(57)【要約】【課題】ある組織の画像形成装置が他の組織からの無駄なドキュメントを印刷するのを従来よりも確実に防止する。【解決手段】プリントサーバ２Ａは、第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ第一の組織が有する画像形成装置１Ａ１〜１Ａ２のいずれかから送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する画像形成装置１Ｂ１〜１Ｂ２のいずれかに印刷させるための処理を行う印刷中継サーバであって、画像形成装置１Ｂ１〜１Ｂ２の管理に関する管理情報を記憶している。画像形成装置１Ａ１からドキュメントを受信すると、第一の人物と第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、画像形成装置１Ｂ１〜１Ｂ２のうちの第二の人物のためにドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を管理情報に基づいて決定する。そして、ドキュメントを印刷するように画像形成装置へ指示する。【選択図】図１
2018160209.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ当該第一の組織が有する送信装置から送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する１台または複数台の画像形成装置に印刷させるための処理を行う印刷中継サーバであって、
前記送信装置から前記ドキュメントを受信する受信手段と、
前記１台または複数台の画像形成装置の管理に関する管理情報を記憶する記憶手段と、
前記第一の人物と前記第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの当該第二の人物のために前記ドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を前記管理情報に基づいて決定する決定手段と、
前記ドキュメントを印刷するように前記宛先画像形成装置へ指示する指示手段と、
を有することを特徴とする印刷中継サーバ。
【請求項２】
前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、
前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が過去に最も多く使用した最多画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該最多画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該最多画像形成装置に決定する、
請求項１に記載の印刷中継サーバ。
【請求項３】
前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、
前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が最後にログインしまたは印刷のために使用した最終画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該最終画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該最終画像形成装置に決定する、
請求項１に記載の印刷中継サーバ。
【請求項４】
前記ドキュメントが前記受信手段によって受信された後、前記宛先画像形成装置を指定するように前記第二の人物へ要求する、指定要求手段、
を有し、
前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、
前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が指定した指定画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該指定画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該指定画像形成装置に決定する、
請求項１に記載の印刷中継サーバ。
【請求項５】
前記指定要求手段は、前記宛先画像形成装置を指定するためのウェブページのＵＲＬを記した電子メールを前記第二の人物の端末装置へ送信することによって、前記宛先画像形成装置を指定するように要求する、
請求項４に記載の印刷中継サーバ。
【請求項６】
前記指定要求手段は、前記宛先画像形成装置を指定するためのウェブページを、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを前記第二の人物が操作してログインした際に当該操作した画像形成装置に表示させることによって、前記宛先画像形成装置を指定するように要求する、
請求項４に記載の印刷中継サーバ。
【請求項７】
前記指示手段は、前記第一の人物が前記第二の人物に対応付けられることを許可しかつ当該第二の人物が当該第一の人物に対応付けられることを許可した場合に、当該第一の人物と当該第二の人物とが互いに対応付けられているものとして、前記宛先画像形成装置へ前記ドキュメントを印刷するように指示する、
請求項１ないし請求項６のいずれかに記載の印刷中継サーバ。
【請求項８】
前記指示手段は、前記第一の人物が前記第二の人物の名刺を特定の記憶手段に記憶させ、当該第二の人物が当該第一の人物の名刺を前記記憶手段に記憶させた場合に、当該第一の人物と当該第二の人物とが互いに対応付けられているものとして、前記宛先画像形成装置へ前記ドキュメントを印刷するように指示する、
請求項１ないし請求項６のいずれかに記載の印刷中継サーバ。
【請求項９】
第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ当該第一の組織が有する送信装置から送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する１台または複数台の画像形成装置に印刷させるための処理を行う印刷中継サーバであって、
前記送信装置から前記ドキュメントを受信する受信手段と、
前記第二の人物の移動に関する移動情報を記憶する記憶手段と、
前記第一の人物と前記第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、前記１台または複数台の前記画像形成装置のうちの当該第二の人物のために前記ドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を前記移動情報に基づいて決定する決定手段と、
前記ドキュメントを印刷するように前記宛先画像形成装置へ指示する指示手段と、
を有することを特徴とする印刷中継サーバ。
【請求項１０】
第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ当該第一の組織が有する送信装置から送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する１台または複数台の画像形成装置に印刷させるための印刷指示方法であって、
前記１台または複数台の画像形成装置の管理に関する管理情報を記憶手段に記憶させておき、
前記送信装置から前記ドキュメントを受信し、
前記第一の人物と前記第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの当該第二の人物のために前記ドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を前記管理情報に基づいて決定し、
前記ドキュメントを印刷するように前記宛先画像形成装置へ指示する、
ことを特徴とする印刷指示方法。
【請求項１１】
第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ当該第一の組織が有する送信装置から送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する１台または複数台の画像形成装置に印刷させるための処理を行うコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
前記コンピュータに、
前記送信装置から前記ドキュメントを受信する処理を実行させ、
前記第一の人物と前記第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの当該第二の人物のために前記ドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を、当該１台または複数台の画像形成装置の管理に関する管理情報に基づいて決定する処理を実行させ、
前記ドキュメントを印刷するように前記宛先画像形成装置へ指示する処理を実行させる、
ことを特徴とするコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、サーバを介して画像形成装置にドキュメントを印刷させる技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、「複合機」または「ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）」と呼ばれる画像形成装置が普及している。
【０００３】
画像形成装置は、他の画像形成装置と通信回線を介して接続され、他の画像形成装置からの指示に基づいて書類を印刷する。これらの画像形成装置は、同一の組織に設置されることもあれば、異なる組織に設置されることもある。
【０００４】
ある画像形成装置から他の画像形成装置へ書類を印刷する指示を与える技術として、次のような技術が提案されている。
【０００５】
宛先リスト管理装置は、複合機が画像データを送信するための宛先情報を列挙する宛先リストを複合機のユーザ毎に記録している。複合機は、ログインユーザから画像データの送信を指示されると、宛先リスト管理装置にユーザを指定した宛先リストの要求を送信する。宛先リスト管理装置は、当該要求を受信したら、当該ユーザの送信用宛先リストを複合機に送信する。送信用宛先リストは、宛先リストから宛先情報ごとの機密情報を削除するとともに、当該宛先情報を宛先リスト管理装置に画像データを送信するように変更したものである。宛先リスト管理装置は宛先リストを参照して、指定された宛先装置である別の複合機に画像データを転送する（特許文献１）。
【０００６】
さらに、ある画像形成装置に故障が発生した場合にこの画像形成装置の代わりに他の画像形成装置に書類を印刷させる技術として、次のような技術が提案されている。
【０００７】
ネットワーク下流に位置する他の印刷装置の故障率情報を元に、最も故障しにくい印刷装置を、オペレータ操作が必要な印刷不可状態が発生した場合における代替先となるサブ機として決定する（特許文献２）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００８】
【特許文献１】特開２００９−４８５５２号公報
【特許文献２】特開２０１１−３１４７４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００９】
特許文献１に記載の技術によると、ある組織の複合機の宛先を示す情報が宛先リスト管理装置に記録されていれば、その複合機は、他の組織の複合機からドキュメントを印刷するように指示されることがある。そのドキュメントがその組織にとって無駄なものであれば、用紙およびトナーなどの消耗品を無駄に消費したり、そのドキュメントを印刷している間、本来実行すべきジョブが実行できなくなる、などの不利益が、その組織に生じてしまう。
【００１０】
特許文献２に記載される技術によると、書類を受け取るユーザにとって好適なサブ機が選ばれるとは限らない。そうすると、ドキュメントが無駄に印刷されてしまうおそれがある。
【００１１】
本発明は、このような問題点に鑑み、ある組織の画像形成装置が他の組織からの無駄なドキュメントを印刷するのを従来よりも確実に防止することを、目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
本発明の一形態に係る印刷中継サーバは、第一の組織に所属する第一の人物が操作しかつ当該第一の組織が有する送信装置から送信されたドキュメントを第二の人物が所属する第二の組織が有する１台または複数台の画像形成装置に印刷させるための処理を行う印刷中継サーバであって、前記送信装置から前記ドキュメントを受信する受信手段と、前記１台または複数台の画像形成装置の管理に関する管理情報を記憶する記憶手段と、前記第一の人物と前記第二の人物とが互いに対応付けられている場合に、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの当該第二の人物のために前記ドキュメントを印刷する宛先画像形成装置を前記管理情報に基づいて決定する決定手段と、前記ドキュメントを印刷するように前記宛先画像形成装置へ指示する指示手段と、を有する。
【００１３】
好ましくは、前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が過去に最も多く使用した最多画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該最多画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該最多画像形成装置に決定する。
【００１４】
または、前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が最後にログインしまたは印刷のために使用した最終画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該最終画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該最終画像形成装置に決定する。
【００１５】
または、前記ドキュメントが前記受信手段によって受信された後、前記宛先画像形成装置を指定するように前記第二の人物へ要求する、指定要求手段、を有し、前記記憶手段は、前記管理情報として、前記１台または複数台の画像形成装置のうちのいずれかを他の画像形成装置に置き換える作業の情報を記憶し、前記決定手段は、前記宛先画像形成装置を、前記１台または複数台の画像形成装置のうちの前記第二の人物が指定した指定画像形成装置が前記他の画像形成装置に置き換えられている場合は当該他の画像形成装置に決定し、当該指定画像形成装置のメンテナンスが行われていない場合は当該指定画像形成装置に決定する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によると、ある組織の画像形成装置が他の組織からの無駄なドキュメントを印刷するのを従来よりも確実に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】ドキュメント受渡システムの全体的な構成の例を示す図である。
【図２】画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。
【図３】プリントサーバのハードウェア構成の例を示す図である。
【図４】プリントサーバの機能的構成の例を示す図である。
【図５】名刺管理サーバの機能的構成の例を示す図である。
【図６】第一の名刺データおよび第二の名刺データの例を示す図である。
【図７】所属データの例を示す図である。
【図８】デバイスデータの例を示す図である。
【図９】選択肢データの例を示す図である。
【図１０】宛先デバイス登録処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１１】登録用ウェブページの例を示す図である。
【図１２】宛先ユーザ登録処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図１３】登録用ウェブページの例を示す図である。
【図１４】メンテナンスデータの例を示す図である。
【図１５】タイプ選択ページの例を示す図である。
【図１６】入力ページの例を示す図である。
【図１７】入力ページの例を示す図である。
【図１８】入力ページの例を示す図である。
【図１９】ログイン実績テーブルおよびジョブ実績テーブルの例を示す図である。
【図２０】クラウドプリント処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図２１】プリント指令ページの例を示す図である。
【図２２】送信先決定処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図２３】クラウドプリントプログラムによる全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図２４】名刺管理プログラムによる全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【図２５】送信ログデータの例を示す図である。
【図２６】電子メールの例を示す図である。
【図２７】選択用ページの例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
図１は、ドキュメント受渡システム５の全体的な構成の例を示す図である。図２は、画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、プリントサーバ２Ａのハードウェア構成の例を示す図である。図４は、プリントサーバ２Ａの機能的構成の例を示す図である。図５は、名刺管理サーバ２Ｂの機能的構成の例を示す図である。
【００１９】
ドキュメント受渡システム５は、文書、写真、絵、または図表などの画像からなるドキュメントの受渡しを２人のユーザ同士で行うのを支援するシステムである。ドキュメント受渡システム５によると、同じ組織に所属する２人のユーザ同士によるドキュメントの受渡しが認められる。さらに、所定の条件を満たす場合に、異なる組織に所属する２人のユーザ同士によるドキュメントの受渡しが認められる。
【００２０】
図１に示すように、ドキュメント受渡システム５は、プリントサーバ２Ａ、名刺管理サーバ２Ｂ、複数のローカルエリアネットワーク３、および通信回線４などによって構成される。
【００２１】
ローカルエリアネットワーク３は、１台または複数台の画像形成装置１、ゲートウェイ３０１、および通信回線３０２などによって構成される。画像形成装置１およびゲートウェイ３０１は、通信回線３０２を介して通信することができる。通信回線３０２は、ハブおよびツイストペアケーブルなどによって構成される。
【００２２】
ローカルエリアネットワーク３は、企業、役所、または学校などの組織の施設ごとに設けられる。ビルのテナントである組織がローカルエリアネットワーク３をビルの部屋に設けることもあれば、自ら建物を有する組織がその建物にローカルエリアネットワーク３を設けることもある。１つの組織が１つのローカルエリアネットワーク３を有することもあれば、複数のローカルエリアネットワーク３を有することもある。
【００２３】
ゲートウェイ３０１は、ローカルエリアネットワーク３の中の装置（例えば、画像形成装置１）とローカルエリアネットワーク３の外の装置（例えば、プリントサーバ２Ａ）との間で行われる通信を、通信回線３０２および通信回線４を介して中継する。ゲートウェイ３０１として、ルータなどが用いられる。通信回線４として、インターネット、公衆回線、または専用線が用いられる。
【００２４】
以下、各ローカルエリアネットワーク３を、「ローカルエリアネットワーク３Ａ」、「ローカルエリアネットワーク３Ｂ」、「ローカルエリアネットワーク３Ｃ」、…と区別して記載することがある。
【００２５】
各ユーザには、ユニークなユーザコードが予め与えられている。また、各組織には、ユニークな組織コードが予め与えられている。
【００２６】
画像形成装置１は、一般に複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる装置であって、コピー、ネットワークプリンティング、スキャン、ファックス、およびクラウドプリントなどの機能を集約した装置である。
【００２７】
「ネットワークプリンティング」は、画像形成装置１が所属するローカルエリアネットワーク３の中のパーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンなどの端末装置から送信されたドキュメントのデータを受信し、このデータに基づいてドキュメントを用紙に印刷する機能である。「ネットワークプリント」または「ＰＣプリント」と呼ばれることもある。
【００２８】
「クラウドプリント」は、インターネット上のサーバを経由して外部の装置からドキュメントのデータを受信しドキュメントを用紙に印刷する機能である。本実施形態では、プリントサーバ２Ａを経由してデータが受信される。
【００２９】
画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０ｃ、補助記憶装置１０ｄ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｅ、モデム１０ｆ、操作キーパネル１０ｇ、タッチパネルディスプレイ１０ｈ、スキャンユニット１０ｉ、およびプリントユニット１０ｊなどによって構成される。
【００３０】
ＮＩＣ１０ｅは、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などのプロトコルによってプリントサーバ２Ａまたは端末装置などと通信を行うための装置である。
【００３１】
モデム１０ｆは、Ｇ３などのプロトコルでファックス端末とドキュメントのデータをやり取りするための装置である。
【００３２】
操作キーパネル１０ｇは、テンキー、スタートキー、およびストップキーなど、操作用のキーによって構成される。
【００３３】
タッチパネルディスプレイ１０ｈは、ユーザに対するメッセージを与えるための画面、処理の結果を示す画面、またはユーザが画像処理装置１に対して指示を入力するための画面などを表示する。また、タッチパネルディスプレイ１０ｈは、タッチされた位置を検知し、ＣＰＵ１０ａへその位置を通知する。
【００３４】
ユーザは、操作キーパネル１０ｇまたはタッチパネルディスプレイ１０ｈを操作することによって、画像処理装置１に対してコマンドを与えたりデータを入力したりすることができる。
【００３５】
スキャンユニット１０ｉは、ドキュメントを用紙から読み取って画像データを生成する。
【００３６】
プリントユニット１０ｊは、スキャンユニット１０ｉによって読み取られたドキュメントのほか、プリントサーバ２Ａ、端末装置、またはファックス端末などから送信されてきた画像データに示されるドキュメントを用紙に印刷する。
【００３７】
ＲＯＭ１０ｃまたは補助記憶装置１０ｄには、上述の機能を実現するためのオペレーティングシステムおよびアプリケーションなどのプログラムが記憶されている。特に、クラウドプリント機能のためのプログラムとして、ウェブブラウザ１０２（図４参照）のプログラムが記憶されている。
【００３８】
さらに、ＲＯＭ１０ｃまたは補助記憶装置１０ｄには、実績通知プログラム１０Ｐが記憶されている。実績通知プログラム１０Ｐは、ログインおよびジョブの実績をプリントサーバ２Ａへ通知するためのプログラムである。
【００３９】
これらのプログラムは、必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによって実行される。補助記憶装置１０ｄとして、ハードディスクまたはＳＳＤ（Solid State Drive）などが用いられる。
【００４０】
以下、これらの画像形成装置１のうち、ローカルエリアネットワーク３Ａに設けられている画像形成装置１を、「画像形成装置１Ａ１」、「画像形成装置１Ａ２」、…と記載することがある。ローカルエリアネットワーク３Ｂに設けられている画像形成装置１を「画像形成装置１Ｂ１」、「画像形成装置１Ｂ２」、…と記載することがある。ローカルエリアネットワーク３Ｃに設けられている画像形成装置１を「画像形成装置１Ｃ１」、「画像形成装置１Ｃ２」、…と記載することがある。
【００４１】
プリントサーバ２Ａは、クラウドプリントのサーバであって、パーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンなどに用意されたドキュメントを、ユーザが指定した画像形成装置１に印刷させる。
【００４２】
プリントサーバ２Ａとして、いわゆるサーバ機またはクラウドサーバが用いられる。以下、サーバ機が用いられる場合を例に説明する。
【００４３】
プリントサーバ２Ａは、図３に示すように、ＣＰＵ２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、補助記憶装置２０ｄ、およびＮＩＣ２０ｅなどによって構成される。
【００４４】
ＮＩＣ２０ｅは、ＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルによって画像形成装置１および名刺管理サーバ２Ｂなどと通信を行うための装置である。
【００４５】
ＲＯＭ２０ｃまたは補助記憶装置２０ｄには、クライアントプリントのサーバ用のプログラムとして、クラウドプリントプログラム２０Ｐが記憶されている。クラウドプリントプログラム２０Ｐによると、図４に示す所属データ記憶部２０１、デバイスデータ記憶部２０２、宛先選択肢データ記憶部２０３、メンテナンスデータ記憶部２０４、第一の宛先データ登録部２１１、名刺データ取得部２１２、リンク可能相手判別部２１３、第二の宛先データ登録部２１４、メンテナンスデータ登録部２１５、ログ記憶部２３１、プリント指令受付部２３２、印刷デバイス決定部２３３、および印刷ジョブ指令部２３４などが実現される。
【００４６】
名刺管理サーバ２Ｂは、ドキュメント受渡システム５のユーザの情報およびユーザと関係のある者の情報を管理する。これらの情報は、一般に名刺に記載される情報であって、例えば、氏名ならびに所属する組織の組織名、部署名、住所、電話番号、およびファックス番号などである。
【００４７】
名刺管理サーバ２Ｂとして、いわゆるサーバ機またはクラウドサーバが用いられる。以下、サーバ機が用いられる場合を例に説明する。
【００４８】
名刺管理サーバ２Ｂのハードウェアの構成は、プリントサーバ２Ａのハードウェアの構成と基本的に同様であり、図３に示した通りである。
【００４９】
ただし、ＲＯＭ２０ｃまたは補助記憶装置２０ｄには、名刺管理プログラム２４Ｐが記憶されている。名刺管理プログラム２４Ｐによると、図５に示す名刺データ記憶部２４１、第一の名刺データ登録部２４２、第二の名刺データ登録部２４３、および名刺データ提供部２４４などが実現される。
【００５０】
以下、図４に示す画像形成装置１の各部およびプリントサーバ２Ａの各部それぞれの処理ならびに図５に示す名刺管理サーバ２Ｂの各部の処理について説明する。
【００５１】
〔データの管理および登録〕
図６は、第一の名刺データ６Ａおよび第二の名刺データ６Ｄの例を示す図である。図７は、所属データ６Ｅの例を示す図である。図８は、デバイスデータ６Ｆの例を示す図である。図９は、選択肢データ６Ｇの例を示す図である。図１０は、宛先デバイス登録処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１１は、登録用ウェブページ７Ａの例を示す図である。図１２は、宛先ユーザ登録処理の流れの例を説明するフローチャートである。図１３は、登録用ウェブページ７Ｂの例を示す図である。図１４は、メンテナンスデータ８Ａの例を示す図である。図１５は、タイプ選択ページ７Ｅの例を示す図である。図１６は、入力ページ７Ｆの例を示す図である。図１７は、入力ページ７Ｇの例を示す図である。図１８は、入力ページ７Ｈの例を示す図である。
【００５２】
名刺管理サーバ２Ｂの名刺データ記憶部２４１には、図６に示すように、ユーザが受け取った名刺ごとの第一の名刺データ６Ａが記憶される。第一の名刺データ６Ａには、次の情報が示されている。
【００５３】
「名刺コード」は、名刺を識別するための識別子である。なお、名刺コードの頭文字は所定の文字であって、本実施形態では「ｍ」が用いられる。
【００５４】
「ユーザコード」は、その名刺を受け取ったユーザのユーザコードである。「氏名」は、その名刺に記載されている氏名、つまり、その名刺をそのユーザに渡した人物の氏名である。
【００５５】
「組織名」は、その人物が所属する組織の名称である。「部署名」は、その人物が配属されている部署の名称である。「住所」、「電話番号」、および「ファックス番号」は、それぞれ、その組織または部署の住所、電話番号、およびファックス番号である。これらの情報も、その名刺に記載されている。
【００５６】
第一の名刺データ６Ａは、次のように第一の名刺データ登録部２４２によって生成され名刺データ記憶部２４１に記憶される。
【００５７】
ユーザは、ある人物から名刺を受け取ると、スマートフォンまたはタブレットコンピュータによって次の作業を行う。ユーザは、その名刺の印刷面を撮影する。これにより、名刺の画像データ６Ｂ１が生成される。そして、自分のユーザコードおよび受け取った名刺の登録のコマンドを本文に書き画像データ６Ｂ１を添付した第一の電子メール６Ｃ１を作成し、名刺管理サーバ２Ｂへ宛てて送信する。
【００５８】
第一の名刺データ登録部２４２は、第一の電子メール６Ｃ１を受信すると、名刺の画像から情報を抽出する公知の方法を画像データ６Ｂ１に対して施す。これにより、氏名、組織名、部署名、住所、電話番号、およびファックス番号などが抽出される。
【００５９】
第一の名刺データ登録部２４２は、「ｍ」から始まるユニークな名刺コードを発行する。そして、発行した名刺コード、第一の電子メール６Ｃ１の本文に示されるユーザコード、および抽出したこれらの情報を示すデータを生成し、第一の名刺データ６Ａとして名刺データ記憶部２４１に記憶させる。
【００６０】
さらに、名刺データ記憶部２４１には、ユーザごとの第二の名刺データ６Ｄが記憶される。第二の名刺データ６Ｄに示される情報の項目は、第一の名刺データ６Ａに示される情報の項目と同一である。
【００６１】
ただし、「ユーザコード」および「氏名」は、それぞれ、ユーザ本人のユーザコードおよび氏名である。「組織名」は、ユーザ本人が所属する組織の名称である。「部署名」は、ユーザ本人が配属されている部署の名称である。「住所」、「電話番号」、および「ファックス番号」は、それぞれ、その組織または部署の住所、電話番号、およびファックス番号である。
【００６２】
また、名刺コードの頭文字として、第一の名刺データ６Ａの名刺コードの頭文字とは異なる所定の文字が用いられる。本実施形態では、「ｓ」が用いられる。
【００６３】
第二の名刺データ６Ｄは、次のように第二の名刺データ登録部２４３によって生成され名刺データ記憶部２４１に記憶される。
【００６４】
ユーザは、スマートフォンまたはタブレットコンピュータによって次の作業を行う。ユーザは、自分の名刺の印刷面を撮影する。これにより、名刺の画像データ６Ｂ２が生成される。そして、ユーザは、自分のユーザコードおよび自分の名刺の登録のコマンドを本文に書き画像データ６Ｂ２を添付した第二の電子メール６Ｃ２を作成し、名刺管理サーバ２Ｂへ宛てて送信する。
【００６５】
第二の名刺データ登録部２４３は、第二の電子メール６Ｃ２を受信すると、名刺の画像から情報を抽出する公知の方法を画像データ６Ｂ２に対して施す。これにより、氏名、組織名、部署名、住所、電話番号、およびファックス番号などが抽出される。
【００６６】
第二の名刺データ登録部２４３は、「ｓ」から始まるユニークな名刺コードを発行する。そして、発行した名刺コード、第二の電子メール６Ｃ２の本文に示されるユーザコード、および抽出したこれらの情報を示すデータを生成し、第二の名刺データ６Ｄとして名刺データ記憶部２４１に記憶させる。
【００６７】
なお、名刺に電子メールアドレスが示される場合は、第二の名刺データ登録部２４３は、それを抽出し、それが示されるように第二の名刺データ６Ｄを生成する。
【００６８】
プリントサーバ２Ａにおいて、所属データ記憶部２０１は、図７に示すように、ユーザごとの所属データ６Ｅが予め記憶されている。所属データ６Ｅには、ユーザのユーザコードおよびそのユーザが所属する組織の組織コードが示されている。
【００６９】
新たなユーザがいずれかの組織に所属した場合は、そのユーザの所属データ６Ｅが管理者によって所属データ記憶部２０１に登録される。また、既存のユーザが組織を抜けた場合は、そのユーザの所属データ６Ｅが管理者によって所属データ記憶部２０１から削除される。
【００７０】
デバイスデータ記憶部２０２は、図８に示すように、画像形成装置１ごとのデバイスデータ６Ｆが管理者によって予め記憶されている。デバイスデータ６Ｆには、次の情報が示されている。
【００７１】
「デバイスコード」は、ドキュメント受渡システム５の管理者などがその画像形成装置１を識別するための識別子である。「組織コード」は、その画像形成装置１が設置されている組織の組織コードである。「機種名」は、その画像形成装置１の機種の名称または型番である。
【００７２】
「組織内識別子」は、その組織における、その画像形成装置１の識別子である。「ニックネーム」は、その組織に属するユーザがその画像形成装置１を他の画像形成装置１と区別しやすくするための名称である。
【００７３】
「ゲートウェイアドレス」は、その画像形成装置１が設けられているローカルエリアネットワーク３のゲートウェイ３０１のＩＰ（Internet Protocol）アドレスである。「自己ＩＰアドレス」および「ＭＡＣアドレス」は、それぞれ、その画像形成装置１自身に与えられているＩＰアドレスおよびＭＡＣ（Media Access Control）アドレスである。
【００７４】
なお、新たな画像形成装置１がいずれかの組織に設置された場合は、その画像形成装置１の管理者が、その画像形成装置１の、上述の各項目の情報を管理者用の端末装置３９（例えば、パーソナルコンピュータまたはタブレットコンピュータなど）に入力する。すると、入力された情報を示すデータがプリントサーバ２Ａへ送信され、そのデータがデバイスデータ６Ｆとしてデバイスデータ記憶部２０２に登録される。
【００７５】
既存の画像形成装置１が使用されなくなった場合は、その画像形成装置１の管理者は、その画像形成装置１の識別子（例えば、ＭＡＣアドレス）および削除のコマンドを端末装置３９へ入力する。すると、入力された識別子およびコマンドがプリントサーバ２Ａへ通知され、その画像形成装置１のデバイスデータ６Ｆがデバイスデータ記憶部２０２から削除される。
【００７６】
また、既存の画像形成装置１が同じ組織内で移動した場合は、その画像形成装置１の管理者は、移動後の環境などに対応したニックネーム、ゲートウェイアドレス、およびＩＰアドレスなどの情報を適宜、端末装置３９へ入力する。すると、入力された情報がプリントサーバ２Ａへ通知され、その画像形成装置１のデバイスデータ６Ｆがそれらの情報に合わせて更新される。
【００７７】
宛先選択肢データ記憶部２０３には、図９に示すように、ドキュメントの宛先としてユーザが選択することができる選択肢ごとの選択肢データ６Ｇが記憶されている。選択肢データ６Ｇには、宛先として、ドキュメントを印刷させる画像形成装置１を設定することもできるし、ドキュメントを与える相手を設定することもできる。選択肢データ６Ｇには、次の情報が示されている。
【００７８】
「選択肢コード」は、その選択肢データ６Ｇを識別する識別子である。「ユーザコード」は、その選択肢データ６Ｇを使用することができるユーザのユーザコードである。
【００７９】
「送信先デバイスコード」は、ドキュメントを印刷させる画像形成装置１を宛先として設定する場合に用いられる情報であって、その画像形成装置１のデバイスコードである。「送信先ユーザコード」は、その相手を宛先として設定する場合に用いられる情報であって、その相手のユーザコードである。なお、送信先デバイスコードおよび送信先ユーザコードのうちのいずれか一方のみが示される。「名称」は、ユーザにとってその宛先を他の宛先と区別しやすくするための情報である。
【００８０】
ユーザは、自分の組織に設けられている画像形成装置１を宛先とするデータを、選択肢データ６Ｇとして予め宛先選択肢データ記憶部２０３に記憶させておくことができる。この場合に、選択肢データ６Ｇが第一の宛先データ登録部２１１によって生成され宛先選択肢データ記憶部２０３に記憶される。ここで、第一の宛先データ登録部２１１による処理の流れを、図１０のフローチャートを参照しながら説明する。
【００８１】
ユーザは、タブレットコンピュータ、スマートフォン、またはパーソナルコンピュータなどにインストールされているウェブブラウザ３０８によって、自分のユーザコードを用いてプリントサーバ２Ａへログインする。そして、画像形成装置１を宛先として登録するためのウェブページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を入力する。以下、ログインしたユーザを「ログインユーザ」と記載する。
【００８２】
すると、第一の宛先データ登録部２１１は、ログインの際に使用されたユーザコードを示す所属データ６Ｅを所属データ記憶部２０１（図７参照）から検索し（図１０のステップ＃７０１）、その所属データ６Ｅに示される組織コードを示すデバイスデータ６Ｆをデバイスデータ記憶部２０２（図８参照）から検索する（＃７０２）。そして、見つかったデバイスデータ６Ｆに基づいて図１１のような登録用ウェブページ７Ａを表示するための画面データ６Ｈを生成し（＃７０３）、ウェブブラウザ３０８へ送信する（＃７０４）。
【００８３】
ウェブブラウザ３０８は、画面データ６Ｈを受信すると、登録用ウェブページ７Ａを表示する。ここで、ログインユーザは、登録したい画像形成装置１のデバイスコードを登録用ウェブページ７Ａのリスト７Ａ１の中から選択するとともに、その画像形成装置１に付ける名称をテキストボックス７Ａ２に入力する。そして、登録ボタン７Ａ３を押す。すると、ウェブブラウザ３０８は、選択されたデバイスコードおよび入力された名称を示す登録要求データ６Ｊをプリントサーバ２Ａへ送信する。
【００８４】
第一の宛先データ登録部２１１は、登録要求データ６Ｊを受信すると（＃７０５）、ユニークな選択肢コードを発行する（＃７０６）。そして、「選択肢コード」、「ユーザコード」、「名称」、および「送信先デバイスコード」として、発行した選択肢コード、ログインユーザのユーザコード、登録要求データ６Ｊに示される名称およびデバイスコードをそれぞれ示すデータを生成し、選択肢データ６Ｇとして宛先選択肢データ記憶部２０３に記憶させる（＃７０７）。
【００８５】
さらに、ユーザは、他のユーザを宛先とするデータを選択肢データ６Ｇとして宛先選択肢データ記憶部２０３に記憶させることもできる。ただし、ログインユーザとは異なる組織に他のユーザが所属する場合は、所定の条件を満たさなければ登録することができない。
【００８６】
他のユーザを宛先とするデータを選択肢データ６Ｇとして記憶させる処理は、名刺データ取得部２１２、リンク可能相手判別部２１３、および第二の宛先データ登録部２１４などによって、図１２に示す手順で行われる。
【００８７】
ユーザは、ウェブブラウザ３０８によって、自分のユーザコードを用いてプリントサーバ２Ａへログインする。そして、他のユーザを宛先として登録するためのウェブページのＵＲＬを入力する。
【００８８】
すると、名刺データ取得部２１２は、名刺管理サーバ２Ｂから名刺のデータを取得する処理を次のように行う。
【００８９】
名刺データ取得部２１２は、そのユーザ（ログインユーザ）のユーザコードを示す名刺要求データ６Ｋを名刺管理サーバ２Ｂへ送信する（図１２の＃７１１）。
【００９０】
名刺管理サーバ２Ｂにおいて、名刺データ提供部２４４は、名刺要求データ６Ｋを受信すると、名刺要求データ６Ｋに示されるユーザコードを示す第一の名刺データ６Ａを名刺データ記憶部２４１（図６参照）から検索する。そして、その第一の名刺データ６Ａを、受取名刺データ６Ｌとしてプリントサーバ２Ａへ送信する。第一の名刺データ６Ａが複数見つかった場合は、それぞれを受取名刺データ６Ｌとして送信する。これにより、ログインユーザが過去に受け取った名刺のデータがプリントサーバ２Ａへ送信される。
【００９１】
さらに、名刺データ提供部２４４は、名刺要求データ６Ｋに示されるユーザコードを示す第二の名刺データ６Ｄを名刺データ記憶部２４１から検索する。その第二の名刺データ６Ｄに示される氏名、組織名、部署名、住所、電話番号、およびファックス番号を示す第一の名刺データ６Ａを検索する。その第一の名刺データ６Ａに示されるユーザコードを示す第二の名刺データ６Ｄを検索する。そして、その第二の名刺データ６Ｄを付与先データ６Ｍとしてプリントサーバ２Ａへ送信する。第二の名刺データ６Ｄが複数見つかった場合は、それぞれを付与先データ６Ｍとして送信する。これにより、ログインユーザが過去に自分の名刺を渡した相手の名刺のデータがプリントサーバ２Ａへ送信される。
【００９２】
そして、プリントサーバ２Ａにおいて、名刺データ取得部２１２は、受取名刺データ６Ｌおよび付与先データ６Ｍを受信する（＃７１２）。
【００９３】
すると、リンク可能相手判別部２１３は、ログインユーザとの間でドキュメント受渡システム５によってドキュメントの受渡しをしてもよい人物（以下、「リンク可能人物」と記載する。）を次のように判別する。
【００９４】
リンク可能相手判別部２１３は、氏名、組織名、部署名、住所、電話番号、およびファックス番号が共通する受取名刺データ６Ｌおよび付与先データ６Ｍを選出し、選出した受取名刺データ６Ｌまたは付与先データ６Ｍに係る人物をリンク可能人物であると判別する（＃７１３）。つまり、ログインユーザと互いの名刺を交換した相手をリンク可能人物であると判別する
さらに、リンク可能相手判別部２１３は、ログインユーザの所属データ６Ｅ（図７参照）に示される組織コードを示す他の所属データ６Ｅを所属データ記憶部２０１の中から検索し、当該他の所属データ６Ｅに係る人物をリンク可能人物であると判別する（＃７１４）。つまり、ログインユーザと同じ組織に所属する人物をリンク可能人物であると判別する。
【００９５】
第二の宛先データ登録部２１４は、リンク可能相手判別部２１３による判別の結果に基づいて、図１３のような登録用ウェブページ７Ｂを表示するための画面データ６Ｎを生成し（＃７１５）、ウェブブラウザ３０８へ送信する（＃７１６）。登録用ウェブページ７Ｂのリスト７Ｂ１は、ステップ＃７１３でリンク可能人物であると判別された人物の受取名刺データ６Ｌに基づいている。リスト７Ｂ２は、ステップ＃７１４でリンク可能人物であると判別された人物の所属データ６Ｅに基づいている。
【００９６】
ウェブブラウザ３０８は、画面データ６Ｎを受信すると、登録用ウェブページ７Ｂを表示する。ここで、ユーザは、宛先として登録したい人物のユーザコードを登録用ウェブページ７Ｂのリスト７Ｂ１または７Ｂ２の中から選択するとともに、その人物に付ける名称をテキストボックス７Ｂ３に入力する。そして、登録ボタン７Ｂ４を押す。すると、ウェブブラウザ３０８は、選択されたユーザコードおよび入力された名称を示す登録要求データ６Ｐをプリントサーバ２Ａへ送信する。
【００９７】
第二の宛先データ登録部２１４は、登録要求データ６Ｐを受信すると（＃７１７）、ユニークな選択肢コードを発行する（＃７１８）。そして、「選択肢コード」、「ユーザコード」、「名称」、および「送信先ユーザコード」として、発行した選択肢コード、ログインしているユーザのユーザコード、登録要求データ６Ｐに示される名称およびユーザコードをそれぞれ示すデータを生成し、選択肢データ６Ｇとして宛先選択肢データ記憶部２０３に記憶させる（＃７１９）。
【００９８】
メンテナンスデータ記憶部２０４には、図１４に示すように、ドキュメント受渡システム５において実施される画像形成装置１に関するメンテナンス（保守管理）ごとのメンテナンスデータ８Ａが記憶されている。
【００９９】
メンテナンスデータ８Ａは、以下のタイプ＿１、タイプ＿２、およびタイプ＿３のいずれかの場合にメンテナンスデータ登録部２１５によって生成されメンテナンスデータ記憶部２０４に記憶される。
・タイプ＿１：  ある場所に設置されている画像形成装置１（現デバイス）が他の画像形成装置１（新デバイス）に置き換えられる場合
・タイプ＿２：  画像形成装置１（現デバイス）の電源をシャットダウンして点検する場合
・タイプ＿３：  ある場所に設置されている画像形成装置１（現デバイス）が、他の画像形成装置１に置き換えられることなく撤去される場合
タイプ＿１の場合は、管理者は予め、新デバイスのデバイスデータ６Ｆをデバイスデータ記憶部２０２（図８参照）に登録しておく。
【０１００】
ここで、メンテナンスデータ８Ａの生成および記憶の処理について、説明する。管理者は、メンテナンスデータ８Ａを登録するためのトップページのＵＲＬを、管理者用の端末装置３９のウェブブラウザ３０９に入力する。
【０１０１】
すると、メンテナンスデータ登録部２１５は、図１５のようなタイプ選択ページ７Ｅを表示するための画面データ８Ｂをウェブブラウザ３０９へ送信する。
【０１０２】
ウェブブラウザ３０９は、画面データ８Ｂを受信すると、タイプ選択ページ７Ｅを表示する。ここで、管理者は、実施する予定のメンテナンスのタイプを、それに対応する選択ボタン７Ｅ１〜７Ｅ３をタッチすることによって選択する。
【０１０３】
選択ボタン７Ｅ１がタッチされた場合は、ウェブブラウザ３０９は、タイプ＿１が選択されたことをプリントサーバ２Ａへ通知する。
【０１０４】
すると、メンテナンスデータ登録部２１５は、図１６のような入力ページ７Ｆを表示するための画面データ８Ｃをウェブブラウザ３０９へ送信する。
【０１０５】
ウェブブラウザ３０９は、画面データ８Ｃを受信すると、入力ページ７Ｆを表示する。入力ページ７Ｆには、テキストボックス７Ｆ１ａ〜７Ｆ１ｊおよび登録ボタン７Ｆ２などが配置されている。テキストボックス７Ｆ１ａ〜７Ｆ１ｊには、次の情報が入力される。
【０１０６】
テキストボックス７Ｆ１ａには、現デバイスが設置されている組織の組織コードが入力される。テキストボックス７Ｆ１ｂには、置換えを行う予定の日時（予定日時）が入力される。
【０１０７】
テキストボックス７Ｆ１ｃ、７Ｆ１ｄ、７Ｆ１ｅ、および７Ｆ１ｆには、それぞれ、現デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが入力される。
【０１０８】
テキストボックス７Ｆ１ｇ、７Ｆ１ｈ、７Ｆ１ｉ、および７Ｆ１ｊには、それぞれ、新デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが入力される。
【０１０９】
管理者は、テキストボックス７Ｆ１ａ〜７Ｆ１ｊに上述の情報を入力し、登録ボタン７Ｆ２を押す。
【０１１０】
すると、ウェブブラウザ３０９は、テキストボックス７Ｆ１ａ〜７Ｆ１ｊに入力された情報を示す登録要求データ８Ｄを生成しプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１１１】
メンテナンスデータ登録部２１５は、登録要求データ８Ｄを受信すると、メンテナンスデータ８Ａを２つ生成し、メンテナンスデータ記憶部２０４に記憶させる。
【０１１２】
１つ目のメンテナンスデータ８Ａには、次の情報が示される。「組織コード」および「予定日時」として、登録要求データ８Ｄに示される組織コードおよび予定日時が示される。「組織内識別子」、「シリアルナンバ」、「名称」、および「ＭＡＣアドレス」として、登録要求データ８Ｄに示される、現デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが示される。
【０１１３】
さらに、メンテナンスの「種類」および「状況」として、「置換」および「未」の各値が示される。「置換」は、現デバイスを他のデバイス（新デバイス）に置き換えることを意味する。「未」は、このメンテナンスが未だ実行されていないことを意味する。
【０１１４】
さらに、「ＩＰアドレス」として、現デバイスのＩＰアドレスが示される。これは、現デバイスのデバイスデータ６Ｆ（図８参照）に示されるものである。「新デバイスコード」として、登録要求データ８Ｄに示される、新デバイスの組織内識別子が示される。
【０１１５】
２つ目のメンテナンスデータ８Ａには、次の情報が示される。「組織コード」および「予定日時」として、登録要求データ８Ｄに示される組織内識別子および組織コードが示される。「組織内識別子」、「シリアルナンバ」、「名称」、および「ＭＡＣアドレス」として、登録要求データ８Ｄに示される、新デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが示される。
【０１１６】
さらに、メンテナンスの「種類」および「状況」として、「設置」および「未」の各値が示される。「設置」は、このデバイス（新デバイス）が現デバイスの代わりに設置されることを意味する。
【０１１７】
さらに、「ＩＰアドレス」として、新デバイスのＩＰアドレスが示される。これは、新デバイスのデバイスデータ６Ｆに示されるものである。「新デバイスコード」は、ＮＵＬＬである。
【０１１８】
または、タイプ選択ページ７Ｅにおいて選択ボタン７Ｅ２がタッチされた場合は、ウェブブラウザ３０９は、タイプ＿２が選択されたことをプリントサーバ２Ａへ通知する。
【０１１９】
すると、メンテナンスデータ登録部２１５は、図１７のような入力ページ７Ｇを表示するための画面データ８Ｅをウェブブラウザ３０９へ送信する。
【０１２０】
ウェブブラウザ３０９は、画面データ８Ｅを受信すると、入力ページ７Ｇを表示する。入力ページ７Ｇには、テキストボックス７Ｇ１ａ〜７Ｇ１ｆおよび登録ボタン７Ｇ２などが配置されている。テキストボックス７Ｇ１ａ〜７Ｇ１ｆには、入力ページ７Ｆ（図１６参照）のテキストボックス７Ｆ１ａ〜７Ｆ１ｆに入力される情報と同様のものが入力される。
【０１２１】
管理者は、テキストボックス７Ｇ１ａ〜７Ｇ１ｆに情報を入力し、登録ボタン７Ｇ２を押す。
【０１２２】
すると、ウェブブラウザ３０９は、テキストボックス７Ｇ１ａ〜７Ｇ１ｆに入力された情報を示す登録要求データ８Ｆを生成しプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１２３】
メンテナンスデータ登録部２１５は、登録要求データ８Ｄを受信すると、メンテナンスデータ８Ａを１つ生成し、メンテナンスデータ記憶部２０４に記憶させる。
【０１２４】
このメンテナンスデータ８Ａには、次の情報が示される。「組織コード」および「予定日時」として、登録要求データ８Ｆに示される組織コードおよび予定日時が示される。「組織内識別子」、「シリアルナンバ」、「名称」、および「ＭＡＣアドレス」として、登録要求データ８Ｆに示される、現デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが示される。
【０１２５】
さらに、メンテナンスの「種類」および「状況」として、「点検」および「未」の各値が示される。「点検」は、現デバイスを一時的に停止させて点検することを意味する。
【０１２６】
さらに、「ＩＰアドレス」として、現デバイスのＩＰアドレスが示される。これは、現デバイスのデバイスデータ６Ｆに示されるものである。「新デバイスコード」は、ＮＵＬＬである。
【０１２７】
または、タイプ選択ページ７Ｅにおいて選択ボタン７Ｅ３がタッチされた場合は、ウェブブラウザ３０９は、タイプ＿３が選択されたことをプリントサーバ２Ａへ通知する。
【０１２８】
すると、メンテナンスデータ登録部２１５は、図１８のような入力ページ７Ｈを表示するための画面データ８Ｇをウェブブラウザ３０９へ送信する。
【０１２９】
ウェブブラウザ３０９は、画面データ８Ｇを受信すると、入力ページ７Ｈを表示する。入力ページ７Ｈには、テキストボックス７Ｈ１ａ〜７Ｈ１ｆおよび登録ボタン７Ｈ２などが配置されている。テキストボックス７Ｈ１ａ〜７Ｈ１ｆには、入力ページ７Ｆ（図１６参照）のテキストボックス７Ｈ１ａ〜７Ｈ１ｆに入力される情報と同様のものが入力される。
【０１３０】
管理者は、テキストボックス７Ｈ１ａ〜７Ｈ１ｆに情報を入力し、登録ボタン７Ｇ２を押す。
【０１３１】
すると、ウェブブラウザ３０９は、テキストボックス７Ｈ１ａ〜７Ｈ１ｆに入力された情報を示す登録要求データ８Ｈを生成しプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１３２】
メンテナンスデータ登録部２１５は、登録要求データ８Ｈを受信すると、メンテナンスデータ８Ａを１つ生成し、メンテナンスデータ記憶部２０４に記憶させる。
【０１３３】
このメンテナンスデータ８Ａには、次の情報が示される。「組織コード」および「予定日時」として、登録要求データ８Ｈに示される組織コードおよび予定日時が示される。「組織内識別子」、「シリアルナンバ」、「名称」、および「ＭＡＣアドレス」として、登録要求データ８Ｈに示される、現デバイスの組織内識別子、シリアルナンバ、名称、およびＭＡＣアドレスが示される。
【０１３４】
さらに、メンテナンスの「種類」および「状況」として、「撤去」および「未」の各値が示される。「撤去」は、現デバイスを、新デバイスに置き換えることなく撤去することを意味する。
【０１３５】
さらに、「ＩＰアドレス」として、現デバイスのＩＰアドレスが示される。これは、現デバイスのデバイスデータ６Ｆに示されるものである。「新デバイスコード」は、ＮＵＬＬである。
【０１３６】
〔ログの管理〕
図１９は、ログイン実績テーブル７Ｔ１およびジョブ実績テーブル７Ｔ２の例を示す図である。
【０１３７】
実績通知プログラム１０Ｐによると、実績通知部１０１が画像形成装置１に実現される（図４参照）。
【０１３８】
実績通知部１０１は、画像形成装置１へのユーザのログインの実績およびジョブの実行の実績をプリントサーバ２Ａへ通知する。
【０１３９】
具体的には、ユーザが画像形成装置１へログインするごとに、実績通知部１０１は、そのユーザのユーザコード、ログインした日時（ログイン日時）、および画像形成装置１自身のデバイスコードを示すログイン実績データ６Ｑを生成しプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１４０】
または、ジョブを実行するごとに、実績通知部１０１は、ログインしているユーザ（つまり、ジョブの指令を与えたユーザ）のユーザコード、ジョブを実行した日時、および画像形成装置１自身のデバイスコードを示すジョブ実績データ６Ｒを生成しプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１４１】
プリントサーバ２Ａにおいて、ログ記憶部２３１は、図１９（Ａ）に示すようなログイン実績テーブル７Ｔ１および図１９（Ｂ）に示すようなジョブ実績テーブル７Ｔ２を有する。そして、ログイン実績データ６Ｑが送信されてくるごとに、それをログイン実績テーブル７Ｔ１に格納する。また、ジョブ実績データ６Ｒが送信されてくるごとに、それをジョブ実績テーブル７Ｔ２に格納する。
【０１４２】
なお、実績通知部１０１は、ジョブの種類を限定してジョブ実績データ６Ｒを送信してもよい。例えば、コピーまたはネットワークプリンティングなど、印刷を伴う特定の種類のジョブについてのみ、ジョブ実績データ６Ｒを送信してもよい。
【０１４３】
〔メンテナンスの実施〕
メンテナンスが実施されると、管理者は、そのメンテナンスの内容に応じて、デバイスデータ６Ｆを新たに追加し、既存のデバイスデータ６Ｆを更新し、または既存のデバイスデータ６Ｆを削除する。これらの作業は、上述の通り、端末装置３９によって行われる。
【０１４４】
さらに、管理者は、そのメンテナンスを実施し始めると、そのメンテナンスのメンテナンスデータ８Ａの「状況」の値を「実施中」に更新する。そして、そのメンテナンスを完了すると「済」に更新する。これらの作業も、端末装置３９によって行われる。予定日時が経過したら「実施中」に自動的に更新され、その後、管理者が所定の操作を行ったら「済」に更新されるようにしてもよい。
【０１４５】
〔クラウドプリントの処理〕
図２０は、クラウドプリント処理の流れの例を説明するフローチャートである。図２１は、プリント指令ページ７Ｃの例を示す図である。図２２は、送信先決定処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【０１４６】
次に、クラウドプリントの際の各装置の処理について説明する。プリントサーバ２Ａにおいては、プリント指令受付部２３２、印刷デバイス決定部２３３、および印刷ジョブ指令部２３４が、図２０に示す手順で処理を実行する。
【０１４７】
あるユーザは、いずれかの画像形成装置１を操作してウェブブラウザ１０２によってプリントサーバ２Ａへログインし、クラウドプリント用のウェブページのＵＲＬを入力する。以下、そのユーザ（ログインユーザ）が画像形成装置１Ａ１を操作する場合を例に説明する。
【０１４８】
プリントサーバ２Ａにおいて、プリント指令受付部２３２は、ＵＲＬが入力されると後、クラウドプリントの指令を受け付けるための処理を次のように実行する。
【０１４９】
プリント指令受付部２３２は、ログインユーザのユーザコードを「ユーザコード」として示す選択肢データ６Ｇを宛先選択肢データ記憶部２０３（図９参照）から読み出す（図２０の＃７３１）。そして、図２１のようなプリント指令ページ７Ｃをウェブページとして表示するための画面データ６Ｓを生成し（＃７３２）、画像形成装置１Ａ１へ送信する（＃７３３）。
【０１５０】
プリント指令ページ７Ｃには、読み出した選択肢データ６Ｇに示される選択肢コードそれぞれに対応するボタン７Ｃ１が配置されている。例えば、「Ｕ１００１」のユーザコードを有するユーザがログインユーザであり、選択肢データ６Ｇとして選択肢データ６Ｇ１、６Ｇ２、６Ｇ３、および６Ｇ６が読み出された場合は、「Ａ０００１」、「Ａ０００２」、「Ａ０００３」、および「Ａ０００６」の選択肢コードそれぞれに対応するボタン７Ｃ１として、ボタン７Ｃ１１〜７Ｃ１４が配置される。
【０１５１】
画像形成装置１Ａ１のウェブブラウザ１０２は、画面データ６Ｓを受信すると、プリント指令ページ７Ｃを表示する。
【０１５２】
ログインユーザは、送信したいドキュメントの記された用紙をスキャンユニット１０ｉにセットする。そして、そのドキュメントの送信先に対応するボタン７Ｃ１を選択する。
【０１５３】
すると、画像形成装置１Ａ１は、スキャンユニット１０ｉによってその用紙をスキャンすることによってそのドキュメントの画像データ６Ｔを生成し、選択されたボタン７Ｃ１に対応する選択肢コードを示す送信先指定データ６Ｕを生成する。ウェブブラウザ１０２は、画像データ６Ｔおよび送信先指定データ６Ｕをプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０１５４】
そして、プリント指令受付部２３２は、画像データ６Ｔおよび送信先指定データ６Ｕを受信することによって、クラウドプリントの指令を受け付ける（＃７３４）。
【０１５５】
印刷デバイス決定部２３３は、送信先指定データ６Ｕなどに基づいて、画像データ６Ｔに示されるドキュメントを印刷すべき画像形成装置１（以下、「印刷実行デバイス」と記載する。）を決定する（＃７３５）。決定の手順は、図２２に示す通りである。
【０１５６】
図２２において、印刷デバイス決定部２３３は、送信先指定データ６Ｕに示される選択肢コードを示す選択肢データ６Ｇに送信先デバイスコードが示される場合は（＃７５１でＹｅｓ）、印刷実行デバイスの候補として、その送信先デバイスコードに対応する画像形成装置１を選出する（＃７５２）。
【０１５７】
印刷デバイス決定部２３３は、選出した画像形成装置１の識別子（例えば、組織コードおよび組織内識別子）を示すメンテナンスデータ８Ａがメンテナンスデータ記憶部２０４（図１４参照）に記憶されているか否かをチェックする（＃７５３）。つまり、その画像形成装置１に係るメンテナンスの有無をチェックする。
【０１５８】
そのメンテナンスデータ８Ａが記憶されていない場合（＃７５４でＮｏ）は、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。
【０１５９】
そのメンテナンスデータ８Ａがメンテナンスデータ記憶部２０４に記憶されている場合は（＃７５４でＹｅｓ）、印刷デバイス決定部２３３は、そのメンテナンスデータ８Ａに示される種類および状況に基づいて、次のように印刷実行デバイスを決定する。
【０１６０】
状況が「未」である場合つまりそのメンテナンスデータ８Ａに係るメンテナンスが未だ実施されていない場合（＃７５５でＹｅｓ）は、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。
【０１６１】
状況が「済」である場合つまりそのメンテナンスが完了している場合（＃７５５でＮｏ、＃７５６でＹｅｓ）は、種類が「点検」であれば（＃７５７でＹｅｓ）、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。「置換」であれば（＃７５６でＮｏ、＃７５７でＹｅｓ）、そのメンテナンスデータ８Ａに示される新デバイスコードに対応する画像形成装置１に決定する（＃７７２）。「撤去」であれば（＃７５７でＮｏ、＃７５８でＮｏ）、印刷実行デバイスがないと決定する（＃７７３）。
【０１６２】
状況が「実施中」である場合つまりそのメンテナンスを現在、実施している最中である場合も同様に（＃７５５でＮｏ、＃７５６でＮｏ）、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスがないと決定する（＃７７３）。
【０１６３】
一方、その選択肢データ６Ｇに送信先ユーザコードが示される場合は（＃７５１でＮｏ）、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスの候補を、ログイン実績データ６Ｑまたはジョブ実績データ６Ｒに基づいて次のように選出する（＃７６１）。
【０１６４】
印刷デバイス決定部２３３は、その送信先ユーザコードを「ユーザコード」として示すログイン実績データ６Ｑをログイン実績テーブル７Ｔ１（図１９（Ａ）参照）から検索する。そして、印刷実行デバイスの候補として、見つかったログイン実績データ６Ｑに示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出する。そのようなログイン実績データ６Ｑが複数見つかった場合は、ログイン日時が最も新しいログイン実績データ６Ｑに示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出する。または、これらのログイン実績データ６Ｑに最も多く示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出してもよい。
【０１６５】
または、印刷デバイス決定部２３３は、その送信先ユーザコードを「ユーザコード」として示すジョブ実績データ６Ｒをジョブ実績テーブル７Ｔ２（図１９（Ｂ）参照）から検索する。そして、印刷実行デバイスを、見つかったジョブ実績データ６Ｒに示されるデバイスコードの画像形成装置１に決定する。そのようなジョブ実績データ６Ｒが複数見つかった場合は、ログイン日時が最も新しいジョブ実績データ６Ｒに示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出する。または、これらのジョブ実績データ６Ｒに最も多く示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出してもよい。
【０１６６】
印刷デバイス決定部２３３は、選出した画像形成装置１の識別子を示すメンテナンスデータ８Ａがメンテナンスデータ記憶部２０４（図１４参照）に記憶されているか否かをチェックする（＃７６２）。つまり、その画像形成装置１に係るメンテナンスの有無をチェックする。
【０１６７】
そのメンテナンスデータ８Ａが記憶されていない場合（＃７６３でＮｏ）は、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。
【０１６８】
そのメンテナンスデータ８Ａがメンテナンスデータ記憶部２０４に記憶されている場合は（＃７６３でＹｅｓ）、印刷デバイス決定部２３３は、そのメンテナンスデータ８Ａに示される種類および状況に基づいて、次のように印刷実行デバイスを決定する。
【０１６９】
状況が「未」である場合つまりそのメンテナンスデータ８Ａに係るメンテナンスが未だ実施されていない場合（＃７６４でＹｅｓ）は、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。
【０１７０】
状況が「済」である場合つまりそのメンテナンスが完了している場合（＃７６４でＮｏ、＃７６５でＹｅｓ）は、種類が「点検」であれば（＃７６６でＹｅｓ）、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスを、印刷実行デバイスの候補として選出した画像形成装置１に決定する（＃７７１）。「置換」であれば（＃７６６でＮｏ、＃７６７でＹｅｓ）、そのメンテナンスデータ８Ａに示される新デバイスコードに対応する画像形成装置１に決定する（＃７７２）。「撤去」であれば（＃７６６でＮｏ、＃７６７でＮｏ）、ステップ＃７６１に戻って、印刷実行デバイスの候補を選出し直す。ただし、先に選出した画像形成装置１を除外して選出し直す。
【０１７１】
状況が「実施中」である場合つまりそのメンテナンスを現在、実施している最中である場合も同様に（＃７６４でＮｏ、＃７６５でＮｏ）、ステップ＃７６１に戻って、先に選出した画像形成装置１を除外して印刷実行デバイスの候補を選出し直す。
【０１７２】
図２２に示した処理によると、例えば次のように印刷実行デバイスが決定される。組織コードが「Ｔ００２」であり組織内識別子が「ＭＦＰ−Ｂ００１」である画像形成装置１がステップ＃７５２またはステップ＃７６１において選出された場合は、この画像形成装置１のメンテナンスデータ８Ａつまりメンテナンスデータ８Ａ１に種類として「置換」が示され状況として「済」が示される。したがって、印刷実行デバイスは、新デバイスコードに示される画像形成装置１に決定される。つまり、「ＭＦＰ−Ｂ００３」の画像形成装置１に決定される。
【０１７３】
この画像形成装置１（新デバイス）のメンテナンスデータ８Ａは、メンテナンスデータ８Ａ４である。そして、後述する印刷ジョブ指令部２３４において、新デバイスは、メンテナンスデータ８Ａ４に示される組織内コード、組織コード、ＩＰアドレス、およびＭＡＣアドレスのいずれか１つまたは複数によって識別される。
【０１７４】
または、組織コードが「Ｔ００２」であり組織内識別子が「ＰＲＩＮＴＥＲ０１」である画像形成装置１がステップ＃７５２またはステップ＃７６１において選出された場合は、この画像形成装置１のメンテナンスデータ８Ａつまりメンテナンスデータ８Ａ３に種類として「置換」が示され状況として「未」が示される。したがって、印刷実行デバイスは、この画像形成装置１に決定される。つまり、「ＰＲＩＮＴＥＲ００」の画像形成装置１（新デバイス）ではなく「ＰＲＩＮＴＥＲ０１」の画像形成装置１（現デバイス）に決定される。
【０１７５】
図２０に戻って、印刷実行デバイスが印刷デバイス決定部２３３によって決定された場合は（＃７３６でＹｅｓ）、印刷ジョブ指令部２３４は、印刷ジョブを実行するための印刷ジョブデータ６Ｖを生成する（＃７３７）。印刷ジョブデータ６Ｖは、画像データ６Ｔを、印刷実行デバイスに対応するページ記述言語に変換するなど、公知の方法によって生成することができる。
【０１７６】
そして、印刷ジョブ指令部２３４は、印刷実行デバイスのデバイスデータ６Ｆ（図８参照）をデバイスデータ記憶部２０２から読み出し（＃７３８）、そのデバイスデータ６Ｆに示されるゲートウェイアドレス、自己ＩＰアドレス、またはＭＡＣアドレスに基づいて印刷実行デバイスへ印刷ジョブデータ６Ｖを送信する（＃７３９）。これにより、印刷ジョブが印刷実行デバイスへ指令される。
【０１７７】
印刷実行デバイスである画像形成装置１は、印刷ジョブデータ６Ｖを受信すると、印刷ジョブデータ６Ｖに基づいて印刷の処理を実行する。これにより、ドキュメントが用紙に印刷される。
【０１７８】
なお、印刷ジョブ指令部２３４は、送信元であるユーザに関する情報を印刷ジョブデータ６Ｖに付加してもよい。例えば、ドキュメントのヘッダまたはフッタにそのユーザの氏名および所属する組織の組織名などを追記して印刷ジョブデータ６Ｖを生成してもよい。
【０１７９】
印刷実行デバイスが印刷デバイス決定部２３３によって決定されなかった場合は（＃７３６でＮｏ）、プリント指令受付部２３２は、送信先を選択し直すように促すメッセージを画像形成装置１Ａ１へ送信する（＃７４０）。すると、画像形成装置１Ａ１のウェブブラウザ１０２は、メッセージを表示し、再びプリント指令ページ７Ｃを表示する。
【０１８０】
図２３は、クラウドプリントプログラム２０Ｐによる全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図２４は、名刺管理プログラム２４Ｐによる全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
【０１８１】
次に、プリントサーバ２Ａおよび名刺管理サーバ２Ｂそれぞれの全体的な処理の流れを、フローチャートを参照しながら説明する。
【０１８２】
プリントサーバ２Ａは、クラウドプリントプログラム２０Ｐに基づいて、図２３に示す手順で処理を実行する。
【０１８３】
タブレットコンピュータなどのウェブブラウザを用いてユーザがプリントサーバ２Ａへログインし、登録用ウェブページ７Ａを要求すると（図２３の＃１１でＹｅｓ）、プリントサーバ２Ａは、画像形成装置１を宛先として登録するための処理を実行する（＃１２）。この処理の手順は、前に図１０で説明した通りである。
【０１８４】
または、ログイン後、登録用ウェブページ７Ｂを要求されると（＃１３でＹｅｓ）、プリントサーバ２Ａは、他のユーザを宛先として登録するための処理を実行する（＃１４）。この処理の手順は、前に図１２で説明した通りである。
【０１８５】
または、ログイン実績データ６Ｑまたはジョブ実績データ６Ｒを受信すると（＃１５でＹｅｓ）、プリントサーバ２Ａは、ログイン実績データ６Ｑをログイン実績テーブル７Ｔ１（図１９（Ａ）参照）に格納し、または、ジョブ実績データ６Ｒをジョブ実績テーブル７Ｔ２（図１９（Ｂ）参照）に格納する（＃１６）。
【０１８６】
または、ログイン後、クラウドプリント用のウェブページへのアクセスがあると（＃１７でＹｅｓ）、プリントサーバ２Ａは、クラウドプリントの処理を実行する（＃１８）。この処理の手順は、前に図２０で説明した通りである。
【０１８７】
プリントサーバ２Ａは、ステップ＃１２の処理、ステップ＃１４の処理、ステップ＃１６の処理、およびステップ＃１８の処理を、クラウドプリントのサービスを提供している間（＃１９でＹｅｓ）、適宜、実行する。
【０１８８】
名刺管理サーバ２Ｂは、名刺管理プログラム２４Ｐに基づいて、図２４に示す手順で処理を実行する。
【０１８９】
第一の電子メール６Ｃ１を受信すると（図２４の＃２１でＹｅｓ）、名刺管理サーバ２Ｂは、第一の電子メール６Ｃ１などに基づいて第一の名刺データ６Ａを生成し、記憶する（＃２２）。
【０１９０】
または、第二の電子メール６Ｃ２を受信すると（＃２３でＹｅｓ）、名刺管理サーバ２Ｂは、第二の電子メール６Ｃ２などに基づいて第二の名刺データ６Ｄを生成し、記憶する（＃２４）。
【０１９１】
または、名刺要求データ６Ｋをプリントサーバ２Ａから受信すると（＃２５でＹｅｓ）、名刺管理サーバ２Ｂは、受取名刺データ６Ｌおよび付与先データ６Ｍをプリントサーバ２Ａへ送信する（＃２６）。
【０１９２】
名刺管理サーバ２Ｂは、ステップ＃２２の処理、ステップ＃２４の処理、およびステップ＃２６の処理を、名刺のデータの管理のサービスを提供している間（＃２７でＹｅｓ）
適宜、実行する。
【０１９３】
本実施形態によると、ある組織の画像形成装置１が他の組織からの無駄なドキュメントを印刷するのを従来よりも確実に防止することができる。また、ドキュメントを従来よりも確実に相手へ届けることができる。
【０１９４】
図２５は、送信ログデータ６Ｗの例を示す図である。図２６は、電子メール６Ｘの例を示す図である。図２７は、選択用ページ７Ｊの例を示す図である。
【０１９５】
本実施形態では、印刷デバイス決定部２３３は、図２２のステップ＃７６１において、ログイン実績データ６Ｑまたはジョブ実績データ６Ｒに基づいて印刷実行デバイスの候補を選出したが、次の方法によって選出してもよい。
【０１９６】
印刷ジョブ指令部２３４は、印刷ジョブデータ６Ｖを印刷実行デバイスへ送信するごとに、図２５のような、印刷実行デバイスのデバイスコード、ユーザが選択したボタン７Ｃ１（図２１参照）に対応するユーザコード、および印刷ジョブデータ６Ｖを送信した日時（送信日時）を示す送信ログデータ６Ｗを生成し、データベースに保存する。なお、ボタン７Ｃ１に対応するコードがデバイスコードである場合は、送信ログデータ６Ｗを保存しない。
【０１９７】
印刷デバイス決定部２３３は、画像データ６Ｔおよび送信先指定データ６Ｕを受信すると、送信先指定データ６Ｕに示される選択肢コードを示す選択肢データ６Ｇに送信先ユーザコードコードが示される場合は（図２２の＃７５１でＮｏ）、ステップ＃７６１の処理として、次の処理を実行する。
【０１９８】
印刷デバイス決定部２３３は、その送信先ユーザコードを「ユーザコード」として示す送信ログデータ６Ｗをデータベースから検索する。そして、印刷実行デバイスの候補として、その送信ログデータ６Ｗに示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出する。つまり、送信元のユーザが誰であるかに関わらず、送信先のユーザが過去にドキュメントを受け取るために使用した画像形成装置１を選出する。
【０１９９】
そのような送信ログデータ６Ｗが複数見つかった場合は、印刷デバイス決定部２３３は、送信日時が最も新しい送信ログデータ６Ｗに示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出すればよい。または、最も多く示されるデバイスコードの画像形成装置１を選出すればよい。
【０２００】
または、印刷デバイス決定部２３３は、送信先ユーザコードを示すログイン実績データ６Ｑ、ジョブ実績データ６Ｒ、または送信ログデータ６Ｗが複数見つかり、かつ、これらのデータに示されるデバイスコードが同一でない場合は、送信先ユーザコードのユーザ（送信先ユーザ）へ各データに示されるデバイスコードの画像形成装置１を提示し、印刷実行デバイスとする画像形成装置１を選択させてもよい。
【０２０１】
例えば、印刷デバイス決定部２３３は、図２６に示すような電子メール６Ｘを生成し送信先ユーザの電子メールアドレスへ宛てて送信する。電子メール６Ｘには、送信先ユーザが受け取るべきドキュメントがあることを知らせるメッセージおよび画像形成装置１を選択するためのウェブページのＵＲＬが記されている。なお、送信先ユーザの電子メールアドレスは、送信先ユーザの第二の名刺データ６Ｄに示されている。送信先ユーザは、自分のスマートフォンなどの端末装置で電子メール６Ｘを受信すると、ＵＲＬを、クリックするなどして選択する。すると、端末装置は、そのＵＲＬに基づいてプリントサーバ２Ａへアクセスする。
【０２０２】
すると、印刷デバイス決定部２３３は、図２７のような選択用ページ７Ｊをウェブページとして表示するためのデータを生成し端末装置へ送信する。すると、端末装置は、選択用ページ７Ｊを表示する。選択用ページ７Ｊには、上述の複数のデバイスコードのほか、それぞれに対応する画像形成装置１の機種名およびニックネームが示される。機種名およびニックネームは、デバイスデータ６Ｆ（図８参照）に示されるものである。
【０２０３】
送信先ユーザは、印刷実行デバイスとする画像形成装置１のデバイスコードを選択し、「印刷」ボタンを押す。すると、端末装置は、選択されたデバイスコードをプリントサーバ２Ａへ通知する。
【０２０４】
そして、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスの候補として、通知されたデバイスコードの画像形成装置１を選出する。
【０２０５】
または、印刷デバイス決定部２３３は、送信先ユーザがプリントサーバ２Ａへログインするのを待つ。そして、送信先ユーザがプリントサーバ２Ａへログインしたら、送信先ユーザが使用するウェブブラウザに選択用ページ７Ｊを表示させる。または、送信先ユーザが画像形成装置１へログインしたら、送信先ユーザがログインしたことをその画像形成装置１からプリントサーバ２Ａへ通知する。すると、印刷デバイス決定部２３３は、その画像形成装置１のウェブブラウザに選択用ページ７Ｊを表示させる。
【０２０６】
送信先ユーザは、印刷実行デバイスとする画像形成装置１のデバイスコードを選択する。すると、ウェブブラウザは、選択されたデバイスコードをプリントサーバ２Ａへ通知する。そして、印刷デバイス決定部２３３は、印刷実行デバイスの候補として、通知されたデバイスコードの画像形成装置１を選出する。
【０２０７】
本実施形態では、リンク可能相手判別部２１３は、ログインユーザと名刺を交換した相手を、リンク可能人物であると判別した。しかし、例えば次の２つの方法のいずれかによって判別してもよい。
【０２０８】
まず、第一の方法について、説明する。第一の方法では、ＦａｃｅｂｏｏｋなどのＳＮＳ（Social Networking Service）を使用する。名刺データ記憶部２４１に、各ユーザの第二の名刺データ６Ｄの代わりに、各ユーザのユーザコードならびにＳＮＳにおけるユーザの識別子および友達を表示するウェブページのＵＲＬなどを示すデータ（以下、「ＳＮＳデータ」と記載する。）を格納しておく。第一の名刺データ６Ａは、不要である。
【０２０９】
名刺データ取得部２１２は、ログインユーザのＳＮＳデータを名刺管理サーバ２Ｂから受信する。そのＳＮＳデータに示されるＵＲＬに基づいてウェブページへアクセスし、ログインユーザの友達の識別子を取得する。取得した識別子を示すＳＮＳデータを名刺データ記憶部２４１から検索する。
【０２１０】
そして、リンク可能相手判別部２１３は、見つかったＳＮＳデータに示されるユーザコードの人物がリンク可能人物であると判別する。
【０２１１】
ユーザが自分の友達を一部のユーザにのみ開示している場合および他のいずれのユーザにも公開していない場合がある。このような場合は、リンク可能相手判別部２１３は、ＯＡｕｔｈおよびＳＳＯ（Single Sign On）などの技術によって、そのＳＮＳへのアクセスの認証を予め取得しておき、そのユーザのページへアクセスし、友達の情報を取得すればよい。
【０２１２】
次に、第二の方法について、説明する。第二の方法では、親展ファックスの実績のデータを使用する。
【０２１３】
「親展ファックス」は、受信側の装置が、ファックスのデータを受信したら直ちにドキュメントを印刷するのではなく、データを特定の記憶領域（例えば、ボックスまたはフォルダ）に保存し、特定の操作（例えば、パスワードの入力）がなされたら印刷する機能である。
【０２１４】
ユーザは、画像形成装置１にログインし、親展ファックスの条件として、データを格納する記憶領域の識別子および送信先のファックス番号などを入力する。記憶領域の識別子は、一般に、相手から予め教えてもらわなければならない。したがって、記憶領域の識別子を入力することができることは、相手がそのユーザを関係者として承認していることを意味すると、言える。
【０２１５】
画像形成装置１は、入力された条件に基づいて、従来通りの方法で、親展ファックスによるデータの送信を行う。
【０２１６】
さらに、画像形成装置１は、送信の実績を示す実績データをプリントサーバ２Ａへ送信する。実績データには、そのユーザ（つまり、親展ファックスを指令したユーザ）のユーザコード、送信先のファックス番号、および記憶領域の識別子が示される。
【０２１７】
プリントサーバ２Ａは、実績データを受信し、データベースに格納する。また、プリントサーバ２Ａには、組織ごとのファックス番号を予め記憶させておく。さらに、各画像形成装置１に設けられた、親展ファックス用の記憶領域ごとに、それを使用するユーザのユーザコードとその記憶領域の識別子とを対応付けて予め記憶させておく。
【０２１８】
リンク可能相手判別部２１３は、あるユーザがプリントサーバ２Ａへログインし、他のユーザを宛先として登録するためのウェブページへアクセスすると、そのユーザ（ログインユーザ）のユーザコードを示す実績データをデータベースから検索する。見つかった実績データに示されるファックス番号を有する組織を特定する。見つかった実績データに示される識別子に対応する記憶領域を有するユーザのユーザコードを特定する。そして、特定したユーザコードを有するユーザがリンク可能人物であると判別する。
【０２１９】
本実施形態では、第二の宛先データ登録部２１４は、ログインユーザとリンク可能人物とを、リンク可能人物へ確認することなく選択肢データ６Ｇによって対応付けたが、対応付けをしてもよいか否かをリンク可能人物へ電子メールによって問い合わせて許可を受けた後、対応付けてもよい。さらにログインユーザへも問い合わせて許可を受けた後、対応付けてもよい。
【０２２０】
本実施形態では、ドキュメントを送信する側の装置として画像形成装置１を用いたが、パーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンなどの端末装置を用いてもよい。
【０２２１】
この場合は、ユーザは、ワープロソフト、表計算ソフト、または描画ソフトなどのアプリケーションでドキュメントを作成するなどして、ドキュメントのデータを用意する。そして、送信先を指定する。
【０２２２】
すると、端末装置は、ドキュメントのデータを画像データ６Ｔとしてプリントサーバ２Ａへ送信するとともに、指定した送信先の選択肢コードを示すデータを送信先指定データ６Ｕとしてプリントサーバ２Ａへ送信する。
【０２２３】
ユーザからの要求に応じて、そのユーザのユーザコードを示す第一の名刺データ６Ａを名刺データ記憶部２４１から削除できるようにしてもよい。
【０２２４】
そして、印刷ジョブ指令部２３４は、印刷ジョブデータ６Ｖを送信する前に、名刺データ記憶部２４１に記憶されている最新の第一の名刺データ６Ａに基づいて、ログインユーザおよび選択されたリンク可能人物の両者が対応付けられているか否かを判別してもよい。判別の方法は、リンク可能相手判別部２１３による判別の処理と同様である。そして、両者が対応付けられていれば印刷ジョブデータ６Ｖを送信し、対応付けられていなければ印刷ジョブデータ６Ｖを送信するのを中止すればよい。対応付けの確認のためにＳＮＳを用いる場合も、同様に処理すればよい。
【０２２５】
さらに、対応付けが解消されている場合に両者を対応付ける選択肢データ６Ｇを宛先選択肢データ記憶部２０３から削除する削除部をプリントサーバ２Ａに設けてもよい。削除部は、選択肢データ６Ｇを、その選択肢データ６Ｇに示される送信先ユーザコードのユーザからの要求に従って削除してもよい。
【０２２６】
本実施形態では、印刷実行デバイスの候補として選出された画像形成装置１が点検中である場合は、印刷デバイス決定部２３３は、他の画像形成装置１を選出しまたは印刷実行デバイスがないと決定したが、点検において代替機が用意される場合は、この代替機を選出してもよい。この場合は、メンテナンスデータ８Ａに「新デバイスコード」としてこの代替機の組織内識別子を記しておく。
【０２２７】
本実施形態では、プリントサーバ２Ａは、ドキュメントを印刷させる画像形成装置１を、メンテナンスの情報に基づいて決定したが、ユーザの移動（席替えまたは転勤）の情報に基づいて例えば次のように決定してもよい。
【０２２８】
プリントサーバ２Ａのデータベースに、ユーザごとの移動に関する情報（移動するユーザの識別子、移動先、および移動する予定の日時など）を示す移動データを記憶させておく。移動先として、例えば座席の位置が示される。また、画像形成装置１ごとに、設置されている位置を示す位置データを記憶させておく。
【０２２９】
印刷デバイス決定部２３３は、選択肢データ６Ｇに示される送信先ユーザコードに係るユーザが移動したか否かを、上述の移動データに基づいて判別する。移動した場合は、図２２のステップ＃７６１で選出した画像形成装置１を印刷実行デバイスに決定せず、その情報に示される移動先の最寄りに設置されている画像形成装置１に決定する。この画像形成装置１は、位置データに基づいて判別することができる。
【０２３０】
または、そのユーザの近傍に位置する他のユーザが日頃使用している画像形成装置１に決定してもよい。このような画像形成装置１は、当該他のユーザのログイン実績データ６Ｑまたはジョブ実績データ６Ｒに基づいて選出することができる。
【０２３１】
本実施形態では、メンテナンスデータ８Ａに示される新デバイスコードとして新デバイスの組織内識別子を用いたが、ＭＡＣアドレス、シリアルナンバ、または名称などを用いてもよい。または、これらを複数組み合わせて用いてもよい。
【０２３２】
１台の画像形成装置１が複数回、メンテナンスの対象になる場合がある。この場合は、その画像形成装置１のメンテナンスデータ８Ａが複数、メンテナンスデータ記憶部２０４に記憶されるが、これらのメンテナンスデータ８Ａのうちの最新のものを用いればよい。
【０２３３】
その他、ドキュメント受渡システム５、画像形成装置１、プリントサーバ２Ａ、名刺管理サーバ２Ｂの全体または各部の構成、処理の内容、処理の順序、データの構成、画面の構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
【符号の説明】
【０２３４】
１  画像形成装置（画像形成装置、送信装置）
２Ａ  プリントサーバ（印刷中継サーバ）
２０４  メンテナンスデータ記憶部（記憶手段）
２３２  プリント指令受付部（受信手段）
２３３  印刷デバイス決定部（決定手段、指定要求手段）
２３４  印刷ジョブ指令部（指示手段）
８Ａ  メンテナンスデータ（管理情報）
【図１】
2018160209.tif 000003
【図２】
2018160209.tif 000004
【図３】
2018160209.tif 000005
【図４】
2018160209.tif 000006
【図５】
2018160209.tif 000007
【図６】
2018160209.tif 000008
【図７】
2018160209.tif 000009
【図８】
2018160209.tif 000010
【図９】
2018160209.tif 000011
【図１０】
2018160209.tif 000012
【図１１】
2018160209.tif 000013
【図１２】
2018160209.tif 000014
【図１３】
2018160209.tif 000015
【図１４】
2018160209.tif 000016
【図１５】
2018160209.tif 000017
【図１６】
2018160209.tif 000018
【図１７】
2018160209.tif 000019
【図１８】
2018160209.tif 000020
【図１９】
2018160209.tif 000021
【図２０】
2018160209.tif 000022
【図２１】
2018160209.tif 000023
【図２２】
2018160209.tif 000024
【図２３】
2018160209.tif 000025
【図２４】
2018160209.tif 000026
【図２５】
2018160209.tif 000027
【図２６】
2018160209.tif 000028
【図２７】
2018160209.tif 000029