(57)【要約】【課題】サブメーリングリストの作成、管理が容易で、必要とする情報を必要とするユーザーに配信することのできるメーリングリスト管理システム及び画像形成複合装置を得る。【解決手段】複数の端末と通信するネットワークコントローラ１３を備え、主制御部１１は、受信したメールの内容、タイトル、送信者アドレスの少なくともいずれかから情報を取得し、登録された条件又は資料の配布条件に従って登録済みメーリングリストのサブメーリングリストを作成する。また、主制御部１１は、受信メール関係者又は資料配布先関係者と推測されるユーザーを前記サブメーリングリストに追加登録したうえで、該サブメーリングリスト宛て転送する。【選択図】図１
2011095883.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末と通信する通信手段と、
受信したメールの内容、タイトル、送信者アドレスの少なくともいずれかから情報を取得する情報取得手段と、
登録された条件又は資料の配布条件に従って登録済みメーリングリストのサブメーリングリストを作成するサブメーリングリスト作成手段と、
受信メール関係者又は資料配布先関係者と推測されるユーザーを前記サブメーリングリストに追加登録したうえで、該サブメーリングリスト宛てに転送する転送手段と、
を備えたことを特徴とするメーリングリスト管理システム。
【請求項２】
前記情報取得手段は、ユーザーが登録した情報との比較及び／又はユーザーが利用したドキュメントから抽出したキーワードのうち頻度の高いものを設定すること、を特徴とする請求項１に記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項３】
前記転送手段は、受信したメールに添付されているファイルを取得し、登録されたサーバーの所定のディレクトリーに保存したうえで、特定のサブメーリングリストには前記ファイルを添付して転送し、他のサブメーリングリストにはサーバー上のファイル保存先情報を受信メールに追記して転送すること、を特徴とする請求項１又は請求項２に記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項４】
前記サブメーリングリスト作成手段は、登録されたサーバーから入手した情報を前記サブメーリングリストに関連付けること、を特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項５】
前記サブメーリングリスト作成手段は、登録されているユーザーが自身に保存したファイルを前記サブメーリングリストに関連付けし、該サブメーリングリストに登録されていないユーザーが該ファイルをダウンロード又は印刷した際に、該サブメーリングリストに該ユーザーを追加登録すること、を特徴とする請求項１ないし請求項４のいずれかに記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項６】
前記サブメーリングリスト作成手段は、前記サブメーリングリスト宛にメールを送信したユーザーのメールアドレスを作成済みのサブメーリングリスト間で追加登録又は登録削除すること、を特徴とする請求項１ないし請求項５のいずれかに記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項７】
ユーザーがファイルを送信・転送する際の宛先として、登録済みサブメーリングリスト用ワンタッチボタンを入力画面上に表示して宛先を選択可能とすること、を特徴とする請求項１ないし請求項６のいずれかに記載のメーリングリスト管理システム。
【請求項８】
請求項１ないし請求項７のいずれかに記載のメーリングリスト管理システムを備えたことを特徴とする画像形成複合装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メーリングリスト管理システム及び該システムを備えた画像形成複合装置、特に、画像読取り機能やプリント機能のみならず複数の端末と通信する機能が搭載された画像形成複合装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、メーリングリストの管理は、（１）メーリングリスト管理者が新しいサブメーリングリストの作成やユーザーのサブメーリングリストの追加作業をマニュアルで行い、それらのメーリングリストのメンテナンスも管理者がマニュアルで行っている。（２）管理者がメーリングリストプログラムにまずメーリングリストを設定し、メーリングリストプログラムが候補者全員にそれを知らせ、参加を希望するユーザーがメーリングリスト追加用メールアドレスにメールを送信すると、自動的にそのメーリングリストに追加されるようになっている。
【０００３】
しかしながら、前記（１）では、管理者がマニュアルでメーリングリストを管理しなければならず、管理作業が煩雑であるという問題点を有している。また、前記（２）では、まず、メーリングリストの設定が必要であり、配布資料用メーリングリストの自動作成という概念がないために、サブメーリングリストの自動作成に対応することは不可能である。
【０００４】
先行技術としての特許文献１には、コミュニティ作成希望者がメンバー候補を記載したコミュニティ作成要求メールをサーバーに送信し、参加希望者は参加希望メールを送信することによりコミュニティに加わるコミュニティ生成システムが記載されている。特許文献２には、メーリングリスト未参加メンバーからの送信メールでメーリングリストに追加したり、送信メール中のコマンドによりメーリングリスト作成・参加を行う電子メール管理システムが記載されている。特許文献３には、メーリングリストによって複数のアドレスへ電子メールを送信する際に、特定の受信者に対して必要な注意喚起メッセージを自動的に追加する同報電子メール送信方法が記載されている。特許文献４には、メール送信を行う際に、送信者が添付ファイルを配信するアドレスあるいは配信しないアドレスをメーリングリストに付加するようにしたメール送信プログラムが記載されている。
【０００５】
ところで、あるプロジェクトの遂行にあたり、そのプロジェクトメンバーをリストアップした専用のメーリングリストを作成し、プロジェクト用の業務報告や作業指令をそのメーリングリストを利用して配信する場合がある。メーリングリストを利用したプロジェクトの遂行は、特殊なツールやソフトウエアが不要なため、簡単で便利である。しかし、その一方で、プロジェクトメンバーが多い場合、メーリングリストの参加ユーザー数も多いため、メーリングリストで配信されるメール数が膨大になってしまう。特に、専門分野やプロジェクトでの担当範囲の異なるユーザーが多く参加している大人数・大規模プロジェクトの場合、それぞれのユーザーにとってあまり関係のない優先度の低いメールが多く配信されてしまい、メールを一通り見るだけで多くの時間がとられてしまう。
【０００６】
これを防止するために、サブメーリングリストを設定し、本来的に関係者にのみ必要な情報を配信すればよいが、必要なサブメーリングリストを検討し、マニュアルで作成・メンテナンスしていくことは、プロジェクト遂行の責任者にとっては極めて煩わしい。なぜなら、プロジェクトの進行に伴って、新しく参加するメンバーや退出するメンバーが発生したり、配信する主要な議題内容が変化していくこともある。このため、サブメーリングリストをプロジェクトの最新の状況に合わせたり、多くのサブメーリングリストを追加作成していくことは手間が掛ってしまう。また、予期しない問題が発生・発覚したために、新しい議題／トピック用のサブメーリングリストが急に必要になることもあるが、迅速な問題対策が必要なときに、メーリングリストの管理・修正作業などをしている余裕はない。
【０００７】
一方、複写機などの画像形成装置は、ネットワークに接続された端末やサーバとの通信機能を搭載することによって複合機化している。特に、電子メールの通信機能は拡充されており、好ましいメーリングリスト管理システムの搭載が要求されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００１−１６８９０１号公報
【特許文献２】特開２００１−１８６１６９号公報
【特許文献３】特開２００３−２４２０８４号公報
【特許文献４】特開２００４−１２７０６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
そこで、本発明の目的は、サブメーリングリストの作成、管理が容易で、必要とする情報を必要とするユーザーに配信することのできるメーリングリスト管理システム及び画像形成複合装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
以上の目的を達成するため、本発明の一形態であるメーリングリスト管理システムは、
複数の端末と通信する通信手段と、
受信したメールの内容、タイトル、送信者アドレスの少なくともいずれかから情報を取得する情報取得手段と、
登録された条件又は資料の配布条件に従って登録済みメーリングリストのサブメーリングリストを作成するサブメーリングリスト作成手段と、
受信メール関係者又は資料配布先関係者と推測されるユーザーを前記サブメーリングリストに追加登録したうえで、該サブメーリングリスト宛に転送する転送手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１１】
前記情報取得手段は、ユーザーが登録した情報との比較及び／又はユーザーが利用したドキュメントから抽出したキーワードのうち頻度の高いものを設定することが好ましい。
【００１２】
前記転送手段は、受信したメールに添付されているファイルを取得し、登録されたサーバーの所定のディレクトリーに保存したうえで、特定のサブメーリングリストには前記ファイルを添付して転送し、他のサブメーリングリストにはサーバー上のファイル保存先情報を受信メールに追記して転送することが好ましい。
【００１３】
前記サブメーリングリスト作成手段は、登録されたサーバーから入手した情報を前記サブメーリングリストに関連付けることが好ましい。登録されたサーバーとは例えば会議予約サーバーである。また、前記サブメーリングリスト作成手段は、登録されているユーザーが自身に保存したファイルを前記サブメーリングリストに関連付けし、該サブメーリングリストに登録されていないユーザーが該ファイルをダウンロード又は印刷した際に、該サブメーリングリストに該ユーザーを追加登録することが好ましい。さらに、前記サブメーリングリスト作成手段は、前記サブメーリングリスト宛にメールを送信したユーザーのメールアドレスを作成済みのサブメーリングリスト間で追加登録又は登録削除することが好ましい。
【００１４】
ユーザーがファイルを送信・転送する際の宛先として、登録済みサブメーリングリスト用ワンタッチボタンを入力画面上に表示して宛先を選択可能としてもよい。
【００１５】
本発明の一形態である画像形成複合装置は、前記メーリングリスト管理システムを備えたことを特徴とする。
【００１６】
前記メーリングリスト管理システムにおいては、通常のメールの交換によってサブメーリングリストが自動的に作成され、基本メーリングリストに登録されているユーザーのうち、該サブメーリングリストに適したメンバーが自動的に選択されて該サブメーリングリストに追加されていく。これにより、管理者がサブメーリングリストをマニュアルで作成したり、更新したりする手間が大幅に省略される。
【００１７】
また、資料配布作業においても、登録されたサーバーと情報を交換することにより、資料配布に効果的なサブメーリングリストが作成されていき、必要とする情報を必要とするユーザーに配信することができるのでユーザーの利便性が高まる。
【００１８】
さらに、サブメーリングリストから関連がなくなったユーザーを削除することも自動的に行われ、使用されなくなったサブメーリングリストを自動的に削除することも可能である。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、サブメーリングリストの作成、管理が容易で、必要とする情報を必要とするユーザーに配信することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】実施例１における画像形成複合装置の概略構成を示すブロック図である。
【図２】前記画像形成複合装置に搭載されている主制御部を示すブロック図である。
【図３】実施例１におけるメーリングリスト管理システムの接続構成を示す概念図である。
【図４】実施例１における基本メーリングリストの設定入力画面を示す説明図である。
【図５】実施例１におけるサブメーリングリストの自動作成条件入力画面を示す説明図である。
【図６】実施例１におけるサブメーリングリスト作成報告メールを示す説明図である。
【図７】実施例１における画像形成複合装置が作成したサブメーリングリストの登録データを示す説明図である。
【図８】実施例１における基本メーリングリスト登録時の制御手順を示すフローチャート図である。
【図９】実施例１におけるサブメーリングリスト作成時の制御手順を示すフローチャート図である
【図１０】実施例１におけるサブメーリングリスト宛メール受信時の制御手順を示すフローチャート図である。
【図１１】実施例２におけるメーリングリスト管理システムの接続構成を示す概念図である。
【図１２】実施例２における基本メーリングリストの設定入力画面を示す説明図である。
【図１３】実施例２における会議案内メールを示す説明図である。
【図１４】実施例２における会議案内メール送信時の制御手順を示すフローチャート図である。
【図１５】実施例３におけるスキャンデータ送信先入力画面を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、本発明に係るメーリングリスト管理システム及び画像形成複合装置の実施例について、添付図面を参照して説明する。なお、各図において同じ部材、部分を示す符号は共通して用いている。
【００２２】
（実施例１、図１〜図９参照）
実施例１では、メーリングリスト管理システムを画像形成複合装置１０（以下、ＭＦＰ１０とも記す）に搭載したものである。メーリングリスト管理システムは、複数の端末と通信する通信手段と、受信したメールの内容、タイトル、送信者アドレスの少なくともいずれかから情報を取得する情報取得手段と、登録された条件又は資料の配布条件に従って登録済みメーリングリスト（以下、基本メーリングリストとも記す）のサブメーリングリストを作成するサブメーリングリスト作成手段と、受信メール関係者又は資料配布先関係者と推測されるユーザーを前記サブメーリングリストに追加登録したうえで、該サブメーリングリスト宛に転送する転送手段と、を備えている。
【００２３】
情報取得手段は、ユーザーが登録した情報との比較及び／又はユーザーが利用したドキュメントから抽出したキーワードのうち頻度の高いものを設定する。
【００２４】
転送手段は、受信したメールに添付されているファイルを取得し、登録されたサーバーの所定のディレクトリーに保存したうえで、特定のサブメーリングリストには前記ファイルを添付して転送し、他のサブメーリングリストにはサーバー上のファイル保存先情報を受信メールに追記して転送する。
【００２５】
（ＭＦＰの概略構成）
ＭＦＰ１０は、図１に示すように、主制御部１１、原稿の画像を読み取ってその画像データを生成して主制御部１１に転送するスキャナ部１２、ＬＡＮなどのネットワークに接続されてパケットデータを送受信するネットワークコントローラ部１３、コントローラ部１３で受信したプリントデータを解析して画像データに変化し、主制御部１１に転送するＰＤＬ解析部１４、送受信されたＥ−Ｍａｉｌを画像データに変換して主制御部１１に転送するＥ−Ｍａｉｌ送受信部１５、ブラウザの画面を表示するブラウザ表示部１６、ログイン画面やＢＯＸ表示を行ったり、キー入力された設定を主制御部１１に転送する操作パネル部１７、画像データを用紙上にプリントするプリンタ部１８、音声データを出力するスピーカー部１９、入力された音声データを主制御部１１に転送するマイク部２０、プロジェクタやディスプレイを接続するための表示デバイス接続部２１、によって構成されている。
【００２６】
主制御部１１は、前記情報の受渡し以外に、スキャナ部１２による画像の読取り、プリンタ部１８による画像のプリント、コントローラ部１３に対するデータの送信・受信などの処理全体のシーケンス制御を行う。ハードディスクドライブ部２２は、主制御部１１内の蓄積文書管理部が管理する文書データやＭＦＰ１０全体の制御に必要な制御データを保存している。なお、操作パネル部１７とブラウザ表示部１６は、同じ表示デバイスを用いてもよく、別の表示デバイスであってもよい。
【００２７】
また、スキャナ部１２やプリンタ部１８は、通常の画像形成装置が備えている、原稿画像を光学的に読み取る画像読取りユニット、電子写真方式によって用紙上に画像を形成する作像ユニットである。なお、プリンタ部１８は必ずしも電子写真方式によるものである必要はない。
【００２８】
主制御部１１は、図２に示すように、サブメーリングリストに関して以下の制御を実行する。ユーザーが保存する文書データは、ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部３２を介して接続されたハードディスクドライブ部２２に保存され、また、ハードディスクドライブ部２２から読み出すこともでき、操作情報＆ネットワーク／メール情報制御部３１が参照することもできる。
【００２９】
ユーザーが入力・操作した情報（ＭＦＰ１０の操作情報、操作キー押下げ動作、ドキュメント選択などのデータ操作情報）は、主制御部１１内の入・出力情報制御部３３を通じて、操作情報＆ネットワーク／メール情報制御部３１に伝達される。また、ユーザーが基本メーリングリスト及びそれに関係する情報（ユーザー情報、キーワード情報を含む）を入力した場合、データベース部３４にそれを登録する。
【００３０】
基本メーリングリストの運用開始後、その登録ユーザーが送信したメールは、ネットワークコントローラＩ／Ｆ部３５及びブラウザ／リモートアクセス制御部３６を介して操作情報＆ネットワーク／メール情報制御部３１へ送られる。主制御部１１は、メールを受信するとデータベース部３４にユーザー情報、キーワード情報、サブメーリングリストの作成条件を照らし合わせる。
【００３１】
主制御部１１は、サブメーリングリストを作成すべきと判断すると、データベース部３４にサブメーリングリスト及びそれに関する情報を保存し、適切と思われるユーザーをそのサブメーリングリストに追加、サブメーリングリスト関係者へ連絡メールによる通信を行う。
【００３２】
主制御部１１は、サブメーリングリストの作成後、そのサブメーリングリスト宛のメールを受け取った際には、添付ファイルの有無を操作情報＆ネットワーク／メール情報制御部３１がチェックし、添付ファイルをデータベース部３４に登録された所定のサーバーへ保存し、そのサブメーリングリストの主要メンバーには添付ファイルを、非主要メンバーには所定のサーバー上のファイル保存先を追記したメールをネットワークコントローラＩ／Ｆ部３５を介して送信する。
【００３３】
操作情報＆ネットワーク／メール情報制御部３１がネットワークコントローラＩ／Ｆ部３５を介して取得する情報としては、受信メールの他に、登録された会議予約サーバーからの会議予約情報などがある。この点は実施例２として後述する。
【００３４】
なお、図２に示したデータベース部３４は、主制御部１１内ではなく、ＭＦＰ１０のハードディスクドライブ部２２内に設けてもよい。また、メール添付のファイルの保存先はネットワーク上のサーバーだけでなく、ＭＦＰ１０のデータベース部であってもよい。また、会議予約情報との対応ドキュメントの保存有無のチェックは、ＭＦＰ１０内のハードディスクドライブ部２２やデータベース部だけではなく、ネットワーク上のサーバーであってもよい。
【００３５】
以下、実施例１におけるメーリングリスト管理システムでの処理を詳細に説明する。ここでは、ユーザーＡ（以下、管理者とも記す）がある業務上のプロジェクトに関してこの管理システムを利用してメーリングリストを構築する場合を例として取り上げる。
【００３６】
（１）まず、ユーザー（管理者）ＡがＭＦＰ１０に基本メーリングリストを登録する。この基本メーリングリスト名は図４に示すように、ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐである。このとき、ユーザー情報、サブメーリングリストの自動作成条件、ファイルサーバー情報を登録しておく。また、基本メーリングリストには、ユーザーＡ〜Ｊのメールアドレスだけではなく、その氏名も登録しておく。
【００３７】
さらに、ユーザーＡ〜Ｊに関係する、キーワード情報も登録することができる。キーワード情報の手動登録は必ずしも必要ではない。例えば、あるユーザーがＭＦＰ１０にアカウントを所有している場合、そのユーザー名あるいはメールアドレスを入力したときに、ＭＦＰ１０がそのユーザーに関して記録されているキーワードが呼び出されると、それを選択入力できる。ＭＦＰ１０が記録しているキーワードとは、該当ユーザーがＭＦＰ１０を使用してドキュメントを印刷したり、画像をスキャンしたときに、ＭＦＰ１０がドキュメントから抽出したキーワードである。
【００３８】
また、サブメーリングリストの自動作成条件だけではなく、ドキュメントの保存先サーバー情報として、ファイルサーバーのＩＰアドレス、パスワード、ファイル保存先ディレクトリーなども登録しておく。サブメーリングリストの自動作成条件もユーザーＡが登録でき、図５に示すように、「キーワード該当メール数」を例えば「３」、「送信ユーザー数」を例えば「３」、「各ユーザーの発言回数」を例えば「１」と登録する。なお、予めＭＦＰ１０に登録されているデフォルト値を修正するようにしてもよい。
【００３９】
（２）基本メーリングリストの運用開始後、サブメーリングリストの前記自動作成条件に合致した時点で、サブメーリングリストが自動的に登録される。例えば、ユーザーＡが、“［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ１］仕様について”というタイトルで、“Ｂ様、Ｄ様、今回の製品の仕様ですが、・・・”というメールを、メーリングリストＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ宛に送信する。なお、タイトルの［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＊］という部分は、ＭＦＰ１０が自動的に付加していく。
【００４０】
ユーザーＢが、“［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ２］Ｒｅ：［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ１］仕様について”というタイトルで、“Ｂです。下記質問ですが、・・・”というメールを、メーリングリストＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ宛に返信する。ユーザーＤが、さらに、“［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ３］Ｒｅ：［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ２］Ｒｅ：［ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ１］仕様について”というタイトルで、“Ｄです。私も質問があります。・・・”というメールを、メーリングリストＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ宛に返信する。
【００４１】
以上のメールの交換が行われると、“仕様”というキーワードに対して、Ａ，Ｂ，Ｄの３人がメールを送信した結果、サブメーリングリスト自動生成条件に合致したため、ＭＦＰ１０は“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”というサブメーリングリストを作成し、Ａ，Ｂ，Ｄの３人を該サブメーリングリストに登録する。また、未だメールを送信していないが、“仕様”というキーワードを持つユーザーＣも、このサブメーリングリストに登録される。
【００４２】
なお、Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄの４人の情報交換が、“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”内で閉じたメールの交換になってしまうと、これら以外のメンバーに全く情報が伝わらないため、ＭＦＰ１０はこのトピックの非主要メンバー用メーリングリストとして、“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”を作成し、登録ユーザーのうち、Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ以外のメンバーをこのメーリングリストに登録する。
【００４３】
このようなサブメーリングリストの作成後、図６に示すように、ＭＦＰ１０は作成連絡をサブメーリングリスト宛に行う。その後、ユーザーＥが、Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ宛にメールを送付すると、ＭＦＰ１０はユーザーＥをＳｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔの非主要メンバーから主要メンバーへ変更する。同時に、ユーザーＥの返信メールを、Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ宛に、ｃｃでｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ宛へ送信する。
【００４４】
以上のように、ＭＦＰ１０は各ユーザーのメールの交換に基づいて、新しいトピックが発生したと判断すると、図７に示すように、それに対応したサブメーリングリストを作成していく。
【００４５】
（３）ユーザーＢが、ファイルＸを添付して、“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”宛にメールを送信すると、ＭＦＰ１０は登録されているファイルサーバー情報に基づき、ファイルＸを所定のサーバーのディレクトリーに保存したうえで、サブメーリングリスト“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”宛にはファイルＸを添付したメールを送信する。サブメーリングリスト“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”宛にはファイルＸを添付することなく、代わりにサーバーのファイル保存先情報（アドレス・ディレクトリー名、ＵＲＬ情報など）をユーザーＢのメールに追記して送信する。
【００４６】
（４）サブメーリングリスト“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”に登録されているユーザーＢが、このメーリングリストから“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”に登録を移動させたくなった場合、“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”宛にメールを送信すればよい。ＭＦＰ１０は、ユーザーＢの現在の登録状況を認識したうえで、ユーザーＢを“Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”から“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”へ移動させる。
【００４７】
（５）基本メーリングリスト“ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”に登録されているユーザーのうち、例えば、サブメーリングリスト“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”のメール配信が不要というユーザーは（例えば、仕様に関するメール配信が全く不要と思うユーザーは）、“ｎｏｔ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”宛にメールを送信すれば、“ｃｃ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ”のメーリングリストから削除される。“ｎｏｔ−Ｓｐｅｃ＿ＸＸｐｒｏｊｅｃｔ＠θ−ｂｕｓｉｎｅｓｓ．ｃｏ．ｊｐ”というメーリングリストには、そのトピックの非主要メンバーのうち、ｃｃ配信不要のユーザーが登録される。
【００４８】
（６）仮に、基本メーリングリスト登録時にキーワードが設定されていなかった場合でも、ＭＦＰ１０は必要に応じてキーワードをメールのタイトルから取得することができる。例えば、ユーザーＥが“モジュールαについて”というメールタイトルで基本メーリングリスト宛に送信し、それに対してユーザーＢ，Ｃ，Ｄが返信して議論が始まった場合、ＭＦＰ１０は“モジュールα”というキーワードを取得し、それに対応したサブメーリングリストを作成していく。
【００４９】
なお、本実施例１では、非主要メンバー宛メールのみに、添付ファイルのサーバー保存先情報を追記するとしたが、主要メンバー宛メール（ファイル添付付き）にもそのサーバー保存先情報を追記してもよい。
【００５０】
以上説明した実施例１においてＭＦＰ１０が処理する制御手順を図８、図９及び図１０に示す。
【００５１】
基本メーリングリストを登録する際には、図８に示すように、まず、ユーザーがログインしたことを確認のうえ（ステップＳ１でＹＥＳ）、ユーザーがメーリングリスト登録モードを選択すると（ステップＳ２でＹＥＳ）、基本メーリングリストのデータ入力を処理する（ステップＳ３）。ユーザーが基本メーリングリストのキーワード入力を完了すると（ステップＳ４でＹＥＳ）、基本メーリングリストのメンバーデータの入力を処理する（ステップＳ５）。その後、ユーザーが基本メーリングリストのメンバー入力を完了すると（ステップＳ６でＹＥＳ）、添付ファイル保存先サーバーの登録を処理する（ステップＳ７）。ユーザーがこのサーバー情報の入力を完了すると（ステップＳ８でＹＥＳ）、サブメーリングリストの作成条件の入力を処理する（ステップＳ９）。ユーザーがサブメーリングリストの作成条件の入力を完了すると（ステップＳ１０でＹＥＳ）、ユーザーの処理が完了したことを確認して（ステップＳ１１）、ここでの処理を終了する。
【００５２】
ユーザーがメーリングリスト登録モードを選択しない場合は（ステップＳ２でＮＯ）、それ以外の処理を実行し（ステップＳ１２）、ユーザーの処理が完了したことを確認して（ステップＳ１１）、ここでの処理を終了する。
【００５３】
サブメーリングリストを作成する際には、図９に示すように、メール受信が処理されると（ステップＳ２１）、登録ユーザーによる基本メーリングリスト宛のメール送信か否かを確認する（ステップＳ２２）。ＹＥＳであれば、該メールに含まれているキーワードを取得し（ステップＳ２３）、サブメーリングリストの作成条件を判定し（ステップＳ２４）、その作成条件を満たすか否かを判定する（ステップＳ２５）。ＹＥＳであれば、サブメーリングリストを作成し（ステップＳ２６）、サブメーリングリストの登録データを更新する（ステップＳ２７）。そして、受信メールを基本メーリングリストのメンバーへ送信し（ステップＳ２８）、図６に示したサブメーリングリストの作成報告メールをサブメーリングリストのメンバーへ送信し（ステップＳ２９）、ここでの処理を終了する。
【００５４】
サブメーリングリストの作成条件を満たさない場合（ステップＳ２５でＮＯ）、サブメーリングリストの作成候補データベースを更新し（ステップＳ３０）、受信メールを基本メーリングリストのメンバーへ送信し（ステップＳ３１）、ここでの処理を終了する。また、登録ユーザーによる基本メーリングリスト宛のメール送信でなければ（ステップＳ２２でＮＯ）、その受信メールを破棄し（ステップＳ３２）、ここでの処理を終了する。
【００５５】
サブメーリングリスト宛のメールを受信した際には、図１０に示すように、メール受信が処理されると（ステップＳ４１）、登録ユーザーによるサブメーリングリスト宛のメール送信か否かを確認する（ステップＳ４２）。ＹＥＳであれば、該メールに含まれているキーワード及び添付ファイルを取得し（ステップＳ４３）、該当するサブメーリングリストを選択する（ステップＳ４４）。そして、添付ファイルの存在を確認すると（ステップＳ４５でＹＥＳ）、添付ファイルを所定のサーバーに保存し（ステップＳ４６）、受信メールをサブメーリングリストの主要メンバーへ送信する（ステップＳ４７）。同時に、受信メールから添付ファイルを削除するとともに、サーバー保存先を追記し、サブメーリングリストの非主要メンバーへ送信し（ステップＳ４８）、ここでの処理を終了する。
【００５６】
受信メールに添付ファイルが添付されていない場合（ステップＳ４５でＮＯ）、受信メールをサブメーリングリストの主要メンバー及び非主要メンバーへ送信し（ステップＳ４９）、ここでの処理を終了する。また、登録ユーザーによるサブメーリングリスト宛のメール送信でなければ（ステップＳ４２でＮＯ）、登録ユーザーによる基本メーリングリスト宛のメール送信か否かを判定し（ステップＳ５０）、ＹＥＳであれば、サブメーリングリストの作成判定及び作成を処理し（ステップＳ５１）、ここでの処理を終了する。ＮＯであれば、その受信メールを破棄し（ステップＳ５２）、ここでの処理を終了する。
【００５７】
（実施例２、図１１〜図１４参照）
本実施例２は、ユーザーが複数のグループ、職場に跨ったワーキンググループ活動の連絡、資料配布を実行する場合であり、メーリングリスト管理システムの基本的な構成は図１１に示すように前記実施例１と同様である。特に、実施例２において、サブメーリングリスト作成手段は、登録されたサーバー（会議室予約サーバー）から入手した情報をサブメーリングリストに関連付ける。また、サブメーリングリスト作成手段は、登録されているユーザーが自身に保存したファイルをサブメーリングリストに関連付けし、該サブメーリングリストに登録されていないユーザーが該ファイルをダウンロード又は印刷した際に、該サブメーリングリストに該ユーザーを追加登録する。さらに、サブメーリングリスト作成手段は、サブメーリングリスト宛にメールを送信したユーザーのメールアドレスを作成済みのサブメーリングリスト間で追加登録又は登録削除する。以下に、本実施例２におけるメーリングリスト管理システムでの処理を説明する。
【００５８】
（１）まず、ワーキンググループ全体のメーリングリスト（図１２参照）を、ユーザー（管理者）ＡがＭＦＰ１０に登録する。このとき、ＭＦＰ１０の情報取得先として会議室予約サーバーを登録しておく。次に、ユーザーＡが会議予約を行う。ここでは、会議室予約サーバーに、会議予約者、会議のキーワード、日時、場所、参加して欲しいメンバー名を登録する。会議資料が完成すると、ユーザーＡはＭＦＰ１０のＢＯＸに完成した資料を保存する。ファイル名の一部に前記キーワードに関係する名称を使用する。
【００５９】
ＭＦＰ１０は、ＢＯＸに資料が保存された後、会議予約サーバーから、会議情報、キーワード、参加予定者の氏名を入手し、それに対応したサブメーリングリストを作成し、ＢＯＸ内の対応資料を添付してサブメーリングリスト宛に送信する。また、参加予定者に含まれないユーザー用のサブメーリングリスト（図１３参照）を作成し、それには資料の保存されているＢＯＸ情報を記載して該サブメーリングリスト宛に送信する。このとき、サブメーリングリスト名には会議のキーワードを使用する。本実施例２では、ＮｅｘｔＶＥがキーワードである。
【００６０】
（２）ユーザーＢ，Ｃ以外のユーザーＤがこの会議に参加するには、以下の方法（ａ），（ｂ）がある。
【００６１】
方法（ａ）：ユーザーＤはＭＦＰ１０のＢＯＸにアクセスして資料をダウンロード／印刷する。このとき、ＭＦＰ１０は資料に関連付けられている会議情報をユーザーＤに提示し、ユーザーＤは会議への参加有無を入力することができる。ユーザーＤが参加を選択した場合、ユーザーＤもこのサブメーリングリスト（ＮｅｘｔＶＥ＿ＹＹ−ｗｇ）に登録される。
【００６２】
方法（ｂ）：会議に招集されたユーザーＢがユーザーＤにも会議に参加してもらいたい場合、この会議招集メールにユーザーＤのアドレスを追加したうえで返信する。即ち、メールの宛先が、ＮｅｘｔＶＥ＿ＹＹ−ｗｇとユーザーＤとなるようにメールを返信すればよい。ＭＦＰ１０は、ユーザーＤのアドレスが宛先欄に追加されていることを確認し、ユーザーＤをサブメーリングリストに追加する。
【００６３】
（３）トピック“ＮｅｘｔＶＥ”に関する会議がその後も継続される場合、会議室を予約するときに、会議予約サーバーにコメントとして“ＮｅｘｔＶＥ”もしくは“ＮｅｘｔＶＥ＿ＹＹ−ｗｇ”を記載しておけばよい。ＭＦＰ１０は、会議予約サーバーと通信し、作成済みサブメーリングリストに関係するキーワードを含む会議に対しては、２回目以降、ＢＯＸに資料が追加されていなくても、案内メールを送信する。会議予約者のＢＯＸに会議用キーワードを持つファイルが存在し、そのファイル名がキーワードを含み、かつ、それが今までの会議で未配布の資料である場合、ＭＦＰ１０は案内メールを送信するときに、その資料を添付する。
【００６４】
（４）仮に、別内容の会議を招集する場合、既存のキーワードを会議室予約の際に使用しなければ、たとえ同じメンバーが会議予約サーバーに登録されている場合であっても、ＭＦＰ１０は新しいサブメーリングリストを作成し、案内メールを送信する。
【００６５】
（５）作成されたサブメーリングリストと登録されたキーワードは、会議予約がなされなくなって一定期間（例えば、１ヶ月）が経過した段階で自動的に削除される。
【００６６】
以上説明した実施例２においてＭＦＰ１０が処理する制御手順を図１４を参照して説明する。まず、基本メーリングリストの登録があることを確認のうえ（ステップＳ６１でＹＥＳ）、会議予約サーバーへアクセスし（ステップＳ６２）、会議予約サーバーから登録ユーザーの会議予約情報・キーワードを入手する（ステップＳ６３）。次に、登録ユーザーによる会議予約があり（ステップＳ６４でＹＥＳ）、該当キーワードによるサブメーリングリストが存在しなければ（ステップＳ６５でＮＯ）、会議用サブメーリングリストを作成する（ステップＳ６６）。そして、会議予約ユーザーによる会議用資料がＢＯＸに保存されていれば（ステップＳ６７でＹＥＳ）、会議配布資料を添付した会議案内メールを配信し（ステップＳ６８）、その他のユーザーに会議案内メールを配信し（ステップＳ６９）、ここでの処理を終了する。
【００６７】
会議用資料がＢＯＸに保存されておらず（ステップＳ６７でＮＯ）、会議予約日を過ぎている場合は（ステップＳ７０でＹＥＳ）、取得した会議予約情報・キーワードを破棄し（ステップＳ７１）、ここでの処理を終了する。
【００６８】
該当キーワードによるサブメーリングリストがあれば（ステップＳ６５でＹＥＳ）、会議予約ユーザーによる会議用資料がＢＯＸに存在していることを確認したうえで（ステップＳ７２でＹＥＳ）、会議参加者に配布資料を添付した会議案内メールを配信し（ステップＳ７３）、その他のユーザーに会議案内メールを配信し（ステップＳ７４）、ここでの処理を終了する。会議用資料がＢＯＸに保存されていなければ（ステップＳ７２でＮＯ）、会議参加者及びその他のユーザーに会議案内メールを配信し（ステップＳ７５）、ここでの処理を終了する。
【００６９】
一方、登録ユーザーによる会議予約がない場合（ステップＳ６４でＮＯ）、長期未使用の会議用サブメーリングリストがあれば（ステップＳ７６でＹＥＳ）、該当するサブメーリングリストを削除し（ステップＳ７７）、前記ステップＳ６２へ戻る。会議用サブメーリングリストがない場合も（ステップＳ７６でＮＯ）、前記ステップＳ６２へ戻る。
【００７０】
（実施例３、図１５参照）
本実施例３は、前記実施例１において、ユーザーＤがＭＦＰ１０にログインし、メールをスキャンする場合、メールの宛先として、基本メーリングリストやサブメーリングリストをワンタッチボタンとして入力画面に提示するようにした。
【００７１】
具体的には、図１５には、実施例３におけるスキャンデータ送信先入力画面を示しており、基本メーリングリスト（ＸＸプロジェクト）、サブメーリングリスト（仕様、検証、モジュールα、機能βのそれぞれ主要メンバー、非主要メンバー）が宛先ワンタッチボタンとして表示されている。現在、ユーザーＤは、“モジュールα（主要メンバー）”を送信先として選択しており、該送信先のボタンがハイライト表示されている。
【００７２】
（他の実施例）
なお、本発明に係るメーリングリスト管理システム及び画像形成複合装置は前記実施例に限定するものではなく、その要旨の範囲内で種々に変更できることは勿論である。
【産業上の利用可能性】
【００７３】
以上のように、本発明は、メーリングリスト管理システム及び画像形成複合装置に有用であり、特に、サブメーリングリストの作成、管理が容易で、必要とする情報を必要とするユーザーに配信できる点で優れている。
【符号の説明】
【００７４】
１０…画像形成複合装置（ＭＦＰ）
１１…主制御部
１３…ネットワークコントローラ部
１４…ＰＤＬ解析部
１５…Ｅ−Ｍａｉｌ送受信部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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