(57)【要約】【課題】メーリングリストの登録者の中から削除対象とすべき登録者を特定することで、情報漏えいを抑制するとともに、作業効率を向上させるメーリングリスト管理支援装置を提供する。【解決手段】ＭＬ統計情報保持部１１は、メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持する。利用情報取得部１２は、前記各登録者の利用情報を取得する。統計情報更新部１３は、利用情報及び統計情報を基に、各登録者のメーリングリストの利用状況の最新の統計情報を求め統計情報を更新する。削除対象特定部１４は、統計情報を基にメーリングリストからの削除対象となる登録者を特定する。アカウント制御部１５は、削除対象となる登録者の情報を管理者に通知する。【選択図】図１
2011191944.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持部と、
外部のメールサーバにおける前記各登録者の利用情報を取得する利用情報取得部と、
前記利用情報を基に、各前登録者の前記メーリングリストの利用状況の最新の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新部と、
前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定する削除対象特定部と、
前記削除対象となる登録者の情報を前記メーリングリストの管理者に通知するアカウント制御部と
を備えたことを特徴とするメーリングリスト管理支援装置。
【請求項２】
前記利用情報取得部は、前記利用情報として前記メールサーバが受信した前記メーリングリスト宛のメールの送信元アドレス及び送信日時を取得し、
前記統計情報更新部は、前記送信元アドレス及び前記送信日時を基に、前記統計情報として各前記登録者における前記メーリングリスト宛の最後のメール送信からの経過時間及び所定期間における前記メーリングリスト宛の送信メール数を求め、
前記削除対象特定部は、前記経過時間又は前記送信メール数のいずれか一方もしくはその組み合わせを、前記削除対象となる登録者の特定に用いる
ことを特徴とする請求項１に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【請求項３】
前記利用情報取得部は、各前記登録者の前記メールサーバへのアクセス日時及び各前記登録者の受信メール数を取得し、
前記統計情報更新部は、前記アクセス日時及び前記受信メール数を基に、前記統計情報として前記各登録者における前記メールサーバへの最終アクセスからの無接続時間及び所定期間における受信メール数、及び所定期間におけるアクセス頻度をさらに求め、
前記削除対象特定部は、前記経過時間又は前記送信メール数のいずれか一方もしくはその組み合わせと、前記無接続時間、前記受信メール数又は前記アクセス頻度のいずれか一つもしくはその組み合わせとの関係を、前記削除対象となる登録者の特定に用いる
ことを特徴とする請求項２に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【請求項４】
前記利用情報取得部は、前記メールサーバに保管されている前記メーリングリスト宛のメールに開封確認情報を追加し、各前記登録者が前記メーリングリスト宛のメールを開封したときに、開封の通知を取得し、
前記統計情報更新部は、前記開封の通知をもとに、前記統計情報として前記各登録者の前記メーリングリスト宛のメールの既読率を求め、
前記削除対象特定部は、前記削除対象となる登録者の特定に前記既読率を用いる
ことを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか一つに記載のメーリングリスト管理支援装置。
【請求項５】
前記アカウント制御部は、前記登録者毎に前記メーリングリストに登録されている該登録者の情報の自動削除の可否を予め記憶しており、前記削除対象となる登録者において前記自動削除が可とされている場合には、該削除対象となる登録者の情報を前記メーリングリストから自動的に削除することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか一つに記載のメーリングリスト管理支援装置。
【請求項６】
メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持ステップと、
外部のメールサーバにおける前記各登録者の利用情報を取得する利用情報取得ステップと、
前記利用情報を基に、前記各登録者の前記メーリングリストの利用状況の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新ステップと、
前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定し、管理者に特定した登録者の情報を通知するアカウント制御ステップと
を備えたことを特徴とするメーリングリスト管理支援方法。
【請求項７】
メールサーバとメーリングリスト管理支援装置とを含むメールシステムであって、
前記メールサーバは、
前記メーリングリストのアドレス宛のメール及び前記メーリングリストの登録者のアドレス宛のメールを受信して保管し、前記登録者からの受信要求を受けて保管しているメールを該登録者に転送するメール受信部と、
前記登録者から送信されたメールを該メールの宛先に送信する送信部とを備え、
前記メーリングリスト管理支援装置は、
メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持部と、
前記メールサーバの受信部又は送信部のいずれか一方又は両方から前記各登録者の利用情報を取得する利用情報取得部と、
前記利用情報を基に、前記各登録者の前記メーリングリストの利用状況の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新部と、
前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定する削除対象特定部と、
管理者に前記特定した登録者の情報を通知するアカウント制御部と
を備えたことを特徴とするメールシステム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、メーリングリスト管理支援装置、メーリングリスト管理支援方法及びメールシステムに関する。
【背景技術】
【０００２】
メーリングリスト（ＭＬ：Mailing list）は、特定の話題に関心を持つ人が集まったグループなどで情報交換をする場合、グループ内の複数の人に同時に電子メールを配信する仕組みである。ここで、メーリングリストの動作について説明する。メーリングリストには、複数のメンバーが登録されている。そして、登録メンバーのメールアドレスのリストと、メーリングリスト宛の代表メールアドレスとを用意する。そして、代表メールアドレスへ送信されたメールを、リストに登録されたメンバー全員のアドレスへ転送する。
【０００３】
ビジネスでは、各会社の各部署から人選されて結成されたプロジェクトの業務連絡などにおいてメーリングリストが使用される。このようにメーリングリストを活用することで、即座にプロジェクトのメンバー全員にメールが送れ、迅速な業務連絡を実現できる。
【０００４】
また、メーリングリストの管理者は、メーリングリストが提供する専用の管理アドレスへのメールの送信や、メール本文にコマンドを記述したメールを送信することにより、メーリングリストの作成、破棄又はメンバーの更新といった処理を行うことができる。
【０００５】
従来、受信したメーリングリスト宛の電子メールの属性から重要度を判定し、その判定結果に基づいて登録者の中から電子メールを転送するそのユーザを決定し、その決定したユーザ宛に電子メールを転送する技術が提案されている。また、受信したメールに送信元の情報を付加して蓄積し、ユーザからメールの閲覧などの要求を受けた場合に、予め記憶している各ユーザの権限を基にその要求を許可するか否かを判定し、その要求への応答を行う技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００９−２６０５５１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、従来の電子メールシステムでは、メーリングリストのメンバーの登録、変更及び削除は全て管理者の手作業で行われる。そのため、あるメンバーがプロジェクトから抜けた場合に、管理者が忘れるなどして、メーリングリストからそのメンバーを削除することがなされないおそれがある。もし、プロジェクトから抜けたメンバーがメーリングリストから削除されなければ、そのメンバーはプロジェクトに関するメールを受信し続けてしまう。これでは、プロジェクトに関する秘密情報が既にプロジェクトのメンバーでない人に送られてしまうことになり、情報漏えいの原因となる危険がある。また、プロジェクトから抜けた人にとっても、現在の業務に必要のないメールを受信し続けることで、作業効率の悪化といった問題が発生する。
【０００８】
開示の技術は、上記に鑑みてなされたものであって、メーリングリストの登録者の中から削除対象とすべき登録者を特定することで、情報漏えいを抑制するとともに、当該登録者の作業効率を向上させるメーリングリスト管理支援装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本願の開示するメーリングリスト管理支援装置は、一つの態様において、ＭＬ統計情報保持部は、メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持する。また、利用情報取得部は、外部のメールサーバにおける各前記登録者の利用情報を取得する。また、統計情報更新部は、前記利用情報を基に、各前登録者の前記メーリングリストの利用状況の最新の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する。また、削除対象特定部は、前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定する。アカウント制御部は、前記削除対象となる登録者の情報を前記メーリングリストの管理者に通知する。
【発明の効果】
【００１０】
本願の開示するメーリングリスト管理支援装置の一つの態様によれば、メーリングリストの登録者の中から削除対象とすべき登録者を容易に特定できる。すなわち、プロジェクトから抜けたメンバーなどのメーリングリストから削除すべき登録者の情報を容易に特定できる。これにより、情報漏えいを抑制するとともに、当該登録者の作業効率を向上させるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】図１は、実施例１に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。
【図２】図２は、実施例２に係るメールシステムの構成を表すブロック図である。
【図３】図３は、実施例２に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。
【図４】図４は、システム管理情報テーブルの一例の図である。
【図５】図５は、実施例２に係るＭＬの利用状況の統計情報テーブルの一例の図である。
【図６】図６は、実施例２に係るＭＬの利用状況の閾値テーブルの一例の図である。
【図７】図７は、ＭＬ利用状況の判定モードテーブルの一例の図である。
【図８】図８は、利用情報取得部における処理のフローチャートである。
【図９】図９は、統計情報更新部における処理のフローチャートである。
【図１０】図１０は、削除対象特定部における処理のフローチャートである。
【図１１】図１１は、アカウント制御部における処理のフローチャートである。
【図１２】図１２は、実施例３に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。
【図１３】図１３は、実施例３に係るＭＬの利用状況の統計情報テーブルの一例の図である。
【図１４】図１４は、実施例３に係るＭＬの利用状況の閾値テーブルの一例の図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に、本願の開示するメーリングリスト管理支援装置、メーリングリスト管理支援方法及びメールシステムの実施例を図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下の実施例により本願の開示するメーリングリスト管理支援装置、メーリングリスト管理支援方法及びメールシステムが限定されるものではない。
【実施例１】
【００１３】
図１は、実施例１に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。図１に示すように、本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置１は、ＭＬ統計情報保持部１１、利用情報取得部１２、統計情報更新部１３、削除対象特定部１４及びアカウント制御部１５を有している。
【００１４】
ＭＬ統計情報保持部１１は、ハードディスクなどの記憶装置である。ＭＬ統計情報保持部１１は、メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者のアカウント情報及び各登録者のメーリングリストの使用状況の統計情報を記憶することで、それらの情報を保持する。以下では、各登録者のメーリングリストの使用状況の統計情報のことを単に「統計情報」と呼ぶことがある。
【００１５】
利用情報取得部１２は、ＭＬ統計情報保持部１１に保持されている情報を用いて、ネットワークを介して接続されている外部のメールサーバから利用情報を取得する。ここで、利用情報とは、メーリングリストの登録者の利用状況を把握するための情報である。例えば、利用情報とは、メーリングリスト宛のメールの送信元のアドレスやアクセス履歴などである。利用情報取得部１２は、利用情報を統計情報更新部１３へ出力する。
【００１６】
統計情報更新部１３は、利用情報の入力を利用情報取得部１２から受ける。さらに、統計情報更新部１３は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持している統計情報をＭＬ統計情報保持部１１から取得する。そして、統計情報更新部１３は、利用情報及び統計情報を用いて、各登録者のメーリングリストの使用状況の最新の統計情報を求める。統計情報更新部１３は、ＭＬ統計情報保持部１１が記憶している過去の統計情報を各メーリングリストの利用状況の最新の統計情報に置き換え、ＭＬ統計情報保持部１１が保持している統計情報を更新する。
【００１７】
削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持している統計情報を用いて、各メーリングリストの登録者のうち、削除対象となる登録者を特定する。削除対象となる登録者とは、例えば、最近メーリングリスト宛にメールの送信を行っていない者などである。そして、削除対象特定部１４は、削除対象となる登録者の情報をアカウント制御部１５へ出力する。
【００１８】
アカウント制御部１５は、削除対象となる登録者の情報の入力を削除対象特定部１４から受ける。そして、アカウント制御部１５は、削除対象となる登録者の情報を各メーリングリストの管理者に通知する。ここで、メーリングリストの管理者とは、例えばメールサーバの管理者などである。
【００１９】
以上に説明したように、実施例１に係るメーリングリスト管理支援装置は、メーリングリストの登録者の中から、削除対象となる登録者を自動的に特定し、管理者に通知する。これにより、管理者は、メーリングリストの登録者の中で削除したほうが良いと思われる登録者を容易に把握できる。したがって、管理者は、メーリングリストを業務連絡に使用している特定のプロジェクトに過去に所属しており現在はそのプロジェクトから抜けた人をメーリングリストの登録者の中から容易に特定することができる。そして、管理者は、その特定した登録者をメーリングリストから削除することができる。これにより、メーリングリストからの登録者の情報の削除のし忘れなどを軽減することができ、情報漏えいを抑制することができる。また、メーリングリストから抜けた登録者に不要なメールが送信されることを軽減できるので、その登録者の作業効率を向上させることができる。
【実施例２】
【００２０】
図２は、実施例２に係るメールシステムの構成を表すブロック図である。まず、図２を参照して、本実施例に係るメールシステムの全体構成を説明し、その後、本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置について詳細に説明する。
【００２１】
図２に示すように、本実施例にかかるメールシステムは、メーリングリスト管理支援装置１、端末２、ＳＭＴＰサーバ３、ネットワーク４、メールサーバ５及び端末６を備えている。ここで、端末２は、メーリングリスト宛又はメーリングリストに登録されている各登録者宛にメールを送信した送信者が使用した端末である。ただし、端末２からのメールの送信者はメーリングリストの登録者であってもよい。ここで、図２では端末２は１台しか記載していないが、端末２の台数は何台でも良い。そして、端末６は、メーリングリストの登録者の端末とする。ここで、図２では２台の端末６が記載されているが、端末６も何台でも良い。
【００２２】
そして、端末２とＳＭＴＰサーバ３とは、ネットワークを介して接続されている。また、ＳＭＴＰサーバ３とメールサーバ５とは、ネットワーク４を介して接続されている。また、メールサーバ５とメーリングリスト管理支援装置１とは、ネットワークを介して接続されている。さらに、メールサーバ５と端末６とは、ネットワークを介して接続されている。ここで、ネットワーク４は例えばインターネットなどである。そして、ネットワーク４は、他の装置間のネットワークと比べて大きなネットワークである。そこで、図２ではネットワークとしてネットワーク４だけを特に記載している。
【００２３】
メールサーバ５は、メーリングリストの代表メールアドレス及びメーリングリストに登録されている登録者のメールアドレスを管理している。以下では、メーリングリストの代表メールアドレス宛のメールを、単に「メーリングリスト宛のメール」と呼ぶことがある。また、メーリングリストの登録者のメールアドレス宛のメールを、単に「登録者宛のメール」と呼ぶことがある。また、メーリングリストに登録されている登録者を単に「登録者」と呼ぶことがある。ここで、本実施例では説明の都合上メールサーバ５が管理するメールアドレスとして、メーリングリストの代表メールアドレス及び登録者のメールアドレスを用いるが、メールサーバ５は他のメールアドレスを管理してもよい。
【００２４】
さらに、メールサーバ５は、メールを送受信するための登録者のアカウント及びパスワードを管理している。ここで、登録者のアカウントとは、メールを送受信する権限を有するか否かを確認するための登録者の識別情報である。すなわち、メールサーバ５は、端末６から入力されたアカウント及びパスワードの組み合わせがメールの送受信の権利を有する組み合わせと一致すれば、端末６にメールのそのアカウントによるメールの送受信を許可する。本実施例では登録者のアカウントと登録者のメールアドレスは１対１で対応するものとする。ただし、実際には１つのアカウントに対して複数のメールアドレスが対応しても良い。
【００２５】
メールサーバ５は、ＰＯＰサーバ５１及びＳＭＴＰサーバ５２を有する。ＰＯＰサーバ５１が、メールサーバ５の受信部の一例である。また、ＳＭＴＰサーバ５２が、メールサーバ５の送信部の一例である。
【００２６】
ＰＯＰサーバ５１は、メーリングリストに登録されている各登録者のアカウントに対応するそれぞれのメールボックス（不図示）を有している。
【００２７】
ＰＯＰサーバ５１は、ＳＭＰＴサーバ３から送信されたメールサーバ５が管理するメーリングリスト宛のメール及びメールサーバ５が管理する登録者宛のメールをネットワーク４を介して受信する。
【００２８】
ＰＯＰサーバ５１は、メーリングリスト宛のメールをそのメーリングリストに登録されている各登録者のメールボックスに蓄積しておく。また、ＰＯＰサーバ５１は、各登録者宛のメールをその宛先の登録者のメールボックスに蓄積しておく。
【００２９】
ＰＯＰサーバ５１は、端末６からの受信メールのダウンロード要求を受ける。このダウンロード要求には、メールアドレス、アカウント及びパスワードが含まれている。そして、ＰＯＰサーバ５１は、端末６から入力されたメールアドレスに対するアカウント及びパスワードの組み合わせが正しいかを判定する。ＰＯＰサーバ５１は、アカウント及びパスワードの組み合わせが正しいと判定すると、その要求を行った登録者のアカウントに対応するメールボックスに蓄積しているメールを端末６に送信する。
【００３０】
ＳＭＴＰサーバ５２は、端末６から送信メールを受信する。そして、ＳＭＴＰサーバ５２は、端末６からの送信メールをネットワーク４を介して指定された送信先のアドレスに向けて送信する。この送信先は、例えば端末２でもよく、また他の端末でも良い。
【００３１】
端末２は、メーリングリスト宛又は登録者宛のメールをＳＭＴＰサーバ３に送信する。ここで、登録者宛とは、メーリングリストの代表メールを介さず、登録者のアドレスを直接送信先として指定して送信されたメールを指す。
【００３２】
ＳＭＴＰサーバ３は、端末２からメールを受信する。そして、ＳＭＴＰサーバ３は、ネットワーク４を介してメールサーバ５にメールを送信する。
【００３３】
端末６は、受信メールのダウンロード要求をＰＯＰサーバ５１に対して行う。そして、端末６は、ＰＯＰサーバ５１のメールボックスに蓄積されているメールをダウンロードする。具体的には、端末６は、受信メールのダウンロード要求を行った登録者のアカウントに対応したメールボックスに蓄積されているメールのみをダウンロードする。すなわち、登録者Ａが自己のアカウントを用いて受信メールのダウンロード要求をＰＯＰサーバ５１に対して行った場合には、端末６は、登録者Ａのメールボックスに蓄積されたメールをダウンロードする。
【００３４】
メーリングリスト管理支援装置１は、メールサーバ５で管理されているメーリングリストに登録されている登録者の情報のうち、削除対象となる登録者を特定し、管理者に削除対象となる登録者の情報を通知する。そこで、次に、メーリングリスト管理支援装置１の詳細を説明する。図３は、実施例２に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。
【００３５】
本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置１は、図３に示すようにＭＬ統計情報保持部１１、利用情報取得部１２、統計情報更新部１３、削除対象特定部１４及びアカウント制御部１５を備えている。
【００３６】
ＭＬ統計情報保持部１１は、ハードディスクなどの記憶装置である。そして、ＭＬ統計情報保持部１１は、本システムメールアドレス、各登録者のアカウント及びパスワード、各登録者のメールアドレス、各メーリングリストの代表メールアドレス、並びにメーリングリストの管理者のメールアドレスを記憶している。これらの情報は、メーリングリストの管理者への通知などのメーリングリストの管理を行うための情報であり、これらの情報をまとめて「システム管理情報」と呼ぶことがある。
【００３７】
図４は、システム管理情報テーブルの一例の図である。例えば、ＭＬ統計情報保持部１１は、図４で示すシステム管理情報の各テーブルを記憶している。テーブル２０１は、本システムメールアドレスが記載されたテーブルである。本システムメールアドレスとは、ＭＬ統計情報保持部１１のメールアドレスである。本システムメールアドレスは、例えばメーリングリストの管理者にメールを送信する場合などに使用する。また、テーブル２０２は、各登録者のメールアドレス、アカウント及びパスワードの組み合わせが記載されたテーブルである。さらに、テーブル２０３は、各メーリングリストの代表メールアドレス及びそのメーリングリストの管理者のメールアドレスの組み合わせが記載されたテーブルである。以下では、メーリングリストの代表メールアドレスを単に「メーリングリストのアドレス」と呼ぶことがある。
【００３８】
さらに、ＭＬ統計情報保持部１１は、登録者毎にメーリングリストの使用状況の統計情報を管理している。図５は、メーリングリストの利用状況の統計情報テーブルの一例の図である。例えば、ＭＬ統計情報保持部１１は、図５で示すメーリングリストの利用状況の統計情報テーブル３００を記憶している。本実施例では、ＭＬ統計情報保持部１１が記憶する統計情報テーブル３００には、ＭＬアドレス３０１、メールアドレス３０２、最終送信日時からの経過時間３０３及び最終アクセス日時からの経過時間３０４が記載されている。また、統計情報テーブル３００には、送信メール数３０５、受信メール数３０６、アクセス頻度３０７及び更新通知要否３０８が記載されている。
【００３９】
ＭＬアドレス３０１とは、メーリングリストの代表メールアドレスである。メールアドレス３０２とは、ＭＬアドレス３０１のメーリングリストの登録者のメールアドレスである。最終送信日時からの経過時間３０３とは、メールアドレス３０２の登録者が最後にＭＬアドレス３０１宛にメールを送信してからの経過時間である。最終アクセス日時からの経過時間３０４とは、メールアドレス３０２の登録者が最後にメールサーバ５にアクセスしてからの経過時間である。最終アクセス日時からの経過時間が「無接続時間」の一例である。送信メール数３０５とは、メールアドレス３０２の登録者が所定期間内にＭＬアドレス３０１宛に送信したメールの数である。受信メール数３０６とは、メールアドレス３０２の登録者が所定期間内に受信した全てのメールの数である。アクセス頻度３０７とは、メールアドレス３０２の登録者が所定期間内にメールサーバにアクセスした頻度である。また、更新通知要否３０８は、各メールアドレス３０２を有する登録者が削除対象となる登録者と特定された場合に、メーリングリスト管理者に更新要求を通知するか否かの設定である。ここで、更新要求とは、メーリングリストから削除対象となる登録者のメールアドレスを削除することでメーリングリストを更新するための要求である。更新通知要否３０８がＹｅｓであれば、そのメールアドレス３０２を有する登録者が削除対象の場合には、メーリングリスト管理者に更新要求の通知がなされる。逆に、更新通知要否３０８がＮｏであれば、そのメールアドレス３０２を有する登録者が削除対象の場合には、メーリングリスト管理者への更新要求の通知はなされない。
【００４０】
利用情報取得部１２は、メーリングリスト管理用のアカウントでメールサーバ５にアクセスする。利用情報取得部１２は、ＭＬ統計情報保持部１１から登録者毎の利用情報を取得する。ここで、利用情報とは、メーリングリストの登録者の利用状況を把握するための情報である。例えば、管理情報とは、メーリングリスト宛のメールの送信元のアドレスやアクセス履歴などである。
【００４１】
具体的には、利用情報取得部１２は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持するシステム管理情報テーブルのテーブル２０３から各メーリングリストアドレスを取得する。そして、ＰＯＰサーバ５１に蓄積されているメールから各メーリングリストのアドレス宛のメールのヘッダ情報を取得する。以下では、メーリングリストのアドレスとして、テーブル２０３のＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎを用いた場合で説明する。すなわち、利用情報取得部１２は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールのヘッダ情報を取得する。そして、利用情報取得部１２は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールのヘッダ情報から、送信元のアドレス及び送信日時を取得する。そして、利用情報取得部１２は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールの送信元のアドレス及び送信日時を統計情報更新部１３へ出力する。
【００４２】
また、利用情報取得部１２は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持するシステム管理情報テーブルのテーブル２０２からメールアドレス、アカウント、パスワードの組み合わせを取得する。そして、利用情報取得部１２は、各登録者のアカウント及びパスワードを用いてメールサーバ５に接続し、そのアカウントを有する登録者のアクセス履歴情報を取得する。アクセス履歴情報には、アクセス日時及び受信メール数が記録されている。利用情報取得部１２は、各登録者のアクセス日時を統計情報更新部１３へ出力する。ここでは、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎのアドレスを有するメーリングリストに、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎのメールアドレスが登録されているものとする。そして、利用情報取得部１２は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎのメールアドレスを持つ登録者のアクセス履歴を取得したものとする。
【００４３】
統計情報更新部１３は、メモリやハードディスクなどの記憶領域を有している。そして、統計情報更新部１３は、送信メール数を求めるための所定期間を記憶している。本実施例では、送信メール数を求める所定期間を１週間とする。また、統計情報更新部１３は、受信メール数を求めるための所定期間を記憶している。本実施例では、受信メールを求める所定期間を１週間とする。また、統計情報更新部１３は、アクセス頻度を求める所定期間を記憶している。本実施例では、アクセス頻度を求める所定期間を１週間とする。ここで、送信メール数、受信メール数及びアクセス頻度を求めるための所定期間は登録者毎に異ならせてもよい。さらに、統計情報更新部１３は、内部に時計を有している。ここで、本実施例では統計情報更新部１３が送信メール数、受信メール数及びアクセス頻度を求める所定期間を記憶しているものとしたが、これらの所定期間の情報は他の場所に格納されていても良い。例えば、ＭＬ統計情報保持部１１に送信メール数、受信メール数及びアクセス頻度を求めるための所定期間を記憶させておき、統計情報更新部１３が送信メール数、受信メール数及びアクセス頻度を求めるための所定期間をＭＬ統計情報保持部１１から取得してもよい。
【００４４】
統計情報更新部１３は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールの送信元のアドレス及び送信日時、並びにＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者のアクセス履歴の入力を利用情報取得部１２から受ける。
【００４５】
さらに、統計情報更新部１３は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎが送信元のＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎに対する送信メール数３０５、受信メール数３０６、アクセス頻度３０７を統計情報テーブル３００から取得する。
【００４６】
統計情報更新部１３は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールのうちＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者から送信されたメールを特定する。そして、統計情報更新部１３は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者がＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛に最後にメールを送信した日時を特定する。同様に、統計情報更新部１３は、ＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者がＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛に最後にメールを送信した日時を特定する。そして、統計情報更新部１３は、自己の時計を用いてＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ又はＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者が最後にＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛にメールを送信してからの経過時間を算出する。そして、統計情報更新部１３は、統計情報テーブル３００の最終送信日時からの経過時間３０３の欄を算出した経過時間に更新する。また、統計情報更新部１３は、統計情報を求める対象となっている登録者によるメーリングリスト宛のメールがＰＯＰサーバ５１にない場合には、統計情報テーブル３００から最終送信日時からの経過時間３０３を取得する。そして、統計情報更新部１３は、取得した時間に現在までの時間を加えて最新の最終送信日時からの経過時間を算出し、統計情報テーブル３００の最終送信日時からの経過時間３０３の欄を更新する。
【００４７】
また、統計情報更新部１３は、Ｍｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者がメールサーバ５にアクセスした日時のうち最新の日時をアクセス履歴から取得する。そして、統計情報更新部１３は、自己の時計を用いてＭｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者がメールサーバ５に最後にアクセスしてからの経過時間を求める。そして、統計情報更新部１３は、統計情報テーブル３００の最終アクセス日時からの経過時間３０４の欄を求めた経過時間に更新する。また、統計情報更新部１３は、統計情報を求める対象となっている登録者のメールサーバ５へのアクセス履歴がない場合には、統計情報テーブル３００から最終アクセス日時からの経過時間３０４を取得する。そして、統計情報更新部１３は、取得した時間に現在までの時間を加えて最新の最終アクセス日時からの経過時間を算出し、統計情報テーブル３００の最終アクセス日時からの経過時間３０４の欄を更新する。
【００４８】
また、統計情報更新部１３は、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛のメールのうちＭｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ又はＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者から送信されたメールの送信日時から、１週間以内に送られたものを抽出する。そして、統計情報更新部１３は、Ｍｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者が１週間のうちにＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛に送信した送信メール数を求める。そして、統計情報更新部１３は、統計情報テーブル３００の送信メール数３０５の欄を求めた送信メール数に更新する。
【００４９】
また、統計情報更新部１３は、Ｍｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者の受信メール数をアクセス履歴から取得する。そして、統計情報更新部１３は、Ｍｅｍｘ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者が１週間以内に受信した受信メール数を求める。そして、統計情報更新部１３は、統計情報テーブル３００の受信メール数３０６の欄を求めた受信メール数に更新する。
【００５０】
また、統計情報更新部１３は、アクセス履歴を用いてＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者が１週間以内にメールサーバ５にアクセスしたアクセス頻度を求める。本実施例では、統計情報更新部１３は、最近の１週間のうちに何回のアクセスがあったかを求める。ただし、これは他の方法でも良く、例えば、１ヶ月のアクセス回数を元に１週間単位の割合を算出しても良い。そして、統計情報更新部１３は、統計情報テーブル３００のアクセス頻度３０７の欄を求めたアクセス頻度に更新する。
【００５１】
削除対象特定部１４は、メモリやハードディスクなどの記憶媒体を有している。そして、削除対象特定部１４は、図６に示すようにメールアドレス毎の各統計情報の閾値を記載したメーリングリストの利用状況の閾値テーブル４００を記憶している。本実施例では、閾値テーブル４００には、ＭＬアドレス４０１毎に、最終送信日時からの経過時間の閾値４０２、最終アクセス日時からの経過時間の閾値４０３、送信メール数の閾値４０４、受信メール数の閾値４０５、アクセス頻度の閾値４０６及び所定期間の情報４０７が記憶されている。ここで、削除対象特定部１４は、送信メール数の閾値４０４、受信メール数の閾値４０５及びアクセス頻度の閾値４０６として単に送信メールの数、受信メールの数、アクセスの回数を記憶しておき、所定期間の情報４０７から各閾値を求めても良い。ここで、本実施例では、閾値テーブル４００のように、ＰｒｊＸ＠ＮＬＤｏｍａｉｎ及びＰｒｊＹ＠ＭＬＤｏｍａｉｎの各メーリングリストに対して異なる閾値を設定している。また、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎ及びＭｅｍＹ＠Ｄｏｍａｉｎを有する各登録者に対して同じ閾値を設定している。このように、各閾値はメーリングリスト毎或いは登録者毎に異ならせても良い。ただし、これらの閾値は同じ値を用いても良い。以下では、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者について説明する。
【００５２】
ここで、最終送信日時からの経過時間の閾値４０２とは、最終送信日時からの経過時間が閾値を超えた場合に削除対象とする値であり、本実施例ではＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者については１０日と設定されている。削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００からＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の最終送信日時からの経過時間３０３を取得する。そして、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の最終送信日時が１０日を超えるか否かを判定する。１０日を超えていれば、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者を削除対象となる登録者として特定する。
【００５３】
また、最終アクセス日時からの経過時間の閾値４０３とは、最終アクセス日時からの経過時間が閾値を超えた場合に削除対象とする値であり、本実施例ではＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者について７日と設定されている。削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００からＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の最終アクセス日時からの経過時間３０４を取得する。そして、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の最終アクセス日時が７日を超えるか否かを判定する。７日を超えていれば、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者を削除対象となる登録者として特定する。
【００５４】
また、送信メール数の閾値４０４とは、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎ宛の送信メール数が閾値未満の場合に削除対象とする値であり、本実施例ではＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者について直近１週間のうちに１通と設定されている。削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００からＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の送信メール数３０５を取得する。そして、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の送信メール数が直近一週間で１通未満か否かを判定する。１通未満であれば、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者を削除対象となる登録者として特定する。
【００５５】
また、受信メール数の閾値４０５とは、受信メール数が閾値未満の場合に削除対象とする値であり、本実施例ではＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者について直近１週間のうちに５通と設定されている。削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００からＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の受信メール数３０６を取得する。そして、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者の受信メール数が直近一週間で５通未満か否かを判定する。５通未満であれば、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者を削除対象となる登録者として特定する。
【００５６】
また、アクセス頻度の閾値４０６とは、アクセス頻度が閾値未満の場合に削除対象とする値であり、本実施例ではＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者について直近１週間のうちに１回と設定されている。削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００からＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者のアクセス頻度３０７を取得する。そして、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者のアクセス頻度が直近一週間で１回未満か否かを判定する。１回未満であれば、削除対象特定部１４は、ＭｅｍＸ＠Ｄｏｍａｉｎを有する登録者を削除対象となる登録者として特定する。
【００５７】
ここで、本実施例ではメーリングリストから抜けた登録者の判定を最も厳しくするため、登録者の統計情報が各閾値のいずれかを超えた場合に、その登録者を削除対象となる登録者とした。しかし、これでは例えば単にサーバにアクセスしていない者も削除対象となる登録者とされてしまう場合がある。そこで、これらの閾値の条件は組み合わせて使用しても良い。例えば、メール全体としての受信メール数は多いのに、メーリングリスト宛の送信メールが少ない者などでもよい。この例の場合には、受信メール数が閾値を超える場合で且つ送信メール数が閾値未満の場合である。また、他の例としては、アクセス頻度が多いのに送信メール数が少ないものでもよい。この例の場合には、アクセス頻度が閾値を超える場合で且つ送信メール数が閾値未満の場合である。
【００５８】
図７は、ＭＬ利用状況の判定モードテーブルの一例の図である。閾値の組み合わせを用いる場合には、削除対象特定部１４は、メーリングリスト毎に閾値の組み合わせを設定するための判定モードテーブル５００を記憶していることが好ましい。判定モードテーブル５００には、図７に示すようにＭＬアドレス５０１、モード５０２、モード判定５０３、最終送信日時からの経過時間５０４、最終アクセス日時からの経過時間５０５、送信メール数５０６、受信メール数５０７及びアクセス頻度５０８の欄が設けられている。そして、判定モードテーブル５００の各欄が「１」となっているところが閾値の判定条件として用いられる項目である。例えば、図７のＭＬアドレス５０１がＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎに対しては、モード５０２の欄のＯＲモードに対応するモード判定５０３の欄が「１」とされている。そして、最終送信日時からの経過時間５０４、最終アクセス日時からの経過時間５０５及び受信メール数５０７の欄が「１」となっている。すなわち、ＰｒｊＸ＠ＭＬＤｏｍａｉｎに対しては、削除対象特定部１４は、最終送信日時からの経過時間の閾値４０２未満の場合、最終アクセス日時からの経過時間の閾値４０３未満の場合、又は受信メール数の閾値４０５未満の場合のいずれかにあてはまれば削除対象となる登録者と判定する。また、図７のＭＬアドレス５０１がＰｒｊＹ＠Ｄｏｍａｉｎに対しては、モード５０２の欄のＡＮＤモードに対応するモード判定５０３の欄が「１」とされている。そして、最終送信日時からの経過時間５０４、及びアクセス頻度５０８の欄が「１」となっている。すなわち、ＰｒｊＹ＠ＭＬＤｏｍａｉｎに対しては、削除対象特定部１４は、最終送信日時からの経過時間の閾値４０２未満の場合、及びアクセス頻度の閾値４０６未満の場合の全てにあてはまれば削除対象となる登録者と判定する。
【００５９】
このように、閾値の設定条件を組み合わせて用いることで、メーリングリストから抜けた登録者のみを削除対象とする確率を向上させることができる。
【００６０】
そして、削除対象特定部１４は、以上に説明した削除対象となる登録者の特定を各メーリングリストの登録者毎に行っていく。
【００６１】
そして、削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持している統計情報テーブル３００の更新通知要否３０８の欄を参照し、削除対象となる登録者の情報をメーリングリストから削除するというメーリングリストの更新通知を管理者に通知するか否かを判定する。削除対象となる登録者において更新通知を管理者に通知する場合には、削除対象特定部１４は、その削除対象となる登録者の情報をアカウント制御部１５に出力する。
【００６２】
アカウント制御部１５は、メモリやハードディスクなどの記憶媒体を有している。そして、アカウント制御部１５は、各メーリングリストの登録者毎にメーリングリストからの自動削除を行うか否かの情報を予め記憶している。アカウント制御部１５は、削除対象となる登録者の情報の入力を削除対象特定部１４から受ける。そして、アカウント制御部１５は、入力された削除対象となる登録者がメーリングリストの自動削除の対象か否かを判定する。自動削除の対象の場合には、アカウント制御部１５は、メーリングリストから削除対象となる登録者の情報を削除する。具体的には、メーリングリストの代表メールアドレスに関連付けられている削除対象となる登録者のメールアドレスを削除する。そして、自動削除を行った後に、ＭＬ統計情報保持部１１が保持するシステム管理情報テーブルの中のテーブル２０３に記載されているメーリングリスト管理者メールアドレスを取得する。そして、アカウント制御部１５は、メーリングリスト管理者メールアドレスに向けて自動削除を行った旨の通知を送信する。
【００６３】
また、自動削除の対象でない場合には、アカウント制御部１５は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持しているシステム管理情報テーブルの中のテーブル２０３に記載されているメーリングリスト管理者メールアドレスを取得する。そして、アカウント制御部１５は、メーリングリスト管理者メールアドレス向けに更新通知を送信する。
【００６４】
ここで、本実施例では、管理者の手間を省くため、メーリングリストからの自動削除が予め指定されている場合には、指定された登録者の情報をメーリングリストから自動的に削除する構成にした。ただし、余分な削除を回避するために自動削除は行わず、どの登録者が削除対象になった場合でも、管理者への更新通知のみを行う構成にしてもよい。
【００６５】
次に、図８を参照して、利用情報取得部１２における処理の流れを説明する。図８は、利用情報取得部における処理のフローチャートである。
【００６６】
利用情報取得部１２は、ＰＯＰサーバ５１にアクセスし、ＰＯＰサーバ５１に蓄積されているメールのヘッダ情報を確認する（ステップＳ１０１）。
【００６７】
そして、利用情報取得部１２は、ＰＯＰサーバ５１に蓄積されているメールにメーリングリスト宛のメールが有るか否かを判定する（ステップＳ１０２）。メーリングリスト宛のメールがある場合（ステップＳ１０２肯定）には、利用情報取得部１２は、メーリングリスト宛のメールのヘッダ情報を取得する（ステップＳ１０３）。これに対し、メーリングリスト宛のメールがない場合（ステップＳ１０２否定）には、ステップＳ１０４に進む。
【００６８】
さらに、利用情報取得部１２は、メールサーバ５から各メーリングリストの全ての登録者のそれぞれのアクセス履歴を取得する（ステップＳ１０４）。
【００６９】
そして、利用情報取得部１２は、送信日時及び送信者のメールアドレス及びアクセス履歴情報を統計情報更新部１３へ出力する（ステップＳ１０５）。
【００７０】
次に、図９を参照して、統計情報更新部１３における処理の流れを説明する。図９は統計情報更新部における処理のフローチャートである。
【００７１】
統計情報更新部１３は、送信者及びメーリングリストのアドレスの組み合わせ毎に、利用情報取得部１２から送信メールの送信日時を取得する（ステップＳ２０１）。ここでの送信者とは、メーリングリスト宛にメールを送信したメーリングリストに登録されている登録者のことを指す。
【００７２】
統計情報更新部１３は、送信者及びメーリングリストのアドレスの組み合わせ毎に、送信メール数及び最終送信日時からの経過時間を求める（ステップＳ２０２）。
【００７３】
統計情報更新部１３は、送信者及びメーリングリストのアドレスの組み合わせ毎に、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する送信メール数及び最終送信日時からの経過時間の情報を更新する（ステップＳ２０３）。
【００７４】
統計情報更新部１３は、利用情報取得部１２から取得したアクセス履歴情報から、登録者毎のアクセス日時及び受信メール数を取得する（ステップＳ２０４）。
【００７５】
統計情報更新部１３は、登録者毎の最終アクセス日時からの経過時間及びアクセス頻度を求める（ステップＳ２０５）。
【００７６】
統計情報更新部１３は、登録者及びメーリングリストのアドレスの組み合わせ毎に、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する受信メール数、最終アクセス日時からの経過時間及びアクセス頻度を更新する（ステップＳ２０６）。
【００７７】
次に、図１０を参照して、削除対象特定部１４における処理の流れを説明する。図１０は削除対象特定部における処理のフローチャートである。
【００７８】
削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１から各メーリングリストの登録者毎の統計情報を取得する（ステップＳ３０１）。
【００７９】
削除対象特定部１４は、自己が記憶している判定モードテーブルを参照し、メーリングリスト毎に、自己が記憶している各閾値の組み合わせを決定する（ステップＳ３０２）。
【００８０】
削除対象特定部１４は、各メーリングリストの登録者の中に、その登録者の統計情報が決定した閾値の組み合わせの条件を満たし削除対象となる登録者がいるか否かを判定する（ステップＳ３０３）。そして、削除対象となる登録者がいない場合（ステップＳ３０３否定）には、削除対象となる登録者の特定の処理を終了する。
【００８１】
これに対して、削除対象となる登録者がいる場合（ステップＳ３０３肯定）には、削除対象特定部１４は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００の更新通知要否３０８の欄を参照し、削除対象であるのでメーリングリストの更新が必要という更新通知を管理者に行うか否かを登録者毎に判定する（ステップＳ３０４）。
【００８２】
いずれかの登録者に対する更新通知を行う場合（ステップＳ３０４肯定）には、削除対象特定部１４は、削除対象となる登録者の情報をアカウント制御部１５に渡す（ステップＳ３０５）。これに対し、登録者に対する更新通知を行わない場合（ステップＳ３０４否定）には、削除対象となる登録者の特定の処理を終了する。
【００８３】
ここで、図１０のフローチャートでは、判定モードテーブルを使用して閾値の組み合わせを決定する場合で説明した。例えば、判定モードテーブルを使用せずに、予め決められた組み合わせで削除対象となる登録者の特定を行う場合には、ステップＳ３０２を除いた処理の流れとなる。
【００８４】
次に、図１１を参照して、アカウント制御部１５における処理の流れを説明する。図１１はアカウント制御部における処理のフローチャートである。ここでは、削除対象となる登録者が一人の場合で説明する。
【００８５】
アカウント制御部１５は、ＭＬ統計情報保持部１１からメーリングリスト管理者メールアドレスを取得する（ステップＳ４０１）。
【００８６】
アカウント制御部１５は、メーリングリストから登録者を自動削除するか否かを判定する（ステップＳ４０２）。自動削除を行う場合（ステップＳ４０２肯定）には、アカウント制御部１５は、メーリングリスト管理者のアカウントを使用して、メールサーバ５に記憶されているメーリングリストの情報から削除対象となる登録者の情報を削除する（ステップＳ４０３）。そして、アカウント制御部１５は、登録者を削除した旨の通知をメーリングリストの管理者へ送信する（ステップＳ４０４）。
【００８７】
これに対し、自動削除を行わない場合（ステップＳ４０２否定）には、アカウント制御部１５は、メーリングリストから削除対象となる登録者の情報を削除する旨の更新要求をメーリングリスト管理者へ送信する（ステップＳ４０５）。
【００８８】
本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置１は、以上で説明した削除対象となる登録者の特定及び特定した登録者の通知の処理を定期的に行う。ただし、削除対象となる登録者の特定及び特定した登録者の通知の処理は不定期でも良く、例えば、管理者から処理実行の要求を受けて削除対象となる登録者の特定及び特定した登録者の通知の処理を実行しても良い。
【００８９】
以上に説明したように、本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置は、メールサーバにおける各メーリングリストの登録者毎の利用情報から、登録者毎の利用状況の統計情報を求め、削除対象となる登録者を特定して管理者への通知などを行う構成である。これにより、管理者は、メーリングリストを使用しているプロジェクトから抜けたなどの理由によりメーリングリストから削除すべき登録者を容易に把握することができる。したがって、メーリングリストからの登録者の情報の削除のし忘れなどを減らすことができ、情報漏えいを抑制することができる。また、メーリングリストから抜けた登録者に不要なメールが送信されることを軽減できるので、その登録者の作業効率を向上させることができる。
【００９０】
また、不要なメールが送信されることを軽減できるので、ネットワークの負荷も軽減することができる。
【実施例３】
【００９１】
図１２は、実施例３に係るメーリングリスト管理支援装置のブロック図である。本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置１は、メーリングリスト宛の送信メールを登録者が開封したか否かの確認を行うことが実施例２と異なるものである。ブロック図としては、図１２に示すように、本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置１は、利用情報取得部１２が開封確認付加部１２１を有していることが実施例２と異なる。そこで、以下では、開封確認の付加、開封したか否かの情報の取得及び開封確認を使用した削除対象となる登録者の特定について主に説明する。図１２において、図３と同じ符号を有するものは、特に説明のない限り同じ機能を有するものとする。
【００９２】
図１３は、実施例３に係るメーリングリストの利用状況の統計情報テーブルの一例の図である。ＭＬ統計情報保持部１１は、図１３に示すように、実施例２における統計情報テーブル３００の項目に加えて、既読メール数３０９及び既読／受信３１０の項目を有する統計情報テーブル３００を記憶している。既読メール数３０９とは、登録者が所定期間に開封したメーリングリスト宛のメールの数である。また、既読／受信３１０とは、登録者が受信したメールの数と読んだメーリングリスト宛のメールの数との割合である。ここで、本実施例では、受信メール数としてメーリングリスト宛のメールの数を用いる。ただし、受信メール数として、登録者が受信した全ての受信メールの数を用いても良い。
【００９３】
利用情報取得部１２は、開封確認付加部１２１を有する。そして、利用情報取得部１２がＰＯＰサーバ５１に蓄積されたメールの中からメーリングリスト宛のメールを抽出すると、開封確認付加部１２１は、抽出したメールに対し開封確認を付加する。
【００９４】
登録者は、端末６を用いて、ＰＯＰサーバ５１からメールボックスに蓄積された受信メールをダウンロードする。そして、登録者は端末６を用いて、端末６にダウンロードされた受信メールを開封する。この時、メーリングリスト宛のメールを開封すると、端末６は利用情報取得部１２に開封確認情報を送信する。開封確認情報には、メーリングリストのアドレス及び登録者のアドレスが含まれている。
【００９５】
利用情報取得部１２は、端末６から送信された開封確認情報を取得する。そして、利用情報取得部１２は、開封確認情報を統計情報更新部１３へ出力する。この開封確認情報は、利用情報取得部１２に蓄積され、アカウント情報などの他の情報とともに出力される。
【００９６】
統計情報更新部１３は、利用情報取得部１２から開封情報の入力を受ける。そして、統計情報更新部１３は、開封確認情報から所定期間における既読メール数を登録者毎に求める。本実施例では、既読メール数を求める所定期間を１週間とする。さらに、統計情報更新部１３は、所定期間におけるメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合を登録者毎に求める。本実施例では、割合を求める所定期間を１週間とする。統計情報更新部１３は、ヘッダ情報から各メーリングリスト宛のメールを特定できる。それにより、統計情報更新部１３は、各メーリングリスト宛のメール数が求められる。
【００９７】
そして、統計情報更新部１３は、ＭＬ統計情報保持部１１が保持する統計情報テーブル３００の既読メール数の欄を、求めた既読メール数に更新する。また、統計情報更新部１３は、メーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合の欄を、求めたメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合に更新する。
【００９８】
削除対象特定部１４は、所定期間における既読メール数及び所定期間におけるメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合の各閾値を有している。図１４は、実施例３に係るメーリングリストの利用状況の閾値テーブルの一例の図である。本実施例では、削除対象特定部１４は、図１４に示すように、実施例２における閾値テーブル４００の各項目に加えて、既読メール数４０８及び既読／受信４０９の閾値の項目を有する閾値テーブル４００を記憶している。
【００９９】
削除対象特定部１４は、登録者毎の所定期間における既読メール数及び所定期間におけるメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合をＭＬ統計情報保持部１１から取得する。そして、削除対象特定部１４は、所定期間における既読メール数及び所定期間におけるメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合がそれぞれの閾値を超えているか否かを登録者毎に判定する。本実施例では、いずれかの値が閾値を超えていれば、該当する登録者を削除対象となる登録者と特定する。
【０１００】
ここで、本実施例では、所定期間における既読メール数及び所定期間におけるメーリングリスト宛のメールの既読メール数と受信メール数の割合を他の統計情報と組み合わせずに用いたが、これは他の統計情報と同様に組み合わせて用いても良い。
【０１０１】
以上で説明したように、本実施例に係るメーリングリスト管理支援装置は、開封確認情報を用いて削除対象となる登録者を特定することができる。これにより、利用状況を判断する情報が増えるので、メーリングリストを使用するプロジェクトから抜けた登録者をより正確に特定することができる。したがって、メーリングリストからの登録者の情報の削除のし忘れなどをより減らすことができ、情報漏えいをより抑制することができる。
【０１０２】
以上の各実施例を含む実施形態に関し、さらに以下の付記を開示する。
【０１０３】
（付記１）メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持部と、
外部のメールサーバにおける各前記登録者の利用情報を取得する利用情報取得部と、
前記利用情報を基に、各前登録者の前記メーリングリストの利用状況の最新の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新部と、
前記統計情報を基に前記メーリングリストの登録者の中からの削除対象となる登録者を特定する削除対象特定部と、
前記削除対象となる登録者の情報を前記メーリングリストの管理者に通知するアカウント制御部と
を備えたことを特徴とするメーリングリスト管理支援装置。
【０１０４】
（付記２）前記統計情報更新部は、前記利用情報に加えて前記ＭＬ統計情報保持部が保持する統計情報を用いて最新の統計情報を求めることを特徴とする付記１に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１０５】
（付記３）前記利用情報取得部は、前記利用情報として前記メールサーバが受信した前記メーリングリスト宛のメールの送信元アドレス及び送信日時を取得し、
前記統計情報更新部は、前記送信元アドレス及び前記送信日時を基に、前記統計情報として各前記登録者における前記メーリングリスト宛の最後のメール送信からの経過時間及び所定期間における前記メーリングリスト宛の送信メール数を求め、
前記削除対象特定部は、前記経過時間又は前記送信メール数のいずれか一方もしくはその組み合わせを、前記削除対象となる登録者の特定に用いる
ことを特徴とする付記１又は付記２に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１０６】
（付記４）前記削除対象特定部は、前記経過時間の閾値及び前記送信メール数の閾値を予め記憶しており、前記経過時間が前記閾値以上又は前記送信メール数が前記閾値以下のいずれか一方もしくは両方の条件を満たす登録者を削除対象となる登録者として特定することを特徴とする付記１に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１０７】
（付記５）前記利用情報取得部は、各前記登録者の前記メールサーバへのアクセス日時及び各前記登録者の受信メール数を取得し、
前記統計情報更新部は、前記アクセス日時及び前記受信メール数を基に、前記統計情報として前記各登録者における前記メールサーバへの最終アクセスからの無接続時間及び所定期間における受信メール数、及び所定期間におけるアクセス頻度をさらに求め、
前記削除対象特定部は、前記経過時間又は前記送信メール数のいずれか一方もしくはその組み合わせと、前記無接続時間、前記受信メール数又は前記アクセス頻度のいずれか一つもしくはその組み合わせとを、前記削除対象となる登録者の特定に用いる
ことを特徴とする付記４に記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１０８】
（付記６）前記利用情報取得部は、前記メールサーバに保管されている前記メーリングリスト宛のメールに開封確認情報を追加し、各前記登録者が前記メーリングリスト宛のメールを開封したときに、開封の通知を取得し、
前記統計情報更新部は、前記開封の通知をもとに、前記統計情報として前記各登録者の前記メーリングリスト宛のメールの既読率を求め、
前記削除対象特定部は、前記削除対象となる登録者の特定に前記既読率を用いる
ことを特徴とする付記１乃至付記５のいずれか一つに記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１０９】
（付記７）前記アカウント制御部は、前記登録者毎に前記メーリングリストに登録されている該登録者の情報の自動削除の可否を予め記憶しており、前記削除対象となる登録者において前記自動削除が可とされている場合には、該削除対象となる登録者の情報を前記メーリングリストから自動的に削除することを特徴とする付記１乃至付記６のいずれか一つに記載のメーリングリスト管理支援装置。
【０１１０】
（付記８）メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持ステップと、
外部のメールサーバにおける前記各登録者の利用情報を取得する利用情報取得ステップと、
前記利用情報を基に、前記各登録者の前記メーリングリストの利用状況の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新ステップと、
前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定し、管理者に特定した登録者の情報を通知するアカウント制御ステップと
を備えたことを特徴とするメーリングリスト管理支援方法。
【０１１１】
（付記９）メールサーバとメーリングリスト管理支援装置とを含むメールシステムであって、
前記メールサーバは、
前記メーリングリストのアドレス宛のメール及び前記メーリングリストの登録者のアドレス宛のメールを受信して保管し、前記登録者からの受信要求を受けて保管しているメールを該登録者に転送するメール受信部と、
前記登録者から送信されたメールを該メールの宛先に送信する送信部とを備え、
前記メーリングリスト管理支援装置は、
メーリングリストのアドレス、メーリングリストに登録されている登録者の情報及び各登録者の前記メーリングリストの使用状況の統計情報を保持するＭＬ統計情報保持部と、
前記メールサーバの受信部又は送信部のいずれか一方又は両方から前記各登録者の利用情報を取得する利用情報取得部と、
前記利用情報を基に、前記各登録者の前記メーリングリストの利用状況の統計情報を求め、前記ＭＬ統計情報保持部に保持されている前記統計情報を更新する統計情報更新部と、
前記統計情報を基に前記メーリングリストからの削除対象となる登録者を特定する削除対象特定部と、
管理者に前記特定した登録者の情報を通知するアカウント制御部と
を備えたことを特徴とするメールシステム。
【符号の説明】
【０１１２】
１  メーリングリスト管理支援装置
２  端末
３  ＳＭＴＰサーバ
４  ネットワーク
５  メールサーバ
６  端末
１１  ＭＬ統計情報保持部
１２  利用情報取得部
１３  統計情報更新部
１４  削除対象特定部
１５  アカウント制御部
５１  ＰＯＰサーバ
５２  ＳＭＴＰサーバ
１２１  開封確認付加部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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