(57)【要約】本発明の好ましい実施形態では、紙の書類および電子手段を記憶および検索する分散された装置および方法を開示する。これに関して、文書の記憶は画像だけでなく、用語、概念、番号等のような文書内容手段に基づいた効率的な記憶管理および文書検索を意味している。本発明の好ましい実施形態は紙ベースの文書とその内容の簡単で効率的な索引付け、記憶、検索、サーチ、管理を行う。提案された装置及び方法は各作業者に利用可能であるファイル化のためのデスクトップ解決法を行う。特有に、本発明のデジタル手段ファイル化システムによってユーザは電子フォーマットで画像及び内容のような文書手段を含むメモリ装置を有するファイルボックスに記憶された前のオリジナル文書を所望するときはいつでも、文書に索引およびラベル付けできる。文書及びファイルボックスのラベル付けは専用のデスクトップ無線周波数識別子タグまたは印刷されたラベルを使用して行われる。内容をチェックしリストするため、ファイルボックスへ文書を保存する動作は専用のデスクトップ無線周波数識別子タグまたは印刷されたラベルを使用して行われる。最も好ましい実施形態ではフラッシュメモリタイプの装置と、文書及びボックスに取付けられファイル化手順が成功したときにプログラムされる個々の無線周波数識別子タグを使用する。別の実施形態では、ファイルボックスは全保存文書の存在を内部でチェックできるブルーツースのような無線通信装置を含むメモリモジュールを有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書の少なくとも１つの画像を捕捉する装置と、
前記少なくとも１つの画像および／または少なくとも画像解析から抽出された情報を保管する手段と、
文書に関する第１の情報を含んでいるラベルを前記文書に関連付ける手段と、
前記ラベルの前記情報の少なくとも一部を検索する手段とを具備している文書管理用装置において、
前記ラベルは電子ラベルであることを特徴とする文書管理用装置。
【請求項２】
前記電子ラベルは送信および／または受信装置であることを特徴とする請求項１記載の文書管理用装置。
【請求項３】
前記電子ラベルはＲＦタグであることを特徴とする請求項１または２記載の文書管理用装置。
【請求項４】
さらに、少なくとも１つの文書を収容するためのボックスを有している請求項１乃至３のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項５】
さらに、前記ボックスに関連付けられている電子ラベルを具備している請求項４記載の文書管理用装置。
【請求項６】
前記ボックスに関連付けられている電子ラベルはボックスと、前記ボックス中に収容されている少なくとも１つの文書に関する第２の情報を含んでいることを特徴とする請求項４記載の文書管理用装置。
【請求項７】
前記ラベルの前記情報の少なくとも一部を検索するための前記手段は電子情報読取装置および、前記情報に関する論理動作を実行する手段を具備していることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項８】
前記ボックスはさらに、データを記憶するためのメモリを備えていることを特徴とする請求項４乃至７のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項９】
さらに、ボックスメモリの情報を問合わせることにより文書内容をサーチおよび／または検索する手段を備えている請求項４乃至８のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項１０】
前記第１の情報はボックス識別子および／またはボックスの位置であることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項１１】
前記第１の情報はボックスの位置であることを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項１２】
前記情報は前記ボックス中に収容されている文書の番号であることを特徴とする請求項１乃至１１のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項１３】
前記論理動作は、
第１の番号を文書のカウントに関連付けるために各文書から第１の情報を検索し、
内在する文書の番号に関してボックスから第２の情報を検索し、
前記第１の番号と、第２の情報から検索された文書の番号との差を適用するステップを含んでいることを特徴とする請求項７、９、１０のいずれか１項記載の文書管理用装置。
【請求項１４】
文書の少なくとも１つの画像を捕捉し、
前記少なくとも１つの画像を保管し、
１つのラベルを１つの文書に関連付け、前記ラベルは文書に関する第１の情報を含み、
前記ラベルの前記情報の少なくとも一部を検索するステップを有する文書管理方法において、
前記ラベルは電子ラベルであることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１５】
デジタルテキストを抽出するように文書を処理し、
特定されたテキストに対応する前記テキストの前記情報の少なくとも一部を検索し、
前記テキストに接続されている全ての文書のラベルを検索し、
ボックス識別子および／または前記テキストに接続されている全てのボックスの位置を検索するステップをさらに含んでいる請求項１３記載の文書管理方法。
【請求項１６】
容器中に少なくとも１つの文書を保存し、
容器に１つのラベルを関連付け、前記ラベルは物理的特徴を容器の完全性に接続しており、
前記ラベルの前記情報の少なくとも一部を時間的に頻繁に検索する請求項１３記載の文書管理方法。
【請求項１７】
保存場所の容器を移動し、
受信送信手段によって、新しいラベルの存在をチェックし、
変更のため基準システムを更新する請求項１５記載の文書管理方法。
【請求項１８】
デジタルテキストを抽出するように文書を処理し、
容器に位置するメモリに前記少なくともデジタルテキストを記憶する請求項１５または１６記載の文書管理方法。
【請求項１９】
エミッタ／受信機により、１つの領域を走査し、
光線の方向性および受信された信号の情報を記憶し、
ラベルに関連する記憶された情報を前記デジタルテキストに合成するステップを含んでいる文書管理方法において、
文書および／またはボックスに対する物理的な位置マップが作成されることを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書情報、主としてオリジナルの紙書類、それらの内容の記憶、チェック、サーチ、検索のような文書管理装置および方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書情報の保管および検索のための多数のシステムおよびプロセスが提案されている。数世紀にわたる伝統的な方法は勿論、フォルダ、ボックス、棚、キャビネット中にオリジナルの紙書類および“ハードコピー”の索引付けされた配置に手作業でアクセスすることによる保管と検索を含んでいる。その後に実用されるようになった方法は写真でオリジナルの紙の書類を減少して、マイクロフィルムスプールまたはマイクロフィッシュシートに索引付けされて小型化され、スプールまたはシートを索引付けされた容器またはファイル中に保存し、光学投影または写真再生によって小型化された画像またはハードコピーを検索するステップを含んでいる。
【０００３】
コンピュータメモリ中に電子表示を生成し、これらの表示のデジタル記録を磁気および／または光媒体に記憶し、これらの記録に対応する画像またはハードコピーを磁気的または電子光学的に検索するために、オリジナルの紙書類を光電子的に走査するデジタルコンピュータシステムに対する提案が増加している。これは磁気または電子光学的な技術では普通に経験することである。効率的な紙の書類ファイルシステムは仕事または関与する他の活動を幾らか理解している信頼のある人による的確な配慮を必要とすることは普通に経験することである。このような任務の臨界的状況でしばしば“重要”になり得る人の記憶に大きく依存している。さらに、通常、効率的なシステムでさえも専門家レベルの人員に対する絶え間ない問合せおよび彼等の指導なしでは、迅速な記憶および検索を実行できる物理的および論理的装置に導通しない。最後に、勿論、紙書類ファイルは一度に一人だけに対してしか利用可能できない。
【０００４】
これらの問題の全てではないが幾つかのものだけはマイクロフィルムおよびマイクロフィッシュの使用により解決されるが、新たな異なる問題が生じる。多数の写真の小型化が同数のオリジナル紙書類よりも非常に小さいスペースに記憶されることができることは真実である。しかしながら、マイクロフィルムおよびマイクロフィッシュのコンテナおよびフォルダの保管および検索についての問題は紙書類の場合のバッチ記憶および検索問題とは異なる。さらに重要なことは、写真の小型化の生成および画像化は扱いにくいハードウェアを必要とする高価な手順である。実際問題として、マイクロフィルムおよびマイクロフィッシュは動的な作業環境とは両立しないアーカイブタイプの文書に限定される。
【０００５】
廉価のコンピュータアーキテクチャ、特により高速度のクロック速度、より高い解像度のディスプレイ、緻密な記憶媒体における最近の開発は“ペーパーレスオフィス”が可能であるか否か、“ペーパーレスオフィス”の意味は何かについての議論を呼んでいる。作業環境における紙書類の保管および検索に関連する前述した難点は、紙書類の使用の小型化が顕著な商業的および技術的目的であることに相違ないことを明らかにしている。紙の書類ファイルおよびマイクロフィルム／マイクロフィッシュよりも優れた電子画像の重要な利点は電子画像が容易に分類、検索、再構成されることができることである。電子画像は紙書類ファイルの面倒な操作を必要とせず、ここではさらにオリジナルの紙書類を参照する必要がない。
【０００６】
ＯＣＲ（光学文字認識）および意味論エンジンのような画像操作および電子文書解析のさらに最近の進歩は簡単なワード、または頭文字語、日付、数、表のようなより複雑な意味論的重要性のような内容を文書から抽出することを可能にした。データベースアーキテクチャの進歩と、メモリ記憶の改良とにより、これらの意味論的データは、日付、題名、文書番号等のような標準的なフィールドと共に、内容に基づいた効率的な文書検索を許容し、したがってこれらは含まれたトピックにしたがって文書を識別する場合でさえも再度、臨界的リソースおよび専門家レベルの人に対する依存度を減少する。
【０００７】
オリジナル文書の保存およびセキュリティの保証の問題は依然として個人のアクセスにおける人的な監視および紙書類の視覚的チェックに基づいている。幾つかの隠れた操作または移動が行われたならば、相談を求めるまで、文書の消滅は発見ができない。保管ビル内の１つの位置から他の位置への移動、またはビルからビルへの転送期間中に、大量に転送されるとき、しばしば文書は不明になる。オリジナル文書を転送することは頻繁ではないが強制的である。
【０００８】
例えば、オリジナル文書は（１）証拠規則が関係する訴訟において、（２）損失または欠陥のある画像が後に発見された場合のバックアップとして、（３）オリジナル署名の確認が必要である財務および保険機構において、（４）画像とオリジナルとの間の解像度の差が重大である場合の技術的画像のバックアップとして、（５）選択された部分だけが画像化されている多量の論文の完全なコピーとして必要とされ、あるいは単に有用である。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
電子画像とオリジナルの紙書類のバックアップに基づくシステムの構成では、大きな混乱に遭遇する。以下に幾つかの関係する衝突を挙げる。即ち簡単な走査に基づいたビットマップ或いは光学文字認識から得たテキストまたはその両者を記憶するか、（署名されておらずまたはそうでなければ認証されない）局部的に作成されたテキスト文書と（署名され、またはそうでなければ認証される）局部的に走査された画像を混合するか否か、画像システムはオリジナルの紙書類システムを反映すべきか否か、オリジナルの紙書類システムが変更なく保持されるべきであるか否か、システムが精巧であるためコンピュータに通じた専門家レベルのオペレータおよび／または管理者が必要であるか否か、システムが初歩であるために入門レベルのオペレータでも十分に信頼できるか否か、文書を同一の中央保管所へ転送するかまたは幾つかの地域の保管所に保存するか否か、標準的な保管プロセスを変更するかまたは保管システムを企業の構造へ適合するか否かである。
【００１０】
光学読取または電磁読取のためのラベル付けでは、読取られて識別される光線投射の光学的および正確度において近似する装置を必要とする点でさらに別の問題が生じる。これが電磁タイプであるならば、相対的に高い強度とフィールド分布を必要とする。
【００１１】
さらにその別の問題はボックス、封筒の配置に関し、または一般的に、文書が特別な備品およびフレームにより組織化された容器を必要とし、価格を増加し、文書および容器を移動するのに大きな管理労力を必要とする。
【００１２】
さらにその別の効率の問題は、文書位置の局部化が外部の参照に関連することであり、エラーの場合、文書または文書ファイルボックスは容易に失われ、或いは最良の場合でも捜査に時間を要する。
【００１３】
さらに別の問題は、内容が安全保証された密封された封筒またはボックスが使用される安全な場所に保管される重要文書に関連している。システムは封筒が例えば数秒毎等の十分な時間的裁量のある位置に置かれること、および封筒が常に閉じられており、チェックの度に完全であることを保証または証明しない。
【００１４】
文書のサーチは移動レベルでは可能ではなく、したがって明確なメンテナンス動作または移動時の更新を必要とし、したがってエラーまたは誤りの原因になる。
【課題を解決するための手段】
【００１５】
本発明によれば、新しく受取ったまたは生成された物理的な文書は標準プロセスにしたがって作業員からＦＩＦＯ方式で記憶され、必要な標準動作後に、任意の遠隔または局部記憶システムからの移動、サーチ、チェック、検索、集収が可能である。したがって、誤りのあるファイル化が生じることは可能ではなく、新しい金額を記憶するのに必要な頻繁に発生する大容量メモリ増加の要求のような制御されない文書移動の可能性は非常に減少される。
【００１６】
さらに別の利点は、無線周波数タイプの電子ラベルが非常に正確な文書の識別に使用されるならば、ボックスおよび封筒が任意の時間に保管装置の文書内容全体が存在することを識別し、任意の文書の流れを追跡することが可能にされ、本発明の１実施形態ではアクセス時に、相談および移動が高い物理的正確度でボックスおよび／または文書の流れをチェックするように受信機／送信機をインストールされることができる。
【００１７】
さらに別の利点は、低エネルギの指向性信号放射および、ＲＦタイプの電子ラベルからの受信の場合に、不規則な保管装置が移動した後でも、文書の位置を“現状”に再構成することが可能であることである。文書を有するボックスが棚にセットされているならば、それを支持するフレームは必要なく、下部の位置に到達するためのリフトシステムだけを必要とし、或いは前面が開く場合には、何も必要なく、面積を確保する価格を減少する。
【００１８】
さらに別の利点は、受信及び送信手段が持ち運び可能である場合には、作業者はボックス等の近くまで行き、何も読むことなく、単にリクエストされた識別子のみを入力し、過負荷及びエラーを減少して装置により検索されたものを識別する機能を有することである。本発明の１実施形態では、必要なＲＦ走査の細い光線はその区域を走査し、任意の文書ボックスおよび封筒の位置を文書の方向を示すエミッタ受信機の相対的な移動に基づいて再度構築する。したがって簡単な形状計算による文書の絶対位置を割当てることが可能である。
【００１９】
さらに別の利点は、株式の供託、司法文（judicial cats）等のような重要な文書を秘密保護し、その完全性をチェックする場合である。ＲＦ回路及びメモリが密封された封筒に電子的に接続されている封筒を使用する可能性がある。この封筒および／または文書は例えば毎秒ごとに、ある領域に文書が存在するかについてエミッタ／送信機によりチェックされることができる。封筒は封筒中に埋設されている分散された脆弱なワイヤにより、または単にＲＦ回路を特徴付けるために導電性の封筒容量を使用して、メモリおよび／またはＲＦ回路に対して電気的な連続性を保証する。封筒の操作によって登録されている信号は変化または変更され、チェック手順を開始するために使用する。
【００２０】
さらに別の利点は、ある保管所から異なる保管所へ文書及びボックスを移動し、これを無線でまたはケーブルにより既存のボックスネットワークに接続することが可能であることである。新しい保管所システムはこの新しいエントリを識別し、自動的にボックス及び文書の局部的な位置および地理的位置を更新することができる。ＲＦ信号を使用して文書と含まれるメモリの二重チェックが行われるので、この手順は安全である。メモリをファイルボックスに接続する別の利点は、単に読取りおよびブラウジング装置を直接ボックスに接続することによりファイルボックスの内容がサーチされ、ＲＦタグにより存在を保証される文書を１つ１つ読取らずに内容のチェックを可能にすることである。
【００２１】
現代社会は情報時代に適切な知識業を求めている。この要求は紙書類のファイル化のような比較的低賃金の手作業を削減しなければならず、電子文書の処理のような比較的高賃金の知的作業が増加される必要があることである。本発明は紙文書の本質的な非効率を最小にし、電子画像の本質的な効率性を最大にする相互作業が必要であり、さらにテキスト、公式、符号で記憶されている文書の画像を変換および使用して知識内容を増加する必要があるという考えに基づいている。メモリの価格は下がっているが所有権の価格はハードウェアの価格よりも非常に高くなっているので、この要求はまた文書が前もってではなく保管されることを必要とする。臨界的な知識の解放価格は莫大であり、したがってシステムは保管された文書に与えられるセキュリティレベルを保証するためのこの文書保存に関しても注意している。
【００２２】
本発明の主要目的は、少なくとも１つの画像を保管する文書手段の少なくとも１つの画像および／または１つのラベルを前記文書に関連付けるための少なくとも画像抽出手段から抽出された情報を捕捉する装置を具備する文書管理用装置であり、前記ラベルはその前記情報の少なくとも一部を検索するための文書手段に関する第１の情報を有し、前記ラベルは電子ラベルである。
【００２３】
また本発明の主要目的は、文書の少なくとも１つの画像を捕捉し、前記少なくとも１つの画像を記憶し、１つのラベルを１つの文書に関連付けるステップを有する文書管理方法であり、前記ラベルは文書に関する第１の情報を有し、その前記情報の少なくとも一部を検索し、前記ラベルは電子ラベルである。
【００２４】
本発明の目的は、文書書類および対応するデジタル手段を記憶し、チェックし、サーチし、検索するために、シェルタの保管ビルディング中に分散されたインテリジェントファイルボックスに基づいた装置およびプロセスを提供することである。このようなシステムの使用結果はより満足のいくものであり、文書保存プロセスにおける一貫性、正確性、および制御を維持しながら、従業員のファイル化手順の制限を少なくする。本発明にしたがって、（１）新たに受取ったまたは生成された文書はランダムな順序で来る場合、単に自動的または手作業でタグ付けされ、（２）画像が捕捉され、処理され、データ量が生成され、（３）物理的にまたは無線を介して接続されているファイルボックスに物理的な文書が付加され、文脈的にその無線周波数タグがプログラムされ、前述のデータ量がファイルボックス中のメモリに保存され、（４）ファイルボックスが一杯にされたとき、閉じられ、その無線周波数識別子が自動的にプログラムされ、またはラベル付けされる。その結果、手順は作業員に対して非常に透明になり、低レベルの相互作用の必要性が少なくなり、データ入力とチェックの面倒で繰り返して行われなければならない動作が減少する。
【００２５】
本発明のさらに特別な目的は、文書保管、チェック、検索用システムを提供することであり、これは紙文書のシーケンスをファイルする物理的なシステムと、タグを文書に取付けるタグ付け手段と、適切な画像として文書を変換する画像捕捉装置と、画像をデジタル内容に変換できるシステムと、デジタル手段および文書自体を記憶するための電子的及び物理的システムとを具備している。（ａ）物理的システムはファイルボックスおよび一連の保管所を含んでいる。（ｂ）電子システムはメモリ手段と、無線または有線の通信手段と、無線周波数またはラベルによる通報手段と、送信／受信装置と、ファイルボックスメモリ、ファイルボックス信号またはラベルおよび文書信号またはラベルをサーチし、チェックし、問い合わせることができる分散されたアプリケーションとを含んでいる一連のファイルボックスを提供する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２６】
本発明の特徴及び目的をさらに十分に理解するために、添付図面を伴った以下の説明を参照する。  
本発明のシステムは図１に示されている。コンピュータ11は捕捉装置13に接続されており、この捕捉装置上に文書14が置かれる。文書14は位置15にタグが付けされ、そのタグ15は無線周波数装置またはラベルである。システム12は画像捕捉装置である。コンピュータ11はアプリケーションを動作して、情報をスクリーン16上に示すための処理装置と、キーボード及びマウスのような入力手段17を含んでいる、無線の受信及び送信装置18は局部的または遠隔的にコンピュータ11に接続されてＲＦＩＤプログラミング、サーチ等のような動作を行う。以下詳細に説明するファイルボックス113の１つは局部的または遠隔的にコンピュータ11に接続されている。ボックスは既にプログラムされた無線周波数識別子112または既に処理されたラベルを有する処理済みの文書111を含んでいる。
【００２７】
オリジナルの紙文書21は走査前または走査後に普通にラベル付けされ、またはタグ付けされている。タグ22は廉価の光学装置により読取られるラベルと比較して占有する面積が小さいので好ましい。ＲＦＩＤ22もまた信号返送能力があり、そのため光線の陰影が必要ないので好ましい。ラベル付けは余白にするのが好ましいが、ＲＦＩＤの場合には、タグが占有する領域が最小であるので書込み領域内にラベル付けが可能である。いずれにせよ、ラベルであってもＲＦＩＤであっても、この両方のタグは固定した一義的信号を返送する最も簡単なタイプであるかプログラム可能なタイプのタグであり、後者の場合、安全性を高めるためにファイルボックスのタグコードは文書の識別子に加えて文書のＲＦＩＤ中にプログラムされる。
【００２８】
ファイルボックスは本発明の目的の装置であり、文書を含むことのできる任意の材料、即ち天然素材または紙、セルロイド、プラスティックまたはファイバガラス或いは金属のような人工的な物質から構成されている。その形状は平坦な封筒または堅い棚の保管庫、または積み重ねておくため（以下説明するように）アレイ状の相互接続棚を形成するボックス状である。ファイルボックスは主フレーム31とカバーまたは蓋32を有する。蓋32とフレーム31は１側面を除いて導電性材料であるか、導電性材料で被覆されており、それによってこの側面を通してＲＦ信号を送信および受信する機能を行うが、この側面以外ではその機能を行わない。既存の塗料またはプラスティック材料はこの目的では廉価であり信頼性がある。蓋32とフレーム31は閉じた状態で、直接的または他の装置を通して使用される導電パターン35を形成し、ファイルはボックスの蓋をチェックする。このファイルボックスの少なくとも１つの側面または内部には好ましくはフラッシュメモリタイプのメモリモジュール33が接続されている。大量生産による実際の容量および価格は、このようなファイルボックスが伝統的なタイプの品質のファイルボックスに等しい価格で生産されることを可能にする。メモリ装置はＲＦ装置を介して無線で外部装置に接続されることができる。この場合、１例としてブルーツース（登録商標）モジュールがメモリモジュールに取付けられて接続され、または電気或いは光学接続を介して接続される。いずれにせよ、このタイプのワイヤ接続の利点はシステムのセキュリティを増加するためにさらに物理的リンクを有することである。メモリシステムはファイルボックスの縦続体を生成するためにワイヤプラグ37を随意選択的に有することができる。このワイヤ構造の使用は、固定した材料を減少するために棚または構造が使用されないか、または一時的或いは頻繁に保管庫を移動する際、保管を廉価にする場合には特に便利である。少なくともファイルボックスの１側面上にＦＩＤ34が存在し、含まれている文書の数及びそれらの識別のような情報を記憶するにはプログラム可能なタイプであることが好ましい。信号交換用の１つの好ましい実施形態では、ＲＦＩＤ（またはラベル読取）からの返送信号ｆ（ＲＦＩＤ）と全ての帰還された含まれる文書信号ｆ（Ｒｄ）との信号減算がゼロである結果を生じる。このことは演算ｆ（ＲＦＩＤ）−ｆ（Ｒｄ）＝０が含まれる文書の存在及び完全性を保証することを意味している。
【００２９】
ファイルボックス30は図４に示されているように保管区域に共に保管されている。保管区域は棚またはフリー構造であってもよい。これは主としてファイルボックスの構造特性にしたがう。伝統的な保管環境の場合、一連の棚45が存在し、ファイルボックスは垂直フレームによる支持表面上に保管される。これらのコンポーネントの特徴は連続的な金属の間仕切りを使用してセルまたはＲＦトラップを生成するか、またはファイルボックスの構造が同じ効果を生むように選択される。この保管方法は、ファイルボックスのサブセットの管理が容易であるならばシステムを分割するので、外部リソースまたはネットワーク41に接続される中央保管装置42における保管を管理する価格の減少を可能にする。最小価格である標準的な構造はｕｓｂ接続タイプとブルーツースの両者に対して２５６乃至１０２４個のファイルボックスを超えないので、この動作方法は有効であり、システム全体の価格を有する。ファイルボックスはプラグ37およびパッチにより縦続にまたは並列に接続され、或いは少なくとも主装置42であるセルトランシーバ47と無線で接続される。
【００３０】
［動作］  
本発明によれば、動作は以下の説明のとおりである。
【００３１】
文書動作  
（１）新しく受取ったまたは作成した文書を単に走査する。  
（２）ファイルボックスメモリの占有率、重さ、スペースについて文書の保管が可能であるかチェックする。  
（３）タグまたはラベルを取付け、ラベル及びタグは自己破壊型であることが好ましく、それによって取外し、解放を試みると文書にその形跡を残し、ラベルまたはＲＤＩＤ回路を破壊する。文書ラベルはその文書が割当てられているファイルボックスのトレースを行う。  
（４）物理的文書をファイルボックスに付加し、ファイルボックスラベルおよび／またはＲＦＩＤ信号特性を新たに計算する。ファイルの画像および／またはデジタル内容はファイルボックスメモリに負荷される。
【００３２】
ファイルボックスファイリング動作  
（５）ファイルボックスが選択され、ケーブルまたは無線でコンピュータに接続される。  
（６）新しいファイルボックスのメモリ、重さ、状態をチェックする。  
（７）ボックスに保管される新しい文書毎に、その電子画像及び手段がメモリに付加され、ラベルまたはコードのチェックサム部が計算される。  
（８）ファイルボックスが文書で一杯になったとき、ボックスラベルが印刷されるか、またはＲＦＩＤがプログラムされ、ファイルボックスが閉じられて、保管庫に送られる。
【００３３】
（９）メモリが一杯であり、残されたスペースが無い場合、メモリの拡張部35を追加すか、ファイルボックスを閉じるかをオペレータが判断する。  
（１０）ファイルボックスが保管庫に到達し、所定の位置に配置され、これがプラグタイプであるならば、プラグ接続される。  
（１１）中央装置42は、構造に対する変更と、丁度挿入された現在のファイルボックスのリストに対する付加を感知して標準的または特別に設計されたアプリケーションを使用してネットワーク接続を通してファイルボックスメモリのアクセスおよび協議を可能にする。
【００３４】
文書のサーチ及び検索  
（１２）クライアントのブラウジングおよびサーチツールをネットワークまたは中央装置42から使用することは、その特有の通し番号が知られているならば直接的に、またはキーワード、概念、通し番号を介してデジタル手段でサーチし直接的に全ての保管ファイルボックスのメモリ装置中のメモリを質問することによって、関連文書を発見することを可能にする。  
（１３）文書が発見されると、ＲＦＩＤまたはラベルおよびファイルボックスメモリ中で符号化されるので、ファイルボックス識別子が知られる。  
（１４）ファイルボックスはワイヤ接続タイプである場合には接続を遮断され、開路され、文書は検索され、この全ての動作は監督する意味で制御装置42を介して制御される。
【００３５】
重要な点は、もしも文書が取除かれ、ラベルまたはＲＦＩＤがそこから取除かれるならば、タグの情報は抑止を行うことが知られており、同様にタグを一度使用すると、これを取除き、それを偽造された文書に適用することはできない。
【００３６】
特別な場合には、単一の封筒（エンベロープ）ファイルボックスを開けずに、文書の読取り能力を保証する透明なプラスティックの１シートの封筒（エンベロープ）を使用することが可能であり、この構造は最大のセキュリティタイプであり、法律分野および重要な契約のような財務トランザクション基本文書で有用である。
【図面の簡単な説明】
【００３７】
【図１】本発明を実施するシステムの斜視図。
【図２】無線周波数識別子タグまたはラベルを有している物理的文書の概略図。
【図３】メモリ装置、無線周波数識別子タグまたはラベルおよび無線通信装置を有する物理的ファイルボックスの図。
【図４】典型的な保管棚の図。
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【国際調査報告】
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