(57)【要約】【課題】文書を誤って文書廃棄装置にかけて廃棄しても簡単な操作で文書を復元し、さらに、情報漏洩を防止する、文書廃棄装置、文書廃棄管理システムを提供する。【解決手段】シュレッダ１０は、文書を裁断する前に、文書をスキャンして文書の画像データを生成し、記録する。そして、文書を裁断する。また、画像データに含まれる文書の識別情報を抽出し、抽出した識別情報を解析し、文書の有効期限を得る。その後、文書の有効期限が経過すると、シュレッダ１０は、記録している文書の画像データを削除する。文書の作成者は、文書の画像データがシュレッダ１０に記録されている間は、ＰＣ２０を利用して、当該画像データにアクセスすることができる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
投入された文書の内容を判読不能にして廃棄する廃棄部と、
前記投入された文書をスキャンし当該文書の画像データを生成するスキャナと、
前記スキャナが生成した画像データを記録する記録部と、
前記記録部に記録された画像データから、前記文書の作成者、当該文書の有効期限が記録された識別情報を抽出し当該画像データと共に記録管理するデータ管理部とを備え、
前記記録部に記録された前記画像データの前記有効期限が経過したことを検知すると、当該画像データを削除することを特徴とする文書廃棄装置。
【請求項２】
電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部を備え、前記画像データを記録したことを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知することを特徴とする請求項１に記載の文書廃棄装置。
【請求項３】
前記画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知し、当該文書の作成者から当該通知に対する削除承認通知を受信した場合に、前記画像データを削除することを特徴とする請求項１に記載の文書廃棄装置。
【請求項４】
投入された文書の内容を判読不能にして廃棄する廃棄部と、前記投入された文書をスキャンし当該文書の画像データを生成するスキャナとを備え、前記スキャナが生成した画像データを送信する文書廃棄装置と、
前記文書廃棄装置から送信された画像データを記録する記録部と、前記記録部に記録された画像データから、前記文書の作成者、当該文書の有効期限が記録された識別情報を抽出し当該画像データと共に記録管理するデータ管理部とを備え、前記記録部に記録された前記画像データの前記有効期限が経過したことを検知すると、当該画像データを削除する文書管理サーバとがネットワークを介して接続されることを特徴とする文書廃棄管理システム。
【請求項５】
前記文書管理サーバは、電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部を備え、前記画像データを記録したことを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知することを特徴とする請求項４に記載の文書廃棄管理システム。
【請求項６】
前記文書管理サーバは、前記画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知し、当該文書の作成者から当該通知に対する削除承認通知を受信した場合に、前記画像データを削除することを特徴とする請求項４に記載の文書廃棄管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を誤ってシュレッダ等の文書廃棄装置にかけて廃棄した場合であっても、当該文書を簡易な操作で復元できる文書廃棄装置、文書廃棄管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
現在、セキュリティ保護の観点から、文書は、文書の内容を判読不能にして廃棄するシュレッダ等で裁断した上で廃棄される。しかし、文書を誤ってシュレッダにかけて廃棄してしまうと、この文書を復元することは極めて困難である。
【０００３】
そこで、特許文献１には、文書を裁断する前に当該文書をスキャンし、該文書の画像データを記録するシュレッダが開示されている。ユーザが誤って文書を裁断した場合であっても当該文書の画像データがシュレッダに記録されているので、当該文書を復元することができる。
【０００４】
また、特許文献２には、文書に記載された、保管期間が記録されたコード情報を読み取り、保管期間を過ぎた文書のみを廃棄（裁断）する廃棄装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１０−２４９２２８号公報
【特許文献２】特開２００８−４３８３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１に開示のシュレッダを利用すると、裁断する文書の画像データが記録され続けてしまう。その結果、前記画像データが漏洩してしまう恐れがある。特に、文書が重要文書の場合、当該文書の画像データが記録され続けるのはセキュリティ保護の面から好ましくない。また、無制限に画像データを記録すると、記録可能容量が減り、新たに画像データを記録できなくなる。
【０００７】
また、特許文献２に開示の廃棄装置では、保管期間を過ぎても廃棄してはいけない文書を誤って廃棄した場合には、簡単な操作で復元することはできない。
【０００８】
本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、文書を誤ってシュレッダにかけて廃棄しても簡単な操作で文書を復元し、さらに、情報漏洩を防止する、文書廃棄装置、文書廃棄管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
第１の技術手段は、投入された文書の内容を判読不能にして廃棄する廃棄部と、前記投入された文書をスキャンし当該文書の画像データを生成するスキャナと、前記スキャナが生成した画像データを記録する記録部と、前記記録部に記録された画像データから、前記文書の作成者、当該文書の有効期限が記録された識別情報を抽出し当該画像データと共に記録管理するデータ管理部とを備え、前記記録部に記録された前記画像データの前記有効期限が経過したことを検知すると、当該画像データを削除することを特徴とする文書廃棄装置である。
【００１０】
第２の技術手段は、第１の技術手段において、電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部を備え、前記画像データを記録したことを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知することを特徴とするものである。
【００１１】
第３の技術手段は、第１の技術手段において、前記画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知し、当該文書の作成者から当該通知に対する削除承認通知を受信した場合に、前記画像データを削除することを特徴とするものである。
【００１２】
第４の技術手段は、投入された文書の内容を判読不能にして廃棄する廃棄部と、前記投入された文書をスキャンし当該文書の画像データを生成するスキャナとを備え、前記スキャナが生成した画像データを送信する文書廃棄装置と、前記文書廃棄装置から送信された画像データを記録する記録部と、前記記録部に記録された画像データから、前記文書の作成者、当該文書の有効期限が記録された識別情報を抽出し当該画像データと共に記録管理するデータ管理部とを備え、前記記録部に記録された前記画像データの前記有効期限が経過したことを検知すると、当該画像データを削除する文書管理サーバとがネットワークを介して接続されることを特徴とする文書廃棄管理システムである。
【００１３】
第５の技術手段は、第４の技術手段において、前記文書管理サーバは、電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部を備え、前記画像データを記録したことを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知することを特徴とするものである。
【００１４】
第６の技術手段は、第４の技術手段において、前記文書管理サーバは、前記画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知し、当該文書の作成者から当該通知に対する削除承認通知を受信した場合に、前記画像データを削除することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、廃棄する文書の画像データを記録するので、文書を誤って文書廃棄装置（シュレッダ）にかけて廃棄しても簡単な操作で復元できる。また、文書の有効期限経過後は当該文書の画像データを自動的に削除するので、情報漏洩を防止することができる。さらに、データ記録可能容量を増やすことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明に係る文書廃棄装置（シュレッダ）の概略図である。
【図２】廃棄対象となる文書を説明する図である。
【図３】シュレッダ、ＰＣの機能ブロック図である。
【図４】シュレッダで実行される裁断処理、記録処理について説明するフロー図である。
【図５】識別情報を管理する管理テーブルの一例である。
【図６】シュレッダで実行される画像データの削除処理について説明するフロー図である。
【図７】本発明に係る文書廃棄管理システムの概略図である。
【図８】シュレッダ、画像形成装置、ＰＣの機能ブロック図である。
【図９】廃棄システムで実行される裁断処理、記録処理について説明するフロー図である。
【図１０】廃棄システムで実行される画像データの削除処理について説明するフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
（実施例１）
図１は、本発明に係る文書廃棄装置の概略図で、文書廃棄装置は、投入された文書の内容を判読不能にして廃棄する廃棄部を備えた、例えば、シュレッダ１０である。また、シュレッダ１０にＰＣ２０がＬＡＮや専用線などのネットワークＮを介して接続されている。
【００１８】
図２は、シュレッダにかける文書、すなわち、廃棄対象となる文書３０を説明する図である。文書３０の右上隅、左下隅には、文書３０の識別情報３１が記録（印刷）されている。識別情報３１は、文書３０の作成者名、管理者名、有効期限など文書３０に関連する様々な情報を意味する。なお、識別情報３１は、テキストデータであってもよいし、ＱＲコードであってもよいし、地紋模様として文書の背景に印刷してもよい。
【００１９】
以下に、実施例１の詳細を説明する。
シュレッダ１０は、文書３０を裁断する前に、文書３０をスキャンして文書３０の画像データを生成し、記録する。そして、文書３０を裁断する。
次に、画像データに含まれる文書３０の識別情報３１を抽出し、抽出した識別情報３１を解析し、文書３０の有効期限を得る。なお、前述のように、識別情報３１には有効期限が含まれる。
その後、文書３０の有効期限が経過すると、シュレッダ１０は、記録している文書３０の画像データを削除する。文書３０の作成者などは、文書３０の画像データがシュレッダ１０に記録されている間は、ＰＣ２０を利用して、当該画像データにアクセスすることができる。
【００２０】
図３は、シュレッダ１０、ＰＣ２０の機能ブロック図である。なお、図示はしないが、シュレッダ１０、ＰＣ２０は、ネットワークＮを介して接続されている（図１参照）。
（シュレッダ１０）
シュレッダ１０の機能ブロックについて説明する。
１０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続しているＰＣ２０とデータ送受信を実行する。
１０２は、シュレッダ１０に投入された文書３０の画像データ（スキャンデータ）を生成するスキャナ、１０３は、シュレッダ１０に投入された文書３０の内容を判読不能にして廃棄する破棄部である。破棄部１０３は、例えば、投入された文書を細かく裁断する機能を有する。
【００２１】
１１１は、スキャナ１０２が生成した画像データを記録するデータ記録部である。
【００２２】
１１２は、データ送信部で、ＰＣ２０からの要求に応じて、データ記録部１１１に記録された文書３０の画像データ等をＰＣ２０に送信する処理を制御する。
１１３は、データ受信部で、各種データ受信処理を制御する。
データ送信部１１２、データ受信部１１３は、電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部としても機能する。
【００２３】
１１４は、データ管理部で、データ記録部１１１に記録された文書３０の画像データの管理処理を制御する。
データ管理部１１４の識別情報抽出部１１４ａは、文書３０の画像データから識別情報を抽出する。識別情報解析部１１４ｂは、識別情報抽出部１１４ａが抽出した識別情報を解析し、文書３０の作成者名、管理者名、有効期限など文書３０に関連する様々な情報を得る。
データ管理部１１４は、文書３０の画像データと共に文書３０に関連する様々な情報を記録管理する。
【００２４】
データ削除部１１４ｃは、データ記録部１１１に記録された文書３０の画像データの有効期限が経過したことを検知すると、当該画像データを削除する。なお、削除前に、文書３０の作成者、管理者に削除してもよいか確認するようにしてもよい。
【００２５】
１１５は、各機能ブロックを制御する制御部で、文書３０の画像データの有効期限が切れたか否かを検知する際に必要な時計機能（計時機能）などを備える。
【００２６】
（ＰＣ２０）
ＰＣ２０の機能ブロックについて説明する。
２０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続しているシュレッダ１０とデータ送受信を実行する。
【００２７】
２０２は、入力Ｉ／Ｆで、キーボード、マウス等の入力装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。２０３は、表示Ｉ／Ｆで、液晶パネル等の表示装置（図示せず）に対するインターフェイス機能を提供する。
【００２８】
２０４は、各種制御情報などを記憶するＲＯＭ、ＲＡＭ等から構成されるメモリ、２０５は、ワープロソフト、表計算ソフト、ブラウザ等のアプリケーションや、各種データを記録するＨＤＤである。
【００２９】
２１１は、データアクセス部で、シュレッダ１０のデータ記録部１１１に記録されている文書３０の画像データに対するアクセス処理を制御する。
【００３０】
２１２は、識別情報設定部で、文書３０に記録する識別情報３１を設定する処理を制御する。
【００３１】
次に、図４のフロー図を用いて本発明に係るシュレッダ１で実行される裁断処理、記録処理について説明する。
【００３２】
裁断処理、記録処理の説明の前に、文書の作成について説明する。まず、ユーザは、ＰＣ２０のワープロソフト等を利用して文書（データ）を作成する。そして、ＰＣ２０の入力Ｉ／Ｆ２０２を介して、文書の識別情報、例えば、ユーザ名（文書の作成者名）、文書の管理者名（例えば、文書の作成者の上司など）、文書の有効期限情報を入力する。ＰＣ２０の識別情報設定部２１２は、入力された識別情報を、例えば、ＱＲコード等に変換し、前記文書データの右上隅、左下隅（図２参照）に配置する。ユーザは、識別情報を含む文書データを、画像形成装置を利用して印刷する。この印刷物を図２の文書３０とする。
【００３３】
ユーザ、第三者などが、文書３０をシュレッダ１０にかけると（ステップＳ１）、シュレッダ１０のスキャナ１０２は、文書３０をスキャンして文書３０の画像データを生成し、データ記録部１１１に記録する（ステップＳ２）。また、破棄部１０３は、文書３０を裁断する（ステップＳ３）。
【００３４】
次に、データ管理部１１４の識別情報抽出部１１４ａは、データ記録部１１１に記録された文書３０の画像データから識別情報を抽出する（ステップＳ４）。そして、識別情報解析部１１４ｂは、識別情報抽出部１１４ａが抽出した識別情報を解析し、文書３０の作成者名、管理者名、有効期限など文書３０に関連する様々な情報を得る（ステップＳ５）。このとき、例えば、図５に示す管理テーブル４０に示すように、文書３０の画像データと共に当該画像データの名称、当該画像データの前記情報をデータ記録部１１１に記録する。なお、文書３０の作成者、管理者の連絡先情報、例えば、電子メールアドレスも記録することが好ましい。この、電子メールアドレスは、例えば、作成者名、管理者名と共に識別情報に記録されているものとする。
【００３５】
そして、データ管理部１１４は、文書３０の作成者、管理者などに文書３０が裁断され、文書３０の画像データがシュレッダ１０に記録されたことを通知する（ステップＳ６）。前記通知の方法としては、例えば、データ送信部１１２が、前記通知の内容を含む電子メールを作成し、文書３０の作成者などの電子メールアドレスに送信すればよい。このとき、メールの本文等に、文書３０の画像データ記録先情報を含めることが好ましい。記録先情報としては、ＵＲＬやファイルパス等である。
【００３６】
その後、前記メールを受信した作成者は、ＰＣ２０を介してシュレッダ１０に記録された文書３０の画像データにアクセスすることができる。この場合、ＰＣ２０のデータアクセス部２１１は、前記作成者の名称（ＩＤ）を含むアクセス依頼コマンドをシュレッダ１０に送信する。
前記アクセス依頼コマンドを受信したシュレッダ１０のデータ管理部１１４は、前記作成者に対応する文書３０の画像データに対するアクセスを許可する。
【００３７】
アクセス方法としては様々な方法をとることができる。例えば、シュレッダ１０がＷＥＢサーバ機能を有していればＰＣ２０からブラウザを介して文書３０の画像データにアクセス（ブラウザ表示）することもできるし、シュレッダ１０から画像データをダウンロードすることもできる。また、シュレッダ１０が、作成者のメールアドレスに画像データを添付したメールを送信してもよい。他にも、文書３０の画像データを画像形成装置により印刷してもよい。
【００３８】
このようにすることで、文書の作成者などは文書が廃棄されたことを知ることができる。また、簡易な操作で、誤って廃棄された文書の復元が可能になる。
【００３９】
なお、セキュリティレベルに応じて文書３０の画像データへのアクセスを制限してもよい。例えば、文書３０の識別情報３１に文書３０のセキュリティレベルを含め、シュレッダ１０のデータ管理部１１４が、図５に示す管理テーブル４０に、このセキュリティレベルを記録する。
そして、データ管理部１１４は、セキュリティレベルに応じたアクセス制限、例えば、ブラウザ表示不可、ダウンロード不可、電子メール・ＦＡＸ等の送信不可、印刷不可などのアクセス制限を行う。
【００４０】
このようにアクセス制限をすることで、情報漏洩を効果的に防ぐことができる。
なお、ステップＳ２において、データ記録部１１１に文書３０の画像データを記録した際に、既に有効期限が経過していた場合、即削除してもよい。
【００４１】
次に、図６のフロー図を用いて、図４のステップＳ２で記録した文書３０の画像データの削除処理について説明する。
ここでは既に、シュレッダ１０のデータ記録部１１１に文書３０の画像データが記録されているものとする。
シュレッダ１０のデータ管理部１１４は、定期的に図５に示す管理テーブル４０を参照し、有効期限が経過した画像データがデータ記録部１１１に記録されているか検知する（ステップＳ１１）。
【００４２】
有効期限が経過した画像データがデータ記録部１１１に記録されている場合（ステップＳ１２／ＹＥＳ）、データ管理部１１４は、当該画像データを自動的に削除してよいか当該画像データに対応する文書３０の作成者に確認する（ステップＳ１３）。なお、作成者だけでなく、管理者にも確認してもよい。
すなわち、文書３０の画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知する。
【００４３】
この確認処理（通知）は、様々な方法を用いることができる。例えば、データ送信部１１２が、文書３０の作成者のメールアドレスに、メール本文に削除確認用ＵＲＬが記載された電子メールを送信する。そして、この電子メールを受信した作成者が削除確認用ＵＲＬにアクセスすれば、作成者は削除を承認したものとする。また、前記電子メールを受信した文書３０の作成者が当該電子メールをそのまま返信すれば、削除を承認するとしてもよい。
【００４４】
前記画像データを削除してよいと確認できた場合（ステップＳ１４／ＹＥＳ）、すなわち、文書３０の作成者から前記電子メール（通知）に対する削除承認通知を受信した場合、データ管理部１１４のデータ削除部１１４ｃは、当該画像データを削除する（ステップＳ１５）。このとき、データ管理部１１４は、図５に示す管理テーブル４０から前記画像データの識別情報を削除する。
【００４５】
なお、前記削除の確認処理を行わずに削除することも可能である。この場合、一律に削除してもよいし、例えば、文書３０の識別情報３１に削除確認フラグを含め、データ管理部１１４が、削除確認フラグがオフになっていることを確認すると、前記削除の確認処理を行わないようにする。
【００４６】
このように有効期限が過ぎた文書の画像データを自動的に削除することで、情報漏洩を防止することができる。また、削除の前に削除実行の確認をすることで、たとえ有効期限が経過しても保存しなければならないデータの削除を防止することができる。
【００４７】
（実施例２）
図７は、本発明に係る文書廃棄管理システム１の概略図で、文書廃棄管理システム１は、シュレッダ５０、画像形成装置６０から構成され、各装置はＬＡＮや専用線などのネットワークＮを介して接続されている。また、文書廃棄管理システム１にＰＣ２０がネットワークＮを介して接続している。画像形成装置６０は、各種文書データを管理する文書管理サーバとして機能する。
【００４８】
以下に、実施例２の詳細を説明する。
シュレッダ５０は、文書３０を裁断する前に、文書３０をスキャンして文書３０の画像データを生成し、画像形成装置６０に送信する。そして、文書３０を裁断する。
前記画像データを受信した画像形成装置６０は、当該画像データを記録する。そして、画像データに含まれる文書３０の識別情報３１を抽出し、抽出した識別情報３１を解析し、文書３０の有効期限を得る。なお、前述のように、識別情報３１には有効期限が含まれる。
その後、文書３０の有効期限が経過すると、画像形成装置６０は、記録している文書３０の画像データを削除する。文書３０の作成者などは、文書３０の画像データが画像形成装置６０に記録されている間は、ＰＣ２０を利用して、当該画像データにアクセスすることができる。
【００４９】
図８は、ＰＣ２０、シュレッダ５０、画像形成装置６０の機能ブロック図である。なお、ＰＣ２０の機能ブロックの説明については、図３で説明したので省略する。
（シュレッダ５０）
シュレッダ５０の機能ブロックについて説明する。
５０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続している画像形成装置６０等の他の装置とデータ送受信を実行する。
５０２は、図３のスキャナ１０２と同じ機能を有するスキャナ、５０３は、図２の破棄部１０３と同じ機能を有する破棄部である。
５０４は、スキャナ５０２が生成した文書３０の画像データ等を一時的に記憶するメモリ、５０５は、画像形成装置６０にメモリ５０４に記憶された画像データを送信する処理を制御するデータ送信部、５０６は各機能ブロックを制御する制御部である。
【００５０】
（画像形成装置６０）
画像形成装置６０の機能ブロックについて説明する。
６０１は、ネットワークＩ／Ｆで、ネットワークＮに対するインターフェイス機能を提供し、当該ネットワークＮに接続しているシュレッダ５０等の他の装置とデータ送受信を実行する。
６０２は、画像形成装置６０を操作するための操作パネル、６０３は、スキャナ、印字ユニット等を備え画像形成を実行する画像形成部である。
【００５１】
６０４は、各種制御情報などを記憶するメモリ、６０５は、ＰＣ２０から送信された印刷ジョブデータ等を記録するＨＤＤである。
【００５２】
６１１は、データ受信部で、シュレッダ５０から送信された文書３０の画像データ等を受信する処理を制御する。データ受信部６１１が受信した画像データはデータ記録部６１２に記録される。
６１３は、データ送信部で、ＰＣ２０等からの要求に応じて、データ記録部６１２に記録された文書３０の画像データ等をＰＣ２０等に送信する処理を制御する。
【００５３】
データ受信部６１１、データ送信部６１３は、電子メール等のデータ送信処理／データ受信処理を実行する送受信部としても機能する。
【００５４】
６１４は、データ管理部で、データ記録部６１２に記録された文書３０の画像データの管理処理を制御する。
データ管理部６１４の識別情報抽出部６１４ａは、文書３０の画像データから識別情報を抽出する。識別情報解析部６１４ｂは、識別情報抽出部６１４ａが抽出した識別情報を解析し、文書３０の作成者名、管理者名、有効期限など文書３０に関連する様々な情報を得る。
データ管理部６１４は、文書３０の画像データと共に文書３０に関連する様々な情報を記録管理する。
【００５５】
データ削除部６１４ｃは、データ記録部６１２に記録された文書３０の画像データの有効期限が切れると、当該画像データを削除する。なお、削除前に、文書３０の作成者名、管理者名に削除してもよいか確認するようにしてもよい。
【００５６】
６１５は、各機能ブロックを制御する制御部で、文書３０の画像データの有効期限が切れたか否かを検知する際に必要な時計機能（計時機能）などを備える。
【００５７】
次に、図９のフロー図を用いて本発明に係る文書廃棄管理システム１で実行される裁断処理、記録処理について説明する。なお、既に、前述した図２の文書３０（印刷物）があるものとする。
【００５８】
ユーザ、第三者などが、文書３０をシュレッダ５０にかけると（ステップＳ２１）、シュレッダ５０のスキャナ５０２は、文書３０をスキャンして文書３０の画像データを生成し、メモリ５０４に一時的に記憶する（ステップＳ２２）。次に、データ送信部５０５は、画像形成装置６０に、メモリ５０４に記憶された文書３０の画像データを送信する（ステップＳ２３）。また、破棄部５０３は、文書３０を裁断する（ステップＳ２４）。
【００５９】
前記文書３０の画像データを受信した画像形成装置６０のデータ受信部６１１は、当該画像データをデータ記録部６１２に記録する（ステップＳ３１）。
次に、データ管理部６１４の識別情報抽出部６１４ａは、データ記録部６１２に記録された文書３０の画像データから識別情報を抽出する（ステップＳ３２）。そして、識別情報解析部６１４ｂは、識別情報抽出部６１４ａが抽出した識別情報を解析し、文書３０の作成者名、管理者名、有効期限など文書３０に関連する様々な情報を得る（ステップＳ３３）。このとき、例えば、図５に示す管理テーブル４０に示すように、文書３０の画像データと共に当該画像データの名称、当該画像データの前記情報をデータ記録部６１２に記録する。
【００６０】
そして、データ管理部６１４は、文書３０の識別情報に含まれている文書３０の作成者、管理者などに文書３０が裁断され、文書３０の画像データが画像形成装置６０に記録されたことを通知する（ステップＳ３４）。なお、前記通知の方法としては、実施例１と同様である。
【００６１】
その後、前記メールを受信した作成者は、ＰＣ２０を介して画像形成装置６０に記録された文書３０の画像データにアクセスすることができる。この場合、ＰＣ２０のデータアクセス部２１１は、前記作成者の名称（ＩＤ）を含むアクセス依頼コマンドを画像形成装置６０に送信する。
前記アクセス依頼コマンドを受信した画像形成装置６０のデータ管理部６１４は、前記作成者に対応する文書３０の画像データに対するアクセスを許可する。
【００６２】
アクセス方法としては様々な方法をとることができる。例えば、画像形成装置６０がＷＥＢサーバ機能を有していればＰＣ２０からブラウザを介して文書３０の画像データにアクセス（ブラウザ表示）することもできるし、画像形成装置６０から画像データをダウンロードすることもできる。また、画像形成装置６０が、作成者のメールアドレスに画像データを添付したメールを送信してもよい。他にも、文書３０の画像データを画像形成装置６０により印刷してもよい。
【００６３】
このようにすることで、文書の作成者などは文書が廃棄されたことを知ることができる。また、簡易な操作で、誤って廃棄された文書の復元が可能になる。
【００６４】
なお、セキュリティレベルに応じて文書３０の画像データへのアクセスを制限してもよいのは実施例１と同様である。また、ステップＳ３１においてデータ記録部６１２に文書３０の画像データを記録した際に、既に有効期限が経過していた場合、即削除してもよい。
【００６５】
次に、図１０のフロー図を用いて、図９のステップＳ３１で記録した文書３０の画像データの削除処理について説明する。
ここでは既に、画像形成装置６０のデータ記録部６１２に文書３０の画像データが記録されているものとする。
画像形成装置６０のデータ管理部６１４は、定期的に図５に示す管理テーブル４０を参照し、有効期限が経過した画像データがデータ記録部６１２に記録されているか検知する（ステップＳ４１）。
【００６６】
有効期限が経過した画像データがデータ記録部６１２に記録されている場合（ステップＳ４２／ＹＥＳ）、データ管理部６１４は、当該画像データを自動的に削除してよいか当該画像データに対応する文書３０の作成者に確認する（ステップＳ４３）。なお、作成者だけでなく、管理者にも確認してもよい。
すなわち、文書３０の画像データを削除する前に、前記画像データを削除することを、当該画像データに対応する文書の作成者に電子メール等を介して通知する。
この確認処理については、実施例１で説明したので省略する。
【００６７】
前記画像データを削除してよいと確認できた場合（ステップＳ４４／ＹＥＳ）、すなわち、文書３０の作成者から前記電子メール（通知）に対する削除承認通知を受信した場合、データ管理部６１４のデータ削除部６１４ｃは、当該画像データを削除する（ステップＳ４５）。このとき、データ管理部６１４は、図５に示す管理テーブル４０から前記画像データの識別情報を削除する。
【００６８】
なお、前記削除の確認処理を行わずに削除することができるのは実施例１と同様である。
【００６９】
このように有効期限が過ぎた文書の画像データを自動的に削除することで、情報漏洩を防止することができる。さらに、データ記録可能容量を増やすことができる。また、削除の前に削除実行の確認をすることで、たとえ有効期限が経過しても保存しなければならないデータの削除を防止することができる。
【００７０】
（その他）
一定期間、例えば画像データを記録してから１０日が経過したら当該画像データを削除してもよい。
図２では、識別情報３１を文書３０の右上隅、左下隅に配置した例を説明したが、他の場所に配置してもよい。
文書３０の作成者だけでなく、管理者の承認を得た場合に、文書３０の画像データを削除するようにしてもよい。このように複数人が削除承認（確認）を行うことで、画像データの誤削除を防止することができる。
【００７１】
文書３０の作成者の管理者からの承認を得た場合にのみ、ＰＣ２０からシュレッダ１０のデータ記録部１１１又は画像形成装置６０のデータ記録部６１２に記録された文書３０の画像データにアクセス（印刷、ダウンロード等）できるようにしてもよい。この場合、シュレッダ１０又は画像形成装置６０は、ＰＣ２０からのアクセス要求を受信すると、前述したように、メール本文にアクセス承認用ＵＲＬが記載された電子メールを管理者などに送信する。そして、前記電子メールを受信した管理者などがアクセス承認用ＵＲＬにアクセスすれば、シュレッダ１０又は画像形成装置６０は、前記画像データに対する作成者のアクセスを許可する。
【００７２】
データ管理部１１４、データ管理部６１４が、セキュリティレベルに応じたアクセス制限を実行する際に、パスワード入力を求めるようにしてもよい。
【符号の説明】
【００７３】
１…文書廃棄管理システム、１０…シュレッダ、１０１…ネットワークＩ／Ｆ、１０２…スキャナ、１０３…破棄部、１１１…データ記録部、１１２…データ送信部、１１３…データ受信部、１１４…データ管理部、１１４ａ…識別情報抽出部、１１４ｂ…識別情報解析部、１１４ｃ…データ削除部、１１５…制御部、２０…ＰＣ、２０１…ネットワークＩ／Ｆ、２０２…入力Ｉ／Ｆ、２０３…表示Ｉ／Ｆ、２０４…メモリ、２０５…ＨＤＤ、２１１…データアクセス部、２１２…識別情報設定部、２１３…制御部、３０…文書、３１…識別情報、４０…管理テーブル、５０…シュレッダ、５０１…ネットワークＩ／Ｆ、５０２…スキャナ、５０３…破棄部、５０４…メモリ、５０５…データ送信部、５０６…制御部、６０…画像形成装置、６０１…ネットワークＩ／Ｆ、６０２…操作パネル、６０３…画像形成部、６０４…メモリ、６０５…ＨＤＤ、６１１…データ受信部、６１２…データ記録部、６１３…データ送信部、６１４…データ管理部、６１４ａ…識別情報抽出部、６１４ｂ…識別情報解析部、６１４ｃ…データ削除部、６１５…制御部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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