(57)【要約】【課題】  スケジュールデータを利用して報告書作成する従来技術では、報告の必要のないスケジュールまで報告項目として抽出しており、無駄な項目を削除するためが掛かっていた。【解決手段】  上記課題を解決するために、本発明では、スケジュールに記録されたデータのうち、所定条件を満たすものを報告書の報告項目として抽出するものである。また、本発明には、報告項目の抽出を、スケジュールのうち予め定められた時間以上のスケジュールを抽出すること、スケジュールのうちその時間が長い順に一定数のスケジュールの抽出(時間の長いスケジュールを優先的に抽出)を行うこと、過去の同様の報告書において、報告された項目に対応するスケジュールを抽出すること、および、これらの組み合わせ（もしくはサブコンビネーション）も含まれる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
報告書のテンプレートをスケジュール情報を利用して作成する報告書作成支援システムにおいて、
報告者のスケジュールデータを格納したデータベースと接続する手段と、
前記利用者から報告書作成要求を受付ける手段と、
前記報告書作成要求に応じて、前記データベースから当該報告者のスケジュールデータから、所定条件に従って前記報告書の項目に対応するスケジュール情報を抽出する手段と、
抽出された前記スケジュール情報を当該報告書の項目とした報告書雛形を生成する手段とを有することを特徴とする報告書作成支援システム。
【請求項２】
請求項１に記載の報告書作成支援システムにおいて、
前記スケジュール情報を抽出する手段は、前記データベースから予め定められた時間以上のスケジュールを抽出することを特徴とする報告書作成支援システム。
【請求項３】
請求項２に記載の報告書作成支援システムにおいて、
さらに、前記データベースに格納された前記スケジュール情報のそれぞれを、当該スケジュール情報の示す時間の長い順にソート処理する手段を有することを特徴とする報告書作成支援システム。
【請求項４】
請求項１ないし３のいずれかに記載の報告書作成支援システムにおいて、
前記報告書は、電子メールで作成された報告書メールであり、前記データベースには過去に作成された報告書メールが格納されており、
さらに、前記過去に作成された報告書メールの宛先を抽出する手段を有し、
前記報告書雛形を作成する手段は、抽出された前記宛先を当該報告書雛形の宛先として記録することを特徴とする報告書作成支援システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、報告書を作成するための技術に関する。その中でも特に、報告者のスケジュール情報を利用して報告書のテンプレートを作成し、報告書の完成を支援するための技術に関する。週報、月報のような定例的な報告書の作成に好適である。また、本発明では、この報告書をメールで作成するものにも適用可能である。
【背景技術】
【０００２】
業務上、報告書を作成することは一般的に行われている。また、この報告書をメールで作成し、対象者に送信することも多く行われている。
【０００３】
これらの報告書については、同様のものを何度も作成する必要があることが多い。例えば、週報のように定期的に作成、報告する必要があるものが多い。このように何度も作成する場合、その手間が作成者の負荷になってしまう。特に、その期間に何を行ったかの確認について、思い出したり、記録を確認したりする手間が掛かる。
【０００４】
この問題を解決するために、特許文献１の技術が提案されている。特許文献１では、すでに登録されているスケジュールデータやアクションリストデータをもとに週報、議事録等の文書を自動作成する文書作成装置及びその制御プログラムを記憶した媒体を提供することを目的にしている。この目的を達成するために、スケジュールデータ／アクションリストデータを取得する取得部と、前記取得部により取得されたスケジュールデータ／アクションリストデータを記憶する記憶部と、週報を作成する曜日を指定する曜日設定部と、指定された曜日に、前記スケジュールデータ／アクションリストデータから週報に関するデータを抽出して１週間ごとの週報を作成する週報作成部とを設けている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−２７２６１９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、特許文献１の技術では、報告の必要のないもののスケジュールまで記録される可能性が大きく、また、報告先については利用者自身が入力する手間が掛かっていた。特に、スケジュールとして記録されたものについて、報告の必要性の判断がされていなかった。スケジュールには、報告の必要のないものも含まれていることが多く、これらについてフィルタリングすることが必要になってくる。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明では、スケジュールに記録されたデータのうち、所定条件を満たすものを報告書の報告項目として抽出するものである。また、本発明には、報告項目の抽出を、スケジュールのうち予め定められた時間以上のスケジュールを抽出すること、スケジュールのうちその時間が長い順に一定数のスケジュールの抽出(時間の長いスケジュールを優先的に抽出)を行うこと、過去の同様の報告書において、報告された項目に対応するスケジュールを抽出すること、および、これらの組み合わせ（もしくはサブコンビネーション）も含まれる。特に、一定時間以上のスケジュールの抽出や時間の長いスケジュールを優先的に抽出するために、スケジュールデータを時間の長さでソートしてから抽出するとより好適である。なお、時間が長い順にソートする場合、日毎など報告単位（もしくは報告書の章などの部分単位）にソートするとよりよい。
さらに、過去の報告書の宛先を今回の宛先とすることも本発明の一態様である。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、より負荷を低減した形で報告書の作成を支援することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本実施形態における処理内容を説明するフローチャートである。
【図２】本実施形態にシステム構成を示すブロック図である。
【図３】本実施形態のスケジュールデータを示す図（ソート前）である。
【図４】本実施形態における前回送信情報を示す図である。
【図５】本実施形態における週報メールテンプレートの内容を示す図である。
【図６】本実施形態により生成された週報メールの内容を示す図である。
【図７】本実施形態のスケジュールデータを示す図（ソート後）である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。 
図１は、本発明をメール・スケジューラ連携ソフトに適用した場合の処理手順の一実施の形態を示すフローチャートであり、図２は、本発明に係るメールクライアントPCにおいて保存されるデータのブロック図である。図３は、メールクライアント PCにおいて保存されるスケジュールデータ(ソート前)であり、図７は、メールクライアント PCにおいて保存されるスケジュールデータ(ソート後)である。図４は、メールクライアントPCにおいて保存される前回送信した週報メー ルの情報である。図５は、週報メールを自動生成する際に用いるテンプレートである。図６は週報メールを実際に自動生成 した後の週報メールの例である。なお、フローフローチャートは、図２に図示した各装置により実行される。各装置は、図示しないプログラムに従ってＣＰＵの如き演算装置によりその処理を実行する。
【００１１】
図２においてスケジュールデータ11、前回送信情報12、週報送信テンプレート13はクライアントPC10のローカルに保存されているものとする。また上記のそれぞれは図３スケジュールデータ、図４前回送信情報、図５週報送信テンプレートに対応している。自動生成された週報メール14は図６のような形で生成される。 
次に、図１のフローチャートに基づいて図２に示す各装置や各データにより週報メールの処理を説明する。
まず、利用者の操作に応じて、クライアントＰＣ１０は、週報作成イベントを発生させる。これはメールアプリケーションの中で「週報作成」ボタンを押下しても良いし、スケジュールアプリケーションの上で右クリックから「今週の週報を作成する」もしくは「先週の週報を作成する」を選ぶといったイメー ジでも良い(ステップ100)。 
その後、現在の時刻を読み込み、週報を書く週（R1〜R5（8/3〜8/7））とその翌週（R7〜R12）の各スケジュールデータを抽出し、メモリ上に読み込み(ステップ102)、さらに前回保存ファイルを読み込む(ステップ104)。
【００１２】
ステップ102において、クライアントＰＣ１０はそれぞれの週の各スケジュールデータ１０を抽出し、メモリ上に読み込み、この際に、各スケジュールの開始時刻と終了時刻から差分時間を計算し、該当日の中で差分時間の降順にソートし、差分時間は各スケジュールに記憶しておく。ソート後のイメージは図７のような形となる(同日の中で左から右へ差分時間が降順となっている)。
【００１３】
次に、クライアントＰＣ１０は、メモリ上に読み込んだ各スケジュールデータ(以下、図７におけるR1:C2〜C4のデータを例に説明する)を前回送信情報の前回スケジュール欄A23及び前回スケジュール欄B24からイベント名を検索し(ステップ106)、該当結果が有の場合は報告対象スケジュールとする(ステップ112)。無の場合は予めステップ102にて記憶してある各スケジュールデータの開始時刻（R1:C2）と終了時刻（R1:C3）の差分時間を調べ(ステップ108)、30分以上の場合は報告対象スケジュールとする(ステップ112)。ステップ108において30分未満の場合は非報告対象スケジュールとしてメモリ上から削除する(ステップ110)。また、ステップ108にて一度差分時間が30分以下になった場合は、以降同日中のスケジュールに関してはステップ108を飛ばして次の処理を行う(差分時間の降順にソートしてある為)。
【００１４】
クライアントＰＣ１０は、各スケジュールに関して上記の作業(ステップ106〜112)を行い、作業すべきスケジュールが無くなると(ステップ114)、週報メールテンプレートをメモリ上に読み込む(ステップ116)。その後、クライアントＰＣ１０は、ステップ112において報告対象スケジュールとしてメモリ上に残っているものを週報メールテンプレートのスケジュール入力欄A33及びスケジュール入力欄B36へ反映(記録)する。これにより、スケジュール名が差分時間の降順に週報には並び書かれることになる。また、ここでいう反映とは、スケジュール入力欄A33の1行目に週報対象週の1日目を表す日付(今回は8/3(月))を入力し、続けて今回対象となっている図3におけるR1の行のイベントを、イベントとイベントの間に読点を打ち、対象イベントが無くなるまでコピーすることを指す。また、R1の各行が終われば対象をR2とするが、その際、メールテンプレートでも改行を行う。スケジュール入力欄B36に関しても同様である。日時欄32に関しては週報を書く対象の週(8/3〜8/7)を入力する。また、前回の送信情報から、宛先欄A 21を今回の週報メールの宛先To欄、宛先欄B22をCC欄へコピーする(今回はそれぞれxxx_XXX@hitachi.comとyyy_YYY@hitachi.com)。さらに基本情報欄23(宛先:上長の名前〜自身の名前)をコピーして基本情報貼り付け欄31へ挿入し、週報メールの雛形を生成する(ステップ118)。
【００１５】
この状態により、クライアントＰＣ１０は、ユーザからの手入力受付状態となり(ステップ120)。これによりユーザにより編集作業を行うことが可能になる。
【００１６】
メールを送付した場合、クライアントＰＣ１０は、週報として送付されるメールには自動生成された際に内部的なフラグを立てておき、そのメールが送信すると(ステップ122)、前回送信情報の前回スケジュール欄A24及び前回スケジュール欄B25にそれぞれ今回のスケジュール入力欄Aとスケジュール入力欄Bを保存して終了する(ステップ124)。
以上で、本発明の一実施形態についての説明を終わる。
【符号の説明】
【００１７】
１０…クライアントＰＣ、１１…スケジュールデータ、１２…前回送信情報、１３…週報メールテンプレート、１４…週報メール
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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