(57)【要約】      （修正有）【課題】画像ログの保存領域を圧迫するのを抑制でき、しかもセキュリティ担当者の負担も軽減可能な画像処理装置等を提供する。【解決手段】文書データ保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザと、該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかが判断され、出力ユーザと文書データの作成ユーザのいずれもが画像ログの保存対象者であると判断された場合、自装置内の画像ログ保存手段あるいは外部の画像ログ保存装置に保存される。出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合にも、画像ログが保存される。【選択図】図４
2011239041.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、
１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、
前記文書データ保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定手段と、
前記出力ユーザ特定手段により特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断手段と、
前記判断手段により、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部の画像ログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御手段と、
を備えていることを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記特定のキー入力は、前記出力される文書データの内容を出力ユーザが確認できるように、前記操作パネル部の表示部に前記文書データを表示するためのキー入力である請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
前記特定のキー入力が行われたことを記憶する記憶手段を備えており、
前記登録手段に登録された画像ログの保存対象者が作成した文書データを、画像ログの保存対象者でない出力ユーザが出力するために特定のキー入力が行われたことが前記記憶手段に記憶されている場合には、前記制御手段は、画像ログの保存対象者でない他の出力ユーザが同一の文書データを出力する際の前記特定のキー入力がなされなくても、画像ログの保存または画像ログ保存装置への送信は行わない請求項１または２に記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、画像ログの保存対象者でない出力ユーザによって前記特定のキー入力が行われた文書データであることを示す表示を、操作パネル部の表示部に表示する請求項３に記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記登録手段に登録された画像ログの保存対象者が作成した文書データを、いずれのユーザに対しても出力禁止に設定できる出力禁止設定手段を備えている請求項１〜４のいずれかに記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記出力禁止設定手段により文書データの出力禁止が設定された際、画像ログの管理者に出力禁止が設定された文書データの存在を通知する通知手段を備えている請求項５に記載の画像処理装置。
【請求項７】
出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、を備えた画像処理装置における画像ログの処理方法であって、
前記保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定ステップと、
前記出力ユーザ特定ステップにおいて特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断ステップと、
前記判断ステップにおいて、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部のログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御ステップと、
を備えていることを特徴とする画像ログの処理方法。
【請求項８】
出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、を備えた画像処理装置のコンピュータに実行させるための画像ログの処理プログラムであって、
前記保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定ステップと、
前記出力ユーザ特定ステップにおいて特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断ステップと、
前記判断ステップにおいて、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部のログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御ステップと、
を前記コンピュータに実行させるための画像ログの処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存が可能な、または外部の保存装置へ画像ログを送信可能な画像処理装置、および同装置における画像ログの処理方法および同処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複写機、プリンタあるいは複写機能、プリンタ機能などの複数の機能を有する多機能デジタル画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals)などの画像処理装置として、セキュリティ確保のために、プリント等により出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログを作成して、自装置の画像ログ格納部に保存したり、ネットワークを介して外部の画像ログ保存装置であるサーバに送信できる構成のものが、従来より知られている。
【０００３】
しかし、ユーザが出力を行った画像のすべてを画像ログとして保存したりサーバに保存させると、自装置やサ−バの記憶領域が圧迫される他に、セキュリティ担当者が画像ログを調査する手間が増大してしまう。
【０００４】
そこで、例えば新入社員等、情報漏洩のおそれがあるようなユーザに限って画像ログを保存するといったように、ユーザ毎に画像ログの保存が必要か否かを判断する技術が提案されている。
【０００５】
また、文書に管理レベルを付加し、その管理レベルに応じて画像ログの保存の必要性を判定する技術、具体的には、扱う文書毎に機密度合いに応じてセキュリティレベルを付加し、セキュリティレベルの高い文書ならば画像ログを保存するようにした技術も知られている（例えば特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−１１８０９５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、上述したように、ユーザ毎に画像ログの必要性を判断している場合、機密漏洩のおそれがないと決めてしまい、画像ログ保存対象のユーザでない者であっても、機密が入った文書を出力してしまうことが考えられる。
【０００８】
例えば、厳重にセキュリティが管理されておらず、機密情報か否かをユーザが独自に判断している環境においては、例えば画像ログ保存対象でないユーザのグループに新しく別のユーザが加入し、その別のユーザを画像ログ保存対象者として、当人の行うジョブの画像ログを保存するようにした場合、その別のユーザは、所属が変わったことで扱う情報が馴染みのないものとなり、機密情報を知らずに文書に記載することで、機密が含まれた文書を作成してしまうおそれがある。
【０００９】
そして、画像ログ保存対象でないユーザが、グループメンバーの作成した文書をまとめてプリントし会議に持参する担当者であった場合、前記別のユーザが作成した機密情報入りの文書をプリントしたとしても、画像ログは作成保存されないので、セキュリティが確保されないおそれがある。
【００１０】
また、前記特許文献１のように、文書毎のセキュリティレベルから画像ログの必要性を判断する技術においては、文書作成時に文書の内容をチェックして管理レベルをいずれのレベルにするかを設定しなければならず、煩雑な作業を強いられることとなる。また、文書作成者が機密対象を熟知していないことを考慮すると、このような作業を第三者に依存しなければならなくなる。
【００１１】
さらに、例えば地紋等の手段によってセキュリティレベルを文書に埋め込む必要があれば、大量の文書を扱う環境ではなかなか対応しきれないという問題がある。
【００１２】
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、画像ログの保存領域を圧迫するのを抑制でき、しかもセキュリティ担当者の負担も軽減可能な画像処理装置および同装置における画像ログの処理方法を提供し、さらには前記画像ログの処理方法を画像処理装置のコンピュータに実行させるための画像ログの処理プログラムを提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、前記文書データ保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定手段と、前記出力ユーザ特定手段により特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断手段と、前記判断手段により、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部の画像ログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御手段と、を備えていることを特徴とする画像処理装置。
（２）前記特定のキー入力は、前記出力される文書データの内容を出力ユーザが確認できるように、前記操作パネル部の表示部に前記文書データを表示するためのキー入力である前項１に記載の画像処理装置。
（３）前記特定のキー入力が行われたことを記憶する記憶手段を備えており、前記登録手段に登録された画像ログの保存対象者が作成した文書データを、画像ログの保存対象者でない出力ユーザが出力するために特定のキー入力が行われたことが前記記憶手段に記憶されている場合には、前記制御手段は、画像ログの保存対象者でない他の出力ユーザが同一の文書データを出力する際の前記特定のキー入力がなされなくても、画像ログの保存または画像ログ保存装置への送信は行わない前項１または２に記載の画像処理装置。
（４）前記制御手段は、画像ログの保存対象者でない出力ユーザによって前記特定のキー入力が行われた文書データであることを示す表示を、操作パネル部の表示部に表示する前項３に記載の画像処理装置。
（５）前記登録手段に登録された画像ログの保存対象者が作成した文書データを、いずれのユーザに対しても出力禁止に設定できる出力禁止設定手段を備えている前項１〜４のいずれかに記載の画像処理装置。
（６）前記出力禁止設定手段により文書データの出力禁止が設定された際、画像ログの管理者に出力禁止が設定された文書データの存在を通知する通知手段を備えている前項５に記載の画像処理装置。
（７）出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、を備えた画像処理装置における画像ログの処理方法であって、前記保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定ステップと、前記出力ユーザ特定ステップにおいて特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断ステップと、前記判断ステップにおいて、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部のログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御ステップと、を備えていることを特徴とする画像ログの処理方法。
（８）出力された画像を含む出力ログ情報である画像ログの保存対象者が予め登録されている登録手段と、１個または複数個の文書データをその作成ユーザの情報と関連づけて保存する文書データ保存手段と、を備えた画像処理装置のコンピュータに実行させるための画像ログの処理プログラムであって、前記保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザを特定する出力ユーザ特定ステップと、前記出力ユーザ特定ステップにおいて特定された出力ユーザ及び該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかを判断する判断ステップと、前記判断ステップにおいて、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合、および出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合に限って、前記画像ログを自装置内部のログ保存手段に保存し、または送信手段を介して外部の画像ログ保存装置へ送信する制御ステップと、を前記コンピュータに実行させるための画像ログの処理プログラム。
【発明の効果】
【００１４】
前項（１）に記載の発明によれば、文書データ保存手段に保存されたいずれかの文書データを出力する出力ユーザと、該ユーザが出力する文書データの作成ユーザが、登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であるかどうかが判断され、出力ユーザと該出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのいずれもが前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者であると判断された場合には、画像ログが作成され、自装置内の画像ログ保存手段あるいは外部の画像ログ保存装置に保存される。
【００１５】
また、出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、前記登録手段に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部上から特定のキー入力が行われなかった場合にも、画像ログが作成され、自装置内の画像ログ保存手段あるいは外部の画像ログ保存装置に保存される。つまり、画像ログ保存対象者として登録手段に登録されていない出力ユーザが特定のキー入力を行った場合には、該出力ユーザによって文書データに機密情報が含まれていないことが確認されたものとみなして、画像ログを保存せず、確認されたかった場合、換言すれば出力ユーザが特定のキー入力を行わなかった場合に、画像ログを保存する。
【００１６】
これにより、画像ログの保存対象者によって作成された文書データの出力時に、すべて画像ログを保存する必要がなくなり、文書データのセキュリティを確保しつつ、自装置内の保存手段あるいは外部保存装置の保存領域の圧迫を抑制できるとともに、文書データのセキュリティレベルの設定等の繁雑な作業は不要となり、セキュリティ担当者の負担も軽減可能となる。
【００１７】
前項（２）に記載の発明によれば、出力ユーザが特定のキー入力を行えば、操作パネル部の表示部に文書データの内容が表示されるので、ユーザは、その文書に機密内容があるか否かを速やかに確認することがでできる。
【００１８】
前項（３）に記載の発明によれば、画像ログの保存対象者が作成した文書データを、画像ログの保存対象者でない出力ユーザが出力するために特定のキー入力が行われると、これが記憶手段に記憶され、以降は特定のキー入力は不要となるから、処理の簡略化を図ることができる。
【００１９】
前項（４）に記載の発明によれば、画像ログの保存対象者でない出力ユーザによって前記特定のキー入力が行われた文書データであることを示す表示が、操作パネル部の表示部に表示されるから、出力ユーザは過去に特定のキー入力が行われた文書データであることを容易に認識できる。
【００２０】
前項（５）に記載の発明によれば、画像ログの保存対象者が作成した文書データを、いずれのユーザに対しても出力禁止に設定でき、さらなるセキュリティの確保が可能となる。
【００２１】
前項（６）に記載の発明によれば、画像ログの管理者は、出力が禁止に設定された文書データの存在を速やかに知ることができ、これにより文書の削除等の処理が可能となる。
【００２２】
前項（７）に記載の発明によれば、画像ログの保存対象者によって作成された文書データの出力時に、すべて画像ログを保存する必要がなくなり、文書データのセキュリティを確保しつつ、自装置内の保存手段あるいは外部保存装置の保存領域の圧迫を抑制できるとともに、文書データのセキュリティレベルの設定等の繁雑な作業は不要となり、セキュリティ担当者の負担も軽減可能となる。
【００２３】
前項（８）に記載の発明によれば、画像ログの保存対象者によって作成された文書データの出力時に、すべて画像ログを保存する必要をなくし、文書データのセキュリティを確保しつつ、自装置内の保存手段あるいは外部保存装置の保存領域の圧迫を抑制できる処理を、画像処理装置のコンピュータに実行させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】この発明の一実施形態に係る画像処理装置としてのＭＦＰが用いられた画像ログ管理システムを示す構成図である。
【図２】同じくＭＦＰの電気的構成を示すブロック図である。
【図３】画像ログ保存対象者のリストである。
【図４】ＭＦＰで文書データを出力する際に、該文書データの画像ログをサーバに対して送信するか否かの判断処理の流れを示すフローチャートである。
【図５】操作パネル部の表示部に表示された文書データ選択画面を示す図である。
【図６】図５の選択画面で選択された文書データについて、特定のキー入力を行い文書データの縮小画像であるサムネールを表示した画面である。
【図７】図５の選択画面で選択された文書データについて、特定のキー入力を行い文書データの拡大画像を表示した画面である。
【図８】この発明の他の実施形態を示すもので、  ＭＦＰで文書データを出力する際に、該文書データの画像ログをサーバに対して送信する判断処理の流れを示すフローチャートである。
【図９】特定のキー入力が行われた文書データを他と区別して表示した画面である。
【図１０】文書データの縮小画像であるサムネール表示画面に出力禁止ボタンを設けた例を示す図である。
【図１１】文書データの拡大画像の表示画面に出力禁止ボタンを設けた例を示す図である。
【図１２】出力禁止を指示した文書が明示された状態の保存文書一覧の表示画面である。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【００２６】
図１は、この発明の一実施形態に係る画像形成装置としての多機能デジタル画像形成装置（ＭＦＰ）が用いられた画像ログ管理システムを示す構成図である。
【００２７】
図１において、この画像ログ管理システムは、ＭＦＰ１と、ＭＦＰ１を使用できる複数のユーザのそれぞれに対応した複数のユーザ端末２・・・と、管理サーバ３とを備えており、これらＭＦＰ１、ユーザ端末２・・・、および管理サーバ３は、ＬＡＮ等のネットワーク４を介して接続されている。
【００２８】
前記ＭＦＰ１は、ユーザがログインして原稿を複写したり、ユーザ端末２から送信されたプリントデータをプリントしたりする機能やＦＡＸ機能等を有している。
【００２９】
前記ユーザ端末２は、例えばパーソナルコンピュータ（ＰＣという）で構成されている。
【００３０】
前記管理サーバ３は、ＭＦＰ１で文書データ（画像データを含む）が出力されたときに、文書データの作成ユーザや出力ユーザに応じてＭＦＰ１により作成され、ＭＦＰ１から送信されてきた文書データの画像ログを、保存し管理するものである。
【００３１】
図２は、前記ＭＦＰ１の電気的構成を示すブロック図である。
【００３２】
図２において、このＭＦＰ１は、ＣＰＵ１１と、ＲＯＭ１２と、ＲＡＭ１３と、操作パネル部１４と、スキャナ部１５と、記憶部１６と、プリント部１７と、外部インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１８と、認証装置１９等を備えている。
【００３３】
前記ＣＰＵ１１は、ＭＦＰ１の全体の動作を統括的に制御するほか、この実施形態では特に、文書データを記憶部１６に保存する際に、文書データを作成したユーザと関連付けて保存したり、この文書データを作成したユーザや文書データを出力するユーザ等を特定したり、該ユーザが予め登録された画像ログ保存対象ユーザであるかどうかを判断したり、文書データが出力された際に、画像ログをサーバ３に送信するかどうかを制御したりする機能を備えている。
【００３４】
前記Ｒ０Ｍ１２は、ＣＰＵ１１の動作プログラムが格納されたメモリである。
【００３５】
前記ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１に対して動作領域を提供するメモリである。
【００３６】
前記操作パネル部１４は、キ−部１４１と表示部１４２とを備えている。キー部１４１は、テンキー、スタートキー、電源スイッチ（ボタン）等を含んでおり、ユーザが各種入力を行うために使用される。前記表示部１４２は、例えばタッチパネル式の液晶表示装置からなり、各種メッセージや保存されている文書データのリスト、画像ログ保存対象ユーザのリスト等を表示可能である。
【００３７】
前記スキャナ部１５は、原稿の画像をスキャンして画像データを出力する読取り手段である。
【００３８】
前記記憶部１６は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）からなり、ユーザによって作成された１個または複数個の文書データが、文書データの作成者と関連付けられて保存されるとともに、その他各種データやアプリケーションが保存されている。また、この実施形態では、前記記憶部１６には、画像ログの保存対象ユーザが予め登録されている。
【００３９】
前記プリント部１７は、スキャナ部１５で読み込まれた原稿の画像データやＰＣ２からのプリントデータをジョブ条件に従ってプリントするものである。
【００４０】
前記外部ＩＦ部１８は、前記ＰＣ２や管理サーバ３等との間でネットワーク４を介してデータの授受を司る送受信手段として機能するものである。
【００４１】
前記認証装置１９は、ＭＦＰ１を使用するユーザを特定するものである。
【００４２】
図３は、記憶部１６に登録されている画像ログ保存対象者のリストを示すものである。このリストには、ユーザの氏名・所属・従業員番号といったユーザＡ，Ｂ，Ｃ・・・に関する情報と、ユーザが作成し、ＭＦＰ１に保存されている文書の数が記載されている。例えば、ユーザＡについては、従業員番号が「１１１１」、所属が「○○課１Ｇｒ」、保存文書数が「１０」となっている。
【００４３】
図４は、ＭＦＰ１に保存された文書データをたとえばプリント等により出力する際に、該文書データの画像ログをサーバ３に対して送信するか否かの判断処理の流れを示すフローチャートである。
【００４４】
なお、この処理はＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
【００４５】
図４において、ステップＳ００では、ユーザがＭＦＰ１の操作を開始する。操作時にＭＦＰ１でユーザ認証が行われ、ＭＦＰ１を使用するユーザ名が特定され認証が成功すると、ユーザのログインを許可し、ユーザがボックスに保存されている文書データの中から出力したい文書データを選択すると、これを受け付ける。
【００４６】
ステップＳ０１では、選択した文書データの作成者が、画像ログ保存対象者として記憶部１６に登録されているか否かを判断する。
【００４７】
ここでいう文書作成者とは、原稿画像等の文書をＭＦＰ１のスキャナ部１５でスキャンしてＭＦＰ１に保存した者、ＰＣ２または可搬性記憶媒体を接続してＭＦＰ１に保存した者、ＦＡＸやＥ−ｍａｉｌ等の送信手段によってＭＦＰ１に保存した者等を指し、これらの操作を行った時にログイン情報から特定する。
【００４８】
予め登録された画像ログ保存対象者は、機密情報が含まれる文書を作成してしまうおそれのあるユーザであり、例えば新入社員や組織に最近加入した者等がこれにあたる。登録は管理者によって行われるものとする。
【００４９】
文書データの作成者が画像ログ保存対象者リストに登録されていれば（ステップＳ０１でＹＥＳ）、ステップＳ０２に進む。文書データの作成者がリストに登録されていなければ（ステップＳ０１でＮＯ）、ステップＳ０４に進み、出力時に画像ログを管理サーバ３に送信しないものと判断する。
【００５０】
ステップＳ０２では、現在ログインして文書データの出力を行おうとしているユーザ（出力ユーザ）が画像ログ保存対象者リストに登録されているか否かを判断する。登録されていなければ（ステップＳ０２でＮＯ）、ステップＳ０３に進む。
【００５１】
登録されていれば（ステップＳ０２でＹＥＳ）、ステップＳ０５では、文書出力時に画像ログを管理サーバ３に送信するものと判断する。
【００５２】
ステップＳ０３では、出力ユーザが文書データの出力前に特定のキー入力を行ったか否かを判断する。この実施形態では、特定のキー入力とは、文書データをその内容がわかる表示（図６のサムネール表示や図７の拡大表示）に切り換えるための、図５に示す表示切替キー２１、拡大表示キー２２を押下することである。
【００５３】
文書データの出力前に出力ユーザが特定のキー入力を行っていれば（ステップＳ０３でＹＥＳ）、ステップＳ０４に進み、出力時に画像ログを送信しないものと判断する。文書データの出力前に出力ユーザが特定のキー入力を行っていなければ（ステップＳ０３でＮＯ）、ステップＳ０５で、出力時に画像ログを管理サーバ３に送信するものと判断する。
【００５４】
図５は、出力ユーザが文書データを出力する際に、操作パネル部１４の表示部１４２に表示された文書データの選択画面Ｄ１を示す図である。この画面では、記憶部１６に保存されている文書データの名称一覧（ｄｏｃ１、ｄｏｃ２・・・・）と、表示切替キー２１、拡大表示キー２２、決定キー２３等が表示されている。
【００５５】
出力ユーザは、表示された文書データの名称一覧から、出力させたい文書データを選択し、「文書名称のボタン」（例えば図５では斜線を付された「Ｎｏ１、ｄｏｃ１」）を押下し、決定キー２３を押下すれば、出力する文書データが決定される。
【００５６】
また、図５の画面Ｄ１の表示切替キー２１を押下することにより、図６に示すように文書データの縮小画像であるサムネールの表示画面Ｄ２に遷移させることができる。サムネールを表示することで、ユーザは文書の内容を把握することができる。
【００５７】
図５の画面Ｄ１または図６の画面Ｄ２において、ユーザが出力したい文書を選択し、拡大表示キー２２を押下することにより、図７に示す画面Ｄ３に遷移し、文書データが拡大表示される。これにより、ユーザは文書中の文字や図の詳細を知ることができる。
【００５８】
図４のフローチャートのステップＳ０３において、出力ユーザによって表示切替キー２１あるいは拡大表示キー２２が押下されて、出力対象の文書データがサムネール表示あるいは拡大表示に切り換え操作された際、該ユーザによって文書データの確認がなされ、安全であることが確定されたものとみなして、画像ログを送信しない。一方、表示切替キー２１あるいは拡大表示キー２２が押下されなかった場合、文書データの確認がなされなかったものとみなして、画像ログを管理サーバ３に送信する。
【００５９】
このように、この実施形態では、出力ユーザが出力する文書データの作成ユーザのみが、記憶部１６に登録されている画像ログの保存対象者と判断され、かつ出力ユーザにより操作パネル部１４から特定のキー入力が行われることで、該出力ユーザによって文書データに機密情報が含まれていないことが確認されたものとみなして、画像ログを管理サーバ３に送信せず、確認されたかった場合、換言すれば出力ユーザが特定のキー入力を行わなかった場合に、画像ログを送信するから、画像ログの保存対象者によって作成された文書データの出力時に、すべて画像ログを保存する必要がなくなり、文書データのセキュリティを確保しつつ、管理サーバ３の保存領域（記憶容量）の圧迫を抑制できるとともに、文書データのセキュリティレベルの設定等の繁雑な作業は不要となり、セキュリティ担当者の負担も軽減可能となる。
【００６０】
図８は、この発明の他の実施形態を示すもので、図４のフローチャートに対応する処理を示すフローチャートである。
【００６１】
なお、この処理はＣＰＵ１１がＲＯＭ１２等に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
【００６２】
この実施形態では、図３のステップＳ０３における、画像ログ保存対象者として登録されていない出力ユーザにより特定のキー入力がなされたことを、ＭＦＰ１の記憶部１６に記憶しておき、以後は再度の特定のキー入力操作がなされなくても、その文書データはセキュリティが確保されたものとみなして、出力時の画像ログの保存を行わないように構成したものである。
【００６３】
図８において、ステップＳ１０では、ユーザがＭＦＰ１の操作を開始する。操作時にＭＦＰ１でユーザ認証が行われ、ＭＦＰ１を使用するユーザ名が特定され認証が成功すると、ユーザのログインを許可し、ユーザがボックスに保存されている文書データの中から出力したい文書データを選択すると、これを受け付ける。
【００６４】
ステップＳ１１では、選択した文書データの作成者が、画像ログ保存対象者として記憶部１６に登録されているか否かを判断する。
【００６５】
文書データの作成者が画像ログ保存対象者リストに登録されていれば（ステップＳ１１でＹＥＳ）、ステップＳ０２に進み、文書データの作成者がリストに登録されていなければ（ステップＳ１１でＮＯ）、ステップＳ１５に進み、出力時に画像ログを管理サーバ３に送信することなく処理を終了する。
【００６６】
ステップＳ１２では、現在ログインして文書データの出力を行おうとしているユーザ（出力ユーザ）が画像ログ保存対象者リストに登録されているか否かを判断する。登録されていなければ（ステップＳ１２でＮＯ）、ステップＳ１３に進む。
【００６７】
登録されていれば（ステップＳ１２でＹＥＳ）、ステップＳ１６では、文書出力時に画像ログを管理サーバ３に送信するものと判断する。
【００６８】
ステップＳ１３では、選択した文書データについて、過去にいずれかの出力ユーザが文書データの出力前に特定のキー入力（図６のサムネール表示や図７の拡大表示への切り替え）を行ったことが、記憶部１６に記憶されているか否かを判断する。記憶されていれば（ステップＳ１３でＹＥＳ）、再度の特定キー入力を要することなくステップＳ１５に進み、画像ログを管理サーバ３に送信しないものと判断する。
【００６９】
選択した文書データについて、過去にいずれかの出力ユーザが文書データの出力前に特定のキー入力を行ったことが、記憶部１６に記憶されていなければ（ステップＳ１３でＮＯ）、ステップＳ１４で、現在の出力ユーザによって特定のキー入力が行われたかどうかを判断する。
【００７０】
出力ユーザが特定のキー入力を行っていれば（ステップＳ１４でＹＥＳ）、ステップＳ１５に進み、出力時に画像ログを送信しないものと判断する。文書データの出力前に出力ユーザが特定のキー入力を行っていなければ（ステップＳ１４でＮＯ）、ステップＳ１６で、出力時に画像ログを管理サーバ３に送信するものと判断する。
【００７１】
このように、この実施形態では、画像ログの保存対象者が作成した文書データを、画像ログの保存対象者でない出力ユーザが出力するために特定のキー入力が過去に行われていれば、以降は特定のキー入力は不要となるから、処理の簡略化を図ることができる。
【００７２】
なお、出力ユーザによる文書データの選択に際して、操作パネル部１４の表示部１４２には図９に示す選択画面が表示されるが、過去に特定のキー入力が行われている文書についてはその旨を示す表示がなされている。たとえば、図９では、文書名「ｄｏｃ１」の文書データが過去に特定のキー入力が行われた文書であるとすると、「ｄｏｃ１」の「Ｎｏ」の欄に、過去に特定のキー入力が行われている旨を示す「◎」が付されている。
【００７３】
この表示により、すでに確認済みであることをユーザに示し、文書データを出力する際の確認の手間を省くことができる。
【００７４】
また、この実施形態では、図４のステップＳ０３または図８のステップＳ１４において、出力ユーザによって特定のキー入力が行われた際、文書に機密情報が含まれていたことを該ユーザが確認した場合には、ユーザによって文書の出力を禁止する設定が可能となされている。
【００７５】
つまり、図１０のサムネール表示画面Ｄ４および図１１の拡大表示画面Ｄ５に示すように、それぞれ出力禁止ボタン３０を設け、それぞれ出力禁止ボタン３０を押下することにより、対象の文書データの出力を禁止する。出力を禁止された文書データは、どのユーザであっても出力が禁止されるものとなされている。
【００７６】
たとえば、文書名称「ｄｏｃ２」の文書データが出力禁止に設定されたとする。この時、図１２の画面Ｄ１１に示す文書データの選択画面Ｄ１１において、出力禁止となったことが一目で分かるように「ｄｏｃ２」の文書データを、例えばグレーアウトにして表示を変えるようにしてもよい。
【００７７】
また、文書の出力禁止が設定された場合、そのことがＭＦＰ１から画像ログの管理者に通知されるようにするのが好ましい。この通知を受けて管理者が文書データをチェックし、機密を確認した上で文書の削除あるいは出力禁止の解除等の操作を行うことができる。管理者への通知は、外部Ｉ／Ｆ部１８を介した電子メールにより行われてもよいし、図示しないＦＡＸ送信部によるＦＡＸにて行われてもよい。
【００７８】
また、以上説明した実施形態では、画像ログを管理サーバ３に送信し管理サーバ３で保存するものとしたが、ＭＦＰ１が自機内の記憶部１６等に記憶保存する構成であってもよい。
【符号の説明】
【００７９】
１      画像処理装置（ＭＦＰ）
３      管理サーバ（外部保存装置）
１１    ＣＰＵ
１４    操作パネル部
１６    記憶部
１８    外部Ｉ／Ｆ部
１９    認証装置
２１    表示切替キー
２２    拡大表示キー
３０    出力禁止ボタン
１４２  表示部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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