(57)【要約】【課題】配布された会議資料から、当該会議資料が使用される会議について知ることができる技術を提供する。【解決手段】情報管理装置は、会議で使用される会議資料のデータと、会議資料の識別番号と、会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するための記憶部と、データに基づいて会議資料を出力するための出力部と、出力された会議資料の入力を受け付ける入力部と、識別番号に基づいて、入力部によって読み込まれた会議資料に対応する会議情報を、記憶部から取得するための取得部と、取得部によって取得された会議情報をユーザーに通知するための通知部とを備える。【選択図】図４
2019040353.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議で使用される会議資料のデータと、前記会議資料の識別番号と、前記会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するための記憶部と、
前記データに基づいて前記会議資料を出力するための出力部と、
前記出力された会議資料の入力を受け付ける入力部と、
前記識別番号に基づいて、前記入力部によって読み込まれた会議資料に対応する前記会議情報を、前記記憶部から取得するための取得部と、
前記取得部によって取得された会議情報をユーザーに通知するための通知部とを備える、情報管理装置。
【請求項２】
前記会議情報は、当該会議の日時または場所を含む、請求項１に記載の情報管理装置。
【請求項３】
前記情報管理装置は、
前記会議資料に、前記割り当てられた識別番号を付加するための付加部と、
前記識別番号が付加された会議資料から、当該識別番号を抽出するための抽出部と、をさらに備え、
前記取得部は、前記抽出された識別番号に基づいて前記会議情報を取得する、請求項１または２に記載の情報管理装置。
【請求項４】
前記出力部は、前記データを用いて前記会議資料を印刷するための印刷装置を含み、
前記付加部は、地紋印刷を行なうことにより、前記印刷される会議資料に前記識別番号を付加する、請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項５】
前記入力部は、前記会議資料を読み込むためのスキャナーを含み、
前記抽出部は、前記スキャナーにより読み込まれた会議資料のデータより、当該会議資料に地紋印刷された識別番号を抽出する、請求項４に記載の情報管理装置。
【請求項６】
前記出力部は、前記データを送信するための送信インターフェイスを含み、
前記付加部は、前記データで送信される会議資料のプロパティに前記識別番号を付加する、請求項３に記載の情報管理装置。
【請求項７】
前記入力部は、前記会議資料のデータを受信するための受信インターフェイスを含み、
前記抽出部は、前記データで受信された会議資料のプロパティから前記識別番号を抽出する、請求項６に記載の情報管理装置。
【請求項８】
前記情報管理装置は、当該情報管理装置に固有なシリアル番号を保有しており、
前記付加部は、前記シリアル番号を前記会議資料にさらに付加する、請求項３〜７のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項９】
前記記憶部は、前記会議情報として、前記会議の主催者および参加者の情報を記憶し、
前記通知部は、前記記憶部に記憶された前記会議資料が前記主催者によって更新されると、当該会議資料に対応する会議の参加者に、当該会議資料の更新情報を通知する、請求項１〜８のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項１０】
前記情報管理装置のユーザーが、読み取られた会議資料に対応する会議の主催者および参加者として前記記憶部に記憶されていないことに基づいて、当該ユーザーに当該会議に参加するか否かの選択を促す出欠選択部をさらに備える、請求項９に記載の情報管理装置。
【請求項１１】
前記ユーザーが前記会議への参加を選択したことに基づいて、前記通知部は、当該ユーザーに前記会議情報および前記会議資料を通知し、前記会議の主催者に参加者の追加を通知する、請求項１０に記載の情報管理装置。
【請求項１２】
前記情報管理装置のユーザーが、読み取られた会議資料に対応する会議の参加者として前記記憶部に記憶されていることに基づいて、当該ユーザーに、当該会議への不参加を設定させる操作部をさらに備える、請求項９〜１１のいずれか１項に記載の情報管理装置。
【請求項１３】
前記操作部は、前記ユーザーが前記会議への不参加を設定したことに基づいて、当該ユーザーに、当該会議に対応する会議資料の更新情報を通知されるか否かをさらに設定させる、請求項１２に記載の情報管理装置。
【請求項１４】
請求項１〜１３のいずれか１項に記載の情報管理装置を搭載した、画像形成装置。
【請求項１５】
記憶部に情報を記憶させて管理する情報管理方法であって、
会議で使用される会議資料のデータと、前記会議資料の識別番号と、前記会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するステップと、
前記データに基づいて前記会議資料を出力するステップと、
前記出力された会議資料の入力を受け付けるステップと、
前記識別番号に基づいて、前記入力を受け付けるステップで読み込まれた会議資料に対応する前記会議情報を、前記記憶部から取得するステップと、
前記取得するステップによって取得された会議情報をユーザーに通知するステップとを備える、情報管理方法。
【請求項１６】
記憶部に情報を記憶させて管理する情報管理方法を、制御装置に実行させるプログラムであって、
前記プログラムは、制御装置に、
会議で使用される会議資料のデータと、前記会議資料の識別番号と、前記会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するステップと、
前記データに基づいて前記会議資料を出力するステップと、
前記出力された会議資料の入力を受け付けるステップと、
前記識別番号に基づいて、前記入力を受け付けるステップで読み込まれた会議資料に対応する前記会議情報を、前記記憶部から取得するステップと、
前記取得するステップによって取得された会議情報をユーザーに通知するステップとを実行させる、情報管理方法を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本開示は、情報管理装置に関し、より特定的には会議情報を管理する情報管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、会議情報を管理する情報管理装置が普及している。これら情報管理装置では、会議情報とともに、会議資料を管理することにより、ユーザーの利便性を図っている。たとえば特許文献１は、「会議参加者に会議資料を配付する手間を省く」ための会議管理サーバーを開示している（［要約］の［課題］参照）。また、特許文献２は、「サーバーによって管理されているスケジュールに関連づけて記憶されているドキュメントの閲覧を簡便化する」ための情報機器を開示している（［要約］の［課題］参照）。
【０００３】
また、特許文献３は、「会議の主題となる資料（会議主題資料）とこれに紐付けられた過去関連会議資料を自動ダウンロードする」情報処理装置を開示している（［要約］の［解決手段］参照）。さらに、特許文献４は、「配布資料の返却・回収に関する管理を行うことができる」配布資料管理システムを開示している（［要約］の［課題］参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１４−３６３００号公報
【特許文献２】特開２０１４−２３２３４２号公報
【特許文献３】特開２０１４−１７４７６７号公報
【特許文献４】特開２０１０−２２４６７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、上記先行技術文献に記載されているような情報管理装置では、会議資料を手に入れた際に、それがどのような会議で用いられるものか分からなかった。したがって、配布された会議資料から、当該会議資料が使用される会議について知ることができる技術が必要とされている。
【０００６】
本開示は、上記問題点を解決するためになされたものであり、ある局面における目的は、配布された会議資料から、当該会議資料が使用される会議について知ることができる技術を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
ある局面に従うと、情報管理装置は、会議で使用される会議資料のデータと会議資料の識別番号と会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するための記憶部と、当該データに基づいて会議資料を出力するための出力部と、出力された会議資料の入力を受け付ける入力部と、識別番号に基づいて入力部によって読み込まれた会議資料に対応する会議情報を記憶部から取得するための取得部と、取得部によって取得された会議情報をユーザーに通知するための通知部、とを備える。
【０００８】
好ましくは、会議情報は、当該会議の日時または場所を含む。
好ましくは、情報管理装置は会議資料に、割り当てられた識別番号を付加するための付加部と、識別番号が付加された会議資料から当該識別番号を抽出するための抽出部と、をさらに備える。取得部は抽出された識別番号に基づいて会議情報を取得する。
【０００９】
好ましくは、出力部は、データを用いて会議資料を印刷するための印刷装置を含む。付加部は、地紋印刷を行なうことにより印刷される会議資料に識別番号を付加する。
【００１０】
好ましくは、入力部は、会議資料を読み込むためのスキャナーを含む。抽出部は、スキャナーにより読み込まれた会議資料のデータより、当該会議資料に地紋印刷された識別番号を抽出する。
【００１１】
好ましくは、出力部は、データを送信するための送信インターフェイスを含む。付加部は、データで送信される会議資料のプロパティに識別番号を付加する。
【００１２】
好ましくは、入力部は、会議資料のデータを受信するための受信インターフェイスを含む。抽出部は、データで受信された会議資料のプロパティから識別番号を抽出する。
【００１３】
好ましくは、情報管理装置は、当該情報管理装置に固有なシリアル番号を保有している。付加部は、シリアル番号を会議資料にさらに付加する。
【００１４】
好ましくは、記憶部は、会議情報として、会議の主催者および参加者の情報を記憶する。通知部は、記憶部に記憶された会議資料が主催者によって更新されると、当該会議資料に対応する会議の参加者に、当該会議資料の更新情報を通知する。
【００１５】
好ましくは、情報管理装置のユーザーが、読み取られた会議資料に対応する会議の主催者および参加者として記憶部に記憶されていないことに基づいて、当該ユーザーに当該会議に参加するか否かの選択を促す出欠選択部をさらに備える。
【００１６】
好ましくは、ユーザーが会議への参加を選択したことに基づいて、通知部は、当該ユーザーに会議情報および会議資料を通知し、会議の主催者に参加者の追加を通知する。
【００１７】
好ましくは、情報管理装置は、情報管理装置のユーザーが、読み取られた会議資料に対応する会議の参加者として記憶部に記憶されていることに基づいて、当該ユーザーに、当該会議への不参加を設定させる操作部をさらに備える。
【００１８】
好ましくは、操作部は、ユーザーが会議への不参加を設定したことに基づいて、当該ユーザーに、当該会議に対応する会議資料の更新情報を通知されるか否かをさらに設定させる。
【００１９】
好ましくは、上述の情報管理装置を搭載した、画像形成装置が提供される。
他の局面に従うと、記憶部に情報を記憶させて管理する情報管理方法が提供される。当該情報管理方法は、会議で使用される会議資料のデータと会議資料の識別番号と会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するステップと、データに基づいて会議資料を出力するステップと、出力された会議資料の入力を受け付けるステップと識別番号に基づいて、入力を受け付けるステップで読み込まれた会議資料に対応する会議情報を記憶部から取得するステップと、取得するステップによって取得された会議情報をユーザーに通知するステップとを備える。
【００２０】
さらに他の局面に従うと、記憶部に情報を記憶させて管理する情報管理方法を、制御装置に実行させるプログラムが提供される。当該プログラムは、制御装置に、会議で使用される会議資料のデータと会議資料の識別番号と会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶するステップとデータに基づいて会議資料を出力するステップと、出力された会議資料の入力を受け付けるステップと、識別番号に基づいて入力を受け付けるステップで読み込まれた会議資料に対応する会議情報を記憶部から取得するステップと、取得するステップによって取得された会議情報をユーザーに通知するステップとを実行させる。
【００２１】
上記および他の目的、特徴、局面および利点は、添付の図面と関連して理解される次の詳細な説明から明らかとなるであろう。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】情報管理装置の内部構造の一例を示す図である。
【図２】情報管理装置の主要なハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態に従う画像形成装置の使用例を示す図である。
【図４】情報管理装置の機能ブロック図である。
【図５】記憶装置のデータ構造の一例を示す図である。
【図６】会議登録処理を表わすフローチャートである。
【図７】会議登録処理において図５に示される会議リストの更新を示す図である。
【図８】資料登録処理を表わすフローチャートである。
【図９】資料登録処理において図５に示される資料リストの更新を示す図である。
【図１０】資料更新処理を表わすフローチャートである。
【図１１】資料更新処理において図９に示される資料リストの更新を示す図である。
【図１２】飛入参加処理を表わすフローチャートである。
【図１３】飛入参加処理において図５に示される参加者リストの更新を示す図である。
【図１４】種別変更処理を表わすフローチャートである。
【図１５】種別変更処理において図５に示される参加者リストの更新を示す図である。
【図１６】第２の実施の形態における情報管理装置の機能ブロック図である。
【図１７】第２の実施の形態における会議資料の入力方法を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
以下、図面を参照しつつ、本発明に従う各実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがって、これらについての詳細な説明は繰り返さない。なお、以下で説明される各実施の形態および各変形例は、適宜選択的に組み合わされてもよい。
【００２４】
＜第１の実施の形態＞
［１．情報管理装置１００の構成］
図１を参照して、情報管理装置１００について説明する。図１は、情報管理装置１００の内部構造の一例を示す図である。
【００２５】
本実施形態における情報管理装置１００は、いわゆる画像形成装置として構成されており、カラープリンタ、モノクロプリンタ、またはファックスであってもよいし、モノクロプリンタ、カラープリンタおよびファックスの複合機（すなわち、ＭＦＰ（Multi-Functional  Peripheral））であってもよい。
【００２６】
情報管理装置１００は、用紙の収納部６０Ａ〜６０Ｄと、給紙部としての給紙ローラー６１と、用紙の搬送ローラー６２と、用紙センサ６３と、タイミングローラー８７と、タイミングセンサ８８と、切替爪８９と、反転ローラー７０と、情報管理装置１００を制御するための制御装置１０１と、トナー像を用紙に印刷するための画像形成部１１０とを含む。
【００２７】
収納部６０Ａ〜６０Ｄは、用紙がセットされるカセットである。以下では、収納部６０Ａ〜６０Ｄの１つを代表して収納部６０ともいう。収納部６０は、情報管理装置１００から脱着可能に構成されている。ユーザーは、情報管理装置１００から収納部６０を外すことで収納部６０に用紙Ｓをセットすることができる。収納される用紙Ｓのサイズは、収納部６０Ａ〜６０Ｄ間で異なっていてもよいし、同じであってもよい。
【００２８】
給紙ローラー６１は、給紙クラッチ（図示しない）を介してモーター（図示しない）に接続されている。当該モーターは、制御装置１０１によって制御される。制御装置１０１は、ユーザーから印刷指示を受けたことに基づいて、モーターを駆動する。モーターは、給紙クラッチを介して給紙ローラー６１を回転する。これにより、用紙Ｓは収納部６０から搬送経路４１に１枚ずつ送り出される。
【００２９】
搬送ローラー６２は、収納部６０から送り出された用紙Ｓを、搬送経路４１に沿って搬送する。搬送ローラー６２は、モーター（図示しない）に接続されている。制御装置１０１は、当該モーターを駆動することで搬送ローラー６２を回転し、搬送経路４１に沿って用紙Ｓを搬送する。用紙Ｓは、画像形成部１１０に搬送される。
【００３０】
画像形成部１１０は、印刷対象の画像パターンに従ってトナー像を形成し、当該トナー像を用紙Ｓに印刷する。タイミングローラー８７は、タイミングセンサ８８による用紙の検知結果に基づいて、画像形成部１１０内を搬送されるトナー像の位置に合わせて用紙Ｓの搬送を調整する。これにより、画像形成部１１０で形成されたトナー像が、用紙Ｓの適切な位置に印刷される。
【００３１】
その後、情報管理装置１００が片面印刷の指示を受け付けている場合には、制御装置１０１は、切替爪８９を駆動し、用紙Ｓをトレー４８に排紙する。他方、情報管理装置１００が両面印刷の指示を受け付けている場合には、制御装置１０１は、切替爪８９を駆動し、用紙Ｓを反転ローラー７０に搬送する。その後、用紙Ｓは、搬送ローラー６２に送られ、再び画像形成部１１０を通過する。トナー像が用紙Ｓの裏面に印刷され、用紙Ｓはトレー４８に排紙される。
【００３２】
［２．情報管理装置１００のハードウェア構成］
図２を参照して、情報管理装置１００のハードウェア構成の一例について説明する。図２は、情報管理装置１００の主要なハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３３】
図２に示されるように、情報管理装置１００は、制御装置１０１と、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）１０２と、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）１０３と、通信インターフェイス１０４と、操作パネル１０７と、スキャナー１０８と、記憶装置１２０とを含む。
【００３４】
制御装置１０１は、たとえば、少なくとも１つの集積回路によって構成される。集積回路は、たとえば、少なくとも１つのＣＰＵ（Central  Processing  Unit）、少なくとも１つのＡＳＩＣ（Application  Specific  Integrated  Circuit）、少なくとも１つのＦＰＧＡ（Field  Programmable  Gate  Array）、またはそれらの組み合わせなどによって構成される。
【００３５】
制御装置１０１は、本実施の形態に従う制御プログラム１２２などの各種プログラムを実行することで情報管理装置１００の動作を制御する。制御装置１０１は、制御プログラム１２２の実行命令を受け付けたことに基づいて、記憶装置１２０からＲＡＭ１０３に制御プログラム１２２を読み出す。ＲＡＭ１０３は、ワーキングメモリとして機能し、制御プログラム１２２の実行に必要な各種データを一時的に格納する。
【００３６】
通信インターフェイス１０４には、アンテナ（図示しない）などが接続される。情報管理装置１００は、当該アンテナを介して、外部の通信機器との間でデータをやり取りする。外部の通信機器は、たとえば、スマートフォンなどの携帯通信端末、サーバーなどを含む。情報管理装置１００は、制御プログラム１２２をアンテナを介してサーバーからダウンロードできるように構成されてもよい。
【００３７】
操作パネル１０７は、ディスプレイとタッチパネルとで構成されている。ディスプレイおよびタッチパネルは互いに重ねられており、操作パネル１０７は、たとえば、情報管理装置１００に対する印刷操作やスキャン操作などを受け付ける。
【００３８】
スキャナー１０８は、原稿の画像データを取得するように構成された公知のハードウェア資源によって実現される。
【００３９】
記憶装置１２０は、たとえば、ハードディスクや外付けの記憶装置などの記憶媒体である。記憶装置１２０は、本実施の形態に従う制御プログラム１２２を格納する。制御プログラム１２２の格納場所は記憶装置１２０に限定されず、制御装置１０１の記憶領域（たとえば、キャッシュなど）、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、外部機器（たとえば、サーバー）などであってもよい。
【００４０】
制御プログラム１２２は、単体のプログラムとしてではなく、モジュールとしての任意のプログラムの一部に組み込まれて提供されてもよい。この場合、本実施の形態に従う制御処理は、任意のプログラムと協働して実現される。このような一部のモジュールを含まないプログラムであっても、本実施の形態に従う制御プログラム１２２の趣旨を逸脱するものではない。さらに、制御プログラム１２２によって提供される機能の一部または全部は、専用のハードウェアによって実現されてもよい。さらに、少なくとも１つのサーバーが制御プログラム１２２の処理の一部を実行する所謂クラウドサービスのような形態で情報管理装置１００が構成されてもよい。
【００４１】
［３．情報管理装置１００の機能］
図３を参照して、情報管理装置１００によって実現される機能について説明する。図３は、本実施の形態に従う画像形成装置の使用例を示す図である。
【００４２】
図３に示すように、会議の主催者Ａは、情報管理装置１００に対して会議情報および会議資料を登録する（図３（１）に対応）。情報管理装置１００は、会議資料および会議情報が登録されると、参加予定者Ｂに対して会議情報および会議資料を通知する（図３（２）に対応）。
【００４３】
参加予定者Ｂは、参加希望者Ｃに当該会議資料を提供する（図３（３）に対応）。たとえば、参加予定者Ｂは、参加希望者Ｃに対して、会議資料の印刷物を配布する。参加希望者Ｃは、提供された会議資料を情報管理装置１００のスキャン機能を用いて読み取る（図３（４）に対応）。別の局面において、参加予定者Ｂは、参加希望者Ｃに対して会議資料のデータを送信してもよい。この場合、参加希望者Ｃは、受信したデータを情報管理装置１００に入力し得る。
【００４４】
会議資料が読み取られると、情報管理装置１００は、会議資料に対応する会議情報を参加希望者Ｃに通知すると共に、会議への参加希望者Ｃに対して、出欠の選択を促す（図３（５）に対応）。参加希望者Ｃは、会議への参加候補者として、情報管理装置１００のユーザーとして予め登録されている。予め登録されているユーザーのうちの一人として、参加希望者Ｃが会議への参加を選択すると、情報管理装置１００は、参加希望者Ｃを飛入参加者として登録し（図３（６）に対応）、その旨を主催者Ａに通知する（図３（７）に対応）。
【００４５】
［４．情報管理装置１００の機能ブロック構成］
図４を参照して、上記機能を実現するための機能構成を説明する。図４は、情報管理装置１００の機能ブロック図である。
【００４６】
情報管理装置１００の備える記憶装置１２０は、会議ごとに会議資料のデータと会議の開催に関する会議情報とを識別番号で対応づけて記憶している。より具体的には、記憶装置１２０は、会議情報として、会議の日程、場所、参加予定者などの開催に関する情報を記憶する。識別番号の対応づけについての具体的な態様は、後述する。
【００４７】
制御装置１０１は、付加部１１１と、出力部１１２と、抽出部１１３と、入力部１１４と、取得部１１５と、通知部１１６と、出欠選択部１１７とを備える。出力部１１２は、会議資料Ｄを、印刷装置としての画像形成部１１０で印刷することにより出力する。付加部１１１は、記憶装置１２０に記憶された情報に基づいて、出力される会議資料に当該会議資料の識別番号を付加する。より具体的には、付加部１１１は、たとえば、画像形成部１１０を用いて識別番号を地紋印刷することにより、印刷される会議資料に識別番号を付加する。別の局面において、付加部１１１は、識別番号を会議資料データのプロパティ部に追加する。
【００４８】
入力部１１４は、画像形成部１１０によって印刷された会議資料Ｄをスキャナー１０８を用いて読み込む。抽出部１１３は、入力部１１４によって読み込まれた会議資料Ｄのスキャンデータに基づいて、会議資料に地紋印刷されている識別番号ａ１を抽出する。
【００４９】
取得部１１５は、抽出部１１３によって抽出された識別番号ａ１に基づいて、当該識別番号と対応する会議情報Ａ１を記憶装置１２０から取得する。通知部１１６は、取得部１１５によって取得された会議情報Ａ１を操作パネル１０７に表示することにより、会議情報Ａ１を操作ユーザーに通知する。出欠選択部１１７は、操作パネル１０７に会議情報Ａ１を表示した会議Ｃ１への参加を予定していない操作ユーザーに対して、会議Ｃ１に参加するか否かの選択を促す。
【００５０】
［５．記憶装置１２０のデータ構造］
図５を参照して、記憶装置１２０のデータ構造について説明する。図５は、記憶装置１２０のデータ構造の一例を示す図である。
【００５１】
図５に示すように、記憶装置１２０は、会議リスト５００と、参加者リスト５１０と、資料リスト５２０と、ユーザーリスト５３０とを少なくとも備える。これらリストは、たとえば、記憶装置１２０内において関係データベースとして実装され得る。
【００５２】
会議リスト５００は、会議の開催情報を示すリストであり、会議ＩＤ（Identification）５０１と、日時５０２と、場所５０３とを含む。
【００５３】
会議ＩＤは、会議ごとに固有に割り当てられた識別番号であり、会議リスト５００の主キーを構成する。日時５０２および場所５０３は、当該会議の開催される日時および場所を表わす。
【００５４】
参加者リスト５１０は、会議の参加者についての情報を示すリストであり、会議ＩＤ５０１と、ユーザーＩＤ５３１と、種別５１３とを含む。参加者リスト５１０では、会議ＩＤ５０１とユーザーＩＤ５３１とが、主キーを構成する。
【００５５】
種別５１３は、ユーザーごとの会議における参加種別を意味する。種別５１３としては、たとえば、０：主催、１：参加、２：飛入、３：欠席、４：不参加の５つが用意されている。
【００５６】
「主催」とは、当該会議の主催者を意味する。「参加」とは、主催者が当該会議を情報管理装置１００に登録した時点での参加予定者を意味する。「飛入」とは、主催者が当該会議を情報管理装置１００に登録した時点では参加者として登録されていなかったが、本人の希望により参加することとなったユーザーを表わす。
【００５７】
「欠席」とは、当該会議に欠席するが、会議資料の更新時の通知は受け取るユーザーを表わす。「不参加」とは、当該会議に参加する必要がなくなり、会議資料の更新時の通知が不要となったユーザーを表わす。
【００５８】
資料リスト５２０は、会議資料についての情報を保持するリストであり、資料ＩＤ５２１と、リビジョン５２２と、資料名５２３と、会議ＩＤ５０１と、リンク先アドレス５２５アドレスとを備える。
【００５９】
資料ＩＤ５２１は、資料ごとに固有に割り当てられた識別番号である。リビジョン５２２は、各資料の更新ごとの版数を意味する。資料リスト５２０では、資料ＩＤ５２１とリビジョン５２２とが、主キーを構成する。
【００６０】
資料名５２３は、各資料の名称を意味する。会議ＩＤ５０１は、各資料が使用される会議を意味しており、会議リスト５００の主キーを参照する、いわゆる外部キーとして機能する。リンク先アドレス５２５は、各資料の格納先のリンク先アドレスを意味する。
【００６１】
ユーザーリスト５３０は、ユーザー情報を示すリストであり、ユーザーＩＤ５３１と、ユーザー名５３２と、メールアドレス５３３とを備える。
【００６２】
ユーザーＩＤ５３１は、ユーザーごとに固有に割り振られた識別番号である。ユーザーリスト５３０では、ユーザーＩＤ５３１が主キーを構成する。ユーザー名５３２は、ユーザーの氏名を意味する。メールアドレス５３３は、ユーザーごとのメールアドレスを意味する。
【００６３】
［６．処理手順］
（会議登録）
図６および図７を参照して、会議登録機能の処理手順を説明する。図６は、会議登録処理を表わすフローチャートである。図７は、会議登録処理において図５に示される会議リスト５００の更新を示す図である。
【００６４】
ステップＳ６１０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、操作ユーザーによる会議登録の操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、会議登録の操作が行われたと判定した場合（ステップＳ６１０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ６２０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ６１０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ６１０の処理を行う。
【００６５】
ステップＳ６２０において、制御装置１０１は、登録対象の会議を会議リスト５００に登録する。図７（Ａ）に例示するように、制御装置１０１は、会議リスト５００に、会議ＩＤ「ＡＡＡ３」のレコードを追加する。その後、制御装置１０１は、制御をステップＳ６３０に切り替える。
【００６６】
ステップＳ６３０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、操作ユーザーによる参加者登録の操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、参加者登録の操作が行われたと判定した場合（ステップＳ６３０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ６４０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ６３０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ６３０の処理を行う。
【００６７】
ステップＳ６４０において、制御装置１０１は、参加予定ユーザーの情報を参加者リスト５１０に登録する。図７（Ｂ）に例示するように、制御装置１０１は、参加者リスト５１０に、会議ＩＤ「ＡＡＡ３」、ユーザーＩＤ「０００２」のレコードと、会議ＩＤ「ＡＡＡ３」、ユーザーＩＤ「０００３」のレコードとを追加する。その後、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００６８】
（資料登録）
図８および図９を参照して、資料登録機能の処理手順を説明する。図８は、資料登録処理を表わすフローチャートである。図９は、資料登録処理において図５に示される資料リスト５２０の更新を示す図である。
【００６９】
ステップＳ７１０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、資料登録の操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、資料登録の操作が行われたと判定すると（ステップＳ７１０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ７２０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ７１０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ７１０の処理を行う。
【００７０】
ステップＳ７２０において、制御装置１０１は、使用予定の会議資料の情報を資料リスト５２０に登録する。図９（Ａ）に例示するように、制御装置１０１は、資料リスト５２０に、資料ＩＤ「ａａａ３」、リビジョン「１」のレコードを追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ７３０に切り替える。
【００７１】
ステップＳ７３０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、資料入力の操作が行われたか否かを判定する。資料入力の操作は、たとえば、情報管理装置１００の備えるスキャナー１０８を用いて、会議資料を読み込ませることを含む。制御装置１０１は、資料入力の操作が行われたと判定すると（ステップＳ７３０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ７４０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ７３０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ７３０の処理を行う。
【００７２】
ステップＳ７４０において、制御装置１０１は、付加部１１１として、読み込まれた会議資料のデータに識別番号を付加したうえで、当該識別番号が付加されたデータを記憶装置１２０へ記憶する。より具体的には、制御装置１０１は、先のステップＳ７２０で割り振られた識別番号（資料ＩＤ「ａａａ３」、リビジョン「１」）を、読み込んだ会議資料のデータのプロパティ部に追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ７５０に切り替える。
【００７３】
ステップＳ７５０において、制御装置１０１は、資料リスト５２０のリンク先アドレス５２５を更新する。図９（Ｂ）に例示するように、制御装置１０１は、資料リスト５２０のリンク先アドレス５２５として、ステップＳ７３０で読み込まれた会議資料データの格納先アドレスを追加する。その後、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００７４】
（資料更新）
図１０および図１１を参照して、資料更新機能の処理手順を説明する。図１０は、資料更新処理を表わすフローチャートである。図１１は、資料更新処理において図９に示される資料リスト５２０の更新を示す図である。
【００７５】
ステップＳ８１０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、資料更新の操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、資料更新の操作が行われたと判定すると（ステップＳ８１０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ８２０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ８１０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ８１０の処理を行う。
【００７６】
ステップＳ８２０において、制御装置１０１は、更新対象の会議資料の情報を資料リスト５２０に追加する。図１１（Ａ）に例示するように、制御装置１０１は、資料リスト５２０に、資料ＩＤ「ａａａ３」、リビジョン「２」のレコードを追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ８３０に切り替える。
【００７７】
ステップＳ８３０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、資料入力の操作が行われたか否かを判定する。資料入力の操作は、たとえば、情報管理装置１００の備えるスキャナー１０８を用いて、会議資料を読み込ませることを含む。制御装置１０１は、資料入力の操作が行われたと判定すると（ステップＳ８３０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ８４０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ８３０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ８３０の処理を行う。
【００７８】
ステップＳ８４０において、制御装置１０１は、付加部１１１として、読み込まれた会議資料データに識別番号を付加したうえで、当該データを記憶装置１２０へ記憶する。より具体的には、制御装置１０１は、先のステップＳ８２０で割り振られた識別番号（資料ＩＤ「ａａａ３」、リビジョン「２」）を、読み込んだ会議資料のデータのプロパティ部に追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ８５０に切り替える。
【００７９】
ステップＳ８５０において、制御装置１０１は、資料リスト５２０のリンク先アドレス５２５を更新する。図１１（Ｂ）に例示するように、制御装置１０１は、資料リスト５２０のリンク先アドレス５２５として、ステップＳ８３０で読み込まれた会議資料データの格納先アドレスを追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ８６０に切り替える。
【００８０】
ステップＳ８６０において、制御装置１０１は、通知部１１６として、更新された会議資料に対応する会議の参加者に、会議資料が更新されたことと、更新されたリンク先アドレス５２５とを通知する。その後、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００８１】
（飛入参加）
図１２および図１３を参照して、飛入参加機能の処理手順を説明する。図１２は、飛入参加処理を表わすフローチャートである。図１３は、飛入参加処理において図５に示される参加者リスト５１０の更新を示す図である。
【００８２】
ステップＳ９１０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、会議資料の入力操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、会議資料の入力操作が行われたと判定すると（ステップＳ９１０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ９２０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ９１０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ９１０を行う。
【００８３】
ステップＳ９２０において、制御装置１０１は、操作ユーザーにより入力された会議資料から識別番号（資料ＩＤとリビジョン）を抽出し、資料リスト５２０に基づいて、該当する会議資料が資料リスト５２０に存在するか否かを判定する。制御装置１０１は、該当する会議資料が資料リスト５２０に存在すると判定すると（ステップＳ９２０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ９３０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ９２０においてＮＯ）、制御装置１０１は、制御をステップＳ９２５へ切り替え、エラーメッセージを操作パネル１０７に表示して、処理を終了する。
【００８４】
ステップＳ９３０において、制御装置１０１は、資料リスト５２０から取得したレコードにおける会議ＩＤ５０１に基づいて、会議リスト５００から会議情報を検索する。制御装置１０１は、制御をステップＳ９４０に切り替える。
【００８５】
ステップＳ９４０において、制御装置１０１は、通知部１１６として、取得した会議情報を操作パネル１０７へ通知する。制御装置１０１は、制御をステップＳ９５０に切り替える。
【００８６】
ステップＳ９５０において、制御装置１０１は、操作ユーザーのユーザーＩＤに基づいて、当該操作ユーザーが会議参加者であるか否かを判定する。より具体的には、制御装置１０１は、取得した会議情報に基づいて参加者リスト５１０を検索することにより、操作ユーザーのＩＤが当該会議参加者として参加者リスト５１０に記憶されているかを判定する。制御装置１０１は、操作ユーザーが会議参加者であると判定すると（ステップＳ９５０においてＹＥＳ）、処理を終了する。そうでない場合（ステップＳ９５０においてＮＯ）、制御装置１０１は、制御をステップＳ９６０へ切り替える。
【００８７】
ステップＳ９６０において、制御装置１０１は、出欠選択部１１７として、確認メッセージを操作パネル１０７へ表示し、操作ユーザーに対して、当該会議に参加するか否かの選択を促す。制御装置１０１は、制御をステップＳ９７０へ切り替える。
【００８８】
ステップＳ９７０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、操作ユーザーが当該会議への参加を希望するか否かを判定する。制御装置１０１は、操作ユーザーが会議参加を希望すると判定すると（ステップＳ９７０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ９８０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ９７０においてＮＯ）、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００８９】
ステップＳ９８０において、制御装置１０１は、操作ユーザーを参加者リスト５１０へ追加する。より具体的には、図１３に例示するように、制御装置１０１は、参加者リスト５１０にユーザーＩＤ「０００５」、種別「２：飛入」のレコードを追加する。制御装置１０１は、制御をステップＳ９９０に切り替える。
【００９０】
ステップＳ９９０において、制御装置１０１は、追加された飛入参加者のメールアドレス５３３宛てに、当該会議の会議情報、および最新の会議資料の格納先アドレスを送信する。さらに、制御装置１０１は、当該会議の主催者に、飛入参加者が追加されたことを通知する。その後、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００９１】
（種別変更）
図１４および図１５を参照して、種別変更機能の処理手順を説明する。図１４は、種別変更処理を表わすフローチャートである。図１５は、種別変更処理において図５に示される参加者リスト５１０の更新を示す図である。
【００９２】
ステップＳ１０１０において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、操作ユーザーによる種別変更の操作が行われたか否かを判定する。制御装置１０１は、種別変更の操作が行われたと判定すると（ステップＳ１０１０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ１０１５に切り替える。そうでない場合（ステップＳ１０１０においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ１０１０の処理を行う。
【００９３】
ステップＳ１０１５において、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、ユーザーＩＤの指定があったかどうかを判定する。制御装置１０１は、ユーザーＩＤの指定があったと判定すると（ステップＳ１０１５においてＹＥＳ）、制御をステップＳ１０２０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ１０１５においてＮＯ）、制御装置１０１は、再度ステップＳ１０１５の処理を行う。
【００９４】
ステップＳ１０２０において、制御装置１０１は、操作ユーザーによって指定されたユーザーＩＤを、参加者リスト５１０から検索する。制御装置１０１は、制御をステップＳ１０３０に切り替える。
【００９５】
ステップＳ１０３０において、制御装置１０１は、ステップＳ１０２０での検索結果に基づいて、指定されたユーザーＩＤと一致するユーザーＩＤが参加者リスト５１０に存在するか否かを判定する。制御装置１０１は、一致するユーザーＩＤが参加者リスト５１０に存在すると判定すると（ステップＳ１０３０においてＹＥＳ）、制御をステップＳ１０４０に切り替える。そうでない場合（ステップＳ１０３０においてＮＯ）、制御装置１０１は、制御をステップＳ１０３５に切り替え、エラーメッセージを操作パネル１０７に表示し、処理を終了する。
【００９６】
ステップＳ１０４０において、制御装置１０１は、参加者リスト５１０の種別５１３を更新する。より具体的には、制御装置１０１は、操作ユーザーの操作に基づいて、検索でヒットした参加者リスト５１０のレコードにおける種別５１３を変更する。ここで、図１５（Ａ）に例示するように、制御装置１０１は、種別５１３を「１：参加」から「３：欠席」へ更新する。または、図１５（Ｂ）に例示するように、制御装置１０１は、種別５１３を「１：参加」から「４：不参加」へ更新する。
【００９７】
当該指定されたユーザーは、種別５１３を「１：参加」から「３：欠席」へ更新した場合、以降の資料更新処理における会議資料の更新通知を受け取る。一方、当該指定されたユーザーは、種別５１３を「１：参加」から「４：不参加」へ更新した場合、以降の資料更新処理における会議資料の更新通知を受け取らない。制御装置１０１は、制御をステップＳ１０５０に切り替える。
【００９８】
ステップＳ１０５０において、制御装置１０１は、種別が更新されたことを主催者へ通知する。その後、制御装置１０１は、処理を終了する。
【００９９】
以上のようにして、本実施形態によれば、記憶装置１２０は、会議で使用される会議資料のデータと、会議資料の識別番号と、会議の開催に関する会議情報とを対応づけて記憶する。そして、制御装置１０１は、入力部によって読み込まれた会議資料に対応する会議情報を記憶部から取得して、操作パネル１０７に表示することにより、ユーザーに当該会議情報を通知する。このようにすることで、会議資料と会議情報とを一元的に管理することができ、ユーザーの利便性が向上する。
【０１００】
＜第２の実施の形態＞
［概要］
第２の実施の形態では、識別番号を付加した会議資料の出力および入力が、データ通信である点で、第１の実施の形態と異なる。なお、本実施形態においては、前述の実施の形態に係る情報管理装置１００が備える構成と同様の構成には、情報管理装置１００の符号と同一の符号を付してある。したがって、それらの説明は繰り返さない。
【０１０１】
図１６および図１７を参照して、第２の実施の形態を説明する。図１６は、第２の実施の形態における情報管理装置２００の機能ブロック図である。図１７は、第２の実施の形態における会議資料の入力方法を説明するための図である。情報管理装置２００は、図１６に示すように、付加部２１１と、出力部２１２と、抽出部２１３と、入力部２１４とを含む制御装置２０１を備える点で、第１の実施の形態における情報管理装置１００と異なる。
【０１０２】
図１６に示すように、第２の実施の形態における出力部２１２は、会議資料Ｄ′をデータ送信によって出力する。より具体的には、出力部２１２は、ＵＳＢ（Universal  Serial  Bus）などのデータインターフェイスとして実現され得る通信インターフェイス１０４を用いて、データ送信によって出力する。別の局面において、出力部１１２は、たとえば、ＰＤＦ（Portable  Document  File）ファイル、文書ファイル等として、会議資料Ｄ′を出力する。付加部２１１は、出力する会議資料データのプロパティに識別番号を付加する。
【０１０３】
入力部２１４は、ドキュメントデータとして出力された会議資料Ｄ′のデータを通信インターフェイス１０４を用いて受信する。より具体的には、図１７に示すように、操作ユーザーは、プリンタドライバとしてＰＣ端末上に表示された「会議照会」アイコンに会議資料のドキュメントデータをドラッグアンドドロップする。こうすることで、入力部２１４は、当該ドキュメントデータを読み込む。抽出部２１３は、受信された会議資料データのプロパティから識別番号を抽出する。取得部１１５は、抽出部２１３によって抽出された識別番号ａ１に基づいて、当該識別番号と対応する会議情報Ａ１を記憶装置１２０から取得する。
【０１０４】
以上説明したように、本実施の形態によれば、情報管理装置２００は、会議資料のデータを送信または受信する入力部２１４および出力部２１２を備える。このようにすることで、会議資料がデータの場合にも、入力部によって読み込まれた会議資料に対応する会議情報を記憶部から取得して、操作パネル１０７に表示することにより、ユーザーに当該会議情報を通知することができる。
【０１０５】
＜他の実施の形態＞
なお、本開示において示された技術的思想の適用範囲は、上述の実施の形態に限定されない。たとえば、情報管理装置は、当該情報管理装置に固有なシリアル番号を保有し、付加部は、当該シリアル番号を会議資料にさらに付加するようにしてもよい。このようにすることで、出力部から出力された会議資料が、どの情報管理装置から出力されたかを識別することが可能となると共に、上記実施の形態と同様の効果を得ることができる。
【０１０６】
以上説明したように、従来、会議を開催にあたり、主催者は会議で使用する会議資料の作成・配布を行うが、当該会議資料は会議参加予定者以外にも転送される場合がある。さらに転送されたメンバーが参加を希望し、会議に飛入りで参加するケースも多くみられる。
【０１０７】
しかし、会議資料を転送されたメンバーは何の会議かがわからないことがある。また、転送された会議資料についての会議情報を知っていても、会議開催までの間に更新、追加が行われた際、転送もれが発生することも多く、飛入りで参加したものの資料が古い、不足しているなどの不具合が発生する。このような場合に、主催者としては、飛入り参加者への資料の展開のため、開催時間が減少するといった不具合が生じる。また、飛入り参加者を想定した部数で余った場合、消耗品の浪費が発生するといった不具合が生じる。一方、飛入り参加者としては、会議資料を確保するために会議に集中できない時間が発生するといった不具合が生じる。
【０１０８】
これに対して、本実施の形態によれば、主催者が情報管理装置１００に会議の開催情報、会議資料、参加者のユーザーＩＤを登録する（会議登録）。情報管理装置１００は、会議登録の際、会議ＩＤ５０１、資料ＩＤ５２１を生成する。さらに、情報管理装置１００は、会議ＩＤ５０１をキーとして参加者リスト５１０、資料リスト５２０を生成する。
【０１０９】
情報管理装置１００は、スキャナー１０８または通信インターフェイス１０４から入力される会議資料のデータから識別番号として資料ＩＤおよびリビジョンを抽出し、資料リスト５２０から会議ＩＤ５０１を検索し、該当する会議ＩＤの参加者リスト５１０に操作ユーザーのユーザーＩＤ５３１が登録されているかを照合する。情報管理装置１００は、参加者リスト５１０に登録されていない場合は、参加希望か否かを選択させ、参加希望の場合には参加者リスト５１０に追加登録する。そして、情報管理装置１００は、当該会議の開催情報および会議資料へのリンクアドレスを、飛入り参加者に通知する。これにより、当該操作ユーザーは、飛入り参加者として、主催者および参加者同様に会議資料の最新のリンク情報を入手することが可能となる。
【０１１０】
このようにすることで、参加したい会議の資料の一部を入手し、情報管理装置１００に入力することで、会議情報が提供されるとともに、会議への参加者登録をすることが可能となり、会議で用いられる資料を不足なく確保することが可能となる。これにより、会議の参加対象者として主催者に認識されていないユーザーであっても、一部の会議情報を入手するだけで、最新かつ全ての資料を会議開催前に確保することが容易となる。
【０１１１】
また、会議の主催者としては、参加者の追加操作が不要であると共に、参加者人数の把握が容易になるといった利点がある。さらに、参加予定者としては、参加予定として主催者に認識されていないユーザーに対して、一部の会議資料を転送するだけでよい。
【０１１２】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０１１３】
４１  搬送経路、４８  トレー、６０  収納部、６１  給紙ローラー、６２  搬送ローラー、６３  用紙センサ、７０  反転ローラー、８７  タイミングローラー、８８  タイミングセンサ、８９  切替爪、１００，２００  情報管理装置、１０１  制御装置、１０２  ＲＯＭ、１０３  ＲＡＭ、１０４  通信インターフェイス、１０７  操作パネル、１０８  スキャナー、１１０  画像形成部、１１１，２１１  付加部、１１２，２１２  出力部、１１３，２１３  抽出部、１１４，２１４  入力部、１１５  取得部、１１６  通知部、１１７  出欠選択部、１２０  記憶装置、１２２  制御プログラム、５００  会議リスト、５０１  会議ＩＤ、５０２  日時、５０３  場所、５１０  参加者リスト、５１３  種別、５２０  資料リスト、５２１  資料ＩＤ、５２２  リビジョン、５２３  資料名、５２５  リンク先アドレス、５３０  ユーザーリスト、５３１  ユーザーＩＤ、５３２  ユーザー名、５３３  メールアドレス。
【図１】
2019040353.tif 000003
【図２】
2019040353.tif 000004
【図３】
2019040353.tif 000005
【図４】
2019040353.tif 000006
【図５】
2019040353.tif 000007
【図６】
2019040353.tif 000008
【図７】
2019040353.tif 000009
【図８】
2019040353.tif 000010
【図９】
2019040353.tif 000011
【図１０】
2019040353.tif 000012
【図１１】
2019040353.tif 000013
【図１２】
2019040353.tif 000014
【図１３】
2019040353.tif 000015
【図１４】
2019040353.tif 000016
【図１５】
2019040353.tif 000017
【図１６】
2019040353.tif 000018
【図１７】
2019040353.tif 000019