(57)【要約】【課題】電子ファイルごとに、機密度等に応じて電子メールへの添付を抑止する。【解決手段】属性情報取得部１３４は、電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作で利用者が指定した電子ファイルから、電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を取得する。メール送信部１３５は、属性情報取得部１３４が取得した属性情報に基づいて、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を判定する。送信不可であれば、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力する。送信可能であれば、メール送信部１３５は、当該電子メールを当該電子メールの宛先へ送信する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子ファイルに、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を付加するサーバ装置を備えるとともに、
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付部と、
前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、前記サーバ装置によって当該電子ファイルに付加された属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記属性情報取得部が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信部とを有する通信装置を備えることを特徴とするメール送信システム。
【請求項２】
前記通信装置の属性情報取得部は、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルに属性情報が付加されているか否かを処理装置により確認し、属性情報が付加されていなければ、前記メッセージを出力装置により出力し、属性情報が付加されていれば、当該電子ファイルから当該属性情報を取得することを特徴とする請求項１に記載のメール送信システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、第１フォルダと第２フォルダとを有し、前記第１フォルダに電子ファイルが格納された場合、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを示す送信不可フラグを付加し、前記第２フォルダに電子ファイルが格納された場合、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であることを示す送信可能フラグを付加し、
前記通信装置のメール送信部は、前記属性情報取得部が取得した属性情報が送信不可フラグであれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定し、前記属性情報取得部が取得した属性情報が送信可能フラグであれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると判定することを特徴とする請求項１又は２に記載のメール送信システム。
【請求項４】
前記サーバ装置は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルの機密レベルを示す属性情報を付加し、
前記通信装置は、電子ファイルを添付した電子メールの送信可否の判断基準とする機密レベルの閾値を示す基準情報を予め記憶装置に記憶し、
前記通信装置のメール送信部は、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示された機密レベルが、記憶装置に記憶された基準情報で示された閾値以上であれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定することを特徴とする請求項１から３までのいずれかに記載のメール送信システム。
【請求項５】
前記サーバ装置は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールを送信可能な宛先のグループを示す属性情報を付加し、
前記通信装置は、さらに、電子メールの宛先を入力するための入力操作を入力装置により受け付ける宛先入力部を有し、
前記通信装置のメール送信部は、前記宛先入力部が前記入力操作を受け付けた宛先が、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示されたグループに含まれていなければ、前記ファイル添付部が添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定することを特徴とする請求項１から４までのいずれかに記載のメール送信システム。
【請求項６】
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付部と、
前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記属性情報取得部が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信部とを有することを特徴とする通信装置。
【請求項７】
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付処理と、
前記ファイル添付処理が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を取得する属性情報取得処理と、
前記属性情報取得処理が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付処理が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする通信プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メール送信システム及び通信装置及び通信プログラムに関するものである。本発明は、特に、機密電子ファイルのメール添付抑止機能に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子メール中に送信抑止マークが記録されているとき、電子メールそのものもしくはメール本文の送信抑止マークが付された部分について、電子メール送信を抑止する技術がある（例えば、特許文献１参照）。また、添付ファイルを電子メールにそのまま添付するかあるいは電子メールから削除するかを宛先種別（Ｔｏ，Ｃｃ：カーボンコピー，Ｂｃｃ：ブラインドカーボンコピー）ごとに指示する技術がある（例えば、特許文献２参照）。また、第１の電子メールを送信する際に、過去の電子メールのうち送信元が第１の電子メールの宛先と一致する第２の電子メールについて、第１の電子メールの添付ファイルの中に第２の電子メールの添付ファイルと同一のものがあるか否かを判断し、同一と判断された添付ファイルがある場合には、第１の電子メールから当該同一と判断された添付ファイルを削除して送信する技術がある（例えば、特許文献３参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−３３９２０９号公報
【特許文献２】特開２００６−２７９７３５号公報
【特許文献３】特開２００７−２１３３３８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来技術では、ファイル単位でのメール添付による情報漏洩を防止することはできないという課題があった。
【０００５】
本発明は、例えば、電子ファイルごとに、機密度等に応じて電子メールへの添付を抑止することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一の態様に係るメール送信システムは、
電子ファイルに、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を付加するサーバ装置を備えるとともに、
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付部と、
前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、前記サーバ装置によって当該電子ファイルに付加された属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記属性情報取得部が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信部とを有する通信装置を備えることを特徴とする。
【０００７】
前記通信装置の属性情報取得部は、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルに属性情報が付加されているか否かを処理装置により確認し、属性情報が付加されていなければ、前記メッセージを出力装置により出力し、属性情報が付加されていれば、当該電子ファイルから当該属性情報を取得することを特徴とする。
【０００８】
前記サーバ装置は、第１フォルダと第２フォルダとを有し、前記第１フォルダに電子ファイルが格納された場合、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを示す送信不可フラグを付加し、前記第２フォルダに電子ファイルが格納された場合、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であることを示す送信可能フラグを付加し、
前記通信装置のメール送信部は、前記属性情報取得部が取得した属性情報が送信不可フラグであれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定し、前記属性情報取得部が取得した属性情報が送信可能フラグであれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると判定することを特徴とする。
【０００９】
前記サーバ装置は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルの機密レベルを示す属性情報を付加し、
前記通信装置は、電子ファイルを添付した電子メールの送信可否の判断基準とする機密レベルの閾値を示す基準情報を予め記憶装置に記憶し、
前記通信装置のメール送信部は、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示された機密レベルが、記憶装置に記憶された基準情報で示された閾値以上であれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定し、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示された機密レベルが、記憶装置に記憶された基準情報で示された閾値未満であれば、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると判定することを特徴とする。
【００１０】
前記サーバ装置は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールを送信可能な宛先のグループを示す属性情報を付加し、
前記通信装置は、さらに、電子メールの宛先を入力するための入力操作を入力装置により受け付ける宛先入力部を有し、
前記通信装置のメール送信部は、前記宛先入力部が前記入力操作を受け付けた宛先が、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示されたグループに含まれていなければ、前記ファイル添付部が添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると判定し、前記宛先入力部が前記入力操作を受け付けた宛先が、前記属性情報取得部が取得した属性情報で示されたグループに含まれていれば、前記ファイル添付部が添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると判定することを特徴とする。
【００１１】
本発明の一の態様に係る通信装置は、
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付部と、
前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を取得する属性情報取得部と、
前記属性情報取得部が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付部が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信部とを有することを特徴とする。
【００１２】
本発明の一の態様に係る通信プログラムは、
電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置により受け付けるファイル添付処理と、
前記ファイル添付処理が前記添付操作を受け付けた電子ファイルから、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を取得する属性情報取得処理と、
前記属性情報取得処理が取得した属性情報に基づいて、前記ファイル添付処理が前記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置により判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置により出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するメール送信処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
本発明の一の態様によれば、通信装置のメール送信部が、電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報に基づいて、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を判定し、当該電子メールが送信不可であれば、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力し、当該電子メールが送信可能であれば、当該電子メールを送信するため、電子ファイルごとに、機密度等に応じて電子メールへの添付を抑止することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】実施の形態１に係るメール送信システムの構成を示す図である。
【図２】実施の形態１に係る属性情報付加サーバの機能を示す図である。
【図３】実施の形態１に係る利用者端末の機能を示す図である。
【図４】実施の形態１に係る利用者端末の構成を示すブロック図である。
【図５】実施の形態１に係る利用者端末のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図６】実施の形態１に係る属性情報付加サーバの動作を示すフローチャートである。
【図７】実施の形態１に係る属性情報付加サーバの動作を示すフローチャートである。
【図８】実施の形態１に係る利用者端末の動作を示すフローチャートである。
【図９】実施の形態１に係る属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【図１０】実施の形態２に係る属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【図１１】実施の形態３に係る利用者端末の構成を示すブロック図である。
【図１２】実施の形態３に係る属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて説明する。
【００１６】
実施の形態１．
図１は、本実施の形態に係るメール送信システム１００の構成を示す図である。
【００１７】
図１において、メール送信システム１００は、少なくとも１つの属性情報付加サーバ１１０と複数の利用者端末１２０とを備える。属性情報付加サーバ１１０とそれぞれの利用者端末１２０とは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）等に接続され、ＬＡＮ等を介して互いに通信する。属性情報付加サーバ１１０はサーバ装置の一例である。利用者端末１２０は通信装置の一例である。利用者端末１２０は、インターネット等のネットワーク１０１に接続され、ネットワーク１０１を介して他の端末等との間で電子メール（単に「メール」という場合がある）を送受信する。
【００１８】
図２は、属性情報付加サーバ１１０の機能を示す図である。
【００１９】
図２において、属性情報付加サーバ１１０は、例えばサーバコンピュータである。属性情報付加機能１１１は、例えば属性情報付加サーバ１１０にて稼働するサービス（プログラム）として実装される。属性情報付加機能１１１は、個々の電子ファイル（単に「ファイル」という場合がある）に対して、メールへのファイル添付の許否（ファイルを添付したメールの送信可否）を判定するための属性情報を付加するものである。
【００２０】
属性情報付加サーバ１１０は、メール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２、メール送信許可ファイル監視フォルダ１１３、属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４、属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５をＨＤＤ（Ｈａｒｄ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）等の記憶装置に有する。メール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２は第１フォルダの一例である。メール送信許可ファイル監視フォルダ１１３は第２フォルダの一例である。属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４は第３フォルダの一例である。属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５は第４フォルダの一例である。
【００２１】
属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１を実装したサービスをＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ・Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ・Ｕｎｉｔ）等の処理装置により実行することで、以下の処理を行う。
【００２２】
属性情報付加サーバ１１０は、メール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２及びメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３を監視する。メール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に電子ファイル（例えば、機密情報を含む機密電子ファイル）が格納された場合、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを示す送信不可フラグを付加する。そして、属性情報付加サーバ１１０は、送信不可フラグを付加した電子ファイルを属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４に格納する。また、メール送信許可ファイル監視フォルダ１１３に電子ファイル（例えば、機密情報を含まない通常電子ファイル）が格納された場合、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であることを示す送信可能フラグを付加する。そして、属性情報付加サーバ１１０は、送信可能フラグを付加した電子ファイルを属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５に格納する。なお、属性情報付加サーバ１１０は、メール送信許可ファイル監視フォルダ１１３に格納された電子ファイルが機密電子ファイルでないか確認してもよい（例えば、「極秘」等、機密情報に関わる特定のキーワードで電子ファイルを検索し、当該電子ファイルに特定のキーワードが含まれていれば、当該電子ファイルが機密電子ファイルであるとみなす）。このとき、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルが機密電子ファイルであると判断した場合には、当該電子ファイルを例えばエラー出力フォルダ（属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５以外のフォルダ）に移動する。エラー出力フォルダに格納された電子ファイルが機密電子ファイルでない場合には、例えば管理者が当該電子ファイルに手動で送信可能フラグを付加すればよい。
【００２３】
このように、属性情報付加サーバ１１０は、電子ファイルに、当該電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を決定づける属性情報を処理装置により付加して、当該電子ファイルを記憶装置に記憶する。このとき、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加サーバ１１０の秘密鍵等で属性情報を暗号化し、暗号化した属性情報を電子ファイルに付加してもよい。また、属性情報付加サーバ１１０は、履歴情報として、電子ファイルの識別子、当該電子ファイルに付加した属性情報、当該属性情報を付加した時刻等を対応付けて記憶装置に記憶してもよい。
【００２４】
図３は、利用者端末１２０の機能を示す図である。また、図４は、利用者端末１２０の構成を示すブロック図である。
【００２５】
図３において、利用者端末１２０は、例えばメール送信を行う者（利用者）のＰＣ（パーソナルコンピュータ）である。メーラ１２１は、メールを送受信するアプリケーションプログラムであり、利用者端末１２０にインストールされ、利用者端末１２０にて稼働する。属性チェック機能１２２は、例えばメーラ１２１に組み込まれるプラグインとして実装される。属性チェック機能１２２は、メールに添付される電子ファイルの属性情報を確認することにより、例えば機密電子ファイルの判別を行い、メールへの機密電子ファイルの添付を抑止するものである。
【００２６】
図４において、利用者端末１２０は、ファイル入力部１３１、メール作成部１３２、ファイル添付部１３３、属性情報取得部１３４、メール送信部１３５を有する。また、利用者端末１２０は、処理装置１４１、記憶装置１４２、入力装置１４３、出力装置１４４等のハードウェアを具備する。ハードウェアは利用者端末１２０の各部によって利用される。例えば、処理装置１４１は、利用者端末１２０の各部でデータや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置１４２は、そのデータや情報を記憶するために利用される。また、入力装置１４３は、そのデータや情報を入力するために、出力装置１４４は、そのデータや情報を出力するために利用される。
【００２７】
ファイル入力部１３１は、属性情報付加サーバ１１０によって属性情報が付加された電子ファイル及びその他の任意の電子ファイルを入力するための操作を入力装置１４３により利用者から受け付けたり、同様の電子ファイルを自動的に属性情報付加サーバ１１０等から受信したりする。そして、ファイル入力部１３１は、これらの電子ファイルを記憶装置１４２に記憶する。
【００２８】
メール作成部１３２は、メーラ１２１の一般的な機能として実装される。メール作成部１３２は、電子メールを作成するための作成操作を入力装置１４３により利用者から受け付け、この作成操作に従って電子メールを作成する。
【００２９】
ファイル添付部１３３は、メーラ１２１の一般的な機能として実装される。ファイル添付部１３３は、メール作成部１３２が作成した電子メールに、ファイル入力部１３１が記憶した電子ファイルを添付するための添付操作を入力装置１４３により利用者から受け付け、この添付操作に従って当該電子メールに当該電子ファイルを添付する。
【００３０】
属性情報取得部１３４は、属性チェック機能１２２として実装される。属性情報取得部１３４は、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルに属性情報が付加されているか否かを処理装置１４１により確認する。属性情報が付加されていなければ、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置１４４により利用者に対して出力する。このとき、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルの添付を解除（添付ファイルを削除）してもよい。一方、属性情報が付加されていれば、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルから当該属性情報を取得する。このとき、属性情報付加サーバ１１０の秘密鍵等で属性情報が暗号化されている場合、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルに付加されている属性情報を属性情報付加サーバ１１０の公開鍵等で復号化する。そして、属性情報取得部１３４は、復号化した属性情報を取得する。また、属性情報付加サーバ１１０が前述した履歴情報を記憶している場合、属性情報取得部１３４は、電子ファイルの識別子をキーとして属性情報付加サーバ１１０に問い合わせを行う。そして、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルから取得した属性情報が本当に属性情報付加サーバ１１０によって付加されたものかどうかを確認する。このようにすることで、属性情報が属性情報付加サーバ１１０以外で偽造されたものでないことを確認できる。
【００３１】
メール送信部１３５は、電子メールを送信する処理については、メーラ１２１の一般的な機能として実装され、その他の処理については、属性チェック機能１２２として実装される。属性情報取得部１３４が取得した属性情報が送信不可フラグであれば、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると処理装置１４１により判定する。一方、属性情報取得部１３４が取得した属性情報が送信可能フラグであれば、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると処理装置１４１により判定する。このように、メール送信部１３５は、属性情報取得部１３４が取得した属性情報に基づいて、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を処理装置１４１により判定する。当該電子メールが送信不可であれば、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置１４４により出力する。このとき、メール送信部１３５は、当該電子ファイルの添付を解除（添付ファイルを削除）してもよい。一方、当該電子メールが送信可能であれば、メール送信部１３５は、自動的に、又は、利用者の送信操作に従い、ネットワーク１０１を介して当該電子メールを当該電子メールの宛先へ送信する。
【００３２】
なお、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルに属性情報が付加されていない場合、及び、当該電子ファイルに付加された属性情報が送信不可フラグであった場合でも、当該電子ファイルの添付が解除されていれば、メール送信部１３５は、ネットワーク１０１を介して電子メールを送信してもよい。また、ファイル添付部１３３は、上記添付操作を受け付けたときには、電子ファイルを添付せず、メール送信部１３５が当該電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると判定してから、当該電子ファイルを添付するようにしてもよい。
【００３３】
また、上記添付操作において、利用者は電子ファイルを複数指定してもよい。この場合、属性情報取得部１３４は、利用者によって指定された電子ファイルごとに、属性情報が付加されているか否かを確認する。属性情報取得部１３４は、属性情報が付加されていない電子ファイルについては、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを利用者に対して出力する。属性情報取得部１３４は、属性情報が付加されている電子ファイルについては、当該電子ファイルから当該属性情報を取得する。指定された電子ファイルの中に属性情報が付加されていない電子ファイルがある場合、属性情報取得部１３４は、上記メッセージを出力した後に、処理を中止する。あるいは、この場合、属性情報取得部１３４は、属性情報が付加されていない電子ファイル全ての添付を解除（添付ファイルを削除）してもよい。メール送信部１３５は、電子ファイルごとに、属性情報取得部１３４が取得した属性情報に基づいて、それぞれの電子ファイルを添付した電子メールの送信可否を判定する。メール送信部１３５は、属性情報として送信不可フラグが付加された電子ファイルについては、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力する。また、メール送信部１３５は、属性情報として送信不可フラグが付加された電子ファイルが１つもない場合、即ち、全ての電子ファイルについて添付した電子メールが送信可能である場合、ネットワーク１０１を介して電子メールを送信する。属性情報として送信不可フラグが付加された電子ファイルが１つでもある場合、メール送信部１３５は、上記メッセージを出力した後に、処理を中止する。あるいは、この場合、メール送信部１３５は、属性情報として送信不可フラグが付加された電子ファイル全ての添付を解除（添付ファイルを削除）した上で、ネットワーク１０１を介して電子メール（属性情報として送信可能フラグが付加された電子ファイルのみが添付されていることになる）を送信してもよい。
【００３４】
以上のように、本実施の形態では、電子ファイルにメール送付禁止の属性情報を新たに設け、メーラ１２１に属性チェックを行う機能をプラグイン等により実装することで、電子ファイルにメール送付禁止の属性情報が付加されている場合は、メールそのものに対してファイル添付が行えないように制御する。本実施の形態では、電子ファイルの作成者や管理者が、電子ファイルが機密情報を含むか否かを判断し、属性情報付加サーバ１１０上の特定のフォルダにその機密情報を含む電子ファイルを置けば、属性情報付加サーバ１１０上で自動的に電子ファイルにメール送付禁止の属性情報が付加される。作成者や管理者は、メール送付禁止の属性情報が付加された電子ファイルを属性情報付加サーバ１１０から取り出し、例えば社内にて使用する。本実施の形態によれば、電子ファイルに対して属性情報を付加できることから、電子ファイル単位でメール添付による外部送信（持出）を抑止することができ、メールへのファイル添付による情報漏洩を防止することが可能となる。
【００３５】
図５は、利用者端末１２０のハードウェア構成の一例を示す図である。なお、利用者端末１２０と同様に、属性情報付加サーバ１１０を、以下に示すようなハードウェア構成で実現しても構わない。
【００３６】
図５において、利用者端末１２０は、コンピュータであり、ＬＣＤ９０１（Ｌｉｑｕｉｄ・Ｃｒｙｓｔａｌ・Ｄｉｓｐｌａｙ）、キーボード９０２（Ｋ／Ｂ）、マウス９０３、ＦＤＤ９０４（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）、ＣＤＤ９０５（Ｃｏｍｐａｃｔ・Ｄｉｓｃ・Ｄｒｉｖｅ）、プリンタ９０６といったハードウェアデバイスを備えている。これらのハードウェアデバイスはケーブルや信号線で接続されている。ＬＣＤ９０１の代わりに、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ・Ｒａｙ・Ｔｕｂｅ）、あるいは、その他の表示装置が用いられてもよい。マウス９０３の代わりに、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、ペンタブレット、あるいは、その他のポインティングデバイスが用いられてもよい。
【００３７】
利用者端末１２０は、プログラムを実行するＣＰＵ９１１を備えている。ＣＰＵ９１１は、処理装置１４１の一例である。ＣＰＵ９１１は、バス９１２を介してＲＯＭ９１３（Ｒｅａｄ・Ｏｎｌｙ・Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ９１４（Ｒａｎｄｏｍ・Ａｃｃｅｓｓ・Ｍｅｍｏｒｙ）、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、プリンタ９０６、ＨＤＤ９２０と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。ＨＤＤ９２０の代わりに、フラッシュメモリ、光ディスク装置、メモリカードリーダライタ又はその他の記憶媒体が用いられてもよい。
【００３８】
ＲＡＭ９１４は、揮発性メモリの一例である。ＲＯＭ９１３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、ＨＤＤ９２０は、不揮発性メモリの一例である。これらは、記憶装置１４２の一例である。通信ボード９１５、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５は、入力装置１４３の一例である。また、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、プリンタ９０６は、出力装置１４４の一例である。
【００３９】
通信ボード９１５は、ＬＡＮ等に接続されている。通信ボード９１５は、ＬＡＮに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ・Ｐｒｏｔｏｃｏｌ・Ｖｉｒｔｕａｌ・Ｐｒｉｖａｔｅ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、広域ＬＡＮ、ＡＴＭ（Ａｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ・Ｔｒａｎｓｆｅｒ・Ｍｏｄｅ）ネットワークといったＷＡＮ（Ｗｉｄｅ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、あるいは、インターネットに接続されていても構わない。ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットは、ネットワークの一例である。
【００４０】
ＨＤＤ９２０には、オペレーティングシステム９２１（ＯＳ）、ウィンドウシステム９２２、プログラム群９２３、ファイル群９２４が記憶されている。プログラム群９２３のプログラムは、ＣＰＵ９１１、オペレーティングシステム９２１、ウィンドウシステム９２２により実行される。プログラム群９２３には、本実施の形態の説明において「〜部」として説明する機能を実行するプログラムが含まれている。プログラムは、ＣＰＵ９１１により読み出され実行される。ファイル群９２４には、本実施の形態の説明において、「〜データ」、「〜情報」、「〜ＩＤ（識別子）」、「〜フラグ」、「〜結果」として説明するデータや情報や信号値や変数値やパラメータが、「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」の各項目として含まれている。「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」は、ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶される。ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶されたデータや情報や信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してＣＰＵ９１１によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理（動作）に用いられる。抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理中、データや情報や信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。
【００４１】
本実施の形態の説明において用いるブロック図やフローチャートの矢印の部分は主としてデータや信号の入出力を示す。データや信号は、ＲＡＭ９１４等のメモリ、ＦＤＤ９０４のフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤＤ９０５のコンパクトディスク（ＣＤ）、ＨＤＤ９２０の磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ・Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ・Ｄｉｓｃ）、あるいは、その他の記録媒体に記録される。また、データや信号は、バス９１２、信号線、ケーブル、あるいは、その他の伝送媒体により伝送される。
【００４２】
本実施の形態の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜工程」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。即ち、「〜部」として説明するものは、ＲＯＭ９１３に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアのみ、あるいは、素子、デバイス、基板、配線といったハードウェアのみで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせ、あるいは、ソフトウェアとハードウェアとファームウェアとの組み合わせで実現されていても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、フレキシブルディスク、コンパクトディスク、磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ等の記録媒体に記憶される。プログラムはＣＰＵ９１１により読み出され、ＣＰＵ９１１により実行される。即ち、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」としてコンピュータを機能させるものである。あるいは、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」の手順や方法をコンピュータに実行させるものである。
【００４３】
図６は、属性情報付加機能１１１を用いて、機密電子ファイルを作成した利用者（もしくは管理者）が、機密電子ファイルに属性情報の付加を行う場合の属性情報付加サーバ１１０の動作を示すフローチャートである。
【００４４】
まず、利用者は、機密電子ファイル（機密情報を含んだ電子ファイル）をメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２（属性情報付加サーバ１１０上の決められたフォルダ）に配置する。ここで、属性情報付加サーバ１１０は、利用者の認証処理を行ってもよい。即ち、属性情報付加サーバ１１０は、利用者を認証し、正規の利用者（もしくは管理者）のみがメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に電子ファイルを格納できるようにしてもよい。
【００４５】
ステップＳ１０１において、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１により定期的にメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２にファイルがないかどうかの確認を行う。確認間隔については、属性情報付加機能１１１の外部設定ファイルに定義を行う。即ち、属性情報付加サーバ１１０は、メール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に電子ファイルが格納されているかどうかを確認するタイミングを定めた設定ファイルを予め記憶装置に記憶する。
【００４６】
ステップＳ１０１でメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に電子ファイルが存在すれば、ステップＳ１０２において、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１によりその電子ファイルの形式（ＷＯＲＤ／ＥＸＣＥＬ／ＰＤＦ等）をファイルの拡張子等により確認する。ステップＳ１０１でメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に電子ファイルが存在しなければ、属性情報付加サーバ１１０は、次にステップＳ１０１でメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２を確認するタイミング（監視フォルダ確認タイミング）まで処理を休止する。
【００４７】
ステップＳ１０３において、属性情報付加サーバ１１０は、ステップＳ１０２における電子ファイルの形式の確認結果を基に、属性情報付加機能１１１により電子ファイルに対してメール送付禁止の属性情報である属性「送信不可」（送信不可フラグ）の付与を行う。この属性情報はフラグデータであり、電子ファイルがＷＯＲＤやＥＸＣＥＬ形式であれば電子ファイル内のプロパティ等に書き込まれる。電子ファイルがＰＤＦ形式であれば電子ファイル中に属性情報を含むオブジェクトが追加されることで、電子ファイル内に属性情報が書き込まれる。つまり、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１により電子ファイル内の拡張領域（データを追加しても電子ファイルの使用には影響のない領域）に、属性情報の書き込みを行う。
【００４８】
ステップＳ１０４において、属性情報付加サーバ１１０は、ステップＳ１０３で属性「送信不可」の属性情報が付加された電子ファイルを、属性情報付加機能１１１により属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４（属性情報付加サーバ１１０上の決められたフォルダ）に出力する。
【００４９】
利用者は、属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４に出力された電子ファイルを取得し、例えば社内にて利用する。利用する電子ファイルは、メール送付禁止の属性情報が付加されたものとなっているため、属性情報付加サーバ１１０以外の装置に電子ファイルを移動して使用したとしてもその電子ファイルが「送信不可」であることがわかる。
【００５０】
図７は、属性情報付加機能１１１を用いて、通常電子ファイルを作成した利用者（もしくは管理者）が、通常電子ファイルに属性情報の付加を行う場合の属性情報付加サーバ１１０の動作を示すフローチャートである。
【００５１】
まず、利用者は、通常電子ファイル（機密情報を含まない電子ファイル）をメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３（属性情報付加サーバ１１０上の決められたフォルダ）に配置する。
【００５２】
ステップＳ２０１において、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１により定期的にメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３にファイルがないかどうかの確認を行う。確認間隔については、前述したように、属性情報付加機能１１１の外部設定ファイルに定義を行う。
【００５３】
ステップＳ２０１でメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３に電子ファイルが存在すれば、ステップＳ２０２において、属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１によりその電子ファイルの形式（ＷＯＲＤ／ＥＸＣＥＬ／ＰＤＦ等）をファイルの拡張子等により確認する。ステップＳ２０１でメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３に電子ファイルが存在しなければ、属性情報付加サーバ１１０は、次にステップＳ２０１でメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３を確認するタイミング（監視フォルダ確認タイミング）まで処理を休止する。
【００５４】
ステップＳ２０３において、属性情報付加サーバ１１０は、ステップＳ２０２における電子ファイルの形式の確認結果を基に、属性情報付加機能１１１により電子ファイルに対してメール送付許可の属性情報である属性「送信可」（送信可能フラグ）の付与を行う。メール送付禁止の属性情報と同様に、この属性情報もフラグデータである。属性情報付加サーバ１１０は、属性情報付加機能１１１により電子ファイル内の拡張領域（データを追加しても電子ファイルの使用には影響のない領域）に、属性情報の書き込みを行う。
【００５５】
ステップＳ２０４において、属性情報付加サーバ１１０は、ステップＳ２０３で属性「送信可」の属性情報が付加された電子ファイルを、属性情報付加機能１１１により属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５（属性情報付加サーバ１１０上の決められたフォルダ）に出力する。
【００５６】
利用者は、属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１４に出力された電子ファイルを取得し、例えば社内にて利用する。
【００５７】
以上のように、本実施の形態では、属性情報付加サーバ１１０は、機密電子ファイルを配置する監視フォルダと属性情報を付加した機密電子ファイルを出力する出力先フォルダと通常電子ファイルを配置する監視フォルダと属性情報を付加した通常電子ファイルを出力する出力先フォルダとを分けて管理を行う。また、属性情報付加サーバ１１０は、電子ファイルに書き込む属性情報のフラグデータとして、機密電子ファイルと通常電子ファイルとで異なるデータを設定する。例えば、属性「送信不可」のフラグデータを「１」、属性「送信可」のフラグデータを「０」に設定する。上記のような機能を用いることにより、本実施の形態では、機密情報を含んだ電子ファイルそのものに対し、メール送付禁止の属性情報を付加するとともに、それ以外の電子ファイルそのものに対し、メール送付許可の属性情報を付加することが可能となる。
【００５８】
図８は、属性チェック機能１２２を用いて、利用者が電子メールへ電子ファイルを添付する場合の利用者端末１２０の動作を示すフローチャートである。また、図９は、属性情報付加サーバ１１０によって電子ファイルに付加される属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【００５９】
前述したように、属性チェック機能１２２は、利用者端末１２０で動作するメーラ１２１にプラグイン等として組み込まれ、利用者端末１２０の属性情報取得部１３４及びメール送信部１３５の動作を行うものである。
【００６０】
図９に示した設定については、例えば、メーラ１２１の外部設定ファイルに定義を行う。即ち、利用者端末１２０は、電子ファイルに付加された属性情報の内容（設定値）に応じて、メーラ１２１でどのようなメッセージを表示するか、当該属性情報が付加された電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であるか否か等を定めた設定ファイルを予め（例えば、属性チェック機能１２２をプラグイン等としてインストールする際に）ＨＤＤ９２０（記憶装置１４２の一例）に記憶する。ここで、メーラ１２１の外部設定ファイルは、暗号化して利用者端末１２０に記憶することが望ましい。メーラ１２１の外部設定ファイルは、属性情報付加サーバ１１０等、外部のサーバで保管し、必要に応じて利用者端末１２０がアクセスするようにしてもよい。このようにすることで、利用者等による外部設定ファイルの改変を防止することができる。
【００６１】
ステップＳ３０１において、利用者がメールへのファイルの添付を実施すると、属性情報取得部１３４は、メールへのファイル添付のイベントを感知（キャッチ）する。即ち、ファイル添付部１３３が、電子メールに電子ファイルを添付するための添付操作をキーボード９０２やマウス９０３（入力装置１４３の一例）により利用者から受け付けると、属性情報取得部１３４は、この添付操作をＣＰＵ９１１（処理装置１４１の一例）により検出する。
【００６２】
ステップＳ３０２において、ステップＳ３０２におけるイベントキャッチの後、属性情報取得部１３４は、メールに添付された電子ファイルの形式（ＷＯＲＤ／ＥＸＣＥＬ／ＰＤＦ等）をファイルの拡張子等により確認する。即ち、属性情報取得部１３４は、ステップＳ３０１で上記添付操作を検出すると、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルの形式をＣＰＵ９１１により認識する。
【００６３】
ステップＳ３０３において、属性情報取得部１３４は、ステップＳ３０２で確認した電子ファイルの形式に従い、電子ファイル内の拡張領域から属性情報を取得する。メール送信部１３５は、ＨＤＤ９２０に記憶された外部設定ファイルの内容に基づき、この属性情報の確認を行う。即ち、属性情報取得部１３４は、ステップＳ３０２で認識した電子ファイルの形式に応じて、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルから属性情報をＣＰＵ９１１により取得する。メール送信部１３５は、属性情報取得部１３４が取得した属性情報をＣＰＵ９１１により確認する。
【００６４】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性情報が付加されていなければ、ステップＳ３０４において、属性情報取得部１３４は、属性情報がないファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ（図９の例では、「属性情報がありません」というメッセージ）を表示する。そして、属性情報取得部１３４は、メールへのファイル添付処理を終了する。即ち、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルに属性情報が付加されていなければ、属性情報取得部１３４は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージをＬＣＤ９０１（出力装置１４４の一例）により利用者に対して表示する。
【００６５】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「送信可」が付与されていれば（図９の例では、フラグデータの値が「０」）、ステップＳ３０５において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルが通常電子ファイルであると判断する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を行う。即ち、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報が送信可能フラグであれば、メール送信部１３５は、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３に電子ファイルの添付を実行させて、当該電子ファイルが添付された電子メールを送信する。
【００６６】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「送信不可」が付与されていれば（図９の例では、フラグデータの値が「１」）、ステップＳ３０６において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルが機密電子ファイルであると判断する。メール送信部１３５は、そのようなファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ（図９の例では、「本ファイルをメールに添付することができません」というメッセージ）を表示する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を終了する。即ち、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報が送信不可フラグであれば、メール送信部１３５は、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージをＬＣＤ９０１により利用者に対して表示する。
【００６７】
前述したように、ステップＳ３０１で複数の電子ファイルの添付操作が検出された場合、ステップＳ３０２及びＳ３０３では全ての電子ファイルの属性情報について確認を行う。この場合、複数の電子ファイルの中に１つでも送信不可フラグが付加された電子ファイルがあれば、その電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージが利用者に対して表示される。
【００６８】
上記のような機能を用いることにより、本実施の形態では、利用者がメールへファイル添付を実施する際、電子ファイル単位でメール添付による外部送信（持出）を抑止することができ、電子ファイルのメール添付による情報漏洩を防止することが可能となる。
【００６９】
また、本実施の形態では、属性チェック機能１２２が、利用者端末１２０で動作するメーラ１２１にプラグイン等として組み込まれているため、利用者が指定したファイルをメールへ添付することが禁止されているか否かの判定が利用者端末１２０だけでできる。そして、利用者が指定したファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ等を、サーバ等との通信を必要とすることなく、利用者端末１２０にて表示することができる。
【００７０】
実施の形態２．
本実施の形態について、主に実施の形態１との差異を説明する。
【００７１】
本実施の形態では、属性情報付加サーバ１１０は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルの機密レベルを示す属性情報を付加する。そのための機能は、図２等を用いて説明した実施の形態１の属性情報付加機能１１１と同様である。
【００７２】
以下では、一例として、機密レベルに「極秘」、「秘」、「取扱注意」の３段階があり、「極秘」及び「秘」の電子ファイルについては電子メールに添付して送信することが禁止され、「取扱注意」の電子ファイルについては電子メールに添付して送信しないことが推奨されているものとして説明する。なお、機密レベルは２段階のみ又は４段階以上設けられていてもよい。
【００７３】
本実施の形態では、属性情報付加サーバ１１０は、実施の形態１におけるメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２に代えて、同様の監視フォルダを機密レベルごとに記憶装置に有する。また、属性情報付加サーバ１１０は、実施の形態１における属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４に代えて、同様の保管フォルダを属性ごとに記憶装置に有する。
【００７４】
属性情報付加サーバ１１０は、各機密レベルに対応する監視フォルダ及びメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３を監視する。例えば、「極秘」の機密レベルに対応する監視フォルダに電子ファイル（例えば、「極秘」の機密情報を含む機密電子ファイル）が格納された場合、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルが「極秘」の電子ファイルであることを示す極秘フラグを付加する。そして、属性情報付加サーバ１１０は、極秘フラグを付加した電子ファイルを属性「極秘」付与済ファイル保管フォルダに格納する。他の機密レベルについても同様である。また、実施の形態１と同様に、メール送信許可ファイル監視フォルダ１１３に電子ファイル（例えば、機密情報を含まない通常電子ファイル）が格納された場合、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であることを示す送信可能フラグを付加する。そして、属性情報付加サーバ１１０は、送信可能フラグを付加した電子ファイルを属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５に格納する。
【００７５】
また、本実施の形態では、利用者端末１２０は、電子ファイルを添付した電子メールの送信可否の判断基準とする機密レベルの閾値を示す基準情報を予め記憶装置１４２に記憶する。利用者端末１２０の構成については、図４を用いて説明した実施の形態１のものと同様である。ファイル入力部１３１、メール作成部１３２、ファイル添付部１３３、属性情報取得部１３４の動作についても、実施の形態１のものと同様である。以下、メール送信部１３５の動作について説明する。
【００７６】
属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示された機密レベルが、記憶装置１４２に記憶された基準情報で示された閾値以上であれば、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が前述した添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であると処理装置１４１により判定する。一方、属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示された機密レベルが、記憶装置１４２に記憶された基準情報で示された閾値未満であれば、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が上記添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であると処理装置１４１により判定する。実施の形態１と同様に、当該電子メールが送信不可であれば、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置１４４により出力する。一方、当該電子メールが送信可能であれば、メール送信部１３５は、自動的に、又は、利用者の送信操作に従い、ネットワーク１０１を介して当該電子メールを当該電子メールの宛先へ送信する。
【００７７】
以下、実施の形態１と同様に、図８を用いて、利用者が電子メールへ電子ファイルを添付する場合の利用者端末１２０の動作について説明する。図１０は、属性情報付加サーバ１１０によって電子ファイルに付加される属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【００７８】
図１０に示した設定については、実施の形態１と同様に、例えば、メーラ１２１の外部設定ファイルに定義を行う。この外部設定ファイルは、前述した機密レベルの閾値（図１０の例では、「２」）を示す基準情報を含む。
【００７９】
ステップＳ３０１〜Ｓ３０４については、実施の形態１のものと同様である。
【００８０】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「送信可」が付与されていれば（図１０の例では、フラグデータの値が「０」）、ステップＳ３０５において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルが通常電子ファイルであると判断する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を行う。また、ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「取扱注意」が付与されていれば（図１０の例では、フラグデータの値が「１」）、ステップＳ３０５において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルが「取扱注意」の機密情報を含む機密電子ファイルであると判断する。メール送信部１３５は、そのファイルをメールへ添付することに問題がないか確認することを促すメッセージ（図１０の例では、「添付ファイルの内容を確認してください」というメッセージ）を表示して利用者からの確認の入力を待つ。そして、メール送信部１３５は、当該入力の操作があれば、メールへのファイル添付処理を行う。即ち、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示された機密レベルが、ＨＤＤ９２０に記憶された基準情報で示された閾値（図１０の例では、「２」）未満であれば、メール送信部１３５は、ステップＳ３０１における添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが送信可能であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３に電子ファイルの添付を実行させて、当該電子ファイルが添付された電子メールを送信する。
【００８１】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「極秘」が付与されているか（図１０の例では、明示していないが、フラグデータの値が「３」）、あるいは、ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「秘」が付与されていれば（図１０の例では、明示していないが、フラグデータの値が「２」）、ステップＳ３０６において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルが「極秘」又は「秘」の機密情報を含む機密電子ファイルであると判断する。メール送信部１３５は、そのようなファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ（図１０の例では、「本ファイルをメールに添付することができません」というメッセージ）を表示する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を終了する。即ち、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示された機密レベルが、ＨＤＤ９２０に記憶された基準情報で示された閾値（図１０の例では、「２」）以上であれば、メール送信部１３５は、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージをＬＣＤ９０１により利用者に対して表示する。
【００８２】
上記のような機能を用いることにより、本実施の形態では、利用者がメールへファイル添付を実施する際、電子ファイル単位で、電子ファイルの機密レベルに応じてメール添付による外部送信（持出）を抑止することができるとともに、機密レベルが低い電子ファイルについてもメール添付による外部送信（持出）に関する注意を喚起することが可能となる。
【００８３】
実施の形態３．
本実施の形態について、主に実施の形態１との差異を説明する。
【００８４】
本実施の形態では、属性情報付加サーバ１１０は、電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルを添付した電子メールを送信可能な宛先のグループを示す属性情報を付加する。そのための機能は、図２等を用いて説明した実施の形態１の属性情報付加機能１１１と同様である。
【００８５】
以下では、一例として、宛先のグループに「Ａ」、「Ｂ」の２つがあるものとして説明する。なお、宛先のグループは任意に設定可能である。
【００８６】
本実施の形態では、属性情報付加サーバ１１０は、実施の形態１におけるメール送信禁止ファイル監視フォルダ１１２やメール送信許可ファイル監視フォルダ１１３と同様の監視フォルダを宛先のグループごとに記憶装置に有する。また、属性情報付加サーバ１１０は、実施の形態１における属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ１１４や属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ１１５と同様の保管フォルダを属性（宛先のグループ）ごとに記憶装置に有する。
【００８７】
属性情報付加サーバ１１０は、各グループに対応する監視フォルダを監視する。例えば、「Ａ」のグループに対応する監視フォルダに電子ファイル（例えば、「Ａ」のグループにしか公開できない機密情報を含む機密電子ファイル）が格納された場合、属性情報付加サーバ１１０は、当該電子ファイルに、属性情報として、当該電子ファイルが「Ａ」の電子ファイルであることを示すＡフラグを付加する。そして、属性情報付加サーバ１１０は、Ａフラグを付加した電子ファイルを属性「Ａ」付与済ファイル保管フォルダに格納する。他の宛先のグループについても同様である。
【００８８】
図１１は、利用者端末１２０の構成を示すブロック図である。
【００８９】
図１１において、利用者端末１２０は、メール作成部１３２に宛先入力部１３６を有する。宛先入力部１３６は、メール作成部１３２が作成する電子メールの宛先を入力するための入力操作を、前述した作成操作の一部として、入力装置１４３により利用者から受け付け、この入力操作に従って当該電子メールの宛先を設定する。その他の構成については、図４を用いて説明した実施の形態１のものと同様である。ファイル入力部１３１、メール作成部１３２、ファイル添付部１３３、属性情報取得部１３４の動作についても、実施の形態１のものと同様である。以下、メール送信部１３５の動作について説明する。
【００９０】
宛先入力部１３６が上記入力操作を受け付けた宛先が、属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていなければ（例えば、宛先のメールアドレスが“ｘｘｘ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ”であり、グループのドメインネームが“ｂｂｂ．ｃｏ．ｊｐ”であれば、当該宛先は当該グループに含まれていないと判断する）、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が前述した添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へは送信不可であると処理装置１４１により判定する。一方、宛先入力部１３６が上記入力操作を受け付けた宛先が、属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていれば（例えば、宛先のメールアドレスが“ｘｘｘ＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ”であり、グループのドメインネームが“ａａａ．ｃｏ．ｊｐ”であれば、当該宛先は当該グループに含まれていないと判断する）、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３が前述した添付操作を受け付けた電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へ送信可能であると処理装置１４１により判定する。実施の形態１と同様に、当該電子メールが送信不可であれば、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であることを通知するメッセージを出力装置１４４により出力する。このとき、メール送信部１３５は、当該宛先を削除してもよい。一方、当該電子メールが送信可能であれば、メール送信部１３５は、自動的に、又は、利用者の送信操作に従い、ネットワーク１０１を介して当該電子メールを当該電子メールの宛先へ送信する。
【００９１】
なお、宛先入力部１３６が上記入力操作を受け付けた宛先が、当該電子ファイルに付加された属性情報で示されたグループに含まれていない場合でも、当該宛先が削除されていれば、メール送信部１３５は、ネットワーク１０１を介して電子メールを送信してもよい。また、宛先入力部１３６は、上記入力操作を受け付けたときには、宛先を設定せず、メール送信部１３５が当該電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へ送信可能であると判定してから、当該宛先を設定するようにしてもよい。
【００９２】
また、上記入力操作において、利用者は宛先を複数指定してもよい。この場合、メール送信部１３５は、利用者によって指定された宛先のうち、属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていない宛先については、上記添付操作で指定された電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へは送信不可であることを通知するメッセージを出力する。また、メール送信部１３５は、全ての宛先が、属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれているのであれば、ネットワーク１０１を介して電子メールを送信する。属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていない宛先が１つでもある場合、メール送信部１３５は、上記メッセージを出力した後に、処理を中止する。あるいは、この場合、メール送信部１３５は、該当する宛先を全て削除した上で、ネットワーク１０１を介して電子メールを送信してもよい。
【００９３】
以下、実施の形態１と同様に、図８を用いて、利用者が電子メールへ電子ファイルを添付する場合の利用者端末１２０の動作について説明する。図１２は、属性情報付加サーバ１１０によって電子ファイルに付加される属性情報及び対応する設定の一例を示す表である。
【００９４】
図１２に示した設定については、実施の形態１と同様に、例えば、メーラ１２１の外部設定ファイルに定義を行う。
【００９５】
ステップＳ３０１〜Ｓ３０４については、実施の形態１のものと同様である。
【００９６】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「Ａ」が付与されており（図１２の例では、フラグデータの値が「Ａ」）、メールに設定された宛先が「Ａ」のグループに含まれていれば、ステップＳ３０５において、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を行う。また、ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「Ｂ」が付与されており（図１２の例では、フラグデータの値が「Ｂ」）、メールに設定された宛先が「Ｂ」のグループに含まれていれば、ステップＳ３０５において、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を行う。即ち、宛先入力部１３６が前述した入力操作を受け付けた宛先が、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていれば、メール送信部１３５は、前述した添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へ送信可能であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、ファイル添付部１３３に電子ファイルの添付を実行させて、当該電子ファイルが添付された電子メールを送信する。
【００９７】
ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「Ａ」が付与されているが（図１２の例では、フラグデータの値が「Ａ」）、メールに設定された宛先が「Ａ」のグループに含まれていなければ、ステップＳ３０６において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ（図１２の例では、「本ファイルをメールに添付することができません」というメッセージ）を表示する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を終了する。また、ステップＳ３０３でメールに添付された電子ファイルに属性「Ｂ」が付与されているが（図１２の例では、フラグデータの値が「Ｂ」）、メールに設定された宛先が「Ｂ」のグループに含まれていなければ、ステップＳ３０６において、メール送信部１３５は、当該電子ファイルをメールへ添付することが禁止されていることを示すメッセージ（図１２の例では、「本ファイルをメールに添付することができません」というメッセージ）を表示する。そして、メール送信部１３５は、メールへのファイル添付処理を終了する。即ち、宛先入力部１３６が前述した入力操作を受け付けた宛先が、ステップＳ３０３で属性情報取得部１３４が取得した属性情報で示されたグループに含まれていなければ、メール送信部１３５は、上記添付操作で利用者が指定した電子ファイルを添付した電子メールが送信不可であるとＣＰＵ９１１により判定する。そして、メール送信部１３５は、当該電子ファイルを添付した電子メールが当該宛先へは送信不可であることを通知するメッセージをＬＣＤ９０１により利用者に対して表示する。
【００９８】
上記のような機能を用いることにより、本実施の形態では、利用者がメールへファイル添付を実施する際、電子ファイル単位で、宛先に応じてメール添付による外部送信（持出）を抑止することができる。
【００９９】
以上、本発明の実施の形態について説明したが、これらのうち、２つ以上の実施の形態を組み合わせて実施しても構わない。あるいは、これらのうち、１つの実施の形態を部分的に実施しても構わない。あるいは、これらのうち、２つ以上の実施の形態を部分的に組み合わせて実施しても構わない。
【符号の説明】
【０１００】
１００  メール送信システム、１０１  ネットワーク、１１０  属性情報付加サーバ、１１１  属性情報付加機能、１１２  メール送信禁止ファイル監視フォルダ、１１３  メール送信許可ファイル監視フォルダ、１１４  属性「送信不可」付与済ファイル保管フォルダ、１１５  属性「送信可」付与済ファイル保管フォルダ、１２０  利用者端末、１２１  メーラ、１２２  属性チェック機能、１３１  ファイル入力部、１３２  メール作成部、１３３  ファイル添付部、１３４  属性情報取得部、１３５  メール送信部、１３６  宛先入力部、１４１  処理装置、１４２  記憶装置、１４３  入力装置、１４４  出力装置、９０１  ＬＣＤ、９０２  キーボード、９０３  マウス、９０４  ＦＤＤ、９０５  ＣＤＤ、９０６  プリンタ、９１１  ＣＰＵ、９１２  バス、９１３  ＲＯＭ、９１４  ＲＡＭ、９１５  通信ボード、９２０  ＨＤＤ、９２１  オペレーティングシステム、９２２  ウィンドウシステム、９２３  プログラム群、９２４  ファイル群。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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