(57)【要約】【課題】従来のタスク管理プログラムは、使用者の仕事の進め方をタスク管理プログラムに合わせる必要があったため、導入時の初期コストや教育コストが高くなり導入が難しくなっていた。特に、使用者が導入している電子メールのシステムを変更する必要がある場合が多く、タスク管理プログラムの導入を難しくしていた。【解決手段】電子メールのメーリングリストで使用者の電子メールによるコミュニケーションを収集し、収集した電子メールをタスク毎に整理・保存することにより、既存の電子メールのシステムを変更すること無く、また従来の電子メールによる仕事の進め方を変更すること無く、電子メールを使ったタスク管理を実現する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータに次の機能を実現させるためのタスク管理プログラム。
タスク毎の配布先アドレスと電子メールのデータをまとめたタスクデータを保存するタスク管理部。
ＭＬアドレス宛の電子メールを受信すると、タスク管理部にあるタスクデータ一覧から受信メールの属するタスクデータ（以下、所属タスクデータと呼ぶ）を検索し、下記（１）（２）を行うメール処理部。
（１）もしも所属タスクデータがある場合は、そのタスクデータを受信メールの所属タスクデータとし、所属タスクデータに受信メールを保存するとともに所属タスクデータの配布先アドレス宛に受信メールを転送する。
（２）もしも所属タスクデータが無い場合は、新たにタスクデータを作成して受信メールの所属タスクデータとし、受信メールの送信元・送信先メールアドレス（Ｆｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレス）を所属タスクデータの配布先アドレス一覧に保存し、所属タスクデータに受信メールを保存するとともに所属タスクデータ一覧の配布先アドレス宛に受信メールを転送する。
【請求項２】
請求項１に記載するプログラムにおいて、所属タスクデータを検索する方法が、下記（１）（２）のいずれかであるプログラム。
（１）受信メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持つ電子メールを保存するタスクデータを所属タスクデータとする方法。
（２）受信メールのＳｕｂｊｅｃｔフィールドと同じ件名と判断できる電子メールを保存するタスクデータを所属タスクデータとする方法。なお、「Ｒｅ：」や「Ｆｗ：」、あるいはタスク管理プログラムやメーリングリスト、メールソフトにより自動的に付加された、あるいは付加されるであろうと予想される文字列を除いた件名が同じ場合に、同じ件名だと判断する。また、文字列の半角・全角の違いや類字の違いを無視することもある。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載するプログラムにおいて、受信メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持ち、かつ受信メールのＳｕｂｊｅｃｔフィールドと異なる件名を持つ電子メールを保存するタスクデータ（以下要求タスクデータと呼ぶ）が存在する時、
メール処理部は、
新たにタスクデータを作成して受信メールの所属タスクデータにするとともに、
電子メールのＦｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレスを所属タスクデータの配布先アドレスに記録し、
配布先アドレス宛に受信メールを転送するとともに受信メールを所属タスクデータに記録し、
さらに要求タスクデータを要求タスクとして所属タスクデータに記録し、
所属タスクデータを先行タスクとして要求タスクデータに記録する、
プログラム。
【請求項４】
請求項１から請求項３までの請求項に記載するプログラムにおいて、メール処理部が、タスクデータ毎に独自のタスク専用ＭＬアドレスを用意し、転送メールのＦｒｏｍフィールドにタスク専用ＭＬアドレスを記述するプログラム。
【請求項５】
請求項４に記載するプログラムにおいて、受信メールの送信先にタスク専用ＭＬアドレスが含まれるときは、メール処理部が、その受信メールをタスク専用ＭＬアドレスに紐付けられたタスクデータを所属タスクデータとして扱うプログラム。
【請求項６】
請求項１から請求項５までの請求項に記載するプログラムにおいて、メール処理部は、受信メールを転送する際に、メール本文、メール件名、ＭＬアドレスの表示名のいずれか、あるいは全てにタスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬを追記するプログラム。
【請求項７】
請求項１から請求項６までの請求項に記載するプログラムにおいて、タスク管理用Ｗｅｂページにアクセスできるのは、タスクデータに配布先アドレスとして登録されたメールアドレスのユーザーのみとするプログラム。
【請求項８】
請求項１から請求項７までの請求項に記載するプログラムにおいて、メール処理部は、受信メールにファイルが添付されている場合、転送するメールから添付ファイルを削除するプログラム。
【請求項９】
請求項１から請求項８までの請求項に記載するプログラムにおいて、
使用者がタスクデータの先行タスクＩＤ、要求タスクＩＤ、配布先アドレス、メール、の追加、削除、移動、編集を行う操作を行うためのタスク管理ページをブラウザに表示するＨＴＭＬデータを作成する
タスク管理ページ表示部を持つプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、プロジェクトやタスクを管理するプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、仕事の現場では、人手不足や仕事の高度化により作業件数や作業量が増加しており、働く人の負担が大きく増加していることが問題となっている。特に、働く人の担当範囲や作業件数が増加するにつれ、各人が管理しなくてはならない（自分や仲間の）タスクや成果物が増加しており、そのタスクや成果物を管理するための作業も大きな負担となっている。その結果、タスクや成果物を効率的に管理するプロジェクト管理・タスク管理技術のニーズが高まっており、仕事の現場でも徐々に普及が進んでいる。
【０００３】
特に、タスク管理ツール、プロジェクト管理ツール、グループウェア、コラボレーションツールと呼ばれるシステムやプログラム（以下タスク管理プログラムと呼ぶ）は、プロジェクト管理・タスク管理を効率的に行う様々な機能やツール（かんばん方式やガントチャート機能によるスケジュール管理や進捗管理、ファイルや書類などの成果物管理、プロジェクトやタスクのステークホルダーやプレイヤーなど関係者の管理、会議室や機材などのリソース管理、社員や関係者の連絡先管理、プロジェクトやタスクに関連する関係者同士のコミュニケーションや意思統一、プロジェクトやタスクに関連する最新情報の共有や管理、など）を提供することで、使用者のタスク管理の負担低減を実現している。
【０００４】
またタスク管理プログラムは、それぞれのタスク毎にタスク管理用Ｗｅｂページを用意して、タスクの進捗状況や各種データ、タスク関係者のコメントなどのタスクに関する情報を参照できるようにすることがある。タスク関係者はこのタスク管理用Ｗｅｂページにアクセスし、タスクに関する情報の共有や更新、あるいは他のタスク関係者とのコミュニケーションを行うことで、作業に関連する情報共有・コミュニケーションを効率化することができる。
【０００５】
高度なタスク管理プログラムでは、タスク同士の依存関係を管理することができる。タスク同士の依存関係とは、あるタスクが別のタスクの成果物を必要とするかどうかの関係であり、そのタスクを完了するためにどのタスクを処理しなくてはならないかの優先順位を表す（以下、成果物を必要とするタスクを要求タスク、成果物を作成するタスクを先行タスクと呼ぶ）。この要求タスクと先行タスクの依存関係を管理することにより、タスク同士の優先順位を効率よく管理することができる。
【０００６】
他方、仕事でよく使われるコミュニケーションツールとして電子メールが存在する。電子メールはメールアドレスで指定した宛先にメッセージやデータを送信するプログラムやシステムであり、仕事関係者とのコミュニケーション手段の一つとして、電話や郵便などと同様に仕事で広く活用されている。また、電子メールは色々な企業で広く普及しているシステムのため、社内でタスク管理プログラムを導入していても、社外の関係者とコミュニケーションする時は電子メールを活用する企業も多い。
【０００７】
電子メールを活用したプログラムとしてメーリングリストやグループメール、配布リストと呼ばれるプログラムやシステム（以下、メーリングリストと呼ぶ）が存在する。メーリングリストは、メーリングリストのメールアドレス（以下、ＭＬアドレスと呼ぶ）に投稿された電子メールを、ＭＬアドレスの配布先の電子メールアドレス（以下、配布先アドレスと呼ぶ）として登録された電子メールアドレスに自動的に配信するシステムであり、多数のユーザーと電子メールをやり取りするのに効率の良いシステムになっている。また、ＭＬアドレスの配布先はメーリングリストがまとめて管理するため、ユーザーが間違えてメールを関係者以外に送信してしまうミスを減らすことのできるシステムにもなっている。
【０００８】
またメーリングリストには、ＭＬアドレスに送付されたメールを整理して保存・管理する機能やスケジュール共有やファイル共有など、タスク管理プログラムの機能を持つメーリングリストも存在する。逆に、メーリングリストの機能を持つタスク管理プログラムも存在する。（以下、メール保存機能を持つメーリングリストとタスク管理プログラムをまとめてタスク管理プログラムと呼ぶ。また、タスク管理プログラムのメーリングリスト機能もメーリングリストと呼ぶ）
【０００９】
特にメーリングリストや電子メールを管理するメールソフトには、関連するメールをスレッド化する機能を持つものがある。スレッド化とは、メールのヘッダ部に含まれるデータを元に、そのメールの返信メールや関連メールを関連付ける機能を指す。このスレッド化の機能を使うことで、メーリングリストは送付された電子メールをグループにまとめることができる。よく使われるスレッド化としては、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏフィールドを持つメールを返信メールとし、返信メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持つ電子メールを元メールとする方法が用いられる（が、この限りではない）。
【００１０】
企業では、部門や社内グループなど組織に属する社員をまとめてメーリングリストのＭＬアドレスに登録し、ＭＬアドレスに部門全体への通知や連絡事項などのメールを送信することで情報展開する。会社によってはプロジェクトチームを結成した際に、情報展開・共有のためにチーム用のＭＬアドレスを用意することがある。
【００１１】
また、従来のシステムにおいて、電子メールの送受信および管理を行なう電子メール管理システム（あるいはメールアプリ）と接続したタスク管理プログラムであって、電子メール作成時、電子メール受信時もしくは既存電子メール選択時に、作成、受信もしくは選択された電子メールの内容に基づいて新たなタスクを作成する手段を備えたタスク管理プログラムも存在する（例えば特許文献１参照）。
【００１２】
また、従来のシステムにおいて、クライアントＰＣと、そのクライアントＰＣの電子メールの送受信を行うメール送受信サービスサーバの間に、電子メールのメッセージを解析するメッセージ解析サービスサーバを追加して、クライアントＰＣが送受信する電子メールをメッセージ解析サービスサーバが解析し、その結果により、新規タスクの作成・既存タスクの情報更新を行う手段を備えたタスク管理プログラムも存在する（例えば特許文献２参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１３】
【特許文献１】特開２０１０−０４９４２７
【特許文献２】特開２０１１−０４８５３２
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１４】
しかし、従来のタスク管理プログラムを導入するには、今までの仕事の進め方を大幅に変更する必要があるという問題があった。タスク管理プログラムにはそれぞれのプログラムに合わせた効率の良い仕事の進め方があるが、タスク管理プログラムを採用するためには関係者が一斉に仕事の進め方を切り替える必要があった。その結果、新しい仕事の進め方を習得する教育コストや、導入後の作業効率悪化コストなどの初期コストが高くなり、業務の継続的で安定した遂行を重視する企業がタスク管理プログラムを導入することが難しくなっていた。
【００１５】
特に、働く人同士のコミュニケーションが電子メール中心の場合、電子メールを活用したプロジェクト管理・タスク管理手法はそれぞれの働く人ごとに異なる場合が多かったため、タスク管理プログラムの仕事の進め方に統一することが困難な場合が多かった。また電子メールは、全社的に様々なシステムで活用されている、あるいは他社とのコミュニケーションで使っている、などの理由より、タスク管理プログラムを導入しても電子メールを併用する必要のある場合が多く、結局電子メール中心の仕事の進め方に戻ってタスク管理の効率化に失敗することも多かった。
【００１６】
またメーリングリストによるコミュニケーションも、ＭＬアドレス毎に配布先アドレスが共通になるという不自由さが存在するため、タスク毎に関係者の異なる仕事でタスク管理にメーリングリストを活用するのは難しかった。
【００１７】
また従来のメーリングリストは、ＭＬアドレスの作成や管理に配布先アドレスの登録作業が必要となるため、電子メールを送信する手軽さでＭＬアドレスの配布先アドレスの管理を行うことが難しかった。
【００１８】
また従来の電子メールを活用したタスク管理プログラムでは、クライアントＰＣやメールアプリに新規にシステムやアプリを導入したり（例えば、特許文献１参照）、あるいはクライアントＰＣが送受信する電子メールを取得・解析するサーバーを用意したり、クライアントＰＣとメール送受信サービスサーバーの間に新規にメッセージ解析サービスサーバを挿入したり（例えば、特許文献２参照）、など、既存の電子メールのシステムを変更する必要があったため、初期導入コストが大きかった。また、既存の電子メールシステムの変更時に、変更ミスなどにより業務が停止するリスクも高かった。
【００１９】
また従来の電子メールを活用したタスク管理プログラムでは、タスクの関係者全体の継続的な電子メールのやり取りを収集・整理する手段を持たないという問題があった。その結果、電子メールで行っていた仕事の進め方をタスク管理プログラムの仕事の進め方に変更しないとタスク管理の効果を得られないという問題があった。特に従来の電子メールを活用したタスク管理プログラムは、タスクを作成する時に使用した電子メールの返信メールを収集する機能しか持たないため（例えば、特許文献１参照）、もし間違えたメールに返信してしまったとしても、直感的な操作でタスクのデータを修正することができなかった。また一部の電子メール使用者は、新規メールで送信先を記載する手間を省くために、元メールの内容に関係なく送信先だけを見て返信メールを作成していた。従来の電子メールを活用したタスク管理プログラムでは、そのような返信メールもタスクに関係のあるメールとしてタスクに関連付けられるため、タスクの管理に支障が生じていた。
【００２０】
また、従来のタスク管理プログラムでは、電子メールからタスク管理プログラムのタスクのデータへの簡易なアクセス手段が無いという問題があった。その結果、普段は電子メールで仕事を進めているユーザーが、タスク管理プログラムのタスクデータにアクセスしようとすると、そのアクセス手段の確認・実行で手間がかかってしまい、作業効率が悪化していた。
【００２１】
本発明は、タスク管理プログラムにおいて、従来電子メールで行っていた働く人同士のコミュニケーションや各人の管理手法を阻害せずに、また導入済みの既存の電子メールのシステムを変更すること無く、働く人同士の電子メールのやり取りの中にタスク管理を追加できるようにすることを目的とする。また、使用者が元メールのタスクを意識しないで／間違えて返信メールを作成していたとしても、タスクのデータを修正することで、その後のタスク管理を改善できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００２２】
本発明では、上記目的を達成するために、タスク管理プログラムを、コンピュータに次の機能を実現させるためのプログラムとした。
タスク毎の配布先アドレスと電子メールのデータをまとめたタスクデータを保存するタスク管理部。
ＭＬアドレス宛の電子メールを受信すると、タスク管理部にあるタスクデータ一覧から受信メールの属するタスクデータ（以下、所属タスクデータと呼ぶ）を検索し、下記（１）（２）を行うメール処理部。
（１）もしも所属タスクデータがある場合は、そのタスクデータを受信メールの所属タスクデータとし、所属タスクデータに受信メールを保存するとともに所属タスクデータの配布先アドレス宛に受信メールを転送する。
（２）もしも所属タスクデータが無い場合は、新たにタスクデータを作成して受信メールの所属タスクデータとし、受信メールの送信元・送信先メールアドレス（Ｆｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレス）を所属タスクデータの配布先アドレス一覧に保存し、所属タスクデータに受信メールを保存するとともに所属タスクデータ一覧の配布先アドレス宛に受信メールを転送する。
【００２３】
なお、所属タスクデータを検索する方法は、従来メーリングリストやメールソフトでメールをスレッド化するのに使用していた方法を使用することができる。具体的には、下記（１）（２）を挙げることができるが、この限りではない。
（１）受信メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持つ電子メールを保存するタスクデータを所属タスクデータとする方法。
（２）受信メールのＳｕｂｊｅｃｔフィールドと同じ件名と判断できる電子メールを保存するタスクデータを所属タスクデータとする方法。なお、「Ｒｅ：」や「Ｆｗ：」、あるいはタスク管理プログラムやメーリングリスト、メールソフトにより自動的に付加された、あるいは付加されるであろうと予想される文字列を除いた件名が同じ場合に、同じ件名だと判断する。また、文字列の半角・全角の違いや類字の違いを無視することもある。
【００２４】
この結果、使用者は電子メールを使った仕事の進め方を大きく変えること無く、メールの配布先アドレスにＭＬアドレスを追加するだけで、タスクの登録や関係者メールアドレスの登録、タスクに関連するメールの収集・整理を行うことができる。
【００２５】
また、使用者は既存の電子メールのシステムをそのまま継続使用しながらタスク管理プログラムを導入することができるため、タスク管理プログラムの導入に伴うシステム変更のリスクを回避することができる。
【００２６】
また、本プログラムはタスク管理プログラムでもあるため、タスク関係者の管理や進捗管理、関連情報（メール含む）など、従来のタスク管理プログラムの機能やユーザーインターフェースをそのまま利用して、タスクに関連する情報を管理することができる。
【００２７】
本発明では、タスク管理プログラムにより、タスクデータのデータ（配布先アドレス、メール、あるいは後述の先行タスクＩＤ、要求タスクＩＤなど）の追加、削除、移動、編集も行うことができるものとする。本発明では受信メールの所属タスクデータはタスクデータに保存されたメールで決まるため、タスクデータに保存されたメールを追加、削除、移動、編集することにより、新しく受信したメールを保存するタスクデータを変更することができる。例えば（所属タスクデータを検索する方法が上記（１）の場合）、あるメール（メールＡとする）の返信メール（メールＢとする）を別のタスクデータに移動させることにより、新たに受信したメールＢの返信メール（メールＣとする）をメールＡのタスクデータから切り離すことができる（メールＣはメールＢの保存されているタスクデータに保存される）。
【００２８】
この結果、使用者がタスクデータのメールを整理することにより、その後の受信メールの保存先も整理することができる。また、間違えた電子メールに返信してしまったときも、間違ったタスクデータに保存されたメールを正しいタスクデータに移動することで、その後の受信メールを正しいタスクデータに保存するようにすることができる。また使用者が元メールのタスクを気にしないで返信メールを作成した場合でも、そのメールを適切なタスクデータに移動することで、その後の返信メールを正しいタスクデータに保存するようにすることができる。
【００２９】
また本発明では、受信メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持ち、かつ受信メールのＳｕｂｊｅｃｔフィールドと異なる件名を持つ電子メールを保存するタスクデータ（以下要求タスクデータと呼ぶ）が存在する時、
メール処理部は、
新たにタスクデータを作成して受信メールの所属タスクデータにするとともに、
電子メールのＦｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレスを所属タスクデータの配布先アドレスに記録し、
配布先アドレス宛に受信メールを転送するとともに受信メールを所属タスクデータに記録し、
さらに要求タスクデータを要求タスクとして所属タスクデータに記録し、
所属タスクデータを先行タスクとして要求タスクデータに記録する、
ことがある。
【００３０】
この結果、使用者は新たな先行タスクを作成するのに、その要求タスクに登録されている電子メールの返信を、件名を変更して送信するだけで実行することができる。
【００３１】
また本発明において、メール処理部は、タスクデータ毎に独自のタスク専用ＭＬアドレスを用意し、転送メールのＦｒｏｍフィールドにタスク専用ＭＬアドレスを記述することがある。この場合、受信メールの送信先にタスク専用ＭＬアドレスが含まれるときは、タスク専用ＭＬアドレスに紐付けられたタスクデータを所属タスクデータとして扱う（なお、前述の所属タスクデータの検索やその他の方法で所属タスクデータとなったタスクデータも所属タスクデータとすることもある）。
【００３２】
この結果、使用者は受け取ったメールをタスク専用ＭＬアドレスで管理することで、タスクに関係するメールを効率良く管理することができる。メールソフトなどの電子メールを扱うプログラムは、検索やフィルタリングなどのメールの管理・処理において配布先メールアドレスを特別扱いして処理することが多いので、使用者は受け取ったメールを効率よく処理することができる。また、使用者は複数のタスク専用ＭＬアドレスを配布先アドレスに追加することで、そのメールを複数のタスクに関連するメールとしてタスク管理プログラムに保存することができる。
【００３３】
また本発明において、メール処理部は、受信メールを転送する際にメール本文、メール件名、あるいはＭＬアドレスの表示名にタスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬを追記することがある。例えば、メール本文の先頭に「このタスクはｈｔｔｐｓ：／／●●●で参照できます。」という文を追加したり、メール件名の最後に「（ｈｔｔｐｓ：／／●●●）」という文を追加したり、転送メールのＦｒｏｍフィールドを「ｈｔｔｐｓ：／／●●●＜ＭＬアドレス＞」とすることが挙げられる（ｈｔｔｐｓ：／／●●●はタスク管理用ＵＲＬ）が、この限りではない。
【００３４】
この結果、使用者は受け取った転送メールにあるＵＲＬにアクセスするだけで、容易にタスク管理ページにアクセスすることができる。特に一部のメールアプリは、メール本文中のＵＲＬをＷｅｂページへのリンクと解釈して、ＵＲＬをクリックすると自動的にブラウザでそのＵＲＬのＷｅｂページを表示する機能を持つものがある。そのようなメールアプリを使用している場合は、タスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬをクリックするだけでタスク管理用Ｗｅｂページを参照することができるので、使用者は電子メールで仕事を進めながら簡単にタスク管理用Ｗｅｂページにアクセスすることができる。
【００３５】
また一部のメールアプリは、返信メールや転送メールに元メールの件名やＦｒｏｍフィールドを引用メールとしてメール本文に埋め込むことがある。そのようなメールアプリの返信メールには、メール本文にタスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬも埋め込まれることになるため、本発明による転送メールだけではなく、他のメールアプリによる返信メールや転送メールにもメール本文にタスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬが埋め込まれるため、タスク管理用Ｗｅｂページにアクセスしやすくなる。
【００３６】
また多くのメールアプリは、受信メールの件名を一覧で表示するので、タスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬを件名に追加することで、使用者がタスク管理用ＷｅｂページのＵＲＬを目にする機会を増やし、タスク管理用Ｗｅｂページにアクセスするきっかけを増やすことができる。
【００３７】
また本発明において、タスク管理用Ｗｅｂページにアクセスできるのは、タスクデータに配布先アドレスとして登録されたメールアドレスのユーザーのみとすることがある。
【００３８】
なお、メールアドレスのユーザーを認証する方式は、従来タスク管理プログラムやネットサービスで行われていた方法を使用することができる。例としては次のような手段を挙げることができる（が、この限りではない）。例えば、タスク管理プログラムに、事前にメールアドレスと紐付けられたユーザー認証手段（パスワードや生体認証など）を登録し、タスク管理ページにアクセスする前に使用者にそのユーザー認証手段をパスさせる。あるいは、ユーザーがタスク管理用Ｗｅｂページにアクセスする時に、そのメールアドレス宛に認証用メールを送り、メールアドレスの所有者にユーザー認証手続きを実行させる。など。
【００３９】
この結果、タスク管理用Ｗｅｂページにアクセスできるのがメールをやり取りしているメンバーのみとなるため、タスクに関連しないメンバーがタスクに関する情報を入手するリスクを減らすことができる。
【００４０】
また本発明において、メール処理部は、受信メールにファイルが添付されている場合、その転送メールから添付ファイルを削除することがある。
【００４１】
この結果、本発明では転送メールのファイルサイズを小さくすることができる。電子メールプログラムによっては、添付ファイルのファイルサイズ上限を制限している場合がある。そのような電子メールプログラムを使用している相手にメールを送付する場合でも、従来の電子メールでの送付と同じ手順でファイルを送ることができる。添付ファイルはメールと一緒にタスクデータに保存しているため、タスク管理ページにアクセスすることで入手することができる。前述のタスク管理用ＵＲＬの追記を併用することで、転送メールの受信者も容易にタスク管理ページにアクセスして添付ファイルを入手することができる。
【００４２】
また本発明において、新たにタスクデータを作成する時に、受信メールのＦｒｏｍフィールドにあるメールアドレスをタスクの所有者として、Ｔｏフィールドにあるメールアドレスをタスクの実行者として、Ｃｃフィールドにあるメールアドレスをタスクの参照者として役割を割り当てることがある。
【００４３】
この結果、使用者はメールでタスクを新規作成する時に、より少ない手間でタスクの役割も登録することができるようになる。
【発明の効果】
【００４４】
本発明では、従来のタスク管理プログラムに加えて、電子メールによるコミュニケーションをそのまま使ったタスク管理機能を追加することができるため、従来のタスク管理プログラムよりも導入時の教育や使用者の効率低下といったコストを抑えてタスク管理プログラムを導入することができる。また、使用者が元メールのタスクを意識しないで／間違えて返信メールを作成していたとしても、タスクデータに保存されているメールを移動・修正することで、その後の受信メールが正しいタスクデータに保存されるようにすることができるため、使用者のメールのやり取りを変更すること無くタスク管理を改善することができる。
【図面の簡単な説明】
【００４５】
【図１】本発明の実施形態を示すプログラムの構成図
【図２】本発明の実施形態のタスクデータを示す構成図
【発明を実施するための形態】
【００４６】
以下、本発明を具体化した実施形態を説明する。
【００４７】
図１は、実施形態にかかるタスク管理プログラムの構成を示す図である。本実施形態は、メール送受信部１０１、メール処理部１１１、タスク管理部１１２、タスク管理ページ表示部１１４、から構成される。タスク管理部１１２には０個以上のタスクデータ１１３が含まれる。
【００４８】
図２は、実施形態にかかるタスクデータ１１３の構成を示す図である。タスクデータ１１３は、タスクＩＤ２１１、先行タスク一覧２２１、要求タスク一覧２３１、配布先アドレス一覧２４１、メール一覧２５１、から構成される。先行タスク一覧２２１には０個以上の先行タスクＩＤ２２２が、要求タスク一覧２３１には０個以上の要求タスクＩＤ２３２が、配布先アドレス一覧２４１には０個以上の配布先アドレス２４２が、メール一覧２５１には０個以上のメール２５２が含まれる。
【００４９】
メール送受信部１０１はネットワークに接続しており、メールの送信・受信を行う。メール送受信部１０１は、メールを受け取ると、メール処理部１１１に受信メール１２１としてメールを送信する。
【００５０】
メール処理部１１１は、メール送受信部１０１から受信メール１２１を受け取ると、受信メール１２１の所属タスクデータがどのタスクデータになるかを検索する。具体的には、次の（１）（２）（３）を行う。
【００５１】
（１）受信メール１２１のＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−ＴｏフィールドにあるＩＤと同じＩＤをＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤフィールドに持つメール２５２を見つけて元メールとし、元メールの属するタスクデータ１１３を所属タスクデータとする。
【００５２】
（２）タスク管理部１１２の各タスクデータ１１３に記録されたそれぞれのメール２５２から受信メール１２１の件名と同じ件名と判断できるメールを見つけて元メールとし、元メールの属するタスクデータ１１３を所属タスクデータとする。なお、「Ｒｅ：」や「Ｆｗ：」、あるいはタスク管理プログラムやメーリングリスト、メールソフトにより自動的に付加された、あるいは付加されるであろうと予想される文字列を除いた件名が同じ場合に、同じ件名だと判断する。また、文字の半角・全角の違いや類字の違いも可能な範囲で無視して同じ件名だと判断する。
【００５３】
（３）受信メール１２１の送信先アドレスの一部にタスクＩＤ２１１を含む場合、そのタスクＩＤ２１１に対応するタスクデータ１１３を所属タスクデータとする。
【００５４】
メール処理部１１１は、上記（１）（２）（３）で所属タスクデータを見つけると、その所属タスクデータのメール一覧２５１に受信メール１２１を保存し、所属タスクデータの配布先アドレス一覧２４１にある配布先アドレス２４２を宛先とする転送メール１２２を作成し、メール送受信部１０１に転送メール１２２を送信する。
【００５５】
メール処理部１１１は、上記（１）で所属タスクデータを見つけ、かつ元メールの件名と受信メール１２１の件名が異なるときは、他のタスクデータが使用していないタスクＩＤ２１１を新規に採番し、そのタスクＩＤ２１１持つタスクデータ１１３を新規に作成し、その新規に作成したタスクデータ１１３を所属タスクデータとする。そして受信メール１２１の送信元・送信先メールアドレス（Ｆｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレス）を所属タスクデータの配布先アドレス一覧２４１に記録する。そして、その新規作成した所属タスクデータのメール一覧２５１に受信メール１２１を保存し、所属タスクデータの配布先アドレス一覧２４１にある配布先アドレス２４２を宛先とする転送メール１２２を作成し、メール送受信部１０１に転送メール１２２を送信する。また、タスクデータ１１３の要求タスク一覧２３１に、元メールの属するタスクデータのタスクＩＤを要求タスク２３２として追加し、元メールの属するタスクデータの先行タスク一覧に、所属タスクデータ（タスクデータ１１３）のタスクＩＤ２１１を先行タスクＩＤとして追加する。
【００５６】
メール処理部１１１は、上記（１）（２）（３）で所属タスクデータを見つけられない時、他のタスクデータが使用していないタスクＩＤ２１１を新規に採番し、そのタスクＩＤ２１１持つタスクデータ１１３を新規に作成し、その新規に作成したタスクデータ１１３を所属タスクデータとする。そして受信メール１２１の送信元・送信先メールアドレス（Ｆｒｏｍ、Ｔｏ、Ｃｃフィールドにあるメールアドレス）を所属タスクデータの配布先アドレス一覧２４１に記録する。そして、その新規作成した所属タスクデータのメール一覧２５１に受信メール１２１を保存し、所属タスクデータの配布先アドレス一覧２４１にある配布先アドレス２４２を宛先とする転送メール１２２を作成し、メール送受信部１０１に転送メール１２２を送信する。
【００５７】
また上記において配布先アドレス一覧２４１にメールアドレスを保存する時に、Ｆｒｏｍフィールドにあるメールアドレスを所属タスクデータの所有者、Ｔｏフィールドにあるメールアドレスを所属タスクデータの実行者、Ｃｃフィールドにあるメールアドレスを所属タスクデータの参照者として記録する。
【００５８】
転送メール１２２のＦｒｏｍフィールドと件名には、タスクＩＤ２１１から作成したタスク専用ＭＬアドレスとタスク管理ページのＵＲＬを記述し、転送メール１２２のメール本文の先頭には、タスクＩＤ２１１から作成したタスク管理ページのＵＲＬを追加する。具体的には、Ｆｒｏｍフィールドに「ｈｔｔｐｓ：／／●●●＜○○○＞」を記述し、Ｓｕｂｊｅｃｔフィールドの文末に「（ｈｔｔｐｓ：／／●●●）」を追記し、メール本文の先頭に「このタスクはｈｔｔｐｓ：／／●●●で参照できます。」という文を追加する。（ｈｔｔｐｓ：／／●●●はタスク管理用ページのＵＲＬ、○○○はタスク専用ＭＬアドレス）。
【００５９】
また、受信メール１２１が添付ファイルを含む場合、転送メール１２２には添付ファイルを含めず、メール本文の先頭に「添付ファイルはタスク管理ページに保存しました。」という文を追加する。
【００６０】
なお本実施形態では、メール処理部１１１の設定により、転送メール１２２の送信先に受信メール１２１の送付元アドレス・送付先アドレスを含めて送信するかどうかを切り替えることができるものとする。
【００６１】
メール送受信部１０１は、メール処理部１１１から転送メール１２２を受け取ると、ネットワークに転送メール１２２を送信する。
【００６２】
タスク管理ページ表示部１１４はネットワークに接続しており、タスク管理用のＷｅｂページの表示・管理を行う。タスク管理ページ表示部１１４は、タスク管理用ページのＵＲＬの要求を受けると、そのＵＲＬに対応するタスク管理ページを表示するＨＴＭＬデータを要求元に返信する。このＨＴＭＬは、従来のタスク管理プログラムで使用されるタスク管理用ＨＴＭＬデータを使用することができる。使用者は、このタスク管理ページを使用して、従来のタスク管理プログラムと同様にタスクを管理することができる。
【００６３】
また、ユーザーはこのタスク管理ページから、タスクデータのデータを編集することができる。具体的には、タスクデータの配布先アドレス、メール、先行タスクＩＤ、要求タスクＩＤの追加、削除、移動、編集を行うことができる。
【００６４】
なお、このタスク管理ページには、配布先アドレス一覧２４１に登録された配布先アドレス２４２に対応する使用者であることを識別するユーザー認証が用意されており、ユーザー認証をパスしない限りはタスク管理ページにアクセスすることができない。このユーザー認証は、従来のタスク管理プログラムやネットサービスなどで使用されているユーザー認証システムを使用することができる。本実施形態では下記の（１）（２）となる。
【００６５】
（１）タスク管理プログラムに、事前にメールアドレスと紐付けられたユーザー認証手段（パスワードや生体認証など）を登録し、タスク管理ページにアクセスする前に使用者にそのユーザー認証手段をパスさせる。
【００６６】
（２）タスク管理プログラムに登録されていないメールアドレスの場合、そのメールアドレス宛に認証用メールを送り、メールアドレスの所有者にユーザー登録手続きを実行させる。
【００６７】
以上のように、本実施形態によれば、タスク管理プログラムにおいて、従来電子メールで行っていた働く人同士のコミュニケーションや各人の管理手法を阻害せずに、電子メールのやり取りの中にプロジェクト管理・タスク管理を導入できるようにすることが可能となる。また本実施形態によれば、メーリングリストのＭＬアドレスと配布先アドレスの登録を電子メールを用いて手軽に行えるようにすることにより、タスク毎の管理にメーリングリストとＭＬアドレスを活用することが可能となる。また、使用者が元メールのタスクを意識しないで／間違えて返信メールを作成していたとしても、タスクデータに保存されているメールを移動・修正することで、その後の受信メールが正しいタスクデータに保存されるようにすることができるため、使用者のメールのやり取りを変更すること無くタスク管理を改善することができる。
【符号の説明】
【００６８】
１０１  メール送受信部
１１１  メール処理部
１１２  タスク管理部
１１３  タスクデータ
１１４  タスク管理ページ表示部
１２１  受信メール
１２２  転送メール
２１１  タスクＩＤ
２２１  先行タスク一覧
２２２  先行タスクＩＤ
２３１  要求タスク一覧
２３２  要求タスクＩＤ
２４１  配布先アドレス一覧
２４２  配布先アドレス
２５１  メール一覧
２５２  メール
【図１】
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【図２】
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