(57)【要約】【課題】ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとする。【解決手段】ドキュメント情報とその内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とをユーザ端末１３から受け付けてドキュメント管理テーブル１２１に格納するドキュメント登録部１１１と、承認者のメールアドレスを特定しドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する承認依頼処理部１１２と、承認者による承認ないし却下の承認判断結果をユーザ端末１３から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する承認・却下処理部１１３と、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブル１２１で特定する実行前提条件チェック部１１５と、前記特定したドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理自動実行部１１７とからドキュメント管理システム１００を構成する。【選択図】図１
2011134265.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ドキュメント管理を行うコンピュータシステムであり、
ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、
ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部と、
管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納するドキュメント登録部と、
承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する承認依頼処理部と、
承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する承認・却下処理部と、
記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する実行前提条件チェック部と、
前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理自動実行部と、
を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】
前記ドキュメント登録部は、前記ドキュメント情報が含む所定処理の内容として、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、および無処理のいずれかの指定を受け付け、
前記処理自動実行部は、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、のいずれかの処理を実行し、所定処理の内容が無処理である場合に該当ドキュメントに対し何もしない、
ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
【請求項３】
前記ドキュメント登録部は、前記承認者情報として、所定ドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う必須の承認者とその他の承認者とを含む複数の承認者情報を、通信部を介してユーザ端末から受け付け、
前記実行前提条件チェック部は、記憶部に格納された、必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の承認を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定し、
前記処理自動実行部は、前記必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の承認を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載のドキュメント管理システム。
【請求項４】
前記ドキュメント登録部は、前記ドキュメント情報として、管理対象となるドキュメントの識別情報、登録者の識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報を、通信部を介してユーザ端末から受け付け、
前記実行前提条件チェック部は、ドキュメント管理テーブルで各ドキュメント情報が示す期限までの期間をカウントし、期限到来の所定日数前に、記憶部において該当ドキュメントに関して承認を示す承認判断結果が格納されていない時、該当ドキュメント情報の登録者の識別情報に基づいて前記メールアドレステーブルで該当メールアドレスを特定し、このメールアドレスに宛てて、該当ドキュメントに関して未承認となっている旨のメッセージを含むメールを送信する、  ことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載のドキュメント管理システム。
【請求項５】
ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部とを備えて、ドキュメント管理を行うコンピュータシステムが、
管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納する処理と、
承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する処理と、
承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する処理と、
記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する処理と、
前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理と、
を実行することを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項６】
ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部とを備えて、ドキュメント管理を行うコンピュータシステムに、
管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納する処理と、
承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する処理と、
承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する処理と、
記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する処理と、
前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理と、
を実行させるドキュメント管理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ドキュメント管理システム、ドキュメント管理方法、およびドキュメント管理プログラムに関するものであり、具体的には、ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとする技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
複数のユーザに対して、参照権のみを付与した上でファイルデータを開示する、重要ドキュメントを特定の格納場所に纏めて保存する、承認を受けたドキュメントのみ保存するなど、ドキュメント管理方法については、多岐にわたり様々な方法がある。そうした技術として、例えば、ドキュメントの作成／更新／承認／参照の各処理を効率よく管理することのできるドキュメント作成システムおよびドキュメント作成プログラム記録媒体を提供することを目的とするドキュメント作成システム（特許文献１参照）などが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−１７５７８１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、内部統制・監査などで昨今ドキュメントの長期保管、アクセス権管理が重要となっている。しかしながら、ドキュメントを長期保管する際には、どのドキュメントがどこに記憶されているのか保管期間中に所在不明確になったり、ドキュメントへのアクセス権の管理が徹底されないことで、本来は参照・更新できない者が非開示のドキュメントにアクセスできてしまうなどの問題が起こりうる。また、閲覧期間が決まっているドキュメントを、参照のみ可能とするフォルダに格納しておき、閲覧期限がすぎた時点で該当フォルダより移動・削除するといった運用を行う場合、閲覧期限終了後に手作業による作業が発生する。しかし、企業内のドキュメントなど膨大な数のドキュメントを管理するにあたっては、それぞれの格納場所、移動・削除のタイミングをドキュメント毎に簡便・確実に把握しておかねば、ミスや作業漏れを起こす確率が高い。
【０００５】
そこで本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとする技術の提供を主たる目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記課題を解決する本発明のドキュメント管理システムは、ドキュメント管理を行うコンピュータシステムであり、ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部と、管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納するドキュメント登録部と、承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する承認依頼処理部と、承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する承認・却下処理部と、記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する実行前提条件チェック部と、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理自動実行部と、を備えることを特徴とする。
【０００７】
なお、前記ドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント登録部は、前記ドキュメント情報が含む所定処理の内容として、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、および無処理のいずれかの指定を受け付け、前記処理自動実行部は、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、のいずれかの処理を実行し、所定処理の内容が無処理である場合に該当ドキュメントに対し何もしない、としてもよい。
【０００８】
また、前記ドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント登録部は、前記承認者情報として、所定ドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う必須の承認者とその他の承認者とを含む複数の承認者情報を、通信部を介してユーザ端末から受け付け、前記実行前提条件チェック部は、記憶部に格納された、必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の承認を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定し、前記処理自動実行部は、前記必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の承認を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する、としてもよい。
【０００９】
また、前記ドキュメント管理システムにおいて、前記ドキュメント登録部は、前記ドキュメント情報として、管理対象となるドキュメントの識別情報、登録者の識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報を、通信部を介してユーザ端末から受け付け、前記実行前提条件チェック部は、ドキュメント管理テーブルで各ドキュメント情報が示す期限までの期間をカウントし、期限到来の所定日数前に、記憶部において該当ドキュメントに関して承認を示す承認判断結果が格納されていない時、該当ドキュメント情報の登録者の識別情報に基づいて前記メールアドレステーブルで該当メールアドレスを特定し、このメールアドレスに宛てて、該当ドキュメントに関して未承認となっている旨のメッセージを含むメールを送信する、としてもよい。
【００１０】
また、本発明のドキュメント管理方法は、ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部とを備えて、ドキュメント管理を行うコンピュータシステムが、管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納する処理と、承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する処理と、承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する処理と、記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する処理と、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理と、を実行することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明のドキュメント管理プログラムは、ドキュメント管理に関与する者のメールアドレスを記憶したメールアドレステーブルを格納した記憶部と、ネットワーク上の他装置との通信を行う通信部とを備えて、ドキュメント管理を行うコンピュータシステムに、管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部のドキュメント管理テーブルに格納する処理と、承認者情報をメールアドレステーブルに照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する処理と、承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部を介してユーザ端末から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部に格納する処理と、記憶部に格納された承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブルで特定する処理と、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の承認を示すドキュメント情報を記憶部より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する処理と、を実行させることを特徴とする。
【００１２】
その他、本願が開示する課題、およびその解決方法は、発明を実施するための最良の形態の欄、および図面により明らかにされる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、所定の権限者による承認を経たドキュメントを所定の格納場所（記憶装置におけるフォルダなど）に保存して所在管理を確実なものとし、更には、ドキュメント毎に定められた所定期限に応じて、該当ドキュメントを自動的に移動・削除するといった処理が可能となる。これにより、内部統制・監査の観点から、管理対象のドキュメントに関する各種の処理漏れなど人的不具合を排除することができる。  
したがって本発明によれば、ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとできる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本実施形態のドキュメント管理システムを含むネットワーク構成例を示す図である。
【図２】本実施形態のＷｅｂサーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本実施形態の管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図４】本実施形態のメールサーバのハードウェア構成例を示す図である。
【図５】本実施形態のユーザ端末のハードウェア構成例を示す図である。
【図６】本実施形態のドキュメント管理テーブルのレイアウト例を示す図である。
【図７】本実施形態の代表承認者承認確認テーブル（グループ１）のレイアウト例を示す図である。
【図８】本実施形態の代表承認者承認確認テーブル（グループ２）のレイアウト例を示す図である。
【図９】本実施形態の必須承認者承認確認テーブルのレイアウト例を示す図である。
【図１０】本実施形態のメールアドレステーブルのレイアウト例を示す図である。
【図１１】本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例１を示すフロー図である。
【図１２】本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例２を示すフロー図である。
【図１３】本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例３を示すフロー図である。
【図１４】本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例４を示すフロー図である。
【図１５】本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例５を示すフロー図である。
【図１６】本実施形態の画面イメージ例１を示す図である。
【図１７】本実施形態の画面イメージ例２を示す図である。
【図１８】本実施形態の画面イメージ例３を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
−−−システム構成−−−
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。図１は、本実施形態のドキュメント管理システム１００の構成図である。図１に示すドキュメント管理システム１００（以下、システム１００）は、ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとするコンピュータシステムである。
【００１６】
前記システム１００は例えば複数のサーバなどで構成されたコンピュータシステムであり、各サーバらはハードディスクドライブやメモリなどで構成される記憶部、ＣＰＵなどの制御部、通信部たるネットワークインタフェース部らがＢＵＳにより互いに接続されて構成されている。本実施形態における前記システム１００は、Ｗｅｂサーバ１０、管理サーバ１１、メールサーバ１２とがネットワーク１４で互いに協働する構成としている。前記ネットワーク１４には、ドキュメント登録や処理内容等の承認判断を行うユーザが使用する、複数のユーザ端末１３が接続されている。なお、本実施形態では前記システム１００を複数のサーバで構成した例を示すが、１つのサーバ装置に前記サーバ１０〜１２らの機能を集約して構成するとしても勿論問題ない。
【００１７】
前記システム１００に含まれるＷＥＢサーバ１０は、ユーザ端末１３に対し、管理対象となるドキュメントに関する情報や承認者の情報等の入力を受け付けるための入力画面、承認者が承認・却下の指示を入力するための入力画面を提供するためのサーバである。また、前記管理サーバ１１は、電子文書ファイルなどのドキュメントを実際に保存するサーバであり、各ドキュメンに関する承認の有無、移動・削除等の処理内容、期限等を合わせて管理している。また、前記メールサーバ１２は、ドキュメント登録者や承認者に対してメール配信を行うサーバであり、メールアドレステーブル３１２を記憶部３０１に備えている。また、前記ユーザ端末１３は、ドキュメント登録者がドキュメント登録時に情報入力を行う他、承認者が承認・却下の指示を行うための端末である。
【００１８】
以下、各装置の構成例について説明する。図２は、Ｗｅｂサーバ１０のハードウェア構成例を示す図である。このＷｅｂサーバ１０は、ＣＰＵ等の制御部００２と、ハードディスクドライブやメモリ等で構成される記憶部００１と、ネットワーク１４を介して他装置とデータの送受信を行う通信部たるネットワークインタフェース部００３とを具備する。また、前記記憶部００１には、制御部００２が実行する、画面出力機能を有するプログラム＝画面出力部０１１が格納されている。この画面出力部０１１は、ドキュメント登録者にドキュメント登録・承認依頼画面、承認者に承認・却下入力画面を提供する機能を有する。
【００１９】
図３は、管理サーバ１１のハードウェア構成例を示す図である。この管理サーバ１１は、ＣＰＵ等の制御部１００と、ハードディスクドライブやメモリ等で構成した記憶部１０１と、ネットワーク１４を介して他装置とデータの送受信を行う通信部たるネットワークインタフェース部１０２とを具備する。また、前記記憶部１０１には、制御部１００が実行する、ドキュメント登録機能を有するプログラム＝ドキュメント登録部１１１、承認依頼処理機能を有するプログラム＝承認依頼処理部１１２、承認・却下処理機能を有するプログラム＝承認・却下処理部１１３、承認情報確認処理機能を有するプログラム＝承認情報確認処理部１１４、実行前提条件チェック機能を有するプログラム＝実行前提条件チェック部１１５、ファイル移動・削除プログラム自動生成機能を有するプログラム＝ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６、処理自動実行機能を有するプログラム＝処理自動実行部１１７が格納されている。
【００２０】
前記ドキュメント登録部１１１は、管理対象となるドキュメントの識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報と、このドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う承認者を示す承認者情報とを、通信部たるネットワークインタフェース部１０２を介してユーザ端末１３から受け付けて、このドキュメント情報および承認者情報を記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１に格納する。また具体的には、このドキュメント登録部１１１は、図１６に示すドキュメント登録・承認依頼画面の入力情報をユーザ端末１３から得て、ドキュメント管理テーブル１２１、代表承認者承認確認テーブル１２２（グループ１）、代表承認者承認確認テーブル１２３（グループ２）、必須承認者承認確認テーブル１２４へ登録する機能を有するのである。
【００２１】
前記ドキュメント登録部１１１は、前記ドキュメント情報が含む所定処理の内容として、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、および無処理のいずれかの指定を受け付けるとすれば好適である。
【００２２】
また、前記ドキュメント登録部１１１は、前記承認者情報として、所定ドキュメント情報に関して内容の承認判断を行う必須の承認者とその他の承認者とを含む複数の承認者情報を、通信部たるネットワークインタフェース部１０２を介してユーザ端末１３から受け付けるとすれば好適である。
【００２３】
また、前記ドキュメント登録部１１１は、前記ドキュメント情報として、管理対象となるドキュメントの識別情報、登録者の識別情報、記憶部での格納先、および所定処理の内容とそれを行う期限を少なくとも含むドキュメント情報を、通信部たるネットワークインタフェース部１０２を介してユーザ端末１３から受け付けるとすれば好適である。
【００２４】
また、前記承認依頼処理部１１２は、承認者情報をメールアドレステーブル３１２に照合して該当承認者のメールアドレスを特定し、該当メールアドレスに宛てて前記承認者情報に関連するドキュメント情報についてその内容の承認判断依頼のメールを送信する。本実施形態における構成では、この承認依頼処理部１１２は、こうした機能を実現するために、前記ドキュメント管理テーブル１２１の承認依頼フラグに「１」を設定した上で、前記メールサーバ１２に対して該当承認者へのメール配信の要求することとなる。
【００２５】
また、前記承認・却下処理部１１３は、承認者による承認ないし却下の承認判断結果を、通信部たるネットワークインタフェース部１０２を介してユーザ端末１３から受け付けて、この承認判断結果の情報を該当ドキュメントに対応付けて記憶部１０１に格納する。本実施形態における前記承認・却下処理部１１３は、具体的には、必須承認者、代表承認者（後述する）など承認者の承認・却下の入力情報をユーザ端末１３から得て、代表承認者承認確認テーブル１２２（グループ１）、代表承認者承認確認テーブル１２３（グループ２）、必須承認者承認確認テーブル１２４に反映させる機能を有する。承認判断結果が「承認」であった場合、この承認・却下処理部１１３は、各テーブルの承認フラグ欄に「１」を、一方、「却下」の場合は却下フラグ欄に「１」を設定する。
【００２６】
また、承認情報確認処理部１１４は、各ドキュメントの承認・却下の情報をドキュメント管理テーブル１２１、代表承認者承認確認テーブル１２２（グループ１）、代表承認者承認確認テーブル１２３（グループ２）、必須承認者承認確認テーブル１２４から抽出し、図１８に示す画面イメージの画面データをユーザ端末１３に送信するなどして画面出力させる機能を有する。
【００２７】
また、実行前提条件チェック部１１５は、記憶部１０１に格納された承認判断結果がドキュメント情報の「承認」を示すドキュメント情報をドキュメント管理テーブル１２１で特定する。本実施形態における実行前提条件チェック部１１５は、具体的には図１３のフローに従い、メール配信要求を実施する機能を有する。また、この実行前提条件チェック部１１５は、記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１に格納された、必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の「承認」を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報をドキュメント管理テーブル１２１で特定するとしてもよい。
【００２８】
また、この実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１で各ドキュメント情報が示す期限までの期間をカウントし（例えば、コンピュータとして当然に備えるカレンダー機能、クロック機能等でカウント）、期限到来の所定日数前に、記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１において該当ドキュメントに関して「承認」を示す承認判断結果が格納されていない時、該当ドキュメント情報の登録者の識別情報に基づいて前記メールアドレステーブル３１２で該当メールアドレスを特定し、このメールアドレスに宛てて、該当ドキュメントに関して未承認となっている旨のメッセージを含むメールを送信するとすれば好適である。
【００２９】
具体的に、本実施形態における前記実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１における「処理区分」欄がブランクでない、つまり、ドキュメントの「移動」、「削除」などの所定処理が選択されたドキュメントについて、所定処理の実行日＝期限の所定日数前（例：７日前）に未承認の場合（「承認」のフラグが設定されてない場合）、未承認のドキュメントとなっている旨のメールをドキュメント登録者に送信する指示をメールサーバ１２に通知する。或いは、所定処理の実行日の前日には、実行予告メールをドキュメント登録者に対してメール配信するようメールサーバ１２に要求する。
【００３０】
また、前記ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、図１４のフローに従い、ファイル移動プログラムやファイル削除プログラムを自動的に生成する。
【００３１】
また、前記処理自動実行部１１７は、前記実行前提条件チェック部１１５が特定した、承認判断結果がドキュメント情報の「承認」を示すドキュメント情報を記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する。本実施形態の処理自動実行部１１７は、具体的には、図１５のフローに従い、プログラム実行を実施する機能を有する。
【００３２】
なお、前記処理自動実行部１１７は、前記特定した、承認判断結果がドキュメント情報の「承認」を示すドキュメント情報を記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に、該当ドキュメントの削除、所定格納先への該当ドキュメントの移動、のいずれかの処理を実行し、所定処理の内容が無処理である場合に該当ドキュメントに対し何もしない、とすれば好適である。
【００３３】
また、前記処理自動実行部１１７は、前記必須承認者の少なくとも１名の承認判断結果がドキュメント情報の承認を示し、いずれの承認者からも却下の承認判断結果が示されていないドキュメント情報を記憶部１０１のドキュメント管理テーブル１２１より読み出し、当該ドキュメント情報が示す期限の到来日に該当処理内容の処理を実行する、とすれば好適である。
【００３４】
図４は、メールサーバ１２のハードウェア構成の例を示す図である。前記システム１００が含むメールサーバ１２は、ＣＰＵ等の制御部３００と、ハードディスクドライブやメモリ等で構成する記憶部３０１と、ネットワーク１４を介して他装置とデータの送受信を行う通信部たるネットワークインタフェース部３０２を具備する。また、前記記憶部３０１には、制御部３００が実行する、メール配信機能を有するプログラム３１１が格納されている。前記メール配信機能３１１は、管理サーバ１１から配信要求のあったユーザのアドレスをメールアドレステーブル３１２より抽出しメール配信する機能を有する。
【００３５】
最後に前記ユーザ端末１３について説明する。図５は、ユーザ端末１３のハードウェア構成例を示す図である。このユーザ端末１３は、ＣＰＵ等の制御部２００と、ハードディスクドライブやメモリ等で構成する記憶部２０１と、ネットワーク１４を介して他装置とデータの送受信を行う通信部たるネットワークインタフェース部２０４と、画面表示部２０３と、キーボード、マウスといった入力部２０２を具備する。
【００３６】
これまで示した前記システム１００における各部０１１、１１１〜１１７、３１１はハードウェアとして実現してもよいし、メモリやＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などの適宜な記憶部に格納したプログラムとして実現するとしてもよい。この場合、ＣＰＵなど制御部がプログラム実行に合わせて記憶部より該当プログラムを読み出して、これを実行することとなる。
【００３７】
−−−テーブル構造例−−−
続いて、前記システム１００が利用するテーブル類について説明する。図６は、ドキュメント管理テーブル１２１の構成例を示す図である。このドキュメント管理テーブル１２１は、管理ＩＤ１２１０１をキーとして、ドキュメント名称１２１０２、ドキュメントの登録者１２１０３、ドキュメントの格納先パス１２１０４、ドキュメントに対する所定処理を示す処理区分１２１０５、処理の期限を示す処理日付１２１０６、ドキュメントを移動させる場合の移動先パス１２１０７、必須承認者１２１０８〜１２１０９、代表承認者１２１１０〜１２１１３、必須承認者グループ承認フラグ１２１１４、代表承認者グループ承認フラグ１２１１５〜１２１１６、承認依頼フラグ１２１１７といった情報が対応付けされたレコード（＝１つのドキュメントに対応）の集合体となっている。
【００３８】
このドキュメント管理テーブル１２１に格納される情報は、それぞれ図１６に示すドキュメント登録・承認依頼画面で入力された情報と対応付いている。例えば、図１６の画面にて、「承認依頼」ボタンが押下された場合、承認依頼フラグ１２１１７が「１」に設定される。また、必須承認者グループ承認フラグ１２１１４は、例えば、各ドキュメントの必須承認者に関して承認フラグ（図９の代表承認者テーブル１２４参照）が「１」の場合に「１」が設定される。また、代表承認者グループ承認フラグ１２１１５〜１２１１６は、必須承認者グループ承認フラグ１２１１４と同様に、各代表承認者グループの承認フラグ（図７，図８等参照）が「１」の場合に「１」が設定される。
【００３９】
図７は、代表承認者承認確認テーブル（グループ１）１２２の構成例を示す図である。代表承認者承認確認テーブル（グループ１）１２２は、管理ＩＤ１２２１をキーとして、ドキュメント名称１２２２、代表承認者１２２３、承認フラグ１２２４、却下フラグ１２２５といった情報が対応付けられたレコードの集合体となっている。この代表承認者承認確認テーブル（グループ１）１２２での格納データのうちドキュメント名称１２２２、代表承認者１２２３は、図１６の画面にて入力された情報と対応付けて記憶され、承認フラグ１２２４、却下フラグ１２２５の情報は、図１７の承認・却下画面にて指定された情報に応じて「１」が設定される。なお、管理ＩＤ１２２１は、前記ドキュメント管理テーブル１２１で採番された管理ＩＤ１２１０１と同ドキュメントに関しては共通である。なお、図８は、代表承認者承認確認テーブル（グループ２）１２３の構成例を示す図であるが、データ構成は前記代表承認者承認確認テーブル（グループ１）１２２と同様であり、説明は省略する。
【００４０】
図９は、必須承認者承認確認テーブル１２３の構成例を示す図である。この必須承認者承認確認テーブル１２３は、管理ＩＤ１２４１をキーとして、ドキュメント名称１２４２、必須承認者１２４３、承認フラグ１２４４、却下フラグ１２４５といったデータが対応付けされたレコードの集合体となっている。この必須承認者承認確認テーブル１２３での格納データのうちドキュメント名称１２４２、必須承認者１２４３のデータは、図１６の画面にて入力された情報と対応付けて格納されている。また、前記承認フラグ１２４４、却下フラグ１２４５のデータは、図１７の承認・却下画面にて指定された情報に応じて「１」が設定される。
【００４１】
図１０は、メールアドレステーブル３１２の構成例を示す図である。このメールアドレステーブル３１２は、ドキュメント管理に関与する者＝ドキュメント登録者および承認者のメールアドレスを記憶したテーブルであり、従業員ＩＤ３１２１と、該当従業員のメールドレスとを対応付けたレコードの集合体となっている。つまり、本実施形態では、ドキュメント登録者と承認者が共にある企業の従業員という前提である。
【００４２】
−−−処理手順例１−−−
以下、本実施形態におけるドキュメント管理方法の実際手順について図を用いながら説明する。以下で説明するドキュメント管理方法に対応する各種動作は、前記システム１００を構成するサーバらの制御部が実行するプログラムによって実現される。そして、このプログラムは、以下に説明される各種の動作を行うためのコードから構成されている。
【００４３】
図１１は、本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例１を示すフロー図であり、各サーバでの処理および連携イメージを示している。ここで前記ユーザ端末１３は、例えば、前記システム１００のＷｅｂサーバ１０が提供するドキュメント検索画面にてユーザより入力されたドキュメントの識別情報（＝ドキュメント名称など）を、前記Ｗｅｂサーバ１０に送信する（Ｓ５０１）。
【００４４】
この時、前記Ｗｅｂサーバ１０はユーザ端末１３より受信したドキュメントの識別情報のデータを管理サーバ１１に送信する（Ｓ５０２）。管理サーバ１１はＷｅｂサーバ１０より受信したデータで前記ドキュメント管理テーブル１２１の検索を行い、該当ドキュメントに関する情報があればそのデータを抽出する（Ｓ５０３）。また、管理サーバ１１は前記ステップＳ５０３で抽出した結果をＷｅｂサーバ１０に送信する（Ｓ５０４）。なお、検索結果がない場合はブランクのデータを送付する。
【００４５】
前記Ｗｅｂサーバ１０は前記管理サーバ１１より受信した検索結果のデータを、ユーザ端末１３に送信する（Ｓ５０５）。ユーザ端末１３はＷｅｂサーバ１０より受信した検索結果のデータを、図１６のドキュメント登録・承認依頼画面にて出力する（Ｓ５０６）。  例えば、ドキュメントの識別情報としてドキュメント名称がユーザ端末１３より指定され、該当ドキュメントの登録者、格納先パスのみがドキュメント管理テーブル１２１に登録されていたとすれば、前記管理サーバ１１は該当ドキュメントに関する情報としてドキュメント登録者と格納先パスのデータを抽出し、Ｗｅｂサーバ１０に送信することとなる。また、Ｗｅｂサーバ１０は前記管理サーバ１１より受信した検索結果のデータである、ドキュメント登録者と格納先パスのデータを、ユーザ端末１３に送信し、一方、ユーザ端末１３はこのドキュメント登録者と格納先パスのデータを受信して、図１６のドキュメント登録・承認依頼画面にて出力するのである。こうした状況であれば、単にドキュメント管理テーブル１２１にドキュメントのファイルが格納されているのみであり、期限における処理内容や承認者等の情報は未設定であると言える。
【００４６】
一方、前記ユーザ端末１３は図１６のドキュメント登録・承認依頼画面において、処理区分（移動、削除、処理無し）や、処理日付（＝期限）、ドキュメントの移動先を示す移動先パス、必須の承認者、その他の承認者たる代表承認者、といったデータ＝ドキュメント情報＋承認者情報の入力を受け付けて、ここでの入力データをＷｅｂサーバ１０に送信する（Ｓ５０７）。なお、図１６の画面で「承認依頼」ボタンが押下された時、ユーザ端末１３は承認依頼と共にデータをＷｅｂサーバ１０に送る。
【００４７】
前記Ｗｅｂサーバ１０は前記ユーザ端末１３から受信したデータ＝ドキュメント情報＋承認者情報を管理サーバ１１に送信する（Ｓ５０８）。この時、管理サーバ１１のドキュメント登録部１１１は、前記Ｗｅｂサーバ１０より受信したデータであるドキュメント情報＋承認者情報の各項目データを、ドキュメント管理テーブル１２１、代表承認者承認確認テーブル１２２、代表承認者承認確認テーブル１２３、必須承認者承認確認テーブル１２４における対応項目に登録する（Ｓ５０９）。
【００４８】
なお、前記ステップＳ５０７において、ドキュメント登録・承認依頼画面（図１６）での「承認依頼」ボタン押下があった場合、前記管理サーバ１１のドキュメント登録部１１１は、ドキュメント管理テーブル１２１の承認依頼フラグ欄１２１１７を「１」に更新する。
【００４９】
続いて、前記管理サーバ１１の承認依頼処理部１１２は、図１２のフローに従い、ドキュメント管理テーブル１２１の承認依頼フラグ１２１１７が「１」かどうかを判定する（Ｓ５１０）。この承認依頼フラグが「１」であった場合、前記管理サーバ１１の承認依頼処理部１１２は、ドキュメント管理テーブル１２１の必須承認者１２１０８〜１２１０９、代表承認者１２１１０〜１２１１３のデータを含むメール配信要求を、メールサーバ１２に送信する（Ｓ５１１）。つまり、これらの承認者に対してメールを配信するようメールサーバ１３に要求するのである。
【００５０】
これを受けたメールサーバ１２は、前記管理サーバ１１より受信した承認者らのデータでメールアドレステーブル３１２を検索し、該当承認者らのメールアドレスを特定して、該当メールアドレスに対してメール配信を行う（Ｓ５１２）。ここで配信するメールは、前記ドキュメントに関してそのドキュメント情報（処理区分、処理日付、移動先パス等）いに関して承認するか否か判断せよとの通知メールとなる。
【００５１】
一方、前記ユーザ端末１３は、図１７の承認・却下画面において入力された、前記ドキュメントに関する承認判断結果のデータ＝承認ないし却下のデータを、Ｗｅｂサーバ１０に送信する（Ｓ５１３）。承認判断結果が「承認」であった場合は承認された旨のデータを、「却下」であった場合は却下された旨のデータを送信することになる。
【００５２】
前記Ｗｅｂサーバ１０は、前記ユーザ端末１３より受信した承認・却下データを管理サーバ１１に送信する（Ｓ５１４）。
【００５３】
前記管理サーバ１１の承認・却下処理部１１３は、前記承認者らによる承認ないし却下の承認判断結果を受信し、ここで受信した承認・却下データに含まれる管理ＩＤ、承認者の識別情報をキーに、代表承認者承認確認テーブル１２２を検索する。この検索で該当レコードが抽出できた場合、前記承認・却下処理部１１３は、前記承認判断結果が「承認」を示すものであれば承認フラグ１２２４を「１」に更新し、他方、「却下」であれば却下フラグ１２２５を「１」に更新する（Ｓ５１５）。
【００５４】
同様に、前記承認・却下処理部１１３は、管理ＩＤ、承認者の識別情報をキーに、代表承認者承認確認テーブル１２３での検索も行う。この検索で該当レコードが抽出できた場合、承認判断結果が「承認」であれば承認フラグ１２３４を「１」に、承認判断結果が「却下」であれば却下フラグ１２３５を「１」に更新する。更に同様に、前記承認・却下処理部１１３は、管理ＩＤ、承認者の識別情報をキーに、必須承認者承認確認テーブル１２４での検索も行う。この検索で該当レコードが抽出できた場合、承認判断結果が「承認」であれば承認フラグ１２４４を「１」に、承認判断結果が「却下」であれば却下フラグ１２４５を「１」に更新する。
【００５５】
また、前記管理サーバ１１の承認・却下処理部１１３は、前記代表承認者承認確認テーブル１２２にて同一管理ＩＤ内で一つでも承認フラグ１２２４が「１」のデータがあるかをチェックする（Ｓ５１４）。同一管理ＩＤ内で一つでも承認フラグが「１」のデータがある場合は、承認・却下処理部１１３は、ドキュメント管理テーブル１２１で該当する管理ＩＤの代表者グループ１承認フラグ１２１１５を「１」に更新する。また同様に、前記承認・却下処理部１１３は、代表承認者承認確認テーブル１２３にて同一管理ＩＤ内で一つでも承認フラグ１２３４が「１」のデータがあるかをチェックする。同一管理ＩＤ内で一つでも承認フラグが「１」のデータがある場合、承認・却下処理部１１３は、ドキュメント管理テーブル１２１で該当する管理ＩＤの代表者グループ２承認フラグ１２１１６を「１」に更新する。また、承認・却下処理部１１３は、前記必須承認者承認確認テーブル１２４の承認フラグ１２４４が「１」の場合は、ドキュメント管理テーブル１２１で該当する管理ＩＤの必須承認者グループ承認フラグ１２１１４を「１」に更新する。
【００５６】
前記ステップＳ５１５に引き続き、ステップＳ５１６において前記管理サーバ１１の実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメントに関する移動・削除プログラムの実行前のチェックを実行し、メールサーバ１２にメール配信要求データを送信する（Ｓ５１７）。この処理については図１３に基づき後述する。
【００５７】
一方、メールサーバ１２は、前記管理サーバ１１より受信したメール配信要求データが含むデータでメールアドレステーブル３１２の検索を実行し、この検索で抽出できたメールアドレス（＝ドキュメント登録者のもの）に宛ててメール配信を行う（Ｓ５１８）。
【００５８】
また、前記管理サーバ１１のファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、図１４のフローに従い、スケジュールされたタイミングで該当ドキュメントの移動ないし削除を実行するプログラムの自動生成を行う（Ｓ５１９）。この処理についても図１４に基づき後述する。
【００５９】
続いて前記管理サーバ１１の処理自動実行部１１７は、該当ドキュメントの移動ないし削除を担うプログラムの自動生成処理終了後、図１５のフローに従い、ドキュメントの移動・削除プログラムの自動実行を行う（Ｓ５２０）。この処理についても図１５に基づき後述する。
【００６０】
なお、前記ステップＳ５０１にて、前記ユーザ端末１３が、承認者による承認状況の確認画面データ（Ｗｅｂサーバ１０が記憶部に保持して提供）をＷｅｂサーバ１０より受信して表示し、この画面でユーザから入力されたデータ＝ドキュメントの識別情報をＷｅｂサーバ１０に送信するとしてもよい。この場合、前記ステップＳ５０２にてＷｅｂサーバ１０はユーザ端末１３より受信した承認状況確認データを管理サーバ１１に送信する。また、前記ステップＳ５０３にて、管理サーバ１１はＷｅｂサーバ１０より受信した承認状況確認データでドキュメント管理テーブル１２１、代表承認者承認確認テーブル（グループ１）、代表承認者承認確認テーブル（グループ２）、必須承認者承認確認テーブルの検索を行い、ステップＳ５０４にて検索結果をＷｅｂサーバ１０に送信する。また、ステップＳ５０５にて、Ｗｅｂサーバ１０は管理サーバ１１より受信した前記検索結果のデータをユーザ端末１３に送信する。また、ステップＳ５０６にて、ユーザ端末１３は管理サーバ１１より受信したデータを図１８の承認状況確認画面に出力することとなる。
【００６１】
−−−処理手順例２（承認依頼処理）−−−
図１２は、本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例２を示すフロー図であり、管理サーバ１１での承認依頼判定フローを示す図である。この場合、前記管理サーバ１１の承認依頼処理部１１２は、前記Ｗｅｂサーバ１０よりテーブル更新データ＝ドキュメント情報＋承認者情報、を受信する（Ｓ６０１）。
【００６２】
管理サーバ１１の承認依頼処理部１１２は、受信したデータでドキュメント管理テーブル１２１で該当ドキュメントに関するレコードを検索する（Ｓ６０２）。前記承認依頼処理部１１２は、ここで検索できたレコードが含む承認依頼フラグが「１」かどうかを判定する（Ｓ６０３）。前記承認依頼フラグが「１」の場合（Ｓ６０３：ＹＥＳ）、承認依頼処理部１１２は、前記ドキュメント管理テーブル１２１の必須承認者１、必須承認者２、代表承認者１−１、代表承認者１−２、代表承認者２−１、代表承認者２−２の各欄が示す承認者に対して承認依頼メールを配信する要求を、メールサーバ１２に対して行う（Ｓ６０４）。前記要求には、当然ながら該当承認者の識別情報が含まれている。他方、前記ステップＳ６０３にて承認者フラグが「１」でないと判定された場合（Ｓ６０３：ＮＯ）、承認依頼処理部１１２は何も処理を行わずフローを終了する。
【００６３】
−−−処理手順例３−−−
図１３は、本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例３を示すフロー図であり、管理サーバ１１でのファイル移動・削除実行前チェックフローを示す図である。この場合、管理サーバ１１の実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１より処理区分フラグ１２１０５がブランク以外のデータ、つまり本実施形態では「１」ないし「２」が設定されたレコードを抽出する（Ｓ６１１）。
【００６４】
また、前記実行前提条件チェック部１１５は、前記ステップＳ６１１でレコードが抽出できたか判定し（Ｓ６１２）、データが抽出できない場合（Ｓ６１２：ＹＥＳ）、何も処理せずフローを終了する。一方、前記ステップＳ６１１でレコードが抽出できた場合（Ｓ６１２：ＮＯ）、前記実行前提条件チェック部１１５は、抽出レコードが含む管理ＩＤをキーにして、前記代表承認者承認確認テーブル１２２、前記代表承認者承認確認テーブル１２３、および前記必須承認者承認確認テーブル１２４での検索を実行する（Ｓ６１３）。
【００６５】
前記検索で特定した、前記代表承認者承認確認テーブル１２２のレコードにおける却下フラグ１２２５、または、前記代表承認者承認確認テーブル１２３のレコードにおける却下フラグ１２３５、または、前記必須承認者承認確認テーブル１２４のレコードにおける却下フラグ１２４５に「１」の登録がされている場合（Ｓ６１３：ＹＥＳ）、前記実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１の登録者欄１２１０３が示すドキュメント登録者に対し、該当ドキュメントが未承認となった旨のメールを配信するよう、前記メールサーバ１２にメール配信要求を行う（Ｓ６１５）。当然、この配信要求には、前記ドキュメント登録者の情報が含まれている。
【００６６】
一方、前記ステップＳ６１３にて却下フラグが一つも特定されなかった場合（Ｓ６１３：ＮＯ）、前記実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１での処理日付１２１０６が、例えば、当日の日付と当日日付の７日前との間の期間に含まれ、且つ、ドキュメント管理テーブル１２１での承認フラグがブランクである場合（Ｓ６１４：ＹＥＳ）、ドキュメント管理テーブル１２１の登録者欄１２１０３が示すドキュメント登録者対し、該当ドキュメントが未承認となった旨のメールを配信するよう、メールサーバ１２にメール配信要求を行う（Ｓ６１４）。他方、それ以外の場合（Ｓ６１４：ＮＯ）、前記実行前提条件チェック部１１５は、ドキュメント管理テーブル１２１より、処理日付１２１０６が、当日日付の翌日のレコードを抽出する（Ｓ６１６）。
【００６７】
また実行前提条件チェック部１１５は、前記ステップＳ６１６で抽出できたレコードの登録者欄１２１０３が示す該当ドキュメント登録者に対して、翌日に処理実行をするとの予告メールを配信せよとの要求を、メールサーバ１２に行い（Ｓ６１７）、フローを終了する。
【００６８】
−−−処理手順例４−−−
図１４は、本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例４を示すフロー図であり、ファイルの移動・削除プログラム自動生成フローを示す図である。この場合、前記管理サーバ１１のファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、ドキュメント管理テーブル１２１より処理日付１２１０６と当日日付が合致するレコードを抽出する（Ｓ６２１）。  また前記ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、対象レコードが抽出できたか判定し（Ｓ６２２）、対象レコードが抽出できた場合（Ｓ６２２：ＹＥＳ）、抽出したレコードにおいて処理区分１２１０５が「１」、つまり「移動」かどうかを判定する（Ｓ６２３）。
【００６９】
ここで処理区分１２１０５が「１」の場合（Ｓ６２３：ＹＥＳ）、ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、ドキュメントを移動先パス１２１０７に移動させるバッチプログラムを作成する（Ｓ６２５）。他方、前記処理区分１２１０５が「１」でない場合（Ｓ６２３：ＮＯ）、ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、処理区分１２１０５が「２」かどうかを判定する（Ｓ６２４）。前記処理区分１２１０５が「２」の場合、ファイル移動・削除プログラム自動生成部１１６は、ドキュメントの削除を行うバッチプログラムを自動生成する（Ｓ６２６）。上記ステップＳ６２５、Ｓ６２６で生成されたバッチプログラムは、例えば、管理サーバ１１の記憶部にて該当ドキュメントに対応付けて格納される。
【００７０】
なお、上述の各バッチプログラムの自動生成手法は、従来技術を採用すればよい。或いは、予め管理サーバ１１が記憶部にてバッチプログラムのひな形を保持しておいて、このひな形に、該当ドキュメントの名称、格納先パス、移動先パスなどを設定しプログラムを生成するなどとしてもよい。
【００７１】
−−−処理手順例５−−−
図１５は、本実施形態のドキュメント管理方法の処理手順例５を示すフロー図であり、ファイルの移動・削除プログラム自動実行フローを示す図である。この場合、前記管理サーバ１１の処理自動実行部１１７は、ドキュメント移動ないし削除のバッチプログラムが記憶部に存在するかチェックし（Ｓ６３１）、対象プログラムが存在するか判定する（Ｓ６３２）。
【００７２】
前記ステップＳ６３２にて対象プログラムが存在すると判定できた場合（Ｓ６３２：ＮＯ）、前記処理自動実行部１１７は、該当バッチプログラムを記憶部から呼び出してその実行を行う（Ｓ６３３）。他方、前記ステップＳ６３２にて対象プログラムが存在しないと判定された場合（Ｓ６３２：ＹＥＳ）、前記処理自動実行部１１７はフローを終了する。前記ステップＳ６３３でのバッチプログラムの実行後、前記処理自動実行部１１７は、該当バッチプログラムを記憶部から削除する（Ｓ６４４）。
【００７３】
以上、本発明の実施形態によれば、所定の権限者による承認を経たドキュメントを所定の格納場所（記憶装置におけるフォルダなど）に保存して所在管理を確実なものとし、更には、ドキュメント毎に定められた所定期限に応じて、該当ドキュメントを自動的に移動・削除するといった処理が可能となる。これにより、内部統制・監査の観点から、管理対象のドキュメントに関する各種の処理漏れなど人的不具合を排除することができる。
【００７４】
したがって、ドキュメント管理に伴う各種処理の認証や期限の管理を効率的かつ確実なものとできる。
【００７５】
以上、本発明の実施の形態について、その実施の形態に基づき具体的に説明したが、これに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。
【符号の説明】
【００７６】
１  ドキュメント管理システム
１０  Ｗｅｂサーバ
１１  管理サーバ
１２  ユーザ端末
１３  メールサーバ
１４  ネットワーク
００１、１０１、２０１、３０１  記憶部
００２、１００、２００、３００  制御部
００３、１１２、２０４、３０２  ネットワークインタフェース部（通信部）
１１１  ドキュメント登録部
１１２  承認依頼処理部
１１３  承認・却下処理部
１１４  承認情報確認処理部
１１５  実行前提条件チェック部
１１６  ファイル移動・削除プログラム自動生成部
１１７  処理自動実行部
１２１  ドキュメント管理テーブル
１２２  代表承認者承認確認テーブル１
１２３  代表承認者承認確認テーブル２
１２４  必須承認者承認確認テーブル
２０２  ユーザ端末入力部
２０３  ユーザ端末表示部
【図１】
2011134265.tif 000003
【図２】
2011134265.tif 000004
【図３】
2011134265.tif 000005
【図４】
2011134265.tif 000006
【図５】
2011134265.tif 000007
【図６】
2011134265.tif 000008
【図７】
2011134265.tif 000009
【図８】
2011134265.tif 000010
【図９】
2011134265.tif 000011
【図１０】
2011134265.tif 000012
【図１１】
2011134265.tif 000013
【図１２】
2011134265.tif 000014
【図１３】
2011134265.tif 000015
【図１４】
2011134265.tif 000016
【図１５】
2011134265.tif 000017
【図１６】
2011134265.tif 000018
【図１７】
2011134265.tif 000019
【図１８】
2011134265.tif 000020