(57)【要約】【課題】効率的な会議資料の印刷を実現する。【解決手段】出欠確認手段２０１は、各出席予定者端末４に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信する機能と、各出席予定者端末４より送信した出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信する機能と、受信した出欠情報及び印刷品質情報に基づいて印刷設定テーブル２０５を更新する機能と、を備える。【選択図】図４
2011039777.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルと、
各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認手段と、
を有することを特徴とする、情報処理装置。
【請求項２】
入力された前記会議資料の電子ファイル及び前記印刷設定テーブルに基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成し、該印刷データを外部の画像形成装置に送信する印刷データ作成手段を有することを特徴とする、請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルと、
各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認手段と、
入力された前記会議資料の電子ファイル及び前記印刷設定テーブルに基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成する印刷データ作成手段と、
前記印刷データを用いて画像形成処理を実行する画像形成手段と、
を有することを特徴とする、画像形成装置。
【請求項４】
会議の各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、
各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷品質情報の返信を受信し、
該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて、出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルを更新し、
入力された前記会議資料の電子ファイル及び前記印刷設定テーブルに基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成し、
前記印刷データを用いて画像形成処理を実行する、
ことを特徴とする、画像形成方法。
【請求項５】
会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルを有する情報処理装置に、
各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認処理を実行させることを特徴とする、プログラム。
【請求項６】
請求項５記載のプログラムを記録したことを特徴とする、コンピュータ読取可能な記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、画像形成装置、方法、プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体に関し、特に、無駄のない効率的な会議資料の印刷を実現する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議に出席する出席者又は欠席した欠席者に会議で配付される資料を効率的に配布することを目的にした先行技術文献としては、例えば、特許文献１，２がある。
【０００３】
特許文献１に記載の技術は、資料配付システムであって、個人識別情報を用いて、許可された出席者には資料を出力したものを、欠席者には資料ファイルを配布するシステムである（特許文献１の段落０００９等参照）。特許文献２には、会議の対象者が「事象情報（会議開催通知）」に応答し（特許文献２の段落００４２参照）、その応答情報に基づいて印刷処理を行う（特許文献２の段落００８９，００９０参照）ことにより、資料の効率的な配布を実現する技術が記載されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
近時、オフィスで用いられる書類の電子化が普及しているが、依然、印刷媒体による情報の伝達・交換のニーズが高い。例えば、社内・社外のビジネスパーソンを集めて行われる会議においては、出席者に配付される資料として印刷媒体が用いられることが多い。
【０００５】
会議資料をプリンタで印刷する場合、会議開催者がスプール時に印刷部数を指定しなくてはならない。会議出席者の人数に対して不足することなく資料を用意しようとした場合、従来、次の二つの方法が一般的に用いられる。第１は、最大出席人数部数の資料を用意する方法、第２は、出席者数集計後に部数指定印刷を行う方法である。
【０００６】
しかしながら、上記いずれの方法も、以下で述べるような問題点があった。第１の方法を採用した場合、必要部数を超える資料を用意してしまう可能性がある。このことは環境保護や経費削減の視点から、望ましくない。第２の方法を採用した場合、開催者自身が出席者数管理を行う必要がある。具体的には、出席予定者全員の出席確認を行い、返答に応じて部数を設定しなければならない。会議への出席者数が多かった場合や、開催者が同時に複数の会議開催を予定した場合などにおいては、この作業が作業者にとって大きな負担となる。また、出欠の返答や出席者数の集計が人による作業であるため、人的ミスが発生する可能性が高い。
【０００７】
このような問題を解決するため、特許文献１や特許文献２のようにあらかじめ出席者数を調べることで部数を算出するシステムが考案されている。しかしながら、どちらの文献に記載の構成であっても、印刷の各設定（集約、両面、カラー・モノクロなどの設定を指す）を出席者ごとに管理するためには、多くのステップを必要とする。よって、この負担を避けるため、ほとんどのユーザはすべての出席者に同等レベルの資料を用意する。
【０００８】
ところが、出席者の中には集約印刷でも資料を満足に解読できる人／できない人、資料の裏にメモをとるために両面印刷を嫌う人／両面印刷でも構わない人、（会議の議題についての知識が豊富であるなどの理由により）カラー印刷を必要としない人／必要とする人、自分のノートパソコンで資料を参照するため印刷資料を必要としない人などがおり、その属性は様々である。しかしながら、前述の作業負担を回避するため、求められる最高品質の資料を用意することとなる。このことにより無駄な印刷が発生し、紙資源が無駄になってしまう。
【０００９】
そこで本発明は、上記実情に鑑みて、効率的な会議資料の印刷を実現する情報処理装置、画像形成装置、方法、プログラム及びコンピュータ読取可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成するために、本発明は、第１の態様として、会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルと、各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認手段と、を有することを特徴とする、情報処理装置を提供するものである。
【００１１】
また、上記目的を達成するために、本発明は、第２の態様として、会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルと、各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認手段と、入力された前記会議資料の電子ファイル及び前記印刷設定テーブルに基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成する印刷データ作成手段と、前記印刷データを用いて画像形成処理を実行する画像形成手段と、を有することを特徴とする、画像形成装置を提供するものである。
【００１２】
また、上記目的を達成するために、本発明は、第３の態様として、会議の各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて、出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルを更新し、入力された前記会議資料の電子ファイル及び前記印刷設定テーブルに基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成し、前記印刷データを用いて画像形成処理を実行する、ことを特徴とする、画像形成方法を提供するものである。
【００１３】
また、上記目的を達成するために、本発明は、第４の態様として、会議の出席予定者ごとに出欠情報及び会議資料の電子ファイルの印刷設定情報を記憶した印刷設定テーブルを有する情報処理装置に、各出席予定者に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信し、各出席予定者より前記出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信し、該出欠情報及び印刷品質情報に基づいて前記印刷設定テーブルを更新する出欠確認処理を実行させることを特徴とする、プログラムを提供するものである。
また、上記目的を達成するために、本発明は、第５の態様として、上記プログラムを記録したことを特徴とする、コンピュータ読取可能な記録媒体を提供するものである。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、効率的な会議資料の印刷が実現する。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明を好適に実施した一形態に係る会議出欠管理システムの運用形態の例を示すブロック図である。
【図２】図１に示す各情報処理端末のハードウェア構成例を示すブロック図である。
【図３】図１に示す画像形成装置１の機能構成を示すブロック図である。
【図４】図１に示す会議出欠管理サーバ２の機能構成を示すブロック図である。
【図５】図４に示す印刷設定テーブル２０５の具体例を示す図である。
【図６】図４に示す出欠確認情報を説明するための具体例を示す図である。
【図７】図４に示す会議出欠管理サーバ２の処理手順を示すフローチャート図である。
【図８】上記実施形態の変形例における画像形成装置１の機能構成を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
以下に本発明を好適に実施した一形態について説明する。
【００１７】
図１は、本実施形態に係る会議出欠管理システムの運用形態の例を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る会議出欠管理システムは、画像形成装置１、会議出欠管理サーバ２、会議開催者端末３及び出席予定者端末４がネットワーク５を介して相互に通信可能に接続されたシステムである。なお、本実施形態に係る会議出欠管理システムは、複数の会議の開催に対応するが、以下では説明の簡明さを優先して、本システムで開催される会議が一つしかない場合を説明する。
【００１８】
会議出欠管理サーバ２は、本実施形態に係る会議出欠管理システムにおいて、会議出席者数を集計し部数を決定し各出席者に応じた印刷設定による印刷ジョブを発行する処理を自動的に実行するサーバである。会議出欠管理サーバ２の機能が本実施形態に係る要旨の１つとなる。
【００１９】
会議開催者端末３及び出席予定者端末４は、ユーザが操作する情報処理端末である。画像形成装置１は、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ又はプリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機などとして利用可能な複合機である。
【００２０】
なお、図１においては、会議出欠管理サーバ２と画像形成装置１とが別々の装置として設けられている場合を例としているが、１体の装置として構成することも可能である。
【００２１】
次に、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２、会議開催者端末３、画像形成装置１及び出席予定者端末４等の、情報処理端末のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理端末のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、画像形成装置１は、図２に示すハードウェア構成に加えて、スキャナ、プリンタ等を実現するためのエンジンを備える。以降、会議出欠管理サーバ２のハードウェア構成を例として説明するが、他の情報処理端末も同様である。
【００２２】
図２に示すように、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２は、一般的なサーバやＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理端末と同様の構成を有する。即ち、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ  Ｃｒｙｓｔａｌ  Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。
【００２３】
ＣＰＵ１０は演算手段であり、会議出欠管理サーバ２全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ  Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
【００２４】
Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、ユーザが会議出欠管理サーバ２の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、ユーザが会議出欠管理サーバ２に情報を入力するためのユーザインタフェースである。なお、図１において説明したように、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２は、サーバとして運用される。したがって、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。
【００２５】
このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２等の情報処理端末の機能を実現する機能ブロックが構成される。
【００２６】
次に、本実施形態に係る画像形成装置１の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係る画像形成装置１の機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る画像形成装置１は、コントローラ１００、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｅｅｄｅｒ：原稿自動搬送装置）１０１、スキャナユニット１０２、排紙トレイ１０３、ディスプレイパネル１０４、給紙テーブル１０５、プリントエンジン１０６、排紙トレイ１０７及びネットワークＩ／Ｆ１０８を有する。
【００２７】
また、コントローラ１００は、主制御部１１１、エンジン制御部１１２、入出力制御部１１３、画像処理部１１４及び操作表示制御部１１５を有する。図３に示すように、本実施形態に係る画像形成装置１は、スキャナユニット１０２、プリントエンジン１０６を有する複合機として構成されている。なお、図３においては、電気的接続を実線の矢印で示しており、用紙若しくは文書束の流れを破線の矢印で示している。
【００２８】
ディスプレイパネル１０４は、画像形成装置１の状態を視覚的に表示する出力インタフェースであると共に、タッチパネルとしてユーザが画像形成装置１を直接操作し若しくは画像形成装置１に対して情報を入力する際の入力インタフェース（操作部）でもある。ネットワークＩ／Ｆ１０８は、画像形成装置１がネットワークＡを介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ｅｔｈｅｒｎｅｔ（登録商標）やＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）インタフェースが用いられる。
【００２９】
コントローラ１００は、ソフトウェア制御部とハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたファームウェア等の制御プログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０の制御に従って構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ１００が構成される。コントローラ１００は、画像形成装置１全体を制御する制御部として機能する。
【００３０】
主制御部１１１は、コントローラ１００に含まれる各部を制御する役割を担い、コントローラ１００の各部に命令を与える。エンジン制御部１１２は、プリントエンジン１０６やスキャナユニット１０２等を制御若しくは駆動する駆動手段としての役割を担う。入出力制御部１１３は、ネットワークＩ／Ｆ１０８を介して入力される信号や命令を主制御部１１１に入力する。また、主制御部１１１は、入出力制御部１１３を制御し、ネットワークＩ／Ｆ１０８及びネットワークを介してネットワーク上のホストにアクセスする。
【００３１】
画像処理部１１４は、主制御部１１１の制御に従い、印刷出力すべき画像情報に基づいて描画情報を生成する。この描画情報とは、画像形成部であるプリントエンジン１０６が画像形成動作において形成すべき画像を描画するための情報である。
【００３２】
また、画像処理部１１４は、スキャナユニット１０２から入力される撮像データを処理し、画像データを生成する。この画像データとは、スキャナ動作の結果物として画像形成装置１に格納され若しくはネットワークＩ／Ｆ１０８を介して会議出欠管理サーバ２に送信される情報である。操作表示制御部１１５は、ディスプレイパネル１０４に情報表示を行い若しくはディスプレイパネル１０４を介して入力された情報を主制御部１１１に通知する。
【００３３】
画像形成装置１がプリンタとして動作する場合は、まず、入出力制御部１１３がネットワークＩ／Ｆ１０８を介して印刷ジョブを受信する。入出力制御部１１３は、受信した印刷ジョブを主制御部１１１に転送する。主制御部１１１は、印刷ジョブを受信すると、画像処理部１１４を制御して印刷ジョブに含まれる文書情報若しくは画像情報に基づいて描画情報を生成する。
【００３４】
画像処理部１１４によって描画情報が生成されると、エンジン制御部１１２は、生成された描画情報に基づき、給紙テーブル１０５から搬送される用紙に対して画像形成を実行する。プリントエンジン１０６の具体的態様としては、インクジェット方式による画像形成機構や電子写真方式による画像形成機構等を用いることが可能である。プリントエンジン１０６によって画像形成が施された文書は排紙トレイ１０７に排紙される。
【００３５】
画像形成装置１がスキャナとして動作する場合は、ユーザによるディスプレイパネル１０４の操作若しくはネットワークＩ／Ｆ１０８を介して外部の会議開催者端末３等から入力されるスキャン実行指示に応じて、操作表示制御部１１５若しくは入出力制御部１１３が主制御部１１１にスキャン実行信号を転送する。主制御部１１１は、受信したスキャン実行信号に基づき、エンジン制御部１１２を制御する。
【００３６】
エンジン制御部１１２は、ＡＤＦ１０１を駆動し、ＡＤＦ１０１にセットされた撮像対象原稿をスキャナユニット１０２に搬送する。また、エンジン制御部１１２は、スキャナユニット１０２を駆動し、ＡＤＦ１０１から搬送される原稿を撮像する。また、ＡＤＦ１０１に原稿がセットされておらず、スキャナユニット１０２に直接原稿がセットされた場合、スキャナユニット１０２は、エンジン制御部１１２の制御に従い、セットされた原稿を撮像する。即ち、スキャナユニット１０２が撮像部として動作する。
【００３７】
撮像動作においては、スキャナユニット１０２に含まれるＣＣＤ等の撮像素子が原稿を光学的に走査し、光学情報に基づいて生成された撮像情報が生成される。エンジン制御部１１２は、スキャナユニット１０２が生成した撮像情報を画像処理部１１４に転送する。画像処理部１１４は、主制御部１１１の制御に従い、エンジン制御部１１２から受信した撮像情報に基づき画像情報を生成する。画像処理部１１４が生成した画像情報はＨＤＤ４０等の画像形成装置１に装着された記憶媒体に保存される。
【００３８】
画像処理部１１４によって生成された画像情報は、ユーザの指示に応じてそのままＨＤＤ４０等に格納され若しくは入出力制御部１１３及びネットワークＩ／Ｆ１０８を介して会議出欠管理サーバ２や会議主催者端末３等の外部の装置に送信される。即ち、ＡＤＦ１０１及びエンジン制御部１１２が画像入力部として機能する。
【００３９】
また、画像形成装置１が複写機として動作する場合は、エンジン制御部１１２がスキャナユニット１０２から受信した撮像情報若しくは画像処理部１１４が生成した画像情報に基づき、画像処理部１１４が描画情報を生成する。その描画情報に基づいてプリンタ動作の場合と同様に、エンジン制御部１１２がプリントエンジン１０６を駆動する。
【００４０】
次に、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２の機能ブロックについて、図４を参照して説明する。図４は、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２の機能ブロックを示すブロック図である。図４に示すように、本実施形態に係る会議出欠管理サーバ２は、コントローラ２００、記憶手段２０３を備える。
【００４１】
記憶手段２０３は、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体によって構成される。記憶手段２０３は、会議−ユーザデータベース２０４、印刷設定テーブル２０５を記憶し、コントローラ２００からの入出力要求に応じて、記憶する会議−ユーザデータベース２０４と印刷設定テーブル２０５の新規作成、内容更新、内容読みだし、内容滅失等を行う。なお、記憶手段２０３は、会議で配付される印刷資料の元となる電子データである資料ファイルを記憶していてもよい。
【００４２】
会議−ユーザデータベース２０４は、会議ごとに、会議情報とその会議に招待される人間（すなわち、出席予定者）とを紐付けて管理するデータベースである。会議情報とは、会議名・会議開催日・会議開催者名・会議の重要性などの情報を含めた情報である。会議−ユーザデータベース２０４が保持する情報は、会議開催者によって会議開催者端末３から入力を受けて得ることができる。なお、会議−ユーザデータベース２０４は、会議出欠管理サーバ２外のサーバ上に構成してもよい。
【００４３】
また、会議−ユーザデータベース２０４は、ユーザごとにユーザの属性（所属部署や開催される会議の内容をよく知る立場にあるか否かという情報など）、デフォルトの印刷品質情報を保持する。
【００４４】
印刷設定テーブル２０５は、会議ごとに作成される。図５を参照すると、印刷設定テーブル２０５の具体例が示されている。図示のように、印刷設定テーブル２０５は、会議への出席を返信した出席予定者ごとに印刷設定を記憶する。
【００４５】
コントローラ２００は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ＲＯＭ３０や不揮発性メモリ並びにＨＤＤ４０や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたファームウェア等の制御プログラムが、ＲＡＭ２０等の揮発性メモリ（以下、メモリ）にロードされ、ＣＰＵ１０の制御に従って構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ２００が構成される。コントローラ２００は、会議出欠管理サーバ２全体を制御する制御部として機能する。
【００４６】
コントローラ２００は、出欠確認手段２０１、印刷データ作成手段２０２を備える。出欠確認手段２０１は、各出席予定者端末４に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信する機能と、各出席予定者端末４より送信した出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信する機能と、受信した出欠情報及び印刷品質情報に基づいて印刷設定テーブル２０５を更新する機能と、を備える。
【００４７】
出欠確認情報は、例えば、本実施形態では、図６に示すようなＨＴＭＬで構築されたウェブページのＵＲＩを含んだ情報を用いる。
出席予定者端末４より返信される出欠情報は、出席又は欠席を特定する情報である。
印刷品質情報は、出席予定者の所望する印刷品質を特定する情報であって、図４中の印刷設定を含んでも良い。印刷品質情報に印刷設定が含まれている場合は、出欠確認手段２０１は、含まれた印刷設定を用いて、印刷設定テーブル２０５中の返信者の印刷設定を直接指定する。
【００４８】
印刷データ作成手段２０２は、会議資料の電子ファイル（資料ファイル）及び印刷設定テーブル２０５に基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成し、印刷データを外部の画像形成装置１に送信する機能を備える。記憶手段２０３が資料ファイルを記憶している場合は、記憶手段２０３から印刷データ作成手段２０２に入力してもよい。あるいは、例えば、会議開催者端末３から印刷データ作成手段２０２に入力してもよい。
【００４９】
会議出欠管理サーバ２の動作について、図７のフローチャートを参照して説明する。図７は、会議出欠管理サーバ２の処理手順を示すフローチャート図である。図示のように、出欠確認手段２０１は、まず、各出席予定者端末４に、会議の出欠確認を行うための出欠確認情報を送信する（ステップＳ１０１）。
【００５０】
出欠確認手段２０１は、次に、各出席予定者端末４より送信した出欠確認情報に基づいた出欠情報及び印刷品質情報の返信を受信する（ステップＳ１０２）。そして、受信した出欠情報及び印刷品質情報に基づいて印刷設定テーブル２０５を更新する（ステップＳ１０３）。ステップＳ１０２，ステップＳ１０３は、終了条件を満たすまで繰り返される。ここで、終了条件とは、例えば、期限の到来（会議開催日の前日等）、すべての出席予定者から回答をもらえたこと、会議の中止、など、会議開催者が自由に設定できる。
【００５１】
本実施形態のここまでの動作で、本実施形態においては無駄のない効率的な会議資料の印刷が実現する。互いに所望する印刷設定の異なる会議出席者ごとに印刷設定を記憶した印刷設定テーブルが得られ、後段の画像形成処理においてこの印刷設定テーブルを用いれば、無駄のない効率的な会議資料の印刷が可能になるためである。
【００５２】
次に、印刷データ作成手段２０２は、会議資料の電子ファイル（資料ファイル）及び印刷設定テーブル２０５に基づいて、画像形成処理に用いる印刷データを作成する（ステップＳ１０５）。ここで、印刷データ作成手段２０２が作成した印刷データを画像形成装置１に自動的に送信して画像形成装置１に画像形成処理をさせるよう構成すれば、会議開催者が作業しなければならない会議資料の準備という一連の作業が自動化するという効果が得られる。
【００５３】
以上、本発明の好適な実施の形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、要旨を逸脱しない範囲内で種々の変形実施が可能である。
【００５４】
例えば、上述した会議出欠管理サーバ２の備える各機能を、画像形成装置１の主制御部１１１が備えるよう構成することも可能である。この場合、会議出欠管理サーバ２を構成から省くことができる。本変形例の具体的構成を図８に示す。
【００５５】
他に例えば、出席予定者のスケジュールを管理しておき、出欠確認手段２０１が当該スケジュールに対応して出欠を自動的に判断してもよい。また、出欠確認手段２０１が会議−ユーザデータベース２０４に記憶されたユーザ属性に応じて印刷設定を自動的に設定してもよい。
【００５６】
他に例えば、上述した各実施形態における動作（各フローチャートに示す動作）は、ハードウェア、または、ソフトウェア、あるいは、両者の複合構成によって実行することも可能である。
【００５７】
ソフトウェアによる処理を実行する場合には、処理シーケンスを記録したプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ内のメモリにインストールして実行させてもよい。あるいは、各種処理が実行可能な汎用コンピュータにプログラムをインストールして実行させてもよい。
【００５８】
例えば、プログラムは、記録媒体としてのハードディスクやＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）に予め記録しておくことが可能である。あるいは、プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ），ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ  ｏｐｔｉｃａｌ）ディスク，ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｃ）、磁気ディスク、半導体メモリなどのリムーバブル記録媒体に、一時的、あるいは、永続的に格納（記録）しておくことが可能である。このようなリムーバブル記録媒体は、いわゆるパッケージソフトウエアとして提供することが可能である。
【００５９】
なお、プログラムは、上述したようなリムーバブル記録媒体からコンピュータにインストールする他、ダウンロードサイトから、コンピュータに無線転送してもよい。または、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットといったネットワークを介して、コンピュータに有線で転送してもよい。コンピュータでは、転送されてきたプログラムを受信し、内蔵するハードディスク等の記録媒体にインストールすることが可能である。
【００６０】
また、上記実施形態で説明した処理動作に従って時系列的に実行されるのみならず、処理を実行する装置の処理能力、あるいは、必要に応じて並列的にあるいは個別に実行するように構築することも可能である。
【００６１】
また、上記実施形態で説明したシステムは、複数の装置の論理的集合構成にしたり、各装置の機能を混在させたりするように構築することも可能である。
【符号の説明】
【００６２】
１    画像形成装置
２    会議出欠管理サーバ
３    会議開催者端末
４    出席予定者端末
２００    コントローラ
２０１    出欠確認手段
２０２    印刷データ作成手段
２０３    記憶手段
２０４    会議−ユーザデータベース２０４
２０５    印刷設定テーブル
【先行技術文献】
【特許文献】
【００６３】
【特許文献１】特許第４０３３１８２号公報
【特許文献２】特開２０００−１３７６５３号公報
【図１】
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【図２】
2011039777.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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