(57)【要約】【課題】  常時監視をすり抜けようとするメールについても常時監視者に連絡し、また、不正な情報と思われるメールの一覧を常時監視者に表示することで、常時監視のコストを低減することができるメール監視システムを提供すること。【解決手段】  送受信するメールを保管するメール保管サーバと、前記メールの添付ファイルを保管する添付ファイル保管サーバと、メールの添付ファイルを分析する添付ファイル分析サーバとから構成され、前記添付ファイル分析サーバが、前記メール保管サーバから添付ファイルの有無を確認し、添付ファイル保管サーバにアクセスし、添付ファイルが重要な情報を保持しているかを分析し、重要情報を保持している場合には常時監視者宛の監視対象メールリストに付加して配信する手段を備えることを特徴とする。【選択図】      図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
送受信するメールを保管するメール保管サーバと、前記メールの添付ファイルを保管する添付ファイル保管サーバと、メールの添付ファイルを分析する添付ファイル分析サーバとから構成され、前記添付ファイル分析サーバが、前記メール保管サーバから添付ファイルの有無を確認し、添付ファイル保管サーバにアクセスし、添付ファイルが重要な情報を保持しているかを分析し、重要情報を保持している場合には常時監視者宛の監視対象メールリストに付加して配信する手段を備えることを特徴とするメール監視システム。
【請求項２】
人事情報サーバをさらに備え、送受信メールの送受信者が社内同士のユーザかどうかを人事情報サーバに登録された人事情報に基づき判断し、社外のユーザを含む場合にのみ添付ファイルが重要な情報を保持しているかを分析することを特徴とする請求項１に記載のメール監視システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メールの添付ファイルを特定パターンより判断させることで、添付ファイルを常時監視するシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
日本版ＳＯＸ法に伴い、現在多くの会社が監査目的として、全てのメールを長期間保管するシステムを導入している。
図１０は、一般的なメール監査システムの概要を示す構成図であり、メールサーバ１００２と、メールを保管するサーバ１００４と、監査による情報提供依頼の時、迅速に情報を提示するための検索用インデックスサーバ１００５とから構成され、インターネットを介して送信者から受信した配信メール１００１はメールサーバ１００２でメール受信者１００３の受信端末に配信される。また、メール保管サーバ１００４にも送信され、保管される。保管されたメールは検索用インデックスサーバ１０５が提供するインデックスを用いて監査者１００６により検索可能となっている。
【０００３】
しかし、上記のメール監査システムは、監査時にメールの情報提供依頼に対応するためのシステムであり、事前に不正情報の把握や予防をすることができない。
そこで、図１１のように監査時の情報提供依頼のために保管しているメール１１０８を、常時監視者１１０８が閲覧していくことで、メールの常時監視を実現させることが考えられる。このとき、広く一般的に知られている文書検索システムを利用して、図１２のように、監視対象キーワード情報テーブル１２００に、関連したキーワード１２０１と重要度１２０２を登録しておき、機密情報関係と推測できるキーワードから絞り込むなどで、常時監視の負荷を軽減させることなども考えられる。
ここ種のメール監視システムとして下記の特許文献１に開示されたものが知られている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−８６９５８号公報
【０００５】
【特許文献２】特開平９−２００２５４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかし、図１０で構成されるような一般的な文書検索システムの場合、不正な情報を送信しようとする送信者が、「送ったメールは監視されている」ということを懸念し、意図的にメール文章にキーワードを入れない方法で送信する場合も考えられ、常時監視の目的を達成できないことが懸念される。
また、キーワードの内容によっては、常時監視者が意図しない内容のメールが多数ヒットしてしまい、メールの絞り込みが困難な場合が考えられる。
【０００７】
本発明の目的は、このような常時監視をすり抜けようとするメールについても常時監視者に連絡し、また、不正な情報と思われるメールの一覧を常時監視者に表示することで、常時監視のコストを低減することができるメール監視システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明のメール監視システムは、メールを送受信するサーバに関連したメール保管サーバと、前記メールの添付ファイルを保管する添付ファイル保管サーバと、メールの添付ファイルを分析する添付ファイル分析サーバとから構成され、前記添付ファイル分析サーバが、前記メール保管サーバから添付ファイルの有無を確認し、添付ファイル保管サーバにアクセスし、添付ファイルからそのファイルがより重要な情報を保持しているかを分析し、重要情報を保持している場合には常時監視者宛の監視対象メールリストに付加して配信する手段を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明のメール監視システムによれば、次のような効果がある。
（１）常時監視から逃れようとするメールについても、添付ファイルの例えばパターン分析により重要な内容が含まれているかを検索することができるため、漏れの無い常時監視を行うことができる。
例えば、「文書ファイルのうち、文章だけの文書ファイルより、グラフや画像を保持した文書ファイルのほうが、より伝えたい情報があり重要な情報である可能性高い」、「表計算ファイルのうち、数値の割合が多いものは、具体的な会計情報などが含まれていると考えられ、重要な情報である可能性高い」、「表計算ファイルのうち、同じ文言を繰り返している場合は、住所や氏名などの個人情報が多く含まれたファイルの可能性が高い」ということから、添付ファイル内容のパターン分析により重要情報が含まれている可能性を判定することができ、添付ファイルによって常時監視をすり抜けようとする行為を発見することができ、結果的に、漏れの無い常時監視を行うことができる。
（２）常時監視向けの基準で添付ファイルのパターン分析を行うため、キーワード検索による監視対象メールリストよりも高い精度で常時監視者に提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明を適用したメール監視システムの全体の概要図である。
【図２】メール情報・添付ファイルの有無を保持するテーブル構成図である。
【図３】添付ファイル分析結果を保持するテーブル構成図である。
【図４】監視対象メールリストのテーブル構成図である。
【図５】添付ファイルパターン分析の一例を説明する図である。
【図６】添付ファイルパターン分析の一例を説明する図である。
【図７】監視対象メールの分析処理のフローチャートである。
【図８】添付ファイル分析処理のフローチャートである。
【図９】常時監視者によるパターン情報による添付ファイル検索の概要図である。
【図１０】一般的なメール監査システムの概要図である。
【図１１】一般的なメールを常時監視する場合の概要図である。
【図１２】監視対象キーワードの情報を保持するテーブル構成図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を適用したメール監視システムの一実施の形態について説明する。
図１は、本発明の実施の形態の一例を示すシステム構成図である。
この実施形態のメール監視システムは、インターネットを介して配信メール１０１を送受信するメールサーバ１０２と、その配信メール１０１を全て別途保管するメール保管サーバ１０４と、保管したメールの検索を高速に行うための検索インデックスサーバ１０５と、メール保管サーバ１０４で保管されたメールの添付ファイルを保管する添付ファイル保管サーバ１０７と、社内ユーザ同士のメールであるかを判断するために社内人事情報を保持した人事情報サーバ１０８と、添付ファイル保管サーバ１０７で保管された添付ファイルが重要な情報であるかを添付ファイル分析テーブル３００によって分析し、重要情報である場合には監視対象メールリスト４００に付加して常時監視者１０６に通知する添付ファイル分析サーバ１０９から構成されている。
【００１２】
図２は、メール保管サーバ４０４内のメール情報と添付ファイルの有無を管理したメール情報テーブル２００であり、メール保管サーバ１０４に管理されている。
添付ファイル分析サーバ１０９は、このメール情報テーブル２００にアクセスし、各メールを分析する。
メッセージＩＤ２０１は、メール保管サーバ１０４内のメールと1対1の紐付けをしたユニークなキー情報である。２０２〜２０５までの項目は、送信者・受信者のメールアドレスを保持し、添付有無２０６の項目にはメールにファイルが添付されているかの情報を保持する。
【００１３】
図３は、添付ファイル分析結果を保持する添付ファイル分析テーブルの構成図であり、添付ファイル分析サーバ１０９にて管理されている。
この添付ファイル分析テーブル３００には、メッセージＩＤ２０１と同様のキー情報である３０１と、添付ファイルの種類を保持する３０２と、添付ファイルの分析結果を保持する３０３〜３０５の項目で構成される。
【００１４】
図４は、監視対象メールリスト４００の構成を示す図であり、この監視対象メールリスト４００には、メッセージＩＤ２０１と同様のキー情報である４０１と、メールの送信者情報を保持する４０２の項目と、メールの分析結果を保持する４０３〜４０７の項目で構成される。
【００１５】
図５と図６は、添付ファイルのパターン分析の例を表した図であり、図５は添付ファイルが文書ファイルの場合を表した図である。５０１のような文章のみの文書形式ファイルの場合は情報量が少なく、扱う情報についても重要な情報の場合は少ない。反対に、５０２のようなグラフや絵を挿入する場合、文章のみで表現するよりもより的確に多くの情報を直感的に伝えたい場合が多い。必然的に５０１と５０２を比較した場合、５０２のような文書形式ファイルのほうが、情報量が多い。また、情報を正確に伝える目的でグラフや絵を利用することもあり、５０２のような文書形式ファイルのほうがより重要な情報を取り扱っていると判断できる。
同様に、図６は添付ファイルが表計算ファイルの場合をあらわした図である。表計算ファイルの場合、主に扱う情報が会計情報などの数値情報であることが多く、必然的に重要かつ情報量の多いファイルと想定することができる。ただし、６０１のように、直感的に文章を構成する目的で表計算ファイルを利用するユーザも多く、表計算ファイルの場合でも６０１のような数値情報が少ない場合は、情報量が少なく、扱う情報についても重要な情報の場合はあまり多くない。また、文章のみの場合でも、６０２のように同じ文言を繰り返している表計算形式ファイルの場合、姓や名、住所などの文言を繰り返している場合が考えられ、個人情報のような重要な情報である場合が考えられる。
【００１６】
図７は、添付ファイル分析サーバ１０９にて実行される監視対象メールの分析処理の概要を示したフローチャートである。
まず、添付ファイル分析サーバ１０９は、メール情報テーブル２００よりメール情報を取得する（ステップ７０１）。
次に、人事情報サーバ１０８にアクセスする（ステップ７０２）。人事情報サーバ１０８と取得したメール情報の送信者・受信者情報より、そのメールが社内同士のユーザであるかを判断する（ステップ７０３）。社内のメールであると判断された場合、監視対象とする意義はあまり無いと判断し、監視対象メールリスト４００にも社内メールであると設定する（ステップ７０４）。
【００１７】
社外のメールである場合は、メールにファイルが添付されているかを判定する（ステップ７０５）。ファイルが添付されていない場合は、情報量が少なく監視対象とする意義はあまり無いと判断し、監視対象メールリスト４００にも添付分析値に「０」を設定する（ステップ７０６）。
社外メールかつ添付ファイルが存在する場合は、添付ファイル保管サーバ１０７にアクセスする（ステップ７０７）。添付ファイル保管サーバ１０７より添付ファイルにアクセスし、その添付ファイルが監視すべき重要情報が含まれているかなどを分析する（ステップ７０８）。
添付ファイル分析後、分析値より各メールに監視対象とすべきメールのランクを監視対象メールリスト４００に設定する（ステップ７０９）。監視対象メールリスト４００については、常時監視者に送信する（ステップ７１０）。
【００１８】
図８は、添付ファイル分析処理のフローチャートであり、図７のステップ７０８を詳細に示したものである。
まず、添付ファイルがどういう形式であるかを判定する必要があり、添付ファイルが文書形式であるか（ステップ８０１）、添付ファイルが表計算形式であるか（ステップ８０２）を判定する。判定方法については、汎用のビジネス用アプリケーションのファイルについては、ファイル先頭部にファイルを識別できる情報が入っているため、それを参照する。
添付ファイルが文書形式である場合、文書形式の場合の分析値を初期設定値として登録する（ステップ８０３）。
【００１９】
グラフ情報がある場合、情報量が多く重要な情報を保持するファイルと判断し、添付分析値を増加させる（ステップ８０４）。同様に、画像情報がある場合も添付分析値を増加させる（ステップ８０５）。なお、グラフや画像情報の有無を判断するには、ビジネス用アプリケーションが判別している情報を保持しておく必要がある。同様に、添付ファイルが表計算形式である場合、表計算形式の場合の分析値を初期設定値として登録し（ステップ８０６）、数値情報の割合が多い場合は、主に扱う情報が会計情報のため重要な情報と判断し、添付分析値を増加させる（ステップ８０７）。
また、繰り返し文字が多い場合は、住所などの個人情報が含まれていると判断し、添付分析値を増加させる（ステップ８０８）。これ以外にも、添付ファイルの種類や保持しているパターンから、重要なファイルであると判断できる場合は、その判別処理を加えていく（ステップ８０９）。
【００２０】
また、図９のように、メールを全て保管するメール保管サーバ１０４と、保管されたメールの添付ファイル保管サーバ１０７と、添付ファイルが重要な情報であるかを分析するための添付ファイル分析サーバ１０９と、検索用インデックスサーバ１０５から構成し、検索用インデックスサーバ１０５は、添付ファイル分析サーバ１０９が保持する添付ファイル分析テーブル１１０の情報を取得し、検索用インデックスを作成し、添付ファイルのパターン情報から添付ファイルパターン用インデックス１０６を生成し、検索結果を高速に行えるように構成することができる。
常時監視者１０６は、常時監視の業務で必要あるならば、検索用インデックスサーバ１０５にアクセスし、迅速に添付ファイルのパターン情報から検索する機能の提供が存在することも言うまでもない。
【００２１】
以上のように、本実施形態のメール監視システムによれば、次のような効果がある。
（１）常時監視向けの基準で添付ファイルのパターン分析を行うため、キーワード検索による監視対象メールリストよりも、高い精度で常時監視者に提供することができる。
また、監視対象メールリストにより目視確認するメール量を低減することができ、メール常時監視のコストを低減することができる。
（２）メールの常時監視業務において、メールに添付されたファイルの目視確認を、システム側によるファイル内のパターン情報で分析することができるため、常時監視のコストを低減することができる。
（３）常時監視から逃れようとするメールについても、添付ファイルのパターン分析より、検索することができるため、漏れの無い常時監視を行うことができる。
（４）キーワードによるランク付けではなく、添付ファイル内のパターンから、その情報の重要性を判断するため、ランク付けするためのキーワードの設定や入れ替えなどのメンテナンスのコストを低減することができる。
【符号の説明】
【００２２】
１０１  配信メール
１０２  メールサーバ
１０３  メール受信者
１０４  メール保管サーバ
１０５  検索用インデックスサーバ
１０６  常時監査者
１０７  添付ファイル保管サーバ
１０８  人事情報サーバ
１０９  添付ファイル分析サーバ
３００  添付ファイル分析テーブル
４００  監視対象メールリスト
２００  メール情報テーブル
３００  添付ファイル分析テーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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