(57)【要約】【課題】過去の会議の履歴作成を、議事録の内容を全て確認することなく作成することが出来る議事録作成装置を提供する。【解決手段】集合住宅の管理組合等が開催する会議の議事録を作成する議事録作成装置１に、項目一覧情報から議題毎に付す項目情報を選択する選択手段１２と、前記項目一覧情報と、会議の開催年月日・出席者等に関する会議開催情報と議題毎の項目情報と討議内容に関する議題毎の討議情報とを記録した議事録情報と、を記憶する記憶手段１３と、会議開催毎に、会議開催情報と議題毎の項目情報と議題毎の討議情報とを前記記憶手段内の議事録情報に書き込む書込手段１４と、前記記憶手段内の議事録情報を検索し会議履歴情報を作成する作成手段１５と、を備えた。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
集合住宅の管理組合等が開催する理事会・総会等の複数の参加者が発言を行う場である会議の議事録を作成する議事録作成装置であって、
項目情報が大項目、中項目、小項目に区分されて列記されている項目一覧情報から議題毎に付す項目情報を選択する選択手段と、
前記項目一覧情報と、会議の開催年月日・出席者等に関する会議開催情報と前記選択手段により選択された議題毎の項目情報と討議内容に関する議題毎の討議情報とを記録した議事録情報と、を記憶する記憶手段と、
会議開催毎に、会議開催情報と議題毎の項目情報と議題毎の討議情報とを前記記憶手段内の議事録情報に書き込む書込手段と、
前記記憶手段内の議事録情報を検索し会議履歴情報を作成する作成手段と、
を備えることを特徴とする議事録作成装置。
【請求項２】
前記書込手段は、議題に適した項目情報が前記項目一覧情報の中にない場合に、新たに作成した項目情報を前記項目一覧情報に書き込むことを特徴とする請求項１に記載の議事録作成装置。
【請求項３】
前記書込手段に書き込まれた議事録情報を会議終了時または必要な時に、及び前記作成手段により作成された会議履歴情報を作成時に、所定の書式に従い出力する出力手段を更に備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の議事録作成装置。
【請求項４】
集合住宅の管理組合等が開催する理事会・総会等の複数の参加者が発言を行う場である会議の議事録を作成するコンピュータを含む議事録作成装置に用いられる制御プログラムを記憶した情報記録媒体であって、
議題毎に付す項目情報を項目一覧情報から選択するステップと、
会議開催毎に、会議の開催年月日・出席者等に関する会議開催情報と、前記選択手段により議題毎に選択される項目情報と、討議内容に関する議題毎の討議情報とを自身の備える記憶手段が記憶する議事録情報に書き込むステップと、
前記記憶手段内の議事録情報を検索し会議履歴情報を作成するステップと、
を前記議事録作成装置のコンピュータに実行させることを特徴とする制御プログラムを記憶した情報記録媒体。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、集合住宅の管理組合等が開催する会議の議事録を作成する議事録作成装置、及びその制御プログラムを記憶した情報記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
集合住宅の管理組合は、理事会により運営され、理事会は集合住宅内で発生する様々な問題を審議し、最終的には総会で議決し処理している。この理事会を構成する役員は、一定期間毎に区分所有者が輪番で担当する制度が一般的には採用されているので、理事会・総会における議事録は、輪番で担当する役員が作成することになる。そのため、議事録の議題の付け方、記載形式等が担当する役員ごとに異なるとの問題点があった。
【０００３】
一方、区分所有者より提議され、理事会で審議される問題は、集合住宅という居住形態、及び区分ごとに所有権が存在する権利関係であるという固有の特徴より、繰り返されることが多い。この場合、理事会を構成する役員は、輪番制で交代するので過去に審議された事案を知らないことが多く、同じような議論を何度も繰り返し議論し、過去に処理された事案と整合性に欠ける決議をしてしまうなど、理事会としての継続性・整合性に欠けるとの問題があった。
【０００４】
この問題を解決するには、過去の議事録を調べ、会議の履歴を作成することで対応が可能である。しかし、会議の履歴を作成する場合、過去の議事録の議題のみから作成すると、同じ内容であっても役員が異なると違う議題を付ける事が多いため、議題を基に会議の履歴を作成すると完全な形で作成することが出来なかった。そのため議事録の内容を全て確認し会議の履歴を作成する必要があり、作成作業に大変な手間と時間が掛かるとの問題があった。
【０００５】
また、集合住宅には、集合住宅という居住形態、及び区分ごとに所有権が存在する権利関係であるという固有の特徴より、多くの集合住宅で同じような問題を抱えているという実情が認められる。
【０００６】
尚、下記特許文献には、マンション等共同住宅の自治会の活動記録をＷＥＢコンテンツ化し、ＷＥＢサーバーで管理することに提案されているが、過去の議事録の履歴を作成することについては、何ら開示されていない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００４−１３９５４２公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明はかかる問題点を解決するためになされたものであって、その目的とするところは、会議の履歴作成を作成するときに、議事録の内容を全て確認することなく漏れのない履歴を作成することが出来る議事録作成装置、及びその制御プログラムを記憶した情報記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するため、本発明の請求項１に係る議事録作成装置は、集合住宅の管理組合等が開催する理事会・総会等の複数の参加者が発言を行う場である会議の議事録を作成する議事録作成装置であって、項目情報が大項目、中項目、小項目に区分されて列記されている項目一覧情報から議題毎に付す項目情報を選択する選択手段と、前記項目一覧情報と、会議の開催年月日・出席者等に関する会議開催情報と前記選択手段により選択された議題毎の項目情報と討議内容に関する議題毎の討議情報とを記録した議事録情報と、を記憶する記憶手段と、会議開催毎に、会議開催情報と議題毎の項目情報と議題毎の討議情報とを前記記憶手段内の議事録情報に書き込む書込手段と、前記記憶手段内の議事録情報を検索し会議履歴情報を作成する作成手段と、を備えることを特徴とするものである。
【００１０】
更に、本発明の請求項２に係る議事録作成装置は、請求項１に記載の議事録作成装置において、前記書込手段は、議題に適した項目情報が前記項目一覧情報の中にない場合に、新たに作成した項目情報を前記項目一覧情報に書き込むことを特徴とするものである。
【００１１】
更に、本発明の請求項３に係る議事録作成装置は、請求項１または請求項２に記載の議事録作成装置において、前記書込手段に書き込まれた議事録情報を会議終了時または必要な時に、及び前記作成手段により作成された会議履歴情報を作成時に、所定の書式に従い出力する出力手段を更に備えることを特徴とするものである。
【００１２】
更に、本発明の請求項４に係る議事録作成装置に用いられる制御プログラムを記憶した情報記録媒体は、集合住宅の管理組合等が開催する理事会・総会等の複数の参加者が発言を行う場である会議の議事録を作成するコンピュータを含む議事録作成装置に用いられる制御プログラムを記憶した情報記録媒体であって、議題毎に付す項目情報を項目一覧情報から選択するステップと、会議開催毎に、会議の開催年月日・出席者等に関する会議開催情報と、前記選択手段により議題毎に選択される項目情報と、討議内容に関する議題毎の討議情報とを自身の備える記憶手段が記憶する議事録情報に書き込むステップと、前記記憶手段内の議事録情報を検索し会議履歴情報を作成するステップと、を前記議事録作成装置のコンピュータに実行させることを特徴とするものである。
【発明の効果】
【００１３】
上記構成を備えた議事録作成装置は、選択手段により項目一覧情報から選択された議題毎の項目情報が、自身の備える記憶手段が記憶する議事録情報に書き込まれているので、カテゴリー別に分類した会議履歴情報を作成する場合に、討議情報の内容を確認することなく議事録情報に記憶されている項目情報を検索することで、容易に漏れのない会議履歴情報を作成することができる。従って、理事会・総会等において、過去に処理された事案との継続性・整合性を確保して審議することができる。
【００１４】
また、書込手段は、項目一覧情報に新たに作成した項目情報を書き込むことができるので、集合住宅ごとの個別の実情を考慮した項目一覧情報を作成することができる。
【００１５】
また、議事録情報及び会議履歴情報を所定の書式に従い出力する出力手段を備えているので、議事録情報及び会議履歴情報を印刷機にて印刷するとともに、インターネットを介して事前に登録している会議の構成員等に電子情報として送付することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】本発明の一実施形態の議事録作成装置の構成を示すブロック図。
【図２】本発明に使用される一実施例として示す項目一覧情報を表した図（１）。
【図３】本発明に使用される一実施例として示す項目一覧情報を表した図（２）。
【図４】本発明の一実施形態による議事録情報の入力作成処理手順を示す図。
【図５】本発明の一実施形態による項目一覧情報の入力作成処理手順を示す図。
【図６】本発明の一実施形態による会議履歴情報の作成処理手順を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
以下に図面を参照して、この発明の好適な実施の形態を例示して説明する。ただし、この発明の範囲は、特に限定的記載がない限り、この実施の形態に記載されている内容に限定する趣旨のものではない。
【００１８】
図１は、この発明の一実施形態の議事録作成装置の構成を示すブロック図である。なお、ここでの会議とは、集合住宅の管理組合等が開催する理事会・総会等の複数の参加者が発言を行う場である会議をいうが、会議は理事会・総会等に限定されるものではない。
議事録作成装置１は、個人用のコンピュータ（以下「ＰＣ」と記す。）を用いて実現することができ、制御手段１１、選択手段１２、記憶手段１３、書込手段１４、作成手段１５、出力手段１６を備えている。
【００１９】
制御手段１１は、ＣＰＵ（ｃｅｎｔｒａｌ  ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  ｕｎｉｔ）及び各種メモリから構成され、各部の制御や、データの一時格納等を行う機能を有する。
【００２０】
選択手段１２は、後述する項目一覧情報から議題毎に付す項目情報を選択する機能を有する。
【００２１】
記憶手段１３は、項目一覧情報と、議事録情報と、雛型情報とを記憶する機能を有する。
＜項目一覧情報＞
項目一覧情報は、議題毎に付す項目情報の一覧が、大項目、中項目、小項目別に列記さているもので、項目別の項目情報の一例を図２、図３に示す。
この項目一覧情報には、新たに作成した項目情報を後述する書込手段により書き込むことができ、集合住宅ごとの個別の実情を考慮した項目一覧情報を作成することができるようになっている。
項目一覧情報から選択された項目情報が議題毎に付されていることにより、後述する会議履歴情報を作成するときに、議題毎の項目情報を検索することで討議情報を調べることなく議題が異なっているが同じカテゴリーの案件を全て分類することが出来るようになっている。
＜議事録情報＞
議事録情報は、会議毎の会議開催情報と、議題毎の項目情報と、議題毎の討議情報とから構成されている。
会議開催情報は、会議が開催される毎に入力される情報であって、１）管理組合の名称、２）開催年度及び回数、３）理事会・総会・臨時総会等の区別、４）開催年月日及び時間、５）出席者及び部屋番号、並びに役員の場合は、理事等の役職に関する事項、６）委任状に関する事項、７）構成員以外の出席者に関する事項等、に関する情報からなる。
討議情報は、議題毎に入力される情報であって、議題毎に討議された内容に関することと発言者に関すること等から構成される。尚、追加資料がある場合には、この討議情報に追加されて記録される。
＜雛型情報＞
雛型情報は、議事録情報及び後述する会議履歴情報を出力する場合の書式を規定する情報である。
【００２２】
書込手段１４は、会議開催毎に会議開催情報・議題毎の項目情報・議題毎の討議情報を記憶手段内の議事録情報に書き込む機能、及び新たに追加された項目情報を記憶手段内の項目一覧情報に書き込む機能を有する。
【００２３】
作成手段１５は、記憶手段内の議事録情報の会議開催情報に記録されている開催年月日、または同じく議事録情報に記録されている議題毎に付された項目情報等を検索し、同じカテゴリーの案件を分類して一覧表とした会議履歴情報を作成する機能を有する。
＜会議履歴情報＞
会議履歴情報は、必要に応じて議事録情報を検索して作成されるもので、複数回の会議を分類して列記した情報である。即ち、単年度ごとにその年に開催された会議の議題を開催月日順に列記した情報、複数年度に亘りその期間内に開催された会議を大項目により検索し（必要に応じ中項目・小項目においても検索し）、カテゴリー毎に分類し列記した情報等である。
【００２４】
出力手段１６は、議事録情報を雛型情報が記録する所定の書式に従い会議終了時または必要な時に、及び必要なときに作成された会議履歴情報を雛型が記録する所定の書式に従いその都度、印刷機で出力し又は事前に登録している会議の構成員のメールアドレス宛てに送信する機能を有する。即ち、議事録作成装置１は、インターネットを介して会議の構成員のＰＣと接続することが可能な状態となっている。
【００２５】
図４に、議事録作成装置１に情報が入力され議事録が作成される処理手順を示す。
議事録作成装置１の管理者は、初めに、会議が開催される都度入力が必要である会議の開催年月日・出席者等の会議開催情報を入力する（ステップ１００）。
次いで、議題を入力した（ステップ１１０）後、項目情報一覧表を呼出し（ステップ１２０）、その中より議題に適した項目情報を大項目・中項目・小項目の順に、選択して入力する（ステップ１３０）。
大項目・中項目・小項目の順に項目一覧情報より項目情報を選択する手順、及び該当する項目情報がない場合に項目情報を作成し、項目一覧情報に書込手段により書き込みをする手順の詳細は、図５に示す通りである（Ｓ１３１〜Ｓ１３９）。
【００２６】
次いで、討議の内容に関する討議情報を入力する（ステップ１４０）。議題が複数あるときには全ての議題が終了する段階（ステップ１５０）まで、議題入力（ステップ１１０）から討議情報入力（ステップ１４０）のステップを繰り返す。最後の議題が終了した段階で、会議開催情報・項目情報・討議情報をまとめて議事録情報に書き込む（ステップ１６０）。更に、議事録情報は、雛型情報を呼出し（ステップ１７０）、その中より議事録情報を出力するのに適した書式を選択し（ステップ１８０）、その書式にて議事得情報を出力する（ステップ１８０）。尚、出力の形式としては、印刷機により印刷して行う形式と、インターネットを介してメールで接続されている会議の構成員に、メールにて電子情報として送信することにより行う形式とがあり、いずれかの形式のみを採用するか、両方の形式を採用するかは、その時の状況により決定する。
【００２７】
図６は、会議履歴情報を作成する処理手順を示す。
初めに、単年度に関する会議履歴情報を作成するのか、複数年度の会議履歴情報を作成するかを決定する（ステップ２００）。単年度の場合は、必要とする年度を入力し（ステップ２３０）、記憶手段に記憶されている議事録情報より該当年度の議事録情報を検索する（ステップ２４０）。検索された結果は、会議開催月日順等の使用する人が望む形式に分類し会議履歴情報を作成する（ステップ２５０）。更に、会議履歴情報は、雛型情報を呼出し（ステップ２６０）、その中より会議履歴情報を出力するのに適した書式を選択し（ステップ２７０）、その書式にて会議履歴情報を出力する（ステップ２８０）。尚、出力の形式としては、印刷機により印刷して行う形式と、インターネットを介してメールで接続されている会議の構成員に、メールにて送信することにより行う形式とがあり、いずれかの形式のみを採用するか、両方の形式を採用するかは、その時の状況により決定する。
【００２８】
複数年度の場合は、必要とする最初の年度と最後の年度とを入力し（ステップ２１０）、記憶手段に記憶されている議事録情報より該当複数年度の議事録情報を検索する（ステップ２２０）。検索された議事録情報は、同じカテゴリーで分類するために大項目を入力し（ステップ２２１）、その大項目で検索する（ステップ２２２）。更に、分類が必要な場合には、中項目を入力し（ステップ２２３）、その中項目で検索する（ステップ２２４）。更に、分類が必要な場合には、小項目を入力し（ステップ２２５）、その小項目で検索する（ステップ２２６）。検索された結果は、会議開催月日順等の使用する人が望む形式に分類し会議履歴情報を作成する（ステップ２５０）。更に、会議履歴情報は、雛型情報を呼出し（ステップ２６０）、その中より会議履歴情報を出力するのに適した書式を選択し（ステップ２７０）、その書式にて会議履歴情報を出力する（ステップ２８０）。尚、出力の形式としては、印刷機により印刷して行う形式と、インターネットを介してメールで接続されている会議の構成員に、メールにて送信することにより行う形式とがあり、いずれかの形式のみを採用するか、両方の形式を採用するかは、その時の状況により決定する。
【００２９】
以上の通り、本発明に係る議事録作成装置１は、記憶手段１３により記憶させている議事録情報に、項目一覧情報より選択手段１２で選択された議題毎に付された項目情報を記録させている。従って、同じカテゴリー別に分類した会議履歴情報を作成する場合に、討議情報の内容を確認することなく、項目情報を用いることで、容易に、しかも漏れのない状態で作成することが可能となる。
【００３０】
また、追加された項目情報は、記憶手段１３にて記憶されている項目一覧情報に書込手段１４により追加して書き込むことが出来るので、集合住宅ごとの個別の実情を考慮した項目一覧情報とすることが可能となる。
【００３１】
更に、出力手段１６により議事録情報及び会議履歴情報を出力するときに、記憶手段１３により記憶されている雛型情報より書式を選択して出力することが出来るので、集合住宅ごとの個別の実情を考慮した形式で出力することが可能となる。
【００３２】
また、議事録作成装置１と会議構成員のＰＣとをインターネットで接続することにより、議事録情報等をメールにて会議構成員に電子情報として配布することも可能となる。
【符号の説明】
【００３３】
１      議事録作成装置
１１    制御手段
１２    選択手段
１３    記憶手段
１４    書込手段
１５    作成手段
１６    出力手段
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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