(57)【要約】【課題】表示された電子文書から属性情報として登録する文字情報を選択するユーザの操作を不要にする。【解決手段】操作受付部３１は、電子文書から属性情報として登録するための文字情報を取得する領域の位置を受け付ける。ＯＣＲ処理部３６は、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に対してＯＣＲ処理を行うことにより、請求書、領収書というような電子文書のフォーマット（書式）に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する。制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６により取得された文字情報を、その電子文書の属性情報として登録する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として登録する登録手段と、
を備えた文書処理装置。
【請求項２】
電子文書から属性情報として登録するための文字情報を取得する領域の位置を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受付けられた領域の位置を座標情報として記憶する記憶手段とをさらに備え、
前記取得手段は、前記記憶手段に記憶されている座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書から取得する請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、属性情報の種類毎に、文字情報を取得するための領域の座標情報をそれぞれ記憶し、
前記取得手段は、属性情報の種類毎に、前記記憶手段に記憶された座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書からそれぞれ取得する請求項２記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記記憶手段は、取得しようとする属性情報の特性に関する特性情報を記憶し、
前記取得手段は、前記記憶手段に記憶された特性情報を用いて、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する請求項２記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記取得手段が予め定められた領域から取得した文字情報が、前記記憶手段に記憶されている特性情報と矛盾する場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項４記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記特性情報が文字種類に関する情報を含み、
前記通知手段は、前記取得手段が予め定められた領域から取得した文字情報の文字種類が、前記記憶手段に記憶されている特性情報に含まれる文字種類と一致しない場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨を通知する請求項５記載の文書処理装置。
【請求項７】
前記取得手段が予め定められた領域から文字情報を取得することができない場合、属性情報を登録することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置。
【請求項８】
前記受付手段は、属性情報の登録が正常に行われない場合、属性情報として登録するための情報を取得する領域の位置の再設定を受け付ける請求項２記載の文書処理装置。
【請求項９】
前記取得手段により取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として自動的に登録するか否かを設定する設定手段をさらに備え、
前記登録手段は、前記設定手段によって自動的に登録するよう設定されている場合に、電子文書が表示された際に、前記取得手段により取得された文字情報を当該電子文書の属性情報として自動的に登録する請求項１から８のいずれか記載の文書処理装置。
【請求項１０】
電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として登録する登録ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、受信した読み取り画像を１ページずつＯＣＲ（Optical Character Reader）等により読み取る際に、読み取り画像の認識処理を実行し、その認識結果を分析して次ページ以降の読み取り処理の際の設定値に反映するようにした読み取り装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１６−５７８００号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、表示された電子文書から属性情報として登録する文字情報を選択するユーザの操作を不要にすることが可能な文書処理装置およびプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
［文書処理装置］
請求項１に係る本発明は、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として登録する登録手段とを備えた文書処理装置である。
【０００６】
請求項２に係る本発明は、電子文書から属性情報として登録するための文字情報を取得する領域の位置を受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受付けられた領域の位置を座標情報として記憶する記憶手段とをさらに備え、
前記取得手段は、前記記憶手段に記憶されている座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書から取得する請求項１記載の文書処理装置である。
【０００７】
請求項３に係る本発明は、前記記憶手段が、属性情報の種類毎に、文字情報を取得するための領域の座標情報をそれぞれ記憶し、
前記取得手段は、属性情報の種類毎に、前記記憶手段に記憶された座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書からそれぞれ取得する請求項２記載の文書処理装置である。
【０００８】
請求項４に係る本発明は、前記記憶手段が、取得しようとする属性情報の特性に関する特性情報を記憶し、
前記取得手段は、前記記憶手段に記憶された特性情報を用いて、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する請求項２記載の文書処理装置である。
【０００９】
請求項５に係る本発明は、前記取得手段が予め定められた領域から取得した文字情報が、前記記憶手段に記憶されている特性情報と矛盾する場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項４記載の文書処理装置である。
【００１０】
請求項６に係る本発明は、前記特性情報が文字種類に関する情報を含み、
前記通知手段は、前記取得手段が予め定められた領域から取得した文字情報の文字種類が、前記記憶手段に記憶されている特性情報に含まれる文字種類と一致しない場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨を通知する請求項５記載の文書処理装置である。
【００１１】
請求項７に係る本発明は、前記取得手段が予め定められた領域から文字情報を取得することができない場合、属性情報を登録することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置である。
【００１２】
請求項８に係る本発明は、前記受付手段が、属性情報の登録が正常に行われない場合、属性情報として登録するための情報を取得する領域の位置の再設定を受け付ける請求項２記載の文書処理装置である。
【００１３】
請求項９に係る本発明は、前記取得手段により取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として自動的に登録するか否かを設定する設定手段をさらに備え、
前記登録手段は、前記設定手段によって自動的に登録するよう設定されている場合に、電子文書が表示された際に、前記取得手段により取得された文字情報を当該電子文書の属性情報として自動的に登録する請求項１から８のいずれか記載の文書処理装置である。
【００１４】
「プログラム」
請求項１０に係る本発明は、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得された文字情報を、当該電子文書の属性情報として登録する登録ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１に係る本発明によれば、表示された電子文書から属性情報として登録する文字情報を選択するユーザの操作を不要にすることが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００１６】
請求項２に係る本発明によれば、表示された電子文書からユーザが属性情報として登録する文字情報を選択する操作を不要にすることが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００１７】
請求項３に係る本発明によれば、表示された電子文書から、種類の異なる複数の属性情報として登録する文字情報を選択するユーザの操作を不要にすることが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００１８】
請求項４に係る本発明によれば、特性情報を用いずに文字情報を取得する場合と比較し、文字情報の取得成功率を高くすることが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００１９】
請求項５に係る本発明によれば、誤った文字情報が属性情報として登録されることを防ぐことが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２０】
請求項６に係る本発明によれば、誤った文字種類の文字情報が属性情報として登録されることを防ぐことが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２１】
請求項７に係る本発明によれば、予め定められた領域の位置では文字情報を取得できないことをユーザが把握することができる文書処理装置を提供することができる。
【００２２】
請求項８に係る本発明によれば、最初に定められた領域の位置が間違っていた場合でも、正しい位置に領域を再設定することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２３】
請求項９に係る本発明によれば、電子文書を表示するだけで、予め定められた領域に位置する文字情報を取得して属性情報として自動的に登録することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２４】
請求項１０に係る本発明によれば、表示された電子文書から属性情報として登録する文字情報を選択するユーザの操作を不要にすることが可能なプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２５】
【図１】本発明の一実施形態の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態における文書処理装置１１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態における文書処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【図４】本実施形態の文書処理装置１１において、ＯＣＲ処理を行う際の読取範囲を設定する際の動作について説明するためのフローチャートである。
【図５】「請求書」のフォーマット例を示す図である。
【図６】属性付与ソフトにより電子文書が表示された表示画面例を示す図である。
【図７】ユーザがＯＣＲ読取範囲を設定しようとしてタブ６１を選択した場合に表示される、読取範囲設定画面例を示す図である。
【図８】プレビュー表示の日付情報が含まれる領域６２がユーザにより選択された場合を示す図である。
【図９】ユーザが、日付情報が含まれる領域６２を選択した上で、属性情報の「日付」欄に対応した座標ボタン６３を操作した場合の表示画面例を示す図である。
【図１０】ユーザが「日付」、「金額」、「取引先名称」のそれぞれのＯＣＲ読取範囲を選択した後の画面例を示す図である。
【図１１】異なる座標情報によりＯＣＲ読取範囲が設定され、読取範囲の設定ファイル例を示す図である。
【図１２】読取範囲の座標情報とともに特性情報が設定された読取範囲の設定ファイル例を示す図である。
【図１３】ＯＣＲ読み取り対象となる文字列の様々なパターンを説明するための図である。
【図１４】文字情報の特性に関する特性情報として、文字種類だけでなく、文字方向や文字段数の情報が設定された場合の例を示す図である。
【図１５】電子文書を文書種類毎に分類したフォルダ内に、それぞれの文書種類に応じた読取範囲の設定ファイルを格納した場合の様子を説明するための図である。
【図１６】読取範囲の設定ファイルが生成された後に、電子文書を属性付与ソフトで表示させた場合の動作を説明するためのフローチャートである。
【図１７】ある請求書の電子文書が属性付与ソフトにより表示された場合の表示画面例を示す図である。
【図１８】予め設定されたＯＣＲ読取範囲ではＯＣＲ処理が正常に行われない場合の例を説明するための図である。
【図１９】読取りエラーが発生した場合に、読取りエラーが発生した旨をユーザに通知するための表示画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２６】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２７】
図１は本発明の一実施形態の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【００２８】
本発明の一実施形態の文書管理システムは、図１に示されるように、ネットワーク３０により相互に接続されたパーソナルコンピュータ等の文書処理装置１１〜１３、およびサーバ装置２０により構成される。
【００２９】
文書処理装置１１〜１３には、文書管理ソフトウェアがインストールされており、この文書管理ソフトウェアにより電子文書ファイル（以下単に電子文書と略す。）を編集したり作成したりすることが可能となっている。
【００３０】
なお、文書処理装置１１〜１３には、それぞれ、同じ文書管理ソフトウェアがインストールされていることにより、生成した電子文書を互いに送受信したり、閲覧、修正することが可能になっている。
【００３１】
また、サーバ装置２０は、文書処理装置１１〜１３とネットワーク３０を介して接続されており、文書処理装置１１〜１３により生成されたデータを格納することができるようになっている。そして、文書処理装置１１〜１３は、サーバ装置２０に格納されているデータを読み出すことができるようになっていることにより、文書処理装置１１〜１３は、サーバ装置２０を介しての電子文書の受け渡しが可能となる。
【００３２】
また、上述した文書管理ソフトウェアには、電子文書に属性情報を付与するための属性付与ソフトウェアが含まれている。この属性付与ソフトウェアは、電子文書に対して、文書種類等の各種属性情報を付与して、属性情報が付与された電子文書を、付与された属性情報に基づいて分類して格納する機能を有している。
【００３３】
そして、この属性付与ソフトウェアには文字画像を文字コードにより表現された文字情報に変換するＯＣＲ機能が備えられており、紙文書をスキャンすることにより得られた電子文書から文字情報を取得しようとする場合、電子文書中の文字画像に対してＯＣＲ処理を行って文字情報に変換して属性情報として登録を行うことが可能となっている。
【００３４】
しかし、複数の電子文書に対して属性情報を付与しようとする場合、電子文書毎に領域手段によりを指定してＯＣＲ処理を実行し、得られた文字情報を属性情報として登録する処理を繰り返すのはユーザにとって煩雑な操作となる。
【００３５】
また、請求書や領収書等の文書はある決まったフォーマット（書式）により作成されている場合が多く、取引先名称や金額等の情報は、電子文書のある特定の領域に含まれている場合が多い。
【００３６】
そのため、本実施形態の文書処理装置１１〜１３では、ある特定のフォーマットに基づいて生成された電子文書から、属性情報として登録するための文字情報をＯＣＲ処理により取得する際に、フォーマットに応じて予め定められた領域に対してＯＣＲ処理を行うことによりその領域に位置する文字情報を取得して、取得された文字情報をその電子文書の属性情報として登録する。
【００３７】
次に、本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１のハードウェア構成を図２に示す。なお、文書処理装置１２、１３の構成は、文書処理装置１１の構成と同じであるためその説明は省略する。
【００３８】
文書処理装置１１は、図２に示されるように、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ネットワーク３０を介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦ）２３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置２４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置２５を有する。これらの構成要素は、制御バス２６を介して互いに接続されている。
【００３９】
ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２４に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、文書処理装置１１の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２４内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明したが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ２１に提供することも可能である。
【００４０】
図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される文書処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【００４１】
文書処理装置１１は、図３に示されるように、操作受付部３１と、制御部３２と、表示部３３と、データ記憶部３４と、通信部３５と、ＯＣＲ処理部３６とを備えている。
【００４２】
操作受付部３１は、電子文書から属性情報として登録するための文字情報を取得する領域の位置を受け付ける。
【００４３】
ＯＣＲ処理部３６は、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に対してＯＣＲ処理を行うことにより、請求書、領収書というような電子文書のフォーマット（書式）に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する。
【００４４】
制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６により取得された文字情報を、その電子文書の属性情報として登録する。
【００４５】
表示部３３は、制御部３２による制御に基づいて、電子文書や各種情報をユーザに対して表示する。通信部３５は、ネットワーク３０を介して文書処理装置１２、１３やサーバ装置２０等との間でデータの送受信を行う。
【００４６】
データ記憶部３４は、操作受付部３１により受付けられた領域の位置を座標情報として記憶する。なお、データ記憶部３４は、属性情報の種類毎に、文字情報を取得するための領域の座標情報をそれぞれ記憶する。例えば、属性情報の種類として、日付、金額、取引先名称というような項目がある場合、この属性種類の種類毎に、文字情報を取得するための領域のそれぞれの座標情報がデータ記憶部３４に記憶される。
【００４７】
さらに、データ記憶部３４は、取得しようとする属性情報の特性に関する特性情報を記憶する。具体的には、取得しようとする属性情報の文字種類、例えば、日本語、アルファベット（英語）、数字のいずれであるのかという情報が特性情報としてデータ記憶部３４に記憶される。
【００４８】
また、データ記憶部３４は、特性情報として、取得される文字情報の文字方向や文字段数の情報を、属性情報毎に記憶するようにしても良い。具体的には、データ記憶部３４は、取得しようとする文字情報が縦書きであるのか横書きであるのか、または２段組の文字列なのか等の情報を特性情報として記憶するようにしても良い。
【００４９】
なお、ＯＣＲ処理部３６は、データ記憶部３４に記憶されている座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書から取得する。また、ＯＣＲ処理部３６は、属性情報の種類毎に、データ記憶部３４に記憶された座標情報の領域に位置する文字情報を電子文書からそれぞれ取得する。さらに、データ記憶部３４に上記の特性情報が記憶されている場合には、ＯＣＲ処理部３６は、データ記憶部３４に記憶された特性情報を用いて、電子文書の書式に応じて予め定められた領域に位置する文字情報を電子文書から取得する。
【００５０】
具体的には、ＯＣＲ処理部３６は、これから取得する文字情報が日本語なのかアルファベットなのか数字なのか、または縦書きなのか横書きなのか複数段なのか否か等の情報を用いて、ＯＣＲ処理（文字認識処理）を実行する。
【００５１】
なお、制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６が予め定められた領域から取得した文字情報が、データ記憶部３４に記憶されている特性情報と矛盾する場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨をユーザ通知する。
【００５２】
例えば、データ記憶部３４に記憶されている特性情報が文字種類に関する情報を含んでいる場合、制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６が予め定められた領域から取得した文字情報の文字種類が、データ記憶部３４に記憶されている特性情報に含まれる文字種類と一致しない場合、取得した文字情報を属性情報として登録することができない旨をユーザ通知する。
【００５３】
なお、制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６が予め定められた領域から文字情報を取得することができない場合、属性情報を登録することができない旨をユーザ通知する。
【００５４】
このように属性情報が取得できない、または取得した属性情報が特性情報と矛盾することにより属性情報の登録が正常に行われない場合、操作受付部３１は、属性情報として登録するための情報を取得する領域の位置の再設定を受け付ける。
【００５５】
なお、制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６により取得された文字情報を、その電子文書の属性情報として自動的に登録するか否かを予め設定することができるようになっている。
【００５６】
そして、制御部３２は、取得された文字情報を属性情報として自動的に登録するよう設定されている場合に、電子文書が表示部３３において表示された際に、ＯＣＲ処理部３６により取得された文字情報をその電子文書の属性情報として自動的に登録する。
【００５７】
次に、本実施形態における文書処理装置１１において、文書管理ソフトにより表示した電子文書から文字列を取得して属性付与ソフトにより属性情報として登録する際の動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００５８】
まず、あるフォーマットに基づいて作成された電子文書を用いて、ＯＣＲ処理を行う際の読取範囲（ＯＣＲ読取範囲）を設定する際の動作について図４のフローチャートを参照して説明する。
【００５９】
なお、以下の説明では図５に示すようなフォーマットにより作成された請求書の電子文書に対して属性情報を付与する場合について説明する。
【００６０】
図５に示した請求書の電子文書例は、Ａ４サイズ（２１０×２９７ｍｍ）の紙文書をスキャンして得られた電子文書となっている。そして、領域５１には日付情報が記載され、領域５２には金額（請求金額）情報が記載され、領域５３には請求先である取引先名称の情報が記載されている。以下の説明では、この領域５１〜５３をＯＣＲ読取範囲として設定する場合を用いて説明する。
【００６１】
また、ＯＣＲ読取範囲を設定する際の座標情報としては、電子文書に左上端を基準点（０、０）として、横方向をＸ座標、縦方向をＹ座標として表現した座標情報を用いる。
【００６２】
このような電子文書を用いてＯＣＲ読み取り範囲を設定する場合、制御部３２は、先ず表示部３３に対して電子文書を表示させる（ステップＳ１０１）。このようにして属性付与ソフトにより電子文書が表示された表示画面例を図６に示す。
【００６３】
図６に示された表示画面例では、左側に電子文書がプレビュー表示され、右側には属性情報を登録するための登録画面、画像情報の表示画面、入力者情報や登録先情報の設定画面が表示されている。
【００６４】
そして、ユーザがＯＣＲ読取範囲を設定しようとして、タブ６１を選択すると、図７に示されるような読取範囲設定画面が表示される（ステップＳ１０２）。
【００６５】
図７に示された読取範囲設定画面では、文書種類が「請求書」という電子文書に対して、「日付」、「金額」、「取引先名称」という種類の属性情報を取得するためのＯＣＲ読取範囲をそれぞれ設定するための画面となっている。
【００６６】
なお、この読取範囲設定画面では、さらにプレビュー表示と同時に読み取りを行うか否かを選択するためのラジオボタンが表示されている。
【００６７】
ここで、「プレビュー表示と同時に読み取りを行う」という選択がされた場合には、属性付与ソフトウェアにより電子文書のプレビュー表示が行われると、ユーザの読み取り指示を待たずに設定されたＯＣＲ読取範囲に対してＯＣＲ処理が実行されて、得られた文字情報が属性情報のそれぞれの入力欄に自動的に表示される。
【００６８】
なお、「プレビュー表示と同時に読み取りを行わない」という選択がされた場合には、属性付与ソフトウェアにより電子文書のプレビュー表示が行われ、ユーザの読み取り指示が行われると、設定されたＯＣＲ読取範囲に対してＯＣＲ処理が実行されて、得られた文字情報が属性情報のそれぞれの入力欄に表示される。
【００６９】
そして、図７に示したような読取範囲設定画面において、ユーザがプレビュー表示された電子文書上でマウス操作等によりＯＣＲ読取範囲を選択すると、ユーザにより選択された読取範囲の座標が計算される（ステップＳ１０３）。
【００７０】
例えば、図８では、プレビュー表示の日付情報が含まれる領域６２がユーザにより選択された場合が示されている（ステップＳ１０４）。
【００７１】
そして、ユーザが図９に示すように、日付情報が含まれる領域６２を選択した上で、属性情報の「日付」欄に対応した座標ボタン６３を操作すると、属性名が「日付」という属性情報に対して、領域６２の座標情報が設定される。図９では、座標情報として、領域６２の始点および終点のそれぞれのＸ座標、Ｙ座標が登録される場合が示されている。
【００７２】
このようにして、ユーザが「日付」、「金額」、「取引先名称」のそれぞれのＯＣＲ読取範囲を選択した後の画面例を図１０に示す。図１０に示した画面例では、領域６２、６５、６４が、それぞれ「日付」、「金額」、「取引先名称」のＯＣＲ読取範囲として選択される様子が示されている。
【００７３】
最後に、ユーザが「登録」ボタンを押下することにより、制御部３２は、それぞれの属性名の属性情報毎に選択された領域の座標情報を、その属性名の属性情報のＯＣＲ読取範囲とする設定ファイルとしてデータ記憶部３４に保存する（ステップＳ１０５）。
【００７４】
そして、ＯＣＲ読取範囲の設定ファイルの保存が行われると、図６に示したような電子文書のプレビュー表示画面に戻る（ステップＳ１０６）。
【００７５】
なお、上記で説明した例では、各属性情報のそれぞれのＯＣＲ読取範囲の始点および終点のＸ座標、Ｙ座標が座標情報として登録された設定ファイルが生成される場合を用いたが、図１１に示したような座標情報が設定ファイルとして登録するようにしても良い。図１１に示した読取範囲の設定ファイルでは、それぞれのＯＣＲ読取範囲の始点を示す横位置、縦位置の情報と、読取範囲の幅および高さの情報が座標情報として登録される場合が示されている。
【００７６】
また、図１２に示される読取範囲の設定ファイルでは、読取範囲の座標情報だけでなく、その読取範囲から取得しようとする文字情報の特性に関する特性情報を、それぞれの属性名毎に登録された場合が示されている。具体的には、属性名が「日付」の属性情報には、文字種類として「日本語」または「数字」が設定され、属性名が「金額」の属性情報には、文字種類として「数字」が設定され、属性名が「取引先名称」の属性情報には、文字種類として「日本語」または「アルファベット」が設定されている。
【００７７】
そして、ＯＣＲ処理部３６では、それぞれのＯＣＲ読取範囲から文字画像を読取って文字認識処理を行い文字コードに変換する際に、この特性情報を用いた認識処理を行うことにより認識率の向上が見込まれる。
【００７８】
さらに、ＯＣＲ読み取り対象となる文字列には様々なパターンの場合がある。例えば、図１３（Ａ）に示すような単純な横文字列だけでなく、図１３（Ｂ）に示すような縦文字列の場合や、図１３（Ｃ）に示すような２段文字列の場合がある。
【００７９】
そのため、文字情報の特性に関する特性情報として、文字種類だけでなく、図１４に示すように文字方向や文字段数の情報をＯＣＲ読取範囲毎に設定することにより、特性情報を用いない場合よりも、ＯＣＲ処理部３６における認識処理の際の認識率を向上することが可能となる。
【００８０】
なお、このような読取範囲の設定ファイルを、「請求書」、「領収書」のような文書種類に対応させて記憶しておくことにより、属性付与ソフトにより電子文書が表示された際に、その電子文書の文書種類に対応したＯＣＲ読取範囲を自動的に設定することができる。
【００８１】
ただし、読取範囲の設定ファイルを文書種類に対応させて記憶させておかなくても、例えば、図１５に示すように、電子文書を文書種類毎に分類したフォルダ内に、それぞれの文書種類に応じた読取範囲の設定ファイルを格納しておき、ある電子文書が属性付与ソフトにより表示された際、その電子文書が格納されているフォルダ内の設定ファイルを用いてＯＣＲ読取範囲を設定するようにしても良い。
【００８２】
次に、上記のような読取範囲の設定ファイルが生成された後に、電子文書を属性付与ソフトで表示させた場合の動作を図１６のフローチャートを参照して説明する。
【００８３】
上記で説明したような操作により読取範囲の設定ファイルが生成された文書種類の電子文書が属性付与ソフトにより表示する操作が行われると、その電子文書がプレビュー表示される（ステップＳ２０１）。
【００８４】
なお、以下の説明では、プレビュー表示と同時に読み取りを行うよう設定されているものとして説明する。すると、プレビュー表示された電子文書の文書種類に対応した読取範囲の設定ファイルが読み込まれ（ステップＳ２０２）、この読取範囲の設定ファイルから各ＯＣＲ読取範囲の座標情報が取得される（ステップＳ２０３）。そして、ＯＣＲ処理部３６により、取得された座標情報の領域内の画像に対して文字認識処理が行われ（ステップＳ２０４）、得られた文字列情報が、属性情報の各属性名の入力欄に自動的に表示される（ステップＳ２０５）。
【００８５】
例えば、ある請求書の電子文書が属性付与ソフトにより表示された場合の表示画面例を図１７に示す。図１７に示した表示画面例では、文書種類が「請求書」に設定された電子文書を属性付与ソフトによりプレビュー表示させただけで、属性情報の「日付」、「金額」、「取引先名称」のそれぞれの入力欄に、プレビュー画像の予め設定されたＯＣＲ読取範囲からＯＣＲ認識処理により取得された「２０１７／１０／１０」、「９７、２０００円」、「ＤＥＦ株式会社」という文字情報が表示されている。
【００８６】
そして、このように属性情報の各属性名の入力欄に、取得された文字情報が表示された状態で、ユーザが登録ボタン６６を押下することにより、入力欄に表示されていた文字情報がこの電子文書の属性情報として登録される（ステップＳ２０６）。
【００８７】
そして、次の電子文書が存在する場合には、ステップＳ２０１〜Ｓ２０６の処理が繰り返され（ステップＳ２０７においてｙｅｓ）、全ての電子文書に対する属性情報の付与が完了した場合（ステップＳ２０７においてｎｏ）、電子文書の表示は終了する（ステップＳ２０８）。
【００８８】
なお、予め設定されたＯＣＲ読取範囲でＯＣＲ処理が正常に行われた場合には、図１７に示すように、電子文書を表示させただけで属性情報の各属性名の入力欄に取得された文字情報が表示される。しかし、予め設定されたＯＣＲ読取範囲ではＯＣＲ処理が正常に行われない場合もある。このような場合の処理について図１８、図１９を参照して説明する。
【００８９】
読取り処理が正常に行われた場合には、図１８（Ａ）に示すように入力欄に取得された文字情報が表示される。しかし、ＯＣＲ処理が正常に行われず、読取りがエラーとなった場合、図１８（Ｂ）、図１８（Ｃ）に示されるように、その属性名の入力欄には何も表示されずにエラーが発生したことを示すために入力欄が赤色で表示されたり、または入力欄に読み取りエラーが発生した旨が表示される。
【００９０】
その際に、電子文書のプレビュー表示上においても、設定されていたＯＣＲ読取範囲が赤枠等のエラーが発生した旨を示すような色により表示される。図１８（Ｂ）では、ＯＣＲ読取範囲と電子文書の文字画像の位置がずれている場合が示され、図１８（Ｃ）では、ＯＣＲ読取範囲内に文字認識を行うべき文字画像が存在しない場合が示されている。
【００９１】
また、このような読取りエラーが発生した場合には、読取りエラーが発生した旨を、図１９の表示画面例のように、プレビュー表示上に示してユーザに通知するようにしても良い。図１９に示した表示画面例では、「「取引先名称」の読み取りが正常にできませんでした！読取範囲を再設定してください！」という文字がプレビュー表示上に重ねて表示されることにより、ユーザに読取りエラーが発生したことを通知する場合が示されている。
【００９２】
このような読取りエラーが発生した場合、ユーザは、再度読取範囲設定画面を表示させ、座標情報を再設定することによりＯＣＲ読取範囲を修正する。
【００９３】
なお、読取り処理において異常が発生する場合とは、上記の場合以外にも、ＯＣＲ処理により読取られた文字情報が、属性情報に設定されている文字種類と一致しない場合等がある。具体的には、属性情報において設定された文字種類が「数字」であるにもかかわらず、読取られた文字情報がアルファベットの場合、読取り処理において異常が発生したという通知がユーザに対して行われる。さらに、属性情報において設定された文字種類が「数字」であるにもかかわらず、読取られた文字情報が漢数字の場合、読取られた漢数字を算用数字に変換して、属性情報の入力欄を黄色等の色に変化させてユーザに注意喚起した上で表示するようにしても良い。
【００９４】
さらに、読取範囲の設定ファイルにおける座標情報が用紙サイズの範囲外の場合等にも、読取り処理が正常に実行できない旨をユーザに通知して、読取範囲の再設定を促すようにする。
【符号の説明】
【００９５】
１１〜１３    文書処理装置
２０    サーバ装置
２１    ＣＰＵ
２２    メモリ
２３    通信インタフェース（ＩＦ）
２４    記憶装置
２５    ユーザインタフェース（ＵＩ）装置
２６    制御バス
３０    ネットワーク
３１    操作受付部
３２    制御部
３３    表示部
３４    データ記憶部
３５    通信部
３６    ＯＣＲ処理部
５１〜５３    領域
６１    タブ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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