(57)【要約】【課題】議事録を配布するための作業の負担を軽減することが可能な画像処理装置を提供する。【解決手段】原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置において、メール送受信部が受信した電子メールのなかに、会議の開催通知であることを示す所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールのなかに含まれる宛先データを一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、記憶部に一括して一時記憶された宛先データを電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段とを備え、選択入力手段によって指定された一時記憶された宛先データに含まれる各受信者宛に、読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで一括して送信するようにする。【選択図】図２
2011124666.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置であって、
前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、
前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段とを備え、
前記メール送受信部は、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に該当する前記他の受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記所定の識別情報は、前記電子メールの件名のなかに含まれる所定の文字列である
ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置であって、
前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、
前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段と、
前記原稿の所定領域に記載された配布先を特定する文字列を、前記読取部にて読み取った原稿の画像データから文字認識して抽出する文字列認識部と、
前記文字列認識部が抽出した前記文字列と、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データとを照合することによって、前記宛先情報から前記配布先の宛先データを取得するとともに、追加配布先を特定する文字列を抽出し、前記追加配布先を特定する文字列に該当する宛先データを登録済みのアドレス帳から検索して取得する検索部と
を備え、
前記メール送受信部は、前記検索部が取得した前記宛先データに該当する受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信する
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項４】
前記所定の識別情報は、前記電子メールの件名のなかに含まれる所定の文字列である
ことを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記検索部は、
前記文字列認識部が抽出した前記文字列と、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データとを照合するときに、
前記文字列に含まれる宛名の識別名以外の部分を宛名属性として抽出して、前記アドレス帳に追加して格納する
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記所定の識別情報は、会議の開催通知であることを示すものであり、
前記検索部は、
前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データと、前記文字列認識部が抽出した前記文字列とを照合することによって、前記当初の宛先データに対応する出席依頼者の会議への出欠を判定し、
前記メール送受信部は、
前記電子メールの各送信先が、出席した出席依頼者であるか、欠席した出席依頼者であるか、追加出席者であるかによって、前記原稿の画像データを送信する電子メールの本文をそれぞれ異なるものとする
ことを特徴とする請求項３から請求項５のいずれか一項に記載の画像処理装置。
【請求項７】
請求項１から請求項６のいずれか一項に記載の画像処理装置を備える複合機。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、読み取った画像データを所定の宛先へ送付する画像処理装置及び複合機に関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、会議の議事録のコピーと配布作業の負担を軽減するための従来技術として、特許文献１には、会議出席対象者である各ユーザが、自己の端末からサーバにアクセスして、自己が出席する予定の会議に出席登録しておき、会議終了後に議事録を配布する際には、デジタル複合機にて議事録の画像データを読み取り、サーバから当該会議の出席登録者全員分のＥメールアドレスを取得して電子メールで送信することにより、会議出席者のＥメールアドレスを個別に指定しなくても済むようにする技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００６−１８０２７６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、前記の従来技術では、事前に出席登録が行われなかった代理出席者や追加出席者のＥメールアドレスはサーバから取得されないため、個別にＥメールアドレスを指定して送信する必要があり、作業の負担が大きく、議事録の配布漏れも発生するという問題点があった。また、会議予定とその出席者を管理するためのサーバが必要となり、サーバを導入したり運用したりする作業の負担が大きいという問題点があった。
【０００５】
本発明は、前記の問題点を解消するためになされたものであり、議事録などを配布するための作業の負担を軽減することが可能な画像処理装置及び複合機を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
前記の課題を解決するために、本発明の画像処理装置及び複合機は、原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置及び複合機であって、前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに、所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段とを備え、前記メール送受信部は、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に該当する前記他の受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、議事録などを配布するための作業の負担を軽減することが可能な画像処理装置及び複合機を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の第一実施形態に係る複合機の設置例を示す接続構成図である。
【図２】本発明の第一実施形態に係る複合機の要部を示した機能ブロック図である。
【図３】開催通知メール送信画面の表示例である。
【図４】会議ＢＯＸ登録テーブルの構造及びデータ例である。
【図５】複合機が備えるオペレーションパネルのレイアウト例である。
【図６】タッチパネルに表示されるメールメニュー画面の表示例である。
【図７】議事録配布メール受信画面の表示例である。
【図８】第一実施形態に係る宛先登録処理のフローチャートである。
【図９】第一実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。
【図１０】会議ＢＯＸ登録テーブルの他の構造及びデータ例である。
【図１１】議事録配布メール受信画面の他の表示例である。
【図１２】本発明の第二実施形態に係る複合機の要部を示した機能ブロック図である。
【図１３】アドレス帳登録テーブルの構造及びデータ例である。
【図１４】議事録シートの右上に文字列の認識エリアを配置した例である。
【図１５】第二実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。
【図１６】議事録送付処理の動作を説明するためのデータ例である。
【図１７】第二実施形態に係る他の議事録送付処理のフローチャートである。
【図１８】宛名属性登録処理のフローチャートである。
【図１９】宛先区分に応じたメール本文の内容の例である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を実施するための形態を、適宜図面を参照しながら詳細に説明する。
【００１０】
＜第一実施形態＞
図１は、本発明の第一実施形態に係る画像処理装置を備える複合機の設置例を示す接続構成図である。図１に示すように、コピー機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能及びプリンタ機能を有する複合機１は、電子メールクライアントソフトがインストールされた端末装置２−１，２−２，２−３と、通信ネットワーク３を介して通信可能に接続されている。通信ネットワーク３には、電子メールの配信を司る不図示のメールサーバが接続されており、複合機１と端末装置２−１，２−２，２−３の各利用者との間で、電子メールの送受信が可能となっている。
【００１１】
図２は、本発明の第一実施形態に係る複合機１が備える画像処理装置の要部を示した機能ブロック図である。図２に示すように、複合機１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、記憶部１３、制御部１４、読取部１５、オペレーションパネル１６、及び送受信部１７を備えて構成される。
【００１２】
ＲＯＭ１２には、複合機１の動作全体を制御する各種のプログラムが予め格納されており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２からこれらのプログラムを不図示のメモリにロードして実行することにより、制御部１４が備える各種機能を具現化する。
【００１３】
記憶部１３は、例えば、不揮発性の半導体メモリやハードディスク装置などにより構成され、読取部１５が読み取った原稿の画像データを一時記憶する画像メモリ１３１と、画像データの送信に利用する宛先情報を一時記憶する宛先情報記憶部１３２とを備える。
【００１４】
本発明のメール送受信部としての機能を有する制御部１４は、文字列検知部１４１、宛先情報登録部１４２、送信機能制御部１４３の各機能を備える。
【００１５】
文字列検知部１４１は、複合機１が受信した電子メールのなかに含まれる所定の識別情報として所定の文字列（例えば、件名のなかに含まれる、会議の開催通知であることを示す「［開催通知］」という文字列）を検知し、当該文字列を検知した場合は、その旨を宛先情報登録部１４２に通知する。電子メールの件名から検知する所定の文字列は必要に応じて加えてもよい。検知する所定の文字列は、件名ではなくメール本文に含まれるものとしてもよい。所定の識別情報は文字列以外のデータであってもよい。また、文字列検知部１４１は、受信したメールのなかの不要な情報を削除し、所定の文字列を検知できなかった場合は受信したメール自体を削除する。
【００１６】
本発明の宛先情報登録手段としての宛先情報登録部１４２は、文字列検知部１４１から前記通知を受けて、当該電子メールの他の受信者の宛先データを宛先情報記憶部１３２に一時記憶させる。
【００１７】
送信機能制御部１４３は、読取部１５が読み取った議事録などの原稿の画像データを電子メールやファクシミリ機能を利用して外部に送信する。また、送信機能制御部１４３は、議事録などの画像データ配布メールの送信が完了したときに、一時記憶しておいた宛先データを宛先情報記憶部１３２から削除するとともに、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを削除する。
【００１８】
読取部１５は、処理対象の原稿の画像を読み取り、その画像データを画像メモリ１３１に格納する。オペレーションパネル１６は、利用者が複合機１の動作を設定するための操作手段である。送受信部１７は、通信ネットワーク３を介して、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）仕様やＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）仕様に則って、メールサーバなどの外部機器との間でデータの送受信を行う。
【００１９】
以下では、会議の議事録を配布する場合を例にとって説明する。
会議の開催に先立って、会議の主催者またはその代理者は、出席を依頼する対象者全員を宛先に含む、開催通知メールを端末装置から送信するものとする。図３は、電子メールクライアントソフトによって端末装置の表示部に表示される開催通知メール送信画面２０の表示例である。図３に示すように、宛先欄２１には、出席を依頼する対象者の宛名「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」に加えて、複合機１に割り当てられている宛名「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」を入力しておく。また、件名欄２４には、会議の開催通知であることを示す所定の文字列である「［開催通知］」を含む件名を記入する。なお、ＣＣ（Carbon Copy）欄２２及びＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄２３には、必要に応じて宛名を入力することができるが、ＢＣＣ欄２３に入力された宛名の情報はその宛名本人以外には通知されない（複合機１にも通知されない）ので、議事録の配布対象とはならない。また、開催通知メールには、必要に応じて会議資料などのファイルを添付してもよい。
【００２０】
不図示のメールサーバは、開催通知メールの送信を受け付けると、そのメールを宛先欄２１、ＣＣ欄２２及びＢＣＣ欄２３で指定された各宛先に配信する。そして、指定された宛名「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」に該当する複合機１の送受信部１７が、この開催通知メールを受信し、それを文字列検知部１４１に引き渡す。
【００２１】
文字列検知部１４１は、受信したメールの件名欄に所定の文字列である「［開催通知］」が含まれているので、その旨を宛先情報登録部１４２に通知する。
【００２２】
宛先情報登録部１４２は、受信したメールの宛先欄に記入されている自身の宛名以外の宛先データ、つまり、「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」と対応するＥメールアドレスとを、宛先情報記憶部１３２に格納する。
【００２３】
図４は、宛先情報記憶部１３２に備えられ、複合機１が受信した開催通知メールの宛先データを一時記憶しておくための会議ＢＯＸ登録テーブルの構造及びデータ例である。図４に示すように、会議ＢＯＸ登録テーブル４０には、会議ＢＯＸ番号欄４１、宛先情報欄４２、Ｅメールアドレス欄４３の各欄から成るレコードが、複数登録されている。
【００２４】
会議ＢＯＸ番号欄４１には、登録可能なレコードの数に対応する一連番号である会議ＢＯＸ番号が格納される。宛先情報欄４２には、複合機１が受信した開催通知メールの宛先欄に記入されていた宛名（複合機１の宛名を除く）が、Ｅメールアドレス欄４３には、宛先情報欄４２の各宛名に対応するＥメールアドレスが格納される。宛先情報欄４２及びＥメールアドレス欄４３とからなる宛先データは、開催通知メールを受信してから対応する議事録の送信が完了するまでの期間にわたって一時記憶され、議事録の送信が完了した時点で削除される。
【００２５】
なお、複合機１が開催通知メールを受信して新たに宛先データを登録するときには、宛先情報欄４２及びＥメールアドレス欄４３が未登録となっているレコードのなかで、最も会議ＢＯＸ番号の値が小さいレコードに対して登録が行われる。
【００２６】
図４に示したデータ例は、複合機１が図３に示した開催通知メールを受信し、その宛先情報が会議ＢＯＸ番号「１」のレコードに登録されたときの様子を示したものであり、宛先欄２１に記入されていた複合機１の宛名（「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」）を除く宛名（「ＸＸ課長／ＡＢＣ」，「ＹＹ／ＡＢＣ」，「ＺＺ／ＤＥＦ」）と対応するＥメールアドレス（「y-xx@abc.com」，・・・）とが、宛先情報欄４２とＥメールアドレス欄４３とに格納されている。また、会議ＢＯＸ番号「２」のレコードには、別の宛先データが登録され、会議ＢＯＸ番号「３」のレコードは宛先データが未登録となっている。
【００２７】
図５は、複合機１が備えるオペレーションパネルのレイアウト例である。図５に示すように、オペレーションパネル１６は、複合機１で実行する主たる機能を選択入力するためのファンクションキー１６１、本発明の選択入力手段として機能し、装置の状態やエラーの内容を表示したり、処理の詳細を指示したりするためのタッチパネル１６２、印刷部数や電話番号などを入力するためのテンキー１６３、動作の開始やキャンセルを指示するためのスタートキー１６４及びキャンセルキー１６５などを備える。なお、図５のタッチパネル１６２には、ファンクションキー１６１のなかから「スキャナ」キーが選択されたときに表示される、スキャナメニュー選択画面が表示されている。
【００２８】
図６は、スキャンした原稿の画像データを電子メールにて送信する操作（「ＳｃａｎＴｏＥｍａｉｌ」操作）を行うときにタッチパネル１６２に表示されるメールメニュー画面の表示例を示したものである。
【００２９】
図６（ａ）は、ファンクションキー１６１のなかから「スキャナ」キーが選択され、タッチパネル１６２にスキャナメニュー選択画面が表示されている状態（図５参照）で、そのなかの「メール」ボタンを選択したときに表示されるメールメニュー画面（その１）Ｍ１である。
【００３０】
ここで、さらに「宛先指定」ボタンを選択すると、画面は宛先指定方法を選択するための図６（ｂ）のメールメニュー画面（その２）Ｍ２に遷移する。ここで、さらに「会議ＢＯＸ」ボタンを選択すると、画面は宛先会議ＢＯＸを選択するための図６（ｃ）のメールメニュー画面（その３）Ｍ３に遷移する。なお、この画面では、宛先情報は、「／」以下の文字列を省略した省略形で表示されている。
【００３１】
ここで、画面に表示される会議ＢＯＸの一覧から、議事録を送信したい宛先情報が登録されているもの（例えば、１行目の会議ＢＯＸ「０１」）を選択すると、画面は図６（ｄ）のメールメニュー画面（その４）Ｍ４に遷移してメールを送信可能な状態になる。最後に、「送信」ボタンを選択するかスタートキー１６４を押下することにより、議事録のスキャンとメール送信の開始を指示する。
【００３２】
なお、図６（ｄ）の画面にて「宛先確認」ボタンを選択すると、不図示のウィンドウに非省略形で宛先情報が表示されるので、宛名の全体を確認することができる。また、図６（ｃ）と図６（ｄ）とのメールメニュー画面（その３）Ｍ３、（その４)Ｍ４によって、複合機１に登録されている会議ＢＯＸの宛先情報を適宜確認することができる。
【００３３】
以上にて説明した操作によって議事録のスキャンとメール送信の開始が指示されると、複合機１は、読取部１５によって原稿の読取りを開始し、議事録の画像データのファイルを生成する。また、送信機能制御部１４３は、選択された宛先会議ＢＯＸに登録されている宛先情報（例えば、図４及び図６（ｃ）の会議ＢＯＸ番号「１」が選択された場合であれば、「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」の３つ）を宛先とし、議事録の画像データファイルを添付ファイルとする定型様式の議事録配布メールを生成して、送受信部１７及び通信ネットワーク３を介して不図示のメールサーバに送信する。
【００３４】
図７は、図３の開催通知メールに対応して複合機１から送信された議事録配布メールを、宛先の受信者が電子メールクライアントソフトによって受信して開いたときに端末装置に表示される、議事録配布メール受信画面の表示例である。図７に示すように、議事録配布メール受信画面３０では、送信者欄３１にメールの送信者である複合機１の宛名が、日時欄３２にメールの送信日時が、宛先欄３３にメールの宛先情報が、件名欄３４にメールの件名が、添付欄３５に議事録の画像データが格納されている添付ファイルの名称がそれぞれ表示され、メール本文欄３６には、所定のメッセージが表示される。
【００３５】
このように、宛先欄３３には、複合機１の宛名以外は開催通知メール送信画面２０（図３）の宛先欄２１と同一の宛先情報が記入されており、議事録配布メールが当該開催通知メールの宛先に指定された当初の各出席依頼者宛に送信されたことがわかる。
【００３６】
ここで、図７に示すように、添付欄３５に表示されている添付ファイルの名称部分をマウスでクリックすることなどにより、端末装置の画面には議事録の画像データを表示する不図示のウィンドウが表示され、議事録の内容を確認することができる。
【００３７】
図８は、第一実施形態に係る宛先登録処理のフローチャートである。以下、図８のフローチャートに沿って宛先登録処理の流れを説明する。
【００３８】
Ｆ１０１：まず始めに、会議主催者（またはその代理者）が、端末装置上で電子メールクライアントソフトを起動し、宛先として出席依頼者と複合機１とを指定し、件名に「［開催通知］」の文字列を入れて、開催通知メールを送信する（図３参照）。
【００３９】
Ｆ１０２：宛先として指定された複合機１は、通信ネットワーク３及び送受信部１７を介して、この開催通知メールを受信する。
【００４０】
Ｆ１０３：文字列検知部１４１は、受信した電子メールの件名に「［開催通知］」の文字列が含まれているかどうかをチェックする。
【００４１】
Ｆ１０４：文字列検知部１４１が「［開催通知］」の文字列を検知した場合は（Ｆ１０４でＹｅｓ）、宛先情報登録部１４２へ検知した旨を通知したのちＦ１０５へ移行する。検知できなかった場合は（Ｆ１０４でＮｏ）、Ｆ１０６へ移行する。
【００４２】
Ｆ１０５：宛先情報登録部１４２は、文字列検知部１４１から文字列を検知した旨の通知を受けると、電子メールの宛先データ、つまり、宛名及びＥメールアドレス（自身の複合機１の宛名とＥメールアドレスは除く）を空いている会議ＢＯＸにー時登録（図４参照）して、処理を終了する。この空いている会議ＢＯＸとは、会議ＢＯＸ登録テーブル４０の宛先情報が未登録となっているレコードのなかで最も小さい会議ＢＯＸ番号のレコードを指す。
【００４３】
Ｆ１０６：文字列検知部１４１は、受信した電子メールを削除して、処理を終了する。
【００４４】
図９は、第一実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。以下、図９のフローチャートに沿って議事録送付処理の流れを説明する。
【００４５】
Ｆ１０７：議事録の送信者（以下、単に「送信者」ともいう。）は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニューからメールを選択し、宛先の会議ＢＯＸを選択する（図５及び図６（ａ）〜（ｃ）参照）。
【００４６】
Ｆ１０８：送信者が送信操作を行う（図６（ｄ）の「送信」ボタンを選択する、または図５のオペレーションパネル１６にあるスタートキー１６４を押下する）ことにより、複合機１は、読取部１５による原稿の読取りを開始し、議事録の画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。
【００４７】
Ｆ１０９：送信機能制御部１４３は、Ｆ１０７にて選択された会議ＢＯＸに登録されている宛先データを取得して、それと同一の内容をメールの宛先情報に設定し、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。
【００４８】
Ｆ１１０：送信機能制御部１４３は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４）の該当する宛先データが一時登録されていたレコードから、宛先情報とＥメールアドレスとを削除する。同時に、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データを削除したのち、処理を終了する。
【００４９】
なお、以上では、会議ＢＯＸ登録テーブル４０には元の開催通知メールのなかから、宛先データだけを抽出して登録するものとしたが、その他の情報をも追加して登録することによって、議事録配布メールにて通知する内容を、より利便性の高いものにすることができる。
【００５０】
図１０は、そのような会議ＢＯＸ登録テーブルの他の構造及びデータ例である。図１０に示すように、会議ＢＯＸ登録テーブル４０ａには、図４の宛先情報欄４２の代わりに、開催通知メール情報欄４２ａが備えられ、元の開催通知メールの送信者、宛先、ＣＣ：、及び件名が登録される。
【００５１】
図１１は、図１０に示した会議ＢＯＸ登録テーブル４０ａの情報を用いて生成される、議事録配布メール受信画面の他の表示例である。図１１に示すように、議事録配布メール受信画面３０ａの送信者欄３１ａとメール本文欄３６ａとには、会議の主催者である「ＶＶ／ＤＥＦ」を代行してＡＡ部の複合機（ＭＦＰ）からメールが送信されたことが表示され、件名欄３４ａには、元の開催通知メールの件名から抽出された会議名が表示されている。
【００５２】
また、以上では、議事録配布メールを単独で送信するものとしたが、元の開催通知メールへのリンク情報を会議ＢＯＸ登録テーブルに追加して登録しておき、元の開催通知メールとともに議事録を送信するようにしてもよい。さらに、会議ＢＯＸ番号に代わって開催通知メールの件名に記載される会議名を登録するようにし、登録した会議名を用いて宛先会議ＢＯＸを選択できるようにしてもよい。
【００５３】
以上のように、第一実施形態の画像処理装置によれば、開催通知メールで指定された宛先情報を用いて議事録を配信するので、議事録を配布するための作業の負担を軽減することができ、かつ当初の出席依頼者宛に確実に議事録を配布することができる。また、議事録の配布に限らず、事前に電子メールにて配布を予告しておいた各宛先に、パンフレットなどの資料を配布することなども可能である。
【００５４】
＜第二実施形態＞
続いて、議事録などの所定エリアに記載される会議の出席者などの配布先を特定する文字列を文字認識して画像データの配信を行う、本発明の第二実施形態について説明する。なお、前記の第一実施形態と共通する部分については、同一の符号を付し重複する説明は省略する。
【００５５】
図１２は、本発明の第二実施形態に係る複合機１ａが備える画像処理装置の要部を示した機能ブロック図である。図１２に示すように、第一実施形態に係る複合機１と同様な機能を有する複合機１ａは、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２ａ、記憶部１３ａ、制御部１４ａ、読取部１５、オペレーションパネル１６、及び送受信部１７を備えて構成される。
【００５６】
ＲＯＭ１２ａには、複合機１ａの動作全体を制御する各種のプログラムが予め格納されており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２ａからこれらのプログラムを不図示のメモリにロードして実行することにより、制御部１４ａが備える各種機能を具現化する。
【００５７】
記憶部１３ａは、例えば、ＳＲＡＭやハードディスク装置などにより構成され、読取部１５が読み取った原稿の画像データを一時記憶する画像メモリ１３１と、画像データの送信に利用する宛先情報を記憶する宛先情報記憶部１３２ａとを備える。
【００５８】
宛先情報記憶部１３２ａには、前記の会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４参照）に加えて、個人毎の宛先データが予め登録されているアドレス帳登録テーブル（以下、「アドレス帳」ともいう。）５０が備えられる。図１３は、アドレス帳登録テーブル５０の構造及びデータ例である。図１３に示すように、アドレス帳登録テーブル５０には、アドレス番号欄５１、宛名欄５２、Ｅメールアドレス欄５３、及び宛名属性欄５４からなるレコードが、宛先データの数だけ登録される。
【００５９】
アドレス番号欄５１には、登録されているレコードの数に対応する一連番号であるアドレス番号が格納される。また、宛名欄５２には、個人毎に割り当てられた宛先の識別情報である宛名が、例えば「個人名／組織識別情報」の形式で格納される。Ｅメールアドレス欄５３には、宛名欄５２の宛名に対応するＥメールアドレスが格納される。宛名属性欄５４には、宛名を構成する「個人名」と組み合わせることによってその個人を識別するために用いられる属性情報である宛名属性が格納される。例えば、アドレス番号が「３」のレコードには、宛名として「ＹＹ／ＡＢＣ」が、Ｅメールアドレスとして「w-yy@abc.com」が、宛名属性として「（Ｗ）」と「Ｋ１課」とが格納されている。これは、このレコードに対応する個人は、通称「Ｋ１課」と呼ばれる組織に属しており、苗字が「ＹＹ」で名前の先頭文字が「Ｗ」であるので、「ＹＹ（Ｗ）」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＹＹＫ１課」などの文字列によって識別可能であることを示している。
【００６０】
本発明のメール送受信部としての機能を有する制御部１４ａは、前記の文字列検知部１４１、宛先情報登録部１４２、及び送信機能制御部１４３（図２参照）に加えて、新規宛先登録部１４４、文字列認識部１４５、検索部１４６、宛名属性抽出部１４７、属性情報登録部１４８、及び宛先指定部１４９の各機能を備える。
【００６１】
文字列認識部１４５は、ＯＣＲ（Optical Character Reader）機能を有し、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データから、会議の出席者を特定する文字列をパターン認識によって抽出する。図１４は、議事録が記載される議事録シート６０の右上に、出席者を特定する文字列の認識エリア６１を配置した例である。図１４の例からは、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出される。
【００６２】
検索部１４６は、アドレス帳５０を検索することによって、文字列認識部１４５によって抽出されたそれぞれの文字列に対応する宛名を、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録されている宛先情報及びアドレス帳５０から検索し、検索した宛名を議事録配布メールの宛先として追加するよう、宛先指定部１４９に依頼する。このとき、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録されていて、アドレス帳５０に登録されていない宛名については、対応するレコードを生成してアドレス帳５０に追加登録する。また、宛名を会議ＢＯＸ登録テーブル４０やアドレス帳５０から検索できなかった場合は、新規宛先登録部１４４に宛名の新規登録を依頼する。このとき、宛名の検索は、抽出した文字列の中に、会議ＢＯＸ登録テーブル４０またはアドレス帳５０に登録されている宛名のうちの「個人名」に相当する文字列が含まれるか否かを判定することによって行う。
【００６３】
したがって、例えば、図１４の例から抽出される４つの文字列「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」に対して、図４の会議ＢＯＸ番号「１」が選択され、アドレス帳５０に図１３のようなデータが登録されている場合であれば、文字列「ＸＸ課長」から宛名「ＸＸ課長／ＡＢＣ」が検索され、文字列「Ｋ１課ＹＹ」から宛名「ＹＹ／ＡＢＣ」が検索され、文字列「ＣＣ（Ｔ）」から宛名「ＣＣ／ＤＥＦ」が検索され、文字列「ＺＺ」から宛名「ＺＺ／ＤＥＦ」が検索されて、それらの宛名が議事録配布メールの宛先として追加される。
【００６４】
新規宛先登録部１４４は、検索部１４６からの依頼を受けて、タッチパネル１６２を用いて送信者に対して抽出された文字列に対応する宛名及びＥメールアドレスの入力を要請し、新規に入力される宛名及びＥメールアドレスを議事録配布メールの宛先として追加するよう、宛先指定部１４９に依頼するとともに、アドレス帳５０にも追加登録する。
【００６５】
宛名属性抽出部１４７は、検索部１４６で宛名がアドレス帳５０から見つけられた場合、検索された宛名の文字列以外に文字列があるかどうかチェックし、その文字列を宛名属性として抽出する。例えば、検索部１４６が文字列「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」に対応する宛名を検索して、アドレス帳５０から”ＹＹ”の宛名が見つかった場合は、「Ｋ１課」と「（Ｗ）」との２つの文字列が宛名属性として抽出される。
【００６６】
属性情報登録部１４８は、宛名属性抽出部１４７で抽出された文字列を、検索部１４６で検索された宛名の宛名属性としてアドレス帳５０に登録する。
【００６７】
宛先指定部１４９は、検索部１４６及び新規宛先登録部１４４から宛先の追加依頼を受け、その宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。
【００６８】
以下、宛先登録処理については、前記の第一実施形態と同様であるので説明を省略し、
第二実施形態に係る議事録送付処理の流れをフローチャートに沿って説明する。図１５は、第二実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。また、図１６は、議事録送付処理の動作を説明するためのデータ例である。
【００６９】
Ｆ２０１：議事録の送信者は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニューからメールを選択し、宛先の会議ＢＯＸを選択する（図５及び図６（ａ）〜（ｃ）参照）。ここでは、図１６（ａ）に示すように、宛先として選択された会議ＢＯＸ「１」には、宛先データとして「ＸＸ課長」、「ＹＹ」、「ＺＺ」の３つの宛名と対応するＥメールアドレスが一時登録されているものとする。なお、図１６（ａ）では、宛先情報は組織識別情報を省略した省略表記となっている。
【００７０】
Ｆ２０２：送信者が送信操作を行う（図６（ｄ）の「送信」ボタンを選択する、または図５のオペレーションパネル１６にあるスタートキー１６４を押下する）ことにより、複合機１ａは、読取部１５による原稿の読取りを開始し、議事録の画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。
【００７１】
Ｆ２０３：文字列認識部１４５は、画像メモリ１３１に記憶されている画像データのなかの認識エリア６１に相当する部分から、文字列をパターン認識して抽出する。ここでは、図１６（ｂ）に示すように、図１４に例示した議事録シート６０から、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出されたものとする。
【００７２】
Ｆ２０４：検索部１４６は、選択された会議ＢＯＸの宛先１つ１つに対して、Ｆ２０５、Ｆ２０６を行い、すべての宛先について処理が終了したらＦ２０７へ移行する。
【００７３】
Ｆ２０５：検索部１４６は、その宛先が抽出した文字列のいずれかに対応するかどうかを判定し、対応する場合は（Ｆ２０５でＹｅｓ）Ｆ２０６に移行し、対応しない場合は（Ｆ２０５でＮｏ）次の宛先について処理を行う。具体的には、その宛先のなかの個人名に相当する部分の文字列が、抽出した文字列に含まれていれば「対応する」と判定し、そうでなければ「対応しない」と判定する。例えば、図１６（ａ）に示した宛先情報に格納されている３つの宛名「ＸＸ課長」、「ＹＹ」、「ＺＺ」は、いずれも図１６（ｂ）の抽出した文字列に「対応する」ものと判定される。
【００７４】
Ｆ２０６：検索部１４６は、宛先指定部１４９にその宛先の追加を依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。このとき、その宛先がアドレス帳５０に登録されていない場合には、併せてアドレス帳５０に追加登録する。さらに、対応する文字列については、Ｆ２０７〜Ｆ２１２で行う（検索２）の対象から外すようにする。これにより、図１６（ｂ）の例では、枠で囲まれた３つの文字列「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＺＺ」の３つが（検索２）の対象から外され、（検索１）終了後の文字列としては、図１６（ｄ）に示すように「ＣＣ（Ｔ）」だけが残ることになる。
【００７５】
Ｆ２０７：検索部１４６は、（検索１）終了後の文字列ｌつ１つに対して、Ｆ２０８〜Ｆ２１２を行い、すべての文字列について処理が終了したらＦ２１３へ移行する。
【００７６】
Ｆ２０８：検索部１４６は、その文字列がアドレス帳５０に登録されている宛名のいずれかに対応するかどうかを判定し、対応する場合は（Ｆ２０８でＹｅｓ）Ｆ２１１に移行し、対応しない場合は（Ｆ２０８でＮｏ）Ｆ２０９に移行する。これにより、例えば、図１６（ｄ）の例のように、（検索２）の対象から外されなかった文字列「ＣＣ（Ｔ）」について、アドレス帳５０に登録されている宛名との対応が判定され、このときのアドレス帳５０の登録内容は図１６（ｃ）のようになっていたものとすると、アドレス番号「４」の宛名に対応するものと判定される。なお、文字列「ＣＣ（Ｔ）」に含まれる「（Ｔ）」の部分は、宛名属性として分離され、文字列「ＣＣ」と宛名のなかの個人名との一致が判定される。また、アドレス帳５０のなかに、その文字列に対応する宛名が２つ以上登録されている場合は、その文字列に含まれる宛名属性とアドレス帳５０に格納されている宛名属性とを比較して、いずれか１つの宛名が選択される。
【００７７】
Ｆ２０９：検索部１４６は、新規宛先登録部１４４に宛先登録を依頼し、新規宛先登録部１４４は、タッチパネル１６２（図５参照）を使用して送信者に対して新規宛先登録を要請し、対応する宛名及びＥメールアドレスを指定させる。
【００７８】
Ｆ２１０：新規宛先登録部１４４は、送信者によって指定された宛名及びＥメールアドレスからなる宛先を追加するよう宛先指定部１４９に依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。また、新規宛先登録部１４４は、その宛先をアドレス帳５０にも追加登録する。
【００７９】
Ｆ２１１：検索部１４６は、その宛名に対応する宛先を追加するよう宛先指定部１４９に依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。例えば、図１６（ｄ）の文字列「ＣＣ（Ｔ）」に対応してアドレス帳５０から検索された、図１６（ｄ）のアドレス番号「４」のレコードに格納された宛名「ＣＣ／ＤＥＦ」とＥメールアドレス「t-cc@def.com」とが、議事録配布メールの宛先情報に追加される。このとき、送信者に宛先を確認させてから宛先を追加させるようにしてもよい。
【００８０】
Ｆ２１２：宛名属性付加処理を行う。詳細は図１８を参照して後記する。
【００８１】
Ｆ２１３：送信機能制御部１４３は、宛先指定部１４９によって設定された宛先情報にしたがって、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。
【００８２】
Ｆ２１４：送信機能制御部１４３は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４）の該当する宛先データが一時登録されていたレコードから、宛先情報とＥメールアドレスとを削除する。同時に、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データを削除したのち、処理を終了する。
【００８３】
図１７は、第二実施形態に係る他の議事録送付処理のフローチャートである。図１５に示した議事録送付処理は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録された宛先データを利用するものであったが、図１７に示した議事録送付処理では、会議ＢＯＸ登録テーブル４０を利用せずに、議事録に記載され、文字認識された出席者の宛名をアドレス帳５０から検索することによって、議事録配布メールを送信する。以下、図１７のフローチャートに沿って、この議事録送付処理の詳細を説明する。
【００８４】
Ｆ３０１：議事録の送信者は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニュー（図５参照）から「メール」ボタンを選択し、スタートキー１６４を押下する。それにより、複合機１ａは、読取部１５によって議事録の原稿を読み取り、その画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。
【００８５】
Ｆ３０２：文字列認識部１４５は、画像メモリ１３１に記憶されている画像データのなかの認識エリア６１に相当する部分から、文字列をパターン認識して抽出する。ここでは、図１６（ｂ）に示すように、図１４に例示した議事録シート６０から、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出されたものとする。
【００８６】
Ｆ３０３：検索部１４６は、文字列認識部１４５によって認識された文字列の１つ１つに対してＦ３０４〜Ｆ３０８を行う。このＦ３０４〜Ｆ３０８の処理は、前記した図１５のフローチャートのＦ２０８〜Ｆ２１２の処理と同一の内容であるので、ここでの説明は省略するが、これらの処理によって、議事録配布メールの宛先情報には、図１３に示したアドレス帳５０から検索されたアドレス番号「２」〜「５」のレコードに格納された４つの宛先が設定されることになる。
【００８７】
Ｆ３０９：送信機能制御部１４３は、宛先指定部１４９によって設定された宛先情報にしたがって、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。
【００８８】
図１８は、図１５のＦ２１２及び図１７のＦ３０８にて実行される宛名属性付加処理のフローチャートである。以下、図１８のフローチャートに沿って宛名属性付加処理の詳細を説明する。
【００８９】
Ｆ４０１：宛名属性抽出部１４７は、文字列認識部１４５によって抽出された処理対象の文字列について、検索部１４６によって検索された宛名の文字列以外に文字列があるかどうかをチェックする。文字列がある場合は（Ｆ４０１でＹｅｓ）、Ｆ４０２へ移行し、文字列がない場合は（Ｆ４０１でＮｏ）、処理を終了する。例えば、文字列認識部１４５が抽出した文字列が「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」であり、検索部１４６によってアドレス帳５０から検索された宛名が「ＹＹ」であった場合は、「Ｋ１課」と「（Ｗ）」の２つが宛名の文字列以外の文字列となる。また、文字列認識部１４５が抽出した文字列が「Ｋ３課ＺＺ」であり、検索部１４６によってアドレス帳５０から検索された宛名が「ＺＺ」であった場合は、「Ｋ３課」が宛名の文字列以外の文字列となる。
【００９０】
Ｆ４０２：宛名属性抽出部１４７は、宛名の文字列以外の文字列を宛名属性として抽出する。
【００９１】
Ｆ４０３：属性情報登録部１４８は、宛名属性抽出部１４７によって抽出された宛名の文字列以外の文字列を、アドレス帳５０（図１３）の当該宛名に該当するレコードの宛名属性欄５４に登録する。例えば、「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」から抽出された「Ｋ１課」と「（Ｗ）」の２つの文字列は、図１３のアドレス番号「３」のレコードのように、宛名属性欄５４に登録される。
【００９２】
以上のように、第二実施形態の画像処理装置によれば、議事録に記載されたすべての出席者を宛先として議事録配布メールを送信するので、代理や追加で会議に出席した人を含む出席者全員に対して確実に議事録を配布することができる。また、議事録に記載された出席者を特定するための宛名属性が、順次蓄積されていくので、使用する毎に宛名を個別に入力する作業の負担を軽減することができる。
【００９３】
また、第二実施形態の画像処理装置によれば、会議ＢＯＸから取得した当初の出席依頼者を、議事録から取得した出席者の情報と対応付けることによって、出席者と欠席者とに区分けすることができ、さらに追加出席者の宛先も取得することができる。
【００９４】
そこで、例えば、当初予定の出席者（当初の出席依頼者であった出席者）と追加出席者（当初の出席依頼者ではない出席者）と欠席者（当初の出席依頼者であった非出席者）といった宛先区分に応じて、議事録配布メールのメール本文の内容を変更したりすることも可能となる。図１９は、そのような宛先区分に応じたメール本文の内容の例である。また、議事録の配布に限らず、事前に電子メールにて配布を予告しておいた各宛先のなかから選択された、実際の配布先が所定エリアに記載された資料を配布することなども同様にして行うことができる。
【００９５】
以上、第一実施形態及び第二実施形態では、ＳｃａｎＴｏＥＭａｉｌ（Ｎｅｔｗｏｒｋ）機能を有する複合機を例に説明したが、本発明はファクシミリにも同様に適用可能である。その他、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で各種変更が可能である。
【符号の説明】
【００９６】
１，１ａ  複合機（画像処理装置）
２−１，２−２，２−３  端末装置
３    通信ネットワーク
１１  ＣＰＵ
１２，１２ａ  ＲＯＭ
１３，１３ａ  記憶部
１３１  画像メモリ
１３２，１３２ａ  宛先情報記憶部
１４，１４ａ  制御部（メール送受信部）
１４１  文字列検知部
１４２  宛先情報登録部（宛先情報登録手段）
１４３  送信機能制御部
１４４  新規宛先登録部
１４５  文字列認識部
１４６  検索部
１４７  宛名属性抽出部
１４８  属性情報登録部
１４９  宛先指定部
１５  読取部
１６  オペレーションパネル
１６１  ファンクションキー
１６２  タッチパネル（選択入力手段）
１６４  スタートキー
１７  送受信部
２０  開催通知メール送信画面
３０，３０ａ  議事録配布メール受信画面
４０，４０ａ  会議ＢＯＸ登録テーブル
５０  アドレス帳登録テーブル（アドレス帳）
６０  議事録シート
６１  認識エリア
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
2011124666.tif 000017
【図１６】
2011124666.tif 000018
【図１７】
2011124666.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
2011124666.tif 000021