(57)【要約】【課題】ＦＡＸ送信の際の宛先指定及び送付状作成を簡潔に行えるようにする。【解決手段】ファクシミリ機能を備える画像形成装置とネットワークを介して接続された情報処理装置であって、ＦＡＸ送信先を特定するための宛先情報の抽出に用いる宛先情報抽出設定データを文書の種類ごとに保持し、送付状データの生成に用いる定型送付状データを保持する記憶手段と、ＦＡＸ送信要求に係るデータから文書の種類を解析する文書解析手段と、解析した文書の種類に対応する宛先情報抽出設定情報を用いて該データから宛先情報を取得し、取得した宛先情報及び定型送付状データを用いて送付状データを生成する送付状生成手段と、取得した宛先情報及び生成した送付状データをＦＡＸ送信要求とともに画像形成装置に送信するＦＡＸデータ送信手段と、を有する。【選択図】図３
2011182175.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ファクシミリ機能を備える画像形成装置とネットワークを介して接続された情報処理装置であって、
ＦＡＸ送信先を特定するための宛先情報の抽出に用いる宛先情報抽出設定データを文書の種類ごとに保持し、送付状データの生成に用いる定型送付状データを保持する記憶手段と、
ＦＡＸ送信要求に係るデータから文書の種類を解析する文書解析手段と、
前記解析した文書の種類に対応する前記宛先情報抽出設定情報を用いて前記データから宛先情報を取得し、前記取得した宛先情報及び前記定型送付状データを用いて送付状データを生成する送付状生成手段と、
前記取得した宛先情報及び前記生成した送付状データを前記ＦＡＸ送信要求とともに前記画像形成装置に送信するＦＡＸデータ送信手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記記憶手段は、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データを文書の種類ごとに保持し、
前記送付状生成手段は、前記解析した文書の種類に対応する前記定型文書データを用いて、前記ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記記憶手段は、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データと文書特性に応じた必要な情報である特性情報の抽出に用いる特性情報抽出設定情報とを文書の種類ごとに保持し、
前記送付状生成手段は、前記解析した文書の種類に対応する前記特性情報抽出設定情報を用いて前記データから前記特性情報を取得し、前記取得した特性情報及び前記解析した文書の種類に対応する前記定型文書データを用いて、前記ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
ファクシミリ機能を備える画像形成装置とネットワークを介して接続された情報処理装置に用いられるプログラムであって、
前記情報処理装置は、ＦＡＸ送信先を特定するための宛先情報の抽出に用いる宛先情報抽出設定データを文書の種類ごとに保持し、送付状データの生成に用いる定型送付状データを保持する記憶手段を有し、
ＦＡＸ送信要求に係るデータから文書の種類を解析する文書解析処理と、
前記解析した文書の種類に対応する前記宛先情報抽出設定情報を用いて前記データから宛先情報を取得し、前記取得した宛先情報及び前記定型送付状データを用いて送付状データを生成する送付状生成処理と、
前記取得した宛先情報及び前記生成した送付状データを前記ＦＡＸ送信要求とともに前記画像形成装置に送信するＦＡＸデータ送信処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項５】
前記記憶手段は、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データを文書の種類ごとに保持し、
前記送付状生成処理は、前記解析した文書の種類に対応する前記定型文書データを用いて、前記ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成することを特徴とする請求項４に記載のプログラム。
【請求項６】
前記記憶手段は、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データと文書特性に応じた必要な情報である特性情報の抽出に用いる特性情報抽出設定情報とを文書の種類ごとに保持し、
前記送付状生成処理は、前記解析した文書の種類に対応する前記特性情報抽出設定情報を用いて前記データから前記特性情報を取得し、前記取得した特性情報及び前記解析した文書の種類に対応する前記定型文書データを用いて、前記ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成することを特徴とする請求項４又は５に記載のプログラム。
【請求項７】
請求項４から６のいずれか１項に記載のプログラムを記録しコンピュータ読み取り可能なことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、プログラム及び記録媒体に関し、特に、ＰＣ上で作成した電子文書をＦＡＸ送信するＰＣＦＡＸ送信に好ましく適用される技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、ＰＣ上で作成した電子文書をＦＡＸ送信する方法として、ＰＣＦＡＸ用のドライバを使用して印刷をかけることにより実現する方法が既に知られている。
【０００３】
例えば特許文献１には、ＰＣＦＡＸ送信において送付状と本文のデータ処理方法が開示されている。当該データ処理方法では、クライアント側のＣＰＵは、１つの送付状フォーマット、宛先ＦＡＸ番号一覧、送付状フォーマットに付加する宛先ＦＡＸ番号と関連付けられた宛名データ及び１つの文書ファイルをクライアントに一連のセッションで転送し、ファクシミリ装置側の主制御部は、クライアントから受け取ったデータ群を解析し、送付状フォーマットと文書ファイルと送付状に付加する宛名データを保存し、保存したデータと宛先ファイルを関連付けて記憶して同報送信を行う。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１で開示された方法は、ＰＣから送付状及び本文を明示的に渡して処理するものではあるが、ＰＣＦＡＸドライバが、宛先を指定する際、あらかじめ登録しているアドレス帳から選択あるいは番号を直接入力する必要がある。このため、再利用する予定のない宛先をアドレス帳に登録するのは手間であり、またＦＡＸ番号を直接入力場合も宛先が多いと手間がかかるといった問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、ＦＡＸ送信の際の宛先指定及び送付状作成を簡潔に行えるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一側面である情報処理装置は、ファクシミリ機能を備える画像形成装置とネットワークを介して接続された情報処理装置であって、ＦＡＸ送信先を特定するための宛先情報の抽出に用いる宛先情報抽出設定データを文書の種類ごとに保持し、送付状データの生成に用いる定型送付状データを保持する記憶手段と、ＦＡＸ送信要求に係るデータから文書の種類を解析する文書解析手段と、解析した文書の種類に対応する宛先情報抽出設定情報を用いて該データから宛先情報を取得し、取得した宛先情報及び定型送付状データを用いて送付状データを生成する送付状生成手段と、取得した宛先情報及び生成した送付状データをＦＡＸ送信要求とともに画像形成装置に送信するＦＡＸデータ送信手段と、を有するものである。
【０００７】
本発明の情報処理装置は、上記の情報処理装置において、記憶手段が、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データを文書の種類ごとに保持し、送付状生成手段が、解析した文書の種類に対応する定型文書データを用いて、ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成するものであってもよい。
【０００８】
本発明の情報処理装置は、上記の情報処理装置において、記憶手段が、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データと文書特性に応じた必要な情報である特性情報の抽出に用いる特性情報抽出設定情報とを文書の種類ごとに保持し、送付状生成手段が、解析した文書の種類に対応する特性情報抽出設定情報を用いてデータから特性情報を取得し、取得した特性情報及び解析した文書の種類に対応する定型文書データを用いて、ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成するものであってもよい。
【０００９】
本発明の一側面であるプログラムは、ファクシミリ機能を備える画像形成装置とネットワークを介して接続された情報処理装置に用いられるプログラムであって、情報処理装置は、ＦＡＸ送信先を特定するための宛先情報の抽出に用いる宛先情報抽出設定データを文書の種類ごとに保持し、送付状データの生成に用いる定型送付状データを保持する記憶手段を有し、ＦＡＸ送信要求に係るデータから文書の種類を解析する文書解析処理と、解析した文書の種類に対応する宛先情報抽出設定情報を用いて該データから宛先情報を取得し、取得した宛先情報及び定型送付状データを用いて送付状データを生成する送付状生成処理と、取得した宛先情報及び生成した送付状データをＦＡＸ送信要求とともに画像形成装置に送信するＦＡＸデータ送信処理と、をコンピュータに実行させるものである。
【００１０】
本発明のプログラムは、上記のプログラムにおいて、記憶手段が、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データを文書の種類ごとに保持し、送付状生成処理が、解析した文書の種類に対応する定型文書データを用いて、ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成するものであってもよい。
【００１１】
本発明のプログラムは、上記のプログラムにおいて、記憶手段が、ＦＡＸ送信対象の文書データの生成に用いる定型文書データと文書特性に応じた必要な情報である特性情報の抽出に用いる特性情報抽出設定情報とを文書の種類ごとに保持し、送付状生成処理が、解析した文書の種類に対応する特性情報抽出設定情報を用いてデータから特性情報を取得し、取得した特性情報及び解析した文書の種類に対応する定型文書データを用いて、ＦＡＸ送信要求に係るデータに対応する文書データを生成するものであってもよい。
【００１２】
本発明の一側面である記録媒体は、上記のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、送信宛先の情報が載った文書から、ＦＡＸ番号や宛先情報等のＦＡＸ送信及び送付状作成に必要な情報をピックアップして自動で送付状作成及びＦＡＸ送信を行うことができ、また送信する原稿を設定ファイルで管理してＰＣから宛先情報及び送付状データと本体に蓄積された文書をマージして送信できるので、ＦＡＸ送信の際の宛先指定及び送付状作成を簡潔に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態に係るクライアントＰＣからの要求に従ってＦＡＸ送信を行うＭＦＰの構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係るクライアントＰＣの構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係るクライアントＰＣの機能構成を示したブロック図である。
【図４】本発明の実施形態において宛先情報をピックアップするための設定ファイル（宛先情報ピックアップテーブル）の例を示した図である。
【図５】本発明の実施形態に係るクライアントＰＣが行うＦＡＸデータの生成送信処理の流れを示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
図１は、本発明の実施形態に係るクライアントＰＣからの要求に従ってＦＡＸ送信を行うＭＦＰの構成図である。ＭＦＰ２００は、ＬＡＮ３００を通じてクライアントＰＣ１００と接続しており、クライアントＰＣ１００から文書データを受信してＦＡＸ送信を行う。
【００１７】
ＭＦＰ２００は、ＨＤＤ２１０、ホストＩ／Ｆ２１５、ＲＯＭ２２０、ネットワークＩ／Ｆ２２５、ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ２３０、機能管理テーブル２３５、パネルＩ／Ｆ２４０、ＣＰＵ２４５、ＮＶＲＡＭ２５０、通信部２５５、画像読取部２６０を備え、各構成はバス２６５を介して接続されている。
【００１８】
ＨＤＤ２１０は、画像データ等の各種データを記憶する。ホストＩ／Ｆ２１５は、ＭＦＰ内部の各装置にデータを伝達するためのインタフェースである。ＲＯＭ２２０は、ＭＦＰの制御プログラムを格納する。ネットワークＩ／Ｆ２２５は、ＬＡＮ３００を介したデータ通信を行うためのインタフェースである。ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ２３０は、ＵＳＢデバイス５００からデータを取得するためのインタフェースである。機能管理テーブル２３５は、ＭＦＰの各機能を管理するためのテーブルである。
【００１９】
パネルＩ／Ｆ２４０は、操作パネルとデータのやり取りを行うためのインタフェースである。ＣＰＵ２４５は、ＲＯＭ２２０に格納された制御プログラムに従って、ＭＦＰ２００の全体動作を制御する。ＮＶＲＡＭ２５０は、各種処理を行う際に使用される一時的な作業用記憶領域を有する。通信部２５５は、ファクシミリ送受信等、公衆回線４００を介したデータ通信を行う。画像読取部２６０は、原稿を読み取って画像データを取得する。
【００２０】
図２は、本発明の実施形態に係るクライアントＰＣの構成図である。クライアントＰＣ１００は、記憶装置１１０、入力装置１２０、表示装置１３０、アプリケーションソフト１４０、ドライバ１５０、パラレルＩ／Ｆ１６０、ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ１７０、ネットワークＩ／Ｆ１８０を備える。
【００２１】
記憶装置１１０は、ＦＡＸ送信対象の文書、後述する宛先情報ピックアップファイル、送付状の定型文書といった各種データを保持する装置で、例えばＨＤＤで構成できる。入力装置１２０は、ユーザによる操作情報の入力を行う装置である。表示装置１３０は、各種データの画面出力を行う装置である。アプリケーションソフト１４０は、ワープロ、表計算、データベース等、ユーザが特定の目的のために使用するソフトである。
【００２２】
ドライバ１５０は、周辺機器を制御するためのデバイスドライバであり、ＭＦＰ２００に対する印刷命令、ＦＡＸ送信命令等を行う。パラレルＩ／Ｆ１６０やＵＳＢ  Ｉ／Ｆ１７０は、各種デバイスからデータを取得するためのインタフェースで、パラレルＩ／Ｆ１６０はパラレルインタフェース、ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ１７０はシリアルインタフェースである。ネットワークＩ／Ｆ１８０は、ＬＡＮ３００等のネットワークを介したデータ通信を行うためのインタフェースである。
【００２３】
図３は、本発明の実施形態に係るクライアントＰＣの機能構成を示したブロック図である。ドライバ１５０は、文書解析部１５１、送付状生成部１５２、ＦＡＸデータ生成部１５３、ＦＡＸデータ送信部１５４を有する。記憶装置１１０は、宛先情報ピックアップファイル１１１を保持する。また、記憶装置１１０は、図示しないが送付状や送付する文書（見積書、請求書等）の定型文書データを保持する。
【００２４】
文書解析部１５１は、アプリケーション１４０からＦＡＸ送信対象の文書データを受け取り、文書の種類を解析する。文書の種類は、例えば各種類特有のキーワードを用いて文書データを検索することで特定できる。送付状生成部１５２は、記憶装置１１０内の宛先情報ピックアップファイル１１１や定型文書データを用いて送付状を生成する。ＦＡＸデータ生成部１５３は、ＦＡＸ送信対象の文書の画像データ及び宛先情報をＦＡＸデータとして生成する。ＦＡＸデータ送信部１５４は、ＦＡＸデータ生成部１５３で生成されたＦＡＸデータをＭＦＰ２００に送信する。
【００２５】
図４は、本発明の実施形態において宛先情報をピックアップするための設定ファイル（宛先情報ピックアップテーブル）の例を示した図である。ここでは、宛先情報として、ＦＡＸ番号、宛先名、会社名、メッセージ等の項目について、文書の種類に応じてキーワード及び位置情報を設定する。例えばＦＡＸ番号の頭にＦＡＸというワードが含まれている文書を使用する場合は、キーワードにＦＡＸと設定しておく。また、位置情報で定義することも可能とする。位置情報は座標位置を示す情報である。送付状の有無は、例えばＯＮ／ＯＦＦで定義する。送信文書は、機器のハードディスクに保存されている送信文書番号を指定し、あるいはＰＣやネットワーク共有サーバー上の特定ファイルを指定することを可能とする。
【００２６】
図５は、本発明の実施形態に係るクライアントＰＣが行うＦＡＸデータの生成送信処理の流れを示したフローチャートである。前提として、送信しようとする文書データの文書種類の宛先情報ピックアップファイルについて、各項目の設定がなされており、送付状等の定型文書データ及び該宛先情報ピックアップファイルがクライアントＰＣ１００の記憶装置１１０に保持されているものとする。
【００２７】
まず、アプリケーション１４０は、ＦＡＸ送信対象の文書データをドライバ１５０に送出する（ステップＳ１）。具体的には、アプリケーション上で文書データについて印刷命令を出すことで行う。以降、ドライバ１５０の各機能部によりＦＡＸデータの生成、送信処理が行われる。
【００２８】
文書解析部１５１は、アプリケーションからの文書データに送付状が含まれるか判断し、送付状がない場合（ステップＳ２／ＮＯ）、取得した文書データについて文書種類の解析を行う（ステップＳ３）。文書解析部１５１は文書種類を特定した後、送付状生成部１５２に文書種類の情報を送信する。
【００２９】
送付状生成部１５２は、取得した文書データの文書種類の情報をもとに記憶装置１１０内を検索する。当該文書種類に対応する宛先情報ピックアップファイルが存在する場合（ステップＳ４／ＹＥＳ）、該宛先情報ピックアップファイルに基づいて送付状データの生成を行う（ステップＳ５）。具体的には、アプリケーションから取得した印刷用のテキストデータの中から、宛先情報ピックアップファイルにおける各項目の設定情報をもとにＦＡＸ番号、宛名等の宛先情報を取得し、これら宛先情報を送付状の定型文書データに埋め込んで送付状データを生成する。
【００３０】
送付状生成部１５２は、生成した送付状データと取得した宛先情報をＦＡＸデータ生成部１５３に渡す。ＦＡＸデータ生成部１５３は、送付状データ、アプリケーション１４０からの文書データ、ＦＡＸ番号データをＦＡＸ送信データとして生成し（ステップＳ６）、ＦＡＸデータ送信部１５３に送出する。ＦＡＸデータ送信部１５３は、受け取ったＦＡＸ送信データをＦＡＸ送信要求とともにＭＦＰ２００に送信する（ステップＳ７）。
【００３１】
なお、アプリケーション１４０から送出されるデータは、上記の説明ではそのまま文書としてＦＡＸ送信できる状態のものとしたが、少なくとも宛先情報と文書種類を特定できるだけの情報とが含まれていればよい。アプリケーション１４０から送出されるデータがこれらの情報のみ含まれているものである場合、文書解析部１５１が文書の種類を特定し、送付状生成部１５２が、該種類に対応する定型文書データを記憶装置１１０から読み出し、この定型文書データをもとにＦＡＸ送信する文書データを生成するように構成してもよい。例えば宛名と差出人程度の情報で足りる挨拶状や回覧文書のような文書で活用することができる。
【００３２】
また、アプリケーション１４０から送出されるデータは、宛先情報、文書種類を特定できるだけの情報に加えて、数字や場所等の文書特性に応じた必要な情報が含まれるものでもよい。これは、見積書や請求書等の文書を定型文書データにより生成する場合を想定している。この場合、文書特性に応じた必要な情報をピックアップするための特性情報ピックアップファイルを、宛先情報ピックアップファイルとは別に記憶装置１１０に保持しておく。特性情報ピックアップファイルにより取得した金額や場所等の情報を、定型文書データに埋め込んでＦＡＸ送信する文書データを生成することができる。
【００３３】
定型文書データを用いてＦＡＸ送信する文書データを生成する場合、各定型文書データに文書番号を設定して記憶装置１１０に保持しておき、宛先情報ピックアップファイルや特性情報ピックアップファイルの送信文書の項目（図４）で文書番号を指定することで、文書種類に対応した定型文書データを用いた文書データ作成が可能である。また、ＭＦＰ側に文書データを保持させておき、これをＦＡＸ送信する文書データとして用いることも可能である。この場合も同様で、ＭＦＰに保持する文書データに文書番号を設定しておき、各ピックアップファイルで文書番号を指定して、ＭＦＰ側の文書データを用いた文書データ作成を行う。
【００３４】
本実施形態によれば、ＰＣＦＡＸドライバ用あるいはＦＡＸの宛先に使用できる特定のデータベースへの登録作業や、ＦＡＸ番号の直接入力作業等を行わずに簡潔に送付状の作成、ＰＣＦＡＸ送信することができる。
【００３５】
また、本実施形態によれば、ＰＣからのＦＡＸ送信時に、送信する原稿の所在地を別管理することで、本体で送信原稿をスキャンしてＨＤＤへ保存しておき、ＰＣ側から簡易的に宛て先指定して蓄積した原稿をＦＡＸ送信することができる。
【００３６】
なお、上述する実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、上記実施形態のみに本発明の範囲を限定するものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更を施した形態での実施が可能である。
【００３７】
すなわち、本実施形態におけるクライアントＰＣで実行されるプログラムは、先に述べた各機能部（文書解析部１５１、送付状生成部１５２、ＦＡＸデータ生成部１５３、ＦＡＸデータ送信部１５４）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウエアを用いて具体的手段を実現する。すなわち、コンピュータ（ＣＰＵ）が所定の記録媒体（ＲＯＭ）からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段が主記憶装置上にロードされて生成される。
【００３８】
本実施形態におけるクライアントＰＣで実行されるプログラムは、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納され、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供されるように構成してもよい。また、上記プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供あるいは配布するように構成してもよい。
【００３９】
また、上記プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルで、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、不揮発性のメモリカード等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されるように構成してもよい。また、上記プログラムは、ＲＯＭ等にあらかじめ組み込んで提供するように構成してもよい。
【００４０】
この場合、上記記録媒体から読み出された又は通信回線を通じてロードし実行されたプログラムコード自体が前述の実施形態の機能を実現することになる。そして、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成する。
【符号の説明】
【００４１】
１００    クライアントＰＣ
１１０    記憶装置
１１１    宛先情報ピックアップファイル
１２０    入力装置
１３０    表示装置
１４０    アプリケーションソフト
１５０    ドライバ
１５１    文書解析部
１５２    送付状生成部
１５３    ＦＡＸデータ生成部
１５４    ＦＡＸデータ送信部
１６０    パラレルＩ／Ｆ
１７０    ＵＳＢ  Ｉ／Ｆ
１８０    ネットワークＩ／Ｆ
２００    ＭＦＰ
３００    ＬＡＮ
４００    公衆回線
５００    ＵＳＢデバイス
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４２】
【特許文献１】特開２００１−２３８０３０号公報
【図１】
2011182175.tif 000003
【図２】
2011182175.tif 000004
【図３】
2011182175.tif 000005
【図４】
2011182175.tif 000006
【図５】
2011182175.tif 000007