(57)【要約】【課題】  名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現することで、最新情報への常時アクセスとペーパーレス化によるエコ推進、コストダウンが実現できる名刺管理システムを提供する。【解決手段】  名刺に記載される情報を、予め登録されている送受信者からインターネットを介してデータとして送受信できるように名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現可能と成るように構成した名刺管理システム。名刺データとは、法人名、ロゴ、配属部署、職位、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、ＨＰ、顔写真の画像データ、日付、配布者等である。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
名刺に記載される情報を、予め登録されている送受信者からインターネットを介してデータとして送受信できるように名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現可能としたことを特徴とする名刺管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、名刺をデータベースで一括管理し、名刺情報等の受け渡しを携帯電話を利用したＷＥＢ化することで、資源、コスト、管理など紙媒体の様々な制約からの解放を実現できる名刺管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、名刺は紙媒体を使用するため、多くの社員を抱える企業であるほど、印刷コストが過大となる（例えば、特許文献１参照）。「名刺」は、ビジネスシーンにおいて必要不可欠であり、実質的な印刷代の負担は避けられません。名刺を多く出す業種または社員が多い会社ほどそのコストは案外に大きい。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１０２９４４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
従来の名刺は、紙を使用するため、木材を伐採する必要があり、さらには、所属や役職が変更する度にあまりの名刺を廃棄する無駄が生じる他、所属、役職等情報変更の履歴を追いきれない、退職社員の名刺回収が徹底されない、という問題や「なりすまし」のリスク、所属、役職等情報変更時の伝達が徹底できない、嵩張る、誰に配布したかの履歴が分からない、名刺を切らす、または忘れることがある、名刺の整理が煩雑となる等、非常に多くの問題を有していた。
【０００５】
この発明は、かかる現状に鑑み創案されたものであって、その目的とするところは、名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現することで、最新情報への常時アクセスとペーパーレス化によるエコ推進、コストダウンが実現できる名刺管理システムを提供しようとするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、この発明に係る名刺管理システムにあっては、紙の名刺に代えて、名刺に記載される情報を、予め登録されている送受信者からインターネットを介してデータとして送受信できるように名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現可能としたことを特徴とする。
【０００７】
ここで、名刺データとは、従来は紙の名刺に印刷されていた個々の情報を含むデータであって、法人名、ロゴ、配属部署、職位、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、ＨＰ、顔写真の画像データ、日付、配布者等である。
【０００８】
名刺交換は主に携帯電話を通じて行うのが望ましい。また、Ｎ対Ｎの場面における名刺情報の交換については、ｉｐｈｏｎｅ（登録商標）の名刺交換ソフトのイメージで、携帯電話を振ることにより、同時に多数携帯への情報送付が可能なアプリケーションが考えられる。また、受け取った情報は携帯電話の中にも蓄積することにより、クラウド名刺へのアクセスをする前であっても、画面上に交換を行った名刺情報を表示する機能も、会議などの運用上必要である。
【発明の効果】
【０００９】
この発明によれば、名刺のＷＥＢ化により、エコの推進、ビジネスの円滑化、セキュリティリスクの低減等を図ることができる他、移動・退職等の旧名刺廃棄ロスのゼロ化が実現でき、また、名刺印刷のゼロ化や、退職時の名刺回収の必要性がなくなり、名刺配布者の管理が可能となり、住所・移動、退職等各種変更情報伝達の効率化、名刺を「切らす」という事態が発生せず、配布者への各種キャンペーンの送付も可能となり、名刺を収納するスペースを無くすることができる。
【００１０】
また、名刺のＷＥＢ化による契約企業側のメリットとしては、印刷コストの低減、エコの推進、セキュリティリスクの低減、ビジネスの円滑化、売り上げ増加その他効率化を図ることができる。
【００１１】
さらに、システム導入による名刺受取者のメリットとして、紙のゼロ化、常時最新情報の閲覧、名刺検索の効率化、名刺スペースに制限されないメモが可能、名刺の喪失のゼロ化、名刺収納スペース・作業からの開放等を図ることもできる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】この発明の一実施形態例を示す名刺管理システムのフロー図である。
【図２】同システムにおける携帯電話による情報交換例を示す説明図である。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、この発明の一実施形態例を図面に基づき説明する。
【００１４】
図１は、名刺に記載される情報を、予め登録されている送受信者からインターネットを介してデータとして送受信できるように名刺データを一元化し、情報の登録、修正、送信、管理をＷＥＢ上で実現したシステムフロー図である。
【００１５】
本実施形態例において、名刺データとは、従来は紙の名刺に印刷されていた個々の情報を含むデータであって、法人名、ロゴ、配属部署、職位、氏名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、ＨＰ、顔写真の画像データ、日付、配布者等であり、これらのデータは、図２に示すようにＱＲコード化し、携帯電話により送受信可能に構成されている。尚、ＱＲコードシステムについては、公知のシステムを使用するため、その詳細な説明を、ここでは省略する。
【００１６】
また、予め本名刺管理システムのサービスの対象として登録された人の名刺データは、インターネット上の名刺データ格納手段（サーバー）に格納しておき、登録された人のうちいずれかの人が、自分を開示対象として、名刺データ格納手段に格納された自分の名刺データを開示する相手を指定する情報と、当該相手に自分の名刺データを開示する指示とを入力した場合に、開示対象の人の名刺データを相手によって閲覧可能な状態にするのが望ましい。さらに、相手が名刺管理サービスの対象として登録されていない場合には、開示対象の人によって入力された情報及び指示の内容を指示記憶手段に記憶し、相手が名刺管理サービスの対象として登録された場合に、開示対象の人に対して、指示記憶手段に格納された内容の通りに名刺データを開示するか否かを確認し、この確認に応じて開示対象の人が名刺データの開示を指示した場合に、名刺データ開示手段によって開示対象の人の名刺データを相手によって閲覧可能な状態にさせる。これにより、予め名刺管理サービスの対象として登録された人の間において、互いに自分の名刺データを開示しあって、いわゆる名刺交換を行うことが可能な名刺管理システムにおいて、名刺管理サービスの対象として登録されていない相手に対する名刺交換の指示をすることが可能となる。また、指示をした後に相手が名刺管理サービスの対象として登録された場合は、相手に名刺データを開示するか否かが確認されるので、例えば、開示の指示をしてから相手が名刺管理サービスの対象として登録されるまでの時間経過によって、名刺データを開示する必要が無くなった場合には、名刺の開示をとりやめることも可能となる。これにより、相手が名刺管理サービスの対象として登録されているか否かにかかわらず名刺交換の指示を行うことができ、かつ、名刺データを開示する必要が無くなった相手に名刺データが開示されてしまうことを防止できるので、名刺データを利用した名刺管理サービスの利便性を著しく高めることが可能となる。
【００１７】
また、この発明において、相手が名刺管理サービスの対象として登録されていない場合に、開示対象の人によって作成された名刺データを相手の名刺データとして格納する独自名刺データ格納手段をさらに備える構成とすれば、相手が名刺管理サービスの対象として登録されていない状態、すなわち相互に名刺データを開示しあって名刺交換を行うことができない状態であっても、相手の独自名刺を作成すれば、相手の名刺データを参照することが可能となる。このため、名刺管理サービスの対象として登録されている人の名刺データと、登録されていない人の名刺データとを、同じように取り扱うことが可能となり、名刺管理サービスの利便性をより一層高めることができる。
【００１８】
また、本発明において、登録された各人に対応づけられ、それぞれ複数の人の名刺データを格納可能な複数の格納領域を有する人別名刺データ格納手段をさらに備え、名刺データ開示手段により、登録された人のうちいずれかの人が、自分を開示対象として、名刺データ格納手段に格納された自分の名刺データを開示する相手を指定する情報と、当該相手に自分の名刺データを開示する指示とを入力した場合に、名刺データ格納手段に格納された開示対象の人の名刺データを人別名刺データ格納手段において相手に対応づけられた格納領域内に複製し、制御手段により、確認手段による確認に応じて開示対象の人が名刺データの開示を指示した場合に、名刺データ開示手段によって、開示対象の人の名刺データを相手に対応づけられた格納領域内に複製させる構成とすれば、名刺管理サービスの対象として登録された人にとっては、名刺交換を行った相手の名刺データが自分に対応づけられた格納領域に記憶されることになる。つまり、自分用の格納領域の中に、名刺交換をした相手の名刺データが蓄積されるので、名刺交換をした相手の名刺データを極めて効率よく管理することができる。
【００１９】
また、自分の名刺データを開示する相手を指定する情報は、当該相手が使用する電子メールアドレスであるから、非常に簡単に名刺データを開示することが可能となり、名刺管理サービスの利便性をより一層向上させることができる。
【００２０】
勿論、名刺管理サービスに登録した名刺管理サービスを利用するユーザは、所望の相手に対して、電子名刺の送付、名刺交換、追加開示の依頼を行うことができる。
【００２１】
次に、名刺交換の一手順例を説明する。まず、名刺交換を希望するユーザが、名刺交換したい相手（送付先）のユーザの電子メールアドレスを指定して、名刺交換の依頼とともに自分の電子名刺を送付して、相手の応答を待つ。電子名刺を送付された相手のユーザは、名刺交換の依頼に対して、名刺交換の受諾、拒否、または保留のいずれかの対応を選択する。名刺交換が受諾された場合、送付元のユーザに対して送付先のユーザの電子名刺が送付される。名刺交換が拒否された場合は、送付元のユーザに対して名刺交換が拒否された旨のメッセージが送付される。名刺交換が保留された場合は、送付元のユーザに対する応答は無く、そのまま応答を待つ状態が続く。
【図１】
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【図２】
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