(57)【要約】【課題】外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を外部格納装置の格納先に格納することを可能とする。【解決手段】制御部３２は、通信部３５を介して文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄにアクセスすることにより、外部格納装置である文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄから電子文書を取得する。そして、制御部３２は、取得した電子文書に属性情報を付与する。最後に、制御部３２は、属性情報を付与した電子文書を、外部格納装置である文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄの格納先に格納する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
外部格納装置から電子文書を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された電子文書に属性情報を付与する付与手段と、
前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、外部格納装置の格納先に格納する格納手段と、
を備えた文書処理装置。
【請求項２】
属性情報として電子文書に付与する文字情報を入力する際に、属性情報が付与された後の電子文書の格納先の指定を受け付ける受付手段をさらに備えた請求項１記載の文書処理装置。
【請求項３】
前記格納手段は、前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、属性情報に対応した格納先情報に基づいて指定された、外部格納装置の格納先に格納する請求項１記載の文書処理装置。
【請求項４】
前記格納先情報には、格納先の外部格納装置および当該外部格納装置における格納領域を示す情報が含まれ、
前記格納手段は、前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、前記格納先情報により格納先として指定された外部格納装置の指定された格納領域に格納する請求項３記載の文書処理装置。
【請求項５】
前記取得手段により電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、前記格納手段により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが異なる装置である請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置。
【請求項６】
前記取得手段により電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、前記格納手段により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが同一の装置である請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置。
【請求項７】
前記格納手段は、電子文書が取得された格納領域とは異なる格納領域に、属性情報が付与された電子文書を格納する請求項６記載の文書処理装置。
【請求項８】
前記格納手段は、電子文書が取得された格納領域の下位層に新たな格納領域を生成し、生成された新たな格納領域に、属性情報が付与された電子文書を格納する請求項７記載の文書処理装置。
【請求項９】
前記格納手段は、電子文書が取得された格納領域の下位層に属性情報に対応した新たな複数の格納領域を生成し、生成された複数の新たな格納領域のいずれかの格納領域に、属性情報が付与された電子文書を付与された属性情報に応じて格納する請求項７記載の文書処理装置。
【請求項１０】
外部格納装置から電子文書を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得された電子文書に属性情報を付与する付与ステップと、
前記付与ステップにおいて属性情報が付与された電子文書を、外部格納装置の格納先に格納する格納ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、電子文書やファイルが多様な電子文書ファイル作成装置で構築された分散環境において、電子文書やファイルを共有管理するためのファイル管理装置が開示されている。
【０００３】
特許文献２には、登録先情報と登録先の一覧および登録すべき文書ファイルが重畳されるファイル転送領域をブラウザ上に表示させ、ユーザから登録先の指定を受け付け、ファイル転送領域上へ文書ファイルが重畳されたことに応答して文書ファイルを転送させ、文書ファイルの属性情報を取得し、指定された登録先を属性情報とともに送信させるプログラムとを提供する情報提供部と、提供先からの文書ファイルを一時的に保管するファイル保管部と、指定された登録先と属性情報を受信して、属性情報に基づきファイル保管部から対応する文書ファイルを取り出し、指定された登録先のファイル記憶部に格納し登録するファイル登録部とを含む文書管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平０９−０４４３９３号公報
【特許文献２】特開２０１１−２５３４９７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子文書に属性情報を付与することにより、複数の電子文書を分類して仕分けることが行われている。このような属性情報を付与するためのソフトウェアでは、属性情報を付与しようとする電子文書を表示させ、表示させた電子文書の中から文字列を選択することにより選択された文字列を属性情報として登録するような機能を備えている場合がある。
【０００６】
しかし、属性情報が付与された電子文書を、付与された属性情報に基づいて分類して仕分けするような場合、再度仕分けした電子文書を格納するための格納先を指定する必要がある。
【０００７】
本発明の目的は、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置およびプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
［文書処理装置］
請求項１に係る本発明は、外部格納装置から電子文書を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された電子文書に属性情報を付与する付与手段と、
前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、外部格納装置の格納先に格納する格納手段とを備えた文書処理装置である。
【０００９】
請求項２に係る本発明は、属性情報として電子文書に付与する文字情報を入力する際に、属性情報が付与された後の電子文書の格納先の指定を受け付ける受付手段をさらに備えた請求項１記載の文書処理装置である。
【００１０】
請求項３に係る本発明は、前記格納手段が、前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、属性情報に対応した格納先情報に基づいて指定された、外部格納装置の格納先に格納する請求項１記載の文書処理装置である。
【００１１】
請求項４に係る本発明は、前記格納先情報には、格納先の外部格納装置および当該外部格納装置における格納領域を示す情報が含まれ、
前記格納手段は、前記付与手段により属性情報が付与された電子文書を、前記格納先情報により格納先として指定された外部格納装置の指定された格納領域に格納する請求項３記載の文書処理装置である。
【００１２】
請求項５に係る本発明は、前記取得手段により電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、前記格納手段により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが異なる装置である請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置である。
【００１３】
請求項６に係る本発明は、前記取得手段により電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、前記格納手段により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが同一の装置である請求項１から４のいずれか記載の文書処理装置である。
【００１４】
請求項７に係る本発明は、前記格納手段が、電子文書が取得された格納領域とは異なる格納領域に、属性情報が付与された電子文書を格納する請求項６記載の文書処理装置である。
【００１５】
請求項８に係る本発明は、前記格納手段が、電子文書が取得された格納領域の下位層に新たな格納領域を生成し、生成された新たな格納領域に、属性情報が付与された電子文書を格納する請求項７記載の文書処理装置である。
【００１６】
請求項９に係る本発明は、前記格納手段が、電子文書が取得された格納領域の下位層に属性情報に対応した新たな複数の格納領域を生成し、生成された複数の新たな格納領域のいずれかの格納領域に、属性情報が付与された電子文書を付与された属性情報に応じて格納する請求項７記載の文書処理装置である。
【００１７】
[プログラム]
請求項１０に係る本発明は、外部格納装置から電子文書を取得する取得ステップと、
前記取得ステップにおいて取得された電子文書に属性情報を付与する付与ステップと、
前記付与ステップにおいて属性情報が付与された電子文書を、外部格納装置の格納先に格納する格納ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００１９】
請求項２に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を指定された外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２０】
請求項３に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、属性情報に対応した格納先情報に基づいて指定された外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２１】
請求項４に係る本発明によれば、属性情報を付与した電子文書を指定された外部格納装置の指定された格納領域に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２２】
請求項５に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、取得元の外部格納装置とは異なる外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２３】
請求項６に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、取得元の外部格納装置と同一の外部格納装置の格納先に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２４】
請求項７に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、取得元の外部格納装置と同一の外部格納装置の異なる格納領域に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２５】
請求項８に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、取得元の外部格納装置と同一の外部格納装置の電子文書が取得された格納領域の下位層の格納領域に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２６】
請求項９係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を、取得元の外部格納装置と同一の外部格納装置の電子文書が取得された格納領域の下位層の複数の格納領域のうちのいずれかの格納領域に格納することが可能な文書処理装置を提供することができる。
【００２７】
請求項１０に係る本発明によれば、外部格納装置から取得した電子文書に属性情報を付与し、属性情報を付与した電子文書を外部格納装置の格納先に格納することが可能なプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】本発明の第１の実施形態の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】本発明の第１の実施形態における文書処理装置１１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態における文書処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【図４】文書処理装置１１により電子文書ファイルを取得して、属性情報を付与した後に、指定された格納領域に再格納するまでの処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】取得した電子文書ファイル群のうちの１つの電子文書を表示させた場合の表示画面例である。
【図６】図５に示した表示画面例において属性情報の入力が完了して、ユーザが登録ボタンを押下した場合に表示される画面内容を示す図である。
【図７】図６に示した表示画面において「連携フォルダ」を選択して登録ボタンを押下した場合に表示される画面内容を示す図である。
【図８】文書管理サーバ２０Ａのルートフォルダに格納されている電子文書の一例を示す図である。
【図９】図８に示すように文書管理サーバ２０Ａのルートフォルダに格納されていた電子文書に属性情報を付与して、格納先として文書管理サーバ２０Ｂを指定した場合の格納後の用様子を示す図である。
【図１０】取得元の文書管理サーバと格納先の文書管理サーバとの組み合わせパターンを説明するための図である。
【図１１】本発明の第２の実施形態において、データ記憶部３４に記憶される格納先情報の一例を説明するための図である。
【図１２】本発明の第２の実施形態において、データ記憶部３４に記憶される格納先情報の他の例を説明するための図である。
【図１３】本発明の第２の実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１により電子文書ファイルを取得して、属性情報を付与した後に、指定された格納領域に再格納する処理を説明するためのフローチャートである。
【図１４】設定されている格納先情報に基づいて決定された格納先に、属性情報を付与後の電子文書を再格納する様子を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００２９】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００３０】
[第１の実施形態]
図１は本発明の第１の実施形態の文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【００３１】
本発明の一実施形態の文書管理システムは、図１に示されるように、ネットワーク３０により相互に接続されたパーソナルコンピュータ等の文書処理装置１１〜１３、および文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄにより構成される。
【００３２】
ここで、電子文書ファイル（以下単に電子文書と略す。）を編集したり作成したりするための文書管理ソフトウェアには、様々な種類が存在する。以下の説明では、例えば、ＡＡＡソフト、ＢＢＢソフト、ＣＣＣソフト、ＤＤＤソフトという４種類の文書管理ソフトウェアが存在するものとして説明する。
【００３３】
そして、文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄは、それぞれ、ＡＡＡソフト、ＢＢＢソフト、ＣＣＣソフト、ＤＤＤソフトという異なる文書管理ソフトウェアにより生成された電子文書を格納している。
【００３４】
なお、これらの文書管理ソフトウェアは、規定されたインタフェースを有するＤＬＬ（Dynamic Link Library）ファイルを使用して、決められたタイミングで関数の呼出しを行うことにより、複数の異なる文書管理ソフトウェア間で連携することが可能となっている。
【００３５】
文書処理装置１１〜１３には、ある文書管理ソフトウェア、例えばＡＡＡソフトがインストールされており、このＡＡＡソフトという文書管理ソフトウェアにより電子文書ファイルを編集したり作成したりすることが可能となっている。
【００３６】
なお、文書処理装置１１〜１３には、それぞれ、ＡＡＡソフトという同じ文書管理ソフトウェアがインストールされていることにより、生成した電子文書を互いに送受信したり、閲覧、修正することが可能になっている。
【００３７】
また、文書管理サーバ２０Ａは、文書処理装置１１〜１３とネットワーク３０を介して接続されており、文書処理装置１１〜１３により生成された電子文書を格納している。そして、文書処理装置１１〜１３は、文書管理サーバ２０Ａに格納されている電子文書を閲覧したり、生成した電子文書を文書管理サーバ２０Ａに格納したりすることにより、文書処理装置１１〜１３間で電子文書の受け渡しや相互利用が可能となっている。
【００３８】
また、このような文書管理ソフトウェアには、電子文書に属性情報を付与するための属性付与ソフトウェアが含まれている。この属性付与ソフトウェアは、電子文書に対して、文書種類等の各種属性情報を付与して、属性情報が付与された電子文書を、付与された属性情報に基づいて分類して格納する機能を有している。なお、この属性付与ソフトウェアと電子文書を閲覧するための文書管理ソフトとも、上述したＤＬＬファイルを用いて連携するようになっている。
【００３９】
次に、本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１のハードウェア構成を図２に示す。なお、文書処理装置１２、１３の構成は、文書処理装置１１の構成と同じであるためその説明は省略する。
【００４０】
文書処理装置１１は、図２に示されるように、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ネットワーク３０を介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦ）２３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置２４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置２５を有する。これらの構成要素は、制御バス２６を介して互いに接続されている。
【００４１】
ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２４に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、文書処理装置１１の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２４内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明したが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ２１に提供することも可能である。
【００４２】
図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される文書処理装置１１の機能構成を示すブロック図である。
【００４３】
文書処理装置１１は、図３に示されるように、操作受付部３１と、制御部３２と、表示部３３と、データ記憶部３４と、通信部３５と、ＯＣＲ（Optical Character Reader）処理部３６とを備えている。
【００４４】
操作受付部３１は、属性情報として電子文書に付与するための文字情報の入力を受け付ける。さらに、操作受付部３１は、属性情報として電子文書に付与する文字情報を入力する際に、属性情報が付与された後の電子文書の格納先の指定を受け付ける。
【００４５】
ＯＣＲ処理部３６は、表示された電子文書において、領域が指定されると指定された領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を行うことにより、指定された領域に位置する文字情報を電子文書から取得する。
【００４６】
制御部３２は、通信部３５を介して文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄにアクセスすることにより、外部格納装置である文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄから電子文書を取得する。
【００４７】
そして、制御部３２は、取得した電子文書に属性情報を付与する。具体的には、制御部３２は、ＯＣＲ処理部３６により取得された文字情報や、ユーザにより入力された文字情報を、属性情報として電子文書に付与する。
【００４８】
最後に、制御部３２は、属性情報を付与した電子文書を、外部格納装置である文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄの格納先に格納する。
【００４９】
その際に、制御部３２は、文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄのうちの、操作受付部３１により電子文書の格納先として受付けた文書管理サーバに、属性情報を付与した電子文書を格納する。
【００５０】
なお、属性情報に対応した格納先を示す格納先情報がデータ記憶部３４に予め記憶されている場合、制御部３２は、属性情報が付与された電子文書を、属性情報に対応した格納先情報に基づいて指定された外部格納装置、つまり文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄのうちのいずれかの文書管理サーバの格納先に格納する。
【００５１】
さらに、データ記憶部３４に記憶される格納先情報に、格納先の外部格装置を示す情報だけでなく、格納先の外部格納装置およびその外部格納装置における格納領域を示す情報が含まれる場合がある。このような場合、制御部３２は、属性情報が付与された電子文書を、格納先情報により格納先として指定された外部格納装置の指定された格納領域に格納する。
【００５２】
このような制御が行われることにより、電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、制御部３２により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが異なる装置である場合もある。また、電子文書を取得する取得元の外部格納装置と、制御部３２により電子文書を格納する格納先の外部格納装置とが同一の装置である場合もある。
【００５３】
そして、取得元の外部格納装置と格納先の外部格納装置とが同一の場合には、さらに、電子文書が取得された格納領域と同一の格納領域に属性情報が付与された電子文書が格納される場合もあるし、電子文書が取得された格納領域とは異なる格納領域に、属性情報が付与された電子文書が格納される場合もある。
【００５４】
なお、電子文書が取得された格納領域とは異なる格納領域に、属性情報付与後の電子文書を格納するケースとしては、制御部３２は、電子文書が取得された格納領域の下位層に新たな格納領域を生成し、生成された新たな格納領域に、属性情報が付与された電子文書を格納する場合がある。
【００５５】
さらに、このように電子文書が取得された格納領域の下位層に新たな格納領域を生成して電子文書を格納する場合、制御部３２は、電子文書が取得された格納領域の下位層に属性情報に対応した新たな複数の格納領域を生成し、生成された複数の新たな格納領域のいずれかの格納領域に、属性情報が付与された電子文書を付与された属性情報に応じて格納するようにしても良い。
【００５６】
表示部３３は、制御部３２による制御に基づいて、電子文書や各種情報をユーザに対して表示する。通信部３５は、ネットワーク３０を介して文書処理装置１２、１３や文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄ等との間でデータの送受信を行う。データ記憶部３４は、制御部３２により取得された電子文書や、その他のデータを記憶する。
【００５７】
次に、本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１の動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００５８】
図４は、文書処理装置１１により電子文書ファイルを取得して、属性情報を付与した後に、指定された格納領域に再格納するまでの処理を説明するためのフローチャートである。
【００５９】
ユーザが操作受付部３１を介して、電子文書を取得する文書管理サーバ（外部格納装置）、およびフォルダを選択すると(ステップＳ１０１)、制御部３２は、選択された文書管理サーバの指定されたフォルダから電子文書ファイル群を取得する(ステップＳ１０２)。
【００６０】
そして、制御部３２は、取得した電子文書ファイル群から１つの電子文書を表示部３３に表示させる（ステップＳ１０３）。このようにして表示された電子文書の一例を図５に示す。
【００６１】
図５では、取得した電子文書を属性付与ソフトによりプレビュー表示させて、この電子文書に属性情報として付与する文字情報を入力する際の表示画面例が示されている。
【００６２】
このようにして表示された電子文書を参照して、ユーザがこの電子文書に対して属性情報として付与するための文字情報を入力すると、入力された文字情報が操作受付部３１により受付けられる（ステップＳ１０４）。図５に示した表示画面例では、文書種類いる属性情報として、「請求書」という文字情報が選択され、「日付」という属性名の属性情報として「2017/10/10」という情報が入力され、「金額」という属性名の属性情報として「97,200円」という情報が入力され、「取引先名称」という属性名の属性情報として「ＡＢＣ株式会社」という情報が入力された場合が示されている。
【００６３】
そして、図５に示した表示画面例において属性情報の入力が完了して、ユーザが登録ボタンを押下すると、図６に示すような画面内容が表示される。図６に示した表示画面例では、属性付与後の電子文書の登録先として、取得元の文書管理サーバとするのか、他の文書管理ソフトウェアに対応した取得元とは異なる他の文書管理サーバとするのかを選択するようになっている。つまり、図６に示した表示画面におい、て「属性付与ソフト」を選択すると、取得元の文書管理サーバをそのまま格納先として指定したことになり、「連携フォルダ」を選択すると、現在電子文書を閲覧している文書管理ソフトウェアと連携している他の文書管理ソフトウェアの文書管理サーバを格納先として指定することになる。
【００６４】
ここでは、図６に示した表示画面において「連携フォルダ」を選択して登録ボタンを押下したものとして説明する。すると、次に図７に示すような画面内容が表示される。図７に示した表示画面例では、属性情報付与後の電子文書を格納する文書管理ソフトウェアを選択するようになっている。
【００６５】
この図７に示した表示画面では、ユーザが「ＢＢＢソフト」を選択してＯＫボタンを押下した場合が示されている。このような選択を行うことにより、属性付与後の電子文書を、ＢＢＢソフトに対応した文書管理サーバ２０Ｂに格納することが選択されたことになる（ステップＳ１０５）。なお、ここでは格納先のフォルダは指定されていないため、最も上位層のルートフォルダに格納することが選択されたものとなっている。
【００６６】
そして、図７に示した表示画面においてユーザがＯＫボタンを押下すると、選択された格納先である文書管理サーバ２０Ｂのルートフォルダの下層に、新たなフォルダを生成して（ステップＳ１０６）、電子文書に属性情報を付与した後に、この電子文書を生成した新たなフォルダに格納する（ステップＳ１０７）。
【００６７】
なお、ステップＳ１０６において、新たなフォルダが生成されるのは電子文書ファイル群における最初の電子文書が格納される場合だけであり、既に新たなフォルダが生成されている場合には、新たなフォルダは生成されない。
【００６８】
そして、このステップＳ１０３〜Ｓ１０７の処理が、指定された電子文書ファイル群の全ての電子文書に対して実行されるまで繰り返され、全ての電子文書に対する属性情報の付与および指定された格納領域への再格納が終了すると、処理は終了する（ステップＳ１０８）。
【００６９】
例えば、図８に示すように文書管理サーバ２０Ａのルートフォルダに格納されていた電子文書（ファイル１、ファイル２、・・・）に属性情報を付与して、格納先として文書管理サーバ２０Ｂを指定した場合の格納後の用様子を図９に示す。上述したような処理が行われることにより、属性情報が付与された後の電子文書は、文書管理サーバ２０Ｂのルートフォルダ内の、「請求書」、「領収書」という新たに生成されたファイルに格納されることになる。
【００７０】
この図９では、ファイル１、２、５は、文書種類という属性情報として「請求書」という文字情報が付与され、ファイル３、４、６は、文書種類という属性情報として「領収書」という文字情報が付与された場合が示されている。このように属性情報が付与された複数の電子文書は、付与された属性情報に対応したファイルに分類されて格納されることにより、ユーザにとっては、属性情報の付与と、属性情報が付与された電子文書の分類という２つの処理を別々に実行しなくても良くなる。
【００７１】
なお、上記では文書管理サーバ２０Ａに格納されていた電子文書を取得して、文書管理サーバ２０Ｂを格納先として再格納する場合を用いて説明したが、取得元の文書管理サーバと格納先の文書管理サーバとは任意に組み合わせることが可能である。
【００７２】
例えば、図１０（Ａ）に示すように、文書管理サーバ２０Ａから取得した電子文書に属性情報を付与した後に、取得元の文書管理サーバ２０Ａを格納先として再格納するようなこともできる。また、上記でも説明したような場合として、図１０（Ｂ）に示すように、文書管理サーバ２０Ａから取得した電子文書に属性情報を付与した後に、取得元の文書管理サーバ２０Ａとは異なる文書管理サーバ２０Ｂを格納先として再格納するようなこともできる。さらに、図１０（Ｃ）に示すように、文書管理サーバ２０Ｂから取得した電子文書に属性情報を付与した後に、取得元の文書管理サーバ２０Ｂとは異なる文書管理サーバ２０Ｃを格納先として再格納するようなこともできる。
【００７３】
［第２の実施形態］
次に、本発明の第２の実施形態の文書管理システムについて説明する。
【００７４】
上記で説明した第１の実施形態の文書管理システムでは、ユーザが、属性情報を付与した後の電子文書の格納先および格納領域を指定するものであった。これに対して、本実施形態の文書管理システムでは、文書種類等の属性情報に対応させて格納先を設定した格納先情報を予め登録しておくことにより、ユーザが電子文書に属性情報を付与する毎に格納先を指定する操作が不要となる。
【００７５】
なお、本実施形態の文書管理システムにおける、文書処理装置１１〜１３、文書管理サーバ２０Ａ〜２０Ｄの構成は同様な構成であるため、同じ構成については同じ番号を参照して説明する。
【００７６】
なお、本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１のデータ記憶部３４に記憶される格納先情報の一例を図１１、図１２を参照して説明する。
【００７７】
図１１に示された格納先情報の例では、文書種類「領収書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ａが設定され、文書種類「請求書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ａが設定され、文書種類「受領書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ｃが設定された場合が示されている。
【００７８】
また、図１２に示された格納先情報の例では、格納先として外部格納装置だけでなく、その外部格納装置における格納領域が設定される場合が示されている。具体的には、図１２に示された格納先情報の例では、文書種類「領収書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ａの「ルートフォルダ」が設定され、文書種類「請求書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ａの「請求書フォルダ」が設定され、文書種類「受領書」に対応した格納先として文書管理サーバ２０Ｃの「○○○フォルダ」が設定された場合が示されている。
【００７９】
本実施形態では、このような格納先情報が環境設定ファイルとしてデータ記憶部３４に予め記憶されており、制御部３２は、この環境設定ファイル内の格納先情報を参照して、属性情報付与後の電子文書をユーザの指定を待たずに、予め設定された格納先に格納する。
【００８０】
次に、本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１により電子文書ファイルを取得して、属性情報を付与した後に、指定された格納領域に再格納するまでの処理を図１３のフローチャートを参照して説明する。
【００８１】
なお、図１３に示すフローチャートでは、図４に示した第１の実施形態におけるフローチャートに対して、ステップＳ２０１、Ｓ２０２の処理が追加されただけであるため、この追加された処理のみについて説明する。
【００８２】
表示された電子文書に対して付与する属性情報が入力されると（ステップＳ１０４）、制御部３２は、データ記憶部３４に記憶されている環境設定ファイルに属性情報（ここでは文書種類）に対応した格納先情報が設定されているか否かを判定する（ステップＳ２０１）。
【００８３】
このステップＳ２０１において、属性情報に対応した格納先情報が環境設定ファイルに設定されていないと判定された場合（ステップＳ２０１においてｎｏ）、制御部３２は、第１の実施形態と同様に図６、図７に示したような表示画面をユーザに表示して、格納先とする文書管理サーバおよびフォルダの選択を受け付ける（ステップＳ１０５）。
【００８４】
そして、このステップＳ２０１において、属性情報に対応した格納先情報が環境設定ファイルに設定されていると判定された場合（ステップＳ２０１においてｙｅｓ）、制御部３２は、図６、図７に示したような表示画面をユーザに表示せずに、環境設定ファイルから、文書種類に対応した格納先情報を取得して、電子文書に付与する属性情報の文書種類に基づいて電子文書を格納する文書管理サーバおよびフォルダを選択（決定）する（ステップＳ２０２）。
【００８５】
なお、ステップＳ１０６以降の処理は、第１の実施形態における処理と同様であるため、その説明は省略する。
【００８６】
このように本実施形態の文書管理システムにおける文書処理装置１１は、属性情報に対応した格納先が設定された格納先情報が予め設定されている場合、ユーザに格納先を問い合わせることなく、設定されている格納先情報に基づいて決定された格納先に、属性情報を付与後の電子文書を再格納する。
【００８７】
このような電子文書の再格納が行われる場合の処理を図１４を参照して説明する。
【００８８】
図１４では、ユーザが属性付与ソフトを用いて電子文書を表示させて、属性情報として入力する文字情報を入力して登録ボタンを押下すると、格納先情報に基づいて格納先が自動的に決定される様子が示されている。
【００８９】
つまり、属性付与ソフトの登録ボタンが押下されると、この電子文書に付与する属性情報の文書種類が「請求書」であるため、格納先情報を参照して、格納先として「文書管理サーバ２０Ａ」、格納フォルダとして「請求書フォルダ」が自動的に決定される。
【００９０】
そして、属性情報が電子文書に付与された後、この電子文書は、文書管理サーバ２０Ａの「請求書フォルダ」に、ユーザによる格納先の指定を必要とすることなく格納される。
【符号の説明】
【００９１】
１１〜１３    文書処理装置
２０Ａ〜２０Ｄ    文書管理サーバ
２１    ＣＰＵ
２２    メモリ
２３    通信インタフェース（ＩＦ）
２４    記憶装置
２５    ユーザインタフェース（ＵＩ）装置
２６    制御バス
３０    ネットワーク
３１    操作受付部
３２    制御部
３３    表示部
３４    データ記憶部
３５    通信部
３６    ＯＣＲ処理部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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