(57)【要約】【課題】スキャン実行により作成された文書データのページ差し替えと差し替え前後の文書データの管理を容易に行えるようにすること。【解決手段】文書管理システムは複合機１０２及び文書管理装置１０３を備える。文書管理装置１０３は登録済み文書データのページ差し替えが予約された場合、該文書データをチェックアウト状態にし、ページ差し替え用の操作ボタンを複合機１０２にて作成する要求を出す。複合機１０２は該要求に応じて、ページ差し替え用の操作ボタンを作成する。この操作ボタンをユーザが操作した場合、複合機１０２によって画像を読み取って生成したページ差し替え用のデータを、文書管理装置１０３が受けてページ差し替えを行い、差し替え後の文書データを使用してチェックインを行うことで、差し替え前後の文書データがバージョン管理される。差し替え完了後、チェックアウトが解除され、ページ差し替え用の操作ボタンが削除される。【選択図】図４
2011041214.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像読み取り機能を有する画像形成装置と、該画像形成装置が生成したデータを管理する文書管理装置とを備えた文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、前記文書管理装置からの要求に応じて、前記データの差し替え用に提示される操作要素を作成する処理を行い、
前記文書管理装置は、前記画像形成装置で作成された前記操作要素の操作に従い、前記画像形成装置によって生成された差し替え用のデータを前記画像形成装置から受信して、前記データの差し替え処理を行うことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
クライアント機器からアクセスされる文書データを管理する前記文書管理装置は、前記画像形成装置によって生成された文書データのページ編集及び版管理を行い、前記操作要素の操作に従い、前記画像形成装置によって生成されたページ差し替え用のデータを前記画像形成装置から受信して文書データの差し替え処理を行うことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
画像を読み取って生成したデータを文書管理装置に送信する機能を備えた情報処理装置であって、
前記文書管理装置からの要求に応じて、前記データについての差し替え用に操作要素を作成して、該操作要素を表示手段に表示させることを特徴とする情報処理装置。
【請求項４】
前記差し替え用の操作要素の作成又は削除の要求を前記文書管理装置から受信した場合、該要求に従って前記差し替え用の操作要素を作成し又は削除する手段を備えることを特徴とする、請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記差し替え用の操作要素の操作に従い、画像の読み取りによって生成したデータとともにデータの差し替え要求を前記文書管理装置に送信する送信手段を有することを特徴とする、請求項３又は４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
画像形成装置によって画像を読み取って生成したデータを管理する機能を備えた情報処理装置であって、
前記画像形成装置に対して、前記データについての差し替え用に操作要素を作成する要求を送信し、前記画像形成装置で作成された前記操作要素の操作に従い、差し替え用のデータを前記画像形成装置から受信して差し替え処理を行うことを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
記憶手段に格納されているデータについて差し替えを予約する差し替え予約手段と、
前記操作要素を管理する管理手段と、
前記操作要素の作成又は削除の要求を前記画像形成装置に対して送信する送信手段と、
前記画像形成装置からデータの差し替え要求を受信する受信手段と、
前記データの差し替えを実行する実行手段と、を備えたことを特徴とする、請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記画像形成装置によって画像を読み取って生成した文書データの状態を管理する状態管理手段と、
ページ差し替え後の文書データを当該文書データの最新版として追加する追加手段を備えたことを特徴とする、請求項６又は７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
データの差し替えについての取消し要求を受けた場合、前記画像形成装置に対して前記操作要素を削除する要求を送信する送信手段を備えたことを特徴とする、請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
画像読み取り機能を有する画像形成装置と、該画像形成装置が生成したデータを管理する文書管理装置とを備えた文書管理システムの制御方法であって、
前記文書管理装置から前記画像形成装置への要求に応じて、前記データの差し替え用に提示される操作要素を作成するステップと、
前記画像形成装置で作成された前記操作要素の操作に従い、前記文書管理装置が、前記画像形成装置によって生成された差し替え用のデータを前記画像形成装置から受信した場合、前記データの差し替え処理を行うステップを有することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置と、該装置によって画像読み取り処理で生成したデータを管理する文書管理装置を備えた文書管理システム及びその制御方法に関する。例えば、本発明は文書管理装置に保存されている文書データのページ差し替えを実行するための操作要素をデジタル複合機に登録し、スキャン送信及びページ差し替えを容易に実行するための文書管理システム及び情報処理装置に適用可能である。
【背景技術】
【０００２】
近年、紙媒体の文書をスキャナで読み取った後、電子化したデータを汎用的なファイルサーバやデータベース、あるいは文書管理システムの記憶装置に格納する方法が数多く提案されている。データ管理システム、特に文書管理システムは、格納した文書データを複数のユーザで共有できるだけでなく、全文検索や属性検索、バージョン（版）管理等の機能を有するため、多数の文書データや大量ページの文書データの格納にも適している。一方、コピー、スキャナ、ファクシミリ等の機能を兼ね備えたデジタル複合機は、ネットワークに接続して、読み取り済みデータを即時に文書管理システムの記憶装置に格納することが可能となっている。
【０００３】
しかし、格納した文書データの一部のページのみについてユーザが差し替えを望む場合には、全ページを再度スキャンして格納するか又は差し替えたいページのみを再スキャンして格納した後に編集用ソフトウェアを利用して編集する必要がある。よって手順が煩雑であった。これを解決するための従来例として、デジタル複合機で、共有フォルダに格納された文書データを取得し、再度スキャンをしたページで差し替えを行う方法が提案されている（特許文献１参照）。つまり、差し替え前の文書データ（以下、元文書データという）と差し替えたいページをデジタル複合機の操作パネル上でユーザが選択し、元文書データを上書きするか又は差し替え後の文書データを新規に格納するかを選択する。これにより、ページの差し替えと元文書データに対する操作を実現できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−２８８４８２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら従来の技術はデータ管理や操作性等の面で問題がある。例えば、特許文献１に開示された技術では、元文書データを上書きするか、又は別の文書データとして登録するかのどちらかしか選択できない。そのため、特に大量の文書データを取り扱っている場合、元文書データと差し替え後の文書データとの紐付けが行われず、ユーザは両者の関連を把握しづらい。また、デジタル複合機上の操作パネルで差し替えページを選択する必要があるため、差し替え時の操作が煩わしいと業務効率の低下を招く虞がある。
そこで本発明は、デジタル複合機上の最低限の操作で、文書データのページ差し替え及び差し替え前後の文書データの版管理を容易に行える文書管理システムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は、上記課題を解決するために、画像読み取り機能を有する画像形成装置と、該画像形成装置が生成したデータを管理する文書管理装置とを備えた文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記文書管理装置からの要求に応じて、前記データの差し替え用に提示される操作要素を作成する処理を行い、前記文書管理装置は、前記画像形成装置で作成された前記操作要素の操作に従い、前記画像形成装置によって生成された差し替え用のデータを前記画像形成装置から受信して、前記データの差し替え処理を行う。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、文書管理装置に登録済みのデータに関する差し替え処理を、画像形成装置上の操作要素で簡単に実行することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】図２乃至１５とともに本発明の実施形態を説明するために、文書管理システムの構成例を示す図である。
【図２】文書管理システムに用いる情報処理装置の内部構成例を示す図である。
【図３】文書管理システムに用いるデジタル複合機の内部構成例を示す概念図である。
【図４】文書管理装置及びデジタル複合機の機能構成について概略を例示したブロック図である。
【図５】文書データ一覧画面を（ａ）に例示し、文書プロパティ表示画面を（ｂ）に例示した図である。
【図６】差し替え予約画面の一例を示す図である。
【図７】デジタル複合機のスキャン操作ボタン一覧画面を例示した図である。
【図８】バージョン情報の一覧表示画面を例示した図である。
【図９】差し替え予約済みの文書データの文書プロパティ表示画面について一例を示す図である。
【図１０】文書情報テーブルのデータ構成を（ａ）に例示し、文書属性情報テーブルのデータ構成を（ｂ）に例示した図である。
【図１１】差し替え予約要求とともに送信される操作ボタンデータを（ａ）に例示し、ページ差し替え要求とともに送信される差し替え情報を（ｂ）に例示した図である。
【図１２】ページ差し替え予約処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１３】操作ボタンの作成及び削除処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１４】ページ差し替え処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１５】ページ差し替え取消し処理の一例を説明するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明に係る実施形態について図面を用いて説明する。なお、本実施形態では、画像読み取り機能をもつ画像形成装置によって生成したデータとして、文書データを取り扱うシステムへの適用例を示す。
【００１０】
図１は、文書管理システムの構成について一例を示す図である。本発明を適用した文書管理システムは、画像読み取り機能を有する画像形成手段又は該手段を備えた画像形成装置や各種情報処理装置と、これらが生成したデータを管理する文書管理手段又は該手段を備えた文書管理装置を含む。本例では、クライアントコンピュータ１０１、画像形成装置としてのデジタル複合機１０２、文書管理装置１０３が使用される。これらの装置は、インターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１００を介して相互に接続されている。
【００１１】
クライアントコンピュータ１０１は、例えばユーザが使用するパーソナルコンピュータ等のクライアント機器である。以下の説明では、クライアントコンピュータ１０１を必要に応じてＰＣ１０１と称する。ＰＣ１０１には、Ｗｅｂ（ウェブ）サーバにアクセスするための一般的なＷｅｂブラウザ（閲覧用プログラム）がインストールされている。そしてＰＣ１０１は、Ｗｅｂブラウザを利用して文書管理装置１０３に接続することで、文書管理装置１０３に対する処理の要求を行う。文書管理装置１０３は処理結果となる応答やデータをクライアントコンピュータ１０１に返送する処理を行い、またデジタル複合機１０２に対する処理の要求を行う。
【００１２】
尚、本実施形態では、ＰＣ１０１がＷｅｂブラウザを利用して文書管理装置１０３にアクセスする場合を例に挙げて説明するが、必ずしもＷｅｂブラウザを利用する形態に限定されない。例えば、文書管理装置１０３に対する専用のクライアントアプリケーションをＰＣ１０１にインストールし、該アプリケーションを利用して文書管理装置１０３にアクセスしてもよい。
【００１３】
文書管理装置１０３は、画像読み取り処理によって生成したデータを管理するデータ管理装置である。該装置については、データ格納場所としてのキャビネットやフォルダ、文書データ及びバージョン等を階層構造で管理することでき、予めアクセスが可能なユーザ名やキャビネット名、フォルダ名が登録済みであることを前提とする。また、一般的な文書管理システムは、バージョン管理(版管理)機能やページ編集機能等を有する。ユーザは、共有されている文書データをチェックアウトすることで編集開始を宣言し、編集終了時にはチェックインを行うことで文書データの排他処理が可能である。また、ユーザがチェックインを行うと、元文書データのバージョンを１つ追加して管理されるが、文書データとしては一文書のデータとして管理される。本実施形態に係る文書管理装置１０３においても、一般的な文書管理上のバージョン管理機能を有するものとする。
【００１４】
デジタル複合機１０２は画像読み取り機能を有する画像形成装置の一例であり、コピー、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ、及びデータ送信等の複合機能を持つデバイスである。デジタル複合機１０２は、ネットワーク１００に接続可能であり、紙文書に対してスキャン処理や画像変換処理等を施して得られた電子データ（文書データ等）を、不図示のサーバや文書管理装置１０３に対して送信することができる。このスキャン処理及び送信処理を実行するためのスキャン設定や送信先の情報についてはデジタル複合機１０２で管理され、予めデジタル複合機１０２上の操作ボタンと関連付けて登録しておくことができる。送信先の情報としては、例えば文書管理装置１０３へアクセスするためのネットワークアドレスやＵＲＬ、フォルダパス、アクセス用のユーザＩＤ（識別情報）やパスワード等の認証情報が挙げられる。さらに、文書管理装置１０３における該当のフォルダには、前記操作ボタンの操作により文書データが登録済みであることも前提とする。
【００１５】
デジタル複合機１０２は、ユーザ操作に従って、複合機のもつ機能の処理を実行し、また文書管理装置１０３に対する処理を要求する。文書管理装置１０３は、処理結果としての応答やデータの送信をデジタル複合機１０２に対して行う。尚、本実施形態では画像形成装置の一例としてデジタル複合機１０２を用いて説明するが、これに限らず本発明の適用上では、ネットワーク接続が可能なスキャナ等の画像形成装置を用いてもよい。
【００１６】
文書管理装置１０３は、１つ又は複数の情報処理装置を用いて構成される。この情報処理装置は、ユーザが作成及び登録した“フォルダや文書等の情報資源”を記憶手段に格納して管理するための装置である。
【００１７】
図２は、文書管理装置１０３の内部構成の一例を示す。中央演算処理装置（ＣＰＵ）２０１は情報処理装置の演算及び制御を司る。ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリとしての機能をもち、実行プログラムの記憶領域及びその実行領域、当該実行プログラムのデータ領域を提供する。リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶している。ＲＯＭ２０３には、情報処理装置の機器制御を行うシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼働するために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭが設けられている。また、ＲＯＭ２０３の代わりに、後述するハードディスクドライブ（ＨＤＤ２０９）を用いる場合もある。
【００１８】
ネットワークインタフェース（ＮＥＴＩＦ）２０４は、ネットワーク１００を介して外部装置との間でデータ転送を行うための制御や、自機のネットワーク１００への接続状況についての診断等を行うために設けられる。ビデオＲＡＭ（ＶＲＡＭ）３０５には、表示装置（本例ではＣＲＴ）２０６の画面に表示させる画像データが展開され、その画像の表示制御が行われる。表示装置２０６は、情報処理装置の稼働状態や画像等を表示する。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）２０７は、外部入力装置（ＫＢ）２０８からの入力信号を制御する。外部入力装置２０８は、ユーザが行う操作を受け付けるための装置であり、例えばキーボードや、マウス等のポインティングデバイスが用いられる。
【００１９】
ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０９は、アプリケーションプログラムや各種データ等を保存する記憶装置である。本実施形態におけるアプリケーションプログラムとは、本実施形態における各種処理部を実行するソフトウェアプログラム等である。外部入出力装置（ＦＤＤ）２１０は、各種記録媒体に係るデータの入出力制御を行い、例えば、前述したアプリケーションプログラム等を記録媒体からの読み出すために用いられる。リムーバブル・メディア（ＦＤ）２１１は、外部入出力装置２１０によって読み出されるデータを記憶する、装置に着脱可能なデータ記録媒体である。リムーバブル・メディア２１１は、磁気記録媒体（例えばフレキシブルディスク）、光学式記録媒体（例えばＣＤ−ＲＯＭ）、光磁気式記録媒体（例えばＭＯ）、半導体記録媒体（例えばメモリカード）等である。尚、ＨＤＤ２０９に格納するアプリケーションプログラムやデータを、外部入出力装置（ＦＤＤ）２１０がリムーバブル・メディア（ＦＤ）２１１から読み出して使用することも可能である。
【００２０】
図３は、本実施形態に係るデジタル複合機の構成例を階層的に示す概念図である。本図には上位層にアプリケーションの機能を実現する各種モジュール（送信機能に関するSendやデータ格納処理に関するBox等を参照）を配置し、物理的な装置部を下位層に配置して示す。
【００２１】
画像形成部３００は用紙のハンドリングや、画像転写及び定着等の一連の画像形成プロセスを実行し、記録用紙等の記録媒体上に画像を形成する。この画像形成部３００は、例えばインクジェットプリンタや電子写真方式の画像形成用デバイスを備えている。画像読み取り部３０１はスキャナ等の光学式情報取得手段を備え、原稿を光学的に読み取ってデジタル画像情報を取得する。取得したデジタル画像情報は画像形成部３００に出力されて画像形成が行われるか、あるいはファックス部３０３やネットワークインタフェース部３０６等に渡され、回線を介して外部装置に伝送される。
【００２２】
デジタル複合機制御部３０２は、画像形成部３００及び画像読み取り部３０１の動作をそれぞれ制御し、例えば画像読取り部３０１で読み取った原稿情報を画像形成部３００で複写すべく制御する。またデジタル複合機制御部３０２は、ネットワークインタフェース部３０６、プリント処理部３０５、ファックス部３０３、操作部制御部３０４との間で行われる情報のやり取りも制御している。ファックス部３０３は、ファクシミリ画像データの送受信、即ち、画像読取り部３０１で読み取ったデジタル画像情報の送信や、受信したファクシミリ信号を復号して画像形成部３００で記録する等の処理を実行することができる。操作部制御部３０４は、操作部の操作パネルを使用して行われるユーザの操作指示に応じた信号を発生させ、操作部に設けられた表示部等に対して各種データやメッセージ等を表示させるように制御する。プリント処理部３０５は、例えばネットワークインタフェース部３０６を介して入力された印刷データを処理して画像形成部３００に出力し、印刷等の制御を行う。ネットワークインタフェース部３０６は、通信回線を介して他の通信端末との間のデータの送受信を制御する。外部記憶装置制御部３０７は、画像読み取り部３０１で読み取った画像データを外部記憶装置にて保存可能なデータフォーマットに変換し、外部記憶装置へと保存する制御を行う。また外部記憶装置制御部３０７は、外部記憶装置に保存しておいたデータを読み出し、画像形成部３００を介して印刷処理を行い、またネットワークインタフェース部３０６を介して外部装置にネットワーク送信を行うことができる。
【００２３】
アプリケーションマネージャ３０８では、コピー、スキャン等に用いるアプリケーションを管理する。アプリケーションマネージャ３０８は各アプリケーションの起動、終了、インストール、アンインストールの受付や、デジタル複合機制御部３０２から生じた機器の情報を受信して各アプリケーションを制御する。
図４は、デジタル複合機１０２及び文書管理装置１０３の機能構成の概略について一例を示すブロック図である。デジタル複合機１０２及び文書管理装置１０３は、図４に示す機能要素を有する。尚、図示の便宜上、１つ装置内に各機能要素を設けた構成を示すが、これに限らず、例えば複数の情報処理装置が図４に示す文書管理装置１０３の機能要素を分担してもよい。またデジタル複合機１０２、文書管理装置１０３ともに本発明に直接関係のない処理部や情報格納部については説明を省略する。
【００２４】
文書管理装置１０３は、符号４００乃至４０７に示す処理部や、符号４１０乃至４１４に示す情報格納部を用いて構成される。処理部４００乃至４０７はＰＣ１０１やデジタル複合機１０２からの要求に応じて処理を実行する。また情報格納部４１０乃至４１４に対して、処理部４００乃至４０７は情報の読み出しや書き込みを行う。
【００２５】
デジタル複合機１０２は、符号４２０乃至４２３で示す処理部や、符号４３０で示す情報格納部を用いて構成される。処理部４２０乃至４２３は、ユーザ操作や、文書管理装置１０３からの要求に応じて処理を実行する。情報格納部（本例では操作ボタン情報記憶部４３０）に対して、処理部４２０乃至４２３は情報の読み出しや書き込みを行う。
図４に示す各部の機能や役割等については、後述する画面例やフローチャートの説明と併せて詳述する。以下、図５乃至図７に沿って、文書管理装置１０３及びデジタル複合機１０２におけるユーザインタフェース例を説明する。これらの図に示すユーザインタフェースに関して、その形態、構成及び操作要素等は一例に過ぎず、これに限定されことなく、必要な機能を実現できる各種ユーザインタフェースを適用可能である。
【００２６】
図５（ａ）は、文書管理装置１０３の情報資源にアクセスするアプリケーションのユーザインタフェースについて、主画面である文書データ一覧表示画面の一例を示す。表示画面５００の左側には、フォルダの階層構造の表示や操作を行うためのフォルダツリー表示部５０１が位置し、右側の文書一覧表示画面部には、操作ボタン部５０２及び情報表示部５０３が位置する。情報表示部５０３には、選択したフォルダ内のデータの一覧等の情報が表示される。操作ボタン部５０２には、一覧表示されたフォルダや文書データに対する処理を実行するための操作ボタン群が配置される。操作ボタン群は、表示される情報ごとに異なるボタンオブジェクトで構成される。ユーザインタフェース内のボタンやアイコン等のイメージやテキストにはハイパーリンクが付与されており、ユーザがマウス等を使ってこれらをクリックすることで、処理要求がＰＣ１０１のＷｅｂブラウザから文書管理装置１０３に送信される。ユーザは操作時にユーザインタフェースを通じてフォルダや文書データに対する処理を要求する。
【００２７】
図５（ａ）の例では、フォルダパスとして”Volume1>Folder1>Folder2”が選択され、このフォルダに”20081001160025000”という名称の文書データが存在していることを示す。この文書データは、デジタル複合機１０２でスキャン及び送信が実行された結果、該フォルダに格納されたものとする。操作ボタン部５０２には、フォルダ作成、文書登録、チェックアウト、チェックイン、ダウンロード、削除、プロパティ表示のための各ボタンが配置されている。ユーザ操作によって“20081001160025000”が選択され、操作ボタン部５０２のプロパティ表示ボタンが操作されると、文書管理装置１０３は画面遷移処理を実行し、図５（ｂ）の画面６００を表示させる。
【００２８】
図５（ｂ）は文書データの属性情報を表示するための、文書プロパティ表示画面の一例を示す。画面６００の左側にはフォルダツリー表示部が位置し、右側の文書プロパティ表示画面部には、操作ボタン部及び文書プロパティ情報表示部６０３が位置する。操作ボタン部には、プロパティ変更ボタン、バージョン一覧ボタン６０１、差し替え予約ボタン６０２が配置されている。文書プロパティ情報表示部６０３には、文書データの属性情報の詳細やサムネイル画像が表示される。ユーザが該文書データのページ差し替えを予約したい場合、図５（ｂ）において、差し替え予約ボタン６０２を操作して実行する。ユーザによる差し替え予約ボタンの実行により送信された要求を文書管理装置１０３が受信すると、画面遷移処理を実行し、図６の画面を表示させる。
【００２９】
図６は、文書データの差し替え対象となるページを選択するための差し替え予約画面の一例を示す。差し替え予約画面７００は、プレビュー画像表示部７０１、差し替えページの指定ボタン７０２、処理実行ボタン７０３などから構成され、ユーザが文書プロパティ表示画面６００で指定した文書データについて各ページのプレビュー画像を表示する。本例では各プレビュー画像の下方に差し替えページの指定ボタン７０２がそれぞれ配置され、ユーザは該指定ボタンの操作によって差し替え対象を選択できる。ユーザが差し替えたいページを選択し、処理実行ボタン７０３を操作すると、差し替え予約要求がＰＣ１０１から文書管理装置１０３に送信される。文書管理装置１０３において差し替え予約要求受信部４００（図４参照）は、差し替え予約要求を受信し、この要求とともに受信したデータを、差し替え予約メイン制御部４０１に引き渡す。差し替え予約メイン制御部４０１は、対象となる文書データをその識別子と差し替え対象のページ情報とともに、文書管理部４０２及びボタン管理部４０４に通知する。
【００３０】
文書管理部４０２は、文書データの状態を管理する状態管理機能を有する。文書管理部４０２は、ユーザが選択した文書データの状態を確認するために、受け取った文書データの識別子を用いて、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１から当該文書データの情報を読み出す。そして、文書管理部４０２は該情報に基づいて、当該文書データの差し替え予約が可能か否かを判定する。文書データについての差し替え予約が可能であると判定された場合、文書管理部４０２は該文書データの状態をチェックアウト状態及び差し替え予約状態に変更する。
【００３１】
ボタン管理部４０４は、受け取った前記文書データの識別子を用いて、必要な情報を各記憶部から読み出す。つまりボタン管理部４０４は、文書属性情報記憶部４１１から文書属性情報を読み出し、複合機情報記憶部４１２からはスキャン設定及び該文書データのスキャンを実行したデジタル複合機を示す情報（複合機情報）を読み出す。次にボタン管理部４０４は、読み出した文書データの属性情報、スキャン設定情報、複合機情報を使用して、ボタン作成要求のための情報を作成し、該情報をボタン作成／削除要求送信部４０３に通知する。
【００３２】
ボタン作成／削除要求送信部４０３は、ボタン作成要求のための情報をボタン情報とともにデジタル複合機１０２に送信する。ボタン作成要求とともに送信するデータは、例えば図１１（ａ）に示すデータである。図１１（ａ）には、スキャン送信実行とボタン作成のために必要な情報として、ボタン名、所在情報（ＵＲＬ）、フォルダパス、文書名や、解像度、ファイル形式、彩色の有無、差し替えページ番号を例示している。本発明を実現する上では、図１１（ａ）の例と異なる構成であってもよい。
【００３３】
デジタル複合機１０２において、ボタン作成／削除要求受信部４２０はボタン作成要求を受信し、該要求とともに受信したボタン情報を操作ボタン管理部４２１に通知する。操作ボタン管理部４２１は、受け取ったボタン情報に基づいてボタン作成処理を実行し、作成データを操作ボタン情報記憶部４３０に格納する。
【００３４】
図７は、デジタル複合機１０２の操作部に表示されるユーザインタフェース画面の一例を示し、操作要素としてのスキャン操作ボタンの一覧画面を示す。デジタル複合機１０２のログイン後、ユーザごとに管理されたスキャン操作ボタンの一覧が表示され、本例ではユーザＡの画面例を示している。図７の操作ボタン８０１は文書管理装置１０３の所定のフォルダへの格納を目的として提示される操作要素である。操作ボタン８０２は、文書管理装置１０３からの要求により生成された、特定の文書データに対するページ差し替えを目的として提示される操作要素である。この操作ボタン８０２は、図６での差し替え予約の実行により送信されたボタン作成要求に応じた結果として作成及び表示される操作ボタンである。なお操作要素についてはボタンに限らず、各種の操作用オブジェクトを用いることができる。
【００３５】
図７において、ユーザが紙文書をデジタル複合機１０２の画像読み取り部３０１（図３参照）にセットし、操作ボタン８０１を操作すると、紙文書の読み取りが実行される。図４のスキャン処理部４２３は、操作ボタン８０１に設定されたスキャン設定及び送信先設定の情報を操作ボタン情報記憶部４３０から読み出し、設定に従って文書データを生成し、文書データ送信部４２２に通知する。文書データ送信部４２２は、送信先設定に従い、文書管理装置１０３に対して文書データを格納先の情報とともに送信する。図示は省略するが、文書管理装置１０３では、受信した文書データと格納先の情報に従い、所定のフォルダパスにデータを格納する処理を行う。
【００３６】
図７において、ユーザが紙文書の差し替えたいページをデジタル複合機１０２の画像読み取り部３０１（図３参照）にセットし、操作ボタン８０２を操作すると、差し替えページの読み取り処理が実行される。図４のスキャン処理部４２３は、操作ボタン８０２に設定されたスキャン設定及び送信先設定の情報を操作ボタン情報記憶部４３０から読み出し、設定に従って文書データを生成し、文書データ送信部４２２に通知する。文書データ送信部４２２は、送信先設定に従って、文書管理装置１０３に対してページ差し替え要求を送信する。文書管理装置１０３の差し替え要求受信部４０６は、デジタル複合機１０２からの差し替え要求を受信すると、差し替えページの文書データと差し替え情報をともにページ差し替え処理部４０６に通知する。差し替え要求とともに受信する差し替え情報は、例えば図１１（ｂ）に示すデータである。ページ差し替えや差し替え後の文書データの格納、チェックインを実行するために必要なデータとして、本例ではフォルダパス、文書名、ユーザＩＤ及びパスワード、解像度情報、ファイル形式、彩色の有無、差し替えページ番号、複合機名を示す。尚、本発明を適用する上では、図１１（ｂ）の例と異なる構成であってもよい。
【００３７】
ページ差し替え処理部４０６は、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１から文書属性情報を読み出し、文書データ記憶部４１３から文書データを読み出す。そしてページ差し替え処理部４０６は、差し替えページの文書データを、該文書データの指定ページのデータとして差し替える処理を実行する。その後、ページ差し替え処理部４０６は、差し替え処理により生成された文書データを文書データ記憶部４１３に格納する。次にページ差し替え処理部４０６は、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１のデータを更新し、文書データをチェックイン状態に更新する。
【００３８】
ページ差し替え処理部４０６は、文書データ記憶部４１３に格納したページ差し替え後の文書データを使用して、該文書データに関するプレビュー画像の生成処理を行い、画像データをプレビュー画像記憶部４１４に格納する。
【００３９】
図８は、文書データのバージョン情報を一覧表示するための、バージョン情報一覧表示画面の一例を示す。この画面は、図５（ｂ）の文書プロパティ表示画面において、バージョン一覧ボタン６０１を実行することにより表示される。バージョン一覧画面は、操作ボタン部と情報表示部９０１から構成されている。操作ボタン部には削除ボタンとダウンロードボタンが設けられている。情報表示部９０１に表示された、いずれかのバージョンの文書データをユーザが選択してボタンを操作することで、バージョンの削除や任意のバージョンの文書データのダウンロードが可能である。尚、ダウンロードや削除の機能は本発明の趣旨とは無関係であるため、それらの説明を省略する。
図８の情報表示部９０１に表示されているバージョン情報のうち、例えばバージョン番号が１である文書データは、元文書データを示している。バージョン番号が２と３の文書データはページ差し替え処理の結果、チェックインされたデータを示している。本例のように、文書データの一属性であるコメントデータとして、ページ差し替えを実行したことを明示的に示すデータを所定の記憶部に格納するとユーザにとって分かり易い。
【００４０】
図９は、図５（ｂ）と同様、文書データの属性情報を表示するための、文書プロパティ表示画面の一例を示す。画面１０００は、図５（ｂ）にてページ差し替え予約を実行した後の該文書データのプロパティを再表示した場合に表示される。図５（ｂ）との相違点は、差し替え予約ボタン６０２が差し替え取消しボタン１００１に変更されている点、及び情報表示部１００２において、ページ差し替え中であることを示すアイコンが表示されている点である。尚、ページ差し替え中であることを、アイコンに限らず、テキスト等で表示する方法を採用してもよい。
【００４１】
画面１０００を見てユーザが該当文書データのページ差し替えを取り消すために、差し替え取消しボタン１００１を操作すると、ページ差し替え取消し要求が文書管理装置１０３に送信される。文書管理装置１０３の差し替え取消し要求受信部４０７（図４参照）は、差し替え取消し要求を受信する。そして該受信部は、この要求に従って、文書／フォルダ情報記憶部４１０や文書属性情報記憶部４１１の情報を更新し、チェックアウト状態を取り消すとともに、ページ差し替え予約状態も取り消す。また、差し替え取消し要求受信部４０７は、ボタン作成／削除要求送信部４０３に差し替え取消しを通知する。ボタン作成／削除要求送信部４０３は、ボタン削除要求をボタン情報とともにデジタル複合機１０２に送信する。
【００４２】
デジタル複合機１０２において、ボタン作成／削除要求受信部４２０はボタン削除要求を受信し、この要求とともに受信したボタン情報を操作ボタン管理部４２１に通知する。操作ボタン管理部４２１は、ボタン情報を検索キーとして用いて、操作ボタン情報記憶部４３０に格納されている、該当の操作ボタンの削除処理を実行する。
【００４３】
図１０（ａ）は本実施形態における文書情報のデータ例を示し、図１０（ｂ）は文書属性情報のデータ例を示しており、いずれもデータ名称とデータ例をテーブル形式で示す。これらのデータは図５（ａ）の文書一覧表示画面、図５（ｂ）の文書プロパティ表示画面、図８のバージョン情報一覧表示画面に表示した文書データに関する情報に対応している。尚、本例に示したデータは最低限必要な情報として、各種の名称や識別子、拡張子、バージョン番号やサイズ、日時、複合機情報等を示したものであり、実施上は本例と異なるデータ構成であってもよい。
【００４４】
以下、本実施形態に係る文書管理システムにおける処理について、図１２乃至１８を用いて説明する。
ユーザは、ＰＣ１０１のＷｅｂブラウザを介して、図５乃至７にて説明した画面操作により、文書管理装置１０３に格納されている文書データのページ差し替え予約要求を該装置に指示する。文書管理装置１０３はこの要求を受信して、デジタル複合機１０２に対して、ページ差し替え用ボタンの作成要求を送信する。尚、図５乃至７に示す各画面上で操作を行う前にユーザは文書管理装置１０３へのログインを終えており、図５（ａ）の文書データ一覧画面にて差し替え対象の文書データを選択している。よって、文書管理装置１０３内のＲＡＭ２０２には、ユーザ及び選択済みの文書データに関する識別子等が記憶されているものとする。
【００４５】
以下、ページ差し替え予約処理について説明する。図１２は、文書管理装置１０３がページ差し替え予約要求を受けてから、デジタル複合機１０２に対して、ページ差し替え用ボタンの作成要求を送信するまでの処理の流れについての概要を例示したフローチャートである。
【００４６】
Ｓ１５００にて、文書管理装置１０３の差し替え予約要求受信部４００は、差し替え予約要求及び差し替え対象となるページのページ番号を受信し、ＲＡＭ２０２にページ番号を展開する。そして差し替え予約メイン制御部４０１が処理を引き継ぐ。次のＳ１５０１にて差し替え予約メイン制御部４０１は、ＲＡＭ２０２に格納されている文書データの識別子を使用して、文書／フォルダ情報記憶部４１０から該文書データの情報を読み出し、ＲＡＭ２０２に展開する。
【００４７】
Ｓ１５０２にて差し替え予約メイン制御部４０１は、前記文書データの差し替え予約の対象となる文書データの状態を判定する。その結果、該文書データが差し替え予約可能な状態であると判定された場合、Ｓ１５０３に進む。一方、ログイン中のユーザが該文書データの編集を行う権限を失っているか、他のユーザによりチェックアウトされている等の理由により、当該文書データの差し替え予約が不可能であると判定された場合にはページ差し替え予約処理を終了する。
【００４８】
Ｓ１５０３にて差し替え予約メイン制御部４０１は、ＲＡＭ２０２に格納されている文書データの識別子を使用して、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１から該文書データに係る情報を読み出し、ＲＡＭ２０２に展開する。次のＳ１５０４で差し替え予約メイン制御部４０１は、文書／フォルダ情報記憶部４１０における、該当文書データのチェックアウト状態及び差し替え予約状態に関するデータを更新する。そしてボタン管理部４０４は差し替え予約メイン制御部４０１から処理を引き継ぐ。
Ｓ１５０５において、ボタン管理部４０４は、ＲＡＭ２０２に格納されている該当文書データの情報を使用して、ボタン作成のために必要な格納先のフォルダ情報やスキャン設定に関わる情報を読み出す。次のＳ１５０６にてボタン管理部４０４は、該当文書データの情報を使用して、複合機を特定するための情報を複合機情報記憶部４１２から読み出し、該情報をＲＡＭ２０２に格納する。ボタン管理部４０４は、該当文書データの情報、スキャン設定情報、複合機情報を使用して、デジタル複合機１０２に送信するための操作ボタンデータの作成処理を実行し、ＲＡＭ２０２に格納する。ここで操作ボタンデータは前記操作ボタン（図７の操作ボタン８０２を参照）の生成や操作時の挙動等に関するデータである。
【００４９】
Ｓ１５０７にてボタン作成／削除要求送信部４０３は、ＲＡＭ２０２から操作ボタンデータを読み出し、デジタル複合機１０２のボタン作成／削除要求受信部４２０に対して、ボタン作成要求を操作ボタンデータとともに送信する。
以上により、ユーザが指定した差し替え対象とされる文書データの状態変更処理と、デジタル複合機にボタン作成要求を送信するための、操作ボタンデータの作成及びボタン作成要求の送信処理が実行される。
【００５０】
次に、操作ボタン作成及び削除処理について説明する。
図１３は、デジタル複合機１０２が、文書管理装置１０３からボタン作成／削除要求を受信した際の処理の流れについての概要を例示したフローチャートである。
先ずＳ１６００にてボタン作成／削除要求受信部４２０は、文書管理装置１０３からボタン作成要求又は削除要求を受信する。次のＳ１６０１で、ボタン作成／削除要求受信部４２０は、前記要求とともに受信した操作ボタンデータを取得する。
【００５１】
Ｓ１６０２でボタン作成／削除要求受信部４２０は、受信した要求がボタンの作成要求であるか又は削除要求であるかを判定する。その結果、ボタンの作成要求の場合、Ｓ１６０３に進むが、削除要求の場合、Ｓ１６０５に進む。
Ｓ１６０３にて処理は操作ボタン管理部４２１に引き継がれる。操作ボタン管理部４２１は操作ボタンデータを解析し、既に同じ名称の操作ボタンが存在しているか否かを判定する。その結果、同一名称の操作ボタンが存在していた場合には操作ボタン作成及び削除処理を終了する。一方、同一名称の操作ボタンが存在していない場合、Ｓ１６０４に進む。
【００５２】
Ｓ１６０４にて操作ボタン管理部４２１は、操作ボタンデータに基づいて作成した操作ボタンの情報を操作ボタン情報記憶部４３０に保存する。これにより、文書管理装置１０３へのスキャン送信を実行するための操作ボタン８０２を作成する準備が整う。即ち、図７の画面表示が行われた場合、操作ボタン情報記憶部４３０に保存されたデータに基づいて作成される操作ボタン８０２が操作可能な状態で表示部に表示される。こうして操作ボタンの作成処理が終了する。
【００５３】
Ｓ１６０２での判定結果が操作ボタンの削除要求である場合、Ｓ１６０５に進み、操作ボタン管理部４２１が処理を引き継ぎ、操作ボタンデータを解析し、削除対象として指定された操作ボタンが存在しているか否かを判定する。その結果、対象のボタンが存在しない場合、操作ボタン作成及び削除処理が終了する。対象の操作ボタンが存在している場合、Ｓ１６０６に進み、操作ボタン管理部４２１は操作ボタン情報記憶部４３０から該当する操作ボタンに係る情報を削除し、処理が終了する。尚、本実施形態ではデジタル複合機１０２に登録される操作ボタンについては当該機器を利用する全ユーザで利用できる例を示しているが、ユーザごとに操作ボタンを登録できるように構成してもよい。
【００５４】
次に、ページ差し替え処理について説明する。
図７に示すように、文書管理装置１０３からのボタン作成要求に応じて作成された操作ボタン８０２が画面に表示される。ユーザが該操作ボタンを操作することより、デジタル複合機１０２は、差し替えページの文書データとともに、ページ差し替え要求を文書管理装置１０３に対して送信する。
【００５５】
図１４は、文書管理装置１０３がデジタル複合機１０２からページ差し替え要求を受信した際の処理の流れについての概要を例示したフローチャートである。
Ｓ１７００で、文書管理装置１０３の差し替え要求受信部４０５は、ページ差し替え要求とともに受信した差し替えページの文書データをＨＤＤ２０９の一時記憶域に保存する。また、差し替え情報がＲＡＭ２０２に格納されて、ページ差し替え処理部４０６が処理を引き継ぐ。Ｓ１７０１にてページ差し替え処理部４０６は、ＲＡＭ２０２から読み出した差し替え情報から、格納先のフォルダパスや文書名等の情報を取り出す。この情報を使用してページ差し替え処理部４０６は、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１から該当の文書データに関する情報を読み出し、ＲＡＭ２０２に展開する。そしてページ差し替え処理部４０６は、指定された格納先フォルダに同じ文書名の文書データが存在しているか否かを判定する。その結果、求める文書データが存在しない場合、ページ差し替え処理を終了する。該文書データが存在する場合、Ｓ１７０２に進む。
【００５６】
Ｓ１７０２にてページ差し替え処理部４０６は、前記文書データが差し替え予約状態であるか否かを判定する。当該文書データが差し替え予約状態でない場合、処理が終了する。また当該文書データが差し替え予約状態である場合、ページ差し替え処理部４０６は文書データの差し替えが可能であるとの判定を下してＳ１７０３に進む。
【００５７】
Ｓ１７０３にてページ差し替え処理部４０６は、差し替え対象となる文書データを、文書データ記憶部４１３から読み出し、ＨＤＤ２０９の一時記憶域に保存する。ページ差し替え処理部４０６は、ＨＤＤ２０９の一時記憶域に保存した、差し替え対象の文書データ及び差し替えページの文書データを読み出す。そしてページ差し替え処理部４０６は、差し替え情報に従ってページ差し替え処理を実行し、差し替え後の文書データを文書データ記憶部４１３に格納する。
【００５８】
Ｓ１７０４でページ差し替え処理部４０６は、文書／フォルダ情報記憶部４１０、文書属性情報記憶部４１１のデータを更新し、該当文書データの状態を最新版としてチェックイン状態に更新する。Ｓ１７０５でページ差し替え処理部４０６は、差し替え後の文書データ、つまり最新版の文書データをＨＤＤ２０９の一時領域から読み出し、プレビュー画像の生成処理を実行する。生成したプレビュー画像はプレビュー画像記憶部４１４に格納される。Ｓ１７０６にてページ差し替え処理部４０６からの通知を受けたボタン管理部４０４は、ボタン作成／削除要求送信部４０３に指示して、ページ差し替え用ボタンの削除要求をデジタル複合機１０２に送信する。こうして一連の処理が終了する。
【００５９】
次に、ページ差し替えの取消し処理について説明する。
ユーザが、ＰＣ１０１のＷｅｂブラウザを介して、図９に示す画面上での操作により、差し替え予約状態の文書データについて、差し替え処理の取消し要求を送信する。文書管理装置１０３は、この要求を受信して該文書データの状態変更を実行し、デジタル複合機１０２に対してページ差し替え用ボタンの削除要求を送信する。
【００６０】
図１５は、文書管理装置１０３が、ページ差し替えの取消し要求を受信してから、デジタル複合機１０２に対して、ページ差し替え用ボタンの削除要求を送信するまでの処理の流れについての概要を例示したフローチャートである。
Ｓ１８００にて差し替え取消し要求受信部４０７はＰＣ１０１からページ差し替えの取消し要求を受信し、この要求とともに受信した取消し情報をＲＡＭ２０２に展開する。ここで取消し情報とは、ページ差し替えの取消し処理に必要な情報を意味する。Ｓ１８０１で差し替え取消し要求受信部４０７は、ＲＡＭ２０２内の取消し情報を使用して、文書／フォルダ情報記憶部４１０の該当文書データのチェックアウト状態及び差し替え予約状態を元の状態に更新する。ボタン作成／削除要求送信部４０３が処理を引き継ぎ、Ｓ１８０２にて、ボタン削除要求をデジタル複合機１０２に対して送信し、ページ差し替えの取消し処理が終了する。
【００６１】
以上により、ページ差し替え処理を取消すことで、差し替え予約状態になっていた文書データは通常の状態に戻り、デジタル複合機１０２上の操作ボタン８０２が削除されることになる。
【００６２】
上述した本実施形態では、ページ差し替え予約が実行されると、文書データの状態変更が行われ、デジタル複合機１０２にページ差し替え用の操作ボタン８０２が作成される。ユーザは差し替えたいページのみをデジタル複合機１０２にセットし、ページ差し替え用の操作ボタンをユーザが操作して処理を実行すると、差し替えページのみの文書データが文書管理装置１０３に送信される。文書管理装置１０３は差し替えページの文書データを受信すると、元文書データの該当ページのみを差し替えて、元文書の最新バージョンとして差し替え後の文書データを登録する。そして差し替え処理の完了後、差し替え用の操作ボタン８０２が削除される。
【００６３】
こうして、スキャン実行により文書管理装置に登録された任意の文書データのページ差し替えを柔軟に行え、また、差し替え前後の文書データについてバージョン管理がなされるため、文書データの管理が容易になる。尚、本実施形態では１ページのみのページ差し替え処理を例示したが、元文書データについて複数ページを一度に差し替えるように構成してもよい。
【００６４】
前記実施形態に示した文書管理システムを構成する各手段や処理の各ステップは、コンピュータ及びデジタル複合機のＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することで実現できる。該プログラム及びこれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【００６５】
また本発明に関して、例えばシステム、装置、方法、プログラム又は記憶媒体等としての実施形態も可能であり、複数の機器から構成されるシステムや、単一の機器からなる装置に適用してもよい。尚、本発明は、前記実施形態の機能を実現するソフトウェアをシステムや装置に直接又は遠隔から供給する構成形態を含む。そして該システムや装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって所期の目的が達成される場合も本発明に含まれる。従って、本発明に係る処理をコンピュータで実現するためにインストールされるプログラムコード自体も本発明に含まれる。その場合、プログラムとしての機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。プログラムを供給するための記録媒体の種類についてはその如何は問わない。
【００６６】
前述の実施形態は本発明を実施する上での具体化の一例に過ぎず、これによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならない。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形態で実施できる。
【符号の説明】
【００６７】
１００  ネットワーク
１０１  クライアントコンピュータ（クライアント機器）
１０２  デジタル複合機（画像形成装置）
１０３  文書管理装置
【図１】
2011041214.tif 000003
【図２】
2011041214.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
2011041214.tif 000009
【図８】
2011041214.tif 000010
【図９】
2011041214.tif 000011
【図１０】
2011041214.tif 000012
【図１１】
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【図１２】
2011041214.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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