(57)【要約】【課題】特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることを防止する。【解決手段】定型文と、その表現を用いた場合の送信先として適切であるか否か、を決める宛先種別のデータとを持ち、このデータに基づき、電子メール文書中の表現に係る宛先種別を取得し、この宛先種別が、送信先に割り当てられている宛先種別と一致するか、否かを判定する。これにより、電子文書が送信先に相応しい文書でない場合にその旨を利用者に警告する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶部と、
特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶部から取得する宛先種別取得部と、
前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶部と、
前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶部に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較部と、
前記定型文比較部における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得部が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較部と、
前記宛先種別比較部における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告部と
を備えることを特徴とする電子文書校正装置。
【請求項２】
前記宛先種別比較部における前記比較の結果に基づき、前記定型文記憶部から前記宛先種別取得部が取得した前記特定の宛先の種別に対応した定型文を検索し、利用者に前記検索した定型文を提示する定型文提示部を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書校正装置。
【請求項３】
前記定型文提示部は、複数の定型文を提示する機能を備えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書校正装置。
【請求項４】
前記警告に係る処理の開始を指示する操作を受け付ける操作受付部を備えることを特徴とする請求項１〜３のいずれか一項に記載の電子文書校正装置。
【請求項５】
複数の前記宛先の種別に対する優先度を記憶した宛先種別優先度記憶部と、
前記特定の宛先が複数指定された場合に、前記宛先種別優先度記憶部に記憶された内容に基づき、前記複数が指定された特定の宛先に対する電子文書を全て同じ条件で処理する処理部と
を備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載の電子文書校正装置。
【請求項６】
電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶手段と、
特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶手段から取得する宛先種別取得手段と、
前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶手段と、
前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶手段に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較手段と、
前記定型文比較手段における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得手段が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較手段と、
前記宛先種別比較手段における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告手段と
を備えることを特徴とする電子文書校正システム。
【請求項７】
コンピュータに読み取らせて実行させるプログラムであって、
コンピュータを、
電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶手段と、
特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶手段から取得する宛先種別取得手段と、
前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶手段と、
前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶手段に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較手段と、
前記定型文比較手段における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得手段が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較手段と、
前記宛先種別比較手段における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告手段と
して機能させることを特徴とする電子文書校正用プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書校正装置、電子文書校正システムおよび電子文書校正用プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、電子メールの送信相手に応じた語句が送信電子メールの本文に挿入される技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０００−１４８７５３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることを防止する技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に記載の発明は、電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶部と、特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶部から取得する宛先種別取得部と、前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶部と、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶部に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較部と、前記定型文比較部における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得部が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較部と、前記宛先種別比較部における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告部とを備えることを特徴とする電子文書校正装置である。
【０００６】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記宛先種別比較部における前記比較の結果に基づき、前記定型文記憶部から前記宛先種別取得部が取得した前記特定の宛先の種別に対応した定型文を検索し、利用者に前記検索した定型文を提示する定型文提示部を備えることを特徴とする。
【０００７】
請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の発明において、前記定型文提示部は、複数の定型文を提示する機能を備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか一項に記載の発明において、前記警告に係る処理の開始を指示する操作を受け付ける操作受付部を備えることを特徴とする。
【０００９】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか一項に記載の発明において、複数の前記宛先の種別に対する優先度を記憶した宛先種別優先度記憶部と、前記特定の宛先が複数指定された場合に、前記宛先種別優先度記憶部に記憶された内容に基づき、前記複数が指定された特定の宛先に対する電子文書を全て同じ条件で処理する処理部とを備えることを特徴とする。
【００１０】
請求項６に記載の発明は、電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶手段と、特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶手段から取得する宛先種別取得手段と、前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶手段と、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶手段に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較手段と、前記定型文比較手段における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得手段が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較手段と、前記宛先種別比較手段における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告手段とを備えることを特徴とする電子文書校正システムである。
【００１１】
請求項７に記載の発明は、コンピュータに読み取らせて実行させるプログラムであって、コンピュータを、電子文書を送信する宛先を指定する情報と、該情報に対応する宛先の種別を記憶する宛先種別記憶手段と、特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先の種別を前記宛先種別記憶手段から取得する宛先種別取得手段と、前記宛先の種別に対応した定型文を記憶する定型文記憶手段と、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現と前記定型文記憶手段に記憶されている前記定型文とを比較する定型文比較手段と、前記定型文比較手段における前記比較の結果に基づき、前記特定の宛先に送信する電子文書に含まれる表現に対応する前記宛先の種別を取得し、それと前記宛先種別取得手段が取得した前記特定の宛先の種別とを比較する宛先種別比較手段と、前記宛先種別比較手段における前記比較の結果に基づき、利用者への警告を行う利用者警告手段として機能させることを特徴とする電子文書校正用プログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１に記載の発明によれば、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることが防止される。
【００１３】
請求項２に記載の発明によれば、不適切な表現に代わる表現が提示される。
【００１４】
請求項３に記載の発明によれば、不適切な表現に代わる表現の候補として複数が提示される。
【００１５】
請求項４に記載の発明によれば、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることを防止するための処理の開始を利用者が指示できる。
【００１６】
請求項５に記載の発明によれば、複数の指定先が指定されている場合に、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることが防止される。
【００１７】
請求項６に記載の発明によれば、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることが防止されるシステムが提供される。
【００１８】
請求項７に記載の発明によれば、特定の送信先に対して不適切な表現の電子文書が送られることを防止するプログラムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】実施形態のブロック図である。
【図２】実施形態の処理の手順を示すフローチャートである。
【図３】宛先種別記憶部に記憶されるデータの一例である。
【図４】定型文記憶部に記憶されるデータの一例である。
【図５】種別優先度記憶部に記憶されるデータの一例である。
【図６】画面表示の一例を示す画面図である。
【図７】画面表示の一例を示す画面図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
（構成）
以下、発明を利用した一例を説明する。図１には、実施形態の電子メール校正装置１００が示されている。電子メール校正装置１００は、電子文書の一例である電子メールの校正を行う機能を有する。電子メールは、インターネットやその他通信回線を介して、電子的に文書を送信先に送る形態のものをいう。なお、ここで、校正とは、不適切と判定される内容を検出する処理を含む。
【００２１】
電子メール校正装置１００は、パーソナルコンピュータやサーバ内において、以下説明する機能部を備えた構成としてソフトウェア的に構成される。なお、電子メール校正装置１００の少なくとも一部の機能部をハードウェアで構成することも可能である。
【００２２】
電子メール校正装置１００は、コンピュータとしての機能を有し、制御部１０１、宛先種別記憶部１０２、宛先種別取得部１０３、定型文記憶部１０４、定型文比較部１０５、宛先種別比較部１０６、利用者警告部１０７、定型文提示部１０８、操作受付部１０９、種別優先度記憶部１１０を備えている。
【００２３】
制御部１０１は、電子メール校正装置１００の動作を統括して制御する機能を有し、演算装置、記憶装置、各種インターフェース装置を備え、後述する処理を統括して制御し、またこの動作を実行するための動作プログラムを記憶している。
【００２４】
宛先種別記憶部１０２は、電子メールを送信する宛先を指定する情報であるメールアドレスと、このメールアドレスに対応する宛先種別（属性）を記憶している。宛先種別は、取引先、同僚、上司、といった電子メールに記載する挨拶文や表現等を区別して用いる必要がある相手の属性である。図３には、宛先種別記憶部１０２に記憶されているデータの一例が示されている。図３に例示される宛先種別記憶部１０２に記憶されるデータは、予め用意しておいたものが利用される。
【００２５】
宛先種別取得部１０３は、図３の山田さんの様に、特定の宛先が指定された際に、この特定の宛先に対応する宛先種別（山田さんの場合は取引先）を宛先種別記憶部１０２から取得する。定型文記憶部１０４は、宛先種別に対応した定型文を記憶する。図４には、定型文記憶部１０４に記憶されているデータの一例が示されている。図４に例示される定型文記憶部１０４に記憶されるデータは、予め用意しておいたものが利用される。
【００２６】
定型文比較部１０５は、特定の宛先に送信する電子メールに含まれる文書と定型文記憶部１０４に記憶されている定型文とを比較する。宛先種別比較部１０６は、定型文比較部１０５における比較処理の結果に基づき、特定の宛先に送信する電子メールに含まれる文書の表現に対応する宛先種別を取得し、それと宛先種別取得部１０３が取得した当該電子メールの送信先の宛先種別とを比較する。
【００２７】
利用者警告部１０７は、宛先種別比較部１０６における比較の結果に基づき、利用者（ユーザ）への警告を行う。例えばこの警告は、パーソナルコンピュータディスプレイ上への警告文の表示を行わせる指示を行う旨の制御信号が利用者警告部１０７で生成され、この制御信号に基づき、パーソナルコンピュータ側のディスプレイ表示制御機能により、警告文が当該ディスプレイ上に表示されることで行われる。
【００２８】
定型文提示部１０８は、宛先種別比較部１０６における比較の結果に基づき、定型文記憶部１０４から宛先種別取得部１０３が取得した当該電子メールの送信先の宛先種別に対応した定型文を検索し、この検索した定型文を利用者に提示する。この定型文の提示は、例えば定型文提示部１０８から制御信号に基づくディスプレイ上への表示によって行われる。また、定型文提示部１０８は、提示候補となる定型文が複数ある場合に、それを利用者に提示する。この提示は、例えばディスプレイ上へのメニュー形式の表示によって行われる。
【００２９】
操作受付部１０９は、利用者警告部１０７で行われる警告処理に係る処理（後述する図２の処理の手順）の開始を指示する操作を受け付ける手段である。例えば、捜査受付部１０９は、ＧＵＩを用いたマウスの操作により利用者による操作の内容を受け付ける機能を有している。
【００３０】
種別優先度記憶部１１０は、複数の宛先種別に対する優先度を記憶している。例えば、ある電子メールに関して、ＣＣやＢＣＣによってその他の複数の宛先を指定した場合、その複数の宛先の中に含まれる複数の宛先種別に中で、どの宛先種別を優先するかの情報が種別優先度記憶部１１０に記憶されている。図５には、種別優先度記憶部１１０に記憶されているデータの一例が示されている。
【００３１】
（処理の一例）
図１の電子メール校正装置１００において行われる処理の一例を説明する。図２は、電子メール校正装置１００において実行される処理の一例を示すフローチャートである。図２に示す処理は、制御部１０１に記憶されている動作プログラムに基づいて、制御部１０１において統括されて実行される。この動作プログラムは、外部の記憶媒体に記憶され、そこから提供される形態であってもよい。
【００３２】
以下の説明は、利用者がキーボード、マウス、ディスプレイを備えたパーソナルコンピュータを操作して電子メールを希望する送信先に送信する作業を行っている状況を前提とする。電子メールの送信操作あるいは操作受付部１０９に対する処理の開始指示の操作が行われると、図２の処理が開始される（Ｓ２０１）。なお、送信先が複数設定されている場合、それぞれの送信先毎に図２の処理が実行される。
【００３３】
処理が開始されると、ＣＣまたはＢＣＣの設定が行われているか否か、の判定が行われる（ステップＳ２０３）。ＣＣまたはＢＣＣの設定が行われている場合、ステップＳ２０３に進み、そうでなければステップＳ２０５に進む。
【００３４】
ステップＳ２０３では、図３に例示するような宛先種別の優先度の設定が行われているか否か、が判定される。宛先種別に優先度が設定されている場合、種別優先度記憶部１１０からその中の最上位（優先度が一番高いもの）の宛先種別が取得される（ステップＳ２０４）。ステップＳ２０４の後、ステップＳ２０６に進む。
【００３５】
一方、ステップＳ２０２からステップＳ２０５に進んだ場合、またはステップＳ２０３からステップＳ２０５に進んだ場合、ステップＳ２０５において、この処理の対象となっている電子メールの宛先のアドレスに対応する宛先種別が取得される。この処理は、宛先種別取得部１０３が宛先種別記憶部１０２に記憶されているデータ（その一例が図３に例示されている）から、該当する宛先種別を検索し、それを取得することで行われる。例えば、当該電子メールのあて先の電子メールアドレスが、「taro.yamada@****co.jp」である場合、「取引先」の宛先種別が取得される。
【００３６】
ステップＳ２０４またはステップＳ２０５が行われた後、ステップＳ２０６に進み、定型文記憶部１０４に記憶されている定型文のデータが取得される。このデータは、例えば図４に例示される宛先種別、定型文種別および定型文の関係を決めるデータである。この処理は、定型文比較部１０５において行われる。
【００３７】
ステップＳ２０６の後、ステップＳ２０６で取得した定型文と、図２の処理の対象となっている電子メールの文書との比較を行う（ステップＳ２０７）。この比較は、電子メール文書の文頭から始められる。次に、ステップＳ２０７の結果に基づき、一致する表現があったか否か、が判定される（ステップＳ２０８）。一致する表現が無ければ、ステップＳ２１５に進み、一致する表現がある場合、ステップＳ２０９に進む。なお、ステップＳ２０７、Ｓ２０８の処理は、定型文比較部１０５において行われる。
【００３８】
ステップＳ２０９では、ステップＳ２１０の処理で一致が判定された電子メール中の表現に対応する定型文の宛先種別が取得される（ステップＳ２０９）。例えば、図４のデータが参照されて、一致した定型文に対応する宛先種別が取得される。この処理は、宛先種別比較部１０６において行われる。
【００３９】
次いで、ステップＳ２０４またはステップＳ２０５において取得した宛先種別と、ステップＳ２０９で取得した宛先種別とが比較され、両者が一致するか否か、が判定される（ステップＳ２１０）。この判定は、宛先種別比較部１０６において行われる。この判定において、ステップＳ２０４またはステップＳ２０５において取得した宛先種別と、ステップＳ２０９において取得した宛先種別とが一致すれば、ステップＳ２１６に進み、一致しない場合、不適切な表現が検出された旨の警告処理を行う（ステップＳ２１１）。この警告処理は、利用者警告部１０７の機能に基づいて行われる。
【００４０】
ステップＳ２１１における警告処理により、電子メールが表示されているディスプレイ上において、該当する表現部分に吹出し表示により「不適切な結語です」等の表示が行われる。
【００４１】
この際、あるいはその後、定型文記憶部１０４に記憶されているデータ（その一例が図４に示されている）に基づいて、該当する定型文の定型文種別に含まれる他の表現であって、且つ、ステップＳ２０４またはステップＳ２０５で取得された宛先種別の定型文が検索され、それが表示される（ステップＳ２１２）。この際、対象となる定型文の候補が複数ある場合は、その全て（あるいは使用頻度の多い上位の複数）を表示する。
【００４２】
ステップＳ２１２における処理の具体的な一例を説明する。例えば、ステップＳ２０４またはステップＳ２０５で取得された宛先種別が「取引先」であり、ステップＳ２０９で取得した宛先種別が「同僚」であり、対象となる表現が「結語」である場合、取引先に対する文書の結語である「宜しくお願い申し上げます」、および「宜しくご検討いただきますよう、お願い申し上げます」をディスプレイ上に表示する。
【００４３】
ステップＳ２１２の後、ステップＳ２１２で表示された置き換え対象の表現の一つ（選択対象が一つしかない場合は、その表現）が選択されたか否か、が判定される（ステップＳ２１３）。この処理は、例えば、利用者のマウス操作による表示された選択候補の表現の選択が行われた場合にＹＥＳ、マウスの左クリックが、吹出し表示エリア外の部分で行われた場合にＮＯと判定することで行われる。
【００４４】
ステップＳ２１３の判定がＮＯの場合、キーボード操作等による利用者による当該表現部分の修正が行われたか否か、の判定が行われる（ステップＳ２１４）。キーボード操作等による当該表現部分の修正が行われた場合、ステップＳ２０７の前段階に戻り、修正した部分およびそれ以降の内容に対してステップＳ２０７以下の処理が実行される。なお、当該表現部分の修正が行われない場合、ステップＳ２１４の処理を繰り返す。
【００４５】
ステップＳ２１３からステップＳ２１５に進んだ場合、利用者によって選択された表現に当該部分を置き換え（ステップＳ２１５）、校正が未だ行われていない表現があるか否か、が判定される（ステップＳ２１６）。未校正表現がある場合、ステップＳ２０７以下の処理が再度行われ、電子メール文書中の次の表現に対するステップＳ２０７以下の処理が実行される。
【００４６】
未校正表現がない場合、処理を終了する（ステップＳ２１７）。ここで、宛先が複数指定されている場合、次の宛先を対象として図２の処理が再度行われる。
【００４７】
（具体例１）
以下、具体的な一例を上げて図２の処理の一例を説明する。まず、前提として利用者が取引先である「山田さん」に問い合わせのあった資料を送る旨の電子メールを送る場合を想定する。ここで、利用者の不注意により、文書の頭語を「お疲れさまです」としてしまったと仮定する。なお、ＣＣやＢＣＣの設定はないものとする。また、宛先種別記憶部１０２は図３のデータを記憶し、定型文記憶部１０４は図４のデータを記憶しているものとする。図６（Ａ）には、上記山田さん宛ての電子メールをパーソナルコンピュータで作成した場合におけるＧＵＩの画面表示の例が示されている。
【００４８】
この場合、図６（Ａ）の電子メールの送信指示を行うと、図２の処理が開始される。この際、ステップＳ２０２はＮＯとなり、ステップＳ２０５に進む。ステップＳ２０５では、図３のデータが参照されて、「山田さん」の宛先種別が「取引先」である旨が取得される。そしてステップＳ２０８の判定がＹＥＳとなり、更にステップＳ２０９において、文頭の「お疲れさまです」の表現の宛先種別が、図４のデータから「同僚」である旨が取得される。
【００４９】
そして、ステップＳ２０５で取得した宛先種別「取引先」が、ステップＳ２０９で取得した宛先種別「同僚」と一致しないので、ステップＳ２１０の判定がＮＯとなり、「不適切な頭語です」との警告表示が行われる（ステップＳ２１１）。この状態の一例が、図６（Ｂ）に示されている。すなわち、図６（Ａ）の画面状態の電子メールを送信すると、宛先アドレスの種別に対比してメール文書の頭語部分が不適切である旨の判定が行われ、頭語が不適切である旨の警告画面である図６（Ｂ）の表示が行われる。
【００５０】
図６（Ｂ）の画面表示において、「ＯＫ」をクリックすると、図４が参照されて宛先種別が取引先の頭語である「お世話になっております。」、「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」および「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」の３つの表現が、利用者が操作するパーソナルコンピュータのディスプレイ上に表示される（ステップＳ２１２）。この状態が図７（Ａ）に示されている。
【００５１】
ここで、利用者が上記３つの内の「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」を選択すると、「お疲れさまです」の部分が「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」に置き換えられる（ステップＳ２１５）。この状態が図７（Ｂ）に示されている。
【００５２】
そして、この段階では、結語部分の校正が行われていないので、ステップＳ２１６からステップＳ２０７に戻り、上記修正が行われた部分より後の部分の文書に対して、ステップＳ２０７以下の処理が実行される。
【００５３】
（優位性）
以上述べたように、定型文と、その表現を用いた場合の送信先として適切であるか否か、を決める宛先種別のデータとを持ち、このデータに基づき、電子メール文書中の表現に係る宛先種別を取得し、この宛先種別が、送信先に割り当てられている宛先種別と一致するか、否かを判定する。これにより、電子文書が送信先に相応しい文書でない場合にその旨が利用者に警告される。
【００５４】
すなわち、送り先に対して不適切な表現を用いた場合、その旨の警告が行われるので（ステップＳ２１１）、取引際に「お疲れさま」等の不適切な表現を含んだ電子メールを送信する事態が防止される。
【００５５】
また、送り先に対して不適切な表現を用いた場合であっても、送信先の宛先種別に適合した表現の候補が提示されるので（ステップＳ２１２）、適切な表現への変更が容易となる。またステップＳ２１２において複数の候補がある場合、それらがメニュー表示されるので、送信相手との関係を考慮しつつ、適切な表現の選択が行える。
【００５６】
また、ＣＣまたはＢＣＣが設定されている場合、宛先種別の優先度が判定され（ステップＳ２０３）、優先度が設定されている場合は、優先度が最上位の宛先種別が選択される。例えば、ＣＣまたはＢＣＣの宛先に取引先、上司、同僚の３つの宛先種別が含まれている場合に、図５に例示されているように取引先を最優先の宛先種別に設定していれば、取引先を宛先種別とした処理が行われる。このため、例えば取引先にＣＣまたはＢＣＣで電子メールを送る場合に、頭語を「お疲れさまです。」としてしまう事態が避けられる。
【００５７】
（その他）
ＣＣまたはＢＣＣを図２の処理の対象としない設定も可能である。また、ＣＣおよびＢＣＣを図２の処理の対象としない設定も可能である。例えば、ＣＣおよびＢＣＣを図２の処理の対象としない設定とした場合、メーラーの宛先欄（Tｏの欄）で指定したメールアドレスのみに関して図２の処理が実行され、ＣＣおよびＢＣＣの指定された宛先に対する図２の処理は行われない。なお、この処理の対象としない旨の設定は、操作受付部１０９の機能により行われる。
【００５８】
端末から送信された電子メールを、サーバを介して送信先に送信するシステムにおいて、サーバに図１に示す機能と、その機能を実行するプログラムを備えさせ、このサーバにおいて、図２に示す処理を実行させる形態としてもよい。この形態は、本発明を利用したシステムの一例となる。実施形態の説明では、パーソナルコンピュータを操作しての電子メールの送信作業を前提としたが、携帯情報処理端末や携帯電話、その他電子メールの送信機能を有する機器において同様の構成および処理動作が可能である。
【００５９】
文書検索機能を利用し、文書の内容が指定された送信先の宛先種別にふさわしいか否か、を判定してもよい。また、表現の一致に幅を持たせ、完全に一致しなくても、等価な表現や類似な表現に適用対象を広げることも可能である。また、丁寧表現や謙遜表現等の敬語の用法の校正に本発明を利用することも可能である。宛先種別としては、友人、家族といったものを利用することもできる。また、付き合いの長い取引先やグループ会社内の取引先を取引先グループ１とし、その他の取引先を取引先グループ２というように分類し、それぞれに適切と判断される表現を割り当ててもよい。利用者は、電子メールの作成者に限定されず、他の人間であってもよい。
【産業上の利用可能性】
【００６０】
本発明は、電子文書の校正に利用することができる。
【符号の説明】
【００６１】
１００…電子メール校正装置、１０１…制御部、１０２…宛先種別記憶部、１０３…宛先種別取得部、１０４…定型文記憶部、１０５…定型文比較部、１０６…宛先種別比較部、１０７…利用者警告部、１０８…定型文提示部、１０９…操作受付部、１１０…宛先種別優先度記憶部。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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