(57)【要約】【課題】立替経費精算システムにおいて、従業員によって立替えられた経費を、事務作業量を軽減しつつ、迅速かつ正確に従業員に支払うことができるようにする。【解決手段】立替経費精算システム１は、サーバ２と申請用コンピュータ３と承認用コンピュータ４と現金支払機５と通信端末６を備える。申請用コンピュータ３は、従業員によって、立替経費の精算を申請するための申請データが入力される。承認用コンピュータ４は、承認者によって、申請データが承認されたか否かについての承認データが入力される。サーバ２は、承認データが入力されたことに応じて、通信端末６に通知メールを送信する。現金支払機５は、通知メールを受信した従業員によって社員コード及びパスワードが入力されたことに応じて、立替経費に相当する紙幣又は硬貨を出金する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
従業員によって立替経費に関するデータが申請データとして入力される申請用端末と、前記申請データに基づいて立替経費の支払いを認めるか否かのデータが承認データとして入力される承認用端末と、紙幣又は硬貨を出金する現金支払機と、前記申請データと、前記承認データと、前記社員コードと、前記パスワードとを関連付けて記憶するサーバと、を備え、
前記申請用端末、前記承認用端末、前記現金支払機、及び前記サーバは、電気通信回線を介して互いに接続され、
前記現金支払機は、従業員の社員コード及びパスワードが入力されると、該社員コード及び該パスワードを前記サーバに送信し、
前記サーバは、受信した前記社員コード及び前記パスワードに関連付けられた前記承認データが、立替経費の支払いを認めるデータであるとき、該申請データに基づいて立替経費に相当する金額を前記現金支払機に送信し、
前記現金支払機は、受信した前記金額に相当する紙幣又は硬貨を出金することを特徴とする立替経費精算システム。
【請求項２】
前記サーバは、前記社員コードと従業員に保持される通信端末のメールアドレスとを関連付けて記憶し、前記承認用端末に前記承認データが入力されたことに応じて、該承認データに関連付けられた前記社員コードに基づいて該メールアドレスを特定し、該メールアドレスに該承認データが入力されたことを通知する通知メールを送信することを特徴とする請求項１に記載の立替経費精算システム。
【請求項３】
前記申請用端末、前記承認用端末、又は前記通信端末は、コンピュータ、携帯電話、又は通信機能を備える携帯音楽プレーヤー若しくはカーナビゲーションシステムであることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の立替経費精算システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、従業員が立替払いした経費の支払いを承認者が承認したことに応じて、迅速かつ簡便に経費を従業員に支払うことができる立替経費精算システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従業員が出張する場合、一旦、従業員が交通費や宿泊費などの経費を立替払いし、後日、上司や経理担当者などによる立替経費の承認を受けた後、会社から現金が支払われることによって立替経費が精算されることが広く行われている。立替経費の精算は、事務作業の効率化を図るためにコンピュータを用いて行われることが多い。しかしながら、コンピュータによって行われる処理は、従業員が立替えた経費の精算を申請する処理や、上司や経理担当者がこの申請を承認する処理であり、会社から経費を従業員に支払う処理は手作業によって行われる例が多く見受けられる。具体的には、経理担当者が、従業員に支払うべき現金を勘定し、封筒に入れて手渡している。この作業は、経理担当者にとって大きな負担であるとともに、迅速に従業員に経費を支払うことができないという問題があった。また、経理担当者による現金の数え間違いが生じるという問題があった。
【０００３】
そこで、社内の仮払いや精算に伴う出金処理を効率化するために、仮払いや精算処理を行う社内のシステムと金融機関のデータシステムとがオンラインで接続される技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
しかしながら、特許文献１に示される技術においては、従業員は、会社が指定する金融機関に口座を開設しなければ経費の支払いを受けることができなかった。また、従業員は、経費の支払い申請が、承認者によって承認されたか否かを直ちに知ることができなかった。さらに、会社は、各従業員の口座に経費を振込まなければならないため、振込み手数料を負担しなければならないという問題があった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１０−１６２０８３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記の問題を解決するためになされたものであり、従業員は、立替経費の申請が承認者によって承認されたか否かを直ちに知ることができるとともに、経理担当者の事務負担を軽減し、さらには、金融機関への振込み手数料を支払うことなく、正確な金額を従業員に支払うことができる立替経費精算システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するために請求項１の発明は、従業員によって立替経費に関するデータが申請データとして入力される申請用端末と、申請データに基づいて立替経費の支払いを認めるか否かのデータが承認データとして入力される承認用端末と、紙幣又は硬貨を出金する現金支払機と、申請データと、承認データと、社員コードと、パスワードとを関連付けて記憶するサーバと、を備え、申請用端末、承認用端末、現金支払機、及びサーバは、電気通信回線を介して互いに接続され、現金支払機は、従業員の社員コード及びパスワードが入力されると、社員コード及びパスワードをサーバに送信し、サーバは、受信した社員コード及びパスワードに関連付けられた承認データが、立替経費の支払いを認めるデータであるとき、申請データに基づいて立替経費に相当する金額を現金支払機に送信し、現金支払機は、受信した金額に相当する紙幣又は硬貨を出金するものである。
【０００８】
請求項２の発明は、請求項１に記載の発明において、サーバは、社員コードと従業員に保持される通信端末のメールアドレスとを関連付けて記憶し、承認用端末に承認データが入力されたことに応じて、承認データに関連付けられた社員コードに基づいてメールアドレスを特定し、メールアドレスに承認データが入力されたことを通知する通知メールを送信するものである。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項１又は請求項２に記載の発明において、申請用端末、承認用端末、又は通信端末は、コンピュータ、携帯電話、又は通信機能を備える携帯音楽プレーヤー若しくはカーナビゲーションシステムである。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１の発明によれば、立替経費精算システムは、申請用端末に入力された申請データに基づいて、承認データが承認用端末に入力されることにより、迅速に立替経費の承認を行うことができる。また、現金支払機は、入力された社員コード及びパスワードに関連付けられた承認データが、立替経費の支払いを認めるデータであるとき、立替経費に相当する紙幣又は硬貨を出金する。これにより、立替経費精算システムは、事務作業量を軽減することができ、銀行振込み手数料などの費用を負担することなく、迅速かつ正確に立替経費を精算することができる。
【００１１】
請求項２の発明によれば、サーバは、承認用端末に承認データが入力されたことに応じて、通信端末のメールアドレスに申請データが入力されたことを通知する通知メールを送信する。従業員は、通信端末において通知メールを確認することにより、承認データが入力されたことを早期に知ることができる。
【００１２】
請求項３の発明によれば、申請用端末、承認用端末、又は通信端末は、コンピュータ、携帯電話、カーナビゲーションシステム、又は携帯音楽プレーヤーであるため、従業員又は承認者は、社内だけでなく社外においても立替経費精算システムを利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施形態に係る立替経費精算システムの構成図。
【図２】上記立替経費精算システムのサーバに保持される精算マスタの構成図。
【図３】上記立替経費精算システムの申請用コンピュータに表示される申請画面の一例を示す図。
【図４】上記立替経費精算システムの承認用コンピュータに表示される承認画面の一例を示す図。
【図５】上記立替経費精算システムの現金支払機に表示される支払画面の一例を示す図。
【図６】上記立替経費精算システムにおける精算処理のフローチャート。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
本発明の実施形態に係る立替経費精算システムについて図面を参照して説明する。図１は本実施形態に係る立替経費精算システム１の構成を示す。立替経費精算システム１は、サーバ２と、立替経費の精算を申請するための申請データが入力される申請用コンピュータ３（申請用端末）と、申請された立替経費の精算を承認するか否かの承認データが入力される承認用コンピュータ４（承認用端末）と、現金を出金する現金支払機５と、サーバ２から送信されたメールを受信する通信端末６とを備える。サーバ２、申請用コンピュータ３、承認用コンピュータ４、及び現金支払機５は、ＬＡＮ７によって互いに接続され、ＬＡＮ７は、インターネット８を介して通信端末６に接続されている。ここで、通信端末６は、インターネット８と無線９で接続可能な携帯電話６ａ、携帯音楽プレーヤー６ｂ、又はカーナビゲーションシステム６ｃであり、従業員に所持されているものとする。
【００１５】
サーバ２は、データが入力されるキーボード２ａと、データを表示するモニタ２ｂと、データを送受信するためにＬＡＮ７に接続される接続装置２ｃと、サーバ２全体を制御するＣＰＵ２ｄと、精算マスタ１０を記憶する記憶部２ｅとを備える。精算マスタ１０は、立替経費の精算に必要なデータを保持する。
【００１６】
申請用コンピュータ３は、申請データが入力されるキーボード３ａと、申請データが入力されるための画面を表示するモニタ３ｂと、申請データをサーバ２に送信するためにＬＡＮ７に接続される接続装置３ｃと、申請用コンピュータ３全体を制御するＣＰＵ３ｄとを備える。ここで、申請用コンピュータ３は、立替経費の精算を申請する従業員によって使用される。
【００１７】
承認用コンピュータ４は、承認データが入力されるキーボード４ａと、承認データが入力されるための画面を表示するモニタ４ｂと、申請データ又は承認データをサーバ２に送受信するためにＬＡＮ７に接続される接続装置４ｃと、承認用コンピュータ４全体を制御するＣＰＵ４ｄとを備える。ここで、承認用コンピュータ４は、立替経費の精算を承認する承認者によって使用される。
【００１８】
現金支払機５は、従業員によって社員コード及びパスワードが入力されるタッチパネル式のモニタ５ａと、バーコードを読み取るバーコードリーダー５ｂと、立替経費を従業員に支払うために紙幣を出金する紙幣出金口５ｃと、同様に硬貨を出金する硬貨出金口５ｄとを備える。また、現金支払機５は、データをサーバ２に送受信するためにＬＡＮ７に接続されている。バーコードリーダー５ｂは、社員証に印刷されたバーコードを読み取ることにより社員コードを認識する。
【００１９】
次に、立替経費精算システム１の動作について説明する。申請用コンピュータ３は、キーボード３ａに申請データが入力されたこと応じて、申請データをサーバ２に送信する。サーバ２は、申請用コンピュータ３から受信した申請データを精算マスタ１０に保持させる。承認用コンピュータ４は、精算マスタ１０に保持された申請データを受信することにより、申請データをモニタ４ｂに表示させる。このとき、承認者は、申請データを参照することによって申請データを承認するか否かを判断する。承認用コンピュータ４は、キーボード４ａに承認データが入力されたこと応じて、承認データをサーバ２に送信する。
【００２０】
サーバ２は、承認用コンピュータ４から受信した承認データを精算マスタ１０に保持させるとともに、承認データの内容を通知する通知メールを携帯電話６ａ、携帯音楽プレーヤー６ｂ、又はカーナビゲーションシステム６ｃに送信する。従業員は、通知メールを確認することにより、申請データが承認された否かを早期に知ることができる。現金支払機５は、入力された社員コード及びパスワードに関連付けられた承認データが立替経費の支払いを認めるデータであるとき、紙幣出金口５ｃ又は硬貨出金口５ｄから立替経費に相当する金額の紙幣又は硬貨を出金する。ここで、現金支払機５は、モニタ５ａに社員コードが入力されるか、バーコードリーダー５ｂにバーコードが印刷された社員証がかざされることにより、社員コードを認識する。また、現金支払機５は、モニタ５ａにパスワードが入力されることにより、パスワードを認識する。このように、現金支払機５が立替経費に相当する紙幣又は硬貨を出金することにより、立替経費精算システム１は、銀行振込み手数料などの費用を負担することなく、迅速かつ正確に立替経費を精算することができる。
【００２１】
図２はサーバに保持される精算マスタ１０の構成を示す。精算マスタ１０は、各従業員に割り当てられた社員コードと、各従業員の氏名と、各従業員が立替経費精算システム１を使用する際に必要となるパスワードと、各従業員のメールアドレスと、申請データと、承認データと、立替経費が従業員に支払われたか否かを示す支払済フラグとを関連付けて記憶する。精算マスタ１０は、社員コードを保持する社員コード項目１０ａと、氏名を保持する氏名項目１０ｂと、パスワードを保持するパスワード項目１０ｃと、メールアドレスを保持するメールアドレス項目１０ｄと、申請データを保持する申請データ項目１０ｅと、承認データを保持する承認データ項目１０ｆと、支払済フラグを保持する支払済フラグ項目１０ｇを有する。
【００２２】
申請データ項目１０ｅは、従業員が経費を立替えた年月日を保持する立替日と、立替経費の種類を保持する経費区分と、立替経費の内容又は目的地を保持する経費内容と、立替経費に関する補足情報を保持する摘要と、立替経費の金額を保持する申請金額とを保持する。ここで、社員コード項目１０ａは、例えば、社員コード「６３２５」を保持する。社員コード「６３２５」に関連付けられた氏名項目１０ｂ、パスワード項目１０ｃ、及びメールアドレス項目１０ｄは、それぞれ氏名「大阪  花子」、パスワード「１７２３」、メールアドレス「ｏｓａｋａ＠ｘｘｘ．ｊｐ」を保持する。これは、社員コードが「６３２５」である従業員の氏名が「大阪  花子」であり、立替経費精算システム１における従業員のパスワードが「１７２３」であり、従業員のメールアドレスが「ｏｓａｋａ＠ｘｘｘ．ｊｐ」であることを示している。サーバ２は、社員コードが「６３２５」である従業員に対してメールを送信するとき、メールアドレス項目１０ｄを参照することにより、メールアドレス「ｏｓａｋａ＠ｘｘｘ．ｊｐ」に宛ててメールを送信することが可能となる。ここで、メールアドレス「ｏｓａｋａ＠ｘｘｘ．ｊｐ」は、例えば、携帯電話６ａ、携帯音楽プレーヤー６ｂ、又はカーナビゲーションシステム６ｃなどの通信端末６のメールアドレスとする。
【００２３】
社員コード「６３２５」に関連付けられた申請データ項目１０ｅは、申請データとして、立替日「２０１０年３月２３日」、経費区分「交通費」、経費内容「大阪支店〜東京本社」、摘要「新幹線代」、申請金額「１４，０５０円」を保持している。また、社員コード「６３２５」に関連付けられた承認データ項目１０ｆは、承認データ「可」を保持している。これは、申請データが承認者によって既に承認されていることを示す。一方、承認者によって申請データが否認された場合は、承認データ項目１０ｆは、承認データ「否」を保持する。さらに、社員コード「６３２５」に関連付けられた支払済フラグ項目１０ｇは、支払済フラグ「未」を保持している。これは、申請された立替経費が未だ従業員に支払われていないことを示す。一方、既に立替経費を従業員に支払っている場合は、支払済フラグ項目１０ｇは、支払済フラグ「済」を保持する。
【００２４】
図３はモニタ３ｂに表示される申請画面１１を示す。申請画面１１は、従業員が申請用コンピュータ３に申請データを入力するとき、モニタ３ｂに表示される画面である。申請画面１１は、立替日が入力される立替日入力窓１１ａと、社員コードが入力される社員コード入力窓１１ｂと、社員コード入力窓１１ｂに社員コードが入力されたことに応じて氏名を表示する氏名表示窓１１ｃと、経費区分が入力される経費区分入力窓１１ｄと、経費内容が入力される経費内容入力窓１１ｅと、摘要が入力される摘要入力窓１１ｆと、申請金額が入力される申請金額入力窓１１ｇと、これらの入力内容を決定するための申請ボタン１１ｈとを表示する。
【００２５】
社員コード入力窓１１ｂに社員コードが入力されると、申請用コンピュータ３のＣＰＵ３ｄは、精算マスタ１０を参照することにより、社員コードに関連付けられた氏名を氏名表示窓１１ｃに表示させる。ＣＰＵ３ｄは、申請ボタン１１ｈが入力されたことに応じて、入力された立替日、社員コード、経費区分、経費内容、摘要、及び申請金額をサーバ２に送信する。サーバ２が立替日、社員コード、経費区分、経費内容、摘要、及び申請金額を受信すると、ＣＰＵ２は、精算マスタ１０の社員コード項目１０ａを参照し、受信した社員コードに一致する社員コードを特定する。ＣＰＵ２は、特定した社員コードに関連付けられた申請データ項目１０ｅに、受信した立替日、経費区分、経費内容、摘要、及び申請金額を保持させる。さらに、ＣＰＵ２は、保持させた申請データ項目１０ｅに関連付けられた承認データ項目１０ｆ及び支払済フラグ項目１０ｇに、それぞれ承認データ「未」及び支払済フラグ「未」を保持させる。これにより、精算マスタ１０は、従業員によって入力された申請データ、承認データ、及び支払済フラグを保持することができる。
【００２６】
図４はモニタ４ｂに表示される承認画面１２を示す。承認画面１２は、承認者が承認用コンピュータ４に承認データを入力するときにモニタ４ｂに表示される画面である。承認画面１２は、サーバ２によって自動的に割り当てられた番号を申請書番号として表示する申請書番号表示窓１２ａと、社員コードを表示する社員コード表示窓１２ｂと、氏名を表示する氏名表示窓１２ｃと、立替日を表示する立替日表示窓１２ｄと、経費区分を表示する経費区分表示窓１２ｅと、経費内容を表示する経費内容表示窓１２ｆと、摘要を表示する摘要表示窓１２ｇと、申請金額を表示する申請金額表示窓１２ｈと、表示された内容を承認するための承認ボタン１２ｉと、表示された内容を否認するための否認ボタン１２ｊとを表示する。
【００２７】
承認画面１２がモニタ４ｂに表示されるとき、承認用コンピュータ４のＣＰＵ４は、精算マスタ１０を参照し、承認データ項目１０ｆから承認データ「未」を特定する。ＣＰＵ４は、特定した承認データ「未」に関連付けられた社員コード、氏名、立替日、経費区分、経費内容、摘要、及び申請金額を精算マスタ１０から取得する。また、ＣＰＵ４は、サーバ２によって自動的に割り当てられた申請書番号を受信する。承認画面１２は、受信した申請書番号を申請書番号表示窓１２ａに表示する。また、承認画面１２は、取得された社員コード、氏名、立替日、経費区分、経費内容、摘要、及び申請金額を、それぞれ社員コード表示窓１２ｂ、氏名表示窓１２ｃ、立替日表示窓１２ｄ、経費区分表示窓１２ｅ、経費内容表示窓１２ｆ、摘要表示窓１２ｇ、及び申請金額表示窓１２ｈに表示する。承認者は、承認画面１２に表示された内容に基づいて、立替経費の精算を承認するか否認するかを決定する。承認者は、立替経費の精算を承認するとき承認ボタン１２ｉを押下し、否認するとき否認ボタン１２ｊを押下する。
【００２８】
承認ボタン１２ｉが押下されると、ＣＰＵ４は、社員コード表示窓１２ｂに表示されている社員コードと、承認されたことを示す承認データをサーバ２に送信する。サーバ２が社員コード及び承認データを受信すると、ＣＰＵ２は、精算マスタ１０の社員コード項目１０ａを参照する。ＣＰＵ２は、社員コード項目１０ａから受信した社員コードに一致する社員コードを特定する。ＣＰＵ２は、特定した社員コードに関連付けられた承認データ項目１０ｆに、承認データ「可」を保持させる。また、ＣＰＵ２は、特定した社員コードに関連付けられたメールアドレス項目１０ｄからメールアドレスを取得し、取得したメールアドレスに、立替経費の精算が承認されたことを通知する通知メールを送信する。従業員は、サーバ２からの通知メールを携帯電話６ａ、携帯音楽プレーヤー６ｂ、又はカーナビゲーションシステム６ｃで確認することにより、立替経費の精算が承認されたこといち早く知ることができる。なお、承認画面１２において否認ボタン１２ｊが押下されると、ＣＰＵ２は承認データ項目１０ｆに、承認データ「否」を保持させるとともに、所定のメールアドレスに立替経費の精算が否認されたことを通知する通知メールを送信する。
【００２９】
図５はモニタ５ａに表示される支払画面１３を示す。支払画面１３は、従業員が立替経費の支払いを受けるときにモニタ５ａに表示される画面である。支払画面１３は、従業員によって社員コードが入力される際に使用されるテンキー１３ａと、テンキー１３ａ又はバーコードリーダー５ｂを介して入力された社員コードを表示する社員コード表示窓１３ｂと、氏名を表示する氏名表示窓１３ｃと、パスワードが入力されるパスワード入力窓１３ｄと、社員コード又はパスワードを確定するための確定ボタン１３ｅとを表示する。
【００３０】
現金支払機５は、テンキー１３ａ又はバーコードリーダー５ｂを介して社員コードが入力されると、精算マスタ１０を参照することにより、入力された社員コードに関連付けられた氏名を取得し、氏名表示窓１３ｃに取得した氏名を表示させる。次に、現金支払機５は、パスワード入力窓１３ｄにパスワードが入力され、さらに確定ボタン１３ｅが押下されたことに応じて、精算マスタ１０を参照する。現金支払機５は、精算マスタ１０において、入力された社員コードとパスワードが関連付けられているとき、承認データ項目１０ｆ及び支払済フラグ項目１０ｇを参照する。現金支払機５は、承認データ項目１０ｆが承認データ「可」を保持し、かつ支払済フラグ項目１０ｇが支払済フラグ「未」を保持しているとき、申請データ項目１０ｅの申請金額を参照して申請金額を取得する。現金支払機５は、取得した申請金額に相当する紙幣又は硬貨を紙幣出金口５ｃ又は硬貨出金口５ｄから出金する。これにより、立替経費精算システム１は、銀行振込手数料を負担することなく、正確な金額を迅速に従業員に支払うことができる。
【００３１】
次に、立替経費精算システム１の動作フローについて説明する。図６は立替経費精算システムにより実行される精算処理のフローチャートを示す。申請用コンピュータ３のＣＰＵ３ｄは、申請画面１１をモニタ３ｂに表示させる（Ｓ１０１）。キーボード３ａを介して社員コード及び申請データが入力されると（Ｓ１０２）、ＣＰＵ３ｄは、入力された社員コード及び申請データをサーバ２に送信する（Ｓ１０３）。サーバ２が社員コード及び申請データを受信すると、サーバ２のＣＰＵ２は、受信した申請データを社員コードに関連付けて精算マスタ１０に保持させる（Ｓ１０４）。
【００３２】
次に、承認用コンピュータ４のＣＰＵ４ｄは、承認画面１２をモニタ４ｂに表示させるとともに（Ｓ１０５）、精算マスタ１０を参照する（Ｓ１０６）。このとき、ＣＰＵ４ｄは、承認データ項目１０ｆにおいて承認データ「未」を特定し、特定した承認データ「未」に関連付けられた申請データを承認画面１２に表示させる。これにより、承認画面１２は、未だ承認されていない申請データを表示することができる。承認画面１２において、承認者によって承認ボタン１２ｉ又は否認ボタン１２ｊが押下されることに承認データが入力されると（Ｓ１０７）、ＣＰＵ４ｄは、押下されたボタンに応じた承認データをサーバ２に送信する（Ｓ１０８）。サーバ２が承認データを受信すると、ＣＰＵ２は、受信した承認データを承認データ項目１０ｆに保持させる（Ｓ１０９）。これにより、承認用コンピュータ４は、承認データを精算マスタ１０に保持させることができる。
【００３３】
ＣＰＵ２は、承認データ項目１０ｆに保持させた承認データに関連付けられたメールアドレスに通知メールを送信する（Ｓ１１０）。ここで、通知メールは、携帯電話６ａに送信されるものとする。携帯電話６ａは、サーバ２から通知メールを受信する（Ｓ１１１）。従業員は、携帯電話６ａによって受信されたメールを確認することにより、申請データが承認又は否認されたことを知ることができる。従業員は、申請データが承認されたことを知らせる通知メールを確認すると、現金支払機５を操作する。現金支払機５のモニタ５ａは、支払画面１３を表示し（Ｓ１１２）、テンキー１３ａ又はバーコードリーダー５ｂを介して社員コードが入力され、テンキー１３ａを介してパスワードが入力される（Ｓ１１３）。
【００３４】
現金支払機５は、入力された社員コード及びパスワードをサーバ２に送信する（Ｓ１１４）。サーバ２が社員コード及びパスワードを受信すると、ＣＰＵ２は、精算マスタ１０を参照する（Ｓ１１５）。ＣＰＵ２は、受信した社員コードとパスワードが関連付けられているか否かと、受信した社員コードに関連付けられている支払済フラグ項目１０ｇが支払済フラグ「未」を保持しているか否かを確認する。社員コードとパスワードが関連付けられており、かつ、支払済フラグ項目１０ｇが支払済フラグ「未」を保持しているとき、ＣＰＵ２は、社員コード及びパスワードに関連付けられた申請金額を現金支払機５に送信する（Ｓ１１６）。
【００３５】
現金支払機５は、申請金額を受信したことに応じて、申請金額に相当する紙幣又は硬貨を紙幣出金口５ｃ又は硬貨出金口５ｄから出金する（Ｓ１１７）。これにより、会社は銀行振込手数料を負担することなく、正確かつ迅速に従業員に対して立替経費を支払うことができる。次に、現金支払機５は、支払済フラグをサーバ２に送信する（Ｓ１１８）。サーバ２が支払済フラグを受信すると、ＣＰＵ２は、支払済フラグ項目１０ｇに支払済フラグ「済」を保持させる（Ｓ１１９）。これにより、現金支払機５は、支払済フラグを参照することにより、立替経費の二重払いを回避することができる。
【００３６】
なお、本発明は、上記実施形態の構成に限られず、発明の趣旨を変更しない範囲で種々の変形が可能である。例えば、申請データ又は承認データは、申請用コンピュータ３又は承認用コンピュータ４によってサーバ２に送信される構成ではなく、例えば、携帯電話６ａ、携帯音楽プレーヤー６ｂ、又はカーナビゲーションシステム６ｃによって、サーバ２に送信される構成であっても構わない。また、社員コード及び氏名は、精算マスタ１０に保持される構成ではなく、例えば、社員マスタに保持される構成であっても構わない。
【符号の説明】
【００３７】
１  立替経費精算システム
２  サーバ
２ｅ  記憶部
３  申請用コンピュータ（申請用端末）
４  承認用コンピュータ（承認用端末）
５  現金支払機
６  通信端末
６ａ  携帯電話
６ｂ  携帯音楽プレーヤー
６ｃ  カーナビゲーションシステム
７  ＬＡＮ（電気通信回線）
８  インターネット（電気通信回線）
９  無線（電気通信回線）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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