前記通知優先度に基づく送信タイミングで繰り返し前記変更通知を送信する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記変更通知部は、
前記通知優先度が低いほど、低頻度で前記変更通知を送信する
ことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記通知優先度付加部は、
前記特定のメタデータの変更が及ぼす影響度が大きいほど、高い通知優先度を付加する
ことを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記画像処理サーバーは、
前記特定のメタデータが登録されたメタデータ設定情報を有し、
前記文書管理サーバーは、
前記メタデータ設定受付部により変更された前記特定のメタデータを同期元として、前記メタデータ設定情報に登録された前記特定のメタデータを同期させる同期処理部を備えた
ことを特徴とする請求項１から５までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記画像処理サーバーは、
前記文書データを文字認識して文字列を抽出する文字抽出部と、
前記文字抽出部によって抽出された前記文字列に基づいて、前記特定のメタデータの前記属性を取得して、前記文書データと共に送信する属性付加部と
を備えたことを特徴とする請求項１から６までのいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
画像処理サーバーから送信される文書データを、前記画像処理サーバーによって前記文書データから取得される特定のメタデータの属性に基づいて管理する文書管理サーバーであって、
前記特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部と、
前記メタデータ設定受付部により変更を受け付けられた前記特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部と、
前記特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を前記通知優先度に基づく送信タイミングで、前記画像処理サーバーの管理者宛に送信する変更通知部と
を備えたことを特徴とする文書管理サーバー。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理サーバーと文書管理サーバーとを備えた文書管理システム及び文書管理サーバーに関する。
【背景技術】
【０００２】
作成日や作者等のメタデータを利用して文書を管理する技術が知られている（例えば、特許文献１を参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００９−１９３１６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
文書のメタデータと共に文書データを管理する文書管理サーバーと、文書管理サーバーが必要とするメタデータを文書データから抽出する画像処理サーバーとをシステム連携させる場合、画像処理サーバーには、文書管理サーバーに必要なメタデータを送信できるように、文書管理サーバーに記憶されているメタデータの一部と同一のメタデータが記憶されている。このメタデータは、文書管理サーバーにおいて同期対象に設定されており、特定のタイミングで画像処理サーバーのメタデータと同期する。
【０００５】
文書管理サーバーにおいて、同期対象のメタデータが変更された場合、その変更内容を通知する変更通知が画像処理サーバーの管理者宛に送信される。画像処理サーバーの管理者は、この変更通知に基づいて、画像処理サーバーに対して文書管理サーバーとのシステム連携に必要な設定や確認を行っている。
【０００６】
しかしながら、従来技術では、文書管理サーバーにおいて同期対象のメタデータが大量に存在する場合に、これらのメタデータが変更される度に、一度に大量の変更通知が画像処理サーバーの管理者宛に送信され、管理者の負担になっていたという問題があった。
【０００７】
本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、文書管理サーバーにおいてシステム連携に必要なメタデータが変更された場合に、画像処理サーバーの管理者宛に送信される変更通知の量を制御することができる技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の文書管理システムは、文書データから特定のメタデータの属性を取得して、前記文書データと共に送信する画像処理サーバーと、前記画像処理サーバーから送信された前記特定のメタデータの属性に基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムであって、前記文書管理サーバーは、前記特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部と、前記メタデータ設定受付部により変更を受け付けられた前記特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部と、前記特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を前記通知優先度に基づく送信タイミングで、前記画像処理サーバーの管理者宛に送信する変更通知部とを備えたことを特徴とする。
また、前記変更通知部は、変更された前記特定のメタデータに付加された前記通知優先度が高いほど、前記変更通知の送信タイミングを早め、変更された前記特定のメタデータに付加された前記通知優先度が低いほど、前記変更通知の送信タイミングを遅らせてもよい。
また、前記変更通知には、前記文書管理サーバーに確認済通知を送信するための確認ボタンが設けられ、前記変更通知部は、前記確認済通知が送信されるまで、前記通知優先度に基づく送信タイミングで繰り返し前記変更通知を送信してもよい。
また、前記変更通知部は、前記通知優先度が低いほど、低頻度で前記変更通知を送信してもよい。
また、前記通知優先度付加部は、前記特定のメタデータの変更が及ぼす影響度が大きいほど、高い通知優先度を付加してもよい。
また、前記画像処理サーバーは、前記特定のメタデータが登録されたメタデータ設定情報を有し、前記文書管理サーバーは、前記メタデータ設定受付部により変更された前記特定のメタデータを同期元として、前記メタデータ設定情報に登録された前記特定のメタデータを同期させる同期処理部を備えてもよい。
また、前記画像処理サーバーは、前記文書データを文字認識して文字列を抽出する文字抽出部と、前記文字抽出部によって抽出された前記文字列に基づいて、前記特定のメタデータの前記属性を取得して、前記文書データと共に送信する属性付加部とを備えてもよい。
本発明の文書管理サーバーは、画像処理サーバーから送信される文書データを、前記画像処理サーバーによって前記文書データから取得される特定のメタデータの属性に基づいて管理する文書管理サーバーであって、前記特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部と、前記メタデータ設定受付部により変更を受け付けられた前記特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部と、前記特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を前記通知優先度に基づく送信タイミングで、前記画像処理サーバーの管理者宛に送信する変更通知部とを備えたことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書管理サーバーにおいてシステム連携に必要なメタデータが変更された場合に、画像処理サーバーの管理者宛に送信される変更通知の量を制御することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明に係る実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。
【図２】図１に示すメタデータの登録例である。
【図３】図１に示すメタデータの登録例である。
【図４】図１に示す変更通知部による変更通知の管理例である。
【図５】図１に示す文書管理システムのメタデータ変更処理の流れを示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、以下の実施の形態において、同様の機能を示す構成には、同一の符号を付してある。
【００１２】
図１に示すように、本実施の形態の文書管理システムＸは、画像形成装置１と、画像処理サーバー２と、文書管理サーバー３と、クライアント端末４と、文書管理サーバー３の管理者によって使用される管理者端末５と、画像処理サーバー２の管理者によって使用される管理者端末６とが、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワークを介して接続されている。画像形成装置１、画像処理サーバー２及び文書管理サーバー３は、それぞれＷｅｂサーバーとして機能してもよい。クライアント端末４、管理者端末５、６は、それぞれパーソナルコンピューターやタブレット端末等の情報処理装置である。
【００１３】
画像形成装置１は、複写機や複合機等であり、伝票や請求書等の原稿をスキャンして、文書データ３３１を生成し、生成した文書データ３３１を画像処理サーバー２に送信する。画像形成装置１は、スキャンにより生成した画像データを文書データ３３１としてもよいし、スキャンにより生成した画像データをＰＤＦファイルに変換したものを文書データ３３１としてもよい。
【００１４】
画像形成装置１は、文書データ３３１を生成すると、操作パネルに文書データ３３１をプレビュー表示し、操作パネルを介して、文書管理サーバー３の管理対象とするか否かをユーザーに選択させてもよい。そして、文書管理サーバー３の管理対象とする旨が選択された場合に、文書データ３３１を画像処理サーバー２に送信してもよい。
【００１５】
画像処理サーバー２は、通信部２１と、制御部２２と、メタデータ記憶部２３とを備えている。
【００１６】
通信部２１は、ＬＡＮやインターネット等のネットワークを介して、画像形成装置１、文書管理サーバー３及び管理者端末６との間で各種データを送受信する機能を有する。
【００１７】
制御部２２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには画像処理サーバー２の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御部２２のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、サーバー全体の制御を行う。
【００１８】
また、制御部２２は、文書データ取得部２２１、文字抽出部２２２、属性付加部２２３、変更通知受信部２２４、管理者設定受付部２２５として機能する。
【００１９】
文書データ取得部２２１は、通信部２１により受信された画像形成装置１からの文書データ３３１を、文書管理サーバー３の管理対象として取得する。
【００２０】
文字抽出部２２２は、文書データ取得部２２１によって取得された文書データ３３１に対して、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を実行して、文書データ３３１から文字列を抽出する。文字抽出部２２２は、文書データ３３１全体ではなく、文書データ３３１内の特定箇所を文字認識対象とするゾーンＯＣＲ（エリアＯＣＲ）により文字列を抽出してもよい。
【００２１】
例えば、文字抽出部２２２は、文字認識対象とするエリアを示したテンプレートを用いて、文書データ３３１から文字列を抽出してもよい。テンプレートは、例えば、不図示のＲＯＭに記憶されてもよく、また、伝票や請求書等の文書データ３３１の種別毎、会社毎、部署毎に用意されてもよい。また、画像形成装置１から画像処理サーバー２に文書データ３３１を送信する際に、文書データ３３１に適用するテンプレートの種別をユーザーが指定できるようにしてもよい。また、テンプレートの文字認識対象のエリアは、メタデータ設定情報２３１に登録されているメタデータに対応付けられてもよい。
【００２２】
属性付加部２２３は、メタデータ記憶部２３に記憶されたメタデータ設定情報２３１に基づいて、文字抽出部２２２によって抽出された文字列から該当するメタデータ名の属性３３２を取得し、取得した属性３３２を文書データ３３１に付加して、通信部２１を介して文書管理サーバー３に送信する。なお、文字抽出部２２２は、文書データ３３１から抽出した文字列をメタデータ設定情報２３１に登録されたメタデータに対応させて切り出した状態で属性付加部２２３に渡してもよい。また、属性付加部２２３が、文字抽出部２２２によって文書データ３３１から文字列が抽出されたエリアに基づいて、対応するメタデータを特定したり、抽出された文字列をテキストマイニング等で解析することで、対応するメタデータを特定したりして、文字列からメタデータの属性３３２を取得しても良い。
【００２３】
図３は、メタデータ設定情報２３１におけるメタデータの登録例である。メタデータは、メタデータ名（属性３３２の名前）と、属性３３２の定義とを含んでいる。メタデータ名は、文書管理サーバー３に送信する属性３３２の名前であり、例えば、住所や請求書番号等である。図２では、メタデータＡ、メタデータＣとして示している。定義は、メタデータＡ、メタデータＣそれぞれのデータ型や入力規則等を示している。文字抽出部２２２によって抽出された文字列は、属性付加部２２３によって該当するメタデータ名の定義に沿って変換され、文書データ３３１の属性３３２として文書管理サーバー３に送信される。これにより、例えば、抽出された文字列「１２３４５」は、該当するメタデータ名「請求書番号」の定義「半角数字」に基づいて、属性「12345」として文書管理サーバー３に送信される。
【００２４】
なお、メタデータ設定情報２３１に登録されたメタデータは、後述する文書管理サーバー３のメタデータの一部に同期しており、同一に保たれている。送信対象となる属性３３２のデータ型や入力規則に不整合があると、文書管理サーバー３で受け取ることができず、送信エラーになるからである。
【００２５】
変更通知受信部２２４は、文書管理サーバー３から同期対象のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を通信部２１経由で受信する。変更通知の詳細は後述する。
【００２６】
管理者設定受付部２２５は、管理者端末６を介して、画像処理サーバー２の管理者からの各種設定を受け付ける。例えば、管理者設定受付部２２５は、画像処理サーバー２の設定情報を管理者端末６に閲覧可能に提示したり、文書管理サーバー３とのシステム連携に必要なメタデータの設定を受け付けたりすることができる。
【００２７】
メタデータ記憶部２３は、半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段であり、各種の設定情報の他、文書管理サーバー３とのシステム連携に必要なメタデータが記憶されている。
【００２８】
文書管理サーバー３は、通信部３１と、制御部３２と、データ記憶部３３とを備えている。
【００２９】
通信部３１は、ＬＡＮやインターネット等のネットワークを介して、画像処理サーバー２、管理者端末５及び管理者端末６との間で各種データを送受信する機能を有する。
【００３０】
制御部３２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには文書管理サーバー３の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。制御部３２のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、サーバー全体の制御を行う。
【００３１】
また、制御部３２は、文書データ保管部３２１、同期処理部３２５、メタデータ設定受付部３２２、優先度付加部、変更通知部３２４として機能する。
【００３２】
文書データ保管部３２１は、画像処理サーバー２から送信された文書データ３３１と文書データ３３１の属性３３２とをデータ記憶部３３に保管する。また、文書データ保管部３２１は、クライアント端末４から閲覧要求があった場合に、データ記憶部３３に記憶されている文書データ３３１と文書データ３３１の属性３３２をクライアント端末４に閲覧可能に提示する。例えば、文書データ保管部３２１は、クライアント端末４から指定された属性３３２に対応する文書データ３３１を検索して、該当の文書データ３３１をクライアント端末４に閲覧させることができる。
【００３３】
メタデータ設定受付部３２２は、文書管理サーバー３の管理者端末５を介して、文書管理サーバー３の管理者からのメタデータの新規追加、削除、編集等の変更を受け付けて、メタデータ設定情報３３３に反映する。例えば、法律改正等によって請求書の必須項目が変更になった場合や、顧客から要望があった場合等に、メタデータは変更される。なお、メタデータ設定受付部３２２は、メタデータを変更したことを知らせる後述の変更通知が管理者によって確認された後で、メタデータの変更をメタデータ設定情報３３３に反映させても良い。
【００３４】
図３は、メタデータ設定情報３３３におけるメタデータの登録例である。メタデータ設定情報３３３は、各メタデータについて、属性３３２の名前であるメタデータ名と、属性３３２の定義と、画像処理サーバー２との同期対象に設定するか否かを示す同期情報と、このメタデータの変更通知の通知優先度とが登録される。
【００３５】
同期情報は、画像処理サーバー２のメタデータと同期させる場合に、「同期対象」が設定され、同期させない場合には空欄となる。同期対象に設定されたメタデータは、同期処理で同期元となる。通知優先度は、このメタデータが変更された場合に、後述の変更通知部３２４によって行われる変更通知の送信タイミングの優先度が設定される。通知優先度は、通知優先度付加部３２３によってメタデータに付加される。図３では、通知優先度として「必須」と「オプション」の２種類を示している。「必須」の場合、即時に変更通知が送信され、「オプション」の場合、特定のタイミングで変更通知が送信される。「オプション」の場合、変更通知の送信タイミングを、例えば特定時間、特定日、特定曜日のように設定できるようにしてもよい。なお、通知優先度は「必須」及び「オプション」に限らず、「高」、「中」、「低」のように複数段階としてもよい。また、優先度は、重み付けによって表されてもよく、通知優先度が高くなるほど大きな重み値が付加されてもよい。
【００３６】
通知優先度付加部３２３は、メタデータ毎に変更通知の通知優先度を付加する。例えば、通知優先度付加部３２３は、文書管理サーバー３内又は画像処理サーバー２とのシステム連携において、複数のモジュールで共通に使用されるメタデータに高い通知優先度を付加し、単独のモジュールで使用されるメタデータに低い通知優先度を付加してもよい。例えば、通知優先度付加部３２３は、メタデータを引数とするモジュールを検索して、該当するモジュール数が多いほど、高い通知優先度を付加してもよい。つまり、メタデータが変更された場合にシステムに及ぼす影響度が大きいほど高い通知優先度が設定されてもよい。なお、通知優先度付加部３２３は、文書管理サーバー３の管理者によって設定された通知優先度をメタデータに付加してもよい。また、通知優先度付加部３２３は、メタデータ設定受付部３２２によりメタデータが新規追加された場合に通知優先度を付加してもよいし、メタデータが変更される毎に通知優先度を付加し直してもよい。
【００３７】
変更通知部３２４は、メタデータ設定受付部３２２によりメタデータが変更されると、メタデータの変更内容を示す変更通知を作成して、予め登録された送信先に変更通知を例えばメール等により送信する。例えば、画像処理サーバー２との同期対象に設定されたメタデータが変更された場合、変更通知部３２４は、画像処理サーバー２に変更通知を送信する。画像処理サーバー２に送信された変更通知は、通信部２１を介して変更通知受信部２２４により受信され、管理者端末６を介して画像処理サーバー２の管理者が確認することができる。なお、画像処理サーバー２との同期対象に設定されていないメタデータが変更された場合は、変更通知部３２４は、文書管理サーバー３の管理者宛に変更通知を送信しなくてもよい。文書管理サーバー３の管理者によって行われた変更だからである。
【００３８】
また、変更通知部３２４は、メタデータに付加された通知優先度に基づいて、変更通知の送信タイミングを制御する。例えば、変更通知部３２４は、通知優先度が高い場合、作成した変更通知を即時に送信し、通知優先度が低い場合、作成した変更通知の送信を保留にして、特定時間、特定日、特定曜日のような特定タイミングで送信する。また、変更通知部３２４は、通知優先度が高くなるほど、即時かつ高頻度で変更通知を送信し、通知優先度が低くなるほど、変更通知の通知時期を遅らせると共に低頻度で通知されるようにしてもよい。そのため、大量のメタデータが変更された場合であっても、通知優先度の高い変更通知が通知優先度の低い変更通知に優先して送信されるので、管理者に通知される変更通知の通知数や通知頻度を減らすことができる。また、変更通知部３２４は、通知優先度の高い変更通知が通知優先度の低い変更通知より重要な変更であることが分かるように通知態様を異ならせてもよい。例えば、変更通知部３２４は、通知優先度の高い変更通知の件名（タイトル）に「重要」という文言を付加したり、件名の色を変えたり、重要度を示すフラグを付加したりしてもよい。
【００３９】
また、変更通知には、確認ボタンを設けてもよく、確認ボタンが押されることにより、管理者が変更通知を確認した旨を示す確認済通知が文書管理サーバー３に送信されるようにしてもよい。確認ボタンは、クリックされることにより文書管理サーバー３に接続するハイパーリンクでもよい。
【００４０】
変更通知部３２４は、図４に示すように、作成した変更通知を、変更通知を識別するための変更通知ＩＤ、変更されたメタデータ名、その変更内容、通知優先度、確認済フラグにより管理してもよい。確認済フラグは、確認済通知が送信されたか否かを示す情報であり、送信された場合に「済」が設定され、送信されていない場合に「未」が設定される。変更通知部３２４は、確認済フラグが「未」の間、通知優先度に基づく通知タイミングで変更通知を繰り返し送信してもよい。管理者が変更通知の確認ボタンを押すことによって、確認済通知が送信されると、変更通知部３２４は、確認済フラグを「済」に変更し、この変更通知の送信を終了してもよい。これにより、管理者が変更通知を確認するまで、通知優先度に基づく通知タイミングで、繰り返し同じ変更通知が送信されるので、管理者が通知優先度に基づいて変更通知を確認することができ、また、確認忘れを防止することができる。
【００４１】
同期処理部３２５は、データ記憶部３３に記憶されているメタデータの内、同期対象に設定されているメタデータ（例えば、メタデータ名と定義）を画像処理サーバー２に送信して、画像処理サーバー２のメタデータ記憶部２３に記憶されているメタデータと同期させる。同期処理は、例えば、即時、１時間に１回、１日に１回や、管理者によって指定されたタイミング等の特定タイミングで行われてもよい。また、同期処理部３２５は、メタデータ設定受付部３２２により同期対象のメタデータが変更された場合、画像処理サーバー２の管理者によって変更内容が確認されるまで、同期処理を行わなくてもよい。例えば、同期処理部３２５は、変更されたメタデータに関する変更通知の確認ボタンが押されて、確認済通知が送信された場合に、このメタデータの同期処理を実行してもよい。
【００４２】
次に、図５を参照して、文書管理サーバー３のメタデータが変更された場合のメタデータ変更処理の流れを説明する。なお、ここでは、画像処理サーバー２のメタデータと同期対象のメタデータが変更された場合に、変更通知を送信する場合を例に説明する。
【００４３】
文書管理サーバー３のメタデータ設定受付部３２２が、メタデータの変更を受け付けると（ｓ１１）、変更通知部３２４は、変更されたメタデータが画像処理サーバー２との同期対象に設定されているか否かを判断する（ｓ１２）。同期対象に設定されていない場合（ｓ１２：Ｎｏ）、本処理が終了する。
【００４４】
同期対象に設定されている場合（ｓ１２：Ｙｅｓ）、変更通知部３２４は、通知優先度が高いか否かを判断する（ｓ１３）。例えば、変更通知部３２４は、通知優先度が「必須」の場合、通知優先度が高いと判断し（ｓ１３：Ｙｅｓ）、即座に変更通知を画像処理サーバー２に送信する（ｓ１４）。一方、通知優先度が例えば「オプション」である場合、変更通知部３２４は、通知優先度が高くないと判断し（ｓ１３：Ｎｏ）、変更通知を即座に送信することなく、特定タイミングになるまで待機する（ｓ１５、ｓ１５：Ｎｏ）。したがって、変更通知の送信が保留される。特定タイミングになると（ｓ１５：Ｙｅｓ）、変更通知部３２４は、保留していた変更通知を画像処理サーバー２に送信する（ｓ１４）。
【００４５】
画像処理サーバー２の変更通知受信部２２４は、通信部２１を介して文書管理サーバー３から変更通知を受信するまで待機している（ｓ１６、ｓ１６：Ｎｏ）。変更通知を受信すると（ｓ１６：Ｙｅｓ）、変更通知受信部２２４は、変更通知に設けられた確認ボタンが押下されたか否かを判断する（ｓ１７）。変更通知は、画像管理サーバーの管理者が閲覧可能であり、例えば、画像処理サーバー２の管理者用メールアドレスに送信されてもよい。
【００４６】
確認ボタンが押下されると（ｓ１７：Ｙｅｓ）、画像処理サーバー２の制御部２２によって確認済通知が文書管理サーバー３に送信される（ｓ１８）。なお、変更通知は、画像処理サーバー２から管理者端末６に転送されてもよい。この場合、管理者が確認ボタンを押すと、管理者端末６から確認済通知が送信されてもよい。確認ボタンが押下されない場合（ｓ１７：Ｎｏ）、ｓ１６に処理が戻る。
【００４７】
文書管理サーバー３の変更通知部３２４は、送信した変更通知に対して確認済通知を通信部３１により受信したか否かを判断し（ｓ１９）、確認済通知を受信していない場合（ｓ１９：Ｎｏ）、ｓ１３に処理を戻す。そのため、確認済通知を受信するまで、通知優先度に基づいた通知タイミングで繰り返し変更通知が送信される（ｓ１３〜ｓ１９）。
【００４８】
変更通知部３２４が通信部３１を介して確認済通知を受信すると（ｓ１９：Ｙｅｓ）、同期処理部３２５は、この変更されたメタデータの同期処理を実行する（ｓ２０）。同期処理は、確認済通知に対応するメタデータを対象として実行されてもよいし、他の同期対象のメタデータを同期するタイミングで一緒に実行されてもよい。画像処理サーバー２の制御部２２は、同期処理部３２５によりメタデータの同期処理が実行されたか判断し（ｓ２１）、実行されていなければ（ｓ２１：Ｎｏ）、ｓ２１に処理を戻す。同期処理が実行されると（ｓ２１：Ｙｅｓ）、制御部２２は、同期処理部３２５から送信されたメタデータをメタデータ設定情報２３１に登録されたメタデータに上書きすることで同期させ（ｓ２２）、本処理を終了する。
【００４９】
このように、本実施の形態の文書管理システムＸは、文書データ３３１から特定のメタデータの属性３３２を取得して、文書データ３３１と共に送信する画像処理サーバー２と、画像処理サーバー２から送信された特定のメタデータの属性３３２に基づいて文書データ３３１を管理する文書管理サーバー３とを備えた文書管理システムＸであって、文書管理サーバー３は、特定のメタデータの変更を受け付けるメタデータ設定受付部３２２と、メタデータ設定受付部３２２により変更を受け付けられた特定のメタデータに通知優先度を付加する通知優先度付加部３２３と、特定のメタデータが変更されたことを知らせる変更通知を作成し、作成した変更通知を通知優先度に基づく送信タイミングで、画像処理サーバー２の管理者宛に送信する変更通知部３２４とを備えたことを特徴とする。これにより、変更通知部は、通知優先度に基づいて変更通知の送信タイミングを制御して管理者に送信するので、一度に管理者宛に送信される変更通知の量を減らすことができる。したがって、画像処理サーバーの管理者の負担を軽減することができる。
【００５０】
本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々様々に変更が可能であることは言うまでもない。
【符号の説明】
【００５１】
１  画像形成装置
２  画像処理サーバー
３  文書管理サーバー
４  クライアント端末
５、６  管理者端末
２１  通信部
２２  制御部
２３  メタデータ記憶部
２２１  文書データ取得部
２２２  文字抽出部
２２３  属性付加部
２２４  変更通知受信部
２２５  管理者設定受付部
２３１  メタデータ設定情報
３１  通信部
３２  制御部
３３  データ記憶部
３２１  文書データ保管部
３２２  メタデータ設定受付部
３２３  通知優先度付加部
３２４  変更通知部
３２５  同期処理部
３３１  文書データ
３３２  属性
３３３  メタデータ設定情報
Ｘ  文書管理システム
【図１】
2019082886.tif 000003
【図２】
2019082886.tif 000004
【図３】
2019082886.tif 000005
【図４】
2019082886.tif 000006
【図５】
2019082886.tif 000007