(57)【要約】【課題】承認済みを偽装した不正な電子書類が受信者の手に渡るのを防ぐことのできる電子書類承認システムを提供する。【解決手段】電子書類を送受信する第１通信装置１０および第２通信装置１２と、電子書類の承認を管理する承認管理サーバ２０とを備えた電子書類承認システム１であって、第１通信装置１０は、承認管理サーバ２０から受信した承認情報および電子書類を第２通信装置１２に送信し、第２通信装置１２は、承認情報を承認管理サーバ２０に送信し、承認管理サーバ２０は、第１通信装置１０に送信した承認情報と第２通信装置１２から受信した承認情報を照合し、第２通信装置１２は、成功を示す照合結果を承認管理サーバ２０から受信した場合に、第１通信装置１０からの電子書類の受信を許可し、第１通信装置１０から電子書類を受信する。【選択図】図１
2011014083.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子書類を送受信する第１通信装置および第２通信装置と、前記第１通信装置および前記第２通信装置とネットワークを介して接続され、前記電子書類の承認を管理する承認管理サーバとを備えた電子書類承認システムであって、
前記承認管理サーバは、
承認者による承認済みの前記電子書類に対する承認を識別する承認情報の要求を前記第１通信装置から受信する第１通信部と、
前記電子書類に対する承認情報を生成する承認情報生成部と
を有し、
前記第１通信部は、前記承認情報を前記第１通信装置に送信し、
前記第１通信装置は、
前記承認管理サーバから前記承認情報を受信する第１通信部と、
前記第１通信部が受信した前記承認情報および前記電子書類を前記第２通信装置に送信する第２通信部と
を有し、
前記第２通信装置は、
前記第１通信装置から前記承認情報を受信する第１通信部と、
前記第１通信部が受信した前記承認情報を前記承認管理サーバに送信する第２通信部と
を有し、
前記承認管理サーバは、
前記第２通信装置から前記承認情報を受信する第２通信部と、
前記第１通信装置に送信した前記承認情報と前記第２通信装置から受信した前記承認情報を照合する照合部と
をさらに有し、
前記承認管理サーバの前記第２通信部は、前記照合部による照合結果を前記第２通信装置に送信し、
前記第２通信装置は、成功を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信装置からの前記電子書類の受信を許可する制御部をさらに有し、
前記第２通信装置の前記第１通信部は、前記制御部により前記電子書類の受信が許可された場合に、前記第１通信装置から前記電子書類を受信することを特徴とする電子書類承認システム。
【請求項２】
前記第２通信装置は、前記第１通信部が受信した前記電子書類を出力する出力手段をさらに備え、
前記第２通信装置の前記制御部は、失敗を示す前記照合結果を受信した場合に、前記出力部による前記電子書類の出力を禁止することを特徴とする請求項１に記載の電子書類承認システム。
【請求項３】
前記第２通信装置の前記第１通信部は、失敗を示す前記照合結果を受信した場合に、照合に失敗した旨を示す情報を前記第１通信装置に送信することを特徴とする請求項１または２に記載の電子書類承認システム。
【請求項４】
前記第１通信装置の前記第２通信部は、前記電子書類の送信を行う送信者を識別する送信者識別情報をさらに前記第２通信装置に送信し、
前記第２通信装置の前記第１通信部は、失敗を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記送信者識別情報を前記第１通信装置に送信することを特徴とする請求項１から３のいずれか一項に記載の電子書類承認システム。
【請求項５】
前記第２通信装置の前記第２通信部が失敗を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第２通信装置の前記第１通信部は、前記第１通信装置から前記電子書類を受信し、当該前記電子書類を前記第１通信装置に送信することを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の電子書類承認システム。
【請求項６】
前記承認管理サーバは、前記照合に失敗した旨を通知する通知先を格納する格納部をさらに備え、
前記第２通信装置の第２通信部は、照合に失敗した旨を示す情報を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記承認管理サーバから前記通知先を受信し、
前記第２通信装置は、前記照合に失敗した旨を示す情報を前記通知先に送信する第３通信部をさらに有することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載の電子書類承認システム。
【請求項７】
前記第１通信装置の前記第２通信部は、前記電子書類の送信を行う送信者を識別する送信者識別情報をさらに前記第２通信装置に送信し、
前記第２通信装置の前記第２通信部が失敗を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第２通信装置の前記第３通知部は、前記送信者識別情報を通知先に送信することを特徴とする請求項６に記載の電子書類承認システム。
【請求項８】
前記第２通信装置の前記第１通信部は、失敗を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信装置から前記電子書類を受信し、
前記第２通信装置の前記第３通知部は、前記電子書類を前記通知先に送信することを特徴とする請求項６または７に記載の電子書類承認システム。
【請求項９】
前記第２通信装置の前記制御部は、失敗を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信部による前記電子書類の受信を中止することを特徴とする請求項１に記載の電子書類承認システム。
【請求項１０】
電子書類を送受信する第１通信装置および第２通信装置と、前記第１通信装置および前記第２通信装置とネットワークを介して接続され、前記電子書類の承認を管理する承認管理サーバとを備えた電子書類承認システムにおける電子書類承認方法であって、
前記承認管理サーバの第１通信部が、承認者による承認済みの前記電子書類に対する承認を識別する承認情報の要求を前記第１通信装置から受信する第１通信ステップと、
前記承認管理サーバの承認情報生成部が、前記電子書類に対する承認情報を生成する承認情報生成ステップと、
前記承認管理サーバの前記第１通信部が、前記承認情報を前記第１通信装置に送信する第２通信ステップと、
前記第１通信装置の第２通信部が、前記承認管理サーバから受信した前記承認情報および前記電子書類を前記第２通信装置に送信する第３通信ステップと、
前記第２通信装置の第２通信部が、前記第１通信装置から受信した前記承認情報を前記承認管理サーバに送信する第４通信ステップと、
前記承認管理サーバの照合部が、前記第１通信装置に送信した前記承認情報と前記第２通信装置から受信した前記承認情報を照合する照合ステップと、
前記承認管理サーバの前記第２通信部が、前記照合ステップで得られた照合結果を前記第２通信装置に送信する第５通信ステップと、
前記第２通信装置の制御部が、成功を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信装置からの前記電子書類の受信を許可する制御ステップと、
前記第２通信装置の前記第１通信部が、前記制御ステップで前記電子書類の受信が許可された場合に、前記第１通信装置から前記電子書類を受信する第６通信ステップと
を有することを特徴とする電子書類承認方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子書類を承認する電子書類承認システムおよび電子書類承認方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子書類が承認者によって承認済みであることを受信側に伝えるための手段として、承認時に電子書類に承認済みであることを示すマークを埋め込む技術が知られている。このような技術として、例えば特許文献１には、信頼性に優れた承認操作を行う装置が開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、送信者が承認操作の完了していない書類に対し承認済みであることを示すマークを埋め込んで送信した場合、受信者は、承認操作の偽装に気付かず、受信した書類が承認済みであるものと信じてしまうという問題があった。
【０００４】
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、承認済みを偽装した不正な電子書類が受信者の手に渡るのを防ぐことのできる電子書類承認システムおよび電子書類承認方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、電子書類を送受信する第１通信装置および第２通信装置と、前記第１通信装置および前記第２通信装置とネットワークを介して接続され、前記電子書類の承認を管理する承認管理サーバとを備えた電子書類承認システムであって、前記承認管理サーバは、承認者による承認済みの前記電子書類に対する承認を識別する承認情報の要求を前記第１通信装置から受信する第１通信部と、前記電子書類に対する承認情報を生成する承認情報生成部とを有し、前記第１通信部は、前記承認情報を前記第１通信装置に送信し、前記第１通信装置は、前記承認管理サーバから前記承認情報を受信する第１通信部と、前記第１通信部が受信した前記承認情報および前記電子書類を前記第２通信装置に送信する第２通信部とを有し、前記第２通信装置は、前記第１通信装置から前記承認情報を受信する第１通信部と、前記第１通信部が受信した前記承認情報を前記承認管理サーバに送信する第２通信部とを有し、前記承認管理サーバは、前記第２通信装置から前記承認情報を受信する第２通信部と、前記第１通信装置に送信した前記承認情報と前記第２通信装置から受信した前記承認情報を照合する照合部とをさらに有し、前記承認管理サーバの前記第２通信部は、前記照合部による照合結果を前記第２通信装置に送信し、前記第２通信装置は、成功を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信装置からの前記電子書類の受信を許可する制御部をさらに有し、前記第２通信装置の前記第１通信部は、前記制御部により前記電子書類の受信が許可された場合に、前記第１通信装置から前記電子書類を受信することを特徴とする。
【０００６】
また、本発明の他の形態は、電子書類を送受信する第１通信装置および第２通信装置と、前記第１通信装置および前記第２通信装置とネットワークを介して接続され、前記電子書類の承認を管理する承認管理サーバとを備えた電子書類承認システムにおける電子書類承認方法であって、前記承認管理サーバの第１通信部が、承認者による承認済みの前記電子書類に対する承認を識別する承認情報の要求を前記第１通信装置から受信する第１通信ステップと、前記承認管理サーバの承認情報生成部が、前記電子書類に対する承認情報を生成する承認情報生成ステップと、前記承認管理サーバの前記第１通信部が、前記承認情報を前記第１通信装置に送信する第２通信ステップと、前記第１通信装置の第２通信部が、前記承認管理サーバから受信した前記承認情報および前記電子書類を前記第２通信装置に送信する第３通信ステップと、前記第２通信装置の第２通信部が、前記第１通信装置から受信した前記承認情報を前記承認管理サーバに送信する第４通信ステップと、前記承認管理サーバの照合部が、前記第１通信装置に送信した前記承認情報と前記第２通信装置から受信した前記承認情報を照合する照合ステップと、前記承認管理サーバの前記第２通信部が、前記照合ステップで得られた照合結果を前記第２通信装置に送信する第５通信ステップと、前記第２通信装置の制御部が、成功を示す前記照合結果を前記承認管理サーバから受信した場合に、前記第１通信装置からの前記電子書類の受信を許可する制御ステップと、前記第２通信装置の前記第１通信部が、前記制御ステップで前記電子書類の受信が許可された場合に、前記第１通信装置から前記電子書類を受信する第６通信ステップとを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、承認済みを偽装した不正な電子書類が受信者の手に渡るのを防ぐことができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】図１は、本発明の第１の実施の形態にかかる電子書類承認システム１の全体構成図である。
【図２】図２は、第１通信装置１０および第２通信装置１２の主な構成を示すブロック図である。
【図３】図３は、承認管理サーバ２０の主な構成を示すブロック図である。
【図４】図４は、承認番号格納部２０４のデータ構成を模式的に示す図である。
【図５】図５は、承認処理を示す通信シーケンス図である。
【図６】図６は、承認画像と承認番号が埋め込まれた電子書類を示す図である。
【図７】図７は、承認処理を示す通信シーケンス図である。
【図８】図８は、第２の変更例にかかる承認処理を示す通信シーケンス図である。
【図９】図９は、第２の実施の形態にかかる承認管理サーバ２２の主な構成を示す図である。
【図１０】図１０は、第２の実施の形態にかかる承認システムによる承認処理を示す通信シーケンス図である。
【図１１】図１１は、変更例にかかる承認処理を示す通信シーケンス図である。
【図１２】図１２は、第１通信装置１０および第２通信装置１２のハードウェア構成を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子書類承認システムおよび電子書類承認方法の最良な実施の形態を詳細に説明する。
【００１０】
（第１の実施の形態）
図１は、本発明の第１の実施の形態にかかる電子書類承認システム１の全体構成図である。電子書類承認システム１は、第１通信装置１０と、第２通信装置１２と、承認管理サーバ２０とを備えている。第１通信装置１０と第２通信装置１２は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ：Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して、情報の送受信を行う。第１通信装置１０は、電子書類の承認を行い、承認後の電子書類を第２通信装置１２に送信する。ここで、電子書類とは、例えばテキストや画像などを含む情報である。承認管理サーバ２０は、第１通信装置１０および第２通信装置１２とネットワークを介して接続している。承認管理サーバ２０は、第１通信装置１０または第２通信装置１２において送受信される電子書類を管理する。電子書類承認システム１は、３以上の通信管理装置を有してもよく、この場合には、承認管理サーバ２０は、３以上の通信装置間で送受信される電子書類を管理する。
【００１１】
図２は、第１通信装置１０および第２通信装置１２の主な構成を示すブロック図である。第１通信装置１０と第２通信装置１２の構成は同様であり、第１通信装置１０および第２通信装置１２はいずれも電子書類の承認にかかる処理だけでなく、電子書類の受信にかかる処理も行う。第１通信装置１０および第２通信装置１２は、第１通信部１００と、第２通信部１０２と、電子書類格納部１０４と、承認部１０６と、書類編集部１０８と、送信者ＩＤ取得部１１０と、受信書類管理部１１２と、出力部１１４とを有している。
【００１２】
第１通信部１００は、ネットワークを介して承認管理サーバ２０と情報を送受信する。例えば、第１通信部１００において電子書類の承認が完了すると、第１通信部１００は、承認管理サーバ２０に問い合わせ、正式な承認が完了したことを示す承認情報としての承認番号を受信する。第２通信部１０２は、ＰＳＴＮを介して第２通信装置１２と情報の送受信を行う。例えば、承認後の電子書類を第２通信装置１２に送信する。
【００１３】
電子書類格納部１０４は、電子書類を格納している。承認部１０６は、承認者からの入力にしたがい、電子書類格納部１０４に格納されている電子書類の承認を行う。なお、電子書類は、第１通信部１００において作成されたものであってもよく、他の例としては、第１通信部１００がネットワークを介して他の装置から受信したものであってもよい。
【００１４】
書類編集部１０８は、電子書類の編集を行う。例えば、承認部１０６による承認に成功した場合に、承認に成功したことを示す承認画像を生成し、これを承認済みの電子書類に埋め込む。送信者ＩＤ取得部１１０は、送信者から入力された送信者ＩＤを取得する。送信者ＩＤは、電子書類の送信処理を行う送信者を識別する情報である。受信書類管理部１１２は、第２通信部１０２による電子書類の受信の許否を判断する。出力部１１４は、第２通信部１０２が受信した電子書類を出力する。出力部１１４は、例えばプリンタであって、電子書類を印刷用紙にプリントする。
【００１５】
図３は、承認管理サーバ２０の主な構成を示すブロック図である。承認管理サーバ２０は、通信部２００と、承認番号生成部２０２と、承認番号格納部２０４と、照合部２０６とを有している。通信部２００は、ネットワークを介して第１通信装置１０および第２通信装置１２と情報を送受信する。承認番号生成部２０２は、第１通信装置１０または第２通信装置１２から電子書類の承認番号を要求された場合に、承認番号を生成する。承認番号は、承認処理を識別する情報であり、対応する電子書類が承認済みであることを示す情報である。承認番号生成部２０２は、承認番号を生成すると、生成した承認番号を承認番号格納部２０４に格納する。
【００１６】
図４は、承認番号格納部２０４のデータ構成を模式的に示す図である。承認番号格納部２０４は、承認番号に対応付けて、電子書類の宛て先、電子書類の承認を行った承認者の承認者名を格納している。照合部２０６は、第１通信装置１０または承認管理サーバ２０から電子書類に付された承認番号の照合を要求された場合に、第１通信装置１０または承認管理サーバ２０から受信した承認番号と承認番号格納部２０４に格納されている承認番号とを照合する。
【００１７】
以下、図５から図７を参照しつつ、電子書類承認システム１において、第１通信装置１０から第２通信装置１２に電子書類を送信する場合の承認処理について説明する。なお、第２通信装置１２から第１通信装置１０に電子書類を送信することも可能であり、この場合も同様の処理が行われる。
【００１８】
図５は、承認処理を示す通信シーケンス図である。まず、第１通信装置１０において、ユーザにより電子書類の送信指示がなされた場合、送信指示がなされた電子書類を送信せず、電子書類格納部１０４に蓄積する（ステップＳ１００）。次に、承認部１０６は、承認者からの入力にしたがい承認処理を行う。承認処理が完了すると（ステップＳ１０２，Ｙｅｓ）、承認に失敗した場合には（ステップＳ１０４，Ｎｏ）、承認部１０６は、電子書類を電子書類格納部１０４から削除し、電子書類の送信を中止し（ステップＳ１０６）、処理を終了する。このように、電子書類を送信する側においては、承認に成功しない場合には電子書類の送信を中止するので、正しく承認の行われていない電子書類が送信されるのを防ぐことができる。
【００１９】
ステップＳ１０４において、承認部１０６が電子書類の承認に成功した場合には（ステップＳ１０４，Ｙｅｓ）、承認部１０６は、第１通信部１００を介して、承認番号要求を送信する（ステップＳ１１０）。承認管理サーバ２０においては、通信部２００が承認番号要求を受信すると、承認番号生成部２０２は、承認番号を生成する（ステップＳ１２０）。次に、通信部２００は、承認番号生成部２０２により生成された承認番号を第１通信装置１０に送信する（ステップＳ１２２）。
【００２０】
第１通信装置１０においては、第１通信部１００が承認番号を受信すると、書類編集部１０８は、受信した承認番号と、承認画像を電子書類に埋め込む（ステップＳ１３０）。ここで、承認画像とは、承認済みであることを示す情報である。図６は、承認画像と承認番号が埋め込まれた電子書類を示す図である。このように、例えば電子書類の上部に承認画像および承認番号が埋め込まれる。
【００２１】
次に、送信者ＩＤ取得部１１０は、送信者により入力された送信者ＩＤを取得する（ステップＳ１３２）。次に、第２通信部１０２は、承認番号および送信者ＩＤを第２通信装置１２に送信する（ステップＳ１３４）。なお、このとき、第１通信装置１０のＦＡＸ番号も第２通信装置１２に通知される。そして、第２通信部１０２は、承認番号および送信者ＩＤを送信した後に、承認画像および承認番号が埋め込まれた電子書類を第２通信装置１２に送信する（ステップＳ１３６）。
【００２２】
第２通信装置１２においては、第２通信部１０２が承認番号を受信すると（ステップＳ１３４）、図７に示すように受信書類管理部１１２の指示により第１通信部１００は、承認管理サーバ２０に承認番号を問い合わせる（ステップＳ１４０）。承認番号の問い合わせにおいては、第２通信装置１２が受信した承認番号が通知される。承認管理サーバ２０においては、通信部２００が第２通信装置１２から承認番号を受信すると、照合部２０６は、受信した承認番号が承認番号格納部２０４に格納されている承認番号と一致するか照合を行う（ステップＳ１５０）。すなわち、第２通信装置１２から受信した承認番号が承認管理サーバ２０の承認番号生成部２０２により生成された承認番号であるか否かを確認する。そして、通信部２００は、照合部２０６による照合結果を第２通信装置１２に送信する（ステップＳ１５２）。
【００２３】
第２通信装置１２においては、第２通信装置１２から送信された承認番号と承認番号格納部２０４に格納されている承認番号とが一致した場合、すなわち成功を示す照合結果を受信した場合には（ステップＳ１６０，Ｙｅｓ）、受信書類管理部１１２は、第１通信装置１０から送信された電子書類は正式に承認されたものであるとして、電子書類の受信を許可する（ステップＳ１６２）。受信書類管理部１１２はさらに、受信した電子書類の印刷を許可し、出力部１１４は、第２通信部１０２が受信した電子書類を印刷する（ステップＳ１６４）。以上で、承認処理が完了する。
【００２４】
一方、ステップＳ１６０において、第２通信装置１２から送信された承認番号と承認番号格納部２０４に格納されている承認番号とが一致しなかった場合、すなわち失敗を示す照合結果を受信した場合には（ステップＳ１６０，Ｎｏ）、正しく承認が行われていないにも関わらず、偽装の承認番号が付与された電子書類が送信されている可能性がある。そこで、受信書類管理部１１２は、第１通信装置１０から送信された電子書類の受信を中止する（ステップＳ１７０）。さらに、受信書類管理部１１２は、不正情報を生成する（ステップＳ１７２）。不正情報とは、承認番号が一致せず、不正が行われている可能性がある旨を示す情報である。例えば、「承認が正しく行われていない承認番号を含む原稿が送られてきました。不正が行われた可能性があります。」という文章を含む情報である。
【００２５】
受信書類管理部１１２は、送信者ＩＤ取得部１１０が取得した送信者ＩＤと生成した不正情報とをマージする（ステップＳ１７４）。そして、第２通信部１０２は、マージされた情報を不正情報として第１通信装置１０に送信する（ステップＳ１７６）。なお、第１通信装置１０のＦＡＸ番号は、ステップＳ１３４において、第１通信装置１０から通知されたものを利用する。以上で処理が完了する。
【００２６】
このように、本実施の形態にかかる電子書類承認システム１は、承認済みの電子書類の送受信を行う装置の他に、承認を管理する承認管理サーバ２０を備えている。そして、承認管理サーバ２０は、電子書類の承認を一意に識別する承認番号を発行し、承認済みの電子書類は承認番号により管理される。したがって、正式な承認が行われていない電子書類には、承認管理サーバ２０に登録された承認番号が付与されず、このような電子書類は受信側において受信を中止することにより、承認を偽装した電子書類の送信を防ぐことができる。
【００２７】
また、承認番号の照合に失敗した場合には、不正の可能性があることを示す不正情報を送信元の装置に送信するので、送信側においても不正の可能性があることを知ることができる。さらに、不正情報には送信者ＩＤも含まれているので、承認の偽装を行った人物を特定することができる。
【００２８】
第１の実施の形態にかかる電子書類承認システム１の第１の変更例としては、第２通信装置１２は、失敗を示す照合結果を受信した場合に、不正情報および送信者ＩＤを第１通信装置１０に送信しなくともよい。すなわち、第２通信装置１２は、電子書類の受信を中止するだけでもよい。また、他の例としては、第１通信装置１２は、不正情報のみを第１通信装置１０に送信することとしてもよい。
【００２９】
また、第２の変更例としては、第２通信装置１２は、承認番号の照合に失敗した場合に、第１通信装置１０から送信された電子書類の受信を中止するのにかえて、電子書類を受信し、これを再度第１通信装置１０に送信することとしてもよい。図８は、第２の変更例にかかる承認処理を示す通信シーケンス図である。第２通信装置１２は、承認管理サーバ２０から照合に失敗した旨を示す照合結果を受信した場合（ステップＳ１６０，Ｎｏ）、第１通信装置１０から送信された電子書類の受信を中止せず、電子書類を受信する。そして、受信書類管理部１１２は、不正情報を生成し（ステップＳ１７２）、送信者ＩＤ、不正情報および電子書類をマージし（ステップＳ１８０）、これを電子書類として第１通信装置１０に送信する（ステップＳ１８２）。これにより、送信側の装置においては、いずれの電子書類において不正の可能性があったのかを知ることができる。
【００３０】
また、第３の変更例としては、電子書類は、電子書類を識別する電子書類ＩＤによりさらに管理されてもよい。具体的には、承認番号要求に電子書類ＩＤを含め、承認管理サーバ２０においては、承認番号と電子書類ＩＤとを対応付けて管理する。そして、第２通信装置１２からの照合番号の問い合わせも承認番号だけでなく電子書類ＩＤとともに行う。これにより、電子書類の識別を容易にすることができる。
【００３１】
また、第４の変更例としては、第１通信装置１０と第２通信装置１２の間での電子書類の送受信は、ＰＳＴＮによる通信にかえてインターネットを利用したＩＦＡＸ通信を行っても良い。なお、ＩＦＡＸは、後述のＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆにより行われる。
【００３２】
（第２の実施の形態）
第２の実施の形態においては、第２通信装置１２は、照合に失敗した場合には、不正情報を第１通信装置１０だけでなく予め登録されている通知先に送信する。図９は、第２の実施の形態にかかる承認管理サーバ２２の主な構成を示す図である。承認管理サーバ２２は、不正時通知先格納部２０８をさらに有している。不正時通知先格納部２０８は、承認管理サーバ２０において承認番号の照合に失敗した場合に、不正情報を通知する通知先を格納している。通知先は、第１通信装置１０以外の装置等である。具体的には、承認を管理する管理者の端末やファクシミリ装置などのＦＡＸ番号である。
【００３３】
図１０は、第２の実施の形態にかかる承認システムによる承認処理を示す通信シーケンス図である。第２の実施の形態にかかる承認処理においては、第１通信装置１０に情報を送信した後、第２通信装置１２において、第１通信部１００は、受信書類管理部１１２の指示に従い、承認管理サーバ２０に不正時の通信先を問い合わせる（ステップＳ２００）。承認管理サーバ２０においては、通信部２００は、不正時通知先格納部２０８に格納されている通知先を抽出し、これを第２通信装置１２に送信する（ステップＳ２０２）。第２通信装置１２は、通知先を受信すると、この通知先に対しステップＳ１７４において得られた不正情報を送信する（ステップＳ２０４）。以上で、承認処理が完了する。
【００３４】
このように、承認における不正が発生した可能性がある場合には、不正情報を予め登録された通知先に送信することができるので、管理者等は逐次報告を受けることができる。
【００３５】
なお、第１通信装置１０への不正情報の送信と、通知先への不正情報の送信のタイミングは実施の形態に限定されるものではなく、通知先への送信が先でもよく、また両者同時に行ってもよい。
【００３６】
なお、第２の実施の形態にかかる承認システムのこれ以外の構成および処理は、第１の実施の形態にかかる承認システム１の構成および処理と同様である。
【００３７】
第２の実施の形態の変更例としては、不正時の通知先に対しても、承認が正しく行われていない可能性のある電子書類を送信してもよい。図１１は、変更例にかかる承認処理を示す通信シーケンス図である。第２通信装置１２において、第２通信部１０２は、送信者ＩＤ、不正情報および電子書類をマージしたものを電子書類として第１通信装置１０に送信する（ステップＳ１８２）。続いて、第２通信装置１２においては、受信書類管理部１１２の指示に従い、承認管理サーバ２０に不正時の通信先を問い合わせ（ステップＳ２１０）、第２通信装置１２から通知先を受信する（ステップＳ２１２）。次に、通知先に対しステップＳ１８０において得られた電子書類を送信する（ステップＳ２１４）。以上で、承認処理が完了する。
【００３８】
このように、承認における不正が発生した可能性がある場合には、不正情報だけでなく対象となる電子書類も通知先に送信することにより、通知先においては適切な処置を施すことができる。
【００３９】
図１２は、第１通信装置１０および第２通信装置１２のハードウェア構成を示す図である。第１通信装置１０および第２通信装置１２は、それぞれＣＰＵ１２０と、記憶装置としてのＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１２１と、ハードディスクと、バッファメモリ１２３と、装置固有の情報を記憶するパラメータメモリ１２４と、画像を記憶する画像メモリ１２５と、動画を記憶するＶｉｄｅｏメモリ１２６と、現在時刻情報を出力する時計回路１２７と、キャラクタジェネレータ１２８と、装置に電力を供給するバッテリ１２９と、原稿センサ１３０と、スキャナ１３１と、プロッタ１３２と、操作表示部１３３と、符号化復号化部１３４と、通信制御部１４０と、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１４１と、モデム１４２と、網制御装置１４３とを備えている。なお、これらは内部バスにより接続されている。
【００４０】
ＣＰＵ１２０は、第１通信装置１０または第２通信装置１２各部の制御およびファクシミリ伝送制御など各種制御処理を行う。原稿センサ１３０は、原稿の有無を検知する。スキャナ１３１は、原稿を読み取る。プロッタ１３２は、用紙に印字を行う。操作表示部１３３は、ユーザによる操作を受け付けるための各種操作キーを有している。操作表示部１３３はさらに各種表示機器を有している。符号化復号化部１３４は、画像情報を符号化圧縮する。また、符号化復号化部１３４は、符号化圧縮されている画像情報を元の画像情報に復号化する。
【００４１】
通信制御部１４０は、ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１４１、モデム１４２および網制御装置１４３を制御する。ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ１４１は、ネットワークを利用した通信を制御する。モデム１４２および網制御装置１４３は、ＰＳＴＮを利用した通信を制御する。
【００４２】
承認管理サーバ２０は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭやＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。
【００４３】
本実施形態の第１通信装置１０、第２通信装置１２および承認管理サーバ２０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【００４４】
また、本実施形態の第１通信装置１０、第２通信装置１２および承認管理サーバ２０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また、本実施形態の第１通信装置１０、第２通信装置１２および承認管理サーバ２０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成しても良い。また、本実施形態のプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【００４５】
本実施の形態の第１通信装置１０、第２通信装置１２および承認管理サーバ２０で実行されるプログラムは、上述した各部を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体からプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、主記憶装置上に生成されるようになっている。
【符号の説明】
【００４６】
１  電子書類承認システム
１０  第１通信装置
１２  第２通信装置
２０，２２  承認管理サーバ
１００  第１通信部
１０２  第２通信部
１０４  電子書類格納部
１０６  承認部
１０８  書類編集部
１１０  送信者ＩＤ取得部
１１２  受信書類管理部
１１４  出力部
２００  通信部
２０２  承認番号生成部
２０４  承認番号格納部
２０６  照合部
２０８  不正時通知先格納部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００４７】
【特許文献１】特開２００４−２１３２６８号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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