(57)【要約】【課題】  情報記憶装置に記録された膨大なデータ全てをユーザが管理することはできない。【解決手段】  前記課題を解決するために、本発明に係る情報記憶装置は、情報記憶装置に記録されたデータに加えられた操作を情報記憶装置が管理することで、ユーザが情報記憶装置に記録されたデータ全てを容易に把握・管理する機能を有する。具体的には、情報記憶装置に電子ファイルを新規作成する際に、該電子ファイルに固有ＩＤを付加する固有ＩＤ付加手段と、該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して加えられた操作を管理するためのファイル管理情報を作成するファイル管理情報作成手段と、該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して操作が加えられるたびに、該電子ファイルのファイル管理情報に操作履歴を記録する操作履歴記録手段とを有する。【選択図】  図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
少なくとも一つの記録媒体を有する情報記憶装置において、
情報記憶装置に電子ファイルを新規作成する際に、該電子ファイルに固有ＩＤを付加する固有ＩＤ付加手段と、
該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して加えられた操作を管理するためのファイル管理情報を作成するファイル管理情報作成手段と、
該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して操作が加えられるたびに、該電子ファイルのファイル管理情報に操作履歴を記録する操作履歴記録手段と、
前記ファイル管理情報に、該電子ファイルへの操作権限の有無を示す情報を記録する操作権限記録手段と、
情報記憶装置に記録された電子ファイルの実体が削除された後も、該電子ファイルのファイル管理情報を保存しておくファイル管理情報保存手段と、
を有し、情報記憶装置に記録された電子ファイルの操作履歴をユーザが容易に把握するための機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項２】
請求項１に記載の情報記憶装置において、
情報記憶装置に周辺機器を接続するための周辺機器接続手段と、
前記周辺機器接続手段を用いて情報記憶装置に接続されたプリンタを用いて情報記憶装置に記録された電子ファイルを印刷する印刷手段と、
前記印刷手段を用いて電子ファイルを印刷する際に、電子ファイルのデータの他に前記ファイル管理情報を印刷する管理情報印刷手段と、
前記印刷手段を用いて電子ファイルを印刷する際に、電子ファイルのデータの他に複写を阻害するためのデータを印刷する複写阻害データ印刷手段と、
前記印刷手段で印刷した前記電子ファイルのファイル管理情報に、印刷したユーザと部数の情報を印刷する印刷情報印刷手段と、
前記印刷手段で印刷した前記電子ファイルのファイル管理情報に、連番となる印刷した枚数を印刷する印刷連番枚数印刷手段と、
前記印刷手段で印刷した書類を、前記周辺機器接続手段を用いて情報記憶装置に接続されたシュレッダを用いて破棄する書類破棄手段と、
前記書類破棄手段を用いて書類を破棄する際に、前記管理情報印刷手段を用いて印刷された印刷情報を読み取る管理情報読み取り手段と、
前記書類破棄手段を用いて書類を破棄する際に、前記管理情報読み取り手段を用いて読み取った管理情報に対応する、情報記憶装置内の電子ファイルの管理情報に、該書類が破棄されたという情報を記録する書類破棄情報記録手段と、
を有し、印刷された書類が破棄されたか否かの情報をユーザが把握する機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の情報記憶装置において、
前記操作権限記録手段によって記録された操作権限に、外部の記録媒体へのファイル複製を禁止するよう設定する外部出力へのファイル複製禁止設定手段と、
を有し、ファイル複製の権限を持たないユーザが外部の記録媒体に電子ファイルを複製することを抑制する機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項４】
請求項１または２に記載の情報記憶装置において、
前記操作権限記録手段によって記録された操作権限に、情報記憶装置に記録されたファイルの削除を禁止するよう設定するファイル削除禁止設定手段と、
を有し、ファイル削除の権限を持たないユーザが情報記憶装置に記録されたファイルを削除することを抑制する機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項５】
請求項１または２に記載の情報記憶装置において、
前記操作権限記録手段によって記録された操作権限に、外部の記録媒体へのファイル移動を禁止するよう設定する外部出力へのファイル移動禁止設定手段と、
を有し、ファイル移動の権限を持たないユーザが外部の記録媒体にファイルを移動することを抑制する機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項６】
請求項１または２に記載の情報記憶装置において、
前記操作権限記録手段によって記録された操作権限に、ファイルの印刷を禁止するよう設定するファイル印刷禁止設定手段と、
を有し、ファイル印刷の権限を持たないユーザがファイルを印刷することを抑制する機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項７】
請求項２に記載の情報記憶装置において、
前記印刷手段を用いて印刷した書類の枚数と、前記書類破棄手段を用いて破棄した書類の枚数を比較する枚数比較手段と、
前記枚数比較手段にて、印刷した書類の枚数よりも、破棄した書類の枚数が少ない場合にユーザに通知を出す枚数不一致通知手段と、
を有し、前記印刷手段によって印刷した書類が全て破棄されていないことをユーザに知らせる機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項８】
請求項７に記載の情報記憶装置において、
前記枚数不一致通知手段をユーザがファイルごとに無効に設定できる枚数不一致通知手段無効化手段と、
を有し、ユーザが任意ファイルに対して、前記枚数不一致通知手段による通知を無効化できる機能を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項９】
情報および該情報を管理する管理情報を記録媒体に記録再生する記録再生手段と、
該記録再生手段が該情報を記録または再生するとき、該管理情報を更新し、かつ、該情報を削除しても、該管理情報を削除しないように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする情報記憶装置。
【請求項１０】
情報および該情報を管理する管理情報を記録媒体に記録再生する記録再生手段と、
入力された情報を書類に印刷する印刷装置、および、書類に印刷された情報を読み、書類を破棄する書類破棄装置、を接続する接続手段と、
該情報を印刷するとき、該記録再生手段が該情報と該管理情報を再生し、該接続手段に接続された該印刷装置が該情報と該管理情報を印刷するように、該情報と該管理情報を該接続手段から該印刷装置へ出力し、該印刷の操作をしたユーザおよび印刷した部数を含む該印刷に関する情報を追加するよう該管理情報を更新するよう制御し、かつ、該情報が印刷された書類を破棄するとき、該接続手段に接続された該書類破棄装置が読んだ管理情報が該接続手段から入力され、該印刷に関する情報に対応して該破棄に関する情報を追加するよう該管理情報を更新するよう制御する制御手段と、
を有することを特徴とする情報記憶装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報記憶装置に関する。例えば、電子データの管理方法及び装置に関し、特に、電子データの登録、削除及び複製に関する情報を管理する装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
本技術分野の背景技術として、例えば、特開平１１−７５２１号公報（特許文献１）がある。該公報には、「[課題]文書の登録や更新、取得の際に、煩雑な作業を伴うことの無い電子文書のファイリング方法および装置を提供する。」（要約参照）と記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−７５２１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
近年、パーソナルコンピュータやデジタルカメラなどの電子機器の普及に伴い、情報記憶装置を介した電子データのやりとりが増加している。図１に、情報記憶装置を介した電子データ（以下、データ）のやりとりの例を示す。一般的に、情報記憶装置は、データを新規作成したり（ステップＳ１０１）、他機器にデータを複製したり（ステップＳ１０２）、プリンタを用いてデータを印刷したり（ステップＳ１０３）、他機器からデータを複製したり（ステップＳ１０４）、情報記憶装置からデータを削除したり（ステップＳ１０５）、情報記憶装置のデータを更新したり（ステップＳ１０６）することができる。このような操作を繰り返すうちに、情報記憶装置に記憶されるデータ量は増加していく。こうしてデータ量が増加すると、ユーザが情報記憶装置に記憶された全てのデータを管理することが難しくなってくる。例えば、作成したはずの文書データがなくなった場合、誰がどのような操作をすることでなくなったのか、ということをユーザは把握しきれない恐れがある。なくなった文書データが機密文書であった場合、情報漏えいの可能性を考えなければならないことになる。しかし、文書データが誰によるどのような操作でなくなったのかが分かれば、該文書データの現在の管理者もしくは、それに近いユーザを把握することができる。
【０００５】
前記特許文献１（特開平１１−７５２１号公報）では、文書データを容易にファイリングする方法および装置が提案されている。ところが、この装置は文書データを印刷する操作に関する発明であり、文書データ自体の管理については記載されていない。
【０００６】
そこで本発明は、情報記憶装置に記憶されたデータを管理する方法および装置を提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前述の課題の全てまたは一部を、本発明では一例として特許請求の範囲記載の構成により解決または改善する。
【０００８】
より具体的には、例えば、情報記憶装置に電子ファイルを新規作成する際に、該電子ファイルに固有ＩＤを付加する固有ＩＤ付加手段と、該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して加えられた操作を管理するためのファイル管理情報を作成するファイル管理情報作成手段と、該固有ＩＤを持つ電子ファイルに対して操作が加えられるたびに、該電子ファイルのファイル管理情報を更新する管理情報更新手段と、前記ファイル管理情報に、ファイルへの操作権限の有無を示す情報を記録する操作権限記録手段と、を有する情報記憶装置を用いる。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ユーザが情報記憶装置に記憶されたデータを容易に把握し、管理することができる。
【００１０】
上記以外の課題・手段・効果は、後述する実施例によって明らかにされる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】情報記憶装置に対して行われる処理の一例を示す図
【図２】情報記憶装置に接続される周辺機器の一例を示す図
【図３】情報記憶装置のハードウェア構成の一例を示す図
【図４】ファイル管理情報の一例を示す図
【図５】情報記憶装置にファイルを新規作成する処理の流れを示すフロー図
【図６】周辺機器から情報記憶装置にファイルを複製する処理の流れを示すフロー図
【図７】情報記憶装置から周辺機器にファイルを複製する処理の流れを示すフロー図
【図８】情報記憶装置からファイルを削除する処理の流れを示すフロー図
【図９】情報記憶装置から周辺機器にファイルを移動する処理の流れを示すフロー図
【図１０】情報記憶装置に記録されたファイルを印刷する処理の流れを示すフロー図
【図１１】情報記憶装置から印刷したファイルを破棄する処理の流れを示すフロー図
【図１２】印刷枚数よりも破棄枚数が少ないことをユーザに通知する処理の流れを示すフロー図
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施例を、図２のように複数の機器が接続された、ハードディスク（ＨＤＤ）搭載の情報記憶装置を用いて説明する。本実施例では、情報記憶装置にUSBメモリ（２０１）、NW上の他の情報記憶装置（２０２）、プリンタ（２０３）、シュレッダ（２０４）、パソコン（２０５）が、ネットワーク接続、ＵＳＢ接続、ＩＥＥＥ１３９４接続、その他接続方法で接続されているものとする。
【００１３】
（１）記録再生装置の構成
図３は、情報記憶装置の構成を示すブロック図である。
図３の構成において、例えば、情報記憶装置の周辺機器３０１としてパソコンを接続し、情報記憶装置内のＨＤＤに新規に文書データを作成することを考える。ユーザがパソコンを操作して、情報記憶装置内のＨＤＤに新規に文書データを作成しようとすると、システム制御部３０２は、周辺機器制御部３０３を介して文書データを新規作成する命令を受け取り、ＨＤＤ制御部３０４を動作させてＨＤＤ３０５に文書データを新規作成する。また、例えば、周辺機器３０１としてプリンタを接続し、情報記憶装置内のＨＤＤに記録されている文書データを印刷することを考える。ユーザがユーザインタフェース３０６を操作して、情報記憶装置内のＨＤＤに記録された文書データを印刷しようとすると、システム制御部３０２は、周辺機器制御部３０３を動作させて文書データの印刷を行う。なお、外部出力制御部３０７は、印刷されようとしている文書データの印刷可否を判断し、印刷不可の文書データについては印刷を行わないよう制御する。また、印刷した文書データの管理情報を管理情報制御部３０８が更新する。
【００１４】
（２）ファイル管理情報
図４は、情報記憶装置に記録されているファイル管理情報の一例を示す図である。本実施例では、情報記憶装置に記録されているファイル全てに対して、ファイル管理情報が付加される。このデータ管理情報には、ファイル情報４０１、ファイル所有者識別情報４０２、ファイルアクセス権限４０３、操作履歴４０４が記録される。
【００１５】
ファイル情報４０１には、ファイルを識別するための情報が記録されており、例えば、ファイルが格納されている場所（ファイルパス）とファイル名が記録される。他にも、ファイルごとに固有の番号を割り振ってそれを使用しても構わない。
【００１６】
ファイル所有者識別情報４０２は、情報記憶装置に該ファイルを新規作成したユーザのユーザＩＤを記録する。なお、本実施例では、情報記憶装置を利用するユーザ全てに、固有のユーザＩＤを付加するものとする。
【００１７】
アクセス権限４０３には、例えば、ファイルを作成したユーザ、該ユーザが属するグループ、それ以外のユーザそれぞれが該ファイルに対して行うことが許可される操作と禁止される操作についての情報を記録する。ここでいう操作とは、例えば、ファイルを読む、ファイルに書き込む、ファイルを実行する、ファイルを削除する、ファイルを外部出力することをいう。ここで外部出力とは、印刷や、外部機器にデータを複製・移動することをいう。なお、ここではユーザ、該ユーザが属するグループ、それ以外のユーザというように分類し、分類ごとにアクセス権限を設定することを想定したが、ユーザごとにアクセス権限を設定しても構わない。
【００１８】
操作履歴４０４には、情報記憶装置に記録されているデータに何らかの操作が行われるたびに、操作の種類、該操作が行われた日時、該操作を行ったユーザのユーザＩＤ、外部出力が行われた場合は、出力先の機器が分かるような情報を記録していく。出力先の機器が分かるような情報とは、例えば、ＩＰアドレス、シリアル番号、その他、機器から読み取ることのできる情報である。
【００１９】
なお、ファイル管理情報は、ファイル単位で作成しても構わないし、複数のファイルをまとめたディレクトリ単位で作成しても、それ以外の単位で作成しても構わない。
【００２０】
なお、ファイル管理情報は、情報記憶装置がファイルの管理をするためだけに使用するのではなく、ユーザがファイル管理情報を閲覧できるようにすることで、ユーザによるファイルの管理を容易にするために使用すると使い勝手が向上する。全ユーザがファイル管理情報を閲覧することにセキュリティ上の不安がある場合は、情報記憶装置の管理者など、閲覧可能者を限定しても構わない。
【００２１】
（３）ファイルを新規作成するときの処理
図５を用いて、ユーザが情報記憶装置にファイルを新規作成する際の処理の流れについて説明する。
まずユーザがステップＳ５０１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、情報記憶装置に電子ファイル新規作成命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ５０２で制御部３０２はＨＤＤ制御部３０４を介してＨＤＤ３０５にファイルを作成する。ステップＳ５０３では、ステップＳ５０２で作成したファイルに固有ＩＤを割り当てる。割り当てられた固有ＩＤは、ステップＳ５０４で、管理情報制御部３０８によって作成されるファイル管理情報に記録される。ファイル管理情報には、図４のようにファイル固有ＩＤ、ファイル所有者ＩＤ、アクセス権限などが記録される。ファイル管理情報の作成が終わると、ファイル作成処理が終了する。なお、ステップＳ５０２からステップＳ５０４の処理の順序は前後していても構わない。
【００２２】
以上の手段により、ファイル新規作成時にファイル管理情報を作成することによって、ユーザがファイルに操作をした履歴を残す下準備が完了する。
【００２３】
（４）ファイルを外部機器から複製するときの処理
図６を用いて、ユーザが周辺機器から情報記憶装置にファイルを複製する際の処理の流れについて説明する。
まずユーザがステップＳ６０１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、周辺機器３０１として接続された外部機器から電子ファイルを複製する命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ６０２で制御部３０２はＨＤＤ制御部３０４を介してＨＤＤ３０５にファイルを作成する。ステップＳ６０３では、ステップＳ６０２で作成したファイルに固有ＩＤを割り当てる。割り当てられた固有ＩＤは、ステップＳ６０４で、管理情報制御部３０８によって作成されるファイル管理情報に記録される。管理情報には、いつ、どのユーザが、どの外部機器からファイル複製を行ったのかの情報が記録される。ファイル管理情報の作成が終わると、ファイル複製処理を終了する。なお、ステップＳ６０２からステップＳ６０４の処理の順序は前後していても構わない。
【００２４】
以上の手段により、外部機器からファイルを複製した際にファイル管理情報を作成することによって、ユーザがファイルに操作をした履歴を残す下準備が完了する。
【００２５】
（５）ファイルを外部機器に複製するときの処理
図７を用いて、ユーザが情報記憶装置から周辺機器にファイルを複製する際の処理の流れについて説明する。
まずユーザがステップＳ７０１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、情報記憶装置から周辺機器３０１として接続された外部機器に電子ファイルを複製する命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ７０２で、外部出力制御部３０７が、複製されようとしているファイルのファイル管理情報を読み込む。読み込んだファイル管理情報のアクセス権限が、外部出力不可となっていた場合、ステップＳ７０３からステップＳ７０６に移行し、処理を終了する。外部出力可となっていた場合、ステップＳ７０３からステップＳ７０４に移行し、外部出力制御部３０７は周辺機器制御部３０３に複製が可能であることを通知し、周辺機器制御部３０３は周辺機器にファイルを複製する。その後ステップＳ７０５で管理情報制御部３０８が、いつ、どのユーザがどの周辺機器にファイルを複製したのかという情報を、複製したファイルのファイル管理情報に記録し、処理を終了する。なお、ステップＳ７０４からステップＳ７０５の処理の順序は前後していても構わない。
【００２６】
以上の手段により、外部機器にファイルを複製することを許可されたユーザのみがファイルの複製を実行することができるため、外部に流出させたくない機密ファイルの不特定多数のユーザからの流出を抑制することができる。また、機密ファイルが流出した場合でも、ファイル管理情報を使用することで、流出経路を調査することが可能となる。
【００２７】
（６）ファイルを削除するときの処理
図８を用いて、ユーザが情報記憶装置からファイルを削除する際の処理の流れについて説明する。
まずユーザがステップＳ８０１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、情報記憶装置から電子ファイルを削除する命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ８０２で、外部出力制御部３０７が、複製されようとしているファイルのファイル管理情報を読み込む。読み込んだファイル管理情報のアクセス権限が、削除不可となっていた場合、ステップＳ８０３からステップＳ８０６に移行し、処理を終了する。削除可となっていた場合、ステップＳ８０３からステップＳ８０４に移行し、ユーザが指定したファイルを複情報記憶装置から削除する。その後ステップＳ８０５で管理情報制御部３０８が、いつ、どのユーザがファイルを削除したのかという情報を、削除したファイルのファイル管理情報に記録し、処理を終了する。なお、ステップＳ８０４からステップＳ８０５の処理の順序は前後していても構わない。なお、本実施例ではファイル削除後もファイル管理情報は残すものとする。
【００２８】
以上の手段により、あるユーザが誤ってファイルを削除した場合、ファイル管理情報を見れば、いつ、誰が、どのファイルを削除したかを他のユーザが容易に把握できるため、ファイルを削除したユーザへ再発防止の啓蒙が可能となる。
【００２９】
（７）ファイルを外部機器に移動するときの処理
図９を用いて、ユーザが情報記憶装置から周辺機器にファイルを移動する際の処理の流れについて説明する。ファイルの移動とは、情報記憶装置から周辺機器にファイルを複製したのち、情報記憶装置に記録されているファイルを削除することをいう。
【００３０】
まずユーザがステップＳ９０１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、情報記憶装置から周辺機器３０１として接続された外部機器に電子ファイルを移動する命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ９０２で、外部出力制御部３０７が、移動されようとしているファイルのファイル管理情報を読み込む。読み込んだファイル管理情報のアクセス権限が、移動不可となっていた場合、ステップＳ９０３からステップＳ９０６に移行し、処理を終了する。移動可となっていた場合、ステップＳ９０３からステップＳ９０４に移行し、ユーザが指定したファイルを複情報記憶装置から外部機器に移動する。このとき、移動可と判定されるのは、移動しようとしているファイルのアクセス権限が複製可かつ、削除可となっている時である。その後ステップＳ９０５で管理情報制御部３０８が、いつ、どのユーザがどの外部機器にファイルを移動したのかという情報を、移動したファイルのファイル管理情報に記録し、処理を終了する。なお、ステップＳ９０４からステップＳ９０５の処理の順序は前後していても構わない。なお、本実施例ではファイル移動後もファイル管理情報は残すものとする。
【００３１】
以上の手段により、一度移動によって削除されたファイルが後に必要となったユーザは、ファイル管理情報を閲覧して、ファイルを移動させたユーザを知ることができるため、該ユーザにアクセスして該ファイルの現在の管理場所を聞いたり、出力先の外部機器がどれなのかを調査して自ら該外部機器にアクセスしてファイルを入手することが容易に可能となる。
【００３２】
（８）ファイルを印刷するときの処理
図１０を用いて、ユーザが情報記憶装置に記録されたファイルを、情報記憶装置の周辺機器として接続されたプリンタで印刷する際の処理の流れについて説明する。
【００３３】
まずユーザがステップＳ１００１で、ユーザインタフェース３０６乃至周辺機器３０１として接続されたパソコンを用いて、情報記憶装置に記録されたファイルを周辺機器３０１として接続されたプリンタで印刷する命令を発行する。システム制御部３０２が命令を受信したら、ステップＳ１００２で、外部出力制御部３０７が、印刷されようとしているファイルのファイル管理情報を読み込む。読み込んだファイル管理情報のアクセス権限が、印刷不可となっていた場合、ステップＳ１００３からステップＳ１００７に移行し、処理を終了する。印刷可となっていた場合、ステップＳ１００３からステップＳ１００４に移行し、ユーザが印刷指定したファイルの管理情報と、印刷後の書類の複写を阻害するための複写阻害データを印刷する。その後ステップＳ１００５でファイルを印刷する。ステップＳ１００６で、管理情報制御部３０８が、いつ、どのユーザがファイルを何部印刷したのかという情報を、印刷したファイルのファイル管理情報に記録し、処理を終了する。なお、ステップＳ１００４からステップＳ１００６の処理の順序は前後していても構わない。
【００３４】
以上の手段により、印刷したファイルの管理が容易に可能となる。なお、機密文書でないなど、印刷から書類破棄までの紙（書類）の管理が不要な場合は、ステップＳ１００４の処理を省略しても構わない。
【００３５】
（９）印刷したファイルを破棄するときの処理
図１１を用いて、情報記憶装置に記録したファイルを、情報記憶装置の周辺機器として接続されたプリンタで印刷した紙（書類）を、情報記憶装置の周辺機器として接続されたシュレッダで破棄する際の処理の流れについて説明する。
【００３６】
まずユーザがステップＳ１１０１で、周辺機器３０１として接続されたシュレッダに、破棄したい書類をセットする。このとき、セットする書類は、情報記憶装置の周辺機器として接続されたプリンタで印刷した書類であるとする。システム制御部３０２が書類のセットを受信したら、ステップＳ１１０２で、外部出力制御部３０７が、破棄されようとしている書類から、書類に印刷されているファイル管理情報を読み込む。該ファイル管理情報は、ステップＳ１００４で印刷されたものである。書類にファイル管理情報が印刷されていない場合、ステップＳ１１０３からステップＳ１１０５に移行し、ファイルを破棄して処理を終了する。書類にファイル管理情報が印刷されている場合は、ステップＳ１１０３からステップＳ１１０４に移行し、読み込んだファイル管理情報の元になっている、情報記憶装置に記録されたファイル管理情報に、書類を破棄した枚数を記録する。その後ステップＳ１１０５で書類を破棄し、処理を終了する。
【００３７】
以上の手段により、情報記憶装置に記録されたファイルを印刷した書類の枚数と、該書類の破棄枚数を管理することができる。これにより、
（１０）印刷枚数と廃棄枚数の差をユーザに通知する時の処理
図１２を用いて、情報記憶装置に記録したファイルを、情報記憶装置の周辺機器として接続されたプリンタで印刷した書類の枚数よりも、破棄された枚数該書類の枚数の方が少なかった場合にユーザに通知を出す際の処理について説明する。
【００３８】
システム制御部は、ステップＳ１２０１で、ファイルの管理情報から該ファイルの印刷枚数と破棄枚数を読み出し、枚数の比較を行う。破棄枚数が印刷枚数よりも少ない場合、ステップＳ１２０２からステップＳ１２０３に移行し、ファイルの印刷枚数よりも破棄枚数が少ないことをユーザに通知し、処理を終了する。破棄枚数と印刷枚数が同じ場合は、ユーザには何も通知せず、処理を終了する。ステップＳ１２００からステップＳ１２０４までの処理は、定期的にシステム制御部が情報記憶装置に記録されているファイル全てについて行っても良いし、ユーザが任意のタイミングで実行しても構わない。また、通知の有無をユーザがファイルごとに設定できると使い勝手が向上する。また、印刷枚数に応じて、何枚目に印刷したものかを示す情報も併せて印刷すると、使い勝手が向上する。何枚目に印刷したものかを示す情報とは、例えば、日時を元に作成したり、連番を使用することが考えられる。
【００３９】
以上の手段により、印刷枚数と破棄枚数を比較・通知することによって、機密文書を印刷した際に、印刷した書類が全てきちんと破棄されたかをユーザが把握することが容易になる。また、何枚目に印刷したものかを示す情報も印刷することで、どの書類が破棄されていないのかを把握することができる。これにより、該書類を使用した人物を特定し、書類を回収することが容易になる。
【符号の説明】
【００４０】
Ｓ１０１…データ新規作成操作、Ｓ１０２…周辺機器へのデータ複製操作、Ｓ１０３…印刷操作、Ｓ１０４…周辺機器からのデータ複製操作、Ｓ１０５…データ削除操作、Ｓ１０６…データ更新操作、２０１…ＵＳＢメモリ、２０２…ＮＷ上の他の情報記憶装置、２０３…プリンタ、２０４…シュレッダ、２０５…パソコン、３０１…周辺機器、３０２…システム制御部、３０３…周辺機器制御部、３０４…ＨＤＤ制御部、３０５…ＨＤＤ、３０６…ユーザインタフェース、３０７…外部出力制御部、４０１…ファイル情報、４０２…ファイル所有者、４０３…アクセス権限、４０４…操作履歴
【図１】
2011008455.tif 000003
【図２】
2011008455.tif 000004
【図３】
2011008455.tif 000005
【図４】
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【図５】
2011008455.tif 000007
【図６】
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【図７】
2011008455.tif 000009
【図８】
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【図９】
2011008455.tif 000011
【図１０】
2011008455.tif 000012
【図１１】
2011008455.tif 000013
【図１２】
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