(57)【要約】【課題】印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が判断できるように構成した画像形成装置および文書管理システムを提供する。【解決手段】画像形成装置は、印刷文書が利用される毎に当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力する利用情報取得装置とネットワークを介して接続可能であって、印刷媒体上に画像を形成して印刷文書として出力する画像形成部と、印刷文書に文書情報を記録する文書情報記録部６１と、利用情報取得装置が出力する文書利用情報を受信し、当該文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する文書利用情報集計部６４と、この集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を利用者が認識できるように出力する集計結果出力部６７とを備える。【選択図】図４
2011232955.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷文書が利用される毎に当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力する利用情報取得装置とネットワークを介して接続可能な画像形成装置であって、
印刷媒体上に画像を形成して前記印刷文書として出力する画像形成手段と、
前記画像形成手段が出力する前記印刷文書に、当該印刷文書を特定するための前記文書情報を記録する文書情報記録手段と、
前記利用情報取得装置が出力する文書利用情報を受信し、当該文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する文書利用情報集計手段と、
前記文書利用情報集計手段による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者が認識可能に出力する利用状況出力手段、とを備えていることを特徴とする画像形成装置。
【請求項２】
前記印刷文書が廃棄されるときに当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書廃棄情報を出力する廃棄情報取得装置とも前記ネットワークを介して接続可能であり、
前記文書利用情報集計手段は、前記廃棄情報取得装置が出力する文書廃棄情報を受信し、当該文書廃棄情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況の集計データとして廃棄データを登録することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
【請求項３】
前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用状況の集計結果に基づいて、各印刷文書をその利用頻度に応じて複数のグループに分類し、
前記利用状況出力手段は、前記文書利用情報集計手段によって分類されたグループに基づいて、各印刷文書の利用状況を出力することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
【請求項４】
前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用人数の閾値を設定する利用人数閾値設定手段を含み、各印刷文書を当該利用人数の閾値に基づいて複数のグループに分類することを特徴とする請求項３に記載の画像形成装置。
【請求項５】
前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用時間の閾値を設定する利用時間閾値設定手段を含み、各印刷文書を当該利用時間の閾値に基づいて複数のグループに分類することを特徴とする請求項３または４に記載の画像形成装置。
【請求項６】
前記文書情報記録手段は、前記文書情報に文書種別情報を含めて記録し、
前記文書利用情報集計手段は、前記文書種別情報を含めて印刷文書の利用状況を集計し、
前記利用状況出力手段は、文書種別情報ごとの利用状況を、利用者が認識可能に出力することを特徴とする請求項１ないし５の何れか１項に記載の画像形成装置。
【請求項７】
印刷を指示された文書を印刷媒体に印刷して印刷文書として出力すると共に、当該印刷文書を特定する文書情報を当該印刷文書に記録する印刷装置と、
文書利用箇所に設けられ、印刷文書が利用される毎に当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力する利用情報取得装置と、
前記利用情報取得装置とネットワークを介して通信可能に接続された文書管理装置とを備え、
前記文書管理装置は、
前記利用情報取得装置が出力する文書利用情報を受信し、当該文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する文書利用情報集計手段と、
前記文書利用情報集計手段による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者が認識可能に出力する利用状況出力手段、とを備えていることを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像形成装置で印刷された文書の印刷後の利用状況を管理可能な画像形成装置および文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
オフィスや研究所などにおいて、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能などの複数の機能を備えたデジタル複合機（ＭＦＰ）、プリンタ、複写機等の画像形成装置によって様々な文書が印刷されている。そして、近年、印刷された文書を管理するシステムが提案されている（例えば、特許文献１）。
【０００３】
特許文献１は、機密文書を対象とし、印刷した機密文書の履歴を登録する文書管理システムを開示している。この文書管理システムは、例えば、印刷できる部数、印刷用紙、閲覧可能な期間等に制限を課すことによって、機密文書の漏洩や紛失の可能性を低減するものである。また、特許文献１は、印刷文書が、閲覧等の目的を終え廃棄される際には当該文書が破棄された事実を登録する構成を開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、特許文献１の文書管理システムでは、機密文書及びその複製文書の漏洩や紛失の問題は低減できるものの、印刷文書の利用状況の把握を可能とするものではなかった。
【０００６】
一般に、印刷文書には、多くのユーザの利用に供される利用頻度の高いものもある一方、印刷されたもののその後に殆ど利用されない利用頻度の低いものもある。また、これらの印刷文書の用途も種々多様である。このため、特許文献１に限らず従来のシステムでは、印刷文書の実際の利用状況（利用者数や利用時間等）について把握することは困難であった。よって、各利用者は、複合機等の画像形成装置で印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうか判断することは極めて困難であった。
【０００７】
本発明は、上記問題に鑑み、印刷出力された印刷文書の利用状況を集計管理し、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能とすることによって、印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が判断できる画像形成装置および文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の発明は、印刷文書が利用される毎に当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力する利用情報取得装置とネットワークを介して接続可能な画像形成装置であって、印刷媒体上に画像を形成して前記印刷文書として出力する画像形成手段と、前記画像形成手段が出力する前記印刷文書に、当該印刷文書を特定するための前記文書情報を記録する文書情報記録手段と、前記利用情報取得装置が出力する文書利用情報を受信し、当該文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する文書利用情報集計手段と、前記文書利用情報集計手段による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者が認識可能に出力する利用状況出力手段、とを備えている画像形成装置である。
【０００９】
上記の構成によれば、画像形成装置は、画像形成手段により印刷文書を出力するとき、当該印刷文書を特定するための文書情報を文書情報記録手段により印刷文書に記録している。また、画像形成装置は、利用情報取得装置とネットワークを介して接続可能であり、当該利用情報取得装置が印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力した場合、画像形成装置の文書利用情報集計手段は、当該文書利用情報を受信してそれに含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する、いわゆるデータベースの機能を有する。そして、画像形成装置の利用状況出力手段は、文書利用情報集計手段による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能に出力するようになっている。このように、本発明によれば、印刷出力された印刷文書の利用状況を集計管理し、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能としているので、印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が容易に判断できる。これにより、利用者は、印刷後に有効に活用される文書のみを選択的に印刷し、有効に活用されないと思われる文書に対する無駄な印刷を削減できる。このことは、印刷文書としての管理対象の削減をも意味し、印刷文書の管理労力・管理経費の削減や機密情報の分散化防止、機密情報の漏洩削減にもつながる。
【００１０】
そして、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の画像形成装置において、前記印刷文書が廃棄されるときに当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書廃棄情報を出力する廃棄情報取得装置とも前記ネットワークを介して接続可能であり、前記文書利用情報集計手段は、前記廃棄情報取得装置が出力する文書廃棄情報を受信し、当該文書廃棄情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況の集計データとして廃棄データを登録する構成である。
【００１１】
上記の構成によれば、画像形成装置は、廃棄情報取得装置ともネットワークを介して接続可能であり、当該廃棄情報取得装置が印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書廃棄情報を出力した場合、画像形成装置の文書利用情報集計手段は、当該文書廃棄情報を受信してそれに含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況の集計データとして廃棄データを登録するようになっている。これにより、印刷文書のうち、廃棄登録がされた文書と、廃棄登録がされていない文書とを容易に抽出することが可能となる。したがって、例えば、廃棄登録がされずに印刷後に長期間が経った印刷文書については、利用者が目的も無く印刷文書を保管している場合と、将来的に利用する可能性があるため保管している場合とが考えられるが、文書作成者に長期間保管している意図を確認することで、利用頻度が低い文書が長期間無駄に保管されるといった問題を解消することができる。
【００１２】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の画像形成装置において、前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用状況の集計結果に基づいて、各印刷文書をその利用頻度に応じて複数のグループに分類し、前記利用状況出力手段は、前記文書利用情報集計手段によって分類されたグループに基づいて、各印刷文書の利用状況を出力する構成である。
【００１３】
上記の構成によれば、画像形成装置の利用者は、利用頻度に基づいてグループに分類された結果を確認することができるので、印刷後有効に活用される印刷文書と、有効に活用されていない印刷文書とをさらに容易に確認することができる。
【００１４】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の画像形成装置において、前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用人数の閾値を設定する利用人数閾値設定手段を含み、各印刷文書を当該利用人数の閾値に基づいて複数のグループに分類する構成である。
【００１５】
上記の構成によれば、利用頻度のパラメータとして利用人数を適用しており、画像形成装置の利用者は、利用人数の閾値に基づいて複数のグループに分類された結果を確認することができるので、印刷後に多くの利用者に活用される印刷文書と、利用者が少ない印刷文書とを容易に確認することができる。
【００１６】
請求項５に記載の発明は、請求項３または４に記載の画像形成装置において、前記文書利用情報集計手段は、印刷文書の利用時間の閾値を設定する利用時間閾値設定手段を含み、各印刷文書を当該利用時間の閾値に基づいて複数のグループに分類する構成である。
【００１７】
上記の構成によれば、利用頻度のパラメータとして利用時間を適用しており、画像形成装置の利用者は、利用時間の閾値に基づいて複数のグループに分類された結果を確認することができるので、印刷後に長く利用される印刷文書と、利用時間が少ない印刷文書とを容易に確認することができる。
【００１８】
請求項６に記載の発明は、請求項１ないし５の何れか１項に記載の画像形成装置において、前記文書情報記録手段は、前記文書情報に文書種別情報を含めて記録し、前記文書利用情報集計手段は、前記文書種別情報を含めて印刷文書の利用状況を集計し、前記利用状況出力手段は、文書種別情報ごとの利用状況を、利用者が認識可能に出力する構成である。
【００１９】
上記の構成によれば、文書情報に文書種別情報を含めており、画像形成装置の利用者は、文書種別情報ごとの利用状況を認識できるようになっている。これにより、印刷しようとしている文書が属する文書種別が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が容易に判断できる。よって、利用者は、印刷後に有効に活用される文書種別の文書のみを選択的に印刷し、有効に活用されないと思われる文書種別の文書に対する無駄な印刷を効率よく削減できる。
【００２０】
請求項７に記載の発明は、印刷を指示された文書を印刷媒体に印刷して印刷文書として出力すると共に、当該印刷文書を特定する文書情報を当該印刷文書に記録する印刷装置と、文書利用箇所に設けられ、印刷文書が利用される毎に当該印刷文書に記録された文書情報を読み取って文書利用情報を出力する利用情報取得装置と、前記利用情報取得装置とネットワークを介して通信可能に接続された文書管理装置とを備え、前記文書管理装置は、前記利用情報取得装置が出力する文書利用情報を受信し、当該文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶する文書利用情報集計手段と、前記文書利用情報集計手段による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者が認識可能に出力する利用状況出力手段、とを備えている文書管理システムである。
【００２１】
上記の構成によれば、印刷出力された印刷文書の利用状況を集計管理し、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能としているので、印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が容易に判断できる文書管理システムを実現できる。
【発明の効果】
【００２２】
本発明によれば、印刷出力された印刷文書の利用状況を集計管理し、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能としているので、印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が容易に判断できるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理システムを示す概略のブロック図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る画像形成装置の内部構成を概略的に示す側面図である。
【図３】画像形成装置の要部の構成を示すブロック図である。
【図４】画像形成装置の制御部の構成例を示す機能ブロック図である。
【図５】ＩＣタグが適所に貼付された用紙を示す説明図である。
【図６】画像形成装置が文書を印刷したときに、文書情報をＩＣタグに書き込む動作を示す説明図である。
【図７】文書利用箇所におけるＩＣタグリーダの動作を示す説明図である。
【図８】文書利用情報集計部による文書利用情報の集計例を示す説明図である。
【図９】文書廃棄場所におけるＩＣタグリーダの動作を示す説明図である。
【図１０】文書利用情報集計部による文書利用情報のその他の集計例を示す説明図である。
【図１１】文書利用情報集計部による文書利用情報のその他の集計例を示す説明図である。
【図１２】文書利用情報集計部による文書利用情報のその他の集計例を示す説明図である。
【図１３】画像形成装置における文書の印刷時の動作例を示すフローチャートである。
【図１４】画像形成装置における文書の印刷後の動作例を示すフローチャートである。
【図１５】本発明の一実施形態に係る文書管理システムを示す概略のブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
本実施の形態に係る画像形成装置および文書管理システムについて、図面を参照し、以下に説明する。
【００２５】
図１は、本実施の形態に係る画像形成装置およびそれを含む文書管理システムの一構成例を示している。
【００２６】
図１に示すように、本文書管理システムは、画像形成装置１および当該画像形成装置１とネットワーク５３を介して接続されるＰＣ等の複数の端末装置５２、文書利用箇所に設けられる複数のＩＣタグリーダ５０ａ、シュレッダ５１に設けられるＩＣタグリーダ５０ｂを備えている。画像形成装置１は、後述するように、印刷出力された文書を管理する文書管理装置としての機能と、プリンタや複写機としての印刷機能とを兼ね備えている。なお、本画像形成装置１は、その他、ファクシミリ機能、スキャナ機能などの複数の機能を備えたデジタル複合機（ＭＦＰ）として構成されるものであってもよい。本実施の形態では、画像形成装置１をＭＦＰとして説明する。
【００２７】
利用者は、端末装置５２から、ネットワーク５３を介して画像形成装置１に文書の印刷を指示することができる。このとき、端末装置５２からは、印刷データと共に、利用者を識別するためのユーザＩＤが画像形成装置１へ送信される。これにより、画像形成装置１が印刷を指示した利用者を特定できるようになっている。画像形成装置１は、端末装置５２からの印刷指示を受け、文書を印刷用紙（記録媒体）に印刷する。
【００２８】
利用者が画像形成装置１を直接操作して文書（原稿）の複写を行う場合では、当該利用者が自己のユーザＩＤを画像形成装置１に入力してから複写操作を行うことにより、文書を印刷用紙に複写（印刷）したユーザを画像形成装置１が特定できるようになっている。
【００２９】
本実施の形態では、画像形成装置１で印刷される印刷物の表紙（印刷物の１ページ目）となる印刷用紙には、非接触による無線通信を可能とするＩＣタグＴｇ（いわゆるＲＦ−ＩＤ（Radio Frequency Identification））が、当該印刷用紙への織り込み、粘着、印刷等の予め適切な方法で添付されているものとする。ＩＣタグＴｇには、当該ＩＣタグＴｇが付された印刷用紙を特定（一意に識別）するためのＩＣタグ識別情報が予め記録されている。
【００３０】
図６は、画像形成装置１が文書を印刷したときに、文書情報を前記ＩＣタグＴｇに書き込む動作を示す説明図である。画像形成装置１は、ＩＣタグライタ３２（図２参照）を備えており、図６に示すように、文書を印刷したとき、文書情報として、例えば、作成者番号情報、文書番号情報、文書種別情報、印刷日時情報を、ＩＣタグライタ３２により前記ＩＣタグＴｇに記録するようになっている。
【００３１】
作成者番号情報としては、上記のユーザＩＤを用いることができる。また、文書番号情報は、印刷文書を特定（一意に識別）するための情報である。この文書番号情報としては、ＩＣタグＴｇに予め記録されている上記のＩＣタグ識別情報をそのまま用いることができる。なお、印刷時に利用者が文書番号を指定することも可能であるが、文書番号の重複を回避する処理を簡略化するためにも、ＩＣタグＴｇに予め記録されているＩＣタグ識別情報をそのまま文書番号情報として用いることが望ましい。文書種別情報としては、例えば、Ａ：会議資料、Ｂ：設計仕様書、Ｃ：検証報告書、Ｄ：議事録のように、文書種別毎に割り当てられたＡ〜Ｄ等のコードを用いることができる。印刷日時情報とは、例えば、画像形成装置１が有する内部クロックに基づいて、文書が印刷された日時を取得して、ＩＣタグライタ３２が記録するものである。
【００３２】
ＩＣタグリーダ５０ａは、印刷文書に付されたＩＣタグＴｇに記録されている電子情報（前記の文書情報）を読み取るものである。このＩＣタグリーダ５０ａは、微弱な電波を出力している。そして、印刷文書に付されたＩＣタグＴｇがＩＣタグリーダ５０ａに対して一定の距離範囲内（情報読み取り可能範囲内）に近づくと、当該ＩＣタグＴｇがＩＣタグリーダ５０ａから出力されている電波を受信する。そして、ＩＣタグＴｇは、受信した電波により発生する起電力で動作電力を確保し、ＩＣタグＴｇに書き込まれた文書情報をＩＣタグリーダ５０ａに送信するように構成されている。
【００３３】
本実施の形態では、ＩＣタグリーダ５０ａは、例えば、利用者の机上や会議室の机上など、システム内の複数の文書利用箇所に配置されている。そして、ＩＣタグリーダ５０ａは、机上の文書利用エリア（利用者の作業エリア）を情報読み取り可能範囲としてカバーするように、前記の電波を出力している。よって、ＩＣタグＴｇが付された印刷文書が利用者の机上や会議室の机上に置かれたとき、ＩＣタグＴｇに記録されている文書情報が自動的にＩＣタグリーダ５０ａによって読み取られるように構成されている。このように文書利用箇所に設けられたＩＣタグリーダ５０ａが利用情報取得装置を構成する。
【００３４】
図７は、文書利用箇所（利用者の机上や会議室の机上など）におけるＩＣタグリーダ５０ａの動作を示す説明図である。同図に示すように、印刷文書が利用者の机上などの情報読み取り可能範囲内に置かれて当該印刷文書の利用が開始されたとき、ＩＣタグリーダ５０ａは、印刷文書に付されたＩＣタグＴｇから文書情報を読み出すと共に、利用開始日時情報を取得する。利用開始日時情報は、例えば、ＩＣタグリーダ５０ａが有する内部クロックに基づいて、ＩＣタグリーダ５０ａが日時を取得して得た情報である。読み出した文書情報および利用開始日時情報は、当該印刷文書の利用が終了するまでＩＣタグリーダ５０ａのメモリ内に記憶されている。そして、印刷文書が利用者の机上などから情報読み取り可能範囲外に移動されて（例えば利用者の引き出しの中に移動されて）ＩＣタグリーダ５０ａが印刷文書に付されたＩＣタグＴｇから文書情報を読み出せなくなった（受信できなくなった）ときをもって、ＩＣタグリーダ５０ａは印刷文書の利用が終了したと判断し、利用終了日時情報を取得する。利用終了日時情報は、例えば、ＩＣタグリーダ５０ａが有する内部クロックに基づいて、ＩＣタグリーダ５０ａが日時を取得して得た情報である。
【００３５】
さらに、ＩＣタグリーダ５０ａは、当該印刷文書の利用者を示す利用者番号を読み出した文書情報に付加する。この利用者番号は、印刷文書が利用されるたびにインクリメントされるシリアル番号情報とすることができる。
【００３６】
そして、ＩＣタグリーダ５０ａは、前記の利用終了日時情報を取得したとき、文書情報（作成者番号情報、文書番号情報、文書種別情報、印刷日時情報）に、前記の利用者番号、利用開始日時情報、利用終了日時情報を付加した文書利用情報を生成し、当該文書利用情報を、ネットワーク５３を介して画像形成装置１に送信する文書利用情報送信部５５を備えている。なお、文書利用情報を受信したときの画像形成装置１の動作は後述する。
【００３７】
また、本実施の形態では、利用者が閲覧などの使用目的を終えた文書を破棄する文書廃棄場所にシュレッダ５１を備えており、上記ＩＣタグリーダ５０ａと同様の情報読み取り動作を行なうＩＣタグリーダ５０ｂが、シュレッダ５１にも設けられている。そして、ＩＣタグリーダ５０ｂは、シュレッダ５１を含む領域を情報読み取り可能範囲としてカバーするように、前記の電波を出力している。よって、ＩＣタグＴｇが付された印刷文書がシュレッダ５１にて廃棄処分されるとき、ＩＣタグＴｇに記録されている文書情報が自動的にＩＣタグリーダ５０ｂによって読み取られるように構成されている。このように文書廃棄場所に設けられたＩＣタグリーダ５０ｂが、廃棄情報取得装置を構成する。
【００３８】
図９は、文書廃棄場所（シュレッダ５１設置場所）におけるＩＣタグリーダ５０ｂの動作を示す説明図である。同図に示すように、文書廃棄場所においてシュレッダ５１にて廃棄処分されるとき、ＩＣタグリーダ５０ｂは、印刷文書に付されたＩＣタグＴｇから文書情報を読み出すと共に、廃棄日時情報を取得する。この廃棄日時情報は、例えば、ＩＣタグリーダ５０ｂが有する内部クロックに基づいて、ＩＣタグリーダ５０ｂが日時を取得して得た情報である。そして、ＩＣタグリーダ５０ｂは、前記の廃棄日時情報を取得したとき、文書情報（作成者番号情報、文書番号情報、文書種別情報、印刷日時情報）に、当該廃棄日時情報を付加した文書廃棄情報を生成し、当該文書廃棄情報を、ネットワーク５３を介して画像形成装置１に送信する文書廃棄情報送信部５６を備えている。なお、文書廃棄情報を受信したときの画像形成装置１の動作は後述する。
【００３９】
なお、本文書管理システムにおいて、文書廃棄場所に、シュレッダ５１に加え、又はシュレッダ５１に代えて例えば文書破棄箱を備え、当該文書破棄箱にＩＣタグリーダ５０ｂを設けてもよい。この場合、ＩＣタグリーダ５０ｂは、文書破棄箱を含む領域を情報読み取り可能範囲としてカバーするように、前記の電波を出力し、当該文書破棄箱に廃棄対象の印刷文書が投入されたときに、印刷文書に付されたＩＣタグＴｇから文書情報を読み出し、上記のシュレッダ５１に設けられたＩＣタグリーダ５０ｂと同様の動作を行なう。
【００４０】
以下、本実施の形態に係る画像形成装置１の構成について、図面を参照して詳細に説明する。図２は、画像形成装置の内部構成を概略的に示す側面図である。図２に示すように、画像形成装置１は、本体部２と、本体部２の左方に配設されたスタックトレイ３と、本体部２の上部に配設された原稿読取部４と、原稿読取部４の上方に配設された原稿給送部５と、画像処理部４３と、制御部４４と、通信部４５とを有している。
【００４１】
また、画像形成装置１のフロント部には、操作部６が設けられている。この操作部６には、ユーザが印刷実行指示を入力するためのスタートキー７と、印刷部数等を入力するためのテンキー８と、各種複写動作の操作ガイド情報等を表示し、これら各種設定入力用にタッチパネル機能を有する液晶ディスプレイ等からなる表示部９と、表示部９で設定された設定内容等をリセットするリセットキー１０と、実行中の印刷（画像形成）動作を停止させるためのストップキー１１と、当該画像形成装置１に備えられた各種機能を切り換えるための機能切換キー１２とが備えられている。
【００４２】
原稿読取部４は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ及び露光ランプ等からなるスキャナ部１３と、ガラス等の透明部材により構成された原稿台１４及び原稿読取スリット１５とを備える。スキャナ部１３は、図略の駆動部によって移動可能に構成され、原稿台１４に載置された原稿を読み取るときは、原稿台１４に対向する位置で原稿面に沿って移動され、原稿画像を走査しつつ取得した画像データを画像処理部４３へ出力する。また、原稿給送部５により給送された原稿を読み取るときは、原稿読取スリット１５と対向する位置に移動され、原稿読取スリット１５を介して原稿給送部５による原稿の搬送動作と同期して原稿の画像を取得し、その画像データを画像処理部４３へ出力する。
【００４３】
原稿給送部５は、原稿を載置するための原稿載置部１６と、画像読み取り済みの原稿を排出するための原稿排出部１７と、原稿載置部１６に載置された原稿を１枚ずつ繰り出して原稿読取スリット１５に対向する位置へ搬送し、原稿排出部１７へ排出するための給紙ローラや搬送ローラ（図示せず）等からなる原稿搬送機構１８とを備える。原稿搬送機構１８は、さらに原稿を表裏反転させて原稿読取スリット１５と対向する位置へ再搬送する用紙反転機構（図示せず）を備え、原稿の両面の画像を、原稿読取スリット１５を介してスキャナ部１３から読取可能にしている。
【００４４】
また、原稿給送部５は、その前面側が上方に移動可能となるように本体部２に対して回動自在に設けられている。原稿給送部５の前面側を上方に移動させて原稿台１４の上面を開放することにより、原稿台１４の上面に読み取り原稿、例えば見開き状態にされた書籍等を操作者が載置できるようになっている。
【００４５】
本体部２は、複数の給紙カセット１９と、給紙カセット１９から用紙を１枚ずつ繰り出して画像形成部２１へ搬送する給紙ローラ２０と、給紙カセット１９から搬送されてきた用紙に画像を形成する画像形成部２１とを備える。
【００４６】
画像形成部２１は、スキャナ部１３で取得された画像データに基づきレーザ光等を出力して感光体ドラム２２を露光する光学ユニット２３と、感光体ドラム２２上にトナー像を形成する現像部２４と、感光体ドラム２２上のトナー像を用紙に転写する転写部２５と、トナー像が転写された用紙を加熱してトナー像を用紙に定着させる一対のローラ２６，２７からなる定着装置２８と、画像形成部２１内の用紙搬送路中に設けられ、用紙をスタックトレイ３まで搬送する一対の搬送ローラ３０，３１等とを備える。
【００４７】
また本実施の形態に係る画像形成装置１は、前述のＩＣタグライタ３２を備えている。このＩＣタグライタ３２は、前記定着装置２８の下流側適所に設置されており、図５に示すように、定着処理後の用紙（１ページ目）における適所に貼付されたＩＣタグＴｇに、文書情報（作成者番号、文書番号、文書種別、印刷日時）を記録するものである。
【００４８】
図３は、制御部４４を中心とした画像形成装置１の要部の構成を示すブロック図である。なお、図２に示した構成と同一のものには同一の符号を付し、すでに説明済みの構成については詳細な説明は省略する。
【００４９】
制御部４４は、画像形成装置１の全体動作制御を司るものであり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access Memory）等によって構成される。原稿読取部４、原稿給送部５、操作部６、画像形成部２１、画像処理部４３、ＩＣタグライタ３２、通信部４５及び文書蓄積部４６は、基本的に制御部４４による制御の下で動作する。制御部４４は、ユーザから操作部６に入力された各種の指示信号等に応じて、図略のＲＯＭ又はＨＤＤ（Hard Disk Drive）に記憶されている動作制御プログラムに基づいた処理を実行し、各機能部への指示信号の出力等を行って画像形成装置１を統括的に制御する。
【００５０】
画像処理部４３は、画像データに関する各種画像処理を行うものである。例えば、画像処理部４３は、原稿読取部４によって取得された画像データに対して、レベル補正、ガンマ補正等の補正処理、画像データの圧縮又は伸長処理、拡大又は縮小処理などの画像加工処理を行う。
【００５１】
通信部４５は、ネットワーク５３（図１）に接続されており、画像形成装置１の制御部４４がネットワーク５３内の外部機器（ＩＣタグリーダ５０ａ・５０ｂや端末装置５２等）と通信を行なうためのものである。また、通信部４５は電話回線等に接続されてファクシミリ信号の送受信を行なうこともできるようになっている。
【００５２】
文書蓄積部４６は、プリント、コピー、スキャンなどによる文書データをＨＤＤ等の大容量で不揮発性の補助記憶装置に蓄積し、蓄積された文書データの一元管理を可能とする電子文書ボックスである。文書蓄積部４６に蓄積された文書データはいつでも印刷出力することができる。例えば、画像形成装置１の表示部９や端末装置５２の画面上において、文書データをサムネイル表示したり、各文書データをページ単位でプレビュー表示したりして、文書蓄積部４６に蓄積された文書データを確認しながら所望の文書データを選択し、印刷出力することができる。したがって、利用者は、一度印刷出力された印刷文書と同一内容の文書を文書蓄積部４６から読み出して、再度、印刷出力することも可能である。
【００５３】
図４は、制御部４４の機能ブロック図である。図４に示すように、制御部４４は、文書情報記録部６１、文書利用情報受信部６２、文書廃棄情報受信部６３、文書利用情報集計部６４、及び集計結果出力部６７を備えている。
【００５４】
本実施の形態では、上述のように、文書が用紙に印刷される際に、印刷文書の１頁目となる用紙として、図５に示すように、ＩＣタグＴｇ付き印刷用紙を用いる。そして、文書情報記録部６１は、文書が印刷されたとき、図３に示すＩＣタグライタ３２を制御して、前述の文書情報（作成者番号、文書番号、文書種別、印刷日時）をＩＣタグ付き印刷用紙のＩＣタグＴｇに記録する。この文書情報記録部６１およびＩＣタグライタ３２により、文書情報記録手段が構成される。
【００５５】
文書利用情報受信部６２は、前述の文書利用箇所に設けられたＩＣタグリーダ５０ａの文書利用情報送信部５５から送信される文書利用情報（図７参照）を、ネットワーク５３を介して受信し、文書利用情報集計部６４に出力する。
【００５６】
文書利用情報集計部６４は、文書利用情報受信部６２が受信した文書利用情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況を集計して記憶するデータベースとして機能する。文書利用情報集計部６４の記憶領域としては、ＨＤＤ等の不揮発性の補助記憶装置を用いることができる。文書利用情報集計手段は、上記の文書利用情報受信部６２および文書利用情報集計部６４を含む構成である。
【００５７】
例えば、文書利用情報集計部６４は、図８に示すように、文書番号ごとに利用者情報を集計する。図８に示す例では、文書利用情報集計部６４は、利用者番号「ＵＳＥＲ００１」、「ＵＳＥＲ００２」、「ＵＳＥＲ００３」の３人の利用者が、文書番号「Ｎ００１」の印刷文書を利用した利用開始日時及び利用終了日時を集計している。また、利用状況の集計データとして、作成者番号、文書種別、印刷日時の情報も記憶されている。
【００５８】
文書廃棄情報受信部６３は、印刷文書が閲覧などの使用目的を終えて廃棄される場合に、シュレッダ５１に設けられたＩＣタグリーダ５０ｂの文書廃棄情報送信部５６から送信される文書廃棄情報（図９参照）を、ネットワーク５３を介して受信し、文書利用情報集計部６４に出力する。
【００５９】
文書利用情報集計部６４は、文書廃棄情報受信部６３が受信した文書廃棄情報が入力されると、当該文書廃棄情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況の集計データとして廃棄データを登録する。例えば、文書利用情報集計部６４は、図１０に示すように、廃棄された印刷文書の利用者情報の集計データ（図８参照）に、廃棄日時の情報を付加して当該利用者情報の集計データを更新する。
【００６０】
また、文書利用情報集計部６４は、図８または図１０に示した利用者情報の集計データに基づいて、文書番号ごとの利用状況、例えば、利用人数、利用時間、文書寿命（作成から廃棄されるまでの時間）を計算した表を作成する機能を有する。前記表の作成例を図１１に示す。図１１に示す例では、文書利用情報集計部６４は、文書番号「Ｎ００１」〜「Ｎ０１０」の１０個の印刷文書を対象として、文書番号ごとの利用者情報の計算結果を集計した表を作成している。また、この表の中には、利用人数、利用時間、文書寿命と併せて、文書種別情報が含まれている。
【００６１】
また、本実施の形態の文書利用情報集計部６４は、印刷文書の利用状況の集計結果に基づいて、各印刷文書をその利用頻度に応じて複数のグループに分類する機能を有する。そこで、文書利用情報集計部６４は、図４に示すように、利用人数閾値設定部６５及び利用時間閾値設定部６６を備えている。
【００６２】
利用人数閾値設定部６５は、グループ分類の基準となる各印刷文書の利用人数の閾値を設定するものである。この利用人数閾値設定部６５は、例えば、利用人数の多い順に３つの閾値ＳＵ１、ＳＵ２、ＳＵ３を設定し、印刷文書を利用人数に基づいて４つのグループに分類できるようになっている。
【００６３】
一例として、閾値ＳＵ１、ＳＵ２、ＳＵ３をそれぞれ、１０人、６人、２人に設定した場合、１０人以上のユーザに利用された印刷文書をグループI、１０人未満６人以上のユーザに利用された印刷文書をグループII、６人未満２人以上のユーザに利用された文書をグループIII、２人未満のユーザにしか利用されなかった印刷文書をグループIVとし、印刷文書をその利用人数に基づいて４つのグループに分類することができる。このグループ分類において、印刷文書の文書種別情報を含めることにより、どの文書種別に属する印刷文書が多くの利用者に有効に活用されているかという利用頻度（有効に活用されている度合い）を確認することができるので、望ましい。
【００６４】
利用時間閾値設定部６６は、グループ分類の基準となる各印刷文書の利用時間の閾値を設定するものである。例えば、利用時間閾値設定部６６によって、利用時間の長い順に３つの閾値ＳＴ１、ＳＴ２、ＳＴ３が設定された場合、印刷文書をその利用時間に基づいて４つのグループに分類することができる。
【００６５】
すなわち、閾値ＳＴ１、ＳＴ２、ＳＴ３をそれぞれ、１００時間、６０時間、２０時間に設定した場合、１００時間以上ユーザに利用された印刷文書をグループＡ、１０時間未満６０時間以上ユーザに利用された印刷文書をグループＢ、６０時間未満２０時間以上ユーザに利用された文書をグループＣ、２０時間未満しかユーザに利用されなかった印刷文書をグループＤとし、印刷文書をその利用時間に基づいて４つのグループに分類することができる。このグループ分類においても、印刷文書の文書種別情報を含めることにより、どの文書種別に属する印刷文書が多くの時間、利用者に有効に活用されたかという利用頻度（有効に活用されている度合い）を確認することができるので、望ましい。
【００６６】
利用状況出力手段としての集計結果出力部６７は、前記文書利用情報集計部６４による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者に対して認識可能な状態で出力する機能を有する。例えば、集計結果出力部６７は、集計結果に基づく印刷文書の利用状況を、記録媒体（用紙等）に印刷出力することによって、または画像形成装置１の表示部９や端末装置５２の画面上に表示出力することによって、利用者に対して認識可能な状態として出力することができる。
【００６７】
画像形成装置１の利用者は、上記の利用者人数、利用時間等の利用頻度に基づいてグループ分けされた結果を印刷出力としてまたは表示出力として確認することで、印刷後有効に活用される印刷文書（グループI、II、III、グループＡ、Ｂ、Ｃ）と、有効に活用されていない文書（グループIV、Ｄ）を容易に確認することができる。このため、印刷文書ごとに（文書番号ごとに）、または印刷文書の文書種別ごとに、有効に活用されている度合い（利用頻度）を確認することができる。
【００６８】
また、上記の印刷文書の利用頻度を示す各パラメータの閾値は、利用者が例えば画像形成装置１の操作部６を操作することにより、あるいは画像形成装置１とネットワーク５３を介して接続されるＰＣ等の端末装置５２からの遠隔操作により、適宜変更できるものとする。
【００６９】
なお、上記の例では、印刷文書の利用頻度を示すパラメータとして利用者人数又は利用時間を単独で用いているが、本実施の形態はこれに限定されず、例えば、図１２に示すように、利用者人数と利用時間の両方を、利用頻度を示すパラメータとして用いてもよい。
【００７０】
図１２の例では、各印刷文書の利用者数の閾値を３人とし、利用時間の閾値を６１時間として、利用者数に基づいた分類を３人以上の場合と３人未満の場合とに分けると共に、利用時間に基づいた分類を６１時間以上の場合と６１時間未満の場合とに分け、これらの分類の組み合わせで、４つのグループに分類している。
【００７１】
すなわち、グループ１には、利用者数が３人以上かつ利用時間が６１時間以上である印刷文書として、図１１の表に示す文書番号「Ｎ００１」「Ｎ００２」「Ｎ００７」の３つの印刷文書が属している。グループ２には、利用者数が３人以上かつ利用時間が６１時間未満である印刷文書として、図１１の表に示す文書番号「Ｎ００５」「Ｎ０１０」の２つの印刷文書が属している。グループ３には、利用者数が３人未満かつ利用時間が６１時間以上である印刷文書として、図１１の表に示す文書番号「Ｎ００３」の印刷文書が属している。グループ４には、利用者数が３人未満以上かつ利用時間が６１時間未満である印刷文書として、図１１の表に示す文書番号「Ｎ００４」「Ｎ００６」「Ｎ００８」「Ｎ００９」の４つの印刷文書が属している。また、図１２のグループ分類の例では、文書寿命情報および文書種別情報も含めている。
【００７２】
図１２の例でも、利用者数および利用時間の観点を総合して、印刷後有効に活用される印刷文書（グループ１、２、３）と、有効に活用されていない文書（グループ４）とを容易かつ的確に確認することができる。このため、印刷文書ごとに（文書番号ごとに）、または印刷文書の文書種別ごとに、有効に活用されている度合い（利用頻度）をより的確な情報として確認することができる。
【００７３】
ところで、図１２の例では、文書番号を集計の基準としているが、文書種別情報を集計の基準として、文書種別毎に利用頻度に関する集計をしてもよい。
【００７４】
上記のように、印刷文書が有効に活用されている度合い（利用頻度）を利用者が確認できることにより、利用者がこれから印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者自身が判断できるようになる。このように、文書を印刷すべきかどうかを判断するためのデータを利用者に提供することは、無駄な印刷の削減につながり、ひいては印刷文書としての管理対象物の削減によって、管理労力・管理経費の削減や機密情報の分散化防止、機密情報の漏洩削減にもつながるものである。
【００７５】
集計結果出力部６７は、任意のタイミングで、図１１や図１２に例示したような表形式でもって、利用者に認識可能に印刷文書の利用状況を出力してもよい。
【００７６】
あるいは、集計結果出力部６７は、利用者がこれから文書を印刷しようとしているタイミング（例えば、端末装置５２から文書のプリント出力を要求するタイミングや、画像形成装置１の操作部６を操作して文書の印刷を行なうタイミング）において、当該文書を印刷すべきかどうかを判断するためのデータとして、当該文書に関連した印刷文書の利用状況を利用者に認識可能に出力してもよい。例えば、利用者が、一度印刷出力された印刷文書と同一内容の文書を文書蓄積部４６から読み出して、再度、印刷出力しようとしている場合、集計結果出力部６７が、当該印刷文書のこれまでの利用状況を表示等して利用者に知らせることができる。この具体例としては、当該印刷文書の利用頻度が低い場合には、「この文書は印刷後に有効活用されていません。印刷を控えてください。」というような警告メッセージを、印刷実行の前段階で、集計結果出力部６７が表示部９または端末装置５２の画面に表示出力させる。これにより、利用者は、上記のような警告メッセージを確認して、文書を印刷すべきか否かを的確に判断できる。
【００７７】
また、利用者が、利用頻度の低い文書種別の文書を印刷出力しようとしている場合、集計結果出力部６７が、当該文書種別の印刷文書のこれまでの利用状況を表示等して利用者に知らせることができる。この具体例としては、当該文書種別の印刷文書の利用頻度が低い場合には、「この文書種別の文書は印刷後に有効活用されていません。印刷を控えてください。」というような警告メッセージを、印刷実行の前段階で、集計結果出力部６７が表示部９または端末装置５２の画面に表示出力させる。これにより、利用者は、上記のような警告メッセージを確認して、当該文書種別の文書を印刷すべきか否かを的確に判断できる。
【００７８】
また、集計結果出力部６７が、上記の警告メッセージと共に、利用頻度を定量的に示して表示する構成とすることもできる。例えば、図１２の表において、グループ１〜４の利用頻度を、それぞれ１〜４という数値として表し、当該数値が低いほど利用頻度が高いものとして定量化することができる。そして、同一内容の印刷文書が複数ある場合、または同一文書種別の印刷文書が複数ある場合、前記数値の平均値を求めることにより、文書内容毎または文書種別毎の利用頻度を定量化することができる。この平均値は、利用頻度の高さを判断する指標として用いることができる。例えば、前記平均値が所定の閾値以上の場合に利用頻度が低いものと判断し、警告メッセージを表示する対象とすることが可能である。
【００７９】
また、画像形成装置１は、文書利用情報集計部６４による集計結果に基づいて、複数の印刷要求が重複した場合には、過去の印刷文書の利用頻度が低かった文書または文書種別ほど印刷優先度を低下させて、印刷文書の利用頻度が高かった文書または文書種別から優先的に印刷を実行する構成であってもよい。
【００８０】
また、画像形成装置１は、文書利用情報集計部６４による集計結果に基づいて、過去の印刷文書の利用頻度が低かった文書または文書種別については、印刷出力を制限する（禁止する）構成であってもよい。
【００８１】
文書寿命情報をグループ分類の結果に含めることにより、例えば、グループ４に属する印刷文書で文書寿命が１日だけのような、メモ代わりに印刷されたもの（文書番号「Ｎ００８」）を、利用者は容易に選別できる。
【００８２】
また、文書寿命が長いものについては、利用者が目的も無く印刷文書を保管していた場合や、将来的に利用する可能性があるため保管していた場合が考えられるが、文書作成者に長期間保管していた意図を確認することで、利用頻度が低い文書が長期間保管された経緯を把握し、長期間無駄に保管されないような対策を講じることができる。
【００８３】
特に、文書種別情報をグループ分類の結果に含めることにより、印刷文書の文書種別ごとに有効に活用されている度合い（利用頻度）を確認することができる。図１２の例では、文書種別Ｄの印刷文書の殆どがグループ４に属しており、文書種別Ｄの印刷文書は有効に活用されていないということが容易に認識できる。この文書種別ごとの利用頻度の情報は、印刷しようとしている文書が印刷後に有効に活用されるかどうかを利用者が判断するための情報として広く活用できるものである。
【００８４】
図１３及び図１４は、制御部４４における文書情報記録部６１、文書利用情報受信部６２、文書廃棄情報受信部６３、文書利用情報集計部６４、及び集計結果出力部６７による処理例を示すフローチャートである。
【００８５】
図１３に示すように、利用者が端末装置５２等から画像形成装置１に対し文書の印刷を指示すると（Ｓ１でＹＥＳ）、文書情報記録部６１（図４）は、ＩＣタグＴｇ付き印刷用紙に文書情報（作成者番号、文書番号、文書種別、印刷日時等）を記録する（Ｓ２）。なお、上述のように、画像形成装置１は、実際の印刷処理の前段階において、利用頻度の低い文書が印刷されようとしたときに警告メッセージや利用頻度情報を出力して、印刷しようとしている文書を印刷するべきか否かを判断するためのデータを提供する。
【００８６】
Ｓ２の後、画像形成装置１の文書利用情報集計部６４は、ＨＤＤ等の記憶部に、当該文書情報を登録する（Ｓ３）。このＳ３の処理は省略することも可能ではあるが、当該Ｓ３により、印刷文書が出力された時点で、当該印刷文書の文書情報を登録しておくことが望ましい。
【００８７】
なぜならば、印刷文書は、印刷された後に一度もＩＣタグリーダ５０ａ・５０ｂによって文書情報が読み取られないこともあり得るからである。例えば、ユーザが指定場所（社内等）から持ち出して（例えば、自宅に持ち帰って）、そのまま放置してしまう場合も想定し得る。そこで、上記のように、文書が印刷された時点で、画像形成装置１内に印刷文書の文書情報を登録しておく構成により、例えば、印刷文書に付加されたＩＣタグＴｇが長時間何れのＩＣタグリーダ５０ａ・５０ｂにも読み込まれなかった事実をもって、当該印刷文書が指定場所外に持ち出された事実を推定したり、指定場所内のどこかに放置されている事実を推定したりすることができる。これにより、文書が印刷された時点から印刷文書の追跡が可能となる。
【００８８】
また、図１４のフローチャートに示すように、文書利用情報受信部６２（図４）が、ＩＣタグリーダ５０ａから送信された文書利用情報を、ネットワーク５３を介して受信すると（Ｓ１１でＹＥＳ）、文書利用情報集計部６４が、文書利用情報受信部６２が受信した文書利用情報を集計してデータベースに記憶する（Ｓ１２）。この集計の例は、図８を参照して説明したとおりである。Ｓ１２の処理後はＳ１１に戻り、以降、文書利用情報が受信される毎に、集計結果が更新されることになる。
【００８９】
また、文書廃棄情報受信部６３が、ＩＣタグリーダ５０ｂから送信された文書廃棄情報を、ネットワーク５３を介して受信すると（Ｓ１３でＹＥＳ）、文書利用情報集計部６４が、当該文書廃棄情報に含まれる文書情報を有する印刷文書の利用状況の集計データとして廃棄データを登録し、集計データを更新する（Ｓ１４）。この集計データを更新例は、図１０を参照して説明したとおりである。
【００９０】
このように、本実施の形態に係る画像形成装置１は、印刷文書が廃棄される際に、当該印刷文書の文書廃棄情報に基づいて、廃棄された旨を集計データとして登録する構成としている。これにより、印刷文書のうち、廃棄登録がされた文書と、廃棄登録がされていない文書とを容易に抽出することができる。したがって、例えば、印刷文書の利用可能期間等の設定をすれば、当該利用可能期間経過後に未だ廃棄登録がされていない文書について、当該文書を印刷出力した利用者に、文書の保持の有無などを問い合わせるなどして、印刷文書を追跡することがきる。これにより、機密文書の漏洩、紛失を防止することができる。また、廃棄登録がされずに印刷後に長期間が経った印刷文書については、利用者が目的も無く印刷文書を保管している場合と、将来的に利用する可能性があるため保管している場合とが考えられるが、文書作成者に長期間保管している意図を確認することで、利用頻度が低い文書が長期間無駄に保管されるといった問題を解消することができる。
【００９１】
また、上記Ｓ１４の後、集計結果出力部６７は、前記文書利用情報集計部６４による集計結果に基づいて、印刷文書の利用状況を、利用者に対して認識可能な状態で出力（印刷出力、表示出力、ファイル出力等）する（Ｓ１５）。この出力例としては、図１１または図１２を参照して説明したとおりである。
【００９２】
上記図１４のフローチャートの例では、廃棄データを登録して集計データの更新が行われたときに、集計結果が出力される構成を示した。この場合、廃棄された印刷文書の作成者自身の端末装置５２や文書管理担当者の端末装置５２に集計結果データを表示出力またはファイル出力してもよい。なお、集計結果の出力タイミングは、図１４のフローチャートの例に限定されるものではなく、上述のように、利用者が任意のタイミングで集計結果を出力させることもできるし、文書の印刷前にタイムリーに集計結果が自動的に表示出力されるものとすることもできる。
【００９３】
図１５は、本実施の形態に係る文書管理システムの他の構成例を示している。
【００９４】
すなわち、本実施の形態の文書管理システムは、図１に示すように、画像形成装置１が文書管理装置７２を備えている構成に限定されず、文書管理装置７２を画像形成装置７１の外部に備えた構成としてもよい。
【００９５】
なお、本実施の形態では、ＩＣタグＴｇ（電子情報を記録可能な電子記録媒体）が付された印刷用紙（印刷媒体）に文書情報を電子的に記録する場合について説明したが、これに限定されるものではなく、文書情報を印刷媒体に記録した後、当該文書情報を読み出せるものであればよい。例えば、文書情報をバーコードとして印刷媒体に記録するものであってもよい。この場合、ＩＣタグリーダに代えてバーコードリーダを利用情報取得装置として用いて文書情報を読み出すことができる。あるいは、文書情報をコード化して英数字等で表して印刷媒体に記録するものであってもよい。この場合、ＯＣＲ（Optical Character Reader）機能を有するスキャナを利用情報取得装置として用いて文書情報を読み出すことができる。
【００９６】
また、本実施の形態では、ＩＣタグＴｇが付された印刷文書が利用者の机上等に置かれたとき、ＩＣタグＴｇに記録されている文書情報が自動的にＩＣタグリーダ５０ａによって読み取られ、当該ＩＣタグリーダ５０ａが自動的に利用開始日時情報や利用終了日時情報を取得する構成を示したが、これに限定されるものではない。例えば、利用者が、印刷文書の利用開始時および利用終了時に、手動で文書情報の読み取り操作やボタン操作などを行なうことによって、利用情報取得装置（ＩＣタグリーダやバーコードリーダ等）が利用開始日時情報や利用終了日時情報を取得する構成としてもよい。ただし、本実施の形態のように電波を利用して非接触で自動的に利用開始日時情報や利用終了日時情報を取得する方が、利用者の入力操作忘れを回避でき、正確な利用状況を監視できるので、より好ましいといえる。
【００９７】
また、廃棄情報取得装置についても同様に、ＩＣタグリーダ５０ｂに限定されることなく、バーコードリーダ等を適用することができる。
【００９８】
また、本実施の形態では、印刷文書の利用状況を利用者が認識可能に出力する方式として、印刷出力、表示出力またはファイル出力する例を示したが、これに限定されるものではなく、例えば音声出力であってもよい。
【００９９】
本発明は上述した各実施形態に限定されるものではなく、請求項に示した範囲で種々の変更が可能であり、異なる実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を適宜組み合わせて得られる実施形態についても本発明の技術的範囲に含まれる。
【符号の説明】
【０１００】
１    画像形成装置（印刷装置、文書管理装置）
９    表示部
２１    画像形成部（画像形成手段）
３２    ＩＣタグライタ（文書情報記録手段）
４４    制御部
５０ａ  ＩＣタグリーダ（利用情報取得装置）
５０ｂ  ＩＣタグリーダ（廃棄情報取得装置）
５２    端末装置
５３    ネットワーク
５５    文書利用情報送信部（利用情報取得装置）
５６    文書廃棄情報送信部（廃棄情報取得装置）
６１    文書情報記録部（文書情報記録手段）
６２    文書利用情報受信部（文書利用情報集計手段）
６３    文書廃棄情報受信部（文書利用情報集計手段）
６４    文書利用情報集計部（文書利用情報集計手段）
６５    利用人数閾値設定部（利用人数閾値設定手段）
６６    利用時間閾値設定部（利用時間閾値設定手段）
６７    集計結果出力部（利用状況出力手段）
７１    画像形成装置（印刷装置）
７２    文書管理装置（文書管理装置）
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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