(57)【要約】【課題】格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる仕組みを提供する。【解決手段】文書情報に含まれる格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に文書情報をソートして表示し、文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。【選択図】図１２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データが処理された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記ソート手段は、前記表示順情報取得手段で取得した表示順情報が文書日時情報による表示順である場合に、前記所定時間経過している文書情報と所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することなく、前記文書日時に従って前記文書情報をソートすることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記文書データがワークフローを完了したか否かを判定する判定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していないと判定された文書データの文書情報のうち、文書日時情報に基づいて所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別表示することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記表示手段は、前記判定手段でワークフローを完了していると判定された文書データの文書情報の識別表示を解除することを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記文書情報はフォルダと対応付いて記憶し、
前記文書情報を表示するフォルダごとに前記表示順情報を設定する設定手段を更に備え、
前記表示手段は、前記設定手段で設定した表示順設定に従って、前記フォルダごとに前記文書情報をソートして、識別表示することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記文書情報は、前記文書データのサムネイル画像を含み、
前記表示手段は、前記サムネイル画像をソートして、識別表示することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記識別表示するための色情報を取得する色情報取得手段と、
前記色情報取得手段で取得した色情報に従って、サムネイル画像に合成する画像を生成する画像生成手段とを更に備え、
前記表示手段は、前記画像生成手段で生成した画像と前記サムネイル画像を合成して識別表示することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
文書データが作成された文書日時情報と、当該文書データが格納された格納日時情報とを含む文書情報を記憶する記憶手段から取得した前記文書情報を表示する表示手段を備える情報処理装置の処理方法であって、
前記情報処理装置が、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得ステップと、
前記表示順情報取得ステップに従って、前記文書情報をソートするソートステップと、
前記ソートステップでソートした文書情報を前記表示手段に表示する表示制御ステップとを実行し、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソートステップは、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示制御ステップは、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示制御することを特徴とする処理方法。
【請求項９】
文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置で実行可能なプログラムあって、
前記情報処理装置を、
前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、
前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、
前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段として機能させ、
前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、
前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、
前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
文書データを管理し、その文書データに対応する文書情報を表示する情報処理装置とその処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
画像や文書のページなどを表示する際には、視認性を高めるために縮小させた代表画像としてサムネイル（サムネイル画像ともいう）が使われる。ＰＣ（パーソナルコンピュータ）内のフォルダや文書管理ソフトウェアで管理している文書についてファイル名などで内容が判断しづらい場合でも、サムネイルを見れば画像や文書の全体イメージを容易に掴むことができる。
【０００３】
そこで、ＯＳ（オペレーティングシステム）や多くの文書管理ソフトウェアにもサムネイル作成機能があり、ファイルの表示形式として、文書の書誌情報を表示したリスト表示とサムネイル表示を表示することが行われている。
【０００４】
サムネイルの表示方法としては、ソフトウェアの表示領域の中で自由に配置するできるものや、表示領域の中を格子状に区画整理された領域に従って並べ、表示しているもの等がある。
【０００５】
並べて表示する場合、並びの順序としては、表示領域の左上から始まって右端まで水平に並び、その次は２列目の左端から始まって２列目の右端まで並ぶといった順序でソートされて表示される。
【０００６】
また、特許文献１では、サムネイルの表示一覧領域において、複数の管理情報をもとに、格子状に区切られた表示領域にサムネイルを分別して表示する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００４−２４６５８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、特許文献１のような従来のサムネイル表示は、文書名でソートしてサムネイル表示したり、文書の分類ごとにサムネイル表示したり、文書管理システム内の各フォルダに文書が格納された順番に表示されることが行われるため、ＦＡＸ受注業務での管理には適さない場合があった。
【０００９】
このＦＡＸ受注業務とは、ＦＡＸ受信したデータを画像化して、文書管理システムに登録し、この文書管理システム上で、受信したＦＡＸデータを元に受注作業を行う業務である。
【００１０】
ＦＡＸ受注業務で上述のサムネイル表示が適さない理由としては、次のようなことがある。
【００１１】
例えば、ＦＡＸ受注業務を行うオペレータが複数いる場合、文書管理システムにはオペレータごとにフォルダが作成され、このフォルダに入ってきた文書をそれぞれのオペレータが順次処理します。このような場合、運用としてフォルダに入ってきた順に処理をするため、サムネイル表示は、フォルダに投入された日時が古い順にサムネイルが並び表示されるように設定して運用されている。
【００１２】
このようなフォルダに投入された日時によって古い順にサムネイルを表示する仕組みでは、誤って他のフォルダに文書が投入されてしまった場合には、そのフォルダを利用しているオペレータが誤って投入されてしまった文書を処理する際に適切なフォルダに投入しなおす作業を行うため、フォルダに投入された日時でサムネイルをソートして表示する仕組みでは、新しい文書として判定されてサムネイルの表示順の最後に表示されてしまうことになってしまう。
【００１３】
これにより、本来最後に処理するべき文書でない（早く処理するべき文書）にも関わらず、サムネイルの並びの最後に表示されてしまうためオペレータが気づかず、文書の処理が遅れてしまう問題が発生してしまっていた。
【００１４】
また、ＦＡＸを受信した日時やＦＡＸデータを画像化して画像データを生成した日時を用いて、サムネイルの表示を日時の古い順に並べて表示する方法も考えられるが、この方法では、例えば、文書をフォルダに振り分ける管理者がいた場合に、管理者がオペレータに処理してほしい順に投入した場合に、受信した日時でサムネイルの表示順が並び替えられてしまい、運用に適さない場合があった。
【００１５】
特に、ＦＡＸ受注業務においては、レスポンスタイム（○時間以内に注文者に一次回答をする、△日以内に納品する等）の目標を掲げていることが多いため、処理する順番で表示されていないと、処理漏れが発生し、目標の達成が困難になってしまうということもあった。
【００１６】
そこで、本発明の目的は、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１７】
本発明は、文書データが作成された文書日時情報と当該文書データが格納された格納日時情報を含む文書情報とを記憶する記憶手段から取得した文書情報を表示する情報処理装置であって、前記文書情報を表示する際に、当該文書情報を表示する順を決定するための表示順情報を取得する表示順情報取得手段と、前記表示順情報取得手段に従って、前記文書情報をソートするソート手段と、前記ソート手段でソートした文書情報を表示する表示手段とを備え、前記表示順情報は、前記格納日時情報による表示順であり、前記ソート手段は、前記格納日時情報に従って、格納日時情報が古い順に前記文書情報をソートし、前記表示手段は、前記文書情報の文書日時情報に基づき、所定時間経過している文書情報を、所定時間経過していない文書情報と識別可能に表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の実施形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態における各種端末のハードウェア構成を示す図である。
【図３】本発明の実施形態の文書管理システムのユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図４】本発明の文書管理システム１のメインウインドウ３０１のレポジトリ表示領域３０４及び文書表示領域３０５の一例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の設定画面である。
【図６】本発明の実施形態におけるフォルダの表示順の詳細設定画面である。
【図７】本発明の実施形態におけるフォルダテーブルの一例である。
【図８】本発明の実施形態における文書テーブルの一例である。
【図９】本発明の実施形態における文書管理システムのサムネイル表示順の一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の登録手順の一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の移動手順の一例を示すフローチャートである。
【図１２】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダ内の文書表示手順の一例を示すフローチャートである。
【図１３】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更する手順を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の実施形態における文書管理システムのフォルダの表示におけるサムネイルの縁取りの色を変更した後のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図１５】本発明の実施形態における文書管理システムの表示しようとするフォルダ内の文書一覧情報を示すテーブル図である。
【図１６】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のフォルダテーブルの一例である。
【図１７】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の文書テーブルの一例である。
【図１８】本発明の実施形態におけるワークフロー処理のユーザテーブルの一例である。
【図１９】本発明の実施形態におけるワークフロー処理の承認処理テーブルの一例である。
【図２０】本発明の実施形態における文書管理システムの文書をＦＡＸ返信する際の一例を示すフローチャートである。
【図２１】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認申請をする際の一例を示すフローチャートである。
【図２２】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認処理を開始する際の一例を示すフローチャートである。
【図２３】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の承認をする際の一例を示すフローチャートである。
【図２４】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における作業担当者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【図２５】本発明の実施形態における文書管理システムの文書の内容表示における承認者端末のユーザインタフェースの概略構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２１】
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【００２２】
図１において、サーバ端末１０２とクライアント端末（情報処理装置）１０１とＦＡＸ１０５（ＦＡＸ機能を有する複合機であってもよい）がＬＡＮ１０４のネットワークを介して通信可能に接続されている。サーバ端末１０２は、ＦＡＸ１０５やスキャナ（不図示）やクライアント端末から取得した文書（画像）データ及び文書データをクライアント端末上でサムネイル表示させるサムネイル画像を登録したデータベース１０３（記憶部）と接続されている。尚、登録した文書データ（登録文書）やサムネイル画像は別サーバ内の記憶部に登録されていても良い。
【００２３】
クライアント端末は、登録文書やサムネイル画像を表示させ、サーバ端末１０２はクライアント端末１０１からの要求に従って、クライアント端末１０１に登録文書やサムネイル画像の送信、クライアント端末１０１からの要求に従って、文書の移動やフォルダの表示などの各種処理を実行する。また、サーバ端末１０２やデータベース１０３には登録文書やサムネイル画像を管理するための管理情報を保持している。尚、クライアント端末１０２は複数あるように構成してもよい。ＦＡＸ（ファクシミリ装置）１０４は電話回線を介して外部ネットワークのＦＡＸ（例えば取引先のＦＡＸ）と通信可能に接続され、受信したＦＡＸ画像をサーバ端末１０２へ送信することで、文書データが登録される。
【００２４】
尚、本発明を実現するための機能部を各端末は備え、クライアント端末１０１には、サーバ端末１０２とデータのやり取りを行うデータ通信機能部（例えば、Ｓ１３０３、Ｓ１４０３、Ｓ１４０８を実行する）と、この通信機能部で取得した登録文書やサムネイル画像を表示する表示機能部（例えば、Ｓ１４１５を実行する）と、フォルダの表示順を設定するフォルダ表示順設定機能部（例えば、Ｓ１２０１〜Ｓ１２０３を実行する）とを備える。
【００２５】
サーバ端末は、クライアント端末１０２やＦＡＸ１０４等から取得した文書データと文書データ（登録文書）のサムネイル画像を記憶部に登録（記憶）する登録機能部と、当該登録文書とサムネイル画像、登録文書やサムネイル画像に関連付けられたアノテーションを管理するための管理機能部（例えば、図７、図８の各種テーブル、Ｓ１３０５を実行する）と、クライアント端末とのデータのやり取りを行うサーバ側の通信機能部（例えば、図１１〜１３でのフローチャートで示される、クライアント端末と送受信するステップを実行する）を備える。これらの各機能部が動作することにより、本発明は実現される。
【００２６】
図２は、図１におけるサーバ端末１０２のハードウェア構成の概略的に示すブロック図である。尚、クライアント端末１０１のハードウェア構成は基本的にサーバ端末１０２と同一であるため、以下、サーバ端末１０２のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末１０１についてはハードウェア構成の説明は省略する。
【００２７】
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ端末或いは各クライアント端末で実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２８】
また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２９】
メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。
【００３０】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００３１】
本発明を実現するための文書管理システム及び文書管理システムで利用されるデータは２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。尚、外部メモリ２１１はデータベース１０３を含んでも良い。
【００３２】
図３は、文書管理システムのユーザインターフェースの概略構成図である。
【００３３】
文書管理システム２０１は、主として、メインウインドウ３０１と、文書ビューワ３０８とから構成される。メインウインドウ３０１は、外部記憶装置１０４に格納されたファイルを扱うためのウインドウである。
【００３４】
文書ビューワ３０８は、メインウインドウ３０１に格納されたイメージを表示するための、イメージビューワである。メインウインドウ３０１に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。
【００３５】
メニューバー３０２は、機能を起動するためのＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）標準のメニュー操作領域である。ツールバー３０３は、メニューバー３０２の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。
【００３６】
レポジトリ表示領域３０４は、本文書管理システムで利用されるデータベース１０３内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューであり、文書表示領域３０５は、レポジトリ表示領域３０４で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。出力領域３０６は、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域であり、文書表示領域３０５に表示されている文書を出力領域３０６に表示されているアイコンにドロップすることで、プリンタで当該文書を印刷したり、該当するアプリケーションでその文書をオープンすることが可能になる。
【００３７】
ステータスバー３０７はＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）標準のものである。キャビネットとは、文書管理の独立した単位で、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベース１０３を管理しています。
【００３８】
ライアント端末１０１からの入力に基づいて、レポジトリ表示領域３０４や文書表示領域３０５に文書やイメージの各種ファイルを追加したり、削除したり（即ち、編集）することで文書管理システムで利用されるデータベース１０３の編集が可能である。この際には、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更（即ち、編集）も可能であり、また、キャビネットやフォルダの追加（作成）や削除（即ち、編集）もできる。
【００３９】
図４は、メインウインドウ３０１の概略構成を示す図である。これは、図２の表示部２１０に表示されるサムネイル画像表示画面の一例を示す図である。
【００４０】
図４は、キャビネットＩ−Ｆｏｌ１内に３つの文書Ａ、Ｂ、Ｃが格納されている例をサムネイル形式で示す。
【００４１】
文書Ａは、アプリケーション文書である。アプリケーションデータから入手した１頁目のサムネイル画像の右下に、該アプリケーションアイコンが表示されており、この例では、「Ｚ」というアイコンが表示されている。文書Ｂと文書Ｃは、イメージ文書である。サムネイル画像の下の矢印は、頁めくりをあらわしており、サムネイル上で矢印を変更すると、該当するページのサムネイル画像が表示できる。
【００４２】
図４のレポジトリ領域４０１には、キャビネットとフォルダのツリービューが表示されている。ボタン４０２は、キャビネットを示すボタンであり、ボタン４０３はフォルダを示すボタンである。文書を格納する領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができる。ボタン４０４は、ツールバー３０３の一部であり、文書表示領域３０５に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト（一覧）形式で表示するかを示すボタンである。
【００４３】
図５は、フォルダの表示順を設定するユーザインターフェースの図である。文書管理システムのフォルダ単位に、どのような並び順で文書を表示するかを設定可能である。
【００４４】
５０１「フォルダ名」のテキストフィールドには、対象となるフォルダの名称が表示され、５０２「表示順」は、「文書の作成日時順／文書の更新日時順／フォルダへの投入日時順」のいづれかの値を選択する。５０３「詳細設定」は、５０２表示順で「フォルダへの投入日時順」を選択した場合のオプションを設定する「詳細設定」ボタンである。
【００４５】
文書の作成日時順に設定した場合、文書の並び順は、後述する文書テーブルの「作成日時」の日時を基準にソートし、文書更新日時順に設定した場合は、文書テーブルの「更新日時」の値の順番にソートする。「フォルダへの投入日時順」に設定した場合は、各フォルダに投入された日時を基準に、ソートを行う。具体的には、図８の文書テーブルの「フォルダへの投入日時」の値を基準にする。
【００４６】
例えば、単純な文書保管庫として文書管理システムを利用する場合、ファイルの作成日、更新日情報を基準にソートを行えばよい。しかしながら、複数の利用者で、ワークフローなどの業務をフォルダ移動を使って実現する場合、文書の作成日時順、更新日時順に並んでしまうと、各担当者のフォルダ内の文書の並びが、新着文書が既存文書の並びにまぎれてしまう場合があるが、「フォルダへの投入日時順」に設定する場合、フォルダに文書が移動された順に並ぶので、新着文書の判断がし易くなる。
【００４７】
図６は、図５の５０３「詳細設定」ボタンをクリックすると表示される画面である。６０１「経過時間と変更色」の表には、フォルダへの投入日時から、どれくらい経過したら、何色に変更するのかを設定する。６０３「単位」の列には、分、時間、日のいづれかを設定可能である。６０４「背景色」の列はクリックすると、色を選択する「カラーパレット」が表示され、任意の色を設定可能である。
【００４８】
「縁の色変更タイミング」では、「未アクセスの場合、警告する／未返信の場合、警告する」のいづれかを設定可能である。
【００４９】
尚、本実施の形態では、フォルダ表示順の設定をサーバ端末１０２で行うように構成したが、クライアント端末１０１で設定し、設定情報をクライアント端末１０１からサーバ端末１０２へデータ送信する構成にしても良い。また、フォルダ表示順の設定は、文書管理ソフトウエアを利用するユーザ間で共通の設定にしても良いし、接続するユーザ毎に、設定を変更できる構成にしても良い。
【００５０】
図７に、文書管理システムにおけるフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例を示す。なお図７のフォルダテーブルはサーバ端末１０２に保存されている。
【００５１】
フォルダテーブルは、フォルダＩＤとフォルダ名、表示名、表示順、変更タイミング、経過時間と変更色から構成されている。フォルダＩＤはキャビネット内のフォルダを一意に識別するためのＩＤであり、フォルダ名は、そのフォルダ名である。表示順は、そのフォルダの文書リストの並び順であり、５０２で設定した値が保存する。変更タイミング、経過時間と変更色は、表示順が「フォルダへの投入日時順」の場合のみ保存する。値は、図６の画面で決定される。変更タイミングは、６０２で設定する値が「未アクセスの場合、警告する」の場合、「未アクセス」と保存し、「未返信の場合、警告する」の場合、「未返信」と保存する。
【００５２】
「経過時間と変更色」は、６０１で設定する値を保存する。例えば、フォーマットは、経過時間−単位−背景色の情報を、経過時間は数値、単位は英字、背景色は、ＨＴＭＬで定義されている色見本の１６進数で、「９０ｍｉｎ−＃ｆｆｃ０ｃｂ」  のようにテキストデータとして保存する。
【００５３】
また、各フォルダにはアクセス権が設定されており、フォルダにアクセスするユーザ（ユーザＩＤ）が設定されている。
【００５４】
アクセス権を各フォルダに設定する場合は、担当者ごとにアクセス可能なフォルダが決まっており、担当者はいつも同じフォルダにアクセスする運用がなされる。なお管理者となるユーザは全てのフォルダにアクセスできるように設定されている。このような設定の場合、あるフォルダに格納された文書が誤って格納された際には、担当者は管理者へ通知し、正しい担当者のフォルダに文書を移動する。
【００５５】
このような場合に、サムネイル画像の表示順がフォルダの投入日時順になっていると、本来前にフォルダに投入され処理（例えば、ＦＡＸでの返信等）されるべき文書が、後回しになってしまうため、所定の経過時間を超えた場合に、強調表示することは作業の遅延を減らすことができる。
【００５６】
なお、各フォルダへのアクセス権は任意として、各ユーザ（担当者）が各フォルダにアクセスできるように設定することも可能である。この場合、各ユーザが自分のフォルダに誤って格納された文書を他のユーザのフォルダに移動させることも可能である。
【００５７】
図８に、文書管理システムにおける文書情報を保存する「文書テーブル」の一例を示す。なお、図８文書テーブルはサーバ端末１０２に保存されている。
【００５８】
文書テーブルは、文書ＩＤと文書名、作成日時、更新日時、アクセス日時、格納先フォルダＩＤ、フォルダへの投入日時、文書サムネイル、処理終了から構成されている。文書ＩＤは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのＩＤであり、文書名は、その文書の名称である。作成日時は、その文書が文書管理システムに登録された日時を示し、更新日時は、文書管理システムの利用者が、その文書を最後に更新した更新日時、アクセス日時はその文書に最後にアクセスした日時を示す。
【００５９】
なお本実施形態では、作成日時を文書管理システムに登録された日時としたが、ＦＡＸ受信した日時とすることも可能である。つまり、作成日時は、文書データが処理された日時であり、基準となる日時であればよい。従って、実際に文書データが作成された日時や文書管理システムに登録された日時に限ることはない。
【００６０】
格納先フォルダＩＤは、その文書、どのフォルダの直下に保存されているかを示すＩＤである。値は、フォルダテーブルの「フォルダＩＤ」列のいづれかの値が記載される。「フォルダへの投入日時」は、そのフォルダに保存された日時を示す。利用者が、文書を文書アプリケーション内で異なるフォルダに移動すると、文書の「アクセス日」と「フォルダへの投入日時」が更新され、「格納先フォルダＩＤ」が、移動した後のフォルダを示す「フォルダＩＤ」に変更される。「文書サムネイル」は、その文書のサムネイルデータ（サムネイル画像）が保存されている。「処理終了」は、文書の一連のワークフローが終了したら、自動的に付与される処理終了フラグである。
【００６１】
ワークフローは、文書を承認するルート（承認者）が定義ファイルに記憶（設定）されており、このルートで承認された（各承認者によって承認された）文書についてワークフローが終了と判定されるものとする。なお、ワークフローは、フォルダにアクセスしているユーザが、ワークフローの実行する文書を指定すると共に、承認者を設定して、ワークフローを実行することでワークフローがスタートする。
【００６２】
尚、これらの各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【００６３】
以下、図９フローチャート、図７フォルダテーブルを参照して、本実施形態のサーバ端末１０２でのサムネイル表示順の設定処理について説明する。
【００６４】
管理者は、サーバ端末１０２で、文書管理システム（ソフトウエア）を起動し、サムネイル表示順を設定したいフォルダを選択し（Ｓ１２０１）、「フォルダの表示順設定」メニュー（不図示）などを選択すると、図５のフォルダ表示順の設定画面が表示される。５０１には、管理者が選択したＳ１２０１で選択したフォルダ名が自動的に表示される。そのフォルダのサムネイル画像の並び順を「文書の作成日時順」、「文書の更新日時順」、または「フォルダへの投入日時順」のいづれかに設定する（Ｓ１２０２）。「フォルダへの投入日時順」に設定する場合は、５０３詳細設定ボタンをクリックし、「縁の色設定」を行う。
【００６５】
６０１で経過時間と単位と変更色と、６０２で縁の色変更タイミングに設定したい値をセットする。「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録（投入）されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている状態である。
【００６６】
また、「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録（投入）されて、一連のワークフローが終了していない文書のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「０」のレコードのことである。
設定した値は、図７フォルダテーブルに保存される。
【００６７】
以下、図１０フローチャート、図８文書テーブルを参照して、本実施形態の文書管理システムにおけるサーバ端末１０２での文書の登録処理について説明する。
【００６８】
文書管理システムに登録する文書は、サーバ端末１０２で、ＦＡＸ１０５で外部（他）のＦＡＸから受信し、電子化された文書を受信する（Ｓ１１０１）。
【００６９】
文書は、文書管理システムのフォルダへ格納された後に利用者（担当者）へ公開されるが、ステップＳ１１０２で文書の格納先フォルダが決定する。この時のフォルダは、すでに文書管理システムに作成されている、まず初めに文書が格納されるフォルダである。このフォルダに管理者がアクセスし、担当者のフォルダに文書を移動させる。
【００７０】
ステップＳ１１０３で図８の文書テーブルに新規レコードが作成される。文書ＩＤは、新規に振られ、文書名は、任意の文書名が付与される。作成日時、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時は、文書を受信した日時が記録される。格納先フォルダＩＤは、Ｓ１１０２で決定した文書格納先となるフォルダのフォルダＩＤが保存される。文書サムネイルには、文書のサムネイル画像を作成し、保存する。処理終了は、０が初期値として記載される。
【００７１】
なお、フォルダＩＤは担当者のフォルダへ文書が移動されるとその移動されたフォルダのフォルダＩＤが記憶される。文書が移動された際の処理については図１１について詳述する。
【００７２】
次に、図１２を参照して、本実施形態の文書管理システムおけるフォルダ内の文書表示処理について説明する。
【００７３】
まず、文書管理システムにおいて、ユーザ（利用者、担当者）がクライアント端末１０１にインストールされている文書管理ソフトウエアを実行すると、サーバ端末１０２にアクセスし、フォルダテーブル（図７）を参照して、フォルダ階層表示（レポジトリ表示領域３０４）を表示させた文書管理ソフトウエアの画面を表示部２１０に表示させる。この時、フォルダＩＤをサーバ端末１０２から取得し、クライアント端末１０１のＲＡＭ２０３に記憶する。
【００７４】
クライアント端末は、文書管理ソフトウエアの画面を表示部２１０に表示後、利用者から、３０１メインウィンドウの３０４レポジトリ領域において、文書を表示したフォルダの選択を受け付ける（Ｓ１４０１）。選択されたフォルダのフォルダＩＤを取得し（Ｓ１４０２）、サーバ端末１０２へ送信する（Ｓ１４０３）。サーバ端末１０２では、フォルダＩＤを受信し（Ｓ１４０４）、フォルダテーブル（図７）を参照し、フォルダＩＤと一致するレコードから、フォルダの表示順（表示する順を決定するための表示順情報）、変更タイミング経過時間と変更色を含むフォルダ設定情報を取得する（Ｓ１４０５）。
【００７５】
また、文書テーブル（図８）より、そのフォルダ配下へ保存されている文書（フォルダＩＤが一致する文書）のすべてのレコードを取得し、その値を文書一覧情報とする（Ｓ１４０６）。Ｓ１４０５、Ｓ１４０６で取得した情報（表示する順を決定するための表示順情報を含むフォルダ設定情報と文書一覧情報）をサーバ端末１０２からクライアント端末１０１へ送信する（Ｓ１４０７）。
【００７６】
クライアント端末１０１は、フォルダ設定情報と文書一覧情報を受信する（Ｓ１４０８）。受信したフォルダ設定情報と文書一覧情報はクライアント端末１０１のＲＡＭ２０３に記憶する。
【００７７】
受信したフォルダ設定情報の「表示順」の値を参照し（表示順情報取得）（Ｓ１４０９）、文書の作成日順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書の作成日時の昇順にソートする（Ｓ１４１０）。文書更新日時順の場合は、文書の一覧情報を文書テーブルの文書更新日時の昇順にソートする（Ｓ１４１１）。文書の投入日時順（格納日時情報）の場合は、文書テーブルのフォルダへの投入日時順、つまり投入日時が古い順にソートし（Ｓ１４１２）、文書の縁取り作成を行う（Ｓ１４１３）。なお、Ｓ１４１３の説明は図１３で詳述する。
【００７８】
作成した文書の縁どりと、文書テーブルから取得する文書のサムネイル画像を重ね合わせ縁どり付きのサムネイル画像を作成する（Ｓ１４１４）。そのフォルダの文書のサムネイル画像を図１４のように、文書表示領域３０５に表示する（Ｓ１４１５）。
【００７９】
なお、図１４でリスト表示ボタン３０６が押下された場合には、文書のサムネイル画像を表示する形式でなく、文書情報の一覧を表示する。この場合も、ソート順がフォルダへの投入日時順である場合において、文書のサムネイル画像と同様に、文書の作成日時から所定時間（Ｓ１２０２で設定された時間）を経過した文書を、所定時間経過していない文書より強調して表示（識別表示）することも可能である。この場合、設定された色に従ってレコードの色を変更して一覧を表示する。
【００８０】
なお、本実施形態では。フォルダへ投入日時順が表示順である場合にＳ１４１３で縁取り処理を行うようにしたが、作成日時順や更新日時順の表示順である場合にもＳ１４１３の縁取り処理を実行させるように構成することも可能である。
【００８１】
以下、図１３を参照して、Ｓ１４１３での本実施形態の文書管理システムにおけるサムネイル画像の縁取りの変更処理について説明する。
【００８２】
図１２のＳ１４０９にて、クライアント端末１０１で指定されたフォルダのフォルダ表示順が、「文書の投入日時順でソート」する設定になっている場合、そのフォルダのフォルダ設定情報の変更タイミング、経過時間と背景色を取得する（色情報取得）（Ｓ１５０１）。クライアント端末１０１は、変更タイミングの設定値が未アクセスか未返信かを判定する（Ｓ１５０２）。「未アクセス」の場合は、Ｓ１５０３へ進み、ＲＡＭ２０３に記憶された文書一覧情報より、未アクセス文書をピックアップする（Ｓ１５０３）。
【００８３】
なお、「未アクセス」状態とは、文書が文書管理システムに登録（投入）されて、一度もユーザからのアクセスが無い状態のことで、具体的には、文書テーブルの「作成日時」と「アクセス日時」が同じ日時になっている文書なので、図１５の文書一覧情報の文書ＩＤ「００００４」の文書を指す。
【００８４】
次に、未アクセス文書と判定された文書の経過時間を取得する（Ｓ１５０５）。現在時刻と文書の作成日時の時間差を取得し、時間差に従って、フォルダ設定情報の経過時間（所定経過時間）を経過しているかを判定し、所定時間経過している場合に、フォルダ設定情報の変更色を用いて縁取り用の画像を作成する（Ｓ１５０６）。
【００８５】
より具体的には、図１５の場合、現在時刻が「２００９／１１／２５  ８：００」だった場合、「２００９／１１／２５  ８：００」−「２００９／１１／２５  ０：００」で「８時間」経過しているため、２レコード目の色を縁色に設定した画像を作成する。
【００８６】
Ｓ１５０２において、変更タイミングが「未返信」となっている場合、Ｓ１５０４へ進み、ＲＡＭ２０３に記憶されている文書一覧情報より、未返信文書をピックアップする。
【００８７】
「未返信」状態とは、文書が文書管理システムに登録（投入）されて、一連のワークフローが終了（完了）していない文書（未処理文書）のことで、具体的には、文書テーブルの文書テーブルの「処理終了」レコードが、「０」のレコードのことである。従って、図１５文書一覧情報の文書ＩＤ「００００１」及び「００００４」の文書を指す。Ｓ１４０５で文書の経過時間を取得します。図１５の文書ＩＤ「００００１」の場合、現在時刻が「２００９／１１／２５  ８：００」だった場合、「２００９／１１／２５  ８：００」−「２００９／１１／２０  ０：００」で「４日と８時間」経過しているため、１レコード目の色を赤色に設定した画像を作成する（Ｓ１５０６）。
【００８８】
つまり、ワークフローが終了しているか否かを判定し、ワークフローが終了していない未処理文書で所定時間を経過している（作成日時から経過時間を超えている）文書を強調表示するべく、色設定した画像を作成する。経過時間を超えていない文書は強調表示されない。
ワークフロー処理については後述するが、後述するワークフロー処理においては、ワークフローが終了しているか否かは、後述するステップ図１７の文書テーブルを参照することで判断可能である。処理状態が０または２の場合にワークフローが終了していないと判定し、処理状態が１の場合にワークフローが終了していると判定する。
【００８９】
色設定した画像の作成は、例えば、文書のサムネイル画像より上下左右２ｍｍ程（ピクセル数で制御してもよい）度大きな矩形を作成し、背景色として、縁色を設定した画像を作成する。
【００９０】
以下、図１１を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける文書の移動処理について説明する。
【００９１】
なお、図１１の処理は、図１３の処理で文書のサムネイル画像や文書一覧（リスト）表示した後、ユーザ（担当者や管理者）の操作に従って実行されるものである。
【００９２】
文書管理ソフトウエアで管理している文書（以下、移動文書と説明する）を、文書管理ソフトウエア内の別のフォルダへ文書移動する場合、クライアント端末１０１では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）上の文書の移動と同じように、文書表示領域３０５において移動文書を選択し、その文書をレポジトリ表示領域３０４の移動先フォルダ（例えば、３０３ボタン）までドラッグ＆ドロップ操作によって、移動指示をする。
【００９３】
移動指示を検知した場合に、Ｓ１３０１でクライアント端末１０１で選択された移動文書の「文書ＩＤ」を取得し、Ｓ１３０２で移動文書の移動先となる移動先の「フォルダＩＤ」を取得する。文書ＩＤとフォルダＩＤを、Ｓ１３０３にて、クライアント端末１０１からサーバ端末１０２へ送信する。サーバ端末１０２では、文書ＩＤとフォルダＩＤを受信する（Ｓ１３０４）。
【００９４】
「文書ＩＤ」が一致する文書テーブル（図８）のレコードを参照し、更新日時、アクセス日時、フォルダへの投入日時を、現時点の日時情報に更新する。格納先フォルダＩＤは、Ｓ１３０４で受信した「フォルダＩＤ」に更新する（Ｓ１３０５）。その後、クライアント端末１０１上の文書表示領域３０５では、移動元のフォルダには、移動文書のサムネイル画像は表示されなくなり、移動先のフォルダに、表示されるようになる。
【００９５】
次に、上述したワークフロー処理についての詳細な説明を行う。なお後述するワークフロー処理は、担当者が文書を用いてＦＡＸ返信する前に行う承認フローを例にして説明する。この例では、ＦＡＸ返信を行う際、承認者による承認が行われていない場合は、担当者がＦＡＸ返信を行うことが出来ないようにする仕組みを設け、承認者による承認処理の後、担当者がＦＡＸ返信をできるようにする。ＦＡＸ返信の終了をもってワークフロー終了となりサムネイル画像の強調表示も同時に終了する仕組みである。
【００９６】
なお、担当者と承認者の連絡手段には電子メールを用いるため、ネットワーク内に不図示の一般的な電子メールサーバが存在するものとし、担当者と承認者の端末には一般的な電子メール送受信ソフトウェアが動作しているものとする。
【００９７】
図１６は、文書管理システムにおけるサーバ端末１０２でフォルダ情報を保存する「フォルダテーブル」の一例であり、図７に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「ユーザＩＤ」を有している。
【００９８】
図１６の項目「ユーザＩＤ」は、対応するフォルダの担当者のユーザＩＤであり、該文書管理システムにおいてユーザを識別するためのＩＤ情報である。この項目は図５の「フォルダ表示順の設定」で「フォルダテーブル」が更新される際に、更新を行ったユーザのユーザＩＤが自動的に設定されるか、システム管理者が予め設定するか、いずれかの方法で設定されるものとする。
【００９９】
図１７は、文書管理システムにおけるサーバ端末１０２で文書情報を保存する「文書テーブル」の一例であり、図８に対応するテーブルである。なお、後述する承認フローの例では、「処理終了」が「処理状態」とし、承認フローを管理している。
【０１００】
図１７の項目「処理状態」は、図８での「処理終了」が、ワークフローが終了していないことを０で、終了していることを１で表す２値選択型の項目であったのに対し、ワークフローで未承認のものを０で、承認済みのものを２で、ワークフローが終了していることを１で表す３値選択型の項目になっている。項目「処理状態」の初期状態は０の未承認である。
【０１０１】
図１８は、文書管理システムにおけるユーザ情報を保存する「ユーザテーブル」の一例である。
【０１０２】
図１８の項目「ユーザＩＤ」は文書管理システムを利用するすべての担当者および承認者を識別するためのユニークなＩＤ情報である。項目「メールアドレス」は当該ユーザの電子メールアドレスである。項目「上司（承認者）のユーザＩＤ」は、当該ユーザに対して承認権限を持ったユーザ（承認者）のユーザＩＤである。ここで示した各項目は一例であり、本実施形態に関係するもののみを提示している。これらの項目以外にも文書管理システムにおけるユーザ管理に必要な項目が存在している。本テーブルはシステム管理者によって事前に設定しておくものとする。
【０１０３】
図１９は、文書管理システムにおける承認処理の情報を保存する「承認処理テーブル」の一例である。
【０１０４】
図１９の項目「処理ＩＤ（ワークフローＩＤ）」は承認の申請があるたびに作成されるレコードを区別するためのユニークな識別番号である。項目「承認対象文書の文書ＩＤ」は当該承認申請における承認の対象となる文書の文書ＩＤであり、図１７の文書テーブルにおける「文書ＩＤ」で表される。項目「申請者のユーザＩＤ」は承認の申請を行った担当者（例えば、文書システムへのログインユーザ）のユーザＩＤであり、図１８のユーザテーブルにおける「ユーザＩＤ」で表される。項目「承認者のユーザＩＤ」は承認の申請を受けた承認者のユーザＩＤであり、図１８のユーザテーブルにおける「ユーザＩＤ」で表される。項目「結果」は承認処理の結果を表す情報であり、未処理を０、承認を１、否認を２で表す３値選択型の項目である。このテーブルのレコードは担当者が承認申請を行ったときに追加されるため最初はレコード無しであるが、申請が行われるたびに追加されていくものである。
【０１０５】
次にワークフローにおける承認フローの例について図を用いて説明する。
ＦＡＸによる受注を受け付けるＦＡＸ受注業務において、作業の担当者は、図１４で自分の担当のフォルダ内の文書から処理する文書を選んで、作業のために文書を開く。その際、開かれた文書の内容を表示するビューワ画面の一例が図２４である。より具体的には、Ｓ１４１５で、サムネイル画像による文書一覧を表示し、ユーザがサムネイル画像をダブルクリックにより文書を開く（実行）すると、クライアント端末１０１はサーバ端末１０２に文書取得要求（文書ＩＤ送信）を行い、サーバ端末１０２から指定した文書を受信して、クライアント端末１０１の表示部に図２４のように文書が表示される。
【０１０６】
図２４では文書の内容が表示されており、この画面を見ながら担当者は業務を行う。画面上にはボタン２４０１および２４０２が配置されており、ボタン２４０１の押下により、図２０のフローチャートの処理が実行され、ボタン２４０２の押下により、図２１のフローチャートの処理が実行される。
【０１０７】
図２０はＦＡＸ返信処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末１０１で図２４のボタン２４０１をクリックしたときに、クライアント端末１０１のＦＡＸドライバを用いて、表示されている文書をＦＡＸ送信される際の処理である。なお、ワークフロー処理の場合には、ステップＳ１４０８で用いる図８の文書テーブルを図１７の文書テーブルに置き換えて説明する。
【０１０８】
ステップ２００１からスタートし、ステップ２００２において、クライアント端末１０１が、表示している文書の文書ＩＤ（ＦＡＸ返信指示がなされた文書ＩＤ）に従って、図１７の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、当該文書の文書ＩＤを持つレコードを検索する。
【０１０９】
ステップ２００３において、クライアント端末１０１が、文書一覧情報で検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認していない場合は、この値が未承認を意味する０となっているので、その場合はステップ２００４に進む。
【０１１０】
ステップ２００４において、クライアント端末１０１が、値が０であるため返信処理は実行せずにステップ２００８へと進む。この際、担当者に未承認であることを通知するためのメッセージなどをクライアント端末１０１の表示部の画面に表示するように構成する。なお、承認されていた場合のステップ２００５以降に関しては、説明の順序の都合上、この後の承認の申請と承認者の承認処理の説明の後に行うものとする。
【０１１１】
承認者による承認が未承認の場合、担当者はＦＡＸ返信が出来ないため、返信のための承認をもらうために承認申請を行う必要がある。これは図２４のボタン２４０２をクリックすることで実施できる。
【０１１２】
図２１は承認申請処理のフローチャートであり、担当者が自分のクライアント端末１０１０で図２４のボタン２４０２をクリックしたときにサーバ端末１０２に文書ＩＤを含む承認申請要求が送信され、サーバ端末１０２で実行される処理である。
【０１１３】
ステップ２１０１で処理が開始され、ステップ２１０２において、サーバ端末１０２が、受信した文書ＩＤに従って、図１７の文書テーブルを参照し、当該文書の文書ＩＤを持つレコードを検索する。次に文書テーブルで検索されたレコードにおける項目「格納先フォルダＩＤ」をキーにして図１６のフォルダテーブルを検索し、フォルダテーブルで検索されたレコードにおける項目「ユーザＩＤ」から担当者のユーザＩＤを取得する。
【０１１４】
ステップ２１０３において、サーバ端末１０２が、図１８のユーザテーブルを参照し、担当者のユーザＩＤを持つレコードを検索する。検索されたユーザテーブルのレコードにおける項目「上司（承認者）のユーザＩＤ」から承認者のユーザＩＤを取得する。次に承認者のユーザＩＤをキーにして再度図１８のユーザテーブルを検索し、ユーザテーブルで検索されたレコード（承認者のユーザＩＤが一致したレコード）における項目「メールアドレス」から承認者のメールアドレスを取得する。つまり、承認者のユーザＩＤとメールアドレスが取得する。
【０１１５】
ステップ２１０４において、サーバ端末１０２が、図１９の承認処理テーブルに、今回の承認処理のための新たなレコードの追加を行う。追加時の各項目について「処理ＩＤ」にはユニークな値を任意に設定する。「承認対象文書の文書ＩＤ」には現在表示している文書の文書ＩＤをセットする。「申請者のユーザＩＤ」にはステップ２１０２で取得した承認申請ユーザのユーザＩＤをセットする。「承認者のユーザＩＤ」にはステップ２１０３で取得した承認者のユーザＩＤをセットする。「結果」には初期値として未承認を意味する０をセットする。
【０１１６】
ステップ２１０５において、サーバ端末１０２が、承認者に送るための電子メールの文面を作成する。文面には承認を依頼する旨のテキストメッセージがあり、この文面は予め用意されたものが自動的に書かれるものとする。また、文面にはリンクが貼ってある。このリンクは承認者のクライアント端末にある承認用のアプリケーションを起動するコマンドになっており、パラメータとして承認対象文書の文書ＩＤと、ステップ２１０４でセットした処理ＩＤを持つ。コマンドは予め用意されたものだが、パラメータはステップ２１０４でセットした文書ＩＤと同じものをセットする。
【０１１７】
ステップ２１０６において、サーバ端末１０２が、ステップ２１０５で作成した電子メールを送信する。送信の宛先は承認者であり、その電子メールアドレスはステップ２１０３で取得したものである。なお、電子メールの送信には一般的なＳＭＴＰプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ２１０７にて処理を終了する。
【０１１８】
承認者は、承認者のクライアント端末で、ステップＳ２１０６で送信された、承認申請の電子メールを受信する。承認者のクライアント端末は、電子メールのリンクの指示を検知し、承認用のアプリケーションが起動する。この処理について、図２２のフローチャートを用いて説明する。
【０１１９】
図２２は、承認開始処理のフローチャートであり、承認者のクライアント端末で実行される処理である。
【０１２０】
図２２のステップ２２０１において、処理がスタートする。まずステップ２２０２において、承認者のクライアント端末が、承認者の指示に従って、電子メールのリンクの指示を検知する。
【０１２１】
ステップ２２０３において、承認者のクライアント端末が、指示のあったリンクのコマンドにより、承認用のアプリケーションを起動する。このアプリケーションは、承認者専用の文書管理システムのクライアントアプリケーションであってもいいし、文書管理システムのクライアントアプリケーションに追加されたアドオンプログラムであってもよい。
【０１２２】
ステップ２２０４において、承認者のクライアント端末が、承認用のアプリケーションを用いて、パラメータで示された文書ＩＤに基づいて、サーバ端末１０２に文書取得要求を行い、承認対象となる文書をサーバ端末１０２から受け取り、図２５で示されるような画面で表示する。もうひとつのパラメータである処理ＩＤは承認者のクライアント端末のＲＡＭ上で保持する。この後、ステップ２２０５にて処理を終了する。続いて、図２３の処理に移る。
【０１２３】
図２５は、承認用のアプリケーションで承認対象の文書を表示する画面の一例である。文書の内容が表示されているため、これを見て承認者は承認、否認の判断を行う。画面上にはボタン２５０１および２５０２が配置されており、ボタン２５０１は「承認」を示すもの、ボタン２５０２は「否認」を示すものであり、どちらもクリック時に図２３のフローチャートの処理が実行される。
【０１２４】
図２３は、図２５のボタン２５０１または２５０２のクリックを検知したときに実行されるフローチャートである。２５０１が押下されると、承認者のクライアント端末からサーバ端末１０２へ処理ＩＤを含む承認要求が送信され、２５０２が押下されると処理ＩＤを含む否認要求が送信される。承認者が承認か否認かの判断をしたときに、いずれかのボタンをクリックするものとする。
【０１２５】
ステップ２３０１において処理が開始される。ステップ２３０２において、サーバ端末１０２が承認者のクライアント端末から、承認要求又は否認要求を受信し、承認者が承認か否認のどちらのボタンをクリックしたかを判断する。サーバ端末１０２が承認要求を受信した場合はステップ２３０５に進み、否認要求を受信した場合はステップ２３０３に進む。
【０１２６】
否認要求を受信した場合のステップ２３０３において、サーバ端末１０２が、受信した処理ＩＤをキーにして図１９の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に否認を示す値２をセットする。
【０１２７】
ステップ２３０４において、サーバ端末１０２は、否認した旨を申請した担当者に知らせるメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ２３０３で検索したレコードの項目「申請者のユーザＩＤ」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。メール作成した後、ステップ２３０８に進むが、先に、承認した場合のステップ２３０５以降を説明する。
【０１２８】
承認した場合のステップ２３０５において、サーバ端末１０２は、受信した処理ＩＤをキーにして図１９の承認処理テーブルを検索する。検索されたレコードの項目「結果」に承認を示す値１をセットする。
【０１２９】
ステップ２３０６において、サーバ端末１０２が、ステップ２３０５で検索されたレコードの項目「承認対象文書の文書ＩＤ」で示される文書ＩＤをキーにして、図１７の文書テーブルを検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」に承認済みを示す値２をセットする。
【０１３０】
ステップ２３０７において、サーバ端末１０２が、承認された旨を示すメールの文面を作成する。文面は予め用意してもよいし、承認者のクライアント端末側の入力画面から承認者から内容を入力させる方式にしてもよい。宛先のメールアドレスはステップ２３０５で検索したレコードの項目「申請者のユーザＩＤ」をキーにしてユーザテーブルから取得できる。
【０１３１】
ステップ２３０８において、サーバ端末１０２が、申請した担当者に対し、承認または否認の旨を示す電子メールを送信する。なお、電子メールの送信には一般的なＳＭＴＰプロトコルに基づくものであり、一般的な電子メールサーバで受信、配信されるものとする。その後、ステップ２３０９にて処理を終了する。
【０１３２】
サーバ端末１０２から送信された電子メールをクライアント端末１０１で受信すると、否認の場合は担当者によって修正を行い、クライアント端末は承認申請処理を実行する。また、承認の場合は、クライアント端末が図２４のボタン２４０１のクリック（指示）を検知してしてＦＡＸ返信処理を実行する。
【０１３３】
図２０のフローチャートについて、未承認時の流れは前述しているので、ここでは承認済みの場合の流れを説明する。
【０１３４】
前述したように、ステップ２００１からスタートし、ステップ２００２において、クライアント端末１０１は、図１７の文書テーブルから得られた文書一覧情報を参照し、文書ＩＤの一致するレコードを検索する。
【０１３５】
ステップ２００３において、クライアント端末１０１は、検索されたレコードにおける項目「処理状態」の内容によって分岐の判断をする。承認者が承認済み場合は、この値が承認済みを意味する２となっているので、その場合はステップ２００５に進む。未承認であった場合はステップ２００４に進むがこれは前述しているので説明を省略する。なお、値が終了を意味する１であった場合はステップ２００５に進み承認済みの場合と同様な処理を行う。これはワークフロー終了後でも、何らかの理由により再度ＦＡＸ返信をしたい場合に対応するためである。
【０１３６】
なお、本実施形態では、ＦＡＸ返信処理を子なった場合に処理状態を「終了」に変更し、ワークフローを完了したか否かを判定するように構成したが、後述するステップＳ２３０５で「承認済み」に変更し、この承認済みである場合にワークフローを完了とするように構成することも可能である。
【０１３７】
このように、本実施形態では、ワークフローが完了したか否かを判定し、ワークフローが完了している場合には、サムネイル画像の表示を強調表示せず、ワークフローが完了していない場合で、フォルダのソート順が投入日時順である場合には、ステップＳ１４１２〜ステップＳ１４１４の処理をして、ステップＳ１４１５でサムネイル画像を強調表示（識別表示）する。
【０１３８】
ステップ２００５において、ＦＡＸ返信処理を実行する。ＦＡＸ返信処理の手段は、文書管理システムのクライアントアプリケーションからＦＡＸドライバソフトへの描画を行い、入力されたＦＡＸ番号先に送信する方法であってもよいし、サーバ端末１０２がサーバ端末１０２にインストールされているＦＡＸドライバソフトを用いて、ＦＡＸ送信する方法でもよい。
【０１３９】
ステップ２００６において、クライアント端末１０１が、ＦＡＸ送信した文書の文書ＩＤをキーにして図１７の文書テーブルから得られた文書一覧情報を検索し、検索されたレコードの項目「処理状態」を、終了を示す１に変更する。これによりワークフローの終了が確定する。
【０１４０】
ステップ２００７において、クライアント端末１０１が、ステップＳ２００５でＦＡＸ返信処理がなされると、図１４のサムネイル画像を表示した画面に移り、当該文書のサムネイル画像を再描画する。強調表示されていた場合は解除するために、ＦＡＸ送信処理した文書ＩＤに対応するサムネイル画像で表示している縁取り用の画像を削除する。より具体的には、クライアント端末１０１で、ＦＡＸ送信処理した文書（ワークフロー処理が完了した文書）の文書ＩＤの処理状態を判定し（ワークフロー完了しているか否かの判定）ワークフローが完了している場合には、縁取り用の画像を削除し、強調表示のないサムネイル画像を表示する。この場合、強調表示のないサムネイル画像をサーバ端末１０２から取得して表示してもよいし、予め強調表示のないサムネイル画像がＲＡＭ２０２に記憶されている場合には、強調表示されたサムネイル画像からＲＡＭ２０２に記憶されている強調表示のないサムネイル画像へ切り換えて表示するように構成してもよい。
【０１４１】
以上のように、本実施形態によれば、格納日時によってソートされた文書で、文書日時から所定時間経過している文書を識別表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【０１４２】
また、所定時間アクセスしていない文書、或いはワークフローが終了していない文書で所定時間経過した文書がある場合に、そのサムネイル画像を強調表示することで、処理する文書の漏れを防ぐことができる。
【０１４３】
以上、実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１４４】
また、本発明におけるプログラムは、図９〜図１３、図２０〜図２３に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図６〜図９の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図９〜図１３、図２０〜図２３の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。
【０１４５】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４６】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４７】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。
【０１４８】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４９】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１５０】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５１】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５２】
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【０１５３】
１０１  クライアント端末
１０２  サーバ端末
１０３  データベース
１０４  ＬＡＮ
１０５  ＦＡＸ
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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【図２５】
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