(57)【要約】      （修正有）【課題】例外操作による印刷操作を可能としつつ、そのような印刷操作を管理ユーザが把握することが可能な技術を提供する。【解決手段】ワークフローサーバ１０２は、処理対象となるデータと、該データを処理するワークフローとを格納する管理手段と、ログ収集サーバからの問合せに応じて、印刷装置１０１で実行された印刷の印刷データが、管理手段が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定手段と、を備える。ログ収集サーバ１０３は、印刷装置で実行された印刷の印刷ログを取得するログ取得手段と、取得した印刷ログに基づき、特定手段に問合せることにより、特定手段が特定したワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得手段と、ワークフロー情報に基づき、ワークフローが、データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する警告通知手段と、を備える。【選択図】図１
2019200600.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷装置と、ワークフローサーバと、ログ収集サーバとを含む情報処理システムであって、
前記ワークフローサーバは、
処理対象となるデータと、該データを処理するワークフローとを格納する管理手段と、
前記ログ収集サーバからの問合せに応じて、前記印刷装置で実行された印刷の印刷データが、前記管理手段が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定手段と、
を備え、
前記ログ収集サーバは、
前記印刷装置で実行された前記印刷の印刷ログを取得するログ取得手段と、
取得した前記印刷ログに基づき、前記特定手段に問合せることにより、前記特定手段が特定した前記ワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得手段と、
前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスである場合には警告通知を提供せず、前記データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する、警告通知手段と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記印刷ログは、前記印刷を指示した実行ユーザに関する情報を含み、
前記ワークフローサーバは、前記印刷装置に印刷を指示可能な許可ユーザを設定する設定手段をさらに備え、
前記ワークフロー情報は、前記許可ユーザに関する情報を含み、
前記警告通知手段は、前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスではなくても、前記実行ユーザが前記許可ユーザに含まれる場合には警告通知を提供しないことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記印刷ログは、指示された印刷設定に関する印刷設定ログを含み、
前記設定手段は、前記ワークフローに含まれ、前記印刷装置に印刷を指示する印刷指示タスクの印刷設定を設定し、
前記ワークフロー情報は、前記印刷指示タスクの印刷設定に関する情報を含み、
前記警告通知手段は、前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスではなくても、前記印刷設定ログが前記印刷指示タスクの印刷設定と一致しない場合には警告通知を提供しないことを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記ワークフローサーバは、
前記ワークフローが印刷指示タスクと、前記印刷指示タスクを実行する前に前記データを承認する承認タスクとを含む場合、前記承認タスクの実行を完了した場合に、前記ワークフローのステータスを前記データの印刷を許可するステータスに設定し、
前記ワークフローが前記印刷指示タスクの前に前記承認タスクを含まない場合、前記ワークフローのステータスを前記データの印刷を許可するステータスに設定する、
制御手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記ワークフローサーバは、警告通知を提供する通知ユーザを設定する通知ユーザ設定手段を更に備え、
前記警告通知手段は、前記通知ユーザに対して電子メールを送信することによって警告通知を提供することを特徴とすることを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記印刷ログは、実行された前記印刷の前記印刷データに関する実行データ情報を含み、
前記ワークフロー情報は、前記管理手段で管理する前記データに関わるパラメータを含み、
前記警告通知手段は、前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスであっても、前記実行データ情報と前記パラメータとが一致しない場合には警告通知を提供することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記パラメータは、データサイズまたはハッシュ値であることを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。
【請求項８】
印刷装置と、ワークフローサーバと、ログ収集サーバとを含む情報処理システムにおいて実行される方法であって、
処理対象となるデータをワークフローと対応付けて格納する管理工程と、
外部装置からの問合せに応じて、前記印刷装置が印刷した印刷データが、前記管理工程が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定工程と、
前記印刷装置で生成された印刷ログを取得するログ取得工程と、
取得した前記印刷ログに基づき、前記特定工程に問合せを行う問合せ工程と、
前記特定工程で特定した前記ワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得工程と、
取得した前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスである場合には警告通知を提供せず、前記データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する、警告通知工程と、
を備えることを特徴とする方法。
【請求項９】
ログ収集サーバであって、
印刷装置で生成された印刷ログを取得するログ取得手段と、
取得した前記印刷ログに基づき、ワークフローサーバに問合せを行う問合せ手段と、
前記ワークフローサーバが特定したワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得手段と、
取得した前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスである場合には警告通知を提供せず、前記データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する、警告通知手段と、
を備えることを特徴とするログ収集サーバ。
【請求項１０】
ログ収集サーバで実行される方法であって、
印刷装置で生成された印刷ログを取得するログ取得工程と、
取得した前記印刷ログに基づき、ワークフローサーバに問合せを行う問合せ工程と、
前記ワークフローサーバが特定したワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得工程と、
取得した前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスである場合には警告通知を提供せず、前記データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する、警告通知工程と、
を含むことを特徴とする方法。
【請求項１１】
コンピュータに請求項１０に記載の方法の各工程を実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
処理対象となるデータと該データを処理するワークフローとを対応付けて格納する管理手段と、
外部装置からの問合せに応じて、前記問合せに含まれる印刷装置で実行された印刷の印刷ログに基づき、前記印刷装置で実行された前記印刷の印刷データが、前記管理手段が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定手段と、
を備え、
前記特定手段によって特定された情報は、前記ワークフローが、前記処理対象となるデータの印刷を許可するステータスではない場合に警告通知を提供するために用いられることを特徴とするワークフローサーバ。
【請求項１３】
ワークフローサーバで実行される方法であって、
処理対象となるデータと該データを処理するワークフローとを対応付けて格納する管理工程と、
外部装置からの問合せに応じて、前記問合せに含まれる印刷装置で実行された印刷の印刷ログに基づき、前記印刷装置で実行された前記印刷の印刷データが、前記管理工程が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定工程と、
を含み、
前記特定工程によって特定された情報は、前記ワークフローが、前記処理対象となるデータの印刷を許可するステータスではない場合に警告通知を提供するために用いられることを特徴とする方法。
【請求項１４】
コンピュータに請求項１３に記載の方法の各工程を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置に印刷を指示するタスクを含むワークフローの実行における、情報処理システム、ワークフローサーバ、情報処理方法、およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ドキュメントを扱う定型的な業務の効率化のために、ワークフローエンジン（以下ＷＦエンジン）を使用したドキュメント業務フローの自動実行が注目されている。ＷＦエンジンはサーバ上で動作し、ワークフローエンジンで予め決められたワークフロー手順に従って、サーバとネットワーク接続された画像処理装置（ＭＦＰ）などの機器に対し、印刷やスキャンといった処理を実行させることができる。また、サーバとネットワーク接続されたＰＣなどの機器に対し、ドキュメントファイルの保存や移動、編集などの処理を実行させたり、メールを送信したりすることもできる。
【０００３】
このようなＷＦエンジンのサーバ上で管理しているワークフローの処理対象であるドキュメントファイルは、例外操作として、ローカルのＰＣなどにダウンロードされた後、プリンタドライバなどを介してＭＦＰによって印刷されることがある。このような例外操作は、不正印刷やミスプリントの可能性があるため、ドキュメントファイルの管理ユーザは、ドキュメントファイルの例外操作を監視する必要がある。
【０００４】
例えば、特許文献１に示すように、ワークフローの管理サーバに対して印刷データの印刷許可状態の問合せを行い、問合せ結果に基づきダウンロードまたは印刷（例外操作）の可否を制御する画像形成装置が提案されている。
【０００５】
また、特許文献２では、ワークフロー実行装置のイベント情報とワークフロー記述とをワークフローの監視装置に送信し、それらに基づいてワークフローの監視装置がワークフローの実行状況を把握するワークフロートラッキングシステムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１０−９９９９３号公報
【特許文献２】特開２００８−１１７２９１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ここで、例外操作は、内容確認や閲覧を目的として行われる場合もあるため、特許文献１のように、ドキュメントファイルの印刷を禁止することは、ユーザの利便性を低下させうる。また、例外操作は、ワークフローの記述に基づくワークフローの実行とは異なるため、特許文献２のように、ワークフローの実行結果として把握することができない。
【０００８】
本発明は、上記課題に鑑みなされたものであり、例外操作による印刷操作を可能としつつ、ミスプリントや不正印刷などの可能性が高い印刷操作を管理ユーザが把握することが可能な技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために本発明の一態様に係る通信端末は以下のような構成を備える。すなわち、本発明は、例えば印刷装置と、ワークフローサーバと、ログ収集サーバとを含む情報処理システムであって、前記ワークフローサーバは、処理対象となるデータと、該データを処理するワークフローとを格納する管理手段と、前記ログ収集サーバからの問合せに応じて、前記印刷装置で実行された印刷のデータが、前記管理手段が管理する何れのワークフローに対応するかを特定する特定手段と、を備え、前記ログ収集サーバは、前記印刷装置で実行された前記印刷の印刷ログを取得するログ取得手段と、取得した前記印刷ログに基づき、前記特定手段に問合せることにより、前記特定手段が特定した前記ワークフローに関するワークフロー情報を取得する情報取得手段と、前記ワークフロー情報に基づき、前記ワークフローが、前記データの印刷を許可するステータスである場合には警告通知を提供せず、前記データの印刷を許可するステータスではない場合には警告通知を提供する、警告通知手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、例外操作による印刷操作を可能としつつ、ミスプリントや不正印刷などの可能性が高い印刷操作を管理ユーザが把握することが可能な技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】一実施形態に係るシステム構成を示す図。
【図２】一実施形態に係るＭＦＰのハードウェア構成を示す図。
【図３】一実施形態に係るサーバおよびＰＣのハードウェア構成を示す図。
【図４】一実施形態に係るサーバの操作表示部に表示される画面を説明する図。
【図５】一実施形態に係るサーバの操作表示部に表示される印刷設定編集画面を説明する図。
【図６】一実施形態に係るワークフローの例を説明する図。
【図７】一実施形態に係るシステム全体のフローを説明する図。
【図８】一実施形態に係るサーバの操作表示部に表示される警告設定画面を説明する図。
【図９】一実施形態に係るログ監視アプリの処理を説明するフローチャート。
【図１０】一実施形態に係るログ監視アプリの処理を説明するフローチャート。
【図１１】一実施形態に係るログ監視アプリの処理を説明するフローチャート。
【図１２】一実施形態に係るログ監視アプリの処理を説明するフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。なお、以下の実施の形態は、特許請求の範囲に係る発明を限定するものではなく、また実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１３】
＜第１の実施形態＞
図１は、第１の実施形態に係るシステムの全体構成を示す図である。このシステムは、印刷装置（ＭＦＰ）１０１、ＷＦエンジンが搭載されたワークフローサーバ（以下ＷＦサーバ）１０２、およびログ収集サーバ１０３といった構成要素を含む。これらの構成要素は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０５によって接続される。また、ＬＡＮ１０５には、情報処理装置（ＰＣ）１０４などの外部機器も接続されている。
【００１４】
ＭＦＰ１０１は、ＷＦサーバ１０２と通信し、電子データを用紙に印刷する印刷機能、コピー機能、またはスキャン送信機能を持つ。さらに、ＭＦＰ１０１は、ＷＦサーバ１０２などのネットワーク接続された外部機器からの要求により、送信された画像データをプリントアウトしたり、スキャン送信したりする機能も持つ。また、ＭＦＰ１０１は、ユーザから直接操作を受け付け、上述した機能を実行してもよい。また、一例では、ＭＦＰ１０１は、印刷を実行した際にはその動作ログ（印刷ログ）をログ収集サーバ１０３に送信する。すなわち、ＭＦＰ１０１は、情報処理システムの印刷部およびログ生成部として機能しうる。
【００１５】
ＷＦサーバ１０２は、ワークフロー定義ファイルで指定された順番に従ってワークフローを実行するＷＦエンジンの機能を搭載する情報処理サーバである。ワークフロー定義ファイルには、例えば、ＷＦサーバ１０２やＰＣ１０４におけるファイル操作、メールサーバ（非図示）へのメール送信、またはＭＦＰ１０１の１つ以上の機能の実行要求などの処理を自動的に行うための処理の順番が記述されうる。
【００１６】
ログ収集サーバ１０３は、ＭＦＰ１０１の動作ログをＭＦＰ１０１から取得して保存しうる。また、ログ収集サーバ１０３は、ＷＦサーバ１０２から、ＷＦエンジンが実行しているワークフローの情報や、ワークフローによって実行されるＭＦＰ１０１の処理の設定に関する情報を取得することができる。なお、本実施形態ではＭＦＰ１０１またはＷＦサーバ１０２が送信した動作ログをログ収集サーバ１０３が定期的に取得することでログ取得部として機能する。しかしながら、別の例では、ＭＦＰ１０１またはＷＦサーバ１０２が、それらが生成したログ情報をログ収集サーバ１０３に送信することによって、ログを取得させてもよい。
【００１７】
ＰＣ１０４は、ユーザによって操作される端末の一例であり、ＷＦサーバ１０２にアクセスして、ワークフローの実行や、ワークフロー定義ファイルの作成、編集を指示することができる。また、ＭＦＰ１０１に印刷データを送信し、プリントアウトを指示することができる。
【００１８】
図２は、ＭＦＰ１０１の構成を示すブロック図である。ＭＦＰ１０１は、コントローラユニット２００を備える。コントローラユニット２００は、スキャナ２１３およびプリンタ２１４に接続されるとともに、操作表示部２１１、操作入力部２１２、およびＬＡＮ１０５に接続されうる。コントローラユニット２００は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４、操作部出力Ｉ／Ｆ２０５、操作部入力Ｉ／Ｆ２０６、ネットワークＩ／Ｆ２０７、スキャナＩ／Ｆ２０８、プリンタＩ／Ｆ２０９を備える。コントローラユニット２００の各構成要素は、システムバス２１０によって相互に通信可能に接続される。
【００１９】
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３に格納されているブートプログラムに基づきＭＦＰ１０１を起動する。また、このＣＰＵ２０１は、ＨＤＤ２０４に格納されている各種制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ２０２をワークエリアとして所定の処理を実行する。
【００２０】
ＨＤＤ２０４には、印刷機能、コピー機能、またはスキャン送信機能を含むＭＦＰ１０１の機能を実現するための各種制御プログラムが格納されている。また、ＨＤＤ２０４には、スキャナ２１３から読み込んだスキャンデータまたは外部機器から受信した電子データも格納されうる。
【００２１】
操作部出力Ｉ／Ｆ２０５は、操作表示部２１１を介してユーザへの情報を出力するためのインタフェースである。操作部入力Ｉ／Ｆ２０６は、操作入力部２１２を介してユーザから操作を入力するためのインタフェースである。
【００２２】
ネットワークＩ／Ｆ２０７は、ＬＡＮ１０５に接続され、ＬＡＮ１０５を介した情報の入出力を行うためのインタフェースである。また、ＭＦＰ１０１は、ＬＡＮ１０５を介して、外部機器から、ネットワークＩ／Ｆ２０７を介して、印刷処理の実行要求とともに、印刷設定などの情報を受け付けることが可能である。受け付けた印刷設定に関する情報は、ＨＤＤ２０４やＲＡＭ２０２などに一時保存され、要求に応じた処理がＣＰＵ２０１によって実行される。
【００２３】
スキャナＩ／Ｆ２０８は、コントローラユニット２００がスキャナ２１３からスキャンデータを受信するとともに、スキャナ制御信号の入出力を行うためのインタフェースである。プリンタＩ／Ｆ２０９は、コントローラユニット２００がプリンタ２１４へ電子データを出力するとともに、プリンタ制御信号の入出力を行うためのインタフェースである。
【００２４】
操作表示部２１１は、ＬＣＤやＬＥＤなどの表示装置を備える、ユーザへの出力インタフェースである。操作入力部２１２は、ユーザが指示を入力するためのタッチパネルやハードキーなどの入力装置を備える入力インタフェースである。ハードキーには、原稿のスキャン実行を指示するためのＳＴＡＲＴボタンなどを含む。
【００２５】
スキャナ２１３は、ＣＣＤなどの光学的な読み取り装置を備え、原稿を光学的に走査して、電子データ（画像データ）として読み取る機能を持つ。プリンタ２１４は、電子データを、用紙などの記録媒体上に形成する機能を持つ。さらに、ＭＦＰ１０１は、スキャンや印刷を伴う処理の実行要求を受信した場合に、操作表示部２１１に処理実行を開始する指示ボタンなどを表示することができる。例えば、ユーザがスキャナ２１３に原稿をセットし、操作入力部２１２を介してスキャンの実行を開始する指示ボタンを押下することで、外部からの要求で指定された印刷設定の設定値に従ってスキャン処理を実行する。
【００２６】
図３は、ＷＦサーバ１０２の構成を示すブロック図である。なお、ログ収集サーバ１０３、ＰＣ１０４もＷＦサーバ１０２と同様の構成を持つ。
【００２７】
ＷＦサーバ１０２は、ＬＡＮ１０５に接続可能な制御部３００を備える。制御部３００は、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、ＨＤＤ３０４、およびネットワークＩ／Ｆ３０５を備える。また、ＷＦサーバ１０２は随意に操作部出力Ｉ／Ｆ３０６および操作部出力Ｉ／Ｆ３０７を備える。制御部３００の各構成要素は、ハブ３１０によって相互に通信可能に接続される。
【００２８】
制御部３００は、各種制御プログラムを実行するＣＰＵ３０１を有し、ＷＦサーバ１０２の全体動作を制御する。
【００２９】
ＣＰＵ３０１は、ＲＯＭ３０３やＨＤＤ３０４に格納されている各種制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ３０２をワークエリアとしてＷＦサーバ１０２の動作を制御する処理を実行する。ＨＤＤ３０４には、ＷＦエンジンやＷＥＢサーバ、およびワークフローエディタなどの機能を含む各種制御プログラムが格納される。また、ＷＦエンジンが実行するワークフロー定義ファイルや処理対象となるドキュメントも格納されうる。すなわち、ＷＦサーバ１０２は、ワークフロー定義ファイルと、処理対象となるドキュメントファイル（データ）とを対応付けて管理するワークフロー管理部としても機能する。また、ログ収集サーバ１０３の制御部３００のＨＤＤ３０４には、ＭＦＰ１０１から収集したログも格納されうる。ネットワークＩ／Ｆ３０５は、ＬＡＮ１０５を介した情報の入出力制御を行う。操作部出力Ｉ／Ｆ３０６は、操作表示部３０８への出力制御を行う。操作部入力Ｉ／Ｆ３０７は、操作入力部３０９からの入力制御を行う。
【００３０】
操作表示部３０８は、ＬＣＤやＬＥＤなどの表示装置を備えた、ユーザへの表示インタフェースである。操作入力部３０９は、キーボードやマウスなどの入力装置を備えた、ユーザからの指示入力インタフェースである。
【００３１】
また、一例では、ＷＦサーバ１０２では、ＷＥＢサーバが動作しうる。そのような場合、ＷＦエンジンは、ＰＣ１０４にＨＴＭＬコンテンツを提供可能である。また、ＷＦエンジンは、ＣＧＩなどによって動的にコンテンツを作成することができ、ワークフロー実行のための操作画面を提供することができる。
【００３２】
図４は、ＷＦサーバ１０２の操作表示部３０８またはＷＦサーバ１０２にアクセスしたＰＣ１０４の操作表示部３０８に表示されるワークフローエディタの操作画面を示す。ワークフローエディタは、ＷＦサーバ１０２においてＷＦエンジンが実行するワークフローを定義するための編集ツールである。ワークフローエディタは、ＷＦサーバ１０２上のアプリケーションとして動作し、ワークフロー定義ファイルを生成することができる。また、そのワークフロー定義ファイルをＷＦエンジンに読み込ませてワークフローを実行させることもできる。
【００３３】
ワークフローエディタは、フロー編集部４０１、エディタメニュー部４０２、およびフロー選択部４０３を含む。フロー編集部４０１は、編集中のワークフローを表示するための操作画面である。ワークフローエディタでは、ワークフローにおける各処理を図形として表示し、それらを方向性のある矢印などの記号で結ぶことで、視覚的かつ直感的にワークフローを編集することができる。この図では、ワークフローは、順番に実行される処理４０４、４０５、４０６および４０７を含む。フローの各処理４０４から４０７を結ぶ矢印がフローの実行順番を示している。これら図形の種類や配置、矢印を結ぶ順番を変更し、ワークフローが実行する処理や順番を編集することができる。警告設定ボタン４０８は、後述する警告設定をするためのボタンである。
【００３４】
エディタメニュー部４０２は、編集したワークフローの保存、保存したワークフローの読み込み、ワークフローの各処理の削除、といったワークフローに関する操作を行う指示ボタンもしくはメニューが配置されている。
【００３５】
フロー選択部４０３は、フロー編集部４０１で編集するワークフローの各処理がボタンとして配置されている。ここで、ワークフローで所望の処理を選択した後、マウスを使用したドラッグドロップなどでフロー編集部４０１に配置することでワークフローに処理を追加することができる。また、フロー処理４０４から４０７のいずれかを選択して、エディタメニュー部から編集に関するメニューを選択することで、選択したフロー処理における詳細な印刷設定を編集することができる。例えば、フロー処理４０５はＭＦＰ１０１に対して印刷を指示する処理である。
【００３６】
図５は、フロー処理４０５を選択した際に表示される、印刷の印刷設定を設定する画面の簡略図である。図５に示すように、印刷設定の設定値は、ユーザによって選択されうる。印刷設定編集画面には、印刷部数や両面設定、印刷レイアウト設定、ＱＲコード（登録商標）などの印刷処理の設定画面が表示され、その画面上でこれらの設定を変更することが可能な設定部として機能する。なお、フロー処理４０６を選択した場合も同様に、非図示の印刷設定編集画面が表示され、スキャンに関わる印刷設定の編集が可能である。
【００３７】
図６（Ａ）は、図４で示したワークフローエディタの編集画面で編集したワークフローの一例を模式的に示したものである。タスク６０１から６０４は、ＷＦエンジンによって実行されるワークフローのそれぞれの処理であるワークフロータスクを表す。このタスク６０１から６０４までのワークフローは、電子データとして作成した申請書に対して、上長による確認と承認を要求し（６０１）、印刷させる（６０２）。続いて、印刷した原稿への捺印（サイン）と捺印後の紙文書の電子データのスキャン送信し（６０３）、捺印後の紙文書の電子データの保存と捺印後の紙文書の提出（６０４）をするための処理を順番に行う。これは、一般的なオフィスで処理されている申請書処理フローの一例である。
【００３８】
ここでは、タスク６０１から６０４までが連続的に実行されることを示している。ＷＦエンジンは、ワークフローの開始時に指定された電子データのドキュメントについて、これらの処理を連続的に実行する。
【００３９】
図６（Ａ）に示したワークフローは、以降の実施形態の説明において、ＷＦエンジンが実行するワークフローの一例として使用する。また、ワークフローにおける６０１から６０４のタスクは、上述したようにいくつかの細かい処理に細分することができる。タスク６０１から６０４のような、ある程度の詳細処理をまとめたフローの実行単位を、便宜上タスクと呼ぶ。また、各タスクにおける、メールの送信やファイル名の変更などの詳細な処理実行単位を、便宜上アクションと呼ぶ。
【００４０】
タスク６０１で、ＷＦエンジンはワークフローの開始を指示したユーザの上長に対して、ドキュメントに記載された内容について承認を貰うための処理を実行する。具体的には、ＷＦエンジンは、ディレクトリサービスやデータベースから、フローを開始したユーザの上長のメールアドレスを取得し、承認の依頼とＷＦエンジンが提供するＷＥＢ画面での入力指示をメールで送信する。ＷＦエンジンが提供するＷＥＢ画面において上長が許可する旨の承認結果を入力すると、ＷＦエンジンは、次のタスク６０２を実行する。ここで、ＷＦエンジンは、ワークフローへの承認結果を受け付けると、当該ワークフローを印刷可能なステータスに変更する。すなわち、ＷＦエンジンは、ステータス管理部を有し、各ワークフローに対して、ワークフローに対応付けられたドキュメント（データ）が印刷可能であるか否かを管理する。なお、上長が却下など許可以外を入力した場合については、ワークフローに対応するドキュメントの印刷を許可するステータスには変更せず、当該ドキュメントの作成者またはワークフローの作成者に却下があった旨を通知してもよい。上長が許可以外を入力した場合の処理の詳細については説明を省略する。
【００４１】
タスク６０２で、ＷＦエンジンはドキュメントの印刷をＭＦＰ１０１に実行させる。具体的には、ＷＦエンジンは、ＭＦＰ１０１に対して印刷を実行する指示ボタンの作成依頼をする。ここで、ＷＦエンジンは、ボタンを指示した際に実行される印刷処理の印刷設定を、指示ボタンに関連付けて指定する。なお、ＷＦエンジンは、印刷処理するドキュメントデータをＷＦサーバ１０２またはＷＦサーバ１０２がアクセス可能なサーバに保存しているものとする。ドキュメントの印刷後に、ユーザは印刷された紙をＭＦＰ１０１から取得する必要があるため、ＷＦエンジンが自動的に印刷するのではなく、ユーザにＭＦＰ１０１を介して印刷を指示させることで印刷を実行する。ＷＦエンジンはタスク６０１の承認処理後に自動で、ＭＦＰ１０１に対して指示ボタンの作成依頼をしても良いし、ユーザからの指示により作成依頼をしても良い。
【００４２】
なお、印刷可能なＭＦＰ１０１が複数台存在する場合がある。その場合は、前述のＷＦサーバ１０２でのワークフローエディタ編集時に指示ボタンの作成依頼をするＭＦＰ１０１を事前指定しても良い。あるいは、ＷＦエンジンがＭＦＰ１０１からユーザログイン通知を受信し、通知を受けたＷＦエンジンがユーザログイン通知を送信したＭＦＰ１０１に対して指示ボタンの作成依頼をしても良い。
【００４３】
さらに、ＷＦエンジンは、ＭＦＰ１０１に対して印刷実行指示ボタンを作成したことを、ワークフローを開始したユーザに対して電子メール等で通知しうる。ユーザが、ＭＦＰ１０１で印刷実行指示ボタンを指定し、印刷処理を実行すると、ＭＦＰ１０１はＷＦエンジンへタスク６０２の実行完了通知をする。
【００４４】
実行完了通知を受信したＷＦエンジンは、印刷タスク６０２が完了したと判断する。続いて、ＷＦエンジンは、次のタスク６０３を実行する。タスク６０３は、ＭＦＰ１０１に対して原稿をスキャンし、スキャンした電子データをＷＦサーバ１０２に送信させる処理である。具体的には、まず、ＷＦエンジンは、ＭＦＰ１０１に対してスキャン送信を実行する指示ボタンの作成依頼をする。ここで、ＷＦエンジンは、ボタンを指示した際に実行されるスキャン送信の印刷設定を、指示ボタンに関連付けて指定する。さらに、ＷＦエンジンは、ＭＦＰ１０１に対してスキャン実行指示ボタンを作成したことを、ワークフローを開始したユーザに対してメールで通知する。ユーザが、ＭＦＰ１０１においてスキャン実行指示ボタンを指定し、スキャン送信を実行すると、ＷＦエンジンが指定した送信先に、スキャンによって読み取った原稿の電子データが送信される。ＷＦエンジンは、この電子データの受信を監視し、電子データを受信したことを確認すると、次のタスク６０４を実行する。
【００４５】
タスク６０４は、電子データをＰＣ１０４やファイルサーバ１０３などのファイルシステムに、ファイルとして保存する処理である。具体的には、ＷＦエンジンは、ＭＦＰ１０１から受信した電子データを、所定のファイル形式に変換した後、またはファイル名を変更した後、ファイルシステムの指定された場所にファイルを移動しうる。タスク６０４において、ファイルの移動を完了すると、ＷＦエンジンはワークフローの実行を完了する。ワークフローの実行を完了する際に、ワークフローの処理をすべて実行した旨のメールをユーザに送信し、ワークフローの実行を完了してもよい。図６（Ｂ）の処理の詳細は、第二の実施形態で後述する。
【００４６】
次に、図７（Ａ）を参照して、第１の実施形態において、図６（Ａ）に示したワークフローをＷＦエンジン７０１が実行し、図１に示したシステム全体における各装置が行う処理の流れを説明する。
【００４７】
まず、Ｓ７１１でユーザはＰＣ１０４上のＷＥＢブラウザなどを使用して、ＷＦサーバ１０２におけるＷＦエンジン７０１にアクセスする。また、アクセスした後、ＷＦエンジン７０１上で電子データによる申請書などのドキュメントファイルを作成してもよいし、あらかじめ作成しておいたドキュメントファイルをアップロードしてもよい。ＷＦエンジン７０１上で作成またはアップロードされたドキュメントファイルは、ワークフローに対応するデータとして管理されうる。
【００４８】
次に、Ｓ７１２で、ＰＣ１０４上のＷＥＢブラウザは、ＷＦサーバ１０２で動作するＷＥＢサーバを介してＷＦエンジン７０１に対してＷＦ実行画面の取得要求を送信する。ＷＦエンジン７０１はＷＥＢサーバからアクセス要求を受け取ると、非図示のユーザ認証を行い、Ｓ７１３でそのユーザのワークフローに関するＷＦ実行画面を生成した後、ＷＥＢサーバを介してＰＣに応答を返す。ここでユーザ認証は、ユーザがＰＣ１０４上のＷＥＢブラウザ上でユーザＩＤとパスワードを入力し、ＷＦサーバ１０２を介してＷＦエンジン７０１に通知しても良いし、他の方法を用いても良い。また、この認証処理において、ＷＦエンジン７０１は、通知されたユーザがＷＦエンジン７０１の管理対象であるユーザかどうかを判断する。この認証処理は、外部ディレクトリサービスによる認証であってもかまわないし、内部データベースにおけるユーザＩＤとパスワードの一致によるものであってもかまわない。
【００４９】
ＰＣ１０４上のＷＥＢブラウザは、処理をＳ７１４に進め、Ｓ７１３で受信したＷＦ実行画面を表示し、ＷＦ実行画面上でユーザからＷＦタスク実行指示を受信すると、処理をＳ７１５に進め、ＷＦエンジン７０１にＷＦタスクの実行を指示する。実行指示を受けたＷＦエンジン７０１は、処理をＳ７１６に進め、当該ＷＦタスクを実行する。ここで実行するＷＦタスクは、例えば、図６（Ａ）のタスク６０１の承認処理が実行される。ＷＦタスクを実行後、ＷＦエンジン７０１は処理をＳ７１７に進め、ＰＣ１０４にＷＦタスク実行終了を通知し、通知を受信したＷＦエンジン７０１は、Ｓ７１８に処理を進め、次のＷＦタスク終了を待機する。Ｓ７１８における待機処理時、ＷＦエンジン７０１は、ユーザに承認結果や次にユーザが実行するべき処理内容と共に次の処理依頼を電子メールで指示しても良い。
【００５０】
ＭＦＰ１０１は、Ｓ７２１でメールを受信したユーザからのログインを受け付けると、処理をＳ７２２に進め、ＷＦサーバ１０２を介してＷＦエンジン７０１へユーザログインを通知する。ユーザログインの通知を受信したＷＦエンジン７０１は、予めワークフローにおいて設定されている印刷実行の設定値とともに、Ｓ７２３で印刷実行を指示するボタンをＭＦＰ１０１の操作表示部２１１に作成するようＭＦＰ１０１に指示する。この時、ＭＦＰ１０１の操作表示部２１１の印刷実行ボタン上にテキストを表示するよう、表示するテキストを同時に指示してもよい。
【００５１】
ＷＦエンジン７０１から印刷実行ボタン作成を指示されたＭＦＰ１０１は、処理をＳ７２４に進め、操作表示部２１１に、印刷実行を指示するボタンを作成しＭＦＰ１０１の操作部上に画面表示をする。
【００５２】
ＭＦＰ１０１は、操作部上に表示した印刷実行ボタンを介してユーザからＷＦタスク実行指示を受信すると、図６（Ａ）の６０２に示されるＷＦタスク（印刷タスク）をＳ７２６で実行する。そして、ＷＦタスク実行後、処理をＳ７２７に進め、ＭＦＰ１０１からＷＦサーバ１０２を介してＷＦエンジン７０１へＷＦタスク実行終了を通知する。続いて、ＷＦタスク実行終了通知を受信したＷＦエンジン７０１は、処理をＳ７２８に進め、次のＷＦタスクが終了するまで待機する。ここで、図６（Ａ）の６０２の場合は、印刷実行ボタンがＭＦＰ１０１操作部上に表示されるが、図６（Ａ）の６０３においては、スキャン実行ボタンが表示される。
【００５３】
ここまでＰＣ１０４上のワークフロー実行画面やＭＦＰ１０１上のボタンによるＷＦサーバ１０２を介したドキュメントワークフローについて図７（Ａ）を参照して説明した。しかしながら、一例では、図７（Ｂ）に示すように、Ｓ７３１でユーザがＰＣ１０４を介してＷＦエンジン７０１からドキュメントをＰＣ１０４上に取得し、Ｓ７３２でＭＦＰ１０１に印刷指示を行ってもよい。あるいは、あらかじめＰＣ１０４に格納しているドキュメントを印刷するよう、ＭＦＰ１０１に印刷指示を行いうる。この場合、ユーザはＰＣ１０４のＰＤＬドライバを用い、取得したドキュメントに基づき生成した印刷データをＰＣ１０４からＭＦＰ１０１へ送信し印刷実行してもよい。印刷指示を受信したＭＦＰ１０１は、Ｓ７３３で印刷データを用いて印刷処理を実行してもよい。
【００５４】
図７（Ｂ）のＳ７３１〜Ｓ７３３は、Ｓ７１１〜Ｓ７１８、Ｓ７２１〜Ｓ７２８のようにワークフロー実行画面・ボタンを介すドキュメントワークフローの正規操作ではなく、試しプリント等で用いられる例外操作である。
【００５５】
この例外操作を一律禁止とすることはユーザの利便性を損なう。そのため、ＷＦエンジン７０１は、この例外操作を可能にしつつも、Ｓ７３４〜Ｓ７３８で、ＷＦエンジン７０１におけるドキュメントのワークフローの管理者にミスプリントや不正印刷の可能性がある例外操作を通知する。
【００５６】
Ｓ７３３にて印刷処理を実行したＭＦＰ１０１は、処理をＳ７３４に進め、ログ収集サーバ１０３上で動作しているログ管理アプリ７０２へ、印刷を行ったことを通知する動作ログ（印刷ログ）を送信する。この印刷ログには、印刷を実行したユーザ情報や、印刷が実行されたドキュメント名（データ名）、および印刷設定の少なくとも何れかを含みうる。なお、Ｓ７３４の処理は、ログ監視アプリ７０２が開始してもよく、その場合は、ＭＦＰ１０１が有する印刷ログを、所定の間隔でログ監視アプリ７０２が取得する。
【００５７】
ＭＦＰ１０１からログを受信したログ監視アプリ７０２は、Ｓ７３５に処理を進め、ＷＦエンジン７０１に対して、印刷ログに含められたユーザ情報またはドキュメント名に対応するワークフローに関する情報（ＷＦ情報）を問合せる。ＷＦ情報要求を受信したＷＦエンジン７０１は、Ｓ７３６に処理を進め、対応するワークフローを特定し、ワークフローに対応付けられたドキュメントの印刷が許可されているか否かを示す情報（ステータス情報）を含むＷＦ情報を生成する。また、ＷＦ情報は、図６（Ａ）を例とした一連のワークフローにおいて、どのＷＦタスクまで実行済みであるか、次に実行されるべきＷＦタスクの内容は何か、といった情報を含んでもよい。ステータス情報は、例えば、ワークフローに含まれる承認タスクが完了している場合にはドキュメントの印刷が許可され、承認タスクが完了していない場合にはドキュメントの印刷が許可されていないものとして設定されてもよい。また、ステータス情報は、例えばワークフローに承認タスクが含まれない場合には、ドキュメントの印刷が許可されているものとして設定されてもよい。あるいは、ステータス情報は、ワークフローが実行されていない場合、またはワークフローの実行が完了した場合には、印刷が許可されているものとして設定されてもよい。
【００５８】
ここで、ＷＦエンジンが生成したＷＦ情報を、ログ監視アプリ７０２が取得するものとして本実施形態を説明するが、一例では、ＷＦ情報を生成したＷＦエンジン７０１がログ管理アプリ７０２へＷＦ情報を送信してもよい。すなわち、ＷＦエンジン７０１は、ワークフローに対応付けられたドキュメントの印刷を許可するステータスであるか判断可能な情報を生成するワークフロー情報生成部として機能すればよい。また、ログ監視アプリ７０２は、ＷＦエンジン７０１が生成したワークフロー情報を取得する情報取得部として機能すればよい。
【００５９】
また、本明細書では、ＷＦエンジン７０１がＷＦ情報を特定するために、印刷ログのユーザ情報およびドキュメント名の少なくとも何れかを用いるものとして説明するが、例えば、ＩＰアドレスや印刷元のマシン名などのその他の情報を用いて特定しても良い。また、ログ監視アプリ７０２がＷＦエンジン７０１にＷＦ情報を問い合わせる際に、印刷ログそのものを用いてもよいし、印刷ログを加工し、ユーザ情報やドキュメント名のみを用いてもよい。
【００６０】
ＷＦ情報をＷＦエンジン７０１から取得したログ監視アプリ７０２は、処理をＳ７３７に進め、受信したＷＦ情報に含まれるステータス情報に基づき、実行された例外操作について警告すべきか否かを判断する。
【００６１】
Ｓ７３７にて警告すべきと判断した場合、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ７３８に進め、ＷＦエンジンに警告通知をする。そして、警告通知を受信したＷＦエンジン７０１は、処理をＳ７３９に進め、通知ユーザへ警告内容を電子メールで通知する。ここで、Ｓ７３９にて本事例では電子メールでの通知としているが、ＷＦエンジン７０１の監査ログ上に記録してもよいし、電子メール以外の手段を用いて通知ユーザへ通知しても良い。
【００６２】
次に、ＷＦエンジン７０１によるＳ７３９の警告通知において、前述の警告通知先の設定について説明する。警告通知先の設定は、図４の実行ワークフローの編集時に設定することができる。図４の警告設定ボタン４０８を押下すると、図８（Ａ）の警告設定画面へ遷移する。そして、図８（Ａ）にて警告通知先ボタン８０１を押下すると、図８（Ｃ）のように、警告通知先画面へ遷移する。警告通知先画面では、Ｓ７３８で警告通知を受信したＷＦエンジン７０１がメール通知する場合に用いる通知ユーザの宛先を設定している。この通知ユーザ設定は、新規宛先登録ボタン８０３にて手動入力して実現されても良いし、宛先インポートボタン８０４を押下して別サーバ等から取得した宛先データをインポートして実現されても良い。図８（Ｃ）および図８（Ｄ）については第２の実施形態で後述する。
【００６３】
図９は、第１の実施形態におけるログ監視アプリ７０２の処理フローチャートであり、Ｓ７３４〜Ｓ７３８に対応する処理であり、ログ収集サーバ１０３のＣＰＵ３０１上で実行される。
【００６４】
ログ監視アプリ７０２は、Ｓ９０１で、ＭＦＰ１０１から例外操作時の印刷ログを取得する。Ｓ９０１の処理は、図７（Ｂ）のＳ７３４に相当する処理である。そしてその後、ログ監視アプリ７０２は、処理をＳ９０２に進め、ＷＦエンジン７０１上から、印刷ログに含まれるユーザ情報・ドキュメント名に対応するＷＦ情報を取得する。これは図７（Ｂ）のＳ７３５およびＳ７３６に相当する処理である。ここで、Ｓ９０２では、ＷＦサーバ１０２は、印刷が実行された印刷データに対応するワークフローを特定する特定手段として機能する。続いて、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０３に進め、ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスであるか否かを判断する。Ｓ９０３にて、ログ監視サーバ７０２が、ワークフローはワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではないと判断した場合、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０４へ進める。一方、Ｓ９０３にてワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスであると判断した場合は処理を終了する。ログ監視アプリ７０２はＳ９０４で警告通知を行う。Ｓ９０４の処理は、図７（Ｂ）のＳ７３８およびＳ７３９の処理に対応する。
【００６５】
以上説明したように、本実施形態に係る情報処理システムは、ユーザが例外操作を実行した際に、ワークフローが、ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではないと判断した場合に、警告通知を行う。これによって、印刷が許可されていない状態で、ワークフローに対応するドキュメントの印刷が実行されたことを管理ユーザに通知することができ、ミスプリントや不正印刷の可能性があることを管理ユーザが把握することが可能となる。
【００６６】
＜第２の実施形態＞
第１の実施形態では、情報処理システムは、ユーザが例外操作を実行した際に、ワークフローが、ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではないと判断した場合に管理ユーザに警告通知を行った。本実施形態では、例外操作が実行されたデータに対応するワークフローが印刷を許可するステータスではない場合であっても、例外操作を実行したユーザが例外操作を指示可能なユーザである場合には、警告通知を行わない処理の一例を説明する。なお、第１の実施形態と同様の構成または処理については説明を省略する。
【００６７】
第２の実施形態では、図４に示すワークフローエディタの操作画面において、警告設定ボタン４０８を押下すると、図８（Ｃ）に示すように、ワークフローの編集時に例外操作を許可するユーザを設定することができる。図８（Ｃ）の例外操作許可ユーザ設定ボタン８０２を押下すると、図８（Ｄ）のように、例外操作許可ユーザ設定画面へ遷移する。例外操作許可ユーザ設定画面では、警告通知を行うか否かの判定に用いる例外操作許可ユーザを設定しうる。例外操作許可ユーザの設定画面にて、チェックされたユーザまたはユーザグループが例外操作を指示可能なユーザ（許可ユーザ）として設定される。また、例外操作許可ユーザ設定画面におけるユーザ項目は、新規ユーザ登録ボタン８０５にて手動入力して新規登録してもよいし、ユーザインポートボタン８０６にて別サーバ等から取得したユーザデータをインポートしてもよい。
【００６８】
続いて、第２の実施形態に係る図７（Ｂ）のＳ７３４〜Ｓ７３８の処理について、図１０のフローチャートを参照して説明する。なお、図１０のフローチャートにおいて、第１の実施形態と同様の処理を行うものは、同様の参照番号を用いて説明する。
【００６９】
Ｓ９０１で、ログ監視アプリ７０２は、ＭＦＰ１０１から動作ログ（印刷ログ）を受信する。本実施形態では、印刷ログには、例外操作を行ったユーザ（実行ユーザ）を示す情報が含まれる。続いて、ログ監視アプリ７０２は、処理をＳ９０２に進め、ＷＦ情報をＷＦエンジン７０１に要求する。続いて、ログ監視アプリ７０２はＳ９０３に処理を進め、ＷＦエンジン７０１からＷＦ情報を取得する。ここで、ＷＦエンジン７０１は、現在のＷＦタスクに関する情報、図８（Ｂ）の警告通知先に関する情報、および図８（Ｄ）の例外操作を許可するユーザ（許可ユーザ）に関する情報（許可ユーザ情報）をログ監視アプリ７０２に送信する。なお、一例では、Ｓ９０２で、ログ監視アプリ７０２は、実行ユーザ情報をＷＦエンジン７０１に送信し、Ｓ９０３で、ＷＦエンジン７０１から、実行ユーザが許可ユーザに含まれるか否かを示す情報を受信してもよい。
【００７０】
続いて、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０３に進め、ワークフローが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスであるか否かを判断する。Ｓ９０３にて、ログ監視アプリ７０２が、ワークフローのステータスが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスであると判断した場合は、図１０の処理を終了する。Ｓ９０３にて、ログ監視アプリ７０２が、ワークフローが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではないと判断した場合、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ１００１に進める。Ｓ１００１で、ログ監視アプリ７０２は、例外処理を行ったユーザが許可ユーザに含まれるか否かを判定するためのユーザ判定処理を実行する。Ｓ１００１で、ログ監視アプリ７０２が、例外操作を行ったユーザは許可ユーザであると判定した場合（Ｓ１００１でＹｅｓ）は、ログ監視アプリ７０２は図１０の処理を終了する。Ｓ１００１で、例外操作を行ったユーザが例外操作許可ユーザではない場合（Ｓ１００１でＮｏ）は、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０４に進め、警告通知先に警告通知を行う。
【００７１】
以上説明したように、第２の実施形態に係る情報処理システムによれば、印刷された印刷データに対応するワークフローがデータの印刷を許可しないステータスであっても、例外操作を実行したユーザが例外操作の許可ユーザである場合には警告通知を行わない。これによって、許可されていないユーザのミスプリントや不正印刷のみを管理ユーザが把握することが可能になる。
【００７２】
＜第３の実施形態＞
第１の実施形態では、情報処理システムは、ユーザが例外操作を実行した際に、ワークフローが当該ワークフローに対応するデータの印刷を許可するステータスではない場合に管理ユーザに警告通知を行った。本実施形態では、例外操作が実行され、ワークフローが対応するデータの印刷を許可するステータスではない場合でも、例外操作の印刷設定がワークフローにおける印刷設定と一致しない場合には、警告通知を行わない情報処理システムの一例を説明する。なお、第１の実施形態と同様の構成または処理については説明を省略する。なお、ワークフローにおける印刷指示タスクの印刷設定とは、図５にて指定された印刷設定である。
【００７３】
図１１は、第３の実施形態におけるログ監視アプリ７０２の処理フローチャートであり、Ｓ７３４〜Ｓ７３８に対応する処理であり、ログ収集サーバ１０３のＣＰＵ３０１上で実行される。図１１のＳ９０１、Ｓ９０２、Ｓ９０３、およびＳ９０４の処理は、第１の実施形態と同様の処理であるため、説明を省略する。
【００７４】
Ｓ９０３で、ワークフローが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではない場合、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ１１０１へ進める。Ｓ９０３にてワークフローが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスである場合、処理を終了する。
【００７５】
Ｓ１１０１では、ワークフローが印刷指示タスクを含むか否かを判断する。Ｓ１１０１にて、ワークフローが印刷指示タスクを含む場合（Ｓ１１０１でＹｅｓ）、Ｓ１１０２へ進み、含まない場合（Ｓ１１０１でＮｏ）には処理を終了する。なお、Ｓ１１０１では、既に実行が完了した印刷指示タスクがＷＦ情報に含まれる場合、そのようなタスクは考慮しなくてもよい。すなわち、Ｓ１１０１では、ＷＦエンジン７０１がまだ実行していない印刷指示タスク（後続の印刷指示タスク）があるか否かを判断してもよい。Ｓ１１０２では、Ｓ９０１で受信した印刷ログを基に、実行した印刷の印刷設定（印刷設定ログ）が、ワークフローに含まれる印刷指示タスクで設定されている印刷設定（ＷＦ印刷設定）と一致するか否かを判断する印刷設定判定処理を実行する。
【００７６】
例えば、図６（Ａ）に示すフローチャートの印刷指示タスク６０２に、図５に示すように印刷設定を編集すると、図６（Ｂ）に示すフローチャートが生成される。ここで、ＷＦエンジン７０１が図６（Ｂ）の承認タスク６０１を完了する前に、例外操作によって当該ワークフローに対応するデータが印刷された場合、ログ監視アプリ７０２はＭＦＰ１０１から例外操作の印刷設定情報を含む印刷ログを受信する（Ｓ９０１）。続いて、ログ監視アプリ７０２は、Ｓ９０２でＷＦエンジン７０１から印刷指示タスク６０５の印刷設定情報を含むＷＦ情報を受信する。続いて、Ｓ１１０１にて、ワークフローが印刷指示タスクを含む場合、Ｓ１１０２へ進み、含まない場合には処理を終了する。次に、Ｓ１１０２で、ログ監視アプリ７０２は、印刷ログに含まれる印刷設定ログが、６０５の印刷設定と一致するか否かを判断する。
【００７７】
Ｓ１１０２にて印刷設定ログとＷＦ印刷設定とが一致する場合（Ｓ１１０２でＹｅｓ）、図６（Ｂ）の６０５で実行すべき印刷指示タスクを、誤って例外操作として実行してしまった、と判断し警告通知する（Ｓ９０４）。一方、Ｓ１１０２にて印刷設定ログとワークフローの印刷設定とが一致しない場合（Ｓ１１０２でＮｏ）、図６（Ｂ）の印刷指示タスク６０５を実行する前に、試しプリントとして例外操作を実行した、と判断し、警告通知せずに処理を終了する。例えば、６０５では、印刷設定で、原稿の片面に何ページ分の画像データを配置するかを示す印刷レイアウト項目として、１ｉｎ１が設定されている。この場合に、例外操作として実行された印刷において、印刷レイアウト項目が２ｉｎ１で設定されていれば、Ｓ１１０２にて一致しない場合（Ｓ１１０２でＮｏ）に該当し、試しプリントとして例外操作を実行したと判断し、警告通知しない。
【００７８】
なお、印刷設定ログとワークフローの印刷設定との一致を判定する際に、一部の設定項目のみを用いて一致を判定してもよい。例えば、出力用紙サイズ、部数、印刷の向き、およびページレイアウトのうちの一部の、例えばページ設定に関する設定項目のみを用いて印刷設定ログとワークフローの印刷設定との一致を判定してもよい。そのような場合、一例では、ページ設定以外の設定項目は、一致の判定に使用されなくてもよい。
【００７９】
以上説明したように、第３の実施形態に係る情報処理システムによれば、例外操作が実行されたデータに対応するワークフローが印刷を許可するステータスではなくても、実行された印刷設定がワークフローの印刷設定と一致しない場合には警告通知を行わない。これによって、試しプリントなどに由来する例外処理に対しては警告通知を行わないよう判断することができる。
【００８０】
＜第４の実施形態＞
第１の実施形態では、情報処理システムは、ユーザが例外操作を実行した際に、ワークフローが当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではない場合に管理ユーザに警告通知を行った。本実施形態では、印刷を許可されたデータが例外操作によって印刷された場合であっても、ＷＦサーバが管理するデータに関わるパラメータと、実行された印刷のデータに関わるパラメータとが一致しない場合には警告通知を行う処理の一例を説明する。なお、第１の実施形態と同様の構成または処理については説明を省略する。
【００８１】
図１２は、第４の実施形態におけるログ監視アプリ７０２の処理フローチャートであり、Ｓ７３４〜Ｓ７３８に対応する処理であり、ログ収集サーバ１０３のＣＰＵ３０１上で実行される。
【００８２】
Ｓ９０１で、例えば、ＭＦＰ１０１は、例外操作に用いられたデータ（実行データ）に関わる情報（実行データ情報）を印刷ログに含めてログ監視アプリ７０２に送信する。ここで、実行データに関わるパラメータとは、例えば当該データのハッシュ値、チェックサム、データサイズ、または更新日時などでありうる。Ｓ９０２で、ＷＦエンジン７０１は、ＷＦエンジン７０１が管理しているワークフローのデータ（管理データ）を変換して生成された管理データに関わるパラメータ（管理データ情報）を現在のＷＦタスク情報に含めて、ログ監視アプリ７０２に送信する。一例では、印刷用のデータは、管理データと、ワークフローの印刷設定に基づいて計算されうる。Ｓ９０３で、ワークフローが、当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスではない場合、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０４へ進める。Ｓ９０３にてワークフローが、当該ワークフローに対応付けられたデータの印刷を許可するステータスである場合、処理をＳ１２０１に進める。
【００８３】
Ｓ１２０１では、ログ監視アプリ７０２は、ＷＦエンジン７０１から取得した管理データ情報と、ＭＦＰ１０１から取得した実行データ情報とが一致するか否かを判定する、データ判定処理を実行する。Ｓ１２０１で、ログ監視アプリ７０２が管理データ情報と実行データ情報とが一致すると判定すると、ログ監視アプリ７０２は図１２の処理を終了する。管理データ情報と実行データ情報とが一致しないと判断すると、ログ監視アプリ７０２は処理をＳ９０４に進め、警告通知を行う。
【００８４】
なお、例外操作によってＭＦＰ１０１が受信した実行データは、ドキュメントファイルそのものではなく、ＰＣ１０４がＰＤＬドライバを用いて生成した印刷データでありうる。そのため、ＷＦエンジン７０１は、ＰＣ１０４と同様に、ＰＤＬドライバを用いて印刷データを生成することで管理データに関わるパラメータを取得することができる。すなわち、当該ＷＦエンジン７０１が管理しているデータと、データが対応付けられたワークフローの印刷設定とに基づいて、管理データ情報を生成することができる。
【００８５】
これによって、ＷＦサーバ１０２が管理しているドキュメントのバージョンとは異なるバージョンを用いて例外操作が行われたことを情報処理システムが検出することが可能になり、ミスプリントの可能性を管理ユーザに通知することが可能になる。
【００８６】
＜その他の実施形態＞
上記第１から第４の実施形態は随意に組み合わせることができる。例えば、情報処理システムは、第２の実施形態に係る例外操作許可ユーザによる例外操作であっても、第４の実施形態に係る管理データから印刷データが生成可能ではない場合には、警告通知を送信してもよい。
【００８７】
また、本実施形態では、ＭＦＰ１０１の印刷機能を実行するタスクの全てに対して警告通知を行うか判定していたが、必ずしもすべてのタスクに対して警告通知を行うか判定しなくてもよい。すなわち、情報処理システムは、警告通知を必要とする印刷タスクと、警告通知を必要としない印刷タスクとを実行可能であってもよい。あるいは、情報処理システムは、図６（Ａ）に示すように、印刷タスクの前に承認が必要であれば警告通知を行い、印刷タスクの前に承認が不要であれば警告通知を行わなくてもよい。
【００８８】
また、ＷＦサーバ、ログ収集サーバ、またはＭＦＰの少なくとも何れかの機能は、複数の情報処理装置によって実現されてもよい。また、ＷＦサーバ、ログ収集サーバ、またはＭＦＰの機能は、１台の情報処理装置によって実現されてもよい。
【００８９】
また、上述の各実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサがプログラムを読み出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣやＦＰＧＡ）によっても実現可能である。
【符号の説明】
【００９０】
１０１：ＭＦＰ、１０２：ＷＦサーバ、１０３：ログ収集サーバ、１０４：ＰＣ、１０５：ＬＡＮ、２００：コントローラユニット、２０１：ＣＰＵ、２０２：ＲＡＭ、２０３：ＲＯＭ、２０４：ＨＤＤ、２０５：操作部出力Ｉ／Ｆ、２０６：操作部出力Ｉ／Ｆ、２０７：ネットワークＩ／Ｆ、２０８：スキャナＩ／Ｆ、２０９：プリンタＩ／Ｆ、２１０：システムバス、２１１：操作表示部、２１２：操作入力部、２１３：スキャナ、２１４：プリンタ
【図１】
2019200600.tif 000003
【図２】
2019200600.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
2019200600.tif 000013
【図１２】
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