(57)【要約】【課題】参加すべき通信会議をユーザが自ら探し出す手間を省くことができ、ユーザが誤って別の会議に参加することを防止できる通信会議システムを提供する。【解決手段】通信会議とこの通信会議に参加予定のユーザとを、会議サーバが会議管理テーブルに対応付けて記憶しておく。会議サーバは、通信会議システムへのユーザのログインを許可した場合に、このユーザが参加予定の通信会議を会議管理テーブルから検索し、該当する通信会議が検索されたときには、ログインを許可したユーザを自動的にこの通信会議へ参加させる。また会議サーバは、端末装置を介してユーザからの通信会議の開催予約を受け付け、開催時間が重複する複数の通信会議に同一ユーザが参加予定ユーザとして登録された場合に、このユーザへ通信会議の重複を知らせ、ユーザによる参加会議の選択を受け付けて会議管理テーブルを更新する。【選択図】図６
2011054039.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の通信装置と、通信装置群の内でのデータ通信を中継して、該通信装置群による通信会議を行う会議中継装置とを備え、該会議中継装置が複数の通信装置群による複数の通信会議に係る処理を行う通信会議システムであって、
前記会議中継装置は、
開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶する会議予定記憶手段と、
前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行う認証手段と、
該認証手段によりユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行う会議参加処理手段と
を有すること
を特徴とする通信会議システム。
【請求項２】
前記会議中継装置の会議予定記憶手段は、通信会議に対応付けて、該通信会議の開催予定時刻を記憶するようにしてあり、
前記会議中継装置は、一のユーザが認証処理に使用した通信装置が、開催予定時刻を過ぎて通信会議に参加した場合に、該通信会議に参加している他のユーザ認証処理に使用した通信装置へ、通知を行う通知手段を更に有すること
を特徴とする請求項１に記載の通信会議システム。
【請求項３】
前記会議中継装置の会議予定記憶手段は、通信会議に対応付けて、該通信会議の開催者のユーザに係る情報を記憶するようにしてあり、
前記会議中継装置の通知手段は、前記開催者のユーザが認証処理に使用した通信装置へ通知を行うようにしてあること
を特徴とする請求項２に記載の通信会議システム。
【請求項４】
前記会議中継装置は、通信会議の開催予定時刻を過ぎた後に、前記通信会議への参加を許可するか否かを判定する参加可否判定手段を有し、
前記会議中継装置の会議参加処理手段は、前記参加可否判定手段が前記通信会議への参加を許可すると判定した場合に、前記通信会議に参加させる処理を行うようにしてあること
を特徴とする請求項２又は請求項３に記載の通信会議システム。
【請求項５】
前記会議中継装置は、
通信会議の開催予約を受け付ける会議予約受付手段と、
該会議予約受付手段が一の通信会議の開催予約を受け付ける際に、該一の通信会議と開催時間の一部又は全部が重複する他の通信会議とに参加予定の同一ユーザが存在するか否かを判定する重複判定手段と
を有し、
前記会議予約受付手段は、他の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在すると前記重複判定手段が判定した場合に、前記一の通信会議の開催予約を受け付けないようにしてあり、
前記会議予定記憶手段は、前記会議予定受付手段が受け付けた通信会議に係る情報を記憶するようにしてあること
を特徴とする請求項１から請求項４までのいずれか１つに記載の通信会議システム。
【請求項６】
前記会議中継装置は、
通信会議の開催予約を受け付ける会議予約受付手段と、
該会議予約受付手段が一の通信会議の開催予約を受け付ける際に、該一の通信会議と開催時間の一部又は全部が重複する他の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在するか否かを判定する重複判定手段と、
複数の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在すると前記重複判定手段が判定した場合に、前記ユーザによる参加会議の選択を受け付ける選択受付手段と
を更に有し、
前記会議予定記憶手段は、前記会議予定受付手段が受け付けた通信会議に係る情報を記憶するようにしてあること
を特徴とする請求項１から請求項４までのいずれか１つに記載の通信会議システム。
【請求項７】
前記会議中継装置は、前記会議予約受付手段が通信会議の開催予約を受け付けた場合に、受け付けた通信会議に参加予定の各ユーザへ通知を行う通知手段を更に有すること
を特徴とする請求項５又は請求項６に記載の通信会議システム。
【請求項８】
前記会議中継装置は、前記通知手段による通知に応じて、各ユーザから参加可否の応答を受け付ける応答受付手段を更に有すること
を特徴とする請求項７に記載の通信会議システム。
【請求項９】
前記会議中継装置の会議参加処理手段は、前記会議予定記憶手段が記憶した通信会議について予め定められた召集時刻に達した場合に、参加予定のユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行うようにしてあること
を特徴とする請求項１から請求項８までのいずれか１つに記載の通信会議システム。
【請求項１０】
前記会議中継装置は、
一の通信会議に参加中のユーザが他の通信会議に参加予定であり、該他の通信会議に係る所定時刻に達した場合に前記ユーザが認証処理に使用した通信装置へ通知を行う通知手段と、
該通知手段による通知に応じて、前記ユーザから前記他の通信会議への参加可否の応答を受け付ける応答受付手段と
を更に有すること
を特徴とする請求項１から請求項９までのいずれか１つに記載の通信会議システム。
【請求項１１】
前記会議中継装置の会議参加処理手段は、前記一の通信会議の終了後に前記他の通信会議に参加する旨の応答を前記応答受付手段が受け付けた場合に、前記一の通信会議の終了後に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記他の通信会議に参加させる処理を行うようにしてあること
を特徴とする請求項１０に記載の通信会議システム。
【請求項１２】
前記通信装置は、
該通信装置を含む通信装置群にて開催中の通信会議に参加予定のユーザを、該通信会議に参加中であるか否かを示して一覧表示する表示手段と、
参加予定のユーザが前記通信会議に参加した場合に通知を行う通知手段と
を更に有すること
を特徴とする請求項１から請求項１１までのいずれか１つに記載の通信会議システム。
【請求項１３】
通信装置群の内でのデータ通信を中継して、該通信装置群による通信会議を行う会議中継装置であって、
開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶する会議予定記憶手段と、
前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行う認証手段と、
該認証手段によりユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
該判定手段により前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行う会議参加処理手段と
を備えること
を特徴とする会議中継装置。
【請求項１４】
コンピュータに、通信装置群内でのデータ通信を中継させて、該通信装置群による通信会議を行わせるコンピュータプログラムであって、
コンピュータに、開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶させるステップと、
コンピュータに、前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行わせるステップと、
コンピュータに、ユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定させるステップと、
コンピュータに、前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行わせるステップと
を含むこと
を特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ネットワークを利用した通信を介して、遠隔地の複数のユーザが通信会議を行うことを可能とした通信会議システム、会議中継装置及びコンピュータプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク技術の発展に伴って、遠隔の二拠点又は三拠点以上の多拠点に設置された複数の通信装置の間で画像（映像）及び音声等の大容量データを送受信することが可能となり、これらの通信装置を利用して遠隔地のユーザが会議を行うことができる通信会議システム（所謂、テレビ会議システム）が実用化されている。
【０００３】
従来の通信会議システムでは、一の通信装置が電話番号又はＩＰ（Internet Protocol）アドレス等を指定して他の通信装置と直接的に接続を確立し、２つの通信装置が一対一で画像及び音声等のデータを交換することで通信会議が実現される。また３つ以上の通信装置を利用して、一の通信装置を親機とし、他の複数の通信装置を子機として、複数の子機がそれぞれ親機との接続を確立し、親機が子機間のデータ交換を中継することにより、三拠点以上の多拠点での通信会議を実現した通信会議システムがある。また、より多くの拠点間での通信会議を実現するために、複数の通信装置をＭＣＵ（Multipoint Control Unit、多地点接続装置）にスター状に接続し、通信装置間のデータ交換をＭＣＵが中継する構成の通信会議システムがある。ＭＣＵを利用した通信会議システムでは、通信会議に参加可能な拠点数はＭＣＵの能力（通信装置を接続できる数、例えば通信ポートの数）に依存する。
【０００４】
特許文献１においては、多地点テレビ会議中に別の新たなテレビ会議端末との一時接続が可能な多地点テレビ会議方法が提案されている。この多地点テレビ会議方法では、多地点テレビ会議端末が新たなテレビ会議端末との一時接続処理を行って、新たなテレビ会議端末との端末間通信を確立し、新たなテレビ会議端末へ自画像を送信し、且つ、新たなテレビ会議端末からの送信画像を受信するように、送受信画像を切り替える。また多地点テレビ会議端末は、新たなテレビ会議端末を元のテレビ会議に参加させることを決定した場合には会議への追加処理を行い、元のテレビ会議に参加させないことを決定した場合には切断処理を行う。
【０００５】
また更には、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワークを介して接続された通信会議のサーバ装置と複数の通信装置（クライアント装置）とを用い、サーバ装置が任意の複数の通信装置間でのデータ交換を中継することで通信会議を実現するサーバ＆クライアント型の通信会議システムが存在する。サーバ＆クライアント型の通信会議システムは、サーバ装置の処理能力及びネットワークの通信速度等の制限はあるものの、ＭＣＵを利用した通信会議システムと比較して、通信会議に参加する拠点数の増減を比較的容易に行うことができるという利点がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平１０−５１５５７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
サーバ＆クライアント型の通信会議システムでは、複数の通信会議を並列的に行うことを可能としたものがある。即ち、ネットワークを介して接続されたいくつかの通信装置が１つのグループ（通信装置群）を構成し、グループ内での通信装置間のデータ交換をサーバ装置が中継すると共に、複数のグループを構成することをサーバ装置が許可し、サーバ装置がグループ毎にデータ交換の中継を行うことによって、複数のグループによる複数の通信会議を並列的に行うことが可能となる。
【０００８】
複数の通信会議を並列的に行うことが可能な場合、通信装置を利用するユーザの通信会議への参加は、例えば以下の手順にて行うことが考えられる。まずユーザは通信装置の操作を行ってサーバ装置が提供する通信会議システムにログインし、次いでサーバ装置から提供される通信会議の一覧からユーザが所望の通信会議を探し出し、探し出した通信会議に対する参加手続を通信装置にて行うことによって、ユーザは所望の通信会議に参加する。
【０００９】
しかしながら、１つのサーバ装置にて多数の通信会議が開催されている場合、多数の通信会議が一覧表示された中からユーザは所望の一の通信会議を探し出す必要があるため手間がかかると共に、ユーザが誤って別の通信会議に参加する虞があるという問題があった。
【００１０】
なお、特許文献１に記載の多地点テレビ会議方法は、１つの多地点テレビ会議端末が１つのテレビ会議を開催するものであるため、複数の会議を並列的に行うことで生じる上記の問題を解決し得るものではない。
【００１１】
本発明は、斯かる事情に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、参加すべき通信会議をユーザが自ら探し出す手間を省くことができ、ユーザが誤って別の会議に参加することを防止できる通信会議システム、会議中継装置及びコンピュータプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明に係る通信会議システムは、複数の通信装置と、通信装置群の内でのデータ通信を中継して、該通信装置群による通信会議を行う会議中継装置とを備え、該会議中継装置が複数の通信装置群による複数の通信会議に係る処理を行う通信会議システムであって、前記会議中継装置は、開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶する会議予定記憶手段と、前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行う認証手段と、該認証手段によりユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、該判定手段により前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行う会議参加処理手段とを有することを特徴とする。
【００１３】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置の会議予定記憶手段が、通信会議に対応付けて、該通信会議の開催予定時刻を記憶するようにしてあり、前記会議中継装置は、一のユーザが認証処理に使用した通信装置が、開催予定時刻を過ぎて通信会議に参加した場合に、該通信会議に参加している他のユーザ認証処理に使用した通信装置へ、通知を行う通知手段を更に有することを特徴とする。
【００１４】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置の会議予定記憶手段は、通信会議に対応付けて、該通信会議の開催者のユーザに係る情報を記憶するようにしてあり、前記会議中継装置の通知手段は、前記開催者のユーザが認証処理に使用した通信装置へ通知を行うようにしてあることを特徴とする。
【００１５】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、通信会議の開催予定時刻を過ぎた後に、前記通信会議への参加を許可するか否かを判定する参加可否判定手段を有し、前記会議中継装置の会議参加処理手段は、前記参加可否判定手段が前記通信会議への参加を許可すると判定した場合に、前記通信会議に参加させる処理を行うようにしてあることを特徴とする。
【００１６】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、通信会議の開催予約を受け付ける会議予約受付手段と、該会議予約受付手段が一の通信会議の開催予約を受け付ける際に、該一の通信会議と開催時間の一部又は全部が重複する他の通信会議とに参加予定の同一ユーザが存在するか否かを判定する重複判定手段とを有し、前記会議予約受付手段は、他の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在すると前記重複判定手段が判定した場合に、前記一の通信会議の開催予約を受け付けないようにしてあり、前記会議予定記憶手段は、前記会議予定受付手段が受け付けた通信会議に係る情報を記憶するようにしてあることを特徴とする。
【００１７】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、通信会議の開催予約を受け付ける会議予約受付手段と、該会議予約受付手段が一の通信会議の開催予約を受け付ける際に、該一の通信会議と開催時間の一部又は全部が重複する他の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在するか否かを判定する重複判定手段と、複数の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在すると前記重複判定手段が判定した場合に、前記ユーザによる参加会議の選択を受け付ける選択受付手段とを更に有し、前記会議予定記憶手段は、前記会議予定受付手段が受け付けた通信会議に係る情報を記憶するようにしてあることを特徴とする。
【００１８】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、前記会議予約受付手段が通信会議の開催予約を受け付けた場合に、受け付けた通信会議に参加予定の各ユーザへ通知を行う通知手段を更に有することを特徴とする。
【００１９】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、前記通知手段による通知に応じて、各ユーザから参加可否の応答を受け付ける応答受付手段を更に有することを特徴とする。
【００２０】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置の会議参加処理手段が、前記会議予定記憶手段が記憶した通信会議について予め定められた召集時刻に達した場合に、参加予定のユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行うようにしてあることを特徴とする。
【００２１】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置が、一の通信会議に参加中のユーザが他の通信会議に参加予定であり、該他の通信会議に係る所定時刻に達した場合に前記ユーザが認証処理に使用した通信装置へ通知を行う通知手段と、該通知手段による通知に応じて、前記ユーザから前記他の通信会議への参加可否の応答を受け付ける応答受付手段とを更に有することを特徴とする。
【００２２】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記会議中継装置の会議参加処理手段が、前記一の通信会議の終了後に前記他の通信会議に参加する旨の応答を前記応答受付手段が受け付けた場合に、前記一の通信会議の終了後に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記他の通信会議に参加させる処理を行うようにしてあることを特徴とする。
【００２３】
また、本発明に係る通信会議システムは、前記通信装置が、該通信装置を含む通信装置群にて開催中の通信会議に参加予定のユーザを、該通信会議に参加中であるか否かを示して一覧表示する表示手段と、参加予定のユーザが前記通信会議に参加した場合に通知を行う通知手段とを更に有することを特徴とする。
【００２４】
また、本発明に係る会議中継装置は、通信装置群の内でのデータ通信を中継して、該通信装置群による通信会議を行う会議中継装置であって、開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶する会議予定記憶手段と、前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行う認証手段と、該認証手段によりユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、該判定手段により前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行う会議参加処理手段とを備えることを特徴とする。
【００２５】
また、本発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、通信装置群内でのデータ通信を中継させて、該通信装置群による通信会議を行わせるコンピュータプログラムであって、コンピュータに、開催予定の通信会議及び該通信会議に参加予定のユーザに係る情報を対応付けて記憶させるステップと、コンピュータに、前記通信装置を介したユーザのシステムへのログインに係る認証処理を行わせるステップと、コンピュータに、ユーザのログインが許可された場合に、該ユーザが参加予定の通信会議が前記会議予定記憶手段に記憶されているか否かを判定させるステップと、コンピュータに、前記通信会議が記憶されていると判定された場合に、前記ユーザが認証処理に使用した通信装置を前記通信会議に係る通信装置群に含めて、前記通信装置を前記通信会議に参加させる処理を行わせるステップとを含むことを特徴とする。
【００２６】
本発明においては、複数の通信装置（クライアント装置）と会議中継装置（サーバ装置）とがネットワークを介して接続されたサーバ＆クライアント型などの通信会議システムにて、複数の通信装置群による複数の通信会議を並列的に開催可能な構成の場合に、会議中継装置が開催予定の通信会議に対応付けて、この通信会議に参加予定のユーザに係る情報を記憶しておく。会議中継装置が開催予定の通信会議と参加予定のユーザとを記憶して管理することによって、会議中継装置は通信会議の開催に伴って参加予定の各ユーザに対する種々の処理を行うことが可能となる。
ユーザが通信装置を介して通信会議システムへのログイン処理を行った場合に、会議中継装置は認証処理を行ってユーザのログインの可否を判定する。ユーザのログインを許可した場合、会議中継装置はこのユーザが参加する予定の通信会議が記憶されているか否かを更に判定する。会議中継装置は、ログインしたユーザが参加予定の通信会議が記憶されている場合には、このユーザを通信会議に参加させる処理を行う。このユーザを通信会議に参加させるには、例えばユーザがログイン処理を行った通信装置を通信会議に係る通信装置群に含めて、会議中継装置がこの通信装置群の内で通信会議に係るデータの送受信を中継する処理を行えばよい。
これにより、ユーザは通信装置から通信会議システムへログインするのみで、参加予定の通信会議へ自動的に導かれ、所望の会議に参加することができる。
【００２７】
また、本発明においては、会議中継装置は、開催予定の通信会議に対応付けて、この通信会議の開催予定時刻を記憶しておく。会議中継装置は、通信会議の開催予定時刻を過ぎてからユーザがこの通信会議に参加した場合、この旨をその他のユーザ（既に会議に参加しているユーザ）へ通知する。これにより、通信会議に参加する各ユーザは、他のユーザの出欠状況を把握することができる。
【００２８】
また、本発明においては、会議中継装置は、開催予定の通信会議に対応付けて、この通信会議の開催者（議長又は司会者等の会議を主として進行する者）のユーザに係る情報を記憶しておく。会議中継装置は、通信会議の開催予定時刻を過ぎて参加したユーザの通知をこの通信会議の開催者に対して行う。これにより、通信会議の進行役となる開催者のユーザは、参加予定のユーザの出欠状況を把握することができる。
【００２９】
また、本発明においては、会議中継装置は、例えば上記の通知に対する開催者からの応答などに応じて、開催予定時刻を過ぎてユーザが通信会議に参加することを許可するか否かを判定し、この判定結果に応じてユーザを通信会議に参加させる処理を行う。これにより、開催予定時刻を大幅に遅れてユーザが通信会議に参加するなど、通信会議に支障をきたす虞がある場合に、ユーザの通信会議への参加を禁止することができる。
【００３０】
また、本発明においては、会議中継装置は、通信装置を介して通信会議の開催予約を受け付け、受け付けた通信会議に係る情報（参加予定のユーザ又は開催時刻等の情報）を記憶しておく。更に会議中継装置は、一の通信会議の開催予約を受け付ける際に、既に記憶された他の通信会議の中から開催時間の一部又は全部が重複する通信会議を検索し、予約を受け付ける一の通信会議と開催時間が重複する他の通信会議とに参加予定の同一ユーザが存在するか否かを判定する。
開催時間が重複する複数の会議に同一ユーザが参加することはできないため、複数の通信会議に参加予定の同一ユーザが存在する場合、会議中継装置は一の通信会議の開催予約を受け付けない。即ち、会議中継装置は先に受け付けた通信会議の予約を優先し、後の通信会議の予約を受け付けない。
これにより、一のユーザが開催時間の重複する複数の会議に参加予定となる矛盾の発生を防止できる。
【００３１】
また、本発明においては、開催時間が重複する複数の通信会議に同一ユーザが参加予定となることを防止するための別の方法として、会議中継装置は、複数の通信会議に参加予定のユーザから、いずれの会議に参加するかの選択を受け付ける。
例えば会議中継装置は、通信会議の開催予約を受け付け、開催時間が重複する複数の通信会議に参加予定のユーザが存在する場合には、このユーザへ電子メールなどにて参加予定の通信会議が重複している旨を通知する。通知を受けたユーザは通信装置を用いていずれの通信会議に参加するかを選択し、会議中継装置は通信装置を介してユーザの選択を受け付ける。
これにより、ユーザは複数の通信会議から自らの判断で参加する会議を選択することができる。また会議中継装置は、各ユーザの選択を受け付けて記憶内容を更新することにより、通信会議及び参加予定のユーザの管理を確実に行うことができる。
【００３２】
また、本発明においては、会議中継装置は、通信会議の開催予約を受け付ける際に、通信会議に参加予定のユーザに係る情報を受け付ける。会議中継装置は、通信会議の開催予約を受け付けた後、この通信会議に参加予定の各ユーザへ電子メールなどにて通信会議を開催する旨の通知を行う。
これにより、通信会議の開催者が各ユーザへ通知を行う必要がなく、各ユーザは通信会議の開催を確実に知ることができる。
【００３３】
また、本発明においては、通信会議の開催予約を受け付けて参加予定のユーザへ通知を行った後、会議中継装置は、各ユーザからこの通信会議に参加するか否かの応答を受け付ける。これにより会議中継装置は、各ユーザの応答を受け付けて記憶内容を更新することにより、通信会議及び参加予定のユーザの管理を確実に行うことができる。
【００３４】
また、本発明においては、会議中継装置は、記憶した通信会議について予め定められた召集時刻に達したか否かを判定する。召集時刻は、例えば開催者が設定した通信会議の開催時刻であってもよく、通信会議の開催時刻の１５分前などの所定時刻であってもよく、通信会議の開催予約を行う際に開催者が所望の召集時刻を設定してもよい。
通信会議の召集時刻に達した場合、会議中継装置は、参加予定のユーザをこの通信会議に参加させる。即ち、会議中継装置は、参加予定のユーザがいずれかの通信装置にて通信会議システムにログイン済みであれば、召集時刻に達したときにこのユーザを通信会議へ導けばよい。また参加予定のユーザが通信会議システムにログインしていなければ、会議中継装置は、このユーザがログインした際に、自動的に通信会議へ参加させればよい。
【００３５】
通信会議は予定された時刻に終了するとは限らず、ユーザが一の通信会議に参加している途中に、このユーザが参加予定の他の通信会議が開始される場合がある。
そこで本発明においては、一の通信会議にユーザが参加中に、他の通信会議の開催予定時刻に達した場合、会議中継装置は、このユーザへ電子メール又はポップアップメニュー等の手段で、他の通信会議の開催予定時刻に達した旨を通知する。この通知に対してユーザは他の通信会議に参加するか否かを選択することができ、会議中継装置は、ユーザからの参加可否の応答を受け付ける。
他の通信会議に参加する旨の応答を受け付けた場合、会議中継装置は、参加中の一の通信会議から、開催予定時刻に達した他の通信会議へ、このユーザが参加する通信会議を切り替えればよい。また他の通信会議に参加しない旨の応答を受け付けた場合、会議中継装置は、このユーザの一の通信会議への参加を継続し、他の通信会議を欠席とすればよい。
【００３６】
また、本発明においては、一の通信会議に参加中のユーザへ他の通信会議の開催予定時刻に達した旨を通知し、他の通信会議への参加可否の応答を受け付ける場合に、参加中の一の通信会議が終了した後で他の通信会議に参加する旨の応答を、会議中継装置がユーザから受け付けることを可能とする。この応答を受け付けた場合、会議中継装置は、一の通信会議の終了後に、開催予定時刻に達した他の会議へユーザを参加させる。
これにより、前の通信会議が長引いた場合などであっても、この通信会議の終了後にユーザを自動的に後の通信会議へ導くことができる。
【００３７】
また、本発明においては、開催中の通信会議に参加している通信装置（通信会議に参加しているユーザが使用している通信装置）は、会議中継装置が記憶しているこの通信会議に参加予定のユーザを一覧表示すると共に、各ユーザが実際に参加しているか否かを参加予定ユーザの一覧にマークを付すなどの手段により示す。また未参加のユーザが通信会議に新たに参加した場合には、この旨を参加予定ユーザの一覧表示に点滅表示を行うなどの手段により通知する。
これらにより、通信会議に参加している各ユーザは、この通信会議への他のユーザの出欠状況を容易に確認することができる。
【発明の効果】
【００３８】
本発明による場合は、会議中継装置が開催予定の通信会議とこの会議に参加予定のユーザに係る情報とを記憶して管理し、ユーザが通信装置にて通信会議システムのログインを行った場合に、このユーザを参加予定の通信会議へ導いて自動的に参加させる構成とすることにより、会議中継装置が多数の通信会議を並列的に行うことができる場合であっても、ユーザは自らが参加すべき通信会議を会議中継装置にて行われる多数の通信会議から探し出す必要がなく、またユーザが誤って別の通信会議に参加する虞もない。よって、ユーザの利便性を低下させることなく、会議中継装置が多数の通信会議を並列的に開催可能な構成とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００３９】
【図１】本発明に係る通信会議システムの一構成例を示す模式図である。
【図２】通信会議における画像データの送受信を説明するための模式図である。
【図３】通信会議におけるドキュメントデータの送受信を説明するための模式図である。
【図４】会議サーバの構成を示すブロック図である。
【図５】端末装置の構成を示すブロック図である。
【図６】会議管理テーブルの一構成例を示す模式図である。
【図７】会議サーバが行う会議予約受付処理の手順を示すフローチャートである。
【図８】会議サーバが行う重複解消処理の手順を示すフローチャートである。
【図９】警告表示の一例を示す模式図である。
【図１０】ユーザへの通信会議の開催通知の一例を示す模式図である。
【図１１】会議サーバが行う会議参加応答受付処理の手順を示すフローチャートである。
【図１２】会議サーバが行う通信会議開催処理の手順を示すフローチャートである。
【図１３】会議サーバが行う会議参加処理の手順を示すフローチャートである。
【図１４】参加可否の問い合わせに対する応答の受信処理の手順を示すフローチャートである。
【図１５】会議サーバがユーザのログイン時に行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１６】会議サーバがユーザのログイン時に行う処理の手順を示すフローチャートである。
【図１７】会議サーバが行う参加予定確認処理の手順を示すフローチャートである。
【図１８】変形例１に係る通信会議システムのユーザ参加状況表示機能を説明するための模式図である。
【図１９】変形例１に係る通信会議システムのユーザ参加状況表示機能を説明するための模式図である。
【図２０】変形例２に係る通信会議システムの会議サーバが行う会議予約受付処理の手順を示すフローチャートである。
【図２１】変形例３に係る通信会議システムの会議サーバが行う会議参加処理の手順を示すフローチャートである。
【図２２】実施の形態２に係る通信会議システムの会議サーバが行う通信会議開催処理の手順を示すフローチャートである。
【図２３】通信会議の開催通知に対する応答の受信処理の手順を示すフローチャートである。
【図２４】会議開催通知画面の一例を示す模式図である。
【発明を実施するための形態】
【００４０】
（実施の形態１）
以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づき具体的に説明する。図１は、本発明に係る通信会議システムの一構成例を示す模式図である。図において１は通信会議システムの会議サーバ（会議中継装置）であり、ＬＡＮ又はインターネット等のネットワーク３を介して複数の端末装置（通信装置）５ａ、５ｂ…が接続されている。会議サーバ１は、ネットワーク３に接続された複数の端末装置５ａ、５ｂ…から任意に選択された２つ以上の端末装置５ａ、５ｂ…の間で、画像（映像）データ、音声データ又はドキュメントデータ等の各種のデータ送受信を中継することにより、遠隔地での通信会議（テレビ会議）を実現する。
【００４１】
また会議サーバ１は、複数の通信会議を並列的に行うことができる。図１に示す例では、３つの端末装置５ａ、５ｄ、５ｅが１つのグループ（通信装置群）を形成して会議１を行い、他の３つの端末装置５ｂ、５ｃ、５ｆが１つのグループを形成して会議２を行っている。即ち、会議サーバ１は、２以上の端末装置５ａ、５ｂ…を通信会議を行う１つのグループとして扱い、１つのグループに含まれる複数の端末装置５ａ、５ｂ…の間で画像データ及び音声データ等の中継を行うと共に、ネットワーク中に複数のグループを形成することを許し、複数のグループについて画像データ及び音声データ等の中継を同時的に行うことができる。
【００４２】
通信会議システムの端末装置５ａ、５ｂ…は、例えばノート型ＰＣ（Personal Computer）にカメラ及びスピーカを搭載した構成、また例えばディスプレイにカメラ及び通信機能を搭載した構成等により実現することができる。ただし端末装置５ａ、５ｂ…の構成はこれらに限るものではなく、少なくとも会議サーバ１との間で通信を行う機能、ユーザなどの撮像を行う機能、画像（映像）を表示する機能及び音声を出力する機能等を備える装置であればよい。また更には、端末装置５ａ、５ｂ…の間で画像又は音声等の交換を行わない構成であってもよく、この場合には端末装置５ａ、５ｂ…が画像表示機能又は音声出力機能等を備えない構成であってもよい。
【００４３】
図２は、通信会議における画像データの送受信を説明するための模式図であり、４つの端末装置５ａ〜５ｄが会議サーバ１を利用して通信会議を行う場合について示してある。また、図２においては、各端末装置５ａ〜５ｄに搭載されたカメラにて撮影された各ユーザの画像（映像）を、全ての端末装置５ａ〜５ｄの間で送受信する例を示してある。
【００４４】
各端末装置５ａ〜５ｄにはユーザの顔又は上半身等を撮影可能な位置にカメラがそれぞれ設けられている。通信会議を行う際に、各端末装置５ａ〜５ｄは、通信会議に参加するユーザをカメラにて撮影し、撮影により得られた画像（自端末画像）を符号化した送信用の画像データを作成し、この画像データを会議サーバ１へ送信する。
【００４５】
会議サーバ１は、４つの端末装置５ａ〜５ｄからの画像データを受信して復号し、４つの自端末画像を取得する。会議サーバ１は、取得した４つの自端末画像を縮小して合成する（つなぎ合わせる）ことによって１つの画像（全端末画像）を作成する。会議サーバ１は、作成した全端末画像を更に符号化して送信用の画像データを作成し、この画像データを４つの端末装置５ａ〜５ｄへそれぞれ送信する。
【００４６】
会議サーバ１からの画像データを受信した各端末装置５ａ〜５ｄは、受信した画像データを復号して全端末画像を取得し、ディスプレイに全端末画像を表示する。通信会議システムでは会議サーバ１及び端末装置５ａ〜５ｄが上記の処理を繰り返し行っており、これにより各端末装置５ａ〜５ｄには、通信会議に参加する全てのユーザの画像が動画像として表示される。
【００４７】
なお、図示は省略するが、通信会議における音声データの送受信についても同様の方法で送受信を行うことができる。各通信端末５ａ〜５ｄにはマイクが備えられており、ユーザの会話を音声データに変換して会議サーバ１へ送信する。全ての通信端末５ａ〜５ｄからの音声データを受信した会議サーバ１は、複数の音声データを合成して１つの音声データを作成し、作成した音声データを全ての端末装置５ａ〜５ｄへ送信する。会議サーバ１からの音声データを受信した各端末装置５ａ〜５ｄは、受信した音声データに基づいてスピーカから音声出力を行う。
【００４８】
図３は、通信会議におけるドキュメントデータの送受信を説明するための模式図である。通信会議の開催者は、予め会議サーバ１に通信会議の開催予約を行い、この際に通信会議にて使用する資料を会議サーバ１に登録しておく。会議サーバ１に登録する資料は、テキスト又は画像等のデータで構成されたドキュメントデータであり、例えばテキストファイル、画像ファイル、プレゼンテーションソフトウェア用のファイルなどの種々のデータ形式のものであってよい。会議サーバ１は、開催者により予め登録されたこれらのドキュメントデータを共有資料１０１として記憶している。
【００４９】
通信会議に参加するユーザが使用する各端末装置５ａ、５ｂ…には、液晶パネルなどによる表示部６６が設けられており、上述のように会議参加ユーザを撮影した画像を表示部６６に表示することができると共に、会議資料のドキュメントデータを表示することができる。このとき、端末装置５ａ、５ｂ…は、表示部６６を上下又は左右等に分割してユーザの撮影画像及びドキュメントデータを共に表示する構成であってもよく、表示部６６に撮影画像又はドキュメントデータのいずれを表示するかをユーザが選択して切り替える構成であってもよい。
【００５０】
会議サーバ１は、通信会議のための共有資料１０１をページ毎に管理しており、通信会議に参加する全ての端末装置５ａ、５ｂ…に対して共有資料１０１の所定のページを送信することによって、全ての端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に共有資料１０１の同じページを表示することができる。各端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に表示する共有資料１０１のページの変更は、通信会議の開催者のユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…にて行うことができ、他のユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…には開催者のユーザが行うページ変更の操作に同期して共有資料１０１の表示ページが変更される。なお、開催者以外のユーザが、自らの端末装置５ａ、５ｂ…にて、開催者のユーザによるページ変更とは非同期に、共有資料１０１のページ変更を行うこともできる。
【００５１】
また各端末装置５ａ、５ｂ…はペンタブレット、マウス又はタッチパネル等のポインティングデバイスによる入力部６３を有しており、ユーザは表示部６６に表示された会議資料に対して文字又は図形等の記入を入力部６３にて行うことができる。一のユーザが一の端末装置５ａ、５ｂ…の入力部６３にて会議資料に記入した文字又は図形等は、他のユーザが使用する他の端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に会議資料と重ねて表示される。即ち、会議資料に対して一のユーザが記入した文字又は図形等のデータは、通信会議に参加する全てのユーザにて共有される。
【００５２】
このようなドキュメントデータ及びユーザの記入データの共有を行うために、本通信会議システムでは、共有資料１０１の各ページと、各端末装置５ａ、５ｂ…にてユーザが記入した文字又は図形等のデータとを、それぞれ異なるレイヤとして扱っている。会議サーバ１から各端末装置５ａ、５ｂ…へページ単位で送信される共有資料１０１は、各通信端末５ａ、５ｂ…においては背景レイヤ１５１として扱われる。
【００５３】
ユーザが入力部６３を用いて記入した文字又は図形等のデータは、各端末装置５ａ、５ｂ…にて書込レイヤ１５５として扱われる。各端末装置５ａ、５ｂ…は、入力部６３にてユーザからの入力を受け付けた後、書込レイヤ１５５のデータを会議サーバ１へ送信し、これを受信した会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…に対応付けた端末情報１０５ａ、１０５ｂ…の書込情報として、各端末装置５ａ、５ｂ…の書込レイヤ１５５のデータを記憶する。
【００５４】
会議サーバ１は、会議に参加する全ての端末装置５ａ、５ｂ…について、端末情報１０５ａ、１０５ｂの書込情報として各端末装置５ａ、５ｂ…の書込レイヤ１５５のデータを記憶する。更に会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…へ、他の端末装置５ａ、５ｂ…の書込情報をそれぞれ異なるレイヤとして送信する。各端末装置５ａ、５ｂ…は、会議サーバ１から送信された他の端末装置５ａ、５ｂ…の書込レイヤ１５５のデータを受信して、背景レイヤ１５１に他の端末装置５ａ、５ｂ…の書込レイヤ１５５と自らの書込レイヤ１５５とを重ねた表示用データを作成し、表示部６６へ表示する。これにより、各端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６には、会議に参加する全ての端末装置５ａ、５ｂ…にてユーザが書き込んだ情報を表示することができる。
【００５５】
なお、各端末装置５ａ、５ｂ…では、背景レイヤ、他の端末装置５ａ、５ｂ…の書込レイヤ１５５、及び自らの書込レイヤ１５５等の複数のレイヤから、表示部６６に重ねて表示するレイヤをユーザが任意に選択することができる。各端末装置５ａ、５ｂ…は、いずれのレイヤを表示するかを閲覧情報として会議サーバ１へ送信しており、会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…に対応付けた端末情報１０５ａ、１０５ｂ…に、書込情報と共に閲覧情報を記憶している。これにより会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…へ他の端末装置５ａ、５ｂ…の書込情報を送信する際に、必要な書込情報のみを取捨選択して送信することができる。
【００５６】
図４は、会議サーバ１の構成を示すブロック図である。通信会議システムの会議サーバ１は、制御部１１、コーデック部１２、画像処理部１３、音声処理部１４、通信処理部１５、ネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）部１６、メモリ１７、入力処理部１８、表示処理部１９及びハードディスク２０等を備えて構成されている。
【００５７】
ネットワークＩ／Ｆ部１６は、通信会議システムのネットワーク３を構成する通信ケーブルなどを接続するための端子を有しており、Ｈ．３２３、ＳＩＰ若しくはＨＴＴＰ等の既存の通信プロトコル、又はこれら以外の独自の通信プロトコルに従って、端末装置５ａ、５ｂ…及び他のサーバ装置（例えば、メールサーバなど）との間で通信を行う。ネットワークＩ／Ｆ部１６は、受信したデータを通信処理部１５へ与えると共に、通信処理部１５から与えられたデータを所定の送信先へ送信する。
【００５８】
通信処理部１５は、通信に係るデータ変換及び暗号化等の処理を行う。通信処理部１５は、制御部１１又はコーデック部１２等から与えられた送信用のデータを通信プロトコルに適したデータ形式に変換し、更に暗号化してネットワークＩ／Ｆ部１６へ与えることによって、データの送信を行う。また通信処理部１５は、ネットワークＩ／Ｆ部１６から与えられた受信データを復号し、会議サーバ１の処理に適したデータ形式に変換して制御部１１又はコーデック部１２等へ与えることによって、データの受信を行う。
【００５９】
コーデック部１２は、画像データを符号化する画像符号化部、画像データを復号する画像復号化部、音声データを符号化する音声符号化部及び音声データを復号する音声復号化部を有している。上述のように会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…からカメラにて撮影したユーザの画像を受信して合成し、合成画像を各端末装置５ａ、５ｂ…へ送信する。このときに、コーデック部１２は、各端末装置５ａ、５ｂ…から受信した画像データを画像復号化部にて復号して画像処理部１３へ与え、画像処理部１３にて合成された画像を画像符号化部にて符号化して通信処理部１５へ与えることにより各端末装置５ａ、５ｂ…へ送信する。
【００６０】
同様に、会議サーバ１は、各端末装置５ａ、５ｂ…がユーザの発言をマイクでとらえた音声データを合成し、合成音声を各端末装置５ａ、５ｂ…へ送信する。このときに、コーデック部１２は、各端末装置５ａ、５ｂ…から受信した音声データを音声復号部にて復号して音声処理部１４へ与え、音声処理部１４にて合成された音声を音声符号化部にて符号化して通信処理部１５へ与えることにより各端末装置５ａ、５ｂ…へ送信する。
【００６１】
なおコーデック部１２は、Ｈ．２６１、Ｈ．２６３又はＨ２６４等の規格により画像データの符号化／復号化を行うことができ、Ｇ．７１１、Ｇ．７２２、Ｇ．７２８、Ｇ．７２９又はＭＰＥＧ４等の規格により音声データの符号化／復号化を行うことができる。ただし、上記の規格以外の規格によりコーデック部１２が画像データ又は音声データの符号化／復号化を行う構成であってもよい。
【００６２】
画像処理部１３は、コーデック部１２から与えられた複数の画像データを合成する画像処理を行うと共に、その他の例えば画像の拡大縮小、エッジ強調又は色調整等の種々の画像処理を行うことができる。画像処理部１３は、生成した合成画像をコーデック部１２へ与える。また画像処理部１３は、会議サーバ１に接続された表示装置２６に表示する画像の生成する処理を行う。同様に、音声処理部１４は、コーデック部１２から与えられた複数の音声データを合成する音声処理を行うと共に、その他の例えばノイズ除去又は音量調整等の種々の音声処理を行うことができる。音声処理部１４は、生成した合成音声をコーデック部１２へ与える。
【００６３】
制御部１１は、具体的にはＣＰＵ（Central Processing Unit）又はＭＰＵ（Micro Processing Unit）等の演算処理装置であり、ハードディスク２０に予めインストールされた種々のプログラムを読み出して実行することにより、会議サーバ１の各部の動作を制御し、通信会議に係る種々の処理を行う。
【００６４】
メモリ１７は、例えばＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）又はＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）等のメモリ素子で構成されている。メモリ１７は、制御部１１、コーデック部１２、画像処理部１３及び音声処理部１４等が行う処理の過程にて生じた種々のデータを記憶する（ただし、コーデック部１２、画像処理部１３又は音声処理部１４は、専用のメモリを有していてもよい）。またメモリ１７は、通信処理部１５にて送受信するデータを一時的に記憶する通信バッファとして使用してもよい。
【００６５】
入力処理部１８は、マウス又はキーボード等の入力装置２５からの入力信号を処理することによって、ユーザによる入力操作の有無及び入力操作の内容等を判断して制御部１１へ通知する。制御部１１は、入力処理部１８からの通知に応じて処理を行うことができる。表示処理部１９は、画像処理部１３から与えられた表示のための画像データを、液晶ディスプレイなどの表示装置２６の表示に適した画像信号に変換して出力することにより、表示装置２６にて画像表示を行う。
【００６６】
ハードディスク２０は、メモリ１７より大容量の磁気記憶装置であり、不図示のＯＳ（Operating System）及び各種のアプリケーションソフトウェア等の他に、通信会議システムを実現するための会議管理プログラム２０ａ、会議管理テーブル２０ｂ及び認証情報２０ｃ等のプログラム及びデータが予め記憶（インストール）されている。これらのプログラム及びデータを用いて会議サーバ１が行う処理については、後述する。
【００６７】
図５は、端末装置５ａの構成を示すブロック図である。なお他の端末装置５ｂ、５ｃ…の構成は、端末装置５ａの構成と同様であるため、図示は省略する。ただし、端末装置５ａ、５ｂ…は全て同じ構成である必要はなく、通信会議システムには構成が異なる複数種の端末装置５ａ、５ｂ…が含まれていてよい。また図５においては、端末装置５ａがカメラ５２、マイク５３、スピーカ５７、入力部６３及び表示部６６を一体的に備える構成を示してあるが、これに限るものではなく、これらの各装置が端末装置５ａの本体に着脱可能に設けられる構成であってもよい。
【００６８】
端末装置５ａは、画像データ及び音声データの符号化／復号化を行うコーデック部５８を備えており、更にコーデック部５８は、画像符号化部、画像復号化部、音声符号化部及び音声復号化部を有している。端末装置５ａには、例えば表示部６６の近傍にカメラ５２が搭載されており、表示部６６へ向いたユーザの頭部又は上半身等をカメラ５２が１秒間に数十回又は数百回程度の頻度で撮像し、撮影画像をコーデック部５８の画像符号化部へ与える。コーデック部５８は、カメラ５２からの映像データを画像符号化部にて符号化して通信処理部６０へ与えることにより、会議サーバ１へ撮影画像の送信を行うことができる。またコーデック部５８は、会議サーバ１から受信した画像データ（合成画像に係るデータ）を通信処理部６０から与えられており、受信した画像データを画像復号化部にて復号し、複号した画像データを表示処理部６５へ与えることにより、表示部６６への表示を行うことができる。
【００６９】
また端末装置５ａは、マイク５３及びスピーカ５７と共にエコーキャンセラ５４を備えている。マイク５３はユーザの発言などの音声を集音するものであり、スピーカ５７は音声出力を行うものであるが、マイク５３及びスピーカ５７が近くに配されていると、スピーカ５７が出力した音声がマイク５３にて集音されるという問題が発生する。エコーキャンセラ５４は、マイク５３にて集音した音声と、スピーカ５７から出力した音声の逆位相の音声とを合成することによって、マイク５３にて集音されたスピーカ５７の出力音声を打ち消すことができ、上記の問題を解決することができる。
【００７０】
マイク５３が出力する音声信号は、エコーキャンセラ５４を通してＡ／Ｄ変換部５５へ与えられる。Ａ／Ｄ変換部５５は、与えられたアナログの音声信号を、デジタルの音声データに変換してコーデック部５８の音声符号化部へ与える。コーデック部５８は、Ａ／Ｄ変換部５５から与えられた音声データを符号化して通信処理部６０へ与えることにより、会議サーバ１へ音声データの送信を行うことができる。
【００７１】
またコーデック部５８は、会議サーバ１から受信した音声データ（合成音声に係るデータ）を通信処理部６０から与えられており、受信した音声データを音声復号化部にて復号し、複号した音声データをＤ／Ａ変換部５６へ与える。Ｄ／Ａ変換部５６は、与えられたデジタルの音声データを、アナログの音声信号に変換してスピーカ５７へ与えることにより、スピーカ５７から音声を出力する。
【００７２】
ネットワークＩ／Ｆ部５９は、通信会議システムのネットワーク３を構成する通信ケーブルなどを接続するための端子を有しており、予め定められた通信プロトコルに従って、会議サーバ１及び他の端末装置５ａ、５ｂ…等との間で通信を行う。ネットワークＩ／Ｆ部５９は、受信したデータを通信処理部６０へ与えると共に、通信処理部６０から与えられたデータを所定の送信先へ送信する。
【００７３】
通信処理部６０は、通信に係るデータ変換及び暗号化等の処理を行う。通信処理部６０は、制御部５１又はコーデック部５８等から与えられた送信用のデータを通信プロトコルに適したデータ形式に変換し、更に暗号化してネットワークＩ／Ｆ部５９へ与えることによって、データの送信を行う。また通信処理部６０は、ネットワークＩ／Ｆ部５９から与えられた受信データを復号し、端末装置５ａの処理に適したデータ形式に変換して制御部５１又はコーデック部５８等へ与えることによって、データの受信を行う。
【００７４】
制御部５１は、具体的にはＣＰＵ又はＭＰＵ等の演算処理装置であり、ＲＯＭ（Read Only Memory）６１に予めインストールされた種々のプログラムを読み出して実行することにより、端末装置５ａの各部の動作を制御し、通信会議に係る種々の処理を行う。ＲＯＭ６１は、例えばＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable Programmable ROM）又はフラッシュメモリ等の不揮発性のメモリ素子で構成されており、通信会議システムを実現するためのプログラム及びデータが予め記憶されている。ＲＡＭ（Random Access Memory）６２は、例えばＳＲＡＭ又はＤＲＡＭ等のメモリ素子で構成されており、制御部５１及びコーデック部５８等が行う処理の過程にて生じた種々のデータを記憶する。
【００７５】
また端末装置５ａは、ペンタブレット、マウス若しくはタッチパネルなどのポインティングデバイス又はキーボード等のユーザの入力操作を受け付ける入力部６３を備えており、入力部６３はユーザによる入力操作に応じた信号を入力処理部６４へ出力する。入力処理部６４は、入力部６３からの入力信号を処理することによって、ユーザによる入力操作の有無及び入力操作の内容等を判断して制御部５１へ通知する。制御部５１は、入力処理部６４からの通知に応じて処理を行うことができる。
【００７６】
端末装置５ａは、液晶ディスプレイなどの表示部６６を備えており、表示部６６は表示処理部６５から与えられる画像信号に応じて画像表示を行う。表示処理部６５は、コーデック部５８から与えられた画像データを、表示部６６の表示に適した画像信号に変換して出力することにより、表示部６６にて画像表示を行う。
【００７７】
本発明に係る通信会議システムでは、会議サーバ１が、複数の通信会議に係る処理を並列して行うことにより、複数の通信会議を同時的に実行することができる。また会議サーバ１は、複数の通信会議の開催時刻、参加ユーザ及び会議資料等を管理する処理、並びに通信会議システムへのユーザのログインを管理する処理等の通信会議管理処理を行っており、これらの処理は制御部１１が会議管理プログラム２０ａを実行することにより行われ、会議管理テーブル２０ｂ及び認証情報２０ｃ等のデータが用いられる。
【００７８】
会議サーバ１のハードディスク２０に記憶された認証情報２０ｃは、会議サーバ１の管理者又は通信会議システムの管理者等により予め作成されたデータである。認証情報２０ｃとして記憶される情報には、少なくとも、通信会議システムを利用可能なユーザにそれぞれ付されたユーザＩＤ（IDentifier）と、各ユーザＩＤに対応付けられたパスワードとが含まれている。ユーザは、端末装置５ａ、５ｂ…の入力部６３に対する入力操作を行うことによってユーザＩＤ及びパスワードの入力を行うことができ、端末装置５ａ、５ｂ…は入力されたユーザＩＤ及びパスワードを会議サーバ１へ送信する。会議サーバ１は、端末装置５ａ、５ｂ…からのユーザＩＤ及びパスワードを受信し、これらが認証情報２０ｃに登録されたものであるか否かを調べることによって、このユーザの通信会議システムへのログイン可否を判定し、判定結果を端末装置５ａ、５ｂ…へ返信する。
【００７９】
端末装置５ａ、５ｂ…は、会議サーバ１からログイン可否の判定結果を受信し、ログインが許可された場合にのみ通信会議システムに係るプログラムを動作させることにより、画像データ、音声データ及びドキュメントデータの送受信などの通信会議に係る処理を行う。ログインが許可されなかった場合、端末装置５ａ、５ｂ…は、表示部６６にエラーメッセージなどを表示してユーザへの通知を行い、再度のユーザＩＤ及びパスワードの入力を促す。なお、通信会議システムへのログインは端末装置５ａ、５ｂ…へのログインと兼ねていてもよく、通信会議へのログインと端末装置５ａ、５ｂへのログインとをそれぞれ別に行う構成であってもよい。
【００８０】
また、会議サーバ１は、通信会議管理処理として、ユーザによる通信会議の開催予約を受け付ける処理を行う。通信会議システムにログインしたユーザは、いずれかの端末装置５ａ、５ｂ…にて入力部６３に対する入力操作を行うことによって、会議サーバ１に対する通信会議の予約を行うことができる。このとき端末装置５ａ、５ｂ…は、入力部６３及び入力処理部６４にてユーザから受け付けた通信会議に係る予約情報を会議サーバ１へ送信し、この情報を受信した会議サーバ１が会議管理テーブル２０ｂに予約情報を登録することによって、通信会議の開催予約を受け付ける。なお、通信会議の開催予約は、会議サーバ１の入力装置２５を用いて行ってもよい。
【００８１】
図６は、会議管理テーブル２０ｂの一構成例を示す模式図である。会議サーバ１が有する会議管理テーブル２０ｂには、通信会議の会議名、開催者のユーザＩＤ、開催日、開催予定時刻、終了予定時刻、参加予定ユーザのユーザＩＤ、及び共有資料のファイル名（又はファイルへのポインタなど）が記憶（登録）されている。図示の例においては、ユーザＡが８月１日に開催する会議１は、開催時間１：００〜３：００が予定され、ユーザ１、２…が参加予定であり、共有資料としてファイルＡが登録されている。またユーザＢが８月１日に開催する会議２は、開催時間２：００〜４：３０が予定され、ユーザ１１、１２…が参加予定であり、共有資料としてファイルＢが登録されている。
【００８２】
また、会議管理テーブル２０ｂの参加予定ユーザは、更に”参加”、”仮参加”、”未確定”及び”欠席”に分類されている。これらは、会議サーバ１が参加予定ユーザに対して送信する通信会議の開催案内（詳細は後述する）に対するユーザの応答に応じて分類される。”参加”に分類されたユーザは、開催案内に対して参加の応答を行ったものであり、当該の通信会議に参加することが確定していることを示している。”仮参加”に分類されたユーザは、開催案内に対して仮参加の応答を行ったものであり、当該の通信会議に参加する予定であるが、欠席する可能性があることを示している。”未確定”に分類されたユーザは、開催案内に対して応答を行っていないものであり、通信会議に参加するか否かが不明であることを示している。”欠席”に分類されたユーザは、開催案内に対して欠席の応答を行ったものであり、当該の通信会議に参加しないことが確定していることを示している。
【００８３】
会議サーバ１は、複数の通信会議を並列して開催することができるため、会議管理テーブル２０ｂには開催時間の一部又は全部が重複する複数の通信会議を登録することができる。ただし、重複する複数の通信会議に同一のユーザが並列に参加することはできないため、会議サーバ１は、通信会議の開催予約を受け付ける際に、既に会議管理テーブル２０ｂに登録された通信会議の開催予約を調べ、参加予定のユーザが既に開催時間の重複する他の通信会議に参加予定である場合、通信会議の開催予約を行っているユーザへ警告を与えることができる。
【００８４】
会議サーバ１による警告は、開催予約を行っているユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…にて行われ、ユーザはこの警告に対して、ユーザの重複を許可するか、重複したユーザを参加予定者から削除するか、通信会議の予約を保留（中止）するかを選択することができる。参加予定のユーザの重複が許可された場合、会議サーバ１は、開催時間が重複する複数の通信会議に参加予定として登録されたユーザへ、電子メールの送信などの方法により通知を行って、いずれの通信会議に参加するかをユーザに選択させることができる。
【００８５】
図７は、会議サーバ１が行う会議予約受付処理の手順を示すフローチャートであり、会議管理プログラム２０ａを実行することによって会議サーバ１の制御部１１にて行われる処理である。まず、会議サーバ１の制御部１１は、端末装置５ａ、５ｂ…から与えられた通信会議の予約要求に応じて、端末装置５ａ、５ｂ…との通信を行うことにより、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に通信会議の予約情報入力画面を表示させる（ステップＳ１）。
【００８６】
図示は省略するが、端末装置５ａ、５ｂ…に表示する予約情報入力画面は、例えば会議名、開催者…等のラベルに対して入力ボックスがそれぞれ設けられたダイアログボックスなどを用いることができる。ユーザは端末装置５ａ、５ｂ…の入力部６３にて必要な情報を入力し、予約情報の確定操作を行うことによって予約情報の入力を終了することができ、端末装置５ａ、５ｂ…は、入力された予約情報を会議サーバ１へ送信する。会議サーバ１の制御部１１は、端末装置５ａ、５ｂ…からの予約情報を受信することにより、通信会議の予約情報の入力を受け付け（ステップＳ２）、入力を受け付けた予約情報を調べることによって、通信会議の予約に必要な項目、即ち会議管理テーブル２０ｃに登録すべき項目が全て入力されたか否かを判定する（ステップＳ３）。
【００８７】
通信会議の予約に必要な項目が全て入力されていない場合（Ｓ３：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へエラー通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６にエラー表示を行わせ（ステップＳ４）、ステップＳ１へ処理を戻して予約情報の再入力を促す。
【００８８】
通信会議の予約に必要な項目が全て入力された場合（Ｓ３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ２にて受け付けた通信会議の予約情報と、会議管理テーブル２０ｂに登録された通信会議の情報とを比較して、開催時間の一部又は全部が重複する通信会議の参加予定ユーザを検索することで、参加予定ユーザの重複確認を行う（ステップＳ５）。この結果から、制御部１１は、参加予定ユーザが重複しているか否かを判定する（ステップＳ６）。このとき、他の通信会議の参加予定ユーザであっても、”欠席”に分類されていれば、重複していないと判断してよい。
【００８９】
参加予定ユーザが重複していない場合（Ｓ６：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ２にて受け付けた通信会議の予約情報を会議管理テーブル２０ｂに登録することによって、会議予約を登録し（ステップＳ９）、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へ登録完了通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に登録完了の表示を行う（ステップＳ１０）。このとき、予約情報として入力された参加予定ユーザは、会議管理テーブル２０ｂの”未確定”に分類される。
【００９０】
次いで、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ１０にて登録した通信会議に参加予定の全てのユーザに対して、例えば電子メールの配信などを行うことによって、通信会議の開催案内を配信し（ステップＳ１１）、処理を終了する。なお、各参加予定ユーザへの開催案内の配信先（電子メールアドレスなど）に係る情報は、例えば通信会議の開催者が予約情報を入力する際に参加予定ユーザのユーザＩＤと共に入力する構成であってもよく、また例えば認証情報２０ｃなどに予め各ユーザの配信先が登録されている構成であってもよい。
【００９１】
また、予約情報が入力された通信会議について、参加予定ユーザが重複している場合（Ｓ６：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、参加予定ユーザの重複を解消すべく、重複解消処理を行う（ステップＳ７）。
【００９２】
図８は、会議サーバ１が行う重複解消処理の手順を示すフローチャートであり、図７に示したフローチャートのステップＳ７にて行われる処理である。重複解消処理において、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へ重複警告の通知を行うことによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に警告表示を行う（ステップＳ２１）。
【００９３】
図９は、警告表示の一例を示す模式図である。会議サーバ１から重複警告の通知を受信した端末装置５ａ、５ｂ…は、表示部６６に警告表示のダイアログなどを表示する。会議サーバ１からの通知には、重複する参加予定ユーザのユーザＩＤに係る情報が含まれており、端末装置５ａ、５ｂ…は警告表示の際に重複する参加予定ユーザのユーザＩＤを表示する。また端末装置５ａ、５ｂ…は、警告表示に対する応答として、通信会議の予約を行う開催者から「継続」、「参加者から削除」又は「登録画面に戻る」のいずれかの選択を受け付けることができ、受け付けた選択内容を会議サーバ１へ通知する。なお、「継続」は参加予定ユーザが重複した状態で通信会議の予約を継続して行う場合に選択するものであり、「参加者から削除」は重複する参加予定ユーザを削除して通信会議の予約を行う場合に選択するものであり、「登録画面に戻る」は通信会議の予約を中止する場合に選択するものである。
【００９４】
会議サーバ１の制御部１１は、端末装置５ａ、５ｂ…からの通知により、警告表示の「継続」が選択されたか否かを判定する（ステップＳ２２）。「継続」が選択された場合（Ｓ２２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、参加予定ユーザが重複した状態での通信会議の予約を許可し、重複したユーザを当該通信会議への参加が”未確定”として扱い、重複解消処理を終了して図７に示したフローチャートのステップＳ８へ処理を戻す。
【００９５】
「継続」が選択されなかった場合（Ｓ２２：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、警告表示の「参加者から削除」が選択されたか否かを判定する（ステップＳ２３）。「参加者から削除」が選択された場合（Ｓ２３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、重複したユーザを”欠席”として扱い（ステップＳ２６）、重複解消処理を終了して図７に示したフローチャートのステップＳ８へ処理を戻す。
【００９６】
「参加者から削除」が選択されなかった場合（Ｓ２３：ＮＯ）、即ち「登録画面に戻る」が選択された場合、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議の予約を保留し（ステップＳ２７）、重複解消処理を終了して図７に示したフローチャートのステップＳ８へ処理を戻す。
【００９７】
会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ７にて重複解消処理を終えた後、重複解消処理にて通信会議の予約が保留されたか否かを判定する（ステップＳ８）。予約が保留された場合（Ｓ８：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ１へ処理を戻し、通信会議の予約情報の入力受付などを再度行う。予約が保留されていない場合（Ｓ８：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議の予約情報を会議管理テーブル２０ｂに登録することによって、会議予約を登録する（ステップＳ９）。このとき、参加予定ユーザは会議管理テーブル２０ｂの”未確定”に分類される。次いで、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へ登録完了通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に登録完了の表示を行い（ステップＳ１０）、通信会議に参加予定の全てのユーザに対して、通信会議の開催案内を配信し（ステップＳ１１）、処理を終了する。
【００９８】
なお、ステップＳ１１において通信会議の開催案内を配信する場合、会議サーバ装置１の制御部１１は、参加予定の通信会議が重複しないユーザと、参加予定の通信会議が重複するユーザとでは、異なる内容の開催案内を配信する。図１０は、ユーザへの通信会議の開催通知の一例を示す模式図であり、（ａ）に参加予定の通信会議が重複しないユーザへ送信する開催通知の一例を示し、（ｂ）に参加予定の通信会議が重複するユーザへ送信する開催通知の一例を示す。
【００９９】
会議サーバ１からユーザへの開催通知は、例えば電子メールとして送信される。この電子メールには、開催される通信会議の会議名及び開催時刻等を知らせる文章などと共に、この通信会議に対する出欠をユーザに選択させる文章などが記載されている（図１０（ａ）及び（ｂ）参照）。通信会議に対する出欠の選択は、例えばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）のリンク機能などを用いて会議サーバ１により受け付けられる。図示の例では、端末装置５ａ、５ｂ…の入力部６３を利用して、ユーザがリンク付きの出席、仮出席及び欠席の文字列をクリックすることにより、通信会議に対する出欠を会議サーバ１へ知らせることができる。
【０１００】
また、通信会議が重複するユーザへの開催通知には、開催時間が重複する複数の通信会議にユーザが重複して登録されている旨を知らせる文章などと共に、いずれの通信会議に参加するかをユーザに選択させる文章などが更に記載されている（図１０（ｂ）参照）。図示の例では、会議２と重複する会議１及び会議５のリンク付き文字列が記載され、ユーザはこれらの文字列をクリックすることにより、参加する通信会議の選択を行うことができる。会議１の文字列がクリックされた場合には、参加する通信会議として会議１が選択され、会議５の文字列がクリックされた場合には会議５が選択され、出席の文字列がクリックされた場合には会議２が選択される。これにより、いずれの通信会議に出席するかを会議サーバ１へ知らせることができる。
【０１０１】
このようにして、通信会議システムにログイン可能なユーザは、いずれかの端末装置５ａ、５ｂ…を利用して通信会議の開催予約を行うことができ、会議サーバ１は通信会議の予約情報を会議管理テーブル２０ｂに登録することによって、複数の通信会議の開催を管理している。また会議サーバ１は、登録された通信会議に参加予定のユーザへ開催通知を配信すると共に、開催通知に対する応答として通信会議への出欠又は重複する通信会議の選択等をユーザから受け付けることができる。
【０１０２】
通信会議の開催通知に対するユーザの応答を受信した会議サーバ１は、受信した応答内容に応じて会議管理テーブル２０ｂを更新する会議参加応答受付処理を行う。図１１は、会議サーバ１が行う会議参加応答受付処理の手順を示すフローチャートである。開催通知に対する応答を受信した会議サーバ１の制御部１１は、まず、受信した応答が重複する通信会議の選択に係るものであるか否かを判定する（ステップＳ３１）。
【０１０３】
重複する通信会議の選択に係る応答を受信した場合（Ｓ３１:ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、参加の選択がなされた通信会議について、応答を行ったユーザを”参加”に分類すると共に（ステップＳ３２）、参加の選択がなされなかったその他の通信会議について、応答を行ったユーザを”欠席”に分類し（ステップＳ３３）、処理を終了する。なお、図１０（ｂ）に示した開催通知において、出席がクリックされて会議２への出席が選択された場合も、会議サーバ装置１の制御部は、重複する通信会議の選択に係る応答を受信した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）に行う処理（ステップＳ３２及びＳ３３）を行う。
【０１０４】
受信した応答が重複する通信会議の選択に係るものでない場合（Ｓ３１：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、開催通知に対する応答が”参加”であるか否かを判定する（ステップＳ３４）。応答が”参加”の場合（Ｓ３４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂの該当する通信会議について、応答を行ったユーザを”参加”に分類して（ステップＳ３５）、処理を終了する。応答が”参加”でない場合（Ｓ３４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、開催通知に対する応答が”仮参加”であるか否かを更に判定する（ステップＳ３６）。応答が”仮参加”の場合（Ｓ３６：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、応答を行ったユーザを”仮参加”に分類して（ステップＳ３７）、処理を終了する。応答が”仮参加”でない場合（Ｓ３６：ＮＯ）、即ち応答が”欠席”の場合、会議サーバ１の制御部１１は、応答を行ったユーザを”欠席”に分類して（ステップＳ３８）、処理を終了する。
【０１０５】
このように、開催通知に対するユーザからの応答に応じて、会議サーバ１が会議管理テーブル２０ｂの参加予定ユーザの項目を更新することにより、会議サーバ１は、開催者が入力した参加予定ユーザの通信会議に対する参加可否を確実に管理することができる。なお、ユーザは開催案内に対する応答を複数回行うことができ、会議サーバ装置１はユーザが応答を行う毎にこれを受信し、最新の応答に応じて会議管理テーブル２０ｂを更新する。
【０１０６】
開催予約がなされた通信会議の開催時刻の所定時間前（以下、開催準備時刻という）に達した場合、会議サーバ１は、通信会議のためのデータ中継を開始し、通信会議に参加予定のユーザを参加させる処理を行う。なお開催準備時刻は、通信会議の参加予定ユーザを招集する時刻として設定されるものであり、予め通信会議の開催者が開催予約を行う際に設定する構成であってもよく、会議サーバ１に予め設定された共通の時刻（例えば、開催時刻の１５分前など）を用いてもよい。
【０１０７】
図１２は、会議サーバ１が行う通信会議開催処理の手順を示すフローチャートである。会議管理テーブル２０ｂに登録されたいずれかの通信会議について、現在の時刻が開催準備時刻に達した場合、会議サーバ１の制御部１１は、当該通信会議に参加予定の一のユーザを会議管理テーブル２０ｂから選択し（ステップＳ４１）、選択した参加予定ユーザが通信会議システムにログイン済みであるか否かを判定する（ステップＳ４２）。
【０１０８】
選択した参加予定ユーザが通信会議システムにログイン済みの場合（Ｓ４２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この参加予定ユーザが会議管理テーブル２０ｂにおいて”参加”に分類されているか否かを更に判定する（ステップＳ４３）。参加予定ユーザが”参加”に分類されている場合（Ｓ４３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、会議参加処理を行う（ステップＳ４４）。
【０１０９】
また参加予定ユーザが”参加”に分類されていない場合（Ｓ４３：ＮＯ）、即ち”仮参加”、”未確定”又は”欠席”に分類されている場合、会議サーバ１の制御部１１は、このユーザが使用している端末装置５ａ、５ｂ…へ通知を行うことにより、通信会議に参加するか否かの問い合わせを行い（ステップＳ４５）、会議参加処理を行うことなく、ステップＳ４６へ処理を進める。
【０１１０】
図１３は、会議サーバ１が行う会議参加処理の手順を示すフローチャートである。会議参加処理において、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議に参加させるユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…を通信会議のグループに加えて（ステップＳ５１）、このグループ内の他の端末装置５ａ、５ｂ…との間での画像データ、音声データ及びドキュメントデータ等の中継を開始する（ステップＳ５２）。これによりユーザは通信会議に参加することができる。なお会議サーバ装置１は、各ユーザの通信会議システムへのログインに係る処理も行っており、ログイン中のユーザと、このユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…との対応を管理している。
【０１１１】
また会議サーバ１の制御部１１は、ユーザを通信会議に参加させた時刻が、会議管理テーブル２０ｂに登録された通信会議の開催予定時刻を経過していたか否かを判定する（ステップＳ５３）。ユーザの参加時刻が通信会議の開始予定時刻を経過した場合には（Ｓ５３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この通信会議の開催者として会議管理テーブル２０ｂに登録されたユーザへ通知を行い（ステップＳ５４）、会議参加処理を終了して元の処理へ戻る。ユーザの参加時刻が通信会議の開始予定時刻を経過していない場合には（Ｓ５３：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、通知を行うことなく、会議参加処理を終了して元の処理へ戻る。
【０１１２】
ステップＳ４４にて会議参加処理を終了した後、又は、ステップＳ４５にてユーザへの参加可否の問い合わせを行った後、会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂに登録された当該通信会議の参加予定ユーザの全てについて、ステップＳ４１〜Ｓ４５の処理を終了したか否かを判定する（ステップＳ４６）。全ての参加予定ユーザの処理を終了していない場合（Ｓ４６：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ４１へ処理を戻し、会議管理テーブル２０ｂから別の参加予定ユーザを選択して上述の処理を繰り返し行う。全ての参加予定ユーザの処理を終了した場合（Ｓ４６：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議開催処理を終了する。
【０１１３】
このように会議サーバ１は、開催準備時刻に通信会議に係る処理を開始し、この際に既に通信会議システムにログイン済みの参加予定ユーザ（”参加”に分類されたユーザ）を通信会議に自動的に参加させることができる。また会議サーバ１は、開催した通信会議について”仮参加”、”未確定”及び”欠席”に分類されたユーザに対して参加可否の問い合わせを行い、参加の応答を行ったユーザを自動的に通信会議へ参加させることができる。なお、”欠席”に分類されたユーザに対しては、参加可否の問い合わせを行わない構成であってもよい。
【０１１４】
図１４は、参加可否の問い合わせに対する応答の受信処理の手順を示すフローチャートであり、図１２に示したフローチャートのステップＳ４５にて行った参加可否の問い合わせに対する応答の受信処理である。参加可否の問い合わせに対する応答を受信した会議サーバ装置１の制御部１１は、まず、受信した応答の種別が参加であるか否かを判定する（ステップＳ５６）。
【０１１５】
応答の種別が参加の場合（Ｓ５６:ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、図１３に示した会議参加処理を行って（ステップＳ５７）、応答に係るユーザを通信会議に参加させて、処理を終了する。また応答の種別が参加でない場合（Ｓ５６：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、応答に係るユーザを欠席として扱い（ステップＳ５８）、処理を終了する。
【０１１６】
また、会議サーバ１は、通信会議の開催準備時刻以後に通信会議システムにログインした参加予定ユーザを、自動的に通信会議へ参加させる機能を有している。図１５及び図１６は、会議サーバ１がユーザのログイン時に行う処理の手順を示すフローチャートである。会議サーバ１の制御部１１は、端末装置５ａ、５ｂ…にて通信会議システムへのログイン要求がユーザによりなされた場合に、認証情報の入力要求をこの端末装置５ａ、５ｂ…へ送信することにより、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に認証情報入力画面を表示させる（ステップＳ６１）。
【０１１７】
認証情報入力画面を表示した端末装置５ａ、５ｂ…はユーザからの認証情報の入力操作を受け付けて会議サーバ１へ送信し、会議サーバ１の制御部１１は、通信処理部１５にて認証情報を受信することによって、ユーザからの認証情報の入力を受け付け（ステップＳ６２）、受け付けた入力に基づいて認証処理を行う（ステップＳ６３）。認証処理において、会議サーバ１の制御部１１は、ハードディスク２０に記憶した認証情報２０ｃに、ステップＳ６２にて受け付けた認証情報に係るユーザＩＤ及びパスワード等が登録されているか否かの判断、及び、このユーザが既にログイン済みでないかの判断等の処理を行う。
【０１１８】
認証処理の結果から、会議サーバ１の制御部１１は、認証情報を入力したユーザのログインを許可するか否かを判定する（ステップＳ６４）。ログインを許可しない場合（Ｓ６４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ６１へ処理を戻し、端末装置５ａ、５ｂ…に認証情報入力画面を表示させて、認証情報の入力受付を行う。ログインを許可する場合（Ｓ６４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザとこのユーザが使用している通信端末５ａ、５ｂ…との関連付けを行う（ステップＳ６５）。ユーザ及び通信端末５ａ、５ｂ…の関連付けは、例えばユーザＩＤと端末装置５ａ、５ｂ…を識別する情報（ＩＰアドレス又はＭＡＣアドレス等）とを対応付けて認証情報２０ｃなどと共に記憶することで行われる。次いで、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザが参加予定の通信会議が開催されているか否かを確認する参加予定確認処理を行う（ステップＳ６６）。
【０１１９】
図１７は、会議サーバ１が行う参加予定確認処理の手順を示すフローチャートであり、図１５及び図１６に示したフローチャートのステップＳ６６にて行う処理である。参加予定確認処理において、会議サーバ１の制御部１１は、ユーザのログインを許可した時点にて開催中又は開催準備中（開催準備時刻から開催予定時刻までの時間）の通信会議から、開催予定時刻が最も早いものを会議管理テーブル２０ｂから検索する（ステップＳ８１）。会議サーバ１の制御部１１は、該当する通信会議が検索により存在したか否かを判定し（ステップＳ８２）、該当する通信会議が存在しない場合には（Ｓ８２：ＮＯ）、このユーザが参加予定の通信会議がないと確認して（ステップＳ８５）、処理を終了し、図１５及び図１６に示したフローチャートの処理へ戻る。
【０１２０】
該当する通信会議が存在する場合（Ｓ８２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂを参照して、ログインを許可したユーザがこの通信会議の参加予定ユーザであるか否かを判定する（ステップＳ８３）。参加予定ユーザの場合（Ｓ８３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この参加予定ユーザが”参加”に分類されているか否かを更に判定する（ステップＳ８４）。ログインを許可したユーザが参加予定ユーザでない場合（Ｓ８３：ＮＯ）、又は、参加予定ユーザが”参加”に分類されていない場合（Ｓ８４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、開催中又は開催準備中の通信会議から、開催予定時刻が次に早いものを会議管理テーブル２０ｂから検索し（ステップＳ８７）、ステップＳ８２へ処理を戻す。参加予定ユーザが”参加”に分類されている場合（Ｓ８４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この通信会議をこのユーザが参加予定の通信会議に確定し（ステップＳ８６）、処理を終了して、図１５及び図１６に示したフローチャートの処理へ戻る。
【０１２１】
ステップＳ６６にて参加予定確認処理を終了した後、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザが参加予定の通信会議があると参加予定確認処理によって確認されたか否かを判定し（ステップＳ６７）、参加予定の通信会議がある場合には（Ｓ６７：ＹＥＳ）、会議参加処理（図１３参照）を行って（ステップＳ６８）、処理を終了する。
【０１２２】
参加予定の通信会議がない場合（Ｓ６７：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザが仮参加の予定の通信会議が開催されているか否かを確認する仮参加予定確認処理を行う（ステップＳ６９）。なお、仮参加予定確認処理は、図１７のフローチャートに示した参加予定確認処理と同様の処理であり、ステップＳ８４にて”参加”に分類されているか否かを判定する処理を、”仮参加”に分類されているか否かを判定する処理に変更することで実現できる（仮参加予定確認処理のフローチャートの図示は省略する）。仮参加予定確認処理の終了後、会議サーバ１の制御部１１は、仮参加の通信会議があると仮参加予定確認処理によって確認されたか否かを判定する（ステップＳ７０）。
【０１２３】
仮参加の通信会議がない場合（Ｓ７０：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザが未確定の予定の通信会議が開催されているか否かを確認する未確定予定確認処理を行う（ステップＳ７１）。なお、未確定予定確認処理は、図１７のフローチャートに示した参加予定確認処理と同様の処理であり、ステップＳ８４にて”参加”に分類されているか否かを判定する処理を、”未確定”に分類されているか否かを判定する処理に変更することで実現できる（未確定予定確認処理のフローチャートの図示は省略する）。未確定予定確認処理の終了後、会議サーバ１の制御部１１は、未確定の通信会議があると未確定予定確認処理によって確認されたか否かを判定する（ステップＳ７２）。
【０１２４】
ステップＳ７０にて仮参加の通信会議がある場合（Ｓ７０：ＹＥＳ）、又は、ステップＳ７２にて未確定の通信会議がある場合（Ｓ７２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザに対して、該当する通信会議に参加するか否かの問い合わせを行う（ステップＳ７３）。このとき会議サーバ１の制御部１１は、ログインを許可したユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…に対して問い合わせのメッセージを送信し、これを受信した端末装置５ａ、５ｂ…は、表示部６６に通信会議への参加可否の問い合わせ画面（図示は省略する）を表示する。問い合わせ画面においてユーザは、端末装置５ａ、５ｂ…にて通信会議への参加／欠席を選択することができ、端末装置５ａ、５ｂ…はユーザの選択を受け付け、サーバ装置１へ問い合わせに対する応答として送信する。端末装置５ａ、５ｂ…からの応答を受信した会議サーバ１の制御部１１は、受信した応答が参加の応答であるか否かを判定する（ステップＳ７４）。参加の応答があった場合（Ｓ７４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、会議参加処理（図１３参照）を行って（ステップＳ６８）、処理を終了する。
【０１２５】
ステップＳ７２にて未確定の通信会議がない場合（Ｓ７２：ＮＯ）、又は、ステップＳ７４にて参加の応答がない場合（Ｓ７４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６にロビー画面を表示させて（ステップＳ７５）、処理を終了する。なお、ロビー画面とは、通信会議システムの各種機能をユーザが利用するためのメニュー又はアイコン等が設けられた初期画面である。
【０１２６】
以上の構成の通信会議システムにおいては、通信会議とこの通信会議に参加予定のユーザとを会議サーバ１が会議管理テーブル２０ｂに対応付けて記憶しておく構成とすることによって、通信会議システムにログインしたユーザに対して種々のサービスを提供することができる。会議サーバ１は、通信会議システムへのユーザのログインを許可した場合に、このユーザが参加予定の通信会議を会議管理テーブル２０ｂから検索し、該当する通信会議が検索されたときには、ログインを許可したユーザを自動的にこの通信会議へ参加させる構成とすることにより、会議サーバ１が多数の通信会議を並列的に行うことができる場合であっても、ユーザは自らが参加すべき通信会議を多数の通信会議から探し出す必要がなく、またユーザが誤って別の通信会議に参加する虞もない。よって、ユーザの利便性を低下させることなく、会議サーバ１が多数の通信会議を並列的に開催可能な構成とすることができる。
【０１２７】
また、会議サーバ１は、開催予定時刻を過ぎてユーザが通信会議に参加した場合に、この通信会議の開催者のユーザへ通知を行う構成とすることにより、開催者が通信会議の進行役である場合に、参加予定のユーザの出欠状況を把握することができる。
【０１２８】
また、会議サーバ１は、端末装置５ａ、５ｂ…を介してユーザからの通信会議の開催予約を受け付け、開催時間が重複する複数の通信会議に同一ユーザが参加予定ユーザとして登録された場合に、このユーザへ通信会議の重複を知らせ、ユーザによる参加会議の選択を受け付けて会議管理テーブル２０ｂを更新する構成とすることにより、ユーザは重複する通信会議から自らの判断で会議する通信会議を選択することができ、また会議サーバ１は通信会議及び参加予定ユーザの管理を会議管理テーブル２０ｂにて確実に行うことができる。
【０１２９】
また、会議サーバ１は、通信会議の開催者による開催予約を受け付けた場合に、この通信会議の参加予定ユーザへ電子メールなどによる通知を行う構成とすることにより、通信会議の開催者は各ユーザへの通知を自ら行う必要がなく、各ユーザは通信会議の開催を確実に知ることができる。また、会議サーバ１は、通信会議の開催通知に対する各ユーザの参加又は欠席等の応答を受け付ける構成とすることにより、受け付けた応答に応じて会議管理テーブル２０ｂを更新することができ、通信会議及び参加予定ユーザの管理を確実に行うことができる。
【０１３０】
また、会議サーバ１は、通信会議について予め定められた開催準備時刻に達した場合に、通信会議システムに既にログイン済みの参加予定ユーザを通信会議に自動的に参加させる構成とすることにより、通信会議に参加予定のユーザは特別な手続き及び操作等を必要とすることなく、通信会議に参加することができる。
【０１３１】
なお本実施の形態においては、端末装置５ａ、５ｂ…はカメラ５２、マイク５３、スピーカ５７、入力部６３及び表示部６６を一体的に備える構成としたが、これに限るものではなく、これらを別体（即ち着脱可能）に設ける構成であってもよい。また、会議サーバ１及び複数の端末装置５ａ、５ｂ…を接続するネットワーク３は、有線のネットワークに限らず、無線通信を利用したネットワークであってもよく、この場合に会議サーバ１のネットワークＩ／Ｆ部１６及び端末装置５ａ、５ｂ…のネットワークＩ／Ｆ部５９は無線信号の送受信を行う構成であってもよい。
【０１３２】
また、通信会議システムは複数の端末装置５ａ、５ｂ…とは別に会議サーバ１を備える構成としたが、これに限るものではなく、一の端末装置５ａ、５ｂ…が会議サーバ１を兼ねる構成であってもよい。また、図６に示した会議管理テーブル２０ｂの項目は一例であってこれに限るものではない。
【０１３３】
（変形例１）
上述の通信会議システムにおいては、会議サーバ１がユーザを通信会議に参加させる処理（図１３参照）を行う際に、このユーザの参加が通信会議の開催予定時刻を過ぎている場合には、通信会議の開催者のユーザへのみ通知を行う構成としたが、これに限るものではない。例えば、以下の変形例１に示すように、通信会議に参加する全てのユーザが、参加予定ユーザの参加状況を把握することができる構成としてもよい。
【０１３４】
図１８及び図１９は、変形例１に係る通信会議システムのユーザ参加状況表示機能を説明するための模式図である。変形例１に係る通信会議システムの会議サーバ１は、通信会議の開催中に、会議管理テーブル２０ｂに登録されたこの通信会議の参加予定ユーザ（”参加”、”仮参加”及び”未確定”に分類されたもの）と、各参加予定ユーザが実際にこの通信会議に参加しているか否かに係る情報とを、この通信会議のグループに含まれる各端末装置５ａ、５ｂ…へ送信する。
【０１３５】
会議サーバ１からこれらの情報を受信した各端末装置５ａ、５ｂ…は、参加状況を通知するウインドウ１６１を表示部６６に表示する。このウインドウ１６１には、開催中の通信会議の参加予定ユーザのユーザＩＤが一覧表示されると共に、実際に通信会議に参加しているユーザに対しては、ユーザＩＤに参加を示すマークが付される（図１８（ａ）参照）。
【０１３６】
通信会議の開催中に、参加予定ユーザが遅れてこの通信会議に参加した場合、会議サーバ１から各端末装置５ａ、５ｂ…へこのユーザの参加が通知される。各端末装置５ａ、５ｂ…は、会議サーバ１からの通知に応じて、新たに参加したユーザに対応するウインドウ１６１内のユーザＩＤにマークを付し、このマークを数回点滅させる（図１８（ｂ）参照）。その後、各端末装置５ａ、５ｂ…は、マークの点滅を停止し、他の参加中のユーザと同様に、ユーザＩＤにマークを付した表示を行う（図１８（ｃ）参照）。
【０１３７】
このように、通信会議を構成するグループに含まれる各端末装置５ａ、５ｂ…が参加予定ユーザの一覧表示を行うと共に、各ユーザが実際に参加しているか否かを示すマークを付すことによって、通信会議に参加する各ユーザは、この通信会議への他のユーザの参加状況を知ることができる。また、遅れて通信会議に参加したユーザについては、各端末装置５ａ、５ｂ…がマークを数回点滅させることによって、通信会議に参加する各ユーザは、この通信会議へ途中参加したユーザを知ることができる。
【０１３８】
なお、遅れて通信会議に参加したユーザについては、ユーザＩＤに付すマークを点滅させて途中参加を通知する構成としたが、これに限るものではない。例えば、各端末装置５ａ、５ｂ…は、開催中の通信会議に新たなユーザが参加した場合、別のウインドウ１６２を表示部６６に表示して（図１９参照）、このユーザの途中参加を通知する構成としてもよい。また、ユーザＩＤを表示するのではなく、ユーザＩＤに対応付けられた表示用の名前（例えばハンドル名又は実名等）を表示する構成であってもよい。
【０１３９】
（変形例２）
上述の通信会議システムにおいては、会議サーバ１が通信会議の開催予約を受け付ける際に、開催時間が重複する通信会議に同一のユーザが参加予定であっても、通信会議の開催予約を受け付ける構成としたが、これに限るものではない。例えば、以下の変形例２に示すように、重複する参加予定ユーザを含む通信会議の予約を受け付けない構成としてもよい。
【０１４０】
図２０は、変形例２に係る通信会議システムの会議サーバ１が行う会議予約受付処理の手順を示すフローチャートである。変形例２の会議サーバ１は、端末装置５ａ、５ｂ…から与えられた通信会議の予約要求に応じて、端末装置５ａ、５ｂ…との通信を行うことにより、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に通信会議の予約情報入力画面を表示させる（ステップＳ９１）。端末装置５ａ、５ｂ…は、ユーザによる通信会議の予約情報の入力を受け付けて会議サーバ１へ送信し、会議サーバ１の制御部１１は、端末装置５ａ、５ｂ…からの予約情報を受信することにより、通信会議の予約情報の入力を受け付ける（ステップＳ９２）。
【０１４１】
次いで会議サーバ１の制御部１１は、入力を受け付けた予約情報を調べることによって、通信会議の予約に必要な項目、即ち会議管理テーブル２０ｃに登録すべき項目が全て入力されたか否かを判定する（ステップＳ９３）。通信会議の予約に必要な項目が全て入力されていない場合（Ｓ９３：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へエラー通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６にエラー表示を行わせ（ステップＳ９４）、ステップＳ９１へ処理を戻して予約情報の再入力を促す。
【０１４２】
通信会議の予約に必要な項目が全て入力された場合（Ｓ９３：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ９２にて受け付けた通信会議の予約情報と、会議管理テーブル２０ｂに登録された通信会議の情報とを比較して、開催時間の一部又は全部が重複する通信会議の参加予定ユーザを検索することで、参加予定ユーザの重複確認を行う（ステップＳ９５）。この結果から、制御部１１は、参加予定ユーザが重複しているか否かを判定する（ステップＳ９６）。
【０１４３】
参加予定ユーザが重複する場合（Ｓ９６：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へエラー通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に参加予定ユーザが重複している旨を知らせるエラー表示を行わせ（ステップＳ９７）、ステップＳ９１へ処理を戻して予約情報の再入力を促す。
【０１４４】
参加予定ユーザが重複していない場合（Ｓ９６：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ９２にて受け付けた通信会議の予約情報を会議管理テーブル２０ｂに登録することによって、会議予約を登録する（ステップＳ９８）。次いで、会議サーバ１の制御部１１は、予約情報の入力が行われた端末装置５ａ、５ｂ…へ登録完了通知を送信することによって、端末装置５ａ、５ｂ…の表示部６６に登録完了の表示を行い（ステップＳ９９）、ステップＳ９８にて登録した通信会議に参加予定の全てのユーザに対して、通信会議の開催案内を配信し（ステップＳ１００）、処理を終了する。
【０１４５】
このように、会議サーバ１は参加予定ユーザが重複した通信会議の開催予約を禁止する構成であってもよい。これにより、開催時間が重複する複数の通信会議に同一のユーザが参加予定となる矛盾の発生を防止することができ、各ユーザが参加する通信会議を選択する負担を軽減することができる。
【０１４６】
また、参加予定ユーザが重複する場合に、このユーザを常に”未確定”に分類して通信会議の開催予約を受け付ける構成としてもよく、又は、このユーザを常に”欠席”に分類して通信会議の開催予約を受け付ける構成としてもよい。
【０１４７】
更には、参加予定ユーザが重複する通信会議の開催予約を受け付けた際に会議サーバ１が行う処理を、例えば通信会議システムの管理者などが選択的に設定することができる構成としてもよい。この場合、例えば下記の４つの処理から選択する構成とすることができる。
（１）通信会議の開催予約を行うユーザに、重複する参加予定ユーザの対処を選択させる（図７及び図８参照）。
（２）参加予定ユーザが重複する場合には、通信会議の開催予約を受け付けない（図２０参照）。
（３）重複する参加予定ユーザを常に”未確定”に分類。
（４）重複する参加予定ユーザを常に”欠席”に分類。
【０１４８】
（変形例３）
上述の通信会議システムにおいては、通信会議にユーザが遅れて参加した場合に、この通信会議の開催者のユーザへ通知を行うのみの構成としたが、これに限るものではない。例えば、以下の変形例３に示すように、開催予定時刻に遅れたユーザの通信会議への参加の可否を、開催者のユーザが決定することができる構成としてもよい。
【０１４９】
図２１は、変形例３に係る通信会議システムの会議サーバ１が行う会議参加処理の手順を示すフローチャートである。会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂに登録された開催予定時刻と現在時刻とを比較することにより、ユーザを参加させる通信会議の開催予定時刻を経過したか否かを判定し（ステップＳ１１１）、通信会議の開催予定時刻を経過した場合（Ｓ１１１：ＹＥＳ）、この通信会議の開催者として会議管理テーブル２０ｂに登録されたユーザへ通知を行う（ステップＳ１１２）。
【０１５０】
会議サーバ１からの通知を受信した開催者の端末装置５ａ、５ｂ…は、開催予定時刻に遅れたユーザの通信会議への参加を許可するか否かの判断を、入力部６３により開催者のユーザから受け付け、受け付けた参加可否を応答として会議サーバ１へ送信する。会議サーバ１の制御部１１は、通信処理部１５にて開催者が使用する端末装置５ａ、５ｂ…からの応答を受信し（ステップＳ１１３）、受信した応答が通信会議への参加許可であるか否かを判定する（ステップＳ１１４）。
【０１５１】
応答が参加許可でない場合（Ｓ１１４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、開催予定時刻に遅れたユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…へ参加不許可通知を送信し（ステップＳ１１７）、処理を終了する。参加不許可通知を受信した端末装置５ａ、５ｂ…は、通信会議への参加が拒否された旨を通知するメッセージを表示部６６に表示することができる。
【０１５２】
ステップＳ１１１にて開催予定時刻を経過していない場合（Ｓ１１１：ＮＯ）、又は、ステップＳ１１４にて応答が参加許可の場合（Ｓ１１４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議に参加させるユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…を通信会議のグループに加えて（ステップＳ１１５）、このグループ内の他の端末装置５ａ、５ｂ…との間での画像データ、音声データ及びドキュメントデータ等の中継を開始し（ステップＳ１１６）、処理を終了する。これによりユーザは通信会議に参加することができる。
【０１５３】
このように、会議サーバ１が通信会議の開催予定時刻を経過して途中参加しようとするユーザを開催者へ通知し、このユーザの通信会議への参加可否を開催者に決定させる構成とすることによって、会議の進行に支障をきたすなどの虞がある場合に、開催者の判断でユーザの途中参加を拒否することができる。なお変形例３においては、開催者がユーザの途中参加の可否を決定する構成としたが、これに限るものではなく、例えばその他の通信会議参加ユーザが途中参加の可否を決定することができる構成としてもよく、また例えば通信会議の開始から所定時間経過後にはユーザの途中参加を認めない構成とし、この所定時間を開催者が通信会議の開催予約の際に設定する構成としてもよい。
【０１５４】
（実施の形態２）
通信会議の開催者は開催予約を行う際に開催予定時刻及び終了予定時刻を登録するが、通信会議が予定された時刻に終了するとは限らない。例えばユーザが第１の通信会議に参加し、その終了後に第２の通信会議に参加する予定の場合に、第１の通信会議が終了予定時刻を過ぎても終わらずに、第２の通信会議の開催予定時刻に達する虞がある。実施の形態２に係る通信会議システムは、このような場合に、第１の通信会議に参加中のユーザへ第２の通信会議の開催を通知し、いずれの通信会議に参加するかの選択をユーザから受け付けて、選択された通信会議へこのユーザを自動的に参加させる機能を有している。
【０１５５】
また、通信会議システムにログイン中のユーザが、通信会議の開催予約などの重要な作業を行っている際に、このユーザが参加予定の通信会議の開催予定時刻に達する虞がある。実施の形態２に係る通信会議システムは、このような場合に、重要な作業を行っているユーザへ通信会議の開催を通知し、この通信会議に参加するか否かの応答をユーザから受け付けて、参加の応答に応じてこのユーザを通信会議へ自動的に参加させる機能を有している。
【０１５６】
図２２は、実施の形態２に係る通信会議システムの会議サーバ１が行う通信会議開催処理の手順を示すフローチャートである。まず、会議管理テーブル２０ｂに登録された通信会議の開催準備時刻に達した場合、会議サーバ１の制御部１１は、当該通信会議に参加予定の一のユーザを会議管理テーブル２０ｂから選択し（ステップＳ１２１）、選択した参加予定ユーザが通信会議システムにログイン済みであるか否かを判定する（ステップＳ１２２）。選択した参加予定ユーザがログイン済みでない場合（Ｓ１２２：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ１２９へ処理を進める。
【０１５７】
選択した参加予定ユーザが通信会議システムにログイン済みの場合（Ｓ１２２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この参加予定ユーザが開催中の他の通信会議に参加中であるか否かを判定する（ステップＳ１２３）。ログイン済みの参加予定ユーザが他の通信会議に参加中でない場合（Ｓ１２３：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、この参加予定ユーザが通信会議の開催予約などの重要処理を行っているか否かを更に判定する（ステップＳ１２４）。参加予定ユーザが他の通信会議に参加中の場合（Ｓ１２３：ＹＥＳ）、又は、参加予定ユーザが重要作業を行っている場合（Ｓ１２４：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、このユーザが使用する端末装置５ａ、５ｂ…へ通信会議の開催を通知する（ステップＳ１２５）。
【０１５８】
会議サーバ１からの通知を受信した端末装置５ａ、５ｂ…は、ユーザに通信会議の開催を知らせる会議開催通知画面を表示部６６に表示する。図２４は、会議開催通知画面の一例を示す模式図である。会議開催通知画面には、開催される通信会議の会議名及び開催日時（開催予定時間）等の情報が表示されると共に、この通信会議に参加するか否かの判断をユーザから受け付ける手段が設けられている。詳しくは、会議開催通知画面には、”今すぐ参加する”、”後で参加する”及び”欠席する”の３つのボタンが設けられており、ユーザは端末装置５ａ、５ｂ…の入力部６３を操作していずれか１つのボタンを選択することができる。端末装置５ａ、５ｂ…は、ユーザによる入力操作を受け付けていずれのボタンが選択されたかを判定し、この判定結果を基に”今すぐ参加する”、”後で参加する”又は”欠席する”のいずれかを応答として会議サーバ１へ送信する。
【０１５９】
ステップＳ１２４にて参加予定ユーザが重要作業を行っていない場合（Ｓ１２４：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、この参加予定ユーザが会議管理テーブル２０ｂにおいて”参加”に分類されているか否かを更に判定する（ステップＳ１２６）。参加予定ユーザが”参加”に分類されている場合（Ｓ１２６：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、このユーザを通信会議に参加させるべく、会議参加処理を行う（ステップＳ１２７）。
【０１６０】
参加予定ユーザが”参加”に分類されていない場合（Ｓ１２６：ＮＯ）、即ち”仮参加”、”未確定”又は”欠席”に分類されている場合、会議サーバ１の制御部１１は、このユーザが使用している端末装置５ａ、５ｂ…へ通知を行うことにより、通信会議に参加するか否かの問い合わせを行う（ステップＳ１２８）。なお、会議サーバ１から通信会議に参加するか否かの問い合わせが与えられた端末装置５ａ、５ｂ…は、問い合わせ画面を表示してユーザからの応答を受け付け、受け付けた応答内容を会議サーバ１へ送信する。会議サーバ１は、端末装置５ａ、５ｂ…からの応答を受信して、応答内容に応じた処理（図１４参照）を行うことができる。
【０１６１】
ステップＳ１２７にて会議参加処理を終了した後、ステップＳ１２８にて通信会議に対する参加可否の問い合わせを行った後、又は、ステップＳ１２５にて通信会議の開催通知を行った後、会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂに登録された当該通信会議の参加予定ユーザの全てについて、ステップＳ１２１〜Ｓ１２８の処理を終了したか否かを判定する（ステップＳ１２９）。全ての参加予定ユーザの処理を終了していない場合（Ｓ１２９：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、ステップＳ１２１へ処理を戻し、会議管理テーブル２０ｂから別の参加予定ユーザを選択して上述の処理を繰り返し行う。全ての参加予定ユーザの処理を終了した場合（Ｓ１２９：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、通信会議開催処理を終了する。
【０１６２】
図２３は、通信会議の開催通知に対する応答の受信処理の手順を示すフローチャートであり、図２２に示したフローチャートのステップＳ１２５にて行った通信会議の開催通知に対する応答の受信処理である。なお、会議サーバ１は、通信会議システムにログイン中のユーザに係る情報、例えば参加中の会議、実行中の重要作業及び参加待ちの会議等の情報を記憶したユーザ管理情報を有しており、このユーザ管理情報は会議サーバ１のハードディスク２０などに記憶されている。図示の処理においては、このユーザ管理情報を利用する。
【０１６３】
通信会議の開催通知に対する応答を受信した会議サーバ１の制御部１１は、受信した応答が"今すぐ参加"であるか否かを判定する（ステップＳ１３１）。応答が"今すぐ参加"の場合（Ｓ１３１：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、このユーザを通信会議に参加させるべく、会議参加処理を行い（ステップＳ１３３）、処理を終了する。
【０１６４】
受信した応答が"今すぐ参加"でない場合（Ｓ１３１：ＮＯ）、会議サーバ１の制御部１１は、応答が"後で参加する"であるか否かを更に判定する（ステップＳ１３２）。応答が"後で参加する"の場合（Ｓ１３２：ＹＥＳ）、会議サーバ１の制御部１１は、この通信会議を、このユーザの後で参加する予定の通信会議としてユーザ管理情報に登録し（ステップＳ１３４）、処理を終了する。
【０１６５】
応答が"後で参加する"でない場合（Ｓ１３２：ＮＯ）、即ち応答が"欠席する"の場合、会議サーバ１の制御部１１は、会議管理テーブル２０ｂにおいてこのユーザを"欠席"に分類し（ステップＳ１３５）、処理を終了する。
【０１６６】
その後、会議サーバ１は、ユーザ管理情報に基づいて、”後で参加する”を選択したユーザの動向を監視し、先の通信会議が終了した場合又は重要作業を終了した場合等に、このユーザを自動的に通信会議に参加させる。また、先の通信会議が終了する前又は重要作業が終了する前に通信会議の開催予定時刻に達した場合、会議サーバ１はこの通信会議について”後で参加する”を選択したユーザを、ユーザ管理情報を基に検索し、各ユーザへ通信会議の開催予定時刻に達した旨を通知してもよい。
【０１６７】
以上の構成の実施の形態２に係る通信会議システムは、先の会議に参加中のユーザ又は重要作業中のユーザに対して、会議サーバ１が、通信会議の開催準備時刻に達した場合に通知を行い、この通信会議へ参加するか否かの応答をユーザから受け付ける構成とすることにより、先の会議の終了後又は重要作業の終了後にこのユーザを自動的に通信会議へ参加させることができる。これによりユーザは、先の会議に参加中又は重要作業中であっても、自らが参加する予定の通信会議の開催を知ることができ、ユーザは特別な手続き及び操作等を必要とすることなく通信会議に参加することができる。
【０１６８】
なお、実施の形態２に係る通信会議システムのその他の構成は、実施の形態１に係る通信会議システムの構成と同様であるため、同様の箇所には同じ符号を付して詳細な説明を省略する。
【符号の説明】
【０１６９】
１  会議サーバ（会議中継装置）
３  ネットワーク
５ａ、５ｂ…  端末装置（通信装置）
１１  制御部（認証手段、判定手段、会議参加処理手段、通知手段、参加可否判定手段、会議予約受付手段、重複判定手段、選択受付手段、応答受付手段）
１３  画像処理部
１４  音声処理部
１８  入力処理部
１９  表示処理部
２０  ハードディスク
２０ａ  会議管理プログラム（コンピュータプログラム）
２０ｂ  会議管理テーブル（会議予定記憶手段）
２０ｃ  認証情報
５１  制御部
５２  カメラ
５３  マイク
５７  スピーカ
６０  通信処理部
６３  入力部
６４  入力処理部
６５  表示処理部
６６  表示部
１０１  共有資料
１０５ａ、１０５ｂ…  端末情報
１５１  背景レイヤ
１５５  書込レイヤ
１６１  ウインドウ（表示手段）
１６２  ウインドウ（通知手段）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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【図１９】
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【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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【図２４】
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