(57)【要約】【課題】本発明は、ファイルサーバ上の共有ファイルが更新された際に、関係者に対して更新情報を通知する更新情報通知システムに関するものである。従来は、ファイルとバージョン情報を対応させて、バージョン毎に参照したユーザのリストを保持することで、ファイルの更新時に前のバージョンを参照したユーザに対して更新情報を通知する手段であったが、更新時にユーザがバージョン情報を設定しなければいけないといった問題があった。【解決手段】ファイル毎に更新状況と参照状況を管理することで、ファイルの最終更新後にファイルを参照した人にのみ更新情報を通知することができ、ユーザにバージョン情報を設定させることなく、最低限の通知により必要な人に更新情報を通知することができる。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
参照状況監視手段と更新情報通知手段とを有し、共有ファイルを有するファイルサーバを備えた更新情報通知システムにおける更新情報通信方法において、前記参照状況監視手段は、前記共有ファイル毎にユーザ名と参照や登録と更新における操作履歴を対応付けて記録し、前記記録した操作履歴から最終更新後に操作したユーザ名を抽出し、前記更新情報通知手段は、前記共有ファイル更新時の通知先を限定することを特徴とする更新情報通知方法。
【請求項２】
前記参照状況監視手段は、過去に前記共有ファイルを操作したユーザ名を抽出し、共有ファイルが削除された場合の通知先を設定することを特徴とする請求項１に記載の更新情報通知方法。
【請求項３】
前記参照状況監視手段は、前記ユーザ名を事前に設定しておくことにより、前記通知先、または前記ユーザ名が設定した通知先に対して、更新情報を通知するか通知しないかを判定することを特徴とする請求項２記載の更新情報通知方法。
【請求項４】
前記更新情報通知手段は、過去に一定回数以上連続して、前記共有ファイル装置に格納されたファイルで更新される度にそのファイルを参照しているユーザに限り、更新情報通知を見逃した場合でも、一定期間、定期的に更新情報を当該ユーザに通知する方法。
【請求項５】
参照状況監視手段と更新情報通知手段とを有し、共有ファイルを有するファイルサーバを備えた更新情報通知システムに、前記参照状況監視手段は、前記共有ファイル毎にユーザ名と参照や登録と更新における操作履歴を対応付けて記録し、前記記録した操作履歴から最終更新後に操作したユーザ名を抽出し、前記更新情報通知手段は、前記共有ファイル更新時の通知先を限定することを特徴とする更新情報通知システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイルサーバに格納された共有ファイルの参照監視、更新監視を行い、その結果を基に、更新情報を必要とする利用者を選別し通知を行う技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来は、特許文献１に記載のように、データ毎にバージョン情報を対応付けて管理することで、データが更新されたときに、その前のバージョンのデータを過去に参照した人に対して更新情報を通知する技術があった。
【０００３】
特許文献１の発明は、データをバージョンアップした際に更新情報を自動的に通知することを目的とするシステムで、自分の業務に関係しないデータの更新は通知されず、関係ないデータの通知を見て時間を浪費することを回避するために、データ毎にバージョン情報を対応させ、データが参照されたときに、参照したユーザの情報をバージョン毎に記憶することで、データがバージョンアップされたときに、前バージョンのデータを参照したユーザにのみ、メールで更新情報を通知する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−１６５４１８
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
ファイルサーバに格納された共有ファイルについて、直前の更新後にファイルを参照したユーザにのみ、更新時に更新情報を通知しようとすると、上記特許文献１の発明では、ファイルとバージョン情報を対応付けて管理するため、ユーザにバージョンを設定してもらう必要があり、バージョン管理や版管理を意識せずに使用するファイルサーバでは、ユーザにとっては意味のない入力をさせることになるため適用が難しい。
【０００６】
本発明の目的は、バージョン管理や版管理をせずに、最低限の通知で必要な人に対してだけ更新情報を通知するために、共有ファイルの更新状況、参照状況を監視し記録することで、バージョン情報をユーザに入力させることなく、直前の更新後にファイルを参照したユーザに対してのみ更新情報を通知することを可能とする更新情報通知システムを提供することにある。また、特許文献１の発明では、前のバージョンを参照した人にのみ更新情報を通知するため、１度でも更新情報通知を見逃した人は、その後のバージョンアップでも更新情報通知が届かないため、バージョンアップしていることを知る術がなく、永続的に通知されない状態になることが考慮されていない。
【０００７】
本発明の目的は、共有ファイルを更新の度に参照しているユーザに対しては、更新情報の通知を見逃した場合でも更新情報を一定期間定期的に通知することを可能とすることにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するため、ファイルサーバ上の共有ファイルの登録・更新や参照、削除状況を監視する共有ファイル監視部と、
共有ファイル監視部で更新を検知したタイミングで、更新情報を通知する宛先を決定するための送信宛先設定部と、送信宛先設定部で設定された宛先に対して、更新情報を通知するための通知メール送信部と、更新情報を定期的に通知するための定期通知送信部からなり、共有ファイル監視部は、ファイルサーバ上の共有ファイルがネットワークを介して登録や更新、削除、参照される状況を監視し、監視した結果をファイル状況監視リストに記録する手段を備え、
送信宛先設定部は、共有ファイル監視部で共有ファイルの更新・削除が確認されたときに、ファイル状況監視リストをもとに、更新情報を通知する宛先を設定する手段を備え、通知メール送信部は、共有ファイル監視部で共有ファイルの更新・削除が確認されたときに、送信宛先設定部で設定した宛先に対して、更新情報を通知する手段を備え、定期通知送信部は、更新情報の通知を一定間隔で一定期間再通知する手段をと備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明は上記のとおり構成されており、ファイルサーバ上の共有ファイル毎に操作（登録や更新、参照、削除）状況を監視・管理することで、共有ファイルが更新された際に，その直前の更新が実行されてから，今回の更新が実行されるまでの間にその共有ファイルを参照した人にのみ更新情報を通知する方法を提供する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の実施方法の全体構成を示した説明図である。
【図２】共有ファイル情報テーブルの一例である。
【図３】ファイル状況監視テーブルの一例である。
【図４】メールリストテーブルの一例である。
【図５】環境設定テーブルの一例である。
【図６ａ】ファイルへの操作検知時のフローチャートの説明図である。
【図６ｂ】ファイルへの操作検知時のフローチャートの説明図である。
【図６ｃ】ファイルへの操作検知時のフローチャートの説明図である。
【図７】定期通知設定テーブルの一例である。
【図８】定期通知時のフローチャートの説明図である。
【図９】定期通知自動設定のフローチャートの説明図である。
【図１０】共有ファイル登録時のフローチャートの説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための形態を図面に基づいて詳細に説明する。
図１は、本発明における更新情報通知システムの構成を示すものである。
本発明の更新情報通知システムは、ファイルサーバ１１０及びメールサーバ１２０とクライアント１３０からなるネットワーク１４０で接続された環境のもとで動作することを想定している。
【００１２】
ファイルサーバ１１０は、クライアント１３０からネットワークを通じて、共有ファイル１１４に対しての登録や更新、削除、参照の操作が実施されたかを監視する共有ファイル監視部１１１を備えている。
共有ファイル監視部１１１により、登録や更新、削除、参照の操作が実施されたことを検知したとき、操作内容により、ファイル状況監視リスト１１５を更新する。
また、ファイルサーバ１１０は、共有ファイル監視部１１１により、登録、更新、削除の操作が実施されたことを検知したとき、ファイル状況監視リスト１１５・メールリスト１１６・環境設定１１７の情報から、更新情報を通知する宛先を決定する送信宛先設定部１１２と、送信宛先設定部１１２により、決定された宛先に対してメールを送信する通知メール送信部１１３を備えている。これらの処理部はメモリ１２２に配置され、ＣＰＵ１２３により実行され各処理を実現している。
【００１３】
上述した各部は、各手段と言い換えてもよい。各部は、ハードウェア（例えば回路）、コンピュータプログラム、或いはそれらの組み合わせ（例えば、一部をコンピュータプログラムで実行し一部をハードウェア回路で実行すること）によって実現することもできる。各コンピュータプログラムは、コンピュータマシンに備えられる記憶資源（例えばメモリ）から読み込むことができる。その記憶資源には、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ（Dｉgｉtal Versatｉle Dｉsk）等の記録媒体を介してインストールすることもできるし、インターネットやＬＡＮ等の通信ネットワークを介してダウンロードすることもできる。
【００１４】
図２は、ファイル状況監視リスト１１５に格納される共有ファイル情報テーブル２００であり、ファイルサーバに共有ファイルが新たに登録されたときに、共有ファイルのファイルＩD２１１、ファイル名２１２、ファイルパス名２１３が設定される。
【００１５】
図３は、ファイル状況監視リスト１１５に格納される、共有ファイルのファイル状況監視テーブル３００であり、共有ファイルに対して、操作（登録・更新・参照）が実施されたことを共有ファイル監視部１１１が検知したとき、操作毎に操作情報として共有ファイルのファイルＩD３１１、操作内容３１３、操作ユーザ３１４、操作ユーザのメール宛先３１５、操作日時３１６、共有ファイル毎の操作番号３１２を設定する。
【００１６】
図４は、メールリスト１１６に格納される、共有ファイルのメールリストテーブル４００であり、共有ファイル登録時にクライアント１３０からの操作で、共有ファイル毎にファイル更新情報を通知するユーザ名４１２、メール宛先４１３を設定する（後で変更可能）。
【００１７】
図５は、環境設定１１７に格納される環境設定テーブル５００であり、クライアント１３０からの操作で、共有ファイル毎に以下（1）（2）の情報を設定する（基本的には共有ファイル登録時に設定する）。
（1）参照者宛先追加フラグ５１２として、送信宛先設定部１１２で宛先を決定する際に、ファイル状況監視テーブル３００から情報を取得し、ファイルを参照したユーザに対して通知する（ON）か否（OFF）かを決める。
（2）メールリスト宛先追加フラグ５１３として、送信宛先設定部１１２で宛先を決定する際に、メールリストテーブル４００から情報を取得し、設定されているユーザに対して通知する（ON）か否（OFF）かを決める。
【００１８】
図６ａ、図６ｂおよび図６ｃは、更新情報通知システムの共有ファイル監視部１１１、送信宛先設定部１１２、通知メール送信部１１３を詳細に説明したプロセスフローである。
【００１９】
共有ファイル監視部１１１が、ファイル登録を検知（ステップ６１０）した場合（YES）の処理を以下に示す。
【００２０】
最初に、共有ファイル監視部１１１が、ファイル状況監視テーブル３００に、登録されたファイルに対する操作情報を追加する。ファイルＩD３１１には登録されたファイルのファイルＩDを、操作番号３１２には操作した番号を（登録はその共有ファイルに対する最初操作のため「001」となる）、操作内容３１３には「登録」を、操作ユーザ３１４にはファイルを登録したユーザを、メール宛先３１５には操作ユーザ３１４のメール宛先を（メールサーバ１２０から取得）、操作日時３１６にはファイルが登録された日時を追加する（ステップ６１１）。
【００２１】
次に、送信宛先設定部１１２が、登録された共有ファイルのファイルＩＤを元に環境設定テーブル５００を参照し、メールリスト宛先追加フラグ５１３がONの場合（ステップ６１２-YES）に、メールリストテーブル４００から、ファイルＩD４１１が登録されたファイルのファイルＩDと一致するメール宛先４１２を取得し、通知メール送信部１１３で、メールサーバ１２０に対して通知メールを送信する要求を出す（ステップ６１３）。
メールリスト宛先追加フラグ５１３がOFFの場合（ステップ６１２-NO）は、ステップ６１３をスキップする。
【００２２】
共有ファイル監視部１１１が、ファイル登録を検知（ステップ６１０）しなかった場合（NO）、ステップ６１１からステップ６１３の処理をスキップする。
共有ファイル監視部１１１が、ファイル更新を検知（ステップ６２０）した場合（YES）の処理を以下に示す。
【００２３】
最初に、共有ファイル監視部１１１が、ファイル状況監視テーブル３００に、更新されたファイルに対する操作情報を追加する。ファイルＩD３１１には更新されたファイルのファイルＩDを、操作番号３１２には操作番号を（更新されたファイルのファイルＩDと同じファイルＩD３１１に対する前回操作番号に＋１した値となる）、操作内容３１３には「更新」を、操作ユーザ３１４にはファイルを更新したユーザを、メール宛先３１５には操作ユーザ３１４のメール宛先を（メールサーバ１２０から取得）、操作日時３１６にはファイルが更新された日時を追加する（ステップ６２１）。
【００２４】
次に、送信宛先設定部１１２が、更新されたファイルのファイルＩＤを元に環境設定テーブル５００を参照し、メールリスト宛先追加フラグ５１３がONの場合（ステップ６２２-YES）に、メールリストテーブル４００から、ファイルＩD４１１が更新されたファイルのファイルＩDと一致するメール宛先４１２を取得する（ステップ６２３）。
メールリスト宛先追加フラグ５１３がOFFの場合（ステップ６２２-NO）は、ステップ６２３をスキップする。
【００２５】
次に、送信宛先設定部１１２が、更新されたファイルのファイルＩＤを元に環境設定テーブル５００を参照し、参照者宛先追加フラグ５１２がONの場合（ステップ６２４-YES）に、ファイル状況監視テーブル３００から、ファイルＩD３１１が更新されたファイルのファイルＩDと一致し，かつ操作番号３１２が次の値（*）以上である，メール宛先３１５を取得する（ステップ６２５）。
（*）値＝更新されたファイルのファイルＩDに対する操作内容３１３が「更新」または「登録」のものの中で，２番目に大きい操作番号３１２の値。
【００２６】
参照者宛先追加フラグ５１２がOFFの場合（ステップ６２４-NO）は、ステップ６２５をスキップする。
【００２７】
次に、通知メール送信部１１３が、ステップ６２３およびステップ６２５で取得したメール宛先に対して、重複しているメール宛先を除き、通知メール送信部１１３で、メールサーバ１２０に対して通知メールを送信する要求を出す（ステップ６２６）
共有ファイル監視部１１１が、ファイル更新を検知（ステップ６２０）しなかった場合（NO）、ステップ６２１からステップ６２６の処理をスキップする。
共有ファイル監視部１１１が、ファイル参照を検知（ステップ６３０）した場合（YES）の処理を以下に示す。
【００２８】
共有ファイル監視部１１１が、ファイル状況監視テーブル３００に、参照されたファイルに対する操作情報を追加する。ファイルＩD３１１には参照されたファイルのファイルＩDを、操作番号３１２には操作番号を（参照されたファイルのファイルＩDと同じファイルＩD３１１に対する前回操作番号に＋１した値となる）、操作内容３１３には「参照」を、操作ユーザ３１４にはファイルを参照したユーザを、メール宛先３１５には操作ユーザ３１４のメール宛先を（メールサーバ１２０から取得）、操作日時３１６にはファイルが参照された日時を追加する（ステップ６３１）。
【００２９】
共有ファイル監視部１１１が、ファイル参照を検知（ステップ６３０）しなかった場合（NO）、ステップ６３１の処理をスキップする。
【００３０】
共有ファイル監視部１１１が、ファイル削除を検知（ステップ６４０）した場合（YES）の処理を以下に示す。
【００３１】
最初に、送信宛先設定部１１２が、削除されたファイルのファイルＩＤを元に環境設定テーブル５００を参照し、メールリスト宛先追加フラグ５１３がONの場合（ステップ６４１-YES）に、
メールリスト４００から、ファイルＩD４１１が削除されたファイルのファイルＩDと一致するメール宛先４１３を取得する（ステップ６４２）。
【００３２】
メールリスト宛先追加フラグ５１３がOFFの場合（ステップ６４１-NO）は、ステップ６４２をスキップする。
【００３３】
次に、送信宛先設定部１１２が、削除されたファイルのファイルＩＤを元に環境設定テーブル５００を参照し、参照者宛先追加フラグ５１２がONの場合（ステップ６４３-YES）に、ファイル状況監視リスト３００から、以下の条件（ｉ）に合うメール宛先３１５を取得する（ステップ６４４）。
（ｉ）ファイルＩD３１１が削除されたファイルのファイルＩDと一致する。
【００３４】
参照者宛先追加フラグ５１２がOFFの場合（ステップ６４３-NO）は、ステップ６４４をスキップする。
【００３５】
次に、通知メール送信部１１３が、ステップ６４２およびステップ６４４で取得したメール宛先に対して、重複しているメール宛先を除き、通知メール送信部１１３で、メールサーバ１２０に対して通知メールを送信する要求を出す（ステップ６４５）
共有ファイル監視部１１１が、ファイル削除を検知（ステップ６４０）しなかった場合（NO）、ステップ６４１からステップ６４５の処理をスキップする。
【００３６】
図７は、定期通知設定１１９に格納される定期通知設定テーブル７００であり、定期通知自動設定（図９）、またはクライアント１３０からの操作で、ユーザ毎、共有ファイル毎に以下（1）（2）（3）の情報を設定する。
（1）定期通知フラグ７１３として、ユーザと共有ファイルの組み合わせ毎に、定期的に更新情報を通知する（ON）か否（OFF）かを決める。
（2）定期通知間隔７１４として、定期通知する間隔となる日数。
（3）通知回数７１５として、定期通知を送付する回数。
【００３７】
図８は、更新情報通知システムの定期通知送信部１１８を詳細に説明したプロセスフローである。１日の決まった時間（1:00など）に、定期通知設定テーブル７００の各レコードを対象に、以下のプロセスフローが動作する。
【００３８】
最初に、定期通知フラグ７１３がONの場合（ステップ８１０-YES）は、次の処理に進む。定期通知フラグ７１３がOFFの場合（ステップ８１０-NO）は、ステップ８１１〜８１３をスキップする（ステップ８１０）
次に、以下の条件を満たす場合（ステップ８１１-YES）は次の処理に進む。満たさない場合（ステップ８１１-NO）はステップ８１２〜８１３をスキップする。（ステップ８１１）。
［条件］以下（ｉ）〜（ｉｉｉ）に該当するレコードから、操作番号３１２が最も大きい値のレコードの操作日時３１６の日付が下記の計算式を満たす。
（ｉ）ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１が一致する。
（ｉｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作ユーザ３１４と、定期通知設定テーブルのユーザ７１２が一致する。
（ｉｉｉ）操作内容３１２が「参照」である。
［計算式］（［※］には、「1」〜「通知回数７１５」の何れか値を入れる）  
［操作日時３１６の日付］＝［フローの実行日付］−（［定期通知間隔７１４］×［※］）
次に、以下の条件を満たさない場合（ステップ８１２-NO）は次の処理に進む。満たす場合（ステップ８１１-YES）はステップ８１３をスキップする（ステップ８１２）。
【００３９】
［条件］以下の（a）の値が（b）の値以上である。
（ａ）（ｉ）〜（ｉｉｉ）に該当するレコードから、操作番号３１２が最も大きい値
（ｉ）ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１が一致する。
（ｉｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作ユーザ３１４と、定期通知設定テーブルのユーザ７１２が一致する。
（ｉｉｉ）操作内容３１２が「参照」又は「更新」又は「登録」である。
（ｂ）（ｉｖ）〜（ｖ）に該当するレコードから、操作番号３１２が最も大きい値
（ｉｖ）ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１が一致する。
（ｖ）操作内容３１２が「更新」又は「登録」である。
【００４０】
次に、定期通知設定テーブルのユーザ７１２に対して、定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１の更新通知情報を通知する（ステップ８１３）。
次に、以下の条件を満たす場合（ステップ８１４-YES）は次の処理に進む。満たさない場合（ステップ８１４-NO）はステップ８１５をスキップする。（ステップ８１４）。
【００４１】
［条件］以下（ｉ）〜（ｉｉｉ）に該当するレコードから、操作番号３１２が最も大きい値のレコードにおける操作日時３１６の日付が下記の計算式を満たす。
（ｉ）ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１が一致する。
（ｉｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作ユーザ３１４と、定期通知設定テーブルのユーザ７１２が一致する。
（ｉｉｉ）操作内容３１２が「参照」である。
［計算式］
［操作日時３１６の日付］＜［フローの実行日付］−（［定期通知間隔７１４］×［通知回数７１５］）
次に、定期通知設定テーブルの定期通知フラグ７１３を「OFF」に設定する（ステップ８１５）。
【００４２】
図９は、定期通知設定テーブル７００の定期通知情報を自動で登録するため、
共有ファイルが更新される度に２４時間以内にファイルを参照している（連続３回）ファイルとユーザの組み合わせであるかを判定し、条件を満たす場合はファイル状況監視テーブル３００に追加するためのプロセスフローである。
【００４３】
１日の決まった時間（0：00など）に、ファイル状況監視テーブル３００の操作日時３１６が現在から24時間以内である各レコードのファイルＩD３１１と操作ユーザ３１４を対象に、以下のプロセスフローが動作する。
【００４４】
最初に、以下の条件を満たす場合は次の処理に進む。満たさない場合はステップ９１１をスキップする（ステップ９１０）。
［条件］以下（a）（b）（c）全てを満たす。
（a）ファイル状況監視テーブル３００において、以下（ｉ）（ｉｉ）（ｉｉｉ）（ｉｖ）を満たす中で、
操作番号３１２が最も大きいレコードの操作日時３１６から２４時間以内に、
該当ユーザが該当ファイルを参照している。
（b）ファイル状況監視テーブル３００において、以下（ｉ）（ｉｉ）（ｉｉｉ）（ｖ）を満たす中で、
操作番号３１２が最も大きいレコードの操作日時３１６から２４時間以内に、
該当ユーザが該当ファイルを参照している。
（c）ファイル状況監視テーブル３００において、以下（ｉ）（ｉｉ）（ｉｉｉ）（ｖｉ）を満たす中で、
操作番号３１２が最も大きいレコードの操作日時３１６から２４時間以内に、
該当ユーザが該当ファイルを参照している。
（ｉ）ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と、該当ファイルのファイルＩDが一致する。
（ｉｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作ユーザ３１４と、該当ユーザが一致する。
（ｉｉｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作内容３１３が、「更新」である。
（ｉｖ）ファイル状況監視テーブル３００の操作日時３１６が、現在時刻より２４時間以上前である。
（ｖ）ファイル状況監視テーブル３００の操作日時３１６が、（a）でヒットした操作日時３１６より２４時間以上前である。
（ｖｉ）ファイル状況監視テーブル３００の操作日時３１６が、（b）でヒットした操作日時３１６より２４時間以上前である。
【００４５】
次に、定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１に該当ファイルのファイルＩDを、ユーザ７１２に該当ユーザを、
定期通知フラグ７１３に「ON」を、定期通知間隔７１４に以下（※）の値を、通知回数７１５に「3」を設定する（ステップ９１２）。
該当ファイルのファイルＩDと該当ユーザの組合せが、定期通知設定テーブル７００のファイルＩD７１１、ユーザ７１２に存在する場合は、定期通知フラグ７１３に「ON」を、定期通知間隔７１４に以下（※）の値を設定する。
（※）該当ファイルの更新間隔の平均（過去10件分）
［計算式］ （小数点以下は切り上げ）
［更新間隔の平均］ ＝ （［以下（a）の値］ − ［以下（b）の値］ ）÷ １０
（a） ファイル状況監視テーブル３００で、以下（ｉ）（ｉｉ）を満たすレコードで、操作番号３１２が1番目に大きい値
（b） ファイル状況監視テーブル３００で、以下（ｉ）（ｉｉ）を満たすレコードで、操作番号３１２が11番目に大きい値
（ｉ）  ファイル状況監視テーブル３００のファイルＩD３１１と、該当ファイルのファイルＩDが一致する。
（ｉｉ）  ファイル状況監視テーブル３００の操作内容３１３が、「更新」「登録」である。
【００４６】
ただし上記は、操作番号３１２が「更新」「登録」となるレコードが11個以上存在する場合であり、11個に満たない場合は存在するレコードから計算する。
【００４７】
図１０は、共有ファイルが登録された時に、各テーブルに登録されるデータについて説明したプロセスフローである。
【００４８】
最初に、共有ファイル情報テーブル２００に、登録されたファイルの情報を追加する。ファイルＩD２１１には登録されたファイルのファイルＩDを、ファイル名２１２には登録されたファイルのファイル名を、ファイルパス名２１３には、登録されたファイルのファイルパス名を追加する（ステップ１０１０）。
【００４９】
次に、ファイル登録者が更新情報を通知したいユーザを設定することで。メールリストテーブル４００に、ユーザの宛先情報を追加する。ファイルＩD４１１には登録されたファイルのファイルＩDを、ユーザ名４１２にはファイル登録者が設定したユーザを、メール宛先４１３にはユーザ名４１２のメール宛先を追加する（ステップ１０１１）。
【００５０】
次に、ファイル登録者がファイルの更新情報の通知方法の設定をすることで、環境設定テーブル５００に、設定情報を追加する。ファイルＩD５１１には登録されたファイルのファイルＩDを、参照者宛先追加フラグ５１２、メールリスト宛先追加フラグ５１３には登録者が設定した値（ON/OFF）を追加する（ステップ１０１２）。
【００５１】
また、本発明は以下のような場合にも応用することができる。
ホームページ上の情報が更新されたときに、特定のメンバに対して更新情報を通知するシステムがあった場合に、前回の更新通知送付後に、一度もホームページを参照していないメンバに対しては通知を制限することで、不要通知を減少させることができる。
【００５２】
以上により、ユーザにバージョン情報の入力をさせることなく、必要な人にのみ，必要最少限の回数で更新情報を通知できるため、使用者にとっては不要な通知を受け取ることを減少させる効果があると同時に、システムにとってはトラフィックを減少させる効果もある。
【００５３】
また、上記の効果により更新情報の通知回数を抑止できるが、通知を見逃した場合や、通知は確認したが共有ファイルを参照できなかった場合は、その後共有ファイルを参照しない限り更新情報が通知されなくなるため、過去に連続して共有ファイルを参照してきた人に対しては、一度通知を見逃しただけで更新情報が通知されなくなることを防ぐため、一定期間の間，定期的に更新情報を再通知することができるようになる。
以上、本発明の実施形態を説明したが、この実施形態は本発明の説明のための例示にすぎず、本発明の範囲をその実施形態にのみ限定する趣旨ではない。本発明は、その要旨を逸脱することなく、その他の様々な態様でも実施することができる。
【符号の説明】
【００５４】
１１０  ファイルサーバ
１１１  共有ファイル監視部
１１２  送信宛先設定部
１１３  通知メール送信部
１１４  共有ファイル
１１５  ファイル状況監視リスト
１１６  メールリスト
１１７  環境設定
１１８  定期通知送信部
１１９  定期通知設定
１２０  メールサーバ
１３０  クライアント
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６ａ】
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【図６ｂ】
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【図６ｃ】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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