(57)【要約】【課題】利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止することが可能なワークフロー処理装置を提供する。【解決手段】  ワークフロー処理に際して、主制御装置は、入力フォーム表示部１１０ａ、文書データ保存部１１０ｂ、文書構造解析部１１０ｃ、ワークフロープロセス管理部１１０ｄ、表示切替部１１０ｅ、及びワークフロー実行部１１０ｆを有している。この場合には、文書表示定義データと文書スキーマデータは文書の種類毎に設定する必要があるが、ワークフロープロセス定義データは文書の種類毎に定義する必要はない。また、利用者が文書毎にワークフロープロセス定義データを選択する必要がない。従って、利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止することが可能である。【選択図】図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワークを介して接続されている複数の端末間で、予め決められた流れに従って、構造化されている文書の受け渡しを行うワークフローシステムに用いられ、前記ネットワークに接続されているワークフロー処理装置であって、
文書の種類毎に定義され、端末における表示形式を含む複数の文書表示定義データ、文書の種類毎に定義され、文書構造を含む複数の文書スキーマデータ、及び文書構造の属性毎に定義され、文書の流れ情報を含む複数のワークフロープロセス定義データが格納されているメモリと；
端末から文書要求があると、前記メモリを参照し、要求された文書に対応する文書表示定義データ及び文書スキーマデータに基づいて、入力フォームを作成し、要求元の端末に送出する入力フォーム表示部と；
前記要求された文書に対応する文書スキーマデータと、前記入力フォームに対して要求元の端末から入力されたデータとに基づいて、文書構造の属性を取得する文書構造解析部と；
前記文書構造解析部で得られた文書構造の属性に基づいて、前記メモリを参照し、ワークフロープロセス定義データを取得するワークフロープロセス管理部と；を備えるワークフロー処理装置。
【請求項２】
前記文書表示定義データはテンプレート言語で記述された部分を含み、
該テンプレート言語で記述され部分に基づいて文書スキーマデータを決定し、前記テンプレート言語に固有の入力フォーム及び表示データを制御するパーツ管理部を更に備えていることを特徴とする請求項１に記載のワークフロー処理装置。
【請求項３】
ネットワークと；
前記ネットワークを介して接続されている複数の端末と；
前記ネットワークに接続されている請求項１又は２に記載のワークフロー処理装置と；を備えるワークフローシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフロー処理装置及びワークフローシステムに係り、さらに詳しくは、ネットワークを介して接続されている複数の情報処理装置間で文書の受け渡しを行うためのワークフロー処理装置、及び該ワークフロー処理装置を備えるワークフローシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
業務において、例えば、物品の購入審査や文書の情報開示審査などのように承認作業が比較的軽微な場合には、文書を承認者間で回覧することにより行われることが多い。このときの一連の回覧・承認の流れはワークフローと呼ばれている。
【０００３】
このようなワークフローを実現する最も簡単な方法として、承認プロセスを規定し、紙文書を回覧する方法、電子メールを送る方法などが挙げられる。
【０００４】
しかしながら、これらの方法では、人為的なミスが起こり易く、また、プロセス管理が煩雑であるという不都合があった。
【０００５】
そこで、フローを定義し、該定義されたフローに従って、回覧作業を自動的に行うワークフローシステムが考案された。
【０００６】
しかしながら、従来のワークフローシステムでは、ワークフローで流す文書一つ一つに対して詳細なプロセス設定が必要であった。また、同じ設定を同様のワークフローに繰り返し行なわなければならないという煩雑さがあった。これらについては、プロセスの部分をテンプレート化することにより、繰り返しの設定作業を軽減することが一部可能である。しかし、承認すべき文書の種類が増える度に、どのワークフローで流すかを設定する必要があり、設定作業が煩雑であるという不都合があった。また、この設定を誤り、間違ったワークフローで流してしまうという人為的なミスが生じるおそれがあった。
【０００７】
特許文献１には、ワークフロープロセスを定義するワークフロープロセス定義工程と、文書環境を定義する文書環境定義工程と、文書の種類毎に雛型文書を生成する文書スキーマ定義工程と、文書フォーム定義データを作成する文書フォーム定義工程と、ワークフロープロセス定義にしたがって進捗状態を変更するワークフロープロセス実行工程と、利用者端末の種類を判別する端末タイプ判別工程と、文書フォーム定義データを切替える文書環境切替え工程と、構造化文書データを文書フォームに変換して表示する文書フォーム表示工程と、利用者が入力した値を構造化文書データに保存する文書保存工程とを備えた構造化文書ワークフロー処理方法が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１に開示されている構造化文書ワークフロー処理方法では、文書毎にワークフロープロセス定義データを選択する必要があり、人為的なミスが生じるおそれがあった。
【０００９】
本発明は、かかる事情の下になされたもので、その第１の目的は、利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止することが可能なワークフロー処理装置を提供することにある。
【００１０】
また、本発明の第２の目的は、拡張性が高く、ネットワークを介して接続されている複数の情報処理装置間での文書の受け渡しを適切に行うことが可能なワークフローシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明は、第１の観点からすると、ネットワークを介して接続されている複数の端末間で、予め決められた流れに従って、構造化されている文書の受け渡しを行うワークフローシステムに用いられ、前記ネットワークに接続されているワークフロー処理装置であって、文書の種類毎に定義され、端末における表示形式を含む複数の文書表示定義データ、文書の種類毎に定義され、文書構造を含む複数の文書スキーマデータ、及び文書構造の属性毎に定義され、文書の流れ情報を含む複数のワークフロープロセス定義データが格納されているメモリと；端末から文書要求があると、前記メモリを参照し、要求された文書に対応する文書表示定義データ及び文書スキーマデータに基づいて、入力フォームを作成し、要求元の端末に送出する入力フォーム表示部と；前記要求された文書に対応する文書スキーマデータと、前記入力フォームに対して要求元の端末から入力されたデータとに基づいて、文書構造の属性を取得する文書構造解析部と；前記文書構造解析部で得られた文書構造の属性に基づいて、前記メモリを参照し、ワークフロープロセス定義データを取得するワークフロープロセス管理部と；を備えるワークフロー処理装置である。
【００１２】
これによれば、利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止することが可能となる。
【００１３】
本発明は、第２の観点からすると、ネットワークと；前記ネットワークを介して接続されている複数の端末と；前記ネットワークに接続されている本発明のワークフロー処理装置と；を備えるワークフローシステムである。
【００１４】
これによれば、本発明のワークフロー処理装置を備えているため、拡張性が高く、ネットワークを介して接続されている複数の情報処理装置間での文書の受け渡しを適切に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施形態に係るワークフローシステムの概略構成を説明するための図である。
【図２】図１におけるワークフロー処理装置を説明するための図である。
【図３】文書表示定義データを説明するための図である。
【図４】文書スキーマデータを説明するための図である。
【図５】社員テーブルを説明するための図である。
【図６】文書構造テーブルを説明するための図である。
【図７】ワークフロープロセス定義データを説明するための図である。
【図８】主制御装置におけるワークフロー処理を説明するための機能ブロック図である。
【図９】主制御装置におけるワークフロー処理を説明するためのフローチャート（その１）である。
【図１０】主制御装置におけるワークフロー処理を説明するためのフローチャート（その２）である。
【図１１】申請者の端末に表示される入力フォームを説明するための図である。
【図１２】申請者が入力フォームにデータを入力した状態を説明するための図である。
【図１３】文書データを説明するための図である。
【図１４】承認者の端末に表示される画面を説明するための図である。
【図１５】更新された文書データを説明するための図である。
【図１６】全ての承認が完了した状態を説明するための図である。
【図１７】文書表示定義データの変形例を説明するための図である。
【図１８】パーツ管理部を説明するための機能ブロック図である。
【図１９】パーツ管理部を有するときのフォーム用の文書表示定義データの変形例を説明するための図である。
【図２０】パーツ管理部を有するときの文書閲覧用の文書表示定義データの変形例を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明の一実施形態を図１〜図１６に基づいて説明する。
【００１７】
図１には、本発明の一実施形態に係るワークフローシステム１０が示されている。このワークフローシステム１０は、利用者用の複数の端末（ＰＣ１〜ＰＣ５）、ワークフロー処理装置１００、及び複数の端末（ＰＣ１〜ＰＣ５）とワークフロー処理装置１００をつなぐネットワーク１２などを備えている。
【００１８】
複数の端末（ＰＣ１〜ＰＣ５）は、パーソナルコンピュータ（パソコン）である。なお、図１では、複数の端末が５台の場合について示しているが、これに限定されるものではない。
【００１９】
ネットワーク１２は、いわゆる社内ＬＡＮである。なお、端末は、複数のネットワークを介してネットワーク１２に接続されていても良い。また、端末及びワークフロー処理装置１００は、ワイヤレスでネットワーク１２に接続されていても良い。
【００２０】
ワークフロー処理装置１００は、一例として図２に示されるように、入力装置１０１、表示装置１０２、ハードディスク装置（ＨＤＤ装置）１０３、光ディスク装置１０４、メモリ１０５、通信制御装置１０６、及び主制御装置１１０などを備えている。
【００２１】
表示装置１０２は、例えばＣＲＴ、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）及びプラズマ・ディスプレイ・パネル（ＰＤＰ）などを用いた表示部（図示省略）を備え、主制御装置１１０から指示された各種情報を表示する。
【００２２】
入力装置１０１は、例えばキーボード、マウス、タブレット、ライトペン及びタッチパネルなどのうち少なくとも１つの入力媒体（図示省略）を備え、管理者から入力された各種情報を主制御装置１１０に通知する。なお、入力媒体からの情報はワイヤレス方式で入力されても良い。また、表示装置１０２と入力装置１０１とが一体化されたものとして、例えばタッチパネル付きＬＣＤなどがある。
【００２３】
ＨＤＤ装置１０３は、ハードディスクと、該ハードディスクを駆動するための駆動装置などから構成されている。
【００２４】
光ディスク装置１０４は、光ディスクに対して情報の再生及び記録を行うための装置である。
【００２５】
通信制御装置１０６は、ネットワーク１２を介した複数の端末との通信を制御する装置である。
【００２６】
メモリ１０５には、主制御装置１１０にて解読可能なコードで記述されたワークフロー処理プログラムを含む複数のプログラム、及びワークフロー処理プログラムの実行に用いられる複数のデータ等が格納されている。
【００２７】
ここでは、一例として、メモリ１０５のデータ領域には、複数の文書表示定義データ、複数の文書スキーマデータ、社員テーブル、文書構造テーブル、及び複数のワークフロープロセス定義データがすでに格納されている。また、メモリ１０５のデータ領域には、文書データが格納される文書データ格納領域が設けられている。
【００２８】
文書表示定義データは、文書の種類毎に定義され、端末における表示形式を含んでいる。なお、交通費申請用の文書に対応する文書表示定義データの一部が、一例として図３に示されている。
【００２９】
文書スキーマデータは、文書の種類毎に定義され、文書構造を含んでいる。なお、交通費申請用の文書に対応する文書スキーマデータの一部が、一例として図４に示されている。
【００３０】
社員テーブルの一部が、一例として図５に示されている。
【００３１】
文書構造テーブルの一部が、一例として図６に示されている。
【００３２】
ワークフロープロセス定義データは、文書構造の属性毎に定義され、文書の流れ情報を含んでいる（図７参照）。
【００３３】
主制御装置１１０は、メモリ１０５に格納されているプログラムに従ってワークフロー処理装置１００の全体の動作を制御する。
【００３４】
次に、主制御装置１１０によって行われるワークフロー処理について説明する。管理者が、ワークフロー処理の実行を入力装置１０１を介して指示すると、メモリ１０５に格納されているワークフロー処理プログラムが主制御装置１１０によって起動される。
【００３５】
主制御装置１１０がワークフロー処理プログラムを実行することによって行われるワークフロー処理の機能ブロック図が一例として図８に示されている。ここでは、入力フォーム表示部１１０ａ、文書データ保存部１１０ｂ、文書構造解析部１１０ｃ、ワークフロープロセス管理部１１０ｄ、表示切替部１１０ｅ、及びワークフロー実行部１１０ｆを有している。なお、図８における矢印は、代表的な情報の流れを示すものであり、各ブロックの接続関係の全てを表すものではない。
【００３６】
また、図９及び図１０のフローチャートは、主制御装置１１０によって行われるワークフロー処理のアルゴリズムである。ここでは、一例として、交通費の申請、承認について説明する。
【００３７】
最初のステップＳ４０１では、入力フォーム表示部１１０ａが、申請者の端末からの要求に基づいて文書タイプを決定する。
【００３８】
次のステップＳ４０３では、入力フォーム表示部１１０ａが、メモリ１０５を参照し、決定された文書タイプに応じた文書表示定義データを取得する。
【００３９】
次のステップＳ４０５では、入力フォーム表示部１１０ａが、メモリ１０５を参照し、決定された文書タイプに応じた文書スキーマデータを取得する。
【００４０】
次のステップＳ４０７では、入力フォーム表示部１１０ａが、文書表示定義データ及び文書スキーマデータに基づいて、入力フォームを作成し、該入力フォームを申請者の端末に宛てて送出する。これによって、申請者の端末には、一例として図１１に示されるような入力フォームが表示される。
【００４１】
そして、申請者が、一例として図１２に示されるように、必要な項目に入力して「決定」ボタンをクリックすると、入力データは申請者の端末からワークフロー処理装置１００に送出される。
【００４２】
入力データを申請者の端末から受信すると、次のステップＳ４０９において、文書データ保存部１１０ｂが、入力フォーム表示部１１０ａを介して入力データを取得する。
【００４３】
次のステップＳ４１１では、文書データ保存部１１０ｂが、要求された文書に対応する文書スキーマデータと、申請者の端末から入力されたデータとに基づいて、構造化された文書データを作成する（図１３参照）。
【００４４】
次のステップＳ４１３では、文書データ保存部１１０ｂが、上記文書データをメモリ１０５の文書データ格納領域に保存する。
【００４５】
次のステップＳ４１５では、文書構造解析部１１０ｃが、社員テーブル及び文書構造テーブルを参照し、文書データにおける文書構造の属性を解析する。ここでは、申請のタイプが交通費で、申請者のｐｏｓｔが係長で、レベルが１という文書構造の属性が得られる。ここで得られた文書構造の属性は、ワークフロープロセス管理部１１０ｄに通知される。
【００４６】
次のステップＳ４１７では、ワークフロープロセス管理部１１０ｄが、メモリ１０５を参照し、文書構造解析部１１０ｃで解析された文書構造の属性に応じてワークフロープロセス定義データを取得する。ここでは、申請のタイプが交通費であり、申請者のｐｏｓｔが係長であり、レベルが１であるため、ワークフロープロセス定義データとして、「課長」→「経理部」が取得される。
【００４７】
次のステップＳ４１９では、ワークフロー実行部１１０ｆが、ワークフロープロセス管理部１１０ｄで取得されたワークフロープロセス定義データに基づいて、ワークフローを実行する。例えば、最初の承認者に、承認対象の文書データへのリンク情報が記載されたメールを送信する。なお、承認者が知ることができれば、他の手段を用いても良い。
【００４８】
承認者は、自身の社員番号を入力し、承認対象の文書データのリンクを開く。これにより、承認対象の文書の取得要求が、承認者の端末からワークフロー処理装置１００に送出される。
【００４９】
承認者の端末から、承認者の社員番号とともに承認対象の文書の取得要求を受信すると、文書構造解析部１１０ｃが、社員テーブルを参照し、承認者の社員情報（役職、部署など）を取得する。
【００５０】
そして、文書構造解析部１１０ｃが、承認対象の文書データを解析し、承認者の社員情報に基づいて、現在のワークフローの状態を判断する。
【００５１】
そして、文書構造解析部１１０ｃは、文書データ及び承認者のｐｏｓｔを表示切替部１１０ｅに通知する。なお、表示切替部１１０ｅは、文書構造解析部１１０ｃからの文書データ、承認者のｐｏｓｔ、及び文書表示定義データに基づいて、承認者の端末に表示される表示データを作成する。ここでは、表示切替部１１０ｅが、一例として図１４に示されるように、「承認」及び「非承認」のボタンを付加した表示に切り替える。ここで切り替えられた表示データが、最初の承認者である「課長」の端末宛てに送出される。
【００５２】
そして、承認者が「承認」ボタンをクリックすると、その情報は承認者の端末からワークフロー処理装置１００に送出される。
【００５３】
承認者の端末から承認結果を受信すると、次のステップＳ５０１において、ワークフロープロセス管理部１１０ｄが、一例として図１５に示されるように、メモリ１０５の文書データ格納領域に保存されている文書データを更新する。
【００５４】
次のステップＳ５０３では、ワークフロープロセス管理部１１０ｄが、ワークフローの状態を遷移させる。ここでは、次の承認者である「経理部」の端末への通知に状態が遷移される。
【００５５】
次のステップＳ５０５では、ワークフロー実行部１１０ｆが、ワークフローを実行する。
【００５６】
ワークフロープロセス定義で定義された承認者全員が承認すると、文書が承認されたことになり、表示切替部１１０ｅが、「承認済み」の表示を付加する（図１６参照）。そして、申請、承認の一連の処理が終了する。
【００５７】
以上説明したように、本実施形態に係るワークフロー処理装置１００によると、ワークフロー処理に際して、主制御装置１１０は、入力フォーム表示部１１０ａ、文書データ保存部１１０ｂ、文書構造解析部１１０ｃ、ワークフロープロセス管理部１１０ｄ、表示切替部１１０ｅ、及びワークフロー実行部１１０ｆを有している。
【００５８】
この場合には、文書表示定義データと文書スキーマデータは文書の種類毎に設定する必要があるが、ワークフロープロセス定義データは文書の種類毎に定義する必要はない。
【００５９】
また、利用者が文書毎にワークフロープロセス定義データを選択する必要はない。
【００６０】
従って、利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止することが可能である。
【００６１】
また、本実施形態に係るワークフローシステム１０によると、ワークフロー処理装置１００を備えているため、結果として、拡張性が高く、ネットワークを介して接続されている複数の端末間での文書の受け渡しを適切に行うことが可能である。
【００６２】
なお、上記実施形態では、文書表示定義データをＨＴＭＬの形式で定義する場合について説明したが、これに限定されるものではない。例えば、プレーンテキストや、専用のＷｅｂオーサリングソフトに対応した形式などで定義しても良い。
【００６３】
また、上記実施形態において、文書スキーマデータを、例えば、Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）などの構造化された構文を持つ形式で記述しても良い。
【００６４】
また、上記実施形態において、文書データを、例えば、Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）などの構造化された構文を持つ形式で記述しても良い。
【００６５】
また、上記実施形態において、文書表示定義データを図１７に示される形式で記述しても良い。この場合は、表示の一部を動的に変化させることができる。例えば、定義中の＜％＝  ａｕｔｈｏｒ  ％＞は、文書データに記録されている「ａｕｔｈｏｒ」のフィールドの値を代入することを意味している。
【００６６】
また、上記実施形態において、ワークフロー処理に際して、主制御装置１１０は、一例として図１８に示されるように、文書表示定義データに記述したパーツ表記により、文書スキーマデータを決定し、記述したパーツ表記に固有のフォームやデータの表示を制御するパーツ管理部１１０ｇを有していても良い。
【００６７】
この場合には、文書スキーマデータは、文書表示定義データが取得されると、一意に決まる。そこで、管理者は、文書の構造を意識することなく、文書表示定義データを作成することができる。
【００６８】
この場合の、フォーム用の文書表示定義データの一部が図１９に示されている。この例では、文書構造の＜％＝ｔ％＞の中に記述されたデータを元に、文書スキーマデータ及び入力フォームが決まる。
【００６９】
文書スキーマデータを決定する具体的な方法としては、先ず、文書表示定義データにおける＜％＝ｔ％＞で囲まれた部分だけを抜き出し、その表現に必要な構造をパーツ管理部１１０ｇで決定する。例えば、「ｐｒｏｆｉｌｅ」の記述は、文書の作者（ここでは、申請者）のプロフィールを表現するものである。そこで、「ｐｒｏｆｉｌｅ」には、「ａｕｔｈｏｒ」と「ａｆｆｉｌｉａｔｉｏｎ」の構造が必要であり、文書スキーマデータにおける「ａｕｔｈｏｒ」及び「ａｆｆｉｌｉａｔｉｏｎ」のフィールドが定義される。
【００７０】
また、入力フォームも同様にパーツ管理部１１０ｇによって表示内容が決定され、例では、「ｐｒｏｆｉｌｅ」の記述により、申請者及び所属の入力フォームが表示されることになる。
【００７１】
また、文書閲覧用の文書表示定義データの一部が図２０に示されている。このデータを定義することによって、文書スキーマデータに必要なフィールドが決定される。上記実施形態における図１４及び図１６を表示するための定義データである。
【００７２】
この場合であっても、文書中の構造を解析する機能を有し、文章の中に特定のワークフローを表現する構造が含まれていれば、該当するワークフローとして処理するので、ワークフローの設定を繰り返し行わなくても良い。また、文書毎にワークフローの設定を選択しなくても、ワークフローをまわすことができる。
【００７３】
また、上記実施形態において、主制御装置１１０によるプログラムに従う処理の少なくとも一部をハードウェアによって構成することとしても良いし、あるいは全てをハードウェアによって構成することとしても良い。
【産業上の利用可能性】
【００７４】
以上説明したように、本発明のワークフロー処理装置によれば、利用者の負担を軽減するとともに、人為的なミスの発生を防止するのに適している。また、本発明のワークフローシステムによれば、拡張性が高く、ネットワークを介して接続されている複数の情報処理装置間での文書の受け渡しを適切に行うのに適している。
【符号の説明】
【００７５】
１０…ワークフローシステム、１２…ネットワーク、１００…ワークフロー処理装置、１０５…メモリ、１１０…主制御装置、１１０ａ…入力フォーム表示部、１１０ｃ…文書構造解析部、１１０ｄ…ワークフロープロセス管理部、１１０ｇ…パーツ管理部、ＰＣ１〜ＰＣ５…端末。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７６】
【特許文献１】特開２００２−２４５３９６号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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