(57)【要約】【課題】キャビネット毎にインデックス項目の定義と文書データを管理している文書管理システムにおいて、インデックスの付与を容易に行えるようにする。【解決手段】第１のデータベースにログイン可能なユーザが、第２のデータベースに格納されている文書データに対して、当該第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を付与できるようにする。【選択図】図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムであって、
第１のデータベースにログインできる第１ユーザに対して、第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段と、
前記文書公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第１ユーザの指示に基づいて、前記第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記登録手段は、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値と、前記第２のデータベースを識別するためのＩＤと、当該インデックス値が付与された文書データを識別するためのＩＤとを関連付けて登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記第１のユーザに対して、前記第２のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可するか否か設定するインデックス公開設定手段を更に備え、
前記登録手段は、前記文書公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定され、且つ前記インデックス公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可設定されている場合、前記第１ユーザの指示に基づいて、前記第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目と前記第２のデータベースで定義されているインデックス項目とを用いてインデックス値を登録し、一方、
前記文書公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定され、且つ前記インデックス公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで定義されているインデックス項目のインデックス値の編集を許可設定されていない場合、前記第１ユーザの指示に基づいて、前記第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第２のデータベースで定義されているインデックス項目は用いずに、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する、ことを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記登録されたインデックス値を用いて、前記文書データの検索を行う検索手段を、更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
コンピュータを、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムとして機能させるためのプログラムであって、
該コンピュータを、
第１のデータベースにログインできる第１ユーザに対して、第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段、
前記文書公開設定手段で前記第１ユーザが前記第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第１ユーザの指示に基づいて、前記第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。
【請求項６】
文書管理装置が、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理方法であって、
前記文書管理装置の文書公開設定手段が、第１のデータベースにログインできる第１ユーザに対して、第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定ステップと、
前記文書管理装置の登録手段が、前記文書公開設定ステップで前記第１ユーザが前記第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、前記第１ユーザの指示に基づいて、前記第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、前記第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録ステップと、
を備えることを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関し、より具体的にはインデックスによって文書データを管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書管理システムでは、文書データをキャビネット（データベース）単位で管理している。キャビネットは管理の単位であるため、付与するインデックスの種類や、アクセス可能なユーザおよびアクセス権などについても、キャビネット毎に設定、管理することができる。このキャビネットを部門やプロジェクトごとに運用することにより、アクセス可能なユーザの設定、文書データへのセキュリティなどの管理業務を容易に実行することができる。
【０００３】
一方、実際にキャビネットを使用するユーザは、業務上他部門の情報へのアクセスを行う（例えば開発部門のユーザが他の部門（例えば企画部門）のキャビネットにアクセスする）必要が生じることがあった。このような場合、従来他部門が管理する文書データを閲覧するためには、以下のような方法が用いられていた。
・キャビネットに直接ユーザがアクセスすることなくオフラインで文書データを送付する
・他部門のキャビネットに対してアクセス要求が発生する都度、ユーザ／アクセス権を設定する
【０００４】
以上の方法のうち、１番目の方法ではセキュリティ／文書データのメンテナンス性の面で有効な手段ではない。よって、キャビネットにおける文書管理を考慮すると、通常は２番目の方法がとられることが多い。しかし、前述の通り各々のキャビネットはユーザ管理や付与するインデックスに関して部門等ごとに独自の管理を行っており、他部門のキャビネットへのアクセスを行う際には、その都度ユーザの追加設定が必要である。このような場合、ユーザは別の部門で付与されている付加情報（すなわち自部門とは異なる情報）を基に、文書のアクセスを行う必要がある。
【０００５】
例えば、ある製品を参照するためのインデックス情報として、開発部門は開発名称を使用するのに対し、企画部門では製品名称を使用するなど、部門ごとに異なる情報を使用することがある。
【０００６】
また、特許文献１では、ある文書管理装置で管理されている文書データを、別の文書管理装置へ複写する場合に、インデックスも一緒に複写するシステムが提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００１−０６７３４９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
上述の先行技術では、文書データを複写する場合に、同じインデックス項目にインデクス値も一緒に複写することで、インデックス値を保持する。よって、以前と同じインデックス項目で検索することが可能である。また、複写先に複写元と同じインデックス項目が定義されていなかったときは、予め設定された複写ルールに従い、複写元のインデックス項目の値を複写先の別のインデックス項目に付与している。しかし、複写先のインデックス項目が変わってしまうと、ユーザが検索を行う際、複写先の装置に応じて検索するインデックス項目を変更するようにユーザ自身が気をつける必要があるので、検索処理が煩雑になるという問題がある。
【０００９】
本発明では、ユーザが文書データにインデックス値を付与する場合は、格納されているデータベースに依存せずに文書データに同じインデックスを設定することによって、文書データの検索を効率よく処理することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために本発明の文書管理システムは、複数のデータベースの各々で定義されたインデックス項目を用いて、当該複数のデータベースの各々で管理されている文書データに対してインデックス値を付与する文書管理システムであって、第１のデータベースにログインできる第１ユーザに対して、第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスを許可するか否か設定する文書公開設定手段と、文書公開設定手段で第１ユーザが第２のデータベースで管理されている文書データへのアクセスが許可設定されている場合、第１ユーザの指示に基づいて、第２のデータベースで管理されている文書データに対するインデックス値として、第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を登録する登録手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、第１のデータベースにログイン可能なユーザが、他のデータベース（第２のデータベース）に格納されている文書データに対して、当該第１のデータベースで定義されているインデックス項目を用いてインデックス値を付与できるようにする。他のデータベースで管理されている文書データに対して同一のインデックス項目で検索が可能になり、業務を効率的に処理できるようにすることができる。
【００１２】
また、第１のデータベースのデータとして、該付与されたインデックス値を登録することで、該第２のデータベースで管理されているインデックス項目を増やさずに済む。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の一実施形態による文書管理システムのシステム概念図である。
【図２】本発明の一実施形態によるサーバーおよびクライアントＰＣのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の一実施形態による複合デバイスのハードウェア構成図である。
【図４】本発明の一実施形態による複合デバイスの情報処理機能の概略構成図である。
【図５】本発明の一実施形態によるソフトウェア構成図である。
【図６】従来技術例である。
【図７】本発明の文書管理の概念図である。
【図８】実施形態１のキャビネットデータ公開処理に関するフローチャートである。
【図９】実施形態１のインデックス公開処理に関するフローチャートである。
【図１０】実施形態１の文書データ操作処理に関するフローチャートである。
【図１１】実施形態１のインデックス設定処理に関するフローチャートである。
【図１２】実施形態１の文書データ検索処理に関するフローチャートである。
【図１３】実施形態１の公開文書データバックアップ処理に関するフローチャートである。
【図１４】実施形態２の本発明の特長を示す文書管理の概念図である。
【図１５】実施形態２のインデックス公開処理に関するフローチャートである。
【図１６】実施形態２のインデックス設定処理に関するフローチャートである。
【図１７】実施形態２の文書データ検索処理に関するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【００１５】
＜システム概念＞
図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システムのシステム概念図である。図１において、ＬＡＮ１０１は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を示す。クライアント用パーソナルコンピュータ（以下「クライアントＰＣ」）１１１、および本発明の文書管理システムを有するサーバー用パーソナルコンピュータ（以下「サーバーＰＣ」）１２１が各々ＬＡＮ１０１に接続されている。また、文書管理システムのクライアント機器として指示が可能なＵＩを持った複合デバイス１３１もＬＡＮ１０１に接続されている。
【００１６】
クライアントＰＣ１１１は、ブラウザを有しており、ＬＡＮ１０１に接続でき、かつサーバーＰＣ１２１に指示が可能なＰＣであればよい。他の構成については、特に限定するものではない。
【００１７】
次に、サーバーＰＣ１２１は、文書管理システムのサーバー機能を有するコンピュータ（文書管理サーバー）であればいずれの装置も用いることができる。すなわち、サーバーＰＣ１２１は、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１（以降、２つを総称して「クライアント」と表現）のブラウザから文書管理に関する表示指示や操作指示を受ける。このような要求を受けると、その要求に応じた処理結果の要求を送信したクライアントのブラウザに返す処理を行う。
【００１８】
なお本発明において、サーバーＰＣ１２１およびクライアント間の通信手法については特に限定するものではない。
【００１９】
また複合デバイス１３１は、クライアントＰＣ１１１と同様に、ブラウザを有しており、ＬＡＮ１０１に接続でき、かつサーバーＰＣ１２１に指示が可能とする。また、複合デバイス１３１は、その他にコピー・プリント・ＦＡＸなどの機能を有するものとするが、構成要素であるプリント部、スキャン部、ファクス送受信手段等をすべてもしくは部分的に有するものであれば特に限定するものではない。
【００２０】
＜ＰＣのハードウェア構成＞
次に図２は、本実施形態の図１に示したサーバーＰＣ１２１及びクライアントＰＣ１１１の構成図である。基本的に各ＰＣの構成は共通であるため、代表して図２を用いて説明することとする。
【００２１】
図２において、ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ） ２０１は、ＣＲＴ表示装置２０２の画面に表示される文字、イメージを展開記憶する。ＣＲＴ表示装置２０２は、ＶＲＡＭ２０１から取得した表示情報を画面に表示する装置である。例えば、クライアントＰＣ１１１の場合、ブラウザ等はここに表示される。
【００２２】
ビットムーブユニット（ＢＭＵ）２０３は、メモリ間あるいはメモリと各デバイス間のデータ転送を制御する。
【００２３】
キーボード２０４は、入力に関する各種キーを備えた入力デバイスの１つである。
ポインティングデバイス（ＰＤ）２０５は、画面上でアイコンなどを指し示し、ボタンクリックやドラッグなどの指示を行う。
【００２４】
ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０８に記憶された制御プログラム（本発明に係る処理を実行するプログラムやエラー処理プログラムをはじめ、後述する本発明を実現するためのプログラムも含む）に基づいて本装置の各部を制御する。ＲＡＭ２０９は、上述した各プログラムをＣＰＵ２０６が実行する際にワークエリアとして、またエラー処理時の一時退避エリアとして用いられる。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０、フロッピーディスクドライブ（ＦＤＤ、登録商標）２１１は、後述するアプリケーションプログラムやデータ、データベース、ライブラリなどの保存用に用いられる。ネットワークインターフェイス（ＮＥＴ−Ｉ／Ｆ）２１２は、各機器間でネットワークを経由してデータ転送を行うためにネットワーク上のデータ制御、診断を行う。
【００２５】
Ｉ／Ｏバス２０７は、上述した各ユニット間を接続する役割を担い、アドレスバス、データバス及び制御バスからなる。上記構成において、装置に電源を投入すると、ＣＰＵ２０６は、ＲＯＭ２０８のブートプログラムに従って装置を初期化し、ＨＤＤ２１０からＯＳのロードを行った後、各種アプリケーション等を動作させる。なお、本実施形態の装置は、汎用の情報処理装置（パーソナルコンピュータ等）を基礎にしているので、プログラムはハードディスク等に記憶されているものとしたが、ＲＯＭに記憶させるようにしてもよい。したがって、使用する記憶媒体によって本発明が限定されるものではない。
【００２６】
＜複合デバイスのハードウェア構成＞
図３は、図１に示す複合デバイス１３１のハードウェア構成図である。なお、本例では、マルチファンクションプリンタとした場合を示している。フィーダ（原稿自動送り部）３００は、スキャナ部３００でスキャンを行う際に自動で紙を送る機構である。原稿のスキャナ部３０１は、紙の画像をスキャンして対応する画像データを生成する。ＵＩ部３０２は、本発明のサーバーＰＣ１２１に対する操作指示の入力を行うブラウザを表示する。給紙部３０３は印刷の際に印刷用紙を装置内に送る機構である。
【００２７】
印刷部３０４は、給紙部３０３から送られてきた用紙にトナーを定着させて印刷を行う機構である。排紙部３０５は、印刷部３０４にて印刷された用紙を排紙する機構である。フィニッシング装置３０６は、排紙部３０５から排紙された紙に対しユーザ指示に従ってステープルやパンチといった処理を行う機構である。排紙トレイ３０７は、最終的に印刷・フィニッシングされた印刷物を保持するトレイである。
【００２８】
＜複合デバイスの情報処理機能＞
図４は、複合デバイス１３１の情報処理機能の概略構成図を示す。ユーザインタフェース部４００は、操作者に対しユーザインタフェースを提供し、これにより操作者はシステムに指示等の入力ができる。ユーザインタフェース部４００で用いる入力装置は、専用キーボードでもよく、ＵＩ部３０２から直接指示可能なタッチパネルであってもよい。ネットワークインターフェイス部４０１は、ネットワークを介して外部機器と通信を行う。
【００２９】
ＣＰＵ４０２は、複合デバイス全体を制御するプログラムを実行する。ＲＯＭ４０３は、組込済みプログラムおよびデータを記録する。ＲＡＭ４０４は、一時メモリ領域であり、プログラム実行時にプログラムを展開する領域となる。ＨＤＤ４０５は、大容量記憶メモリであり、外部機器から送られてきたデータなどを複合デバイス内に格納する領域となる。入出力インタフェース４０６は、各制御部間を接続する。
【００３０】
＜ソフトウェアの構成＞
図５は、本発明の一実施形態に係るソフトウェア構成図である。図５において、ネットワーク５０１は、例えば図１に示したＬＡＮ１０１のような接続機構である。なお、特にプロトコルは限定しないものとする。次にクライアントＰＣ１１１内について説明する。
【００３１】
ブラウザ５０２は、クライアントＰＣ１１１上で起動するアプリケーションであり、文書管理サーバーＰＣ１２１とのデータのやりとり結果を表示してユーザ指示の入力を促す。操作者が操作指示を行った場合は、入力された操作指示が送受信部５０３を経由してサーバーＰＣ１２１に送信される。またサーバーＰＣ１２１からの応答を送受信部５０３で受け取った結果を表示する。送受信部５０３は、ブラウザ５０２とサーバーＰＣ１２１間の情報を送受信する。次に複合デバイス１３１内の構成について説明する。ブラウザ５０４は、複合デバイス１３１上で実行されるアプリケーションであり、ブラウザ５０２と同様、送受信部５０５を経由して、文書管理サーバーＰＣ１２１とのやりとり結果を表示しユーザ指示の入力を促す。送受信部５０５は、ブラウザ５０４とサーバーＰＣ１２１間の情報を送受信する。
【００３２】
サーバーＰＣ１２１内の構成について説明する。サーバーアプリケーション５０６は、アプリケーション内の各処理部をクライアントからの要求に応じてＲＡＭ上にロードして処理を実行させる。送受信部５０７は、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１の各送受信部５０３、５０５からのリクエスト情報を受け取り、制御部５１３に渡す。また、各処理部での結果を制御部５１３から受け取り、最終的にクライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１に応答として返す処理を行う。
【００３３】
画面表示生成部５０８は、送受信部５０７が受け取った要求が画面表示データ生成の場合、制御部５１３からの指示を受けて、ブラウザ５０２、５０４に表示させるための画面表示データを生成する。静的なＨＴＭＬデータでもよく、ＪＳＰのような動的な画面表示データを生成してもよい。
【００３４】
ユーザ管理部５０９は、本発明の文書管理システムのユーザ管理を行う。文書公開設定手段としての文書管理部５１０は、本実施形態の文書管理を実現する根幹部分となる。文書管理部５１０は、文書の版管理や、チェックイン・チェックアウト処理を行うと共に、文書データに複数のキャビネットで定義されているインデックス項目の値を設定する。なお、具体的な処理方法に関しては後述する。
【００３５】
また、送受信部５０７から受け取ったクライアント指示が文書取得や操作の場合、ログイン管理部５１１がログインしている操作者の分類属性によって対象文書の判断を行い、対象文書の提供や操作を行う。ログイン管理部５１１は、クライアントＰＣ１１１や複合デバイス１３１の各ブラウザ５０２、５０４を介したログイン要求に対して、ユーザ管理部５０９で管理するユーザ情報の許可設定などを用いて認証処理を行う。またログイン管理部５１１は、認証したユーザに対して、現在ログイン中のユーザ情報も管理する。さらに、文書管理部５１０からの指示を行った操作者の属性取得要求に対して、属性情報の提供を行う。
【００３６】
データベース部５１２は、データを管理するアプリケーションおよびデータの格納先である。具体的には、データベース部５１２は画面表示生成部５０８の生成する各画面データ、ユーザ管理部５０９の管理するユーザ情報、文書管理部５１０の管理する文書管理情報などを格納する。実際のデータの格納先としては、ＨＤＤ、ＦＤＤもしくはＲＡＭなどのハードウェアを用いることができる。データベース部５１２は、要求に応じて情報更新や情報提供を行う。最後に制御部５１３は、各処理間のやりとりを制御する。以上、これら各機器内のアプリケーション、処理部、格納部によって本実施形態は構成される。
【００３７】
＜実施形態１におけるインデックス項目の値設定と文書管理部の関係＞
図６および図７を用いて、サーバーＰＣ１２１における、従来技術のインデックス項目の値設定および本発明の特徴である文書データに複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を設定する方法について説明する。
【００３８】
図６は、本実施形態の特徴を説明するための従来例を示す図である。図６において、文書システムは、キャビネット６００、フォルダー６０１、文書データ６０２で構成される。キャビネット６００は、文書管理システムで呼称される名称であり、フォルダー６０１や文書データ６０２を管理する１つのデータベースを示している。一般に、文書管理システムは、キャビネットを複数管理することが可能である（すなわち、１つの文書管理サーバーで複数のデータベースを管理できる）。キャビネット６００は、表６１０のインデックス項目の定義情報を有し、データベース部５１２に保持される。表６１１の文書データ項目および表６１２の各文書に付与されたインデックス項目の値も有する。表６１３は、キャビネット６００を操作することが可能な操作者のユーザ情報を管理する。
【００３９】
本実施形態では、インデックス項目の定義６１０は、項目の名前と型で構成される。項目の名前は任意に付与することが可能で、型は各項目に対して入力されるデータの形式を示すものであり、文字列型、数値型、日付型など様々な設定が可能である。文書データ項目６１１は、キャビネットに含まれる文書の文書データを保持しており、文書名やサイズなどの文書を管理するための情報である。管理するデータは、文書データ６０２の文書名やサイズやページ数など様々に設定が可能であるが、その項目については特に限定されない。
【００４０】
インデックス項目の値６１２は、インデックス項目の定義６１０で定義された項目に対する値を、文書データ毎に保持することができる。インデックス項目の値６１２は、文書データを識別するID並びにインデックス項目の名前および値で構成される。フォルダー６０１は、キャビネット６００の下に階層的に管理される。フォルダー６０１の下に更にフォルダーを作成することも可能である。
【００４１】
文書データ６０２は、フォルダー６０１の下に管理される。文書データ６０２は、文書データの実体（文書の本体データ「文書Ａ」）およびインデックス項目の値で１つの文書データとして構成される。文書管理部５１０は、データベース５１２からそれぞれのデータを取得して文書データ６０２を構成する。ここで従来技術の問題点は、キャビネット毎にユーザ情報やインデックス項目の定義を管理しているため、ユーザのログインおよび文書データに設定されているインデックス項目の値は、その管理しているキャビネットの中でのみ有効であるということである。すなわち、キャビネット６００に対して定義されているインデックス項目は表６１０で定義されている情報であるので、通常、表６１０のインデックス項目を用いて文書データ６０２に対するインデックス値が設定される。
【００４２】
例えば、文書管理システムが複数のキャビネットを管理している場合、キャビネット毎にユーザ情報やインデックス項目の定義が異なる。通常、各キャビネットは、部門毎やチーム毎に管理される為、管理者は、それぞれの管理に合わせたユーザの登録、インデックス項目の定義をするからである。従来、複数のチームを兼任しているユーザがいる場合、まず管理者は、ユーザが兼任している各チームのキャビネットを操作することができるように、キャビネット毎にユーザの登録と文書データのアクセス権を管理する必要がある。そして、複数のチームを兼任しているユーザは、それぞれのキャビネットにアクセスを行い文書データの操作を行うことができる。しかしながら、インデックス項目が異なるので各キャビネットで管理している各文書データに対してインデックス項目の値を設定する際に、兼任しているユーザはインデックス項目の名前に気をつけなければならず、操作が煩雑になるという問題がある。また、インデックス項目を指定して文書データの検索設定を行う場合も、操作が煩雑になるという問題もある。
【００４３】
そこで本発明では、上記課題を解決する為に、他のキャビネットにアクセスする場合のユーザ登録およびアクセス権の設定を個別に行うのではなく、当該他のキャビネットにログイン可能なユーザＩＤとアクセス権とを設定する。また、あるキャビネットで管理している１つの文書データに対して、別のキャビネットで定義されているインデックス項目を用いて値を設定することができるようにする。これにより、複数のキャビネットで同じインデックス項目の名前を用いて文書データの操作を行えるようにする。図７を用いて本処理の説明を行う。
【００４４】
図７は、本実施形態の文書管理システムの例を示す図である。文書管理部５１０は、２つのキャビネット６００と７００を管理している。キャビネット６００と７００は、データベース５１２中に保持され、それぞれ独立したデータベースである。キャビネット６００に対するインデックス項目の定義情報は表６１０のように与えられ、キャビネット７００に対するインデックス項目の定義情報は表７１０で与えられているものとする。キャビネット６００で管理されているインデックス項目の値は表６１２で管理され、キャビネット７００で管理されているインデックス項目の値は表７１１で管理されている。キャビネット６００に格納されている文書データ７０１は、文書データ項目６１１で管理される実体データと、キャビネット６００で管理されているインデックス項目の値６１２と、キャビネット７００で管理されているインデックス項目の値７１１とで構成される。すなわち、キャビネット７００で管理されるインデックス項目の値７１１を用いて、他のキャビネット６００で管理される文書データ７０１に対してインデックスを付与することができるようにしている。文書管理部５１０は、データベース５１２からそれぞれのデータを取得して文書データ７０１を構成する。インデックス項目の値７１１は、キャビネット７００で管理されているインデックス項目の定義７１０の項目名を用いて値が設定されている。
【００４５】
インデックス項目の値７１１には、キャビネットを識別するためのキャビネットＩＤ、対象の文書を識別するための文書ＩＤ、インデックス７１０で定義されているインデックスの名前とそのインデックス値とが格納されている。キャビネットＩＤと文書ＩＤとは、インデックス値がどのキャビネットのどの文書データに付与されたものかを識別するために用いられる。キャビネット６００を識別するＩＤと、文書Ａを識別するＩＤとを設定することにより、別のキャビネット６００で管理されている文書データ７０１に対して、キャビネット７００で管理されているインデックス項目７１０を用いてインデックスの付与が可能となる。
【００４６】
キャビネット６００を操作することが可能な操作者のユーザ情報は表６１３で管理され、キャビネット７００を操作することが可能な操作者のユーザ情報は表７１２で管理されているものとする。ユーザ７１３は、キャビネット７００のユーザが文書データ７０１を操作するためにキャビネット６００にログインする際に、照合で使用する公開用ユーザのＩＤとパスワードである。ユーザ７１３は、ユーザ管理部５０９が登録および管理を行うもので、例えば、キャビネット７００にアクセス可能なユーザであれば使用できるように設定される。キャビネット情報７２０は、キャビネット６００にユーザＩＤ７１３を使ってアクセスした場合に、文書データに対して実行可能な操作（文書データの公開設定）とインデックスデータに実行可能な操作（インデックス項目の公開設定）とを示す情報が管理されている。なお、キャビネット情報７２０は、データベース５１２のキャビネット７００で管理される。ユーザがキャビネット７００にログインしようとした場合、まず、表７１２のデータを用いてログイン照合が行われる。そして、キャビネット７００へのログインが許可されたユーザは、キャビネット情報７２０に保持されているユーザ名とパスワードとを用いて、キャビネット６００へのアクセスを行えるようになる。
【００４７】
このように、本発明の特徴である文書管理部５１０およびユーザ管理部５０９によって、ログイン可能なユーザの作成とアクセス権の設定を行うことで、複数のユーザを登録することなく複数のキャビネットにログイン可能になる。その結果、文書データに複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を容易にそれぞれ設定することが可能になる。
【００４８】
＜実施形態１におけるログイン設定と文書データ公開設定する処理＞
図８は、キャビネット７００のユーザがキャビネット６００にログインする際に使用可能なユーザ情報を作成し、キャビネット６００の文書データの公開設定を登録する処理を示すフローチャートである。文書管理部５１０、ユーザ管理部５０９、制御部５１３および送受信部５０７は、ソフトウェアの一機能として実装され、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等で構成されるコンピュータにより実現される。同様にデータベース５１２は、各データを格納するデータベースアプリケーションをも含み、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等が実行、処理する。
【００４９】
なお、フローチャートで示す手順を実行するプログラムあるいはコードが制御部５１０およびデータベース５１２のＲＡＭ、ＨＤＤのいずれかの記憶部に記憶され、ＣＰＵにより実行される。以降に説明するフローチャートを示す図でも同様である。
【００５０】
まず、Ｓ８００で、ブラウザ５０２は、管理者ユーザからキャビネット６００にログインするために入力されたユーザ名とパスワードとを受け付ける。次に、その受け付けたユーザ名とパスワードを、ネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。送受信部５０７は、受信したユーザ名とパスワードとを制御部５１３に渡す。制御部５１３は、当該渡された管理者ユーザのユーザ名とパスワードの照合を行う。管理者ユーザの照合が成功した場合はＳ８０１に進む。
【００５１】
Ｓ８０１では、管理者ユーザから、キャビネット７００のユーザにアクセスを許可する公開先キャビネット６００の選択を受け付ける。Ｓ８０２では、当該選択されたキャビネット６００で管理されている文書データに対して、編集や読み取りを許可するか否かの設定を行う。Ｓ８０２で管理者ユーザからの文書データ公開設定変更指示を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けた文書データの公開設定と、Ｓ８０１で受け付けた選択キャビネットとを、ネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。文書データ公開設定および選択キャビネットの情報は、さらに制御部５１３に送信される。Ｓ８０３で、制御部５１３は、選択されたキャビネット６００で管理されている文書データに対して指定された公開設定を判断する。
【００５２】
制御部５１３は、Ｓ８０３で文書データ公開設定を「なし」と判断した場合、Ｓ８０４に進み、文書データ７０１に対してアクセス権を設定しない。すでに、アクセス権が設定されている場合は、アクセス権を削除する。Ｓ８０５では、文書データ７０１が、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット７００のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへバックアップされ、図１３に示す処理を実行する。Ｓ８０６では、Ｓ８０７で作成したユーザ７１３のユーザ名とパスワードを削除する。
【００５３】
制御部５１３は、Ｓ８０３で文書データ公開設定を「読取」または「編集可」と判断した場合は、Ｓ８０７でユーザ名とパスワードを生成し、表６１３に登録を行う。Ｓ８０８は、制御部５１３は、Ｓ８０２で受信した文書データ公開設定に応じてアクセス権を判断する。文書データ公開設定が「編集可」と判断された場合、Ｓ８０９で文書データ７０１に対して編集可能なアクセス権を設定する。文書データ公開設定が「読取」と判断された場合、Ｓ８１０で文書データ７０１に対して読み取りのみ可能なアクセス権を設定する。
【００５４】
Ｓ８１１では、制御部５１３は、Ｓ８０４、Ｓ８０９、Ｓ８１０で設定したアクセス権並びにＳ８０７で生成したユーザ名およびパスワードをキャビネット情報７２０に登録する。
【００５５】
＜実施形態１におけるインデックス公開設定する処理＞
図９は、本実施形態におけるキャビネット６００のインデックス公開設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。キャビネット７００のユーザが文書データ７０１に設定されているインデックス項目の値の表６１２を操作する場合、図９に示すフローチャートで設定された結果に従って処理が行われる。
【００５６】
Ｓ９００では、管理者ユーザからキャビネット６００にログインするためのユーザ名およびパスワードを受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けたユーザ名およびパスワードを、ネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受信した送受信部５０７は、さらにユーザ名およびパスワードの情報を制御部５１３に送信する。受信した制御部５１３は、ユーザより受け付けたユーザ名とパスワードの照合を行う。
【００５７】
Ｓ９０１では、管理者ユーザから公開先のキャビネット７００の選択を受け付ける。Ｓ９０２でユーザからのインデックス公開設定を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けたインデックス公開設定とＳ９０１で受け付けたキャビネットの選択とをネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。これを送受信部５０７は、さらに制御部５１３に送信する。
【００５８】
Ｓ９０２では、管理者ユーザによって指定されたインデックス公開設定の情報を受信する。キャビネット７００のユーザに対してインデックス項目の値の表６１２の編集や読み取りを許可するかどうかの指示を受信する。
【００５９】
Ｓ９０３で、制御部５１３は、Ｓ９０２で受信したインデックス公開設定の情報に応じて、Ｓ８０７にて生成したユーザに対して指定されたインデックス項目の値の表６１２へのアクセス権を判断する。Ｓ９０４で、制御部５１３は、Ｓ９０３でインデックス公開設定を「なし」と判断した場合、アクセス権を設定しない。
【００６０】
Ｓ９０５で、制御部５１３は、Ｓ９０３でインデックス公開設定を「編集可」と判断した場合、編集可能なアクセス権を設定する。Ｓ９０６で、制御部５１３は、Ｓ９０３でインデックス公開設定を「読取」と判断した場合、読み取りのみ可能なアクセス権を設定する。Ｓ９０７では、制御部５１３は、Ｓ９０４、Ｓ９０５、Ｓ９０６で設定したアクセス権をキャビネット情報７２０に登録する。
【００６１】
＜実施形態１における文書データ操作をする処理＞
図１０は、本実施形態におけるキャビネット７００のユーザが、キャビネット６００の文書データ７０１に対して操作を行う処理を示すフローチャートである。Ｓ１０００で、ユーザからログインするキャビネット７００のユーザ名およびパスワードを受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けたユーザ名およびパスワードを、ネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。送受信部５０７は、さらに当該受信したユーザ名およびパスワードの情報を制御部５１３に送信する。制御部５１３は、受信したユーザ名およびパスワードの照合をユーザ情報７１２に基づいて行う。
【００６２】
Ｓ１００１で、制御部５１３は、Ｓ１０００で照合した結果を判断する。照合した結果、ユーザ名およびパスワードが一致しない場合は、フローを終了する。Ｓ１００１でユーザ名およびパスワードが一致すると判断された場合、Ｓ１００２で制御部５１３は、キャビネット情報７２０からＳ８１１で登録した文書データ公開設定を取得する。
【００６３】
Ｓ１００３で、制御部５１３は、Ｓ１００２で取得した文書データ公開設定を確認する。文書データ公開設定が「なし」と判断された場合は、フローを終了する。Ｓ１００３で文書データ公開設定が「読取」または「編集可」と判断された場合は、Ｓ１００４で、制御部５１３は、キャビネット情報７２０よりＳ８１１で登録したユーザ名およびパスワードを取得する。同様にＳ９０７で登録したインデックス公開設定を取得する。
【００６４】
Ｓ１００５で制御部５１３は、Ｓ１００４で取得したユーザ名およびパスワードの照合をユーザ情報７１３に基づいて行う。Ｓ１００６では、ユーザからの操作を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けた操作の内容をネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受信した送受信部５０７は、制御部５１３に送信する。制御部５１３は、受信した操作を確認する。インデックス設定と判断した場合は、Ｓ１００７で図１１に示すインデックスの表示および編集を行うフロー処理を実行する。
【００６５】
Ｓ１００８で、制御部５１３がＳ１００６で受信した操作が「検索」であると判断した場合は、Ｓ１００９で図１２に示すインデックスより検索を行うフロー処理を実行する。もし、「検索」以外の操作と判断した場合は、Ｓ１０１０を実行する。Ｓ１０１０で、ユーザから選択文書データ閲覧操作を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けた操作の内容をネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受信した送受信部５０７は、制御部５１３を介して文書管理部５１０に送信する。「選択文書データ閲覧」を受信した文書管理部５１０は、文書データを文書データ項目の表６１１より取得して返信する。文書データを受信したブラウザ５０２は、受信した文書データを表示する。
【００６６】
＜実施形態１におけるインデックス項目の値を設定する処理＞
図１１は、本実施形態におけるキャビネット７００のユーザが、キャビネット６００の文書データ７０１に対してインデックス項目と値とを設定する処理を示すフローチャートである。Ｓ１１００で、ユーザから選択文書データ閲覧の操作を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けた操作の内容をネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受信した送受信部５０７は、制御部５１３を介して文書管理部５１０に送信する。
【００６７】
Ｓ１１０１で、「選択文書データ閲覧」を受信した制御部５１０は、選択された文書データを取得する。また、選択された文書データに関連付けされているインデックスを、インデックス項目の値の表７１１から取得する。文書データに関連付けされているインデックスがない場合は、文書データと、表７１１で管理可能なインデックス項目の定義７１０とを取得する。取得した文書データと、キャビネット７００で定義されているインデックス項目の情報と、表７１１で管理されているインデックス項目の値とを、ブラウザに送信して表示させる。表７１１に格納されているデータはキャビネット７００で管理されているデータであるので、キャビネット７００のユーザは、表７１１のインデックス項目の値を編集することが可能である。
【００６８】
Ｓ１１０２で、制御部５１３は、Ｓ１００４で取得したインデックス公開設定の値を確認する。
【００６９】
Ｓ１１０２で、インデックス公開設定が「編集可」と判断された場合は、Ｓ１１０３に進み、キャビネット６００の表６１２から、文書データ７０１に関連付けされているインデックス項目と値とを取得する。制御部５１３は、表６１２から取得したインデックス項目と値とをブラウザに送信する。すなわち、ブラウザ５０２は、Ｓ１１０１で受信した表７１１のインデックス項目と値に加えて、表６１２のインデックス項目と値とを表示する。この後、ユーザからインデックス設定指示（編集指示）が為されれば、当該表示されたインデックス項目の値（インデックス値）を設定することになる。
【００７０】
Ｓ１１０２で、制御部５１３は、インデックス公開設定を「読取」と判断した場合は、Ｓ１１０４で、Ｓ１１０３と同様に文書データ７０１に関連付けされているインデックス項目と値とを表６１２より取得する。制御部５１３は、表６１２から取得したインデックス項目と値とをブラウザに送信する。ブラウザ５０２は、Ｓ１１０１で受信した表７１１のインデックス項目と値に加えて、表６１２のインデックス項目と値とを表示する。このとき、表７１１で管理されているインデックス項目の値に対して、ユーザが編集することを可能にする。ただし、表６１２で管理されているインデックス項目の値に対しては編集できないように処理を行う。この処理には、操作を受け付けない、または操作を受け付けても表示を更新しないなど、様々な方法があるが、特に限定するものではない。
【００７１】
Ｓ１１０２でインデックス公開設定が「なし」と判断された場合は、Ｓ１１０５に進む。したがって、ブラウザ５０２は、Ｓ１１０１で受信した表７１１のインデックス項目と値とを表示しているが、表６１２のインデックス項目と値は表示しない。
【００７２】
Ｓ１１０５で、ユーザから、表７１１または表６１２で管理されているインデックス項目の値の設定指示（編集指示）を受け付けたブラウザ５０２は、受け付けたインデックスの値で表示を更新する。編集されたインデックス項目の値を、制御部５１３を介して文書管理部５１０に送信する。ユーザは、キャビネット６００で管理されている文書に対して、キャビネット７００で定義されているインデックス項目を用いてインデックス値（すなわち、表７１１で管理可能なインデックスの値）を付与することが可能になる。
【００７３】
前記編集されたインデックス項目の値が表７１１で管理しているデータであった場合、Ｓ１１０６で、文書管理部５１０は、更に、当該インデックス項目の値が更新されたキャビネットＩＤと文書データＩＤと特定する。そして、Ｓ１１０７では、Ｓ１１０６で特定したキャビネットＩＤと文書データＩＤとに関連付けられている表７１１のインデックス項目の値に、更新されたインデックス項目の値を登録する。すなわち、受信したインデックスの値がＳ１１０１で取得した表７１１の値と異なる値になっている場合、当該インデックスの値は更新されていると判断して、表７１１のデータを更新（設定）する。
【００７４】
Ｓ１１０８では、Ｓ１００４で取得したインデックス公開設定を確認する。インデックス公開設定が「なし」または「読取」と判断された場合は、処理を終了する。公開設定が「編集可」と判断された場合は、Ｓ１１０９に進む。Ｓ１１０９では、受信したインデックス項目の値が表６１２で管理されているインデックス項目の値であるか確認する。そして、Ｓ１１０３で取得した表６１２で管理されているインデックス項目の値が更新されていると判断した場合、当該更新されたインデックス項目の値を表６１２に登録する。
【００７５】
＜実施形態１における文書データを検索する処理＞
図１２は、本実施形態におけるキャビネット７００のユーザがインデックス項目から文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
【００７６】
Ｓ１２００で、ユーザから検索するインデックス項目と値とを受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けたインデックス項目と値とをネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受信した送受信部５０７は、制御部５１３に送信する。Ｓ１２０１で、制御部５１３は、Ｓ１００４で取得したインデックス公開設定を確認する。インデックス公開設定が「なし」と判断された場合は、Ｓ１２０２を実行する。
【００７７】
Ｓ１２０２では、Ｓ１２００で受信したインデックス項目と値とによりインデックス項目と値との表７１１の検索を行う。検索方法は、表７１１から値を取得してＳ１２００で受信した値と比較する。または、ＳＱＬコマンドを発行して検索を行うなど、様々な方法があるが、その方法に関しては特に限定されない。制御部５１３は、検索した結果を返信する。
【００７８】
Ｓ１２０１で、インデックス公開設定を確認した結果、「読取」または「編集可」と判断された場合は、Ｓ１２０３でインデックス項目の値により表６１２および表７１１の検索を行う。この検索方法よしては、Ｓ１２０２と同様に特に限定されない。制御部５１３は、検索した結果を返信する。Ｓ１２０４で、結果を受信したブラウザ５０２は、その結果を表示する。
【００７９】
Ｓ１２０５で、ユーザが表示した検索結果から文書データを選択した場合、選択された文書データを受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けた選択文書データをネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。その旨を受信した送受信部５０７は、制御部５１３を介して文書管理部５１０に送信する。
【００８０】
Ｓ１２０６で、選択文書データを受信した文書管理部５１０は、文書データ項目の表６１１から文書データを取得して取得した文書データを返信する。Ｓ１２０７で、文書データを受信したブラウザ５０２は、その文書データを表示する。
【００８１】
＜実施形態１における文書データのバックアップ処理＞
図１３は、文書データ７０１をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できない場合でも文書データを閲覧することを可能にする処理を示すフローチャートである。本実施形態においては、文書データ公開設定が「なし」に設定された場合、文書データを閲覧することができなくなるので、そのインデックス項目の値も閲覧できなくなる。そのような場合に、文書データ７０１をバックアップすることで、文書データ公開設定で閲覧できるようにされていなくても、文書データを閲覧することが可能になるのである。
【００８２】
Ｓ１３００で、制御部５１３は、文書データ７０１に設定されているインデックス項目と値とを取得する。Ｓ１３０１で、制御部５１３は、Ｓ１３００で取得したインデックス項目と値とが１つ以上あると判断した場合は、Ｓ１３０２を実行する。インデックスが１つも無いと判断した場合は、処理を終了する。
【００８３】
Ｓ１３０２で、制御部５１３は、文書データ７０１のデータを取得してハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット７００のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへ保存する。保存先は予め設定しておくか、任意の場所を選択するなど、様々な方法が可能であるが、いずれを用いるかに関しては特に限定されない。
【００８４】
Ｓ１３０３では、文書データ７０１に設定されているインデックス項目と値との表７１１をハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０上の管理者ユーザがアクセス可能な領域やキャビネット７００のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどへ保存する。保存に際しては、Ｓ１３０２と同様に保存方法など特に限定するものではない。Ｓ１３０４で、文書データ７０１に設定されているインデックス項目の値の表６１２は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２１０上の管理者ユーザがアクセス可能な領域に保存される。文書データ７０１に設定されているインデックス項目の値の表６１２は、キャビネット７００のユーザがアクセス可能なファイルサーバーなどのテンポラリ領域にも保存することができる。保存に際しては、Ｓ１３０２と同様に保存方法など特に限定するものではない。
【００８５】
以上、図面を用いて説明したように、本実施形態１を用いることで、複数のユーザの登録処理を実行することなく複数のキャビネットにログイン可能になる。これにより、文書データに対して、複数のキャビネットに定義されているインデックス項目を容易に設定することが可能な文書管理システムが実現可能となる
【００８６】
＜実施形態２におけるインデックス項目の値設定と文書管理部＞
次に、本発明の別の実施形態にかかるシステムについて説明する。
【００８７】
本実施形態２は、上述の実施形態１において、文書データに設定するインデックス６１０の項目を選択して設定する。例えば、文書データに複数のキャビネットのインデックス項目が設定されている場合、キャビネットのユーザ以外の他のキャビネットのユーザに、操作について設定させたくないときがある。
【００８８】
＜インデックス項目の選択＞
図１４は、文書データに設定できるインデックス項目を選択することに対応した文書管理の概念図である。基本的に図７と同様であるため相違点のみを説明する。まず、文書データ１３０１は、インデックス項目の値の表６１２と７１１の各値から構成されることを示しているものであり、インデックス項目の値としては表６１２に示す値のうち、会社名のみを表示している状態を示す。
【００８９】
表１３１０は、キャビネット６００のインデックス項目の中でインデックスが公開設定されている場合に、操作することの可能なインデックス項目を示すインデックス操作設定である。図１４では、インデックス項目がTrueの場合は操作可能、Falseの場合は操作不可能としているが、その設定方法に関しては特に限定せず、本技術分野で知られたいずれの方法も用いることができる。
【００９０】
文書管理部５１０は、文書データ１３０１を構成する場合、表６１２と７１１とからインデックス項目の値を取得し、且つインデックス項目の表１３１０から操作可能なインデックス項目を取得して、文書データ１３０１を構成することができる。
【００９１】
＜実施形態２におけるインデックス公開設定の処理＞
図１５は、本実施形態２におけるキャビネット６００の操作可能なインデックス項目設定と登録を行う処理を示すフローチャートである。大部分が図９で示した実施形態１の処理と同様であるため、本説明では相違する点だけを示すこととする。この相違点は、Ｓ１５００およびＳ１５０１の処理がフローチャートに追加されるということである。
【００９２】
なお、図８と同様、各ステップの文書管理部５１０、ユーザ管理部５０９、制御部５１３および送受信部５０７は、ソフトウェアの一定の機能を示しており、本明細書では、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等が動作した結果このような機能が実際に実現される。同様にデータベース５１２は、各データを格納する論理的データベースをも包含し、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等が動作した結果このような機能が実際に実現される。すなわち、フローチャートで示す手順が制御部５１０およびデータベース５１２のＲＡＭ、ＨＤＤのいずれかの記憶手段に記憶され、ＣＰＵにより実行される。
【００９３】
以下、変更されたステップのみ説明し、実施形態１と共通のステップの説明は省略する。Ｓ１５００では、ユーザからインデックス項目の選択を受け付ける。
【００９４】
Ｓ１５０１で、ユーザからのインデックス項目を受け付けたブラウザ５０２は、その受け付けたインデックス項目をネットワーク５０１を介してサーバーＰＣ１２１の送受信部５０７に送信する。受け付けたインデックス項目は、制御部５１３に送信される。受信した制御部５１３は、受信したインデックス項目をインデックス項目１３１０の表に登録する。
【００９５】
＜実施形態２におけるインデックス項目の値を設定する処理＞
図１６は、本実施形態におけるキャビネット７００のユーザがキャビネット６００の文書データ７０１に対して、インデックス項目の値を設定する処理を示すフローチャートである。大部分が図１１で示した実施形態１のフローチャートと同様である為、本説明では差異点だけを説明する。差異は、Ｓ１１０３がＳ１６０１、およびＳ１１０４がＳ１６０２に変更される点である。
【００９６】
以下、変更のあったステップのみを説明する。
【００９７】
Ｓ１１０２で、制御部５１３は、インデックス公開設定が「編集可」と判断した場合は、Ｓ１６０１で文書管理部５１０を介して、操作可能なインデックス項目をインデックス項目の表１３１０から取得する。次に、取得した操作可能なインデックス項目に設定されているインデックス項目のみを、文書データ１３０１に関連付けているインデックス項目の値を表６１２から取得する。制御部５１３は、取得したインデックス項目と値とを返信する。インデックス項目と値とを受信したブラウザ５０２は、インデックス項目と値とを表示する。
【００９８】
Ｓ１１０２で、制御部５１３は、インデックス公開設定が「読取」と判断した場合は、Ｓ１６０２で、Ｓ１６０１と同様に文書データ１３１０に関連付けされている操作可能なインデックス項目の値を表６１２より取得する。制御部５１３は、取得したインデックスを返信する。インデックスを受信したブラウザ５０２は、インデックス項目と値とを表示する。ただし、表示したインデックス項目と値とは、ユーザが編集できないよう処理する。このような編集できないようにする処理としては、操作を受け付けない、または操作を受け付けても表示を更新しないなど、様々な方法があるが、その方法に関しては特に限定しない。
【００９９】
＜実施形態２における文書データを検索する処理＞
図１７は、本実施形態におけるキャビネット７００のユーザが、インデックス項目を用いて文書データを検索する処理を示すフローチャートである。
【０１００】
大部分の処理は図１２で示した実施形態１の処理と同様であるため、本説明では差異だけを説明することとする。このような差異は、Ｓ１２０３がＳ１７０１に変更される点である。
【０１０１】
以下、変更のあったステップを説明する。
【０１０２】
Ｓ１２０１で、インデックス公開設定を確認した結果、「読取」または「編集可」と判断された場合、Ｓ１７０１で操作可能なインデックス項目はインデックス項目の表１３１０より取得される。次にインデックス項目の値の表６１２の中で操作可能なインデックス項目と表７１１とを用いて検索を行う。この検索方法としては、Ｓ１２０２と同様に、特に限定するものではない。制御部５１３は、検索した結果を返信する。
【０１０３】
以上、図面を用いて説明したように、本実施形態２を用いることで、実施形態１で示した文書管理システムが、操作可能なインデックス項目のみの場合においても実現可能となる。
【符号の説明】
【０１０４】
６００、７００  キャビネット
６０１、７０１、１３０１  文書データ
６１０、７１０  インデックス項目の定義
６１２、７１１  インデックス項目の値
【図１】
2011198245.tif 000003
【図２】
2011198245.tif 000004
【図３】
2011198245.tif 000005
【図４】
2011198245.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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