(57)【要約】【課題】予約した利用時間における利用者の位置を用いることなく、施設の利用有無を容易に確認する。【解決手段】利用確認要求部１６が、予約情報１４Ｂで指定された利用開始日時から一定時間前に、予約情報１４Ｂに応じた施設の利用に関する確認要求を利用確認者に対して通知し、利用予約解除部１７が、確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、予約情報１４Ｂに基づく施設の利用予約を解除する。【選択図】  図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
通信ネットワークを介して接続された複数の利用者端末からのアクセスに応じて、利用者による施設の利用予約を受け付けて管理する施設予約管理装置であって、
前記利用者から受け付けた前記利用予約ごとに、利用開始日時、予約者、および利用確認者を含む予約情報を記憶する記憶部と、
前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する確認要求を、前記予約情報の前記利用開始日時から一定時間前に、前記利用確認者に対して通知する利用確認要求部と、
前記利用者から前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する利用確認を受け付ける予約管理部と、
前記確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除する利用予約解除部と
を備えることを特徴とする施設予約管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の施設予約管理装置において、
前記利用確認要求部は、前記予約情報で指定されている複数の利用確認者のすべてに対して前記確認要求を通知することを特徴とする施設予約管理装置。
【請求項３】
請求項１または請求項２に記載の施設予約管理装置において、
前記利用確認要求部は、前記予約者および前記利用確認者の両方に対して前記確認要求を通知することを特徴とする施設予約管理装置。
【請求項４】
請求項２または請求項３に記載の施設予約管理装置において、
前記利用予約解除部は、前記待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者のいずれからも利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除することを特徴とする施設予約管理装置。
【請求項５】
請求項２または請求項３に記載の施設予約管理装置において、
前記利用予約解除部は、前記待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者のいずれかから利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除することを特徴とする施設予約管理装置。
【請求項６】
通信ネットワークを介して接続された複数の利用者端末からのアクセスに応じて、利用者による施設の利用予約を受け付けて管理する施設予約管理方法であって、
前記利用者から受け付けた前記利用予約ごとに、利用開始日時、予約者、および利用確認者を含む予約情報を記憶する記憶ステップと、
前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する確認要求を、前記予約情報の前記利用開始日時から一定時間前に、前記利用確認者に対して通知する利用確認要求ステップと、
前記利用者から前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する利用確認を受け付ける予約管理ステップと、
前記確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除する利用予約解除ステップと
を備えることを特徴とする施設予約管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、利用者端末から会議室などの施設の予約を受け付けて管理するための施設予約管理技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議室などの施設の予約管理を行うための施設予約管理技術は、一般に広く知られており、実際に使用されている。このような施設予約管理技術において、利用可能な施設を検索する際、利用者が指定した予約情報に基づいて検索結果が導れる。ここで、実際には、予約されていてもその通りに利用されていない施設が見られることはよくあり、急に施設を利用する必要が生じた人がいたとしても、空いている施設をすぐには利用できず、結果として施設が有効利用されないという問題点があった。
【０００３】
従来、このような問題点を解決するための技術として、利用者が身に着けている情報処理端末（スマートフォン等）から取得した利用者の位置情報と予約した会議室の位置情報（緯度・経度）を利用して、予約した会議室および利用時間に利用者が存在していない場合には、予約した会議室が利用されていないと判定して、予約を取り消す技術が提案されている（例えば、特許文献１など参照）。これにより、会議室の入退室を管理するための入退室管理システムなどの設備がなくても、利用者による会議室の利用有無が確認でき、導入コストを大幅削減することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１４−０５９５９３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、このような従来技術によれば、予約した利用時間に利用者の情報処理端末から取得した位置情報に基づいて、予約された施設が利用されているかどうかを確認しているため、何らかの理由で利用者が欠席したり遅刻したりした場合には、施設が他の利用者により利用されているにも関わらず、まったく利用されていないと判定されて、予約が取り消されてしまうという問題点があった。
【０００６】
本発明はこのような課題を解決するためのものであり、予約した利用時間における利用者の位置を用いることなく、施設の利用有無を容易に確認できる施設予約管理技術を提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
このような目的を達成するために、本発明にかかる施設予約管理装置は、通信ネットワークを介して接続された複数の利用者端末からのアクセスに応じて、利用者による施設の利用予約を受け付けて管理する施設予約管理装置であって、前記利用者から受け付けた前記利用予約ごとに、利用開始日時、予約者、および利用確認者を含む予約情報を記憶する記憶部と、前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する確認要求を、前記予約情報の前記利用開始日時から一定時間前に、前記利用確認者に対して通知する利用確認要求部と、前記利用者から前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する利用確認を受け付ける予約管理部と、前記確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除する利用予約解除部とを備えている。
【０００８】
また、本発明にかかる上記施設予約管理装置の一構成例は、前記利用確認要求部が、前記予約情報で指定されている複数の利用確認者のすべてに対して前記確認要求を通知するようにしたものである。
【０００９】
また、本発明にかかる上記施設予約管理装置の一構成例は、前記利用確認要求部が、前記予約者および前記利用確認者の両方に対して前記確認要求を通知するようにしたものである。
【００１０】
また、本発明にかかる上記施設予約管理装置の一構成例は、前記利用予約解除部が、前記待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者いずれからも利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除するようにしたものである。
【００１１】
また、本発明にかかる上記施設予約管理装置の一構成例は、前記利用予約解除部が、前記待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者いずれかから利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除するようにしたものである。
【００１２】
また、本発明にかかる施設予約管理方法は、通信ネットワークを介して接続された複数の利用者端末からのアクセスに応じて、利用者による施設の利用予約を受け付けて管理する施設予約管理方法であって、前記利用者から受け付けた前記利用予約ごとに、利用開始日時、予約者、および利用確認者を含む予約情報を記憶する記憶ステップと、前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する確認要求を、前記予約情報の前記利用開始日時から一定時間前に、前記利用確認者に対して通知する利用確認要求ステップと、前記利用者から前記予約情報に基づく前記施設の利用に関する利用確認を受け付ける予約管理ステップと、前記確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、前記確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、前記予約情報に基づく前記施設の利用予約を解除する利用予約解除ステップとを備えている。
【発明の効果】
【００１３】
本発明によれば、予約日時に施設が利用されるか否かが利用確認者の利用確認により判定されることになる。このため、予約した利用時間における利用者の位置を用いることなく、さらには施設の入退室を管理するための設備を必要とすることなく、施設の利用有無を容易に確認することが可能となる。したがって、何らかの理由で利用者が欠席したり遅刻したりした場合でも、利用確認者が利用確認していれば、予約が取り消されてしまうことはなく、予約内容に従って施設を然るべく利用することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１４】
【図１】施設予約管理装置の構成を示すブロック図である。
【図２】予約情報の構成例である。
【図３】確認要求メールの画面表示例である。
【図４】利用確認処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１５】
次に、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
［施設予約管理装置］
まず、図１を参照して、本実施の形態にかかる施設予約管理装置１０について説明する。図１は、施設予約管理装置の構成を示すブロック図である。
【００１６】
この施設予約管理装置１０は、全体として、サーバ装置などの情報処理装置からなり、通信ネットワークＮＷを介して接続された複数の利用者端末２０からのアクセスに応じて、利用者端末２０にＷｅｂサービスやメールサービスを提供することにより、利用者による施設の予約管理を行う装置である。予約対象となる施設としては、オフィスの会議室や応接室など、複数の利用者が、随時、共同で利用するような利用形態の施設であれば、いずれの施設にも適用できる。
【００１７】
利用者端末２０は、全体として、Ｗｅｂブラウザやメーラーなどのデータ通信アプリケーション機能を有するＰＣ、スマートホン、タブレットなど情報処理端末からなり、施設を利用する利用者の操作に応じて、通信ネットワークＮＷを介して施設予約管理装置１０にアクセスし、施設の利用予約や利用確認を行う機能を有している。
通信ネットワークＮＷは、インターネット、ＬＡＮ、無線ＬＡＮなどの一般的なＩＰネットワークである。
【００１８】
図１に示すように、施設予約管理装置１０には、主な機能部として、通信Ｉ／Ｆ部１１、操作入力部１２、画面表示部１３、記憶部１４、予約管理部１５、利用確認要求部１６、および利用予約解除部１７が設けられている。これら機能部のうち、予約管理部１５、利用確認要求部１６、および利用予約解除部１７は、ＣＰＵとプログラムとが協働してなる演算処理部により実現されている。
【００１９】
通信Ｉ／Ｆ部１１は、通信ネットワークＮＷを介して利用者端末２０とデータ通信を行う機能を有している。
操作入力部１２は、キーボード、マウス、タッチパネルなどの操作入力装置からなり、オペレータ操作を検出する機能を有している。
画面表示部１３は、ＬＣＤなどの画面表示装置からなり、操作メニュ画面や設定入力画面、予約状況確認画面など、各種の情報画面を画面表示する機能を有している。
【００２０】
記憶部１４は、ハードディスクや半導体メモリなどの記憶装置からなり、予約管理処理に用いる各種処理データやプログラムを記憶する機能を有している。
記憶部１４で記憶する主な処理データとしては、管理情報１４Ａと予約情報１４Ｂがある。
管理情報１４Ａは、利用者データや施設データなど、予約管理処理に用いる基本的なデータである。利用者データは、施設予約管理装置１０を利用して施設の予約を行う利用者に関するデータであり、利用者ＩＤ、名前、所属、電話番号、メールアドレスなどのデータが含まれている。施設データは、各施設に関するデータであり、施設ＩＤ、場所、広さ、施設に設けられている設備などのデータが含まれている。
【００２１】
予約情報１４Ｂは、各施設の利用予約に関する詳細な予約内容を示すデータである。図２は、予約情報の構成例である。ここでは、任意の施設に関する予約情報１４Ｂが示されており、予約を識別するための予約ＩＤごとに、利用開始日時、利用終了日時、予約者の名前およびメールアドレス、利用確認者の名前およびメールアドレス、確認フラグが組として登録されている。なお、利用終了日時に代えて、利用開始日時からの利用時間を用いてもよい。
【００２２】
図２において、予約者は、当該予約の手続きを行った予約者であり、利用確認者は、施設利用開始の事前に予約施設の利用確認を行う利用者である。特に利用確認者は、予約施設の利用確認を行う必要があるため、施設の利用有無を把握している利用者を登録するのが望ましい。例えば、対象施設が会議室である場合、利用確認者として会議に参加する参加者を登録すればよく、参加者以外であれば会議の開催有無を把握している利用者を登録すればよい。なお、利用確認者が予約者と重複しても問題はない。
【００２３】
予約管理部１５は、利用者端末２０から施設の利用に関する利用予約を受け付けて、予約内容を示す予約情報１４Ｂを記憶部１４に登録する機能と、利用者端末２０から予約情報１４Ｂに基づき予約した施設を実際に利用する旨の利用確認を受け付けて、対応する予約情報１４Ｂの確認フラグを確認済みに更新する機能と、利用者端末２０に対して受付済みの予約に関する予約情報１４Ｂの内容を情報提供する機能とを有している。
【００２４】
この際、予約管理部１５は、Ｗｅｂサービスを利用して、利用者端末２０との間で各種データのやり取りを行う。例えば、利用者端末２０からの予約要求に応じて、予約情報１４Ｂを入力するための予約受付画面が配信され、利用者端末２０からの利用確認要求に応じて、指定された予約に関する利用確認を行うための利用確認受付画面が配信される。これにより、利用者端末２０のＷｅＢブラウザで、これら受付画面が画面表示され、利用者が受付画面に入力したデータが予約管理部１５に返送されることになる。また、利用者端末２０からの予約閲覧要求に応じて、指定された予約に関する予約情報１４Ｂを示す予約閲覧画面が配信され、利用者端末２０のＷｅＢブラウザで画面表示されることになる。
【００２５】
利用確認要求部１６は、予約情報１４Ｂに応じた施設の利用に関する確認要求を、予約情報１４Ｂで指定されている利用開始日時から一定の事前時間分だけ遡った利用確認要求時刻に、予約情報１４Ｂに登録されている利用確認者に対して通知する機能を有している。
この際、利用確認要求部１６は、予約情報１４Ｂに登録されている利用確認者のメールアドレスに基づいて確認要求メールを送信する。これにより、利用者端末２０のメーラーで利用確認要求部１６からの確認要求メールが受信されて、そのメール内容が画面表示される。
【００２６】
図３は、確認要求メールの画面表示例である。ここでは、利用確認を要求する本文と、利用確認先ＵＲＬと、予約の日時、場所、要件などの予約内容とが画面表示されている。利用者は、この利用確認メールを閲覧し、利用確認先ＵＲＬをクリックする。これに応じて、利用者端末２０のＷｅＢブラウザが起動されて予約管理部１５にアクセスし、利用確認受付画面が予約管理部１５から配信されることになる。
【００２７】
利用予約解除部１７は、確認要求の通知から一定の待ち時間が経過した利用確認判定時刻までに、確認要求が通知された者による利用確認が予約管理部１５で受け付けられていない場合、対応する予約情報１４Ｂを削除して、当該予約情報１４Ｂに基づく施設の利用予約を解除する機能と、予約情報１４Ｂに登録されている利用確認者に対して、利用予約が解除された旨を示す予約解除通知メールを送信する機能とを有している。
【００２８】
事前時間（利用確認要求時刻）や待ち時間（利用確認判定時刻）については、予約管理の対象となる施設や利用者に応じて、予め任意に設定すればよい。特に、待ち時間を事前時間より長くした場合には、施設の利用開始日時より後に、利用確認が締め切られることになる。このため、何らかの理由で利用確認が遅れても施設を利用することができる。また、待ち時間を事前時間より短くした場合には、施設の利用開始日時より前に、利用確認が締め切られることになる。このため、早期に利用予約が解除されるため、施設をより効率よく利用することができる。
【００２９】
［第１の実施の形態の動作］
次に、図４を参照して、本実施の形態にかかる施設予約管理装置１０の動作について説明する。図４は、利用確認処理を示すフローチャートである。
施設予約管理装置１０の利用確認要求部１６は、記憶部１４に登録されている予約情報１４Ｂに基づいて、図４の利用確認処理を実行する。
【００３０】
利用確認要求部１６は、記憶部１４に確認フラグが未確認である予約情報１４Ｂを取得して（ステップ１００）、予約情報１４Ｂで指定されている利用開始日時から一定の事前時間だけ、例えば３０分だけ遡った利用確認要求時刻の到来まで待機する（ステップ１０１）。
【００３１】
この後、利用確認要求時刻の到来に応じて、利用確認要求部１６は、予約情報１４Ｂに登録されている利用確認者のメールアドレスに確認要求メールを送信することにより、施設の利用に関する確認要求を通知する（ステップ１０２）。
利用確認者が、この確認要求メールに応じて利用確認を行った場合、利用予約解除部１７により利用確認が受け付けられて、対応する予約情報１４Ｂの確認フラグが未確認から確認済みに更新される。
【００３２】
利用予約解除部１７は、確認要求の通知から一定の待ち時間だけ、例えば３５分だけ経過した利用確認判定時刻の到来まで待機した後（ステップ１０３）、対応する予約情報１４Ｂを確認する（ステップ１０４）。
ここで、確認フラグが確認済みである場合（ステップ１０４：ＹＥＳ）、予定通り施設が利用されるものと判断して、一連の利用確認処理を終了する。
【００３３】
一方、確認フラグが未確認である場合（ステップ１０４：ＮＯ）、利用予約解除部１７は、対応する予約情報１４Ｂを記憶部１４から削除して利用予約を解除するとともに（ステップ１０５）、利用確認者さらには予約者のメールアドレスに、利用予約が解除された旨を示す予約解除通知メールを送信し（ステップ１０６）、一連の利用確認処理を終了する。
【００３４】
［本実施の形態の効果］
このように、本実施の形態は、利用確認要求部１６が、予約情報１４Ｂで指定された利用開始日時から一定時間前に、予約情報１４Ｂに応じた施設の利用に関する確認要求を利用確認者に対して通知し、利用予約解除部１７が、確認要求の通知から一定の待ち時間が経過するまでに、確認要求が通知された者による利用確認が受け付けられていない場合、予約情報１４Ｂに基づく施設の利用予約を解除するようにしたものである。
【００３５】
これにより、予約日時に施設が利用されるか否かが利用確認者の利用確認により判定されることになる。このため、予約した利用時間における利用者の位置を用いることなく、さらには施設の入退室を管理するための設備を必要とすることなく、施設の利用有無を容易に確認することが可能となる。したがって、何らかの理由で利用者が欠席したり遅刻したりした場合でも、利用確認者が利用確認していれば、予約が取り消されてしまうことはなく、予約内容に従って施設を然るべく利用することが可能となる。
【００３６】
また、本実施の形態では、利用確認者のみに利用確認を要求する場合を例として説明したが、予約情報１４Ｂに利用確認者が複数登録されている場合には、これら利用確認者のすべてに対して利用確認を要求してもよく、さらには、予約者と利用確認者の両方に利用確認を要求してもよい。これにより、複数の利用者に利用確認が要求されるため、利用確認ミスを低減することができる。
【００３７】
また、本実施の形態において、利用予約解除部１７が、待ち時間が経過するまでに、確認要求が通知された者のいずれからも利用確認が受け付けられていない場合、予約情報１４Ｂに基づく施設の利用予約を解除するようにしてもよい。これにより、確認要求が通知された者のうち、いずれか１人が利用確認すれば、利用予約は解除されずに保持されることになる。
【００３８】
また、本実施の形態において、利用予約解除部１７が、待ち時間が経過するまでに、確認要求が通知された者のいずれかから利用確認が受け付けられていない場合、予約情報１４Ｂに基づく施設の利用予約を解除するようにしてもよい。これにより、施設の利用確認が通知した全員から受け付けられた場合以外は、予約が解除されるため、利用確認を厳密に判定することができ、利用確認者に対して施設利用の認識を徹底することができる。
【００３９】
［実施の形態の拡張］
以上、実施形態を参照して本発明を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。本発明の構成や詳細には、本発明のスコープ内で当業者が理解しうる様々な変更をすることができる。また、各実施形態については、矛盾しない範囲で任意に組み合わせて実施することができる。
【符号の説明】
【００４０】
１０…施設予約管理装置、１１…通信Ｉ／Ｆ部、１２…操作入力部、１３…画面表示部、１４…記憶部、１４Ａ…管理情報、１４Ｂ…予約情報、１５…予約管理部、１６…利用確認要求部、１７…利用予約解除部、２０…利用者端末、ＮＷ…通信ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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