(57)【要約】【課題】  印刷発行された文書の変更を目視判定に頼ることなく、機械的に判定し、さらには更新されたページを自動的に印刷、ページ順に並び替える。【解決手段】  印刷物の各ページに機械的に読み取り可能で固有の識別ＩＤを設けて、それに関連付けられた有効性などの情報をマスタデータして持つ。本発明の文書管理装置で印刷物の識別ＩＤを自動的に読み取り、マスタデータに対して有効性の判定を行う。この結果、無効のページは排出、更新版のページが差し替え印刷される。さらに機械的にページ順に並び替えることにより、全自動で印刷物の更新が必要ページのみ行われる。【選択図】  図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータを用いて、一部に変更が発生する印刷物のデータを管理するための印刷物の変更管理方法において、
前記印刷物の各管理単位に固有な識別ＩＤに付与して印刷された印刷物について、当該印刷物の内容と識別ＩＤを対応付けて記録しておき、
少なくとも１つの管理単位に変更があった場合、当該変更後の内容を、変更前の当該管理単位の識別ＩＤを変更した変更識別ＩＤと対応付けて記録し、
前記印刷物の使用者が使用する印刷物に記録され、前記使用者の操作により読み取られた識別ＩＤの入力を受け付け、
受け付けられた前記識別ＩＤおよび前記変更識別ＩＤを用いて、変更された管理単位の識別ＩＤを特定して、有効な管理単位の印刷を実行することを特徴とする印刷物の変更管理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の印刷物の変更管理方法において、
前記変更識別ＩＤを対応付けて記録する場合、当該変更前の識別ＩＤに対して無効を示す情報を対応付けることを特徴とする印刷物の変更管理方法。
【請求項３】
請求項１または２のいずれかに記載の印刷物の変更管理方法において、
さらに、前記変更のあった印刷物の使用者に対して、変更があったことを通知し、
当該通知に応じた、前記使用者の操作により、前記識別ＩＤの入力を受け付けることを特徴とする印刷物の変更管理方法。
【請求項４】
請求項１乃至３のいずれかに記載の印刷物の変更管理方法において、
前記識別ＩＤは、バーコードによって前記印刷物に記録されることを特徴とする印刷物の変更管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷物について、その内容の変更が必要になった場合に、印刷物の差し替えを効率的に行うための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般にレビジョンや版数といった変更を管理する必要のある印刷物の改定は従来、目視確認により差し替えの要否を判断していた。しかし、例えば生産工場の作業手順書やチェックリストのように作業者の手元にある帳票とそれを作成・発行する設計者の最新情報に齟齬が発生した場合、作業漏れやチェック漏れなどの製造不良を発生させることがある。このような不良を防止するためには、全作業者が同じ最新帳票を使って作業していることを管理しなくてはならない。しかし、目視により帳票の変更箇所を確認するのは文書の種類数やページ数が増加するとともに困難になってしまう。昨今、ＩＴ化が進みこのような帳票を使っての業務をＰＣで行う電子化が広まりつつあるが、設置スペースや導入経費、セキュリティの問題があり、また紙書類の可読性、可搬性などの利点により紙を扱う業務はなくならないのが現実である。
【０００３】
また、従来の印刷物の管理は、特許文献１に作業工程に応じて紙の組立手順書を組み替え、工程との同定を識別ＩＤにより行う技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−２４９８７１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかし、印刷発行された組立手順書が正しい最新版でなければ誤った作業を行うことになってしまう。また文書の種類によっては全作業者が同じレビジョンを使っていることを管理する必要があるが、印刷後文書の各ページの有効性を容易に把握できない問題点があった。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明は以上の問題を解決すべく、以下の構成を取る。
まず、印刷物の各ページなどの管理単位に固有な識別ＩＤに付与し、当該識別ＩＤを該当ページ（管理単位）に印刷等を行っておく。また、各印刷単位の印刷物の内容と識別ＩＤをサーバ装置内に記録しておく。そして、少なくとも１つの管理単位に修正があった場合、修正後の内容を、修正前の当該管理単位の識別ＩＤを変更した変更識別ＩＤと対応付けてサーバ装置に格納する。また、この際、管理フラグを「無効」を示すものも対応付けて記録してもよい。そして、印刷物を使用している使用者(保持者)に、変更があった旨を通知する。これを受けて、使用者の操作により読取り装置が印刷物に印刷等された識別ＩＤを読取り、サーバ装置に送信する。サーバ装置では、送信された識別ＩＤを用いて変更された管理単位の識別ＩＤを特定し、有効な管理単位の印刷を行うよう指示する(この際、変更識別ＩＤも印刷等する)。
【０００７】
なお、、変更識別ＩＤは、修正前の識別ＩＤと所定の関連を有するように付与することが好適である。さらに、印刷の際、ページ順を降順、昇順などソートして印刷することが好適である。
【発明の効果】
【０００８】
本発明は、以上説明したように印刷物の各ページに機械的に読み取り可能な識別ＩＤを設け、このＩＤに対応する各ページの有効性を管理することで、自動的に印刷物を最新かつ有効なレビジョンに差し替えるものである。これにより印刷物のレビジョン管理が容易に実現でき、印刷物のレビジョン不一致による様々な不具合を防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施例１における管理文書の有効／無効チェックのフロー図
【図２】図１のフロー図の示す処理を実行するの文書管理装置の構成図
【図３】図１のフロー図の示す処理で用いる管理文書における文書固有番号の管理方法例
【図４】図１の文書固有番号の変更フロー図
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施例としてレビジョン管理を必要とする印刷文書の変更管理方法を図面を用いて説明する。
【００１１】
図１に、印刷文書の変更管理におけるフローを示す。各ページに機械的に読み取り可能な、固有の識別ＩＤを持つ文書をページ順に文書管理装置が読み込み行うように、スキャンの動作を立ち上げる（処理１０１）。そして、文書管理装置は、１ページ目の識別ＩＤを読み取る（処理１０２−１０３）とサーバ等の共通記憶部２０７の文書固有番号管理部２０８と通信し、当該ページに変更がないか、有効な識別ＩＤであるかを検索する（処理１０４）。すなわち、変更の有無については例えば、図３の文書固体番号体系の場合、『文書ＩＤ』-『初版ページ番号』-『レビジョン』-『増減用ページ番号』の『レビジョン』部分に更新データ（ＲＥＶｎに対するＲＥＶｎ＋１のデータ）がないかを判断し、有効な識別ＩＤであるかについては、送信した識別ＩＤに対応する管理フラグが「有効」か「無効」かによって判断する。有効の場合はページ順にソーティングされる（処理１０５）。無効と判断されたページは当該ページを排出し（処理１０９）、変更後の有効な識別ＩＤを持つページを文書ファイル記憶部２０９から印刷し（処理１１０）ページ順にソーティングする。このソーティングは、登録されているページ数に従って印刷することで実現する。これを最終ページまで繰り返す（処理１０６→１０８）ことにより、読み込んだ印刷文書が最新版でかつ管理上有効なものに更新される。
【００１２】
図２に、本管理方法を実行する構成概要図を示す。文書管理複合機２０１はＩＣチップライタを含むプリンタ部２０２、ＩＣチップリーダを含むスキャナ部２０３、出力文書をページ順に並び替えるソータ部２０４、演算部２０５、通信部２０６からなり、通信部を介して共通記憶部２０７に接続されている。共通記憶部２０７には管理文書各ページの識別ＩＤの有効性などを管理する文書固有番号管理部２０８と管理文書各ページの電子データを保存する文書ファイル記憶部２０９からなり、これらの情報はパソコンなどのコンピュータ２１０から登録される。変更管理を必要とされる文書２１１は機械的に読み取り可能なＩＣチップまたはバーコード２１２を備え、図１の処理を行うことにより差し替え印刷された管理文書２１３と無効版のため排出された文書２１４に分類される。
【００１３】
図３は、図１の管理文書における文書固有番号の管理方法例である。文書固有番号の体系を『文書ＩＤ』-『初版ページ番号』-『レビジョン』-『増減用ページ番号』とすると、例１の文書ＩＤ＝ＫＡＮＲＩ０１、ページ数＝５枚の初版発行（発行日：２００９／７／１）の場合、各ページに設けられるバーコードまたはＩＣチップの記述内容は左表のようにＫＡＮＲＩ０１−１−ＲＥＶ０−１／１からＫＡＮＲＩ０１−５−ＲＥＶ０−１／１となり文書固有番号管理部２０８への登録内容は右表のようになる。次に例１で登録された文書の２枚目に変更が生じた例２の場合、この文書の文書固有番号はＫＡＮＲＩ０１−２−ＲＥＶ１−１／１と示される。
【００１４】
この変更が２００９／７／１０に生じたとすると右表の太枠ように、文書固有番号管理部２０８の登録は旧版のＫＡＮＲＩ０１−２−ＲＥＶ０−１／１は管理フラグが無効になり、新版のＫＡＮＲＩ０１−２−ＲＥＶ１−１／１が有効に変わる。さらに例２の文書の３枚目が変更され３ページが追加挿入された例３の場合、変更された文書の文書固有番号はＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−１／３、ＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−２／３、ＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−３／３と表現される。この変更が２００９／７／２０に生じたとすると例２と同様に右表のように文書固有番号管理部２０８の登録状態がＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ０−１／１は無効、ＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−１／３、ＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−２／３、ＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−３／３は有効に変わる。
【００１５】
上記のように文書固有番号とその変更履歴を文書固有番号管理部２０８に登録することにより、管理文書の各ページの有効性が判断できる。
【００１６】
図４は、管理者が文書固有番号、文書ファイルを登録するコンピュータ２１０を介して管理文書の変更登録するときの内部処理フローである。文書ＩＤ＝ＫＡＮＲＩ０１、初版ページ番号Ｘ、レビジョンＲ、増減用ページ番号ｎ／Ｘの管理文書のＸページをレビジョンＲ＋１、枚数Ｚに更新する場合、管理者がこれらの情報を入力し登録処理を行うと、まず処理４０１においてコンピュータ２１０から文書管理装置２０１の文書固有番号管理部２０８に通信し、当該ページの旧レビジョンのデータ抽出処理を実行する。
【００１７】
図３の例３で示すところのＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−１／３からＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−３／３の登録にあたりＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ０−１／ＮからＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ０−Ｎ／Ｎのデータを検索する処理である。この結果を処理４０２にて該当ページの旧レビジョンＲデータの存在有無を判定し、文書固有番号管理部２０８に該当データがある場合は、処理４０３において文書固有番号管理部２０８に対して旧レビジョン（図３の例３で示すところのＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ０−１／１）データの無効化処理を行う。すなわち、上記のように管理フラグに「無効」フラグを記録する。この処理が終わった場合または処理４０２において該当データがない場合は、改定枚数Ｚ分、更新版文書固有番号（レビジョンＲ＋１、枚数１／ＺからＺ／Ｚ）の文書固有番号管理部２０８への登録処理４０５（有効状態）と更新版文書固有番号の文書ファイル記憶部２０９への文書ファイル登録処理４０６を繰り返す（処理４０４，４０７）。これは図３の例３で示すところのＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−１／３からＫＡＮＲＩ０１−３−ＲＥＶ１−３／３の文書固有番号と文書ファイルを文書固有番号管理部２０８、文書ファイル記憶部２０９に登録する処理にあたる。これらの処理により有効な文書固有番号と文書ファイルが関連付けられる。
【符号の説明】
【００１８】
１０１−スキャン処理開始
１０２−スキャン処理１枚目
１０３−文書固有番号取得処理
１０４−文書固有番号有効性判定処理
１０５−ソート処理（ページ順並び替え）
１０６−最終ページ判定処理
１０７−処理終了
１０８−次ページスキャン処理
１０９−無効ページ排出処理
１１０−有効ページ印刷処理
２０１−文書管理装置、
２０２−文書管理装置のプリンタ部、
２０３−文書管理装置のスキャナ部、
２０４−文書管理装置のソータ部、
２０５−文書管理装置の演算部、
２０６−文書管理装置の通信部、
２０７−共通記憶部、
２０８−文書固有番号管理部、
２０９−文書ファイル記憶部、
２１０−文書固有番号、文書ファイルを登録するコンピュータ、
２１１−管理を必要とする文書、
２１２−管理文書上のＩＣチップまたはバーコード、
２１３−差し替え印刷された管理文書、
２１４−無効版のため排出された文書、
４０１−変更登録データの旧レビジョン抽出処理
４０２−該当データ有無判定処理
４０３−旧レビジョンの無効化処理
４０４−更新版文書登録の繰り返し判定処理
４０５−更新版文書固有番号の登録処理
４０６−更新版文書固有番号の文書ファイル登録処理
４０７−更新版文書登録の繰り返し処理
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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