(57)【要約】【課題】適した会議室の選択及び適した会議室に先約者があった場合の先約者の変更を、人の判断を介在させずに自動で行い、会議室を有効に利用する。【解決手段】希望日時と、予約属性とを含む予約受付部２１と、複数の会議室について、会議室属性と、設定予約の有無と、その予約属性とを記憶した予約状況記憶部１０と、予約属性を満たす会議室属性を有する候補会議室について、予約状況記憶部を参照して、空きを判定する予約判定部２２と、判定の結果、空きがないときは、希望日時の候補会議室に設定済みの予約を、設定済み予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替る予約振替部２３と、予約判定部による判定の結果、予約希望日時の候補会議室に空きがあるときは、その候補会議室に予約設定し、予約振替部が行われたときは、振替によって空いた予約希望日時の候補会議室に予約を設定する予約設定部２４とを備える。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
予約希望日と、予約希望時間帯と、希望人数を含む予約属性と、を含む会議室予約要求を受け付ける手段と、
複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性と、会議室ごとの日別、時間帯別の設定済み予約の有無と、前記設定済み予約の予約属性と、を記憶した予約状況記憶部と、
前記会議室予約要求に含まれる予約属性を満たす会議室属性を有する候補会議室について、前記予約状況記憶部を参照して、前記予約希望日の前記予約希望時間帯に空きがあるか否かを判定する予約判定手段と、
前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがないときは、前記予約希望日の前記予約希望時間帯の前記候補会議室に設定済みの予約を、前記設定済み予約の予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替る振替手段と、
前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがあるときは、空いている候補会議室に前記会議室予約要求にかかる予約を設定し、前記振替手段による振替が行われたときは、前記振替によって空いた前記予約希望日の前記予約希望時間帯の候補会議室に、前記会議室予約要求にかかる予約を設定する予約手段と、を備える会議室予約システム。
【請求項２】
前記予約状況記憶部に記憶されている会議室属性には、各会議室が設けられている拠点と、所定の通信装置を用いて拠点間の遠隔会議が可能な遠隔会議室であるか否かを示す情報と、が含まれていて、
前記会議室予約要求の予約属性には、さらに、遠隔会議希望の有無と、遠隔会議を行う２以上の拠点と、各拠点での希望人数と、が含まれていて、
前記予約判定手段は、前記２以上の拠点についてそれぞれ予約判定を行い、
前記振替手段は、前記２以上の拠点についてそれぞれ振替を行い、
前記予約手段は、前記２以上の拠点のそれぞれについて、前記会議室予約要求にかかる予約設定を行う、請求項１に記載の会議室予約システム。
【請求項３】
前記会議室予約要求には、優先順位が付けられた予約希望日及び予約希望時間帯の組が複数含まれていて、
前記予約判定手段は、前記優先順位に従って、前記候補会議室の空きの有無を判定する、請求項１または２に記載の会議室予約システム。
【請求項４】
前記予約状況記憶部には、各予約の予約レベルがさらに記憶されていて、
前記振替手段は、前記予約レベルが所定以下の予約の振替を行う、請求項１から３のいずれかの項に記載の会議室予約システム。
【請求項５】
前記予約手段において、前記会議室予約要求にかかる予約を設定することができないときには、先約者へ予約キャンセルを促すためのキャンセル情報を含む通知を行う、請求項１から４のいずれかの項に記載の会議室予約システム。
【請求項６】
コンピュータが行う方法であって、前記コンピュータが、
予約希望日と、予約希望時間帯と、希望人数を含む予約属性と、を含む会議室予約要求を受け付けるステップと、
複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性と、会議室ごとの日別、時間帯別の設定済み予約の有無と、前記設定済み予約の予約属性とを、予約状況記憶部に記憶するステップと、
前記会議室予約要求に含まれる予約属性を満たす会議室属性を有する候補会議室について、前記予約状況記憶部を参照して、前記予約希望日の前記予約希望時間帯に空きがあるか否かを判定する予約判定ステップと、
前記予約判定ステップによる判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがないときは、前記予約希望日の前記予約希望時間帯の前記候補会議室に設定済みの予約を、前記設定済み予約の予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替るステップと、
前記予約判定ステップによる判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがあるときは、空いている候補会議室に前記会議室予約要求にかかる予約を設定し、前記振替が行われたときは、前記振替によって空いた前記予約希望日の前記予約希望時間帯の候補会議室に、前記会議室予約要求にかかる予約を設定するステップと、を備える会議室予約方法。
【請求項７】
会議室を予約するためのコンピュータプログラムであって、
予約希望日と、予約希望時間帯と、希望人数を含む予約属性と、を含む会議室予約要求を受け付ける手段と、
複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性と、会議室ごとの日別、時間帯別の設定済み予約の有無と、前記設定済み予約の予約属性とを、予約状況記憶部に記憶する手段と、
前記会議室予約要求に含まれる予約属性を満たす会議室属性を有する候補会議室について、前記予約状況記憶部を参照して、前記予約希望日の前記予約希望時間帯に空きがあるか否かを判定する予約判定手段と、
前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがないときは、前記予約希望日の前記予約希望時間帯の前記候補会議室に設定済みの予約を、前記設定済み予約の予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替る機能と、
前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがあるときは、空いている候補会議室に前記会議室予約要求にかかる予約を設定し、前記振替手段による振替が行われたときは、前記振替によって空いた前記予約希望日の前記予約希望時間帯の候補会議室に、前記会議室予約要求にかかる予約を設定する手段とを、コンピュータ上に実現させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議室の有効利用を図る会議室予約システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、会議室の有効利用を図る会議室予約システムとして、例えば特許文献１に記載のものが知られている。
【０００３】
特許文献１の会議室予約システムにあっては、会議室予約希望者が予約したい会議室を指定し、検索の結果その会議室が既に予約されていたときには、その先約の会議関係者に会議日程の変更を要請する。そして、その要請が了承された場合に、先約会議の予約変更を行い、これにより空いた会議室の予約設定を行っていた。
【０００４】
また、先約者、会議予約希望者がともに会議日程を変更できない場合であって、かつ、先約者側に比べて会議予約希望者側の会議のほうが参加人数が多く、先約者側に会議室の変更をしてもらわない限り会議予約希望者の予約設定ができない場合には、先約者側の指定日時に空きのある、参加人数以上の収容人員を有する代替会議室を検索し、先約の会議関係者にその代替会議室への変更を要請する。そして、その要請が了承された場合に、先約会議の予約変更を行い、これにより空いた会議室の予約設定を行っていた。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開平１１−３５３３９０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１記載のシステムには次のような課題がある。
【０００７】
まず、先約の会議関係者に会議日程等の変更を要請しなければならず、その了承後に先約者側の変更及び会議予約希望者側の予約設定を行うため、処理に大変時間がかかってしまっていた。
【０００８】
また、変更を要請された先約者側も、再度日程調整等を行わなければならず、大変な手間と煩わしさを伴っていた。
【０００９】
さらに、人の判断が介在することで、例えば社内会議のために上記システムを用いた場合には、社内における上下関係などから、変更要請をしにくい場合や、逆に重要な会議であるにも関わらず、要請を断りにくいなど、単に適した会議室への変更という観点からはずれた様々な問題が発生してしまっており、適切にシステムを使用することが難しくなってしまっていた。
【００１０】
従って、本発明の目的は、会議予約希望者に適した会議室を選択するとともに、その適した会議室に先約があった場合には、先約者の予約を、人の判断が介在することなく、自動で振替ることを可能にすることで、会議室の有効利用を図ることである。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の一つの実施態様に従う会議室予約システムは、予約希望日と、予約希望時間帯と、希望人数を含む予約属性と、を含む会議室と、複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性と、会議室ごとの日別、時間帯別の設定済み予約の有無と、前記設定済み予約の予約属性と、を記憶した予約状況記憶部と、前記会議室予約要求に含まれる予約属性を満たす会議室属性を有する候補会議室について、前記予約状況記憶部を参照して、前記予約希望日の前記予約希望時間帯に空きがあるか否かを判定する予約判定手段と、前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがないときは、前記予約希望日の前記予約希望時間帯の前記候補会議室に設定済みの予約を、前記設定済み予約の予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替る振替手段と、前記予約判定手段による判定の結果、前記予約希望日、前記予約希望時間帯の前記候補会議室に空きがあるときは、空いている候補会議室に前記会議室予約要求にかかる予約を設定し、前記振替手段による振替が行われたときは、前記振替によって空いた前記予約希望日の前記予約希望時間帯の候補会議室に、前記会議室予約要求にかかる予約を設定する予約手段と、を備える。
【００１２】
好適な実施態様では、前記予約状況記憶部に記憶されている会議室属性には、各会議室が設けられている拠点と、所定の通信装置を用いて拠点間の遠隔会議が可能な遠隔会議室であるか否かを示す情報と、が含まれていて、記会議室予約要求の予約属性には、さらに、遠隔会議希望の有無と、遠隔会議を行う２以上の拠点と、各拠点での希望人数と、が含まれていて、前記予約判定手段は、前記２以上の拠点についてそれぞれ予約判定を行い、前記振替手段は、前記２以上の拠点についてそれぞれ振替を行い、前記予約手段は、前記２以上の拠点のそれぞれについて、前記会議室予約要求にかかる予約設定を行うようにしてもよい。
【００１３】
好適な実施態様では、前記会議室予約要求には、優先順位が付けられた予約希望日及び予約希望時間帯の組が複数含まれていて、前記予約判定手段は、前記優先順位に従って、前記候補会議室の空きの有無を判定するようにしてもよい。
【００１４】
好適な実施態様では、前記予約状況記憶部には、各予約の予約レベルがさらに記憶されていて、前記振替手段は、前記予約レベルが所定以下の予約の振替を行うようにしてもよい。
【００１５】
好適な実施態様では、前記予約手段において、前記会議室予約要求にかかる予約を設定することができないときには、先約者へ、予約キャンセルを促すためのキャンセル情報を含む通知を行うようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施形態にかかる会議室予約システムの構成図である。
【図２】会議室予約要求の入力フォームの一例を示す図である。
【図３】会議室情報ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図４】会議室適合パターンＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図５】予約スケジュールＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図６】設定予約状況ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態に係る会議室予約システムの処理手順を示すフローチャートである。
【図８】図７の空室予約処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図９】図７の振替予約処理の処理手順を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下、本発明の一実施形態に係る会議室予約システムとして、社内会議のための会議室予約システムを一例に挙げ、図面を参照して詳細に説明する。
【００１８】
図１は、本実施形態にかかる会議室予約システムの全体構成図である。
【００１９】
本システムは、例えば図１のように、会議室予約装置１と、複数の拠点に設けられた複数の端末装置４とを備える。会議室予約装置１は、グローバルネットワーク２ａ及びローカルネットワーク２ｂを介して、各拠点の端末装置４に接続される。
【００２０】
会議室予約装置１は、例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明する会議室予約装置１内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。
【００２１】
グローバルネットワーク２ａは、専用線などによる社内ネットワークや、インターネットなど周知のネットワークで構成されている。また、ローカルネットワーク２ｂは、各拠点の社内ＬＡＮなど周知のネットワークで構成されている。
【００２２】
端末装置４は、オフィス内のＰＣなど周知な情報処理装置を用いる。例えば、端末装置４として携帯電話機など通信機能を備えた可搬型の情報処理装置を用いてもよい。
【００２３】
会議室予約装置１は、その内部に、会議室予約要求を受け付ける手段としての予約受付部２１と、予約判定手段としての予約判定部２２と、振替手段としての予約振替部２３と、予約手段としての予約設定部２４と、予約状況記憶部１０とを備える。
【００２４】
予約受付部２１は、予約希望日と、予約希望時間帯と、希望人数を含む予約属性と、を含む会議室予約要求を受け付ける。会議室予約要求は、以下に説明するように、優先順位が付けられた予約希望日及び予約希望時間の組を複数含むようにしてもよい。
【００２５】
予約受付部２１は、例えば、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）などで記述された会議室予約要求を入力するフォームを表示させるためのデータを端末装置４に提供する。そして、端末装置４から、会議室予約要求を入力するフォームに入力された会議室予約要求を受け付ける。
【００２６】
図２に、会議室予約要求を入力するフォームの一例として、予約要求フォーム３０を示す。予約要求フォーム３０は、日時情報の入力領域３１０、会議内容情報の入力領域３２０、及び、主催者情報の入力領域３３０を有する。
【００２７】
日時情報の入力領域３１０には、優先順位が付けられた希望日及び希望時間帯の組が入力される。ここでは優先順位付けは、第１希望３１１、第２希望３１２、及び、第３希望３１３の３組の入力領域を設けることによって実行される。
【００２８】
会議内容情報の入力領域３２０には、予約属性と、各予約の予約レベルとして、顧客参加３２２の有無及び役員参加３２３の有無に関する情報とが入力される。
【００２９】
予約属性には、希望人数と、遠隔会議希望の有無と、拠点と、会議参加の希望人数とが含まれる。また、遠隔会議を希望する場合には、予約属性には、その２以上の拠点と、各拠点での希望人数とがさらに含まれる。
【００３０】
遠隔会議希望の有無は、会議の種類の選択領域３２１において、対面会議かＴＶ会議かのいずれかを選択することで設定される。ここで、対面会議とは、一拠点の１つの会議室内に参加者全員が集う会議であり、ＴＶ会議とは、ネットワーク２ａ、２ｂを介することで、複数拠点の会議室間において、リアルタイムで相手の顔をＴＶで見ながら進行する遠隔会議である。なお、遠隔会議はＴＶ会議には限られず、ネットワークを利用することで、遠隔地の会議室間においてリアルタイムに進行される会議であれば、例えば音声のみによる会議など、どのような形態の会議であってもよい。
【００３１】
会議の種類の選択領域３２１において、対面会議を選択した場合には、会議予約希望者は、希望する拠点情報として、第１拠点３２４、及び、会議の参加希望人数として、第１人数３２４ａのみをその入力領域に入力する。
【００３２】
他方、ＴＶ会議を選択した場合には、会議予約希望者は、希望する複数の拠点情報をその入力領域に入力することができる。図２に示す例では、第１拠点の入力領域３２４に札幌、第２拠点の入力領域３２５に福岡と、２つの拠点が入力されており、札幌の会議室の参加希望人数として、第１人数３２４ａに５名が、福岡の会議室の参加希望人数として、第２人数３２５ａに７名が入力されている。なお、拠点は３以上であってもよい。
【００３３】
主催者情報３３０の入力領域には、主催者氏名３３１と主催者連絡先３３２とが入力される。
【００３４】
予約状況記憶部１０には、複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性と、会議室ごとの日別、時間帯別の設定済み予約の有無と、設定済み予約の予約属性と、が記憶される。
【００３５】
具体的には、予約状況記憶部１０は、図１に示すように、会議室情報データベース１１と、会議室適合パターンデータベース１２と、予約スケジュールデータベース１３と、設定予約状況データベース１４とを備える（データベースについて、以下ＤＢと記載する。）。
【００３６】
会議室情報ＤＢ１１には、複数の会議室について、各会議室の収容人数を含む会議室属性１１０が記憶される。図３に、会議室情報ＤＢ１１に格納されるのデータ構造の一例として、会議室属性１１０を示す。会議室属性１１０は、データ項目として、各会議室が設けられている拠点１１１と、会議室１１２と、所定の通信装置を用いて拠点間の遠隔会議が可能な遠隔会議室であるか否かを示す情報としてのＴＶ会議の可否１１３と、最大収容人数１１４とを有する。
【００３７】
会議室適合パターンＤＢ１２には、会議室属性１１０に基づいて定まる、会議室適合パターン情報１２０が記憶される。図４に、会議室適合パターンＤＢ１２に格納されるデータ構造の一例として、会議室適合パターン情報１２０を示す。
【００３８】
会議室適合パターン情報１２０では、拠点１２７ごとに、会議の種類１２１及び参加人数１２２に対する会議室の候補１２３〜１２６が定められている。
【００３９】
会議の種類１２１は、遠隔会議か否かを示すデータ項目である。図４では、ＴＶ会議か対面会議かが示されている。
【００４０】
参加人数１２２は、会議への参加人数であり、最大収容人数１１４に応じて適宜設定される。例えば、図４においては、札幌を拠点１２７とした、参加人数１２２は、２０〜１１名、１０〜６名、５〜１名に設定されている。これは、図３において、札幌を拠点１１１とした各会議室（Ａ〜Ｄ）の最大収容人数１１４（２０名、１０名、５名）に適応させものである。
【００４１】
一の拠点における、候補の抽出と順位付けについて、図３、４を参照して、以下に説明する。
【００４２】
候補（第１〜４）１２３〜１２６は、会議室属性１１０を参照して抽出される。例えば、候補１２３〜１２６には、会議室適合パターン情報１２０の会議の種類１２１及び参加人数１２２に対応する、会議室属性１１０のＴＶ会議の可否１１３及び最大収容人数１１４を有する会議室１１２が抽出される。
【００４３】
会議の種類１２１に対応する候補１２３〜１２６の抽出方法を説明する。会議の種類１２１が「ＴＶ会議」の場合は、ＴＶ会議の可否１１３が「可能」な会議室１１２のみが候補１２３〜１２６となる。他方、対面会議はＴＶ会議可能な会議室でも行えるため、会議の種類１２１が「対面会議」の場合は、ＴＶ会議の可否１１３は、「可能」、「不可能」のどちらであっても候補１２３〜１２６となる。
【００４４】
参加人数１２２に対応する候補１２３〜１２６の抽出方法を説明する。まず、参加人数１２２の範囲内の最大収容人数１１４をもつ会議室１１２が、候補１２３〜１２６となる。さらに、参加人数１２２の上限値よりも大きい値の最大収容人数１１４をもつ会議室１１２も、候補１２３〜１２６となりうる。
【００４５】
続いて、抽出された候補１２３〜１２６には、順位が付けられる。図４にあっては、候補１２３〜１２６は、その優先度の高い順に第１候補１２３〜第４候補１２６となっている。以下に、図示例における、候補１２３〜１２６の順位付けの方法を説明する。
【００４６】
順位は、会議室適合パターン情報１２０の、会議の種類１２１及び参加人数１２２と、会議室属性１１０の、ＴＶ会議の可否１１３及び最大収容人数１１４とを比較して決定される。
【００４７】
会議の種類１２１が「対面会議」の場合、ＴＶ会議の可否１１３が「不可能」な会議室１１２が、高い順位の候補１２３〜１２６となる。
【００４８】
参加人数１２２の範囲に最大収容人数１１４が含まれる会議室１１２が、高い順位の候補１２３〜１２６となる。加えて、この候補１２３〜１２６が複数あった場合には、最大収容人数１１４が少ない会議室１１２ほど、候補１２３〜１２６の順位は高くなる。
【００４９】
参加人数１２２よりも多くの最大収容人数１１４をもつ会議室１１２は、参加人数１２２の範囲内の最大収容人数１１４の会議室１１２よりも、候補１２３〜１２６の順位は低くなる。加えて、この候補１２３〜１２６が複数あった場合には、最大収容人数１１４が多い会議室１１２ほど、候補１２３〜１２６の順位は低くなる。
【００５０】
一般に、会議室利用にあっては、会議への参加人数１２２に極力近い最大収容人数１１４の会議室を利用するほど、その利用効率は高くなる。このため、上記の候補の抽出及び順位付けは、後述する予約及び振替での空き会議室判定の際に、なるべく最適な収容人数が選択されるように、設定したものである。候補の抽出及び順位付けは、上記の方法に限られず、どのような方法で行ってもよいものである。
【００５１】
予約スケジュールＤＢ１３には、各拠点の会議室ごとの日別・時間帯別の設定済み予約の有無を含む、スケジュール情報１３０が記憶される。図５に、予約スケジュールＤＢ１３のデータ構造の一例として、スケジュール情報１３０を示す。
【００５２】
スケジュール情報１３０は、そのデータ項目として、日付１３５別に、拠点１３１と、会議室１３２と、時間帯１３３と、予約ＩＤ欄１３４とを有する。
【００５３】
時間帯１３３は、拠点１３１ごとの各会議室１３２について、所定の単位時間の幅で設定される。図示例にあっては単位時間の幅は３０分で設定されている。しかしながら、異なる単位時間の幅、例えば１５分や１時間など、に設定してもよい。
【００５４】
予約ＩＤ欄１３４には、各予約を識別するために付与されるＩＤが、拠点１３１別、会議室１３２別、時間帯１３３別に格納される。つまり、予約済みの場合、後述する設定予約情報１４０において付与された予約ＩＤ１４１が、予約ＩＤ欄１３４に格納される。他方、予約が設定されてなく、会議室が空きの場合には、予約ＩＤ欄１３４はブランク「−」となる。
【００５５】
設定予約状況ＤＢ１４には、設定済み予約の予約属性を含む、設定予約情報１４０が記憶される。図６に設定予約状況ＤＢ１４のデータ構造の一例として、設定予約情報１４０を示す。
【００５６】
設定予約情報１４０は、データ項目として、予約ＩＤ１４１、予約日１４２、主催者１４３、連絡先１４４、各予約の予約レベルとしての会議室移動フラグ１４５、会議の種類１４６、予約設定日１４７、拠点１４８ａ、１４９ａ、拠点毎の、会議室１４８ｂ、１４９ｂ、時間１４８ｃ、１４９ｃ、及び、人数１４８ｄ、１４９ｄの情報を有する。なお、会議室移動フラグ１４５は、予約要求フォーム３０の顧客参加の有無３２２、及び、役員参加の有無３２３に対応するデータ項目である。
【００５７】
会議室移動フラグ１４５は、設定予約後に、別の会議室への変更を認めるか否かを示すフラグである。会議室移動フラグ１４５は、各予約の予約レベルに基づいて、所定レベル以上か所定レベル未満かがフラグとして記憶される。つまりは、上述の予約要求フォーム３０において、顧客参加３２２若しくは役員参加３２３のいずれかを「有」とした場合には、予約レベルが所定以上の重要な会議であるため、会議室移動フラグ１４５に「不可」が設定される。反対に、顧客参加３２２若しくは役員参加３２３のいずれをも無とした場合には、予約レベルが所定未満の会議であるため、会議室移動フラグ１４５に「可」が設定される。
【００５８】
予約判定部２２は、会議室予約要求に含まれる予約属性を満たす会議室属性１１０を有する候補会議室について、予約状況記憶部１０を参照して、予約希望日の予約希望時間帯に空きがあるか否かを判定する。
【００５９】
予約判定部２２は、例えば、予約要求フォーム３０に入力された会議室予約要求に基づき、会議室適合パターン情報１２０を参照して、会議室予約要求に対応した候補１２３〜１２６を抽出する。例えば、予約要求フォーム３０の、会議の種類３２１、拠点３２４、３２５、及び、人数３２４ａ、３２５ａと、会議室適合パターン情報１２０の、拠点１２７、会議の種類１２１、及び、参加人数１２２とを比較し、これらすべてが合致したものについて、対応する一または複数の候補１２３〜１２６を抽出する。
【００６０】
次に、予約判定部２２は、予約要求フォーム３０の予約希望日及び予約希望時間帯３１１〜３１３について、抽出された候補１２３〜１２６が、それぞれ空き会議室であるか否かを判定する。
【００６１】
具体的には、スケジュール情報１３０を参照し、抽出された候補１２３〜１２６に対応する会議室１３２について、予約希望日及び予約希望時間帯３１１〜３１３に対応する日付１３５及び時間帯１３３の予約ＩＤ欄１３４に、予約ＩＤ１４１が設定されているか否かを判定する。
【００６２】
この空き会議室の判定は、時間帯１３３について、予約希望時間帯３１１〜３１３の幅すべての予約ＩＤ欄１３４に予約ＩＤ１４１が設定されていなかった場合に「空き」と判定され、予約希望時間帯３１１〜３１３の幅の予約ＩＤ欄１３４に、１つでも予約ＩＤ１４１が設定されていた場合には、「予約済み」と判定される。
【００６３】
なおここで、複数の候補１２３〜１２６が抽出された場合にあっては、上記空き会議室の判定は、第１候補１２３から第２候補１２４、第３候補１２５、第４候補１２６と順番に行われ、これは、空き会議室が発見されるか若しくは候補１２３〜１２６がなくなるまで行われる。
【００６４】
また、予約判定部２２は、希望の拠点３２４、３２５が２以上ある場合には、２以上の拠点１３１についてそれぞれ上記判定を行う。
【００６５】
さらに、予約判定部２２には、優先順位に従って、候補会議室の空きの有無を判定する予約状況判定部を含んでもよい（図示しない）。
【００６６】
例えば予約状況判定部は、予約要求フォーム３０において、日時情報の第１希望３１１、第２希望３１２、及び、第３希望３１３の３組の入力領域に入力された予約希望日及び予約希望時間帯の組について、優先順位に従って逐次上記予約判定を行う。この場合は、空き会議室が発見されるか若しくは、予約希望日及び予約希望時間帯の組がすべて判定されるまで行われる。
【００６７】
予約振替部２３は、予約判定部２２による判定の結果、予約希望日、予約時間帯の候補会議室に空きがないときは、予約希望日の予約希望時間帯の候補会議室に設定済みの予約を、設定済み予約の予約属性を満たす会議室属性を有する他の会議室へ振替る。
【００６８】
予約判定部２２において、候補となる会議室１３２の、希望する日付１３５、時間帯１３３の予約ＩＤ欄１３４に、既に他の予約ＩＤ１４１が設定されていた場合には、予約振替部２３は、設定予約情報１４０を参照して、その予約ＩＤ１４１の会議の種類１４６、拠点１４８ａ、１４９ａ、会議室１４８ｂ、１４９ｂ、人数１４８ｄ、１４９ｄを抽出する。
【００６９】
次に予約振替部２３は、会議室適合パターン情報１２０を参照して、抽出された会議の種類１４６、拠点１４８ａ、１４９ａ、会議室１４８ｂ、１４９ｂ、及び、人数１４８ｄ、１４９ｄと、拠点１２７、会議の種類１２１、参加人数１２２とを比較する。そして、予約振替部２３は、これら抽出された情報すべてに合致した、拠点１２７、会議の種類１２１及び参加人数１２２に対応する候補１２３〜１２６が、予約済み会議室の他にあるか否かを判定する。
【００７０】
上記判定の結果、予約済み会議室の他に候補１２３〜１２６があった場合には、予約振替部２３は、その候補１２３〜１２６について空き会議室の判定を行う。
【００７１】
空き会議室の判定は、上記予約判定部２２による空き会議室の判定と同様に行われる。すなわち、スケジュール情報１３０を参照し、抽出された候補１２３〜１２６に対応する会議室１３２について、予約希望日及び予約希望時間帯３１１〜３１３に対応する日付１３５及び時間帯１３３の予約ＩＤ欄１３４に、既に他の予約ＩＤ１４１が設定されているか否かを判定する。判定結果及び複数の候補１２３〜１２６があった場合の処理も、前記空き会議室判定と同様に行われる。
【００７２】
空き会議室判定の結果、他の候補１２３〜１２６に空きがあった場合には、その候補１２３〜１２６への振替を行う。振替とは、先約者の予約済み会議室を他の候補１２３〜１２６へ変更し、予約済み会議室を空きにすることである。
【００７３】
振替は、具体的には、先約者の予約について、設定予約情報１４０の予約ＩＤ１４１に対応する会議室１４８ｂ、１４９ｂを、予約振替部２３の空き会議室判定で空きと判定された会議室に変更すると共に、スケジュール情報１３０の、変更前の会議室１３２について、その日付１３５のその時間帯１３３の予約ＩＤ欄１３４に、既に設定されていた予約ＩＤ１４１を取り消すことである。
【００７４】
さらに、予約振替部２３は、振替を行う拠点１４８ａ、１４９ａが２以上ある場合には、２以上の拠点１３１についてそれぞれ上記振替を行う。
【００７５】
予約設定部２４は、予約判定部２２による判定の結果、予約希望日、予約希望時間帯の候補会議室に空きがあるときは、空いている候補会議室に会議室予約要求にかかる予約を設定し、予約振替部２３による振替が行われたときは、振替によって空いた予約希望日の予約希望時間帯の候補会議室に会議室予約要求にかかる予約を設定する。
【００７６】
前述した予約判定部２２の空き会議室判定において「空き」と判定された場合には、予約設定部２４は、設定予約情報１４０に、会議予約希望者の予約ＩＤ１４１を登録し、この予約ＩＤ１４１に対応させて、「空き」と判定された会議室情報１４８ａ〜ｄ、１４９ａ〜ｄ、及び、他の登録情報１４１〜１４７を設定登録する。加えて、予約設定部２４は、設定予約情報１４０に登録した予約ＩＤ１４１を、スケジュール情報１３０の当該会議室１３２のその日付１３５及び時間帯１３３における予約ＩＤ欄１３４に設定する。
【００７７】
また、予約判定部２２において空き会議室がなく、予約振替部２３において先約者の予約が振替られた場合には、予約設定部２４は、設定予約情報１４０に、会議予約希望者の予約ＩＤ１４１を登録し、この予約ＩＤ１４１に対応させて、振替により先約者の予約が取り消された会議室情報１４８ａ〜ｄ、１４９ａ〜ｄ、及び、他の登録情報１４１〜１４７とを設定登録する。加えて、予約設定部２４は、設定予約情報１４０に設定された予約ＩＤ１４１を、振替により空きとなった会議室１３２のその日付１３５及び時間帯１３３における予約ＩＤ欄１３４に設定する。
【００７８】
さらに、予約設定部２４は、設定すべき拠点１４８ａ、１４９ａが２以上ある場合には、２以上の拠点１３１についてそれぞれ上記予約設定を行う。
【００７９】
以下に、本実施形態にかかる会議予約システムの処理手順について、図７〜９を参照して説明する。
【００８０】
図７は、本実施形態にかかる会議室予約システムの処理手順を示すフローチャートである。
【００８１】
図７に示すように、会議室予約要求は、会議予約希望者が、端末装置４から予約要求フォーム３０に入力し、予約受付部２１により受け付けられる（Ｓ１）。
【００８２】
次に、空室予約処理が実行される（Ｓ２）。空室予約処理においては、予約判定部２２において予約判定を行い、空室があった場合には、予約設定部２４において設定予約される。空室予約処理の詳細は後述する。
【００８３】
次にＳ３へ進む。ここでは、空室予約処理（Ｓ２）において設定予約（図８、Ｓ２４）が行われたか否かの判定を行う（Ｓ３）。
【００８４】
設定予約が行われた場合には（Ｓ３：ＹＥＳ）、以下に説明する振替予約処理（Ｓ４）及び振替予約完了の判定（Ｓ５）をせず、他の拠点があるか否かの判定（Ｓ９）へと進む。
【００８５】
また、空室がなく、設定予約が行われなかった場合には（Ｓ３：ＮＯ）、振替予約処理（Ｓ４）を行う。
【００８６】
振替予約処理（Ｓ４）は、予約振替部２３において、設定予約済みの会議室の振替が可能か否かの判定が行われる。振替が可能であった場合には、先約者の予約の振替を行い、予約設定部２４において、当該会議室への会議予約希望者の設定予約が行われる。振替予約処理の詳細は後述する。
【００８７】
振替予約処理が終了すると（Ｓ４）、振替予約が完了したか否かの判定が行われる（Ｓ５）。
【００８８】
Ｓ５において振替予約処理が完了していなかった場合には（Ｓ５：ＮＯ）、既に設定したその日時における他拠点の予約があるときは、そのキャンセル処理を行う（Ｓ６）。
【００８９】
続いて、次の希望日時３１２、３１３があるか否かの判定を行う（Ｓ７）。次の希望日時３１２、３１３がある場合には（Ｓ７：ＹＥＳ）、前述した予約状況判定部において、その希望日時３１２、３１３について空室予約処理（Ｓ２）から順次行う。
【００９０】
次の希望日時３１２、３１３がない場合には（Ｓ７：ＮＯ）、先約者へ予約のキャンセルを促すためのキャンセル情報を含む通知を行った上で（Ｓ８）、処理を終了する。本通知は、先約者側の都合により、既に会議がキャンセルになっていたにも関わらず、先約者が本システム上の会議室の予約取り消し処理を行うのを忘れていたときなどに効果を奏する。
【００９１】
一方、Ｓ５において振替予約が完了した場合には（Ｓ５：ＹＥＳ）、他拠点の予約希望があるか否かの判定が行われる（Ｓ９）。他拠点の予約希望があった場合には（Ｓ９：ＹＥＳ）、その拠点について、空室予約処理（Ｓ２）から順次処理を行う。他拠点の希望がなかった場合には（Ｓ９：ＮＯ）、処理は終了となる。
【００９２】
図８は、図７の空室予約処理の処理手順を示すフローチャートである。図７の空室予約処理（Ｓ２）について、図８を参照して詳細に説明する。
【００９３】
まず、Ｓ１で受け付けられた予約要求フォーム３０に入力された情報のうち、第１拠点３２４及び第１人数３２４ａに合致した、会議室適合パターン情報１２０のその拠点１２７の、会議の種類１２１及び参加人数１２２に対応する、すべての候補１２３〜１２６が抽出される（Ｓ２１）。
【００９４】
次に、候補１２３〜１２６の中から一の候補が選択され（Ｓ２２）、スケジュール情報１３０を参照して、空き会議室判定が行われる（Ｓ２３）。空き会議室判定の結果、空きがあれば（Ｓ２３：空きあり）、予約設定部２４による設定予約が行われ空室予約処理は終了し、図７のＳ３へ進む。
【００９５】
他方、空きがないとき（Ｓ２３：空きなし）、つまりは、スケジュール情報１３０の予約ＩＤ欄１３４に、先約者の予約ＩＤ１４１がすでに登録されていた場合は、次候補１２３〜１２６があるか否かの判定が行われる（Ｓ２５）。
【００９６】
次候補１２３〜１２６があった場合には（Ｓ２５：あり）、次の一の候補１２３〜１２６が選択され（Ｓ２２）、空き会議室判定がわれる（Ｓ２３）。次候補がない場合には（Ｓ２５：なし）、空室予約処理は終了し、図７のＳ３へ進む。
【００９７】
図９は、図７の振替予約処理の処理手順を示すフローチャートである。図７の振替予約処理（Ｓ４）について、図９を参照して詳細に説明する。
【００９８】
まず、空室予約処理（Ｓ２）の空き会議室判定（Ｓ２３）を行った際、既に予約ＩＤ欄１３４に設定済みであった、先約者の既存予約ＩＤ１４１が抽出される（Ｓ４０）。
【００９９】
次に、抽出された先約者の既存予約ＩＤ１４１のうち１つが選択される（Ｓ４１）。
【０１００】
複数の先約者の既存予約ＩＤ１４１が抽出された場合に、そのうちの１つの予約ＩＤ１４１をどのように選択とするかについては、予めルールを設定してもよい。ルールは、例えば、先約者の既存予約ＩＤ１４１のうち、人数１４８ｄの少ない会議から順に選択したり、予約設定日１４７が遅い会議から順に選択したり、若しくは、会議室適合パターン情報１２０を参照して、その候補１２３〜１２６の順に、降順または昇順に選択したりなど、好みに応じて設定できる。
【０１０１】
次に、選択された先約者の既存予約ＩＤ１４１について、設定予約情報１４０を参照して、会議室移動が可能か否かの判定が行われる（Ｓ４２）。
【０１０２】
会議室移動フラグ１４５が「不可」であった場合には（Ｓ４２：不可）、予約ＩＤ欄１３４に、他の先約者の既存予約ＩＤ１４１があるか否かの判定に進む（Ｓ４９）。会議室移動フラグ１４５が「可」であった場合には（Ｓ４２：可）、振替先候補が抽出される（Ｓ４３）。
【０１０３】
振替先候補抽出（Ｓ４３）は、先約者の既存予約ＩＤ１４１に対応する、拠点１４８ａ、１４８ｂ及び人数１４８ｄ、１４９ｄに合致した、会議室適合パターン情報１２０のその拠点１２７の、会議の種類１２１及び参加人数１２２に対応する、すべての候補１２３〜１２６が抽出される（Ｓ２１）。
【０１０４】
抽出された候補１２３〜１２６より、一の候補（例えば１２３）が選択される（Ｓ４４）。
【０１０５】
選択された候補１２３について、スケジュール情報１３０を参照して、空き会議室判定が行われる（Ｓ４５）。判定の結果空きがあった場合には（Ｓ４５：空きあり）、先約者既存予約の変更及び通知処理へ進む（Ｓ４６）。判定の結果空きがなかった場合には（Ｓ４５：空きなし）、次候補があるか否かの判定へ進む（Ｓ４８）。
【０１０６】
予約変更及び通知処理は（Ｓ４６）、Ｓ４５で空きのあった会議室について、スケジュール情報１３０の振替先の予約ＩＤ欄１３４に、先約者の既存予約ＩＤ１４１を新たに設定するとともに、振替元の予約ＩＤ欄１３４に設定されていた、先約者の既存予約ＩＤ１４１を取り消す。また、設定予約情報１４０の、先約者の既存予約ＩＤ１４１に対応する会議室１４８ｂ、１４９ｂ情報を変更する。さらに、先約者に予約が変更されたことをメールなどで通知する。
【０１０７】
続いて、予約設定部２４において会議予約希望者の設定予約が行われる（Ｓ４７）。
【０１０８】
Ｓ４５において、選択された会議室に空きがなかった場合には（Ｓ４５：空きなし）、次候補１２３〜１２６があるか否かが判定され（Ｓ４８）、次候補１２３〜１２６がある場合には（Ｓ４８：あり）、その次候補１２３〜１２６についてＳ４４から順次実行される。次候補１２３〜１２６がない場合には（Ｓ４８：なし）、Ｓ４９へ進む。
【０１０９】
Ｓ４９は他に先約者の既存予約があるか否かの判定である。他に既存予約がなかった場合には（Ｓ４９：なし）、振替予約処理は終了し、図７のＳ５へ進む。他に既存予約があった場合には（Ｓ４９：あり）、その既存予約が選択されてＳ４１以降の処理が繰り返し続行される。
【０１１０】
以上、本実施形態によれば、会議予約希望者が、予約希望日と希望時間帯、希望人数等の予約属性を入力することで、希望日時における適切な会議室の抽出及び空き会議室判定と、空き会議室があった場合の会議予約希望者の予約設定とを自動で行うことができるとともに、その会議室に先約のあった場合には、先約者の予約に対する、適切な会議室の抽出及び空き会議室判定と、空きがあった場合の、先約者の既存予約の振替及び振替元への会議予約希望者の予約設定とを自動で行うことができる。これにより、会議予約者、先約者の両者がともに適切な会議室に設定予約でき、処理時間の削減や、日程の再調整などの手間も軽減されて会議室を有効に利用することができる。
【０１１１】
また、本実施形態によれば、先約者の予約の振替を自動で行うことで、従来技術のように、先約者へ予約の振替を要請せずにすむので、要請しにくい場合や、逆に要請を断りにくい場合など、人間関係の煩わしさを少なくして、適切な会議室へ振替を行うことができ、会議室をさらに有効に利用できる。
【０１１２】
また、本実施形態によれば、会議予約希望者が、ＴＶ会議などの遠隔会議を希望する場合であっても、同時に会議を行う２以上の拠点について、それぞれに適切な会議室を抽出し、空きがあれば予約設定できるとともに、少なくとも一の拠点で、適切な会議室への予約設定ができなかった場合には、その拠点について、先約者の振替を自動で行うことができる。これにより、利便性よく、効率的な会議室予約が可能となる。
【０１１３】
また、本実施形態によれば、予約希望日及び予約時間帯の組を優先順位とともに複数設定できるため、会議室の設定予約を、さらに高い確率で行うことができる。
【０１１４】
また、本実施形態によれば、例えば一度設定した予約を振替られては困るような、所定の予約レベル以上の重要な会議にあっては、振替を行わない設定ができることで、柔軟なシステムの使用が可能となる。
【０１１５】
また、本実施形態によれば、先約者の予約の振替ができず、会議予約希望者の予約設定ができない場合には、先約者へキャンセルを促すための通知をすることで、会議のキャンセルし忘れを防止し、効率のよい会議室の有効利用をさらに図ることができる。
【０１１６】
本実施形態にあっては、予約要求フォーム３０における希望時間には、会議開催の予定時間が記載されていた。しかしながら、希望時間のうちの何時間というような範囲指定としてもよい。
【０１１７】
この場合、例えば「１０時００分〜１８時００分のうちの１２０分」と指定したならば、空き会議室判定（Ｓ２３）の際に、スケジュール情報１３０の当該希望日の候補となる会議室１３２について、１０時００分〜１８時００分の間の時間帯１３３を、単位時間（ここでは３０分）ごとに１０時００分から順次検索する。そして、１２０分の連続する空きが確保できたときに、「空きあり」と判定される。このように指定できることで、会議室の設定予約をさらに高い確率で行うことができる。
【０１１８】
本実施形態にあっては、振替予約が完了せず、会議予約希望者の予約が完了しなかった場合に、キャンセルを促す通知（Ｓ８）をした上で処理を終了していたが、これに限られない。キャンセルを促す通知（Ｓ８）に代えて、キャンセルの有無の問い合せなどをしてもよい（図示なし）。これは例えば、先約者にキャンセルの有無を問い合せ、専用フォームなどにより、先約者がキャンセル有りか無しかを選択して返信するものである。
【０１１９】
キャンセルの有無の問い合わせ処理は、例えば他拠点のキャンセル処理Ｓ６の前に行われる。この場合、キャンセル無しの場合には、Ｓ６へと進む。他方、キャンセル有りの場合には、振替予約処理（Ｓ４）へと進む。このようにすることで、先約者のキャンセルし忘れを防止するとともに、キャンセル確認後の処理も自動化でき、処理の効率化を図れる。
【０１２０】
本実施形態にあっては、社内会議室予約システムを説明したが、当該会議室予約システムは、社内会議の使用には限られない。
【０１２１】
上述した本発明の実施形態は、本発明の説明のための例示であり、本発明の範囲をそれらの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。当業者は、本発明の要旨を逸脱することなしに、他の様々な態様で本発明を実施することができる。
【符号の説明】
【０１２２】
１０    予約状況記憶部
１１    会議情報ＤＢ
１２    会議室適合パターンＤＢ
１３    予約スケジュールＤＢ
１４    設定予約状況ＤＢ
２１    予約受付部
２２    予約判定部
２３    予約振替部
２４    予約設定部
【図１】
2011048505.tif 000003
【図２】
2011048505.tif 000004
【図３】
2011048505.tif 000005
【図４】
2011048505.tif 000006
【図５】
2011048505.tif 000007
【図６】
2011048505.tif 000008
【図７】
2011048505.tif 000009
【図８】
2011048505.tif 000010
【図９】
2011048505.tif 000011