(57)【要約】【課題】ハードディスクに保存されたデータへのアクセス履歴に基づいてデータファイルを処理して、所望のデータへ容易にアクセスできるようにするとともに、ハードディスクを有効的に使用する。【解決手段】ＣＰＵは、アクセスされないデータを集約フォルダに移動させるステップと、集約フォルダのデータが削除対象として指定されると（Ｓ１５００にてＹＥＳ）、ログインユーザに削除権限がないと（Ｓ１５３０またはＳ１５５０にてＮＯ）削除できないことを表示するステップ（Ｓ１５４０、Ｓ１５６０）と、削除権限があると（Ｓ１５３０またはＳ１５５０にてＹＥＳ）指定されたデータを削除するステップ（Ｓ１５７０）とを含むプログラムを実行する。【選択図】図９
2011055340.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の画像データを予め保存しておいて、前記複数の画像データの中からユーザにより指定された画像データを処理するデータ処理装置であって、
前記画像データが指定された回数を検出するための検出手段と、
前記回数に基づいて、前記回数が多い画像データを保存する第１の領域と、前記回数が少ない画像データを保存する第２の領域とを区別して、前記複数の画像データを保存するための保存手段と、
前記第１の領域に保存された画像データを指定するための情報を、前記第２の領域に保存された画像データを指定するための情報よりも優先して表示するための表示手段と、
前記表示された情報に基づいて、複数の画像データの中から画像データをユーザが指定するための指定手段と、
前記指定された画像データを処理するための処理手段と、
前記第２の領域に保存された画像データを削除するための削除手段とを含む、データ処理装置。
【請求項２】
前記第２の領域に保存された画像データを、前記第１の領域に移動するための移動手段をさらに含む、請求項１に記載のデータ処理装置。
【請求項３】
前記第１の領域は通常フォルダであり、前記第２の領域は集約フォルダであり、
前記移動手段は、前記集約フォルダから前記通常フォルダへ移動させるための手段を含む、請求項２に記載のデータ処理装置。
【請求項４】
前記第１の領域は複数のフォルダで構成され、
前記移動手段は、前記集約フォルダから、前記集約フォルダへ移動される前のフォルダへ移動させるための手段を含む、請求項３に記載のデータ処理装置。
【請求項５】
前記削除手段は、削除不可情報が付与された画像データを除いて削除するための手段を含む、請求項１〜請求項４のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項６】
前記データ処理装置を操作するユーザが画像データを削除する権限を備えているか否かを判定するための手段をさらに含み、
前記削除手段は、前記権限を備えている場合に、前記画像データを前記保存手段から削除するための手段を含む、請求項１〜請求項４のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項７】
前記削除手段は、削除不可情報が付与された画像データであっても、前記削除不可情報が付与された画像データを削除する権限を備えている場合に、前記削除不可情報が付与された画像データを前記保存手段から削除するための手段を含む、請求項６に記載のデータ処理装置。
【請求項８】
前記権限は、画像データを保存したユーザに付与される、請求項６または請求項７に記載のデータ処理装置。
【請求項９】
前記権限は、データ処理装置の管理者に付与される、請求項６または請求項７に記載のデータ処理装置。
【請求項１０】
前記表示手段は、前記第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を、画像データが削除される可能性の高い順に従って、表示するための手段を含む、請求項１〜請求項９のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項１１】
前記表示手段は、保存日時からの経過時間順、最新指定日時からの経過時間順、指定回数順、指定頻度順および保存容量順のいずれかに従って、前記第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を表示するための手段を含む、請求項１０に記載のデータ処理装置。
【請求項１２】
前記表示手段は、前記第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を、画像データに共通する項目でまとめて、表示するための手段を含む、請求項１〜請求項９のいずれかに記載のデータ処理装置。
【請求項１３】
前記表示手段は、保存者毎、一時保存フォルダ毎および類似画像データ毎のいずれかでまとめて、前記第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を表示するための手段を含む、請求項１２に記載のデータ処理装置。
【請求項１４】
請求項１〜請求項１３のいずれかに記載のデータ処理装置を備えた画像形成装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ハードディスクに代表されるデータ記憶装置（データ保存装置）を備え、ユーザの要求に応じてハードディスクに保存されたデータにアクセスするデータ処理装置に関し、特に、最近の記憶装置の大容量化に伴い多くのデータが保存されている場合であってもユーザが所望のデータを容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用できるデータ処理装置に関する。また、本発明は、このようなデータ処理装置を備えた画像形成装置にも関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンタ機能またはコピー機能等を備えた画像形成装置をネットワークに接続し、これらを複数のユーザで利用するケースが多くなっている。また、このような画像形成装置の１つである複合機（ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ））のように、コピーモード、画像通信モード（代表的にはファクシミリ通信モードがある。なお、以下において、ファクシミリをＦＡＸまたはファクスと記載する場合がある。）、ネットワーク対応のプリンタモード、およびスキャナモードのように複数のモードを有するものも多くなってきている。なお、画像通信モードとして、画像データを、公衆回線を用いて送受信するファクシミリ通信モード、インターネット回線を用いて送受信するインターネットファクシミリ通信モードおよび電子メールに添付する形式で送受信する電子メール通信モード（スキャンｔｏメール）、ＭＦＰ自体の記憶装置に画像データを転送する画像転送モード、ネットワーク回線を用いて画像データを特定のフォルダ（ＭＦＰ以外のコンピュータのハードディスクに作成されたフォルダ等）に転送する画像転送モード（スキャンｔｏフォルダ）等がある。
【０００３】
このようなＭＦＰにおいては、コピーモード、プリンタモードまたは画像通信モードにおけるジョブの実行時に、原稿の画像データまたはプリントデータ（コンピュータから送信されてきたプリントデータを一旦記憶した場合をホールドプリントデータという場合もある。）を、ＭＦＰに内蔵されたハードディスクに保存する機能を備えている。以下においては、この機能をドキュメントファイリングと記載する。なお、このような機能であれは、この名称に限定されない。
【０００４】
このドキュメントファイリング機能を使用すると、コピーまたは画像送信を行なうと同時に、原稿の画像データをハードディスクに保存する。保存の際に、ユーザ名、ファイル名、保存先のフォルダ等を設定できるので、ファイル管理を好適に行なうことができる。なお、プリントまたは画像送信を行なわずに、スキャナモードでスキャンした原稿の画像データをハードディスクに保存することもできる（スキャン保存機能）。この際にも同じようにファイル管理を行なうことができる。このようにドキュメントファイリング機能またはスキャン保存機能（このスキャン保存機能はドキュメントファイリング機能の下位機能であってもよい。）で保存した画像データを用いて、必要なときに、プリントまたは画像送信することができる。
【０００５】
一方、最近のＭＦＰにおいては、内蔵するハードディスクの記憶容量の増大に伴い、非常に多くの画像データを保存することができる。また、このようなＭＦＰは多くのユーザで共用される場合が多く、このように共用される場合には、ＭＦＰに内蔵されるハードディスクにさらに多くの他人の画像データが記憶される。多くのユーザが共用するＭＦＰにおいては、内蔵ハードディスクに保存されている画像データの数がさらに多くなり、多くの画像データの中から所望の画像データを捜し出す必要があるので、必要な画像データを容易に指定することが困難になる。たとえば、フォルダが指定できたとしても、１つのフォルダに非常に多くの画像データが保存されていると、そのフォルダ内における画像データファイル名の一覧を表示するページが複数で構成される場合がある。このような場合、複数のページの中から所望の画像データが保存された画像データのファイル名を捜し出すことになる。これに対しては、ハードディスクの画像データ記憶領域をシステム管理者等がメンテナンスして、長期間使用されていない（データアクセスされていない）画像データを整理する必要がある。
【０００６】
このような画像データ記憶領域のメンテナンスに直接的に関係するものではないが、特開平７−１３７３２号公報（特許文献１）は、パーソナル・コンピュータなどの情報処理システムにおいて、プログラムまたはプログラムとデータとの組合せを示すアイコンが長期間未使用であることをユーザが知ることができる表示方法を開示する。この特許文献１に開示されたアイコン表示方法は、表示画面上にアイコンを表示し、表示されたアイコンを選択的に指定することにより、そのアイコンに対応する情報を指定する。この表示方法は、アイコンが最後に指定された時点以降の経過時間を計時し、この計時時間が特定時間を超えたときはアイコンの表示形態を変更することにより警告表示したり、この計時時間が特定時間より長い他の特定時間を超えたときは警告表示されたアイコンを表示画面から消去したりする。
【０００７】
このアイコン表示方法によると、一定の経過時間使用されなかった情報（アイコン）をユーザが知ることができ、また、このアイコン表示を消去することにより表示画面を有効利用することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開平７−１３７３２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
しかしながら、特許文献１に開示されたアイコン表示方法では、消去されたアイコンは、表示画面に表示されることがなくなるだけに過ぎない。すなわち、一定の経過時間使用されなかったアイコンが所定のフォルダへ移動されるに過ぎない。
【００１０】
このようなアイコン表示方法を、画像データ記憶領域のメンテナンスに適用したところで、長期間使用されていない画像データファイルを所定のフォルダへ移動させるだけで、移動後もそのフォルダに残存し続ける。このため、そのフォルダに保存され続ける限り、ハードディスクの空き容量が増えることがなくシステムリソースを有効的に使用することにならない。なお、特許文献１の移動対象は記憶容量が小さい（画像データに比べると圧倒的に小さい）アイコンであるので、この点において、所定のフォルダへ移動させたアイコンを処理する必要がないものと考えられる。
【００１１】
さらに、このフォルダへ移動された画像データにアクセスしたい場合およびこのフォルダへ移動された画像データを削除したい場合には、特定のフォルダへ単に集約されている多くの画像データの中から、所望の画像データを指定する必要がある。しかしながら、単に集約されている画像データの中から、削除しても構わない画像データを指定することには相当の困難を伴う。削除しても構わない画像データを指定することが困難であると、特定のフォルダへ多くの画像データが移動された後において削除することなく保存され続ける。このため、特定のフォルダに保存された画像データに気付かないで、その画像データを同じ画像データを再度新たに保存することも考えられる。これでは、ハードディスクを有効的に使用しているとは言えない。
【００１２】
その結果、結局は、集約されたフォルダに画像データが多く蓄積されるだけであり、そのフォルダをメンテナンスできず、さらにそのフォルダに移動された画像データの中から所望の画像データに適切にアクセスできなければ、上述したように、システムリソースを有効的に使用することにならない。
【００１３】
したがって、本発明の目的は、ハードディスクのような記憶装置（保存装置）に多くのデータを記憶している場合であっても、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用できるデータ処理装置およびそれを備えた画像形成装置を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１４】
本発明に係るデータ処理装置は、複数の画像データを予め保存しておいて、複数の画像データの中からユーザにより指定された画像データを処理する。このデータ処理装置は、画像データが指定された回数を検出するための検出手段と、回数に基づいて、回数が多い画像データを保存する第１の領域と、回数が少ない画像データを保存する第２の領域とを区別して、複数の画像データを保存するための保存手段と、第１の領域に保存された画像データを指定するための情報を、第２の領域に保存された画像データを指定するための情報よりも優先して表示するための表示手段と、表示された情報に基づいて、複数の画像データの中から画像データをユーザが指定するための指定手段と、指定された画像データを処理するための処理手段と、第２の領域に保存された画像データを削除するための削除手段とを含む。
【００１５】
このデータ処理装置によると、処理対象の候補として予め保存された複数の画像データから処理される画像データが指定される。この場合において、指定された回数が高い画像データを指定するための情報は指定された回数が少ない画像データよりも優先して表示するために、指定された回数の高い画像データを指定しやすい。特に、多くのユーザでこの装置が共用される場合に、多くのユーザに指定された回数の高い画像データを指定しやすい。さらに、第２の領域に保存された指定された回数が少ない画像データは削除することができるので保存領域の空き容量が増加する。その結果、多くのデータを保存している場合であっても、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用することができる。
【００１６】
このデータ処理装置は、第２の領域に保存された画像データを、第１の領域に移動するための移動手段をさらに含むように構成することができる。この場合において、第１の領域は通常フォルダであり、第２の領域は集約フォルダであるように構成することができ、このときには、移動手段は、集約フォルダから通常フォルダへ移動させるための手段を含むように構成することができる。さらに、第１の領域は複数のフォルダで構成することができ、このときには、移動手段は、集約フォルダから、集約フォルダへ移動される前のフォルダへ移動させるための手段を含むように構成することができる。
【００１７】
集約フォルダへ保存された画像データであっても、集約フォルダから、通常フォルダへ移動されたり、集約フォルダから、集約フォルダへ移動される前のフォルダへ移動されたりするので、指定される回数が多くなると、通常フォルダで保存して、優先的に表示される。このため、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができる。
【００１８】
削除手段は、削除不可情報が付与された画像データを除いて削除するための手段を含むように構成することができる。
【００１９】
保存手段から画像データを削除すると保存領域の空き容量が増加するので、システムリソース上は好適であるが、削除することを回避したい画像データも存在する。このような場合には、画像データに削除不可情報を付与しておくことにより、保存手段から削除されなくすることができる。
【００２０】
データ処理装置を操作するユーザが画像データを削除する権限を備えているか否かを判定するための手段をさらに含むように構成することができる。この場合には、削除手段は、権限を備えている場合に、画像データを保存手段から削除するための手段を含むように構成することができる。さらに、削除手段は、削除不可情報が付与された画像データであっても、削除不可情報が付与された画像データを削除する権限を備えている場合に、削除不可情報が付与された画像データを保存手段から削除するための手段を含むように構成することができる。ここで、権限は、画像データを保存したユーザ、データ処理装置の管理者に付与されるように構成することができる。
【００２１】
画像データを削除する権限を備えている場合にのみ画像データを保存手段から削除するので、必要な画像データを誤って削除することを抑制できる。また、削除不可情報が付与された画像データが多くなると、結局、保存領域の空き容量が増加しなくなる。これを回避するために、削除不可情報が付与された画像データを削除する権限を備えている場合には、削除不可情報が付与された画像データを保存手段から削除することができるようにする。これにより、削除不可情報が付与された画像データが多くなっても、保存領域の空き容量を増加させることができる。さらに、このような権限を、画像データを保存したユーザに付与すれば自己の責任で画像データを削除することができ、データ処理装置の管理者に付与すれば管理者の責任で画像データを削除することができる。
【００２２】
表示手段は、第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を、画像データが削除される可能性の高い順に従って、表示するための手段を含むように構成することができる。ここで、この表示手段は、保存日時からの経過時間順、最新指定日時からの経過時間順、指定回数順、指定頻度順および保存容量順のいずれかに従って、第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を表示するための手段を含むように構成することができる。
【００２３】
画像データが削除される可能性の高い順に従って、削除する画像データを指定するための情報が表示されるので、削除する画像データを指定し易くなる。特に、保存日時からの経過時間が長い順、最新指定日時からの経過時間が長い順、指定回数が少ない順順、指定頻度が少ない順および保存容量が大きい順に表示すると、これらの順で画像データが削除される可能性の高いといえるので、ユーザは削除する画像データを容易に指定することができる。
【００２４】
表示手段は、第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を、画像データに共通する項目でまとめて、表示するための手段を含むように構成することができる。ここで、表示手段は、保存者毎、一時保存フォルダ毎および類似画像データ毎のいずれかでまとめて、第２の領域に保存された画像データを指定するための情報を表示するための手段を含むように構成することができる。
【００２５】
保存者は自己が保存した画像データの内容を認識しているので削除データを指定しやすく、一時保存フォルダに保存された画像データは元々一時的な保存を前提としていたため削除される可能性が高く、類似する画像データは１つの画像データを残せば他の画像データは削除してもよい。このため、これらをまとめて表示することにより、ユーザは削除する画像データを容易に指定することができる。
【００２６】
この発明の別の局面に係る画像形成装置は、上述したいずれかのデータ処理装置を備えた画像形成装置である。
【００２７】
この画像形成装置が備えるデータ処理装置によると、処理対象の候補として予め保存された複数の画像データから処理される画像データが指定される。この場合において、指定された回数が高い画像データを指定するための情報は指定された回数が少ない画像データよりも優先して表示するために、指定された回数の高い画像データを指定しやすい。特に、多くのユーザでこの装置が共用される場合に、多くのユーザに指定された回数の高い画像データを指定しやすい。さらに、第２の領域に保存された指定された回数が少ない画像データは削除することができるので保存領域の空き容量が増加する。その結果、多くのデータを保存している場合であっても、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用することができる画像形成装置を提供することができる。
【発明の効果】
【００２８】
本発明に係るデータ処理装置およびそれを備えた画像形成装置によると、これらの装置がハードディスクのような記憶装置に多くのデータを記憶している場合であっても、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本発明の実施の形態に係る画像形成装置１５０の外観を示す斜視図である。
【図２】図１に示す画像形成装置１５０の内部構成を簡略化して示す図である。
【図３】図１に示す画像形成装置１５０のハードウェア構成を示す機能ブロック図である。
【図４】図１に示す画像形成装置１５０に記憶されるデータ保存テーブルを示す図である。
【図５】図１に示す画像形成装置１５０に記憶されるデータ使用管理テーブルを示す図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る画像形成装置で実行されるドキュメントファイリング（データアクセス）処理プログラムの制御構造を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る画像形成装置で実行される自動集約処理プログラムの制御構造を示すフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態に係る画像形成装置で実行される移動処理プログラムの制御構造を示すフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係る画像形成装置で実行される削除処理プログラムの制御構造を示すフローチャートである。
【図１０】図３に示す表示パネル１７２に表示されるシステム設定画面を示す図である。
【図１１】図３に示す表示パネル１７２に表示されるデータ初期保存（データ登録）画面を示す図である。
【図１２】図３に示す表示パネル１７２に表示されるログイン画面を示す図である。
【図１３】図３に示す表示パネル１７２に表示されるフォルダ指定画面を示す図である。
【図１４】図３に示す表示パネル１７２に表示されるデータ指定画面（標準フォルダ）を示す図である。
【図１５】図３に示す表示パネル１７２に表示される操作指定画面（標準フォルダ）を示す図である。
【図１６】図３に示す表示パネル１７２に表示されるデータ指定画面（集約フォルダ）を示す図である。
【図１７】図３に示す表示パネル１７２に表示される操作指定画面（集約フォルダ）を示す図である。
【図１８】図３に示す表示パネル１７２に表示される削除操作警告画面（その１）を示す図である。
【図１９】図３に示す表示パネル１７２に表示される削除操作警告画面（その２）を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下の説明において、同一の部品には同一の参照番号を付す。それらの機能および名称も同一である。したがって、それらに関する詳細な説明は繰返さない。また、以下においては、本発明に係る画像形成装置は、ＭＦＰであるとして説明する。しかしながら、本発明はこれに限定されず、内蔵された記憶装置（代表的にはハードディスク）に、ユーザがアクセス可能に多くのデータを保存する装置であればよく、ＭＦＰに限定されるものではない。したがって、画像形成部を備えない装置（画像を形成するのではなく指定された画像データを送信するのみの画像通信装置）は、本発明におけるデータ処理装置である。また、これ以降の説明においては、「ファクシミリ」、「ファクス」および「ＦＡＸ」を特に区別しないで使用する。
【００３１】
以下に本発明の実施の形態に係る画像形成装置（複合機またはデータ処理装置）について説明する。この画像形成装置は、上述したデータ処理装置を含む構成を備えるものである。
【００３２】
［画像形成装置（ハードウェア）］
図１は、画像形成装置１５０の外観構成を示す図である。図２は、画像形成装置１５０の内部構成を簡略化して示す図である。図３は、画像形成装置１５０のハードウェア構成を示す機能ブロック（制御ブロック）図である。
【００３３】
図１および図２を参照して、画像形成装置１５０は、原稿読取部１５２、画像形成部１５４、給紙部１５６、および排紙処理装置１５８を備える。ここで、画像形成装置（ＭＦＰ）１５０の基本的な機能である、コピーモード、ファクシミリモードおよびスキャナモード（スキャン保存モード）における動作を説明することによって、画像形成装置１５０の内部構成の説明とする。
【００３４】
−コピーモード−
以下において、コピーモードでの動作説明を行なう。このコピーモードにおいては、主として、原稿読取部（以下、スキャナ部と記載する場合がある。）１５２および画像形成部１５４が動作することによりコピー機能が実現される。
【００３５】
画像形成装置１５０においては、原稿載置台に置かれた原稿が原稿読取部１５２により画像データとして読取られ、読取られた画像データが図３に示すマイクロコンピュータ等から構成されるＣＰＵ３００に入力され、ここで、この画像形成装置１５０へログインしたユーザが指定した機能により画像データに各種の画像処理が施され、この画像データが画像形成部１５４へと出力される。
【００３６】
画像形成部１５４は、画像データによって示される原稿の画像を記録媒体（多くの場合、記録用紙）に印刷するものであって、感光体ドラム２２２、帯電装置２２４、レーザスキャンユニット（以下、「ＬＳＵ」と称する。）２２６、現像装置２２８、転写装置２３０、クリーニング装置２３２、定着装置２３４、および図示しない除電装置等を備えている。
【００３７】
画像形成部１５４には、主搬送路２３６および反転搬送路２３８が設けられており、給紙部１５６から給紙されてきた記録用紙が主搬送路２３６に沿って搬送される。給紙部１５６は、用紙カセット２４０に収納された記録用紙、または手差トレイ２４２に載置された記録用紙を１枚ずつ引出して記録用紙を画像形成部１５４の主搬送路２３６へと送り出す。
【００３８】
画像形成部１５４の主搬送路２３６に沿って記録用紙が搬送されている途中で、記録用紙が感光体ドラム２２２と転写装置２３０との間を通過し、更に定着装置２３４を通過して、記録用紙に対する印刷が行なわれる。
【００３９】
感光体ドラム２２２は、一方向に回転し、その表面は、クリーニング装置２３２と除電装置によりクリーニングされた後、帯電装置２２４により均一に帯電される。
【００４０】
ＬＳＵ２２６は、印刷対象の画像データに基づいてレーザ光を変調し、このレーザ光によって感光体ドラム２２２の表面を主走査方向に繰返し走査して、静電潜像を感光体ドラム２２２の表面に形成する。
【００４１】
現像装置２２８は、トナーを感光体ドラム２２２の表面に供給して静電潜像を現像し、トナー像を感光体ドラム２２２の表面に形成する。
【００４２】
転写装置２３０は、当該転写装置２３０と感光体ドラム２２２との間を通過していく記録用紙に感光体ドラム２２２の表面のトナー像を転写する。
【００４３】
定着装置２３４は、記録用紙を加熱するための加熱ローラ２４８と、記録用紙を加圧するための加圧ローラ２５０とを含む。記録用紙は、加熱ローラ２４８によって加熱され、かつ、加圧ローラ２５０によって加圧されることによって、記録用紙上に転写されたトナー像が記録用紙に定着される。この定着装置２３４へ供給される電力によりヒータを温めて加熱ローラ２４８の温度が定着に適した温度になるように制御されている。
【００４４】
主搬送路２３６と反転搬送路２３８との接続位置には、分岐爪２４４が配設されている。記録用紙の片面のみに印刷が行なわれる場合は、分岐爪２４４が位置決めされ、この分岐爪２４４により定着装置２３４からの記録用紙が排紙トレイ２４６または排紙処理装置１５８の方へと導かれる。
【００４５】
記録用紙の両面に印刷が行なわれる場合は、分岐爪２４４が所定方向に回動されて記録用紙が反転搬送路２３８の方へと導かれる。記録用紙は、反転搬送路２３８を通過して、その表裏を反転されて主搬送路２３６へと再び搬送され、主搬送路２３６の再度の搬送途中で、その裏面への印刷が行なわれて排紙トレイ２４６または排紙処理装置１５８の方へと導かれる。
【００４６】
上述のようにして印刷された記録用紙は、排紙トレイ２４６または排紙処理装置１５８の方へと導かれて排紙トレイ２４６に排出され、または排紙処理装置１５８の各排紙トレイ１６８のいずれかに排出される。
【００４７】
排紙処理装置１５８では、仕上げ機能を指定することにより仕上げ処理が実行されて、複数の記録用紙を各排紙トレイ１６８に仕分けして排出する処理、各記録用紙にパンチングする処理、および各記録用紙にステープルする処理が施される。たとえば、複数部の印刷物を作成する場合は、各排紙トレイ１６８に印刷物の一部ずつが割り当てられるように、各記録用紙を各排紙トレイ１６８に仕分けして排出し（ソート機能を指定）、排紙トレイ１６８毎に、排紙トレイ１６８上の各記録用紙にパンチング処理（パンチ機能を指定）またはステープル処理（ステープル機能を指定）を施して印刷物を作成する。この他に、印刷物をグループ分けするグループ機能もある。
【００４８】
−ファクシミリモード−
以下において、ファクシミリモードでの動作説明を行なう。このファクシミリモードにおいては、主として、送信動作は原稿読取部（スキャナ部）１５２およびＦＡＸ通信部１５５が動作することにより、受信動作はＦＡＸ通信部１５５および画像形成部１５４が動作することにより、ファクシミリ機能が実現される。なお、他のインターネットファクシミリ通信モード、電子メール通信モード（スキャンｔｏメール）についても、宛先がＦＡＸ番号ではなくコンピュータアドレスまたはメールアドレスになったり、通信インターフェイスがＦＡＸ通信部１５５ではなくネットワークインターフェイス（ネットワークＩＦ）３０４になったりする等の差異があるものの、画像データを通信するという点において、同様に動作する。
【００４９】
・送信動作
画像形成装置１５０においては、ファクシミリモードを指定して、原稿載置台に置かれた原稿が原稿読取部１５２により画像データとして読取られ、読取られた画像データが図３に示すマイクロコンピュータ等から構成されるＣＰＵ３００に入力され、ここで画像データに各種の画像処理が施され、この画像データがＦＡＸ通信部（図３のＦＡＸ通信部１５５）へと出力される。
【００５０】
送信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５は、指定された送信側の回線を指定された送信先に接続して、画像データをファクシミリ通信規格に合致した通信データへ変換して、受信側のファクシミリ装置（たとえばファクシミリ機能を備えた画像形成装置１５０）へ送信する。
【００５１】
・通信動作
回線が接続されると、受信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５は、送信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５からの通信要求信号を検出して、応答信号を送信する。その後、たとえば、ＦＡＸ通信部１５５は、送信側および受信側で互いに実装されている能力情報の受渡しを行ない利用可能な最大能力での通信速度および画像データの符号化・符号訂正方式などを決定してモデムの通信方式を設定する。この通信方式にあわせた画像信号形式を用いて、送信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５から受信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５へデータを送信する。送信が終了すると回線が切断される。
【００５２】
・受信動作
受信側の画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５は、受信したデータを画像データに変換して、画像形成部１５４へ送る。なお、受信したデータを画像データへ変換するのは画像形成部１５４であっても構わない。画像形成部１５４は、上述したコピーモードにおける動作と同じように、受信したデータから変換された画像データによって示される原稿の画像を記録用紙に印刷する。
【００５３】
−スキャナモード−
以下において、スキャナモードでの動作説明を行なう。このスキャナモードにおいては、主として、原稿読取部（スキャナ部）１５２が動作することによりスキャナ機能が実現される。
【００５４】
画像形成装置１５０においては、原稿載置台に置かれた原稿が原稿読取部１５２により画像データとして読取られ、読取られた画像データがＣＰＵ３００に入力され、ここで画像データに各種の画像処理が施され、この画像データに基づいて画像形成部１５４で記録用紙に画像が形成されたり、この画像データが画像形成装置１５０に内蔵された記憶装置（後述するハードディスク３０２）に記憶されたり（スキャン保存モード）、この画像データが公衆回線に接続された他の画像形成装置へＦＡＸ通信部１５５を介して送信されたり、この画像データがネットワークに接続されたコンピュータへネットワークＩＦ３０４を介して送信されたりする。
【００５５】
なお、スキャン保存モードでは、画像形成装置１５０においてユーザ名、ファイル名、保存先のフォルダ等を設定できるので、画像形成装置１５０単体でファイル管理を行なうことができる。本実施の形態に係る画像形成装置１５０は、このように画像形成装置１５０単体においてファイル管理が行なわれる場合に（ドキュメントファイリングモードまたはスキャン保存モードが実行される場合に）、画像形成装置１５０のハードディスク３０２に多くの画像データを記憶している場合であっても、ユーザが所望のデータに容易にアクセスすることができるとともに、システムリソースを有効的に使用できるように、ハードディスク３０２の画像データファイルをメンテナンスするという特徴を備える。
【００５６】
このような特徴は、画像形成装置１５０におけるハードウェア構成ならびに画像形成装置１５０を制御するハードウェアおよびソフトウェアにより実現されている。以下、この制御を実行するための、画像形成装置１５０に含まれるハードウェア構成（制御ブロック）について説明した後に、ソフトウェア構成（プログラム）について説明する。
【００５７】
［画像形成装置（制御ブロック）］
図３を参照して、画像形成装置１５０は、コピー機能、ファクシミリ機能およびスキャナ機能（ドキュメントファイリング機能を含む。）に関する設定が可能な操作装置１６６と、プログラム等を記憶するためのＲＯＭ３０６と、通電が遮断された場合であってもプログラムおよびデータ等を記憶可能な不揮発性記憶領域であるハードディスク３０２と、プログラムを実行する際の記憶領域を提供するためのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０８とを含む。なお、電源が投入されるとハードディスク３０２に記憶されたデータがＲＡＭ３０８へ転送される場合があり、後述する各種テーブルは、ハードディスク３０２またはＲＡＭ３０８に記憶されていることになる。
【００５８】
画像形成装置１５０はさらに、原稿読取部１５２、画像形成部１５４、ＦＡＸ通信部１５５、操作装置１６６、ＲＯＭ３０６、ハードディスク３０２、およびＲＡＭ３０８に接続されるバス３１０と、バス３１０に接続された、画像形成装置としての一般的機能を実現するためのＣＰＵ３００とを含む。
【００５９】
ハードディスク３０２は、たとえば数十ＧＢ（ギガバイト）程度の記憶容量を備え、ユーザにより画像データ記憶領域にフォルダを設定することができる。本実施の形態に係る画像形成装置１５０ではハードディスク３０２に、初期設定として、標準フォルダ、一時保存フォルダおよび集約フォルダが設定されている。これに加えて、ユーザがユーザフォルダを設定することもできる。
【００６０】
ＲＯＭ３０６には、画像形成装置１５０の動作を制御するのに必要なプログラムおよびデータ等が記憶されている。ＣＰＵ３００は、ＲＯＭ３０６に格納されているプログラムおよびデータに従って画像形成装置１５０の制御を行なうとともに画像形成装置１５０の各機能に関する制御を実行する。
【００６１】
図３に示すように、この画像形成装置１５０のＦＡＸ通信部１５５には、画像データの送受信用に公衆回線が接続され、ネットワークＩＦ３０４にはネットワーク回線が接続されている。このネットワーク回線には、この画像形成装置１５０をネットワーク対応のプリンタとして使用するコンピュータ等が接続されたり、インターネットを介してメール送受信可能なコンピュータ等が接続されたりする。
【００６２】
ＲＡＭ３０８は、ＣＰＵ３００による演算および処理の結果を一時的に記憶するワーキングメモリとしての機能と、画像データを記憶するフレームメモリとしての機能とを提供する。
【００６３】
原稿読取部１５２、画像形成部１５４、操作装置１６６の板状の操作パネル１７０および表示パネル１７２、ならびにＲＯＭ３０６、ハードディスク３０２、およびＲＡＭ３０８に対する制御は、ＣＰＵ３００が所定のプログラムを実行することにより行なわれる。
【００６４】
操作装置１６６は、操作装置１６６の表面の右側の領域に配置された、テンキー、およびその他の種々の操作ボタンであるハードウェアキーが備えられている板状の操作パネル１７０と、操作装置１６６の中央部から左側の領域に配置された、小型のタッチパネル一体型液晶表示装置から構成されている表示パネル１７２とを含む。操作パネル１７０と表示パネル１７２とは一つの筐体に保持され、操作装置１６６は全体として一体となるように構成されている。
【００６５】
この操作装置１６６においては、表示パネル１７２に、この画像形成装置１５０の動作状態、ユーザが所望の画像データを指定するためのフォルダ一覧およびファイル一覧、アクセスした画像データに対する操作を指定するための操作メニュー等が表示される。表示パネル１７２の液晶表示装置の表示領域上には選択ボタンが表示され、この選択ボタンの表示されている領域を指で押すと、タッチパネルがその押された位置を検出する。プログラム上で選択ボタンの表示位置とタッチパネルが押された位置とを照合することにより、画像形成装置１５０の機能設定および動作指示等が行なわれる。
【００６６】
本実施の形態に係る画像形成装置１５０は、この画像形成装置１５０が備えるハードディスク３０２に保存された画像データであって、ユーザにより画像データへのアクセス（印刷要求、送信要求、属性変更要求（たとえばファイルごとに設定されたパスワードの変更要求、削除可否フラグの変更、削除権限ユーザＩＤの変更等）、フォルダ移動要求等であってプレビュー表示要求（画像確認要求）は含まないものとする。）された履歴を記憶しておいて、アクセスの少ない画像データは通常のフォルダから集約フォルダへ移動させる。さらに、この集約フォルダへ移動された画像データを移動されたり削除させたりする。このため、ハードディスク３０２またはＲＡＭ３０８には、図４に示すフィールドを備えたデータ保存テーブルおよび図５に示すフィールドを備えたデータ使用管理テーブルが記憶される。
【００６７】
図４を参照して、このデータ保存テーブルは、登録ファイル番号（登録Ｎｏ（連続する自然数））をキーとして、少なくとも、この画像形成装置１５０のハードディスク３０２へ最初に保存されたときのフォルダ名を記憶する初期保存フォルダ名フィールドと、そのときの日時を記憶する初期保存日時フィールドと、そのときのユーザＩＤを記憶する初期保存ユーザＩＤフィールドと、この画像データのファイル名と、このファイルにパスワードが設定されている場合にはそのパスワードを記憶するファイルパスワードフィールドと、この画像データファイルの記憶容量を記憶する記憶容量フィールドと、この画像データファイルを削除できるか否かのフラグを記憶する削除可否フラグフィールドと、この画像データファイルを削除できる権限を有するユーザＩＤを記憶する削除権限ユーザＩＤフィールドとで構成されている。ユーザＩＤは、この画像形成装置１５０を使用するユーザを一意に識別するため情報である（たとえば社員番号）。
【００６８】
削除可否フラグに「１」がセットされているとこの画像データは削除不可能であることを意味し、削除不可フラグに「０」がセットされているとこの画像データは削除可能であることを意味する。
【００６９】
また、削除可否フラグに「０」がセットされている場合（この画像データは削除可能）には、削除権限ユーザＩＤに記憶されたユーザＩＤを有するユーザがこのデータを削除できる。削除可否フラグに「１」がセットされている場合（この画像データは削除不可能）であっても、削除権限ユーザＩＤに記憶されたユーザＩＤを有するユーザは特別権限を有するとしてこのデータを削除できる。なお、削除権限ユーザＩＤに特定のデータ（たとえば「００００」という存在しないユーザＩＤ）が記憶されている場合には、削除可否フラグにセットされているデータに関わらず、全てのユーザが削除できるとすることもできる。
【００７０】
図５を参照して、このデータ使用管理テーブルは、図４と同じように登録ファイル番号（登録Ｎｏ（連続する自然数））をキーとする。このデータ使用管理テーブルは、少なくとも、この画像データの現状の状態を示す「通常」（集約フォルダに移動されていない状態を示す。）または「集約」（集約フォルダに移動されている状態を示す。）を記憶するフィールドと、この画像データが記憶されている現状のフォルダ名が記憶される現状フォルダ名フィールドと、この画像データがアクセスされた最新の日時を記憶する最新アクセス日時フィールドと、その最新のアクセス者を記憶する最新アクセスユーザＩＤフィールドと、この画像データがアクセスされた回数を記憶するアクセス回数フィールドと、この画像データがアクセスされた頻度を記憶するアクセス頻度フィールドと、この画像データが集約フォルダに保存されている場合にはこの画像データが集約フォルダへ移動された移動日を記憶する集約フォルダへの移動日フィールドと、集約前に保存されていたフォルダ名を記憶する集約前のフォルダ名フィールドと、集約フォルダ内の画像データの類似度を判定するデータを記憶する集約前の類似度判定用データフィールドとで構成されている。
【００７１】
なお、現状の状態が「通常」とは画像データファイル名が通常のフォルダに表示されることを意味し、現状の状態が「集約」とは画像データファイル名が集約フォルダに表示されることを意味する。このため、現状の状態が「集約」の場合には、現状フォルダ名が「集約」となる。
【００７２】
アクセス頻度は、単位期間あたりのアクセス回数であって、単位期間が１ヶ月間であると、アクセス回数／１ヶ月となる。月度毎に算出した値が過去の最大値を上回ると新たな最大値としてアクセス頻度を記憶する。たとえば、ある画像データについては２００９年６月の頻度が過去において最大値であったとすると（この頻度が記憶されていたとすると）、現時点である２００９年７月の頻度を、アクセスが発生する毎に算出して、２００９年６月の頻度を超えた場合には、２００９年７月の頻度が記憶される。１年１２ヶ月の全てを３０日であるとして、アクセス回数／１ヶ月の分母を「１」とすると月間最大アクセス回数となる。なお、月間に限定されるものではない。アクセスのばらつきに応じて、単位期間は適宜設定される。
【００７３】
ここで、類似度判定用データについて説明する。全く同一の画像データであるか否かを判定するデータとしては、ハッシュ値を用いることができる。このハッシュ値は、画像データを一方向関数（ハッシュ関数）により演算することにより算出される。ハッシュ関数としては、「ＳＨＡ−１」、「ＭＤ５」等があり、画像データをこのハッシュ関数により演算することにより、ハッシュ値が生成される。このハッシュ関数は一方向関数であるため、生成されたハッシュ値からは元の画像データを推定することは不可能である。また、このハッシュ値は、画像データ毎にユニークなデータであって、元の画像データの容量よりもはるかに少ない容量のデータであり、同一の画像データであれば、同じハッシュ値となる。このハッシュ値を使用する場合には、比較対象の画像データを特定することなく、ハッシュ値を算出しておいて、同一のハッシュ値を有する画像データが集約フォルダ内にあると、それらの画像データは同一であると判定することができる。
【００７４】
さらに、同一の画像データではなく類似する画像データである場合には、以下のような、比較対象の画像データを特定した相対的な判定方法を用いることができる。この方法は、画像Ａと画像Ｂとにおいて、画素ごとに両画像データの差分を算出して、その差分の絶対値の総和を算出して、その総和を類似度として算出する。この場合、類似度が小さいほど画像Ａと画像Ｂとがより類似することになる。類似度判定用データとして、対象とした画像データのファイル名とその画像データとの類似度（小さいほど類似）とを記憶する。なお、この方法の場合には、集約フォルダへ移動されたときに、そのときに集約フォルダにある全画像データを対象として類似度を算出して、予め定められたしきい値よりも小さい類似度が算出された画像データについて、類似度判定用データとして、類似する全ての画像データのファイル名とそれらの画像データとの類似度（しきい値より小さい）とを記憶する。
【００７５】
なお、類似度判定用データについては、上述した２つの方法に限定されず、画像処理技術を用いた方法により、画像の類似度合いを示す指標を算出するものであれば、特に限定されるものではない。
【００７６】
本実施の形態に係る画像形成装置１５０においては、ハードディスク３０２に保存された画像データをアクセスするデータアクセス（ドキュメントファイリング）処理部、ハードディスク３０２の通常フォルダにおいて集約条件を満足した画像データを集約フォルダに移動させる自動集約処理部、集約フォルダの画像データをユーザの操作により所定のフォルダへ移動させる（元のフォルダへの復帰させることを含む。）移動処理部、集約フォルダの画像データをユーザの操作により削除する削除処理部とを含む。このようなデータアクセス処理部、自動集約処理部、移動処理部、および削除処理部は、ハードウェアとして構成されても構わないが、本実施の形態においては、以下に示すソフトウェアにより実現される。
【００７７】
［ソフトウェア構成］
図６〜図９は、画像形成装置１５０で実行されるプログラム（データアクセス処理プログラム、自動集約処理プログラム、移動処理プログラム、削除処理プログラム）の制御構造を示すフローチャートである。これらのプログラムは、サブルーチンプログラムである。このため、これらのプログラムは終了すると、図示しないメインルーチンプログラムへ復帰する。これらのプログラムにおいて同じ処理については同じステップ番号を付してある。それらの処理は同じであるため、詳細な説明は繰り返さない。
【００７８】
なお、画像形成装置１５０のＣＰＵ３００は、このようなサブルーチンプログラムと並行して、コンピュータまたは画像形成装置としての一般的機能を実現するプログラムを実行する。しかしながら、そのプログラムは、本発明の本質的部分とは直接関係するものではないので、その詳細についてはここでは説明しない。
【００７９】
−データアクセス処理プログラム−
図６を参照して、ステップ（以下、ステップをＳと記載する。）１０００にて、画像形成装置１５０のＣＰＵ３００（以下、単にＣＰＵ３００と記載する。）は、この画像形成装置１５０を使用するユーザがログイン要求してログインしたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、ユーザＩＤおよびパスワード入力画面または指紋入力画面を表示パネル１７２に表示しておいて、ユーザＩＤおよびパスワードが入力されたり、ユーザの指紋（他の生体情報であっても構わない。）が入力されたりすると、この画像形成装置１５０を使用するユーザがログインしてきたと判定する。ＣＰＵ３００は、ユーザＩＤおよびパスワードまたはユーザの指紋に基づいて、ログインしてきたユーザが、認証先に予め登録されているユーザであるとログインを許可する。ＣＰＵ３００によりログインが許可されると、ログインしたと判定される。画像形成装置１５０を使用するユーザがログインしたと判定されると（Ｓ１０００にてＹＥＳ）、処理はＳ１０１０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１０００にてＮＯ）、この処理は終了する。なお、この処理は、ユーザがログインしたと判定されるまで待つようにしても構わない。
【００８０】
Ｓ１０１０にて、ＣＰＵ３００は、入力されたユーザＩＤまたはユーザの指紋に対応して登録されたユーザＩＤを記憶する。
【００８１】
Ｓ１０２０にて、ＣＰＵ３００は、データアクセス（以下においてはドキュメントファイリングとする。）モードが指定されたか否かを判定する。この画像形成装置１５０においては、「コピーモード」、「ファクス／イメージ送信モード」および「ドキュメントファイリングモード」の３つのモードが備えられているものとする。さらに、プリンタモードを備えていても構わない。ＣＰＵ３００は、たとえば、表示パネル１７２の最上部に表示された３つのモードに対応するソフトウェアボタン（タグボタン）のいずれかが押下されると、ユーザによりモードが指定されたと判定する。ユーザによりドキュメントファイリングモードが指定されたと判定されると（Ｓ１０２０にてＹＥＳ）、処理はＳ１０３０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１０２０にてＮＯ）、この処理は終了する。
【００８２】
Ｓ１０３０にて、ＣＰＵ３００は、ドキュメントファイリング処理の対象として、ハードディスク３０２に保存された画像データをアクセスするための初期画面（たとえば、フォルダを選択（指定）するための画面）を表示パネル１７２に表示する。Ｓ１０４０にて、ＣＰＵ３００は、データ保存テーブル（図４）およびデータ使用管理テーブル（図５）を読出す。
【００８３】
Ｓ１０５０にて、ＣＰＵ３００は、読み出したテーブルに基づいて、Ｓ１０３０で表示した初期画面においてユーザにより指定されたフォルダにおいて、要求されたデータ一覧を表示パネル１７２に表示する。このとき、ユーザが要求した、ファイル名の昇順または降順、保存ユーザ名の昇順または降順、保存日時の昇順または降順に従って、そのフォルダのデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。なお、このとき、これらの昇順または降順に加えて、表示優先順位および表示オプションに従ってデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。この表示優先順位とは、保存日時からの経過時間が長い順または短い順、最新アクセス日時からの経過時間が長い順または短い順、使用回数の少ない順または多い順、使用頻度の少ない順または多い順、記憶容量の多い順または少ない順等である。表示オプションとは、保存者（初期保存ユーザ）毎にまとめて表示すること、一時保存フォルダに保存されたデータ毎にまとめて表示すること（集約前に一時保存フォルダに保存されていたデータ毎にまとめて表示すること）、類似データ毎にまとめて表示すること等である。
【００８４】
Ｓ１０６０にて、ＣＰＵ３００は、アクセス対象のデータが指定されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、表示パネル１７２に表示された画像データファイル名が押下されて「ＯＫ」ボタンが押下されると、アクセス対象のデータが指定されたと判定する。アクセス対象のデータが指定されたと判定されると（Ｓ１０６０にてＹＥＳ）、処理はＳ１０７０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１０６０にてＮＯ）、この処理はＳ１０６０へ戻されて、アクセス対象のデータが指定されたと判定されるまで待つ。なお、アクセス対象のデータが指定されるまでの無限ループになることを回避するために、タイムアウトエラー処理等を行なうことが好ましい。
【００８５】
Ｓ１０７０にて、ＣＰＵ３００は、指定されたアクセス対象のデータに対する操作を選択する画面を表示パネル１７２に表示する。このとき、表示パネル１７２には、「印刷」、「送信」、「属性変更」、「移動」、「削除」等の操作名が記されたボタンが表示される。
【００８６】
Ｓ１０８０にて、ＣＰＵ３００は、アクセス対象のデータに対する操作が指定されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、表示パネル１７２に表示された操作名が記されたボタンが押下されて「ＯＫ」ボタンが押下されると、アクセス対象のデータに対する操作が指定されたと判定する。アクセス対象のデータに対する操作が指定されたと判定されると（Ｓ１０８０にてＹＥＳ）、処理はＳ１０９０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１０８０にてＮＯ）、この処理はＳ１０８０へ戻されて、アクセス対象のデータに対する操作が指定されたと判定されるまで待つ。なお、ここでも、アクセス対象のデータに対する操作が指定されるまでの無限ループになることを回避するために、タイムアウトエラー処理等を行なうことが好ましい。
【００８７】
Ｓ１０９０にて、ＣＰＵ３００は、アクセス対象のデータに、指定された操作を実行する。
【００８８】
Ｓ１１００にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１０６０にて指定された画像データ）の最新アクセス日時に現在日時（Ｓ１１００の処理が実行されている現在日時）を書込み、最新アクセスユーザＩＤにこのログインユーザのユーザＩＤ（Ｓ１０１０で記憶したユーザＩＤ）を書込む。
【００８９】
Ｓ１１１０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１０６０にて指定された画像データ）のアクセス回数（１回加算）およびアクセス頻度を更新する。このとき、アクセス頻度がアクセス回数／単位期間（たとえば１ヶ月間）の場合には、分子に１を加算して頻度を算出して、記憶されている頻度よりも高いと新たな頻度で更新する。
【００９０】
−自動集約処理プログラム−
図７を参照して、Ｓ１２００にて、ＣＰＵ３００は、前回の集約処理（１ヶ月使用されていない画像データを抽出して自動的に集約フォルダに移動させる処理）から予め定められた期間が経過したか否かを判定する。この予め定められた期間は、たとえば２４時間程度に設定される。前回の集約処理から予め定められた期間が経過したと判定されると（Ｓ１２００にてＹＥＳ）、処理はＳ１１１０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１２００にてＮＯ）、この処理は終了する。
【００９１】
Ｓ１２１０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）を読出す。Ｓ１２２０にて、ＣＰＵ３００は、画像データの現状の状態を示すフィールドに「通常」が記憶された画像データの中で、最新アクセス日時から１ヶ月（集約フォルダへの移動設定期間）を経過した画像データを抽出する。
【００９２】
Ｓ１２３０にて、ＣＰＵ３００は、抽出された画像データがあるか否かを判定する。抽出された画像データがあると判定されると（Ｓ１２３０にてＹＥＳ）、処理はＳ１２４０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１２３０にてＮＯ）、この処理は終了する。
【００９３】
Ｓ１２４０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１２２０にて抽出された画像データ）の現状の状態を示すフィールドを「集約」に、現状フォルダ名を「集約フォルダ」に変更する。
【００９４】
Ｓ１２５０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１２２０にて抽出された画像データ）の集約フォルダへの移動日時に現在日時（Ｓ１２５０の処理が実行されている現在日時）を書込み、集約前のフォルダ名を書込む。
【００９５】
Ｓ１２６０にて、ＣＰＵ３００は、該当するデータ（Ｓ１２２０にて抽出された画像データ）の類似度判定用データを算出する。Ｓ１２７０にて、ＣＰＵ３００は、算出された類似度判定用データを該当するデータ（Ｓ１２２０にて抽出された画像データ）の類似度判定用データとして記憶する。
【００９６】
−移動処理プログラム−
図８を参照して、Ｓ１３００にて、ＣＰＵ３００は、集約フォルダに移動された画像データにアクセスして所望の処理を行なうために、集約フォルダに保存された画像データの一覧を表示する要求を検出したか否かを判定する。この画像形成装置１５０においては、ドキュメントファイリングモードが指定されるとハードディスク３０２に保存された画像データをアクセスするための初期画面としてフォルダを指定画面が表示パネル１７２に表示され、この画面に表示された「集約フォルダ」ボタンが押下されると、ユーザにより、集約フォルダに保存された画像データの一覧表示が要求されたと判定する。ユーザにより集約フォルダに保存された画像データの一覧表示が要求されたと判定されると（Ｓ１３００にてＹＥＳ）、処理はＳ１３１０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１３００にてＮＯ）、この処理は終了する。
【００９７】
Ｓ１３１０にて、ＣＰＵ３００は、データ保存テーブル（図４）およびデータ使用管理テーブル（図５）を読出す。Ｓ１３２０にて、ＣＰＵ３００は、設定された湯銭順位および表示オプションに従って集約フォルダ内の画像データファイルの一覧を表示パネル１７２に表示する。なお、このときの表示優先順位および表示オプションは、Ｓ１０５０における表示優先順位および表示オプションと同様である。
【００９８】
Ｓ１３３０にて、ＣＰＵ３００は、集約フォルダから移動させる対象のデータが指定されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、集約フォルダ内の画像データであって表示パネル１７２に表示された画像データファイル名が押下されて「ＯＫ」ボタンが押下されると、集約フォルダから移動される対象のデータが指定されたと判定する。なお、この指定された画像データファイルの移動操作が確定するのはＳ１３４０において表示パネル１７２に表示された移動操作を選択したときになる。集約フォルダから移動させる対象のデータが指定されたと判定されると（Ｓ１３３０にてＹＥＳ）、処理はＳ１３４０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１３３０にてＮＯ）、この処理は終了する。なお、Ｓ１３３０にてＮＯの場合、処理をＳ１３３０へ戻して、集約フォルダから移動させる対象のデータが指定されたと判定されるまで待つようにしてもよい。この場合においても、集約フォルダから移動させる対象のデータが指定されるまでの無限ループになることを回避するために、タイムアウトエラー処理等を行なうことが好ましい。
【００９９】
Ｓ１３４０にて、ＣＰＵ３００は、指定された移動対象のデータに対する移動操作を選択する画面を表示パネル１７２に表示する。このとき、表示パネル１７２には、「元のフォルダへ移動」、「移動先フォルダを指定」、「移動先フォルダ名を入力」等の操作名が記されたボタンが表示される。この画面に従い、ユーザは指定した画像データファイルをどのフォルダへ移動させるのかを指定する。
【０１００】
Ｓ１３５０にて、ＣＰＵ３００は、ユーザにより、元のフォルダへ移動することが要求されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、「元のフォルダへ移動」ボタンが押下されて「ＯＫ」ボタンが押下されると、元のフォルダへ移動することが要求されたと判定する。元のフォルダへ移動することが要求されたと判定されると（Ｓ１３５０にてＹＥＳ），処理はＳ１３６０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１３５０にてＮＯ）、この処理はＳ１３７０へ移される。
【０１０１】
Ｓ１３６０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１３３０にて指定された画像データ）の現状フォルダ名を、集約前のフォルダ名に変更する。その後、この処理はＳ１４００へ移される。なお、集約前のフォルダ名は、データ使用管理テーブルに記憶されている。
【０１０２】
Ｓ１３７０にて、ＣＰＵ３００は、指定された移動対象のデータの移動先フォルダ名を入力する画面を表示パネル１７２に表示する。このとき、ユーザは、この画面に従い。表示パネル１７２を用いて、指定した画像データファイルを移動させるフォルダ名を入力する。
【０１０３】
Ｓ１３８０にて、ＣＰＵ３００は、移動対象のデータの移動先フォルダが指定されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、表示パネル１７２に移動ファイル名が入力されて（またはフォルダ一覧から選択されて）「ＯＫ」ボタンが押下されると、移動対象のデータの移動先フォルダが指定されたと判定する。移動対象のデータの移動先フォルダが指定されたと判定されると（Ｓ１３８０にてＹＥＳ）、処理はＳ１３９０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１３８０にてＮＯ）、この処理はＳ１３８０へ戻されて、移動対象のデータの移動先フォルダが指定されたと判定されるまで待つ。なお、ここでも、移動対象のデータの移動先フォルダが指定されるまでの無限ループになることを回避するために、タイムアウトエラー処理等を行なうことが好ましい。
【０１０４】
Ｓ１３９０にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１３３０にて指定された画像データ）の現状フォルダ名を、指定された移動先フォルダ名に変更する。
【０１０５】
Ｓ１４００にて、ＣＰＵ３００は、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータ（Ｓ１３３０にて抽出された画像データ）の現状の状態を示すフィールドを「通常」に変更する。
【０１０６】
−削除処理プログラム−
図９を参照して、Ｓ１５００にて、ＣＰＵ３００は、集約フォルダから削除する対象のデータが指定されたか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、集約フォルダ内の画像データであって表示パネル１７２に表示された画像データファイル名が押下されて「ＯＫ」ボタンが押下されると、集約フォルダから削除する対象のデータが指定されたと判定する。なお、この指定された画像データファイルの削除操作が確定するのはＳ１５１０において表示パネル１７２に表示された削除操作を選択したときになる。集約フォルダから削除する対象のデータが指定されたと判定されると（Ｓ１５００にてＹＥＳ）、処理はＳ１５１０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１５００にてＮＯ）、この処理は終了する。なお、ここでも、Ｓ１５００にてＮＯの場合、処理をＳ１５００へ戻して、集約フォルダから削除する対象のデータが指定されたと判定されるまで待つようにしてもよい。この場合においても、集約フォルダから移動させる対象のデータが指定されるまでの無限ループになることを回避するために、タイムアウトエラー処理等を行なうことが好ましい。
【０１０７】
Ｓ１５１０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータに対する削除操作を選択する画面を表示パネル１７２に表示する。このとき、表示パネル１７２には、「削除」、「画像確認」、「詳細情報」等の操作名が記されたボタンが表示される。この画面に従い、ユーザは指定した画像データファイルを削除することを指定する。なお、以下の説明においては、Ｓ１３４０およびＳ１５１０における処理（集約フォルダ内の画像データファイルを指定した後のそのファイルに対する操作を指定する処理）において、表示パネル１７２に表示される画面は共通であるとする。すなわち、表示パネル１７２には、「移動」（これを選択すると移動先フォルダ名の入力画面に遷移）、「元のフォルダへ移動」、「削除」、「画像確認」、「詳細情報」等の操作名が記されたボタンが表示される。
【０１０８】
Ｓ１５２０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータが削除不可であるか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、データ保存テーブル（図４）に記憶された削除不可フラグに基づいて判定する。指定された削除対象のデータが削除不可であると判定されると（削除可否フラグに「１」がセットされているのでＳ１５２０にてＹＥＳ）、処理はＳ１５３０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１５２０にてＮＯ）、この処理はＳ１５５０へ移される。
【０１０９】
Ｓ１５３０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータ（削除不可能データ）に対して、このログインしたユーザは削除権限（特別権限）を備えているか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、データ保存テーブル（図４）に記憶された削除権限ユーザＩＤにこのログインしたユーザのユーザＩＤが含まれるか否かに基づいて判定する。削除対象のデータに対して、このログインしたユーザが削除権限を備えていると判定されると（Ｓ１５３０にてＹＥＳ）、処理はＳ１５７０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１５３０にてＮＯ）、この処理はＳ１５４０へ移される。
【０１１０】
Ｓ１５４０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータは、削除不可データであって、ログインユーザは削除権限を有さないので削除できないことを、表示パネル１７２に表示する。その後、この処理は終了する。
【０１１１】
Ｓ１５５０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータ（削除可能データ）に対して、このログインしたユーザは削除権限を備えているか否かを判定する。このとき、ＣＰＵ３００は、データ保存テーブル（図４）に記憶された削除権限ユーザＩＤにこのログインしたユーザのユーザＩＤが含まれるか否かに基づいて判定する。削除対象のデータに対して、このログインしたユーザが削除権限を備えていると判定されると（Ｓ１５５０にてＹＥＳ）、処理はＳ１５７０へ移される。もしそうでないと（Ｓ１５５０にてＮＯ）、この処理はＳ１５６０へ移される。
【０１１２】
Ｓ１５６０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータは、削除可能データであるが、ログインユーザは削除権限を有さないので削除できないことを、表示パネル１７２に表示する。その後、この処理は終了する。
【０１１３】
Ｓ１５７０にて、ＣＰＵ３００は、指定された削除対象のデータを、ハードディスク３０２から削除する。
【０１１４】
なお、上述したように、削除権限ユーザＩＤに特定のデータ（たとえば「００００」という存在しないユーザＩＤ）が記憶されている画像データファイルが削除対象として指定された場合には、削除可否フラグにセットされているデータに関わらず、全てのユーザが削除できるので、Ｓ１５３０およびＳ１５５０の処理は行なわれず、Ｓ１５７０の処理が必ず行なわれる。
【０１１５】
［動作］
以上のような構造およびフローチャートに基づく、本実施の形態に係る画像形成装置１５０の動作について、図１０〜図１９を用いて説明する。
【０１１６】
−システム設定動作−
図１０に、この画像形成装置１５０の表示パネル１７２に表示される、この画像形成装置１５０のハードディスク３０２に保存された画像データについてのシステム設定画面（ドキュメントファイリングについてのシステム設定画面）を示す。このシステム設定画面は、管理者としてログインしたユーザのみが操作できる。
【０１１７】
図１０は、この画像形成装置１５０の表示パネル１７２に表示される、この画像形成装置１５０におけるドキュメントファイリングモードによりハードディスク３０２に保存された画像データをどのように管理するのかについての情報を管理者が入力するための設定画面である。
【０１１８】
図１０を参照して、この設定画面において、システム設定項目として、最新アクセス日時から所定期間が経過した画像データファイルを集約フォルダに移動させる移動設定期間により既定される集約条件（ここでは１ヶ月と設定されている。）、アクセスデータを指定するときのファイル一覧を表示パネル１７２に表示するときの表示優先順位および表示オプション、がある。ここでは、表示優先順位として、保存日時からの経過時間が長い順または短い順（図１０では長い順）、最新アクセス日時からの経過時間が長い順または短い順（図１０では長い順）、使用回数の少ない順または多い順（図１０では少ない順）、使用頻度の少ない順または多い順（図１０では少ない順）、記憶容量の多い順または少ない順（図１０では大きい順）等の項目を、どの順序で優先させるのかを設定する。たとえば、「使用回数の少ない順」ボタンを選択状態にして、上矢印ボタンを押下する毎に優先順位が１つ上がり、下矢印ボタンを押下する毎に優先順位が１つ下がる。図１０においては、表示優先第１位として保存日時からの経過時間が長い順、表示優先第２位として最新アクセス日時からの経過時間が長い順、表示優先第３位として使用回数の少ない順、表示優先第４位として使用頻度の少ない順、表示優先第５位として記憶容量の大きい順が設定されている状態を示している。
【０１１９】
さらに、表示オプションとして、保存者（初期保存ユーザ）毎に画像データファイルをまとめて表示したりすること、一時保存フォルダの画像データファイルをまとめて表示すること（集約フォルダの場合には集約前のフォルダ名が一時保存フォルダであるファイルをまとめて表示することになる。）、類似データ毎に画像データファイルをまとめて表示したりすること等を設定する。これらのオプションは、チェックボックスにチェックを入れることにより設定される。
【０１２０】
図１０に示すシステム設定画面において管理者が設定した、集約条件、表示優先順位および表示オプションが、ハードディスク３０２またはＲＡＭ３０８に記憶されている。
【０１２１】
−データ保存動作−
図１１に、この画像形成装置１５０の表示パネル１７２に表示される、この画像形成装置１５０のハードディスク３０２に画像データを保存する場合のデータ保存画面を示す。
【０１２２】
図１１を参照して、このデータ保存画面は、ログインしたユーザが操作できる。このデータ保存画面では、図４のデータ保存テーブルのフィールドに対応する項目が設定される。なお、登録番号（登録Ｎｏ）は自動的にシステムにより付与されるものであってもよい。
【０１２３】
１つの登録番号（登録Ｎｏ）に対して、１つの画像データが指定されたファイル名で保存される。設定項目として、保存フォルダ名、ファイル名、削除可否情報、削除権限者情報等である。
【０１２４】
削除可否情報は、削除可能および削除不可能のいずれかが設定され、図４のデータ保存テーブルの削除可否フラグとして記憶される。「削除不可能」ボタンが選択されている状態で「ＯＫ」ボタンが押下されると、削除可否フラグに「１」がセットされ、「削除可能」ボタンが選択されている状態で「ＯＫ」ボタンが押下されると、削除可否フラグに「０」がセットされる。削除権限者については、削除不可データの場合であっても削除可能データの場合であっても、保存者のみ、保存者＋管理者およびその他のユーザのいずれかが設定され、図４のデータ保存テーブルの削除権限ユーザＩＤとして記憶される。なお、削除情報が何も設定されない場合には、削除権限ユーザＩＤに特定のデータ（たとえば「００００」という存在しないユーザＩＤ）が記憶され、この画像データファイルは全てのユーザが削除できることになる。
【０１２５】
このようにして入力された画像データファイルは、図４に示すデータ保存テーブルに記憶され、画像データ自体はハードディスク３０２の所定のフォルダに保存される。
【０１２６】
−画像データアクセス動作−
画像データにアクセスしたいユーザは、表示パネル１７２に図１２に示すログイン画面が表示されている画像形成装置１５０に、ログインする。このとき、図１２に示すログイン画面に表示された項目であるログイン名（ユーザＩＤ）、パスワードをユーザは入力する。これらの入力された項目が、認証先に登録されていると、この画像形成装置１５０を使用するユーザがログインしてきたと判定され（Ｓ１０００にてＹＥＳ）、ログインしてきたユーザＩＤが記憶される（Ｓ１０１０）。このユーザＩＤは、ログインしている状態において、この画像形成装置１５０の表示パネル１７２に表示される。
【０１２７】
このログインユーザがハードディスク３０２に保存された画像データにアクセスしないたいため、表示パネル１７２の最上部に表示された「ドキュメントファイリング」タグボタンを押下する（Ｓ１０２０にてＹＥＳ）。
【０１２８】
ドキュメントファイリングモードの初期画面として、図１３に示すようなフォルダ指定画面が、表示パネル１７２に表示される（Ｓ１０３０）。この図１３に示すように、集約フォルダを指定することも可能である。フォルダが指定されると、データ保存テーブル（図４）およびデータ使用管理テーブル（図５）が読み出され（Ｓ１０４０）、読み出されたテーブルに基づいて、ユーザにより指定されたフォルダであって、ユーザにより要求された態様でファイル指定画面（ファイル一覧画面）が表示される（Ｓ１０５０）。このとき、ユーザが標準フォルダを指定すると、たとえば、図１４に示すようなファイル指定画面が、表示パネル１７２に表示される（Ｓ１０６０）。この図１４に示すように、ユーザが要求した、ファイル名の昇順または降順、保存ユーザ名の昇順または降順、保存日時の昇順または降順に従って、そのフォルダのデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。さらに、このとき、これらの昇順または降順に加えて、表示優先順位および表示オプションに従ってデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。
【０１２９】
ここでは、通常フォルダであるので、たとえば、表示優先第１位として保存日時からの経過時間が短い順、表示優先第２位として最新アクセス日時からの経過時間が短い順、表示優先第３位として使用回数の多い順、表示優先第４位として使用頻度の多い順で表示されているものとする。さらに、保存者（初期保存ユーザ）がこのログインユーザである画像データファイルが優先されてまとめて表示されている。このように表示優先順位および表示オプションを設定することにより、通常フォルダに保存された画像データファイルであってログインユーザがアクセスしたい画像データファイルを容易に捜し出すことができる。
【０１３０】
さらに、図１４に示すように、表示パネル１７２には、サムネイル表示（プレビュー表示）することができる。このため、ログインユーザがアクセスしたい画像データファイルをさらに容易に捜し出すことができる。
【０１３１】
図１４に示す画面において、ログインユーザがアクセスしたい画像データファイルを指定すると（画像データファイルを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１０６０にてＹＥＳ）、たとえば、図１５に示すような、アクセス対象のデータに対する操作を選択する画面が、表示パネル１７２に表示される。図１４に示すように、表示パネル１７２には、「印刷」ボタン、「送信」ボタン、「属性変更」ボタン、「移動」ボタン、「削除」ボタンの操作ボタンとともに、「ＯＫ」ボタンが表示される。ユーザがアクセス対象のデータに対する操作を指定すると（いずれかの操作ボタンを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１０８０にてＹＥＳ）、指定した画像データを用いて指定された処理が実行される（Ｓ１０９０）。
【０１３２】
データ使用管理テーブル（図５）において、アクセスした画像データについて、最新アクセス日時に現在日時が書込まれ、最新アクセスユーザＩＤにこのログインユーザＩＤが書込まれ（Ｓ１１００）、アクセス回数（１回加算）およびアクセス頻度が更新される（Ｓ１１１０）。
【０１３３】
−画像データ自動集約動作−
前回の集約動作から２４時間が経過すると（Ｓ１２００にてＹＥＳ）、データ使用管理テーブルが読み出されて（Ｓ１２１０）、現状の状態を示すフィールドに「通常」が記憶された画像データファイルの中で、最新アクセス日時から１ヶ月が経過した画像データが抽出される（Ｓ１２２０）。
【０１３４】
抽出された画像データがあると（Ｓ１２３０にてＹＥＳ）、データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータの現状の状態を示すフィールドの「通常」が「集約」に、現状フォルダが「集約フォルダ」に変更される（Ｓ１２４０）。
【０１３５】
これにより、これ以降は、最新アクセス日時から１ヶ月以上の期間においてアクセスされていない（ドキュメントファイリングモードでアクセス対象のデータとして指定されていない）データは、集約フォルダに表示される。
【０１３６】
データ使用管理テーブル（図５）において、該当するデータの集約フォルダへの移動日時に現在日時が書込まれ、集約前のフォルダ名が書込まれる（Ｓ１２５０）。さらに、該当するデータの類似度判定用データが算出され（Ｓ１２６０）、算出された類似度判定用データが該当するデータの類似度判定用データとして記憶される（Ｓ１２７０）。
【０１３７】
−データ移動動作−
ログイン後、ドキュメントファイリングモードを指定して、図１３に示す初期画面において、「集約フォルダ」ボタンを押下すると（Ｓ１３００にてＹＥＳ）、ハードディスク３０２の集約フォルダに保存された画像データファイルの一覧が、図１６に示すように、表示パネル１７２に表示される（Ｓ１３２０）。この図１６に示すように、ユーザが要求した、ファイル名の昇順または降順、保存ユーザ名の昇順または降順、保存日時の昇順または降順に従って、集約フォルダのデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。さらに、このとき、これらの昇順または降順に加えて、表示優先順位および表示オプションに従ってデータ一覧が表示パネル１７２に表示される。
【０１３８】
ここでは、集約フォルダであるので、たとえば、表示優先第１位として記憶容量の大きい順、表示優先第２位として保存日時からの経過時間が長い順、表示優先第３位として最新アクセス日時からの経過時間が長い順、表示優先第４位として使用回数の少ない順、表示優先第５位として使用頻度の少ない順で表示されているものとする。さらに、保存者（初期保存ユーザ）がこのログインユーザである画像データファイルが優先されてまとめて表示されている。また、集約前のフォルダ名が一時保存フォルダである画像データファイルが優先されてまとめて表示されている。また、類似度判定用データを用いて類似する画像データファイルが優先されてまとめて表示されている。このように表示優先順位および表示オプションを設定することにより、たとえば、集約フォルダに保存された画像データファイルであってログインユーザがアクセスして移動させたり削除したりしたい画像データファイルを容易に捜し出すことができる。
【０１３９】
さらに、図１６に示すように、表示パネル１７２には、サムネイル表示（プレビュー表示）することができる。このため、ログインユーザがアクセスして処理したい（移動したい）画像データファイルをさらに容易に捜し出すことができる。
【０１４０】
図１６に示す画面において、ログインユーザがアクセスして移動させたい画像データファイルを指定すると（画像データファイルを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１３３０にてＹＥＳ）、たとえば、図１７に示すような、アクセス対象のデータに対する操作を選択する画面が、表示パネル１７２に表示される。図１７に示すように、表示パネル１７２には、「移動」ボタン、「元のフォルダへ移動」ボタン、「削除」ボタンの操作ボタンとともに、「ＯＫ」ボタンが表示される。
【０１４１】
ユーザがアクセス対象として指定したデータに対する操作を指定すると（ここでは、「元のフォルダへ移動」ボタンを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１３５０にてＹＥＳ）、データ使用管理テーブル（図５）において、アクセス対象データの現状フォルダ名が集約前のフォルダ名に変更され（Ｓ１３６０）、現状の状態を示すフィールドが「通常」に変更される（Ｓ１４００）。
【０１４２】
なお、元のフォルダへ戻す処理ではなく、ユーザがアクセス対象として指定したデータを指定するフォルダへ移動する操作を指定すると（「移動」ボタンを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１３５０にてＮＯ）、移動先のフォルダを指定する画面が表示パネル１７２に表示される（Ｓ１３７０）。ユーザが移動先フォルダを指定すると（Ｓ１３８０にてＹＥＳ）、データ使用管理テーブル（図５）において、アクセス対象データの現状フォルダ名が指定されたフォルダ名に変更され（Ｓ１３９０）、現状の状態を示すフィールドが「通常」に変更される（Ｓ１４００）。
【０１４３】
−データ削除動作−
図１６に示す画面において、ログインユーザがアクセスして削除したい画像データファイルを指定すると（画像データファイルを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下すると）（Ｓ１５００にてＹＥＳ）、たとえば、図１７に示すような、アクセス対象のデータに対する操作を選択する画面が、表示パネル１７２に表示される。図１７に示すように、表示パネル１７２には、「移動」ボタン、「元のフォルダへ移動」ボタン、「削除」ボタンの操作ボタンとともに、「ＯＫ」ボタンが表示される。
【０１４４】
ユーザがアクセス対象として指定したデータに対する削除操作を指定するので（「削除」ボタンを選択した状態で「ＯＫ」ボタンを押下するので）、データ保存テーブル（図４）を参照して、削除対象データを削除できるか否かが判定される（Ｓ１５２０、Ｓ１５３０およびＳ１５５０）。
【０１４５】
ここで、まず、削除対象データが削除不可データである場合に（Ｓ１５２０にてＹＥＳ）、このログインユーザが削除権限（特別権限）を有していない場合（Ｓ１５３０にてＮＯ）について説明する。この場合には、このログインユーザは、この削除対象データを削除することができないので、図１８に示すように、表示パネル１７２に「削除不可データであって削除権限もないので削除できません」と表示される（Ｓ１５４０）。この削除対象データはハードディスク３０２から削除されない。
【０１４６】
次に、削除対象データが削除可能データである場合に（Ｓ１５２０にてＮＯ）、このログインユーザが削除権限を有していない場合（Ｓ１５５０にてＮＯ）について説明する。この場合には、このログインユーザは、この削除対象データを削除することができないので、図１９に示すように、表示パネル１７２に「削除不可データではありませんが削除権限がないので削除できません」と表示される（Ｓ１５６０）。この削除対象データはハードディスク３０２から削除されない。
【０１４７】
次に、削除対象データが削除不可データである場合に（Ｓ１５２０にてＹＥＳ）、このログインユーザが削除権限（特別権限）を有している場合（Ｓ１５３０にてＹＥＳ）について説明する。この場合には、このログインユーザは、この削除対象データを削除することができるので、この削除対象データはハードディスク３０２から削除される（Ｓ１５７０）。
【０１４８】
次に、削除対象データが削除可能データである場合に（Ｓ１５２０にてＮＯ）、このログインユーザが削除権限を有している場合（Ｓ１５５０にてＹＥＳ）について説明する。この場合には、このログインユーザは、この削除対象データを削除することができるので、この削除対象データはハードディスク３０２から削除される（Ｓ１５７０）。
【０１４９】
さらに、削除対象データの削除権限ユーザＩＤに特定のデータ（たとえば「００００」という存在しないユーザＩＤ）が記憶されている場合について説明する。この場合には、削除対象データが削除不可であるか削除可能であるかに関わらず、かつ、ログインユーザの削除権限の有無に関わらず、この削除対象データはハードディスク３０２から削除される（Ｓ１５７０）。
【０１５０】
以上のようにして、本実施の形態に係る画像形成装置（データ処理装置を備えた画像形成装置）によると、多くのデータを記憶装置に保存してユーザのアクセス要求に応える場合において、（１）記憶装置に保存されたデータであってアクセスされる頻度が少ないデータは集約フォルダへ自動的に移動され、（２）集約フォルダへ移動されたデータは、ユーザの要求に基づいて、元のフォルダへ戻されたり、指定されたフォルダへ移動されたり、権限に基づいて削除可否を判定して削除されたり、削除されないでかつ移動されないデータは集約フォルダで保持される。その結果、通常のフォルダにはアクセスされる頻度が多いデータのみが保存されるので、ユーザがデータを捜し出しやすい。さらに、集約フォルダへ移動されたデータは、ユーザに削除に関する有益な情報を提示した上でユーザが適宜データを指定する。このとき、ユーザへは、表示優先順位または表示オプションに従って、削除する可能性が高いデータが優先的に表示される。このように、不要なデータが削除されたり、削除して有効な（システムリソースが復活する）データが削除されるので、記憶装置のシステムリソースを有効的に使用できる。
【０１５１】
＜変形例＞
なお、上述した実施の形態においては、図７の自動集約処理のタイミングを前回の集約処理から予め定められた時間が経過したときに実行するとしたが、この画像形成装置１５０の電源が投入されたタイミング、ユーザによる新たなログインを検出したタイミング、管理者がログインを検出したタイミングであっても構わない。
【０１５２】
また、削除権限だけではなく、データを移動する権限もユーザＩＤに基づいて設定して、権限があるユーザのみがデータを移動できるようにしても構わない。
【０１５３】
今回開示された実施の形態は単に例示であって、本発明が上記した実施の形態のみに限定されるわけではない。本発明の範囲は、発明の詳細な説明の記載を参酌した上で、特許請求の範囲の各請求項によって示され、そこに記載された文言と均等の意味および範囲内でのすべての変更を含む。
【符号の説明】
【０１５４】
１５０  画像形成装置
１６６  操作装置
１７０  操作パネル
１７２  表示パネル
３００  ＣＰＵ
３０２  ハードディスク
３０６  ＲＯＭ
３０８  ＲＡＭ
３１０  バス
【図１】
2011055340.tif 000003
【図２】
2011055340.tif 000004
【図３】
2011055340.tif 000005
【図４】
2011055340.tif 000006
【図５】
2011055340.tif 000007
【図６】
2011055340.tif 000008
【図７】
2011055340.tif 000009
【図８】
2011055340.tif 000010
【図９】
2011055340.tif 000011
【図１０】
2011055340.tif 000012
【図１１】
2011055340.tif 000013
【図１２】
2011055340.tif 000014
【図１３】
2011055340.tif 000015
【図１４】
2011055340.tif 000016
【図１５】
2011055340.tif 000017
【図１６】
2011055340.tif 000018
【図１７】
2011055340.tif 000019
【図１８】
2011055340.tif 000020
【図１９】
2011055340.tif 000021