(57)【要約】【課題】保険の申込書類等のように、申込書類を印刷した後、契約できた申込書類だけを販売代理店Ｂ１側から受理管理センターＡ側へ送付し、この際に申込書類の識別データを送信するような場合には、販売代理店Ｂ１で書類を印刷するタイミングと識別データを送信するタイミングが異なるため、送付すべき書類ではない書類の識別データを誤信してしまう。【解決手段】販売代理店Ｂ１側の画像形成装置２０ａ１にて所定の申込書類の画像データを印刷する際に、この画像データの識別に用いられる識別データをひとまず付加しておき、所定の申込書類のうち実際に送付される特定の申込書類が決まった場合には、この特定の申込書類の画像データに付加されている識別データを認識して受理管理センターＡ側へ送信する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送付される特定の書類の受理を管理する受理管理システムと通信ネットワークを介して通信し、前記送付される特定の書類を含んだ所定の書類を管理する送付管理システムであって、
前記所定の書類の画像データを印刷する際に、当該画像データに対して、当該画像データの識別に用いられる識別データを付加する識別データ付加手段と、
前記所定の書類のうち、送付される特定の書類の画像データに付加されている識別データを認識する識別データ認識手段と、
前記識別データ認識手段によって認識された識別データを、前記通信ネットワークを介して前記受理管理システムへ送信する識別データ送信手段と、
を有することを特徴とする送付管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の送付管理システムであって
前記識別データ付加手段によって付加される識別データを記憶する識別データ記憶手段と、
前記識別データ認識手段によって認識された識別データに基づいて前記識別データ記憶手段を検索することで、当該識別データ記憶手段に記憶されている識別データの中で前記特定の書類の画像データを識別するための識別データと同じ識別データが記憶されているかを判断する識別データ判断手段と、
を有し、
前記識別データ記憶手段に同じ識別データが記憶されている場合には、前記識別データ送信手段は、前記受理管理システムへ特定の書類の画像データを識別するための識別データを送信することを特徴とする送付管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の送付管理システムであって、更に、
所定の書類を読み取って画像データを得る読取手段により読み取られた書類の枚数を計数する計数手段によって、前記送付される特定の書類が読み取られる際に計数された書類の枚数を示す枚数データを、前記送付される特定の書類に関連する情報を示す書類関連データに付加する枚数データ付加手段と、
所定データを印刷する印刷手段で前記枚数データが付加された書類関連データを印刷すべく、前記印刷手段へ前記枚数データが付加された書類関連データを送信する書類関連データ送信手段と、
を有することを特徴とする送付管理システム。
【請求項４】
前記識別データ認識手段は、前記読取手段によって前記送付される特定の書類が読み取られることにより得られた画像データに付加されている識別データを認識することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の送付管理システム。
【請求項５】
前記識別データ送信手段は、前記特定の書類の画像データを識別するための識別データを所定の時間間隔で前記受理管理システムに送信することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載の送付管理システム。
【請求項６】
前記識別データ記憶手段には、前記識別データと、当該識別データで識別される画像データに係る書類に入力される所定の顧客データとが関連付けて記憶されており、
前記識別データ記憶手段に前記特定の書類の画像データを識別するための識別データと同じ識別データが記憶されている場合には、前記識別データ送信手段は、前記受理管理システムへ送信する識別データに関連付けられている顧客データを送信することを特徴とする請求項２乃至５のいずれか一項に記載の送付管理システム。
【請求項７】
前記識別データ送信手段は、前記受理管理システムへ前記識別データを送信する際に、当該送信される識別データに関連付けられている顧客データを送信することを特徴とする請求項６に記載の送付管理システム。
【請求項８】
送付される特定の書類の受理を管理する受理管理システムと通信ネットワークを介して通信し、前記送付される特定の書類を含んだ所定の書類を管理する送付管理システムによって、前記所定の書類の送付を管理する送付管理方法であって、
前記送付管理システムは、
前記所定の書類の画像データを印刷する際に、当該画像データに対して、当該画像データの識別に用いられる識別データを付加する識別データ付加ステップと、
前記所定の書類のうち、送付される特定の書類の画像データに付加されている識別データを認識する識別データ認識ステップと、
前記識別データ認識ステップによって認識された識別データを、前記通信ネットワークを介して前記受理管理システムへ送信する識別データ送信ステップと、
を実行することを特徴とする送付管理方法。
【請求項９】
請求項８に記載の送付管理方法であって、前記送付管理システムは、前記識別データ付加ステップによって付加される認識データを記憶する識別データ記憶手段を有しており、
前記送付管理システムは、
前記識別データ認識ステップによって認識された識別データに基づいて前記識別データ記憶手段を検索することで、当該識別データ記憶手段に記憶されている識別データの中で前記特定の書類の画像データを認識するための識別データと同じ識別データが記憶されているかを判断する識別データ判断ステップを実行し、
前記識別データ記憶手段に同じ識別データが記憶されている場合には、前記識別データ送信ステップは、前記受理管理システムへ特定の書類の画像データを識別するための識別データを送信することを特徴とする送付管理方法。
【請求項１０】
請求項８又は９に記載の送付管理方法であって、更に、
前記送付管理システムが、
所定の書類を読み取って画像データを得る読取手段により読み取られた書類の枚数を計数する計数手段によって、前記送付される特定の書類が読み取られる際に計数された書類の枚数を示す枚数データを、前記送付される特定の書類に関連する情報を示す書類関連データに付加する枚数データ付加ステップと、
所定データを印刷する印刷手段で前記枚数データが付加された書類関連データを印刷すべく、前記印刷手段へ前記枚数データが付加された書類関連データを送信する書類関連データ送信ステップと、
を実行することを特徴とする送付管理方法。
【請求項１１】
前記識別データ認識ステップは、前記読取手段によって前記送付される特定の書類が読み取られることにより得られた画像データに付加されている識別データを認識することを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか一項に記載の送付管理方法。
【請求項１２】
前記識別データ送信ステップは、前記特定の書類の画像データを識別するための識別データを所定の時間間隔で前記受理管理システムに送信することを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか一項に記載の送付管理方法。
【請求項１３】
前記識別データ記憶手段には、前記識別データと、当該識別データで識別される画像データに係る書類に入力される所定の顧客データとが関連付けて記憶されており、
前記識別データ記憶手段に前記特定の書類の画像データを識別するための識別データと同じ識別データが記憶されている場合には、前記識別データ送信ステップは、前記受理管理システムへ送信する識別データに関連付けられている顧客データを送信することを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか一項に記載の送付管理方法。
【請求項１４】
前記識別データ送信ステップは、前記受理管理システムへ前記識別データを送信する際に、当該送信される識別データに関連付けられている顧客データを送信することを特徴とする請求項１３に記載の送付管理方法。
【請求項１５】
前記送付管理システムに、請求項８乃至１４のいずれか一項に記載の各ステップを実行させることを特徴とする送付管理用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、送付される特定の書類の受理を管理する受理管理システムと通信ネットワークを介して通信し、所定の書類の送付を管理する発明に関する。
【背景技術】
【０００２】
保険の販売代理店が顧客と保険の契約を締結する場合、販売代理店の従業員は、顧客の氏名等が印字される申込書類を印刷し、この申込書類を持参して顧客と面談する。契約の同意を得た場合には、顧客による申込書類への捺印後、従業員が、この申込書類を販売代理店に持ち帰り、受理管理センターへ郵送や配送等によって送付している。この場合、受理管理センターでは、申込書類が届いた時点で、販売代理店から申込書類が送られていたことを把握することになる。そのため、仮に、販売代理店側では申込書類をミスなく送付したにも拘わらず送付中に紛失するという事態が生じたとしても、販売代理店側では問題なく送付したと認識している一方で、受理管理センター側では、販売代理店から申込書類が送付されていないと認識しているという認識の不一致の問題が発生する。
【０００３】
この問題に対処するため、販売代理店側では、申込書類を送付する際に、電子メールや電話によって、受理管理センターに申込書類を識別する識別番号を伝え、後日、受理管理センターに申込書類が届く旨の連絡を行うことが考えられる。しかし、販売代理店の顧客や保険の種類が多数存在し、しかも複数の販売代理店が存在するため、受理管理センター側で、これら全ての申込書類を区別するためには、識別番号が多数の文字や記号によって構成されなければならい。そのため、販売代理店で電子メールへの識別番号の入力ミスや電話での伝達ミスが起こる可能性が高くなり、受理管理センターでは、どの申込書類が無事に届いて、どの申込書類が紛失したかを正確に把握することができないという問題が生じている。
【０００４】
このような問題を解決するため、企業内で配布する書類を印刷する際に、この書類を識別するための識別データをバーコードとして上記書類に印刷すると共に、この印刷の際に識別データを電子メールによって受理側へ送信するシステムが提案されている（特許文献１参照）。これにより、受理側では、受理した書類に印刷されているバーコードを読み取って取得した識別データと、予め受信した電子メールから取得した識別データとを照合すれば、どの書類が無事に届いたかを認識することが出来ると共に、電子メールの受信後一定期間経過しても電子メールで受信した識別データに係る書類が届かなければ、送付中に紛失したことを認識することができる。このように、企業内で配布される書類のような場合には、書類を印刷するタイミングと、この書類の識別データを送信するタイミングが同じ場合が多く、印刷されて配布される書類の識別データと、電子メールで送信された識別データとが異なるというミスは起こりにくい。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、保険の申込書類などのように、一旦申込書類を印刷した後、印刷した申込書類のうち契約が締結できた申込書類だけを送付し、この送付の際に申込書類の識別データを送信するような場合には、書類を印刷するタイミングと識別データを送信するタイミングが異なる。そのため、送付すべき書類とは異なった書類の識別データを誤って送信してしまう可能性が高いという問題が生じる。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたもので、書類を印刷するタイミングと、この書類の識別データを送信するタイミングが異なる場合であっても、送付側から受理側へ送付する書類とは異なった書類の識別データを誤って送信してしまうことを防止することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
請求項１に係る発明は、送付される特定の書類の受理を管理する受理管理システムと通信ネットワークを介して通信し、前記送付される特定の書類を含んだ所定の書類を管理する送付管理システムであって、前記所定の書類の画像データを印刷する際に、当該画像データに対して、当該画像データの識別に用いられる識別データを付加する識別データ付加手段と、前記所定の書類のうち、送付される特定の書類の画像データに付加されている識別データを認識する識別データ認識手段と、  前記識別データ認識手段によって認識された識別データを、前記通信ネットワークを介して前記受理管理システムへ送信する識別データ送信手段と、を有することを特徴とする送付管理システムである。
【０００８】
請求項８に係る発明は、送付される特定の書類の受理を管理する受理管理システムと通信ネットワークを介して通信し、前記送付される特定の書類を含んだ所定の書類を管理する送付管理システムによって、前記所定の書類の送付を管理する送付管理方法であって、前記送付管理システムは、前記所定の書類の画像データを印刷する際に、当該画像データに対して、当該画像データの識別に用いられる識別データを付加する識別データ付加ステップと、前記所定の書類のうち、送付される特定の書類の画像データに付加されている識別データを認識する識別データ認識ステップと、前記識別データ認識ステップによって認識された識別データを、前記通信ネットワークを介して前記受理管理システムへ送信する識別データ送信ステップと、を実行することを特徴とする送付管理方法である。
【０００９】
請求項１５に係る発明は、前記送付管理システムに、請求項８乃至１４のいずれか一項に記載の各ステップを実行させることを特徴とする送付管理用プログラムである。
【発明の効果】
【００１０】
以上説明したように本発明によれば、所定の書類の画像データを印刷する際に、この画像データの識別に用いられる識別データをひとまず付加しておき、所定の書類のうち実際に送付される特定の書類が決まった場合には、この送付されることが決まった特定の書類の画像データに付加されている識別データを認識し、受理管理システムへ識別データを送信することができるため、書類を印刷するタイミングと、この書類の識別データを送信するタイミングが異なる場合であっても、書類の識別データを誤って送信してしまうことを防止することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】図１は、本発明の第１の実施形態に係る送受管理システムの概略図である。である。
【図２】図２は、本発明の第１の実施形態に係る送受管理システムを構成する各装置のハードウェア構成図である。
【図３】図３は、本発明の第１の実施形態に係る送受管理システムを構成する各装置の機能ブロック図である。
【図４】図４は、申込書類を示した図である。
【図５】図５は、識別データ管理テーブルを示す概念図である。
【図６】図６は、識別データを構成する文字コードが示す情報を示した図である。
【図７−１】図７−１は、販売代理店から受理管理センターに送られる申込書類のフロントページを示す概略図である。
【図７−２】図７−２は、販売代理店から受理管理センターに送られる申込書類の本文を示す概略図である。図である。
【図７−３】図７−３は、販売代理店から受理管理センターに送られる申込書類の添付書類を示す概略図である。
【図８】図８は、受理状況管理テーブルを示す概念図である。
【図９】図９は、本発明の第１の実施形態に係る送受管理システムを構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【図１０】図１０は、申込書類への入力処理を示した処理フロー図である。
【図１１】図１１は、識別データを付加する処理を示した処理フロー図である。
【図１２】図１２は、受理管理センターＡへ送付する申込書類を作成する処理を示したフロー図である。
【図１３】図１３は、書類関連データを抽出する処理を示した処理フロー図である。
【図１４】受理確認を行う処理を示した処理フロー図である。
【図１５】図１５は、本発明の第２の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。
【図１６】図１６は、本発明の第２の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【図１７】図１７は、本発明の第３の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。
【図１８】図１８は、本発明の第３の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【図１９】図１９は、本発明の第４の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。である。
【図２０】図２０は、本発明の第４の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【図２１】図２１は、本発明の第５の実施形態に係る送受管理システムを構成する受理側の各装置の機能ブロック図である。式図である。
【図２２】図２２は、本発明の第５の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【図２３】図２３は、本発明の第６の実施形態に係る送受管理システムを構成する受理側の各装置の機能ブロック図である。
【図２４】図２４は、本発明の第６の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
〔第１の実施形態〕
以下、図１乃至図１４を用いて、本発明の第１の実施形態について説明する。図１は、本発明の第１の実施形態に係る送受管理システムの概略図であり、まずは図１を用いて、本実施形態の概略を説明する。
【００１３】
図１に示す複数の販売代理店（Ｂ１，Ｂ２，…，ＢＮ）は、各種保険などに加入する顧客と保険契約の締結を行う。また、受理管理センターＡは、各販売代理店（Ｂ１，Ｂ２，…，ＢＮ）から郵送や配送などで送付された保険の申込書類を受け取って一元管理する。なお、販売代理店は、特約店、取次店、フランチャイズのチェーン店（加盟店）、又は支店等であってもよく、契約の種類は、販売代理店契約、販売店契約、又は販売委託契約等であってもよい。また、契約の対象は、自動車保険だけでなく、生命保険や損害保険等の他の保険であってもよいし、保険以外の商品やサービスであってもよい。更に、契約の対象は保険に関するものでなくてもよく、自動車、日用品などの商品自体や、広告などのサービス自体に関するものであってもよい。更にまた、本発明の「顧客」は、いわゆる「おとくいの客」のみならず、初対面の客や、ほとんど面識のない客も含まれる。
【００１４】
また、販売代理店Ｂには、ＰＣ(Personal Computer)などの入力装置１０ａ１と、この入力装置１０ａ１から送られた画像データを印刷する画像形成装置２０ａ１が設置されている。一方、受理管理センターＡには、サーバコンピュータなどの受理管理サーバ４０ａと、書類を読み込んで得たデータを受理管理サーバ４０ａに送信する画像形成装置５０ａが設置されている。なお、本実施形態の画像形成装置２０ａ１，５０ａは、コピー機能、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能、プリント機能、スキャナ機能および入力画像（スキャナ機能による読み取り原稿画像やプリンタあるいはＦＡＸ機能により入力された画像）を配信する機能等を複合したいわゆるＭＦＰ(Multi Function Peripheral)と称される複合機である。
【００１５】
販売代理店Ｂ１では、従業員等（操作者）が入力装置１０ａ１を使用して、保険の申込書類フォーマットに顧客の氏名や住所などの顧客データを入力し、この入力後の申込書類（以下、「入力後申込書類」という）を画像形成装置２０ａ１で印刷する。この際、入力後申込書類のデータ（以下、「入力後申込書類データ」という）に、このデータを識別するための識別データが付加されて印刷される。続いて、販売代理店Ｂ１の従業員等が上記印刷された入力後申込書類を持参して顧客と面談し、契約の同意を得た場合には、顧客による申込書類の捺印後、この申込書類を販売代理店Ｂ１に持ち帰る。そして、従業員等は、持ち帰った入力後申込書類を画像形成装置２０ａ１のスキャナー機能で読み取り、入力後申込書類から識別データを認識させ、インターネット８などの通信ネットワークを介して、少なくとも識別データを受理管理サーバ４０ａに送信する。受理管理サーバ４０ａ側では、受信した認識データを管理しておく。
【００１６】
また、販売代理店Ｂ１は、契約が締結できて持ち帰った申込書類を、郵送や配送などで受理管理センターＡへ送付する。なお、販売代理店Ｂ１で保険の契約を締結することができなかった場合には、契約の締結ができなかった申込書類を受理管理センターＡに送付せずに破棄する。
【００１７】
一方、受理管理センターＡ側で、販売代理店Ｂ１から送付された入力後申込書類を受け取った場合には、この入力後申込書類を原本として保管及び管理すると共に、画像形成装置５０ａのスキャナー機能によって入力後申込書類を読み込む。画像形成装置５０ａは、読み込んで得た入力後申込書類データから識別データを認識し、受理管理サーバ４０ａに識別データを送信する。受理管理サーバ４０ａは、画像形成装置５０ａから送信された識別データと、販売代理店Ｂ１の画像形成装置２９ａ１から送信されて管理している識別データとを照合する。このような識別データの照合により、入力後申込書類を管理する受理管理センターＡ側で、入力後申込書類が送付中などに紛失せずに受理管理センターＡで正常に受理できているかを判断することができる。
【００１８】
上記のように、一連の動作及び処理は、受理管理センターＡと他の販売代理店（Ｂ２，…，ＢＮ）との間でも行われる。これにより、受理管理センターＡが、全ての販売代理店（Ｂ１，Ｂ２，…，ＢＮ）で契約を締結することができた保険の申込書類の一元管理をすることができる。また、入力後申込書類を成す頁毎に識別データを用いれば、各販売代理店（Ｂ１，Ｂ２，…，ＢＮ）から受理管理センターＡに入力後申込書類を送付する途中で、申込書類の一部の頁が紛失したか、どの頁が紛失したか、又は、どの頁が入れ替わったか等を把握することができるため、より正確に、入力後申込書類の一元管理を行うことができる。
【００１９】
次に、図２乃至図１４を用いて、本発明の第１の実施形態を更に詳細に説明する。図２は、本実施形態の送受管理システムを構成する各装置のハードウェア構成図である。なお、図２以降では、説明を簡略化するために、図１における販売代理店（Ｂ１，Ｂ２，…，ＢＮ）の総称として「販売代理店Ｂ」を用い、入力装置（１０ａ１，１０ａ２，…，１０ａＮ）の総称として「入力装置１０ａ」を用い、画像形成装置（２０ａ１，２０ａ２，…，２０ａ３）の総称として「画像形成装置２０ａ」を用いて説明する。
【００２０】
まず、図２に示されているように、本実施形態の送受管理システムは、販売代理店Ｂ側の装置として、入力装置１０ａ及び画像形成装置２０ａと、受理管理センターＡ側の装置として、受理管理サーバ４０ａ及び画像形成装置５０とによって構築されている。また、入力装置１０ａ及び画像形成装置２０ａはＬＡＮ(Local Area Network)７を介して通信可能に接続されており、受理管理サーバ４０ａ及び画像形成装置５０ａは、ＬＡＮ９を介して通信可能に接続されている。更に、入力装置１０ａ及び画像形成装置２０ａと、受理管理サーバ４０ａ及び画像形成装置５０とは、インターネット８介して通信可能に接続されている。
【００２１】
このうち、入力装置１０ａは、入力装置１０ａ全体の動作を制御するＣＰＵ(Central Processing Unit)２０１、基本入出力プログラムを記憶したＲＯＭ(Read Only Memory)２０２、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭ(Random Access Memory)２０３、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ(Hard Disk)２０５に対するデータの読み出し又は書き込みを制御するＨＤＤ(Hard Disk Drive)２０４、ＨＤＤ２０４の制御に従って書き込まれたデータを記憶するＨＤ２０５、ＣＰＵ２０１の制御に従ってＦＤ(Flexible Disk)２０７に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御するＦＤＤ(Flexible Disk Drive)２０６を備えている。そして、ＦＤＤ２０６の制御に従って、既に記憶していたデータが読み出され、又は新たにデータが書き込まれて記憶する記録媒体の一例としてのＦＤ２０７が着脱自在な構成となっている。
【００２２】
また、入力装置１０ａは、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示するディスプレイ２０８、上記ＬＡＮ７やインターネット８を利用してデータ伝送をするための通信インターフェース部２０９を備えている。更に、入力装置１０ａは、バーコードを読み取るバーコードリーダ２１０、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えたキーボード２１１、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などをおこなうマウス２１２、着脱可能な記録媒体の一例としてのＣＤ−ＲＯＭ２１３に対するデータの読み出し又は書き込みを制御するＣＤ−ＲＯＭドライブ２１４、及び、上記各部を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等のバスライン２１９を備えている。なお、ＲＡＭ２０３に記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disc Read Only Memory)、ＦＤ、ＣＤ−Ｒ(Compact Disc Recordable)、ＤＶＤ(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
【００２３】
画像形成装置２０ａは、コントローラ１１０、ＦＣＵ(Fax Control Unit)１２０、エンジン制御部１３０、操作部１４０、及び通信インターフェース部１５０によって構成されている。このうち、エンジン制御部１３０は、スキャナ部１３１及びプリンタ部１３２によって構成されている。また、操作部１４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部１４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作部１４０ｂを備えている。コントローラ１１０は、画像形成装置２０ａ全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作部１４０からの入力等を制御する。スキャナ部１３１又はプリンタ部１３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。
【００２４】
なお、画像形成装置２０ａは、操作部１４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、およびファクシミリ機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時にはドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクシミリモードの選択時にはファクシミリモードとなる。
【００２５】
コントローラ１１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ１０１、システムメモリ（ＭＥＭ−Ｐ）１０２、ノースブリッジ（ＮＢ）１０３、サウスブリッジ（ＳＢ）１０４、ＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)１０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ−Ｃ）１０７、ＨＤＤ１０８、及び、記憶部であるＨＤ１０９を有し、ＮＢ１０３とＡＳＩＣ１０６との間をＡＧＰ(Accelerated Graphics Port)バス１０５で接続した構成となっている。
【００２６】
このうち、ＣＰＵ１０１は、画像形成装置２０ａの全体制御を行う制御部である。ＮＢ１０３は、ＣＰＵ１０１と、ＭＥＭ−Ｐ１０２、ＳＢ１０４、及びＡＧＰバス１０５とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ−Ｐ１０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ(Peripheral Component Interconnect)マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。
【００２７】
ＭＥＭ−Ｐ１０２は、コントローラ１１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ１０２ａ、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ１０２ｂとからなる。なお、ＲＡＭ１０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。
【００２８】
ＳＢ１０４は、ＮＢ１０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ１０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ(Integrated Circuit)であり、ＡＧＰバス１０５、ＰＣＩバス、ＨＤ１０８およびＭＥＭ−Ｃ１０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。このＡＳＩＣ１０６は、ＰＣＩターゲットおよびＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ１０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ−Ｃ１０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ(Direct Memory Access Controller)、並びに、スキャナ部１３１及びプリンタ部１３２との間でＰＣＩバスを介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとからなる。このＡＳＩＣ１０６には、ＰＣＩバスを介してＦＣＵ１２０が接続されている。なお、ＡＳＩＣ１０６には、ＦＣＵ１２０だけでなく、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)のインターフェースや、ＩＥＥＥ１３９４(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインターフェースを接続するようにしてもよい。
【００２９】
ＭＥＭ−Ｃ１０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ１０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ１０９は、ＣＰＵ１０１の制御にしたがってＨＤ１０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス１０５は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ−Ｐ１０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。
【００３０】
なお、本実施形態の画像形成装置２０ａによって、送付管理システムＴ１が構築されており、申込書類の送付を管理することができる。また、本実施形態の画像形成装置２０ａで実行されるプログラムを、ＬＡＮ７やインターネット８等の通信ネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、この通信ネットワーク経由でダウンロードさせることで提供するように構成してもよい。
【００３１】
また、本実施形態では、受理管理サーバ４０ａは、入力装置１０ａと同様のハードウェア構成であるため、入力装置１０ａと同様の構成部分については同一の符号を付して、それらの構成部分の説明を省略する。同じく、本実施形態では、画像形成装置５０ａは、画像形成装置２０ａと同様のハードウェア構成であるため、画像形成装置２０ａと同様の構成部分については同一の符号を付して、それらの構成部分の説明を省略する。
【００３２】
図３は、本実施形態の送受管理システムを構成する各装置の機能ブロック図である。なお、本実施形態では、画像形成装置２０ａは送付管理システムＴ１を構築し、受理管理サーバ４０ａ及び画像形成装置５０ａは受理管理システムＲ１を構築している。
【００３３】
入力装置１０ａは、送受信部１１、入力受付部１２、及び記憶・読出処理部１９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。また、入力装置１０ａは、図２に示すＨＤ２０５により構築される記憶部１０００を有している。なお、以下では、入力装置１０ａの各部を説明するにあたって、図２に示されている各構成のうち、入力装置１０ａの各部を実現させるための主な構成との関係も説明する。
【００３４】
図３に示されている入力装置１０ａの送受信部１１は、図２に示す通信インターフェース部２０９によって実行され、ＬＡＮ７を介して他の装置と各種データの送受信を行う。入力受付部１２は、図２に示すディスプレイ２０８、キーボード２１１、及び、マウス２１２によって実行され、操作者による各種入力を受け付ける。記憶・読出処理部１９は、図２に示すＨＤＤ２０４によって実行され、記憶部１０００に各種データを記憶したり、記憶部１０００に記憶された各種データを読み出す処理を行う。
【００３５】
記憶部１０００には、申込書類フォーマット記憶部１００１、及び顧客データ記憶部１００２が構築されている。このうち、申込書類フォーマット記憶部１００１には、顧客の氏名等の顧客データが入力される前である申込書類のフォーマットが各種保険別に記憶されている。顧客データ記憶部１００２には、入力受付部１２によって操作者から受け付けた顧客の氏名等の顧客データが記憶されている。
【００３６】
また、画像形成装置２０ａは、送受信部２１、入力受付部２２、書類読取部２３、データ付加部２４、印刷部２５、識別データ認識部２６、識別データ判断部２７、計数部２８、及び、記憶・読出処理部２９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ１０２ａに記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ１０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。また、画像形成装置２０ａは、図２に示すＨＤ１０８により構築される記憶部２０００を有している。なお、以下では、画像形成装置２０ａの各部を説明するにあたって、図２に示されている各構成のうち、画像形成装置２０ａの各部を実現させるための主な構成との関係も説明する。
【００３７】
図３に示されている画像形成装置２０ａの送受信部２１は、図２に示す通信インターフェース部１５０によって実行され、ＬＡＮ７を介して他の装置と各種データの送受信を行う。入力受付部２２は、図２に示す操作部１４０によって実行され、操作者による各種入力を受け付ける。書類読取部２３は、図２に示すスキャナ部１３１によって実行され、書類原稿を読み取って画像データを得る。データ付加部２４は、図２に示すＲＡＭ１０２ｂ上で実行され、送受信部２１を介して受信した画像データ又は書類読取部２０３で得た画像データに、この画像データの識別に用いられる識別データを付加する。更に、データ付加部２４は、入力装置１０ａで入力後申込書類データの印刷指示が行われることを契機として、印刷される前に自動的に識別データの付加を行う。計数部２８は、図２に示すＣＰＵ２０１のカウント処理によって、画像読取部２３によって読み取られた書類の頁数（枚数）を計数する。
【００３８】
更に、データ付加部２４は、画像データ取得部２４１、画像データ展開部２４２、識別データ生成部２４３、識別データ付加部２４４、枚数データ取得部２４５、及び、枚数データ付加部２４６を含んでいる。このうち、画像データ取得部２４１は、送受信部２１を介して受信した画像データ又は書類読取部２０３で得た画像データを取得する。画像データ展開部２４２は、画像データ取得部２４１によって取得された画像データを、図２に示されているＲＡＭ１０２ｂ上に展開する。識別データ生成部２４３は、画像データ展開部２４２によって展開された画像データを識別するための識別データを生成する。この識別データは、図６に示されているように、印刷を受け付けた画像形成装置２０ａ、印刷を受け付けた日時、印刷を受け付けた頁数などの印刷関連情報が収集された結果、生成されている。なお、機種情報は、記憶部２０００に予め記憶されている情報であり、識別データ生成部２４３が識別データを生成する際に、記憶・読出処理部２９が記憶部２０００から読み出すことになる。
【００３９】
また、識別データ付加部２４４は、画像データ展開部２４２によって展開された画像データに、識別データ生成部２４３によって生成された識別データを付加する。この付加の処理は、画像データに識別データを埋め込むことによって行われる。
【００４０】
また、枚数データ取得部２４５は、書類読取部２３によって読み取られた書類原稿の枚数を計数し、枚数データを取得する。枚数データ付加部２４６は、枚数データ取得部２４５によって取得された枚数データをバーコード化して、印刷部２５で印刷用紙に印刷される画像データ又はテキストデータ（ここでは、「書類関連データ」という）に付加する。これにより、例えば、図７−１に示されているように、用紙の一部に書類枚数が示されたバーコードが印刷されることになる。なお、図７−１に示されている書類関連情報は、保険の種類名、販売代理店を特定するための代理店コードであるが、代理店コードの代わりに（又は加えて）、販売代理店の名称及び住所（又は居所）が印刷されるようにしてもよい。
【００４１】
この場合、販売代理店の名称及び住所（又は居所）に関するデータは、記憶部２０００に記憶されているものであり、操作者が入力受付部２２から入力や変更をすることができる。また、この書類関連データは、申込書類本体の頁毎に用いられる識別データ毎に、識別データ管理ＤＢ２００３に記憶されて、図５に示されているような識別データ管理テーブルが構築される。図５に示す識別データ管理テーブルのうち、上の３つのレコードには、１つの保険の申込書類本体が３頁から成る場合が示されており、図７−２に示された３枚の申込書類本体に関連するデータが頁毎に管理されている。このうち、フロントページには、自動車保険の申込書である旨を示した表題、販売代理店Ｂの名称及び住所（又は居所）等を示す書類関連情報、並びに、一式の申込書類の総枚数（ここではフロントページを含んだ６枚）を示すデータを符号化されたバーコードが印刷されている。また、申込書類本体は、顧客との契約が締結された保険の申込書類の本体であり、添付書類は、免許証のコピーや医師による証明書などである。
【００４２】
なお、書類関連データは、入力装置１０ａの記憶部１０００に予め記憶されており、上記フロントページが印刷される際に記憶部１０００から読み出され、入力装置１０ａから画像形成装置２０ａに送信されてもよいし、画像形成装置２０ａの記憶部２０００に予め記憶されており、上記フロントページが印刷される際に記憶部２０００から読み出されてもよい。また、書類関連データは、書類に関連する情報を示すテキストデータだけでなく、画像データであってもよい。これにより、印刷部２５は、枚数データが付加された画像データを印刷するように構成されてもよい。
【００４３】
また、印刷部２５は、図２に示すプリンタ部１３２によって実現され、送受信部２１を介して受信した画像データ若しくはテキストデータ、又は、書類読取部２０３で得た画像データを印刷する。更に、印刷部２５は、データ付加部２４によって識別データが付加された画像データ、又は、枚数データが付加されたテキストデータを印刷する。具体的には、印刷部２５によって、識別データが付加された画像データが印刷されると、図４に示されているように、各文字に識別データが反映された凹凸部分が形成される。
【００４４】
また、記憶部２０００には、識別データ管理ＤＢ２００３が構築されている。この識別データ管理ＤＢ２００３は、図５に示されているような識別データ管理テーブルによって構成されている。識別データ管理テーブルでは、申込書類の画像データが当該申込書類の頁毎に識別される際に用いられる識別データ毎に、申込書類に関連する書類関連データが関連付けられて管理される。この書類関連データには、申込書類の「保険種類」、操作者により入力装置１０ａを用いて申込書類フォーマットに顧客の氏名等の顧客データが入力された「入力日時」、及び、顧客の氏名や住所等の情報である「顧客」の各データが関連付けてられて含まれている。また、識別データは、図６に示されるように、画像形成装置２０ａの機種を特定するための機種情報、画像形成装置２０ａで印刷された印刷日、画像形成装置２０ａで印刷された印刷時間、及び、印刷された書類の頁数（何頁目であるか）を示すデータが符号化されており、単に画像データの識別に用いられるだけでなく、印刷に関する情報を把握する場合にも用いられるようになっている。記憶・読出処理部２９は、図２に示すＨＤＤ１０８によって実現され、記憶部２０００に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）の処理を行う。
【００４５】
また、識別データ認識部２６は、図２に示すＲＡＭ１０２ｂ上で実行され、送受信部２１を介して送られてきた画像データ、又は、書類読取部２３によって読み取られた画像データに付加されている識別データを認識する。識別データ判断部２７は、識別データ認識部２６によって認識された識別データを検索キーとして識別データ管理ＤＢ２００３を検索することで、識別データ管理ＤＢ２００３に記憶されている複数の識別データの中に、識別データ認識部２６によって認識された識別データと同じ識別データが記憶されているかを判断する。
【００４６】
また、画像形成装置５０ａは、送受信部５１、入力受付部５２、書類読取部５３、及び、識別データ認識部５６を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ１０２ａに記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ１０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。なお、以下では、画像形成装置５０ａの各部を説明するにあたって、図２に示されている各構成のうち、画像形成装置５０ａの各部を実現させるための主な構成との関係も説明する。
【００４７】
図３に示されている画像形成装置５０ａの送受信部５１は、図２に示す通信インターフェース部１５０によって実行され、ＬＡＮ９を介して他の装置と各種データの送受信を行う。入力受付部５２は、図２に示す操作部１４０によって実行され、操作者による各種入力を受け付ける。書類読取部５３は、図２に示すスキャナ部１３１によって実行され、書類原稿を読み取って画像データを得る。識別データ認識部５６は、画像形成装置２０ａの識別データ認識部２６と同様に、図２に示すＲＯＭ１０２ａ上で実行され、書類読取部５３によって読み取られた画像データに付加されている識別データを認識する。そして、認識された識別データは、送受信部５１によって受理管理サーバ４０ａに送信される。
【００４８】
また、受理管理サーバ４０ａは、送受信部４１、入力受付部４２、バーコード読取部４３、識別データ判断部４７、記憶・読出処理部４９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。また、受理管理サーバ４０ａは、図２に示すＨＤ２０５により構築される記憶部４０００を有している。なお、以下では、受理管理サーバ４０ａの各部を説明するにあたって、図２に示されている各構成のうち、受理管理サーバ４０ａの各部を実現させるための主な構成との関係も説明する。
【００４９】
図３に示されている受理管理サーバ４０ａの記憶部４０００には、受理状況管理ＤＢ４００３が構築されている。この受理状況管理ＤＢ４００３は、図８に示されているような受理状況管理テーブルによって構成されている。受理状況管理テーブルは、図５に示す識別データ管理テーブルで管理されている属性に加え、申込書類一式の頁数（枚数）が示された「書類枚数」、識別データの送信元の販売代理店を特定するための「代理店コード」、及び、受理管理センターＡにて保険の申込書類を受理したか否かを頁毎に示す「受理結果」の各データが関連付けられて管理されるためのテーブルである。このように、申込書類の受理の有無を頁毎に管理することで、送付の途中で申込書類の一部が紛失したような場合であっても、受理管理センターＡは、どのページが抜け落ちたかを把握することができる。なお、ここでは、書類枚数データ、及び、代理店コードデータは、書類関連データに含まれている。
【００５０】
送受信部４１は、図２に示す受理管理サーバ４０ａの通信インターフェース部２０９によって実行され、ＬＡＮ９を介して他の装置と各種データの送受信を行う。入力受付部４２は、図２に示されている受理管理サーバ４０ａのディスプレイ２０８、キーボード２１１、及び、マウス２１２によって実行され、操作者による各種入力を受け付ける。バーコード読取部４３は、図２に示す受理管理サーバ４０ａのバーコードリーダ２１０によって実現され、書類に印刷されているバーコードを読み取るか、又は、画像形成装置５０ａから送られてきた画像データ又はテキストデータに付加されているバーコードを読み取る。識別データ判断部４７は、識別データ認識部５６によって認識され、画像形成装置５０ａから送られてきた識別データを検索キーとして受理状況管理ＤＢ４００３を検索することで、受理状況管理理ＤＢ４００３に記憶されている複数の識別データの中に、識別データ認識部５６によって認識された識別データと同じ識別データが記憶されているかを判断する。
【００５１】
続いて、図９乃至図１４を用いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。なお、図９は、本実施形態の送受管理システムを構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。図１０は、申込書類への入力処理を示した処理フロー図である。図１１は、識別データを付加する処理を示した処理フロー図である。図１２は、受理管理センターＡへ送付する申込書類を作成する処理を示したフロー図である。図１３は、書類関連データを抽出する処理を示した処理フロー図である。図１４は、受理確認を行う処理を示した処理フロー図である。
【００５２】
まず、図９に示されているように、販売代理店Ｂの入力装置１０ａによって申込書類への入力処理が行われる（ステップＳ１）。ここでは、自動車保険、生命保険、及び、火災保険の３つの保険に関して行われている処理について説明する。
【００５３】
まず、自動車保険に関して説明すると、図１０に示されているように、入力受付部１２は、操作者によって、自動車保険に関する申込書類フォーマットの読み出しを受け付けることで、記憶・読出処理部１９が、記憶部１０００の申込書類フォーマット記憶部１００１から、自動車保険に関する申込書類フォーマットのデータを読み出し、入力受付部１２が、申込書類ファーマットの画像を表示する（ステップＳ１−１）。次に、入力受付部１２は、操作者によって申込書類フォーマットに入力される顧客の氏名や住所等の顧客データを受け付ける（ステップＳ１−２）。そして、入力受付部１２は、操作者から顧客データが入力された後の入力後申込書類データＤ１の印刷を受け付ける（ステップＳ１−３）。また、記憶・読出処理部１９は、操作者によって入力された顧客データを、記憶部１０００の顧客データ記憶部１００２に記憶して管理する（ステップＳ１−４）。このような処理（ステップＳ１）は、生命保険及び火災保険に関しても行われる。
【００５４】
次に、入力装置１０ａの送受信部１１は、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）を印刷ジョブの対象とし、及び、顧客データが含まれた書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）を管理対象とすることで、ＬＡＮ７を介して、画像形成装置２０ａへ送信する（ステップＳ２）。ここで、書類関連データは、図５に示されているように、顧客データだけでなく、保険種類データ、及び、入力装置１０ａにおける顧客データの入力日時を示す入力日時るデータが含まれている。また、入力後申込書類データＤ１及び書類関連データＤ１１は、図５に示す鈴木一郎氏の自動車保険に関するデータを示し、入力後申込書類データＤ２及び書類関連データＤ１２は、図５に示す山田太郎氏の生命保険に関するデータを示し、入力後申込書類データＤ３及び書類関連データＤ１３は、図５に示す理光花子氏の火災保険に関するデータを示す。
【００５５】
次に、画像形成装置２０ａでは、送受信部２１によって、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）、及び、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）を受信し、識別データ付加部２４が、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）のそれぞれに、これら入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）の識別に用いられるそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を付加する（ステップＳ３）。ここで、図３及び図１１を用い、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）のうち、入力後申込書類データＤ１に識別データｄ１を付加する処理について詳細に説明する。
【００５６】
まず、画像データ取得部２４１は、送受信部２１を介して受信された入力後申込書類データＤ１を取得する（ステップＳ３−１）。そして、画像データ展開部２４２が、画像データ取得部２４１によって取得された入力後申込書類データＤ１を展開する（ステップＳ３−２）。一方、識別データ生成部２４３は、画像データ展開部２４２によって展開された入力後申込書類データＤ１に付加するための識別データｄ１を生成する（ステップＳ３−３）。この識別データｄ１は、図６に示されているように、入力後申込書類データＤ１の識別だけでなく、印刷に関連する印刷関連情報も有している。そして、識別データ付加部２４４が、画像データ展開部２４２によって展開された入力後申込書類データＤ１に、識別データ生成部２４３によって生成された識別データｄ１を付加する（ステップＳ３−４）。このような処理（ステップＳ３）は、生命保険及び火災保険に関しても行われ、入力後申込書類データＤ２に、この入力後申込書類データＤ２の認識に用いられる識別データｄ２が付加され、入力後申込書類データＤ３に、この入力後申込書類データＤ３の認識に用いられる識別データｄ３が付加される。
【００５７】
次に、画像形成装置２０ａでは、記憶・読出処理部２９が、図５の識別データ管理テーブルで示されているように、識別データ管理ＤＢ２００３に、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、これら書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）に対応するそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を関連付けて記憶して管理する（ステップＳ４）。
【００５８】
次に、印刷部２５は、データ付加部２４によって識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）がそれぞれ付加された入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）をそれぞれ印刷する（ステップＳ５）。このように、本実施形態では、入力装置２０ａからの印刷指示により、画像形成装置２０ａで、単に入力後申込書類データが印刷されるのではなく、入力後申込書類データに書類関連データが付加されて印刷されると共に、書類関連データが識別データに関連付けられて管理される。なお、上記ステップＳ４，Ｓ５は、処理順が逆であっても良い。
【００５９】
以上のような処理によって入力後申込書類データが印刷されることで、販売代理店Ｂは、印刷された申込書類を持参して各顧客と面談し、顧客が契約内容に同意して申込書類に捺印することで、保険の契約を締結することができる。
【００６０】
続いて、販売代理店Ｂが、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ１）に係る３名の顧客（鈴木一郎、山田太郎、理光花子）のうち、２名の顧客（鈴木一郎、山田太郎）との契約を締結することができた場合を例に取って説明する。
【００６１】
まず、販売代理店Ｂの画像形成装置２０ａは、受理管理センターＡへ送付される申込書類一式を作成する処理を行う（ステップＳ１１）。ここでは、販売代理店Ｂの操作者が、画像形成装置２０ａを用いて、図７−２に示されているように、鈴木一郎氏との契約を締結することができた自動車保険の申込書類本体（ここでは、３枚）、及び、添付書類（ここでは、２枚）を画像形成装置２０ａの書類読取部２３によって読み取る動作を行う。これにより、書類読取部２３では、自動車保険の申込書類本体の全てと添付書類の全てを読み取る（ステップＳ１１−１）。また、計数部２８は、書類読取部２３によって読み取られた原稿としての自動車保険の申込書類の全て、及び、添付書類の全てを合計した枚数を計数する（ステップＳ１１−２）。そして、書類読取部２３は、上記読み取られた全ての原稿（ここでは、３枚＋２枚）をそのまま出力すると共に、印刷部２５は、図７−１に示されているようなフロントページを１枚印刷して出力する（ステップＳ１１−３）。なお、販売代理店Ｂでは、上記読み取られて出力された全ての原稿の上にフロントページを付した状態である申込書類一式（合計６枚）を、受理管理センターＡへ送付する。
【００６２】
次に、識別データ認識部２６が、書類読取部２３によって読み取られた自動車保険の入力後申込書類データＤ１から識別データｄ１を認識する（ステップＳ１２）。そして、識別データ判断部２７は、識別データ管理ＤＢ２００３から、識別データｄ１に関連付けられている書類関連データＤ１１を抽出する処理を行う（ステップＳ１３）。同じように、山田太郎氏との契約を締結することができた生命保険の申込書類の全て（ここでは、２枚）、及び、添付書類の全て（ここでは、２枚）についてもステップＳ１１〜Ｓ１３の処理が行われる。また、この場合でも、販売代理店Ｂでは、上記読み取られて出力された全ての原稿（４枚）の上にフロントページを付した状態である申込書類一式を、受理管理センターＡへ送付する。なお、上記ステップＳ１４は、上記ステップＳ１１の処理後、上記ステップＳ１２の処理前に行われるようにしてもよい。
【００６３】
ここで、図３及び図１３を用い、契約を締結することができた保険のうち、上記ステップＳ１１において、鈴木一郎氏の識別データｄ１に関連付けられている書類関連データＤ１１を識別データ管理ＤＢ２００３から抽出する処理について詳細に説明する。
【００６４】
まず、識別データ判断部２７は、識別データ認識部２６によって認識された識別データｄ１と同じ識別データが識別データ管理ＤＢ２００３に管理されているかを判断するために、上記認識された識別データｄ１に基づいて識別データ管理ＤＢ２００３を検索し（ステップＳ１３−１）、同じ識別データが管理されているかを判断する照合処理を行う（ステップ１３−２）。そして、識別データ判断部２７は、同じ識別データが記憶されていると判断した場合には（ＹＥＳ）、記憶・読出処理部２９が、識別データ管理ＤＢ２００３から識別データｄ１に対応する書類関連データＤ１１を読み出す（ステップＳ１３−３）。そして、送受信部２１は、計数部２８から、フロントページ（図７−１参照）、申込書類本体（図７−２参照）、及び、添付書類（図７−３参照）の合計の書類枚数（ここでは、６枚）を示すデータを取得すると共に、記憶・読出処理部２９を介して記憶部２０００から代理店コードのデータを取得する（ステップＳ１３−４）。
【００６５】
次に、送受信部２１は、書類関連データＤ１１に、上記取得された書類枚数のデータ、及び、代理店コードのデータを付加し、書類関連データＤ２１とすることで、ＬＡＮ７を介して、識別データｄ１及び書類関連データＤ２１を受理管理サーバ４０ａへ送信する（ステップＳ１４）。
【００６６】
このような処理（ステップＳ１３，Ｓ１４）は、山田太郎氏の生命保険に関しても同様に行われ、識別データｄ２及び書類関連データＤ２２が受理管理サーバ４０ａへ送信される。この場合の書類関連データＤ２２には、識別データ管理ＤＢ２００３で管理されていた書類関連データＤ１２に加え、申込書類、添付書類、及び、フロントページの合計の書類枚数（ここでは、５枚）を示すデータ、並びに、販売代理店Ｂを特定するための代理店コードのデータが含まれている。なお、上記ステップＳ１５−２において、識別データが管理されていないと判断された場合には（ＮＯ）、受理管理サーバ４０ａに識別データは送信されないため、本来、受理管理サーバ４０ａに送信すべきではない識別データを送信するという誤送を防止することができる。
【００６７】
上記のような処理によって、画像形成装置２０ａから送られた識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）は、受理管理サーバ４０ａの送受信部４１で受信される。識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）の送信は、上記ステップＳ１３−４の直後であってもよいし、一日にまとめて１回や、一週間にまとめて１回等、所定の時間間隔で送信するようにしてもよい。また、識別データｄ１と書類関連データＤ２１は、同時に送られるようにしてもよいし、別の日時に送られるようにしてもよい。識別データｄ２と書類関連データＤ２２についても同様である。
【００６８】
次に、受理管理サーバ４０ａでは、記憶・読出処理部４９が、図８に示されているように、受理状況管理ＤＢ４００３に、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）のそれぞれに対して、これら書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）に対応するそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２）を関連付けて記憶する（ステップＳ１７）。
【００６９】
続いて、受理管理センターＡでは、販売代理店Ｂから送付された後に到着した入力後申込書類（以下、「到着後申込書類」という）の一式を受け取り、画像形成装置２０ａの書類読取部２３によって読み取る動作を行う。これにより、書類読取部５３では、到着後申込書類の一式を読み取る（ステップＳ２１）。そして、到着後申込書類が、鈴木一郎氏の自動車保険の申込書類の場合、識別データ認識部５６は、書類読取部５３によって読み取られた、到着後申込書類における申込書類本体の画像データ（以下、「到着後申込書類データ」という）Ｄ１’から識別データｄ１’を認識する（ステップＳ２２）。また、山田太郎氏の生命保険の到着後申込書類の一式に対しても、上記処理（ステップＳ２１，２２）と同様の処理が行われ、到着後申込書類データＤ２’から識別データｄ２’が認識される。そして、送受信部５１は、ＬＡＮ９を介して、この認識された識別データ（ｄ１’，ｄ２’）を受理管理サーバ４０ａに送信する（ステップＳ２３）。
【００７０】
上記のような処理によって、画像形成装置５０ａから送信された識別データ（ｄ１’，ｄ２’）は、受理管理サーバ４０ａの送受信部４１で受信される。そして、識別データ判断部４７は、受信されたそれぞれの識別データ（ｄ１’，ｄ２’）を用いて、販売代理店Ｂから送付された到着後申込書類の受理確認を行う（ステップＳ２４）。
【００７１】
ここで、図３及び図１３を用いて、申込書類の受理確認を行う処理について更に詳細に説明する。なお、この場合の自動車保険の申込書本体は３頁あるため、頁毎に区別して説明すべく、識別データｄ１、及び、識別データｄ１’をそれぞれ３つに分けて、識別データ（ｄ１１，ｄ１２，ｄ１３）、及び、識別データ（ｄ１１’，ｄ１２’，ｄ１３’）とする。
【００７２】
まず、識別データ判断部４７は、画像形成装置５０ａから送られてきた鈴木一郎氏の自動車保険の申込書類本体の頁毎に、受理状況管理ＤＢ４００３に同じ識別データ（ｄ１１，ｄ１２，ｄ１３）が管理されているかを判断するために、上記送られてきたそれぞれの識別データ（ｄ１１’，ｄ１２’，ｄ１３’）に基づいて受理状況管理ＤＢ４００３を検索し（ステップＳ２４−１）、同じ識別データが管理されているかを判断する照合処理を行う（ステップＳ２４−２）。
【００７３】
次に、識別データ判断部４７は、画像形成装置５０ａから送られてきた鈴木一郎氏の自動車保険の申込書類本体の全ての頁について検索が終了したかを判断する（ステップＳ２４−３）。そして、識別データ判断部４７は、全ての頁が終了していないと判断した場合には（ＮＯ）、上記ステップＳ２４−１に戻り、未検索の申込書類本体の頁に関して、上記ステップＳ２４−１から処理を開始する。一方、ステップＳ２４−３によって、識別データ判断部４７が、全ての頁を終了していると判断した場合には（ＹＥＳ）、更に、受理状況管理ＤＢ４００３に同じ申込書類本体の各頁の識別データ（ｄ１１，ｄ１２，ｄ１３）の中で、検索されずに残っている識別データが存在するかを判断する（ステップＳ２４−４）。そして、識別データ判断部４７は、受理状況管理ＤＢ４００３に検索されない頁の識別データが存在すると判断した場合には（ＹＥＳ）、頁単位で不受理の結果を出力する（ステップＳ２４−５）。一方、上記ステップＳ２４−３において、識別データ判断部４７が、受理状況管理ＤＢ４００３に検索されない頁の識別データが存在しないと判断した場合には（ＮＯ）、頁単位で正常に受理した報告を出力する（ステップＳ２４−６）。そして、記憶・読出処理部４９は、図９に示されているように、不受理の結果、又は、受理の結果を頁毎に受理状況管理ＤＢ４００３に記憶して管理する（ステップＳ２５）。図８に示されている受理状況管理テーブルには、鈴木一郎氏の自動車保険の申込書類本体（３枚）が全て無事に受理されたことが管理されている。このような処理（ステップＳ２４，Ｓ２５）は、山田太郎氏の生命保険に関しても同様に行われ、画像形成装置５０ａから送られてきた山田太郎氏の生命保険の申込書類本体の頁毎に、受理状況管理ＤＢ４００３に同じ識別データ（ｄ２１，ｄ２２）が管理されているかを判断するために、上記送られてきたそれぞれの識別データ（ｄ２１’，ｄ２２’）に基づいて受理状況管理ＤＢ４００３を検索することになる。図８に示される受理状況管理テーブルでは、申込書類本体の２頁目が送付途中で紛失したために受理できなかったことが管理されている。
【００７４】
以上説明したように、本実施形態によれば、入力後申込書類のうち、契約を締結することができたものだけを書類読取部２３で読み取ることで、この読み取られた入力後申込書類に係る識別データのみを受理管理サーバ４０ａに送信することができるため、書類を印刷するタイミングと、この書類の識別データを送信するタイミングが異なる場合であっても、書類の識別データを誤って送信してしまうことを防止することができるという効果を奏する。
【００７５】
また、販売代理店Ｂ側では、契約を締結できた入力後申込書類を書類読取部２３で読み取り、読み取られた入力後申込書類の識別データと予め管理されている識別データとの照合処理を行い、同じ識別データが管理されていた場合のみ受理管理サーバ４０ａに識別データが送信される。これにより、例えば、同じ販売代理店内の異なる送付管理システムで印刷された申込書類が紛れ込んで、この申込書類を送ってしまったり、異なる販売代理店で印刷された申込書類が紛れ込んで、この申込書類を送ってしまったりするように、受理管理センターＡ側に本来送信すべきではないような識別データを送信してしまうという誤送を防止することができるという効果を奏する。
【００７６】
また、販売代理店Ｂ側にて、契約を締結することができた入力後申込書類を書類読取部２３で読み取る際に、読み取った書類の枚数を計数し、この計数結果を反映させたフロントページを自動的に印刷するため、販売代理店Ｂ１では、受理管理センターＡに申込書類を送付するための準備を容易に行うことができるという効果を奏する。
【００７７】
更に、本実施形態では、入力後申込書類を印刷する際に、図４に示すように識別データが付加された文字が印刷されるため、例えば、識別データが図７−１に示されているようなバーコードで表す場合に比べると、バーコードを印字するための空欄を設ける必要がなくなるため、申込書類に、より多くの文字を用いて情報量を増やしたり、又はより大きい文字を用いて読み易くすることができるという効果を奏する。なお、このような効果は奏さないが、データ付加部２４によって、各文字に識別データが反映された凹凸部分を形成せずに、識別データが反映されたバーコードを印刷するようにしてもよい。この場合は、入力装置１０ａのバーコードリーダ２１０により実行される不図示のバーコードリーダ部によって、上記印刷されたバーコードが読み取られるようにしてもよい。
【００７８】
一方、受理管理センターＡ側では、送付された到着後申込書類を、書類読取部５３で読み取ることにより識別データを認識し、既に受理状況管理ＤＢ４００３で管理されている識別データと同じであるかを判断する照合処理を行うことで、入力後申込書類が正常に受理管理センターＡに届いたかを把握することができるという効果を奏する。しかも、この照合処理は、到着後申込書類の頁毎に行われるため、入力後申込書類の一部が送付中に紛失したり、一部が他の書類と入れ替わっていた場合であっても、どの頁が紛失又は入れ替わったかを把握することができるという効果を奏する。なお、受理管理センターＡ側で、書類の入れ替わりまでは把握せずに、単に書類のどの頁が紛失したかを把握する場合には、書類読取部５３によって、図７−１に示されているバーコードが読み取られ、受理管理サーバ４０ａに送信されてからバーコード読取部４３によって、入力後申込書類の頁数（枚数）が認識されるか、又は、バーコード読取部４３で直接、図７−１に示されているバーコードが読み取られることによって、入力後申込書類の頁数（枚数）が認識されるようにすることも可能である。
【００７９】
また、本実施形態では、１つの契約された保険毎にフロントページを印刷するようにしたが、これに限るものではなく、例えば、上記ステップＳ１１において、書類読取部２３が、複数の入力後申込書類データ（Ｄ１１，Ｄ１２）を連続して読み取った場合には、これらをまとめて１枚のフロントページを印刷するようにしてもよい。この場合には、図７−１に示されているバーコードには、２つの入力後申込書類の頁数（枚数）の合計に、フロントページの１枚を含めた頁数が符号化されることになる。
〔第２の実施形態〕
続いて、図１５及び図１６を用い、本発明の第２の実施形態について説明する。図１５は、本発明の第２の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。図１６は、本発明の第２の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。なお、本実施形態の各装置は、それぞれ第１の実施形態の各装置と同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の受理管理センターＡ側の装置は、第１の実施形態の受理管理センターＡ側の装置と同様の機能を有するため、図１５では、販売代理店Ｂ側の装置の機能ブロックのみを示す。
【００８０】
本実施形態の特徴は、第１の実施形態の画像形成装置２０ａ側に設けられたデータ付加部２４、識別データ認識部２６、及び、識別データ判断部２７と同じ機能又は手段が、入力装置１０ｂ側で、データ付加部１４、識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７として設けられていることである。なお、本実施形態では、入力装置１０ｂは送付管理システムＴ２を構築している。
【００８１】
図１５に示されているように、入力装置１０ｂは、送受信部１１、入力受付部１２、バーコード読取部１３、データ付加部１４、識別データ認識部１６、識別データ判断部１７、及び、記憶・読出処理部１９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。また、入力装置１０ｂは、図２に示すＨＤ２０５により構築される記憶部１１００を有している。
【００８２】
図１５に示されている入力装置１０ｂについて、第１の実施形態に係る入力装置１０ａと同様の機能又は手段を有する部に関しては、同一の符号を付して、その説明を省略する。
【００８３】
また、本実施形態の入力装置１０ｂにおけるデータ付加部１４は、画像データ取得部１４１、画像データ展開部１４２、識別データ生成部１４３、識別データ付加部１４４、枚数データ取得部１４５、及び、枚数データ付加部１４６を含んでいる。これら各部は、それぞれ第１の実施形態における画像データ取得部２４１、画像データ展開部２４２、識別データ生成部２４３、識別データ付加部２４４、枚数データ取得部２４５、及び、枚数データ付加部２４６と同様の機能又は手段であるため、その説明を省略する。更に、本実施形態の入力装置１０ｂにおける識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７は、それぞれ第１の実施形態における識別データ認識部２６、及び、識別データ判断部２７と同様の機能又は手段であるため、その説明を省略する。
【００８４】
更に、本実施形態の記憶部１１００には、申込書類フォーマット記憶部１１０１、顧客データ記憶部１１０２、及び、識別データ管理ＤＢ１１０３が構築されている。これらは、それぞれ第１の実施形態における申込書類フォーマット記憶部１００１、顧客データ記憶部１００２、及び、識別データ管理ＤＢ２００３と同様のデータを記憶及び管理するため、その説明を省略する。
【００８５】
また、本実施形態の画像形成装置２０ｂは、送受信部２１、入力受付部２２、書類読取部２３、印刷部２５、及び、計数部２８を有し、これら各部は、第１の実施形態における画像形成装置２０ａも有しているため、その説明を省略する。
【００８６】
続いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。まず、図１６に示されているように、販売代理店Ｂの入力装置１０ｂによって申込書類への入力処理が行われる（ステップＳ３１）。このステップＳ３１は、第１の実施形態におけるステップＳ１と同様の処理であるため、その説明を省略する。
【００８７】
次に、識別データ付加部１４が、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）のそれぞれに、これら入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）の識別に用いられるそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を付加する（ステップＳ３２）。このステップＳ３２は、第１の実施形態におけるステップＳ３と同様の処理であるため、その説明を省略する。
【００８８】
次に、記憶・読出処理部１９が、図５の識別データ管理テーブルで示されているように、識別データ管理ＤＢ１１０３へ、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、これら書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）に対応するそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を関連付けて記憶する（ステップＳ３３）。そして、送受信部１１は、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）を印刷ジョブの対象とし、ＬＡＮ７を介して、画像形成装置２０ｂへ送信する（ステップＳ３４）。
【００８９】
次に、画像形成装置２０ｂの印刷部２５は、入力装置１０ｂのデータ付加部１４によって識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）がそれぞれ付加された入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）をそれぞれ印刷する（ステップＳ３５）。なお、本実施形態では、第１の実施形態と同様に、入力装置１０ｂからの印刷指示により、入力後申込書類データが印刷されると共に、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、それぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）が関連付けられて記憶される。
【００９０】
以上のような処理によって入力後申込書類データが印刷されることで、販売代理店Ｂは、印刷された申込書類を持参して各顧客と面談し、顧客が契約内容に同意して申込書類に捺印することで、保険の契約を締結することができる。
【００９１】
続いて、第１の実施形態と同様に、本実施形態においても、販売代理店Ｂが、２名の顧客（鈴木一郎、山田太郎）との契約を締結することができた場合を例に取って説明する。まず、販売代理店Ｂの画像形成装置２０ａは、受理管理センターＡへ送付される申込書類一式を作成する処理を行う（ステップＳ４１）。このステップＳ４１の処理は、第１の実施形態におけるステップＳ１１の処理と同じであるため、その説明を省略する。そして、本実施形態においても、販売代理店Ｂから受理管理センターＡへ、上記２名の顧客の申込書類一式を送付する。
【００９２】
次に、送受信部２１は、ＬＡＮ７を介して入力装置１０ｂへ、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２）、及び、これらの入力後申込書類の枚数を示すそれぞれの書類枚数データを送信する（ステップＳ４２）。なお、本実施形態では、代理店コードデータは、入力装置１０ｂの記憶部１１００に記憶されているため、画像形成装置２０ｂから入力装置１０ｂへ送る必要はない。
【００９３】
次に、入力装置１０ｂの識別データ認識部１６が、画像形成装置２０ｂから送られてきた自動車保険の入力後申込書類データＤ１から識別データｄ１を認識する（ステップＳ４３）。そして、識別データ判断部１７は、識別データ管理ＤＢ１１０３から、識別データｄ１に関連付けられている書類関連データＤ１１を抽出する処理を行う（ステップＳ４４）。具体的な処理については、検索先及び読出先が、第１の実施形態では識別データ管理ＤＢ２００３であるのに対して、本実施形態では識別データ管理ＤＢ１１０３であること以外は、第１の実施形態におけるステップＳ１３（図９、図１３参照）と同様であるため、その説明を省略する。
【００９４】
次に、入力装置１０ｂの送受信部１１は、書類関連データＤ１１に、上記取得された書類枚数のデータ、及び、記憶部１１００から読み出された代理店コードのデータを付加し、書類関連データＤ２１とすることで、ＬＡＮ７を介して、識別データｄ１及び書類関連データＤ２１を受理管理サーバ４０ａへ送信する（ステップＳ４５）。
【００９５】
このような処理（ステップＳ４３〜Ｓ４５）は、山田太郎氏の生命保険に関しても同様に行われ、識別データｄ２及び書類関連データＤ２２が受理管理サーバ４０ａへ送信される。
【００９６】
上記のような処理によって、画像形成装置２０ｂから送られた識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）は、受理管理サーバ４０ａの送受信部４１で受信されるが、その後の処理は、第１の実施形態のステップ（Ｓ１７，Ｓ２１〜２５）と同じ処理であるため、その説明を省略する。
【００９７】
なお、識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）の送信は、上記ステップＳ４４の処理の直後であってもよいし、一日にまとめて１回や、一週間にまとめて１回等、所定の時間間隔で送信するようにしてもよい。また、識別データｄ１と書類関連データＤ２１は、同時に送られるようにしてもよいし、別の日時に送られるようにしてもよい。識別データｄ２と書類関連データＤ２２についても同様である。
【００９８】
次に、受理管理サーバ４０ａでは、記憶・読出処理部４９が、受理状況管理ＤＢ４００３に、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）のそれぞれに対して、これら書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）に対応するそれぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２）を関連付けて記憶する（ステップ４８）。その後の処理は、第１の実施形態におけるステップＳ２１以降と同様であるため、その説明を省略する。
【００９９】
以上説明したように、本実施形態によれば、データ付加部１４、識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７が、入力装置１０ｂ側に設けられているため、従来から使われてきた画像形成装置２０ｂを使うことができ、特別に専用の画像形成装置を用意する必要がないという効果を奏する。また、画像形成装置２０ｂは複合機であるが、入力装置１０ｂはパーソナルコンピュータであるため、データ付加部１４、識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７を実現するためのプログラムのインストールが画像形成装置２０ｂに比べて容易であるから、送受管理システムの構築を容易に行うことができるという効果を奏する。
〔第３の実施形態〕
続いて、図１７及び図１８を用い、本発明の第３の実施形態について説明する。図１７は、本発明の第３の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。図１８は、本発明の第３の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。なお、本実施形態の各装置は、それぞれ第１の実施形態の各装置と同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の受理管理センターＡ側の装置は、第１の実施形態の受理管理センターＡ側の装置と同様の機能を有するため、図１７では、販売代理店Ｂ側の装置の機能ブロックのみを示す。
【０１００】
本実施形態の特徴は、第１の実施形態の画像形成装置２０ａ側に設けられた識別データ管理ＤＢ２００３（図３参照）が、外付けとなるサーバコンピュータとしての送付管理サーバ３０に識別データ管理ＤＢ３００３として設けられていることである。この送付管理サーバ３０は、図１７に示されているように、ＬＡＮ７を介して、入力装置１０ａ、及び、画像形成装置２０ｃと通信可能に接続されている。なお、送付管理サーバ３０は、図２に示されているような第１の実施形態の入力装置１０ａ又は受理管理サーバ４０ａと同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。
【０１０１】
また、本実施形態の入力装置１０ａは、第１の実施形態の入力装置１０ａと同様の各部を有しており、更に、本実施形態の画像形成装置２０ｃは、第１の実施形態の画像形成装置２０ａから記憶・読出処理部２９、及び、記憶部１０００を除く以外は、第１の実施形態と同様の各部を有しているため、これら同様の各部に関しては同一の符号を付して、その説明を省略する。なお、本実施形態では、画像形成装置２０ｃ、及び、送付管理サーバ３０によって、送付管理システムＴ３が構築されている。
【０１０２】
また、送付管理サーバ３０は、図１７に示されているように、送受信部３１、及び、記憶・読出処理部３９を有している。これら各部は、図２に示されている各構成のいずれかが、ＲＯＭ２０２に記憶されているプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令によって動作することで実現される機能又は手段である。
【０１０３】
図１７に示されている送付管理サーバ３０の送受信部３１、及び、記憶・読出処理部３９は、それぞれ第１の実施形態における送受信部２１、及び、記憶・読出処理部２９と同様の機能又は手段であるため、その説明を省略する。また、送付管理サーバ３０は、図２に示されているようなＨＤ２０５により構築される記憶部３０００を有している。本実施形態の記憶部３０００には、書類識別データ管理ＤＢ３００３が構築されているが、第１の実施形態における識別データ管理ＤＢ２００３と同様のデータを記憶又は管理するため、その説明を省略する。
【０１０４】
続いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。但し、図１８に示されているステップＳ５１〜Ｓ５３は、それぞれ、第１の実施形態のステップＳ１〜Ｓ３と同様の処理であるため、その説明を省略し、その次の処理から説明する。
【０１０５】
図１８に示されているように、ステップＳ５３の後、画像形成装置２０ｃでは、送受信部２２が、ＬＡＮ７を介して送付管理サーバ３０へ、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）、及び、識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を送信する（ステップＳ５４）。これにより、送付管理サーバ３０の送受信部３１は、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）、及び、識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を受信して、記憶・読出処理部３９が、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、それぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を関連付けて識別データ管理ＤＢに記憶して管理する（ステップＳ５５）。
【０１０６】
次に、画像形成装置２０ｃは、図１８に示されているように、ステップ（Ｓ５６，Ｓ６１，Ｓ６２）を処理するが、それそれ、第１の実施形態のステップ（Ｓ５，Ｓ１１，Ｓ１２）と同様の処理を行うため、その説明を省略し、その次の処理から説明する。
【０１０７】
図１８に示されているように、画像形成装置２０ｃでは、識別データ判断部２７が、送受信部２１及びＬＡＮ７を介して、送付管理サーバ３０の識別データ管理ＤＢ３００３から、識別データｄ１に関連付けられている書類関連データＤ１１を抽出する処理を行う（ステップＳ６３）。具体的な処理については、検索先及び読出先が、第１の実施形態では識別データ管理ＤＢ２００３であるのに対して、本実施形態では識別データ管理ＤＢ３００３であること以外は、第１の実施形態におけるステップＳ１３（図１２参照）と同様であるため、その説明を省略する。また、上記実施形態と同様に、鈴木一郎氏の自動車保険だけでなく、山田太郎氏の生命保険に関しても同様の処理が行われる。
【０１０８】
そして、上記抽出された書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２）、及び、これら書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２）にそれぞれ関連付けられている識別データ（ｄ１，ｄ２）は、送付管理サーバ３０の送受信部３１により、ＬＡＮ７、及び、インターネット８を介して、受理管理サーバ４０ａへ送信される（ステップＳ６４）。このような処理によって、送付管理サーバ３０から送られた識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）は、受理管理サーバ４０ａの送受信部４１で受信されるが、その後の処理は、第１の実施形態のステップ（Ｓ１５，Ｓ２１〜２５）と同じ処理であるため、その説明を省略する。なお、識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）の送信は、上記ステップＳ６５の処理の直後であってもよいし、一日にまとめて１回や、一週間にまとめて１回等、所定の時間間隔で送信するようにしてもよい。また、識別データｄ１と書類関連データＤ２１は、同時に送られるようにしてもよいし、別の日時に送られるようにしてもよい。識別データｄ２と書類関連データＤ２２についても同様である。
【０１０９】
以上説明したように本実施形態によれば、送付管理サーバ３０を画像形成装置２０ｃの外付けとしたため、上記第１の実施形態の効果に加え、識別データ及び申込書類データの管理や送信を画像形成装置２０ｃとは独立して構築することができ、送受管理システムの構築を容易に行うことができるという効果を奏する。
〔第４の実施形態〕
続いて、図１９及び図２０を用い、本発明の第４の実施形態について説明する。図１９は、本発明の第４の実施形態に係る送受管理システムを構成する送付側の各装置の機能ブロック図である。図２０は、本発明の第４の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。なお、本実施形態の各装置は、それぞれ第１の実施形態の各装置と同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の受理管理センターＡ側の装置は、第１の実施形態の受理管理センターＡ側の装置と同様の機能を有するため、図１９では、販売代理店Ｂ側の装置の機能ブロックのみを示す。
【０１１０】
本実施形態の特徴は、第２の実施形態の入力装置１０ｂ側に設けられた識別データ管理ＤＢ１１０３（図１５参照）が、外付けとなるサーバコンピュータとしての送付管理サーバ３０に、識別データ管理ＤＢ３００３として設けられていることである。この送付管理サーバ３０は、図１９に示されているように、ＬＡＮ７を介して、入力装置１０ｃ、及び、画像形成装置２０ｂと通信可能に接続されている。
【０１１１】
なお、送付管理サーバ３０は、図２に示されているような第１の実施形態の入力装置１０ａ又は受理管理サーバ４０ａと同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の送付管理サーバ３０は、第３の実施形態の送付管理サーバ３０と同様の各部を有しているため、これら同様の各部に関しては同一の符号を付して、その説明を省略する。更に、本実施形態の画像形成装置２０ｂは、第２の実施形態の画像形成装置２０ｂと同様の各部を有しており、本実施形態の入力装置１０ｃは、第２の実施形態の入力装置１０ｂから識別データ管理ＤＢ１１０３を除く以外は、第２の実施形態と同様の各部を有しているため、これら同様の各部に関しては同一の符号を付して、その説明を省略する。なお、本実施形態では、入力装置１０ｃ、及び、送付管理サーバ３０によって、送付管理システムＴ４が構築されている。
【０１１２】
続いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。但し、図２０に示されているステップＳ７１，Ｓ７２，Ｓ７５，Ｓ７６，Ｓ８１〜Ｓ８３は、それぞれ、第２の実施形態のステップＳ３１，Ｓ３２，Ｓ３４，Ｓ３５，Ｓ４１〜Ｓ４３と同様の処理であるため、その説明を省略する。
【０１１３】
図２０に示されているように、ステップＳ７１，Ｓ７２の後、入力装置１０ｃでは、送受信部１２が、ＬＡＮ７を介して送付管理サーバ３０へ、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）、及び、識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を送信する（ステップＳ７３）。これにより、送付管理サーバ３０の送受信部３１は、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）、及び、識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を受信して、記憶・読出処理部３９が、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、それぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）を関連付けて識別データ管理ＤＢ３００３に記憶して管理する（ステップＳ７４）。そして、入力装置１０ｃの送受信部１１は、入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）を印刷ジョブの対象とし、ＬＡＮ７を介して、画像形成装置２０ａへ送信する（ステップＳ７５）。
【０１１４】
次に、画像形成装置２０ｂの印刷部２５は、入力装置１０ｂのデータ付加部１４によって識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）がそれぞれ付加された入力後申込書類データ（Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３）をそれぞれ印刷する（ステップＳ７６）。なお、本実施形態では、第２の実施形態と同様に、入力装置２０ｃからの印刷指示により、入力後申込書類データが印刷されると共に、書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３）のそれぞれに対して、それぞれの識別データ（ｄ１，ｄ２，ｄ３）が関連付けられて記憶される。
【０１１５】
以上のような処理によって入力後申込書類データが印刷されることで、販売代理店Ｂは、印刷された申込書類を持参して各顧客と面談し、顧客が契約内容に同意して申込書類に捺印することで、保険の契約を締結することができる。
【０１１６】
また、入力装置１０ｃでは、図２０に示されているように、ステップＳ８１〜Ｓ８３の処理後、識別データ判断部１７が、送受信部１１及びＬＡＮ７を介して、送付管理サーバ３０の識別データ管理ＤＢ３００３から、識別データｄ１に関連付けられている書類関連データＤ１１を抽出する処理を行う（ステップＳ８４）。具体的な処理については、検索先及び読出先が、第１の実施形態では識別データ管理ＤＢ２００３であるのに対して、本実施形態では識別データ管理ＤＢ３００３であること以外は、第１の実施形態におけるステップＳ１３（図９、図１３参照）と同様であるため、その説明を省略する。また、上記実施形態と同様に、鈴木一郎氏の自動車保険だけでなく、山田太郎氏の生命保険に関しても同様の処理が行われる。
【０１１７】
そして、上記抽出された書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２）、及び、これら書類関連データ（Ｄ１１，Ｄ１２）にそれぞれ関連付けられている識別データ（ｄ１，ｄ２）は、送付管理サーバ３０の送受信部３１により、ＬＡＮ７、及び、インターネット８を介して、受理管理サーバ４０ａへ送信される（ステップＳ８５）。なお、識別データ（ｄ１，ｄ２）、及び、書類関連データ（Ｄ２１，Ｄ２２）の送信は、上記ステップＳ８５の処理の直後であってもよいし、一日にまとめて１回や、一週間にまとめて１回等、所定の時間間隔で送信するようにしてもよい。また、識別データｄ１と書類関連データＤ２１は、同時に送られるようにしてもよいし、別の日時に送られるようにしてもよい。識別データｄ２と書類関連データＤ２２についても同様である。
【０１１８】
以上説明したように本実施形態によれば、送付管理サーバ３０を画像形成装置２０ｃの外付けとしたため、上記第１の実施形態の効果に加え、識別データ及び申込書類データの管理や送信を画像形成装置２０ｃとは独立して構築することができ、送受管理システムの構築を容易に行うことができるという効果を奏する。更に、第２の実施形態と同様に、データ付加部１４、識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７が、入力装置１０ｃ側に設けられているため、従来から使われてきた画像形成装置２０ｂを使うことができ、特別に専用の画像形成装置を用意する必要がないという効果を奏する。また、画像形成装置２０ｂは複合機であるが、入力装置１０ｃはパーソナルコンピュータであるため、データ付加部１４、識別データ認識部１６、及び、識別データ判断部１７を実現するためのプログラムのインストールが画像形成装置２０ｂに比べて容易であるから、送受管理システムの構築を容易に行うことができるという効果を奏する。
〔第５の実施形態〕
続いて、図２１及び図２２を用い、本発明の第５の実施形態について説明する。図２１は、本発明の第５の実施形態に係る送受管理システムを構成する受理側の各装置の機能ブロック図である。図２２は、本発明の第５の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。なお、本実施形態の各装置は、それぞれ第１の実施形態の各装置と同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の販売代理店Ｂ側の装置は、第１乃至第４の実施形態のいずれかの装置と同様の機能を有するため、図２１では、受理管理センターＡ側の装置の機能ブロックのみを示す。
【０１１９】
本実施形態の特徴は、第１の実施形態の画像形成装置５０ａ側に設けられた識別データ認識部５６（図３参照）と同じ機能又は手段が、受理管理サーバ４０ｂ側で、識別データ認識部４６として設けられていることである。それ以外の各部は、第１の実施形態における画像形成装置５０ａ及び受理管理サーバ４０ａの各部と同様の機能又は手段であるため、第１の実施形態と同一の符号を付して、その説明を省略する。また、受理管理サーバ４０ｂは、識別データ認識部４６を有しているが、第１の実施形態の画像形成装置５０ａにおける識別データ認識部５６（図３参照）と同様の機能又は手段であるため、その説明を省略する。なお、本実施形態では、受理管理サーバ４０ｂによって、受理管理システムＲ２が構築されている。
【０１２０】
続いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。但し、図２２に示されているステップＳ９１，Ｓ９２，Ｓ９４，Ｓ９５は、それぞれ、第１の実施形態のステップＳ２１，Ｓ２３，Ｓ２４，Ｓ２５と同様の処理を行うため、その説明を省略する。
【０１２１】
本実施形態では、図２２に示されているように、ステップＳ９１の処理により、画像形成装置５０ｂの書類読取部５３によって読み取られた到着後申込書類データ（Ｄ１’，Ｄ２’）は、送受信部５１により、ＬＡＮ９を介して受理管理サーバ４０ｂへ送信される（ステップＳ９２）。そして、受理管理サーバ４０ｂの送受信部４１によって識別データ（ｄ１’，ｄ２’）が受信され、識別データ識別部４６が、この受信された識別データ（ｄ１’，ｄ２’）の識別を行う（ステップＳ９２）。
【０１２２】
以上説明したように本実施形態によれば、画像形成装置５０ｂは複合機であるが、受理管理サーバ４０ｂはサーバコンピュータであるため、識別データ認識部４６、及び、識別データ判断部４７を実現するためのプログラムのインストールが画像形成装置５０ｂに比べて容易であるから、送受管理システムの構築を容易に行うことができるという効果を奏する。
〔第６の実施形態〕
続いて、図２３及び図２４を用い、本発明の第６の実施形態について説明する。図２３は、本発明の第６の実施形態に係る送受管理システムを構成する受理側の各装置の機能ブロック図である。図２４は、本発明の第６の実施形態に係る送受管理システムの一部を構成する各装置における処理及び各装置間の処理を示したシーケンス図である。なお、本実施形態の各装置は、それぞれ第１の実施形態の各装置と同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態の販売代理店Ｂ側の装置は、第１乃至第４の実施形態のいずれかの装置と同様の機能を有するため、図２１では、受理管理センターＡ側の装置の機能ブロックのみを示す。
【０１２３】
本実施形態の特徴は、第５の実施形態の受理管理サーバ４０ｂに設けられたバーコード読取部４３、識別データ認識部４６、及び、識別データ判断部４７が、外付けとなるサーバコンピュータとしての受理判断装置６０に、それぞれ、バーコード読取部６３、識別データ認識部６６、及び、識別データ判断部６７として設けられていることである。この受理判断装置６０は、図２３に示されているように、ＬＡＮ９を介して、画像形成装置５０ｂ、及び、受理管理サーバ４０ｃと通信可能に接続されている。
【０１２４】
なお、受理判断装置６０は、図２に示されているような第１の実施形態の入力装置１０ａ又は受理管理サーバ４０ａと同様のハードウェア構成を有しているため、その説明を省略する。また、本実施形態では、受理管理サーバ４０ｃ、及び、受理判断装置６０によって、受理管理システム３２が構築されている。
【０１２５】
続いて、本実施形態に係る送受管理システムにおける処理方法を説明する。まず、受理管理センターＡの操作者は、画像形成装置５０ｂに、鈴木一郎氏の自動車保険に係る到着後申込書類をセットする。そして、操作者が受理判断装置６０の入力受付部６２を操作することで、受理判断装置６０の送受信部６１から画像形成装置５０ｂへ、上記セットされた到着後申込書類の読取命令が送られる（ステップＳ１０１）。画像形成装置５０ｂでは、送受信部４１が読取命令を受信したことに基づいて、書類読取部４２が、上記セットされている到着後申込書類を自動的に読み取る（ステップ１０２）。
【０１２６】
次に、画像形成装置５０ｂの送受信部４１は、上記読み取られた到着後申込書類に係る到着後申込書類データＤ１’を、受理判断装置６０へ送信する（ステップＳ１０３）。また、山田太郎氏の生命保険の申込書類に関しても、上記ステップＳ１０１，Ｓ１０２と同様の処理が行われ、上記ステップＳ１０３にて、画像形成装置５０ｂの送受信部４１は、上記読み取られた山田太郎氏の到着後申込書類に係る到着後申込書類データＤ２’を、受理判断装置６０へ送信する。
【０１２７】
次に、受理判断装置６０では、第１の実施形態におけるステップＳ２２と同様に、送受信部６１によって到着後申込書類データ（Ｄ１’，Ｄ２’）が受信され、識別データ認識部６６が、この受信された到着後申込書類データ（Ｄ１’，Ｄ２’）から、それぞれ識別データ（ｄ１’，ｄ２’）を認識する（ステップＳ１０４）。そして、識別データ判断部４７は、認識されたそれぞれの識別データ（ｄ１’，ｄ２’）を用い、送受信部６１及びＬＡＮ９を介して、受理管理サーバ４０ｃの受理管理ＤＢ４００３を検索することで、販売代理店Ｂから送付された申込書類の受理確認を行う（ステップＳ１０５）。このステップＳ１０５の処理については、識別データの検索先、第１の実施形態では受理管理サーバ４０ａ内での処理であるのに対して、本実施形態では受理管理サーバ４０ｂ外の受理判断装置６０であること以外は、第１の実施形態におけるステップＳ２４（図１４参照）と同様であるため、その説明を省略する。その後は、第１の実施形態のステップＳ２５と同様に、記憶・読出処理部４９は、不受理の結果、又は、受理の結果を頁毎に受理状況管理ＤＢ４００３に記憶して管理する（ステップＳ１０７）。このような処理（ステップＳ１０１〜Ｓ１０７）は、山田太郎氏の生命保険に関しても同様に行われる。
【０１２８】
以上説明したように、本実施形態によれば、受理管理サーバ４０ｃから識別データの認識及び判断の処理を省き、別体である受理判断装置６０で行うことにより、受理管理サーバ４０ｃは不受理又は受理の結果を管理するだけでよく、単なる蓄積用サーバを使用するだけでよいという効果を奏する。
【０１２９】
なお、上記各実施形態における送付管理システム（Ｔ１〜Ｔ４）及び受理管理システム（Ｒ１〜Ｒ３）は、単一のコンピュータによって構築されてもよいし、各部を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータによって構築されていてもよい。また、単一の画像形成装置によって構築されてもよいし、各部を分割して任意に割り当てられた複数の画像形成装置によって構築されていてもよい。更に、単一のコンピュータと各部を分割して任意に割り当てられた複数の画像形成装置によって構築されてもよいし、各部を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータと単一の画像形成装置によって構築されてもよいし、又は、各部を分割して任意に割り当てられた複数のコンピュータと各部を分割して任意に割り当てられた複数の画像形成装置によって構築されてもよい。
【符号の説明】
【０１３０】
１０ａ、１０ｂ、１０ｃ  入力装置
１１  送受信部（識別データ送信手段の一例、書類関連データ送信手段の一例）
１６  識別データ認識部（識別データ認識手段の一例）
１７  識別データ判断部（識別データ判断手段の一例）
２０ａ、２０ｂ、３０ｃ  画像形成装置
２１  送受信部（識別データ送信手段の一例、書類関連データ送信手段の一例）
２６  識別データ認識部（識別データ認識手段の一例）
２７  識別データ判断部（識別データ判断手段の一例）
３０  送付管理サーバ
４０ａ、４０ｂ、４０ｃ  受理管理サーバ
５０ａ、５０ｂ  画像形成装置
６０  受理判断装置
１４４  識別データ付加部（識別データ付加手段の一例）
１４６  枚数データ付加部（枚数データ付加手段の一例）
２４４  識別データ付加部（識別データ付加手段の一例）
２４６  枚数データ付加部（枚数データ付加手段の一例）
１１０３  識別データ管理ＤＢ（識別データ記憶手段の一例）
２００３  識別データ管理ＤＢ（識別データ記憶手段の一例）
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１３１】
【特許文献１】特開２０００−１５１５８１号公報
【図１】
2011054016.tif 000003
【図２】
2011054016.tif 000004
【図３】
2011054016.tif 000005
【図４】
2011054016.tif 000006
【図５】
2011054016.tif 000007
【図６】
2011054016.tif 000008
【図７−１】
2011054016.tif 000009
【図７−２】
2011054016.tif 000010
【図７−３】
2011054016.tif 000011
【図８】
2011054016.tif 000012
【図９】
2011054016.tif 000013
【図１０】
2011054016.tif 000014
【図１１】
2011054016.tif 000015
【図１２】
2011054016.tif 000016
【図１３】
2011054016.tif 000017
【図１４】
2011054016.tif 000018
【図１５】
2011054016.tif 000019
【図１６】
2011054016.tif 000020
【図１７】
2011054016.tif 000021
【図１８】
2011054016.tif 000022
【図１９】
2011054016.tif 000023
【図２０】
2011054016.tif 000024
【図２１】
2011054016.tif 000025
【図２２】
2011054016.tif 000026
【図２３】
2011054016.tif 000027
【図２４】
2011054016.tif 000028