(57)【要約】【課題】外部から受信した電子メールのデータに基づいてワークフローを起票する場合に、起票者の成りすましを防ぐと同時に、起票内容の盗聴を防止する。【解決手段】メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶しておく。電子メールの送信元のメールアドレスに対応するパスワードを用いて、当該電子メールに添付された添付ファイルのパスワードロックの解除を試みる。パスワードロックが解除された場合に、添付ファイルに含まれる起票データを抽出してワークフローを起票する。【選択図】図８
2011070300.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶したユーザデータベースと、
ネットワークを介して外部から電子メールを受信するメール受信手段と、
前記電子メールに含まれるパスワードロックされた添付ファイルと当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出するメール内データ抽出手段と、
前記ユーザデータベースから、前記送信元のメールアドレスに対応するパスワードを抽出するパスワード抽出手段と、
前記パスワード抽出手段によって抽出されたパスワードを用いて前記添付ファイルのパスワードロックの解除を試みるパスワードロック解除手段と、
前記パスワードロック解除手段によって前記添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、前記添付ファイルに含まれる起票データを抽出する起票データ抽出手段と、
前記起票データに基づいてワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行するワークフロー処理手段と、
を具備するワークフローシステム。
【請求項２】
前記ユーザデータベースは、さらにユーザ特定情報を、ユーザ毎に前記メールアドレス及びパスワードと対応付けて記憶しており、
前記起票データ抽出手段は、前記添付ファイルに含まれる起票者特定情報を抽出し、
前記ワークフローシステムは、
前記ユーザデータベースから、前記送信元のメールアドレスに対応するユーザ特定情報を抽出するユーザ特定情報抽出手段と、
前記起票データ抽出手段によって抽出された起票者特定情報が、前記ユーザ特定情報抽出手段によって抽出されたユーザ特定情報と一致するか否かを判定する起票者特定情報判定手段と、
をさらに具備する請求項１記載のワークフローシステム。
【請求項３】
受信用メールアドレスと、権限ユーザリストと、起票実行種別情報とを対応付けたレコードを記憶した、起票種別データベースをさらに具備し、
前記メール内データ抽出手段は、前記電子メールのヘッダ情報に含まれる送信先のメールアドレスをさらに抽出し、
前記起票データ抽出手段は、前記添付ファイルに含まれる起票申請種別情報を抽出し、
前記ワークフローシステムは、
前記起票種別データベースから、前記メール内データ抽出手段によって抽出された送信先のメールアドレスと同一のメールアドレスを受信用メールアドレスとして含むレコードを抽出するレコード抽出手段と、
前記レコード抽出手段によって抽出されたレコードに含まれる権限ユーザリストに、前記メール内データ抽出手段によって抽出された送信元のメールアドレスに対応するユーザが含まれるか否かを判定する権限判定手段と、
前記レコード抽出手段によって抽出されたレコードに含まれる起票実行種別情報に、前記起票データ抽出手段によって抽出された起票申請種別情報が一致するか否かを判定する起票種別判定手段と、
をさらに具備する請求項１又は２記載のワークフローシステム。
【請求項４】
メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶したユーザデータベースと、
ネットワークを介して外部から電子メールを受信するメール受信手段と、
前記電子メールに含まれる承認可否情報及びパスワードロックされた添付ファイルと当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出するメール内データ抽出手段と、
前記ユーザデータベースから、前記送信元のメールアドレスに対応するパスワードを抽出するパスワード抽出手段と、
前記パスワード抽出手段によって抽出されたパスワードを用いて前記添付ファイルのパスワードロックの解除を試みるパスワードロック解除手段と、
前記パスワードロック解除手段によって前記添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、前記メール内データ抽出手段によって抽出された承認可否情報に基づいてワークフローの処理を実行するワークフロー処理手段と、
を具備するワークフローシステム。
【請求項５】
メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶したユーザデータベースを参照可能なコンピュータに、以下の各ステップを実行させることによるワークフロー制御方法であって、
ネットワークを介して外部から電子メールを受信するメール受信ステップと、
前記電子メールに含まれるパスワードロックされた添付ファイルと当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出するメール内データ抽出ステップと、
前記ユーザデータベースから、前記送信元のメールアドレスに対応するパスワードを抽出するパスワード抽出ステップと、
前記パスワード抽出ステップによって抽出されたパスワードを用いて前記添付ファイルのパスワードロックの解除を試みるパスワードロック解除ステップと、
前記パスワードロック解除ステップによって前記添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、前記添付ファイルに含まれる起票データを抽出する起票データ抽出ステップと、
前記起票データに基づいてワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行するワークフロー処理ステップと、
を具備するワークフロー制御方法。
【請求項６】
メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶したユーザデータベースを参照可能なコンピュータに、以下の各ステップを実行させるワークフロー制御プログラムであって、
ネットワークを介して外部から電子メールを受信するメール受信ステップと、
前記電子メールに含まれるパスワードロックされた添付ファイルと当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出するメール内データ抽出ステップと、
前記ユーザデータベースから、前記送信元のメールアドレスに対応するパスワードを抽出するパスワード抽出ステップと、
前記パスワード抽出ステップによって抽出されたパスワードを用いて前記添付ファイルのパスワードロックの解除を試みるパスワードロック解除ステップと、
前記パスワードロック解除ステップによって前記添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、前記添付ファイルに含まれる起票データを抽出する起票データ抽出ステップと、
前記起票データに基づいてワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行するワークフロー処理ステップと、
を実行させるワークフロー制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、組織における申請及び承認に関する業務の管理を行うためのワークフローシステムに関し、さらに、ワークフロー制御方法及びワークフロー制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
組織における申請書（届出書、稟議書等）を、予め決められた作業手順（承認ルート）に従って集配信し、決裁処理を行うワークフローシステムが知られている。ワークフローシステムは、申請書を電子化してコンピュータネットワーク上で集配信し、履歴を保存し、いま業務がどの段階にあるかといったモニタリングを可能とするため、業務効率化や内部統制強化を図る上で極めて有用である。
【０００３】
従来、ワークフローシステムにおいて新規の申請を起票するためには、起票者が手元のコンピュータからサーバにアクセスする必要があり、そのためには起票者が操作するコンピュータとサーバとの間でセキュリティの高い通信を確立できることが必要である。セキュリティ対策が不十分であると、正当な起票者のふりをして他人が申請を行う「成りすまし」、通信内容を他人に盗み見られてしまう「漏洩」の危険がある。
【０００４】
一方で、例えば派遣業においては、派遣先のセキュリティポリシーにより、所属する派遣会社への通信自体や通信用ソフトウェアの利用が禁じられる場合がある。また、例えば外食業やホテル業においても、通常のインターネットアクセス回線よりもコストの高いＶＰＮ（Virtual Private Network）などの構築には手が回らず、各地の営業拠点から本社に対してセキュリティの高い通信ができない場合がある。このような企業においてワークフローシステムも導入しても、本社内部の人員の間でしか有効に機能しないため、ワークフローシステム導入による恩恵を十分に受けられないという問題がある。
【０００５】
下記の特許文献１には、ワークフローの起票者によって送信された起票内容を含む電子メールを受信し、「ＳＭＴＰ  ＡＵＴＨ」によってユーザ認証が成功した場合にワークフローを起票するワークフローサーバが開示されている。さらに、この特許文献１には、承認者によって送信された電子署名付きの電子メールを受信し、承認者のメールアドレスに関係付けられた公開鍵によって電子署名が解読できた場合に、承認者が承認したものとすることが開示されている。
【０００６】
しかしながら、特許文献１においては、起票者の成りすましは防止できるものの、起票内容について盗聴防止処理を施していないため、セキュリティが不十分であるという問題がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００４−１９９６０９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
そこで本発明は、外部から受信した電子メールのデータに基づいてワークフローを起票する場合に、起票者の成りすましを防ぐと同時に、起票内容の盗聴を防止することのできるワークフローシステム、ワークフロー制御方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するため、本発明の１つの観点に係るワークフローシステムは、メールアドレスとパスワードとをユーザ毎に対応付けて記憶したユーザデータベースと、ネットワークを介して外部から電子メールを受信するメール受信手段と、電子メールに含まれるパスワードロックされた添付ファイルと当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出するメール内データ抽出手段と、ユーザデータベースから、送信元のメールアドレスに対応するパスワードを抽出するパスワード抽出手段と、パスワード抽出手段によって抽出されたパスワードを用いて添付ファイルのパスワードロックの解除を試みるパスワードロック解除手段と、パスワードロック解除手段によって添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、添付ファイルに含まれる起票データを抽出する起票データ抽出手段と、起票データに基づいてワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行するワークフロー処理手段と、を具備する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、添付ファイルのパスワードロックが解除された場合にワークフローを起票することによって、起票者の成りすましを防ぐと同時に、起票内容の盗聴を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】本発明の第１の実施形態に係るワークフローシステムとこれに接続される諸機器の概略構成図である。
【図２】ユーザデータベースの具体的なデータ構成を示す図である。
【図３】起票種別データベースの具体的なデータ構成を示す図である。
【図４】電子メールの一般的なデータ構成を示す図である。
【図５】起票データを含む添付ファイルの内容の例を示す図である。
【図６】ワークフローデータ記憶部に記憶されるデータの一例を示す図である。
【図７】承認ルート記憶部に記憶された承認ルート情報の一例を示す図である。
【図８】第１の実施形態に係るワークフローシステムの第１の動作例を示すフローチャートである。
【図９】第１の実施形態に係るワークフローシステムの第２の動作例を示すフローチャートである。
【図１０】第１の実施形態に係るワークフローシステムの第３の動作例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係るワークフローシステムとこれに接続される諸機器の概略構成図である。
【図１２】第２の実施形態に係るワークフローシステムの動作例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施形態に係るワークフローシステムについて、図面を参照しながら詳しく説明する。
【００１３】
＜１．第１の実施形態の構成＞
図１は、本発明の第１の実施形態に係るワークフローシステムとこれに接続される諸機器の概略構成図である。ワークフローシステム１は、社内のＬＡＮ（Local Area Network）などのクローズなネットワーク８を介して社内の端末２に接続されているとともに、図示しないメールサーバ等を介してインターネット等のオープンなネットワーク９に接続可能なコンピュータ装置である。起票者端末３は、図示しないメールサーバ等を介してネットワーク９に接続可能なコンピュータ装置である。
本実施形態のワークフローシステム１は、起票者端末３から送信された電子メールを受信し、この電子メールに含まれている起票データに基づいてワークフローを起票する。
【００１４】
ワークフローシステム１は、ユーザデータベース１０、起票種別データベース１１、メール受信部１２、メール内データ抽出部１３、ユーザ特定情報抽出部１４、レコード抽出部１５、権限判定部１６、パスワード抽出部１７、パスワードロック解除部１８、起票データ抽出部１９、起票者特定情報判定部２０、起票種別判定部２１、ワークフロー処理部２２を有している。
【００１５】
＜１−１．ユーザデータベース１０＞
ユーザデータベース１０は、このワークフローシステム１を利用するユーザに関して、必要な情報を記憶したデータベースである。
図２に、ユーザデータベースの具体的なデータ構成を示している。図２に示すように、ユーザデータベース１０は、ユーザ毎に、メールアドレス１００、パスワード１０１、ユーザ特定情報１０２を、対応付けて記憶している。
【００１６】
メールアドレス１００は、各ユーザの電子メールアドレスである。
パスワード１０１は、所定のファイルにアクセスする際に認証を得るために入力すべき文字列（合言葉）である。例えば、暗号化されたファイルを復号するための鍵は、本明細書でいうパスワード１０１に該当する。また、一部の文書編集用アプリケーションプログラムには、個々のファイルに読み取り用パスワードの設定を可能とし（必ずしも暗号化はしない）、読み取り用パスワードが設定された場合にはその読み取り用パスワードを入力しないとファイルの内容を表示しないようにする機能があるが、そのような読み取り用パスワードも、本明細書でいうパスワード１０１に該当する。パスワード１０１は、各ユーザについて設定されるもので、各ユーザが自ら選定した文字列を用いても良いし、ワークフローシステム１がランダムに選定した文字列を用いても良い。また、特定の期間のみ有効なワンタイムパスワードを用いることとして、パスワードを発行する毎にユーザデータベース１０を書き換えるようにしても良い。
ユーザ特定情報１０２は、ワークフローシステム１においてユーザを識別する文字列である。ユーザ特定情報１０２としては、各ユーザの氏名、社員番号、その他の文字列を用いても良いし、これらの組合せを用いても良い。
【００１７】
＜１−２．起票種別データベース１１＞
図１の起票種別データベース１１は、このワークフローシステム１によって起票が実行されるワークフローの起票実行種別情報（休暇届、経費精算書等）毎に、受信用メールアドレスと、権限ユーザリストとを記憶したデータベースである。
図３に、起票種別データベースの具体的なデータ構成を示している。図３に示すように、起票種別データベース１１は、受信用メールアドレス１１０と、権限ユーザリスト１１１と、起票実行種別情報１１２とを、対応付けて記憶している。
【００１８】
受信用メールアドレス１１０は、ワークフローシステム１が受信すべき電子メールの宛先となるメールアドレスであり、ここではワークフローの種別毎に設定される。
権限ユーザリスト１１１は、ワークフローを起票する権限ユーザのリストであり、ここではワークフローの種別毎に設定される。
起票実行種別情報１１２は、ワークフローシステム１によって起票が実行されるワークフローの種別を特定する情報である。
【００１９】
＜１−３．メール受信部１２＞
図１に戻ってワークフローシステム１の説明を続ける。
メール受信部１２は、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを、ネットワーク９に接続された図示しないメールサーバから受信する。受信する電子メールには、真正な起票データを含んだ電子メールがある他、起票データを含まない電子メール等の迷惑メールや、不正な起票データを含んだ悪意のあるメールがあり得る。ワークフローシステム１は、後述の処理によって、迷惑メールや悪意のあるメールを除外し、真正な起票データに基づいてワークフローを起票する。
【００２０】
＜１−４．メール内データ抽出部１３＞
メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、添付ファイルと、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとを抽出する。また、必要に応じて、メール内データ抽出部１３は、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信先のメールアドレスを抽出する。
図４に、電子メールの一般的なデータ構成を示している。電子メールは、ヘッダ情報１３０と、本文１３４とを含んでおり、ファイルが添付されている場合には、さらに添付ファイル１３５を含んでいる。ヘッダ情報１３０と、本文１３４と、添付ファイル１３５とは、電子メールの記述言語に従ったタグ情報によって区分けされている。ヘッダ情報１３０に含まれる送信先のメールアドレス１３１、送信元のメールアドレス１３２、件名１３３等の情報も、タグ情報によって区分けされている。メール内データ抽出部１３は、このタグ情報に基づいて、添付ファイル１３５と、送信元のメールアドレス１３２と、送信先のメールアドレス１３１とを抽出する。
【００２１】
なお、電子メールにファイルが添付されていない場合は、正規の手続に則った起票申請ではないので、当該電子メールに関する処理を終了する。なお、当該電子メールの送信元に対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信しても良いが、そもそも添付ファイルがない場合は、迷惑メールである可能性が高いので、返信をせずに処理を終了することが望ましい。
【００２２】
＜１−５．ユーザ特定情報抽出部１４＞
図１に戻ってワークフローシステム１の説明を続ける。
ユーザ特定情報抽出部１４は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２を用いて、ユーザデータベース１０を検索し、ユーザデータベース１０から、該当するメールアドレスに対応するユーザ特定情報１０２を抽出する。例えば、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２が「bbb@v-mail.com」である場合には、ユーザ特定情報抽出部１４は、ユーザデータベース１０において対応するユーザ特定情報「鈴木  次郎」を抽出する。
【００２３】
＜１−６．レコード抽出部１５＞
レコード抽出部１５は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信先のメールアドレス１３１を用いて、起票種別データベース１１を検索し、送信先のメールアドレス１３１と同一のメールアドレスを受信用メールアドレス１１０として含むレコードを抽出する。例えば、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信先のメールアドレス１３１が「keihi@obic-wf.com」である場合には、レコード抽出部１５は、起票種別データベース１１において、受信用メールアドレス「keihi@obic-wf.com」、権限ユーザ「鈴木  次郎」他、起票実行種別情報「経費精算書」を含むレコードを抽出する。
【００２４】
＜１−７．権限判定部１６＞
権限判定部１６は、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる権限ユーザリスト１１１に、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザが含まれるか否かを判定する。例えば、権限ユーザリスト１１１がユーザのメールアドレス１００によって権限ユーザを特定している場合には、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる権限ユーザリスト１１１に、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２そのものが含まれるか否かを判定する。また、例えば、権限ユーザリスト１１１がユーザ特定情報１０２によって権限ユーザを特定している場合には、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる権限ユーザリスト１１１に、ユーザ特定情報抽出部１４によって抽出されたユーザ特定情報１０２が含まれるか否かを判定する。例えば、受信用メールアドレス「keihi@obic-wf.com」に対応する権限ユーザリスト１１１には「鈴木  次郎」が含まれており、送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザ特定情報１０２が「鈴木  次郎」である場合には、該当する種別について権限のあるユーザからの電子メールであると判断することができる。
【００２５】
権限判定部１６による判定の結果、権限ユーザリスト１１１に、送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザが含まれない場合は、該当する種別について権限のない者が何らかの方法により起票に必要な受信用メールアドレス１１０を知って起票を試みた電子メールであるか、迷惑メールであると判断し、その電子メールを無視する。
【００２６】
＜１−８．パスワード抽出部１７＞
パスワード抽出部１７は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２を用いて、ユーザデータベース１０を検索し、該当するメールアドレスに対応するパスワード１０１を抽出する。例えば、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２が「bbb@v-mail.com」である場合には、パスワード抽出部１７は、ユーザデータベース１０において対応するパスワード「secret69」を抽出する。
【００２７】
＜１−９．パスワードロック解除部１８＞
パスワードロック解除部１８は、パスワード抽出部１７によって抽出されたパスワード１０１を用いて、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイル１３５のパスワードロックの解除を試みる。本明細書でいうパスワードロックには、パスワード（鍵）を入力しないと復号できないように暗号化した場合と、アプリケーションプログラムの機能による読み取り用パスワード（必ずしも暗号化はしない）を設定した場合とが含まれる。
【００２８】
送信元のメールアドレスに対応するパスワードによってパスワードロックを解除できた場合は、当該電子メールは、添付ファイルをパスワードロックした真正なユーザによって送信された電子メールであると判断できる。
逆に、送信元のメールアドレスに対応するパスワードによってパスワードロックを解除できない場合には、当該電子メールは、送信元を偽って真正なユーザに成りすました電子メールである可能性がある。或いは、真正なユーザがパスワードロックの際に入力したパスワードが誤っていた可能性もある。また、そもそも添付ファイルがパスワードロックされていない場合には、正規の手続に則った起票申請ではないと判断できる。そのような場合は、当該電子メールの送信元のメールアドレスに対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信する。添付ファイルのパスワードロックを条件とすることにより、起票内容の盗聴を防止することができる。
【００２９】
＜１−１０．起票データ抽出部１９＞
起票データ抽出部１９は、パスワードロック解除部１８によって添付ファイルのパスワードロックが解除された場合に、当該添付ファイルに含まれる起票データを抽出する。
図５に、起票データを含む添付ファイルの内容の例を示している。
図５（Ａ）には、「休暇届」の一例が示されている。この休暇届は、起票申請種別情報１９０、起票日１９１、起票者特定情報１９２、休暇期間１９３等の情報を、一定の様式に従って記録した電子ファイルであり、起票者がパスワードロックのうえ電子メールに添付して起票者端末３からワークフローシステム１に送信するものである。
図５（Ｂ）には、「経費精算書」の一例が示されている。この経費精算書は、起票申請種別情報１９０、起票日１９１、起票者特定情報１９２、精算金額１９４、使途の内訳１９５、精算口座１９６等の情報を、一定の様式に従って記録した電子ファイルであり、起票者がパスワードロックのうえ電子メールに添付して起票者端末３からワークフローシステム１に送信するものである。
【００３０】
なお、起票申請種別情報１９０は、起票者によって起票が申請されるワークフローの種別を特定する情報（休暇届、経費精算書等）である。また、起票者特定情報１９２としては、各ユーザの氏名、社員番号、その他の文字列を用いても良いし、これらの組合せを用いても良いが、起票者特定情報１９２の記述様式は、ユーザデータベース１０に記憶されたユーザ特定情報１０２との一致又は不一致を判定可能なように共通化しておくことが望ましい。
【００３１】
起票データ抽出部１９は、このような添付ファイルから、ワークフローの種別毎に定められた様式に基づいて、例えば起票申請種別情報１９０、起票者特定情報１９２等の起票データを抽出する。起票データは、図５に示されるようなファイルの本文から抽出しても良いし、ファイル名などのプロパティ情報について様式が定められている場合にはプロパティ情報から抽出しても良い。また、起票者特定情報１９２は、図５（Ｂ）に示されるような精算口座１９６の口座名義（タナカ  イチロウ）から抽出しても良い。
起票データを抽出できない場合には、正規の様式に則った起票申請ではないと判断できる。この場合も、当該電子メールの送信元に対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信する。
【００３２】
＜１−１１．起票者特定情報判定部２０＞
図１に戻ってワークフローシステム１の説明を続ける。
起票者特定情報判定部２０は、起票データ抽出部１９によって添付ファイルから抽出された起票者特定情報１９２が、ユーザ特定情報抽出部１４によって送信元のメールアドレスに基づいて抽出されたユーザ特定情報１０２と一致するか否かを判定する。
【００３３】
起票者特定情報判定部２０による判定の結果、起票者特定情報１９２がユーザ特定情報１０２と一致しない場合は、権限のあるユーザに成りすますために、権限のあるユーザのパスワードを不正に入手して、送信元のメールアドレスを偽って起票申請が行われたものと判断することができる。例えば、図５（Ｂ）に示すような経費精算書から抽出される起票者特定情報１９２が「田中  一郎」或いは「タナカ  イチロウ」であり、送信元のメールアドレスに基づいて抽出されたユーザ特定情報１０２が「鈴木  次郎」である場合には、経費精算書を起票する権限ユーザ「鈴木  次郎」による起票申請であるかのような外観を有しながら、仮にこの申請書が承認されてしまった場合には、交通費が「タナカ  イチロウ」の銀行口座に振り込まれる可能性がある。そこで、当該電子メールの送信元のメールアドレスに対して、成りすましの可能性のある起票申請が行われた旨の電子メールを送信する。
【００３４】
＜１−１２．起票種別判定部２１＞
起票種別判定部２１は、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる起票実行種別情報１１２に、起票データ抽出部１９によって抽出された起票申請種別情報１９０が一致するか否かを判定する。
【００３５】
起票種別判定部２１による判定の結果、起票実行種別情報１１２に起票申請種別情報１９０が一致しない場合は、正規の手続に則った起票申請ではないと判断できる。例えば、起票実行種別情報「経費精算書」の起票のための受信用メールアドレスに起票申請種別情報「休暇届」を含む起票申請が送信された場合は、図３の起票種別データベース１１において起票実行種別情報１１２毎に受信用メールアドレスと権限ユーザを設定した趣旨を滅却することになる。そこで、当該電子メールの送信元に対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信する。
【００３６】
＜１−１３．ワークフロー処理部２２＞
ワークフロー処理部２２は、起票データ抽出部１９によって抽出された起票データに基づいて、ワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行する。ワークフロー処理部２２は、例えば、ワークフローデータ記憶部２３、承認ルート記憶部２４、ワークフロー起票部２５、承認者情報抽出部２６、承認依頼送信部２８、回答処理部２９を含んでいる。
【００３７】
＜１−１４．ワークフローデータ記憶部２３＞
ワークフローデータ記憶部２３は、個々のワークフローに関する種々のデータを記憶している。
図６に、ワークフローデータ記憶部に記憶されるデータの一例を示している。ワークフローデータ記憶部２３は、ワークフローＩＤ２３０、承認対象ファイル２３１、履歴情報２３２を記憶している。
【００３８】
ワークフローＩＤ２３０は、個々の申請によって起票されるワークフローを識別する文字列である。
承認対象ファイル２３１は、パスワードロック解除部１８によってパスワードロックを解除された添付ファイル、或いは、この添付ファイルに、ワークフローシステム１によって正式に認証されたことを示す情報や、承認ルートの情報を付加するなど所要の変更を加えたファイルであり、ワークフローデータ記憶部２３に読み取り専用ファイルとして記憶される。
履歴情報２３２は、申請日、起票日、各承認者への承認依頼日、回答日、回答内容などの、ワークフローの各段階の履歴情報である。
【００３９】
＜１−１５．承認ルート記憶部２４＞
図１の承認ルート記憶部２４は、ワークフローの承認ルート情報を記憶している。
図７に、承認ルート記憶部に記憶された承認ルート情報の一例を示している。承認ルート情報は、例えば、企業における組織内の階層構造として示される。図７には、社員Ｄ、Ｅが属する担当課を課長Ｂが統括し、社員Ｆ、Ｇ、Ｈが属する担当課を課長Ｃが統括し、これらの担当課を次長Ａが統括することが示されている。この場合、例えば社員Ｄが起票者である場合は、最初の承認者は課長Ｂ、次の承認者は次長Ａとなる。また例えば社員Ｈが起票者である場合は、最初の承認者は課長Ｃとなる。このように、起票データ抽出部１９によって抽出される起票者特定情報１９２或いはユーザ特定情報抽出部１４によって抽出されるユーザ特定情報１０２を参照することにより、承認ルート記憶部２４に記憶された承認ルート情報に基づいてワークフローの承認ルートを決定することができる。また、起票申請種別情報１９０や精算金額１９４等によって、どの上位階層までの承認を必要とするか（課長まで、次長まで、或いはその上の部長まで等）を設定しておいても良い。
【００４０】
＜１−１６．ワークフロー起票部２５＞
図１に戻ってワークフロー処理部２２の説明を続ける。
ワークフロー起票部２５は、新たに起票すべきワークフローについて、ワークフローＩＤ２３０を付与し、承認対象ファイル２３１等の情報をワークフローデータ記憶部２３に記憶させる。
【００４１】
＜１−１７．承認者情報抽出部２６＞
承認者情報抽出部２６は、承認ルート記憶部２４に記憶された承認ルート情報に基づいて承認者を決定し、決定された承認者のメールアドレスをユーザデータベース１０から抽出する。例えば、承認者が課長Ｂである場合は、課長Ｂのメールアドレスが抽出される。
【００４２】
＜１−１８．承認依頼送信部２８＞
承認依頼送信部２８は、当該ワークフローの承認対象ファイル２３１へのリンク先を記述した電子メールを作成し、当該電子メールを、承認者情報抽出部２６によって抽出された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。承認者のメールアドレスは、社内の端末２によって承認者が閲覧可能な電子メールのアドレスであり、承認者は、この電子メールを受信した社内の端末２から、ネットワーク８を介してワークフローシステム１にアクセスし、ワークフローデータ記憶部２３内の承認対象ファイル２３１を閲覧することができる。
【００４３】
＜１−１９．回答処理部２９＞
回答処理部２９は、承認者が操作する社内の端末２から回答があった場合には、承認の回答か否認の回答かを判断し、回答に応じた処理を行う。
例えば、承認者の回答が、電子メールの件名に「承認」か「否認」の別を記載してワークフローシステム１のメールアドレスに送信することとなっている場合には、当該電子メールの件名に基づいて回答の内容を判断する。
回答処理部２９は、承認者が操作する社内の端末２から承認の回答があった場合には、履歴情報２３２への記録を行い、次の承認者が操作する社内の端末２に対して承認依頼が送信されるよう承認依頼送信部２８を起動する。
回答処理部２９は、承認者が操作する社内の端末２から否認の回答があった場合や、最終承認者が操作する社内の端末２から承認の回答があった場合には、履歴情報２３２への記録、起票者端末３への電子メール等による通知、その他のワークフロー終了処理を行う。
【００４４】
＜２．第１の実施形態の動作＞
＜２−１．第１の動作例＞
図８は、第１の実施形態に係るワークフローシステムの第１の動作例を示すフローチャートである。ワークフローシステム１は、上述のメール受信部１２、メール内データ抽出部１３、パスワード抽出部１７、パスワードロック解除部１８、起票データ抽出部１９、ワークフロー処理部２２の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
【００４５】
まず、メール受信部１２は、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを受信する（Ｓ１２）。
【００４６】
次に、メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、添付ファイル１３５と、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレス１３２とを抽出する（Ｓ１３）。
【００４７】
次に、パスワード抽出部１７は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２に基づいて、ユーザデータベース１０を検索し、該当するメールアドレスに対応するパスワード１０１を抽出する（Ｓ１７）。
【００４８】
次に、パスワードロック解除部１８は、パスワード抽出部１７によって抽出されたパスワードを用いて、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイル１３５のパスワードロックの解除を試みる（Ｓ１８）。
パスワードロックを解除できない場合には、当該電子メールの送信元のメールアドレスに対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信して、ワークフローを起票することなく処理を終了する。
【００４９】
起票データ抽出部１９は、パスワードロック解除部１８によって添付ファイル１３５のパスワードロックが解除された場合に、当該添付ファイルに含まれる起票データを抽出する（Ｓ１９）。
【００５０】
次に、ワークフロー処理部２２は、起票データ抽出部１９によって抽出された起票データに基づいて、ワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行する（Ｓ２２）。
【００５１】
第１の動作例によれば、起票者端末３から送信された電子メールの添付ファイルのパスワードロックが起票者のパスワードによって解除された場合にワークフローを起票することによって、起票者の成りすましを防ぐと同時に、起票内容の盗聴を防止することができる。
【００５２】
＜２−２．第２の動作例＞
図９は、第１の実施形態に係るワークフローシステムの第２の動作例を示すフローチャートである。ワークフローシステム１は、上述のメール受信部１２、メール内データ抽出部１３、ユーザ特定情報抽出部１４、起票データ抽出部１９、起票者特定情報判定部２０、ワークフロー処理部２２の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
【００５３】
まず、メール受信部１２は、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを受信する（Ｓ１２）。
【００５４】
次に、メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、添付ファイル１３５と、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレス１３２とを抽出する（Ｓ１３）。
【００５５】
次に、ユーザ特定情報抽出部１４は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２に基づいて、ユーザデータベース１０を検索し、該当するメールアドレスに対応するユーザ特定情報１０２を抽出する（Ｓ１４）。
【００５６】
次に、起票データ抽出部１９は、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイル１３５に含まれる起票者特定情報１９２等の起票データを抽出する（Ｓ１９）。
【００５７】
次に、起票者特定情報判定部２０は、起票データ抽出部１９によって抽出された起票者特定情報１９２が、ユーザ特定情報抽出部１４によって抽出されたユーザ特定情報１０２と一致するか否かを判定する（Ｓ２０）。
起票者特定情報１９２がユーザ特定情報１０２と一致しない場合には、当該電子メールの送信元のメールアドレスに対して、成りすましの可能性のある起票申請が行われた旨の電子メールを送信して、ワークフローを起票することなく処理を終了する。
【００５８】
ワークフロー処理部２２は、起票者特定情報１９２がユーザ特定情報１０２と一致した場合は、起票データ抽出部１９によって抽出された起票データに基づいて、ワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行する（Ｓ２２）。
【００５９】
図９には示していないが、第２の動作例においても、第１の動作例と同様に、パスワード抽出部１７によって送信元のメールアドレスに対応するパスワード１０１を抽出し、このパスワードを用いて、パスワードロック解除部１８によって添付ファイルのパスワードロックが解除されることを、起票の条件に加えても良い。
【００６０】
第２の動作例によれば、添付ファイルから抽出された起票者特定情報１９２が、送信元のメールアドレスに基づいてユーザデータベースから抽出されたユーザ特定情報１０２と一致した場合に、ワークフローを起票することによって、仮にユーザのパスワードが漏洩したとしても、起票者の成りすましの防止に一定の効果を上げることができる。
【００６１】
＜２−３．第３の動作例＞
図１０は、第１の実施形態に係るワークフローシステムの第３の動作例を示すフローチャートである。ワークフローシステム１は、上述のメール受信部１２、メール内データ抽出部１３、レコード抽出部１５、権限判定部１６、起票データ抽出部１９、起票種別判定部２１、ワークフロー処理部２２の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
【００６２】
まず、メール受信部１２は、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを受信する（Ｓ１２）。
【００６３】
次に、メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、添付ファイル１３５と、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレス１３２及び送信先のメールアドレス１３１とを抽出する（Ｓ１３）。
【００６４】
次に、レコード抽出部１５は、起票種別データベース１１から、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信先のメールアドレス１３１と同一のメールアドレスを受信用メールアドレス１１０として含むレコードを抽出する（Ｓ１５）。
【００６５】
次に、権限判定部１６は、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる権限ユーザリスト１１１に、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザが含まれるか否かを判定する（Ｓ１６）。
権限ユーザリスト１１１に、送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザが含まれない場合は、その電子メールを無視して、ワークフローを起票することなく処理を終了する。
【００６６】
起票データ抽出部１９は、権限ユーザリスト１１１に、送信元のメールアドレス１３２に対応するユーザが含まれる場合、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイルに含まれる起票申請種別情報１９０等の起票データを抽出する（Ｓ１９）。
【００６７】
次に、起票種別判定部２１は、レコード抽出部１５によって抽出されたレコードに含まれる起票実行種別情報１１２に、起票データ抽出部１９によって抽出された起票申請種別情報１９０が一致するか否かを判定する（Ｓ２１）。
起票実行種別情報１１２に起票申請種別情報１９０が一致しない場合は、当該電子メールの送信元に対して、起票申請が受付けられなかった旨の電子メールを送信して、ワークフローを起票することなく処理を終了する。
【００６８】
ワークフロー処理部２２は、起票実行種別情報１１２に起票申請種別情報１９０が一致した場合は、起票データ抽出部１９によって抽出された起票データに基づいて、ワークフローを起票し、当該ワークフローの処理を実行する（Ｓ２２）。
【００６９】
図１０には示していないが、第３の動作例においても、第１の動作例と同様に、パスワード抽出部１７によって送信元のメールアドレスに対応するパスワード１０１を抽出し、このパスワードを用いて、パスワードロック解除部１８によって添付ファイルのパスワードロックが解除されることを、起票の条件に加えても良い。
【００７０】
第３の動作例によれば、ワークフローの種別毎に受信用メールアドレスと権限ユーザを設定した起票種別データベース１１を用いて、送信先の（受信用）メールアドレスに対応する権限ユーザリストに送信元のメールアドレスに対応するユーザが含まれること、及び、送信先の（受信用）メールアドレスに対応する起票実行種別情報と添付ファイルから抽出された起票申請種別情報とが一致することをワークフローの起票の条件とすることによって、権限のない者が仮に起票用のメールアドレスを知っていても起票されることを防止できる。また、迷惑メールを排除することもできる。
【００７１】
なお、ここではワークフローの種別毎に受信用メールアドレスと権限ユーザを設定した場合について説明したが、ワークフローの操作内容（起票、承認等）に応じて、受信用メールアドレスと権限ユーザを設定しても良い。この場合、送信先の（受信用）メールアドレスに対応する権限ユーザリストに送信元のメールアドレスに対応するユーザが含まれることに加え、送信先の（受信用）メールアドレスに対応するワークフローの操作内容と添付ファイルから抽出されるワークフローの操作内容とが一致することをワークフローの操作の条件とする。
【００７２】
＜３．第２の実施形態の構成＞
図１１は、本発明の第２の実施形態に係るワークフローシステムとこれに接続される諸機器の概略構成図である。上述の第１の実施形態と同一の構成要素には同一の符号を付して説明を省略する。第２の実施形態においては、新たに承認者端末５が、図示しないメールサーバ等を介してネットワーク９に接続可能なコンピュータ装置として構成されている。そして、承認者端末５とのやり取りにおける盗聴及び成りすましを防止するため、ワークフロー処理部２２が新たにロック処理部２７を含んでいる。
【００７３】
ユーザデータベース１０、起票種別データベース１１、メール受信部１２、メール内データ抽出部１３、ユーザ特定情報抽出部１４、レコード抽出部１５、権限判定部１６、パスワード抽出部１７、パスワードロック解除部１８、起票データ抽出部１９、起票者特定情報判定部２０、起票種別判定部２１の構成及び動作は、ワークフローを起票する段階に関しては第１の実施形態と同様である。
【００７４】
第２の実施形態におけるワークフロー処理部２２においては、ロック処理部２７が、承認対象ファイルにパスワードロックをかける処理を行う。このパスワードロックをかけるためのパスワードは、ユーザデータベース１０に記憶されたパスワードとは異なるものが望ましい。
【００７５】
承認依頼送信部２８は、ロック処理部２７によってパスワードロックをかけた承認対象ファイルを添付した電子メールを作成し、当該電子メールを、承認者情報抽出部２６によって抽出された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。承認者のメールアドレスは、承認者端末５によって承認者が閲覧可能な電子メールのアドレスであり、承認者は、この電子メールの添付ファイルのパスワードロックを解除することにより、承認対象ファイルを閲覧することができる。
【００７６】
第２の実施形態におけるメール受信部１２、メール内データ抽出部１３、パスワード抽出部１７、パスワードロック解除部１８、回答処理部２９は、承認者端末５から回答があった場合に、以下のように動作するように構成されている。
【００７７】
メール受信部１２は、第１の実施形態におけるワークフローの起票段階と同様に、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを、ネットワーク９に接続された図示しないメールサーバから受信する。
【００７８】
メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、添付ファイルと、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレスとに加え、さらに承認可否情報を抽出する。
例えば、承認者の回答が、電子メールの件名に「承認」か「否認」の別を記載してワークフローシステム１のメールアドレスに送信することとなっている場合には、当該電子メールの件名から承認可否情報を抽出する。
【００７９】
パスワード抽出部１７は、第１の実施形態におけるワークフローの起票段階と同様に、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレスを用いて、ユーザデータベース１０を検索し、該当するメールアドレスに対応するパスワードを抽出する。
【００８０】
パスワードロック解除部１８は、第１の実施形態におけるワークフローの起票段階と同様に、パスワード抽出部１７によって抽出されたパスワードを用いて、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイルのパスワードロックの解除を試みる。
パスワードロックを解除できない場合には、真正な承認者による回答ではない可能性がある。また、そもそも添付ファイルがない場合や、添付ファイルがパスワードロックされていない場合には、正規の手続に則った回答ではないと判断できる。そこで、当該電子メールの送信元に対して、回答が受付けられなかった旨の電子メールを送信する。添付ファイルのパスワードロックを条件とすることにより、申請対象ファイルの盗聴を防止することができる。
【００８１】
回答処理部２９は、承認者端末５からの電子メールに含まれる添付ファイルのパスワードロックがパスワードロック解除部１８により解除された場合には、メール内データ抽出部１３によって抽出した承認可否情報に基づいて、承認の回答か否認の回答かを判断し、第１の実施形態と同様に、承認か否認かに応じた処理を行う。
【００８２】
＜４．第２の実施形態の動作＞
図１２は、第２の実施形態に係るワークフローシステムの動作例を示すフローチャートである。図１２（Ａ）には、承認者端末５に対して承認依頼を送信する段階が示されており、図１２（Ｂ）には、承認者端末５からの回答を処理する段階が示されている。ワークフローシステム１は、上述のワークフロー起票部２５、承認者情報抽出部２６、ロック処理部２７、承認依頼送信部２８、メール受信部１２、メール内データ抽出部１３、パスワード抽出部１７、パスワードロック解除部１８、回答処理部２９の各機能を実現するプログラムの各モジュールをコンピュータ読み取り可能な記憶媒体から読み出して実行することにより、以下の各ステップの処理を行う。
【００８３】
まず、ワークフロー起票部２５は、新たに起票すべきワークフローについて、ワークフローＩＤの付与、承認対象ファイルの読出し等、ワークフローの起票処理を行う（Ｓ２５）。
次に、承認者情報抽出部２６は、承認ルート記憶部２４の承認ルート情報に基づいて承認者を決定し、決定された承認者のメールアドレスをユーザデータベース１０から抽出する（Ｓ２６）。
次に、ロック処理部２７は、承認対象ファイルにパスワードロックをかける（Ｓ２７）。
次に、承認依頼送信部２８は、ロック処理部２７によってパスワードロックをかけた承認対象ファイルを添付した電子メールを作成し、当該電子メールを、承認者情報抽出部２６によって抽出された承認者のメールアドレスを宛先として送信する（Ｓ２８）。
以上の動作により、承認者端末５に対して承認依頼が送信される。次に、以下の動作により、承認者端末５からの回答を処理する。
【００８４】
メール受信部１２は、ワークフローシステム１に対して設定されたメールアドレスを宛先とする電子メールを受信する（Ｓ１０１２）。
【００８５】
次に、メール内データ抽出部１３は、メール受信部１２によって受信した電子メールから、承認可否情報と、添付ファイル１３５と、当該電子メールのヘッダ情報に含まれる送信元のメールアドレス１３２とを抽出する（Ｓ１０１３）。
【００８６】
次に、パスワード抽出部１７は、メール内データ抽出部１３によって抽出された送信元のメールアドレス１３２に基づいて、ユーザデータベース１０を検索し、該当するメールアドレスに対応するパスワード１０１を抽出する（Ｓ１０１７）。
【００８７】
次に、パスワードロック解除部１８は、パスワード抽出部１７によって抽出されたパスワードを用いて、メール内データ抽出部１３によって抽出された添付ファイル１３５のパスワードロックの解除を試みる（Ｓ１０１８）。
パスワードロックを解除できない場合には、当該電子メールの送信元に対して、回答が受付けられなかった旨の電子メールを送信し、真正な承認者からの再度の電子メールを待つ。
【００８８】
回答処理部２９は、パスワードロック解除部１８によって添付ファイル１３５のパスワードロックが解除された場合に、メール内データ抽出部１３によって抽出された承認可否情報に基づいて、承認の回答か否認の回答かを判断し、回答に応じた処理を行う（Ｓ１０２９）。
【００８９】
第２の実施形態によれば、承認者端末５から送信された電子メールの添付ファイルのパスワードロックが承認者のパスワードによって解除された場合にワークフローの処理を実行することによって、承認者の成りすましを防ぐと同時に、申請内容の盗聴を防止することができる。
【符号の説明】
【００９０】
１…ワークフローシステム、２…社内の端末、３…起票者端末、５…承認者端末、８…ネットワーク、９…ネットワーク、１０…ユーザデータベース、１１…起票種別データベース、１２…メール受信部、１３…メール内データ抽出部、１４…ユーザ特定情報抽出部、１５…レコード抽出部、１６…権限判定部、１７…パスワード抽出部、１８…パスワードロック解除部、１９…起票データ抽出部、２０…起票者特定情報判定部、２１…起票種別判定部、２２…ワークフロー処理部、２３…ワークフローデータ記憶部、２４…承認ルート記憶部、２５…ワークフロー起票部、２６…承認者情報抽出部、２７…ロック処理部、２８…承認依頼送信部、２９…回答処理部、１００…メールアドレス、１０１…パスワード、１０２…ユーザ特定情報、１１０…受信用メールアドレス、１１１…権限ユーザリスト、１１２…起票実行種別情報、１３０…ヘッダ情報、１３１…メールアドレス、１３２…メールアドレス、１３３…件名、１３４…本文、１３５…添付ファイル、１９０…起票申請種別情報、１９１…起票日、１９２…起票者特定情報、１９３…休暇期間、１９４…精算金額、１９５…内訳、１９６…精算口座、２３０…ワークフローＩＤ、２３１…承認対象ファイル、２３２…履歴情報
【図１】
2011070300.tif 000003
【図２】
2011070300.tif 000004
【図３】
2011070300.tif 000005
【図４】
2011070300.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
2011070300.tif 000009
【図８】
2011070300.tif 000010
【図９】
2011070300.tif 000011
【図１０】
2011070300.tif 000012
【図１１】
2011070300.tif 000013
【図１２】
2011070300.tif 000014