(57)【要約】【課題】各来訪者に応対すべき特定の担当者と、特定の担当者以外の特定の関係者とに応じて、各来訪者に対して行う応対方法に関する応答方法情報の内容を応対端末ごとに異ならせることにより、本来の受付担当者ではない者が応対を行う状況においても、適切な応対方法で来訪者応対を行う。【解決手段】各来訪者または特定の担当者との関係度に応じて、各来訪者を接客する方法を異ならせた受付情報を生成し、その受付情報に応じて異なる接客方法を示すアプリケーションを、応対端末に起動させることにより、本来の受付担当者ではない者であっても、来訪者に対して適切に接客することを可能にする情報処理装置を提供する。【選択図】図１８
2011076332.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなる情報装置において、
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部と、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、
前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部と、
前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記第１接客者が使用する応対端末に、来訪者を応対する接客方法を提示し、
前記第２接客者が使用する応対端末に、来訪者に接客者に関する情報を通知する接客方法を提示することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記受付端末に通話手段及び表示手段を更に設け、
前記第１接客者が使用する応対端末に通話手段を更に設け、前記応対端末に、前記受付端末と前記応対端末との間に設けられた通話手段を介して、前記来訪者と通話する第１接客方法を提示し、
前記第２接客者が使用する応対端末に表示手段を更に設け、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記各来訪者に文字又は画像を通知する第２接客方法を提示する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記応対端末に、更に前記第１接客者が前記来訪者を応対不可能であることを通知する通知部を備え、
前記第１接客者が前記来訪者を応対不可能であるとき、
前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が応対不可能であることを前記各来訪者に通知する不可通知方法と、前記第１接客者の伝言を前記各来訪者に通知する伝言通知方法と、を提示する、
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記提示部は、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を同時に提示する
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記接客者選択部は、複数の前記第２接客者を選択し、
前記複数の第２接客者を更に関係優先度に基づき順位付けを行い、
前記提示部は、前記順位に従って、前記第２接客者が使用する応対端末のそれぞれに、異なる種類の前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する
ことを特徴とする請求項１〜５のいずれかかに記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記関係優先度の情報は、前記接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報と、が前記接客者ごとに記憶され、
前記提示部は、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記複数の第２接客者が使用する応対端末それぞれとに、前記関係優先度の情報に従って、それぞれ異なる接客方法を提示する
ことを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報と、に優劣を付けて記憶し、
前記提示部は、前記複数の第２接客者が使用する応対端末それぞれに、異なる接客方法を提示する
ことを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
【請求項９】
来訪者を受け付ける受付端末と、各来訪者に対して応対を行う応対端末と、その受付端末及び応対端末にそれぞれ接続されたサーバとを有する情報処理システムであって、
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部と、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、
前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部と、
前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項１０】
少なくとも、前記記憶部を備えるとともに、
前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部
を備えることを特徴とする請求項９に記載の情報処理システムに用いられる応対端末。
【請求項１１】
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択ステップと、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、
前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示ステップと、
前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御ステップと、
を備えることを特徴とする情報処理方法。
【請求項１２】
来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなり、
前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部を備える情報装置において、
来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、
前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択ステップと、
前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、
前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示ステップと、
前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御ステップと、
をコンピュータにより実現にさせるための情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、自動で来訪者の受付応対処理を行う情報処理装置に関し、詳細には、受付端末が来訪者を受け付けると、特定の担当者または特定の関係者が遠隔の応対端末により来訪者の応対を行うことが可能な情報処理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
受付端末が来訪者を受付けると、遠隔の応対端末に来客通知が行われ、応対担当者が来訪者の応対を遠隔で行うことが可能な受付装置がある。例えば、特許文献１に記載の受付装置は、受付端末が来客のあったことを検知すると、予め設定された受付優先度に従って来訪者に対応する担当者が特定され、受付優先度が高い担当者の応対端末に一斉に同一の来客通知が行われる。受付優先度が高い担当者の応対端末から一定時間内に応答が行われたと判断されないと、続けて受付優先度が低い担当者の応対端末に来客通知が行われる。来訪者の応対を行う担当者は、来客通知から応対処理方法を判断して来訪者応対を行う。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００８−２８７８４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１に記載の受付装置は、受付優先度に応じて来客通知の通知開始時を異ならせているのみであり、担当者の受付優先度が異なっていても同一内容の来客通知が行われる。この場合、各担当者は、その同一内容の来客通知と各来訪者に対する現状の理解及び関係とを基に、各来訪者に対する応答方法を個別に考え、各来訪者に応答する。受付優先度が下位に設定される担当者は、本来の受付担当者ではなく来訪者に対する理解が乏しいことから、受付優先度が下位の担当者が来訪者に対して応答を行う場合には、受付優先度が上位の担当者と比べ、適切な応答方法を決めるまでに時間がかかることがある。たとえ、受付優先度が下位の担当者が来訪者に対して迅速に応答の行動をとった場合でも、その応答方法の内容は、下位の担当者が有する来訪者に対する理解および関係に応じて異なり、上位の担当者が行う応答方法と比べ、適切な来訪者の応答を行うことができないこともある。
【０００５】
本発明は、上述した問題点を解決するためになされたものであり、各来訪者に応対すべき特定の担当者と、特定の担当者以外の特定の関係者とに応じて、各来訪者に対して行う応対方法に関する応答方法情報の内容を応対端末ごとに異ならせることにより、本来の応対担当者ではない者が応対を行う状況においても、適切な応対方法で来訪者応対を行うことを可能にする情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなる情報装置において、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部と、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部と、前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御部と、
を備えたことを特徴とする。
【０００７】
請求項２記載の情報処理装置は、前記第１接客者が使用する応対端末に、来訪者を応対する接客方法を提示し、前記第２接客者が使用する応対端末に、来訪者に接客者に関する情報を通知する接客方法を提示することを特徴とする。
【０００８】
請求項３記載の情報処理装置は、前記受付端末に通話手段及び表示手段を更に設け、
前記第１接客者が使用する応対端末に通話手段を更に設け、前記応対端末に、前記受付端末と前記応対端末との間に設けられた通話手段を介して、前記来訪者と通話する第１接客方法を提示し、前記第２接客者が使用する応対端末に表示手段を更に設け、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記各来訪者に文字又は画像を通知する第２接客方法を提示することを特徴とする。
【０００９】
請求項４記載の情報処理装置は、前記応対端末に、更に前記第１接客者が前記来訪者を応対不可能であることを通知する通知部を備え、前記第１接客者が前記来訪者を応対不可能であるとき、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が応対不可能であることを前記各来訪者に通知する不可通知方法と、前記第１接客者の伝言を前記各来訪者に通知する伝言通知方法と、を提示することを特徴とする。
【００１０】
請求項５記載の情報処理装置は、前記提示部は、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を同時に提示することを特徴とする。
【００１１】
請求項６記載の情報処理装置は、前記接客者選択部は、複数の前記第２接客者を選択し、前記複数の第２接客者を更に関係優先度に基づき順位付けを行い、前記提示部は、前記順位に従って、前記第２接客者が使用する応対端末のそれぞれに、異なる種類の前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示することを特徴とする。
【００１２】
請求項７記載の情報処理装置は、前記関係優先度の情報は、前記接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報と、が前記接客者ごとに記憶され、前記提示部は、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記複数の第２接客者が使用する応対端末それぞれとに、前記関係優先度の情報に従って、それぞれ異なる接客方法を提示することを特徴とする。
【００１３】
請求項８記載の情報処理装置は、前記接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報と、に優劣を付けて記憶し、前記提示部は、前記複数の第２接客者が使用する応対端末それぞれに、異なる接客方法を提示することを特徴とする。
【００１４】
請求項９記載の情報処理システムは、来訪者を受け付ける受付端末と、各来訪者に対して応対を行う応対端末と、その受付端末及び応対端末にそれぞれ接続されたサーバとを有する情報処理システムであって、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得部と、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部と、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択部と、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定部と、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部と、前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御部と、を備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項１０記載の情報処理システムに用いられる応対端末は、請求項９に記載の情報処理システムに用いられる前記応対端末であって、少なくとも、前記記憶部を備えるとともに、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示部を備えることを特徴とする。
【００１６】
請求項１１記載の情報処理方法は、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択ステップと、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示ステップと、前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御ステップと、を備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項１２記載の情報処理プログラムは、来訪者が、接客者を選択できる情報を入力し、送受信できる受付端末と、接客者が使用する応対端末からなり、前記来訪者と前記接客者との関係優先度の情報と、前記接客者に来訪者の接客を促す複数種類の接客方法情報と、を記憶する記憶部を備える情報装置において、来訪者が受付端末により入力する所定の情報に基づいて、前記来訪者を示す来訪者情報と、前記来訪者を接客する接客者を示す接客者情報とを取得する取得ステップと、前記所定の情報および前記関係優先度の情報に基づいて、第１接客者及び、第２接客者を選択する接客者選択ステップと、前記接客者選択部によって選択された前記第１接客者および前記第２接客者が使用する応対端末を選定する端末選定ステップと、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示する提示ステップと、前記接客方法が提示された応対端末と、前記受付端末とを接続する接続制御ステップとをコンピュータに実現させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１８】
請求項１記載の情報処理装置は、提示部により、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法が提示される。第１接客者及び第２接客者それぞれは、提示された接客方法に従って来訪者を接客することが可能である。第１接客者と、第２接客者とのそれぞれに対応する応対端末に、異なる接客情報が提示されると、第１接客者及び第２接客者それぞれは、提示された接客方法に従って、来訪者応対を行う。その結果、第２接客者が、第１接客者と同一の接客方法の提示では、正しく来訪者を接客することができない場合であっても、第１接客者又は第２接客者に応じて提示された異なる接客方法に従って、適切な接客を行うことができる。
【００１９】
請求項２記載の情報処理装置では、前記第１接客者が使用する応対端末に、来訪者を応対する接客方法が提示され、前記第２接客者が使用する応対端末に、来訪者に接客者に関する情報を通知する接客方法が提示される。提示された接客方法に従って、前記第１接客者は来訪者を応対することができ、第２接客者は、来訪者に情報を通知することができる。第２接客者は、来訪者を応対することができない場合であっても、情報を通知する接客方法により、来訪者を接客することができる。第２接客者が通知により接客することで、来訪者に、第１接客者を長時間待たせることなく接客することができる。
【００２０】
請求項３記載の情報処理装置では、前記第１接客者が使用する応対端末に、前記受付端末と前記応対端末との間に設けられた通話手段を介して、前記各来訪者と通話する第１接客方法が提示され、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記各来訪者に文字又は画像を通知する第２接客方法が提示される。第１接客者は、来訪者と通話することにより、来訪者を接客することが可能である。本来の来訪者を接客する接客者ではない第２接客者が来訪者を接客する場合であっても、第２接客者は、来訪者に文字又は画像を通知することにより、来訪者を接客することが可能である。
【００２１】
請求項４記載の情報処理装置では、通知部により、前記第２接客者が使用する応対端末に、前記第１接客者が前記来訪者を応対不可能であることが通知される。第１接客者が、来訪者を接客できない場合であっても、第２接客者が、前記第１接客者が応対不可能であること、又は前記第１接客者の伝言を通知することができる。第１接客者が来訪者を接客できない場合であっても、第２接客者が、来訪者の今後の応対方法に役立つ特定の担当者に関する情報を、来訪者に伝えることができる。
【００２２】
請求項５記載の情報処理装置では、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法が同時に提示される。第２接客者が使用する応対端末に、第１接客者が使用する応対端末と同時に接客方法が提示される。その結果、第２接客者であっても、第１接客者とほぼ同時に接客方法が提示され、来訪者に対して迅速に接客することができる。
【００２３】
請求項６記載の情報処理装置では、接客者選択部により複数の第２接客者それぞれに順位が設定される。関係優先度が高いと考えられる第２接客者ほど、第１接客者と関係が強く、来訪者を接客し易い。一方、第１接客者及び来訪者との関係が弱い第２接客者は、複数の接客方法からは容易に最適な接客方法を判断することができないことがある。順位付けされた第２接客者それぞれに、順位に従った接客方法が提示されることにより、複数の第２接客者のそれぞれは、各々の立場に合う接客方法により、来訪者に対して適切に接客を行うことが可能である。
【００２４】
請求項７記載の情報処理装置では、複数の第２接客者それぞれに、接客者ごとに記憶された、接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報とに従った接客方法が提示される。接客者の所属情報と、前記接客者の居室位置情報とによって、第１接客者と第２接客者の関係が示される。接客者選択部により、第１接客者と関係がある第２接客者が選択される。第１接客者が来訪者を接客できない場合であっても、適切な第２接客者が選ばれ、第２接客者は、来訪者を適切に接客することが可能である。
【００２５】
請求項８記載の情報処理装置では、接客者の所属情報と、接客者の居室位置情報と、が接客者ごとに記憶される。居室位置が第１接客者と近い第２接客者は、第１接客者が接客できないことを、理解しやすい。居室位置が第１接客者と近く、所属が第１接客者と同じ第２接客者は、第１接客者が接客できない場合であっても、第１接客者の代理で、接客を行い易い。接客者の所属情報と、接客者の居室位置情報とに、優劣が付けられていれば、第１接客者との関係に応じて、複数の第２接客者それぞれに、接客方法を提示することができる。第１接客者との関係に応じた来訪者の接客方法により、第２接客者は、適切に来訪者を接客することができる。
【００２６】
請求項９記載の情報処理システムでは、受付端末が各来訪者を受け付け、応対端末が各来訪者に対して応対を行い、サーバが受付端末及び応対端末にそれぞれ接続される。受付端末により来訪者が受け付けられると、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法が提示される。第１接客者及び第２接客者のそれぞれは、提示された接客方法に従って、来訪者応対を行う。その結果、第２接客者が、第１接客者と同一の接客方法の提示では、正しく来訪者応対を行うことができない場合であっても、第１接客者又は第２接客者に応じて提示された異なる接客方法に従って、適切な接客を行うことができる。
【００２７】
請求項１０記載の情報処理システムに備える応対端末では、提示部により、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法が提示される。提示部は、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに応じて、応対端末個別の接客方法を提示するのみでよい。第２接客者は、第２接客者が使用する応対端末に提示される接客方法から、適切な来訪者の接客方法を判断し、来訪者を接客することができる。
【００２８】
請求項１１記載の情報処理方法、または請求項１２記載の情報処理プログラムでは、提示ステップにおいて、前記第１接客者が使用する応対端末と、前記第２接客者が使用する応対端末とに、それぞれ異なる前記接客方法情報に基づいた接客方法を提示される。第２接客者が来訪者応対を行う場合は、応対端末に提示される接客方法により、第２接客者にとって適切な来訪者応対を行うことができる。その結果、第２接客者であっても、提示された接客方法から、正しく来訪者の応対を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】本実施形態１における情報処理システム１全体の概略構成を示す図面である。
【図２】受付端末２の電気的構成を示す図面である。
【図３】上記受付端末２のＲＯＭ２３に記憶された担当者候補データベースＤＡ１の内容を示す図面である。
【図４】受付端末が行う受付処理を示すフローチャートである。
【図５】上記受付処理における受付端末２のタッチパネル２１の画面変化を示す図面である。
【図６】上記情報処理システム１のサーバ３の電気的構成を示す図面である。
【図７】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された来訪者予約データベースＤＢ１の内容を示す図面である。
【図８】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された関係者候補データベースＤＢ２の内容を示す図面である。
【図９】上記サーバ３のＨＤＤ３７に記憶された過去訪問履歴データベースＤＢ３の内容を示す図面である。
【図１０】上記サーバ３が行うサーバ処理を示すフローチャートである。
【図１１】上記サーバ処理の通知関係者候補を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１２】上記サーバ３に記憶される関係者データの内容を示す図面である。
【図１３】上記サーバ処理の関係者優通知を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１４】上記サーバ処理の関係者下位通知を決定する処理を示すフローチャートである。
【図１５】上記サーバ３から情報処理システム１の応対端末４に来訪者受付情報を通知する処理を示すフローチャートである。
【図１６】上記サーバ３が応対端末４により行われた応答を受信する応答受信処理を示すフローチャートである。
【図１７】上記応対端末４の電気的構成を示す図面である。
【図１８】応対端末４が行う応対処理を示すフローチャートである。
【図１９】応対端末４が行う担当者通知を表示させる処理を示すフローチャートである。
【図２０】担当者通知処理が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２１】優先関係者通知を表示する処理を示すフローチャートである。
【図２２】優先関係者通知処理が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２３】下位関係者通知を表示する処理を示すフローチャートである。
【図２４】下位関係者通知処理が行われた応対端末の表示画面を示す図面である。
【図２５】上記受付端末２のタッチパネル２１の表示画面を示す図面である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００３１】
＜実施形態＞
図１は、本発明の実施形態の情報処理システム全体を示す概略構成図である。本実施形態の情報処理システム１は、受付端末２と、サーバ３と、応対端末４とを有する。情報処理システム１は、例えば会社内で来訪者受付を自動で行うために使用される。
【００３２】
図１において、情報処理システム１は、１台の受付端末２と、サーバ３と、６台の応対端末４とにより構成される。受付端末２は、会社に来訪した来訪者を受け付ける受付処理を行う。応対端末４は、受付端末２が行う受付処理に対する応対を行う応対処理を行う。受付端末２は、例えば、会社の入口付近に設置される。各応対端末４が、受付端末２から離れた異なる場所に設置される。各応対端末４は、会社に所属する社員それぞれに対応し、各社員により使用される。サーバ３は、有線または無線を用いたインターネットまたはイントラネットにより、受付端末２と各応対端末４とに接続される。サーバ３は、受付端末２から来訪者により入力された情報に基づいて、来訪者を受け付けたことを特定の応対端末４に通知する。その特定の応対端末４により社員が来訪者を接客する指示を行ったとき、サーバ３は、特定の応対端末４による指示を受け取り、受付端末２に来訪者応対が行われることを通知する。本実施形態の受付端末２と、サーバ３と、６台の応対端末４は、それぞれ周知のパーソナルコンピュータにより構成される。本実施形態において、受付端末２は、来訪者が特定の社員または特定の部門を訪問するとき、受付処理を行う。
【００３３】
（受付端末の構成）
図２は、受付端末２の内部構成を示す電気構成図である。受付端末２は、タッチパネル２１、ＣＰＵ２２、ＲＯＭ２３、ＲＡＭ２４、Ｉ／Ｏインタフェース２５、ネットワーク接続部２６、及び通話器２７を有する。ＣＰＵ２２は、タッチパネル２１により来訪者を受け付け、来訪者が指定した担当者を特定する制御を行う。尚、本実施形態においてタッチパネルは、表示ディスプレイとタッチスクリーンとが一体に形成される表示装置を示す。本実施形態のタッチパネル２１が、本発明の受付端末に設けられる表示手段の一例であり、本実施形態の通話器２７が本発明の受付端末に設けられる通話手段の一例である。
【００３４】
図２に示すＲＯＭ２３は、記憶領域２３１、２３２を備える。記憶領域２３１は、受付端末２のタッチパネル２１により来訪者を受け付ける来訪者受付プログラムＰＡ１が記憶される。記憶領域２３２は、タッチパネル２１に表示する担当者候補を示す担当者候補データベースＤＡ１が記憶される。図３は、担当者候補データベースＤＡ１のデータ内容を示す図である。担当者候補データベースＤＡ１は、社員Ａ〜Ｊの１０名の社員名に対応して、所属部門と、所属グループと、居室と、応対端末番号と、担当者の顔画像が関連付けてそれぞれ記憶される。
【００３５】
図２に示すＲＡＭ２４は、記憶領域２４１、記憶領域２４２を備える。記憶領域２４１は、来訪者によりタッチパネル２１を用いて指定される担当者名及び担当者の所属部門と、担当者候補データベースＤＡ１とに従って、ＣＰＵ２２により決定される担当者データＤＳ１が、記憶される。記憶領域２４２は、来訪者によりタッチパネル２１を用いて指定される来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的に従って、来訪者データＤＳ２が記憶される。
【００３６】
Ｉ／Ｏインタフェース２５は、タッチパネル２１と、ＣＰＵ２２と、通話器２７に接続される。受付端末２は、ネットワーク接続部２６を通じて、サーバ３とデータの送受信を行う。具体的にはタッチパネル２１により来訪者が担当者を指定すると、ＲＡＭ２３に記憶される担当者データＤＳ１が、ネットワーク接続部２６を通じてサーバ３に送信される。来訪者が、タッチパネル２１を用いて、来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を指定すると、ＲＡＭ２３に記憶される来訪者データＤＳ２が、サーバ３に送信される。来訪者は、必要に応じて通話器２７を介して、応対する担当者または関係者と通話を行う。
【００３７】
タッチパネル２１は、来訪者受付プログラムＰＡ１および担当者候補データベースＤＡ１に従って、来訪者が担当者を指定するための部門候補及び担当者候補を示す画像、または、来訪者応対が行われることを来訪者に知らせる画像が随時表示される。来訪者は、タッチパネル２１に表示された部門及び担当者の候補から、タッチパネル２１により部門および担当者名を指定する。受付端末２は、来訪者によりタッチパネル２１により担当者名が指定されると、指定された担当者の応対端末４に、来訪者が来たことが通知される。
【００３８】
図４は、来訪者受付プログラムＰＡ１により実行される受付処理を示すフローチャートである。図５（Ａ）〜（Ｃ）は、来訪者受付プログラムＰＡ１の処理の流れに沿って順に変化する受付端末２のタッチパネル２１の表示状態を示す。受付処理は、来訪者によりタッチパネル２１に入力指示が行われると、開始される。来訪者受付プログラムＰＡ１の処理は、全て受付端末２のＣＰＵ２２により実行される。以下、図４及び図５を用いて、来訪者受付プログラムＰＡ１の処理を説明する。
【００３９】
＜来訪者受付処理＞
ステップＳＡ１において、受付端末２により来訪者の入力指示が行われたか否かが検知される。来訪者が、タッチパネル２１に入力指示を行うと、来訪者を検知したと判断され（ＳＡ１：ＹＥＳ）、ステップＳ２の処理が行われる。来訪者を検知したと判断されないと（ＳＡ１：ＮＯ）、ステップＳ１の処理が繰り返される。
【００４０】
ステップＳＡ２において、来訪予定が予約されているか否かが判断される。来訪者によるタッチパネル２１を用いた選択に基づいて、来訪予定が予約されているか否かが判断される。来訪予定が予約されていると判断されると（ＳＡ２：ＹＥＳ）、ステップＳＡ３の処理が行われる。来訪予定が予約されていると判断されないと（ＳＡ２：ＮＯ）、ステップＳＡ４の処理が行われる。ステップＳＡ２の処理が行われるときのタッチパネル２１の表示状態を、図５（Ａ）に示す。
【００４１】
ステップＳＡ３において、来訪者を応対する担当者が決定される。ステップＳＡ３では、担当者候補データベースＤＡ１に従って、複数の部門および担当者名が、タッチパネル２１に表示される。来訪者が、タッチパネル２１により訪問先の部門と担当者名を指定すると、指定された部門と担当者名に基づいて、担当者候補データベースＤＡ１から、来訪者を応対する担当者を示す担当者データＤＳ１が取得される。取得された担当者データＤＳ１は、ＲＡＭ２３の記憶領域２３１に記憶される。来訪者が、担当者名を指定せず、部門のみを指定する場合は、予め決められた部門の代表者が、自動で担当者と決定される。尚、本実施形態における来訪者がタッチパネル２１により指定する部門および担当者名が、本発明の来訪者が入力する所定の情報の一例である。本実施形態におけるＣＰＵ２２及びステップＳＡ３の担当者データＤＳ１が取得される処理が、本発明の接客者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＡ３の担当者データＤＳ１が取得される処理が、本発明の接客者情報を取得する取得ステップの一例である。ステップＳＡ３の処理が行われると、タッチパネル２１の表示状態は、図５（Ｂ）、図５（Ｃ）の順に遷移する。本実施形態では、来訪者ＹＹにより、受付端末２を用いて担当者が社員Ａと指定される場合を説明する。
【００４２】
ステップＳＡ４において、ステップＳＡ３と同一の処理が行われる。ステップＳＡ４の処理が行われると、続けてステップＳＡ５の処理が行われる。
【００４３】
ステップＳＡ５において、来訪者データＤＳ２が取得される。来訪予定が予約されてないとき、来訪者は、タッチパネル２１を用いて、来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を入力する。ステップＳＡ５において、来訪者により入力された来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的が、来訪者データＤＳ２として、ＲＡＭ２３の記憶領域２３２に記憶される。本実施形態における来訪者データＤＳ２が、本発明の来訪者情報の一例である。本実施形態におけるＣＰＵ２２及び来訪者データＤＳ２を取得するステップＳＡ５の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＡ５の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得ステップの一例である。
【００４４】
ステップＳＡ６において、ＲＡＭ２３の記憶領域２３１に記憶された担当者データＤＳ１を担当者の情報と決定され、サーバ３へ送信する処理が行われる。ＲＡＭ２３の記憶領域２３２に来訪者データＤＳ２が記憶されていれば、ステップＳＡ６において、担当者データＤＳ１が担当者の情報と決定され、来訪者データＤＳ２が来訪者の情報と決定され、担当者データＤＳ１と来訪者データＤＳ２がサーバ３へ送信される。本実施形態におけるＣＰＵ２２及びステップＳＡ６の担当者の情報を決定する処理が、本発明の第１接客者を選択する接客者選択部の一例であり、ステップＳＡ５の担当者の情報を決定する処理が、本発明の第１接客者を選択する接客者選択ステップの一例である。
【００４５】
（サーバの構成）
図６は、サーバ３の内部構成を示す電気構成図である。サーバ３は、ＣＰＵ３２、ＲＯＭ３３、ＲＡＭ３４、Ｉ／Ｏインタフェース３５、ネットワーク接続部３６、及びＨＤＤ３７を有する。
【００４６】
ＣＰＵ３２は、受付端末２から送信された担当者データＤＳ１に基づいて、担当者代理で来訪者を応対させる関係者を決定し、担当者と関係者とにそれぞれ対応する応対端末４に来訪者を接客させるアプリケーションを同時に起動するための処理を行う。ＲＯＭ３３は、担当者と、関係者とにそれぞれ対応する応対端末４に来訪者を受け付けたことを通知するサーバ処理プログラムＰＴ１を記憶する。本実施形態における関係者は、担当者と所属グループまたは居室が同じ社員、又は過去に来訪者を応対した社員とする。サーバ処理プログラムＰＴ１は、全てサーバ３のＣＰＵ３２が実行する処理である。
【００４７】
図６に示すＲＡＭ３４は、記憶領域３４１〜３３５を備える。記憶領域３４１は、受付端末２から送信された担当者データＤＳ１が記憶される。記憶領域３４２は、受付端末２から送信された来訪者データＤＳ２、又はサーバ処理において取得される来訪者データＤＳ２が記憶される。記憶領域３４３は、担当者端末通信状況データＤＳ３が記憶される。担当者端末通信状況データＤＳ３は、担当者の応対端末番号の応対端末が、来訪者を接客可能な状態か否かを示す情報である。本実施形態において、接客可能な状態とは、担当者に対応する応対端末４とサーバ３とが接続され、応対端末４が別の来訪者を応対していない状態である。記憶領域３４４は、担当者に対応する複数の関係者の情報を示す関係者データＤＳ４が記憶される。関係者データＤＳ４は、関係者名と、関係者の所属部門と、所属グループと、居室と、関係者名に対応する応対端末番号と、受付端末２において指定された担当者の代理として来訪者を応対した代理応対回数と、担当者のスケジュールにその関係者が予定を登録した回数の６項目を示すデータである。記憶領域３４５は、応対端末４それぞれの応対状況を示す端末応対状況データＤＳ５が記憶される。端末応対状況データＤＳ５は、いずれかの応対端末４により来訪者の応対指示が行われると、更新される。
【００４８】
図６に示すＨＤＤ３７は、記憶領域３７１〜３７３を備える。記憶領域３７１は、来訪者予約データベースＤＢ１が記憶される。図７に、来訪者予約データベースＤＢ１の記憶内容を示す。来訪者予約データベースＤＢ１は、予め指定された担当者名と、担当部門と、担当者に対応する来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的を示すデータである。記憶領域３７２は、関係者候補データベースＤＢ２が記憶される。関係者候補データベースＤＢ２は、受付端末２に表示される担当者候補ごとに、担当者と所属部門が同一の複数の社員に関するデータが記憶される。図８に、担当者Ａと所属部門が同一の社員Ｂ〜Ｇが記憶された関係者候補データベースＤＢ２のデータの記憶内容の一例を示す。関係者候補データベースＤＢ２には、複数の社員名と、所属部門と、所属部門内の所属グループと、居室と、その社員に対応する応対端末番号と、特定の担当者候補の代理として来訪者応対を行った代理応対回数と、特定の担当者候補のスケジュールにその社員が予定を登録した回数との６項目のデータが記憶される。記憶領域３７３は、来訪者が、過去に社員を訪問した事実を示す過去訪問履歴データベースＤＢ３が記憶される。図９に、過去訪問履歴データベースＤＢ３のデータの一例を示す。過去訪問履歴データベースＤＢ３は、来訪者名と、来訪者が過去に訪問した時の担当者名と、担当者の所属部門と、訪問目的を示すデータである。過去訪問履歴データベースＤＢ３は、後述の外部入力機器３８により、Ｉ／Ｏインタフェース３５を経由して、更新が行われ、常に最新の情報が記憶される。本実施形態１における関係者候補データベースＤＢ２を記憶するＨＤＤ３７が、本発明の関係優先度の情報を記憶する記憶部の一例である。本実施形態における来訪者予約データベースＤＢ１に記憶される担当者名と、関係者候補データベースＤＢ２に記憶される関係者の所属部門と、所属グループと、居室とが、本発明の来訪者と接客者との関係優先度の情報の一例である。
【００４９】
Ｉ／Ｏインタフェース３５は、ＣＰＵ３２と、ＨＤＤ３７と、外部入力機器３８とに接続される。尚、ＨＤＤ３７が記憶する各データベースの記憶内容は、Ｉ／Ｏインタフェース３５を経由して外部入力機器３８から入力される情報により更新され、常に最新の情報が記憶される。来訪者を受け付けたことを示す情報は、ＣＰＵ３２により決定された担当者及び関係者に対応する応対端末４に、ネットワーク接続部３６を通じて送信される。
【００５０】
ＲＯＭ３３は、サーバ３を動作させるために、図１０に示すフローチャートを実行するプログラムを記憶する。以下、ＲＯＭ３３に記憶されたプログラムが、ＣＰＵ３２により実行されるサーバ処理を、図１０のフローチャートに沿って説明する。
【００５１】
＜サーバ処理＞
ステップＳＴ１０においては、受付端末２が送信した担当者データＤＳ１が受信される。受信した担当者データＤＳ１は、ＲＡＭ３４の記憶領域３４１に記憶される。受付端末２が、来訪者データＤＳ２を受信した場合は、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に来訪者データＤＳ２が記憶される。
【００５２】
ステップＳＴ２０においては、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に来訪者データＤＳ２が記憶されているか否かが判断される。来訪者データＤＳ２が記憶されていると判断されないと（ＳＴ２０：ＮＯ）、ステップＳＴ３０の処理が行われる。来訪者データＤＳ２が記憶されていると判断すると（ＳＴ３：ＹＥＳ）、ステップＳＴ４０の処理が行われる。
【００５３】
ステップＳＴ３０において、来訪者を特定する処理が行われる。サーバ３のＨＤＤ３７から来訪者予約データベースＤＢ１が読み出され、ＲＡＭ３４の記憶領域３４１から担当者データＤＳ１が読み出される。来訪者予約データベースＤＢ１から、担当者データＤＳ１の担当者名が該当する来訪者の来訪予定が取得される。来訪者予約データベースＤＢ１に従って、特定された来訪者の来訪者名と、来訪者の役職と、来訪目的が、来訪者データＤＳ２として、ＲＡＭ３４の記憶領域３４２に記憶される。本実施形態におけるＣＰＵ３２及び来訪者が取得されるステップＳＴ３０の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得部の一例であり、ステップＳＴ３０の処理が、本発明の来訪者情報を取得する取得ステップの一例である。
【００５４】
ステップＳＴ３５においては、過去訪問履歴データベースＤＢ３から、来訪者を過去に応対した社員の名前と、所属部門と、来訪目的が取得される。本実施形態のＣＰＵ３２及び来訪者を過去に応対した社員の情報が取得されるステップＳＴ３５の処理が、本発明の訪問履歴取得部の一例である。
【００５５】
ステップＳＴ４０において、担当者データＤＳ１の担当者に対応する応対端末が、来訪者に対して接客可能な状態であるか否かが確認される。確認した結果は、ＲＡＭ３４の記憶領域３３３に記憶される。接客可能な状態であれば、「１」が記憶領域３４３に記憶され、接客可能な状態でなければ、「０」が記憶領域３４３に記憶される。本実施形態のＣＰＵ３２及びステップＳＴ４０の処理が、本発明の端末選定部の一例であり、ステップＳＴ４０の処理が、本発明の端末選定ステップの一例である。
【００５６】
ステップＳＴ５０において、担当者データＤＳ１に基づいて、来訪者を受け付けたことを通知する関係者を決定する処理が行われる。関係者は、関係者候補データベースＤＢ２と、過去訪問履歴データベースＤＢ３に従って決定される。関係者が決定される処理の詳細は、後述する。
【００５７】
ステップＳＴ６０において、ステップＳＴ５０により決定された関係者のうち、担当者との関係度が高いと判断される２名の関係者が、優先関係者と決定される。ステップＳＴ７０においては、ステップＳＴ５０において決定された関係者のうち、ステップＳＴ６０において決定された優先関係者より担当者との関係度が低いと判断される２名の関係者が、下位関係者と決定される。
【００５８】
ステップＳＴ８０においては、ステップＳＴ４０において接客可能な状態であると判断された担当者に対応する応対端末へ担当者用の受付情報を通知する処理と、ステップＳＴ６０及びステップＳＴ７０においてそれぞれ決定された優先関係者と下位関係者とに対応する応対端末へ、優先関係者及び下位関係者それぞれに対応した関係者用の受付情報を通知する処理とが行われる。担当者用の受付情報は、来訪者の情報を表示する表示アプリケーションと、来訪者に対して担当者に応対させる応対方法アプリケーションとを、応対端末に起動させる起動命令情報である。関係者用の受付情報は、来訪者の情報を表示する表示アプリケーションと、来訪者に対して関係者に応対させる応対方法アプリケーションと、来訪者に対して担当者が応対不可能であることを通知させる通知方法アプリケーションとを、応対端末に起動させる起動命令情報である。
【００５９】
ステップＳＴ９０においては、受付情報が通知された複数の応対端末のうち、いずれかの応対端末４で来訪者応対を行う指示がされたか否かが判断される。担当者又関係者が応対端末４を用いて来訪者応対が指示されたとき、その応対端末４からの来訪者応対の指示が受信される。
【００６０】
図１１を用いて、ステップＳＴ５０において行われる、関係者を決定する処理について詳細に説明する。図１１は、関係者候補決定処理の手順を示すフローチャートである。
【００６１】
＜関係者候補決定処理＞
ステップＳＴ５１においては、担当者と業務上の関係を有すると判断される社員が、関係者候補データベースＤＢ２から抽出される。本実施形態では、「業務上の関係を有する社員」とは、所属部門、所属グループ、及び居室のいずれかにおいて、担当者と共通する社員を示す。担当者が社員Ａであるとき、関係者候補データベースＤＢ２に従って社員Ａと所属部門が共通する社員Ｂ〜Ｈが、関係者候補として抽出され、関係者データＤＳ４が作成される。図１２（Ａ）は、ステップＳＴ５１において作成した関係者データＤＳ４を示す図である。
【００６２】
ステップＳＴ５２においては、関係者データＤＳ４に基づいて、社員Ｂ〜Ｈそれぞれの社員Ａに対する関係優先度に従った順位が設定される。関係優先度は、社員データベースＤＢ１に記憶された６項目のうち、社員に付された応対端末番号以外を示す５項目のデータに対して予め設定された重みに従って決定される。５項目の各項目に対し、所属部門には「５」の重み、所属部門内の所属グループには「４」の重み、居室には「５」の重み、特定の担当者の代理として来訪者応対を行った代理応対回数には「３」の重み、特定の担当者のスケジュールにその社員が予定を入力した予定入力回数には「１」の重みが、それぞれ付されている。社員Ｂ〜Ｈの所属部門、所属グループ、及び居室は、社員Ａと同じとき、「１」がＲＡＭ３３の記憶領域３３４に記憶され、異なるとき、「０」がＲＡＭ３４の記憶領域３４４に記憶される。社員Ａの代理として来訪者応対を行った代理応対回数と、社員Ａのスケジュールにその社員が予定を入力した予定入力回数とは、各々の回数をＲＡＭ３３の記憶領域３３４にそれぞれ記憶される。社員Ｂ〜Ｈそれぞれと社員Ａとの関係優先度を決定するために、まず社員ごとに、それぞれの関係優先度のデータである５項目の各項目に対応して記憶した「０」又は「１」或いは各回数と、各項目に予め設定されている重みとが、掛け合わせ、重みを考慮した項目別数値を、項目ごとに算出される。社員Ｂ〜Ｈと社員Ａとの関係度が、それぞれ算出された５項目の項目別数値の和により、決定される。算出された結果に従って、関係者データＤＳ４が更新される。図１２（Ｂ）は、ステップＳＴ５２において算出された関係優先度が更新された後の関係者データＤＳ４を示す。本実施形態のサーバ処理の一部において、社員Ｂ〜Ｈそれぞれと社員Ａとの関係度が、関係優先度のデータを示す５項目に対して付された重みに従って設定される。図１０に示すフローチャートに従うサーバ処理を実行するプログラムは、各項目の重みを予め設定する処理を含んでおり、本実施形態のサーバ処理を実行するプログラムを記憶するＲＯＭ３４が、本発明における記憶部の一例である。
【００６３】
次に、関係者候補決定処理により決定された通知関係者の中から、ステップＳＴ６０における優先関係者が決定される処理と、ステップＳＴ７０における下位関係者とが決定される処理を詳細に説明する。図１３は、優先関係者を決定する優先関係者決定処理の手順を示すフローチャートを示す。図１４は、下位関係者を決定する下位関係者決定処理の手順を示すフローチャートを示す。以下、図１２（Ｂ）に示す社員Ｂ〜社員Ｈにおいて、優先関係者又は下位関係者が決定される場合を説明する。本実施形態では、社員Ｂ、社員Ｅ、社員Ｆ、社員Ｈの応対端末が接客可能であって、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｇの応対端末が接客不可能である場合を例に説明する。図１２に示す関係データＤＳ４の各社員Ｂ〜Ｈは、優先関係者、下位関係者、無関係者のいずれかの関係者種類が決定されるまで、社員Ｂ、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｅ、社員Ｆ、社員Ｇ、社員Ｈの順に、関係者決定処理を繰り返し行う。
【００６４】
＜優先関係者決定処理＞
優先関係者決定処理は、関係者候補決定処理により特定された通知関係者の優先関係者に対応する応対端末への関係者種類が決定される処理である。
【００６５】
ステップＳＴ６１においては、関係者データＤＳ４の関係者種類が決定されていない関係者がいるか否かが判断される。関係者種類未定の関係者がいると判断されると（ステップＳＴ６１：ＹＥＳ）、ステップＳＴ６２の処理が行われる。関係者種類未定の関係者がいると判断されないと（ステップＳＴ６１：ＮＯ）、優先関係者決定処理が終了される。
【００６６】
ステップＳＴ６２においては、関係者データＤＳ４に基づいて、関係者種類が優先関係者と決定されている関係者が２人いるか否かを判断する。優先関係者が２人いると判断されないと（ステップＳＴ６２：ＮＯ）、ステップＳＴ６３の処理が行われる。優先関係者が２人いると判断されると（ステップＳＴ６２：ＹＥＳ）、優先関係者決定処理が終了される。図１２（Ａ）に示す関係者データＤＳ４においては、優先関係者が０人であるため、ステップＳＴ６２の処理に続いて、ステップＳＴ６３の処理が行われる。優先関係者決定処理が繰り返し行われ、関係者データＤＳ４が図１２（Ｃ）に示す状態であるとき、ステップＳＴ６２において、優先関係者が２人いると判断され、優先関係者決定処理が終了される。
【００６７】
ステップＳＴ６３においては、関係者データＤＳ４の関係者種類を決定していない関係者のうち、関係度が最大の関係者が抽出される。図１２（Ｂ）に示す関係者データＤＳ４においては、社員Ｂ〜Ｈの関係者種類が未定である。社員Ｂ〜Ｈの関係者種類が未定の場合、ステップＳＴ６３において、関係度が最も高い社員Ｂが抽出される。社員Ｂの関係者種類を決定すると、社員Ｃ、社員Ｄ、社員Ｅが順に抽出される。
【００６８】
ステップＳＴ６４においては、ステップＳＴ６３で抽出された関係者に対応する応対端末が接客可能か否かが判断される。接客可能であると判断されると（ステップＳＴ６４：ＹＥＳ）、ステップＳＴ６５の処理が行われる。接客可能であると判断されないと（ステップＳＴ６４：ＮＯ）、ステップＳＴ６８の処理が実行される。本実施形態において、ステップＳＴ６３により社員Ｂを抽出され、ステップＳＴ６４により社員Ｂの応対端末が接客可能であると判断されると、ステップＳＴ６５の処理が実行される。ステップＳＴ６３により社員Ｃ又は社員Ｄが抽出されるとき、社員Ｃおよび社員Ｄの応対端末は、接客不可能であるため、ステップＳＴ６４の処理に続いて、ステップＳＴ６８の処理が実行される。ステップＳＴ６３により社員Ｅを抽出し、ステップＳＴ６４により、社員Ｅの応対端末が接客可能であると判断されると、ステップＳＴ６５の処理が実行される。本実施形態のＣＰＵ３２及びステップＳＴ６４の処理が、本発明の端末選定部の一例である。本実施形態のステップＳ６４の処理が、本発明の端末決定ステップの一例である。
【００６９】
ステップＳＴ６６においては、ステップＳＴ６４で接客可能と判断された関係者の関係者データＤＳ４における関係者種類が、優先関係者と設定される。ステップＳＴ６４において接客可能と判断された社員Ｂは、ステップＳＴ６６において優先関係者と設定される。ステップＳＴ６４において接客可能と判断された社員Ｅは、ステップＳＴ６６において優先関係者と設定される。図１２（Ｃ）は、社員Ｂ〜Ｅについて、優先関係者処理を行い、関係者種類を決定した状態を示す。本実施形態のＣＰＵ３２及び関係者を特定するステップＳＴ６６の処理が、本発明の第２接客者を選択する接客者選択部の一例である。本実施形態のステップＳＴ６６の処理が、本発明の弟２接客者を選択する接客者選択ステップの一例である。本実施形態のＣＰＵ３２及びステップＳＴ６６の処理が、本発明の端末選定部の一例である。本実施形態のステップＳＴ６６の処理が、本発明の端末選定部の一例である。
【００７０】
ステップＳＴ６８においては、ステップＳＴ６４で関係者に対応する応対端末４が接客可能であると判断されないと（ステップＳＴ６４：ＮＯ）、関係者の関係者データＤＳ４における関係者種類が、無関係者に設定される。ステップＳＴ６６及びステップＳＴ６８のいずれかのステップの処理が実行されると、次にステップＳＴ６９の処理が実行される。図１２の関係者データＤＳ４の社員Ｃ及び社員Ｄの関係者種類は、図１２（Ｃ）に示すように無関係者に設定される。
【００７１】
ステップＳＴ６９においては、関係者データＤＳ４の各社員Ｂ〜Ｈに対して優先関係者が２名決定しているか否かが判断される。優先関係者を２名決定していると判断されないと（ステップＳＴ６９：ＮＯ）、ステップＳＴ６１の処理が実行される。優先関係者が２名決定していると判断されると（ステップＳＴ６９：ＹＥＳ）、優先関係者決定処理が終了される。図１２（Ｃ）は、優先関係者決定処理が終了されたときの、関係者データＤＳ４の内容の一例を示す。
【００７２】
＜下位関係者決定処理＞
次に、下位関係者決定処理について、図１４に示すフローチャートを用いて説明する。尚、優先関係者決定処理と、処理方法が共通するステップについては、詳細の説明を省略する。
【００７３】
ステップＳＴ７１においては、ステップＳＴ６１と同一の処理が行われる。
【００７４】
ステップＳＴ７２において、関係者データＤＳ４のうち、関係者種類が下位関係者と決定されている関係者が２人いるか否かが判断される。下位関係者が２人いると判断すると（ステップＳＴ７２：ＹＥＳ）、ステップＳＴ７３の処理が行われる。下位関係者が２人いると判断されないと（ステップＳＴ７２：ＮＯ）、ステップＳＴ７４の処理が行われる。
【００７５】
ステップＳＴ７３においては、関係者種類が未定である関係者の関係者種類が、無関係者に設定される。
【００７６】
ステップＳＴ７４及びステップＳＴ７５においては、それぞれステップＳＴ７３とステップＳＴ７４の処理と同一の処理が行われる。図１２（Ｃ）は、関係者データＤＳ４における各社員に対応する応対端末４への関係者種類が、社員Ｂ〜Ｅのみ設定している状態を示す。このとき、ステップＳＴ７４において、まず、関係者データＤＳ４の関係者種類を決定されていない関係者である社員Ｆ〜Ｈのうち、関係度が最大の関係者である社員Ｆが抽出される。続いて、ステップＳＴ７５において、ステップＳＴ７４で抽出された関係者Ｆに対応する応対端末４が、接客可能か否かが判断される。
【００７７】
ステップＳＴ７６においては、関係者Ｆの関係者データＤＳ４の関係者種類が、図１２（Ｄ）の社員Ｆおよび社員Ｈに示すように、下位関係者に設定される。
【００７８】
ステップＳＴ７７においては、ステップＳＴ７２で関係者に対応する応対端末４が、接客可能でないと判断されると（ステップＳＴ７２：ＮＯ）、図１２（Ｄ）の社員Ｇに示すように、関係者の関係者データＤＳ４の関係者種類が無関係者に設定される。ステップＳＴ７６またはステップＳＴ７７の処理が行われた後、ステップＳＴ７８の処理が行われる。
【００７９】
ステップＳＴ７８は、関係者データＤＳ４の各社員Ｂ〜Ｈに対して下位関係者が２名決定しているか否かが判断われる。下位関係者を２名決定されていると判断されないと（ステップＳＴ７８：ＮＯ）、ステップＳＴ７１の処理が行われる。下位関係者が２名決定していると判断されると（ステップＳＴ７８：ＹＥＳ）、下位関係者決定処理が終了される。図１２（Ｄ）は、優先関係者決定処理及び下位関係者決定処理を終了し、全ての社員Ｂ〜Ｆに対応する応対端末４への関係者種類を決定したときにおける、関係者データＤＳ４の内容を示す。
【００８０】
＜通知処理＞
次に、通知処理について、図１５に示すフローチャートを用いて説明する。通知処理においては、関係者データＤＳ４に設定した関係者種類に従って、担当者及び各関係者の応対端末４へ、各受付情報を通知する。各受付情報は、担当者用の受付情報と、優先関係者用の受付情報と、下位関係者用の受付情報とのいずれかである。
【００８１】
ステップＳＴ８１においては、ＲＡＭ３３の記憶領域３３３に記憶された担当者端末通信状況データＤＳ３に従って、担当者の応対端末４が接客可能か否か判断される。接客可能であると判断されると、ステップＳＴ８２の処理が行われる。接客可能であると判断されないと、ステップＳＴ８５の処理が行われる。
【００８２】
ステップＳＴ８２においては、担当者の応対端末に通知される担当用の受付情報が生成される。担当用の受付情報は、来訪者の情報を表示する表示アプリケーションと、来訪者に対して担当者が通話により応対する通話応対アプリケーションと、予め指定したメッセージを通知する定型応対方法と、担当者が指定する表示によりを通知する自由応対方法と、を行うことができるアプリケーションとを起動する起動命令情報が、受付情報として生成される。
【００８３】
ステップＳＴ８３においては、ステップＳＴ８２において生成された担当者用の担当受付情報を、担当者の応対端末４へ通知することが指令される。
【００８４】
ステップＳＴ８４及びステップＳＴ８５においては、関係者データＤＳ４に従って優先関係者及び下位関係者が設定されているか否かが判断される。優先関係者及び下位関係者を設定していると判断されると、ステップＳＴ８６の処理が行われる。優先関係者及び下位関係者関係者が設定されていないと判断されると、通知処理が終了される。
【００８５】
ステップＳＴ８６においては、優先関係者決定処理において決定された、優先関係者の応対端末に通知される優先関係者用の優先受付情報と、下位関係者決定処理において決定された、下位関係者の応対端末に通知される下位関係者用の下位受付情報とが生成される。優先受付情報は、来訪者の情報を表示する表示アプリケーションと、来訪者に対して関係者に応対させる応対方法アプリケーションと、来訪者に対して担当者が応対不可能であることを通知させる通知方法アプリケーションとを、応対端末に起動させる起動命令情報である。情報である。下位受付情報は、来訪者の情報を表示する表示アプリケーションと、来訪者に対して担当者が応対不可能であることを通知させる通知方法アプリケーションとを、応対端末に起動させる起動命令情報である。下位関係者は、来訪者に対して応対することを予定している担当者及び、優先関係者と比べ来訪者との関係が弱いため、担当者及び、優先関係者と同じ接客方法が提示されると、正しく接客できない可能性がある。
【００８６】
ステップＳＴ８７においては、ステップＳＴ８６で生成された優先受付情報と、下位受付情報とを、各関係者の応対端末へ通知することが指令される。
【００８７】
＜応答受信処理＞
次に、応答受信処理について、図１６に示すフローチャートを用いて説明する。応答受信処理においては、担当者及び各関係者の応対端末４へ通知処理を行った後、応対端末４から来訪者を接客する応対指示が行われたか否かを判断し、応対指示が行われなかった応対端末４へ応対不可能であることを示す応対不可情報が通知される。
【００８８】
ステップＳＴ９１においては、図１５に示す通知処理により各受付情報が通知された応対端末４のうち、いずれか１つの応対端末から応対指示が行われたか否かが判断される。応対指示が行われたと判断されると（ステップＳＴ９１：ＹＥＳ）、ステップＳＴ９２の処理を行う。応対指示が行われたと判断されないと（ステップＳＴ９１：ＮＯ）、ステップＳＴ９１の処理が繰り返される。
【００８９】
ステップＳＴ９２においては、応対指示が行われたことが受付端末２へ通知され、応対しじが行われた応対端末４と受付端末２とを接続する。本実施形態において、ＣＰＵ３２とステップＳＴ９２における処理が、本発明の接続制御部の一例であり、ステップＳＴ９２の処理が、本発明の接続制御ステップの一例である。
【００９０】
ステップＳＴ９３においては、来訪者応対が不可能であることを示す応対不可情報が、応対指示が行われた応対端末以外の応対端末４に、通知される。
【００９１】
＜応対端末＞
図１７は、応対端末４の内部構成を示す電気構成図である。応対端末の各々は、タッチパネル４１、ＣＰＵ４２、ＲＡＭ４３、ＲＯＭ４４、Ｉ／Ｏインタフェース４５、及びネットワーク接続部４６と、通話器４７を有する。ＣＰＵ４２は、サーバ３から送信される各受付情報を受け取り、来訪者応対のための制御を行う。ＲＯＭ４４は、各受付情報に対応する応対方法を提示し、図１８に示す来訪者に対して応対を行う処理プログラムを記憶する。Ｉ／Ｏインタフェース４５は、ＣＰＵ４２と、タッチパネル４１と、通話器４７に接続される。応対端末４は、担当者または関係者がタッチパネル４１により来訪者応対を行う指示を入力したとき、ネットワーク接続部４６を通して、サーバ３に来訪者応対情報を送信する。担当者および関係者は、必要に応じて通話器２７を介して、来訪者と通話を行う。本実施形態のタッチパネル４１が、本発明の応対端末に設けられる表示手段の一例であり、本実施形態の通話器４７が本発明の応対端末に設けられる通話手段の一例である。
【００９２】
応対端末４は、タッチパネル４１に、受付情報が示す接客を行うアプリケーションを起動し、担当者または関係者は、来訪者に応対するか否かを指示する。
【００９３】
図１７に示すＲＯＭ４４は、記憶領域４４１〜４５０を備える。記憶領域４４１は、図１８に示す来訪者応対プログラムＰＢ１を記憶する。来訪者応対プログラムＰＢ１は、タッチパネル４１に来訪者情報を表示させ、タッチパネル４１により行われる応対指示に従って、図１７に示す来訪者応対を行う処理プログラムである。来訪者応対プログラムＰＢ１は、応対端末２のタッチパネル４１に各アプリケーションを起動させ、担当者及び関係者に共通する接客を行わせる処理プログラムである。記憶領域４４２は、図１９に示す担当者用通知処理プログラムＰＢ２を記憶する。担当者用応対処理プログラムＰＢ２は、訪問先の担当者に対応する応対端末４に、担当者用の受付情報に従って複数の応対するためのアプリケーションを起動させ、接客を行わせる処理プログラムである。記憶領域４４３は、図２１に示す優先関係者用通知処理プログラムＰＢ３を記憶する。優先関係者用通知処理プログラムＰＢ３は、優先関係者に対応する応対端末４に、優先関係者用の受付情報に従って複数の応対及び通知するためのアプリケーションを起動させ、接客を行わせる処理プログラムである。記憶領域４４４は、図２３に示す下位関係者用通知処理プログラムＰＢ４を記憶する。下位関係者に対応する応対端末４に、下位関係者用の受付情報に従って優先関係者とは異なる複数の応対及び通知するためのアプリケーションを起動させる処理プログラムである。記憶領域４４５〜４５０は、通話応対方法プログラムＰＢ５と、定型応対方法プログラムＰＢ６と、自由応対方法プログラムＰＢ７と、不可通知方法プログラムＰＢ８と、伝言通知方法プログラムＰＢ９と、場所通知方法プログラムＰＢ１０との、応対端末４のタッチパネル４１に提示する５つのアプリケーションを起動させるプログラムを記憶する。各アプリケーションの機能および動作は、後述により説明する。
【００９４】
応対端末を用いて行われる来訪者接客動作及び、来訪者接客処理を説明する。以下の来訪者応対処理は、各応対端末４においてそれぞれ実行される。図１８は、応対端末４が行う応対端末処理を示すフローチャートである。以下、図１８に沿って応対端末処理を説明する。
【００９５】
ステップＳＲ１０においては、担当受付情報が応対端末４により受信されたか否かが判断される。担当受付情報が受信されたと判断されると、ステップＳＲ２０の担当者用通知処理を実行し、受信されたと判断されないと、ステップＳＲ３０の処理を実行される。
【００９６】
ステップＳＲ３０においては、優先受付情報を応対端末４が受信したか否かが判断される。優先受付情報を受信したと判断されると、ステップＳＲ４０の優先関係者用通知処理が実行され、受信したと判断されないと、ステップＳＲ５０の処理が実行される。
【００９７】
ステップＳＲ５０においては、下位受付情報を応対端末４が受信したか否かが判断される。下位受付情報を受信したと判断されると、ステップＳＲ６０の下位関係者用通知処理が実行され、受信したと判断されないと、ステップＳＲ７０の処理が実行される。
【００９８】
＜担当者用通知処理＞
図１９は、訪問先担当者に対応する応対端末４において来訪者がきたことが通知され、担当者に選択させる複数の応対アプリケーションを起動する処理を行う担当者用通知処理フローチャートである。以下、図１９に沿って、担当者用通知処理を説明する。
【００９９】
ステップＳＲ２１においては、担当者受付情報に従った接客方法が応対端末４のタッチパネル４１に表示される。ステップＳＲ２１の処理が実行されると、応対端末４のタッチパネル４１は、図２０に示すアプリケーションが起動される。具体的には、応対端末４の通話器４７と、受付端末２の通話器２７との間で、担当者が来訪者と通話することにより、接客を行う通話応対方法と、担当者が来訪者の受付端末２へ入力または指定した文字又は音声を送信することにより、来訪者へ続く行動指示を行う自由応対方法と、予め決められた文字または音声により、来訪者へ待ち合わせ場所を指示する定型応対方法により接客可能な３つの接客アプリケーションを起動する。本実施形態におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ２１の処理が、本発明の提示部の一例である。本実施形態におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ２１の処理が、本発明の提示ステップの一例である。本実施形態の通話応対方法が、本発明の第１接客方法の一例である。
【０１００】
ステップＳＲ２２においては、応対指示が行われたか否かが判断される。応対指示が行われたと判断されると、ステップＳＲ２３の処理が実行される。応対指示が行われたと判断されないと、ステップＳＲ２４の処理が実行される。
【０１０１】
ステップＳＲ２３においては、ステップＳＲ２２で応対指示が行われたと判断されると、担当者に対応する応対端末から応対指示が行われたことを示す応対端末情報がサーバ３に送信される。
【０１０２】
ステップＳＲ２４においては、別の応対端末４の応対経過を示す応対経過情報をサーバ３から取得し、別の応対端末４から応対指示が行われたか否かが判断される。別の応対端末から応対指示が行われたと判断されると、ステップＳＲ２５の処理が実行される。応対指示が行われていないと判断されると、ステップＳＲ２２の処理が実行される。
【０１０３】
ステップＳＲ２５においては、表示ディスプレイ４０に応対端末不可情報が表示される。応対端末不可情報は、別の応対端末４から応対指示を行い、担当者用通知処理を行う応対端末による来訪者応対が不可能であることを示す情報である。
【０１０４】
＜優先関係者用通知処理＞
図２１は、関係者用優先通知処理フローチャートである。優先関係者用通知処理は、関係者に対応する応対端末４において来訪者が来たことを詳細に通知する処理である。以下、図２１に沿って優先関係者用通知処理を説明する。
【０１０５】
ステップＳＲ４２においては、優先受付情報に従った接客方法が応対端末４のタッチパネル４１に表示される。ステップＳＲ４２の処理が実行されると、応対端末４のタッチパネル４１は、図２２に示すアプリケーションが起動される。具体的には、担当者が、来訪者を応対できないことを、文字または画像により応対端末４のタッチパネル４１上に表示させる表示アプリケーションと、応対端末４の通話器４７と、受付端末２の通話器２７との間で、関係者が来訪者と通話することにより、接客を行う通話応対方法と、関係者が、予め接客できないことが決まっている担当者から預かった伝言を文字または音声により、受付端末２へ通知する伝言通知方法と、担当者が来訪者を接客できないことを、関係者が認識し、文字または画像により、担当者が応対不可能であることを、受付端末２へ通知する不可通知方法により来訪者を接客する３つの接客アプリケーションを起動する。本実施形態における担当者が、来訪者を応対できないことを、応対端末４のタッチパネル４１上に表示させる表示アプリケーションが本発明の通知部の一例であり、本実施形態の伝言通知方法が、本発明の伝言通知方法の一例であり、本実施形態の不可通知方法が、本発明の弟２接客方法及び不可通知方法の一例である。
【０１０６】
＜下位関係者用通知処理＞
図２３は、下位関係者用通知処理フローチャートである。下位関係者用通知処理は、関係者に対応する応対端末において来訪者が来たことが通知される。ステップＳＲ６１〜ステップＳＲ６５の処理は、それぞれ担当用通知処理のステップＳＲ２１〜ステップＳＲ２５に対応する。下位関係者用通知処理のステップＳＲ６１の処理が実行されると、応対端末４のタッチパネル４１は、図２４に示すアプリケーションが起動される。具体的には、不可通知方法と、伝言通知方法と、担当者または関係者が応対するまでの待機場所を文字又は画像により通知する場所通知方法により、接客する接客アプリケーションを起動する。本実施形態におけるＣＰＵ４２及びステップＳＲ６１の処理が、本発明の提示部の一例である。ステップＳＲ６１の処理が、本発明の提示ステップの一例である。
【０１０７】
［情報処理システム全体の動作説明］
本実施形態の情報処理システムの動作および使用方法を説明する。
【０１０８】
来訪者は、所定の担当者を訪問するとき、訪問先の担当者が所属する部門および担当者名を、受付端末２のタッチパネル２１の表示に従って、入力する。受付端末２は、来訪者が入力した担当者の部門および担当者名を示す情報を、サーバ３に送信する。
【０１０９】
サーバ３は、受付端末２から受信した担当者の部門を示す情報が一致する担当者以外の社員を、関係者として社員データベースから抽出する。サーバ３は、担当者と関係者が使用する応対端末４に、来訪者を受け付けたことを、通知可能か否かを判断することにより、その応対端末４が来訪者を接客可能か否か判断する。サーバ３は、担当者が使用する応対端末４に通知する担当者用の受付情報と、関係者が使用する応対端末４に通知する関係者用の受付情報とを作成する。このとき、サーバ３により作成される関係者用の受付情報は、担当者用の受付情報に比べて、応対端末２上で起動されるアプリケーションが異なる情報である。具体的には、担当者用の受付情報は、自由応対方法と、定型応対方法と、通話応対方法とを示すアプリケーションを起動させる起動命令情報である。関係者用の受付情報は、通話応対方法と、伝言通知方法と、不可通知方法とを示すアプリケーションを起動させる命令情報である。サーバ３は、担当者が使用する応対端末４に、担当者用の受付情報を通知し、関係者が使用する応対端末４に、関係者用の受付情報を送信する。
【０１１０】
担当者が使用する応対端末４は、サーバ３から受信した担当者用の受付情報に従って、自由応対方法と、定型応対方法と、通話応対方法とを示すアプリケーションを起動する。優先関係者が使用する応対端末４は、サーバ３から受信した関係者用の受付情報に従って、通話応対方法と、伝言通知方法と、不可通知方法とを示すアプリケーションを起動する。下位関係者が使用する応対端末４は、不可通知方法と、伝言通知方法と、場所通知方法とを示すアプリケーションを起動する。
【０１１１】
担当者は、担当者が使用する応対端末４に起動されたアプリケーションから、来訪者に対して接客する方法を判断する。担当者は、判断した来訪者に対して接客する方法を、図２０に示す応対ボタン２２０Ａ〜２２０Ｃを押下することにより選択し、来訪者の応対を行う。応対ボタン２２０Ａ〜２２０Ｃが押下されると、受付端末２に、所定の方法で接続される。応対ボタン２２０Ａ〜２２０Ｃが押下されると、受付端末２に、担当者が来訪者の応対を行うことが通知され、他の関係者が使用する応対端末４に、応対不可を示す応対経過情報が通知される。
【０１１２】
関係者は、担当者が使用する応対端末４に起動されたアプリケーションから、来訪者に対して応対または通知する方法を判断する。関係者が使用する応対端末４の表示ディスプレイ４０は、担当者が使用する応対端末４のタッチパネル４１よりも、多い内容が表示される必要がある。関係者が使用するタッチパネル４１に、担当者と異なる接客方法が提示されていれば、関係者が来訪者を接客する方法が確実に決まっていない場合であっても、正しく提示された接客方法から、適切な接客方法を判断することができる。さらに、関係者が使用する応対端末４のタッチパネル４１には、担当者の状況が表示されており、関係者は、担当者が来訪者に対して応対不可能である状況を理解し、来訪者に対して応対を行うか否かを判断することができる。関係者が、来訪者に対して応答すると判断したとき、図２２に示す応対ボタン２５０Ａ〜２５０Ｃ、図２４に示す応対ボタン２７０Ａ〜２７０Ｃ、のいずれかを押下し、来訪者の応対を行う。応対ボタン２５０Ａ〜２５０Ｃ、応対ボタン２７０Ａ〜２７０Ｃのいずれかが押下されると、受付端末２に、関係者が来訪者の応対を行うことが通知され、担当者および他の関係者が使用する応対端末４に、応対不可を示す応対経過情報が通知される。担当者が、定型応対方法又は自由応対方法により、来訪者を接客したとき、受付端末２のタッチパネル２１には、図２５Ａに示す表示が行われる。優先関係者又は下位関係者が、不可通知方法により来訪者を接客したとき、受付端末２のタッチパネル２１には、図２５Ｂに示す表示が行われる。優先関係者又は下位関係者が、伝言通知方法により来訪者を接客したとき、受付端末２のタッチパネル２１には、図２５Ｃに示す表示が行われる。
【０１１３】
（変形例１）
上記実施形態は、担当者に対応する応対端末４及び関係者に対応する応対端末４は、それぞれサーバ３の通知処理のステップＳＴ８２及びステップＳＴ８６において生成される受付情報に従って、各応対端末４に記憶されたアプリケーションを起動する。しかし、これらは応対端末４において記憶される必要はない。サーバ３において、各応対端末４の関係者データＤＳ４に設定された関係者種類に従った各アプリケーションを取捨選択し、アプリケーションを実行するプログラムを含む受付情報を各応対端末４通知し、各応対端末４が受付情報に従ってアプリケーションを起動させる方法であってもよい。このとき、サーバ３は、複数のアプリケーションを起動させるプログラムを複数記憶するアプリケーションデータベースを備える。応対端末４それぞれが、担当者用のアプリケーションと関係者用のアプリケーションとの両方を実行させるプログラムを備える必要がなく、応対端末４は、アプリケーションのプログラムを記憶するための記憶領域を備える必要がない。
【０１１４】
（変形例２）
本実施形態では、受付端末２のタッチパネル２１の入力指示の有無により来訪者が検知されるが、これに限らない。例えば、受付端末２に赤外線センサやカメラ等を設け、赤外線センサやカメラ等により、来訪者が検知される方法であってもよい。受付端末２に設けられたカメラにより、来訪者が検知される場合、受付端末２は、カメラにより撮影された来訪者の顔の画像から、来訪者個人を識別するための来訪者情報を生成することが可能である。担当者に対応する応対端末により、来訪者の顔の画像が表示され、関係者に対応する応対端末４により、来訪者の顔の画像と、来訪者の名前とが表示されてもよい。
【０１１５】
（変形例３）
本実施形態において、受付端末２により指定する情報は、訪問先担当者に関する情報であるが、これに限らない。受付端末２により指示される情報は、来訪者の所属、名前であってもよい。
【０１１６】
（変形例４）
本実施形態では、ＨＤＤ３３に記憶された来訪者予約データベース及び担当者名に従って、来訪者名が特定されているが、これに限らない。来訪者予約データベースを用いず、受付端末２のタッチパネル２１により来訪者名及び担当者名が指定される構成であってもよい。
【０１１７】
（変形例５）
本実施形態では、応対端末４のタッチパネル４１により、来訪者応対を行うか否かの指示が行われるが、これに限らない。タッチパネル４１による来訪者応対指示の代用として、電話等の外部機器により通話を開始する行為が応対指示とされてもよい。
【０１１８】
（変形例６）
本実施形態におけるＨＤＤ３７に記憶される来訪者予約データベースＤＢ１は、来訪予定時間を記憶していてもよい。来訪者予約データベースに、同一の来訪者または、同一の担当者に関して、来訪予定時間の異なる予定が、複数件記憶されている場合であってもよい。これにより、来訪予定時間に近い用件が、最優先予定として抽出されることにより、来訪者応対に最もふさわしい担当者および関係者に受付情報が通知される。また、同一の来訪者の予定が複数件記憶されている場合は、来訪予定時間に近い用件の担当者以外に、来訪者との予定が記憶されている担当者が関係者と決定され、関係者通知が行われてもよい。
【０１１９】
（変形例７）
本実施形態では、関係者は、担当者と所属部門又は居室が同一の社員が決定されるがこれに限らない。来訪者を過去に応対したことがある社員を、関係者としてもよい。来訪者の訪問情報が、過去訪問履歴データベースに記憶される場合、過去訪問履歴データベースには、来訪者が過去に訪問した情報と、過去に応対した担当者情報とが記憶される。これにより、過去訪問履歴データベースを用いて、今回の担当者ではなく、過去に応対を行った担当者を特定することが可能である。過去に応対を行った担当者は、今回の担当者でない場合であっても、来訪者を理解し応対を行うことができる。来訪者を正しく応対できる社員であれば、関係者は、必ずしも担当者と所属の関係を持つ社員である必要はない。
【符号の説明】
【０１２０】
１  システム全体構成図
２  受付端末
３  サーバ
４  応対端末
２１  受付端末タッチパネル
２２  受付端末ＣＰＵ
２３  受付端末ＲＡＭ
２４  受付端末ＲＯＭ
ＰＡ１  来訪者受付プログラム
ＤＡ１  担当者候補データベース
ＰＢ１  来訪者応対プログラム
ＰＢ２  担当者用通知処理プログラム
ＰＢ３  優先関係者用通知処理プログラム
ＰＢ４  下位関係者用通知処理プログラム
ＰＢ５  通話応対方法プログラム
ＰＢ６  定型応対方法プログラム
ＰＢ６  自由応対方法プログラム
ＰＢ８  不可通知方法プログラム  ＰＢ９  伝言通知方法プログラム
ＰＢ１０  場所通知方法プログラム
ＤＢ１  来訪者予約データベース
ＤＢ２  社員データベース
ＤＳ１  担当者データ
ＤＳ２  来訪者データ
ＤＳ４  関係者データ
３２  サーバＣＰＵ
３３  サーバＲＡＭ
３４  サーバＲＯＭ
３７  ＨＤＤ
４１  応対端末タッチパネル
４２  応対端末ＣＰＵ
４３  応対端末ＲＡＭ
４４  応対端末ＲＯＭ
【図１】
2011076332.tif 000003
【図２】
2011076332.tif 000004
【図３】
2011076332.tif 000005
【図４】
2011076332.tif 000006
【図５】
2011076332.tif 000007
【図６】
2011076332.tif 000008
【図７】
2011076332.tif 000009
【図８】
2011076332.tif 000010
【図９】
2011076332.tif 000011
【図１０】
2011076332.tif 000012
【図１１】
2011076332.tif 000013
【図１２】
2011076332.tif 000014
【図１３】
2011076332.tif 000015
【図１４】
2011076332.tif 000016
【図１５】
2011076332.tif 000017
【図１６】
2011076332.tif 000018
【図１７】
2011076332.tif 000019
【図１８】
2011076332.tif 000020
【図１９】
2011076332.tif 000021
【図２０】
2011076332.tif 000022
【図２１】
2011076332.tif 000023
【図２２】
2011076332.tif 000024
【図２３】
2011076332.tif 000025
【図２４】
2011076332.tif 000026
【図２５】
2011076332.tif 000027