(57)【要約】【課題】文書検索者が検索条件を含むメールを文書管理システムに送信して文書を検索するにあたり、文書検索結果を、当該文書検索者が有するアクセス権に関係なく取得できてしまう。【解決手段】文書管理システムは文書検索者から受信した文書検索情報に該当する文書をデータベースから検索し、当該検索された文書の作成者に対して、前記文書検索者による該当文書の取得許可を求めるメッセージを送信する。【選択図】図６
2011203964.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、
文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、
前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第１送信手段と、
前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第２送信手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記検索手段で検索された文書の数が所定の閾値より大きいかどうかを判定する判定手段と、
前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値より大きいと判定された場合、前記文書検索者宛てに、再検索を促すメッセージを送信する第３送信手段と、を更に備え、
前記第１送信手段は、前記判定手段で前記検索された文書の数が該閾値以下であると判定された場合に、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理システムはアプリケーションサーバにより実行され、前記文書格納装置はデータベースサーバであることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記第３送信手段は、前記再検索を促すメッセージに、前記検索された文書の数と当該検索に用いた文書検索情報とを含めて送信することを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記第１送信手段は、前記取得の許可を求めるメッセージにＵＲＬ情報を含めて送信し、
前記ＵＲＬ情報により特定される承認画面には、前記検索された文書の一覧と、当該一覧表示された各文書について取得を許可するかどうかを選択させるためのボタンと、が含まれることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理システムは、前記文書作成者が前記文書の取得を許可した場合、該文書の複製を作成し、該複製を前記文書検索者宛てに送信し、当該送信が完了した場合、該複製を削除することを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記検索手段は、前記文書格納装置に格納されている複数の文書のうち、前記文書作成者により検索対象として設定された文書を、前記検索の対象とすることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記受信手段は前記文書検索情報を含むメールを受信し、前記第１の送信手段は前記作成者宛てに、前記文書の取得許可を求めるメッセージを含むメールを送信することを特徴とする文書管理システム。
【請求項９】
文書格納装置に格納された複数の文書の管理を行う文書管理方法であって、
受信手段が、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信ステップと、
検索手段が、前記受信ステップで受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索ステップと、
第１送信手段が、前記検索ステップで検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第１送信ステップと、
第２送信手段が、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第２送信ステップと、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項１０】
コンピュータを、請求項１乃至８のいずれかに記載の文書管理システムに記載の各手段として機能させるためのコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書検索者が入力する検索条件に基づいて文書を検索し、その検索結果を文書検索者に提示する文書管理システム、方法、プログラムに関連する。
【背景技術】
【０００２】
文書管理システムについては、例えば特許文献１に記載されている。特許文献１においては、文書検索者が検索条件を含むメールを文書管理システムに送信し、文書管理システムは受信した検索条件に該当する文書を一覧にした文書リストを含むメールを文書検索者に返す。さらに、文書検索者は受信した検索結果一覧の中の文書を選択し、選択した文書の文書名をメールに含ませ、再度文書管理システムへ送信する事で、文書を取得する事が出来る。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００３−５８５４２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
上述の技術では、文書検索結果として得られる文書がアクセス権に関係なく取得できてしまう。また、文書検索者が指定した文書検索情報によっては、検索結果が膨大な数になり、取得したい文書を特定するのが困難となる。さらに、文書作成者の文書名が文書検索者に知られてしまうため、セキュリティ上好ましくない。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
上述した課題を解決するために、本発明における文書管理システムは、複数の文書を格納する文書格納装置と通信する文書管理システムであって、文書検索者により指定された文書検索情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書検索情報に該当する文書を、前記文書格納装置に格納された複数の文書の中から検索する検索手段と、前記検索手段で検索された文書の作成者宛てに、前記文書検索者が該文書を取得することについての許可を求めるメッセージを送信する第１送信手段と、前記文書検索者が該文書を取得することが前記文書の作成者によって許可された場合、前記文書検索者宛てに、当該文書を取得するためのメッセージを送信する第２送信手段と、を備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、文書検索者によって指定された検索条件に合致する文書の情報を、当該文書検索者が取得してよいかどうかを、当該文書の作成者に確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの概念図である。
【図２】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのアプリケーションサーバのハードウェア構成図である。
【図３】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図４】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索者１０６が文書を検索する際に用いる検索画面４００の一例である。
【図５】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図６】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムにおける、文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートの概念図である。
【図７】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムのデータベースサーバ１０５に格納されている文書格納部３０２と、文書検索インデックス格納部３０３と、文書属性情報格納部３０４、文書作成者情報格納部３０５の詳細を表す図である。
【図８】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。
【図９】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者１０６に送信するメールの一例である。
【図１０】本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの文書作成者１０７が検索対象となるフォルダを設定する一例である。
【図１１】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムのソフトウェア構成図である。
【図１２】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートである。
【図１３】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、メールを用いての文書検索結果通知手段の流れを示すフローチャートでの概念図である。
【図１４】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおけるフローチャートである。
【図１５】図１４のステップ１４０３、ステップ１４０６、ステップ１４１０を詳細にしたフローチャートである。
【図１６】本発明の第二実施形態に係る文書検索システムにおける、文書管理システム３０１がメール１３０１の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す例である。
【図１７】図１３のメール１３０１の本文に文書検索情報を記載した一例と、図１４のステップ１４１２で文書検索者１０６に送信されるメールの本文の一例である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
【０００９】
発明を実施するための最良の形態を説明するにあたり、用語の定義を行う。
ユーザがPCでブラウザを利用し、ネットワーク経由でアクセスして電子文書を操作するためのUIと機能を備えたシステムを文書管理システムと呼ぶ。
外部からインターネットを介し、http(Hyper Text Transfer Protocol)もしくは、httpsを利用してアクセスする文書管理システムがアプリケーションとして起動しているサーバをアプリケーションサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバと接続し、ユーザがPCからアプリケーションサーバ経由で登録した文書を格納し、PCからアプリケーションサーバ経由で格納されている文書を取得する際、文書を呼び出すサーバをデータベースサーバと呼ぶ。
アプリケーションサーバ、データベースサーバと接続し、文書のサムネイル作成や全文検索用のデータ作成、文書管理システムのユーザ操作履歴レポート作成等を非同期で行うサーバを非同期サーバと呼ぶ。
メールクライアントアプリケーションをメールクライアントと呼ぶ。
【００１０】
［第一実施形態］
本発明の第一実施形態を図１から図３に基づき説明する。図１、図２は、本実施形態が前提とする構成手段の説明であり、図３から図１０は本発明を具現化する手段の説明である。
【００１１】
［システム構成］
図１は、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの構成図である。
文書送信側クライアントＰＣ１０１は、ネットワーク１０２を介してアプリケーションサーバ１０３、及び非同期サーバ１０４、データベースサーバ１０５（文書格納装置）と接続されている。
【００１２】
文書検索者１０６がクライアントＰＣ１０１からインターネット等のネットワーク１０２を介して、アプリケーションサーバ１０３内の文書管理システムにログインし、データベースサーバ１０５に格納されている文書を検索する。文書管理システムは、検索結果数が文書管理システムで設定してある所定の閾値より大きいと文書検索者１０６に検索結果数を返して再検索を促し、閾値より小さいとsmtp(simple mail transfer protocol)を用いて文書作成者１０７にメールを送信し、文書の取得許可を求める。
【００１３】
本実施形態において、クライアントＰＣ１０１、１０８は、それぞれネットワーク上に複数存在してよい。また文書管理システムは文書を操作するための専用のアプリケーションでも良く、或いはＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションでも構わない。
【００１４】
［ハードウェア構成］
図２は、本発明の実施形態に係る文書検索システムを構成するアプリケーションサーバ１０３のハードウェア構成図を示している。図２に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各サーバには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。
【００１５】
図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２０７からＲＡＭ２０１にロードされたオペレーティングシステム（以下、「ＯＳ」と記す）やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ２０５は、キーボード２０９からのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０３は、受信した文書を記憶するハードディスクドライブ２０７におけるデータアクセスを制御する。通信インタフェイス（Ｉ／Ｆ）２０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。
【００１６】
［ソフトウェア構成］
図３は、本発明の実施形態に係る文書検索システムの一例を示すソフトウェア構成図であり、アプリケーションサーバ１０３、及びデータベースサーバ１０５内のソフトウェア構成を示している。
【００１７】
アクセス受信部３０１１はクライアントPC１０１や１０８(以下クライアントPC)から文書管理システム３０１へのアクセスリクエストを出した際、そのリクエストを受信する。ログイン画面表示部３０１２はアクセス受信部３０１１でクライアントPCからの文書管理システム３０１へのアクセスリクエストを受信すると、クライアントPCにログイン画面を表示する。ログイン情報受信部３０１３はクライアントPCから送信されたログイン情報を受信し、文書管理システム３０１が持つ正しいログイン情報か判断する。ログインエラー画面表示部３０１４は文書管理システム３０１がログイン情報受信部３０１３で受信したログイン情報が誤っていると判断した場合、クライアントPCにログインエラー画面を表示する。Top画面表示部３０１５は文書管理システム３０１がログイン情報受信部３０１３で受信したログイン情報が正しいと判断した場合、クライアントPCに文書管理システム３０１のTop画面を表示する。文書検索リクエスト受信部３０１６はクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信する。文書検索画面表示部３０１７は文書検索リクエスト受信部３０１６がクライアントPCから送信された文書検索リクエストを受信すると、クライアントPCに文書検索画面を表示する。文書検索情報受信部３０１８は文書検索画面上でクライアントPCから送信された文書検索情報（文書検索に用いる条件）を受信する。文書検索部３０１９はデータベースサーバ１０５の文書格納部３０２に格納されている文書の中から文書検索情報受信部３０１８が受信した文書検索情報を用いて文書を検索する。さらに文書検索部３０１９は文書検索情報受信部３０１８が受信した文書検索情報からデータベースサーバ１０５の文書検索インデックス格納部３０３と文書属性情報格納部３０４を参照する。
【００１８】
文書検索インデックス格納部３０３は文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書属性情報格納部３０４は文書作成日時や文書変更日時、文書作成者等の属性情報を格納している。文書作成者情報格納部３０５は文書作成者のアカウント情報（ユーザIDとパスワード）や、文書管理システム３０１に登録している各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書検索結果送信部３０６は文書検索部３０１９が文書検索情報受信部３０１８で受信した文書検索情報を用いて文書を検索した結果、文書検索情報に該当する文書を文書検索結果部３０１１０に送信する。文書検索結果判定部３０１１１は文書検索結果取得部３０１１０で取得した文書検索結果のうち、該当した文書の数が文書検索結果判定部３０１１１で設定した閾値より大きいかどうかを判定する。文書検索結果表示部３０１１２は文書検索結果判定部３０１１１が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より大きいと判定した場合、クライアントPCに該当文書数と再検索をするよう促すメッセージを表示する。文書検索結果送信部３０１１３は文書検索結果判定部３０１１１が文書検索結果で得られた該当文書数が設定した閾値より小さいと判定した場合、文書検索結果に含まれる文書の作成者にメールを送信する。
図３に示す構成要素は本発明に関連のある部分のみ図示したものであり、文書検索システムの構成要素はもちろんこれだけに限らない。
【００１９】
以下、本発明の第一実施形態に係る文書検索システムの各ステップにおける処理について、図４から図９を用いて具体的に説明する。
【００２０】
[文書検索結果通知手段]
図４は文書検索者１０６が文書を検索する際に用いる検索画面４００の一例である。
概念検索情報入力欄４０１は文書の概念検索に用いる情報を入力する欄である。全文検索情報入力欄４０２は文書に含まれる単語全てを検索するために用いる検索情報を入力する欄である。次に詳細検索において、文書作成日情報入力欄４０３は文書が作成された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書更新日情報入力欄４０４は文書が更新された日時、もしくは期間を入力する欄である。文書タイプ情報入力欄４０５は文書のファイル形式（拡張子）を入力する欄である。文書作成者選択欄４０６はプルダウン形式で文書作成者が表示され、その中から文書作成者を選択する事が出来る。インデックス情報入力欄４０７は文書に含まれるインデックス情報を入力する欄である。文書検索者１０６が以上の検索に用いる情報少なくともどの項目か１つ入力し、検索ボタン４０８をクリックすると、入力した検索情報がクライアントPCから送信される。また、文書検索者が戻るボタン４０９をクリックすると文書管理システム３０１はTop画面を表示する
【００２１】
図５は第一実施形態の文書検索結果通知処理の流れを示すフローチャートである。この処理は、図２に示すＣＰＵ２００により実行される。
ステップ５０１において、文書管理システム３０１は、文書検索者１０６がクライアントPC１０１に表示された文書管理システム３０１の検索画面４００にて設定した文書検索情報を受信したかどうか判断する。ステップ５０２において、文書管理システム３０１は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム３０１は、ステップ５０２で該当する文書が存在しなければ、ステップ５０５で文書検索者１０６に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ５０２で該当する文書が存在すれば、ステップ５０３で該当する文書の数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ５０３で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、ステップ５０５でクライアントPC１０１に文書を再検索するよう促すメッセージを含む画面を表示する。ステップ５０３で該当する文書の数が該閾値以下であると判断すると、ステップ５０４で該当する文書の作成者に対して、文書検索者が該当文書を取得することを許可するかどうか問い合わせるメールを送信する。
【００２２】
図６は図５のフローチャートの概念図である。
クライアントPC１０１から文書検索者１０６がアプリケーションサーバ１０３にある文書管理システム３０１に文書検索を実施する際、文書検索モード６０１から検索モードを設定する。そして、文書検索者１０６がクライアントPC１０１にて文書検索モード６０１から検索モードと文書検索情報を設定し、文書管理システム３０１に文書検索情報を送信する。文書管理システム３０１はクライアントPC１０１から送信された文書検索情報を受信すると、データベースサーバ１０５に文書検索指示を送る。データベースサーバ１０５は文書管理システム３０１から文書検索指示を受信し、文書検索処理を完了すると、文書検索結果を文書管理システム３０１に送信する。文書管理システム３０１はデータベースサーバ１０５から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理６０２を実施する。文書管理システム３０１は該当文書数判断処理６０２にて該当文書数が閾値より大きければ、クライアントPC１０１に文書再検索依頼画面６０３を表示し、文書検索者１０６に文書再検索を実施するよう依頼する。尚、文書管理システム３０１は文書再検索依頼画面６０３にて、文書検索結果数と文書検索者１０６が設定した文書検索情報を表示する。文書検索者１０６はクライアントPC１０１にて、文書再検索依頼画面６０３の再検索ボタン６０３１を押すと再度文書検索を実施できる。また、文書検索者１０６がクライアントPC１０１にて、文書再検索依頼画面６０３の検索終了ボタン６０３２を押すと文書管理システム３０１のTop画面に遷移する。文書管理システム３０１は該当文書数判断処理６０２にて該当文書数が閾値以下であれば、該当文書の文書作成者１０７（クライアントPC１０８）にメール６０４を送信する。
【００２３】
図７はデータベースサーバ１０５に格納されている文書格納部３０２と、文書検索インデックス格納部３０３と、文書属性情報格納部３０４、文書作成者情報格納部３０５の詳細を表す図である。文書格納テーブル７０１は、文書が格納された順番および番号、文書のID、文書名を格納している。文書検索インデックス情報格納テーブル７０２は、文書に含まれるインデックス情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、インデックスのタイプ、インデックスの情報を格納している。文書属性情報格納テーブル７０３は、文書に含まれる属性情報を格納しており、文書が格納された順番および番号、文書が作成された日付、文書が更新された日付、文書の拡張子、文書作成者の情報を格納している。文書作成者情報格納テーブル７０４は、文書作成者の名前、アカウント情報（ユーザID,パスワード）、各文書作成者のメールアドレスを格納している。文書管理システム３０１がデータベースサーバ１０５に格納されている文書を検索する処理の動きとしては、クライアントPCから受信した検索情報をまず解析する。例えば、受信した検索情報がインデックス情報であり、インデックスのタイプがテキストでインデックス情報が“abcdefg”と指定されている場合、文書管理システム３０１は文書検索インデックス情報格納テーブル７０２から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00004”であり、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル７０１から検索すると、文書名“テキスト”が検索結果として得られる。さらに文書名“テキスト”の文書作成者である“さしすせそ”と、文書作成者のメールアドレスを特定する。また、例えば、受信した検索情報が属性情報である文書のタイプで、“.abc”と指定されている場合、文書管理システム３０１は文書属性情報格納テーブル７０３から該当する文書を特定する。特定した結果、該当する文書が格納された順番および番号は“00003”、“00004”であり、“00003”、“00004”に該当する文書を文書格納テーブル７０１から検索すると、文書名“文書1”と“テキスト”が検索結果として得られる。そして、文書名“文書１”と“テキスト”の文書作成者である“あいうえお”、“さしすせそ”と、各々の文書作成者のメールアドレスを特定する。
【００２４】
[文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段]
図８は文書検索結果通知手段を用いての文書取得承認手段のフローチャートである。この処理は、図２に示すＣＰＵ２００により実行される。
ステップ８０１において、文書管理システム３０１は、文書検索者１０６が文書検索をし、文書管理システム３０１から文書作成者１０７にメールが送信された後、文書作成者１０７がメールに含まれるURLにアクセスしたかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ８０１で文書作成者１０７が該URLへアクセスしたと判断すると、ステップ８０２で文書取得承認画面を表示する。ステップ８０３において、文書管理システム３０１は、文書取得承認画面にて、文書作成者１０７が検索結果に含まれる文書の中から適切な文書を選択し、文書取得承認をしたかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ８０３で文書作成者１０７が文書取得承認をしたと判断すると、ステップ８０４で文書管理システム３０１の一時領域に文書作成者１０７が選択し、文書取得を承認した文書の複製を作成する。ステップ８０５において、文書管理システム３０１は文書検索者１０６に後述するメールを送信する。ステップ８０６において、文書管理システム３０１は、文書検索者１０６が文書管理システム３０１にログインし、文書取得リクエストを送信したかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ８０６で文書検索者１０６からの文書リクエストを受信すると、ステップ８０７で文書取得処理を開始する。ステップ８０８において、文書管理システム３０１は文書検索者１０６が開始した文書取得処理が完了したかどうかを判断する。文書管理システム３０１は、ステップ８０８で文書取得処理が完了したと判断すると、ステップ８０９でステップ８０４にて作成した文書の複製を削除する。
【００２５】
図９に文書検索結果通知手段を用いた文書取得承認手段のUIならびに文書検索者１０６に送信するメールの一例を示す。
文書作成者１０７が受信したメール６０４の本文に含まれるURLに文書作成者１０７がアクセスすると、文書管理システム３０１はログイン画面９０１を表示する。文書作成者１０７が自身のユーザアカウントをユーザID入力欄９０１１、パスワード入力欄９０１２に入力し、ログインボタン９０１３をクリックし、文書管理システム３０１にログインすると、文書管理システム３０１は文書取得承認画面９０２を表示する。文書作成者１０７は文書取得画面９０２にて、文書検索者１０６の文書取得を許可するために、取得を許可する文書のチェックボックス９０２１にチェックを入れ、許可ボタン９０２２をクリックする。文書管理システム３０１は文書作成者１０７が許可ボタン９０２２をクリックしたと判断すると、文書検索者１０６にメール９０３を送信する。また、文書作成者１０７が文書取得承認画面９０２にて、キャンセルボタン９０２３をクリックすると、文書管理システム３０１はTop画面を表示する。文書検索者１０６がメール９０３に含まれるURLへアクセスすると、文書管理システム３０１はログイン画面９０１を表示する。文書検索者１０６がログイン画面９０１にて、自身のユーザアカウントをユーザID入力欄９０１１、パスワード入力欄９０１２に入力し、ログインボタン９０１３をクリックし、文書管理システム３０１にログインすると、文書管理システム３０１は文書取得画面９０４を表示する。文書検索者１０６が文書取得画面９０４でダウンロードボタン９０４１をクリックすると、文書管理システム３０１は文書取得処理を実施する。文書管理システム３０１は文書取得処理を完了すると、Top画面を表示する。また、文書検索者１０６が文書取得画面９０４にて、キャンセルボタン９０４２をクリックすると、文書管理システム３０１はTop画面を表示する。
【００２６】
図１０に文書作成者１０７が検索対象となるフォルダを設定する処理の一例を示す。
例えば、文書作成者１０７が所有する個人フォルダ１００１から１００４があり、個人フォルダ１００２に文書１００５、個人フォルダ１００４に文書１００６を格納したとする。そして、文書作成者１０７は個人フォルダ１００２、１００４を検索対象フォルダとして設定し、個人フォルダ１００２を検索可能なユーザは“あいうえお”、個人フォルダ１００４を検索可能なユーザは“かきくけこ”と設定したとする。ここで、文書検索者１０６がユーザ“かきくけこ”であり、文書検索画面４００にて文書検索情報（図１０では文書作成日４０３と文書タイプ４０５）を指定し、検索ボタン４０８をクリックし、文書検索を実施したとする。
文書管理システム３０１は文書作成者１０７の個人フォルダ１００２と１００４を検索し、文書検索者１０６が設定した文書検索情報に該当する文書を特定する。図１０では文書検索者１０６が設定した文書検索情報が“200x/xx/yz 〜 200x/0x/1z”（文書作成日）、“.abc”(文書タイプ)であるので、該当する文書は個人フォルダ１００４に格納されている文書１００６（文書１.abc）である。そして、文書管理システム３０１は文書を検索した結果、得られた該当文書数が文書管理システム３０１で設定した閾値以下であれば、文書検索結果に文書１００６を含める。
【００２７】
［第二実施形態］
本発明の第二実施形態を図１１から図１７に基づき説明する。
第二実施形態では、文書検索者１０６がメールクライアントを用いて、文書管理システム３０１に文書検索情報を送信する。そして、文書管理システム３０１は、受信した文書検索情報に該当する文書を検索し、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きいかどうか判断する。文書管理システム３０１は検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きいと判断した場合、文書検索者１０６に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信し、該当文書数が該閾値以下と判断した場合、検索結果に該当する文書の作成者にメールを送信する。
システム構成、及びハードウェア構成は第一実施形態と同様のため省略する。
【００２８】
[ソフトウェア構成]
図１１にソフトウェア構成を示す。図３との違いは、文書管理システム３０１に、メール受信部１１０１と、文書検索情報読み取り部１１０２と、文書検索情報送信部１１０３と、メール送信部１１０４が追加されている点である。
メール受信部１１０１は文書検索者がメールクライアントを用いて、メールの本文に文書検索情報を指定し、smtp(Simple Mail Transfer Protocol)を用いて送信したメールを受信する。文書検索情報読み取り部１１０２はメール受信部１１０１で受信したメールから文書検索情報をテキストベースで読み取り、文書検索情報送信部１１０３に読み取った文書検索情報を送信する。文書検索情報送信部１１０３は文書検索情報読み取り部１１０２から送信された文書検索情報を文書検索情報受信部３０１８に送信する。尚、文書検索情報受信部３０１８から文書検索結果判定部３０１１１までの処理は第一実施形態と同様のため省略する。文書検索結果判定部３０１１１は、検索結果として得られた該当文書数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きいと判断した場合、メール送信部１１０４に指示を出す。メール送信部１１０４は文書検索者１０６に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールをsmtpを用いて送信する。
【００２９】
[メールを用いての文書検索結果通知手段]
図１２は第二実施形態のフローチャートである。この処理は、図２に示すＣＰＵ２００により実行される。
ステップ１２０１において、文書管理システム３０１は、文書検索者１０６から送信されたメールを受信したかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１２０１で文書管理システム３０１がメールを受信したと判断すると、ステップ１２０２でメールに文書検索情報が含まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１２０２でメールに文書検索情報が含まれていないと判断すると、ステップ１２０５で、文書検索者１０６に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。文書管理システム３０１は、ステップ１２０２でメールに文書検索情報が含まれていると判断すると、ステップ１２０３でメールから文書検索情報を読み取る。そして文書管理システム３０１は、ステップ１２０３で読み取った文書検索情報を基にステップ１２０４で文書を検索する。文書管理システム３０１は、ステップ５０２において、ステップ１２０３で受信したメールから読み取った文書検索情報に該当する文書を検索する。ステップ５０２で該当する文書が存在しなければ、文書管理システム３０１は、ステップ１２０５で文書検索者１０６に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ５０２で該当する文書が存在すれば、文書管理システム３０１は、ステップ５０３で該当する文書の数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きいかどうか判断する。ステップ５０３で該当する文書の数が該閾値より大きいと判断すると、文書管理システム３０１はステップ１２０５で、文書検索者１０６に文書の再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。ステップ５０３で該当する文書の数が該閾値以下と判断すると、文書管理システム３０１はステップ５０４で、該当する文書の作成者に後述するメールを送信する。
【００３０】
図１３は図１２のフローチャートの概念図である。
文書検索者１０６はメール１３０１にて、文書を検索するための文書検索情報を設定する。メール１３０１では詳細検索情報として、文書作成日“200x_0x_1x”、文書タイプ“.yyy”、検索式orを指定し、文書作成日もしくは文書タイプどちらかに該当する文書を検索する。文書管理システム３０１は文書検索者１０６が送信したメールを受信し、メール本文から文書検索情報を読み取る。文書管理システム３０１は読み取った文書検索情報からデータベースサーバ１０５に格納されている文書を検索し、データベースサーバ１０５は文書検索情報に該当する文書を文書管理システム３０１に送信する。文書管理システム３０１はデータベースサーバ１０５から受信した文書検索結果から該当文書数を読み取り、該当文書数判断処理６０２を実施する。文書管理システム３０１は該当文書数判断処理６０２にて該当文書数が閾値より大きければ、文書検索者１０６に文書再検索実施依頼を含むメール１３０２を送信する。尚、文書管理システム３０１はメール１３０２にて、文書検索結果数と文書検索者１０６が設定した文書検索情報を表示する。また、文書管理システム３０１は該当文書数判断処理６０２にて該当文書数が閾値以下と判断した場合、該当文書の文書作成者１０７（クライアントPC１０８）にメール６０４を送信する。文書作成者１０７はメール６０４内のURLにアクセスし、文書管理システム３０１の文書取得画面９０２にて文書取得を許可する文書を選択し、許可ボタン９０２２をクリックする。そして、文書管理システム３０１は文書検索者１０６にメール９０３を送信する。
【００３１】
[メール本文に記載の文書検索情報抽出手段]
図１４は第二実施形態の文書検索情報抽出処理のフローチャートである。この処理は、図２に示すＣＰＵ２００により実行される。
ステップ１４０１において、文書管理システム３０１は、図１３のメール１３０１の本文に文字列“概念検索”が含まれるかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０１でメール１３０１の本文に文字列“概念検索”が含まれていると判断すると、ステップ１４０２で概念検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ１４０１でメール１３０１の本文に文字列“概念検索”が含まれていないと判断すると、ステップ１４０４で文字列“全文検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０２で概念検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれていると判断すると、ステップ１４０３で文書検索情報として、文書検索モード（概念検索）と概念検索のキーワードを設定する。また、ステップ１４０２で概念検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれていないと判断すると、ステップ１４０４で文字列“全文検索”がメール１３０１の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０４で文字列“全文検索”がメール１３０１の本文に含まれていると判断すると、ステップ１４０５で全文検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ１４０４でメール１３０１の本文に文字列“全文検索”が含まれていないと判断すると、ステップ１４０７で文字列“詳細検索”が含まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０５で全文検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれていると判断すると、ステップ１４０６で文書検索情報として、文書検索モード（全文検索）と全文検索のキーワードを設定する。また、ステップ１４０５で概念検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれていないと判断すると、ステップ１４０７で文字列“詳細検索”がメール１３０１の本文に含まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０７で文字列“詳細検索”がメール１３０１の本文に含まれていると判断すると、ステップ１４０９で詳細検索のキーワードがメール１３０１の本文に含まれているかどうか判断する。また、ステップ１４０７で文字列“詳細検索”がメール１３０１の本文に含まれていないと判断すると、ステップ１４０８で文書検索モードと検索キーワードが１つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０８で文書検索モードと検索キーワードが１つも設定されていないと判断すると、ステップ１４１２で文書検索者１０６に文書再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ１４０８で文書検索モードと検索キーワードが１つでも設定されていると判断すると、ステップ１４１０で設定された文書検索モードと検索キーワードを文書検索情報として設定する。文書管理システム３０１は、ステップ１４０９で詳細検索のキーワードが含まれていると判断すると、ステップ１４１０で文書検索情報として、文書検索モード（詳細検索）と詳細検索のキーワードを設定する。また、ステップ１４０９で詳細検索のキーワードが含まれていないと判断すると、ステップ１４０８で詳細検索以外の文書検索モードと検索キーワードが設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１４１０で文書検索情報として、文書検索モード（詳細検索）と詳細検索のキーワードを設定すると、ステップ１４１１で設定した文書検索情報を基に文書を検索する。
【００３２】
図１５は図１４のステップ１４０３、ステップ１４０６、ステップ１４１０を詳細にしたフローチャートである。
【００３３】
ステップ１５０１で文書管理システム３０１は概念検索のキーワードが“「」”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１５０１で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていると判断すると、ステップ１５０４で“「」”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ１５０１で概念検索のキーワードが“「」”で囲まれていないと判断すると、ステップ１５０２で概念検索のキーワードが“＜＞”で囲まれているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５０２で概念検索のキーワードが“＜＞”で囲まれていると判断すると、ステップ１５０４で“＜＞”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ１５０２で概念検索のキーワードが“＜＞”で囲まれていないと判断すると、ステップ１５０３で概念検索のキーワードが“｛｝”で囲まれているか判断する。文書管理システム３０１は、ステップ１５０３で概念検索のキーワードが“｛｝”で囲まれていると判断すると、ステップ１５０４で“｛｝”に囲まれている概念検索のキーワードを概念検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ１５０３で概念検索のキーワードが“｛｝”で囲まれていないと判断すると、ステップ１５０５で全文検索のキーワードが１つ設定されているかどうか判断する。尚、概念検索のキーワードを囲む括弧は“「」”、“＜＞”、“｛｝”、以外にも文書管理システム３０１で判断するよう設定する事も可能である。
【００３４】
文書管理システム３０１はステップ１５０５で全文検索のキーワードが１つ設定されていると判断すると、ステップ１５０７で全文検索のキーワードを文書検索情報として設定する。また、文書管理システム３０１はステップ１５０５で設定された全文検索のキーワードが１つでないと判断すると、ステップ１５０６で全文検索のキーワードが空白をはさみ、複数あるかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５０６で全文検索のキーワードが空白をはさみ複数あると判断すると、ステップ１５０８で全文検索の検索式が“（）”を用いて設定されているかどうか判断する。また、ステップ１５０６で全文検索のキーワードが複数無いと判断すると、ステップ１５１１で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５０８で全文検索の検索式が“（）”を用いて設定されていると判断すると、ステップ１５１０で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。また、ステップ１５０８で全文検索の検索式が“（）”を用いて設定されていないと判断すると、ステップ１５０９で空白部分を分割した結果得られた複数の全文検索のキーワードと、デフォルトで設定されている検索式を全文検索の文書検索情報として設定する。
【００３５】
文書管理システム３０１はステップ１５１１で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ１５１２で文書作成日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５１１で詳細検索として文書作成日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ１５１４で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５１２で記載された文書作成日が文書管理システム３０１で設定した記載通り（例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy）であると判断すると、ステップ１５１３で記載された文書作成日を文書検索情報として設定する。また、ステップ１５１２で記載された文書作成日が文書管理システム３０１で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ１５１４で詳細検索として文書更新日が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５１４で文書更新日が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ１５１５で文書更新日の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５１４で文書更新日が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ１５１７で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５１５で記載された文書更新日が文書管理システム３０１で設定した記載通り（例えば、200x/xx/xx、200x/xx/xx〜200x/xy/xy）であると判断すると、ステップ１５１６で記載された文書更新日を文書検索情報として設定する。また、ステップ１５１５で記載された文書作成日が文書管理システム３０１で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ１５１７で詳細検索として文書タイプが文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５１７で文書タイプが文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ１５１８で文書タイプの記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５１７で文書タイプが文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ１５２０で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【００３６】
文書管理システム３０１はステップ１５１８で記載された文書タイプが文書管理システム３０１で設定した記載通り（例えば、.abc、.abc .def）であると判断すると、ステップ１５１９で記載された文書タイプを文書検索情報として設定する。また、ステップ１５１８で記載された文書タイプが文書管理システム３０１で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ１５２０で詳細検索として文書作成者が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５２０で文書作成者が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ１５２１で文書作成者の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５２０で文書作成者が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ１５２３で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５２１で記載された文書作成者が文書管理システム３０１で設定した記載通り（例えば、「あいうえお」、「かきくけこ」）であると判断すると、ステップ１５２２で記載された文書作成者を文書検索情報として設定する。また、ステップ１５２１で記載された文書タイプが文書管理システム３０１で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ１５２３で詳細検索としてインデックス情報が文書検索情報として設定されているかどうか判断する。
【００３７】
文書管理システム３０１はステップ１５２３でインデックス情報が文書検索情報として設定されていると判断すると、ステップ１５２５でインデックス情報の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５２３でインデックス情報が文書検索情報として設定されていないと判断すると、ステップ１５２４で文書検索情報が１つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５２５で記載されたインデックス情報が文書管理システム３０１で設定した記載通りであると判断すると、ステップ１５２６で記載されたインデックス情報を文書検索情報として設定する。また、ステップ１５２５で記載されたインデックス情報が文書管理システム３０１で設定した記載通りで無いと判断すると、ステップ１５２４で文書検索情報が１つも設定されていないかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５２４で文書検索情報が１つも設定されていないと判断すると、ステップ１５２８で再検索を依頼するメッセージを含むメールを送信する。また、ステップ１５２４で文書検索情報が１つ以上設定されていると判断すると、ステップ１５２７で検索式が記載されているかどうか判断する。文書管理システム３０１はステップ１５２７で検索式が記載されていると判断すると、ステップ１５３０で検索式の記載が正しいかどうか判断する。また、ステップ１５２７で検索式が記載されていないと判断すると、ステップ１５２９で、文書管理システム３０１でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。文書管理システム３０１はステップ１５３０で検索式の記載が正しいと判断すると、ステップ１５３１で記載された検索式を文書検索情報として設定する。また、ステップ１５３０で検索式の記載が正しくないと判断すると、ステップ１５２９で、文書管理システム３０１でデフォルトに設定してある検索式を文書検索情報として設定する。
【００３８】
図１６は文書管理システム３０１がメール１３０１の本文に記載されている文字列を抽出し、文書検索情報を読み出す処理の例である。
文書管理システム３０１はメール１３０１に記載されている、概念検索のキーワードとなる文字列１６０１を抽出し、文字列１６０２を読み込む。文書管理システム３０１は文字列１６０２に含まれる“「」”を除いた文字列１６０３を概念検索のキーワードとして読み込み、概念検索とキーワード（文字列１６０３）を文書検索情報として設定する。また、文書管理システム３０１はメール１３０１に記載されている、全文検索のキーワードとなる文字列１６０４を抽出し、文字列１６０５を読み込む。文書管理システム３０１は文字列１６０５内の空白、検索式を表す“（）”を読み込み、全文検索のキーワードおよび、キーワードの検索式を読み込む。文書管理システム３０１は文字列１６０５をキーワードと検索式を含んだ文字列１６０６に変換し、文書検索情報として設定する。また、文書管理システム３０１はメール１３０１に詳細検索情報として記載された文字列群１６０７を抽出する。そして、文書管理システム３０１は文字列群１６０７の“： ”の左右にある文字列を抽出すると、詳細検索の属性情報を含む文字列群１６０８と詳細検索の属性情報に対応するキーワードを含む文字列群１６０９を作成する。さらに、文書管理システム３０１は文字列群１６０９のキーワードと、検索式を含む文字列１６１０に変換し、文書検索情報として設定する。
【００３９】
図１７は図１４のステップ１４１２で文書検索者１０６に送信されるメールの本文の一例である。
文書検索者１０６が文書検索情報をメールの本文に記載し、文書管理システム３０１へメールを送信する。文書管理システム３０１は受信したメールの本文に含まれる文書検索情報の記載が文書管理システム３０１で設定した記載に沿っているかどうか判断する。文書管理システム３０１は受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が誤っていると判断すると、文書検索者１０６にメール１７０１を送信する。また、受信したメールの本文に含まれている文書検索情報の記載が正しいと判断すると、文書検索情報を抽出し、抽出した文書検索情報に該当する文書を検索する。文書管理システム３０１は文書を検索した結果、該当文書数が文書管理システム３０１で設定した閾値より大きければ、メール１３０２を文書検索者１０６に送信する。また、該当文書数が該閾値以下であれば、メール６０４を文書作成者１０７に送信する。文書管理システム３０１は文書作成者１０７がメール６０４に記載されているURLにアクセスし、文書取得承認画面９０２で取得許可をする文書を選択し、許可ボタン９０２２をクリックすると、文書検索者１０６にメール９０３を送信する。そして、文書管理システム３０１は、文書検索者１０６がメール９０３に含まれるURLへアクセスし、文書管理システム３０１にログインすると、文書取得画面９０４を表示する。文書管理システム３０１は文書検索者１０６が文書取得画面９０４にあるダウンロードボタン９０４１をクリックすると、文書取得処理を開始する。
【００４０】
（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。
【図１】
2011203964.tif 000003
【図２】
2011203964.tif 000004
【図３】
2011203964.tif 000005
【図４】
2011203964.tif 000006
【図５】
2011203964.tif 000007
【図６】
2011203964.tif 000008
【図７】
2011203964.tif 000009
【図８】
2011203964.tif 000010
【図９】
2011203964.tif 000011
【図１０】
2011203964.tif 000012
【図１１】
2011203964.tif 000013
【図１２】
2011203964.tif 000014
【図１３】
2011203964.tif 000015
【図１４】
2011203964.tif 000016
【図１５】
2011203964.tif 000017
【図１６】
2011203964.tif 000018
【図１７】
2011203964.tif 000019