(57)【要約】【課題】予め全体構成を決められた文書を利用して、効率的に文書を作成できる文書作成装置、方法及びシステムを提供すること。【解決手段】文書作成装置１０は、未入力の箇所が存在するテンプレートの選択を第１端末２０から受け付けると、選択されたテンプレートに基づいて作成された第１のフォームを作成し、第１のフォームを介して第１端末２０から一部の未入力の箇所への入力を受け付ける。さらに、文書作成装置１０は、第１端末２０から入力を受け付けたことを第２端末３０に通知する。そして、文書作成装置１０は、第１端末２０から入力された情報及びテンプレートに基づいて作成された第２のフォームを介して第２端末３０から、未入力の箇所への入力をさらに受け付ける。【選択図】図１
2011197717.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１端末及び第２端末と通信可能に接続され、複数のユーザにより作成される文書を作成する文書作成装置であって、
前記文書中に未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段と、
前記第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付ける全体構成選択手段と、
前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付ける第１作成受付手段と、
前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するワークフロー情報記憶手段と、
前記ワークフロー情報記憶手段に記憶された情報に基づいて、前記第１端末から入力を受け付けたことを前記第２端末に通知する通知手段と、
前記テンプレート、及び前記第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付ける第２作成受付手段と、
前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行する発行手段と、を備える文書作成装置。
【請求項２】
複数のユーザにより作成される文書を作成する文書作成方法であって、
前記文書中の未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段を備え、
コンピュータに、
第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付けるステップと、
前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付けるステップと、
前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するステップと、
前記第１端末から入力を受け付けたことを第２端末に通知するステップと、
前記テンプレート、及び前記第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付けるステップと、
前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行するステップと、を実行させる文書作成方法。
【請求項３】
第１のユーザが使用する第１端末と、第２のユーザが使用する第２端末と、前記第１のユーザ及び前記第２のユーザにより作成される文書を作成する文書作成装置と、が通信ネットワークにより互いに通信可能な文書作成システムであって、
前記文書作成装置は、
前記文書中に未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段と、
前記第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付ける全体構成選択手段と、
前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付ける第１作成受付手段と、
前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するワークフロー情報記憶手段と、
前記ワークフロー情報記憶手段に記憶された情報に基づいて、前記第１端末から入力を受け付けたことを第２端末に通知する通知手段と、
前記テンプレート、及び第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付ける第２作成受付手段と、
前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行する発行手段と、を備える文書作成システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書作成装置、方法及びシステムに関する。特に、複数のユーザによる文書の作成を支援する文書作成装置、方法及びシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、文書の作成において、時候の挨拶のように頻繁に使用される文章が用いられる場合がある。この場合、必要に応じて文書の作成者が使用したい定型文をすぐに参照できるようにすれば、文書の作成を効率化することができる。そこで、必要な定型文を適宜記憶しておき、必要に応じてこの定型文を呼び出して文書に埋め込むことができる装置が提案されている（例えば、特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−１３２７６２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１には、文書の作成者が作成中の文書に設定したマーカの箇所にテンプレートリストから選択した定型文を挿入できる装置が記載されている。
しかし、定型文を挿入できたとしても、特許文献１に記載のテンプレートは全体構成を示すものではない。また、定型文のみで文書を完成させることは困難であり、定型文以外の文章を文書の作成者が多量に作成しなければならない場合もある。また、作成した文書と使用した定型文との整合性を取るために、かえって文書作成に時間がかかる場合もある。
【０００５】
また、複数の担当者によって１つの文書を作成する場合がある。例えば、ある文書の作成において、比較的簡単に記載できる部分について経験の浅い者が作成を担当し、作成された部分について経験のある者がチェックしつつ他の部分の作成を行うような場合である。このような体制において、文書の作成者によって文書の全体構成が異なっていたり、経験の浅い者が作成した文章や定型文の選択等に誤りがあったりすると、効率的に文書の作成を行うことができない。
【０００６】
そこで、本発明は、予め全体構成が決められた文書を利用して、効率的に文書を作成できる文書作成装置、方法及びシステムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
（１）第１端末及び第２端末と通信可能に接続され、複数のユーザにより作成される文書を作成する文書作成装置であって、前記文書中に未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段と、前記第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付ける全体構成選択手段と、前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付ける第１作成受付手段と、前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するワークフロー情報記憶手段と、前記ワークフロー情報記憶手段に記憶された情報に基づいて、前記第１端末から入力を受け付けたことを前記第２端末に通知する通知手段と、前記テンプレート、及び前記第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付ける第２作成受付手段と、前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行する発行手段と、を備える文書作成装置。
【０００８】
（１）に記載の発明によれば、文書の全体構成がテンプレートにより規定されている。このテンプレートには、文書中に未入力の箇所が存在する。文書作成装置は、第１端末からテンプレートの選択を受け付けると、選択されたテンプレートに基づいて作成された第１のフォームを作成し、第１のフォームを介して第１端末から一部の未入力の箇所への入力を受け付ける。さらに、文書作成装置は、第１端末から入力を受け付けたことを第２端末に通知する。そして、文書作成装置は、第１端末から入力された情報及びテンプレートに基づいて作成された第２のフォームを介して第２端末から未入力の箇所への入力をさらに受け付ける。このように、複数のユーザにより効率的に１つの文書を作成することができる。
【０００９】
（２）複数のユーザにより作成される文書を作成する文書作成方法であって、前記文書中の未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段を備え、コンピュータに、第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付けるステップと、前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付けるステップと、前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するステップと、前記第１端末から入力を受け付けたことを第２端末に通知するステップと、前記テンプレート、及び前記第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付けるステップと、前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行するステップと、を実行させる文書作成方法。
【００１０】
（２）に記載の発明によれば、（１）と同様の効果を奏することができる方法を提供することができる。
【００１１】
（３）第１のユーザが使用する第１端末と、第２のユーザが使用する第２端末と、前記第１のユーザ及び前記第２のユーザにより作成される文書を作成する文書作成装置と、が通信ネットワークにより互いに通信可能な文書作成システムであって、前記文書作成装置は、前記文書中に未入力の箇所が存在し、前記文書の全体構成を規定するテンプレートを記憶する文書情報記憶手段と、前記第１端末から、作成対象文書のテンプレートの選択を受け付ける全体構成選択手段と、前記第１端末が選択した前記テンプレートに基づいて作成された第１のフォームにおける一部の前記未入力の箇所への入力を、前記第１端末から受け付ける第１作成受付手段と、前記第１端末から入力された情報及び前記テンプレートに関する情報を記憶するワークフロー情報記憶手段と、前記ワークフロー情報記憶手段に記憶された情報に基づいて、前記第１端末から入力を受け付けたことを第２端末に通知する通知手段と、前記テンプレート、及び第１端末から入力された情報に基づいて作成された第２のフォームにおける前記未入力の箇所への入力を、前記第２端末から受け付ける第２作成受付手段と、前記第２端末から入力を受け付けたことに応じて、前記文書を発行する発行手段と、を備える文書作成システム。
【００１２】
（３）に記載の発明によれば、（１）と同様の効果を奏することができる文書作成システムを提供することができる。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、予め全体構成が決められた文書を利用して、効率的に文書を作成できる文書作成装置、方法及びシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態に係る文書作成システムの全体構成及び文書作成装置の機能構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書情報記憶部に記憶されているテーブルの例を示す図である。
【図３】本発明の実施形態に係る本実施形態における文書のテンプレートの例を示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係るテンプレート情報記憶部に記憶されるテーブルの例を示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る第１のフォームの表示例である。
【図６】本発明の実施形態に係る第２のフォームの表示例である。
【図７】本発明の実施形態に係るテンプレートを作成するフローチャートである。
【図８】本発明の実施形態に係る文書を作成するフローチャートである。
【図９】本発明の実施形態に係る文書を作成するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。なお、以下に説明する実施形態は、あくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。
【００１６】
図１を参照して、本実施形態の一例である、文書作成システム１の全体構成及び各部の構成について説明する。図１は、本発明の実施形態に係る文書作成システム１の全体構成及び文書作成装置１０の機能構成を示す図である。
【００１７】
文書作成システム１は、文書作成装置１０と、第１端末２０と、第２端末３０と、を備える。文書作成装置１０と、第１端末２０と、第２端末３０とは、通信ネットワークＮにより互いに通信可能である。
【００１８】
文書作成装置１０は、第１端末２０及び第２端末３０から、作成する文書の選択及び入力を受け付けて、作成された文書を発行する。ここで、この文書は、第１端末２０を使用する一般ユーザが、第２端末３０を使用する管理ユーザに対して何らかの承認を求める文書である。例えば、本実施形態の文書作成装置１０は、インターネット上に開設されたショッピングモールに関する申請に対する審査結果を通知する文書を作成する。
【００１９】
第１端末２０は、一般ユーザが使用する端末であり、審査結果を通知する文書を作成するための入力を受け付ける。第２端末３０は、管理ユーザが使用する端末であり、第１端末２０で作成された文書への追記や承認に関する入力を受け付ける。
【００２０】
第１端末２０及び第２端末３０は、Ｗｅｂブラウザにより通信ネットワークＮを介して文書作成装置１０に接続し、ＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）言語やＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ  Ｍａｒｋｕｐ  Ｌａｎｇｕａｇｅ）言語等で記述されたページの情報を文書作成装置１０からダウンロードして、これらの言語を解析し、表示する。このページの情報には、作成対象の文書や入力用のフォーム、その他文書の作成に必要な事項が含まれる。
【００２１】
第１端末２０は、いわゆるパーソナルコンピュータであり、第１端末２０の動作を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇｕ  Ｕｎｉｔ、中央処理装置）、キーボード及びマウス等の入力手段、ディスプレイ等の表示手段を少なくとも備える。第２端末３０は、第１端末２０と同様の構成である。なお、図１に示す第１端末２０及び第２端末３０は、それぞれ一台ずつ示しているが、複数であってもよい。
【００２２】
通信ネットワークＮは、光回線やＡＤＳＬ（Ａｓｙｍｍｅｔｒｉｃ  Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｓｕｂｓｃｒｉｂｅｒ  Ｌｉｎｅ）等の有線通信網（公衆回線網）や、携帯電話機あるいはＰＨＳ等の移動体通信網により形成される。通信ネットワークＮは、具体的には、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）やインターネット等のコンピュータネットワークにより構成される。
【００２３】
次に、文書作成装置１０について説明する。文書作成装置１０は、記憶部１１と、制御部１２と、を備える。
【００２４】
記憶部１１は、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の不揮発性のメモリ、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性のメモリ、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読み取り可能及び書き込み可能な記憶媒体により構成される。
【００２５】
記憶部１１は、文書情報記憶手段としての文書情報記憶部１１１と、ワークフロー記憶手段としてのワークフロー情報記憶部１１２と、テンプレート情報記憶部１１３と、を備える。
【００２６】
文書情報記憶部１１１は、作成される文書の種類に応じて、複数のテンプレートを記憶する。テンプレートは、文書の全体構成を規定したものであり、文書作成用のフォームと、定型部分の文章情報と、文章の配置等を規定する部分と、が含まれる。また、テンプレートは、テンプレート変数による記載箇所を含む。テンプレート変数は、指定された内容をこれに対応するテキストに置き換える変数である。文書中の未入力の箇所がテンプレート変数で記載され、第１端末２０の一般ユーザ又は第２端末３０の管理ユーザにより編集可能となる。文書の種類とは、本実施形態では、例えば登録承認通知用や登録却下通知用等の審査結果に対応する通知メールの種類をいう。
【００２７】
ここで、図２を参照して、文書情報記憶部１１１に記憶されている文書種別テーブル４０について説明する。図２は、文書情報記憶部１１１に記憶されている文書種別テーブル４０の例を示す図である。
【００２８】
文書種別テーブル４０は、「文書ＩＤ」列と、「文書種別」列と、「テンプレートファイル」列と、で少なくとも構成される。「文書ＩＤ」列には、文書ＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ  Ｄａｔａ）が格納される。また、「文書種別」列には、各文書の種別情報が格納され、「テンプレートファイル」列には、作成されたテンプレートのファイルを示す情報が格納される。
なお、テンプレートは、第２端末３０において管理ユーザが操作することにより作成される。詳細は後述する。
【００２９】
ここで、図３を参照してテンプレートの例について説明する。図３は、本実施形態における文書のテンプレート５０の例を示す図である。
図３に示すテンプレート５０は、インターネット上のショッピングモールへの出店申請に対する審査結果を通知する文書のテンプレートである。テンプレート５０では、定型文５１と共に、テンプレート変数５２，５３，５４が記載されている。テンプレート変数は、本実施形態では「％変数名％」と記載されている。例えば、図３中のテンプレート変数５３は、「％ＭＵＲＬ％」であり、事前に入力フォームに入力され、後述のワークフロー情報記憶部１１２に記憶された、店舗のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ  Ｒｅｓｏｕｒｃｅ  Ｌｏｃａｔｏｒ）と置き換えられる（図４参照）。
【００３０】
図１に戻って、ワークフロー情報記憶部１１２は、一般ユーザが第１端末２０により選択したテンプレート及び一般ユーザが第１端末２０により入力した情報をそれぞれ格納する。ワークフロー情報記憶部１１２は、その他の情報として、一般ユーザが管理ユーザに対して、一般ユーザが作成した文書に関する承認を得る過程に関する情報を記憶してもよい。具体的には、ワークフロー情報記憶部１１２は、申請の種別やステータス等の管理情報を記憶してもよい。
【００３１】
テンプレート情報記憶部１１３は、テンプレート変数に関する情報を記憶する。例えば、テンプレート情報記憶部１１３は、テンプレート変数の定義及び定義したテンプレート変数の内容を記憶する。
【００３２】
ここで、図４を参照して、テンプレート情報記憶部１１３に記憶される変数テーブル６０について説明する。図４は、テンプレート情報記憶部１１３に記憶される変数テーブル６０の例を示す図である。
【００３３】
変数テーブル６０は、「テンプレート変数」列と、「内容」列と、を含む。「テンプレート変数」列には、テンプレート変数が格納されており、「内容」列には、テンプレート変数がどのような機能であるかを定義した情報が格納されている。例えば、「％ＭＵＲＬ％」という変数は、変数テーブル６０によると、店舗ＵＲＬに置換される。
【００３４】
図１に戻って、制御部１２は、ＣＰＵ等により構成されており、文書作成装置１０の各処理の実行を制御する。制御部１２は、下記の各部の機能を実現するためのプログラムを記憶部１１から読み込んで実行することによりその機能を実現させるものであってもよいし、また、専用のハードウェアにより実現されるものであってもよい。
【００３５】
制御部１２は、全体構成選択手段としての全体構成選択部１２１と、テンプレート変数変換手段及び第１作成受付手段としての第１作成受付部１２２と、文書申請受付部１２３と、通知手段としての文書申請通知部１２４と、テンプレート変数変換手段及び第２作成受付手段としての第２作成受付部１２５と、発行手段としての文書発行部１２６と、を備える。
【００３６】
全体構成選択部１２１は、第１端末２０から、作成対象となる文書の選択を受け付ける。詳細には、全体構成選択部１２１は、第１端末２０から文書の作成要求を受け付けると、文書情報記憶部１１１を参照して文書の一覧を第１端末２０に送信する。この文書一覧は、例えば、インターネット上に開設されたショッピングモールに出店するための申請の一覧である（図示せず）。第１端末２０は、当該一覧から対象となる申請を選択すると、申請内容に応じて一般ユーザが審査を行い、審査結果を通知する文書の種別を選択する。全体構成選択部１２１は、第１端末２０が選択した文書の種別についての選択を受け付ける。
【００３７】
第１作成受付部１２２は、第１端末２０により選択された文書のテンプレートについて、第１端末２０から入力を受け付ける。詳細には、第１作成受付部１２２は、全体構成選択部１２１が受け付けた文書の種別に応じて、文書情報記憶部１１１から該当する文書のテンプレートファイルを読み出す。そして、第１作成受付部１２２は、テンプレート情報記憶部１１３を参照して、当該テンプレートファイルに含まれるテンプレート変数を変換し、第１端末２０に送信する。テンプレートは、第１端末２０では第１のフォームとして表示部（図示せず）に表示される。その後、第１作成受付部１２２は、選択された文書における一部の未入力の箇所への入力を第１端末２０から受け付ける。
【００３８】
ここで、図５を参照して、第１のフォームの例について説明する。図５は、第１のフォームの表示例である。
図５に示す第１のフォーム７０は、登録承認通知のテンプレートファイルに基づいて成形されたものである。第１のフォーム７０には、申請時にショッピングモールに関する申請の申請者により提供された情報のうち、テンプレートファイルに含まれるテンプレート変数で記載された内容に該当する情報が、表示されている。具体的には、店舗名欄７１、ＵＲＬ欄７２の情報が該当する。これは、図３のテンプレート変数５２，５３に対応して変換されたものである。また、図５の第１のフォーム７０には備考欄７３が設けられ、第１端末２０の一般ユーザは、文字列を入力することができる。これは、図３に示すテンプレート変数５４に対応して設けられている。
【００３９】
また、第１のフォーム７０の下方には、申請ボタン７４及びリセットボタン７５が設けられている。申請ボタン７４は、一般ユーザが担当する箇所の入力が終了し、第２端末３０を使用する管理ユーザへの承認申請を行うためのボタンである。第１端末２０は、申請ボタン７４への選択を受け付けると、入力された情報と共に承認申請に係る情報を文書作成装置１０に送信する。
リセットボタン７５は、入力した情報をリセットするためのボタンである。第１端末２０は、リセットボタン７５の選択を受け付けると、入力された情報を消去する。
【００４０】
文書申請受付部１２３は、第１端末２０から承認申請を受け付けて、第１端末２０が入力した情報をワークフロー情報記憶部１１２に記憶させる。承認申請は、本実施形態では、第１端末２０が選択し、また作成した文書について、第２端末３０の管理ユーザに承認を求めることをいう。
【００４１】
文書申請通知部１２４は、第１端末２０から承認申請があったことを第２端末３０に通知する。文書申請通知部１２４は、ワークフロー情報記憶部１１２を参照して、ワークフロー情報記憶部１１２が記憶する情報に基づいて、第２端末３０に通知を行う。なお、文書申請通知部１２４は、後述の第２端末３０から文書の差戻指示があった場合には、当該指示を第１端末２０に通知してもよい。
【００４２】
第２作成受付部１２５は、第２端末３０からの入力を受け付ける。第２作成受付部１２５は、第２端末３０から文書作成の要求を受け付けると、ワークフロー情報記憶部１１２及びテンプレート情報記憶部１１３を参照し、要求された文書のテンプレート及び第１端末２０が入力した情報に基づいてテンプレート内のテンプレート変数を変換し、第２のフォームとして第２端末３０に送信する。第２のフォームには、第１端末２０が選択したテンプレートと、第１端末２０により入力された情報と、が含まれる。
【００４３】
その後、第２作成受付部１２５は、第２のフォームにおける未入力の箇所への入力を第２端末３０から受け付ける。このとき、第２作成受付部１２５は、第２端末３０から当該文書を承認するか否かの選択を受け付ける。文書が承認されなかった場合は、第２作成受付部１２５は、第２端末３０で入力された各種情報をワークフロー情報記憶部１１２に記憶させる。他方で、第２端末３０で文書が承認された場合は、第２作成受付部１２５は、文書発行部１２６に当該文書を出力する。
【００４４】
ここで、図６を参照して、第２のフォームの例について説明する。図６は第２のフォーム８０の表示例である。
第２のフォーム８０では、テンプレート、及び第１のフォームにおいて入力された情報に基づいて、登録を希望する申請者に送信されるメールのレイアウトが確認できるようになっている。店舗名欄８１及びＵＲＬ欄８２には、それぞれ図５の第１のフォーム７０と同様に、申請時にショッピングモールに関する申請の申請者により提供された情報のうちテンプレートファイルに含まれるテンプレート変数で記載された内容に該当する情報が、表示されている。また、第２のフォーム８０においてもテキストエリア８３が設けられており、第２端末３０を使用する管理ユーザが文字列を入力可能となっている。
【００４５】
また、第２のフォーム８０の下方には、送信ボタン８４及び差戻ボタン８５が設けられている。送信ボタン８４は、一般ユーザが担当する箇所の入力及び管理ユーザによる確認又は入力が終了し、ショッピングモールに関する申請の申請者へメールを送信させるためのボタンである。第２端末３０は、送信ボタン８４への選択を受け付けると、入力した情報と共に送信指示を文書作成装置１０に送信する。
差戻ボタン８５は、一般ユーザが作成した文書を却下し、当該文書を作成した第１端末２０の一般ユーザに差戻の通知を行うためのボタンである。第１端末２０は、差戻ボタン８５への選択を受け付けると入力された情報及び差戻指示を文書作成装置１０に送信する。
【００４６】
図１に戻って、文書発行部１２６は、第２端末３０において承認された文書を発行する。詳細には、承認された文書を、インターネット上のショッピングモールに関する申請を行った申請者にメールとして送信する。なお、文書発行部１２６は、第２端末３０から差戻指示を受信した場合には、そのワークフロー情報記憶部１１２を参照し、当該文書に係るステータスの変更及び情報の保存を行う。
【００４７】
図７を参照して、テンプレートの作成について説明する。図７は、テンプレートを作成するフローチャートである。
【００４８】
このテンプレートの作成は、第２端末３０を使用する管理ユーザにより行われるものとする。管理ユーザは、第２端末３０を介して文書作成装置１０にアクセスし、一般ユーザが第１端末２０を使用して作成する文書のテンプレートを新たに作成する。
【００４９】
ステップＳ１１では、文書作成装置１０は、第２端末３０から文書の種別の選択を受け付ける。第２端末３０は、文書作成装置１０に送信した作成要求に応じて、文書作成装置１０から受信した一覧情報に基づいて、新規に作成する文書の種別の選択を受け付け、当該選択情報を文書作成装置１０に送信する。
【００５０】
ステップＳ１２では、文書作成装置１０は、第２端末３０から選択された文書の種別に基づいて文書の編集を受け付ける。詳細には、第２端末３０は、文書作成装置１０から受信したテンプレート情報に基づいて、定型部分となる文章やテンプレート変数の入力を受け付けて文書作成装置１０に送信する。
【００５１】
ステップＳ１３では、文書作成装置１０は、ステップＳ１２での編集の結果、作成されたテンプレートの確認を管理ユーザに行わせるため、作成したテンプレートのイメージ等を第２端末３０に送信し、第２端末３０は、作成されたテンプレートのイメージを表示部（図示せず）に表示させる。
【００５２】
ステップＳ１４では、文書作成装置１０は、第２端末３０から新たに作成されたテンプレートについての登録を受け付ける。文書作成装置１０は、新たに作成されたテンプレートを文書情報記憶部１１１に記憶させる。
【００５３】
図８及び図９を参照して、文書を作成する処理について説明する。図８及び図９は、文書を作成するフローチャートである。
【００５４】
ステップＳ２１では、第１端末２０は、文書作成装置１０に文書の作成要求を送信する。文書作成装置１０は、第１端末２０から文書の作成要求を受信すると、申請中の待機文書一覧情報を記憶部１１から読み込み（ステップＳ２２）、当該作成要求を行った第１端末２０に送信する（ステップＳ２３）。
【００５５】
ステップＳ２４では、第１端末２０は、受信した一覧情報から審査を行う文書についての選択を受け付ける。ここで、第１端末２０は、選択された文書についての詳細情報を文書作成装置１０から受信し、表示部に表示させてもよい。一般ユーザは、選択した文書に記載された情報（ショッピングモールに関する申請をした申請者が申請時に入力した情報）に基づいて審査を行い、当該申請を承認するか却下するかを決定する。
【００５６】
ステップＳ２５では、第１端末２０は、一般ユーザによる審査の結果に応じて、申請者に送信する文書の種別についての選択を受け付ける。第１端末２０は、文書の種別についての選択を受け付けると、当該情報を文書作成装置１０に送信する。
【００５７】
ステップＳ２６では、文書作成装置１０は、文書の選択についての情報を受信したことに応じて、文書情報記憶部１１１から該当するテンプレートを読み込む。そして、文書作成装置１０は、テンプレート情報記憶部１１３を参照して、テンプレートに記載されたテンプレート変数について、該当する情報があれば当該情報とテンプレート変数とを変換し（ステップＳ２７）、第１のフォームとして第１端末２０に送信する（ステップＳ２８）。
【００５８】
ステップＳ２９では、第１端末２０は、表示部に表示された第１のフォームにおける一部の未入力の箇所への入力を受け付ける。その後、第１端末２０は、第１のフォームに入力して作成した文書について、当該文書の承認を求める通知及び入力された情報を文書作成装置１０に送信する（ステップＳ３０）。
【００５９】
ステップＳ３１では、文書作成装置１０は、第１端末２０により入力された情報をワークフロー情報記憶部１１２に記憶させる。また、文書作成装置１０は、第１端末２０から文書の承認を求める通知があったことを第２端末３０に通知する（ステップＳ３２）。このとき、文書作成装置１０は、第２端末３０において処理すべき申請の一覧情報を同時に第２端末３０に送信してもよい。
【００６０】
ステップＳ３３では、第２端末３０は、申請の一覧情報から、承認を行う文書についての選択を受け付ける。文書作成装置１０は、選択された文書について、ワークフロー情報記憶部１１２から第１端末２０で作成された文書を読み込む（ステップＳ３４）。そして、文書作成装置１０は、テンプレート情報記憶部１１３を参照して、読み込んだ文書に記載されたテンプレート変数を該当する情報に変換し（ステップＳ３５）、第２のフォームに成形して第２端末３０に送信する（ステップＳ３６）。
【００６１】
ステップＳ３７では、第２端末３０は、文書作成装置１０から受信した第２のフォームを表示部（図示せず）に表示させ、当該第２のフォームにおいて未入力の箇所の入力を受け付ける。この第２のフォームには、第１端末２０において入力された情報が追加されたテンプレートが含まれる。具体的には、第２のフォームは、図６に示すように、申請者に送信されるメールの文面として表示され、その内容が確認できるようになっている。
【００６２】
図９のステップＳ３８では、第２端末３０は、管理ユーザから当該文書の承認の可否を判別する。具体的には、図６に示すように、第２端末３０は、表示部に表示された送信ボタン８４への選択を受け付けた場合には、承認（ステップＳ３８でＹＥＳ）と判別し、ステップＳ４３に移る。第２端末３０は、表示部に表示された差戻ボタン８５への選択を受け付けた場合には、承認しない（ステップＳ３８でＮＯ）と判別し、ステップＳ３９に移る。
【００６３】
ステップＳ３９では、ステップＳ３８で承認しないとの判別を受けて、第２端末３０は、差戻の通知を行う旨の情報を文書作成装置１０に送信する。文書作成装置１０は、ワークフロー情報記憶部１１２を参照して、当該文書におけるステータス情報を差戻を示す旨に変更し（ステップＳ４０）、当該文書を作成した第１端末２０に差戻通知を送信する（ステップＳ４１）。
【００６４】
ステップＳ４２では、第１端末２０は、文書作成装置１０から差戻通知を受信すると図８のステップＳ２１に処理を移す。
【００６５】
ステップＳ４３では、第２端末３０は、文書の発行指示を文書作成装置１０に送信する。第２端末３０は、文書の発行指示と共に、第２のフォームにおいて入力された情報を文書作成装置１０に送信する。文書作成装置１０は、発行指示がされた文書について、第２のフォームに基づいてメールとして申請者に送信する（ステップＳ４４）。
【００６６】
本実施形態によれば、文書作成システム１は、文書の全体構成を規定するテンプレートを第２端末３０の管理ユーザが作成し、第１端末２０の一般ユーザ及び第２端末３０の管理ユーザがそれぞれ入力を担当すべき箇所をテンプレート変数により定める。これにより、第１端末２０の一般ユーザがテンプレートの種類を選択するだけで、それぞれのユーザが入力すべき箇所が決定され、文書の作成を効率的に行うことができる。
【００６７】
本実施形態によれば、文書作成装置１０の第１作成受付部１２２及び第２作成受付部１２５は、テンプレートに含まれるそれぞれのテンプレート変数に対応する内容を既存のデータに変換することができる。そして、第１端末２０及び第２端末３０は、テンプレート変数により変換された内容で第１のフォーム又は第２のフォームを表示する。このため、文書作成装置１０は、文書に記載する情報の誤入力やコピーミス等を防止することができる。
【００６８】
以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。
【００６９】
本実施形態では、ワークフロー情報記憶部１１２は、第１端末２０が入力した情報をテンプレートと共に記憶するとし、また、申請の種別やステータス等の管理情報を記憶してもよいとしたが、これに限らない。例えば、申請者が申請時に入力した各種情報やその審査のステータス等の情報については、他のデータベースを備え、記憶させてもよい。この場合、第１作成受付部１２２及び第２作成受付部１２５は、テンプレート変数を変換する場合に、別途設けたデータベースを参照してテンプレート変数に対応する情報を読み込むようにしてもよい。
【符号の説明】
【００７０】
１  文書作成システム
１０  文書作成装置
１１  記憶部
１２  制御部
２０  第１端末
３０  第２端末
１１１  文書情報記憶部
１１２  ワークフロー情報記憶部
１１３  テンプレート情報記憶部
１２１  全体構成選択部
１２２  第１作成受付部
１２３  文書申請受付部
１２４  文書申請通知部
１２５  第２作成受付部
１２６  文書発行部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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