(57)【要約】【課題】文書管理装置において、検索条件に適合した検索結果文書群から属性情報に基づいて特定の属性値を持つ文書群を複数一度に抽出した新たな文書群を生成することをユーザが簡便な操作で実行できるようにする。【解決手段】複数の属性を有する文書データが格納されている文書データベースを検索し、該検索結果を提示する文書検索装置において、検索語としての属性値と、検索結果を集計するキーとしての２つの属性を入力させる検索条件入力部２１と、入力された検索語に適合する適合文書を文書データベースから選出する文書選出部２２と、適合文書の数を属性により集計したマトリックスを表示する検索結果出力部２３と、を備え、検索結果出力部２３は、マトリックスにおける各属性について、１つ以上の属性値を選択させ、行及び列における選択された属性値を有する適合文書のリストを表示する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の属性を有する文書データが格納されている文書データベースを検索し、該検索結果を提示する文書検索装置において、
検索語としての属性値と、検索結果を集計するキーとしての２つの前記属性を入力させる検索条件入力部と、入力された前記検索語に適合する適合文書を前記文書データベースから選出する文書選出部と、前記適合文書の数を前記属性により集計したマトリックスを表示する検索結果出力部と、を備え、前記検索結果出力部は、前記マトリックスにおける各属性について、１つ以上の属性値を選択させ、行及び列における前記選択された属性値を有する適合文書のリストを表示することを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記マトリックスにおいて、前記属性値の表示には、ハイパーリンクが付与されて、該ハイパーリンクが選択されることにより、前記リストが表示されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記マトリックスにおいて、行及び列の前記属性値が選択された箇所における前記適合文書の数の表示には、ハイパーリンクが付与され、該ハイパーリンクが選択されることにより、当該表示にかかる適合文書の部分リストが表示されることを特徴とする請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書管理装置。
【請求項５】
前記部分リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えることを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
【請求項６】
検索条件入力部と、文書選出部と、検索結果出力部と、を備え、複数の属性を有する文書データが格納されている文書データベースを検索し、該検索結果を提示する文書管理装置の文書管理方法において、
前記検索条件入力部が、検索語としての属性値と、検索結果を集計するキーとしての２つの前記属性を入力させるステップと、
前記文書選出部が、入力された前記検索語に適合する適合文書を前記文書データベースから選出するステップと、
前記検索結果出力部が、前記適合文書の数を前記属性により集計したマトリックスを表示するステップと、を備え、
前記検索結果出力部は、前記マトリックスにおける各属性について、１つ以上の属性値を選択させ、行及び列における前記選択された属性値を有する適合文書のリストを表示することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
前記マトリックスにおいて、前記属性値の表示には、ハイパーリンクが付与されて、該ハイパーリンクが選択されることにより、前記リストが表示されることを特徴とする請求項６に記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記文書管理装置は、リスト保存部をさらに有し、
前記リスト保存部が、前記リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えるステップをさらに有することを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理方法。
【請求項９】
前記マトリックスにおいて、行及び列の前記属性値が選択された箇所における前記適合文書の数の表示には、ハイパーリンクが付与され、該ハイパーリンクが選択されることにより、当該表示にかかる適合文書の部分リストが表示されることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
前記文書管理装置は、リスト保存部をさらに有し、
前記リスト保存部が、前記部分リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えるステップをさらに有することを特徴とする請求項９に記載の文書管理方法。
【請求項１１】
コンピュータに、請求項６乃至１０の何れか一項に記載の文書管理方法を実行させるためのプログラム。
【請求項１２】
請求項１１に記載のプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理装置の機能を実行させるためのプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読みとり可能な記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理装置の中には、検索によって取り出した検索条件に適合した文書群（検索結果文書群）から、さらにそのうちのユーザから指定された文書群を別の文書群として切り分け保存する機能が提供されているものがある。しかし、その場合でも、ユーザが切り分けたい文書を個別に指定しなければならないのが一般的で、ユーザはひとつひとつの文書について切り分け作業をおこなう必要があった。
一方、検索結果の分析機能を持った文書管理装置では、検索結果文書群を構成する検索条件適合文書それぞれの属性情報に基づいて検索結果文書群を属性値ごとに分割・集計した一覧表を生成することができるものがあり、ユーザはその一覧表中の任意のひとつのセルを選びそれに相当する検索結果文書群だけを抽出することができる。
この方式ではユーザは個別の文書に対する切り分け作業は不要で、ある程度まとまった単位で切り分けることが可能になっている。
しかし、現状では、この操作は一覧表中の任意のひとつのセルに対してだけしか有効でないので、ひとつの属性あたり任意の複数の属性値にあたる、一覧表中の任意の複数の行、列に相当する検索結果文書群だけを抽出した新たな文書群を生成するのには使うことができない。
また、特許文献１では、抽出したいセルそのものを複数選択できるようにしているが、セルの単位で選択していくのは選択をセルの数分だけおこなわなければならず面倒な上、ユーザの選択基準はセルでなく属性値にあるためセルに対して操作をしなければならないのは、やりにくい面もある。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
以上の問題を鑑みて、本発明は、文書管理装置において、検索条件に適合した検索結果文書群から属性情報に基づいて特定の属性値を持つ文書群を複数一度に抽出した新たな文書群を生成することをユーザが簡便な操作で実行できるようにする文書管理装置、文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００４】
上記の問題を解決するために、請求項１の発明は、複数の属性を有する文書データが格納されている文書データベースを検索し、該検索結果を提示する文書検索装置において、検索語としての属性値と、検索結果を集計するキーとしての２つの前記属性を入力させる検索条件入力部と、入力された前記検索語に適合する適合文書を前記文書データベースから選出する文書選出部と、前記適合文書の数を前記属性により集計したマトリックスを表示する検索結果出力部と、を備え、前記検索結果出力部は、前記マトリックスにおける各属性について、１つ以上の属性値を選択させ、行及び列における前記選択された属性値を有する適合文書のリストを表示する文書管理装置を特徴とする。
また、請求項２の発明は、前記マトリックスにおいて、前記属性値の表示には、ハイパーリンクが付与されて、該ハイパーリンクが選択されることにより、前記リストが表示される請求項１に記載の文書管理装置を特徴とする。
また、請求項３の発明は、前記リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備える請求項１又は２に記載の文書管理装置を特徴とする。
【０００５】
また、請求項４の発明は、前記マトリックスにおいて、行及び列の前記属性値が選択された箇所における前記適合文書の数の表示には、ハイパーリンクが付与され、該ハイパーリンクが選択されることにより、当該表示にかかる適合文書の部分リストが表示される請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書管理装置を特徴とする。
また、請求項５の発明は、前記部分リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備える請求項４に記載の文書管理装置を特徴とする。
また、請求項６の発明は、検索条件入力部と、文書選出部と、検索結果出力部と、を備え、複数の属性を有する文書データが格納されている文書データベースを検索し、該検索結果を提示する文書管理装置の文書管理方法において、前記検索条件入力部が、検索語としての属性値と、検索結果を集計するキーとしての２つの前記属性を入力させるステップと、前記文書選出部が、入力された前記検索語に適合する適合文書を前記文書データベースから選出するステップと、前記検索結果出力部が、前記適合文書の数を前記属性により集計したマトリックスを表示するステップと、を備え、前記検索結果出力部は、前記マトリックスにおける各属性について、１つ以上の属性値を選択させ、行及び列における前記選択された属性値を有する適合文書のリストを表示する文書管理方法を特徴とする。
【０００６】
また、請求項７の発明は、前記マトリックスにおいて、前記属性値の表示には、ハイパーリンクが付与されて、該ハイパーリンクが選択されることにより、前記リストが表示される請求項６に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項８の発明は、前記文書管理装置は、リスト保存部をさらに有し、前記リスト保存部が、前記リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えるステップをさらに有する請求項６又は７に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項９の発明は、前記マトリックスにおいて、行及び列の前記属性値が選択された箇所における前記適合文書の数の表示には、ハイパーリンクが付与され、該ハイパーリンクが選択されることにより、当該表示にかかる適合文書の部分リストが表示される文書管理方法を特徴とする。
【０００７】
また、請求項１０の発明は、前記文書管理装置は、リスト保存部をさらに有し、前記リスト保存部が、前記部分リストを前記文書管理装置の記憶装置に保存するリスト保存部を備えるステップをさらに有する請求項９に記載の文書管理方法を特徴とする。
また、請求項１１の発明は、コンピュータに、請求項６乃至１０の何れか一項に記載の文書管理方法を実行させるためのプログラムを特徴とする。
また、請求項１２の発明は、請求項１１に記載のプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体を特徴とする。
【発明の効果】
【０００８】
上記のように構成したので、文書管理装置において、検索条件に適合した検索結果文書群から属性情報に基づいて特定の属性値を持つ文書群を属性ひとつあたり複数一度に抽出した新たな文書群を生成することをユーザが簡便な操作で実行できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の文書管理装置のハードウェア構成を説明する図。
【図２】本発明の文書管理装置を実現する機能ブロック図。
【図３】文書データベースにおける文書の属性値の管理方式を説明する図。
【図４】本発明の文書管理装置の処理を示すフローチャート。
【図５】検索条件入力部が表示する検索条件の入力画面を示す図。
【図６】表示装置に表示される集計結果の一覧表の一例を示す図。
【図７】集計値領域のセルのハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図。
【図８】属性行中のセルのハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図。
【図９】合計欄のハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図。
【図１０】本発明の変形実施例にかかる集計表を示す図（その１）。
【図１１】本発明の変形実施例にかかる集計表を示す図（その２）
【図１２】本発明の変形実施例にかかる集計表を示す図（その３）。
【図１３】本実施形態の文書管理装置を適用可能な別のシステム構成を説明する図。
【図１４】図１３のシステム構成で適用される文書管理装置のハードウェア構成図。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下に、図面を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の文書管理装置のハードウェア構成を説明する図である。
図１に示すように、本発明の文書管理装置は、装置全体の制御を行い、かつ文書データベースに対する検索の実行及び検索結果の表示を行うための処理を行うＣＰＵ（Central Processing Unit）１０、ユーザに装置の操作のためのインターフェイスを提供し、検索結果を表示するためのモニタ等の表示装置１１、検索語（キーワード）を入力するためのキーボード１２、ＣＰＵ１０による処理のために各種データ及びプログラムを展開するＲＡＭ(Random Access Memory)１３、文書データ、これらの属性値を管理する文書データベース２０および各種プログラムを格納した記憶装置としてのハードディスク (Hard Disk Drive)１４、表示装置１１に表示されるユーザインターフェイスに対して選択、入力等の操作を行うためのマウス１５から構成されている。
【００１１】
図２は、本発明の文書管理装置を実現する機能ブロック図である。
図２において、本発明の文書管理装置では、ハードディスク１４に格納された文書データの検索を行うためのプログラムとして、キーボード１２による検索キーワードなどの検索条件の入力を受け付ける検索条件入力部２１、入力された検索条件に適合する文書を文書データベース２０から選出する文書選出部２２、選出した一群の文書を検索結果文書群として表示装置１１に一覧表として表示して、ユーザに提示する検索結果出力部２３、検索結果文書群から、さらに条件付けをして抽出した文書のリストを保存するリスト保存部と、を有している。
これらは、ハードディスク１４からＲＡＭ１３に展開された上で、ＣＰＵ１０により実行されるものである。
【００１２】
図３は、文書データベースにおける文書の属性値の管理方式を説明する図である。
図３に示すように、文書情報はテーブルの形式で管理される。各文書は、一意の文書番号で表され、属性として、例えば文書のタイトル、作成（発行）元の社名、作成者、発行年度等が用いられる。
詳しく説明すると、テーブル中、列２５にはタイトル、列２６には社名、列２７には作成者、列２８には年度が登録されている。
このように、文書データベース２０では、文書ごとにその文書の属性値が管理され、これにより文書選出部２２は特定の属性値をもった文書を検索することができる。
【００１３】
以下、本発明の文書管理装置が行なう処理の内容について説明する。
図４は、本発明の文書管理装置の処理を示すフローチャートである。
図５は、検索条件入力部２１が表示する検索条件の入力画面を示す図である。
まず、検索条件入力部２１は、図５に示すような入力画面を表示し、検索キーワードとともに、検索結果文書群を分割、集計するための属性を２つ選択させる（図４のステップＳ１０１）。
検索キーワードは、入力画面中のフィールドＦ１、２つの属性はフィールドＦ２、Ｆ３に記入する。例えば、図５においては、検索キーワードは、「検索アルゴリズム」であり、集計用の属性としては、「社名」、「年度」が記入されている。
属性は、キーボード１２によって直接入力させてもよいし、文書データベース２０で使用される属性を予め設定したプルダウンリストとして、マウス１５で選択させるようにしてもよい。
【００１４】
次に、文書選出部２２は、文書データベース２０から、検索キーワード（「検索アルゴリズム」）に適合する文書を選出する（ステップＳ１０２）。検索結果出力部２３は、文書選出部２２によって選出された適合文書を、入力された属性情報に基づいて集計し（ステップＳ１０３）、一覧表として表示装置１１に表示、ユーザに提示する（ステップＳ１０４）。
なお、検索語を記入しない場合は、選択された属性に基づいて、文書データベース２０に登録されている文書すべてが集計の対象となることはいうまでもなく、以下はその前提で説明をしていく。
さらに、後述するが、一覧表における見出しに表示される属性値が選択されると（ステップＳ１０５）、選択された属性値を有する文書をリスト表示する（ステップＳ１０６）。
【００１５】
図６は、検索結果出力部２３によって生成されて表示装置に表示される集計結果の一覧表の一例を示す図である。
図５の場合のように、集計のキーとなる属性として、「年度」、「社名」が設定された場合の一覧表を示している。
一覧表は、属性をキーとして集計されており、集計値が表示される集計値領域３０、見出しとしての属性列３１、属性行３２に分割されるものとする。
図６に示すように、この一覧表では検索結果集合は、「年度」と「社名」のふたつの属性に基づいて分割され、それぞれの属性値Ａ社からＥ社、１９９５年から２００９年まで、をもつ文書の数が集計されている。
例えば、集計値領域３０において、「２００２年」列の、「Ｂ社」行に位置するセル３４は、検索語に適合する文書のうち、２００２年にＢ社によって発行された文書が４つ存在することを示している。
さらに、一覧表の各セル中の見出し及び値には、ハイパーリンクが設定されている。マウス１５によってハイパーリンクが選択またはクリックされると、検索結果出力部２３は、各セルにかかる詳細な情報を表示する（後述）。
一覧表とともに表示される「集合保存」ボタン４０、「全て選択」ボタン４１、「全て解除」ボタン４２についても後述する。
【００１６】
図７は、集計値領域のセルのハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図である。
例えば、集計値領域３０中のセルのハイパーリングがクリックされる場合、検索結果出力部２３は、両属性に適合する文書の一覧を詳細表示領域５０に表示する。例えば、上述のセル３４であれば、詳細表示領域５０に、２００２年にＢ社によって発行された文書の一覧を表示する。
さらに、「集合保存」ボタン４０が、マウス１５を用いて選択されることで、リスト保存部２４は、この一覧表をハードディスク１４等に保存する。
【００１７】
図８は、属性行３２中のセルのハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図である。
例えば、属性行３２中のセルの場合、検索結果出力部２３は、検索結果集合のうち、その属性にかかるすべての文書の一覧を詳細表示領域５０に表示する。例えば、「Ｂ社」と表示される見出しセル３６の場合は、そのセルのハイパーリンクがマウス１５により選択されると、検索結果出力部２３は、検索結果集合のうち、Ｂ社によって発行されたすべての文書の一覧を詳細表示領域５０に表示する。
なお、図示はしないが、属性列３１中のセルの場合は、検索結果集合のうち、その属性にかかるすべての文書の一覧を表示する。例えば、１９９９年と表示されるセル３５の場合は、そのセルのハイパーリンクがマウス１５により選択されると、検索結果出力部２３は、検索結果集合のうち１９９９年に発行されたすべての文書の一覧を詳細表示領域５０に表示する。
また、「集合保存」ボタンがクリックされることで、リスト保存部２４により、別の集合として保存できるようになっている。
【００１８】
図９は、合計欄３３のハイパーリンクが選択された時の表示の遷移を示す図である。
合計欄３３の「全」と表示されたハイパーリンク３７が選択されると、検索結果出力部２３は、検索結果集合全体を詳細表示領域５０に表示する。
また、「集合保存」ボタン４０がマウス１５によりクリックされることで、リスト保存部２４により、別の集合として保存することができる。
以上説明したように、本発明の文書管理装置においては、検索結果集合のなかから、ユーザの選択したふたつの属性を持った文書群、ふたつの属性のうち一つを持った文書群、検索結果集合全体の文書群を、一覧表中の各セルに表示したハイパーリンクを選択するだけで、容易に選り分け、保存することができる。
ところで、以上説明した仕組みでは、検索結果集合から選り分ける際、検索結果集合全体か、あるいは属性行、属性列について、ユーザの選択した属性のうちの一つの属性値にかかる文書を選り分けることができるのみである。
すなわち、例えばＡ社、Ｂ社及びＤ社の作成した文書すべて、２０００年〜２００９年に作成した文書すべて、２０００年〜２００９年にＡ社、Ｂ社及びＤ社が作成した文書を選り分けるということが出来ない。
【００１９】
以下に、かかる不便性を解消するための本発明の変形実施例を説明する。
図１０は、本発明の変形実施例にかかる集計表を示す図である。
一覧表において、属性行、属性列の見出しに付されたチェックボックスは、初期状態では、図６〜９のようにすべての属性値についてチェック、つまり選択されているが、ユーザがＡ社、Ｂ社、Ｄ社の２０００年から２００９年までのみを選り分けたいならば、その見出し行・列のみ（図１０におけるチェックボックス６０、６１）チェックすればよい。
このように見出し行・列のうちの一部が選択されているとき、検索結果出力部２３は、この選択を反映して、選択されていない属性値に対応するセル６２はハイパーリンクを無効にする。
一方、図１１に示すように、選択されている属性値に対応するセル３４のハイパーリンクからは文書選出部２２をとおしてその属性値に合致する検索結果文書群のリスト（部分リスト）を表示させることができる。
【００２０】
さらに、検索結果出力部２３は、合計欄３３に、見出し行・列で選択されている、属性ひとつあたり複数の属性値に合致する文書集合を得るための、「チェック分」と表示されるハイパーリンク６４を表示する。
これがクリックされると、図１２に示すように、文書選出部２２は、属性行（見出し行）３１で選択されている複数の属性値それぞれに合致する文書集合の和を取ったものと、属性列（見出し列）３２で選択されている複数の属性値それぞれに合致する文書集合の和を取ったものの交わりを詳細表示領域５０表示する。この例では、社名がＡ社またはＢ社またはＤ社で、かつ、年度が２０００年から２００９年までの文書集合が、合計欄のハイパーリンクをクリックすることで得られる。
このように、本発明の文書検索装置においては、ユーザによる簡便な操作で特定の属性値を持つ文書群を属性ひとつあたり複数一度に抽出した新たな文書群を生成することができるようになる。
なお、集計表とともに表示される「全て選択」ボタン４１をマウス１５により選択されると、検索結果出力部２３は、属性行３１、属性列３２のチェックボックスをすべてチェックし、「全て解除」ボタン４２がマウス１５により選択されると、チェックボックスのチェックを全て外すものとする。
【００２１】
図１３は、本実施形態の文書管理装置を適用可能な別のシステム構成を説明する図である。
図１３（ａ）に示すシステムは、文書管理装置としてのサーバ１００と、それを利用するための、ネットワークＮＷを介して接続されたクライアント端末１０１から構成されるようにしてもよい。
サーバ１００は、すなわち、クライアント端末１０１から、ネットワークＮＷを介して送信された検索語に基づいて、検索を行う。検索結果は、クライアント端末１０１に送信され、クライアント端末１０１の表示画面に表示される。
文書管理装置を利用するユーザは、クライアント端末１０１を介してサーバ１００にキーワードを送信し、サーバ１００は、送信されたキーワードに基づいて検索を行う。そして、検索結果をクライアント端末１０１に送信し、クライアント端末１０１は、その検索結果をその表示画面に表示する。
その場合は、クライアント端末１０１では、少なくとも、検索結果出力部２３、リスト保存部２４が実行されている必要がある。
図１３（ｂ）に示すシステムは、ネットワークＮＷに接続された複数のコンピュータ装置２００が、それぞれ文書管理装置として機能するものであり、さらに、各コンピュータ装置２００は、ネットワークＮＷに接続されたコンピュータ装置のすべて又は一部に格納された文書を検索対象としてもよい。
【００２２】
図１４は、図１３のシステム構成で適用される文書管理装置のハードウェア構成図である。
図１３の場合、サーバ１００、コンピュータ装置２００はネットワークに接続されているため、図１の構成に加えてネットワークインターフェイス１６を有している。
【符号の説明】
【００２３】
１０  ＣＰＵ、１１  表示装置、１２  キーボード、１２  入力装置、１３  ＲＡＭ、１４  ハードディスク、１５  マウス、１６  ネットワークインターフェイス、２０  文書データベース、２１  検索条件入力部、２２  文書選出部、２３  検索結果出力部、２４  リスト保存部、３０  集計値領域、３１  属性列、３２  属性行、３３  合計欄、５０  詳細表示領域、１００  サーバ、１０１  クライアント端末、１１１  表示装置
【先行技術文献】
【特許文献】
【００２４】
【特許文献１】特許第３４６３０１０号
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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