(57)【要約】本明細書で論ずる概念は、Ｅメールが自動的にフォーマットされるシステム、方法、およびコンピュータ製品を対象とする。Ｅメールは、Ｅメールクライアントによって送信され、ＳＭＴＰサーバ、ＰＯＰ３／ＩＭＡＰサーバ、あるいはＳＭＴＰサーバ、ＰＯＰ３／ＩＭＡＰサーバ、もしくはその両方と通信する他のサーバを含むアウトバウンドＥメールまたはインバウンドＥメールを処理するためのサーバによって受信される。サーバは、ＥメールメッセージをＥメールクライアントから受信し、Ｅメールの属性を識別するために受信したＥメールのテキスト解析を行う。次に、システムは、識別されたＥメール属性に対応する所定のフォーマットに従って受信したＥメールメッセージをフォーマットし、所期の受信者にそれを送信する。
2007511920.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
Ｅメールクライアントから送信され、インバウンドＥメールを受信し処理するためのゲートウェイサーバまたはアウトバウンドＥメールを受信し処理するためのゲートウェイサーバによって受信された電子メールをフォーマットする方法であって、
前記ＥメールコンポーザからＥメールメッセージを受信するステップと、
前記Ｅメール属性を識別するために前記受信したＥメールをテキスト解析するステップと、
前記識別された前記Ｅメール属性に対応する所定のフォーマットに従って前記受信したＥメールメッセージをフォーマットするステップと、
前記フォーマットしたＥメールメッセージを所期の受信者に送信するステップと
を含む方法。
【請求項２】
前記Ｅメール属性を識別する前記ステップが、前記受信したＥメールのヘッダから前記Ｅメール属性を識別するステップを含む、請求項１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項３】
前記Ｅメール属性が、送信者、日付、作成者、受信者情報、優先順位情報、言語、および発信国のうちの任意の１つを前記ヘッダ中に含む、請求項２に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項４】
前記Ｅメール属性を識別する前記ステップが、前記受信したＥメールの本文からＥメール属性を識別するステップを含む、請求項１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項５】
前記Ｅメール属性が、前記Ｅメールの前記本文中に所定のキーワードを含む、請求項４に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項６】
所定のフォーマットを、識別されたＥメール属性に従って関連付けるステップをさらに含む、請求項１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項７】
前記所定のフォーマットが、複数のテンプレートの任意の組合せを含む、請求項６に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項８】
前記複数のテンプレートが、グラフィック、背景イメージ、音声ファイル、ビデオファイル、ハイパーテキスト、ユーザ情報、会社情報、およびデジタル署名のうちの任意の１つを含む、請求項７に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項９】
前記所定のフォーマットを関連付ける前記ステップが、所定のフォーマットをコンパイルするライブラリにアクセスし、Ｅメール属性に従って前記所定のフォーマットを選択するステップを含む、請求項６に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項１０】
前記Ｅメールから、新しいメッセージ部分、返信部分、および転送部分のうちの任意の１つに対応するＥメール部分を抽出するステップをさらに含む、請求項１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項１１】
前記抽出されたＥメール部分のＥメール属性に従って、前記抽出されたＥメール部分をフォーマットするステップをさらに含む、請求項１０に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項１２】
前記Ｅメール部分に関連付けられたＥメールクライアントを決定するステップをさらに含む、請求項１１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項１３】
ユーザの指定変更によって所定のフォーマットが強制されるステップをさらに含む、請求項１に記載の電子メールをフォーマットする方法。
【請求項１４】
電子メールを自動的にフォーマットするための装置であって、
サーバと、
前記サーバにＥメールを送信するように構成され、または前記サーバからＥメールを受信するように構成された、前記サーバと通信する少なくとも１つのクライアントステーションとを含み、
前記サーバが、
前記少なくとも１つのクライアントステーションから送信された前記Ｅメールをテキスト解析することによってＥメール属性を識別するためのＥメールフォーマッタと、
前記Ｅメール属性に従って所定のフォーマットを割り当てるためのテンプレートマネジャと、
前記割り当てられた所定のフォーマットによって指定された特有のフォーマットに従って、Ｅメールを組み立てるためのメッセージアセンブラと
を含む装置。
【請求項１５】
前記Ｅメールフォーマッタが、送信者、送信された日付、受信者情報、優先順位情報、言語、および発信国のうちの任意の１つを前記ヘッダ中で識別するためのヘッダエクストラクタを含む、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項１６】
前記Ｅメールフォーマッタが、前記Ｅメールの前記本文中のキーワードを識別するためのメッセージエクストラクタを含む、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項１７】
前記Ｅメールフォーマッタが、新しいメッセージ部分、返信部分、および転送部分のうちの任意の１つに対応する、前記ＥメールのＥメール部分を識別するためのメッセージエクストラクタを含む、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項１８】
前記テンプレートマネジャが、それぞれが互いに通信する、テンプレートマネジャインターフェース、テンプレート割当装置、およびテンプレートライブラリを含む、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項１９】
データベースが、所定のフォーマットを記憶するために前記テンプレートライブラリをコンパイルする、請求項１８に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項２０】
前記所定のフォーマットが、それぞれが少なくとも１つのＥメール属性に関連付けられているグラフィック、背景イメージ、音声ファイル、ビデオファイル、ハイパーテキスト、ユーザ情報、会社情報、デジタル署名のうちの任意の１つを含む、請求項１９に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項２１】
前記サーバが、インバウンドＥメールを受信し処理する、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項２２】
前記サーバが、アウトバウンドＥメールを受信し処理する、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項２３】
前記サーバが、メールサーバのポストオフィスプロパティと統合されたサーバである、請求項１４に記載の電子メールを自動的にフォーマットするための装置。
【請求項２４】
少なくとも１つのマシン可読媒体によって移送可能な実行可能コードを含むプログラム製品であって、前記コードが少なくとも１つのプログラム可能なコンピュータによって実行されたとき、
前記ヘッダ中または前記Ｅメールの本文中でＥメールの属性を識別するために、Ｅメールクライアントから受信したＥメールをテキスト解析するステップと、
前記識別されたＥメール属性に対応する所定のフォーマットに従って前記Ｅメールをフォーマットするステップと、
前記フォーマットされたＥメールメッセージを所期の受信者に送信するステップと
を前記少なくとも１つのプログラム可能なコンピュータに実施させるプログラム製品。
【請求項２５】
前記ヘッダ中の前記Ｅメール属性が、送信者、日付、受信者情報、優先順位情報、言語、発信国のうちの任意の１つを含む、請求項２４に記載のプログラム製品。
【請求項２６】
前記本文中の前記Ｅメール属性は、前記Ｅメールの前記本文中に所定のキーワードを含む、請求項２４に記載のプログラム製品。
【請求項２７】
新しいメッセージ部分、返信部分、および転送部分のうちの任意の１つに対応する、前記ＥメールのＥメール部分を決定するステップをさらに含む、請求項２４に記載のプログラム製品。
【請求項２８】
前記識別されたＥメール属性に従って所定のフォーマットを関連付けるステップをさらに含む、請求項２４に記載のプログラム製品。
【請求項２９】
前記所定のフォーマットが、複数のテンプレートの任意の組合せを含む、請求項２８に記載のプログラム製品。
【請求項３０】
前記複数のテンプレートが、グラフィック、背景イメージ、音声ファイル、ビデオファイル、ハイパーテキスト、ユーザ情報、会社情報、およびデジタル署名のうちの任意の１つを含む、請求項２４に記載のプログラム製品。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、Ｅメールクライアントから送信され、インバウンドＥメールを受信し処理するためのゲートウェイサーバまたはアウトバウンドＥメールを受信し処理するためのゲートウェイサーバによって受信されたＥメールを自動的にフォーマットするためのシステム、方法、およびプログラム製品に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットおよびワールドワイドウェブの、その人気を高めた利点は媒体の動的な性質にある。迅速かつ容易に、新しい情報を更新しその伝達を促進することが可能となり、期限付きタイムセールまたはプレスリリースについて顧客に知らせることができる。Ｅメール通信は、企業がいくつかの販売促進または企業の利益を高めるために計画的に利用できる新しい媒体である。
【０００３】
会社ブランドの識別情報は、会社のマーケッティング戦略全体の重要な部分である。強力なブランドは、ブランドの所有者の実績と成果に影響を与える。そのために、組織内のマーケティング部門は、名刺、レターヘッド、ウェブページの設計、付帯事項、および標識（ｓｉｇｎａｇｅ）の作成と品質管理を集中化させる。一貫性および一様性は、強力なブランドの存在を確立する上で重要である。この点で、通常のビジネス慣行には、部門またはパートナがブランドイメージを効果的に伝えることを支援するための設計ガイドラインおよびグラフィックキットが含まれる。
【０００４】
電子メール通信（「Ｅメール」）は、会社間における通信の主要なツールとなってきた。従業員は、顧客、企業のパートナ、ベンダ、および投資家と対話するための書面による通信の主要手段として、電子メールをしばしば使用する。
【０００５】
会社に対するブランド識別情報の重要性にもかかわらず、会社は、その現在のＥメールインフラストラクチャを効果的に用いて、ブランドが付されたＥメールを受信者に送信することができない。現在の電子メール技術を用いて、企業ブランドを管理し制御する方法はない。会社のブランドまたはＥメールのインフラストラクチャに対してなされた巨額の投資を利用せず、そのＰＲ（広報）努力を向上させる数多くの機会を浪費するので、これは重要な問題である。
【０００６】
ローカルエリアネットワーク（「ＬＡＮ」）、広域ネットワーク（「ＷＡＮ」）、およびインターネット／ワールドワイドウェブ（「ＷＷＷ」）などのコンピュータネットワークシステムでは、電子メールシステムは、しばしば、ネットワークのうちの２つ以上のユーザ相互間での通信を可能にするために利用される。各ユーザは、ネットワーク上のあるユーザ（「送信者」）から他のユーザ（「受信者」）へのＥメールメッセージの送達において、経路指定および識別目的で使用可能な一意のネットワークアドレスを有する。
【０００７】
Ｅメールメッセージは、比較的少量のテキストまたは他の形式のデータを含むことが多い。「添付物」と呼ばれる１つまたは複数の追加のデータファイルが、しばしばＥメールメッセージに添付される。例えば、Ｅメールシステムの表示機能と互換性のある、あるいはＥメールアプリケーションプログラムにより都合よく表示するには大きすぎるワードプロセッシングファイルまたはグラフィックファイルが、Ｅメールメッセージに添付されて送信者から受信者に送信されることもある。Ｅメールメッセージは、その添付物を紹介し、または説明することができる。したがって、受信者は、そのＥメールメッセージと、それに加えて任意の添付データファイルを受け取るが、その添付データファイルを開き、それにアクセスし、あるいはＥメールメッセージそれ自体とは別個に利用する必要がある。別法では、Ｅメールへの添付物は、使用されるプログラムに応じてＥメール内で見ることもできる。
【０００８】
ＨＴＭＬフォーマットは、ウェブサイトのためのページ構成言語となってきた。さらに、ウェブページで使用するために、対象を走査してＨＴＭＬフォーマットにすることができる。ＨＴＭＬフォーマットの構成および表示は、最も主流の電子メールプログラムに加えられている。しかし、走査された入力およびグラフィカル要素を有するＨＴＭＬのＥメールフォーマットを設計するためには、多くの時間をかけて取り組む必要がある。したがって、このような仕事をするのに利用可能な時間量が通常限られているため、そのフォーマットは、大量のＥメールとは異なり、一般に、個人のＥメール通信には使用されない。
【０００９】
多くのＥメールプログラムは、電子メッセージでＲＴＦ（ｒｉｃｈ−ｔｅｘｔ  ｆｏｒｍａｔｔｉｎｇ）を使用するツールを供給する。これに、太字、ハイライト、およびフォント色が含まれる。初期のシステムは、その機能を内部システムまたは同様のクライアントに対してだけサポートしていた。一実施例として、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋ（登録商標）メッセージは、他のＯｕｔｌｏｏｋの受信者に正しく届くが、フォーマッティングは、他のＥメールクライアントで見るときに、しばしば失われてしまうことがあった。そのことにより、自分のフォーマットした通信がどのように受信されるかについて自信がなく、多くの人々がその機能を利用しないようになっていた。
【００１０】
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋは、そのアプリケーション中でユーザが通信用にデフォルトのテンプレートを使用できる書簡用紙（ｓｔａｔｉｏｎｅｒｙ）機能を提供する。しかし、その機能は、既存の電子メールメッセージの返信および転送に関しては活動化されない。通信の大きな割合が返信および往復通信を含んでいるので、多くのＥメールメッセージが適正なブランドの識別情報なしで送信され、その結果、機会を失することになる。他の制限は、規則的にそのテンプレートを更新することである。テンプレートは、各コンピュータにローカルに記憶され、それによりテンプレートを管理し更新するのが困難な仕事になる。
【００１１】
ロータスノーツのＥメールクライアントは、形式ベースの通信に使用するためのツールとしてユーザに書簡用紙機能を提供する。その機能は、このアプリケーションの「Ｎｅｗ  Ｍｅｍｏ」機能に統合されておらず、書簡用紙を使用するためには別個に追加のステップが必要である。ノーツは、返信をその機能に組み込んでいないＭｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｏｕｔｌｏｏｋと同様の制限を有する。
【００１２】
米国特許第６４４６１１５号は、ブランドが付された電子または紙ベースの通信を送達するためにそのウェブサイトを介する通信サービスを示す。そのサービスは、各Ｅメールユーザがそのサービスを利用するために特別のステップが必要となる。まず、各個人にユーザアカウントを設定する必要がある。次に、アドレスブックを更新し、代替のＥメールＩＤ値を割り当てる必要がある。さらに、ユーザは、このサービスを介してメールを経路指定するために代替のＥメールアドレスを提供する必要がある。しかし、諸問題が生ずる。外部指向のサービスは、秘密の通信書簡に対して実際的ではない。返信および「ｃｃ」メッセージは再度アドレス指定する必要がある。企業内の個々のユーザ相互間で実施される標準化が何もない。また、企業が、そのような方法で、Ｅメールトラフィックを管理するために公開サービスを使用する可能性は低い。
【００１３】
Ｅメールのフォーマット問題に対処するための他のツールは、ＡｄｏｂｅのＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｏｒｍａｔ）を使用することであり、それは、文書を送信して、受信者が送信者の意図するように正確に情報を読みかつ眺めることが可能となることを保証する強力なフォーマットである。しかし、ＰＤＦの作成は、２段階のプロセスであり、多く使用されているＥメールアプリケーションのメッセージとインライン（ｉｎｌｉｎｅ）に統合されていない。ＰＤＦは、１方向通信に対して有効であるが、個人が送信者のテキストに応答する返信状況に十分役に立つとはいえない。また、電子メールメッセージごとにＰＤＦを作成することは時間のかかることである。さらに、Ｅメールの添付物形式は、そのメッセージを読むのに余分のステップが必要となることが多く、受信者にとりそのプロセスが一層困難なものとなっている。
【００１４】
今日の企業でよく行われることは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  Ｅｘｃｈａｎｇｅと、ロータスドミノと、ｓｅｎｄＭａｉｌと、別々の部門、合併買収、または海外部門から生ずる他のメールサーバアプリケーションとを包含する複数のメールシステムの複合である。すべてのユーザにとって、高い頻度の自分のＥメール通信を介して企業のブランドイメージを向上させることは望ましいことである。
【００１５】
他のタイプのサービスは、カスタムのフォーマッティングを提供する。ウェブベースの電子挨拶状サービスがここ数年にわたり存在している。それは、ウェブ形式またはＥメールメッセージを介して提出される電子テキストをフォーマットする方法である。しかし、電子挨拶状は、そのフォーマット機能が極めて限られており、限られたテキスト量までしか拡張できない。それは、重要度、返信テキスト、転送テキスト、添付物に対するサポート、またはカスタム化したテンプレートを含むＥメール特有の属性に対処しない。さらに、挨拶状システムは、専用のものであり、大容量のＥメール環境内で動作するように設計されていない。
【００１６】
自分が送信者として認識されたくない場合、リメーラ（ｒｅ−ｍａｉｌｅｒ）を用いて他の者にメッセージを送信する。そのメッセージサービスは、送信者および関連するヘッダ情報を変更することにより、Ｅメールのコンテンツを変更してしまう。しかし、それは、メッセージのコンテンツを変更することはなく、メッセージの外観とフォーマットは同一のままである。これらのサービスも企業通信の必要性を満たしていない。
【００１７】
Ｅメールマーケティングは、新しい情報を伝えるために対象とする、または時には非対象の顧客に達する重要な方法となってきた。ニュースレター、クーポン、プレスリリース、販売促進、および他のタイムリーな情報が、ＨＴＭＬまたはテキストベースのメッセージングによって受信者のＥメールアカウントに伝えられる。それは、通常、データベース方式のＥメールアプリケーションの使用による。
【００１８】
データベース方式Ｅメールメッセージは、メールをマージしたタイプのフォーマットで、多数の顧客と通信するための単一のツールである。個人のメッセージまたは私的な通信は、これらのアプリケーションによって行うことはできない。データベース方式Ｅメールメッセージは、通信のために、個人的な感触が少ないウェブページを（すなわち、名前の代わりに）使用することが多い。
【００１９】
個人のＥメール通信はそれとは異なり、顧客サービスの問合わせ、パートナとの対話、および投資家または役員との１対１の通信に使用されることが多い。
【００２０】
Ｅメールサーバは、従来、ＩＴ管理および運営業務に焦点を当てていたが、企業の通信管理者により書簡用紙を制御し集中的に更新することが可能であり法人企業におけるすべてのＥメールをフォーマットすることができる現在利用可能なツールはない。すなわち、ＩＴ部門は、現在、個人のＥメール通信をカスタマイズし、自動的にフォーマットする機能を作成し、更新し、管理する機能を有していない。
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【００２１】
企業のテンプレートを電子メールに自動的に組み込むためのシステムおよび方法、ならびに新しいＥメールテンプレートを動的に管理かつ作成し、Ｅメールユーザすべてに配信し、また送信者、受信者、送信時間、または作業グループの指定に従って個々のテンプレートをカスタマイズする企業通信のための中心的ツールが求められている。ユーザに対して、その技術を理解し、忘れずにメッセージにテンプレートを追加し、返信を手動で再フォーマットすることで負担をかけるべきではない。そのプロセスは、ユーザにとってシームレスなものであり、ユーザが親しんでいるＥメール環境に固有のものとすべきである。
【課題を解決するための手段】
【００２２】
本明細書に開示の概念は、識別されたＥメール属性に従ってＥメールをフォーマットするための自動Ｅメールフォーマットシステムおよび方法を提供することによって上記問題を軽減することである。
【００２３】
本概念は、Ｅメールが自動的にフォーマットされるシステム、方法、およびコンピュータ製品を対象とする。Ｅメールは、Ｅメールコンポーザによって送信され、アウトバウンドＥメールまたはインバウンドＥメールを処理するためのゲートウェイサーバによって受信され、そのゲートウェイサーバは、ＳＭＴＰサーバ、ＰＯＰ３／ＩＭＡＰサーバ、またはＳＭＴＰもしくはＰＯＰ３／ＩＭＡＰサーバと通信する他のサーバを含むことができる。サーバは、ＥメールメッセージをＥメールコンポーザから受信し、Ｅメールの属性を識別するために受信したＥメールのテキスト解析を行う。次に、システムは、識別されたＥメール属性に対応する所定のフォーマットに従って受信したＥメールメッセージをフォーマットし、それを所期の受信者に送信する。
【００２４】
より具体的には、Ｅメールフォーマッタは、Ｅメールを構成しかつ／または受信するために、少なくとも１つのクライアントステーションから送信されたＥメールをテキスト解析することによってＥメール属性を識別する。テンプレートマネジャは、識別されたＥメール属性と関連付けられた所定のフォーマットを割り当てる。メッセージアセンブラは、割り当てられた所定のフォーマットによって指定された特有のフォーマットに従ってＥメールを組み立てる。
【００２５】
送信者、送信日、作成者、受信者情報、優先順位情報、言語、および発信国のうちの任意の１つを含むＥメール属性は、ヘッダから抽出することができ、あるいはＥメール属性は、キーワードを含む本文から抽出することもできる。関連付けられた所定のフォーマットは、グラフィック、背景イメージ、音声ファイル、ビデオファイル、ハイパーテキスト、ユーザ情報、会社情報、およびデジタル署名のうちの任意の１つを含み、それぞれが少なくとも１つのＥメール属性と関連付けられている。
【００２６】
システムは、新しいメッセージ部分、返信部分、または転送部分、および別個にフォーマットされたＥメール部分のうちの任意の１つに関連するそのＥメールにおけるＥメール部分など、他の属性を識別することができる。
【００２７】
本諸実施形態のさらなる目的、利点、および新規の特徴は、部分的に以下の説明で述べるものとし、また、当業者であれば、以下の内容および添付の図面を検討することによって部分的に明白となり、あるいは本発明の実施によって理解することができよう。
【００２８】
描かれた図は、限定のためのものではなく、好ましい諸実施形態を例として示している。図において、同様の参照番号は、同じまたは同様のエレメントを参照する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２９】
本発明は、ユーザのＥメールステーションまたはプログラムとは別に、ブランドが付された電子メール（「Ｅメール」）を、Ｅメールサーバ環境中で管理し、送信するためのシステム、方法およびプロダクト製品である。
【００３０】
図１は、本開示を実施できる高レベルのネットワーク表示を示す。一般に、ネットワーク１１０は、ネットワークに接続された様々のコンポーネントが相互に通信できるようにする通信インフラストラクチャである。それらのコンポーネントは、複数のクライアント１１２、サーバ１１４、ストレージ装置１１６などを含む。ネットワーク１１０は、任意のタイプのネットワーク、または相互に通信するために共通のプロトコルを使用する複数のネットワークを表す。ネットワーク１１０は、イントラネット、ローカルエリアネットワーク、広域ネットワークなどとすることができる。クライアント１１２は、クライアント特有のアプリケーションをホストするコンピュータまたはワークステーションとすることができる。サーバ１１４は、複数のクライアント１１２、ネットワークに接続された他の装置（例えば、プリンタ（図示せず））、およびそのネットワークの外部の装置の間で通信を可能にする任意のタイプのサーバとすることができる。ストレージ装置１１６は、サーバ１１４の外部であり、サーバ１１４、クライアント１１２、またはその両方からアクセス可能なデータベースとすることができる。
【００３１】
図２は、クライアント１１２を実現できるＰＣまたはワークステーションタイプの汎用コンピュータなどのコンピュータシステム２１０の機能ブロック図である。コンピュータシステム２１０は、サーバ１１４を実現することもできる。一般に、図２は、クライアントの役割でまたはサーバとして使用することのできるコンピュータシステム２１０を示す。したがって、コンピュータシステム２１０は、クライアントの電子メールプログラムを実施するために使用することができ、あるいはさらに本明細書で述べるサーバ上で、Ｅメール関連プログラムまたはプロトコルを実施するために用いることもできる。
【００３２】
例示的なコンピュータシステム２１０は、中央処理装置（ＣＰＵ）２１２、メモリ２１４、および相互接続バス２１５を含む。ＣＰＵ２１２は、単一のマイクロプロセッサを含むことができ、あるいはマルチプロセッサシステムとして、コンピュータシステム２１０を構成するための複数のマイクロプロセッサを含むこともできる。メモリ２１４は、主メモリ、読取り専用メモリ、および様々のディスクドライブ、テープドライブなどの大容量ストレージ装置を含む。主メモリ２１４は、通常、ダイナミックランダムアクセスメモリ（ＤＲＡＭ）および高速キャッシュメモリを含む。オペレーションでは、主メモリ２１４は、ＣＰＵによって実行されるための命令およびデータの少なくとも部分を記憶する。
【００３３】
大容量ストレージ２１６は、ＣＰＵで使用するためのデータおよび命令を記憶するための１つまたは複数の磁気ディスクまたはテープドライブまたは光ディスクドライブを含むことができる。ワークステーションＰＣの場合、例えば、ディスクドライブまたはテープドライブの形で、少なくとも１つの大容量ストレージ２１６システムが、オペレーティングシステムおよびアプリケーションソフトウェア、ならびにクライアントＥメールプログラムを記憶する。コンピュータシステム２１０内の大容量ストレージ２１６はまた、コンピュータシステムとの間でデータおよびコードを入出力するための、フロッピー（登録商標）ディスク、コンパクトディスク読取り専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、または集積回路不揮発性メモリアダプタ（すなわち、ＰＣ−ＭＣＩＡアダプタ）など、様々の可搬型媒体のための１つまたは複数のドライブを含むこともできる。
【００３４】
本システムはまた、ネットワーク１１０を介するデータ通信のためのインターフェースとして例示された、通信のための１つまたは複数の入出力インターフェース２１８を含む。インターフェース２１８は、モデム、イーサネット（登録商標）カード、または他の適切なデータ通信装置とすることができる。物理通信リンクは、光、有線、または無線とすることができる。
【００３５】
コンピュータシステム２１０はさらに、それぞれのユーザインターフェースとして働く、ディスプレイ２２０およびキーボード２２２との相互接続のための適切な入出力ポートを含む。例えば、コンピュータは、出力ディスプレイを駆動するためのグラフィックサブシステムを含むことができる。出力ディスプレイは、ＣＲＴ（ｃａｔｈｏｄｅ  ｒａｙ  ｔｕｂｅ）ディスプレイ、またはＬＣＤ（液晶ディスプレイ）を含むことができる。図示していないが、ＰＣタイプシステムは、通常、プリンタへの接続のためのポートを含むはずである。システムのこのような実装形態のための入力制御装置は、英数字および他のキー情報を入力するためのキーボードを含む。システム用の入力制御装置はさらに、マウス、タッチパッド、トラックボール、スタイラス、またはカーソル方向キーなど、カーソル制御装置（図示せず）を含むことができる。システムとの周辺装置のリンクは、有線接続とすることができ、または無線通信を使用することもできる。
【００３６】
本システムは、上記の処理および制御機能のいくつかをサポートするプラットフォームの一実施例だけが図示され論じられている。当業者であれば、コンピュータシステム２１０は、特有の実装形態に応じて変化し得ることが理解されよう。
【００３７】
図３Ａおよび３Ｂは、アウトバウンドＥメールを自動的にフォーマットするためのシステム、およびインバウンドＥメールを自動的にフォーマットするためのシステムを、それぞれ示す全体のブロック図である。図４は、Ｅメールを自動的にフォーマットする流れ図である。本明細書で論ずるコンポーネントは、上記のコンピュータシステム２１０によって、またはネットワーク１１０上で実施することができる。本明細書で開示の装置および方法の実装は、当技術分野の通常の技術に十分含まれる。
【００３８】
インバウンドメールを処理するためのＥメールフォーマッタ３１４は、受信者に送信され送られる、商取引、旅行、出荷、および金融情報に有益なものとすることができる。多くのＥメールが異なってフォーマットされているので、様々なＥメールの中から同一の情報を見つけることは困難である。ＸＭＬベースの文書を用いると、ベンダは標準の情報をハイライトして示すことができ、したがって、それはその顧客にとってより有益なものとなる。
【００３９】
例えば、情報チームまたは管理者によって管理することのできる標準のＥメールフォーマットを用いることによって、メールフォーマッタは、例えば、旅行日程または車のレンタル受領書を各受信者が理解しやすいシステム的な方法でフォーマットする特殊化した文書を自動的に作成することができる。その標準のフォーマットにより、企業の従業員はより効率的になることが可能である。データアナリストはまた、Ｅメールフォーマッタ３１４を用いて新しく標準化された情報を電子商取引状況における契約を折衝するための解析ツールにコンパイルすることもできる。ＸＭＬ文書の妥当性を検査し、それを用いて他の管理タスクをトリガすることは、さらなる利点となり得る。すなわち、Ｅメールは、共通の飛行日程など、様々の属性を監視し管理するためのある種のフォーマットのインバウンドメールを再検討するために、別個のシステムをトリガすることも可能である。
【００４０】
インバウンドメールのために、テンプレートライブラリは、文書をその適切なタイプにフォーマットする方法に関する特有の情報を含む１組のＸＭＬベースのスタイルシートとなる。それは、特に、旅行文書、電子商取引の購入、提案、金融予測（ｐｒｏｊｅｃｔｉｏｎ）、売上高、または市場調査結果を含むことができる。各Ｅメールメッセージは、それが使用しているＸＭＬ標準を示すキーワードによって（メッセージまたは添付物内で）指定されるはずである。ＸＭＬは、各業界に基づいて異なる可変部を有しており、そのデータを利用することによって、適切なスタイルシートを適用することができる。
【００４１】
アウトバウンドメールを処理するためのメールフォーマッタは、Ｅメールを、送信者、作成者、受信者、送信時間、作業グループ指定、またはＥメール本体内のキーワードによって自動的にカスタマイズするために有益であり得るが、それを以下でさらに論ずる。
【００４２】
メッセージコンポーザ３１０は、ステップ４１０で、ユーザがＥメールを作成し、受信することができるＥメールプログラムを使用するコンピュータシステム２１０を表す。システムが、既存のおよび新しいＥメールソフトウェアプログラムをサポートすることができ、またサポートするために更新可能なので、Ｅメールソフトウェアのブランドは重要ではない。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ  ＯｕｔｌｏｏｋおよびＥｕｄｏｒａを含む任意の様々なＥメールソフトウェアプログラムを使用することができる。
【００４３】
図３Ａに示すように、Ｅメールフォーマッタ３１４は、アウトバウンドＥメールを処理するためのゲートウェイサーバ３２０上に常駐することができる。すなわち、フォーマッタ３１４は、複数のＥメールクライアントから最終の宛先に向けてメッセージの中継を担当するサーバ上に常駐することができる。セキュリティおよび性能上の理由から、多くの組織では、すべての送信メールトラフィックを送信するために別個のマシンを有する。Ｅメールサーバ環境に応じて、Ｅメールフォーマッタ３１４は、異なるシステム上で使用され得るが、送信メッセージをフォーマットするためにメールサーバのポストオフィスプロパティと緊密に統合される。
【００４４】
図３Ｂでは、Ｅメールフォーマッタ３１４は、インバウンドＥメールを処理するためのゲートウェイサーバ３２２上に常駐することができる。すなわち、Ｅメールフォーマッタ３１４は、複数のＥメールクライアントからインバウンドメールを受信し、最終の宛先に向けて受信したＥメールを中継するためのサーバ上に常駐することができる。図３Ａと３Ｂの共通性により、また説明を容易にするために、アウトバウンドゲートウェイサーバ３２０およびインバウンドゲートウェイサーバ３２２は、一般に、中央サーバ３２４と呼ばれる。また、中央サーバは、単一のサーバまたは複数のサーバを表す。
【００４５】
テンプレートマネジャ３１２は、Ｅメールフォーマッタ３１４と通信し、ＨＴＭＬファイルとすることができる所定のフォーマットまたはテンプレート情報を記憶する。ＨＴＭＬファイルは、ワールドワイドウェブページのマークアップのための標準であるが、ＸＭＬまたはＳＧＭＬなど、当業者に知られた様々の他のフォーマッティングおよびマークアップ言語を使用することができる。テンプレート情報は、グラフィック、音声、またはビデオファイルを含むことができる。テンプレート情報は、フォント情報、または送信者の署名や、肩書き、データベースから検索した他のコンポーネントなどの「メールマージ」効果を含むことができる。それらの機能のうちの任意の１つまたはいくつかを使用せずにシステムを作成することも可能である。
【００４６】
図３Ａおよび３Ｂは、中央サーバ３２４に基づくテンプレートマネジャを示しているが、テンプレートは、クライアントステーション３１０に、あるいは他のサーバや、中央サーバ３２４から分離したデータベース中に記憶することもできる。ローカルに記憶された場合、スケジュールに従って、または管理者による手動の動作によって、新しいテンプレート情報は、テンプレートマネジャ３１２からメッセージコンポーザ３１０に送ることができる。クライアントステーション３１０中のＥメールは、Ｅメールクライアントがその機能を有する場合、書簡用紙フォーマットに構成することができる。
【００４７】
Ｅメールフォーマッタ３１４は、Ｅメール中のＥメール属性を識別し、テンプレートマネジャ３１２は、Ｅメール属性に従って少なくとも１つの所定のフォーマットを割り当てる。デジタル署名ならびに暗号化スキームを、Ｅメールフォーマッタ３１４によりそのＥメールに割り当てることができる。Ｅメールアセンブラ３１６は、Ｅメールを受け取り、テンプレートマネジャ３１２によって割り当てられたテンプレートに従ってそのＥメールをフォーマットする。その結果得られた新しくフォーマットされたＥメールは、所期の受信者に送信される。
【００４８】
図４は、Ｅメールを自動的にフォーマットするための方法の流れ図である。４１０で、Ｅメールを構成した後、ステップ４１２で、メッセージコンポーザ３１４に、テンプレートマネジャ３１２とコンタクトさせ、いくつかのＥメール属性によるテンプレートまたは所定のフォーマットを要求させることによって、ユーザは意図するＥメールフォーマットをプレビューすることができる。別法として、プレビューは、デフォルトのテンプレートを見るために作成前に生成することが可能であり、あるいは受信者に対して適正なフォーマットを保証するためにＥメールの作成中に生成することもできる。ステップ４１４で、テンプレートマネジャ３１２は、テンプレートライブラリからメッセージコンポーザ３１０に少なくとも１つのテンプレートを送り、メッセージコンポーザ３１０は、メッセージを受信者が見るような形で示すメッセージのプレビューを生成する。Ｅメールアセンブラ３１６はまた、このステップを実施するように構成することも可能である。メッセージコンポーザ３１０は、プレビュー機能を使用しないことも可能であり、その場合、ステップ４１２および４１４を削除することができる。それは、Ｂｌａｃｋｂｅｒｒｙ開始メッセージ、テキストＵＮＩＸ（登録商標）メールプログラム、または制限された機能を有する他の任意のシステムなど、プレビュー表示をサポートしないメッセージコンポーザ３１０にとって適切なものとなるはずである。その場合、メールは送達時に適切なテンプレートでフォーマットされるが、ユーザがプレビューを見ることはない。
【００４９】
また、テンプレート情報は、メッセージコンポーザ３１０からシステム中のＥメールフォーマッタ３１４にメッセージと共に送られる必要はない。しかし、送信するためにメッセージをフォーマットすることは、メッセージコンポーザ３１０によって実施することもでき、あるいは好ましい実施形態では、中央サーバ３２４上で実施することもできる。
【００５０】
ステップ４１６で、ユーザは自動フォーマットを指定変更し（ｏｖｅｒｒｉｄｅ）、特有のテンプレートが強制的に適用されるようにすることができる。それは、管理者がテストメッセージを送信するのに有益となり得る。この機能は、いくつかのユーザまたはシステム全体に適用可能にすることができる。多くのＥメールユーザは、会社のＥメールを個人的な用途に使用するので、会社は、Ｅメールを個人用途に使用する場合、各ユーザが自動フォーマット機能を指定変更するように要求できる。こうすると、会社のデータベース中に受信者情報を不必要に取り込むことから回避され、また不必要なフォーマットで中央サーバ３２４に負担をかけなくなる。
【００５１】
ステップ４１８で、Ｅメールフォーマッタ３１４は、メッセージコンポーザ３１０から、前に指定したメールポートを介してＥメールメッセージを受信する。Ｅメールフォーマッタ３１４は、プレーンテキストで、あるいはＲＴＦ（ｒｉｃｈ  ｔｅｘｔ  ｆｏｒｍａｔ）、ＨＴＭＬ（ハイパーテキストマークアップ言語）、ＸＭＬ（拡張可能マークアップ言語）などの数多くのシステムでフォーマットされたテキストでメッセージを読むことができる。他のフォーマットシステムも使用することができる。Ｅメールフォーマッタ３１４は、本明細書に指定されたフォーマットに限定されないものとする。
【００５２】
４１８で、メッセージコンポーザ３１０からＥメールを受信すると、ステップ４２０で、Ｅメールフォーマッタ３１４は、Ｅメールメッセージの標準に従ってテキスト解析を行うことにより、ヘッダエクストラクタを用いてＥメールからＥメールの属性を抽出する。メッセージがインターネットプロトコルメッセージである場合、標準のＩＥＴＦルールを適用することができる。しかし、このシステムはまた、特にＸ．４００アドレッシングを含む他のメッセージングシステムで有益となるはずである。送信者、日付、作成者、受信者情報、優先順位情報、言語、および発信国を抽出することができる。
【００５３】
さらに、ステップ４２０で、Ｅメールフォーマッタ３１４は、特有のキーワードなど、Ｅメールの本文中の他のＥメール属性を識別することができる。例えば、Ｅメールフォーマッタ３１４は、ｐｒｉｖｉｌｅｇｅｄ（特定の人専用）、ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ（機密）、ｐｒｏｐｒｉｅｔａｒｙ（所有権を有する）などのキーワード、または会社製品に関するキーワードを抽出することができる。管理者は、受信者ベース、送信者ベース、日付ベース、それとも特有のキーワードによるアプローチのいずれが、Ｅメールメッセージをフォーマットするために主な決定要因であるかを選択することができる。
【００５４】
抽出されたＥメール属性は、テンプレートマネジャ３１２に送られて、４２２で、個々のメッセージに適用されるテンプレートを決定する。高い頻度で使用されるテンプレートは、高いスループットが必要な場合、迅速な実施および配信のためにキャッシュすることができる。識別された属性が対応するテンプレートを有していない場合、４２４で、デフォルトのテンプレートを割り当てることができる。しかし、対応するＥメール属性が識別された場合、４２６で、１つまたは複数のテンプレートがＥメールに割り当てられる。いずれにしても、テンプレート選択を指定する手続き呼出しがＥメールアセンブラ３１６に送られる。
【００５５】
いくつかの会社、またはＤＮＳドメイン、または個人が、Ｅメール通信のために異なるまたはカスタマイズしたテンプレートを必要とする可能性がある。いくつかのＥメールプログラムは、他のＥメールプログラムが表示できない情報を表示することが可能である。ＨＴＭＬファイルおよびグラフィックスを表示することのできるＥｕｄｏｒａ、Ｎｅｔｓｃａｐｅ、およびＯｕｔｌｏｏｋなどのプログラムは、ＰｉｎｅなどのＵＮＩＸ（登録商標）テキストベースのＥメールクライアントとは異なるテンプレートが必要となる。グラフィックベースプログラムの最近のバージョンは、通常、初期のバージョンよりも高い表示機能を提供する。Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔまたは背景グラフィックスをサポートしないクライアントは、メッセージ中に埋め込まれたこれらの問題の多いＨＴＭＬタグを有しないテンプレート版を受け取るべきである。Ｅメールクライアントに応じて特有のテンプレートを使用することができる。さらに、メッセージの組立は、宛先のＥメールクライアントごとに異なることができる。
【００５６】
したがって、並列ステップでは、４２８で、通常、大部分がテキスト、ＨＴＭＬ、またはデュアルコード（ａｌｔ／ｒｅｌａｔｅｄまたはａｌｔ／ａｌｔｅｒｎａｔｉｖｅフォーマット）であるメッセージコンテンツまたはＥメールの本文を抽出することができる。メッセージエクストラクタは、送信者のＥメールクライアントを判定し、そのＥメールメッセージの新しいメッセージ部分、返信部分、および／または転送されるメッセージ部分を適正に識別する。メッセージ部分を識別するための他の方法は、当業者には周知のものである。Ｅメールクライアントは、「Ｘ−ｍａｉｌｅｒ」または同様のフィールドによって識別される。様々の作成者のブランドが付された識別情報を反映させアウトバウンドまたはインバウンドメールを適正にフォーマットするために、個々のメッセージコンポーネントを分離することが必要である。企業およびユーザが、自分のメッセージを、返信テキストまたは転送されたメッセージコンテンツとは異なる方法でハイライトし、ブランドを付したい可能性が高い。Ｅメール部分が識別されると、ステップ４３０で、分離されたＥメール部分を指定する手続き呼出しがＥメールアセンブラ３１６に送られる。
【００５７】
Ｅメールアセンブラ３１６は、Ｅメールフォーマッタ３１４、テンプレートマネジャ３１２、またはその両方から手続き呼出しを受け取る。手続き呼出しは、Ｅメールアセンブラ３１６にＥメールが自動的にフォーマットされる方法を指示する。４３２で、アセンブリプロセスでは、任意選択で、送信Ｅメールに認証シールを添付することができる。多くのデジタル署名技術が存在し、使用することができる。ユーザ特有の情報で符号化された、図形的に作成されたバーコードを使用することもできる。Ｅメールフォーマッタ３１４は、受信者の企業ディレクトリを構築するためにすべての署名された着信Ｅメールの公開鍵を任意選択で記憶することができ、将来、送信する場合にＥメールの暗号化を行うことができる。さらに、企業のメールサーバユーザからの秘密鍵を、認証されたＥメールの受信をサポートする受信者に対して、すべての送信Ｅメールがデジタル署名されることを保証するために記憶することもできる。
【００５８】
次いで、組み立てられたメッセージは、標準のメッセージプロトコル仕様を介してその宛先に送信される。アプリケーションの設定に応じて、複製を保持することができる。
【００５９】
図５は、図３に示された自動的にメールをフォーマットするためのシステムをより詳細に示す。Ｅメールフォーマッタ３１４は、ヘッダエクストラクタ５１０およびメッセージエクストラクタ５１２を含む。前述のように、ヘッダエクストラクタ５１０は、ヘッダ情報をＥメールから抽出し、そのヘッダ中のＥメールが送信された日付、送信者、作成者、受信者、優先順位情報、言語、および発信国を識別する。抽出されたヘッダ属性は、テンプレートマネジャ３１４に送られる。さらに、メッセージエクストラクタは、メッセージ部分、およびキーワードも識別可能である。すなわち、少なくとも新しいメッセージ部分におけるＥメール本文の属性を識別することができる。識別されたＥメール本文の属性は、テンプレートマネジャ３１４およびＥメールアセンブラ３１６に送られる。
【００６０】
テンプレートマネジャ３１４により、会社は、会社内のＥメールユーザすべてに対するテンプレートを集中的に管理することができる。テンプレートマネジャ３１４は、３つの主要なサブコンポーネント、すなわち、テンプレートライブラリ５２０、テンプレートマネジャ５１６、およびテンプレート割当ツール５１８から構成される。テンプレートマネジャ３１４は、好ましくは、コンピュータシステム２１０を用いて、テンプレート割当ツール５１８およびテンプレートライブラリ５２０と対話するためのユーザアプリケーションである。
【００６１】
ステップ４１６で、テンプレートマネジャ３１４は、ユーザの指定変更を確認する。ユーザの指定変更がある場合、テンプレートマネジャ３１４は、標準のテンプレートの割当てを行い、またはユーザによって手動で選択されたテンプレートを適用することができる。
【００６２】
テンプレートライブラリ５２０はまた、各Ｅメールクライアントでよく使用されるテンプレートを記憶する。Ｅメールクライアント情報は、最初は、バッチインポートプロセスにより、Ｅメールアーカイブを介して取り込むことができる。Ｅメール通信の大きな割合が反復Ｅメールであるので、多くの既存のＥメールが受信者ごとに直ちに最適化される。
【００６３】
本システムは、１つのシステムから他のシステムへと着信またはアウトバウンドのＥメールを翻訳するために使用することもできる。Ｅｕｄｏｒａのユーザのために意図されたメッセージが、Ｏｕｔｌｏｏｋのユーザから来た場合、メッセージは、それを受信者に送信する前にＥｕｄｏｒａで見るために最適化することができる。
【００６４】
管理者は、テンプレートライブラリ５２０に新しいテンプレートおよびデザインを追加することができる。このように、マーケティングのプロフェッショナル、グラフィックアーティストは、自分の専門知識をグラフィック通信に使用しながら、集中的に、送信されたメールの品質、コンテンツ、および識別情報を制御することが可能であり、その企業に利益を生むことができる。個人は、ブランドの識別情報のために自分のＥメールの慣習を変えることなく、個人のコンテンツに焦点をあてることができる。
【００６５】
テンプレートライブラリ５２０は、管理者が、アウトバウンド、およびさらにインバウンドＥメールの外観を管理することのできる組み込みのインポートを有する。ＨＴＭＬファイルをライブラリにアップロードする場合、テンプレートマネジャ３１４は何らかのマークアップタグを生ずる可能性のある任意の「Ｅメール特有の問題」を解析することができる。それは、多種多様のＥメールクライアントに対して互換性を保証することになる。さらに、配置されたグラフィックス、背景グラフィックス、音声、ビデオファイル、デジタル署名を含むリンクファイルはすべてライブラリにアップロードされる。ＨＴＭＬファイルに固有の書体、色、およびサイズはまた、このステップで指定することができる。テンプレートライブラリ５２０はまた、モジュールとしてテンプレートに挿入することができる基本のビルディングブロックを提供する。
【００６６】
テンプレート割当ツール５１８は、テンプレートライブラリ５２０から使用されるテンプレートを選択する。どのテンプレートを使用するかの判断は、日付、送信者、作成者、送信者のグループ、受信者、キーワード、および管理者によって導入される他のファクタなど、検出されたＥメール属性に依存する。管理者は、受信者ベース、送信者ベース、日付ベースそれとも特有のキーワードアプローチのいずれが、テンプレートマネジャ５１６を介してテンプレートを優先順位付けにおける主な決定要因であるかを選択することができる。
【００６７】
動的なメッセージングを可能にするために、特有の日付または日付の範囲が個々のテンプレートまたは割当エントリに割り当てられる。季節的なまたは販売促進のテンプレートを利用し有効な日付を割り当てることができ、それにより、キャンペーンを計画し、目標とするメッセージを提示するのに新しい媒体として電子メッセージングを使用するマーケティングを可能にする。したがって、管理者は、特定の時間期間中に使用されるテンプレートを割り当てることができる。
【００６８】
個人を割当ツール５１８中にリストすることも可能であり、その優先順位は、最小の単位から最大まで割り当てられる。例えば、自分の名前、電話番号、ファックス番号、Ｅメールアドレス、住所、ジョブタイトル、または追加された他の個人情報を含む自分のテンプレートを、そのテンプレートの設計に従って、個人に割り当てることができる。
【００６９】
個人情報および他の情報は、企業のディレクトリサービスコンポーネント（ＬＤＡＰ、Ａｃｔｉｖｅ  Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ、または同様のもの）から取得することができる。ディレクトリサービスとの統合により、別個のディレクトリを維持し、従業員の移動または再編成のために異なるエントリを更新する必要がなくなる。ディレクトリサービスを使用しない小規模の仕事では、テンプレートマネジャ５１６を独立のデータベースとして使用することができる。
【００７０】
個々の受信者または受信者のクラスに、特定のテンプレートを有するＥメールを送信することができる。例えば、内部の受信者（送信者と同じ組織の従業員）へのＥメールは、会社のポリシーまたは目標に関する宣伝と共にＥメールを送信することができ、一方、外部の受信者へのＥメールは、会社の製品に関する宣伝を有することもできる。顧客へのＥメールとは異なるテンプレートを競争相手へのＥメールに使用することができる。スタッフメンバーから上級管理者、または上級管理者から役員に対するＥメールは、ベンダに対する供給を求める通常の注文に関する、または配達の遅れに関する苦情のＥメールとは異なるテンプレートが必要となり得る。受信者に関する情報は、テンプレートマネジャデータベースまたは企業ディレクトリサービス中に記憶される。
【００７１】
個人がリストされていない場合、その個人の属するグループを割り当てるテンプレートとすることができる。グループが何も見つからない場合、システムのデフォルトテンプレートに戻る。ユーザが複数グループのメンバーである状況では、優先順位フィールドを利用可能にすることができる。この技術は、ＡＣＬまたは許可ベースのアプリケーションと同様の方法で実施される。
【００７２】
Ｅメールの属性がライブラリにリストされていない場合、デフォルトでテンプレートの最小公分母バージョンが選択され、多種多様のＥメールクライアントにわたり可読性が設定された最小ＨＴＭＬタグを用いて（テキストおよびＨＴＭＬモードで）送信される。任意選択で、読取り受領書が、Ｅメールアセンブラによって送信Ｅメールに添付される。読取り受領書は、そのレコードを更新するためにＥメールの受信者データベースに事前にアドレス指定される。
【００７３】
異なるグループのメンバーは、異なるテンプレートを有することができる。このようなグループは、営業、製造、金融、人事、情報技術、設計、地域オフィス、上級管理者、役員を含むことができる。各グループのテンプレートは、送信者の個人情報によって修正することもできる。グループに関する情報は、ディレクトリサービスと同期化され、テンプレートマネジャデータベースに記憶される。
【００７４】
送信されるＥメールは、送信メッセージおよび識別された任意の返信部分および転送部分を含む個々のメッセージコンポーネントと組み合わされたテンプレートから、Ｅメールアセンブラ５２４中で組み立てられる。カスタムのマークアップタグが、コンポーネントをどこに挿入すべきかを指示し、テキスト解析ステップが、関連するフォントまたは他の視覚的属性に適用されて、単一のＨＴＭＬファイル、すなわち実質的に新しいメッセージが得られる。
【００７５】
それだけに限らないが、グラフィックス、音声、および／またはビデオを含むサポート媒体ファイルをメッセージに添付することができる。サポートファイルはまた、会社のウェブサイトまたは他の公開されたアクセス可能なコンピュータを介して、ネットワークにもリンクすることができる。
【００７６】
ＨＴＭＬメールメッセージの組立に続いて、グラフィカルまたはＨＴＭＬ使用可能メールクライアントを有していないユーザによって読み取り可能なように、代替のテキスト形式を生成することができる。それは、一般的なＵＮＩＸ（登録商標）ベースのメールクライアントならびにＢｌａｃｋｂｅｒｒｙ装置および無線電話メッセージングなどの無線装置を含む。その代替のメッセージもまた、メッセージのデリバリに含むことができる。
【００７７】
メッセージヘッダを、選択したテンプレートに応じて変更する必要のある場合がある。例えば、テンプレート中に含まれたグラフィックファイルを有するテキストメッセージは、マルチ部分メッセージとして再変換（ｒｅ−ｃａｓｔ）する必要があり得る。そのヘッダ変換は、ユーザに対してシームレスであり、フォーマットサーバによって自動的に処理される。
【００７８】
本開示の有益な特徴は、受信者が見るＥメールはそれ自体フォーマットされており、そのフォーマットされたメッセージは、ＰＤＦまたはＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔファイルを送信する場合などのようにテキストＥメールとは別個に添付する必要のないことである。このような添付物を作成することは、ユーザにとって余分な仕事であり、受信者にとってもそれを見ることは余分な仕事であり、かつ適切な閲覧プログラムを有する必要がある。
【００７９】
セキュリティは、この技術における重要な部分である。暗号化、ポートセキュリティ、およびオペレーティングシステムセキュリティを含む当業者には知られている企業のセキュリティシステムを本解決策に使用することができる。メッセージフォーマットサーバ３１４を使用してＥメールを受信する機能は、リバースＩＰ、ファイアウォール、または当業者には周知の同様の手段を介して検証することができる。
【００８０】
ネットワーク環境に対して、テンプレートマネジャアプリケーションに対するセキュリティを構成可能である。フォーマットサーバは、アプリケーションをホストし、指定されたポートを経由しネットワークを介してそれを利用可能にする。企業の管理者は、このポートへのアクセス可能性を制限し、あるいは既存のオペレーティングシステムおよびネットワーク管理ユーティリティを介する（物理的なセキュリティを利用した）ローカルなアクセスだけを許可することができる。
【００８１】
図６は、開示のシステムおよび方法を使用して自動的にフォーマットされたＥメールを示す。Ｅメール本文は、参照６１０によって指定される。この実施例では、メッセージエクストラタ５１２が、２つのキーワード「ｅＳｔａｔｉｏｎｅｒ」６１２および「ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ（機密）」６１４を識別している。その結果、テンプレートマネジャ３１４は、２つのテンプレートを割り当てる。第１に、テンプレートマネジャ３１４は、Ｅメールの本文６１０の上で適用されるように「ＰＲＩＶＥＬＥＧＥＤ  ＡＮＤ  ＣＯＮＦＩＤＥＮＴＩＡＬ（特別の人専用および機密）」テンプレート６１６を割り当てた。第２に、テンプレートマネジャ３１４はＥメールの受信者をｅＳｔａｔｉｏｎｅｒ製品に関する製品情報にリンクさせる図形６１８を割り当てた。図示されていないが、ヘッダエクストラクタ５１０は、送信者を識別し、送信者の名前、肩書き、アドレス、および電話番号を指定するテンプレート６２０を割り当てた。さらに、テンプレートマネジャは、通常、デフォルトのテンプレートと関連付けられる送信者の会社のロゴを識別する他のテンプレートを含んでいた。
【００８２】
他の独特の態様は、自動フォーマッティングシステムを実施するための独特のソフトウェアまたはプログラム製品に関する。ソフトウェアまたはプログラム製品は、少なくとも１つのマシン可読媒体によって搬送可能な情報を含む。その媒体によって搬送される情報は、実行可能コード、１つまたは複数のデータベース、および／または管理書込みストリーム（ｐｒｉｎｔ  ｓｔｒｅａｍ）に関する情報とすることができる。開示の諸実施形態では、情報は、１つまたは複数のプログラム可能コンピュータシステムにＥメールの自動フォーマッティングを実施させるための実行可能コードを含む。
【００８３】
本明細書で使用されるコンピュータ可読媒体は、任意の物理エレメントまたは搬送波とすることができ、それは、マシン可読形態中で一連の諸ステップを実施するための命令もしくはコード、またはそれに関連するデータを運ぶことができる。このような媒体の物理的な形態の実施例は、フロッピー（登録商標）ディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープ、他の任意の磁気媒体、ＣＤ−ＲＯＭ、他の任意の光媒体、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＦＬＡＳＨ−ＥＰＲＯＭ、他の任意のメモリチップまたはカートリッジ、ならびに走査可能なフォーマットのソフトウェアを運ぶ媒体を含む。搬送波タイプの媒体は、データ、または一連の諸ステップを実施するための命令もしくはコードを表すデジタル情報を運ぶことのできる任意のタイプの信号である。このような搬送波は、有線回線もしくは光ファイバネットワークを介して、モデムを経由して受信され、あるいは、無線周波数もしくは赤外線信号、またはコンピュータなどが受信し復調できる他の任意のタイプの信号として受信することができる。
【００８４】
本明細書で使用するコンピュータまたはマシン「可読媒体」に関する用語は、プロセッサに、実行するための命令を提供すること、あるいは記憶または処理のためにプロセッサとの間でデータを搬送するために関与する任意の媒体を指す。このような媒体は、それだけに限らないが、不揮発媒体、揮発性媒体、および伝送媒体を含む多くの形態を取ることができる。不揮発性媒体は、例えば、光または磁気ディスクを含む。揮発性媒体は、主メモリなどのダイナミックメモリを含む。伝送媒体は同軸ケーブルを含む。すなわち、コンピュータシステム内でバスを構成するワイヤを含む、銅線および光ファイバである。伝送媒体はまた、無線周波数（ＲＦ）および赤外線（ＩＲ）データ通信中に生成されるものなど、電気もしくは電磁信号、または音響もしくは光波の形を取ることもできる。コンピュータまたはマシン可読媒体の通常の形態は、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、磁気テープ、他の任意の磁気媒体、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、他の任意の光媒体、パンチカード、紙テープ、孔パターンを有する他の任意の物理媒体、ＲＡＭ、ＰＲＯＭ、およびＥＰＲＯＭ、ＦＬＡＳＨ−ＥＰＲＯＭ、他の任意のメモリチップまたはカートリッジ、データまたは命令を移送する搬送波、あるいはコンピュータが読取り可能な他の任意の媒体を含む。１つまたは複数の命令の１つまたは複数のシーケンス、またはデータを、実行を目的としてプロセッサに搬送するには、様々な形態のコンピュータまたはマシン可読媒体を含むことができる。
【００８５】
本方法、システム、およびプログラム製品に関する他の用途を開発することも可能である。例えば、インバウンドおよびアウトバウンドメッセージから得られたデータは、企業にとって有益であり得る。データが解析されて、送受信されたメッセージタイプを判定することができ、それによって、会社は特殊化したＥメールフォーマットを作成し、特殊なターゲットの客などを識別できるようになる。一般に、このツールは、企業のＥメールインフラストラクチャを「データマイニング」するために、解析的およびマーケットインテリジェンスソフトウェアシステムと組み合わせることができる。
【００８６】
上記では、最良の態様と考えられる物および／または他の好ましい実施形態について説明してきたが、本発明に様々の変更を加えることができること、本発明または本明細書に開示の発明は、様々の形態および実施形態で実施することが可能であること、およびそれらを数多くの応用例に適用可能であり、本明細書ではそのうちのいくつかを説明しているに過ぎないことを理解されたい。
【図面の簡単な説明】
【００８７】
【図１】データ処理システムを示す図である。
【図２】ＰＣもしくはワークステーションまたはサーバの機能ブロック図である。
【図３−Ａ】アウトバウンドＥメールをフォーマットするためのシステムの機能ブロック図である。
【図３−Ｂ】インバウンドＥメールをフォーマットするためのシステムの機能ブロック図である。
【図４】Ｅメールがそれにより自動的にフォーマットされる流れ図である。
【図５】Ｅメールを自動的にフォーマットするためのシステムを示す図である。
【図６】自動的にフォーマットされたＥメールの実施例を示す図である。
【図１】
2007511920.tif 000003
【図２】
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【図３−Ａ】
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【図３−Ｂ】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【国際調査報告】
2007511920.tif 000010