(57)【要約】      （修正有）【課題】本発明は、メールの本文中から宛名の組織名を精度よく抽出することにより、メールの誤送信防止に資する仕組みを提供する。【解決手段】本発明の情報処理装置は、電子メールの本文から取得した組織名と、当該電子メールの送信先ドメインとの対応付けを記憶する記憶手段を備える。電子メールの本文から所定の書式に適合する組織名を抽出し、さらに電子メールの本文から記憶手段に記憶された組織名に一致する組織名を抽出し、それぞれ抽出された組織名とを比較して長い方の組織名を取得し、取得した組織名と、電子メールの送信先ドメインとを対応付けて記憶するか否かを受け付ける。【選択図】図１
2019114155.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールの本文から取得した組織名と、当該電子メールの送信先ドメインとの対応付けを記憶する記憶手段を備える情報処理装置であって、
前記電子メールの本文から所定の書式に適合する組織名を抽出する第１の抽出手段と、
前記電子メールの本文から前記記憶手段に記憶された組織名に一致する組織名を抽出する第２の抽出手段と、
前記第１の抽出手段により抽出された組織名と、前記第２の抽出手段により抽出された組織名とを比較し、長い方の組織名を取得する取得手段と、
前記取得した組織名と、前記電子メールの送信先ドメインとを対応付けて記憶するか否かを受け付ける受付手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記第２の抽出手段は、前記一致する組織名が複数存在する場合に、最も長い組織名を抽出することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記取得した組織名と前記電子メールの送信先ドメインとの対応付けが、前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記取得した組織名を識別表示する表示制御手段を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記表示制御手段は、前記取得した組織名が、前記記憶手段に記憶されていない場合に、前記取得した組織名を識別表示することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
電子メールの本文から取得した組織名と、当該電子メールの送信先ドメインとの対応付けを記憶する記憶手段を備える情報処理装置における情報処理方法であって、
前記電子メールの本文から所定の書式に適合する組織名を抽出する第１の抽出工程と、
前記電子メールの本文から前記記憶手段に記憶された組織名に一致する組織名を抽出する第２の抽出工程と、
前記第１の抽出工程により抽出された組織名と、前記第２の抽出工程により抽出された組織名とを比較し、長い方の組織名を取得する取得工程と、
前記取得した組織名と、前記電子メールの送信先ドメインとを対応付けて記憶するか否かを受け付ける受付工程と
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項６】
電子メールの本文から取得した組織名と、当該電子メールの送信先ドメインとの対応付けを記憶する記憶手段を備える情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記電子メールの本文から所定の書式に適合する組織名を抽出する第１の抽出手段と、
前記電子メールの本文から前記記憶手段に記憶された組織名に一致する組織名を抽出する第２の抽出手段と、
前記第１の抽出手段により抽出された組織名と、前記第２の抽出手段により抽出された組織名とを比較し、長い方の組織名を取得する取得手段と、
前記取得した組織名と、前記電子メールの送信先ドメインとを対応付けて記憶するか否かを受け付ける受付手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
メールの誤送信は、機密情報の漏えい、顧客の信頼喪失の原因となり、企業活動において多大な損害を発生させる恐れがある。特に、異なる組織への誤送信は、情報漏えいの観点から重大な問題になりやすい。
【０００３】
誤送信を防止するために、宛先のメールアドレスと、本文中に記載した宛名（組織名、人名）が正しい組み合わせであるか、アドレス帳やドメインの情報から機械的に検証することが考えられるが、メールの本文中に記載する宛名の記載方法に決まりはないため、メールの本文から宛名を正しく抽出する方法が重要となる。
【０００４】
メールの本文から宛名を機械的に抽出する方法として、特許文献１には、あらかじめ決められたフォーマットで宛名の組織名を記載するように、メール送信者に義務付けるか、送信先のメールアドレスに該当する企業名をアドレス帳から取得してメールの文頭に自動挿入する方法が示されている。
【０００５】
特許文献２には、「様」，「さま」，「殿」，「どの」，「さん」，「宛」等の敬称を電子メール本文中から探索し、敬称の直前に記載された語句を宛名として抽出する方法が示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−１８８６７１号公報
【特許文献２】特開２００７−２４１６２８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
特許文献１に示される方法のうち、メール送信者に所定のフォーマットを義務付ける方法については、宛名の取得方法としては確実であるが、運用を徹底することに困難を伴う。一方、アドレス帳から該当する組織名を取得して、メールの文頭に自動挿入する方法については、メールの本文中に組織名が表示されるため、送信者が宛名を確認する作業自体は行いやすくなるが、送信先のアドレスと本文中の宛名が必ず正しい組み合わせになるため、自動挿入された宛名が正しいか否かの判断自体は送信者に委ねられる。
【０００８】
特許文献２に示される方法は、宛名のフォーマットを指定することなく運用可能であるが、主に人名を抽出するための方法であり、組織名の抽出方法については触れられていない。異なる組織に同性の人物が存在する場合などの誤送信を防止することは困難である。
【０００９】
本発明は、前述の問題点に鑑みてなされたもので、メールの本文中から宛名の組織名を精度よく抽出することにより、メールの誤送信防止に資する仕組みを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、電子メールの本文から取得した組織名と、当該電子メールの送信先ドメインとの対応付けを記憶する記憶手段を備える情報処理装置であって、前記電子メールの本文から所定の書式に適合する組織名を抽出する第１の抽出手段と、前記電子メールの本文から前記記憶手段に記憶された組織名に一致する組織名を抽出する第２の抽出手段と、前記第１の抽出手段により抽出された組織名と、前記第２の抽出手段により抽出された組織名とを比較し、長い方の組織名を取得する取得手段と、前記取得した組織名と、前記電子メールの送信先ドメインとを対応付けて記憶するか否かを受け付ける受付手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、メールの本文中から組織名を精度よく抽出することが可能になり、メールの誤送信防止に役立てることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】メール誤送信防止システムが備える機能を説明する図
【図２】メール誤送信防止システムを適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示す図
【図３】宛先情報抽出処理を示すフローチャート
【図４】組織名抽出処理を示すフローチャート
【図５】保留判定処理を示すフローチャート
【図６】本実施例で用いる電子メールの一例を示す図
【図７】送信履歴および送信制御ルールを示す図
【図８】抽出された宛先情報を示す図
【図９】保留メール一覧画面の一例を示す図
【図１０】電子メール監査画面の一例を示す図
【図１１】送信確認、新規ドメイン追加画面の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１３】
本発明は、送信確認の際に宛先と宛名の組み合わせを学習可能なシステムであり、事前に詳細な制御ルールを作成することなくシステムを利用することができる。以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００１４】
図１は、本発明の実施形態におけるメール誤送信防止システムの構成を示す図である。
【００１５】
メール誤送信防止システム１００は、メール受付部１０１と、宛先情報抽出部１０２と、保留判定部１０３と、メール送信部１０４と、保留メール操作・システム設定部１０５と、送信履歴ＤＢ１１０、保留メールＤＢ１２０とを備える。
【００１６】
なお、本実施例においては、メール誤送信防止システム１００は、図１に示すようにクライアント端末と通信可能に接続されたサーバ装置（情報処理装置）として説明するが、クライアント端末が図１に示す機能を備えていても良い。
【００１７】
メール受付部１０１は、システムのユーザが送信したメールを受け付け、宛先情報抽出部１０２へメールを送る。システムのユーザは、自身が使用しているメールクライアントにおけるメールの送信先を、メール受付部１０１に設定することでメール誤送信防止システム１００の利用が可能となる。
【００１８】
宛先情報抽出部１０２は、メールアドレス、メールの本文から、自然言語処理を用いて宛先情報（ドメイン、組織名、氏名など）を抽出し、メールと併せて保留判定部１０３に送る。なお、全角・半角の違いや、組織種別の表記方法の違い（株式会社と（株）など）や、組織名の途中に複数の連続する空白が入っている場合等には、事前に正規化処理を実施して、表記方法による差異を除去しておく。宛先情報抽出部１０２における宛先情報抽出処理については、後に例を用いて詳しく説明する。
【００１９】
保留判定部１０３は、送信履歴ＤＢ１１０を参照し、メールの送信先アドレスと送信先組織名の組み合わせからメールの送信を保留するか否かを判定する。メールを保留する場合は、保留メールＤＢ１２０にメールと保留理由を登録し、保留しない場合は、メール送信部１０４にメールを送る。送信履歴ＤＢ１１０、保留メールＤＢ１２０、および、保留判定部１０３における保留判定処理は、後に例を用いて詳しく説明する。
【００２０】
保留メール操作・システム設定部１０５は、システムのユーザに対して、ＷＥＢブラウザなどを通じて、保留メールＤＢ１２０に登録したメールの送出処理や、送信履歴ＤＢ１１０のメンテナンス処理を提供する。保留メール操作・システム設定部１０５がシステムのユーザに提供する操作画面は、後に例を用いて詳しく説明する。
【００２１】
メール送信部１０４は、保留判定部１０３が送出可能と判定したメール、および、システムのユーザが保留メール操作・システム設定部１０５を通じて送出処理を行ったメールを、メールの宛先アドレスに向けて送信する。
【００２２】
送信履歴ＤＢ１１０は、ドメインと組織名の組み合わせごとに、過去の送信回数を保持している。なお、送信履歴ＤＢ１１０に存在する組み合わせの送信回数は、メール送信部１０４におけるメール送信処理の際に自動的に更新され、新しい組み合わせの追加は、システムのユーザによるメール確認処理の際に行われる。送信履歴ＤＢ１１０の詳細は、後の宛先情報抽出処理において詳しく説明する。
【００２３】
保留メールＤＢ１２０は、保留判定部１０３が保留と判定したメールを一時的に保管するＤＢである。保留メールＤＢ１２０は、メールのソース（元データ）に加え、宛先情報抽出部１０２が抽出した宛先情報を併せて保持する。保留メールＤＢ１２０の詳細は、後の保留判定処理において詳しく説明する。
【００２４】
図２は、本発明の実施例におけるメール誤送信防止システム１００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【００２５】
図２に示すように、情報処理装置では、システムバス２００を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、記憶装置２０４、入力コントローラ２０５、音声入力コントローラ２０６、ビデオコントローラ２０７、メモリコントローラ２０８、よび通信Ｉ／Ｆコントローラ２０９が接続される。
【００２６】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２００に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
【００２７】
ＲＯＭ２０２あるいは記憶装置２０４は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や、本情報処理方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。
【００２８】
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは記憶装置２０４からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。
【００２９】
入力コントローラ２０５は、キーボード／タッチパネル２１０などの入力装置からの入力を制御する。入力装置はこれに限ったものでなく、マウスやマルチタッチスクリーンなどの、複数の指でタッチされた位置を検出することが可能なタッチパネルであってもよい。
【００３０】
ユーザがタッチパネルに表示されたアイコンやカーソルやボタンに合わせて押下（指等でタッチ）することにより、各種の指示を行うことができる。
【００３１】
この入力装置を用いて各種通信装置で利用可能な通信宛先に対する宛先を入力するようになっている。
【００３２】
音声入力コントローラ２０６は、マイク２１１からの入力を制御する。マイク２１１から入力された音声を音声認識することが可能となっている。
【００３３】
ビデオコントローラ２０７は、ディスプレイ２１２などの外部出力装置への表示を制御する。ディスプレイは本体と一体になったノート型パソコンのディスプレイも含まれるものとする。なお、外部出力装置はディスプレイに限ったものははく、例えばプロジェクタであってもよい。また、前述のタッチ操作により受け付け可能な装置については、キーボード／タッチパネル２１０からの入力を受け付けることも可能となる。
【００３４】
なおビデオコントローラ２０７は、表示制御を行うためのビデオメモリ（ＶＲＡＭ）を制御することが可能で、ビデオメモリ領域としてＲＡＭ２０３の一部を利用することもできるし、別途専用のビデオメモリを設けることも可能である。
【００３５】
本発明では、ユーザが情報処理装置を通常する場合の表示に用いられる第１のビデオメモリ領域と、所定の画面が表示される場合に、第１のビデオメモリ領域の表示内容に重ねての表示に用いられる第２のビデオメモリ領域を有している。ビデオメモリ領域は２つに限ったものではなく、情報処理装置の資源が許す限り複数有することが可能なものとする。
【００３６】
メモリコントローラ２０８は、外部メモリ２１３へのアクセスを制御する。外部メモリとしては、ブートプログラム、各種アプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、および各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等を利用可能である。
【００３７】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０９、ネットワーク２１４を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信やＩＳＤＮなどの電話回線、および携帯電話の３Ｇ回線を用いた通信が可能である。
【００３８】
なお、記憶装置２０４は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。
【００３９】
また本実施形態における通信端末で行われる各種処理時の一時的なメモリエリアとしても利用可能である。
【００４０】
次に図３〜図５に示すフローチャートを用いて、本実施例におけるメール誤送信防止処理について説明する。
【００４１】
なお、図３〜図５のフローチャートで示す処理は、情報処理装置のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。
【００４２】
まず、宛先情報抽出部１０２における宛先情報抽出処理について、図３、図４、図６〜図８を用いて説明する。図３は、宛先情報抽出処理の一例を示すフローチャートである。以下、図３の処理に従って、メール受付部１０１が受け付けた図６に示すメール６００から、図８に示す各種情報を抽出する例を示す。
【００４３】
まず、ステップＳ１０１で、送信者のメールアドレスをメールから抽出する。送信者のメールアドレスは、メールヘッダーにおけるＦｒｏｍの値から抽出する。なお、エンベロープ情報が参照可能な環境下においては、エンベロープに記載の送信者アドレスを取得してもよい。メール６００における送信者アドレスは、Ｆｒｏｍの値「ｋｕｒａｍｉｔｓｕ＠ＥＸＡＭＰＬＥ．ＪＰ」である。
【００４４】
ステップＳ１０２では、ステップＳ１０１で取得した送信者アドレスから、ドメイン部分（”＠”以降の文字列）のみを抽出する。本システムでは、送信者のドメインを内部ドメインと呼び、内部ドメイン以外のドメイン（外部ドメイン）と区別して取り扱う。メール６００における内部ドメインは「ＥＸＡＭＰＬＥ．ＪＰ」である。
【００４５】
なお、送信者のドメインと異なる場合であっても、グループ会社等に付与されたドメインは内部ドメインとして扱うことを可能とするため、予め対応付けられたドメインについては、内部ドメインとして判断しても良い。
【００４６】
次に、ステップＳ１０３で、宛先のメールアドレスの一覧を取得する。宛先アドレスは、メールヘッダーにおけるＴｏ、および、Ｃｃの値から抽出する。送信者アドレスと同様に、エンベロープ情報が参照可能な環境下においては、エンベロープ情報から取得してもよい。メール６００における宛先アドレスは、「ｏｔａｎｉ＠ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＮＷ．ＪＰ」、「ｎａｋａｍｕｒａ＠ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＪＰ」、「ｉｔｏ＠ＥＸＡＭＰＬＥ３．ＪＰ」、「ｍｕｒａｔａ＠ＥＸＡＭＰＬＥ．ＪＰ」の４つである。
【００４７】
ステップＳ１０４では、ステップＳ１０３で取得した各宛先アドレスから、外部ドメインのみを抽出する。ここで、同じドメインは重複を取り除き、１つの要素として取り扱う。メール６００における宛先ドメインは、「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＮＷ．ＪＰ」、「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＪＰ」、「ＥＸＡＭＰＬＥ３．ＪＰ」の３つである。
【００４８】
ステップＳ１０５では、本文の宛名に含まれる組織名（本文組織名）の一覧を抽出する。
【００４９】
図４は、ステップＳ１０５における組織名抽出処理の一例を示すフローチャートである。以下、例を用いて、組織名抽出処理の詳細を説明する。
【００５０】
まず、ステップＳ２０１では、メールの本文に対して、文末が敬称（「様」、「さん」、「殿」など）で終わる段落を取得する。以降、文末が敬称で終わる段落を「宛名ブロック」と呼ぶ。「宛名ブロック」は、メールの本文中に複数存在する可能性があるため、メール本文を文頭から走査して順に取得する。ここで、宛名はメール本文の前半部分に出現するという慣習を考慮し、メール本文の先頭から抽出する行数を制限しても良い。メール６００における宛名ブロックは、「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ  企画部  尾谷  様」および、「ＸＹＺＣ（改行）  総務本部  中村  様（改行）  経理部  伊藤様」の２つである。宛先情報抽出部１０２は、各宛名ブロックに対して、ステップＳ２０２〜ステップＳ２０４の処理をそれぞれ実行する。
【００５１】
ステップＳ２０３では、ステップＳ２０１により抽出した宛名ブロックから、パターンマッチにより組織名の候補を抽出する。説明を簡略化するため、本実施形態では、宛名ブロックにおいて、文頭から空白（改行含む）文字の直前までを組織名の候補として抽出する。宛名ブロック「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ  企画部  尾谷  様」に対して、ステップＳ２０３の処理によって取得される組織名の候補は「ＸＹＺＣ」である。また、宛名ブロック「ＸＹＺＣマーケティング（改行）  総務本部  中村  様（改行）  経理部  伊藤様」に対して「ＸＹＺＣマーケティング」が取得される。
【００５２】
ステップＳ２０４では、送信履歴ＤＢ１１０を参照し、最長一致検索を用いて、組織名の候補を抽出する。図７は、送信履歴ＤＢ１１０の一例であり、ドメインと組織名の組み合わせごとに、過去の送信回数を保持している。なお、送信履歴ＤＢ１１０に存在する組み合わせの送信回数は、メール送信部１０４におけるメール送信処理の際に自動的に更新され、新しい組み合わせの追加は、後に説明する、システムのユーザによるメール確認処理の際に行われる。送信履歴ＤＢ１１０に含まれる組織名のうち、宛名ブロック「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ  企画部  尾谷  様」において送信履歴と一致する組織名は、「ＸＹＺＣ」、「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」、「ＸＹＺ」の３種類である。宛先情報抽出部１０２は、一致した文字列の長さが最長である（最長一致する）組織名として、「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」を組織名の候補として抽出する。ここで最長一致するものを抽出することにより、誤った「ＸＹＺＣ」や「ＸＹＺ」が候補として抽出されることが避けられる。
【００５３】
一方、宛名ブロック「ＸＹＺＣマーケティング（改行）  総務本部  中村  様（改行）  経理部  伊藤様」において送信履歴と一致する組織名は、「ＸＹＺＣ」、「ＸＹＺ」の２種類であり、最長の「ＸＹＺＣ」を組織名の候補として抽出する。
【００５４】
ステップＳ２０５では、ステップＳ２０３、および、ステップＳ２０４において抽出した組織名候補のうち、文字列長がより長いものを本文に含まれる組織名として抽出する。これにより、抽出できる範囲で最も長い組織名が抽出されるため、後続処理の保留判定処理で、部分一致する誤った組織名で判定することが避けられる。
【００５５】
宛名ブロック「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ  企画部  尾谷  様」における組織名の候補は、「ＸＹＺＣ」（３文字）と「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」（１２文字）であるため、「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」を組織名として抽出する。
【００５６】
同様に、宛名ブロック「ＸＹＺＣマーケティング（改行）  総務本部  中村  様（改行）  経理部  伊藤様」に対しても、ステップＳ２０２〜ステップＳ２０５の処理を行い、「ＸＹＺＣマーケティング」を組織名として抽出する。
【００５７】
以上、宛先情報抽出部１０２における宛先情報抽出処理について、例を用いて説明した。パターンマッチによる抽出ロジックは、一度も送信履歴に存在しない組織名の抽出が可能であり、後述する保留したメールの監査画面１０００において活用することができる。一方、送信履歴を参照した最長一致検索による抽出ロジックは、空白を含む組織名の抽出など、パターンマッチによる抽出方法では抽出が困難な組織名も取り扱うことが可能になる。各手法を組み合わせて使用することにより、宛名の記載方法を厳密に定めることが難しいような場面においても、メールの本文から精度よく宛名の組織名を抽出することが可能になる。
【００５８】
なお、説明の簡略化のため、ステップＳ２０３では、文頭から空白（改行含む）文字の直前までを組織名の候補として抽出したが、組織種別（「株式会社」、「信用組合」、「学校法人」など）を手掛かりとして、前後の文字列を組織名候補として抽出するなどの方法を組み合わせることで、抽出精度の向上、および、より柔軟な書式への対応を図ることが可能である。
【００５９】
次に、保留判定部１０３における保留判定処理について、図５、図８を用いて説明する。
【００６０】
図５は、保留判定処理の一例を示すフローチャートである。図８は、前述の例で、宛先情報抽出処理により抽出された宛先情報である。
【００６１】
まず、ステップＳ３０１で、宛先ドメインのうち、該当する組織名がメールの本文中に含まれないドメインを管理するためのリスト（不整合ドメインリスト）を作成する。
【００６２】
次に、ステップＳ３０２〜ステップＳ３０４で、各宛先ドメインが、不整合ドメインリストに含まれるか判定し、不整合ドメインリストを完成させる。
【００６３】
ステップＳ３０３で、宛先ドメインと、宛先情報抽出処理により抽出されたいずれかの組織名との組み合わせが、送信履歴ＤＢに存在するかどうかを判定する。宛先ドメイン「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＮＷ．ＪＰ」に対しては、組織名「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」との組み合わせが送信履歴ＤＢに存在する。一方、宛先ドメイン「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＪＰ」に対しては、送信履歴ＤＢに組織名「ＸＹＺＣ」、「ＸＹＺ通信」との組み合わせが存在するが、本文から抽出された組織名「ＸＹＺＣ  ＮＥＴＷＯＲＫＳ」、「ＸＹＺＣマーケティング」との組み合わせは存在しないため、ステップＳ３０４で不整合ドメインとしてリストに登録する。また、宛先ドメイン「ＥＸＡＭＰＬＥ３．ＪＰ」においては、いずれの組織名との組み合わせも送信履歴ＤＢに存在しないため、ステップＳ３０４で不整合ドメインとしてリストに登録する。
【００６４】
次に、ステップＳ３０５で、不整合ドメインが存在するか否かを判定し、存在する場合はステップＳ３０６で判定結果を保留にし、存在しない場合は判定結果を送出にする。メール６００においては、宛先ドメイン「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＪＰ」、「ＥＸＡＭＰＬＥ３．ＪＰ」が不整合ドメインであるため、保留判定処理の判定結果は「保留」となる。保留判定部１０３は、保留メールＤＢ１２０に「保留」と判定したメール、および、宛先情報、不整合ドメインリストを一時的に保管する。
【００６５】
以上、保留判定部１０３における保留判定処理について説明した。前述の例は、「ＥＸＡＭＰＬＥ１．ＪＰ、ＥＸＡＭＰＬＥ３．ＪＰに該当する組織名が、本文の宛名に記載されていないため、保留操作を行った」という動作を表している。
【００６６】
次に、保留メール操作・システム設定部１０５がシステムのユーザに提供する画面、および、メール送信部１０４における処理について、図９〜図１１を用いて説明する。
【００６７】
図９は、本実施形態における保留メール一覧画面９００の一例を示しており、システムのユーザは、ＷＥＢブラウザを経由して画面の参照、操作が可能である。保留メール一覧画面９００には、保留メールＤＢ１２０に存在する各メールについて、送信日時、件名、本文組織名、宛先ドメインを提示する。ここで、保留判定部１０３が不整合ドメインと判定したドメインにおいては、特に確認が必要な項目として、太文字・赤字・下線などで強調して表示する。また、送信履歴ＤＢに未登録の組織名については、同じく強調して表示する。
【００６８】
システムのユーザは、保留メール一覧画面９００において、送信日時の項目を押下することにより、当該メールの保留理由確認画面を参照することができる。
【００６９】
図１０は、本実施形態における監査画面１０００の一例を示している。監査画面１０００は、保留理由、メール内容、削除ボタン、送出ボタンから成る。
監査画面１０００における保留理由には、不整合ドメインなどの確認すべき項目とチェックボックスを一覧として表示する。保留理由として表示する不整合ドメインは、太文字・赤字・下線などで協調して表示する。なお、監査画面１０００に表示するドメインは、クリック操作によって、最も送信回数が多い組織名（送信履歴ＤＢ１１０において、該当するドメインを含むレコードのうち、送信回数が最大のレコードの組織名）をポップアップで表示する機能を備える。
【００７０】
監査画面１０００におけるメール内容には、送受信者のアドレス、件名、本文などの情報を提示する。各項目の表示にあたり、本文組織名、および、宛先ドメインに関しては、強調して表示する。特に、送信履歴ＤＢに未登録の組織名や、送信履歴ＤＢに宛先ドメインとの組み合わせが存在しない組織名について強調して表示する。ここで表示した組織名、および、ドメインにおいても、クリック操作によって、最も送信回数が多いドメイン、または、組織名をポップアップで表示する機能を備える。また、組織名が送信履歴ＤＢに未登録の場合や、宛先ＤＢとの組み合わせが存在しない場合は、その旨ポップアップで表示する。
【００７１】
監査画面１０００における削除ボタンは、一時的に保留しているメールを送信せずに削除するボタンである。システムのユーザが削除ボタンを押下すると、保留メール操作・システム設定部１０５は、保留メールＤＢから該当するレコードを削除した上で、ユーザに保留メール一覧画面９００を提示する。
【００７２】
監査画面１０００における送出ボタンは、後述する送信確認画面１１００へ移行するためのボタンであり、保留理由におけるすべてのチェックボックスがチェック済である場合に押下可能な状態になる。システムのユーザが送信ボタンを押下すると、保留メール操作・システム設定部１０５は、送信確認画面１１００をシステムのユーザに提示する。
【００７３】
図１１は、本実施形態における送信確認画面１１００の一例を示している。送信確認画面１１００は、新規学習対象一覧、キャンセルボタン、送出ボタンから成る。
【００７４】
送信確認画面１１００における、新規学習対象一覧は、本文組織名、宛先ドメインの全組合せのうち、送信履歴ＤＢ１１０に存在しない組合せであり、組合せごとに、新しく送信履歴テーブルに登録するか否かを表すチェックボックスを備える。なお、各組織名の表示領域は、編集可能なフォームであり、抽出箇所に誤りがある場合などは編集可能なものである。
【００７５】
送信確認画面１１００における、キャンセルボタンは、メールの送出を取りやめるボタンである。システムのユーザがキャンセルボタンを押下すると、保留メール操作・システム設定部１０５は、当該メールの監査画面１０００をシステムのユーザに提示する。
【００７６】
送信確認画面１１００における、送出ボタンは、当該メールを送出するためのボタンである。システムのユーザが送出ボタンを押下すると、保留メール操作・システム設定部１０５は、新規学習対象一覧においてチェック済の組合せを送信履歴ＤＢ１１０に追加（送信回数の値は０）し、メール送信部１０４に当該メールを送った上で、保留メールＤＢから該当するレコードを削除し、ユーザに保留メール一覧画面９００を提示する。
【００７７】
以上、保留メール操作・システム設定部１０５が提供する画面、および、メール送信部１０４における処理について説明した。
【００７８】
なお、上記では、ドメインと組織名との組合せを学習する実施形態を説明したが、メールアドレスと宛名全体の組合せを学習することで、個人向けのメールに対しても同様のアイデアを適用することが可能になる。
【００７９】
また、本発明におけるプログラムは、図３〜図５の処理をコンピュータに実行させるプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは、図３〜図５の各処理ごとのプログラムであってもよい。
【００８０】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００８１】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００８２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【００８３】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８４】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８５】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００８６】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８７】
１００  メール誤送信防止システム（情報処理装置）
【図１】
2019114155.tif 000003
【図２】
2019114155.tif 000004
【図３】
2019114155.tif 000005
【図４】
2019114155.tif 000006
【図５】
2019114155.tif 000007
【図６】
2019114155.tif 000008
【図７】
2019114155.tif 000009
【図８】
2019114155.tif 000010
【図９】
2019114155.tif 000011
【図１０】
2019114155.tif 000012
【図１１】
2019114155.tif 000013