(57)【要約】【課題】ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は格納されている文書の更新がされた時点で実施されるユーザーへの登録又は更新された旨の通知を、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて制限できるようにする。【解決手段】共有文書記憶部２１に文書が登録又は既存文書の更新が検出されると、当該文書の重要性及び当該文書の登録者の重要性を判定する重要性判定部１２と、重要性判定部１２により登録された文書又は当該文書の登録者が重要と判定された場合に登録又は更新された旨をユーザーに通知するよう通知部１５に指示し、重要でないと判定された場合にその旨の通知をまとめて通知するために一時保持するよう通知管理部１４に指示する通知制御部１３と、を有する。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は前記格納領域に格納されている文書の更新が検出された場合、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の前記ユーザーへの通知を制限するよう制御する通知制御手段を有することを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記通知制御手段は、登録又は更新の検出時点に前記通知をしない場合、通知をしない登録又は更新された旨を所定期間ユーザー毎に一時保持しておき、所定期間経過後にまとめて当該ユーザーに通知することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記文書の重要性は、当該文書の取得先、当該文書の属性情報、当該文書に含まれている単語又は当該文書の署名の有無の少なくとも一つの当該文書に関連する情報に基づき判断されることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記文書の登録者の重要性は、当該登録者が登録した各文書へのアクセス状況又は当該登録者若しくは当該登録者が登録した文書と前記ユーザーとの関係の少なくとも一方に基づき判断されることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記登録者が登録した各文書へのアクセス状況は、当該登録者によって登録された各文書を閲覧したユーザーの数に基づき登録者毎に算出される閲覧率により示されることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記閲覧率は、当該登録者によって登録された各文書を閲覧したユーザーの数に基づき当該各文書の閲覧率を算出し、その算出した各文書の閲覧率に基づき算出されることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記登録者若しくは当該登録者が登録した文書と前記ユーザーとの関係は、前記各ユーザーが閲覧した文書の数に基づきユーザー毎登録者毎に算出される個別閲覧率により示されることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記個別閲覧率は、当該登録者が登録した文書の数に対する当該ユーザーによって閲覧された文書の数により算出されることを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
コンピュータを、
ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は前記格納領域に格納されている文書の更新が検出された場合、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の前記ユーザーへの通知を制限するよう制御する通知制御手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来から、ユーザーにより共有される格納領域に文書が新規登録あるいは既存文書が更新されたときにその旨を特定のユーザーに電子メール等を利用して通知する技術がある（例えば、特許文献1，２）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００４−１０４３１２号公報
【特許文献２】特許第３０６２１０４号明細書
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、通知を受けるユーザーからしてみると、文書が登録又は更新される度に通知が送られてくるので、文書が頻繁に登録又は更新される状況においては、その通知が煩わしい場合がある。重要性の低い文書等であれば、通知をその都度受けなくてもよいかもしれない。また、共有の格納領域の登録文書数や通知先となる特定のユーザー数が多いと、ユーザーへの通知に利用される装置にかかる負荷も多大となってしまう。
【０００５】
本発明は、ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は格納されている文書の更新がされた時点で実施されるユーザーへの登録又は更新された旨の通知を、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて制限できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る情報処理装置は、ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は前記格納領域に格納されている文書の更新が検出された場合、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の前記ユーザーへの通知を制限するよう制御する通知制御手段を有することを特徴とする。
【０００７】
また、前記通知制御手段は、登録又は更新の検出時点に前記通知をしない場合、通知をしない登録又は更新された旨を所定期間ユーザー毎に一時保持しておき、所定期間経過後にまとめて当該ユーザーに通知することを特徴とする。
【０００８】
また、前記文書の重要性は、当該文書の取得先、当該文書の属性情報、当該文書に含まれている単語又は当該文書の署名の有無の少なくとも一つの当該文書に関連する情報に基づき判断されることを特徴とする。
【０００９】
また、前記文書の登録者の重要性は、当該登録者が登録した各文書へのアクセス状況又は当該登録者若しくは当該登録者が登録した文書と前記ユーザーとの関係の少なくとも一方に基づき判断されることを特徴とする。
【００１０】
また、前記登録者が登録した各文書へのアクセス状況は、当該登録者によって登録された各文書を閲覧したユーザーの数に基づき登録者毎に算出される閲覧率により示されることを特徴とする。
【００１１】
また、前記閲覧率は、当該登録者によって登録された各文書を閲覧したユーザーの数に基づき当該各文書の閲覧率を算出し、その算出した各文書の閲覧率に基づき算出されることを特徴とする。
【００１２】
また、前記登録者若しくは当該登録者が登録した文書と前記ユーザーとの関係は、前記各ユーザーが閲覧した文書の数に基づきユーザー毎登録者毎に算出される個別閲覧率により示されることを特徴とする。
【００１３】
また、前記個別閲覧率は、当該登録者が登録した文書の数に対する当該ユーザーによって閲覧された文書の数により算出されることを特徴とする。
【００１４】
本発明に係るプログラムは、コンピュータを、ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は前記格納領域に格納されている文書の更新が検出された場合、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の前記ユーザーへの通知を制限するよう制御する通知制御手段、として機能させる。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１に記載の発明によれば、ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は格納されている文書の更新がされた時点で実施されるユーザーへの登録又は更新された旨の通知を、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて制限することができる。
【００１６】
請求項２に記載の発明によれば、所定期間経過後に文書が登録又は更新された旨をユーザー毎にまとめて通知することができる。
【００１７】
請求項３に記載の発明によれば、文書の重要性を文書に関連する情報に基づき判断することができる。
【００１８】
請求項４に記載の発明によれば、登録者の重要性を当該登録者が登録した文書へのアクセス状況又は文書とユーザーとの関係の少なくとも一方に基づき判断することができる。
【００１９】
請求項５に記載の発明によれば、閲覧率が高いほど登録者の重要性は高いと判断することができる。
【００２０】
請求項６に記載の発明によれば、登録者が登録した各文書の閲覧率に基づき当該登録者の閲覧率を算出することができる。
【００２１】
請求項７に記載の発明によれば、個別閲覧率が高いほど登録者の重要性は高いと判断することができる。
【００２２】
請求項８に記載の発明によれば、各ユーザーにより閲覧された文書の数に基づき各ユーザーの各登録者に対する個別閲覧率を算出することができる。
【００２３】
請求項９に記載の発明によれば、ユーザーにより共有される格納領域への文書の登録又は格納されている文書の更新がされた時点で実施されるユーザーへの登録又は更新された旨の通知を、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方に応じて制限することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本実施の形態における文書管理装置のブロック構成図である。
【図２】本実施の形態における文書管理装置を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。
【図３】本実施の形態における通知処理を示したフローチャートである。
【図４】本実施の形態において文書の登録又は更新された時点でその都度通知されるメッセージの一例を示した図である。
【図５】本実施の形態において登録された文書への閲覧実績をテーブル形式にて示した図である。
【図６】本実施の形態におけるユーザー情報記憶部に記憶されるユーザー情報に含まれる閲覧率に関する情報のデータ構成例を示した図である。
【図７】本実施の形態において登録された文書へのユーザー毎の閲覧実績をテーブル形式にて示した図である。
【図８】本実施の形態におけるユーザー情報記憶部に記憶されるユーザー情報に含まれる個別閲覧率に関する情報のデータ構成例を示した図である。
【図９】本実施の形態において文書の登録又は更新された旨をまとめて通知するときのメッセージの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２６】
図１は、本実施の形態における文書管理装置１０のブロック構成図である。文書管理装置１０は、本発明に係る情報処理装置の一実施の形態であり、ユーザーにより共有される格納領域に格納される文書の管理を行う。
【００２７】
図２は、本実施の形態における文書管理装置１０を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において文書管理装置１０を形成するコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、コンピュータは、図２に示したようにＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３４、入力手段として設けられたマウス３５とキーボード３６、及び表示手段として設けられたディスプレイ３７をそれぞれ接続する入出力コントローラ３８、通信手段として設けられたネットワークコントローラ３９を内部バス４０に接続して構成される。
【００２８】
図１に戻り、本実施の形態における文書管理装置１０は、登録更新検出部１１、重要性判定部１２、通知制御部１３、通知管理部１４、通知部１５、ユーザー情報管理部１６、共有文書記憶部２１、操作履歴情報記憶部２２、ユーザー情報記憶部２３、通知先情報記憶部２４及びメッセージ情報記憶部２５を有している。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については図から省略している。
【００２９】
共有文書記憶部２１には、ドロワーやフォルダー等ユーザーにより共有される格納領域が形成されており、外部から送られてくる電子文書（以下、単に「文書」と称する）は、いずれかの格納領域（以下、「フォルダー」と称する）に分類されて格納される。各フォルダーには、当該フォルダーに対してアクセス可能なユーザー又はグループを定義したＡＣＬ（Ａｃｃｅｓｓ  Ｃｏｎｔｒｏｌ  Ｌｉｓｔ）が設定されており、アクセス権が付与されたユーザー又はグループに属するユーザーのみが、当該フォルダーに対して付与された権限に従ったアクセスを行うことが可能である。なお、フォルダーに設定されているアクセス権は、当該フォルダーに格納される文書にも引き継がれるものとする。
【００３０】
共有文書記憶部２１には権限を有するユーザーによって文書が新たに登録されたり、共有文書記憶部２１に登録されている文書が更新されたり、あるいは閲覧されたりするが、登録更新検出部１１は、共有文書記憶部２１に対する操作のうち文書の新規登録及び既存文書の更新を検出する。重要性判定部１２は、あるユーザーによって文書の登録又は更新がされると、当該文書の重要性又は当該文書の登録者の重要性の少なくとも一方を判定する。なお、本実施の形態では、双方の重要性を判定する。通知制御部１３は、重要性判定部１２における判定結果に応じて、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の特定のユーザーへの通知を制限するよう制御する。ここでいう特定のユーザーというのは、登録又は更新された文書が格納されているフォルダーに対してアクセス権を有するユーザーであって通知先となるユーザーのことをいう。
【００３１】
通知管理部１４は、通知先情報記憶部２４及びメッセージ情報記憶部２５それぞれに記憶される通知に関する情報の管理を行う。通知部１５は、通知制御部１３からの指示に従い、登録又は更新の検出時点における登録又は更新された旨の特定のユーザーへの通知、又はメッセージ情報記憶部２５に一時保持された登録又は更新された旨を含むメッセージの特定のユーザーへの通知を行う。ユーザー情報管理部１６は、共有文書記憶部２１及び操作履歴情報記憶部２２を参照して、後述する通知処理が実施される前に重要性判定部１２における文書の登録者の重要性の判定の際に参照される閲覧率及び個別閲覧率をユーザー情報として生成し、ユーザー情報記憶部２３に登録する。
【００３２】
通知先情報記憶部２４には、文書が登録又は更新された旨の通知先とするユーザーがフォルダー毎に設定されている。具体的には、ＡＣＬに定義されているユーザーが通知先として設定される。操作履歴情報記憶部２２には、共有文書記憶部２１への文書の登録、既存文書の更新、閲覧等の操作の履歴情報が蓄積される。操作履歴情報には、操作日時、操作対象の文書、操作者、操作内容等が少なくとも含まれている。
【００３３】
文書管理装置１０における各構成要素１１〜１６は、文書管理装置１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ３１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部２１〜２５は、文書管理装置１０に搭載されたＨＤＤ３４にて実現される。あるいは、ＲＡＭ３３又は外部にある記憶手段をネットワーク経由で利用してもよい。
【００３４】
また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。
【００３５】
本実施の形態における文書管理装置１０は、共有文書記憶部２１に文書が登録された場合、又は既存文書が更新された場合に、その旨を文書の格納先にアクセス可能なユーザー、換言すると通知先情報記憶部２４に設定されているユーザーに通知する。基本的には、文書の登録又は更新が検出された時点で、その旨がその都度ユーザーに通知されるが、本実施の形態において特徴的なことは、登録又は更新された文書の重要性又は文書の登録者の重要性に基づき重要でないと判定した場合には、文書の登録又は更新が検出された時点で行っていた通知を制限するようにしたことである。これにより、重要でない文書又は文書の登録者に基づく通知は、その都度されなくなるので、頻繁に通知されてくる煩わしさから解放される。なお、本実施の形態では、登録又は更新された時点で通知しなかった分をまとめて通知するようにしたが、通知しないように制御してもよい。
【００３６】
次に、本実施の形態における動作について説明する。
【００３７】
登録更新検出部１１は、共有文書記憶部２１への文書の新規登録又は既存文書への更新を常時監視している。そして、登録更新検出部１１は、文書の登録又は更新を検出すると、登録又は更新された文書の識別情報（文書名等）と当該文書の格納場所（フォルダー等）、文書の登録者を重要性判定部１２に通知することで、本実施の形態における登録又は更新された旨の通知処理が開始される。以下、本実施の形態における通知処理について図３に示したフローチャートを用いて説明する。
【００３８】
重要性判定部１２は、登録更新検出部１１から通知された文書が重要文書かどうかの判定を行う（ステップ１０１）。本実施の形態においては、重要性、緊急性のある文書を重要文書として取り扱う。例えば、複合機等のＦＡＸ機能を有する装置から送られてきたＦＡＸ文書あるいは外出先からアップロードされた文書は、緊急性がある場合があるので重要文書として取り扱う。なお、アップロードが外出先（つまり事業所外）から行われたかどうかは、ＧＰＳ情報を利用することで判別可能である。また、取引先などとの連携キャビネットからアップロードされた文書、署名付きの文書は、重要であるとみなして重要文書として取り扱う。更に、アプリケーションによって文書の属性に重要や緊急が付与されている文書やＯＣＲにより得られた単語の中に重要性や緊急性を表す用語が検出された文書は、重要性又は緊急性があると判断して重要文書として取り扱う。本実施の形態では、上記６種類の文書を重要文書の例として取り上げるが、文書を利用する目的や業務等から適宜設定すればよく、ここで示す例に限る必要はない。
【００３９】
なお、共有文書記憶部２１には、ユーザーによる登録操作ではなく、例えば他の装置から自動転送機能によって文書が登録される場合がある。このような場合、元の文書の登録者や所有者を本実施の形態における「登録者」として取り扱う。ＦＡＸ文書の場合、宛先となる電話番号に対応するユーザーを登録者としてもよい。
【００４０】
なお、上記６種類の文書に該当するかどうかは、文書の登録時点では判断可能であるものの、更新時では判断が難しい場合もあり得る。この場合は、重要文書として取り扱わないようにしてもよいし、重要文書かどうかを示す情報を各文書に別途設定して管理するようにしてもよい。
【００４１】
重要性判定部１２が登録又は更新された文書は重要文書であると判定した場合（ステップ１０２でＹ）、その判定結果を受けた通知制御部１３は、通知管理部１４に問い合わせることによって当該文書の格納先に対応した通知先となるユーザーを取得し、その取得したユーザーに対する登録又は更新された旨の通知を通知部１５に指示することによって通知させる（ステップ１０８）。その都度通知されるメッセージの内容例を図４に示す。
【００４２】
登録又は更新された文書は重要文書でないと判定した場合（ステップ１０２でＮ）、重要性判定部１２は、続いて当該文書の登録者の重要性を判定することによって登録者の重要性のランキングを通知先毎に取得する（ステップ１０３）。重要性判定部１２は、ランキングを得るために、登録者に対する閲覧率及び個別閲覧率という重要度を示す２つの指標を参照するが、閲覧率及び個別閲覧率は、ユーザー情報管理部１６によって算出されユーザー情報記憶部２３に予め登録されている。
【００４３】
本実施の形態では、登録した文書が多くのユーザーに閲覧されると言うことは、その文書の登録者は重要な人物であるとみなす。本実施の形態では、ユーザーによる閲覧状況を示す指標値として閲覧率を算出する。閲覧率は、次の式にて算出する。
閲覧率（％）=ｓｕｍ（文書の閲覧人数／文書の閲覧可能ユーザー数）／登録者による登録文書数×１００
【００４４】
閲覧率の算出について、具体例を挙げて説明する。図５は、登録された文書への閲覧実績をテーブル形式にて示した図である。このテーブルに含まれるレコードは、文書毎に生成される。各レコードには、当該文書の登録者、登録文書名、閲覧可能ユーザー数及び閲覧人数が含まれている。閲覧可能ユーザー数というのは、当該文書を閲覧できるアクセス権を有するユーザー数である。前述したように、各フォルダーにはアクセス権を付与するユーザーが予め設定されているので、閲覧が可能なアクセス権（以下、「閲覧権」）が付与されているユーザーの総数が閲覧可能ユーザー数となる。閲覧人数というのは、閲覧可能ユーザーのうち当該文書を実際に閲覧したユーザーの数である。これは、所定期間における操作履歴情報を参照することで得られる。所定期間は、操作履歴情報の記録開始時点から現時点まで、あるいは直近６ヶ月間など任意の期間でよい。
【００４５】
また、登録者による登録文書数も操作履歴情報を参照することで得られるが、これらのデータを上記式に代入することで閲覧率は算出できる。図５に例示したレコードに従うと、Ｕｓｅｒ１における登録文書数は２なので、Ｕｓｅｒ１の閲覧率は、
【００４６】
閲覧率＝（７／１５＋３／１０）／２×１００＝３８．３％
と算出できる。
【００４７】
このように、閲覧率は、登録者が登録した文書がユーザーによってどれくらい閲覧されているかを示す指標であり、ユーザーからよく閲覧される文書を登録すると高くなる。従って、閲覧率の高いほど登録者の重要度は高いと言える。閲覧率に関する情報のデータ構成例を図６に示す。
【００４８】
例えば、登録者Ａが今回新たに文書を登録したとする。登録者Ａの閲覧率が高い場合、閲覧率の高い登録者Ａによって文書が新たに登録されたのだから、登録者Ａが文書を新たに登録したという事象は、ユーザーに即座に通知されるべきであると判断する。なお、詳細は後述するが、登録者が重要人物であるかどうかの切り分けは、ランキングの上位ｎ人（本実施の形態では、ｎ＝５で説明）以内に入るかどうかで判断する。
【００４９】
なお、閲覧可能ユーザー数が少ない場合、閲覧率は相対的に高くなってしまうおそれがあるので、人数が少ない場合は１より小さな重みを乗じ、逆に多い場合は１より大きな値を乗じるなどして調整してもよい。
【００５０】
上記閲覧率は、登録者が登録した文書が閲覧可能なユーザーによって閲覧されているかどうかという閲覧実績に着目して登録者の重要性を総評する指標である。ただ、重要な人物（登録者）というのは、閲覧可能なユーザーによって個々に異なってくると考えられる。この文書を閲覧する者（以下「閲覧者」）の立場から登録者を評価した場合の指標が個別閲覧率である。例えば、ある閲覧者１は登録者Ａが登録した文書の多くを閲覧するが、閲覧者２は登録者Ａが登録した文書をほとんど閲覧しない場合、登録者Ａは閲覧者１にとってみれば重要人物となり得るが、閲覧者２にとってみれば重要人物ではない。このように、個別閲覧率は、閲覧者個々からみた登録者の重要性を示す指標である。
【００５１】
個別閲覧率は、閲覧者毎に次の式にて算出する。
個別閲覧率（％）=ある登録者の文書への閲覧文書数／当該登録者の登録文書数×１００
【００５２】
個別閲覧率の算出について、具体例を挙げて説明する。図７は、登録者が登録した文書への閲覧実績をテーブル形式にて示した図である。このテーブルは、閲覧者毎に生成される。このテーブルに含まれるレコードは、登録者毎に生成される。各レコードには、文書の登録者、閲覧可能文書数及び閲覧文書数が含まれている。閲覧可能文書数は、当該登録者が登録した文書のうち当該閲覧者が閲覧可能な文書の数である。閲覧文書数は、閲覧可能文書数のうち当該閲覧者が実際に閲覧した文書の数である。閲覧可能文書数及び閲覧文書数は、フォルダーに設定されているＡＣＬ及び操作履歴情報から得られるが、これらのデータを上記式に代入することで個別閲覧率は算出できる。図７に例示したレコードに従うと、閲覧者（Ｕｓｅｒ１）のＵｓｅｒ２に対する個別閲覧率は、
【００５３】
個別閲覧率＝９／１０×１００＝９０．０％
と算出できる。閲覧者（Ｕｓｅｒ１）に対しその他の登録者に対する個別閲覧率を算出すると共に、その他の閲覧者に対しても各登録者に対する個別閲覧率を算出する。このようにして得られた個別閲覧率に関する情報のデータ構成例を図８に示す。
【００５４】
このように、個別閲覧率は、ある閲覧者によって登録者が登録した文書をどれくらい閲覧されているかを示す指標であり、閲覧者にとっての登録者の重要性を示す指標である。個別閲覧率が高い登録者ほど当該閲覧者にとって当該登録者の重要度は高いと言える。
【００５５】
重要性判定部１２は、上記のようにして算出されている閲覧率及び個別閲覧率を参照して登録者となるユーザーの重要度を、通知先となるユーザー毎に算出する。
【００５６】
例えば、登録又は更新された文書の登録者がＵｓｅｒ１であって、通知先となるユーザーがＵｓｅｒ２〜５であるとする。本実施の形態では、登録者の重要度を次の式にて算出する。
重要度＝ｎ×個別閲覧率＋閲覧率
但し、ｎは重み係数であり、通知先となるユーザー毎に当該ユーザー又は管理者によって異なる値が設定可能である。ここではｎ＝２とする。
【００５７】
まず、Ｕｓｅｒ２において、Ｕｓｅｒ１の個別閲覧率は図８によると３６．７％、閲覧率は図６によると３８．３％なので、Ｕｓｅｒ１の重要度は２×３６．７＋３８．３＝１１１．７と算出できる。同様に、Ｕｓｅｒ２において、Ｕｓｅｒ３の個別閲覧率は２２．２％、閲覧率は７１．５％なので、Ｕｓｅｒ３の重要度は２×２２．２＋７１．５＝１１５．９と算出できる。このように、各ユーザーを登録者としたときの重要度を算出する。そして、Ｕｓｅｒ１が上位ｎ人（本実施の形態では、ｎ＝５）以内の場合（ステップ１０４でＹ）、通知制御部１３は、Ｕｓｅｒ１はＵｓｅｒ２にとって重要な人物であるとみなして、Ｕｓｅｒ１が登録した文書が登録又は更新された旨をＵｓｅｒ２に対して通知するよう通知部１５に指示することによって通知させる（ステップ１０８）。一方、Ｕｓｅｒ１が上位５人以内に入らなかった場合（ステップ１０４でＹ）、通知制御部１３は、Ｕｓｅｒ２に送るべき、登録又は更新された旨を通知管理部１４に送る。通知管理部１４は、この登録又は更新された旨をＵｓｅｒ２に送るべきメッセージとしてメッセージ情報記憶部２５に書き込むことで一時保持させる。
【００５８】
このＵｓｅｒ２に送るべき通知は、メッセージ情報記憶部２５に最初の通知が保持されてから所定時間が経過するまで保持される（ステップ１０６でＮ）。そして、最初の通知が保持されてから所定時間が経過すると（ステップ１０６でＹ）、通知管理部１４は、Ｕｓｅｒ２宛の通知をまとめてメッセージを作成し、通知制御部１３に送る。通知制御部１３は、通知管理部１４からＵｓｅｒ２宛のメッセージを受け取ると、そのメッセージをＵｓｅｒ２に対して通知するよう通知部１５に指示することによって通知させる（ステップ１０７）。このときに通知されるメッセージの例を図９に示す。なお、一時保持しておく所定期間は、ユーザー毎に設定可能であり、管理者又は通知先となるユーザーによって適切な期間が設定されていればよい。
【００５９】
Ｕｓｅｒ２を通知先とした上記処理は、他のユーザー（Ｕｓｅｒ３〜５）に対しても実行される。
【００６０】
なお、本実施の形態においては、メッセージ情報記憶部２５に保持されている通知内容をまとめて該当するユーザーに通知する処理（ステップ１０６，１０７）を、図３に示した通知処理に含めているが、図３に示した通知処理とは独立して実行するようにしてもよい。
【００６１】
本実施の形態によれば、以上のようにして重要でないと判断された文書の登録又は更新については、その都度通知しないようにしたので、通知を受けるユーザーにとってみれば、その都度送られてくる通知の煩わしさがない。
【符号の説明】
【００６２】
１０  文書管理装置、１１  登録更新検出部、１２  重要性判定部、１３  通知制御部、１４  通知管理部、１５  通知部、１６  ユーザー情報管理部、２１  共有文書記憶部、２２  操作履歴情報記憶部、２３  ユーザー情報記憶部、２４  通知先情報記憶部、２５  メッセージ情報記憶部、３１  ＣＰＵ、３２  ＲＯＭ、３３  ＲＡＭ、３４  ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、３５  マウス、３６  キーボード、３７  ディスプレイ、３８  入出力コントローラ、３９  ネットワークコントローラ、４０  内部バス。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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