(57)【要約】【課題】電子メールに含まれる機密情報などの情報漏洩を防止することができる新しいメール管理装置を提供する。【解決手段】メールサーバに対して電子メールの受信を監視する手段と、メールサーバが受信した電子メールに、保管管理情報が含まれるか否かを判断する手段と、該電子メールに保管管理情報が含まれると判断した場合、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成する手段と、該アクセスリンクと対応付けて前記電子メールを保管データベースに保管する手段と、メールサーバ上において、前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセスリンクを記載した電子メールに換える管理手段と、前記アクセスリンクから、保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、パスワード認証を実行する手段とを含む電子メール管理装置。【選択図】図１
2011039917.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メールサーバに対して電子メールの受信を監視する監視手段と、
前記メールサーバが電子メールを受信すると、該電子メールにユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記電子メールに前記保管管理情報が含まれると判断した場合、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成するアクセスリンク生成手段と、
前記アクセスリンクが生成されると、該アクセスリンクと対応付けて前記保管管理情報を含む電子メールを保管データベースに保管する保管手段と、
前記メールサーバ上において、前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセスリンクを記載した電子メールに換える管理手段と、
前記換えた電子メールに記載された前記アクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する前記保管データベースに保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、前記アクセスの可否を判断するためのパスワード認証を実行するパスワード認証手段と、
を含む、電子メール管理装置。
【請求項２】
前記管理手段は、
前記保管管理情報を含む電子メールのヘッダ情報と、前記アクセスリンクを記載した本文情報とからアクセス用電子メールを作成し、
前記メールサーバ上の前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセス用電子メールで置換する、請求項１に記載の電子メール管理装置。
【請求項３】
前記保管管理情報は、ユーザによって複数設定でき、
前記保管手段は、前記保管管理情報に応じた前記保管データベースを選択し、該選択した保管データベースに、前記保管管理情報を含む電子メールを保管する、請求項１または２に記載の電子メール管理装置。
【請求項４】
メールサーバにおける電子メールの受信を監視する段階と、
前記メールサーバが電子メールを受信すると、該電子メールがユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判断する段階と、
前記電子メールに前記保管管理情報が含まれると判断した場合、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成する段階と、
前記アクセスリンクが生成されると、該アクセスリンクと対応付けて前記保管管理情報を含む電子メールを保管データベースに保管する段階と、
前記メールサーバ上において、前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセスリンクを記載した電子メールに換える段階と、
前記換えた電子メールに記載された前記アクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する前記保管データベースに保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、前記アクセスの可否を判断するためのパスワード認証を実行する段階と、
を含む、電子メール管理方法。
【請求項５】
請求項４に記載の電子メール管理方法をコンピュータで実行させるための情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール管理装置およびメール管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コミュニケーション手段の１つとして電子メールの使用が主流となっており、その便宜性から様々な情報のやり取りが電子メールを用いて行われている。たとえば、業務上においては、お客様情報、または企業の研究開発した製品情報などの機密情報が電子メール上で扱われている。そのため、もし受信した電子メールに機密情報が含まれており、その機密情報が外部に漏洩したり、あるいは電子メールの管理が煩雑になってどこへ保管したか分からないといった事態が生じた場合、その機密情報を扱う者の大きな信用問題にかかわってくる。
【０００３】
したがって、機密情報などを含んだ電子メールの情報漏洩の危険性を抑制するために、また、業務を効率的に進めるために、電子メールの管理を適切に行うことが重要である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２４５２２９号公報
【特許文献２】特開２００８−２４２７２６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、１日に何十通と受信される電子メールをすべて管理するのは容易なことではなく、機密情報を含むメールごとに分類、保管、もしくは廃棄するといったユーザ作業は、ユーザが誤って機密情報を含む電子メールを不適切な宛先に転送してしまったり、保存しておくべきメールを誤って削除してしまったりと、情報漏洩に結びつく危険性が高いという問題点があった。
【０００６】
特許文献１には、受信する全ての電子メールをメールサーバとは別の保管サーバに保管することで情報漏洩の防止を図る技術が開示されている。しかし、特許文献１に記載の技術は、保管した電子メールにアクセス制御等のセキュリティ対策が無いため、情報漏洩の問題点は残ったままであり、また、保管された電子メールを検索する際にはメールサーバと異なる検索サーバにアクセスする必要があるために受信者の手間および時間を要してしまうという問題点がある。
【０００７】
特許文献２には、受信した電子メールを解析し、添付ファイルがある場合には、添付ファイルをメール本文と分離して保存し、メール本文にその保存された添付ファイルへのアクセスリンク情報を挿入する技術が開示されている。しかし、特許文献２に記載の技術では、メール本文に機密情報が含まれている場合、機密情報を含むメールごとに分類、保管、もしくは廃棄するといったユーザ作業が依然として必要であり、情報漏洩に関する問題点は残ったままである。
【０００８】
したがって、本発明は、上記問題点を解決し、電子メールを利用するユーザが機密情報などの情報を含む電子メールを意識的に管理する必要を無くし、電子メールに含まれる機密情報などの情報漏洩を防止することができる新しい電子メール管理装置および電子メール管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明による電子メール管理装置は、メールサーバに対して電子メールの受信を監視する監視手段と、前記メールサーバが電子メールを受信すると、該電子メールにユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判断する判断手段と、前記電子メールに前記保管管理情報が含まれると判断した場合、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成するアクセスリンク生成手段と、前記アクセスリンクが生成されると、該アクセスリンクと対応付けて前記保管管理情報を含む電子メールを保管データベースに保管する保管手段と、前記メールサーバ上において、前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセスリンクを記載した電子メールに換える管理手段と、前記換えた電子メールに記載された前記アクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する前記保管データベースに保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、前記アクセスの可否を判断するためのパスワード認証を実行するパスワード認証手段と、を含む。
【００１０】
本発明による電子メール管理方法は、メールサーバにおける電子メールの受信を監視する段階と、前記メールサーバが電子メールを受信すると、該電子メールがユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判断する段階と、前記電子メールに前記保管管理情報が含まれると判断した場合、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成する段階と、前記アクセスリンクが生成されると、該アクセスリンクと対応付けて前記保管管理情報を含む電子メールを保管データベースに保管する段階と、前記メールサーバ上において、前記保管管理情報を含む電子メールを、前記アクセスリンクを記載した電子メールに換える段階と、前記換えた電子メールに記載された前記アクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する前記保管データベースに保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、前記アクセスの可否を判断するためのパスワード認証を実行する段階と、を含む。
【００１１】
本発明による情報処理プログラムは、上記電子メール管理方法をコンピュータで実行させるものである。
【発明の効果】
【００１２】
以上のように構成された本発明によれば、メールサーバが受信した電子メールに、ユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判別し、保管管理情報を含む電子メールである場合には、その電子メールを自動的に保管先の保管データベースに保管することで、保管管理情報を含むメールごとに分類、保管、もしくは廃棄するといったユーザ自身の作業を無くすことができる。その結果、ユーザの手間及び時間を削減することができるとともに、保管管理情報を、たとえば、電子メールに機密情報を含むと判断するためのキーワード情報にすることで、機密情報などの情報漏洩の危険性を抑止することができる。また、メールサーバ上の電子メールは、ヘッダ情報と電子メールが保管された保管先へのアクセスリンクを記載した本文情報とがユーザに表示され、該アクセスリンクからのアクセスを受け付けると、該アクセスの可否を判断するためのパスワード認証を実行するために、情報漏洩の危険性をさらに抑止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本実施形態の電子メール管理装置１０を含む電子メール管理システム１００の概略構成を例示する図である。
【図２】本実施形態の電子メール管理装置１０のハードウウェア構成を示す概略図である。
【図３】ユーザ情報管理部１２において設定されるユーザ設定情報の一例を示す図である。
【図４】保管メール管理部１３において作成されるアクセスリンクとインデックスとの対応関係を示すテーブルを表す図である。
【図５】メールサーバ２０上の置換前の電子メールの内容を例示する図である。
【図６】メールサーバ２０上の置換後の電子メールの内容を例示する図である。
【図７】アクセスリンク生成部１４において生成されるアクセスリンクを表す図である。
【図８】本実施形態に係る電子メール管理装置１０における電子メール管理方法を実行する処理内容を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態に係る電子メール管理装置１０における電子メール管理方法を実行する処理内容を示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態の電子メール管理装置１０を含む電子メール管理システム１００の変形例を示す図である。
【図１１】ユーザ情報管理部１２において設定されるユーザ設定情報の変形例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明を実施するための好適な実施形態を、図面を参照しながら説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態の電子メール管理装置１０を含む電子メール管理システム１００の概略構成を例示する図である。なお、図中に記載された矢印は情報の流れを例示している。
【００１６】
電子メール管理システム１００は、図１に示すとおり、電子メール管理装置１０と、メールサーバ２０と、保管データベース３０と、ユーザ端末４０とを含んで構成される。電子メール管理装置１０、メールサーバ２０、保管データベース３０、およびユーザ端末４０は、それぞれ通信ネットワーク（たとえば、ＩＰ網など）を介して通信可能に接続されている。
【００１７】
メールサーバ２０は、自ネットワーク内のユーザの電子メールの送信や受信を行うコンピュータである。なお、メールサーバ２０の構成および機能については、従来の一般的なメールサーバの構成および機能と共通とすることができるので、ここでの詳細な説明は省略する。
【００１８】
保管データベース３０は、後述するように、機密情報を含む保管対象の電子メールを保管しておくデータベース（記憶手段）である。
【００１９】
ユーザ端末４０は、ユーザが業務上使用する一般的なコンピュータであって、メールサーバ２０にアクセスし、メールサーバ２０に対してユーザが指定した宛先へ電子メールの送受信する機能を有する。ユーザ端末４０は、たとえば、電子メールの送信に、ＳＭＴＰのプロトコルを使用し、また、メールサーバ２０上の電子メールの閲覧（参照）に、ＩＭＡＰのプロトコルを使用することができる。さらに、ユーザ端末４０は、メールサーバ２０上の電子メールの取得に、ＰＯＰ３のプロトコルを使用することもできる。なお、ユーザ端末４０自体の構成および機能、そして、ユーザ端末４０が有する電子メールに関する機能およびプロトコルについては、従来の一般的なものと共通とすることができるので、ここでの詳細な説明は省略する。
【００２０】
電子メール管理装置１０は、メールサーバ２０が受信した電子メールを監視して、その電子メールが保管対象の電子メールであれば、保管データベース３０に保管し、保管された電子メールへのアクセスを管理する装置である。
【００２１】
以下、本実施形態の電子メール管理装置１０について、詳細に説明する。
【００２２】
電子メール管理装置１０は、ハードウェアとして、図２に示すとおり、たとえば、ＣＰＵ、ＣＰＵにバス結合されたＲＯＭ、ＲＡＭ、記憶部、入力部、表示部、および入出力インタフェースなど、通常のコンピュータ装置と同様のハードウェアを備える。電子メール管理装置１０は、物理的には、専用化したシステム、あるいは汎用の情報処理装置のいずれであってもよい。たとえば、一般的な構成の情報処理装置において、本発明の電子メール管理方法における各処理を規定したソフトウェアを起動することにより、電子メール管理装置１０を実現することもできる。
【００２３】
電子メール管理装置１０は、機能的には、図１に示すとおり、電子メール監視部１１と、ユーザ情報管理部１２と、保管メール管理部１３と、アクセスリンク生成部１４とを含む。これら各部は、主にＣＰＵがＲＯＭやＲＡＭに格納されるプログラムを実行し、各ハードウェアを制御することにより、実現することができる。
【００２４】
〔電子メール監視部〕
電子メール監視部１１は、メールサーバ２０に対して電子メールの受信を監視し、メールサーバ２０において新規に受信された電子メールが保管対象であるか否かをチェックするものであって、監視手段１１１および判断手段１１２を有する。
【００２５】
監視手段１１１は、メールサーバ２０に対して電子メールの受信を常に監視し、メールサーバ２０が新規に電子メールを受信すると、その受信をトリガとして、該当する電子メールをメールサーバ２０から、たとえば、ＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ  Ｍｅｓｓａｇｅ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いて取得する。なお、メールサーバ２０からの電子メールの取得にＩＭＡＰを使用することで、メールサーバ２０上にも電子メールが存在したままとなる。
【００２６】
判断手段１１２は、メールサーバ２０から取得した電子メールの宛先となっているユーザのユーザ設定情報をユーザ情報管理部１２から取得し、該ユーザ設定情報に含まれる保管管理情報に基づいて、その取得した電子メールが保管対象の電子メールであるか否かを判断する。判断した結果、該当する電子メールが保管すべき保管対象の電子メールであれば、判断手段１１２は、その保管対象の電子メールを保管メール管理部１３に転送する。なお、判断手段１１２の上記判断方法は、後述する。
【００２７】
〔ユーザ情報管理部〕
ユーザ情報管理部１２は、電子メール管理装置１０を利用するユーザのユーザ設定情報を管理するものである。ユーザは、ユーザ端末４０から電子メール管理装置１０にアクセスし、予めユーザ設定情報を登録することができる。ユーザ設定情報は、ユーザ自身のメールアドレス、保管先に保管された電子メールをユーザが観覧するために必要となるパスワード、どのような電子メールを保管対象とするのかを判断するための保管管理情報、および保管先を指定する保管先情報の各情報を含む。この各情報は、たとえば、図３に示すとおり、メールアドレスを「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」、パスワードを「１２３４５６」、保管管理情報を「件名：＊ログ＊、送信者：ｎａｋａｍｕｒａ  ｔａｒｏ、宛先：ｓｅｃｒｅｔ  ｍａｉｌｉｎｇ  ｌｉｓｔ、Ｃｃ：ｍｙ  ｍａｉｌｉｎｇ  ｌｉｓｔ」、および保管先を「機密情報保管サーバ」とすることができる。なお、ユーザ設定情報は、ユーザの宛先ごとに設定することができる。
【００２８】
ここで、判断手段１１２による、メールサーバ２０から取得した電子メールを保管データベース３０に保管するか否かの判断方法について説明する。判断手段１１２は、該当する電子メールの宛先となっているユーザのユーザ設定情報をユーザ情報管理部１２から取得し、該ユーザ設定情報に含まれる保管管理情報が、該当する電子メールに含まれるか否かを判断する。たとえば、図３に示すユーザ設定情報を用いられる場合を例にとって説明すると、判断手段１１２は、メールサーバ２０から取得した電子メールの宛先（アドレス）が「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」であると、ユーザ情報管理部１２からメールアドレス「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」を含むユーザ設定情報を取得する。そして、ユーザ設定情報のうち保管管理情報に基づいて、メールサーバ２０から取得した電子メールの件名に「ログ」という文字列が含まれる場合、送信者が「ｎａｋａｍｕｒａ  ｔａｒｏ」である場合、宛先に「ｓｅｃｒｅｔ  ｍａｉｌｉｎｇ  ｌｉｓｔ」が含まれる場合、Ｃｃに「ｍｙ  ｍａｉｌｉｎｇ  ｌｉｓｔ」が含まれる場合であるか否かを順にチェックして、いずれかに該当する場合は、該当する電子メールは保管対象であると判断する。そして、この保管対象の電子メールは、後述するように、ユーザ設定情報に従って、保管先の「機密情報保管サーバ」に保管されることになり、また、この保管先に保管された電子メールをアクセスするために必要なパスワードは「１２３４５６」となる。
【００２９】
〔保管メール管理部〕
保管メール管理部１３は、保管対象の電子メールを管理するものであって、保管手段１３１、管理手段１３２、およびパスワード認証手段１３３を有する。
【００３０】
保管手段１３１は、電子メール監視部１１から保管すべき電子メールを受け取ると、後述するアクセスリンク生成部１４に、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクの生成指令を送り、そして生成されたアクセスリンクを取得する。保管手段１３１は、アクセスリンクを取得した後、アクセスリンクと対応付けて電子メールを保管データベース３０に保管する。保管データベース３０は、ユーザ情報管理部１２から取得したユーザ設定情報の保管先情報で指定されたデータベースであって、たとえば、図３に示すユーザ設定情報であれば、「機密情報保管サーバ」となる。なお、アクセスリンクとの対応付けは、たとえば、保管データベース３０に保管された電子メールにアクセスするためのインデックスを作成し、該インデックス情報を保管対象の電子メールに付与して保管データベース３０に保管する。このインデックス情報は、メールサーバ２０から受信した電子メールごとに一意に決まるものである。また、保管する電子メールの内容は、本文情報および添付ファイルとするができるが、本発明はこの場合に限られず、電子メールのヘッダ情報、本文情報および添付ファイルとすることもできる。
【００３１】
管理手段１３２は、ユーザがアクセスリンクをたどって、保管された電子データを取得することができるように、アクセスリンク生成部１４から取得したアクセスリンクと、保管データベースに保管した際に付与したインデックスとを対応づけて管理する。たとえば、図４に示す例では、保管メールアクセスリンク「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔＩｎｆｏ．ｊｐ／ｙａｍａｄａＭａｉl２００９０５０４１２００」と，保管された電子メールのインデックス「００００１」とを対応付けて格納するテーブルを用いて管理している。
【００３２】
また、管理手段１３２は、保管された電子メールのヘッダ情報と、作成されたアクセスリンクを記載した本文情報とからアクセス用電子メールを作成する。管理手段１３２は、該アクセス用電子メールの作成後、メールサーバ２０にアクセスし、保管手段１３１が受信した電子メールに該当するメールサーバ２０上の電子メールを、作成したアクセス用電子メールと置換する。図５に、置換前のメールサーバ２０上の電子メールのヘッダ情報および本文情報の例を模式的に示し、図６に、置換後のメールサーバ２０上のアクセス用電子メールのヘッダ情報および本文情報の例を模式的に示す。
【００３３】
パスワード認証手段１３３は、メールサーバ２０上のアクセス用電子メールの本文情報に記載されたアクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する保管された電子メールへのアクセスを受け付けると、パスワード認証を実行する。すなわち、ユーザが、ユーザ端末４０を通じてメールサーバ２０にアクセスし、アクセス用電子メールを表示させ、該アクセス用電子メールに表示されたアクセスリンクをたどって保管された電子メールへのアクセスを試みると、パスワード認証手段１３３は、ユーザ端末４０にパスワードの入力を要求する。そして、パスワード認証手段１３３は、アクセスを試みたユーザのユーザ設定情報を、アクセスリンクを基にユーザ情報管理部１２から取得し、ユーザ端末４０を通じてユーザ入力されたパスワードと、ユーザ設定情報に含まれるパスワードとが一致するか否かのパスワード認証を実行する。該当するユーザ設定情報をユーザ情報管理部１２からの取得は、アクセスリンクから該当するメールアドレスを図７に示すテーブルに基づいて取得し、該取得したメールアドレスから該当するユーザ設定情報を図３に示すテーブルに基づいて取得することができる。
【００３４】
パスワード認証が成功すると、そのユーザが該当する電子メールを見る権限があるユーザであると認証され、パスワード認証手段１３３は、アクセスリンクに対応するインデックスをもとに、保管先の保管データベース３０から該当する電子メールを取得し、ユーザに送信する。なお、このユーザへの送信は、メールサーバ２０を介した電子メールの送受信ではなく、電子メール管理装置１０からユーザ端末４０に直接、該当する電子メールの内容に関する情報を送信するものとすることができる。
【００３５】
〔アクセスリンク生成部〕
アクセスリンク生成部１４は、保管メール管理部１３からアクセスリンク生成指令を受け取ると、メールサーバ２０から受信した電子メールの宛先のアドレスと受信時刻のタイムスタンプから、電子メール管理装置１０のドメイン内に、保管する電子メールを一意に特定するアクセスリンクを生成する。たとえば、図７に示すとおり、宛先「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」およびタイムスタンプ「２００９／５／４  １２：００：００」から、保管する電子メールのアドレスリンクを「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔｉｎｆｏ．ｊｐ／ｙａｍａｄａＭａｉｌ２００９０５０４１２００」として生成することができる。アクセスリンク生成部１４は、生成したアクセスリンクを保管メール管理部１３に送る。
【００３６】
＜電子メール管理方法＞
以下、図８および図９に示すフローチャートを参照して、電子メール管理装置１０を用いて実施される本実施形態の電子メール管理方法を説明する。以下の処理では、メールサーバ２０が、図５に示す電子メールを受信する場合を例にとって説明する。なお、電子メール管理装置１０には、図３に示すようなユーザ設定情報が予め設定されているものとする。また、各処理は、処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。
【００３７】
図８は、メールサーバ２０が受信した電子メールが保管対象である場合の電子メール管理装置１０の処理内容を示すフローチャートである。
【００３８】
まず、電子メール監視部１１は、メールサーバ２０に対して電子メールの受信を監視し（ステップＳ１００）、新規に電子メールが受信されているか否かをチェックする（ステップＳ１０１）。電子メール監視部１１は、たとえば、メールサーバ２０に常に新規に電子メールの受信有無を問い合わせて、その結果を受信することでメールサーバ２０が新規の電子メールを受信したか否かをチェックすることができる。
【００３９】
メールサーバ２０に新規に電子メールが受信されていない場合（ステップＳ１０１：Ｎｏ）、ステップＳ１００の処理に戻る。一方、メールサーバ２０に新規に電子メールが受信された場合（ステップＳ１０１：Ｎｏ）、電子メール監視部１１は、その受信をトリガとして、該当する電子メールをメールサーバ２０から取得する（ステップＳ１０２）。たとえば、電子メール監視部１１は、メールサーバ２０からＩＭＡＰを用いて該当する電子メールを取得する。
【００４０】
次いで、電子メール監視部１１は、メールサーバ２０から取得した電子メールの宛先となっているユーザのユーザ設定情報をユーザ情報管理部１２から取得し、該ユーザ設定情報に基づいて、取得した電子メールが保管対象の電子メールであるか否かを判断する（ステップＳ１０３）。電子メール監視部１１は、たとえば、メールサーバ２０から取得した電子メールの宛先が、図５に示すように、「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」である場合、ユーザ情報管理部１２からメールアドレス「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」を含む図３に示すユーザ設定情報を取得する。そして、電子メール監視部１１は、ユーザ設定情報のうち保管管理情報を参照し、メールサーバ２０から取得した電子メールアドレスの件名に保管管理情報の１つである「ログ」という文字列が含まれているので、この取得した電子メールは保管対象であるとして判断する。判断した結果、取得した電子メールを保管すべき保管対象の電子メールであれば、電子メール監視部１１は、その保管対象の電子メールを保管メール管理部１３に転送する。
【００４１】
取得した電子メールが保管対象の電子メールである場合（ステップＳ１０２：Ｙｅｓ）、アクセスリンク生成部１４は、該電子メールを保管データベースに保管した際のアクセス用となるアクセスリンクを生成する（ステップＳ１０３）。すなわち、保管メール管理部１３が電子メール監視部１１から保管すべき電子メールを受け取ると、アクセスリンクの生成指令をアクセスリンク生成部１４に通知することで、アクセスリンク生成部１４は、上記アクセスリンクを生成する。アクセスリンクは、たとえば、図８に示すとおり、宛先「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」およびタイムスタンプ「２００９／５／４  １２：００：００」から、保管された電子メールのアドレスリンクを「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔｉｎｆｏ．ｊｐ／ｙａｍａｄａＭａｉｌ２００９０５０４１２００」として生成する。アクセスリンク生成部１４は、生成したアクセスリンクを保管メール管理部１３に送る。
【００４２】
次いで、保管メール管理部１３は、アクセスリンクを取得した後、アクセスリンクと対応付けて電子メールを保管データベース３０に保管する（ステップＳ１０４）。すなわち、保管メール管理部１３は、アクセスリンク「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔＩｎｆｏ．ｊｐ／ｔａｎａｋａＭａｉl」を取得した後、保管データベース３０に保管された電子メールにアクセスするためのインデックス「００００１」を作成し、該インデックス情報を保管対象の電子メールに付与して保管データベース３０に保管する。また、保管メール管理部１３は、図４に例示するように、アクセスリンク「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔＩｎｆｏ．ｊｐ／ｔａｎａｋａＭａｉl」とインデックス「００００１」とを対応づけて管理する。保管データベース３０は、ユーザ情報管理部１２から取得したユーザ設定情報の保管先情報で登録された「機密情報保管サーバ」である。なお、保管する電子メールの内容は、本文情報および添付ファイルとするが、本発明はこの場合に限られず、電子メールのヘッダ情報、本文情報および添付ファイルとすることもできる。
【００４３】
次いで、保管メール管理部１３は、保管された電子メールのヘッダ情報と、作成されたアクセスリンクを記載した本文情報とからアクセス用電子メールを作成する（ステップＳ１０５）。アクセス用電子メールは、たとえば、本文情報としてアクセスリンクを張るだけでもよいが、図６に示すメール本文のように、ユーザ端末４０において該当する電子メールの本文情報および添付ファイルが保管データベース３０に保管された旨、およびその保管された内容へのアクセスをするためにアクセスリンクのクリックを促す内容を含ませることができる。
【００４４】
次いで、保管メール管理部１３は、アクセス用電子メールの作成後、メールサーバ２０にアクセスし、メールサーバ２０上の該当する電子メールを、作成したアクセス用電子メールで置換する（ステップＳ１０６）。たとえば、この置換処理を行うことで、置換後のメールサーバ２０上の該当する電子メール（アクセス用電子メール）の内容は、図６に示すようになる。
【００４５】
以上の処理を行った後、メールサーバ２０には、保管手段１３１が受信した電子メールに該当するメールサーバ２０上の電子メールに換えて、保管された電子メールへのアクセスリンクが記載されたアクセス用電子メールが残り、元の電子メールの本文情報や添付ファイル自体はパスワード保護された保管先に保管されて管理される。
【００４６】
図１０は、ユーザが保管された電子メールにアクセスする際の、電子メール管理システム１００の処理内容示すフローチャートである。
【００４７】
まず、ユーザ端末４０は、ユーザ入力を受け付けて、メールサーバ２０に対して電子メールの参照を要求する（ステップＳ２００）。ユーザは、ユーザ端末４０からメールサーバ２０にアクセスして、所望の電子メールを参照する。なお、ユーザ端末４０は、メールサーバ２０上の電子メールの閲覧（参照）に、ＩＭＡＰのプロトコルを使用することができる。
【００４８】
参照した電子メールが保管データベース３０に保管された電子メールで無い場合（ステップＳ２０１：Ｎｏ）、ユーザ端末４０には、メールサーバ２０が初めに受信した電子メールの内容が、ユーザに表示される（ステップＳ２０２）。この場合、本フローを終了する。
【００４９】
一方、参照した電子メールが保管データベース３０に保管されたアクセス用電子メールである場合（ステップＳ２０１：Ｙｅｓ）、ユーザ端末４０には、メールサーバ２０上のアクセス用電子メールの内容がユーザに表示される（ステップＳ２０３）。すなわち、ユーザ端末４０には、図６に示す、電子メールの内容がユーザに表示される。
【００５０】
次いで、ユーザ端末４０は、電子メール管理装置１０に対して、本文情報に記載されたアクセスリンクから、該アクセスリンクに対応する保管された電子メールへのアクセス要求を行う（ステップＳ２０４）。ユーザ端末４０は、ユーザによる本文情報のアクセスリンクへのクリック操作を受け付けることで、上記アクセス要求を行うことができる。
【００５１】
次いで、電子メール管理装置１０は、アクセス要求の受信をトリガとして、ユーザ端末４０に対してパスワード入力を要求する（ステップＳ２０５）。
【００５２】
次いで、電子メール管理装置１０は、アクセスリンクを基にユーザ設定情報をユーザ情報管理部１２から取得し、ユーザ端末４０を通じてユーザ入力されたパスワードと、ユーザ設定情報に含まれるパスワードとが一致するか否かのパスワード認証を実行する（ステップＳ２０６）。ユーザ設定情報に含まれるパスワードの取得は、たとえば、アクセスリンク「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｃｒｅｔＩｎｆｏ．ｊｐ／ｙａｍａｄａＭａｉl２００９０５０４１２００」であるとすれば、図７に示すテーブルからメールアドレス「ｙａｍａｄａ＠ｃｏｍｐａｎｙ．ｊｐ」を取得し、該取得したメールアドレスから、図３に示すユーザ設定情報からパスワード「１２３４５６」を取得することができる。そして、ユーザによって入力されたパスワードが「１２３４５６」であれば、パスワードは一致すると判断する。パスワード認証が失敗すると（ステップＳ２０６：Ｎｏ）、再度、ユーザ端末４０に対してパスワード入力を要求する。なお、セキュリティ保護のため、たとえば、パスワード認証の回数に制限（たとえば、３回失敗したらアクセス不可とする制限）を設けることもできる。
【００５３】
パスワード認証が成功すると（ステップＳ２０６：Ｙｅｓ）、そのユーザが該当する電子メールを見る権限があるユーザであると認証され、パスワード認証手段１３３は、アクセスリンクに対応するインデックスをもとに、保管先の保管データベース３０から該当する電子メールを取得し、ユーザに返送する（ステップＳ２０７）。
【００５４】
以上の処理を行った後、ユーザ端末４０は、保管された電子メールを取得することができる。
【００５５】
本実施形態の電子メール管理装置１０によれば、メールサーバ２０が受信した電子メールを、ユーザが予め登録したユーザ設定情報に従って、その電子メールの本文情報、および添付ファイルを保管先のデータベースに動的に保管し、メールサーバ２０上には、件名やアドレスなどのメールヘッダ情報、および保管した電子メールへのアクセスリンク情報を含むアクセス用電子メールを保持させる。よって、メールサーバ２０には、保管された電子メールの代わりに、該当する電子メールに換えたアクセス用電子メールが残るため、ユーザは、メールサーバ２０上における電子メールの参照自体は通常の電子メールと同様に扱うことができる。
【００５６】
また、メールサーバ２０が受信した電子メールに、ユーザによって予め設定された保管管理情報が含まれるか否かを判別し、保管管理情報を含む電子メールである場合には、その電子メールを自動的に保管先の保管データベース３０に保管することで、保管管理情報を含むメールごとに分類、保管、もしくは廃棄するといったユーザ自身の作業を無くすことができる。その結果、ユーザの手間及び時間を削減することができるとともに、保管管理情報を、たとえば、電子メールに機密情報を含むと判断するためのキーワード情報にすることで、機密情報などの情報漏洩の危険性を抑止することができる。
【００５７】
さらに、保管された電子メールは、パスワードで保護され、該当のユーザからしかアクセスすることはできないために、情報漏洩の危険性をさらに抑止することができる。
【００５８】
＜変形例＞
以上のように本発明の好適な実施形態について説明したが、本発明は、以上の実施形態に限定されるべきものではなく、特許請求の範囲に表現された思想および範囲を逸脱することなく、種々の変形、追加、および省略が当業者によって可能である。
【００５９】
たとえば、上記実施形態では、保管対象の電子メールの保管先は１つの場合を説明したが、本発明はこれに限られず、複数の保管先を有することもできる。
【００６０】
たとえば、本実施形態の変形例である電子メール管理システム２００'を図９に示す。電子メール管理システム２００'は、複数の保管データベース３１，３２，３３を有する。すなわち、図１０に示すような、同一ユーザのメールアドレスに対して、複数の保管管理情報ごとに保管先のデータベースを登録することもできる。すなわち、電子メールに含まれる機密情報の内容または機密性ごとに保管先を「機密情報保管サーバ１」、「機密情報保管サーバ２」とし、または添付ファイルを有する電子メールの保管先を「添付ファイル保管サーバ」とすることができる。なお、保管データベースを複数有する以外は、上記実施形態と同様または応用することで実現可能であるので、ここでの詳細な説明は省略する。
【００６１】
本実施形態の変形例のように、複数の保管先を設定することで、メールサーバ２０が受信した電子メールに応じて、適切な保管データベースに保管することができる。
【００６２】
また、保管先の保管データベースは「機密情報保管サーバ」などのサーバに限られず、電子メールなどの情報を記憶可能であれば良く、たとえば、携帯端末であってもよい。
【００６３】
さらに、上記本実施形態では、メールサーバ２０上の電子メールを、アクセス用電子メールで置換する場合を例にとって説明したが、本発明はこれに限られず、たとえば、電子メールを保管後、電子メール管理装置１０がメールサーバ２０にアクセスし、直接、メールサーバ２０上でその本文情報等を書き換えることもできる。
【００６４】
さらに、本実施形態では、電子メール管理装置１０に電子メール監視部等の各部が備えられている構成を説明したが、本発明はこれに限られず、電子メール監視部等の各部が電子メール管理装置１０と通信可能に接続されたネットワーク上に又は他の装置に備えられる電子メール管理システムとして構成することもできる。
【００６５】
さらに、電子メール管理装置１０には、用途に応じた機能的手段がそれぞれ備えられているが、電子メール管理装置１０に備えられている機能的手段は、そのいくつかの手段を一纏めにして構成されていてもよいし、一つの手段をさらに複数の手段に分割して構成されていてもよい。
【符号の説明】
【００６６】
１０  電子メール管理装置、
２０  メールサーバ、
３０  保管データベース、
４０  ユーザ端末、
１１  電子メール監視部、
１２  ユーザ情報設定部、
１３  保管メール管理部、
１４  アクセスリンク生成部、
１００  電子メール管理システム。
【図１】
2011039917.tif 000003
【図２】
2011039917.tif 000004
【図３】
2011039917.tif 000005
【図４】
2011039917.tif 000006
【図５】
2011039917.tif 000007
【図６】
2011039917.tif 000008
【図７】
2011039917.tif 000009
【図８】
2011039917.tif 000010
【図９】
2011039917.tif 000011
【図１０】
2011039917.tif 000012
【図１１】
2011039917.tif 000013