(57)【要約】【課題】本来の受付担当者ではない担当者が応対を行う状況においても、来訪者及び応対する担当者に応じて、異なる情報量が付加された来訪者受付情報を通知する情報処理装置を提供する。【解決手段】各来訪者または特定の担当者との関係度に応じて、各来訪者の受け付けに関する来訪者受付情報を生成し、その来訪者受付情報を応対端末に表示させることにより、本来の受付担当者ではない者であっても、来訪者に対して適切に応対することを可能にする情報処理装置を提供する。【選択図】図２０
2011077787.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなる情報処理装置において、
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報と、を記憶する記憶部と、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、
前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記第２接客者が使用する応対端末に表示させる内容は、前記関係優先度に基づいて、前記第１接客者が使用する応対端末に表示させる内容より、多くの情報を提示することを特徴とする請求項１の情報処理装置。
【請求項３】
前記来訪者の訪問履歴情報を取得する訪問履歴取得部を備え、
前記記憶部は、前記来訪者の訪問履歴情報を更新記憶し、
前記接客者選択部は、前記訪問履歴情報に従って前記第２接客者を選択したことを特徴とする請求項２の情報処理装置。
【請求項４】
前記第１接客者が使用する応対端末に表示させる表示内容は、少なくとも、来訪者名と、来訪者の業務情報とを含み、
前記第２接客者が使用する応対端末に表示させる表示内容は、少なくとも、前記来訪者名と、前記来訪者の業務情報と、来訪目的と、前記第１接客者名と、前記第１接客者が応対可能であるか否かを示す状態情報とを含むことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記接客者選択部は、複数の前記第２接客者を選択し、
前記複数の第２接客者を更に関係優先度に基づき順位付けを行い、
前記表示制御部は、前記関係優先度の値が所定の値より低い前記第２接客者が使用する応対端末に、前記関係優先度の値が前記所定の値より高い前記第２接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容を表示させることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記関係優先度の情報は、前記接客者の所属情報と、前記接客者が第２接客者であったとき来訪者応対を行った過去履歴情報とを含み、
前記接客者選択部は、前記関係優先度の情報に基づいて、前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記記憶部は、少なくとも一つの優先度決定要素に重み付けた、複数の優先度決定要素を含む前記関係優先度の情報を記憶し、
前記接客者選択部は、前記重み付けた関係優先度の情報に従って、前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記優先度決定要素は、前記所属グループの情報と、前記居室位置の情報と、前記接客者が第２接客者であったとき来訪者応対を行った過去履歴情報と、であり、
前記接客者選択部は、前記重み付けられた優先度決定要素に従って前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
各来訪者を受け付ける受付端末と、各来訪者に対して応対を行う応対端末と、その受付端末及び応対端末にそれぞれ接続されたサーバとを有する情報処理システムであって、
前記受付端末は、
前記来訪者に所定の情報を入力させる入力部と、
前記入力部により入力される所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、を備え、
前記応対端末は、
前記取得部により取得された情報に基づいて、所定の表示内容を表示する表示部を備え、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報を記憶し、
前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報を記憶する記憶部と、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択部と、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、
前記端末選択部により選択された前記第２接客者が使用する応対端末の前記表示部に、前記端末選択部により選択された前記第１接客者が使用する応対端末の前記表示部より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１０】
請求項９に記載の情報処理システムに用いられ、表示部を有する前記応対端末であって、
少なくとも、前記第２記憶部を備えるとともに、
前記第２記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部を更に備えることを特徴とする応対端末。
【請求項１１】
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、
前記所定の情報および記憶部に記憶された前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択ステップと、
前記接客者選択ステップによって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、
前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御ステップと、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１２】
来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなり、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報と、を記憶する記憶部を備える情報処理装置において、
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、
前記所定の情報および前記記憶部に記憶された前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択ステップと、
前記接客者選択ステップによって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、
前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御ステップと
をコンピュータにより実現させるための情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、自動で来訪者の受付応対処理を行う情報処理装置に関し、詳細には、受付端末が来訪者を受け付けると、遠隔の応対端末に来訪者の受け付けを表示させる情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
受付端末が来訪者を受け付けると、遠隔の応対端末に来客通知が行われ、応対担当者が来訪者の応対を遠隔で行うことが可能な受付装置がある。例えば、特許文献１に記載の受付装置では、受付端末が来客のあったことを検知すると、予め設定された受付優先度に従って来訪者に対応する担当者が特定され、受付優先度が高い担当者の応対端末に来客通知が行われる。受付優先度が高い担当者の応対端末から一定時間内に応答が行われたと判断されないと、続けて受付優先度が低い担当者の応対端末に来客通知が行われる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−２８７８４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載の受付装置では、受付優先度に応じて応対端末に対する来客通知の通知開始時期が単に異なるのみであり、接客者の受付優先度が異なっていても同一内容の来客通知が行われる。受付優先度が下位に設定される担当者は、受付優先度が上位の担当者と、来訪者に対する理解の程度において異なることが考えられる。受付優先度が下位の担当者が、上位の担当者に行われた来客通知と同一内容の来客通知を受け取る場合、その来客通知は来訪者に関する情報として下位の担当者には不充分であることが多く、下位の担当者が来訪者に対して適切に応対することが困難となることがある。
【０００５】
本発明は、上述した問題点を解決するためになされたものであり、各来訪者と、各来訪者と応対することになる接客者との関係に応じて、各来訪者の受け付けに関する来訪者受付情報を生成し、その来訪者受付情報を接客者の優先度に応じて変化させることにより、優先度の異なる接客者に対し、表示情報を変化させることを可能とした情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなる情報処理装置において、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報と、を記憶する記憶部と、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部を有することを特徴とする。
【０００７】
請求項２記載の情報処理装置は、前記第２接客者が使用する応用端末に表示させる内容は、前記関係優先度に基づいて、前記第１接客者が使用する応対端末に表示させる内容より、多くの情報を提示することを特徴とする。
【０００８】
請求項３記載の情報処理装置は、前記来訪者の訪問履歴情報を取得する訪問履歴取得部を備え、前記記憶部は、前記来訪者の訪問履歴情報を更新記憶し、前記接客者選択部は、前記訪問履歴情報に従って前記第２接客者を選択したことを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の情報処理装置は、前記第１接客者が使用する応対端末に表示させる表示内容は、少なくとも、来訪者名と、来訪者の業務情報とを含み、前記第２接客者が使用する応対端末に表示させる表示内容は、少なくとも、前記来訪者名と、前記来訪者の業務情報と、来訪目的と、前記第１接客者名と、前記第１接客者が応対可能であるか否かを示す状態情報とを含むことを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の情報処理装置は、前記接客者選択部は、複数の前記第２接客者を選択し、前記複数の第２接客者を更に関係優先度に基づき順位付けを行い、前記表示制御部は、前記関係優先度の値が所定の値より低い前記第２接客者が使用する応対端末に、前記関係優先度の値が前記所定の値より高い前記第２接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容を表示させることを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の情報処理装置は、前記関係優先度の情報は、前記接客者の所属情報と、前記接客者が第２接客者であったとき来訪者応対を行った過去履歴情報とを含み、前記接客者選択部は、前記関係優先度の情報に基づいて、前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の情報処理装置は、前記記憶部は、少なくとも一つの優先度決定要素に重み付けた、複数の優先度決定要素を含む前記関係優先度の情報を記憶し、前記接客者選択部は、前記重み付けた関係優先度の情報に従って、前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする。
【００１３】
請求項８記載の情報処理装置は、前記優先度決定要素は、前記所属グループの情報と、前記居室位置の情報と、前記接客者が第２接客者であったとき来訪者応対を行った過去履歴情報と、であり、前記接客者選択部は、前記重み付けられた優先度決定要素に従って前記複数の第２接客者を選択することを特徴とする。
【００１４】
請求項９記載の情報処理システムは、各来訪者を受け付ける受付端末と、各来訪者に対して応対を行う応対端末と、その受付端末及び応対端末にそれぞれ接続されたサーバとを有する情報処理システムであって、前記受付端末は、前記来訪者に所定の情報を入力させる入力部と、前記入力部により入力される所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、を備え、前記応対端末は、前記取得部により取得された情報に基づいて、所定の表示内容を表示する表示部を備え、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報を記憶し、前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報を記憶する記憶部と、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択部と、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、前記端末選択部により選択された前記第２接客者が使用する応対端末の前記表示部に、前記端末選択部により選択された前記第１接客者が使用する応対端末の前記表示部より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部と、を備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項１０記載の応対端末は、請求項９に記載の情報処理システムに用いられ、表示部を有する前記応対端末であって、少なくとも、前記第２記憶部を備えるとともに、前記第２記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御部を更に備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項１１記載の情報処理方法は、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、前記所定の情報および記憶部に記憶された前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択ステップと、前記接客者選択ステップによって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御ステップと、を備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項１２記載の情報処理プログラムは、来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなり、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記関係優先度に応じて応対端末に表示する表示内容を変える表示情報と、を記憶する記憶部を備える情報処理装置において、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、前記所定の情報および前記記憶部に記憶された前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、前記第１接客者より前記来訪者との関係優先度が低い第２接客者または、前記第１接客者と関係を有する第２接客者を選択する接客者選択ステップと、前記接客者選択ステップによって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、前記記憶部に記憶された前記表示情報に基づいて、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる表示制御ステップをコンピュータに実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１記載の情報処理装置は、接客者選択部において、第１接客者と第２接客者とが選択される。表示制御部は、第２接客者が使用する応対端末には、第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる。第２接客者が来訪者応対を行う場合は、第２接客者は、応対端末に表示される、第１接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容により、来訪者についての情報を補うことができる。その結果、第２接客者が第１接客者と比べ来訪者についての理解が乏しい場合であっても、第２接客者は、第１接客者が使用する応対端末に表示されるより詳細な表示内容から、来訪者を正しく理解し、来訪者の応対を適切に行うことができる。
【００１９】
請求項２記載の情報処理装置では、接客者選択部により、第１接客者と関係を有する第２接客者が選択される。第２接客者が使用する応対端末に、第１接客者が使用する応対端末より多くの情報を含む表示内容が表示される。第２接客者は、使用する応対端末に表示される、第１接客者が使用する応対端末に表示される表示内容より多くの情報を含む表示内容から、来訪者を理解可能である。
【００２０】
請求項３記載の情報処理装置では、訪問履歴取得部により取得される来訪者の訪問履歴情報により、第２接客者が選択される。選択される第２接客者は、来訪者と過去に関係を有する者である。第２接客者は、来訪者と過去に関係を有するものであれば、使用する応対端末に表示される表示内容から、来訪者を正しく理解することができる。
【００２１】
請求項４記載の情報処理装置では、表示制御部が、第１接客者が使用する応対端末に、来訪者名及び来訪者の業務情報を含む表示内容を表示させ、第２接客者が使用する応対端末に、第１接客者が使用する応対端末に表示させる表示内容に加え、来訪の目的と担当者名と担当者の状態とを含む表示内容を表示させる。第１接客者及び第２接客者は、表示制御部により第１接客者が使用する応対端末及び第２接客者が使用する応対端末に表示される表示内容のそれぞれに基づいて、来訪者を詳細に理解することができる。
【００２２】
請求項５記載の情報処理装置では、前記接客者選択部が、記憶部に記憶された関係優先度の情報に従って複数の第２接客者を決定する。表示制御部により、複数の第２接客者が使用する複数の応対端末のうち、来訪者と接客者との関係優先度の値が低い前記第２接客者が使用する応対端末に、関係優先度の値が高い前記第２接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容を表示させる。記憶部に記憶された関係優先度が低い第２接客者は、関係優先度が高い第２接客者と比べ、来訪者についての情報が不足することが考えられる。関係優先度が低い第２接客者が使用する応対端末に、関係優先度が高い第２接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容が表示されることにより、関係優先度が低い第２接客者であっても、第２接客者は来訪者を正確に理解することができる。また、記憶部の関係優先度の情報に基づいて、第１接客者と第２接客者との関係優先度が自動で決定され、複数の第２接客者の応対適性は関係優先度により判別される。来訪者応対にふさわしい接客者が、関係優先度に基づいて第２接客者に決定される。この結果、第２接客者は、関係優先度に応じた適切な表示内容により、来訪者を正しく理解することができる。
【００２３】
請求項６記載の情報処理装置では、接客者選択部により、記憶部が記憶する関係優先度の情報に含まれる接客者の所属情報と、第２接客者であったとき使用する応対端末により来訪者応対を行った過去履歴情報とに基づいて、第２接客者が決定される。記憶部が記憶する接客者の所属に基づいて、第１接客者と所属が同じまたは近い第２接客者が決定される。また、過去履歴情報がある第２接客者は、来訪者応対に適していることが考えられる。第１接客者との関係がより近く、来訪者応対に適していると考えられる第２接客者が、所属と過去履歴情報とに基づいて、決定される。関係優先度が高く決定された第２接客者は、関係優先度が低く決定された第２接客者より来訪者を理解し易いことが想定でき、来訪者を正しく理解することができる。
【００２４】
請求項７記載の情報処理装置では、接客者選択部により、記憶部に記憶された重み付けられた優先度決定要素を含む関係優先度の情報に従って、複数の第２接客者が選択される。これにより、関係優先度の情報に記憶された重みにより第２接客者それぞれの関係優先度に従って、複数の第２接客者を正しく選択することができる。また、重みが考慮されない関係優先度の情報が同一の複数の第２接客者それぞれを区別して選択できない場合において、重みを考慮した関係優先度により第２接客者それぞれを区別することができ、所属部門などの業務遂行状況に応じて、複数の第２接客者を差別化することが可能である。
【００２５】
請求項８記載の情報処理装置では、記憶部により、他の接客者と業務上の関係が強いと考えられる優先度決定要素が重み付けられ、記憶される。接客者選択部は、業務上の関係が考慮された重みに従って、第１接客者と第２接客者とを選択する。その結果、第１接客者と業務上の関係が強い第２接客者が自動的に決定され、来訪者及び第１接客者と業務上の関係が強い適正な第２接客者がより精度良く選択される。第１接客者との関係度が高い第２接客者は、来訪者を正しく理解でき、来訪者応対を適切に行うことができる。
【００２６】
請求項９記載の情報処理システムでは、入力部を受付端末に備え、表示部を応対端末に備え、記憶部と、接客者選択部と、表示制御部とを備える。サーバが、第１接客者と第２接客者とを選択し、第２接客者とが使用する応対端末に、第１接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容を表示させる。この結果、応対端末は、サーバから送られる表示情報を受け取るのみでよいことから、応対端末は、メモリ容量の大きなメモリを備える必要がなく、汎用的なメモリを用いて構成されることが可能となる。また、サーバが第１接客者と第２接客者とを選択し、第２接客者とが使用する応対端末に、第１接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容を表示させるため、応対端末は、サーバからの表示内容に従って表示動作を行うのみであり、応対端末が行う情報処理の負担は少ない。
【００２７】
請求項１０記載の情報処理システムに備える応対端末では、応対端末に表示するための表示情報を記憶する記憶部を有し、表示制御部により、第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる第２接客者は、第２接客者が使用する応対端末に表示される表示内容により、来訪者についての情報を補うことができる。その結果、第２接客者が、第１接客者と比べ来訪者についての理解が乏しい場合であっても、第１接客者が使用する応対端末より詳細な表示内容から、来訪者を正しく理解し、来訪者の応対を行うことができる。
【００２８】
請求項１１記載の情報処理方法、または請求項１２記載の情報処理プログラムでは、表示制御ステップにおいて、第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が使用する応対端末より、詳細な表示内容を表示させる。第２接客者が来訪者応対を行う場合は、第２接客者は、応対端末に表示される第１接客者が使用する応対端末に表示されるより詳細な表示内容により、第２接客者は、来訪者についての情報を補うことができる。その結果、第２接客者が、第１接客者と比べ来訪者についての理解が乏しい場合であっても、第１接客者が使用する応対端末に表示されるより詳細な表示内容から、来訪者を正しく理解し、来訪者の応対を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本実施形態１における情報処理システム１全体の概略構成を示す図面である。
【図２】受付端末２の電気的構成を示す図面である。
【図３】上記受付端末２のＲＯＭ２３に記憶された担当者候補データベースＤＡ１の内容を示す図面である。
【図４】受付端末が行う受付処理を示すフローチャートである。
【図５】上記受付処理における受付端末２のタッチパネル２１の画面変化を示す図面である。
【図６】上記情報処理システム１のサーバ３の電気的構成を示す図面である。
【図７】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された来訪者予約データベースＤＢ１の内容を示す図面である。
【図８】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された関係者候補データベースＤＢ２の内容を示す図面である。
【図９】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された過去訪問履歴データベースＤＢ３の内容を示す図面である。
【図１０】上記サーバ３が行うサーバ処理を示すフローチャートである。
【図１１】上記サーバ処理の通知関係者候補を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１２】上記サーバ３に記憶される関係者データの内容を示す図面である。
【図１３】上記サーバ処理の関係者詳細通知を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１４】上記サーバ処理の関係者簡易通知を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１５】上記サーバ３から情報処理システム１の応対端末４に来訪者受付情報を通知する処理を示すフローチャートである。
【図１６】上記サーバ３が応対端末４により行われた応答を受信する応答受信処理を示すフローチャートである。
【図１７】上記応対端末４の電気的構成を示す図面である。
【図１８】応対端末が行う応対処理を示すフローチャートである。
【図１９】応対端末が行う担当者通知を表示させる処理を示すフローチャートである。
【図２０】担当者通知表示処理が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２１】関係者詳細通知を表示する処理を示すフローチャートである。
【図２２】関係者詳細通知表示処理により第１関係者詳細表示が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２３】関係者詳細通知表示処理により第２関係者詳細表示が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２４】関係者簡易通知を表示する処理を示すフローチャートである。
【図２５】関係者簡易表示処理が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００３１】
＜実施形態１＞
図１は、本発明の実施形態１の情報処理システム全体を示す概略構成図である。本実施形態１の情報処理システム１は、受付端末２と、サーバ３と、応対端末４とを有する。情報処理システム１は、例えば会社内で来訪者受付を自動で行うために使用される。
【００３２】
図１において、情報処理システム１は、１台の受付端末２と、サーバ３と、６台の応対端末４とにより構成される。本実施形態１の受付端末２と、サーバ３と、６台の応対端末４は、それぞれ周知のパーソナルコンピュータにより構成される。受付端末２は、会社に来訪した来訪者を受け付ける受付処理を行う。応対端末４は、受付端末２が行う受付処理に対して応対する応対処理を行う。受付端末２は、例えば、会社の入口付近に設置される。各応対端末４は、受付端末２から離れた異なる場所に設置される。各応対端末４は、会社に所属する社員それぞれに対応し、各社員により使用される。サーバ３は、有線または無線を用いたインターネットまたはイントラネットにより、受付端末２と各応対端末４とに接続される。サーバ３は、来訪者により受付端末２に入力された情報に基づいて、来訪者を受け付けたことを特定の応対端末４に通知する。その特定の応対端末４により社員が来訪者に対して応対する指示を行うと、サーバ３は、特定の応対端末４による指示を受け取り、受付端末２に来訪者応対が行われることを通知する。本実施形態１において、受付端末２は、来訪者が特定の社員または特定の部門を訪問するときに用いられる。以下、本実施形態１では、来訪者が訪問する特定の社員を担当者と定義し、特定の社員とは異なり、特定の社員の代理で来訪者を応対する社員を関係者と定義して説明する。尚、本実施形態１の担当者が、本発明の第１接客者の一例であり、本実施形態１の関係者が、本発明の第２接客者の一例である。
【００３３】
（受付端末の構成）
図２は、受付端末２の内部構成を示す電気構成図である。受付端末２は、タッチパネル２１、ＣＰＵ２２、ＲＯＭ２３、ＲＡＭ２４、Ｉ／Ｏインタフェース２５、ネットワーク接続部２６、及びカメラ２７を有する。ＣＰＵ２２は、タッチパネル２１により来訪者を受け付け、来訪者が指定した担当者を特定する制御を行う。尚、本実施形態１においてタッチパネル２１は、表示ディスプレイとタッチスクリーンとが一体に形成される表示装置を示す。
【００３４】
図２に示すＲＯＭ２３は、記憶領域２３１、２３２を備える。記憶領域２３１は、受付端末２のタッチパネル２１により来訪者を受け付ける来訪者受付プログラムＰＡ１が記憶される。記憶領域２３２は、タッチパネル２１に表示する担当者候補を示す担当者候補データベースＤＡ１が記憶される。図３は、担当者候補データベースＤＡ１のデータ内容を示す図である。担当者候補データベースＤＡ１は、社員Ａ〜Ｊの１０名の社員名に対応して、所属部門と、所属グループと、居室と、応対端末番号と、担当者の顔画像が関連付けてそれぞれ記憶される。図２に示すＲＡＭ２４は、記憶領域２４１、記憶領域２４２を備える。記憶領域２４１は、来訪者によりタッチパネル２１を用いて指定される担当者名及び担当者の所属部門と、担当者候補データベースＤＡ１とに従って、ＣＰＵ２２により決定される担当者データＤＳ１が、記憶される。記憶領域２４２は、来訪者によりタッチパネル２１を用いて指定される来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的に従って、来訪者データＤＳ２が記憶される。
【００３５】
Ｉ／Ｏインタフェース２５は、タッチパネル２１と、ＣＰＵ２２と、カメラ２７に接続される。受付端末２は、ネットワーク接続部２６を通じて、サーバ３とデータの送受信を行う。具体的にはタッチパネル２１により来訪者が担当者を指定すると、ＲＡＭ２３に記憶される担当者データＤＳ１が、ネットワーク接続部２６を通じてサーバ３に送信される。来訪者が、タッチパネル２１を用いて、来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を指定すると、ＲＡＭ２３に記憶される来訪者データＤＳ２が、サーバ３に送信される。サーバ３には、送信時にカメラ２７により撮影された来訪者の顔画像が送信される。
【００３６】
タッチパネル２１は、来訪者受付プログラムＰＡ１および担当者候補データベースＤＡ１に従って、来訪者が担当者を指定するための部門候補及び担当者候補を示す画像、または、来訪者応対が行われることを通知する画像が随時表示される。来訪者は、タッチパネル２１に表示された部門及び担当者の候補から、部門および担当者名を指定する。来訪者により担当者名が指定されると、受付端末２のＣＰＵ２２は、来訪者受付プログラムＰＡ１に従って、指定された担当者の応対端末４に、来訪者が来たことを通知する処理を行う。
【００３７】
図４は、来訪者受付プログラムＰＡ１により実行される受付処理を示すフローチャートである。図５（Ａ）〜（Ｃ）は、来訪者受付プログラムＰＡ１の処理の流れに沿って順に変化する受付端末２のタッチパネル２１の表示状態を示す。受付処理は、来訪者によりタッチパネル２１に入力指示が行われると、開始される。来訪者受付プログラムＰＡ１の処理は、全て受付端末２のＣＰＵ２２により実行される。以下、図４及び図５を用いて、来訪者受付プログラムＰＡ１の処理を説明する。
【００３８】
＜来訪者受付処理＞
ステップＳＡ１において、受付端末２により来訪者の入力指示が行われたか否かが検知される。来訪者が、タッチパネル２１に入力指示を行うと、来訪者を検知したと判断され（ＳＡ１：ＹＥＳ）、ステップＳ２の処理が行われる。来訪者を検知したと判断されないと（ＳＡ１：ＮＯ）、ステップＳ１の処理が繰り返される。
【００３９】
ステップＳＡ２において、来訪予定が予約されているか否かが判断される。来訪者によるタッチパネル２１を用いた選択に基づいて、来訪予定が予約されているか否かが判断される。来訪予定が予約されていると判断されると（ＳＡ２：ＹＥＳ）、ステップＳＡ３の処理が行われる。来訪予定が予約されていると判断されないと（ＳＡ２：ＮＯ）、ステップＳＡ４の処理が行われる。ステップＳＡ２の処理が行われるときのタッチパネル２１の表示状態を、図５（Ａ）に示す。
【００４０】
ステップＳＡ３において、来訪者を応対する担当者が決定される。ステップＳＡ３では、担当者候補データベースＤＡ１に従って、複数の部門および担当者名が、タッチパネル２１に表示される。来訪者が、タッチパネル２１により訪問先の部門と担当者名を指定すると、指定された部門と担当者名に基づいて、担当者候補データベースＤＡ１から、来訪者を応対する担当者を示す担当者データＤＳ１が取得される。取得された担当者データＤＳ１は、ＲＡＭ２３の記憶領域２３１に記憶される。来訪者が、担当者名を指定せず、部門のみを指定する場合は、予め決められた部門の代表者が、自動で担当者と決定される。尚、本実施形態１における来訪者がタッチパネル２１により指定する部門および担当者名が、本発明の来訪者が入力する所定の情報の一例である。本実施形態１におけるＣＰＵ２２及びステップＳＡ３の担当者データＤＳ１が取得される処理が、本発明の接客者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＡ３の担当者データＤＳ１が取得される処理が、本発明の接客者情報を取得する取得ステップの一例である。ステップＳＡ３の処理が行われると、タッチパネル２１の表示状態は、図５（Ｂ）、図５（Ｃ）の順に遷移する。本実施形態１では、来訪者ＹＹにより、受付端末２を用いて担当者が社員Ａと指定される場合を説明する。
【００４１】
ステップＳＡ４において、ステップＳＡ３と同一の処理が行われる。ステップＳＡ４の処理が行われると、続けてステップＳＡ５の処理が行われる。
【００４２】
ステップＳＡ５において、来訪者データＤＳ２が取得される。来訪予定が予約されてないとき、来訪者は、タッチパネル２１を用いて、来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を入力する。ステップＳＡ５において、来訪者により入力された来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的が、来訪者データＤＳ２として、ＲＡＭ２３の記憶領域２３２に記憶される。本実施形態１における来訪者データＤＳ２が、本発明の来訪者情報の一例である。本実施形態１におけるＣＰＵ２２及び来訪者データＤＳ２を取得するステップＳＡ５の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＡ５の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得ステップの一例である。
【００４３】
ステップＳＡ６において、ＲＡＭ２３の記憶領域２３１に記憶された担当者データＤＳ１を担当者の情報と決定され、サーバ３へ送信する処理が行われる。ＲＡＭ２３の記憶領域２３２に来訪者データＤＳ２が記憶されていれば、ステップＳＡ６において、担当者データＤＳ１が担当者の情報と決定され、来訪者データＤＳ２が来訪者の情報と決定され、担当者データＤＳ１と来訪者データＤＳ２がサーバ３へ送信される。本実施形態１におけるＣＰＵ２２及びステップＳＡ６の担当者の情報を決定する処理が、本発明の第１接客者を選択する接客者選択部の一例であり、ステップＳＡ５の担当者の情報を決定する処理が、本発明の第１接客者を選択する接客者選択ステップの一例である。
【００４４】
（サーバの構成）
図６は、サーバ３の内部構成を示す電気構成図である。サーバ３は、ＣＰＵ３２、ＲＯＭ３３、ＲＡＭ３４、Ｉ／Ｏインタフェース３５、ネットワーク接続部３６、及びＨＤＤ３７を有する。
【００４５】
ＣＰＵ３２は、受付端末２から送信された担当者所属データＤＳ１に基づいて、担当者への通知と同時に、来訪者の来訪を通知する関係者を決定し、担当者と関係者とにそれぞれ対応する応対端末４に来訪者を受け付けたことを通知するための処理を行う。ＲＯＭ３３は、担当者と、関係者とにそれぞれ対応する応対端末４に来訪者を受け付けたことを通知するサーバ処理プログラムＰＴ１を記憶する。本実施形態における関係者は、担当者と所属グループまたは居室が同じ社員、又は過去に来訪者を応対した社員とする。サーバ処理プログラムＰＴ１は、全てサーバ３のＣＰＵ３２が実行する処理である。
【００４６】
図６に示すＲＡＭ３４は、記憶領域３４１〜３３５を備える。記憶領域３４１は、受付端末２から送信された担当者データＤＳ１が記憶される。記憶領域３４２は、受付端末２から送信された来訪者データＤＳ２、又はサーバ処理において取得される来訪者データＤＳ２が記憶される。記憶領域３４３は、担当者端末通信状況データＤＳ３が記憶される。担当者端末通信状況データＤＳ３は、担当者の応対端末番号の応対端末が通知可能な状態か否かを示す情報である。本実施形態１において、通知可能な状態とは、担当者に対応する応対端末４とサーバ３とが接続され、応対端末４が別の来訪者を応対していない状態である。記憶領域３４４は、担当者に対応する複数の関係者の情報を示す関係者データＤＳ４が記憶される。関係者データＤＳ４は、関係者名と、関係者の所属部門と、所属グループと、居室と、関係者名に対応する応対端末番号と、受付端末２において指定された担当者の代理として来訪者を応対した代理応対回数と、担当者のスケジュールにその関係者が予定を登録した回数の６項目を示すデータである。記憶領域３４５は、応対端末４それぞれの応対状況を示す端末応対状況データＤＳ５が記憶される。端末応対状況データＤＳ５は、いずれかの応対端末４により来訪者の応対指示が行われると、更新される。
【００４７】
図６に示すＨＤＤ３７は、記憶領域３７１〜３７３を備える。記憶領域３７１は、来訪者予約データベースＤＢ１が記憶される。図７に、来訪者予約データベースＤＢ１の記憶内容を示す。来訪者予約データベースＤＢ１は、予め指定された担当者名と、担当部門と、担当者に対応する来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を示すデータである。記憶領域３７２は、関係者候補データベースＤＢ２が記憶される。関係者候補データベースＤＢ２は、受付端末２に表示される担当者候補ごとに、担当者と所属部門が同一の複数の社員に関するデータが記憶される。図８に、担当者Ａと所属部門が同一の社員Ｂ〜Ｇが記憶された関係者候補データベースＤＢ２のデータの記憶内容の一例を示す。関係者候補データベースＤＢ２には、複数の社員名と、所属部門と、所属部門内の所属グループと、居室と、その社員に対応する応対端末番号と、特定の担当者候補の代理として来訪者応対を行った代理応対回数と、特定の担当者候補のスケジュールにその社員が予定を登録した回数との６項目のデータが記憶される。記憶領域３７３は、来訪者が、過去に社員を訪問した事実を示す過去訪問履歴データベースＤＢ３が記憶される。図９に、過去訪問履歴データベースＤＢ３のデータの一例を示す。過去訪問履歴データベースＤＢ３は、来訪者名と、来訪者が過去に訪問した時の担当者名と、担当者の所属部門と、訪問目的を示すデータである。過去訪問履歴データベースＤＢ３は、後述の外部入力機器３８により、Ｉ／Ｏインタフェース３５を経由して、更新が行われ、常に最新の情報が記憶される。本実施形態１における関係者候補データベースＤＢ２を記憶するＨＤＤ３７が、本発明の関係優先度の情報を記憶する記憶部の一例である。本実施形態１における代理応対回数が、本発明の過去履歴情報の一例である。
【００４８】
Ｉ／Ｏインタフェース３５は、ＣＰＵ３２と、ＨＤＤ３７と、外部入力機器３８とに接続される。尚、ＨＤＤ３７の各データベースに記憶されるデータは、Ｉ／Ｏインタフェース３５を経由して外部入力機器３８により更新される。サーバ３は、来訪者を受け付けたことを示す情報を、ＣＰＵ３２により決定される担当者及び関係者に対応する応対端末４に、ネットワーク接続部３６を通じて送信する。
【００４９】
図１０は、サーバ処理プログラムＰＴ１により実行されるサーバ処理を示すフローチャートである。サーバ処理プログラムＰＴ１の処理は、全てサーバ３のＣＰＵ３２が実行する処理である。以下、図１０を用いて、サーバ処理プログラムＰＴ１の処理を説明する。
【００５０】
＜サーバ処理＞
ステップＳＴ１０において、受付端末２から送信される担当者データＤＳ１が受信される。受信された担当者データＤＳ１は、ＲＡＭ３４の記憶領域３４１に記憶される。担当者データＤＳ１と共に、来訪者データＤＳ２が受信された場合は、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に来訪者データＤＳ２が記憶される。
【００５１】
ステップＳＴ２０において、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に来訪者データＤＳ２が記憶されているか否かが判断される。来訪者データＤＳ２が記憶されていると判断されないと（ＳＴ２０：ＮＯ）、ステップＳＴ３０の処理が行われる。来訪者データＤＳ２が記憶されていると判断されると（ＳＴ３：ＹＥＳ）、ステップＳＴ４０の処理が行われる。
【００５２】
ステップＳＴ３０において、来訪者を特定する処理が行われる。サーバ３のＨＤＤ３７から来訪者予約データベースＤＢ１が読み出され、ＲＡＭ３４の記憶領域３４１から担当者データＤＳ１が読み出される。来訪者予約データベースＤＢ１から、担当者データＤＳ１の担当者名が該当する来訪者の来訪予定が取得される。来訪者予約データベースＤＢ１に従って、特定された来訪者の来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的が、来訪者データＤＳ２として、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に記憶される。本実施形態１におけるＣＰＵ３２及び来訪者が取得されるステップＳＴ３０の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＴ３０の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得ステップの一例である。
【００５３】
ステップＳＴ３５においては、過去訪問履歴データベースがＤＢ３から、来訪者を過去に応対した社員の名前と、所属部門と、来訪目的が取得される。本実施形態１のＣＰＵ３２及び来訪者を過去に応対した社員の情報が取得されるステップＳＴ３５の処理が、本発明の訪問履歴取得部の一例である。
【００５４】
ステップＳＴ４０において、担当者データＤＳ１の担当者に対応する応対端末が、来訪者受付情報を通知可能な状態であるか否かが確認される。確認した結果は、ＲＡＭ３４の記憶領域３３３に記憶される。通知可能な状態であれば、「１」が記憶領域３４３に記憶され、通知可能な状態でなければ、「０」が記憶領域３４３に記憶される。本実施形態１のＣＰＵ３２及びステップＳＴ４０の処理が、本発明の端末選定部の一例であり、ステップＳＴ４０の処理が、本発明の端末選定ステップの一例である。
【００５５】
ステップＳＴ５０において、担当者データＤＳ１に基づいて、来訪者を受け付けたことを通知する関係者を決定する処理が行われる。関係者は、関係者候補データベースＤＢ２と、過去訪問履歴データベースがＤＢ３に従って決定される。関係者が決定される処理の詳細は、後述する。
【００５６】
ステップＳＴ６０において、ステップＳＴ５０により決定された関係者のうち、担当者との関係度が高いと判断される２名の詳細関係者に対応する応対端末４へ通知する通知内容がそれぞれ決定される。
【００５７】
ステップＳＴ７０では、ステップＳＴ６０において決定された詳細関係者より、担当者との関係度が低いと判断される２名の簡易関係者に対応する応対端末４へ通知する通知内容が決定される。
【００５８】
ステップＳＴ８０では、ステップＳＴ６０及びステップＳＴ７０においてそれぞれ決定された詳細関係者と簡易関係者とに対応する応対端末へ、詳細関係者及び簡易関係者それぞれに応じて決定された通知内容が定められた来訪者受付情報を通知する処理を行う。
【００５９】
ステップＳＴ９０においては、来訪者受付情報が通知された複数の応対端末のうち、いずれかの応対端末４で来訪者を応対する指示がされたか否かが判断される。担当者又は関係者が、応対端末４を用いて来訪者を応対する指示をすると、その応対端末４から来訪者を応対する指示が受信される。
【００６０】
図１１を用いて、ステップＳＴ５０において行われる、関係者を決定する処理について詳細に説明する。図１１は、関係者候補決定処理の手順を示すフローチャートである。
【００６１】
＜関係者候補決定処理＞
ステップＳＴ５１においては、担当者と所属部署が同一の社員が、関係者候補データベースＤＢ２から抽出され、来訪者を応対したことがある社員が、過去訪問履歴データベースＤＢ３から抽出される。受付端末２において、来訪者により指定された担当者が社員Ａであるとき、関係者候補として、関係者候補データベースＤＢ２から社員Ａと所属部門が共通する社員Ｂ〜Ｇが抽出され、過去訪問履歴データベースＤＢ３から来訪者ＹＹを過去に応対した社員Ｈが抽出され、関係者データＤ４が作成される。ステップＳＴ５１において作成された関係者データＤ４を、図１２（Ａ）に示す。
【００６２】
ステップＳＴ５２において、関係者データＤ４に基づいて、社員Ｂ〜Ｈそれぞれの社員Ａに対する関係度が、設定される。関係度は、関係者候補データベースＤＢ２に記憶された６項目のうち、応対端末番号及び所属部門以外の優先度決定要素を示す４項目に対して予め設定される重みに従って決定される。４項目の各項目に対し、所属部門内の所属グループには「５」の重み、居室には「５」の重み、特定の担当者の代理として来訪者応対を行った代理応対回数には「３」の重み、特定の担当者のスケジュールにその社員が予定を入力した予定入力回数には「１」の重みが、それぞれ付されている。社員Ｂ〜Ｈの所属グループ、及び居室が、社員Ａと同じとき、「１」がＲＡＭ３３の記憶領域３３４に記憶され、異なるとき、「０」が記憶領域３３４に記憶される。社員Ａの代理として来訪者応対を行った代理応対回数と、社員Ａのスケジュールにその社員が予定を入力した予定入力回数とは、各々の回数が記憶領域３３４にそれぞれ記憶される。社員Ｂ〜Ｈそれぞれと社員Ａとの関係度を決定するため、社員ごとに、それぞれの優先度決定要素である４項目の各項目に対応して記憶した「０」又は「１」或いは各回数と、各項目に予め設定されている重みとが掛け合わされ、重みを考慮した項目別数値が、項目ごとに算出される。社員Ｂ〜Ｈと社員Ａとの関係度は、それぞれ算出された４項目の項目別数値の和により、決定される。過去に応対した社員は、一律に関係度「５」が設定される。決定された関係度を含む関係者データＤ４が、ＲＡＭ３４の記憶領域３３４に記憶される。図１２（Ｂ）は、ステップＳＴ５２において決定された関係度を含む関係者データＤ４を示す。尚、関係者候補データベースＤＢ２に記憶される各項目のデータが、本発明の関係優先度の情報の優先度決定要素の一例である。
【００６３】
次に、関係者候補決定処理により決定された通知関係者の中から、ステップＳＴ６０における詳細な来訪者受付情報が通知される詳細関係者が決定される処理と、ステップＳＴ７０における簡易の来訪者受付情報が通知される簡易関係者が決定される処理を詳細に説明する。図１３は、詳細関係者が決定される詳細関係者決定処理の手順を示すフローチャートを示す。図１４は、簡易関係者が決定される簡易関係者決定処理の手順を示すフローチャートを示す。以下、図１２（Ｂ）に示す社員Ｂ〜社員Ｈにおいて、詳細関係者又は簡易関係者が決定される場合を説明する。本実施形態１では、社員Ｂ、社員Ｅ、社員Ｆ、社員Ｈの応対端末が来訪者通知を通知可能であって、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｇの応対端末が通知不可能である。図１２に示す関係者データＤＳ４の各社員Ｂ〜Ｈは、通知内容が決定されるまで、社員Ｂ、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｅ、社員Ｆ、社員Ｇ、社員Ｈの順に、詳細関係者決定処理および簡易関係者決定処理が行われる。
【００６４】
＜詳細関係者決定処理＞
詳細関係者決定処理は、関係者候補決定処理により特定される２名の詳細関係者に対応する応対端末への通知内容が決定される処理である。
【００６５】
ステップＳＴ６１において、関係者データＤ４の通知内容が決定されていない関係者がいるか否かが判断される。通知内容未定の関係者がいると判断されると（ステップＳＴ６１：ＹＥＳ）、ステップＳＴ６２の処理が行われる。通知内容未定の関係者がいると判断されないと（ステップＳＴ６１：ＮＯ）、詳細関係者決定処理が終了される。
【００６６】
ステップＳＴ６２において、関係者データＤ４に基づいて、通知内容が詳細通知と決定されている詳細関係者が２人いるか否かが判断される。詳細関係者が２人いると判断されないと（ステップＳＴ６２：ＮＯ）、ステップＳＴ６３の処理が行われる。詳細関係者が２人いると判断されると（ステップＳＴ６２：ＹＥＳ）、詳細関係者決定処理が終了される。図１２（Ａ）に示す関係者データＤ４は、詳細関係者が０人であり、ステップＳＴ６２の処理に続いて、ステップＳＴ６３の処理が行われる。詳細関係者決定処理が繰り返し行われ、関係者データＤ４が図１２（Ｃ）に示す状態であるとき、ステップＳＴ６２において、詳細関係者が２人いると判断され、詳細関係者決定処理が終了される。
【００６７】
ステップＳＴ６３において、関係者データＤ４の通知内容が決定されていない関係者のうち、関係度が最大の関係者が抽出される。図１２（Ｂ）に示す関係者データＤ４は、社員Ｂ〜Ｈの通知内容が未定である。社員Ｂ〜Ｈの通知内容が未定の場合、ステップＳＴ６３において、関係度が最も高い社員Ｂが抽出される。社員Ｂの通知内容が決定されると、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｅが順に抽出される。
【００６８】
ステップＳＴ６４において、ステップＳＴ６３で抽出された関係者に対応する応対端末が来訪者受付情報を通知可能か否かが判断される。通知可能であると判断されると（ステップＳＴ６４：ＹＥＳ）、ステップＳＴ６５の処理が行われる。通知可能であると判断されないと（ステップＳＴ６４：ＮＯ）、ステップＳＴ６８の処理が実行される。本実施形態１において、ステップＳＴ６３により社員Ｂが抽出され、ステップＳＴ６４により社員Ｂの応対端末が通知可能であると判断されると、ステップＳＴ６５の処理が実行される。ステップＳＴ６３により社員Ｃ又は社員Ｄが抽出されると、社員Ｃおよび社員Ｄの応対端末は通知不可能であるため、ステップＳＴ６４の処理に続いて、ステップＳＴ６８の処理が実行される。ステップＳＴ６３により社員Ｅが抽出され、ステップＳＴ６４により、社員Ｅの応対端末が通知可能であると判断されると、ステップＳＴ６５の処理が実行される。本実施形態１のＣＰＵ３２及びステップＳＴ６４の処理が、本発明の端末選定部の一例であり、ステップＳＴ６４の処理が、本発明の端末選定ステップの一例である。
【００６９】
ステップＳＴ６５において、関係者の関係度が「１５」以上か否かが判断される。関係者の関係度が「１５」以上であると判断されると（ステップＳＴ６５：ＹＥＳ）、ステップＳＴ６６の処理が行われる。関係者の関係度が「１５」より低いと判断されると（ステップＳＴ６５：ＮＯ）、ステップＳＴ６７の処理が行われる。
【００７０】
ステップＳＴ６６において、ステップＳＴ６５で関係度が「１５」以上と判断された関係者の通知内容が、第１詳細通知と設定される。ステップＳＴ６７において、ステップＳＴ６５で関係度が「１５」より低いと判断された関係者の通知内容が、第２詳細通知と設定される。ステップＳＴ６４において通知可能と判断された関係度が「２７」の社員Ｂは、ステップＳＴ６６において第１詳細通知と設定される。ステップＳＴ６４において通知可能と判断された関係度が「１０」の社員Ｅは、ステップＳＴ６７において第２詳細通知と設定される。社員Ｂ〜Ｅについて詳細関係者処理が行われ、通知内容が決定された関係者データＤ４の状態を、図１２（Ｃ）に示す。本実施形態１のＣＰＵ３２及び関係者が特定されるステップＳＴ６６の処理またはＳＴ６７の処理が、本発明の第２接客者を選択する接客者選択部の一例である。本実施形態１のステップＳＴ６６の処理またはＳＴ６７の処理が、本発明の第２接客者を選択する接客者選択ステップの一例である。
【００７１】
ステップＳＴ６８において、関係者に対応する応対端末４が来訪者受付情報を通知可能であると、ステップＳＴ６４で判断されないと（ステップＳＴ６４：ＮＯ）、関係者の通知内容が、通知不可に設定される。ステップＳＴ６６、ステップＳＴ６７及びステップＳＴ６８のいずれかのステップの処理が実行されると、次にステップＳＴ６９の処理が実行される。図１２の関係者データＤ４の社員Ｃ及び社員Ｄの通知方法は、図１２（Ｃ）に示すように通知不可に設定される。
【００７２】
ステップＳＴ６９において、各社員Ｂ〜Ｈに対して詳細通知関係者が２名決定しているか否かが判断される。詳細通知関係者を２名決定していると判断されないと（ステップＳＴ６９：ＮＯ）、ステップＳＴ６１の処理が実行される。詳細通知関係者が２名決定していると判断されると（ステップＳＴ６９：ＹＥＳ）、詳細通知関係者決定処理が終了される。詳細通知関係者決定処理が終了されたときの関係者データＤ４の内容を、図１２（Ｃ）に示す。
【００７３】
＜簡易通知関係者決定処理＞
次に、簡易通知関係者決定処理について、図１５に示すフローチャートを用いて説明する。尚、詳細通知関係者決定処理と、処理が共通するステップについては、詳細の説明を省略する。
【００７４】
ステップＳＴ７１において、ステップＳＴ６１と同一の処理が行われる。ステップＳＴ７２において、社員Ｂ〜Ｈのうち、通知内容が簡易通知と決定されている関係者が２人いるか否かが判断される。簡易通知関係者が２人いると判断されると（ステップＳＴ７２：ＹＥＳ）、ステップＳＴ７３の処理が行われる。簡易通知関係者が２人いると判断されないと（ステップＳＴ７２：ＮＯ）、ステップＳＴ７４の処理が行われる。
【００７５】
ステップＳＴ７３においては、通知内容が未定である関係者の通知内容が、通知不可に設定される。
【００７６】
ステップＳＴ７４及びステップＳＴ７５において、それぞれステップＳＴ７３とステップＳＴ７４の処理と同一の処理が行われる。関係者データＤ４が図１２（Ｃ）に示す状態であるとき、各社員に対応する応対端末４への通知内容が、社員Ｂ〜Ｅのみ設定されているである。このとき、ステップＳＴ７４において、関係者データＤ４の通知内容を決定していない関係者である社員Ｆ〜Ｈのうち、関係度が最大の関係者である社員Ｆが抽出される。続いて、ステップＳＴ７５において、ステップＳＴ７４で抽出した関係者Ｈに対応する応対端末４が、来訪者受付情報を通知可能か否かが判断される。本実施形態１のＣＰＵ３２及びステップＳＴ７５の処理が、本発明の端末選定部の一例であり、ステップＳＴ７５の処理が、本発明の端末選定ステップの一例である。
【００７７】
ステップＳＴ７６において、関係者Ｆの通知内容が、図１２（Ｄ）の社員Ｆおよび社員Ｈに示すように、簡易通知に設定される。本実施形態１のＣＰＵ３２及び来訪者を過去に応対した関係者Ｈが特定されるステップＳＴ７６の処理が、本発明の第２接客者を選択する接客者選択部の一例である。本実施形態１のステップＳＴ７６の処理が、本発明の第２接客者を選択する接客者選択ステップの一例である。
【００７８】
ステップＳＴ７７において、ステップＳＴ７２で関係者に対応する応対端末４が、来訪者受付情報を通知可能でないと判断されると（ステップＳＴ７２：ＮＯ）、図１２（Ｄ）の社員Ｇに示すように、関係者の関係者データＤ４の通知内容が通知不可に設定される。ステップＳＴ７６またはステップＳＴ７７の処理が行われると、ステップＳＴ７８の処理が行われる。
【００７９】
ステップＳＴ７８において、各社員Ｂ〜Ｈに対して簡易関係者が２名決定しているか否かが判断される。簡易関係者を２名決定していると判断されないと（ステップＳＴ７８：ＮＯ）、ステップＳＴ７１の処理が行われる。簡易関係者を２名決定していると判断されると（ステップＳＴ７８：ＹＥＳ）、簡易関係者決定処理が終了される。詳細関係者決定処理及び簡易関係者決定処理が終了され、全ての社員Ｂ〜Ｆに対応する応対端末４への通知内容が決定されたとき、関係者データＤ４は、図１２（Ｄ）に示す状態である。
【００８０】
＜通知処理＞
次に、通知処理について、図１５に示すフローチャートを用いて説明する。通知処理では、関係者データＤ４に設定された通知内容に従って、担当者及び各関係者の応対端末４へ、各来訪者受付情報が通知される。各来訪者受付情報は、担当者通知情報と、第１詳細通知情報と、第２詳細通知情報と、簡易通知情報とのいずれかである。
【００８１】
ステップＳＴ８１において、ＲＡＭ３３の記憶領域３３３に記憶された担当者端末通信状況データＤ３に従って、来訪者受付情報が担当者の応対端末４へ通知可能であると判断されると（ＳＴ８１：ＹＥＳ）、ステップＳＴ８２の処理が行われる。通知可能であると判断されないと（ＳＴ８１：ＮＯ）、ステップＳＴ８５の処理が行われる。
【００８２】
ステップＳＴ８２において、担当者の応対端末４に表示する表示内容である担当者通知情報が決定される。担当者通知情報は、来訪者名、来訪者の所属及び来訪目的を示すデータである。来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的は、ＲＡＭ３３に記憶された来訪者データＤＳ２に基づくデータである。来訪者予約データベースＤＢ１に、予め来訪者が来ることが記憶されている場合は、担当者は、来訪者に対して応対することを予定している。来訪者予約データベースＤＢ１に、予め来訪者が来ることが記憶されている場合は、担当者の応対端末に通知される担当者通知情報は、来訪者に関する情報のみでよい。本実施形態１の来訪者データＤＳ２が、本発明の表示情報の一例である。
【００８３】
ステップＳＴ８３において、ステップＳＴ８２において生成された担当者通知情報を、担当者の応対端末４へ通知することが指令される。
【００８４】
ステップＳＴ８４及びステップＳＴ８５において、関係者データＤ４に従って通知関係者が設定されているか否かが判断される。通知関係者を設定していると判断されると、ステップＳＴ８６の処理が行われる。通知関係者が設定していないと判断されると、通知処理が終了される。
【００８５】
ステップＳＴ８６において、関係者の応対端末に通知される第１詳細通知情報と、第２詳細通知情報と、簡易通知情報とが生成される。第１詳細通知情報は、担当者名、他の通知関係者名、来訪者名、来訪者の画像、来訪者の役職及び来訪目的を示すデータである。第１詳細通知情報の各データは、関係者候補データベースＤＢ２と、ＲＡＭ３３に記憶された担当者データＤＳ１と来訪者データＤＳ２とに基づくデータである。第２詳細通知情報は、第１詳細通知情報のデータと、来訪者が過去に訪問したときの履歴を示す来訪者過去情報を示すデータである。来訪者過去情報は、過去訪問履歴データベースＤＳ３に記憶された過去訪問先担当者名、過去訪問先担当者の顔を映し出した画像及び過去の訪問目的を示すデータである。簡易通知情報は、来訪者名及び担当者名を示すデータである。関係者は、来訪者を応対すべき本来の社員ではない。来訪者に対して応対することを予定している担当者と比べ来訪者について予め持つ情報量は少ないことが考えられる。関係者に担当者と同一の通知が行われる場合、関係者は、正しく来訪者を理解できない可能性がある。その場合であっても関係者は、担当者より予め持つ情報量が少ないことを補う詳細通知情報により来訪者を理解できる。尚、本実施形態１の関係者候補データベースＤＢ２と、担当者データＤＳ１と、来訪者データＤＳ２が、本発明の表示情報の一例である。
【００８６】
ステップＳＴ８７において、ステップＳＴ８６で生成された第１詳細通知情報と、第２詳細通知情報と、簡易通知情報とを、各関係者の応対端末へ通知することが指令される。
【００８７】
＜応答受信処理＞
次に、応答受信処理について、図１６に示すフローチャートを用いて説明する。応答受信処理において、担当者及び各関係者の応対端末４へ通知処理が行われた後、応対端末４から応対指示が行われたか否かが判断され、応対指示が行われなかった応対端末４へ応対不可能であることを示す応対不可情報が通知される。
【００８８】
ステップＳＴ９１において、図１５に示す通知処理により来訪者受付情報が通知された応対端末４のうち、いずれか１つの応対端末から応対指示が行われたか否かが判断される。応対指示が行われたと判断されると（ステップＳＴ９１：ＹＥＳ）、ステップＳＴ９２の処理が行われる。応対指示が行われたと判断されないと（ステップＳＴ９１：ＮＯ）、ステップＳＴ９１の処理が繰り返される。
【００８９】
ステップＳＴ９２において、応対指示が行われたことが受付端末２へ通知される。ステップＳＴ９３において、来訪者応対が不可能であることを示す応対不可情報が、応対指示が行われた応対端末以外の応対端末４に通知される。
【００９０】
＜応対端末＞
図１７は、応対端末４の内部構成を示す電気構成図である。応対端末の各々は、タッチパネル４１、ＣＰＵ４２、ＲＡＭ４３、ＲＯＭ４４、Ｉ／Ｏインタフェース４５、及びネットワーク接続部４６を有する。ＣＰＵ４２は、サーバ３から来訪者受付情報を受け取り、担当者又は関係者に来訪者を応対させる制御を行う。ＲＯＭ４４は、応対端末４に来訪者受付情報を表示し、来訪者に対して応対を行う応対処理プログラムＰＢ１を記憶する。Ｉ／Ｏインタフェース４５は、ＣＰＵ４２と、タッチパネル４１とに接続される。応対端末４は、担当者または関係者により、タッチパネル４１を用いて来訪者応対を行う指示が入力されると、ネットワーク接続部４６を通して、サーバ３に来訪者応対情報を送信する。
【００９１】
タッチパネル２１には、来訪者受付情報に従って来訪者名及び来訪者の顔の画像が表示される。担当者または関係者は、タッチパネル２１に表示される来訪者名及び来訪者の顔の画像から、来訪者を理解し、来訪者に応対するか否かを指示する。
【００９２】
図１７に示すＲＡＭ４３は、記憶領域４３１を備える。記憶領域４３１は、サーバ３から送信される担当者通知情報と、第１詳細通知情報と、第２詳細通知情報と、簡易通知情報のいずれかの通知情報を記憶する。
【００９３】
図１７に示すＲＯＭ４４は、記憶領域４４１を備える。記憶領域４４１は、図１８に示す来訪者応対プログラムＰＢ１を記憶する。来訪者応対プログラムＰＢ１は、タッチパネル４１に来訪者受付情報を表示し、タッチパネル４１により行われる応対指示に従って、来訪者応対を行う処理プログラムである。
【００９４】
応対端末４を用いて行われる来訪者応対動作及び、来訪者応対処理を説明する。以下の来訪者応対処理は、各応対端末４においてそれぞれ実行される。図１８は、応対端末４が行う応対端末処理を示すフローチャートである。以下、図１８に沿って応対端末処理を説明する。
【００９５】
ステップＳＲ１０において、担当者通知情報が応対端末４により受信されたか否かが判断される。担当者通知情報が受信されたと判断すると、ステップＳＲ２０の担当者用通知処理を実行し、受信されたと判断しないと、ステップＳＲ３０の処理を実行する。
【００９６】
ステップＳＲ３０において、第１詳細通知情報または第２詳細通知情報を応対端末４が受信したか否かが判断される。第１詳細通知情報または第２詳細通知情報を受信したと判断されると、ステップＳＲ４０の関係者用詳細通知処理が実行され、受信したと判断されないと、ステップＳＲ５０の処理が実行される。
【００９７】
ステップＳＲ５０において、簡易通知情報を受信したか否かが判断される。簡易通知情報を受信したと判断されると、ステップＳＲ６０の関係者用簡易通知処理が実行され、受信したと判断されないと、ステップＳＲ７０の処理が実行される。
【００９８】
＜担当者用通知処理＞
図１９は、訪問先担当者に対応する応対端末４において来訪者がいることを通知する処理を行う担当者用通知表示処理フローチャートである。以下、図１９に沿って、担当者用通知表示処理を説明する。
【００９９】
ステップＳＲ２１において、担当者通知情報に従った通知内容が応対端末４のタッチパネル４１に表示される。ステップＳＲ２１の処理が実行されると、サーバ３により送信された担当者通知情報に基づいて、来訪者名、来訪者の所属及び来訪目的が文字又は画像によりタッチパネル４１に表示される。図２０は、担当者が使用する応対端末４のタッチパネル４１の表示例を示す。本実施形態１におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ２１の処理が、本発明の表示制御部の一例である。本実施形態１におけるステップＳＲ２１の処理が、本発明の表示制御ステップの一例である。
【０１００】
ステップＳＲ２２において、応対指示が行われたか否かが判断される。応対指示が行われたと判断されると、ステップＳＲ２３の処理が実行される。応対指示が行われたと判断されないと、ステップＳＲ２４の処理が実行される。
【０１０１】
ステップＳＲ２３において、ステップＳＲ２２で応対指示が行われたと判断されると、担当者に対応する応対端末から応対指示が行われたことを示す応対端末信号がサーバ３に送信される。
【０１０２】
ステップＳＲ２４においては、別の応対端末４が応対したか否かを示す応対経過情報がサーバ３から取得され、別の応対端末４により応対指示が行われたか否かが判断される。別の応対端末により応対指示が行われたと判断されると、ステップＳＲ２５の処理が実行される。応対指示が行われていないと判断されると、ステップＳＲ２２の処理が実行される。
【０１０３】
ステップＳＲ２５において、表示ディスプレイ４０に応対端末不可情報が表示される。応対端末不可情報は、別の応対端末４により応対指示が行われ、担当者用通知処理を行う応対端末４による来訪者応対が不可能であることを示す情報である。
【０１０４】
＜関係者用詳細通知処理＞
図２１は、関係者用詳細通知表示処理フローチャートである。関係者用詳細通知表示処理は、関係者に対応する応対端末４において来訪者が来たことを詳細に通知する処理である。以下、図２１に沿って関係者用詳細通知表示処理を説明する。
【０１０５】
ステップＳＲ４１において、サーバ３から受信した来訪者受付情報が第１詳細通知情報であるか否かが判断される。第１詳細通知情報であると判断されると、ステップＳＲ４２の処理が実行される。第１詳細通知情報でないと判断されるとステップＳＲ４３の処理が実行される。
【０１０６】
ステップＳＲ４２において、第１詳細通知情報に従った通知内容が応対端末４のタッチパネル４１に表示される。ステップＳＲ４２の処理が実行されると、サーバ３により送信された第１詳細通知情報に基づいて、担当者名、他の通知関係者名、来訪者名、来訪者の画像、来訪者の役職及び来訪目的が文字又は画像によりタッチパネル４１に表示される。図２４は、第１詳細通知と設定された関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１の表示例を示す。本実施形態１におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ４２の処理が、本発明の表示制御部の一例である。本実施形態１におけるステップＳＲ４２の処理が、本発明の表示制御ステップの一例である。
【０１０７】
ステップＳＲ４３において、ステップＳＲ４１においてサーバ３から受信した来訪者受付情報が第１詳細通知情報でないと判断されると、来訪者受付情報は第２詳細通知情報であると判断され、第２詳細通知情報に従った通知内容が応タッチパネル４１に表示される。ステップＳＲ４３の処理が実行されると、サーバ３により送信された第２詳細通知情報に基づいて、担当者名、他の通知関係者名、来訪者名、来訪者の画像、来訪者の役職、来訪目的と、過去情報を要求する過去情報表示要求ボタンが文字又は画像によりタッチパネル４１に表示される。図２３（Ａ）は、第２詳細通知と設定された関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１の表示例を示す。ステップＳＲ４４及びステップＳＲ４５の処理は、それぞれステップＳＲ２２及びステップＳＲ２３の処理と同一の処理である。
【０１０８】
ステップＳＲ４６において、図２３（Ａ）に示すタッチパネル４１の過去情報表示要求ボタン２５０Ｂにより、過去訪問情報を表示する要求がされたか否かが判断される。関係者が、タッチパネル４１に、図２３（Ａ）に示す情報が表示されるのみでは、来訪者を正しく理解できないと判断したとき、過去情報表示要求ボタン２５０Ｂを押下する。過去訪問情報の表示が要求されたと判断されると、ステップＳＲ４７の処理が実行される。過去訪問情報の表示が要求されたと判断されないと、ステップＳＲ４８の処理が実行される。
【０１０９】
ステップＳＲ４７において、タッチパネル４１に、来訪者が訪れた担当者に関する情報を示す過去担当者名、過去担当者の顔が映し出された画像、過去担当者の所属部門、及び訪問目的が文字または画像により表示される。図２３（Ｂ）はステップＳＲ４７の処理が実行されたとき、タッチパネル４１の表示例を示す。ステップＳＲ４８及びステップＳＲ４９の処理は、それぞれステップＳＲ２４及びステップＳＲ２５の処理と同一の処理である。本実施形態１におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ４７の処理が、本発明の表示制御部の一例である。ステップＳＲ４７の処理が、本発明の表示制御ステップの一例である。
【０１１０】
＜関係者用簡易通知処理＞
図２４は、関係者用簡易通知表示処理フローチャートである。関係者用簡易通知表示処理は、関係者に対応する応対端末において来訪者が来たことが簡易に通知される。関係者用簡易通知処理は、担当者用通知処理と同一の処理である。ステップＳＲ６１〜ステップＳＲ６５の処理は、それぞれステップＳＲ２１〜ステップＳＲ２５に対応する。関係者用簡易通知処理のステップＳＲ６１の処理が実行されると、応対端末４のタッチパネル４１は、図２５に示す表示が行われる。本実施形態１におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ６１の処理が、本発明の表示制御部の一例である。ステップＳＲ６１の処理が、本発明の表示制御ステップの一例である。
【０１１１】
［情報処理システム全体の動作説明］
本実施形態１の情報処理システムの動作および使用方法を説明する。
【０１１２】
来訪者は、所定の担当者を訪問するとき、訪問先の担当者が所属する部門および担当者名を、受付端末２のタッチパネル４１の表示に従って、入力する。来訪者が入力した担当者の部門および担当者名を示す情報が、受付端末２により、サーバ３に送信される。
【０１１３】
サーバ３は、受付端末２から受信した担当者の部門を示す情報が一致する担当者以外の社員を、関係者として関係者候補データベースＤＢ２から抽出する。サーバ３により、来訪者を受け付けたことを、担当者と関係者が使用する応対端末４に通知可能か否かが判断される。サーバ３により、担当者が使用する応対端末４に、来訪者がいることを通知する担当者通知情報と、関係者が使用する応対端末４に、来訪者がいることを通知する詳細通知情報とが作成される。このとき、サーバ３により作成される詳細通知情報は、担当者通知情報に比べて、通知するデータ量が多い情報である。具体的には、担当者通知情報は、来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的とを有する来訪者に関する情報である。関係者へ通知する詳細通知情報は、来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的とを有する来訪者に関する情報と、担当者名と、担当者の状況とを有する担当者に関する情報とを含む。サーバ３により、担当者が使用する応対端末４に、担当者通知情報が通知され、関係者が使用する応対端末４に、詳細情報が送信される。
【０１１４】
担当者が使用する応対端末４により、サーバ３から受信した担当者通知情報に従って、来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的がタッチパネル４１に表示される。関係者が使用する応対端末４には、サーバ３から受信した詳細通知情報に従って、少なくとも、来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的と、担当者名と、担当者の状況とが表示される。
【０１１５】
担当者は、担当者が使用する応対端末４のタッチパネル４１に従って、来訪者に対して応対するか否かを判断する。担当者が、来訪者に対して応答すると判断したとき、図２０に示す応対ボタン２２０Ａを押下し、来訪者の応対を行う。応対ボタン２２０Ａが押下されると、受付端末２に、担当者が来訪者の応対を行うことが通知され、他の関係者が使用する応対端末４に、応対不可を示す応対経過情報が通知される。
【０１１６】
関係者は、関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１に従って、来訪者に対して応対するか否かを判断する。関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１には、担当者が使用する応対端末４のタッチパネル４１よりも、多い内容が表示される。関係者が使用するタッチパネル４１に、担当者より内容が多い表示が行われていれば、担当者が来訪者について認識している情報量よりも、関係者が来訪者について認識している情報量が少ない場合であっても、正しく来訪者を理解し、来訪者に対して応対するか否かを判断することができる。さらに、関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１には、担当者の状況が表示されており、関係者は、担当者が来訪者に対して応対不可能である状況を理解し、来訪者に対して応対を行うか否かを判断することができる。関係者が、来訪者に対して応答すると判断したとき、図２２に示す応対ボタン２５０Ａまたは図２３に示す応対ボタン２５０Ａ、図２５に示す応対ボタン２７０Ａ、のいずれかを押下し、来訪者の応対を行う。応対ボタン２５０Ａ、応対ボタン２７０Ａのいずれかが押下されると、受付端末２に、関係者が来訪者の応対を行うことが通知され、担当者および他の関係者が使用する応対端末４に、応対不可を示す応対経過情報が通知される。
【０１１７】
（変形例１）
本実施形態１では、サーバ３により、応対端末４のタッチパネル４１に表示させる通知内容を含む担当者通知情報と、第１詳細通知情報と、第２詳細通知情報と、簡易通知情報が通知されるが、これに限らない。サーバ３又は受付端末２により、担当者と第１詳細関係者と第２詳細関係者とを判別可能な通知が各応対端末４へ通知され、応対端末４おいて担当者と第１詳細関係者と第２詳細関係者を判別し、それぞれに応じた表示内容を決定し、タッチパネル４１へ表示させる方法であってもよい。
【０１１８】
（変形例２）
本実施形態１では、受付端末２のタッチパネル２１の入力指示の有無により来訪者が検知されるが、これに限らない。例えば、受付端末２に赤外線センサやカメラ等を設け、赤外線センサやカメラ等により、来訪者が検知される方法であってもよい。受付端末２に設けられたカメラにより、来訪者が検知される場合、受付端末２は、カメラにより撮影された来訪者の顔の画像から、来訪者個人を識別するための来訪者情報を生成することが可能である。担当者に対応する応対端末により、来訪者の顔の画像が表示され、関係者に対応する応対端末４により、来訪者の顔の画像と、来訪者の名前とが表示されてもよい。
【０１１９】
（変形例３）
本実施形態１において、来訪者により受付端末２を用いて指定される情報は、訪問先担当者に関する情報であるが、これに限らない。受付端末２により指定される情報は、来訪者の所属、来訪者名であってもよい。受付端末２又はサーバ３が、来訪者と担当者を関連づけるデータベースを備え、受付端末２又はサーバ３により、来訪者が指定する来訪者名に従って、担当者および関係者を選択可能な構成であってもよい。
【０１２０】
（変形例４）
本実施形態１では、ＨＤＤ３３に記憶された来訪者予約データベース及び担当者名に従って、来訪者名が特定されているが、これに限らない。来訪者予約データベースを用いず、受付端末２のタッチパネル２１により来訪者名及び担当者名が指定される構成であってもよい。
【０１２１】
（変形例５）
本実施形態１では、応対端末４のタッチパネル４１により、来訪者応対を行うか否かの指示が行われるが、これに限らない。タッチパネル４１による来訪者応対指示の代用として、電話等の外部機器により通話を開始する行為が応対指示とされてもよい。
【０１２２】
（変形例６）
本実施形態１におけるＨＤＤ３７に記憶される来訪者予約データベースＤＢ１は、来訪予定時間を記憶していてもよい。来訪者予約データベースに、同一の来訪者または、同一の担当者に関して、来訪予定時間の異なる予定が、複数件記憶されている場合であってもよい。これにより、来訪予定時間に近い用件が、最優先予定として抽出されることにより、来訪者応対に最もふさわしい担当者および関係者に来訪者受付情報が通知される。また、同一の来訪者の予定が複数件記憶されている場合は、来訪予定時間に近い用件の担当者以外に、来訪者との予定が記憶されている担当者が関係者と決定され、関係者通知が行われてもよい。
【０１２３】
（変形例７）
本実施形態１では、関係者は、担当者と所属部門又は居室が同一の社員が決定されるがこれに限らない。来訪者を過去に応対したことがある社員を、関係者としてもよい。来訪者の訪問情報が、過去訪問履歴データベースに記憶される場合、過去訪問履歴データベースには、来訪者が過去に訪問した情報と、過去に応対した担当者情報とが記憶される。これにより、過去訪問履歴データベースを用いて、今回の担当者ではなく、過去に応対を行った担当者を特定することが可能である。過去に応対を行った担当者は、今回の担当者でない場合であっても、来訪者を理解し応対を行うことができる。来訪者を正しく応対できる社員であれば、関係者は、必ずしも担当者と所属の関係を持つ社員である必要はない。
【０１２４】
（変形例８）
本実施形態１では、担当者が使用する応対端末４に、担当者名と、来訪者名と、来訪者の所属と、来訪目的とが表示される。関係者が使用する応対端末４には、担当者名と、他の通知関係者名と、来訪者名と、来訪者の画像と、来訪者の役職と、来訪目的とが表示される。応対端末に表示される情報は、これに限らない。関係者が使用する応対端末に表示される情報は、関係者が担当者より来訪者を知らない場合であっても、来訪者を理解することができる情報であればよい。例えば、来訪者を理解する情報として、担当者の画像と、通知関係者の画像を表示してもよい。また、担当者が使用する応対端末に、来訪者の姓のみを表示し、関係者が使用する応対端末には、来訪者の姓及び名前と、担当者の姓及び名を表示してもよい。
【符号の説明】
【０１２５】
１  システム全体構成図
２  受付端末
３  サーバ
４  応対端末
２１  受付端末タッチパネル
２２  受付端末ＣＰＵ
２３  受付端末ＲＡＭ
２４  受付端末ＲＯＭ
ＰＡ１  来訪者受付プログラム
ＤＡ１  担当者候補データベース
ＰＢ１  来訪者応対プログラム
ＰＢ２  担当者用通知表示処理プログラム
ＰＢ３  詳細通知関係者用表示処理プログラム
ＰＢ４  簡易通知関係者用表示処理プログラム
ＤＢ１  来訪者予約データベース
ＤＢ２  関係者候補データベース
ＤＳ１  担当者情報データ
ＤＳ２  来訪者情報データ
３２  サーバＣＰＵ
３３  サーバＲＡＭ
３４  サーバＲＯＭ
３７  ＨＤＤ
４１  応対端末タッチパネル
４２  応対端末ＣＰＵ
４３  応対端末ＲＡＭ
４４  応対端末ＲＯＭ
【図１】
2011077787.tif 000003
【図２】
2011077787.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
2011077787.tif 000008
【図７】
2011077787.tif 000009
【図８】
2011077787.tif 000010
【図９】
2011077787.tif 000011
【図１０】
2011077787.tif 000012
【図１１】
2011077787.tif 000013
【図１２】
2011077787.tif 000014
【図１３】
2011077787.tif 000015
【図１４】
2011077787.tif 000016
【図１５】
2011077787.tif 000017
【図１６】
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【図１７】
2011077787.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
2011077787.tif 000021
【図２０】
2011077787.tif 000022
【図２１】
2011077787.tif 000023
【図２２】
2011077787.tif 000024
【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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