(57)【要約】【課題】  ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定する仕組みを提供する。【解決手段】  複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバであって、ワークフローの案件情報と案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する。第１の時点におけるユーザ情報と、第１の時点以降である第２の時点におけるユーザ情報とを比較することにより、第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得する。管理されている案件のうち、異動者または退職者が処理する案件を取得する。取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う。グルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付け、受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定することを特徴とするサーバ。【選択図】  図５
2018092274.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバであって、
前記ユーザ情報は、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報および当該ユーザのロール情報を含み、
前記ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する案件管理手段と、
第１の時点における前記ユーザ情報を管理する第１のユーザ管理手段と、
前記第１の時点以降である第２の時点における前記ユーザ情報を管理する第２のユーザ管理手段と、
前記第１のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報と、前記第２のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報とを比較することにより、前記第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得するユーザ取得手段と、
前記案件管理手段により管理されている案件のうち、前記ユーザ取得手段により取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する案件取得手段と、
前記案件取得手段により取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う案件グルーピング手段と、
前記案件グルーピング手段によりグルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける案件代行者受付手段と、
前記案件代行者受付手段により受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、前記グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する案件代行者設定手段と
を備えることを特徴とするサーバ。
【請求項２】
前記第１のユーザ管理手段により管理されている前記ユーザ取得手段により取得された異動者または退職者のユーザ情報に基づき、前記第２のユーザ管理手段から、異動者または退職者が処理する案件の代行者の候補を取得する代行者候補取得手段
を更に備えることを特徴とする請求項１に記載のサーバ。
【請求項３】
前記ワークフローの案件の種別と当該案件を処理するユーザ識別情報とを対応付けた定義を管理する定義管理手段と、
前記定義管理手段により管理されている定義のうち、前記ユーザ取得手段により取得された異動者または退職者が処理する案件の種別を取得する案件種別取得手段と、
前記案件種別取得手段により取得された案件の種別について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う案件種別グルーピング手段と、
前記案件種別グルーピング手段によりグルーピングされた案件の種別毎に新たな処理者の設定を受け付ける新担当者受付手段と、
前記新担当者受付手段により受け付けた新たな処理者のユーザ識別情報を、前記定義管理手段により管理されている前記グルーピングされた案件の種別に対応するユーザ識別情報として設定する新担当者設定手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１または２に記載のサーバ。
【請求項４】
複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバにおける処理方法であって、
前記サーバが、
前記ユーザ情報は、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報および当該ユーザのロール情報を含み、
前記ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する案件管理ステップと、
第１の時点における前記ユーザ情報を管理する第１のユーザ管理ステップと、
前記第１の時点以降である第２の時点における前記ユーザ情報を管理する第２のユーザ管理ステップと、
前記第１のユーザ管理ステップにより管理されているユーザ情報と、前記第２のユーザ管理ステップにより管理されているユーザ情報とを比較することにより、前記第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得するユーザ取得ステップと、
前記案件管理ステップにより管理されている案件のうち、前記ユーザ取得ステップにより取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する案件取得ステップと、
前記案件取得ステップにより取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う案件グルーピングステップと、
前記案件グルーピングステップによりグルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける案件代行者受付ステップと、
前記案件代行者受付ステップにより受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、前記グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する案件代行者設定ステップと
を実行することを特徴とする処理方法。
【請求項５】
複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバで実行可能なプログラムであって、
前記サーバを、
複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバであって、
前記ユーザ情報は、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報および当該ユーザのロール情報を含み、
前記ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する案件管理手段と、
第１の時点における前記ユーザ情報を管理する第１のユーザ管理手段と、
前記第１の時点以降である第２の時点における前記ユーザ情報を管理する第２のユーザ管理手段と、
前記第１のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報と、前記第２のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報とを比較することにより、前記第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得するユーザ取得手段と、
前記案件管理手段により管理されている案件のうち、前記ユーザ取得手段により取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する案件取得手段と、
前記案件取得手段により取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う案件グルーピング手段と、
前記案件グルーピング手段によりグルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける案件代行者受付手段と、
前記案件代行者受付手段により受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、前記グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する案件代行者設定手段
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローを管理するサーバと、その処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、ワークフローでは、申請者が申請した文書について、その文書に係る業務の種類に応じた担当者（＝承認者）が順に承認することにより承認処理を完了させる。そのため、担当者が異動や退職によって承認処理ができなくなることがある。
特許文献１では、処理期限が経過した案件について、担当者に代わる代行担当者に処理依頼を行うワークフローシステムの技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１１−２１９３９３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかし、特許文献１のシステム構成では、処理期限が経過した案件について代行担当者に処理依頼をするのみであって、システムにおいてワークフロー案件を担当している担当者の異動や退職が判明してから、処理期限が経過するまで数日間待たなくては代行担当者に対して処理依頼がされないという課題がある。
【０００５】
そこで、本発明の目的は、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定する仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
複数の時点におけるユーザ情報を管理するワークフローシステムのサーバであって、前記ユーザ情報は、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報および当該ユーザのロール情報を含み、前記ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する案件管理手段と、第１の時点における前記ユーザ情報を管理する第１のユーザ管理手段と、前記第１の時点以降である第２の時点における前記ユーザ情報を管理する第２のユーザ管理手段と、前記第１のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報と、前記第２のユーザ管理手段により管理されているユーザ情報とを比較することにより、前記第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得するユーザ取得手段と、前記案件管理手段により管理されている案件のうち、前記ユーザ取得手段により取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する案件取得手段と、前記案件取得手段により取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う案件グルーピング手段と、前記案件グルーピング手段によりグルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける案件代行者受付手段と、前記案件代行者受付手段により受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、前記グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する案件代行者設定手段とを備えることを特徴とするサーバ。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定する仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明のワークフローシステム１００の構成の一例を示す図
【図２】本発明の情報処理装置１０１とサーバ１０２のハードウエア構成の一例を示す図
【図３】本発明のサーバ１０２の機能構成の一例を示すブロック図
【図４】本発明の情報処理装置１０１により表示される異動者・退職者対応メニュー画面の一例を示す図
【図５】本発明の案件代行者一括設定処理の一例を示すフローチャート
【図６】本発明の情報処理装置１０１により表示される案件代行者一括設定画面の一例を示す図
【図７】本発明の情報処理装置１０１により表示される代行者候補画面の一例を示す図
【図８】本発明の工程担当者一括更新処理の一例を示すフローチャート
【図９】本発明の情報処理装置１０１により表示される工程担当者一括更新画面の一例を示す図
【図１０】本発明のサーバ１０２で管理するテーブルのＥＲ図の一例を示す図
【図１１】本発明のサーバ１０２で管理する組織系データの一例を示す図
【図１２】本発明のサーバ１０２で管理する案件系データの一例を示す図
【図１３】本発明のサーバ１０２で管理する業務系データの一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施形態を示すワークフローシステムの一例を示すシステム構成図である。
図１に示すように、本実施形態のワークフローシステム１００は、少なくとも１つのサーバ１０２と複数のクライアント（以下、情報処理装置１０１と記載する）とがネットワーク１０３を介して接続されている。
【００１０】
ネットワーク１０３の構成は公知であるため詳細な説明は省略するが、ネットワーク１０３としてローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）・ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）・イントラネット・インターネットなどを利用することができる。
【００１１】
このようなワークフローシステム１００において、ユーザは、例えばウェブブラウザやクライアントソフトウェア等を利用して、情報処理装置１０１から、サーバ１０２に対して、ワークフロー進行の要求等を行う。
サーバ１０２は、情報処理装置１０１からの要求に応じた処理、管理を行い、情報処理装置１０１に対して結果等を送信する。
【００１２】
サーバ１０２と情報処理装置１０１間の通信は、ＨＴＴＰのリクエスト・レスポンスでもよいし、ＳＯＡＰなどを利用したウェブサービスのリクエスト・レスポンスなどであってもよい。
【００１３】
なお、情報処理装置１０１は、デスクトップＰＣのほか、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ノートＰＣ、およびＰＤＡ端末などの持ち運び可能な端末であってもよい。
以上で、図１の説明を終了する。
【００１４】
図２は、図１に示したサーバ１０２と情報処理装置１０１のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、各サーバあるいは各クライアントの後述する各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【００１５】
入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。
出力コントローラ２０６は、出力部２１０の表示を制御する。この出力部２１０としては、例えば、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等が挙げられる。
【００１６】
外部メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。加えて、外部メモリコントローラ２０７には、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。
【００１７】
この外部メモリ２１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク１０３を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【００１８】
なお、外部メモリ２１１には、本発明を実現するためのプログラム２１２が記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。
以上で、図２の説明を終了する。
【００１９】
図３は、本発明のサーバ１０２の機能構成の一例を示すブロック図である。
案件管理部３０１は、ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する機能部である。
第１のユーザ管理部３０２は、第１の時点におけるユーザ情報を管理する機能部である。
第２のユーザ管理部３０３は、第１の時点以降である第２の時点におけるユーザ情報を管理する機能部である。
ユーザ取得部３０４は、第１のユーザ管理部３０２により管理されているユーザ情報と、第２のユーザ管理部３０３により管理されているユーザ情報とを比較することにより、第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得する機能部である。
【００２０】
案件取得部３０５は、案件管理部３０１により管理されている案件のうち、ユーザ取得部３０４により取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する機能部である。
【００２１】
案件グルーピング部３０６は、案件取得部３０５により取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う機能部である。
案件代行者受付部３０７は、案件グルーピング部３０６によりグルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける機能部である。
【００２２】
案件代行者設定部３０８は、案件代行者受付部３０７により受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する機能部である。
【００２３】
代行者候補取得部３０９は、第１のユーザ管理部３０２により管理されているユーザ取得部３０４により取得された異動者または退職者のユーザ情報に基づき、第２のユーザ管理部３０３から、異動者または退職者が処理する案件の代行者の候補を取得する機能部である。
【００２４】
定義管理部３１０は、ワークフローの案件の種別と当該案件を処理するユーザ識別情報とを対応付けた定義を管理する機能部である。
案件種別取得部３１１は、定義管理部３１０により管理されている定義のうち、ユーザ取得部３０４により取得された異動者または退職者が処理する案件の種別を取得する機能部である。
【００２５】
案件種別グルーピング部３１２は、案件種別取得部３１１により取得された案件の種別について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う機能部である。
新担当者受付部３１３は、案件種別グルーピング部３１２によりグルーピングされた案件の種別毎に新たな処理者の設定を受け付ける機能部である。
【００２６】
新担当者設定部３１４は、新担当者受付部３１３により受け付けた新たな処理者のユーザ識別情報を、定義管理部３１０により管理されているグルーピングされた案件の種別に対応するユーザ識別情報として設定する機能部である。
以上で、図３の説明を終了する。
【００２７】
図１０は、本発明のサーバ１０２で管理するテーブルのＥＲ図の一例を示す図である。
図１０を用いて、本発明のサーバ１０２で管理するテーブルについて説明する。
サーバ１０２は、ユーザ情報および組織情報を管理するための組織系エンティティ１０１０（図１０）として、組織テーブル１１１０、ロールテーブル１１２０、ユーザテーブル１１３０およびユーザーポジションテーブル１１４０を管理する。
図１１は、本発明のサーバ１０２で管理する組織系データの一例を示す図である。
組織テーブル１１１０（図１１）は、組織を構成する部門の識別情報や部門名などの部門情報を管理するテーブルである。
ロールテーブル１１２０（図１１）は、役職やユーザ権限などのロール情報を管理するテーブルである。
ユーザテーブル１１３０（図１１）は、ユーザ識別情報やユーザ名などのユーザ情報を管理するテーブルである。
【００２８】
ユーザーポジションテーブル１１４０（図１１）は、ユーザが属す部門情報およびユーザのロール情報を管理するテーブルである。つまり、ユーザは複数の部門に同じまたは異なる役割で属すことができる。すなわち、ユーザテーブル１１３０およびユーザーポジションテーブル１１４０は、第１の時点におけるユーザ情報を管理する手段の一例である。また、ユーザテーブル１１３０およびユーザーポジションテーブル１１４０は、第１の時点以降である第２の時点におけるユーザ情報を管理する手段の一例である。
【００２９】
また、組織系エンティティ１０１０の各テーブルには、組織バージョンを持ち、組織情報を世代管理することができる。組織バージョンには、「１．０」「２．０」などのバージョンＮＯ．を持つとしてもよいし、適用開始日の日付を持つとしてもよい。
【００３０】
サーバ１０２は、ワークフローの案件情報を管理するための案件系エンティティ１０２０（図１０）として、案件テーブル１２１０、ジョブテーブル１２２０、工程状態テーブル１２３０およびワークアイテムテーブル１２４０を管理する。
図１２は、本発明のサーバ１０２で管理する案件系データの一例を示す図である。
案件テーブル１２１０（図１２）は、ワークフローの個々の案件を管理するテーブルである。
ジョブテーブル１２２０（図１２）は案件の経路情報や状態を管理するテーブルである。
工程状態テーブル１２３０（図１２）は、各案件が申請・承認される個々の工程（アクティビティ）の状態等を管理するテーブルである。
【００３１】
ワークアイテムテーブル１２４０（図１２）は、各工程の処理（＝承認等）を担当する部門・ロール・ユーザ、実施に処理を行った部門・ロール・ユーザを管理するテーブルである。すなわち、ワークアイテムテーブル１２４０は、ワークフローの案件情報と当該案件を処理するユーザ情報とを対応付けて管理する手段の一例である。
【００３２】
サーバ１０２は、ワークフローの種別（＝業務）毎の経路（＝申請可能部門や承認フロー定義等）を管理するための業務系エンティティ１０３０（図１０）として、業務テーブル１３１０、経路テーブル１３２０および工程定義テーブル１３３０を管理する。
図１３は、本発明のサーバ１０２で管理する業務系データの一例を示す図である。
業務テーブル１３１０（図１３）は、ワークフローの種別を管理するテーブルである。
経路テーブル１３２０（図１３）は、その種別毎の経路を管理するテーブルである。
【００３３】
工程定義テーブル１３３０（図１３）は、その経路を構成する工程毎に担当部門・担当ロールを管理するテーブルである。すなわち、工程定義テーブル１３３０は、ワークフローの案件の種別と当該案件を処理するユーザ識別情報とを対応付けた定義を管理する手段の一例である。
以上で、図１０〜１３の説明を終了する。
【００３４】
図４は、本発明の情報処理装置１０１により表示される異動者・退職者対応メニュー画面の一例を示す図である。
メニュー画面４００の案件代行者一括設定ボタン４０１の押下を受け付けることにより、サーバ１０２は、図５の案件代行者一括設定処理を開始し、工程担当者一括更新ボタン４０２の押下を受け付けることにより、サーバ１０２は、図８の工程担当者一括更新処理を開始する。
【００３５】
なお、案件代行者一括設定処理（図５）は、異動者または退職者が担当する案件について、案件代行者を一括して設定する（トランザクションデータの更新）処理であり、一方、工程担当者一括更新処理（図８）は、異動者または退職者が工程定義テーブルにおいて担当者（申請者・承認者・参照者など）として定義されている案件の種別において、工程定義を一括して更新する（マスタデータの更新）処理である。
【００３６】
図５は、本発明の案件代行者一括設定処理の一例を示すフローチャートである。図６は、本発明の情報処理装置１０１により表示される案件代行者一括設定画面の一例を示す図である。図７は、本発明の情報処理装置１０１により表示される代行者候補画面の一例を示す図である。図５〜図７を用いて、本発明の案件代行者一括設定処理について説明する。
【００３７】
ステップＳ５０１において、サーバ１０２は、案件代行者一括設定ボタン４０１の押下によって情報処理装置１０１から送信された案件代行者一括設定処理の開始指示を受け付ける。
【００３８】
ステップＳ５０２において、サーバ１０２は、ユーザテーブル１１３０から現組織バージョンのユーザ情報を取得する。ここでは、ユーザテーブル１１３０から、組織バージョン＝“２．０”のユーザレコード２件（図１１の１１３２）を取得したとする。
【００３９】
なお、現組織バージョンおよび旧組織バージョンは、組織テーブル１１１０（図１１）に登録されている、最も大きな数字の組織バージョンを現組織バージョン、現バージョンよりの次に大きな数字の組織バージョンを旧組織バージョンのようにして決定する。これにより、組織テーブル１１１０の場合、旧組織バージョン＝“１．０”、現組織バージョン＝“２．０”と決定する。
【００４０】
なお、この決定方法に限定するものではなく、例えば、組織バージョン毎の「開始日時」「終了日時」を管理する組織バージョン管理テーブル（不図示）を用いて、現在日付に従って現組織バージョンを決定し、現組織バージョンの次に大きな数字のバージョンを旧組織バージョンと決定したり、ユーザの指示によって旧組織バージョンおよび現組織バージョンを選択できたりしてもよい。
【００４１】
ステップＳ５０３において、サーバ１０２は、ユーザテーブル１１３０から旧組織バージョンのユーザ情報を取得する。ここでは、ユーザテーブル１１３０から、組織バージョン＝“１．０”のユーザレコード３件（図１１の１１３１）を取得したとする。
【００４２】
ステップＳ５０４において、サーバ１０２は、ステップＳ５０２にて取得した現組織バージョンのユーザとステップＳ５０３にて取得した旧組織バージョンのユーザを比較し、異動者（＝旧組織バージョンおよび現組織バージョン共に存在するが、旧組織バージョンと現組織バージョンとで部門またはロールが異なるユーザ）、退職者（＝旧組織バージョンでは存在するが、現組織バージョンでは存在しないユーザ）を抽出する。すなわち、ステップＳ５０４は、第１の時点のユーザ情報と第２の時点のユーザ情報とを比較することにより、第１の時点から第２の時点までの異動者または退職者の少なくとも一方を取得する処理の一例を示すステップである。
ここでは、図１１の１１３１および１１３２から、退職者として“Ｕｓｅｒ１”（＝伊藤さん）を抽出したとする。
【００４３】
ステップＳ５０５において、サーバ１０２は、異動者または退職者が担当する案件を検索する。すなわち、ステップＳ５０５は、管理されている案件のうち、取得された異動者または退職者が処理する案件を取得する処理の一例を示すステップである。
【００４４】
具体的には、ユーザーポジションテーブル１１４０を検索し、「ユーザＩＤ」＝［ステップＳ５０４にて取得した異動者または退職者のユーザＩＤ］を検索キーとして検索し、ヒットしたユーザーポジションレコードを取得する。ここでは、「ユーザＩＤ」＝“Ｕｓｅｒ１”を検索キーとして検索し、ヒットしたユーザーポジションレコード２件（１１４１、１１４２）を取得し、次の（１）（２）を行う。
【００４５】
（１）  ワークアイテムテーブル１２４０を、「担当ユーザ」＝［ステップＳ５０４にて取得した異動者または退職者のユーザＩＤ］を検索キーとして検索し、ヒットした案件を取得する。ここでは、ワークアイテムテーブル１２４０を、「担当ユーザ」＝“Ｕｓｅｒ１”を検索キーとして検索し、ワークアイテムレコード１２４２を取得したとする。
【００４６】
（２）  ワークアイテムテーブル１２４０を、「担当部門」＝［ユーザーポジションテーブル１１４０から取得したユーザーポジションレコードの「部門ＩＤ」］＆「担当ロール」＝［ユーザーポジションテーブル１１４０から取得したユーザーポジションレコードの「ロールＩＤ」］を検索キーとして検索し、ヒットした案件を取得する。ここでは、ワークアイテムテーブル１２４０を、「担当部門」＝“０１”＆「担当ロール」＝“Ｒｏｌｅ−１”を検索キーとして検索し、ワークアイテムレコード１２４１を取得したとする。なお、ワークアイテムテーブル１２４０には、“Ｕｓｅｒ１”のもう１つのポジションである「担当部門」＝“０Ｘ”＆「担当ロール」＝“Ｒｏｌｅ−Ｘ”に該当するワークアイテムレコードは存在しない。
【００４７】
（１）（２）の結果、取得したワークアイテムレコードが、ステップＳ５０５にて求める異動者または退職者が担当する案件である。ここでは、異動者または退職者が担当する案件は、ワークアイテムレコード２件（１２４１、１２４２）であることがわかる。
【００４８】
ステップＳ５０６において、サーバ１０２は、異動者または退職者のユーザ情報に基づき、案件代行者の候補を決定する。すなわち、ステップＳ５０６は、異動者または退職者のユーザ情報に基づき、異動者または退職者が処理する案件の代行者の候補を取得する処理の一例を示すステップである。
【００４９】
具体的には、ステップＳ５０５にて取得したユーザーポジションレコードに基づき、ユーザーポジションテーブル１１４０から現組織バージョンの同じユーザーポジションを持つユーザを特定する。ここでは、ユーザーポジションテーブル１１４０から、ユーザーポジションレコード２件（１１４１、１１４２）と同じ「部門ＩＤ」「ロールＩＤ」を持つ現組織バージョンのユーザを取得する。これにより、ユーザーポジションレコード１件（１１４３）が取得できるため、案件代行者の候補は、“Ｕｓｅｒ２”（＝原さん）に決定する。
【００５０】
ステップＳ５０７において、サーバ１０２は、異動者または退職者のユーザ情報に基づき、ステップＳ５０５にて取得した案件（＝ワークアイテムテーブル）をグルーピングする。すなわち、ステップＳ５０７は、取得された案件について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う処理の一例を示すステップである。
【００５１】
具体的には、ステップＳ５０５にて取得した案件（＝ワークアイテムテーブル）の「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「担当部門」「担当ロールＩＤ」「担当ユーザ」に基づき、案件レコードをグルーピングする。
【００５２】
なお、本実施形態においては、案件のグルーピングは「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「担当部門」「担当ロール」「担当ユーザ」に基づき行うとしたが、これに限定するものではなく、案件代行者を一括で設定しやすいようにグルーピングすれば、それ以外のグルーピング方法であってもよい。これにより、異動者または退職者が担当中の案件について、１件ずつ案件代行者を設定するのではなく、案件に基づきグルーピングすることで複数案件を一括して設定することができるようになるため、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定することができるようになる。
【００５３】
ステップＳ５０８において、サーバ１０２は、ステップＳ５０７にてグルーピングした案件およびステップＳ５０６にて決定した案件代行者候補を含む画面情報を生成し、情報処理装置１０１に送信する。これにより、情報処理装置１０１は、図６のような案件代行者一括設定画面６００を表示する。
ここで、図６の案件代行者一括設定画面６００について説明しておく。
【００５４】
画面の左側（図６の６１０）には、異動者または退職者が担当中の案件を表示する。この案件は、ステップＳ５０５にて取得した異動者または退職者が担当中の案件について、ステップＳ５０７にて「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「担当ユーザ」「担当部門」「担当ロール」でグルーピングした結果を表示する。
【００５５】
画面の右側（図６の６２０）には、異動者または退職者に代わって案件を代行して承認する案件代行者を表示する。案件代行者一括設定画面６００の初期状態では、案件代行者６２０は空白だが、選択ボタン６２１の押下を受け付けると、図７のような案件代行者候補画面７００を表示し、案件代行者候補７０１を選択させる。
【００５６】
なお、この案件代行者候補は、ステップＳ５０６にて決定した案件代行者の候補であり、決定した候補が複数人の場合は複数の候補を表示する。案件代行者候補７０１の中から１人の選択を受け付け、決定ボタン７０２の押下を受け付けると、選択された案件代行者候補７０１を図６の案件代行者６２０に表示する。これにより、異動者または退職者のユーザ情報に基づく候補の中から案件代行者を選択することができるため、異動者または退職者が担当する案件について、案件代行者を容易に設定することができるようになる。つまり、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定することができるようになる。
【００５７】
また、案件代行者候補画面７００では、他ユーザを選択ボタン７０３の押下を受け付けることにより、案件代行者候補７０１以外のユーザをユーザテーブル１１３０から選択することができる（不図示）。
【００５８】
また、図６の「案件に現組織を反映チェックボックス６２２」にチェックを入れると、今後はその案件を現バージョンの組織に基づいて承認者を決定するように案件の設定を更新する。
【００５９】
情報処理装置１０１は、案件代行者６２０を設定した後、設定ボタン６３０の押下を受け付けることにより、サーバ１０２に対し、設定された案件代行者６２０を、対応する「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「担当ユーザ」「担当部門」「担当ロール」と共に送信する。
以上で、図６の説明を終了し、図５の説明に戻る。
【００６０】
ステップＳ５０９において、サーバ１０２は、情報処理装置１０１から送信された案件代行者の設定を受け付ける。すなわち、ステップＳ５０９は、グルーピングされた案件毎に代行処理者の設定を受け付ける処理の一例を示すステップである。
【００６１】
ステップＳ５１０において、サーバ１０２は、ステップＳ５０９にて受け付けた案件代行者の設定のうち、「案件に現組織を反映チェックボックス６２２」がチェックされている場合は、ステップＳ５１１に進み、チェックされていない場合は、ステップＳ５１２に進む。
【００６２】
ステップＳ５１１において、サーバ１０２は、チェック箇所６２３に対応する案件の組織バージョンを現バージョンに更新する。具体的には、チェック箇所６２３は、図６の６１０から「業務」＝“ＰＣ購入申請書”、「工程」＝“承認”、「ユーザＩＤ」＝“Ｕｓｅｒ１”、「部門ＩＤ」＝“０１”、「ロールＩＤ」＝“Ｒｏｌｅ−１”に該当する案件テーブル１２１０の案件レコード１２１１の「組織バージョン」＝“２．０”に更新する（１２１２）。よって、今回設定した代行者以降の承認者については、現バージョンの組織で承認依頼することになる。これにより、承認ルートとして、再度異動者または退職者に承認依頼することがわかっている案件や、部門の統廃合などにより、この後の承認者についても代行者を設定しなければならない案件について、現バージョンの組織で承認依頼することができるようになるため、代行者の設定が不要になる。
【００６３】
ステップＳ５１２において、サーバ１０２は、ステップＳ５０９にて受け付けた案件代行者の設定を用いて、案件代行者を設定する。すなわち、ステップＳ５１２は、受け付けた代行処理者のユーザ情報を用いて、グルーピングされた案件毎に処理するユーザとして設定する処理の一例を示すステップである。
【００６４】
具体的には、ステップＳ５０９にて受け付けた「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「担当ユーザ」「担当部門」「担当ロール」を用いて、ワークアイテムテーブル１２４０を検索し、ヒットしたワークアイテムレコード（１２４１、１２４２）をコピーし、設定された案件代行者６２０の「部門ＩＤ」「ロールＩＤ」「ユーザＩＤ」をそのレコードに設定して新規レコードとして登録する（１２４５、１２４６）。同時に、ヒットしたワークアイテムレコードについては、「状態」＝“完了”、「完了日時」＝システム日付に更新する（１２４３、１２４４）。
【００６５】
これにより、異動者または退職者が担当する案件について、案件代行者を容易に設定することができるようになる。つまり、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定することができるようになる。
以上で、図５の説明を終了する。
【００６６】
図８は、本発明の工程担当者一括更新処理の一例を示すフローチャートである。図９は、本発明の情報処理装置１０１により表示される工程担当者一括更新画面の一例を示す図である。図８および図９を用いて、本発明の工程担当者一括更新処理について説明する。
なお、図８において、図５と同じ処理については、図５と同じステップ番号を付与し説明を省略する。
【００６７】
ステップＳ８０１において、サーバ１０２は、工程担当者一括更新ボタン４０２の押下によって情報処理装置１０１から送信された工程担当者一括更新処理の開始指示を受け付ける。
【００６８】
ステップＳ８０２において、サーバ１０２は、異動者または退職者が担当する工程を検索する。すなわち、ステップＳ８０２は、管理されている定義のうち、異動者または退職者が処理する案件の種別を取得する処理の一例を示すステップである。
【００６９】
具体的には、ユーザーポジションテーブル１１４０を検索し、「ユーザＩＤ」＝［ステップＳ５０４にて取得した異動者または退職者のユーザＩＤ］を検索キーとして検索し、ヒットしたユーザーポジションレコードを取得する。ここでは、「ユーザＩＤ」＝“Ｕｓｅｒ１”を検索キーとして検索し、ヒットしたユーザーポジションレコード２件（１１４１、１１４２）を取得し、次の（※）の処理を行う。
【００７０】
（※）  工程定義テーブル１３３０を、「工程の担当部門ＩＤ」＝［ユーザーポジションテーブル１１４０から取得したユーザーポジションレコードの「部門ＩＤ」］＆「工程の担当ロールＩＤ」＝［ユーザーポジションテーブル１１４０から取得したユーザーポジションレコードの「ロールＩＤ」］を検索キーとして検索し、ヒットした案件を取得する。ここでは、工程定義テーブル１３３０を、「工程の担当部門ＩＤ」＝“０Ｘ”＆「工程の担当ロールＩＤ」＝“Ｒｏｌｅ−Ｘ”を検索キーとして検索し、工程定義レコード１３３１を取得したとする。なお、工程定義テーブル１３３０には、“Ｕｓｅｒ１”のもう１つのポジションである「工程の担当部門ＩＤ」＝“０１”＆「工程の担当ロールＩＤ」＝“Ｒｏｌｅ−１”に該当するワークアイテムレコードは存在しない。
【００７１】
（※）の結果、工程定義レコードが、ステップＳ８０２にて求める異動者または退職者が担当する工程である。ここでは、異動者または退職者が担当する工程は、工程定義レコード１件（１３３１）であることがわかる。
【００７２】
ステップＳ８０３において、サーバ１０２は、異動者または退職者のユーザ情報に基づき、工程の新担当者の候補を決定する。具体的には、ステップＳ８０２にて取得したユーザーポジションレコードに基づき、ユーザーポジションテーブル１１４０から現組織バージョンの同じユーザーポジションを持つユーザを特定する。ここでは、ユーザーポジションテーブル１１４０から、ユーザーポジションレコード２件（１１４１、１１４２）と同じ「部門ＩＤ」「ロールＩＤ」を持つ現組織バージョンのユーザを取得する。これにより、ユーザーポジションレコード１件（１１４３）が取得できるため、新担当者の候補は、“Ｕｓｅｒ２”（＝原さん）に決定する。
【００７３】
ステップＳ８０４において、サーバ１０２は、異動者または退職者のユーザ情報に基づき、ステップＳ８０２にて取得した工程定義レコードをグルーピングする。すなわち、ステップＳ８０４は、取得された案件の種別について、ユーザ識別情報、当該ユーザが属す部門情報若しくは当該ユーザのロール情報又はこれらの組み合わせを用いたグルーピングを行う処理の一例を示すステップである。
【００７４】
具体的には、ステップＳ８０２にて取得した工程定義レコードの「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「工程の担当部門ＩＤ」「工程の担当ロールＩＤ」に基づき、工程定義レコードをグルーピングする。
【００７５】
なお、本実施形態においては、工程定義レコードのグルーピングは「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「工程の担当部門ＩＤ」「工程の担当ロールＩＤ」に基づき行うとしたが、これに限定するものではなく、工程の新担当者を一括で設定しやすいようにグルーピングすれば、それ以外のグルーピング方法であってもよい。これにより、異動者または退職者が担当する工程について、１件ずつ新担当者に更新するのではなく、工程定義に基づきグルーピングすることで複数の工程を一括して更新することができるようになるため、ワークフロー案件の承認者定義を容易に更新することができるようになる。
【００７６】
ステップＳ８０５において、サーバ１０２は、ステップＳ８０４にてグルーピングした工程定義およびステップＳ８０３にて決定した新担当者候補を含む画面情報を生成し、情報処理装置１０１に送信する。これにより、情報処理装置１０１は、図９のような工程担当者一括更新画面９００を表示する。
ここで、図９の工程担当者一括更新画面９００について説明しておく。
【００７７】
画面の左側（図９の９１０）には、異動者または退職者を含む工程定義を表示する。この工程定義は、ステップＳ８０２にて取得した異動者または退職者が担当する工程について、ステップＳ８０４にて「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「工程の担当部門ＩＤ」「工程の担当ロールＩＤ」でグルーピングした結果を表示する。
【００７８】
画面の右側（図９の９２０）には、異動者または退職者に代わって工程を担当する新担当者を表示する。工程担当者一括更新画面９００の初期状態では、新担当者９２０は空白だが、選択ボタン９２１の押下を受け付けると、図７と同様の新担当者候補画面（不図示）を表示し、新担当者候補を選択させる。
【００７９】
なお、この新担当者候補は、ステップＳ８０３にて決定した新担当者の候補であり、決定した候補が複数人の場合は複数の候補を表示する。新担当者候補の中から１人の選択を受け付け、決定ボタンの押下を受け付けると、選択された新担当者候補を図９の新担当者９２０に表示する。
【００８０】
例えば、工程定義に設定されていた「工程の担当部門ＩＤ」が部門の統廃合などにより、新担当者を設定しなければならない工程について、現バージョンの組織に対応する新担当者を設定することができるようになるため、組織の改編に伴う工程定義の更新を、漏れなく、容易に行うことができるようになる。
【００８１】
これにより、異動者または退職者のユーザ情報に基づく候補の中から新担当者を選択することができるため、異動者または退職者が担当する工程について、新担当者を容易に設定することができるようになる。つまり、ワークフロー案件の処理担当者を容易に更新することができるようになる。
【００８２】
また、新担当者候補画面では、他ユーザを選択ボタンの押下を受け付けることにより、新担当者候補以外のユーザをユーザテーブル１１３０から選択することができる（不図示）。
【００８３】
情報処理装置１０１は、新担当者９２０を設定した後、設定ボタン９３０の押下を受け付けることにより、サーバ１０２に対し、設定された新担当者９２０を、対応する「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「工程の担当部門ＩＤ」「工程の担当ロールＩＤ」と共に送信する。
以上で、図９の説明を終了し、図８の説明に戻る。
【００８４】
ステップＳ８０６において、サーバ１０２は、情報処理装置１０１から送信された新担当者の設定を受け付ける。すなわち、ステップＳ８０６は、グルーピングされた案件の種別毎に新たな処理者の設定を受け付ける処理の一例を示すステップである。
【００８５】
ステップＳ８０７において、サーバ１０２は、ステップＳ８０６にて受け付けた新担当者の設定を用いて、新担当者を設定する。すなわち、ステップＳ８０７は、受け付けた新たな処理者のユーザ識別情報を、管理されているグルーピングされた案件の種別に対応するユーザ識別情報として設定する処理の一例を示すステップである。
【００８６】
具体的には、ステップＳ８０６にて受け付けた「業務ＩＤ」「工程Ｎｏ．」「工程の担当部門ＩＤ」「工程の担当ロールＩＤ」を用いて、工程定義テーブル１３３０を検索し、ヒットした工程定義レコード（１３３１）の「部門ＩＤ」「ロールＩＤ」の値を新担当者９２０の「部門ＩＤ」「ロールＩＤ」の値に更新する。
【００８７】
これにより、異動者または退職者が担当する工程について、新担当者を容易に設定することができるようになる。つまり、ワークフロー案件の処理担当者を容易に更新することができるようになる。
以上で、図８の説明を終了する。
以上により、ワークフロー案件の処理代行者を容易に設定する仕組みを提供することができる。
【００８８】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００８９】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００９０】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【００９１】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９２】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００９３】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００９４】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【００９５】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００９６】
１００  ワークフローシステム
１０１  情報処理装置
１０２  サーバ
１０３  ネットワーク
【図１】
2018092274.tif 000003
【図２】
2018092274.tif 000004
【図３】
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【図４】
2018092274.tif 000006
【図５】
2018092274.tif 000007
【図６】
2018092274.tif 000008
【図７】
2018092274.tif 000009
【図８】
2018092274.tif 000010
【図９】
2018092274.tif 000011
【図１０】
2018092274.tif 000012
【図１１】
2018092274.tif 000013
【図１２】
2018092274.tif 000014
【図１３】
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