(57)【要約】【課題】送信したファクシミリ文書についての相手先の応答を管理する。【解決手段】ファクシミリ文書管理装置３は、ＭＦＰ装置１から送信された送信ファクシミリ文書についての通知内容を外部端末２００ａ〜２００ｃに送信できる装置であり、入出力ポート３４と、第２記憶装置３３と、制御部３１と、を備える。入出力ポート３４は、ＭＦＰ装置１及び外部端末２００ａ〜２００ｃと通信する。第２記憶装置３３は、送信ファクシミリ文書についての通知内容を登録する。制御部３１は、ＭＦＰ装置１において送信ファクシミリ文書の送信が成功し、かつ、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容が第２記憶装置３３に登録されていれば、当該通知内容を、当該通知内容を通知する特定のタイミングにて、外部端末２００ａ〜２００ｃに出力する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリ装置から送信された送信ファクシミリ文書についての通知内容を外部端末に送信できる装置であって、
前記ファクシミリ装置及び前記外部端末と通信する入出力インターフェースと、
前記通知内容を登録する登録部と、
前記ファクシミリ装置において前記送信ファクシミリ文書の送信が成功し、かつ、当該送信ファクシミリ文書についての前記通知内容が前記登録部に登録されていれば、当該通知内容を、当該通知内容を通知する特定のタイミングにて、前記外部端末に出力する制御部と、
を備えるファクシミリ文書管理装置。
【請求項２】
前記通知内容は、仮登録状態又は本登録状態で前記登録部に登録され、前記本登録状態であれば前記制御部によって前記外部端末に出力され、
前記制御部は、
前記外部端末から前記通知内容が入力されれば、当該通知内容を前記仮登録状態で前記登録部に登録し、
前記ファクシミリ装置において前記送信ファクシミリ文書の送信が成功すれば、当該送信ファクシミリ文書についての前記通知内容の登録状態を、前記仮登録状態から前記本登録状態に変更する、
請求項１に記載のファクシミリ文書管理装置。
【請求項３】
前記ファクシミリ装置が前記送信ファクシミリ文書を複数の宛先に送信する場合において、
前記制御部は、前記ファクシミリ装置において前記送信ファクシミリ文書の全ての宛先への送信が成功すれば、当該送信ファクシミリ文書についての前記通知内容の登録状態を、前記仮登録状態から前記本登録状態に変更する、請求項２に記載のファクシミリ文書管理装置。
【請求項４】
前記通知内容は、通知未完了状態又は通知完了状態で前記登録部に登録され、前記通知未完了状態であれば前記制御部によって前記外部端末に出力され、
前記制御部は、
前記外部端末から前記通知内容が入力されれば、当該通知内容を前記通知未完了状態で前記登録部に登録し、
前記外部端末から前記通知内容の通知を完了する旨の指令を受信すれば、当該通知内容を前記通知未完了状態から前記通知完了状態に変更する、
請求項１〜３のいずれかに記載のファクシミリ文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置から送受信されるファクシミリ文書を管理するファクシミリ文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介してクライアントＰＣに接続され、クライアントＰＣで作成した文書をファクシミリで公衆電話回線を介して送信する通信端末装置（ファクシミリ装置）が開示されている。この通信端末装置では、ファクシミリ送信が終了したとき、通信の正常終了又はエラー終了の通知を、送信を依頼したクライアントＰＣにパケット送信する。これにより、クライアントＰＣのユーザは、送信を依頼した文書のファクシミリ送信が正常終了したかエラー終了したかを知ることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−２２３２２９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
送信したファクシミリ文書に対して、相手先から何らかの応答が必要な場合がある。例えば、ファクシミリ文書が発注書である場合には、相手先から見積書が返信されなくてはならない。
しかしながら、従来の通信端末装置では、このような送信したファクシミリ文書に対する応答に関する情報が管理されていなかった。そのため、クライアントＰＣのユーザは、相手先へのファクシミリ文書の送信ができたことは知ることができる一方、当該ファクシミリ文書に対して何らかの応答があったか否かは自身で注意を払って確認する必要があった。例えば、ファクシミリ文書が発注書である場合には、見積書の期限を発注書に記載していたとしても、当該期限までに見積書が返信されてきたかどうかは、ユーザが自分で注意を払って確認しなければならなかった。
【０００５】
本発明の目的は、送信したファクシミリ文書についての相手先の応答をユーザが容易に管理することができる文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
以下に、課題を解決するための手段として複数の態様を説明する。これら態様は、必要に応じて任意に組み合せることができる。
本発明の一見地に係るファクシミリ文書管理装置は、ファクシミリ装置から送信された送信ファクシミリ文書についての通知内容を外部端末に送信できる装置である。
ファクシミリ文書管理装置は、入出力インターフェースと、登録部と、制御部と、を備える。
入出力インターフェースは、ファクシミリ装置及び外部端末と通信する。
登録部は、送信ファクシミリ文書についての通知内容を登録する。
制御部は、ファクシミリ装置において送信ファクシミリ文書の送信が成功し、かつ、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容が登録部に登録されていれば、当該通知内容を、当該通知内容を通知する特定のタイミングにて、外部端末に出力する。
【０００７】
すなわち、上記装置は、送信ファクシミリ文書の送信に失敗した場合、送信ファクシミリ文書の送信に成功したか否かが未確定である場合、及び／又は、通知内容が登録部に登録されていない場合には、通知内容を外部端末に通知しない。その一方、上記装置は、送信ファクシミリ文書の送信に成功しかつ登録された通知内容については、外部端末に通知する。
【０００８】
このようにして、上記装置は、送信ファクシミリ文書について通知をすべきか否かを適切に判断できるので、ファクシミリ送信成功時には、外部端末は設定した期限で通知を受けることができる。また、ファクシミリ送信が失敗した場合には、外部端末に不要な通知内容が通知されない。
【０００９】
通知内容は、仮登録状態又は本登録状態で登録部に登録され、本登録状態であれば制御部によって外部端末に出力されてもよい。
この場合、制御部は、外部端末から通知内容が入力されれば、当該通知内容を仮登録状態で登録部に登録する。また、制御部は、ファクシミリ装置において送信ファクシミリ文書の送信が成功すれば、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容の登録状態を、仮登録状態から本登録状態に変更する。
【００１０】
これにより、ファクシミリ装置において送信ファクシミリ文書の送信が成功したか否かが確定するまで長時間待つことなく、通知内容の設定作業を実行できる。
また、通知内容をまずは仮登録状態で登録しておき、その後、送信ファクシミリ文書の送信成功が確定したときに仮登録状態を本登録状態とすることで、ユーザが通知内容の設定作業を複数回実行する必要がなくなる。
【００１１】
ファクシミリ装置は、送信ファクシミリ文書を複数の宛先に送信可能であってもよい。
この場合、制御部は、ファクシミリ装置において送信ファクシミリ文書の全ての宛先への送信が成功すれば、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容の登録状態を、仮登録状態から本登録状態に変更する。
これにより、複数の宛先へのファクシミリ送信を実行する場合であっても、どの通知内容を外部端末に出力すべきかを適切に管理できる。
【００１２】
通知内容は、通知未完了状態又は通知完了状態で登録部に登録されてもよい。また、通知内容は、通知未完了状態であれば制御部によって外部端末に出力されてもよい。
この場合、制御部は、外部端末から通知内容が入力されれば、当該通知内容を通知未完了状態で登録部に登録する。また、外部端末から通知内容の通知を完了する旨の指令を受信すれば、当該通知内容を通知未完了状態から通知完了状態に変更する。
これにより、外部端末からの指令により、登録部に登録されている通知内容を、それ以上の通知を必要としない通知内容と、未だ通知を必要とする通知内容と、に分類できる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明に係るファクシミリ文書管理装置では、ファクシミリ送信をする時に、通知内容と期限を登録しておけば、ファクシミリ送信が成功した場合には、設定した期限に通知を受け取ることができる。また、ファクシミリ送信が失敗した場合には、を不要な通知がされない。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】第１実施形態に係るファクシミリシステムを示す図。
【図２】ＭＦＰ装置の構成を示す図。
【図３】ファクシミリ文書管理装置の構成を示す図。
【図４】送信ファクシミリ文書の送信動作を示すフローチャート。
【図５】通知設定ＧＵＩの一例を示す図。
【図６】通知表示ＧＵＩの一例を示す図。
【図７】通知設定編集ＧＵＩの一例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
１．第１実施形態
（１）ファクシミリシステム
図１を用いて、第１実施形態に係るファクシミリシステム１００を説明する。図１は、第１実施形態に係るファクシミリシステムを示す図である。
ファクシミリシステム１００は、ファクシミリ文書の送受信と管理を行うシステムであり、ＭＦＰ装置１（ファクシミリ装置の一例）と、ファクシミリ文書管理装置３（以下、管理装置３と呼ぶ）と、を備える。
【００１６】
ＭＦＰ装置１は、ファクシミリ文書を送受信するファクシミリ機能と、文書を印刷するプリンタ機能と、文書をスキャンして電子化するスキャン機能と、を有する。ＭＦＰ装置１は、ネットワークＮＷ（例えば、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、など）に接続され、外部端末２００ａ〜２００ｃと通信可能である。
このため、ＭＦＰ装置１は、外部端末２００ａ〜２００ｃの印刷機能を通じて受信した電子データを、ファクシミリ文書として送信できる（ＰＣ−ＦＡＸ機能）。
また、ＭＦＰ装置１は、受信したファクシミリ文書、スキャン機能でスキャンした文書などを電子データとして保存し、当該電子データを外部端末２００ａ〜２００ｃにて閲覧可能とする機能を有する。
【００１７】
管理装置３は、ＭＦＰ装置１の入出力インターフェースに接続され、ＭＦＰ装置１にて送受信されたファクシミリ文書を管理する装置である。管理装置３は、ＭＦＰ装置１を介して、外部端末２００ａ〜２００ｃと通信可能となっている。
【００１８】
他の実施形態において、ファクシミリシステム１００は、ＭＦＰ装置１の機能と管理装置３の機能とを統合した１つのシステムであってもよい。
【００１９】
外部端末２００ａ〜２００ｃは、パーソナルコンピュータ、タブレット端末などの携帯端末である。外部端末２００ａ〜２００ｃには、上記のＰＣ−ＦＡＸ機能をＭＦＰ装置１に実行させるソフトウェアがインストールされている。
上記のソフトウェアは、外部端末２００ａ〜２００ｃにおいて、プリンタドライバとして動作する。具体的には、ＰＣ−ＦＡＸ機能を実現するプリンタドライバを選択した状態で、文書作成アプリケーションなどにより作成した電子データを印刷機能で「印刷」することにより、当該電子データがＭＦＰ装置１によりファクシミリ送信される。
【００２０】
また、外部端末２００ａ〜２００ｃは、ＭＦＰ装置１にて送受信されたファクシミリ文書について、所定のタイミングで通知を行う。そのため、外部端末２００ａ〜２００ｃには、当該機能を実現する通知表示アプリケーションがインストールされている。
【００２１】
（２）ファクシミリ装置の構成
図２を用いて、ＭＦＰ装置１の構成を説明する。図２は、ＭＦＰ装置の構成を示す図である。
ＭＦＰ装置１は、制御部１１と、ＲＡＭ１２と、第１記憶装置１３と、モデム１４と、ネットワークインターフェース１５と、入出力ポート１６と、を主に有する。
制御部１１は、ＣＰＵ、各種インターフェースなどを１つのチップに集積したＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ  ｏｎ  ａ  Ｃｈｉｐ）であり、ＭＦＰ装置１の各構成要素を制御する。ＲＡＭ１２は、ＭＦＰ装置１にて動作するソフトウェア、各種設定値などを一時的に保存するメモリである。ＲＡＭ１２は、例えば、ＤＤＲ（Ｄｏｕｂｌｅ  Ｄａｔａ  Ｒａｔｅ）  ＳＤＲＡＭチップにより構成される。
【００２２】
第１記憶装置１３は、制御部１１にて動作するソフトウェア、各種設定値を保存する。また、第１記憶装置１３は、ファクシミリ機能で送受信するファクシミリ文書を記憶する。第１記憶装置１３は、本実施形態ではＳＤカードメモリであるが、他の記憶装置であってもよい。
第１記憶装置１３において、ファクシミリ機能で送信されるファクシミリ文書（以下、送信ファクシミリ文書と呼ぶ）には、当該送信ファクシミリ文書の送信に成功したか否かを示すパラメータ（以下、送信成功フラグと呼ぶ）が関連付けられている。
【００２３】
また、第１記憶装置１３には、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバプログラムなどのサーバプログラムが記憶されている。さらに、サーバプログラムとして、メール送受信サーバプログラム（例えば、ＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ  Ｍａｉｌ  Ｔｒａｎｓｆｅｒ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ、ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ  Ｏｆｆｉｃｅ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ）が記憶されてもよい。
【００２４】
モデム１４は、ＭＦＰ装置１をＦＡＸ回線（電話回線など）に接続するためのインターフェースである。ＭＦＰ装置１のファクシミリ機能は、主に、モデム１４を介して、ＦＡＸ回線にファクシミリ文書を送信、及び、ＦＡＸ回線からファクシミリ文書を受信することにより実現される。
ネットワークインターフェース１５は、ＭＦＰ装置１をネットワークＮＷに接続するインターフェースであり、ＭＦＰ装置１と外部端末２００ａ〜２００ｃとの間のデータ送受信を制御する。ネットワークインターフェース１５は、ネットワークにおける「物理層」として機能する回路を含む。また、ネットワークインターフェース１５は、例えば、イーサネット（登録商標）カードなどの通信インターフェースであってもよい。
入出力ポート１６は、ＭＦＰ装置１と外部装置とを接続するためのインターフェースである。ファクシミリシステム１００において、管理装置３は、入出力ポート１６に接続されている。入出力ポート１６は、例えば、ＵＳＢポートである。
【００２５】
また、ＭＦＰ装置１は、画像形成装置１７と、読取装置１８と、を有する。
画像形成装置１７は、ＭＦＰ装置１のプリンタ機能を実現する装置である。画像形成装置１７は、例えば、電子写真方式の画像形成装置、インクジェット方式の画像形成装置などの公知の装置である。
読取装置１８は、ＭＦＰ装置１のスキャン機能を実現する装置である。読取装置１８は、例えば、紙などの物体の表面上の画像を光学的に読み取って電子データとする公知の装置である。
【００２６】
ＭＦＰ装置１は、さらに、操作パネル１９を有する。
操作パネル１９は、ＭＦＰ装置１の設定、操作などを行うための入出力インターフェースであり、例えば、各種キー（押ボタン）、タッチパネルにより構成される。操作パネル１９を構成するタッチパネルは、ＭＦＰ装置１の状態等を表示するためのディスプレイ（液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイなどの表示装置）を備える。
【００２７】
（３）ファクシミリ文書管理装置の構成
図３を用いて、第１実施形態に係る管理装置３の構成を説明する。図３は、ファクシミリ文書管理装置の構成を示す図である。
管理装置３は、制御部３１と、ＲＡＭ３２と、第２記憶装置３３と、入出力ポート３４と、を主に有する。
制御部３１は、ＣＰＵ、各種インターフェースなどを１つのチップに集積したＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ  ｏｎ  ａ  Ｃｈｉｐ）であり、管理装置３の各構成要素を制御する。ＲＡＭ３２は、管理装置３にて動作するソフトウェア、各種設定値などを一時的に保存するメモリである。ＲＡＭ３２は、例えば、ＤＤＲ（Ｄｏｕｂｌｅ  Ｄａｔａ  Ｒａｔｅ）  ＳＤＲＡＭチップにより構成される。
【００２８】
第２記憶装置３３（登録部の一例）は、制御部３１にて動作するソフトウェア、各種設定値を保存する。また、第２記憶装置３３は、送受信されたファクシミリ文書について通知すべき通知内容を登録する。
具体的には、第２記憶装置３３は、例えば、送信ファクシミリ文書へのリンク、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容、その通知内容を通知するタイミングに関する情報、当該通知内容が本登録状態か否かに関する情報、及び、当該通知内容が通知完了状態か否かに関する情報を、互いに関連付けて記憶する。
【００２９】
通知内容が本登録状態か否かに関する情報は、例えば、本登録状態の場合に「１」とされ、仮登録状態の場合に「０」とされるフラグ（パラメータ）である。従って、通知内容が本登録状態か否かに関する情報を、「登録状態フラグ」と呼ぶことにする。
管理装置３は、外部端末２００ａ〜２００ｃなどから入力した通知内容をまずは仮登録状態として登録しておき、当該通知内容についての送信ファクシミリ文書について送信が成功したことが確定した後に、仮登録状態を本登録状態に変更する。
【００３０】
通知内容が通知完了状態か否かに関する情報は、例えば、通知が未完了の場合に「０」とされ、通知が完了した場合に「１」とされるフラグである。従って、通知内容が通知完了状態か否かに関する情報を、「通知状態フラグ」と呼ぶことにする。
本実施形態では、管理装置３は、通知未完了状態で登録されている通知内容を、外部端末２００ａ〜２００ｃに出力する。
その一方、管理装置３は、通知完了状態で登録されている通知内容を、第２記憶装置３３には記憶しておくが、外部端末２００ａ〜２００ｃに出力しない。管理装置３は、外部端末２００ａから通知完了指令（後述）を受信したときに、通知未完了状態の通知内容を、通知完了状態に変更する。
【００３１】
入出力ポート３４（入出力インターフェースの一例）は、管理装置３と外部装置とを接続するためのインターフェースである。ファクシミリシステム１００において、ＭＦＰ装置１が、入出力ポート３４に接続されている。入出力ポート３４は、例えば、ＵＳＢポートである。
なお、本実施形態において、管理装置３は、入出力ポート３４に接続されかつネットワークＮＷに接続されたＭＦＰ装置１を介して、外部端末２００ａ〜２００ｃとデータの送受信を行う。
【００３２】
さらに、管理装置３は、ＲＴＣ部３５を有する。
ＲＴＣ部３５は、ＲＴＣ（Ｒｅａｌ  Ｔｉｍｅ  Ｃｌｏｃｋ）回路である。ＲＴＣ部３５は、管理装置３における時刻を計数する。本実施形態において、第２記憶装置３３に記憶されている通知内容を通知するタイミングは、ＲＴＣ部３５にて計数されている時刻に基づいて決定される。
そのため、管理装置３は、ＭＦＰ装置１及び外部端末２００ａ〜２００ｃとの間で、ＲＴＣ部３５にて計数される時間を共有してもよい。
【００３３】
（４）ファクシミリシステムの動作
（４−１）概略
以下、第１実施形態に係るファクシミリシステム１００の動作について説明する。ここでは、送信ファクシミリ文書についての通知に関する動作について説明する。
送信ファクシミリ文書についての通知に関する動作としては、（ｉ）送信ファクシミリ文書の送信動作と、（ｉｉ）管理装置３にて管理されている通知の設定動作と、がある。以下、これら各動作について具体的に説明する。
【００３４】
（４−２）送信ファクシミリ文書の送信動作
図４を用いて、送信ファクシミリ文書の送信動作を説明する。図４は、送信ファクシミリ文書の送信動作を示すフローチャートである。図４のフローチャートで示す各処理は、ＭＦＰ装置１の制御部１１、管理装置３の制御部３１、外部端末２００ａ〜２００ｃの制御部が、これらの記憶装置に記憶されているプログラム（アプリケーション）を実行することにより実現される。
【００３５】
また、図４に示す送信ファクシミリ文書の送信動作は、ＰＣ−ＦＡＸ機能を用いて、外部端末２００ａに保存されている電子データ（文書データ、画像データなど）を、ＭＦＰ装置１によりファクシミリ送信する場合における動作例である。
なお、この動作例では、複数の宛先に対して電子データをファクシミリ送信するものとし、当該複数の宛先に対して、共通の通知をするものとする。
【００３６】
最初に、外部端末２００ａを使用するユーザが、電子データを送信ファクシミリ文書として、ＭＦＰ装置１にてファクシミリ送信するための設定を行う。
具体的には、ステップＳ１において、ユーザは、ファクシミリ送信したい電子データを、例えば、文書編集アプリケーション（文書データの場合）又は画像編集アプリケーション（画像データの場合）にて表示させる。
次に、ユーザは、当該アプリケーションの印刷機能ＧＵＩにおいて、ＰＣ−ＦＡＸ機能を実行させるためのプリンタドライバを選択し、宛先の設定等のファクシミリ送信に必要な設定を行う。
その後、例えば、ユーザは、印刷機能ＧＵＩの「ＯＫ」ボタンを押すことにより、上記プリンタドライバにより、ファクシミリ送信する電子データ（送信ファクシミリ文書）が、ファクシミリ送信可能なデータに変換され、外部端末２００ａの一時記憶領域に記憶される。
【００３７】
ここで、各種ＧＵＩにおいて「ボタンを押す」とは、例えば、ＧＵＩのボタン画像が表示されている箇所をマウスや指によって操作することを言う。
【００３８】
送信ファクシミリ文書を一時記憶領域に記憶後、ステップＳ２において、この送信ファクシミリ文書についての通知に関する設定を行う。
具体的には、ステップＳ１の実行後に、例えば、図５に示すようなＧＵＩ（通知設定ＧＵＩと呼ぶ）が外部端末２００ａのディスプレイに表示される。図５は、通知設定ＧＵＩの一例を示す図である。
ユーザは、通知設定ＧＵＩの第１テキストボックスＴＢ１において、通知したい通知内容を入力する。よく使用される通知内容を記憶し、プルダウンメニューで選択させてもよい。また、ユーザは、第２テキストボックスＴＢ２において、当該通知内容の通知タイミングを、年月日と時刻にて入力する。
通知タイミングの年月日を入力する場合の変形例として、第２テキストボックスＴＢ２の横に配置されたカレンダーボタンＢ１を押してカレンダーを表示させ、当該カレンダーから年月日を選択することもできる。カレンダーで選択された年月日は、第２テキストボックスＴＢ２に自動的に入力される。
【００３９】
なお、図５に示すように、通知設定ＧＵＩには戻るボタンＢ２が設けられている。戻るボタンＢ２が押されることにより、外部端末２００ａに印刷機能ＧＵＩが再度表示され、送信ファクシミリ文書の選択及び／又はファクシミリ送信の設定をやり直すことができる。
【００４０】
通知の設定を完了し、通知設定ＧＵＩのＯＫボタンＢ３が押されると、第１テキストボックスＴＢ１に入力された文字列が、通知内容として、外部端末２００ａの一時記憶領域に記憶される。また、第２テキストボックスＴＢ２に入力された年月日及び時刻が、通知タイミングとして、外部端末２００ａの一時記憶領域に記憶される。
【００４１】
通知の設定完了後、ステップＳ３において、外部端末２００ａは、一時記憶領域に記憶した送信ファクシミリ文書、通知内容、及び、通知タイミング（以後、通知内容と通知タイミングが組み合わされたものを通知設定と呼ぶ）を、ネットワークＮＷを介して、ＭＦＰ装置１に送信する。
送信ファクシミリ文書及び通知設定を受信したＭＦＰ装置１は、ステップＳ４において、送信ファクシミリ文書を、第１記憶装置１３に記憶する。このとき、ＭＦＰ装置１は、受信した送信ファクシミリ文書と、当該送信ファクシミリ文書の送信に成功したか否かを示すステータスパラメータと、を関連付ける。
【００４２】
その後、ＭＦＰ装置１は、ステップＳ５において、第１記憶装置１３に記憶した送信ファクシミリ文書へのリンクと、当該送信ファクシミリ文書についての通知設定とを、管理装置３に送信する。
送信ファクシミリ文書へのリンクは、例えば、第１記憶装置１３における送信ファクシミリ文書の記憶位置を、第１記憶装置１３のファイルパスとして表したものである。
その他、受信した送信ファクシミリ文書に対して設定された文書ＩＤを、送信ファクシミリ文書へのリンクとして使用できる。文書ＩＤは、ＭＦＰ装置１及び管理装置３内において、送受信されたファクシミリ文書を識別するための情報である。文書ＩＤは、例えば、複数の英数字で構成された文字列である。
【００４３】
送信ファクシミリ文書へのリンク及び通知設定を受信した管理装置３は、ステップＳ６において、送信ファクシミリ文書へのリンクと、通知設定と、登録状態フラグと、通知状態フラグと、を互いに関連付けて第２記憶装置３３に記憶する。
ステップＳ６において、管理装置３は、登録状態フラグ及び通知状態フラグの両方に対して、「０」を設定する。すなわち、管理装置３は、外部端末２００ａから入力した送信ファクシミリ文書についての通知設定（通知内容、通知タイミング）を、仮登録状態かつ通知未完了状態で第２記憶装置３３に登録する。
【００４４】
上記の通知設定の送信と並行して、ＭＦＰ装置１は、ステップＳ７において、第１記憶装置１３に記憶された送信ファクシミリ文書のファクシミリ送信を実行する。その後、ステップＳ８において、ＭＦＰ装置１は、送信に成功したか否かを判断する。
本実施形態においては、複数の宛先の全てに送信ファクシミリ文書が送信できた場合に、送信に成功したと判断する。
【００４５】
送信成功と判断されたとき（ステップＳ８で「Ｙｅｓ」）、ＭＦＰ装置１は、ステップＳ９において、当該送信ファクシミリ文書について送信に成功した旨（以後、送信成功通知と呼ぶ）と、当該送信に成功した送信ファクシミリ文書へのリンクと、を管理装置３に送信する。
【００４６】
一方、全部又は一部の宛先に対して送信ファクシミリ文書が送信できなかった場合など、送信ファクシミリ文書の送信に失敗したとき（ステップＳ８で「Ｎｏ」）、ＭＦＰ装置１は、ステップＳ１０において、この送信ファクシミリ文書について、あらかじめ決められた所定回数だけファクシミリ送信が実行されたかを判断する。
ファクシミリ送信の実行回数が所定回数よりも小さい場合（ステップＳ１０で「Ｎｏ」）、ステップＳ７に戻り、ＭＦＰ装置１は、当該送信ファクシミリ文書について、ファクシミリ送信を再実行する。
その一方、ファクシミリ送信が所定回数実行された場合（ステップＳ１０で「Ｙｅｓ」）、ＭＦＰ装置１は、送信ファクシミリ文書の送信に失敗したと決定し、当該送信ファクシミリ文書の送信を中止する。すなわち、この段階で、送信ファクシミリ文書の送信に失敗したことが確定する。
【００４７】
送信ファクシミリ文書の送信に失敗したことが確定後、ＭＦＰ装置１は、ステップＳ１１において、当該送信ファクシミリ文書の送信失敗が確定した旨（送信失敗通知と呼ぶ）と、当該送信失敗が確定した送信ファクシミリ文書へのリンク（文書ＩＤ）と、を管理装置３に送信する。
【００４８】
ＭＦＰ装置１における送信ファクシミリ文書の送信の結果、送信失敗通知を受信した場合（ステップＳ１２で「Ｎｏ」）、管理装置３は、送信失敗通知のあった送信ファクシミリ文書についての通知設定の登録状態フラグ値を、「０」のまま保持し、１つのファクシミリ文書送信プロセスにおけるＭＦＰ装置１の動作を終了する。
すなわち、管理装置３は、送信の失敗が確定した送信ファクシミリ文書についての通知設定については、登録状態を未登録状態のままとする。
【００４９】
一方、送信成功通知を受信した場合（ステップＳ１２で「Ｙｅｓ」）、管理装置３は、ステップＳ１３において、当該送信成功通知とともに、対応する送信ファクシミリ文書についての通知設定の登録状態フラグの値を「１」とする。
すなわち、管理装置３は、ＭＦＰ装置１において送信ファクシミリ文書の送信に成功した場合には、送信に成功した送信ファクシミリ文書についての通知設定の登録状態を、未登録状態から本登録状態に変更する。
【００５０】
その後、管理装置３は、登録状態フラグ値が「１」であり、かつ、通知状態フラグ値が「０」である通知設定、すなわち、登録状態が本登録状態かつ通知未完了状態である通知設定に含まれる通知内容を、当該通知内容を通知すると決められた通知タイミングで（ステップＳ１４で「Ｙｅｓ」）、外部端末２００ａへ送信する（ステップＳ１５）。
【００５１】
外部端末２００ａで動作中の通知表示アプリケーションが通知内容を受信すると、ステップＳ１６において、当該アプリケーションは、図６に示すようなＧＵＩ（通知表示ＧＵＩと呼ぶ）を外部端末２００ａのディスプレイにポップアップ表示し、受信した通知内容を第１表示領域Ｄ１に表示する。図６は、通知表示ＧＵＩの一例を示す図である。
【００５２】
ここで、通知内容を表示する通知表示ＧＵＩについて説明する。
図６に示す通知表示ＧＵＩは、通知タイミングとして本日又はそれ以前の日が設定された通知内容を表示する。通知表示ＧＵＩにどの通知タイミングの通知内容を表示するかは、通知表示アプリケーションにて設定可能である。
通知表示ＧＵＩは、第１表示領域Ｄ１と、第２表示領域Ｄ２と、第３表示領域Ｄ３と、を有する。
第１表示領域Ｄ１は、「お知らせ内容」との表示の下に、通知タイミングが本日又はそれ以前であって通知未完了状態の通知内容を表示する。
また、第１表示領域Ｄ１は、各通知内容に対して、通知タイミング（時刻）が超過したか否かを表示する。具体的には、通知タイミングが超過した通知内容については、「状態」との表示の下に「期限超過」との表示をする。一方、通知タイミングが経過していない通知内容については、「活動中」との表示をする。
さらに、第１表示領域Ｄ１は、各通知内容に対して設定された具体的な通知タイミング（日時）を、「お知らせ日時」との表示の下に表示する。
【００５３】
第２表示領域Ｄ２は、通知表示アプリケーションが監視するＭＦＰ装置１の名称及び監視状態を表示する。第３表示領域Ｄ３は、監視するＭＦＰ装置１の名称及び外部端末２００ａのユーザ名を表示する。
【００５４】
また、通知表示ＧＵＩは、全完了ボタンＢ４と、部分完了ボタンＢ５と、を有する。
全完了ボタンＢ４は、ユーザにより押されると、第１表示領域Ｄ１に表示されている全ての通知内容を通知完了とする。ここでユーザが通知完了とするのは、送信ファクシリミリ文書が要求する応答を相手先から受けた場合である。例えば、送信ファクシミリ文書が発注書であった場合には、相手先から見積書が送信されてきたことが応答となる。またこの応答は、ファクシミリで受信するだけでなく、要求した物品の受け取り、相手先からの営業担当者やサービスマンの来訪といった形で充足される場合もある。
部分完了ボタンＢ５は、ユーザにより押されると、第１表示領域Ｄ１に表示されている通知内容のうち、ユーザにより選択された通知内容を通知完了とする。通知内容の選択は、第１表示領域Ｄ１において、通知完了としたい通知内容が表示された領域にマウスカーソルを配置してクリックするか、又は、当該領域をタッチパネル上でタッチすることにより実現できる。
【００５５】
以下、送信ファクシミリ文書の送信動作の説明を再開する。
全完了ボタンＢ４又は部分完了ボタンＢ５が押されることにより、第１表示領域Ｄ１に表示されている通知の全部又は一部が通知完了とされると（ステップＳ１７で「Ｙｅｓ」）、外部端末２００ａは、ステップＳ１８において、通知完了とする通知設定に対する通知完了指令を、管理装置３に送信する。
【００５６】
通知完了指令を受信した管理装置３は、ステップＳ１９において、通知完了指令にて指定された通知設定の通知状態フラグ値を「１」とする。すなわち、管理装置３は、外部端末２００ａから通知完了指令を受信すると、当該通知内容の登録状態を、通知未完了状態から通知完了状態に変更する。
通知完了状態とされた通知内容は、当該通知内容が本登録状態であり、かつ、通知タイミングが経過していても、それ以降、外部端末２００ａには出力されない。
【００５７】
上記にて説明したステップＳ１〜Ｓ１９は、ファクシミリシステム１００においてファクシミリ文書の送信が実行される毎に、繰り返し実行される。
また、ファクシミリシステム１００の動作中、外部端末２００ａで実行される処理、ＭＦＰ装置１で実行される処理、及び、管理装置３で実行される処理は、それぞれ、外部端末２００ａ、ＭＦＰ装置１、及び、管理装置３において独立して実行される。
例えば、ＭＦＰ装置１が送信ファクシミリ文書の送信を実行する間、外部端末２００ａにおいて、新たな送信ファクシミリ文書の送信設定が実行されうる。
その他、例えば、ＭＦＰ装置１が送信ファクシミリ文書の送信を実行する間、管理装置３において、別の送信ファクシミリ文書についての通知内容が外部端末２００ａに送信され、当該通知内容が外部端末２００ａ（通知表示ＧＵＩ）にて表示されうる。
【００５８】
（４−３）送信ファクシミリ文書の送信動作のまとめ
送信ファクシミリ文書の送信プロセスとして上記のステップＳ１〜Ｓ１９が実行されることにより、以下のような効果が得られる。
第１に、管理装置３は、送信ファクシミリ文書についての相手先の応答を管理できる。具体的には、管理装置３は、送信ファクシミリ文書について通知をすべきか否かを適切に判断する。したがって、不要な通知がなされない。なぜなら、管理装置３は、ＭＦＰ装置１において送信ファクシミリ文書の送信が成功し、かつ、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容が第２記憶装置３３に登録されていれば、当該通知内容を、当該通知内容を通知する特定のタイミングにて、外部端末２００ａに出力するからである。
言い換えれば、管理装置３は、送信ファクシミリ文書の送信に失敗した場合、送信ファクシミリ文書の送信に成功したか否かが未確定である場合、及び／又は、通知内容が第２記憶装置３３に登録（本登録状態で登録）されていない場合には、通知内容を外部端末２００ａに通知しないからである。
【００５９】
第２に、管理装置３において、ユーザは、ファクシミリ送信が成功したか否かが確定する前に、外部端末２００ａを用いた通知内容の設定作業を実行できる。
また、ユーザは、ファクシミリ送信の失敗毎に、外部端末２００ａを用いた通知内容の設定作業を繰り返す必要がない。なぜなら、ファクシミリ送信の成功が確定したか否かの判断と、仮登録状態の通知内容の本登録状態への変更と、を管理装置３が実行するからである。
【００６０】
図４に示すように、ＭＦＰ装置１では、送信ファクシミリ文書の送信が複数回（所定回数）実行されて失敗した後に、ファクシミリ送信の失敗が確定する。すなわち、送信ファクシミリ文書の送信が成功したか否かが確定するまでに、最大、所定回数のファクシミリ送信を実行するのに必要とされる時間だけかかる。
特に、宛先数が多い場合、及び／又は、送信ファクシミリ文書のページ数が多い場合などには、１回のファクシミリ送信の完了までに時間がかかるので、ファクシミリ送信が成功したか否かが最終的に確定するまでに膨大な時間がかかる。
【００６１】
従って、仮に、ファクシミリ送信に成功したか否かが確定するまで通知内容を登録できないとすると、外部端末２００ａのユーザは、通知内容の登録が許可されるまで長時間待ってから、通知内容の設定作業をする必要がある。
その一方、本実施形態では、外部端末２００ａから入力した通知内容をまずは仮登録しておき、その後、ファクシミリ文書の送信に成功したことが確定したタイミングで仮登録を本登録としている。したがって、ユーザは、ファクシミリ文書の送信が成功したか否かが確定するまで長時間待つことなく、通知内容の設定作業を実行できる。また、ユーザは、ファクシミリ送信の失敗毎に通知内容の設定作業を繰り返す必要もない。
【００６２】
第３に、管理装置３は、複数の宛先へのファクシミリ送信を実行する場合であっても、どの通知内容を外部端末２００ａに出力すべきかを適切に管理できる。なぜなら、管理装置３は、ＭＦＰ装置１において送信ファクシミリ文書の全ての宛先への送信が成功したときに、当該送信ファクシミリ文書についての通知内容の登録状態を、仮登録状態から本登録状態に変更するからである。
【００６３】
第４に、管理装置３は、外部端末２００ａからの指令により、第２記憶装置３３に登録されている通知内容を、それ以上の通知を必要としない通知内容と、未だ通知を必要とする通知内容と、に分類できる。なぜなら、通知内容は、通知未完了状態又は通知完了状態で第２記憶装置３３に登録されて、通知未完了状態であれば外部端末２００ａに出力されるからである。
この場合に、管理装置３が、外部端末２００ａから通知内容が入力されれば、まずは、当該通知内容を通知未完了状態で第２記憶装置３３に登録し、その後、外部端末２００ａから通知完了指令を受信すれば、当該通知内容を通知未完了状態から通知完了状態に変更するからである。
【００６４】
（４−４）ファクシミリ文書管理装置にて管理されている通知の設定動作
管理装置３にて管理（登録）されている通知を、外部端末２００ａ〜２００ｃを用いて設定する際の動作を説明する。
外部端末２００ａ〜２００ｃに表示される通知表示ＧＵＩにより、ユーザは、通知内容の表示と通知完了設定とを実行できる。その一方、当該ＧＵＩでは、第２記憶装置３３に登録されている通知設定を、直接変更できない。従って、第２記憶装置３３に登録されている通知設定を直接変更したい場合には、ユーザは、外部端末２００ａのウェブブラウザなどを用いて、（ＭＦＰ装置１を介して）管理装置３にアクセスする。
【００６５】
外部端末２００ａから管理装置３にアクセスしてログインすると、例えば、図７に示すようなＧＵＩ（通知設定編集ＧＵＩと呼ぶ）が、外部端末２００ａのディスプレイに表示される。図７は、通知設定編集ＧＵＩの一例を示す図である。以下、図７に示す通知設定編集ＧＵＩを説明しつつ、管理装置３に登録されている通知設定の直接設定を説明する。
図７に示すように、通知設定編集ＧＵＩは、第４表示領域Ｄ４と、第５表示領域Ｄ５と、第６表示領域Ｄ６と、第７表示領域Ｄ７を有する。
第４表示領域Ｄ４は、外部端末２００ａから管理装置３にログイン中のユーザ名を表示する。また、第４表示領域Ｄ４は、ログアウトボタンＢ６を有する。ログアウトボタンＢ６を押すことにより、ユーザは、管理装置３からログアウトできる。
第５表示領域Ｄ５は、管理装置３の状態を表示する。また、通知設定編集ＧＵＩの文字表示の大きさを変更する文字表示変更ボタンＢ７が設けられている。
【００６６】
第６表示領域Ｄ６は、第２記憶装置３３に現在登録されている全ての通知設定を表示する。第６表示領域Ｄ６において、各設定通知の表示の横には、チェックボックスＣと、詳細表示ボタンＢ８とが設けられている。
チェックボックスＣは、表示されている通知設定を選択するためのチェックボックスである。なお、図７の一番上に配置されたチェックボックスがチェックされると、表示されている全ての通知設定が選択される。詳細表示ボタンＢ８は、各設定通知の詳細設定を表示させるためのボタンである。
【００６７】
また、第６表示領域Ｄ６には、第１表示設定リストボックスＬ１と、第２表示設定リストボックスＬ２と、が設けられている。
第１表示設定リストボックスＬ１は、通知設定をどの登録状態順に表示するか（例えば、通知未完了状態のものを最初に表示するかなど）を設定するリストボックスである。第２表示設定リストボックスＬ２は、通知設定をどの属性順（例えば、文書名順など）に表示するかを設定するリストボックスである。
【００６８】
第７表示領域Ｄ７は、その左上において、第６表示領域Ｄ６に表示されている通知設定数を表示する。また、第７表示領域Ｄ７には、通知完了設定ボタンＢ９と、通知設定編集ボタンＢ１０と、が設けられている。
チェックボックスＣにて所望の通知設定のチェックボックスがチェックされた状態で、通知完了設定ボタンＢ９が押されると、チェックされた通知設定を通知完了状態とする。
【００６９】
チェックボックスＣにて所望の通知設定のチェックボックスがチェックされた状態で、通知設定編集ボタンＢ１０が押されると、チェックされた通知設定の編集が開始される。
具体的には、当該ボタンが押されると、通知設定ＧＵＩ（図５）に類似したＧＵＩが表示され、チェックされた通知設定に設定されている通知内容と通知タイミングが、テキストボックス内に表示される。表示された当該通知内容及び通知タイミングを編集することで、既に設定された通知設定を編集できる。
【００７０】
また、通知設定編集ＧＵＩでは、チェックボックスＣにてチェックされた通知設定を削除、又は、通知設定を解除（例えば、本登録状態を未登録状態にするなど）することもできる。例えば、送信ファクシミリ文書の送信時に通知設定をしたが、その後、通知タイミング前に当該送信ファクシミリ文書について通知をする必要がなくなった場合に通知設定を削除することで、当該送信ファクシミリ文書について通知をしないようにできる。
【００７１】
２．第２実施形態
第１実施形態においては、複数の宛先に対して共通の通知設定（通知内容、通知タイミング）が用いられていた。しかし、これに限られず、複数の宛先にファクシミリ送信する際に、宛先毎に異なる通知内容及び／又は通知タイミングを設定してもよい。
例えば、主の宛先についての通知内容と、その他の宛先についての通知内容と、を異ならせてもよく、また、通知タイミングを主の宛先とその他の宛先とで異ならせてもよい。
宛先によって異なる通知を設定可能とすることにより、送信ファクシミリ文書について、様々な要望に対応できるより柔軟な通知をすることができる。
【００７２】
３．第３実施形態
第１実施形態においては、複数の宛先にファクシミリ送信をする場合に、全ての宛先への送信が成功したときにファクシミリ送信の成功が確定していた。しかし、これに限られず、宛先毎のファクシミリ送信の成否に基づいて、ファクシミリ送信の成功が確定したと決定してもよい。
具体的には、複数の宛先のうち一部についてファクシミリ送信が成功したときに、ファクシミリ送信の成功が確定したと決定してもよい。例えば、主の宛先についてファクシミリ送信が成功すれば、他の宛先についてはファクシミリ送信の成否に関わらず、ファクシミリ送信の成功が確定したと決定してもよい。
または、例えば、宛先毎に通知設定が異なる場合などには、宛先毎にファクシミリ送信の成功が確定したか否かを判断してもよい。
このように、宛先毎のファクシミリ送信の成否に基づいて、ファクシミリ送信に成功したか否かを判断することにより、送信ファクシミリ文書について、様々な要望に対応できるより柔軟な通知をすることができる。
【００７３】
４．他の実施形態
以上、本発明の複数の実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。特に、本明細書に書かれた複数の実施例及び変形例は必要に応じて任意に組み合せ可能である。
図４に示すフローチャートを用いて説明した各処理は、発明の要旨を逸脱しない範囲で、各処理の順番を入れ替える、各処理の処理内容を変更するなど、適宜変更できる。
【００７４】
（Ａ）ＭＦＰ装置１の第１記憶装置１３に、送信ファクシミリ文書と、通知設定と、（登録状態フラグと、通知状態フラグと）を関連付けて登録してもよい。この場合、管理装置３は、送信ファクシミリ通知についての通知を行う際に、必要に応じて第１記憶装置１３にアクセスする。
【００７５】
（Ｂ）例えば、複数の宛先にファクシミリ送信をした場合において、一部の宛先に対して所定回数ファクシミリ送信を試行して失敗したために、ファクシミリ送信の失敗が確定した場合には、当該一部の宛先を除外して、ファクシミリ送信を試行してもよい。
その後、一部の宛先を除外してファクシミリ送信に成功した場合には、当該ファクシミリ送信の通知設定を仮登録状態から本登録状態に変更してもよい。
【産業上の利用可能性】
【００７６】
本発明は、ファクシミリ装置から送受信されるファクシミリ文書を管理する装置に広く適用できる。
【符号の説明】
【００７７】
１００ ファクシミリシステム
２００ａ〜２００ｃ   外部端末
ＮＷ   ネットワーク
１     ＭＦＰ装置
１１   制御部
１２   ＲＡＭ
１３   第１記憶装置
１４   モデム
１５   ネットワークインターフェース
１６   入出力ポート
１７   画像形成装置
１８   読取装置
１９   操作パネル
３     ファクシミリ文書管理装置
３１   制御部
３２   ＲＡＭ
３３   第２記憶装置
３４   入出力ポート
３５   ＲＴＣ部
Ｂ１   カレンダーボタン
Ｂ２   戻るボタン
Ｂ３   ＯＫボタン
Ｂ４   全完了ボタン
Ｂ５   部分完了ボタン
Ｂ６   ログアウトボタン
Ｂ７   文字表示変更ボタン
Ｂ８   詳細表示ボタン
Ｂ９   通知完了設定ボタン
Ｂ１０ 通知設定編集ボタン
Ｃ     チェックボックス
Ｄ１   第１表示領域
Ｄ２   第２表示領域
Ｄ３   第３表示領域
Ｄ４   第４表示領域
Ｄ５   第５表示領域
Ｄ６   第６表示領域
Ｄ７   第７表示領域
Ｌ１   第１表示設定リストボックス
Ｌ２   第２表示設定リストボックス
ＴＢ１ 第１テキストボックス
ＴＢ２ 第２テキストボックス
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2019205056.tif 000008
【図７】
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