(57)【要約】【課題】顧客情報に登録されているユーザーの所属部署が変更された場合に、そのユーザーと共に同一部署へ異動した他のユーザーを推定することにより、利用者による作業負担を軽減できるようにする。【解決手段】顧客情報管理装置２は、個人情報入力部３１によって受け付けられる顧客個人情報Ｄ１に対応する一の顧客ユーザーの所属部署の変更を検知し、顧客情報１４に登録されている当該一の顧客ユーザーの所属部署を更新する第１更新部３５と、コミュニケーション情報Ｄ２を参照し、顧客情報１４に登録されている他の顧客ユーザーのうちから、一の顧客ユーザーと関連するユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する更新対象抽出部３６と、顧客情報１４において登録されている、更新対象ユーザーの所属部署を、一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新する第２更新部３７と、を備える。【選択図】図４
2018049324.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
顧客ユーザーのユーザー名と所属部署とを含む顧客個人情報の入力を受け付ける個人情報入力手段と、
前記個人情報入力手段によって受け付けられる顧客個人情報に基づいて顧客ユーザーに関する情報を登録した顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段と、
顧客ユーザーとのコミュニケーション情報を蓄積したコミュニケーション蓄積情報を記憶するコミュニケーション情報記憶手段と、
前記個人情報入力手段によって受け付けられた顧客個人情報に含まれているユーザー名が前記顧客情報に登録されている一の顧客ユーザーのユーザー名に一致し、所属部署が前記顧客情報に登録されている前記一の顧客ユーザーの所属部署と異なる場合に、前記一の顧客ユーザーの所属部署の変更を検知し、前記顧客情報における前記一の顧客ユーザーの所属部署を更新する第１の更新手段と、
前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照し、前記顧客情報に登録されている他の顧客ユーザーのうちから、前記一の顧客ユーザーと関連するユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する更新対象抽出手段と、
前記顧客情報において登録されている、前記更新対象ユーザーの所属部署を、前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新する第２の更新手段と、
を備えることを特徴とする顧客情報管理装置。
【請求項２】
前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照することにより、前記一の顧客ユーザーと同一のコミュニケーションに参加しているユーザーであって、前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であるユーザーを、前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする請求項１に記載の顧客情報管理装置。
【請求項３】
前記第２の更新手段は、前記更新対象抽出手段によって前記更新対象ユーザーが抽出された場合、前記個人情報入力手段へ顧客個人情報を入力した情報入力ユーザーに対し、前記更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせ、前記情報入力ユーザーにより前記更新対象ユーザーの所属部署の変更が指示された場合に、前記更新対象ユーザーの所属部署を前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新することを特徴とする請求項１又は２に記載の顧客情報管理装置。
【請求項４】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの間で送受信した電子メールを蓄積した情報であり、
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに記録されている電子メールを抽出し、当該電子メールの宛先アドレス又は送信元アドレスに含まれる他の電子メールアドレスに基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項５】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの会議議事録を蓄積した情報であり、
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている会議議事録を抽出し、当該会議議事録に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項６】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとのＷｅｂ会議の履歴情報又は予約情報を蓄積した情報であり、
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている履歴情報又は予約情報を抽出し、当該履歴情報又は当該予約情報に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項７】
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から所定期間内のコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項８】
前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも前の過去の期間を含んでおり、
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたときに、前記コミュニケーション蓄積情報から前記過去の期間に含まれるコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項７に記載の顧客情報管理装置。
【請求項９】
前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも後の未来の期間を含んでおり、
前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングから前記未来の期間が経過するまでの間、前記コミュニケーション蓄積情報に対して新たに蓄積されるコミュニケーション情報を参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項７又は８に記載の顧客情報管理装置。
【請求項１０】
前記所定期間は、年期、半期及び四半期のいずれかの期間であることを特徴とする請求項７乃至９のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項１１】
前記更新対象抽出手段は、前記所定期間において、前記第１の更新手段により所属部署が更新された顧客ユーザーを前記更新対象ユーザーから除外することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項１２】
前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている顧客ユーザーのうちから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至１１のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項１３】
前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている複数の顧客ユーザーが全て一致する場合に、当該複数の顧客ユーザーから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１乃至１２のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項１４】
前記更新対象抽出手段は、前記顧客情報において前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であることが登録されている複数の顧客ユーザーのうちの所定数以上のユーザーを前記更新対象ユーザーとして抽出するときには、当該複数の顧客ユーザーの全てを前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする請求項１乃至１３のいずれかに記載の顧客情報管理装置。
【請求項１５】
コンピュータに、
顧客ユーザーのユーザー名と所属部署とを含む顧客個人情報の入力を受け付ける第１ステップと、
前記第１ステップにおいて受け付けられる顧客個人情報に基づいて顧客ユーザーに関する情報を登録した顧客情報を管理する第２ステップと、
顧客ユーザーとのコミュニケーション情報を蓄積したコミュニケーション蓄積情報を管理する第３ステップと、
前記第１ステップにおいて受け付けられた顧客個人情報に含まれているユーザー名が前記顧客情報に登録されている一の顧客ユーザーのユーザー名に一致し、所属部署が前記一の顧客ユーザーの所属部署と異なる場合に、前記一の顧客ユーザーの所属部署の変更を検知し、前記顧客情報における前記一の顧客ユーザーの所属部署を更新する第４ステップと、
前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照し、前記顧客情報に登録されている他の顧客ユーザーのうちから、前記一の顧客ユーザーと関連するユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する第５ステップと、
前記顧客情報において登録されている、前記更新対象ユーザーの所属部署を、前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新する第６ステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１６】
前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照することにより、前記一の顧客ユーザーと同一のコミュニケーションに参加しているユーザーであって、前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であるユーザーを、前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする請求項１５に記載のプログラム。
【請求項１７】
前記第６ステップは、前記第５ステップにおいて前記更新対象ユーザーが抽出された場合、前記第１ステップで顧客個人情報を入力した情報入力ユーザーに対し、前記更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせ、前記情報入力ユーザーにより前記更新対象ユーザーの所属部署の変更が指示された場合に、前記更新対象ユーザーの所属部署を前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新することを特徴とする請求項１５又は１６に記載のプログラム。
【請求項１８】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの間で送受信した電子メールを蓄積した情報であり、
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに記録されている電子メールを抽出し、当該電子メールの宛先アドレス又は送信元アドレスに含まれる他の電子メールアドレスに基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラム。
【請求項１９】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの会議議事録を蓄積した情報であり、
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている会議議事録を抽出し、当該会議議事録に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２０】
前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとのＷｅｂ会議の履歴情報又は予約情報を蓄積した情報であり、
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている履歴情報又は予約情報を抽出し、当該履歴情報又は当該予約情報に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２１】
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から所定期間内のコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至２０のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２２】
前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも前の過去の期間を含んでおり、
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたときに、前記コミュニケーション蓄積情報から前記過去の期間に含まれるコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項２１に記載のプログラム。
【請求項２３】
前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも後の未来の期間を含んでおり、
前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングから前記未来の期間が経過するまでの間、前記コミュニケーション蓄積情報に対して新たに蓄積されるコミュニケーション情報を参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項２１又は２２に記載のプログラム。
【請求項２４】
前記所定期間は、年期、半期及び四半期のいずれかの期間であることを特徴とする請求項２１乃至２３のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２５】
前記第５ステップは、前記所定期間において、前記第４ステップにより所属部署が更新された顧客ユーザーを前記更新対象ユーザーから除外することを特徴とする請求項２１乃至２４のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２６】
前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている顧客ユーザーのうちから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至２５のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２７】
前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている複数の顧客ユーザーが全て一致する場合に、当該複数の顧客ユーザーから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする請求項１５乃至２６のいずれかに記載のプログラム。
【請求項２８】
前記第５ステップは、前記顧客情報において前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であることが登録されている複数の顧客ユーザーのうちの所定数以上のユーザーを前記更新対象ユーザーとして抽出するときには、当該複数の顧客ユーザーの全てを前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする請求項１５乃至２７のいずれかに記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、顧客情報管理装置及びプログラムに関し、特に顧客ユーザーの所属部署に関する情報を変更する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、利用者によって新たに入力される名刺データが既存データの更新である場合に、更新前の内容に一致する全ての名刺データを抽出し、それら全ての名刺データを一括して更新するか否かを利用者に問い合わせる名刺データ整理装置が提案されている（例えば特許文献１）。この名刺データ整理装置は、利用者によって一括更新が指示されると、更新前の内容に一致する全ての名刺データを一括更新する。このような従来の装置は、例えば顧客企業の組織名が変更になったようなケースのときに有用である。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１０−１４３５２８号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上述した従来の装置は、例えば顧客企業の特定の部署に所属している複数のユーザーのうちの一部のユーザーだけが纏まって別の部署に異動するようなケースでは却って使い勝手が悪くなる。例えば１０人のユーザーが開発部に所属しており、そのうちの２人のユーザーが一の製品を開発するチームに属しているようなケースでは、開発部の１０人のユーザーのうち、同一チームに属する２人のユーザーだけが別の部署に異動することがある。そのような場合、１０人の全ユーザーを一括更新することはできない。そのため、従来の装置では、開発部に所属する１０人のユーザーのそれぞれの情報を更新するか否かを利用者に対して一つずつ問い合わせることが必要となる。この場合、利用者にとっては、１０人のユーザーのそれぞれの情報を更新するか否かを個別に指示する必要があるため、煩わしい作業が発生する。
【０００５】
そこで本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、顧客情報に登録されているユーザーの所属部署が変更された場合に、そのユーザーと共に同一部署へ異動した他のユーザーを推定することにより、利用者による作業負担を軽減できるようにした顧客情報管理装置及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、顧客情報管理装置であって、顧客ユーザーのユーザー名と所属部署とを含む顧客個人情報の入力を受け付ける個人情報入力手段と、前記個人情報入力手段によって受け付けられる顧客個人情報に基づいて顧客ユーザーに関する情報を登録した顧客情報を記憶する顧客情報記憶手段と、顧客ユーザーとのコミュニケーション情報を蓄積したコミュニケーション蓄積情報を記憶するコミュニケーション情報記憶手段と、前記個人情報入力手段によって受け付けられた顧客個人情報に含まれているユーザー名が前記顧客情報に登録されている一の顧客ユーザーのユーザー名に一致し、所属部署が前記顧客情報に登録されている前記一の顧客ユーザーの所属部署と異なる場合に、前記一の顧客ユーザーの所属部署の変更を検知し、前記顧客情報における前記一の顧客ユーザーの所属部署を更新する第１の更新手段と、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照し、前記顧客情報に登録されている他の顧客ユーザーのうちから、前記一の顧客ユーザーと関連するユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する更新対象抽出手段と、前記顧客情報において登録されている、前記更新対象ユーザーの所属部署を、前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新する第２の更新手段と、を備えることを特徴とする構成である。
【０００７】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照することにより、前記一の顧客ユーザーと同一のコミュニケーションに参加しているユーザーであって、前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であるユーザーを、前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする構成である。
【０００８】
請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載の顧客情報管理装置において、前記第２の更新手段は、前記更新対象抽出手段によって前記更新対象ユーザーが抽出された場合、前記個人情報入力手段へ顧客個人情報を入力した情報入力ユーザーに対し、前記更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせ、前記情報入力ユーザーにより前記更新対象ユーザーの所属部署の変更が指示された場合に、前記更新対象ユーザーの所属部署を前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新することを特徴とする構成である。
【０００９】
請求項４に係る発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの間で送受信した電子メールを蓄積した情報であり、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに記録されている電子メールを抽出し、当該電子メールの宛先アドレス又は送信元アドレスに含まれる他の電子メールアドレスに基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１０】
請求項５に係る発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの会議議事録を蓄積した情報であり、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている会議議事録を抽出し、当該会議議事録に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１１】
請求項６に係る発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとのＷｅｂ会議の履歴情報又は予約情報を蓄積した情報であり、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている履歴情報又は予約情報を抽出し、当該履歴情報又は当該予約情報に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１２】
請求項７に係る発明は、請求項１乃至６のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から所定期間内のコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１３】
請求項８に係る発明は、請求項７に記載の顧客情報管理装置において、前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも前の過去の期間を含んでおり、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたときに、前記コミュニケーション蓄積情報から前記過去の期間に含まれるコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１４】
請求項９に係る発明は、請求項７又は８に記載の顧客情報管理装置において、前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも後の未来の期間を含んでおり、前記更新対象抽出手段は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングから前記未来の期間が経過するまでの間、前記コミュニケーション蓄積情報に対して新たに蓄積されるコミュニケーション情報を参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１５】
請求項１０に係る発明は、請求項７乃至９のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記所定期間は、年期、半期及び四半期のいずれかの期間であることを特徴とする構成である。
【００１６】
請求項１１に係る発明は、請求項７乃至１０のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記所定期間において、前記第１の更新手段により所属部署が更新された顧客ユーザーを前記更新対象ユーザーから除外することを特徴とする構成である。
【００１７】
請求項１２に係る発明は、請求項１乃至１１のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている顧客ユーザーのうちから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１８】
請求項１３に係る発明は、請求項１乃至１２のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている複数の顧客ユーザーが全て一致する場合に、当該複数の顧客ユーザーから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００１９】
請求項１４に係る発明は、請求項１乃至１３のいずれかに記載の顧客情報管理装置において、前記更新対象抽出手段は、前記顧客情報において前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であることが登録されている複数の顧客ユーザーのうちの所定数以上のユーザーを前記更新対象ユーザーとして抽出するときには、当該複数の顧客ユーザーの全てを前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする構成である。
【００２０】
請求項１５に係る発明は、プログラムであって、コンピュータに、顧客ユーザーのユーザー名と所属部署とを含む顧客個人情報の入力を受け付ける第１ステップと、前記第１ステップにおいて受け付けられる顧客個人情報に基づいて顧客ユーザーに関する情報を登録した顧客情報を管理する第２ステップと、顧客ユーザーとのコミュニケーション情報を蓄積したコミュニケーション蓄積情報を管理する第３ステップと、前記第１ステップにおいて受け付けられた顧客個人情報に含まれているユーザー名が前記顧客情報に登録されている一の顧客ユーザーのユーザー名に一致し、所属部署が前記一の顧客ユーザーの所属部署と異なる場合に、前記一の顧客ユーザーの所属部署の変更を検知し、前記顧客情報における前記一の顧客ユーザーの所属部署を更新する第４ステップと、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照し、前記顧客情報に登録されている他の顧客ユーザーのうちから、前記一の顧客ユーザーと関連するユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する第５ステップと、前記顧客情報において登録されている、前記更新対象ユーザーの所属部署を、前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新する第６ステップと、を実行させることを特徴とする構成である。
【００２１】
請求項１６に係る発明は、請求項１５に記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されているコミュニケーション情報を参照することにより、前記一の顧客ユーザーと同一のコミュニケーションに参加しているユーザーであって、前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であるユーザーを、前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする構成である。
【００２２】
請求項１７に係る発明は、請求項１５又は１６に記載のプログラムにおいて、前記第６ステップは、前記第５ステップにおいて前記更新対象ユーザーが抽出された場合、前記第１ステップで顧客個人情報を入力した情報入力ユーザーに対し、前記更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせ、前記情報入力ユーザーにより前記更新対象ユーザーの所属部署の変更が指示された場合に、前記更新対象ユーザーの所属部署を前記一の顧客ユーザーの所属部署と同一部署に更新することを特徴とする構成である。
【００２３】
請求項１８に係る発明は、請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの間で送受信した電子メールを蓄積した情報であり、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに記録されている電子メールを抽出し、当該電子メールの宛先アドレス又は送信元アドレスに含まれる他の電子メールアドレスに基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２４】
請求項１９に係る発明は、請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとの会議議事録を蓄積した情報であり、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている会議議事録を抽出し、当該会議議事録に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２５】
請求項２０に係る発明は、請求項１５乃至１７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記コミュニケーション蓄積情報は、顧客ユーザーとのＷｅｂ会議の履歴情報又は予約情報を蓄積した情報であり、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から、前記一の顧客ユーザーが参加者に記録されている履歴情報又は予約情報を抽出し、当該履歴情報又は当該予約情報に記録されている他の参加者の情報に基づき、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２６】
請求項２１に係る発明は、請求項１５乃至２０のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新された場合に、前記コミュニケーション蓄積情報から所定期間内のコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２７】
請求項２２に係る発明は、請求項２１に記載のプログラムにおいて、前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも前の過去の期間を含んでおり、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたときに、前記コミュニケーション蓄積情報から前記過去の期間に含まれるコミュニケーション情報を読み出して参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２８】
請求項２３に係る発明は、請求項２１又は２２に記載のプログラムにおいて、前記所定期間は、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングよりも後の未来の期間を含んでおり、前記第５ステップは、前記一の顧客ユーザーの所属部署が更新されたタイミングから前記未来の期間が経過するまでの間、前記コミュニケーション蓄積情報に対して新たに蓄積されるコミュニケーション情報を参照することにより、前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００２９】
請求項２４に係る発明は、請求項２１乃至２３のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記所定期間は、年期、半期及び四半期のいずれかの期間であることを特徴とする構成である。
【００３０】
請求項２５に係る発明は、請求項２１乃至２４のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記所定期間において、前記第４ステップにより所属部署が更新された顧客ユーザーを前記更新対象ユーザーから除外することを特徴とする構成である。
【００３１】
請求項２６に係る発明は、請求項１５乃至２５のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている顧客ユーザーのうちから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００３２】
請求項２７に係る発明は、請求項１５乃至２６のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記コミュニケーション蓄積情報に蓄積されている複数のコミュニケーション情報において、前記一の顧客ユーザーとコミュニケーションを行ったことが記録されている複数の顧客ユーザーが全て一致する場合に、当該複数の顧客ユーザーから前記更新対象ユーザーを抽出することを特徴とする構成である。
【００３３】
請求項２８に係る発明は、請求項１５乃至２７のいずれかに記載のプログラムにおいて、前記第５ステップは、前記顧客情報において前記一の顧客ユーザーの変更前の所属部署と同じ所属部署であることが登録されている複数の顧客ユーザーのうちの所定数以上のユーザーを前記更新対象ユーザーとして抽出するときには、当該複数の顧客ユーザーの全てを前記更新対象ユーザーとして抽出することを特徴とする構成である。
【発明の効果】
【００３４】
本発明によれば、顧客情報に登録されているユーザーの所属部署が変更された場合に、そのユーザーと共に同一部署へ異動した他のユーザーを自動推定することができるため、利用者による作業負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【００３５】
【図１】顧客情報管理装置を含む顧客情報管理システムの一構成例を示す図である。
【図２】顧客情報管理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】制御部がクローラーとして機能する場合の機能ブロック図である。
【図４】制御部が顧客情報管理部として機能する場合の機能ブロック図である。
【図５】顧客情報の一例を示す図である。
【図６】ユーザＡの所属部署が変更された場合の顧客情報の例を示す図である。
【図７】過去のコミュニケーション情報を参照する場合の処理の流れを示す図である。
【図８】情報処理装置において表示される問い合わせ画面の一例を示す図である。
【図９】ユーザーＢの所属部署が更新された場合の顧客情報の例を示す図である。
【図１０】未来のコミュニケーション情報を参照する場合の処理の流れを示す図である。
【図１１】ユーザーＢの所属部署が事後的に更新された場合の顧客情報の例を示す図である。
【図１２】チェック期間とデータ参照期間との関係を示す図である。
【図１３】ユーザーＡの所属部署が変更されたときにユーザーＤの所属部署が既に変更されている場合の顧客情報の例を示す図である。
【図１４】所属部署を一括更新する場合の問い合わせ画面の一例を示す図である。
【図１５】顧客情報管理装置において実行される処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図１６】更新対象ユーザー抽出処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００３６】
以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。
【００３７】
図１は、本発明の顧客情報管理装置２を含む顧客情報管理システム１の一構成例を示す図である。この顧客情報管理システム１は、一般的なコンピュータで構成される顧客情報管理装置２と、スマートフォンやタブレット端末などの携帯端末４やパーソナルコンピュータ５などで構成される情報処理装置６と、ＭＦＰ（Multifunction Peripherals）などで構成されるスキャン機能を備えた画像処理装置７と、電子メールの送受信を行うメールサーバー８ａと、会議議事録などの文書データを記憶する文書サーバー８ｂと、Ｗｅｂ会議サービスを提供するＷｅｂ会議サーバー８ｃと、を備える。顧客情報管理装置２は、例えば、インターネット３上に設けられる。またメールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃもインターネット３上に設けられる。これに対し、情報処理装置６及び画像処理装置７は、例えばオフィスなどに設けられ、オフィス内のローカルネットワークを介してインターネットにアクセスすることにより、顧客情報管理装置２へアクセスすることができる構成である。
【００３８】
顧客情報管理装置２は、顧客ユーザーに関する情報を蓄積した顧客情報１４を記憶装置１１に保存して管理する装置である。顧客情報管理装置２は、情報処理装置６及び画像処理装置７のそれぞれからアップロードされる顧客個人情報Ｄ１を取得すると、その顧客個人情報Ｄ１を顧客情報１４に登録する。そして顧客情報管理装置２は、ユーザーが使用する情報処理装置６から顧客情報１４の閲覧要求などを受信すると、その情報処理装置６に対して顧客情報１４を提供する。
【００３９】
情報処理装置６には、顧客情報管理装置２と連携するアプリケーションが予めインストールされている。このアプリケーションは、例えば情報処理装置６のカメラ機能を起動させ、名刺を撮影した画像データを顧客情報管理装置２へアップロードする機能や、ユーザーによって入力されるテキスト情報を顧客情報管理装置２へアップロードする機能を備えている。そのため、顧客情報管理装置２のユーザーは、自身の情報処理装置６を操作することによってアプリケーションを起動し、顧客ユーザーの名刺を撮影した画像データを顧客個人情報Ｄ１として顧客情報管理装置２へアップロードすることができる。またユーザーは、アプリケーションに対する操作を行うことで顧客ユーザーの名刺に記載されている事項をテキスト入力することにより、顧客個人情報Ｄ１を生成して顧客情報管理装置２へアップロードすることもできる。
【００４０】
また情報処理装置６にインストールされているアプリケーションは、上記の他にも、例えば顧客情報管理装置２から送信される通知を受信して表示部に表示する機能や、顧客情報管理装置２にアクセスして顧客情報１４の内容を閲覧表示する機能なども有している。
【００４１】
画像処理装置７は、スキャン機能で顧客ユーザーの名刺を読み取り、顧客個人情報Ｄ１となる画像データを生成することができる。画像処理装置７は、顧客ユーザーの名刺を読み取った場合、名刺の画像データを顧客個人情報Ｄ１として顧客情報管理装置２へアップロードする。
【００４２】
上記のような顧客情報管理システム１では、顧客情報管理装置２のユーザーによって顧客ユーザーとの名刺交換が行われると、そのユーザーにより、情報処理装置６又は画像処理装置７を介して顧客ユーザーの名刺に基づく顧客個人情報Ｄ１が顧客情報管理装置２へアップロードされる。顧客情報管理装置２は、顧客情報１４に登録されていない新規な顧客個人情報Ｄ１を受信すると、その顧客個人情報Ｄ１を顧客情報１４に蓄積して保存する。これに対し、情報処理装置６又は画像処理装置７から受信する顧客個人情報Ｄ１が、顧客情報１４に既に登録されている顧客個人情報Ｄ１と同じ顧客ユーザーに関する情報である場合、顧客情報管理装置２は、その顧客ユーザーの所属部署が変更されているか否かを判断し、顧客ユーザーの所属部署が変更になっていれば、顧客情報１４に登録されている顧客ユーザーの所属部署を更新する。
【００４３】
メールサーバー８ａには、顧客ユーザーを含む様々なユーザー間で送受信された電子メールが記憶されている。このような電子メールは、顧客ユーザーとの間で行われたコミュニケーションを記録したコミュニケーション情報Ｄ２の一つである。そして電子メールの宛先アドレスや送信元アドレスを参照すれば、その電子メールによるコミュニケーションが誰と行われたものであるかを把握することができる。
【００４４】
また文書サーバー８ｂには、顧客ユーザーを含む様々なユーザーが参加して行われた会議の会議議事録が記憶されている。このような会議議事録もまた、顧客ユーザーとの間で行われたコミュニケーションを記録したコミュニケーション情報Ｄ２の一つである。そして会議議事録の参加者欄を参照すれば、会議によるコミュニケーションが誰と行われたものであるかを把握することができる。
【００４５】
さらにＷｅｂ会議サーバー８ｃには、顧客ユーザーを含む様々なユーザーが参加して行われたＷｅｂ会議の履歴情報が記憶されている。またＷｅｂ会議サーバー８ｃには、様々なユーザーが参加するＷｅｂ会議の予約情報も記憶されている。このような履歴情報及び予約情報もまた、顧客ユーザーとの間で行われるコミュニケーションを記録したコミュニケーション情報Ｄ２の一つである。そして履歴情報又は予約情報の参加者欄を参照すれば、Ｗｅｂ会議によるコミュニケーションへの参加者を把握することができる。
【００４６】
顧客情報管理装置２は、上記のようなメールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれに対して定期的にアクセスし、コミュニケーション情報Ｄ２を収集する。すなわち、コミュニケーション情報Ｄ２には、電子メール、会議議事録、Ｗｅｂ会議の履歴情報又は予約情報が含まれる。そして顧客情報管理装置２は、メールサーバー８ａなどから収集したコミュニケーション情報Ｄ２を記憶装置１１に保存して管理する。
【００４７】
顧客情報管理装置２は、顧客情報１４に登録されている一の顧客ユーザーの所属部署を更新した場合に、記憶装置１１に蓄積しているコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、所属部署を変更した一の顧客ユーザーと同一チームで業務を行っていると推定される他のユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する。すなわち、顧客企業において同じ部署に所属する複数の顧客ユーザーが同じ業務を行っている場合、それら複数の顧客ユーザーが一緒に別の部署に異動する可能性が高いと言える。そのため、顧客情報管理装置２は、同じチームで業務を行っている複数のユーザーのうちの一人のユーザーが別の部署へ異動したことを検知すると、他のユーザーも同じ部署へ異動したと推定し、他のユーザーを更新対象ユーザーとして抽出するのである。そして顧客情報管理装置２は、コミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、別の部署へ異動したことを検知したユーザーと同じコミュニケーションに参加している他のユーザーを特定し、その特定した他のユーザーを更新対象ユーザーとして抽出するように構成される。以下、このような顧客情報管理装置２について更に詳しく説明する。
【００４８】
図２は、顧客情報管理装置２のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。顧客情報管理装置２は、制御部１０と、記憶装置１１と、通信インタフェース１２とを備える。制御部１０は、ＣＰＵ１０ａとメモリ１０ｂとを備える演算処理ユニットであり、記憶装置１１及び通信インタフェース１２を制御する。記憶装置１１は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）などの不揮発性の記憶手段によって構成される。記憶装置１１には、制御部１０のＣＰＵ１０ａによって実行されるプログラム１３、顧客個人情報Ｄ１を蓄積した顧客情報１４、及び、コミュニケーション情報Ｄ２を蓄積したコミュニケーション蓄積情報１５が記憶される。通信インタフェース１２は、制御部１０が他の装置と通信を行うためのものである。
【００４９】
制御部１０のＣＰＵ１０ａは、顧客情報管理装置２の起動時にプログラム１３を読み出して実行することにより、制御部１０を、クローラー２０及び顧客情報管理部３０として機能させる。
【００５０】
図３は、制御部１０がクローラー２０として機能する場合の機能ブロック図である。クローラー２０は、例えば制御部１０において定期的に機能する処理部であり、メールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれからコミュニケーション情報Ｄ２を収集する。このクローラー２０は、図３に示すように情報収集部２１と情報記録部２２とを備えている。情報収集部２１は、通信インタフェース１２を介してメールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれに対して定期的にアクセスし、それらサーバー８ａ，８ｂ，８ｃからコミュニケーション情報Ｄ２を収集する。このとき、情報収集部２１は、前回の収集時から追加されているコミュニケーション情報Ｄ２だけを各サーバー８ａ，８ｂ，８ｃから収集するようにしても良い。情報記録部２２は、情報収集部２１によってコミュニケーション情報Ｄ２が取得された場合に、そのコミュニケーション情報Ｄ２を記憶装置１１のコミュニケーション蓄積情報１５に追加記録する。したがって、記憶装置１１に記憶されるコミュニケーション蓄積情報１５は、定期的に新たなコミュニケーション情報Ｄ２が追加されることになる。
【００５１】
図４は、制御部１０が顧客情報管理部３０として機能する場合の機能ブロック図である。顧客情報管理部３０は、制御部１０に常駐し、情報処理装置６又は画像処理装置７からアップロードされる顧客個人情報Ｄ１を受信した場合にその動作を開始する。顧客情報管理部３０は、個人情報入力部３１、情報抽出部３２、情報解析部３３、新規登録部３４、第１更新部３５、更新対象抽出部３６及び第２更新部３７として機能する。
【００５２】
個人情報入力部３１は、通信インタフェース１２が受信する顧客個人情報Ｄ１の入力を受け付ける処理部である。個人情報入力部３１に入力する顧客個人情報Ｄ１には、例えば顧客ユーザーのユーザー名や会社名、所属部署、電子メールアドレスなどの情報が含まれる。これらの情報は、画像データやテキストデータに含まれる。顧客個人情報Ｄ１が画像データである場合、個人情報入力部３１は、通信インタフェース１２が受信した顧客個人情報Ｄ１を情報抽出部３２へ出力する。また顧客個人情報Ｄ１がテキストデータである場合、個人情報入力部３１は、通信インタフェース１２が受信した顧客個人情報Ｄ１を情報解析部３３へ出力する。
【００５３】
情報抽出部３２は、顧客個人情報Ｄ１が画像データとして取得された場合、その画像データに対してＯＣＲ（Optical character recognition）やＩＣＲ（Intelligent Character Recognition）などの文字認識処理を行い、顧客個人情報Ｄ１に含まれる顧客ユーザーの会社名や所属部署、ユーザー名、電子メールアドレスなどの情報をテキストデータに変換する。そして情報抽出部３２は、テキストデータに変換した顧客個人情報Ｄ１を情報解析部３３へ出力する。
【００５４】
情報解析部３３は、顧客個人情報Ｄ１に対応する顧客ユーザーが顧客情報１４に登録されているか否かを解析する。すなわち、情報解析部３３は、記憶装置１１から顧客情報１４を読み出し、その顧客情報１４に登録されている顧客個人情報Ｄ１と、今回受信した顧客個人情報Ｄ１とを対比することにより、同じ顧客ユーザーに関する顧客個人情報Ｄ１が既に顧客情報１４に登録されているか否かを判断する。例えば、情報解析部３３は、今回受信した顧客個人情報Ｄ１に含まれる会社名及びユーザー名に一致する情報が既に顧客情報１４に登録されていれば、既に同じ顧客ユーザーに関する情報が登録されていると判断する。この場合、情報解析部３３は、第１更新部３５を機能させる。これに対し、顧客個人情報Ｄ１に含まれる会社名及びユーザー名に一致する情報が顧客情報１４に登録されていない場合、情報解析部３３は、今回受信した顧客個人情報Ｄ１を新規登録すべき情報であると判断する。この場合、情報解析部３３は、新規登録部３４を機能させる。
【００５５】
新規登録部３４は、今回受信した顧客個人情報Ｄ１が新たな顧客ユーザーに関する情報である場合に、その顧客個人情報Ｄ１を顧客情報１４に対して新規登録する。一方、今回受信した顧客個人情報Ｄ１が新たな顧客ユーザーに関する情報ではない場合には、新規登録部３４が機能しないため、同じ顧客ユーザーに関する情報が顧客情報１４に重複登録されることはない。
【００５６】
図５は、顧客情報１４の一例を示す図である。図５に示すように、顧客情報１４は、顧客ユーザーごとに、ユーザー名１４ａと、会社名１４ｂと、所属部署１４ｃと、電子メールアドレス１４ｄと、新規登録日１４ｅとを登録した情報である。また顧客情報１４は、顧客ユーザーごとに、変更日１４ｆと、変更前部署１４ｇと、期間開始日１４ｈと、期間終了日１４ｉとを記録可能な情報である。
【００５７】
新規登録日１４ｅは、顧客ユーザーに関する情報が顧客情報１４に新規に登録された日を示す情報である。この新規登録日１４ｅは、その後、変更されることはない。変更日１４ｆは、顧客ユーザーの所属部署を変更した場合にその変更日を記録する情報である。変更日１４ｆの欄は、顧客ユーザーに関する情報が新規に登録されるときには空欄になる。変更前部署１４ｇは、顧客ユーザーの所属部署を変更した場合に変更前の所属部署を記録する情報である。この変更前部署１４ｇの欄も、顧客ユーザーに関する情報が新規に登録されるときには空欄になる。
【００５８】
期間開始日１４ｈは、コミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されているコミュニケーション情報Ｄ２のチェック期間の始期を示す情報である。また期間終了日１４ｉは、コミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されているコミュニケーション情報Ｄ２のチェック期間の終期を示す情報である。このようなチェック期間は、例えば顧客情報管理装置２の管理者により、年期、半期及び四半期のいずれかの期間として設定される。一般に、人事異動は、年期、半期又は四半期ごとに行われることが多いため、チェック期間を、年期、半期及び四半期のいずれかの期間として設定しておくことにより、同じ業務を行っている複数のユーザーの異動を高精度に検知することができるようになる。ただし、チェック期間は、必ずしも年期、半期及び四半期のいずれかに限られるものではなく、管理者によって任意に設定される期間であっても構わない。
【００５９】
尚、本実施形態では、図５に示す顧客情報１４を初期状態とし、以下においては図５に示す初期状態から顧客ユーザーが異動した場合を例に挙げて説明する。
【００６０】
第１更新部３５は、今回受信した顧客個人情報Ｄ１に対応する顧客ユーザーに関する情報が既に顧客情報１４に登録されている場合に機能する。第１更新部３５は、顧客情報１４に既に登録されている顧客ユーザーの顧客個人情報Ｄ１を取得すると、その顧客ユーザーが別の部署に異動しているか否かを判断する。すなわち、第１更新部３５は、顧客個人情報Ｄ１に含まれる所属部署と、顧客情報１４に登録されている当該顧客ユーザーの所属部署とが同じであるか否かを確認し、同じであれば、当該顧客ユーザーは別の部署に異動していないと判定する。この場合、第１更新部３５は、顧客情報１４の更新を行わない。
【００６１】
これに対し、顧客個人情報Ｄ１に含まれる所属部署と、顧客情報１４に登録されている当該顧客ユーザーの所属部署とが異なる場合、第１更新部３５は、当該顧客ユーザーが異動し、所属部署が変更になったことを検知する。第１更新部３５は、所属部署の変更を検知すると、顧客情報１４に登録されている当該顧客ユーザーの所属部署１４ｃを、今回受信した顧客個人情報Ｄ１の所属部署に変更する。例えば、図５に示すユーザーＡの所属部署が「開発部」から「企画部」に変更したことを検知すると、第１更新部３５は、図６に示すように、ユーザーＡの所属部署１４ｃを「企画部」に変更する。これに伴い、第１更新部３５は、ユーザーＡの変更前部署１４ｇの欄に、それ以前の所属部署である「開発部」を記録する。また第１更新部３５は、ユーザーＡの変更日１４ｆの欄に、所属部署の変更を検知した日付を記録する。このように第１更新部３５は、今回受信した顧客個人情報Ｄ１に基づいて顧客ユーザーの所属部署の変更を検知すると、顧客情報１４に登録されている当該顧客ユーザーの所属部署１４ｃを変更すると共に、変更前部署１４ｇと変更日１４ｆとを記録して変更履歴を保存しておくように構成される。
【００６２】
更新対象抽出部３６は、第１更新部３５によって顧客情報１４に登録されている顧客ユーザーの所属部署が変更されることに伴って機能し、所属部署の変更された顧客ユーザーと関連する他の顧客ユーザーを更新対象ユーザーとして抽出する処理を行う。このとき抽出対象となる他の顧客ユーザーは、所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーの変更前部署に所属し、且つ、所属部署１４ｃが変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っていると推定することができるユーザーである。他の顧客ユーザーが所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーの変更前部署に所属しているか否かは、顧客情報１４を参照すれば判る。一方、他の顧客ユーザーが所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っているか否かは、顧客情報１４を参照しても判らない。そのため、更新対象抽出部３６は、コミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されているコミュニケーション情報Ｄ２を参照し、他の顧客ユーザーが所属部署の変更された顧客ユーザーと同じコミュニケーションに参加しているか否かを判別する。すなわち、他の顧客ユーザーが所属部署の変更された顧客ユーザーと同じコミュニケーションに参加していれば、同じ業務を行っている可能性が高いと判断するのである。
【００６３】
例えば、コミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されている電子メールを参照する場合、更新対象抽出部３６は、コミュニケーション蓄積情報１５から、所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに記録されている電子メールを抽出し、その抽出した電子メールの宛先アドレス又は送信元アドレスに含まれる他の電子メールアドレスに基づいて所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っている他の顧客ユーザーを抽出する。
【００６４】
また例えばコミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されている会議議事録を参照する場合、更新対象抽出部３６は、コミュニケーション蓄積情報１５から、所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーが参加者に記録されている会議議事録を抽出し、その会議議事録に記録されている他の参加者の情報に基づいて所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っている他の顧客ユーザーを抽出する。
【００６５】
さらに例えばコミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されているＷｅｂ会議の履歴情報又は予約情報を参照する場合、更新対象抽出部３６は、コミュニケーション蓄積情報１５から、所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーが参加者に記録されている履歴情報又は予約情報を抽出し、当該履歴情報又は当該予約情報に記録されている他の参加者の情報に基づいて所属部署１４ｃの変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っている他の顧客ユーザーを抽出する。
【００６６】
ただし、一定期間以上を経過した古いコミュニケーション情報Ｄ２に、他の顧客ユーザーが所属部署の変更された顧客ユーザーと同じコミュニケーションに参加していたことが記録されていたとしても、現時点において他の顧客ユーザーが所属部署の変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っているとは限らない。つまり、更新対象抽出部３６が参照するコミュニケーション情報Ｄ２が古い情報になる程、所属部署の変更された顧客ユーザーと同じ業務を行っている可能性が低下すると言える。そこで、更新対象抽出部３６は、顧客情報１４に記録されている期間開始日１４ｈ及び期間終了日１４ｉに基づくチェック期間内で、他の顧客ユーザーが所属部署の変更された顧客ユーザーと同じコミュニケーションに参加しているか否かを判別することにより、同じ業務を行っていると判断した場合の信頼性が低下してしまうことを抑制する。
【００６７】
第１更新部３５により顧客情報１４に登録されている顧客ユーザーの所属部署が変更されたタイミングにおいて既に期間開始日１４ｈを経過しているとき、チェック期間は、顧客ユーザーの所属部署が変更されたタイミングよりも前の過去の期間を含んでいる。そのため、更新対象抽出部３６は、顧客ユーザーの所属部署が変更されたときに、それまでのチェック期間内で蓄積された過去のコミュニケーション情報Ｄ２を即時参照することができる。したがって、更新対象抽出部３６は、第１更新部３５によって顧客ユーザーの所属部署が変更されたタイミングでチェック期間内の過去のコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、更新対象ユーザーを即時抽出する。
【００６８】
図７は、過去のコミュニケーション情報Ｄ２を参照する場合の処理の流れを示す図である。図７では、チェック期間がタイミングＴｓから始まり、タイミングＴｅで終了する場合を例示している。また図７では、タイミングＴ１において、図５に示したユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加した場合を例示している。尚、タイミングＴ１では、ユーザーＡ，Ｂが共に「開発部」に所属している。また、この場合のコミュニケーションは、ユーザーＡ，Ｂの電子メールアドレスが宛先アドレス又は送信元アドレスに設定された電子メールの送受信によるコミュニケーションであっても良いし、またユーザーＡ，Ｂが同じ会議に出席することによるコミュニケーションであっても良い。さらにユーザーＡ，Ｂが同じＷｅｂ会議に出席することによって行われるコミュニケーションであっても構わない。
【００６９】
タイミングＴ１でユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加すると（プロセスＰ１）、それに伴うコミュニケーション情報Ｄ２が生成される（プロセスＰ２）。その後、ユーザーＡが「開発部」から「企画部」へ異動したとする。そしてタイミングＴ２でユーザーＡに関する顧客個人情報Ｄ１が入力されると、第１更新部によってユーザーＡの異動が検知される（プロセスＰ３）。これに伴い、更新対象抽出部３６は、解析処理を行う（プロセスＰ４）。このとき、更新対象抽出部３６は、コミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、チェック期間内のタイミングＴ１において、ユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加していたことを検知する。そして顧客情報１４を参照すれば、ユーザーＢがユーザーＡの変更前部署に所属していることが判るため、更新対象抽出部３６は、ユーザーＢがユーザーＡと同一チームで同じ業務を行っていると推定する。そして更新対象抽出部３６は、ユーザーＡの変更前部署に所属しているユーザーＢがユーザーＡと共に同じ部署へ異動したと判断する（プロセスＰ５）。これにより、更新対象抽出部３６は、ユーザーＡの異動に伴う更新対象ユーザーとして、ユーザーＢを抽出する。
【００７０】
上記のようにして更新対象ユーザーが抽出されると、次に第２更新部３７が機能する。第２更新部３７は、更新対象抽出部３６によって抽出された更新対象ユーザーの所属部署を、第１更新部３５によって更新された顧客ユーザーの所属部署と同じ部署に変更し、顧客情報１４を更新する。例えば、上述のようにユーザーＢが更新対象ユーザーとして抽出された場合、第２更新部３７は、顧客情報１４におけるユーザーＢの所属部署１４ｃを「開発部」から、ユーザーＡと同じ「企画部」に変更し、顧客情報１４を更新する。
【００７１】
また第２更新部３７は、通知部３８を備えている。通知部３８は、第２更新部３７によって更新対象ユーザーの所属部署が更新される前に、更新対象ユーザー抽出の原因となった顧客個人情報Ｄ１を入力したユーザー（情報入力ユーザー）に対して更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせるための通知を送信し、当該ユーザーからの指示を受け付ける処理部である。この通知部３８は、情報入力ユーザーが使用する情報処理装置６のアプリケーションに対してプッシュ通知を送信することにより、更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かの問い合わせを送信する。これにより、情報入力ユーザーが使用する情報処理装置６には、更新対象ユーザーの所属部署を変更するか否かを問い合わせる画面が表示される。
【００７２】
図８は、情報処理装置６において表示される問い合わせ画面Ｇ１の一例を示す図である。この画面Ｇ１は、ユーザーＡの所属部署を変更したことに伴い、ユーザーＢの所属部署を変更するか否かを問い合わせる画面例となっている。そして画面Ｇ１の下部には、情報入力ユーザーが操作する２つのボタンＢ１，Ｂ２が表示されている。ボタンＢ１は、情報入力ユーザーがユーザーＢの所属部署の変更を指示するときに操作するボタンである。これに対し、ボタンＢ２は、情報入力ユーザーがユーザーＢの所属部署の変更しないときに操作するボタンである。情報処理装置６のアプリケーションは、情報入力ユーザーによる操作を検知すると、その操作に基づく情報を顧客情報管理装置２へ送信する。
【００７３】
通知部３８は、情報入力ユーザーによって入力される更新対象ユーザーの所属部署の変更指示を受信すると、第２更新部３７に対して更新対象ユーザーの所属部署の変更を許可する。これに対し、更新対象ユーザーの所属部署の変更指示を受信しないとき、通知部３８は、第２更新部３７に対して更新対象ユーザーの所属部署の変更を禁止する。したがって、第２更新部３７は、通知部３８が情報入力ユーザーに対して問い合わせを行った結果に基づいて、更新対象ユーザーの所属部署を変更するのである。一般に、情報入力ユーザーは、顧客ユーザーと名刺交換を行うときに顧客ユーザーの異動に関する情報を入手することが多く、他の顧客ユーザーと共に異動していれば、他の顧客ユーザーの異動情報も入手している可能性がある。そのため、通知部３８が情報入力ユーザーに対して問い合わせを行うことにより、顧客情報１４において正確な所属部署を登録しておくことができるようになる。
【００７４】
ただし、これに限られるものではなく、第２更新部３７は、情報入力ユーザーへの問い合わせを行うことなく、更新対象ユーザーの所属部署を自動更新するようにしても良い。
【００７５】
図９は、第２更新部３７によってユーザーＢの所属部署１４ｃが更新された場合の顧客情報１４を示す図である。第２更新部３７は、第１更新部３５によってユーザーＡの所属部署１４ｃが「開発部」から「企画部」に変更されることに伴い、更新対象抽出部３６によってユーザーＢが更新対象ユーザーとして抽出されると、図９に示すようにユーザーＢの所属部署１４ｃをユーザーＡと同じ「企画部」に変更する。これに伴い、第２更新部３７は、ユーザーＢの変更前部署１４ｇの欄に、それ以前の所属部署である「開発部」を記録する。また第２更新部３７は、ユーザーＢの変更日１４ｆの欄に、所属部署を変更した日付を記録する。これにより、図６に示した顧客情報１４は、図９に示す顧客情報１４に更新される。このように第２更新部３７は、顧客情報１４に登録されている更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを変更すると、変更前部署１４ｇと変更日１４ｆとを記録して変更履歴を保存しておくように構成される。
【００７６】
また第１更新部３５により顧客情報１４に登録されている顧客ユーザーの所属部署が変更されたタイミングにおいて未だ期間終了日１４ｉに達していないとき、チェック期間は、顧客ユーザーの所属部署が変更されたタイミングよりも後の未来の期間を含んでいる。そのため、更新対象抽出部３６は、顧客ユーザーの所属部署が変更された後、チェック期間が終了するまでの間にコミュニケーション蓄積情報１５に蓄積される未来のコミュニケーション情報Ｄ２を参照することもできる。したがって、更新対象抽出部３６は、第１更新部３５によって顧客ユーザーの所属部署が変更されると、その後、チェック期間が終了するまでの間に、コミュニケーション蓄積情報１５に新たに蓄積されるコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、更新対象ユーザーを抽出することも可能である。
【００７７】
図１０は、未来のコミュニケーション情報Ｄ２を参照する場合の処理の流れを示す図である。図１０では、チェック期間がタイミングＴｓから始まり、タイミングＴｅで終了する場合を例示している。尚、図１０の例では、タイミングＴ１１よりも前に、ユーザーＡが「開発部」から「企画部」へ異動したものと仮定する。タイミングＴ１１において、ユーザーＡに関する顧客個人情報Ｄ１が入力されると、第１更新部によってユーザーＡの異動が検知される（プロセスＰ１０）。このとき、タイミングＴ１１までのチェック期間内に蓄積された過去のコミュニケーション情報Ｄ２に、ユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加したことを示す情報が存在しない場合、ユーザーＢは更新対象ユーザーとして抽出されず、ユーザーＢの所属部署１４ｃは変更されない。
【００７８】
その後、タイミングＴ１２においてユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加すると（プロセスＰ１１）、それに伴う新たなコミュニケーション情報Ｄ２が生成される（プロセスＰ１２）。この場合のコミュニケーションは、上記と同様に、ユーザーＡ，Ｂに対する電子メールの送受信によるコミュニケーション、ユーザーＡ，Ｂが同じ会議に出席することによるコミュニケーション、及び、ユーザーＡ，Ｂが同じＷｅｂ会議に出席することによって行われるコミュニケーションのいずれであっても構わない。
【００７９】
更新対象抽出部３６は、新たなコミュニケーション情報Ｄ２が生成されると、解析処理を行う（プロセスＰ１３）。このとき、更新対象抽出部３６は、新たに蓄積されたコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、チェック期間内のタイミングＴ１２において、ユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加したことを検知する。そして顧客情報１４を参照すれば、ユーザーＢがユーザーＡの変更前部署に所属していることが判るため、更新対象抽出部３６は、ユーザーＢがユーザーＡと同一チームで同じ業務を行っていると推定する。そして更新対象抽出部３６は、ユーザーＡの変更前部署に所属しているユーザーＢがユーザーＡと共に同じ部署へ異動したと判断する（プロセスＰ１４）。これにより、更新対象抽出部３６は、ユーザーＡの異動に伴う更新対象ユーザーとして、ユーザーＢを事後的に抽出することができる。
【００８０】
上記のようにして更新対象ユーザーが事後的に抽出された場合にも、それに続いて第２更新部３７が機能する。そして第２更新部３７は、更新対象抽出部３６によって抽出された更新対象ユーザーの所属部署を、第１更新部３５によって更新された顧客ユーザーの所属部署と同じ部署に変更し、顧客情報１４を更新する。例えば、上述のようにユーザーＢが更新対象ユーザーとして抽出された場合、第２更新部３７は、顧客情報１４におけるユーザーＢの所属部署１４ｃを「開発部」から、ユーザーＡと同じ「企画部」に変更し、顧客情報１４を更新する。尚、このときも、第２更新部３７において通知部３８が機能し、タイミングＴ１１において顧客個人情報Ｄ１を入力した情報入力ユーザーに対してユーザーＢの所属部署１４ｃを変更するか否かを問い合わせるようにしても良い。
【００８１】
図１１は、第２更新部３７によってユーザーＢの所属部署１４ｃが事後的に更新された場合の顧客情報１４を示す図である。第１更新部３５によってユーザーＡの所属部署１４ｃが「開発部」から「企画部」に変更された後、チェック期間が終了するまでの間に、更新対象抽出部３６によってユーザーＢが更新対象ユーザーとして抽出されると、第２更新部３７は、そのタイミングで、図１１に示すようにユーザーＢの所属部署１４ｃをユーザーＡと同じ「企画部」に変更する。これに伴い、第２更新部３７は、ユーザーＢの変更前部署１４ｇの欄に、それ以前の所属部署である「開発部」を記録する。また第２更新部３７は、ユーザーＢの変更日１４ｆの欄に、所属部署を変更した日付を記録する。このときユーザーＢの変更日１４ｆの欄には、ユーザーＡの変更日１４ｆよりも後の日付が記録されることになる。これにより、図６に示した顧客情報１４は、図１１に示す顧客情報１４に更新される。
【００８２】
ところで、更新対象抽出部３６がチェック期間内のコミュニケーション情報Ｄ２を調べたときに、ユーザーＡ，Ｂが同じコミュニケーションに参加していることを示すコミュニケーション情報Ｄ２がひとつしか存在しない場合、そのひとつのコミュニケーション情報Ｄ２に基づいてユーザーＢがユーザーＡと共に同じ部署へ異動したと判定すると、誤判定となる可能性がある。例えばユーザーＡの異動前に、ユーザーＢがユーザーＡから業務を引き継ぐために一度だけユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加するようなケースでは、ユーザーＡの異動後に、ユーザーＢがユーザーＡに代わって業務を遂行するのであるから、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じ部署へ異動したと判定することは誤りである。
【００８３】
そのような誤判定を防止するためには、更新対象抽出部３６がコミュニケーション情報Ｄ２に基づいて更新対象ユーザーを抽出するときに、更新対象ユーザーと、所属部署の更新された顧客ユーザーとが同じコミュニケーションに参加していることを示す複数のコミュニケーション情報Ｄ２が抽出されることを条件として、更新対象ユーザーを決定するようにしても良い。この場合、例えばチェック期間内において、更新対象ユーザーと、所属部署の更新された顧客ユーザーとが同じコミュニケーションに参加していることを示すコミュニケーション情報Ｄ２がひとつしか抽出されなかったときには、チェック期間の期間開始日１４ｈよりも更に前のデータ参照期間に遡り、そのデータ参照期間において更新対象ユーザーと、所属部署の更新された顧客ユーザーとが同じコミュニケーションに参加していることを示すコミュニケーション情報Ｄ２を抽出するようにしても良い。
【００８４】
図１２は、チェック期間とデータ参照期間との関係を示す図である。図１２に示すように、データ参照期間は、チェック期間の前に設定されており、タイミングＴａからチェック期間の始期となるタイミングＴｓまでの期間である。顧客情報管理装置２は、チェック期間内のタイミングＴ２０で受信した顧客個人情報Ｄ１に基づきユーザーＡの所属部署が変更されたと判断すると、そのタイミングＴ２０で顧客情報１４におけるユーザーＡの所属部署１４ｃを更新する。このとき、更新対象抽出部３６は、タイミングＴｓ〜Ｔ２０までの期間で蓄積されたコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示すひとつのコミュニケーション情報Ｄ２を抽出したとする。この場合、更新対象抽出部３６は、チェック期間よりも前のデータ参照期間に蓄積されたコミュニケーション情報Ｄ２を更に参照し、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示す少なくとも１つのコミュニケーション情報Ｄ２が存在するか否かを判別する。その結果、データ参照期間から、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示す少なくとも１つのコミュニケーション情報Ｄ２を抽出することができれば、更新対象抽出部３６は、ユーザーＢがタイミングＴｓを跨いでユーザーＡと共に継続的に同じ業務を行っていると判断することができるため、単なる引継ぎのための一時的なコミュニケーション参加とは区別することができる。したがって、更新対象抽出部３６は、ユーザーＢがユーザーＡと共に別の部署に異動したことをより正確に判定することができるのである。
【００８５】
これと同様の処理は、タイミングＴ２０からチェック期間が終了するまでの未来の期間にも適用することが可能である。すなわち、更新対象抽出部３６は、タイミングＴ２０〜Ｔｅまでの期間で新たに蓄積されたコミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示すひとつのコミュニケーション情報Ｄ２を抽出したとする。この場合においても、更新対象抽出部３６は、チェック期間よりも前のデータ参照期間に蓄積されたコミュニケーション情報Ｄ２を更に参照し、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示す少なくとも１つのコミュニケーション情報Ｄ２が存在するか否かを判別する。その結果、データ参照期間から、ユーザーＢがユーザーＡと共に同じコミュニケーションに参加していることを示す少なくとも１つのコミュニケーション情報Ｄ２を抽出することができれば、更新対象抽出部３６は、ユーザーＢがユーザーＡと共に長期間に亘って同じ業務を行っていると判断することができるため、ユーザーＢがユーザーＡと共に別の部署に異動したと判定することができる。
【００８６】
また更新対象抽出部３６は、チェック期間内から抽出したひとつのコミュニケーション情報Ｄ２にユーザーＡ，Ｂ以外の他のユーザーが参加者として記録されている場合、チェック期間内又はデータ参照期間内から他のユーザーを含む全ての参加者が一致する別のコミュニケーション情報Ｄ２を抽出できることを条件として、ユーザーＢがユーザーＡと共に別の部署に異動したと判定するようにしても良い。コミュニケーションへの参加者全員が一致することを条件に設定することにより、ユーザーＢがユーザーＡと同じ業務を継続的に行っていることを、より一層正確に判定することができる。それ故、ユーザーＢがユーザーＡと共に別の部署に異動したと判定する場合の信頼性が向上する。
【００８７】
また更新対象抽出部３６は、更新対象ユーザーを抽出するとき、チェック期間内において第１更新部３５により所属部署１４ｃが変更されている顧客ユーザーを更新対象ユーザーとして抽出しないことが好ましい。すなわち、チェック期間内において第１更新部３５により所属部署１４ｃが更新された顧客ユーザーは、情報処理装置６又は画像処理装置７から入力した最新の顧客個人情報Ｄ１に基づいて所属部署１４ｃが更新されたユーザーである。そのため、チェック期間内において第１更新部３５により所属部署１４ｃが変更されていれば、その顧客ユーザーに関する情報は既に最新の情報に更新されていると言えるため、そのような顧客ユーザーを更新対象ユーザーから除外することにより、最新の情報を書き換えることなく、顧客情報１４においてそのまま保持することができるようになる。
【００８８】
図１３は、ユーザーＡの所属部署１４ｃが変更されたときにユーザーＤの所属部署１４ｃが既に変更されている場合の顧客情報１４を示す図である。例えばユーザーＡの所属部署１４ｃを変更することに伴い、更新対象抽出部３６が、コミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、ユーザーＡとユーザーＤとが同じコミュニケーションに参加していることを検出したと仮定する。この場合、上述した通常の処理を適用すれば、ユーザーＤはユーザーＡの変更前部署「開発部」に所属しているため、更新対象ユーザーとして抽出される。しかし、ユーザーＤの所属部署１４ｃは、ユーザーＡの所属部署１４ｃが更新される前に更新されている。そのため、更新対象抽出部３６は、ユーザーＤがユーザーＡと同じコミュニケーションに参加している場合であっても、更新対象ユーザーとして抽出しない。これにより、ユーザーＤの所属部署１４ｃが、変更前の部署に戻されてしまうことを防止することができる。
【００８９】
また顧客情報１４には、所属部署１４ｃが更新された顧客ユーザーの変更前部署と同じ所属部署１４ｃである複数の顧客ユーザーが登録されていることがある。そして更新対象抽出部３６は、コミュニケーション情報Ｄ２を参照することにより、それら複数の顧客ユーザーのうちから、所定割合以上（所定数以上）のユーザーを更新対象ユーザーとして抽出することもある。例えば顧客情報１４においてユーザーＡの変更前部署である「開発部」にユーザーＡ以外の１０人のユーザーが登録されている場合、更新対象抽出部３６は、それらの１０人のうちの８人を更新対象として抽出することがある。このように同一部署に所属している複数の顧客ユーザーのうちの所定割合となる所定数以上の顧客ユーザーが更新対象ユーザーとして抽出された場合には、顧客ユーザーが属する企業の組織変更により、所属部署の名称が変わった可能性が高い。そこで、更新対象抽出部３６は、同一部署に所属している複数の顧客ユーザーのうちの所定割合となる所定数以上の顧客ユーザーを更新対象ユーザーとして抽出した場合、それらの同一部署に所属している複数の顧客ユーザーの全てを更新対象ユーザーとして抽出することが好ましい。これにより、顧客ユーザーが属する企業の組織変更により所属部署の名称が変わったと判断される場合に、同一部署に所属している全ての顧客ユーザーの所属部署１４ｃを一括して更新することができるため、更新漏れが生じることを防止することができるようになる。
【００９０】
図１４は、所属部署１４ｃを一括更新する場合に情報処理装置６において表示される問い合わせ画面Ｇ２の一例を示す図である。尚、この画面Ｇ２は、第２更新部３７の通知部３８によって情報処理装置６へ送信される画面である。この画面Ｇ２は、ユーザーＡの変更前部署が名称変更の可能性があるため、ユーザーＡの変更前部署に所属している全員の所属部署を一括して変更するか否かを問い合わせる画面例となっている。そして画面Ｇ２の下部には、図８の画面Ｇ１と同様に、２つのボタンＢ１，Ｂ２が表示されている。したがって、情報入力ユーザーは、画面Ｇ２のボタンＢ１，Ｂ２のいずれかを操作することにより、ユーザーＡの変更前部署に所属している全員の所属部署を一括変更するか否かを指示することができる。そして情報処理装置６のアプリケーションは、情報入力ユーザーによる操作を検知すると、その操作に基づく情報を顧客情報管理装置２へ送信する。これにより、顧客情報管理装置２は、情報入力ユーザーの指示に基づいて一括更新を行うことができる。
【００９１】
次に上記のように構成される顧客情報管理装置２における処理手順について説明する。図１５及び図１６は、顧客情報管理装置２において実行される処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、顧客情報管理装置２のＣＰＵ１０ａがプログラム１３を読み出して実行することにより行われる。顧客情報管理装置２は、この処理を開始すると、まず図１５に示すように、情報処理装置６又は画像処理装置７から顧客個人情報Ｄ１の入力を検知したか否かを判断する（ステップＳ１０）。その結果、顧客個人情報Ｄ１の入力がない場合（ステップＳ１０でＮＯ）、顧客情報管理装置２による処理は、ステップＳ２１へ進む。
【００９２】
これに対し、顧客個人情報Ｄ１の入力を検知した場合（ステップＳ１０でＹＥＳ）、顧客情報管理装置２は、情報解析部３３を機能させ、顧客個人情報Ｄ１に含まれるユーザー名が顧客情報１４に登録されているか否かを確認する（ステップＳ１１）。このとき、顧客情報管理装置２は、必要に応じて情報抽出部３２を機能させ、顧客個人情報Ｄ１からユーザー名などの情報を抽出する処理を行う。そして情報解析部３３は、顧客個人情報Ｄ１に含まれるユーザー名が顧客情報１４に登録されていないと判断した場合（ステップＳ１２でＮＯ）、新規ユーザーの登録であるため、新規登録部３４を機能させる。そして新規登録部３４は、顧客個人情報Ｄ１に含まれる新規ユーザーのユーザー名や所属部署などの情報を顧客情報１４に登録する（ステップＳ１３）。
【００９３】
また情報解析部３３は、顧客個人情報Ｄ１に含まれるユーザー名と同一のユーザー名が顧客情報１４に既に登録されていると判断した場合（ステップＳ１２でＹＥＳ）、第１更新部３５を機能させる。そして第１更新部３５は、顧客個人情報Ｄ１に含まれる所属部署と、顧客情報１４に登録されている所属部署１４ｃとを比較し、所属部署が変更されているか否かを判断する（ステップＳ１４）。このとき、所属部署が変更されていないと判断した場合（ステップＳ１４でＮＯ）、顧客情報管理装置２による処理は、ステップＳ２１へ進む。一方、所属部署が変更されていると判断した場合（ステップＳ１４でＹＥＳ）、第１更新部３５は、入力した顧客個人情報Ｄ１に対応する顧客ユーザーの所属部署１４ｃを更新する（ステップＳ１５）。
【００９４】
続いて顧客情報管理装置２において更新対象抽出部３６が機能する。そして更新対象抽出部３６は、更新対象ユーザー抽出処理を実行する（ステップＳ１６）。尚、この更新対象ユーザー抽出処理の詳細については後述する。その更新対象ユーザー抽出処理により、更新対象ユーザーが抽出されなかった場合（ステップＳ１７でＮＯ）、顧客情報管理装置２による処理は、ステップＳ２１へ進む。また更新対象ユーザー抽出処理によって更新対象ユーザーが抽出された場合（ステップＳ１７でＹＥＳ）、第２更新部３７が機能する。そして第２更新部３７は、通知部３８を機能させ、顧客個人情報Ｄ１を入力した情報入力ユーザーに対して更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新するか否かを問い合わせる（ステップＳ１８）。その後、第２更新部３７は、情報入力ユーザーからの指示に基づき、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新する場合（ステップＳ１９でＹＥＳ）、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新する処理を実行する（ステップＳ２０）。これに対し、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新しない場合（ステップＳ１９でＮＯ）、ステップＳ２０をスキップしてステップＳ２１へ進む。
【００９５】
次に顧客情報管理装置２は、メールサーバー８ａなどからコミュニケーション情報Ｄ２を収集するタイミングとなったか否かを判断する（ステップＳ２１）。このとき、コミュニケーション情報Ｄ２を収集するタイミングでなければ（ステップＳ２１でＮＯ）、ステップＳ１０に戻って上述した処理を繰り返す。これに対し、コミュニケーション情報Ｄ２を収集するタイミングである場合（ステップＳ２１でＹＥＳ）、顧客情報管理装置２は、クローラー２０を機能させる。そしてクローラー２０は、メールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれにアクセスし、メールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれからコミュニケーション情報Ｄ２を収集する（ステップＳ２２）。そしてクローラー２０は、メールサーバー８ａ、文書サーバー８ｂ及びＷｅｂ会議サーバー８ｃのそれぞれから収集したコミュニケーション情報Ｄ２を、コミュニケーション蓄積情報１５に追加して記録することにより、コミュニケーション蓄積情報１５を更新する（ステップＳ２３）。以上でクローラー２０による処理が終了する。
【００９６】
顧客情報管理装置２は、コミュニケーション蓄積情報１５に新たなコミュニケーション情報Ｄ２が蓄積されることに伴い、更新対象抽出部３６を機能させる。そして更新対象抽出部３６は、更新対象ユーザー抽出処理を実行する（ステップＳ２５）。この更新対象ユーザー抽出処理は上述したステップＳ１６と同様の処理であり、その詳細については後述する。そして更新対象ユーザー抽出処理により、更新対象ユーザーが抽出されなかった場合（ステップＳ２５でＮＯ）、顧客情報管理装置２による処理は、ステップＳ１０へ戻る。また更新対象ユーザー抽出処理によって更新対象ユーザーが抽出された場合（ステップＳ２５でＹＥＳ）、顧客情報管理装置２において第２更新部３７が機能する。そして第２更新部３７は、通知部３８を機能させ、顧客個人情報Ｄ１を入力した情報入力ユーザーに対して更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新するか否かを問い合わせる（ステップＳ２６）。その後、第２更新部３７は、情報入力ユーザーからの指示に基づき、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新する場合（ステップＳ２７でＹＥＳ）、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新する処理を実行する（ステップＳ２８）。これに対し、更新対象ユーザーの所属部署１４ｃを更新しない場合（ステップＳ２７でＮＯ）、ステップＳ２８をスキップしてステップＳ１０へ戻る。
【００９７】
図１６は、更新対象ユーザー抽出処理（ステップＳ１６，Ｓ２４）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。更新対象抽出部３６は、この処理を開始すると、まずステップＳ１５において所属部署１４ｃを更新した更新ユーザーを特定する（ステップＳ４０）。続いて更新対象抽出部３６は、コミュニケーション蓄積情報１５に蓄積されているコミュニケーション情報Ｄ２を読み出し（ステップＳ４１）、更新ユーザーが参加したコミュニケーションへの参加者を全て抽出する処理を行う（ステップＳ４２）。ここで、更新ユーザーが参加したコミュニケーションへの参加者を抽出することができなかった場合（ステップＳ４３でＮＯ）、更新対象抽出部３６による更新対象ユーザー抽出処理は終了する。
【００９８】
また更新ユーザーが参加したコミュニケーションへの参加者を抽出できた場合（ステップＳ４３でＹＥＳ）、更新対象抽出部３６は、その参加者のうちで、更新ユーザーの変更前部署１４ｇに所属している参加者を特定する（ステップＳ４４）。ここで、更新ユーザーの変更前部署１４ｇに所属している参加者を特定することができなかった場合（ステップＳ４５でＮＯ）、更新対象抽出部３６による更新対象ユーザー抽出処理は終了する。これに対し、更新ユーザーの変更前部署１４ｇに所属している参加者を特定できた場合（ステップＳ４５でＹＥＳ）、更新対象抽出部３６は、その特定した参加者の所属部署１４ｃがチェック期間内に更新されているか否かを判断する（ステップＳ４６）。その結果、特定した参加者の所属部署１４ｃがチェック期間内に更新されていれば（ステップＳ４６でＹＥＳ）、更新対象抽出部３６による更新対象ユーザー抽出処理は終了する。また特定した参加者の所属部署１４ｃがチェック期間内に更新されていない場合（ステップＳ４６でＮＯ）、更新対象抽出部３６は、その特定した参加者を更新対象ユーザーとして決定する（ステップＳ４７）。
【００９９】
更新対象抽出部３６は、ステップＳ４２において複数の参加者を抽出した場合、それら複数の参加者のそれぞれに対して上述したステップＳ４４〜Ｓ４７の処理を実行する。これにより、更新対象抽出部３６は、更新ユーザーに関連する複数のユーザーを更新対象ユーザーとして決定することができる。
【０１００】
続いて更新対象抽出部３６は、顧客情報１４において、所属部署１４ｃが更新ユーザーの変更前部署１４ｇと同じである顧客ユーザーの登録人数を確認する（ステップＳ４８）。そしてステップＳ４７で決定した更新対象ユーザーの人数が、その登録人数の所定割合以上の人数であるか否かを判断する（ステップＳ４９）。その結果、更新対象ユーザーの人数が更新ユーザーの変更前部署１４ｇの登録人数の所定割合未満の人数であれば（ステップＳ４９でＮＯ）、更新対象抽出部３６による更新対象ユーザー抽出処理は終了する。これに対し、更新対象ユーザーの人数が更新ユーザーの変更前部署１４ｇの登録人数の所定割合以上の人数であれば（ステップＳ４９でＹＥＳ）、更新対象抽出部３６は、更新ユーザーの変更前部署１４ｇと同じ部署に所属している顧客ユーザーの全員を更新対象ユーザーに決定する（ステップＳ５０）。以上で、更新対象抽出部３６による更新対象ユーザー抽出処理は終了する。
【０１０１】
顧客情報管理装置２は、上記のような処理を行うことにより、顧客企業の同一部署に所属している複数のユーザーのうちの一部のユーザーが纏まって別の部署に異動した場合に、それら一部のユーザーを更新対象ユーザーとして自動抽出することができる。そのため、顧客個人情報Ｄ１を入力した情報入力ユーザーに対し、顧客企業の同一部署に所属している複数のユーザーのそれぞれの情報を更新するか否かを一人ずつ問い合わせる必要がなくなる。それ故、情報入力ユーザーによる作業負担を軽減することができるようになる。
【０１０２】
（変形例）
以上、本発明に関する実施形態について説明したが、本発明は、上記実施形態において説明した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。
【０１０３】
例えば上記実施形態では、顧客情報管理装置２がインターネット３上に設けられる場合を例示したが、これに限られるものではない。すなわち、顧客情報管理装置２は、オフィスなどのローカルネットワーク環境に設けられるものであっても構わない。また上記実施形態では、顧客情報１４とコミュニケーション蓄積情報１５をひとつの記憶装置１１に記憶しておく場合を例示したが、これに限られるものでもない。すなわち、顧客情報１４とコミュニケーション蓄積情報１５とは、それぞれ別の記憶装置に保存して管理されるものであっても構わない。
【０１０４】
また上記実施形態では、特に言及していないが、例えばチェック期間が終了したとき、顧客情報１４に記録されている変更日１４ｆ及び変更前部署１４ｇの情報をクリアするようにしても良い。これにより、新たなチェック期間が開始されるときには、顧客情報１４における変更日１４ｆ及び変更前部署１４ｇの欄を全て初期状態にリセットしておくことができるという利点がある。
【符号の説明】
【０１０５】
１  顧客情報管理システム
２  顧客情報管理装置
１１  記憶装置（顧客情報記憶手段、コミュニケーション情報記憶手段）
１３  プログラム
１４  顧客情報
１５  コミュニケーション蓄積情報
３１  個人情報入力部（個人情報入力手段）
３５  第１更新部（第１の更新手段）
３６  更新対象抽出部（更新対象抽出手段）
３７  第２更新部（第２の更新手段）
【図１】
2018049324.tif 000003
【図２】
2018049324.tif 000004
【図３】
2018049324.tif 000005
【図４】
2018049324.tif 000006
【図５】
2018049324.tif 000007
【図６】
2018049324.tif 000008
【図７】
2018049324.tif 000009
【図８】
2018049324.tif 000010
【図９】
2018049324.tif 000011
【図１０】
2018049324.tif 000012
【図１１】
2018049324.tif 000013
【図１２】
2018049324.tif 000014
【図１３】
2018049324.tif 000015
【図１４】
2018049324.tif 000016
【図１５】
2018049324.tif 000017
【図１６】
2018049324.tif 000018