(57)【要約】【課題】本発明は文書更新管理方法及びシステムに関し、変更されたドキュメントの閲覧に対し、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所の理解を促すことができるシステムを提供することを目的としている。【解決手段】ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、を有して構成される。【選択図】図１
2011070519.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
前記ドキュメント管理サーバは、
更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録するステップと、
前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信するステップと、
前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示するステップと、
前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信するステップと、
を有することを特徴とする文書更新管理方法。
【請求項２】
前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする請求項１記載の文書更新管理方法。
【請求項３】
ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
前記ドキュメント管理サーバは、
更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、
前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、
前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、
前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、
を有することを特徴とする文書更新管理システム。
【請求項４】
前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする請求項３記載の文書更新管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書更新管理方法及びシステムに関し、更に詳しくは以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すと共に、閲覧が十分に行われているかを確認することで、変更されたドキュメントを周知徹底させるようにした文書更新管理方法及びシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ドキュメント等の内容が変更された際、変更及び変更内容を周知徹底するため、ドキュメントへアクセスした利用者を対象に変更が行われた旨を通知する方法がある。しかしながら、この方法では、組織変更等により、更新時点でドキュメントの利用対象者では無い場合においても通知が行われ、逆に一度もアクセスしていない利用対象者の場合は通知が行われないという課題がある。
【０００３】
このような不具合を解消するため、ドキュメントを閲覧すべき利用対象者をデータベース化し、閲覧すべきドキュメントへのアクセス履歴から、変更されたドキュメントが未閲覧の場合、利用対象者に対してメールにて警告を行なうシステムがある（例えば特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−３５２９７５号公報（段落００１９〜００３１，図２〜７）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
引用文献１記載のシステムでは、変更されたドキュメントに対し、アクセスしていない場合は閲覧していない旨の警告通知のメールが送付される。しかしながら、利用対象者が通知によりドキュメントにアクセスしたとしても、変更点を認識し十分に閲覧が行なわれたかどうかは判らない。例えば、何らかの理由により十分に読まないまま閲覧を途中で止めてしまった場合も、引用文献１記載の発明ではシステム上で閲覧済と記録されてしまう。そのため、このような場合においては、目的であるドキュメントの周知徹底は果たせないという課題が残ってしまう。
【０００６】
本発明はこのような課題に鑑みてなされたものであって、変更されたドキュメントの閲覧に対し、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所の理解を促すことができるシステムを提供することを目的としている。特に、複数の版数に亘って閲覧していない者にとっても変更箇所を判りやすくすることを目的としている。また、利用対象者の閲覧状況をシステムにおいて閲覧が完全に行われているかを確認し、変更されたドキュメントを利用者に周知徹底させるシステムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記の課題を解決するために、本発明は以下のような構成をとっている。
（１）請求項１記載の発明は、ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録するステップと、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信するステップと、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示するステップと、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信するステップと、を有することを特徴とする。
【０００８】
（２）請求項２記載の発明は、前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする。
（３）請求項３記載の発明は、ドキュメント管理サーバとメールサーバと利用者端末とがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、更新者からドキュメント登録を受け付けると変更履歴に応じて版数情報を挿入して記憶手段に登録する手段と、前記ドキュメントを閲覧すべき者を抽出して閲覧依頼メールを送信する手段と、前記閲覧すべき者からドキュメント閲覧依頼があると、前記閲覧すべき者の閲覧済版数に応じてドキュメント変更箇所を強調表示する手段と、前記閲覧すべき者が変更箇所を理解するために要する最低閲覧時間に満たない場合は再度閲覧要求通知を送信する手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
（４）請求項４記載の発明は、前記ドキュメント管理サーバは、前記最低閲覧時間は変更箇所の文字数を基に算出することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は以下のような効果を有する。
（１）請求項１記載の発明によれば、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すことができ、また閲覧が十分に行われているかを周知徹底することができる。
【００１１】
（２）請求項２記載の発明によれば、最低閲覧時間を算出することができる。
（３）請求項３記載の発明によれば、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すことができ、また閲覧が十分に行われているかを周知徹底することができる。
【００１２】
（４）請求項４記載の発明によれば、最低閲覧時間を算出することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の全体構成例を示す図である。
【図２】ドキュメントデータベースの構成例を示す図である。
【図３】閲覧者データベースの構成例を示す図である。
【図４】表示処理データベースの構成例を示す図である。
【図５】最低閲覧時間定義データベースの構成例を示す図である。
【図６】ドキュメント変更時における画面イメージを示す図である。
【図７】ドキュメント閲覧時における画面イメージを示す図である。
【図８】ドキュメント変更時における動作を示すフローチャートである。
【図９】ドキュメント閲覧時における動作を示すフローチャートである。
【図１０】閲覧権限の無いユーザへの通知画面を示す図である。
【図１１】ドキュメント変更時のメール通知画面を示す図である。
【図１２】閲覧時間が最低閲覧時間に達しない場合のメール通知画面を示す図である。
【図１３】保存ドキュメントデータの構成例を示すｘＭＬで記述された図である。
【図１４】版数情報付加前のドキュメント原文例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明の実施例について、図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の全体構成例を示す図である。図に示す装置全体でドキュメント管理システムを構成している。このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ２０と、メールサーバ３０と、少なくとも１台の利用者端末４０とがネットワーク２５を介して接続されたシステムを構成している。ネットワーク２５としては、例えばインターネットやＬＡＮ等を用いることができる。
【００１５】
ドキュメント管理サーバ２０において、１はドキュメントの登録受付を行なうドキュメント登録受付手段、２は閲覧者データベース（ＤＢ）に版数情報を挿入する版数情報挿入手段、３は利用者に変更箇所を強調して見せるための変更箇所強調手段、４はドキュメントをドキュメント保存領域に保存するドキュメント保存手段、５は利用者にドキュメント変更の通知を行なうドキュメント更新通知手段、６は利用者からのドキュメント閲覧要求を受け付けるドキュメント閲覧要求受付手段、７は利用者の閲覧状況を監視する閲覧状況監視手段、８は各種情報を表示する表示部、９はドキュメントを保存するドキュメント保存領域、１０は時刻情報を出力する時刻情報部、１１は最低閲覧時間を算出するデータが記憶される最低閲覧時間定義部である。
【００１６】
１２〜１５はドキュメント管理サーバ２０と接続される各種のデータベース（以下ＤＢと略す）である。１２はドキュメントＤＢ、１３は閲覧者ＤＢ、１４は表示処理ＤＢ、１５は最低閲覧時間定義ＤＢである。以下、これらＤＢの詳細構成について説明する。
【００１７】
図２はドキュメントデータベース１２の構成例を示す図である。図に示すように、ドキュメントＩＤと、ドキュメント名と、版数と、更新日と、更新者ＩＤと、保存先が設けられている。例えば、ドキュメントＩＤ０００００２は、ドキュメント名が技術試料_２００７．ｔｘｔであり、版数が１５であり、更新日が２００９／１０／２４であり、更新者ＩＤは  ｍｏｒｉであり、保存先はＣ：\技術試料である。
【００１８】
図３は閲覧者データベース１３の構成例を示す図である。図に示すように、利用者ＩＤと、閲覧対象ドキュメントと、閲覧済版数と、通知先とから構成されている。例えば、利用者ＩＤがｔ_ａｓｏｕさんの場合は、閲覧対象ドキュメントは０００００１，００００２，００００３，０００１４であり、閲覧対象ドキュメント０００００１の閲覧済版数は２０、閲覧対象ドキュメント００００２の閲覧済版数は１４であり、閲覧対象ドキュメント００００３の閲覧済版数は７であり、閲覧対象ドキュメント０００１４の閲覧済版数は１９である。通知先はｔ_ａｓｏｕ@ａｂｃｄｅ．ｃｏｍである。
【００１９】
図４は表示処理データベースの構成例を示す図である。図に示すように、世代毎に色情報ＩＤが登録されている。世代が２２の場合の色情報ＩＤはＦＦ．３３．００である。この色は版数によって異なる色となっている。図５は最低閲覧時間定義データベース１５の構成例を示す図である。このＤＢには、例えば１秒間に読む文字数が５で、閲覧必須時間が６０（秒）である（詳細後述）。
[ドキュメント変更時の動作]
１）ドキュメント管理サーバ２０は、変更担当者より利用者端末４０から送信された変更するドキュメント名及び変更処理済みのドキュメントをドキュメント登録受付手段１で受信する。
【００２０】
２）ドキュメント管理サーバ２０は、受信したドキュメントと、これまで登録されたドキュメント情報が格納されているドキュメントＤＢ１２に登録された、受信前において最新であったドキュメントのデータ内容とを比較して変更（置換・削除・追加）があるか確認を行なう。
【００２１】
３）ドキュメント管理サーバ２０は、２）において変更されていることを確認した場合、変更点を抽出する。
４）ドキュメント管理サーバ２０の版数情報挿入手段２は、受信した変更処理済みのドキュメントに対して、３）において抽出した変更箇所に対し版数情報を挿入する。
【００２２】
５）ドキュメント管理サーバ２０は、４）のドキュメントをデータファイルとしてドキュメント管理サーバ内のドキュメント保存領域９に保存する。また、ドキュメントＤＢ１２に新しい版として登録する。
【００２３】
６）ドキュメント管理サーバ２０のドキュメント更新通知手段５は、変更担当者である利用者端末４０に登録された旨のメッセージを送信する。
７）ドキュメント管理サーバ２０は、各ドキュメントに対して閲覧すべき利用対象者が登録された閲覧者ＤＢ１３を参照し、登録された「ドキュメント名」と１）で受信したドキュメント名とを比較し、合致する場合は、その利用対象者情報及び閲覧済版数を抽出する。
【００２４】
８）ドキュメント管理サーバ２０のドキュメント更新通知手段５は、７）で抽出した利用対象者に対し、ドキュメントの変更があった旨、及び閲覧先、閲覧済版数の情報についてメールサーバ３０を介して電子メールを送信することにより通知を行なう。
【００２５】
図６はドキュメント変更時における画面イメージを示す図である。何れも利用者端末４０の表示画面を示している。先ず（ａ）に示すようにドキュメント登録画面が表示される。このドキュメント登録画面で利用者がドキュメントを選択すると（ここでは「技術資料  ２００７．ｔｘｔ」を選択）、「現在の版数はＶｅｒｓｉｏｎ.１５です」という表示がなされ、「改版したドキュメントをアップロードしてください」と表示されるので、「アップロード」ボタンをマウスでクリックすると、アップロードが開始され、ドキュメント管理サーバ２０に通知される。
【００２６】
次に、（ｂ）に示すように正常登録通知画面が表示される。「以下のドキュメントは正常に登録されました」という表示の下に「技術資料_２００７．ｔｘｔ」が表示され、その版数が「Ｖｅｒｓｉｏｎ．１６」である旨が表示される。以上の表示は版数が異なっていた場合であるが、版数が異なっていない場合には、（ｃ）に示すように「ドキュメントは登録されませんでした」という表示と、「技術資料_２００７．ｔｘｔ」が表示され、版数に変更がなかった旨、即ち「１つ前の版との相違点がありませんでした」と表示され、その下に現在の版数「Ｖｅｒｓｉｏｎ．１５」が表示される。
[ドキュメント閲覧時の動作]
１）ドキュメント管理サーバ２０のドキュメント閲覧要求受付手段６は利用対象者からのドキュメントへのアクセスを受信する。
【００２７】
２）ドキュメント管理サーバ２０は、閲覧者ＤＢ１３を参照し、登録された「ドキュメント名」と１）で受信したドキュメント名とを比較し、合致する場合は、その利用対象者情報及び閲覧済版数を抽出する。
【００２８】
３）ドキュメント管理サーバ２０は、ドキュメントＤＢ１２にある前記ドキュメントにおいて、登録された最新の版数であるデータファイルを呼び出す。
４）ドキュメント管理サーバ２０は、３）で呼び出したデータファイル内の版数情報の中から２）で抽出した閲覧済版数と同じ、若しくは古い版数情報を削除する処理を行なう。
【００２９】
５）ドキュメント管理サーバ２０の変更箇所強調手段３は、版数に応じて色情報を定義した表示処理ＤＢ１４を参照し、４）で処理されたデータファイル内の版数情報と一緒に色情報を付加する。
【００３０】
６）ドキュメント管理サーバ２０の最低閲覧時間定義部１１は、５）において版数情報及び色情報が付加された箇所の文字数を計算し、最低閲覧時間定義ＤＢ１５の値を代入した最低閲覧時間定義部１１における計算式から最低閲覧時間を算出する。最低閲覧時間（秒）は次式で与えられる。
【００３１】
最低閲覧時間（秒）＝文字数÷（１秒間に読む文字数）＋（閲覧必須時間）  （１）
ここで、閲覧必須時間は、例えば図５の最低閲覧時間定義ＤＢ１５に示すように６０秒が用いられる。
【００３２】
７）ドキュメント管理サーバ２０は、データファイル内のデータにおいて、版数情報及び色情報が付加された箇所においては、その色情報に基づく下線を表示する画面情報を利用対象者の利用者端末４０へ送信し、時刻情報部１０から得た送信時刻を記憶する。
【００３３】
８）ドキュメント管理サーバ２０は、７）で送信した画面情報において、スクロールバーの位置情報を取得する。
９）ドキュメント管理サーバ２０は、８）においてスクロールバーが最も下部の位置にあることを検知した場合は、そのドキュメントを全部閲覧したことになるので、前記利用対象者の利用者端末４０へ「終了」ボタンを表示する追加画面情報を送信する。
【００３４】
１０）ドキュメント管理サーバ２０は、利用対象者の利用者端末４０から終了情報を検知した時刻を時刻情報部１０を参照して得る。
１１）ドキュメント管理サーバ２０の閲覧状況監視手段７は、７）〜１０）から前記した（１）式により閲覧時間を計算し、（１）式で算出した最低閲覧時間と比較する。
【００３５】
１２）ドキュメント管理サーバ２０は、１１）において前記閲覧時間が最低閲覧時間を超えた場合に限り、閲覧者ＤＢ１３の閲覧済版数に対し最新の版数を登録する。また、閲覧時間が最低閲覧時間を超えない場合は、閲覧が不十分である旨、閲覧した利用対象者に対し、閲覧者ＤＢ１３の通知先へメールサーバ３０を介してメール通知を行なう。
【００３６】
図７はドキュメント閲覧時における画面イメージを示す図である。何れも利用者端末４０の表示画面を示している。先ず（ａ）に示すようにドキュメント登録画面が表示される。利用者が閲覧するドキュメント（ここでは「技術資料  ２００７．ｔｘｔ」）を選択すると、その現在の版数が「Ｖｅｒｓｉｏｎ．１６」であることが表示される。その下に、利用者ＩＤ「ｔ  ａｓｏｕ」が表示されている。
【００３７】
ここで、利用者が「閲覧ボタン」８０をマウスでクリックすると、画面は（ｂ）に移行する。（ｂ）はドキュメント閲覧画面である。閲覧ドキュメント（「技術資料_２００７．ｔｘｔ  Ｖｅｒｓｉｏｎ１６」）の内容が表示される。ここで、利用者がドキュメントを見ながらスクロール部８１をスクロールすると、画面は（ｃ）に示すような最下の閲覧画面が表示される。そこで、利用者が終了ボタン８２をクリックすると、ドキュメントを最後まで見たという情報がドキュメント管理サーバ２０に通知されることになる。
【００３８】
以上、説明したように、本発明によれば、以前閲覧した版数のドキュメントからの変更箇所を強調表示することで利用対象者の理解を促すことができ、また閲覧が十分に行われているかを周知徹底することができる。また、最低閲覧時間を算出して十分な閲覧が行われたかを判断することができる。
【００３９】
以下、ドキュメント変更時における動作とドキュメント閲覧時における動作を更に詳細に説明する。図８はドキュメント変更時における動作を示すフローチャートである。動作の主体はドキュメント管理サーバ２０である。
【００４０】
先ず、ドキュメント管理サーバ２０は変更担当者の情報端末（利用者端末）４０から変更処理済ドキュメントを受信すると（Ｓ１）、ドキュメントＤＢ１２のドキュメント名と受信した前記ドキュメントの名前を比較する（Ｓ２）。そして、比較の結果、双方の名前が一致するかどうかチェックする（Ｓ３）。ドキュメント名が一致した場合、前記ドキュメントの受信データと呼出データの内容とを比較する（Ｓ４）。比較の結果データ内容が異なるかどうかチェックする（Ｓ５）。
【００４１】
比較の結果、双方の内容が異なる場合は、前記ドキュメントの受信データに対し、呼出データからの変更箇所へ版数情報を挿入する（Ｓ６）。次に、受信データに対し、呼出データからの変更箇所に対し、版数情報を挿入し、ドキュメント管理サーバ２０内の領域に保存する（Ｓ７）。次に、ドキュメントＤＢ１２に前記ドキュメントの最新の版として登録する（Ｓ８）。
【００４２】
前記ステップＳ３における受信ドキュメント名と呼出ドキュメントの名が一致しない場合は、受信したドキュメントをドキュメント管理サーバ２０内の領域に保存する（Ｓ９）。次に、受信したドキュメントをドキュメントＤＢ１２に新規ドキュメントとして登録する（Ｓ１０）。
【００４３】
図１１はドキュメント変更時のメール通知画面を示す図である。その内容は「以下の資料が登録・更新されました。」というものである。
次に、変更担当者の情報端末（利用端末）４０へ正常登録のメッセージを送信する（Ｓ１１）。次に、ドキュメントＤＢ１２から登録したドキュメントのドキュメントＩＤを抽出し、閲覧者ＤＢ１３の閲覧対象ドキュメントと比較する（Ｓ１２）。閲覧者ＤＢ１３の閲覧対象ドキュメントに抽出したドキュメントＩＤが含まれるかどうかチェックする（Ｓ１３）。含まれる場合は、閲覧者ＤＢ１３から一致した閲覧対象ドキュメントを含む行を抽出し（Ｓ１４）、抽出した通知先へ閲覧版数と共に通知し（Ｓ１５）、処理を終了する。ステップＳ５において、ドキュメントの受信データと呼出データの内容とが同じである場合、ドキュメントに変更点が無い旨、変更担当者の情報端末（利用者端末）４０へメッセージを送信して（Ｓ１６）、処理を終了する。
【００４４】
図９はドキュメント閲覧時における動作を示すフローチャートである。動作の主体はドキュメント管理サーバ２０である。ドキュメント管理サーバ２０は利用対象者からの利用者ＩＤ及び閲覧するドキュメント受信すると（Ｓ１）、閲覧者ＤＢ１３に登録された前記利用者ＩＤの閲覧対象ドキュメントＩＤとドキュメントＤＢ１２の前記ドキュメント名を含む行のドキュメントＩＤを抽出する（Ｓ２）。次に、利用者ＩＤの閲覧対象ドキュメントＩＤとドキュメントＤＢ１２の前記ドキュメント名を含む行のドキュメントＩＤとを比較し一致するかどうかチェックする（Ｓ３）。
【００４５】
一致した場合は、閲覧者ＤＢ１３における利用者ＩＤの閲覧済版数情報を抽出する（Ｓ４）。次に、ドキュメントＤＢ１２に登録された前記ドキュメントの最新版データを呼び出す（Ｓ５）。次に、前記ドキュメントのデータ内の版数情報〔１〕について前記利用対象者の閲覧済版数情報〔２〕を比較する（Ｓ６）。そして版数が〔１〕≦〔２〕かどうかチェックする（Ｓ７）。そうである場合には、前記ドキュメントのデータ内にある閲覧済の版数情報を削除する（Ｓ８）。
【００４６】
次に、表示処理ＤＢ１４を参照し、前記ドキュメントのデータ内にある版数情報に応じて色情報を付加する（Ｓ９）。次に、前記ドキュメントの版数／色情報の付加された箇所の文字数を計算する（Ｓ１０）。次に、計算した文字数から最低閲覧時間定義ＤＢ１５と最低閲覧時間定義部１１の定義式（（１）式）に基づき、最低閲覧時間〔３〕を算出する（Ｓ１１）。次に、前記ドキュメントの色情報の箇所に下線を引いたドキュメント表示画面を前記利用対象者の情報端末（利用者端末）４０へ送信し、送信した時刻〔４〕を記憶する（Ｓ１２）。
【００４７】
なお、ステップＳ３において利用者ＩＤの閲覧対象ドキュメントＩＤとドキュメントＤＢ１２の前記ドキュメント名を含む行のドキュメントＩＤとが一致しない場合には、ドキュメントの閲覧権限が無い旨、利用対象者の情報端末（利用者端末）４０へメッセージを送信して処理を終了する（Ｓ１３）。図１０は閲覧権限の無いユーザへの通知画面を示す図である。その内容は「以下のドキュメントは閲覧権限が無いので表示できません。」というものである。
【００４８】
次に、スクロールバー位置情報を取得する（Ｓ１４）。そして、スクロールバー位置が最下位置かどうかチェックする（Ｓ１５）。そうである場合には、前記利用対象者の情報端末（利用者端末）４０へ「終了」ボタンが表示される追加画面情報を送信する（Ｓ１６）。次に、前記利用対象者の情報端末４０から閲覧終了情報を受信し、受信した時刻〔５〕を記憶する（Ｓ１７）。
【００４９】
次に、次式により閲覧時間を算出する（Ｓ１８）。
閲覧時間〔６〕＝〔５〕−〔４〕      （２）
次に、〔６〕＞〔３〕かどうかチェックする（Ｓ１９）。そうである場合には、閲覧者ＤＢ１３の閲覧済版数に対し、最新の版数を登録し、処理を終了する（Ｓ２０）。ステップＳ１９において、〔６〕＞〔３〕でない場合は、閲覧が十分に行われていない旨、閲覧した利用対象者にメール通知を行なう（Ｓ２１）。
【００５０】
図１２は閲覧時間が最低閲覧時間に達しない場合のメール通知画面を示す図である。その内容は「閲覧時間が十分ではないので、再度閲覧してください。」というものである。
図１３は保存ドキュメントデータの構成例を示すｘＭＬで記述された図、図１４は版数情報付加前のドキュメント原文例を示す図である。図１３の更新履歴は、次のように判断する。最初の行の
２００＜７＞９＜／７．は「２００９．」、次の＜１５＞１＜／１５＞＜１６＞１＜／１６＞．は「１１．」、次の＞１６＞１６＜／１６は「１６」、次の＜１４＞設計図＞／１４＞は「設計図」、次の＜１６＞６ａ＜１／１６は「６ａ」、次の＜１４＞を修正＜／１４＜は「を修正」、次の（＜１６＞小泉＜１／１６＞）は「（小泉）」をそれぞれ表している。これは、図１４の更新履歴と対応している。
【００５１】
以上、説明したように、本発明によれば、利用対象者がドキュメントの内容を全て閲覧した場合に限り閲覧を終了すること、また想定される閲覧時間に達しない不十分な閲覧を行なった場合は、閲覧済とは見なさず、その旨を通知することで閲覧の徹底を十分に行なうことができる。また、利用対象者が以前閲覧したドキュメントから最新のドキュメントまでの間に変更された箇所については、下線及び表示色により強調されることからドキュメントの変更点に対する理解が容易にできるという効果がある。
【符号の説明】
【００５２】
１    ドキュメント登録受付手段
２    版数情報挿入手段
３    変更箇所強調手段
４    ドキュメント保存手段
５    ドキュメント更新通知手段
６    ドキュメント閲覧要求受付手段
７    閲覧状況監視手段
８    表示部
９    ドキュメント保存領域
１０  時刻情報部
１１  最低閲覧時間定義部
１２  ドキュメントＤＢ
１３  閲覧者ＤＢ
１４  表示処理ＤＢ
１５  最低閲覧時間定義ＤＢ
２０  ドキュメント管理サーバ
２５  ネットワーク
３０  メールサーバ
４０  利用者端末
【図１】
2011070519.tif 000003
【図２】
2011070519.tif 000004
【図３】
2011070519.tif 000005
【図４】
2011070519.tif 000006
【図５】
2011070519.tif 000007
【図６】
2011070519.tif 000008
【図７】
2011070519.tif 000009
【図８】
2011070519.tif 000010
【図９】
2011070519.tif 000011
【図１０】
2011070519.tif 000012
【図１１】
2011070519.tif 000013
【図１２】
2011070519.tif 000014
【図１３】
2011070519.tif 000015
【図１４】
2011070519.tif 000016