(57)【要約】【課題】受信したファイルを受信者が変更した場合などに該ファイルの作成者や管理者などにセキュリティを維持した状態で通知できるファイル送信・管理システムを得る。【解決手段】ファイル共有・配信装置の書換え可能なメモリ手段に格納されたファイルを複数のユーザに送信、管理する送信・管理システム。ファイル共有・配信装置として機能する画像形成複合装置ＭＦＰ1は、ファイル格納部３１、送信先リンク情報格納部３２、送信・受信管理部３３、送受信部３４〜３７、ネットワークインターフェース３８を備えている。管理部３３は、ファイル格納部３１に格納された元ファイルと、送信先のユーザ装置のメモリ手段及び格納先ファイルを関連付けて保存し、さらに、送信先ファイルが変更されたことを判別し、変更に応じて元ファイルを更新し、元ファイルの作成者、管理者及び／又は送信先ユーザに通知する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファイル共有・配信装置の書換え可能なメモリ手段に格納されたファイルを複数のユーザに送信、管理する送信・管理システムにおいて、
前記ファイル共有・配信装置は、前記メモリ手段と、ファイルの送信、受信が可能なインターフェースと、制御手段と、を備え、
前記制御手段は、
前記メモリ手段に格納された元ファイルと、送信先のユーザ装置のメモリ手段及び格納先ファイルを関連付けて保存し、
送信先ファイルが変更されたことを判別し、変更に応じて元ファイルを更新し、元ファイルの作成者、管理者及び／又は送信先ユーザに通知すること、
を特徴とするファイル送信・管理システム。
【請求項２】
前記制御手段は、送信先のユーザに応じてアクセス権を設定し、アクセス権のないユーザから変更要求があった場合は、元ファイルの作成者及び／又は管理者に通知してアクセス権を設定するか否かを問い合わせること、
を特徴とする請求項１に記載のファイル送信・管理システム。
【請求項３】
前記制御手段は、ユーザによって元ファイルが変更されて送り返された場合、自動的に元ファイルを更新し、作成者、管理者及び／又は送信先のユーザに再送信すること、
を特徴とする請求項１又は請求項２に記載のファイル送信・管理システム。
【請求項４】
ファイル共有・配信装置は画像形成複合装置であること、を特徴とする請求項１、請求項２又は請求項３に記載のファイル送信・管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル送信・管理システム、特に、複写機やプリンタなどの画像形成複合装置を中心とするファイル送信・管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、電子データ化されたファイルを複数のユーザに送信・管理する通信システムが種々構築されている。ここでは、ファイルのセキュリティの管理が重要視されている。
【０００３】
特許文献１には、サブアドレス／パスワード信号により指定されたメモリボックスに受信したデータを転送する際に、転送先（電子メール端末又はファクシミリ装置）に応じた方式でパスワードを付加して転送する通信装置及び通信方法が記載されている。特許文献２には、以下の工程を実行する電子書類配信システムが記載されている。即ち、送信者端末は配信サーバに電子書類を送り、受信者端末への配信を依頼する。配信サーバは、配信を依頼された電子書類を保存するとともに、受信者に電子書類の到着を通知する電子メールである通知メールを配信サーバ上のＷｅｂページである受取り用ログインページのＵＲＬへのリンクを含めて送信する。受信者は、電子メールを受信すると、電子メールに含まれているリンクを用いて配信サーバのＷｅｂサーバ上の受取り用ログインページにアクセスし、配信サーバによるユーザ認証を受け、その後、電子書類を受信する。
【０００４】
特許文献１に記載の通信装置及び通信方法では、電子データを転送先に応じたパスワードを付加して送信することにより、機密性を維持している。しかしながら、第三者がパスワードを取得した場合、データの改変などが可能になる。また、転送後にパスワード、アクセス権を変更したい場合、転送先のファイルに関して、転送先から変更することは不可能である。
【０００５】
特許文献２に記載の配信システムは、通知メールにより格納先のＵＲＬをユーザに通知し、ユーザがＵＲＬからファイルを取得する際に、ユーザ認証を行う点で機密性を備えている。しかしながら、取得後のファイルについてユーザがパスワードやアクセス権を変更、管理することは不可能である。また、取得後のファイルをユーザが変更した場合に、再配信する手段がない点で不便である。
【０００６】
画像形成複合装置などを通信基地とする通信システムでは、通常、画像形成複合装置から配信されたファイルには、送信元ファイルの作成者や管理者の情報がない場合がある。それゆえ、受信したファイルをユーザが変更した場合に、作成者や管理者に通知する手段がなかった。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００１−２４５１６３号公報
【特許文献２】特開２００２−２６９０１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
そこで、本発明の目的は、受信したファイルを受信者が変更した場合などに該ファイルの作成者や管理者などにセキュリティを維持した状態で通知できるファイル送信・管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
以上の目的を達成するため、本発明の一形態であるファイル送信・管理システムは、
ファイル共有・配信装置の書換え可能なメモリ手段に格納されたファイルを複数のユーザに送信、管理する送信・管理システムにおいて、
前記ファイル共有・配信装置は、前記メモリ手段と、ファイルの送信、受信が可能なインターフェースと、制御手段と、を備え、
前記制御手段は、
前記メモリ手段に格納された元ファイルと、送信先のユーザ装置のメモリ手段及び格納先ファイルを関連付けて保存し、
送信先ファイルが変更されたことを判別し、変更に応じて元ファイルを更新し、元ファイルの作成者、管理者及び／又は送信先ユーザに通知すること、
を特徴とする。
【００１０】
前記ファイル送信・管理システムにおいては、送信元装置であるファイル共有・配信装置に、該当するファイルの送信先のリンク情報を保存し、ファイル共有により送信先のファイルにアクセス可能としている。これにて、ファイル共有・配信装置から送信先のユーザ装置内のファイルのパスワード、アクセス権の変更、管理を行うことが可能になる。送信先のユーザが送信されたファイルを変更した場合、送信元のファイル共有・配信装置は、そのファイルが変更されたことを判別し、自動的に元ファイルを更新する。そして、元ファイルの作成者や管理人などファイルが更新されたことを通知する。また、ファイル共有・配信装置は、リンク情報に含まれていない第三者からの元ファイルへのアクセスやファイルの変更を防止する。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、受信したファイルを受信者が変更した場合などに該ファイルの作成者や管理者などにセキュリティを維持した状態で通知できる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】一実施例であるファイル通信・管理システムの構成図である。
【図２】画像形成複合装置に含まれるファイル共有・配信装置のブロック図である。
【図３】送信先リンク情報の説明図である。
【図４】ファイル配信処理を示すフローチャート図である。
【図５】ＵＲＬでのファイル取得処理を示すフローチャート図である。
【図６】ファイルの変更検出・更新処理を示すフローチャート図である。
【図７】送信先からのファイル更新要求を示すフローチャート図である。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
以下、本発明に係るファイル送信・管理システムの実施例について、添付図面を参照して説明する。
【００１４】
一実施例であるファイル通信・管理システムは、図１に示すように、画像形成複合装置（以下、ＭＦＰとも称する）１がファイル共有・配信装置として機能し、ネットワーク１０などの通信手段によって、いま一つの画像形成複合装置（ＭＦＰ２）、ファイルの作成者・管理者端末２１、ユーザ端末２２、サーバ２３などと通信可能である。つまり、ＭＦＰ１は、ＭＦＰ２、端末２１，２２、サーバ２３などとファイルを共有するとともに、これらの送信先ユーザ装置へのファイル配信機能を持ち、ファイルのアクセス権、パスワード、暗号方式などの設定により、セキュリティ管理機能を持つ。
【００１５】
ＭＦＰ１は、スキャナによる原稿画像の読取りや通常の電子写真法による画像形成機能を有するもので、特に、図２に示すファイル共有・配信装置３０を備えている。なお、ＭＦＰ２もこのようなファイル共有・配信装置３０を備えている。
【００１６】
ファイル共有・配信装置３０は、図２に示すように、ファイル格納部３１、送信先リンク情報格納部３２、送信・受信管理部３３、ＳＭＢ送受信部３４、ＥＭＡＩＬ送受信部３５、ＦＴＰ送受信部３６、ＷｅｂＤＡＶ送受信部３７、ネットワークインターフェース３８から構成されている。ネットワークインターフェース３８は、他の装置、端末、サーバとの通信によるデータの送受信を制御する。通信プロトコルとして、SMB、EMAIL、FTP、WebDAVなどにより、ファイルの送受信やメールによるＵＲＬ通知の機能を有している。
【００１７】
送信・受信管理部３３は、ファイル送信時には、送信先リンク情報格納部３２に格納されている情報を元に、送信先に応じて、ファイル格納部３１に保存されているファイルのアクセス権、パスワード、暗号方式によりファイルを処理し、設定されている通信方式に応じて、通信プロトコルの各送受信部３４，３５，３６，３７にファイルのデータを送信する。
【００１８】
このファイル共有・配信装置３０は、ファイル受信時には、通信プロトコルの各送受信部３４，３５，３６，３７にて受信したデータ、ユーザ情報、送信先リンク情報格納部３２に格納されているユーザ情報、アクセス権を照合し、受信したデータによりファイルの更新を行うか否かを判断し、ファイルの更新が必要な場合は、ファイル格納部３１に保存されている該当ファイルを更新する。
【００１９】
前記格納部３２に格納されている送信先リンク情報は、図３に示すものであり、送信・受信管理部３３はこれらのテーブルデータから送信先のリンク情報を取得する。送信先リンク情報は、例えば、図３に示されている“MFP-2:BOX-B”、“ユーザPC:C:\Folder-C”、“サーバ:D:\Folder-D”などである。
【００２０】
このようなリンク情報から、該当するファイルの送信先の格納場所、ファイル名の情報から送信先のＭＦＰ、ＰＣ、サーバのファイルにアクセスすることが可能となり、ファイルの変更、アクセス権の情報を取得することが可能になる。また、ファイルの作成者／管理者にファイルの変更やアクセス権変更の通知、及び、作成者／管理者によるアクセス権の変更を行うことが可能となる。
【００２１】
前記送信先リンク情報格納部３２に保存されている情報のテーブルデータの一例を以下の表1に示す。例えば、ＭＦＰ１のボックス名：ＢＯＸ−１にファイル名：Ｆｉｌｅ−Ａが格納されている場合に、該当するファイルの管理者情報と、ファイルの送信先、各送信先への通信方法（SMB、EMAIL、FTP、WebDAV、URL通知など）、送信先のリンク情報、アクセス権、パスワード、ファイルの暗号方式の情報などが格納されている。送信・受信管理部３３は、このテーブルデータを元にファイルの送受信と更新の制御を実行する。
【００２２】
【表１】
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【００２３】
ここで、ファイル配信処理の手順につき図４のフローチャートを参照して説明する。ここでは、ファイル共有・配信装置として機能するＭＦＰ１が、ボックス内に格納されているファイルを、前記送信先リンク情報に応じて送信又はＵＲＬ通知を行う。
【００２４】
まず、ファイル送信要求があると（ステップＳ１）、ファイル送信先情報を取得し（ステップＳ２）、送信方法をチェックする（ステップＳ３）。送信方法がSMB/FTP/WebDAV送信であれば、送信先に応じてファイルのパスワード、暗号処理、アクセス権を設定する（ステップＳ４）。そして、送信先に送信方式に応じてファイルを送信し（ステップＳ５）、ファイル送信リンク情報に送信した格納先のリンクを追加する（ステップＳ６）。
【００２５】
一方、送信方法がＵＲＬ通知であれば、送信先に応じてファイルを格納しているＵＲＬのパスワード、暗号処理、アクセス権を設定する（ステップＳ７）。そして、送信先にＵＲＬ通知メールを送信し（ステップＳ８）、ファイル送信リンク情報にＵＲＬ通知先情報を追加する（ステップＳ９）。
【００２６】
次に、ＵＲＬでのファイル取得処理の手順につき図５のフローチャートを参照して説明する。即ち、ＵＲＬ通知を受信したユーザ／装置が、ＭＦＰ１のボックスに格納されているファイルを取得する際の処理である。
【００２７】
まず、ＵＲＬでのファイル取得処理を要求し（ステップＳ１１）、ファイル処理要求元情報を取得し（ステップＳ１２）、ファイル送信情報を取得する（ステップＳ１３）。そして、要求元のアクセス権を判断する（ステップＳ１４）。アクセス権が許可されていれば、要求元に応じてファイルのパスワード、暗号処理、アクセス権を設定し（ステップＳ１５）、要求元からファイル送信を受け（ステップＳ１６）、自らのファイル送信リンク情報に要求元のファイル格納先を追加する（ステップＳ１７）。
【００２８】
一方、アクセス権が禁止であれば、該当するファイルの管理者に要求元の情報を通知し（ステップＳ１８）、管理者が要求元アクセス権を許可に変更すれば（ステップＳ１９）、前記ステップＳ１５〜Ｓ１７を実行する。禁止のままであると、ここでの処理を終了する。
【００２９】
次に、ファイルの変更検出・更新処理の手順につき図６のフローチャートを参照して説明する。ここでは、ファイル共有・配信装置として機能するＭＦＰ１が、送信先リンク情報に応じて送信したファイルやＵＲＬ通知でファイルを取得したユーザのファイルに関して、変更されているか否かを検出して、自身のボックス内の該当するファイルを更新するか否かを判断する。
【００３０】
まず、ファイル変更検出が要求されると（ステップＳ２１）、該当するファイルの送信先リンク情報を取得し（ステップＳ２２）、リンク先のファイル変更情報を取得する（ステップＳ２３）。そして、元ファイルとリンク先ファイルを比較する（ステップＳ２４）。変更がなければ、ここでの処理を終了する。変更があれば、変更ユーザによる元ファイルの変更が許可されているか否かを判断する（ステップＳ２５）。
【００３１】
変更が許可されていれば、変更されたファイルを取得し（ステップＳ２６）、元ファイルを変更されたファイルに更新し（ステップＳ２７）、該当するファイル管理者に通知する（ステップＳ２８）。そして、該当するファイルの配信リストに応じて、再配信、通知を行う（ステップＳ２９）。変更が許可されていなければ、該当するファイル管理者に通知し（ステップＳ３０）、管理者が要求元アクセス権を許可に変更すれば（ステップＳ３１）、前記ステップＳ２６〜Ｓ２９を実行する。禁止のままであると、ここでの処理を終了する。
【００３２】
次に、送信先からのファイル更新要求の手順につき図７を参照して説明する。ここでは、ファイル共有・配信装置として機能するＭＦＰ１が、送信先のユーザ／装置からファイル変更要求を受信した場合、送信先リンク情報に応じて自身のボックス内の該当するファイルを更新するか否かを判断する。
【００３３】
まず、送信先からファイル更新が要求されると（ステップＳ４１）、該当するファイルの送信先リンク情報を取得し（ステップＳ４２）、リンク先のファイル変更情報を取得する（ステップＳ４３）。そして、変更ユーザによる元ファイルの変更が許可されているか否かを判断する（ステップＳ４４）。
【００３４】
変更が許可されていれば、変更されたファイルを取得し（ステップＳ４５）、元ファイルを変更されたファイルに更新し（ステップＳ４６）、該当するファイル管理者に通知する（ステップＳ４７）。そして、該当するファイルの配信リストに応じて、再配信、通知を行う（ステップＳ４８）。変更が許可されていなければ、該当するファイル管理者に通知し（ステップＳ４９）、管理者が要求元アクセス権を許可に変更すれば（ステップＳ５０）、前記ステップＳ４５〜Ｓ４８を実行する。禁止のままであると、ここでの処理を終了する。
【００３５】
（他の実施例）
なお、本発明に係るファイル送信・管理システムは前記実施例に限定するものではなく、その要旨の範囲内で種々に変更することができる。
【００３６】
例えば、前記実施例では、ファイル共有・配信装置としてサーバ機能や通信機を持つＭＦＰを使用するようにしたが、ＭＦＰ以外のサーバなどであっても同じ役割を実行することが可能である。また、パソコン端末や他のＭＦＰに送受信のリンク情報を格納し、ユーザが管理することによってユーザ側の装置をファイル共有・配信装置として機能させることも可能である。
【産業上の利用可能性】
【００３７】
以上のように、本発明は、ファイル送信・管理システムに有用であり、特に、受信したファイルを受信者が変更した場合などに該ファイルの作成者や管理者などにセキュリティを維持した状態で通知できる点で優れている。
【符号の説明】
【００３８】
ＭＦＰ１，２…画像形成複合装置
１０…ネットワーク
２１…ファイル作成者・管理者端末
２２…ユーザ端末
２３…サーバ
３０…ファイル共有・配信装置
３１…ファイル格納部
３２…送信先リンク情報格納部
３３…送信・受信管理部
３４〜３７…送受信部
３８…ネットワークインターフェース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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