(57)【要約】【課題】保存した電子文書の操作の可否に関する状態を、その電子文書を管理する装置が提供する操作画面を呼び出して操作するよりも簡便に変更できるようにする。【解決手段】ユーザは、ポリシーサーバ２００で管理された文書のステイタスを変更しようとする場合、その文書の印刷結果に対し、あらかじめ登録されたステイタス変更内容を表すスタンプを押印し、複合機１００に読み取らせる。複合機１００は、そのユーザのユーザＩＤ、読取結果の画像から認識した文書ＩＤ、及びスタンプの画像をポリシーサーバ２００に送る。ポリシーサーバ２００のステイタス変更制御部２０４は、そのスタンプ画像の示すステイタス変更内容を認識し、その変更内容が当該文書のセキュリティポリシーに規定された変更権限の範囲内であれば、その変更内容に従って、文書管理ＤＢ２１２内の当該文書のステイタスを変更する。【選択図】図１
2011048721.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の有効性に関する状態を表す文書状態情報を記憶する文書状態記憶手段と、
前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、前記文書状態記憶手段に記憶された当該電子文書についての文書状態情報が当該電子文書が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する操作制御手段と、
電子文書の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を記憶する押印画像記憶手段と、
ユーザが入力した紙文書の読取結果の画像から前記押印画像記憶手段に記憶された押印画像が認識された場合に、当該紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、前記認識された押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する状態変更手段と、
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記文書状態記憶手段は、前記文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の前記文書状態情報に対する各ユーザの変更権限を示す情報を記憶し、
前記状態変更手段は、前記認識された押印画像に対応する状態が、前記紙文書に対応する電子文書の文書状態情報に対する、前記紙文書を入力したユーザの変更権限を満たさない場合には、当該文書状態情報の変更を行わない、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記押印画像記憶手段は、記憶している各押印画像の優先順位を更に記憶し、
前記状態変更手段は、前記紙文書の読取結果の画像から複数の押印画像が認識された場合、前記紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、優先順位が最も高い押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する、
ことを特徴とする請求項１又は２のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項４】
各ユーザの電子文書に対する操作権限と、当該操作権限の有効性に関する状態を表す権限状態と、を表す権限情報を１種類以上記憶する権限情報記憶手段と、
前記文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書に対してどの権限情報が適用されるのかを記憶する適用権限記憶手段と、
を備え、
前記押印画像記憶手段は、操作権限の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を更に記憶しており、
前記状態変更手段は、前記紙文書の読取結果の画像から認識された押印画像が前記操作権限の有効性に関する状態を指定するものである場合、当該紙文書に対応する電子文書に対して適用されている権限情報についての、前記権限情報記憶手段に記憶されている権限状態を、前記認識された押印画像に対応する状態へと変更し、
前記操作制御手段は、前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、当該電子文書に適用されている権限情報の権限状態が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する、
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
コンピュータを、
文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の有効性に関する状態を表す文書状態情報を記憶する文書状態記憶手段、
前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、前記文書状態記憶手段に記憶された当該電子文書についての文書状態情報が当該電子文書が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する操作制御手段、
電子文書の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を記憶する押印画像記憶手段、
ユーザが入力した紙文書の読取結果の画像から前記押印画像記憶手段に記憶された押印画像が認識された場合に、当該紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、前記認識された押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する状態変更手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、紙文書から電子文書を作成する際に、ユーザがその電子文書に適用するセキュリティポリシーを選択し、そのセキュリティポリシーを電子文書に対応づけて保存し、管理するシステムが開示されている。このシステムでは、保存した電子文書に対してユーザが利用を要求すると、その要求がその電子文書に対応づけられたセキュリティポリシーに合致するかどうかを判定し、合致する場合にのみその要求を認める。また、一般に、セキュリティポリシーに対応づけて保存した電子文書のステイタスを変更する場合、電子文書を管理する装置にログインし、操作画面上でその電子文書のステイタスを操作する必要がある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−０２６１０９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、電子文書の操作の可否に関する状態を、その電子文書を管理する装置が提供する操作画面を呼び出して操作するよりも簡便に変更できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に係る発明は、文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の有効性に関する状態を表す文書状態情報を記憶する文書状態記憶手段と、前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、前記文書状態記憶手段に記憶された当該電子文書についての文書状態情報が当該電子文書が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する操作制御手段と、電子文書の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を記憶する押印画像記憶手段と、ユーザが入力した紙文書の読取結果の画像から前記押印画像記憶手段に記憶された押印画像が認識された場合に、当該紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、前記認識された押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する状態変更手段と、を備える文書管理システムである。
【０００６】
請求項２に係る発明は、前記文書状態記憶手段は、前記文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の前記文書状態情報に対する各ユーザの変更権限を示す情報を記憶し、前記状態変更手段は、前記認識された押印画像に対応する状態が、前記紙文書に対応する電子文書の文書状態情報に対する、前記紙文書を入力したユーザの変更権限を満たさない場合には、当該文書状態情報の変更を行わない、ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムである。
【０００７】
請求項３に係る発明は、前記押印画像記憶手段は、記憶している各押印画像の優先順位を更に記憶し、前記状態変更手段は、前記紙文書の読取結果の画像から複数の押印画像が認識された場合、前記紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、優先順位が最も高い押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する、ことを特徴とする請求項１又は２のいずれか１項に記載の文書管理システムである。
【０００８】
請求項４に係る発明は、各ユーザの電子文書に対する操作権限と、当該操作権限の有効性に関する状態を表す権限状態と、を表す権限情報を１種類以上記憶する権限情報記憶手段と、前記文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書に対してどの権限情報が適用されるのかを記憶する適用権限記憶手段と、を備え、前記押印画像記憶手段は、操作権限の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を更に記憶しており、前記状態変更手段は、前記紙文書の読取結果の画像から認識された押印画像が前記操作権限の有効性に関する状態を指定するものである場合、当該紙文書に対応する電子文書に対して適用されている権限情報についての、前記権限情報記憶手段に記憶されている権限状態を、前記認識された押印画像に対応する状態へと変更し、前記操作制御手段は、前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、当該電子文書に適用されている権限情報の権限状態が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する、ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システムである。
【０００９】
請求項５に係る発明は、コンピュータを、文書保存手段に保存された電子文書のそれぞれについて、当該電子文書の有効性に関する状態を表す文書状態情報を記憶する文書状態記憶手段、前記文書保存手段に保存された電子文書に対してユーザから操作の要求を受けた場合であって、前記文書状態記憶手段に記憶された当該電子文書についての文書状態情報が当該電子文書が現在無効であることを示す場合に、その操作の要求を受け入れないよう制御する操作制御手段、電子文書の有効性に関する状態のそれぞれに対応づけて、当該状態を指定するためのあらかじめ定められた押印画像を記憶する押印画像記憶手段、ユーザが入力した紙文書の読取結果の画像から前記押印画像記憶手段に記憶された押印画像が認識された場合に、当該紙文書に対応する電子文書についての前記状態記憶手段に記憶されている前記文書状態情報を、前記認識された押印画像に対応する状態を表す情報へと変更する状態変更手段、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１０】
請求項１又は５に係る発明によれば、電子文書の操作の可否に関する状態を、その電子文書を管理する装置が提供する操作画面を呼び出して操作するよりも簡便に変更できる。
【００１１】
請求項２に係る発明によれば、あらかじめ許可されたユーザが、あらかじめ認められた範囲内で電子文書の有効性に関する状態を変更できるようにすることができる。
【００１２】
請求項３に係る発明によれば、紙文書に複数の押印画像が押印されている場合に、優先順位に従って状態を変更することができる。
【００１３】
請求項４に係る発明によれば、更に権限情報の有効性に関する状態を、紙文書に対する押印により変更することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】実施形態のシステム構成の一例を示す図である。
【図２】文書管理ＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図３】ポリシーＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図４】スタンプＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図５】文書操作管理部の処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】ステイタス変更処理の一例を示すフローチャートである。
【図７】文書の一例を示す図である。
【図８】スタンプが押印された文書の一例を示す図である。
【図９】システム構成の別の例を示す図である。
【図１０】変形例におけるポリシーＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図１１】変形例におけるスタンプＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【図１２】２つのスタンプが押印された文書の一例を示す図である。
【図１３】スタンプに優先順位が設定された場合のスタンプＤＢのデータ内容の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
図１に、この実施形態の文書管理システムの一例を示す。このシステムは、複合機１００と、ポリシーサーバ２００と、を備える。これら複合機１００とポリシーサーバ２００とは、ローカルエリアネットワークなどのネットワーク４００に接続されており、各ユーザが操作する１以上のＰＣ（パーソナルコンピュータ）３００から処理要求を受け付ける。
【００１６】
複合機１００は、ネットワークプリンタ、ネットワークスキャナ、及びコピー機の機能を併せ持つ装置である。複合機１００は、例えばＰＣ３００から印刷指示を受けて印刷処理を実行したり、原稿送り装置にセットされた原稿を複合機１００自身のローカルのユーザインタフェース（ＵＩ）に対するユーザの操作に応じてスキャン又は複写する機能を備える。また複合機１００は、そのような基本機能の他に、ローカルのＵＩを用いた操作を受け付けるに当たってユーザ認証を行うユーザ認証部１０２を備えている。ユーザ認証部１０２は、例えば、ユーザの認証情報を記憶したＩＣカードを読み取ってユーザ認証を行う装置である。また、複合機１００は、スキャンにより得られた画像からスタンプ画像を抽出するスタンプ画像抽出部１０４と、その画像に含まれる文書ＩＤを認識する文書ＩＤ認識部１０６とを備える。スタンプ画像抽出部１０４と文書ＩＤ認識部１０６については後で詳しく説明する。
【００１７】
ポリシーサーバ２００は、管理対象の電子文書についてのセキュリティ（情報保護）のための制御又は管理を行うサーバである。ここで、電子文書とは、文書をあらかじめ定められたデータ形式で表現した電子的なデータである。この制御又は管理のために、各電子文書に対してセキュリティポリシーを割り当てる。セキュリティポリシーは、各ユーザが電子文書に対してどのような操作を許可されているのかを記述した情報であり、操作権限情報と呼ぶことができる。また、逆の観点で言えば、セキュリティポリシーは、各ユーザが電子文書の操作についてどのような制限を受けるのかを表す情報とも言え、操作制限情報と呼ぶこともできる。なお、電子文書に対する操作には、例えば閲覧（View）、編集（Edit）、印刷（Print）、電子的なコピー（Copy）、ＦＡＸ送信などが含まれる。
【００１８】
なお、この明細書では、「ユーザ」は、１人のユーザのみならず、複数人のユーザからなるグループも含むものとする。ユーザがある電子文書に対するある操作を要求した場合、ポリシーサーバ２００がその電子文書に割り当てられたセキュリティポリシーを参照することで、そのユーザがその電子文書に対してその操作を許可されているか否かを判定する。そして、許可されている場合にのみ要求が受け入れられる。
【００１９】
このような制御のために、ポリシーサーバ２００の記憶装置２１０には、文書管理ＤＢ（データベース）２１２及びポリシーＤＢ２１４が記憶されている。
【００２０】
文書管理ＤＢ２１２は、管理対象の各電子文書に対してどのセキュリティポリシーが割り当てられている（適用される）のかを表す情報を記憶するデータベースである。図２に、文書管理ＤＢ２１２のデータ内容の一例を示す。この例では、文書管理ＤＢ２１２には、管理対象の個々の電子文書ごとに、その電子文書の識別情報である文書ＩＤ、その電子文書に適用されるセキュリティポリシーの識別情報であるポリシーＩＤ、その電子文書の文書種別、及びその電子文書の有効性に関する状態を表すステイタス、の各情報を含んでいる。電子文書そのものは、図示を省略した文書ＤＢに、文書ＩＤと対応づけて登録されている。文書ＤＢは、ポリシーサーバ２００内に設けられてもよいし、ネットワーク４００上の他のコンピュータ上に設けられてもよい。また、ネットワーク４００上に存在する複数の文書ＤＢに保存された電子文書群を、１つのポリシーサーバ２００で管理してもよい。電子文書に対するセキュリティポリシーの割り当ては、例えば、その文書の作成者或いは管理者が公知の方法で行えばよい。
【００２１】
この例では、ステイタスには、「有効」、「一時停止」、及び「無効」の３つの状態がある。「有効」は、このシステムを用いる組織において当該電子文書が有効である状態、言い換えればこのシステム上でユーザからその電子文書が利用可能な状態である。すなわち、電子文書が「有効」であれば、ユーザは、その電子文書に適用されるセキュリティポリシーに適合する範囲で、その電子文書を操作、すなわち利用することができる。これに対し、「無効」は、その組織において当該電子文書が無効、すなわちこのシステム上で当該電子文書が利用不可である状態である。電子文書が「無効」であれば、セキュリティポリシーによらず、どのユーザもその電子文書を利用することができない。組織内での文書管理では、新規に作成された電子文書がシステムに登録された（すなわち文書ＤＢに蓄積され、セキュリティポリシーが割り当てられた）ときにはその文書は「有効」とされ、幾人かのユーザから利用される。そして、例えばその電子文書を利用した業務が完了すると、その電子文書のステイタスは「無効」に変更され、その文書は利用できない状態とされる。この例では、いったん「無効」となった電子文書のステイタスを変更することはできないものとする。
【００２２】
もう１つのステイタス「一時停止」は、電子文書が一時的にユーザから利用できない状態である。例えば、公開している電子文書に誤りが見つかり、誤りを含んだ状態のままユーザに閲覧されるのを避けたい場合に、その電子文書のステイタスを「一時停止」に変更する。ステイタスが「一時停止」となっている間は、どのユーザも当該電子文書を利用（操作）することができない。なお、「一時停止」の文書は、「有効」に戻したり、「無効」にしたりすることができる。また、文書のステイタスが「一時停止」に変更された後、あらかじめ定められた時間が経過するか、あらかじめ定められた条件を満足すると、自動的にそのステイタスが「有効」に戻るようにしてもよい。
【００２３】
なお、以上から判るように、ステイタスは、文書の操作可否に関する状態と捉えてもよい。
【００２４】
電子文書のステイタスは、そのステイタスの変更権限を持つユーザの指示により、その変更権限の範囲内で変更され得る。電子文書のステイタスは、例えばユーザが自分のＰＣ３００からポリシーサーバ２００にログインし、変更操作を行うことにより変更する。また、この実施形態では、１つには、ユーザが、電子文書のステイタスの変更をその電子文書の印刷結果を用いて指示する仕組みを提供する。
【００２５】
ポリシーＤＢ２１４は、このシステムで用いられる１以上のセキュリティポリシー（以下、単に「ポリシー」と呼ぶ）のそれぞれについて、当該ポリシーの内容を示すレコードを記憶する。図３にポリシーＤＢ２１４のデータ内容の一例を示す。この例では、個々のポリシーのレコードには、当該ポリシーの識別情報であるポリシーＩＤ、名称であるポリシー名が含まれると共に、そのポリシーが適用される電子文書に対して何らかの操作が認められているユーザ（グループも含む）ごとに、そのユーザに認められた当該文書に対する操作権限（「文書操作権」）及び当該文書のステイタスに対する変更権限（「文書ステイタス変更権」）の内容が含まれている。例えば、図３の例の最上のポリシーＩＤ「ＡＡＢＢ１２３４５」のポリシーを割り当てられた電子文書に対しては、「企画１グループ」に属するユーザは閲覧及び編集の権利を持つとともに、当該文書のステイタスを「一時停止」に変更する権限を持つ。また、「人事部」に属するユーザは、そのポリシーが割り当てられた文書に対して閲覧及び編集の権限を持ち、更にその文書のステイタスを「一時停止」及び「無効」にする権限を持つ。なお、各ユーザがどのグループに属するかは、図示を省略したディレクトリサーバ或いは人事情報サーバにて管理されており、ポリシーサーバ２００はそのサーバの管理する情報を参照する。
【００２６】
スタンプＤＢ２１６には、電子文書のステイタスを変更するために押印されるスタンプの情報が登録されている。図４にスタンプＤＢのデータ内容の一例を示す。この例では、スタンプの押印画像（印影の画像。図中「スタンプ」と表記した欄）に対応づけて、ステイタスの変更内容を示す情報が登録されている。なお、ステイタス変更のためのスタンプを特定の色のスタンプインクを用いて押印すると取り決めている場合などには、スタンプＤＢ２１６の押印画像の欄には、押印画像の色も含めた情報を登録しておいてもよい。このシステムを利用する組織では、文書のステイタス変更に用いるスタンプをあらかじめ定め、その押印画像をステイタス変更内容と対応づけてあらかじめスタンプＤＢ２１６に登録しておく。
【００２７】
文書操作管理部２０２は、ＰＣ３００などのクライアント装置から電子文書に対する操作（例えば、閲覧、編集、印刷など）の要求が発せられた場合に、文書管理ＤＢ２１２及びポリシーＤＢ２１４を参照して、その要求を認めるかどうかを判定する。例えば、電子文書をポリシーサーバ２００が保持している場合は、電子文書に対する操作の要求がＰＣ３００からポリシーサーバ２００に到来し、文書操作管理部２０２がその要求の受け入れの可否を判定する。また、電子文書がネットワーク４００上の他の装置（装置Ａと呼ぶ）に保存されている場合、ＰＣ３００がその電子文書に対する操作を要求すると、その要求を受けた装置Ａがポリシーサーバ２００に対し、その要求を受け入れてよいか否かを問い合わせてもよい。この問合せに応じ、文書操作管理部２０２が要求の受け入れ可否を判定してその判定結果を装置Ａに返し、装置Ａがその判定結果に応じて要求を受け入れて処理を行うか、又はその要求を拒否する。
【００２８】
文書操作管理部２０２の処理手順の一例を、図５に示す。この手順では、文書操作管理部２０２は、ＰＣ３００等の装置から文書に対する操作要求（又はその操作要求を受け入れて良いか否かの問合せ）を受け取る（Ｓ１２）。その要求（又は問合せ）には、操作対象の文書を特定する文書ＩＤと、要求する操作の種類を特定する情報、及び要求者を特定するユーザＩＤが含まれている。文書操作管理部２０２は、文書管理ＤＢ２１２において、その対象の文書のステイタスが「有効」であるか否かを判定する（Ｓ１４）。この判定結果が否定（Ｎｏ）である場合、すなわち、その文書のステイタスが「無効」又は「一時停止」である場合、文書操作管理部２０２は、その操作要求は受付不可である旨を要求元（又は問合せ元）に対して回答する（Ｓ１６）。ステイタスが「無効」又は「一時停止」の場合、文書は利用不可の状態なので、このような回答となる。また、このとき、文書操作管理部２０２は、文書が「無効」（又は「一時停止」）状態であるため利用ができないことを示すエラーメッセージを要求元（又は問合せ元）に返してもよい。
【００２９】
また、ステップＳ１４の判定結果が肯定（Ｙｅｓ）の場合、文書操作管理部２０２は、その操作対象の文書に適用されているセキュリティポリシーの下で、要求元のユーザに、要求する操作が認められるのか否かを判定する（Ｓ１８）。例えば、まず操作対象の文書に適用されるセキュリティポリシーのＩＤを文書管理ＤＢ２１２から求め、そのＩＤに対応するセキュリティポリシーの内容をポリシーＤＢ２１４から取得する。そして、当該操作要求における要求者と要求する操作との組み合わせが、そのセキュリティポリシーにおけるユーザとこのユーザに許可される文書操作権限との組み合わせに該当するか否かを判定する。該当すれば操作要求を認めると判定し、該当しなければ認めないと判定する。
【００３０】
ステップＳ１８で、要求者が対象の電子文書に対し、要求する操作の権限を持っていると判定した場合、文書操作管理部２０２は要求元（又は問合せ元）に対して、要求する操作を許可する旨を回答する（Ｓ２０）。また、要求する操作の権限を要求者が持っていないと判定した場合、その操作要求は受付不可である旨を要求元（又は問合せ元）に対して回答し、例えば操作権限がないので操作を受け付けない旨のエラーメッセージを回答する（Ｓ２２）。
【００３１】
以上、ポリシーサーバ２００の基本動作について説明した。次に、文書のステイタス変更のための構成及び動作について説明する。
【００３２】
まず、複合機１００のスタンプ画像抽出部１０４は、複合機１００が備えるスキャナにより読み取った紙文書の画像データの中から、スタンプ画像（押印された印影の画像）を抽出する。この抽出は、例えば画像の色に基づき行う。例えば、組織内で用いられる文書が白黒に限られている場合において、スタンプを黒以外の他の色で押印する取り決めを組織内で行っていた場合、読み取った画像データの中で黒以外の色の画像をスタンプ画像として抽出すればよい。また、スタンプを特定の色のインクで押印することを組織内で取り決めていた場合、読み取った画像中からその色の画像をスタンプ画像として抽出すればよい。
【００３３】
文書ＩＤ認識部１０６は、スキャナで読み取った紙文書の画像データから、文書ＩＤを認識する。この前提として、このシステムは、ポリシーサーバ２００で管理された電子文書を用紙に印刷する場合に、その電子文書の文書ＩＤを文書中の例えばあらかじめ取り決めた場所（例えば文書の左上隅など。２カ所以上でもよい）に印刷するよう構成されているものとする。文書ＩＤは、例えばバーコード等の１次元又は２次元の画像コード、又は数字列又は文字列などといった、あらかじめ定めた形式で文書中に印刷すればよい。文書ＩＤ認識部１０６は、読み取った画像からその形式の文書ＩＤの画像を切り出し、その画像をその形式に応じて解析することで、文書ＩＤの値を認識する。
【００３４】
また、ポリシーサーバ２００のステイタス変更制御部２０４は、複合機１００からのステイタスの変更要求を受け取り、その要求に応じたステイタス変更処理を実行する。スタンプ認識部２０６は、複合機１００から送られてくるスタンプ画像がスタンプＤＢ２１６に登録されたどのステイタス変更操作に該当するかを認識する。ステイタス変更制御部２０４は、この認識結果に従って、文書管理ＤＢ２１２内の対象の文書のステイタスを変更する。
【００３５】
次に、図６〜図８を参照して、このシステムにおける電子文書のステイタス変更処理の流れを説明する。
【００３６】
まず、電子文書のステイタスを変更しようとする場合、ユーザは、その文書の印刷結果（文書ＩＤを含む）にスタンプを押印し、複合機１００に読み取らせる。例えば、図７に例示する文書５００には、右下隅に文書ＩＤ５０２が印刷されている。この文書５００のオリジナルの電子文書のステイタスを「無効」へと変更したい場合、ユーザは、その文書５００上に、ステイタスの無効化の際に押印するものとしてあらかじめ取り決めたスタンプを押印する。図８には、そのスタンプの押印結果である押印画像５０４を含んだ文書が例示される。
【００３７】
そして、ユーザは、複合機１００のところまで行き、ＩＣカードをリーダに読み取らせるなどしてユーザ認証を受ける（Ｓ３０）。これにより、複合機１００はどのユーザが操作しているのかを認識する。また、複合機１００は、操作メニューの画面を表示し、ユーザから操作の選択を受け付ける（Ｓ３２）。メニューには、コピー、スキャン、ＦＡＸ送信などといった複合機１００の基本機能の他に、ポリシーサーバ２００にアクセスする機能が選択肢として提示されており、電子文書のステイタスを変更する場合には、このポリシーサーバへのアクセス機能を用いる。ユーザは、例えば紙文書を原稿送り装置にセットし、そのメニューから所望する機能を選択し、スタートボタンを押下することで、選択した機能の実行を指示する。
【００３８】
ステップＳ３４にて、ポリシーサーバ２００へのアクセス機能以外の機能が選択された場合、複合機１００は、スタートボタンの押下に応じて、選択された機能のための処理を実行する（Ｓ３６）。
【００３９】
ステップＳ３４で、ユーザから選択された機能がポリシーサーバ２００へアクセスする機能である場合、複合機１００は、スタートボタンが押下されると、セットされた紙原稿を読み取り（Ｓ３８）、読み取った画像からスタンプ画像を抽出すると共に、文書ＩＤの値を認識する（Ｓ４０）。スタンプ画像の抽出では、例えば、あらかじめ指定された色の範囲に含まれる色を持つ画像を抽出すればよい。そして、複合機１００は、ユーザ認証により特定したユーザ情報（ユーザＩＤなど）、認識した文書ＩＤ、及び抽出したスタンプ画像をポリシーサーバ２００に送る。
【００４０】
ポリシーサーバのステイタス変更制御部２０４は、複合機１００から送られてきたユーザ情報、文書ＩＤ及びスタンプ画像のデータを受信し（Ｓ５０）、そのスタンプ画像の認識処理をスタンプ認識部２０６に依頼する（Ｓ５２）。スタンプ認識部２０６は、その認識対象のスタンプ画像をスタンプＤＢ２１６に登録された各スタンプ画像とマッチング処理する。そして、認識対象のスタンプ画像に対してあらかじめ定めた類似度以上の類似度を持つスタンプ画像がスタンプＤＢ２１６から見つかれば、その中で類似度が最高のものを認識対象のスタンプ画像の認識結果とし、認識結果に対応するスタンプ変更の内容（例えば「無効」か「一時停止」かなど）をステイタス変更制御部２０４に返す。また、ステイタス変更制御部２０４は、受信した文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを文書管理ＤＢ２１２から求め、そのポリシーＩＤに対応するセキュリティポリシーの内容をポリシーＤＢ２１４から取得する（Ｓ５４）。
【００４１】
そして、ステイタス変更制御部２０４は、ステップＳ５２で認識したスタンプ画像が示すステイタス変更内容が、ステップＳ５４で取得したセキュリティポリシーに適合するか否かを判定する（Ｓ５６）。セキュリティポリシーには、図３に例示したように、ユーザ（又はグループ）ごとに、そのユーザに許される文書ステイタスの変更権が登録されている。そこでステップＳ５６では、複合機１００から送られてきたユーザ情報が示すユーザが、スタンプ画像が示すステイタス変更を許されているかどうかを、ユーザと文書ステイタス変更権との対応関係から判定する。例えば、読み取った文書の文書ＩＤに対応するポリシーＩＤが「AABB12345」であり、その文書を読み取らせたユーザが人事部に所属しており、かつ「文書の無効化」を示すスタンプが押印されていたとする。この場合、図３に示されるセキュリティポリシーではそのポリシーの文書に対しては人事部にステイタスの無効化権が与えられているので、スタンプで指示された無効化は許可される（ステップＳ５６の判定結果が肯定）。
【００４２】
また、ステイタス変更制御部２０４は、スタンプが示す変更内容が、セキュリティポリシーで認められる文書ステイタス変更権を満たす場合に、更に対象の電子文書の現在のステイタスからみてその変更が認められるかどうかを判定してもよい。すなわち、この例では、ステイタスごとに遷移可能なステイタスをあらかじめ定義して（ポリシーサーバ２００に登録して）おき、スタンプが示す変更内容が現在のステイタスから見て遷移可能なステイタスであれば変更を認め、そうでなければ変更を認めない。例えば、現在のステータスが「有効」である場合に「一時停止」或いは「無効」への遷移は可能とする定義しかない場合は、「無効」から「有効」へのステイタスの変更は認められなくなる。定義する内容は任意に定めればよい。
【００４３】
ステイタスが変更可能と判定されると、ステイタス変更制御部２０４は、文書管理ＤＢ２１２における当該変更対象の電子文書のステイタスを、スタンプ画像から認識した変更内容に従って変更する（Ｓ５８）。例えば、スタンプが「無効化」を示している場合、ステップＳ５８では、対象の電子文書のステイタスを「無効」に変更する。そして、変更処理の結果を、要求の送信元である複合機１００に返す（Ｓ６０）。この場合、変更処理の結果としては、例えば「文書のステイタスを『無効』に変更しました。」など、ステイタスの変更が成功したこと示すメッセージを示す情報を複合機１００に送ればよい。複合機１００は、その処理結果をＵＩ画面に表示する（Ｓ４４）。
【００４４】
また、ステップＳ５６で、スタンプで指定されたステイタス変更が不可であると判定された場合、ステイタス変更制御部２０４は、対象の文書のステイタスは変更せず、指定されたステイタスの変更が認められない旨を示す処理結果を複合機１００に返信する（Ｓ６０）。複合機１００がその返信結果をＵＩ画面に表示し（Ｓ４４）、ユーザはその表示を見てステイタスが変更されなかった旨を知る。
【００４５】
以上の例では、複合機１００が原稿の画像から文書ＩＤを認識し、スタンプ画像を抽出したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、図９に示す例では、複合機１００には文書ＩＤ認識部もスタンプ画像抽出部も設けられていない。ステップＳ３４でポリシーサーバ２００へのアクセスが選択された場合、複合機１００では文書ＩＤの認識もスタンプ画像の抽出も行わず、単に読み取った文書の画像とユーザ情報とをポリシーサーバ２００に送る。一方、ポリシーサーバ２００では、文書ＩＤ認識部２０８がその画像から文書ＩＤの値を認識すると共に、スタンプ認識部２０６がその画像からスタンプ画像を抽出して認識する。
【００４６】
また、別の例として、スタンプＤＢ２１６を複合機１００に設け、読み取った画像に押印されたスタンプ画像の認識を、複合機１００側で行ってもよい。この場合、複合機１００からポリシーサーバ２００へは、スタンプ画像ではなく、そのスタンプ画像が示すステイタス変更内容を特定する情報が送られる。
【００４７】
次に、変形例について説明する。上記実施形態は、電子文書についての有効性に関するステイタスを、スタンプを用いて変更するものであった。これに対し、この変形例では、更にセキュリティポリシーの有効性についてのステイタスを、そのセキュリティポリシーが適用される文書に対するスタンプにより変更できるようにする。
【００４８】
この変形例のシステム構成は、上記実施形態の構成（例えば図１参照）と同様でよい。ただし、この変形例では、ポリシーサーバ２００は、各セキュリティポリシーの有効性に関するステイタスの情報を保持している。例えば、図１０に例示するように、ポリシーＤＢ２１４に、各セキュリティポリシーのステイタスを示す欄（図中右端の欄）が設けられる。
【００４９】
セキュリティポリシーの有効性に関するステイタスには、例えば「有効」、「無効」、「一時停止」などがある。「有効」は、このシステムを用いる組織において当該セキュリティポリシーが有効である状態である。すなわち、「有効」であるセキュリティポリシーが適用されている文書は、そのセキュリティポリシーに従ってユーザからの操作が制限される。また、「無効」は、その組織において当該セキュリティポリシーがもはや無効であることを示す状態である。例えば、セキュリティポリシーが古くなり、現状に則さないようになってしまった場合に、そのセキュリティポリシーを無効にすることが考えられる。組織の考え方によるが、例えば１つの例では、「無効」であるセキュリティポリシーが適用されている文書は、ユーザから利用不可能にしてもよい。すなわち、この例では、ある特定のセキュリティポリシーを無効にすることで、そのポリシーが適用されているすべての文書が利用不可となる。また、「一時停止」は、セキュリティポリシーが一時的に無効となっている状態である。いったん「無効」になったポリシーは、通常の操作では「有効」に戻すことはできないが、「一時停止」状態のポリシーは、有効化の操作により「有効」状態へと戻すことができる。例えば、セキュリティポリシーの内容を検証したり修正したりする必要がでてきた場合に、そのポリシーのステイタスを「一時停止」とすることで、そのポリシーが適用される文書の利用を一時的に禁止し、その間に検証や修正を行うなどの運用が考えられる。
【００５０】
また、図１０では省略したが、例えばポリシーＤＢ２１４に、セキュリティポリシーのステイタスの変更権限の情報を登録してもよい。例えば、セキュリティポリシーごとに、各ユーザ（又はグループ）に、そのセキュリティポリシーのステイタスについてどのような変更が許されるかを示す情報がポリシーＤＢ２１４に登録されるようにすればよい。
【００５１】
この変形例では、スタンプＤＢ２１６に、セキュリティポリシーのステイタスの変更内容を指示するスタンプを登録する。図１１に示す例では、スタンプＤＢ２１６には、文書についての「一時停止」及び「無効化」のスタンプ画像の他に、セキュリティポリシーについての「一時停止」及び「無効化」のスタンプ画像が登録されている。
【００５２】
この例では、ユーザは、ある文書に適用されているセキュリティポリシーのステイタスを変更したい場合、その文書の印刷結果に対してステイタスの変更内容を示すスタンプを押下し、複合機１００に読み取らせる。すると、複合機１００はそのスタンプの画像と、ユーザ情報と、文書ＩＤとをポリシーサーバ２００に送る。ポリシーサーバ２００のステイタス変更制御部２０４は、その文書ＩＤに対応するポリシーＩＤを文書管理ＤＢ２１２から求め、そのポリシーＩＤに対応するセキュリティポリシーをポリシーＤＢ２１４から取得する。そして、スタンプ画像を認識し、その認識結果であるステイタスの変更内容が、そのユーザに認められた範囲のものであれば、ポリシーＤＢ２１４内のそのセキュリティポリシーのステイタスをその変更内容に従って変更する。ステイタスの変更内容がそのユーザに認められた範囲内のものでなければ、ステイタス変更制御部２０４はステイタスの変更を行わない。また、セキュリティポリシーのステイタスについても、遷移規則をあらかじめ定めておき、その遷移規則に違反する変更は受け付けないようにしてもよい。例えば、現在のセキュリティポリシーのステータスが「有効」である場合に「一時停止」或いは「無効」への遷移は可能とする規則や、「無効」から「有効」へのステイタスの変更は不可能とするといった規則等、遷移規則の内容は任意に定めればよい。
【００５３】
次に、更なる変形例について説明する。この変形例では、図１２に例示するように、複数のスタンプ画像５０４及び５０６が押印された紙原稿が複合機１００で読み取られた場合の処理の仕組みを説明する。
【００５４】
このような場合に対処するために、この変形例では、スタンプＤＢ２１６に対し、各スタンプ画像が示すステイタス変更内容について優先順位を登録しておく。図１３に優先順位付けの一例を示す。この例では、ポリシーの無効化の優先順位が最も高くなっている。
【００５５】
そして、ステイタス変更制御部２０４は、複合機１００が読み取った原稿の画像に複数のスタンプ画像が含まれていると判明した場合、そのうち優先順位の高い方のスタンプ画像のステイタス変更内容が、ユーザの変更権の範囲内か（及び場合によっては、更に遷移規則を満たすか）を検証し、検証が成功すればその変更内容に従って文書又はセキュリティポリシーのステイタスを変更する。
【００５６】
以上に説明した実施形態及び変形例では、スタンプを押印した紙文書を複合機１００に読み取らせたが、複合機１００の代わりに、デジタルスキャナなどのように画像読取機能を持つ読取装置に読み取らせてももちろんよい。
【００５７】
以上に例示したポリシーサーバ２００や、複合機１００等の画像処理装置の情報処理機能を担う部分は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を制御するＨＤＤコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。
【符号の説明】
【００５８】
１００  複合機、１０２  ユーザ認証部、１０４  スタンプ画像抽出部、１０６  文書ＩＤ認識部１０６、２００  ポリシーサーバ、２０２  文書操作管理部、２０４  ステイタス変更制御部、２０６  スタンプ認識部、２１０  記憶装置、２１２  文書管理ＤＢ、２１４  ポリシーＤＢ、２１６  スタンプＤＢ、３００  ＰＣ、４００  ネットワーク。
【図１】
2011048721.tif 000003
【図２】
2011048721.tif 000004
【図３】
2011048721.tif 000005
【図４】
2011048721.tif 000006
【図５】
2011048721.tif 000007
【図６】
2011048721.tif 000008
【図７】
2011048721.tif 000009
【図８】
2011048721.tif 000010
【図９】
2011048721.tif 000011
【図１０】
2011048721.tif 000012
【図１１】
2011048721.tif 000013
【図１２】
2011048721.tif 000014
【図１３】
2011048721.tif 000015