(57)【要約】【課題】従来建物や設備等の保守を行うメンテナンス作業等のサービス業務の受託側はＥＸＣＥＬ等で写真サイズを調整し作業報告書を作成の後、紙に印刷して委託側に郵送。作成に時間がかかり、作成者へのＰＣスキル要求も高い故に作成費用がかかるのは課題の１つ。また発注側は作業報告書の入手時間、保管費用及び情報分類検索の手間がかかることも課題である。【解決手段】作業情報データベースと連動する画像自動加工機能付きソフトウェアを用いて、現場作業者は写真ドラッグとコメント記入だけで報告書の作成を可能にした。受託側は委託側にオンラインで書換え不能なＰＤＦ形式の報告書を提出でき、また受託側も委託側も期間、作業現場等特定条件でＰＤＦ報告書を抽出と検索可能にした。この方法によって、受託側の報告書作成操作は簡素化し生産性は大幅に向上する。また委託側の報告書入手期間を大幅に短縮すると共に、報告書の保管と検索の作業効率は大幅に向上できる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
作業報告書作成管理システムにおいて、
業務受託端末と、業務委託端末と、これらの端末とネットワークを介して接続された統合管理サーバとからなり、
前記業務受託端末にインストールされた作業報告書作成プログラムにしたがって入力された写真情報と作業報告情報とを受信した前記統合管理サーバは、所定のフォーマットの作業報告書情報を作成し、当該作業報告書情報は前記委託端末に送信されることで、作業報告書の確認、提出及び保管作業が１つのシステムで完結することを特徴とする作業報告書作成管理システム。
【請求項２】
請求項１の作業報告書作成管理システムに用いられ、前記業務受託端末にインストールされた作業報告書作成プログラムであって、
前記作業報告書作成プログラムは、
少なくとも作業報告書作成者のＩＤの入力を受け付けるログイン処理を実行するステップと、
当該ＩＤに基づいてネットワークを介して前記統合管理サーバにアクセスするステップと、
当該ＩＤに基づいて前記統合管理サーバの作業報告書作成待ちリスト情報を取得するステップと
を順次実行処理することを特徴とするコンピュータ実行可能な作業報告書作成プログラム。
【請求項３】
請求項２の作業報告書作成プログラムにおいて、
作業報告書作成フォーマットにしたがって、
入力補助手段（マウス）によってディスプレイ装置上に表示された写真情報が指定されるステップと、
前記で指定された写真情報が前記入力補助手段によって、作業報告書フォーマットに用意された既定の枠にドラッグされたことを認識するステップと、
前記枠に基づいて、前記写真情報は所定の寸法と解像度に調整されるステップとを含むことを特徴とするコンピュータ実行可能な作業報告書作成プログラム。
【請求項４】
請求項２の作業報告書作成プログラムにおいて、
前記業務受託端末において入力された報告書情報をネットワークを介して統合管理サーバに送信するステップと、
前記統合管理サーバにおいて、作業報告書作成待ちのリスト情報を更新するステップとを含むことを特徴とする作業報告書作成プログラム。
【請求項５】
請求項１の作業報告書作成管理システムにおいて、
業務受託端末からログイン処理されたＩＤに基づいて、権限担当者か否かを判定するステップと、
ＷＥＢブラウザからネットワーク経由で作業報告書の適切性を確認するために他の業務受託端末または業務委託端末上で当該作業報告書情報を表示するステップと、
前記作業報告書情報の修正を許可するステップと、
前記で確認または修正された作業報告書情報を所定書式のＰＤＦファイルに変換し、統合管理サーバ内の記憶装置に保管するステップと
からなる作業報告書作成管理システム。
【請求項６】
請求項１の作業報告書作成管理システムにおいて、
前記作業報告書には提出先となる電子メールアドレスが関連付けて登録されており、
前記統合管理サーバは、前記作業報告書情報を前記電子メールアドレス対して電子メールを生成するステップと、
前記作業報告書情報をＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報を前記電子メールに添付して送信するステップと
を含む作業報告書作成管理システム。
【請求項７】
請求項１の作業報告書作成と管理システムにおいて、
統合管理サーバに保管されたＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報に対して前記業務委託端末と、業務受託端末の入力権限を持つ担当者ＩＤでのログイン処理を許可するステップと、
作業実施日の期間情報、報告書提出日の期間情報および作業現場情報との指定入力を待つステップと、
個別のＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報に対してインデックスを付けた上単一のＰＤＦ書式による統合作業報告書複製情報に変換するステップと、
前記インデックス情報に基づいてキーワードで目的の統合作業報告書複製情報の検索を許可するステップと
を含む作業報告書作成管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】  本発明は作業報告書作成と管理システム、その装置、その方法及びプログラムに関し、特に業務受託側の作業報告書の作成・確認・提出及び、業務委託と受託両側の作業報告書の管理を行うシステム、その装置、その方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】  建物や設備等の保守を行うメンテナンス作業等のサービス業務において、業務受託側は作業後に写真付き作業報告書の提出が要求されることが多い。また利用者が安心して建物や設備を継続に使用することを保証するため、業務委託側は業務受託側に写真付き作業報告書を求めることは今後の増える傾向にある。【０００３】  一方従来写真付き作業報告書作成は、業務受託側がデジカメで撮影した写真をマイクロソフト社のＥＸＣＥＬ等デスクトップアプリケーションでサイズを調整し、報告書の形式を整えた後に印刷して業務委託側に郵送する方法がある。また、個別の画像処理ソフトを利用し写真画質を容認可能な範囲内で容量を減らした後、再度ＥＸＣＥＬに貼り付け作業報告書を作成し、電子メールで顧客に提出する方法もある。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】  従来建物や設備等の保守を行うメンテナンス作業等のサービス業務の作業報告書には、写真が多く扱われるため作成に時間がかかり、作成者へのＰＣスキル要求も高い。その為作業報告書の作成は、業務受託側にとって人材確保と高い費用負担等の課題が存在し、また業務委託側にとって作業報告書は入手まで時間がかかり、情報の価値が低下する等の課題が存在する。【０００５】  また多くの場合は報告書が紙で保管されるため保管場所と費用がかかる。その上情報の分類や検索に手間がかかり情報活用の効率が悪いとの課題も存在する。【０００６】  本発明は従来有した上記の作業報告書課題を解決するものである。本発明の目的は２つある。１つは業務受託側の作業報告書作成の操作を簡素化し、作成時間を短縮で費用削減と生産性向上を同時に実現することである。【０００７】  もう１つは業務委託側の作業報告書の入手期間を短縮し、保管場所と情報分類検索時間を削減で委託側の費用削減と生産性向上を同時に実現することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】  本発明は上記目的を達成するために、以下の手段を採用した。
本発明の請求項１は、作業報告書作成管理システムにおいて、業務受託端末と、業務委託端末と、これらの端末とネットワークを介して接続された統合管理サーバとからなり、前記業務受託端末にインストールされた作業報告書作成プログラムにしたがって入力された写真情報と作業報告情報とを受信した前記統合管理サーバは、所定のフォーマットの作業報告書情報を作成し、当該作業報告書情報は前記委託端末に送信されることで、作業報告書の確認、提出及び保管作業が１つのシステムで完結することを特徴とする作業報告書作成管理システムである。
本発明の請求項２は、前記請求項１の作業報告書作成管理システムに用いられ、前記業務受託端末にインストールされた作業報告書作成プログラムであって、前記作業報告書作成プログラムは、少なくとも作業報告書作成者のＩＤの入力を受け付けるログイン処理を実行するステップと、当該ＩＤに基づいてネットワークを介して前記統合管理サーバにアクセスするステップと、当該ＩＤに基づいて前記統合管理サーバの作業報告書作成待ちリスト情報を取得するステップとを順次実行処理することを特徴とするコンピュータ実行可能な作業報告書作成プログラムである。
本発明の請求項３は、前記請求項２の作業報告書作成プログラムにおいて、作業報告書作成フォーマットにしたがって、入力補助手段（マウス）によってディスプレイ装置上に表示された写真情報が指定されるステップと、前記で指定された写真情報が前記入力補助手段によって、作業報告書フォーマットに用意された既定の枠にドラッグされたことを認識するステップと、前記枠に基づいて、前記写真情報は所定の寸法と解像度に調整されるステップとを含むことを特徴とするコンピュータ実行可能な作業報告書作成プログラムである。
本発明の請求項４は、請求項２の作業報告書作成プログラムにおいて、前記業務受託端末において入力された報告書情報をネットワークを介して統合管理サーバに送信するステップと、前記統合管理サーバにおいて、作業報告書作成待ちのリスト情報を更新するステップとを含むことを特徴とする作業報告書作成プログラムである。
本発明の請求項５は、請求項１の作業報告書作成管理システムにおいて、業務受託端末からログイン処理されたＩＤに基づいて、権限担当者か否かを判定するステップと、ＷＥＢブラウザからネットワーク経由で作業報告書の適切性を確認するために他の業務受託端末または業務委託端末上で当該作業報告書情報を表示するステップと、前記作業報告書情報の修正を許可するステップと、前記で確認または修正された作業報告書情報を所定書式のＰＤＦファイルに変換し、統合管理サーバ内の記憶装置に保管するステップとからなる作業報告書作成管理システムである。
本発明の請求項６は、請求項１の作業報告書作成管理システムにおいて、前記作業報告書には提出先となる電子メールアドレスが関連付けて登録されており、前記統合管理サーバは、前記作業報告書情報を前記電子メールアドレス対して電子メールを生成するステップと、前記作業報告書情報をＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報を前記電子メールに添付して送信するステップとを含む作業報告書作成管理システムである。
本発明の請求項７は、請求項１の作業報告書作成と管理システムにおいて、統合管理サーバに保管されたＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報に対して前記業務委託端末と、業務受託端末の入力権限を持つ担当者ＩＤでのログイン処理を許可するステップと、作業実施日の期間情報、報告書提出日の期間情報および作業現場情報との指定入力を待つステップと、個別のＰＤＦ書式に変換した作業報告書複製情報に対してインデックスを付けた上単一のＰＤＦ書式による統合作業報告書複製情報に変換するステップと、前記インデックス情報に基づいてキーワードで目的の統合作業報告書複製情報の検索を許可するステップとを含む作業報告書作成管理システムである。【０００９】  課題１を解決するため、図２のように現場作業担当は作業報告書作成ソフトウェアを起動とログインし、作成待ち作業報告書の一覧情報を取得する。報告書の作成対象となる作業を選択した上、デジカメで撮った写真を枠にドラッグして、必要なコメントを入力だけで作業報告書を作成できるようにしたものである。写真は枠にドラッグされると寸法と解像度は自動に指定された数字に調整される。これによって、作業報告書作成者は作業に関する基本情報の手入力作業及び写真の加工操作をなくし、作業時間の大幅短縮と作成者へのＰＣスキル要求の大幅低減を同時に実現したものである。【００１０】  課題２を解決するため、図３のように業務受託側の然るべき権限を持つ担当者は現場作業担当が作成した報告書を確認と修正し、１クリックで既定書式のＰＤＦ作業報告書に変換し、システムに保存される。また利用者の設定によって、既定提出先となる業務受託側担当者の電子メールアドレス対して電子メールを自動作成し、ＰＤＦ作業報告書のコピーを自動送信できる。これによって作業報告書の印刷と郵送が不要になり、業務委託側の作業報告書入手期間を格段に短縮したものである。【００１１】  またシステムに保管されたＰＤＦ作業報告書に対して業務委託側と受託側の権限を持つ担当者は、作業実施日の期間、報告書提出日の期間、作業現場を指定し、個別のＰＤＦ作業報告書に対して索引を付けた上１つのＰＤＦに纏めることができる。その上、キーワードで目的の作業報告書を検索でき、業務委託受託双方の費用削減と生産性向上を実現できることにしたものである。
【発明の効果】
【００１２】  上述したように本発明は業務受託側の作業報告書作成時間を短縮した上、印刷郵送作業を無くし、報告書の保管場所を情報分類検索の時間を削減できる。【００１３】  また、本発明は業務委託側の作業報告書入手時間を短縮し、保管場所と情報分類検索にかかる時間を削減できる。【００１４】  上記の効果によって業務受託側と業務委託側双方の生産性を向上すると共に、間接業務費用を削減できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】  本発明のシステム構成を示す概念図
【図２】  現場作業担当の写真付き作業報告書作成操作を示す概念図
【図３】  業務受託側管理者の作業報告書確認と提出操作を示す概念図
【図４】  業務受託委託側双方の作業報告書保管と検索操作を示す概念図
【発明を実施するための形態】
【００１６】  本発明は実施する手段として、図１が示したようにサーバＡ、端末Ｂ、端末Ｃ、端末Ｄからなるシステムを構成する。またサーバＡは
【００１７】  サーバＡは端末Ｂ、端末Ｃと端末Ｄに対してログイン認証、作業情報の抽出、端末Ｂからの作業写真の保管、作成済み作業報告書の保管及び電子メール送信機能の手段を提供する。具体的に、サーバＡはリレーショナルデータベース、ＳＭＴＰメールサービス、ＷＥＢサービス、ＰＤＦ作成と抽出プログラムとＰＤＦファイル保管フォルダ、作業写真保管フォルダから構成される。また、リレーショナルデータベースには、作業担当者、顧客、作業現場からなる基本情報のテーブル、各作業の日時、作業現場、作業者、作業内容からなる作業情報テーブル、作業写真の一意ＩＤ、コメントからなる報告書情報テーブルから構成される。
【００１８】  端末Ｂは業務受託側作業担当が作業報告書作成に必要なデータの入力手段を提供する。作業担当は初回作業報告書を作成の前、本発明で作成されたネットワーク接続機能付きの作業報告書作成ソフトウェアを事前に端末Ｂにインストールする。当該作業報告書作成ソフトウェアを起動し事前に発行されたＩＤでログインすると、サーバＡはネットワーク経由で端末Ｂに作成待ち作業報告書リストの情報を送信し、端末Ｂはそれを表示する。
【００１９】作業担当は端末Ｂで報告書を作成対象となる作業を選択し、デジカメで撮った作業写真をＢ−１の枠にドラッグし、コメントをＢ−２に記入する。この作業を繰り返すことで、作業報告書に添付するすべて写真及び各写真のコメントを入力できる。また作業全体に対するコメントをＢ−３に入力する。前記の入力が完了後、端末ＢからサーバＡに写真とコメントを一括に送信する。サーバＡは端末Ｂから受信した写真を写真保管フォルダに保存し、コメントをリレーショナルデータベースの指定されたテーブルに追加した上、該当作業報告書を作業報告書作成待ちリストから除外する。
【００２０】  端末Ｃは業務受託側の適切権限を持つ管理者に対して、作業担当が作成した作業報告書を確認し、業務委託側に作業報告書を提出する手段を提供する。業務受託側の管理者はインターネットブラウザを通してサーバＡにログインすると作業担当から提出された作業報告書を確認と修正できる。またサーバＡのＰＤＦ作成プログラムを利用して作業担当から受取った作業報告書を指定書式のＰＤＦファイルを変換し、サーバＡのＰＤＦ保管フォルダに保存できる。また設定によって基本情報と報告書情報テーブルに格納されたデータを利用し、報告書提出電子メールを自動作成して、ＰＤＦ作業報告書を添付して既定の業務委託側管理者に電子メールを送信できる。
【００２１】  上記業務受託側の管理者はインターネットブラウザを利用してサーバＡに保管されたＰＤＦ作業報告書に対して閲覧でき、また特定の期間、顧客或は作業現場の作業報告書を抽出し、１つの結合されたＰＤＦファイルに纏めることができる。結合されたＰＤＦファイルには作業日付、作業現場名前等を組合せられた索引が自動作成されるため、目的の作業報告書を簡単に見つかる。またキーワードで検索できるため、日付をはっきり覚えていない作業報告書を見つけることができる。
【００２２】  端末Ｄは業務委託側管理者にＰＤＦ作業報告書を確認及び特定条件でＰＤＦ作業報告書を抽出する手段を提供する。業務委託側の管理者は発注先からＰＤＦ作業報告書を電子メールで受取れると共に、インターネットブラウザを通してサーバＡに保管したＰＤＦ作業報告書を閲覧することができる。また特定の期間、発注先、或は作業現場の作業報告書を抽出し、１つの結合されたＰＤＦファイルに纏めることができる。結合されたＰＤＦファイルには作業日付、作業現場名前等を組合せた索引が自動に作成されるため、目的の報告書を簡単に見つかる。またキーワードで検索できるため、日付をはっきり覚えていない作業報告書を見つけることができる。
【産業上の利用可能性】
【００２３】本発明は、不動産管理等における作業報告書作成業務に利用できる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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