(57)【要約】【課題】本発明の目的は、フォルダ間で移動されたファイルの識別を容易にする仕組みを提供することである。【解決手段】複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムであって、それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段と、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得手段と、前記第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得手段により取得した色情報を設定する第２の設定手段と、前記第１の設定手段又は前記第２の設定手段により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示手段とを備えることを特徴とする。【選択図】図１３
2018036683.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムであって、
それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段と、
第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得手段と、
前記第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得手段により取得した色情報を設定する第２の設定手段と、
前記第１の設定手段又は前記第２の設定手段により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示手段と
を備えることを特徴とするファイル管理システム。
【請求項２】
前記第２の設定手段は、ファイルを移動したことで前記第１の設定手段でファイルに対して色情報を設定したあとに、前記色情報取得手段により取得した色情報を再設定することを特徴とする請求項１のファイル管理システム。
【請求項３】
前記第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、前記第１のフォルダに設定されている色を維持するかを決定する決定手段と、
前記決定手段により色を維持すると決定した場合に、前記第２の設定手段において前記色情報取得手段により取得した色情報を設定し、色を維持しないと決定した場合に、前記第２の設定手段において色情報の設定をすることなく、前記第１の設定手段により色情報を設定することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のファイル管理システム。
【請求項４】
前記ファイルを表示するファイル表示手段と、
前記ファイル表示手段により表示するファイルの色情報が、当該ファイルを管理しているフォルダの色情報と異なる場合に、当該ファイルに対して当該フォルダの色情報を設定する第３の設定手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
【請求項５】
複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムの処理方法であって、
それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定ステップと、
第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得ステップと、
前記第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得ステップにより取得した色情報を設定する第２の設定ステップと、
前記第１の設定ステップ又は前記第２の設定ステップにより設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示ステップと
を含むことを特徴とする処理方法。
【請求項６】
複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムのプログラムであって、
前記ファイル管理システムを、
それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段と、
第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得手段と、
前記第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得手段により取得した色情報を設定する第２の設定手段と、
前記第１の設定手段又は前記第２の設定手段により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示手段
として機能させることを特徴とするプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
ファイル一覧を表示するファイル管理システムとその処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、文書管理システムにおいては、様々な業種や職種で利用がされており、ファックス受信・返信業務などにも利用されている。
【０００３】
例えば、複合機等のファクシミリ装置で受信したファックス文書を、自動で文書管理システムの所定のフォルダに保存して、オペレーターがその文書を開き間違いがないか確認する。
【０００４】
間違いがあれば、文書管理システム上のアノテーション機能を用いて受信した文書に間違い箇所を示して返送する、或いは受領したことを示した文書を返送することが行われている。
この場合、文書管理システムを用いて業務を回すため、業務を効率化するために、文書管理システムでの文書の表示の工夫が求められている。
例えば、特許文献１のように、フォルダを移動させた場合のフォルダの格納時間を基に、経過時間を算出し、文書を強調表示する仕組みなどがある。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１１−２３８２０７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献１の技術においては、フォルダの移動により文書が最後に表示されてしまうことから、経過時間によって強調表示がされるものの、移動された文書と移動されていない文書を容易に判別は難しかった。
【０００７】
また、作業をするために各ユーザのフォルダに振り分けたものの、誤って振り分けがされ、本来のユーザのフォルダに文書が移動された場合には、元々どのフォルダに格納されていた文書か、どのユーザから移動されたのか、自分のものでなかった文書を判別することも容易でなかった。
【０００８】
そこで、本発明の目的は、フォルダ間で移動されたファイルの識別を容易にする仕組みを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明の目的を達成するための複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムであって、それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段と、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得手段と、前記第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得手段により取得した色情報を設定する第２の設定手段と、前記第１の設定手段又は前記第２の設定手段により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示手段とを備えることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、フォルダ間で移動されたファイルの識別を容易にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】文書管理システムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】クライアント端末、サーバ端末に適用可能なハードウェア構成の一例を示す図である。
【図３】文書管理システムの機能構成の一例を示す図である。
【図４】ＦＡＸ端末から文書管理システムに文書ファイルを格納するフローチャートの一例を示す図である。
【図５】クライアント端末１０１からサーバ端末１０２（文書管理システム）の文書ファイルを閲覧するフローチャートの一例を示す図である。
【図６】クライアント端末１０１で文書をフォルダ間で移動した際のフローチャートの一例を示す図である。
【図７】文書管理画面の一例を示す図である。
【図８】フォルダ一覧を示す文書管理画面の一例を示す図である。
【図９】色を変更する確認通知画面の一例を示す図である。
【図１０】文書一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１１】他のフォルダへの移動を示す文書一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１２】文書の色を維持する通知画面の一例を示す図である。
【図１３】文書ファイルが移動後（色維持する）の文書一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１４】文書ファイルが移動後（色維持しない）の文書一覧表示画面の一例を示す図である。
【図１５】ファイル属性テーブルの一例を示す図である。
【図１６】色マスターテーブルの一例を示す図である。
【図１７】フォルダ属性テーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】
図１は、クライアント端末１０１、サーバ端末１０２、データベース１０３、ＬＡＮ１０４、ＦＡＸ端末１０５を含む文書管理システムのシステム構成図である。なお、文書ファイルを管理するため、ファイル管理システムと言い換えることもの可能である。すなわち、複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムである。
クライアント端末１０１、サーバ端末１０２、ＦＡＸ端末１０５がＬＡＮ１０４を介して通信可能に接続されている。
【００１４】
ＦＡＸ端末１０５でＦＡＸ受信したデータをもとに文書ファイルを生成し、サーバ端末１０２で文書ファイルを保存する。文書ファイルの保存（格納）先は、システム上予め設定されているものとする。文書ファイルの実体や書誌情報は、データベース１０３で格納する構成であってもよい。
本実施形態では、例えば、受信時は、振分前フォルダに文書ファイルが格納される。
【００１５】
この格納された文書ファイルをクライアント端末１０１にインストールされているブラウザあるいは文書管理システムのクライアント端末用アプリケーションを介して閲覧する。また、閲覧した文書ファイルを他のフォルダへ移動する。文書ファイルにアノテーションを付与する。文書ファイルを、所定の宛先（ＦＡＸ送信元）に送信（返信）指示することが可能である。
【００１６】
なお、ＦＡＸ端末１０５は複合機であってもよい。また、ＬＡＮ１０４はＷＡＮなどのネットワークであってもよい。さらに、サーバ端末１０２はクラウド環境のサーバであってもよいことは言うまでもない。
【００１７】
以下、図２を用いて、図１に示したクライアント端末１０１，サーバ端末１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。
図２は、図１に示したクライアント端末１０１，サーバ端末１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００１８】
図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ  ／  Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
【００１９】
２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
【００２０】
また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。
【００２１】
２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
【００２２】
２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０４）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。
【００２３】
なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
【００２４】
本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
【００２５】
次に、図３を用いて、本実施形態における、文書管理システムの機能構成の一例について説明する。なお、文書管理システムは、複数のフォルダを有し、フォルダごとにファイルを管理するファイル管理システムである。
【００２６】
第１の設定部３０１は、それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する機能部である。
【００２７】
色情報取得部３０２は、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する機能部である。
【００２８】
第２の設定部３０３は、第２のフォルダに移動したファイルに対して、前記色情報取得部により取得した色情報を設定する機能部である。また、ファイルを移動したことで前記第１の設定部でファイルに対して色情報を設定したあとに、前記色情報取得部により取得した色情報を再設定する機能部である。
一覧表示部３０４は、第１の設定部又は前記第２の設定部により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する機能部である。
【００２９】
決定部３０５は、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、前記第１のフォルダに設定されている色を維持するかを決定する機能部ある。
【００３０】
そして、この決定部により色を維持すると決定した場合に、前記第２の設定部において前記色情報取得部により取得した色情報を設定し、色を維持しないと決定した場合に、前記第２の設定部において色情報の設定をすることなく、前記第１の設定部により色情報を設定する
ファイル表示部３０６は、選択されたファイルを表示する機能部である。
【００３１】
第３の設定部３０７は、ファイル表示部により表示するファイルの色情報が、当該ファイルを管理しているフォルダの色情報と異なる場合に、当該ファイルに対して当該フォルダの色情報を設定する機能部である。
【００３２】
次に、図４〜図６を用いて、文書管理システムにおける処理を説明する。なお、以下のフローチャートの各ステップは、各装置のＣＰＵが実行する。
まず図４を用いて、ＦＡＸ端末１０５からサーバ端末１０２（文書管理システム）に文書ファイルを格納する処理について説明する。
【００３３】
ステップＳ４０１では、ＦＡＸデータを受信して、サーバ端末１０２に送信する文書ファイルを生成する。なお、ＦＡＸ端末は複合機であってもよい。また、文書ファイルはＦＡＸデータに限らず、スキャンファイルであってもよい。
【００３４】
ステップＳ４０２では、文書ファイル（例えば、ＰＤＦファイル）を、サーバ端末１０２に送信する。この時、ＦＡＸ端末に記憶されている設定情報に従って所定のフォルダパスに送信する。
ステップＳ４０３では、文書ファイルを受信する。
【００３５】
ステップＳ４０４では、所定のフォルダパスに対して文書ファイルを格納する。このフォルダパスに記憶された文書ファイルは、文書管理システムの仮想フォルダ（振分前フォルダ８０１）となる。
【００３６】
ステップＳ４０５では、文書管理システムは、文書ファイルが格納された仮想フォルダ（振分前フォルダ８０１）に設定されている色情報を取得する。色情報は、図１７のフォルダ属性テーブルの色ＩＤを基に、図１６の色マスターから特定する。
【００３７】
ステップＳ４０６では、文書ファイルに有する属性値記憶領域に、ステップＳ４０５で取得した色情報（ＲＧＢ値：０，０，０）を設定する。すなわち、それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段の一例を示すステップである。
また、格納した文書ファイルの書誌情報を、図１５のファイル属性テーブルに記憶する。
【００３８】
次に、図５を用いて、クライアント端末１０１からサーバ端末１０２（文書管理システム）の文書ファイルを閲覧する処理について説明する。
【００３９】
ステップＳ５０１では、サーバ端末１０２へログインする。具体的には、クライアント端末１０１のブラウザ、或いは、サーバ端末１０２の文書管理システム（サーバアプリケーション）に対応するクライアントアプリケーションを用いて、ログインをする。
【００４０】
なお、本実施形態はクライアントアプリケーションとして説明するが、ブラウザを用いたＷｅｂシステムの場合には、サーバ端末１０２で、ブラウザで表示する画面を生成してクライアント端末１０１に送信することで各種情報を表示する構成であってもよい。
【００４１】
ステップＳ５０２では、サーバ端末１０２からフォルダ情報（階層構造情報や色情報）を取得して、クライアント端末１０１で文書管理画面を表示する。文書管理画面の一例は、図７で、サムネイル表示７０１、リスト表示７０２が選択できる構成となっている。
【００４２】
文書管理画面は、図８の通り、８０２でトップとなるルートフォルダを選択すると、登録されているフォルダ一覧が、８０３で表示される。フォルダ名、フォルダＩＤ、やフォルダの階層構造情報、フォルダ色は、サーバ端末１０２に記憶されており、この情報を用いて表示される。
【００４３】
図８の８０４はユーザＡのフォルダであり、フォルダ色は赤（点線で表記）となっている。８０５はユーザＢのフォルダであり、フォルダ色は青（斜線で表記）となっている。フォルダ色は、図１６と図１７の情報を基に決定される。
ステップＳ５０３では、ユーザの操作により、フォルダの選択を受け付ける。
ステップＳ５０４では、選択されたフォルダ情報（例えば、フォルダＩＤ）を取得する。
【００４４】
ステップＳ５０５では、現在の文書管理画面の表示がサムネイル表示か、リスト表示かを判定する。リスト表示である場合に、ステップＳ５０７へ処理を移し、サムネイル表示である場合に、ステップＳ５０６へ処理を移す。
【００４５】
ステップＳ５０６では、サーバ端末１０２に取得したフォルダＩＤを送信して、フォルダに対応付いて保存されている文書ファイルのサムネイル画像を取得する。この時、サムネイル画像は文書ファイルに設定されている色で識別表示される。
ステップＳ５０７では、フォルダＩＤを含む文書一覧要求をサーバ端末１０２に送信する。
【００４６】
ステップＳ５０８では、文書一覧要求を受信し、文書一覧要求に含まれるフォルダＩＤを取得する。このフォルダＩＤを基に、このフォルダで管理している文書情報を取得する。文書情報は、図１５のフォルダ管理テーブル１５１０から、ファイルを特定して、ファイル属性テーブル１５００から文書情報を取得する。ファイル名やファイルの色ＩＤを取得する。なお、図１６の色マスタを参照し、色ＩＤから色情報（ＲＧＢ値）が取得できる。
【００４７】
ステップＳ５０９では、文書一覧をクライアント端末１０１に送信する。文書情報としては、ファイル属性情報である、ファイル識別情報としてのファイル名、色情報などである。
ステップＳ５１０では、文書一覧を受信する。
ステップＳ５１１では、受信した文書情報から色情報を取得する。
【００４８】
ステップＳ５１２では、取得した色情報を基に、各文書（レコード）に対して色設定を行い、文書一覧表示を行う。文書一覧表示の例が、図１０である。図１０では、フォルダの色と、文書一覧の色が赤（点線で表記）となっている。
【００４９】
ステップＳ５１３では、ユーザの操作により、文書一覧にて文書の選択を受け付ける。また選択された文書に対する操作を検知する。例えば、フォルダへの移動操作や、文書へのダブルクリックによる文書を開く操作。
【００５０】
ステップＳ５１４では、選択された文書に対する操作が他のフォルダへの移動か否かを判定する。他のフォルダへの移動である場合には、図６の処理へ移る。他のフォルダへの移動でない、すなわち選択された文書への他の処理である場合には、ステップＳ５１５へ処理を移す。
【００５１】
他のフォルダへの移動を示す図は、図１１である。図１１の例は、ユーザＡのフォルダで文書を選択した状態で、カーソルを移動先のフォルダ（ユーザＢ）に文書を移動させている例を示している。
ステップＳ５１５では、操作した処理を実行する。例えば、選択した文書を開いて表示させる。文書を削除する操作などがある。
【００５２】
次に、図６を用いて、クライアント端末１０１で文書をフォルダ間で移動した際の処理について説明する。
【００５３】
ステップＳ６０１では、文書が格納されていたフォルダ色（移動前のフォルダの色）の情報を取得する。すなわち、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、第１のフォルダに設定されている色情報を取得する色情報取得手段の一例を示すステップである。
【００５４】
ステップＳ６０２では、文書を移動するとフォルダに格納した際に自動でフォルダに設定された色が適用されてしまうため、文書の色を維持するかの通知画面を表示する。通知画面の例が図１２である。図１２で、ＯＫボタンが押下された場合には、現在文書に設定されている色を維持するものとして、次の処理に進む。また、キャンセルボタンが押下された場合には、移動先のフォルダの色が適用されるように、次の処理に進む。すなわち、第１のフォルダで管理されているファイルを、第２のフォルダに移動した場合に、前記第１のフォルダに設定されている色を維持するかを決定する決定手段の一例を示すものである。
【００５５】
ここで、例えば、移動先のフォルダが、移動元のフォルダの下位のフォルダであり、同じ色のフォルダであるかを判定して、同じ色のフォルダである場合には、図１２の通知画面を表示せずに、次の処理に進む。
【００５６】
なお、例えば、ユーザＡのフォルダの下位に、ユーザ自身で作業着手待ち、作業着手中というフォルダを作成した場合には、ユーザＡのフォルダの色が自動的に下位のフォルダに設定される構成としている。
【００５７】
なお、下位のフォルダの色を任意に変更した場合、文書もフォルダと同じ色となるが、他のユーザのフォルダ（ユーザＢのフォルダ）に文書を移動した場合には、通知画面でＯＫボタンが押下されると、もともとの文書の色（ユーザＡフォルダに格納されていた文書であれば「赤」）で、移動先のフォルダで表示させるように制御する。
なお、ステップＳ６０１の処理は、ステップＳ６０２でＯＫボタンが押下された場合に実行するようにしてもよい。
【００５８】
ステップＳ６０３では、文書の移動情報を送信する。移動情報とは、移動先のフォルダＩＤと、文書の色情報である。文書の色情報は、図１１と図１２でＯＫボタンが押下された場合には、「赤」となる。
なお、文書の色情報は、キャンセルボタンが押下された場合にはＮＵＬＬ値となる。
ステップＳ６０４では、移動情報を受信して、文書ファイルの格納先フォルダを、移動情報に含まれるフォルダＩＤに対応するフォルダに移動する。
ステップＳ６０５では、移動先のフォルダ色情報を取得する。フォルダ色は、図１６と図１７のデータを用いて、取得する。
【００５９】
ステップＳ６０６では、移動した文書ファイルに含まれる属性に、ステップＳ６０５で取得した色情報を設定する。これは、文書管理システムにおいて、フォルダ間で移動した場合に、そのフォルダの色情報を設定する処理である。すなわち、それぞれのフォルダにファイルを格納した場合に、格納したフォルダに適用されている色情報を用いて、当該ファイルに対して色情報を設定する第１の設定手段の一例を示すステップである。
【００６０】
そのため、後述のステップで、移動情報に移動前のフォルダの色情報が含まれている（通知画面でＯＫボタンが押下された）場合に、再度色を設定する処理が行われる。
なお、ステップＳ６０６で文書ファイルの色情報が変更された場合には、ファイル属性テーブル１５００の色ＩＤも合わせて変更される。
【００６１】
ステップＳ６０７では、文書ファイルの色を変更するか否かを判定する。色を変更するか否かの判定は、クライアント端末１０１から受信した移動情報に色情報が設定されているかで判定する。ＮＵＬＬ値の場合には色情報が設定されていないと判定される。
色情報が設定されていると判定された場合には、ステップＳ６０８へ処理を移す。色情報が設定されていない場合には、処理を終了する。
【００６２】
ステップＳ６０８では、文書ファイルに含まれる属性に、移動情報に含まれ取得した色情報を設定する。すなわち、第２のフォルダに移動したファイルに対して、移動前のフォルダの色情報を設定する第２の設定手段の一例を示すステップである。
【００６３】
これにより、移動した後に、移動元の色が維持され、移動先のフォルダのユーザが自身のフォルダを表示した際に、他のユーザのフォルダから移動された文書ファイルがあることを容易に認識できる。
ここで、文書ファイルを移動後の文書一覧の表示について説明する。
図１２の通知画面でＯＫボタンが押下され、文書ファイルが移動された後、移動先のフォルダ（ユーザＢ）の文書一覧が表示された場合、図１３のように文書一覧が表示される。文書一覧の表示する際の処理は、図５のステップＳ５０３〜の処理と同様であるが、それぞれの文書の色情報により表示されるため、図１３の１３０１のように、移動された文書が「赤」で表示され、他の文書（青）と識別される。すなわち、第１の設定又は前記第２の設定により設定された色情報を用いて、前記ファイルを一覧表示する一覧表示手段の一例を示すものである。
【００６４】
また、図１２の通知画面でキャンセルボタンが押下され、文書ファイルが移動された後、移動先のフォルダ（ユーザＢ）の文書一覧が表示された場合、図１４のように文書一覧が表示される。色を維持することを選択しなかったため、他の文書と同じ色（青）で表示される。
【００６５】
キャンセルボタンが押下される場合は、既にユーザＢのフォルダを使用するに、連絡がある場合などに用いられ、文書管理システムで色識別による通知が不要な場合である。
【００６６】
次に、ステップＳ６０９〜ステップＳ６１４について説明する。
この処理は、文書一覧で文書を選択して開いた際の処理である。一度文書を開いたため、確認したできたため、色による識別表示が不要となることから、移動前の色から、現在のフォルダの色に変更する。
【００６７】
ステップＳ６０９では、選択した文書のファイルを開く。具体的には、選択した文書のファイルＩＤを基に、サーバ端末１０２からファイルを取得し、クライアント端末１０１で表示する。例えば、図１３の１３０１の文書を選択して、開く指示を行うことで、ファイルが文書管理システムのビューアを用いて表示する。すなわち、ファイルを表示するファイル表示手段の一例を示すステップである。
【００６８】
ステップＳ６１０では、開いた文書の色と、現在のフォルダの色を比較し、色が異なるか否かを判定する。色が異なると判定した場合には、ステップＳ６１１へ処理を移す。色が異ならない（同じ色）と判定した場合には、開いたファイルに対して、ユーザの操作に応じた処理を実行して、終了する。
なお、ステップＳ６０９でファイルを開く前に、ステップＳ６１０の判定を行い、ステップＳ６１１で通知を行ってもよい。
【００６９】
ステップＳ６１１では、ファイルを開き確認する（した）ため、現在の色（例えば、赤）から、フォルダの色（例えば、青）に変更することの確認通知画面（図９）を表示する。
【００７０】
ステップＳ６１２では、色を変更するか否かを判定する。具体的には、確認通知画面でＯＫボタンが押下された場合（色を変更する場合）には、色を変更すると判定し、ファイルＩＤを含む変更要求をサーバ端末１０２へ送信し、ステップＳ６１３へ処理を移す。また、確認通知画面でキャンセルボタンが押下された場合（色を変更しない場合）には、色を変更しないと判定し、処理を終了する。
【００７１】
ステップＳ６１３では、要求に含まれるファイルＩＤに基づいて、文書ファイルの属性に、現在のフォルダの色を設定する。このとき図１５のファイル属性テーブルの色ＩＤも合わせて更新する。すなわち、表示するファイルの色情報が、当該ファイルを管理しているフォルダの色情報と異なる場合に、当該ファイルに対して当該フォルダの色情報を設定する第３の設定手段の一例を示すステップである。
【００７２】
ステップＳ６１４では、色を変更したため、文書一覧を再描画する。これにおり、図１３の１３０１の文書の色が変更され、図１４に表示が更新される。
以上で本実施形態の詳細な説明を終了する。
【００７３】
本実施形態によれば、フォルダ間で移動されたファイルの識別を容易にすることができる。
特に、移動前のフォルダに設定された色を用いて、移動先での文書を識別表示するため、作業するユーザが認識しやすくなる。
【００７４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【００７５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。
【００７６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。
【００７７】
また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００７９】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【００８０】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【００８１】
さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８２】
１０１  クライアント端末
１０２  サーバ端末
１０３  データベース
１０４  ＬＡＮ
１０５  ＦＡＸ端末
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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