(57)【要約】【課題】ジョブ履歴情報監査システムにおいて、自組織外部に持ち出された文書データの印刷ジョブは、自組織のジョブ履歴情報監査システムには、ジョブ履歴情報を記録できない。【解決手段】可搬メディアに保存するなど、文書管理サーバ外部に持ち出す文書データは暗号化して、文書パスとグローバルＩＤと一緒に保存する。可搬メディアを複合機に接続し、印刷を実行しようとした場合、インターネット上のサーバを介して、文書データを復号化するための復号キーを入手しなければ印刷できないように制御する。グローバルＩＤを基に、複合機が可搬メディアから取得した文書パスと、複合機が生成したジョブ履歴情報、ユーザ情報を自組織の文書管理システムに送信する。文書管理システムは文書パスで指定された文書データと、受信したジョブ履歴情報をジョブ履歴情報監査システムに送信し、ログ保存が成功した場合に、復号キーを複合機へ送信する。【選択図】  図７
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、
前記印刷装置は、
接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得手段と、
前記印刷装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成手段と、
前記第二データを前記第一文書管理サーバへ送信する送信手段と、
前記第一文書管理サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信手段と、
前記受信手段にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷手段と、
を有し、
前記第一文書管理サーバは、
前記連携サーバから文書管理サーバを識別するための識別情報を取得する取得手段と、
前記印刷装置から前記第二データを受信する第二データ受信手段と、
前記第二データおよび前記識別情報に基づいて、前記第二データにおける文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データであると判定した場合に、前記第二データを保存する保存手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理していない外部から持ち込まれた文書データであると判定した場合に、前記連携サーバへ前記第二データを送信する送信手段と、
前記連携サーバから前記送信手段にて送信した前記第二データに対する保存処理の結果に基づく前記印刷の許諾に関する指示を受信する指示受信手段と、
前記印刷の許諾に関する指示を前記印刷装置へ送信する指示送信手段と
を有し、
前記第二文書管理サーバは、
前記連携サーバから、自身が管理している文書データに対する第二データを取得する取得手段と、
前記取得手段にて取得した自身が管理している文書データに対する第二データの保存処理を行う第二データ保存手段と、
前記第二データ保存手段の処理の結果を前記連携サーバへ送信する送信手段と、
を有し、
前記連携サーバは、
文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当手段と、
前記第一文書管理サーバから前記第二データを受信する受信手段と、
前記受信手段にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存手段と、
前記第二文書管理サーバへ前記第二文書管理サーバが管理している文書データに対する第二データを送信する第二データ送信手段と、
前記第二文書管理サーバから前記第二データに対する保存処理の結果を受信する結果受信手段と、
前記第一文書管理サーバに対し、前記第二文書管理サーバから受信した前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信手段と
を有することを特徴とするジョブ履歴情報監査システム。
【請求項２】
前記第二文書管理サーバは、
文書データに対する暗号キーおよび復号キーを保持し、前記文書データを前記可搬メディアに保存する場合に前記暗号キーにて前記文書データを暗号化する暗号化手段と、
暗号化した前記文書データを前記可搬メディアに保存する可搬メディア保存手段を更に有し、
前記送信手段は、前記第二データ保存手段にて行った保存処理が成功した場合には、前記保存処理の結果と共に前記文書データに対応する復号キーを前記連携サーバへ送信し
前記連携サーバは、
前記結果受信手段にて、前記前記第二文書管理サーバから前記保存処理の結果と共に前記復号キーを受信した場合には、前記送信手段にて、前記前記第一文書管理サーバへ前記復号キーを送信し、
前記第一文書管理サーバは、
前記指示受信手段にて、前記前記連携サーバから前記印刷の許諾に関する指示と共に前記復号キーを受信した場合には、前記指示送信手段にて、前記印刷の許諾に関する指示と共に前記復号キーを前記印刷装置へ送信し、
前記印刷装置は、
前記印刷手段は、前記受信手段にて前記文書データに対する印刷の許諾に関する指示と共に前記復号キーを受信した場合には、前記復号キーで前記文書データを復号化して、印刷処理を実行する
ことを特徴とする請求項１に記載のジョブ履歴情報監査システム。
【請求項３】
前記第一文書管理サーバは、ユーザからシステムが動作する条件設定を受け付ける条件受付手段を更に有し、
前記条件受付手段は、前記第一文書管理サーバが管理していない外部から持ち込まれた文書データに対し、前記ジョブ履歴情報を保存するか否かについての条件設定を受け付けることを特徴とする請求項１または２に記載のジョブ履歴情報監査システム。
【請求項４】
前記第一データは、ジョブに関する情報として、少なくとも文書データ、文書パス、および前記文書データを管理している前記文書管理サーバの識別情報を含むことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載のジョブ履歴情報監査システム。
【請求項５】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムを構成する第一文書管理サーバとして機能する情報処理装置であって、
前記連携サーバから文書管理サーバを識別するための識別情報を取得する取得手段と、
前記印刷装置から前記第二データを受信する第二データ受信手段と、
前記第二データおよび前記識別情報に基づいて、前記第二データにおける文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データであると判定した場合に、前記第二データを保存する保存手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理していない外部から持ち込まれた文書データであると判定した場合に、前記連携サーバへ前記第二データを送信する送信手段と、
前記連携サーバから前記送信手段にて送信した前記第二データに対する保存処理の結果に基づく前記印刷の許諾に関する指示を受信する指示受信手段と、
前記印刷の許諾に関する指示を前記印刷装置へ送信する指示送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項６】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムを構成する第二文書管理サーバとして機能する情報処理装置であって、
前記連携サーバから、自身が管理している文書データに対する第二データを取得する取得手段と、
前記取得手段にて取得した自身が管理している文書データに対する第二データの保存処理を行う第二データ保存手段と、
前記第二データ保存手段の処理の結果を前記連携サーバへ送信する送信手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項７】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムを構成する連携サーバとして機能する情報処理装置であって、
文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当手段と、
前記第一文書管理サーバから前記第二データを受信する受信手段と、
前記受信手段にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存手段と、
前記第二文書管理サーバへ前記第二文書管理サーバが管理している文書データに対する第二データを送信する第二データ送信手段と、
前記第二文書管理サーバから前記第二データに対する保存処理の結果を受信する結果受信手段と、
前記第一文書管理サーバに対し、前記第二文書管理サーバから受信した前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信手段と
を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項８】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムを構成する印刷装置であって、
接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得手段と、
前記印刷装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成手段と、
前記第二データを前記第一文書管理サーバへ送信する送信手段と、
前記第一文書管理サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信手段と、
前記受信手段にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷手段と、
を有することを特徴とする印刷装置。
【請求項９】
内部ネットワークに位置する印刷装置と前記印刷装置が属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、
前記印刷装置は、
接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得手段と、
前記画像処理装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成手段と、
前記第二データを前記連携サーバへ送信する送信手段と、
前記連携サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信手段と、
前記受信手段にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷手段と、
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記連携サーバから、自身が管理している文書データに対する第二データを取得する取得手段と、
前記取得手段にて取得した自身が管理している文書データに対する第二データの保存処理を行う保存手段と、
前記保存手段の処理の結果を前記連携サーバへ送信する送信手段と、
を有し、
前記連携サーバは、
文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当手段と、
前記印刷装置から前記第二データを受信する受信手段と、
前記受信手段にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存手段と、
前記文書管理サーバへ前記文書管理サーバが管理している文書データに対する第二データを送信する第二データ送信手段と、
前記文書管理サーバから前記第二データに対する保存処理の結果を受信する結果受信手段と、
前記印刷装置に対し、前記文書管理サーバから受信した前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信手段と
を有することを特徴とするジョブ履歴情報監査システム。
【請求項１０】
内部ネットワークに位置する文書管理サーバおよび印刷装置と、外部ネットワークに位置する連携サーバとが接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、
前記印刷装置は、
接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得手段と、
前記印刷装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成手段と、
前記第二データを前記第一文書管理サーバへ送信する送信手段と、
前記第一文書管理サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信手段と、
前記受信手段にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷手段と、
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記連携サーバから文書管理サーバを識別するための識別情報を取得する取得手段と、
前記印刷装置から前記第二データを受信する第二データ受信手段と、
前記第二データおよび前記識別情報に基づいて、前記第二データにおける文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データであると判定した場合に、前記第二データを保存する保存手段と、
前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理していない外部から持ち込まれた文書データであると判定した場合に、前記連携サーバへ前記第二データを送信する送信手段と、
前記連携サーバから前記送信手段にて送信した前記第二データに対する保存処理の結果に基づく前記印刷の許諾に関する指示を受信する指示受信手段と、
前記印刷の許諾に関する指示を前記印刷装置へ送信する指示送信手段と
を有し、
前記連携サーバは、
文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当手段と、
前記文書管理サーバから前記第二データを受信する受信手段と、
前記受信手段にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存手段と、
前記印刷装置に対し、前記保存手段における前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信手段と
を有することを特徴とするジョブ履歴情報監査システム。
【請求項１１】
内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムにおける監査方法であって、
前記印刷装置において、
前記印刷装置の取得手段が、接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得工程と、
前記印刷装置の生成手段が、前記印刷装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成工程と、
前記印刷装置の送信手段が、前記第二データを前記第一文書管理サーバへ送信する送信工程と、
前記印刷装置の受信手段が、前記第一文書管理サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信工程と、
前記印刷装置の印刷手段が、前記受信工程にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷工程と、
を有し、
前記第一文書管理サーバにおいて、
前記第一文書管理サーバの取得手段が、前記連携サーバから文書管理サーバを識別するための識別情報を取得する取得工程と、
前記第一文書管理サーバの第二データ受信手段が、前記印刷装置から前記第二データを受信する第二データ受信工程と、
前記第一文書管理サーバの判定手段が、前記第二データおよび前記識別情報に基づいて、前記第二データにおける文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データか否かを判定する判定工程と、
前記第一文書管理サーバの保存手段が、前記判定工程により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データであると判定した場合に、前記第二データを保存する保存工程と、
前記第一文書管理サーバの送信手段が、前記判定工程により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理していない外部から持ち込まれた文書データであると判定した場合に、前記連携サーバへ前記第二データを送信する送信工程と、
前記第一文書管理サーバの指示受信手段が、前記連携サーバから前記送信工程にて送信した前記第二データに対する保存処理の結果に基づく前記印刷の許諾に関する指示を受信する指示受信工程と、
前記第一文書管理サーバの指示送信手段が、前記印刷の許諾に関する指示を前記印刷装置へ送信する指示送信工程と
を有し、
前記第二文書管理サーバにおいて、
前記第二文書管理サーバの取得手段が、前記連携サーバから、自身が管理している文書データに対する第二データを取得する取得工程と、
前記第二文書管理サーバの第二データ保存手段が、前記取得工程にて取得した自身が管理している文書データに対する第二データの保存処理を行う第二データ保存工程と、
前記第二文書管理サーバの送信手段が、前記第二データ保存工程の処理の結果を前記連携サーバへ送信する送信工程と、
を有し、
前記連携サーバにおいて、
前記連携サーバの割当手段が、文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当工程と、
前記連携サーバの受信手段が、前記第一文書管理サーバから前記第二データを受信する受信工程と、
前記連携サーバの保存手段が、前記受信工程にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存工程と、
前記連携サーバの第二データ送信手段が、前記第二文書管理サーバへ前記第二文書管理サーバが管理している文書データに対する第二データを送信する第二データ送信工程と、
前記連携サーバの結果受信手段が、前記第二文書管理サーバから前記第二データに対する保存処理の結果を受信する結果受信工程と、
前記連携サーバの送信手段が、前記第一文書管理サーバに対し、前記第二文書管理サーバから受信した前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信工程と
を有することを特徴とする監査方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像処理装置において実行されたスキャン、コピー、印刷などのジョブについて、実行ユーザ、実行日時などのジョブ履歴情報を記録することのできるジョブ履歴情報監査システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年のプリンタやデジタル複合機の普及に伴って、原稿の印刷、コピーや送信を誰でも簡単に実行することが可能になっている。このようにユーザにとって利便性が向上する一方で、機密原稿の印刷やコピー、送信などによる情報漏えいが新たな問題となっている。その対策として、印刷、コピー、ＦＡＸ、電子メール送信などジョブの実行の際に、ジョブ履歴情報を記憶装置に保存するデジタル複合機が存在する。
【０００３】
ジョブ履歴情報監査システムは、上記デジタル複合機とサーバから構成される。サーバ上にはデータベースが構築されている。デジタル複合機に記録されたジョブ履歴情報は、サーバに送信され、データベースに保存される。データベース上に一定期間のジョブ履歴情報を保存し、検索可能な状態にしておくことで、情報漏えいが発覚した場合など、後から遡ってジョブ履歴情報を追跡することできる。
【０００４】
また、別の背景技術として、ユーザがサーバを構築するコストや、バックアップなどのメンテナンス負荷を減少させるためのクラウドコンピューティングという技術がある。クラウドコンピューティングでは、ユーザは、サービス事業者が提供するインターネット上のサービスを利用する。そのためユーザが用意する環境は、インターネット上のサービスに接続するためのクライアントなど最低限の環境のみとなり、負担を減少することができる。
【０００５】
このようなデジタル複合機、およびジョブ履歴情報監査システムは、情報漏えい抑止のためのシステムであり、セキュリティ面が重要視されるため、通常イントラネット内で運用される。つまり、インターネット上にジョブ履歴情報を保持していた場合、ウィルスやハッキングなどの攻撃によってジョブ履歴情報監査システムからの情報漏えいの可能性が増えてしまう。そのリスク対策として、ファイアウォールなどを使って外部のネットワークからの攻撃を防ぐ施策を行ったネットワーク環境（イントラネット）でのジョブ履歴情報を保存、運用を行っている。
【０００６】
例えば特許文献１では、複合機で印刷を行う際、ジョブ履歴情報を保存できる状態でなければ印刷を禁止する技術が提案されている。具体的には、ＬＡＮなどの閉じたネットワーク環境において、複合機で印刷指示を行った場合、ネットワーク接続可能なプリントサーバなどの記憶領域を有する装置と通信が可能であるか確認する。出力する画像データと印刷出力に関する環境情報が保存可能な状態であると確認できなければ、印刷を禁止する。これによって、ジョブ履歴情報が保持できない印刷を行わないように制御している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００４−２０８０４８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
上述の通り、従来のジョブ履歴情報監査システムでは、通常イントラネット内で運用されている。そのため、イントラネットから持ち出した文書データを他の企業やコンビニなどで印刷する場合、自組織のジョブ履歴情報監査システムにジョブ履歴情報を残せない。こうしたケースに対して、各企業では、社外への持ち出し禁止や文書データのアクセス権制御などの運用で対応を行っていた。しかし、運用では社員のモラルに頼るところが多く、セキュリティ確保、および、情報漏えい抑止効果は十分ではなかった。
【０００９】
本発明の目的は、自組織のイントラネット内から持ち出された文書データに対し、所定のジョブ履歴情報監査システムにジョブ履歴情報を記録可能とする。更にジョブ履歴情報を記録できなければ、持ち出した文書データを印刷できないようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するため、本願発明は以下の構成を有する。内部ネットワークに位置する第一文書管理サーバおよび印刷装置と、前記第一文書管理サーバが属する内部ネットワークとは異なるネットワークに属する第二文書管理サーバとが外部ネットワークに位置する連携サーバと接続することにより構成されるジョブ履歴情報監査システムであって、前記印刷装置は、接続された可搬メディアを認識し、前記可搬メディアに保存された第一データを取得する取得手段と、前記印刷装置にて処理されるジョブの履歴に関するジョブ履歴情報と前記第一データとを含む第二データを生成する生成手段と、前記第二データを前記第一文書管理サーバへ送信する送信手段と、前記第一文書管理サーバから前記第二データに対する印刷の許諾に関する指示を受信する受信手段と、前記受信手段にて、受信した指示により前記第二データに対する印刷が許可された場合に、印刷処理を実行する印刷手段と、を有し、前記第一文書管理サーバは、前記連携サーバから文書管理サーバを識別するための識別情報を取得する取得手段と、前記印刷装置から前記第二データを受信する第二データ受信手段と、前記第二データおよび前記識別情報に基づいて、前記第二データにおける文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理している文書データであると判定した場合に、前記第二データを保存する保存手段と、前記判定手段により、前記文書データが前記第一文書管理サーバにて管理していない外部から持ち込まれた文書データであると判定した場合に、前記連携サーバへ前記第二データを送信する送信手段と、前記連携サーバから前記送信手段にて送信した前記第二データに対する保存処理の結果に基づく前記印刷の許諾に関する指示を受信する指示受信手段と、前記印刷の許諾に関する指示を前記印刷装置へ送信する指示送信手段とを有し、前記第二文書管理サーバは、前記連携サーバから、自身が管理している文書データに対する第二データを取得する取得手段と、前記取得手段にて取得した自身が管理している文書データに対する第二データの保存処理を行う第二データ保存手段と、前記第二データ保存手段の処理の結果を前記連携サーバへ送信する送信手段と、を有し、前記連携サーバは、文書管理サーバそれぞれに対し、前記識別情報および前記識別情報に対応するデータの保存領域を割り当てる割当手段と、前記第一文書管理サーバから前記第二データを受信する受信手段と、前記受信手段にて受信した前記第二データの識別情報に基づいて、当該識別情報に対応するデータの保存領域に受信した第二データを保存する保存手段と、前記第二文書管理サーバへ前記第二文書管理サーバが管理している文書データに対する第二データを送信する第二データ送信手段と、前記第二文書管理サーバから前記第二データに対する保存処理の結果を受信する結果受信手段と、前記第一文書管理サーバに対し、前記第二文書管理サーバから受信した前記保存処理の結果に基づいて前記印刷の許諾に関する指示を送信する送信手段とを有する。
【発明の効果】
【００１１】
自組織イントラネット内から持ち出された文書データに対し、所定のジョブ履歴情報監査システムにジョブ履歴を記録可能とする。さらに管理するジョブ履歴を記録できなければ、文書データを印刷できないようにする。これにより、ユーザの運用に依存せず、システムにおいて情報漏えいを抑止することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１２】
【図１】第一の実施形態に係るジョブ履歴情報監査システムの全体構成図。
【図２】本実施形態に係る各サーバのハードウェア構成図。
【図３】本実施形態に係るデジタル複合機の構成を示すブロック図。
【図４】本実施形態に係る各サーバのソフトウェア構成の例を示すブロック図。
【図５】本実施形態に係る動作条件を設定する処理を示すフロー図。
【図６】本実施形態に係る可搬メディアに文書データを保存するフロー図。
【図７】第一の実施形態に係る文書データを印刷する際のフロー図。
【図８】第一の実施形態に係る情報を取得する処理を示すフロー図。
【図９】第一の実施形態に係るジョブ履歴情報を保存する処理を示すフロー図。
【図１０】第一の実施形態に係るユーザ認証を行う処理を示すフロー図。
【図１１】第二の実施形態に係るジョブ履歴情報監査システムの全体構成図。
【図１２】第二の実施形態に係る文書データを印刷する際のフロー図。
【発明を実施するための形態】
【００１３】
＜第一の実施形態＞
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。なお、本実施形態では、ジョブの履歴に関する情報を合わせて「ジョブ履歴情報」と表現する。ジョブ履歴情報の例として、ジョブを実行したユーザ情報、実行した日時情報、実行したデジタル複合機を特定する情報（ＩＰアドレスや、シリアル番号）、実行したジョブの種類といったジョブ属性情報を含む。さらに、入力された画像をデータ化した画像データや前記画像データを縮小した縮小画像データを含んでもよい。また、入力された画像をデータ化した画像データや文書データ、及び、これらを縮小した縮小画像データを「画像データ」と呼ぶ。画像データに対し、ＯＣＲ処理を施して抽出したテキストを「テキスト情報」と呼ぶ。ジョブを実行するユーザ情報、実行した日時情報、実行するデジタル複合機を特定する情報（ＩＰアドレスや、シリアル番号）、実行するジョブの種類といった情報を「ジョブ属性」と呼ぶ。
【００１４】
また、本実施形態では、「クラウドサーバ」という用語を使用する。しかし、背景技術の項目で説明した「クラウドコンピューティング」の定義は一般的な定義であり、本実施形態にて使用する「クラウドサーバ」とは概念が異なる。「クラウドサーバ」は、インターネット上にあるサーバを使用して、各組織のＬＡＮ環境に構築されたジョブ履歴情報監査システム同士をつなぐ中継サーバもしくは連携サーバ的な役割を果たすものである。本実施形態で使用する「クラウドサーバ」という用語の詳細な定義は図１を用いて述べる。
【００１５】
［システム構成］
図１は、本発明における実施形態に係るジョブ履歴情報監査システムの全体構成図である。ここではネットワーク上に画像処理装置としての一例であるデジタル複合機１、文書管理サーバ２、画像処理サーバ３、データサーバ４、検索サーバ５、認証サーバ６がＬＡＮ７を介して接続されている。同様に、デジタル複合機１０、文書管理サーバ２０、画像処理サーバ３０、データサーバ４０、検索サーバ５０、認証サーバ６０がＬＡＮ７０を介して接続されている。また、文書管理サーバ２、２０とクラウドサーバ９０とが、インターネット９１を介して接続されている。また、図１は各組織が異なるイントラネット環境で運用している文書管理システムやジョブ履歴情報監査システムを区別するために、２つの内部ネットワークを示している。しかし、ＬＡＮ７に接続された内部ネットワークとＬＡＮ７０に接続された内部ネットワークとは、その基本的な動作は同様であるため、ここではＬＡＮ７に接続された内部ネットワーク側に位置する装置を例に挙げて説明する。デジタル複合機１は、スキャン、プリント、コピー、電子メール、ＦＡＸなどの機能を有している。また、デジタル複合機１は、ＵＳＢなどの可搬メディアを接続し、その内部のデータを読み込んで、プリントなどのジョブを実行する機能を有している。
【００１６】
デジタル複合機１は、機器上で実行したジョブに関して、同時にジョブ履歴情報を記録する機能を有しており、ローカルに保存したジョブ履歴情報を、送信時間になり次第、文書管理サーバ２に送信する。文書管理サーバ２は、文書データを作成、登録、閲覧、編集、削除などの文書管理に関する機能を有している。また、認証サーバ６にユーザ情報を送信することで、文書管理サーバ２にログインしているユーザやジョブを実行したユーザの認証結果を取得し、アクセス権を制御する。
【００１７】
文書管理サーバ２は、文書管理サーバ内の文書データを暗号化した上で、ＵＳＢなどの可搬メディアに保存する機能を有する。文書管理サーバ２は、クラウドサーバ９０に接続し、クラウドサーバ９０に保存されている情報を取得する機能を有している。また、画像処理サーバ３に接続し、文書データとジョブ履歴情報を送信する機能を有する。さらに文書管理サーバ２は、画像処理サーバ３からジョブ履歴情報保存結果を受信し、結果が成功だった場合には、クラウドサーバ９０へ文書データを復号化するための復号キーを送信する機能を有する。
【００１８】
画像処理サーバ３は、文書管理サーバ２から送信されたジョブ履歴情報に対し、データ変換処理を行い、データサーバ４へ保存する。データ変換処理とは、画像データに対して、ＯＣＲ処理を行ってテキスト情報を抽出したり、画像データのフォーマットを変換したりする処理である。データ変換処理によって得られたテキスト情報は、ジョブ履歴情報と関連付けられた上でデータサーバ４０に保存され、ジョブ履歴情報の検索に利用される。
【００１９】
データサーバ４には画像処理サーバ３から送信された画像データ、ジョブ履歴情報に関連付けられた画像データ、テキスト情報、ジョブ属性が保存される。なお、本実施形態ではデータサーバにデータベースが存在することを前提としているが、ジョブ履歴情報を保存できる記憶手段であれば、データベースであっても、ファイルシステムであっても構わない。
【００２０】
検索サーバ５は、ユーザから検索条件を指定された後、データサーバ４に保存されたジョブ履歴情報から検索条件に合致するものを取得し、ユーザに提示する。検索条件としては、ジョブの実行者、実行日時などのジョブ属性やテキスト情報に含まれる文字列、画像データなどがある。指定された検索条件をキーワードに、データサーバ４に保存されたジョブ履歴情報を検索する。認証サーバ６は、文書管理サーバ２から受信したユーザ情報を基に、該当するユーザが存在するかの確認結果と、存在する場合にはユーザの権限情報を文書管理サーバに送信する。権限情報には、少なくとも読込権、書込権、削除権などのアクセス権限を含む。
【００２１】
クラウドサーバ９０は、インターネット上に存在するサーバで、各組織で運用されている文書管理サーバごとに一意に識別可能となる識別情報であるグローバルＩＤを発行し、グローバルＩＤごとに情報を保存するための保存領域を管理する。また、文書管理サーバ２から受信した情報（グローバルＩＤ、ジョブ属性、文書パス、ジョブ履歴情報を含む）を基に、該当するグローバルＩＤの保存領域に対し、情報を保存する。さらに、復号キーを文書管理サーバ２から受信し、デジタル複合機１へ送信する機能を有する。本実施形態でのクラウドサーバ９０は一般的なクラウドコンピューティングのような十分なサービスを提供することは前提としておらず、中継サーバ的な意味合いが強い。
【００２２】
図１において、各ＰＣは別々の構成要素として記載しているが、１台のＰＣにこれらの機能が含まれている構成でもかまわない。また、これらの機能が任意の組み合わせで、任意の台数のＰＣに含まれていても構わない。
【００２３】
また、本実施形態において、便宜上、持ち込まれた文書データを印刷する側の文書管理サーバを第一文書管理サーバ、文書データを持ち出す側の文書管理サーバを第二文書管理サーバとも呼ぶ。
【００２４】
［ハードウェア構成］
図２は、図１に示した文書管理サーバ２、画像処理サーバ３、データサーバ４、検索サーバ５、認証サーバ６、クラウドサーバ９０のそれぞれを構成する各情報処理装置のハードウェア構成図である。図２に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各サーバには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００２５】
図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いは外部メモリ（ＨＤＤ）１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理は、ＣＰＵ１００におけるプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７やポインティングデバイス（不図示）からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９、フロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、及び、ＵＳＢなどの可搬メディア等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００２６】
図３は、図１に示したデジタル複合機１の構成を示すブロック図である。コントローラユニット２３３は、画像入力デバイスであるスキャナ部２３１や画像出力デバイスであるプリンタ部２３２と接続している。また一方では、ネットワーク（ＬＡＮ）２４０や公衆回線（ＷＡＮ）２５０と接続している。これによって、画像データやデバイス情報の入出力を行う。コントローラユニット２３３において、ＣＰＵ２００は、システム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００が動作するためのシステムワークメモリであり、入力された画像データを一時記憶するための画像メモリ（バッファメモリ）でもある。ＲＯＭ２０２は、ブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが保存されている。
【００２７】
ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０３は、システムソフトウェア、ジョブ履歴情報、ユーザボックス内の画像データなどを保存する。デジタル複合機で実行したジョブのジョブ履歴情報をデジタル複合機内に保存したり、ジョブ履歴情報をサーバに送信したりする機能は、ＨＤＤ２０３に保存されたシステムソフトウェアで実現する。操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４とのインターフェース部であり、操作部２３４に表示する画面データを操作部２３４に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部２３４からオペレータが入力した情報を、ＣＰＵ２００に伝える役割を担う。なお、操作部２３４は、デジタル複合機に設置された画面であっても、ＰＣなどの外部機器からリモートでデジタル複合機内のプログラムが提供する画面（ディスプレイ１０８）であっても構わない。
【００２８】
ネットワーク部（Ｎｅｔｗｏｒｋ）２０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）２４０に接続し、情報の入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）２０６は、公衆回線（ＷＡＮ）２５０に接続し、画像データの入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス２０７上に配置される。イメージバス（Ｉｍａｇｅ  Ｂｕｓ）Ｉ／Ｆ２０８は、システムバス２０７と画像データを高速で送信するイメージバス２０９を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
【００２９】
イメージバス２０９上には以下のデバイスが配置される。ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１０は、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。デバイスＩ／Ｆ部２１１は、画像入出力デバイスであるスキャナ部２３１、プリンタ部２３２とコントローラユニット２３３を画像入力部インターフェース２１２、印刷部インターフェース２１３を介して接続し、画像データの変換を行う。スキャナ画像処理部２１４は、入力画像データに対し補正，加工，編集を行う。また、スキャナ画像処理部２１４は、入力された画像データがカラー原稿か白黒原稿かを画像データの彩度信号から判断し、その結果を保持する機能を有する。プリンタ画像処理部２１５は、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。
【００３０】
画像回転部２１６は、スキャナ画像処理部２１４と連携して、スキャナ部２３１からの画像読み込みと同時に画像データを回転しメモリ上に保存する。また、メモリ上にある画像データを回転し、メモリ上に保存、もしくはメモリ上にある画像データをプリンタ画像処理部２１５と連携して回転しながら印字出力することもできる。画像圧縮部２１７は、多値画像データはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨの圧縮伸長処理を行う。解像度変換部２１８は、メモリ上にある画像データを解像度変換処理し、メモリ上に保存する。色空間変換部２１９は、マトリクス演算によって、例えばメモリ上にあるＹＵＶ画像データをＬａｂ画像データに変換し、メモリ上に保存する。階調変換部２２０は、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ、２５６階調の画像データを誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ、２階調に変換し、メモリ上に保存する。画像回転部２１６、画像圧縮部２１７、解像度変換部２１８、色空間変換部２１９、階調変換部２２０は、それぞれ連結して動作することが可能である。例えばメモリ上の画像データを画像回転、解像度変換する場合は、両処理を、メモリを介することなく行うことができる。外部メモリ制御部２２１は、可搬メディアなどの外部メモリに接続し、データの入出力を制御する。
【００３１】
［ソフトウェア構成］
図４は、図１に示したデジタル複合機１、文書管理サーバ２、画像処理サーバ３、データサーバ４、検索サーバ５、認証サーバ６、クラウドサーバ９０のソフトウェア構成の例を示すプロック図である。デジタル複合機１において、メイン制御部１０００は、デジタル複合機１の全体を制御し、装置内の各部に対する指示、管理を行う。また、ＵＩ制御部１００１からのユーザ指示内容に従いジョブ制御部１００２へのジョブ実行指示、及び、ジョブ履歴情報制御部１００４へのジョブ履歴情報生成指示を行う。さらに、ジョブ履歴情報の送信処理もメイン制御部１０００を介して行う。
【００３２】
ＵＩ制御部１００１は、デジタル複合機１におけるユーザ操作に関する処理を全般的に制御する。具体的には、ユーザインターフェースをデジタル複合機１の操作部２３４に表示し、ユーザから受け付けた指示内容をメイン制御部１０００へ渡す。外部メモリ制御部２２１で認識した外部メモリからの印刷操作についても、ユーザは、このＵＩ制御部１００１を介して行う。ジョブ制御部１００２は、メイン制御部１０００を介してユーザの指示を受け付け、指定されたジョブを実行する。この際、メイン制御部１０００、及び、ファイル操作部１００３を介して、ＨＤＤ２０３内の設定情報、画像データ、及び、ジョブ属性情報を参照する。
【００３３】
ファイル操作部１００３は、ＨＤＤ２０３内の設定情報、画像データ、及び、ジョブ属性情報を入出力するための制御部であり、各部からの処理要望を受けて処理を実行する。ジョブ履歴情報制御部１００４は、メイン制御部１０００からの指示に従い、ジョブ実行時にジョブ履歴情報（例えば、画像データ、ジョブ属性情報などを含む）を生成し、ファイル操作部１００３を介してジョブ履歴情報を保存する。また、ジョブ履歴情報生成やジョブ履歴情報送信に関する設定情報を、ファイル操作部１００３を介して保存する。設定制御部１００５は、デジタル複合機１に関する動作条件の設定情報を制御する。メイン制御部１０００を介して、動作条件の設定指示を受け付け、ファイル操作部１００３を介して、設定情報の参照、保存を行う。
【００３４】
文書管理サーバ２において、メイン制御部２０００は、文書管理サーバ２の全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。主に、デジタル複合機１のメイン制御部１０００からユーザ情報やジョブ履歴情報を受信し、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００を介して、ジョブ履歴情報をデータサーバ４に保存する。また、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００を介してジョブ履歴情報を取得し、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００を介して、ジョブ履歴情報をデータサーバ４に保存する。さらに、認証サーバ６のメイン制御部６０００へユーザ情報を送信し、ユーザ認証の結果を受信する。
【００３５】
ジョブ履歴情報制御部２００１は、メイン制御部２０００、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００を介して、クラウドサーバ９０に保存されているジョブ履歴情報を取得する。ＵＩ制御部２００２は、文書管理サーバ２のディスプレイ１０８にユーザインターフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの指示を受け付ける。また、メイン制御部２０００、設定制御部２００３を介して、ユーザが指定した設定情報を保存する。さらに、ＵＩ制御部２００２を介して、ユーザは外部メモリへの文書データの保存指示を行う。設定制御部２００３は、文書管理サーバ２に関する動作条件の設定情報を制御する。メイン制御部２０００を介して、動作条件の設定指示を受け取り、ファイル操作部２００４を介して設定情報を保存する。
【００３６】
ファイル操作部２００４は、ＨＤＤ１０９内の設定情報、文書データを管理するための制御部であり、各部からの処理要望を受けて処理を実行する。また、文書データの可搬メディアやフォルダへの保存処理もここで行う。暗号処理部２００５は、暗号キーと復号キーを保持する。メイン制御部２０００の指示に従って、文書データを暗号化する。また、メイン制御部２０００の指示に従って、復号キーをクラウドサーバ９０に送信する。
【００３７】
画像処理サーバ３において、メイン制御部３０００は、画像処理サーバ３の全体を制御し、装置内の各部に対する指示、管理を行う。文書管理サーバ２から文書データやジョブ履歴情報を受信する。画像処理部３００１は、メイン制御部３０００からの指示に従い、画像データに対してＯＣＲ処理を行ったり、画像フォーマットの変換を行ったりする。ＵＩ制御部３００２は、画像処理サーバ３のディスプレイ１０８にユーザインターフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの指示を受け付ける。ユーザが指定した設定情報は、メイン制御部３０００を介して、データサーバ４に保存する。設定制御部３００３は、画像処理サーバ３に関する動作条件の設定情報を制御する。メイン制御部３０００を介して、動作条件の設定指示を受け取り、データサーバ４に設定情報を保存する。
【００３８】
データサーバ４において、ジョブ履歴情報制御部４０００は、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００を介して、ジョブ履歴情報参照、保存指示を受け付け、指示に従ったジョブ履歴情報の制御を行う。設定制御部４００１は、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００を介して、各構成要素の設定情報に関する参照、保存指示を受け付け、指示に従った設定情報の制御を行う。検索制御部４００２は、検索サーバ５からの検索条件、検索実行指示を受け付け、検索結果を返す。ファイル操作部４００３は、各制御部からの指示を受け付け、ＨＤＤ１０９内の設定情報、ジョブ履歴情報の参照、保存を行う。
【００３９】
検索サーバ５において、検索メイン制御部５０００は、検索サーバ５の全体を制御し、装置内の各部に対する指示、管理を行う。検索制御部５００１は、検索処理を制御する。検索メイン制御部５０００から受け取った検索条件を基に、データサーバ４の検索制御部４００２に対し検索を指示し、検索結果を受信する。また、必要に応じて検索結果のソート等も行い、検索結果を検索メイン制御部５０００へ渡す。ＵＩ制御部５００２は検索条件を設定するため、検索サーバ５のディスプレイ１０８にユーザインターフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの検索条件を受け付ける。受け取った検索条件は、検索メイン制御部５０００を介して、検索制御部５００１へ渡される。また、ＵＩ制御部５００２は、検索メイン制御部５０００を介して、検索制御部５００１から受け取った検索結果を、ユーザインターフェースを介してユーザに提示する。
【００４０】
認証サーバ６において、メイン制御部６０００は、認証サーバ６の全体を制御し、装置内の各部に対する指示、管理を行う。ＵＩ制御部６００１は、認証サーバ６のディスプレイ１０８にユーザインターフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの指示を受け付ける。ファイル操作部６００３を介して、ユーザが指定したユーザ認証設定情報を保存する。権限判定部６００２は、文書管理サーバ２及び画像処理サーバ３から指定されたユーザの権限情報を、ファイル操作部６００３から取得し、文書管理サーバ２に送信する。ファイル操作部６００３は、ＨＤＤ１０９内のユーザ情報などの設定情報を入出力するための制御部であり、各部からの処理要望を受けて処理を実行する。
【００４１】
クラウドサーバ９０において、メイン制御部９０００は、クラウドサーバ９０の全体を制御し、装置内の各部に対する指示、管理を行う。また、各組織で運用されている文書管理サーバごとにグローバルＩＤを発行し、ファイル操作部９００３を介して、設定情報として保存する。これにより、割当手段を実現する。さらに、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００を介して受信した情報を、ファイル操作部９００３を介して保存する。ＵＩ制御部９００１は、クラウドサーバ９０のディスプレイ１０８にユーザインターフェースを表示し、キーボード１０７を用いたユーザからの指示を受け付ける。ファイル操作部９００３を介して、ユーザが指定したクラウドサーバ９０に関する設定情報、クラウドサーバ９０を利用する組織ごとの設定情報を保存する。ここでのユーザインターフェースはクラウドサーバ９０を提供している組織が使用することを想定している。ジョブ履歴情報制御部９００２は、クラウドサーバ９０を利用する組織ごとの設定情報に応じて、ジョブ履歴情報を保存する領域を特定し、該当する保存領域にジョブ履歴情報等を保存する。ファイル操作部９００３は、ＨＤＤ１０９内に設定情報及びジョブ履歴情報を入出力するための制御部であり、各部からの処理要望を受けて処理を実行する。
【００４２】
［動作条件設定処理］
図５は、本実施形態における文書管理サーバ２に関する動作条件を設定する処理を示すフロー図である。動作条件設定は、ユーザが文書管理サーバ２のＵＩ制御部２００２においてユーザの指定を受け付ける。文書管理サーバ２は指定された設定を、ファイル操作部２００４を介してＨＤＤ１０９に保存することを想定している。しかし、設定情報を文書管理サーバ２のＨＤＤ１０９に保存するのではなく、データサーバ４のＨＤＤ１０９に保存しても構わない。これにより条件受付手段を実現する。
【００４３】
Ｓ１００において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、クラウドサーバ９０のアドレス情報を指定する。アドレス情報はＵＲＬやＵＲＬ．またはＩＰアドレスを想定しているが、クラウドサーバ９０を特定できる情報であれば特に限定しない。Ｓ１０１において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、クラウドサーバ９０に接続するためのユーザカウント情報を指定する。このユーザ情報は、クラウドサーバを提供する組織と契約することで得られる情報を想定している。
【００４４】
Ｓ１０２において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、Ｓ１０１で指定したユーザカウントに対応するパスワードを指定する。Ｓ１０３において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、管理する自組織に割り当てられたグローバルＩＤを指定する。なお、本実施形態では、グローバルＩＤはクラウドサーバ９０が発行、管理するもので、クラウドサーバ９０を提供する組織と契約して初めて取得可能であることを前提としている。Ｓ１０４において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、認証サーバ６のアドレス情報を指定する。アドレス情報はＵＲＬやＵＲＬ．またはＩＰアドレスを想定しているが、認証サーバ６を特定できる情報であればかまわない。
【００４５】
Ｓ１０５において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、文書管理サーバ２から画像処理サーバ３へ文書データを送信する際のユーザカウントを指定する。この設定は、プログラム内部でシステムアカウントを常に使用する場合には不要など、文書管理サーバ２の実装形態に応じて必要な場合のみ指定する。Ｓ１０６において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、Ｓ１０５に対応するパスワードを指定する。Ｓ１０７において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、文書管理サーバ２がクラウドサーバ９０に問い合わせを行う時刻を指定する。
【００４６】
Ｓ１０８において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、外部持込文書データの印刷時、ジョブ履歴情報を記録するか否かを指定する。この設定は、ユーザが外部から持ち込まれた文書データに対するジョブの履歴の必要性に応じて設定することが想定される。Ｓ１０９において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、ユーザがＳ１００以降で指定した設定情報を保存するように指示する。保存指示を受けたＵＩ制御部２００２はメイン制御部２０００、ファイル操作部２００４を介して、文書管理サーバ２のＨＤＤ１０９に保存する。
【００４７】
［文書データ保存処理］
図６は、本実施形態における文書管理サーバ２から可搬メディアに文書データを保存するフロー図である。本実施形態では可搬メディアに文書データを保存することを前提として説明する。しかし、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにおけるフォルダ（以下、Windows（登録商標）フォルダ）や他のシステム等、それらを経由して自組織のイントラネット外に文書データが持ち出される可能性のある場所であれば、どこであってもかまわない。また、文書管理サーバ２内のフォルダに保存する場合にこのフローを適用しても構わない。
【００４８】
Ｓ２００において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、文書管理サーバ２にログインを行う。本実施形態では、ログインはユーザカウント、パスワードを想定しており、既知の技術であるため詳細は省略する。Ｓ２０１において、ユーザはＵＩ制御部２００２を介して、保存対象の文書データと、文書保存先を指定し、文書保存を指示する。Ｓ２０２において、メイン制御部２０００は、ＵＩ制御部２００２から、指定された保存対象の文書データのパス情報を取得する。このパス情報は、文書管理サーバ２内で認識可能なパス情報であり、必要に応じてバージョン情報も含む。
【００４９】
Ｓ２０３において、メイン制御部２０００は、Ｓ２０２で指定された文書保存先が、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）フォルダや可搬メディアなどの文書管理サーバ外であるか否かを確認する。ここで確認した文書保存先が文書管理サーバ外だった場合には、Ｓ２０４において、指定された文書データの暗号化を行う。文書データの暗号化は、メイン制御部２０００がファイル操作部２００４から文書データを取得し、暗号処理部２００５に暗号を行うよう指示を行うことで実現する。Ｓ２０５において、メイン制御部２０００は、図７のＳ１０３で指定した自組織に割り当てられたグローバルＩＤを、設定制御部２００３を介して取得する。Ｓ２０６において、Ｓ２００で取得したユーザ情報、Ｓ２０４で暗号化した文書データ、及び、Ｓ２０５で取得した自組織のグローバルＩＤを、Ｓ２０１で取得した文書保存先に保存する。これにより、可搬メディア保存手段を実現する。なお、文書保存先が文書管理サーバ内である場合には、文書データは、Ｓ２０２で取得した暗号化していない文書データであってもかまわない。便器上、Ｓ２０６で扱うデータを第一データとも呼ぶ。
【００５０】
［印刷処理フロー］
図７は、自組織のイントラネット内から持ち出された文書データを印刷する際のフロー図である。本フローは、他の組織内で同様のシステム（文書管理サーバ２、画像処理サーバ３、データサーバ４、検索サーバ５、認証サーバ６）が構築されていることを前提としている。また、図７における複合機とは、外部から持ち込まれた文書データもしくは内部で管理する文書データを印刷する複合機を指す。
【００５１】
Ｓ３００において、デバイスのメイン制御部１０００は、ユーザが接続したＵＳＢなどの可搬メディアを、外部メモリ制御部２２１を介して認識する。Ｓ３０１において、デバイスのメイン制御部１０００は、可搬メディアから文書データ、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報（すなわち、第一データ）を取得する。Ｓ３０２において、ユーザ情報を取得する。ここで想定しているのは、操作部Ｉ／Ｆ２０４及び、操作部２３４を介してログインを行うことでユーザ情報を取得する。ユーザ情報の取得は、ＩＣカードを使用してもかまわないし、Ｓ３００、Ｓ３０１の可搬メディアの接続、情報取得前にログインを行ってもかまわない。
【００５２】
Ｓ３０３において、デジタル複合機１のメイン制御部１０００は、ジョブ履歴情報制御部１００４にジョブ属性情報等を含むジョブ履歴情報の生成を指示する。ジョブ履歴情報制御部１００４は、ユーザ情報、印刷指示内容などを基にジョブ履歴情報を生成する。Ｓ３０４において、デジタル複合機１のメイン制御部１０００は、Ｓ３０１で取得した文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ属性情報、及びＳ３０２で取得したユーザ情報、及びＳ３０３で生成したジョブ履歴情報を文書管理サーバ２へ送信する。ここで送信先となる文書管理サーバは、デジタル複合機１が存在するネットワーク内の文書管理サーバ２である。また、便宜上、Ｓ３０４にて扱うデータを第二データとも呼ぶ。
【００５３】
Ｓ３１０において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１から、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ履歴情報、及び、ユーザ情報（すなわち、第二データ）を受信する。これにより、第二データ受信手段を実現する。Ｓ３１１において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、Ｓ３１０で受信したグローバルＩＤ情報が自組織のグローバルＩＤ情報と一致するか否かを確認する。自組織のグローバルＩＤ情報と一致した場合、Ｓ３１２へ移行する。一致しなかった場合には、クラウドサーバ９０へ文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、及び、ユーザ情報を送信し、Ｓ３３０へ移行する。この時、クラウドサーバ９０との通信において、コメット（Ｃｏｍｅｔ）という技術を使用して、クラウドサーバ９０から文書管理サーバ２への通知が可能なようにする。コメットとは、Ｗｅｂサーバで発生したイベントをＷｅｂクライアントからの要請なしに、ＷｅｂサーバからＷｅｂクライアントに送信する通信技術である。つまり、自組織のグローバルＩＤと一致した場合とは、自組織で管理している文書データであり、一致しない場合とは、他組織にて管理している文書データ（外部から持ち込まれた文書データ）であることを意味する。なお、ここで特筆すべきことは、図５にて述べたＳ１０８において、ユーザがジョブ履歴を「記録する」と指定している場合には、Ｓ３１１においていずれの判定結果であったとしても、Ｓ３１２及びＳ３３０以降の処理をいずれも実行することとする。なお、本実施形態では、Ｓ１０８において、ユーザがジョブ履歴を「記録しない」と指定しているとの前提で説明を進める。
【００５４】
Ｓ３１２において、ユーザがＳ１０８において指定した自組織外部から持ち込まれた文書データ（以下、外部持込文書データ）の印刷ジョブに対して、ジョブ履歴を記録するか否かを確認する。本実施形態では、外部持込文書データに対するジョブ履歴を記録しないことを前提として記載しているが、システムとしてこの設定自体をユーザにさせないとしても構わない（例えば、Ｓ１０８を指定するＵＩを用意しない）。なお、図７中においては省略しているが、自組織にて管理する文書データを印刷するのであれば、その文書データに対するジョブ履歴を記録する処理は行うことが想定される。Ｓ３１３において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、Ｓ３１０で受信したユーザ情報を基にユーザ認証を行う。詳細は図１０において説明する。Ｓ３１４において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、ユーザ認証の結果を確認する。ユーザ認証が成功した場合には、Ｓ３１５へ移行し、失敗した場合にはＳ３１９へ移行する。
【００５５】
Ｓ３１５では、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、設定制御部２００３を介して、ジョブ履歴情報の保存処理結果の通知先をデジタル複合機１に設定する。この時のデジタル複合機１は、文書管理サーバ２と同じネットワーク上にあるデジタル複合機１を想定している。Ｓ３１６において、文書管理サーバ２は、同じネットワーク上にある画像処理サーバ３に接続してジョブ履歴情報保存処理を実行する。詳細は、図９において説明する。
【００５６】
Ｓ３１７において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、Ｓ３１６で実行したジョブ履歴情報保存処理の結果、およびクラウドサーバ９０から受信したジョブ履歴情報保存結果を確認する。これにより指示受信手段を実現する。そして、ジョブ履歴情報保存処理が成功した場合には、Ｓ３１８へ移行し、失敗した場合にはＳ３１９へ移行する。Ｓ３１８では、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、Ｓ３１６の処理で得られた復号キー、及び、印刷の許諾に関する情報（ここでは、許可の指示）をデジタル複合機１へ送信する。これにより指示送信手段を実現する。Ｓ３１９では、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、印刷の許諾に関する情報（ここでは、不許可の指示）をデジタル複合機１へ送信する。
【００５７】
Ｓ３３０において、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、文書管理サーバ２から、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ履歴情報、及び、ユーザ情報（すなわち、第二データ）を受信する。これにより、第二データ受信手段を実現する。Ｓ３３１において、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、Ｓ３３０で受信したグローバルＩＤを確認する。そして、グローバルＩＤに対応する保存領域を特定する。Ｓ３３２において、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、Ｓ３３１で特定した保存領域に対し、Ｓ３３０で受信した情報を保存する。Ｓ３３０で受信した情報とは、具体的に、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ履歴情報、及び、ユーザ情報（すなわち、第二データ）を指している。
【００５８】
Ｓ３３２の後、後述する図８及び図９に示す処理がシステム内で実行され、その後、Ｓ３４０以降の処理が実行される。これらの処理については、図７において、破線矢印にて省略している。これらの処理の詳細については後述するが、図８は文書管理サーバ２がクラウドサーバ９０から情報を取得する処理を示している。また、図９はジョブ履歴保存処理についてのフローを示している。ここで注意すべきことは、Ｓ３１６にてジョブ履歴保存処理を行う主体とＳ３３２の後に省略されたジョブ履歴保存処理の主体は異なる点である。
【００５９】
Ｓ３４０において、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、ジョブ履歴保存処理が成功したか否かをループ処理でポーリングし、文書管理サーバ２からのジョブ履歴情報保存処理の結果を確認する。これにより、結果受信手段を実現する。この結果は、文書管理サーバ２が該当のジョブのフォルダに対して、結果の情報および復号キーを保存することによって得ることを想定する。ジョブ履歴情報保存処理が成功した場合には、Ｓ３４１へ移行し、失敗した場合にはＳ３４２へ移行する。Ｓ３４１では、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、ジョブ履歴保存処理（破線矢印にて省略）で得られた復号キー、及び、印刷の許諾に関する情報（ここでは、許可の指示）を文書管理サーバ２へ送信する。つまり、ここで送信する復号キーは、印刷対象となる文書データを管理しているシステムの文書管理サーバから受信した復号キーである。そして、その受信した復号キーを、外部持込文書データとして印刷しようとしているシステム（文書管理サーバ）へ送信するものである。Ｓ３４２では、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、印刷の許諾に関する情報（ここでは、不許可の指示）を文書管理サーバ２へ送信する。Ｓ３４１およびＳ３４２にて指示送信手段を実現する。その後、Ｓ３１７へ移行する。
【００６０】
Ｓ３５０において、デジタル複合機１のメイン制御部１０００は、文書管理サーバ２から、印刷の許諾に関する情報、及び、印刷に対し許可であれば復号キーを併せて受信する。Ｓ３５１において、受信した印刷の許諾に関する情報を確認し、印刷に対し許可であれば、受信した復号キーを使用して、Ｓ３５２において文書データの復号化を行う。その後、Ｓ３５３において、印刷を実行する。Ｓ３５４において、デジタル複合機１のメイン制御部１０００は、ＵＩ制御部１００１を介して、ユーザに印刷に対し不許可である旨を通知する。以上の流れにより、印刷処理を実行する。
【００６１】
なお、Ｓ３４０にてジョブ履歴保存が成功したか否かの判定は、クラウドサーバでの保存処理に当たるＳ３３２の処理の結果に基づいて判定しても良い。この場合は、ジョブ履歴情報自体はシステム内に保持されているため、印刷後に取り出す。また、この場合においては、予め復号キーをクラウドサーバに登録しておくことが必要となると考えられる。
【００６２】
［情報取得処理］
図８は、文書管理サーバ２（すなわち、持ち出された文書データおよびそのジョブ履歴情報を管理する文書管理サーバ）が、クラウドサーバ９０から情報を取得する処理を示すフロー図である。本実施形態では、Ｓ１０７でユーザが指定した設定に従った、文書管理サーバ２からクラウドサーバ９０へのポーリング処理を前提としている。このポーリング処理の応答として、クラウドサーバ９０は、第二データを文書管理サーバ２へ送信することとなる。これにより第二データ送信手段を実現する。なお、本実施形態で用いるポーリング以外の手段として、インターネット上のクラウドサーバ９０側から文書管理サーバ２に対して通知する手段を用いてもかまわない。
【００６３】
Ｓ４００において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、図７のＳ１０７で指定された問い合わせ時刻の設定と、現在時刻が一致するかを確認する。問い合わせ時刻の設定は、メイン制御部２０００が設定制御部２００３を介して、取得する。イベントなどを用いて通知を受ける構成であっても構わない。問い合わせ時刻であれば、Ｓ４０１に移行する。問い合わせ時刻でなければ、本処理フローを終了する。
【００６４】
Ｓ４０１において、文書管理サーバ２のジョブ履歴情報制御部２００１は、メイン制御部２０００の指示に従い、クラウドサーバ９０へ問い合わせを行う。Ｓ４０２において、文書管理サーバ２のジョブ履歴情報制御部２００１は、クラウドサーバ９０に自身が管理する未取得の情報があるか否かを確認する。未取得の情報がある場合は、Ｓ４０３に移行する。自身が管理する未取得の情報が無ければ、本処理フローを終了する。Ｓ４０３において、ジョブ履歴情報制御部２００１は、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００を介して、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ属性情報、及び、ユーザ情報を取得する。
【００６５】
Ｓ４０４において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、Ｓ４０３で受信したユーザ情報を基にユーザ認証を行う。ユーザ認証に関する詳細は図１２を用いて後述する。Ｓ４０５において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、ユーザ認証の結果を確認する。ユーザ認証が成功した場合には、Ｓ４０５へ移行する。ユーザ認証が失敗した場合には、本処理フローを終了する。Ｓ４０６では、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、設定制御部２００３を介して、ジョブ履歴情報の保存処理結果の通知先をクラウドサーバ９０に設定する。Ｓ４０７において、文書管理サーバ２は、同じネットワーク上にある画像処理サーバ３に接続してジョブ履歴情報保存処理を実行する。ジョブ履歴情報保存処理に関しては、図９を用いて後述する。これにより、第二データ保存手段を実現する。Ｓ４０７の後、本処理フローを終了する。
【００６６】
［ジョブ履歴情報保存処理］
図９は、文書管理サーバ２が、デジタル複合機１もしくはクラウドサーバ９０から取得したジョブ履歴情報を、画像処理サーバ３を介して、データサーバ４へ保存する処理を示すフロー図である。
【００６７】
Ｓ５００において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１もしくはクラウドサーバ９０から取得した文書データに関する情報から、ファイル操作部２００４を介して、文書データを確認する。ここでの文書データに関する情報は、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ属性情報、及びユーザ情報が該当する。Ｓ５０１において、Ｓ５００での確認により、文書データが存在すると判定された場合にはＳ５０３へ移行する。文書データが文書管理サーバ２内から削除されるなど、文書データが存在しないと判定された場合には、Ｓ５４１へ移行し、結果としてエラーを設定する。Ｓ５４１の後、Ｓ５４２へ移行する。Ｓ５０３において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１もしくはクラウドサーバ９０から取得したユーザ情報とジョブ属性情報、及び、Ｓ５００で確認された文書データを画像処理サーバ３に送信する。
【００６８】
Ｓ５１０において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は、文書管理サーバ２から、ユーザ情報、ジョブ属性情報、文書データを受信する。Ｓ５１１において、画像処理サーバ３の画像処理部３００１はメイン制御部３０００の指示に従い、文書データからジョブ履歴用画像データを生成する。Ｓ５１２において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は、ジョブ履歴情報として保存するジョブ属性情報を生成する。ジョブ属性情報は、Ｓ５１０で受信したジョブ履歴情報をそのまま流用しても良いが、本実施形態ではジョブ属性情報と画像データのプロパティ情報などを合成させて１つのジョブ属性情報（ジョブ履歴用属性情報）を生成してもよい。Ｓ５１３において、画像処理サーバ３の画像処理部３００１はメイン制御部３０００を介して、Ｓ５１１及びＳ５１２で生成した画像データとジョブ属性情報をデータサーバ４に送信する。
【００６９】
Ｓ５２０において、データサーバ４のジョブ履歴情報制御部４０００は、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００から、画像データとジョブ属性情報を受信する。Ｓ５２１において、データサーバ４のジョブ履歴情報制御部４０００は、ファイル操作部４００３を介して、ジョブ履歴情報をＨＤＤ１０９に保存する。Ｓ５２２において、ジョブ履歴情報の保存結果を確認し、保存処理が成功した場合には、Ｓ５２３において画像処理サーバ３へ成功を通知する。保存に失敗した場合にはＳ５２４において、画像処理サーバ３へ失敗を通知する。
【００７０】
Ｓ５３０において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は、データサーバ４から受信した保存処理の結果を確認する。保存処理が成功だった場合には、Ｓ５３１において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は文書管理サーバ２へ保存処理成功を通知する。保存処理が失敗だった場合には、Ｓ５３２において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は文書管理サーバ２へ保存処理失敗を通知する。
【００７１】
Ｓ５４０において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は保存結果を受信する。画像処理サーバ３からの結果が成功だった場合には、暗号処理部２００５から復号キーを取得する。Ｓ５４２において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は、Ｓ３１５もしくはＳ４０６において設定した通知先に対して、結果を通知する。ここでジョブ履歴情報保存結果が成功だった場合には、復号キーも一緒に送信する。以上により、本処理フローを終了する。
【００７２】
なお、図７のＳ３１６にて示したように、外部から持ち込まれた文書データに対する処理のジョブ履歴を記録する際には、復号キーの送信は不要であるため、Ｓ５４０、Ｓ５４１、Ｓ５４２の処理については、その結果のみを通知するか、もしくは省略することとなる。
【００７３】
［認証処理］
図１０は、認証サーバ６が、文書管理サーバ２から受信したユーザ情報から、ユーザ認証を行う処理を示すフロー図である。Ｓ６００において、文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１もしくはクラウドサーバ９０から受信したユーザ情報を、認証サーバ６へ送信する。Ｓ６０１において、認証サーバ６のメイン制御部６０００は、文書管理サーバ２からユーザ情報を受信する。Ｓ６０２において、認証サーバ６のメイン制御部６０００は、権限判定部６００２を介して、受信したユーザカウントが存在するか否か、及び、そのアカウントの権限確認を行う。Ｓ６０３において、認証サーバ６のメイン制御部６０００は、画像処理サーバ３へユーザ認証結果及び権限情報を送信する。Ｓ６０４において、画像処理サーバ３のメイン制御部３０００は、認証サーバ６からユーザ認証結果及び権限情報を受信する。以上により、本処理フローを終了する。
【００７４】
なお、本実施形態において、クラウドサーバは、インターネット上に位置しているが、これに限定されるものではなく、それぞれの文書管理サーバが位置する内部ネットワークに対し、それらを接続する中継ネットワークとしてのネットワーク（外部ネットワーク）に位置するのであれば、本発明は適用可能である。
【００７５】
以上の手順により処理を行うことによって、イントラネット内から持ち出された文書データに対し、所定のジョブ履歴情報監査システムにジョブ履歴を記録できなければ、印刷できないようにする。これにより、ユーザの運用に依存せず、システムにおいて情報漏えいを抑止することが可能となる。
【００７６】
＜第二の実施形態＞
以下、本発明を実施するための第二の実施形態について図面を用いて説明する。本実施形態では、第一の実施形態との差のみを説明することとする。第一の実施形態との主な差異は、システム構成であり、その構成例を図１１に示す。
【００７７】
［システム構成］
図１１は、第二の実施形態の構成を示す。第一の実施形態ではデジタル複合機１０以外に文書管理サーバ２０や画像処理サーバ３０などがＬＡＮ７０に接続されている構成をとっていた。しかし、第二の実施形態では、デジタル複合機１０以外には同様の構成を持つデジタル複合機しかＬＡＮ７０に接続されていない構成をとる。仮に、ＬＡＮ７０に接続しているデジタル複合機１０のみ（１台のみ）であったとしても構わない。第二の実施形態では、デジタル複合機１０が直接、インターネット９１経由でクラウドサーバ９０に接続する。各構成要素の説明は第一の実施形態に記載した説明と同様であるため、省略する。
【００７８】
また、図５の動作条件設定を実行する構成は、第二の実施形態では、デジタル複合機１０が行う処理となる。つまり、処理を行う構成要素が異なるだけであるため、読み替える構成要素のみを明示し、詳細な説明は省略する。文書管理サーバ２のＵＩ制御部２００２は、デジタル複合機１０のＵＩ制御部１００１と読み替える。文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１０のメイン制御部１０００と読み替える。文書管理サーバ２のファイル操作部２００４はデジタル複合機１０のファイル操作部１００３と読み替える。文書管理サーバ２のＨＤＤ１０９はデジタル複合機１０のＨＤＤ２０３に読み替える。
【００７９】
［印刷処理フロー］
図７に示した自組織イントラネット内から持ち出された文書データを印刷する際のフロー図も同様に、文書管理サーバ２が行う処理をデジタル複合機が行う。自組織イントラネットから持ち出され、外部組織のＬＡＮに接続されたデジタル複合機１０にはジョブ履歴情報を保存するサーバ類（文書管理サーバや画像処理サーバなど）が接続されていない。この場合の文書データを印刷するフローを、図１２を用いて説明する。
【００８０】
図１２は、第二の実施形態における、自組織イントラネット内から持ち出された文書データを印刷する際のフロー図である。前述の通り、デジタル複合機１０は、ジョブ履歴情報を保存するためのサーバはイントラネット上には存在しないため、ジョブ履歴情報は必ずクラウドサーバ９０へ送信する。Ｓ７００からＳ７０３については、図７で示したＳ３００からＳ３０３までのステップと同様であるため、説明は省略する。
【００８１】
Ｓ７０４において、Ｓ７０１で取得した文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、Ｓ７０２で取得したユーザ情報、及び、Ｓ７０３で生成したジョブ履歴情報（すなわち、第二データ）をクラウドサーバ９０に送信する。Ｓ７１０において、クラウドサーバ９０のメイン制御部９０００は、デジタル複合機１０のメイン制御部１０００から、文書データのパス情報、グローバルＩＤ情報、ジョブ履歴情報、及び、ユーザ情報（すなわち、第二データ）を受信する。Ｓ７１１からＳ７３２は、図７に示したＳ３３１からＳ３４２までのステップと同様であるため、説明は省略する。
【００８２】
Ｓ７４０において、デジタル複合機１０のメイン制御部１０００は、クラウドサーバ９０から、印刷の許諾に関する情報、及び、印刷が許可であれば復号キーを併せて受信する。復号キーは自組織のイントラネット内で運用されている文書管理サーバ２が生成したものである。つまり、持ち出した文書データを印刷しようとするユーザが所属する組織の文書管理サーバ２であり、ジョブ履歴情報を残すべきイントラネット環境から送信された復号キーである。Ｓ７４１からＳ７４４は、図７に示したＳ３５１からＳ３５４までのステップと同様であるため、説明は省略する。以上により、本処理フローを終了する。
【００８３】
図８に示したクラウドサーバ９０から情報を取得する処理を示すフロー図についても、第二の実施形態では文書管理サーバ２ではなく、デジタル複合機１０が行う点のみが差異であり、処理の内容は同じである。図７と同様に、読み替える構成要素のみを明示し、詳細な説明は省略する。文書管理サーバ２のメイン制御部２０００は、デジタル複合機１０のメイン制御部１０００と読み替える。文書管理サーバ２の設定制御部２００３は、デジタル複合機１０の設定制御部１００５と読み替える。文書管理サーバ２のジョブ履歴情報制御部２００１は、デジタル複合機１０のジョブ履歴情報制御部１００４と読み替える。
【００８４】
以上により、イントラネットにおける複合機が直接インターネットを介して、クラウドサーバに接続するようなネットワーク構成であっても、イントラネット内から持ち出された文書データに対し、所定のジョブ履歴情報監査システムにジョブ履歴を記録できるようにする。更にジョブ履歴が記録できなければ、印刷できないようにする。これにより、ユーザの運用に依存せず、システムにおいて情報漏えいを抑止することが可能となる。
【００８５】
＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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