(57)【要約】【課題】文書管理を適切に支援することができる情報処理方法等を提供する。【解決手段】情報処理方法は、複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得し、前記制御プログラムを実行して、前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示し、前記質問に対する回答の入力を受け付け、入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択し、前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示し、該入力項目に対する情報の入力を受け付け、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成し、生成した前記二次元コードを出力する処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得し、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示し、
前記質問に対する回答の入力を受け付け、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択し、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示し、
該入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成し、
生成した前記二次元コードを出力する
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする情報処理方法。
【請求項２】
前記ドキュメントデータは、前記複数の提出書類夫々のテンプレートデータを含み、
前記入力された情報を前記入力項目に追加した前記提出書類を生成し、
生成した前記提出書類と、前記二次元コードとを出力する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理方法。
【請求項３】
前記提出書類の選択後、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を示す第１の入力画面を表示し、
該第１の入力画面を介して、前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
選択された前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第２の入力画面を表示し、
該第２の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理方法。
【請求項４】
前記提出書類の提出先毎に前記二次元コードを生成し、
生成した前記二次元コードを、前記提出先毎に異なる用紙に印刷するプリントデータを出力する
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理方法。
【請求項５】
前記提出書類の選択後、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を表示し、
前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記共通する入力項目及び入力された情報と、選択した前記提出書類の識別情報とを記述した前記二次元コードを生成する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理方法。
【請求項６】
前記入力項目及び入力された情報を暗号化して記述した前記二次元コードを生成する
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理方法。
【請求項７】
前記質問情報は複数の前記質問を含み、
一の前記質問に対して前記回答の入力を受け付けた場合、該回答に応じた前記質問を順次表示し、
複数の前記質問に対する前記回答の組み合わせに応じて、前記提出書類を選択する
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理方法。
【請求項８】
複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する取得部と、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する第１表示部と、
前記質問に対する回答の入力を受け付ける第１入力部と、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する選択部と、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する第２表示部と、
該入力項目に対する情報の入力を受け付ける第２入力部と、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する出力部と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項９】
複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する取得部と、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する第１表示部と、
前記質問に対する回答の入力を受け付ける第１入力部と、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する選択部と、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する第２表示部と、
該入力項目に対する情報の入力を受け付ける第２入力部と、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する出力部と
を備える第１の情報処理装置と、
前記二次元コードを読み取る読取部と、
読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する変換部と
を備える第２の情報処理装置とを有することを特徴とする情報処理システム。
【請求項１０】
前記第２の情報処理装置は、
前記ファイルに基づき、前記入力項目に前記入力された情報を追加した前記提出書類を表示する第３表示部と、
該提出書類の表示画面を介して、前記入力項目に対する修正入力を受け付ける第３入力部と、
修正後の前記提出書類に係る前記ファイルを出力する出力部と
を備えることを特徴とする請求項９に記載の情報処理システム。
【請求項１１】
前記第２表示部は、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を示す第１の入力画面を表示し、
前記第２入力部は、前記第１の入力画面を介して、前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記生成部は、前記共通する入力項目及び入力された情報と、前記選択部が選択した前記提出書類の識別情報とを記述した前記二次元コードを生成し、
前記情報処理システムは、
前記提出書類のテンプレートデータを記憶する記憶部と、
前記二次元コードを読み取る第２読取部と、
読み取った前記二次元コードに含まれる前記識別情報を参照して、前記選択部が選択した前記提出書類を特定する特定部と、
特定した前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第２の入力画面を表示する第３表示部と、
前記第２の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける第３入力部と、
前記共通する入力項目に対応する前記入力された情報と、前記第３入力部が入力を受け付けた情報とを記述した二次元コードを生成する第２生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する第２出力部と
を備える第３の情報処理装置を有し、
前記読取部は、前記第２出力部が出力した前記二次元コードを読み取る
ことを特徴とする請求項９又は１０に記載の情報処理システム。
【請求項１２】
提出書類に含まれる入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを読み取り、
読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１３】
複数の前記ファイルを一の表計算ファイルに展開して、前記入力項目毎に前記入力された情報を集計する
ことを特徴とする請求項１２に記載の情報処理方法。
【請求項１４】
複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、
前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、
制御プログラムと
を有するドキュメントデータのデータ構造であって、
コンピュータが前記制御プログラムを実行することで、前記質問情報に基づき前記提出書類を選択するための質問を表示し、前記質問に対して入力された回答に応じて前記提出書類を選択し、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を前記入力項目情報に基づいて表示し、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する処理に用いられる
ドキュメントデータのデータ構造。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理方法、情報処理装置、情報処理システム及びドキュメントデータのデータ構造に関する。
【背景技術】
【０００２】
行政文書、社内文書など、予め取り決められた文書を管理する業務がある。これに伴い、文書管理を支援する種々の技術が提案されている。例えば特許文献１では、法令で規定された行政文書を各行政機関が自主性を持って管理できるように、一般的な行政文書の取り扱いルールを格納したデータベースと、行政機関独自の取り扱いルールを格納したデータベースとを備え、各々のルールを組み合わせて行政文書の作成、保存、公開等を行う行政管理システム等が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特許第５７２１１４３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に係る発明は、行政機関において文書管理を行う基幹システムに文書の記載内容を入力した後の情報管理に関する発明であり、基幹システムに対して文書の記載内容を入力する入力業務の効率化を図るに至っていない。
【０００５】
一つの側面では、文書管理を適切に支援することができる情報処理方法等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
一つの側面では、情報処理方法は、複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得し、前記制御プログラムを実行して、前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示し、前記質問に対する回答の入力を受け付け、入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択し、前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示し、該入力項目に対する情報の入力を受け付け、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成し、生成した前記二次元コードを出力する処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
一つの側面では、文書管理を適切に支援することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】文書管理システムの構成例を示す模式図である。
【図２】受付端末及び窓口端末の構成例を示すブロック図である。
【図３】ドキュメントデータのデータ構造を示す説明図である。
【図４】質問テーブル及び書類抽出テーブルのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。
【図５】質問画面の一例を示す説明図である。
【図６】入力画面の一例を示す説明図である。
【図７】案内画面の一例を示す説明図である。
【図８】申請書の一例を示す説明図である。
【図９】二次元コード生成処理に関する説明図である。
【図１０】文書受付処理に関する説明図である。
【図１１】受付端末が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】窓口端末が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】実施の形態２に係るアンケート集計システムに関する説明図である。
【図１４】実施の形態２に係るアンケート用紙の一例を示す説明図である。
【図１５】実施の形態２に係る集計端末が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】実施の形態３に係る文書管理システムの一例を示す模式図である。
【図１７】実施の形態３に係る受付端末及び個別受付端末の構成例を示すブロック図である。
【図１８】実施の形態３の概要を示す説明図である。
【図１９】実施の形態３に係る受付端末が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２０】個別受付端末が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図２１】上述した形態の文書管理システムの動作を示す機能ブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。
（実施の形態１）
図１は、文書管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では、官公庁内の複数の原課それぞれに提出する提出書類（以下、「申請書」という）を作成し、各原課で申請書の提出を受け付けて原課毎の基幹システムにインポートする文書管理システムについて説明する。文書管理システムは、第１の情報処理装置１、第２の情報処理装置２、プリンタ４、リーダ５、管理装置６等を有する。
【００１０】
第１の情報処理装置１は、種々の情報処理が可能な端末装置であり、例えばパーソナルコンピュータ、専用の受付端末等である。なお、第１の情報処理装置１は多機能端末等であってもよい。第１の情報処理装置１は、地方自治体の役所などの官公庁施設に設置されており、例えば図１に示すように、利用者を各原課の窓口に案内する総合窓口に設置されている。以下の説明では便宜上、第１の情報処理装置１を受付端末１と読み替える。後述するように、受付端末１は各原課の窓口に提出する各種申請書のデータを記憶しており、申請書の必要記入事項を入力する入力操作を受け付け、必要事項が記入された申請書を、プリンタ４を介して印刷する。また、受付装置１は、申請書への記入内容を電子化した二次元コードを印字したコードシート（図９参照）を印刷する。
【００１１】
第２の情報処理装置２は、各原課の窓口に設置されている端末装置であり、例えばパーソナルコンピュータ等である。以下の説明では便宜上、第２の情報処理装置２を窓口端末２と読み替える。窓口端末２は各原課の職員が操作し、利用者から提出された申請書の記入内容の入力を受け付け、各原課の基幹システムとして機能する管理装置６にインポートする。本実施の形態では、窓口端末２は、二次元コードを読取可能なリーダ５に接続されており、二次元コードから申請書への記入内容を取得し、管理装置６にインポートする。
【００１２】
一般に、官公庁のように複数の申請書の提出先がある場合において、各提出先（原課）では別々の基幹システムの下で文書管理を行っている場合が多い。すなわち、図１に示す各原課の管理装置６は、別々のファイル形式で申請書のデータを管理する。この場合に、図１に示すように一の受付端末１で各原課窓口への提出書類を一括で作成し、各原課の管理装置６にインポートするシステムを導入する場合、各原課の基幹システムを統一する必要があり、導入コストが高い。そこで本実施の形態では、受付端末１が二次元コードを生成し、各原課の窓口で読み取ることで、各原課の基幹システムを変更せずともインポートを容易とし、各窓口での入力作業の簡略化を図る。
【００１３】
図２は、受付端末１及び窓口端末２の構成例を示すブロック図である。受付端末１は、制御部１１、主記憶部１２、通信部１３、表示部１４、入力部１５、補助記憶部１６を備える。
制御部１１は、一又は複数のＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro-Processing Unit）等の演算処理装置を有し、補助記憶部１６に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、受付端末１に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部１２は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）、フラッシュメモリ等の一時記憶領域であり、制御部１１が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部１３は、通信に関する処理を行うための処理回路等を含み、外部と情報の送受信を行う。表示部１４は、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、制御部１１からの指令に従い画像を表示する。入力部１５は、キーボード、マウス等の入力インターフェイスであり、利用者からの操作入力を受け付ける。
【００１４】
補助記憶部１６は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ハードディスク等の不揮発性メモリであり、制御部１１が処理を実行するために必要なプログラム、その他のデータを記憶している。また、補助記憶部１６は、ドキュメントプログラム１６１、ドキュメントデータＤを記憶している。ドキュメントプログラム１６１は、ドキュメントデータＤの画像表示、編集等を行うためのプログラムであり、例えばＰＤＦ（Portable Document Format、登録商標）ファイルの編集ソフトウェアであるＡｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔ（登録商標）である。ドキュメントデータＤは、各原課に提出する申請書を作成するためのドキュメントファイルであり、例えばＰＤＦファイルである。
【００１５】
ドキュメントデータＤは、制御プログラムＰ、質問テーブルＴ１、書類抽出テーブルＴ２、申請書データＡを含む。制御プログラムＰは、ドキュメントデータＤに埋め込まれたプログラムであり、後述する入力画面の画面遷移、申請書の生成、二次元コードの生成等を行うためのプログラムである。質問テーブルＴ１は、後述するように、利用者が提出する必要がある申請書を選択するため、利用者に対して提示する質問を規定したテーブルである。書類抽出テーブルＴ２は、質問テーブルＴ１に従って提示された質問に対する利用者の回答に応じて、利用者が提出する申請書を抽出するためのテーブルである。申請書データＡは、各原課窓口で提出を受け付ける申請書のテンプレートデータである。
【００１６】
窓口端末２は、制御部２１、主記憶部２２、通信部２３、表示部２４、入力部２５、補助記憶部２６を備える。
制御部２１は、一又は複数のＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算処理装置を有し、補助記憶部２６に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、窓口端末２に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部２２は、ＲＡＭ等の一時記憶領域であり、制御部２１が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部２３は、通信に関する処理を行うための処理回路等を含み、外部と情報の送受信を行う。表示部２４は、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、制御部２１からの指令に従い画像を表示する。入力部２５は、キーボード、マウス等の入力インターフェイスであり、原課窓口の職員からの操作入力を受け付ける。
【００１７】
補助記憶部２６は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ハードディスク等の不揮発性メモリであり、制御部１１が処理を実行するために必要なプログラム、その他のデータを記憶している。また、補助記憶部２６は、ドキュメントプログラム２６１、ファイル変換プログラム２６２を記憶している。ドキュメントプログラム２６１は、受付端末１にインストールされているドキュメントプログラム１６１と同様に、例えばＡｄｏｂｅ  Ａｃｒｏｂａｔのようなドキュメント編集プログラムである。ファイル変換プログラム２６２は、二次元コードを読み取ることで取得した申請書のデータを、各原課の管理装置６での保存形式のファイルに変換するプログラムである。
【００１８】
図３は、ドキュメントデータＤのデータ構造を示す説明図である。図３を用いて、ドキュメントデータＤのデータ構造について説明する。
ドキュメントデータＤは、質問テーブルＴ１に従って質問画面（図５参照）に表示される質問のデータと、各種申請書の必要記入事項（入力項目）を入力する入力画面（図６参照）を表示するための情報入力用データと、各原課の窓口で受け付ける複数の申請書それぞれのデータである書類データとを含む。受付端末１は、ドキュメントデータＤに埋め込まれている制御プログラムＰを実行することで、ドキュメントデータＤに含まれる各種データを参照して後述の各種画面を表示し、利用者から情報の入力を受け付けて各種申請書を生成する。詳しくは後述するように、受付端末１は、質問データを参照して利用者に質問を提示し、質問に対する回答内容に応じて利用者が提出する一又は複数の申請書を抽出する。そして受付端末１は、情報入力用データを参照して各申請書の入力項目を入力するための入力画面を表示し、利用者から情報の入力を受け付ける。受付端末１は、入力された情報を反映した各申請書を生成する。
【００１９】
図４は、質問テーブルＴ１及び書類抽出テーブルＴ２のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。質問テーブルＴ１は、質問列、回答情報列を含む。質問列は、利用者に提示する複数の質問それぞれの質問番号を記憶している。回答情報列は、質問番号と対応付けて、質問に対する回答内容に応じて提示する次の質問の質問番号を記憶している。
【００２０】
書類抽出テーブルＴ２は、書類種別列と、回答情報列とを含む。書類種別列は、ドキュメントデータＤに格納されている各種申請書の種別を記憶している。回答情報列は、書類種別（申請書）と対応付けて、各申請書を抽出する上での回答内容の条件を規定している。図４に示すように、書類抽出テーブルＴ２の回答情報列は、質問テーブルＴ１に従って提示される各質問の質問番号と、各質問への回答内容とが対応付けて格納されている。受付端末１は、一又は複数の質問に対する利用者の回答の組み合わせに応じて、回答情報列に規定される条件に一致する申請書を抽出（選択）する。
【００２１】
図５は、質問画面の一例を示す説明図である。受付端末１は、ドキュメントデータＤに埋め込まれた制御プログラムＰを実行することで、ドキュメントデータＤに格納された各種データを参照して、一連の画面表示、情報の入力操作、申請書の生成、及び二次元コードの生成を行う。以下ではこれらの処理の概要について説明する。
【００２２】
まず受付端末１は、質問テーブルＴ１に従って図５Ａに示す質問画面を表示する。質問画面は、利用者が各原課窓口で行う必要がある手続を選択するための画面であり、利用者が提出する申請書を抽出するための質問を提示する画面である。質問画面は、一問一答形式で各質問を順次提示し、利用者から「はい」又は「いいえ」の二択で回答を受け付ける。
【００２３】
具体的には、受付端末１は、複数の質問を一覧で表示すると共に、現在回答すべき質問に対応する位置に回答ボタン５１を表示する。図５Ａでは、利用者がまだ一問も回答していない段階であるため、質問画面では質問番号「１」で示す第一問の質問に対応する位置に回答ボタン５１が表示されている。利用者は第一問の回答ボタン５１へのクリック操作を行うことで、質問に対する回答を行う。
【００２４】
質問に対する回答を受け付けた場合、受付端末１は質問テーブルＴ１を参照して、次に提示すべき質問を選択する。そして受付端末１は、選択した次の質問に対応して回答ボタン５１を表示し、次の質問に対する回答を受け付ける。例えば図５Ｂに示すように、利用者が質問番号「１」の質問に対して「はい」を選択したため、受付端末１は、質問番号「４」の質問を第二問に選択し、質問番号「４」に対応する位置に回答ボタン５１を表示する。
【００２５】
受付端末１は質問テーブルＴ１に従って上記の処理を繰り返し、回答を受け付ける毎に次の質問を提示して利用者から回答を受け付ける。これにより受付端末１は、複数の質問それぞれに対する回答を受け付ける。
【００２６】
受付端末１は、質問画面を介して受け付けた利用者の回答内容に基づき、利用者が提出する一又は複数の申請書を選択してドキュメントデータＤから申請書データＡ（テンプレートデータ）を抽出する。具体的には、受付端末１は書類抽出テーブルＴ２を参照して、複数の質問それぞれに対する回答内容の組み合わせから提出する申請書を選択する。
【００２７】
図６は、入力画面の一例を示す説明図である。図６では、質問に対する回答内容に応じて抽出した申請書について、申請書内の各入力項目に対する情報の入力を受け付ける入力画面の画面例を図示してある。質問画面での回答の受け付けを完了後、受付端末１は図６に示す入力画面を表示する。
【００２８】
受付端末１は、選択した各申請書のイメージをそのまま表示して情報の入力（記入）を受け付けてもよいが、本実施の形態では利用者による入力作業を簡略化するため、複数の申請書で共通する入力項目に関しては、一の入力画面（第１の入力画面。以下、「共通入力画面」という）でまとめて入力を受け付ける。図６を例に説明すると、氏名、性別、生年月日等の入力項目は多くの申請書で共通な入力項目であり、各申請書で個別に入力することが面倒な事項である。そこで制御部１１は、複数の申請書で共通する入力項目を表示する共通入力画面をまず表示し、共通の入力項目に関して情報の入力を受け付ける。
【００２９】
例えば受付端末１は、上記で選択された各申請書の入力項目に関するデータを読み出し、複数の申請書で共通する入力項目を特定し、特定した入力項目を示す共通入力画面を生成して表示部１４に表示する。あるいは受付端末１は、ドキュメントデータＤに格納された複数の申請書で共通する入力項目（例えば氏名、性別等）を予め規定しておき、規定された所定の入力項目を共通入力画面に表示するようにしてもよい。
【００３０】
なお、上記では一の画面（ページ）に共通する全ての入力項目を表示し、入力を受け付けるものとして説明したが、本実施の形態はこれに限定されるものではなく、共通入力画面は複数のページに跨ってもよい。
【００３１】
共通入力画面での入力が完了した場合、受付端末１は次ページに遷移し、共通の入力項目以外の入力項目について入力を受け付けるための入力画面（第２の入力画面。以下、「個別入力画面」という）を表示する。つまり受付端末１は、各申請書で未入力になっている残りの項目について入力するための個別入力画面を表示する。詳細な図示は省略するが、受付端末１は図６と同様の画面を表示し、共通の入力項目以外の入力項目を表示して情報の入力を受け付ける。受付端末１は、選択した各申請書に関して個別入力項目を順次表示し、未入力の項目がなくなるまで情報の入力を受け付ける。
【００３２】
図７は、案内画面の一例を示す説明図である。入力画面での入力を完了後、受付端末１は図７に示す案内画面を表示する。案内画面は、各申請書を提出する原課窓口を案内する画面である。例えば図７に示すように、受付端末１は、各申請書の申請書名と、各申請書の提出を受け付ける原課窓口の名称及び場所とを一覧で表示する。さらに受付端末１は、申請書名の横のチェックボックスにチェックマークを表示することで、提出する申請書を利用者に通知する。
【００３３】
図８は、申請書の一例を示す説明図である。図７で図示した案内画面の印刷ボタン７１への操作入力を受け付けた場合、受付端末１は、図８に例示する各申請書のプリントデータを生成して印刷する。具体的には、受付端末１は、ドキュメントデータＤから抽出した各申請書の申請書データＡ（テンプレートデータ）に対し、図６の入力画面を介して入力された各入力項目の情報を、対応する各入力項目に格納する。これにより受付端末１は、利用者の情報を反映した申請書を生成する。そして受付端末１は、生成した申請書のプリントデータをプリンタ４に送信し、印刷させる。
【００３４】
図９は、二次元コード生成処理に関する説明図である。本実施の形態で受付端末１は、必要事項を記入した申請書を印刷するだけでなく、各申請書への記入内容を記述した二次元コードを生成し、図９右に示すコードシートを印刷する。
【００３５】
コードシートは、一又は複数の二次元コードを印字したシートであり、申請書の各入力項目に入力された情報を記述した二次元コードをプリントアウトした印刷物である。例えば図９に示すように、受付端末１は、一枚当たり複数のＱＲコード（登録商標）を印字したコードシートを、利用者が提出する一又は複数の申請書に対応した枚数だけ印刷する。
【００３６】
受付端末１は二次元コードに、申請書における各入力項目と、各入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述する。例えば氏名を例にした場合、受付端末１は、入力項目名である「氏名」と、入力された実際の氏名（テキスト）とを対応付けて記述する。このように、受付端末１は、入力された情報に対し、入力項目を属性情報として関連付けた二次元コードを生成する。後述するように、原課窓口の窓口端末２は、属性情報として関連付けられた入力項目を参照することで、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）、ＣＳＶ（Comma-Separated Values）等の任意のファイル形式に変換することができる。二次元コードへのデータの格納量が大きい場合、図９に示すように、受付端末１は複数に分割して二次元コードを生成する。
【００３７】
受付端末１は、申請書毎に二次元コードを生成し、別々のコードシートに印刷する。具体的には図９に示すように、受付端末１は、一の申請書に含まれる各入力項目の情報を記述した複数の二次元コードを、一のコードシートに印刷する。また、受付端末１は、当該申請書の提出先をコードシートに印刷する。例えば受付端末１は、提出先である原課窓口の名称と、窓口の場所とを印刷する。受付端末１は、申請書毎に上記のコードシートを印刷する。
【００３８】
なお、申請書の記入内容が多く、二次元コードが一枚のコードシートに印刷できない場合、受付端末１は一の申請書に対して複数枚のコードシートを印刷してもよいことは勿論である。また、受付端末１は同じコードシートに複数の申請書の二次元コードをまとめて印刷する場合も、本実施の形態の範疇に含まれる。
【００３９】
二次元コードを生成する場合、受付端末１は、記述内容を暗号化した上で二次元コードを生成する。例えば受付端末１は、ＡＥＳ（Advanced Encryption Standard）等の共通鍵暗号方式の共通鍵を用いて、申請書を各入力項目の情報を暗号化して記述する。例えば原課窓口の窓口端末２は、事前に受付端末１との間で情報の送受信を行い、共通鍵を共有してある。受付端末１は、窓口端末２と共有している共通鍵を用いて暗号化を行う。そして窓口端末２は、後述する二次元コードの読み取り時に、当該共通鍵を用いてデータを復号する。これにより、例えば原課窓口での利用が済んで廃棄されたコードシートの不正使用など、第三者による個人情報の搾取を防ぐことができる。
【００４０】
なお、上記ではＡＥＳ等の共通鍵暗号方式を一例に挙げたが、ＲＳＡ等の公開鍵暗号方式を用いてもよい。また、例えば受付端末１及び窓口端末２の間で所定のパスワードを共有しておき、二次元コードに対してパスワードを設定するようにしてもよい。
【００４１】
上述の如く、受付端末１はプリンタ４を介して、各申請書と、各申請書に対応するコードシートとを印刷する。さらに受付端末１は図７で例示した案内画面も印刷する。各種印刷物を取得した利用者は原課窓口に向かい、申請書及びコードシートを提出する。
【００４２】
図１０は、文書受付処理に関する説明図である。図１０では、各原課窓口の窓口端末２が実行する処理について概念的に図示している。図１０に基づき、二次元コードから申請書の記入内容を読み取って管理装置６にインポートする処理について説明する。
【００４３】
利用者から申請書及びコードシートの提出を受け付けた窓口の職員は、リーダ５により二次元コードを読み取る。窓口端末２はリーダ５から、読み取られた二次元コードのデータ（例えばテキストファイル）を取得する。窓口端末２は、取得した二次元コードのデータを、自らが保有する共通鍵を用いて復号する。
【００４４】
窓口端末２は、復号した二次元コードのデータを、管理装置６での申請書の保存形式に応じたファイルに変換する。図１０の例では、「原課Ａ」の基幹システムでは申請書の電子データをＸＭＬ形式で保存しているため、窓口端末２は二次元コードのデータをＸＭＬファイルに変換する。また、「原課Ｂ」の基幹システムではＣＳＶ形式で保存しているため、窓口端末２は二次元コードのデータをＣＳＶファイルに変換する。
【００４５】
上述の如く、二次元コードは各入力項目と入力情報とを互いに対応付けて記述している。例えば二次元コードをＸＭＬファイルに変換する場合、窓口端末２は入力項目をタグとし、このタグに関連付けて入力情報を格納したＸＭＬファイルを生成する。このように、窓口端末２は、各入力情報に関連付けられた入力項目を元にどのような情報か識別し、各原課の保存形式に応じたファイルを生成する。
【００４６】
窓口端末２は、変換後のファイルを管理装置６にインポートする前に、申請書への記入内容を修正する処理を受け付ける。例えば窓口端末２は、変換後のファイルを再度ドキュメントデータＤの形式（例えばＰＤＦファイル）に変換し、申請書のイメージ画像を表示する。そして窓口端末２は、新たな情報を追加、あるいは入力済みの情報を変更する操作入力を受け付ける。窓口端末２は操作入力に従い、申請書の各入力項目の情報を修正する。窓口端末２は、修正後の申請書のデータを管理装置６での保存形式に応じたファイルに再度変換する。また、紙媒体による文書管理のため、窓口端末２は修正後の申請書を所定のプリンタ７（図１では不図示）を介して印刷する。
【００４７】
また、窓口端末２は、変換後のファイルを管理装置６にインポートする前に、当該ファイルを管理装置６が受け付け可能か否か判定するエラーチェックを行う。例えば窓口端末２は、エラーと判定する事項（例えば外字コードの有無）を規定する所定のテーブル（不図示）を予め記憶しておき、当該テーブルに従ってエラーチェックを行う。エラーがあると判定した場合、窓口端末２は、判定結果及びエラー箇所を表示し、職員による修正を促す。上記の修正及びエラーチェックを完了後、窓口端末２は、申請書に係るファイルを管理装置６にインポートし、保存させる。
【００４８】
上述の如く、本実施の形態では受付端末１で複数の原課窓口それぞれに提出する申請書を一括で作成することができる。また、申請書だけでなく二次元コードを生成、印刷し、窓口端末２で読み取って各原課の基幹システムに応じたファイル形式に変換する。二次元コードを用いることで、各原課の基幹システムを大幅に変更する必要がないことから、導入コストを低くして入力業務の簡略化を図ることができる。
【００４９】
図１１は、受付端末１が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。図１１に基づき、受付端末１が実行する処理内容について説明する。
受付端末１の制御部１１は、ドキュメントデータＤに格納されている質問テーブルＴ１を参照して、利用者が提出する書類を選択するための質問を提示する質問画面を表示する（ステップＳ１１）。例えば制御部１１は、図５で例示したように、回答を受け付ける毎に次の質問を順次提示（表示）し、一問一答形式で複数の質問それぞれに対する回答を受け付ける質問画面を表示する。ステップＳ１１ではまず、制御部１１は、第一問の質問を質問画面で提示する。
【００５０】
制御部１１は、質問画面で提示した質問に対する回答の入力を受け付ける（ステップＳ１２）。制御部１１は、受け付けた回答内容に応じて、質問テーブルＴ１を参照して次の質問があるか否かを判定する（ステップＳ１３）。次の質問があると判定した場合（Ｓ１３：ＹＥＳ）、制御部１１は次の質問を質問画面において提示し（ステップＳ１４）、処理をステップＳ１２に戻す。
【００５１】
次の質問がないと判定した場合（Ｓ１３：ＮＯ）、制御部１１は書類抽出テーブルＴ２を参照して、一又は複数の質問それぞれに対する回答の組み合わせに応じて、一又は複数の申請書を選択してドキュメントデータＤから申請書データＡ（テンプレートデータ）を抽出する（ステップＳ１５）。制御部１１は、抽出した各申請書で共通する入力項目について情報の入力を受け付ける共通入力画面を表示する（ステップＳ１６）。
【００５２】
制御部１１は、入力画面を介して各入力項目への情報入力を受け付ける（ステップＳ１７）。現在表示中の入力画面での入力を完了後、制御部１１は、ステップＳ１５で抽出した各申請書の入力項目について、未入力項目があるか否かを判定する（ステップＳ１８）。未入力項目があると判定した場合（Ｓ１８：ＹＥＳ）、制御部１１は、未入力となっている申請書の入力項目について情報の入力を受け付ける個別入力画面を表示し（ステップＳ１９）、処理をステップＳ１７に戻す。制御部１１はステップＳ１７〜１９の処理を繰り返し、各申請書に対応する個別入力画面に遷移し、個別の入力項目に対する情報の入力を受け付ける。
【００５３】
未入力項目がないと判定した場合（Ｓ１８：ＮＯ）、制御部１１は、各申請書の提出先である原課窓口を示す案内画面を表示する（ステップＳ２０）。制御部１１は、利用者からの操作入力に従い、各入力項目を記入した申請書を印刷するか否かを判定する（ステップＳ２１）。申請書を印刷しないと判定した場合（Ｓ２１：ＮＯ）、制御部１１は処理を待機する。
【００５４】
申請書を印刷すると判定した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、制御部１１は、入力画面を介して入力された各入力項目の情報を記入した申請書を生成する（ステップＳ２２）。具体的には制御部１１は、ドキュメントデータＤから抽出した申請書データＡ（テンプレートデータ）に対し、ステップＳ１７で入力された各入力項目の情報を格納する。制御部１１は、共通入力画面を介して入力された情報は、ステップＳ１５で抽出された申請書すべてに反映させる。また、制御部１１は、個別入力画面を介して入力された情報は、対応する申請書のみに反映させる。
【００５５】
制御部１１は、申請書の入力項目と、入力項目に対して入力された情報とを対応付けた二次元コードを生成する（ステップＳ２３）。具体的には、制御部１１は、入力項目を属性情報として対応付けた入力情報の二次元コードを生成する。上述の如く、制御部１１は、一の申請書内の各入力項目の情報を、一のコードシート（用紙）にまとめて印刷する二次元コードのプリントデータを生成する。また、制御部１１は、例えば窓口端末２との間で事前に共有済みの共通鍵暗号方式の共通鍵を用いて、各入力項目の情報を暗号化した二次元コードを生成する。
【００５６】
制御部１１はプリンタ４を介して、ステップＳ２２で生成した各申請書と、ステップＳ２３で生成した二次元コードを印字したコードシートと、ステップＳ２０で表示した案内画面とを印刷する（ステップＳ２４）。制御部１１は、一連の処理を終了する。
【００５７】
図１２は、窓口端末２が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。図１２に基づき、窓口端末２が実行する処理内容について説明する。
窓口端末２の制御部２１は、リーダ５を介して、コードシートに印字されている二次元コードを読み取る（ステップＳ４１）。制御部２１は、読み取った二次元コードのデータを、申請書の提出先である原課窓口の管理装置６での保存形式に応じたファイルに変換する（ステップＳ４２）。例えば制御部２１はまず、受付端末１との間で共有する共通鍵を用いて、受付端末１が暗号化して記述した二次元コードのデータを復号する。そして制御部２１は、二次元コードに記述された入力項目と、入力項目に対応付けられた入力情報とを参照して、入力項目を属性情報（タグ等）としたＸＭＬ、ＣＳＶ等のファイルに変換する。
【００５８】
制御部２１は、変換後のファイルを参照して、各入力項目に対して入力された情報を追加した申請書のイメージを表示する（ステップＳ４３）。例えば制御部２１は、ＸＭＬ等に変換したファイルを再度ドキュメントファイル（例えばＰＤＦファイル）に変換し、ドキュメントプログラム２６１を用いて申請書のイメージを表示する。制御部２１は、表示した申請書の各入力項目を修正する修正入力を受け付ける（ステップＳ４４）。例えば制御部２１は、新たな情報の追加入力、記入済みの入力項目に対する変更入力を受け付ける。
【００５９】
制御部２１は、窓口職員からの操作入力に従い、修正入力が完了したか否かを判定する（ステップＳ４５）。完了していないと判定した場合（Ｓ４５：ＮＯ）、制御部２１は処理をステップＳ４４に戻す。完了したと判定した場合（Ｓ４５：ＹＥＳ）、制御部２１は、各入力項目に入力された情報に所定のエラーがあるか否かを判定する（ステップＳ４６）。エラーがあると判定した場合（Ｓ４６：ＹＥＳ）、制御部２１はエラーと判定された入力項目を表示し（ステップＳ４７）、処理をステップＳ４４に戻す。
【００６０】
エラーがないと判定した場合（Ｓ４６：ＮＯ）、制御部２１は、ステップＳ４２で変換した申請書のファイルを管理装置６にインポートし、保存する（ステップＳ４８）。制御部２１は、ステップＳ４４で申請書の修正を行ったか否かを判定する（ステップＳ４９）。修正を行っていないと判定した場合（Ｓ４９：ＮＯ）、制御部２１は一連の処理を終了する。修正を行ったと判定した場合（Ｓ４９：ＹＥＳ）、制御部２１はプリンタ７を介して修正後の申請書を印刷し（ステップＳ５０）、一連の処理を終了する。
【００６１】
なお、上記では官公庁内に設置された受付端末１が申請書を生成するものとしたが、本実施の形態はこれに限定されるものではない。例えば受付端末１を利用者が所有する情報処理装置（例えばパーソナルコンピュータ、多機能端末等）とし、当該情報処理装置が官公庁側からドキュメントデータＤの配信を受けて申請書及びコードシートの生成、印刷を行い、利用者が申請書及びコードシートを官公庁に持参するものとしてもよい。
【００６２】
また、上記では二次元コードをコードシートに印刷して提出するものとしたが、例えば二次元コードのデータを利用者が所持する携帯端末（スマートフォン等）に送信し、リーダ５は携帯端末に表示される二次元コードを読み取る構成としてもよい。
【００６３】
以上より、本実施の形態１によれば、申請書の必要記入事項に対して入力した情報を二次元コードに変換し、当該二次元コードを読み取り、提出先（原課）に応じたファイル形式に変換することで、申請書のデータ入力を自動化する。これにより、各申請書の提出先において別々の基幹システムの下で文書管理を行う場合であっても、データ入力を容易とし、文書管理を適切に支援することができる。
【００６４】
また、本実施の形態１によれば、受付端末１はドキュメントデータＤに各申請書のテンプレートデータを格納してあり、コードシートと共に各申請書を印刷する。これにより、一般的な紙媒体による文書管理も併せて行うことができる。
【００６５】
また、本実施の形態１によれば、共通入力画面で複数の申請書に共通の入力事項を入力した後、個別入力画面に遷移して各申請書に個別の入力事項を入力する。これにより、共通の入力事項について繰り返し入力操作を行う必要がなく、利便性が増大する。
【００６６】
また、本実施の形態１によれば、提出先毎に別々のコードシートを印刷することで、利用者は各窓口に同じ用紙を何度も提出する必要がなく、利便性を増大することができる。
【００６７】
また、本実施の形態１によれば、二次元コードに記述される情報は暗号化して記述される。従って、例えば原課窓口での利用が済んで廃棄されたコードシートの不正使用など、第三者による個人情報の搾取を防ぐことができる。
【００６８】
また、本実施の形態１によれば、質問画面において一問一答形式で質問に回答していくことより、利用者は提出すべき申請書を簡単に選ぶことができ、利用者の負担を軽減することができる。
【００６９】
（実施の形態２）
本実施の形態では、上述の文書管理システムを、アンケート（調査票）の回答を集計するアンケート集計システムに応用する形態について述べる。なお、実施の形態１と重複する内容については同一の符号を付して説明を省略する。
図１３は、実施の形態２に係るアンケート集計システムに関する説明図である。図１３に基づき、本実施の形態の概要について説明する。なお、以下の説明では便宜上、第１の情報処理装置１を回答者端末１と、第２の情報処理装置２を集計端末２と読み替える。
【００７０】
本実施の形態では、回答者端末１が所定のアンケートについて回答の入力を受け付け、回答内容を記入したアンケート用紙（調査票）を生成してプリンタ４により印刷する。また、集計端末２は、各回答者から回収したアンケート用紙をスキャンし、回答内容を集計して、集計結果をまとめた報告書を作成して回答者に返送する。本実施の形態ではアンケートの一例として、複数の企業の業務内容についてアンケートを行い、集計結果を各企業に報告する形態について説明する。
【００７１】
図１４は、実施の形態２に係るアンケート用紙の一例を示す説明図である。詳細な説明は省略するが、本実施の形態に係るアンケートは図１４Ａに示す一枚目の用紙に回答者（企業）の情報を、図１４Ｂに示す二枚目の用紙に各種調査事項に対する回答を入力する。また、図１４Ａに示すように、一枚目のアンケート用紙には、担当者の自筆の署名及び捺印を記入するための署名欄２０１が設けられている。また、一枚目のアンケート用紙には、各用紙に入力された情報に応じて生成される二次元コード２０２が印字される。
【００７２】
本実施の形態のようなアンケートを実施する場合に、電子媒体ではなく紙媒体での運用が要求される場合がある。例えば本実施の形態では、企業の社内業務に関するアンケートを実施するため、担当者の署名及び捺印の記入が要求される。従って、回答が紙媒体によって提出されるため、回答を集計するに際してコンピュータへの入力作業を行う必要がある。そこで本実施の形態では、このような紙媒体でのアンケートを行う場合に、二次元コードを活用することで入力作業を簡略化する。
【００７３】
例えば回答者端末１は、アンケートを実施する集計者から当該アンケートに係るドキュメントデータＤの配信を受け、図１４Ａ、Ｂに示す画面を表示して回答を受け付ける。そして回答者端末１は、各入力項目に対する回答内容を記述した二次元コード２０２（例えばＰＤＦ４１７）を生成する。回答者端末１はプリンタ４を介して、署名欄２０１と、二次元コード２０２とを含むアンケート用紙を印刷する。
【００７４】
集計者は、例えば郵送等の手段でアンケート用紙を回収する。集計端末２は、接続されているスキャナ８により、各アンケート用紙に印刷されている二次元コード２０２を読み取る。そして集計端末２は、各アンケート用紙から読み取った二次元コード２０２のデータを所定形式（例えばＸＭＬ、ＣＳＶ等）のファイルに各々変換する。
【００７５】
集計端末２は、各アンケート用紙に相当する変換後の各ファイルを、一の表計算ファイルに展開（変換）する。表計算ファイルはマイクロソフトオフィス（登録商標）のエクセル（登録商標）ファイルなどであるが、ファイル形式は特に限定されない。集計端末２は、図１４Ｂに例示したアンケートの入力項目毎に回答の集計を行う。例えば所定の作業者が当該集計結果を元に各回答者（企業）向けの報告書を作成し、郵送等の手段で回答者に返却する。
【００７６】
図１５は、実施の形態２に係る集計端末２が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。図１５に基づき、集計端末２が実行する処理内容について説明する。
集計端末２の制御部２１は、スキャナ８を介して、各回答者から回収したアンケート用紙に記述されている二次元コード２０２を読み取る（ステップＳ２０１）。二次元コード２０２は、実施の形態１と同じく、入力項目と、当該入力項目に対して入力された情報（回答）とを対応付けたデータである。制御部２１は、二次元コード２０２において各入力情報に対応付けられた入力項目を参照して、各アンケート用紙から読み取った二次元コード２０２を所定形式のファイルに各々変換する（ステップＳ２０２）。制御部２１は、各回答者から回収したアンケート用紙に相当する各ファイルを一の表計算ファイルに展開し、アンケートに対する回答の集計を行う（ステップＳ２０３）。制御部２１は、一連の処理を終了する。
【００７７】
なお、上記では二次元コード２０２をアンケート用紙に印刷することにしたが、実施の形態１と同じく、アンケート用紙（提出書類）とは異なる用紙に二次元コード２０２を印刷してもよいことは勿論である。
【００７８】
以上より、本実施の形態２によれば、各回答者から回収したアンケート用紙（提出書類）を所定形式のファイルに変換し、一の表計算ファイルに展開することで、紙媒体によるアンケートの集計業務も支援することができる。
【００７９】
（実施の形態３）
実施の形態１では、一の受付端末１で各原課窓口に提出する申請書をまとめて作成する形態について述べた。本実施の形態では、受付端末１では各申請書で共通の入力項目についてのみ情報を入力し、各原課に設置されている個別受付端末（第３の情報処理装置）３で個別入力項目について情報を入力し、申請書を作成する形態について述べる。
【００８０】
図１６は、実施の形態３に係る文書管理システムの一例を示す模式図である。本実施の形態に係る文書管理システムは、総合窓口に設置されている受付端末１、各原課窓口で職員が操作する窓口端末２、リーダ５等のほかに、個別受付端末３と、個別受付端末３に接続されたリーダ９とを有する。個別受付端末３は、各原課に設置されている端末装置であり、利用者が操作するパーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。リーダ９は、二次元コードを読み取り可能な読取装置である。本実施の形態では、利用者は総合窓口の受付端末１で各原課窓口に提出する複数の申請書に共通する入力項目についてのみ情報を入力してコードシートを作成する。そして利用者は、当該コードシートに印字される二次元コードをリーダ９で読み取り、個別受付端末３で各申請書に個別の入力項目の情報を入力して、各原課に提出する申請書を作成して窓口に提出する。
【００８１】
図１７は、実施の形態３に係る受付端末１及び個別受付端末３の構成例を示すブロック図である。個別受付端末３の構成は受付端末１とほぼ同様であるため、説明の簡潔のため、同様の構成要素については同一の名称を図面に付して説明を省略する。
本実施の形態に係る受付端末１の補助記憶部１６は、実施の形態１のドキュメントデータＤと同様に制御プログラムＰ、質問テーブルＴ１、及び書類抽出テーブルＴ２を格納したドキュメントデータＤ１を記憶している。一方で、本実施の形態では受付端末１で申請書の生成までは行わないため、ドキュメントデータＤ１は各原課窓口に提出する申請書データＡ（図２参照）を格納していない。
【００８２】
個別受付端末３の補助記憶部３６は、ドキュメントプログラム３６１のほかに、ドキュメントデータＤ２を記憶している。ドキュメントデータＤ２は、ドキュメントデータＤ１と同様に制御プログラムＰを格納しているほか、個別受付端末３が設置されている原課窓口に提出する申請書データＡを格納している。後述するように、個別受付端末３は、受付端末１が生成した二次元コードを読み出して生成すべき申請書を特定し、特定した申請書データＡをドキュメントデータＤ２から抽出して申請書を生成する。
【００８３】
図１８は、実施の形態３の概要を示す説明図である。図１８に基づき、本実施の形態の概要について説明する。
本実施の形態では、総合窓口の受付端末１では利用者が各原課窓口に提出する申請書を選択し、各申請書で共通の入力項目について情報を入力するに留め、各原課の個別受付端末３で各申請書に個別の入力項目について情報を入力し、申請書を作成する。
【００８４】
具体的には、受付端末１は実施の形態１と同様の質問画面（図５参照）で質問を提示し、当該質問に対する回答内容に応じて利用者が提出する各申請書を抽出する。そして受付端末１は、各申請書に共通する入力項目について情報の入力を受け付ける入力画面（図６参照）を表示し、共通の入力項目に対する情報の入力を受け付ける。
【００８５】
次に受付端末１は、個別の入力項目については情報の入力を受け付けず、共通の入力項目についてのみ入力された情報を記述した二次元コードを生成する。具体的には、受付端末１は、質問に対する回答内容に応じて抽出した各申請書の識別情報と、共通の入力項目に対して入力された情報とを記述した二次元コードを生成する。受付端末１は、生成した二次元コードを印字したコードシートと、図７と同様の案内画面とをプリンタ４により印刷する。
【００８６】
利用者は、当該コードシートを用いて、各原課の個別受付端末３での申請書作成を行う。具体的には、個別受付端末３はリーダ９を介してコードシートに印字されている二次元コードを読み取る。二次元コードから読み取った識別情報を参照して利用者が提出する申請書を特定し、該当する申請書データＡを読み出す。
【００８７】
個別受付端末３は、当該申請書の各入力項目のうち、二次元コードに記述されてない入力項目、つまり共通入力項目以外の個別入力項目に対する情報の入力を受け付ける。個別受付端末３は、不図示の個別入力画面を表示して個別の入力項目を提示し、利用者から情報の入力を受け付ける。
【００８８】
個別受付端末３は、二次元コードから読み出した共通の入力項目の情報と、上記で入力された個別の入力項目の情報とに基づき、各入力項目に対応する入力情報を追加した申請書を生成する。また、個別受付端末３は、個別の入力項目を含む各入力項目の情報を記述した二次元コードを生成する。個別受付端末３は、生成した申請書と、二次元コードを印字したコードシートとを不図示のプリンタ装置を介して印刷する。
【００８９】
利用者は、印刷された申請書及びコードシートを窓口に提出する。後の処理は実施の形態１と同様であり、窓口端末２はリーダ５によりコードシートの二次元コードを読み取って所定形式のファイルに変換し、管理装置６にインポートする。
【００９０】
本実施の形態では、総合窓口の受付端末１が記憶するドキュメントデータＤ１には申請書データＡが格納されておらず、各原課の個別受付端末３が記憶するドキュメントデータＤ２に申請書データＡが格納されている。従って、受付端末１が取り扱うデータ容量が削減され、負荷が軽減される。また、各原課に設置の個別受付端末３に申請書データＡをインストールし、個別に申請書を作成するため、導入コストを抑制しつつ、各原課における独自の運用管理も容易となる。
【００９１】
図１９は、実施の形態３に係る受付端末１が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。図１９に基づき、受付端末１が実行する処理内容について説明する。
共通入力画面を表示し（ステップＳ１６）、利用者が提出する各申請書で共通の入力項目について情報の入力を受け付けた後（ステップＳ１７）、受付端末１の制御部１１はステップＳ１８、Ｓ１９の処理をスキップし、案内画面を表示する（ステップＳ２０）。そして制御部１１は、利用者による操作入力に従って印刷を行うか否かを判定し（ステップＳ２１）、印刷すると判定した場合（Ｓ２１：ＹＥＳ）、以下の処理を実行する。
【００９２】
制御部１１は、利用者が提出する各申請書を示す識別情報と、各申請書で共通の入力項目に対して入力された情報とを記述した二次元コードを生成する（ステップＳ３０１）。すなわち制御部１１は、各申請書で個別に必要な情報を含まず、各申請書で共通して必要な情報と、作成する申請書を識別するための識別情報とを含む二次元コードを生成する。制御部１１はプリンタ４を介して、生成した二次元コードを印字したコードシートと、ステップＳ２０で表示した案内画面とを印刷する（ステップＳ３０２）。制御部１１は、一連の処理を終了する。
【００９３】
図２０は、個別受付端末３が実行する処理手順の一例を示すフローチャートである。図２０に基づき、個別受付端末３が実行する処理内容について説明する。
個別受付端末３の制御部３１は、不図示の読取手段を介して、受付端末１により印刷されたコードシートに印字されている二次元コードを読み取る（ステップＳ３２１）。二次元コードに含まれる申請書の識別情報を参照して、利用者が提出する申請書のデータを特定し、ドキュメントデータＤ２から読み出す（ステップＳ３２２）。
【００９４】
制御部３１は、読み出した申請書で個別に必要な入力項目を入力する個別入力画面を表示する（ステップＳ３２３）。制御部３１は、個別入力画面を介して利用者から個別の入力項目に対する情報の入力を受け付ける（ステップＳ３２４）。制御部３１は、利用者による操作入力に従って印刷を行うか否かを判定する（ステップＳ３２５）。印刷しないと判定した場合（Ｓ３２５：ＮＯ）、制御部３１は処理をステップＳ３２４に戻す。
【００９５】
印刷すると判定した場合（Ｓ３２５：ＹＥＳ）、制御部３１は、ステップＳ３２１で二次元コードから読み取った共通の入力項目に対する入力情報と、ステップＳ３２４で入力を受け付けた個別の入力項目に対する入力情報とを各入力項目に追加した申請書を生成する（ステップＳ３２６）。制御部３１は、共通の入力項目の情報と、個別の入力項目の情報とを記述した二次元コードを生成する（ステップＳ３２７）。制御部３１は、ステップＳ３２６で生成した申請書と、ステップＳ３２７で生成した二次元コードを印字したコードシートとを印刷する（ステップＳ３２８）。制御部３１は一連の処理を終了する。
【００９６】
以上より、本実施の形態３によれば、受付端末１での処理負荷を低減しつつ、実施の形態１と同様の効果を奏する。
【００９７】
（実施の形態４）
図２１は、上述した形態の文書管理システムの動作を示す機能ブロック図である。制御部１１が補助記憶部１６に記憶されたプログラムを実行することにより、受付端末１は以下のように動作する。
取得部２１１は、複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する。第１表示部２１２は、前記制御プログラムを実行して、前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する。第１入力部２１３は、前記質問に対する回答の入力を受け付ける。選択部２１４は、入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する。第２表示部２１５は、前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する。第２入力部２１６は、該入力項目に対する情報の入力を受け付ける。生成部２１７は、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する。出力部２１８は、生成した前記二次元コードを出力する。
【００９８】
制御部２１が補助記憶部２６に記憶されたプログラムを実行することにより、窓口端末２は以下のように動作する。
読取部２１９は、前記二次元コードを読み取る。変換部２２０は、読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する。
【００９９】
制御部３１が補助記憶部３６に記憶されたプログラムを実行することにより、個別受付端末３は以下のように動作する。
記憶部２２１は、前記提出書類のテンプレートデータを記憶する。第２読取部２２２は、前記二次元コードを読み取る。特定部２２３は、読み取った前記二次元コードに含まれる前記識別情報を参照して、前記選択部２１４が選択した前記提出書類を特定する。第３表示部２２４は、特定した前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第２の入力画面を表示する。第３入力部２２５は、前記第２の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける。第２生成部２２６は、前記共通する入力項目に対応する前記入力された情報と、前記第３入力部２２５が入力を受け付けた情報とを記述した二次元コードを生成する。第２出力部２２７は、生成した前記二次元コードを出力する。
【０１００】
本実施の形態４は以上の如きであり、その他は実施の形態１から３と同様であるので、対応する部分には同一の符号を付してその詳細な説明を省略する。
【０１０１】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上記した意味ではなく、特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０１０２】
１  第１の情報処理装置（受付端末、回答者端末）
１１  制御部
１２  主記憶部
１３  通信部
１４  表示部
１５  入力部
１６  補助記憶部
１６１  ドキュメントプログラム
Ｄ  ドキュメントデータ
Ｐ  制御プログラム
Ｔ１  質問テーブル
Ｔ２  書類抽出テーブル
Ａ  申請書データ
２  第２の情報処理装置（窓口端末、集計端末）
２１  制御部
２２  主記憶部
２３  通信部
２４  表示部
２５  入力部
２６  補助記憶部
２６１  ドキュメントプログラム
２６２  ファイル変換プログラム
３  第３の情報処理装置（個別受付端末）
３１  制御部
３２  主記憶部
３３  通信部
３４  表示部
３５  入力部
３６  補助記憶部
３６１  ドキュメントプログラム
３６２  ファイル変換プログラム
【図１】
2019200549.tif 000003
【図２】
2019200549.tif 000004
【図３】
2019200549.tif 000005
【図４】
2019200549.tif 000006
【図５】
2019200549.tif 000007
【図６】
2019200549.tif 000008
【図７】
2019200549.tif 000009
【図８】
2019200549.tif 000010
【図９】
2019200549.tif 000011
【図１０】
2019200549.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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