(57)【要約】【課題】  文書管理システムにおいて、インデックスサービスが稼働しない状況下でも、ユーザーに同一の検索サービスを提供できるようにする。【解決手段】  属性情報ファイルから抽出したインデックスを利用した第一の検索と、文書から抽出した属性情報ファイルを利用した第二の検索を、条件によって切り替える。これにより、インデックスサービスが常に稼働している場合と同等な検索サービスを提供可能にする。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
データ処理装置(110)による文書の保存が可能である文書管理システム(200)であって、
文書保存時に属性情報ファイルを文書と関連付けて保存する保存手段(202)と、
事前に定めた収集対象に対して属性情報収集手段(213)が事前に収集したインデックスをインデックスデータベースに保存し、検索時にインデックスデータベースに保存された情報を用いて検索を行う第一の検索手段(210)と、
検索時に属性情報ファイルを順次参照して、検索条件に該当した属性情報ファイルに関連付けられた文書を検索に該当する項目とする第二の検索手段(209)とを持ち、
検索受付時に、インデックスサービスの稼働状態と、検索対象が属性情報収集手段(212)の収集対象に含まれるかの情報とから、第一の検索手段(210)と第二の検索手段(209)のどちらを用いて検索を行うか判定し、判定結果に従って検索手段を切り替えて検索を行う検索判定選択手段(208)を持つ事を特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
請求項１記載の検索判定選択手段(208)は、インデックスサービスが稼働中かつ検索要求のすべての検索対象が属性情報収集手段(213)の収集対象に含まれる場合に第一の検索手段で検索すると判定し、それ以外の場合に第二の検索手段で検索を行うと判定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
請求項１記載の検索判定選択手段(208)は、インデックスサービスが稼働中かつ検索要求のうち、検索対象が属性情報収集手段(213)の収集対象に含まれる部分を第一の検索手段(210)で検索すると判定し、それ以外の部分を第二の検索手段(209)で検索を行うと判定することを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
請求項１の文書管理システムにおいて、
属性情報収集手段(213)でインデックスを保存した時に、属性情報ファイルにクロール済みフラグを設定するクロール状況保存手段と、
検索受付時に、前記検索判定選択手段(208)に加え、検索対象にクロール済みフラグが付いている場合に第一の検索手段で検索し、それ以外の場合に第二の検索手段で検索を行う検索判定選択手段(208)を持つ事を特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
請求項３の文書管理システムにおいて、
属性情報収集手段(213)でインデックスを保存した時に、属性情報ファイルを消去する属性情報削除手段(204)を持ち、
検索受付時に、前記検索判定選択手段(208)に加え、属性情報ファイルが削除済みである場合に第一の検索手段で検索し、それ以外の場合に第二の検索手段で検索を行う検索判定選択手段(208)を持つ事を特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
請求項１の文書管理システムにおいて、
第一の検索手段(210)の実行後に再評価として第二の検索手段(209)を実行する再検索手段、
を有することを特徴とする文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、インデックスサービスを利用する文書管理システムにおける検索実現手法に関する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムにおいて、登録された文書に対応するインデックスを生成して、そのインデックスを基に所望の文書を検索する、という検索実現手段が存在する。
【０００３】
例えば、従来の技術には、登録された文書の要約文を自動生成し、生成された要約文から元文書のインデックスを生成して、そのインデックスを利用して検索機能を実現する、という技術が存在する(特許文献1)。
【０００４】
また、文書の登録とは異なるタイミングでインデックスの生成を行う場合、文書のインデックスがインデックスサービスに反映されるまで時間的な差分が生じる問題がある。
【０００５】
これを解決する従来技術として、検索式を評価して、検索式に含まれるすべての属性についてインデックスが生成されているかどうかを調べ、生成されていればインデックスの検索を行う。逆に、生成されていない場合には元文書にアクセスしてインデックスの再生成を行う、という技術が存在する(特許文献2)。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平10-214268号公報
【特許文献２】特開2001-067369号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
文書管理システムにおいてインデックスサービスが存在すれば、文書に付加された情報がインデックスサービスによって収集され、サービスに検索要求を発行する事で高速な検索を実現する事ができる。
【０００８】
しかし、特許文献1に示した例では、文書を登録してから、該当文書の属性情報抽出が完了して検索にヒットするようになるまで、時間的な差分が生じる、という問題がある。また、文書の更新によって属性情報にも更新が発生した場合、更新が検索結果に反映されるまでについても同様である。
【０００９】
さらに、特許文献1、特許文献2に示した例では、何らかの理由でインデックスサービスが正常に動作していない、また、文書管理システムの能力的な制限によりインデックスサービスが起動できないといった状況で、検索が実現できない。このような状況を回避するために別の手法で検索を実現する場合、インデックスサービスによる検索と別の手法による検索とで結果に差異が生じる場合がある。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
データ処理装置(110)による文書の保存が可能である文書管理システム(200)であって、
文書保存時に属性情報ファイルを文書と関連付けて保存する保存手段(202)と、
事前に定めた収集対象に対して属性情報収集手段(213)が事前に収集したインデックスをインデックスデータベースに保存し、検索時にインデックスデータベースに保存された情報を用いて検索を行う第一の検索手段(210)と、
検索時に属性情報ファイルを順次参照して、検索条件に該当した属性情報ファイルに関連付けられた文書を検索に該当する項目とする第二の検索手段(209)とを持ち、
検索受付時に、インデックスサービスの稼働状態と、検索対象が属性情報収集手段(212)の収集対象に含まれるかの情報とから、第一の検索手段(210)と第二の検索手段(209)のどちらを用いて検索を行うか判定し、判定結果に従って検索手段を切り替えて検索を行う検索判定選択手段(208)を持つ事を特徴とする文書管理システムである。
【発明の効果】
【００１１】
2つの異なる検索手法を切り分けていても、検索の対象となるのは同一の属性情報ファイルであるため、検索手法の違いに係らず、同様の検索結果をユーザーに提供する事ができる。
【００１２】
また、本来インデックスサービスが起動されるべき環境でシステムに障害が発生してインデックスサービスが利用不可となる場合や、文書管理システムの能力的な制限によりインデックスサービスが起動できない場合においても、ユーザーに検索機能を提供できる。
【００１３】
属性情報ファイルの生成や更新は元文書の登録や更新と同期して文書管理システムによって実現されるため、属性情報ファイルを直接全検索する第二の検索手法を用いれば、文書の登録や更新が検索結果に反映されるまでのタイムラグが解消される。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムのPCのハードウェア構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係る文書管理システムのPCのソフトウェア構成図である。
【図３】本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書登録を行うフローを示す図である。
【図４】本発明の実施形態に係る文書管理システムの、属性情報収集の設定と収集を行うフローを示す図である。
【図５】本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索を行う表示画面例。
【図６】本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索を行う表示画面例。
【図７】本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの、検索処理を行うフローを示す図である。
【図８】本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、インデックスが最新であるか否かをクロール済みフラグで判断する場合の、クロールを行うフローを示す図である。
【図９】本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、インデックスが最新であるか否かをクロール済みフラグで判断する場合の、検索処理を行うフローを示す図である。
【図１０】本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、インデックスが最新であるか否かを属性情報ファイルの有無により判断する場合の、クロールを行うフローを示す図である。
【図１１】本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの、インデックスが最新であるか否かを属性情報ファイルの有無により判断する場合の、検索処理を行うフローを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【実施例１】
【００１６】
［システム構成］
本実施例では、本実施形態に係る文書管理システムの全ての機能を一般的な情報処理装置(PC)によって実現する。
【００１７】
［ハードウェア構成］
図１に、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成するPCのハードウェア構成図を示す。図１に示されるハードウェア構成は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当し、本実施形態のPC110には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１８】
図１において、CPU100は、ROM102のプログラム用ROMに記憶された、或いはハードディスク109からRAM101にロードされたオペレーティングシステム(OS)やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はCPU100がプログラムを実行することにより実現する。RAM101は、CPU100の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ103は、キーボード108や、マウスなど図示しないポインティングデバイスからの入力を制御する。ディスプレイコントローラ104は、各種ディスプレイ107の表示を制御する。ディスクコントローラ105は、各種データを記憶するハードディスク（HD）109やフロッピー（登録商標）ディスク（FD）等におけるデータアクセスを制御する。NC106はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１９】
［ソフトウェア構成］
図２に、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を構成するPCのソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る文書管理システム200は、全ての機能をPC110上で実行されるプログラムによって実現される。
【００２０】
文書管理システム200は、下記内容から構成される。
【００２１】
メイン制御部201は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、後述する属性情報収集部213、属性情報収集条件設定部214、スケジュール設定部215を除く各部に対する指示、管理を行う。
【００２２】
文書操作部202は、メイン制御部201の指示に従い、登録または更新する文書ファイルの文書情報記憶部203への保存、文書情報記憶部203からの登録文書ファイルの取得、および文書登録時に登録文書から属性情報を抽出して属性情報ファイルの生成を行う。
【００２３】
属性情報操作部204は、文書操作部202から取得した属性情報ファイルの属性情報記憶部205への保存と、属性情報記憶部205に保存された属性情報ファイルの取得、編集、削除を行う。
【００２４】
UI生成部206は、メイン制御部201または属性情報収集部213からの指示を受け、状況に応じたUIを生成する。
【００２５】
入力管理部207は、ユーザーのキーボード108の操作を検知して、操作に応じて文書登録、属性情報収集条件設定、検索実行を指示する。
【００２６】
検索判定選択部208は、メイン制御部から指示された検索要求を条件に応じて第一の検索部210を利用する検索と第二の検索部209を利用する検索に振り分ける。
【００２７】
第一の検索部210は、検索判定選択部208から振り分けられた検索要求に合致するインデックスを、インデックス情報操作部211を通じてインデックス情報記憶部212から検索する。その後、対応する元文書のリストをメイン制御部201に受け渡し、UI生成部206で元文書のリストを表示する。
【００２８】
第二の検索部209は、検索判定選択部208から振り分けられた検索要求に合致する属性情報ファイルを、属性情報操作部204を通じて属性情報記憶部205から検索する。その後、対応する元文書のリストをメイン制御部201に受け渡し、UI生成部206で元文書のリストを表示する。
【００２９】
インデックス情報操作部211は、属性情報ファイルから抽出したインデックスのインデックス情報記憶部212への保存、インデックス情報記憶部212に保存されたインデックスの取得を行う。
【００３０】
属性情報収集部213は、スケジュール設定部215で事前に設定したタイミングで、属性情報操作部204を通じて属性情報記憶部205から属性情報収集条件設定部214で事前に設定した条件に合致する未収集の属性情報ファイルを取得する。その後、属性情報ファイルの属性情報をインデックスとしてインデックス情報操作部211を通じてインデックス情報記憶部212に保存するよう指示する。
【００３１】
属性情報収集条件設定部214は、属性情報収集部213が収集対象とする属性情報ファイルに関する情報を設定する。具体的には、収集対象とするフォルダの設定を行う。
【００３２】
スケジュール設定部215は、属性情報収集部213が属性情報を収集するタイミングを設定する。
【００３３】
なお、文書情報記憶部203と属性情報記憶部205は、データベースでなく文書管理システムが管理する通常のフォルダでよい。また、文書情報記憶部203が保存する元文書と属性情報記憶部205が保存する属性情報ファイルは、同一のフォルダであってもよい。その場合、元文書と属性情報ファイルの紐付け方法の一例としては、属性情報ファイルのファイル名として、元文書のファイル名に事前に決められた文字列を追加した文字列を設定する事により実現できる。このとき、属性情報ファイルはユーザーから見て不可視でよい。
【００３４】
以下、本発明の第1の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図1から図7を用いて具体的に説明する。
【００３５】
[文書登録処理]
図３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書登録を行うフローを示す図である。
【００３６】
まず、ステップS100において、PC110は、ユーザーがPC110のキーボード108を介して文書管理システムへの登録または更新を指定した文書ファイルを、文書情報記憶部203に保存する。前述の通り、文書情報記憶部203はデータベースでなく、文書管理システムが管理する通常のフォルダで良い。
【００３７】
ステップS101において、PC110は、登録文書に係る属性情報を取得する。属性情報の例としては、文書登録または更新時にユーザーが任意に設定する付加情報、文書管理システムが文書に付加する付加情報、登録文書の全文テキストが挙げられる。
【００３８】
ステップS102において、PC110は、S101で取得した属性情報を属性情報ファイルとして、属性情報記憶部205に保存する。前述の通り、属性情報記憶部205は、データベースでなく文書管理システムの管理する通常のフォルダで良い。また、文書情報記憶部203が保存する元文書と属性情報記憶部205が保存する属性情報ファイルは、同一のフォルダであってもよい。その場合、元文書と属性情報ファイルの紐付け方法の一例としては、属性情報ファイルのファイル名として、元文書のファイル名に事前に決められた文字列を追加した文字列を設定する事により実現できる。このとき、属性情報ファイルはユーザーから見て不可視でよい。
【００３９】
[属性情報収集条件設定処理]
図４の属性情報収集条件設定処理のフローは、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、属性情報収集部213が属性情報ファイルを収集する際の条件を設定するフローを示す図である。属性情報収集条件設定は、属性情報ファイルの収集に先立って事前に設定する。
【００４０】
ステップS200において、ユーザーがPC110のキーボード108を介して、属性情報収集部213の収集対象とする属性情報ファイルに関する設定を取得する。具体的には、収集対象とするフォルダを指定する。
【００４１】
ステップS201において、ステップS200で指定された設定情報を保存する。
【００４２】
[属性情報収集処理]
図４の属性情報収集処理のフローは、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、属性情報の収集とインデックスの生成、保存を行うフローを示す図である。この処理は、文書登録または更新のタイミングではなく、スケジュール設定部で事前に設定したタイミングで行う。
【００４３】
ステップS300において、属性情報収集条件設定処理で収集対象となった属性情報を検索する。
【００４４】
ステップS301において、検索条件に合致した属性情報ファイルを取得する。
【００４５】
ステップS302において、ステップS301で取得した属性情報ファイルの属性情報をインデックス化してインデックス情報記憶部212に保存する。
【００４６】
ステップS303において、ステップS300からステップS302までの手順を未処理の属性情報ファイルがなくなるまで繰り返す。
【００４７】
[検索処理]
図５は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索画面300の一例を示す図である。
【００４８】
文書管理システムで管理されるフォルダであるキャビネット名301を選択し、それ以下のフォルダに存在する文書ファイルを検索の検索対象とする。また、属性名303、条件304、キーワード305の組み合わせを入力し、検索対象を絞り込む条件とする。属性名303の欄では「ユーザー名」などの属性の種類を選択し、条件304には「キーワードを含む」「キーワードと一致する」などの条件を選択し、キーワード305には属性名303で選んだ種類の属性のキーワードを入力する。
【００４９】
また、検索条件である属性名303、条件304、キーワード305の組み合わせが複数存在する場合は、ANDまたはORをプルダウンメニュー302から選択し、AND検索、OR検索を実現する。
【００５０】
検索に必要となる以上の情報を入力した後、検索ボタン306を押下することにより、検索処理が開始される。
【００５１】
図６は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索結果画面400の一例を示す図である。
【００５２】
第一の検索部210または第二の検索部209で検索を行った検索結果は、属性情報から元の文書ファイルの場所を取得し、検索条件と合致した元文書ファイル名の一覧401を表示する。
【００５３】
図７は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索を実現する検索処理のフローを示す図である。
【００５４】
ステップS400において、図5の検索画面でユーザーが入力したキャビネット以下の全フォルダで、未処理の検索対象が残っている場合は検索を継続するためステップS401に遷移し、すべての検索対象を検索し終えた場合はステップS405に遷移する。
【００５５】
ステップS401において、インデックスサービスが何らかの原因で利用できない状況であればステップS404に遷移し、第二の検索手段を利用して検索を行う。そうでない場合は、ステップS402に遷移する。
【００５６】
ステップS402において、評価中の検索対象が図4の属性情報収集処理の収集対象に含まれなければステップS404に遷移し、第二の検索手段を利用して検索を行う。
【００５７】
ステップS403において、インデックス情報記憶部212から検索要求に合致するインデックスを取得し、インデックスの情報から得た元文書の文書情報を検索結果リストに加える。
【００５８】
ステップS404において、属性情報記憶部205から検索要求に合致する属性情報ファイルを取得し、属性情報ファイルの情報から得た元文書の文書情報を検索結果リストに加える。
【００５９】
ステップS405において、検索結果である検索結果リストの情報を基に、図6の例に示したような検索結果画面を表示する。
【００６０】
本実施形態によれば、インデックスサービスが何らかの原因で実行できない場合でも、ユーザーに対し検索サービスを提供できる。また、インデックスが生成されていない文書に関しては属性情報ファイルから検索するため、検索時にインデックスの生成を行う必要がない。
【実施例２】
【００６１】
実施例１では、インデックス情報記憶部212に格納されたインデックスが最新であるかを判定する手法がない。そのため、第一の検索手段による検索と第二の検索手段による検索で検索結果に差異が生じる可能性がある。
【００６２】
そこで、実施例２では、クロール済みの属性情報ファイルに対しクロール済みフラグを設定する事によって、インデックスの情報が最新でなければ属性情報ファイルから検索する第一の検索手段を用いる事を選択する。
【００６３】
以下、本発明の第2の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図８と図９を用いて具体的に説明する。
【００６４】
実施例２における、文書登録処理と属性情報収集条件設定処理は、実施例1と同様であるため説明を割愛する。
【００６５】
図８は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、属性情報の収集とインデックスの生成、保存を行うフローを示す図である。この処理は、文書登録または更新のタイミングではなく、スケジュール設定部で事前に設定したタイミングで行う。
【００６６】
実施例１と異なる点は、ステップS503に記述した通り、属性情報収集処理でインデックスデータベースに追加した属性情報ファイルに対して、クロール済みフラグを設定する処理が加わったことである。
【００６７】
図９は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、検索を実現する検索処理のフローを示す図である。
【００６８】
実施例１との相違点は、ステップS603に記述した通り、実施例1における第一の検索手段で検索する条件に、検索対象の属性情報ファイルにクロール済みフラグが付加されているかを検証する手順を加えたことである。クロール済みフラグが付加されている場合は第一の検索手段で検索し、付加されていない場合は第二の検索手段で検索する。
【００６９】
本実施形態によれば、インデックス情報記憶部212に保存されたインデックスが最新でない場合、第二の検索手段で検索を行うため、インデックスの再生成を行うことなく常に最新の情報でユーザーに対して検索サービスを提供することができる。
【００７０】
また、実施例2に類似した例として、図10、図11に示すような、インデックスが最新であるか否かを属性情報ファイルの有無により判断する手順が考えられる。
【００７１】
図１０は、インデックスが最新であるか否かを属性情報ファイルの有無により判断する場合の、クロールを行うフローを示す図である。
【００７２】
前記実施例２と異なる点は、ステップS703において、ステップS503の代わりに、属性情報収集時にクロール済みの属性情報ファイルを削除することである。
【００７３】
図１１は、インデックスが最新であるか否かを属性情報ファイルの有無により判断する場合の、検索処理を行うフローを示す図である。
【００７４】
前記実施例２と異なる点は、ステップS803において、S603の代わりに、属性情報ファイルが削除されているか否かを判定手段としていることである。このステップでは、検索時に属性情報ファイルが削除済みである場合は、インデックスは最新であると判断して、インデックスから検索する第一の検索手段を利用する。逆に、属性情報ファイルが存在する場合は、インデックスは最新ではないと判断して、属性情報ファイルから検索する第二の検索手段を利用する、という手段が挙げられる。
【実施例３】
【００７５】
実施例３では、まず無条件に第一の検索手段による検索を行い、第一の検索手段の再評価として第二の検索手段で再検索を行う。2つの検索手段による検索結果に差異がある場合、差異が生じた部分のインデックスが最新でないと考えられるため、該当部分についてインデックスの再生成を行う。
【００７６】
本実施形態によれば、異なる方法により検索を行うことによって検索の二重チェックを実施することができ、検索と同時にインデックスサービスを最新に保つことを実現する。
【符号の説明】
【００７７】
100  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのCPU
101  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのRAM
102  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのROM
103  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのキーボードコントローラ
104  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのディスプレイコントローラ
105  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのディスクコントローラ
106  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCのネットワークカード（NC）
107  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCに接続されるディスプレイ装置
108  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCに接続されるキーボード
109  本発明の実施形態に係る情報処理装置を構成するPCに接続される各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）109やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）
110  本発明の実施形態に係るユーザーが操作する情報処理装置(PC)
【図１】
2011018250.tif 000003
【図２】
2011018250.tif 000004
【図３】
2011018250.tif 000005
【図４】
2011018250.tif 000006
【図５】
2011018250.tif 000007
【図６】
2011018250.tif 000008
【図７】
2011018250.tif 000009
【図８】
2011018250.tif 000010
【図９】
2011018250.tif 000011
【図１０】
2011018250.tif 000012
【図１１】
2011018250.tif 000013