(57)【要約】      （修正有）【課題】従来の新着文書通知機能では、新規追加文書や更新文書が存在すれば無条件にその文書を通知していた。しかしながら、ユーザーが既に文書を確認や作業済である場合や、ユーザー自身によりチェックアウトされ編集中の文書などの場合にはその文書に対する通知が不要と考えられる。通知を抑止することにより新着文書通知の利便性を向上させる。【解決手段】新着文書通知時にユーザーにより確認済みである場合やユーザー自身によりチェックアウトされ編集中の文書に関しては、新着通知の対象から除外する。【選択図】図９
2011253294.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御手段と、
前記表示制御手段により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定手段と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知手段とを有し、
前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知手段は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御工程と、
前記表示制御工程により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定工程と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知工程とを有し、
前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする制御方法。
【請求項４】
前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知工程は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項３に記載の制御方法。
【請求項５】
フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御工程と、
前記表示制御工程により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定工程と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知工程とをコンピュータに実行させ、
前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とするコンピュータが読み取り可能なプログラム。
【請求項６】
前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知工程は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項５に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書データを定期的に収集し、文書の更新情報を利用者に通知する方法が開示されている（特許文献１）。この通知方法では、ファイル名で特定される文書の更新前と更新後のデータを比較して差分データを作成する。その差分データにより、更新部分の個数や更新部分の概要、更新部分を特定するＵＲＬ情報を利用者に通知する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−２５６２０号広報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１によれば定期的に文書データの差分を確認し文書データに更新がある場合にその更新内容を通知することで文書の更新内容を容易に把握する手段を提供するため、ユーザーにとって不要な情報までも通知されるおそれがあった。例えば、ユーザーが既に確認した文書であっても、それが更新された文書であればユーザーに通知されることになる。
【０００５】
本願は上記課題を解決することを目的とし、ユーザーに効率的に新着文書等を通知する技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するため本発明は、フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御手段と、前記表示制御手段により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定手段と、前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知手段とを有し、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、ユーザーにとって不要な通知を軽減でき新着文書通知機能の利便性を向上できる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】文書管理システムにおけるシステム構成図である。
【図２】文書管理システムにおける情報処理装置のハードウェア構成図である。
【図３】文書管理システムにおける情報処理装置のソフトウェア構成図である。
【図４】文書管理システムで管理する監視フォルダー情報の一例である。
【図５】文書管理システムで管理する監視フォルダー内文書リスト情報の一例である。
【図６】新着文書通知アプリケーション３００により実行されるフローチャートである。
【図７】文書管理アプリケーション３０１における強調表示の設定時のフローチャートである。
【図８】文書管理アプリケーション３０１におけるＧＵＩ上で表示する文書リストの表示更新に関するフローチャートである。
【図９】新着文書通知アプリケーション３００における新着通知画面の一例である。
【図１０】文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面の一例である。
【図１１】文書管理アプリケーション３０１における文書リストの詳細図の一例である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１０】
図１は、本発明の一実施形態における文書管理システムの構成を示し、複数の情報処理装置がネットワークを介して通信可能なシステムを示す。図１において、情報処理装置１００内のローカルハードディスク上や情報処理装置１０１内に格納されるデータ構造（フォルダー、ファイル）の閲覧、編集、保存といった操作を行うためにユーザーが使用するコンピュータである。情報処理装置１０１は、一般的な文書管理サーバーである。情報処理装置１０１は、ネットワーク処理の役割の他に、主に文書データの蓄積、各装置間の文書データの送受信管理、セキュリティ管理、複数ユーザー間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行うコンピュータである。なお、情報処理装置１００には、所定のオペレーティングシステム（ＯＳ）がインストールされ、かつ、特定の機能処理を実行する各種のアプリケーションもインストールされている。ここで、特定の機能処理とは、文書処理、表計算処理、プレゼンテーション処理、画像処理、図形処理等が含まれ、各アプリケーションはそれぞれ独自のファイルを備える。さらに、ＯＳは、ネットワークを介して接続可能な装置に対しファイルの取得や保存等の機能を提供し、また図示しないプリント機能を備えるデジタル複合機に対しファイルの印刷指示を行える構成となっている。ここで上記のアプリケーションにより閲覧や編集ができ印刷可能な一般的なデータを文書として扱う。  また、本実施形態を示す情報処理装置１００には、デスクトップ上の様々な機能を統合して管理する統合アプリケーションがインストールされている。ここで、統合アプリケーションは、情報を統合管理する機能、印刷コストを削減する機能、紙の電子化業務を改善する機能を備える。その他にも統合アプリケーションは、電子文書による承認業務のための機能、社内の情報を共有する機能、作業工程に従い複数のユーザー間でファイルを順に処理していくワークフロー業務を改善する機能を備えている。ワークフロー業務を改善する機能には、フォルダーに新規に追加された文書を新着文書としてユーザーに通知する機能や、フォルダー内の文書をリストやサムネイル表示制御する際に未作業の文書を強調表示（例えば、Ｂｏｌｄ表示）する機能が含まれている。
【００１１】
図２は、図１に示した情報処理装置１００のハードウェア構成を示す図である。
【００１２】
図２に示されるハードウェア構成図は、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）のハードウェア構成図に相当する。図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク（ＨＤ）もしくはフロッピー（登録商標）ディスク等の外部メモリ２０９からＲＡＭ２０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。
【００１３】
図３のソフトウェア構成や後述する各フローチャートの処理は、ＣＰＵ２００がこのプログラムを実行することにより実現でされ。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。入力デバイスコントローラ２０３は、キーボードやマウスなどの入力デバイス２０７からの入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０５は、各種データを記憶する外部メモリ２０９におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ２０６はネットワークに接続されて、図１に示す情報処理装置１０１などのネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１４】
図３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する情報処理装置１００のソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る統合アプリケーションは、一例として、新規または更新文書を通知する新着文書通知アプリケーション３００及び文書の閲覧、編集、保存等の文書操作を提供する文書管理アプリケーション３０１から構成されるものとする。
【００１５】
新着文書通知アプリケーション３００は以下に説明するモジュールを備える。
【００１６】
文書リスト取得部３０２は、外部メモリ２０９に保存される文書やＮＣ２０６を介して情報処理装置１０１内の文書の情報を取得する。
【００１７】
新着文書抽出部３０３は、監視フォルダー情報管理部３０６により管理される前回監視時の監視フォルダー内の文書リストと文書リスト取得部３０２により新たに取得した文書リストとの差分を抽出する。そして、新着文書抽出部３０３は、その抽出された差分に基づいて新規に追加された文書、更新された文書を判定する。
【００１８】
入力管理部３０４は、キーボード／マウスなどの入力デバイス２０７からの入力を受け付け、画面表示管理部３０５は、ディスプレイ２０８上にグラフィックユーザーインターフェース（ＧＵＩ）を表示する。また、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視対象として設定されるフォルダーを識別するための情報や監視フォルダー内の文書リスト情報を管理する。監視フォルダー情報管理部３０６は監視フォルダーの設定と取得を受け付け、設定時に指定された監視フォルダーの識別情報をＲＡＭ２０１もしくは外部メモリ２０９上に記憶する。また、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視フォルダーの取得要求に応じて記憶された監視フォルダーの識別情報を返したり、文書リスト情報の取得要求に応じて記憶された監視フォルダーの文書リスト情報を返す。さらに、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視フォルダー内の文書リスト情報の設定、取得を受け付け、設定時に指定された後述する文書リスト情報を前記と同様にＲＡＭもしくは外部メモリ２０９上に記憶する。本実施形態では、前記の監視フォルダーの識別情報及び文書リスト情報を図４及び図５に示すＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）形式のファイルとして外部メモリ２０９上に記憶するものとする。
【００１９】
一方、文書管理アプリケーション３０１は以下に説明するモジュールを備える。
【００２０】
文書管理部３０９は、外部メモリ２０９に保存される文書や情報処理装置１０１内のフォルダーや文書に対しデータ取得、編集及び保存等の文書管理処理を提供する。
【００２１】
さらに、文書管理アプリケーション３０１は、前述した監視フォルダー情報管理部３０６、キーボード／マウスなどの入力デバイス２０７からの入力を受け付ける入力管理部３０７、ディスプレイ２０８上にＧＵＩを表示する画面表示管理部３０８から構成される。
【００２２】
文書管理アプリケーション３０１は文書管理部３０９により取得したフォルダーや文書のデータを画面表示管理部３０８へ渡す。そして、画面表示管理部３０８はそのデータの内容に応じてディスプレイ２０８にフォルダーの階層表示やフォルダー内文書のリスト、サムネイル、プレビュー表示を行う。
【００２３】
また、画面表示管理部３０８は、入力デバイス２０７からの操作を受け付け、その操作内容に応じて操作対象のフォルダーや文書の閲覧、編集、削除、移動等の処理を文書管理部３０９へ要求する。これによりフォルダーや文書に対する操作を提供する。
【００２４】
図４、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１の監視フォルダー情報管理部３０６により管理される監視フォルダー識別情報４００を模式的に示すＸＭＬファイル構造である。この監視フォルダー識別情報４００には、監視フォルダーを一意に識別する情報が記述される。本実施例では監視フォルダー識別情報のネットワークやローカルマシンの上ファイルシステム上のパスやＵｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ  （ＵＲＩ）などのフォルダーの位置情報が記述される。
【００２５】
タグ４０１は新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１における全監視フォルダーのリストを示す。
【００２６】
タグ４０２は１つの監視フォルダーを示し、タグ４０３は監視フォルダーを特定するための位置情報を表し、パス４０４は監視フォルダーのパスを示す。
【００２７】
新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１は監視フォルダー情報管理部３０６を介してパス４０４の情報を取得することで監視フォルダーへの処理を行う。
【００２８】
図５は、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１の監視フォルダー情報管理部３０６により管理される監視フォルダー内文書リスト情報５００を模式的に示すＸＭＬファイル構造である。この監視フォルダー内文書リスト情報５００は、監視フォルダー内の全文書とさらに各文書の属性情報としてファイル名や位置情報等の値を保持する。
【００２９】
タグ５０１は監視フォルダー内の情報を示し、タグ５０２は監視フォルダーの位置情報を示し、タグ５０３は監視フォルダー内の全文書リストを示す。
【００３０】
タグ５０２は図４で示すパス４０４と同様に監視フォルダーを特定するための位置情報を表し、パス５０５はその位置情報の文字列を表す。タグ５０３は文書毎に属性をまとめた複数のタグ５０４を含む。タグ５０４は文書のファイル名を示す文書名情報５０６、文書を一意に識別するためのパス５０７、文書の作成者もしくは更新者情報５０７、文書の更新日時情報５０９を含む。さらにタグ５０４は、本願の特徴でもある文書管理アプリケーション３０１における文書の表示で強調表示するか否かを示す強調表示属性５１０を含む。
【００３１】
図６は、新着文書通知アプリケーション３００における新着文書通知時の処理手順の一例を示すフローチャートである。本処理は新着文書抽出部３０３により前回の監視実行時間から一定時間経過したことを検知し処理が開始され、新着文書の有無を確認、表示するまでの処理フローを示す。
【００３２】
前回監視から一定時間経過したことを検知した新着文書抽出部３０３は、Ｓ６０２で監視フォルダー情報管理部３０６に対し監視フォルダー一覧の取得を要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図４の監視フォルダー識別情報４００を読み込み、定義されている全監視フォルダーの識別情報を一覧として新着文書抽出部３０３へ渡す。
【００３３】
新着文書抽出部３０３は取得した監視フォルダー一覧に含まれる全監視フォルダーの監視フォルダー毎に以降に示すＳ６０２〜Ｓ６１６の処理を繰り返す。
【００３４】
まずＳ６０３で新着文書抽出部３０３は、現在の対象となる監視フォルダーの識別情報を指定して、その監視フォルダー内の文書リスト情報の取得を監視フォルダー情報管理部３０６へ要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図５で示した監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、監視フォルダーの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（本実施例では文書リストＡとする）を新着文書抽出部３０３へ渡す。
【００３５】
Ｓ６０４で新着文書抽出部３０３は、監視フォルダーの識別情報を指定して文書リスト取得部３０２に、指定した識別情報に対応するフォルダー内の現在の文書リスト（本実施例では文書リストＢとする）情報の取得を要求する。文書リスト取得部３０２は指定された識別情報に対応する監視フォルダーが情報処理装置１００に記憶されている場合、外部メモリ２０９から指定されたフォルダーの文書リスト（リストＢ）を取得し新着文書抽出部３０３へ渡す。一方、情報処理装置１０１等のネットワーク上に識別情報に対応する監視フォルダーが記憶されている場合、文書リスト取得部３０２は、ＮＣ２０６を介してネットワーク上のファイルシステムや文書管理サーバーにアクセスする。そして、文書リスト取得部３０２は、指定されたフォルダーの文書リスト（リストＢ）を取得し新着文書抽出部３０３へ渡す。ここで、ネットワーク上のファイルシステムのデータへアクセスする手段としてＯＳにより提供されるＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ｂｌｏｃｋ）やＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ−ｂａｓｅｄ  Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ  Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ  ａｎｄ  Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）等のプロトコルの手段や文書管理サーバーによりそのデータへのアクセスに使用するＷｅｂサービス等の手段を介してファイルにアクセスするものとする。ローカル、ネットワーク上問わずデータへのアクセスに使用する手段は上記のように一般的な手段であり特に限定されるものではない。
【００３６】
次にＳ６０３で取得した前回監視時の文書リストＡとＳ６０４で取得した現在の文書リストＢの差分を比較し新着文書の有無が判定される。
【００３７】
まず、新着文書抽出部３０３は文書リストＢのリストの先頭に位置する文書を判定対象（文書Ｂ）とし（Ｓ６０５）、文書Ｂのファイル名と一致する文書が文書リストＡ内に存在するか否かを判定する（Ｓ６０６）。
【００３８】
Ｓ６０６において存在すると判定された場合、更新文書の判定処理のためＳ６０７へ移る。存在しない場合、文書Ｂを新規に監視フォルダーへ追加された文書として特定し、Ｓ６１１に移る。
【００３９】
Ｓ６１１では新着文書抽出部３０３が、文書Ｂの強調表示属性がｔｒｕｅであるか、ｆａｌｓｅかを判定する。具体的には図５の強調表示属性５１０を参照することで、Ｓ６１１の判定処理が実現される。ここでｔｒｕｅの場合、ユーザーが文書Ｂを確認していない（または文書Ｂに対する作業が完了していない）と見なし、文書Ｂを新着通知時に新着文書として表示する文書として新着通知リストへ追加する（Ｓ６１２）。この新着通知リストをもとに後述する新着通知の表示処理がなされる。
【００４０】
Ｓ６１１でｆａｌｓｅと判定された場合、文書Ｂは既にユーザーにより確認（または作業済みの文書）とみなし新着通知リストへは追加されない。
【００４１】
次に更新文書の判定処理について説明する。
【００４２】
Ｓ６０７において、新着文書抽出部３０３は、Ｓ６０６で一致と判断された既にリストに含まれる文書を更新文書の判定対象として文書Ａとし、Ｓ６０８において文書Ｂの更新日時属性と文書Ａの更新日時属性を比較する。ここで文書Ｂの更新日時が文書Ａの更新日時より新しい場合にＳ６０９の処理に移る。Ｓ６０９では、新着文書抽出部３０３が、さらにその文書がユーザー自身によりチェックアウト中の文書か否かの確認をする。具体的には、文書Ｂの属性値として定義されるチェックアウトユーザー名を参照し、そのユーザー名と自身のユーザー名とを比較する。ここで、自身のユーザー名とはフォルダーや文書情報取得時に、情報取得のためにファイルシステムや文書管理サーバーの認証が必要な場合のログインユーザー名を指し、該ユーザー名はパスワードと紐付けられ外部メモリ２０９またはＲＡＭ２０１上に保持される。また、チェックアウトユーザー名の属性はチェックアウト管理を持つファイルシステム、または文書管理サーバーの場合のみ値が入った状態で取得できる。新着文書抽出部３０３は、値が空の場合は判定処理をスキップし文書Ｂを更新通知対象とし、Ｓ６１０の処理で文書Ｂを更新通知対象とする。ユーザー名が一致し自身でチェックアウト中の文書と判断された場合、新着文書抽出部３０３は、その更新はユーザー自身による更新でありユーザーへの通知は不要と考えられるため文書Ｂを更新通知対象とせずＳ６１３へ移る。一致しない場合、新着文書抽出部３０３は、Ｓ６１０の処理に移り文書Ｂを更新通知対象とする。Ｓ６１０の処理において、新着文書抽出部３０３は、新着通知時に更新文書として表示する文書として文書Ｂを更新通知リストへ追加する。
【００４３】
Ｓ６１３において、新着文書抽出部３０３は、リストＢの全ての文書に対し確認済みか否かを判定する。まだ処理済みでない場合、新着文書抽出部３０３は、リストＢにおける次のリストの文書を判定対象（文書Ｂ）としてＳ６０６の処理へ戻る。全ての文書を処理済みの場合、新着文書抽出部３０３はＳ６１５において、今回の監視で新たに取得した監視フォルダー内の文書リストＢを監視フォルダー情報管理部３０６へ渡す。
【００４４】
監視フォルダー情報管理部３０６は文書リストＢの情報を監視フォルダー内文書リスト情報５００として記憶する。Ｓ６０２〜Ｓ６１６で全監視フォルダーに対し処理を終了後、新着文書抽出部３０３はＳ６１６の処理で新着通知リスト、更新通知リストを画面表示用にリストへ追加し、画面表示管理部３０５へ渡す。画面表示管理部３０５はＳ６１８において表示リストを受け、その表示リストを新着通知画面へ反映し新着通知画面を表示する。なお、新着通知画面では、更新された文書と新着の文書とが識別できるように表示する。例えば、文字の色を変えたり、マークを変えることで更新された文書と新着の文書とを識別可能に表示する。
【００４５】
図７は、本実施形態を示す文書管理アプリケーション３０１における文書に対する強調表示属性に関する設定が変更された時の処理手順の一例を示すフローチャートである。本処理はユーザー操作により文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上から文書の強調表示属性がＯＦＦに設定された際に処理が開始される。文書の強調表示属性がｔｒｕｅの文書は、文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上の文書表示において、文書を示すファイル名等の表示がＢｏｌｄ表示やカラー表示されるなど強調して表示される。本実施形態における表示方法に関しては特に限定されるものではない。フォルダーに新規に追加された文書はこの強調表示属性にｔｒｕｅが設定され、本処理に示すユーザーによる強調表示ＯＦＦの操作により、強調表示が解除される。
【００４６】
文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で文書が選択され強調表示ＯＦＦとする操作を受け付けた入力管理部３０７は、Ｓ７０１の処理において画面表示管理部３０８により特定される選択文書の文書情報を文書管理部３０９から取得する。この文書情報は選択文書の保存場所を示す位置情報を文書の属性として含む情報を指す。
【００４７】
文書管理部は、選択文書の文書情報における文書の位置情報から選択文書が存在する位置情報を特定しそのフォルダー（ここではフォルダーＡとする）を監視フォルダー情報管理部３０６へ渡す。監視フォルダー情報管理部３０６は、図４で示す監視フォルダー識別情報４００を読み込み、文書管理部から通知されたフォルダーＡが監視フォルダーとして定義されているか判断する。ここで定義に含まれず監視フォルダーとして判断されない場合は本処理を終了する。
【００４８】
監視フォルダーとして定義され、監視対象と判断された場合には、画面表示管理部３０８はＳ７０２において、監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、監視フォルダー内の文書リストとして取得する。
【００４９】
続いて、Ｓ７０３の処理において、監視フォルダー情報管理部３０６は、Ｓ７０２で読み込んだ監視フォルダー内の文書リストの中にフォルダーＡの識別情報と一致する識別情報が含まれるか確認する。一致する識別情報が含まれる場合、監視フォルダー情報管理部３０６は、フォルダーＡの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（リストＡ）を画面表示管理部３０８へ渡す。フォルダーＡの識別情報と一致する識別情報が監視フォルダー内文書リスト情報５００に含まれない場合、監視フォルダー情報管理部３０６は、フォルダーＡの定義を追加したリストをリストＡとして作成し画面表示管理部３０８へ渡す。なおこのリストＡは監視フォルダー内の文書リストに新規に追加される。
【００５０】
次に、画面表示管理部３０８は文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で選択された全文書に対しＳ７０５〜Ｓ７１０の処理を行う。
【００５１】
まず、画面表示管理部３０８は、Ｓ７０６の処理でリストＡの文書リスト情報に確認対象の文書（文書Ａとする）と一致する定義が存在するか確認する。ここでの判定処理は文書の属性のうちファイル名を比較して一致文書の有無を確認する。一致文書がリストＡに存在する場合、画面表示管理部３０８は、Ｓ７０７でリストＡの文書Ａの定義として監視フォルダー識別情報４００における強調表示属性をｆａｌｓｅとする。Ｓ７０６の処理で一致文書が存在しない場合、画面表示管理部３０８はＳ７０８でリストＡに文書Ａの定義を追加する。この際の文書Ａの強調表示属性には、ｆａｌｓｅが設定される。その後、Ｓ７０９において、画面表示管理部３０８は文書ＡのＧＵＩ上の表示を強調表示しない状態の表示へ更新する。Ｓ７０５〜Ｓ７１０で全選択文書の処理を終えた後、Ｓ７１１において画面表示管理部３０８はＲＡＭ２０１上に保持するリストＡの内容を監視フォルダー内文書リスト情報５００へ反映し処理を終了する。
【００５２】
図８は、本実施形態を示す文書管理アプリケーション３０１におけるＧＵＩ上で表示するフォルダー内の文書リストの表示更新処理の一例を示すフローチャートである。本処理はユーザー操作により文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上の文書リストを更新する際に処理が開始される。操作を受けた文書管理アプリケーション３０１は表示中のフォルダーに関して、そのフォルダー内の最新の文書情報を取得しＧＵＩ上の表示を更新する。この際、合わせて強調表示か否かを判断しそれに応じて強調表示の更新を行う。
【００５３】
文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で表示されるフォルダーに対して文書リストの表示更新操作を受け付けた入力管理部３０７は、Ｓ８０１において更新対象のフォルダーの文書リスト（リストＡ）を取得する。
【００５４】
Ｓ８０２において、監視フォルダー情報管理部３０６は、更新対象のフォルダーの位置情報に基づいて、更新対象のフォルダーが監視対象か否かを確認する。監視フォルダー情報管理部３０６は更新対象のフォルダーの位置情報が図４で示す監視フォルダー識別情報４００に含まれているか判断することでＳ８０２が実現される。Ｓ８０２において、更新対象のフォルダーが監視フォルダーとして判断されない場合、本処理を終了する。
【００５５】
一方、更新対象として選択されたフォルダーが監視対象と判断された場合、画面表示管理部３０８はＳ８０３において、更新対象フォルダーの文書リスト情報の取得を監視フォルダー情報管理部３０６へ要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図５で示す監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、入力として受けたフォルダーの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（リストＢ）を画面表示管理部３０８へ渡す。
【００５６】
次にＳ８０４の処理において、画面表示管理部３０８は取得したリストＢの各文書の強調表示属性を参照し、強調表示属性がｆａｌｓｅとなっている文書を強調表示しない文書リスト（リストＣ）へ追加する。
【００５７】
次に画面表示管理部３０８はＳ８０５〜Ｓ８０８において、Ｓ８０１で取得した最新の文書リストＡの各文書（文書Ａ）に対し、表示時に強調表示するか否かを判定する。
【００５８】
まずＳ８０６で、画面表示管理部３０８は、確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣに存在するか確認する。Ｓ８０６の判定処理は文書の属性のうちファイル名を比較して一致文書の有無を確認する。確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣ上に存在する場合、画面表示管理部３０８は、Ｓ８０７で画面表示において強調表示しない文書とする。確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣ上に存在しない場合には次の文書の確認へ移る。Ｓ８０５〜Ｓ８０８の処理完了後に、Ｓ８０９で画面表示管理部３０８はＳ８０７で強調表示しない文書とされた文書は、強調表示されない状態で文書を表示、それ以外の文書はＢｏｌｄ等の強調表示された状態でＧＵＩ上の表示を更新する。
【００５９】
図９は、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００における新着通知画面のＧＵＩを模式的に示した図である。新着文書通知アプリケーション３００の新着通知画面９００には、新着通知リスト９０１がある。
【００６０】
新着文書通知アプリケーション３００の定期監視により図６で示す処理が開始され、その結果、新着文書または更新文書を検知した際に、新着文書、更新文書のファイル名（９０２）を新着通知リスト９０１に表示することでユーザーに新着文書を報知する。
【００６１】
また新着文書９０２に対するユーザーからの操作を受け付け、選択により文書管理アプリケーション３０１で選択された文書を表示する操作を可能とする。
【００６２】
図１０に示す文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面のＧＵＩ上で文書の強調表示がＯＦＦに設定された文書（図１１−１１０２）は、前述した新着文書の判定処理（図６）において、その文書が新規に追加された文書であっても新着文書から除外される。その結果、新着通知リスト９０１に文書（図１１−１１０２）は、新着文書として表示されない。また、ユーザー自身によりチェックアウト中の文書は新着文書の判定処理（図６）において、その文書が更新されていても更新文書から除外され新着通知リスト９０１に表示されない。
【００６３】
図１０は本実施例に係る文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面のＧＵＩを模式的に示した図である。文書管理アプリケーション３０１のメイン画面１０００には、フォルダー階層を表示するフォルダー表示部１００１、フォルダー表示部１００１で選択されているフォルダー内の文書を表示する文書リスト表示部１００２を含んだ構成とする。フォルダー表示部１００１は、本実施例に係る文書管理システムの監視対象とするフォルダーの指定を受け付け、監視対象に指定されたフォルダーは新着文書通知アプリケーション３００の監視対象となる。また、そのフォルダー内の文書は強調表示状態のＯＮ・ＯＦＦを設定可能とする。
【００６４】
図１１は本実施例に係る文書管理アプリケーション３０１における文書リスト表示部１００２の詳細を示した図である。文書リスト１１００のうち、文書の強調表示属性がｔｒｕｅの文書は強調表示された状態で表示され（１１０１）、文書の強調表示属性がｆａｌｓｅの文書は強調表示されない状態で表示される（１１０２）。
【００６５】
この表示の切り分けにより、ユーザーに対してユーザーの確認済みもしくは作業済みの文書の識別をしやすくする。文書リスト１１００の選択、強調表示ＯＮ／ＯＦＦの操作を受け付け、操作実行時に図８に処理が実行される。また文書リスト１１００の内容を最新の状態に更新する際に図９の処理が実行される。
【００６６】
（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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