(57)【要約】【課題】画像形成装置がドキュメントボックスを備えていなくても、画像形成装置がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能をユーザが利用できる画像形成装置を提供する。【解決手段】画像形成装置１のユーザには、メールサーバ３を利用した電子メールの送受信ができるメールアドレスが付与されていると共にメールアドレスを宛先とする電子メールが保存されるメールボックス５が割り当てられている。画像形成装置１は、ユーザの操作により、該ユーザが保存したい画像データを受け付ける保存受付部２５と、保存受付部２５で受け付けられた画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールを作成するメール作成部２７と、メール作成部２７で作成された電子メールを、上記メールアドレスを宛先として送信するメール送信部２９と、を備える。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバとインターネットを利用して通信することができる情報処理装置であって、
前記情報処理装置のユーザには、前記メールサーバを利用した電子メールの送受信ができるメールアドレスが付与されていると共に前記メールアドレスを宛先とする電子メールが保存されるメールボックスが割り当てられており、前記情報処理装置のユーザの操作により、該ユーザが保存したい画像データを受け付ける保存受付部と、
前記保存受付部で受け付けられた画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールを作成するメール作成部と、
前記メール作成部で作成された電子メールを、前記メールアドレスを宛先として送信するメール送信部と、
リスト表示部と、
前記情報処理装置のユーザの操作により、画像データのリストの表示を受け付けて、前記メールボックスに保存された電子メールの中で、前記情報処理装置を利用して送信された電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データのリストを前記リスト表示部に表示させる表示受付部と、
前記リスト表示部に表示された画像データのリストから前記ユーザの操作により、画像データの指定を受け付ける指定受付部と、
前記指定受付部で指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールを前記メールサーバに要求し、前記メールサーバから送られた前記電子メールを受信するメール受信部と、を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記情報処理装置のユーザが前記メールサーバを利用して電子メールを送受信する場合に用いるメールアドレス、ＩＤ、パスワード及び前記メールサーバのアドレスを含む情報を記憶した記憶媒体を読み取る記憶媒体読取部をさらに備えており、
前記情報処理装置は、前記記憶媒体読取部で読み取られた前記記憶媒体に記憶された情報を用いて前記メールサーバと通信する、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記メール作成部は、前記メールアドレスを宛先とする電子メールの中で前記情報処理装置を利用して送信された電子メールであることを特定できる特定情報をヘッダ情報に含む電子メールを作成する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
ヘッダ情報に前記特定情報が含まれる電子メールが保存されるドキュメントボックスを前記メールボックスに作成するドキュメントボックス作成部をさらに備える、ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記メール受信部は、前記指定受付部で指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールのコピーを前記メールサーバに要求し、前記メールサーバから送られた前記電子メールのコピーを受信する、ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記情報処理装置は画像形成装置であり、
前記メール受信部で受信された前記電子メールのコピーに添付ファイルとして付けられている画像データに基づいて、用紙に画像を形成する画像形成部をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は例えば画像形成装置のような情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
情報処理装置の一例である画像形成装置にはドキュメントボックスを備えるものがある。ドキュメントボックスには画像データ(コピーした原稿の画像データ、ファクシミリ受信した画像データ、パソコンから送信された画像データ等)を保存することができる。例えば、ユーザ毎にドキュメントボックスを割り当て、各ユーザは保存したい画像データを自身に割り当てられたドキュメントボックスに保存することができる。
【０００３】
画像形成装置がドキュメントボックスを備えるためには大容量の記憶装置が必要である。そこで、画像形成装置にハードディスクを搭載し、ドキュメントボックスに対応する記憶領域をハードディスクに設けた技術が提案されている(特許文献１(段落００１９、００２１、００３２)参照)。この技術では画像データをドキュメントボックスに保存した時とドキュメントボックスに保存されているその画像データを印刷する時において、印刷設定に関するアクセス権が異なる場合、画像データを印刷しない制御をしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−１３２６７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１の技術では、ドキュメントボックスを備えるために画像形成装置に大容量の記憶装置を搭載している。これは画像形成装置のコストを上昇させる原因となる。
【０００６】
本発明は情報処理装置がドキュメントボックスを備えていなくても、情報処理装置がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能を情報処理装置のユーザが利用できる情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成する本発明の一の局面に係る情報処理装置は、メールサーバとインターネットを利用して通信することができる情報処理装置であって、前記情報処理装置のユーザには、前記メールサーバを利用した電子メールの送受信ができるメールアドレスが付与されていると共に前記メールアドレスを宛先とする電子メールが保存されるメールボックスが割り当てられており、前記情報処理装置のユーザの操作により、該ユーザが保存したい画像データを受け付ける保存受付部と、前記保存受付部で受け付けられた画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールを作成するメール作成部と、前記メール作成部で作成された電子メールを、前記メールアドレスを宛先として送信するメール送信部と、リスト表示部と、前記情報処理装置のユーザの操作により、画像データのリストの表示を受け付けて、前記メールボックスに保存された電子メールの中で、前記情報処理装置を利用して送信された電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データのリストを前記リスト表示部に表示させる表示受付部と、前記リスト表示部に表示された画像データのリストから前記ユーザの操作により、画像データの指定を受け付ける指定受付部と、前記指定受付部で指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールを前記メールサーバに要求し、前記メールサーバから送られた前記電子メールを受信するメール受信部と、を備えることを特徴とする。
【０００８】
この構成によれば、情報処理装置のユーザが保存したい画像データは添付ファイル形式によって、インターネット上のメールサーバに割り当てられたそのユーザのメールボックスに保存される。ユーザはリストを見て画像データを指定すると、指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールがメールサーバから情報処理装置に送られる。したがって、情報処理装置がドキュメントボックスを備えていなくても、情報処理装置のユーザは情報処理装置がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能を利用することができる。
【０００９】
上記構成において、前記情報処理装置のユーザが前記メールサーバを利用して電子メールを送受信する場合に用いるメールアドレス、ＩＤ、パスワード及び前記メールサーバのアドレスを含む情報を記憶した記憶媒体を読み取る記憶媒体読取部をさらに備えており、前記情報処理装置は、前記記憶媒体読取部で読み取られた前記記憶媒体に記憶された情報を用いて前記メールサーバと通信する、ようにすることができる。
【００１０】
この構成によれば、情報処理装置のユーザはメールサーバとの通信に必要な設定をすることなく、情報処理装置にドキュメントボックスが備えられているのと同様の機能を利用することができる。特に、複数の情報処理装置がインターネットに接続されている場合、ユーザは記憶媒体を携帯していれば、情報処理装置にドキュメントボックスが備えられているのと同様の機能を、どの情報処理装置においても利用することができる。
【００１１】
上記構成において、前記メール作成部は、前記メールアドレスを宛先とする電子メールの中で前記情報処理装置を利用して送信された電子メールであることを特定できる特定情報をヘッダ情報に含む電子メールを作成する、ようにすることができる。
【００１２】
この構成によれば、ユーザのメールボックスに保存される電子メールについて、情報処理装置を利用して送信された電子メールとその他の電子メールとを特定情報により区別できる。したがって、例えばメールボックスをドキュメントボックスとその他の電子メール用ボックスに分けることが可能となる。ドキュメントボックスには情報処理装置を利用して送信された電子メールが保存される。その他の電子メール用ボックスにはそれ以外の装置を利用して送信された電子メールが保存される。
【００１３】
上記構成において、ヘッダ情報に前記特定情報が含まれる電子メールが保存されるドキュメントボックスを前記メールボックスに作成するドキュメントボックス作成部をさらに備える、ようにすることができる。
【００１４】
この構成によれば、ユーザのメールボックスにドキュメントボックスを作成することができる。情報処理装置を利用して送信された電子メールはドキュメントボックスに保存されるので、その他の電子メールと区別できる。したがって、リストを作成する場合にヘッダ情報に特定情報が含まれるか否かの判断が不要となるため、リストの作成の高速化が図れる。
【００１５】
上記構成において、前記メール受信部は、前記指定受付部で指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールのコピーを前記メールサーバに要求し、前記メールサーバから送られた前記電子メールのコピーを受信する、ようにすることができる。
【００１６】
この構成によれば、電子メールのコピーをメール受信部が受信する。電子メールのオリジナルをメールボックスに保存しておくことにより、次回もその電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データを利用することができる。
【００１７】
上記構成において、前記情報処理装置は画像形成装置であり、前記メール受信部で受信された前記電子メールのコピーに添付ファイルとして付けられている画像データに基づいて、用紙に画像を形成する画像形成部をさらに備える、ようにすることができる。
【００１８】
この構成は情報処理装置を画像形成装置に適用したものである。
【発明の効果】
【００１９】
本発明によれば、情報処理装置がドキュメントボックスを備えていなくても、情報処理装置がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能を情報処理装置のユーザは利用することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２０】
【図１】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の内部構造の概略を示す図である。
【図２】上記画像形成装置の電気的な構成を示すブロック図である。
【図３】情報処理装置が上記画像形成装置の態様において、画像形成装置がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能を実現する構成のブロック図である。
【図４】上記画像形成装置を利用して画像データをメールサーバのドキュメントボックスに保存する処理のフローチャートである。
【図５】上記画像形成装置を利用して画像データを保存する時の操作画面を示す図である。
【図６】上記画像形成装置を利用してメールサーバのドキュメントボックスに保存された画像データを受け取る処理のフローチャートである。
【図７】上記画像形成装置を利用して画像データを受け取る時の操作画面において、リストが表示された画面を示す図である。
【図８】上記画像形成装置を利用して画像データを受け取る時の操作画面において、画像データから生成された画像が表示された画面を示す図である。
【図９】情報処理装置をパソコンに適用した態様において、図３と対応するブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００２１】
以下、図面に基づいて本発明の実施形態を詳細に説明する。図１は本発明の一実施形態に係る画像形成装置１の内部構造の概略を示す図である。画像形成装置１は情報処理装置の一例である。画像形成装置１は例えば、コピー、プリンタ、スキャナ及びファクシミリの機能を有するデジタル複合機に適用することができる。画像形成装置１は装置本体１００、装置本体１００の上に配置された原稿読取部２００、原稿読取部２００の上に配置された原稿給送部３００及び装置本体１００の上部前面に配置された操作表示部４００を備える。
【００２２】
原稿給送部３００は自動原稿送り装置として機能し、原稿載置部３０１に置かれた複数枚の原稿を連続的に原稿読取部２００に送ることができる。
【００２３】
原稿読取部２００はＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ及び露光ランプ等を搭載したキャリッジ２０１、ガラス等の透明部材により構成された原稿台２０３、及び原稿読取スリット２０５を備える。原稿台２０３に載置された原稿を読み取る場合、キャリッジ２０１を原稿台２０３の長手方向に移動させながらＣＣＤセンサにより原稿を読み取る。これに対して、原稿給送部３００から給送された原稿を読み取る場合、キャリッジ２０１を原稿読取スリット２０５と対向する位置に移動させて、原稿給送部３００から送られてきた原稿を、原稿読取スリット２０５を通してＣＣＤセンサにより読み取る。ＣＣＤセンサは読み取った原稿を画像データとして出力する。
【００２４】
装置本体１００は用紙貯留部１０１、画像形成部１０３及び定着部１０５を備える。用紙貯留部１０１は装置本体１００の最下部に配置されており、用紙の束を貯留することができる用紙トレイ１０７を備える。用紙トレイ１０７に貯留された用紙の束において、最上位の用紙がピックアップローラ１０９の駆動により、用紙搬送路１１１へ向けて繰り出される。用紙は用紙搬送路１１１を通って、画像形成部１０３へ搬送される。
【００２５】
画像形成部１０３は搬送されてきた用紙にトナー画像を形成する。画像形成部１０３は感光体ドラム１１３、露光部１１５、現像部１１７及び転写部１１９を備える。露光部１１５は画像データ(原稿読取部２００から出力された画像データ、パソコンから送信された画像データ、ファクシミリ受信の画像データ等)に対応する光を生成し、一様に帯電された感光体ドラム１１３の周面に照射する。これにより、感光体ドラム１１３の周面には画像データに対応する静電潜像が形成される。この状態で感光体ドラム１１３の周面に現像部１１７からトナーを供給することにより、周面には画像データに対応するトナー画像が形成される。このトナー画像は転写部１１９によって先ほど説明した用紙貯留部１０１から搬送されてきた用紙に転写される。
【００２６】
トナー画像が転写された用紙は定着部１０５に送られる。定着部１０５において、トナー画像と用紙に熱と圧力が加えられて、トナー画像を用紙に定着させる。用紙はスタックトレイ１２１又は排紙トレイ１２３に排紙される。
【００２７】
操作表示部４００にはハードキーからなる操作キーが設けられている。具体的にはスタートキー４０１、テンキー４０３、ストップキー４０５、リセットキー４０７、コピー、プリンタ、スキャナ及びファクシミリを切り換えるための機能切換キー４０９等が設けられている。また、操作表示部４００にはタッチパネル４１１が設けられている。タッチパネル４１１の画面には各種の操作及び動作の内容等が表示されると共にソフトキーからなる操作キーが表示される。
【００２８】
図２は図１に示す画像形成装置１の電気的な構成を示すブロック図である。画像形成装置１は装置本体１００、原稿読取部２００、原稿給送部３００、操作表示部４００、ＭＰＵ(Micro Processing Unit)５００、通信部６００及びメモリ部７００がバスによって相互に接続された構成を有する。装置本体１００、原稿読取部２００、原稿給送部３００及び操作表示部４００に関しては図１で説明しているので、説明を省略する。
【００２９】
ＭＰＵ５００は画像形成装置１を動作させるために必要な制御を、画像形成装置１を構成する上記ハードウェアに対して実行する。
【００３０】
通信部６００はファクシミリ通信部６０１及びネットワークＩ／Ｆ部６０３を備える。ファクシミリ通信部６０１は相手先ファクシミリとの電話回線の接続を制御するＮＣＵ(Network Control Unit)及びファクシミリ通信用の信号を変復調する変復調回路を備える。ファクシミリ通信部６０１は電話回線６０５に接続される。
【００３１】
ネットワークＩ／Ｆ部６０３はＬＡＮ(Local Area Network)６０７に接続される。ネットワークＩ／Ｆ部６０３はＬＡＮ６０７に接続されたパソコン等の端末装置との間で通信を実行するための通信インターフェイス回路である。
【００３２】
メモリ部７００はＲＯＭ(Read Only Memory)７０１、ＲＡＭ(Random Access Memory)７０３及び画像メモリ７０５を備える。ＲＯＭ７０１は画像形成装置１の動作の制御に必要なソフトウェアを記憶しており、フラッシュメモリ等により実現される。
【００３３】
ＲＡＭ７０３はソフトウェアの実行時に発生するデータの一時的な記憶及びアプリケーションソフトの記憶等に利用される。ＲＡＭ７０３はＳＲＡＭ(Static Random Access Memory)、ＤＲＡＭ(Dynamic Random Access Memory)等により実現される。
【００３４】
画像メモリ７０５は画像データ(原稿読取部２００から出力された画像データ、パソコンから送信された画像データ、ファクシミリ受信の画像データ等)を一時的に記憶する。画像メモリ７０５はＤＲＡＭ等で実現される。
【００３５】
本実施形態は情報処理装置の一例である画像形成装置１がドキュメントボックスを備えていなくても、画像形成装置１がドキュメントボックスを備えているのと同様にしたことを一つの特徴とする。本実施形態では画像形成装置１とインターネット上のメールサーバのメールボックスとを組み合わせて、画像形成装置１がドキュメントボックスを備えているのと同様の機能を実現している。図３はこの機能に関連する画像形成装置１及びメールサーバ３のブロック図である。
【００３６】
画像形成装置１はインターネットを利用してメールサーバ３と通信することができる。メールサーバ３はプロバイダー等によって有料又は無料で提供される。画像形成装置１の各ユーザにはメールサーバ３を利用した電子メールの送受信ができるメールアドレスが付与されていると共にそのメールアドレスを宛先とする電子メールが保存されるメールボックス５が割り当てられている。例えば、画像形成装置１のユーザＡはユーザＡ用のメールアドレスとメールボックス５、ユーザＢはユーザＢ用のメールアドレスとメールボックス５、・・・を有する。
【００３７】
メールサーバ３はＳＭＴＰ(Simple Mail Transfer Protocol)サーバ７及びＰＯＰ(Post Office Protocol)３サーバ９を備える。ＳＭＴＰサーバ７はメールサーバ３のユーザの電子メールを送信するためのサーバである。ＰＯＰ３サーバ９はメールサーバ３のユーザの電子メールを受信するためのサーバである。メールサーバ３のユーザには画像形成装置１のユーザが含まれる。
【００３８】
画像形成装置１の各ユーザのメールボックス５について、ユーザＡを例にして説明する。メールボックス５はドキュメントボックス１１とその他の電子メール用ボックス１３に分けられている。ドキュメントボックス１１には画像形成装置１を利用して送信されたユーザＡのメールアドレスを宛先とする電子メールが保存される。その他の電子メール用ボックス１３には画像形成装置１以外からのユーザＡのメールアドレスを宛先とする電子メールが保存される。したがって、ユーザＡのメールアドレスを宛先とする電子メールは、画像形成装置１から送信された電子メールとその他の電子メールに分けられる。
【００３９】
これを実現するために、電子メールを作成する際にヘッダ情報に特定情報を含めている。特定情報とはＸＭＬ(eXtensible Markup Language)言語であれば、例えば、<XML=KYM−Mail Box>である。これは画像形成装置１のユーザ(ユーザＡ、ユーザＢ、・・・)のメールアドレスを宛先とする電子メールの中で、画像形成装置１を利用して送信された電子メールであることを特定できる情報である。セキュリティのために特定情報を暗号化してもよい。ドキュメントボックス１１は、メールボックス５に保存される電子メールの中でヘッダ情報に特定情報が含まれる電子メールか否かを判断して、ヘッダ情報に特定情報が含まれる電子メールを保存する。
【００４０】
ドキュメントボックス１１にはリスト管理ファイル１５が格納されていると共にコピー作成部１７が形成されている。リスト管理ファイル１５はドキュメントボックス１１に保存されている電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データのリストを作成する。コピー作成部１７はドキュメントボックス１１に保存されている電子メールのコピーを作成する。ユーザＢ等の他のユーザのメールボックス５はユーザＡのメールボックス５と同じ構造を有する。
【００４１】
画像形成装置１は記憶媒体読取部２１、ドキュメントボックス作成部２３、保存受付部２５、メール作成部２７、メール送信部２９、表示受付部３１、リスト表示部３３、指定受付部３５、メール受信部３７、画像生成部３９及び画像表示部４１を備える。
【００４２】
記憶媒体読取部２１は記憶媒体４３を読み取る機能を有しており、カードリーダ等により実現される。記憶媒体４３としてはＩＣ(Integrated Circuit)カード、磁気カード等のカード又は携帯電話等を用いることができる。記憶媒体４３は画像形成装置１の各ユーザに用意されている。記憶媒体４３にはメールサーバ３のアドレス、本実施形態ではＳＭＴＰサーバ７のアドレス及びＰＯＰ３サーバ９のアドレスが記憶されている。これらの情報に加えて、記憶媒体４３には各ユーザの情報が記憶されている。例えばユーザＡであれば、メールサーバ３を利用して電子メールを送受信する場合に用いるユーザＡのメールアドレス、ＩＤ及びパスワードがユーザＡ用の記憶媒体４３に記憶されている。
【００４３】
画像形成装置１は記憶媒体読取部２１で読み取られた記憶媒体４３に記憶された情報を用いてメールサーバ３と通信する。図３に示す画像形成装置１の構成の中でメールサーバ３の通信と関係するのは、ドキュメントボックス作成部２３、メール送信部２９、表示受付部３１及びメール受信部３７である。
【００４４】
ドキュメントボックス作成部２３はユーザのメールボックス５にそのユーザのドキュメントボックス１１を作成する機能を有する。ドキュメントボックス作成部２３はユーザがドキュメントボックス１１の使用を開始する時に機能する。例えばユーザＡがドキュメントボックス１１の使用を開始する場合、ユーザＡの記憶媒体４３を記憶媒体読取部２１に読み取らせる。画像形成装置１、ここではドキュメントボックス作成部２３がメールサーバ３と通信しながら、ユーザＡのメールボックス５にドキュメントボックス１１を自動的に作成する。ドキュメントボックス作成部２３はドキュメントボックス１１の作成後、リスト管理ファイル１５及びコピー作成部１７をドキュメントボックス１１に作成する。以上によって、ユーザＡはドキュメントボックス１１を使用することができる。ドキュメントボックス作成部２３は図２に示すＭＰＵ５００、ネットワークＩ／Ｆ部６０３及びメモリ部７００等により実現される。
【００４５】
保存受付部２５は画像形成装置１のユーザの操作により、該ユーザが保存したい画像データを受け付ける機能を有する。ここでの画像データとは、例えばユーザが画像形成装置１でコピーした原稿の画像データである。保存受付部２５は操作表示部４００、ＭＰＵ５００及びメモリ部７００等によって実現される。
【００４６】
メール作成部２７は保存受付部２５で受け付けられた画像データを添付ファイルとし、ヘッダ情報に上記特定情報が含まれる電子メールを作成する機能を有する。メール作成部２７はＭＰＵ５００及びメモリ部７００等によって実現される。
【００４７】
メール送信部２９はメール作成部２７で作成された電子メールを送信する機能を有する。電子メールの宛先は記憶媒体４３に記憶されているメールアドレスである。ユーザＡであれば、ユーザＡのメールアドレスが宛先となる。メール送信部２９はＭＰＵ５００、ネットワークＩ／Ｆ部６０３及びメモリ部７００等によって実現される。
【００４８】
メール送信部２９から送信された電子メール、すなわち画像形成装置１を利用して送信された電子メールは、ＬＡＮ６０７及びインターネットを経由してメールサーバ３に送られて、メールボックス５のドキュメントボックス１１に保存される。ユーザＡであれば、ユーザＡのメールボックス５のドキュメントボックス１１に保存される。
【００４９】
以上がドキュメントボックス１１に画像データを保存する機能ブロックに関する説明である。ドキュメントボックス１１に保存された画像データの取り出しには、次の機能ブロックが用いられる。
【００５０】
表示受付部３１は画像処理装置１のユーザの操作により、画像データのリストの表示を受け付けて、画像データのリストをリスト表示部３３に表示させる機能を有する。表示受付部３１は図２に示す操作表示部４００、ＭＰＵ５００、ネットワークＩ／Ｆ部６０３及びメモリ部７００等によって実現される。リスト表示部３３はタッチパネル４１１によって実現される。
【００５１】
画像データのリストとはメールボックス５に保存された電子メールの中で、画像形成装置１を利用して送信された電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データのリストである。画像形成装置１を利用して送信された電子メールとは、ヘッダ情報に特定情報が含まれる電子メールである。したがって、ドキュメントボックス１１に保存された電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データがリストの対象となる。リストはリスト管理ファイル１５で作成される。
【００５２】
画像形成装置１を利用して送信された電子メールにはヘッダ情報に特定情報が含まれるので、ドキュメントボックス１１を設けなくても、メールボックス５に保存された電子メールの中から画像形成装置１を利用して送信された電子メールを特定できる。したがって、本実施形態においてドキュメントボックス１１を備えない態様も可能である。しかし、画像形成装置１を利用して送信された電子メールをドキュメントボックス１１に保存するようにすれば、リスト管理ファイル１５でリストを作成する場合にヘッダ情報に特定情報が含まれるか否かの判断が不要となるので、リストの作成の高速化が図れる。
【００５３】
指定受付部３５はリスト表示部３３に表示された画像データのリストからユーザの操作により、画像データの指定を受け付ける機能を有する。指定受付部３５は操作表示部４００、ＭＰＵ５００及びメモリ部７００等によって実現される。
【００５４】
メール受信部３７は指定受付部３５で指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールのコピーをメールサーバ３に要求し、メールサーバ３から送られた電子メールのコピーを受信する機能を有する。電子メールのコピーとしたのは、電子メールのオリジナルをドキュメントボックス１１に保存しておくことにより、次回もその電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データを利用できるようにするためである。メールサーバ３は電子メールのコピーをコピー作成部１７に作成させる。メール受信部３７はＭＰＵ５００、ネットワークＩ／Ｆ部６０３及びメモリ部７００等によって実現される。なお、電子メールのコピーを作成することなく、メール受信部３７が電子メールのオリジナルを受信する態様でもよい。この態様ではコピー作成部１７が不要となる。
【００５５】
画像生成部３９はメール受信部３７で受信した電子メールのコピーに添付ファイルとして付けられた画像データから画像を生成する。画像生成部３９はＭＰＵ５００及びメモリ部７００等によって実現される。
【００５６】
画像表示部４１は画像生成部３９で生成された画像を表示する。画像表示部４１はタッチパネル４１１によって実現される。
【００５７】
本実施形態では画像データを、画像形成装置１を利用して、インターネット上のメールサーバ３に設けられたドキュメントボックス１１に保存することができる。図４はこれを説明するフローチャートである。ユーザＡを例にして説明する。
【００５８】
ユーザＡは記憶媒体４３を記憶媒体読取部２１に読み取らせて、ドキュメントボックス１１を利用する機能にログインする(ステップＳ１)。読み取られた情報は画像形成装置１のメモリ部７００に格納される。情報とは上述したように、ユーザＡがメールサーバ３を利用して電子メールを送受信する場合に用いるメールアドレス、ＩＤ、パスワード、ＳＭＴＰサーバ７のアドレス及びＰＯＰ３サーバ９のアドレスである。
【００５９】
ユーザＡは画像データを用いる処理、例えば、画像形成装置１を利用してコピーをする(ステップＳ３)。コピー終了後、保存受付部２５によって図２のタッチパネル４１１に図５に示す操作画面５１が表示される(ステップＳ５)。操作画面５１にはコピーした原稿の画像５３及びソフトキー５５，５７，５９が含まれる。コピーした原稿が複数枚であれば、ソフトキー５５を操作することにより、各ページの画像５３を表示させることができる。ソフトキー５７を操作すれば、操作画面５１が閉じられて画像形成装置１においてドキュメントボックス１１を利用する機能がログオフされる。
【００６０】
ユーザＡはコピーした原稿の画像データをユーザＡのドキュメントボックス１１に保存したい場合(ステップＳ７でＹｅｓ)、図２に示す操作表示部４００のキーを操作してファイル名を入力し、ソフトキー５９を操作する。
【００６１】
これにより、コピーした原稿の画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールがメール作成部２７によって作成される。この電子メールのヘッダ情報には上述した特定情報が含まれる。画像データの量が多ければ圧縮形式の添付ファイルにされる。この電子メールはメール送信部２９によってユーザＡのメールアドレスを宛先として送信される(ステップＳ９)。
【００６２】
メール送信部２９から、すなわち画像形成装置１を利用して送信された電子メールは、ＬＡＮ６０７及びインターネットを経由してメールサーバ３のＳＭＴＰサーバ７に送られ、ＳＭＴＰサーバ７よってユーザＡのメールボックス５に設けられたドキュメントボックス１１に保存される(ステップＳ１１)。
【００６３】
電子メールの保存後又は画像データの保存をしない場合(ステップＳ７でＮｏ)、ソフトキー５７を操作する。これにより、画像形成装置１においてドキュメントボックス１１を利用する機能がログアウトされる(ステップＳ１３)。
【００６４】
以上によって、ユーザＡが画像形成装置１を利用してコピーした原稿の画像データは、ユーザＡのメールボックス５のドキュメントボックス１１に保存される。
【００６５】
次にドキュメントボックス１１に保存された画像データを画像形成装置１で受け取る操作について、ユーザＡを例にして説明する。図６はこれを説明するフローチャートである。
【００６６】
ステップＳ２１のログインは図４のステップＳ１のログインと同じである。次に、ユーザＡは図２に示す操作表示部４００のキーを操作して、表示受付部３１によって画像データのリストをタッチパネル４１１に表示させる(ステップＳ２３)。図７に示すように、タッチパネル４１１にはリスト６１を含む操作画面６３が表示されている。リスト６１は各画像データの情報が表示された情報領域６５に区分けされている。情報領域６５には画像データのファイル名、保存日、ファイル形式及びデータ量等が表示されている。図７では５つの画像データのリスト６１が表示されている。画像データが５つよりも多ければ、ソフトキー５５を操作することにより、他の画像データのリスト６１に切り替えることができる。
【００６７】
リスト６１は図３に示すユーザＡのドキュメントボックス１１に格納されたリスト管理ファイル１５に記憶されている。ここに記憶されたリスト６１はドキュメントボックス１１から表示受付部３１に送られてメモリ部７００に格納された後、タッチパネル４１１に表示される。リスト管理ファイル１５はドキュメントボックス１１に保存される電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データのリストを管理する。例えば、ユーザＡのドキュメントボックス１１に電子メールが保存される場合(図４のステップＳ１１)、その電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データの情報(ファイル名、保存日等)をリスト６１に追加する。また、ユーザＡのドキュメントボックス１１に保存された電子メールが削除された場合、その電子メールに添付ファイルとして付けられた画像データの情報をリスト６１から削除する。さらに、画像データの情報がリスト６１に追加された場合、追加後のリスト６１に掲載されている画像データのファイル名等とユーザＡのドキュメントボックス１１に保存されている電子メールに添付ファイルとして付けられている画像データのファイル名等が整合するか確認する。削除された場合も同様に整合するか確認する。
【００６８】
なお、リスト６１は画像形成装置１で作成することもできる。この場合はメール送信部２９が電子メールを送信する毎に、画像形成装置１がリスト管理ファイル１５に記憶されているリストを受信して、画像データのリストを更新し、更新したリストをリスト管理ファイル１５に送信する。  
【００６９】
図６の説明に戻る。ユーザＡは利用したい画像データの情報領域６５をタッチすることにより、利用したい画像データを指定する(ステップＳ２５)。すなわち、表示されたリスト６１からユーザＡの操作により、画像データの指定が指定受付部３５によって受け付けられる。メール受信部３７は、指定された画像データが添付ファイルとして付けられている電子メールのコピーをメールサーバ３に要求する。この電子メールのコピーはユーザＡのドキュメントボックス１１に形成されているコピー作成部１７で作成される。ＰＯＰ３サーバ９はユーザＡのドキュメントボックス１１から電子メールのコピーを取り出して、画像形成装置１へ送信し、メール受信部３７が電子メールのコピーを受信する(ステップＳ２７)。受信した電子メールのコピーはメモリ部７００に格納される。
【００７０】
画像生成部３９は電子メールに付けられた添付ファイルを開けて、画像データから画像を生成する。そして図８に示すように、画像生成部３９によって生成された画像６７含む操作画面６９が、タッチパネル４１１に表示される(ステップＳ２９)。画像６７が複数ページであれば、ソフトキー５５を操作することにより、各ページを表示させることができる。ソフトキー７１を操作すれば、図７に示す操作画面６３に戻る。
【００７１】
ユーザＡは画像６７を印刷したい場合(ステップＳ３１でＹｅｓ)、ソフトキー７３を操作することにより、画像形成装置１は画像６７を用紙に記録して出力する。画像６７の印刷後又は画像の印刷をしない場合(ステップＳ３１でＮｏ)、ソフトキー５７を操作する。これにより、画像形成装置１においてドキュメントボックス１１を利用する機能がログアウトされる(ステップＳ３３)。ログアウトすることにより、リスト６１、電子メールのコピー及び画像６７は画像形成装置１のメモリ部７００から消去される(ステップＳ３５)。
【００７２】
本実施形態の主な効果は以下の通りである。
【００７３】
(１)画像形成装置１のユーザが画像データを保存したい場合、図５に示すようにファイル名を入力し、ソフトキー５９を操作する。これにより、画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールの作成及び送信が自動的に実行されて、画像データは添付ファイル形式によって、そのユーザに割り当てられたメールボックス５のドキュメントボックス１１に保存される。
【００７４】
また、画像形成装置１のユーザがドキュメントボックス１１に保存した画像データを利用(例えば印刷)したい場合、図７に示すようにリスト６１を見て利用したい画像データを指定する。これにより、指定された画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールのコピーが自動的に作成されて画像形成装置１へ送られる。
【００７５】
以上のように本実施形態によれば、画像形成装置１がドキュメントボックスを備えていなくても、画像形成装置１のユーザは画像形成装置１にドキュメントボックスが備えられているのと同様の機能を利用することができる。
【００７６】
(２)本実施形態では画像データの保存と受け取りに電子メールの送受信を利用している。(１)で説明したように本実施形態では画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールの作成及び送信並びに画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールのコピー及び受信が自動的に実行される。したがって、電子メールの送受信をユーザに意識させることなく、インターネット上のメールサーバ３に設けられたドキュメントボックス１１を利用することができる。
【００７７】
(３)本実施形態によれば無料のメールサーバ３を利用することにより、ドキュメントボックス１１を無料で利用することができる。
【００７８】
(４)本実施形態によれば、画像形成装置１とメールサーバ３の通信に必要な情報が記憶媒体４３に記憶されている。したがって、画像形成装置１のユーザはメールサーバ３との通信に必要な設定をすることなく、画像形成装置１にドキュメントボックスが備えられているのと同様の機能を利用することができる。特に、複数の画像形成装置１がインターネットに接続されている場合、ユーザは記憶媒体４３を携帯していれば、どの画像形成装置１においてもドキュメントボックスが備えられているのと同様の機能を利用することができる。
【００７９】
以上は情報処理装置を画像形成装置１に適用した態様である。次に情報処理装置をパソコンに適用した態様について説明する。図９は情報処理装置をパソコン８１に適用した態様のブロック図であり、図３と対応する。
【００８０】
画像形成装置１の各ユーザのパソコン８１及び画像形成装置１はＬＡＮ６０７によって接続されている。ＬＡＮ６０７はインターネットに接続されている。メールサーバ３と通信するのに必要な情報が各ユーザのパソコン８１に予め設定されている。情報とは上述したように、ユーザがメールサーバ３を利用して電子メールを送受信する場合に用いるメールアドレス、ＩＤ、パスワード、ＳＭＴＰサーバ７のアドレス及びＰＯＰ３サーバ９のアドレスである。したがって、情報処理装置がパソコン８１の態様では図３の記憶媒体４３及び記憶媒体読取部２１が不要である。図３に示す画像形成装置１に備えられる構成の中で、記憶媒体読取部２１以外の構成がパソコン８１に備えられている。
【００８１】
パソコン８１を利用した画像データの保存と受け取りは画像形成装置１を利用したそれらと同じである。例えばユーザＡがパソコン８１で画像ファイルの印刷を指示した場合で説明する。ユーザＡがパソコン８１で画像ファイルの印刷を指示すると、画像形成装置１がその画像ファイルの画像を用紙に記録して出力する。保存受付部２５はパソコン８１のディスプレイにその画像データをドキュメントボックス１１に保存するか否かを選択させる画面を表示させる。ユーザＡが保存を選択した場合、メール作成部２７によって、画像データが添付ファイルとして付けられた電子メールが作成される。電子メールはユーザＡのメールアドレスを宛先としてメール送信部２９によって送信される。送信された電子メールはメールサーバ３に設けられたユーザＡのメールボックス５のドキュメントボックス１１に保存される。
【００８２】
なお、ユーザＡが画像データの保存を選択した場合、ユーザＡであることを認証するために、ユーザＡのＩＤとパスワードを入力させるようにしてもよい。
【００８３】
情報処理装置をパソコン８１に適用した態様は情報処理装置を画像形成装置１に適用した態様と同じく、画像形成装置１がドキュメントボックス１１を備えていなくても、ユーザは画像形成装置１がドキュメントボックス１１を備えているのと同様の機能を利用することができる。
【００８４】
本実施形態では画像形成装置１がドキュメントボックスを備えていない態様について説明した。図９に示すパソコン８１はユーザがドキュメントボックスと同様の機能を利用できるのに必要な構成を備えている。したがって、パソコン８１が画像形成装置１に接続されていなくてもよい。この場合はパソコン８１がドキュメントボックスを備えていなくても、パソコン８１のユーザはパソコン８１がドキュメントボックス１１を備えているのと同様の機能を利用することができる。
【符号の説明】
【００８５】
１  画像処理装置(情報処理装置の一例)
３  メールサーバ
５  メールボックス
１１  ドキュメントボックス
４３  記憶媒体
５１  操作画面
５３  コピーした原稿の画像
５５，５７，５９  ソフトキー
６１  リスト
６３  操作画面
６５  情報領域
６７  画像
６９  操作画面
７１，７３  ソフトキー
８１  パソコン(情報処理装置の一例)
４１１  タッチパネル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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