(57)【要約】      （修正有）【課題】簡単な操作で電子メールアドレスの登録を行う。【解決手段】通信回線を介して電子メールを受信するメール処理プログラム２１と、複数のメールアドレスを格納する記憶媒体と、前記受信手段により受信した電子メールの件名から送信者アドレスの登録の指示を解析する件名解析プログラム２２と、前記件名解析プログラム２２による解析の結果、送信者アドレスの登録の指示のときは、前記記憶媒体に送信者アドレスを登録するアドレス登録プログラム２０９を有する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信回線を介して電子メールを受信する受信手段と、
複数のメールアドレスを格納する記憶媒体と、
前記受信手段により受信した電子メールから送信者アドレスの登録の指示を解析するメール処理手段と、
前記メール処理手段による解析の結果、送信者アドレスの登録の指示のときは、前記記憶媒体に送信者アドレスを登録するアドレス登録手段を有することを特徴とする通信装置。
【請求項２】
前記メール処理手段は、前記受信手段により受信した前記電子メールから前記送信者アドレスの削除の指示を解析し、
更に、前記メール処理手段による解析の結果、送信者アドレスの削除の指示のときは、前記記憶媒体から送信者アドレスを削除するアドレス削除手段を有することを特徴とする請求項１記載の通信装置。
【請求項３】
前記メール処理手段は、
前記受信手段により受信した前記電子メールの宛先が所定の管理者アドレスであるかどうかを判定する管理者アドレス判定手段と、
前記管理者アドレス判定手段による判定の結果、所定の管理者アドレスである場合、前記電子メールの件名が送信者アドレスの登録又は削除の指示であるかどうかを解析する件名解析手段を有することを特徴とする請求項１又は２記載の通信装置。
【請求項４】
日時を発生する時計手段を有し、
更に、前記記憶媒体には、前記時計手段に基づいて当該メールアドレスを使用した日時が格納され、
前記アドレス登録手段は、前記記憶媒体に登録する送信者アドレスが満杯のときは、前記記憶媒体に格納された前記日時に基づいて送信者アドレスを登録することを特徴とする請求項３記載の通信装置。
【請求項５】
通信回線を介して電子メールを送受信する通信装置におけるメールアドレス登録／削除方法において、
通信回線を介して、送信者アドレスの登録又は削除の指示を含んだ電子メールを受信し、
受信した前記電子メールから送信者アドレスの登録又は削除の指示を解析し、
解析の結果、送信者アドレスの登録又は削除の指示のときは、前記電子メールに含まれた送信者アドレスを記憶媒体に登録又は削除することを特徴とするメールアドレス管理方法。
【請求項６】
前記送信者アドレスの登録又は削除の指示の解析は、
前記電子メールの宛先が所定の管理者アドレスであるかどうかを判定し、
判定の結果、所定の管理者アドレスである場合、前記電子メールの件名が送信者アドレスの登録又は削除の指示かどうかを解析することを特徴とする請求項５記載のメールアドレス管理方法。
【請求項７】
前記記憶媒体に格納したメールアドレスを使用した日時を格納し、
前記記憶媒体に登録する送信者アドレスが満杯のときは、前記記憶媒体に格納された前記日時に基づいて送信者アドレスを登録することを特徴とする請求項６記載のメールアドレス管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インターネット等に接続可能なネットワーク通信機能を有する通信装置に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネットを始めとする通信ネットワークが著しく発達し、通信ネットワークを介してコンピュータ間で広くデータの送受信が行われている。更に、コンピュータ間のみならず、周辺装置間でのデータ転送も広く行われている。例えば、スキャナなどの周辺装置が入力した画像データを、インターネットを介して、電子メールにより遠隔地にあるプリンタ装置に直接出力する技術が提案されている。また、ネットワークを介してプリンタ装置単体で電子メールを受信し、印刷する技術も提案されている。
【０００３】
ここでインターネットでは、通信ネットワークのユーザを区別するために電子メールアドレスを使用している。この電子メールアドレスは、英数字で表現され、一般的には、ユーザ名と、ネットワーク固有のドメイン名を有し、これらを区切符号（＠）を介して連結した形式である。そして、プリンタ装置やファクシミリ装置等の周辺装置で、宛先の電子メールアドレスを入力しようとするときには、専用のキーボード装置等を設けない限り、周辺装置に設けられた操作パネルのテンキーにより入力することが考えられる。
【０００４】
なお、特開平８−２２３３９３号公報（特許文献１）は、リダイヤル機能を有するファクシミリ装置において、送信する度に操作パネルのテンキーにより電話番号を入力しなければならず操作性が悪いという問題点を解決することを課題としている。特許文献１は、宛先の電話番号を使用順に複数個格納するリダイヤル管理エリアを有する記憶装置を設け、直前に発呼された宛先の電話番号を前記リダイヤル管理エリアの第一位に並び替える技術である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平８−２２３３９３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
前記背景技術における電子メールアドレスは、英文字、記号、数字等で構成されているため、周辺装置における操作パネルのテンキーで入力する場合、オペレータは文字入力モードの切り替えを複数回行いながら入力操作を行わなければならない。即ち、文字入力モードの切り替えは、漢字、仮名半角入力、仮名全角、英文字、数字、記号モードを切り替えるため、入力モードの切り替えが頻繁となり、周辺装置のテンキーで入力する場合、キー操作が非常に煩雑になるという欠点があった。また、記号については、英数字の入力と異なり、周辺装置の各製造元によって割り当てられたキー及び記号の表示順序が異なる場合があるため、オペレータにとっては使い辛いものであった。
【０００７】
即ち、電子メールアドレスは、送信の都度入力する必要があり、ワンタッチダイアルキーに登録する宛先の名称のように登録時に一度だけ入力すればよい情報と異なり、その入力装置の操作性が問題となる。また、ワンタッチダイアルの電話番号登録領域に電子メールアドレスも登録可能にすることも考えられるが、データの管理方法やデータの登録操作、引用操作等に大きな変更が必要になる。更に、ファクシミリ装置のワンタッチダイアル機能の本来の目的である電話番号の登録において、その登録可能数も目減りするという不具合を生じ、好ましくない。
【０００８】
本発明が解決しようとする課題は、簡単な操作で電子メールアドレスの入力又は登録を行うことができ、使い勝手のよい通信装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するために本発明に関する通信装置は、通信回線を介して電子メールを受信する受信手段と、複数のメールアドレスを格納する記憶媒体と、前記受信手段により受信した電子メールから送信者アドレスの登録の指示を解析するメール処理手段と、前記メール処理手段による解析の結果、送信者アドレスの登録の指示のときは、前記記憶媒体に送信者アドレスを登録するアドレス登録手段を有することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１０】
上記構成を有する本発明によれば、電子メールから送信者アドレスの登録の指示を解析するメール処理手段と、メール処理手段による解析の結果、送信者アドレスの登録の指示のときは、記憶媒体に送信者アドレスを登録するアドレス登録手段を設けたので、テンキーの操作による長いメールアドレス等の入力が必要なくなり、簡単な操作でメールアドレスの登録を行うことができる。また、メールアドレスの登録は電子メールの受信により行うため、装置の設定を変更するための専用のソフトウェアをインストールする必要がないという効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】第１の実施の形態に関するＭＦＰのシステム構成図である。
【図２】第１の実施の形態に関するプログラムの構成を示す説明図である。
【図３】電子メールの構成を示す説明図である。
【図４】第１の実施の形態に関するアドレス帳の内容を示す説明図である。
【図５】第１の実施の形態に関するメールアドレスの管理方法を示すフローチャートである。
【図６】第１の実施の形態に関するアドレス登録プログラムの詳細を示すフローチャートである。
【図７】第１の実施の形態に関するアドレス削除プログラムの詳細を示すフローチャートである。
【図８】第２の実施の形態に関するＭＦＰのシステム構成図である。
【図９】第２の実施の形態に関するプログラムの構成を示す説明図である。
【図１０】第２の実施の形態に関するアドレス帳の内容を示す説明図である。
【図１１】第２の実施の形態に関するアドレス登録プログラムの詳細を示すフローチャートである。
【図１２】同じくアドレス登録プログラムの詳細を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
＜第１の実施の形態＞
図１は第１の実施の形態に関するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｒｏｄｕｃｔ）１０のシステム構成図である。第１の実施の形態に関する通信装置としてのＭＦＰ１０はスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能及びコピー機能を有し、そのシステム構成は以下の構成を有する。
【００１３】
ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１１は中央処理装置であり、プログラムを実行することにより、ＭＦＰ１０内の各部の動作を制御する。ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１２は記憶装置であり、ＣＰＵ１１によって実行されるプログラム及び固定的なデータを予め記憶する。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１３は揮発性の記憶装置からなり、ＣＰＵ１１によるプログラム実行時に発生する一時的な作業用データを記憶する。
【００１４】
操作パネル１４は、オペレータへ知らせるべき情報を表示する出力画面や、オペレータの操作を受け付けるテンキー等の入力ボタンを備える。オペレータは操作パネル１４に表示された後述するアドレス帳４１の番号欄４２と名前欄４３を確認することができる。オペレータが名前欄４３に表示された相手に対し電子メール９を送信する場合、送信すべき相手を確認すると、操作パネル１４から対応する番号欄４２を入力して、メールアドレス欄４４を特定することができる。
【００１５】
記憶媒体１５は、後述するアドレス帳４１に複数のメールアドレス等の情報を格納するための媒体である。ネットワークモデム１６はネットワーク７を通じて、外部装置としてのＰＣ８との間で電子メール９の送受信を行う。後述するように、ＭＦＰ１０に対して自分の送信者アドレス３６を登録しようとする者は、ＰＣ８からＭＦＰ１０に対し、後述する電子メール９を送信する。更に、ＭＦＰ１０は、外部の原稿を読み取るための原稿読取部１１１及び情報を記録媒体に印刷するための印刷部１１２を有する。
【００１６】
図２は第１の実施の形態に関するプログラムの構成を示す説明図である。ＲＯＭ１２は、プログラムとしてのメール処理プログラム２１及び装置内部情報登録プログラム２８と、データとしての後述するＭＦＰ管理者アドレス２１４を格納する。メール処理手段としてのメール処理プログラム２１は、ネットワークモデム１６とネットワーク７を通じて、ＰＣ８からの電子メール９を受信するための受信手段としてのプログラムである。また、メール処理プログラム２１には、電子メール９を解析するためのプログラムである件名解析手段としての件名解析プログラム２２と、電子メール９の宛先が所定のＭＦＰ管理者アドレス２１４であるかどうか判定する管理者アドレス判定手段としての管理者アドレス判定プログラム２７が含まれる。
【００１７】
件名解析プログラム２２は、電子メール９の件名が特殊な文字列、即ち後述するように「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」又は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」であるかどうか解析する。件名解析プログラム２２は、メール処理プログラム２１で受信した電子メール９の宛先が、後述する所定のＭＦＰ管理者アドレス２１４である場合に動作する。即ち、管理者アドレス判定プログラム２７により、宛先がＭＦＰ管理者アドレス２１４である場合、件名解析プログラム２２は、電子メール９の件名が特殊な文字列であるかどうか解析する。
【００１８】
ここで、本発明に関する電子メール９の構成について図３を用いて示す。  図３は電子メール９の構成を示す説明図である。図３（ａ）において、電子メール９は、宛先のアドレスからなる宛先３１、Ｃｃ（Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）のアドレスからなるＣｃ３２、Ｂｃｃ（Ｂｌｉｎｄ  Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）のアドレスからなるＢｃｃ３３、電子メール９のタイトルを示す件名３４、電子メール９の本文からなる本文３５、送信者のアドレスからなる送信者アドレス３６の６つの要素で構成される。
【００１９】
ここで、宛先３１が所定のＭＦＰ管理者アドレス２１４である場合のみ、件名解析プログラム２２を実行する。電子メール９の宛先３１が所定のＭＦＰ管理者アドレス２１４であるかどうかの判定は、前述の通りメール処理プログラム２１の管理者アドレス判定プログラム２７が行う。
【００２０】
図２に戻り、件名解析プログラム２２は、件名３４に特殊な文字列、即ち「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」又は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」が含まれている場合、本文３５の内容を装置内部情報登録プログラム２８に送ることにより、ＭＦＰ１０の内部情報を更新する。電子メール９に送信者アドレスの登録の指示が含まれる場合は、件名３４は「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」であり、送信者アドレスの削除の指示が含まれる場合は、件名３４は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」である。
【００２１】
件名解析プログラム２２は、データテーブル２３を所持している。データテーブル２３は、特殊件名欄２４と処理内容欄２５により構成される。データテーブル２３は、件名解析プログラム２２の処理内容を記述し、まとめたものである。特殊件名欄２４に該当する電子メール９が送られてきた場合、処理内容欄２５の内容の処理を行う。処理内容欄２５に対応した内容で、本文３５の内容を装置内部情報登録プログラム２８に送る。文字列比較プログラム２６は、電子メール９の件名３４がデータテーブル２３のどの特殊件名欄２４、即ち「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」又は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」に該当するかを調べるためのプログラムである。
【００２２】
装置内部情報登録プログラム２８は次のプログラムを含む。即ち、電子メール９の送信者アドレス３６をアドレス帳４１に登録するためのアドレス登録手段としてのアドレス登録プログラム２０９、送信者アドレス３６をアドレス帳４１から削除するためのアドレス削除手段としてのアドレス削除プログラム２１０、アドレス帳４１に登録しようとしている送信者アドレス３６が既に登録されているかどうかを調べるための登録済アドレス判定プログラム２１１及びアドレス帳４１に登録しようとしている内容がアドレス帳４１に登録できる文字数の範囲内かどうかを調べるための文字数判定プログラム２１２である。ＣＰＵ１１はこれらのプログラムを動作することによって、メールアドレスの登録又は削除の管理を行う。
【００２３】
再び図３を用いて、更に電子メール９の具体的な内容について説明する。図３（ｂ）はメールアドレスの登録の場合の電子メール９を示す説明図である。同図のメールアドレスの登録の場合は、送信者アドレス３６であるｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍから宛先３１であるＭＦＰ管理者アドレス２１４に送られてきたという設定である。データテーブル２３の処理内容欄２５の内容である「メールアドレス登録」を行うための特殊件名欄２４は「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」であるので、電子メール９の件名３４は「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」が表示されている。本文３５には、送信者の名前として「山田」が表示されている。Ｃｃ３２の内容はメールアドレス登録処理には関係ない。Ｂｃｃ３３については後述する。アドレス登録プログラム２０９は、ＣＰＵ１１の制御により、本文３５の内容である「山田」をアドレス帳４１の名前欄４３に登録し、更に送信者アドレス３６の内容である「ｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍ」をアドレス帳４１のメールアドレス欄４４に登録する。
【００２４】
図３（ｃ）はメールアドレスの削除の場合の電子メール９を示す説明図である。メールアドレスの削除の場合も、電子メール９が送信者アドレス３６であるｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍから宛先３１であるＭＦＰ管理者アドレス２１４に送られてきたという設定である。データテーブル２３の処理内容欄２５の内容である「メールアドレス削除」を行うための特殊件名欄２４は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」であるので、件名３４は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」となっている。Ｃｃ３２、Ｂｃｃ３３、本文３５の内容はメールアドレス削除処理には関係ない。アドレス削除プログラム２１０は、ＣＰＵ１１の制御により、アドレス帳４１から、メールアドレス欄４４の内容が送信者アドレス３６の内容である「ｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍ」であるものを検索し、削除を行う。
【００２５】
図４を用いて、メールアドレス情報の保存方法の構成について示す。図４は第１の実施の形態に関するアドレス帳４１の内容を示す説明図である。メールアドレス情報は記憶媒体１５に、名前欄４３とメールアドレス欄４４と一対になり、番号欄４２にナンバリングされ保存される。このようにメールアドレス情報が保存されたものをアドレス帳４１と呼ぶ。アドレス帳４１の記憶領域は有限であるものとする。
【００２６】
アドレス帳４１への保存は、番号欄４２はアドレス帳で使用されていない空番号の中で一番小さい番号を割り当てるものとする。そして、アドレス帳４１からの読み出しは、操作パネル１４にアドレス帳４１の内容を表示することにより行う。オペレータは操作パネル１４を操作して、アドレス帳４１の任意の番号欄４２を指定することにより行うことができる。番号欄４２が指定されると、ＣＰＵ１１はアドレス帳４１のメールアドレス欄４４のメールアドレスを読み出す。読み出されたメールアドレス欄４４のメールアドレスは、ＭＦＰ１０から送信される電子メールの宛先に使用される。
【００２７】
次に、第１の実施の形態に関するメールアドレスの管理方法について説明する。図５は第１の実施の形態に関するメールアドレスの管理方法を示すフローチャートである。まずＳ１０１は、ＰＣ８からＭＦＰ１０に電子メール９を送信するオペレータの行うステップである。
【００２８】
Ｓ１０２：ＭＦＰ１０のＣＰＵ１１は、受信手段としてのメール処理プログラム２１を動作することにより、ネットワークモデム１６を通じて、電子メール９を受信する。
Ｓ１０３：ＣＰＵ１１はメール処理プログラム２１の管理者アドレス判定プログラム２７を動作し、受信した電子メール９の宛先３１がＭＦＰ管理者アドレス２１４であるかどうかを判定する。宛先３１がＭＦＰ管理者アドレス２１４でない場合は何も行わない。
【００２９】
Ｓ１０４：ステップ１０３において、管理者アドレス判定プログラム２７による判定の結果、電子メール９の宛先３１がＭＦＰ管理者アドレス２１４である場合、ＣＰＵ１１は件名解析プログラム２２を開始する。
Ｓ１０５：ＣＰＵ１１は件名解析プログラム２２の文字列比較プログラム２６を動作することにより、受信した電子メール９の件名３４がデータテーブル２３にある特殊件名欄２４に該当するかどうかを調べる。電子メール９の件名３４が「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」又は「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」である場合は、特殊件名欄２４に該当することになる。該当しなかった場合は、件名解析プログラム２２を終了するステップ１１２に移行する。
【００３０】
Ｓ１０６：ステップ１０５において、受信した電子メール９の件名３４が、データテーブル２３にある特殊件名欄２４に存在したので、ＣＰＵ１１は装置内部情報登録プログラム２８を開始する。
Ｓ１０７：ＣＰＵ１１は装置内部情報登録プログラム２８を動作し、受信した電子メール９の件名３４がデータテーブル２３にある特殊件名欄２４のうちアドレス登録の指示、即ち「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」である場合、ステップ１０８に移行する。
【００３１】
Ｓ１０８：ステップ１０７において、アドレス登録の指示である場合、ＣＰＵ１１は次に図６で説明するアドレス登録プログラム２０９を開始する。
Ｓ１０９：同様に、ＣＰＵ１１は装置内部情報登録プログラム２８を動作し、受信した電子メール９の件名３４がデータテーブル２３にある特殊件名欄２４のうちアドレス削除の指示、即ち「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」である場合、ステップ１１０へ移行する。
【００３２】
Ｓ１１０：ステップ１０９において、アドレス削除の指示である場合、ＣＰＵ１１は図７で説明するアドレス削除プログラム２１０を開始する。
Ｓ１１１：ステップ１０９でアドレス削除の指示でない場合、ステップ１０８でアドレス登録プログラム２０９が終了した場合及びステップ１１０でアドレス削除プログラム２１０が終了した場合は、ＣＰＵ１１は装置内部情報登録プログラム２８を終了する。その後、ステップ１１２へ移行する。
Ｓ１１２：更にＣＰＵ１１は件名解析プログラム２２を終了する。
【００３３】
次に、メールアドレス管理におけるアドレス登録の動作について説明する。図６は第１の実施の形態に関するアドレス登録プログラム２０９の詳細を示すフローチャートである。同図は、装置内部情報登録プログラム２８のアドレス登録プログラム２０９が、電子メール９の送信者アドレス３６をアドレス帳４１に登録する場合の前記ステップ１０８の詳細フローである。電子メール９の送信者アドレス３６をアドレス帳４１のメールアドレス欄４４に登録すると同時に、電子メール９の本文３５の「山田」をアドレス帳４１の名前欄４３に登録するものである。
【００３４】
Ｓ２０１：前記ステップ１０７において、ＭＦＰ１０のＣＰＵ１１が装置内部情報登録プログラム２８を動作し、受信した電子メール９の件名３４がアドレス登録、即ち「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」である場合、ＣＰＵ１１は、登録済アドレス判定プログラム２１１を動作し、アドレス帳４１に送信者アドレス３６が既に登録されているかどうかを調べる。
Ｓ２０２：ステップ２０１で送信者アドレス３６が登録されていないので、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、新規に送信者アドレス３６の登録を行うため、アドレス帳４１に空き容量があるかを調べる。
【００３５】
Ｓ２０３：ステップ２０２で空き容量がある場合、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、空いている番号欄４２の中で一番小さい番号欄４２のメールアドレス欄４４に送信者アドレス３６（例えば、ｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍ）を登録する。
Ｓ２０４：ステップ２０２でアドレス帳４１に空き容量がない場合、ＣＰＵ１１はアドレス帳４１を編集しない。
【００３６】
Ｓ２０５：ステップ２０３でメールアドレス欄４４に送信者アドレス３６を登録した後、ＣＰＵ１１は文字数判定プログラム２１２を動作し、本文３５の文字列長は、アドレス帳４１の名前欄４３に登録できる範囲内かどうかを調べる。
Ｓ２０６：本文３５の文字列長は、アドレス帳４１の名前欄４３に登録できる範囲内ではないので、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、本文３５の文字列長の先頭から最大文字列長までについて、名前欄４３に登録する。
【００３７】
Ｓ２０７：ステップ２０５で本文３５の文字列長は、アドレス帳４１の名前欄４３に登録できる範囲内であるので、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、アドレス帳４１の名前欄４３に電子メール９の本文３５（例えば、山田）を登録する。
Ｓ２０８：ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、前記各ステップで行った操作内容、例えば送信者アドレス３６の登録の完了について、送信者アドレス３６宛に電子メール９で送信する。
【００３８】
送信者アドレス３６がアドレス帳４１に登録されたことにより、前述のように、オペレータは、操作パネル１４を操作して、アドレス帳４１の所定の番号欄４２を指定することにより所定のメールアドレス４４を指定することができる。番号欄４２が指定されると、ＣＰＵ１１はアドレス帳４１のメールアドレス欄４４のメールアドレスを読み出す。読み出されたメールアドレス欄４４のメールアドレスは、ＭＦＰ１０から送信される電子メールの宛先となる。
【００３９】
次に、メールアドレス管理におけるアドレス削除の動作について説明する。図７は第１の実施の形態に関するアドレス削除プログラム２１０の詳細を示すフローチャートである。同図は、装置内部情報登録プログラム２８のアドレス削除プログラム２１０が、アドレス帳４１のメールアドレス欄４４から所定の送信者アドレス３６を削除する場合の前記ステップ１１０の詳細フローである。
【００４０】
Ｓ３０１：前記ステップ１０９において、ＭＦＰ１０のＣＰＵ１１が装置内部情報登録プログラム２８を動作し、受信した電子メール９の件名３４がアドレス削除の指示、即ち「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」である場合、ＣＰＵ１１は登録済アドレス判定プログラム２１１を動作し、アドレス帳４１に送信者アドレス３６が既に登録されているかどうかを調べる。
【００４１】
Ｓ３０２：送信者アドレス３６が既に登録されている場合、アドレス削除の指示は本人からのものである。送信者アドレス３６が既に登録されているので、ＣＰＵ１１はアドレス削除プログラム２１０を動作し、送信者アドレス３６が登録されている番号欄４２の登録内容、即ち、名前欄４３、メールアドレス欄４４を削除する。送信者アドレス３６が登録されていない場合は、アドレス削除の指示は本人からのものではないので削除を行わない。
【００４２】
Ｓ３０３：ＣＰＵ１１はアドレス削除プログラム２１０を動作し、前記各ステップで行った操作内容、例えば送信者アドレス３６の削除の完了について、送信者アドレス３６宛に電子メール９で内容を送信する。
【００４３】
なお、第１の実施の形態のステップ１０３において、ＭＦＰ管理者アドレス２１４が受信した電子メール９の宛先３１にあるかどうかを判定することとしたが、これに限らない。即ち、宛先３１ではなく、Ｂｃｃ３３にＭＦＰ管理者アドレス２１が存在する場合でもよい。オペレータは、送信者アドレス３６の取扱いをシークレット扱いとする場合、Ｂｃｃ３３にＭＦＰ管理者アドレスを指定する。この場合ステップ１０３において、ＣＰＵ１１は更に、メール処理プログラム２１の管理者アドレス判定プログラム２７を動作し、受信した電子メール９のＢｃｃ３３がＭＦＰ管理者アドレス２１４であるかどうかを判定する。その後、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、ステップ２０３において、メールアドレス欄４４に送信者アドレス３６をシークレット指定で登録する。シークレットでの登録は、オペレータが別途指定するパスワードとともに登録する。オペレータが行う電子メールの送信に際しては、オペレータはアドレス帳４１の番号欄４２の指定とともに前記パスワードを指定しなければ表示されないこととする。
【００４４】
また、第１の実施の形態のステップ２０７において、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、アドレス帳４１の名前欄４３に電子メール９の本文３５（例えば、山田）を登録することとしたが、同じ名前が既に名前欄４３に存在している場合がある。例えば、名前欄４３に「山田」及びメールアドレス欄４４に「ｙａｍａ−１２５＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍ」の場合である。このような場合、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作することにより、図示しないステップで既に名前欄４３に存在しているかどうかチェックし、存在している場合は、先の登録の名前欄４３に「山田（ｙａｍａ−１２５）」に変更登録し、これから登録する名前欄４３に「山田（ｙａｍａｄａ）」と登録する。これにより、オペレータは、名前欄４３を見ることにより、混乱なく番号欄４２を指定することができる。
【００４５】
以上のように第１の実施の形態は、ＭＦＰ１０のアドレス帳４１に自分の送信者アドレス３６を登録しようとする者は、電子メール９の宛先３１をＭＦＰ管理者アドレス２１４とし、件名３４を「ａｄｄ  ａｄｄｒｅｓｓ」とし、更に、本文３５を送信者の名前（例えば山田）を入力するだけで、ＭＦＰ１０において送信者アドレス３６の登録をすることができる。即ち、受信した電子メール９に含まれる指示に基づいてアドレス登録を行うこととしたので、テンキーの操作による長いメールアドレス等の入力が必要なくなる。また、電子メールを用いるため、装置の設定を変更するための専用のソフトウェアをインストールする必要がない。
【００４６】
また、ＭＦＰ１０のアドレス帳４１から自分の送信者アドレス３６を削除しようとする者は、電子メール９の宛先３１をＭＦＰ管理者アドレス２１４とし、件名３４を「ｄｅｌ  ａｄｄｒｅｓｓ」とするだけで、ＭＦＰ１０において送信者アドレス３６の削除をすることができる。アドレス削除に関しては、メールアドレスを登録している本人からの電子メール９に含まれる指示に基づいてメールアドレスの削除を行うため、誤操作で他人のアドレスを消してしまうことを防ぐことができる。
【００４７】
＜第２の実施の形態＞
次に本発明の第２の実施の形態について説明する。第２の実施の形態は、電子メール９の送信者アドレス３６をアドレス帳４１に登録する際、アドレス帳４１に空き容量がない場合に関する。この場合、アドレス帳４１には、後述する更新履歴欄４５を設け、後述するアドレス更新日検索プログラム３０２を用いて、アドレス帳４１の更新履歴欄４５を検索する。そして、所定の期間よりも古いものが見つかった場合、更新履歴欄４５の最も古い番号欄４２に、送信者アドレス３６を上書きするというものである。以下、第２の実施の形態の説明において、第１の実施の形態の説明と同一の構成要素については同一の符号にて示し、説明を省略することがある。
【００４８】
図８は、第２の実施の形態に関するＭＦＰ１０のシステム構成図である。前記第１の実施の形態と異なるところは、時計３０１を有することである。時計３０１は、現在の日時を計測するためのものである。ＣＰＵ１１は、アドレス帳４１のメールアドレス欄４４が利用された時、時計３０１を制御し、現在の日時を読み出し、アドレス帳４１の更新履歴欄４５に登録する。
【００４９】
図９は、第２の実施の形態に関するプログラムの構成を示す説明図である。前記第１の実施の形態と異なるところは、アドレス更新日検索プログラム３０２を有することである。アドレス更新日検索プログラム３０２は、装置内部情報登録プログラム２８内に設けられる。アドレス更新日検索プログラム３０２は、アドレス帳４１の更新履歴欄４５に登録されている全ての更新履歴欄４５の日時を検索するためのものである。具体的には、更新履歴欄４５が時計３０１の現在日時よりも２年以上前の日時のものを検索する。
【００５０】
電子メール９の送信者アドレス３６をアドレス帳４１に登録する際、アドレス帳４１に空き容量がない場合、ＣＰＵ１１はアドレス更新日検索プログラム３０２を動作し、更新履歴欄４５の日時を検索する。ＣＰＵ１１は、検索の結果に基づいて、所定の更新履歴欄４５に送信者アドレス３６を上書きする。なお、アドレス登録プログラム３０９はＣＰＵ１１の制御により、本文３５の内容である「山田」をアドレス帳４１の名前欄４３に登録し、送信者アドレス３６の内容である「ｙａｍａｄａ＠ｏｋｉｄｏｋｉ．ｃｏｍ」をアドレス帳４１のメールアドレス欄４４に登録する。更に、時計３０１の現在の日時をアドレス帳４１の更新履歴欄４５に登録する。
【００５１】
図１０は第２の実施の形態に関するアドレス帳４１の内容を示す説明図である。前記第１の実施の形態と異なるところは、更新履歴欄４５を有することである。更新履歴欄４５は、ＭＦＰ１０でアドレス帳４１のメールアドレス欄４４が利用された場合に、その時点での時計３０１の値で更新されるものである。更新履歴欄４５が比較的古いメールアドレス欄４４は、送信者アドレス３６を登録する際、アドレス帳４１に空き容量がない場合、古い送信者アドレス３６は当該新たな送信者アドレス３６に上書きされる。
【００５２】
次に、第２の実施の形態に関するメールアドレスの管理方法について説明する。第２の実施の形態に関するメールアドレスの管理方法を示すフローチャートは、第１の実施の形態の説明の図５と同じであるので説明を省略する。図１１及び図１２は第２の実施の形態に関するアドレス登録プログラム３０９の詳細を示すフローチャートである。
【００５３】
Ｓ４０１：ステップ２０２において、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、新たに送信者アドレス３６の登録を行うためにアドレス帳４１に空き容量があるかを調べた結果、アドレス帳４１に空き容量がない場合、ＣＰＵ１１はアドレス更新日検索プログラム３０２を開始する。
Ｓ４０２：ＣＰＵ１１はアドレス更新日検索プログラム３０２を動作し、アドレス帳４１の全ての番号欄４２について更新履歴欄４５を検索する。具体的には、更新履歴欄４５が時計３０１の現在日時よりも２年以上前の日時のものを検索する。
【００５４】
Ｓ４０３：ＣＰＵ１１はアドレス更新日検索プログラム３０２を終了する。
Ｓ４０４：ステップ４０２で検索した結果、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、時計３０１の現在日時よりも２年以上前の日時の更新履歴欄４５が存在するかを調べる。本実施の形態では、時計３０１の現在日時よりも２年以上古くなっているものを削除の対象とするためである。現在日時よりも２年以上前の日時の更新履歴欄４５が存在しない場合は、ステップ２０４に進み、登録を行わない。
【００５５】
Ｓ４０５：現在日時よりも２年以上前の日時の更新履歴欄４５が存在する場合、ＣＰＵ１１はアドレス登録プログラム２０９を動作し、更新履歴欄４５が２年以上経過している番号欄４２の中で、最も古い番号欄４２のメールアドレス欄４４に、送信者アドレス３８を上書きする。即ち、最も古い番号欄４２のメールアドレス欄４４を削除し、前記新たな送信者アドレス３８を登録する。
【００５６】
以上、第２の実施の形態では、メールアドレスの登録時に空き容量が無い場合に、利用者の使用履歴、即ち更新履歴欄４４を参照し、最も長い期間使用されていないメールアドレスを削除し、上書き保存を行う。その結果、アドレス登録を行おうとする際、空き容量が無いため、登録が行われないというケースを少なくすることができる。また、一定期間使われていないアドレスを削除するので、利用者への影響は少ない。
【符号の説明】
【００５７】
１０        ＭＦＰ
１１        ＣＰＵ
１４        操作パネル
１５        記憶媒体
２１        メール処理プログラム
２２        件名解析プログラム
２７        管理者アドレス判定プログラム
４１        アドレス帳
４２        番号欄
４３        名前欄
４４        メールアドレス欄
２０９      アドレス登録プログラム
２１０      アドレス削除プログラム
３０９      アドレス登録プログラム
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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