(57)【要約】【課題】  会議に参加し、かつ資料を必要とする参加者に対してのみ、配布資料を印刷出力することが可能な印刷装置を提供する。【解決手段】  会議登録情報の登録指示を受け付ける受付部と、受付部が受け付けた会議登録情報を解析して、会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを生成する解析部と、解析部が生成した会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを記憶する情報記憶部と、前記会議時間情報及び参加予定者情報に基づいて当該会議開始の所定時間前に、該参加予定者情報に対応する各上位装置に対し、該会議への参加不参加、及び資料の要否の回答を求めるべく会議の開催通知を送信し、かつ該開催通知に対する回答情報を受信する通信部と、通信部が受信した回答情報が、会議への参加を示し、かつ資料を要することを示している場合には、当該会議資料情報を画像データに変換する変換部と、変換部が画像データを変換すると、該画像データに基づく印刷処理を行う印刷部とを備える。【選択図】    図１
2011227806.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議登録情報の登録指示を受け付ける受付部と、
前記受付部が受け付けた会議登録情報を解析して、会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを生成する解析部と、
前記解析部が生成した会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを記憶する情報記憶部と、
前記会議時間情報及び前記参加予定者情報に基づいて当該会議開始の所定時間前に、該参加予定者情報に対応する各上位装置に対し、該会議への参加不参加、及び資料の要否の回答を求めるべく会議の開催通知を送信し、かつ該開催通知に対する回答情報を受信する通信部と、
前記通信部が受信した前記回答情報が、会議への参加を示し、かつ資料を要することを示している場合には、当該会議資料情報を画像データに変換する変換部と、
前記変換部が画像データを変換すると、該画像データに基づく印刷処理を行う印刷部とを備えることを特徴とする印刷装置。
【請求項２】
前記受付部は、前記通信部が有する情報受信機能により、前記上位装置から前記会議登録情報を受け付けることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項３】
前記参加予定者情報は、各参加予定者の個人識別情報を含み、
個人識別情報を入力するための入力部と、
前記入力部から入力された個人識別情報と、前記情報記憶部に記憶された参加予定者情報の個人識別情報とが一致するか否かを判定する判定部と、
前記判定部が個人識別情報が一致すると判定すると、前記情報記憶部に記憶された当該会議資料を検索し、前記変換部が該検索した会議資料情報を変換させるべく制御する制御部とを備えることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項４】
前記開催通知には、会議へ参加し、かつ資料を要する場合には、前記印刷装置、又は他の印刷装置のいずれの装置から資料を印刷出力するかの回答要求を含み、
前記回答情報が、会議への参加を示し、資料を要することを示し、かつ他の印刷装置への画像データの転送の指示が示されている場合には、前記変換部が変換した画像データを当該他の印刷装置へ転送する転送部を備えることを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【請求項５】
前記変換部は、会議資料を画像データに変換する際に、前記参加予定者情報に含まれる各参加予定者の名を示す画像を合成して変換することを特徴とする請求項１記載の印刷装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議等で配布する資料等を印刷処理する印刷装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、この種の印刷装置として、例えば特許文献１に開示されているように、ホストＰＣから配布資料情報及び会議参加予定者の名前を示す配布先情報が付与された登録コマンドを受信すると、配布先となる全員の氏名を各配布資料に印刷処理する装置が提案されている。上記印刷装置では、配布資料の印刷処理時において、一つの資料毎に当該配布先となる一つの氏名を配布色で、その他の氏名を基本色で色付けする。これにより、印刷出力された資料を配布する者は、各資料に印字された配布色の各配布先に基づき各資料を配布するので、配布先を混乱することなく確実に資料を配布することができる。このような印刷装置では、会議参加予定者全員分の配布資料を印刷処理する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０００−３１３１５７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、上記印刷装置では、会議参加予定者全員分の配布資料を印刷処理するので、実際には会議に出席しない参加予定者の分の配布資料まで印刷処理してしまい、該資料が無駄になっていた。また、上記印刷装置では、会議に用いられる配布資料には、機密情報が含まれている場合が多く、上記無駄になった資料が悪意の第三者の手に渡る可能性もあり、セキュリティ面においても問題があった。
【０００５】
以上の問題点に鑑み、本発明の目的は、会議に参加し、かつ資料を必要とする参加者に対してのみ、配布資料を印刷出力することが可能な印刷装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、以上の点を解決するために、次の構成を採用する。
＜構成＞
本発明の印刷装置は、会議登録情報の登録指示を受け付ける受付部と、受付部が受け付けた会議登録情報を解析して、会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを生成する解析部と、解析部が生成した会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを記憶する情報記憶部と、会議時間情報及び参加予定者情報に基づいて当該会議開始の所定時間前に、該参加予定者情報に対応する各上位装置に対し、該会議への参加不参加、及び資料の要否の回答を求めるべく会議の開催通知を送信し、かつ該開催通知に対する回答情報を受信する通信部と、通信部が受信した回答情報が、会議への参加を示し、かつ資料を要することを示している場合には、当該会議資料情報を画像データに変換する変換部と、変換部が画像データを変換すると、該画像データに基づく印刷処理を行う印刷部とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、会議登録情報の登録指示を受付部で受け付け、受付部が受け付けた会議登録情報を解析して、会議時間情報と、参加予定者情報と、会議資料情報とを生成し、会議時間情報及び参加予定者情報に基づいて当該会議開始の所定時間前に、該参加予定者情報に対応する各上位装置に対し、該会議への参加不参加、及び資料の要否の回答を求めるべく会議の開催通知を送信し、該回答情報が、会議への参加示し、かつ資料を要することを示している場合には、当該会議資料を画像データに変換し、該画像データに基づく印刷処理を行うので、会議に参加し、かつ資料を要する参加予定者に対してのみ資料を印刷出力することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の制御構成を示すブロック図である。
【図２】本発明に係る実施例１の会議登録指示メール４０の構成の一例を示す図である。
【図３】本発明に係る実施例１の開催通知メール５０の構成の一例を示す図である。
【図４】本発明に係る実施例１の開催通知に対する返答メール６０の構成の一例を示す図である。
【図５】本発明に係る実施例１の会議情報記憶部１０５１の構成の一例を示す図である。
【図６】本発明に係る実施例１の参加予定者情報記憶部１０５２の構成の一例を示す図である。
【図７】本発明に係る実施例１の資料情報記憶部１０５３の構成の一例を示す図である。
【図８】本発明に係る実施例１の基本画面７０の表示例を示す図である。
【図９】本発明に係る実施例１の個人ＩＤ入力画面８０の表示例を示す図である。
【図１０】本発明に係る実施例１の資料選択画面９０の表示例を示す図である。
【図１１】本発明に係る実施例１のレイアウト選択画面１０００の表示例を示す図である。
【図１２】本発明に係る実施例１の資料出力確認画面１１００の表示例を示す図である。
【図１３】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の会議登録指示メール４０受信時の動作を示すフローチャートである。
【図１４】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の開催通知メール５０送信時の動作を示すフローチャートである。
【図１５】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の開催通知に対する返答メール６０受信時の動作を示すフローチャートである。
【図１６】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の入力表示部１１２を介した資料出力要求受付時の動作を示すフローチャートである。
【図１７】本発明に係る実施例１の印刷装置１００の各種登録情報削除時の動作を示すフローチャートである。
【図１８】本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの制御構成を示すブロック図である。
【図１９】本発明に係る実施例２の開催通知メール５０ａの構成の一例を示す図である。
【図２０】本発明に係る実施例２の開催通知に対する返答メール６０ａの構成の一例を示す図である。
【図２１】本発明に係る実施例２の参加予定者情報記憶部１０５２ａの構成の一例を示す図である。
【図２２】本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの開催通知に対する返答メール６０ａ受信時の動作を示すフローチャート（その１）である。
【図２３】本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの開催通知に対する返答メール６０ａ受信時の動作を示すフローチャート（その２）である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の実施形態を、図を用いて詳細に説明する。ここでは、印刷装置がオフィスの会議室内に設置入され、複数の上位装置（例えばユーザ端末であるＰＣ：Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ等）とネットワークを介して接続されている運用環境で使用される場合を例に、説明を行う。
【実施例１】
【００１０】
＜実施例１の構成＞
図１は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の制御構成を示す図である。
本発明の実施例１の印刷装置１００は、図１に示すように、ネットワーク２００を介して上位装置３００に接続されている。ところで、説明を簡便に行うべく、図１には上位装置３００が１台のみ示されているが、ネットワーク２００には該装置と同様の機能を有する多数の上位装置が接続されている。
【００１１】
印刷装置１００は、図１に示すように、装置全体を制御する制御部１０１と、ネットワーク２００を介して接続する上位装置３００と通信するための通信部１０２と、各種プログラムを記憶するためのＲＯＭ１０３と、メール解析部１０４と、情報記憶部１０５と、情報管理部１０６と、計時部１０７と、通知メール生成部１０８と、画像データ生成部１０９と、印刷制御部１１０と、プリンタエンジン１１１と、各種ボタン及びタッチパネルディスプレイなどから成る入力表示部１１２と、照合判定部１１３とから構成される。
【００１２】
通信部１０２は、図１に示すように、印刷装置１００と上位装置３００との間で互いにメールを送受信するためのメール送受信部１０２１と、通知メール生成部１０８で生成された後述する「開催通知メール」５０（図３参照）を後述する通知時刻まで記憶するための送信予定メール記憶部１０２２とを備える。
【００１３】
メール送受信部１０２１は、上位装置３００から後述する「会議登録指示メール」４０（図２参照）を受信すると、該メールを制御部１０１を介してメール解析部１０４に転送する。
そして、メール送受信部１０２１は、送信予定メール記憶部１０２２に「開催通知メール」５０が記憶されている場合、該メールに付与された通知時刻が計時部１０７が計時する現在時刻であると、該メールを上位装置３００へ送信する。
また、メール送受信部１０２１は、上位装置３００から後述する「開催通知に対する返答メール」６０（図４参照）を受信すると、該メールを制御部１０１を介してメール解析部１０４に転送する。
更に、メール送受信部１０２１は、通知メール生成部１０８で生成される後述する各種メールを制御部１０１を介して受けると、該メールを上位装置３００へ送信する。
【００１４】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３は、制御部１０１が印刷装置１００の各部を制御するために用いる各種プログラムを記憶するための部分である。
また、ＲＯＭ１０３は、上記「開催通知メール」５０等の、各種通知メールのフォーマットを記憶するための部分である。
【００１５】
図２は、本発明に係る実施例１の会議登録指示メール４０の構成の一例を示す図である。
次に、上位装置３００から印刷装置１００へ送信される会議登録指示メール４０の構成について、図２を用いて説明する。
会議登録指示メール４０は、会議に参加し、かつ資料を必要とする参加予定者に対してのみ印刷装置１００から資料を印刷出力させるために、上位装置３００を操作する会議主催者から印刷装置１００に対し送信する指示メールである。
この会議登録指示メール４０は、図２に示すように、メールのタイトル名を示す「Ｔｉｔｌｅ（会議登録）」４１と、メールの宛先を示す「Ｔｏ（印刷装置１００のメールアドレス）」４２と、メールの送信元を示す「Ｆｒｏｍ（主催者のメールアドレス）」４３と、本文の構成要素となる会議の詳細を示す「開催日」４４と、「開始時刻」４５と、「終了時刻」４６と、「参加予定者」４７と、「通知時刻」４８と、配布資料の実データを示す「資料」４９とから構成される。
会議登録指示メール４０のフォーマットは、印刷装置１００の製造メーカ側で予め設定されたものであり、上位装置３００に該印刷装置１００のプリンタドライバが設定された際に該上位装置３００の図示しないメモリに格納される。
【００１６】
「参加予定者」４７は、会議に参加する予定者の情報であり、図２に示すように、参加予定者の名前を示す「参加予定者名」４７１と、各参加予定者が操作する各上位装置３００のメールアドレスを示す「参加予定者メールアドレス」４７２と、参加予定者各自の個人ＩＤを示す「参加予定者ＩＤ」４７３とから構成される。
【００１７】
「通知時刻」４８は、印刷装置１００から各参加予定者が操作する各上位端末３００へ上記「開催通知メール」５０を送信する（通知）時刻である。
この通知時刻は、会議主催者が各会議の開始時刻に基づいて、該開始時刻より前の時刻に設定する。
【００１８】
メール解析部１０４は、上位装置３００から受信したメールが「会議登録指示メール」４０であるか、又は「開催通知に対する返答メール」６０であるかを解析し、かつ各メールの記述内容を詳細に解析する部分である。
即ち、メール解析部１０４は、メールの「Ｔｉｔｌｅ」が「会議登録」の場合には、該メールが「会議登録指示メール」４０であると解析する。
【００１９】
そして、メール解析部１０４は、受信メールが「会議登録指示メール」４０であると解析すると、該メールに記載されている「Ｆｒｏｍ（主催者のメールアドレス）」４３と、会議の「開催日」４４と、「開始時刻」４５と、「終了時刻」４６と、参加予定者４７（参加予定者名４７１、参加予定者メールアドレス４７２、参加予定者ＩＤ４７３）と、「通知時刻」４８と、「資料」４９との各種項目から成る登録情報を抽出する。
【００２０】
次に、メール解析部１０４は、上記登録情報の全ての項目に情報が入力されている場合には、「登録指示記入もれ無し」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「登録指示記入もれ無し」と判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「情報登録を指示」すると共に、抽出した登録情報を転送する。
【００２１】
一方、メール解析部１０４は、上記登録情報のいずれかの項目に情報が入力されていない（ＮＵＬＬ）場合には、「登録指示記入もれ有り」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「登録指示記入もれ有り」と判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「登録記入もれ通知メールの生成」を指示する。
【００２２】
図３は、本発明に係る実施例１の開催通知メール５０の構成の一例を示す図である。
次に、印刷装置１００から上位装置３００へ送信される開催通知メール５０の構成について、図３を用いて説明する。
開催通知メール５０は、印刷装置１００から会議の各参加予定者が操作する各上位装置３００に対し、会議に参加するか否か、かつ参加する場合には配布資料が必要であるか否かを問い合わせ、該問い合わせに対し返答させるために用いるメールである。
この開催通知メール５０は、図３に示すように、メールのタイトル名を示す「Ｔｉｔｌｅ（開催通知）」５１と、メールの宛先を示す「Ｔｏ（全参加予定者のメールアドレス）」５２と、メールの送信元を示す「Ｆｒｏｍ（印刷装置１００のメールアドレス）」５３と、本文の構成要素となる「開催通知の詳細」５４とから構成される。
【００２３】
「開催通知の詳細」５４は、図３に示すように、本文のタイトルを示す「開催通知」５４１と、会議の「開催日」５４２と、「開始時刻」５４３と、「終了時刻」５４４と、「会議室名」５４５と、「各種チェック項目」５４６とから構成される。
【００２４】
「会議室名」５４５は、ＲＯＭ１０３に予め設定された会議室名に基づいており、制御部１０１の制御によって「開催通知メール」５０に自動設定される。
ここで、本実施例では、１つの会議室に１台の印刷装置１００が設定されていることを前提としている。従って、印刷装置１００が生成する「開催通知メール」５０に対し、会議室名が自動設定される構成となっている。
【００２５】
「各種チェック項目」５４６は、図３に示すように、各上位装置３００において「開催通知メール」５０を参照する各参加予定者に各種項目を選択させるための構成を有する。
即ち、「各種チェック項目」５４６は、図３に示すように、会議へ出席するか、又は欠席するかを選択させるための「出欠」項目５４６１と、会議に出席する場合において配布資料を必要とするか否かを選択させるための「資料要否」項目５４６２と、資料を必要とする場合において資料のレイアウトを選択させるための「レイアウト」項目５４６３とから構成される。
【００２６】
「配布資料のレイアウト」項目５４６３は、図３に示すように、配布資料をカラー、又はモノクロのどちらで印刷するかを選択させるための「カラー」項目５４６３１と、配布資料を両面印刷、又は片面印刷のいずれにより印刷するかを選択させるための「両面印刷」項目５４６３２と、配布資料の各ページに何ページ分の資料のデータを印刷するかを選択させるための「Ｎ−ｕｐ」項目５４６３３とから構成される。
【００２７】
図４は、本発明に係る実施例１の開催通知に対する返答メール６０の構成の一例を示す図である。
次に、上位装置３００から印刷装置１００へ送信される開催通知に対する返答メール６０の構成について、図４を用いて説明する。
開催通知に対する返答メール６０は、上記開催通知メール５０に対する返答として、上位装置３００から印刷装置１００に対し送信するメールである。
この開催通知に対する返答メール６０は、図４に示すように、メールのタイトル名を示す「Ｔｉｔｌｅ（Ｒｅ：開催通知）」６１と、メールの宛先を示す「Ｔｏ（印刷装置１００のメールアドレス）」６２と、メールの送信元を示す「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」６３と、本文の構成要素となる「開催通知に対する返答の詳細」６４とから構成される。
【００２８】
「開催通知に対する返答の詳細」６４は、図４に示すように、本文のタイトルを示す「開催通知」６４１と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「会議室名」６４５と、「各種チェック項目」６４６とから構成される。
この「開催通知」６４１から「会議室名」６４５までの構成は、開催通知メール５０の「開催通知」５４１から「会議室名」５４５までの構成と同じである。
【００２９】
「各種チェック項目」６４６は、図４に示すように、ある会議の参加予定者が上位装置３００において「開催通知メール５０」を参照し、該装置を操作して「開催通知に対する返答メール」６０を作成した場合の選択結果から構成される。
即ち、「各種チェック項目」６４６は、図４に示すように、会議へ出席するか、又は欠席するかの選択結果を示す「出欠」項目６４６１と、配布資料を必要とするか否かの選択結果を示す「資料要否」項目６４６２と、資料のレイアウトの選択結果を示す「レイアウト」項目６４６３とから構成される。
【００３０】
「レイアウト」項目６４６３は、図４に示すように、配布資料をカラー、又はモノクロのどちらで印刷するかの選択結果を示す「カラー」項目６４６３１と、配布資料を両面印刷、又は片面印刷で印刷するかの選択結果を示す「両面印刷」項目６４６３２と、配布資料の各ページに何ページ分の資料のデータを印刷するかの選択結果を示す「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３とから構成される。
【００３１】
一方、メール解析部１０４は、受信したメールの「Ｔｉｔｌｅ」が「Ｒｅ：開催通知」の場合には、該メールが「開催通知に対する返答メール」６０であると解析する。
そして、メール解析部１０４は、受信メールが「開催通知に対する返答メール」６０であると解析すると、「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「各種チェック項目」６４６とを抽出する。
【００３２】
次に、メール解析部１０４は、「各種チェック項目」６４６の各種チェック項目にチェックの不備があるか否かを解析する。
即ち、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」、又は「欠席」のいずれのチェックボックスにマークがあるか否かを解析し、「出席」にマークがある場合には、「資料要否」項目６４６２を解析する。
【００３３】
一方、メール解析部１０４は、「欠席」にマークがある場合には、資料の「印刷出力が不要」であると判定する。
そして、メール解析部１０４は、資料の「印刷出力が不要」であると判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力不要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０から抽出した「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（欠席）」項目６４６１とから成る回答情報を転送する。
ここで、「出欠」項目６４６１の「欠席」のチェックボックスにマークをした場合には、「資料要否」項目６４６２及び「レイアウト」項目６４６３の各チェックボックスへのマークの入力は無効となるものとする。
【００３４】
また、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」及び「欠席」のいずれのチェックボックスにもチェックマークが無い場合には、「返答内容に記載不備あり」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「返答内容に記載不備あり」と判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「記載不備通知メールの生成」を指示する。
【００３５】
次に、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」にマークがあり、かつ「資料要否」項目６４６２の「要」にマークがあると解析した場合には、「レイアウト」項目６４６３を解析する。
【００３６】
一方、メール解析部１０４は、「資料要否」項目６４６２の「不要」にマークがあると解析した場合には、「印刷出力が不要」であると判定する。
そして、メール解析部１０４は、「印刷出力が不要」であると判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力不要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０の「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（不要）」項目６４６２とから成る回答情報を転送する。
【００３７】
また、メール解析部１０４は、「資料要否」項目６４６２の「要」及び「不要」のいずれのチェックボックスにもマークが無い場合には、「返答内容に記載不備あり」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「返答内容に記載不備あり」と判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「記載不備通知メールの生成」を指示する。
【００３８】
次に、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に含まれる「カラー」項目６４６３１、「両面印刷」項目６４６３２、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３の全項目にマークがされている場合には、「返答内容に記載不備なし」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「返答内容に記載不備なし」と判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０の「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３とから成る回答情報を転送する。
【００３９】
一方、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に含まれる「カラー」項目６４６３１、「両面印刷」項目６４６３２、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３のいずれの項目にもマークがされていない場合には、制御部１０１の制御により、ＲＯＭ１０３に予め設定された「基本レイアウト情報」に基づいて、例えば「カラー」項目６４６３１に「カラー」、「両面印刷」項目６４６３２に「片面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３に「１」を自動設定する。
そして、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に「基本レイアウト情報」を自動設定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０の「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３とから成る回答情報を転送する。
同様に、「レイアウト」項目６４６３に含まれる、いずれかの項目にマークがされていない場合には、上記「基本レイアウト情報」に基づく値が当該項目に自動設定されるものとする。
【００４０】
情報記憶部１０５は、図１に示すように、会議情報記憶部１０５１と、参加予定者情報記憶部１０５２と、資料情報記憶部１０５３とから構成される。
【００４１】
図５は、本発明に係る実施例１の会議情報記憶部１０５１の構成の一例を示す図である。
会議情報記憶部１０５１は、図５に示すように、後述する「会議識別情報」と、「主催者（名）」と、「参加予定者（名）」と、「開催日」と、「開始時刻」と、「終了時刻」と、「通知時刻」と、後述する「資料識別情報」とから構成される「登録会議情報」を記憶する部分である。
【００４２】
図６は、本発明に係る実施例１の参加予定者情報記憶部１０５２の構成の一例を示す図である。
参加予定者情報記憶部１０５２は、図６に示すように、「会議識別情報」と、参加予定者の「参加予定者（名）」、「メールアドレス」、「個人ＩＤ」と、「開催通知に対する返答メール」６０の各種選択結果に対応する「出欠」、「資料要否」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」と、配布資料の印刷状況を示す「印刷出力状況」とから構成される「登録参加予定者情報」を記憶する部分である。
【００４３】
図７は、本発明に係る実施例１の資料情報記憶部１０５３の構成の一例を示す図である。
資料情報記憶部１０５３は、図７に示すように、「会議識別情報」と、「資料識別情報」と、資料の実データである「資料」とから構成される「登録資料情報」を記憶する部分である。
「資料」は、主催者が作成した各種資料名が付与された資料の実データである。
そして、「登録資料情報」は、１つの「資料」に対し、１つの「資料識別情報」が対応した構成から成る。
【００４４】
情報管理部１０６は、情報記憶部１０５を構成する会議情報記憶部１０５１と、参加予定者情報記憶部１０５２と、資料情報記憶部１０５３とを管理する部分である。
即ち、情報管理部１０６は、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報へ新たな会議情報を追加登録する、登録会議情報を変更する、又は登録会議情報を削除する等の処理を行う。
また、情報管理部１０６は、参加予定者情報記憶部１０５２に記憶された登録参加予定者情報へ新たな参加予定者情報を追加登録する、登録参加予定者情報を変更する、又は登録参加予定者情報を削除する等の処理を行う。
更に、情報管理部１０６は、資料情報記憶部１０５３に記憶された登録資料情報へ新たな資料情報を新規登録する、登録資料情報を変更する、又は登録資料情報を削除する等の処理を行う。
【００４５】
先ず、情報管理部１０６が上記「情報登録の指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６は、情報登録の指示と共に、上記登録情報を受けると、該登録情報を情報記憶部１０５の上記各記憶部に登録可能か否かを判定する。
即ち、情報管理部１０６は、「情報登録の指示」と共に、上記登録情報を受けると、該登録情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報を検索し、当該開催日時に既に他の会議が登録されているか否かを判定する。
【００４６】
そして、情報管理部１０６は、上記開催日時に他の会議の開催予定が登録されていないと判定すると、先ず、図７に示すような新たな資料情報を生成し、資料情報記憶部１０５３に該資料情報を新規登録する。
ここで、情報管理部１０６は、登録資料情報に基づいて１つの「資料」に対して１つの「資料識別情報」を生成し、かつ同じ会議の「資料」に対し、１つの「会議識別情報」を生成する。
【００４７】
次に、情報管理部１０６は、上記登録情報に含まれる「主催者」、「参加予定者」、「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」、「通知時刻」と、上記生成した「会議識別情報」及び各「資料識別情報」とに基づいて、図５に示すような新たな会議情報を生成し、会議情報記憶部１０５１に該会議情報を新規登録する。
【００４８】
更に、情報管理部１０６は、上記登録情報に含まれる会議の各「参加予定者（参加予定者（名）、メールアドレス、個人ＩＤ）」に基づいて、図６に示すように、会議毎の新たな参加予定者情報を生成し、参加予定者情報記憶部１０５２に該参加予定者情報を新規登録する。
【００４９】
そして、情報管理部１０６は、情報記憶部１０５の上記各記憶部に各種情報を新規登録すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「開催通知メールの生成」を指示すると共に、上記新規登録した会議情報及び参加予定者情報を転送する。
【００５０】
一方、情報管理部１０６は、上記開催日時に他の会議の開催予定が登録されていると判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「開催日時変更要通知メールの生成」を指示する。
【００５１】
次に、情報管理部１０６が「資料出力要の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６は、「資料出力要の登録指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６は、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、上記回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠」、「資料要否」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」の各項目を該回答情報に含まれる「各種チェック項目」に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が未処理であることを示す「未」の値を設定する。
【００５２】
情報管理部１０６は、上記「印刷状況」の項目に「未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６は、上記検索した「資料」に当該「登録参加予定者情報」を付与し、制御部１０１を介して画像データ生成部１０９に該「資料」を転送する。
【００５３】
次に、情報管理部１０６が上記「資料出力不要の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６は、上記「資料出力不要の登録指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６は、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、上記回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠」、「資料要否」の各項目を該回答情報に含まれる「各種チェック項目」に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が不要であることを示す「−」の値を設定する。
ここで、情報管理部１０６は、当該登録参加予定者情報を変更する際に、上記回答情報に含まれない「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」の各項目に「−」の値を設定する。
【００５４】
次に、情報管理部１０６が後述する「資料出力完了の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６は、「資料出力完了の登録指示」と共に、「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」を受けると、該「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「印刷状況」の項目の値を「未」から「済」に変更する。
【００５５】
次に、情報管理部１０６が後述する「参加予定者の検索指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６は、「参加予定者の検索指示」と共に、「個人ＩＤ」を受けると、該「個人ＩＤ」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定情報が存在するか否かを判定する。
【００５６】
そして、情報管理部１０６は、当該参加予定者情報が存在すると判定すると、該登録参加予定者情報の「会議識別情報」に基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該登録会議情報を制御部１０１を介して照合判定部１１３に転送する。
【００５７】
一方、情報管理部１０６は、当該登録参加予定者情報が存在しないと判定すると、「該当個人ＩＤ無し信号」を生成し、該信号を制御部１０１を介して照合判定部１１３に転送する。
【００５８】
次に、情報管理部１０６の後述する「登録情報の削除」処理時の制御構成について説明する。
【００５９】
情報管理部１０６は、計時部１０７の計時する現在時刻に基づき、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報の「開催日」及び「終了時刻」を検索し、現在時刻に該当する「終了時刻」が存在する場合には、「管理期限切れ」と判定する。
そして、情報管理部１０６は、「管理期限切れ」と判定すると、当該会議にかかる各種情報を情報記憶部１０５の各記憶部から削除する。
【００６０】
一方、情報管理部１０６は、上記現在時刻に該当する「終了時刻」が存在しない場合には、参加予定者情報記憶部１０５２に記憶された各会議の登録参加予定者情報の「印刷状況」の値が「済」又は「−」のいずれかになると、当該会議の参加予定者全員から「開催通知に対する返答メール」を受信した、又は入力表示部１１２を介して印刷出力の指示を受けたので、「当該資料に対する管理終了」と判定する。
そして、情報管理部１０６は、「当該資料に対する管理終了」と判定すると、情報記憶部１０５の各記憶部から、当該会議にかかる各種情報を削除する。
【００６１】
計時部１０７は、時間を計測し、通信部１０２に該時刻を通知する部分である。
【００６２】
通知メール生成部１０８は、上位装置３００へ送信するための各種メールを生成する部分である。
即ち、通知メール生成部１０８は、上記「登録記入もれ通知メール」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された会議登録指示メール４０の記載内容に不備がある旨を示すメッセージを含む「会議登録指示メール」４０に対する返答メール（登録記入もれ通知メール）を生成する。
通知メール生成部１０８は、上記「登録記入もれ通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００６３】
一方、通知メール生成部１０８は、上記「開催日時変更要通知メール」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された登録依頼を受けた会議日時に既に他の会議が開催予定であるので、開催日時を変更する旨を示すメッセージを含む「会議登録指示メール」４０に対する返答メール（開催日時変更要通知メール）を生成する。
通知メール生成部１０８は、上記「開催日時変更要通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００６４】
また、通知メール生成部１０８は、上記「開催通知メールの生成」指示と共に会議情報及び参加予定者情報を受けると、これらの情報に基づいて、図３に示すような開催通知メール５０を生成する。
通知メール生成部１０８は、「開催通知メール」５０を生成すると、該メールに会議情報に含まれる通知時刻を付与し、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
ここで、開催通知メール５０は、ＲＯＭ１０３に予め記憶されたフォーマットを用いて生成される。
【００６５】
更に、通知メール生成部１０８は、上記「記載不備通知メールの生成」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された開催通知に対する返答メール６０の記載内容に不備がある旨を示すメッセージを含む「開催通知に対する返答メール」６０に対する返答メール（記載不備通知メール）を生成する。
通知メール生成部１０８は、上記「記載不備通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００６６】
画像データ生成部１０９は、「資料」を受けると、該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換して各ページの画像データを生成する部分である。
即ち、画像データ生成部１０９は、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該「登録参加予定者情報」に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する。
【００６７】
そして、画像データ生成部１０９は、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、各画像データを制御部１０１を介して印刷制御部１１０に転送する。
ここで、画像データ生成部１０９は、１ページ目の画像データに上記「登録参加予定者情報」に含まれる「参加予定者（名）」を示す画像を合成して生成する。
【００６８】
印刷制御部１１０は、プリンタエンジン１１１を制御して、画像データに基づく印刷処理を行う部分である。
即ち、印刷制御部１１０は、各ページの画像データを受ける毎に、プリンタエンジン１１１を制御して、該画像データに基づくトナー像を形成し、各用紙上に印刷する。
これにより、当該参加予定者の氏名が１ページ目に印字された配布資料が印刷出力される。
従って、上記した「開催通知に対する返答メール」６０、又は後述する印刷装置１００を操作して配布資料の印刷出力を指示した各参加予定者は、各配布資料の１ページ目に印字されている各名前に基づいて、間違わずに自分の指示したレイアウトの資料を入手することができる。
そして、印刷制御部１１０は、１つの資料を印刷し終えると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力完了の登録指示」を出力すると共に、上記画像データに付与されている「登録参加予定者情報」を転送する。
【００６９】
プリンタエンジン１１１は、実際に印刷を行う機構（メカニカル）部分である。このプリンタエンジン１１１は、給紙やドラムへの帯電、レーザの照射、トナーの塗布、用紙への転写、定着など、実際に用紙にトナーを定着させるなど、物理的な印刷工程そのものを担当する。
【００７０】
次に、参加予定者が印刷装置１００の入力表示部１１２を操作して、会議の配布資料を該装置に印刷出力させる場合の制御構成について説明する。
【００７１】
図８は、本発明に係る実施例１の基本画面７０の表示例を示す図である。
入力表示部１１２は、図８に示すように、後述する各種画面を表示するためのタッチパネルディスプレイ１１２１と、０〜９までの各数字に対応するボタン群１１２２と、「スタート」ボタン１１２３と、「キャンセル」ボタン１１２４とから構成される。
【００７２】
そして、入力表示部１１２は、印刷装置１００本体に装着された図示しない電源スイッチがＯＮにされると、制御部１０１の制御に基づいて、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図８に示すような、基本画面７０を表示する。
【００７３】
基本画面７０は、図８に示すように、会議の配布資料の印刷処理を指示するための「会議資料印刷」ボタン７１と、印刷装置１００の図示しない原稿載置台に載置した原稿に基づく通常印刷処理を指示するための「通常印刷」ボタン７２と、両ボタンのいずれか一方を選択する旨を通知するためのメッセージ７３とを含む。
【００７４】
図９は、本発明に係る実施例１の個人ＩＤ入力画面８０の表示例を示す図である。
ユーザが、上記基本画面７０を参照し、「会議資料印刷」ボタン７１を押下すると、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図９に示すような、個人ＩＤ入力画面８０を表示する。
個人ＩＤ入力画面８０は、図９に示すように、入力した個人ＩＤを伏せて表示するためのＩＤテキストボックス８１と、入力した個人ＩＤを決定付けるための「ＯＫ」ボタン８２と、処理をキャンセルするための「キャンセル」ボタン８３と、個人ＩＤの入力を促すためのメッセージ８４とを含む。
この個人ＩＤは、図９に示す各種ボタン群１１２２に含まれる０〜９の各数値ボタンの押下に基づき入力される。
【００７５】
図１０は、本発明に係る実施例１の資料選択画面９０の表示例を示す図である。
ユーザが上記個人ＩＤ入力画面８０を参照し、自己の個人ＩＤを上記各数値ボタンを押下して入力し、「ＯＫ」ボタン８２を押下すると、制御部１０１は、該入力された「個人ＩＤ」を照合判定部１１３に転送する。
その後、制御部１０１を介して照合判定部１１３から上記「個人ＩＤ」が参加予定者のＩＤであるとする照合一致の判定結果と共に、登録会議情報を受けると、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１０に示すような、「資料選択画面」９０を表示する。
資料選択画面９０は、図１０に示すように、会議の開催日時及び開催場所を表示するための会議情報テキストボックス９１と、該会議で配布する資料の印刷を指示するための「ＯＫ」ボタン９２と、処理をキャンセルするための「キャンセル」ボタン９３と、資料の印刷指示を促すためのメッセージ９４とを含む。
会議情報テキストボックス９１に表示される会議の開催日時及び開催場所は、制御部１０１の制御により、情報管理部１０６が会議情報記憶部１０５１に記憶された当該ユーザに該当する登録会議情報を検索した結果に基づく。
【００７６】
一方、照合判定部１１３から照合不一致の判定結果を受けると、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、「入力された個人ＩＤに該当する会議資料が存在しない」旨を示すメッセージを含む図示しない照合不一致通知画面を表示する。
上記照合不一致通知画面は、制御部１０１の制御に基づき、予め設定された一定時間のみタッチパネルディスプレイ１１２１上に表示される。その後、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に再び基本画面７０を表示する。
【００７７】
図１１は、本発明に係る実施例１のレイアウト選択画面１０００の表示例を示す図である。
ユーザが上記資料選択画面９０を参照し、「ＯＫ」ボタン９２を押下すると、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１１に示すような、「レイアウト選択画面」１０００を表示する。
レイアウト選択画面１０００は、図１１に示すように、印刷出力される配布資料のレイアウトを選択するためのレイアウト選択ボックス１００１と、選択されたレイアウトを決定するための「ＯＫ」ボタン１００２と、処理をキャンセルするための「キャンセル」ボタン１００３と、レイアウトの選択を促すためのメッセージ１００４とを含む。
このレイアウト選択ボックス１００１は、図１１に示すように、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」の各項目を選択可能な構成になっている。
ここで、レイアウト選択ボックス１００１には、図１１に示すように、初期設定値として、「カラー」の項目には「カラー」の値がアクティブに設定され、「両面印刷」の項目には「片面印刷」の値がアクティブに設定され、「Ｎ−ｕｐ」の項目には「１」の値がアクティブに設定されている。
【００７８】
図１２は、本発明に係る実施例１の資料出力確認画面１１００の表示例を示す図である。
ユーザが上記レイアウト選択画面１０００を参照し、レイアウト選択ボックス１００１から各種項目について各値を選択し、「ＯＫ」ボタン１００２を押下すると、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１２に示すような、「資料出力確認画面」１１００を表示する。
資料出力確認画面１１００は、図１２に示すように、上記選択されたレイアウト情報の確認を促し、かつ「スタート」ボタン１１２３の押下を促すメッセージ１１０１と、レイアウト選択画面１０００に戻るための「戻る」ボタン１１０２とを含む。
ユーザが上記「スタート」ボタン１１２３を押下すると、制御部１０１は、情報管理部１０６に、「資料出力要の登録」を指示すると共に、上記入力された「個人ＩＤ」及び上記登録会議情報の「会議識別情報」を転送する。
【００７９】
照合判定部１１３は、上記入力された「個人ＩＤ」が参加予定者情報記憶部１０５２に記憶された登録参加予定者情報に登録されているか否かに基づいて、該個人ＩＤの照合が一致するか、又は不一致であるかを判定する部分である。
即ち、照合判定部１１３は、上記ユーザによりＩＤテキストボックス８１に「個人ＩＤ」が入力された後、「ＯＫ」ボタン８２が押下されると、制御部１０１を介して、情報管理部１０６に「参加予定者の検索を指示」すると共に、該個人ＩＤを転送する。
【００８０】
そして、照合判定部１１３は、制御部１０１を介して情報管理部１０６から上記「個人ＩＤ」のユーザが参加予定の登録会議情報を受けると、照合一致と判定する。照合判定部１１３は、照合一致と判定すると、制御部１０１を介して入力表示部１１２に「照合一致」の判定結果と共に、取得した登録会議情報を転送する。
【００８１】
一方、照合判定部１１３は、制御部１０１を介して情報管理部１０６から上記「該当個人ＩＤ無し信号」を受けると、照合不一致と判定する。照合判定部１１３は、照合不一致と判定すると、制御部１０１を介して入力表示部１１２に「照合不一致」の判定結果を転送する。
【００８２】
＜実施例１の動作＞
図１３は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の会議登録指示メール４０受信時の処理動作を示すフローチャートである。
先ず、印刷装置１００における「会議登録指示メール」４０の受信時の処理動作について、図１３を用いて詳細に説明を行う。
【００８３】
印刷装置１００のメール送受信部１０２１は、上位装置３００から「会議登録指示メール」を受信すると（ステップＳ１０１）、該メールを制御部１０１を介してメール解析部１０４に転送する。
【００８４】
メール解析部１０４は、受信メールを受けると、該メールの「Ｔｉｔｌｅ」が「会議登録」なので、該メールが「会議登録指示メール」４０であると解析する。
そして、メール解析部１０４は、受信メールが「会議登録指示メール」４０であると解析すると、図２に示すように、該メールに記載されている「Ｆｒｏｍ（主催者のメールアドレス）：Ｘ  ＜ｘｘｘ＠ｎｅ．ｊｐ＞」４３と、会議の「開催日：２００９／８／２５」４４と、「開始時刻：９:００」４５と、「終了時刻：１０:３０」４６と、「参加予定者：Ａ  ＜ａａａ＠ｎｅ．ｊｐ＞  ＡＡＡ、Ｂ  ＜ｂｂｂ＠ｎｅ．ｊｐ＞  ＢＢＢ、Ｃ  ＜ｃｃｃ＠ｎｅ．ｊｐ＞  ＣＣＣ、  Ｄ  ＜ｄｄｄ＠ｎｅ．ｊｐ＞  ＤＤＤ」４７と、「通知時刻：８:４５」４８と、「資料：会議資料１．ｄｏｃ、会議資料２．ｄｏｃ」４９との各種項目から成る登録情報を抽出する（ステップＳ１０２）。
【００８５】
次に、メール解析部１０４は、上記登録情報の全ての項目に情報が入力されている場合には、「登録指示記入もれ無し」と判定する（ステップＳ１０３）。
そして、メール解析部１０４は、「登録指示記入もれ無し」と判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「情報登録を指示」すると共に、抽出した登録情報を転送する。
【００８６】
一方、メール解析部１０４は、上記登録情報のいずれかの項目に情報が入力されていない（ＮＵＬＬ）場合には、「登録指示記入もれ有り」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「登録指示記入もれ有り」と判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「登録記入もれ通知メールの生成」を指示する。
【００８７】
通知メール生成部１０８は、上記「登録記入もれ通知メール」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された会議登録指示メール４０の記載内容に不備がある旨を示すメッセージを含む「会議登録指示メール」４０に対する返答メール（登録記入もれ通知メール）を生成する（ステップＳ１０４）。
通知メール生成部１０８は、上記「登録記入もれ通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００８８】
通信部１０２は、上記「登録記入もれ通知メール」を受けると、メール送受信部１０２１を用いて該メールを上位装置３００へ送信する（ステップＳ１０５）。
【００８９】
情報管理部１０６は、「情報登録の指示」と共に、上記登録情報を受けると、該情報に含まれる会議の「開催日（２００９／８／２５）」、「開始時刻（９:００）」、「終了時刻（１０:３０）」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報を検索し、当該開催日時に既に他の会議が登録されているか否かを判定する（ステップＳ１０６）。
【００９０】
そして、情報管理部１０６は、上記開催日時に他の会議の開催予定が登録されていないと判定すると、先ず、図７に示すような新たな資料情報を生成し、資料情報記憶部１０５３に該資料情報を新規登録する。
この時、情報管理部１０６は、登録資料情報に基づいて各「資料（会議資料１．ｄｏｃ、会議資料２．ｄｏｃ）」に対して各「資料識別情報（Ｒ１、Ｒ２）」を生成し、かつ同じ会議の「資料（Ｒ１、Ｒ２）」に対し、１つの「会議識別情報（１２３）」を生成する。
【００９１】
次に、情報管理部１０６は、上記登録情報に含まれる会議の「主催者（Ｘ）」、「参加予定者（名）（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ）」、「開催日（２００９／８／２５）」、「開始時刻（９:００）」、「終了時刻（１０:３０）」、「通知時刻（８:４５）」と、上記生成した「会議識別情報（１２３）」、各「資料識別情報（Ｒ１、Ｒ２）」とに基づいて、図５に示すような新たな会議情報を生成し、会議情報記憶部１０５１に該会議情報を新規登録する。
【００９２】
更に、情報管理部１０６は、上記登録情報に含まれる会議の各「参加予定者名（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ）」と、「（各参加予定者の）メールアドレス（ａａａ＠ｎｅ．ｊｐ、ｂｂｂ＠ｎｅ．ｊｐ、ｃｃｃ＠ｎｅ．ｊｐ、ｄｄｄ＠ｎｅ．ｊｐ）」と、「（各参加予定者の）個人ＩＤ（１９８２、２８７３、３７６４、４６５３）」に基づいて、図６に示すように、会議毎の新たな参加予定者情報を生成し、参加予定者情報記憶部１０５２に該参加予定者情報を新規登録する（ステップＳ１０７）。
【００９３】
そして、情報管理部１０６は、情報記憶部１０５の上記各記憶部に各種情報を新規登録すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「開催通知メールの生成」を指示すると共に、上記新規登録した会議情報及び参加予定者情報とを転送する。
【００９４】
通知メール生成部１０８は、上記「開催通知メールの生成」指示と共に会議情報及び参加予定者情報を受けると、これらの情報に基づいて、図３に示すような開催通知メール５０を生成する（ステップＳ１０８）。
そして、通知メール生成部１０８は、上記「開催通知メール」を生成すると、該メールに通知時刻情報（８:４５）を付与し、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００９５】
通信部１０２は、上記「開催通知メール」を受けると、該メールを送信予定メール記憶部１０２２に記憶する（ステップＳ１０９）。
【００９６】
一方、情報管理部１０６は、上記開催日時に他の会議の開催予定が登録されていると判定すると、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「開催日時変更要通知メールの生成」を指示する。
【００９７】
通知メール生成部１０８は、上記「開催日時変更要通知メール」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された登録依頼を受けた会議日時に既に他の会議が開催予定であるので、開催日時を変更する旨を示すメッセージを含む「会議登録指示メール」４０に対する返答メール（開催日時変更要通知メール）を生成する（ステップＳ１１０）。
通知メール生成部１０８は、上記「開催日時変更要通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【００９８】
通信部１０２は、上記「開催日時変更要通知メール」を受けると、メール送受信部１０２１を用いて該メールを上位装置３００へ送信する（ステップＳ１１１）。
【００９９】
図１４は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の開催通知メール５０送信時の処理動作を示すフローチャートである。
次に、印刷装置１００における「開催通知メール」５０の送信時の処理動作について、図１４を用いて詳細に説明を行う。
【０１００】
印刷装置１００の通信部１０２は、送信予定メール記憶部１０２２に「開催通知メール」５０が記憶されている場合（ステップＳ２０１）、該メールに付与された通知時刻が計時部１０７が計時する現在時刻であると（ステップＳ２０２）、該メールを上位装置３００へ送信する（ステップＳ２０３）。
【０１０１】
図１５は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の開催通知に対する返答メール６０受信時の処理動作を示すフローチャートである。
次に、印刷装置１００における「開催通知に対する返答メール」６０の受信時の処理動作について、図１５を用いて詳細に説明を行う。
【０１０２】
印刷装置１００の通信部１０２は、メール送受信部１０２１を用いて上位装置３００からメールを受信すると、該メールを制御部１０１を介してメール解析部１０４に転送する。
【０１０３】
メール解析部１０４は、メールの「Ｔｉｔｌｅ」が「Ｒｅ：開催通知」の場合には、該メールが「開催通知に対する返答メール」６０であると解析する（ステップＳ３０１）。
そして、メール解析部１０４は、受信メールが「開催通知に対する返答メール」６０であると解析すると、「Ｆｒｏｍ（Ａ＜ａａａ＠ｎｅ．ｊｐ＞）」６３と、会議の「開催日（２００９／８／２５）」６４２と、「開始時刻（９:００）」６４３と、「終了時刻（１０:３０）」６４４と、「各種チェック項目」６４６を抽出する（ステップＳ３０２）。
【０１０４】
次に、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」、又は「欠席」のいずれのチェックボックスにマークがあるか否かを解析し、「出席」にマークがある場合には（ステップＳ３０３）、「資料要否」項目６４６２を解析する。
【０１０５】
一方、メール解析部１０４は、「欠席」にマークがある場合には（ステップＳ３０４）、資料の「印刷出力が不要」であると判定する。
そして、メール解析部１０４は、資料の「印刷出力が不要」であると判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力不要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０から抽出した「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（欠席）」項目６４６１とから成る回答情報転送する。
このとき、「出欠」項目６４６１の「欠席」のチェックボックスにマークをした場合には、「資料要否」項目６４６２及び「レイアウト」項目６４６３の各チェックボックスへのマークの入力は無効となる。
【０１０６】
情報管理部１０６は、上記「資料出力不要の登録指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６は、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、上記回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠」、「資料要否」の各項目を該回答情報に含まれる「各種チェック項目」に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が不要であることを示す「−」の値を設定する（ステップＳ３０５）。
このとき、情報管理部１０６は、当該登録参加予定者情報を変更する際に、上記回答情報に含まれない「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」の各項目に「−」の値を設定する。
【０１０７】
また、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」及び「欠席」のいずれのチェックボックスにもマークが無い場合には、「返答内容に記載不備あり」と判定し、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「記載不備通知メールの生成」を指示する。
【０１０８】
通知メール生成部１０８は、上記「記載不備通知メール」の生成の指示を受けると、ＲＯＭ１０３に予め記憶された開催通知に対する返答メール６０の記載内容に不備がある旨を示すメッセージを含む「開催通知に対する返答メール」６０に対する返答メール（記載不備通知メール）を生成する（ステップＳ３０６）。
通知メール生成部１０８は、上記「記載不備通知メール」を生成すると、制御部１０１を介して通信部１０２に該メールを転送する。
【０１０９】
通信部１０２は、上記「記載不備通知メール」を受けると、メール送受信部１０２１を用いて該メールを上位装置３００へ送信する（ステップＳ３０７）。
【０１１０】
次に、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」にマークがあり、かつ「資料要否」項目６４６２の「要」にマークがあると解析した場合には（ステップＳ３０８）、「レイアウト」項目６４６３を解析する。
【０１１１】
そして、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に含まれる「カラー」項目６４６３１、「両面印刷」項目６４６３２、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３の全項目にマークがされている場合には（ステップＳ３０９）、「返答内容に記載不備なし」と判定する。
そして、メール解析部１０４は、「返答内容に記載不備なし」と判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力要の登録」を指示すると共に、該「開催通知に対する返答メール」６０から抽出した「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３とから成る回答情報を転送する。
【０１１２】
情報管理部１０６は、上記「資料出力要の登録指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６は、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、上記回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠」、「資料要否」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」の各項目を上記返答結果情報に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が未処理であることを示す「未」の値を設定する（ステップＳ３１０）。
【０１１３】
情報管理部１０６は、上記「印刷状況」の項目に「未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６は、上記検索した「資料」に当該「登録参加予定者情報」を付与し、制御部１０１を介して画像データ生成部１０９に該「資料」を転送する（ステップＳ３１１）。
【０１１４】
画像データ生成部１０９は、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該登録参加予定者情報に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する。
【０１１５】
そして、画像データ生成部１０９は、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、各画像データを制御部１０１を介して印刷制御部１１０に転送する。
このとき、画像データ生成部１０９は、１ページ目の画像データに上記「登録参加予定者情報」に含まれる「参加予定者（名）」を示す画像を合成して生成する。（ステップＳ３１２）。
【０１１６】
印刷制御部１１０は、各ページの画像データを受ける毎に、プリンタエンジン１１１を制御して、該画像データに基づくトナー像を形成し、各用紙上に印刷する（ステップＳ３１３）。
これにより、当該参加予定者の氏名が１ページ目に印字された配布資料が印刷出力される。
そして、印刷制御部１１０は、１つの資料を印刷し終えると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力完了の登録指示」を出力すると共に、上記画像データに付与されている「登録参加予定者情報」を転送する。
【０１１７】
情報管理部１０６は、「資料出力完了の登録指示」と共に、「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」を受けると、該「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「印刷状況」の項目の値を「未」から「済」に変更する（ステップＳ３１４）。
【０１１８】
また、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に含まれる「カラー」項目６４６３１、「両面印刷」項目６４６３２、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３のいずれの項目にもマークがされていない場合には、制御部１０１の制御により、ＲＯＭ１０３に予め設定された「基本レイアウト情報」に基づいて、例えば「カラー」項目６４６３１に「カラー」、「両面印刷」項目６４６３２に「片面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」項目６４６３３に「１」を自動設定する（ステップＳ３１５）。
そして、メール解析部１０４は、「レイアウト」項目６４６３に「基本レイアウト情報」を自動設定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０から抽出した「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、上記自動設定した「レイアウト」項目６４６３とから成る回答情報を転送する。
同様に、「レイアウト」項目６４６３に含まれる、いずれかの項目にマークがされていない場合には、上記「基本レイアウト情報」に基づく値が当該項目に自動設定される。
【０１１９】
一方、メール解析部１０４は、「出欠」項目６４６１の「出席」にマークがあり、かつ「資料要否」項目６４６２の「不要」にマークがあると解析した場合には（ステップＳ３１６）、配布資料の「印刷出力が不要」であると判定する。
そして、メール解析部１０４は、「印刷出力が不要」であると判定すると、制御部１０１を介して情報管理部１０６に「資料出力不要の登録」を指示すると共に、該「開催通知に対する返答メール」６０から抽出した「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（不要）」項目６４６２とから成る回答情報を転送する。
【０１２０】
情報管理部１０６は、上記「資料出力不要の登録指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６は、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、上記回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠（出席）」、「資料要否（資料不要）」の各項目を該回答情報に含まれる「各種チェック項目」に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が不要であることを示す「−」の値を設定する（ステップＳ３１７）。
【０１２１】
また、メール解析部１０４は、「資料要否」項目６４６２の「要」及び「不要」のいずれのチェックボックスにもマークが無い場合には、「返答内容に記載不備あり」と判定し、制御部１０１を介して通知メール生成部１０８に「記載不備通知メールの生成」を指示する。
【０１２２】
図１６は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の入力表示部１１２を介した資料出力要求受付時の動作を示すフローチャートである。
次に、印刷装置１００の入力表示部１１２を介した操作に基づく資料の印刷処理動作について、図１６を用いて詳細に説明を行う。
【０１２３】
印刷装置１００の入力表示部１１２は、装置本体に装着された図示しない電源スイッチがＯＮにされると、制御部１０１の制御に基づいて、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図８に示すような、基本画面７０を含む、複数の画面を表示する（ステップＳ４０１）。
【０１２４】
ユーザが、図８に示すような、上記基本画面７０を参照し、「会議資料印刷」ボタン７１を押下すると（ステップＳ４０２）、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図９に示すような、個人ＩＤ入力画面８０を表示する（ステップＳ４０３）。
【０１２５】
一方、ユーザが「通常印刷」ボタン７２を押下すると、印刷装置１００の図示しない原稿載置台に載置された原稿に基づく印刷処理を行う（ステップＳ４０４）。
【０１２６】
ユーザが上記個人ＩＤ入力画面８０を参照し、自己の個人ＩＤを上記各数値ボタンを押下して入力し、「ＯＫ」ボタン８２を押下すると（ステップＳ４０５）、制御部１０１は、該入力された「個人ＩＤ」を照合判定部１１３に転送する。
【０１２７】
照合判定部１１３は、上記「個人ＩＤ」を受けると、制御部１０１を介して、情報管理部１０６に「参加予定者の検索を指示」すると共に、該個人ＩＤを転送する。
【０１２８】
情報管理部１０６は、「参加予定者の検索指示」と共に、「個人ＩＤ」を受けると、該「個人ＩＤ」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２を検索し、当該登録参加予定情報が存在するか否かを判定する。
【０１２９】
そして、情報管理部１０６は、当該参加予定者情報が存在すると判定すると、該登録参加予定者情報の「会議識別情報」に基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該登録会議情報を制御部１０１を介して照合判定部１１３に転送する。
【０１３０】
そして、照合判定部１１３は、制御部１０１を介して情報管理部１０６から上記「個人ＩＤ」のユーザが参加予定の登録会議情報を受けると、照合一致と判定する（ステップＳ４０６）。
照合判定部１１３は、照合一致と判定すると、制御部１０１を介して入力表示部１１２に「照合一致」の判定結果と共に、取得した登録会議情報を転送する。
入力表示部１１２は、「照合一致」の判定結果と共に、登録会議情報を受けると、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１０に示すような、資料選択画面９０を表示する（ステップＳ４０７）。
【０１３１】
一方、情報管理部１０６は、当該登録参加予定者情報が存在しないと判定すると、「該当個人ＩＤ無し信号」を生成し、該信号を制御部１０１を介して照合判定部１１３に転送する。
【０１３２】
照合判定部１１３は、制御部１０１を介して情報管理部１０６から上記「該当個人ＩＤ無し信号」を受けると、照合不一致と判定する。
そして、照合判定部１１３は、照合不一致と判定すると、制御部１０１を介して入力表示部１１２に「照合一致」の判定結果を転送する。
入力表示部１１２は、「照合不一致」の判定結果を受けると、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、上記した図示しない照合不一致通知画面を表示させる（ステップＳ４０８）。
【０１３３】
ユーザが上記資料選択画面９０を参照し、「ＯＫ」ボタン９２を押下すると（ステップＳ４０９）、入力表示部１１２は、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１１に示すような、「レイアウト選択画面」１０００を表示する（ステップＳ４１０）。
【０１３４】
ユーザが上記レイアウト選択画面１０００を参照し、レイアウト選択ボックス１００１から各種項目について各値を選択し、「ＯＫ」ボタン１００２を押下すると（ステップＳ４１１）、入力表示部１１２は、制御部１０１の制御に基づき、タッチパネルディスプレイ１１２１上に、図１２に示すような、「資料出力確認画面」１１００を表示する（ステップＳ４１２）。
ユーザが上記「スタート」ボタン１１２３を押下すると（ステップＳ４１３）、制御部１０１は、情報管理部１０６に、「資料出力要の登録」を指示すると共に、上記入力された「個人ＩＤ」及び上記登録会議情報の「会議識別情報」を転送する。
ステップＳ４１４〜Ｓ４１８の動作は、上記したステップＳ３１０〜Ｓ３１４の動作と同じである。
【０１３５】
図１７は、本発明に係る実施例１の印刷装置１００の各種登録情報削除時の動作を示すフローチャートである。
次に、印刷装置１００の情報記憶部１０５に記憶された各種登録情報を削除する場合の処理動作について、図１７を用いて詳細に説明を行う。
【０１３６】
情報管理部１０６は、計時部１０７の計時する現在時刻に基づき、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報の「開催日」及び「終了時刻」を検索し、現在時刻に該当する「終了時刻」が存在する場合には（ステップＳ５０１）、管理期限が切れたと判定する。
そして、情報管理部１０６は、管理期限が切れたと判定すると、当該会議にかかる各種情報を各記憶部から削除する（ステップＳ５０２）。
【０１３７】
一方、情報管理部１０６は、上記現在時刻に該当する「終了時刻」が存在しない場合には、参加予定者情報記憶部１０５２に記憶された各会議の登録参加予定者情報の「印刷状況」の値が「済」又は「−」のいずれかになると、当該会議の参加予定者全員から「開催通知に対する返答メール」を受信した、又は入力表示部１１２を介して印刷出力の指示を受けたので、「当該資料に対する管理終了」と判定する（ステップＳ５０３）。
そして、情報管理部１０６は、「当該資料に対する管理終了」と判定すると、情報記憶部１０５の各記憶部から、当該会議にかかる各種情報を削除する。
【０１３８】
＜実施例１の効果＞
本実施例１の印刷装置１００は、会議の主催者が操作する上位装置３００から「会議登録指示メール」４０を受信すると、該メールに基づき生成した「会議情報」、「参加予定者情報」、「資料情報」を情報記憶部１０５に記憶する。そして、印刷装置１００は、上記登録に該当する会議の開催間近になると、「開催通知メール」５０を該会議の参加予定者が操作する各上位装置１００に送信する。その後、印刷装置１００は、各上位装置３００から「開催通知に対する返答メール」６０を受信し、該メールの記載に基づき、会議に参加し、かつ資料を要求する参加予定者に対してのみ、該予定者の名前が１ページ目に印字された配布資料を印刷出力する。これにより、印刷装置１００では、会議に参加し、かつ資料を必要とする参加予定者に対してのみ資料を出力することが可能となる。
【実施例２】
【０１３９】
＜実施例２の構成＞
本発明の実施例２の印刷装置１００ａは、実施例１における開催通知メール５０の代わりに、各参加予定者に会議の資料を印刷出力する印刷装置を選択させるための「印刷装置選択」項目５４６４を追加した開催通知メール５０ａ（図１９参照）を上位装置３００へ送信する構成に変更したものである。
【０１４０】
また、印刷装置１００ａは、実施例１における開催通知に対する返答メール６０の代わりに、上記開催通知メール５０ａに対する返答として、「印刷装置選択」項目６４６４を含む開催通知に対する返答メール６０ａを上位装置３００から受信する構成に変更したものである。
【０１４１】
更に、印刷装置１００ａは、上記開催通知に対する返答メール６０ａの「印刷装置選択」項目６４６４の「その他の印刷装置」にチェックマークがされ、かつ後述する「ＩＰアドレステキストボックス６４６４１にその他の印刷装置のＩＰアドレスが記入されている場合には、該ＩＰアドレスに該当するその他の印刷装置４００（図１８参照）宛に画像データ生成部１０９ａが生成した資料に基づく画像データを送信する構成に変更したものである。
尚、本実施例において、実施例１と同一の構成については同一の符号で示し、これらについての詳しい説明を省略する。
【０１４２】
図１８は、本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの制御構成を示すブロック図である。
本発明の実施例２の印刷装置１００ａは、図１８に示すように、ネットワーク２００を介して上位装置３００と、その他の印刷装置４００とに接続されている。ところで、説明を簡便に行うべく、図１８には上位装置３００及びその他の印刷装置４００が各々１台づつ示されているが、ネットワーク２００にはこれら各装置と同様の機能を有する多数の上位装置及びその他の印刷装置が接続されている。
【０１４３】
印刷装置１００ａは、図１８に示すように、装置全体を制御する制御部１０１ａと、ネットワーク２００を介して接続する上位装置３００及びその他の印刷装置４００と通信するための通信部１０２ａと、各種プログラムを記憶するためのＲＯＭ１０３ａと、メール解析部１０４ａと、情報記憶部１０５ａと、情報管理部１０６ａと、計時部１０７と、通知メール生成部１０８ａと、画像データ生成部１０９ａと、印刷制御部１１０と、プリンタエンジン１１１と、各種ボタン及びタッチパネルディスプレイなどから成る入力表示部１１２と、照合判定部１１３とから構成される。
【０１４４】
通信部１０２ａは、図１８に示すように、メール送受信部１０２１ａと、送信予定メール記憶部１０２２と、印刷装置１００ａからその他の印刷装置４００へ画像データを送信するための画像データ送信部１０２３とを備える。
【０１４５】
メール送受信部１０２１ａは、送信予定メール記憶部１０２２に後述する「開催通知メール」５０ａが記憶されている場合、該メールに付与された通知時刻が計時部１０７が計時する現在時刻であると、該メールを上位装置３００へ送信する。
そして、メール送受信部１０２１ａは、上位装置３００から後述する「開催通知に対する返答メール」６０ａを受信すると、該メールを制御部１０１ａを介してメール解析部１０４ａに転送する。
【０１４６】
画像データ送信部１０２３は、制御部１０１ａから後述する「画像データ転送指示」と共に、資料に基づく画像データを受けると、該画像データをその他の印刷装置４００へ送信する。
そして、画像データ送信部１０２３は、画像データを送信すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａへ画像データの転送完了の登録」を指示する。
尚、通信部１０２ａのその他の構成は、実施例１の通信部１０２の構成と同じである。
【０１４７】
ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３ａは、制御部１０１ａが印刷装置１００ａの各部を制御するために用いる各種プログラムを記憶するための部分である。
また、ＲＯＭ１０３ａは、上記「開催通知メール」５０ａ等の、各種通知メールのフォーマットを記憶するための部分である。
【０１４８】
図１９は、本発明に係る実施例２の開催通知メール５０ａの構成の一例を示す図である。
次に、印刷装置１００ａから上位装置３００へ送信される開催通知メール５０ａの構成について、図１９を用いて説明する。
開催通知メール５０ａは、印刷装置１００ａから会議の参加予定者が操作する複数の上位装置３００に対し、会議に参加するか否か、かつ参加する場合には配布資料が必要か否か、資料を印刷出力する印刷装置は会議室の装置か又はその他の装置かを問い合わせ、該問い合わせに対し返答させるために用いるメールである。
この開催通知メール５０ａは、図１９に示すように、メールのタイトル名を示す「Ｔｉｔｌｅ（開催通知）」５１と、メールの宛先を示す「Ｔｏ（全ての参加予定者のメールアドレス）」５２と、メールの送信元を示す「Ｆｒｏｍ（印刷装置１００ａのメールアドレス）」５３と、本文の構成要素となる「開催通知の詳細」５４ａとから構成される。
【０１４９】
「開催通知の詳細」５４ａは、図１９に示すように、本文のタイトルを示す「開催通知」５４１と、会議の「開催日」５４２と、「開始時刻」５４３と、「終了時刻」５４４と、「会議室名」５４５と、「各種チェック項目」５４６ａとから構成される。
【０１５０】
「各種チェック項目」５４６ａは、図１９に示すように、「出欠」項目５４６１と、「資料要否」項目５４６２と、「レイアウト」項目５４６３と、配布資料の印刷出力先を会議室の印刷装置１００ａにするか又はその他の印刷装置４００にするかを選択させるための「印刷装置選択」項目５４６４とから構成される。
【０１５１】
「印刷装置選択」項目５４６４は、図１９に示すように、各参加予定者に、会議室の印刷装置１００ａを選択させる、又はその他の印刷装置４００を選択させるための各チェックボックスから構成される。
そして、「印刷装置選択」項目５４６４は、「その他の印刷装置」を選択した場合には、該印刷装置の「ＩＰアドレス」を入力させるための「ＩＰアドレステキストボックス」５４６４１を有する。
尚、開催通知メール５０ａのその他の構成は、実施例１の開催通知メール５０の構成と同じである。
本実施例では、その他の印刷装置４００を指定するために「ＩＰアドレス」を入力する構成にしたが、これに限らず、予めネットワーク２００を介して接続されている各「その他の印刷装置」４００のデータを取得し、各装置をリスト化して選択させる構成にしてもよい。
【０１５２】
図２０は、本発明に係る実施例２の開催通知に対する返答メール６０ａの構成の一例を示す図である。
次に、上位装置３００から印刷装置１００ａへ送信される開催通知に対する返答メール６０ａの構成について、図２０を用いて説明する。
開催通知に対する返答メール６０ａは、上記開催通知メール５０ａに対する返答として、上位装置３００から印刷装置１００ａに対し送信するメールである。
この開催通知に対する返答メール６０ａは、図２０に示すように、メールのタイトル名を示す「Ｔｉｔｌｅ（Ｒｅ：開催通知）」６１と、メールの宛先を示す「Ｔｏ（印刷装置１００ａのメールアドレス）」６２と、メールの送信元を示す「Ｆｒｏｍ（ある会議の参加予定者のメールアドレス）」６３と、本文の構成要素となる「開催通知に対する返答の詳細」６４ａとから構成される。
【０１５３】
「開催通知に対する返答の詳細」６４ａは、図２０に示すように、「開催通知」６４１と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「会議室名」６４５と、「各種チェック項目」６４６ａとから構成される。
【０１５４】
「各種チェック項目」６４６ａは、図２０に示すように、「出欠」項目６４６１と、「資料要否」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３と、「印刷装置選択」項目６４６４とから構成される。
【０１５５】
「印刷装置選択」項目６４６４は、図１９に示すように、資料を印刷出力する印刷装置として、会議室の印刷装置１００ａを選択する、又はその他の印刷装置４００を選択するかの選択結果から構成される。
そして、「印刷装置選択」項目６４６４は、「その他の印刷装置」が選択された場合には、該印刷装置の「ＩＰアドレス」の入力結果を示す「ＩＰアドレステキストボックス」６４６４１から構成される。
尚、開催通知に対する返答メール６０ａのその他の構成は、実施例１の開催通知に対する返答メール６０の構成と同じである。
【０１５６】
メール解析部１０４ａは、受信したメールの「Ｔｉｔｌｅ」が「Ｒｅ：開催通知」の場合には、該メールが「開催通知に対する返答メール」６０ａであると解析する。
そして、メール解析部１０４ａは、受信メールが「開催通知に対する返答メール」６０ａであると解析すると、「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「各種チェック項目」６４６ａを抽出する。
【０１５７】
次に、メール解析部１０４ａは、「各種チェック項目」６４６ａの各種チェック項目にチェックの不備があるか否かを解析する。
即ち、メール解析部１０４ａは、「出欠」項目６４６１、「資料要否」項目６４６２、「レイアウト」項目６４６３を解析し、これら各項目に記載不備が無い場合には、「各種チェック項目」６４６ａを解析する。
【０１５８】
メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４の「会議室の印刷装置」のチェックボックスにマークが有る場合には、「返答内容に記載不備なし、かつ資料印刷」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備なし、かつ資料印刷」と判定すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａに「資料出力要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０ａの「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３に含まれる各項目の値と、「印刷装置選択（会議室の印刷装置）」項目６４６４とから成る回答情報を転送する。
【０１５９】
一方、メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４の「その他の印刷装置」のチェックボックスにマークが有り、かつ「ＩＰアドレステキストボックス」に「ＩＰアドレスが入力されている場合には、「返答内容に記載不備なし、かつ資料転送」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備なし、かつ資料転送」と判定すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａに「画像データ転送要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０ａの「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３に含まれる各項目の値と、「印刷装置選択（その他の印刷装置、ＩＰアドレス）」項目６４６４とから成る回答情報を転送する。
【０１６０】
また、メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４のいずれのチェックボックスにもマークがされていない、又は「その他の印刷装置」のチェックボックスにマークがされているが、「ＩＰアドレステキストボックス」に「ＩＰアドレス」が入力されていない場合には、「返答内容に不備あり」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備あり」と判定すると、制御部１０１ａ介して通知メール生成部１０８ａに「記載不備通知メールの生成を指示」する。
尚、メール解析部１０４ａのその他の構成は、実施例１のメール解析部１０４の構成と同じである。
【０１６１】
情報記憶部１０５ａは、図１８に示すように、会議情報記憶部１０５１と、参加予定者情報記憶部１０５２ａと、資料情報記憶部１０５３とから構成される。
【０１６２】
図２１は、本発明に係る実施例２の参加予定者情報記憶部１０５２ａの構成の一例を示す図である。
参加予定者情報記憶部１０５２ａは、図２１に示すように、「会議識別情報」と、参加予定者の「参加予定者名」、「メールアドレス」、「個人ＩＤ」と、開催通知に対する返答メールに対応する「出欠」、「資料要否」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」、「印刷装置選択」と、配布資料の印刷状況を示す「印刷出力状況」とから構成される「登録参加予定者情報」を記憶する部分である。
尚、情報記憶部１０５ａのその他の構成は、実施例１の情報記憶部１０５の構成と同じである。
【０１６３】
情報管理部１０６ａは、情報記憶部１０５ａを構成する会議情報記憶部１０５１と、参加予定者情報記憶部１０５２ａと、資料情報記憶部１０５３とを管理する部分である。
即ち、情報管理部１０６ａは、参加予定者情報記憶部１０５２ａに記憶された登録参加予定者情報へ新たな参加予定者情報を追加登録する、登録参加予定者情報を変更する、又は登録参加予定者情報を削除する等の処理を行う。
【０１６４】
次に、情報管理部１０６ａが上記「資料出力要の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６ａは、上記「資料出力要の指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６ａは、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠（出席）」、「資料要否（要）」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」、「印刷装置選択（会議室の印刷装置）の各項目を上記回答情報に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が未処理であることを示す「未」の値を設定する。
【０１６５】
情報管理部１０６ａは、上記「印刷状況」の項目に「未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６ａは、上記検索した「資料」に当該「登録会議識別情報」を付与し、制御部１０１ａを介して画像データ生成部１０９ａに「資料印刷を指示」すると共に、該「資料」を転送する。
【０１６６】
次に、情報管理部１０６ａが上記「画像データ転送要の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６ａは、上記「資料転送要の指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６ａは、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠（出席）」、「資料要否（要）」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」、「印刷装置選択（その他のプリンタ、ＩＰアドレス）の各項目を上記回答情報に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目をその他の印刷装置への画像データの転送が未処理であることを示す「画像データ転送未」の値を設定する。
【０１６７】
情報管理部１０６ａは、上記「印刷状況」の項目に「画像データ転送未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６ａは、上記検索した「資料」に当該「登録会議識別情報」を付与し、制御部１０１ａを介して画像データ生成部１０９ａに「画像データの転送」を指示すると共に、該「資料」を転送する。
【０１６８】
次に、情報管理部１０６ａが後述する「画像データ転送完了の登録指示」を受けた場合の制御構成について説明する。
情報管理部１０６ａは、「資料出力完了の登録指示」と共に、「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」を受けると、該「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「印刷状況」の項目の値を「画像データ転送未」から「画像データ転送済」に変更する。
【０１６９】
次に、情報管理部１０６ａが後述する「登録情報の削除」処理時の制御構成について説明する。
情報管理部１０６ａは、計時部１０７の計時する現在時刻に基づき、会議情報記憶部１０５１に記憶された登録会議情報の「開催日」及び「終了時刻」を検索し、現在時刻に該当する「終了時刻」が存在する場合には、管理期限が切れたと判定する。
そして、情報管理部１０６ａは、管理期限が切れたと判定すると、当該会議にかかる各種情報を各記憶部から削除する。
【０１７０】
一方、情報管理部１０６ａは、上記現在時刻に該当する「終了時刻」が存在しない場合、参加予定者情報記憶部１０５２ａに記憶された各会議の登録参加予定者情報の「印刷状況」の値が「済」、「画像データ転送済」、又は「−」のいずれかになると、当該会議の参加予定者全員から「開催通知に対する返答メール」を受信した、又は入力表示部１１２を介して印刷出力の指示を受けたので、「当該資料の管理終了」と判定する。
そして、情報管理部１０６ａは、「当該資料の管理終了」と判定すると、情報記憶部１０５ａの各記憶部から、当該会議にかかる各種情報を削除する。
尚、情報管理部１０６ａのその他の構成は、実施例１の情報管理部１０６の構成と同じである。
【０１７１】
画像データ生成部１０９ａは、「資料印刷」、又は「画像データ転送」の指示と共に「資料」を受けると、該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換して各ページの画像データを生成する部分である。
即ち、画像データ生成部１０９ａは、「資料出力」の指示と共に、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該登録参加予定者情報に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する。
【０１７２】
そして、画像データ生成部１０９ａは、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、各画像データを制御部１０１ａを介して印刷制御部１１０に転送する。
【０１７３】
一方、画像データ生成部１０９ａは、「画像データ転送」の指示と共に、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該参加予定者情報に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該配布資料情報（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する。
【０１７４】
そして、画像データ生成部１０９ａは、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、各画像データを「画像データ転送の指示」と共に、制御部１０１ａを介して通信部１０２ａに転送する。
【０１７５】
尚、印刷装置１００ａのその他の構成は、実施例１の印刷装置１００の構成と同じである。
【０１７６】
＜実施例２の動作＞
実施例２の印刷装置１００ａの会議登録指示メール４０ａ受信時の動作は、実施例１の印刷装置１００の会議登録指示メール４０受信時の動作と、各メールのフォームが異なることを除いて同じであるため、説明を割愛する。
【０１７７】
図２２は、本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの開催通知に対する返答メール６０ａ受信時の処理動作を示すフローチャート（その１）である。また、図２３は、本発明に係る実施例２の印刷装置１００ａの開催通知に対する返答メール６０ａ受信時の処理動作を示すフローチャート（その２）である。
次に、印刷装置１００ａにおける「開催通知に対する返答メール」６０の受信時の処理動作について、図２２及び図２３を用いて詳細に説明を行う。
【０１７８】
印刷装置１００ａの通信部１０２ａは、メール送受信部１０２１ａを用いて上位装置３００からメールを受信すると、該メールを制御部１０１ａを介してメール解析部１０４ａに転送する。
【０１７９】
メール解析部１０４ａは、受信したメールの「Ｔｉｔｌｅ」が「Ｒｅ：開催通知」の場合には、該メールが「開催通知に対する返答メール」６０ａであると解析する（ステップＳ６０１）。
そして、メール解析部１０４ａは、受信メールが「開催通知に対する返答メール」６０ａであると解析すると、「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「各種チェック項目」６４６ａを抽出する（ステップＳ６０２）。
【０１８０】
実施例２のステップＳ６０３〜Ｓ６０９の動作は、実施例１のステップＳ３０３〜Ｓ３０９の動作と同じである。
【０１８１】
次に、メール解析部１０４ａは、「各種チェック項目」６４６ａの「出欠」項目６４６１、「資料要否」項目６４６２、「レイアウト」項目６４６３を解析し、これら各項目に記載不備が無い場合には、「各種チェック項目」６４６ａを解析する。
メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４の「会議室の印刷装置」のチェックボックスにマークが有る場合には（ステップＳ６１０）、「返答内容に記載不備なし、かつ資料印刷」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備なし、かつ資料印刷」と判定すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａに「資料出力要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０ａの「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３に含まれる各項目の値と、「印刷装置選択（会議室の印刷装置）」項目６４６４とから成る回答情報を転送する。
【０１８２】
情報管理部１０６ａは、上記「資料出力要の指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６ａは、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠（出席）」、「資料要否（要）」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」、「プリンタ選択（会議室の印刷装置）の各項目を上記回答情報に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目を印刷処理が未処理であることを示す「未」の値を設定する（ステップＳ６１１）。
【０１８３】
一方、メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４の「その他の印刷装置」のチェックボックスにマークが有り（ステップＳ６１２）、かつ「ＩＰアドレステキストボックス」に「ＩＰアドレスが入力されている場合には（ステップＳ６１３）、「返答内容に記載不備なし、かつ資料転送」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備なし、かつ資料転送」と判定すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａに「画像データ転送要の登録」を指示すると共に、「開催通知に対する返答メール」６０ａの「Ｆｒｏｍ」６３と、会議の「開催日」６４２と、「開始時刻」６４３と、「終了時刻」６４４と、「出欠（出席）」項目６４６１と、「資料要否（要）」項目６４６２と、「レイアウト」項目６４６３に含まれる各項目の値と、「印刷装置選択（その他の印刷装置、ＩＰアドレス）」項目６４６４とから成る回答情報を転送する。
【０１８４】
情報管理部１０６ａは、上記「資料転送要の指示」と共に、上記回答情報を受けると、先ず、該回答情報に含まれる会議の「開催日」、「開始時刻」、「終了時刻」とに基づいて、会議情報記憶部１０５１を検索し、当該会議の「会議識別情報」を検索する。
そして、情報管理部１０６ａは、上記「会議識別情報」を検索すると、該会議識別情報と、回答情報に含まれる「Ｆｒｏｍ」とに基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「出欠（出席）」、「資料要否（要）」、「カラー」、「両面印刷」、「Ｎ−ｕｐ」、「プリンタ選択（その他のプリンタ、ＩＰアドレス）の各項目を上記回答情報に基づいて変更し、かつ「印刷状況」の項目をその他の印刷装置への画像データの転送が未処理であることを示す「画像データ転送未」の値を設定する（ステップＳ６１４）。
【０１８５】
また、メール解析部１０４ａは、「印刷装置選択」項目６４６４のいずれのチェックボックスにもマークがされていない、又は「その他の印刷装置」のチェックボックスにマークがされているが、「ＩＰアドレステキストボックス」に「ＩＰアドレス」が入力されていない場合には、「返答内容に不備あり」と判定する。
そして、メール解析部１０４ａは、「返答内容に記載不備あり」と判定すると、制御部１０１ａ介して通知メール生成部１０８ａに「記載不備通知メールの生成を指示」する。
【０１８６】
実施例２のステップＳ６１５〜Ｓ６１７の動作は、実施例１のステップＳ３１５〜Ｓ３１７の動作と同じである。
【０１８７】
情報管理部１０６ａは、上記「印刷状況」の項目に「未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６ａは、上記検索した「資料」に当該「登録会議識別情報」を付与し、制御部１０１ａを介して画像データ生成部１０９ａに「資料印刷を指示」すると共に、該「資料」を転送する（ステップＳ６１８）。
【０１８８】
一方、情報管理部１０６ａは、上記「印刷状況」の項目に「画像データ転送未」の値を設定すると、当該「会議識別情報」に基づいて資料情報記憶部１０５３から当該会議の「資料」（実データ）を検索する。
その後、情報管理部１０６ａは、上記検索した「資料」に当該「登録会議識別情報」を付与し、制御部１０１ａを介して画像データ生成部１０９ａに「画像データの転送」を指示すると共に、該「資料」を転送する。
【０１８９】
画像データ生成部１０９ａは、「資料出力」の指示と共に、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該登録参加予定者情報に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該資料（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する（ステップＳ６１９）。
【０１９０】
そして、画像データ生成部１０９ａは、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、「資料出力」の指示に基づいて（ステップＳ６２０）、各画像データを制御部１０１ａを介して印刷制御部１１０に転送する。
【０１９１】
実施例２のステップＳ６２１、Ｓ６２２の動作は、実施例１のステップＳ３１３、３１４の動作と同じである。
【０１９２】
一方、画像データ生成部１０９ａは、「画像データ転送」の指示と共に、当該「登録参加予定者情報」が付与された「資料」を受けると、該参加予定者情報に付与されたレイアウト情報の各項目（カラー、両面印刷、Ｎ−ｕｐ）の各値に基づいて該配布資料情報（印刷データ）の各ページをラスタライズ変換し、各ページの画像データを生成する。
【０１９３】
そして、画像データ生成部１０９ａは、各ページの画像データを生成すると、各画像データに「登録参加予定者情報」を付与し、各画像データを「画像データ転送の指示」と共に、制御部１０１ａを介して通信部１０２ａに転送する。
【０１９４】
通信部１０２ａは、「画像データ転送指示」と共に、資料に基づく画像データを受けると、画像データ送信部１０２３を用いて、該画像データをＩＰアドレスに該当するその他の印刷装置４００へ送信する（ステップＳ６２３）。
そして、画像データ送信部１０２３は、画像データを送信すると、制御部１０１ａを介して情報管理部１０６ａへ「画像データの転送完了の登録」を指示する。
【０１９５】
情報管理部１０６ａは、「資料出力完了の登録指示」と共に、「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」を受けると、該「会議識別情報」及び「参加予定者（名）」に基づいて参加予定者情報記憶部１０５２ａを検索し、当該登録参加予定者情報の「印刷状況」の項目の値を「画像データ転送未」から「画像データ転送済」に変更する（ステップＳ６２４）。
【０１９６】
実施例２の印刷装置１００ａの入力表示部１１２を介した資料出力要求受付時の動作は、実施例１の印刷装置１００の入力表示部１１２を介した資料出力要求受付時の動作と、図２１に示す参加予定者情報記憶部１０５２ａに記憶された登録参加予定者情報の「印刷装置選択」項目に「会議室の印刷装置」の値が入力されることを除いて同じであるため、説明を割愛する。
【０１９７】
実施例２の印刷装置１００ａの管理情報削除時の動作は、実施例１の印刷装置１００の管理情報削除時の動作と、参加予定者情報記憶部１０５２ａに記憶された各会議の登録参加予定者情報の「印刷状況」の値が「済」、「画像データ転送済」、又は「−」のいずれかになると、当該会議にかかる各種情報を削除することを除いて同じであるため、説明を割愛する。
【０１９８】
＜実施例２の効果＞
本実施例２の印刷装置１００ａは、開催通知メール５０ａに、資料の印刷出力を行う印刷装置を選択させるための「印刷装置選択」項目５４６４を追加したので、会議に参加する参加予定者は、会議室に行く前に、配布資料を入手することができる。これにより、参加予定者は、会議が開催される前に、配布資料を参照することができ、各参加予定者の利便性を向上することが可能となる。
【０１９９】
実施例１及び実施例２では、印刷装置１００、１００ａと、上位装置３００とが各種メールを送受信する構成にしたが、これに限らず、印刷装置にネットワークを介してサーバを接続させ、該サーバが上位装置３００と各種メールを送受信し、かつ情報記憶部１０５（１０５ａ）と、情報管理部１０６（１０６ａ）とを該サーバが有する構成にしてもよい。
【０２００】
また、上記構成において、サーバの代わりにネットワークに会議予約システムを接続してもよい。
【産業上の利用可能性】
【０２０１】
前記した実施例では、本発明を印刷装置として説明したが、これに限る必要はなく、例えば印刷機能及びプリンタ機能を有する複合機（ＭＦＰ）にも適用可能である。
【符号の説明】
【０２０２】
１００  印刷装置
１０１  制御部
１０２  通信部
１０２１  メール送受信部
１０２２  送信予定メール記憶部
１０２３  画像データ送信部
１０４  メール解析部
１０５  情報記憶部
１０５１  会議情報記憶部
１０５２  参加予定者情報記憶部
１０５３  資料情報記憶部
１０６  情報管理部
１０７  計時部
１０８  通知メール生成部
１０９  画像データ生成部
１１０  印刷制御部
１１１  プリンタエンジン
１１２  入力表示部
１１３  照合判定部
【図１】
2011227806.tif 000003
【図２】
2011227806.tif 000004
【図３】
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【図４】
2011227806.tif 000006
【図５】
2011227806.tif 000007
【図６】
2011227806.tif 000008
【図７】
2011227806.tif 000009
【図８】
2011227806.tif 000010
【図９】
2011227806.tif 000011
【図１０】
2011227806.tif 000012
【図１１】
2011227806.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
2011227806.tif 000015
【図１４】
2011227806.tif 000016
【図１５】
2011227806.tif 000017
【図１６】
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【図１７】
2011227806.tif 000019
【図１８】
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【図１９】
2011227806.tif 000021
【図２０】
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【図２１】
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【図２２】
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【図２３】
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