(57)【要約】【課題】FAX送信者が、FAX受信者側でFAX送信者からのFAX発行通知を確認したか否か、及び、FAXが確実にFAX受信者側の出力装置で出力されたこと、を確認できる技術を提供する。【解決手段】管理サーバ12は、送信元端末13から送信元端末13のIPアドレス、発行先プリンタ18のIPアドレス及び出力データを含む出力指示情報を受信し、受信した出力データを記憶部に一時格納し、前記記憶部から発行先プリンタ18のIPアドレスに対応付いた送信先端末14のIPアドレスを取得し、この送信先端末14へ出力データの発行通知メッセージを送信し、送信先端末14の何れかから出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認したことを示す情報を受信すると、前記出力データを発行先プリンタ18に出力すると共に、送信元端末13へ出力完了通知メッセージを送信する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の端末及び出力装置と接続可能に構成された管理装置における出力制御方法であ
って、
前記管理装置は、記憶部と制御部と出力部を具備し、前記記憶部は、端末識別情報と前
記出力装置識別情報とをそれぞれ対応付けて記憶し、
前記制御部により、
第１の端末から第１の端末識別情報、出力装置識別情報及び出力データを含む出力指示
情報を受信し、
前記受信した出力データを前記記憶部に一時格納し、
前記受信した出力装置識別情報に基づき前記記憶部を検索して、前記出力装置識別情報
に対応付いた第２の端末識別情報を取得し、
前記第２の端末識別情報に基づき、第２の端末へ前記出力データの発行通知メッセージ
を送信し、
前記第２の端末から、出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認したことを示す情報を受信すると、前記出力データを前記出力装置に出力すると共に、前記第１の端末へ出力完了通知メッセージを送信する、
ことを特徴とする出力制御方法。
【請求項２】
前記制御部により、
前記第１の端末から出力完了通知メッセージが確認されたことを示す情報を受信し、
前記第１の端末識別情報、出力装置識別情報、第２の端末識別情報、前記出力データの発行通知日時、出力完了日時、前記出力データ識別情報を前記記憶部に格納し、
前記一時格納した出力データを前記記憶部から削除する、
ことを特徴とする請求項1に記載の出力制御方法。
【請求項３】
管理装置及び出力装置と接続可能に構成された端末における出力制御方法であって、
入力部と制御部と表示部を具備し、
前記制御部により
前記管理装置から出力データの発行通知メッセージを受信し、
前記受信した出力データの発行通知メッセージを前記表示部に表示し、
前記入力部を介して、出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認したことを示す情報を受信し、
前記受信した出力承認を示す情報を前記管理装置へ送信する、
ことを特徴とする出力制御方法。
【請求項４】
複数の端末及び出力装置と接続可能に構成された管理装置であって、
前記管理装置は、記憶部と制御部と出力部を具備し、前記記憶部は、端末識別情報と前
記出力装置識別情報とをそれぞれ対応付けて記憶し、
前記制御部は、
第１の端末から第１の端末識別情報、出力装置識別情報及び出力データを含む出力指示
情報を受信し、
前記受信した出力データを前記記憶部に一時格納し、
前記受信した出力装置識別情報に基づき前記記憶部を検索して、前記出力装置識別情報
に対応付いた第２の端末識別情報を取得し、
前記第２の端末識別情報に基づき、第２の端末へ前記出力データの発行通知メッセージ
を送信し、
前記第２の端末から、出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認した
ことを示す情報を受信すると、前記出力データを前記出力装置に出力すると共に、前記第
１の端末へ出力完了通知メッセージを送信する、
ことを特徴とする管理装置。
【請求項５】
前記制御部は、
前記第１の端末から出力完了通知メッセージが確認されたことを示す情報を受信し、
前記第１の端末識別情報、出力装置識別情報、第２の端末識別情報、前記出力データの発行通知日時、出力完了日時、前記出力データ識別情報を前記記憶部に格納し、
前記一時格納した出力データを前記記憶部から削除する、
ことを特徴とする請求項４に記載の管理装置。
【請求項６】
管理装置及び出力装置と接続可能に構成された端末であって、
入力部と制御部と表示部を具備し、
前記制御部は
前記管理装置から出力データの発行通知メッセージを受信し、
前記受信した出力データの発行通知メッセージを前記表示部に表示し、
前記入力部を介して、出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認したことを示す情報を受信し、
前記受信した出力承認を示す情報を前記管理装置へ送信する、
ことを特徴とする端末。
【請求項７】
コンピュータに、請求項1乃至請求項３に記載の出力制御方法を実行させるためのプログラム。
【請求項８】
コンピュータにより読み出し可能なプログラムを格納した記憶媒体であって、請求項７に記載のプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、帳票印刷指示が行われた際、発行を通知する機能及び、印刷確認が行われたことを通知する機能に関する。
【背景技術】
【０００２】
役所などの自治体におけるサービス業務では、一部特定の帳票においては、本庁舎でのみ発行を行っている。本庁舎以外の窓口サービスコーナーなどの事業所で該当の帳票が必要になった場合、本庁舎で出力した帳票をFAXで送信するか、あるいは、本庁舎からその事業所のプリンタに印刷指示を行うといったフローで業務を遂行している。そのため、本庁舎の職員は、遠隔地の事業所に帳票をFAX出力あるいはプリンタ出力した際、出力した旨を事業所の職員に伝達する必要がある。従来、この伝達は、電話連絡でなされるのが一般的であった。しかし、FAX受信者とFAX装置が離れている場合、FAX受信者はFAX受信を確認するため、度々FAX装置のある場所へ移動しFAX受信を確認しなければならない場合があり、不便であった。この課題を解決するために、例えば、FAX送信をメールにより通知するシステムが知られている（例えば、特開2003-174549号公報参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2003-174549号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上記特許文献1に開示のシステムでは、FAX受信者とFAX装置が離れている場合、FAX受信者はFAX受信を確認するため、度々FAX装置のある場所へ移動しFAX受信を確認する必要がなくなる。また、FAX送信者が送信相手のメールアドレスを設定するだけで、FAX受信者に対して自動的にメールが送信されるため、メール送信の手間が省かれる。
【０００５】
一方で、自治体サービス業務では、FAX受信者側でFAXを受取った後、様々な手続きが必要となる場合があり、この場合、手続きが完了したことをFAX送信者に知らせる必要がある。
【０００６】
しかしながら、上記特許文献１に開示のシステムでは、FAX送信者は、FAX受信者側でFAX送信者からのFAX発行通知を確認したか否か、及び、FAXが確実にFAX受信者側の出力装置で出力されたか、について知ることができない。
【０００７】
本発明は、FAX送信者が、FAX受信者側でFAX送信者からのFAX発行通知を確認したか否か、及び、FAXが確実にFAX受信者側の出力装置で出力されたこと、を確認できる技術を提供することを課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決するための一手段を説明する。本発明は、複数の端末及び出力装置と接続可能に構成された管理装置における出力制御方法である。前記管理装置は、記憶部と制御部と出力部を具備し、前記記憶部は、端末識別情報と前記出力装置識別情報とをそれぞれ対応付けて記憶する。そして、前記制御部により、第１の端末から第１の端末識別情報、出力装置識別情報及び出力データを含む出力指示情報を受信し、前記受信した出力データを前記記憶部に格納し、前記受信した出力装置識別情報に基づき前記記憶部を検索して、前記出力装置識別情報に対応付いた第２の端末識別情報を取得し、前記第２の端末識別情報に基づき、第２の端末へ前記出力データの発行通知メッセージを送信し、前記第２の端末から出力承認を示す情報あるいは前記発行通知メッセージを確認したことを示す情報を受信すると、前記出力データを前記出力装置に出力すると共に、前記第１の端末へ出力完了通知メッセージを送信する、ことを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、FAX送信者が、FAX受信者側でFAX送信者からのFAX発行通知を確認したか否か、及び、FAXが確実にFAX受信者側の出力装置で出力されたこと、を確認できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】出力制御システム１全体構成例を示す図である。
【図２】管理サーバ12のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】送信元端末13のハードウェア構成例を示す図である。
【図４】送信先端末15〜17のハードウェア構成例を示す図である。
【図５】管理サーバ12が具備する通知管理DB215のデータ構成例を示す図である。
【図６】管理サーバ12が具備する履歴管理DB216のデータ構成例を示す図である。
【図７】管理サーバ12が具備する端末情報DB217のデータ構成例を示す図である。
【図８】管理サーバ12が具備する設置場所一覧DB218のデータ構成例を示す図である。
【図９】送信元端末13が具備する印刷指示機能311の処理を示すフローチャートである。
【図１０】管理サーバ12が具備する発行通知メッセージ送信機能211の処理を示すフローチャートである。
【図１１】送信先端末15〜17が具備する発行通知メッセージ受信機能411の処理及び印刷承認機能412を示すフローチャートである。
【図１２】管理サーバ12が具備する印刷機能212及び印刷完了通知メッセージ送信機能213の処理を示すフローチャートである。
【図１３】送信元端末13が具備する印刷完了通知メッセージ受信機能312及び通知メッセージ確認機能313の処理を示すフローチャートである。
【図１４】管理サーバ12が具備する通知完了機能214の処理を示すフローチャートである。
【図１５】送信先端末15〜17の表示部403に表示される発行通知メッセージの例を示す図である。
【図１６】送信元端末13の表示部303に表示される印刷完了通知メッセージの例を示す図である。
【図１７】送信先端末15〜17の表示部403に表示される発行通知メッセージの他の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明の実施例について、図面を参照して詳細に説明をする。
【００１２】
図1は、本実施例に係る帳票（出力データ）の出力制御システム１全体構成例を示す図である。出力制御システム1は、管理サーバ（管理装置）12と送信元端末13、送信先端末群14及び発行先プリンタ(出力装置)18がネットワーク19に接続されて構成される。
【００１３】
管理サーバ12は、発行通知メッセージの送信先端末群１４への送信、印刷完了通知メッセージの送信元端末１３への送信、帳票の印刷制御、メッセージ通知管理及び帳票発行歴管理を行う。この管理サーバ12は、例えば事業所A10に設置される。
【００１４】
送信元端末13は、帳票の発行先プリンタ18を選択し、管理サーバ12へ印刷指示情報を送信し、また、管理サーバ12から帳票の印刷完了通知メッセージを受信してディスプレイ等の表示部に表示するための端末である。この送信元端末13は、例えば事業所A10に設置される。
【００１５】
送信先端末群14は、複数の送信先端末15〜17で構成される。これら送信先端末15〜17は、管理サーバ12から帳票の発行通知メッセージを受信してディスプレイ等の表示部に表示し、帳票の印刷承認（帳票発行通知の確認）が行われると、印刷承認を示す情報（帳票の発行通知メッセージが確認されたことを示す情報）を管理サーバ12へ送信する端末である。これらの送信先端末15〜17は、例えば事業所B11に設置される。
【００１６】
発行先プリンタ18は、送信先端末15〜17の何れかの端末で帳票の印刷承認が行われた後、管理サーバ12から帳票データを含む印刷指示情報を受信して、帳票を出力するためのプリンタである。この発行先プリンタ18は、例えば事業所B11に設置される。
【００１７】
図2は、管理サーバ12のハードウェア構成例を示す図である。管理サーバ12は、記憶部200と、制御部201と、ネットワークインタフェース部202とを具備する。記憶部200には、発行通知メッセージ送信機能211、印刷機能212、印刷完了通知メッセージ送信機能213及び通知完了機能214からなるプログラム210と、通知管理データベース（以下、「データベース」は「DB」と記す）215、履歴管理DB216、端末情報DB217、設置場所一覧DB218が格納されている。プログラム210は、制御部201により記憶部200から図示していないメモリにロードされて実行される。尚、管理サーバ12は、一般的なコンピュータにより実現できる。
【００１８】
図3は、送信元端末13のハードウェア構成例を示す図である。送信元端末13は、記憶部300と、制御部301と、ネットワークインタフェース部302と、表示部303と、入力部304とを具備する。記憶部300には、印刷指示機能311、印刷完了通知メッセージ受信機能312、通知メッセージ確認機能313からなるプログラム310が格納されている。プログラム310は、制御部301により記憶部300から図示していないメモリにロードされて実行される。尚、送信元端末13は、一般的なコンピュータにより実現できる。
【００１９】
図4は、送信先端末15〜17のハードウェア構成例を示す図である。送信先端末15〜17は、記憶部400と、制御部401と、ネットワークインタフェース部402と、表示部403と、入力部404とを具備する。記憶部400には、発行通知メッセージ受信機能411、印刷承認機能412からなるプログラム410が格納されている。プログラム410は、制御部401により記憶部400から図示していないメモリにロードされて実行される。尚、送信先端末15〜17は、一般的なコンピュータにより実現できる。
【００２０】
図5は、管理サーバ12が具備する通知管理DB215のデータ構成例を示す図である。通知管理DB215は、発行通知メッセージ及び印刷完了通知メッセージの送信履歴を格納するDBである。図5に示すように、通知管理DB215は、管理番号501と、送信元端末IPアドレス502と、発行先プリンタIPアドレス503と、送信先端末IPアドレス504と、発行通知年月日505と、発行通知時分秒506と、印刷完了年月日507と、印刷完了時分秒508とをそれぞれ対応付けて格納する。ここで、IPアドレスは、このIPアドレスが割当てられたコンピュータを一意に識別するための情報であり、データの宛先を示す情報である。また、送信元端末IPアドレス502には、送信元端末13のIPアドレスが格納される。発行先プリンタIPアドレス503には、送信元端末13で選択された発行先プリンタ18のIPアドレスが格納される。また、送信先端末IPアドレス504には、発行先プリンタ18と同一セグメントにある端末のIPアドレスが格納される。尚、送信先端末IPアドレス504は、後述する端末情報DB217から抽出される。また、発行通知年月日505及び発行通知時分秒506には、管理サーバ12が送信先端末15〜17に発行通知メッセージを送信した日時が格納される。印刷完了年月日507及び印刷完了時分秒508には、管理サーバ12が送信元端末13に印刷完了通知メッセージを送信した日時が格納される。
【００２１】
図6は、管理サーバ12が具備する履歴管理DB216のデータ構成例を示す図である。履歴管理DB216は、帳票の発行履歴を格納するDBである。図6に示すように、履歴管理DB216は、管理番号601と、送信元端末IPアドレス602と、発行先プリンタIPアドレス603と、帳票ID604と、印刷完了年月日605と、印刷完了時分秒606と、をそれぞれ対応付けて格納する。ここで、送信元端末IPアドレス602には、送信元端末13のIPアドレスが格納される。発行先プリンタIPアドレス603には、送信元端末13で選択された発行先プリンタ18のIPアドレスが格納される。また、帳票ID604には、送信元端末13にて印刷指示がされた帳票を識別するための情報（帳票ID）が格納される。また、印刷完了年月日605及び印刷完了時分秒606には、送信元端末13に印刷完了通知メッセージを送信した日時が格納される。
【００２２】
図7は、管理サーバ12が具備する端末情報DB217のデータ構成例を示す図である。端末情報DB217は、端末情報を格納するDBであり、予め作成して管理サーバ12の記憶部200に格納しておく。図7に示すように、端末情報DB217は、プリンタIPアドレス701と、端末IPアドレス702と、設置場所コード703と、をそれぞれ対応付けて格納する。プリンタIPアドレス701にはプリンタのIPアドレスが、端末IPアドレス702には端末のIPアドレスが、設置場所コード703には端末とプリンタが設置されている場所の設置場所コードが格納される。尚、プリンタIPアドレス701に対して、少なくとも１つ以上の端末IPアドレス702が対応付けられている。
【００２３】
図8は、管理サーバ12が具備する設置場所一覧DB218のデータ構成例を示す図である。設置場所一覧DB218は、機器の設置場所名称を格納するDBであり、予め作成して管理サーバ12の記憶部200に格納しておく。図8に示すように、設置場所一覧DB218は、設置場所コード801と、設置場所名称802と、をそれぞれ対応付けて格納する。
【００２４】
図9は、送信元端末13が具備する印刷指示機能311の処理を示すフローチャートである。送信元端末13の表示部303に、帳票を発行するプリンタの選択画面が表示され、発行先プリンタ18が決定されたら、印刷指示機能311は、送信元端末13のIPアドレス、発行先プリンタ18のIPアドレス、及び、印刷対象の帳票データを含む印刷指示情報を、ネットワーク19を介して管理サーバ12に送信する（ステップS101）。
【００２５】
図10は、管理サーバ12が具備する発行通知メッセージ送信機能211の処理を示すフローチャートである。発行通知メッセージ送信機能211は、送信元端末13から送信された印刷指示情報（図9のステップS101）を受信し（ステップS201）、印刷対象の帳票データを記憶部200に一時格納し、また、受信した発行先プリンタ18のIPアドレスに基づき端末情報DB217を検索して、発行先プリンタ18のIPアドレスに対応付いた端末IPアドレスを取得し（ステップS202）、その取得した端末IPアドレスが割当てられた送信先端末宛へ図15に示すような発行通知メッセージを送信する（ステップS203）。
【００２６】
図11は、送信先端末15〜17が具備する発行通知メッセージ受信機能411及び印刷承認機能412の処理を示すフローチャートである。発行通知メッセージ受信機能411は、管理サーバ12から送信された発行通知メッセージ（図10のステップS203）を、受信し表示部403に表示する（ステップS301）。また、印刷承認機能412は、送信先端末15〜17の何れかの端末で、発行通知メッセージの承認ボタン（図15）が押下されたら、印刷承認を示す情報を受信し（ステップS302）、これを管理サーバ12へ送信する（ステップS303）。
【００２７】
図12は、管理サーバ12が具備する印刷機能212及び印刷完了通知メッセージ送信機能213の処理を示すフローチャートである。印刷機能212は、送信先端末15〜17の何れかの端末から印刷承認を示す情報を受信したら（ステップS401）、記憶部200から一時格納した帳票データを読み出し、発行先プリンタ18へ印刷処理を実施する（ステップS402）。印刷完了通知メッセージ送信機能213は、印刷処理を実施後、送信元端末13宛へ図16に示すような印刷完了通知メッセージを送信する（ステップS403）。また、印刷完了通知メッセージ送信機能213は、送信先端末15〜17に表示されている発行通知メッセージを消去する制御を行う（ステップS404）。尚、ステップS401において、印刷機能212は、所定の時間経過しても、送信元端末15〜17の何れの端末からも印刷承認を示す情報を受信しない場合、印刷承認を示す情報を受信しない旨やエラーが発生した旨を示すメッセージを送信元端末13へ送信する。
【００２８】
図13は、送信元端末13が具備する印刷完了通知メッセージ受信機能312及び通知メッセージ確認機能313の処理を示すフローチャートである。印刷完了通知メッセージ受信機能312は、管理サーバ12から送信された印刷完了通知メッセージ（図12のステップS403）を、受信し表示部303に表示する（ステップS501）。また、通知メッセージ確認機能313は、印刷完了通知メッセージのOKボタン（図16）が押下されたら、印刷完了通知メッセージを確認したことを示す情報を受信し（ステップS502）、これを管理サーバ12へ送信する（ステップS503）。
【００２９】
図14は、管理サーバ12が具備する通知完了機能214の処理を示すフローチャートである。通知完了機能214は、送信元端末13から印刷完了通知メッセージが確認されたことを示す情報を受信したら（ステップS601）、通知管理DB215及び履歴管理DB216を更新する（ステップS602）。具体的には、通信完了機能214は、送信元端末13のIPアドレスをキーとして、通知管理DB215（図5）の管理番号501、送信元端末IPアドレス502、発行先プリンタIPアドレス503、送信先端末IPアドレス504、発行通知年月日505、発行通知時分秒506、印刷完了年月日507、印刷完了時分秒508を記録し（ステップS602）、また、送信元端末13のIPアドレスをキーとして、履歴管理DB216(図6)の管理番号601、送信元端末IPアドレス602、発行先プリンタIPアドレス603、帳票ID604、印刷完了年月日605、印刷完了時分秒606を記録する（ステップS603）。また、記憶部200に一時的に格納された印刷対象の帳票データを削除する（ステップS604）。
【００３０】
図15は、発行通知メッセージの例を示す図である。管理サーバ12から送信先端末15〜17へ送信され、送信先端末15〜17の表示部403に表示される。発行通知メッセージの他の例を図１７に示す。
【００３１】
図16は、印刷完了通知メッセージの例を示す図である。管理サーバ12から送信元端末13に送信され、送信元端末13の表示部303に表示される。
【００３２】
以上本発明の一実施例について説明した。
【００３３】
上述した実施例によれば、FAX送信者が、FAX受信者側でFAX送信者からのFAX発行通知を確認したか否か、及び、FAXが確実にFAX受信者側の出力装置で出力されたこと、を確認できる。
【００３４】
また、上述した実施例では、事業所A10から事業所B11へ帳票の印刷指示を行う場合を例にとり説明したが、事業所B11から事業所A10へ印刷指示を行った場合も、上述した実施例を適用できる。
【００３５】
また、離れた事業所同士に限らず、ネットワークで接続された同じ事業所内の異なるフロアに印刷指示を行った場合にも、上述した実施例を適用できる。また、印刷対象は帳票に限らず、その他の出力データ（ドキュメントや画像ファイルといったデータファイル類等）であっても良い。
【００３６】
また、上述の発行先プリンタ18は、帳票等の出力データを出力する機能を具備するものであれば、その他の通信機器（複合機等）であっても良い。
【００３７】
また、上述した各コンピュータが具備するプログラムは、予め各コンピュータが具備する記憶部に格納しておいても良いし、コンピュータにより読み出し可能な記憶媒体に格納しておいても良いし、ネットワーク上の他のコンピュータから、必要に応じてダウンロードして記憶部に格納するようにしても良い。
【００３８】
また、上記プログラムの各機能をハードウェアにより実現しても良い。
【００３９】
また、本発明は、その要旨を逸脱しない範囲で、種々変更可能である。
【符号の説明】
【００４０】
12…管理サーバ、13…送信元端末、15、16、17…送信先端末、18…発行先プリンタ、19…ネットワーク、200、300、400…記憶部、201、301、401…制御部、202、302、402…ネットワークインターフェース部、303、403…表示部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
2011254341.tif 000011
【図１０】
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【図１１】
2011254341.tif 000013
【図１２】
2011254341.tif 000014
【図１３】
2011254341.tif 000015
【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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