(57)【要約】【目的】本発明は、ドキュメント閲覧チェックシステムおよびドキュメント閲覧チェック方法に関し、ドキュメントに関わる作業を行っている関係者には出きるだけ速くドキュメントの更新を行った旨を伝えると共に閲覧を行ってドキュメントの更新に伴う作業への影響をできるだけ少なくすることを目的とする。【構成】ドキュメントが更新された場合に、履歴データベースに更新者ＩＤを含む更新履歴を保存、およびドキュメントが閲覧された場合に、履歴データベースに閲覧ＩＤを含む閲覧履歴を保存する手段と、履歴データベースに保存されている更新履歴以降の閲覧履歴を全て参照して閲覧者ＩＤを抽出し、抽出した閲覧者ＩＤと閲覧者データベースを参照して取り出した全ての閲覧者ＩＤとを比較し、未閲覧者ＩＤを判定する手段と、判定された未閲覧者ＩＤに対して、ドキュメント更新の旨の警報メールを送信する手段とを備える。【選択図】        図１
2011070423.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメントが更新されたことを閲覧者が閲覧したかをチェックするドキュメント閲覧チェックシステムであって、
ドキュメントを登録および更新するドキュメントデータベースと、
閲覧者が前記ドキュメントデータベース中のドキュメントを更新および閲覧した履歴を保存する履歴データベースと、
ドキュメントの閲覧者を予め登録した閲覧者データベースと、
前記ドキュメントデータベース中のドキュメントが更新された場合に、前記履歴データベースに更新者ＩＤを含む更新履歴を保存、および前記ドキュメントデータベース中のドキュメントが閲覧された場合に、前記履歴データベースに閲覧ＩＤを含む閲覧履歴を保存する手段と、
前記履歴データベースに保存されている更新履歴以降の閲覧履歴を全て参照して閲覧者ＩＤを抽出し、当該抽出した閲覧者ＩＤと前記閲覧者データベースを参照して取り出した当該全ての閲覧者ＩＤとを比較し、未閲覧者ＩＤを判定する手段と、
前記判定された未閲覧者ＩＤに対して、ドキュメント更新の旨の警報メールを送信する手段と
を備えたことを特徴とするドキュメント閲覧チェックシステム。
【請求項２】
閲覧者ＩＤに対応づけて在席の場合の通知先情報および不在の場合の携帯端末の通知情報を登録する通知先データベースを設け、
前記未閲覧者ＩＤに対して、前記通知先データベースを参照して在席と判明した場合には在席の場合の通知先情報をもとに警報メールを送信し、一方、不在と判明した場合には不在の場合の通知先情報をもとに携帯端末に警報メールを送信する手段を備えたことを特徴とする請求項１記載のドキュメント閲覧チェックシステム。
【請求項３】
請求項２において、前記通知先データベースを参照して在席と判明した場合には在席の場合の通知先情報をもとに警報メールを送信して当該通知先の端末の画面に強制的に当該警報メールをホップアップさせることを特徴とするドキュメント閲覧チェックシステム。
【請求項４】
前記未閲覧者ＩＤを判定する手段を定期的あるいは管理者からの指示に従い随時、起動して未閲覧者ＩＤの判定を更新し、当該更新した未閲覧者ＩＤに警報メールを送信することを繰り返すことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載のドキュメント閲覧チェックシステム。
【請求項５】
前記ドキュメント毎に前記更新履歴および前記閲覧履歴を履歴データベースに保存して当該ドキュメント毎に前記未閲覧者ＩＤを判定して警報メールを送信することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載のドキュメント閲覧チェックシステム。
【請求項６】
ドキュメントが更新されたことを閲覧者が閲覧したかをチェックするドキュメント閲覧チェック方法であって、
ドキュメントを登録および更新するドキュメントデータベースと、
閲覧者が前記ドキュメントデータベース中のドキュメントを更新および閲覧した履歴を保存する履歴データベースと、
ドキュメントの閲覧者を予め登録した閲覧者データベースとを設け、
コンピュータが備える手段が、
前記ドキュメントデータベース中のドキュメントが更新された場合に、前記履歴データベースに更新者ＩＤを含む更新履歴を保存、および前記ドキュメントデータベース中のドキュメントが閲覧された場合に、前記履歴データベースに閲覧ＩＤを含む閲覧履歴を保存するステップと、
前記履歴データベースに保存されている更新履歴以降の閲覧履歴を全て参照して閲覧者ＩＤを抽出し、当該抽出した閲覧者ＩＤと前記閲覧者データベースを参照して取り出した当該全ての閲覧者ＩＤとを比較し、未閲覧者ＩＤを判定するステップと、
前記判定された未閲覧者ＩＤに対して、ドキュメント更新の旨の警報メールを送信するステップと
を実行することを特徴とするドキュメント閲覧チェック方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメントが更新されたことを閲覧者が閲覧したかをチェックするドキュメント閲覧チェックシステムおよびドキュメント閲覧チェック方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、ドキュメントＤＢに変更が生じた場合、アクセス履歴情報を参照して当該変更時以降にアクセスしていない未閲覧者に警報を通知する技術がある（特許文献１）。
【特許文献１】特開２００５−３５２９７５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかし、上述した従来の技術では、組織変更や関係者の増員が発生した場合には、ドキュメントＤＢへのアクセス履歴情報のみからでは当該ドキュメントに対する閲覧対象者が不明で警告通知が必要な未閲覧対象者を抽出して確実に通知し得ないという問題があった。
【０００４】
また、アクセス履歴情報を参照して当該変更時以降にアクセスしていない未閲覧者に単に警告通知したのでは、出張や休暇などで不在者に対しては警報を通知し得なく、ドキュメントＤＢが変更された旨を迅速かつ確実に知らせることができないという問題があった。
【０００５】
また、アクセス履歴情報を参照して当該変更時以降にアクセスしていない未閲覧者が在席している場合に電子メールで警報メールを通知しても、必ず目を通すとは限らず、重要なドキュメントＤＢの変更を迅速かつ確実に周知し得ないという問題があった。
【０００６】
そこで、ドキュメントの更新が行われた場合、ドキュメントに関わる作業を行っている関係者には出きるだけ速く当該ドキュメントの更新を行った旨を伝えると共に閲覧を行って当該ドキュメントの更新に伴う作業への影響をできるだけ少なくすることが課題となっている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、これらの問題を解決するため、ドキュメントが更新されたことを閲覧者が閲覧したかをチェックするドキュメント閲覧チェックシステムであって、ドキュメントを登録および更新するドキュメントデータベースと、閲覧者がドキュメントデータベース中のドキュメントを更新および閲覧した履歴を保存する履歴データベースと、ドキュメントの閲覧者を予め登録した閲覧者データベースと、ドキュメントデータベース中のドキュメントが更新された場合に履歴データベースに更新者ＩＤを含む更新履歴を保存、およびドキュメントデータベース中のドキュメントが閲覧された場合に履歴データベースに閲覧ＩＤを含む閲覧履歴を保存する手段と、履歴データベースに保存されている更新履歴以降の閲覧履歴を全て参照して閲覧者ＩＤを抽出し、当該抽出した閲覧者ＩＤと閲覧者データベースを参照して取り出した当該全ての閲覧者ＩＤとを比較し、未閲覧者ＩＤを判定する手段と、判定された未閲覧者ＩＤに対して、ドキュメント更新の旨の警報メールを送信する手段とを備える。
【０００８】
この際、閲覧者ＩＤに対応づけて在席の場合の通知先情報および不在の場合の携帯端末の通知情報を登録する通知先データベースを設け、未閲覧者ＩＤに対して、通知先データベースを参照して在席と判明した場合には在席の場合の通知先情報をもとに警報メールを送信し、一方、不在と判明した場合には不在の場合の通知先情報をもとに携帯端末に警報メールを送信する手段を備える。
【０００９】
また、通知先データベースを参照して在席と判明した場合には在席の場合の通知先情報をもとに警報メールを送信して通知先の端末の画面に強制的に警報メールをホップアップさせる。
【００１０】
また、未閲覧者ＩＤを判定する手段を定期的あるいは管理者からの指示に従い随時、起動して未閲覧者ＩＤの判定を更新し、更新した未閲覧者ＩＤに警報メールを送信することを繰り返す。
【００１１】
また、ドキュメント毎に更新履歴および閲覧履歴を履歴データベースに保存してドキュメント毎に未閲覧者ＩＤを判定して警報メールを送信する。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は、ドキュメントの更新時に在席者にはその端末に強制的に警報メールを表示して周知させると共に不在者にはその携帯端末に警報メールを送信して通知し、かつ定期的にドキュメントへの未閲覧者が閲覧を行ったかチェックして未閲覧者に警報メールを再送することを繰り返して確実かつ迅速にドキュメント更新を周知および閲覧させ、ドキュメントに関わる作業を行っている関係者には出きるだけ速く当該ドキュメントの更新を行った旨を伝えると共に閲覧を行って当該ドキュメントの更新に伴う作業への影響をできるだけ少なくすることが可能となる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
本発明は、ドキュメントの更新時に在席者にはその端末に強制的に警報メールを表示して周知させると共に不在者にはその携帯端末に警報メールを送信して通知し、かつ定期的にドキュメントへの未閲覧者が閲覧を行ったかチェックして未閲覧者に警報メールを再送することを繰り返して確実かつ迅速にドキュメント更新を周知および閲覧させ、ドキュメントに関わる作業を行っている関係者には出きるだけ速く当該ドキュメントの更新を行った旨を伝えると共に閲覧を行って当該ドキュメントの更新に伴う作業への影響をできるだけ少なくすることを実現した。
【実施例１】
【００１４】
図１は、本発明のドキュメント閲覧チェックシステムの構成例を示す。
【００１５】
図１において、ドキュメント管理サーバ１は、ドキュメントを登録・更新・閲覧したり、履歴を保存したり、ドキュメントが更新された場合に未閲覧者を抽出して警報メールを送信したりなどするものであって、ここでは、ドキュメント管理手段１１、閲覧チェック手段１２、通知方法決定手段１３、ログ記録参照手段１４、ホップアップ制御手段１５、メール送受信手段１６、ドキュメントＤＢ１７、閲覧対象者ＤＢ１８、通知先ＤＢ１９、およびアクセスログＤＢ２０などから構成されるものである。
【００１６】
ドキュメント管理手段１１は、ドキュメントＤＢ１７にドキュメントを登録したり、閲覧したりなどの管理を制御するものである。
【００１７】
閲覧チェック手段１２は、ドキュメントの閲覧をチェックするものであって、アクセスログ２０からドキュメントが更新された以降の当該ドキュメントの閲覧した閲覧者ＩＤを抽出したり、閲覧対象者ＤＢ１８を参照してドキュメントの全ての閲覧者ＩＤを参照してドキュメントを閲覧した閲覧者ＩＤと比較し、未閲覧者ＩＤを抽出（チェック）したりなどするものである。
【００１８】
通知方法決定手段１３は、閲覧チェック手段１２によりチェックしたドキュメントの未閲覧者ＩＤに警報メールを通知する通知方法を決定するものであって、在席管理サーバ２に未閲覧者ＩＤの未閲覧者が在席あるいは不在のいずれかを問い合わせて該当する通知先への通知方法を決定したりなどするものである。
【００１９】
ログ記録参照手段１４は、アクセスログＤＢ２０を参照して未閲覧者ＩＤを抽出したりなどするものである。
【００２０】
ホップアップ制御手段１５は、警報メールを未閲覧者に送信したときに当該未閲覧者の端末の画面上に当該警報メールをホップアップさせて、強制的に未閲覧者に知らせる制御を行うものである。この際、未閲覧者の端末には、警報メールを送信したときに自動的に当該警報メール（図６参照）が端末の画面上にホップアップされるソフトウェアをインストールしておく。
【００２１】
メール送受信手段１６は、警報メールを未閲覧者の端末、携帯端末に送信したり、確認応答などを受信したりなどの送受信を行うものである。
【００２２】
ドキュメントＤＢ１７は、ドキュメントを登録、更新、参照でき、かつ検索が容易に行えるように登録するデータベースである（図４の（ａ）参照）。
【００２３】
閲覧対象者ＤＢ１８は、ドキュメント毎の閲覧対象者を予め登録したものである（図４の（ｃ）参照）。
【００２４】
通知先ＤＢ１９は、未閲覧者に警報メールを送付する通知先（在席の場合の端末の宛先、および不在の場合の携帯端末の宛先など）を予め登録したものである（図４の（ｄ）参照）。
【００２５】
アクセスログＤＢ２０は、ドキュメントＤＢ１７中のドキュメントをアクセス（登録、更新、閲覧）したログを記録するものである（図４の（ｂ）参照）。
【００２６】
在席管理サーバ２は、閲覧者の在席状況を管理するものであって、ここでは、在席情報送受信手段２１、在席状況管理手段２２、および在席状態ＤＢ２３などから構成されるものである。
【００２７】
在席情報送受信手段２１は、閲覧者の在席情報を電子メールなどで送受信するものである。
【００２８】
在席状況管理手段２２は、閲覧者の在席状況を在席状態ＤＢ２３に登録して管理するものである（図５および図３の（ｃ）参照）。
【００２９】
在席状態ＤＢ２３は、閲覧者の在席状況を登録して管理するものである（図５参照）。
【００３０】
端末（パソコン）３は、閲覧者が操作する端末（パソコン）であって、ドキュメントＤＢ１７を閲覧（参照）して作業を行ったり、在席時や不在時に在席状態ＤＢ２３にその旨を設定したりなどするものであり、ここでは、ホップアップ手段３１、在席状況設定手段３２などから構成されるものである。
【００３１】
ホップアップ手段３１は、警報メールを受信したときに端末３の画面上に自動的に当該警報メールを強制的にホップアップ（表示）し、閲覧者に知らせるものである。
【００３２】
在席状況設定手段３２は、端末３の閲覧者が在席しているときに在席状態ＤＢ２３に在席の旨を自動手設定したり、不在のときに不在の旨を自動設定したりするものであって、例えば端末３の電源ＯＦＦのスイッチが押下されたときに自動的に在席状態ＤＢ２３に不在、電源ＯＮのスイッチが押下されたときに自動的に在席状態ＤＢ２３に在席を設定したりなどするものである。
【００３３】
携帯端末４は、閲覧者（未閲覧者）が不在時に所持する携帯端末であって、ここでは、不在時に警報メールを受信するものであり、ここでは、メール送受信手段４１などから構成されるものである。
【００３４】
メール送受信手段４１は、携帯端末で警報メールを受信したり、その応答電文を送信したりなどの送受信を行うものである。
【００３５】
ネットワーク５は、ドキュメント管理サーバ１、在席管理サーバ２、端末（パソコン）３、および携帯端末４を相互に接続してデータ（警報メール、電子メールなど）を送受信するためのものであって、インターネット、ＬＡＮなどである。
【００３６】
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。
【００３７】
図２は、本発明の動作説明フローチャートを示す。
【００３８】
図２において、Ｓ１は、ドキュメントＤＢが閲覧される。
【００３９】
Ｓ２は、閲覧内容をアクセスログに記録する。これらＳ１，Ｓ２は、図１のドキュメントＤＢ１７中のあるドキュメントが閲覧者（利用者）によって閲覧され、閲覧内容をアクセスログＤＢ２０に記録する。例えば閲覧者が後述する図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中の（１）のエントリの内容
・更新日時＝2009/7/31 13:12
・ドキュメント番号＝NW1286TM
・ファイル名称＝TM社ネットワーク構成図
・版数＝V01L02
・・・・
を閲覧した場合（Ｓ１）、ログとして図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０中の（２）のエントリの内容
・ドキュメント番号＝NW1286TM
・更新日時＝2009/7/31 13:12
・更新者ＩＤ＝894524
・版数＝V01L02
・閲覧者ＩＤ＝405643
・最終アクセス日時＝2009/6/18 29:39
・メール送信暦＝2009/7/31 15:12
・・・
をログとして記録する。ここで、ドキュメント番号、更新日時、更新者ＩＤ、版数は、図４の（ａ）の閲覧者が閲覧した（１）のドキュメントのレコードのコピーであり、これに図４の（ｂ）のアクセルログＤＢ２０の（２）のエントリ中の後半に示す、閲覧者ＩＤ、最終アクセス日時、メール送信暦を追加記録する。
【００４０】
以上のＳ１、Ｓ２によって、閲覧者が図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中の任意のドキュメント（例えば（１）のドキュメント）を閲覧（参照）すると、自動的に図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０中の（２）のエントリに示すように、ドキュメント番号、更新日時、更新者ＩＤ，版数をコピーし、後半の閲覧者の情報として、閲覧者ＩＤ，最終アクセス日時、メール送信暦（Ｓ２の段階では記録しなく、後述するＳ１３の段階で記録する）を記録し、当該閲覧者の閲覧記録を記録する。
【００４１】
Ｓ３は、ドキュメントに対応するあらかじめ登録された閲覧対象者を閲覧者対象者ＤＢ１８から読み出す（閲覧対象者リスト）。これは、例えばＳ１、Ｓ２で閲覧したドキュメント(ドキュメント番号＝NW1298TM）に対応する図４の（ｃ）の（３）のエントリに予め登録されている閲覧対象者リストとしてここでは、下記を読み出す。
【００４２】
・対象者ＩＤ１：879234
・対象者ＩＤ２：973219
・対象者ＩＤ３：405643
・対象者ＩＤ４：231187
・対象者ＩＤ５：439962
Ｓ４は、アクセスログと比較して閲覧対象者を絞る。
【００４３】
・（１）更新日時＞最終アクセス日時
・（２）閲覧対象者
・（３）（１）と（２）の条件を満たす場合が通知すべき閲覧対象者と決定する。具体的に言えば、（１）では、図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０中の同一ドキュメント（例えばドキュメント番号＝NW1298TMの３つのエントリ）で、更新日時＞最終アクセス日時であるもの（即ち、ドキュメントの更新日時が、当該ドキュメントを閲覧（参照）した日時よりも新しくて、更新日時以降に閲覧していない未閲覧のドキュメント）を抽出する。ここでは、図４の（ｂ）の３つのエントリが未閲覧のドキュメントであり、３つのエントリの閲覧者ＩＤが閲覧対象者として抽出される。そして、（２）では、図４の（ｃ）の（３）の同一ドキュメントに登録されている閲覧対象者（閲覧対象者ＩＤ１，ＩＤ２，ＩＤ３，ＩＤ４，ＩＤ５）が抽出される。（３）では、（１）で抽出された閲覧者と、（２）で抽出された閲覧者とを比較し、（２）で抽出されない未閲覧者として、ここでは、対象者ＩＤ２，ＩＤ５と決定する。
【００４４】
Ｓ５は、対象者リストを在席管理サーバへ送信し対応する在席状態情報を要求する。そして、在席状態情報の要求を受信した図１の在席管理サーバ２は、図５の在席状態情報データベース２３を参照し、通知のあった対象者が在席、外出（不在）のいずれかを取り出し、ドキュメント管理サーバ１に返答する。
【００４５】
Ｓ６は、対象者の在席情報を受信する。これは、Ｓ５で返答された対象者の在席情報（在席、外出のいずれかの情報）を受信する。
【００４６】
Ｓ７は、対象者は在席か判別する。ＹＥＳの場合には、対象者が在席と判明したので、Ｓ８に進む。ＮＯの場合には、対象者が外出中と判明したので、Ｓ９に進む。
【００４７】
Ｓ８は、Ｓ７のＹＥＳで対象者が在席中と判明したので、対象者のＰＣへ割り込み表示による通知する。これは、在席中の対象者のＰＣ（図１の端末（パソコン）３）の画面上に警報メールを予め当該ＰＣにインストールしたホップアップ機能を使って表示、例えば後述する図６の警報メールを画面上に強制的に表示させ、在席中の対象者（未閲覧者）に見えるように表示し、ドキュメントが更新された旨および当該ドキュメントを至急閲覧して作業に反映するように促す。
【００４８】
Ｓ９は、Ｓ７のＮＯで対象者が外出中と判明したので、対象者の携帯端末に警告メールを送信、およびアクセスログＤＢ２０に記録する。これにより、図６の警報メールが携帯端末に送信すると共に、図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０中の該当ドキュメントのエントリ中の右端のメール送信暦に当該警報メールを送信した送信暦を記録する。
【００４９】
Ｓ１０は、一定時間経過か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ１１に進む。ＮＯの場合には、待機する。
【００５０】
Ｓ１１は、対象者リストと当該ドキュメント更新以降のアクセスログＤＢをチェックする。
【００５１】
Ｓ１２は、当該ドキュメントをアクセスしたか判別する（ドキュメントを閲覧したか判別する）。ＹＥＳの場合には、ドキュメントを対象者（未閲覧者）が閲覧したと判明したので、終了する。ＮＯの場合には、ドキュメントを対象者（未閲覧者）が閲覧していないと判明したので、Ｓ１３で対象者（未閲覧者）にメールを送信し、ログを記録する。これにより、Ｓ１０のＹＥＳで一定時間毎に、対象者（未閲覧者）が閲覧したかチェックし、閲覧していないと判明した場合（Ｓ１２のＮＯの場合）には、再度、対象者（未閲覧者）に警報メールを送信すると共に、図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０の該当ドキュメントの右端のメール送信暦を更新（最新のメール送信日時に更新）する。
【００５２】
以上のように、図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１２中の任意のドキュメントが管理者などによって更新された場合、ドキュメント閲覧者がドキュメントを閲覧したログを図４の（ｂ）のアクセスログＤＢ２０に閲覧履歴（閲覧者ＩＤ，最終アクセス日時など）を記録し、当該アクセスログＤＢ２０および図４の（ｃ）の閲覧対象者ＤＢ１８を参照してドキュメントの閲覧対象者中で、更新日時以降に閲覧していない対象者（未閲覧者）のリストを決定し（Ｓ１からＳ４）、一定時間毎に当該対象者（未閲覧者）について、在席していれば端末３の画面上に強制的に警報メールをホップアップさせて知らせ、一方、外出中であれば携帯端末４に警報メールを通知して知らせ（Ｓ５からＳ９）、これら警報メール（図６）を見た対象者（未閲覧者）がドキュメントＤＢ４の該当ドキュメントを閲覧した場合にはアクセルログＤＢ２０に閲覧履歴を記録して対象者（未閲覧者）リストから削除することを繰り返し、全ての対象者（未閲覧者）が該当ドキュメントを閲覧するまで一定時間毎に繰り返すことにより（Ｓ１０からＳ１３）、迅速かつ確実に閲覧対象者にドキュメントの更新の旨を通知してドキュメントを閲覧させて作業に迅速に反映させることが可能となる。
【００５３】
図３は、本発明の動作説明フローチャート（その２）を示す。
【００５４】
図３の（ａ）は、ドキュメント更新フローチャートを示す。
【００５５】
図３の（ａ）において、Ｓ２１は、閲覧通知が有か判別する。これは、図２で既述した閲覧通知（警告メール）がありか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ２２に進む。ＮＯの場合には、ここでは、終了する。
【００５６】
Ｓ２２は、対象ドキュメントをダウンロードして表示する。これは、Ｓ２１で閲覧通知のあったドキュメントを端末３の画面上に表示する。
【００５７】
Ｓ２３は、更新か判別する。これは、Ｓ２２で端末３の画面上に表示したドキュメントについて更新する必要があるか判別する。ＹＥＳの場合には、ＰＣ内の該当ドキュメントを更新し、ＰＣ（端末３）内に、最新のドキュメントを保持し、作業時に最新に更新したドキュメントを参照して作業（例えば設計作業など）を行う。
【００５８】
以上によって、図２の警報メールを受け取った各対象者（各未閲覧者）は端末３に更新されたドキュメントを表示し、自己の保持するドキュメントを最新に更新し、当該最新のドキュメントをもとに作業（例えば設計作業など）を行うことが可能となる。
【００５９】
図３の（ｂ）は、対象者の在席状況を送るフローチャートを示す。
【００６０】
図３の（ｂ）において、Ｓ３１は、対象者データを受信する。これは、既述した図２のＳ５でドキュメント管理サーバ１がネットワーク５を介して在席管理サーバ２に向けて送信した、警報メールを送信する対象の対象者リストを受信する。
【００６１】
Ｓ３２は、対象者の在席状況をチェックする。これは、Ｓ３１で受信した対象者リストをもとに、図６の在席状態情報ＤＢ２３を参照し、対象者の在席状況（在席あるいは外出のいずれかの情報）をチェックする。
【００６２】
Ｓ３３は、対象者の在席状況情報をドキュメント管理サーバへ送る。
【００６３】
以上によって、警報メールを送信する対象の対象者リストをもとに図５の在席状態情報ＤＢ２３を参照して対象者の在席状況（在席あるいは外出のいずれかの情報）をドキュメント管理サーバ１に送信することが可能となる。
【００６４】
図３の（ｃ）は、在席／外出中の登録フローチャートを示す。
【００６５】
図３の（ｃ）において、Ｓ４１は、ＰＣの電源ＯＮか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ４２に進む。ＮＯの場合には、Ｓ４３に進む。
【００６６】
Ｓ４２は、Ｓ４１のＹＥＳでＰＣの電源ＯＮと判明したので、在席管理サーバ２の在席状態情報を「在席」に更新し、Ｓ４３に進む。これは、Ｓ４１のＹＥＳでＰＣ（図１の端末３）の電源がＯＮにされたと判明したので、在席状況設定手段３２が在席管理サーバ２に通知し、図５の在席状態ＤＢ２３の当該対象者（閲覧者）ＩＤのエントリ中の在席状態を「在席」に設定し、現在在席中であることを登録する。
【００６７】
Ｓ４３は、ＰＣの電源ＯＦＦか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ４４に進む。ＮＯの場合には、終了する。
【００６８】
Ｓ４４は、Ｓ４３のＹＥＳでＰＣの電源ＯＦＦと判明したので、在席管理サーバ２の在席状態情報を「外出」に更新し、終了する。これは、Ｓ４３のＹＥＳでＰＣ（図１の端末３）の電源がＯＦＦにされたと判明したので、在席状況設定手段３２が在席管理サーバ２に通知し、図５の在席状態ＤＢ２３の当該対象者（閲覧者）ＩＤのエントリ中の在席状態を「外出」に設定し、現在外出中であることを登録する。
【００６９】
図４は、本発明のデータベース例を示す。
【００７０】
図４の（ａ）は、ドキュメントＤＢ例を示す。ドキュメントＤＢ１７は、ドキュメントを登録して管理するものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて登録して管理するものである。
【００７１】
・更新日時：
・ドキュメント番号：
・ファイル名称：
・版数：
・データ：
・その他：
ここで、更新日時はドキュメントを管理者などが更新した日時を登録したものである。ドキュメント番号は更新したドキュメントを一意に特定する番号である。ファイル名称は更新したドキュメントのファイル名称である。版数は更新したドキュメントの版数である。データは更新したドキュメントのデータ（ドキュメントの内容）である。
【００７２】
以上のように、ドキュメントＤＢ１７に、ドキュメントを新規登録あるいは更新した場合に、登録・更新の対象となるドキュメントのドキュメント番号、更新日時、ファイル名称、版数、ドキュメントの内容（データ）を対応づけて登録して管理することが可能となる。
【００７３】
図４の（ｂ）は、アクセスログＤＢ例を示す。アクセスログＤＢ２０は、ドキュメントＤＢ１７中のドキュメントをアクセス（閲覧、参照）した閲覧履歴を記録するものであって、図示の下記の情報を対応づけて記録して閲覧履歴を保存するものである。
【００７４】
・ドキュメント番号：
・更新日時：
・更新者ＩＤ：
・版数：
・閲覧者ＩＤ：
・最終アクセス日時：
・メール送信暦：
・その他：
ここで、ドキュメント番号は図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中のドキュメントに付与された番号である。更新日時、更新者ＩＤ、版数はドキュメント番号に対応する図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中の当該ドキュメント番号のエントリ中の更新日時、更新者ＩＤ，版数をコピーしたものである。閲覧者ＩＤ、最終アクセス日時は、閲覧者（対象者）が当該ドキュメント番号の図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中のドキュメントを閲覧したときのログであって、閲覧した閲覧者ＩＤ、複数回閲覧した場合の最終アクセス日時（最終閲覧日時）である。メール送信暦は、警報メールを当該閲覧者ＩＤに向けて送信した最終のメール送信日時である。
【００７５】
図４の（ｃ）は、閲覧対象者ＤＢ例を示す。閲覧対象者ＤＢ１８は、ドキュメント番号のドキュメントを閲覧する対象となる対象者（閲覧者）を登録したものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて登録したものである。
【００７６】
・ドキュメント番号：
・管理者ＩＤ：
・対象者ＩＤ１：
・対象者ＩＤ２：
・対象者ＩＤ３：
・対象者ＩＤ４：
・対象者ＩＤ５：
・・・
ここで、ドキュメント番号は、図４の（ａ）のドキュメントＤＢ１７中に登録されているドキュメントのドキュメント番号である。管理者ＩＤは当該ドキュメントを管理する管理者ＩＤである。対象者ＩＤ１，ＩＤ２，ＩＤ３・・・は、当該ドキュメント番号のドキュメントを閲覧する対象の対象者を予め登録したものである。
【００７７】
図４の（ｄ）は、通知先ＤＢ例を示す。通知先ＤＢ１９は、警報メールの通知先を登録したものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて予め登録したものである。
【００７８】
・通知先ＩＤ：
・担当者名：
・端末ＩＤ：
・端末ＩＰアドレス：
・携帯メールアドレス：
・ｅ−ｍａｉｌアドレス：
・その他：
ここで、通知先ＩＤは警報メールの通知先の対象者（閲覧者）のＩＤである。担当者名は通知先ＩＤの名前である。端末ＩＤ、端末ＩＰアドレスは通知先ＩＤの端末３の端末ＩＤ，端末ＩＰアドレス（ドキュメント管理サーバ１からネットワーク５を介して直接に該当端末の端末ＩＰアドレスに警報メールなどを送信して当該端末の画面上にホップアップさせるために使用するもの）である。携帯メールアドレスは携帯端末に警報メールなどを送信するためのメールアドレスである。ｅ−ｍａｉｌアドレスは端末３に警報メールなどを送信するためのメールアドレスである。
【００７９】
図５は、本発明の在席状態情報ＤＢ例を示す。在席状態情報ＤＢ２３は、図示の下記の情報を対応づけて登録して管理するものである。
【００８０】
・閲覧対象者ＩＤ：
・在席状況：
・その他：
ここで、閲覧対象者ＩＤは在席する対象者を一意に表すＩＤである。在席状況は閲覧対象者ＩＤの対象者が在席、外出のいずれかを登録して管理するものであって、既述した図３の（ｃ）のフローチャートに従い、各端末３から自動的に在席あるいは外出を登録するものである。
【００８１】
図６は、本発明のホップアップ画面／メールの例を示す。図示のホップアップ画面／メールは、既述した未閲覧者に通報する警報メールの例であって、ここでは、図示の下記の情報を設定したものである。
【００８２】
・ドキュメント名：ＮＷ１２９８ＴＭ
７月３１日  １３：１２  に更新されました。
【００８３】
至急閲覧をお願いします。
【産業上の利用可能性】
【００８４】
本発明は、ドキュメントに関わる作業を行っている関係者には出きるだけ速く当該ドキュメントの更新を行った旨を伝えると共に閲覧を行って当該ドキュメントの更新に伴う作業への影響をできるだけ少なくするドキュメント閲覧チェックシステムおよびドキュメント閲覧チェック方法に関するものである。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明のドキュメント閲覧チェックシステムの構成例である。
【図２】本発明の動作説明フローチャートである。
【図３】本発明の動作説明フローチャート（その２）である。
【図４】本発明のデータベース例である。
【図５】本発明の在席状態情報ＤＢ例である。
【図６】本発明のホップアップ画面／メールの例である。
【符号の説明】
【００８６】
１：ドキュメント管理サーバ
１１：ドキュメント管理手段
１２：閲覧チェック手段
１３：通知方法決定手段
１４：ログ記録参照手段
１５：ホップアップ制御手段
１６：メール送受信手段
１７：ドキュメントＤＢ
１８：閲覧対象者ＤＢ
１９：通知先ＤＢ
２０：アクセルログＤＢ
２：在席管理サーバ
２１：在席情報送受信手段
２２：在席状況管理手段
２３：在席状態ＤＢ
３：端末（パソコン）
３１：ホップアップ手段
３２：在席状況設定手段
４：携帯端末
４１：メール送受信手段
５：ネットワーク
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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