(57)【要約】【課題】  一連のシリーズ文書、例えば順番に読んで欲しいシリーズ文書を、利用者毎に系統的に配布する。【解決手段】  文書ＩＤと利用者ＩＤとから、プリントする他の文書及びプリントの可否を決定する文書管理部を設ける。文書ＩＤと利用者ＩＤとをコード化した光学的コードを文書に付加し、複合機のスキャナでスキャンした文書からコードを抽出し、デコード部で文書ＩＤと利用者ＩＤとを求め、文書管理部が決定した他の文書に、文書ＩＤと利用者ＩＤとを含む新たなコードを付加して、プリンタでプリントする。【選択図】    図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
スキャナとプリンタと、光学的コードのデコード部とコード化部、及び文書を記憶する記憶装置を設けたシステムにおいて、
文書ＩＤと利用者ＩＤとから、プリントする他の文書とプリントの可否を決定する文書管理部を設けると共に、
前記光学的コードは少なくとも前記文書ＩＤと利用者ＩＤとをコード化したもので、かつ文書に付加され、
前記スキャナはスキャンした文書から前記コードを抽出し、
前記デコード部は抽出したコードをデコードして文書ＩＤと利用者ＩＤとを求め、
前記文書管理部が決定した他の文書に、文書ＩＤと利用者ＩＤとを含む新たな光学的コードを前記コード化部で生成して、付加し、前記プリンタでプリントするようにしたことを特徴とする、文書管理システム。
【請求項２】
前記文書管理部は、文書毎に各利用者のプリント回数をカウントし、プリント回数が所定回数以下の場合にのみプリントを許可するようにしたことを特徴とする、請求項１の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理部が文書毎にプリント可能期間を記憶するか、前記コードにプリント可能期間をコード化することにより、プリント可能期間内にのみプリントを許可するようにしたことを特徴とする、請求項１または２の文書管理システム。
【請求項４】
前記コードには文書ＩＤとして前記他の文書のＩＤがコード化されていることを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
【請求項５】
前記コードには文書ＩＤとして自文書のＩＤがコード化され、前記文書管理部は自文書のＩＤから前記他の文書のＩＤを求めることを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
【請求項６】
文書は初回の文書から最終回の文書まで複数あり、前記コードは最終回の文書を除く各回の文書に付与され、かつ前記コードは各回の文書毎にかつ文書をプリントする利用者毎に異なることを特徴とする、請求項１〜５のいずれかの文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は光学的コードを用いた文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
出願人は、文書にＱＲコードなどの光学的に読み取り可能なコード（光学的コード）を付加した文書管理システムを提案した（特許文献１：特開２００８−２６３４６９，特許文献２：特開２００９−１８８５９５）。光学的コードには文書の保存先へのパスをコード化し、文書のハードコピー（以下単に「プリント」）に光学的コードを付加する。そして複合機等のスキャナでコードをスキャンしデコードすると、文書の保存先へのパス（保存先情報）が分かるので、オリジナルの文書データから文書の配布を受けた利用者がプリントできる。このため、コピーの繰り返しに伴う画像の劣化無しに、文書をコピーできる。発明者は、このシステムを改良し、所定のスケジュールでかつ文書配布者から利用者毎への資料配布状況を管理しながら、一連のシリーズ文書を利用者に配布することを検討し、この発明に到った。
【特許文献１】特開２００８−２６３４６９
【特許文献２】特開２００９−１８８５９５
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
この発明の課題は、文書の配布者が一連のシリーズ文書を、文書の配布先である利用者毎に系統的に配布することにある。ここで配布とは、利用者が各自で許可された部数及び期間の範囲内で文書をプリントすることである。
この発明での追加の課題は、一部の利用者が大部数のプリントを行うことにより、文書の配布管理ができなくなることを防止することにある。
この発明での追加の課題は、文書が所定のスケジュールに沿って配布されるようにすることにある。
この発明での追加の課題は、次に配布する文書を容易に決定できるようにすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
この発明の文書管理システムは、スキャナとプリンタと、光学的コードのデコード部とコード化部、及び文書を記憶する記憶装置を設けたシステムにおいて、
文書ＩＤと利用者ＩＤとから、プリントする他の文書とプリントの可否を決定する文書管理部を設けると共に、
前記光学的コードは少なくとも前記文書ＩＤと利用者ＩＤとをコード化したもので、かつ文書に付加され、
前記スキャナはスキャンした文書から前記コードを抽出し、
前記デコード部は抽出したコードをデコードして文書ＩＤと利用者ＩＤとを求め、
前記文書管理部が決定した他の文書に、文書ＩＤと利用者ＩＤとを含む新たな光学的コードを前記コード化部で生成して、付加し、前記プリンタでプリントするようにしたことを特徴とする。
光学的コード（以下単に「コード」）は、２次元コードでも１次元コードでも良く、デコード部とコード化部は別体でも一体でも良い。
【０００５】
この発明では、コード中の文書ＩＤと利用者ＩＤとから、利用者毎にかつ文書毎に文書の配布（プリント）状況を管理できる。そして前回の文書中（自文書）のコードをスキャナで読み取ることにより、次回の文書（他の文書）を特定してプリントするので、一連のシリーズ文書を系統的に配布できる。よってこのシステムにおいては配布者は例えば初回の文書を配布するだけで良く、後の文書は利用者が必要なときに自発的にプリントすることが期待される。
【０００６】
大量部数のプリントを許可すると、一部の利用者が大量にプリントして他の利用者に配布するなどにより、文書を系統的に配布することが難しくなる。また秘密性を帯びた資料の場合は、秘密維持の点で問題がある。そこで好ましくは、前記文書管理部は、文書毎に各利用者のプリント回数をカウントし、プリント回数が所定回数以下の場合にのみプリントを許可する。この回数は例えば２回あるいは３回であるが、秘密性を帯びた資料の場合には原則として１回とするなど、プリント部数に制限を加えることができる。なおこの発明では、プリント時に利用者のＩＤを取得できるので、文書毎に利用者のプリント回数をカウントすることは容易である。
【０００７】
好ましくは、前記文書管理部が文書毎にプリント可能期間を記憶するか、前記コードにプリント可能期間をコード化することにより、プリント可能期間内にのみプリントを許可する。なおこの発明ではプリント時に文書のＩＤが取得できるので、文書管理部あるいはコードにより、文書のＩＤとプリント可能期間を関連付けることにより、プリント可能期間を文書毎に容易に制限できる。
【０００８】
コードに文書ＩＤとして他の文書のＩＤがコード化されていると、簡単に他の文書（プリントする文書）を特定できる。
【０００９】
前記コードには文書ＩＤとして自文書のＩＤがコード化され、前記文書管理部は自文書のＩＤから前記他の文書のＩＤを求めると、文書管理部により自文書のＩＤを他の文書のＩＤに変換できる。
【００１０】
文書は初回の文書から最終回の文書まで一連のシリーズ文書であり、前記コードは最終回の文書を除く各回の文書に付与され、かつ前記コードは各回の文書毎にかつ文書をプリントする利用者毎に異なる。即ち最終回の文書には他の文書が対応しないので、コードを付加する必要はない。なお最終回の文書にもコードを付加しても良い。コードは文書毎で、かつ利用者毎に生成されるので、利用者が異なるか、何回目の文書であるかが異なれば、コードも異なることになる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施例での文書管理システムのブロック図
【図２】実施例での文書管理の概要を模式的に示す図
【図３】実施例での文書の流れを示す図
【図４】実施例での文書管理ファイルを示す図
【図５】実施例での利用者管理ファイルを示す図
【図６】実施例での文書作成者の作業フローを示すフローチャート
【図７】実施例での利用者の作業フローを示すフローチャート
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。この発明の範囲は、特許請求の範囲の記載に基づき、明細書とこの分野の周知技術を参酌し、当業者の理解に従って定められるべきである。
【実施例】
【００１３】
図１〜図７に、実施例の文書管理システム２を示す。図において、４，５は複合機で、ＬＡＮ６を介してパーソナルコンピュータ７，８，文書管理サーバ１０，ルータ１２，スキャナ１６などに接続されている。またルータ１２からインターネットなどを介して、文書管理サーバ１３，複合機１４及びパーソナルコンピュータ１５などに接続されている。ここでは複合機４，５，１４は同じ構成のものとし、文書管理サーバ１０，１３も同じ構成のものものとする。文書管理サーバ１０，１３の所在は任意で、例えばＬＡＮ６上の文書管理サーバ１０でも、ネットワーク上の文書管理サーバ１３でも良い。さらに１台のパーソナルコンピュータ７と複合機４のみから成る簡単なシステムの場合、文書管理サーバ１０等は不要である。この場合、複合機４が文書管理サーバ１０の役割を果たす。
【００１４】
複合機４はネットワークインターフェース２０を備え、２１はe-mailなどのネットワークアプリケーションを処理するためのネットワークアプリケーション処理部である。２２はカラーもしくはモノクロのプリンタ，２３はカラーもしくはモノクロのスキャナで、２４はＧ３ファクシミリ装置で、設けなくても良い。２５はＣＰＵで、複合機４の全体を管理し、２６は文書メモリで、本願発明で取り扱う文書を記憶する。文書は画像として記憶しても文字データとして記憶してもよく、ファイルの形式は任意である。各文書には文書ＩＤが付加され、文書ＩＤと文書の保存先の情報（パス）が、後述の文書管理部２８に記憶されている。なお保存先情報を文書ＩＤと見なすと、保存先情報以外のＩＤを記憶する必要がない。
【００１５】
２７は符号処理部で、１次元あるいは２次元の光学的コードのコード化とデコードとを行い、１次元コードには例えばバーコードがあり、２次元コードにはＱＲコード（ＱＲコードは登録商標）あるいはData Matrixコード，DF417コードなどがある。スキャナは読み取った文書の画像データからコード部分を抽出し、符号処理部２７がデコードする。符号処理部２７はさらに、文書の余白などに付加するコードを生成する。文書管理部２８は文書メモリ２６にある文書に対して、文書毎にかつ利用者毎に配布の状況を管理する。このために、図４の文書管理ファイル４０と図５の利用者管理ファイル４２とを用い、図３に示すように、２次元コードなどのコード３７〜３９の流れを用いて配布を管理する。これらについては後述する。文書管理部２８の所在は任意で、複合機４，５等に設けても、文書管理サーバ１０，１３等に設けても、あるいはパーソナルコンピュータ７，８等に設けても良い。またこれらの各装置に各々文書管理部２８を設けても良い。２９は汎用メモリで、複合機４での本来の画像処理などのデータを記憶し、３０は操作パネルで、利用者の入力を受け付けて複合機４を制御する。また操作パネル３０には、指紋センサなどの利用者認証用のセンサなどを設けてもよい。なおスキャナ２３で、利用者の身分証等に記載したコードを読み取ることにより、利用者を認証させることもできる。  
【００１６】
パーソナルコンピュータ７，８のうち、パーソナルコンピュータ７は教授のものとし、教授は講義用の資料として一連のシリーズ文書を作成し、文書メモリ２６などに蓄積して、複合機４，５などを介して利用者である学生に配布する。パーソナルコンピュータ８はアシスタントのものとする。パーソナルコンピュータ７からは文書メモリ２６の文書等に対し任意の処理ができ、パーソナルコンピュータ８からは編集や削除などの文書の変更以外の任意の処理ができる。これに対して一般の利用者である学生は、複合機４，５などから、指定された期間内に指定された部数以下の範囲で、文書メモリ２６の文書を全文プリントできる。
【００１７】
文書の保存先として、複合機４，５，パーソナルコンピュータ７，文書管理サーバ１０，１３などが有り、どの機器に文書を保存するかは任意である。また実施例では文書のプリントを許可するために、光学的コードのデコードが必要で、プリントする文書には光学的コードを生成して付加する。このため符号処理部２７が必要である。文書管理部２８は文書毎の配布状況の管理に必要で、好ましくは文書メモリ２６，符号処理部２７，文書管理部２８をセットにして、複合機４，５，パーソナルコンピュータ７，文書管理サーバ１０のいずれかに設ける。
【００１８】
図２に、実施例での文書管理の概要を示す。教授のパーソナルコンピュータ７にはＵＳＢメモリ３１などの外部メモリとモニタ３２，キーボード３３などの入力手段が備えられ、必要な資料（一連のシリーズ文書）は文書管理サーバ１０などから入手できる。教授は、ＵＳＢメモリ３１、文書管理サーバ１０、スキャナ２３等を用いて、パーソナルコンピュータ７上で、講義用の資料を作成する。また教授は、学生のリスト，各資料を学生が入手し得る期間，資料毎のプリント許可部数などの管理データを入力する。実施例では第１回の資料は教授が自ら配布するので、第１回の資料に文書ＩＤと学生のＩＤをコード化した２次元コードを付加する。第２回以降の資料には、学生のＩＤと文書ＩＤとをコード化したコードをプリント時に付加する。これらのコードは、文書の１部毎に異なるコードである。講義用等の資料と管理データを例えば複合機４へ送信し、資料を文書メモリ２６に記憶し、管理データを文書管理部２８に記憶する。
【００１９】
教授は第１回の資料を最初の講義で学生に配布する。学生は次回の資料である第２回の資料を、前回の資料である第１回の資料に付加された２次元コードを複合機４でスキャンすることによりプリントする。即ち、スキャナ２３により２次元コードなどの光学的コード付きの資料の先頭ページをスキャンさせ、符号処理部２７は抽出した２次元コードをデコードして、文書ＩＤと学生のＩＤを特定する。文書管理部２８は次の文書の文書ＩＤを求めると共に、符号処理部２７は学生のＩＤと次の文書のＩＤから、次回の資料に付加する２次元コードを生成する。また文書管理部２８は、文書ＩＤと学生ＩＤとから、どの学生に対しどの文書を何部いつ配布したかを記憶する。そしてプリンタ２２から次回の資料がプリントされ、例えば先頭ページに次々回の資料をプリントするための２次元コードが付加されている。第２回以降の資料も、上記の手順を繰り返すことにより、入手できる。例えば、第３回の資料は第２回の資料の先頭ページをスキャンさせることにより、文書のＩＤ等が特定され、プリントされる。
【００２０】
図３に、第１回資料３４−１，第２回資料３４−２，…，第ｎ−１回資料３４−３，第ｎ回（最終回）資料３４−４までの、文書配布の流れを示す。第ｎ回資料３４−４を除く各資料には２次元コード３７〜３９が付加される。前記のように２次元コードに代えて１次元コードを用いてもよい。なお２次元コードは配布資料の任意のページの任意のスペースに付加できる。配付資料に２次元コードを付加するスペースが無い場合には、例えば２次元コードを付加したカバーページを追加する。カバーページには、２次元コード以外に、資料名、配布者、配布日時、プリント可能期間など、任意の情報を加えることができる。２次元コード３７〜３９は文書ＩＤと利用者ＩＤとをコード化したもので、これ以外のデータを含んでいても良い。なお文書ＩＤは例えば自文書のＩＤであるが、次回文書のＩＤでも良い。そして次回の資料をプリントする際には、前回の資料の先頭ページを複合機のスキャナで読み取り、２次元コードから文書ＩＤと利用者ＩＤとを求める。文書ＩＤが判明すると、次にプリントすべき文書のＩＤが分かり、これをプリントする。このようにして、一連のシリーズ文書を順を追って所定のスケジュールに沿って学生毎に配布状況を管理しながら配布する。
【００２１】
図４，図５に、文書管理ファイル４０と利用者管理ファイル４２とを示す。文書管理ファイル４０は、各文書のＩＤと、保存先情報（パス）、プリントを許可する期間（プリント期間）、及びプリントし得る回数の上限（部数）を記載している。最初の文書は教授が自らプリントして学生に配布するので、プリント期間やプリント回数のデータはない。なおコードに、自文書のＩＤではなく、次回文書のＩＤと、その保存先情報、プリント期間、プリント回数の上限を記載すると、文書管理ファイル４０は不要になる。
【００２２】
利用者管理ファイル４２のレコードは個々の利用者毎に設けられる。教授は文書の作成者（システムの運営者）なので、文書管理システム２での権限レベルは無制限で、文書の作成，登録，消去，抹消その他任意のことができる。また教授はプリント回数も無制限である。例えば図５では初回配布用に８０部プリントし、自己用に第２回の資料を１部、第３回の資料を３部、第４回の資料を１部、第５回の資料を２部プリントしている。アシスタントは文書の消去，登録文書の編集並びに追加以外の任意の処理ができ、プリント回数は無制限である。またプリント期間等についても制限はない。さらに教授及びアシスタントは複合機４，５を任意のモードで任意に使用し得る。
【００２３】
学生Ｓ１，Ｓ２等は、複合機４に対するアクセス範囲は講義資料のプリントのみに制限され、コード付きの資料を基に、次回以降の資料を入手することになる。プリント期間は文書管理ファイル４０に記載された制限を受け、プリントの回数もファイル４０に記載された制限を受ける。図５では学生ＩＤ毎に各資料をプリントした回数が記載される。初回の資料は教授から配布されたものである。学生１は２回目から４回目までの資料をプリントしている。一方，学生２は２回目以降の資料を１回もプリントしていないことが分かる。そこで利用者管理ファイル４２から各学生への資料配付状況が把握できる。なお教室に図１のスキャナ１６等を設置し、学生の入室時に資料の２次元コードを読み取らせると、学生と持参した資料の組み合わせのデータが得られ、出席状況も管理できる。
【００２４】
資料が秘密性を有する場合、プリントの条件として、前回の資料をスキャナ２３で読み取らせる際に、利用者のＩＤ、指紋等の認証用データを操作パネル３０などから入力し、コード中の利用者ＩＤと対応することを確認するようにしても良い。このようにすると、秘密性の高い資料を順に配布することができる。
【００２５】
図６に教授の文書作成作業を示す。教授はパーソナルコンピュータ７のモニタに表示された文書登録画面を開き（ステップ１）、講義資料などの登録を行う（ステップ２）。この登録には、教授が作成した文書ファイルなどをＵＳＢメモリなどから入力する、もしくは文書管理サーバ１０などから読み出す、あるいはスキャナで文書を読み取るようにすればよい。またステップ３で各資料に対する印刷可能回数、印刷可能期間、及び資料の配付順を登録し、ステップ４で、初回の講義資料にＱＲコードなどの２次元コードを付加して、複合機４などからプリントする。そしてステップ５で、例えば初回の講義で各学生に初回の資料を配付する。
【００２６】
図７に、学生の文書プリント作業を示す。最初の講義で初回講義資料(３４−１)を教授から受領し（ステップ６）、複合機４などで初回の講義資料に付加されたＱＲコード（図３のコード３７）をスキャンする（ステップ７）。すると複合機４などの文書管理部２８は、ステップ８で印刷回数及び印刷期間が図４の文書管理ファイル４０に記載された制限以下かどうかをチェックし、ＯＫであれば次回の資料(３４−２)をプリントする。この時、次回の文書ＩＤと学生ＩＤとからコード３８を生成して付加する（ステップ９）。学生はこれによって次回の資料を入手し、予習を行う、あるいは受講時に持参することができる（ステップ１０）。例えば次々回までの講義資料の印刷を認める場合、即ち文書管理ファイル４０のプリント可能な資料に次々回の講義用の資料までが含まれるように記載されている場合、ステップ１１でプリントの要否をチェックし、プリント期間とプリント回数とがＯＫであれば（ステップ１２）、ステップ７に戻り次次回資料をプリントする。なおステップ１１，１２を設けず、次次回の講義資料等のプリントを認めず、スキャンした資料の次の資料のプリントまでしか認めないようにしても良い。
【００２７】
実施例では以下の効果が得られる。
(1)  利用者毎に文書の配布状況を管理できる。
(2)  一連のシリーズ文書を順を追って配布できる。
(3)  配布の期間並びに配布の部数などを制限できる。
(4)  これらに伴い、配布者の側では、毎回資料をプリントし配布する必要が無くなる。
【００２８】
実施例では講義用の資料の配付を説明したが、順を追って配布される資料であれば、実施例を応用できる。また配布する資料は、議事録、研究会の資料、設計資料、新聞などに掲載される小説など任意である。例えば会議を開く毎に担当者が議事録を作成し、出席者は前回の議事録に付加された２次元コードなどをスキャンすることにより、今回の議事録を入手するようにすればよい。研究会等の資料も同様であり、今回の研究会資料の所有者に対してのみ、次回の研究会資料を配付することができる。またプリントに際しての課金の有無は、配付する資料に応じて任意に設定できる。例えば実施例のように学内で資料を講義用資料を配付する場合、許可されたプリントの範囲内では課金しないように設定できる。  
【符号の説明】
【００２９】
２            文書管理システム
４，５，１４  複合機
６            ＬＡＮ
７，８，１５  パーソナルコンピュータ
１０，１３    文書管理サーバ
１６          スキャナ
２０          ネットワークインターフェース
２１          ネットワークアプリケーション処理部
２２          プリンタ
２３          スキャナ
２４          Ｇ３ファクシミリ装置
２５          ＣＰＵ
２６          文書メモリ
２７          符号処理部
２８          文書管理部
２９          汎用メモリ
３０          操作パネル
３１          ＵＳＢメモリ
３２          モニタ
３３          キーボード
３４−１〜３４−４    資料
３７〜３９    ２次元コード
４０          文書管理ファイル
４２          利用者管理ファイル
【図１】
2011150634.tif 000003
【図２】
2011150634.tif 000004
【図３】
2011150634.tif 000005
【図４】
2011150634.tif 000006
【図５】
2011150634.tif 000007
【図６】
2011150634.tif 000008
【図７】
2011150634.tif 000009