(57)【要約】【課題】情報登録が簡単で、紙、電子文書の同列管理を行う文書管理システムを提供する。【解決手段】文書管理サーバは、文書フォルダ名中の特定単語でシソーラス辞書を検索してその類義語を抽出し、文書保存期間マスタから特定単語又は類義語を含む文書フォルダ群名を抽出する。この文書フォルダ群名に紐付けられた保管・保存期間が複数取得された場合、保管・保存期間の和が最長となる保管・保存期間を、文書フォルダの保管・保存期間とし、文書フォルダの作成日及びこの保管・保存期間を、文書フォルダの識別情報と紐付けて、テーブルに登録する。作成日に保管・保存期間を加算した日付がテーブル参照日より大きい場合、廃棄警告を発し、作成日に保管・保存期間を加算した日付が参照日より小さく、作成日に保管期間を加算した日付が参照日より大きい場合、保存工程への移管警告を発する。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理システムであって、
文書を格納する文書ファイルに関する情報を格納する文書ファイルテーブルと、
保管・保存期間の観点から分類された各文書ファイル群の保管期間及び保存期間を、前記文書ファイル群名に紐付けて格納する文書保存期間マスタと、
入力された単語に対して類義語を出力するシソーラス辞書と、
を備えた文書管理サーバコンピュータを備え、
該文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手段と、
取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手段と、
前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手段と、
該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手段と、
前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手段と、を備えてなることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１に記載の文書管理システムであって、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの廃棄を促す警告を発する手段と、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも小さく、かつ、前記作成日に前記保管期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの保管工程から保存工程への移管を促す警告を発する手段と、更に備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の文書管理システムであって、
前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段と、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記ユーザの所属部署識別情報を、前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段から取得する手段と、をさらに備え、
前記文書ファイルを一意に識別する情報は、前記所属部署識別情報を含むことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載の文書管理システムであって、
前記文書管理サーバコンピュータは、
電子文書からなる前記文書ファイルを格納する文書ファイル記憶手段と、
前記文書ファイルを、前記文書ファイル記憶手段内の、前記所属部署識別情報を名称とするファイル内の、前記発生形態を示す区分を名称とするファイル内に、前記文書ファイルを一意に識別可能に保存する手段と、を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理システムであって、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記文書ファイルを一意に識別する情報と共に、前記文書ファイルの紙文書用の背表紙の印刷を指示する情報を受信した場合に、前記文書ファイルテーブルから、少なくとも前記文書ファイルを一意に識別する情報を含む背表紙用情報を抽出し、該背表紙用情報を、所定の背表紙用書式に適用して、印刷可能な背表紙データを作成する手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１乃至５のいずれか１項の文書管理システムを用いて、組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理方法であって、
文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手順と、
取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手順と、
前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手順と、
該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手順と、
前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手順と、を備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
請求項６に記載の文書管理方法であって、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの廃棄を促す警告を発する手順と、
前記文書ファイルテーブルが参照されたときに、前記作成日に前記保管期間及び保存期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも小さく、かつ、前記作成日に前記保管期間を加算して得られた日付が、参照された日の日付よりも大きい場合に、前記文書ファイルの保管工程から保存工程への移管を促す警告を発する手順と、更に備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項８】
請求項６又は７に記載の文書管理方法であって、
ドメインコントローラコンピュータによって前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手順と、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記ユーザの所属部署識別情報を、前記ドメインコントローラコンピュータから取得する手順と、をさらに備え、
前記文書ファイルを一意に識別する情報は、前記所属部署識別情報を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項８に記載の文書管理方法であって、
前記文書管理サーバコンピュータは、
電子文書からなる前記文書ファイルを文書ファイル記憶手段に格納する手順と、
前記文書ファイルを、前記文書ファイル記憶手段内の、前記所属部署識別情報を名称とするファイル内の、前記発生形態を示す区分を名称とするファイル内に、前記文書ファイルを一意に識別可能に保存する手順と、を備えることを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理方法であって、
前記文書管理サーバコンピュータは、前記文書ファイルを一意に識別する情報と共に、前記文書ファイルの紙文書用の背表紙の印刷を指示する情報を受信した場合に、前記文書ファイルテーブルから、少なくとも前記文書ファイルを一意に識別する情報を含む背表紙用情報を抽出し、該背表紙用情報を、所定の背表紙用書式に適用して、印刷可能な背表紙データを作成する手順を備えることを特徴とする文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理システム及びその方法に係り、コンピュータを用いた紙文書及び電子文書の同列管理が可能で、文書に関する情報の登録が簡単な組織的文書の文書管理システム及びその方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、オフィスにおいて発生する組織的文書を保管・保存するに際し、文書の発生から、オフィス内での保管から書庫へ移管した後の保存を経て廃棄されるまで、文書を個別フォルダ毎にコンピュータにより集中的かつ一元的に管理する文書管理システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
特許文献１の文書管理技術では、文書を作成したとき、該文書を収納すべき個別フォルダの識別表示をフォルダ属性データファイルに書き込むと共に、当該個別フォルダを保管すべきキャビネットの収納場所表示を収納場所データファイルに書き込むファイルリスト作成工程と、個別フォルダの収納場所を変更するとき、収納場所データファイルに書き込まれた当該個別フォルダの収納場所表示を更新するファイル棚卸工程と、保存起算から１年を経過した個別フォルダをキャビネットから取出し保存年限毎に保存箱に収納した状態で書庫に移して保存するとき、保存場所データファイルから書庫の空き位置を検索した後、当該保存箱の保存位置表示として当該空き位置を保存場所データファイルに書き込む入庫登録工程と、保存後の個別フォルダを含む保存箱を廃棄するとき、年限データファイルから所定年月日に廃棄予定の保存箱を検索した後、廃棄実施すべき保存箱の廃棄年月日を年限データファイルに書き込む廃棄予定／実施工程と、を備えたものである。
この特許文献１の技術によれば、オフィスにおいて発生する各種の文書を保管・保存するに際し、文書の発生から、初年度の保管及び次年度の特例保存のみならず、次々年度以降の中・長期保存を経て廃棄されるまで、文書を個別フォルダ毎にコンピュータにより集中的かつ一元的に管理できるという効果を期待するものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００２−１６９７０９号公報（請求項１、段落００９４）
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、特許文献１等の従来の文書管理技術は、文書を個別フォルダ毎にコンピュータにより集中的かつ一元的に管理できるものの、各文書に関する情報をサーバに登録する際に、手入力やマスタテーブルを参照した項目の選択をする必要があり、特に多数の文書が発生する大規模のオフィスでは、文書管理システムへの文書に関する情報の登録に多大な時間と手間を要していた。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、文書管理システム及びその方法において、コンピュータを用いた紙文書及び電子文書の同列管理が可能で、文書に関する情報の登録が簡単な組織的文書の文書管理システム及びその方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
前記課題は、本発明に係る文書管理システムによれば、組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理システムであって、文書を格納する文書ファイルに関する情報を格納する文書ファイルテーブルと、保管・保存期間の観点から分類された各文書ファイル群の保管期間及び保存期間を、前記文書ファイル群名に紐付けて格納する文書保存期間マスタと、入力された単語に対して類義語を出力するシソーラス辞書と、を備えた文書管理サーバコンピュータを備え、該文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手段と、取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手段と、前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手段と、該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手段と、前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手段と、を備えてなること、により解決される。
【０００８】
また、前記課題は、本発明の文書管理方法によれば、請求項１乃至５のいずれか１項の文書管理システムを用いて、組織で発生する組織的文書の保管・保存を管理する文書管理方法であって、文書管理サーバコンピュータは、登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手順と、取得した前記文書ファイルのファイル名または文書の文書名から特定単語を切り出し、該特定単語で前記シソーラス辞書を検索して前記特定単語の類義語を抽出する手順と、前記特定単語及び前記類義語をキーとして前記文書保存期間マスタを検索して、前記特定単語又は前記類義語を含む前記文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名を抽出し、該文書ファイルのファイル群名または文書の文書群名に紐付けられた前記保管期間及び保存期間を取得する保管・保存期間検索手順と、該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を前記文書ファイルの前記保管期間及び保存期間に設定する手順と、前記文書ファイルの前記作成日及び設定された前記保管期間及び保存期間を、前記新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書を一意に識別する情報と紐付けて、前記文書ファイルテーブルに登録する登録手順と、を備えること、により解決される。
【０００９】
このように構成されているため、文書管理サーバコンピュータの登録画面において、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップすることによって、文書ファイルのファイル名または文書の文書名及び作成日を取得する取得手段を備えているため、新規登録や保管・保存期間が自動で決定され、操作が簡単で便利な文書管理システムを構築できる。
【００１０】
また、廃棄を促す警告を発する手段と、保管工程から保存工程への移管を促す警告を発する手段を備えると、保管・保存期間が経過した場合に、自動で移管、廃棄を促す警告を受けることが可能となり、法定保存年限に準拠した保管期間などを調べたり、手入力したり、選択ボックスから選択したりせず、保管期間・保存期間を自動で入力することが可能となる。
【００１１】
また、該保管・保存期間検索手段において複数の前記保管期間及び保存期間が取得された場合に、複数の前記保管期間及び保存期間のうち、保管期間と保存期間の和が最長となる最長保管・保存期間を、前記文書ファイルの保管期間及び保存期間に設定する手段を備えているので、商法、税法など法律によって法定保存年限が異なる場合であっても、長い方の保管・保存期間が自動で選択され、すべての法律等の要求を満たすことが可能となる。
【００１２】
また、前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段と、前記文書管理サーバコンピュータは、前記ユーザの所属部署識別情報を、前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段から取得する手段とを、さらに備え、前記文書ファイルを一意に識別する情報は、前記所属部署識別情報を含むように構成してもよい。
このように構成すると、文書ファイルを、ユーザの所属部署により分類して管理することが可能となり、経営、法律等の文書の性質による分類で管理する場合に対比して、組織のメンバーの誰にでも分かり易く、組織変更、人事異動、書類保持者の退職等による混乱等が生じることのない、組織の実情に沿った分類により文書管理を行うことが可能となる。
【００１３】
また、ユーザの所属部署識別情報を、前記組織内のネットワークで使用される資源及びアカウントの情報をディレクトリサービスデータベースにより管理する手段、例えばドメインコントローラコンピュータから取得するため、現実とユーザ情報との乖離がほとんど起こらず、常に最新で正確なユーザ情報を得ることが可能となる。また、ユーザは、自分の名前や部署名等の入力をする必要がなく、更に、文書管理用のマスタテーブルを別途作成する必要もないため、簡便な文書管理システムを提供できる。さらに、ディレクトリサービスに設定されたユーザ権限を、文書管理システムでもそのまま利用でき、文書管理システムのセキュリティが向上する。
【００１４】
また、前記文書管理サーバコンピュータは、電子文書からなる前記文書ファイルを格納する文書ファイル記憶手段と、前記文書ファイルを、前記文書ファイル記憶手段内の、前記所属部署識別情報を名称とするファイル内の、前記発生形態を示す区分を名称とするファイル内に、前記文書ファイルを一意に識別可能に保存する手段と、を備えるように構成してもよい。
このように構成することにより、文書ファイルが、自動で文書ファイル記憶手段に所定の分類で保存され、文書ファイルテーブルの情報と文書ファイル記憶手段の保存場所との間に、乖離が生じない。また、文書ファイルを文書ファイル記憶手段にコピーする手間を省略可能となる。
【００１５】
さらに、前記文書管理サーバコンピュータは、前記文書ファイルを一意に識別する情報と共に、前記文書フォルダの紙文書用の背表紙の印刷を指示する情報を受信した場合に、前記文書ファイルテーブルから、少なくとも前記文書ファイルを一意に識別する情報を含む背表紙用情報を抽出し、該背表紙用情報を、所定の背表紙用書式に適用して、印刷可能な背表紙データを作成する手段を備えると好適である。
このように構成しているので、対応する紙文書、電子文書が同じ文書ファイルテーブルで管理され、全文書の一元管理が可能となる。その結果、文書の検索、保管、保存、移管、廃棄等の作業を簡素化可能となる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、新規登録する文書ファイルまたは新規登録する新規文書をドラッグアンドドロップするだけで、保管・保存期間が自動で決定され、また、保管・保存期間が経過した場合に、自動で移管、廃棄を促す警告を受けることが可能となり、操作が簡単で便利な文書管理システムを構築できる。
さらに、法定保存年限に準拠した保管期間などを調べたり、手入力したり、選択ボックスから選択したりせず、保管・保存期間を自動で入力することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】組織的文書の作成から廃棄までのライフサイクルを示すブロック図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理システムＳのシステム構成図である。
【図３】管理サーバコンピュータのハード構成を示すブロック図である。
【図４】文書管理システムＳの業務処理フローを示すブロック図である。
【図５】マスターデータベース及び文書管理データベースの説明図である。
【図６】文書ファイル一覧画面を示す説明図である。
【図７】新文書登録画面を示す説明図である。
【図８】文書管理データベースへの新規文書登録処理を示すフローチャートである。
【図９】文書管理データベースへの新規文書登録処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書ファイル詳細画面を示す説明図である。
【図１１】文書ファイルの保管処理の流れを示す説明図である。
【図１２】移管、廃棄アラームの表示処理を示すフローチャートである。
【図１３】背表紙の一例を示す説明図である。
【図１４】ドラッグアンドドロップ処理を示す説明図である。
【図１５】ドラッグアンドドロップ処理を示す説明図である。
【図１６】ドラッグアンドドロップ処理を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明の実施形態について、図を参照して説明する。なお、以下に説明する構成、配置等は、本発明を限定するものではなく、本発明の趣旨に沿って各種改変することができることは勿論である。
本明細書中で「コンピュータ」とは、演算装置を備えた情報端末すべてを含む意味である。例えば、スーパーコンピュータ、汎用コンピュータ、オフィスコンピュータ、制御用コンピュータ、ワークステーション、パソコンのほか、携帯情報端末、演算装置を備えた携帯電話等をも含む。
本実施形態のプログラムは、記憶媒体に記憶されていてもよい。
【００１９】
本実施形態の文書管理システムＳは、オフィス内で発生する各種文書の保存・保管期間及び配置を自動で決定して、紙及び電子文書の保存・保管及び廃棄を容易にするシステムである。
本実施形態の文書管理システムＳは、企業、官公庁、各種機関等の組織１内に構築される。組織１の規模が大きい場合は、物理的に近いオフィス毎、例えば支社毎やビル毎等に別個の文書管理システムＳが構築されていてもよい。文書管理システムＳは、組織１内の全部門から集めた代表者から構成される事務局３によって運営管理される。なお、事務局３は、総務部や庶務課等に設置されてもよい。
【００２０】
文書管理システムＳの管理対象となる文書は、組織１で発生する文書のうち、組織１のメンバーが業務上作成・取得した組織的文書をいい、個人メモ、個人控えのような個人文書を含まない。管理対象となる文書には、紙媒体の紙文書と、電子データである電子文書が含まれる。同一内容の文書について紙文書と電子文書の双方が存在する場合、紙文書又は電子文書の一方のみが存在する場合がある。本実施形態の文書管理システムＳでは、文書は、１以上の文書が格納された文書ファイル単位で扱われる。なお、本明細書において、文書ファイルとは、文書フォルダと同義である。
【００２１】
組織的文書の作成から廃棄までのライフサイクルは、図１に示すように、新しい業務や案件が発生して、文書ファイルを新たに作成した状態である「ファイルオープン」、ファイルオープンからファイルクローズまでの期間である「仕掛期間」、一つの業務や案件が完結して、文書ファイルの中身がそれ以上増えない状態である「ファイルクローズ」、利用頻度の高い文書ファイルがオフィス内共有スペースのキャビネット３１で管理される「保管」が行われる「保管期間」、文書ファイルをオフィスから書庫３２へ移す「移管」、利用頻度の下がった文書ファイルをオフィス外の書庫３２などで廃棄日まで管理する「保存」が行われる「保存期間」、文書の「廃棄」からなる。
【００２２】
図２は、本実施形態に係る文書管理システムＳのシステム構成図である。本実施形態の文書管理システムＳは、イントラネット２と、イントラネット２で相互に接続された文書管理サーバコンピュータ３０、ドメインコントローラコンピュータ２０、クライアントコンピュータ４、プリンタ５を主要構成要素としている。
また、文書管理システムＳが構築される組織１は、紙文書を保管期間にわたって保管する各部署のオフィス内のキャビネット３１と、保管期間完了後、紙文書を保存期間が終了するまで保存するオフィス外の書庫３２を備えている。
【００２３】
文書管理サーバコンピュータ３０は、本実施形態の文書管理システムＳを管理制御するサーバコンピュータであって、文書管理システムＳを運営管理する事務局３に設置される。
文書管理サーバコンピュータ３０のハード構成を図３に示す。
文書管理サーバコンピュータ３０は、データの演算・制御処理装置としてのＣＰＵ４１、記憶装置であるＲＡＭ４２、ＲＯＭ４３、ＨＤＤ４４及び記憶媒体装置４５を備えている。
ＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４３又はＨＤＤ４４に記憶されているプログラムにしたがって各種の処理を実行するようになされている。
ＲＡＭ４２には、ＣＰＵ４１が各種の処理を実行する上において必要なデータなどが適宜記憶される。
【００２４】
入力装置であるキーボード４７とマウス４８は、ＣＰＵ４１に所定の指令を入力するとき適宜操作される。
さらに表示装置４９、プリンタ５には、所定の書式で表示される情報、画像等が出力表示される。
【００２５】
記憶媒体装置４５は、外付けハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ、メモリスティックなどにより構成され、イントラネット２を介して送信されてきたデータを適宜記憶し、またこれを読み出すことができるようになされている。
通信装置４６は、イントラネット２に対してデータを送信し、またイントラネット２を介して供給されたデータを受信するようになされている。
【００２６】
ＨＤＤ４４には、図５で示すように、各文書ファイル３１１ａを文書管理データベース３１０へ登録するときに利用されマスターデータベース３００と、各文書ファイル３１１ａの管理台帳としての機能を果たす文書管理データベース３１０と、不図示のシソーラス辞書が格納されている。
【００２７】
マスターデータベース３００は、（１）部署マスタ３０１、（２）キャビネットマスタ３０２、（３）保存箱マスタ３０３、（４）倉庫マスタ３０４、（５）法定保存年限マスタ３０５から構成されている。
ここで、
（１）部署マスタ３０１は、部、課のマスタデータの保管を補間するものである。
（２）キャビネットマスタ３０２は、文書ファイル３１１ａについて、キャビネットＮｏ．、施錠の有無、キャビネット情報の公開非公開、備考などに関して格納しているものである。
（３）保存箱マスタ３０３は、保存箱情報のマスタデータである。保存箱マスタ３０３には、文書ファイル３１１ａを倉庫〔書庫３２〕に移す場合、必ず「保存箱」に入れてから、倉庫へ移すように構成されている。その保存箱マスタ３０３には、保存箱番号、管理部署名、廃棄日などが格納されている。
（４）倉庫〔書庫〕マスタ３０４は、文書ファイル３１１ａを保存する倉庫の情報を格納するものである。倉庫〔書庫〕マスタ３０４には、倉庫Ｎｏ．、倉庫名、住所、備考などが格納されている。
（５）法定保存年限マスタ３０５は、法定保存する必要のある文書ファイル３１１ａ用のマスタである。関連する法律の条項名、保管・保存年限、内容などが格納されている。この法定保存年限マスタ３０５が特許請求の範囲の「文書保存期間マスタ」に該当する。
つまり、法定保存年限マスタ３０５には、各文書３１１ｂ、文書ファイル３１１ａの仕掛期間、保管期間、保存期間を決定するために用いられるマスタテーブルである。法定保存年限マスタ３０５は、組織１で発生する文書３１１ｂ、文書ファイル３１１ａを保管、保存期間の観点から分類したデータとして構築されている。文書３１１ｂ、文書ファイル３１１ａとしては、例えば、得意先別一括請求書、外貨建輸入品代金請求書等がある。
法定保存年限マスタ３０５の項目としては、文書名、仕掛期間、保管期間、保存期間、保有期間（保管期間＋保存期間）、法定保存年限、根拠法文等が含まれる。法定保存年限には、各データの文書名で法定保存年限表を検索して抽出された期間が入力され、保存期間は、（法定保存年限−保管期間）の式により求められた期間が入力される。
法定保存年限表とは、税法や商法、労働法など各種法令によって、一定期間、民間企業に原本保存が義務付けられている文書についての法定保存年限が登録されたテーブルである。
【００２８】
文書管理データベース３１０には、文書ファイルテーブル３１１が格納されているものであり、文書ファイルテーブル３１１は、文書管理データベース３１０のもっとも基本となるものである。
ここで文書ファイルテーブル３１１は、紙の場合には紙文書ファイルであり、電子文書の場合は文書ファイル（フォルダ）に相当するものである。
【００２９】
文書ファイルテーブル３１１には、文書ファイル番号、文書ファイル名、所持部名、所持課名、所持者名、発生形態、保管期間、保存期間、法定保存年限、ファイル器具Ｎｏ．、備考などが格納されているものである。この文書ファイルテーブル３１１の階層構造は、文書ファイル（紙の場合は紙文書ファイル、電子の場合は文書ファイルに相当）３１１ａと文書（紙の場合は紙文書、電子の場合は文書に相当）３１１ｂから構成されており、文書ファイル３１１ａの下位に文書３１１ｂが関連図けられている。
また、図５及び図７で示すように、文書３１１ｂは、文書ファイル３１１ａの中に含まれている個々の文書である。この文書３１１ｂは、ドラッグアンドドロップして自動で取り込まれる。
【００３０】
文書管理データベース３１０には、文書ファイルテーブル３１１と、文書ファイル記憶手段３１２とが格納されている。
文書ファイルテーブル３１１は、各文書ファイルに関する情報が格納され文書管理台帳としての機能を果たすものであり、項目としては所持者部番号、所持者部名、所持者課番号、所持者課名、所持者名、発生形態、年又は年度、文書ファイルシリーズ番号、文書ファイルシリーズ名、文書ファイル番号、媒体種別（電子文書又は紙文書）、仮番号、文書ファイル名、ファイル器具（バインダー等）、ファイルサイズ（Ａ４等）、カテゴリ、ファイル作成日、ファイル完結日、ファイル完結予定日、保管期間、保管開始日、保管予定日、保管キャビネット番号、保存期間、保存開始日、保存予定日、保存箱番号、倉庫番号、廃棄日、廃棄予定日、廃棄方法、含まれる文書一覧（含まれる文書の文書番号、文書名、文書作成日、媒体種別、コピー先ファイル名、入力状態／コピー状態、備考）が含まれる。
【００３１】
発生形態とは、文書の発生の形態による文書ファイル３１１ａ、文書３１１ｂの分類をいい、定期発生型、プロジェクト型、蓄積更新型の３種に分類される。定期発生型の文書とは、例えば、見積書や請求書のように、毎年、あるいは毎月発生する文書を時系列にまとめたものをいい、文書作成後しばらくは利用頻度が高いものの、ある時期から急に利用頻度が下がる「山型」の利用頻度である。プロジェクト型の文書とは、例えば、個別の案件ごとにまとめる文書をいい、「山型」の利用頻度である。蓄積更新型の文書とは、例えば、社内規定やマニュアルのように、文書を随時差し替えながら利用する文書をいい、文書の利用頻度はそれほど高くないものの、長期間にわたって利用される「丘型」の利用頻度である。
【００３２】
不図示のシソーラス辞書は、入力された単語の類義語を検索するためのプログラムであり、本実施形態では、ビジネス用語用の公知のシソーラス辞書プログラムが用いられる。
【００３３】
文書ファイル記憶手段３１２は、各電子文書を格納する記憶手段である。電子文書の分類は、紙文書の分類と同じであり、各電子文書を格納するフォルダの階層、配列は、紙文書を収納する階層、配列と同じになるよう決定されている。
本実施形態では、電子文書及び紙文書の分類は、非効率な「大分類」「中分類」「小分類」という階層ではなく、部−課−発生形態−文書ファイルＮｏ．(通し番号)というような階層で文書ファイル３１１ａを管理している。そして、図１３で示すように、クライアントコンピュータ４の画面、プリンタ５による印刷した背表紙で、階層がすぐわかるように構成されている。
【００３４】
ドメインコントローラコンピュータ２０は、組織１のイントラネット２で使用する各種の資源情報、例えばコンピュータ、プリンタ５等の各種機器や、イントラネット２のユーザである組織１の社員等の情報等をデータベースで管理するコンピュータである。
ドメインコントローラコンピュータ２０のハード構成は、文書管理サーバコンピュータ３０と同様であるため省略する。
ドメインコントローラコンピュータ２０には、組織１のイントラネット２で使用する各種の資源情報が登録されたディレクトリサービスデータベース２００が格納されている。ディレクトリサービスデータベース２００は、アクティブディレクトリ等のディレクトリサービスにより構成されている。
【００３５】
ディレクトリサービスとは、ネットワーク上に広く分散して散在するコンピュータ、プリンタ、ユーザ情報、各種データ等各種の物理的・論理的資源、アカウントの名前やその属性を、組織的構造、地理的区分等に従ってツリー状にまとめて管理し、それらの資源に関する位置や情報を参照可能にするサービスをいう。
本実施形態のディレクトリサービスデータベース２００は、組織１の「管理部」等の部、事業部門等ごとのドメイン２０１を備えており、このドメイン２０１に、「経理課」「総務課」「人事課」等課ごとのＯＵ２０２（組織単位：Organization Unit）が格納されている。
【００３６】
ここで、ドメイン２０１とは、セキュリティやドメイン情報の複製等の単位であり、ＯＵ２０２は、ドメイン内におけるセキュリティや管理ポリシーの最小の境界として機能する。ドメイン内には、複数のＯＵ２０２を階層的に構築可能である。
ＯＵ２０２には、コンピュータ、プリンタ、ユーザ情報を含むデータが格納されている。例えば、ユーザ情報に関するデータの項目として、ユーザ氏名、イントラネット２上のユーザ名、パスワード、ユーザの役職名、ユーザが閲覧可能な情報階層レベル等が含まれる。本実施形態では、アクティブディレクトリ（登録商標、以下同じ）を社員情報データベースとして用いており、この場合はＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標、以下同じ）へログインするＩＤ、パスワードを一度入力することで済む。これに対して、従来のように、社員情報データベースを用いる場合、少なくても２回はＩＤとパスワードを入力する必要がある。つまり、ＷｉｎｄｏｗｓにログインするためのＩＤ、パスワードの他に、社員情報データベースにアクセスするためのＩＤ、パスワードを別に入力する必要がある。このような２回の入力は煩わしく、本実施形態のような構成にすると、ユーザの使い勝手が非常によく、便利である。
【００３７】
クライアントコンピュータ４、プリンタ５は、文書管理システムＳを使用するユーザである各社員が用いるものである。クライアントコンピュータ４のハード構成は、文書管理サーバコンピュータ３０と同様であるため、説明を省略する。
【００３８】
前記した文書３１１ｂをドラッグアンドドロップして自動で取り込む処理は、図１４乃至図１６のように処理されるものである。処理は、（１）先ず、アクティブディレクトリの情報を取得する。（２）次に、取得したアクティブディレクトリの情報を書き込む。（３）組織的文書をドラッグアンドドロップして「作成」ボタンをクリックする。という手順によって行なう。
【００３９】
つまり、
（１）先ず、アクティブディレクトリの情報を取得する。これは、ユーザが複数の部や課に所属していることがあり、その場合は、どちらの部や課で文書を登録するか選択する必要があるためである。
また、一つの部や課に所属していなくても、ドラッグアンドドロップ時の処理を高速化するため、という要請もある。つまり、ドラッグアンドドロップの登録画面で、「自動取得」をクリックすることにより、部、課の選択画面が表示され、この画面で選択するように構成されている。
また、組織的文書として登録したい文書（或いは文書ファイル）をドラッグアンドドロップすると、文書の保存期間等の所定項目が自動で入力される。次に、「作成する」ボタンをクリックすることにより、自動で文書（文書ファイル）が作成され、ドラッグアンドドロップした文書（文書ファイル）はファイルサーバに登録される。
また、文書名或いは文書ファイル名の中の単語を切り出し、シソーラス辞書を検索すると、該当する法定保存年をセットし、同時に、倉庫への移管日、廃棄日を自動計算して表示する。
これを図によって、説明すると、
アクティブディレクトリの情報を取得する場合には、先ず、アクティブディレクトリにログインしているかどうか判定し、ログインしていない場合には、メッセージを表示して終了する。
一方、ログインしている場合には、アクティブディレクトリに接続する。アクティブディレクトリに接続できない場合には、メッセージを表示して終了する。次に、現在のログインユーザの所属グループのうち、本発明のシステム（ＨＤＭ）関連のグループのみを所得する。
所属グループ数が１件以上有る場合には、所属グループ名の選択画面を表示する。そして、この選択画面で所属グループを選択する。一方、該当しない場合には、メッセージを表示して終了する。
【００４０】
（２）次に、取得したアクティブディレクトリの情報を書き込む。
課名が選択されていない場合には、メッセージを表示して終了する。選択されている場合には、課Ｎｏ．が空欄か判断し、空欄であれば、メッセージを表示して終了する。
空欄でない場合には、所属グループ名選択画面を表示せずに、課Ｎｏ．と課名、ユーザ名を「新文書ファイルを作成」タブ内に貼り付ける。
【００４１】
（３）組織的文書をドラッグアンドドロップして「作成」ボタンをクリックする。
この「作成」ボタンをクリックすると、保管期間や所属部名、所属課など、文書管理に必要な情報が入力されているかどうかチェックする。このとき、エラーがある場合には、メッセージを表示して終了する。
エラーがない場合には、ドラッグアンドドロップされた文書（文書ファイル）のリストを作成する。このときファイル数が０であれば、メッセージを表示して終了する。
次に、ドラッグアンドドロップされた文書（文書ファイル）のリストを文書管理用ソフトへ取り込む（この文書管理ソフトとしては、ＦｉｌｅＭａｋｅｒ（登録商標）などである。
次に、ドラッグアンドドロップされた文書（文書ファイル）のリストを参照して、ファイルサーバへ文書（文書ファイル）をコピーする。
【００４２】
次に、法定保存年限データベースの検索を行う。法定保存年限データベースの検索は、文書名（文書ファイル名）を単語に切り出ししする。次に切り出した単語で、不図示のシソーラス辞書を検索し、同義語を抽出する。
そして、同義語がある場合には、法定保存年限データベースを同義語で検索し、一方法定保存年限データベースを切り出し語で検索する。
該当レコードがある場合には、法定保存年限をセットし、廃棄日などを自動計算する。
【００４３】
次に、本実施形態の文書管理システムＳの業務処理フローについて、図４のブロック図に基づき説明する。
文書管理システムＳの業務処理として、先ず、処理１で、文書管理システムＳの構築準備作業が行われる。最初に、組織１内の全部門から代表者を集め、文書管理の事務局３を設置する。
事務局３は、組織１内の現状の文書管理状況を調査し、問題点をピックアップする。その後、問題点を改善するための基準やルールを作成する。基準やルールの作成として、使用する什器配置場所、管理する担当部署の決定、紙文書用のバインダ、文書ファイル（フォルダ）等の決定、保管すべき文書の選定基準の決定、保有期限、保管期限、保存期限に関する情報収集、機密・重要文書の取扱いルールの決定、組織変更の場合の引継ぎルールの決定、文書を廃棄する際のルールの決定等を行う。
【００４４】
次いで、文書管理システムＳ構築の準備作業を行う。準備作業としては、紙文書用の収納用具の購入、文書管理データベース３１０のマスターデータベース３００への基本データの入力、不要な文書ファイル３１１ａ、文書３１１ｂやバインダの削除・廃棄が含まれる。
以上で、処理１の文書管理システムＳの構築準備作業が完了する。
【００４５】
次に、文書管理システムＳのプログラムに従って、処理２〜４を行い、文書管理データベース３１０に、管理対象となる文書ファイル３１１ａ，文書３１１ｂの登録処理の作業を行う。
処理２では、廃棄日、保管期間、保存期間を決定する。処理３では、文書ファイル３１１ａ，文書３１１ｂの分類を行う。処理４では、文書ファイル３１１ａ，文書３１１ｂを、文書台帳としての機能を果たす文書管理データベース３１０へ登録する。
この処理２〜４は、文書管理システムＳのプログラムの図８、図９のフローチャートにより、自動で実行される。
【００４６】
先ず、登録すべき新たな文書、新たな文書ファイル（フォルダ）を所持している組織１の文書保持者は、クライアントコンピュータ４から、文書管理システムＳのプログラムにアクセスする。
組織１の文書保持者が、クライアントコンピュータ４の画面上で文書管理システムＳのプログラムのアイコンをクリックすると、文書管理サーバコンピュータ３０のＣＰＵ４１により制御され、クライアントコンピュータ４は自動で文書管理サーバコンピュータ３０にアクセスする。
【００４７】
そして、ユーザのクライアントコンピュータ４の画面に文書管理システムＳの不図示のプログラム初期画面が表示される。この初期画面で文書ファイルタブがクリックされると、図６で示される文書ファイル一覧画面１００が表示される。この文書ファイル一覧画面１００で、新規作成ボタン１０１がクリックされると、図７で示される新文書登録画面１１０が表示される。そして、図８のフローチャートの処理がスタートする。図８の処理は、文書管理サーバコンピュータ３０のＣＰＵ４１により制御される。
ステップＳ１１で、文書、文書ファイル（フォルダ）が、図７の新文書登録画面１１０上にドラッグアンドドロップされたか判定する。文書、文書ファイル（フォルダ）が、図７の新文書登録画面１１０上にドラッグアンドドロップされていない場合（ステップＳ１１：ＮＯ）、ステップＳ１１を繰り返す。つまり、文書、文書ファイル（フォルダ）が、図７の新文書登録画面１１０上にドラッグアンドドロップされるまで、ステップＳ１１を繰返す。
【００４８】
電子文書として格納する文書、文書ファイル（フォルダ）が、新文書登録画面１１０上にドラッグアンドドロップされた場合（ステップＳ１１：ＹＥＳ）、ステップＳ１２で、ドラッグアンドドロップされた文書、文書ファイル（フォルダ）の文書ファイル（フォルダ）名が有効な文書ファイル（フォルダ）名かどうか判断する。この有効な文書ファイル（フォルダ）名かどうかは、ドラッグされた有効な文書、文書ファイル（フォルダ）中に特定単語が含まれているかどうか、判定することにより行なわれる。
このステップでは、先ず、形態素解析等の公知の方法を実行するプログラムにより、文書名、文書ファイル（フォルダ）名を、言語として意味を持つ最小単位である形態素の列に分割する。その後、得られた各形態素をキーとして特定単語マスタを検索し、得られた形態素中に特定単語が含まれているか判定する。このように、特定単語は、ＨＤＤ中に格納された不図示のシソーラス辞書の用語と一致するかどうかを対比することにより行なわれる。
【００４９】
ドラッグアンドドロップされた文書、文書ファイルの文書名、文書ファイル名中に特定単語が含まれていない場合（ステップＳ１２：ＮＯ）、ステップＳ１３で、「文書ファイル名中に特定単語が含まれていないため、文書保存期間の自動入力ができません。手入力して下さい。」というエラー表示を行い、文書、文書ファイルが、図７の新文書登録画面１１０上にドラッグアンドドロップされるまで、ステップＳ１１を繰返す。
【００５０】
ドラッグアンドドロップされた文書、文書ファイルの文書名、文書ファイル名中に特定単語が含まれていた場合（ステップＳ１２：ＹＥＳ）、ステップＳ１４で、文書ファイルテーブル３１１にレコードを１件新しく作成する。このように、本実施形態では、「ワンドラッグで文書ファイル作成」が行なわれるもので、ステップＳ１１の「文書、文書ファイル（フォルダ）がドラッグされたか」をトリガーとして、すべての処理が始まるように構成されている。
【００５１】
ステップＳ１５で、文書名、文書ファイル名中に特定単語をあるかどうか、判別し、特定単語がある場合（ステップＳ１５：Ｙｅｓ）、ステップＳ１６で、その特定単語を切り出し、ステップＳ１７で特定単語をキーとしてシソーラス辞書を検索する。このステップでは、例えば、特定単語が「請求」の場合、「請求書」が類義語として抽出される。ステップＳ１５で、文書名、文書ファイル名中に特定単語がない場合（ステップＳ１５：Ｎｏ）、ステップＳ２１で、「文書保存期間の自動入力ができません。手入力して下さい。」というエラー表示をし、図９で示すステップＳ２２に進む。
【００５２】
次いで、ステップＳ１７で、ステップＳ１５で切り出した特定単語と、ステップＳ１６の検索で抽出された類義語とで、法定保存年限マスタ３０５を検索する。なお、ステップＳ１７で類義語が抽出されない場合、ステップＳ１８では、特定単語のみで法定保存年限マスタ３０５を検索する。
【００５３】
ステップＳ１９で、法定保存年限マスタ３０５中のデータが抽出されたか判定する。
法定保存年限マスタ３０５中のデータが抽出されなかった場合（ステップＳ１９：ＮＯ）、ステップＳ２１で、「文書保存期間の自動入力ができません。手入力して下さい。」というエラー表示をし、図９で示すステップＳ２２に進み、ユーザのデータ中の担当者名、部名、部番号、課名、課番号を、文書ファイルテーブルの該当文書ファイルのデータの所持者名、所持者の部名、部番号、課名、課番号に設定する。
【００５４】
法定保存年限マスタ３０５中のデータが抽出された場合（ステップＳ１８：ＹＥＳ）、ステップＳ１９で、抽出されたデータの保管期間、保存期間、合計期間を取得し、文書ファイルテーブル３１１の該当文書ファイル３１１ａの文書３１１ｂの保管期間、保存期間、保有期間としてそれぞれ設定する。
ここで、法定保存年限マスタ３０５から、複数のデータが抽出された場合は、保管期間と保存期間との合計期間が降順になるように配列し、１番最初に配列された文書３１１ｂ、すなわち、保管期間と保存期間との合計期間が最も長い文書３１１ｂを取得し、文書ファイルテーブル３１１の該当文書ファイル３１１ａの文書３１１ｂの保管期間、保存期間、保有期間としてそれぞれ設定する。
次いで、図９で示すステップＳ２２に進み、ユーザのデータ中の担当者名、部名、部番号、課名、課番号を、文書ファイルテーブルの当該文書ファイル３１１ａの文書３１１ｂの所持者名、所持者の部名、部番号、課名、課番号に設定する。
【００５５】
ステップＳ２３で、所持者の部番号、課番号、発生形態を示す番号と通し番号とからなる文書ファイル番号（所持者の部番号−課番号−発生形態を示す番号−通し番号）を取得し、文書ファイルテーブル３１１の該当文書ファイルの文書として設定する。
この、ステップＳ２３では、文書ファイル記憶手段３１２の各文書ファイル（フォルダ）を、「￥取得した部番号￥取得した課番号￥取得した文書ファイルＮｏ．」のアドレスで検索し、抽出された文書ファイル（フォルダ）内に、該当文書ファイルの文書を名称（文書ファイルＮｏ．を含む）とする文書ファイルを作成する。
【００５６】
つまり、アドレスは、図７で示すように、\部番号\課番号\文書ファイルＮｏ．となっており、文書ファイルＮｏ．を文書ファイル名に含ませている。一般に、電子文書の場合は、検索が一瞬でできるため、部番号と課番号と文書ファイルＮｏ．さえあれば、すぐに目的のファイルを見つけることが可能である。これに対して、紙文書の場合は、発生形態がないと、「部・課だけでは分類が荒すぎて探すのが大変」である。しかし、本実施形態では、部番号、課番号、文書ファイルＮｏ．といった、「基本的に不変のデータ」にしているので、発生形態をフォルダ名に含ませると、ユーザが発生形態を誤って登録してしまった場合、文書ファイルテーブル側の発生形態を変更するタイミングで、ファイル名の方も修正しなければならないという不都合が生じるが、このようなことは発生しない構成となっている。
【００５７】
なお、上記ステップＳ２３の処理として、発生形態を利用した処理としてもよい。この場合、発生形態を示す番号を用いて、発生態様の番号を、定型発生型が１、プロジェクト型が２、蓄積更新型が３として、次のように構成することもできる。
つまり、先ず、ステップＳ２３で設定された当該文書ファイルの所持者の部番号、課番号、発生形態を示す番号を取得する。次いで、文書ファイルテーブル３１１の文書ファイル番号を、これらの番号をつなげた部番号−課番号−発生形態を示す番号をキーとして検索する。
抽出されたデータの中から、文書ファイル番号が最大であるデータを抽出し、そのデータの文書ファイル番号末尾の通し番号（通し番号ｄｆＮｏｍａｘ）を取得する。次いで、（ｄｆＮｏｍａｘ＋１）を、該当文書ファイル３１１ａの文書３１１ｂの番号末尾の通し番号として取得し、「所持者の部番号−課番号−発生形態を示す番号−（ｄｆＮｏｍａｘ＋１）」を、該当文書ファイルの文書番号として、文書ファイルテーブル３１１の該当文書に設定する。
たとえば、文書ファイルを登録する図８、図９の処理を行っている文書保持者の部番号が１２、課番号が３、発生形態を示す番号が３（蓄積更新型）で、１２−３−３をキーとして文書ファイルテーブル３１１の文書ファイル番号を検索し、抽出されたデータのうち最大の末尾の通し番号が１０７であったとすると、登録処理中の該当文書フォルダの文書ファイル番号は、１２−３−３−１０８となる。
【００５８】
次いで、ステップＳ２４で、ドラッグされた文書、文書ファイル（フォルダ）の文書名を取得して、文書ファイルテーブル３１１の該当文書ファイルの文書名に設定する。
また、ドラッグアンドドロップされた文書ファイル（フォルダ）の文書ファイル作成日を取得して、文書ファイルテーブル３１１の該当文書ファイルの文書ファイル作成日に設定する。
ステップＳ２５で、新文書登録画面１１０の「ドラッグ後、ファイルを自動コピー」の選択ボタンがチェックされているか判定する。
【００５９】
選択ボタンがチェックされていない場合（ステップＳ２５：ＮＯ）、ユーザが手動で文書ファイルを文書ファイル記憶手段３１２に格納しようとしているもの等として、ステップＳ２６で、「『ドラッグ後、ファイルを自動コピー』が選択されていないため、ファイルをコピーせずに終了します。よろしいですか？自動コピーする場合は、『ドラッグ後、ファイルを自動コピー』を選択して下さい。」とのメッセージと「はい」「いいえ」の選択ボタンを備えたエラー画面を表示する。
【００６０】
ステップＳ２７で、「いいえ」がクリックされたか判定する。
「いいえ」がクリックされた場合（ステップＳ２７：ＹＥＳ）、ステップＳ２５で、新文書登録画面１１０の「ドラッグ後、ファイルを自動コピー」の選択ボタンがチェックされているか判定する。
「いいえ」がクリックされていない場合（ステップＳ２７：ＮＯ）、ステップＳ２８で、「はい」がクリックされたか判定する。
「はい」がクリックされた場合（ステップＳ２８：ＹＥＳ）、ユーザが手動で文書ファイルを文書ファイル記憶手段３１２に格納しようとしているもの等として、処理を終了する。
「はい」がクリックされていない場合（ステップＳ２８：ＮＯ）、ステップＳ２７で、「いいえ」がクリックされたか判定する。
つまり、「はい」か「いいえ」がクリックされるまで、ステップＳ２７、Ｓ２８を繰返す。
【００６１】
Ｓ２５で選択ボタンがチェックされている場合（ステップＳ２５：ＹＥＳ）、ステップＳ２９で、文書ファイル記憶手段３１０中の該当文書ファイルの保持者の部番号、課番号、文書ファイルＮｏ．を取得する。
次いで、ステップＳ３０で、文書ファイル記憶手段３１２０内の、取得した部の名称の文書ファイル内の、取得した課の名称とする文書ファイル内の該当文書ファイルの文書を名称とする文書ファイルを作成する。
このステップでは、文書ファイル記憶手段３１０の各文書ファイルを、「￥取得した部番号￥取得した課番号￥取得した文書ファイルＮｏ．」のアドレスで検索し、抽出された文書ファイル内に、該当文書ファイルの文書を名称（文書ファイルＮｏ．を含む）とする文書ファイルを作成する。
【００６２】
つまり、アドレスは、\部番号\課番号\文書ファイルＮｏ．となっており、文書ファイルＮｏ．をファイル名に含ませている。本実施形態では、部番号、課番号、文書ファイルＮｏ．といった、「基本的に不変のデータ」にしているので、誤って登録することがなく、ファイル名の修正などが発生しない構成となっている。
【００６３】
次いで、ステップＳ３１で、ステップＳ１１でドラッグアンドドロップされた該当文書ファイル等を、ステップＳ３０で作成した文書ファイル（フォルダ）内に格納し、処理を終了する。
以上で、図８、図９のフローチャートの処理を終了する。
図８、図９のフローチャートの処理が完了した文書の文書ファイル詳細画面１２０は、図１０の通りである。
なお、図８、図９のフローチャートの処理では、文書ファイル（フォルダ）をドラッグアンドドロップすることにより自動で文書ファイルテーブル３１１に文書の情報が登録され、文書ファイル記憶手段３１２に文書ファイル（フォルダ）が格納されるが、電子文書がなく紙文書のみの場合は、クライアントコンピュータ４から、新文書登録画面１１０で、直接手入力される。
【００６４】
以上の図８、図９のフローチャートの処理により、処理２〜４の廃棄日、保管期間、保存期間決定、文書の分類、文書台帳への登録が完了すると、処理５で、文書の保管が行われる。
電子文書フォルダは、図１１に示すように、廃棄日が来るまで文書ファイル記憶手段３１２に保存される。
また、図６の文書ファイル一覧画面１００で、文書ファイルが選択され、印刷ボタンがクリックされると、文書管理システムＳのプログラムが、文書ファイルテーブル３１１をこの文書ファイルの文書ファイル番号で検索して、該当するデータを抽出し、このデータから文書ファイル名、ロケーション（保管または保存場所）、ファイル作成日、ファイル完結日、保管期間、保存期間を取得し、予め設定された不図示のバインダや文書ファイル（フォルダ）の背表紙の書式に適用して、画面上に表示する。この書式について不図示の印刷ボタンがクリックされると、画面上に表示した背表紙を印刷する。
【００６５】
この背表紙には、図１３で示すように、部番号、課番号、文書ファイルＮｏ．といった、「基本的に不変のデータ」が付され、文書ファイル番号が付されており、この文書ファイル番号は、所持者の部番号−課番号−発生形態を示す番号−通し番号からなっており、対応する電子文書ファイルが文書ファイル記憶手段３１２の所持者の部番号ファイル内の課番号ファイル内の発生形態のファイル内に格納されている階層と一致している。従って、背表紙をすべての保管対象紙文書に貼付し、背表紙に付された文書ファイル番号順に紙文書ファイルをキャビネット３１や書庫３２に並べるだけで、保管・保存中の紙文書の配置と文書ファイル記憶手段３１２内の電子文書ファイルの配置とが一致することとなり、紙文書と電子文書がばらばらになることや、紙文書又は電子文書の一方が見つからなくなるようなことがなくなる。
【００６６】
また、元々紙文書として存在していたものは、背表紙だけが印刷されるが、元々電子文書として存在し、法律上や社内管理の理由等から紙文書としても保存・保管する必要のある文書は、背表紙及び文書が印刷される。
紙文書としてのみ存在しているものは、図９のステップＳ３１の文書ファイル記憶手段３１２への文書ファイル格納処理は行われないが、この文書ファイルに関する情報が手入力され、文書ファイルテーブル３１１に格納されるため、他の書類と共に、本システムで管理可能である。
電子文書しかなく、紙文書による保管・保存の必要のないものは、文書ファイル、背表紙の印刷を行うことなく、文書ファイル記憶手段３１２のみでの保管・保存が行われる。
以上のように背表紙が付された紙文書ファイルは、仕掛期間終了後から保管期間が経過するまでの間、オフィス内のキャビネット３１で保管される。
【００６７】
その後、保管期間が経過した文書ファイルは、処理６で、オフィス内のキャビネット３１から維持コストの安いオフィス外の書庫３２に移管され、保存期間終了後から廃棄日までの間、保存される。
その後、処理７で、文書の廃棄が行われる。紙文書は溶解などの廃棄処分がされ、電子文書は、文書ファイル記憶手段３１２から削除される。
【００６８】
保管または保存中の文書ファイルが処理６の移管の時期又は処理７の廃棄の時期になると、文書管理システムＳのプログラムにより、自動で通知される。文書管理システムＳのプログラムの図６の文書ファイル一覧画面１００を立ち上げると、図６のように、移管、廃棄する文書の「入力状態」欄にアラームメッセージを表示することにより、移管、廃棄する文書を自動表示するように構成されている。
この移管又は廃棄文書の表示処理は、次の処理により実行される。この処理は、文書管理サーバコンピュータ３０のＣＰＵ４１により制御される。
先ず、事務局３の文書管理担当者又は各部の文書管理担当者は、クライアントコンピュータ４から、文書管理システムＳのプログラムにアクセスすると、クライアントコンピュータ４の画面に文書管理システムＳの不図示のプログラム初期画面が表示される。
この初期画面で文書ファイルタブがクリックされると、図１２のフローチャートの処理がスタートする。先ず、ステップＳ４１で、ＲＡＭ４２から、その日の日付を取得する。
【００６９】
ステップＳ４２で、文書ファイルテーブル３１１の文書ファイルデータを一件読込み、ステップＳ４３で、その文書ファイルデータの廃棄予定日≧その日の日付か判定する。
廃棄予定日≧その日の日付である場合（ステップＳ４３：ＹＥＳ）、ステップＳ４４で、その文書ファイルデータに廃棄アラームフラグを立て、ステップＳ４７で、文書ファイルテーブル３１１に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
廃棄予定日≧その日の日付でない場合（ステップＳ４３：ＮＯ）、その文書についてはまだ廃棄予定日に達していないとして、ステップＳ４５で、その文書ファイルデータの保存予定日≧その日の日付か判定する。保存予定日≧その日の日付でない場合（ステップＳ４５：ＮＯ）、その文書についてはまだ移管をする保存予定日に達していないとして、ステップＳ４７で、文書ファイルテーブル３１１に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
保存予定日≧その日の日付である場合（ステップＳ４５：ＹＥＳ）、ステップＳ４６でその文書ファイルデータに移管アラームフラグを立て、ステップＳ４７で、文書ファイルテーブル３１１に読み込んでいないデータが残っているか判定する。
【００７０】
文書ファイルテーブル３１１に読み込んでいないデータが残っている場合（ステップＳ４７：ＹＥＳ）、ステップＳ４８で文書ファイルテーブル３１１の文書ファイルデータの次の一件を読込み、ステップＳ４３で、その文書ファイルデータの廃棄予定日≧その日の日付か判定する。つまり、文書ファイルテーブル３１１の全文書ファイルデータについてステップＳ４３〜ステップＳ４８の処理を繰返す。
文書ファイルテーブル３１１に読み込んでいないデータが残っていない場合（ステップＳ４７：ＮＯ）、文書ファイルテーブル３１１の全文書ファイルデータについて保存予定日、廃棄予定日経過のチェックが完了したものとして、ステップＳ４９で、クライアントコンピュータ４に図６の文書ファイル一覧画面１１０を表示する。
【００７１】
このステップＳ４９の処理では、廃棄アラームフラグが立っている文書ファイルデータの「入力状態」欄に、予め設定された「廃棄予定日を過ぎています。この文書ファイルを廃棄して下さい」とのアラームメッセージを、移管アラームフラグが立っている文書ファイルデータの「入力状態」欄に、予め設定された「保存開始日を過ぎています。この文書ファイルを書庫に移管して下さい」とのアラームメッセージを表示して、図６の文書ファイル一覧画面１００を表示する。
その後、図１２の処理を終了する。
【符号の説明】
【００７２】
Ｓ  文書管理システム
１  組織
２  イントラネット
３  事務局
４  クライアントコンピュータ
５  プリンタ
２０  ドメインコントローラコンピュータ
３０  文書管理サーバコンピュータ
３１  キャビネット
３２  書庫
４１  ＣＰＵ
４２  ＲＡＭ
４３  ＲＯＭ
４４  ＨＤＤ
４５  記憶媒体装置
４６  通信装置
４７  キーボード
４８  マウス
４９  表示装置
１００  文書ファイル一覧画面
１０１  新規作成ボタン
１１０  新文書登録画面
１２０  文書ファイル詳細画面
２００  ディレクトリサービスデータベース
２０１  ドメイン
２０２  ＯＵ
３００  マスターデータベース
３０１  部署マスタ
３０２  キャビネットマスタ
３０３  保存箱マスタ
２０４  倉庫マスタ
３０５  法定保存年限マスタ
３１０  文書管理データベース
３１１  文書ファイルテーブル
３１１ａ  文書ファイル
３１１ｂ  文書
３１２  文書ファイル記憶手段
【図１】
2011065640.tif 000003
【図２】
2011065640.tif 000004
【図３】
2011065640.tif 000005
【図４】
2011065640.tif 000006
【図５】
2011065640.tif 000007
【図６】
2011065640.tif 000008
【図７】
2011065640.tif 000009
【図８】
2011065640.tif 000010
【図９】
2011065640.tif 000011
【図１０】
2011065640.tif 000012
【図１１】
2011065640.tif 000013
【図１２】
2011065640.tif 000014
【図１３】
2011065640.tif 000015
【図１４】
2011065640.tif 000016
【図１５】
2011065640.tif 000017
【図１６】
2011065640.tif 000018