(57)【要約】【課題】  従来技術では、印刷物の持ち出し制御にあたって、操作ログのみを介した制御を行うため、個々の印刷物の持ち出し可否を明確に判断することができず、また、印刷物の持ち出しという具体的な行動を制御することができないという課題が存在する。【解決手段】  本発明では、ネットワークシステム１０において、印刷物の持ち出し可否を印刷物毎に、また誰が持ち出すころができるのかを、印刷物全ページを識別する形で登録し、管理区域外へ印刷物を持ち出す場合には、この登録情報を基に、印刷物全ページについて持ち出し者を認証した上で確認し、この結果に応じて持ち出し者の退出を制御することで、印刷物の個々の持ち出しをきめ細かく、かつ、物理的に制御することが可能となる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
管理区画内に設置された印刷装置から印刷された印刷物の持ち出し管理方法であって、
前記印刷物を前記管理区画外に持ち出し可能な人物を特定してデータベースに登録しておき、
当該管理区画の退出を管理する装置が、当該印刷物を持ち出そうとする人物を認証し、認証された人物が携行する印刷物について、前記データベースを用いて持ち出しが可能であるか否かを判断し、当該判断結果に基づいて前記人物の退出を制御することを特徴とする印刷物の持ち出し管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷物持ち出し管理方法およびシステムに係り、個別に識別される印刷物に対する持ち出し手続きの有無に応じて、その印刷物を携行する人物の入退出を制御するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷物の持ち出し管理を行うものとしては、特許文献１がある。本従来技術は、クライアントコンピュータが、セキュリティインベントリ情報や操作ログ情報を収集してサーバコンピュータに送信し、サーバコンピュータが、クライアントコンピュータから送信されるセキュリティインベントリ情報や操作ログ情報を記憶し、それらが予め設定されているセキュリティポリシーに適合しているかを判定した上で、ポリシー違反が検出された場合は、管理者や当該クライアントに対してその旨の連絡を行なうことにより不正な持ち出しを抑止しようとする方法である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開2008-304968
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来技術では、印刷者の操作ログ情報を収集・分析し、これをあらかじめ設定したセキュリティポリシーと比較することで不正の有無を判断し、不正と判断した場合には、管理者やユーザにそれを知らせることで情報漏えい対策とする方法である。このような方法では、操作ログを介した制御のため明確な可否を判断することが困難であり、また、印刷物の持ち出しという具体的な行動を制御することができないという課題が存在する。
【０００５】
例えば、企業が社内印刷物の持ち出し制御をする場合を考えると、前述のようなログ情報とポリシーベースの判定では、個々の印刷物の情報に応じた柔軟な制御をすることができず、また、制御の方法も不正の表示や管理者やユーザへの連絡といった間接的な対策となっており、持ち出し制御の主目的である印刷物を持ち出させないという点において、十分な対策となっていない。
【０００６】
本発明の目的は、印刷物1枚1枚を識別した上で、紙1枚単位で持ち出し管理を行い、かつ、この管理情報に基づいて印刷物を携行する人物の入退出制御を行うことで、抑止力にとどまらない印刷物の持ち出し制御を実現する方法およびシステムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、本発明では、印刷物を特定するユニークなIDを印刷物に付与した上で、持ち出しが必要な印刷物については、持ち出し申請を行い、入退出を制御するゲートにおいてこの申請状況に基づいてゲート制御を行うことを特徴とする。より具体的には、印刷物の持ち出しを管理するサーバに対して、申請者と申請印刷物との組み合わせで持ち出し申請を行い、人の出入りを制御するゲートにおいては、申請者の認証と印刷物の持ち出し申請状況の確認を前記サーバに対して行い、持ち出し申請があり、かつ、申請者と申請印刷物との対応関係が正当な場合にゲートを開けることで、印刷物の不正な持ち出しの制御を実現する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、個々の印刷物をページ単位で識別した上で、持ち出し申請状況に応じて、印刷物の持ち出しを物理的に制御することが可能となり、当該組織における印刷物の適切な持ち出し管理を実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明を適用したネットワークシステム構成の一例を示すブロック図
【図２】持ち出し申請リストデータベース図
【図３】本発明を適用した印刷物持ち出し制御プロセスのフローチャート
【発明を実施するための形態】
【００１０】
本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。以下の例では、企業内のセキュリティ区画に本発明を適用した場合のものであり、本発明はそれに限定されるものではない。
【００１１】
まず、本実施の形態におけるシステム構成図を図1に示す。
【００１２】
このネットワークシステムは、退出管理装置 20とスキャナ 30とID管理サーバ 40と印刷物管理サーバ 50とPC 100とプリンタ 300より構成される。
各機器は、ネットワーク 1000を介して互いに接続されている。また、各機器は、メモリ、ハードディスクを含む記憶装置、ＣＰＵなどの処理装置を有し、記憶装置に格納されたプログラムに従って、処理装置が情報処理を実行するものである。
PC 100は、ネットワークに接続可能なコンピュータ機器である。PC 100には、ユーザが情報を入力するキーボードやマウスといったユーザIF H110と、情報を表示する表示部H106と、ネットワークを介して通信を行う通信IF H108とを備えている方が望ましい。記憶装置H104は、キャッシュ、メモリなどの主記憶装置やハードディスクなどの外部記憶装置を含む。
【００１３】
印刷物管理サーバ 50は、PC 100における各機能と同様な性質を有するユーザIF、表示部、通信IF、記憶装置、CPUのほか、印刷物の管理を行う印刷物管理アプリケーションを備える。印刷物管理アプリケーションは、印刷物の印刷ログを収集管理する機能や印刷物の持ち出し申請を管理する機能を有しているほか、退出管理装置 20からの問い合わせに応じて、持ち出し申請情報や持ち出し判定結果を送信する機能やID管理サーバ 40と連動してユーザを特定する機能も有している。
【００１４】
ID管理サーバ 40は、PC 100における各機能と同様な性質を有するユーザIF、表示部、通信IF、記憶装置、CPUのほか、ユーザの管理を行うユーザ管理アプリケーションを備える。ユーザ管理アプリケーションは、LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)を利用したディレクトリサービスの実装のほか、データベースを利用した管理などいくつかの実装が考えられる。また、ユーザ管理アプリケーションは、PC 100や印刷物管理サーバ 50など連動して、ユーザを特定ならびに認証する機能も有する。
【００１５】
プリンタ 300は、PC 100からの要請に応じて印刷物を印刷するプリンタ、複合機などのハードウエアである。PC 100における各機能と同様な性質を有するユーザIF、通信IF、記憶装置、CPUを有しており、PC 100や他のPCと直接もしくはネットワーク 1000を介して接続されており、これらPCからの要求に応じて、印刷物の印刷を行う。この際、印刷物のページ単位にこれを識別するID情報もあわせて印刷を行う。印刷するID情報としては、バーコードやQRコードのような可視的な識別情報のほか、電子透かしや地紋などを用いた不可視な識別情報などでもよい。
【００１６】
退出管理装置 20は、人の退出を物理的に制御する装置であり、セキュリティゲートやフラッパーゲートと呼ばれるゲートの形態をとるもののほか、扉の開閉制御などが含まれる。退出管理装置 20は、スキャナ 30と連結しており、スキャナ 30で読み取った印刷物のID情報と退出を行うユーザIDに加え、印刷管理サーバから入手した持ち出し申請情報を基に、持ち出しの可否を判断し、ゲートの開閉など物理的な退出の制御を行う。持ち出しの可否判断は、退出管理装置ではなく、印刷物管理サーバで行い、判断結果のみを退出管理装置で受信し制御を行うことでもよい。
【００１７】
スキャナ 30は、デジタル静止画像情報を処理するための機器であり、イメージスキャナのほか、複合機などのハードウエアである。退出管理装置 20と連結されており、印刷物のスキャンデータを退出管理装置へ送信する機能を有する。
【００１８】
以下、本実施の形態の処理内容について説明する。本実施例では、図1に示すネットワークシステムがセキュリティ区画に存在し、この区画からの退出を退出管理装置として、フラッパーゲートを用いて管理する形で説明するが、これに限定されるものではない。
まず、ユーザがPCにてドキュメントを印刷する。(ステップ 2010 )この印刷物をセキュリティ区画から持ち出す場合には、印刷物管理サーバにアクセスし、持ち出し申請を実施する。(ステップ 2020 ) 持ち出し申請においては、持ち出し対象の印刷物と当該印刷物を持ち出すことができる人物を登録する。この際、印刷物は持ち出し対象となるすべてのページについて当該IDを登録するものとする。また、人物はID管理サーバにて特定可能な形で登録するものとする。なお、印刷物の登録方法は、対象の印刷物をスキャナで読み込み、その結果得られるIDを登録する方法のほか、印刷履歴から対象印刷物を特定することで、当該印刷にて印刷物に付与されたID情報を登録する方法や、印刷前に持ち出しをする旨明示することで、印刷操作の結果生成された印刷物のID情報を自動的に印刷物管理サーバへ登録する方法などをとることができる。
【００１９】
次に、ユーザがセキュリティ区画から退出するにあたり、フラッパーゲートにて本人認証を行う。(ステップ 2030)印刷物を持ち出す場合には、これに続きフラッパーゲートと連動したスキャナにて持ち出す印刷物のすべてについて読み取りを行う。(ステップ 2040) 本人認証の方法は、ICカードやRFIDなどのデバイスを用いたもののほか、パスワードの入力や生体情報を用いたものなどがあり、また、認証の仕方もフラッパーゲートで行うもののほか、ID管理サーバなど他の装置で認証を行うことでもよい。
【００２０】
スキャナにて読み取った画像データは、フラッパーゲートに送付された後解析され、ここで印刷物に付与されたID情報を取り出す。取り出した印刷物のID情報とユーザ情報とを印刷物管理サーバに送付すると、印刷物管理サーバにて持ち出しの可否を判断し(ステップ 2050)、この結果をフラッパーゲートが受け取る。持ち出しの可否判定は、持ち出そうとする印刷物のすべてが持ち出し申請されているか、また、持ち出そうとする人物が、登録された人物と一致するかを確認し、この両方を満たす場合にのみ持ち出し可能と判断するものとする。(ステップ 2060 2070 2080) 一例としては、図2に示す持ち出し申請リスト一覧T200のように印刷物IDと当該印刷物の持ち出しを行うことのできる持ち出し可能者との対応関係の管理を行い、フラッパーゲートで行った本人認証の結果特定された人物と、印刷物から読み取った印刷物IDとの対応関係が、この持ち出し申請リストで示される条件を満たすかを判断し、本人認証の結果特定された人物が当該印刷物IDについて持ち出し可能者として登録されている場合にのみ持ち出し可能と判断する。
【００２１】
なお、読み取った画像の解析は、スキャナで行うことでも、また、印刷物管理サーバで行うことでもよい。また、フラッパーゲート側で持ち出し可否の判断を行う場合には、印刷物管理サーバにユーザ情報を送付し、レスポンスとして当該ユーザが持ち出し可能な印刷物のID情報リストを受け取った上、持ち出そうとする印刷物との比較をフラッパーゲートで実施することでもよい。
【００２２】
フラッパーゲートでは、上記持ち出し可否判定の結果に応じて、ゲートの開閉を制御し、持ち出し可能と判断された場合にのみ、ゲートを開きユーザの退出を許可する。(ステップ 2090)
【００２３】
図2は、持ち出し可否判定に用いる持ち出し申請リストのデータベースである。なお、これらのデータベース構成ならびに各項目の値は、実施の一例であり、管理方法にはバリエーションがある。
【００２４】
持ち出し申請リストのデータベースには、必須項目として、持ち出し対象の印刷物と当該印刷物を持ち出すことができる人物を設定する。この際、印刷物は持ち出し対象となるすべてのページについて当該IDを登録する。登録するIDは、ここのIDを逐一特定することも可能であり、また、IDが連続する場合には、範囲を指定することも可能である。また、持ち出し可能な人物についても、個人に絞って設定することのほか、複数人を設定することでもよい。この場合、個々に記載された人物すべてについて当該文書の持ち出しを許可することになる。
【００２５】
このほか、組織の持ち出し制御ポリシーに基づき、申請を一定期間にわたって認める場合には、その有効期間を設定することや、退出管理装置で読み取ったデータを保管するか否かという設定、当該印刷物がどんな電子データを印刷したものであるのかを示すドキュメント名称などを保持し、これに基づき持ち出し判定そのものや、判定の際の付加条件などを制御することが可能である。
【００２６】
以上説明したように、本発明によれば、印刷物をページ単位で識別した上で、印刷物個々についてその持ち出しを管理することができる。また、人の退出管理を行うことで、不許可印刷物の持ち出しを物理的に制御することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【００２７】
本発明により、情報漏えいのもっとも主要な経路である印刷物を介した情報漏えいを物理的に制御することが可能となる。
【符号の説明】
【００２８】
１０…ネットワークシステム、２０…退出管理装置、３０…スキャナ、４０…ＩＤ管理サーバ、５０…印刷物管理サーバ、１００…ＰＣ、３００…プリンタ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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