(57)【要約】【課題】保守作業に関する作業報告書の作成を自動化できるシステムの提供。【解決手段】端末は、サービスマンからの開始指示を受け、保守内容の記録を開始するよう指示する開始指示部と、サービスマンからの終了指示を受け、保守内容の記録を終了するよう指示する終了指示部と、作業報告書を顧客に提示し、顧客が作業内容を確認した上で、作業報告書へのサインを受け付け、作業報告書に付加するサイン付加部とを備え、画像形成装置は、保守の内容がログとして記録される保守内容ログが記憶された記憶部と、開始指示部からの指示により、サービスマンが行うソフト関連保守の内容を保守内容ログに記録する作業内容記録部と、部品交換後の起動時に、交換された部品を判断し、保守内容ログに記録する交換部品検知部と、終了指示部からの保守終了指示を受けて、保守内容ログの内容に基づき、行われた保守作業の作業報告書を自動生成する作業報告書作成部とを備える。【選択図】図４
2019114112.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク接続された、端末装置と、画像形成装置とを含み、
前記端末装置は、
前記画像形成装置と通信可能な第１の通信部と、
サービスマンからの保守作業開始指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を開始するよう指示するサービス開始指示部と、
前記サービスマンからの保守終了指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を終了するよう指示するサービス終了指示部と、
前記画像形成装置で生成され、当該端末装置に送信された作業報告書を受信する作業報告書受信部と、
前記作業報告書受信部が受信した前記作業報告書を顧客に提示し、前記顧客が作業内容を確認した上で、前記作業報告書にサインするためのサインを受け付け、前記作業報告書に付加するサイン付加部と
を備え、
前記画像形成装置は、
表示部と、
操作部と、
前記端末装置と通信可能な第２の通信部と、
当該画像形成装置で使用されている部品のシリアルナンバーが記録されているシリアルナンバーデータベースと、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行なった保守の内容がログとして記録される保守内容ログとが記憶された記憶部と、
当該画像形成装置が起動された際に、当該画像形成装置各部の部品のシリアルナンバーを検知するシリアルナンバー検知部と、
前記サービス開始指示部からの指示により、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行うソフトウェア関連保守の内容を前記保守内容ログに記録する作業内容記録部と、
当該画像形成装置の部品交換後の起動時に、前記シリアルナンバー検知部が検知した各部品のシリアルナンバーと、前記シリアルナンバーデータベースに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断し、判断結果を前記保守内容ログに記録する交換部品検知部と、
前記サービス終了指示部からの保守終了指示を受けて、前記保守内容ログの内容に基づき、当該画像形成装置に対して行われた保守作業の作業報告書を自動生成する作業報告書作成部と、
前記作業報告書作成部により生成された前記作業報告書を、前記端末装置に送信する作業報告書送信部と
を備えた
情報処理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理システムであって、
前記画像形成装置は、
シリアルナンバーを持たない部品が交換された場合に、交換されたことを自動検知出来ない作業内容について、予め作成されたチェックリストを保持し、自動検知出来ない部品の交換を行ったかを前記サービスマンに問合せ、自動検知出来ない部品の交換を行った場合には、前記チェックリストを前記表示部に提示し、前記操作部を介して前記サービスマンに作業内容に該当する項目にチェック入力させ、入力された内容を前記保守内容ログに記録するチェックリスト入力部をさらに備えた
情報処理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載の情報処理システムであって、
前記端末装置は、
前記サイン付加部により前記顧客のサインが付加された前記作業報告書を前記画像形成装置に送る印刷用送信部をさらに備え、
前記画像形成装置は、
前記顧客によりサインされた前記作業報告書を前記端末装置から受信し、印刷出力するサイン済報告書印刷部をさらに備えた
情報処理システム。
【請求項４】
請求項１から３のいずれか１つに記載の情報処理システムであって、
前記情報処理システムは、ネットワーク接続された管理サーバーをさらに含み、
前記端末装置は、
前記サイン付加部により前記顧客のサインが付加された前記作業報告書を前記管理サーバーに送って保管管理させる保存用送信部をさらに備えた
情報処理システム。
【請求項５】
ネットワーク接続された、端末装置と、画像形成装置とを含んだ情報処理システムにおける情報処理方法であって、
前記端末装置のサービス開始指示部が、サービスマンからの保守作業開始指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を開始するよう指示し、
前記画像形成装置の作業内容記録部が、前記サービス開始指示部からの指示により、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行うソフトウェア関連保守の内容を前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行なった保守の内容がログとして記録される保守内容ログに記録し、
前記画像形成装置の交換部品検知部が、当該画像形成装置の部品交換後の起動時に、当該画像形成装置が起動された際に当該画像形成装置各部の部品のシリアルナンバーを検知するシリアルナンバー検知部が検知した各部品のシリアルナンバーと、当該画像形成装置で使用されている部品のシリアルナンバーが記録されているシリアルナンバーデータベースに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断し、判断結果を前記保守内容ログに記録し、
前記端末装置のサービス終了指示部が、前記サービスマンからの保守終了指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を終了するよう指示し、
前記画像形成装置の作業報告書作成部が、前記サービス終了指示部からの保守終了指示を受けて、前記保守内容ログの内容に基づき、当該画像形成装置に対して行われた保守作業の作業報告書を自動生成し、
前記画像形成装置の作業報告書送信部が、前記作業報告書作成部により生成された前記作業報告書を、前記端末装置に送信し、
前記端末装置の作業報告書受信部が、前記画像形成装置で生成され、当該端末装置に送信された作業報告書を受信し、
前記端末装置のサイン付加部が、前記作業報告書受信部が受信した前記作業報告書を顧客に提示し、前記顧客が作業内容を確認した上で、前記作業報告書にサインするためのサインを受け付け、前記作業報告書に付加する
情報処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置（ＭＦＰ、Multifunction Peripheral）に対してサービスマンが行った保守作業の内容を自動的に作業報告書にする情報処理システムおよび情報処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、作業を効率化するために、様々な工夫がなされてきた。
【０００３】
例えば、特許文献１の技術では、作業に関わる人々の役割に応じた作業指示やチェックシートによる確認作業を、インターネットに接続された各種端末でリアルタイムに登録・確認が行え、情報共有できるというものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１３−１０９７４０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１のような技術はあるものの、作業の効率化という観点からはまだ改善の余地があった。
【０００６】
以上のような事情に鑑み、本発明の目的は、保守作業に関する作業報告書の作成を自動化できる情報処理システムおよび情報処理方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る情報処理システムは、ネットワーク接続された、端末装置と、画像形成装置とを含み、前記端末装置は、前記画像形成装置と通信可能な第１の通信部と、サービスマンからの保守作業開始指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を開始するよう指示するサービス開始指示部と、前記サービスマンからの保守終了指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を終了するよう指示するサービス終了指示部と、前記画像形成装置で生成され、当該端末装置に送信された作業報告書を受信する作業報告書受信部と、前記作業報告書受信部が受信した前記作業報告書を顧客に提示し、前記顧客が作業内容を確認した上で、前記作業報告書にサインするためのサインを受け付け、前記作業報告書に付加するサイン付加部とを備え、前記画像形成装置は、表示部と、操作部と、前記端末装置と通信可能な第２の通信部と、当該画像形成装置で使用されている部品のシリアルナンバーが記録されているシリアルナンバーデータベースと、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行なった保守の内容がログとして記録される保守内容ログとが記憶された記憶部と、当該画像形成装置が起動された際に、当該画像形成装置各部の部品のシリアルナンバーを検知するシリアルナンバー検知部と、前記サービス開始指示部からの指示により、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行うソフトウェア関連保守の内容を前記保守内容ログに記録する作業内容記録部と、当該画像形成装置の部品交換後の起動時に、前記シリアルナンバー検知部が検知した各部品のシリアルナンバーと、前記シリアルナンバーデータベースに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断し、判断結果を前記保守内容ログに記録する交換部品検知部と、前記サービス終了指示部からの保守終了指示を受けて、前記保守内容ログの内容に基づき、当該画像形成装置に対して行われた保守作業の作業報告書を自動生成する作業報告書作成部と、前記作業報告書作成部により生成された前記作業報告書を、前記端末装置に送信する作業報告書送信部とを備える。
【０００８】
そのため、保守作業に関する作業報告書の作成を自動化できる。
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る情報処理システムでは、前記画像形成装置は、シリアルナンバーを持たない部品が交換された場合に、交換されたことを自動検知出来ない作業内容について、予め作成されたチェックリストを保持し、自動検知出来ない部品の交換を行ったかを前記サービスマンに問合せ、自動検知出来ない部品の交換を行った場合には、前記チェックリストを前記表示部に提示し、前記操作部を介して前記サービスマンに作業内容に該当する項目にチェック入力させ、入力された内容を前記保守内容ログに記録するチェックリスト入力部をさらに備えてもよい。
【００１０】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る情報処理システムでは、前記端末装置は、前記サイン付加部により前記顧客のサインが付加された前記作業報告書を前記画像形成装置に送る印刷用送信部をさらに備え、前記画像形成装置は、前記顧客によりサインされた前記作業報告書を前記端末装置から受信し、印刷出力するサイン済報告書印刷部をさらに備えてもよい。
【００１１】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る情報処理システムは、ネットワーク接続された管理サーバーをさらに含み、前記端末装置は、前記サイン付加部により前記顧客のサインが付加された前記作業報告書を前記管理サーバーに送って保管管理させる保存用送信部をさらに備えてもよい。
【００１２】
上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る情報処理方法は、ネットワーク接続された、端末装置と、画像形成装置とを含んだ情報処理システムにおける情報処理方法であって、前記端末装置のサービス開始指示部が、サービスマンからの保守作業開始指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を開始するよう指示し、前記画像形成装置の作業内容記録部が、前記サービス開始指示部からの指示により、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行うソフトウェア関連保守の内容を前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行なった保守の内容がログとして記録される保守内容ログに記録し、前記画像形成装置の交換部品検知部が、当該画像形成装置の部品交換後の起動時に、当該画像形成装置が起動された際に当該画像形成装置各部の部品のシリアルナンバーを検知するシリアルナンバー検知部が検知した各部品のシリアルナンバーと、当該画像形成装置で使用されている部品のシリアルナンバーが記録されているシリアルナンバーデータベースに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断し、判断結果を前記保守内容ログに記録し、前記端末装置のサービス終了指示部が、前記サービスマンからの保守終了指示を受け付けて、前記画像形成装置に対し、保守内容の記録を終了するよう指示し、前記画像形成装置の作業報告書作成部が、前記サービス終了指示部からの保守終了指示を受けて、前記保守内容ログの内容に基づき、当該画像形成装置に対して行われた保守作業の作業報告書を自動生成し、前記画像形成装置の作業報告書送信部が、前記作業報告書作成部により生成された前記作業報告書を、前記端末装置に送信し、前記端末装置の作業報告書受信部が、前記画像形成装置で生成され、当該端末装置に送信された作業報告書を受信し、前記端末装置のサイン付加部が、前記作業報告書受信部が受信した前記作業報告書を顧客に提示し、前記顧客が作業内容を確認した上で、前記作業報告書にサインするためのサインを受け付け、前記作業報告書に付加する。
【発明の効果】
【００１３】
以上のように、本発明によれば、保守作業に関する作業報告書の作成を自動化できる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の一実施形態に係る情報処理システム１００の全体構成図である。
【図２】端末装置１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図
【図３】画像形成装置２０の構成を概略的に示す構成図である。
【図４】情報処理システム１００における処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。
【００１６】
［全体構成］
最初に、本発明の一実施形態に係る情報処理システム１００の全体構成を説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る情報処理システム１００の全体構成図である。
【００１７】
情報処理システム１００は、ネットワーク接続された、画像形成装置２０、端末装置１０、管理サーバー４０を含んで構成される。
【００１８】
画像形成装置２０は、顧客サイトに設置されており、保守を行う際には、サービスマンが訪問して画像形成装置２０に対し保守作業を行う。
【００１９】
端末装置１０は、サービスマンが携帯しているものであり、保守作業の際に、保守対象となる画像形成装置２０と連携して用いられ、例えば、スマートフォン等のタブレット端末、およびノート型のパーソナルコンピューター（ＰＣ）等が含まれる。
【００２０】
管理サーバー４０は、クラウド上に設置されていてもよく、サービスマンが画像形成装置２０の保守作業に際して作成した作業報告書を保管する役割がある。
【００２１】
以上、本発明の一実施形態に係る情報処理システム１００の全体構成を説明した。
【００２２】
［端末装置の構成］
次に、端末装置１０の構成について説明する。端末装置１０は、専用のハードウェアやソフトウェアにより構成されていてもよいし、一般的なコンピューターにより構成されてもよい。端末装置１０が一般的なコンピューターにより構成される場合の構成図を図２に示す。
【００２３】
同図に示すように、端末装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、操作入力部１４、通信部１５（第１の通信部）、表示部１６、および記憶部１７を有し、これら各ブロックがバス１８を介して接続されている。
【００２４】
ＲＯＭ１２は、各種の処理を実行するためのファームウェア等の複数のプログラムやデータを記憶する。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１の作業用領域として用いられ、ＯＳ（Operating System）、実行中の各種アプリケーション、処理中の各種データを一時的に保持する。
【００２５】
記憶部１７は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、フラッシュメモリー、その他の不揮発性メモリーである。記憶部１７には、ＯＳや各種アプリケーション、各種データが記憶される。
【００２６】
通信部１５は、ネットワーク上の画像形成装置２０、管理サーバー４０等と情報のやりとりを行う為のネットワークと結ばれている。
【００２７】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や記憶部１７に格納された複数のプログラムのうち、操作入力部１４から与えられる命令に対応するプログラムをＲＡＭ１３に展開し、この展開されたプログラムにしたがって、表示部１６及び記憶部１７を適宜制御する。
【００２８】
操作入力部１４は、例えば、タッチパネル、その他の操作装置である。
【００２９】
表示部１６は、例えば液晶ディスプレイ、ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ、プラズマディスプレイ等である。
【００３０】
次に、ＣＰＵ１１においてプログラムが実行されることにより実現される機能ブロックについて説明する。
【００３１】
端末装置１０のＣＰＵ１１において実現される機能ブロックは、ログイン操作部１１ａ、サービス開始指示部１１ｂ、サービス終了指示部１１ｃ、作業報告書受信部１１ｄ、サイン付加部１１ｅ、印刷用送信部１１ｆ、および保存用送信部１１ｇである。
【００３２】
ログイン操作部１１ａは、サービスマンから、保守作業者として保守対象の画像形成装置２０にログインするための操作を受け付け、画像形成装置２０へのログインを行う。
【００３３】
サービス開始指示部１１ｂは、サービスマンからのサービス（保守作業）開始指示を受け付けて、画像形成装置２０に対し、保守内容の記録を開始するよう指示する。
【００３４】
サービス終了指示部１１ｃは、サービスマンからのサービス終了指示を受け付けて、画像形成装置２０に対し、保守内容の記録を終了するよう指示する。
【００３５】
作業報告書受信部１１ｄは、画像形成装置２０で生成され、端末装置１０に送信された作業報告書を受信する。
【００３６】
サイン付加部１１ｅは、作業報告書受信部１１ｄが受信した作業報告書を顧客に提示し、顧客が作業内容を確認した上で、作業報告書にサインするためのサインを受け付ける。受け付けた顧客のサインは、作業報告書に付加される。
【００３７】
印刷用送信部１１ｆは、サイン付加部１１ｅにより顧客のサインが付加された作業報告書を画像形成装置２０に送って印刷させ、サービスマンは、印刷されたサイン済作業報告書を顧客用控えとして顧客に渡す。
【００３８】
保存用送信部１１ｇは、サイン付加部１１ｅにより顧客のサインが付加された作業報告書を管理サーバー４０に送って保管させる。
【００３９】
以上、端末装置１０の構成について説明した。
【００４０】
［画像形成装置の構成］
次に、画像形成装置２０の構成について説明する。図３は画像形成装置２０の構成を概略的に示す構成図である。
【００４１】
画像形成装置２０は、制御部２１を備える。制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、および専用のハードウェア回路等から構成され、画像形成装置２０の全体的な動作制御を司る。
【００４２】
制御部２１は、原稿読取部２２、画像処理部２３、画像メモリー２４、画像形成部２５、操作部２６、表示部２６ａ、ファクシミリ通信部２７、通信部２８（第２の通信部）、記憶部２９、シリアルナンバー検知部３０等と接続されている。制御部２１は、接続されている上記各部の動作制御や、各部との間での信号又はデータの送受信を行う。
【００４３】
制御部２１は、ユーザーから、操作部２６またはネッワーク接続されたＰＣ等を通じて入力されるジョブの実行指示に従って、スキャナ機能、印刷機能、コピー機能、およびファクシミリ送受信機能などの各機能についての動作制御を実行するために必要な機構の駆動及び処理を制御する。
【００４４】
また、制御部２１は、ログイン認証部２１ａ、作業内容記録部２１ｂ、交換部品検知部２１ｃ、チェックリスト入力部２１ｄ、作業報告書作成部２１ｅ、作業報告書送信部２１ｆ、およびサイン済報告書印刷部２１ｇを有している。ログイン認証部２１ａ、作業内容記録部２１ｂ、交換部品検知部２１ｃ、チェックリスト入力部２１ｄ、作業報告書作成部２１ｅ、作業報告書送信部２１ｆ、およびサイン済報告書印刷部２１ｇは、ＲＯＭなどからＲＡＭにロードされたプログラムがＣＰＵにより実行されることで実現される機能ブロックである。
【００４５】
ログイン認証部２１ａは、端末装置１０のログイン操作部１１ａと連携して、サービスマンの保守作業者としての画像形成装置２０へのログインを受け付け、認証する。認証後、画像形成装置２０はメンテナンスモードに入る。
【００４６】
作業内容記録部２１ｂは、端末装置１０のサービス開始指示部１１ｂからの指示により、サービスマンが画像形成装置２０に対して行うソフトウェア関連保守、例えば、操作部２６を介した設定変更、メンテナンスモードでの調整など、の内容を、保守内容ログ２９ｂ（後述）に記録する。
【００４７】
交換部品検知部２１ｃは、画像形成装置２０の部品交換後の起動時に、シリアルナンバー検知部３０が検知した各部品のシリアルナンバーと、シリアルナンバーＤＢ２９ａに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断する。部品が交換されたと判断した場合は、その旨を保守内容ログ２９ｂに記録する。
【００４８】
チェックリスト入力部２１ｄは、シリアルナンバーを持たない部品などが交換された場合に、サービスマンによる作業内容の記録を補助するために、交換されたことを自動検知出来ない作業内容について、予め作成されたチェックリストを保持している。
【００４９】
チェックリスト入力部２１ｄは、自動検知出来ない部品の交換を行ったかをサービスマンに問合せ、自動検知出来ない部品の交換を行った場合には、チェックリストを表示部２６ａに提示し、操作部２６を介してサービスマンに作業内容に該当する項目にチェック入力させる。入力された内容は、保守内容ログ２９ｂに記録される。
【００５０】
作業報告書作成部２１ｅは、端末装置１０のサービス終了指示部１１ｃからのサービス終了指示を受けて、保守内容ログ２９ｂの内容に基づき、画像形成装置２０に対して行った保守作業の作業報告書を自動生成する。
【００５１】
作業報告書送信部２１ｆは、作業報告書作成部２１ｅにより生成された作業報告書を、顧客に内容を提示し、確認のためのサインを顧客から貰うために、端末装置１０に送信する。
【００５２】
サイン済報告書印刷部２１ｇは、顧客によりサインされた作業報告書を端末装置１０から受信し、印刷出力する。印刷されたサイン済作業報告書は、顧客に控えとして渡される。
【００５３】
原稿読取部２２は、原稿から画像を読み取る。
【００５４】
画像処理部２３は、原稿読取部２２で読み取られた画像の画像データを必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部２３は、原稿読取部２２により読み取られた画像が画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の画像処理を行う。
【００５５】
画像メモリー２４は、原稿読取部２２による読み取りで得られた原稿画像のデータを一時的に記憶したり、画像形成部２５での印刷対象となるデータを一時的に記憶したりする領域である。
【００５６】
画像形成部２５は、原稿読取部２２で読み取られた画像データ等の画像形成を行う。
【００５７】
操作部２６は、画像形成装置２０が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付けるタッチパネル部および操作キー部を備える。タッチパネル部は、タッチパネルが設けられたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等の表示部２６ａを備えている。
【００５８】
ファクシミリ通信部２７は、図示しない符号化／復号化部、変復調部、およびＮＣＵ（Network Control Unit）を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送信を行う。
【００５９】
通信部２８は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、通信部２８に接続されたＬＡＮ等を介して、または無線ＬＡＮを介して、端末装置１０などの装置と種々のデータの送受信を行う。
【００６０】
記憶部２９は、原稿読取部２２によって読み取られた原稿画像などを記憶する。記憶部２９は、ＨＤＤなどの大容量の記憶装置である。
【００６１】
記憶部２９には、画像形成装置２０で使用されている部品のシリアルナンバーがシリアルナンバーＤＢ（データベース）２９ａとして記録されている。そのため、画像形成装置２０の部品のうち、シリアルナンバーを持つものが交換されると、画像形成装置２０の再起動後に検知されたシリアルナンバーがシリアルナンバーＤＢ２９ａ内のものと異なるため、部品が交換されたことを検知することが出来る。
【００６２】
また、記憶部２９には、サービスマンが行った保守の内容がログとして記録される保守内容ログ２９ｂが格納されている。
【００６３】
シリアルナンバー検知部３０は、画像形成装置２０が起動された際に、画像形成装置２０各部の部品のシリアルナンバーを検知する。
【００６４】
以上、画像形成装置２０の構成について説明した。
【００６５】
［処理の流れ］
次に、情報処理システム１００における処理の流れについて説明する。図４は、情報処理システム１００における処理の流れについて説明するためのフローチャートである。
【００６６】
まず、サービスマンが、端末装置１０のログイン操作部１１ａおよび画像形成装置２０のログイン認証部２１ａを経由して、画像形成装置２０にログインする（ステップＳ１）。なお、サービスマンは、端末装置１０を経由せず、直接画像形成装置２０にログインする構成でもよい。
【００６７】
次に、サービスマンが、保守作業の開始（サービスの開始）を端末装置１０のサービス開始指示部１１ｂに対し指示する（ステップＳ２）。
【００６８】
次に、サービス開始指示部１１ｂから指示を受けた作業内容記録部２１ｂが、サービスマンの行う保守作業の内容を保守内容ログ２９ｂに記録する（ステップＳ３）。
【００６９】
次に、交換部品検知部２１ｃが、保守作業内で交換された部品を検知する（ステップＳ４）。検知された部品の交換は、保守内容ログ２９ｂに記録される。
【００７０】
次に、サービスマンが、保守作業の終了（サービスの終了）を端末装置１０のサービス終了指示部１１ｃに対し指示する（ステップＳ５）。
【００７１】
次に、チェックリスト入力部２１ｄが、サービス終了指示部１１ｃからの指示に従い、サービスマンに対し、自動検知できない部品の交換を行なったか否かを問い合わせる（ステップＳ６）。
【００７２】
自動検知できない部品の交換を行なった場合（ステップＳ６のＹ）、次に、チェックリスト入力部２１ｄが、表示部２６ａ経由でサービスマンに対し、自動検知できない部品の交換に関する項目のチェックリストを提示する（ステップＳ７）。
【００７３】
次に、チェックリスト入力部２１ｄが、サービスマンからのチェックリストのチェックによる入力を受け付ける（ステップＳ８）。入力受け付け後、チェックリスト入力部２１ｄは、入力内容を保守内容ログ２９ｂに記録する。
【００７４】
自動検知できない部品の交換を行なっていない場合（ステップＳ６のＮ）、ステップＳ９の処理に進む。
【００７５】
次に、画像形成装置２０の作業報告書作成部２１ｅが、保守内容ログ２９ｂに記録された内容に従って、保守作業に関する作業報告書を自動生成する（ステップＳ９）。
【００７６】
次に、画像形成装置２０の作業報告書送信部２１ｆが、生成された作業報告書を端末装置１０に送信する（ステップＳ１０）。端末装置１０では、作業報告書受信部１１ｄが、送られてきた作業報告書を受信する。
【００７７】
次に、端末装置１０のサイン付加部１１ｅが、受信された作業報告書を表示部１６に表示し、サービスマンが表示された作業報告書を顧客に提示する（ステップＳ１１）。
【００７８】
次に、顧客が提示された作業報告書の内容を確認し、サイン付加部１１ｅが、操作入力部１４経由で顧客のサインを受け付ける（ステップＳ１２）。受け付けたサインは、作業報告書に付加される。
【００７９】
次に、端末装置１０の印刷用送信部１１ｆが、サイン済作業報告書を画像形成装置２０に送信する（ステップＳ１３）。
【００８０】
次に、画像形成装置２０のサイン済報告書印刷部２１ｇが、受信したサイン済作業報告書を画像形成部２５経由で印刷する。印刷されたサイン済作業報告書は、顧客に手渡される（ステップＳ１４）。
【００８１】
次に、画像形成装置２０の保存用送信部１１ｇが、サイン済作業報告書を管理サーバー４０に送信する（ステップＳ１５）。送信されたサイン済作業報告書は、管理サーバー４０で保存、管理される。
【００８２】
以上、情報処理システム１００における処理の流れについて説明した。
【００８３】
［補足事項］
以上のように、本発明にかかる情報処理システム１００は、ネットワーク接続された、端末装置１０と、画像形成装置２０とを含み、前記端末装置１０は、前記画像形成装置２０と通信可能な第１の通信部１５と、サービスマンからの保守作業開始指示を受け付けて、前記画像形成装置２０に対し、保守内容の記録を開始するよう指示するサービス開始指示部１１ｂと、前記サービスマンからの保守終了指示を受け付けて、前記画像形成装置２０に対し、保守内容の記録を終了するよう指示するサービス終了指示部１１ｃと、前記画像形成装置２０で生成され、当該端末装置１０に送信された作業報告書を受信する作業報告書受信部１１ｄと、前記作業報告書受信部１１ｄが受信した前記作業報告書を顧客に提示し、前記顧客が作業内容を確認した上で、前記作業報告書にサインするためのサインを受け付け、前記作業報告書に付加するサイン付加部１１ｅとを備え、前記画像形成装置２０は、表示部２６ａと、操作部２６と、前記端末装置１０と通信可能な第２の通信部２８と、当該画像形成装置２０で使用されている部品のシリアルナンバーが記録されているシリアルナンバーデータベース２９ａと、前記サービスマンが当該画像形成装置に対して行なった保守の内容がログとして記録される保守内容ログ２９ｂとが記憶された記憶部２９と、当該画像形成装置２０が起動された際に、当該画像形成装置２０各部の部品のシリアルナンバーを検知するシリアルナンバー検知部３０と、前記サービス開始指示部１１ｂからの指示により、前記サービスマンが当該画像形成装置２０に対して行うソフトウェア関連保守の内容を前記保守内容ログ２９ｂに記録する作業内容記録部２１ｂと、当該画像形成装置２０の部品交換後の起動時に、前記シリアルナンバー検知部３０が検知した各部品のシリアルナンバーと、前記シリアルナンバーデータベース２９ａに格納されている各部品のシリアルナンバーとを比較し、どの部品が交換されたかを判断し、判断結果を前記保守内容ログ２９ｂに記録する交換部品検知部２１ｃと、前記サービス終了指示部１１ｃからの保守終了指示を受けて、前記保守内容ログ２９ｂの内容に基づき、当該画像形成装置２０に対して行われた保守作業の作業報告書を自動生成する作業報告書作成部２１ｅと、前記作業報告書作成部２１ｅにより生成された前記作業報告書を、前記端末装置１０に送信する作業報告書送信部２１ｆとを備える。
【００８４】
そのため、保守作業に関する作業報告書の作成を自動化できる。
【００８５】
その他、本発明は、上述の実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【符号の説明】
【００８６】
１０  …  端末装置
１１  …  ＣＰＵ
１１ａ…  ログイン操作部
１１ｂ…  サービス開始指示部
１１ｃ…  サービス終了指示部
１１ｄ…  作業報告書受信部
１１ｅ…  サイン付加部
１１ｆ…  印刷用送信部
１１ｇ…  保存用送信部
１２  …  ＲＯＭ
１３  …  ＲＡＭ
１４  …  操作入力部
１５  …  通信部
１６  …  表示部
１７  …  記憶部
１８  …  バス
２０  …  画像形成装置
２１  …  制御部
２１ａ…  ログイン認証部
２１ｂ…  作業内容記録部
２１ｃ…  交換部品検知部
２１ｄ…  チェックリスト入力部
２１ｅ…  作業報告書作成部
２１ｆ…  作業報告書送信部
２１ｇ…  サイン済報告書印刷部
２２  …  原稿読取部
２３  …  画像処理部
２４  …  画像メモリー
２５  …  画像形成部
２６  …  操作部
２６ａ…  表示部
２７  …  ファクシミリ通信部
２８  …  通信部
２９  …  記憶部
２９ａ…  シリアルナンバーＤＢ
２９ｂ…  保守内容ログ
３０  …  シリアルナンバー検知部
４０  …  管理サーバー
１００  …  情報処理システム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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