(57)【要約】      （修正有）【課題】先に入力ジョブのコンテンツデータがデータベース上から削除されてしまうと、その後では出力ジョブの参照情報を基に、そのコンテンツデータを取得できなくなり、内容が確認できなくなるので、入力ジョブの履歴の保存期限に達しても、コンテンツデータの保存期限までは削除されない方法を提供する。【解決手段】データベースが、複合機で実行したジョブに関するジョブ属性データとコンテンツデータとそれぞれに設定された所定の保存期限とを保存し、複合機でコンテンツデータの基となったデータが削除されている場合に、そのコンテンツデータを削除可能であると判定し（Ｓ７０４）、そのコンテンツデータの保存期限が経過すると削除する（Ｓ７０５）。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ処理装置で実行したジョブに係わるデータの内容を示すコンテンツデータを当該ジョブのジョブ履歴としてデータベースに保存し、当該ジョブ履歴の検索を可能にしたデータ処理システムであって、
保存期限が設定された前記コンテンツデータを前記データベースへ保存するジョブ履歴保存手段と、
前記データベースに保存されているコンテンツデータの基となったデータが前記データ処理装置で削除されている場合に、当該コンテンツデータを削除可能であると判定する判定手段と、
前記判定手段により削除可能と判定されたコンテンツデータを、当該コンテンツデータの保存期限が経過すると削除する削除手段と、
を有することを特徴とするデータ処理システム。
【請求項２】
前記判定手段は、前記コンテンツデータの基となったデータが前記データ処理装置で削除されたことを示す情報を前記データベースに保存し、前記情報を参照して削除可能かどうかを判定することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理システム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記コンテンツデータの基となったジョブのデータが前記データ処理装置で削除されているかどうかを前記データベースから当該データ処理装置に問い合わせることによって削除可能かどうかを判定することを特徴とする請求項１に記載のデータ処理システム。
【請求項４】
前記データ処理装置で実行したジョブが新たなデータを入力する入力ジョブである場合は、当該データの内容を示すコンテンツデータをジョブ履歴として前記データベースに保存し、前記データ処理装置で実行したジョブが前記入力ジョブにより入力されたデータを出力する出力ジョブである場合は、当該コンテンツデータを参照するジョブ履歴を前記データベースに保存することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ処理システム。
【請求項５】
前記データベースに保存されているコンテンツデータを参照するジョブ履歴を前記データベースへ保存する場合に、当該コンテンツデータの保存期限を変更する変更手段を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ処理システム。
【請求項６】
データ処理装置とネットワークを介して接続されたデータベースを含み、当該データ処理装置で実行したジョブに係わるデータの内容を示すコンテンツデータを当該ジョブのジョブ履歴として前記データベースに保存し、当該ジョブ履歴の検索を可能にしたデータ処理システムの制御方法であって、
前記データベースが、保存期限が設定された前記コンテンツデータを保存するジョブ履歴保存工程と、
前記データベースが、前記データベースに保存されているコンテンツデータの基となったデータが前記データ処理装置で削除されている場合に、当該コンテンツデータを削除可能であると判定する判定工程と、
前記データベースが、前記判定工程で削除可能と判定したコンテンツデータを、当該コンテンツデータの保存期限が経過すると削除する削除工程と、
を有することを特徴とするデータ処理システムの制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、データ処理装置で実行したジョブについて、実行ユーザ、実行日時などのジョブ履歴を記録して検索可能にしたデータ処理システム及びその制御方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、デジタル複合機を使用して、原稿のプリントやコピー、ＦＡＸ、電子メール送信といった操作を誰もが簡単に実行できるようになっている。このようにユーザの利便性が向上する一方で、機密原稿のプリントやコピー、ＦＡＸ、電子メール送信などによる情報の漏えいが問題となっている。その対策として、プリント、コピー、ＦＡＸ、電子メール送信などのジョブを実行した際に、その履歴をジョブ履歴としてデータベースに保存するデジタル複合機が存在する。ジョブ履歴は一般的に、そのジョブを実行したユーザ情報や、ジョブを実行した日時情報、実行したジョブの種類等のジョブ属性データと、そのジョブで処理した画像データやテキストデータといったコンテンツデータとを含んでいる。
【０００３】
このようなジョブ履歴を作成して管理するジョブ履歴監査システムはデジタル複合機とサーバとを有している。サーバはデータベースを備え、デジタル複合機で取得したジョブ履歴を、その複合機から受信してデータベースに保存する。そして、データベースに一定期間ジョブ履歴を保存して検索可能な状態にする。これにより、情報の漏えいが発覚した場合には、遡ってジョブの実行情報を追跡できるようになっている。このようなジョブ履歴監査システムでは、多数のジョブ履歴を保存するために、大容量の記憶装置が必要となる。そのため、記憶するデータ量を低減させて、より多くのジョブ履歴を効率的に保存する方法が提案されている。
【０００４】
特許文献１では、画像処理装置に入出力されるジョブのコンテンツデータが同一の場合、そのジョブのコンテンツデータの代わりに既にデータベースに保存されているコンテンツデータへの参照情報を保存している。これにより、データベースで必要となる記憶容量の低減を図っている。具体的には、画像処理装置において、入力したジョブの実行時には、そのジョブのコンテンツデータを記録し、入力済みのデータを利用する出力ジョブの実行時には、そのジョブのコンテンツデータへの参照情報を記録している。
【０００５】
特許文献１に記載の方法についてより詳しく説明する。デジタル複合機は、例えばユーザボックスと呼ばれる、機器内に文書データを保存する領域を有している。これにより、ユーザの手元にデータがなくても、そのユーザボックスに保存された文書データを利用してプリントや電子メールの送信を実行できる。この場合、入力ジョブは、ユーザボックスへ文書データを保存するためのジョブであり、出力ジョブは、ユーザボックスの文書データを使用するジョブであり、入力ジョブと出力ジョブとで処理される文書データは共通している。そのため、入力ジョブの実行時と出力ジョブの実行時にそれぞれのジョブ履歴として、各ジョブのコンテンツデータをデータベースに保存すると冗長になる。そこで、入力ジョブの実行時にのみ、そのジョブのコンテンツデータをデータベースに保存し、出力ジョブの実行時には、そのデータベースに保存されているコンテンツデータへの参照情報のみを保存している。これによりデータベースに保存するデータ量の低減を図っている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００６−３３０９３９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら特許文献１に書かれている方法は、出力ジョブの場合にはコンテンツデータへの参照情報を記録するため、参照先のコンテンツデータが削除されると、出力ジョブの内容が確認できなくなるという問題がある。
【０００８】
ジョブ履歴監査システムは一般的に、一定期間のジョブ履歴を保存して検索可能な状態にしておく。しかし、データベースの容量には限りがあるため、ある一定期間を経過したジョブ履歴は、長期保存に適した磁気テープなどのメディアに退避することを前提に、データベースから削除する。このようなジョブ履歴監査システムでは、まず、入力ジョブのコンテンツデータが保存され、後から出力ジョブの参照情報が保存されると、そのコンテンツデータとそれに対する参照情報の間で、データベースでの保存期限に差が生じる。そのため、先に入力ジョブのコンテンツデータがデータベース上から削除されてしまうと、その後では出力ジョブの参照情報を基に、そのコンテンツデータを取得できなくなってしまう。
【０００９】
この課題に対して、ジョブ属性データとコンテンツデータの保存期限を個別に管理し、出力ジョブのジョブ履歴をデータベースに保存する際に、その参照先のコンテンツデータの保存期限を更新している。これにより、入力ジョブのコンテンツデータと出力ジョブの参照情報の間における保存期限の不整合を回避している。
【００１０】
しかしながらこの方法では、一度も出力ジョブが発生せずに入力ジョブの保存期限に達した場合、データベースから入力ジョブのコンテンツデータが削除されてしまう。この場合、その後に出力ジョブが発生した場合に、その出力ジョブのジョブ履歴において、入力ジョブのコンテンツデータを参照できないという問題が生じる。
【００１１】
本発明は、上記従来技術の問題点を解決するためになされたものである。
【００１２】
本願発明の特徴は、一度も出力ジョブが発生せずに入力ジョブのジョブ履歴の保存期限に達した場合であっても、データベースから入力ジョブのコンテンツデータが削除されなくすることにある。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上記目的を達成するために本発明の一態様に係るデータ処理システムは以下のような構成を備える。即ち、
データ処理装置で実行したジョブに係わるデータの内容を示すコンテンツデータを当該ジョブのジョブ履歴としてデータベースに保存し、当該ジョブ履歴の検索を可能にしたデータ処理システムであって、
保存期限が設定された前記コンテンツデータを前記データベースへ保存するジョブ履歴保存手段と、
前記データベースに保存されているコンテンツデータの基となったデータが前記データ処理装置で削除されている場合に、当該コンテンツデータを削除可能であると判定する判定手段と、
前記判定手段により削除可能と判定されたコンテンツデータを、当該コンテンツデータの保存期限が経過すると削除する削除手段と、
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、コンテンツデータの基となったデータの状況に基づいてコンテンツデータが削除可能かどうかを判定する。それから、そのコンテンツデータを削除することで、データベースの記憶容量の消費を低減しつつ、コンテンツデータへの参照ができなくなることを回避することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】実施形態に係るジョブ履歴監査システムの構成図である。
【図２】デジタル複合機、サーバ及びデータベースの構成を示すブロック図である。
【図３】デジタル複合機のジョブ履歴の保存処理を説明するフローチャートである。
【図４】デジタル複合機が実行する各種ジョブの入力ジョブと出力ジョブの分類と、コンテンツデータ、及びジョブ履歴を説明する図である。
【図５】データベースに保存されたジョブ履歴の具体例を示す図である。
【図６】データベースのジョブ履歴削除処理を示すフローチャートである。
【図７】実施形態１の図６のＳ７０４〜Ｓ７０６の処理を説明する図である。
【図８】データベースによるコンテンツデータの保存期限の変更処理を説明するフローチャートである。
【図９】実施形態２の削除処理を示すフローチャートである。
【図１０】実施形態２のコンテンツデータの削除処理を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１７】
［実施形態１］
図１は、本発明の実施形態に係るジョブ履歴監査システム（データ処理システム）の構成図である。ここでは、データ処理装置の一例であるデジタル複合機１０１、データ処理サーバ１０２、データベース１０３、検索サーバ１０４が、ネットワーク１０５を介して互いに接続されている。
【００１８】
デジタル複合機１０１は、スキャン、プリント、コピー、電子メール、ＦＡＸなどの各種ジョブ実行機能を有している。またデジタル複合機１０１は、機器内に文書データを保存する記憶領域を持っており、保存した文書データを印刷したり、電子メールで送信したり、ＦＡＸ送信する機能を持つ。本実施形態では、その記憶領域をボックスと呼ぶ。
【００１９】
このデジタル複合機１０１はまた、デジタル複合機１０１で実行した各種ジョブのジョブ履歴を記録するとともに、そのジョブ履歴をデータ処理サーバ１０２に送信する機能を有する。ジョブ履歴とは、そのジョブを実行したユーザ情報や、ジョブを実行した日時情報、実行したジョブの種類といったジョブ属性データと、そのジョブで処理した文書データ（画像データやテキストデータ等）の内容を示すコンテンツデータとを含んでいる。
【００２０】
データ処理サーバ１０２は、デジタル複合機１０１から受信したジョブ履歴にデータ変換処理を行ってデータベース１０３へ保存する。このデータ変換処理は、ジョブ履歴に含まれるジョブ属性データの内容を整形したり、コンテンツデータとしての画像データに対してＯＣＲ処理を行ってテキストデータを抽出したり、画像データのフォーマットやサイズを変換する処理である。サイズ等を変換することにより、コンテンツデータの容量がより小さくなり、データベース１０３に保存するデータ量がより低減するという効果がある。ただし、コンテンツデータはデータ変換処理を施さずに、そのままにしておいてもよい。データ処理サーバ１０２は、ジョブ属性データやコンテンツデータをそれぞれ関連付けて、所定の保存期限を設定してジョブ履歴としてデータベース１０３に保存する。データベース１０３は、データ処理サーバ１０２からジョブ履歴を受信して保存する。データベース１０３に保存されたジョブ履歴は、データ処理サーバ１０２から指示された保存期限に達するまでそのジョブ履歴を保存しており、この間は検索サーバ１０４からの検索が可能となる。データベース１０３は、ジョブ履歴を保存できる記憶装置であれば良く、例えばファイルサーバでもよい。こうしてデータベース１０３に保存されたジョブ履歴は、その保存期限に達すると順次削除される。
【００２１】
検索サーバ１０４は、ユーザから検索条件を受付けると、データベース１０３に保存されたジョブ履歴から検索条件に合致するものを取得してユーザに提示する。この検索条件は、例えばジョブの実行者、実行日時などのジョブ属性や、テキストデータに含まれる文字列などを含み、これによりデータベース１０３のジョブ履歴を検索する。ネットワーク１０５は、デジタル複合機１０１、データ処理サーバ１０２、データベース１０３、検索サーバ１０４を相互に接続する。
【００２２】
図１では、ネットワーク１０５にデジタル複合機１０１から検索サーバ１０４までの構成要素が１つずつ接続されているが、各構成要素が複数接続されていてもよい。また、ある構成要素と別の構成要素が同一のサーバ内に配置されていてもよい。例えば、検索サーバ１０４と、データ処理サーバ１０２が同一のサーバ内に構成されても良い。
【００２３】
図２（Ａ）は、実施形態に係るデジタル複合機１０１の構成を示すブロック図である。
【００２４】
コントローラーユニット２０１は、スキャナ部２０７、プリンタ部２０８、操作部２０９と接続している。またネットワークＩ／Ｆ部２０６を介してネットワーク１０５と接続している。コントローラーユニット２０１において、ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に記憶されたプログラム、及びＲＡＭ２０４にロードされたプログラムに従ってこの複合機１０１を制御している。ＲＯＭ２０３は、システムを起動するためのブートプログラムを格納している。ＲＡＭ２０４は、ＨＤＤ２０５にインストールされているプログラムをロードし、ＣＰＵ２０２はそのプログラムに従って動作する。またＲＡＭ２０４は、入力された画像データを一時的に記憶するためのバッファメモリでもある。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０５は、システムソフトウェアやジョブ履歴を格納する。またＨＤＤ２０５の一部は、文書データを格納するボックス領域としても使用される。ここで文書データは、文書や画像のデータや各種アプリケーションデータを含む。ネットワークＩ／Ｆ部２０６は、ネットワーク１０５に接続し、ネットワーク１０５の他の機器に対して文書データやジョブ履歴、デジタル複合機１０１に関する情報などを入出力する。以上のデバイスがシステムバス２１０に配置される。操作部２０９は、デジタル複合機１０１に関する情報や、デジタル複合機１０１を操作するための情報を画面に出力する。また操作部２０９は、オペレータからの入力を受け付け、その情報をコントローラーユニット２０１に伝える役割をする。
【００２５】
図２（Ｂ）は、実施形態に係るデータ処理サーバ１０２，データベース１０３、検索サーバ１０４の構成を示すブロック図である。
【００２６】
ネットワークＩ／Ｆ部２２６を介してネットワーク１０５と接続している。ＣＰＵ２２１は、ＲＯＭ２２２に記憶されたプログラム、及びＲＡＭ２２３にロードされたプログラムに従ってこのサーバ１０２，１０４或いはデータベース１０３を制御している。ＲＯＭ２２２は、装置を起動するためのブートプログラムを格納している。ＲＡＭ２２３は、ＨＤＤ２２５にインストールされているプログラムをロードし、ＣＰＵ２２１はそのプログラムに従って動作する。またＲＡＭ２２３は、入力された各種データを一時的に記憶するためのバッファメモリとしても機能している。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２２５は、システムソフトウェアやジョブ履歴、文書データを格納する。ここで文書データは、文書や画像のデータや各種アプリケーションデータを含む。ネットワークＩ／Ｆ部２２６は、ネットワーク１０５に接続し、ネットワーク１０５の他の機器との間で情報を入出力する。表示部２２７は、ユーザへのメッセージや各種データやＵＩ画面などを表示する。操作部２２８は、キーボードやポインティングデバイスを有し、ユーザによる操作を受付ける。以上のデバイスがシステムバス２３０に配置される。
【００２７】
図３は、実施形態に係るデジタル複合機１０１が実行するジョブ履歴の保存処理を説明するフローチャートである。このジョブ履歴保存処理は、デジタル複合機１０１がジョブを実行したときに実行される。この処理を実行するプログラムは、その実行時にはＲＡＭ２０４にロードされており、ＣＰＵ２０２の制御の下に実行される。
【００２８】
まずＳ３０１で、デジタル複合機１０１で実行したジョブに関して、そのジョブを実行したユーザや、実行日時等を含むジョブ属性データを生成する。このジョブ属性データは、ＣＰＵ２０２によって生成されてＨＤＤ２０５に一時記憶される。次にＳ３０２では、その実行されたジョブが入力ジョブか出力ジョブであるかを判定する。ここで、そのジョブが、新たな文書データを入力する入力ジョブであると判定するとステップＳ３０３に進み、そのジョブのコンテンツデータとこのコンテンツデータを識別するためのコンテンツＩＤとをＨＤＤ２０５に記憶する。このコンテンツデータは、ネットワークＩ／Ｆ部２０６或いはスキャナ部２０７から入力された文書データを基に、ＣＰＵ２０２によるデータ処理によって生成され、ＨＤＤ２０５に一時記憶される。コンテンツデータは、文書データの内容を示すものであれば、文書データを基にデータ処理によって生成されたものであっても、文書データを複製したものであってもよい。また、コンテンツＩＤは文書データの属性を示す属性情報としてもＨＤＤ２０５に記憶される。
【００２９】
一方、デジタル複合機１０１で実行されたジョブが、入力ジョブによって入力された文書データを処理する出力ジョブであると判定した場合はＳ３０４に進む。そして、Ｓ３０４で、そのジョブで処理された文書データに対応するコンテンツＩＤ（参照情報）のみをＨＤＤ２０５に記憶する。こうしてＳ３０３或いはＳ３０４を実行した後Ｓ３０５に進み、ＨＤＤ２０５に記憶されたジョブ属性データ、コンテンツデータ、コンテンツＩＤを互いに関連付けて、ジョブ履歴としてデータ処理サーバ１０２へ送信する。ここで、デジタル複合機１０１で実行されたジョブが出力ジョブの場合は、ジョブ履歴にコンテンツデータが含まれないため、処理コストのかかるデータ処理が不要である。そのためＳ３０５では、出力ジョブのジョブ履歴をデータ処理サーバ１０２ではなくデータベース１０３に送信しても良い。
【００３０】
図４（Ａ）は、実施形態に係るデジタル複合機１０１が実行する各種ジョブの入力ジョブと出力ジョブの分類と、コンテンツデータを説明する図である。
【００３１】
入力ジョブは、外部から入力されるジョブを処理するジョブである。例えばＣＯＰＹジョブは、スキャナ部２０７で読み取った原稿の文書データをプリンタ部２０８で印刷する入力ジョブである。またＳＣＡＮ／ＢＯＸ格納ジョブは、スキャナ部２０７で読み取った原稿のデータを文書データとしてＨＤＤ２０５のボックス領域に格納する入力ジョブである。また受信ジョブ（ＦＡＸ／Ｉ−ＦＡＸ）は、ネットワークＩ／Ｆ部２０６により文書データを受信してＨＤＤ２０５に格納する入力ジョブである。このような入力ジョブを実行した場合は、ジョブ履歴としてジョブ属性データと、そのコンテンツデータを記憶する。また、入力された文書データに対しては、そのコンテンツデータを一意に識別するためのコンテンツＩＤを付与する。
【００３２】
出力ジョブとは、入力ジョブによって入力されてデジタル複合機１０１に保持している文書データを処理するジョブである。例えば、送信ジョブ（ＦＡＸ／Ｉ−ＦＡＸ／ＳＥＮＤ）は、ＨＤＤ２０５に記憶しているデータをＦＡＸ送信する出力ジョブである。またＢＯＸ−ＰＲＩＮＴジョブは、ＨＤＤ２０５のユーザボックス領域に格納された文書データをプリンタ部２０８で印刷する出力ジョブである。この出力ジョブで使用する文書データは、それ以前に何らかの入力ジョブによって処理されている。即ち、この出力ジョブで処理する文書データは、入力ジョブで処理したものと同じである。そのため、デジタル複合機１０１が出力ジョブを実行した場合は、ジョブ履歴として、そのジョブ属性データと、同じ文書データを処理した入力ジョブのジョブ履歴に含まれるコンテンツＩＤとを記憶する。
【００３３】
図４（Ｂ）は、実施形態に係るデジタル複合機１０１が生成したジョブ履歴を説明する図である。
【００３４】
この例では、入力ジョブのジョブ履歴４１１と出力ジョブのジョブ履歴４２１は、同じ文書データを処理したジョブの履歴であるとする。入力ジョブのジョブ履歴４１１は、ジョブログＩＤ４１２、ジョブ属性データ４１３、コンテンツＩＤ４１４、コンテンツデータ４１５を含んでいる。一方、出力ジョブのジョブ履歴４２１は、ジョブログＩＤ４２２、ジョブ属性データ４２３、コンテンツＩＤ４２４を含んでいる。ここで、ジョブログＩＤは、ジョブ履歴を一意に識別するためのＩＤである。コンテンツＩＤは、コンテンツデータを一意に識別するためのＩＤであり、同じ文書データを扱ったジョブであればジョブ履歴のコンテンツＩＤは同一である。
【００３５】
尚、ここで入力ジョブのジョブ履歴４１１と、出力ジョブのジョブ履歴４２１は異なるジョブ履歴であるため、ジョブログＩＤ４１２とジョブログＩＤ４２２は互いに異なる。同様に、ジョブ属性データ４１３とジョブ属性データ４２３も、ジョブ実行日時やジョブの種類が異なる。一方、入力ジョブのジョブ履歴４１１と出力ジョブのジョブ履歴４２１は、処理した文書データが同一であるためコンテンツＩＤ４１４とコンテンツＩＤ４２４とは一致している。
【００３６】
図５（Ａ）（Ｂ）は、データベース１０３に保存されたジョブ履歴の具体例を示す図である。
【００３７】
図５（Ａ）のジョブ属性データテーブルには、ジョブを一意に識別するためのジョブログＩＤや、保存期限、ジョブの種類、ジョブの実行日時やジョブで処理したコンテンツデータのＩＤなどの情報を含むジョブ属性データが格納されている。また図５（Ｂ）のコンテンツデータテーブルには、コンテンツデータを一意に識別するためのコンテンツＩＤや、保存期限、画像データやテキストデータといったコンテンツデータの実体が格納されている。尚、図５（Ａ）のジョブ属性データと、図５（Ｂ）のコンテンツデータは、コンテンツＩＤで関連付けられている。
【００３８】
図５の例では、ジョブログＩＤが「Ｊ００００１」のジョブ履歴が、入力ジョブのジョブ履歴である。そして、その入力ジョブと同じ文書データを処理した出力ジョブが、ジョブログＩＤが「Ｊ００００３」のジョブ履歴である。これら２つのジョブ履歴は、ジョブの種類やジョブ実行日時などのジョブ属性データは異なるが、コンテンツＩＤは「Ｃ００００Ａ」で同一である。
【００３９】
以下、ジョブログＩＤが「Ｊ００００１」のジョブ属性データをジョブ１、ジョブログＩＤが「Ｊ００００２」のジョブ属性データをジョブ２、ジョブログＩＤが「Ｊ００００３」のジョブ属性データをジョブ３とする。そしてコンテンツＩＤが「Ｃ００００Ａ」のコンテンツデータをコンテンツＡ、コンテンツＩＤが「Ｃ００００Ｂ」のコンテンツデータをコンテンツＢとする。
【００４０】
ジョブ１とコンテンツＡは、１つのジョブ履歴として、コンテンツＩＤ（Ｃ００００Ａ）で関連付けられてデータベース１０３に保存される。このとき、所定の保存期限が設定される（この例では保存期限は３ヶ月とする）。図５の例では、ジョブ１とコンテンツＡのジョブは２００８年４月１日に実行され、その保存期限は３ヶ月後の２００８年７月１日となっている。また２００８年５月２０日にデータベースに保存されたジョブ３は、保存期限は、３ヵ月後の２００８年８月２０日となっている。ここで、ジョブ１とジョブ３はともにコンテンツＩＤが「Ｃ００００Ａ」で、コンテンツＡと関連付けられている。しかし、コンテンツＡはジョブ１と同じ保存期限が設定されているため、２００８年７月１日を過ぎると削除対象となる。このため、ジョブ３の保存期限よりも先にコンテンツＡが削除されると、ジョブ３で処理したコンテンツデータを参照できなくなってしまう。
【００４１】
このような問題に対して、出力ジョブをデータベース１０３に保存する際に、そのコンテンツＩＤをもつコンテンツデータの保存期限を更新するという方法がある。図５（Ｂ）の例では、ジョブ３をデータベース１０３に保存する際に、コンテンツＡの保存期限をジョブ３の保存期限と同じになるように更新する。具体的には、コンテンツＡの保存期限を２００８年７月１日から、２００８年８月２０日に更新している。これにより、先にデータベース１０３に保存されたコンテンツＡが、それに関連付けられたジョブ３よりも先に削除されることを回避できる。この保存期限を更新する方法は、後述の図８を参照して詳しく説明する。
【００４２】
この場合、コンテンツデータの保存期限を過ぎる前に出力ジョブのジョブ履歴がデータベースに保存されると、コンテンツデータの保存期限が更新されることになる。但し、コンテンツデータの保存期限が過ぎた後に、そのコンテンツデータに対応する文書データを処理する出力ジョブが発生すると、そのコンテンツデータが削除されてしまっているため、その出力ジョブのジョブ履歴で参照できなくなる。図５の例で、例えば、２００８年８月２０日までコンテンツＡに対応する文書データを処理する出力ジョブが発生せず、それ以降にコンテンツＡに対応する文書データを処理する出力ジョブが発生したとする。この場合、２００８年８月２０以降ではコンテンツＡは削除されてしまっているため、コンテンツＡを参照することができない。これを回避するために、データベース１０３でコンテンツデータを削除する際に、それを参照するジョブ履歴が今後生成されうるかどうかを確認する。
【００４３】
図６は、実施形態に係るデータベース１０３で実行されるジョブ履歴削除処理を示すフローチャートである。この処理は、ＣＰＵ２２１がＲＡＭ２２３にロードされたプログラムを実行することにより実現される。図６のフローチャートは、所定のタイミング（例えば１日１回）で実行される。
【００４４】
Ｓ７０１では、データベース１０３に保存されたジョブ履歴に保存期限の切れたジョブ属性データがあるかどうかを判定する。保存期限の切れたジョブ属性データがあればＳ７０２に進み、該当するジョブ属性データを削除する。一方、保存期限の切れたジョブ属性データがないときはＳ７０３に進み、データベース１０３に保存されたジョブ履歴に保存期限の切れたコンテンツデータがあるかどうかを判定する。該当するコンテンツデータがない時は処理を終了するが、あればＳ７０４に進み、該当するコンテンツデータが削除可能コンテンツＩＤリストにリストアップされているかに基づいて、そのコンテンツデータを削除可能かどうかを判定する。削除可能でないときはＳ７０３に進むが、削除可能であればＳ７０５に進み、そのコンテンツデータを削除する。そしてＳ７０６に進み、そのコンテンツＩＤを削除可能コンテンツＩＤリストから削除する。削除可能コンテンツＩＤリストとは、削除可能なコンテンツデータのコンテンツＩＤを列挙しているリストである。
【００４５】
図７は、図６のＳ７０４〜Ｓ７０６の処理を説明する図である。
【００４６】
いまデジタル複合機１０１のボックスから文書データが削除されると、それ以降は、その文書データに対応するコンテンツデータのコンテンツＩＤを参照する、出力ジョブ履歴は発生しなくなる。そのため、その文書データが削除されたことを示す削除情報を削除可能コンテンツＩＤリストという形でデータベース１０３に保存しておく。具体的には、まず、デジタル複合機１０１のボックスの文書データが削除される（７１１）。これに応じて、その削除された文書データのの属性情報に基づいて、文書データに対応するコンテンツＩＤを、複合機１０１からデータベース１０３に通知する（７１２）。これによりデータベース１０３は、デジタル複合機１０１から受け付けたコンテンツＩＤを、削除可能コンテンツＩＤリスト７１０に保持する（７１３）。このとき、そのコンテンツＩＤのジョブ履歴がデータベース１０３に保存されていない場合は、そのコンテンツＩＤを削除可能コンテンツＩＤリスト７１０として保持する必要はない。
【００４７】
こうしてその後、そのコンテンツＩＤに対応するコンテンツデータの保存期間が満了（経過）すると、そのコンテンツＩＤが削除可能コンテンツＩＤリスト７１０に存在しているため、データベース１０３は、そのコンテンツデータを削除することができる。一方、デジタル複合機１０１で文書データが削除されないまま、その文書データに対応するコンテンツデータの保存期間が満了すると、データベース１０３は、次のように制御する。データベース１０３は、そのコンテンツデータのコンテンツＩＤが削除可能コンテンツＩＤリスト７１０にないため、そのコンテンツデータを削除しない。
【００４８】
図８は、本実施形態に係るデータベース１０３によるコンテンツデータの保存期限の変更処理を説明するフローチャートである。尚、この処理を実行するプログラムは、実行時にはＲＡＭ２２３にロードされてＣＰＵ２２１の制御の下に実行される。
【００４９】
ジョブ属性データとコンテンツデータの保存期限は、それぞれのデータがデータベース１０３へ保存される時に設定される。そして、その設定されたコンテンツデータの保存期間は、コンテンツデータを参照する出力ジョブ履歴がデータベース１０３に格納された場合に変更される。Ｓ８０１では、保存するジョブ履歴が出力ジョブであるかどうかを判定する。出力ジョブであればＳ８０２に進み、データベース１０３に保存されていて、そのジョブ履歴のコンテンツＩＤが付与されているコンテンツデータの保存期限を、出力ジョブのジョブ履歴に基づく保存期限に変更する。例えば、元々の保存期限が、例えば２００８年８月３０日である場合、この出力ジョブが発行した日時が２００８年８月１日であると、その保存期限は３ヵ月後の２００８年１１月１日に変更される。またＳ８０１で、出力ジョブでないときはそのまま処理を終了する。
【００５０】
以上説明したように本実施形態１によれば、コンテンツデータに対応する文書データがデジタル複合機で削除された場合で、かつ、そのコンテンツデータの保存期限が満了したときにデータベースからそのコンテンツデータを削除するようにしている。これにより、一度も出力ジョブが発生せずに入力ジョブの保存期限に達した場合であっても、データベースから入力ジョブのコンテンツデータが削除されてしまう事がなくなる。このため、その出力ジョブのジョブ履歴から入力ジョブのコンテンツデータを参照できないという問題を回避できる。
【００５１】
［実施形態２］
本実施形態２では、データベース１０３がコンテンツデータを削除するかどうかを判定する際に、デジタル複合機１０１に確認する例で説明する。尚、この実施形態２に係るデジタル複合機１０１、サーバ１０２，１０４、データベース１０３のハードウェア構成は同じであるため、その説明を省略する。
【００５２】
図９は、実施形態２に係るデータベース１０３で実行されるジョブ履歴の削除処理を示すフローチャートである。このジョブ履歴削除処理は、ＣＰＵ２２１がＲＡＭ２２３にロードされたプログラムを実行することにより実現される。
【００５３】
図９のフローチャートと、前述の実施形態１の図６のフローチャートとを比較して異なるのは、Ｓ９０４の処理である。図６のＳ７０４では、デジタル複合機１０１で文書データが削除された際に、その文書データに対応するコンテンツデータのコンテンツＩＤをデータベース１０３に通知して削除可能コンテンツＩＤリストに保存していた。これに対してＳ９０４では、デジタル複合機１０１での文書データを削除したことを示す削除情報を削除可能コンテンツＩＤリストという形でデータベース１０３に収集するのではなく、必要に応じてデータベース１０３からデジタル複合機１０１に確認する。具体的には、Ｓ９０４でデータベース１０３でコンテンツデータを削除しようとする際に、そのコンテンツデータと同じコンテンツＩＤを持つ文書データがデジタル複合機１０１で削除済みかどうかをデジタル複合機１０１に問い合わせる。尚、そのコンテンツＩＤを持つ文書データがどのデジタル複合機に保存されていたかは各文書データの属性情報を参照すれば特定できる。そしてＳ９０４で、そのコンテンツデータに対応する文書データが削除済であると判定するとＳ９０５に進み、そのコンテンツデータを削除する。一方、Ｓ９０４で、そのコンテンツデータに対応する文書データが削除済でないと判定した場合は、そのコンテンツデータを削除することなく処理を終了する。
【００５４】
図１０は、図９のＳ９０４，Ｓ９０５のコンテンツデータの削除処理を説明する図である。
【００５５】
前述の実施形態１では、デジタル複合機１０１にあるユーザボックス領域から文書データが削除された際に、その削除情報をデータベース１０３に保存していた。これに対して実施形態２では、データベース１０３がジョブ履歴を削除しようとする際に、デジタル複合機１０１のボックスからそのコンテンツデータに対応する文書データが削除されているかどうかをデジタル複合機１０１に問い合わせる（１００１）。データ複合機１００は、その文書データが削除されているか否かを示す削除状況をデータベース１０３に通知する（１００２）。そしてデジタル複合機１０１から通知されてくる削除状況に従って、データベース１０３が、そのコンテンツデータを削除するかどうかを判断する。
【００５６】
以上説明したように本実施形態２によれば、上述の実施形態１の効果に加えて以下のような効果がある。即ち、データベース１０３に登録されているコンテンツデータだけに関して、削除状況の通知がデジタル複合機との間でやり取りされるので、ネットワーク１０５を伝送するデータ量を少なくできるという効果がある。
【００５７】
（他の実施形態）
本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
【００５８】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００５９】
尚、上記実施形態では、画像形成装置（ＭＦＰ）とサーバやデータベース（ＰＣ）との間でネットワークを介してデータを伝送する場合で説明した。しかし本発明はこれに限らず、情報処理装置同士、ストレージ装置或いは情報処理装置と通信装置との間でのデータ伝送の場合にも適用できる。また或いはサーバとクライアントとの間でのデータ伝送の場合にも適用できる。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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