(57)【要約】      （修正有）【課題】簡易メッセージ機能、送信保留機能などを有するファイル送受信管理システムおよび方法を提供する。【解決手段】ファイル管理サーバーおよび／または送信側端末の制御手段は、ユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、選択されたファイルの選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、入力されたメッセージをファイルに付加する手段と、送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、メッセージを付加したファイルを転送する手段とを具える。受信側端末の制御手段は、転送されたファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納してユーザーに表示する手段と、転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段とを具える。【選択図】図２−１
2018049483.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
・前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
・前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
・入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
・前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
・前記転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項２】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
・前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
・入力されたメッセージを付加したファイルを作成する手段と、
・前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
・前記受信ＢＯＸ内のファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項３】
請求項１または２に記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項４】
請求項３に記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得する手段と、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者などの情報が登録された知識マスタとを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力する手段と、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習する手段と、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項５】
請求項１乃至４のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
・所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段とを具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項６】
請求項５に記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項７】
請求項５または６に記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項８】
請求項５乃至７のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記事務所内端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信する手段を具えるとともに、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項９】
請求項１から８のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項１０】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するために、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
前記受信側端末ごとに用意され、当該受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付けるステップと、
・前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、
・前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付けるステップと、
・入力されたメッセージを前記ファイルに付加するステップと、
・前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示するステップと、
・前記転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示するステップと、を具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
各受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付けるステップと、
・前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付けるステップと、
・入力されたメッセージを付加したファイルを作成するステップと、
・前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示するステップと、
・前記受信ＢＯＸ内のファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示するステップと、を具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１２】
請求項１０または１１に記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信するステップを具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示ステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１３】
請求項１２に記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得するステップと、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者などの情報が登録された知識マスタとを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力するステップと、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習するステップと、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１４】
請求項１０乃至１３のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納するステップと、
・所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替えるステップとを具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載のファイル送受信管理方法において、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１６】
請求項１４または１５に記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１７】
請求項１４乃至１６のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記事務所内端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信するステップと、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除するステップとを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１８】
請求項１０乃至１７のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル送受信管理システムおよび方法に関し、特に、セキュリティ性が高く、ファイル転送を利用した簡易メッセージ機能、送信保留機能などを有するファイル送受信管理システムおよび方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、例えば電子メールソフトを用いてメッセージ本文を作成し、この電子メールにファイルを添付して送信することができる。しかしながら、例えば会計事務所で職員が顧客の財務データを作成し、これを顧客に送信する際には、作成した財務データのファイルを保存して閉じ、メールソフトを起動して相手先メールアドレスを選択または入力し、サーバー記憶手段の階層のなかから保存したデータファイルを指定してメールに添付する必要があり、作業に手間がかかるとともに、選択や入力時に相手先メールアドレス、および／または添付ファイルを間違う可能性があった。また、受信側でも受信したメール添付ファイルを保存する際に保存場所を細かく指定する必要があるため、保存先を間違える可能性があった。
【０００３】
本願出願人による前の出願に、２０１４年に公開されたファイル送受信管理システムがある（特許文献１）。この文献は、例えば会計事務所の顧問先端末と会計事務所内に設置されたサーバー機といったインターネットを介して接続された装置間でファイルを送信する際に、ファイル属性等から当該ファイルをその相手に送信してよいか否かをシステムが判別して、セキュアな環境で誤送信を防止することを提案している。
【０００４】
一方、ファイル転送にあたり、相手コンピューターシステムとのデータ転送のための制御メッセージとファイルデータの転送を行う技術が提案されている（例えば、特許文献２）。しかしながら、これはファイル転送の際に送信開始や終了などの制御メッセージを付加して送信するに過ぎず、送受信する人間が業務に関するメッセージが付加されるものではなく、またそのようなメッセージを入力する機能もない。
【０００５】
また、電子メールの誤送信を防止するために、電子メールの送信を一時的に保留し、送信者に電子メールの内容や添付ファイルの付け忘れ等を意識させるようにする技術が提案されている（例えば、特許文献３）。しかし、これはあくまで送信側端末や送信側のサーバーで送信する前の確認手続を多重化するだけの技術であり、メッセージやファイルを相手方に届けた上で、相手が閲覧できるかできないかを制御するものではない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２０１４−２１９７０５号公報
【特許文献２】特開平８−１６１８号公報
【特許文献３】特開２００５−２７７９７６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上記特許文献１に記載の技術では、セキュアかつ確実に相手にファイルを送ることができるものの、ファイルの転送のみを実現するものであるため、例えば会計事務所と顧問先の間で送信されるファイルがどのような意図をもってやり取りされたのかが直接的に分からず、また、どのような案件に関するファイルであるかや、その案件に関するやり取りの順番等の情報が付与できなかった。また、ファイル送受信のログを調べても、どのような意図でやり取りされたものか、任意の業務に関してどのような進捗やステータス変化があったかまで把握できるものではなかった。
【０００８】
また、電子メールソフトを利用してファイルを転送する場合、メッセージを入力してメールを作成した後に、このメッセージにファイルを添付するスキームとなっており、あくまでメッセージが主でファイルが従という関係があった。
【０００９】
また、送付したファイルが相手に届いた後は、受信者がそのファイルをどこかのフォルダに格納することになるが、ここでファイルがメッセージと分断され、そのファイルがどういう経緯や理由で送付されたかは、メールソフトを起動して、そのファイルが送付されたメールを探して、メッセージ内容を読み返さないと、分からないという不都合があった。
【００１０】
より具体的には、従来のメールソフトなどを利用した場合には、例えば、税務会計に関する試算表や元帳などの帳表ファイルや、報告書や申請書などを確認してもらう際に、メール本文に、どういう意図や目的（どういう観点でチェックして欲しいか）などを記載した上で、ファイルを添付して送信するスキームとなる。この場合、ファイルを受け取った後は、所定のフォルダに格納して管理するが、後でファイルだけみてもそのファイルがどういう経緯や意図ないし目的で送付されたのか分からない状態となってしまうという不都合があった。
【００１１】
この問題に関しては、例えば、ＰＤＦなどのファイルにおいて、特定の文字列や図表の近傍に付箋やメモを付す機能が存在するが、あくまでＰＤＦファイルを開いて、該当箇所のページを閲覧して初めて、付箋やメモの内容を確認することができるに過ぎず、ファイル全体に対して、どのような経緯や意図、目的で送付されたのかに関するメッセージやコメントを、ファイルを開いて閲覧する前に確認できるものではなかった。また、相手にファイルを転送しようとする時点の最終時点でのメッセージやコメントを付する手段としての機能ではなく、ファイル転送の時点での最終的な意図、目的を伝達する手段としては不十分だった。
【００１２】
また、会計事務所と顧問先の間で複数の案件についてメッセージのやり取りをした場合に、従来の電子メールソフトでは、同一案件のやり取りでも、どういったやり取りがどういう順番でなされ、どのような経過を辿って、現状どこまで進んでいるのかといったワークフローの管理までできるものはなかった。
【００１３】
より具体的には、電子メールソフトでは、件名が完全に同一であれば、同一案件名でソートして、時系列にメッセージのやり取りを一覧表示できるが、例えば、最初の件名が「平成２８年６月の損益計算書の確認願い」として、返信が「平成２８年６月の損益計算書を確認しました」などと修正して返信されたような場合は、同一案件としてソートして時系列で表示できないという不都合があった。
【００１４】
また、特許文献１の技術では、送信ファイルに顧問先識別情報が関連付けられている場合には、指定した顧問先との照合が行われるため、他の顧問先のファイルを間違って送信することが防止されるが、ファイルに顧問先識別情報が関連付けられていない場合には、誤送信防止の照合ができず、間違った宛先にファイルが送信されてしまう可能性があった。
【００１５】
このような場合、特許文献３のように電子メールの送信を一時保留する技術があるが、ファイルを転送しようとしたときに対応できるものではなかった。これに関し、ファイル転送の際に、そのファイルをどのように相手先との間で保留にするかや、そのファイルが送信保留状態なのか送信された状態で未読の状態であるかなど、ファイルがどういう状態であるかを確認できるようなグラフィカルユーザーインターフェース（ＧＵＩ）を提供したり、簡便な操作でファイル転送自体を撤回できるＧＵＩを提供すれば便宜である。
【課題を解決するための手段】
【００１６】
上記課題を解決すべく、本発明の一実施形態は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイルと共にファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
・前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
・前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
・入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
・前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
・前記転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具えることを特徴とする。
【００１７】
本発明の別の実施形態は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
・前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
・前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
・入力されたメッセージを付加したファイルを作成する手段と、
・前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
・前記受信ＢＯＸ内のファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具えることを特徴とする。
【００１８】
本発明のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることが好ましい。
【００１９】
このファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得する手段と、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者などの情報が登録された知識マスタとを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力する手段と、出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習する手段とを具えることが好ましい。
【００２０】
本発明のファイル送受信管理システムにおいて、
前記受信側端末の制御手段が、
・前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
・所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段とを具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることが好ましい。
【００２１】
このファイル送受信管理システムにおいて、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることが好ましい。
【００２２】
この実施形態のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することが好ましい。
【００２３】
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記事務所内端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信する手段を具えるとともに、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除する手段を具えることが好ましい。
【００２４】
また、この実施形態のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザ操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択する手段を具えることが望ましい。
【発明の効果】
【００２５】
（１）簡単な操作をベースとした、ファイル転送を利用した簡易メッセージのやり取りが可能となる。
本発明のファイル送受信管理システムを例えば会計事務所と顧問先のコンピューターシステムに適用した場合、会計事務所の職員が顧問先を選択すると、その顧問先の送信ＢＯＸが表示され、その送信ＢＯＸに設けられた送信アイコンへ所望のファイルをドラッグ＆ドロップするという簡単な操作を契機として、送信する宛先とファイルが特定され確認できる状態で、送信するファイルに対してコメントやメッセージを入力できるユーザーインターフェースを自動的に起動した上で、メッセージの入力を受け付けて、受け付けたメッセージをファイルに対して付加し、ファイル転送の仕組みに乗せて、ファイルと共にメッセージを転送することができる。
【００２６】
換言すると、これまでのメールソフトのようにメッセージ作成が主で、ファイル添付が従であったのと異なり、あたかも相互の立場が逆転したように、ファイルが主で、メッセージが従といった関係の新しいファイル転送を利用したメッセージ伝達手段を提要することができる。これにより、ファイルに対する操作を起点として、ファイルとメッセージとを密に関連させることができ、ファイルを相手に送付した後でも、ファイルがどのような経緯、（そのファイルの内容で確認して欲しいポイント等の）意図や目的で送付されたかがすぐに分るというメリットがある。例えば会計事務所と顧問先でやり取りされる帳表ファイルを送受信した後に、所定のフォルダに格納されてからも、その帳表ファイルを選択すれば、ファイル送信の背景となるメッセージを見ることができる。
【００２７】
このように、送信ファイルに簡単なコメントやメッセージを付加して顧問先に送信することができる。顧問先の受信側端末でも、例えば送信側と共通の構成をもった受信ＢＯＸでファイルのやりとりを行い、メッセージの確認や返信を行うインターフェースを実現することができる。逆に、顧問先が送信側となって会計事務所が受信側となる場合も同様であり、ファイル管理サーバー４０を介して、双方向のファイル／メッセージの送受信を実現することができる。従って、送信側端末と受信側端末は、顧問先端末１０やクライアントＰＣ５０のいずれか一方を意味し、いずれも送信側ないし受信側の端末となるものとする。会計事務所の顧問先に対するサービスとしては、顧問先の税務会計処理に関して、会計データの入力から、試算表や損益計算書を含む財務諸表などの帳表ファイルを初めとする経営分析資料の作成、経営分析資料に基づく経営指導の他、契約書やレシートなどの原始証憑の管理などが行なわれている。すなわち、このような帳表ファイルや文書ファイルなど、ファイルを取り扱うことが中心として、業務が進められる中で、本システムによれば、ファイルがどういう経緯で作成され、どのような観点で確認して欲しいのかといったメッセージやコメントを、簡単にファイルに付与できて、いちいちメールなどを探して確認しなくとも送付したファイルを確認すれば、経緯や目的などが分かるようになるというメリットがある。
【００２８】
（２）ファイル転送を利用したメッセージのやり取りの履歴情報に基づき、案件ごとの承認申請などの進捗状況が一目瞭然となる。
上記の簡便なファイル転送の履歴を利用して、今までのやり取りのうち、案件ごとのやり取りの情報を一覧表示して、案件がどこまで進んでいるのか、現在どういうステータスにあるのかが一目で理解することができる。また、案件の上位概念を抽出し、カテゴリ分類したり、まとめて一覧表示したりすることが可能となり、顧問先との情報のやり取りを簡便に管理することができる。
【００２９】
（３）メッセージのやり取りの履歴情報に基づいて、これまでに似たような案件のメッセージのやり取りをしていたかどうかを知識として得るように検索して、次のメッセージのやり取りに利用することができる。
例えば、先輩職員や、税理士などの経営者や指導者が顧問先企業に対してやり取りした高度かつ専門的な内容のメッセージのやり取りを、現在入力中のメッセージや転送するファイルの情報、相手先の企業の業種や会社規模の情報などからキーワードを自動取得して、過去の似たような案件を検索し、今回のメッセージのやり取りの参考にして、内容の高度化、専門化を図ることができる。
【００３０】
（４）ファイル送信後に、相手方端末ないし相手方のサーバーに（メッセージ有り／無しの）ファイルが届いた場合でも、所定の条件が満たされるまで、相手方が閲覧できるまでの遅延時間を持たせると共に、送信側でも送信したファイルが送信遅延状態であることが、送信ＢＯＸ内で所定のアイコン状態で表示することによって分かり（送信側ＧＵＩ）、簡単な操作でファイル送信を撤回することができる（送信側ＧＵＩ＋受信側のデータ処理）。
【００３１】
この機能を設けることにより、例えば顧問先識別情報と紐付いていないファイルを誤転送してしまった場合でも、送信先で閲覧できるようになる前に削除することができる。一般に誤送信に気づくのは送信直後であることが多いので、設定された遅延時間の経過や、送信の最終確認指示などの所定条件が満たされるまで送信先での表示を保留にして、その間は送信したファイルを削除できるようにすることで、誤送信の殆どを防止することができる。
【００３２】
また、送信遅延時間を、案件毎や、ファイル毎、相手先毎に設定できるようにすることで、相手先に無事届けた後で、必要に応じて開示する時間を調整したり、複数の相手に送付した後、同時に閲覧できるように調整することなどが可能となり、より柔軟な管理をすることができる。
【００３３】
なお、電子メールの送出を保留し、削除できる機能は特許文献３に記載されているが、あくまで、送信側の端末やメールサーバー（ＰＯＰサーバー）内で送信を保留にして、送信自体を保留にするものであり、本願発明のようにファイルやメッセージを相手に届けた後に、相手方が閲覧できる時間を遅延させる等の調整ができるわけではない。このため、例えば、特許文献３では、通信障害などでファイルやメッセージなどがなかなか送付できないといった事態を回避することができないのに対し、本願発明では、通信回線が正常な状態で、まずはファイルやメッセージを届けた後に、回線障害が生じたような場合でも、一定の時間が経過したら閲覧できるようになるといったことができるようになるといった効果がある。
【００３４】
以上のように、本発明では、相手に関連付けられ相手先が明示された送信ＢＯＸへの簡単なドラッグ＆ドロップ操作で、相手先を確認しつつ、ファイル転送を起動することを出発点として、送信ＢＯＸ内のファイルの状態（送信未確定状態）をアイコンで一目で分かるように制御し（送信側ＧＵＩ＋受信側で届いたファイルを非表示とするＧＵＩ）、その状態では送信ＢＯＸ内のファイルアイコンを例えばマウスの右クリック等の簡単な操作で削除できるようにする。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１−１】図１−１（Ａ）は、第１の実施形態に係る送受信管理システムの構成を示すブロック図であり、図１−１（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０が会計事務所外のデータセンターやクラウド上のサーバーである場合の実施例を示す。
【図１−２】図１−２（Ａ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバーが会計事務所内又はクラウド／ＩＤＣに存在する場合で、クライアントＰＣは操作や画面表示をする場合の図である。図１−２（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、クラウドとクライアントＰＣで機能分担する場合の図である。
【図１−３】図１−３は、顧問先端末１０の機能ブロック図である。
【図２−１】図２−１は、会計事務所から顧問先へメッセージ付ファイルを送信する簡易メッセージ機能の概要を説明するための概念図である。
【図２−２】図２−２は、顧問先から会計事務所へメッセージ付ファイルを送信する態様を説明する図である。
【図３】図３は、会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための前提としての仕組みを説明する概要図である。
【図４】図４は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するための概念図である。
【図５】図５は、顧問先から会計事務所への簡易メッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
【図６】図６は、会計事務所から顧問先への簡易メッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
【図７−１】図７−１は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するためのフローチャート１である。
【図７−２】図７−２は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するためのフローチャート２である。
【図８】図８は、ＷｅｂＤＡＶファイル転送プロトコルを用いた転送用コンテナの例を示す図である。
【図９】図９は、メッセージファイル送受信履歴管理テーブルの実施例を示す図である。
【図１０】図１０は、図９に示す履歴情報を集約して生成された案件別の窓口ビュー画面の実施例を示す図である。
【図１１】図１１は、例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ／ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。
【図１２】図１２は、例えば会計事務所で顧問先の会計ファイルを作成し、当該顧問先に送信する際のファイル送信統合処理のメイン処理を説明するフローチャートである。
【図１３】図１３は、図１２に示すファイル送信統合処理のサブルーチンを説明するフローチャートである。
【図１４】図１４は、顧問先端末からのアクセスに必要なアクセス管理情報の例を示す図である。
【図１５】図１５は、会社マスタテーブルの例を示す図である。
【図１６】図１６は、ファイルアクセス（未読／既読）記録部の例を示す図である。
【図１７】図１７は、担当者マスタテーブルの例を示す図である。
【図１８】図１８は、知識マスタテーブルの例を示す図である。
【図１９】図１９は、類似範囲テーブルの例を示す図である。
【図２０】図２０は、保留時間設定テーブルの例を示す図である。
【図２１】図２１は、ナレッジ検索機能の処理フローを示す図である。
【図２２】図２２は、ナレッジ検索機能の画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００３６】
以下に、添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態を詳細に説明するが、以下の実施例によって本発明は限定されるものではない。
【００３７】
［ファイル送受信管理システムの一実施例の構成］
まず、図１−１を用いて、本発明に係るファイル送受信管理システムの構成について説明する。図１−１（Ａ）は、第１の実施形態に係る送受信管理システムの構成を示すブロック図であり、サーバーが会計事務所内にあり、外部の顧問先端末との間でファイル／メッセージをやり取りする場合を示す。
【００３８】
図１−１（Ａ）に例示するように、第１の実施形態に係るファイル送受信管理システム１００は、顧問先端末１０と、認証管理サーバー２０と、ファイアウォール３０と、ファイル管理サーバー４０と、複数のクライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄとで構成される。また、ファイル送受信管理システム１００では、顧問先端末１０、認証管理サーバー２０、および、ファイアウォール３０は、インターネット６０を介して接続されている。なお、クライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄについて、特に区別無く説明する場合には、クライアントＰＣ５０と記載する。なお、クライアントＰＣ５０ないし顧問先端末１０は、デスクトップ型やノート型のパーソナルコンピュータのような設置型の装置の他、軽量なモバイル端末からリモートでアクセスする形で構成された設置型のパーソナルコンピュータ内に構築された仮想ＰＣないし仮想マシンも含むものとする。
【００３９】
会計事務所の職員等が使用するクライアントＰＣ５０は、会計事務所内のネットワーク（ＬＡＮ）で、ファイル管理サーバー４０に接続する場合（例えば図１−１（Ａ）のクライアントＰＣ５０ａ〜５０ｃ）の他、クライアントＰＣは、職員が外出先に持ち出したり、自宅に持ち込んで、インターネット等のＷＡＮ回線を使用して、ファイル管理サーバーに接続するようにしてもよい（例えばクライアントＰＣ５０ｄ）。
【００４０】
顧問先端末１０は、例えば、デスクトップ型ＰＣ、タブレット型ＰＣ、ノート型ＰＣ等の情報処理装置であり、顧問先の事務所などで使用する端末である。顧問先端末１０は、事前準備として、認証管理サーバー２０へアクセスするＵＲＬを保持している。そして、顧問先端末１０は、顧問先用ファイル管理アプリケーションソフト（図示せず）を利用し、該ＵＲＬを用いて認証管理サーバー２０にアクセスし、ＩＤ、パスワードを入力して、認証管理サーバー２０を介してファイアウォール３０に認証要求を行うとともに、ファイル管理サーバー４０のリモート接続を要求する。そして、顧問先端末１０では、ファイル管理サーバー４０とのリモート接続が確立した後、リモートアクセスすることによってファイル管理サーバー４０内の公開用エリアに用意された当該顧問先用のフォルダにアクセスすることができる。
【００４１】
顧問先端末１０の制御部は、公開用エリアに用意された当該顧問先用のフォルダにアクセスして取得した受信ファイルを、顧問先端末１０の記憶部に保存し、受信ファイルないし受信ファイルのリンク先情報を元に、受信ファイルの存在を顧問先端末１０の受信ＢＯＸに表示する処理を行なう。
【００４２】
認証管理サーバー２０は、認証に関する情報や、ユーザーの契約に関する情報を管理するサーバーであり、顧問先端末１０からの認証要求を受け付ける。また、例えば、この認証管理サーバー２０は、ファイル管理サーバー４０からユーザーが契約状況の問い合わせを受け付け、契約状況を応答する。なお、認証管理サーバー２０による認証は本発明の必須要素ではなく、あくまで、顧問先端末１０からファイル管理サーバー４０へのアクセスのセキュリティレベルを向上させるための一例である。
【００４３】
ファイアウォール３０は、会計事務所内のネットワークに対する外部からの不正な侵入を防ぐ機能を有するハードウェアないしソフトウェアを搭載した装置である。このファイアウォール３０は、デフォルト状態では、認証管理サーバー２０からのアクセスのみを許可し、他装置からのアクセスを拒否することで、安全性を確保している。また、後述するように、ファイアウォール３０は、認証管理サーバー２０からの指示を受けて、認証管理サーバー２０が認証に成功した顧問先端末１０のみリモート接続を許可するので、さらに安全性を確保している。
【００４４】
ファイル管理サーバー４０は、会計事務所側が管理するサーバー装置であり、同会計事務所のクライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄに接続され、顧問先がアクセスできるフォルダに関する情報を管理している。また、ファイル管理サーバー４０は、顧問先端末からのアクセスを受け付けるための事前準備として、必要に応じて、各クライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄから、顧問先端末のユーザーＩＤとパスワードとを含み、顧問先端末からのアクセスを許可するための顧問先管理情報の登録を受け付け、該ユーザーＩＤとパスワードをＩＤ管理テーブル（図示せず）に記憶する。
【００４５】
クライアントＰＣ５０は、会計事務所の職員が使用するＰＣであり、例えば、会計事務所内に設置されたデスクトップ型ＰＣ等の情報処理装置や、職員が会計事務所の外に持ち出してインターネット経由でファイル管理サーバーにアクセスできるノート型ＰＣ、タブレット型ＰＣ、スマートフォンなどの各種情報端末を含む概念である。本明細書および特許請求の範囲において、クライアントＰＣを送信側端末あるいは事務所内端末とも称するが、いずれの場合も事務所内にある場合のみならず、職員が外部に持ち出してファイル管理サーバー４０にアクセスするような場合の端末も含まれる。クライアントＰＣ５０では、会計事務所用ファイル管理アプリケーションソフトを利用し、ファイル管理サーバー内に格納したファイルを、公開用エリア４５（図１−４参照）の所望する顧問先のフォルダへ移動させたりメッセージを付加して送出することができる。
【００４６】
図１−１（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０が会計事務所外のデータセンターやクラウド上のサーバー（仮想サーバーも含む）である場合の実施例を示す。このように、ファイル管理サーバー４０を遠隔に設置することで記憶容量の増設や災害時の対応を迅速に行うことが可能である。本実施例の各要素の構成および動作は図１−１（Ａ）の実施例とほぼ同様であり、当業者であれば必要に応じて適切にシステムを構築することができる。
【００４７】
この実施形態においても、会計事務所の職員等が使用するクライアントＰＣ５０ｄ、５０ｅは、会計事務所内に設置されて、インターネット経由でファイル管理サーバー４０に接続する場合の他、クライアントＰＣは、職員が外出先に持ち出したり、自宅に持ち込んで、事務所外から、インターネット経由で、クラウドないしＩＤＣのファイル管理サーバー４０に接続するようにしてもよい。例えば事務所外から事務所システム経由あるいは直接ファイル管理サーバー４０にアクセスできるノート型やタブレット型のＰＣやスマートフォンを含む。
【００４８】
［ファイル管理サーバー４０の構成］
図１−２（Ａ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバーが会計事務所内又はクラウド／ＩＤＣに存在する場合で、クライアントＰＣは操作や画面表示をする場合の図である。本図（Ａ）に示すように、このファイル管理サーバー４０は、通信部４１、制御部４２、記憶部４３を具える。このように、ファイル管理サーバー４０は、会計事務所内に実在する実サーバーの他、会計事務所内に実在する実サーバー内に構築された仮想サーバーであってもよい。また、クラウド／ＩＤＣ内にファイル管理サーバー４０が存在する場合において、ファイル管理サーバー４０が仮想サーバーで構成されている場合のほか、ＩＤＣ内の実サーバーで構成されていても構わない。ここで、仮想サーバーとは、会計事務所内の実在する実サーバーや、クラウド／ＩＤＣ上のメモリ資源やＣＰＵ資源を割り当てて、あたかもサーバーが実在するかのようにして、実在の実サーバーと同じ機能を実現できるように構成したサーバーを意味する。
【００４９】
通信部４１は、接続されるファイアウォール３０およびクライアントＰＣ５０との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。具体的には、通信部４１は、ファイアウォール３０からユーザーＩＤおよびパスワードの問い合わせを受信する。また、通信部４１は、認証管理サーバー２０に契約状況の問い合わせを送信する。また、通信部４１は、接続先サーバーのＩＰアドレスとともに、ポートマッピングの指示をファイアウォール３０に送信する。
【００５０】
記憶部４３は、制御部４２による各種処理に必要なデータおよびプログラムを格納するものであり、顧客管理ＤＢ（会社マスタ）４３ａと、ファイル管理情報格納部４３ｂと、およびファイル格納部４３ｃとを具える。
【００５１】
顧客管理ＤＢ４３ａには、顧問先ごとに会社コード（商号コード、顧問先ＩＤ）、顧問先名、契約情報、アクセス管理情報等が予め登録される。会社マスタテーブルの例を図１５に示し、ここでは業種や決算期、資本金や売上高等が登録されている。アクセス管理情報は顧問先端末１０からのアクセスに必要な情報が登録され、ユーザーごとに、リモート接続可能なフォルダのパスを記憶する。図１４にアクセス管理テーブルの一例を示す。
【００５２】
ファイル管理情報格納部４３ｂは、顧問先ＩＤや年度との関連付け情報、顧問先ごとの非公開エリア内の送受信ＢＯＸファイル管理情報、未読・既読管理テーブル（顧問先ごと、ファイルごと、図１６）、メッセージ／ファイル送受信履歴管理テーブル（図９）、メッセージ／ファイル送信手段管理テーブル（図１１）などを格納する。また、後述する集計やナレッジ検索処理で用いる担当者マスタテーブル（図１７）、知識マスタテーブル（図１８）、類似範囲テーブル（図１９）や、送信メッセージや送信ファイルの遅延・保留時間が登録される保留時間設定テーブル（図２０）などが登録される。
【００５３】
ファイル格納部４３ｃは、公開用エリアのファイル格納部４５と、非公開である会計事務所内ファイルシステム用ファイル格納部４７とを具える。公開用ファイル格納部４５は、顧問先端末１０が会計事務所外からリモート接続可能なファイル格納領域である。公開用ファイル格納部４５は、顧問先単位でフォルダが作成されておりファイルが格納される。具体的には、図２、４に例示するように、顧問先単位のフォルダの下に、送信フォルダ、受信フォルダがあり、送信フォルダ、受信フォルダそれぞれのフォルダの中にファイルが格納される。会計事務所内ファイルシステム用ファイル格納部４７は会計事務所のＬＡＮに接続されたクライアントＰＣ５０ａ〜５０ｃの他、職員が出先や自宅に持ち出したクライアントＰＣ５０ｄ〜５０ｅからもインターネットを介してアクセス可能であるが、会計事務所の職員以外からはアクセス不能であり、顧問先ごとに作成されるファイルの実体が格納される（図１−４参照）。なお、記憶部４３には上記の他、本明細書に記載される各種処理に必要なプログラムまたはプログラムモジュールや他のデータが登録されるものとする。
【００５４】
制御部４２は、各種の処理手順などを規定したプログラムおよび所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって本明細書記載の種々の処理を実行する。代表的な機能モジュールとして、照合部、送受信ＢＯＸ管理部、ファイル管理部、メッセージ作成・付与部、メッセ時表示制御部、顧問先窓口ビュー生成部、顧問先窓口ビュー制御部、ファイル送信保留・削除制御部等があるが、他にも本願発明を実現するための各種モジュールを具える。
【００５５】
ここで、クライアントＰＣ５０ａ〜５０ｅの構成は、キーボードやマウス操作などを行なう入力部、画面表示や印刷処理を行なう出力部、ファイル管理サーバー４０に対して、ＬＡＮやインターネットなどのネットワーク経由でアクセスするための通信部、ファイル管理サーバー４０の記憶部のデータを、一時ないし永続的に記憶しておくためのＲＡＭやＨＤＤないしＳＳＤなどの記憶部、アプリケーションプログラムを起動して、各種の機能を実現したり、ファイル管理サーバー４０にアクセスして、データを取得したり、更新したり、ファイル操作や、メッセージ入力などのＧＵＩを制御するための制御部で構成される。
【００５６】
また、図１−２（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、クラウドとクライアントＰＣで機能分担する場合の図である。上記のファイル管理サーバー４０がクラウド上に存在する場合において、クライアントＰＣ５０が、顧客管理ＤＢ（会社マスタ）や会計事務所内ファイルシステムを内部に構成するなどスタンドアローン構成となっている場合で、サーバーとの間で適宜、記憶部の構成や制御部の機能を役割分担した場合の例である。この場合、制御部や記憶部の構成や役割は、図の例に限定されず、適宜、ファイル管理サーバー４０とクライアントＰＣ５０の間で、いずれかに各制御部、各格納部があればよい。図の例では、会計事務所内ファイルシステムがクライアントＰＣに存在するように記載したが、これに限定されることはなく、クラウドやＩＤＣのサーバーに存在していても構わない。
【００５７】
［顧問先端末１０の構成］
図１−３は、顧問先端末１０の機能ブロック図である。本図に示すように、顧問先端末１０は、入力部１１、出力部１２、通信部１３、制御部１４、記憶部１５を具える。
【００５８】
入力部１１は、ユーザーＩＤやパスワード、ファイルの移動やコピーの選択指示などを入力するものであり、キーボードやマウス、マイクなどを具えて構成される。出力部１２は、モニタ（ディスプレイ、必要応じて入力部も兼ねたタッチパネル）やスピーカを具えて構成される。通信部１３は、接続される認証管理サーバー２０およびファイアウォール３０との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。具体的には、通信部１３は、ユーザーＩＤやパスワードを認証管理サーバー２０に送信し、接続先サーバー４０の情報を認証管理サーバー２０から受信する。また、通信部１３は、接続先サーバー情報とポート番号をファイアウォール３０から受信し、リモート接続の要求をファイアウォール３０に送信する。
【００５９】
制御部１４は、本発明にかかる各種の処理手順などを規定したファイル管理アプリケーションを実行し、および所要データを格納するための記憶部から必要に応じてデータやテーブルを参照し、これらによって種々の処理を実行するが、特に本発明に関連するものとして、認証要求部、選択指示部、リモート接続要求部、送受信ＢＯＸ管理部、ファイル管理部、メッセージ作成・付与部、メッセージ表示制御部、ファイル送信遅延（保留）・削除制御部等を具える。
【００６０】
顧問先端末の送受信ＢＯＸ管理部は、送信ＢＯＸと受信ＢＯＸを管理する制御手段であって、顧問先ファイルシステムのファイルを送信ＢＯＸに投入した場合、記憶部に送信ＢＯＸという記憶領域を設けた上で、その記憶領域に実際のファイルが格納されるようにしてもよいし、送信ＢＯＸという送信管理用の仮想的なＢＯＸを設けて、ファイルを投入しても、ファイルの格納領域のリンク情報を関連付けることにより、送信するファイルであるとして管理するようにしてもよい。
【００６１】
また、顧問先端末の送信ＢＯＸに投入されたファイルは、ファイル管理サーバー４０の公開領域を介して、ファイル管理サーバー４０の受信側の受信ＢＯＸに転送されて、受信側のクライアントＰＣ５０から閲覧できるようになる。この場合も、実際には受信側の受信ＢＯＸには、実ファイルが格納されてもよいし、ファイル自体は別の記憶領域に格納されて、ファイルを受信したことを示すと共にそのファイルの格納領域のリンク情報を関連づけて管理するようにしてもよい。
【００６２】
認証要求部は、顧問先端末１０から認証管理サーバー２０を介しファイアウォール３０に対して認証の要求を行うとともに、該顧問先端末１０のグローバルＩＰを通知する。リモート接続要求部は、ファイアウォール３０から受信した接続先サーバーのアドレス情報とポート番号とを用いて、ファイアウォール３０に対して、接続先サーバーとのリモート接続を要求する。
【００６３】
ファイル管理部は、後述する会計事務所へ送信するファイルやメッセージの操作や、送信したファイル／メッセージが会計事務所側で閲覧された場合に送信フォルダのファイル／メッセージに既読のフラグを設定する処理を行う。同様に、会計事務所から送付されたファイルの既読／未読管理や送信遅延状態にあるか送信遅延が解除されて閲覧できる状態になっているかの管理などを行なう。
【００６４】
メッセージ作成・付与部は、ファイルが送信ＢＯＸにドラッグ＆ドロップされた場合にメッセージ入力ＧＵＩを立ち上げ、入力されたメッセージを送信ファイルに付加する。ファイル送信保留・削除制御部は、会計事務所のファイル管理サーバー４０と連携して、送信ファイルを受信ＢＯＸで非表示に保持する送信遅延・保留機能や、削除指示があった場合に受信ＢＯＸ内の非表示のファイルを削除する処理を行う。
【００６５】
記憶部１５は、制御部１４による各種処理に必要なデータ、ファイルおよび顧問先用ファイル管理アプリケーションソフト等のプログラムを格納するものであり、例えば、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）、ＲＯＭ（Read  Only  Memory）、フラッシュメモリ（flash  memory）などの半導体メモリ素子、または、ハードディスク、光ディスクなどの記憶装置である。主なものとして、ファイル管理情報格納部と、ファイル格納部を有する。ファイル管理情報格納部は、顧問先ＩＤや年度との関連付け情報、送受信ＢＯＸ内ファイル管理情報、ファイルごとの未読・既読管理テーブル、メッセージ／ファイル送受信履歴管理テーブルなどを具える。ファイル格納部は、顧問先ファイルシステム用ファイル格納部を有する。
【００６６】
［ファイル送受信機能の全体概要］
図１−４は、本発明の前提となるファイル送受信の概要を示すイメージ図であり、これ自体は本願出願人による先の出願である特願２０１４−２１９７０５に開示されたものである。各顧問先の顧問先端末１０では顧問先用ファイル管理アプリケーションが動作しており、ファイル管理サーバー４０では会計事務所用ファイル管理アプリケーションが動作している。ここで、ファイル管理サーバー４０は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、ＩＤＣ（インターネットデータセンター）上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
ファイル管理サーバー４０の記憶部４３（図１−２参照）には顧問先からアクセス可能な公開用エリア（公開用ファイル格納部４５）と、会計事務所の職員のクライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄ（図示せず）（図１−１参照）のみからアクセス可能な事務所内エリア（非公開エリアのフォルダ４６や会計事務所内ファイルシステム４７などのファイル格納部）がある。会計事務所で作成される各顧問先用の会計データ（会計ファイル）ないし財務諸表等の帳表ファイルや文書ファイルは原始的には会計事務所内ファイルシステム４７に保存される。会計事務所内ファイルシステム４７の所望のファイルを顧問先へ送信したい場合、会計事務所の職員はクライアントＰＣ５０を操作して、当該ファイルを顧問先ごとに設けられた送信ＢＯＸ（図１−４、２−１の領域４６）に投入すると、公開用エリア４５の当該顧問先のフォルダに登録される。
【００６７】
上記のように、以上および以下の会計事務所側の操作は会計事務所の職員が事務所内または事務所の外からクライアントＰＣ５０を操作して行われる。また、ファイル管理サーバー４０がクラウドやＩＤＣに構築された場合にも、同様に、会計事務所の職員が事務所内または事務所の外からクライアントＰＣ５０を操作して行なう。
【００６８】
この場合において、会計事務所で作成される各顧問先用の会計データ（会計ファイル）ないし財務諸表等の帳表ファイルや文書ファイルは、クライアントＰＣ５０ａ〜５０ｄ内の記憶部に会計事務所内ファイルシステム４７を構成して保存しても良いし、クラウドやＩＤＣに構築されたファイル管理サーバー４０内に、会計事務所内ファイルシステム４７を構成して保存しても良いし、さらには、クラウドやＩＤＣとは別に、会計事務所内にサーバーを構築して保存するようにしても良い。帳表ファイルは、試算表や元帳などの財務諸表のファイルの他、各種の伝票など取引の内容を示すデータのファイル、あるいは取引の内容を仕訳データとして入力した仕訳データのファイルであってもよい。また、文書ファイルには、ワープロソフトやプレゼン資料作成ソフトで作成したファイルのほか、領収証や契約書などの書類などをスキャナなどで読み取った原始証憑データないしエビデンスデータをファイル化したものが含まれる。また、各種の部品や購入した商品、製品を製造するための原材料や半製品、製品などの図面をファイル化したものも含まれる。あるいは、帳表ファイルには、税務申告や各種の申請などの電子申告用のデータをファイル化したものが含まれる。
【００６９】
このとき、ファイル管理サーバー４０は会社ＤＢ（図１５）等を参照して、ファイルに紐付いた顧問先ＩＤと当該ファイルが投入されたフォルダの顧問先情報を照合して、その顧問先用に作成されたファイルが別の顧問先フォルダに投入されないようにする。代替的に、ＧＵＩ上では投入する送信ＢＯＸは１つのみで、ファイルが投入されたときに当該ファイルに紐付けられた顧問先情報から該当する顧問先の送信ＢＯＸに自動的に振り分け登録されるようにしてもよい。
【００７０】
上記の処理により、リモート接続された顧問先端末１０では、公開エリアの当該顧問先のフォルダに登録されたファイルが顧問先端末１０の受信ＢＯＸに現れ、これを閲覧・別の場所に保存することができる。逆に、顧問先から会計事務所にファイルを送信したい場合には、顧問先ファイル管理アプリの処理により、顧問先ファイルシステムから送信したい所望のファイルを送信ＢＯＸに投入すると、ファイル管理サーバー４０の公開用エリア４５の当該顧問先のフォルダに格納される。これにより、顧問先端末１０で作成または更新されたファイルは顧問先用ファイル管理アプリケーションを介してサーバー４０の公開用エリア４５に転送され、会計事務所側はこれを閲覧したり事務所内エリア４７に保存したりすることができる。
【００７１】
公開エリア４５に転送されてきたファイルは、会計事務所内ファイルシステム４７に実体が保存された後、事務所内の非公開エリア４６内に構成された送受信ＢＯＸで、ファイルの実体を一時記憶して表示してもよいし、あるいは、送受信ＢＯＸで、ファイルの実体を一時記憶せずに会計事務所内ファイルシステム４７に記憶された実体ファイルのリンク情報を記憶しておき、送受信ＢＯＸの画面表示の際にリンク情報を利用してファイルの実体にアクセスするようにしても良い。
【００７２】
公開エリア４５には、事務所内（非公開）エリア４６に構成された送受信ＢＯＸに対応する形で、顧問先毎にフォルダが作成されており、顧問先単位のフォルダの下に、送信フォルダ、受信フォルダがある。
【００７３】
公開エリア４５それ自体は、ファイル転送用の記憶領域なので、必ずしもクライアントＰＣ５０から直接的に見える必要はなく、ファイル管理サーバー４０の制御部の処理により、顧問先から送付されたファイルやメッセージが公開エリア４５に格納された際に、事務所内（非公開）エリアの顧問先毎のフォルダ（顧問先毎の受信ＢＯＸ）に保存ないし関連付けられた後に、クライアントＰＣ５０から顧問先毎の受信ＢＯＸを閲覧できるようにしてもよい。
【００７４】
一方、顧問先端末１０から公開エリア４５を見ると、他の顧問先のフォルダは非表示となり、自社のフォルダの受信ＢＯＸと送信ＢＯＸのみが見えるようになっている。この場合も、顧問先端末１０から公開エリア４５が直接見える必要はなく、顧問先端末１０の制御部やファイル管理サーバーの制御部により、会計事務所から送付されたファイルやメッセージが公開エリア４５に格納された後、公開エリア４５のファイルやメッセージが顧問先端末１０の受信ＢＯＸに保存ないし関連付けられた後に、顧問先端末１０から送付先の会計事務所に関連付けられた受信ＢＯＸを閲覧できるようにしてもよい。
【００７５】
これは、会計事務所内ファイルシステムの顧問先毎に作成されたフォルダ構成をベースに、顧問先のアカウント情報に基づいて、顧問先毎のフォルダのみを切り出して格納すること、あるいは、顧問先ごとに作成されたフォルダ構成の全体を複製した上で、当該顧問先のみのフォルダをアクセス可能とすることにより実現される。なお、送信ＢＯＸ、受信ＢＯＸの下にさらに年度別、種類別などの下層フォルダが設けられていてもよい。
【００７６】
［本発明にかかる簡易メッセージ機能］
図２（図２−１〜図２−４）は、上記のファイル送受信機能に付加する簡易メッセージ機能の概要を説明するための概念図であり、図２−１は、ファイル転送を契機として、メッセージ入力を受け付けてメッセージをファイルに付与して、メッセージ付ファイルを会計事務所から顧問先へ送信する態様を説明する図である。ここで、ファイル管理サーバー４０は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、ＩＤＣ（インターネットデータセンター）上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
【００７７】
また、会計事務所の担当者と、顧問先との間でファイルやメッセージをやり取りする場合を主に説明するが、（会計事務所の担当者に代えて）所定の個人と、（顧問先に代えて）所定のグループのメンバーとの間で、グループチャットを行なうような場合にも利用することができる。この場合において、図１５（会社マスタテーブル）に代えて、グループのＩＤやグループの名称をグループに所属する担当者ＩＤと共に管理するテーブルを用意すれば、グループのメンバー内でのセキュアなメッセージやファイルの転送を利用した、グループチャット様の機能を実現することができる。また、ファイル管理サーバー４０の送信ＢＯＸや受信ＢＯＸは、主に、顧問先端末毎に用意されていることを前提に説明するが、顧問先の担当者全員に対し、つまり顧問先毎に一つ用意されるようにしてもよいし、逆に、顧問先の担当者のグループや役職毎に用意されるようにしてもよい。
【００７８】
図２−１に丸数字で示す順番に説明すると、クライアントＰＣ５０（図示せず）（図１−１参照）からファイル管理サーバー４０にアクセスしている職員がファイル転送先の顧問先フォルダを選択し（丸数字１）、当該顧問先用に作成した会計データファイル（例えば「出納帳２５０６」）を送信ＢＯＸにドラッグ＆ドロップすると（丸数字２）、フォルダ内に送信するファイルがアイコン表示される（丸数字３）。ドラッグ＆ドロップ操作に代えて、ファイルを選択した後、単に、送信ＢＯＸ内に設けられた送信処理を起動する送信アイコンを押下するようにしてもよい。ここで、送信ＢＯＸに投入されたファイルは、必ずしも送信ＢＯＸという記憶領域に格納される必要はなく、送信ＢＯＸというファイル転送を管理する仮想的な領域にファイルの格納領域のリンク情報を関連付けるようにしてもよい。
【００７９】
同時に、ＧＵＩ上で図２−１右下に示すような送信先確認・メッセージ入力ウィンドウが立ち上がり、職員は当該ファイルに付加するメッセージを入力することができる（丸数字４）。例えば出納帳を顧問先に転送する場合、メッセージは「６月分の出納帳ファイルを送付します。」等となる。このウィンドウで送信ボタンを押下すると、送信ファイルにコメント情報が付加され、必要に応じて、上述した顧問先ＩＤの照合等による誤送信防止処理を経て、ファイル管理サーバー４０の公開用エリア４５に登録される（丸数字５〜７）。なお、非公開エリアのファイルシステム４７内の実体ファイルも同時に更新されるが、これは必須の構成ではない。
【００８０】
ファイルへのメッセージ付加は、例えばＷｅｂＤＡＶといったファイル転送プロトコルを利用することができる。ＷｅｂＤＡＶを用いた場合のファイルの転送用コンテナの例を図８に示す。転送用コンテナとは、ファイルを転送する際に、あたかもコンテナという大きなケース（外箱）がファイルを内部に積載するようなイメージで運搬（転送）することを模した説明で、ＷｅｂＤＡＶの他、多くのファイル転送プロトコルの転送方法を説明する際に用いられる表現である。このため、現実の荷物の送付と同様に、転送用コンテナには、内部の荷物（ファイル）の大きさ（ファイルサイズ）、宛先、送付日時などが記載（登録）される。
【００８１】
本図に示すように、転送用コンテナは、標準プロパティと、拡張プロパティと、転送対象となるファイル本体とからなり、このうちの拡張プロパティに本発明の簡易メッセージの他、後述する保留可否フラグ、未読／既読フラグ等を登録することができる。なお、ファイルへのメッセージ付加はこの例に限るものではなく、例えばファイルのヘッダにメッセージを埋め込んだり、他のプロトコルを利用してもよい。
【００８２】
公開用エリア４５にファイルが登録されると、対応する顧問先端末１０のアプリケーションと同期され、登録されたファイルが顧問先端末１０の受信ＢＯＸ内に表示される（丸数字８〜９）。顧問先端末１０の受信ＢＯＸは、顧問先ファイルシステムとは別に設けられた、ファイルを受信したことを示すための仮想的な領域であってもよく、受信したファイル自体は別の記憶領域に格納されていてもよい。これは、会計事務所側からファイルを転送してもよいし、顧問先側からの転送要求に応じる形でもよい。このとき、転送されたファイルには「未読」、「既読」の別を示す表示が付加されてもよい。顧問先端末１０のオペレーターが転送されたファイルにフォーカスをあてたり（例えばマウスカーソルを上に移動させる）、当該ファイルを選択操作すると、ファイルに付加されているメッセージが所定欄に表示され、あるいはポップアップ表示される（丸数字１０）。ファイルが操作されると未読／既読ステータスが変更され、会計事務所のファイル管理サーバー４０にも同期されて、図１６のファイルアクセス記録部が更新される。
【００８３】
このように、ファイル転送の操作をきっかけ（契機）として、メッセージ入力を受け付けて、ファイルにメッセージを付与して、ファイル転送の仕組みを応用して、相手先に届けることができる。
【００８４】
帳表などのファイルが届けられた後も、ファイルにメッセージが付与ないし関連付けられているので、ファイルを確認すれば、併せて、そのファイルがどのような経緯や意図、目的（どういう観点で帳表を確認して欲しいかなど）をもって送られたのかが一目で分かり、会計データの監査などの効率化が進み、会計事務所の顧問先に対するサービスレベルを向上させることができる。
【００８５】
すなわち、従来のメールソフトのように、メッセージが主（先にありき）で、ファイル添付が従という関係で、ファイルを転送した後に、そのファイルがどのような経緯や意図、目的をもって送られたのかが、ファイルを見ただけでは分からず、財務諸表などの帳表ファイルを中心とした帳表ファイル作成、帳表ファイルの確認・管理が中心となる会計事務所と顧問先間のオペレーションでは使い勝手が悪かったのを、本システムにより解消することができる。
【００８６】
図２−２は、逆に顧問先から会計事務所へメッセージ付ファイルを送信する態様を示す。また、図５に、この場合（顧問先から会計事務所へメッセージファイルを送信）の処理のフローチャートを示す。これらの図に示す顧問先から会計事務所へファイルを送信する場合の処理は、送信元と送信先が入れ替わるだけで上記とほぼ同様であるため、明細書においてその詳細な説明は省略する。
【００８７】
上記実施形態に加えて、あるいは代替例として、本発明のファイル送受信管理システムでは、特段送信すべきファイルがない状態であっても簡易メッセージをやり取りすることができる。図６は、このような実施形態を説明するためのフローチャートである。なお、図５、図６において、ファイル管理サーバー４０は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、ＩＤＣ（インターネットデータセンター）上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
【００８８】
例えば会計事務所側から顧問先を指定してメッセージ作成指示を行うと（Ｓ６−１〜２）、図２−１の丸数字４で示すようなメッセージ入力ウィンドウが立ち上がり（Ｓ６−３）、入力されたメッセージが新規のブランクファイルに付加されて公開用エリアに登録される（Ｓ６−４〜６）。後の処理（Ｓ６−７〜１３）は上記実施例と同様である。このように制御することにより、送るべきファイルがなくても、例えば会計業務に関するメッセージを本発明の会計処理に特化させたシステムを用いて顧問先とやり取りすることができ、他のメールソフトをわざわざ起動する面倒を回避することができる。また、例えば顧問先から経理部門のアウトソーシングを会計事務所が請け負う場合に、案件やカテゴリごとに１のファイルに付加する形でメッセージをやり取りすれば、やり取りの履歴情報から案件についての進捗の確認や承認申請の状況を分かり易く表示することが可能となる。
【００８９】
［会計事務所の顧問先窓口機能］
図３は、このような、ファイル転送をきっかけとしてファイルにメッセージを付与してメッセージのやり取りをするシステムの履歴情報を利用して、顧問先が会計事務所と、案件毎にどのようなやり取りをしたかを一目で確認するための会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための仕組みを説明する概要図である。
【００９０】
従って、本図では、顧問先の窓口機能それ自体を説明するというよりは、ファイル転送をきっかけとしてメッセージを付与してファイルと共にメッセージのやり取りをする中で、同一案件のやり取りであることを示す情報（メッセージ間の関連付け情報）をどのようにして付与するかを説明する。
【００９１】
本図において、右側に会計事務所側の操作端末の画面例を示し、左側に顧問先端末１０の画面例を示す。本図では、例として「部品購入のために会計事務所が顧問先の預金口座から出金」するための承認および報告を行う実施例を説明する。図３の右上領域において、メッセージ送付先の顧問先（本実施例ではさらに下層の「承認申請」フォルダ）を選択し、画面上に設けられたメッセージ作成ボタンを押すと、メッセージ入力ウィンドウが立ち上がる（丸数字１〜２）。ここに例えば「Ｘ社に対するＹ部品購入支払のための預金口座からの出金に関してご承認願います。」といったメッセージを入力し、確定させると、メッセージファイルが生成され、該当する顧問先端末に転送される（丸数字３）。メッセージファイルは顧問先端末１０の受信ＢＯＸに登録され、オペレーターがファイルを選択するとメッセージ内容が表示される（丸数字４〜５）。このメッセージに返信する場合、顧問先端末１０の画面上でメッセージ作成ボタンを押すとメッセージ入力ウィンドウが立ち上がり、顧問先は返信メッセージ「〜出金の券、承認しました。」を入力する（丸数字６）。送信ボタンを押すとメッセージファイルが生成され転送されるが、このメッセージファイルは一つ前のメッセージ（または親メッセージ）に対して応答する形で作成され、同一案件であることの関連付け情報が付加される（丸数字７）。同様に、メッセージを受け取った会計事務所はメッセージ内容を確認し、実際の送金処理を行って、さらに顧問先に「〜支払を完了しました。」というメッセージを送出し、顧問先でこれが確認される（丸数字８〜１２）。
【００９２】
このようにやり取りされたメッセージファイルの履歴が、図９に示すような送受信履歴管理テーブルに記録される。本図に示すように、同一案件についてメッセージファイルが一つ前のメッセージまたは親メッセージに対して関連付けられ、送受信日時、件名、メッセージ種別、メッセージ内容等の詳細が蓄積される。これにより、複数回のやり取りを行った場合に、ファイルを指定してやり取りされたメッセージをツリー形式等で一覧表示することが可能となる。すなわち、例えば顧問先側で、１の案件についてやり取りされたメッセージを一覧表示させ、当該案件がどのような経緯で進み現在どのような進捗状況かを把握することができる。図１０は、顧問先端末１０や、会計事務所の職員のクライアントＰＣ５０から要求があった場合などに、図９に示す履歴情報を集約して生成された案件別の窓口ビュー画面の実施例を示す。本図に示すように、例えば承認申請作業や確認依頼作業について、どちらからどのようなメッセージが送信され、それにどのように返信されているか、ひいてはその作業の進捗状況が一目で把握することができる。さらに、例えば会計事務所側で、定期的に各顧問先から承認を得る必要がある処理について、「○月」「承認」といったキーワードでメッセージファイルを抽出し一覧表示させることで、どの顧問先に対していつ承認依頼を送っているか、どの顧問先からいつ承認の返信があったか等を確認して、事務所全体の処理の進捗を把握して必要な処置（例えば電話催促など）を行うことが可能となる。
【００９３】
従来の電子メールの場合だとタイトル名を変更すると管理できなくなるのに対し、本機能を利用することで途中で電子メールのタイトルを変更しても、タイトル変更前とタイトル変更後のメールを合わせて管理することができる。
【００９４】
そして、この顧問先窓口機能を活用すれば、例えば、会計事務所が顧問先企業の経理部門のアウトソーシングしたような場合に、本来、遠隔地にいる会計事務所の職員が、あたかも顧問先企業内の経理部門の担当者であるかのようにして、あたかも企業内で、顧問先企業の責任者に、入出金の承認申請のやり取りをするかのように振る舞う際にも活用することができる。
【００９５】
［ファイル／メッセージの転送保留（遅延設定）・削除機能］
次に、本発明のシステムで実現するファイル／メッセージの転送保留（遅延設定）・削除機能について説明する。ファイルやメッセージを送信した後に、送ったものに間違いがあったと気づく場合がある。これは送信直後に気づくことが多いため、ファイル／メッセージの保留時間または遅延時間を設定し、この時間が経過するか送信側からの確定操作（所定の条件）があるまで転送先の受信ＢＯＸ内でファイルを非表示とし、その間は受信側ではファイルやメッセージが見えないようにして、送信側でこれを削除できるようにするものである。図４はこの処理の概念図であり、図７は会計事務所側と顧問先側の処理のフローチャートである。以下の説明において、丸数字への言及は図４の対応する処理を示し、「Ｓ」を用いた符号は図７−１〜２のフローチャートの処理ステップを示す。図４および図７の説明において、ファイル管理サーバー４０は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、ＩＤＣ（インターネットデータセンター）上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
【００９６】
送信先の顧問先とフォルダを選択して所望のファイルを事務所内ファイルシステムから送信ＢＯＸにドラッグ＆ドロップ（さらに、必要に応じてメッセージ入力）すると（Ｓ７−１〜３；丸数字１〜２）、送信ＢＯＸに当該ファイルが登録されるが、本実施例では所定の遅延時間が設定され（Ｓ７−４）、例えば半透明で表示されて保留状態であることが明示される（Ｓ７−５；丸数字３）。このファイルが、必須ではないが上述した誤送信防止処理にかけられた後に（Ｓ７−６）、公開用エリア４５の顧問先フォルダに格納され、該当する顧問先端末１０に転送される（Ｓ７−７〜１０；丸数字５〜６）。このとき、ファイルは顧問先端末１０の一時記憶領域に登録されるが（Ｓ７−１１）、保留状態であるうちはファイルが受信ＢＯＸに非表示とされ、顧問先側で確認したり閲覧することはできない（Ｓ７−１２；丸数字７）。
【００９７】
そして、予め設定された保留時間が経過するか、会計事務所側で送信確定処理が行われたら（すなわち、所定の条件が満たされたら）、ファイルが送信確定状態となって顧問先端末１０の受信ＢＯＸに現れ、オペレーターはファイルと、もしあればメッセージを確認することができる（Ｓ７−１３、１８、２２、２５；丸数字８）。一方、設定された保留時間の経過前に会計事務所側で間違いに気づいた場合、送信側の操作（例えばファイルに対する右クリックから削除指示）により送信したファイルの削除ステータスが通知される（Ｓ７−２３〜２４）。保留時間経過前にこれを受信した顧問先端末１０は、一時記憶領域に格納された送信ファイルを削除する（Ｓ７−１９〜２１）。これにより、顧問先端末１０ではファイルを受信していなかった扱いとなり、送信ファイルやメッセージが顧問先で閲覧されることはない。
【００９８】
送信保留状態の間にファイル管理サーバー４０から削除ステータスが通知されても、そのときに顧問先端末１０との間に通信障害が発生していたら通知が届かず、そのまま保留時間が経過してファイルが送信確定状態になってしまう不都合がある。このため、さらなる実施例では、任意であるが、設定時間内にファイル管理サーバー４０との間で通信障害が発生していないかを確認し（Ｓ７−１４）、通信障害があった場合に設定された保留時間を経過しても送信保留状態を維持し（Ｓ７−１５）、削除ステータス通知の有無をファイル管理サーバー４０に問い合わせ、削除ステータスが通知されていたらファイルを削除するようにする（Ｓ７−１７、２１）。これにより、万が一通信障害により削除ステータスが通常処理で顧問先端末１０に届かなかった場合でも確実に削除することができる。
【００９９】
送信確定（保留解除）の事実は顧問先端末１０からファイル管理サーバー４０に送出されるか、サーバー４０が判定可能であり（丸数字９）、これによりファイル管理サーバー４０側で送信未確定状態（例えば半透明）で表示されていたファイルが通常表示（送信確定状態）に切り替えられる（丸数字１０）。なお、送信未確定状態の表示は目視で送信確定状態と区別できればよく、着色したり文字のフォントや大きさを変更したりしてもよい。顧問先端末１０のオペレーターはファイルやメッセージを閲覧し、必要に応じて顧問先ファイルシステムに保存する。この場合にはファイルステータスが未読から既読へと切り替わり、ファイル管理サーバー４０にも通知され表示が切り替わる。
【０１００】
なお、ファイル／メッセージの保留時間、すなわち転送後に顧問先端末で見えるようになるまでの遅延時間は、例えば図２０に示すような保留時間設定テーブルで管理される。ここでは、顧問先、案件名またはメッセージ種別ごとに保留時間を予め設定することができる。本実施例ではシステムが保留時間を設定する際（Ｓ７−４）に図２０の保留時間設定テーブルを参照して、該当する保留時間を自動設定する。この保留時間あるいは遅延時間は、定められた期間でなくても、例えば来月１日など、特定の日時を設定できるようにしてもよい。これによると、年に一度や四半期ごとに定められた手続に合わせて、１または複数の顧問先に同時に承認依頼や必要なファイルの送信を実行することができる。さらに、遅延時間はファイル送信の都度、送信者から取得するか提示して確認を得るようにしてもよい。
【０１０１】
この他、ファイルやメッセージ毎に、その都度、遅延・保留時間の設定を受け付けるようにしても良い。
【０１０２】
［メッセージ伝達手段の統合化処理］
図１１は、例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ／ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。一般に会計事務所は複数の顧問先を抱え、各顧問先で使用しているコンピューターシステムやファイル／メッセージ送受信手段は必ずしも統一されていないため、顧問先ごとに導入および／または実際に使用しているメッセージ／ファイル送受信手段を把握しておくことが便宜である。より具体的には、ファイル管理サーバー４０の制御部および／または送信側端末（クライアントＰＣ５０又は顧問先端末１０）の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、制御部が、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として定義された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを提示することで、いちいち、どの送信手段を利用可能かを調べたりすることなく、相手先にファイルを送信することができる。これにより、システムがファイル／メッセージを送信しようとするときに図１１のテーブルを自動で確認し、送信先の顧問先システムで導入／使用されている手段を用いてファイル／メッセージを送出することができる。図１２、１３のフローチャートを用いてこの処理例を簡単に説明する。
【０１０３】
図１２は、例えば会計事務所で顧問先の会計ファイルを作成し、当該顧問先に送信する際のメイン処理を説明するフローチャートである。会計事務所システムにおいて例えば出納帳といった会計アプリを起動して、ある顧問先のファイルを作成し、保存する（Ｓ１２−１〜３）。このファイルを当該顧問先に送信したいと考えた場合、会計事務所のファイルシステム４７（図１−４参照）から目的のファイルを選択し、送信手続を実行すると、図１３のサブルーチンが起動する（Ｓ１２−６〜７）。
【０１０４】
図１３のサブルーチンにおいて、ファイル管理サーバー４０またはクライアントＰＣ５０は、ファイル管理サーバー４０内に登録されたメッセージ／ファイル送信手段管理テーブル（図１１）を参照する。ここで、ファイルを送信したい顧問先で既に利用されている送信手段があれば、利用済みの送信手段を選択する（Ｓ１３−２、９）。これにより顧問先は普段使用している手段を用いてファイル送受信を行うことができる。利用履歴がない場合、上述した本発明のファイル送受信管理システム（ここでは「ファイル転送」手段と称す。）を利用可能か、すなわち必要なエージェントプログラムがインストールされ設定済みであるかが確認され、利用可能であれば当該ファイル転送手段を優先的に選択する（Ｓ１３−３、１０）。これにより本発明の便利かつ安全なファイル転送手段を用いてファイル／メッセージのやり取りを行うことができる。いずれもなければ、利用可能な送信手段を表示して、複数あればそのなかから１の手段を手動で選択する（Ｓ１３−４〜５）。このように選択された手段について図１１の利用履歴が更新され（Ｓ１３−６）、当該手段を用いてファイル送信が行われる（Ｓ１３−７〜８）。
【０１０５】
［ナレッジ検索機能］
本システムのメッセージのやり取りの履歴情報を知識として活用することで、次回のメッセージのやり取りの高度化や専門化、省力化を図ることができる。ナレッジ検索機能をおおまかに説明すると、まず、図９（メッセージファイル送受信履歴管理テーブル）で、メッセージ毎に、件名や、メッセージＩＤと担当者ＩＤ、および相手先（顧問先名）との関連付けをして、図１５（会社マスタテーブル）で、顧問先名（会社コード）と業種との関連づけをした上で、図１９（類似範囲テーブル）で、業種を類似範囲まで広げて検索可能とし、検索して参照した回数などの頻度情報（参照度数）を、図１８（知識マスタテーブル）で、メッセージＩＤごとに管理することができる。これにより、担当者ＩＤを手がかりにより上位の担当者や、件名を手がかりに似たような案件や、相手先の顧問先の業種情報を手がかりに似たような業種のメッセージのやり取りを検索して利用すると共に、内容が充実していたり、高度だったり、より専門的なメッセージのやり取りの参照頻度が向上し、より良いメッセージが参照されやすくなるように学習が進み、良いメッセージのやり取りが参照される確率を高め、会計事務所の顧問先に対するサービス業務を高度化することができる。
【０１０６】
次に、ナレッジ検索機能の詳細について説明する。  図１７〜２２を参照して、メッセージ入力時の支援となる、過去の似たようなメッセージを検索して閲覧・再利用できるナレッジ検索機能について説明する。図１７〜１９がナレッジ検索機能で用いる各種テーブルであり、図２１が処理フロー、図２２が画面例を示す。図１７の担当者マスタテーブルには、会計事務所の各職員の氏名、区分（有資格者か否か等）、職権レベル等が登録される。図１８の知識マスタテーブルには、ファイルまたはメッセージごとに、それまで参照または引用された回数や、この回数に作成した担当者の職権レベル等で重み付けした優先度が登録される。図１９の類似範囲テーブルには、キーワードごとに類似範囲として抽出すべき類似範囲が登録される。例えば似たような資本金の顧問先を検索したい場合を想定すると、資本金の値をベースに０．６〜１．５倍といった類似範囲が設定される。これらのテーブルの値は予め設定され、必要に応じて手動または自動で随時更新されるものとする。ファイル管理サーバー４０および／またはクライアントＰＣ５０は、これらのテーブルに基づいて図９に示すメッセージファイル送受信履歴管理テーブルの履歴を検索し、入力中のメッセージに似た内容の過去のメッセージを抽出して提示する。ただし、記載されたすべてのテーブルを用いる必要はなく、また記載された以外のテーブルを用いてもよい。
【０１０７】
図２１を参照すると、本実施形態のフローチャートは、例えば図２−１の丸数字４の場合のように、メッセージ入力画面が起動するステップから始まる（Ｓ１９−１）。メッセージ入力画面において、オペレーターがメッセージを入力し始めるとクライアントＰＣ５０またはファイル管理サーバー４０（以下、単にシステムと称す。）がその情報を分析し、キーワードが自動取得される（Ｓ１９−２〜３）。キーワードとしては、選択されている送信ファイルからファイル名、件名、顧問先、事務所担当者、メッセージに含まれる単語等が用いられる。メッセージに含まれる単語の切り出し方法は例えば本願出願人による特願２０１０−１５２６９９等に開示している方法を適用することができる。実施例によっては、さらに手入力により検索キーワードをオペレーターから取得してもよい。システムは図１９の類似範囲テーブルを用いて検索キーワードを類似範囲に拡張し（Ｓ１９−４）、拡張されたキーワードに基づいてメッセージファイル送受信履歴管理テーブル（図９）および知識マスタテーブル（図１８）を検索し、類似範囲にあるメッセージを抽出して出力する（Ｓ１９−５〜６）。このとき、必要に応じて手入力によりキーワードを変更して再検索したり、担当者マスタの権限レベルや知識マスタの参照度数や優先度に応じて検索結果をソートするようにしてもよい。この流れの画面例が図２２に示されており、図面右下のように検索結果が一覧表示される。オペレーターは流用できるメッセージ内容があればそのメッセージを選択すると、メッセージ入力画面にその内容が転載され、さらにメッセージを追加・修正する等してメッセージを完成させる。メッセージが参照（流用）された場合、知識マスタテーブル（図１８）の当該メッセージの参照度数に１が加算され（Ｓ１９−７）、使われる頻度が高いメッセージとして以降のナレッジ検索において優先的に抽出されるようにすることができる。
【０１０８】
なお、上記実施例は本発明の簡易メッセージ入力機能を前提として説明したが、やり取りされたメッセージの履歴が保存されており、必要な参照テーブルを用意すれば様々なメッセージシステムにこのナレッジ検索機能を適用することができる。
【０１０９】
以上、本発明の各種実施形態について様々な図面とともに詳細に説明したが、本発明は上記の実施形態のものに限定されることなく、様々な変更例、変形例として実現することができる。特に、上記実施形態はすべて会計事務所と複数の顧問先とのファイル／メッセージ交換を対象として記載されているが、本発明はこの例に限らず、ファイルの送受信が必要となる様々な業種の企業とその取引先、顧客の間や、個人間でのファイル／メッセージ送受信システムとして利用することができる。本発明を適用しうる業種は、例えば法律事務所、特許事務所、司法書士事務所などの士業の他、複数の取引先と通信ネットワークを介して重要書類データの送受信を行う一般的な製造業や販売業など多種多様な業種が含まれる。
【０１１０】
また、本システムのネットワークとして、ＬＡＮやインターネットを適宜置き換えることで、企業の本社と支店や、ある部門と他の部門などの間で、ファイルやメッセージをやり取りする用途にも利用することができる。ファイル管理サーバー４０についても、事務所内や企業内に留まらず、クラウドやＩＤＣ上に設置することで、事務所内や企業内のほか、出先や自宅などからのアクセスにも対応でき、さらには、個人間のチャット利用のような用途にも活用することができる。
【０１１１】
図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。
【０１１２】
また、本実施例において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記明細書や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【０１１３】
また、本実施例で説明したファイル送受信管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナルコンピューターやワークステーションなどのコンピューターで実行することによって実現することができる。このプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することができる。また、このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行することもできる。
【符号の説明】
【０１１４】
１０    顧問先端末
２０    認証管理サーバー
３０    ファイアウォール
４０    ファイル管理サーバー
５０    クライアントＰＣ
４５    公開用エリア
４７    会計事務所内ファイルシステム
【図１−１】
2018049483.tif 000003
【図１−２Ａ】
2018049483.tif 000004
【図１−２Ｂ】
2018049483.tif 000005
【図１−３】
2018049483.tif 000006
【図１−４】
2018049483.tif 000007
【図２−１】
2018049483.tif 000008
【図２−２】
2018049483.tif 000009
【図３】
2018049483.tif 000010
【図４】
2018049483.tif 000011
【図５】
2018049483.tif 000012
【図６】
2018049483.tif 000013
【図７−１】
2018049483.tif 000014
【図７−２】
2018049483.tif 000015
【図８】
2018049483.tif 000016
【図９】
2018049483.tif 000017
【図１０】
2018049483.tif 000018
【図１１】
2018049483.tif 000019
【図１２】
2018049483.tif 000020
【図１３】
2018049483.tif 000021
【図１４】
2018049483.tif 000022
【図１５】
2018049483.tif 000023
【図１６】
2018049483.tif 000024
【図１７】
2018049483.tif 000025
【図１８】
2018049483.tif 000026
【図１９】
2018049483.tif 000027
【図２０】
2018049483.tif 000028
【図２１】
2018049483.tif 000029
【図２２】
2018049483.tif 000030
【手続補正書】
【提出日】平成28年10月4日(2016.10.4)
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【００３５】
【図１−１】図１−１（Ａ）は、第１の実施形態に係る送受信管理システムの構成を示すブロック図であり、図１−１（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０が会計事務所外のデータセンターやクラウド上のサーバーである場合の実施例を示す。
【図１−２】図１−２（Ａ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバーが会計事務所内又はクラウド／ＩＤＣに存在する場合で、クライアントＰＣは操作や画面表示をする場合の図である。図１−２（Ｂ）は、ファイル管理サーバー４０およびクライアントＰＣ５０の構成を示すブロック図で、クラウドとクライアントＰＣで機能分担する場合の図である。
【図１−３】図１−３は、顧問先端末１０の機能ブロック図である。
【図１−４】図１−４は、ファイル送受信の概要を示すイメージ図である。
【図２−１】図２−１は、会計事務所から顧問先へメッセージ付ファイルを送信する簡易メッセージ機能の概要を説明するための概念図である。
【図２−２】図２−２は、顧問先から会計事務所へメッセージ付ファイルを送信する態様を説明する図である。
【図３】図３は、会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための前提としての仕組みを説明する概要図である。
【図４】図４は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するための概念図である。
【図５】図５は、顧問先から会計事務所への簡易メッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
【図６】図６は、会計事務所から顧問先への簡易メッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
【図７−１】図７−１は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するためのフローチャート１である。
【図７−２】図７−２は、送信ファイルの保留・削除機能を説明するためのフローチャート２である。
【図８】図８は、ＷｅｂＤＡＶファイル転送プロトコルを用いた転送用コンテナの例を示す図である。
【図９】図９は、メッセージファイル送受信履歴管理テーブルの実施例を示す図である。
【図１０】図１０は、図９に示す履歴情報を集約して生成された案件別の窓口ビュー画面の実施例を示す図である。
【図１１】図１１は、例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ／ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。
【図１２】図１２は、例えば会計事務所で顧問先の会計ファイルを作成し、当該顧問先に送信する際のファイル送信統合処理のメイン処理を説明するフローチャートである。
【図１３】図１３は、図１２に示すファイル送信統合処理のサブルーチンを説明するフローチャートである。
【図１４】図１４は、顧問先端末からのアクセスに必要なアクセス管理情報の例を示す図である。
【図１５】図１５は、会社マスタテーブルの例を示す図である。
【図１６】図１６は、ファイルアクセス（未読／既読）記録部の例を示す図である。
【図１７】図１７は、担当者マスタテーブルの例を示す図である。
【図１８】図１８は、知識マスタテーブルの例を示す図である。
【図１９】図１９は、類似範囲テーブルの例を示す図である。
【図２０】図２０は、保留時間設定テーブルの例を示す図である。
【図２１】図２１は、ナレッジ検索機能の処理フローを示す図である。
【図２２】図２２は、ナレッジ検索機能の画面例を示す図である。
【手続補正書】
【提出日】平成29年8月29日(2017.8.29)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段と、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項２】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成する手段と、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段と、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項３】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
前記転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項４】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成する手段と、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
前記受信ＢＯＸ内のファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項５】
請求項１または２に記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項６】
請求項３乃至５のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得する手段と、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者の情報が登録された知識マスタを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力する手段と、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習する手段と、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項７】
請求項１、２、５および６のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項８】
請求項１、２、５乃至７のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項９】
請求項１、２、５乃至８のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信する手段を具えるとともに、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項１０】
請求項１乃至９のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項１１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するために、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
前記受信側端末ごとに用意され、当該受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付けるステップと、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付けるステップと、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加するステップと、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納するステップと、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替えるステップとを具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１２】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
各受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付けるステップと、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付けるステップと、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成するステップと、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納するステップと、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替えるステップと、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示するステップと、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１３】
請求項１１または１２に記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信するステップを具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示ステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得するステップと、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者の情報が登録された知識マスタとを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力するステップと、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習するステップと、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１５】
請求項１１乃至１４のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１６】
請求項１１乃至１５のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１７】
請求項１１乃至１６のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信するステップと、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除するステップとを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１８】
請求項１１乃至１７のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【手続補正書】
【提出日】平成29年11月28日(2017.11.28)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段と、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項２】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成し送信ＢＯＸに登録する手段と、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納する手段と、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替える手段と、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項３】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するための手段として、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付ける手段と、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付ける手段と、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加する手段と、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
前記転送されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項４】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付ける手段と、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付ける手段と、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成する手段と、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送する手段と、を具え、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に格納して前記受信側端末のユーザーに表示する手段と、
前記受信ＢＯＸ内のファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示する手段と、を具え、
前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項５】
請求項１または２に記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信する手段を具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示機能を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項６】
請求項３乃至５のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得する手段と、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者の情報が登録された知識マスタを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力する手段と、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習する手段と、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項７】
請求項１、２、および５のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項８】
請求項１、２、５、および７のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項９】
請求項１、２、５、７および８のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信する手段を具えるとともに、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項１０】
請求項１乃至９のいずれかに記載のファイル送受信管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択する手段を具えることを特徴とするファイル送受信管理システム。
【請求項１１】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
ファイル転送の操作を契機として、メッセージを入力させ、ファイルにメッセージを付与してファイルを転送し、送信側と受信側で、業務においてファイルを取り扱う中で、ファイル及びファイルに付随するメッセージを管理するために、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
前記受信側端末ごとに用意され、当該受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記ファイル送受信管理方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから送信相手先の選択を受け付けるステップと、
前記送信側端末のユーザーによる、選択されたファイルの前記選択された送信相手先に対応付けられた送信ＢＯＸまたはこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、
前記送信指示操作を受けたときにメッセージ入力を受け付けるステップと、
入力されたメッセージを前記ファイルに付加するステップと、
前記送信ＢＯＸに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納するステップと、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替えるステップとを具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１２】
一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって、ファイル管理サーバーに接続されたシステムにおけるファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーの記憶手段に、
各受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信ＢＯＸと受信ＢＯＸが登録されており、前記ファイル送受信管理方法が、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、
前記送信側端末のユーザーから、送信相手先の選択と、メッセージの作成指示を受け付けるステップと、
前記メッセージの作成指示を受け付けたときに、メッセージを受け付けるステップと、
入力されたメッセージを付加したファイルを作成するステップと、
前記選択された送信相手先の受信側端末に、前記メッセージを付加したファイルを転送するステップと、
前記受信側端末の制御手段が、
前記転送されたファイルを、送信元の識別情報に対応付けられた受信ＢＯＸ内に非表示である送信未確定状態で格納するステップと、
所定の条件が成立した場合にのみ、前記受信ＢＯＸに格納されたファイルを前記受信側端末のユーザーに表示して閲覧可能とする送信確定状態へと切り替えるステップと、
前記受信ＢＯＸ内に表示されたファイルが選択された場合に、当該ファイルに付加されたメッセージを表示するステップと、を具え、
前記所定の条件は、予め設定された時間が経過した場合か、前記送信側端末からの指示があった場合を含み、
さらに前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、前記所定の条件が成立した場合に、前記送信ＢＯＸにある前記ファイルの表示を、送信未確定状態から送信確定状態へと更新するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１３】
請求項１１または１２に記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末と、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末とが、受信したファイルに更にメッセージを追加して返信するステップを具え、この場合に前記ファイルには各メッセージ間の関連性を示す情報が付加され、
前記ファイル管理サーバーが、前記受信側端末または送信側端末からの要求に応じて、前記ファイルの各メッセージ間の関連性を示す情報と、当該ファイルないしメッセージの送受信履歴とに基づいて、１または複数のファイルのメッセージを抽出して集約することにより、所定の様式で一覧表示する検索表示ステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーがさらに、前記送信側端末からの要求に応じて、
入力されるメッセージの件名、前記送信側端末のユーザーの属性、メッセージ種別、担当者、およびメッセージ内容に含まれる文言のうち、１以上を検索キーワードとして自動取得または入力を受け付けて取得するステップと、
取得された検索キーワードに基づき、任意で各メッセージの参照度数や作成者の情報が登録された知識マスタとを参照して、関連するメッセージを、任意で前記知識マスタに基づき順序づけして、一覧出力するステップと、
出力したメッセージの一覧から特定のメッセージを選択して参照した際に、知識マスタにおいて、そのメッセージの参照度数を更新して学習するステップと、
を具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１５】
請求項１１乃至１４のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、
前記予め設定された時間は、前記送信側端末から、送信相手先毎または案件毎に設定可能であることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１６】
請求項１１乃至１５のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、前記受信側端末の制御手段がさらに、
前記予め設定された時間が経過する前に、通信障害が発生していないかを確認し、通信障害があった場合には前記予め設定された時間が経過しても前記ファイルを前記送信未確定状態に維持することを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１７】
請求項１１乃至１６のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、
前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段がさらに、前記所定の条件の成立前に、前記送信ＢＯＸ内の送信未確定状態のファイルに対する削除操作を受け付けて、前記受信側端末に削除指示を送信するステップと、
前記受信側端末の制御手段がさらに、前記削除指示を受信した場合に、前記受信したファイルを当該受信側端末から削除するステップとを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。
【請求項１８】
請求項１１乃至１７のいずれかに記載のファイル送受信管理方法において、前記ファイル管理サーバーおよび／または前記送信側端末の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、ユーザー操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として管理された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを、ファイル又はメッセージ送信手段の利用履歴を含む管理情報に基づいて自動選択するステップを具えることを特徴とするファイル送受信管理方法。