(57)【要約】【課題】個別の会議で検討した文書のうち、合同の会議で必要となる文書を共有化できるようにする。【解決手段】電子会議の開始前に、各文書関連情報記憶部１４，２４に設定されたメタデータを参照して、元となる文書が同じであると判断される文書を共有化する文書共有化部３１と、共有化文書のうち、電子会議中にタッチパネル表示デバイス１７，２７に予め決められた時間以上表示された文書を各拠点１，２に配信する配信部３３と、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段を有することを特徴とする会議支援装置。
【請求項２】
前記共有化文書のうち、前記第３の会議中に、前記第１および第２の表示手段に予め決められた時間以上表示された文書を、前記第２の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする請求項１に記載の会議支援装置。
【請求項３】
前記第３の会議中に共有化文書に対する操作に応じて編集された文書を、前記第１の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする請求項１に記載の会議支援装置。
【請求項４】
前記第３の会議中に前記共有化文書に対する操作に応じて生成された文書を、前記第１の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする請求項１に記載の会議支援装置。
【請求項５】
前記配信手段は、前記生成された文書の元となる文書を合わせて前記第１の会議に関連する文書として配信することを特徴とする請求項４に記載の会議支援装置。
【請求項６】
前記共有化手段は、前記共有化文書の設定を、前記第３の会議が開始されるまでの間に行うことを特徴とする請求項１に記載の会議支援装置。
【請求項７】
コンピュータを、電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段として機能させる会議支援プログラム。
【請求項８】
複数の共有表示装置と、
共有文書管理サーバと、
を有し、
前記共有文書管理サーバは、
電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段と、
前記共有化文書のうち、前記第３の会議中に、前記第１および第２の表示手段に予め決められた時間以上表示された文書を、前記第２の会議に関連する文書として配信する配信手段と、
を有し、
前記各共有表示装置は、
前記元となる文書が同じであると判断される文書を前記共有文書管理サーバへ提供する提供手段と、
前記配信手段により配信されてきた文書を保存する保存手段と、
を有することを特徴とする会議システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、会議支援装置、会議システム及び会議支援プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複数の箇所に設置した表示デバイスの表示を同期させることにより、異なる表示デバイスを見る参加者が同じ表示内容を参照しつつ会議を行う会議システムが知られている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１７１５２６号公報
【特許文献２】特開２００５−０８４９６９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、個別の会議で検討した文書のうち、合同の会議で必要となる文書を共有化できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明に係る会議支援装置は、電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段を有することを特徴とする。
【０００６】
また、前記共有化文書のうち、前記第３の会議中に、前記第１および第２の表示手段に予め決められた時間以上表示された文書を、前記第２の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする。
【０００７】
また、前記第３の会議中に共有化文書に対する操作に応じて編集された文書を、前記第１の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする。
【０００８】
また、前記第３の会議中に前記共有化文書に対する操作に応じて生成された文書を、前記第１の会議に関連する文書として配信する配信手段を有することを特徴とする。
【０００９】
また、前記配信手段は、前記生成された文書の元となる文書を合わせて前記第１の会議に関連する文書として配信することを特徴とする。
【００１０】
また、前記共有化手段は、前記共有化文書の設定を、前記第３の会議が開始されるまでの間に行うことを特徴とする。
【００１１】
本発明に係る会議支援プログラムは、コンピュータを、電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段として機能させる。
【００１２】
本発明に係る会議システムは、複数の共有表示装置と、共有文書管理サーバと、を有し、前記共有文書管理サーバは、電子文書を表示する表示手段を用いた会議に対応付けて生成される文書関連情報であって、会議に対応付けて用意された文書及び前記表示手段に表示された当該文書に対する操作に応じて生成された文書に関する文書関連情報を参照し、第1の前記表示手段を用いた第1の会議に対応付けられた前記文書のうち、前記第1の表示手段と異なる第２の前記表示手段を用いた第２の会議に対応付けられた前記文書のいずれかと、元となる文書が同じであると判断される文書を、前記第1の表示手段と前記第２の表示手段の表示を連携させた前記第1の会議と前記第２の会議の共同の会議である第３の会議で用いられる文書である共有化文書として設定する共有化手段と、前記共有化文書のうち、前記第３の会議中に、前記第１および第２の表示手段に予め決められた時間以上表示された文書を、前記第２の会議に関連する文書として配信する配信手段と、を有し、前記各共有表示装置は、前記元となる文書が同じであると判断される文書を前記共有文書管理サーバへ提供する提供手段と、前記配信手段により配信されてきた文書を保存する保存手段と、を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１，７，８記載の発明によれば、個別の会議で検討した文書のうち、合同会議で必要となる文書を共有化することができる。
【００１４】
請求項２記載の発明によれば、他の会議で用意され合同会議で参照された文書を元の会議に持ち帰ることができる。
【００１５】
請求項３記載の発明によれば、合同会議で編集された文書を個別会議に持ち帰ることができる。
【００１６】
請求項４記載の発明によれば、個別会議で用意された文書に基づき合同会議で生成された文書を個別会議に持ち帰ることができる。
【００１７】
請求項５記載の発明によれば、合同会議で生成された文書の生成元となる文書も合わせて個別会議に持ち帰ることができる。
【００１８】
請求項６記載の発明によれば、文書の共有化を合同会議開始前に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明に係る電子会議システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における拠点サーバを形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態において会議の開始前に実施される処理を示したフローチャートである。
【図４】本実施の形態におけるタッチパネル表示デバイスに表示された内容の遷移を示した図である。
【図５】図４に示した表示内容に対応する電子文書の親子関係を示した図である。
【図６】本実施の形態におけるメタデータの一部分の記述例を示した図である。
【図７】本実施の形態において各記憶部に記憶される電子文書及びメタデータの構成内容の一例を示した図である。
【図８】本実施の形態において会議時に実施される処理を示したフローチャートである。
【図９】本実施の形態において会議終了後に実施される処理を示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２１】
図１は、本発明に係る電子会議システムの一実施の形態を示したブロック構成図である。図１には、電子会議への参加者が集う複数の拠点１，２が示されている。各拠点１，２は、拠点１は、遠隔地の拠点２とネットワーク３により接続されており、ネットワーク３を介して電子会議に使用する会議資料等の電子文書、電子会議中の音声、動画像等のデータを交換する。なお、電子会議システムを利用して行う会議を電子会議、電子会議のうち拠点１，２間のように遠隔地間で行う電子会議を遠隔会議と称することにするが、本実施の形態においては、拠点１，２間での電子会議のみを例にしているので、以降の説明では、電子会議を単に「会議」とも称することにする。拠点１は、拠点サーバ１０と共有ワークスペースサーバ３０とを有し、拠点２は、拠点サーバ２０を有する。拠点サーバ１０，２０は、各拠点１，２において会議への参加者に利用されるサーバコンピュータである。拠点サーバ１０，２０には、それぞれ会議室内に設置されたタッチパネル表示デバイス１７，２７が接続されている。各拠点１，２における参加者は、電子会議中、あるいは電子会議（第３の会議）の開始前の事前打合せ（第１および第２の会議）時に、タッチパネル表示デバイス１７，２７に表示された会議資料等を参照し、また場合によっては書込みを行う。共有ワークスペースサーバ３０は、各拠点１，２により共有される電子文書等を保持、管理するサーバコンピュータである。本実施の形態では、拠点１を、会議を開催する際の主拠点としていることから、拠点１内のネットワークに共有ワークスペースサーバ３０を設置したが、いずれの拠点に設置してもよいし、拠点以外、つまり拠点サーバが設置されていない場所に設置してもよい。また、主拠点以外の拠点として拠点２を図示したが、電子会議は、３箇所以上の拠点を接続して行ってもよい。本願において電子会議システムというのは、必ずしも遠隔地間を接続して実施する会議に限定されるものではなく、拠点サーバ１０，２０等のコンピュータを利用しながら行われる会議のことを総称している。
【００２２】
図２は、本実施の形態における拠点サーバ１０，２０を形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において拠点サーバ１０，２０を形成するサーバコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成のものでよい。すなわち、コンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４４を接続したＨＤＤコントローラ４５、入力手段として設けられたマウス４６とキーボード４７、及び表示装置として設けられたディスプレイ４８及びタッチパネル表示デバイス４９をそれぞれ接続する入出力コントローラ５０、通信手段として設けられたネットワークコントローラ５１を内部バス５２に接続して構成される。なお、タッチパネル表示デバイス４９は各拠点１，２のタッチパネル表示デバイス１７，２７に相当する。
【００２３】
また、共有ワークスペースサーバ３０もコンピュータであることから、タッチパネル表示デバイス４９以外のハードウェア構成は、図２と同じである。
【００２４】
図１に戻り、拠点サーバ１０は、ユーザインタフェース（ＵＩ）部１１、情報管理部１２、会議制御部１３及び文書関連情報記憶部１４を有している。ユーザインタフェース部１１は、タッチパネル表示デバイス１７の表示制御を行う表示制御部１５と、タッチパネル表示デバイス１７の表示画面に対する書込みや指示などのユーザ操作を受け付ける操作受付部１６とを有する。情報管理部１２は、文書関連情報記憶部１４への情報の設定登録、文書関連情報記憶部１４からの電子文書や情報の読み出し等電子会議の開始前、会議中及び会議終了後における文書関連情報記憶部１４に記憶される情報の管理全般を行う。会議制御部１３は、電子会議に関する動作制御を行う。文書関連情報記憶部１４には、電子会議に用いる会議資料等の電子文書、会議資料に書込みなどして生成される電子文書、各電子文書に関する情報が記憶される。
【００２５】
拠点サーバ２０は、拠点サーバ１０と同様の構成を有している。拠点サーバ２０の各構成要素には、拠点サーバ１０の各構成要素に１０を加算した符号を付け、説明を省略する。
【００２６】
拠点サーバ１０，２０における各構成要素１１〜１３，２１〜２３は、拠点サーバ１０，２０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ４１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書関連情報記憶部１４，２４は、拠点サーバ１０，２０に搭載されたＨＤＤ４４にて実現される。
【００２７】
共有ワークスペースサーバ３０は、文書共有化部３１、情報管理部３２、配信部３３及び共有文書関連情報記憶部３４を有している。文書共有化部３１は、予め決められた共有条件に合致する電子文書を各拠点１，２から取り出し共有文書関連情報記憶部３４に登録することで当該電子文書を各拠点１，２から利用可能に共有化する。情報管理部３２は、電子会議中において共有文書関連情報記憶部３４に記憶される情報の管理全般を行う。配信部３３は、電子会議終了後に、電子会議において利用された電子文書を各拠点１，２に配信する。共有文書関連情報記憶部３４には、共有化された電子文書及び当該電子文書に関する情報が記憶される。
【００２８】
共有ワークスペースサーバ３０における各構成要素３１〜３３は、共有ワークスペースサーバ３０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ４１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、共有文書関連情報記憶部３４は、共有ワークスペースサーバ３０に搭載されたＨＤＤ４４にて実現される。
【００２９】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがインストールプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００３０】
次に、本実施の形態における動作について説明する。本実施の形態において実施される処理は、拠点１，２間で行われる会議の開始前、会議中及び会議終了時に大別される。まず、会議の開始前に実施される処理について図３に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３１】
本実施の形態においては、会議で用いる予定の会議資料は、会議が開催される前に各拠点１，２に配布され、文書関連情報記憶部１４，２４に保存される（ステップ１０１）。そして、拠点１，２毎に事前打ち合わせが行われる。拠点１における事前打ち合わせにおいて、表示制御部１５は、操作受付部１６が受け付けた表示指示操作に応じて会議資料をタッチパネル表示デバイス１７に表示する。拠点１における参加者は、その表示された会議資料を参照しながら、その表示された会議資料の中で実際の会議において議論したい部分にマークを付けたり、修正案等のメモを書き込むなど、会議資料に対して書込み操作を行う。情報管理部１２は、操作受付部１６が受け付けた書込み操作の内容に基づき書き込まれた内容を含む会議資料を生成し（ステップ１０２）、文書関連情報記憶部１４に登録する（ステップ１０３）。文書関連情報記憶部１４への登録は、ユーザ指示に応じて、あるいは電子会議システムの既存の自動保存機能により所定時間の書込みが検知されなかったタイミングで行う。図４（ａ）〜図４（ｃ）は、タッチパネル表示デバイス１７に表示された内容の遷移を示した図である。図４（ａ）は、会議資料の内容を示しており、これに書込みがされた例が時系列の順に図３（ｂ），（ｃ）に示されている。図５は、図４（ａ）〜図４（ｃ）の各表示画面に対応する電子文書の親子関係を示した図である。つまり、図５には、会議資料の文書Ａと、この文書Ａに対して何らかの書込みがされたことで生成された文書Ａ１，Ａ２との関係が示されている。
【００３２】
本実施の形態では、このような文書関連情報記憶部１４に保存される文書間の関係をメタデータで定義する。メタデータには、会議の開催場所、開催時刻、参加者名等会議そのものに関連する情報に加えて、会議で用いる資料（電子文書）及び各資料の関係、各文書の格納先情報等が定義される。メタデータは、例えばＸＭＬフォーマットを用いてもよい。各資料の関係は、図５に例示したように、会議資料（文書Ａ）にペン等を用いて手書きにより書込みがされ生成された手書きメモ（文書Ａ１，Ａ２）を、会議資料（文書Ａ）をルートとするツリー情報として表現してもよい。この定義したメタデータの一部分の記述例を図６に示す。文書には、それぞれユニークな識別番号が割り付けられて文書関連情報記憶部１４に保存されるが、配布された会議資料（以下、「親文書」ともいう）Ａに書込み等が行われることで生成された電子文書（以下、「子文書」ともいう）に関する定義情報には、当該電子文書が子文書であること及び親子関係がわかるように親文書を特定する記述８１が設定される。メタデータは、拠点毎に生成される文書関連情報であり、当該拠点の文書関連情報記憶部１４に保存される。情報管理部１２は、文書関連情報記憶部１４に子文書を登録すると共に、その子文書に関する情報をメタデータに追加することで設定する（ステップ１０４）。従って、上記のように親文書Ａから派生する子文書Ａ１，Ａ２が生成されると、その親文書に関連する文書Ａ１，Ａ２それぞれに関する情報がメタデータに追加される。なお、情報管理部１２は、子文書に関する情報だけでなく、親文書、特に拠点１において新たに生成した電子文書についても登録する。
【００３３】
他の拠点２においても同様に処理され、子文書が生成される。図７（ａ），（ｂ）には、以上の処理にて文書関連情報記憶部１４，２４に保存された電子文書及びメタデータの一例が示されている。拠点１では、電子文書Ａに対し子文書Ａ１，Ａ２が生成され、また、拠点１において電子文書Ｂが生成され、更にこの子文書Ｂ１，Ｂ２が生成された電子文書の関係が示されている。また、メタデータＭ１においてこれらの電子文書の親子関係を定義した設定例が示されている。一方、拠点２では、電子文書Ａに対し子文書Ａ３，Ａ４が生成され、また、拠点２において電子文書Ｃが生成され、更にこの子文書Ｃ１，Ｃ２が生成された電子文書の関係が示されている。また、メタデータＭ２においてこれらの電子文書の親子関係を定義した設定例が示されている。
【００３４】
以上のようにして、各拠点１，２において会議前に電子文書が生成されることになるが、続いて、会議時に実施される処理について図８に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３５】
会議を開始するための会議発表者等による操作が検出されると、共有ワークスペースサーバ３０の文書共有化部３１は、各拠点１，２の文書関連情報記憶部１４，２４に保存されているメタデータを読み出す（ステップ１１１）。そして、読み出した各メタデータを参照して、共有条件に合致する親文書及びその子文書を特定する（ステップ１１２）。共有条件は、文書共有化部３１を実現するプログラムの内部に設定してもよいし、当該プログラムから読み出し可能な位置に設定しておいてもよい。共有条件としては、例えば、「文書のファイル名が同一」、「同一の親文書から作成された子文書」、「同一ＵＲＬ」、「文書のハッシュ値が一致」など元となる電子文書又は電子文書に関する情報が同じという共有条件であり、少なくとも１つが予め決められている。
【００３６】
例えば、「文書のファイル名が同一」及び「同一の親文書から作成された子文書」が共有条件として設定されていたならば、文書関連情報記憶部１４，２４に保存されている電子文書の中から、親文書Ａは「文書のファイル名が同一」であることから選出され、また拠点１の子文書Ａ１，Ａ２と拠点２の子文書Ａ３，Ａ４とは「同一の親文書から作成された子文書」であることから選出される。
【００３７】
そして、文書共有化部３１は、特定した電子文書を各拠点１，２の文書関連情報記憶部１４，２４から取り出し、共有文書関連情報記憶部３４に保存する。文書共有化部３１は、共有文書関連情報記憶部３４に該当する電子文書を登録することで共有化する（ステップ１１３）。
【００３８】
なお、以上の説明では、文書共有化部３１が共有条件に合致する電子文書を自動的に共有化対象として特定したが、会議のモデレータにより指定された電子文書を共有化対象としてもよい。例えば、参加者が電子文書を指定して所定の共有化指示を出すと、文書共有化部３１は、これを受け付け、共有化指示された電子文書を共有文書関連情報記憶部３４に登録することで共有化する。この処理を一点鎖線の矢印８３で示した。更に、文書共有化部３１は、図７に例示したように共有化指示された電子文書Ｃ２が子文書であった場合、参加者に指示されていなくてもその指示された電子文書Ｃ２の親文書Ｃを共有文書関連情報記憶部３４に登録することで共有化する。この処理を一点鎖線の矢印８４で示した。なお、子文書Ｃ１は、共有化の指示がされていないので共有文書関連情報記憶部３４に登録されない。
【００３９】
共有化指示は、参加者からの要求に応じて主拠点である拠点１にいる会議のモデレータが所定の操作を行うことで文書共有化部３１に送られることを想定しているが、電子文書を共有化したいと考えている参加者が所定の操作を行えるようにしてもよい。
【００４０】
以上の処理により共有文書関連情報記憶部３４に登録されたことで各拠点１，２から利用可能に共有化された電子文書を図７（ｃ）に示す。
【００４１】
上記のようにして会議の開始時点に共有化された電子文書（以下、「共有文書」）が設定された後、電子会議システムは、受け付けたユーザ操作に応じた会議に関する処理を、所定の終了指示操作を受け付けるまで実施する（ステップ１１４，１１５でＹ）。
【００４２】
ユーザ操作を受け付けると（ステップ１１４）、情報管理部３２は、受け付けたユーザ操作により行われる共有文書の利用が予め決められた利用条件に合致する利用であるかを確認する（ステップ１１６）。利用条件は、情報管理部３２を実現するプログラムの内部に設定してもよいし、当該プログラムから読み出し可能な位置に設定しておいてもよい。利用条件としては、例えば、「会議で表示されたか」、「一定時間以上表示されたか」など各拠点１，２において共通して表示されるという利用条件、「書込みがされたか」など共有文書が編集されるという利用条件、あるいは電子会議中に共有化された電子文書又は関連文書に対する操作により関連文書が新たに生成されるという利用条件などであり、少なくとも１つが予め決められている。
【００４３】
ここで、例えば、「会議で表示されたか」が利用条件として設定されていたならば、情報管理部３２は、共有文書の利用を検出すると当該共有文書が利用された旨を示す情報を当該共有文書に対応付ける。より具体的にいうと、メタデータの当該共有文書のｕｓｅタグに “ｔｒｕｅ”を設定する（ステップ１１７）。電子文書Ａのように複数のメタデータに情報が設定されている場合には、双方のｕｓｅフラグとも設定を変更する。なお、ｕｓｅタグには、初期値として“ｆａｌｓｅ”が設定されている。この変更後の設定例を図５においては矢印８２で示す。また、図７（ｃ）においては、利用された電子文書には楕円８５を付けて示している。
【００４４】
所定の終了指示操作を受け付けると（ステップ１１４，１１５でＹ）、会議終了時処理が実施される。この会議終了時処理を図９に示したフローチャートを用いて説明する。なお、既存の電子会議システムが会議終了時に実行する処理については説明を省略する。
【００４５】
会議が終了すると、本実施の形態における配信部３３は、メタデータの各電子文書のｕｓｅタグの設定値を参照する（ステップ１３１）。これは、各メタデータの先頭から順に全ての電子文書に対して処理が終了するまで参照していけばよい。参照した電子文書のｕｓｅタグに “ｆａｌｓｅ”が設定されている場合（ステップ１３２でＮ）、次の電子文書に処理を移行する。参照した電子文書のｕｓｅタグに“ｔｒｕｅ”が設定されている場合（ステップ１３２でＹ）、配信部３３は、該当する電子文書を共有文書関連情報記憶部３４から取り出し、各拠点１，２の拠点サーバ１０，２０に配信する（ステップ１３３）。図７（ｃ）の例によると、電子文書Ａ１，Ａ３，Ｃ２が配信対象となる。以上の処理を全ての共有文書に対して繰り返し行う（ステップ１３４）。
【００４６】
なお、電子文書Ａ１は、拠点１から取得した文書なので、拠点１に配信しないようにしてもよい。同様に、電子文書Ａ３，Ｃ２は、拠点２から取得した文書なので、拠点２に配信しないようにしてもよい。また、仮に電子文書Ａが利用されていた場合、拠点１，２それぞれのメタデータに従って電子文書Ａは各拠点１，２に２度送信されることになるが、このように複数のメタデータに情報が設定されている場合は、２度配信しないようにしてもよい。
【００４７】
また、以上の配信処理により電子文書Ｃ２は、拠点１に配信されることになるが、電子文書Ｃ２の親文書Ｃは、会議中に利用されていないために拠点１に配信されない。しかしながら、文書の親子関係上、親文書も合わせて配信したい場合もあり得る。このように、ｕｓｅタグの設定に従って処理すると、子文書は配信対象になるものの、その子文書の親文書は配信対象にならない場合、子文書が配信される場合には、その親文書のｕｓｅタグに “ｆａｌｓｅ”が設定されていてもその親文書も合わせて送信するようにしてもよい。図７（ｄ）には、合わせて配信した場合の例を示した。
【００４８】
以上のようにして会議中に利用された共有文書が共有ワークスペースサーバ３０から送られてくると、各拠点１，２では、送られてきた共有文書を各文書関連情報記憶部１４，２４に保存する（ステップ１３５）。
【００４９】
拠点１において、情報管理部１２は、共有ワークスペースサーバ３０から送られてきた電子文書のうち文書関連情報記憶部１４に登録されていない電子文書Ａ３，Ｃ，Ｃ２を文書関連情報記憶部１４に保存する。更に、情報管理部１２は、メタデータＭ１に電子文書Ａ３，Ｃ，Ｃ２に関する情報を設定する（ステップ１３６）。
【００５０】
同様に、拠点２において、情報管理部２２は、共有ワークスペースサーバ３０から送られてきた電子文書のうち文書関連情報記憶部２４に登録されていない電子文書Ａ１を文書関連情報記憶部２４に保存すると共に、メタデータＭ２に電子文書Ａ１に関する情報を設定する（ステップ１３６）。
【００５１】
なお、本実施の形態においては、利用された電子文書のみを共有ワークスペースサーバ３０から各拠点１，２へ配信するようにしたが、共有ワークスペースサーバ３０の配信部３３に全ての共有文書を各拠点１，２へ配信させ、各拠点１，２において必要な共有文書のみを文書関連情報記憶部１４，２４に保存させるようにしてもよい。
【００５２】
また、メタデータは、各拠点１，２において更新させるようにしたが、共有ワークスペースサーバ３０において更新し、更新後のメタデータを各拠点１，２に送信するようにしてもよい。
【００５３】
また、本実施の形態では、利用条件に合致する利用の有無によりｕｓｅタグには“ｔｒｕｅ”又は“ｆａｌｓｅ”のフラグ情報を設定するようにしたが、利用の内容によってその利用の種別を判別しうる識別コードや利用の内容に応じたレベル値をｕｓｅタグに設定するようにしてもよい。
【符号の説明】
【００５４】
１，２  拠点、３  ネットワーク、１０，２０  拠点サーバ、１１，２１  ユーザインタフェース（ＵＩ）部、１２，２２，３２  情報管理部、１３，２３  会議制御部、１４，２４  文書関連情報記憶部、１５，２５  表示制御部、１６，２７  操作受付部、１７，２７，４９  タッチパネル表示デバイス、３０  共有ワークスペースサーバ、３１  文書共有化部、３３  配信部、３４  共有文書関連情報記憶部、４１  ＣＰＵ、４２  ＲＯＭ、４３  ＲＡＭ、４４  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、４５  ＨＤＤコントローラ、４６  マウス、４７  キーボード、４８  ディスプレイ、５０  入出力コントローラ、５１  ネットワークコントローラ、５２  内部バス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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