(57)【要約】【課題】ユーザの適切なタイミングでの会議への途中参加を支援可能な画像形成装置を提供する。【解決手段】ＭＦＰ１は、ＢＯＸに記憶された資料を参照しながら行われる会議において会議通知サービスを実行する。会議主催者のユーザＡは、ＭＦＰ１に資料を送信する（Ｓ１０１）。ユーザＡは、会議の案内メールを他のユーザＢ〜Ｄ及びＭＦＰ１に送信する（Ｓ１０３）。各ユーザＢ〜Ｄは、案内メールを受信して会議についての情報を入手する。ユーザＢは、ＭＦＰ１内の資料を閲覧し、その所定の部位にブックマークを付加する（Ｓ１０５）。会議開催時、ＭＦＰ１は資料を表示するプロジェクタ２００と通信し、現在投影されている資料のページ情報を取得する（Ｓ１０７）。ＭＦＰ１は、その情報をブックマーク情報と比較し、それらがまもなく一致すると判断した場合に、通知を希望するユーザＢの情報を参照してユーザＢに通知を行う（Ｓ１０９）。【選択図】図４
2011061702.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置であって、
前記資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、前記ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得手段と、
前記資料のうち前記会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得されたブックマーク情報と、前記第２の取得手段により取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段で通知を行うと判定されたときに、前記第１の取得手段で取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知手段とを備える、画像形成装置。
【請求項２】
前記資料は、前記画像形成装置の本体内に設けられている記憶手段又は前記画像形成装置が通信可能な外部記憶装置内に記憶されており、
前記画像形成装置は、前記会議開催時に外部表示装置に前記資料に基づく画像を表示させる表示手段をさらに備える、請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記第２の取得手段は、前記外部表示装置又は前記外部記憶装置と通信して前記現在参照されている部位の情報を取得可能である、請求項２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記第２の取得手段は、前記画像形成装置自身に搭載された撮像手段、前記画像形成装置と通信可能に接続された撮像手段、前記画像形成装置自身に搭載された集音手段、及び前記画像形成装置と通信可能に接続された集音手段のうち少なくとも１つから、映像情報及び音声情報のうち少なくとも一方を取得し、その取得した情報に基づいて前記現在参照されている部位の情報を取得する、請求項１から３のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記第１の取得手段は、前記画像形成装置を利用した前記資料に関する出力又は読み取りが行われたとき、その資料についての前記ブックマーク情報と前記ユーザの情報とを取得する、請求項１から４のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記判定手段は、前記現在参照されている部位の情報と前記ブックマーク情報とを比較し、前記現在参照されている部位の情報と前記ブックマーク情報とが互いに一致したとき又は前記資料のうち前記ブックマーク情報が示す位置がまもなく参照されると予測判断したときに、前記ユーザへの通知を行うと判定する、請求項１から５のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項７】
前記通知手段は、前記通知を、電子メールの送信、前記会議の音声情報配信、前記会議の映像情報配信、及び前記画像形成装置と通信可能な外部機器により表示されるデバイスドライバ画面への情報表示のうち少なくとも１つにより行う、請求項１から６のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項８】
前記画像形成装置は、ユーザの指示に基づいて前記会議の開催中にその会議に参加していないユーザを指定するための指定手段をさらに備え、
前記通知手段は、前記指定手段により前記会議に参加していないユーザが指定されたとき、そのユーザに通知を行う、請求項１から７のいずれかに記載の画像形成装置。
【請求項９】
資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置の制御方法であって、
前記資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、前記ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得ステップと、
前記資料のうち前記会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得ステップと、
前記第１の取得ステップにより取得されたブックマーク情報と、前記第２の取得ステップにより取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップで通知を行うと判定されたときに、前記第１の取得ステップで取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知ステップとを備える、画像形成装置の制御方法。
【請求項１０】
資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置の制御プログラムであって、
前記資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、前記ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得ステップと、
前記資料のうち前記会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得ステップと、
前記第１の取得ステップにより取得されたブックマーク情報と、前記第２の取得ステップにより取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップで通知を行うと判定されたときに、前記第１の取得ステップで取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知ステップとをコンピュータに実行させる、画像形成装置の制御プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、画像形成装置、画像形成装置の制御方法、及び画像形成装置の制御プログラムに関し、特に、例えばパーソナルコンピュータなどの他の機器と通信可能でありユーザに会議に関する通知を行う画像形成装置、画像形成装置の制御方法、及び画像形成装置の制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業のオフィスなどにおいて、スキャナ機能、ファクシミリ機能、複写機能、プリンタとしての機能、データ通信機能、及びサーバ機能を備えたＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）などの画像形成装置が広く用いられている。このような画像形成装置としては、サーバ機能やデータ通信機能などを利用した高度な情報管理機能を有するものがあり、オフィスなどにおいて情報の蓄積や交換などを円滑に行うために役立てられている。
【０００３】
また、会議の開催や進行の支援に関連した種々の技術が開示されている。
【０００４】
下記特許文献１には、会議の内容に参加者の興味をひく部分がある場合に、その旨をその会議参加者に通知することを可能とする聴取支援装置が開示されている。この聴取支援装置では、副次的な業務として遠隔会議に参加している参加者が、会議の内容の興味がある部分について聴取し逃すことなどがないようにしている。
【０００５】
また、下記特許文献２には、電子会議の状況を、会議室の状況変化があったときに、未入室又は途中退室したユーザに通知する多地点電子会議システムが開示されている。このシステムでは、ユーザが未入室又は途中退室した場合であっても、電子会議の状況を確認可能にしている。ユーザへの通知は、定期的に行われたり、入退室や、会議の時間の延長や、参加要請などのイベントが発生した場合に行われたりする。
【０００６】
なお、特許文献３には、会議の音声データから会議データベースを構築し、興味や関心のある会議情報をユーザに配信する情報配信装置が開示されている。この情報配信装置では、ユーザのスライドなどのデータの閲覧履歴に基づいて、会議の各スライドについてのユーザの興味度を算出し、各ユーザに対し配信する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００５−３４５５０８号公報
【特許文献２】特開２００７−２５９４６号公報
【特許文献３】特開２００８−５１７５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
近年、様々な業界において、個人が担当する業務範囲が広範囲になり、かつ、個人が関係する会議や打ち合わせも増えている。そのため、個人が他の会議や他の業務に時間を割く必要があり、個人が会議に参加する時間を十分に確保できない場合が多い。その一方で、個人が関係する議題とそのほかの議題との複数の議題を１つの会議で扱うような場合も少なくない。個人が、複数の議題を有する会議のうち、参加する必要のある議題を取り扱うときに参加し、参加する必要のない議題を取り扱うときに退席できれば、それにより空いた時間を他の業務などを推進するために費やすことができ、業務の効率を向上させることができる。
【０００９】
ところで、従来、ユーザが所望のタイミングで会議に途中参加したい場合には、以下のような方法を採る必要がある。すなわち、第１の方法は、ユーザが、同じ会議に参加する他の参加者に連絡を依頼するものである。この場合、ユーザは、他の参加者に、ユーザ自らが参加したい特定の話題が会議で取り扱われるようになったときに連絡するように依頼する。また、第２の方法は、会議の映像や音声を配信するシステムなどを導入し、ユーザが、その映像などを会議の冒頭から受信して会議の進捗状況を観測しながら、会議に途中参加するタイミングを自身で決定するものである。
【００１０】
しかしながら、このような方法では、以下のような問題がある。
【００１１】
上記第１の方法では、ユーザから連絡を依頼された人が連絡を忘れてしまったり、その人自身が急に会議に参加できなくなってしまったりする場合が考えられる。この場合、ユーザが連絡を受けられなくなり、ユーザは適切なタイミングで会議に参加することができなくなる。したがって、第１の方法は確実性に欠ける。また、会議によっては、ユーザが連絡を依頼できる参加者が存在しない場合もあり、その場合にはそもそもこの方法を採ることができない。
【００１２】
また、上記第２の方法では、会議の配信情報をユーザが頻繁に観測しなければならないため、ユーザが他の業務に集中できなくなる。換言すると、会議が行われている場に足を運ぶ必要はないものの、実質的には、その会議に最初から参加しているのと大差がなく、ユーザが時間を有効に活用することができない。
【００１３】
ここで、上記特許文献１に開示されている聴取支援装置では、話者の発言内容と設定されたキーワードとに応じて会議の参加者へ通知を行うので、ユーザが参加するべき議題や開示の進捗状況に応じた通知が行われるものではない。そのため、この聴取支援装置による通知を、適切なタイミングでユーザが会議に参加可能にするために利用することはできない。
【００１４】
また、特許文献２に開示されている多地点電子会議システムでは、ユーザへの通知は所定のイベントが発生したときに行われ、会議の進行状況に応じてユーザに通知することはできない。そのため、このシステムによる通知を、適切なタイミングでユーザが会議に参加可能にする目的で利用することはできない。
【００１５】
なお、特許文献３には、上記問題点に関する解決策などは何ら記載されていない。
【００１６】
この発明はそのような問題点を解決するためになされたものであり、ユーザが会議に適切なタイミングで途中参加することを支援可能な画像形成装置、画像形成装置の制御方法、及び画像形成装置の制御プログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１７】
上記目的を達成するためこの発明のある局面に従うと、資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置は、資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得手段と、資料のうち会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得手段と、第１の取得手段により取得されたブックマーク情報と、第２の取得手段により取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定手段と、判定手段で通知を行うと判定されたときに、第１の取得手段で取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知手段とを備える。
【００１８】
好ましくは資料は、画像形成装置の本体内に設けられている記憶手段又は画像形成装置が通信可能な外部記憶装置内に記憶されており、画像形成装置は、会議開催時に外部表示装置に資料に基づく画像を表示させる表示手段をさらに備える。
【００１９】
好ましくは第２の取得手段は、外部表示装置又は外部記憶装置と通信して現在参照されている部位の情報を取得可能である。
【００２０】
好ましくは第２の取得手段は、画像形成装置自身に搭載された撮像手段、画像形成装置と通信可能に接続された撮像手段、画像形成装置自身に搭載された集音手段、及び画像形成装置と通信可能に接続された集音手段のうち少なくとも１つから、映像情報及び音声情報のうち少なくとも一方を取得し、その取得した情報に基づいて現在参照されている部位の情報を取得する。
【００２１】
好ましくは第１の取得手段は、画像形成装置を利用した資料に関する出力又は読み取りが行われたとき、その資料についてのブックマーク情報とユーザの情報とを取得する。
【００２２】
好ましくは判定手段は、現在参照されている部位の情報とブックマーク情報とを比較し、現在参照されている部位の情報とブックマーク情報とが互いに一致したとき又は資料のうちブックマーク情報が示す位置がまもなく参照されると予測判断したときに、ユーザへの通知を行うと判定する。
【００２３】
好ましくは通知手段は、通知を、電子メールの送信、会議の音声情報配信、会議の映像情報配信、及び画像形成装置と通信可能な外部機器により表示されるデバイスドライバ画面への情報表示のうち少なくとも１つにより行う。
【００２４】
好ましくは画像形成装置は、ユーザの指示に基づいて会議の開催中にその会議に参加していないユーザを指定するための指定手段をさらに備え、通知手段は、指定手段により会議に参加していないユーザが指定されたとき、そのユーザに通知を行う。
【００２５】
この発明の他の局面に従うと、資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置の制御方法は、資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得ステップと、資料のうち会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得ステップと、第１の取得ステップにより取得されたブックマーク情報と、第２の取得ステップにより取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定ステップと、判定ステップで通知を行うと判定されたときに、第１の取得ステップで取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知ステップとを備える。
【００２６】
この発明のさらに他の局面に従うと、資料を参照しながら行われる会議において使用可能な画像形成装置の制御プログラムは、資料中の所定の位置を示すブックマーク情報と、ブックマーク情報を用いて通知を行うユーザの情報とを取得する第１の取得ステップと、資料のうち会議において現在参照されている部位の情報を取得する第２の取得ステップと、第１の取得ステップにより取得されたブックマーク情報と、第２の取得ステップにより取得された現在参照されている部位の情報とに基づいて、ユーザへの通知を行うか否かを判定する判定ステップと、判定ステップで通知を行うと判定されたときに、第１の取得ステップで取得されたユーザの情報に基づいて通知を行う通知ステップとをコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００２７】
これらの発明に従うと、画像形成装置は、ブックマーク情報及びユーザ情報に従って、資料のうち会議において現在参照されている部位に応じて、ユーザに通知を行うことができる。したがって、ユーザが会議に適切なタイミングで途中参加することを支援可能な画像形成装置、画像形成装置の制御方法、及び画像形成装置の制御プログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２８】
【図１】本発明の第１の実施の形態におけるＭＦＰ（画像形成装置の一例）を示す斜視図である。
【図２】ＭＦＰのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】主制御部により行われる制御に関する機能ブロック図である。
【図４】ＭＦＰの会議通知サービスの一例の概要を説明する図である。
【図５】会議通知サービスにおいて利用されるデータベースの一例を示す図である。
【図６】主制御部による通知の際に表示される通知画像の一例を示す図である。
【図７】ドキュメント情報画像の一例を示す図である。
【図８】ＭＦＰの会議通知サービスの通知条件設定動作時の動作の流れを示す第１のフローチャートである。
【図９】ＭＦＰの会議通知サービスの通知条件設定動作時の動作の流れを示す第２のフローチャートである。
【図１０】ＭＦＰの会議通知サービスの通知実行動作時の動作の流れを示すフローチャートである。
【図１１】第２の実施の形態におけるＭＦＰの会議表示画像の一例を示す図である。
【図１２】第３の実施の形態におけるＭＦＰの資料印刷画像の一例を示す図である。
【図１３】第３の実施の形態におけるＭＦＰの動作の流れを示すフローチャートである。
【図１４】第４の実施の形態における会議通知サービス設定画像の一例を示す図である。
【図１５】第５の実施の形態における会議通知サービス設定画像を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００２９】
以下、本発明の実施の形態における画像形成装置について説明する。
【００３０】
画像形成装置は、スキャナ機能、複写機能、プリンタとしての機能、ファクシミリ機能、データ通信機能、及びサーバ機能を備えたＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。スキャナ機能では、セットされた原稿の画像を読み取ってそれをＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）などの記憶媒体に蓄積する。複写機能では、さらにそれを用紙などに印刷（プリント）する。プリンタとしての機能では、ＰＣなどの外部端末から印刷指示を受けるとその指示に基づいて用紙に印刷を行う。ファクシミリ機能では、外部のファクシミリ装置などからファクシミリデータを受信してそれをＨＤＤなどに蓄積する。データ通信機能では、接続された外部機器との間でデータを送受信する。サーバ機能では、複数のユーザでＨＤＤに記憶したデータなどを共有可能にする。
【００３１】
［第１の実施の形態］
【００３２】
図１は、本発明の第１の実施の形態におけるＭＦＰ（画像形成装置の一例）を示す斜視図である。
【００３３】
［画像形成装置の全体の構成］
図を参照してＭＦＰ（画像形成装置の一例）１は、給紙カセット３０と、排紙トレイ３１と、電源部３５と、操作パネル部９と、主制御部２１と、プリンタ部３と、スキャナ部５とを備える。主制御部２１やプリンタ部３などは、ＭＦＰ１の筐体の内部に配置されている。
【００３４】
このＭＦＰ１は、３つの給紙カセット３０（給紙カセット３０ａ，３０ｂ，３０ｃ）を有している。それぞれの給紙カセット３０には、例えば、互いに異なるサイズの用紙（Ｂ５サイズ、Ａ４サイズ、及びＡ３サイズなど）が装てんされている。給紙カセット３０は、ＭＦＰ１の下部に、ＭＦＰ１の筐体に抜き差し可能に配置されている。各給紙カセット３０に装てんされた用紙は、印字時に、１枚ずつ給紙カセット３０から給紙され、プリンタ部３に送られる。なお、給紙カセット３０の数は３つに限られず、それより多くても少なくてもよい。
【００３５】
排紙トレイ３１は、ＭＦＰ１の筐体のうちプリンタ部３が収納されている部位の上方でスキャナ部５が配置されている部位の下方に配置されている。排紙トレイ３１には、プリンタ部３により画像が形成された用紙が筐体の内部から排紙される。
【００３６】
電源部３５は、ＭＦＰ１の筐体の内部に設けられている。電源部３５は、商用電源に接続されている。電源部３５は、商用電源をもとに、主制御部２１やプリンタ部３などに電力を供給する。
【００３７】
操作パネル部９は、ＭＦＰ１の上部手前側に配置されている。操作パネル部９には、ユーザにより押下操作可能な複数の操作ボタン９ａが配置されている。また、操作パネル部９には、表示パネル９ｂが配置されている。表示パネル９ｂは、例えば、タッチパネルを備えたＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）である。表示パネル９ｂは、ユーザに案内画面を表示したり、操作ボタンを表示してユーザからのタッチ操作を受け付けたりする。また、表示パネル９ｂは、ログイン画面や後述のようなＢＯＸの表示を行う。表示パネル９ｂは、主制御部２１により制御されて表示を行う。操作パネル部９は、操作ボタン９ａや表示パネル９ｂがユーザにより操作されると、その操作に応じた操作信号又は所定のコマンドを主制御部２１に送信する。たり、キー入力された設定を主制御部の各入力部分や表示部に通知するすなわち、ユーザは、操作パネル部９に操作を行うことにより、ＭＦＰ１に種々の動作を実行させることができる。
【００３８】
プリンタ部３は、おおまかに、トナー像形成部、用紙搬送部、及び定着装置などで構成されている。プリンタ部３は、例えば電子写真方式で用紙に画像を形成する。プリンタ部３は、いわゆるタンデム方式で４色の画像を合成し、用紙にカラー画像を形成可能に構成されている。
【００３９】
トナー像形成部は、ＣＭＹＫ各色について設けられた感光体と、感光体からトナー像が転写（１次転写）される中間転写ベルトと、中間転写ベルトから用紙に画像を転写（２次転写）する転写部などとで構成されている。
【００４０】
用紙搬送部は、給紙ローラ、搬送ソーラ、及びそれらを駆動するモータなどで構成されている。用紙搬送部は、用紙を給紙カセット３０から給紙して、ＭＦＰ１の筐体の内部で搬送する。また、用紙搬送部は、画像が形成された用紙をＭＦＰ１の筐体から排紙トレイ３１などに排出する。
【００４１】
定着装置は、加熱ローラ及び加圧ローラを有している。定着装置は、加熱ローラと加圧ローラとでトナー像が形成された用紙を挟みながら搬送し、その用紙に加熱及び加圧を行う。これにより、定着装置は、用紙に付着したトナーを溶融させて用紙に定着させ、用紙に画像を形成する。
【００４２】
スキャナ部５は、ＭＦＰ１の筐体の上部に配置されている。スキャナ部５は、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｅｅｄｅｒ）５ａを有している。スキャナ部５は、上述のスキャナ機能を実行する。スキャナ部５は、透明な原稿台に配置された原稿をコンタクトイメージセンサにより走査して、それを画像データとして読み取る。また、スキャナ部５は、原稿トレイにセットされた複数枚の原稿を、ＡＤＦ５ａにより順次取り込みながら、コンタクトイメージセンサによりその画像データを読み取る。
【００４３】
図２は、ＭＦＰ１のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００４４】
図を参照して、ＭＦＰ１は、上述のプリンタ部３、スキャナ部５、操作パネル部９のほか、ネットワークコントローラ部７、ブラウザ表示部１１、カメラ部（撮像手段の一例）１３、マイク部（集音手段の一例）１５、表示デバイス接続部１７、スピーカ部１９、主制御部２１、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）２３、ＰＤＬ解析部２５、及びＥ−Ｍａｉｌ送受信部２７を有している。なお、図において、実線矢印は、画像情報及び制御情報の流れを示している。また、図において、破線矢印は、制御情報の流れを示している。
【００４５】
主制御部２１は、例えば、ＣＰＵや、ＲＯＭ及びＲＡＭなどの記憶媒体などで構成されている。主制御部２１は、システムバスなどを介して各部に接続されている。主制御部２１は、後述するように、読み取り、プリント、送信、受信処理全体のシーケンス制御を行い、ＭＦＰ１の各部の動作を制御する。ＲＯＭは、例えばフラッシュＲＯＭ（Ｆｌａｓｈ  Ｍｅｍｏｒｙ）である。ＲＯＭには、ＭＦＰ１の動作を行うために用いられるデータが記憶されている。ＲＯＭには、種々の制御プログラムや、ＭＦＰ１の機能設定データなどが記憶されていてもよい。主制御部２１は、所定の処理を行うことにより、ＲＯＭのデータの読み込みや、ＲＯＭへのデータの書き込みを行う。なお、ＲＯＭは、書換え不可能なものであってもよい。ＲＡＭは、主制御部２１のメインメモリである。ＲＡＭは、主制御部２１が制御プログラムを実行するときに必要なデータを記憶するためなどに用いられる。
【００４６】
ＨＤＤ２３は、ネットワークコントローラ部７を介して外部から送られたジョブ（ＪＯＢ）のデータや、スキャナ部５で読み取った画像データなどを記憶する。ＨＤＤ２３は、主制御部２１内の蓄積文書管理部（図示せず）が管理する文書データを記憶する。また、ＨＤＤ２３は、ＭＦＰ１の設定情報や、ＭＦＰ１の種々の動作など機器全体の制御を行うのに必要なプログラム（制御プログラム）２３ａなどを記憶する。ＨＤＤ２３は、１つのクライアントＰＣ又は複数のクライアントＰＣなどから送信された複数のジョブを記憶可能である。
【００４７】
ＨＤＤ２３には、データの保管場所として、複数のＢＯＸが設定されている。ＢＯＸは、個々のユーザや、所定のユーザのグループなどに関連付けて設定された記憶領域である。個々のＢＯＸは、それぞれ、複数のデータを記憶可能である。例えば、主制御部２１は、ＭＦＰ１が接続されているネットワークに接続されているＰＣから送信されたジョブのデータや、スキャナ部５で読み取った画像データなどを、ＢＯＸに記憶させる。これにより、データを分類・整理してＨＤＤ２３に記憶させることができる。また、主制御部２１は、ＢＯＸ毎に認証の有無などに応じたアクセス制限を行う。これにより、ＢＯＸに記憶されているデータのセキュリティを確保することができる。さらにまた、主制御部２１は、ＢＯＸ間でデータを移動したり複製したりすることができる。
【００４８】
ネットワークコントローラ部７は、例えば、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ  Ｃａｒｄ）などのハードウェア部と、所定の通信プロトコルで通信を行うソフトウェア部とが組み合わされて構成されている。ネットワークコントローラ部７は、ＭＦＰ１をＬＡＮなどの外部のネットワークに接続する。これにより、ＭＦＰ１は、ネットワークに接続されているクライアントＰＣなどの外部装置と通信可能になる。なお、ネットワークコントローラ部７は、無線通信によりネットワークに接続可能に構成されていてもよい。また、ネットワークコントローラ部７は、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インターフェースであってもよい。この場合、ネットワークコントローラ部７は、通信ケーブルを介して接続された外部装置とＭＦＰ１とを通信可能にする。
【００４９】
ＭＦＰ１は、ネットワークに接続されているクライアントＰＣなどから印刷ジョブを受信可能である。ネットワークコントローラ部７で印刷ジョブが受信されると、それに基づいてＰＤＬ解析部２５が印刷ジョブのＰＤＬ（Ｐａｇｅ  Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）の解析及び変換を行い、画像データとして出力する。主制御部２１は、ＰＤＬ解析部２５による処理が行われると、印刷ジョブに基づいて動作を実行する。
【００５０】
Ｅ−Ｍａｉｌ送受信部２７は、ネットワークコントローラ部７を介して、主制御部２１の制御の下、Ｅ−Ｍａｉｌの送受信を行う機能を有している。Ｅ−Ｍａｉｌ送受信部２７は、クライアントＰＣからネットワークを介してＥ−Ｍａｉｌで送信された文書を画像データに変換し、主制御部２１内の各処理部に通知する。ＭＦＰ１は、スキャナ部５で読み取った画像データなど、各種データを、Ｅ−Ｍａｉｌ送受信部２７により、クライアントＰＣなどに送信したり、メールサーバなどを介してＥ−Ｍａｉｌ（電子メール）により送信したりすることができる。
【００５１】
スキャナ部５は、上述のように、スキャナ機能を実行し、原稿から画像データを読み取る。スキャナ部５により読み取られた画像データは、主制御部２１によりアプリケーションデータ形式に変換され、ＨＤＤ２３などに記憶される。主制御部２１は、ＨＤＤ２３などに記憶された画像データを、ネットワークに接続されているクライアントＰＣなどに送信可能である。
【００５２】
ブラウザ表示部１１は、例えばドットマトリクス表示を行うことが可能な表示装置である。ブラウザ表示部１１は、ＭＦＰ１の動作状況など種々の情報が含まれるブラウザ画面を表示する。なお、操作パネル部９とブラウザ表示部１１は、同じ表示装置を用いたものであってもよいし、別の表示装置を用いたものであってもよい。
【００５３】
カメラ部１３は、ＭＦＰ１の周囲を撮像して映像情報として主制御部２１に送信する機能を有している。マイク部１５は、周囲の音声を、音声情報として主制御部２１に送信する機能を有している。スピーカ部１９は、主制御部２１から送られた音声情報に応じて音声を出力する。なお、カメラ部１３、マイク部１５、及びスピーカ部１９は、ＭＦＰ１自身に搭載されているものではなく、それぞれＭＦＰ１に着脱可能に設けられていたり、ＭＦＰ１と通信可能に設けられていたりしてもよい。
【００５４】
表示デバイス接続部１７は、外部表示装置が接続可能に構成されている。外部表示装置としては、例えば、液晶ディスプレイや、プロジェクタなどが接続可能である。
【００５５】
次に、主制御部２１により行われるＭＦＰ１の制御の内容について説明する。主制御部２１は、ＨＤＤ２３に記憶された制御プログラム２３ａやＲＯＭ、ＲＡＭなどに記憶された制御プログラムなどを実行することにより、ＭＦＰ１の種々の動作を制御する。主制御部２１は、操作パネル部９から操作信号が送られたり、クライアントＰＣなどから操作コマンドが送信されたりすると、それらに応じて所定の制御プログラムを実行する。これにより、ユーザによる操作パネル部９の操作などに応じて、ＭＦＰ１の所定の機能が実行される。
【００５６】
図３は、主制御部２１により行われる制御に関する機能ブロック図である。
【００５７】
図を参照して、主制御部２１は、操作情報＆会議進捗情報制御部（以下、操作進捗情報制御部と称する）５１と、ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ（インターフェース）部５３と、入出力情報制御部５５と、ＤＢ部５７と、表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９と、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１と、プリンタ制御Ｉ／Ｆ部６３とを有している。ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部５３と、入出力情報制御部５５と、ＤＢ部５７と、表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９と、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１と、プリンタ制御Ｉ／Ｆ部６３とは、それぞれ、操作進捗情報制御部５１と通信可能である。ブラウザ／リモートアクセス制御部６１は、ネットワークコントローラ部７と通信可能である。
【００５８】
ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部５３は、ＨＤＤ２３と通信可能である。ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部５３と操作進捗情報制御部５１とは、互いに文書データなどの送受信を行う。会議用の文書データなど、クライアントＰＣから送信されたデータは、ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部５３を通して接続されたＨＤＤ２３に保存される。また、ＨＤＤ制御Ｉ／Ｆ部５３は、ＨＤＤ２３に保存されたデータを読み出すことができ、これにより操作進捗情報制御部５１がそのデータを参照することができる。
【００５９】
入出力情報制御部５５は、操作パネル部９と通信可能である。入出力情報制御部５５は、ユーザにより操作パネル部９を介して行われた操作に関する情報（ＭＦＰ操作情報、操作キー押下動作、ドキュメント選択などのデータ操作情報）を操作進捗情報制御部５１に送信する。ＭＦＰ操作情報としては、例えば、ドキュメントデータの操作、プリント操作、スキャナ操作、ワンタッチボタン操作などがある。また、入出力情報制御部５５には、操作進捗情報制御部５１より、リモート設定された印刷ジョブの内容に関する所定の処理結果情報や登録情報などが送信される。入出力情報制御部５５は、送信された情報に基づいて、操作パネル部９の表示パネル９ｂの表示を行う。また、入出力情報制御部５５は、カメラ部１３、マイク部１５、及びスピーカ部１９等と通信可能に接続されている。入出力情報制御部５５は、カメラ部１３やマイク部１５から得られた映像情報や音声情報を操作進捗情報制御部５１に送信したり、操作進捗情報制御部５１から送られた音声情報に応じた音声をスピーカ部１９に出力させたりする。
【００６０】
ＤＢ部５７は、ＭＦＰ１の種々の機能に用いられる種々のデータベースの管理を行う。データベースとしては、ＭＦＰ１を用いるユーザに関するデータベースや、上記のような種々のＢＯＸに記憶されたデータに関するデータベースや、後述するような会議通知サービスに用いられるデータベースなどがある。このようなデータベースは、ＨＤＤ２３又は主制御部２１内のＲＯＭなどに記憶されている。ＤＢ部５７は、操作進捗情報制御部５１と行う通信の内容に基づいて、管理対象のデータベースの操作を行う。これにより、ＤＢ部５７は、ユーザの情報、ドキュメント情報、操作結果・処理情報、通知条件情報、及び通知方法情報などについて、検索、登録、保存、及び読み出しなどを行う。なお、種々のデータベースは、ＭＦＰ１の本体ではなく、ＭＦＰ１が接続されているネットワーク上にあるサーバ（図示せず）に保存されていてもよい。
【００６１】
表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９は、表示デバイス接続部１７などと通信可能である。表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９には、操作進捗情報制御部５１から、ドキュメントデータ（文書データ）などが送信される。これにより、表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９を介して、例えば表示デバイス接続部１７に接続された外部表示機器に、そのドキュメントデータなどに応じた画像を表示させることができる。
【００６２】
ブラウザ／リモートアクセス制御部６１は、ネットワークコントローラ部７との間で、ネットワークのアップロードデータやダウンロードデータの送受信を行う。操作進捗情報制御部５１は、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１との間で、ネットワークの入出力データの送受信を行う。ネットワークの入出力データとしては、例えば、文書データ、表示文書に関する情報、音声情報、映像情報などがある。また、本実施の形態において、ネットワークの入出力データとしては、後述する会議通知サービスでユーザへ送信される通知に関する情報やユーザから送信される通知設定に関する情報などがある。また、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１は、例えばウェブサーバ（Ｗｅｂ  Ｓｅｒｖｅｒ）機能を有している。これにより、ユーザは、ネットワークを介して、ウェブブラウザなどを用いてＭＦＰ１にアクセスすることにより、ＭＦＰ１の情報などを取得したりＭＦＰ１の操作を行ったりすることができる。なお、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１は、種々の通信プロトコルのいずれかにより外部端末で動作するブラウザと通信し、そのブラウザにＭＦＰ１の情報の提供などを行う機能などを備えていてもよい。
【００６３】
主制御部２１は、ブラウザ／リモートアクセス制御部６１により、ＭＦＰ１が接続されているネットワークに接続された、ユーザが操作するＰＣ（パーソナルコンピュータ）などと通信可能である。ブラウザ／リモートアクセス制御部６１は、ＰＣなどで動作するデバイスドライバと通信し、印刷ジョブに関するデータを受信したり、デバイスドライバによりＰＣなどに表示される画面に表示する情報を送信したりする。
【００６４】
プリンタ制御Ｉ／Ｆ部６３は、プリンタ部３に接続されている。プリンタ制御Ｉ／Ｆ部６３には、操作進捗情報制御部５１から、印刷データが送信される。印刷データは、主制御部２１に送られた印刷ジョブなどに基づくものである。プリンタ部３は、プリンタ制御Ｉ／Ｆ部６３を介して印刷データに基づいた制御が行われることにより、その印刷データに応じた画像の形成を行う。
【００６５】
操作進捗情報制御部５１は、上述のようなデータの送受信などのほか、例えば、ユーザ操作情報、ユーザ操作履歴情報、及びリモート先との送受信情報に関する判断及び分析を行う。また、操作進捗情報制御部５１は、操作情報及び音声通信に基づいて、動画記録・再生制御等を行う。
【００６６】
［会議通知サービスの概略］
【００６７】
本実施の形態において、ＭＦＰ１は、ＨＤＤ２３のＢＯＸに記憶された資料（例えば、プレゼンテーションの文書データや、画像データなど）を参照しながら行われる会議において用いることができる。ＭＦＰ１は、会議の進行状況に関連した機能を有している。ＭＦＰ１は、会議に参加する予定のユーザがその会議に途中参加することを支援する機能（以下、会議通知サービスと称することがある）をユーザに提供する。
【００６８】
図４は、ＭＦＰ１の会議通知サービスの一例の概要を説明する図である。
【００６９】
図を参照して、ＭＦＰ１は、例えば、会議室に設置されている。ＭＦＰ１は、ネットワークを介して、プロジェクタ（外部表示装置の一例）２００や、ユーザＡ〜ＤのＰＣ（クライアントＰＣ；外部機器の一例）２０１に接続されている。すなわち、ＭＦＰ１は、複数のユーザと通信可能である。
【００７０】
プロジェクタ２００は、会議室に設定されており、会議開催時に、スクリーンなどに画像を投影して画像の表示を行う。プロジェクタ２００は、例えばＭＦＰ１のＢＯＸに記憶された文書データを読み込み、その文書データに応じた画像を会議参加者に提示する。換言すると、ＭＦＰ１は、会議の開催時において、プロジェクタ２００に文書データを提供し、プロジェクタ２００によってその文書データに基づく画像を投影させる。なお、ＭＦＰ１は、プロジェクタ２００に文書データに基づく画像データや映像信号を提供し、プロジェクタ２００に投影させてもよい。
【００７１】
ユーザは、プロジェクタ２００を直接に操作したり、プロジェクタ２００をリモートコントローラなどの装置を用いて操作したりして、プロジェクタ２００による投影画像を変更することができる。すなわち、ユーザは、そのような操作により、プロジェクタ２００による画像投影を停止させたり、表示するページをめくったりすることができる。なお、ＭＦＰ１は、ユーザが操作パネル部９などに操作を加えることにより、プロジェクタ２００で投影される文書データのページをめくることができるようにしてもよい。
【００７２】
ＰＣ２０１は、例えば、ＰＣ２０１で動作するデバイスドライバなどを介して、ＭＦＰ１に印刷ジョブを送信することができる。また、ＰＣ２０１は、デバイスドライバや、ＰＣ２０１で動作するブラウザを介して、ＭＦＰ１の状態を確認したりすることができる。このとき、ＰＣ２０１には、デバイスドライバ画面が表示される。デバイスドライバ画面は、デバイスドライバ又はブラウザなどでＭＦＰ１に関する情報を表示した画面である。
【００７３】
会議通知サービスでは、主制御部２１は、ユーザから、会議通知サービスの実行希望や、後述するようなブックマーク情報の設定を受け付ける。主制御部２１は、ＤＢ部５７にユーザ情報や会議に関する情報を照らし合わせる。そして、主制御部２１は、適切と思われる日時に、ユーザ情報に基づいて、ユーザに通知連絡を行う。
【００７４】
以下に、ＭＦＰ１を用いて行う会議の流れと、ＭＦＰ１により行われる会議通知サービスについて、大まかな流れを説明する。以下の説明においては、ユーザＡが会議を開催し、ユーザＢ〜Ｄが会議に参加し、そのうちユーザＢが会議に途中参加することを考えている場合を想定する。
【００７５】
ステップＳ１０１において、会議を主催するユーザ（図においてユーザＡ）は、ＰＣ２０１を用いて、ＭＦＰ１のＢＯＸに会議の資料を送信する。会議の資料としては、例えば、プレゼンテーションを行うためのスライド画像などを含む文書データや画像データなどがある。
【００７６】
ステップＳ１０３において、ユーザＡは、会議を開催する旨などを記載した案内メールを、会議に参加する他のユーザ（図においてユーザＢ〜Ｄ）及びＭＦＰ１に送信する。案内メールは、例えば電子メール（Ｅ−Ｍａｉｌ）により送信される。ユーザＡは、会議に参加してもらいたい参加者に案内メールを送信することにより、そのユーザに会議への参加を呼びかけることができる。ユーザＡは、ＭＦＰ１に対し、会議の情報を所定の形式で記載した案内メールを送信する。案内メールには、会議のタイトル、会議の日時・場所、会議の参加希望者名リストなどを記載しておく。主制御部２１は、この案内メールを受信すると、その会議の情報を所定のデータベースなどに登録する。
【００７７】
各ユーザＢ〜Ｄは、ＰＣ２０１などでユーザＡからの案内メールを受信すると、その案内メールを参照して会議についての情報を入手する。各ユーザＢ〜Ｄは、操作パネル部９を操作して又はＰＣ２０１などを介してＭＦＰ１のＢＯＸにアクセスし、会議の資料を閲覧したり印刷したりし、会議に備える。このとき、ＭＦＰ１は、デバイスドライバ画面又はＭＦＰ１の操作パネル部９の操作画面にて、「会議が、資料の印刷／ダウンロード部分にさしかかると、お知らせしますか？」などと表示し、会議通知サービスの利用有無についてユーザへ問い合わせを行う。
【００７８】
ステップＳ１０５において、会議に途中参加することを考えているユーザＢは、会議通知サービスを利用するべく、上記問い合わせに応える。これにより、主制御部２１は、資料のうちユーザＢにより印刷・ダウンロードされた部分（資料のうち特定のページや複数の資料ファイル中の特定のファイルなど）について、ユーザＢによりブックマークが付加されたとみなす。換言すると、ユーザＢは、会議通知サービスの利用をする旨の指示をＭＦＰ１に行う。また、ユーザＢは、会議の資料の所定の部位について印刷・ダウンロードを行うことにより、資料のうちその部位にブックマークを付加する。ここで、ブックマークは、資料中の所定の位置を示すものである。ユーザＢは、会議の内容が特定の議題に移るときからその会議に参加したいと考える場合、資料のうち、その議題に対応する所定の位置（図においては１０ページ目）にブックマークを付加する。主制御部２１の操作進捗情報制御部５１は、付加されたブックマークに関して、その情報をブックマーク情報として記憶する。このとき、主制御部２１は、ブックマークを付加したユーザＢに関する情報を、ユーザ情報としてブックマーク情報と共に記憶する。ユーザ情報は、ブックマーク情報を用いて後述のように通知を行う対象となるユーザの情報である。
【００７９】
なお、ユーザがブックマークを設定する方法としては複数の方法があるが、設定方法に応じて、ブックマーク情報が主制御部２１の操作進捗情報制御部５１へ送られる経路が異なる。すなわち、ＭＦＰ１の操作パネル部９を使用してユーザが参照・印刷した資料にブックマークを設定する場合は、ブックマーク情報は、入出力情報制御部５５経由で、操作進捗情報制御部５１へ送られる。また、ユーザが自身のＰＣ２０１を使用してＭＦＰ１のＢＯＸ内の資料を参照・印刷するときにブックマークを設定する場合は、ユーザのＰＣ２０１から送付されたブックマーク情報が、ネットワークコントローラ部７経由で、操作進捗情報制御部５１へ送られる。
【００８０】
また、ユーザが、資料の一部を印刷したりダウンロードしたりしたときに会議通知サービスの利用を選択しなかった場合でも、別の方法でブックマークなどを行うことができる。すなわち、ユーザは、ＭＦＰ１中の資料を閲覧し、資料のうち特定の部位で、会議通知サービス用のブックマークの設定を行うことができる。例えば、ユーザは、ドキュメント情報画像５２０（図７に図示）をデバイスドライバ画面などに表示させ、資料の所定のページを表示させながら呼び出し通知ブックマーク設定ボタン５２３（図７に図示）の操作を行うことにより、ブックマークの設定を行うことができる。また、ユーザは、印刷された資料のうちブックマークを設定する部位についてＭＦＰ１を用いてスキャンすることにより、会議通知サービス用のブックマークを設定することができる。このとき、主制御部２１は、スキャンされたデータとＢＯＸ中の資料とを比較することにより、スキャンされたデータが会議資料の一部であると認識する。そして、主制御部２１は、スキャンしたユーザに対し、「本ページ（箇所）に、会議通知サービスを設定しますか」などのメッセージを表示し、ユーザによる会議通知サービスを利用する旨の入力を促す。主制御部２１は、ユーザの入力に応じて、資料のうちスキャンされた部分について、ブックマークの設定を行う。なお、主制御部２１は、操作を行ったユーザに関する情報を、ユーザ情報としてブックマーク情報と共に記憶する。
【００８１】
なお、主制御部２１は、ブックマーク情報の入力などの操作を行ったユーザではない別のユーザに関する情報をユーザ情報として受け付けてもよい。すなわち、ブックマーク情報の入力者が、通知対象として望む別のユーザを指定し、そのユーザに通知するようにしてもよい。これにより、例えば、会議の主催者が、会議中に会議の参加者に会議通知サービスによる通知を行い、参加者のそれぞれに適切なタイミングで会議に参加させることができる。
【００８２】
ステップＳ１０７において、会議が始まると、ＭＦＰ１は、表示デバイス制御Ｉ／Ｆ部５９又はネットワークコントローラ部７を通して、プレゼンテーション用の資料をプロジェクタ２００に送信する。会議では、会議の出席者により資料が順次めくられていく。主制御部２１は、資料のうち会議において現在参照されている部位の情報を取得する。本実施の形態において、主制御部２１は、プロジェクタ２００と通信することにより、プロジェクタ２００で現在投影されている資料のページの情報すなわち現在参照されている部位の情報（以下、参照情報と称することがある）を取得する。
【００８３】
なお、ＭＦＰ１は、上述のようにプロジェクタ２００と通信する場合も含め、以下のような方法で、会議中の参照情報を取得する。すなわち、ＭＦＰ１に直接に接続されたプロジェクタ２００やディスプレイなどの外部表示装置にＭＦＰ１が映像を出力している場合は、資料の何ページ目が会議で使用されているか、ＭＦＰ１自身が容易に知ることができる。また、外部表示装置がネットワークに接続されているものであれば、ＭＦＰ１は、ネットワーク経由でその外部表示装置と通信したり、外部表示装置へ送信される映像情報や音声情報をＭＦＰ１が確認したりしてＭＦＰ１が参照情報を得ることができる。また、ＭＦＰ１自身に接続されているカメラ部１３やマイク部１５で得られた会議中の映像・音声情報や、その他のＭＦＰ１が通信可能なカメラやマイクなどで得られた映像・音声情報を処理することにより、ＭＦＰ１は、資料のうち現在会議で参照されている部位を特定し、参照情報を得ることができる。
【００８４】
ステップＳ１０９において、主制御部２１は、参照情報を、ＤＢ部５７により保存されたブックマーク情報（通知条件）と比較する。主制御部２１は、それらが互いに一致もしくはまもなく一致すると判断した場合には、ＤＢ部５７により保存された通知を希望するユーザの情報を参照して、そのユーザへ通知を行う。
【００８５】
例えば、主制御部２１は、参照情報に基づいて、資料のうちブックマークが付加された所定の位置（図においては１０ページ目）が会議においてまもなく参照されるかどうかを判断する。主制御部２１は、資料の７ページ目が参照されているとき、ブックマークが付加された所定の位置がまもなく参照されると判断する。また、主制御部２１は、所定の位置がまもなく参照されると判断した場合、ユーザＢにその旨や会議の進捗状況などを通知する。通知は、例えば、Ｅ−ＭａｉｌをユーザＢに送信することにより行われる。
【００８６】
なお、通知は、下記の通知方法のいずれかにより行うことができる。通知は、ＤＢ部５７に登録されているとおりに、通知対象となるユーザが予め希望しておいた通知方法に従って行われる。なお、通知方法の選択は、例えばブックマークの付加時に行ってもよい。また、通知は、複数の通知方法を併用して行うようにしてもよい。
【００８７】
まず、通知方法として、上記例のような電子メールによる通知がある。この場合、例えば、ユーザＢがプレゼン資料の１０ページ目を印刷していた場合には、会議で資料の７ページ目がプロジェクタ２００に表示されたところで、「資料７ページ目説明中。そろそろ参加した方が良いと思われます。」などと記載された電子メールがＭＦＰ１からユーザＢのＰＣ２０１へ送られる。これにより、ユーザＢは、会議において資料のうちブックマークを付加した所定の位置がまもなく参照されることを知ることができ、会議の参加に備えることができる。また、資料の所定の位置が実際に参照される前に通知を受けることができるので、その位置が参照されるときまでに確実に会議に参加することができる。
【００８８】
また、通知方法として、会議中の音声情報や会議内容の映像情報などの配信がある。この場合、例えば、ＭＦＰ１がユーザＢのＰＣ２０１へ会議の音声情報や映像情報を配信し、ユーザＢは、ＰＣ２０１で動作するいわゆるネットミーティング（ウェブ会議）用のアプリケーションソフトウェアなどを使用して音声情報や映像情報を受信する。配信は、例えば、上述と同様に、資料のうち所定の位置がまもなく参照されるようなタイミングで開始される。これにより、ユーザは、実際の会議の進捗状況をリアルタイムで知ることができ、適切なタイミングで会議に参加することができる。
【００８９】
また、通知方法として、デバイスドライバ画面での、会議進捗情報の配信がある。この場合、例えば、後述する図６に示すようなデバイスドライバ画面において、「２つのプレゼンテーション資料のうち、現在、最初の資料の１５ページ目を表示中」などのメッセージがユーザＢのＰＣ２０１に表示されて通知が行われる。ＭＦＰ１は、表示される情報を適宜更新すればよい。これにより、ユーザは容易に会議の進捗状況を知ることができ、適切なタイミングで会議に参加することができる。
【００９０】
このように、ユーザＢは、会議の進捗状況にあわせたタイミングで通知を受けることができる。したがって、ユーザＢは、自身が希望する参加タイミングで会議に参加することができる。
【００９１】
図５は、会議通知サービスにおいて利用されるデータベースの一例を示す図である。
【００９２】
図を参照して、本実施の形態において、会議通知サービスを行うためには、文書データベース（図の（ａ））、会議データベース（図の（ｂ））、及び通知条件データベース（図の（ｃ））が用いられる。また、図示しないが、会議通知サービスを行うためには、ユーザデータベースなどが用いられる。ユーザデータベースには、例えば、ＭＦＰ１の利用者として登録されたユーザに関する情報が記録されている。ユーザデータベースには、ユーザ名、ユーザのメールアドレス、ユーザが使用するＰＣ２０１のＩＰ（ｉｎｔｅｒｎｅｔ  ｐｒｏｔｏｃｏｌ）アドレス、及びユーザの所属グループなどが記録されている。
【００９３】
文書データベースには、各ユーザからＢＯＸに送信された文書に関する情報が記録されている。ユーザから各ＢＯＸにアクセスがあったとき、主制御部２１は、文書データベースに記録されている文書名情報やその文書の閲覧許可情報に応じて、閲覧許可されたユーザにのみ、その文書にアクセス可能にする。
【００９４】
会議データベース及び通知条件データベースは、会議の主催者から送信された案内メールの情報に基づいて更新される。すなわち、会議データベースには、開催される会議の日時や開催場所、主催者名、会議において資料とされる文書ＩＤなどの情報がレコードとして書き込まれる。また、通知条件データベースには、会議への参加者情報に基づいて、会議の参加者それぞれのレコードが書き込まれる。
【００９５】
また、通知条件データベースには、上述のようなブックマーク情報（通知条件）や通知方法の設定が行われたとき、その内容が書き込まれる。すなわち、図において、会議ＩＤが００１である会議において、ユーザＢ，Ｃ，Ｄの３人が参加者とされている。それらの参加者のうちユーザＢは、資料の１０ページが参照されるタイミングで、電子メールの送信により、通知を希望している。ユーザＣ，Ｄに対しては、通知条件や通知方法は書き込まれていない。また、会議ＩＤが００３である会議において、ユーザＬ，Ｍには、資料のうちｄｏｃｕｍｅｎｔ０１．ｐｄｆの４ページ目が参照されるタイミングで、電子メール及び進捗情報の配信により、通知が行われる。このユーザＬ，Ｍの通知条件は、その会議主催者のユーザＮにより設定されている。
【００９６】
主制御部２１は、会議開催時において、各データベースを参照し、会議の参加者情報や各参加者についての通知条件などの設定内容、及び通知条件が設定されているユーザの連絡先情報などを取得する。そして、主制御部２１は、これらの取得したブックマーク情報やユーザ情報基づいて、通知条件に応じたタイミングが到来したときに、通知対象ユーザに通知を行うことができる。
【００９７】
図６は、主制御部２１による通知の際に表示される通知画像５１０の一例を示す図である。
【００９８】
図を参照して、通知画像５１０は、会議の参加者などに関する会議情報５１１と、会議の進捗に関する進捗情報５１３とを含む。この通知画像は、会議に途中参加予定のユーザ（上記例ではユーザＢ）のＰＣ２０１のデバイスドライバ画面に表示されるようなものである。なお、通知画像５１０は、ＭＦＰ１や他の機器などに表示されてもよい。
【００９９】
会議情報５１１は、会議の開催場所、会議主催者、現在の参加者、及び途中で参加を予定しているユーザなどに関する情報をわかりやすく示す。図においては、会議は、開催場所が「会議室ＸＸ」であり、ユーザＡが主催者であるものであることが会議情報５１１により示されている。また、現在の参加者がユーザＡ，Ｃ，Ｄであり、ユーザＢが途中参加を予定している旨が会議情報５１１により示されている。
【０１００】
進捗情報５１３は、ブックマーク情報の有無及びブックマーク情報の位置を、共に視覚的に表示する。これにより、ユーザは、通知画像５１０を見て会議の進捗具合を確認し、自身の希望通りの適切な参加タイミングで会議に途中参加することができる。
【０１０１】
例えば、図において、プレゼン資料１及びプレゼン資料２が資料として用いられる会議が開催中であることが示されている。また、参照位置について、資料全体のうち現在の位置がどの位置であるかが示される。図においては、資料１の１５ページ目が参照されていることがわかる。また、ブックマークが付加されている部分について、資料のうちその位置がどの位置であるか示される。図においては、資料２の１ページ目にブックマークが付加されていることがわかる。ユーザは、進捗情報５１３を一目して、参照位置とブックマークが付加されている位置との位置関係を把握することができる。したがって、ユーザは、会議に参加する必要が生じるまでの時間を予想したり必要な準備を行ったりすることができる。
【０１０２】
図７は、ドキュメント情報画像５２０の一例を示す図である。
【０１０３】
図を参照して、ドキュメント情報画像５２０は、デバイスドライバ画面やブラウザ画面でＢＯＸ内の文書を閲覧する際に表示されるものである。ドキュメント情報画像５２０は、例えば会議中に、その会議で用いられるＭＦＰ１の表示パネル９ｂに表示されてもよい。
【０１０４】
ドキュメント情報画像５２０には、ＭＦＰ１のＢＯＸの情報と、ＢＯＸに記憶されている資料の情報の表示と、会議情報表示部５２１と、呼び出し通知ブックマーク設定ボタン５２３とが表示される。図において、ＢＯＸやドキュメントの情報としては、ＢＯＸ所有者（例えば会議主催者など）、現在の閲覧者（例えば会議参加者など）、及び表示しているドキュメント名（会議の資料など）などが示される。
【０１０５】
ドキュメント情報画像５２０には、例えば、プロジェクタ２００により投影されるものと同様の画像すなわち会議で参照される画像が表示される。なお、ユーザは、会議の場に居るとき、手元のＰＣ２０１などでドキュメント情報画像５２０を参照することができる。
【０１０６】
会議情報表示部５２１には、その資料について設定されている会議に関する情報が表示される。会議情報表示部５２１には、会議開催日時、会議開催場所、及び会議参加予定者などの情報が表示される。例えば、図において、資料は、Ｙ年Ｍ月Ｄ日の午後１時から午後３時まで、会議室ＸＸで開催される会議に関するものであり、その会議にはユーザＢの他にユーザＡ，Ｃ，Ｄが参加する予定である旨が表示されている。
【０１０７】
ドキュメント情報画像５２０には、呼び出し通知ブックマーク設定ボタン５２３が表示される。呼び出し通知ブックマーク設定ボタン５２３は、例えばユーザが会議に途中参加することを望む場合に通知をうけるため、その通知を希望する位置にブックマークを付加するために操作される。すなわち、ユーザは、呼び出し通知ブックマーク設定ボタン５２３を操作することにより、ブックマークを付加することができる。
【０１０８】
［会議通知サービスの流れ］
【０１０９】
次に、本実施の形態における会議通知サービスの実行時の主制御部２１の動作の一例について説明する。ＭＦＰ１が提供する会議通知サービスは、大まかに、会議が始まる前に行われる通知条件設定動作と、会議中に行われる通知実行動作により実現されている。会議通知サービスは、主制御部２１が以下のような流れで動作することにより行われる。
【０１１０】
図８は、ＭＦＰ１の会議通知サービスの通知条件設定動作時の動作の流れを示す第１のフローチャートである。
【０１１１】
図を参照して、ステップＳ２０１において、主制御部２１は、ユーザが資料をＢＯＸに保存したかどうかを判断する。
【０１１２】
ステップＳ２０１において資料が保存されたとき、ステップＳ２０３において、主制御部２１は、ステップＳ２０１で保存を行ったユーザと同一のユーザからの案内メール（会議案内通知メール）を受信したかどうかを判断する。
【０１１３】
ステップＳ２０３において案内メールを受信したとき、ステップＳ２０５において、主制御部２１は、案内メールから、会議主催者及び会議参加者などのデータを取得する。主制御部２１は、取得したデータを、例えば、会議の情報に関する所定のデータベースなどに記録する。
【０１１４】
ステップＳ２０７において、主制御部２１は、会議参加者からのＢＯＸへのアクセスがあるかどうかを判断する。会議参加者は、会議主催者より案内メールを受け取ると、資料を閲覧したり印刷したりするために、ＢＯＸにアクセスする。主制御部２１は、そのアクセスがあるかどうかを判断する。アクセスがなければ、再度ステップＳ２０５の処理を実行し、アクセスがあるまで待機する。
【０１１５】
ステップＳ２０７においてアクセスがあれば、ステップＳ２０９において、主制御部２１は、ＢＯＸにアクセスしたユーザが資料を閲覧する操作を行うかどうかを判断する。
【０１１６】
ステップＳ２０９において資料の閲覧が要求された場合、ステップＳ２１１において、主制御部２１は、ユーザからの要求に応じて、資料をそのユーザに提示する。このとき、資料は、ユーザが操作するＰＣ２０１などの端末上のデバイスドライバ画面や、操作パネル部９の表示パネル９ｂなどに表示される。
【０１１７】
ステップＳ２１３において、主制御部２１は、ユーザによりブックマークが資料について付加されるかどうかを判断する。ユーザは、提示された資料のうち、会議の進捗にあわせて通知を受けたい部位に、ブックマークを付加する操作を行う。ブックマークの付加は、ＰＣ２０１を操作したり、操作パネル部９を操作したりして行うことができる。
【０１１８】
ステップＳ２１３においてブックマークが付加される場合、ステップＳ２１５において、主制御部２１は、そのブックマークについて、通知条件の入力を受け付ける。ユーザは、通知条件として、資料中の所望のページや、資料中の所望の部位などを設定することができる。なお、主制御部２１は、資料中の部位の情報だけでなく、その部位がまもなく参照されると予測判断する場合のその予測の程度に関する設定などを実行可能であってもよい。例えば、資料の１０ページ目がブックマークに対応する部位であるとき、主制御部２１が予測判断を、例えば７ページ目で行うか、８ページ目で行うかなどを設定することができるようにしてもよい。
【０１１９】
ステップＳ２１７において、主制御部２１は、ユーザがブックマークについての通知条件の入力を完了したかどうかを判断する。完了していなければ、主制御部２１は、ステップＳ２１５の処理を再度行い、ユーザによる入力が完了するまで待機する。
【０１２０】
ステップＳ２１７において入力が完了した場合、ステップＳ２１９において、主制御部２１は、入力された通知条件に基づいて、通知条件を設定する。通知条件の設定は、資料のうちユーザがブックマークを付加したページについて行われる。なお、資料のうち特定の箇所についてブックマークが付加されたときには、その箇所について、通知条件の設定が行われる。
【０１２１】
一方、ステップＳ２０９においてユーザが資料を閲覧しないとき、又はステップＳ２１３においてブックマークの付加が行われないときには、ステップＳ２２１において、主制御部２１は、ユーザ（会議参加者）による資料の一部又は全部の印刷又はダウンロードの指示があるかどうかを判断する。
【０１２２】
ステップＳ２２１においてユーザが印刷・ダウンロードを指示したとき、ステップＳ２２３において、主制御部２１は、その指示に基づいて、資料の印刷を行ったり、資料のダウンロードの許可を行ったりする。これにより、資料がプリントアウトされたり、資料がＭＦＰ１からユーザの操作するＰＣ２０１などにダウンロードされたりし、ＭＦＰ１から出力される。
【０１２３】
一方、ステップＳ２２１においてユーザによる印刷・ダウンロードの指示がないとき、ステップＳ２２５において、主制御部２１は、ユーザがスキャン（読み取り）を実行するかどうかを判断する。ユーザがスキャンを実行する場合には、スキャナ部５で文書がスキャンされ、画像データが生成される。
【０１２４】
ステップＳ２２５においてユーザがスキャンを実行した場合、ステップＳ２２７において、主制御部２１は、スキャンされた文書（ドキュメント）が、受信した案内メールに対応する会議の資料であるかどうかを判断する。この判断は、主制御部２１が、スキャナ部５で読み取った画像データの画像処理を行い、その処理結果と会議の資料としてＢＯＸ内に保存されたデータとを比較し、両者の一致度などを評価することなどにより行う。
【０１２５】
ステップＳ２２７において資料がスキャンされたと判断した場合、又はステップＳ２２３の処理を行った場合、ステップＳ２２９において、主制御部２１は、ユーザに、会議通知サービスを利用するかどうかの問い合わせを提示する。提示は、その問い合わせる旨をユーザが操作するＰＣ２０１のデバイスドライバ画面などに表示することにより行う。ユーザは、ＰＣ２０１などを操作して、会議通知サービスを利用するかどうかを決定する。
【０１２６】
ステップＳ２３１において、主制御部２１は、ユーザが会議通知サービスを利用するかどうかを判断する。
【０１２７】
ステップＳ２３１においてユーザが会議通知サービスを利用する場合、ステップＳ２３３において、主制御部２１は、通知条件を設定する。このとき、通知条件としては、ユーザが印刷、ダウンロード、又はスキャンしたページや箇所が、資料のうち通知を行う所定の部位として設定される。また、通知条件としては、特にユーザから指定がなければ、その印刷、ダウンロード、又はスキャンを行ったユーザに対して通知を行うものとして、ユーザ情報を設定する。換言すると、主制御部２１は、印刷、ダウンロード、スキャンなどの出力や読み取りが行われてユーザの指示があったとき、それに基づいて、会議通知サービスを行うためのブックマーク情報及びユーザ情報を取得する。なお、通知条件としては、ユーザがデバイスドライバ画面などを操作して適宜所望のものを設定したり変更したりできるようにしてもよい。
【０１２８】
ステップＳ２１９やステップＳ２３３において通知条件の設定が行われたとき、図において、コネクタＡを経由し、次図の処理に移る。また、ステップＳ２２５でユーザがスキャンを行わなかったとき、ステップＳ２２７でスキャンされた文書が会議の資料でなかったとき、又はステップＳ２３１でユーザが通知サービスを利用していないとき、図において、コネクタＢを経由し、次図の処理に移る。
【０１２９】
図９は、ＭＦＰ１の会議通知サービスの通知条件設定動作時の動作の流れを示す第２のフローチャートである。
【０１３０】
コネクタＢを経由したとき、ステップＳ２３５において、主制御部２１は、必要に応じて、スキャンした文書について所定のデータ処理や印刷を行う。すなわち、このとき文書がスキャンされていれば、主制御部２１は、読み取った画像データをＢＯＸに保存したり、ユーザに送信したり、また、読み取った画像データに基づいて印刷することにより文書のコピーを行ったりする。
【０１３１】
一方、コネクタＡを経由したとき、すなわち会議通知サービスが設定されているとき、ステップＳ２３７において、主制御部２１は、ユーザに、通知を行う場合の通知方法の選択を求める。このとき、主制御部２１は、ユーザにより選択可能な種々の通知方法の選択を求める所定の表示を、ユーザが操作するＰＣ２０１のデバイスドライバ画面などに表示する。本実施の形態において、主制御部２１は、通知方法として、電子メール通知、音声情報・映像情報の配信、及び会議進捗情報の配信の３つをユーザに提示する。
【０１３２】
ステップＳ２３９〜Ｓ２４３において、主制御部２１は、ユーザが、通知方法として、電子メール通知、音声情報・映像情報の配信、及び会議進捗情報の配信のうちいずれかを選択するかどうかを判断する。
【０１３３】
ステップＳ２３９においてユーザが電子メール通知を選択したとき、ステップＳ２４５において、主制御部２１は、電子メールを通知方法として設定する。これにより、主制御部２１は、会議通知サービスにおいてＥ−Ｍａｉｌにより通知を行う。
【０１３４】
ステップＳ２４１においてユーザが音声情報・映像情報の配信を選択したとき、ステップＳ２４７において、主制御部２１は、音声情報・映像情報の配信を通知方法として設定する。このとき、主制御部２１は、ユーザの選択に応じて又は音声情報・映像情報が利用可能であるかどうかに応じて、音声・映像のいずれか一方の配信を通知方法として設定してもよい。これにより、主制御部２１は、会議通知サービスにおいて音声情報・映像情報を配信することにより通知を行う。
【０１３５】
ステップＳ２４３においてユーザが会議進捗情報の配信を選択したとき、ステップＳ２４９において、主制御部２１は、会議進捗情報の配信を通知方法として設定する。これにより、主制御部２１は、会議通知サービスにおいて会議進捗情報を配信することにより通知を行う。会議進捗情報の配信は、ユーザの操作するＰＣ２０１などのデバイスドライバ画面などに上述の通知画像５１０を表示するなどして行われる。
【０１３６】
ステップＳ２５１において、主制御部２１は、ユーザにより選択され設定された通知条件や通知方法をユーザに提示する。主制御部２１は、ユーザの操作するＰＣ２０１などのデバイスドライバ画面などに通知条件や通知方法を表示する。また、主制御部２１は、その表示と共に、表示の内容通りに通知条件や通知方法を設定してよいかどうかに関するユーザの承認を求める表示を行う。これにより、ユーザは、設定しようとする通知条件や通知方法について確認し、必要に応じてそれらを変更することができる。
【０１３７】
ステップＳ２５３において、主制御部２１は、ユーザが通知条件や通知方法を変更するかどうか、すなわち表示した通知条件などについてユーザの承認がなされるかどうかを判断する。
【０１３８】
ステップＳ２５３においてユーザによる変更がある場合には、ステップＳ２５５において、主制御部２１は、ユーザからの変更内容を受け付ける。変更内容の受付は、例えば、上述と同様にブックマークの設定や通知方法の選択を行えるようにして、ユーザの操作を受け付けることなどにより行われる。
【０１３９】
ステップＳ２５５の処理が終了したとき、又はステップＳ２３５の処理が終了したとき、ステップＳ２５７において、主制御部２１は、ユーザの処理が完了したかどうかを判断する。完了していなければ、図のコネクタＣを経由し、上述のステップＳ２０１以降の処理を再度行う。他方、ユーザの処理が完了していれば、一連の通知条件設定動作を終了する。
【０１４０】
図１０は、ＭＦＰ１の会議通知サービスの通知実行動作時の動作の流れを示すフローチャートである。
【０１４１】
ステップＳ３０１において、主制御部２１は、会議通知サービスが設定されている会議の開始時刻であるかどうかを判断する。開始時刻でなければ、主制御部２１は、開始時刻が到来するまで待機する。
【０１４２】
ステップＳ３０１において会議の開始時刻であれば、ステップＳ３０３において、主制御部２１は、画像形成装置に接続されている外部表示機器に会議の資料が表示されているかどうかを確認する。
【０１４３】
ステップＳ３０３において資料の表示がされている場合、ステップＳ３０５において、主制御部２１は、表示機器（表示デバイス）に表示している資料のページ情報などを取得する。すなわち、主制御部２１は、進捗情報（参照情報）を取得する。
【０１４４】
ステップＳ３０３において資料の表示がされていない場合、ステップＳ３０７において、主制御部２１は、資料を表示するための外部表示機器（表示デバイス）とネットワークとを介して通信できるかどうかを判断する。
【０１４５】
ステップＳ３０７において通信可能である場合には、ステップＳ３０９において、主制御部２１は、外部表示機器の表示ページ情報（参照情報）を、ネットワーク経由で取得する。
【０１４６】
ステップＳ３０７において通信不可能である場合には、ステップＳ３１１において、主制御部２１は、ＭＦＰ１にカメラ部１３又はマイク部１５が接続されているかどうかを確認する。
【０１４７】
ステップＳ３１１においてカメラ部１３などが接続されている場合、ステップＳ３１３において、主制御部２１は、カメラ部１３やマイク部１５から、会議室の音声情報や映像情報を取得する。主制御部２１は、取得した音声情報や映像情報について、音声認識や画像認識を行い、資料のうち会議において現在参照されている部位を検知する。これにより、参照情報が得られる。
【０１４８】
ステップＳ３０５，Ｓ３０９，Ｓ３１３の処理を行い参照情報が得られると、ステップＳ３１５において、主制御部２１は、ユーザの希望する通知方法が、会議進捗情報の配信であるかどうかを判断する。
【０１４９】
ステップＳ３１５において通知方法が会議進捗情報の配信である場合、ステップＳ３１７において、主制御部２１は、会議進捗情報の配信を行う。配信は、ユーザ情報に基づいて、ネットワークコントローラ部７経由でそのユーザのＰＣ２０１と通信を行い、会議の進捗情報や会議の音声・映像情報などをそのデバイスドライバ画面にて表示させることにより行われる。これにより、上述のように、通知を依頼したユーザのＰＣ２０１のデバイスドライバ画面に通知画像５１０等が表示される。なお、主制御部２１は、一定時間毎に、又は外部表示装置により表示されている資料のページが変更されたときに、参照情報の更新情報の配信を行う。したがって、ユーザは、常に最新の参照情報を入手することができる。
【０１５０】
なお、ステップＳ３１１においてカメラ部１３などが接続されていない場合、ステップＳ３１９において、主制御部２１は、通知を依頼したユーザに通知サービスを行うことができない状態である旨を連絡する。この連絡は、例えば、ＥーＭａｉｌ送信や音声情報・映像情報の配信などの方法で行えばよい。また、この連絡は、会議通知サービスのために設定された通知方法により行うようにしてもよい。
【０１５１】
ステップＳ３１５で通知方法が会議進捗情報の配信でない場合、ステップＳ３２１において、主制御部２１は、資料の表示ページ情報と通知条件との比較を行う。換言すると、主制御部２１は、参照情報と設定されているブックマーク情報とを比較する。
【０１５２】
ステップＳ３２３において、主制御部２１は、参照情報が通知条件に一致するかどうか、すなわちユーザへの通知を行うか否かを判定する。それらが一致しない場合は、一致するまで待機する。すなわち、主制御部２１は、通知を行うタイミングであるかどうかを判断する。
【０１５３】
ここで、主制御部２１は、参照情報と通知条件すなわちブックマーク情報とが互いに一致したときだけではなく、資料のうちブックマーク情報が示す位置がまもなく参照されると予測判断したときも、参照情報とブックマーク情報とが一致するとみなす。これにより、上述のように、ユーザが、ブックマーク情報に対応する位置が実際に参照されるまでに通知を受けることができるので、適切なタイミングで会議に途中参加することができる。
【０１５４】
ステップＳ３２３において通知条件が一致したとき、ステップＳ３２５において、主制御部２１は、通知方法は電子メールの送信であるかどうかを判断する。
【０１５５】
ステップＳ３２５で通知方法が電子メールであれば、ステップＳ３２７において、主制御部２１は、通知を依頼したユーザに電子メールを送信することにより、そのユーザに通知を行う。主制御部２１は、ネットワークコントローラ部７を通して、ユーザ情報に基づいてそのユーザに通知メールを送付する。ユーザは、電子メールを受信することにより、ブックマーク情報に対応する部位が会議で参照される旨を知ることができる。
【０１５６】
ステップＳ３２５で通知方法が電子メールでなければ、ステップＳ３２９において、主制御部２１は、会議室の音声・映像の情報をユーザに配信することにより、ユーザに通知を行う。主制御部２１は、入出力情報制御部５５から取得した音声情報・映像情報を、ユーザ情報に基づいて、ネットワークコントローラ部７経由でそのユーザのＰＣ２０１に配信することにより、通知を行う。これにより、ユーザは、ブックマーク情報に対応する部位が会議で参照される旨を知ることができる。また、会議の音声・映像情報が配信されるので、ユーザは事前に会議の様子を知ることができる。
【０１５７】
ステップＳ３１７，Ｓ３１９，Ｓ３２７，Ｓ３２９のいずれかの処理が終了した場合には、主制御部２１は、これら一連の通知実行動作を終了する。
【０１５８】
このように、本実施の形態においては、ユーザは、資料のうち各自がブックマークした部分が会議において参照されるときに、ＭＦＰ１から通知を受けることができる。したがって、ＭＦＰ１の会議通知サービスの支援を受けることにより、ユーザは、会議に適切なタイミングで途中参加することができる。
【０１５９】
［第２の実施の形態］
【０１６０】
第２の実施の形態における画像形成装置の基本的な構成は、第１の実施の形態におけるそれと同じであるためここでの説明を繰り返さない。また、会議通知サービスの基本的な態様も、第１の実施の形態のそれと同様である。第２の実施の形態においては、ＭＦＰ１に、会議に参加しているユーザが会議に参加していないユーザに会議への参加を促す機能が設けられている点が第１の実施の形態と異なる。
【０１６１】
図１１は、第２の実施の形態におけるＭＦＰ１の会議表示画像６１０の一例を示す図である。
【０１６２】
会議表示画像６１０は、会議の開催時において、主制御部２１により、ＭＦＰ１の操作パネル部９に表示される。図を参照して、会議表示画像６１０は、会議情報表示６１１、会議進行情報表示６１３、及び呼び出しボタン６１５を含んでいる。
【０１６３】
会議情報表示６１１は、開催されている会議の日時、参加者、資料などの情報を表示するものである。
【０１６４】
会議進行情報表示６１３は、会議の進捗情報に関する表示を行う。本実施の形態において、会議進行情報表示６１３は、資料のうち、現在会議において参照されている部位がどこであるかを表示する。
【０１６５】
呼び出しボタン６１５は、例えば会議に出席するユーザのそれぞれに対応するものが設けられている。呼び出しボタンは、会議に出席しているユーザの指示に基づいて、会議の開催中にその会議に参加していないユーザを指定するために設けられている。
【０１６６】
例えば、主催者であるユーザＡと、参加者であるユーザＢ，Ｃ，Ｄとの計４名のユーザが出席する会議Ａが行われている場合を想定する。このとき、図を参照して、呼び出しボタン６１５は、各ユーザＡ〜Ｄに対応する４つが表示されている。呼び出しボタン６１５の表示は、主制御部２１が、例えば通知条件データベースや会議データベースなどを参照することにより行われる。会議の開催時において、例えばいずれかのユーザが出席しておらず、会議出席者がそのユーザをすぐに呼び出したいと考えるときには、会議出席者は、そのユーザに対応する呼び出しボタン６１５を操作する。呼び出しボタン６１５が操作されると、主制御部２１は、所定の通知方法によりそのユーザに通知を行う。所定の通知方法としては、例えば、会議への参加を促す電子メールの送信が挙げられる。呼び出されたユーザは通知を受け、自分が会議に呼び出されている旨を知ることができる。
【０１６７】
なお、通知方法として、呼び出しを行うユーザの音声などをマイク部１５で集音し、その音声情報を呼び出し対象ユーザに配信してもよい。この場合、例えば、主催者であるユーザＡが「ユーザＢさん、すぐに会議に参加してください」などと呼ぶ音声データをユーザＢに配信することにより、ユーザＢを呼び出したりすることができる。したがって、呼び出し時に具体的な情報を含めた通知を行うことができる。
【０１６８】
このように、第２の実施の形態においては、あるユーザが参加していないためにきちんとした議論ができず会議の進行に支障が生じる場合などにおいて、会議出席者は、速やかにユーザを呼び出すことができる。また、ユーザは、呼び出しボタン６１５のワンタッチ操作などを行うことにより、容易にユーザの呼び出しを行うことができる。したがって、会議をより円滑に行うことができ、ＭＦＰ１を、ユーザの業務の高効率化などにさらに役立てることができる。
【０１６９】
なお、主制御部２１は、既に会議に出席している出席ユーザが誰であるかを判定し、呼び出しボタン６１５として会議に出席していないユーザのみを表示するようにしてもよい。また、主制御部２１は、会議に出席予定のユーザのみならず、例えば会議に関連するユーザグループに属するユーザを適宜呼び出し可能に呼び出しボタン６１５の表示を行うようにしてもよい。
【０１７０】
［第３の実施の形態］
【０１７１】
第３の実施の形態における画像形成装置の基本的な構成は、第１の実施の形態におけるそれと同じであるためここでの説明を繰り返さない。また、会議通知サービスの基本的な態様も、第１の実施の形態のそれと同様である。第３の実施の形態においては、ＭＦＰ１が、会議に途中参加するユーザが利用可能な会議通知サービスだけでなく、会議に最初から参加するユーザが利用可能な開催通知サービスを実行可能である点が第１の実施の形態と異なる。
【０１７２】
図１２は、第３の実施の形態におけるＭＦＰ１の資料印刷画像６２０の一例を示す図である。
【０１７３】
資料印刷画像６２０は、会議の開催前に各ユーザが資料を印刷したりダウンロードしたりする場合において、主制御部２１により、ＭＦＰ１の操作パネル部９や、ユーザのＰＣ２０１のデバイスドライバ画面に表示される。図を参照して、資料印刷画像６２０は、印刷対象のファイル（資料）又はダウンロード対象のファイル（資料）の情報に関する表示を含んでいる。また、資料印刷画像６２０は、例えば「会議直前に会議開催をお知らせする、開催通知サービスを利用しますか？」のようなメッセージ表示と、開催通知設定ボタン６２１と、開催通知非設定ボタン６２３とを含んでいる。なお、図において、「Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ：  Ｄｏｗｎｌｏａｄ  ｔｏ  ＰＣ」とは、ユーザのＰＣ２０１に資料をダウンロードする操作をユーザがＭＦＰ１に実行させようとしていることを示している。
【０１７４】
第３の実施の形態において、ユーザは、資料印刷画像６２０が表示されたとき、開催通知設定ボタン６２１を押下することにより、開催通知サービスを利用することができる。また、ユーザは、資料印刷画像６２０が表示されたとき、開催通知非設定ボタン６２３を押下することにより、開催通知サービスを利用しないことを選択することができる。
【０１７５】
図１３は、第３の実施の形態におけるＭＦＰ１の動作の流れを示すフローチャートである。
【０１７６】
ステップＳ４０１において、主制御部２１は、ユーザのログインを受け付ける。主制御部２１は、例えば、ユーザのＰＣ２０１のデバイスドライバやＭＦＰ１の操作パネル部９などを介して入力されたパスワードなどの認証情報とユーザデータベースのレコードとを比較し、ユーザのログインを許可する。これにより、ユーザは、主制御部２１により許可された範囲で、ＢＯＸに保存された資料の閲覧やＭＦＰ１の操作などを行うことができる。
【０１７７】
ステップＳ４０３において、主制御部２１は、ユーザの操作が会議用資料の印刷又はダウンロードであるかどうかを判断する。ユーザの操作が会議用資料の印刷などでなければ、主制御部２１は、そのユーザの操作に応じた処理を行う（図示せず）。
【０１７８】
ステップＳ４０３においてユーザの操作が印刷などであれば、ステップＳ４０５において、主制御部２１は、開催通知サービスの利用有無に関する問い合わせをユーザに提示する。提示は、上記のような資料印刷画像６２０を、ユーザが操作するＭＦＰ１の操作パネル部９又はＰＣ２０１のデバイスドライバ画面などに表示することにより行う。
【０１７９】
ステップＳ４０７において、主制御部２１は、ユーザが開催通知サービスを利用するかどうかを判断する。主制御部２１は、開催通知設定ボタン６２１と開催通知非設定ボタン６２３とのどちらがユーザにより操作されるかに応じて、上記判断を行う。
【０１８０】
ステップＳ４０７においてユーザが開催通知サービスを利用する場合、ステップＳ４０９において、主制御部２１は、ユーザ情報の取得及び参照を行う。主制御部２１は、ログインしているユーザについて、ユーザデータベースなどを参照して情報を取得する。
【０１８１】
ステップＳ４１１において、主制御部２１は、取得した情報に基づいて、ユーザに開催通知に関する通知条件や通知方法を提示する。提示は、操作パネル部９やデバイスドライバ画面に表示することにより行われる。このとき、通知条件や通知方法としては、先ずは、初期設定（デフォルト設定）されているものが表示される。また、このとき、主制御部２１は、ユーザが通知条件や通知方法の変更を望むかどうかを確認する表示と変更を受け付けるボタンなどの表示を行う。
【０１８２】
ステップＳ４１３において、主制御部２１は、ユーザが、通知条件や通知方法の変更を行う否かを判断する。
【０１８３】
ステップＳ４１３においてユーザが変更を望む場合、ステップＳ４１５において、主制御部２１は、ユーザからの通知条件や通知方法の変更入力を受け付ける。
【０１８４】
ステップＳ４１７において、主制御部２１は、ユーザが、通知条件や通知方法の変更入力が完了したか否かを判断する。完了していなければ、主制御部２１は、ステップＳ４１５，Ｓ４１７の処理を繰り返し行う。
【０１８５】
ステップＳ４１７においてユーザの変更入力が完了した場合、ステップＳ４１９において、主制御部２１は、開催通知サービスの設定処理を実行する。これにより、開催通知サービスの通知条件や通知方法に応じて通知が行われる。
【０１８６】
ステップＳ４１９の処理が行われた後、又はステップＳ４０７においてユーザが開催通知サービスを利用しないと判断した場合には、ステップＳ４２１において、主制御部２１は、ステップＳ４０３におけるユーザの操作に基づいて、会議用資料の印刷・ダウンロード処理を実行する。
【０１８７】
ステップＳ４２１の処理が行われた後、又はステップＳ４０３でユーザの操作が資料の印刷などでなかった場合には、ステップＳ４２３において、主制御部２１は、ユーザの操作が完了したかどうかを判断する。完了していない場合には、主制御部２１は、ステップＳ４０３以降の処理を行う。完了した場合には、主制御部２１は、一連の処理を終了する。
【０１８８】
このように開催通知サービスに関する設定が行われた場合、主制御部２１は、会議の開始時間よりも所定時間だけ前に、通知対象ユーザに通知（リマインド）を行う。通知は、例えば電子メール送信やデバイスドライバ画面への表示など、設定された通知方法に応じて行われる。また、通知は、通知条件における設定内容に応じて行われる。すなわち、ユーザは、通知条件を設定することにより、例えば通知を行うタイミングや回数などを必要に応じて変更することができる。
【０１８９】
第３の実施の形態では、必要に応じて会議の開催前にリマインドを行うことができるので、会議を定刻通りに開催したり欠席者を少なくしたりすることができる。したがって、ＭＦＰ１を、ユーザの業務の高効率化などにさらに役立てることができる。
【０１９０】
［第４の実施の形態］
【０１９１】
第４の実施の形態における画像形成装置の基本的な構成は、第１の実施の形態におけるそれと同じであるためここでの説明を繰り返さない。また、会議通知サービスの基本的な態様も、第１の実施の形態のそれと同様である。第４の実施の形態においては、ユーザが会議通知サービスを利用しようとする会議が、既に会議通知サービスを利用しようとしていた会議と並行して開催されるものである場合に、ユーザがそれぞれの会議の会議通知サービスについて容易に再設定可能である点が第１の実施の形態と異なる。
【０１９２】
図１４は、第４の実施の形態における会議通知サービス設定画像６３０の一例を示す図である。
【０１９３】
図を参照して、会議通知サービス設定画像６３０は、今回会議情報表示６３１、既存会議情報表示６３３、今回会議通知設定ボタン６３５、及び会議通知再設定ボタン６３７を含んでいる。
【０１９４】
今回会議情報表示６３１は、今回新たにユーザが会議通知サービスを利用しようとした会議（図の例において、会議主催者の名前からＢ氏会議と呼ぶことがある）の日時、参加者、資料などの情報を表示する。
【０１９５】
既存会議情報表示６３３は、既にそのユーザが会議通知サービスを設定しようとした会議のうち、今回新たにユーザが会議通知サービスを利用しようとした会議（図の例において、会議主催者の名前からＡ氏会議と呼ぶことがある）の開催期間に開催期間が重複するものの情報を表示する。既存会議情報表示６３３としては、例えば、今回会議情報表示６３１と同様の情報の表示のほか、通知条件や通知方法などの通知設定に関する情報の表示を含んでいる。
【０１９６】
今回会議通知設定ボタン６３５及び会議通知再設定ボタン６３７は、既存の会議と開催日時が重複するが既存の会議通知サービス設定も同時に変更するかどうかをユーザに訪ねるメッセージと共に表示される。今回会議通知設定ボタン６３５は、既存の設定はそのまま変更せず、新たな会議についての設定を行うためにユーザにより操作されるボタンである。会議通知再設定ボタン６３７は、既存の設定と新たな会議についての設定を同時に行うためにユーザにより操作されるボタンである。主制御部２１は、会議通知サービス設定画像６３０を表示した後、今回会議通知設定ボタン６３５及び会議通知再設定ボタン６３７のうちユーザにより操作されたボタンに応じて、ユーザに通知条件などの設定を入力させる。
【０１９７】
ここで、会議通知サービス設定画像６３０は、会議の開催前にユーザが会議通知サービスの利用を設定しようとするときに、ＭＦＰ１の操作パネル部９又はユーザのＰＣ２０１のデバイスドライバ画面などに表示される。会議通知サービス設定画像６３０は、ユーザが新たに会議通知サービスを利用しようとする会議の開催期間と、そのユーザが既に会議通知サービスを利用しようとしていた他の会議の開催期間とに重複する期間がある場合に表示される。
【０１９８】
例えば、図の会議通知サービス設定画像６３０は、ユーザＫが、会議通知サービスの設定を行おうとしたとき、今回会議通知サービスを利用しようとしたＢ氏会議と、既に会議通知サービスの利用設定を行ったＡ氏会議とで、会議の開催期間が重複していることから表示されたものである。すなわち、Ａ氏会議が２００９年４月１日の午後２時から午後３時まで開催される予定であるところ、Ｂ氏会議は、それと同日の午後１時から午後３時まで開催される予定であり、午後２時から午後３時までの部分で開催時間が重複する。その時間はユーザＫはいずれか一方の会議にしか参加できないため、ユーザＫは、会議通知サービス設定画像６３０が表示されたとき、必要に応じて、今回会議通知設定ボタン６３５か会議通知再設定ボタン６３７かいずれかを選択する。これにより、ユーザＫは、各会議の内容や優先度などを適宜考慮し、自身が参加することが必要な会議に確実に参加できるようにスケジューリングを行い、会議通知サービスを設定することができる。
【０１９９】
このように、第４の実施の形態においては、新たに行う会議通知サービスの設定時に、必要に応じて既存の会議通知サービスの設定を容易に行うことができる。したがって、会議通知サービスを容易にかつ確実に利用することができ、複数の会議が並行して開催される場合であっても、参加することが必要な会議に確実に参加することができる。
【０２００】
［第５の実施の形態］
【０２０１】
第５の実施の形態における画像形成装置の基本的な構成は、第１の実施の形態におけるそれと同じであるためここでの説明を繰り返さない。また、会議通知サービスの基本的な態様も、第１の実施の形態のそれと同様である。第５の実施の形態においては、例えば講習会など同一の内容の会議や講義が複数日にわたって繰り返し開催されるような場合に、ユーザのスケジューリングを支援可能な会議通知サービスをＭＦＰ１が実行可能である点が第１の実施の形態と異なる。
【０２０２】
図１５は、第５の実施の形態における会議通知サービス設定画像６４０を説明する図である。
【０２０３】
例えばＺＺ講習会と題する講習会（会議の一例）が、毎回約８時間にわたり開催され、その講習会が、４／１（４月１日）、４／１７（４月１７日）、５／１２（５月１２日）、６／４（６月４日）の各日に総計４回行われる場合を想定する。すなわち、ユーザに対して、４回の講習会の受講機会が設けられている。講習会は、総ページが８０ページである資料を参照して行われると仮定する。
【０２０４】
図を参照して、このような講習会に関して、講習会開催の通知メールなどを受信したユーザが会議通知サービスの設定を行う場合、主制御部２１は、会議通知サービス設定画像６４０をユーザのＰＣ２０１のデバイスドライバ画面又はＭＦＰ１の操作パネル部９に表示する。会議通知サービス設定画像６４０は、第１のブックマーク設定確認画像６４１と第２のブックマーク設定確認画像６４３を含む。第１のブックマーク設定確認画像６４１は、各受講機会について、開始から終了までの講習期間を棒状に表したものと、開催される日付とを示し、それらを４回分だけ並べて、講習会の全回の開催期間を視覚的に示したものである。また、第２のブックマーク設定確認画像６４３は、資料中での複数のブックマーク位置の詳細を表示する画像である。図において、破線は第１のブックマーク設定確認画像６４１と第２のブックマーク設定確認画像６４３とで共通のブックマークの位置を示す。
【０２０５】
ここで、ユーザに、４回の受講機会のうち、１回目の開催日の午前中に受講可能時間があり、２回目の開催日の昼頃に受講可能時間があり、３回目の開催日の午後に受講可能時間がある場合を想定する。この場合、ユーザは、講習会の受講計画を以下のように立てることができる。例えば、１回目の講習会において、ユーザは、資料のうち１ページから２９ページまでの部分の受講を済ませる。また、２回目の講習会において、ユーザは、資料のうち３０ページから５４ページまでの部分の受講を済ませる。また、３回目の講習会において、ユーザは、資料のうち５５ページから最後の８０ページまでの部分について受講し、講習会の受講を完了する。
【０２０６】
上記のような受講計画を立てたとき、ユーザは、会議通知サービス設定画像６４０を表示させながら、例えば以下のようにブックマーク設定を行うことができる。ブックマーク設定は、ユーザがＰＣ２０１や操作パネル部９などを操作して行われる。すなわち、先ず、ユーザは、第２のブックマーク設定確認画像６４３において、ブックマーク１として資料の３０ページの部位を指定する。また、ユーザは、同様に、ブックマーク２として資料の５５ページの部位を指定する。ブックマーク１及びブックマーク２により、資料を受講機会毎に３つの部分に分けることができる。
【０２０７】
次に、ユーザは、第１のブックマーク設定確認画像６４１において、ブックマーク１を設定する受講機会がいずれの回であるかを指定する。ユーザは、ブックマーク１を、２回目の受講機会に設定する。また、同様に、ユーザは、ブックマーク２を、３回目の受講機会に設定する。これにより、ブックマーク１は、２回目の受講機会において、資料の３０ページ目に設定されたことになる。また、ブックマーク２は、３回目の受講機会において、資料の５５ページ目に設定されたことになる。なお、通知方法などについては、例えば第１の実施形態において設定可能なそれと同様に設定可能にすればよい。
【０２０８】
このようなブックマークの設定が行われたとき、主制御部２１は、ブックマーク情報やユーザ情報に基づいて、通知対象のユーザに、ブックマーク１及びブックマーク２で設定されたそれぞれの通知タイミングで通知を行う。すなわち、主制御部２１は、２回目の講習会において、講習会の内容が資料の３０ページ目に近くなると、それに間に合うように、ユーザに通知する。ユーザは、通知を受信したときに講習会に参加することにより、２回目の講習会において、３０ページ目から受講を再開することができる。また、主制御部２１は、３回目の講習会において、講習会の内容が資料の５５ページ目に近くなると、それに間に合うように、ユーザに通知する。ユーザは、通知を受信したときに講習会に参加することにより、３回目の講習会において、５５ページ目から受講を再開することができる。したがって、ユーザは、確実に受講計画通りに講習会を受講することができる。
【０２０９】
なお、ブックマークは２つに限らず、さらに多く設定してもよい。
【０２１０】
このように、第５の実施の形態においては、同じ内容の長時間の講習会が複数回・異なる日時で実施される場合であって、ユーザがまとまった時間がとれないために講習会への一部参加を繰り返す必要があるとき、上記のようなＭＦＰ１のスケジューリング支援機能を便利に利用可能である。すなわち、各回の講習会につき、それぞれ受講可能なタイミングをブックマークとして設定しておくことにより、受講するまでの時間は他の業務の推進に専念する一方で、各回の受講機会を逃すことなく講習会を受講可能になる。したがって、ＭＦＰ１を利用し、業務の高効率化を推進することができる。
［実施の形態における効果］
【０２１１】
以上のように構成されたＭＦＰでは、ユーザにより指定されたブックマーク情報と、通知対象となるユーザの情報と、資料のうち会議において現在参照されている部位の情報とに基づき、電子メール通知、会議の音声情報・映像情報配信、又はデバイスドライバ画面での会議の進捗情報配信などを行う。それにより、ユーザは、会議の進捗状況を常々気にしていることなく、通知を受けた適切なタイミングで会議に途中参加することができる。ユーザは、容易に会議のうち必要な部分にのみ参加することができるようになるため、会議のうち参加不要な内容が議題である時間を、容易に他の仕事へ割り振ることができる。例えば、ユーザが、複数の会議を掛け持ちしたり多くの会議に参加したりする必要がある場合、各会議のうち必要な時間にのみ容易に参加することができる。したがって、会議通知サービスの利用により、ＭＦＰは、ユーザが会議に適切なタイミングで途中参加することを確実に支援可能であり、業務の高効率化を進めることができる。
【０２１２】
また、ユーザは、通知を受ける通知方法として、電子メールの送信、映像情報・音声情報の配信、デバイスドライバによる進捗情報配信など、種々の形態を選択することができる。したがって、例えば通知を受ける環境や状態に応じた適切な通知方法で通知を受けることができ、会議通知サービスを便利に利用可能である。
【０２１３】
［その他］
【０２１４】
なお、ＭＦＰは、電子メール、会議の音声情報配信、会議の映像情報配信、及び画像形成装置と通信可能な外部機器により表示されるデバイスドライバ画面への情報表示のうちいずれか１つ又は２つで通知を実行可能に構成されていればよい。いずれの通知方法による通知であっても、ユーザに適切に会議への参加タイミングを通知することができる。
【０２１５】
また、主制御部は、カメラ部からの映像情報やマイク部からの音声情報のいずれか一方のみ取得可能に設けられていてもよい。また、主制御部は、例えば外部表示装置などから資料のうち現在参照されている部位の情報を得ることができる場合、カメラ部やマイク部からの情報を取得できなくてもよい。すなわち、このような場合であっても、主制御部は、参照情報を得て、それに基づいて電子メール送信や進捗情報の配信などの通知をユーザに行うことができる。
【０２１６】
また、ＭＦＰは、例えば、ＭＦＰと通信を行わない別のプロジェクタなどの外部表示装置やＰＣなどを用いて資料を参照する会議が実行されているときに利用可能であってもよい。すなわち、主制御部が、カメラ部やマイク部などから得た情報に基づいて会議のうち資料の現在参照されている部位を特定し、その参照情報と設定されたブックマーク情報及びユーザ情報などに基づいてユーザに通知を行うようにしてもよい。
【０２１７】
また、資料やデータベースは、ＭＦＰが通信可能な外部記憶装置内、例えばＭＦＰと通信可能にネットワークに接続されたサーバ（外部記憶装置の一例）などに記憶されていてもよい。この場合、主制御部がそのサーバ内から資料やデータベースにアクセスすることにより、上述と同様に会議に関する機能を実行することが可能である。また、この場合、例えば設置場所が異なる複数のＭＦＰからサーバにアクセス可能にすることにより、会議を開催する場所を容易に変更可能にすることができる。
【０２１８】
また、画像形成装置としては、モノクロ／カラーの複写機、プリンタ、ファクシミリ装置やこれらの複合機（ＭＦＰ）などいずれであってもよい。また、電子写真方式により画像を形成するものに限られず、例えばいわゆるインクジェット方式により画像を形成するものであってもよい。
【０２１９】
また、上述の実施の形態における処理は、ソフトウェアによって行っても、ハードウェア回路を用いて行ってもよい。
【０２２０】
また、上述の実施の形態における処理を実行するプログラムを提供することもできるし、そのプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、メモリカードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することにしてもよい。また、プログラムはインターネットなどの通信回線を介して、装置にダウンロードするようにしてもよい。上記のフローチャートで文章で説明された処理は、そのプログラムに従ってＣＰＵなどにより実行される。
【０２２１】
なお、上記実施の形態は、すべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【符号の説明】
【０２２２】
１  ＭＦＰ（画像形成装置の一例）
１３  カメラ部（撮像手段の一例）
１５  マイク部（集音手段の一例）
２１  主制御部
２３  ＨＤＤ（記憶手段の一例）
２００  プロジェクタ（外部表示装置の一例）
２０１  ＰＣ（外部機器の一例）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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