(57)【要約】【課題】ユーザによる電子文書の検索を容易にし、検索に係る装置の処理負荷を低減可能な文書管理システム、文書管理サーバ、クライアントＰＣ、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供すること。【解決手段】本発明の文書管理サーバは、クライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、当該電子文書の閲覧情報をクライアントＰＣに提供し、閲覧情報に基づいて電子文書をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる。また、文書管理サーバは、電子文書の印刷設定情報をクライアントＰＣに提供し、当該印刷設定情報に基づいて電子文書の印刷を実行させる。【選択図】  図２
2011253492.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を処理する文書管理サーバであって、前記文書管理サーバは、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録する電子文書登録手段と、
前記登録された電子文書の閲覧情報が登録される閲覧情報データベースと、
前記閲覧情報データベースに登録された電子文書の閲覧情報をクライアントＰＣに提供し、前記閲覧情報に基づいて、前記登録された電子文書を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させる閲覧情報提供手段と、
を含む、文書管理サーバ。
【請求項２】
前記閲覧情報は、前記登録された電子文書を表示する表示ビューの種別情報および前記表示ビューの種別毎の階層情報が含まれ、
前記閲覧情報提供手段は、前記表示ビューおよび前記階層情報を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させる、請求項１に記載の文書管理サーバ。
【請求項３】
前記文書管理サーバはさらに、
前記登録された電子文書の印刷設定情報が登録される印刷設定情報データベースと、
前記印刷設定情報データベースに登録された電子文書の印刷設定情報をクライアントＰＣに提供し、前記印刷設定情報に基づいて前記電子文書の印刷を実行させる印刷設定情報提供手段と
を含む、請求項１または２に記載の文書管理サーバ。
【請求項４】
電子文書を処理する文書管理サーバと、ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣとを含む文書管理システムであって、前記文書管理サーバは、
前記クライアントＰＣから受信した電子文書を登録する電子文書登録手段と、
前記登録された電子文書の閲覧情報が登録される閲覧情報データベースと、
前記閲覧情報データベースに登録された電子文書の閲覧情報をクライアントＰＣに提供し、前記閲覧情報に基づいて、前記登録された電子文書を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させる閲覧情報提供手段と、
を含む、文書管理システム。
【請求項５】
前記閲覧情報は、前記登録された電子文書を表示する表示ビューの種別情報および前記表示ビューの種別毎の階層情報が含まれ、
前記閲覧情報提供手段は、前記表示ビューおよび前記階層情報を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させる、請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理サーバはさらに、
前記登録された電子文書の印刷設定情報が登録される印刷設定情報データベースと、
前記印刷設定情報データベースに登録された電子文書の印刷設定情報をクライアントＰＣに提供する印刷設定情報提供手段と
を含む、請求項４または５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
電子文書を処理するクライアントＰＣであって、前記クライアントＰＣは、
ネットワークを介して接続された電子文書を管理する文書管理サーバに対して電子文書の閲覧を要求し、前記文書管理サーバから受信した電子文書の閲覧情報を使用して、前記クライアントＰＣの表示装置に前記電子文書を表示させる閲覧手段と、
前記電子文書の印刷設定情報を取得して、前記印刷設定情報に基づいて前記電子文書の印刷を実行する印刷設定情報処理手段と
を含む、クライアントＰＣ。
【請求項８】
電子文書を処理する画像処理装置であって、前記画像処理装置は、
ネットワークを介して接続された電子文書を管理する文書管理サーバに対して電子文書の閲覧を要求し、前記文書管理サーバから受信した電子文書の閲覧情報を使用して、前記画像処理装置の表示装置に前記電子文書を表示させる閲覧手段と、
前記電子文書の印刷設定情報を取得して、前記印刷設定情報に基づいて前記電子文書の印刷を実行する印刷設定情報処理手段と
を含む、画像処理装置。
【請求項９】
電子文書を処理する文書管理サーバが実行する方法であって、前記方法は、前記文書管理サーバが、
ネットワークを介して接続されたクライアントＰＣから受信した電子文書を登録するステップと、
前記登録された電子文書の閲覧情報が登録された閲覧情報データベースから前記電子文書の閲覧情報を取得してクライアントＰＣに提供し、前記閲覧情報に基づいて、前記登録された電子文書を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させるステップと
を含む、方法。
【請求項１０】
前記閲覧情報は、前記登録された電子文書を表示する表示ビューの種別情報および前記表示ビューの種別毎の階層情報が含まれ、
前記表示させるステップは、前記表示ビューおよび前記階層情報を前記クライアントＰＣのＧＵＩに表示させるステップを含む、請求項９に記載の方法。
【請求項１１】
前記方法はさらに、前記文書管理サーバが、
前記登録された電子文書の印刷設定情報が登録される印刷設定情報データベースから前記電子文書の印刷設定情報を取得してクライアントＰＣに提供し、前記印刷設定情報に基づいて前記電子文書の印刷を実行させるステップを含む、請求項９または１０に記載の方法。
【請求項１２】
請求項９〜１１のいずれか１項に記載の各ステップを文書管理サーバが実行するためのコンピュータ実行可能なプログラム。
【請求項１３】
請求項１２に記載されたプログラムを記録したコンピュータ可読な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、より詳細には、文書サーバに登録された登録文書のユーザによる検索を容易化する文書管理システム、文書管理サーバ、クライアントＰＣ、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書サーバ等に保存された電子文書を検索する場合、電子文書の名称等の属性情報を手がかりに電子文書が格納されているであろうフォルダディレクトリを指定して検索する方法が行われている。
【０００３】
しかしながら、電子文書の属性情報を失念した場合には目的とする電子文書を探し出すことは困難であり、また、保存先が不明である場合には、より上位のフォルダディレクトリを指定して検索しなければならなかった。このような問題を解決すべく種々の技術が提案されている。
【０００４】
特許文献１は、蔵書に関する目録情報と、蔵書データが有する分類キーワードと、その下位概念として関連付けられた従属キーワードとを記憶したサーバが、利用者端末から取得した検索条件に合致する分類キーワードを特定し、これに関連付けられた従属キーワードを抽出し、当該検索条件および従属キーワードを使用して、該当する蔵書の目録情報を抽出する蔵書検索方法を開示する。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１が開示する方法は、利用者が指定したキーワードを使用して蔵書の検索を行うため、当該方法を実行する装置の検索に係る処理負荷が軽減することができず、検索時間が多大となるおそれがある。また、蔵書量や利用者の増加に伴い、当該装置の検索負荷や検索時間がより過多となるおそれがある。
【０００６】
本発明は、上記従来技術の問題に鑑みてなされたものであり、ユーザによる電子文書の検索を容易にし、検索に係る装置の処理負荷を低減可能な文書管理システム、文書管理サーバ、クライアントＰＣ、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するために、本発明の文書管理サーバは、クライアントＰＣから受信した電子文書を登録し、当該電子文書の閲覧情報をクライアントＰＣに提供し、閲覧情報に基づいて電子文書をクライアントＰＣのＧＵＩに表示させる。これにより、ユーザによる電子文書の検索を容易にし、検索に係る装置の処理負荷を低減させることができる。
【０００８】
また、文書管理サーバは、電子文書の印刷設定情報をクライアントＰＣに提供し、当該印刷設定情報に基づいて電子文書の印刷を実行させる。これにより、ユーザが登録文書毎に印刷設定情報を指定することなく、登録文書を印刷することができる。
【０００９】
さらに、本発明は、ユーザによる電子文書の検索を容易にし、検索に係る装置の処理負荷を低減する文書管理システム、クライアントＰＣ、画像処理装置、方法、プログラムおよび記録媒体を提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態の文書管理システム１００を示す概略図。
【図２】本実施形態のクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｃおよび文書管理サーバ１３０の機能構成を示す図。
【図３】本実施形態の文書管理サーバが実行する閲覧情報を提供する処理のフローチャートを示す図。
【図４】本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の登録処理のフローチャートを示す図。
【図５】本実施形態の文書管理サーバが実行する印刷設定情報の提供処理のフローチャートを示す図。
【図６】本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える閲覧情報データベース２１４に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図。
【図７】本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える文書書誌情報データベース２１２に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図。
【図８】本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える印刷設定情報データベース２１６に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図。
【図９】本実施形態のクライアントＰＣの表示装置に表示されるＧＵＩの一実施形態を示す図。
【図１０】本実施形態のクライアントＰＣの表示装置に表示されるＧＵＩの別の実施形態を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明について実施形態をもって説明するが、本発明は、後述する実施形態に限定されるものではない。図１は、本実施形態の文書管理システム１００を示す概略図である。文書管理システム１００は、ネットワーク１１０と、ネットワーク１１０に接続されるクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ，１２０ｃと、文書管理サーバ１３０と、画像処理装置１４０とを含んで構成されている。ネットワーク１１０は、例えば、イーサネット（登録商標）およびＴＣＰ／ＩＰプロトコルを使用したネットワークとして構成されている。また、ネットワーク１１０は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）として実装することができ、図示しないルータなどを介して接続されるワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、インターネットなどの公共ネットワークを適宜含ませて実装することができる。
【００１２】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、電子文書を生成し、文書管理サーバ１３０に対して電子文書を登録させる情報処理装置である。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、文書管理サーバ１３０に登録されている電子文書である登録文書を閲覧することができ、さらに、登録文書を画像処理装置１４０に送信して印刷処理を実行させる。本実施形態では、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、ノート型やデスクトップ型等のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置を採用することができ、ユーザは、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂが有するＷｅｂブラウザを使用して電子文書の登録、登録文書の閲覧および印刷を行うことができる。
【００１３】
クライアントＰＣ１２０ｃは、文書管理サーバ１３０の管理を行うための管理端末である。本実施形態では、クライアントＰＣ１２０ｃは、ノート型やデスクトップ型等のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置を採用することができ、管理者は、クライアントＰＣ１２０ｃが有するRuby on Railsを使用して文書管理サーバ１３０の各種データベースに対して種々の情報を登録、削除、変更することができる。
【００１４】
クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ，１２０ｃは、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）プロセッサまたは互換プロセッサを搭載し、ＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）シリーズ、ＭＡＣ（登録商標）ＯＳ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）などのＯＳの管理下で、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、ＰＥＲＬ、ＲＵＢＹ、ＰＹＴＨＯＮなどのプログラム言語で記述された本実施形態のプログラムを実行する。
【００１５】
また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ，１２０ｃは、プログラムを実行するための実行空間を提供するＲＡＭ、プログラムやデータなどを持続的に保持するためのハードディスク装置（ＨＤＤ）などを含んでおり、本実施形態の各機能手段をプログラムの実行により、当該クライアントＰＣ上に実現する。
【００１６】
さらに、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂ，１２０ｃは、ネットワーク１１０と接続可能なインタフェースを備えている。クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１３０に電子文書を送信して登録させ、または登録文書の閲覧やダウンロードを行う。また、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂは、当該インタフェースを介して画像処理装置１４０に印刷実行命令および登録文書の印刷データを送信して印刷処理を実行させる。さらに、クライアントＰＣ１２０ｃは、当該インタフェースを介して文書管理サーバ１３０のデータベースの登録情報を更新する。
【００１７】
文書管理サーバ１３０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂから受信した電子文書を登録し、または登録文書の閲覧情報や印刷設定情報を当該クライアントＰＣに提供するサーバ装置である。文書管理サーバ１３０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂのＷｅｂブラウザが発行した種々のリクエストに応じて、電子文書の登録処理を実行し、または登録文書の閲覧情報または印刷設定情報をレスポンスとして提供する。
【００１８】
本実施形態では、文書管理サーバ１３０は、登録文書を印刷する際に、当該登録文書に関連する印刷設定情報をクライアントＰＣに提供する。文書管理サーバ１３０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂから印刷設定情報の取得要求を受信すると、印刷対象の登録文書に関連付けられた印刷設定情報を当該クライアントＰＣに提供し、クライアントＰＣは、この印刷設定情報を使用して画像処理装置１４０に印刷処理を実行させる。
【００１９】
画像処理装置１４０は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）センサなどを含んで構成されるスキャナ装置を含むＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの画像処理装置として構成されている。画像処理装置１４０は、当該スキャナ装置を使用して電子文書を作成することができる。
【００２０】
また、画像処理装置１４０は、文書管理システム１００内のネットワークプリンタとして実装されており、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂの印刷要求に応じて、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂから受領した印刷データを印刷する。また、別の実施形態では、画像処理装置１４０は、クライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂにローカルプリンタとして構成することができ、さらに、他の実施形態では、画像処理装置１４０は、より下位機種のページプリンタとして構成することもできる。
【００２１】
図２は、本実施形態の文書管理システム１００に含まれるクライアントＰＣ１２０ａ,１２０ｃおよび文書管理サーバ１３０の機能構成を示す図である。以下、図２を参照して、クライアントＰＣ１２０ａ,１２０ｃおよび文書管理サーバ１３０が実装する処理機能について説明する。なお、クライアントＰＣ１２０ｂについては、クライアントＰＣ１２０ａと同様の機能を実装するので、以下、より詳細な説明は省略する。
【００２２】
文書管理サーバ１３０は、データ送受信部２００と、制御部２０２と、電子文書登録部２０４と、閲覧情報提供部２０６と、文書書誌情報データベース２１２と、閲覧情報データベース２１４とを含む。
【００２３】
データ送受信部２００は、文書管理サーバ１３０とクライアントＰＣ１２０ａ,１２０ｂ，１２０ｃとの間のデータ通信を行う機能手段である。データ送受信部２００は、ネットワーク１１０を介してクライアントＰＣからリクエストを受信すると、当該リクエストとともに受信した種々のデータ、例えば、電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報、および閲覧情報（表示ビュー種別情報や階層情報等）などを制御部２０２に通知する。また、データ送受信部２００は、制御部２０２の指示により、レスポンスや種々のデータ、例えば、閲覧情報および印刷設定情報等をクライアントＰＣに送信する。
【００２４】
制御部２０２は、文書管理サーバ１３０の電子文書の処理について全体制御を行う機能手段である。制御部２０２は、クライアントＰＣから受信したリクエストに応じて、後述する電子文書登録部２０４、閲覧情報提供部２０６、印刷設定情報提供部２０８および文書管理情報登録部２１０を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００２５】
電子文書登録部２０４は、クライアントＰＣ１２０ａから受信した電子文書を文書管理サーバ１３０内の記憶装置（図示せず）および／またはネットワーク１１０に接続された電子文書を格納すべき記憶装置（図示せず）に保存する機能手段である。電子文書登録部２０４は、電子文書を登録する際に、当該電子文書の書誌情報である文書書誌情報を文書書誌情報データベース２１２に登録する。なお、文書書誌情報データベース２１２および文書書誌情報については、図７を参照して、より詳細に後述する。
【００２６】
また、電子文書登録部２０４は、電子文書の登録が完了すると、その旨をユーザに通知する。本実施形態では、電子文書登録部２０４は、電子文書の登録要求を発行したクライアントＰＣの表示画面に表示される文書登録システム１００のグラフィカル・ユーザ・インタフェース（ＧＵＩ）のメッセージ表示領域に、電子文書の登録が完了した旨のメッセージを表示させる。他の実施形態では、電子文書の登録要求を発行したユーザを含む当該通知をすべきユーザに対して、電子文書の登録が完了した旨を記載した電子メールを送信し、または当該ユーザが使用するクライアントＰＣにその旨を記載したポップアップ画面等を表示させて、通知することができる。
【００２７】
閲覧情報提供部２０６は、クライアントＰＣの表示画面に表示される各種のＧＵＩを構成する閲覧情報をクライアントＰＣに提供する機能手段である。閲覧情報提供部２０６は、クライアントＰＣから閲覧情報のリクエストを受信すると、文書書誌情報データベース２１２や閲覧情報データベース２１４を参照して、ＧＵＩに表示すべき表示ビューの種別に応じた閲覧情報である階層情報や当該階層情報に関連する登録文書の識別情報（以下、登録文書識別情報として参照する。）を取得する。そして、閲覧情報提供部２０６は、これらの情報をクライアントＰＣに送信してＧＵＩに表示させる。なお、閲覧情報データベース２１４および階層情報については、図６を参照して、より詳細に後述する。
【００２８】
また、文書管理サーバ１３０は、印刷設定情報提供部２０８と、文書管理情報登録部２１０と、印刷設定情報データベース２１６とを含む。
【００２９】
印刷設定情報提供部２０８は、文書管理サーバ１３０によって登録された登録文書の印刷設定情報をクライアントＰＣ１２０ａに提供する機能手段である。印刷設定情報提供部２０８は、クライアントＰＣ１２０ａから印刷設定情報の取得要求を受信すると、当該取得要求とともに受信した印刷設定情報の識別情報（以下、印刷設定識別情報として参照する。）を使用して、印刷設定情報データベース２１６から該当する印刷設定情報を取得し、クライアントＰＣ１２０ａに送信する。なお、印刷設定情報データベース２１６および印刷設定情報については、図８を参照して、より詳細に後述する。
【００３０】
文書管理情報登録部２１０は、閲覧情報データベース２１４および印刷設定情報データベース２１６に対して階層情報および印刷設定情報の登録、変更または削除を行う機能手段である。文書管理情報登録部２１０は、クライアントＰＣ１２０ｃからの階層情報または印刷管理情報の変更要求に応じて、閲覧情報データベース２１４または印刷設定情報データベース２１６に対して階層情報や印刷設定情報を登録、変更または削除する。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用することができ、文書管理情報登録部２１０は、クライアントＰＣ１２０ｃから受信した構造化文書を解析して階層情報や印刷設定情報の登録、変更または削除を行うことができる。
【００３１】
クライアントＰＣ１２０ａは、データ送受信部２２０と、制御部２２２と、閲覧部２２４と、印刷設定情報処理部２２６とを含む。
【００３２】
データ送受信部２２０は、クライアントＰＣ１２０ａと文書管理サーバ１３０との間のデータ通信を行う機能手段である。データ送受信部２２０は、ネットワーク１１０を介して各種リクエストとともに種々のデータ（例えば、登録すべき電子文書、当該電子文書の書誌情報、保存先情報、および閲覧情報（表示ビュー種別や階層情報等）等）を送信する。そして、データ送受信部２２０は、当該リクエストのレスポンスとして、種々のデータ（登録文書の閲覧情報および印刷設定情報等）を文書管理サーバ１３０から受信する。
【００３３】
制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａにおける電子文書の処理の全体制御を行う機能手段である。制御部２２２は、クライアントＰＣ１２０ａのユーザからの指示や文書管理サーバ１３０のレスポンスに応じて、後述する閲覧部２２４および印刷設定情報処理部２２６を呼び出して、各機能手段に各処理を実行させる。
【００３４】
閲覧部２２４は、文書管理サーバ１３０が提供する各種のＧＵＩを構成する閲覧情報を解析して、クライアントＰＣ１２０ａの表示装置にＧＵＩを表示させ、当該ＧＵＩに対するユーザの指示により、電子文書の登録や閲覧、印刷処理を実行させる機能手段である。本実施形態では、閲覧部２２４としてＷｅｂブラウザを採用することができ、閲覧部２２４は、文書管理サーバ１３０が提供するＷｅｂページをＧＵＩとしてクライアントＰＣ１２０ａの表示装置に表示させ、電子文書の登録や閲覧、印刷処理を実行させる。なお、閲覧部２２４が表示するＧＵＩについては、図９および図１０を参照してより詳細に説明する。
【００３５】
閲覧部２２４は、電子文書を文書管理サーバ１３０に登録させる場合、登録すべき電子文書、当該電子文書の書誌情報、当該電子文書を登録すべき階層情報を登録要求とともに文書管理サーバ１３０に送信する。また、閲覧部２２４は、登録文書を印刷する場合、印刷すべき登録文書を文書管理サーバ１３０からダウンロードするとともに、後述する印刷設定情報処理部２２６に当該登録文書の印刷設定情報を取得させ、該当するプリンタドライバに当該印刷設定情報に基づいて印刷を実行させる。
【００３６】
印刷設定情報処理部２２６は、印刷すべき登録文書の印刷設定情報を文書管理サーバ１３０から取得して、当該印刷設定情報をクライアントＰＣ１２０ａのＯＳが管理するレジストリ等の印刷設定情報が登録されるデータベースに書き込む機能手段である。印刷設定情報処理部２２６は、閲覧部２２４がユーザから登録文書の印刷指示を受領すると、印刷すべき登録文書の印刷設定識別情報を文書管理サーバ１３０に送信して、当該登録文書の印刷設定情報を取得する。そして、印刷設定情報処理部２２６は、当該印刷設定情報を上記ＯＳのデータベースに登録する。閲覧部２２４は、当該データベースに書き込まれた印刷設定情報が指定するプリンタドライバを呼び出し、当該印刷設定情報を使用して印刷処理を実行させる。
【００３７】
クライアントＰＣ１２０ｃは、データ送受信部２３０と、制御部２３２と、閲覧部２３４とを含む。
【００３８】
データ送受信部２３０は、クライアントＰＣ１２０ｃと文書管理サーバ１３０との間のデータ通信を行う機能手段である。データ送受信部２３０は、ネットワーク１１０を介して、階層情報および／または印刷設定情報の登録、変更または削除の要求とともに、登録、変更または削除すべき階層情報および／または印刷設定情報を送信する。
【００３９】
制御部２３２は、クライアントＰＣ１２０ｃにおける処理の全体制御を行う機能手段である。制御部２３２は、クライアントＰＣ１２０ｃのユーザである管理者からの指示により、後述する閲覧部２３４を呼び出して、階層情報および／または印刷設定情報の登録、変更または削除を行わせる。
【００４０】
閲覧部２３４は、文書管理サーバ１３０が提供する各種のＧＵＩを構成する閲覧情報を解析して、クライアントＰＣ１２０ｃの表示装置にＧＵＩを表示させ、当該ＧＵＩに対するユーザの指示により、登録文書の階層情報や印刷設定情報の登録や閲覧、印刷処理を実行させる機能手段である。本実施形態では、クライアントＰＣ１２０ａと同様に、閲覧部２３４としてＷｅｂブラウザを採用することができ、閲覧部２３４は、文書管理サーバ１３０が提供するＷｅｂページをＧＵＩとしてクライアントＰＣ１２０ｃの表示装置に表示させ、登録文書の階層情報や印刷設定情報の登録や閲覧、削除を実行させる。
【００４１】
閲覧部２３４は、当該登録や閲覧、削除すべき階層情報や印刷設定情報の種類や変更内容を文書管理サーバ１３０に送信し、閲覧情報データベース２１４や印刷設定情報データベース２１６を更新する。本実施形態では、ＨＴＭＬやＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ等のマークアップ言語により記述された構造化文書を使用して、階層情報や印刷設定情報の登録、変更または削除を行うことができる。
【００４２】
他の実施形態では、画像処理装置１４０は、上述したクライアントＰＣ１２０ａと同様の機能手段を備え、文書管理サーバ１３０への電子文書の登録や登録文書の印刷を実行することができる。
【００４３】
図３は、本実施形態の文書管理サーバが実行するクライアントＰＣに表示されるＧＵＩを構成する閲覧情報を提供する処理のフローチャートを示す図である。以下、図３を参照して、クライアントＰＣに表示されるＧＵＩの閲覧情報の提供処理について説明する。
【００４４】
図３の処理は、ステップＳ３００でクライアントＰＣ１２０ａからＧＵＩの閲覧情報の取得要求を受信することにより開始する。ステップＳ３０１で文書管理サーバ１３０の制御部２０２が閲覧情報提供部２０６を呼び出し、閲覧情報提供部２０６が、文書管理システム１００が提供する文書管理サービスのトップページを構成するＧＵＩの閲覧情報を提供する。ステップＳ３０２では、閲覧情報提供部２０６は、クライアントＰＣから表示ビューの表示要求を受信したか否か判断し、受信していないと判断した場合には（ｎｏ）、ステップＳ３０２の処理を反復させる。一方、表示ビューの表示要求を受信したと判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３０３に分岐させる。
【００４５】
ステップＳ３０３では、閲覧情報提供部２０６は、閲覧情報データベース２１４を参照し、表示ビューの表示要求とともに受信した表示ビュー種別情報を使用して、当該表示ビュー種別情報が示す表示ビューの第１の階層情報を取得する。ステップＳ３０４では、閲覧情報提供部２０６は、文書書誌情報データベース２１２を参照し、ステップＳ３０３で取得した第１の階層情報に関連する登録文書の登録文書識別情報を取得し、階層情報および登録文書識別情報を、データ送受信部２００を介してクライアントＰＣに送信する。
【００４６】
ステップＳ３０５では、閲覧情報提供部２０６は、クライアントＰＣから階層情報の取得要求を受信したか否か判断し、当該要求を受信していない場合には（ｎｏ）、ステップＳ３０５の処理を反復させる。一方、階層情報の取得要求を受信した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３０６に分岐させる。ステップＳ３０６では、閲覧情報提供部２０６は、閲覧情報データベース２１４を参照し、ステップＳ３０５で階層情報の取得要求とともに受信した階層情報を識別する情報（以下、階層識別情報として参照する。）を使用して、該当する階層情報を取得する。本実施形態では、階層識別情報として、各表示ビューのファイルパス（例えば、後述する図６に示す「部署別￥Ａチーム」等）や上位の階層識別情報（例えば、「Ａチーム」等）を使用することができる。
【００４７】
ステップＳ３０７では、閲覧情報提供部２０６は、文書書誌情報データベース２１２を参照し、ステップＳ３０６で取得した階層情報に関連する登録文書の登録文書識別情報を取得し、当該階層情報および登録文書識別情報をクライアントＰＣに送信する。
【００４８】
ステップＳ３０８では、閲覧情報提供部２０６は、閲覧情報データベース２１４を参照し、ステップＳ３０６で取得した階層情報に従属する階層情報が存在するか否か判断し、従属する階層情報が存在する場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３０５に分岐させる。一方、従属する階層情報が存在しない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ３０９に分岐させる。
【００４９】
ステップＳ３０９では、閲覧情報提供部２０６は、ステップＳ３０２で取得した表示ビューと別の表示ビューの表示要求を受信したか否か判断し、別の表示ビューの表示要求を受信したと判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３０３に分岐させる。一方、別の表示ビューの表示要求を受信していないと判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ３１０に分岐させる。ステップＳ３１０では、閲覧情報提供部２０６は、図３の処理が開始して一定時間が経過しているか判断し、未だ一定時間が経過していない場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ３０９に分岐させる。一方、一定時間が経過した場合、すなわちタイムアウトが発生した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ３１１に分岐させて終了させる。
【００５０】
図４は、本実施形態の文書管理サーバが実行する電子文書の登録処理のフローチャートを示す図である。以下、図４を参照して、電子文書の登録処理について説明する。
【００５１】
図４の処理は、ステップＳ４００で文書管理サーバ１３０がクライアントＰＣから電子文書の登録要求を受信することにより開始する。本実施形態では、登録すべき電子文書をクライアントＰＣのＧＵＩ上でドラッグ＆ドロップさせることにより、クライアントＰＣが、電子文書の登録要求を、当該電子文書の書誌情報、表示ビュー種別情報および階層識別情報とともに送信する。本実施形態では、当該表示ビュー種別情報は、電子文書の登録要求を発行したときにクライアントＰＣに表示されている表示ビューの種別を示す。また、当該階層識別情報とは、電子文書を登録すべき表示ビュー内の階層情報の識別情報である。
【００５２】
ステップＳ４０１では、制御部２０２が電子文書登録部２０４を呼び出し、電子文書登録部２０４は、電子文書の登録要求とともに受信した電子文書の書誌情報を使用して、当該書誌情報を含む電子文書の書誌情報を設定するＧＵＩである書誌情報設定画面をクライアントＰＣに表示させる。ステップＳ４０２では、電子文書登録部２０４は、クライアントＰＣから電子文書の書誌情報を受信したか否か判断し、受信していない場合には（ｎｏ）、ステップＳ４０２の処理を反復させる。一方、電子文書の書誌情報を受信した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ４０３に分岐させ、クライアントＰＣから受信した電子文書を登録文書用の記憶装置に保存する。
【００５３】
ステップＳ４０４では、電子文書登録部２０４は、電子文書の登録要求とともに受信した表示ビュー種別情報が、従来のフォルダ階層構造の表示ビュー（以下、標準階層ビューとして参照する。）であるか否か判断し、標準階層ビューである場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ４０５に分岐させる。ステップＳ４０５では、電子文書登録部２０４は、ステップＳ４０２で受信した書誌情報と、電子文書の登録要求とともに受信した階層識別情報とを文書書誌情報データベース２１２に登録する。
【００５４】
一方、ステップＳ４０４の判定で電子文書の登録要求とともに受信した表示ビュー種別情報が標準階層ビューでないと判断した場合には（ｎｏ）、処理をステップＳ４０６に分岐させる。ステップＳ４０６では、電子文書登録部２０４は、電子文書を登録すべき標準階層の階層識別情報を指定するＧＵＩである標準階層指定画面をクライアントＰＣに表示させる。ステップＳ４０７では、電子文書登録部２０４は、クライアントＰＣから標準階層の階層識別情報を受信したか否か判断し、受信していない場合には（ｎｏ）、ステップＳ４０７の処理を反復させる。
【００５５】
一方、ステップＳ４０７の判定で標準階層の階層識別情報を受信したと判断した場合には（ｙｅｓ）、処理をステップＳ４０８に分岐させる。ステップＳ４０８では、電子文書登録部２０４は、ステップＳ４０２で受信した書誌情報と、ステップＳ４０７で受信した階層識別情報とを文書書誌情報データベース２１２に登録する。
【００５６】
ステップＳ４０９では、電子文書登録部２０４は、電子文書の登録が完了した旨をユーザに通知し、ステップＳ４１０で処理が終了する。本実施形態では、電子文書登録部２０４は、階層識別情報と登録完了通知の通知先情報（例えば、ユーザの電子メールアドレスや当該ユーザが使用するクライアントＰＣのＩＰアドレス等）とが関連付けて登録された通知先情報データベースを参照して、当該通知をすることができる。
【００５７】
本実施形態では、電子文書の登録の際に、電子文書登録部２０４が電子文書の書誌情報を設定するＧＵＩである書誌情報設定画面をクライアントＰＣに表示させるが、他の実施形態では、当該書誌情報設定画面を表示させずに、電子文書の登録要求とともに受信した電子文書の書誌情報や予め設定された書誌情報を使用して、文書書誌情報データベースに登録することもできる。
【００５８】
図５は、本実施形態の文書管理サーバが実行する登録文書の印刷設定情報を提供する処理のフローチャートを示す図である。以下、図５を参照して、登録文書の印刷設定情報の提供処理について説明する。
【００５９】
図５の処理は、ステップＳ５００で文書管理サーバ１３０がクライアントＰＣから登録文書の印刷設定情報の取得要求を受信することにより開始する。本実施形態では、登録文書の印刷設定情報の取得要求とともに、登録文書の印刷設定情報を識別する印刷設定識別情報がクライアントＰＣから文書管理サーバ１３０に送信される。また、本実施形態では、印刷設定識別情報として、クライアントＰＣのＧＵＩ上で表示される当該登録文書の格納先を示す階層識別情報（例えば、表示ビュー種別情報およびこれに従属する階層情報等）を使用することができる。
【００６０】
ステップＳ５０１では、制御部２０２が印刷設定情報提供部２０８を呼び出し、印刷設定情報提供部２０８は、印刷設定情報データベース２１６を参照し、登録文書の印刷設定情報の取得要求とともに受信した印刷設定情報を使用して、印刷が要求されている登録文書の印刷設定情報を取得する。ステップＳ５０２では、印刷設定情報提供部２０８は、当該印刷設定情報をクライアントＰＣに送信して、印刷設定情報を書き込むべきクライアントＰＣのデータベースに登録させ、ステップＳ５０３で処理が終了する。
【００６１】
本実施形態では、電子文書の登録後の印刷処理設定を予め設定することができるため、ユーザが登録文書毎に印刷設定情報を指定することなく、登録文書を印刷することができる。
【００６２】
図６は、本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える閲覧情報データベース２１４に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図である。以下、図６を参照して、閲覧情報テーブル６００について説明する。
【００６３】
閲覧情報テーブル６００は、文書管理システム１００の管理者によって発行されたクライアントＰＣ１２０ｃからの閲覧情報の登録、削除または変更要求に応じて生成されるデータテーブルである。文書管理サーバ１３０は、クライアントＰＣに表示されるＧＵＩの閲覧情報を閲覧情報テーブル６００から取得し、クライアントＰＣに提供して表示させる。
【００６４】
閲覧情報テーブル６００には、表示ビュー種別情報６１０と、これに従属する階層情報６２０，６３０とが関連付けて登録される。図６に示す実施形態では、表示ビュー種別である作成者別を示す表示ビュー種別情報と、これに従属する第１の階層情報として文書管理システム１００のユーザ名が関連付けて登録されている。また、表示ビュー種別である作成年度別や作成月別を示す表示ビュー種別情報と、これに従属する第１の階層情報として登録文書の作成年度や作成月別が関連付けて登録されている。
【００６５】
さらに、表示ビュー種別である部署別を示す表示ビュー種別情報と、これに従属する階層情報である第１の階層情報として部署名が関連付けて登録されている。さらに、当該第１の階層情報である部署名と、これに従属する第２の階層情報として当該部署に所属するユーザ名が関連付けて登録されている。
【００６６】
さらに、表示ビュー種別である文書状態別や文書種類別、回覧状態別を示す表示ビュー種別情報と、これに従属する第１の階層情報として文書状態や文書種類、回覧状態が関連付けて登録されている。
【００６７】
本実施形態では、階層情報として最大で２つの階層情報が示されているが、他の実施形態では、閲覧情報テーブル６００に任意の階層の階層情報を登録することができる。また、本実施形態では、ユーザが任意の階層種別やその階層情報を設定することができる。
【００６８】
図７は、本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える文書書誌情報データベース２１２に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図である。以下、図７を参照して、文書書誌情報テーブル７００について説明する。
【００６９】
文書書誌情報テーブル７００は、登録文書の文書書誌情報が登録されるデータテーブルである。文書書誌情報テーブル７００には、登録文書の識別情報７１０と、当該登録文書の文書書誌情報７２０，７３０，７４０，７５０，７６０，７７０，７８０，７９０とが関連付けて登録される。
【００７０】
図７に示す実施形態では、登録文書識別情報７１０には、登録文書識別情報として、登録文書の名称が登録される。他の実施形態では、登録文書を固有に識別できる限り、如何なる識別情報を使用してもよい。
【００７１】
標準階層の階層識別情報７２０には、登録文書が格納される記憶装置内のフォルダパス、すなわち、従来のツリービューで表示される階層構造におけるフォルダパスが登録される。作成者７３０には、登録文書の作成者が登録される。登録日７４０、作成日７５０、更新日７６０には、それぞれ登録文書の登録日、作成日および更新日が登録される。文書種類７７０、文書状態７８０、データサイズ７９０には、それぞれ登録文書の文書種類、文書状態、データサイズが登録される。
【００７２】
文書書誌情報テーブル７００には、文書書誌情報として、電子文書の登録要求とともに受信した文書書誌情報、文書書誌情報設定画面でユーザが指定した文書書誌情報、および標準階層指定画面でユーザが指定した標準階層の階層識別情報が登録される。本実施形態では、文書状態７８０は、文書書誌情報設定画面により入力された情報である。また、登録日７４０は、電子文書の登録要求を受信した日時または電子文書を保存した日時である。本実施形態では、文書状態、登録日および標準階層の階層識別情報以外の文書書誌情報は、電子文書の登録要求とともに受信した文書書誌情報に含まれる。
【００７３】
図８は、本実施形態の文書管理サーバ１３０が備える印刷設定情報データベース２１６に登録されるデータテーブルの実施形態を示す図である。以下、図８を参照して、印刷設定情報テーブル８００について説明する。
【００７４】
印刷設定情報テーブル８００は、登録文書の印刷設定情報が登録されるデータテーブルである。印刷設定情報テーブル８００には、印刷設定識別情報８１０と、印刷設定情報８２０とが関連付けて登録される。図８に示す実施形態では、印刷設定識別情報として、閲覧情報テーブル６００の階層情報（例えば、表示ビュー種別「部署別」の第１の階層情報「Ａチーム」、「Ｂチーム」、「Ｃチーム」）が登録される。他の実施形態では、印刷設定識別情報として、他の階層情報を使用することができる。印刷設定情報８２０には、登録文書の出力先プリンタを指定する出力先プリンタ、登録文書の原稿サイズ、出力用紙サイズ、ページレイアウト、とじ方向、給紙方法、印刷品質、印刷目的、カラーモード等の種々の印刷設定情報が登録される。他の実施形態では、出力先プリンタが有する機能に応じて、例えば、ホッチキス止めの有無や両面印刷等の他の印刷設定情報を使用することができる。
【００７５】
本実施形態では、閲覧情報テーブル６００の階層情報に応じて、種々の印刷設定情報を指定することができ、これにより、ＧＵＩの表示ビュー毎の印刷設定情報で登録文書を印刷することができる。
【００７６】
図９は、本実施形態のクライアントＰＣの表示装置に表示されるＧＵＩの一実施形態を示す図である。ＧＵＩ９１０は、文書管理システム１００で文書管理を行うためのＧＵＩであり、表示ビューを選択する領域９２０と、選択されている表示ビューに関連するフォルダや登録文書を表示する領域９３０とを含んでいる。図９に示す実施形態では、表示ビューとして、標準階層ビューであるキャビネット、月別ビュー、作成者別ビューおよび部署別ビューが領域９２０に表示される。領域９３０には、選択されている表示ビューであるキャビネットの詳細が表示される。
【００７７】
図９に示す実施形態では、上述した表示ビューが表示されるが、他の実施形態では、上述した表示ビュー以外の表示ビューを表示させることができる。また、図９に示す実施形態では、ユーザが領域９２０，９３０に電子文書をドラッグ＆ドロップすることにより、電子文書の登録要求が発行され、文書管理サーバ１３０が電子文書の登録処理を実行する。
【００７８】
図１０は、本実施形態のクライアントＰＣの表示装置に表示されるＧＵＩの別の実施形態を示す図である。文書管理用ＧＵＩ１０１０は、文書管理システム１００で文書管理を行うためのＧＵＩであり、図９を参照して説明したＧＵＩ９１０と同様に、表示ビューを選択する領域１０２０と、選択されている表示ビューに関連するフォルダや登録文書を表示する領域１０３０とを含んでいる。図１０に示す実施形態では、表示ビューとして、標準階層ビューであるキャビネット、月別ビュー、作成者別ビューおよび部署別ビューが領域１０２０に表示される。領域１０３０には、選択されている表示ビューである部署別ビューの詳細が表示される。
【００７９】
図１０に示す実施形態では、上述した表示ビューが表示されるが、他の実施形態では、上述した表示ビュー以外の表示ビューを表示させることができる。また、図１０に示す実施形態では、図９の実施形態と同様に、ユーザが領域１０２０，１０３０に電子文書をドラッグ＆ドロップすることにより、電子文書の登録要求が発行され、文書管理サーバ１３０が電子文書の登録処理を実行する。
【００８０】
本実施形態では、従来のフォルダ階層構造以外の表示ビューにより登録文書を閲覧することができる。これにより、ユーザが目的とする登録文書を容易に見つけ出すことができる。また、文書管理サーバ１３０が従来の検索処理を実行する必要がないため、サーバ装置の検索処理負担が大幅に軽減できる。
【００８１】
これまで本実施形態につき説明してきたが、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、他の実施形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８２】
１００…文書管理システム、１１０…ネットワーク、１２０ａ，１２０ｂ，１２０ｃ…クライアントＰＣ、１３０…文書管理サーバ、１４０…画像処理装置
【先行技術文献】
【特許文献】
【００８３】
【特許文献１】特開２００７−１０２４８７号公報
【図１】
2011253492.tif 000003
【図２】
2011253492.tif 000004
【図３】
2011253492.tif 000005
【図４】
2011253492.tif 000006
【図５】
2011253492.tif 000007
【図６】
2011253492.tif 000008
【図７】
2011253492.tif 000009
【図８】
2011253492.tif 000010
【図９】
2011253492.tif 000011
【図１０】
2011253492.tif 000012