(57)【要約】      （修正有）【課題】回覧された電子文書が閲覧されないようにすることができる電子文書管理装置を提供する。【解決手段】電子文書管理装置は、電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定する回覧設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する回覧停止設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信する送信手段とを有する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定する回覧設定手段と、
前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する回覧停止設定手段と、
前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信する送信手段と
を有する電子文書管理装置。
【請求項２】
前記第２の電子文書又は前記第２の電子文書が存在することが前記予め定めた者に送信されるよう設定する送信設定手段
をさらに有し、
前記送信手段は、前記送信設定手段により設定された設定内容に基づいて、前記第２の電子文書又は前記第２の電子文書が存在することが前記予め定めた者に送信されるよう指示する指示情報を送信する
請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項３】
前記第１の電子文書が、前記第２の電子文書とまとめて閲覧されるよう設定する閲覧設定手段
をさらに有し、
前記送信手段は、前記閲覧設定手段により設定された設定内容に基づいて、前記第１の電子文書が前記第２の電子文書とまとめて閲覧されるよう指示する指示情報を送信する
請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項４】
前記回覧停止設定手段は、前記第１の電子文書が予め定めた者によって閲覧されたか否かを示す閲覧状態に基づいて、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する
請求項１に記載の電子文書管理装置。
【請求項５】
電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定するステップと
設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定するステップと、
設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信するステップと
をコンピュータに実行させるプログラム。
【請求項６】
電子文書を送信する送信端末及び前記電子文書を受信する受信端末を有し、
前記送信端末は、
電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定する回覧設定手段と、
前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する回覧停止設定手段と、
前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信する送信手段と
を有し、
前記受信端末は、
前記送信手段から受信した指示情報に基づいて、前記第２の電子文書の回覧及び前記第１の電子文書の回覧の停止を制御する制御手段
を有する
電子文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理装置、プログラム及び電子文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、電子文書の回覧に必要な項目で構成される回覧リストを電子化して回覧シートを作成し、この回覧シートが貼付された電子文書を回覧する電子文書回覧装置等が開示されている。
特許文献２には、回覧管理情報に基づいて電子文書の回覧を制御する文書回覧サーバ装置が開示されている。
特許文献３には、複数の文書を単独で回覧するための回覧ルートを把握した後、複数の文書の回覧ルートのうち少なくともいずれかに含まれる回覧先を抽出し、抽出された回覧先を所定の順序で並べることにより、複数の文書を一括して回覧するための回覧ルートを設定する電子文書回覧方法が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平０９−２２４０５０号公報
【特許文献２】特開２００４−１０２４８３号公報
【特許文献３】特開２００２−０８３１０３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、回覧された電子文書が閲覧されないようにすることができる電子文書管理装置、プログラム及び電子文書管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
[電子文書管理装置]
請求項１に係る本発明は、電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定する回覧設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する回覧停止設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信する送信手段とを有する電子文書管理装置である。
【０００６】
請求項２に係る本発明は、前記第２の電子文書又は前記第２の電子文書が存在することが前記予め定めた者に送信されるよう設定する送信設定手段をさらに有し、前記送信手段は、前記送信設定手段により設定された設定内容に基づいて、前記第２の電子文書又は前記第２の電子文書が存在することが前記予め定めた者に送信されるよう指示する指示情報を送信する請求項１に記載の電子文書管理装置である。
【０００７】
請求項３に係る本発明は、前記第１の電子文書が、前記第２の電子文書とまとめて閲覧されるよう設定する閲覧設定手段をさらに有し、前記送信手段は、前記閲覧設定手段により設定された設定内容に基づいて、前記第１の電子文書が前記第２の電子文書とまとめて閲覧されるよう指示する指示情報を送信する請求項１に記載の電子文書管理装置である。
【０００８】
請求項４に係る本発明は、前記回覧停止設定手段は、前記第１の電子文書が予め定めた者によって閲覧されたか否かを示す閲覧状態に基づいて、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する請求項１に記載の電子文書管理装置である。
【０００９】
[プログラム]
請求項５に係る本発明は、電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定するステップと設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定するステップと、設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信するステップとをコンピュータに実行させるプログラムである。
【００１０】
[電子文書管理システム]
請求項６に係る本発明は、電子文書を送信する送信端末及び前記電子文書を受信する受信端末を有し、前記送信端末は、電子文書が予め定めた者の間で回覧されるよう設定する回覧設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて回覧された第１の電子文書が前記第１の電子文書と異なる第２の電子文書に関連付けられ、前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう設定する回覧停止設定手段と、前記回覧設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第２の電子文書が回覧されるよう指示する指示情報、及び、前記回覧停止設定手段により設定された設定内容に基づいて前記第１の電子文書の回覧が停止されるよう指示する指示情報を送信する送信手段とを有し、前記受信端末は、前記送信手段から受信した指示情報に基づいて、前記第２の電子文書の回覧及び前記第１の電子文書の回覧の停止を制御する制御手段を有する電子文書管理システムである。
【発明の効果】
【００１１】
請求項１に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、回覧された電子文書が異なる電子文書に関連付けられ、回覧された電子文書が閲覧されないようにすることができる電子文書管理装置を提供することができる。
【００１２】
請求項２に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、請求項１に係る発明による効果に加えて、回覧された電子文書が閲覧されることを少なくすることができる電子文書管理装置を提供することができる。
【００１３】
請求項３に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、請求項１に係る発明による効果に加えて、予め定めた者の負担を減らすことができる電子文書管理装置を提供することができる。
【００１４】
請求項４に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、請求項１に係る発明による効果に加えて、閲覧状態に基づいて、回覧された電子文書が閲覧されることを少なくすることができる電子文書管理装置を提供することができる。
【００１５】
請求項５に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、回覧された電子文書が異なる電子文書に関連付けられ、回覧された電子文書が閲覧されないようにすることができるプログラムを提供することができる。
【００１６】
請求項６に係る本発明によれば、本構成を有しない場合に比べ、回覧された電子文書が異なる電子文書に関連付けられ、回覧された電子文書が閲覧されないようにすることができる電子文書管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】本発明の一実施形態である電子文書管理装置を含む、電子文書管理システムを示す図である。
【図２】電子文書管理装置のハードウエア構成を例示する図である。
【図３】電子文書管理装置で動作する電子文書管理プログラムの構成を示す図である。
【図４】電子文書を閲覧する場合に表示される画面の例である。
【図５Ａ】回覧シートを新規作成する場合に表示される画面の例である。
【図５Ｂ】過去に作成した回覧シートを読み出して再利用する場合に表示される場合の画面の例である。
【図６】回覧シートを貼付して回覧文書を作成する場合に表示される画面の例である。
【図７Ａ】回覧シートに関連文書が設定されていない場合、設定項目の関係を説明するための図である。
【図７Ｂ】回覧シートに関連文書が設定されている場合、設定項目の関係を説明するための図である。
【図８】回覧文書作成部によって実行される回覧文書作成処理（Ｓ１０）のフローチャートである。
【図９】回覧文書閲覧部によって実行される回覧文書閲覧処理（Ｓ２０）のフローチャートである。
【図１０Ａ】回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが少ない場合を説明するための図である。
【図１０Ｂ】回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが多い場合を説明するための図である。
【図１０Ｃ】回覧文書の緊急度が低い場合を説明するための図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明の実施形態を説明する。なお、以下の説明は本発明を実施するのにあたっての一例に過ぎず、本発明が以下に説明される事項に限定されるわけではなく、必要に応じて適宜変更可能である。
【００１９】
[電子文書管理システム]
図１は、本発明の一実施形態である電子文書管理装置１０を含む、電子文書管理システム１を示す図である。図１に示すように、電子文書管理装置１０−１〜１０−ｎ、画像形成装置１２及び共有サーバ１４が、ネットワーク１６を介して互いに接続されて構成される。
電子文書管理装置１０−１〜１０−ｎは、ＷＯＲＤ（登録商標）などのアプリケーションを用いて作成された電子文書をフォルダに保存し、このフォルダを共有化するなど、一般的なコンピュータの機能を備え、電子文書管理プログラム（詳細は後述）がインストールされている。
画像形成装置１２は、電子文書を親展ボックス等に保存するなど、いわゆる複合機としての機能を備える。
共有サーバ１４は、電子文書が保存されるフォルダを共有化するなど、一般的なファイルサーバの機能を備える。
このような構成により、電子文書管理装置１０−１〜１０−ｎにおいて作成された電子文書は、閲覧者ごとに予め定められた格納場所（例えば、電子文書管理装置１０−１〜１０−ｎ内の共有フォルダ、画像形成装置１２内の親展ボックス及び共有サーバ１４内の共有フォルダ）に保存され、閲覧者に回覧される。
【００２０】
ただし、ｎは１以上の整数であって、ｎが常に同じ数を示すとは限らない。
以下の各図において、実質的に同じ構成部分には、同じ符号が付される。
以下、「電子文書管理装置１０−１〜１０−ｎ」など、複数存在しうる構成部分のいずれかが、特定されずに示される場合には、単に「電子文書管理装置１０」などと略記されることがある。
なお、図１において、画像形成装置１２及び共有サーバ１４はそれぞれ一台ずつしかないが、複数台あってもかまわない。
【００２１】
[電子文書管理装置]
図２は、図１の電子文書管理装置１０のハードウエア構成を例示する図である。
図２に示すように、電子文書管理装置１０は、ＣＰＵ１００及びメモリ１０２などを含む本体１０４、入力装置１０８、出力装置１１０、通信インターフェース（通信ＩＦ）１１２、記憶装置１１４及び記憶媒体１１６から構成される。
つまり、電子文書管理装置１０は、情報処理および他の装置との通信が可能なコンピュータとしての構成部分を有している。
メモリ１０２、記憶装置１１４又は記憶媒体１１６は、電子文書管理プログラム、この電子文書管理装置１０内で作成された電子文書及び回覧シート、他の電子文書管理装置１０内で作成された電子文書及び回覧シートなどを記憶する。
ＣＰＵ１００は、メモリ１０２、記憶装置１１４又は記憶媒体１１６に記憶された電子文書管理プログラムに基づいて、所定の処理を実行して、電子文書管理装置の動作を制御する。
入力装置１０８は、キーボード、マウスおよびジョイスティックなどであり、出力装置１１０は、ディスプレイなどの表示装置であり、記憶媒体１１６は、ＣＤ装置、ＦＤ装置およびＨＤＤ装置などである。
【００２２】
[電子文書管理プログラム]
図３は、図１及び図２の電子文書管理装置１０で動作する電子文書管理プログラム１８の構成を示す図である。
図３に示すように、電子文書管理プログラム１８は、一般電子文書（以下、「一般文書」）作成部１８０、一般文書閲覧部１８２、回覧電子文書（以下、「回覧文書」）作成部１８４及び回覧文書閲覧部１８６から構成される。さらに、回覧文書作成部１８４は、回覧シート作成部１８８、回覧シート貼付部１９０、回覧制御部１９２及び閲覧状態記憶部１９４から構成され、回覧文書閲覧部１８６は、回覧文書取得部１９６、回覧シート取得部１９８及び閲覧制御部２００から構成される。
なお、すべての電子文書管理装置１０に上記のすべてがインストールされていなくともかまわない。例えば、電子文書管理装置１０の操作者が電子文書を閲覧する権限しか持たない場合には、その電子文書管理装置１０には一般文書閲覧部１８２及び回覧文書閲覧部１８６のみインストールされていてもかまわない。
また、電子文書のうち、回覧に付される電子文書が回覧文書であり、回覧文書以外の電子文書が一般文書である。回覧文書と一般文書とでは、付加情報として付加されるフラグが異なる。例えば、回覧文書用のフラグが「０」である場合には、一般文書用のフラグは「１」である。
【００２３】
[一般文書作成部及び一般文書閲覧部]
一般文書作成部１８０は、電子文書管理装置１０の操作者から受け付けた入力指示に基づいて、一般文書を作成し、図２の記憶装置１１４などに記憶する。
一般文書閲覧部１８２は、記憶装置１１４に格納された電子文書のうち、一般文書用のフラグが付加された電子文書を閲覧するための画面を操作者に提示する。
一般文書作成部１８０及び一般文書閲覧部１８２は、Ｄｏｃｕｗｏｒｋｓ（登録商標）などの一般的な文書管理ソフトウエアが備える機能であり、詳細な説明は省略する。
【００２４】
[回覧文書作成部]
回覧シート作成部１８８は、回覧順序等を設定する回覧シート（詳細は後述）を作成する。作成された回覧シートは記憶装置１１４などに記憶される。
回覧シート貼付部１９０は、回覧シート作成部１８８により作成された回覧シートを、記憶装置１１４などから読み出した一般文書に対して貼付する。一般文書は、回覧シートが貼付されることにより、回覧文書となる。
具体的には、回覧シート貼付部１９０は、一般文書に回覧シートを貼付するという操作者からの入力指示があった場合、一般文書用に付加されているフラグを、回覧文書用のフラグに変更する。なお、回覧シートに設定された回覧者及びその閲覧状態（「未閲覧（未）」又は「閲覧済（済）」。初期値は「未」）などは、閲覧状態記憶部１９４に記憶される。
【００２５】
回覧制御部１９２は、回覧シート貼付部１９０により貼付された回覧シートに基づいて、回覧を制御する。
具体的には、回覧制御部１９２は、回覧シートにおいて設定されている最初の閲覧者に回覧文書がある旨を送信し、予め定められた格納先に回覧文書を格納する。
また、回覧制御部１９２は、回覧シートにおいて関連文書（詳細は後述）が設定されており、関連文書に特殊処理（詳細は後述）が設定されている場合には、この関連文書に特殊処理を施す。回覧制御部１９２は、回覧シートにおいてブロードキャストが設定されている場合には、新たな回覧文書がある旨又は新たな回覧文書そのものを、全ての閲覧者に送信する。
また、回覧制御部１９２は、閲覧状態が「未」から「済」に変更されたことを、図２の通信ＩＦ１１２を介して他の電子文書管理装置１０から受信する。回覧制御部１９２が閲覧状態の変更を受信した場合には、その変更は、閲覧状態記憶部１９４に記憶された閲覧状態に反映され、図２の出力装置１１０を介して操作者によって参照可能となる。よって、操作者は、閲覧状態を参考にして、回覧シートにおいて、関連文書、特殊処理及びブロードキャストを設定することができる。
【００２６】
[回覧文書閲覧部]
回覧文書取得部１９６は、図２の記憶装置１１４に格納された電子文書のうち、回覧文書用のフラグが付された電子文書を回覧文書として取得する。
回覧シート取得部１９８は、回覧文書取得部１９６により取得された回覧文書から、貼付された回覧シートを取得する。
閲覧制御部２００は、回覧シート取得部１９８により取得された回覧シートの設定内容に基づいて、回覧文書の閲覧を制御する。
具体的には、閲覧制御部２００は、回覧シートにおいて関連文書が設定されていない場合、回覧シートにおいて関連文書が設定されているが、関連文書に特殊処理が設定されていない場合、及び、回覧文書取得部１９６により取得された回覧文書が回覧シートにおいて設定されている関連文書と一致しない場合には、回覧文書の閲覧を開始し、回覧文書を閲覧するための画面を操作者に提示する。閲覧が許可された回覧文書が閲覧者によって実際に閲覧された場合には、さらに、閲覧制御部２００は、この回覧文書に貼付された回覧シートの閲覧状態を変更するとともに、この回覧文書の作成者に閲覧状態の変更を送信する。一方、回覧シートにおいて特殊処理が設定されている関連文書が、回覧文書取得部１９６により取得された回覧文書と一致する場合には、回覧制御部２００は、関連文書である回覧文書に特殊処理を施す。なお、回覧制御部２００は、この旨をアラーム画面として操作者に提示してもかまわない。
【００２７】
図４は、図３の一般文書閲覧部１８２により提示され、図２の出力装置１１０に表示される画面の例である。なお、閲覧が許可される場合には、図３の回覧文書閲覧部１８６によっても同様の画面が提示される。
図４に示すように、タイトルバー２０２、最小化ボタン２０４、最大化ボタン２０６、閉じるボタン２０８、スクロールボタン２１０、スクロールバー２１２、メニューバー２１４及び表示部２１６が表示される。さらに、表示部２１６には、電子文書２１８が表示される。
なお、表示部２１６に一般文書が表示されている場合には、メニューバー２１４に表示されるボタンのいずれかを押下することなどにより、回覧シート作成ボタン及び回覧文書作成ボタン（ともに不図示）がプルダウン表示される。
【００２８】
図５は、図４の画面において回覧シート作成ボタンを押下することにより、図４の画面とは別の画面として、図４の画面に重ねて表示される画面の例である。
図５Ａは、回覧シートを新規作成する場合に表示される画面の例であり、図５Ｂは、過去に作成した回覧シートを読み出して再利用する場合に表示される場合の画面の例である。
図５Ａ及び図５Ｂに示すように、図５Ａ及び図５Ｂの画面は、ともに、タイトルバー２０２、閉じるボタン２０８、回覧シート名入力部２２２、作者名入力部２２４、用途入力部２２６、回覧順序名入力部２２８、回覧順序詳細ボタン２３０、ＯＫボタン２３２及びキャンセルボタン２３４を表示するが、図５Ａの画面にのみ、回覧シート読込ボタン２２０が表示され、図５Ｂの画面にのみ、関連文書設定ボタン２３６、特殊処理設定ボタン２３８及びブロードキャスト設定ボタン２４０が表示される。
【００２９】
図５Ａの画面において、回覧シート読込ボタン２３０を押下することにより、過去に作成した回覧シートのうち指定されたものが読み込まれ、図５Ａの画面は、読み込んだ回覧シートの設定項目が表示される図５Ｂの画面に遷移する。
回覧シート名入力部２２２には、回覧シート名が入力され、作者名入力部２２４には、回覧シートの作者名（つまり操作者）が入力される。また、用途入力部２２６には、回覧シートの用途が入力され、回覧順序名入力部２２８には、回覧シートの回覧順序名が入力される。回覧順序詳細ボタン２３０を押下することにより、図５Ａの画面は、回覧順序の詳細（回覧順序に対し、閲覧者及び回覧文書を格納する格納場所を対応付けることなど）を設定する画面に移行する。ＯＫボタン２３２を押下することにより、図５Ａの画面で設定した内容で回覧シートが作成された後、図５Ａの画面が閉じられ、キャンセルボタン２３４を押下することにより、図５Ａの画面が閉じられる。
なお、回覧シートが新規作成された場合、回覧シートを識別する識別子である回覧シートＩＤが自動的に割り振られるが、操作者が手動で割り振ってもかまわない。
【００３０】
図５Ｂの画面において、関連文書設定ボタン２３６を押下することにより、図５Ｂの画面は、関連文書を設定する画面に移行する。関連文書とは、回覧に付されている途中の回覧文書（回覧中の回覧文書）があるにもかかわらず、回覧中の回覧文書に誤りがある及び回覧中の回覧文書そのものが誤っているなどの理由から、新たに回覧に付される回覧文書（新たな回覧文書）がある場合、回覧中の回覧文書をいう。なお、回覧中の回覧文書に回覧シートが貼付される前の電子文書は、新たな回覧文書に回覧シートが貼付される前の電子文書よりも前に作成されたものであってもよいし、後に作成されたものであってもよい。
特殊処理設定ボタン２３８を押下することにより、図５Ｂの画面は、特殊処理を設定する画面に移行する。特殊処理とは、関連文書の回覧を停止するための処理であり、例えば、関連文書の閲覧を禁止すること、及び、関連文書を破棄することである。
なお、関連文書の閲覧を禁止する特殊処理を設定する場合には、例えば、新たな回覧文書が閲覧されるまでなどの条件や、新たな回覧文書が閲覧されるときは新たな回覧文書及び関連文書が一括して閲覧される（又はマージされて閲覧される）などの条件結果をさらに設定することができる。
ブロードキャスト設定ボタン２４０を押下することにより、図５Ｂの画面は、ブロードキャストを設定する画面に移行する。ブロードキャストとは、新たな回覧文書がある旨又は新たな回覧文書そのものを、全ての閲覧者に送信することである。
【００３１】
図６は、図４の画面において回覧文書作成ボタンを押下することなどにより、図４の画面に代えて表示される画面の例である。
図６に示すように、タイトルバー２０２、最小化ボタン２０４、最大化ボタン２０６、閉じるボタン２０８、スクロールボタン２１０、スクロールバー２１２、メニューバー２１４及び表示部２１６が表示される。さらに、表示部２１６には、図５の画面で作成された回覧シート２３６及び図４の画面で表示された一般文書２３８が表示される。
例えば、矢印で示すように、操作者は、回覧シート２３６を一般文書２３８にクリックアンドドロップすることにより、回覧シート２３６を一般文書２３８に貼付し、回覧文書を作成することができる。
なお、回覧文書が作成された場合、回覧バインダ（複数の回覧文書を一括するためのもの）を識別する識別子である回覧バインダＩＤ及び回覧文書を識別する識別子である回覧文書ＩＤが自動的に割り振られるが、操作者が手動で割り振ってもかまわない。
【００３２】
図７は、図６の画面において回覧文書に貼付された回覧シートを説明するための図である。
図７Ａは、回覧シートに関連文書が設定されていない場合、設定項目の関係を説明するための図である。図７Ａに示すように、設定項目はテーブル（ａ）〜（ｄ）を構成し、テーブル（ａ）〜（ｄ）は、ＩＤや名前など一意に識別可能な項目によって対応付けられている。
テーブル（ａ）は、操作者により設定された項目（「回覧シート名」、「作成者」及び「回覧順序名」）、及び、回覧シートの作成にともない自動的に割り振られる項目（「回覧シートＩＤ」及び「回覧バインダＩＤ」）を含む。
テーブル（ｂ）は、テーブル（ａ）の「回覧バインダＩＤ」、「回覧バインダＩＤ」によって識別される回覧バインダに含まれる回覧文書の「回覧文書ＩＤ」及び「回覧文書名」を含む。
テーブル（ｃ）は、テーブル（ｂ）の「回覧文書ＩＤ」によって識別される回覧文書に対して設定された項目を含む。
テーブル（ｄ）は、テーブル（ａ）の「回覧順序名」に対して設定された項目（「順序」、「（閲覧者の）氏名」及び「格納先」）、及び、閲覧状態を含む。
【００３３】
図７Ｂは、回覧シートに関連文書が設定されている場合、設定項目の関係を説明するための図である。図７Ｂに示すように、図７Ｂのテーブル（ａ）〜（ｄ）は、図７Ａのテーブル（ａ）〜（ｄ）とはほぼ同じ構成であるが、図７Ｂのテーブル（ｂ）において、「回覧バインダＩＤ」によって識別される回覧バインダは、複数の回覧文書を含む点、及び、図７Ｂのテーブル（ｃ）において、関連文書、特殊処理及びブロードキャストが設定されている点が異なる。
ここでは、稟議書Ａが回覧に付されている途中で、稟議書Ｂを関連文書として回覧に付すとともに、稟議書Ａの閲覧を禁止し、稟議書Ｂがある旨（又は稟議書Ｂそのもの）をブロードキャストする設定がなされている。
【００３４】
[回覧文書作成処理]
図８は、図３の回覧文書作成部１８４によって実行される回覧文書作成処理（Ｓ１０）のフローチャートである。回覧文書作成処理は、操作者によって作成された電子文書（又は操作者によって読み込まれた電子文書）が、図４の表示部２１６に表示されたことをトリガにして実行される。
図８に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、図４の回覧シート作成ボタンが押下されたか否かが判定される。回覧シート作成ボタンが押下された場合には、ステップ１０４に進み、そうでない場合には、ステップ１０２に進む。
【００３５】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、作成された電子文書（又は読み込まれた電子文書）は、一般文書として図２の記憶装置１１４などに保存される。
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、回覧文書作成ボタン押下後、図５Ａの回覧シート読込ボタン２２０が押下されたか否かが判定される。回覧シート読込ボタン２２０が押下された場合には、ステップ１１８に進み、そうでない場合には、ステップ１０６に進む。
【００３６】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、図５Ａの回覧シート名入力部２２２は、回覧シート名の入力を受け付ける。
ステップ１０８（Ｓ１０８）において、図５Ａの作成者入力部２２４は、回覧シートの作者名（つまり操作者）の入力を受け付ける。
【００３７】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、図５Ａの用途入力部２２６は、回覧シートの用途の入力を受け付ける。
ステップ１１２（Ｓ１１２）において、図５Ａの回覧順序名入力部２２８は、回覧順序名の入力を受け付ける。
【００３８】
ステップ１１４（Ｓ１１４）において、図５Ａの回覧順序設定ボタン２３０が押下されることにより、回覧順序の詳細の設定が受け付けられる。
ステップ１１６（Ｓ１１６）において、図５ＡのＯＫボタン２３２が押下されたか否かが判定される。ＯＫボタン２３２が押下された場合には、図５Ａの画面が閉じられた後、図４の画面が表示されて、ステップ１２８に進み、そうでない場合には、処理は終了する。
【００３９】
ステップ１１８（Ｓ１１８）において、図５Ａの画面は図５Ｂの画面に遷移し、操作者により指定された回覧シートを読み込み、読み込んだ回覧シートの設定内容を各入力部に表示する。なお、表示された設定内容は、操作者により修正されてもかまわない。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、図５Ｂの関連文書設定ボタン２３６は、関連文書の設定を受け付ける。
【００４０】
ステップ１２２（Ｓ１２２）において、図５Ｂの特殊処理設定ボタン２３８は、特殊処理の設定を受け付ける。
ステップ１２４（Ｓ１２４）において、図５Ｂのブロードキャスト設定ボタン２４０は、ブロードキャストの設定を受け付ける。
【００４１】
ステップ１２６（Ｓ１２６）において、図５ＢのＯＫボタン２３２が押下されたか否かが判定される。ＯＫボタン２３２が押下された場合には、図５Ｂの画面が閉じられた後、図４の画面が表示されてステップ１２８に進み、そうでない場合には、処理は終了する。
ステップ１２８（Ｓ１２８）において、図４の回覧文書作成ボタンが押下されたか否かが判定される。回覧文書作成ボタンが押下された場合には、ステップ１３２に進み、そうでない場合には、ステップ１３０に進む。
【００４２】
ステップ１３０（Ｓ１３０）において、作成された電子文書（又は読み込まれた電子文書）は一般文書として図２の記憶装置１１４などに保存され、作成された回覧シート（又は読み込まれて修正された回覧シート）は記憶装置１１４などに保存される。
ステップ１３２（Ｓ１３２）において、ステップ１０４〜１１６の処理（又はステップ１１８〜１２６の処理）を経て作成された回覧シート）を、作成された電子文書（又は読み込まれた電子文書）に貼付する。さらに、回覧シートに設定された最初の閲覧者に回覧文書がある旨を送信し、予め定められた格納先に回覧文書を格納するとともに、ステップ１２４においてブロードキャストが設定されている場合には、新たな回覧文書がある旨又は新たな回覧文書そのものを、全ての閲覧者に送信する。
【００４３】
[回覧文書閲覧処理]
図９は、図３の回覧文書閲覧部１８６によって実行される回覧文書閲覧処理（Ｓ２０）のフローチャートである。回覧文書閲覧処理は、回覧文書用のフラグが付された電子文書が、閲覧を所望する操作者によって開かれようとしたことをトリガにして実行される。
図９に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、操作者が閲覧しようとする回覧文書に貼付された回覧シートに、関連文書ＩＤが設定されているか否かが判定される。関連文書ＩＤが設定されている場合には、ステップ２０２に進み、そうでない場合には、ステップ２１０に進む。
【００４４】
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、操作者が閲覧しようとする回覧文書に貼付された回覧シートに、特殊処理が設定されているか否かが判定される。特殊処理が設定されている場合には、ステップ２０４に進み、そうでない場合には、ステップ２１０に進む。
ステップ２０４（Ｓ２０４）において、ステップ２００において設定されていると判定された関連文書ＩＤによって識別される関連文書の情報（関連文書名など）を取得する。
【００４５】
ステップ２０６（Ｓ２０６）において、ステップ２０４において取得された関連文書のいずれかが、操作者が閲覧しようとする回覧文書と一致するか否かを判定する。一致する場合には、ステップ２０８に進み、そうでない場合には、ステップ２１０に進む。
ステップ２０８（Ｓ２０８）において、ステップ２０２において設定されていると判定された特殊処理を実行する。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、操作者に回覧文書の閲覧が許可され、図４の画面が表示される。
【００４６】
以下、本発明の一実施形態である電子文書管理装置１０を含む電子文書管理システム１の動作を、図１０を参照して説明する。
図１０Ａに示す例では、回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが少ない場合が示され、図１０Ｂに示す例では、回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが多い場合が示され、図１０Ｃに示す例では、回覧文書の緊急度が低い場合が示される。
なお、いずれの場合においても、Ａさんが作成した回覧文書Ａが、１番目の閲覧者であるＢさん及び２番目の閲覧者であるＣさんに閲覧された時点で、Ａさんは回覧文書Ａに誤りを発見したものとする。
【００４７】
[回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが少ない場合]
回覧文書Ａに含まれる誤りが少ない場合には、例えば、誤り及び正しい記載を対応付ける正誤表が追って回覧されればよい。また、回覧文書の緊急度が高い場合には、誤りを含む回覧文書Ａの回覧は早く停止されることが望ましい。
したがって、Ａさんは、例えば正誤表であり、容量が比較的小さい回覧文書Ｂを作成するとともに、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを用いて、回覧文書Ａが回覧文書Ｂに関連付けられる関連文書になるよう設定するとともに、回覧文書Ｂが閲覧されるまで回覧文書Ａのみの閲覧が禁止され、回覧文書Ｂがブロードキャストされるよう設定する。
このように設定されることにより、図１０Ａに示すように、回覧文書Ａを閲覧したＢさん及びＣさんには回覧文書Ｂがブロードキャストされ、回覧文書Ａを閲覧していないＤさん及びＥさんには回覧文書Ｂのブロードキャストにともなって回覧文書Ａが回覧され、Ｄさん及びＥさんは回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂを一括した回覧バインダ（又は、回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂをマージした回覧文書Ａ´）を閲覧することになる。つまり、回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂを順序問わず別々に閲覧する場合には、閲覧者にとって負担が大きくなるが、このような負担がかかる人が少なくなる（以下、他の場合についても同様）。また、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを再利用するので、作成者の負担は小さい（以下、他の場合についても同様）。
なお、Ａさんが誤りを発見したものとして説明したが、ＢさんやＣさんが回覧文書Ａの誤りを発見し、回覧文書Ｂに関する上記の設定を行ってもかまわない（以下、他の場合についても同様）。
【００４８】
[回覧文書の緊急度が高く、回覧文書の誤りが多い場合]
回覧文書Ａに含まれる誤りが多い場合には、回覧文書Ａの誤りが訂正された回覧文書Ｂが回覧文書Ａの代わりに回覧されればよい。また、回覧文書の緊急度が高い場合には、誤りを含む回覧文書Ａの回覧は早く停止されるのが望ましい。したがって、Ａさんは、回覧文書Ａの誤りを訂正した回覧文書Ｂを作成するとともに、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを用いて、回覧文書Ａが回覧文書Ｂに関連付けられる関連文書になり、回覧文書Ｂがある旨がブロードキャストされるよう設定する。
このように設定されることにより、図１０Ｂに示すように、回覧文書Ａを閲覧していないＤさん及びＥさんには、回覧文書Ａの閲覧より先に新たな回覧文書Ｂがある旨がブロードキャストされ、回覧文書Ａが閲覧されるおそれが少なくなる。なお、回覧文書Ａが閲覧されるおそれをなくすため、Ａさんは、上記の設定に加えて、回覧文書Ｂが閲覧されるまで回覧文書Ａの閲覧が禁止されるか、回覧文書Ａが破棄されるよう設定してもかまわない。
【００４９】
また、回覧文書Ａに誤りが含まれるのではなく、回覧文書Ａそのものが誤っている場合には、Ａさんは、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを用いて、回覧文書Ａが回覧文書Ａの代わりに回覧される回覧文書Ｂに関連付けられる関連文書になり、回覧文書Ｂがある旨がブロードキャストされるよう設定する。
このように設定されることにより、回覧文書を閲覧していないＤさん及びＥさんには、回覧文書Ａの閲覧より先に新たな回覧文書Ｂがある旨がブロードキャストされ、回覧文書Ａが閲覧されるおそれが少なくなる。なお、上記の場合と同様、Ａさんは、さらに、回覧文書Ｂが閲覧されるまで回覧文書Ａの閲覧が禁止されるか、回覧文書Ａが破棄されるよう設定してもかまわない。
【００５０】
また、回覧文書Ａに誤りが含まれるのではなく、回覧文書Ａに添付されるはずの電子文書が添付されていないという誤りがあった場合には、Ａさんは、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを用いて、この添付文書を回覧文書Ｂとして設定し、回覧文書Ａが回覧文書Ｂに関連付けられる関連文書になるよう設定するとともに、回覧文書Ｂが閲覧されるまで回覧文書Ａのみの閲覧が禁止され、回覧文書Ｂがある旨がブロードキャストされるよう設定する。
このように設定されることにより、回覧文書Ａを閲覧していないＤさん及びＥさんには、回覧文書Ｂの回覧にともなって回覧文書Ａが回覧され、Ｄさん及びＥさんは回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂを一括した回覧バインダを閲覧することになる。
【００５１】
[回覧文書の緊急度が低い場合]
回覧文書の緊急度が低い場合には、Ａさんは、正誤表である回覧文書Ｂ又は回覧文書Ａの誤りを訂正した回覧文書Ｂを作成するとともに、回覧文書Ａに貼付された回覧シートを用いて、回覧文書Ａが回覧文書Ｂに関連付けられる関連文書になり、回覧文書Ｂが閲覧されるまで回覧文書Ａのみの閲覧が禁止されるよう設定する。
このように設定されることにより、図１０Ｃに示すように、回覧文書Ａを閲覧していないＤさん及びＥさんには、回覧文書Ｂの回覧にともなって回覧文書Ａが回覧され、Ｄさん及びＥさんは回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂを一括した回覧バインダ（又は、回覧文書Ａ及び回覧文書Ｂをマージした回覧文書Ａ´）を閲覧することになる。
【符号の説明】
【００５２】
１      電子文書管理システム
１０    電子文書管理装置
１２    画像形成装置
１４    共有サーバ
１６    ネットワーク
１８    電子文書管理プログラム
１８０  一般文書作成部
１８２  一般文書閲覧部
１８４  回覧文書作成部
１８６  回覧文書閲覧部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図６】
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【図７Ａ】
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【図７Ｂ】
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【図８】
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【図９】
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【図１０Ａ】
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【図１０Ｂ】
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【図１０Ｃ】
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