(57)【要約】【課題】操作履歴に基づいて、一業務がどのような流れでどの程度の割合で実施されているのかをユーザへ表示することを目的とする電子文書管理装置等を提供できる。【解決手段】電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部５１０と、複数の履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示情報作成部５９０と、を備える電子文書管理装置５０。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御部と、
を備える電子文書管理装置。
【請求項２】
前記履歴を基に、電子文書の分類を行なう分類部をさらに備え、
前記表示制御部は、電子文書が受け渡された人数および前記分類の結果ごとに前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項３】
前記分類部は、予め定められた文言が前記履歴に含まれるか否かにより分類を行なうことを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
【請求項４】
前記分類部は、前記予め定められた文言が含まれるキーワードにより電子文書の分類を行ない、
前記表示制御部は、前記キーワードの情報と前記人数の情報との組ごとに、前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理装置。
【請求項５】
前記表示制御部は、前記履歴において電子文書のユーザ間の受け渡しの情報に欠落があるときは、前記実施状況を表示しないよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項６】
前記表示制御部は、複数の同じユーザによる同じ順の受け渡しが複数回含まれるときは、この箇所を１回として前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項７】
前記表示制御部は、電子文書の差し戻しがあったときは、差し戻しがないとした順で前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項８】
ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう情報処理装置と、
複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する電子文書管理装置と、
を備え、
前記電子文書管理装置は、
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御部と、
を備える情報処理システム。
【請求項９】
コンピュータに、
電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得機能と、
複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置、情報処理システム、プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子文書を複数のユーザ間で受け渡す際に、電子文書をどの順序でユーザに受け渡していくかの流れを意味するワークフローを管理し、これにより業務を支援する従来技術が存在する。
この場合、例えば、電子文書を管理する電子文書管理サーバ等の電子文書管理装置が、ユーザが使用する端末装置間で受け渡される電子文書の流れ（ワークフロー）を管理する。
【０００３】
特許文献１には、業務フロー生成処理で業務指示データから業務フローデータを生成し、業務属性抽出処理で業務指示データと業務フローデータから業務属性データを抽出し、業務実績表示・修正処理で業務フロー、スタッフ、リソースを個別または統合してフロー表示するワークフローの抽出方法が開示されている。
また特許文献２には、情報処理装置の操作履歴受付手段は、文書に対する操作履歴を受け付け、業務手順抽出手段は、操作履歴受付手段によって受け付けられた操作履歴に基づいて、業務の手順を抽出し、提示手段は、業務手順抽出手段によって抽出された業務の手順を提示することが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００３−２５６６２７号公報
【特許文献２】特開２０１０−１５７１８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ワークフローのように業務に関する文書の受け渡し順序を定めていないときに、その順序を標準化したい場合、まず該業務がどのような流れで進められているのか等、全体における業務順序の実施状況を把握する必要がある。
本発明では、操作履歴に基づいて、一業務がどのような流れでどの程度の割合で実施されているのかをユーザへ表示することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御部と、を備える電子文書管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前前記履歴を基に、電子文書の分類を行なう分類部をさらに備え、前記表示制御部は、電子文書が受け渡された人数および前記分類の結果ごとに前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記分類部は、予め定められた文言が前記履歴に含まれるか否かにより分類を行なうことを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記分類部は、前記予め定められた文言が含まれるキーワードにより電子文書の分類を行ない、前記表示制御部は、前記キーワードの情報と前記人数の情報との組ごとに、前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項３に記載の電子文書管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記表示制御部は、前記履歴において電子文書のユーザ間の受け渡しの情報に欠落があるときは、前記実施状況を表示しないよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記表示制御部は、複数の同じユーザによる同じ順の受け渡しが複数回含まれるときは、この箇所を１回として前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記表示制御部は、電子文書の差し戻しがあったときは、差し戻しがないとした順で前記実施状況を表示するよう制御することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置である。
請求項８に記載の発明は、ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう情報処理装置と、複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する電子文書管理装置と、を備え、前記電子文書管理装置は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得部と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御部と、を備える情報処理システムである。
請求項９に記載の発明は、コンピュータに、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得機能と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御機能と、を実現させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【０００７】
請求項１の発明によれば、操作履歴に基づいて、一業務がどのような流れでどの程度の割合で実施されているのかをユーザへ表示することができる電子文書管理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、分類部を備えない場合に比較して、電子文書の流れ（ワークフロー）が把握しやすい順序情報を作成することができる。
請求項３の発明によれば、使用頻度が高い文言による分類を行なうことができる。
請求項４の発明によれば、それぞれの業務に合わせた順序情報を作成することができる。
請求項５の発明によれば、順序情報を作成するのに適さない履歴を排除することができる。
請求項６の発明によれば、電子文書が差し戻された場合でも、本来の電子文書の受け渡しのパターンを抽出することができる。
請求項７の発明によれば、電子文書が差し戻された場合でも、本来の電子文書の受け渡しのパターンを抽出することができる。
請求項８の発明によれば、管理者等が業務全体を把握しやすい情報処理システムを提供することができる。
請求項９の発明によれば、操作履歴に基づいて、一業務がどのような流れでどの程度の割合で実施されているのかをユーザへ表示することができる機能をコンピュータにより実現できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。
【図２】情報処理システムの動作について示した図である。
【図３】（ａ）〜（ｅ）は、情報処理システムの動作について示した図である。
【図４】端末装置および文書管理サーバの機能構成例について示したブロック図である。
【図５】（ａ）は、作業フローの一例を示した図である。（ｂ）は、分類抽出規則について示した図である。（ｃ）は、分類抽出部が抽出した結果を分類リストとしてまとめた例を示した図である。（ｄ）は、パターンリストの一例を示した図である。（ｅ）は、（ａ）に示した作業フローに、順序情報（この場合、分類ＩＤおよびパターンＩＤ）を関連付けた順序情報付与リストを示している。
【図６】分類部の動作について説明したフローチャートである。
【図７】（ａ）〜（ｆ）は、順序情報作成部が、作業フローから電子文書の受け渡しの順序のパターンを抽出する方法を示した図である。
【図８】順序情報作成部の動作について説明したフローチャートである。
【図９】（ａ）〜（ｃ）は、表示機構で表示される画面の一例を示した図である。
【図１０】（ａ）〜（ｃ）は、複数の作業フローを合成して表示する方法について示した図である。
【図１１】（ａ）〜（ｄ）は、実施状況について示した図である。
【図１２】文書管理サーバの全体動作について説明したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
＜情報処理システムの全体構成の説明＞
以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
図１は、本実施の形態が適用される情報処理システムの全体構成例を示したものである。
図示する情報処理システム１は、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄがネットワーク９０に接続されている。また、ネットワーク９０には、文書管理サーバ５０が接続されている。
【００１０】
なお、図１では、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃ、１０ｄを示したが、これらを区別する必要がない場合は、端末装置１０と称する。また、図１には、４つの端末装置１０を示したが、端末装置１０は複数であれば、その数はいくつでもよい。
【００１１】
端末装置１０は、情報処理装置の一例である。詳しくは後述するが、本実施の形態では、端末装置１０間で電子文書の受け渡しを行なう。これにより端末装置１０は、ユーザが閲覧する電子文書を受け取るとともに、他のユーザに電子文書を渡す処理を行なう。また図１では、一例として、端末装置１０ａ、端末装置１０ｂ、端末装置１０ｃ、端末装置１０ｄは、それぞれ受注部門、製造部門、検査部門、出荷部門にあり、これらの各部門のユーザ間で電子文書の受け渡しが行なわれることを示している。なおここで「電子文書」とは、電子媒体を利用したコンテンツであり、アプリケーションソフトウェアにより作成されたアプリケーションコンテンツや、スキャナで電子化したスキャナコンテンツがある。このアプリケーションコンテンツとしては、文書情報、画像情報、映像情報等がある。またスキャナコンテンツとしては、紙文書をスキャナで電子化したものがある。
端末装置１０としては、ＰＣ（Personal Computer）、携帯端末、携帯電話等のコンピュータ装置を用いることができる。
【００１２】
端末装置１０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）とを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（Operating System、基本ソフトウェア）やアプリケーションプログラム（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ＨＤＤは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
更に、端末装置は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構（表示装置）と、キーボードやマウス等の入力デバイスとを備える。
【００１３】
文書管理サーバ５０は、電子文書管理装置の一例である。詳しくは後述するが、文書管理サーバ５０は、複数のユーザの間における電子文書の受け渡しを管理する。そして詳しくは後述するが、文書管理サーバ５０は、この受け渡しの文書操作ログを基に、電子文書をどの順序で受け渡していくのかを示す作業フローを作成する。そして文書管理サーバ５０は、作業フローを基に、順序情報を作成する。
【００１４】
ネットワーク９０は、各端末装置１０間、あるいは端末装置１０と文書管理サーバ５０との間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）である。またこれに限られるものではなく、例えば、インターネットであってもよい。
【００１５】
図２および図３（ａ）〜（ｅ）は、情報処理システム１の動作について示した図である。
このうち図２は、端末装置１０間で電子文書Ｄｂが受け渡される例を示した図である。
また図３（ａ）〜（ｅ）は、端末装置１０間で電子文書Ｄｂが受け渡される際に、端末装置１０の表示機構１５に表示される画面について示した図である。
【００１６】
ここでは図２に示すように、端末装置１０ａを使用する受注部門のユーザＡ→端末装置１０ｂを使用する製造部門のユーザＢ→端末装置１０ｃを使用する検査部門のユーザＣ→端末装置１０ｄを使用する出荷部門のユーザＤの順で電子文書Ｄｂが受け渡される例を示している。本実施の形態では、電子文書Ｄｂの出し入れをする仮想的なトレイを介して電子文書Ｄｂが受け渡される。ここでは、受注部門のトレイＴａ、製造部門のトレイＴｂ、検査部門のトレイＴｃ、出荷部門のトレイＴｄを介して電子文書Ｄｂが受け渡されることを示している。
【００１７】
そして例えば、受注部門のユーザＡが端末装置１０ａを使用して、トレイＴｂに電子文書Ｄｂを挿入する操作を行なうと、この電子文書Ｄｂが製造部門のユーザＢに届く。そしてユーザＢが端末装置１０ｂを使用して、トレイＴｂから電子文書Ｄｂを取り出す操作を行なうと、この電子文書Ｄｂを閲覧することができる。
【００１８】
このとき例えば、端末装置１０ｂを使用するユーザＢが行なう操作は、以下のようになる。
図３（ａ）に示すように、例えば、端末装置１０ｂの表示機構１５には、受注部門のトレイＴａ、製造部門のトレイＴｂ、検査部門のトレイＴｃ、出荷部門のトレイＴｄで示すアイコンが表示される。端末装置１０を操作するユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄは、このトレイＴａ、Ｔｂ、Ｔｃ、Ｔｄから電子文書Ｄｂを挿入したり取り出したりすることで、電子文書Ｄｂの受け渡しを行なう。このトレイＴａ、Ｔｂ、Ｔｃ、Ｔｄは、例えば、文書管理サーバ５０が管理する共有フォルダにより実現される。つまり端末装置１０を操作する各ユーザが、何れかのトレイに電子文書Ｄｂを挿入すると、このトレイに対応する共有フォルダに、この電子文書Ｄｂのファイルが送られ、格納される。さらに挿入したユーザとは異なるユーザが電子文書Ｄｂを取り出すと、この共有フォルダに格納されていた電子文書Ｄｂのファイルは、電子文書Ｄｂを取り出したユーザに送られ、格納されていたファイルは、消去される。
【００１９】
受注部門のユーザＡから製造部門のユーザＢに電子文書Ｄｂが届いた（電子文書Ｄｂを受けた）ときは、図３（ａ）に示すように、製造部門のトレイＴｂに、「Ｎｅｗ」の文字とともに未読の電子文書Ｄｂの数が表示される。ここでは未読の電子文書Ｄｂの数は、「４」である。またこのときポップアップ表示や音により、電子文書Ｄｂが届いた旨をユーザＢに通知してもよい。
【００２０】
そしてユーザＢが、入力デバイスを使用し、このトレイＴｂに対しダブルクリック等の操作を行なう。その結果、図３（ｂ）に示すように、トレイの内容を示すウィンドウＷ１が開き、届いた電子文書ＤｂのサムネイルＳが表示される。なおここでは、届いた電子文書Ｄｂを含む４つの未読の電子文書ＤｂのサムネイルＳが表示されている。
【００２１】
ここでさらにユーザＢが何れかのサムネイルＳに対しダブルクリック等の操作を行なうと、図３（ｃ）に示すように、そのサムネイルＳに対応した電子文書Ｄｂの内容を表示するウィンドウＷ２が開き、ユーザＢは、電子文書Ｄｂを閲覧することができる。これは電子文書ＤｂをトレイＴｂから取り出す操作となる。
【００２２】
この状態から例えば、ユーザＢは、図３（ｄ）に示すように、ウィンドウＷ３を開き、次に電子文書Ｄｂを渡す検査部門のユーザＣへのリクエストや指示を記載した指示書（ここでは、「製造指示書」として図示）等を作成し、添付することができる。
【００２３】
そして図３（ｅ）に示すように、ユーザＢが、ユーザＣに電子文書Ｄｂを渡すために、検査部門のトレイＴｃに電子文書ＤｂのサムネイルＳをドラッグ＆ドロップすると、ユーザＣに電子文書Ｄｂが渡される。これは電子文書ＤｂをトレイＴｃに挿入する操作となる。
端末装置１０ｃの表示機構１５には、図３（ａ）と同様の画面において、検査部門のトレイＴｃに電子文書Ｄｂが届いた旨の表示がされる。
以上のことを繰り返すことで図２に示すように電子文書Ｄｂが受け渡されていく。なお上述した例では、電子文書ＤｂをトレイＴｂから取り出したユーザ、指示書等を作成するユーザ、および電子文書ＤｂをトレイＴｃに挿入したユーザは、全てユーザＢが行なっていたが、同一のユーザが行なう必要はなく、例えば、同じ部門の異なるユーザが行ってもよい。
【００２４】
＜端末装置１０、文書管理サーバ５０の説明＞
次に本実施の形態の端末装置１０および文書管理サーバ５０について詳述する。
図４は、端末装置１０および文書管理サーバ５０の機能構成例について示したブロック図である。なおここでは端末装置１０や文書管理サーバ５０が有する種々の機能のうち本実施の形態に関するものを選択して図示している。
【００２５】
図示する端末装置１０は、文書操作ログ生成部１１０と、文書操作ログ送信部１２０とを備える。
また図示する文書管理サーバ５０は、作業フローを取得する履歴取得部５１０と、作業フローを保存する履歴保存部５２０と、分類抽出規則を格納する分類抽出規則格納部５３０と、電子文書の分類を行なう分類部５４０と、分類を行なった結果である分類リストを保存する分類リスト保存部５５０と、順序情報を作成する順序情報作成部５６０と、順序情報のリストであるパターンリストを保存するパターンリスト保存部５７０と、作業フローを更新する履歴更新部５８０と、表示機構１５に表示する表示情報を作成する表示情報作成部５９０とを備える。
【００２６】
文書操作ログ生成部１１０は、図２および図３で示したような電子文書の取り出しや挿入が行われたときは、操作内容を記録した文書操作ログを生成し、文書管理サーバ５０の履歴取得部５１０に送信する。
文書操作ログは、例えば、文書名、操作者（ユーザ）名、トレイの名称、操作の内容（取り出しや挿入など）、操作日時、操作を行なった端末装置１０のＩＰアドレスなどである。ここで文書操作ログは、電子文書をトレイから取り出す場合と、電子文書をトレイに挿入する場合とでそれぞれ別々に記録される。
【００２７】
文書操作ログ送信部１２０は、文書操作ログ生成部１１０で作成した文書操作ログを文書管理サーバ５０に対し送信する。この文書操作ログは、文書管理サーバ５０の履歴取得部５１０が受信する。
【００２８】
履歴取得部５１０は、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴である作業フローを取得する。この履歴取得部５１０は、文書操作ログ生成部１１０から送られた文書操作ログを基に、作業フローを作成することで取得することができる。なお「受け渡しの順に関する履歴」とは、ある電子文書を追跡したときの、文書操作ログの集まりのことであり、それぞれの電子文書について文書操作ログを時系列的に並べたものである。
【００２９】
図５（ａ）は、作業フローの一例を示した図である。
ここでは、作業フローを、リスト化した作業フローリストＬ１として示している。
この作業フローリストＬ１は、左から「文書ＩＤ」、「文書名」、「場所」、「ユーザ」、「操作」、「日時」の項目からなる。この中で、「文書ＩＤ」は、それぞれの電子文書に対し付与される識別情報であり、電子文書を一意に特定するためのものである。また「文書名」は、電子文書の名称である。さらに「場所」は、電子文書の受け渡しが行われる際に使用されたトレイを表す。またさらに「ユーザ」は、電子文書に対し操作を行なったユーザ名である。そして「操作」は、トレイに対する操作の内容を表し、電子文書をトレイから取り出した場合は、「取出し」になり、電子文書をトレイに挿入した場合は、「格納」になる。また「日時」は、それぞれの操作が行われた日時を表す。
【００３０】
この作業フローリストＬ１は、１つの電子文書について、上の行から下の行に行くに従い、追跡ログを日時が新しくなるように並べたものであり、この順で電子文書が受け渡されていったことを示している。また電子文書の受け渡しが１回行われる度に、下段に１行が新たに追加される。即ち、ユーザが、電子文書をトレイから取り出したり、トレイに挿入するときに、下段に１行が新たに追加される。
【００３１】
ここでは、文書ＩＤが、「ｄｏｃ−０００００１」の電子文書を追跡したときに作成された作業フローを示している。つまりこの作業フローによれば、この文書ＩＤが、「ｄｏｃ−０００００１」の電子文書は、最初の操作として、文書名が、「20170308_交通費申請書」であり、「田中さんトレイ」に、ユーザである「鈴木」が「格納」する操作を行ない、その日時が「2017/03/08  09:00:00」であることを示している。そしてこの作業フローによれば、この電子文書は、トレイとして、「田中さんトレイ」→「田中トレイ」→「山田さんトレイ」→「山田トレイ」→「事務トレイ」→「事務トレイ」を経由し、ユーザとして、「鈴木」→「田中」→「山田」→「事務」の順で受け渡されたことを示している。なお電子文書の文書名は、変更可能であるため、ユーザの意図により順次変更されている。なお「田中さんトレイ」および「田中トレイ」、「山田さんトレイ」および「山田トレイ」は、同じトレイを意味するが、ユーザがトレイの名称を変更できるため、ここでは異なる名称となっている。
なお図示した例は、文書ＩＤが、「ｄｏｃ−０００００１」の電子文書の作業フローを抜き出したものであり、実際には、他の文書ＩＤの作業フローも存在する。
【００３２】
履歴保存部５２０は、履歴取得部５１０で作成された作業フローを保存する。
【００３３】
分類抽出規則格納部５３０は、電子文書の分類を行なうのに必要な分類抽出規則を格納する。
図５（ｂ）は、分類抽出規則について示した図である。
ここでは分類抽出規則を、リスト化した分類抽出規則リストＬ２として示している。なお「分類抽出規則」とは、後述する分類部５４０が、電子文書の分類を行なうために使用する文言および分類を行なうために調べる対象を優先順にまとめたものである。
この分類抽出規則リストＬ２は、左から「優先度」、「対象」、「規則」からなる。
分類抽出規則リストＬ２で、「規則」は、分類部５４０が、電子文書の分類を行なうために使用する文言である。ここでは、「＊申請」、「＊依頼」、「＊報告」、「＊連絡」の文言が設定されている。「＊」は、ワイルドカードであり、例えば、「＊申請」の場合、「申請」の文字列の前に何らかの文字列が含まれるものも全て該当する。例えば、「交通費申請」、「残業申請」なども「＊申請」に含まれる。
また、「対象」は、作業フロー中の分類抽出規則を適用する箇所である。ここでは、作業フロー中の「文書名」または「場所」が対象であることを示している。詳しくは後述するが、分類部５４０は、作業フロー中の「対象」で示された箇所に対し、「規則」で示した文言が含まれるか否かを調べる。
さらに、「優先度」は、電子文書の分類を行なう際に使用する分類抽出規則の優先度を表す。詳しくは後述するが、分類部５４０は、ここで示した番号による順で分類抽出規則を適用し、電子文書の分類を行なう。
【００３４】
分類部５４０は、履歴取得部５１０で作成された作業フローを基に、電子文書の分類を行なう。分類部５４０は、例えば、電子文書の種類により分類を行なう。また分類部５４０は、例えば、電子文書の内容により分類を行なう。さらに分類部５４０は、例えば、電子文書が受け渡される部署により分類を行なう。本実施の形態では、分類部５４０は、電子文書の種類により分類を行なう。そのために分類部５４０は、予め定められた文言が作業フローに含まれるか否かにより分類を行なう。
【００３５】
分類部５４０は、分類抽出規則の「対象」で示した、作業フロー中の箇所に対し、「規則」で示した予め定められた文言が作業フローに含まれるか否かを、調べていく。そしてその結果により電子文書の分類を行なう。分類部５４０が、調べる順は、優先度で示された予め定められた優先順により行なわれる。ここでは、分類部５４０は、まず優先度が１である「＊申請」の文言が「文書名」に含まれるか否かを調べる。そして含まれなかった場合は、分類部５４０は、次に優先度が２である「＊依頼」の文言が「文書名」に含まれるか否かを調べる。以後、分類部５４０は、優先順にこれを繰り返す。また何れかの文言が含まれた場合は、分類部５４０は、この文言に該当するキーワードを「分類名」として抽出し、後述する「分類ＩＤ」を付与する。
【００３６】
図５（ｃ）は、分類部５４０が抽出した結果を分類リストＬ３としてまとめた例を示した図である。
分類リストＬ３で、「分類ＩＤ」は、抽出されたキーワードに付与される識別情報である。
また「分類名」は、分類部５４０が抽出したキーワードであり、ここでは、「＊申請」の規則により抽出されたキーワードが、抽出されている。即ち、「＊申請」の文言に該当するキーワードとして、「交通費申請」、「残業申請」、「物品購入申請」、「出張事前申請」が抽出されている。そして本実施の形態では、この分類ＩＤあるいはキーワードが、電子文書に対する分類の結果となる。つまり分類部５４０は、予め定められた文言が含まれるキーワードにより電子文書の分類を行なう。
【００３７】
図６は、分類部５４０の動作について説明したフローチャートである。
まず分類部５４０は、履歴保存部５２０から作業フローを取得する（ステップ１０１）。
次に分類部５４０は、作業フローから、未選択の文書ＩＤを１つ選択する（ステップ１０２）。そして分類部５４０は、選択した文書ＩＤに一致する作業フローのデータを全て取得する（ステップ１０３）。この結果は、例えば、図５（ａ）に示したものとなる。この場合、文書ＩＤが、「ｄｏｃ−０００００１」の作業フローのデータである。
【００３８】
次に分類部５４０は、ステップ１０３で取得した作業フローのデータから、電子文書の受け渡し１回分について未選択のものを１つ選択する（ステップ１０４）。図５（ａ）の例では、分類部５４０は、このリストから１行分を選択する。分類部５４０は、例えば、日時が早いものから順に選択する。
【００３９】
そして分類部５４０は、分類抽出規則格納部５３０を参照し、分類抽出規則に記載された予め定められた文言が選択した作業フローに含まれるか否かを、優先順に調べていく（ステップ１０５）。図５（ｂ）の例では、優先度が１のものから順に調べていく。
その結果、含まれる場合（ステップ１０５でＹｅｓ）、分類部５４０は、この文言に該当するキーワードを抽出し、既に作成された分類名に一致するものがあるか否かを判断する（ステップ１０６）。即ち、抽出したキーワードと、例えば、図５（ｃ）に示した分類名とで、一致するものがあるか否かを判断する。
【００４０】
そして一致するものがあった場合（ステップ１０６でＹｅｓ）、この分類ＩＤを取得する（ステップ１０７）。
対して一致するものがなかった場合（ステップ１０６でＮｏ）、新たな分類ＩＤを設定し、この文言とともに分類リストに追加する（ステップ１０８）。そしてこの分類ＩＤを取得する（ステップ１０９）。この後は、ステップ１１１に移行する。
ステップ１０７およびステップ１０９で取得した分類ＩＤは、後述する履歴更新部５８０が、作業フローと関連付けて保存する分類ＩＤとなる。
【００４１】
またステップ１０５で含まれない場合（ステップ１０５でＮｏ）、分類部５４０は、ステップ１０４で未選択のもの（図５（ａ）では、未選択の行）があるか否かを判断する（ステップ１１０）。
その結果、未選択のものがある場合（ステップ１１０でＹｅｓ）、ステップ１０４に戻る。
対して未選択のものがない場合（ステップ１１０でＮｏ）、分類部５４０は、ステップ１０２で未選択の文書ＩＤがあるか否かを判断する（ステップ１１１）。
その結果、未選択の文書ＩＤがある場合（ステップ１１１でＹｅｓ）、ステップ１０２に戻る。
対して未選択の文書ＩＤがない場合（ステップ１１１でＮｏ）、一連の処理を終了する。
【００４２】
分類リスト保存部５５０は、分類部５４０が抽出し、図５（ｃ）で示した分類リストを格納する。
【００４３】
順序情報作成部５６０は、複数の作業フローを基に、電子文書の受け渡しの順を表す順序情報を作成する。ここで「順序情報」とは、１つの電子文書についてユーザ間の受け渡しの流れを表す情報である。詳しくは後述するが、順序情報としては、本実施の形態では、経由したユーザの人数と分類の結果との組の情報である。つまり順序情報作成部５６０は、電子文書が受け渡された人数により、順序情報を作成する。即ち、順序情報作成部５６０は、ユーザの属性には関わらずに、電子文書が経由したユーザの人数をカウントし、順序情報を作成する。ここで「ユーザの属性」とは、ユーザが誰であるかを特定するための識別情報であり、例えば、ユーザの名前、ユーザＩＤ、従業員番号などが該当する。よってこの場合、順序情報作成部５６０は、ユーザが誰であるかを問わずに、電子文書が経由したユーザの人数をカウントし、順序情報を作成する、と言い換えることもできる。またこのとき分類部５４０で行なった電子文書の分類の結果を併せて使用して順序情報を作成することが好ましい。以下、これらの事項について詳細に説明を行なう。
【００４４】
順序情報作成部５６０は、作業フローから電子文書の受け渡しの順序のパターンを抽出する。なおここで「パターン」とは、電子文書の受け渡しの順序に含まれる類型である。また順序情報作成部５６０は、このパターンから電子文書が経由したユーザの人数を求める。さらに順序情報作成部５６０は、経由したユーザの人数と上記分類の結果を順序情報とする。即ち、本実施の形態では、順序情報は、経由したユーザの人数と分類の結果との組の情報である。そして順序情報作成部５６０は、人数と分類の結果との組をリスト化し、パターンリストを作成する。即ち、パターンリストは、複数の順序情報をリスト化したものである。
【００４５】
図７（ａ）〜（ｆ）は、順序情報作成部５６０が、作業フローから電子文書の受け渡しの順序のパターンを抽出する方法を示した図である。
ここで（ａ）は、２つのトレイＴを介し、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡された例を示している。また（ｂ）は、２つのトレイＴを介し、ユーザＤ→ユーザＢ→ユーザＥの順で電子文書が受け渡された例を示している。
この場合、（ａ）および（ｂ）は、ユーザの受け渡しの順が明確であり、パターンの抽出が可能（パターン抽出可否が「可」）である。また（ａ）と（ｂ）とでは、ユーザはそれぞれ異なるが、経由するユーザの人数は、３人で同じである。よって本実施の形態では、この場合、同じパターンであるとして扱われる。なおここでは、ユーザＢが共通に含まれるが、ユーザが全て異なっていてもよい。
【００４６】
また本実施の形態では、順序情報作成部５６０は、順序情報を作成する際に、ユーザ以外のものは考慮しない。例えば、（ｃ）では、トレイＴから始まり、その後、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡された例を示している。また（ｄ）では、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡され、トレイＴで終わった例を示している。
この場合、（ｃ）および（ｄ）は、ユーザの受け渡しの順が明確であり、パターンの抽出が可能（パターン抽出可否が「可」）である。また（ｃ）および（ｄ）の場合も、経由するユーザの人数は、３人である。よって、（ｃ）および（ｄ）の場合も、（ａ）および（ｂ）と同じパターンであるとして扱われる。つまり順序情報作成部５６０は、トレイＴについては冗長なデータとして扱い、経由するユーザの人数により順序情報を作成する。
【００４７】
また本実施の形態では、順序情報作成部５６０は、複数の同じユーザによる同じ順の受け渡しが複数回含まれるときは、この箇所を１回として順序情報を作成する。即ち、順序情報作成部５６０は、同じパターンが繰り返されるときは、１回であるとして扱い、順序情報を作成する。例えば、（ｅ）では、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡された例を示している。この中でユーザＢ→ユーザＡの部分は、例えば、電子文書の差し戻しがあったような場合に生ずる。そしてユーザＡ→ユーザＢの箇所が２回繰り返されるが、順序情報作成部５６０は、これを１回と扱い、順序情報を作成する。つまり順序情報作成部５６０は、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡されたとみなす。これは、順序情報作成部５６０は、電子文書の差し戻しがあったときは、差し戻しがないとした順で順序情報を作成する、と言い換えることもできる。上述したように本実施の形態では、順序情報を作成するのに、ユーザが誰であるかは問わず、これを原則の処理とする。しかし（ｅ）のように差し戻しがあったときには、ユーザが誰であるかを判別して行なう例外の処理となる。
この場合、（ｅ）は、ユーザの受け渡しの順が明確であり、パターンの抽出が可能（パターン抽出可否が「可」）である。またこの場合も、経由するユーザの人数は、３人であり、（ａ）〜（ｄ）と同じパターンであるとして扱われる。これにより電子文書が差し戻された場合でも、電子文書の受け渡しのパターンを抽出することができる。
【００４８】
なお順序情報作成部５６０は、電子文書の受け渡しにおいてユーザの流れが正しく把握できないときは、上記パターンは、抽出できないとして、順序情報を作成しない。例えば、（ｆ）では、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡された例を示している。しかし作業フローにトレイＴからユーザＢが電子文書を取り出した情報がないことを示している。
この場合、ユーザＡとユーザＢとの間の電子文書の受け渡しが不明である。よって（ｆ）は、ユーザの受け渡しの順が不明確であり、パターンの抽出が不可（パターン抽出可否が「不可」）である。そのため順序情報作成部５６０は、順序情報を作成しない。これは、順序情報作成部５６０は、作業フローにおいて電子文書のユーザ間の受け渡しの情報に欠落があるときは、順序情報を作成しない、と言い換えることもできる。上述したように本実施の形態では、ユーザの人数により順序情報を作成する。しかし（ｆ）のようにユーザの人数が明確でも、電子文書のユーザ間の受け渡しの情報に欠落があるときは、順序情報を作成しないという例外の処理を行なう。
【００４９】
図５（ｄ）は、パターンリストの一例を示した図である。
図示するパターンリストＬ４は、経由したユーザの人数および分類の結果により順序情報を作成し、これをリスト化してパターンリストＬ４を作成した例を示している。この中で、「人数」は、電子文書が受け渡される際に経由したユーザの人数である。また「パターンＩＤ」は、人数に対し付与される識別情報である。即ち、ユーザの人数が異なれば、異なるパターンＩＤとなる。
【００５０】
本実施の形態では、分類の結果である分類ＩＤ毎に、別々のパターンＩＤが付与される。この場合、例えば、分類ＩＤが「０００００１」のもの（分類名が「交通費申請」のもの）について、人数が４人、５人、３人の３つのパターンがあったことを示している。そしてそれぞれに「１」、「２」、「３」のパターンＩＤが付与されている。また分類ＩＤが「０００００２」のもの（分類名が「残業申請」のもの）について、人数が４人の１つのパターンがあったことを示している。そしてこれに「１」のパターンＩＤが付与されている。
これは、順序情報作成部５６０は、キーワードを表す情報毎に、人数の情報を関連付け、キーワードを表す情報と人数の情報との組を順序情報として作成する、と言うこともできる。
【００５１】
図８は、順序情報作成部５６０の動作について説明したフローチャートである。
まず順序情報作成部５６０は、分類リスト保存部５５０から、分類リストを取得する（ステップ２０１）。これは例えば、図５（ｃ）に示したものである。
次に順序情報作成部５６０は、分類リストから未選択の分類ＩＤを１つ選択する（ステップ２０２）。そして順序情報作成部５６０は、履歴保存部５２０から選択した分類ＩＤに一致する作業フローのデータを全て取得する（ステップ２０３）。
【００５２】
また順序情報作成部５６０は、取得した作業フローの中から文書ＩＤの一覧を取得する（ステップ２０４）。
次に順序情報作成部５６０は、ステップ２０４で取得した文書ＩＤの一覧から未選択の文書ＩＤを１つ選択する（ステップ２０５）。
そして順序情報作成部５６０は、ステップ２０５で選択した文書ＩＤに一致する作業フローのデータを全て取得する（ステップ２０６）。これは例えば、図５（ａ）に示したものとなる。即ち、これは、分類ＩＤが「０００００１」のもの（分類名が「交通費申請」のもの）で、文書ＩＤが、「ｄｏｃ−０００００１」の作業フローのデータである。
【００５３】
次に順序情報作成部５６０は、ステップ２０６で取得した作業フローのデータから、パターンを抽出し、経由したユーザの人数を求める（ステップ２０７）。図５（ａ）の場合は、鈴木、田中、山田、事務の４人となる。
【００５４】
そして順序情報作成部５６０は、ステップ２０７でパターンが抽出できたか否かを判断する（ステップ２０８）。
その結果、パターンが抽出できた場合（ステップ２０８でＹｅｓ）、この分類ＩＤに対するユーザの人数が、図５（ｄ）に示したようなパターンリストに存在するか否かを判断する（ステップ２０９）。
そして存在した場合（ステップ２０９でＹｅｓ）、このパターンＩＤを取得する（ステップ２１０）。
対して存在しなかった場合（ステップ２０９でＮｏ）、新たなパターンＩＤを設定し、パターンリストに追加する（ステップ２１１）。そしてこのパターンＩＤを取得する（ステップ２１２）。この後は、ステップ２１４に移行する。
ステップ２１０およびステップ２１１で取得したパターンＩＤは、後述する履歴更新部５８０が、作業フローと関連付けて保存するパターンＩＤとなる。
【００５５】
またステップ２０８でパターンが抽出できなかった場合（ステップ２０８でＮｏ）、順序情報作成部５６０は、ステップ２０５で未選択の文書ＩＤがあるか否かを判断する（ステップ２１３）。
その結果、未選択の文書ＩＤがある場合（ステップ２１３でＹｅｓ）、ステップ２０５に戻る。
対して未選択の文書ＩＤがない場合（ステップ２１３でＮｏ）、順序情報作成部５６０は、ステップ２０２で未選択の分類ＩＤがあるか否かを判断する（ステップ２１４）。
その結果、未選択の分類ＩＤがある場合（ステップ２１４でＹｅｓ）、ステップ２０２に戻る。
対して未選択の分類ＩＤがない場合（ステップ２１４でＮｏ）、一連の処理を終了する。
【００５６】
パターンリスト保存部５７０は、順序情報作成部５６０が作成したパターンリストを格納する。
【００５７】
履歴更新部５８０は、図５（ａ）に示した作業フローに順序情報を関連付けて保存する。
図５（ｅ）は、図５（ａ）に示した作業フローに、順序情報（この場合、分類ＩＤおよびパターンＩＤ）を関連付けた順序情報付与リストＬ５を示している。この順序情報付与リストＬ５は、図５（ａ）の作業フローリストＬ１に順序情報を付与したものである。
ここでは、電子文書の文書名が「交通費申請」の文言を含むため、分類部５４０は、図５（ｂ）に示した分類抽出規則の優先度１の「＊申請」に該当すると判断する。そのため図５（ｃ）に示すように、分類部５４０は、分類ＩＤとして「０００００１」を付与する。また経由するユーザは、鈴木、田中、山田、事務の４人であるため、順序情報作成部５６０は、図５（ｄ）に示すように、パターンＩＤとして「１」を付与する。
【００５８】
表示情報作成部５９０は、順序情報を表示機構１５で表示するための表示情報を作成する。
【００５９】
図９（ａ）〜（ｃ）は、表示機構１５で表示される画面の一例を示した図である。
図示するように、ここでは、順序情報のうち、分類ＩＤが「０００００１」の交通費申請について、視覚的にわかりやすく表示した例を示している。
このとき表示情報作成部５９０は、分類の結果毎に人数の表示を行なう。ここに示した例は、（ａ）は、パターンＩＤが「１」の人数の表示を「パターン：１」として、表示機構１５の領域Ｒ１に表示したものである。ここでは、ユーザの人数は、４人であり、この人数を、濃い色のユーザアイコンＵ１の個数（４個）で表示している。なお詳しくは後述するが、薄い色のユーザアイコンＵ２は、ここではユーザの人数としてカウントしない。
そして（ｂ）は、パターンＩＤが「２」の人数の表示を、「パターン：２」として、表示機構１５の領域Ｒ２に表示したものである。ここでは、ユーザの人数は、５人であり、この人数を５個のユーザアイコンＵ１で示している。
さらに（ｃ）は、パターンＩＤが「３」の人数の表示を、「パターン：３」として、表示機構１５の領域Ｒ３に表示したものである。ここでは、ユーザの人数は、３人であり、この人数を３個のユーザアイコンＵ１で示している。
【００６０】
人数の表示の方法は、特に限られるものではない。例えば、人数を数字で表示してもよい。また何らかのマークを表示し、マークの個数、長さ、大きさにより人数を表現してもよい。マークの個数により人数を表示する方法としては、例えば、マークとしてユーザアイコンＵ１の個数により人数を表現する。またマークの他の例として星印やタイルマークを使用し、星印やタイルの個数により人数を表現してもよい。さらにマークの長さにより人数を表示する方法としては、例えば、マークとしてインジケータを使用し、インジケータの長さにより人数を表示する。この場合、インジケータの長さが長いほど人数が多いことを示す。そしてマークの大きさにより人数を表現する方法としては、マークとして上述したユーザアイコンＵ１、星印、タイルマークを使用し、このマークの大きさにより人数を表示してもよい。この場合、マークの大きさが大きいほど人数が多いことを示す。
【００６１】
つまり図９では、パターンＩＤ毎に対応する電子文書が受け渡された人数を具体的に示している。これにより各順序情報について、電子文書の流れ（ワークフロー）のまとまりや関連をより容易に把握することができる。なおここでは、それぞれの実施比率（図では、「比率」として表示）が、それぞれ５０％、３０％、５％であったことを併せて表示している。
【００６２】
また本実施の形態では、表示情報作成部５９０は、複数の作業フローの中に一致する箇所があるときは、複数の順序情報を合成（マージ）して表示するように表示情報を作成する。これにより、類似する電子文書の流れ（ワークフロー）をまとめて把握することができる。
【００６３】
図１０（ａ）〜（ｃ）は、複数の作業フローを合成する方法について示した図である。
ここでは、図１０（ａ）で示す作業フローと、図１０（ｂ）で示す作業フローとを合成（マージ）する例を示している。なおここでは、トレイについては、図示を省略している。
【００６４】
図１０（ａ）は、ユーザＡが起点となり、ユーザＢを間に挟み、ユーザＣが終点となる作業フローである。つまり３人のユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣにより、ユーザＡ→ユーザＢ→ユーザＣの順で電子文書が受け渡されたことを意味している。
【００６５】
また図１０（ｂ）は、ユーザＡが起点となり、ユーザＤおよびユーザＥを間に挟み、ユーザＣが終点となる作業フローである。つまり４人のユーザＡ、ユーザＤ、ユーザＥ、ユーザＣにより、ユーザＡ→ユーザＤ→ユーザＥ→ユーザＣの順で、図１０（ａ）と同じ分類ＩＤを有する電子文書が受け渡されたことを意味している。
【００６６】
図１０（ａ）と図１０（ｂ）とでは、起点であるユーザＡおよび終点であるユーザＣについて一致する。一方、図１０（ａ）と図１０（ｂ）とでは、間に挟まれるユーザが、図１０（ａ）では、ユーザＢであるのに対し、図１０（ｂ）では、ユーザＤおよびユーザＥである点で異なる。
【００６７】
この場合、複数の作業フローの中で、起点と終点のユーザが一致する。そして起点と終点以外との間では、ユーザは異なる。よってこの２つの作業フローは、類似するパターンを有すると言うことができる。表示情報作成部５９０は、図１０（ａ）を基に作成される順序情報と、図１０（ｂ）を基に作成される順序情報とを合成（マージ）して表示するように表示情報を作成する。具体的には、ユーザの人数が３人の場合と、ユーザの人数が４人の場合とで順序情報を合成(マージ)する。その結果、図１０（ｃ）で示すようなユーザアイコンＵ１の配列を作成する。
【００６８】
表示情報作成部５９０が順序情報とを合成（マージ）する場合、上述したように起点のユーザ、終点のユーザ、起点と終点の間のユーザに分け、何れかに一致するユーザがいれば、合成（マージ）する方法を使用することができる。ただしこれに限られるものではなく、複数の作業フローの中で何れかの箇所が一致すれば、合成（マージ）を行なうことができる。上述したように本実施の形態では、順序情報を作成するのに、原則としてユーザが誰であるかは問わない。しかし表示情報作成部５９０が、順序情報を合成（マージ）して表示情報を作成する際には、ユーザが誰であるかを判別して行なう例外の処理となる。
【００６９】
そして図９では、順序情報を合成（マージ）した結果とともに、このうちパターンＩＤに対応する人数分について、濃い色のユーザアイコンＵ１として表示し、対応しない人数分について、薄い色のユーザアイコンＵ２を順序情報を薄い色で表示している。つまり表示情報作成部５９０は、順序情報毎に実際に実施した作業フローと実施しなかった作業フローとを区別して表示する表示情報を作成する。これにより類似する電子文書の流れ（ワークフロー）をまとめて表示したときに、順序情報毎に、対応する電子文書の流れ（ワークフロー）と対応しない電子文書の流れ（ワークフロー）とを区別して把握することができる。
【００７０】
さらに本実施の形態では、表示情報作成部５９０は、順序情報に対応する実施状況を示す表示情報を作成する。ここで「実施状況」とは、順序情報に対応する作業フローの実施の状況を表す情報である。よって表示情報作成部５９０は、複数の履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御部であると捉えることができる。
図１１（ａ）〜（ｄ）は、実施状況について示した図である。
ここで上述した実施比率も実施状況の一例である。
またここで図１１（ａ）は、図９（ａ）と同様の図である。そして実施状況は、図１１（ａ）の「詳細」を、クリック等により選択することで表示することができる。即ち、ここでは、電子文書が受け渡された人数および分類の結果ごとに実施状況を表示する。
【００７１】
図１１（ｂ）は、図１１（ａ）の「詳細」を、選択することで表示される実施状況の一例を示した図である。
図示する実施状況は、例えば、表示機構１５の領域Ｒ４に表示される。この実施状況は、例えば、業務データであり、平均リードタイムや遅延率等が表示される。ここではパターン：１の平均リードタイムが、２時間３５分であったことを示している。またここでは平均リードタイムと併せてリードタイムの目標値が表示され、リード目標値が１時間３０分であったことを示している。さらに平均リードタイムが目標値に達していないため、警告表示として「！」のマークが表示されている。またこの際には、管理者等に対し、電子メール等により通知がなされるようにしてもよい。そしてここでは、目標値に対する遅延率が３％であったことを示している。またここでは遅延率と併せて遅延率の目標値が表示され、目標値が５％であったことを示している。さらに遅延率が目標値に達しているため、手の形によるｇｏｏｄマークが表示されている。
【００７２】
図１１（ｃ）は、図１１（ａ）の「詳細」を、選択することで表示される実施状況の他の例を示した図である。
図示する実施状況は、例えば、表示機構１５の領域Ｒ５に表示される。この実施状況は、図１１（ａ）の順序情報に対応する作業フロー一覧である。ここではパターン：１に対応する作業フローとして電子文書が受け渡されたユーザの順が表示されている
また例えば、ユーザアイコンＵ１をクリック等により選択すると、実施状況として、この位置にいるユーザが利用したトレイがテンプレートとして表示される。図示する実施状況は、例えば、表示機構１５の領域Ｒ６に表示される。
【００７３】
なお実施状況を表示する場合、表示情報作成部５９０は、複数の同じユーザによる同じ順の受け渡しが複数回含まれるときは、この箇所を１回として実施状況を表示するよう制御するようにすることが好ましい。また、表示情報作成部５９０は、電子文書の差し戻しがあったときは、差し戻しがないとした順で実施状況を表示するよう制御することが好ましい。さらに表示情報作成部５９０は、履歴において電子文書のユーザ間の受け渡しの情報に欠落があるときは、実施状況を表示しないよう制御することが好ましい。
【００７４】
＜文書管理サーバ５０の全体動作の説明＞
次に文書管理サーバ５０の全体動作について説明を行なう。
図１２は、文書管理サーバ５０の全体動作について説明したフローチャートである。
まず履歴取得部５１０が、端末装置１０から文書操作ログを取得する（ステップ３０１）。そして履歴取得部５１０は、文書操作ログを基に作業フローを作成する（ステップ３０２）。
また履歴取得部５１０は、作成された作業フローを、履歴保存部５２０に保存する（ステップ３０３）。
【００７５】
次に、分類部５４０が、履歴取得部５１０で作成された作業フローを基に、電子文書の分類を行なう（ステップ３０４）。このとき分類部５４０は、分類抽出規則格納部５３０に格納された分類抽出規則により電子文書の分類を行なう。そして分類部５４０は、分類の結果を、分類リストとしてまとめ、分類リスト保存部５５０に保存する。電子文書の分類は、図６で説明した方法で行なうことができる。
【００７６】
そして順序情報作成部５６０が、複数の作業フローを基に、電子文書の受け渡しの順を表す順序情報を作成する（ステップ３０５）。このとき順序情報作成部５６０は、経由したユーザの人数および電子文書の分類の結果により順序情報を作成する。そして順序情報作成部５６０は、順序情報を、パターンリストとしてまとめ、パターンリスト保存部５７０に保存する。順序情報の作成は、図８で説明した方法で行なうことができる。
【００７７】
次に履歴更新部５８０が、作業フローに、ステップ３０４で求めた分類の結果（分類ＩＤ）と、ステップ３０５で求めた経由したユーザの人数（パターンＩＤ）とを関連付けて保存する（ステップ３０６）。
【００７８】
そして表示情報作成部５９０が、順序情報（分類ＩＤ、パターンＩＤ）に対応する実施状況を示す表示情報を作成する（ステップ３０７）。
【００７９】
この表示情報は、表示情報作成部５９０から表示機構１５に送られる（ステップ３０８）。その結果、表示機構１５では、図９や図１１で説明したような画面が表示される。
【００８０】
本実施の形態の場合、電子文書の受け渡しの順を表す順序情報を作成する際に、業務全体を把握するのに適した順序情報を作成することができる。また電子文書の分類をさらに行なうことで、さらに業務全体を把握するのが容易になる。つまり本実施の形態では、作業フローを基に、分類抽出規則に従い電子文書の分類を行なう。さらに作業フローを基に、電子文書が経由したユーザの人数を求める。そして経由したユーザの人数および分類の結果から順序情報を作成する。これにより、電子文書の流れ（ワークフロー）のまとまりや関連を抽出することができる。また順序情報は、いわば自動的に作成できるため、管理者等が順序情報を意識する必要はない。
さらに順序情報を表示装置で表示することもできる。これにより例えば、管理者等が、業務全体を把握しやすくなる。そして不要な電子文書の流れ（ワークフロー）を見つけたり、規則に反する電子文書の流れ（ワークフロー）を見つけることが容易になる。その結果、業務の効率の向上を図ることができる。
【００８１】
＜プログラムの説明＞
なお文書管理サーバ５０が行う処理は、文書管理サーバ５０のＣＰＵが各種ソフトウェアを実行することで実現される。
よって文書管理サーバ５０が行う処理は、コンピュータに、電子文書を複数のユーザの間で受け渡したときの受け渡しの順に関する履歴を取得する履歴取得機能と、複数の前記履歴を基に、電子文書の受け渡しの順である順序の実施状況を表示するよう制御する表示制御機能と、を実現させるためのプログラムとして捉えることもできる。
【符号の説明】
【００８２】
１…情報処理システム、１０…端末装置、１５…表示機構、５０…文書管理サーバ、１１０…文書操作ログ生成部、１２０…文書操作ログ送信部、５１０…履歴取得部、５２０…履歴保存部、５３０…分類抽出規則格納部、５４０…分類部、５５０…分類リスト保存部、５６０…順序情報作成部、５７０…パターンリスト保存部、５８０…履歴更新部、５９０…表示情報作成部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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