(57)【要約】【課題】スケジュール調整装置において、参加すべき人が参加できる日程が複数ある場合にその日程絞込みを簡単に行えるようにする。【解決手段】全てのユーザから、イベントに参加すべき参加者を参加の優先度とともに選択させ、かつイベントを行う日程の範囲及び開催時間を設定させる参加者選択部１１と、全てのユーザのスケジュール情報を管理するユーザスケジュール管理部１０から、参加者選択部１１で選択した参加者のスケジュールを抽出するスケジュール抽出部１２と、抽出したスケジュールから、日程の範囲及び開催時間に基づいて、各参加者に共通する共通空き日程情報を検出する検出部１３と、共通空き日程情報のリストを含むメッセージを参加者にかかる連絡先に送信するメッセージ送出部１７と、その返信から、リストへ空き日程を追加又は削除した更新を検出するメッセージ解釈部１６と、リストへの更新を共通空き日程情報に反映した結果に基づいてスケジュールを決定する判定部１４と、備えた。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
イベントへの参加者のスケジュールを調整するスケジュール調整システムにおいて、
全てのユーザを少なくとも連絡先と関連づけたユーザ情報に基づいて、前記イベントに参加すべき参加者を全てのユーザから参加の優先度とともに選択させ、かつ前記イベントを行う日程の範囲及び前記イベントの開催時間を設定させる参加者選択部と、
全てのユーザのスケジュール情報から、前記参加者選択部で選択した参加者のスケジュールを抽出するスケジュール抽出部と、
該スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、前記日程の範囲及び前記開催時間に基づいて、各参加者に共通する共通空き日程情報を検出する検出部と、
前記検出部で検出された前記共通空き日程情報のリストを含むメッセージを前記参加者にかかる連絡先に送信するメッセージ送出部と、
前記メッセージに対する返信メッセージから、前記リストへ空き日程を追加又は削除した更新を検出するメッセージ解釈部と、
前記リストに対する更新を前記共通空き日程情報に反映した結果に基づいて前記イベントのスケジュールを決定する判定部と、からなることを特徴とするスケジュール調整システム。
【請求項２】
請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、
前記メッセージ解釈部が前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの更新を検知した場合に、前記判定部は、前記リストへの更新を反映した前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに前記メッセージ送出部により送出させることを特徴とするスケジュール調整システム。
【請求項３】
請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、
前記共通空き日程情報が一つもないが、前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加があった場合は、前記メッセージ送出部は、追加された空き日程を加えた前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに送出することを特徴とするスケジュール調整システム。
【請求項４】
請求項１乃至３の何れか一項に記載のスケジュール調整システムにおいて、
前記共通空き日程情報が一つとなったときに、前記イベントの日程を確定して、前記参加者にかかる連絡先に日程確定メッセージを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とすることを特徴とするスケジュール調整システム。
【請求項５】
請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、
前記空き日程情報が一つもなく、かつ前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加もない場合は、前記スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、最大数の優先度の高い参加者について共通するできる日程を抽出したリストを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とするスケジュール調整システム。
【請求項６】
参加者選択部と、スケジュール抽出部と、検出部と、メッセージ送出部と、メッセージ判定部と、を備え、イベントへの参加者のスケジュールを調整するためのスケジュール調整システムのスケジュール調整方法において、
前記参加者選択部が、全てのユーザを少なくとも連絡先と関連づけたユーザ情報に基づいて、前記イベントに参加すべき参加者を全てのユーザから参加の優先度とともに選択させ、かつ前記イベントを行う日程の範囲及び前記イベントの開催時間を設定させるステップと、
前記スケジュール抽出部が、全てのユーザのスケジュール情報から、前記参加者選択部で選択した参加者のスケジュールを抽出するステップと、
前記検出部が、該スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、前記日程の範囲及び前記開催時間に基づいて、各参加者に共通する共通空き日程情報を検出するステップと、
前記メッセージ送出部が、前記検出部で検出された前記共通空き日程情報のリストを含むメッセージを前記参加者にかかる連絡先に送信するステップと、
前記メッセージ解釈部が、前記メッセージに対する返信メッセージから、前記リストへ空き日程を追加又は削除した更新を検出するステップと、
前記判定部が、前記リストに対する更新を前記共通空き日程情報に反映した結果に基づいて前記イベントのスケジュールを決定するからなるステップと、を有することを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項７】
請求項６に記載のスケジュール調整方法において、
前記メッセージ解釈部が前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの更新を検知した場合に、前記判定部が、前記リストへの更新を反映した前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに前記メッセージ送出部により送出させるステップを含むことを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項８】
請求項６に記載のスケジュール調整方法において、
前記共通空き日程情報が一つもないが、前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加があった場合は、前記メッセージ送出部が、追加された空き日程を加えた前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに送出するステップを含むことを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項９】
請求項６乃至８の何れか一項に記載のスケジュール調整方法において、
前記共通空き日程情報が一つとなったときに、前記イベントの日程を確定して、前記参加者にかかる連絡先に日程確定メッセージを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とすることを特徴とするスケジュール調整方法。
【請求項１０】
請求項６に記載のスケジュール調整方法において、
前記空き日程情報が一つもなく、かつ前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加もない場合は、前記スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、最大数の優先度の高い参加者について共通するできる日程を抽出したリストを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とするスケジュール調整方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の人員の間で、打ち合わせや会議のスケジュールを調整するためのスケジュール調整システム及びスケジュール調整方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、打ち合わせや会議などを複数人で開催する場合、電話や電子メールでやりとりをするなどして、日程や場所などのスケジュール調整を行うのが一般的である。しかし、参加者の数が多いような場合は、互いのスケジュールを把握しあうことは難しく、その調整を行うには非常に多くの手間や労力を要するため、パーソナルコンピュータで用いるスケジューラソフトなど、複数人のスケジュールを同じ画面で閲覧できるようにして、互いの予定を確認しながら会議や打ち合わせの日時を決定することが行われている。
この場合、例えば参加者の都合が合う候補日が複数ある場合、会議主催者は参加予定者に電子メールを送付して希望の日時を問い合わせて、候補をしぼりこみ、開催日程を決定する。そのときの問題としては以下のものが挙げられる。
日程調整のための電子メールなどを参加者に送付しているタイムラグの間に、参加すべき人のスケジュールが途中で変更になった場合、会議主催者はもう一度改めてスケジュール調整をやり直す手間が発生する。
また、そのとき参加者がスケジューラソフト上で参加可能日が新たに設定されている場合もあり、スケジューラソフトを再度確認してスケジュール調整する必要があり、大変に煩雑な作業を強いられていた。
【０００３】
かかる問題を解決するための手法として、例えば、特許文献１には、データベースに個人のスケジュールが保存されており、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することが記載されている。この手法によれば、電子メールや電話などタイムラグのある方法によらず、その時点、時点での共通の空き時間帯を検索することでスケジュールを決定してしまえるため、タイムラグにおける参加者の予定変更を考慮せずにすむ。また、後から参加者の予定が変わったとしても、また、他の空き時間を見つけて新たにスケジュールを決定すればよい。
また、特許文献２には、予定イベントに参加可能か否かを問い合わせる回答依頼を、まず、一部の参加予定者の端末に送信し、回答依頼を送信した全ての端末から参加可能との回答を受信した場合にのみ、残りの参加予定者に回答依頼を送信する手法が記載されている。かかる手法によっては、最初に重要な参加者のみに問い合わせをし、その結果スケジュールが固まったときに残りの参加者に予定を問い合わせることで、後から重要な参加者が出席できないことが分かって予定を組み直すという必要がなくなる。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、参加者、特に重要度の高い参加者について、空きスケジュールの候補が複数ある場合に、その中の一つの日程に絞ることは容易ではなく、また、日程を絞っていく段階で重要な参加者の参加可能日が増えたり、減ったりすることも考えられ、かかる問題は特許文献１、２によっても解消しているとは言えない。
そこで、本発明は、打ち合わせや会議などの複数人の間でスケジュール調整を円滑に行えるようにするスケジュール調整装置において、参加すべき人が参加できる日程が複数ある場合にその日程絞込みを簡単に行えるようにし、さらに参加者の日程がスケジュール調整中に変更になった場合にも円滑に調整を行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記の課題を解決するために、請求項１の発明は、イベントへの参加者のスケジュールを調整するスケジュール調整システムにおいて、全てのユーザを少なくとも連絡先と関連づけたユーザ情報に基づいて、前記イベントに参加すべき参加者を全てのユーザから優先度とともに選択させ、かつ前記イベントを行う日程の範囲及び前記イベントの開催時間を設定させる参加者選択部と、全てのユーザのスケジュール情報から、前記参加者選択部で選択した参加者のスケジュールを抽出するスケジュール抽出部と、該スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、前記日程の範囲及び前記開催時間に基づいて、各参加者に共通する共通空き日程情報を検出する検出部と、前記検出部で検出された前記共通空き日程情報のリストを含むメッセージを前記参加者にかかる連絡先に送信するメッセージ送出部と、前記メッセージに対する返信メッセージから、前記リストへ空き日程を追加又は削除した更新を検出するメッセージ解釈部と、前記リストに対する更新を前記共通空き日程情報に反映した結果に基づいて前記イベントのスケジュールを決定する判定部と、からなるスケジュール調整システムを特徴とする。
【０００６】
また、請求項２の発明は、請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、前記メッセージ解釈部が前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの更新を検知した場合に、前記判定部は、前記リストへの更新を反映した前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに前記メッセージ送出部により送出させるスケジュール調整システムを特徴とする。
また、請求項３の発明は、請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、前記共通空き日程情報が一つもないが、前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加があった場合は、前記メッセージ送出部は、追加された空き日程を加えた前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに送出するスケジュール調整システムを特徴とする。
【０００７】
また、請求項４の発明は、請求項１乃至３の何れか一項に記載のスケジュール調整システムにおいて、前記共通空き日程情報が一つとなったときに、前記イベントの日程を確定して、前記参加者にかかる連絡先に日程確定メッセージを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とするスケジュール調整システムを特徴とする。
また、請求項５の発明は、請求項１に記載のスケジュール調整システムにおいて、前記空き日程情報が一つもなく、かつ前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加もない場合は、前記スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、最大数の優先度の高い参加者について共通するできる日程を抽出したリストを前記メッセージ送出部により送出するスケジュール調整システムを特徴とする。
【０００８】
また、請求項６の発明は、参加者選択部と、スケジュール抽出部と、検出部と、メッセージ送出部と、メッセージ判定部と、を備え、イベントへの参加者のスケジュールを調整するためのスケジュール調整システムのスケジュール調整方法において、前記参加者選択部が、全てのユーザを少なくとも連絡先と関連づけたユーザ情報に基づいて、前記イベントに参加すべき参加者を全てのユーザから優先度とともに選択させ、かつ前記イベントを行う日程の範囲及び前記イベントの開催時間を設定させるステップと、前記スケジュール抽出部が、全てのユーザのスケジュール情報から、前記参加者選択部で選択した参加者のスケジュールを抽出するステップと、前記検出部が、該スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、前記日程の範囲及び前記開催時間に基づいて、各参加者に共通する共通空き日程情報を検出するステップと、前記メッセージ送出部が、前記検出部で検出された前記共通空き日程情報のリストを含むメッセージを前記参加者にかかる連絡先に送信するステップと、前記メッセージ解釈部が、前記メッセージに対する返信メッセージから、前記リストへ空き日程を追加又は削除した更新を検出するステップと、前記判定部が、前記リストに対する更新を前記共通空き日程情報に反映した結果に基づいて前記イベントのスケジュールを決定するからなるステップと、を有するスケジュール調整方法を特徴とする。
【０００９】
また、請求項７の発明は、請求項６に記載のスケジュール調整方法において、前記メッセージ解釈部が前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの更新を検知した場合に、前記判定部が、前記リストへの更新を反映した前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに前記メッセージ送出部により送出させるステップを含むスケジュール調整方法を特徴とする。
また、請求項８の発明は、請求項６に記載のスケジュール調整方法において、前記共通空き日程情報が一つもないが、前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加があった場合は、前記メッセージ送出部が、追加された空き日程を加えた前記共通空き日程情報を含むメッセージを、さらに送出するステップを含むスケジュール調整方法を特徴とする。
【００１０】
また、請求項９の発明は、請求項６乃至８の何れか一項に記載のスケジュール調整方法において、前記共通空き日程情報が一つとなったときに、前記イベントの日程を確定して、前記参加者にかかる連絡先に日程確定メッセージを前記メッセージ送出部により送出することを特徴とするスケジュール調整方法を特徴とする。
また、請求項１０の発明は、請求項６に記載のスケジュール調整方法において、前記空き日程情報が一つもなく、かつ前記参加者選択部によって優先度を高く設定した参加者について前記リストへの空き日程の追加もない場合は、前記スケジュール抽出部で抽出したスケジュールから、最大数の優先度の高い参加者について共通するできる日程を抽出したリストを前記メッセージ送出部により送出するスケジュール調整方法を特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
以上のように構成したので、本発明によれば、参加すべき優先度の高い人の空きスケジュールの候補が複数ある場合でも、日程調整を円滑に行うことが出来る。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】本実施形態にかかるシステムの構成例を示す概略図。
【図２】端末装置１のハードウェア構成の一例を示す図。
【図３】本発明の典型的な構成を示す機能ブロック図。
【図４】参加者選択部１１における表示の典型的な構成を示す図。
【図５】ユーザ情報テーブル２１の典型的な構成を示す図。
【図６】図３の参加者選択部１１で選択した結果を記録する参加者情報テーブル２２の典型的な構成を示す図。
【図７】ユーザスケジュール管理部の典型的な構成を示す図。
【図８】参加者スケジュールテーブル２３の典型的な構成を示す図。
【図９】スケジュール抽出部１２の処理の一例を示すフローチャート。
【図１０】日程調整検出部の処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】参加者空き日程テーブル２４の例を示す図。
【図１２】メッセージ生成部１５とメッセージ送出部１７の処理の一例を示すフローチャート。
【図１３】会議参加者端末側でのメッセージ送出部１７の電子メールの受信結果と、会議参加者が各自空き日程を削除したり、新たに追加したりする例を示す図。
【図１４】メッセージ解釈部の処理の一例を示すフローチャート。
【図１５】日程調整判定部１４の処理の一例を示すフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下に、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は、本実施形態にかかるシステムの構成例を示す概略図であり、
図１に示すように、本実施形態のシステムは、ラップトップコンピュータなどの端末装置１及びデータベースサーバ２から構成されている。また、端末装置１とデータベースサーバ２は、ネットワークＮＷ、例えばＬＡＮ(Local Area Network)により接続されているものとし、インターネットによる遠隔的な接続であってもよい。
また、本発明のスケジュール調整システムは、典型的にはコンピュータ上で動作するソフトウェアとして提供される。
【００１４】
図２は、端末装置１のハードウェア構成の一例を示す図である。
図２に示すように、本実施形態の端末装置１は、本発明のスケジュール調整システムを実現するための各種プログラムを実行し、端末装置１の全体動作を制御するためのＣＰＵ（Central Processing Unit）３、上記各種プログラムやデータを格納しておくためのストレージであるハードディスク４、ネットワークＮＷに接続するためのアダプタであるネットワークインターフェイス５、各種プログラムをハードディスク４から展開し、実行するためのＲＡＭ（Random Access Memory）６、モニタ（表示装置）７、そして入力装置としてのキーボード８、マウス９から主に構成されている。
【００１５】
図３は本発明の典型的な構成を示す機能ブロック図である。
データベースサーバ２のハードディスクやメモリには、ユーザ名や電子メールアドレスや所属などのユーザ情報を格納するユーザ情報テーブル２１に加え、後述する参加者情報テーブル２２、参加者スケジュールテーブル２３、参加者空き日程テーブル２４が格納されており、端末装置１からアクセス可能な状態になっている。
また、端末装置１は、マウス８やキーボード９などからの入力を受け付ける入力部３１、ディスプレイ７にウィンドウスクリーンなどを表示する出力部３２、ユーザのスケジュールを管理しているユーザスケジュール管理部１０、データベースサーバ２のユーザ情報テーブル２１から会議に参加すべき者を選択し、また会議開催の日程の範囲や会議時間の長さを設定して参加者情報テーブル２２に格納させる参加者選択部１１、参加者選択部１１で選択した会議参加者のスケジュールを、ユーザスケジュール管理部１０から指定した日程の範囲で取得して参加者スケジュールテーブル２３に格納させるスケジュール抽出部１２、参加者スケジュールテーブル２３から会議開催の日程の範囲内で必要な時間の長さで空き日程を検出して参加者空き日程テーブル２４に記憶させる日程調整検出部（検出部）１３、参加者空き日程テーブル２４に記憶させた内容から、会議参加者に送付するメッセージを作るメッセージ生成部１５、メッセージ生成部１５で生成したメッセージを電子メールなどの手段で送付するメッセージ送出部１７、参加者からの電子メールなどの返信を受け付けるメッセージ受信部１８、受信したメッセージの中から会議参加者とその参加者の選出した空き日程を文字列中から解釈して参加者空き日程テーブル２４を更新するメッセージ解釈部１６、参加者情報テーブル２２の会議参加者の優先度情報（Ｍｕｓｔ、Ｗａｎｔ）を考慮して参加者空き日程テーブル２４情報から調整後の日程を抽出する日程調整判定部１４と、を有する。これらの各部は図２に示すＣＰＵ３により実行されるプログラムであり、内部バス、外部バスによってプログラム間でデータを交換できる。
なお、図１では、端末装置１とデータベースサーバ２からなるクライアントサーバ方式の構成を示しているが、図２の構成を全て含む単一のスケジュール調整装置として一台のコンピュータを動作させるようにしてもよい。
【００１６】
図４は、参加者選択部１１における表示の典型的な構成を示す図である。
参加者選択部１１は、出力部３２によりコンピュータのスクリーンとして表示され、マウスやキーボードを介して入力部３１で操作させる。
典型的には会議主催者が会議を開くときに必要な会議参加者を参加者選択部１１で選択させる。ユーザ選択領域４０には、ユーザ情報テーブル２１から、ユーザ名とメールアドレスを呼び出して表示し、ユーザ名の隣のチェックボックス４３にマウス９等によりチェックを入れて、参加者を選択させるようにしている。
たとえば、図では、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんの４名が選択されており、「Ｍ／Ｗ」という選択肢からＭｕｓｔ（参加の優先度の高い参加者）、Ｗａｎｔ（優先度はそれほどでもない参加者）を選択させる。
また、抽出範囲領域４１には、会議を開く日程の範囲を抽出範囲として前後の日程を入力させる。
また、時間設定領域４２には、設定時間としてどの程度の時間を要する会議であるのかの時間をさせる。入力が終了してＯＫボタンが押下されることで参加者選択部１１は、入力を決定し、選択あるいは入力された参加者名、参加の優先度、会議を開く日程の範囲を参加者情報テーブル２２に書き込む。
キャンセルを押された場合は、入力は反映しないで終了する。
【００１７】
図５は、ユーザ情報テーブル２１の典型的な構成を示す図である。
ユーザ情報テーブル２１はメモリやディスク上に記録するデータベースのテーブルであり、典型的にはＩＤ（列５０）、ユーザの名称（列５１）、電子メールアドレス（列５２）、そのユーザの所属部署（列５３）などから構成する。
図６は、図３の参加者選択部１１で選択した結果を記録する参加者情報テーブル２２の典型的な構成を示す図である。
上述の通り、参加者情報テーブル２２には会議に参加してほしい参加者名（ユーザの名称あるいはＩＤなど）（列６０）と優先度（列６１）、会議を開く日程の範囲である抽出範囲（列６２）と、必要な会議時間としての時間設定（列６３）が記録されている。
【００１８】
図７は、ユーザスケジュール管理部の典型的な構成を示す図である。
ユーザスケジュール管理部１０は、ユーザごとのスケジュールを日単位、週単位、月単位などの形式で保持するスケジューラソフトである。
ユーザごとあるいはある組織所属ごとに個々のスケジュールの項目名、開始時間、終了時間、場所などが記憶してあり、外部端末から追加、更新が可能になっている。
次に、スケジュール抽出部１２は、参加者情報テーブル２２に記録されている会議参加者の所定の日程の抽出範囲にあるスケジュールをユーザスケジュール管理部１０から抽出して、参加者スケジュールテーブル２３に記録する。
図８は、参加者スケジュールテーブル２３の典型的な構成を示す図である。
参加者スケジュールテーブル２３ではスケジュール抽出部１２での抽出結果をデータとして記録する。典型的には参加者名（列７０）、抽出範囲（列７１）、その参加者の抽出範囲内で検出したスケジュールの開始日時と終了日時（列７２）を記録する。
【００１９】
図９は、スケジュール抽出部１２の処理の一例を示すフローチャートである。
フローとしては、まず参加者スケジュールテーブル２３を初期化する（ステップＳ１０１）。次に参加者情報テーブル２２を参照し（ステップＳ１０２）、参加者が参加者情報テーブル２２に記録してあるかを判定する（ステップＳ１０３）。参加者が記録してあるときには（ステップＳ１０３でＹｅｓ）、その参加者名（ステップＳ１０４）と、抽出範囲を取得し（ステップＳ１０５）、ユーザスケジュール管理部１０に記憶してあるその参加者と抽出範囲に相当するスケジュールを参照し（ステップＳ１０６）、抽出範囲のスケジュールであれば（ステップＳ１０７でＹｅｓ）、参加者スケジュールテーブル２３に参加者、抽出範囲、日時を追加記録する（ステップＳ１０８）。
抽出範囲のスケジュールでなく（ステップＳ１０７でＮｏ）、まだその参加者についてスケジュールがあれば（ステップＳ１１１でＮｏ）、次のスケジュールを参照して（ステップＳ１１２）ステップＳ１０７の判断に戻り、抽出範囲のスケジュールでなく（ステップＳ１０７でＮｏ）、もうその参加者についてスケジュールがなければ（ステップＳ１１１でＹｅｓ）、参加者情報テーブルに参加者列がもう無いかを判断し、あれば、（ステップＳ１０９でＮｏ）、次の参加者について参加者情報テーブルを参照する（Ｓ１１０）。
そして、参加者情報テーブル２２に記録してあるすべての参加者について（参加者情報テーブルに、スケジュールを参照していない参加者列がなくなるまで（ステップＳ１０９がＮｏになるまで）繰り返す。
参加者情報テーブル２２に参加者が登録されていないときは（ステップＳ１０３でＮｏ）、そこで処理を終了する。
次に、日程調整検出部１３が、参加者スケジュールテーブル２２を参照して会議参加者に共通して空いている日程を検出する。
【００２０】
図１０は、日程調整検出部の処理の一例を示すフローチャートである。
日程調整検出部１３は、会議参加者が共通して空いている日程を検出する。
まず、参加者情報テーブル２２を参照し（ステップＳ２０１）、時間設定の値（例えば２時間の会議を主催しようとしている場合には「２」という値）を取得する（ステップＳ２０２）。次に参加者スケジュールテーブル２３を参照し（ステップＳ２０３）、抽出範囲の値を参照する（ステップＳ２０４）。
次に、参加者スケジュールテーブル２３にスケジュールが登録されているかを判定し（ステップＳ２０５）、登録されている場合には（ステップＳ２０５でＹｅｓ）、主催しようとしている会議の抽出範囲内で、かつスケジュールの日時の日付・時刻の範囲に含まれない時間帯があるかを検出する（ステップＳ２０６及びステップＳ２０７）。
【００２１】
これは例えば抽出範囲の開始日時と終了日時をＵＮＩＸタイム（１９７０年１月１日００：００：００からの秒数）に変換し、各ユーザの各スケジュールの開始日時と終了日時もそれぞれＵＮＩＸタイムに変換して、各スケジュールの開始日時と終了日時の期間に含まれない排他的な時間領域でかつ抽出範囲の開始日時と終了日時内に収まるものを計算すればよい。
そのような時間帯領域が検出されたならば、（ステップＳ２０６、ステップＳ２０７でＹｅｓ）検出した領域群を参加者空き日程テーブル２４に順次記録する（ステップＳ２０８）。
抽出の計算をする場合には、ヒューリスティクスとして、通常のワーキングアワー（例えば９時から１７時）や国際間での時差を考慮しても構わない。例えば、９時から１７時の範囲に収まる範囲で検出処理を実施してもよい。また、抽出に際しては、参加者情報テーブル２２の優先度の情報を考慮して、Ｍｕｓｔの参加者の日程のみを検出してもよい。
【００２２】
図１１は、参加者空き日程テーブル２４の例を示す図である。
参加者空き日程テーブル２４は日程調整検出部１３の処理の結果更新される。空き日程として日付（列８０）、時間範囲（列８１）、場所（列８２）がまず記録される。後の処理に応じて、参加者状況（列８３）や、どの参加者によって追加されたか（列８４）どうかを示すフィールドを適宜記録する。
最後に、日程調整検出部１３は、ユーザスケジュール管理部１０を参照し、空き日程で空いている会議室を設定する（ステップＳ２０９）。
【００２３】
図１２は、メッセージ生成部１５とメッセージ送出部１７の処理の一例を示すフローチャートである。
すなわち、メッセージ生成部１５は、参加者空き日程テーブル２４にデータがあるかどうかを判定し（ステップＳ３０１）、データがない場合（ステップＳ３０１でＮｏ）、参加者空き日程テーブルの更新を監視する（ステップＳ３０２）。
データがある場合（ステップＳ３０１でＹｅｓ）に、メッセージ生成部１５は、参加者空き日程テーブル２４のデータを表の形式、具体的には文字列として、日付、時間範囲、場所をそれぞれスペースで区切って整形したものを生成する（ステップＳ３０３）。
次に、メッセージ生成部１５は、ヘッダ文字列として例えば、「標記○○会議の日程調整メールです。各自、都合の悪い日程の行を削除の上、返信ください。他に都合のつく日程がある場合は追加してください。」といったヘッダ文字列を付加して（ステップＳ３０４）、参加者情報テーブル２２の参加者名からユーザ情報テーブル２１のメールアドレスの部分を検出・参照し（ステップＳ３０５）、メッセージ送出部１７により各参加者に対して電子メールの形式で送信させる（ステップＳ３０６）。
以上説明したように、会議主催者は会議参加者をリストから選択する際に優先度（Ｍｕｓｔ／Ｗａｎｔなど）を付与することができ、選択した会議参加者のスケジュールを所定の範囲から自動的に読み出し、優先度の高い会議参加者の日程の空き状況を検出して候補とし、会議参加者にその候補を送出する。
メッセージ送出部１７では典型的には電子メールの形態をとるが、ウェブメール、電子掲示板、ｗｉｋｉなどの形式でも構わない。
【００２４】
図１３は、会議参加者端末側でのメッセージ送出部１７の電子メールの受信結果と、会議参加者が各自空き日程を削除したり、新たに追加したりする例を示す図である。
典型的には電子メールソフトでメッセージ送信部から送信されたメッセージを受信する。会議参加者はメッセージを受信すると、電子メールの返信として、各自都合の悪い日程の行を編集して削除し、都合が新たにつく日程を文字列編集で追加する。
このようにすることにより、実際にはスケジューラソフト上ではスケジュールが入っている場合でも、各時参加者が感覚的に優先度の高いスケジュールを優先したり、あるいは実際にはスケジューラソフトには未入力のスケジュールを考慮したりすることができる。これら作業はこの実施例では電子メールの返信として編集しているが、掲示板ソフト上でのチェックボックスで都合の悪い項目のチェックを外すようなインタフェースでも構わないし、リスト形式のインタフェースになっていても構わない。
【００２５】
図１４は、メッセージ解釈部の処理の一例を示すフローチャートである。
メッセージ解釈部１６では、図１２のように会議参加者が各自電子メールで返信したメッセージの内容を文字列として解析する。
具体的には、メッセージ受信部１８が、参加者からのメッセージを受信すると（ステップＳ４０１でＹｅｓ）、各参加者からは都合のつく日程について、「日付、時間範囲、場所」をスペース区切りやタブ区切りで行単位の文字列で記載されており、行ごとに文字列データをメモリ上に読み込み、スペース区切り部分やタブ区切り部分を検出し、日付、時間範囲、場所の文字列を検出する。（ステップＳ４０１でＮｏの場合は、メッセージ受信部１８が参加者からのメッセージを受信するまで待機する。）
そして、返信のあった会議参加者が参加者情報テーブル２２の優先度において優先度が高い、つまりＭｕｓｔの状態になっているかを判定し（ステップＳ４０３）、Ｍｕｓｔである場合（ステップＳ４０１でＹｅｓ）、参加者空き日程テーブル２４に記載されているデータと異なる日程があるかを判断し（ステップＳ４０４）、異なる空き日程があって（ステップＳ４０４でＹｅｓ）、それ削除された空き日程であれば（ステップＳ４０５でＹｅｓ）、参加者空き日程テーブル２４の該当行を削除する。異なる空き日程があって（ステップＳ４０４でＹｅｓ）、それが追加された空き日程であれば（ステップＳ４０７でＹｅｓ）、参加者空き日程テーブル２４に該当日程を追加するとともに、追加された参加者の名前を記録する（ステップＳ４０８）。
【００２６】
図１５は、日程調整判定部１４の処理の一例を示すフローチャートである。
日程調整判定部１４では、まず参加者情報テーブル２２に登録された全参加者のメッセージを受信したかを判定し（ステップＳ５０１）、全ての参加者から受信していない場合には（ステップＳ５０２でＮｏ）、Ｍｕｓｔ参加者からのメッセージを受信したかを判定する（ステップＳ５０４）。Ｍｕｓｔ参加者から受信した場合には（ステップＳ５０４でＹｅｓ）、そこに空き日程に削除や追加があったかどうかを判定し（ステップＳ５０５）、更新されている場合には（ステップＳ５０５でＹｅｓ）、参加者に更新された空き日程でメッセージを送出する（ステップＳ５０６）。
全参加者から受信した場合には、まず参加者空き日程テーブル２４の日程が最終的に一つになっているかどうかを判定する。一つになっている場合には、日程をその最終的に一つになった日程に確定して日程確定のメッセージを参加者に送付して（主催者にも送付）処理を終了する。
このように、各参加者が返信した日程候補を受信し、全員の会議参加者が参加可能としている日程をもっとも優先順位を高くして選出する。
参加者空き日程テーブル２４の日程が一つもない場合には（ステップＳ５０８でＹｅｓ）、参加者情報テーブル２２に登録されたＭｕｓｔ参加者からの空き日程の追加があったかどうかを判定し（ステップＳ５０９）、追加があった場合には（ステップＳ５０９でＹｅｓ）、追加された空き日程を加えて再度Ｍｕｓｔ参加者（優先度の高い参加者）にメッセージを送出する（ステップＳ５１０）。
【００２７】
また、参加者空き日程テーブル２４の日程がまだある場合には（ステップＳ５０８でＮｏ）、Ｍｕｓｔ参加者が選択した空き日程で、最も参加者の多い日程で確定し、日程確定のメッセージを送出する（ステップＳ５１４）。
参加者空き日程テーブル２４の日程が一つもない場合に（ステップＳ５０８でＹｅｓ）、参加者情報テーブル２２に登録されたＭｕｓｔ参加者からの空き日程の追加がなかった場合には（ステップＳ５０９でＮｏ）、既に一人以上のＭｕｓｔ参加者の返信があった日程のうち空き日程の削除がない日程について（ステップＳ５１１でＹｅｓ）、Ｍｕｓｔ参加者が一人でも多く参加できる空き日程を検出し、再度Ｍｕｓｔ参加者に日程調整のメッセージを送出する（ステップＳ５１２）。
つまり、会議参加者の空き日程がない場合には、優先度の高い会議参加者の返信した日程候補のうち、追加された日程があるかどうかを判定し、追加された日程がある場合には、その追加された日程について優先順位の高い会議参加者のスケジュールを確認し、優先度の高い会議参加者の空き日程である場合には会議参加者に電子メールなどでその候補を送出する。
これにより、Ｍｕｓｔ参加者に対して他の優先度の高いＭｕｓｔ参加者が都合のつけやすい日程について日程調整の再考を促すことが期待できる。
【００２８】
仮に、追加された日程があっても、他の優先順位の高い会議参加者のスケジュールに空きがない場合には、会議主催者に通知するとともに、その追加された日程について、他の優先順位の高い会議参加者にスケジュールの変更ができないか打診するメッセージを電子メールなどで送信し、その追加した日程候補が他の会議参加者によって候補として残された場合にはその日程を選出する。
スケジュール調整の候補日がなくなった場合には、会議主催者に自動的に通知し、優先度の高い人のスケジュールが多くそろっている日程を自動的に抽出して、そのスケジュールに日程の空きのない優先度の高い参加者に対して日程変更依頼を簡単に送れるようにする。
すなわち、全員の会議参加者が揃わない場合には、優先度を高く付与した会議参加者の日程を優先させて日程を選出する。
Ｍｕｓｔ参加者から全ての日程について削除処理がなされている場合には（Ｓ５１１でＮｏ）、会議主催者に現状の日程範囲では日程を確定できない旨のメッセージを送出（電子メールなど）（ステップＳ５１３）して処理を終了する。
【００２９】
以上説明したように、本発明は、優先度の高い参加者の空き日程を検出し、その空き日程の追加・削除があった場合に、自動的に参加者にメッセージを送出して再度スケジュール調整を行うものである。
優先度の高い参加者がスケジュールの複数の候補日からいくつかを選択あるいは削除して候補を絞った場合に、その更新情報を検出して他の優先度の高い参加者にもその状況を自動的に送付することで、最終的なスケジュール調整結果が出てからスケジュールをしなおすことなく調整を進められる。
また、優先度の高い参加者から候補日が追加された場合には、最初に調整をかけた際の候補日がなくなったり、少なくなって調整がつかなくなった場合に、候補日として追加して自動的に再調整を行うことが出来る。
また、空き日程候補がないときには、優先度の高い参加者が追加した日程を検出して、その日程について、優先度の高い参加者にメッセージを送出して日程変更を自動的に依頼する。
【符号の説明】
【００３０】
１  端末装置、２  データベースサーバ、３  ＣＰＵ、４  ハードディスク、５  ネットワークＩ／Ｆ、６  ＲＡＭ、７  表示装置、８  キーボード、９  マウス、１０  ユーザスケジュール管理部、１１  参加者選択部、１２  スケジュール抽出部、１３  日程調整検出部、１４  日程調整判定部、１５  メッセージ生成部、１６  メッセージ解釈部、１７  メッセージ送出部、２１  ユーザ情報テーブル、２２  参加者情報テーブル、２３  参加者スケジュールテーブル、２４  日程テーブル、３１  入力部、３２  出力部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００３１】
【特許文献１】特開２００７−１１４７９公報
【特許文献２】特開２００９−５４１４０公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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