(57)【要約】【課題】  誰でもがＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用可能であるために、文書の格納と印刷ルールの更新時間との一寸とした時間差で、希望する出力結果が得られないにも関わらず出力されてしまうという問題がある。【解決手段】  ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ（印刷ルールを事前に登録し、文書データが投げ込まれた場合に予め登録していた属性に従って印刷する）を利用した定型業務において、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを共有することで発生し得る、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒのプリント属性変更時刻とＨｏｔＦｏｌｄｅｒへの文書格納時刻との間に、他の人が割り込んだ結果、希望しないプリント結果に成り得ることを類推して、警告する。【選択図】  図１１
2011100197.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数個のボックスを有し、画像情報からなる文書データを前記ボックスに格納したり、前記格納されたデータを前記ボックスから取り出したりすることができる画像処理装置において、
前記ボックスに対して、任意の機能や処理を関連付ける機能処理関連付け手段と、
前記ボックスにデータを投げ込むことにより、前記関連付けされた機能や処理を組み合わせて実現する機能実行手段と、
前記機能処理関連付け手段に対して関連付けの更新があった場合は、その内容と、前記の機能実行手段により実行したジョブの実行内容とを履歴として記録するログ手段と、
前記ボックスにデータが投げ込まれた場合に、前記ログ手段が管理記録する履歴の内容から、期待する出力結果が得られない可能性がある旨を判断し警告する判定手段と
を備えることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記判定手段において、前記ボックスにデータを投げ込んだユーザと、前記機能処理関連付け手段を用いたユーザとを比較することで警告する第一の警告手段と
前記実行手段により実行する直前に、異なるユーザのジョブを実行したか否かを判断することで警告する第二の警告手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記ボックスにデータを投げ込んだユーザ情報を、機能実行手段により実行されるジョブに引き継ぐユーザ情報継続手段と
を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項４】
請求項１〜請求項３のいずれかに記載の画像処理装置を備えることを特徴とする制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は画像形成装置に関し、プリント、コピー、Ｆａｘ、スキャンといった多機能な機能を備え、ネットワークに接続可能なマルチファンクション複写機（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ；  以下、ＭＦＰと称する）に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、画像処理装置において利用されるボックス機能は、データをファイリングするような感覚で保存しておく機能であり、これを利用して、ユーザが必要なときに必要な設定でプリントしたり、ボックスに格納したデータを結合したり、ボックスにパスワードを付けて機密性を高めたりと様々に発展してきている。
【０００３】
また、電子データを所定の印刷設定で簡単に印刷するための方法としてＨｏｔＦｏｌｄｅｒが用いられている。より具体的には、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒに出力ルール（印刷ルール）を設定し、各ＨｏｔＦｏｌｄｅｒに文書データを入稿すれば、予め設定された出力ルールをチェックして、自動的にプリントジョブとして登録される。このため、面倒な印刷設定を毎回行う必要がなくなり、簡単に印刷を行うことが可能となる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開平１０−１８７３７９号公報
【特許文献２】特開２０００−１１８０９５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した従来の技術では、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒに対してのユーザ管理を行っておらず、誰でもがＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用可能であるために、文書の格納と印刷ルールの更新時間との一寸とした時間差で、希望する出力結果が得られないにも関わらず出力されてしまうという問題がある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたもので、共有フォルダたるＨｏｔＦｏｌｄｅｒにアクセスしたユーザ履歴と、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒに格納して実行されたジョブの実行履歴とを記憶することで、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒにデータが格納された場合に、前記の履歴情報とを比較し、実行されるジョブに対して、期待する結果にならない可能性があることを事前に警告する制御手段を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用したジョブの出力結果が希望する結果になるか否かを、ジョブ実行前に容易に確認できるようになる。
【０００８】
また、誤って別の共有フォルダたるＨｏｔＦｏｌｄｅｒに画像格納した場合に、誤出力されるのを防止できるという別作用もある。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態を示す画像処理装置の一例として多機能周辺機器（ＭＦＰ  ：Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）のハードウェア構成を示す図である。
【図２】コントローラ１０１の内部構成を示す図である。
【図３】文書管理２０６の詳細を示した図である。
【図４】ボックスに文書登録する処理のフローを示す図である。
【図５】ボックスにスキャン画像を保存するための画面フローを示す図である。
【図６】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用しない、従来からある印刷操作の画面フローを示す図である。
【図７】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用しない、従来からある印刷操作の画面フローを示す図である。
【図８】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用しない、従来からある印刷操作の処理フローを示す図である。
【図９】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６に対する属性付けおよび属性更新を示す画面フロー図である。
【図１０】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６が設定されたボックスに、データを投げ込むことにより実行される従来の出力処理のフローを示す図である
【図１１】共有型ＨｏｔＦｏｌｄｅｒにおいて、通常に使われた場合と、属性設定の割り込みが発生した場合との違いを、時間軸で示した図である。
【図１２】ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７の詳細を示す図である。
【図１３】図１０の従来例を改良した本発明の処理フローを示す図であり、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６が設定されたボックスに対して、データを投げ込むことにより実行される本発明で改良した出力処理のフローを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を詳細に説明する。
【００１１】
図１は、本発明の実施形態を示す画像処理装置の一例として多機能周辺機器（ＭＦＰ  ：Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）のハードウェア構成を示す図である。
【００１２】
多機能周辺機器は、コントローラ１０１、ユーザインタフェース１０２、スキャナエンジン１０３、プリンタエンジン１０４、ＦＡＸエンジン１０５、自動原稿送り装置１０６、フィニッシャ１０７、ネットワークインタフェース装置１０８、リムーバブルメディア制御装置１０９、外部記憶装置１１０とから、その主要部が構成されている。
【００１３】
コントローラ１０１は、コントローラ１０１、ユーザインタフェース１０２、スキャナエンジン１０３、プリンタエンジン１０４、ＦＡＸエンジン１０５、自動原稿送り装置１０６、フィニッシャ１０７、ネットワークインタフェース装置１０８、リムーバブルメディア制御装置１０９、外部記憶装置１１０を制御する。
【００１４】
ユーザインタフェース１０２は、ＣＲＴもしくは液晶からなるディスプレイと、キーボードやマウス、タッチパネルなどから構成される。なお、タッチパネルは、ディスプレイ上に設けられる。
【００１５】
スキャナエンジン１０３は、ＣＣＤ等のイメージセンサーにより光学的に読み取る部分であり、自動原稿送り装置１０６により複数枚の原稿を自動的に紙送りしながら読み取ることが可能になる。
【００１６】
プリンタエンジン１０４は、例えばレーザビームプリンタであって、スキャナエンジン１０３で読み取った画像などを紙等の記録媒体に記録する。また、フィニッシャ１０７により、同プリンタエンジンが出力した原稿をまとめてステイプル処理や製本処理することが可能な構成となっている。
【００１７】
ＦＡＸ１０５は、例えばＩＴＵ（Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ  Ｔｅｌｅｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ  Ｕｎｉｏｎ  Ｔｅｌｅｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ  Ｓｅｃｔｏｒ）の勧告に基づいてＧ３ファクス通信する部分であって、スキャナエンジン１０３で読み取った画像などを公衆回線１１２を介して送出することが可能である。
【００１８】
ネットワーク１０８は、イーサネット（登録商標）ケーブルを介してインターネット１１１と接続され、ＬＡＮ／ＷＡＮ上にある他のＭＦＰや情報処理装置（ＰＣ）から送信された印刷ジョブ（ＰＤＬジョブ）を受け付けたり、スキャナエンジン１０３で読み取った画像などを送信することが可能である。
【００１９】
リムーバブルメディア制御装置１０９は、例えばＵＳＢインターフェースであり、脱着可能で且つ容易に持ち運べる可搬メディアへの画像データの読み書きを制御する部分であり、可搬メディアに格納された画像をプリンタエンジン１０４へ印刷指示したり、スキャナエンジン１０３で読み取った画像などを記憶させることが可能である。
【００２０】
外部記憶装置１１０は、例えばハードディスクであって、コントローラ１０１が制御する各種の制御プログラムや制御情報、プリンタエンジン１０４へ印刷指示する画像、もしくは、スキャナエンジン１０３で読み取った画像などを記憶する部分である。
【００２１】
図２は、コントローラ１０１の内部構成を示す図であり、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、時計（ＲＴＣ）２０４、記憶装置（ＨＤＤ）２０５、スキャナ制御部２０８、プリンタ制御部２０９、ＦＡＸ制御部２１０、ネットワーク制御部２１１、リムーバブルメディア制御部２１２、操作部２１３がシステムバス２１６に接続されたものである。
【００２２】
ＣＰＵ２０１は、中央処理装置であり、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、記憶装置（ＨＤＤ）２０５に記憶されたプログラムの各種制御を司る部分である。
【００２３】
ＲＯＭ２０２は、リード・オンリー・メモリのことで、ＣＰＵ２０１が制御する各種プログラムや制御データ等を記憶する部分である。
【００２４】
ＲＡＭ２０３は、ランダム・アクセス・メモリのことで、ＣＰＵ２０１が制御するメインメモリであり、各種の制御に必要なデータやプログラムを記憶する。
【００２５】
時計（ＲＴＣ）２０４は、リアルタイムクロックのことで、システム全体の時間管理を行う部分である。
【００２６】
記憶装置（ＨＤＤ）２０５は、外部記憶装置１１０を制御する部分であり、ボックス２０７を複数管理する文書管理２０６を有する。
【００２７】
スキャナ制御部２０８は、スキャナエンジン１０３を制御する部分である。
【００２８】
プリンタ制御部２０９は、プリンタエンジン１０４を制御する部分である。
【００２９】
ＦＡＸ制御部２１０は、ＦＡＸエンジン１０５を制御する部分である。
【００３０】
ネットワーク制御部２１１は、ネットワークインタフェース装置１０８を制御する部分である。
【００３１】
リムーバブルメディア制御部２１２は、リムーバブルメディア制御装置１０９を制御する部分である。
【００３２】
操作部２１３は、ユーザインタフェース１０２を制御する部分であり、表示部２１４と入力部２１５から構成される。
【００３３】
図３は、ボックス機能を実現するために外部記憶装置２０５に置かれる文書管理２０６の詳細を示した図である。
【００３４】
図２に示すように文書管理３０１には、複数のボックス３０４が登録されている。
【００３５】
ボックス３０２は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７、文書３０８から構成される。
【００３６】
ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６の最終更新者や更新日、ジョブ毎に属性確認するか否かといったＨｏｔＦｏｌｄｅ利用するためのルールを保持する。
【００３７】
ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒに文書を格納して実行されるジョブに対して有効になる属性を格納し、一例として、印刷部数、印刷時のカラー／白黒、片面／両面印刷の別、各種合成系の設定（スタンプ印字、日付印字、部番印字、地紋印字）といった印刷に関する情報を格納する。
【００３８】
ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７は、後述する図１１の情報を格納する。格納する情報の一例としては、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒの属性更新履歴、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ格納後に実行されたジョブの実行結果およその際のジョブ属性といった情報を格納する。
【００３９】
なお、各々のボックスは、各ユーザ、グループや会社の部署毎に割り当てることが可能で、パスワードによりアクセス制限することも可能である。また、
文書３０３は、文書情報３０９、ページ画像３１０により構成される。
文書情報３０９は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ上に文書を登録・作成した日付、作成者といった管理情報を記憶する。
【００４０】
ページ画像３０８は、実際の画像イメージが格納されており、１つの文書は、１ページから複数ページの画像を保持する構成である。
【００４１】
図４は、ボックスに文書登録する処理のフローを示す図である。４０１から４０６がホストコンピュータからＰＤＬ画像を登録する手順に対応し、４０７から４１０がスキャナエンジン１０３を介して行うスキャンジョブによる画像登録する手順。また、４１１から４１５がスキャナエンジン１０３を介したコピージョブにより画像登録する手順を示す。
【００４２】
まず、４０１から４０６のホストコンピュータからＰＤＬ画像を登録する手順について説明する。
【００４３】
４０１は、ホストコンピュータから投入する画像を、本発明のＭＦＰの文書管理３０１が管理するボックスの何処に格納するのかを番号で指示する。ここで、０番を指示した場合は、ボックス００への格納指示であることを示す。
【００４４】
次に、４０２で、インターネット１１１を介して繋がるホストコンピュータ上で行う各種プリント設定のステップを示す。本ステップで行う設定操作は、パソコン上のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）プリンタドライバーなどにより行うため公知であるため省略するが、部数や出力用紙サイズ、片面／両面印刷といったプリンタエンジン１０４に処理させる各種のプリント設定を指示する。
【００４５】
次に、４０３で、ホストコンピュータから本発明のＭＦＰへインターネット１１１およびネットワークインタフェース１０８を介しての印刷データ転送を行う。ホストコンピュータにインストールされたＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）プリンタドライバーは、印刷対象となるコードデータをいわゆるＰａｇｅ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｌａｎｇｕａｇｅ（ページ記述言語；以下、ＰＤＬと称す）に変換し、４０２で設定したプリント設定データと共に送信する。
【００４６】
次に、４０４で、ＰＤＬデータを印刷イメージに展開（ラスタライズ）する。
【００４７】
次に、４０５で、文書３０３の作成を行う。この際に保持する情報としては、文書情報３０９とイメージ画像からなるページ３１０である。
【００４８】
次に、４０６ら４０９で、本発明のＭＦＰ上で行うスキャン画像の登録手順について説明する。
【００４９】
まず、４０６で、操作部２１３から画像保存するボックス番号を設定する。
次に、４０７で、ユーザインタフェース１０２の操作部２１３を介して、画像処理に必要なスキャン機能設定を行う。
【００５０】
次に、４０８で、スキャナエンジン１０３に対してスキャン開始を指示する。
【００５１】
次に、４０９で、スキャナエンジン１０３が読み取った画像イメージをページ３１０に格納する。自動紙送り装置１０６などに置かれた紙など全てを読み取り終わった後、文書情報３０９の書き込みを行う。
【００５２】
次に、４１０から４１３の本発明のＭＦＰ上で行うコピー画像の登録手順について説明する。
【００５３】
まず、４１０で、操作部２１３から画像保存するボックス番号を設定する。
【００５４】
次に、４１１で、ユーザインタフェース１０２の操作部２１３を介して、画像処理に必要なコピー機能設定を行う。
【００５５】
次に、４１２で、スキャナエンジン１０３およびプリンタエンジン１０４に対してコピー開始を指示する。
【００５６】
次に、４１３で、文書３０３の作成を行う。具体的には、スキャナエンジン１０３が読み取った画像イメージをページ３１０に格納し、自動紙送り装置１０６などに置かれた紙など全てを読み取り終わった後、文書作成日や作成者名からなる文書情報３０９に対する書き込みを行う。
【００５７】
図５は、図４の４０６から４０９までの処理フローに該当し、ボックスにスキャン画像を保存するための画面フローを示す図である。
【００５８】
まず、５０１の画面で、ボックス３０４の中から使用するボックス番号を選択する。なお、本画面は、図４の４０６のＢＯＸ指定処理を司るものである。
【００５９】
次に、５０２の画面で、行うべき作業を選択する。ここでは画面中央下にある「原稿読込」のボタンを押下して、スキャン画像蓄積であることを指示する。
【００６０】
次に、５０３の画面で、原稿をスキャンするために必要な各種のスキャン設定を行う。なお、本画面は、図４の４０７のスキャン設定処理を司るものである。
【００６１】
ここで、スキャン設定が終わった場合は、次に、５０３の画面下にある「読取開始」ボタンを押下して、スキャナエンジン１０３に対してスキャン開始を指示する。なお、本操作に該当する処理としては、図４の４０８のスキャンおよび４０９の画像格納になる。
【００６２】
図６および図７および、図８は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒを使用しない、従来からある印刷操作の画面および処理フローを示す図である。
【００６３】
まず、６０１の画面で、印刷する文書が格納されるボックスを指定する。なお、本画面に該当する処理は、図８の８０１で、ＢＯＸ指定処理を司るものである。
【００６４】
次に、６０２の画面で、印刷する文書を選択した後、印刷を指示するために「プリント」ボタンを押下する。なお、本画面に該当する処理は、図８の８０２で、文書指定処理を司るものである。
【００６５】
次に、７０１の画面で、印刷する用紙やフィニッシャ１０７に対して行わせる処理などを設定する。なお、印刷時に行う処理の詳細は、７０２や７０３の画面などで行う。本実施例においては、「地紋印刷」の詳細設定を行う旨を７０２の画面で指示し、次に表示される７０３の画面で、その詳細設定を行う。なお、７０１，７０２，７０３の画面でプリント設定する操作に該当する処理は、図８の８０３のプリント属性設定処理となる。
【００６６】
この７０１の画面下にある「プリント開始」ボタン押下でプリンタエンジン１０４に対してプリント指示がされる。このプリンタエンジン１０４に対してプリント指示する処理は、図８の８０４のプリント処理が司る。
【００６７】
図９は、本発明のＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６に対する属性付けおよび属性更新を示す画面フロー図である。
【００６８】
９０１は、本発明のＭＦＰに対して各種の動作設定を行う画面である。ここでは、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒへ属性設定を行うべく、「ボックス仕様設定」にカーソルを合わせた後、実行ボタンを押下する。
【００６９】
次に、９０２の画面で、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を作成・更新したいボックスを指定する。
【００７０】
次に、９０３画面で、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を作成・更新を意味する「ホットフォルダー属性設定」カーソルを合わせた後、実行ボタンを押下する。
【００７１】
次に、９０４の画面で、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６の詳細を、各々のボタンを操作することで設定を行う。本画面で「実行ボタン」を押下した場合、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６の更新を行った後、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５とＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７とを更新して、本画面を終了する。なお、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５に格納するユーザは、本画面操作に入る前に事前に認証処理するものとして省略した。認証方式は、ユーザＩＤ／パスワード方式や他の認証方式を用いるようにしても良い。
【００７２】
図１０は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６が設定されたボックスに、データを投げ込むことにより実行される従来の出力処理のフローを示す図である。
【００７３】
まず、Ａ０１で、ボックス３０２にデータが格納されたか否かを確認する。ここで、ボックス３０２にデータが格納されたことを検知した場合は、格納されたボックス番号と文書名を取得した後、Ａ０２に進む。一方、データ格納が未である場合は、時計（ＲＴＣ）２０４を用いて、ある一定間隔を開けてＡ０１に戻り、再度の確認を行う。
【００７４】
次に、Ａ０２で、Ａ０１で取得したボックス番号を有するボックス３０２に、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５とＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６から出力ルールが設定されているか否かを確認する。ここで、出力ルールが設定されている場合は、Ａ０３に進む。一方、出力ルールが設定されていない場合は、本処理を終了させた後、本処理が再起動されるのを待つものとした。
【００７５】
次に、Ａ０３で、ボックス３０２からＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を取り出す。
【００７６】
次に、Ａ０４で、前記処理で取り出したＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６とＡ０１で取得した文書名から特定した文書３０３とからプリントジョブ投入する。
【００７７】
次に、Ａ０５で、プリンタエンジン１０４に対してプリント指示を行い本処理を終了し、本処理が再起動されるのを待つ。
【００７８】
図１１は、共有型ＨｏｔＦｏｌｄｅｒにおいて、通常に使われた場合と、属性設定の割り込みが発生した場合との違いを、文書データの格納時刻と出力ルールであるＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定時刻とを時間軸で示した図である。
【００７９】
図１１の「（ａ）共有型Ｆｏｌｄｅｒの通常な使われ方を示す図」において、Ｂ０１で、Ａさん、Ｂさん、Ｃさんとが、共通のＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を設定するものである。
【００８０】
まず、Ａさんが１３：００にスキャンジョブ（ジョブ終了時に文書保存も完）を投入し、Ｃさんが１３：０４にスキャンジョブを投入する。次に、１３：０７にＢさんが、別のボックスから３人で共有するＨｏｔＦｏｌｄｅｒへ文書を移動したことを示し、また、それぞれのプリントジョブがＢ０１で設定した内容でプリント開始されたことを示す。ここでは特に、Ｂ０３とＢ０５とがジョブの順番がある意味逆転して投入されたことになるが、お互いが出力結果を共有しているため、特に問題とならない。
【００８１】
次に、「（ｂ）割り込みが発生した共有型Ｆｏｌｄｅｒを示す図」において、まず、Ｂ０６で、Ｄさんの求める出力結果をＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６に設定する。その後、スキャンジョブを連続して３つ投入したことを示す。また、Ｂ０７で、ＥさんがＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を更新し、その後、別のボックスから本ボックスへ文書を複写したことを示す。
【００８２】
このＢ０７でＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６が更新されたことにより、Ｂ１３とＢ１２のプリントジョブが影響を受けることになる。ここで、Ｂ１３は、望んだ結果で出力されるが、Ｂ１２は、異なる結果で出力されることになり、出力結果自体が無駄になってしまう。
【００８３】
図１２は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７の詳細を示す図であり、図１１で発生した事象を一例として示すものである。
【００８４】
まず、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７は、ボックス番号Ｃ０１、ユーザ名Ｃ０２、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ属性設定時刻Ｃ０３、プリントジョブ投入時刻Ｃ０４、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定履歴およびジョブの実行結果と履歴Ｃ０５から構成される。
【００８５】
ボックス番号Ｃ０１は、文書管理３０１が管理するボックス３０４（＝ボックス３０２）の番号を示す。
【００８６】
ユーザ名Ｃ０２は、本操作時に機器を操作できるか否かをユーザＩＤ／パスワード方式により認証して得た情報である。
【００８７】
ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ属性設定時刻Ｃ０３は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を更新した時刻を示す。
【００８８】
プリントジョブ投入時刻Ｃ０４は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いて印刷したジョブの投入時刻を示す。
【００８９】
なお、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ属性設定時刻Ｃ０３とプリントジョブ投入時刻Ｃ０４が共に有効になることが無いものとする（どちらか片方の値のみが有効（有効な場合に、値が設定される））。
【００９０】
ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定履歴およびジョブの実行結果と履歴Ｃ０５は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６に設定した内容もしくは、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６に設定された内容を用いて実行されるプリントジョブの実行結果を記録する。このどちらかが格納されているかは、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ属性設定時刻Ｃ０３とプリントジョブ投入時刻Ｃ０４により判断するものとする。
【００９１】
具体的な説明を加えると、ユーザボックス２０を、Ａさん、Ｂさん、Ｃさんとで共有していることを示し（図１１の「（ａ）共有型Ｆｏｌｄｅｒの通常な使われ方を示す図」に相当）、ユーザボックス１１で割り込みが発生していることを示している（「（ｂ）割り込みが発生した共有型Ｆｏｌｄｅｒを示す図」に相当）。なお、ここでは、最下段のレコードで、Ｄさんのジョブが１５：０２に投入されるが、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６がＥさんにより更新されているため、ジョブがキャンセルされた（ジョブをキャンセルした）ことを示している。
【００９２】
図１３は、図１０の従来例を改良した本発明の処理フローを示す図であり、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６が設定されたボックスに対して、データを投げ込むことにより実行される本発明で改良した出力処理のフローを示す図である。
【００９３】
まず、Ｄ０１にて、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５が保持する「属性確認の要否」の内容を確認する。ここで属性の確認が必要と判断した場合は、Ｄ０２に進む。一方、属性確認が不要と判断した場合は、Ｄ１１に進み、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いてのプリントジョブ投入を行った後、本処理を終了する。
【００９４】
次に、Ｄ０２で、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ情報３０５にある属性設定者と文書情報３０９にある作成者とを比較して、同一ユーザか否かを確認する。ここで同一ユーザと判定した場合は、Ｄ０３に進み、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いてのプリントジョブ投入を行った後、本処理を終了する。
【００９５】
一方、Ｄ０２で異なるユーザと判断した場合は、Ｄ０４に進む。
【００９６】
Ｄ０４では、文書情報３０９にある作成者のジョブと今正に出力しようとしているボックス番号との組み合わせが、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７（図１２に相当）に残っているか否かを調べる。
【００９７】
Ｄ０４において、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７（図１２に相当）に有効なログが残っていると判断した場合は、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７中のＣ０５から、前回のジョブの設定内容を取得する。
【００９８】
次に、Ｄ０５で、Ｄ０４で取得した前回実行のジョブ設定（図１２のＣ０５に相当）と、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６とが同一か否かを確認する。ここで属性が同一と判断した場合は、Ｄ１０に進み、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いてのプリントジョブ投入を行った後、本処理を終了する。
【００９９】
一方、前回実行時のジョブ設定とＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６の内容とが異なると判断した場合は、Ｄ０６に進み、異なる属性の一覧を文書情報３０９にある作成者へ通知する（本実施例では、詳細を図示しないが表示部２１４にアラートメッセージとして表示するものとした）。
【０１００】
次に、Ｄ０７で、Ｄ０６に対するユーザ操作を確認する。ここで、プリント実行指示がされた場合は、Ｄ０８に進み、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いてのプリントジョブ投入を行った後、本処理を終了する。
【０１０１】
一方、Ｄ０７で発行拒否が指示された場合は、ジョブをキャンセルするとともに、文書３０３も削除した後に、本処理を終了する。
【０１０２】
Ｄ０４で、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒログ３０７（図１２に相当）に有効なログが残っていなかった場合合は、Ｄ１１に進み、出力結果を保証できない旨のエラー通知を文書情報３０９にある作成者に対して行う（本実施例では、詳細を図示しないが表示部２１４にアラートメッセージとして表示するものとした）。
【０１０３】
次に、Ｄ１２で、Ｄ１１に対するユーザ操作を確認する。ここで、プリント実行指示がされた場合は、Ｄ１３に進み、ＨｏｔＦｏｌｄｅｒ設定３０６を用いてのプリントジョブ投入を行った後、本処理を終了する。
【０１０４】
一方、Ｄ１４で発行拒否が指示された場合は、ジョブをキャンセルするとともに、文書３０３も削除した後に、本処理を終了する。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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