(57)【要約】【課題】専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うこと。【解決手段】送信すべき電子メールが承認メールであるとき、この承認メールの送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。また、受信した電子メールが承認メールであるときに、所定の承認操作がなされると、承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているときには、次の承認者のメールアドレスへ承認メールを送信し、そうでないときには、承認メールに含まれる送信先のメールアドレスへ承認メールを送信する。また、承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、この承認メールを、送信元のメールアドレスを宛先として送信する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第１ステップと、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第２ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第３ステップと、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第４ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第５ステップと、を端末装置に実行させる電子メールの処理プログラム。
【請求項２】
前記承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済み電子メールとして記憶部に記憶する第６ステップと、
前記第１ステップで送信した承認メールが前記差し戻し操作により差し戻されたとき、当該承認メールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第７ステップと、を端末装置に実行させることを特徴とする請求項１に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項３】
前記第７ステップにおいて、前記送信済み電子メールを履歴情報として前記受信メールに関連付けて記憶することを特徴とする請求項２に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項４】
受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールを次の承認者のメールアドレス又は送信元のメールアドレスへ送信する前に、当該承認メールに対して所定の入力操作があったとき、その入力操作に応じた添付ファイル及び／又はコメントを、当該承認メールに付加する第８ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする請求項２又は３に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項５】
前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したときに、前記受信した承認メールに前記添付ファイル及び／又は前記コメントが含まれていれば、前記受信した承認メールから前記添付ファイル及び／又は前記コメントを削除して、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項４に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項６】
前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したとき、前記受信した承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスをすべて削除して、前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項２〜５のいずれか１項に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項７】
受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の入力操作によりメールアドレスが入力されると、当該メールアドレスを前記承認メールのヘッダに承認者のメールアドレスとしてさらに追加する第９ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする請求項２〜６のいずれか１項に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項８】
前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記承認メールを承認結果通知メールとして、当該承認メールに含まれる前記送信元のメールアドレスに送信することを特徴とする請求項２〜７のいずれか１項に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項９】
前記第１ステップで送信した承認メールが前記承認済みメールとして返信されたとき、当該承認済みメールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第１０ステップと、端末装置に実行させることを特徴とする請求項２〜８のいずれか１項に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項１０】
前記第１０ステップにおいて、前記送信済みメールを履歴情報として前記受信済み電子メールに関連付けて記憶することを特徴とする請求項９に記載の電子メールの処理プログラム。
【請求項１１】
送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する手段と、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する手段と、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する手段と、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する手段と、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する手段と、を有する端末装置。
【請求項１２】
送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第１ステップと、
送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第２ステップと、
受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第３ステップと、
前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第４ステップと、
受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第５ステップと、を有する端末装置の電子メール処理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、端末装置、端末装置の電子メール処理プログラム及び端末装置の電子メール処理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、インターネット等のネットワークの普及に伴い、情報伝達手段として電子メールが広く用いられている。電子メールは、パーソナルコンピュータなどの端末装置上において、伝達したい情報を入力し、送信先のメールアドレスを設定することで、容易に送信することができる。
【０００３】
ところが、電子メールは、その作成や送受信が簡単である一方で、入力ミス、判断ミス或いは勘違い等により問題のある電子メールが送信されてしまうことがある。このとき、社外秘の情報が含まれていると、情報漏洩につながってしまうことになる。また、誤った情報が含まれていると、混乱を来すことがある。
【０００４】
そこで、下記特許文献１には、電子メールをその送信先へ送信する前に任意の承認者にその内容を通知し、内容を精査したことを条件に、送信先へ電子メールを送信できるようにする情報処理装置が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００９−１１８１７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、上記特許文献１に記載の情報処理装置では、電子メールサーバにおいて承認メールか否かの判定を行って予め設定された承認者に承認依頼メールを送信することから、専用のメールサーバが必要になる。しかも、その変更や設定が煩雑であり、自由度が低い。
【０００７】
本発明はかかる課題に鑑みてなされたものであり、専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うことができる端末装置、端末装置の電子メール処理プログラム及び端末装置の電子メール処理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第１ステップと、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第２ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第３ステップと、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第４ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第５ステップと、を端末装置に実行させる電子メールの処理プログラムとした。
【０００９】
また、請求項２に係る発明は、請求項１に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済み電子メールとして記憶部に記憶する第６ステップと、前記第１ステップで送信した承認メールが前記差し戻し操作により差し戻されたとき、当該承認メールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第７ステップと、を端末装置に実行させることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項３に係る発明は、請求項２に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第７ステップにおいて、前記送信済み電子メールを履歴情報として前記受信メールに関連付けて記憶することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項４に係る発明は、請求項２又は３に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールを次の承認者のメールアドレス又は送信元のメールアドレスへ送信する前に、当該承認メールに対して所定の入力操作があったとき、その入力操作に応じた添付ファイル及び／又はコメントを、当該承認メールに付加する第８ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項５に係る発明は、請求項４に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したときに、前記受信した承認メールに前記添付ファイル及び／又は前記コメントが含まれていれば、前記受信した承認メールから前記添付ファイル及び／又は前記コメントを削除して、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項６に係る発明は、請求項２〜５のいずれか１項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定したとき、前記受信した承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスをすべて削除して、前記送信先のメールアドレスに送信することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項７に係る発明は、請求項２〜６のいずれか１項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の入力操作によりメールアドレスが入力されると、当該メールアドレスを前記承認メールのヘッダに承認者のメールアドレスとしてさらに追加する第９ステップを、端末装置に実行させることを特徴とする。
【００１５】
また、請求項８に係る発明は、請求項２〜７のいずれか１項に記載の電子メールのメール処理プログラムにおいて、前記第４ステップにおいて、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記承認メールを承認結果通知メールとして、当該承認メールに含まれる前記送信元のメールアドレスに送信することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項９に係る発明は、請求項２〜８のいずれか１項に記載の電子メールの処理プログラにおいて、前記第１ステップで送信した承認メールが前記承認済みメールとして返信されたとき、当該承認済みメールを受信済み電子メールとして記憶するとともに、前記記憶部に記憶した前記送信済み電子メールを削除する第１０ステップと、端末装置に実行させることを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１０に係る発明は、請求項９に記載の電子メールの処理プログラムにおいて、前記第１０ステップにおいて、前記送信済みメールを履歴情報として前記受信済み電子メールに関連付けて記憶することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項１１に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する手段と、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに含まれる前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する手段と、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する手段と、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する手段と、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する手段と、を有する端末装置とした。
【００１９】
また、請求項１２に係る発明は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する第１ステップと、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールの前記送信先のメールアドレスへ送信せずに、当該承認メールに付加された前記承認者のメールアドレスを宛先として送信する第２ステップと、受信した電子メールが前記承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の承認操作がなされると、当該承認メールのヘッダに次の承認者のメールアドレスが含まれているか否かを判定する第３ステップと、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていないと判定すると、前記受信した承認メールを、当該承認メールに含まれる前記送信先のメールアドレスに送信し、前記次の承認者のメールアドレスが含まれていると判定すると、前記受信した承認メールを、前記次の承認者のメールアドレスへ送信する第４ステップと、受信した電子メールが承認メールであるとき、当該承認メールに対して所定の差し戻し操作がなされると、当該承認メールを、前記送信元のメールアドレスを宛先として送信する第５ステップと、を有する端末装置の電子メール処理方法とした。
【発明の効果】
【００２０】
本発明によれば、専用の電子メールサーバを用いることなく、汎用の電子メールサーバを用いて、電子メールの承認処理を行うことができる。従って、専用の電子メールサーバの導入、設定、メンテナンスなどが不要となり、電子メール承認処理の環境を比較的容易に提供することができる。しかも、承認メールの送信者や承認者は、異なる電子メールサーバで承認メールを送受信できるので、自由度が高い電子メール承認処理の環境を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】ネットワーク構成を例示するブロック図である。
【図２】端末装置の構成を例示するブロック図である。
【図３】端末装置の動作の概要を例示するシーケンス図である。
【図４】メイン画面の例を示す図である。
【図５】電子メールの作成処理の流れを示す図である。
【図６】電子メール作成画面の例を示す図である。
【図７】承認先指定画面の例を示す図である。
【図８】電子メールの受信処理の流れを示す図である。
【図９】ＨＤＤに記憶される電子メール及び履歴情報のデータ構造の例を示す図である。
【図１０】受信メールの報知画面である。
【図１１】電子メールの承認及び差し戻し処理の流れを示す図である。
【図１２】受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図である。
【図１３】承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。
【図１４】承認メールの再送処理の流れを示す図である。
【図１５】受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図である。
【図１６】差し戻しメールの再送入力画面の例を示す図である。
【図１７】承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。
【図１８】承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。
【図１９】承認履歴の表示例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
以下、本発明に係る実施形態を図面を参照して詳細に説明する。なお、この実施形態において記載された構成要素は例示であり、本発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨ではない。
【００２３】
［１．ネットワーク構成］
まず、本実施形態に係る端末装置が組み込まされたネットワーク構成について、図面を参照して説明する。
【００２４】
図１において、社内ＬＡＮ（Local Area Network）３には、電子メールの送受信を行う端末装置１ａ，１ｂ，１ｃ、電子メールサーバ２などが接続されており、端末装置１ａ，１ｂ，１ｃは電子メールサーバ２を介して電子メールの送受信を行う。なお、以下において、端末装置１ａ，１ｂ，１ｃのすべて又はいずれかを示すときには、端末装置１という場合がある。
【００２５】
端末装置１は、電子メールクライアントとして機能する装置であり、電子メール送信用プロトコルとしてＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）を用い、電子メール受信用プロトコルとしてＰＯＰ３プロトコルやＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）を用いている。なお、「電子メール」とは、送信元情報（送信元メールアドレス、送信者名）、送信先情報（送信先メールアドレス、宛先者名）、件名及び本文などの情報を含むデータを意味する。
【００２６】
図２に示すように、端末装置１は、汎用のコンピュータであり、制御部１０、記憶部であるハードディスクドライブ２０（以下、「ＨＤＤ２０」という）、社内ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインターフェイスである通信部３０、液晶表示装置（ＬＣＤ）などの表示部４０、この表示部４０に画像情報を出力して表示部４０に画像を表示させる画像処理部５０、利用者により各種情報を入力するための入力部６０などを備えており、制御部１０、ＨＤＤ２０、通信部３０、画像処理部５０、入力部６０は、システムバス７０を介して互いに接続されている。
【００２７】
制御部１０は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３を有しており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に記憶された電子メール処理プログラムを実行させることによって、制御部１０として電子メールの生成、記憶、表示及び送受信などの各処理を実行する。なお、この電子メール処理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＵＳＢメモリ等の記録媒体に記録されてから図示しない記録媒体ドライブを介して、制御部１０のＲＯＭ１２に読み込まれるようにしてもよい。また、この電子メール処理プログラムは、例えば、ネットワーク（社内ＬＡＮ３やＷＡＮ４）に接続されたサーバ（例えば、電子メールサーバ２）から、通信部３０を介して、制御部１０のＲＯＭ１２にダウンロードされるようにしてもよい。
【００２８】
ＨＤＤ２０は、電子メール記憶領域、履歴情報記憶領域、設定情報記憶領域などを有している。ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域は、受信済みの電子メール（以下、「受信済みメール」という）や送信済みの電子メール（以下、「送信済み電子メール」という）のデータを記憶する電子メールデータベースとして機能する。また、ＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域は、承認メールの履歴情報を記憶する履歴データベースとして機能する。
【００２９】
電子メールサーバ２は、電子メールクライアントである端末装置１と電子メールの送受信を行う周知のメールサーバであり、ＳＭＴＰサーバとしての機能と、ＰＯＰ３サーバやＩＭＡＰサーバとしての機能を有している。
【００３０】
社内ＬＡＮ３は、ＷＡＮ（Wide Area Network）４に通信可能に接続されている。ＷＡＮ４は例えば、インターネットであり、社内ＬＡＮ３は図示しないルータやＩＳＰ（Internet Services Provider）を介してＷＡＮ４に通信可能に接続される。従って、端末装置１は、電子メールサーバ２を介して、ＷＡＮ４に接続された端末装置５との間で電子メールを送受信することができる。
【００３１】
本実施形態に係る端末装置１では、周知の電子メールの送受信処理に加えて、承認機能を実行するための電子メール（以下、「承認メール」という）などの送受信処理を行うことができる点に特徴を有する。
【００３２】
この承認メールにより承認者が内容を精査して送信先へ電子メールを送信できる。従って、社外秘の内容が含まれる電子メールや誤った内容が含まれる電子メールが外部へ送信されるのを防止できる。しかも、端末装置１が送受信する電子メールは、一般的なメールサーバで取り扱うことができ、専用のメールサーバが不要であるため、その導入を容易に行うことができ、導入コストや管理コストを低減することも可能となる。
【００３３】
［２．承認メールの送受信処理の概要］
以下、本実施形態に係る端末装置１における承認メールの送受信処理の概要を図３を参照して説明する。
【００３４】
図３に示す例では、起案者Ｘの端末装置１を端末装置１ａとし、承認者Ａ，Ｂの端末装置を端末装置１ｂ，１ｃとし、さらに、宛先者Ｙの端末装置を端末装置５としている。なお、「起案者」は承認メールの作成者を意味し、「承認者」は起案者から送られた承認メールを確認して承認又は差し戻しを行う者を意味する。「宛先者」は承認メールの最終的な宛先者であり、承認者Ａ，Ｂが承認した承認メールを起案者からの電子メールとして送信する相手先である。
【００３５】
また、以下においては、起案者Ｘのメールアドレスを起案者メールアドレス、承認者Ａのメールアドレスを承認者メールアドレスＡ、承認者Ｂのメールアドレスを承認者メールアドレスＢ、宛先者のメールアドレスを宛先者メールアドレスと呼ぶことがある。また、承認者メールアドレスＡ，Ｂを総称して、承認者メールアドレスと呼ぶ場合がある。
【００３６】
端末装置１ａ〜１ｃには、それぞれ起案者メールアドレス、承認者メールアドレスＡ、承認者メールアドレスＢが設定されている。さらに、端末装置１ａ〜１ｃには、電子メールサーバ２との間で電子メールを送受信するために必要なユーザＩＤやパスワードを記憶している。端末装置１ａ〜１ｃは、電子メールサーバ２にアクセスするときに、ユーザＩＤやパスワードを用いる。なお、端末装置１ａ〜１ｃは、所定間隔で定期的に電子メールサーバ２にアクセスして電子メールを受信するように設定されている。
【００３７】
このように設定されている端末装置１ａ〜１ｃにおける承認メールの処理動作の例を説明する。
【００３８】
まず、起案者Ｘが、承認メールを作成するために、端末装置１ａの入力部６０を操作して、送信先のメールアドレス、件名及び本文などの通常の電子メールに必要な内容に加え、承認者メールアドレスを入力する。
【００３９】
ここで、入力される送信先のメールアドレスは、承認メールの最終の送信先である宛先者メールアドレスであり、宛先者Ｙのメールアドレスである。また、設定される承認者メールアドレスは、承認者Ａの承認者メールアドレスＡ，承認者Ｂの承認者メールアドレスＢであり、承認者メールアドレスＡ、承認者メールアドレスＢの順番で設定される。なお、送信元のメールアドレスである起案者メールアドレスは、起案者Ｘの端末装置１ａのＨＤＤ２０に予め記憶され、設定されているものであるが、承認メールを作成するときに起案者Ｘから入力された情報に基づいて設定することもできる。
【００４０】
その後、起案者Ｘが、電子メールの送信操作を行うと、端末装置１ａの制御部１０は、起案者Ｘから入力された情報に基づいて、承認メールを生成し（ステップＳ１）、この承認メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ２）。また、制御部１０は、承認メールを送信したときに、当該承認メールを送信済みメールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶する。
【００４１】
この承認メールは、基本ヘッダ部分に送信先メールアドレス（To:）として最終的な送信先メールアドレスである「宛先者メールアドレス」が設定され、送信元メールアドレス（From:）として「起案者メールアドレス」が設定され、メッセージＩＤに固有のＩＤが設定される。また、拡張ヘッダ部分に承認者メールアドレスとして「承認者メールアドレスＡ，Ｂ」が設定される。承認メールにはこれらのヘッダのデータに加えて、本文や添付ファイルなどのメッセージボディのデータも含まれる。なお、この電子メールには、必要に応じて添付ファイルが含まれる。このように、端末装置１ａの制御部１０は、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、件名及び本文に加え、承認者のメールアドレスを含む承認メールを生成する。制御部１０は、送信すべき電子メールが承認メールであるとき、入力部６０への操作により入力された送信先のメールアドレスへ承認メールを送信せずに、入力部６０への操作により入力された承認者のメールアドレスを宛先として送信する。すなわち、制御部１０は、電子メールサーバ２へ承認メールを送信するときに、電子メールサーバ２に対して、承認メールの送信先メールアドレスとして、最初の承認者メールアドレスである承認者メールアドレスＡを通知する。
【００４２】
端末装置１ａから承認メールを受信した電子メールサーバ２は、端末装置１ａから通知される送信先メールアドレス（ここでは、承認者メールアドレスＡ）に基づき、承認者Ａの端末装置１ｂに要求に応じて、承認メールを端末装置１ｂへ送信する。すなわち、この承認メールの基本ヘッダ部分に含まれる送信先メールアドレスは用いずに、起案者Ｘの端末装置１ａから通知された送信先メールアドレスに基づき、承認メールの宛先を決定する。
【００４３】
端末装置１ｂの制御部１０は、電子メールサーバ２から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部１０は、拡張ヘッダ部分に送信先のメールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定し、承認者Ａによる入力部６０への所定の操作により、表示部４０に承認メールの件名や本文などを表示する。ここでは、電子メールの拡張ヘッダ部分に送信先のメールアドレスとして、承認者Ａのメールアドレスが含まれており、承認メールであると判定する。なお、拡張ヘッダに含まれるその他の情報から承認メールであるか否かを判定するようにしてもよい。すなわち、承認メールの生成の際に、承認メール固有の情報を拡張ヘッダに含ませ、この承認メール固有の情報が含まれているときに電子メールを承認メールであると判定することができればどのような情報であってもよい。
【００４４】
この承認メールに対して、承認者Ａによる入力部６０への操作により、所定の差し戻し操作が行われると、制御部１０は、拡張ヘッダ部分に差し戻しの情報を設定して、承認メールを更新し、差し戻しメールとして通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ３）。このとき、制御部１０は、差し戻しメールの送信先メールアドレスとして、起案者メールアドレスを電子メールサーバ２に通知する。なお、承認者Ａは、入力部６０への操作により、承認メールにコメントを付して承認又は差し戻しを行うことができ、このコメントは差し戻しの情報と共に差し戻しメールの拡張ヘッダ部分に設定される。
【００４５】
端末装置１ａの制御部１０は、電子メールサーバ２から電子メールを受信したとき、この電子メールを受信済みメールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶すると共に、端末装置１ｂと同様に、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。
【００４６】
このとき、この承認メールの基本ヘッダ部分に含まれるメッセージＩＤと同一のメッセージＩＤを有する電子メールが送信済みメールや受信済みメールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶されているか否かと判定する。
【００４７】
メッセージＩＤが同一の送信済みメールや受信済みメールが記憶されているときには、制御部１０は、これらの送信済みメールや受信済みメールを、承認メールの履歴データとしてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。また、制御部１０は、この送信済みメールや受信済みメールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除する。
【００４８】
その後、制御部１０は、承認メールを表示したとき、入力部６０への所定操作により承認メールの履歴データの内容を表示させる。このようにすることで、過去の承認履歴を容易に把握することができる。
【００４９】
なお、制御部１０は、承認メールの添付ファイルが上記送信済みメールや上記受信済みメールに添付されているときのみ、この添付ファイルを承認メールの履歴データとして関連づけてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶すると共に、送信済みメールや受信済みメールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除するようにしてもよい。この場合、承認メールを表示したときに、入力部６０への所定操作によりこれらの添付ファイルの内容が表示される。
【００５０】
その後、起案者Ｘが端末装置１ａの入力部への操作によって、差し戻された承認メールの添付ファイルや本文などを変更して、承認メールを更新し、再送の操作を行うと、端末装置１ａの制御部１０は、更新した承認メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ４）。制御部１０は、電子メールサーバ２へ承認メールを再送するときに、電子メールサーバ２に対して、承認メールの送信先情報として、最初の承認者メールアドレスである承認者メールアドレスＡを通知する。
【００５１】
再送する承認メールの基本ヘッダ部分に含まれる情報は、ステップＳ１で送信した承認メールと同じである。すなわち、送信元メールアドレスとして最終的な送信先メールアドレスである「宛先者メールアドレス」が設定され、送信元メールアドレスとして「起案者メールアドレス」が設定される。また、メッセージＩＤとして差し戻された承認メールのメッセージＩＤと同一のＩＤが設定される。また、承認メールの拡張ヘッダ部分には送信先メールアドレスとして「承認者メールアドレスＡ，Ｂ」が設定される。
【００５２】
端末装置１ａから承認メールを受信した電子メールサーバ２は、端末装置１ａから通知される送信先メールアドレス（ここでは、承認者メールアドレスＡ）に基づき、端末装置１ｂに要求に応じて、承認メールを端末装置１ｂへ送信する。
【００５３】
端末装置１ｂの制御部１０は、電子メールサーバ２から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部１０は、例えば、拡張ヘッダに送信先メールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定する。
【００５４】
端末装置１ｂの制御部１０は、承認者Ａによる入力部６０への所定の操作により、表示部４０に承認メールの件名や本文などを表示する。この承認メールに対して、承認者Ａによる入力部６０への操作により、所定の承認操作が行われると、制御部１０は、承認メールの拡張ヘッダ部分に次の承認者メールアドレスが含まれているか否かを判定する。ここでは、次の承認者メールアドレスとして、承認者Ｂのメールアドレスが含まれている。また、制御部１０は、拡張ヘッダ部分に承認者Ａが承認済みである旨を示す情報（以下、「承認済み情報」という）を設定する。このように制御部１０は、承認メールを更新し、通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ５）。なお、承認者Ｂも承認者Ａと同様に、入力部６０への操作により、承認メールにコメントを付して承認又は差し戻しを行うことができ、このコメントは承認済みの情報と共に拡張ヘッダ部分に設定される。
【００５５】
端末装置１ｂから承認メールを受信した電子メールサーバ２は、端末装置１ｂから通知される送信元メールアドレス（ここでは、承認者Ｂのメールアドレス）に基づき、承認者Ｂの端末装置１ｃに要求に応じて、承認メールを端末装置１ｃへ送信する。
【００５６】
端末装置１ｃの制御部１０は、電子メールサーバ２から電子メールを受信したとき、受信した電子メールが承認メールであるか否かを判定する。この処理において、制御部１０は、拡張ヘッダに送信先メールアドレスが含まれているときに、受信したメールが承認メールであると判定する。
【００５７】
この承認メールに対して、承認者Ｂによる入力部６０への操作により、所定の承認操作が行われると、制御部１０は、承認メールの拡張ヘッダ部分に次の承認者メールアドレスが含まれているか否かを判定する。ここでは、次の承認者メールアドレスが含まれていないため、制御部１０は、承認メールの拡張ヘッダ部分を削除した電子メール（以下、「承認済みメール」と、承認メールの拡張ヘッダ部分を変更した電子メール（以下、「承認結果通知メール」という）とを生成して、通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ６，Ｓ７）。制御部１０は、拡張ヘッダ部分を削除して、承認済み承認メールを作成する。制御部１０は、このように作成した承認済み承認メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ６）。また、制御部１０は、拡張ヘッダ部分に承認者Ｂの承認済みの情報を設定して、承認結果通知メールを作成する。制御部１０は、このように作成した承認結果通知メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ７）。このとき、制御部１０は、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして、起案者メールアドレス及び承認者メールアドレスＡ，Ｂを電子メールサーバ２に通知する。
【００５８】
承認結果通知メールを受信した端末装置１ａの制御部１０は、この承認結果通知メールの基本ヘッダ部分に含まれるメッセージＩＤと同一のメッセージＩＤを有する電子メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出し、履歴データとしてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶すると共に、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除する。その後、制御部１０は、承認結果通知メールを表示したとき、入力部６０への所定操作により承認結果通知メールの履歴データの内容を表示させる。このようにすることで、過去の承認履歴を容易に把握することができる。
【００５９】
また、制御部１０は、端末装置５へ送信される承認済みメールについては、拡張ヘッダ部分（承認済みの情報やコメントなど）を削除してから送信するため、端末装置５において、内部の承認情報を秘匿することが可能となる。一方、起案者Ｘや承認者Ａに送信する承認結果通知メールは、拡張ヘッダ部分は削除することなく送信する。このようにすることで、起案者Ｘや承認者Ａは最終の承認履歴を把握することができるようになる。
【００６０】
また、承認メールを受信した端末装置１ａ、１ｂでは、入力部６０への所定の操作により、承認者をさらに追加することができ、制御部１０は、追加された承認者のメールアドレスを拡張ヘッダ部分に指定された承認位置に設定して承認メールを更新する。このようにすることで、予め設定された承認者（ここでは、承認者Ａ，Ｂ）がさらに承認者が必要であると考えた場合に、承認者の追加を容易に行うことができる。
【００６１】
なお、承認結果通知メールを承認済みメールとして代用するようにしてもよい。この場合、承認済みメールには拡張ヘッダが含まれることになるが、制御部１０は、承認済みメールの拡張ヘッダに暗号化処理を施して承認済みメールを送信することにより、内部の承認情報を秘匿することが可能となる。なお、暗号化処理を行う際に用いる暗号キー及び暗号化した拡張ヘッダを復号する際に用いる復号キーは、例えば、承認メールを生成するときに、制御部１０が拡張ヘッダに含ませるようにする。そして、制御部１０は、承認メールの拡張ヘッダに含まれる暗号キーを読み出す一方、これらの暗号キー及び復号キーを拡張ヘッダから削除し、読み出した暗号キーを用いて、暗号キー及び復号キーを除く拡張ヘッダを暗号化して、承認済みメールを生成する。承認結果通知メールを受信する端末装置１は、必ずこの承認結果通知メールのメッセージＩＤと同じ承認メールを送信済み電子メールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶している。従って、制御部１０は、承認結果通知メールを受信すると、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から同一のメッセージＩＤを有する受信済み電子メールの拡張ヘッダから復号キーを取得して、復号処理を行う。
【００６２】
以下、端末装置１の処理の一例をさらに具体的に説明する。説明は、「電子メールの作成・送信処理」、「電子メールの受信処理」、「電子メールの承認及び差し戻し処理」、「承認メールの再送処理」の順に行うものとする。
【００６３】
［３．電子メールの作成・送信処理］
まず、電子メールの作成及び送信の処理について説明する。図４はメイン画面の例を示す図、図５は電子メールの作成処理の流れを示す図、図６は電子メール作成画面の例を示す図、図７は承認先指定画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Ｘが端末装置１ａを操作して承認メールや通常メールを送信する際の処理を例に挙げて説明するが、承認者Ａ，Ｂが端末装置１ｂ，１ｃを操作して起案者になる場合にも同様の処理である。ここで、通常メールとは、拡張ヘッダがない電子メールを意味する。
【００６４】
起案者Ｘは、表示部４０に図４に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部６０を操作し、ＧＵＩ表示されている作成ボタン８０を押下して、電子メールの作成を開始する。制御部１０は、作成ボタン８０が押下されたと判定すると、図６に示す電子メール作成画面を表示する。
【００６５】
起案者Ｘは、表示部４０に電子メール作成画面が表示されている状態で、入力部６０を操作し、件名８１、送信先のメールアドレス８２、本文８３を入力する（ステップＳ１０）。なお、入力部６０の操作により添付ファイルも指定することができる。
【００６６】
その後、起案者Ｘによる入力部６０の操作により、ＧＵＩ表示された承認ボタン８４が押下されたとき、制御部１０は、起案者Ｘが送信しようとしている電子メールが承認メールであると判定する。一方、ＧＵＩ表示された送信ボタン８５が押下されたとき、制御部１０は、起案者Ｘが送信しようとしている電子メールが通常の電子メール（以下、「通常メール」という）であると判定する。
【００６７】
制御部１０は、起案者Ｘが送信しようとしているメールが承認メールであると判定すると（ステップＳ１１：Ｙｅｓ）、図７に示す承認先指定画面を表示部４０に表示する。起案者Ｘはこの承認先指定画面で承認者のメールアドレスやコメントなどを入力する（ステップＳ１２）。この承認先指定画面では、承認者入力ボックス８６、設定済み承認ルート表示ボックス８７、コメント入力ボックス８８、進捗通知設定チェックボックス８９などの入力ボックスや表示ボックスが表示される。また、この承認先指定画面には、追加ボタン９０、削除ボタン９１、全て追加ボタン９２、送信ボタン９３、キャンセルボタン９４などのＧＵＩ表示された操作ボタンも表示される。
【００６８】
承認者入力ボックス８６は、所謂コンボボックスであり、承認メールの承認者のメールアドレスを設定するために用いられる。入力部６０の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス８６へ入力することができる。また、入力部６０の操作によりリスト表示ボタン８６ａを押下して、予め設定された承認者（以下、「設定承認者」とする）のメールアドレスの一覧を表示し、この一覧に表示された設定承認者のメールアドレスを入力部６０の操作により選択することもできる。設定承認者の情報は、ＨＤＤ２０の設定情報記憶領域に記憶されており、外部の管理サーバ（図示せず）から遠隔制御で設定される。従って、端末装置１の利用者は、設定承認者を設定する必要が無く煩雑で慣れない作業から解放される。なお、入力部６０の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス８６へ入力することができないようにすることもでき、これにより設定承認者のみが承認者として設定される。また、設定承認者のメールアドレスを固定で設定し、入力部６０の操作によっても選択できないように、外部の管理サーバ（図示せず）から遠隔制御で設定することもできる。このようにすることで、誤って承認者を設定することを防止できる。例えば、承認者として社外のメールアドレスを設定することで、社内情報の漏洩を生じさせるといった問題を回避できる。また、入力部６０の操作により設定したい承認者のメールアドレスを承認者入力ボックス８６へ入力することができるようにした場合でも、社内のドメインが付されたメールアドレス以外は入力できないようにすることで、社内情報の漏洩を防止できる。この場合、社内のドメイン（図７に示す例では、「aa.jp」である）は、外部の管理サーバ（図示せず）から遠隔制御でＨＤＤ２０の設定情報記憶領域に承認者ドメイン情報として設定される。
【００６９】
承認者入力ボックス８６に設定したい承認者のメールアドレスを入力又は選択した後、起案者Ｘによる入力部６０の操作により追加ボタン９０の押下があったとき、制御部１０は、承認者入力ボックス８６に入力又は設定した承認者のメールアドレスを承認ルートに設定する。なお、承認者は、承認順に設定する。例えば、最初の承認者を承認者Ａとし、次の承認者を承認者Ｂとしたい場合、承認者Ａのメールアドレス、承認者Ｂのメールアドレスの順に設定する。このとき図７に示す承認ルート表示ボックス８７に示すように、最上方に承認者Ａのメールアドレスが表示され、その下方に承認者Ｂのメールアドレスが表示される。
【００７０】
設定承認者のメールアドレスの全てを承認ルートに設定したいとき、起案者Ｘは入力部６０の操作により追加ボタン９２を押下する。制御部１０は、追加ボタン９２が押下されたと判定すると、ＨＤＤ２０の設定情報記憶領域に記憶した設定承認者を全て読み出し、承認ルートに設定する。ＨＤＤ２０には承認順番も記憶されており、制御部１０は、この承認順番に基づいて承認ルートを設定する。例えば、承認順番が承認者Ａのメールアドレス、承認者Ｂのメールアドレスの順であれば、図７の承認ルート表示ボックス８７に示す順番で承認ルートが設定される。
【００７１】
承認ルートに設定した承認者のメールアドレスを削除したいときには、そのメールアドレスを入力部６０の操作により承認ルート表示ボックス８７内で指定して、削除ボタン９１を押下することによって行う。制御部１０は、削除ボタン９１が押下されたとき、承認ルート表示ボックス８７内で指定された承認者のメールアドレスを承認ルートから削除する。
【００７２】
また、起案者Ｘは、入力部６０の操作によりコメント入力ボックス８８にコメントを入力することにより、承認メールにコメントを付加することができる。このコメント入力ボックス８８に入力できる文字数は制限されており、例えば、２００文字以内とされる。
【００７３】
さらに、起案者Ｘは、入力部６０の操作により進捗通知設定チェックボックス８９を押下してチェックを入れることにより、承認メールに対する承認者の承認状況の通知（以下、「承認進捗通知」とする）を受け取ることができる。制御部１０は、進捗通知設定チェックボックス８９が押下されたとき、承認進捗通知の要求があると判定し、押下されないときには、承認進捗通知の要求がないと判定する。承認進捗通知は、例えば、承認者が承認する毎に通知されるものであり、詳細は後述する。
【００７４】
承認ルート、コメント、承認進捗通知の要否を入力し設定した後、起案者Ｘは、入力部６０の操作により送信ボタン９３を押下する。制御部１０は、送信ボタン９３が押下されたことを検出すると、拡張ヘッダを作成する（ステップＳ１３）。例えば、図７に示すように承認者やコメントなどが設定されているときに作成される拡張ヘッダは以下のようになる。なお、進捗通知設定チェックボックス８９を設けずに、承認進捗通知の要求が必ず設定されるようにしてもよい。
【００７５】
＜拡張ヘッダ例１＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>,承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@aa.jp>
【００７６】
「X-ShoninAppTO:・・・」は、送信先の情報、すなわち承認メールの最終的な宛先の情報であり、例えば、上記例では、承認者Ａ，Ｂが承認した承認メールを起案者Ｘからの電子メールとして送信する相手先である宛先者Ｙの名称及びメールアドレスである。形式は、"名称" <アドレス>,・・・,・・・である。
【００７７】
「X-ShoninAppRT:・・・」は、承認していない承認者のリストであり、形式は、"名称"<アドレス>,・・・,・・・である。例えば、上記例では、承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>と承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>と承認していない承認者として設定されている。
【００７８】
「X-ShoninAppNT:・・・」は、承認履歴の情報であり、形式は、動作モード\n日付\n名称\nコメントである。動作モードとは、承認依頼や承認などの情報であり、ここでは承認依頼を「00」とし、承認を「01」とし、差し戻しを「11」としている。
【００７９】
「X-ShoninAppXX:・・・」は、承認進捗通知が必要なメールアドレスの情報であり、形式は、"名称" <アドレス>,・・・,・・・である。
【００８０】
なお、拡張ヘッダは、上記の他、例えば、「X-ShoninAppCC：・・・」、「X-ShoninAppOK：・・・」、「X-ShoninAppAP：・・・」などがある。「X-ShoninAppCC：・・・」は、承認メールの最終的な宛先である宛先者Ｙへ送信する電子メールのコピーを送信する相手先が設定される拡張ヘッダである。また、「X-ShoninAppOK：・・・」は、承認メールの承認、非承認（差し戻し）を示す拡張ヘッダであり、形式は、名称\n承認結果である。「承認結果」は、承認を示す「OK」と非承認（差し戻し）を示す「NG」のいずれかが設定される。また、「X-ShoninAppAP：・・・」は、承認メールの承認者のリストであり、形式は、"名称"<アドレス>\日付，・・・である。。
【００８１】
なお、承認メールをキャンセルするときには、起案者Ｘは入力部６０の操作によりキャンセルボタン９４を押下する。これにより制御部１０は、承認ルート、コメント、進捗通知の有無などの設定をキャンセルして、表示部４０にメール作成画面を表示し、通常メールの設定に戻す。
【００８２】
ステップＳ１１で承認メールではないと判定したとき（ステップＳ１１：Ｎｏ）、或いはステップＳ１３の拡張ヘッダの作成が終了したとき、制御部１０は、基本ヘッダを作成する（ステップＳ１４）。この基本ヘッダは、例えば、周知のＲＦＣ２８２２に準拠した基本ヘッダであり、件名、送信先メールアドレス、送信元メールアドレス、メッセージＩＤなどの情報を含むヘッダである。例えば、端末装置１ａにおいて、図６に示す入力内容で送信ボタン８５が押下されたときには、送信元メールアドレスは起案者Ｘのメールアドレス「Aaa**@aa.jp」であり、送信先のメールアドレスは宛先者Ｙのメールアドレス「Ddd**@dd.jp」である。なお、メッセージＩＤは承認メールや通常メールを含む電子メールのそれぞれに固有のＩＤであり、原則重複しないＩＤである。
【００８３】
次に、制御部１０は、メッセージボディを作成する（ステップＳ１５）。このメッセージボディは、例えば、周知のＲＦＣ２８２２に準拠したメッセージボディであり、本文の情報を含んでおり、添付ファイルがある場合にはその情報も含む。
【００８４】
メッセージボディの作成が終了すると、制御部１０は、拡張ヘッダ、基本ヘッダ、メッセージボディを含む承認メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信して（ステップＳ１６）、メール作成・送信処理を終了する。制御部１０は、承認メールを送信するときに、拡張ヘッダに含まれる最初の承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２に通知する。なお、送信した電子メールは、そのステータスを「送信済み」とされて、送信済み電子メールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶される。電子メールは、図９（ａ）に示すように、メッセージＩＤ、送信者メールアドレス、件名（タイトル）、ステータス、基本ヘッダの情報、拡張ヘッダの情報、メールボディ情報などの各情報が関連づけられたメールデータテーブルとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶される。ステータスの情報は、「送信済み」や「受信済み」などの情報である。メールボディ情報は、例えば、１００ｋＢ以内であれば、アスキーデータ（プレーンテキストデータ）としてメールデータテーブルに設定される。一方、１００ｋＢを超える場合には、別ファイルデータとして、固有のファイルＩＤが付加されてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶され、このファイルＩＤがメールボディ情報としてメールデータテーブルに設定される。また、拡張ヘッダがない場合には、拡張ヘッダの情報にはその旨の情報が含まれる。
【００８５】
［４．電子メールの受信処理］
次に、電子メールの受信処理について説明する。図８は電子メールの受信処理の流れを示す図、図９はＨＤＤ２０に記憶される電子メール及び履歴情報のデータ構造の例を示す図、図１０は受信メールの報知画面である。なお、以下の説明では、承認者Ａの端末装置１ｂで電子メールを受信する際の処理を例に挙げて説明するが、起案者Ｘや承認者Ｂの端末装置１ａ，１ｃで電子メールを受信する場合にも同様の処理となる。
【００８６】
端末装置１ｂの制御部１０は、定期的に電子メールサーバ２へアクセスし、承認者Ａのメールアドレス宛の電子メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２から取得するように設定されている。
【００８７】
図８に示すように、電子メールサーバ２から電子メールを受信すると、制御部１０は、この電子メールが承認メールか否かを判定する（ステップＳ２０）。この処理において、制御部１０は、この電子メールに上述した拡張ヘッダが存在するときに、受信した電子メール（以下、「受信メール」とする）が承認メールであると判定する。
【００８８】
受信メールが承認メールであると判定すると（ステップＳ２０：Ｙｅｓ）、制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に同一メッセージＩＤの送信済み電子メールが記憶されているか否かを判定する（ステップＳ２１）。同一メッセージＩＤの送信済み電子メールが記憶されていると判定すると（ステップＳ２１：Ｙｅｓ）、制御部１０は、受信メールと同一メッセージＩＤの送信済み電子メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出し、ＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。さらに、制御部１０は、受信メールと同一メッセージＩＤの送信済み電子メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除する。（ステップＳ２２）。その後、制御部１０は、その後、受信メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして受信する（ステップＳ２３）。なお、ステップＳ２２，Ｓ２３の処理の順番は逆でもよい。
【００８９】
このように、受信メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶しようとする際に、同じメッセージＩＤの電子メール（以下、「記憶済み電子メール」ともいう）がＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶されているとき、制御部１０は、この記憶済み電子メールをＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。このとき、制御部１０は、記憶済み電子メールを図９（ｂ）に示すデータ構造で履歴情報としてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。さらに、制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から記憶済み電子メールを削除する。なお、メールボディ情報の記憶方法はＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶する場合と同様である。
【００９０】
また、制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして記憶するとき、ステータスを「受信済み」として、図９（ａ）に示すように各情報が関連づけられたメールデータテーブルとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶する。
【００９１】
一方、受信メールが承認メールではないと判定すると（ステップＳ２０：Ｎｏ）、或いは、同一メッセージＩＤの送信済み電子メールが記憶されていないと判定すると（ステップＳ２１：Ｎｏ）、制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に受信メールを受信済み電子メールとして記憶する（ステップＳ２４）。
【００９２】
ステップＳ２３，Ｓ２４の処理が終了すると、制御部１０は、データが更新されたことをユーザに報知し（ステップＳ２５）、受信処理を終了する。例えば、制御部１０は、図１０に示すように、電子メールを受信した旨の情報に加え、受信した電子メールの受信件数を表示部４０に表示する。また、制御部１０は、受信した電子メールのうち、承認メールの件数も表示するようにしている。
【００９３】
［５．電子メールの承認及び差し戻し処理］
次に、電子メールの承認及び差し戻し処理について説明する。図１１は電子メールの承認及び差し戻し処理の流れを示す図、図１２は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図１３は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、ここでは、承認者Ａ，Ｂの端末装置１ｂ，１ｃにおいて行う電子メールの承認及び差し戻し処理を例に挙げて説明する。
【００９４】
承認者Ａは、表示部４０に図４に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部６０を操作し、ＧＵＩ表示されている受信フォルダ９６を押下すると、制御部１０は、表示部４０に図１２に示す受信一覧画面を表示する。この受信一覧画面では、起案者Ｘから件名「★★★注文の件」の承認メールが受信されていることを示している。なお、件名の左側に表示されている「！」は、承認メールであることを表すシンボルである。
【００９５】
承認者Ａは、表示部４０に図１２に示す受信一覧画面が表示されている状態で、入力部６０を操作し、表示されている承認メールの領域を押下すると、制御部１０は、入力部６０への操作により選択された承認メールの承認・差し戻し画面を表示する（図１１に示すステップＳ３０）。図１３に、承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す。
【００９６】
図１３に示す承認メールの承認・差し戻し画面では、通常の受信メールの表示内容に加え、未承認者表示欄１００、承認履歴表示欄１０１、コメント入力欄１０２が表示され、さらに、進捗通知設定チェックボックス１０３、第１承認ボタン１０４、第２承認ボタン１０５、差し戻しボタン１０６、承認者追加ボタン１０７、履歴情報表示ボタン１０８がＧＵＩ表示される。なお、通常の受信メールの表示内容と同様に、送信元情報表示欄１１０、件名表示欄１１１、送信先情報表示欄１１２、日付表示欄１１３、本文表示欄１１４が表示される。
【００９７】
図１３に示す承認メールは、未承認者表示欄１００に表示されているように、端末装置１ｂのユーザである承認者Ａ以外に承認メールを承認していない承認者Ｂがいるため、第１承認ボタン１０４は表示されず、第２承認ボタン１０５が表示される。一方、承認メールが承認者Ａで承認され、端末装置１ｃで表示されるときには、端末装置１ｃのユーザである承認者Ｂ以外に承認メールを承認していない承認者がいないため、第１承認ボタン１０４は表示され、第２承認ボタン１０５は表示されない。第１承認ボタン１０４は、承認メールを最終承認して、最終送信先のメールアドレスへ送信するためのボタンである。また、第２承認ボタン１０５は、承認メールを次の承認者のメールアドレスへ送信するためのボタンである。
【００９８】
承認者Ａは、表示部４０の承認・差し戻し画面で表示されている表示内容を確認し、承認処理又は差し戻し処理を行う（ステップＳ３１）。なお、上述したように、承認者Ａが使用する端末装置１ｂでは第１承認ボタン１０４は表示されない。また、履歴情報表示ボタン１０８は、ＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域から履歴情報を表示するために表示されるボタンである。制御部１０は、表示部４０に表示した承認メールのメッセージＩＤと同一のメッセージＩＤを有する履歴情報がＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域にあるときに、この履歴情報表示ボタン１０８を表示する。そして、この履歴情報表示ボタン１０８が入力部６０の操作により押下されたとき、ＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域から承認メールのメッセージＩＤと同一のメッセージＩＤの履歴情報を読み出して、表示部４０に表示する。このように履歴情報を表示するようにしているので、例えば、差し戻した後に起案者から送られてきた承認メールを確認する際、前回差し戻したときの承認メールを閲覧することができ、前回との比較等を行って承認作業を迅速に行うことができる。
【００９９】
承認者Ａは、承認処理を行うときは、入力部６０を操作し、第２承認ボタン１０５を押下する。このとき、承認者Ｂに対して承認メールの内容に関するコメントがあるときには、承認者Ａは、第２承認ボタン１０５を押下する前に、入力部６０を操作し、コメント入力欄１０２へコメントを入力することができる。また、進捗通知を受け取りたい場合には、承認者Ａは、入力部６０を操作し、進捗通知設定チェックボックス１０３にチェックを入れる。
【０１００】
一方、承認者Ａは、差し戻し処理を行うときには、入力部６０を操作し、差し戻しボタン１０６を押下する。このとき、起案者Ｘに対して承認メールの内容に関するコメントがあるときには、承認者Ａは、差し戻しボタン１０６を押下する前に、入力部６０を操作し、コメント入力欄１０２へコメントを入力することができる。
【０１０１】
承認者Ａは、承認処理を行うときや差し戻し処理を行うときのいずれの場合においても、進捗通知の設定や追加の承認者の設定を行うことができる。進捗通知を受け取りたい場合には、承認者Ａは、入力部６０を操作し、進捗通知設定チェックボックス１０３にチェックを入れる。また、承認者を追加したい場合には、承認者Ａは、入力部６０を操作し、承認者追加ボタン１０７を押下する。このとき、制御部１０は、承認者追加画面（図示せず）を表示部４０に表示する。この承認者追加画面は、図７に示すような承認者入力ボックス８６、承認ルート表示ボックス８７及び追加ボタン９０の他、設定完了ボタンやキャンセルボタンが表示される。承認者Ａは、入力部６０を操作し、承認者入力ボックスで承認者を入力又は選択して、追加ボタン９０を操作することで、承認者を追加することができる。
【０１０２】
次に、制御部１０は、承認者が承認操作を行ったのか、差し戻し操作を行ったのかを判定する（ステップＳ３２）。この処理において、入力部６０への入力操作におり第１承認ボタン１０４や第２承認ボタン１０５が押下されたとき、制御部１０は、承認操作が行われたと判定する。一方、入力部６０への入力操作におり差し戻しボタン１０６が押下されたとき、制御部１０は、承認操作が行われたと判定する。なお、以下において、承認操作が行われた承認メールや差し戻し操作が行われた承認メールを対象承認メールということとする。
【０１０３】
承認操作が行われたと判定すると（ステップＳ３２：承認）、制御部１０は、承認者全てが承認済みであるか否かを判定する（ステップＳ３３）。例えば、端末装置１ｂで受信した承認メールは、さらに承認者Ｂが未承認であるため、制御部１０は、承認者全てが承認済みではないと判定する。一方、承認者Ａが承認して端末装置１ｃに送信された承認メールは、承認者Ｂが最後の承認者であるため、制御部１０は、承認者全てが承認済みであると判定する。但し、承認者Ｂがさらに承認者を承認者追加画面で追加したときには、制御部１０は、承認者全てが承認済みではないと判定する。
【０１０４】
ステップＳ３３の処理において、承認者全てが承認済みではないと判定すると（ステップＳ３３：Ｎｏ）、制御部１０は、承認者追加画面で承認者の追加があったか否かを判定する（ステップＳ３４）。承認者の追加がないと判定すると（ステップＳ３４：Ｎｏ）、制御部１０は、次の承認者をマークする（ステップＳ３５）。一方、承認者の追加があったと判定すると（ステップＳ３４：Ｙｅｓ）、制御部１０は、追加された承認をマークする（ステップＳ３６）。なお、追加された承認者が次の承認者に設定されていない場合には、制御部１０は、設定された次の承認者にマークする。
【０１０５】
ステップＳ３５，Ｓ３６が終了すると、制御部１０は、自端末装置１に設定されたメールアドレス等の情報を承認者のリストから削除した拡張ヘッダを作成する（ステップＳ３７）。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者として送信された承認メールが、承認者Ａにより承認されたとき、「X-ShoninAppRT:・・・」から「承認者Ａ<
1245900430671_0.jp
>」を削除し、「X-ShoninAppXX:・・・」に「承認者Ａ<
1245900430671_1.jp
>」を追加する。このとき、承認者の追加がない場合には、制御部１０により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。
＜拡張ヘッダ例２＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@aa.jp>，承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
【０１０６】
また、例えば、メールアドレスが「Zzz**@aa.jp」である承認者Ｃが追加されたときには、制御部１０により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。
＜拡張ヘッダ例３＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT: 承認者Ｃ<Zzz**@aa.jp>，承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@aa.jp>，承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>\20090615110528
【０１０７】
なお、ステップＳ３７で作成される拡張ヘッダは、次の承認者へ送信する承認メールの拡張ヘッダとなる。
【０１０８】
一方、ステップＳ３３において、承認者全てが承認済みであると判定すると（ステップＳ３３：Ｙｅｓ）、制御部１０は、承認操作が行われた承認メールの拡張ヘッダに含まれる送信先の情報（宛先者の名称及びメールアドレス）をＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出す（ステップＳ３８）。例えば、上記拡張ヘッダ例２では、送信先の情報として読み出す情報は、「宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>」である。
【０１０９】
また、制御部１０は、対象承認メールの拡張ヘッダを変更して、承認結果通知メールの拡張ヘッダを作成する（ステップＳ３９）。この処理において、制御部１０は、対象承認メールをＨＤＤ２０から読み出し、この対象承認メールの拡張ヘッダから未承認者リストの最終承認者を削除すると共に、最終承認者が承認したことを示す情報を拡張ヘッダに追加する。そして、制御部１０は、変更した拡張ヘッダを承認結果通知メールの拡張ヘッダとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶する。このとき、制御部１０により作成される拡張ヘッダは、例えば、次のようになる。
＜拡張ヘッダ例４＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@aa.jp>，承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>
X-ShoninAppAP:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>\20090615110528，承認者Ｂ\20090615110528
X-ShoninAppOK:OK
【０１１０】
ステップＳ３２において、差し戻し操作が行われたと判定すると（ステップＳ３２：差し戻し）、制御部１０は、差し戻し操作が行われた承認メールの拡張ヘッダを更新し、差し戻しメールの拡張ヘッダを作成する（ステップＳ４０）。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者として送信された承認メールが、承認者Ａにより差し戻しされるとき、制御部１０により作成される拡張ヘッダは、次のようになる。なお、以下の例では、承認者Ａが、コメント入力欄１０２に「△△が足りません。修正お願いします。」と入力している。
＜拡張ヘッダ例５＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>，承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者Ａ\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@ aa.jp>
X-ShoninAppOK:NG
【０１１１】
ステップＳ３７，Ｓ３９，Ｓ４０の処理が終了すると、制御部１０は、基本ヘッダを作成する（ステップＳ４１）。制御部１０は、ステップＳ３１において基本ヘッダに関する変更されたとき、その変更内容を反映した基本ヘッダを生成する。
【０１１２】
ステップＳ４０において基本ヘッダの作成が終了すると、制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から対象承認メールのメッセージボディを読み出し、このメッセージボディにヘッダを付加した電子メールを生成する。制御部１０は、このように作成した電子メールを通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ４２）。作成する電子メールが承認メールであるときには、ステップＳ３７，Ｓ４１で作成した承認メールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認メールを作成する。また、作成する電子メールが承認済みメールであるときには、Ｓ４１で作成した承認済みメールの基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認済みメールを作成する。また、作成する電子メールが承認結果通知メールであるときには、ステップＳ３７，Ｓ４１で作成した承認結果通知メールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認結果通知メールを作成する。また、作成する電子メールが差し戻しメールであるときには、ステップＳ３９，Ｓ４１で作成した差し戻しメールの拡張ヘッダ及び基本ヘッダに対象承認メールのメッセージボディを付加して承認結果通知メールを作成する。
【０１１３】
制御部１０は、承認メールを電子メールサーバ２へ送信するときには、ステップＳ３５，３６でマークされた承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ２へ通知する。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者として送信された承認メールが、承認者Ａにより承認されたとき、承認者の追加がないとする。このとき、制御部１０は、承認メールの送信先メールアドレスとして拡張ヘッダに含まれる承認者Ｂのメールアドレス「Ccc**@aa.jp」を電子メールサーバ２へ通知する。一方、承認者の追加があったときには、制御部１０は、承認者として追加されて拡張ヘッダに含まれる承認者のメールアドレスを承認メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２へ通知する。
【０１１４】
また、制御部１０は、承認済みメールを電子メールサーバ２へ送信するときには、基本ヘッダに含まれる送信先メールアドレスを承認済みメールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ２へ通知する。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者とし、送信先を宛先者Ｙとして送信された承認済みメールが、承認者Ａ，Ｂにより承認され、承認者の追加がないとする。このとき、承認者Ｂが用いている端末装置１ｃの制御部１０が、承認済みメールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２に通知する送信先メールアドレスは、承認済みメールの基本ヘッダに含まれる送信先の情報、すなわち「宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>」である。
【０１１５】
また、制御部１０は、承認結果通知メールを電子メールサーバ２へ送信するときには、承認進捗通知を必要とする起案者や承認者のメールアドレスを、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ２へ通知する。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者とし、送信先を宛先者Ｙとして送信された承認メールが、承認者Ａ，Ｂにより承認され、承認者の追加がないとする。このとき、承認者Ｂが用いている端末装置１ｃの制御部１０が、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２に通知する送信先メールアドレスは、承認結果通知メールの拡張ヘッダに含まれる「X-ShoninAppXX:・・・」で規定されるメールアドレスである。例えば、承認結果通知メールの拡張ヘッダが「X-ShoninAppXX: 起案者Ｘ<
1245900430671_2.jp
>，承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>」であるとき、承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２に通知する送信先メールアドレスは、「Bbb**@aa.jp」，「Aaa**@ aa.jp>」である。
【０１１６】
制御部１０は、差し戻しメールを電子メールサーバ２へ送信するときには、基本ヘッダに含まれる送信元メールアドレスを差し戻しメールの送信先メールアドレスとして、電子メールサーバ２へ通知する。例えば、起案者Ｘから承認者Ａ、Ｂを承認者として送信された承認メールが、承認者Ａにより差し戻しされた場合、制御部１０は、基本ヘッダの送信元メールアドレスである「Aaa**@ aa.jp」を、差し戻しメールの送信先メールアドレスとする。
【０１１７】
このように、制御部１０は、承認済みメールを送信するときには、対象承認メールの拡張ヘッダを削除した電子メールを承認済みメールとして生成する。その結果、送信される承認済みメールは、起案者のコメント、承認者の情報、承認者による承認履歴及びコメントなどの承認情報が全て削除された電子メールとなる。従って、社内でのやり取りの情報などを外部に流出することなく、適切に承認処理された電子メールが最終宛先者へ送信することが可能となる。
【０１１８】
さらに、制御部１０は、承認結果通知メールを送信するときには、拡張ヘッダに最終的な承認結果を含ませた電子メールを承認結果通知メールとして生成する。そして、拡張ヘッダに含まれる情報に基づき、承認進捗通知を要求した者のメールアドレスを承認結果通知メールの送信先メールアドレスとして電子メールサーバ２へ通知する。その結果、起案者や中間の承認者（例えば、承認者Ａ）は、承認の結果や進捗を迅速に把握することができる。従って、承認が遅れているときなどは、承認者に催促の連絡などを行うことができ、承認処理を円滑に行うことが可能となる。
【０１１９】
［６．承認メールの再送処理］
次に、承認メールの再送処理について説明する。図１４は承認メールの再送処理の流れを示す図、図１５は受信メールを一覧表示した受信一覧画面の例を示す図、図１６は差し戻しメールの再送入力画面の例を示す図、図１７〜図１９は承認メールの承認・差し戻し画面の例を示す図である。なお、以下の説明では、起案者として起案者Ｘが端末装置１ａを操作して承認メールを再送する際の処理を例に挙げて説明する。また、上述のように起案者Ｘの端末装置１ａから承認メールが電子メールサーバ２へ送信された後、この承認メールを端末装置１ｂで受信し、承認者Ａがこの承認メールの差し戻し処理を端末装置１ｂを用いて行って、差し戻しメールが起案者Ｘの端末装置１ａで受信されたとして説明するものとする。
【０１２０】
起案者Ｘは、表示部４０に図４に示すメイン画面が表示されている状態で、入力部６０を操作し、ＧＵＩ表示されている受信フォルダ９６を押下すると、制御部１０は、表示部４０に図１５に示す受信一覧画面を表示する。この受信一覧画面では、承認者Ａから件名「★★★注文の件」の差し戻しメールが受信されていることを示している。なお、件名の左側に表示されている「＊」は、差し戻しメールであることを表すシンボルである。
【０１２１】
このとき、制御部１０は、電子メールの再編集の指示があったか否かを判定する（ステップＳ５０）。この処理において、制御部１０は、受信一覧画面が表示部４０に表示されている状態で、起案者Ｘが入力部６０を操作して、表示されている差し戻しメールや通常メールの領域を押下したことを検出したときに、電子メールの再編集の指示があったと判定する。
【０１２２】
再編集指示があったと判定すると、制御部１０は、再編集指示のあった電子メールが差し戻しメールであるか否かを判定する（ステップＳ５１）。この処理において、制御部１０は、差し戻しメールの拡張ヘッダに、差し戻しの情報があるときに差し戻しメールであると判定する。例えば、上記拡張ヘッダ例５に示すように、拡張ヘッダに「X-ShoninAppNT:11」が含まれているときに、差し戻しメールであると判定する。なお、再編集指示のあった電子メールのメッセージＩＤと同一のメッセージＩＤの履歴情報がＨＤＤ２０の変更履歴記憶領域に記憶されているとき、制御部１０が差し戻しメールであると判定するようにしてもよい。
【０１２３】
差し戻しメールでないと判定すると（ステップＳ５１：Ｎｏ）、制御部１０は、再編集指示のあった電子メールが通常メールであると判定して、この電子メールの内容を表示部４０に表示する（ステップＳ５８）。
【０１２４】
一方、差し戻しメールであると判定すると（ステップＳ５１：Ｙｅｓ）、制御部１０は、再編集指示のあった電子メールの内容を編集可能に表示部４０に表示する（ステップＳ５２）。このとき、表示部４０に表示される差し戻しメールの再送入力画面を表示部４０に示す。制御部１０は、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から差し戻しメールを読み出して、その差し戻しメールの内容を再送入力画面に表示する。
【０１２５】
差し戻しメールの再送入力画面は、承認メールの承認・差し戻し画面と比べ、第１承認ボタン１０４、第２承認ボタン１０５、戻しボタン１０６、承認者追加ボタン１０７が表示されず、再送ボタン１２０が表示される点で異なる。
【０１２６】
起案者Ｘは、表示部４０に差し戻しメールの再送入力画面を表示している状態で、入力部６０を操作し、再編集の作業を行う。例えば、起案者Ｘは、入力部６０を操作し、本文表示欄１１４に表示されている本文を変更する。また、このとき、起案者Ｘは、入力部６０を操作し、図示しない添付ファイルを添付することができ、差し戻しメールに添付ファイルがあるときにはその添付ファイルを変更することができる。
【０１２７】
その後、制御部１０は、再送指示があったか否かを判定する（ステップＳ５３）。この処理において、制御部１０は、起案者Ｘが入力部６０を操作し、再送ボタン１２０を押下したときに、再送指示があったと判定する。
【０１２８】
制御部１０は、再送指示があったと判定すると、拡張ヘッダを作成する（ステップＳ５４）。この処理において、制御部１０は、起案者Ｘの入力部６０への操作に応じて、ステップＳ５２の処理でＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの拡張ヘッダに変更を加えて、再送する承認メールの拡張ヘッダとする。例えば、図１６に示すように承認者やコメントなどが設定されているとき、読み出した差し戻しメールの拡張ヘッダに「X-ShoninAppNT:00\20090615115375\起案者Ｘ\修正しました。」を追加して、再送する承認メールを作成する。このときの拡張ヘッダは以下のようになる。
を追加する
【０１２９】
＜拡張ヘッダ例６＞
X-ShoninAppTO:宛先者Ｙ<Ddd**@dd.jp>
X-ShoninAppRT:承認者Ａ<Bbb**@aa.jp>，承認者Ｂ<Ccc**@aa.jp>
X-ShoninAppNT:00\20090615102629\起案者Ｘ\承認よろしくお願いします。
X-ShoninAppNT:11\20090615110528\承認者Ａ\△△が足りません。修正お願いします。
X-ShoninAppNT:00\20090615115375\起案者Ｘ\修正しました。
X-ShoninAppXX:起案者Ｘ<Aaa**@aa.jp>
【０１３０】
拡張ヘッダの作成が終了したとき、制御部１０は、基本ヘッダを作成する（ステップＳ５５）。この処理において、制御部１０は、起案者Ｘの入力部６０への操作に応じて、ステップＳ５２の処理でＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの基本ヘッダに変更を加えて、再送する承認メールの基本ヘッダとする。例えば、図１６に示す送信先のメールアドレス８２が変更されたとき、基本ヘッダの送信先メールアドレスを変更する。また、図１６に示す件名８１の内容が変更されたときには、基本ヘッダの件名を変更する。なお、再送する承認メールの基本ヘッダのメッセージＩＤは変更しない。
【０１３１】
次に、制御部１０は、メッセージボディを作成する（ステップＳ５６）。この処理において、制御部１０は、起案者Ｘの入力部６０への操作に応じて、ステップＳ５２の処理でＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から読み出した差し戻しメールの本文や添付ファイルに変更を加えて、再送する承認メールのメッセージボディとする。なお、制御部１０は、例えば、添付ファイルに変更がない場合には、差し戻しメールの添付ファイルをそのままメッセージボディに含める。また、制御部１０は、本文に変更がない場合には、差し戻しメールの本文をそのままメッセージボディに含める。
【０１３２】
メッセージボディの作成が終了すると、ステップＳ５４〜Ｓ５６で作成した基本ヘッダ、拡張ヘッダ及びメッセージボディを含む承認メールを、通信部３０を介して電子メールサーバ２へ送信する（ステップＳ５７）。このとき、制御部１０は、承認メールの送信先メールアドレスとして、拡張ヘッダに含まれる最初の承認者のメールアドレスを電子メールサーバ２へ通知する。送信した承認メールは、そのステータスを「送信済み」として、制御部１０により、送信済み電子メールとしてＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶される。このとき、ＨＤＤ２０の電子メール記憶領域には同じメッセージＩＤの差し戻しメールが記憶されている。従って、制御部１０は、この差し戻しメールを図９（ｂ）に示すデータ構造でＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。なお、メールボディ情報の記憶方法はＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶する場合と同様である。
【０１３３】
このように、端末装置１の制御部１０は、差し戻しメールを受信したときに、この差し戻しメールを表示部４０に表示し、再編集後、承認メールとして再送可能としている。その結果、承認メールの再送作業が容易となる。しかも、［４．電子メールの受信処理］の欄で説明したように、制御部１０は、差し戻しメールを受信すると、この差し戻しメールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域に記憶し、この差し戻しメールと同一メッセージＩＤである送信済みの承認メールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除する。さらに、制御部１０は、この送信済みの承認メールを履歴情報としてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。その後、制御部１０は、承認メールを再送すると、差し戻しメールをＨＤＤ２０の電子メール記憶領域から削除し、この差し戻しメールを履歴情報として履歴情報としてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶する。その結果、同一承認メールに関する電子メールは、最新の電子メールのみが送信済み電子メール又は受信済み電子メールとしてＨＤＤの電子メール記憶領域に記憶される。しかも、同一承認メールに関する電子メールのうち最新の電子メールでないものは、履歴情報としてＨＤＤ２０の履歴情報記憶領域に記憶され、最新の電子メールを表示するときに、表示することができる。従って、端末装置１の利用者は、同一の承認メールに関する電子メールが送信済み電子メール及び受信済み電子メールとして多数存在することによる混乱を来すといった状況を回避することができる一方、過去の履歴も容易に把握することができる。
【０１３４】
なお、図１６に示す内容の承認メールが起案者Ｘの端末装置１ａから再送されたとき、端末装置１ｂで受信されて、この端末装置１ｂの表示部４０に、例えば図１７に示すように表示される。その後、承認者Ａが端末装置１ｂの入力部６０を操作して承認操作を行うと、端末装置１ｃで受信されて、この端末装置１ｃの表示部４０に、例えば図１８に示すように表示される。その後、承認者Ｂが端末装置１ｃの入力部６０を操作して承認操作を行うと、承認済みメールが宛先者Ｙの端末装置５へ送信されると共に、端末装置１ｃの表示部４０に承認した旨の情報として、例えば図１９に示す履歴確認画面が表示される。なお、端末装置１ｃから承認結果通知メールを受け取った端末装置１においても、承認結果通知メールの拡張ヘッダの情報に基づいて、図１９に示す履歴確認画面を表示するようにしてもよい。
【０１３５】
以上のように、本実施形態に係る端末装置１では、拡張ヘッダに承認者のメールアドレス、承認／差し戻しなどの情報、コメントなどの各種情報を含ませている。従って、端末装置１では、この拡張ヘッダを参照することで、専用の電子メールサーバを用いることなく、電子メールの承認処理を行うことができる。
【０１３６】
なお、本実施形態に係る端末装置では、基本ヘッダ部分を変更することなく、電子メールサーバ２に通知する送信先メールアドレスを変更するようにしているが、必ずしもこれに限定されない。最終的に起案者が作成した承認メールの基本ヘッダが承認済みメールの基本ヘッダとなればよく、電子メールサーバ２に通知する送信先メールアドレスに加え、基本ヘッダの送信先メールアドレスを変更するようにしてもよい。
【符号の説明】
【０１３７】
１ａ〜１ｃ，５  端末装置
２  電子メールサーバ
３  社内ＬＡＮ
１０  端末装置の制御部
２０  ＨＤＤ（記憶部）
３０  通信部
４０  表示部
５０  画像処理部
６０  入力部
【図１】
2011008480.tif 000003
【図２】
2011008480.tif 000004
【図３】
2011008480.tif 000005
【図４】
2011008480.tif 000006
【図５】
2011008480.tif 000007
【図６】
2011008480.tif 000008
【図７】
2011008480.tif 000009
【図８】
2011008480.tif 000010
【図９】
2011008480.tif 000011
【図１０】
2011008480.tif 000012
【図１１】
2011008480.tif 000013
【図１２】
2011008480.tif 000014
【図１３】
2011008480.tif 000015
【図１４】
2011008480.tif 000016
【図１５】
2011008480.tif 000017
【図１６】
2011008480.tif 000018
【図１７】
2011008480.tif 000019
【図１８】
2011008480.tif 000020
【図１９】
2011008480.tif 000021