(57)【要約】      （修正有）【課題】手間をかけずに正確な請求書を作成するなど日常の業務管理を効果的に行う業務管理ソフトの技術を提供する。【解決手段】金額で記述できる全ての業務内容を複式簿記の仕訳に基づいて管理することを特徴とする業務管理ソフトであり、相手企業に対して請求書を発行する際には、発生の仕訳に基づいて必要事項を業務管理ソフトに入力することで請求書を作成し、入金を確認した際には、入金の仕訳に基づいて共通の業務管理ソフトに入力し、この共通の業務管理への入力内容は財務担当者が随時確認することができる。【選択図】なし【特許請求の範囲】
【請求項１】
金額で記述できる全ての業務内容を複式簿記の仕訳に基づいて管理することを特徴とする業務管理ソフト。
【請求項２】
請求項１の特徴を備える業務管理ソフトにおいて、相手企業に対して請求書を発行する際には、発生の仕訳に基づいて必要事項を業務管理ソフトに入力することで請求書を作成し、入金を確認した際には、入金の仕訳に基づいて共通の業務管理ソフトに入力し、この共通の業務管理への入力内容は財務担当者が随時確認できることを特徴とする業務管理ソフト。
【請求項３】
請求項１の特徴を備える業務管理ソフトにおいて、日報を複式簿記の仕訳に基づいて入力することを特徴とする業務管理ソフト。
【請求項４】
請求項１の特徴を備える業務管理ソフトにおいて、在庫管理を複式簿記の仕訳に基づいて入力する業務管理ソフトであることを特徴とする業務管理ソフト。
【請求項５】
請求項１から請求項４のいずれかの特徴を備える業務管理ソフトの使用方法において、前記業務管理ソフトの入力内容を財務担当者が随時閲覧することを特徴とする業務管理ソフトの使用方法。
【請求項６】
請求項１から請求項５のいずれかの特徴を備える業務管理ソフトの使用方法において、以前に入力した内容を入力担当者毎に参考表示することを特徴とする業務管理ソフトの使用方法。
【請求項７】
請求項１から請求項６のいずれかの特徴を備える業務管理ソフトの使用方法において、前記業務管理ソフトで入力されたデータを基に過去の複数年度の財務諸表を作成することを特徴とする業務管理ソフトの使用方法。
【請求項８】
請求項１から請求項７のいずれかの特徴を備える業務管理ソフトの使用方法において、記業務管理ソフトで入力されたデータを基に人事評価の基準表を作成することを特徴とする業務管理ソフトの使用方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】  本発明は、業務管理ソフトとその使用方法に関するものである。
【背景技術】
【０００２】  従来の業務管理ソフトの１つとして会計ソフトがあるが、会計ソフトはそれ以前までに人が手書きで記入していた簿記をパソコン等の電子機器によって入力できるようにするということを基本として作られていた。企業の財務会計としては複式簿記が必要であり、これまで、この複式簿記の作成を支援する会計ソフトがいくつか販売されており、また、複式簿記ソフトへの入力は会計の専門知識が必要な場合があるので、この入力をさらに支援するソフトもいくつか考案されてきた。たとえば、特許文献１では、収支表の入力によって複式簿記の会計ソフトウェアに取り込み可能なデータを生成する会計支援システムを提供する技術が、特許文献２では、小規模企業の会計処理を補助する方法についての技術が、特許文献３では、グループ企業全体の経費を仕訳するシステムに関する技術が、特許文献４では、ユーザーが原則的に取引内容のデータの入力・選択を行わないでも仕訳を自動的に作成することができる会計システムに関する技術が開示されている。【０００３】  上記の会計ソフトは日常の経営の管理に活用するためというよりも財務報告のために使用されることを想定している。特許文献５では、建築業者が扱う物件の見積もり処理や値決めなどの総合的な建築情報管理システムについての情報を開示している。このように建築情報の管理システムとして総合的な会計ソフトを作る場合もあるが、あくまで、限定した業務活動に対してオーダーメイドで作られるものであり、ソフトの費用も高くまた適用できる業務も極めて限定的なものであった。【０００４】  一方、請求書の発行や日報などの日常の業務に対しては、請求書発行や日報のための個別のソフトが開発・販売されている。【０００５】
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００８−１２９９８２号公報
【特許文献２】特開平１１−１７５６０８号公報
【特許文献３】特開２００６−９２５７６号公報
【特許文献４】特開２００２−１９７３９４号公報
【特許文献５】特開２００８−１２９９８２号公報
【特許文献６】特開平１１−１７５６０８号公報
【特許文献７】特開２００６−９２５７６号公報
【特許文献８】特開２００６−９２５７６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】  以上述べたとおり、従来の販売のソフト及び会計のソフトでは販売のソフトで入力したデータを会計のソフトで取込み、仕訳（複式簿記の基になるデータ）を作成し、試算表、消費税計算書、損益計算書、貸借対照表等の財務諸表を作成していた。販売ソフトは、請求書等を発行するためのものであり、会計ソフト（複式簿記）とは別のものであるという使い方が一般的であった。販売ソフトでは業務内容を単式簿記の考え方で扱う。会計ソフトでは販売情報を会計ソフト（複式簿記）に適用させるための変換の機能を備えている場合もあれば、変換を専用で行うソフトが開発・販売されている場合もある。営業の担当者は販売ソフトを使い、経理の担当者は会計ソフトを使うというように分離して使用していた。その背景としては、販売と経理を互いに関係の薄い別の作業として扱っていた経営のやり方をそのまま行えるように販売ソフトと会計ソフトというそれぞれ別のソフトを作ってきたというソフト作りの考え方がある。【０００８】  このように販売と会計を別々に扱うという考え方でソフトを用意すると以下に述べる課題を抱えることになる。
営業の担当者は、販売ソフトを使用して、定時のルーチン的請求書や随時のオプション的請求書を発行し、入金情報として、日付と現金、小切手、銀行振込（銀行名、支店名、当座預金か普通預金かの区別、金額、振込料相殺なのか等を入力することになるが、営業の担当が請求処理や入金処理を販売ソフトより間違いなく入力しないと、経理の担当が会計ソフトを使って会計に連動（仕訳化）した時に問題が見つかり、適正な財務諸表ができないという問題が生じる。【０００９】  会計の担当者は複式簿記の知識を有しているので、会計の担当者が販売ソフトを操作して請求書を発行すれば上記のような問題はかなり低減すると期待されるが、会計の担当者に販売ソフトと会計ソフトの両方に入力をするという重複処理を強いることになり、企業の経営効率上は好ましいとは言えない。【００１０】  問題は販売だけでなく、事業活動全般で同様の問題を抱えている。複式簿記を用いる財務会計は事業活動全般に適用すべきものであるが、それが徹底されていない。たとえば、設計部門で３つの顧客の製品の設計を同時に受け持っている設計者の日報について考えると、その設計者が顧客毎に何時間設計に費やしたかという観点では日報が書かれていないのでその設計者の人件費をどの顧客向けに振り分けてよいかが不明瞭であった。このため、顧客向けに費用を請求する際にその基礎となる人件費の説得力が不足するという具体的な問題も生じている。消耗品や社員が外出した際の交通費についてもそれぞれ固有の管理方法で閉じてしまっており、複式簿記を用いる財務管理の観点では直接に消耗品や交通費の状況を掌握することができない運用となっている。このように、従来は複式簿記を用いる財務管理によっては業務を管理できていなかったという課題を抱えている。
【課題を解決するための手段】
【００１１】  本発明は、会計の担当者だけでなく業務を行う全ての人が複式簿記に基づいて自身の業務を管理・解析するための業務管理ソフトとその使用方法である。
本発明の業務管理ソフトは、第１の特徴として、金額で記述できる全ての業務内容を複式簿記の仕訳に基づいて管理することを特徴とし、
第２の特徴として、第１の特徴に加えて、相手企業に対して請求書を発行する際には、発生の仕訳に基づいて必要事項を業務管理ソフトに入力することで請求書を作成し、入金を確認した際には、入金の仕訳に基づいて共通の業務管理ソフトに入力し、この共通の業務管理への入力内容は財務担当者が随時確認できることを特徴とし、
第３の特徴として、第１の特徴に加えて、日報を複式簿記の仕訳に基づいて入力する業務管理ソフトであることを特徴とし、
第４の特徴として、第１の特徴に加えて、在庫管理を複式簿記の仕訳に基づいて入力する業務管理ソフトであることを特徴とし、
第５の特徴として、前記第１から第４の特徴に加えて、前記業務管理ソフトの入力内容を財務担当者が閲覧できることを特徴とし、
第６の特徴として、前記第１から第５の特徴に加えて、以前に入力した内容を入力担当者毎に参考表示することを特徴とし、
第７の特徴として、前記業務管理ソフトで入力されたデータを基に過去の複数年度の財務諸表を作成することを特徴とし、
第８の特徴として、前記業務管理ソフトで入力されたデータを基に人事評価の基準表を作成することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】  本発明の業務管理ソフトを用いると業務管理を正確にかつ効率良く行うことをできる。たとえば、営業の担当者が請求書を発行する際に入力したデータを財務担当者が財務の観点で点検することができて、請求書発行について異なる観点での二重点検を可能にしている。日報や在庫管理についても同様に財務の観点での二重点検を可能にしている。業務は財務の観点で管理することが健全であるが、本業務管理ソフトはそれを可能にしている。
【発明を実施するための最適な形態】
【００１３】  本発明の業務管理ソフトについて、請求書の発行業務を例に説明する。請求書を発行する際には、請求先と金額と、振込み先の指定や請求原因などについての但し書きを記載することになるが、この但し書きの中で、請求原因の明細を明確にかつ正確に記載することが自社の信頼を高める観点で重要である。本発明の業務管理ソフトではたとえば毎月定期的に発生している費用を相手に請求する際に、相手が以前に支払うべき費用の一部が未払いで今回の請求でその未払い分も合わせて請求する場合にはこれまでに発生した費用について相手がこれまでに支払った履歴を明細として請求書に合わせて印刷することを特徴としている。この請求書を発行するために本業務管理ソフトに入力する者は、請求する相手のこれまでの支払い履歴について、この業務管理ソフトでまず確認をする。この業務管理ソフトのデータ内容は財務担当者と共有しており、財務担当者は定期的にこのデータ内容を財務管理の観点で確認しているので信頼できる内容になっている。前記入力する者は、支払い履歴を確認した後に、業務管理ソフトの印刷ボタンを押すだけで、相手側のこれまでの支払い履歴と未払い分および今回新たに請求する分についての明細情報を含んだ請求書が発行される。この請求書発行に関するデータについて、請求書を発行する会社の社内での取り扱いの詳細を説明する。前記したとおりに発行された請求書に基づいて相手側が指定銀行口座に３月３１日に送金してくれた後、経理担当者は４月１日に指定銀行口座に入金があったことを確認することができる。たとえば請求額１００万円で、送金手数料は請求側持ちという場合には、指定口座には送金手数料（ここで仮に１０５０円とする）を引いた額として９９８９５０円を確認できる。確認した経理担当者は、この業務管理ソフトに次のとおり入力する。
発生の仕訳、３月３１日、売掛金１００万円／売上１００万円、請求１００万円、そして、入金の仕訳、４月３０日、普通預金９９８，９５０円／売掛金９９８，９５０円、売上値引１，０５０円／売掛金１，０５０円。これで売掛金１００万の入金があつた事になり売掛金の残は０になる。このように請求書を発行して相手から費用分を振り込んでもらう場合においても複式簿記に基づいた入力を行って処理する。営業等で財務管理を直接の業務としていないものでも上記仕訳データの内容を常に見ながら業務を行う。このことで、送金手数料をこちら持ちにした場合の財務処理のやり方を自らがかかわった業務でほぼリアルタイムに実感することができる。
【実施例１】
【００１４】  本業務管理ソフトで日報を作成して管理する例について説明する。設計者が甲、乙、丙の３つの客先の建物の設計を行っている場合で説明する。朝９時から１０時までは上記客先の設計とは関係ない自社での会議を行っていた場合、この１時間については日報では、「自社人件費」の仕訳をメニューから選んで登録する。１０時から１２時までの２時間は甲、昼の休憩を挟んで、１３時から１５時までは乙、１５時から１７時までは丙の設計に関わる業務を行った場合には、それぞれの人件費、たとえば甲の場合には「甲向け人件費」をメニューから選んで登録する。なお、日報には、その日報作成者が使った様々な費用も登録するようにしてある。交通費や参考図書などの費用について、自社用か甲、乙、丙のいずれのためであるかを細かく分けて登録するように入力画面が整備されている。この日報のデータは本業務管理ソフトの中で、担当者毎のいわゆる日報としての保管の他に、財務データとして再構築して保管される。財務担当者をはじめ、設計について企画提案する部門などの様々な部門がこのデータ内容を閲覧できて、また、必要に応じて修正などを行うことができるようにしてある。前記企画提案をする部門の者は自身が企画して実行されている内容について自身の見積もりが妥当であったかを確認することにも利用できる。また、ほぼリアルタイムで業務が財務管理されているので、企業活動の健全性を常に点検することにも使われる。
【実施例２】
【００１５】  本業務管理ソフトで在庫管理を行う例について説明する。上記実施例１で各人が日報を作成していると、たとえば、ペンキ１ｋｇを購入して、そのうちの１００ｇだけを甲のために使用して残りは蓋をして保管しているという場合もよくおきる。また、その残りの９００ｇのうち２００ｇを会社の他の者が自社の壁の塗装用に使用するという場合がある。そして、その残りは保管限界期日が来てもこれ以上使用されず、在庫管理者が廃棄費用として１００円をかけて廃棄したとする。ペンキ１ｋｇの購入費用は購入者が支払った時点で発生しているので、購入者の日報にその金額としてたとえば２０００円が計上される。甲のために必要で購入したのだが甲のために必要なのは１００ｇである。日報には２０００円で１ｋｇのペンキを購入したことと、そのうちの１００ｇを甲のために使用したことを登録する。そして、自社の壁を塗装するために２００ｇを使用したものは、在庫のペンキ（購入して在庫にした時点で識別番号を付与してある）２００ｇを使用した旨を自身の日報に登録しておく。前記在庫管理者は自身の日報に１０分間の時間をかけて、また１００円の費用をかけて廃棄した旨を日報に記録する。この全体の流れを眺めると、甲のためのペンキ関係の費用は２０００円の購入費と廃棄のための１００円の費用とそれぞれの関係者の人件費が積みあがってくる。そして、その一部は自社の壁の塗装に使われたこともわかる。会社の中で、こういった場合の費用の割り振りについてあらかじめ関係式を作成しておくことで、甲のためのペンキ関係費が正確にかつ透明性をもって算出することができる。本業務管理システムではそれぞれの従業員が自身の日報で登録する際に複式簿記の仕訳に基づいて登録することでデータをリアルタイムに分析する機能を備えることができている。
【実施例３】
【００１６】  会社の全ての人（従業員、経営者）が日報として複式簿記の仕訳データとその仕訳に必要な補足情報を入力して、会社として業務内容を複式簿記の仕訳データとして蓄積して活用している例について説明する。この会社は、上記日報で入力したデータを基にして、対外的な帳票である、見積書、随時請求書、定時請求書、納品書、発注書、領収書、レシートなどや、内部的な管理資料である社内の単位毎の損益計算書、業者からの請求書の突合表、建設原価管理表、在庫管理表、人事評価表、仮払清算表、勤怠管理表、給与明細書等を随時出力する業務管理を行っている。ここで社内の単位毎とは、人毎、部門毎、建設現場毎、製品毎、ライン毎、プロジェクト毎など、業務の単位毎のことである。たとえば、取引先に領収書を発行する場合、その担当者は自身の日報にまずその領収書の内容を複式簿記の仕訳データに基づいて入力する。すると、そのデータを基に領収書が出力できるという使い方である。これ以外の方法では領収書を発行できないようにしてある。このように管理することで、誰がどの時点でその領収書発行のためのデータを入力したかが明らかであり、データ入力の責任意識が高まる効果がある。また、複式簿記の仕訳データで入力することで、データ入力の誤りがあった場合に発見しやすい。複式簿記の仕訳データは必ず相手科目があるので錯誤入力があると合わないことがすぐにわかる。【００１７】  上記日報で入力したデータから人事評価表を作成することについて詳しく説明する。会社の中での業務ではよく他部門の人の仕事を手伝うことがある。このような場合に、手伝った部門へ経費を振替えることを日報入力時に行う。経費の振替については振替えられる部門、すなわち手伝ってもらった部門の承認が必要になるが、それを日報レベルのいわばリアルタイムで行うことで、互いに納得しながら部門の枠を超えた手伝いを行うことができる。こういった日報を毎日積み上げた結果はその従業員の人事評価の観点で大変貴重なデータとなる。上司は部下が自部門のために働いたことに関しては良く目が行き届いて評価できるが、他部門を助けている部下に関しては十分にその価値を理解できていない場合があるが、本ソフトを使用した場合には、他部門が経費の振替を承認してまで自身の部下に手伝わせたということで数字として公明正大に評価することができる。手伝った業務内容によってはその部下の通常の時給よりも高い時給の仕事をしている場合もあるがそれも上司は明確に知ることができる。こういった実績を基に評価することで会社の人事が活性化することが期待される。このように経営者も含めて本システムによる日報をベースに人事評価を行うと、たとえ経営者といえども何らかの業務に関わって働くことになり、経営者の活性化にもつながる。【００１８】  ここで、本ソフトを用いて全ての人が複式簿記の仕訳データに基づいて日報を入力していると、錯誤データが比較的容易に発見できることについて具体的に説明する。現金残、普通預金残、相手先毎の売掛金残、相手先毎未払金残等の専門的な貸借科目は財務（経理）担当者が入力しているので、日報で入力した相手側データに錯誤があると合わなくなるのですぐにわかる。財務、経理担当者が財務諸表をチェックする際には、仕訳データを最初からいちいち全部見ることはせずに、まず、貸借科目（資産、負債科目）と損益科目の一部の内訳を取り、補助科目の残が合っているかを確認する。そして、違いがあればその補助科目の仕訳データを確認して修正することになる。このように本ソフトで日報として入力された業務内容を財務、経理担当者が財務諸表という別の観点で点検するので業務管理の信頼性が高まる。一般の業務を行っている者からすると財務、経理担当者が裏側からチェックをしていることになり、財務、経理担当者からすると一般の業務を行っている者が裏側からチェックをしていることになる。このことで不正が予防され、また、錯誤もすぐに修正される強固な経営が可能になる。本ソフトは厳しくチェックされるという面だけでなく各人の負担の軽減にも大いに貢献している。たとえば、日報を入力する側が、会議費と入力するべきところを交際費として入力してしまった場合、財務、経理担当者は金額等の条件からみてこれは錯誤とすぐに気がついて修正することができる。本ソフトで日報入力者が、仕訳に不安がある場合にはその旨のアラームを記しておけば、財務、経理担当者がそのアラームが立っているところを注意してみることで錯誤箇所の発見の効率も上げられる。何よりも一般の業務を行っている者は日報を書くだけで様々な業務を行っているので、省力型の勤務と言える。毎日類似した業務を行っていれば、複式簿記の仕訳データといっても前日の入力を参考にすれば苦にせずに入力が可能であり、また、同様の業務内容の職場の仲間に囲まれていれば互いに入力について確認しながら楽に入力できる。この一通りの入力を覚えてしまえば、他のソフト、たとえば会計ソフトや日報ソフトなどの入力方法を個別に覚える必要がなく、そもそもそのような個別ソフトを購入する必要もなくなる。また、複式簿記の知識は会社を経営する観点で必要不可欠であるので、その知識を全社員が持ち合わせて、共有していること自体が会社の力となる。
【産業上の利用可能性】
【００１９】本発明の業務管理ソフトは、日常の業務情報を入力することで自然に財務諸表作成などに必要な財務情報を集めることができる。