(57)【要約】【課題】本発明はドキュメントの利用制限管理方法及び利用制限管理システムに関し、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにしたドキュメントの利用制限管理方法及びシステムを提供することを目的としている。【解決手段】閲覧チェックサーバ４０は、所定の演算式により未閲覧者がいるかどうかをチェックし、未閲覧者がいる場合には閲覧対象者情報データベース５３から利用者名とメールアドレスを取得して閲覧を促すメールを未閲覧者に発行し、未閲覧者に対して影響する関連システムへの利用制限処理を行ない、前記閲覧チェックサーバ４０は、前記閲覧対象者情報データベース５３から利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出し、閲覧対象ドキュメントから所定の演算式により未閲覧者ドキュメントを抽出して未閲覧者に閲覧を促し、閲覧が終了したら関連システムの利用制限の解除を行なうように構成する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
関連する業務システムと、該業務システムと接続され、ＩＤ管理や認証を行なう認証システムと、該認証システムと接続される文書管理サーバ及び／又はファイルサーバよりなるドキュメント管理システムと、該ドキュメント管理システムと接続され、未閲覧チェック及び／又はメール発行及び／又は利用制限指示及び／又は未閲覧ドキュメント一覧表示を行なうドキュメント閲覧チェックサーバと、ドキュメント情報データベース及び／又はアクセスログデータベース及び／又は閲覧対象者情報データベース及び／又は影響システム情報データベース及び／又は利用者の関連システム利用制限情報データベースからなるシステムにおいて、
前記閲覧チェックサーバは、所定の演算式により未閲覧者がいるかどうかをチェックするステップと、
未閲覧者がいる場合には前記閲覧対象者情報データベースから利用者名とメールアドレスを取得して閲覧を促すメールを未閲覧者に発行するステップと、
未閲覧者に対して影響する関連システムへの利用制限処理を行なうステップと、
前記閲覧チェックサーバは、前記閲覧対象者情報データベースから利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出し、閲覧対象ドキュメントから所定の演算式により未閲覧者ドキュメントを抽出して未閲覧者に閲覧を促すステップと、
閲覧が終了したら関連システムの利用制限の解除を行なうステップと、
を有することを特徴とするドキュメントの利用制限管理方法。
【請求項２】
前記閲覧チェックサーバは、利用者が関連する各システムを利用する際に、利用者に制限がかかっているかどうかを確認するステップと、利用者に制限がかかっていた場合は前記利用者の関連システム利用制限情報データベースを参照して制限されたカテゴリと制限された利用権限に従い、利用者に対してアクセスを制限するステップとを有することを特徴とする請求項１記載のドキュメントの利用制限管理方法。
【請求項３】
関連する業務システムと、該業務システムと接続され、ＩＤ管理や認証を行なう認証システムと、該認証システムと接続される文書管理サーバ及び／又はファイルサーバよりなるドキュメント管理システムと、該ドキュメント管理システムと接続され、未閲覧チェック及び／又はメール発行及び／又は利用制限指示及び／又は未閲覧ドキュメント一覧表示を行なうドキュメント閲覧チェックサーバと、ドキュメント情報データベース及び／又はアクセスログデータベース及び／又は閲覧対象者情報データベース及び／又は影響システム情報データベース及び／又は利用者の関連システム利用制限情報データベースからなるシステムにおいて、
前記閲覧チェックサーバは、所定の演算式により未閲覧者がいるかどうかをチェックし、
未閲覧者がいる場合には前記閲覧対象者情報データベースから利用者名とメールアドレスを取得して閲覧を促すメールを未閲覧者に発行し、
未閲覧者に対して影響する関連システムへの利用制限処理を行ない、
前記閲覧チェックサーバは、前記閲覧対象者情報データベースから利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出し、閲覧対象ドキュメントから所定の演算式により未閲覧者ドキュメントを抽出して未閲覧者に閲覧を促し、
閲覧が終了したら関連システムの利用制限の解除を行なう、
ことを特徴とする利用制限管理システム。
【請求項４】
前記閲覧チェックサーバは、利用者が関連する各システムを利用する際に、利用者に制限がかかっているかどうかを確認し、利用者に制限がかかっていた場合は前記利用者の関連システム利用制限情報データベースを参照して制限されたカテゴリと制限された利用権限に従い、利用者に対してアクセスを制限することを特徴とする請求項３記載の利用制限管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はドキュメントの利用制限管理方法及びシステムに関し、更に詳しくは本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにしたドキュメントの利用制限管理方法及びシステムに関する。即ち、本発明は設計図面等のドキュメントが更新される際に関係者に必ず閲覧させるために、対象者と対象となるドキュメントのアクセスログよりドキュメントの閲覧チェックを行なうシステムにおいて、システム利用時の未閲覧ドキュメントの表示機能及び未閲覧時の関連システムの機能を制限する仕組みによって関係者の確実な閲覧を実現する方法及びシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来の技術として、設計図面等に変更があった場合に、関係者に周知徹底することを目的として、そのドキュメントに対する過去のアクセス者を分析して変更を通知する技術が知られている（例えば特許文献１参照）。この技術は、データベースが更新される際に、アクセスログから過去にアクセスしたクライアントを抽出し、変更を通知するものである。
【０００３】
また、予め閲覧対象者を登録し、文書が更新される際に変更を通知する技術が知られている（例えば特許文献２参照）。この技術は、予め用意した閲覧者を抽出し、未閲覧者に対してメールで通知するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０００−１１３０８７号公報（段落０００５，図１）
【特許文献２】特開２００５−３５２９７５号公報（段落００１９〜００３１，図２〜図７）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、これら従来の技術では、未閲覧者にメールで通知を行なうだけで、その後閲覧が実施されたことが保証されないまま関連する業務を実行することができてしまうため、未閲覧者が重要な変更を認識しないまま、設計作業や関連する業務などを実施してしまい、設計の不整合や関連する業務でミスマッチが発生する可能性があった。
【０００６】
例えば、複数人のチームで開発中の業務システムＡで取引データ形式の仕様が変更になりそれに関するドキュメントを更新していたにも拘わらず、別の担当者がそれを閲覧していなかったことにより、仕様の変更を反映しないままプログラムの開発を進めてしまい、最終的に不整合のあるシステムができてしまうという問題があった。
【０００７】
本発明はこのような課題に鑑みてなされたものであって、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにしたドキュメントの利用制限管理方法及びシステムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の問題を解決するために、本発明は以下のような構成をとっている。
（１）請求項１記載の発明は、関連する業務システムと、該業務システムと接続され、ＩＤ管理や認証を行なう認証システムと、該認証システムと接続される文書管理サーバ及び／又はファイルサーバよりなるドキュメント管理システムと、該ドキュメント管理システムと接続され、未閲覧チェック及び／又はメール発行及び／又は利用制限指示及び／又は未閲覧ドキュメント一覧表示を行なうドキュメント閲覧チェックサーバと、ドキュメント情報データベース及び／又はアクセスログデータベース及び／又は閲覧対象者情報データベース及び／又は影響システム情報データベース及び／又は利用者の関連システム利用制限情報データベースからなるシステムにおいて、前記閲覧チェックサーバは、所定の演算式により未閲覧者がいるかどうかをチェックするステップと、未閲覧者がいる場合には前記閲覧対象者情報データベースから利用者名とメールアドレスを取得して閲覧を促すメールを未閲覧者に発行するステップと、未閲覧者に対して影響する関連システムへの利用制限処理を行なうステップと、前記閲覧チェックサーバは、前記閲覧対象者情報データベースから利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出し、閲覧対象ドキュメントから所定の演算式により未閲覧者ドキュメントを抽出して未閲覧者に閲覧を促すステップと、閲覧が終了したら関連システムの利用制限の解除を行なうステップとを有することを特徴とする。
【０００９】
（２）請求項２記載の発明は、前記閲覧チェックサーバは、利用者が関連する各システムを利用する際に、利用者に制限がかかっているかどうかを確認するステップと、利用者に制限がかかっていた場合は前記利用者の関連システム利用制限情報データベースを参照して制限されたカテゴリと制限された利用権限に従い、利用者に対してアクセスを制限するステップとを有することを特徴とする。
【００１０】
（３）請求項３記載の発明は、関連する業務システムと、該業務システムと接続され、ＩＤ管理や認証を行なう認証システムと、該認証システムと接続される文書管理サーバ及び／又はファイルサーバよりなるドキュメント管理システムと、該ドキュメント管理システムと接続され、未閲覧チェック及び／又はメール発行及び／又は利用制限指示及び／又は未閲覧ドキュメント一覧表示を行なうドキュメント閲覧チェックサーバと、ドキュメント情報データベース及び／又はアクセスログデータベース及び／又は閲覧対象者情報データベース及び／又は影響システム情報データベース及び／又は利用者の関連システム利用制限情報データベースからなるシステムにおいて、前記閲覧チェックサーバは、所定の演算式により未閲覧者がいるかどうかをチェックし、未閲覧者がいる場合には前記閲覧対象者情報データベースから利用者名とメールアドレスを取得して閲覧を促すメールを未閲覧者に発行し、未閲覧者に対して影響する関連システムへの利用制限処理を行ない、前記閲覧チェックサーバは、前記閲覧対象者情報データベースから利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出し、閲覧対象ドキュメントから所定の演算式により未閲覧者ドキュメントを抽出して未閲覧者に閲覧を促し、閲覧が終了したら関連システムの利用制限の解除を行なう、ことを特徴とする。
【００１１】
（４）請求項４記載の発明は、前記閲覧チェックサーバは、利用者が関連する各システムを利用する際に、利用者に制限がかかっているかどうかを確認し、利用者に制限がかかっていた場合は前記利用者の関連システム利用制限情報データベースを参照して制限されたカテゴリと制限された利用権限に従い、利用者に対してアクセスを制限することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は以下に示すような効果を奏する。
（１）請求項１記載の発明によれば、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにすることができる。
【００１３】
（２）請求項２記載の発明によれば、利用者に制限がかかっていた場合には、利用者に対してアクセスを制限することで、ドキュメントへの不用意な書き込みを防止することができる。
【００１４】
（３）請求項３記載の発明によれば、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにすることができる。
（４）請求項４記載の発明によれば、利用者に制限がかかっていた場合には、利用者に対してアクセスを制限することで、ドキュメントへの不用意な書き込みを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明で用いる各種データベースの構成例を示す図である。
【図３】本発明で用いる各種データベースの構成例を示す図である。
【図４】本発明で用いる各種データベースの構成例を示す図である。
【図５】未閲覧者の抽出処理［Ｓ１］のフローチャートである。
【図６】利用者のアクセス時の処理［Ｓ２］のフローチャートである。
【図７】利用者が関連するシステムへアクセスする際の処理［Ｓ３］のフローチャートである。
【図８】未閲覧ドキュメント一覧表示の画面のイメージを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、本発明の実施例について図面を参照しながら、詳細に説明する。
本発明は、ドキュメントに関連する閲覧対象者を記録するだけでなく、影響する関連システムも併せて記録しておくことにより、未閲覧者がシステムを利用しようとする際に未閲覧文書を一覧し、閲覧を促す機能と、それと同時に、すぐに閲覧できない場合に備え認証システムと連動して影響するシステムを利用者が利用することを制限する仕組みに関するものであり、これらの機能により本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにすることを特徴とするものである。
（本発明の仕組み）
本発明の部分を実現する仕組みとして、以下の３つの処理が実行される。
（１−１）未閲覧者の抽出処理
本システムでは、先ずサーバ側をトリガとした処理（文書更新時若しくは定時実行など）として以下を実行する。
【００１７】
１）サーバは未閲覧者がいる可能性のあるドキュメントを抽出する。
２）サーバは未閲覧者がいない場合、そのドキュメントは閲覧が完了していると判断する。
【００１８】
３）サーバは未閲覧者がいた場合、未閲覧ドキュメントがあることを利用者宛にメールで送付する。
４）サーバは同時に影響する関連システムの利用制限を実施する。
（１−２）利用者のアクセス時の処理
本システムでは、利用者がシステムの利用を開始する際に以下の処理を実行する。
【００１９】
１）サーバは利用者に関連したドキュメントを抽出し、未閲覧のものがないか確認する。
２）サーバは未閲覧のものがあれば、一覧にして未閲覧により制限されるシステムと併せて利用者の画面に表示する。
【００２０】
３）利用者は画面から「未閲覧ドキュメント」若しくは「後で閲覧」を選択する。
４）サーバは、利用者が「後で閲覧」を選択した場合、利用制限を解除せずに本処理を終了する。
【００２１】
５）サーバは、利用者が未閲覧ドキュメントを選択した場合、利用者の画面に未閲覧ドキュメントを表示する。その際、サーバ側でアクセスログが更新される。
６）サーバは他に未閲覧ドキュメントが無くなるか、「後で閲覧」を選択するまで本処理を再実行する。
（１−３）利用者が関連するシステムへアクセスする際の処理
本システムでは、利用者が機能制限されている可能性のある関連する各システムを利用する際に以下の処理を実行する。
【００２２】
１）サーバは、当該利用者がアクセスしようとしているシステムに利用制限がかかっていないか判別する。
２）サーバは、当該利用者に対して利用制限が設定されている場合は、認証システムと連動し、該当システムに対する利用者のアクセスを制限する。
【００２３】
本発明では、以下のような情報を持ったデータベース（ＤＢ）をシステムが有していることを前提とする。
１）ドキュメント情報ＤＢ
各ドキュメントに関する情報が記録されたＤＢである。これらは「閲覧完了確認日時」を除き文書管理システムで予め登録又は随時更新されるものを前提とする。該ドキュメント情報ＤＢには「ドキュメント番号」，「更新日時」，「閲覧完了確認日時」，「ドキュメント名」などを記録する（図２参照）。
【００２４】
２）アクセスログＤＢ
各ドキュメントに対して、各利用者のアクセス記録を保存しておくためのＤＢである。これらは、文書管理システムにて利用者の文書のアクセス時に自動的に記録されるものを前提とする。該アクセスログＤＢには「アクセスＩＤ」，「アクセス日時」，「ドキュメント番号」などを記録する（図２参照）。
【００２５】
３）閲覧対象者情報ＤＢ
各ドキュメントに対して、閲覧すべき対象者の情報を記録したＤＢである。これらは、予め文書作成者若しくは管理者にて登録されていることを前提とする。該閲覧対象者情報ＤＢには「ドキュメント番号」，「閲覧対象者ＩＤ」，「利用者名」，「通知先メールアドレス」などを記録する（図３参照）。
【００２６】
４）影響システム情報ＤＢ
各ドキュメントに対して、影響を受けるシステムを記録したＤＢである。これらは、予めドキュメント作成者がドキュメント作成時に設定していることを前提とする。該影響システム情報ＤＢには「ドキュメント番号」，「関連システム」，「制限するカテゴリ」，「未閲覧者の利用制限（利用禁止、リードオンリ制限など）」などを記録する（図３参照）。
【００２７】
５）利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ
各利用者が制限されているシステムと利用制限情報状態を記録するためのＤＢである。該利用者の関連システム利用制限情報ＤＢには「利用者ＩＤ」，「関連システム」，「制限されたカテゴリ」，「利用禁止、リードオンリ制限等の利用制限」などを記録する（図４参照）。
（関連するシステム）
本発明では、発明を実現するための関連するシステムについて、以下のように定義する。
【００２８】
１）ドキュメント管理システム
ファイルサーバ、検索システムなど。
２）ドキュメント管理システムや関連システムと連携する認証システム
社内の統合認証システムなどを想定している。
【００２９】
３）ドキュメント管理システムと連携する関連システム
上記認証システムで連携するシステムなどを想定している。例えば、ポータルサイト、設計管理システム、ＣＡＤシステム、その他の業務システム等。
【００３０】
図１は本発明の一実施例を示すシステム構成図である。図において、１０は関連する業務システムであり、ポータルサイト１１、設計管理システム１２、ＣＡＤシステム１３及びその他１４から構成されている。２０は該業務システム１０と接続され、ＩＤ管理や認証を行なう認証システムであり、ＩＤ管理部２１、認証部２２及び利用制限実行部２３から構成されている。
【００３１】
３０は前記認証システム２０と接続される文書管理サーバ及び／又はファイルサーバからなるドキュメント管理システムであり、文書管理部３１及びアクセスログ管理部３２から構成されている。４０は該ドキュメント管理システム３０と接続され、未閲覧チェック、メール発行、利用制限指示及び未閲覧ドキュメント一覧表示を行なうドキュメント閲覧チェックサーバ（以下単にサーバと略す）であり、未閲覧チェック部４１、メール発行部４２、利用制限指示部４３及び未閲覧ドキュメント一覧表示部４４から構成されている。
【００３２】
５０はデータベース（ＤＢ）であり、ドキュメント情報ＤＢ５１、アクセスログＤＢ５２、閲覧対象者情報ＤＢ５３、影響システム情報ＤＢ５４及び利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ５５から構成されている。これらＤＢの詳細については、前述した通りである。これらドキュメント管理システム３０、ドキュメント閲覧チェックサーバ４０及びデータベース５０とでドキュメント閲覧チェックシステム１００を構成している。
【００３３】
６０はサーバ４０からのメール配信を受けて利用者に配信するメールサーバで、メール配信部６１から構成されている。７０はメールサーバ６０からのメール配信を受ける利用者であり、利用者端末７１から構成される。このように構成されたシステムの動作を説明すれば、以下の通りである。
【００３４】
図２乃至図４は本発明で用いる各種データベースの構成例を示す図である。丸１はドキュメント情報ＤＢであり、ドキュメント番号、更新日時、閲覧完了確認日時及びドキュメント名から構成されている。例えば、ドキュメント番号ＳＫ−０００３４５６は、更新日時が２００９／０６／１１の１０時１０分４５秒であり、閲覧完了確認日時は２００９／０６／１３の０１時１４分３０秒であり、ドキュメント名は「パーツＢに関する設計図面」である。
【００３５】
丸２はアクセスログＤＢであり、アクセスＩＤ、アクセス日時及びドキュメント番号から構成されている。例えば、アクセスＩＤ２９８７６５４３のアクセス日時は２００９／０７／１０の１０時１０分４５秒であり、ドキュメント番号はＳＫ−０００２２３３である。丸３は閲覧対象者情報ＤＢであり、ドキュメント番号、閲覧対象者ＩＤ、利用者名及び通知先メールアドレスから構成されている。例えば、ドキュメント番号ＳＫ−０００２２３３は閲覧対象者ＩＤが２９８７６５４３であり、利用者名は鈴木一郎であり、通知先メールアドレスは
ｉｃｈｉｒｏ∂＊＊＊.ｃｏ.ｊｐである。
【００３６】
丸４は影響システム情報ＤＢであり、ドキュメント番号、関連システム、制限するカテゴリ及び未閲覧者の利用制限から構成されている。例えばドキュメント番号ＳＫ−０００２２３３は、関連システムが設計管理システム、制限するカテゴリが業務システムＡであり、未閲覧者の利用制限がリードオンリ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ：読み出し専用）である。丸５は利用者の関連システム利用制限情報ＤＢであり、利用者ＩＤ、関連システム、制限されたカテゴリ及び制限された利用権限から構成されている。例えば利用者ＩＤが９８７６５４３２の場合は、関連システムがＣＡＤシステム、制限されたカテゴリが業務システムＡ、制限された利用権限が「利用不可」である。
【００３７】
図５は未閲覧者の抽出を示す処理［Ｓ１］のフローチャートである。本発明ではサーバ側をトリガとした処理（文書更新時若しくは定時実行時）として以下に示す。
（Ｓ１−１）未閲覧者がいる可能性のあるドキュメントの抽出
サーバはドキュメント情報ＤＢ５１の、各ドキュメントの更新日時と閲覧完了確認日時を参照し、以下の抽出式により、新たな更新若しくは未閲覧者ありと判断したものを抽出する。
【００３８】
「更新日時」≧「閲覧完了日時」
ここで記号「≧」は時間が新しいことを示す。つまり、「更新日時」が「閲覧完了日時」よりも時間的に新しいことを示す。即ち、新たな更新若しくは未閲覧者ありと判断したものを抽出することになる。更新日時が新しい場合は次のステップに進む。更新日時が新しくない場合には、処理［Ｓ１］を終了する。
（Ｓ１−２）未閲覧者の抽出
サーバ４０は、ステップＳ１−１で抽出されたドキュメントに対し、アクセスログＤＢ５２からのアクセスＩＤ、アクセス日時と、閲覧対象者情報ＤＢ５３の閲覧対象者ＩＤから、以下の式を使用して、未閲覧者を抽出する。
「閲覧対象者ＩＤのアクセス日時」＜「対象ドキュメントの更新日時」
条件が成り立つ場合は、未閲覧者ありと判断する。
（Ｓ１−３）未閲覧者無しの処理
サーバ４０は、未閲覧者がいないと判断した場合、ドキュメント情報ＤＢ５１の閲覧完了確認日時に閲覧完了確認処理の完了日時をセットする。
（Ｓ１−４）未閲覧者へのメール配信処理
サーバ４０は、未閲覧者に対して、閲覧対象者情報ＤＢ５３から利用者名、メールアドレスを取得し、閲覧を促すメールを発行する。このメールは、メールサーバ６０を経由して利用者７０に通知される。
（Ｓ１−５）影響する関連システムへの利用制限処理
サーバ４０は、影響システム情報ＤＢ５４より、予めドキュメント作成者等が設定した関連システムと、制限するカテゴリ、未閲覧者の利用制限を抽出し、認証システム２０にて未閲覧者に関する利用制限として、利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ５５に利用者ＩＤと、関連システムと、制限されたカテゴリと、制限された利用権限を記録する。
【００３９】
図６は利用者のアクセス時の処理［Ｓ２］のフローチャートである。このシステムでは、利用者がシステムの利用を開始する際に、サーバ４０は以下の処理を実行する。
（Ｓ２−１）利用者に関連した閲覧対象ドキュメントの抽出
サーバ４０は、利用者がシステムにログオンした際に、閲覧対象者情報ＤＢ５３について閲覧対象者ＩＤでドキュメントを検索し、当該利用者ＩＤに関連する、利用者に関連した閲覧対象ドキュメントを抽出する。
（Ｓ２−２）未閲覧ドキュメントの抽出
サーバ４０は、前記ステップ（Ｓ２−１）で抽出した閲覧対象ドキュメントに対して以下の抽出式を利用して未閲覧ドキュメントを抽出する。
【００４０】
「該当閲覧対象者ＩＤのアクセス日時」＜「対象ドキュメントの更新日時」
この式が成り立つと、未閲覧ドキュメントと判断することになる。
（Ｓ２−３）未閲覧ドキュメントの有無の判断
サーバ４０は、前記ステップ（Ｓ２−２）の結果より当該利用者の未閲覧ドキュメントの有無を判断する。未閲覧ドキュメントがない場合には、本フローから抜けて、その後の業務を続行可能とする。
（Ｓ２−４）未閲覧ドキュメントが存在する場合
サーバ４０は、前記ステップ（Ｓ２−３）で当該利用者に未閲覧ドキュメントがあると判断した場合は、利用者に向け、未閲覧ドキュメントについてドキュメント情報ＤＢ５１から取得した情報を利用者７０の端末７１の画面に一覧表示し、閲覧を促す。その際、ドキュメント毎に未閲覧により制限されているシステムの情報を影響システム情報ＤＢ５４からドキュメントＩＤをキーとして取得し、併せて表示する。更に、この時「後で閲覧」ボタンも併せて表示する。
（Ｓ２−５）未閲覧ドキュメントを選択したか判別
サーバ４０は、ステップ（Ｓ２−４）で未閲覧ドキュメントを選択した場合は続けてステップ（Ｓ２−６）の処理を行なう。若し、当該利用者が未閲覧ドキュメント以外を選択、即ち「後で閲覧」を選択した場合には、関連システムの利用制限をそのまま保留し、本フローから抜けてその後の業務を続行可能とする（Ｓ２−９）。この時、閲覧者は関連システムを利用できるが、未閲覧ドキュメントに関連したシステムについては利用制限が設定されたまま利用することになる。
（Ｓ２−６）未閲覧ドキュメントの表示
サーバ４０は、前記ステップ（Ｓ２−４）で当該利用者７０が未閲覧ドキュメントを選択した場合は、該当するドキュメントを利用者の端末７１の画面に表示する。この時、当該利用者がドキュメントにアクセスを行なったことになり、アクセスログＤＢ５２が更新される。
（Ｓ２−７）関連システムの利用制限の解除
サーバ４０は前記ステップ（Ｓ２−６）で表示したドキュメントについて、利用者の閲覧が完了したと判断し、影響システム情報ＤＢ５４より、関連システム、制限するカテゴリを抽出し、認証システムにて未閲覧者に関する利用制限を解除するため、利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ５５から該当するレコードを削除する。
（Ｓ２−８）その他の未閲覧ドキュメントの有無の確認
サーバ４０は、他に未閲覧のドキュメントが無いかを確かめるため、ステップ（Ｓ２−２）戻り、以後の処理を実行する。
【００４１】
図７は利用者が関連するシステムへアクセスする際の処理を示す処理[Ｓ３]のフローチャートである。本システムでは、利用者が機能制限されている可能性のある関連する各システムを利用する際の処理として、サーバ４０は以下に示す処理を毎回実施し、必要に応じてアクセスを制限する。
（Ｓ３−１）利用者に制限がかかっているか確認する
サーバ４０は、利用者７０が関連するシステムにアクセスしようとした際に、利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ５５について利用者７０の利用者ＩＤと、アクセス対象の関連システムをキーとして、利用制限がないか検索する。
（Ｓ３−２）利用者に制限がかかっているか判別
サーバ４０は、ステップ（Ｓ３−１）の結果より、利用者７０に利用制限がなかった場合は、利用者７０に対してそのまま関連システムの利用を許可する。
（Ｓ３−３）利用者に制限がかかっていた場合の処理
サーバ４０は、ステップ（Ｓ３−１）の結果より利用制限がかかっていた場合、利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ５５の制限されたカテゴリと、制限された利用権限に従い利用者７０に対して、該当システムの制限されたカテゴリに対応する部分についてアクセスを制限する。
【００４２】
以上、詳細に説明したように、本発明によれば、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにすることができる。また、利用者に制限がかかっていた場合には、利用者に対してアクセスを制限することで、ドキュメントへの不用意な書き込みを防止することができる。
【００４３】
図８は未閲覧ドキュメント一覧表示の画面のイメージを示す図である。Ａ部にドキュメント閲覧依頼表示がなされ、Ｂ部にドキュメント番号毎の利用制限内容が表示され、Ｃ部に後で閲覧のためのクリックボタンが表示されている。Ｄは本内容に対する問い合わせ先である。
【００４４】
本発明を実現するための関連するシステムに対する利用制限の具体的な手法の例として、以下に示すような技術を適用することにより実現が可能になる。
[１]統合型認証システム
認証サーバを中心に統一されたＩＤで構成されたシステム又は同様のコンセプトで作られた製品群が採用されていることをイメージしている。これらは、ドキュメント管理システムと連携したＩＤ認証や権限の管理（付与や変更など）を標準インタフェースとして備えているか、統合された認証サーバ側で権限の管理を行なっていることが多いと想定される。本発明では、これらの機能を利用して、関連するシステムの未閲覧者のＩＤに関する利用権限や利用禁止等を実現することを想定している。
[２]認証システムと連携機能を持たない個別のシステムへのコマンド発行
個々のサーバやパッケージソフトウェァ、独自認証を用いているシステムなどについては、上記のような仕組みを持ち合わせていないことが想定される。これらのシステムに本発明を適用する場合は、各システムの持つ管理コマンドを発行するためのスクリプトの作成若しくはＡＰＩの利用、個別アプリケーション開発による実現といった手法が必要と想定される。しかしながら、これらの仕組みは、業務システム導入において一般的に行われていることであり、これらの仕組みの組み込みや開発、各種自動化については一般的な技術範囲で実現が可能と想定している。
[３]ポータルサイトをカストマイズして実現する方法
上記のような仕組みが難しい場合には、以下のような手法でも同様の結果を得ることができると考えられる。例えば、企業内のポータル画面や各個人毎のポータル画面などをカストマイズし、本発明の機能から命令を受けることにより、そのユーザが制限された関連するシステムのリンクを制限する手法等が考えられる。
【００４５】
本発明の効果は以下のとおりである。本発明により、利用者が関連するシステムを利用した際に、若し未閲覧ドキュメントがあれば一覧を表示し、更に閲覧が完了するまでは影響があるシステムが利用できないように制限することができ、利用者に未閲覧ドキュメントの存在を確実に認識させ閲覧を促すとともに閲覧するまでは影響するシステムを操作させないということが実現可能となる。
【００４６】
また、利用者が即時で閲覧が実施できない場合（その他影響の無い範囲で優先すべき仕事があり、閲覧が業務上負担となる場合など）には、「後で閲覧」を選択することにより即時で閲覧できない場合にも影響の無いシステムは利用可能としつつ、影響のあるシステムには未閲覧により影響が出ないように構成することができる。
【００４７】
これらを構成することにより、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させることが可能となる。即ち未閲覧により発生していた設計の不整合の問題を抑止したり、閲覧する業務でミスマッチが発生したりする可能性を低減することができる。
【００４８】
このように本発明によれば、本来閲覧すべきドキュメントを確実に閲覧した上で業務を推進させるようにしたドキュメントの利用制限管理方法及びシステムを提供することができる。
【符号の説明】
【００４９】
１０  関連する業務システム
１１  ポータルサイト
１２  設計管理システム
１３  ＣＡＤシステム
１４  その他のシステム
２０  認証システム
２１  ＩＤ管理部
２２  認証部
２３  利用制限実行部
３０  ドキュメント管理システム
３１  文書管理部
３２  アクセスログ管理部
４０  ドキュメント閲覧チェックサーバ
４１  未閲覧チェック部
４２  メール発行部
４３  利用制限指示部
４４  未閲覧ドキュメント一覧表示部
５０  データベース
５１  ドキュメント情報ＤＢ
５２  アクセスログＤＢ
５３  閲覧対象者情報ＤＢ
５４  影響システム情報ＤＢ
５５  利用者の関連システム利用制限情報ＤＢ
６０  メールサーバ
６１  メール配信部
７０  利用者
７１  利用者端末
【図１】
2011070263.tif 000003
【図２】
2011070263.tif 000004
【図３】
2011070263.tif 000005
【図４】
2011070263.tif 000006
【図５】
2011070263.tif 000007
【図６】
2011070263.tif 000008
【図７】
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【図８】
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