(57)【要約】【課題】紙文書の複写物をその生成から廃棄まで管理可能にする紙文書管理システム及び紙文書管理方法，プログラムを提供する。【解決手段】管理サーバ１が、クライアント端末２から送られてくる複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段１２５と、この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部１３７と、プリンタ複合機３から複写予約確認要求を受信した場合に複写物管理情報記憶部１３７からステータス情報が「複写予約中」を示している複写物管理情報を抽出しその複写物管理情報の予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、一致した場合にそのステータス情報を「複写済」の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機３へ複写許可指令を送信する複写管理手段１２６とを備えた。【選択図】図１
2011210069.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
紙文書を複写する複写手段を有するプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続する管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムであって、
前記クライアント端末は、
ユーザが指定した複写対象の文書識別情報，予約者識別情報を含む複写予約情報を前記管理サーバへ送信する複写予約送信手段を備え、
前記プリンタ複合機は、
前記ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令が入力されると当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信しこの複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写許可指令が返信された場合に前記複写手段を起動させる複写制御手段を備え、
前記管理サーバは、
前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段と、
この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部と、
前記プリンタ複合機から前記複写予約確認要求を受信した場合に前記複写物管理情報記憶部から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してこれに含まれる予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、一致した場合にこの予約者識別情報に対応するステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する複写管理手段とを備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項２】
前記請求項１に記載の紙文書管理システムにおいて、
前記管理サーバにおける前記複写管理手段は、前記照合の結果一致するものが無かった場合、前記プリンタ複合機へ複写不可指令を送信する機能を備え、
前記プリンタ複合機における前記複写制御手段は、前記複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写不可指令が返信された場合に次回の複写実行指令入力まで前記複写手段を停止させる機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項３】
前記請求項２に記載の紙文書管理システムにおいて、
前記クライアント端末から前記管理サーバへ送信される前記複写予約情報が、前記ユーザが指定した配布先情報を含み、
前記管理サーバにおける複写物管理情報作成手段が、前記複写物管理情報を作成する際に、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に含まれる配布先情報の件数分の文書識別コードを生成しこの文書識別コードそれぞれに対して前記ステータス情報と当該複写予約情報に含まれる文書識別情報，配布先情報及び予約者識別情報とを関連付けて前記複写物管理情報とする機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項４】
前記請求項３に記載の紙文書管理システムにおいて、
前記管理サーバにおける前記複写管理手段は、前記複写許可指令を前記プリンタ複合機へ送信する際に、前記照合で一致した予約者識別情報を含む複写物管理情報の文書識別コードを前記複写許可指令と共に送信する機能を備え、
前記プリンタ複合機における前記複写制御手段は、前記複写手段を起動させる際に、前記管理サーバから複写許可指令と共に送られてきた文書識別コードを用紙に付して複写を行うように前記複写手段を作動させる機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項５】
前記請求項４に記載の紙文書管理システムにおいて、
前記プリンタ複合機が、前記紙文書をスキャンしてイメージデータを読み取るスキャナ部を備え、当該プリンタ複合機は、前記ユーザから文書廃棄通知を入力した場合に当該ユーザにセットされた紙文書を前記スキャナ部にスキャンさせてイメージデータを読み込み廃棄文書情報として前記管理サーバへ送信する廃棄通知手段を備え、
前記管理サーバは、前記プリンタ複合機から送られてくる前記廃棄文書情報のイメージデータから前記文書識別コードを読み取りこの文書識別コードを前記複写物管理情報記憶部から検索してあった場合にその文書識別コードに対応するステータス情報を廃棄済の状態を示す内容に更新する廃棄管理手段を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項６】
前記請求前５に記載の紙文書管理システムにおいて、
前記複写予約情報が、予約者に複写作業を委任された委任者を識別するための委任者識別情報を含み、
前記管理サーバにおける前記複写管理手段が、前記照合の際に、前記選出した複写物管理情報に含まれる委任者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
【請求項７】
紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機とクライアント端末とに回線接続する管理サーバであって、
複写対象の文書識別情報及び予約者識別情報を含む複写予約情報を前記クライアント端末から受信した場合にこの複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段と、
この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部と、
前記プリンタ複合機から複写予約確認要求を受信した場合に前記複写物管理情報記憶部から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報の予約者識別情報を選出して当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と照合し、一致した場合にその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する複写管理手段と、を備えたことを特徴とする管理サーバ。
【請求項８】
紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続した管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムにあって、
ユーザの操作入力に従って複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末が前記管理サーバへ送信し、
この複写予約情報を受信する度に当該複写予約情報に対して複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶する処理を前記管理サーバが実行し、
前記ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令を入力した前記プリンタ複合機が当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信し、
この複写予約確認要求を受けた前記管理サーバが前記記憶した複写物管理情報のうち前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してこれに含まれる予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、
この照合が一致した場合に前記管理サーバがその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新して前記プリンタ複合機へ複写許可指令を送信し、
この複写許可指令を受けた前記プリンタ複写機が複写を開始することを特徴とする紙文書管理方法。
【請求項９】
前記請求項８に記載の紙文書管理方法において、
前記照合の結果一致するものが無かった場合、前記プリンタ複合機へ複写不可指令を前記管理サーバが送信し、
この複写不可指令を受けた前記プリンタ複写機が次回の複写実行指令入力まで複写処理を停止することを特徴とする紙文書管理方法。
【請求項１０】
紙文書を複写する機能を備えたプリンタ複合機及びクライアント端末のそれぞれと回線接続した管理サーバにあって、
複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末から受信した場合にこの複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶装置に記憶する複写物管理情報作成機能と、
前記プリンタ複合機から複写予約確認要求を受信した場合に前記記憶装置から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出する機能と、
この選出した複写物管理情報に含まれる予約者識別情報と前記複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能と、
この照合が一致した場合にその予約者識別情報に係るステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新する機能と、
この更新後に前記プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する機能と、をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
紙文書の所在を管理するための紙文書管理システム及び紙文書管理方法，プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などの組織では、内部情報の不正流出を防ぐために何らかの対策を講じる必要であるが、情報漏洩の要因には、内部システムへの不正アクセスによる電子データの持ち出しや、紙媒体による紙文書の紛失又は不正コピーなどがあるとされているため、企業側は、電子データへのアクセス規制だけではなく、印刷又は複写（コピー）された紙文書の作成から廃棄までのライフサイクルを管理する必要があった。
【０００３】
紙文書の所在を管理する技術としては、紙文書の用紙にバーコード，ＱＲコードまたは電子透かしなどで識別コードを付与し、この識別コードに対しその紙文書の保持期限や作成者などを関連付けてデータベース化して保存する技術などが知られており、これに対する関連技術が特許文献１及び２に開示されている。
【０００４】
特許文献１には、作成した電子文書の利用権を設定することで、電子文書の不正利用を防止すると共に、電子文書に対して固有の識別コードを定め、電子文書の印刷時に識別コードを印刷物に付しその印刷物を複写またはファックス送信する際に当該印刷物から識別コードを読み取って対応する電子文書に関するログを記録することにより、電子文書のライフサイクルにわたる利用状況を管理できることが開示されている。
【０００５】
特許文献２には、機密文書のイメージデータに文書番号及び配布先情報を示す電子透かしデータを上書きしてこれを印刷し、この印刷した機密文書の複写を指示された場合に、機密文書の原稿をスキャニングして電子透かしを検出し、この電子透かしの文書番号と複写を指示したユーザのＩＤを基に当該ユーザに当該機密文書の複写権限があるか否かを判定することが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００６−９９３４８号公報
【特許文献２】特開２００７−１２２３１５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１及び２に記載の関連技術では、電子文書の利用ログを保存して電子文書の閲覧，印刷，複写，廃棄にいたるまでを記録保存できるが、複写に関するログを記録する際には、原稿に付された識別情報を読み取ってこの識別情報に対応付けてコピー部数や配布先などを記録する構成であるので、識別情報付きの印刷物だけについてその複写時のログを記録するだけで、識別情報が付されていない通常の紙文書については、複写してもその旨を記録することはできず不正コピーや不正持ち出しをされても追跡できなかったという問題があった。
【０００８】
そこで、本発明は、上記関連技術が有する課題を解決し、紙文書に識別コードが付されていなくても、その紙文書の複写物の部数及び所有者を管理するためのデータベースを作成し得る紙文書管理システム及び紙文書管理方法，プログラムを提供することを、その目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の紙文書管理システムは、紙文書を複写する複写手段を有するプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続する管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムであって、前記クライアント端末は、ユーザが指定した複写対象の文書識別情報，予約者識別情報を含む複写予約情報を前記管理サーバへ送信する複写予約送信手段を備え、前記プリンタ複合機は、前記ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令が入力されると当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信しこの複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写許可指令が送られてきた場合に前記複写手段を起動させる複写制御手段を備え、前記管理サーバは、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段と、この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部と、前記プリンタ複合機から前記複写予約確認要求を受信した場合に前記複写物管理情報記憶部から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してそれに含まれる予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、一致した場合にその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する複写管理手段とを備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の紙文書管理方法は、紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続した管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムにあって、ユーザの操作入力に従って複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末が前記管理サーバへ送信し、この複写予約情報を受信する度に当該複写予約情報に対して複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶する処理を前記管理サーバが実行し、前記ユーザからユーザ識別情報と共に複写実行指令を入力した前記プリンタ複合機が当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信しこの複写予約確認要求を受けた前記管理サーバが前記記憶した複写物管理情報のうち前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してその予約者識別情報を当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と照合し、この照合が一致した場合に前記管理サーバがその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新して前記プリンタ複合機へ複写許可指令を返信し、この複写許可指令を受けた前記プリンタ複写機が複写を開始することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の文書管理用プログラムは、紙文書を複写する機能を備えたプリンタ複合機及びクライアント端末のそれぞれと回線接続した管理サーバにあって、複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末から受信した場合にこの複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶装置に記憶する複写物管理情報作成機能と、前記プリンタ複合機から複写予約確認要求を受信した場合に前記記憶装置から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報の予約者識別情報を選出する機能と、この選出した予約者識別情報と前記複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能と、この照合が一致した場合にその予約者識別情報に係るステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新する機能と、この更新後に前記プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する機能と、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明は、以上のように構成したため、これにより、紙文書を複写する場合に事前の予約登録を行ったユーザのみに複写を許可し、この複写予約の登録時に受け付けた複写予約情報を基に複写物を管理するための情報を作成して保存するので、紙文書が誰に複写されたのかを適切に管理することが可能になり、紙文書の不正流出による情報漏洩を有効に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明に係る一実施形態の紙文書管理システムの構成の一例を示す機能ブロック図である。
【図２】図１に開示した実施形態におけるクライアント端末に表示される配布先登録画面を示す図である。
【図３】図１に開示した実施形態におけるクライアント端末に表示される委任者登録画面を示す図である。
【図４】図１に開示した実施形態におけるクライアント端末に表示される複写予約登録画面を示す図である。
【図５】図１に開示した実施形態における管理サーバのファイルサーバ一覧記憶部に記憶されたファイルサーバリストの一例を示す図である。
【図６】図１に開示した実施形態における管理サーバの印刷履歴記憶部に記憶された印刷履歴の一例を示す図である。
【図７】図１に開示した実施形態における管理サーバの配布先記憶部に記憶された配布先リストの一例を示す図である。
【図８】図１に開示した実施形態における管理サーバの委任者記憶部に記憶された委任者リストの一例を示す図である。
【図９】（ａ）図１に開示した実施形態における管理サーバの複写予約リスト記憶部に記憶された複写予約管理情報一覧の一例を示す図である。（ｂ）図１に開示した実施形態における管理サーバの複写物リスト記憶部に記憶された複写物情報一覧の一例を示す図である。
【図１０】図１に開示した実施形態における管理サーバの印刷認証動作の一例を示すフローチャートである。
【図１１】図１に開示した実施形態における管理サーバの配布先登録動作の一例を示すフローチャートである。
【図１２】図１に開示した実施形態における管理サーバの委任者登録動作の一例を示すフローチャートである。
【図１３】図１に開示した実施形態における管理サーバの複写予約登録動作の一例を示すフローチャートである。
【図１４】図１に開示した実施形態における管理サーバの複写認証動作の一例を示すフローチャートである。
【図１５】図１に開示した実施形態における管理サーバの廃棄認証動作の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明にかかる一実施形態を、図面に基づいて説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態の紙文書管理システムの構成を示す機能ブロック図である。本実施形態の紙文書管理システムの基本構成は、管理サーバ１と、この管理サーバ１とネットワーク５を介して接続するクライアント端末２と、紙文書を用紙に複写する複写手段３１Ｃを備え前記管理サーバ１に回線接続したプリンタ複合機３とを備え、クライアント端末２は、ユーザが指定した複写対象の文書識別情報，予約者識別情報を含む複写予約情報を管理サーバ３へ送信する複写予約送信手段を備え、プリンタ複合機３は、ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令が入力されると当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信しこの複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写許可指令が送られてきた場合に複写手段３１Ｃを起動させる複写制御手段３２Ｂを備え、管理サーバ１は、クライアント端末２から送られてくる複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段１２５と、この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部１３７と、プリンタ複合機３から複写予約確認要求を受信した場合に複写物管理情報記憶部１３７からステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してそれに含まれる予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、一致した場合にその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機３へ複写許可指令を送信する複写管理手段１２６とを備えた構成である。
【００１６】
クライアント端末２は、管理サーバ１との回線接続が可能なマシンであり、ユーザの捜査入力に応じて管理サーバ１にアクセスし複写予約情報を送信する手段を備えている。この複写予約情報には、複写対象の文書識別情報及び予約者識別情報が少なくとも含まれている。
【００１７】
プリンタ複合機３は、管理サーバ１と回線接続が可能な複写機又は複合機であればよい。また、プリンタ複合機３の複写制御手段３２Ｂは、ユーザの操作入力に応じてユーザ識別情報及び複写実行指令を入力する機能と、複写実行指令を入力した場合にユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を管理サーバ１へ送信する機能とを備えている。ここで、ユーザ識別情報を入力するための構成としては、キーボード入力や、ユーザ識別子が記録されたＩＣカードからカードリーダを介して読み込む構成などでよい。複写実行指令を入力するための構成としては、スタートキー入力などでよい。
【００１８】
管理サーバ１は、クライアント端末２及びプリンタ複合機３の両方と回線接続が可能なマシンである。管理サーバ１の複写物管理情報作成手段１２５は、複写予約情報を受け付ける度に、その複写予約情報に対し「複写予約中」の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し複写物管理情報記憶部１３７へ出力する機能を備えている。複写物管理情報記憶部１３７は、複写物管理情報作成手段１２５で作成された複写物管理情報を蓄積する機能を備えている。
【００１９】
複写管理手段１２６は、プリンタ複合機３からの複写予約確認要求を受け付ける度に、ステータス情報が「複写予約中」の複写物管理情報を複写物管理情報記憶部１３７から選出し、この選出した中から当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と一致する予約者識別情報を含む複写物管理情報の有無を判定し、有った場合にこの複写物管理情報のステータス情報を「複写済」に更新すると共にプリンタ複合機３へ複写許可指令を送信する機能を備えている。ここで、本実施形態の複写管理手段１２６は、複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と一致する予約者識別情報を含み尚且つステータス情報が「複写予約中」を示している複写物管理情報の有無を複写物管理情報記憶部１３７から検索する構成であればよいので、複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と一致する予約者識別情報を含む複写物管理情報を複写物管理情報記憶部１３７から選出してから、この選出した中にステータス情報が「複写予約中」を示す複写物管理情報があるか否かを判定するように構成してもよい。
【００２０】
このように構成された本実施形態の紙文書管理システムは、紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機３と、このプリンタ複合機３に回線接続した管理サーバ１と、この管理サーバ１と通信可能に接続するクライアント端末２とを備え、クライアント端末２が、ユーザが指定した複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を管理サーバ１へ送信し、この複写予約情報を受けた管理サーバ１が当該複写予約情報に対し「複写予約中」を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶すると共に、プリンタ複合機３がユーザからユーザ識別情報と共に複写実行指令を入力すると管理サーバ１へ複写予約確認要求を送信し、この複写予約確認要求を受けた管理サーバ１が当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と一致する予約者識別情報を含み尚且つステータス情報が「複写予約中」となっている複写物管理情報を検索して検出した場合にその複写物管理情報のステータス情報を「複写済」に更新してプリンタ複合機３へ複写許可指令を返信し、この複写許可指令を受けたプリンタ複写機３が複写処理を実行する。
【００２１】
従って、本実施形態の紙文書管理システムによれば、紙文書を複写する場合に事前の予約登録を行ったユーザのみに複写を許可し、予約登録時に入力した複写予約情報を基に複写物の管理情報を作成して複写物管理情報記憶部１３７に保存するので、管理者は、複写物管理情報記憶部１３７に記憶された情報を閲覧すれば、複写物の所有者，存在部数を把握することができる。よって、紙文書の複写物を適切に管理することができ、紙文書の不正流出による情報漏洩を有効に防止することができる。
【００２２】
次に、本実施形態の紙文書管理システムの構成について詳細に説明する。
【００２３】
図１に示すように、本実施形態の紙文書管理システムは、管理サーバ１と、クライアント端末２と、プリンタ複合機３と、電子文書を保持するファイルサーバ４とがネットワーク５を介して互いに回線接続して成る構成である。クライアント端末２及びファイルサーバ４はそれぞれ複数であってもよい。
【００２４】
クライアント端末２は、ネットワーク５を介して管理サーバ１，プリンタ複合機３，ファイルサーバ４と通信可能に接続する情報処理装置であればよく、ユーザの操作入力に従ってファイルサーバ４に保持された電子文書の印刷指令を前記プリンタ複合機３へ送信する手段と、同じくユーザの操作入力に従って当該ユーザが複写しようとしている紙文書の文書名，その複写物の配布先情報，予約者識別情報，委任者識別情報を含む複写予約情報を管理サーバ１へ送信する手段と、この複写予約時にユーザが選択するための配布先情報の登録，編集及び削除をユーザの操作入力に従って管理サーバ３へ指示する手段と、複写予約時にユーザが選択するための委任者情報の登録，編集及び削除をユーザの操作入力に従って管理サーバ３へ指示する手段とを備えている。
【００２５】
クライアント端末２からプリンタ複合機へ送信される印刷指令には、例えば、印刷者識別情報と印刷対象の文書名と、印刷対象の電子文書の格納先サーバ名とが含まれている。
【００２６】
クライアント端末２における配布先情報の登録，編集及び削除を管理サーバ３へ指示する手段は、例えば、ユーザの操作入力に応じて管理サーバ３へ配布先登録のリクエストを送信し、このリクエストに応答した管理サーバ３から送られてくるデータに従って「配布先登録画面」を表示し、ユーザが「配布先登録画面」に対応して入力した情報に基づいて配布先情報の登録，編集又は削除の指令を管理サーバ３へ送信するように構成されている。また、委任者情報の登録，編集及び削除を管理サーバ３へ指示する手段も同様に、例えば、ユーザの操作入力に応じて管理サーバ３に委任者登録のリクエストを送信し、このリクエストに応答した管理サーバ１から送られてくるデータに従って「委任者登録画面」を表示し、ユーザが「委任者登録画面」に対応して入力した情報に基づいて委任者識別情報の登録，編集又は削除の指令を管理サーバ３へ送信するように構成されている。
【００２７】
ここで、図２は、クライアント端末２に表示される「配布先登録画面」の一例を示す図である。図２の「配布先登録画面」は、管理サーバ３の配布先記憶部１３３に登録された配布先情報であるユーザ名，会社名，所属名，メールアドレス，電話番号が表示されており、新規登録ボタンと変更ボタンと削除ボタンが表示されている。図３は、クライアント端末２に表示される「委任者登録画面」の一例を示す図である。図３の「委任者登録画面」は、管理サーバ３の委任者記憶部１２４に登録された委任先情報であるそのユーザ名，会社名，所属名，メールアドレス，電話番号が表示されており、新規登録ボタンと変更ボタンと削除ボタンが表示されている。
【００２８】
また、クライアント端末２における複写予約情報を管理サーバ３へ送信する手段は、ユーザに指定された複写対象の文書名，予約者識別情報，配布先識別情報，委任者識別情報，委任者が有効か無効のいずれであるかを表す委任者フラグ情報を含む複写予約情報を管理サーバ３へ送信する手段であり、例えば、ユーザの操作入力に応じて管理サーバ１に複写予約登録のリクエストを送信し、このリクエストに応答した管理サーバ１から送られてくるデータに従って「複写予約登録画面」を表示し、ユーザが「複写予約登録画面」に対応して入力した情報に基づいて複写予約情報を管理サーバ３へ送信する機能である。ここで、図４は、「複写予約登録画面」の一例を示す図である。
【００２９】
図４の「複写予約登録画面」は、複写対象の文書名を入力するための文書名記入欄４１と、複写した文書の配布先に関する情報を入力するための配布先記入欄４２と、予約者が複写作業を委任する委任者の情報を入力するための委任者記入欄４３とが表示され、配布先記入欄４２及び委任者記入欄４３それぞれの横には「引用」ボタン４４が表示されている。ユーザがこの「引用」ボタン４４を選択すると、予め管理サーバ１の配布先記憶部１３３または委任者記憶部１３４に登録された配布先情報の一覧もしくは委任者情報の一覧が表示され、その一覧からユーザが選択した情報が記入欄に入力される仕組みになっている。全ての記入欄への入力が完了してから「実行」ボタン４５を選択すると、予め入力したユーザ名を予約者名として複写予約情報が管理サーバ３に送信される。
【００３０】
プリンタ複合機３は、紙文書をスキャニングしてイメージデータを読み込むスキャナ部３１Ａと、印刷データを用紙に印刷するプリンタ部３１Ｂとからなる複写手段３１Ｃと、ネットワーク５を介して管理サーバ１，クライアント端末２，ファイルサーバ４と通信する通信制御部３３と、情報を記憶する記憶部３４と、ＩＣカードに記憶されているユーザ識別情報を読み取るカードリーダ３５と、ユーザの操作に従ってデータ又は指令を入力する入力部３６と、これらの動作を制御する主制御部３２とを備えている。
【００３１】
また、主制御部３２は、印刷制御手段３２Ａと、複写制御手段３２Ｂと、廃棄通知手段３２Ｃとを備えている。印刷制御手段３２Ａは、クライアント端末２から印刷指令を受け付けてこの印刷指令に基づいて印刷認証依頼を管理サーバ１に送信する機能と、この印刷認証依頼に対して管理サーバ１から印刷許可指令が返信された場合に当該印刷指令に指定された電子文書をファイルサーバ４から読み出して印刷データに変換してプリンタ部３１Ｂへ送り印刷させると共に、管理サーバ１から印刷不可指令が返信された場合には印刷不可の通知をクライアント端末２へ送信する機能とを備えている。
【００３２】
複写制御手段３２Ｂは、ユーザが提示したＩＣカードからカードリーダ３５がユーザ識別情報を読み取った後に入力部３６から複写実行指令が入力された場合にこのユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を管理サーバ１へ送信する機能と、この複写予約確認要求に対して管理サーバ１から複写許可指令が送られてきた場合に複写手段３１Ｃを起動させる機能と、複写予約確認要求に対して管理サーバ１から複写不可指令が送られてきた場合に次の複写実行指令入力まで複写手段３１Ｃを停止させる機能とを備えている。これにより、ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求に対して管理サーバ１から複写許可指令が返信されないと複写処理を行えない構成になるので、特定のユーザのみが紙文書の複写をできるように紙文書を管理することができる。
【００３３】
また、複写制御手段３２Ｂは、管理サーバ１から複写許可指令と共に文書識別コードが送られてきた場合、複写手段３１Ｃを起動させる際に、文書識別コードを印刷用紙に付して複写を行うように複写手段３１Ｃを作動させるようにする。文書識別コードを用紙に付すための構成としては、文書識別コードを表すバーコードを生成して用紙の特定の位置に印刷させるなどがある。これにより、複写物に固有の文書識別コードを付すことができる。
【００３４】
廃棄通知手段３２Ｃは、カードリーダ３５がＩＣカードからユーザ識別情報を読み取った後に入力部３６から文書廃棄通知が入力された場合に、トレイにセットされた紙文書をスキャナ部３１Ａにスキャンさせて読み込んだイメージデータを廃棄文書情報として管理サーバ１へ送信する機能と、この廃棄文書情報に対して管理サーバ１から廃棄許可指令が送られてきた場合に廃棄を許可する旨をユーザに提示し、廃棄不可指令が送られてきた場合には廃棄を不可する旨をユーザに提示する機能とを有している。これにより、廃棄対象の紙文書のイメージデータを管理サーバ１に通知することができる。
【００３５】
本実施形態における管理サーバ１は、ネットワーク５を介してクライアント端末２，プリンタ複合機３，ファイルサーバ４と通信可能に接続する通信制御部１１と、ネットワーク５を介して送り込まれてくるデータや指令に基づいて情報処理を行う情報処理部１２と、情報処理用の各種情報を格納する情報記憶部１３とを備えている。
【００３６】
管理サーバ１の情報記憶部１３は、プリンタ複合機３からの印刷認証依頼に基づく印刷情報を蓄積して印刷履歴情報として記憶する印刷履歴記憶部１３１と、印刷を許可する電子文書が保持されているファイルサーバ４のサーバ名を記憶するファイルサーバ一覧記憶部１３２と、ユーザが紙文書の複写を予約する際に選択するための複写物の配布先の識別情報を記憶する配布先記憶部１３３と、同じくユーザが紙文書の複写を予約する際に選択するための委任者の識別情報を記憶する委任者記憶部１３４と、プリンタ複合機３で生成される紙文書の複写物に関する情報である複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部１３７とを備えており、この複写物管理情報記憶部１３７は、クライアント端末２から送信される複写予約情報を管理する情報を記憶する複写予約リスト記憶部１３５と、１部ごとの複写物の状況を示す複写物情報を記憶する複写物リスト記憶部１３６とを備えている。
【００３７】
管理サーバ１の情報処理部１２は、プリンタ複合機３から送られてくる印刷認証依頼を受け付けて当該印刷認証依頼に指定された印刷対象の電子文書が格納されているサーバがファイルサーバ一覧記憶部１３２に登録されているか否かを判定し、否の場合に印刷不可指令をプリンタ複合機３へ送信し、登録されていると判定した場合は当該印刷認証依頼に基づく印刷情報を印刷履歴記憶部に１３１に登録して印刷許可指令をプリンタ複合機３へ送信する印刷管理手段１２１を備えている。
【００３８】
またさらに、情報処理部１２は、クライアント端末２から配布先情報の登録，編集または削除の指令を受けて配布先記憶部１３３に記憶された情報を更新する配布先登録手段１２２と、クライアント端末２からから委任者情報の登録，編集または削除の指令を受けて委任者記憶部１３４に記憶された情報を更新する委任者登録手段１２３と、クライアント端末２から送られてくる複写予約情報を受け付けてこの複写予約情報に予約番号を付す複写予約受付手段１２４と、複写予約情報に複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成しこの複写物管理情報を複写予約管理情報と複写物情報に分けて複写予約管理情報を複写予約リスト記憶部１３５に登録し複写物情報を複写物リスト記憶部１３６に登録する複写物管理情報作成手段１２５とを備えている。
【００３９】
さらに、情報処理部１２は、プリンタ複合機３から送られてくる複写予約確認要求に対応して複写予約リスト記憶部１３５を参照し要求に合った複写予約情報の有無に応じて複写許可指令又は複写不可指令をプリンタ複合機３へ送信すると共に複写許可指令をする場合その対応する複写物情報のステータス情報を「複写済」に更新する複写管理手段１２６と、プリンタ複合機３から廃棄文書情報を受けると複写物リスト記憶部１３６を参照し当該廃棄文書情報に対応する複写物情報が登録されていなかった場合に廃棄不可指令をプリンタ複合機３へ返信し登録されていた場合に廃棄許可指令をプリンタ複合機３へ送信して対応する複写物情報のステータス情報を「廃棄済」に更新する廃棄管理手段１２７とを備えている。
【００４０】
上述した印刷管理手段１２１は、ネットワーク５からの受信データがプリンタ複合機３からの印刷認証依頼であるか否かを判定する機能と、印刷認証依頼を受付けた場合に当該印刷認証依頼に示された印刷対象の電子文書を保持しているサーバ名がファイルサーバ一覧記憶部１３２に登録されたサーバ名のいずれかと一致するか否かを判定する機能と、一致しなかった場合に印刷不可指令をプリンタ複合機３へ送信し、一致した場合は当該印刷指令に基づいて印刷情報を作成して印刷履歴記憶部に１３１に登録し印刷許可指令をプリンタ複合機３へ送信する機能とを備えている。これにより、予め定められたファイルサーバに保持された電子文書の印刷だけを許可し、クライアント端末２に保持されている電子文書などの印刷は制限する。
【００４１】
図５は、ファイルサーバ一覧記憶部１３２に記憶されたファイルサーバリストの一例を示す図である。図５に示すように、ファイルサーバ一覧記憶部１３２には、登録番号と登録サーバ名とが対応付けられて記憶されている。
【００４２】
図６は、印刷履歴記憶部１３１に記憶された印刷履歴の一例を示す図である。図６に示すように、印刷履歴記憶部１３１には、登録番号と印刷者名と印刷対象の文書名と印刷指令を受付けた時刻である印刷日時とを対応付けた印刷情報が蓄積されている。
【００４３】
配布先登録手段１２２は、例えば、クライアント端末２からのリクエストに応じて「配布先登録画面」のデータを返信し、クライアント端末２から送られてくる配布先情報の登録，編集又は削除の指令に従って配布先記憶部１３３に配布先情報を書き込む機能を備えている。
【００４４】
図７は、配布先記憶部１３３に記憶された配布先登録リストの一例を示す図である。図７に示すように、配布先記憶部１３３には、登録番号と、登録者名（登録者識別情報）と、配布先ユーザ名と、その会社名，所属名，メールアドレス，電話番号とが対応付けられて記憶されている。
【００４５】
委任者登録手段１２３は、例えば、クライアント端末２からのリクエストに応じて「委任者登録画面」のデータを返信し、クライアント端末２から送られてくる委任者情報の登録，編集又は削除の指令に従って委任者記憶部１３４に委任先情報を書き込む機能を備えている。
【００４６】
図８は、委任者記憶部１３４に記憶された委任者登録リストの一例を示す図である。図８に示すように、委任者記憶部１３４には、登録番号と、登録者名（登録者識別情報）と、委任者名と、その会社名，所属名，メールアドレス，電話番号とが対応付けられて記憶されている。
【００４７】
複写予約受付手段１２４は、例えば、クライアント端末２からのリクエストに応じて「複写予約登録画面」のデータを返信し、クライアント端末２から送られてくる複写予約情報に不備が無いか否かを判定し、不備が無いと判定した場合にその複写予約情報に予約番号と予約受付日時を付して複写物管理情報作成手段１２５へ送出する機能を備えている。
【００４８】
ここで、本実施形態における複写予約情報には、予約者識別情報（予約者名），複写対象の文書名，委任者指定フラグ情報，委任者登録番号，配布先登録番号が含まれている。
【００４９】
複写物管理情報作成手段１２５は、予約番号と予約受付日時が付された複写予約情報に「複写予約中」を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し、この複写物情報から、予約番号，予約者名，文書名，委任者指定フラグ情報，委任者登録番号，予約受付日時を抽出し登録番号を付して複写予約管理情報を作成し、複写予約リスト記憶部１３５に登録する機能と、複写物管理情報に含まれる配布先登録番号の件数を判断しその配布先の件数分の文章識別コードを生成し文章識別コードそれぞれに「複写予約中」を示すステータス情報と、配布先登録番号と、複写予約管理情報と同じ登録番号とを対応付けて複写物情報を作成し複写物リスト記憶部１３６に登録する機能とを備えている。
【００５０】
これにより、複写予約情報に基づいて複写物を管理するための複写予約管理情報及び複写物情報を作成するので、複写物の作成者（予約者）や存在部数などを記録保存することができる。
【００５１】
複写管理手段１２６は、受信データがプリンタ複合機３からの複写予約確認要求であるか否かを判定する機能と、複写予約確認要求であった場合にこの複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報が情報記憶部１３に登録されているか否かを判定する機能と、未登録の場合は複写不可指令をプリンタ複合機３へ返信し、登録されていた場合に複写物リスト記憶部１３６からステータス情報が「複写予約中」の状態を示している複写物情報の登録番号を抽出してこの登録番号に対応する複写予約管理情報を複写予約リスト記憶部１３５から選出し、この選出した複写予約管理情報の委任者指定フラグが「有効」に設定されているかを判断し、「有効」の場合にその委任者情報と複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、「無効」に設定されていた場合にはその予約者識別情報と複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能と、この照合処理の結果、一致するものを検出しなかった場合に複写不可指令をプリンタ複合機３へ返信し、一致するものがあった場合、その複写予約管理情報の登録番号を基に複写物リスト記憶部１３６から対応する複写物情報を特定しこの複写物情報の文書識別コードを読み出して複写許可指令と共にプリンタ複合機３へ返信し、この複写物情報のステータス情報を「複写済」に更新する機能とを備えている。
【００５２】
これにより、事前に登録されて複写予約情報に係るユーザのみに紙文書の複写を許可することができる。また、予約者が委任した者が実際にプリント複合機３を操作して複写作業を行うことができる。
【００５３】
図９（ａ）は、複写予約リスト記憶部１３５に記憶された複写予約管理情報のリストの一例を示す図である。図９（ａ）に示すように、複写予約管理記憶部１３５Ａには、予約番号と、予約者名（予約者識別情報）と、登録番号と、文書名と、委任者を有効にするか無効するかを示す委任者フラグと、委任者登録番号（委任者識別情報）と、予約受付日時とが対応付けられて記憶されている。
【００５４】
廃棄管理手段１２７は、受信データがプリンタ複合機３からの廃棄文書情報であるか否かを判定する機能と、廃棄文書情報であった場合にこれに含まれるユーザ識別情報が情報記憶部１３に登録されているか否かを判定する機能と、未登録と判定した場合は廃棄不可指令をプリンタ複合機３へ返信し、登録されていた場合はこの廃棄文書情報のイメージデータから文書識別コードを読み取り複写物リスト記憶部１３６に登録されているか否かを判定する機能と、文書識別コードが登録されていない場合は廃棄不可指令をプリンタ複合機３へ送信し、登録されていた場合は廃棄許可指令をプリンタ複合機３へ返信しこの複写物情報のステータス情報を「廃棄済」に更新する機能とを備えている。
【００５５】
これにより、対象の複写物が廃棄されることを記録することができ、複写物の廃棄までが管理可能になる。
【００５６】
図９（ｂ）は、複写物リスト記憶部１３６に記憶された複写物情報のリストの一例を示す図である。図９（ｂ）に示すように、複写物リスト記憶部１３６には、登録番号と、ステータス情報と、文書識別コードと、配布先登録番号と、最終更新日時とが対応付けられて記憶されている。ステータス情報としては「複写予約中」，「複写済」，「廃棄済」があり、最終更新日時とはステータス情報を最後に更新した日時である。
【００５７】
このように構成された本実施形態の紙文書管理システムによれば、電子文書の印刷に関して、登録済みのサーバに格納されている電子文書のみの印刷を許可するので、不正な印刷を抑制することができ、紙文書の複写については、事前に複写予約の登録をしたユーザのみが複写できるように制限しその登録した予約情報を基に複写物管理情報を作成し保存するので、紙文書の複写物の所在を管理することができる。また、複写物の廃棄については、複写時に複写物に文書識別コードを印刷し廃棄文書から文書識別コードを読み取るので、複写物の作成から廃棄までを記録して管理することを実現できる。
【００５８】
また、人手による管理作業を低減し、事前に複写物の配布先を登録することで、複写物がどこに渡されたかを記録することもでき、複写予約の登録時に委任者を設定することで、予約者は、実際にプリンタ複合機３を操作して複写を行う作業を他人に任せることもできる。
【００５９】
次に、本実施形態の紙文書管理システムの動作について説明する。ここで、以下の動作説明は、本発明の紙文書管理方法の実施形態となる。
【００６０】
図１０は、本実施形態における管理サーバ１の印刷認証動作を示すフローチャートである。管理サーバ１では、プリンタ複合機３から印刷対象の電子文書を保持するファイルサーバ４のサーバ名を含む印刷認証依頼を受信すると（図１０のステップＳ１０１）、印刷管理手段１２１が、受け付けた印刷認証依頼に含まれるサーバ名をファイルサーバ一覧記憶部１３２に記憶された各サーバ名それぞれと照合し（図１０のステップＳ１０２）、一致するサーバ名があった場合（図１０のステップＳ１０３のはい）、当該印刷認証依頼に含まれる印刷者名，印刷文書名に登録番号と印刷日時とを付与して印刷管理情報を作成し印刷履歴記憶部１３１に登録し（図１０のステップＳ１０４）、印刷許可指令をプリンタ複合機３へ返信する（図１０のステップＳ１０５）。
【００６１】
一方、一致するサーバ名が登録されていなかった場合（図１０のステップＳ１０３のいいえ）、印刷不可指令をプリンタ複合機３へ返信して（図１０のステップＳ１０６）、終了する。
【００６２】
このように本実施形態の管理サーバ１は、電子文書の印刷に関して、登録済みのサーバに格納されている電子文書のみの印刷を許可するので、不正な印刷を抑制することができる。
【００６３】
図１１は、本実施形態の管理サーバ１の配布先情報登録動作を示すフローチャートである。図１１に示すように、管理サーバ１では、クライアント端末２から配布先登録のリクエストを受信すると（図１１のステップＳ１１１）、配布先登録手段１２２が、配布先登録画面データを情報記憶部１３から読み出してクライアント端末２へ返信する（図１１のステップＳ１１２）。
【００６４】
クライアント端末２から配布先情報が送られてくると配布先登録手段１２２がそれを受け付けて（図１１のステップＳ１１３）、登録番号を付して配布先記憶部１３３に登録する（図１１のステップＳ１１４）。
【００６５】
図１２は、本実施形態の管理サーバ１の委任者情報登録動作を示すフローチャートである。図１２に示すように、管理サーバ１では、クライアント端末２から委任者登録のリクエストを受信すると（図１２のステップＳ１２１）、委任者登録手段１２３が、委任者登録画面データを情報記憶部１３から読み出してクライアント端末２へ返信する（図１２のステップＳ１２２）。
【００６６】
クライアント端末２から委任者情報が送られてくると委任者登録手段１２３がそれを受け付けて（図１２のステップＳ１２３）、登録番号を付して委任者記憶部１３４に登録する（図１２のステップＳ１２４）。
【００６７】
図１３は、本実施形態の管理サーバ１の複写予約情報登録動作を示すフローチャートである。図１３に示すように、管理サーバ１では、クライアント端末２から複写予約登録のリクエストを受信すると（図１３のステップＳ１３１）、複写予約受付手段１２４が、複写予約登録画面データを情報記憶部１３から読み出してクライアント端末２へ返信する（図１３のステップＳ１３２）。
【００６８】
クライアント端末２から複写予約情報が送られてくると複写予約受付手段１２４がそれを受け付けて（図１３のステップＳ１３３）、複写物管理情報作成手段１２５が、複写予約管理情報を作成して複写予約リスト記憶部１３５に登録し（図１３のステップＳ１３４）、複写予約情報に含まれる配布先の件数分の文書識別コードを生成し（図１３のステップＳ１３５）、文書識別コードに「複写予約中」を示すステータス情報と配布先番号と複写予約管理情報と同じ登録番号とを対応付けて複写物情報を作成し（図１３のステップＳ１３６）、複写物リスト記憶部１３６に登録する（図１３のステップＳ１３７）。
【００６９】
このように本実施形態の管理サーバ1は、複写予約情報に基づいて複写物を管理するための情報を作成して保存するので、複写物の管理が可能になる。
【００７０】
図１４は、本実施形態の管理サーバ１の複写予約確認動作を示すフローチャートである。図１４に示すように、管理サーバ１では、プリンタ複合機３から複写予約確認要求を受信すると（図１４のステップＳ１４１）、複写管理手段１２６が、この複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報を情報記憶部１３に登録されているユーザ識別情報一覧と照合し（図１４ステップＳ１４２）、一致する情報が登録されていなかった場合は（図１４のステップＳ１４３のいいえ）、複写不可指令をプリンタ複合機３へ返信する（図１４のステップＳ１４９）。
【００７１】
一致する情報が登録されていた場合は（図１４のステップＳ１４３のはい）、複写物リスト記憶部１３６からステータス情報が「複写予約中」の状態を示している複写物情報の登録番号を抽出してこの登録番号に対応する複写予約管理情報を複写予約リスト記憶部１３５から選出し（図１４のステップＳ１４４）、この選出した複写予約管理情報の委任者指定フラグが「有効」に設定されているかを判断し（図１４のステップＳ１４５）、「有効」の場合はその委任者情報と複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し（図１４のステップＳ１４６）、「無効」に設定されていた場合はその予約者識別情報と複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する（図１４のステップＳ１４７）。
【００７２】
この照合処理をステータス情報が「複写予約中」を示している複写物情報の全てについて実行し、一致するものを検出しなかった場合、複写不可指令をプリンタ複合機３へ返信し（図１４のステップＳ１５０）、一致するものがあった場合、その複写予約管理情報の登録番号を基に複写物リスト記憶部１３６から対応する複写物情報を特定しこの複写物情報の文書識別コードを読み出して（図１４のステップＳ１５１）複写許可指令と共にプリンタ複合機３へ返信して（図１４のステップＳ１５２）、この複写物情報のステータス情報を「複写済」に更新する（図１４のステップＳ１５３）。
【００７３】
このように本実施形態の管理サーバ１は、紙文書の複写に対して、事前に複写予約の登録をしたユーザのみが複写できるように制限するので、不正な複写を抑制できる。また、予約登録時に委任を有効に設定しておけば、予約したユーザに委任された別人による複写が可能になる。
【００７４】
図１５は、本実施形態の管理サーバ１の廃棄認証動作を示すフローチャートである。図１５に示すように、管理サーバ１では、プリンタ複合機３から廃棄文書情報を受信すると（図１５のステップＳ１６１）、廃棄管理手段１２７が、この廃棄文書情報と共に送られてくるユーザ識別情報を情報記憶部１３に登録されているユーザ識別情報一覧と照合し（図１５のステップＳ１６２）、一致する情報が登録されていなかった場合は（図１５のステップＳ１６３のいいえ）、廃棄不可指令をプリンタ複合機３へ返信し（図１５のステップＳ１６８）、登録されていた場合は（図１５のステップＳ１６３のはい）、廃棄文書情報のイメージデータから文書識別コードを読み取り（図１５のステップＳ１６４）、この読み取った文書識別コードが複写物リスト記憶部１３６に登録されているか否かを判定する（図１５のステップＳ１６５）。
【００７５】
文書識別コードが登録されていなかった場合は廃棄不可指令をプリンタ複合機３へ返信し（図１５のステップＳ１６８）、登録されていた場合は廃棄許可指令をプリンタ複合機３へ返信し（図１５のステップＳ１６６）、この複写物情報のステータス情報を「廃棄済」に更新する（図１５のステップＳ１６７）。
【００７６】
このように本実施形態の管理サーバ１は、複写物の廃棄に対して、複写時に複写物に印刷された文書識別コードを廃棄文書情報から読み取り、この文書識別コードに係る複写物情報のステータス情報を「廃棄済」に更新するので、複写物の作成から廃棄までを記録して管理することを実現できる。
【００７７】
ここで、上述した印刷管理手段１２１，配布先登録手段１２２，委任者登録手段１２３，複写予約受付手段１２４，複写物管理情報作成手段１２５，複写管理手段１２６，廃棄管理手段１２７については、その機能内容をプログラム化して、コンピュータに実行させるように構成してもよい。
【００７８】
以上のように、本実施形態の紙文書管理システムによれば、電子文書の印刷に関して、登録済みのサーバに格納されている電子文書のみの印刷を許可するので、不正な印刷を抑制することができる。また、紙文書の複写については、事前に複写予約の登録をしたユーザのみに複写を許可する構成にし、複写予約時に登録した情報を基に複写物を管理するための情報を作成して保存すると共に、複写を行う時にはユーザ識別情報に基づいて予約の確認が完了すると、該当する複写物管理情報のステータス情報を「複写済」に更新するので、原本となる紙文書に識別コードなどが付されていなくても、その紙文書を誰が複写したのかを示す情報を記録することが可能になる。
【００７９】
また、本実施形態の紙文書管理システムは、複写物の廃棄時に、複写時に複写物に印刷した文書識別コードを廃棄文書から読み取ってこの文書識別コードに係る複写物情報のステータス情報を「廃棄済」に更新するので、複写物の廃棄を管理することが可能になった。従って、本実施形態の紙文書管理システムによれば、あらゆる紙文書に対してその複写物の所在を記録保存することが可能になるので、複写物の作成から廃棄までのライフサイクルを管理することができる。
【００８０】
また、本実施形態の紙文書管理システムによれば、人手による管理作業を低減し、複写予約の登録時に配布先を登録することで、複写物がどこに渡されるかを記録することができ、複写予約の登録時に委任者を設定することで、予約者は、実際にプリンタ複合機３を操作して複写を行う作業を他人に任せることもできる。
【００８１】
以下に、上述した本実施形態における技術的内容の要点を付記する。尚、本実施形態の一部又は全部は、以下に記載した内容にまとめられるが、本発明は必ずしもこれに限定されるものではない。
【００８２】
［付記１］紙文書を複写する複写手段を有するプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続する管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムであって、
前記クライアント端末は、ユーザが指定した複写対象の文書識別情報，予約者識別情報を含む複写予約情報を前記管理サーバへ送信する複写予約送信手段を備え、
前記プリンタ複合機は、前記ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令が入力されると当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信しこの複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写許可指令が送られてきた場合に前記複写手段を起動させる複写制御手段を備え、
前記管理サーバは、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段と、この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部と、前記プリンタ複合機から前記複写予約確認要求を受信した場合に前記複写物管理情報記憶部から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してそれに含まれる予約者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合し、一致した場合にその複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する複写管理手段とを備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記２］付記１に記載の紙文書管理システムにおいて、前記管理サーバにおける前記複写管理手段は、前記照合が一致しなかった場合、前記プリンタ複合機へ複写不可指令を送信する機能を備え、前記プリンタ複合機における前記複写制御手段は、前記複写予約確認要求に対して前記管理サーバから複写不可指令が返信された場合に次回の複写実行指令入力まで前記複写手段を停止させる機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記３］付記２に記載の紙文書管理システムにおいて、前記クライアント端末から前記管理サーバへ送信される前記複写予約情報が、前記ユーザが指定した配布先情報を含み、前記管理サーバにおける複写物管理情報作成手段が、前記複写物管理情報を作成する際に、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に含まれる配布先情報の件数分の文書識別コードを生成しこの文書識別コードそれぞれに対して前記ステータス情報と当該複写予約情報に含まれる文書識別情報，配布先情報及び予約者識別情報とを関連付けて前記複写物管理情報とする機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記４］付記３に記載の紙文書管理システムにおいて、前記管理サーバにおける前記複写管理手段は、前記複写許可指令を前記プリンタ複合機へ送信する際に、前記照合で一致した予約者識別情報に係る複写物管理情報の文書識別コードを前記複写許可指令と共に送信する機能を備え、前記プリンタ複合機における前記複写制御手段は、前記複写手段を起動させる際に、前記管理サーバから複写許可指令と共に送られてきた文書識別コードを用紙に付して複写を行うように前記複写手段を作動させる機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記５］付記４に記載の紙文書管理システムにおいて、前記プリンタ複合機が、前記紙文書をスキャンしてイメージデータを読み取るスキャナ部を備え、当該プリンタ複合機は、前記ユーザから文書廃棄通知を入力した場合に当該ユーザにセットされた紙文書を前記スキャナ部にスキャンさせてイメージデータを読み込み廃棄文書情報として前記管理サーバへ送信する廃棄通知手段を備え、前記管理サーバは、前記プリンタ複合機から送られてくる前記廃棄文書情報のイメージデータから前記文書識別コードを読み取りこの文書識別コードを前記複写物管理情報記憶部から検索してあった場合にその文書識別コードに対応するステータス情報を廃棄済の状態を示す内容に更新する廃棄管理手段を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記６］付記５に記載の紙文書管理システムにおいて、前記複写予約情報が、予約者に複写作業を委任された委任者を識別するための委任者識別情報を含み、前記管理サーバにおける前記複写管理手段が、前記照合の際に、前記選出した複写物管理情報の委任者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能を備えたことを特徴とする紙文書管理システム。
［付記７］紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機とクライアント端末とに回線接続する管理サーバであって、複写対象の文書識別情報及び予約者識別情報を含む複写予約情報を前記クライアント端末から受信した場合にこの複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成する複写物管理情報作成手段と、この作成された複写物管理情報を記憶する複写物管理情報記憶部と、前記プリンタ複合機から複写予約確認要求を受信した場合に前記複写物管理情報記憶部から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してこれに含まれる予約者識別情報を当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と照合し、一致した場合にこの選出した複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新すると共に当該プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する複写管理手段と、を備えたことを特徴とする管理サーバ。
［付記８］紙文書を用紙に複写する機能を備えたプリンタ複合機と、このプリンタ複合機と回線接続した管理サーバと、この管理サーバと通信可能に接続するクライアント端末とを備えた紙文書管理システムにあって、
ユーザの操作入力に従って複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末が前記管理サーバへ送信し、この複写予約情報を受信する度に当該複写予約情報に対して複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶する処理を前記管理サーバが実行し、前記ユーザの操作によりユーザ識別情報と共に複写実行指令を入力した前記プリンタ複合機が当該ユーザ識別情報を含む複写予約確認要求を前記管理サーバへ送信し、この複写予約確認要求を受けた前記管理サーバが前記記憶した複写物管理情報のうち前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出してこれに含まれる予約者識別情報を当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と照合し、この照合が一致した場合にこの選出した複写物管理情報のステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新して複写許可指令を前記プリンタ複合機へ前記管理サーバが送信し、この複写許可指令を受けた前記プリンタ複写機が複写を開始することを特徴とする紙文書管理方法。
［付記９］付記８に記載の紙文書管理方法において、前記照合の結果一致するものが無かった場合、複写不可指令を前記プリンタ複合機へ前記管理サーバが送信し、この複写不可指令を受けた前記プリンタ複写機が次回の複写実行指令入力まで複写処理を停止することを特徴とする紙文書管理方法。
［付記１０］付記９に記載の紙文書管理方法において、前記クライアント端末から前記管理サーバへ送信される前記複写予約情報が、前記ユーザが指定した配布先情報を含み、前記管理サーバが前記複写物管理情報を作成する際に、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に含まれる配布先情報の件数分の文書識別コードを生成し、この文書識別コードそれぞれに対して前記ステータス情報と当該複写予約情報に含まれる文書識別情報，配布先情報及び予約者識別情報とを関連付けて複写物管理情報を作成することを特徴とする紙文書管理方法。
［付記１１］付記３に記載の紙文書管理方法において、前記管理サーバが前記複写許可指令を前記プリンタ複合機へ送信する際に、前記照合で一致した予約者識別情報に係る複写物管理情報の文書識別コードを前記複写許可指令と共に送信し、前記複写許可指令を受けたプリンタ複合機が前記複写を開始する際に、前記複写許可指令と共に送られてきた文書識別コードを用紙に付して複写を行うことを特徴とする紙文書管理方法。
［付記１２］付記１１に記載の紙文書管理方法において、前記ユーザから文書廃棄通知を入力した前記プリンタ複合機が当該ユーザにセットされた紙文書をスキャニングしてイメージデータを読み込み廃棄文書情報として前記管理サーバへ送信し、前記プリンタ複合機から前記廃棄文書情報を受けた前記管理サーバがこの廃棄文書情報のイメージデータから前記文書識別コードを読み取りこの文書識別コードを前記記憶した複写管理情報の中から検索しあった場合にその文書識別コードに対応するステータス情報を廃棄済の状態を示す内容に更新することを特徴とする紙文書管理方法。
［付記１３］付記１２に記載の紙文書管理方法において、前記複写予約情報が、予約者に複写作業を委任された委任者を識別するための委任者識別情報を含み、前記管理サーバが前記照合の際に、前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報の委任者識別情報を前記複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報と照合することを特徴とする紙文書管理システム。
［付記１４］紙文書を複写する機能を備えたプリンタ複合機及びクライアント端末のそれぞれと回線接続した管理サーバにあって、
複写対象の文書識別情報と予約者識別情報とを含む複写予約情報を前記クライアント端末から受信した場合にこの複写予約情報に対し複写予約中の状態を示すステータス情報を付加して複写物管理情報を作成し記憶装置に記憶する複写物管理情報作成機能と、前記プリンタ複合機から複写予約確認要求を受信した場合に前記記憶装置から前記ステータス情報が複写予約中を示している複写物管理情報を選出する機能と、この選出した複写物管理情報に含まれる予約者識別情報と前記複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する照合機能と、この照合が一致した場合にこの予約者識別情報に係るステータス情報を複写済の状態を示す内容に更新する機能と、この更新後に前記プリンタ複合機へ前記複写許可指令を送信する機能と、をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理用プログラム。
［付記１５］付記１４に記載の文書管理用プログラムにおいて、前記照合の結果一致するものが無かった場合に前記プリンタ複合機へ複写不可指令を送信する機能をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理用プログラム。
［付記１６］付記１５に記載の紙文書管理用プログラムにおいて、前記複写予約情報が、前記ユーザが指定した配布先情報を含み、前記複写物管理情報作成機能が、前記クライアント端末から送られてくる前記複写予約情報に含まれる配布先情報の件数分の文書識別コードを生成しこの文書識別コードそれぞれに対して前記ステータス情報と当該複写予約情報に含まれる文書識別情報，配布先情報及び予約者識別情報とを関連付けて前記複写物管理情報を作成する機能であることを特徴とする紙文書管理用プログラム。
［付記１７］付記１６に記載の紙文書管理用プログラムにおいて、前記複写許可指令を前記プリンタ複合機へ送信する機能が、前記照合で一致した予約者識別情報を含む複写物管理情報の文書識別コードを前記複写許可指令と共に送信する機能であることを特徴とする紙文書管理用プログラム。
［付記１８］付記１７に記載の紙文書管理用プログラムにおいて、前記プリンタ複合機から送られてくる廃棄文書情報のイメージデータから前記文書識別コードを読み取りこの文書識別コードを前記記憶装置に記憶された中から検索しあった場合にその文書識別コードに対応するステータス情報を廃棄済の状態を示す内容に更新する機能を前記コンピュータに実行させることを特徴とする紙文書管理用プログラム。
［付記１９］付記１８に記載の紙文書管理用プログラムにおいて、前記複写予約情報が、予約者に複写作業を委任された委任者を識別するための委任者識別情報を含み、前記照合機能が、前記前記選出した複写物管理情報に含まれる委任者識別情報と当該複写予約確認要求に含まれるユーザ識別情報とを照合する機能であることを特徴とする紙文書管理用プログラム。
【産業上の利用可能性】
【００８３】
クライアント端末とプリンタ複合機と管理サーバとがネットワークを介して接続した印刷システムに適用できる。
【符号の説明】
【００８４】
１  管理サーバ
２  クライアント端末
３  プリンタ複合機
４  ファイルサーバ
１１  通信制御部
１２  情報処理部
１３  情報記憶部
３１  複写手段
３１Ａ  スキャナ部
３１Ｂ  プリンタ部
３２  主制御部
３２Ａ  印刷制御手段
３２Ｂ  複写制御手段
３２Ｃ  廃棄通知手段
３３  通信制御部
３４  記憶部
１２１  印刷管理手段
１２２  配布先登録手段
１２３  委任者登録手段
１２４  複写予約受付手段
１２５  複写物管理情報作成手段
１２６  複写管理手段
１２７  廃棄管理手段
１３１  印刷履歴記憶部
１３２  ファイルサーバ一覧記憶部
１３３  配布先記憶部
１３４  委任者記憶部
１３５  複写予約リスト記憶部
１３６  複写物リスト記憶部
１３７  複写物管理情報記憶部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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