(57)【要約】      （修正有）【課題】キーワードや重み付けの設定を行うことなく対象作業の分類を行い、かつ、作業場所によらず、管理者が作業の進捗状況を把握し易くする。【解決手段】テンプレートファイルダウンロードサイト１０２にファイル名生成部１０３が設けられ、日報作成支援装置112に操作ログ解析部１１３が設けられる。ファイル名生成部は、作業の開始時にコンピュータ１０１からアクセスされると、プロジェクト及び工程、作業内容に応じて作業ファイル名を生成し、操作ログ蓄積部１１１は、操作ログ検出部１１０で検知された操作内容を蓄積し、操作ログ解析部は、コンピュータから送付された操作ログ内のファイル名によりプロジェクト及び工程、作業内容の対応付け、及び、ファイル名別の操作時間の集計を行い、前記プロジェクト及び工程、作業内容別の所要時間の集計を求め、対象日の操作状況、操作時間を含む日報情報の表示画面をコンピュータの表示装置に表示させる。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータにより作業を行う作業者の日報作成を支援する日報作成支援システムにおいて、
作業者が使用するコンピュータと、テンプレートファイルダウンロードサイトと、日報作成支援装置とを備え、
前記テンプレートファイルダウンロードサイトには、作業の開始時に前記コンピュータからアクセスされたとき、プロジェクト及び工程／作業内容に応じて作業ファイル名を生成するファイル名生成手段が設けられ、
前記コンピュータには、入力装置による操作を検知する操作ログ検出手段と、該操作ログ検出手段で検知された操作内容を蓄積する操作ログ蓄積手段とが設けられ、
前記日報作成支援装置には、前記コンピュータから送付された操作ログ内のファイル名によりプロジェクト及び工程、作業内容の対応付けを行うと共に、ファイル名別の操作時間の集計を行う操作ログ解析手段が設けられ、
前記操作ログ解析手段は、前記プロジェクト及び工程、作業内容別の所要時間の集計を求め、対象日の操作状況、操作時間を含む日報情報の表示画面を前記コンピュータの表示装置に表示させることを特徴とする日報作成支援システム。
【請求項２】
前記テンプレートファイルダウンロードサイトには、工程、作業別の標準時間情報とプロジェクト及び工程、作業別の作業管理者情報とが備えられており、
前記操作ログ解析手段は、作業の累計所要時間と前記標準時間とを比較し、標準所要時間を経過しても作業が完了していないファイルがあった場合、前記作業管理者に警告を発することを特徴とする請求項１記載の日報作成支援システム。
【請求項３】
前記コンピュータから前記日報作成支援装置への操作ログの送付は、前記コンピュータでログオフが発生した場合、あるいは、作業者が操作ログの送付を指示した場合に行われることを特徴とする請求項１または２記載の日報作成支援システム。
【請求項４】
コンピュータにより作業を行う作業者の日報作成を支援する日報作成支援方法において、
作業者が使用するコンピュータと、テンプレートファイルダウンロードサイトと、日報作成支援装置とを備え、
前記テンプレートファイルダウンロードサイトには、ファイル名生成手段が設けられ、
前記コンピュータには、操作ログ検出手段と、操作ログ蓄積手段とが設けられ、
前記日報作成支援装置には、操作ログ解析手段が設けられ、
前記ファイル名生成手段は、作業の開始時に前記コンピュータからアクセスされたとき、プロジェクト及び工程／作業内容に応じて作業ファイル名を生成し、
前記操作ログ検出手段は、前記コンピュータの入力装置による操作を検知し、
前記操作ログ蓄積手段は、前記操作ログ検出手段で検知された操作内容を蓄積し、
前記操作ログ解析手段は、前記コンピュータから送付された操作ログ内のファイル名によりプロジェクト及び工程、作業内容の対応付けを行うと共に、ファイル名別の操作時間の集計を行い、前記プロジェクト及び工程、作業内容別の所要時間の集計を求め、対象日の操作状況、操作時間を含む日報情報の表示画面を前記コンピュータの表示装置に表示させることを特徴とする日報作成支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、日報作成支援システム及び支援方法に係り、特に、コンピュータを用いて作業を行う作業者による日報作成時の作業負担を軽減するために用いて好適な日報作成支援システム及び支援方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、企業等において、コンピュータを用いる業務の生産性向上の一環として、日報作成業務の負担軽減が求められている。また、作業の進捗状況を共有化し問題点を早期に発見することや作業の効率化が求められているが、在宅勤務等による作業場所の多様化により作業の進捗状況を管理者が把握することが難くなっている。
【０００３】
業務の生産性向上のためにコンピュータを用いて作業を行う作業者による日報の作成を支援することを可能とした従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。この従来技術は、操作ファイルに含まれているキーワード等を検出して、作業が属している作業テーマを自動的に判定することにより、作業者による日報作成の作業の負担を軽減することを可能としたものである。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００８−２５７５０１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
前述した特許文献１に記載の従来技術は、ファイル内のキーワードの設定や重み付けの設定を適正に行う必要があり、これらの設定及び妥当性の検証に時間がかかる上に、以前の資料をコピーして新たな資料を作成して行く場合等に、作業の自動分類を誤る可能性を発生させるという問題点を有しており、さらに、管理者が作業の進捗状況を把握することについての考慮がなされていないという問題点を有している。
【０００６】
本発明の目的は、前述した従来技術の問題点を解決し、キーワードや重み付けの設定を行うことなく対象作業の分類を行い、かつ、作業場所によらず、管理者が作業の進捗状況を把握し易くすることができるようにしたコンピュータを用いて作業を行う作業者による日報作成を支援する日報作成支援システム及び支援方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明によれば前記目的は、コンピュータにより作業を行う作業者の日報作成を支援する日報作成支援システムにおいて、作業者が使用するコンピュータと、テンプレートファイルダウンロードサイトと、日報作成支援装置とを備え、前記テンプレートファイルダウンロードサイトには、作業の開始時に前記コンピュータからアクセスされたとき、プロジェクト及び工程／作業内容に応じて作業ファイル名を生成するファイル名生成手段が設けられ、前記コンピュータには、入力装置による操作を検知する操作ログ検出手段と、該操作ログ検出手段で検知された操作内容を蓄積する操作ログ蓄積手段とが設けられ、前記日報作成支援装置には、前記コンピュータから送付された操作ログ内のファイル名によりプロジェクト及び工程、作業内容の対応付けを行うと共に、ファイル名別の操作時間の集計を行う操作ログ解析手段が設けられ、前記操作ログ解析手段は、前記プロジェクト及び工程、作業内容別の所要時間の集計を求め、対象日の操作状況、操作時間を含む日報情報の表示画面を前記コンピュータの表示装置に表示させることにより達成される。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、ファイル名を元に作業の分類を行っているので、キーワードや重み付けの設定を行うことなく作業の分類を行うことができ、また、予め記述しなければならない項目についての記述があるファイルを使用して日報の作成を行わせることができるので、入力漏れや不要項目についての作業を抑止することができる。
【０００９】
また、本発明によれば、過去に作成された類似の資料作成に要した時間から遅れが発生している作業を見い出すことができるようにすることができ、これにより、資料の作成を行う作業を場所によらないで行うことが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本発明の一実施形態による日報作成支援システムの構成例を示すブロック図である。
【図２】テンプレートファイルダウンロードサイトがコンピュータに提示する画面の構成例を示す図である。
【図３】図１に示すプロジェクトテーブル及びプロジェクト対応ファイルテーブルの構成例を示す図である。
【図４】図１における基準書テーブルの構成例を示す図である。
【図５】図１における操作ログテーブルの構成例を示す図である。
【図６】図１における操作ログ解析部の処理動作を説明するフローチャートである。
【図７】操作ログ解析部の処理で作成されてコンピュータに表示されるグラフ及び日報情報の表示画面の例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明による日報作成支援システム及び支援方法の実施形態を図面により詳細に説明する。
【００１２】
図１は本発明の一実施形態による日報作成支援システムの構成例を示すブロック図である。なお、以下に説明する本発明の実施形態において、日報作成の対象となるプロジェクトのプロジェクト名は、プロジェクト管理者によって、予めシステムに登録されているものとする。
【００１３】
図１に示す本発明の実施形態による日報作成支援システムは、作業者が使用するコンピュータ１０１と、通信網を介して前記コンピュータ１０１に接続されるテンプレートファイルダウンロードサイト１０２と、通信網を介して前記コンピュータ１０１に接続される日報作成支援装置１１２とにより構成される。前述のコンピュータ１０１は、よく知られているＰＣに代表される情報処理装置であり、表示装置と、キーボート、マウス等の入力装置と、ＣＰＵと、主メモリと、ＨＤＤ等による記憶装置と、通信装置と等を備えて構成されている。また、テンプレートファイルダウンロードサイト１０２、日報作成支援装置１１２も、コンピュータ１０１と同様に構成される情報処理装置であってよい。
【００１４】
なお、図１に示す例では、テンプレートファイルダウンロードサイト１０２と、日報作成支援装置１１２とを、それぞれ独立して備えるとしているが、これらは、１つの情報処理装置内にコンデンサされていてもよい。
【００１５】
前述したように構成される本発明の実施形態による日報作成支援システムにおいて、作業者は、作業の開始時にコンピュータ１０１からテンプレートファイルダウンロードサイト１０２にアクセスして、プロジェクト名及び資料名を選択する。テンプレートファイルダウンロードサイト１０２は、その主メモリ内にプログラムによるファイル名生成部１０３を備えると共に、プロジェクト管理者によって予め設定されたプロジェクト名を保存しているプロジェクトテーブル１０５、及び、作成資料毎に入力項目等が設定されているテンプレートファイル名・作成に要する標準時間等が登録されている基準書テーブル１０６を格納しているプロジェクトデータベース（ＤＢ）１０４が接続されていると共に、基準書ファイル群１０７を保持する記憶装置が接続されている。
【００１６】
そして、テンプレートファイルダウンロードサイト１０２は、コンピュータ１０１からアクセスされて、作業者にプロジェクト名及び資料名を選択させるときに、ファイル名が決まっていない場合、ファイル名生成部１０３によりファイル名を生成する。その際、ファイル名生成部１０３は、プロジェクトＤＢ１０４からプロジェクト名を生成すると共に、基準ファイル名から作業を行うファイル名を生成し、基準書ファイル群１０７から目的とするファイルをコピーし、そのコピーのファイル名を前記生成したファイル名に変更して、テンプレートファイル１０８を作成する。作業者は、前記テンプレートファイルダウンロードサイト１０２内に作成されたテンプレートファイル１０８をコンピュータ１０１にダウンロードして作業を行う。
【００１７】
コンピュータ１０１は、その主メモリ内にプログラムによる操作ログ検出部１１０が設けられていると共に、記憶装置内に操作ログ蓄積部１１１が設けられている。そして、作業者がコンピュータ１０１のキーボード、マウス等のデバイスから操作した内容は、操作ログ検出部１１０により検出されて、操作ログ蓄積部１１１に保存される。コンピュータ１０１でログオフ等が発生した場合や作業者が明示的に操作ログの送付を指示した場合に、操作ログ蓄積部１１１に蓄積された操作ログは日報作成支援装置１１２に送付される。
【００１８】
日報作成支援装置１１２は、その主メモリ内にプログラムによる操作ログ解析部１１３が設けられていると共に、操作ログテーブル１１５及びプロジェクト対応ファイルテーブル１１６を格納している日報作成ＤＢ１１４が接続されている。そして、日報作成支援装置１１２は、操作ログが送付されてきたことを契機に、操作ログ解析部１１３の動作を開始させる。操作ログ解析部１１３は、日報作成ＤＢ１１４内の操作ログテーブル１１５に操作ログを加工して蓄積すると共に、プロジェクト対応ファイルテーブル１１６に所要時間の累計時間を更新し、合わせて日報情報の表示行う。
【００１９】
また、操作ログ解析部１１３は、日報情報の表示を行うと共に、基準書テーブル１０６で規定された標準時間を超過してもなお完了していない作業がある場合に、プロジェクトの管理者等に警告を行う。プロジェクトの管理者等は、この警告を、標準時間を超過してもなお完成していない作業により作成するべき資料について早期に課題の有無や状況の確認を行う契機とすることができる。
【００２０】
なお、前述において、プログラムにより構成されるとして説明した本発明の実施形態における機能部は、それらの機能部を構成しているプログラムをＣＰＵが実行することにより、その機能が構築されるものである。そして、そのプログラムは、ＦＤ、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ等の記録媒体に格納して提供することができ、また、ネットワークを介してディジタル情報により提供することができる。
【００２１】
図２はテンプレートファイルダウンロードサイト１０２がコンピュータ１０１に提示する画面の構成例を示す図である。
【００２２】
図２に示す画面例は、ユーザがコンピュータ１０１からテンプレートファイルダウンロードサイト１０２にアクセスしたときに、テンプレートファイルダウンロードサイト１０２からコンピュータ１０１に送信してユーザに提示するものであり、プロジェクト名欄２０１と、そのプロジェクトに属する工程２０２、設計項目２０３、基準書／機能名２０４の各項目を有する資料欄とにより構成されている。
【００２３】
作業を行うユーザは、コンピュータ１０１の表示装置に表示された前述したような画面のプロジェクト欄２０１で目的とするプロジェクトを選択する。この選択により、資料欄に、選択されたプロジェクトに属する工程２０２、設計項目２０３、基準書／機能名２０４の各項目を有する複数の資料が表示される。ユーザは、表示された資料欄の工程２０２、設計項目２０３を参考に基準書／機能名欄２０４から目的とする資料をクリックして選択することにより、作業を行うファイルをダウンロードすることが可能になる。なお、本発明の実施形態では、ダウンロードファイル名により、プロジェクトと工程との関連付けを行うものであり、特許文献１に記載の従来技術の場合のように、内容から自動的に対応付けを行うものではない。
【００２４】
図３は図１に示す２つのＤＢ内のプロジェクトテーブル１０５及びプロジェクト対応ファイルテーブル１１６の構成例を示す図である。
【００２５】
プロクエクトテーブル１０５は、図３（ａ）に示すように、プロジェクトを一意に識別するプロジェクトＩＤ値を格納するプロジェクトＩＤ欄３０１、プロジェクト名を格納するプロジェクト名欄３０２及び審査者（管理者）名を格納する審査者名欄３０３等を有して構成される。
【００２６】
プロジェクト対応ファイルテーブル１１６は、図３（ｂ）に示すように、プロジェクトを一意に識別するプロジェクトＩＤ値を格納するプロジェクトＩＤ欄３０４を持ち、このプロジェクトＩＤ欄３０４のプロジェクトＩＤによりプロジェクトテーブル１０５との関連付けを管理している。このため、プロジェクト対応ファイルテーブル１１６は、さらに、工程３０５、設計項目３０６、図１におけるファイル名生成部１０３が生成したファイル名を格納するファイル名３０６及び図１における操作ログ解析部１１３が、ファイル更新に要した時間数の累計値を格納する所要時間累計（分）３０８等の各欄を備えて構成される。
【００２７】
図４は図１における基準書テーブル１０６の構成例を示す図である。
【００２８】
基準書テーブル１０６は、工程情報を格納する工程欄４０１、設計項目情報を格納する設計項目欄４０２、図２に示す基準値／帳票名２０４を保存する表示名欄４０３、入力項目の説明等を含んだ資料対応のテンプレートファイルのファイルパス名を格納するテンプレートファイルパス名欄４０４、記入例の説明ファイルのファイルパス名を格納する記入例ファイルパス名欄４０５、作成までの標準時間である分数を格納する標準時間欄４０６等を有して構成される。
【００２９】
図５は図１における操作ログテーブル１１５の構成例を示す図である。
【００３０】
操作ログテーブル１１５は、作業者による操作内容を蓄積するテーブルであり、作業者を一意に識別する操作者識別情報を格納する操作者識別子欄５０１、操作したコンピュータの名称である操作ＰＣ名を格納するＰＣ名欄５０２、操作の開始日時の情報を格納する開始日時欄５０３、操作の終了日時の情報を格納する終了日時欄５０４、操作実施アプリケーション名を格納するアプリケーション名欄５０５、操作ファイル名を保存する操作ファイル名欄５０６及び操作内容の情報を格納する操作内容欄５０７等を有して構成される。
【００３１】
図６は図１における操作ログ解析部１１３の処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。なお、操作ログ解析部１１３は、コンピュータ１０１から操作ログが送付されたことを契機に起動するプログラムである。
【００３２】
（１）操作ログ解析部１１３は、送付されてきた操作ログについて、すでに、同一のＰＣ名で同一の日時のログが存在するか否かを、日報作成ＤＢ１１４内の操作ログテーブル１１５を検索してチェックする（ステップ６０１）。
【００３３】
（２）ステップ６０１のチェックで、同一のＰＣ名で同一の日時のログが操作ログテーブル１１５内に存在していた場合、操作ログテーブル１１５の該当レコードを新しい操作ログ情報で差し替える（ステップ６０２）。
【００３４】
（３）また、ステップ６０１のチェックで、同一のＰＣ名で同一の日時のログが操作ログテーブル１１５内に存在していなかった場合、今回送付されてきた操作ログの情報を操作ログテーブル１１５に追加する（ステップ６０３）。
【００３５】
（４）ステップ６０２またはステップ６０３の処理の後、ファイル別に操作している期間の時間帯からグラフを表示すると共に所要時間の累計を求めて日報情報を作成し、コンピュータ１０１に送付して表示させる。なお、前述のグラフ及び日報情報の例については図７に示して後述する（ステップ６０４）。
【００３６】
（５）次に、プロジェクト対応ファイルテーブル１１６の所要時間累計（分）の欄３０８を更新する（ステップ６０５）。
【００３７】
（６）その後、更新した所要時間累計（分）と基準書テーブル１０６の標準時間の欄４０６に設定されている値である標準時間（分）との比較を行って、更新した所要時間累計（分）が標準時間（分）を超過しているか否かを判定する（ステップ６０６）。
【００３８】
（７）ステップ６０６の判定で、更新した所要時間累計（分）が標準時間（分）を超過していた場合、プロジェクトテーブル１０５の審査者名の欄３０３に登録されている管理者に警告メールを送付してここでの処理を終了し、更新した所要時間累計（分）が標準時間（分）を超過していなかった場合、何もせずにここでの処理を終了する（ステップ６０７）。
【００３９】
前述したステップ６０６での判定の処理で、標準時間を超過しても作業が完了していない場合、何らかの問題が発生している可能性があり、その旨の警告を受けた管理者（審査者）は、作業状況の確認を行うこと等により、問題の早期発見を図り、早期に対応することが可能となる。
【００４０】
図７はステップ６０４の処理で作成され、コンピュータ１０１に表示されるグラフ及び日報情報の表示画面の例を示す図である。作業者は、この表示画面を参照して、日報の作成を行うことができる。
【００４１】
グラフ及び日報情報の表示画面は、１．操作状況と２．実施内容との２つの表示により構成されており、１．操作状況には、操作ログの時間帯別操作内容別のグラフが表示されている。このグラフ表示には、対象ファイル毎の操作時間帯、操作内容状況の概略が色分けされて示される。また、２．実施内容には、プロジェクト別ファイル別の総所要時間数が表示されている。
【００４２】
ユーザは、前述したような表示画面の１．操作状況及び２．実施内容を参照して日報作成を行う。
【産業上の利用可能性】
【００４３】
本発明は、作業者による日報作成時の作業負担の低減を行うため、管理者による作業の進捗状況把握を行うシステムに広く適用することが可能である。
【符号の説明】
【００４４】
１０１  コンピュータ
１０２  テンプレートファイルダウンロードサイト
１０３  ファイル名生成部
１０４  プロジェクトＤＢ
１０５  プロジェクトテーブル
１０６  基準書テーブル
１０７  基準書ファイル群
１０８  テンプレートファイル
１１０  操作ログ検出部
１１１  操作ログ蓄積部
１１２  日報作成支援装置
１１３  操作ログ解析部
１１４  日報作成ＤＢ
１１５  操作ログテーブル
１１６  プロジェクト対応ファイルテーブル
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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