(57)【要約】      （修正有）【課題】ある文書管理システムから別の文書管理システムにデータを移行する場合、それぞれのシステムのデータベース構造の違いや移行先システムの制限から、どうしても移行先システムに格納できない文書が存在し得る。エラーログに記載されているのは文書名やエラー理由などの限られたテキスト情報のみである。また、エラーログはデータ移行プログラムを実行した環境に保存されるものである。どのような文書をどのフォルダーに移行しようとして失敗したかが、クライアントプログラムのユーザーインターフェース上で視覚的に確認できるようにする。【解決手段】第１の文書管理システムの文書から前記文書に代る代替情報をファイルとして抽出し、前記抽出されたファイルを第２の文書管理システムの移行先フォルダーに格納する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の文書管理システム（１００）の文書から前記文書に代る代替情報をファイルとして抽出手段により抽出し、
前記抽出されたファイルを第２の文書管理システム（１０１）の移行先フォルダーに格納手段により格納することを特徴とするデータ移行方法。
【請求項２】
前記第１の文書管理システム（１００）における前記文書の格納場所をテキストとして格納場所抽出手段により抽出し、
前記抽出されたテキストを前記代替情報の属性値として属性値格納手段により前記第２の文書管理システム（１０１）に格納することを特徴とする、請求項１記載のデータ移行方法。
【請求項３】
前記データ移行方法は前記第１または第２の文書管理システム、あるいは前記第１及び第２の文書管理システムとは異なる装置において実行されることを特徴とする、請求項１または２記載のデータ移行方法。
【請求項４】
前記代替情報は、前記文書のサムネイルまたは全文検索用テキストであることを特徴とする、請求項１乃至３項のいずれか１項記載のデータ移行方法。
【請求項５】
第１の文書管理システム（１００）の文書から前記文書に代る代替情報をファイルとして抽出する抽出手段と、
前記抽出されたファイルを第２の文書管理システム（１０１）の移行先フォルダーに格納する格納手段とを有することを特徴とする装置。
【請求項６】
前記第１の文書管理システム（１００）における前記文書の格納場所をテキストとして抽出する格納場所抽出手段と、
前記抽出されたテキストを前記代替情報の属性値として前記第２の文書管理システム（１０１）に格納する属性値格納手段とをさらに有することを特徴とする、請求項５記載の装置。
【請求項７】
第１の文書管理システム（１００）の文書から前記文書に代る代替情報をファイルとして抽出手段により抽出し、
前記抽出されたファイルを第２の文書管理システム（１０１）の移行先フォルダーに格納手段により格納することを特徴とするデータ移行方法をコンピュータに実行させるデータ移行プログラム。
【請求項８】
前記データ移行方法は、さらに、
前記第１の文書管理システム（１００）における前記文書の格納場所をテキストとして格納場所抽出手段により抽出し、
前記抽出されたテキストを前記代替情報の属性値として属性値格納手段により前記第２の文書管理システム（１０１）に格納することを特徴とする、請求項７記載のデータ移行プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明はある文書管理システムから別の文書管理システムにデータを移行するためのデータ移行方法、装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書管理システムにおける文書の移動や移行について、文書本体ファイルの新たな作成や複写を行うことなしに文書の移動処理を可能としたものがある（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平５−１８１８５９公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ある文書管理システムから別の文書管理システムにデータを移行する場合、移行後も移行元システムを継続的に運用するとは限らないし、また、移行元システムの物理リソースを流用できるとは限らない。この場合、従来技術のように移行先システムから移行元システムへ文書本体ファイルを参照するような手法では移行を解決することができない。
また、それぞれのシステムのデータベース構造の違いや移行先システムの制限（拡張子制限、文書サイズ制限など）から、どうしても移行先システムに格納できない文書が存在し得る。移行できない文書をエラーログで確認することができるが、ログに記載されているのは文書名やエラー理由などの限られたテキスト情報のみである。エラーログはデータ移行プログラムを実行した環境に保存されるものであり、移行先のシステム、特にそのクライアントプログラムで直接参照することはできない。どのような文書をどのフォルダーに移行しようとして失敗したかが、クライアントプログラムを使用するユーザーには直感的につかみづらいという課題が存在する。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上記課題を解決するため、本発明においては、第１の文書管理システムの文書から前記文書に代る代替情報をファイルとして抽出し、前記抽出されたファイルを第２の文書管理システム（１０１）の移行先フォルダーに格納する。
【発明の効果】
【０００６】
本来その文書が格納されるべきフォルダーに、移行できなかった文書の代替情報を格納することで、移行できなかった文書があることを移行先システムのクライアントプログラムのユーザーインターフェース上でユーザーが視覚的に確認することができる。また、代替情報を参照することで、移行できなかった文書の概要をユーザーが把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１Ａ】文書管理システムとデータ移行プログラムの模式図である。
【図１Ｂ】データ移行失敗が発生する事例を示す模式図である。
【図２】インポート機能の基本的な処理手順を示すフローチャートである。
【図３】文書とその属性値の格納処理手順を示すフローチャートである。
【図４】文書の属性値の格納処理手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
〔第１実施例〕
図１Ａは、文書管理システムとデータ移行プログラムの模式図である。図１Ａにおいて、１００および１０１は文書管理システムであって、同一の文書属性を取り扱う一連の文書群（システムによってさまざまな呼称があるが、以下、「ライブラリ」と記載する）を単位に、フォルダー等を用いて階層的に文書を管理している。文書管理システム１００および１０１は、文書の管理を行うサーバーと、ユーザーインターフェースを提供するクライアントから構成されている。サーバーとクライアントは物理的に別のコンピューターで提供される場合もあるし、同一のコンピューターで提供される場合もある。
【００１０】
１０２は移行元の文書管理システム１００（第１の文書管理システム）から、移行先の文書管理システム１０１（第２の文書管理システム）にデータを移行するためのデータ移行プログラムの模式図である。データ移行プログラム１０２は、移行元からデータを抽出するエクスポート機能１０３と、抽出されたデータ（以下、「エクスポートデータ」と記載する）を移行先に登録するインポート機能１０４とを有する。データ移行プログラム１０２は、移行元の文書管理システム１００、移行先の文書管理システム１０１、あるいはそれらにリモートアクセスできる別の装置（コンピューター）、いずれの上で実行されてもかまわない。
【００１１】
１０５はエクスポートデータに含まれる情報を示す。エクスポートデータ１０５にはライブラリの名称とそのライブラリに格納される文書の属性情報（名前と型）、文書管理に用いられる階層構造が格納されている。また、格納されている文書の実データと属性値、サムネイル画像、全文検索用のテキスト、そして移行元の文書管理システム１００における該当文書の格納場所の情報などが格納されている。これらはすべて、移行元の文書管理システム１００内で管理されていたデータである。
【００１２】
図１Ｂは、データ移行プログラム１０２においてデータ移行失敗が発生する事例を示す模式図である。詳細は後述する。
【００１３】
図２は、インポート機能１０４の基本的な処理手順を示すフローチャートである。Ｓ２０１において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５からライブラリの名前を読み取る。Ｓ２０２において、データ移行プログラム１０２は移行先の文書管理システム１０１に、移行元の文書管理システム１００と同じ名前でライブラリを作成する。
【００１４】
Ｓ２０３において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５からライブラリに設定されている属性情報（インデックス情報）を読み取る。Ｓ２０４において、データ移行プログラム１０２はＳ２０２で作成したライブラリに移行元の文書管理システム１００と同じ名前と型の属性情報（インデックス情報）の集合を作成する。
【００１５】
Ｓ２０５において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５からライブラリに含まれるフォルダー構成情報を読み取る。Ｓ２０６において、データ移行プログラム１０２はＳ２０２で作成したライブラリに移行元の文書管理システム１００と同じフォルダー構成を作成する。
【００１６】
Ｓ２０７において、データ移行プログラム１０２は移行先の文書管理システム１０１に文書とその属性値を格納する。Ｓ２０８において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５に含まれるすべての文書を移行したかどうかを確認する。すべての文書を移行していれば移行処理を終了し、そうでなければＳ２０７を繰り返す。このフローチャートではエクスポートデータ１０５に含まれる一つのライブラリのデータを移行しているが、エクスポートデータ１０５に複数のライブラリのデータが格納されている場合もあり得る。その場合は、ライブラリの数だけＳ２０１からＳ２０８を反復する。
【００１７】
ここで、図２のＳ２０７において文書の格納に失敗する状況を図１Ｂを用いて説明する。文書の格納に失敗する原因としては、文書の実データが移行先の文書管理システム１０１において扱えない文書形式であること、同じく文書の実データが移行先の文書管理システム１０１において１ファイルとして扱えるサイズを超えていることが想定される。また、格納時に文書の実データの破損が検出されること、格納時に文書の実データが不正なデータ（例えばウイルスの類）であることが検出されることなどのケースも想定される。文書格納失敗のタイミングとしては、データ移行プログラム１０２が文書の実データに上記のような障害を検出するケース１０６と、移行先の文書管理システム１０１がデータ移行プログラム１０２に対して格納時エラーを通知するケース１０７との両方が想定される。
【００１８】
図３は、図２のＳ２０７における文書とその属性値の格納処理手順を示すフローチャートである。Ｓ３０１において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５から文書の実データを取り出す。Ｓ３０２において、データ移行プログラム１０２はＳ３０１で取り出した文書の実データが移行先の文書管理システム１０１に格納できるかどうかを判定する。格納できないと判定されるのは、上述ケース１０６に相当する場合である。文書の実データが格納できる場合はＳ３０３に進み、そうでない場合はＳ３０５に進む。Ｓ３０３において、データ移行プログラム１０２は文書の実データを移行先の文書管理システム１０１上の移行先フォルダーに格納する。Ｓ３０４において、データ移行プログラム１０２は文書の格納に成功したかどうかを判定する。格納に失敗するのは、上述のケース１０７に相当する場合である。格納に成功した場合はＳ３１３に進み、そうでない場合はＳ３０５に進む。
【００１９】
Ｓ３０５において、データ移行プログラム１０２はエラーログを作成する。エラーログにはどの文書がどのような原因によって格納できなかったかが記述される。Ｓ３０６において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５から格納に失敗した文書のサムネイル画像を取り出す。Ｓ３０７において、データ移行プログラム１０２はＳ３０６でサムネイル画像を取り出せたかどうかを判定する。サムネイル画像を取り出せた場合はＳ３０８に進み、そうでない場合はＳ３０９に進む。
【００２０】
Ｓ３０８において、データ移行プログラム１０２はＳ３０６で取り出したサムネイル画像を移行先の文書管理システム１０１上の移行先フォルダーに画像ファイルとして格納する。そして、Ｓ３１３に進む。
【００２１】
Ｓ３０９において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５から格納に失敗した文書の全文検索用テキストを取り出す。Ｓ３１０において、データ移行プログラム１０２はＳ３０９で全文検索用テキストを取り出せたかどうかを判定する。全文検索用テキストを取り出せた場合はＳ３１１に進み、そうでない場合はＳ３１２に進む。
【００２２】
Ｓ３１１において、データ移行プログラム１０２はＳ３０９で取り出した全文検索用テキストを移行先の文書管理システム１０１上の移行先フォルダーにテキストファイルとして格納し、Ｓ３１３に進む。Ｓ３１２において、データ移行プログラム１０２は移行先の文書管理システム１０１上の移行先フォルダーにＳ３０５で作成した格納に失敗した文書のエラーログをテキストファイルとして格納する。Ｓ３１３において、データ移行プログラム１０２は移行先の文書管理システム１０１に文書の属性値を格納する。
【００２３】
以上説明したように、ユーザーは、移行先の文書管理システム１０１のクライアントから、移行先フォルダーに文書の実データに代る代替情報としてサムネイル画像あるいは全文検索用テキストあるいはエラーログが格納されていることを確認することができる。これによって、当該フォルダーの文書が移行に失敗したことを確認することができ、あわせて、移行に失敗した文書の概要を把握することができる。
【００２４】
〔第２実施例〕
第１実施例においては、エクスポートデータ１０５に含まれる情報を文書の代替情報として格納している。ユーザーは移行先の文書管理システム１０１において代替情報の格納を確認した場合、手動での文書移行を試みるかもしれない。しかし、元文書がどこに存在したかを知る手段は、移行先の文書管理システム１０１には用意されていない。こういった場合を想定し、代替情報を格納する際に元文書が移行元の文書管理システム１００のどこに存在したかを併せて格納するような形態を説明する。図１から図３の説明については第１実施と同様なため省略し、異なる部分のみを以下説明する。
【００２５】
図４は、図３のＳ３１３における文書の属性値の格納処理手順を示すフローチャートである。Ｓ４０１において、データ移行プログラム１０２は文書の実データではなく代替情報を格納したかどうかを判定する。代替情報を格納していればＳ４０２に進み、そうでない場合はＳ４０５に進む。
【００２６】
Ｓ４０２において、データ移行プログラム１０２はＳ２０２で作成したライブラリに、Ｓ２０４で作成した属性情報の集合に加えて、「移行元」という名前を持つテキスト型の属性を新たに作成する。Ｓ４０３において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５から移行元の文書管理システム１００における該当文書の格納場所の情報（格納パス）を取り出す（格納場所抽出）。Ｓ４０４において、データ移行プログラム１０２は格納した代替情報の「移行元」属性に、Ｓ４０３で取り出した格納場所の情報を値として格納する（属性値格納）。このとき格納される値は、元文書を参照するためのＵＲＬや、絶対パス情報に変換されてもよい。
【００２７】
Ｓ４０５において、データ移行プログラム１０２はエクスポートデータ１０５から該当文書の属性値（インデックス値）をすべて取り出す。Ｓ４０６において、データ移行プログラム１０２はＳ４０５で取り出した属性値を格納する。
【００２８】
以上説明したように、第２実施例において、ユーザーは移行先の文書管理システム１０１において代替情報の格納を確認した場合、元文書がどこに存在したかを知ることができる。
【符号の説明】
【００２９】
１００  第１の文書管理システム
１０１  第２の文書管理システム
１０２  データ移行プログラム
【図１Ａ】
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【図１Ｂ】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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